Содержание

Депутаты предлагают принять закон об электронном кадровом документообороте и отменить приказы о приёме на работу

29 апреля 2021 года в Госдуму был внесён проект Федерального закона № 1162885-7 «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части регулирования электронного документооборота в сфере трудовых отношений)».

Как отмечается авторами законопроекта, в рамках проведённого Минтрудом эксперимента по электронному кадровому документообороту была выявлена избыточная норма об оформлении приказа о приёме на работу, содержание которого аналогично некоторым положениям трудового договора. В этой связи данную норму предлагается исключить из ТК РФ.

Помимо этого, законопроект закрепляет возможность и механизмы ведения и использования документов, связанных с работой, в электронном виде без дублирования на бумажном носителе. Новшество коснётся документов, которые в соответствии с трудовым законодательством должны быть оформлены в письменном виде или доведены до работника под расписку.

Для подписания документов работодатели смогут использовать квалифицированную ЭП, а работники — квалифицированную или неквалифицированную ЭП. Расходы по ведению электронных документов, в том числе по получению работником электронной подписи, будет нести работодатель. При этом работник или лицо, поступающее на работу, получит право использовать ранее полученную самостоятельно УКЭП.

При трудоустройстве документы можно будет предъявить в электронном виде. Работодатель сможет в электронной форме ознакомить работников с локальными актами, в том числе ПВТР.

Предполагается, что о переходе на электронный кадровый документооборот (ЭКДО) потребуется предварительно уведомить работников, в свою очередь сотрудники будут вправе отказаться от ведения их кадровых документов в электронном виде. Локальным актом работодатель сможет закрепить порядок и способы получения согласия и отказа от такого перехода. Коллективным договором можно будет распространить электронный документооборот на всех работников, если более половины сотрудников дадут согласие на переход на ЭКДО.

ЭКДО можно будет осуществлять двумя способами: посредством платформы «Работа в России» (при условии регистрации работодателя на этой платформе) или через информационную систему работодателя. Такая системы должна будет отвечать определённым требованиям — обеспечивать подписание электронного документа в соответствии с требованиями ТК РФ, хранение электронного документа, а также фиксацию факта его получения сторонами трудовых отношений.

В случае принятия законопроекта Минтруд России утвердит единые требования к формам (составу обязательных типов данных) и форматам базовых электронных документов, определяющих условия трудовых отношений. Это позволит передавать электронные кадровые документы из информационной системы работодателя в личный кабинет работника на платформу «Работа в России», предоставлять в единообразном формате электронные документы в контрольно-надзорные и иные органы.

В рамках развития платформы «Работа в России» Роструд планирует разработать и утвердить формы и форматы для всех электронных документов, используемых в рамках эталонных моделей (бизнес-схем) документирования процессов в сфере трудовых отношений. Модели будут обеспечивать предотвращение нарушений трудового законодательства, поскольку в них планируется предусмотреть применение форматно-логического и параметрического контроля не только к отдельно взятым кадровым документам и содержащимся в них данным, но и к цепочкам связанных документов, в том числе последовательности и срокам их формирования.

Источник

 1297-сон 14.01.2004. Об утверждении положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете

министра финансов Республики Узбекистан(пункт 1 в редакции приказа министра финансов Республики Узбекистан от 29 мая 2013 года № 53 (рег. № 1297-1 от 07.06.2013 г.) — СЗ РУ, 2013 г., № 23, ст. 311)(пункт 3 в редакции приказа министра финансов Республики Узбекистан от 29 мая 2013 года № 53 (рег. № 1297-1 от 07.06.2013 г.) — СЗ РУ, 2013 г., № 23, ст. 311)(пункт 4 в редакции приказа министра финансов Республики Узбекистан от 29 мая 2013 года № 53 (рег. № 1297-1 от 07.06.2013 г.) — СЗ РУ, 2013 г., № 23, ст. 311)(пункт 5 в редакции приказа министра финансов Республики Узбекистан от 29 мая 2013 года № 53 (рег. № 1297-1 от 07.06.2013 г.) — СЗ РУ, 2013 г., № 23, ст. 311)(пункт 61 введен приказом министра финансов Республики Узбекистан от 29 мая 2013 года № 53 (рег. № 1297-1 от 07.06.2013 г.) — СЗ РУ, 2013 г., № 23, ст. 311)(пункт 25 в редакции приказа министра финансов Республики Узбекистан от 29 мая 2013 года № 53 (рег. № 1297-1 от 07.06.2013 г.) — СЗ РУ, 2013 г., № 23, ст. 311)(пункт 40 в редакции приказа министра финансов Республики Узбекистан от 5 августа 2020 года № 36 (рег. № 1297-5 от 20.08.2020 г.) — Национальная база данных законодательства, 20.08.2020 г., № 10/20/1297-5/1195) (пункт 45 в редакции приказа министра финансов Республики Узбекистан от 29 мая 2013 года № 53 (рег. № 1297-1 от 07.06.2013 г.) — СЗ РУ, 2013 г., № 23, ст. 311)

ПРИХОД

РАСХОД


сопроводительный документ на поступившие бланки

количество бланков

номера бланков (с № по №)

дата выдачи

кому выдано

количество бланков

номера бланков (с № по №)

расписка в получении

дата

____________________________
(дата выдачи)
____________________________
(подпись)

ЗАБОРНО-КОНТРОЛЬНЫЙ ЛИСТ № _____ НА БЛАНКИ
СТРОГОЙ ОТЧЕТНОСТИ

Получатель _________________________________________________________
Вид бланков ________________________________________________________

Полученные бланки

Использованные

дата

количество бланков

номера бланков
(с № по №)

№ записи по журналу учета

дата

количество бланков

номера бланков
(с № по №)


Выдал ________________


Получил ____________________

(подпись выдавшего бланки)

(подпись получателя бланков)

Принял отчет ______________________________________________

(отметка и подпись)

Наименование документа

Создание документа

Проверка документа

Обработка документа

Передача в архив

кол-во экз.

ответственный за выписку

ответственный за оформление

ответственный за исполнение

срок исполнения

ответственный за провер
ку

кто представляет

порядок представления

срок представления

кто исполняет

срок исполнения

кто исполняет

срок передачи

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

требование …

2

цех

омтс бухгалтерия

склад

ежедневно (до: часов)

бухгалтерия

1 экз. – цех
2 экз. – склад

при отчете, при реестре

ежедневно (до: часов)

бухгалтерия

ежедневно

бухгалтерия

по истечению квартала


(Собрание законодательства Республики Узбекистан, 2004 г. , № 1-2, ст. 24; 2013 г., № 23, ст. 311; 2016 г., № 41, ст. 483; 2017 г., № 27, ст. 625; Национальная база данных законодательства, 12.03.2019 г., № 10/19/1297-4/2739; 20.08.2020 г., № 10/20/1297-5/1195)

Электронный документооборот | Министерство финансов Астраханской области

Требования к форматам текстовых файлов, используемых для электронного обмена информацией между министерством финансов Астраханской области, главными распорядителями средств бюджета, казенными, бюджетными и автономными учреждениями Астраханской области

Дата НПА

Наименование НПА Ссылка для скачивания
29. 12.2014 Постановление министерства финансов Астраханской области от 29.12.2014 № 65-П “О внесении изменения в постановление министерства финансов Астраханской области от 21.12.2011 № 65-п” Скачать
06.05.2014 Постановление Министерства финансов Астраханской области от 06 мая 2014 г. N 24-п “О внесении изменений в постановление министерства финансов Астраханской области от 21.12.2011 N 65-п” Скачать
21.12.2011 Постановление Министерства финансов Астраханской области от 21 декабря 2011 г. N 65-п Скачать

 

Соглашение и приказ для администраторов доходов

Договор и приказ об электронном документообороте для АУ и БУ (письмо – шаблон)

Договор и приказ об электронном документообороте для ГРБС и КУ(письмо – шаблон)

Договор и приказ об электронном документообороте для МО (АУ и БУ, ГРБС и КУ) (письмо – шаблон)

Типовые соглашения о передачи полномочий ГРБС

Водоканал: Электронный документооборот

Уважаемые абоненты!

 

Согласно федерального закона РФ № 63-ФЗ от 06. 04.2011 г. «Об электронной подписи», ст.169 Налогового кодекса РФ с принятыми поправками (№229-ФЗ РФ от 27.07.2010г.), приказа Министерства Финансов РФ № 50 н от 25.04.2011 (Об утверждении порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи), а также Приказа № ММВ-7-6/[email protected] от 05.03.2012 между сторонами разрешен обмен документами (в том числе и счетами-фактурами) в электронном виде.

В настоящее время в качестве операторов электронного документооборота в МУП «Водоканал» выступают ЗАО «ПФ «СКБ Контур»(для обмена документами используется система «Диадок» (www.diadoc.ru) и ООО «КОРУС Консалтинг СНГ», дочерняя фирма ОАО «Сбербанк России» (для обмена документами используется услуга «E-Invoicing»).

В связи с этим, МУП «Водоканал» предлагает Вам получать первичные документы за оказываемые вам услуги в электронном виде. Электронный документооборот между вашей организацией и МУП «Водоканал» имеет следующие преимущества:

  • Электронные документы не надо распечатывать – их можно будет предоставить в контролирующие органы в электронном виде, в соответствии с Приказом ФНС России от 30. 01.2012 № ММВ-7-6/[email protected] и Письмом Минфина РФ от 07.07.2011 N 03-03-06/1/409.
  • Не будет необходимости ездить за документами в МУП «Водоканал» (отказ от бумаги, но в случае необходимости бумажные копии документов будут Вам предоставлены).
  • Сокращение затрат на бумагу, курьерские и почтовые услуги, а также на хранение и обработку бумажных документов, дополнительно сократится время доставки и получения документов.

Документы, которыми МУП «Водоканал» предлагает обмениваться в электронном виде:

  • Cчета на оплату;
  • Cчета-фактуры, в формате, определенном Приказом ФНС России от 05.03.2012 N ММВ-7-6/[email protected] и в соответствии с порядком, определенном Приказом Минфина РФ от 25.04.2011 № 50н;
  • Сводный акт;
  • Счет за ПДК;
  • Расчет за ПДК.

На данный момент существует два варианта подключения к электронному документообороту:

  1. Через систему электронного документооборота «Диадок» доверенного Оператора электронного документооборота ЗАО «ПФ «СКБ Контур».

Для подключения Вашей компании достаточно направить заявление через систему «Диадок» (www.diadoc.ru) в МУП «Водоканал».

Доступ в «Диадок» осуществляется с квалифицированным сертификатом, выданным любым удостоверяющим центром (например, сертификат для отчетности в ФНС).

Получение документов от МУП «Водоканал» в рамках электронного документооборота

абсолютно бесплатно.

Согласно ценовой политике ЗАО «ПФ СКБ Контур» тарифицируются только исходящие документы; входящие от всех контрагентов бесплатны!
С вопросами по работе в сервисе «Диадок» можно обратиться в ЗАО «Контур-Иркутск» по бесплатному номеру 8 800 100-52-55.

  1. Подключиться к E-Invoicing ООО « КОРУС Консалтинг СНГ» через автоматизированную систему «Сбербанк БизнесОнЛ@йн»(для Абонентов, находящихся на расчетно-кассовом обслуживании в ОАО «Сбербанк России»), либо подключиться к платформе «СФЕРА-Курьер» (для Абонентов, не имеющих расчетных счетов в ОАО «Сбербанк России»). Обмен электронными документами с контрагентами тарифицируются только исходящие документы,
    входящие от всех контрагентов бесплатны
    !

По всем возникающим вопросам Вы можете обращаться в Отделение ОАО «Сбербанк России» по месту обслуживания (либо в любое другое по обслуживанию корпоративных клиентов) или на электронный адрес МУП «Водоканал г.Иркутска»: [email protected]

 

Надеемся на дальнейшее взаимовыгодное сотрудничество!

 

 

Заявление_Контур_Экстерн (28Kb)

Инструкция для Абонентов-Клиентов ОАО «Сбербанк России» по работе с ЭДО (E-Invoicing) (2949Kb)

Порядок подключения Абонентов к «СФЕРА-Курьер» (656Kb)

Тарифы на сервис E-invoicing (16Kb)

 

Кадровый документооборот – WSS Docs

Решение «Кадровый электронный документооборот» реализуется на базе СЭД WSS Docs, помогая сотрудникам HR-службы автоматизировать рутинные процессы, сократить риски допущения ошибок в документах и предотвратить потерю информации.

 

Какие бизнес-задачи можно решать в WSS Docs:

  • Ведение кадрового делопроизводства, включая прием на работу, формирование различных приказов, договоров, справок, заявлений
  • Согласование документов в единой системе
  • Обеспечение безбумажного кадрового документооборота с использованием квалифицированной электронной подписи
  • Безопасное хранение документации

Организация приема сотрудников на работу

По запросу инициатора из группы ЦО в системе формируются необходимые документы для принятия сотрудника на работу: трудовой договор, дополнительные соглашения и приказ о приеме сотрудника. После чего документы согласуются и подписываются работодателем и работником в СЭД с помощью электронной подписи. Далее документ автоматически регистрируется и переходит на оперативное хранение.


Увольнение или перевод сотрудника в другой отдел

Любой сотрудник может самостоятельно запустить в системе процесс увольнения или перехода в другое подразделение (отдел). После подачи необходимых документов через систему, к рассмотрению и согласованию подключаются все заинтересованные службы. 

 Виды документов, которые может инициировать сотрудник:

  • Заявление о выдаче трудовой книжки
  • Заявление об увольнении
  • Заявка на перевод



Работа с внутренними приказами

Типы приказов, которые можно автоматизировать с помощью модуля «Кадровые документы»:

  • Приказ о возложении обязанностей
  • Приказ о предоставлении отпуска работнику
  • Приказ о прекращении трудового договора с работником
  • Приказ о приеме работника на работу
  • Приказ об изменении личных данных работника
  • Приказ об отзыве из отпуска, прерывании ОУР
  • Приказ об установлении полной коллективной (бригадной) материальной ответственности

При создании кадрового приказа, в первую очередь, его необходимо согласовать, а далее – направить на подпись работодателю и разослать сотрудникам для ознакомления.

Ознакомление персонала с документом происходит с помощью решения, принимаемого пользователем в СЭД. Документ подписывается квалифицированной электронной подписью и факт подписания фиксируется в виде штампа в печатной форме.


Автоматизация заявок и заявлений

В системе любой сотрудник может быстро создать и согласовать заявку на отпуск или подать заявление на перенос отпуска. Также сотрудники могут самостоятельно подать и другие заявления:

  • Заявление о выборе способа выплаты пособий ФСС
  • Заявление об изменении личных данных
  • Заявку на выполнение дополнительной работы
  • Справку о работе или 2-НДФЛ.


Процессы Согласования, Подписания и Ознакомления проходят в рамках одного этапа «Согласование», но в разных соответствующих подблоках. Штамп о подписании и штампы об ознакомлении проставляются уже в печатную форму. Как только последний работник ознакомится с документом и подпишет его ЭП, карточка переходит на Оперативное хранение, а документу автоматически присваивается регистрационный номер.

Модуль кадровых документов поддерживает работу как с бумажными носителями, храня все необходимые сканированные оригиналы, так и работу с электронной подписью сотрудников, позволяя исключить необходимость печати и подписания документа на бумаге.


Оставьте заявку

По вашему запросу мы проведем бесплатную демонстрацию системы WSS Docs, подберем решения для ваших задач и рассчитаем стоимость внедрения.

Законопроект об электронном документообороте прошёл первое чтение

Работодатели и работники смогут использовать электронный документооборот, но при этом сотрудники смогут потребовать документы на бумажном носителе. Такой законопроект Госдума приняла в первом чтении 16 июня.

Документ, разработанный группой депутатов и сенаторов, предусматривает изменения в Трудовой кодекс. По словам первого замруководителя фракции «Единая Россия», соавтора инициативы Андрея Исаева, законопроект направлен на использование информационных технологий для улучшения положения наёмных работников и совершенствования трудовых отношений. Он напомнил, что уже принято решение о постепенной замене бумажных трудовых книжек электронными, урегулированы вопросы дистанционного труда и приняты поправки о взаимодействии людей со службами занятости онлайн.

Андрей Исаев отметил, что уже разрешён дистанционный электронный документооборот между дистанционными работником и работодателем. Но об этом документообороте говорят также стационарные работники, которые работают в офисе, подчеркнул депутат.

«Электронный документооборот, во-первых, позволяет сэкономить средства работодателей. А во-вторых, для сотрудников, которые могут работать на удалении от работодателя, например представителей фирмы в регионе, не будет требоваться каждый раз, когда Трудовой кодекс требует под роспись ознакомить с тем или иным приказом, ездить для этого в командировку», — пояснил Исаев.

С 5 мая 2020 года в России проходит эксперимент по электронному документообороту, в котором участвуют 381 работодатель и более 2 миллионов работников, отметил Андрей Исаев. При этом жалоб ни от сотрудников, ни от руководителей не поступало.

Законопроект предлагает использовать для электронного документооборота либо собственную информационную систему компании, либо общую федеральную платформу «Работа в России». Решение о переходе на электронное взаимодействие будет принимать работодатель, но работник вправе письменно уведомить начальство, что он не согласен переходить на новую систему. Если от неё откажутся более 50 процентов сотрудников, то на предприятии сохранится прежний режим документооборота, подчеркнул Андрей Исаев.

«Приказ, которым вводят электронный документооборот, будут издавать с обязательным учётом мнения выборного профсоюзного органа», — сказал парламентарий. Предполагается, что при электронном документообороте будут ставить электронные подписи — квалифицированные или неквалифицированные. При этом получать эти подписи работники будут за средства работодателя.

К электронному документообороту будут установлены требования — по его составу и форме, реквизитам, которые должны быть в документах. Эти требования будет формировать Минтруд с участием Минцифры. «Очень важное положение — о том, что работодатель будет обязан выдать работнику любой документ, который он потребует, в бумажном виде», — сказал Андрей Исаев.

Он подчеркнул, что законопроект обсуждался со сторонами социального партнёрства, и его поддерживает Правительство. При этом его будут дорабатывать ко второму чтению. Например, в поправках учтут предложение профсоюзов о том, что инструктаж по сохранению техники безопасности должен сохраниться в бумажном виде.

Также читайте о том, какие законы вступают в силу в марте.

Что такое управление документами?

и какую пользу это принесет вашей организации

Что такое документооборот? Посмотрим правде в глаза, разговор о контроле за документами или управлении документами, вероятно, не та тема, которую вы бы выбрали для вечеринки на светском собрании. Однако понимание управления документами может оказать большое влияние на вашу организацию. Здесь мы рассмотрим основы индексирования и поиска документов на всех этапах управления бизнес-процессами.

Основы управления документами

Управление документами — это сбор, хранение и поиск документов. С управлением документацией или без него ваша организация уже ежедневно собирает, хранит и извлекает документы. Для многих организаций этот процесс занимает невероятно много времени и слишком часто игнорируется.

Документы бывают разных форм

Документы бывают как бумажными, так и электронными. Счет-фактура, который приходит от поставщика по почте – это, очевидно, бумажный документ, который можно прочитать и с которым можно действовать.Однако этот счет, вероятно, начался с заказа от вашей компании. Этот приказ может быть электронной записью в системе бухгалтерского учета. Теперь у нас есть два связанных документа, которые нужно хранить вместе для справки, но они сильно различаются по способу хранения. Это простой пример.

Пример можно было бы усложнить, добавив накладную, акт приема-передачи или даже договор. Опять же, эти другие документы могут быть в разных форматах или в разных системах.Хуже того, они могут быть в разных отделах. Договор может храниться в картотеке в юридическом отделе. Уведомление о доставке может находиться на складе или на погрузочной платформе. Приемка может быть в функциональном отделе, который окончательно получил заказ. Теперь мы добавили разные группы людей, которые могут находиться в разных физических местах.

Вот вопрос: А если что-то не так с заказом? Где нам найти все документы, чтобы мы могли просмотреть договор, посмотреть накладную, чтобы убедиться, что все материалы были доставлены, посмотреть приемку из отдела, посмотреть счет и определить, оплатили ли мы его? Без всех документов решение проблемы может занять очень много времени.Мало того, что отсутствие контроля над документами отнимает драгоценное время у нескольких сотрудников вашей организации, подумайте о том, что не было сделано, пока ваши сотрудники ищут документы.

Как используется система управления документами?

Систему управления документами можно использовать для сбора и организации всех этих документов в электронные документы, которые легко найти. Бумажные документы могли быть отсканированы в системы управления документами. Электронные записи могут либо храниться в системе, либо указываться из другой системы.Система управления документами способна связать эти документы вместе.

Документы могут быть проиндексированы по отделу, поставщику, номеру заказа на поставку или любой другой концепции, которая имеет смысл для вашей организации. В отличие от папок в картотеке, системы управления документами хранят документы в электронных папках, которые можно индексировать по нескольким элементам информации. Это дает пользователям возможность искать и извлекать документы на основе различных критериев.

Благодаря электронной системе управления документами дни потерянных документов остались в прошлом, поскольку все они находятся в одном безопасном центральном электронном хранилище. Также прошли те дни, когда люди тратили время впустую, потому что несколько человек извлекали документы из разных мест и из нескольких картотек. С онлайн-управлением документами документы немедленно извлекаются для человека, ищущего информацию. Это не только делает их более продуктивными для одной задачи, но и смещает акцент с поиска документов на решение исходной проблемы.

Выше мы представили два важных понятия: захват документов и индексирование. Оба они заслуживают более подробного обсуждения.В следующем разделе мы обсудим захват документов.

11 Передовой опыт управления документами

Когда вы думаете о том, как внедрить цифровое управление документами в своей компании или как усовершенствовать существующую систему, сосредоточение внимания на основах и определении ваших целей поможет добиться успеха. Получите преимущество, сразу внедрив эти передовые методы управления документами.

Как применить лучшие практики в вашей компании
1.
Начните с целей и разработайте ключевые показатели

Многие компании не тратят время на постановку целей и определение способов измерения их прогресса. Если вы не знаете причину внедрения вашей системы управления документами, трудно понять, добились ли вы успеха в ней.


Важно быть конкретным. Вы пытаетесь помочь пользователям быстрее находить документы? Экономить на хранении документов? Улучшить сотрудничество? Реинжиниринг ручных процессов?

Прежде чем внедрять решение для управления документами, определите метрики и ключевые показатели эффективности (KPI), необходимые для измерения прогресса в достижении целей.Затем установите базовый уровень, который вы можете сравнить с существующей системой.


Например, вы можете обнаружить, что обработка счета в вашей текущей системе занимает 10 минут, а через месяц после использования электронного документооборота это занимает всего две минуты. Делитесь этими измеримыми успехами с коллегами — это эффективный способ продемонстрировать ценность проекта и поощрить принятие пользователями по мере продвижения вперед.

 

2. Приоритет автоматизации простых и часто используемых бизнес-процессов
Автоматизированные процессы сокращают время и усилия сотрудников, что в конечном итоге снижает затраты вашей компании.Расставьте приоритеты в области автоматизации, чтобы сосредоточиться на критически важных бизнес-процессах, соответствующих вашим целям.

 

Возможно, вы захотите ускорить обработку заказов, улучшить время отклика службы поддержки клиентов или интегрироваться с системой учета, чтобы получать больше важных скидок за раннюю оплату. Автоматизация хорошо работает с простыми или повторяющимися процессами, поскольку этапы рабочего процесса легко определить и оптимизировать, а сэкономленное время легко измерить. Например, производитель может использовать управление документами, чтобы находить нужные документы, чтобы быстрее отвечать, когда клиенты спрашивают о деталях, связанных с заказами.До автоматизации этого процесса на получение ответа от клиента могло уйти несколько часов. Благодаря управлению цифровыми документами клиенты могут получить автоматический ответ за считанные минуты.

3. Улучшить бумажные процессы вместо их имитации

Многие компании совершают ошибку, пытаясь воспроизвести бумажные процессы в цифровом контексте вместо того, чтобы воспользоваться возможностью исключить дополнительные шаги. Когда вы настраиваете цифровые процессы, спросите себя, почему вы следовали определенной процедуре в прошлом и нужны ли эти действия в этом новом контексте.

 

Показательным примером является опыт государственного государственного учреждения. Агентство хотело преобразовать процесс утверждения покупки в цифровой рабочий процесс. Сначала он воспроизводил бумажный процесс, в котором помощник контролера собирал и направлял утверждения на каждом этапе. Внедрив бизнес-правила в свою систему управления документами, агентство смогло направлять счета на утверждение без привратника на каждом этапе.

4. Захват контента рядом с исходной точкой 
Ввод документов максимально близко к источнику экономит время и повышает качество данных. Отличными примерами являются такие инструменты, как виртуальные принтеры и электронные формы.

 

Виртуальные принтеры позволяют сохранять документы непосредственно в системе управления документами без их предварительной печати и сканирования. А электронные формы позволяют персоналу автоматически извлекать данные из документа, сокращая ручной ввод данных. Эти формы упрощают, улучшают и ускоряют сбор данных.

 

Также важно иметь возможность обмениваться данными с ERP, CRM или другим программным обеспечением для бизнеса.Когда ваше решение для управления документами и другие системы могут «общаться» друг с другом, извлечение данных и обмен ими между системами обеспечивает синхронизацию бизнес-информации.

5. Убедитесь, что пользовательский интерфейс прост и интуитивно понятен
Вы хотите, чтобы пользователи входили в систему, получали то, что им нужно, и уходили с помощью как можно меньшего количества щелчков мышью — и без ненужного беспорядка на своих рабочих столах. Системы управления документами предназначены для решения многих проблем, но не все функции должны отображаться на экране каждого пользователя.

 

Хорошая система позволяет администраторам и пользователям просматривать только те элементы, которые необходимы для выполнения их задач. Настройка интерфейса для каждой роли упрощает выполнение сотрудниками своей работы без дополнительной путаницы или огромного количества ненужной информации.

6. Воспользуйтесь преимуществами облака

С локальными системными приложениями, системами хранения и сетевыми технологиями они устанавливаются в четырех стенах вашей компании. Физические активы, такие как серверы, маршрутизаторы и жесткие диски, приобретаются, устанавливаются и в конечном итоге заменяются.Они требуют дорогостоящего и трудоемкого обслуживания, обновлений, интеграции и мониторинга безопасности.


Если вы выбираете облачное управление документами, поставщик услуг берет на себя ответственность за обновления системы и исправления безопасности. Это упрощает масштабирование бизнеса без дополнительных вложений в собственные ИТ-ресурсы. Облачные системы управления документами также работают для сотрудников на мобильных устройствах везде, где есть подключение к Интернету, поддерживая безопасную удаленную рабочую среду и большую гибкость для команд.
7. Создайте согласованные структуры папок и типов документов

Конечно, в любом месте возможность работы не так удобна, если никто не может быстро найти нужные документы. Прежде чем запускать новую систему управления документами, подумайте, как вы хотите, чтобы ваши команды использовали ее, и что это означает для соглашений об именах и индексации типов папок и документов.

Установите правила и политики, определяющие, где должна храниться информация и как она должна классифицироваться. Например, если вы хотите управлять процессами выставления счетов, вы можете создать соглашение об именовании, требующее, чтобы счета назывались в таком формате, как «имя клиента_счета_ммддггггдата_сумма. ” Вам также следует тщательно выбирать общие индексные поля для типов документов и связанных типов документов. Например, заказы на покупку, заказы на доставку и счета-фактуры должны иметь общие поля данных, чтобы их можно было найти с помощью одного поиска. 

 

После того, как вы определитесь с соглашениями об именах, индексными полями и структурами папок, внедрите автоматизацию и правила в свое программное обеспечение для управления документами, чтобы люди продолжали их использовать.

8. Настройте (и соблюдайте) политики контроля версий

Понимание того, что именно изменилось между версиями документа, и обеспечение того, чтобы пользователи редактировали только самую последнюю версию, является важной частью поддержания целостности документа.

Благодаря контролю версий вы можете автоматически сохранять отредактированные документы как новую версию. История версий DocuWare показывает номера версий, статус, дату хранения, любые комментарии и имя пользователя, сохранившего документ.

Если управление версиями включено, при сохранении новой версии или регистрации документа в картотеке ему присваивается новый номер версии. В случае ручной регистрации вы можете выбрать основной и дополнительный номер, но если вы используете автоматическое управление версиями, система присваивает номер.Вы можете извлекать отдельные или несколько документов и редактировать их в лотке для документов или в папке. Блокировка «извлеченных» документов предотвращает внесение изменений, пока кто-то еще редактирует документ, и поддерживает точный учет того, кто что изменил.

9. Используйте электронные подписи для большей безопасности и упрощения соблюдения требований

Можете ли вы подтвердить подлинность подписи на контракте или договоре с поставщиком электронной подписью? Ответ – громкое «да».

 

Электронные подписи могут устранить риск того, что документ был изменен, подписан неуполномоченным лицом или не подписан.Квалифицированная электронная подпись обычно имеет юридическую силу и соответствует современным требованиям безопасности.

 

Выбранная вами система управления документами должна включать возможности электронной подписи. Использование цифровых подписей вместе с автоматизированным рабочим процессом защитит ваш бизнес в случае возникновения проблем с законом, обслуживанием клиентов или соблюдением нормативных требований.

10. Оптимизация рабочих процессов утверждения с помощью автоматизации
Программное обеспечение для управления документами

, которое включает в себя параметры рабочего процесса, может значительно сократить количество выполняемых вручную операций и время, необходимое для выполнения процессов.

 

Рассмотрим следующий пример: отдел образования компании создает учебные документы, которые будут доступны всем сотрудникам. Перед публикацией каждого произведения оно должно пройти следующий процесс:

.
  • Содержание составлено экспертами в предметной области
  • Сотрудник отдела образования создает черновик на основе плана
  • Черновик просматривается кем-то другим на предмет точности и последовательности
  • Черновик редактируется линейным редактором
  • Окончательный проект отправляется в творческий отдел, чтобы добавить немного дизайнерского чутья и доработать документы перед публикацией

В любой момент этого процесса содержимое может перемещаться вверх или вниз по цепочке — проверка точности может обнаружить отсутствие содержимого и потребовать, например, вернуть документ автору для дополнительной работы.

 

Группа по обучению может использовать электронную почту или другой ручной процесс для отправки документов туда и обратно. Но это приводит к потере информации, нарушению сроков и потенциальному недопониманию. Рабочий процесс, встроенный прямо в систему управления документами, позволяет людям отправлять документы нужным людям или командам одним нажатием кнопки и гарантирует, что каждый может сразу увидеть, над чем ему нужно работать.

 

Независимо от того, имеете ли вы дело с заказами клиентов, счетами или любым другим типом документооборота, эти принципы применяются.

11. Создайте бесплатную пробную учетную запись

Тестирование программного обеспечения лучше любых обсуждений того, как оно работает в теории. Практический опыт работы с DocuWare Smart Document Control — отличное начало.

Получите лучшее представление об управлении документами, загрузив свои собственные документы и используя руководство DocuWare «Ваши первые шаги» и документацию базы знаний. Smart Document Control — это готовая к использованию облачная система управления документами с готовыми цифровыми картотеками, хранилищем документов, настройками общего доступа и многими другими функциями.

Часто задаваемые вопросы об управлении документами

Что входит в управление документами?

Управление документами как общий термин относится ко всем ресурсам, политикам и процессам, которые у вас есть для хранения, архивирования, доступа и обслуживания документов, необходимых для ведения вашего бизнеса.

Как выбрать систему управления документами?

Выбор системы управления документами зависит от целей и потребностей вашего бизнеса.Некоторые соображения включают:

 

Включено ли бесплатное управление рабочим процессом. Каждая компания работает на процессах. Автоматизированный рабочий процесс должен быть частью предложения по управлению документами, а не дорогостоящим дополнением.

С помощью управления рабочими процессами лица, принимающие решения, определяют правила обработки бизнес-процессов в компании и назначают задачи (и определяют заместителей в случае отсутствия сотрудника). Управление рабочим процессом также определяет, какие процессы запускают рабочий процесс; например, хранение входящей накладной или другого документа.

 

Когда такие процессы, как управление заказами, адаптация сотрудников и утверждение счетов, разработаны с учетом ваших конкретных потребностей и автоматизированы, чтобы сократить напрасно потраченное время, вся ваша команда открывает новый уровень производительности.

 

Интеграция должна быть возможной без использования дорогостоящих методов. Взаимодействие имеет значение. Автоматизация облачного офиса хороша настолько, насколько хороши люди, процессы и системы, которые она объединяет. Интеграция должна быть возможна через API на основе REST.Облачные службы должны иметь возможность легко взаимодействовать с другими облачными службами и локальным программным обеспечением, если это необходимо. Запатентованные методы, требующие значительных профессиональных услуг, являются тревожным сигналом.

 

Программное обеспечение на основе облачных вычислений должно соответствовать строгим стандартам безопасности , чтобы соответствовать требованиям конфиденциальности данных и информации. Поставщики технологий без строгого разделения между клиентскими и системными данными, шифрование наряду с дополнительными уровнями безопасности для защиты от атак с понижением версии протокола и ведение журнала аудита подвергают риску всю вашу организацию.

Как выглядит хорошее управление документами?

Надлежащее управление документами должно быть безопасным, удобным для пользователя и соответствовать потребностям вашего бизнеса. Где применимы передовые методы управления документами?

 

Передовые методы управления документами применимы к каждому процессу, который требует организации, ссылки, изменения или иной работы с документами и данными.

Примечание редактора: Этот пост был обновлен для обеспечения точности и был добавлен новый контент.

 

Что такое управление документами (DMS)?

Что такое управление документами (DMS)?

 

Управление документами, часто называемое системами управления документами (DMS), представляет собой использование компьютерной системы и программного обеспечения для хранения, управления и отслеживания электронных документов и электронных изображений бумажной информации, снятых с помощью сканера документов.

Управление документами — это то, как ваша организация хранит электронные документы, управляет ими и отслеживает их.

Согласно ISO 12651-2, документ — это «записанная информация или объект, который можно рассматривать как единое целое». Хотя это звучит немного сложно, это просто то, что вы использовали для создания, распространения и использования в течение многих лет.

Теперь мы можем определить управление документами как программное обеспечение, которое контролирует и упорядочивает документы во всей организации. Он включает в себя захват документов и контента, рабочий процесс, репозитории документов, COLD/ERM, системы вывода и системы поиска информации.Кроме того, процессы, используемые для отслеживания, хранения и контроля документов.


Вниманию визуальных учащихся: Нажмите здесь, чтобы ПОСМОТРЕТЬ, как этот термин относится к интеллектуальному управлению информацией (IIM).


Управление документами является одной из технологий-предшественников управления контентом, и не так давно все это было доступно исключительно на автономной основе, как его собратья по работе с образами, рабочими процессами и архивированием. Он предоставляет некоторые из самых основных функций для управления контентом, налагая элементы управления и возможности управления на другие «тупые» документы.Это делает так, что когда у вас есть документы и вам нужно их использовать, вы можете это сделать. Некоторые из ключевых функций управления документами включают в себя:

  • Регистрация/выдача и блокировка для координации одновременного редактирования документа, чтобы изменения одного человека не перезаписывали изменения другого
  • Контроль версий, чтобы можно было следить за тем, как появился текущий документ и чем он отличается от версий, которые были до
  • Откат для «активации» предыдущей версии в случае ошибки или преждевременного выпуска
  • Контрольный журнал, позволяющий восстановить информацию о том, кто и что делал с документом в течение его жизни в системе
  • Аннотации и марки,

Управление документами в конечном итоге было включено в управление контентом в немалой степени, потому что сегодня нам доступно больше информации, чем когда-либо прежде, и большая ее часть создается не нами. Благодаря распространению целого ряда источников, таких как Интернет, флэш-накопители, смартфоны и т. д., потребность в обработке информации всех видов ускорилась: не только с точки зрения большего количества типов медиа, таких как текст, изображения или голос. файлов, но и с точки зрения того, насколько все это структурировано и, следовательно, насколько легко им управлять.

Современные системы управления документами варьируются по размеру и области применения: от небольших автономных систем до крупномасштабных конфигураций масштаба предприятия, обслуживающих глобальную аудиторию. Многие системы управления документами предоставляют средства для включения стандартных методов хранения физических документов в электронном виде.К ним относятся:

  • Место хранения
  • Безопасность и контроль доступа
  • Контроль версий
  • Контрольные журналы
  • Регистрация заезда/отъезда и блокировка документов.

Управление документами, хотя оно по-прежнему распознается и используется независимо, также является общим компонентом среды управления корпоративным контентом.

Что такое управление юридическими документами?

Помимо основных функций, есть и другие ключевые функции, которые вам следует искать в системе управления юридическими документами.

Безопасность и соответствие

Юрист должен убедиться, что он придерживается отраслевых стандартов соответствия и безопасности. При выборе легальной DMS убедитесь, что она имеет первоклассные и признанные в отрасли сертификаты безопасности, например, ISO, HIPAA и SOC, а также превосходную безопасность инфраструктуры, включая брандмауэры, фильтрацию на уровне приложений, антивирусное сканирование и обнаружение вторжений. Также убедитесь, что данные шифруются как при передаче, так и при хранении. Безопасность приложений также имеет жизненно важное значение — например, истечение срока действия пароля и ограничения IP-адресов для облачных решений.Любой легальный поставщик DMS должен выполнять резервное копирование данных в несколько безопасных мест, чтобы гарантировать целостность данных, и должны быть предусмотрены надежные процедуры аварийного восстановления. Ищите продукты, которые тщательно и регулярно проверяются сторонними экспертами по безопасности, которые проводят тестирование на проникновение и т. д. Если вы выберете облачное решение, убедитесь, что вы знаете, где будут храниться ваши данные, и что центры обработки данных оснащены современными физическими безопасность.

Управление записями

 

Управление записями включает управление созданием, использованием, управлением и удалением записей, включая определенные документы.Это важнейший компонент деятельности большинства организаций по управлению рисками и обеспечению соблюдения нормативных требований. Следовательно, любая юридическая система управления документами должна иметь возможность назначать уникальные идентификаторы документам, предотвращать несанкционированные изменения документов, блокировать документы для предотвращения модификации и создавать контрольные журналы жизненного цикла документа. Система также должна поддерживать расписание и правила хранения различных документов. Эти правила должны быть назначены в зависимости от типа документа. Наконец, юридическая DMS должна позволять распоряжаться документами, которые больше не нужно хранить.

 

Управление разрешениями

 

Ищите системы, предоставляющие разрешения на основе ролей, чтобы снизить риск несанкционированного доступа к конфиденциальной информации. С помощью этой функции доступ к документам и папкам может быть ограничен только определенными пользователями или группами. Однако иногда этого уровня разрешений недостаточно, когда определенные вопросы и связанные с ними данные необходимо полностью скрыть от всех, кроме небольшой группы людей.Тот факт, что вы не видите конкретный документ, не означает, что метаданные (например, имя дела) также будут скрыты в других областях системы, таких как поиск, и это может быть проблемой для очень важных вопросов. Поэтому вам следует искать легальные DMS, которые фактически блокируют все дело, скрывая как дело, так и его данные и документы от появления где-либо в системе для неавторизованных пользователей.

Интеграции

 

Документы, и в частности контракты, являются частью более широкого жизненного цикла, который включает в себя составление, проверку, согласование, исполнение и управление.В то время как системы управления юридическими документами помогают с хранением и управлением версиями, многие юридические группы полагаются на другие инструменты для поддержки различных элементов жизненного цикла документа. По этой причине, рассматривая легальную DMS, вы должны убедиться, что она имеет интеграции, которые вам нужны прямо сейчас, а также интеграции, которые могут вам понадобиться в будущем. Как минимум убедитесь, что система хорошо интегрируется с Microsoft Office и Outlook. Учитывая, что после пандемии мы стали удаленной рабочей силой, также ищите инструменты, которые интегрируются с инструментами для совместной работы и обмена мгновенными сообщениями, такими как MS Teams и Slack.Оттуда вы также можете посмотреть на интеграцию с инструментами сборки документов для составления документов и инструментами электронной подписи для выполнения документов. Вы также можете отдать предпочтение легальным платформам DMS, которые интегрируются с инструментами искусственного интеллекта (ИИ), чтобы вы могли разумно сортировать, классифицировать и просматривать свои документы и извлекать важные данные. Интеграция ИИ может значительно помочь улучшить качество поиска в вашей легальной DMS.

Юридические документы идут рука об руку с юридическими вопросами и проектами.Должна быть очень тесная связь между правовой DMS и системой управления делами. Это позволяет связывать данные о делах с документами и счетами в юридической DMS, а система управления делами извлекать соответствующие документы по конкретному делу. Чтобы юридические группы могли работать эффективно, им необходимо консолидировать и согласовывать свои данные в нескольких системах. Это также обеспечивает наилучшее взаимодействие с пользователем, так что пользователи не всегда «переключают контекст» в разные программные инструменты. Все ваши системы должны взаимодействовать друг с другом, чтобы консультанты могли легко ориентироваться в делах и связанных с ними документах. Юридическим командам следует начать создавать свое «пространство для юридических операций», состоящее из системы управления юридическими документами, а также программного обеспечения для управления делами, электронного выставления счетов и управления контрактами.

Варианты развертывания

 

При покупке легальной DMS у вас, вероятно, будет два основных варианта развертывания: локальный, что означает, что приложение и документы будут размещаться и храниться в собственной ИТ-инфраструктуре вашей организации, и облачный, где они размещаются и хранятся на защищенных удаленных серверах. в одном или нескольких центрах обработки данных.Существует третий вариант — гибридное хранилище, при котором приложение размещается в облаке, а документы и данные хранятся локально.

Облако

имеет свои преимущества с точки зрения скорости развертывания, масштабируемости и снижения затрат на эксплуатацию и обслуживание, однако локальные и гибридные решения хороши для организаций, которые хотят лучше контролировать свои данные и предъявляют более высокие требования к безопасности. Такие организации, как финансовые учреждения, нуждаются в очень высоком уровне безопасности. Хотя некоторые облачные провайдеры могут соответствовать этим стандартам, некоторые организации всегда будут настаивать на локальном развертывании.Убедитесь, что вы знаете, чего ожидает ваша организация в отношении развертывания и размещения документов, и убедитесь, что легальная DMS поддерживает это.

 

Совместная работа и продуктивность

 

Хорошая система управления юридическими документами поможет вам и вашей команде выполнить работу. Совместная работа над документами все больше переходит в онлайн благодаря инструментам совместного редактирования документов, в том числе включенным в MS Office Online. Это предлагает лучший опыт составления проектов, когда коллеги могут работать в режиме реального времени, чтобы изменить и уточнить документы.Юридические системы DMS должны предлагать инструменты для совместной работы и интеграции, чтобы помочь пользователям не только хранить и находить документы, но и работать с ними. Ищите легальные платформы DMS, которые предлагают ряд функций для совместной работы — от совместного редактирования и аннотаций до комментариев и утверждений. В связи с растущим числом удаленных сотрудников также проверьте, есть ли в легальной DMS инструменты, поддерживающие асинхронную работу между удаленно рассредоточенными командами. Также рассмотрите возможность изучения инструментов, использующих искусственный интеллект для предоставления интеллектуальных возможностей поиска, чтобы пользователи имели лучший доступ к юридическим знаниям в контексте.

Превратите хаос в порядок с помощью Legal DMS

 

Юридическая DMS может изменить то, как ваша команда юристов работает, сотрудничает и получает доступ к знаниям. Это наведет порядок в хаосе юридических документов и создаст безопасное хранилище с возможностью поиска, которое даст вашей команде быстрый и простой доступ к нужным документам, когда они им нужны. Благодаря правильной интеграции и функциональности он поможет управлять всеми жизненными циклами документов и повысит производительность вашей юридической команды с помощью инструментов для совместной работы.

Перестаньте искать документы по электронной почте, локальным папкам и общим дискам и перейдите на современную юридическую DMS. Надеемся, что наши советы о том, что следует учитывать, направят вас и вашу команду на курс к эффективному и продуктивному будущему, где работа с документами будет удовольствием, а не рутиной.

Система управления документами (DMS) и документооборот

Многие дальновидные компании решили пойти по пути безбумажного офиса с помощью цифровых средств и средств автоматизации – благодаря программному обеспечению DMS.Причины этого разные, но в целом сокращение объема бумажной документации до минимума, наряду с цифровизацией и автоматизацией процессов, может значительно повысить эффективность бизнес-процессов, ускорить их и обеспечить значительную экономию. Обработка бумажных документов сопряжена с многочисленными трудностями: от категоризации отдельных файлов и сохранения их по порядку до поддержания физических архивов в хорошем состоянии. Внедрение рабочего процесса электронного документооборота — самый простой способ избежать этих проблем и раскрыть потенциал цифровой трансформации, принося бесчисленные преимущества.Вместо того, чтобы искать в стопках бумаг или почтовом ящике, необходимую информацию можно быстро и легко найти в системе. Не только это, но и максимальная оптимизация и рационализация документооборота.

Преимущества DMS, основанной на решениях для автоматизации рабочих процессов и процессов, таких как наша платформа WEBCON BPS с низким кодом, включают:

Внедрение и развертывание DMS на основе WEBCON BPS очень гибкие и простые. Вы можете свободно выбирать, как и где запускать установку системы: Локально (на собственных серверах, как традиционный серверный продукт) или в облаке (либо как SaaS под ключ, предлагающий и управляемую услугу, с масштабированием, хранением, обновлениями и всем остальным в нашем многопользовательском облачном предложении; или в вашей собственной среде IaaS , которая предоставляет вам прямой контроль над всеми вашими облачными активами, а также возможность установки в одну или несколько виртуальных машин, размещенных в облаке).

Таким образом, вместо того, чтобы заполнять дополнительные шкафы для документов и бесконтрольно хранить стопки бумаги на столах, вы можете хранить все свои бумажные файлы и электронные (цифровые) документы в безопасности на своих собственных серверах или в облаке, хорошо защищенном и управляемом система документооборота. Не нужно сравнивать плюсы и минусы — традиционный документооборот умирает на корню. Современная DMS упрощает соблюдение государственных постановлений в отношении документов компании в контексте законов о защите данных и авторских правах.Это позволяет организациям хранить документы в одном месте, повышает безопасность, ускоряет утверждения и ограничивает количество сообщений, отправляемых для завершения проекта.

Читайте дальше, чтобы узнать больше о концепции цифрового и автоматизированного управления документами и о том, на что следует обратить внимание при выборе…

Что такое DMS (система управления документами)?

Чтобы понять, что такое DMS и чем она отличается от традиционного документооборота, необходимо ознакомиться со всеми ее инновационными функциями. Самые сложные и современные системы электронного документооборота включают в себя передовые ИТ-технологии и действительно инновационные решения для повышения их конкурентоспособности на рынке. Примеры включают:

  • машинное обучение (ML)
  • искусственный интеллект (AI)
  • автоматизация бизнес-процессов (BPA)
  • цифровые подписи (электронные подписи, электронные подписи)
  • механизм рабочего процесса
  • интеллектуальное оптическое распознавание символов (OCR) ).

Выбор правильного программного обеспечения для управления документами и бизнес-процессами, дополненного первоклассными инструментами для совместной работы, позволяет предприятию идти в ногу с Индустрией 4.0 трансформация рынка в пользу цифровых и автоматизированных бизнес-решений. Оптимизируйте и модернизируйте управление документами без компромиссов! Маркетологи прогнозируют, что в ближайшие десятилетия цифровые решения полностью заменят бумажные системы документооборота благодаря множеству преимуществ и неоспоримым рычагам воздействия. Кроме того, глобальный переход к удаленной работе и режиму домашнего офиса, сопровождаемый растущим количеством удаленных, децентрализованных фирм, требует отказа от традиционных концепций и способов в пользу гиперавтоматизации и цифровизации в области управления корпоративными документами.Эта категория программного обеспечения также является ответом на конечные потребности в повышении уровня безопасности.

Корпоративный документооборот – как правильно выбрать программное обеспечение?

Среди различных программных решений для управления и контроля документов корпоративного уровня современные платформы с низким кодом (например, наша WEBCON BPS) считаются наиболее функциональными и эффективными в любой момент. Для многих предприятий внедрение программного обеспечения DMS оказывается настоящим переломным моментом.Использование правильного рабочего процесса управления документами повышает эффективность и результативность бизнес-процессов, не говоря уже об экономии и других стратегических преимуществах. Но как выбирать с умом?

Если ваша компания стремится идти в ногу с постоянно меняющимися рыночными стандартами и ожиданиями, внедрение мощной, высокофункциональной, эффективной и ориентированной на будущее системы управления документами должно стать одним из ваших первых шагов на пути к цифровой трансформации.Чтобы все это заработало, вам нужно вооружиться правильным инструментом. При проведении анализа рынка решений DMS и сравнении вариантов, включенных в окончательный список, обратите внимание на следующие основные функции и функции управления документами:

  • создание и хранение документов
  • простое написание, импорт и экспорт текста и изображений в предпочтительный файл формат
  • безопасное архивирование и защита от случайного удаления
  • возможность обмена файлами (вместо отправки важных файлов по электронной почте)
  • возможность делать заметки и добавлять изображения
  • простой доступ и управление как физическими, так и цифровыми деловыми документами и носителями , включая различные типы файлов, в том числе PDF/. XLSX/.DOCX и другие форматы файлов пакета Microsoft Office в различных размерах (без использования внешних конвертеров)
  • подробная классификация и описание файлов и адаптация к категориям
  • создание и редактирование электронных документов в форматах файлов, удобных для организации
  • цифровые подписи
  • простая и плавная интеграция с внешним программным обеспечением и другими сторонними системами, используемыми компанией (такими как ERP или любое бизнес-решение Microsoft, включая набор Microsoft 365)
  • вариант облачного хранилища файлов
  • безопасное распространение, поиск текста, копий, фотографий и другого типа контента
  • простая интеграция и совместимость с любым типом оборудования для обработки документов (включая смартфоны, планшеты и т. д.))
  • плавная интеграция как с Windows, так и с Apple OS (операционные системы)
  • упрощенный поиск данных
  • встроенная, быстрая и интеллектуальная поисковая система
  • расширенная индексация архивов
  • функции безопасности (такие как уполномоченные лица, простота проверки безопасности, защита от механизмов утечки и т. д.)
  • контрольный журнал (поддающийся проверке)
  • автоматическая регистрация документов и оптическое распознавание символов (OCR)
  • штрих-коды
  • сканирование документов, ввод и цифровое изображение
  • прикладное программирование Интерфейс (API)
  • многоязычный, интуитивно понятный и удобный пользовательский интерфейс.

Принимая во внимание этот набор функций, вы сможете выбрать лучшее программное обеспечение для управления и контроля документов, которое соответствует ожиданиям предприятия и рассматриваемым ИТ-стандартам. WEBCON BPS, как одна из немногих систем, доступных на рынке, предоставляет организациям все основные услуги и отвечает всем критериям, упомянутым выше. Положительные отзывы от различных онлайн- и стационарных компаний доказывают его удобство использования. (наши отзывы от пользователей системы и отраслевых экспертов, а также кейсы и истории успеха наших клиентов.)

Тем не менее, действительно стоит смотреть немного шире при выборе того, что выбрать, чтобы успешно оптимизировать и оптимизировать процессы документооборота в вашей организации…

WEBCON BPS – чем он отличается от других системы документооборота?

Разработчики WEBCON BPS включили все функции, упомянутые выше, с целью создания не просто еще одного, а наиболее полного и совершенного продукта для управления документами, доступного на рынке ИТ-решений для бизнеса. Программное обеспечение для управления документами WEBCON BPS адаптировано для нужд предприятий из различных отраслей и представляет различные бизнес-профили и стратегии. Наши клиенты больше всего ценят функциональность, мощность, гибкость, масштабируемость и сложность платформы, включая различные варианты настройки программного обеспечения, а также — абсолютно выдающуюся и уникальную в этой категории программного обеспечения — управление изменениями .

Однако в эпоху вездесущей цифровизации и автоматизации это только начало и часть (хотя и важная) всей картины цифровой трансформации.Многие компании видят перспективу оцифровки процессов, которые раньше выполнялись на бумаге, как самый простой шаг на пути к цифровой трансформации. Общее предположение довольно простое: оцифровка бумажных документов в сочетании с автоматизированным механизмом назначения задач workflow позволяет лучше управлять процессом и оптимизировать его, а также обеспечивает соблюдение и выполнение соответствующих процедур на каждом этапе. также снижает затраты, повышает прозрачность и в целом облегчает жизнь сотрудников.

В традиционной типологии ИТ-систем ключевой ролью DMS является оцифровка документов (т.е. регистрация, сканирование, классификация, хранение и обмен их цифровыми версиями с теми, кто в них нуждается и кто имеет право доступа к ним) . BPM (управление бизнес-процессами) , в свою очередь, является уровнем, отвечающим за распределение и назначение задач, обработку (утверждений и других) процессов, а также за маршрутизацию данных и информации между отдельными лицами, отделами и ИТ-системами.На практике эти слои имеют тенденцию непосредственно взаимодействовать, перекрываться и становиться взаимозависимыми.

При обсуждении управления бизнес-процессами мы часто ссылаемся на то, что известно как файлы дел, которые естественным образом включают документы, обрабатываемые DMS. Они могут либо запускать рабочие процессы утверждения, либо являться результатом сбора информации и авторизации, выполненных на уровне процессов. Подход, ориентированный на досье, при котором основными компонентами бизнес-процесса являются сканирование документов, потоки разговоров, обмен электронной почтой и т. д., кажется, является естественной эволюцией, происходящей с использованием инструментов управления процессами и документами (узнайте больше о том, как организовать задачи, связанные с документооборотом и информационным потоком.)

Цифровая трансформация усиливает еще одну важную почти невероятная скорость изменения бизнес-процессов (или ожидается, что они изменятся). Внедренные решения, очевидно, будут подвергаться частым модификациям и адаптациям — в связи с необходимостью их соответствия меняющимся правовым нормам, стремлением к постоянной оптимизации процессов, новым технологическим достижениям и т. д.Большинство поставщиков программного обеспечения для управления документооборотом для задач и документов отреагировали на это, радикально упростив процесс создания новых ориентированных на процессы приложений. Устранение языков на основе скриптов или необходимости кодирования привело к тому, что платформы, практически не требующие кода, стали гораздо более удобными, доступными и полезными. Это означает, что вы можете создавать необходимые бизнес-приложения, обрабатывать документы и задачи быстрее и эффективнее, так быстро, как никогда раньше.Но еще большее отличие здесь заключается в гибкости и эффективном управлении изменениями (узнайте больше о том, чем WEBCON BPS отличается от других платформ low-code.)

На платформе WEBCON BPS low-code для управления документами и автоматизации бизнес-процессов разработали нашу единственную и единственную , уникальную технологию InstantChange™. Он позволяет вносить простые, немедленные и контролируемые изменения в рабочие процессы и бизнес-правила «на лету» или вносить изменения на уровне интеграции с другими сторонними системами как часть нашей DMS — в режиме реального времени, без подвергая работающие приложения риску нестабильности.Следовательно, не только намного проще изменять решения, работающие в производственной среде, но и сам процесс их разработки стал более гибким и основан на итеративном подходе. Это более чем важно в эпоху цифровой трансформации и Индустрии 4. 0, когда платформы разработки приложений с низким кодом становятся ключевыми технологиями для бизнеса, поскольку они предлагают эффективный и дополнительный набор функций, предлагаемых решениями для автоматизации рабочего процесса управления документами. Эта комбинация работает особенно хорошо, учитывая, что мы часто сталкиваемся с проблемой создания приложения в среде, где бизнес-требования неясны и подвержены постоянным изменениям (расползание области действия) — когда приложение создается и развивается в итерациях, наряду с бизнес-процесс в постоянном цикле обратной связи.

Программное обеспечение для управления документооборотом с минимальным кодом – идеальное решение для компаний с удаленными филиалами и многочисленными головными офисами?

Многие организации решают внедрить электронный документооборот, чтобы не отставать от меняющихся условий рынка, а также его развития и борьбы за лидерство на рынке.Работа с несколькими подразделениями, языками, валютами и суррогатами может оказаться настоящей проблемой. Использование аутсорсинговых решений и наем фрилансеров требует другого подхода к документации и координации процессов.

Однако слишком многие системы автоматизации документооборота игнорируют тот факт, что организации и люди, которые в них работают, не являются статичными и стабильными. Это печально, потому что компании сливаются, приобретаются, реорганизуются и продаются.У менеджеров есть подчиненные и начальники, часто широко распространенные. Организации имеют несколько подразделений, информационные брандмауэры и другие требования. Вдобавок ко всему, сотрудники в организациях тоже не статичны. Они переезжают, берут отпуск и в какой-то момент покидают компанию. Многие из нас работают удаленно из своих домашних офисов. Большое значение имеет уверенность в том, что задачи выполнены, а процессы продвигаются вперед.

WEBCON понимает все это и позаботился о том, чтобы наша платформа с низким кодом, WEBCON BPS, могла вместить все вышеперечисленное. бизнес-объектов (подразделения, филиалы и штаб-квартира), роли, группы бизнес-процессов, константы, языки, валюты и правила делают динамические рабочие задания безболезненной перспективой. WEBCON BPS также легко обрабатывает заместителей и суррогатов, когда кто-то находится вне офиса. Все рабочие процессы документов и задач можно использовать для динамического переназначения задач для всех процессов.

Этот новый подход к управлению документами приводит к повышению производительности на выгодных условиях для всех сотрудников.Все, что вам нужно для спокойной работы, — это подключение к Интернету и электронное устройство, чтобы получить доступ к источнику. Больше никаких папок и портфелей с документами, быстрых решений и зачитывания непонятных правил безопасности — трудно сомневаться, что у этого решения есть только плюсы.

Важность хорошего документооборота (и как это сделать)

Долгосрочный успех компаний, производящих медицинское оборудование, зависит от прочности их фундамента.

Надлежащее управление документами является важнейшим компонентом этой основы — и, на самом деле, может быть самой важной частью — потому что это репозиторий, в котором хранятся все объективные свидетельства и доказательства, связанные с продуктами организации.

Это должен быть единственный источник правды о том, что произошли правильные события, что были задействованы нужные люди и что действительно были разработаны правильные продукты. Когда подход команды к управлению документами носит специальный характер, т.е.е. размещенные в случайных картотеках или в папке Dropbox, вся основа бизнеса нестабильна.

Мощное решение, подобное тому, которое мы создали здесь, в Greenlight Guru, не только укрепит ваш фундамент, но и поможет вашей команде работать на более высоком уровне качества.

Загрузить сейчас:  Бесплатные советы о том, как управление документами может принести пользу вашей организации. Нажмите здесь, чтобы загрузить.

Когда организации не знают, когда, как и что делать для формализации методов документирования, в долгосрочной перспективе это может привести к огромной путанице.Члены команды часто размещают и хранят документы на своих жестких дисках или прибегают к настройке облачного хранилища для обмена файлами, но эти места просто становятся свалками для «вещей» и случайных документов.

Эти методы не обеспечивают подлинной формальности, которая является ключевым компонентом, который должен присутствовать в любой системе управления документами. Для компаний очень важно на любом этапе разработки продукта уделять особое внимание улучшению структуры и порядка своих процедур.

Недавно я разговаривал с компанией, занимающейся производством медицинского оборудования, и было ясно, что они не знают, с чего начать, когда дело доходит до разработки стратегии управления документами. Имея функциональный прототип в производстве и надвигающуюся цель завершить представление в регулирующие органы в течение следующих 6-9 месяцев, они были в растерянности, когда дело дошло до понимания и формализации их процесса документации.

Несмотря на то, что это произошло во время стартапа, это чрезвычайно распространенное явление в отрасли медицинского оборудования, даже для устоявшихся компаний.Часто бывает рефлекторно думать, что наличие формального процесса управления документами «задушит мои инновации» или «замедлит процессы»; однако этого не произойдет, если ваша система управления документами встроена в основу вашего бизнеса.

Когда системы управления документами правильно структурированы с самого начала, они фактически помогают стимулировать инновации и рост, а не препятствовать им. Надежные процессы управления документами гарантируют, что все в вашей организации, независимо от отдела или команды, точно знают, где находится документ, на каком этапе процесса проверки он находится, что еще нужно добавить и могут ли потребоваться какие-либо действия по обсуждению.Это способствует созданию среды для совместной работы между командами и помогает быстрее доводить проекты до финишной черты.

Для любой компании, производящей медицинское оборудование, могут возникнуть определенные ситуации, когда отсутствие системы управления документами может даже помешать вашим деловым операциям, что приведет к потере драгоценного времени, денег и ресурсов.

Допустим, вы планируете приобрести новый набор инструментов для компонента, который разрабатывается. Без формального процесса проверки документов вы можете потратить десятки тысяч долларов на инструменты, которые не соответствуют вашим текущим спецификациям.

Без официального процесса проверки, какие у вас есть гарантии, что это решение о покупке было правильным? Я видел множество компаний, оказавшихся в этой непреднамеренной ситуации, и я просто покачал головой, потому что всей проблемы можно было бы избежать, если бы существовал более формальный процесс управления документами.

Представьте, что у вас есть роскошная система автопилота, которая может исправить проблемы до того, как они начнут поднимать свою уродливую голову. Вам повезло, такая система существует — читайте дальше, чтобы узнать больше.

 

Как определить, требуется ли вашей организации современное решение для управления документами

Многие компании, производящие медицинское оборудование, как стартапы, так и устоявшиеся организации, а также все, что между ними, не совсем уверены, действительно ли им нужна официальная система управления документами. Если в вашей команде нет формального процесса, это может означать переоснащение всей основы вашего бизнеса.

Сейчас (а не позже) стоит потратить время на внедрение более эффективных и долгосрочных процессов, которые могут помочь вашей команде работать эффективнее и экономнее в будущем.

Вот некоторые типичные ситуации, в которых вы можете столкнуться, и которые требуют более пристального внимания, чтобы рассмотреть вопрос о внедрении формального процесса управления документами:

 

Вы храните официальные документы и отчеты в различных папках с файлами на Google Диске.

Многие организации начинают с решений для управления на бумажных носителях, потому что опасаются проверки своей системы.

К сожалению, это означает, что «мастер-копия» любых важных чертежей, чертежей или технологических заданий также находится в бумажном формате.Чтобы снизить риски, связанные с этим процессом, компании часто создают специальные электронные «решения», которые располагаются в структуре папок.

В этой структуре одна папка часто называется как-то вроде «Черновики», другая называется «На рассмотрении», а третья папка может называться «Опубликовано». Проблема здесь в том, что, когда документ помещается в одну папку, затем его нужно вручную перемещать в другие папки по мере изменения сцены. Эти документы также должны быть распечатаны, отредактированы вручную, отсканированы, загружены обратно в новую папку, а затем удалены из исходной папки — и все это без четкого контрольного следа, отслеживающего эту деятельность.

Одно мы знаем точно: с помощью этого метода невозможно отслеживать онлайн-обзоры и одобрения. Эти ручные правки, изменения и утверждения со временем будут накапливаться, что приведет к неизбежным и избыточным возможностям для ошибок.

 

Вы принимаете решения о покупке на основании устаревшей или неправильной документации.

Индустрия медицинского оборудования, как известно, требует больших затрат на эксплуатацию, и даже незначительное решение о покупке, которое немного ошибочно, может стать невероятно дорогостоящей ошибкой как для прибыли компании, так и для времени, затрачиваемого на исправление проблемы.

Допустим, компания заказала четыре или пять различных деталей инструмента, на которые ушло 12 недель. За это время документация была обновлена, но новый дизайн не поступил вовремя к производителю. Эта гипотетическая ситуация, хотя для некоторых и суровая реальность, оставила бы организацию с непригодными для использования устаревшими материалами на сумму более 100 000 долларов.

 

Вам предстоит предстоящий аудит ISO или проверка FDA, и вы не можете найти свои последние отчеты.

Если вы готовитесь к предстоящему аудиту ISO или инспекции FDA, лучший способ продемонстрировать соответствие — это формализованная своевременная документация и записи.

Если ваши текущие процессы включают устаревшую документацию и записи, и вы предоставляете их своему аудитору, ваша компания может столкнуться с серьезным наказанием за несоблюдение требований. Если это произойдет, у вас не будет другого выбора, кроме как выделить ресурсы (время и деньги, которые лучше потратить на что-то другое), чтобы исправить ситуацию.

Никто не хочет находиться в режиме устранения повреждений, и эти краткосрочные исправления действуют только как пластырь для решения более серьезной проблемы, которая представляет собой недостаточный процесс управления документами.

Я лично работал в компаниях в прошлом, которые использовали устаревшие или специальные системы, и мне приходилось нести ответственность за сбор и организацию важных документов в критические сроки. Это огромное давление на одного человека, и это подвергает риску всю вашу организацию.Если вся ваша организация полагается на одного или двух человек для управления документацией и процессами, а в ту секунду, когда они перестают быть доступными, вся основа вашей организации находится под угрозой.

 

Как внедрить эффективный процесс управления документами в вашей организации

Когда дело доходит до создания прочной основы для ваших процессов управления документами в вашей организации, важно искать решения, которые решают проблемы и проблемы во всей вашей организации. Все, от инженеров до разработки продуктов и маркетинга, полагаются на надлежащую документацию для продвижения проектов, а это означает, что каждый отдел будет принимать участие в использовании и работе с вашей новой системой. Вот несколько обязательных требований к платформе при выборе решения для управления документами для вашей команды:

  • Решение соответствует требованиям 21 CFR Part 11 и позволяет практически без усилий проводить валидацию
  • Простой процесс маршрутизации документов для проверки и утверждения
  • Возможность проводить все проверки и утверждения в электронном виде без необходимости распечатывать и/или сканировать
  • Обеспечивает полный контроль версий всего документа и создает безупречные артефакты записей
  • Полный контрольный журнал, в котором отслеживаются все действия с документами, записями и процедурами каждого лица, участвующего в процессе
  • Мгновенная видимость того, где именно находится документ в любой момент цикла рецензирования, независимо от того, находится ли он на рецензировании (и с кем) или кто его подписал
  • Имеет встроенные в
  • подписи и защиту паролем, соответствующие Части 11.
  • Разрешение на уровне документа для обеспечения доступа нужных людей к нужным документам в нужное время.

Мы живем в эпоху, когда самая последняя и лучшая документация и записи должны быть легко доступны одним нажатием кнопки. Единственный способ добиться этого — использовать технологии и электронные решения.

Организации, которые продолжают увековечивать устаревшее мнение о том, что бумага все еще является жизнеспособным вариантом, будут отставать.

Со всеми новыми нормативными изменениями, внесенными в ISO 13485:2016 и EU MDR, теперь почти невозможно соблюдать эти правила, используя бумажную систему.

Программное решение для управления качеством

Greenlight Guru было разработано специально для удовлетворения потребностей индустрии медицинского оборудования, а вся платформа оптимизирована для обеспечения соответствия постоянно меняющимся нормативным требованиям к медицинским устройствам, что позволяет вам сосредоточиться на качестве ваших устройств.

При поиске формального решения для управления документами, отвечающего потребностям вашей команды, помните о следующих рекомендациях:

  • У вас должна быть система, проверенная и утвержденная на соответствие требованиям FDA и ISO к электронным записям.Это означает наличие отраслевой платформы, специально созданной для производства медицинских устройств.
    • Эти требования четко определены и содержат четкий контрольный список критериев, которым должна соответствовать ваша электронная платформа. В Greenlight Guru, поскольку наша программная платформа создана исключительно для индустрии медицинского оборудования и имеет настоящую многопользовательскую архитектуру, мы можем предоставить нашим клиентам предварительно проверенную среду, которая позволяет практически не прилагать усилий для проверки.
    • LNS Research расширила эту концепцию в статье «Состояние рынка: проверка программного обеспечения в науках о жизни.
  • Вы должны быть спокойны, зная, что ваши документы и записи в безопасности. Организации, производящие медицинские устройства, должны иметь возможность устанавливать права доступа к документам, предоставляя доступ нужным людям и предотвращая доступ не тем людям.
    • Совместное использование документов — это новая функция последней версии платформы Greenlight Guru, позволяющая определить, кто имеет доступ к вашей конфиденциальной информации.
  • У вас должен быть единый источник достоверной информации, где вы можете управлять, контролировать и поддерживать все действия, связанные с просмотром, утверждением и контролем версий документов.Это означает, что эти стопки бумаги или несколько папок Dropbox остались в прошлом.
    • Greenlight Guru позволяет командам иметь полную цепочку хранения для одного документа с полным журналом аудита. Полная функциональность просмотра, утверждения и отметок времени, включая безопасные электронные подписи, полностью укомплектована этой готовой платформой.

Новейшая версия продукта Greenlight Guru Advanced Document Management сочетает в себе и без того превосходную функциональную платформу с целевыми функциями, чтобы предложить производителям медицинского оборудования универсальную систему управления документами.

Некоторые из самых инновационных новых функций версии Advanced Document Management включают:

 

‏Платформа, которая не зависит от типа исходного файла.

Документы и записи часто бывают разных типов, особенно если вы работаете с чертежами продуктов или макетами. Платформа Greenlight Guru работает с файлами любого типа и автоматически создает PDF-версию каждого документа для целей аудита. В этом нередактируемом PDF-файле содержится часть процесса рецензирования электронной подписи, обеспечивающая полное соответствие всем вашим документам.

 

Возможность добавления нескольких элементов метаданных для повышения функциональности поиска.

Когда вы добавляете документы и записи в программное обеспечение Greenlight Guru, вы теперь сможете идентифицировать несколько элементов метаданных (теги, категории и т. д.), которые помогают сортировать документы по различным фильтрам. Это добавляет элемент поиска, подобный Google, на всю платформу, чтобы помочь командам сузить свои документы и данные, чтобы сразу найти то, что вы ищете, что повышает производительность и эффективность процесса.

 

Расширены права доступа к документам, чтобы точно определить, кому нужен доступ к конкретному документу или записи.

Предположим, например, что у вас есть поставщик, которому нужен доступ к вашему последнему отпечатку. Если вы работаете с внешними поставщиками или производителями, вы можете предоставить этим людям доступ к определенным документам, чтобы обеспечить им доступ к самой последней версии ваших документов.

У вас также могут быть конечные пользователи или клиенты, которым, хотя вы не хотите, чтобы они видели все, может потребоваться доступ к определенным документам или руководствам пользователя.Даже в вашей организации роли и разрешения могут отличаться. У вас есть контроль над установкой этих разрешений, предоставлением или ограничением доступа по своему усмотрению.

 

Более подробные процессы маршрутизации документов.

В мире медицинских устройств документы часто связаны с другими документами, и Greenlight Guru внедрила функцию маршрутизации, чтобы помочь компаниям лучше видеть взаимосвязанные и связанные документы. Если, например, в вашей СМК есть процедура разработки продукта, возможно, эта процедура связана с процедурой управления рисками продукта.

Хотя это разные рабочие процессы, между ними существует сильная корреляция, и их можно определить как «связанные друг с другом» благодаря новым функциям решения Advanced Document Management. Если процедура управления рисками продукта обновляется и ответственное лицо видит другие связанные рабочие процессы, это дает всей команде лучшее представление с точки зрения бизнеса, чтобы знать, необходимы ли дальнейшие изменения.

Эта интуитивно понятная точка зрения оптимизирует общее управление изменениями со стратегической точки зрения бизнеса, вплоть до операций по разработке.

Загрузить сейчас:  Бесплатные советы о том, как управление документами может принести пользу вашей организации. Нажмите здесь, чтобы загрузить.

так почему управление документами важно?

Наличие формальной системы управления документами — это следующий логический шаг для компаний на пути к созданию единого источника достоверной информации для всех документов и записей.

Хранилище контента, в котором хранятся все внутренние документы и записи, является основой компании по производству медицинского оборудования.

Чем надежнее и удобнее система управления документами, тем быстрее она поможет вывести на рынок более безопасные и качественные продукты и, в конечном счете, улучшит жизнь пациентов. Расширенное управление документами от Greenlight Guru может помочь вашей команде более эффективно сотрудничать, лучше проводить аудиты/инспекции и легко находить важную информацию, устраняя ненужные расходы, сокращая объем ручной работы и снижая общий бизнес-риск.

Что такое система управления документами?

Система управления документами (DMS) может существенно повлиять на бесперебойную работу вашего бизнеса.Он позволяет быстро и легко захватывать, оцифровывать и маркировать документы, давая вам время сосредоточиться на более насущных областях вашего бизнеса. Хорошая DMS значительно повысит эффективность вашего бизнеса и может предоставить ценные дополнительные преимущества, такие как повышенная безопасность, совместная работа и автоматизированное соблюдение нормативных требований.

Решая, какая служба DMS подходит именно вам, сосредоточьтесь как на функциях, которые вам нужны сейчас, так и на тех, которые могут понадобиться вам в будущем по мере роста вашего бизнеса.

Что такое система управления документами?

Система управления документами — это программное обеспечение, обеспечивающее автоматизированный способ хранения, управления и отслеживания электронных документов и электронных изображений бумажных документов. DMS начиналась как способ преобразования бумажных документов в цифровые документы, поэтому DMS иногда можно назвать электронной картотекой, но в наши дни DMS имеет гораздо более сложные функции.

Система управления документами может использоваться для сбора, распространения и отслеживания документов, а также для управления рабочими процессами канала, системами вывода и системами поиска информации. Узнайте больше об основных параметрах DMS.

 

Примечание редактора: Ищете систему управления документами для своего бизнеса? Заполните приведенную ниже анкету, чтобы наши партнеры-поставщики связались с вами по поводу ваших потребностей.

Типы систем управления документами

Не все системы управления документами одинаковы. «DMS» — это широкий термин, обозначающий несколько различных программных возможностей. Ваш тип бизнеса и потребности в производительности определяют лучшую DMS для вашей компании.

Вот предложения DMS, которые вы можете выбрать для своего бизнеса:

  • Система управления контентом: Этот тип DMS предназначен для управления любым типом контента, который производит ваш бизнес. Вы можете загружать и обмениваться различными медиаданными через CMS, включая видео, аудиоклипы, текст и изображения. CMS помогает предприятиям создавать и загружать контент непосредственно на свои веб-сайты. Примеры CMS включают WordPress и Drupal.
  • Система управления записями: Этот тип DMS обычно необходим для медицинских учреждений, поскольку он хранит и управляет конфиденциальными записями в соответствии с применимыми федеральными правилами соответствия, включая законы HIPAA.
  • Цифровая файловая система: Компании обычно требуется этот тип DMS при преобразовании бумажных документов в цифровые.Программа должна позволять сохранять текст и изображения с бумаги в цифровой формат с помощью функции сканирования.
  • Облачная система: В этой категории DMS работает через систему облачных вычислений. Все файлы хранятся в облаке и защищены в случае сбоя сети. Облачные системы обеспечивают более высокий уровень хранения документов и неограниченный доступ пользователей.
  • Частная серверная система: Вместо облачной программы вы можете выбрать DMS, размещенную на частном сервере, расположенном на территории вашего предприятия.Ваша компания несет ответственность за безопасность и управление сетью DMS.

Как работают системы управления документами?

Тремя основными функциями системы управления документами являются сбор, хранение и распространение документов. Вот как это делается.

1. Сбор документов из любого источника

Система управления документами должна иметь возможность захвата документов из любого источника, будь то бумага, электронная почта, приложения CRM или отчеты, чтобы документ можно было проиндексировать для последующего удобного поиска.Индексация — это способ классификации документа путем добавления терминов в его метаданные, таких как теги, номера заказов или информация о клиенте. Захват документа зависит от типа документа, который вы пытаетесь захватить.

  • Бумажные документы:  Высокоскоростные сканеры обычно используются для бумажных документов. DMS берет документы со сканера, а затем индексирование можно добавить вручную или с помощью интеграции планирования ресурсов предприятия (ERP), зонального оптического распознавания символов (OCR) или штрих-кодирования.
  • Электронная почта:  Электронная почта является ключевой частью повседневного бизнеса, поэтому возможность захвата и хранения электронных документов имеет жизненно важное значение. С помощью DMS вы можете настроить автоматический импорт сообщений электронной почты или вложений в выбранную вами папку.
  • Внешние приложения:  У вас также могут быть внешние приложения, такие как система управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) или ERP, которые создают документы, которые вам необходимо хранить. DMS позволяет вам легко импортировать эти документы, а затем направлять их или делиться ими с другими в вашей организации.

2. Центральное хранилище документов

Надлежащее хранение документов является второй по важности частью DMS. Хранение всех ваших документов в одном центральном месте позволяет всем сотрудникам, которым необходим доступ к документам — как статическим (документы, которые ваша компания создает каждый день, например счета), так и динамическим (веб-страницы, формы и электронные письма) — быстро и легко получать к ним доступ.

Центральное хранилище также помогает защитить ваши документы от ошибок и злонамеренных действий. DMS обычно поставляется с контролем версий, который отслеживает изменения, внесенные в документ, и определяет, кто их внес.Вы также можете установить разрешения, чтобы контролировать, кто имеет доступ к каким документам и кто может вносить какие типы изменений.

3. Поиск и распространение документов

Третьим наиболее важным аспектом DMS является возможность легкого поиска и распространения документов. DMS позволяет вам искать любой документ по ключевому слову и быстро вызывать его. Именно здесь проявляется важность тщательного индексирования.

После этого вы сможете отправлять документы любым удобным вам способом, например, по электронной почте или по протоколу передачи файлов (FTP), а также автоматизировать ручные бизнес-процессы и рабочие процессы. Например, вы можете интегрировать свою DMS с вашей ERP, настроив ее так, чтобы когда заказ создается в вашей ERP, он запускал рабочий процесс в вашей системе управления документами, который автоматически перемещает заказ через процесс утверждения и выполнения.

Для чего используются системы управления документами?

Системы управления документами автоматически упорядочивают, защищают, оцифровывают и индексируют документы вашей компании, облегчая доступ, редактирование и совместное использование.

Многие компании перешли от традиционных бумажных служб к DMS, потому что автоматизированная система экономит время, деньги и пространство.DMS также устраняет необходимость в нескольких программах для управления вашим рабочим процессом, поскольку все необходимые функции размещены в одном интерфейсе.

Каковы основные характеристики эффективной системы управления документами?

При поиске DMS следует обращать внимание на несколько ключевых функций.

  • Контроль версий:  Контроль версий, также известный как управление версиями, позволяет пользователям защищать и отслеживать изменения, внесенные в документы в вашей DMS. Контроль версий гарантирует, что все новые правки отслеживаются и сохраняются, а старые версии документов архивируются в системе для справки.
  • Интеграция:  Многие системы управления документами интегрируются с программами электронной почты, такими как Microsoft Outlook, но если в вашем бизнесе используется приложение CRM или база данных ERP, вам следует искать DMS, которая также интегрируется с этими программами, так как это сделает вашу повседневная жизнь намного проще. Вы можете использовать программное обеспечение DMS, которое не интегрируется с вашей CRM или ERP, но это может ограничить возможности вашего рабочего процесса, поскольку совместимое программное обеспечение позволяет вам получать доступ, редактировать, создавать резервные копии и отслеживать документы, созданные в вашей CRM или ERP.
  • Поддержка соответствия нормативным требованиям:  Если вы работаете в регулируемой отрасли, вы можете выбрать DMS, которая предлагает поддержку соответствия нормативным требованиям для вашей отрасли, например HIPAA, Sarbanes-Oxley, Current Good Manufacturing Practices от FDA или ISO. 9000/9001. Эта возможность может обеспечить вашему бизнесу неоценимую защиту и спокойствие при обработке важных или конфиденциальных документов.
  • Масштабируемость:  При выборе DMS постарайтесь не ограничиваться вашими текущими потребностями, чтобы увидеть, какие дополнительные функции вам могут понадобиться по мере роста вашего бизнеса.Важно выбрать программное обеспечение, которое может расти вместе с вашим бизнесом, чтобы впоследствии вам не пришлось менять программное обеспечение.
  • Безопасность и аварийное восстановление:  Крайне важно найти программное обеспечение, которое уделяет первостепенное внимание безопасности и защищает вашу информацию и файлы, поскольку утечка данных или проблема с хранением могут иметь катастрофические последствия для вашего бизнеса. Ищите поставщика услуг с установленным гибким планом, который можно настроить в соответствии с вашими уникальными потребностями.
  • Удобство использования: Поскольку DMS, скорее всего, будет ежедневно использоваться сотрудниками во всех областях вашего бизнеса, она должна быть простой в использовании и иметь минимальное время простоя. Каждый в вашей компании должен иметь возможность легко получать доступ к необходимым файлам, управлять ими и перемещаться по ним.
  • Совместная работа:  Ваша DMS должна упростить пользователям совместное использование документов и совместную работу над ними. Ищите такие инструменты, как живое редактирование, совместное использование файлов, плагины и ограничение доступа.
  • Сканирование: DMS должна иметь возможность сканировать и сохранять любые бумажные файлы и записи, которые есть в вашей компании. После загрузки файла система преобразует его в формат DOC, PDF или JPG.
  • Архивирование:  Не все варианты DMS предоставляют неограниченное хранилище. Отдавайте предпочтение системам, которые могут автоматически архивировать файлы по истечении заданного периода времени. Архивирование также помогает найти в системе самые актуальные файлы.
  • Управление запасами: Благодаря расширенным возможностям DMS также может помочь вам отслеживать и заменять любые запасы для вашего бизнеса. Облачные программы даже позволяют разным местоположениям обмениваться информацией об инвентаризации.

Сколько стоит программное обеспечение для управления документами?

Цены на услуги по управлению документами зависят от типа хостинга и от того, скольким сотрудникам вашей компании потребуется доступ.Два основных типа хостинга — облачный и локальный.

  • Облачное ПО: Облачное программное обеспечение для управления документами становится все более популярным вариантом. Как правило, он более гибкий и требует ежемесячной подписки, которая колеблется от 30 до 250 долларов в месяц. С облачными планами ищите включенную техническую поддержку и регулярные обновления.
  • Локально:  Локальные системы управления документами обычно имеют первоначальную единовременную плату плюс годовую подписку на техническую поддержку и обновления.Эти сборы в среднем составляют около 1000 долларов США на пользователя плюс ежегодная абонентская плата в размере около 20% от первоначальной стоимости.

Каковы преимущества использования системы управления документами?

DMS должна сделать вашу работу проще и эффективнее, сэкономив вам и вашим сотрудникам часы повторяющихся задач и избавив вас от разочарований, связанных с отсутствием нужных документов.

Вот некоторые из многих преимуществ использования системы DMS.

Больше времени для другой работы

Если вы в настоящее время используете ручную или бумажную систему управления документами, вы теряете часы, которые могли бы посвятить более насущным вопросам вашего бизнеса.DMS автоматизирует многие аспекты управления документами, снимая эту ответственность с вас.

Безопасность документов

Поскольку мир продолжает переходить на цифровые технологии, обеспечение безопасности вашей информации и документов становится все более приоритетной задачей. Системы управления документами имеют встроенные элементы управления безопасностью и доступом, так что вы можете точно контролировать, кто и к каким документам имеет доступ, а также отслеживать и видеть все действия с любым документом.

В случае стихийного бедствия, например, пожара или наводнения, ваши файлы надежно хранятся в облаке, вдали от физического вреда.

Простота масштабирования

DMS более гибкая, чем традиционная система бумажных документов. Он легко растет вместе с вашим бизнесом, и вы можете настроить систему индексации несколькими щелчками мыши. Это также снижает потребность в физическом пространстве для хранения файлов и бумажных документов.

Лучшее соответствие нормативным требованиям

Требования соответствия для многих деловых документов могут быть сложными и требовательными. DMS может помочь вам избежать штрафов, отзыва лицензий или даже уголовной ответственности за счет автоматизации ключевых документов в соответствии с требованиями.Например, HIPAA и Sarbanes-Oxley имеют строгие правила безопасности и политики в отношении документов и записей; DMS автоматически будет следовать этим рекомендациям за вас.

Быстрый и простой поиск документов

Поиск нужного документа, когда вам нужно просмотреть всю ценность бизнеса, может быть трудным и трудоемким и даже стоить вам денег.