Содержание

что нужно знать, чем заниматься и как развиваться

Независимый HR-эксперт

Работа специалиста КС состоит в знании своих задач и умении грамотно вести повседневную работу, которая отличается большим разнообразием. В нынешних условиях минимизации численности КС, из-за назначения молодых и «необстрелянных» кадровики обычно перегружены. На факультетах и курсах HRM преобладает академизм, а не практика. Исходя из этого, и предлагается своего рода «компас» для выработки своего прямого курса к профессиональности.

Гл. 1. Вхождение и освоение кадровой работы.

1. Задачи специалиста КС

Данные рекомендации ориентированы на кадровика с многими задачами. Если в его функции входит только оформление, то ряд вопросов отпадает.

  • Обеспечение необходимыми кадрами. Планирование потребностей в персонале (количество, качество, сроки), отвечающее задачам бизнеса сегодня и на будущее.
  • Разработка и реализация системы поиска и отбора кадров: источники подбора, содержание заявок на вакансии, технология массового подбора.
  • Оформление приема на работу, увольнения, перевода и т.п.
  • Хранение тр. книжек и их учет, личных листков, ведение кадровой документации в соответствии с номенклатурой дел.
  • Заполнение тр. книжек, Личных листков, выдача справок сотрудникам.
  • Знание трудового законодательства (ТК РФ, КоАП РФ и инструкций) и консультирование по этим вопросам.
  • Разработка и ведение локальных нормативных документов: Штатное расписание, Положения: О персонале, О зарплате, О проведении конкурса и т.д., Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) и др.
  • Знакомство и установление деловых отношений с руководителями подразделений.

2. Введение в работу кадровика

Первые шаги

С самого начала следует установить нормальные деловые отношения с руководителями подразделений. Возьмите за правило посещать их в расположении. Не ждите, что кто-то к Вам придет. При этом имейте какие-то вопросы к ним, а они всегда есть. Полезно посоветоваться по каким-то вещам, а также тактично затронуть вопросы о подразделении. Тогда они будут Вас воспринимать как нормального кадровика, а не офисного работника, а Вы постепенно перейдете на товарищеские отношения. Знать людей и подразделения не менее важно, чем грамотно выполнять техническую работу. Грамотная работа это результат не только профессионализма, но и эффективного взаимодействия с руководителями всех уровней. Часто непростые отношения складываются с бухгалтерией, которая «перетянула одеяло» на себя.

Важно помнить, что Вы – на парадном входе на предприятие. А здесь важны Ваши организованность, беспристрастность, умение тактично построить разговор, расположить доверие кандидата к Вам, рассказать ему об основных обязанностях, договориться о дальнейших действиях и по-деловому и уважительно закончить встречу. Заранее нужно «в голове» иметь схему разговора о предприятии, должностных обязанностях и кадровых вопросах.

Для начала необходимо следующее:

  • выписать формулировки из ТК РФ для случаев приема и увольнения. Таким образом, будет легче освоить основные статьи ТК РФ и принятые формулировки. Вопросы увольнений описаны в ст.77 – 84 ТК РФ.
  • ознакомиться с процедурами приема-увольнения;
  • оформление Приказов и Личного листка Т2 в программе 1С;
  • иметь «под рукой» Штатное расписание для отслеживания вакансий, бланки Трудовых и др. договоров, Заявлений (на работу, увольнение, перевод, отпуск), Заявки на вакансию, Памятки кандидату о предоставлении документов, «Бегунок» на увольнение, Справку о работе, бланки для оформления банковской карточки, информации для бухгалтерии. (Могут быть и др. документы.)

При получении Заявки обязательно ее изучите и для уточнений особенностей работы по должности и неясным вопросам переговорите с ее автором. Это важно в принципе для познания основных задач вакансий и установления деловых контактов.

При увольнении, требуется уважительное и тактичное отношение к человеку, тем более, если увольнение не по его инициативе. Ведь «как аукнется, так и откликнется».

В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчет, ст. 140 ТК.

Если выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте, ст. 84 ТК. Неполученные Тр. книжки хранятся в КС наряду с Приказами.

Отстранение от работы регулируется ст. 76 ТК.

Приказ о приеме на работу должен объявляться работнику в трехдневный срок со дня фактического начала работы с его подписью. В течение 2 недель делается запись в Тр. книжку или заводится новая при ее отсутствии. Вопросы приема на работу описаны в ст. 67 – 71 ТК. Возникновение трудовых отношений рассматриваются в ст. 16 – 20 ТК.

Согласно ст. 72 ТК РФ изменение условий трудового договора допускается по соглашению сторон оформлением допсоглашения к трудовому договору.

Целесообразность заключения гражданско-правовых договоров (ГПД) вместо трудовых можно найти в «Пакете Кадровика». Распространена форма сотрудничества на основе ГПД в форме Договора о платных услугах (о проведении работ).

При оформлении дополнительной работы (совмещение, исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, расширение зон обслуживания, увеличение объёма работы) необходимо оформить документально на совмещение или совместительство, см. «Пакет Кадровика».

Согласно ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Унифицированная форма, утвержденная постановлением Госкомстата от 5 января 2004г. №1: Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма N Т-12), Табель учета рабочего времени (форма N Т-13).

Если в компании организована сменная работа, то необходимы графики сменности, утвержденные начальниками подразделений и с подписями работников.

Переводы на др. должности и подразделения производятся на основании заявления работника при согласовании с руководителями обоих подразделений и соответствующим приказом.

3. Освоение обязанностей кадровика

Этот этап связан с доведением процедур оформления и ведения КДП до автоматизма, обретение свободного стиля работы с кандидатами и установление деловых контактов с руководителями.

  • Освоить программу 1С – прием на работу, увольнение, заполнение Личного листка, внесение изменений в Листок. При оформлении для издания Приказа о приеме/увольнении необходимо сразу «забить» данные в 1С для распечатки. При этом кандидат изучает и подписывает Тр. договор в 2 экз. (один – для него, а другой – в Личное дело вместе с копиями документов). Сделать необходимую запись в Журнале учета тр. книжек. Во всех документах получить подписи фигуранта. Журнал учета тр. книжек можно объединить с учетом инструктажей (ТБ, Первичный инструктаж и т.д.)
  • Освоить заполнение Тр. книжек, обращая внимание на точность записей по ТК РФ, т.к. неточность может повлиять в дальнейшем на расчет пенсии или получении льгот по профессиям. По этому вопросу и внесению исправлений в Тр. книжку см. «Пакет Кадровика».

Вам придется:

  • выдавать Справки о работе по просьбе сотрудника, где указываются № Приказа о приеме, должность и размер зарплаты.
  • собирать Табели учета рабочего времени со всех подразделений для внесения необходимой информации в Личные листки (об отпуске, болезни, командировке…) и их передачи в бухгалтерию для начисления зарплаты.
  • консультировать руководителей подразделений и сотрудников. Это важная сторона работы специалиста КС.

Планирование потребностей в кадрах должно обеспечивать как текущие производственные задачи, так и перспективные. При обеспечении перспективных задач полезно создать качественный резерв. Чтобы он был реальным и уже сориентированным на предстоящую работу необходимо, чтобы эти лица уже работали на предприятии на близких должностях.

4. Работа по содержанию

Эта работа связана прежде всего с локальными нормативными документами.

  • Штатное расписание – основной документ, в котором отражается вся организационная структура предприятия, полный перечень должностей в подразделениях, их количество и оклады. Штатка утверждается директором предприятия. Изменения вносятся либо принятием новой Штатки, либо изданием дополнения к Штатному расписанию (это для крупных структур).
  • Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) разрабатываются, как правило, в КС, согласовываются с руководителями предприятия и утверждаются директором. ПВТР устанавливают отношения между работодателем и работниками и трудовой режим. Содержание ПВТР на разных предприятиях могут значительно отличаться. Правила внутреннего трудового распорядка должны соответствовать: действующему законодательству, учредительным документам, штатному расписанию.
  • Различные Положения, которые регулируют различные стороны деятельности. Но они, как правило, ориентированы на работников предприятия. Поэтому, их разработкой и реализацией занимается КС. Среди них могут быть Положения: О персонале, О зарплате, Об оценке деятельности, О проведении конкурса и т.д.

Гл. 2. Профессионализация кадровика

Пройдя и освоив предыдущие этапы работы и самоподготовки, для Вас не будет проблем в ведении текущей кадровой работы. И Вы сможете решать вопросы с руководителями подразделений и заниматься разработкой указанных выше локальных нормативных документов, в т.ч. Штатки и ПВТР. Таким образом, Ваш круг интересов выйдет за пределы «текучки» и будет близок к задачам КС, которые значительно шире задач специалиста.

Для профразвития необходимо подводить для себя итоги по конкретным решенным вопросам, осмысливая, при каких обстоятельствах это удалось или из-за чего был сбой. Взрастает же профессионализм при осмыслении сделанного и выраженности осмысленного письменно. Действительно, важно не только сделать, но и увидеть то, что стоит за этим. Часто бывает так, что человек годами работает, а сказать ему об этом нечего – только конкретные действия при отсутствии общего видения.

На этом этапе пора работать с различными публикациями, которые хорошо представлены в Интернете. Можно рекомендовать следующие сайты: Элитариум, e-xecutive, ITeam, Деловой мир. Этого будет достаточно, оформив там подписку.

Заведите себе флешку, выделите в ней папки под интересные вам темы и заполняйте их, изучая каждую статью. Изначально необходимы следующие папки: Юридич. консультации, КДП, Управление персоналом (HRM), Корпоративное управление, Работа КС, Работа руководителей, Локальные нормативные документы, Описание профкомпетенций, Психология личности, Социально-психологическая практика, Корпоративные изменения, Отбор кадров, Оценка персонала, Стимулирование сотрудников и коллективов, Мои разработки и др. По мере накопления материалов появятся и др. рубрики.

Через несколько лет Вы и сами сможете вести какие-то тематические разработки. А пока записывайте любые свои мысли, копите и их время придет.

Основными материалами для текущей работы являются: сайт по кадровому делопроизводству «Пакет кадровика», где есть ответы на различные вопросы; ТК РФ и КоАП РФ. По др. вопросам, в т.ч. подбору кадров – интернет-сайты SuperJob, HeadHunter, Job, Работа.ру, Rabotamail.ru, а также кадровые журналы, которых много.

В заключение целесообразно отметить, что практика и объективно присутствующие различия людей говорят о том, что не каждый может быть кадровиком-дженералистом. Действительно, большинство тяготеет к определенному кругу задач.


Приложения

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО СТАТИСТИКЕ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 5 января 2004 г. N 1

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ ПЕРВИЧНОЙ УЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ПО УЧЕТУ ТРУДА И ЕГО ОПЛАТЫ

В целях реализации требований Трудового кодекса Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. N 197-ФЗ Государственный комитет Российской Федерации по статистике постановляет:

1. Утвердить согласованные с Министерством финансов Российской Федерации, Министерством экономического развития и торговли Российской Федерации, Министерством труда и социального развития Российской Федерации унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты:

1.1. По учету кадров:

N Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу», N Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу», N Т-2 «Личная карточка работника», N Т-2ГС(МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего», N Т-3 «Штатное расписание», N Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника», N Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу», N Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу», N Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику», N Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам», N Т-7 «График отпусков», N Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)», N Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)», N Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку», N Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку», N Т-10 «Командировочное удостоверение», N Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении», N Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника», N Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников».

1.2. По учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда:

N Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда», N Т-13 «Табель учета рабочего времени», N Т-49 «Расчетно-платежная ведомость», N Т-51 «Расчетная ведомость», N Т-53 «Платежная ведомость», N Т-53а «Журнал регистрации платежных ведомостей», N Т-54 «Лицевой счет», N Т-54а «Лицевой счет (свт)», N Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику», N Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)», N Т-73 «Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы».

2. Распространить унифицированные формы первичной учетной документации, указанные в п. 1.1 настоящего Постановления, на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации, в п. 1.2 – на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации, кроме бюджетных учреждений.

3. С введением указанных в п. 1 настоящего Постановления унифицированных форм первичной учетной документации признать утратившими силу унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 N 26.

Председатель Госкомстата России

В.Л.СОКОЛИН

Письмом Министерства юстиции Российской Федерации от 15 марта 2004 г. N 07/2732-ЮД признано не нуждающимся в государственной регистрации.

Номенклатура дел ОК.

«Утверждаю»

Директор предприятия/Зам. по кадрам

« » _________ 201_ г.

  • Папка корпоративных приказов.
  • Приказы по персоналу. Если «текучка» большая, то заводятся отдельные папки для приема, увольнения, переводов. Основания подкладываются к приказам, так удобнее.
  • Папка приказов по отпускам, командировкам с основаниями.
  • Приказы о поощрениях, санкциях и т.п.
  • Журнал учета тр. книжек, а также о Первичном инструктаже, ТБ, Пож. безопасность и др.
  • Папка с нормативными кадровыми и корпоративными документами (Штатное расписание, ПВТР, различные Положения и т.д.).
  • Папки сотрудников (л/дела): копии документов, различные материалы, аттестации, договора о матответственности, дополнения к тр. договорам и др.
  • Папка договоров: гражданско-правовые, о работе со сторонними организациями и т.п.
  • Папка с материалами по управлению персоналом и различными методологическими материалами.
  • Папка с планами корпоративной и кадровой работы.

Примечания

  • Все папки нумеруются в соответствии с Номенклатурой дел ОК.
  • Все приказы (прием, увольнение, переводы) и имеющиеся неполученные тр. книжки хранятся 50лет. В случаях корпоративных изменений, эти документы хранит правоприемник.
  • Другие кадровые материалы хранятся, как правило, 3 года. Материалы указанных выше папок хранятся в соответствии с корпоративно принятыми указаниями 5-15 лет.
  • Материалы ОК в соответствии с Номенклатурой дел передаются по Акту передачи-приему.

Если вы заметили опечатку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Отдел кадров

  Отдел кадров

 

 

Начальник отдела кадров – Калинина Елена Ивановна

Специалист по кадрам – Чужененко Екатерина Игоревна

Специалист по кадрам – Богатова Людмила Юрьевна

Специалист по кадрам – Борисова Анастасия Романовна

Паспортист –  Клочкова Татьяна Михайловна

 

Положение об отделе кадров

 

Основные функции отдела кадров

Определение текущей потребности в кадрах, анализ текучести кадров.
– Подбор персонала совместно с руководителями заинтересованных подразделений.
– Участие в разработке штатного расписания.

– Документирование приема, перевода, увольнения работников.

– Подготовка трудовых договоров штатных и совместителей, учет и контроль сроков действия трудовых договоров.

– Оформление дополнительных соглашений к трудовому договору сотрудникам колледжа, в связи с изменениями условий трудового договора.

-Прием, заполнение, хранение и выдача трудовых книжек.
– Ведение учета штатных сотрудников и преподавателей по совместительству колледжа, оформление личных дел, подготовка и выдача по требованию работника справок и копий документов.

– Документальное оформление служебных командировок.

– Составление графика отпусков и учет использования отпусков, а также оформление отпусков в соответствии с графиком отпусков.

– Ведение воинского учета и бронирования граждан, прибывающих в запасе.
– Подготовка материалов для представления работников к поощрениям.
– Подготовка материалов по привлечению работников к материальной и дисциплинарной ответственности.
– Организация табельного учета.

– Осуществление систематического контроля состояния трудовой дисциплины в колледже.

– Оформление документов, необходимых для назначения пенсий работников колледжа

-Учет и хранение бланков строгой ответственности.

– Организация заполнения и выписка дипломов студентов, заканчивающих колледж, ведение журнала выдачи дипломов, ведение журнала учета бланков дипломов и приложений к ним, выдача дубликатов дипломов, ведение журнала выдачи дубликатов дипломов.

– Оформление, ведение и обеспечение личных дел студентов колледжа.

– Предоставление информации для выдачи справок и обходных листов студентов колледжа.

– Составление списков студентов выпускных групп для оформления дипломов и приложений к ним.

– Заполнение бланков дипломов студентов, закончивших колледж.

– Оформление личных дел студентов в соответствии с приказами об академическом отпуске, зачислении, отчислении, объявлении выговоров и благодарностей.

– Ведение учета списочного состава, ведение базы данных студентов.

– Формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности и в установленные сроки сдача в архив.

– Запрос в архив личных дел студентов закончивших колледж, а также сотрудников ранее работающих в нем.

– Обеспечение учета, регистрации, контроля исполнения поручений директора колледжа, информационно-справочное обслуживание по документам, их хранение.

– Осуществление документационного обеспечения кадровой деятельности колледжа.

– Ведение   делопроизводства,   выполнение   различных   операций с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

– Контроль своевременного рассмотрения и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями   документов, передаваемых директору   на   подпись, обеспечение их качественного редактирования.

– Работа с Касимовским и Скопинским филиалами ОГБОУ СПО « РМСК», в пределах функций определенных положением о структурном подразделении.

– Заключение соглашений о неразглашении персональных данных с сотрудниками колледжа, имеющими доступ к таким данным в связи с профессиональной деятельностью

 

 

г.Рязань ул. Баженова д.36 к.1 каб. № 219

(4912) 75-24-82,

е-mail: Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript

 

Отдел кадров

В отделе кадров имеется широкий спектр задач и функций, основными из которых можно назвать:

1) разработку кадровой политики ГКУ «Система 112» и кадровый учет;

2) комплектование учреждения рабочими кадрами требуемых профессий, специальностей и квалификаций в соответствии с профилем учреждения

3) работа с коллективом.

(1) В функционале отдела кадров имеется большой объем работы по всем этапам кадрового делопроизводства. Оформление документов при трудоустройстве, переводе, увольнении, различных видах отпусков, листков нетрудоспособности, наградных и поощрительных документов, выдача справок, копий документов, подготовка соответствующих приказов внутри учреждения, подсчет трудового стажа, – все это требует усидчивости, внимательности, грамотности и несет за собой ответственность на законодательном уровне.

(2) В рамках поиска и подбора кадров специалисты отдела размещают информацию о вакансиях учреждения в профильных организациях (HeadHunter, SuperJob), а также сотрудничают с Центром занятости населения, ГБУ «Моя карьера», и «Техническим пожарно-спасательным колледжем им. Героя РФ В.М. Максимчука». Также отдел кадров проводит первоначальные собеседования, информирует соискателей, формирует группы для подготовки к работе в должности специалист по приему и обработке экстренных вызовов, организует проведение аттестации, повышения квалификации работников. Специалисты отдела кадров общаются с людьми не меньше, чем специалисты по приему и обработке экстренных вызовов.

По результатам кадровой работы специалисты отдела проводят анализ текучести кадров, причин ее возникновения, по необходимости разрабатывают мероприятия по ее снижению и укреплению трудовой дисциплины.

Поиск и подбор кадров является приоритетной задачей отдела в текущем году. В учреждении открыта вакансия на должность специалиста по приему и обработке экстренных вызовов.

(3) Отдел кадров вносит немалый вклад в создание благоприятного социально-психологического климата в трудовом коллективе, формирование корпоративной культуры и раскрытие кадрового потенциала работников.

Совместно с профсоюзным комитетом, отделом приема и обработки экстренных вызовов организует участие работников учреждения в различных культурно-массовых, городских и спортивных мероприятиях. 


Новая глава: что нужно знать о поиске работы после увольнения

Коммуникации
Ребекка Найт
Фото: KLAUS VEDFELT/GETTY IMAGES

После увольнения бывает сложно приняться за поиск новой работы. Как отразить в резюме предыдущую должность, следует ли вообще упоминать о ней? Что говорить на собеседовании? Как сохранять позитивный настрой?

Что говорят эксперты

Искать работу всегда непросто, а если ваша уверенность в себе пошатнулась, то этот процесс превращается в еще большую нервотрепку.

В такой ситуации естественно ощущать легкую паранойю, считает британский специалист по развитию карьеры и автор книги «Код успеха» Джон Лис. «Вы даже не представляете, насколько информации о вас и обстоятельствах вашего ухода с предыдущей работы больше того количества, которым вы готовы делиться», — говорит он.

«Вероятно, вы беспокоитесь, что окружающие воспримут ваше увольнение как пятно на репутации. Вы думаете, что все немедленно решат, что дело в вас», — добавляет старший советник в фирме по подбору персонала Egon Zehnder, автор книги «Окружите себя лучшими» Клаудио Фернандес-Араос. Он считает, что пережить увольнение и найти новую работу тяжело, но в долгосрочной перспективе, преодолев все трудности, вы станете намного более эффективным специалистом. Ниже — несколько стратегий, которые позволят этого добиться.

Найдите причину

Перед тем, как искать работу, попытайтесь выяснить, почему предыдущий работодатель вас уволил.

Понимание причины поможет оценить препятствия, которые придется преодолевать на рынке труда. Кроме того, вам будет легче понять, как в дальнейшем «позиционировать» свое увольнение, поясняет Джон Лис. Возможно, вы не вписались в корпоративную культуру, не сошлись во взглядах с начальником или допускали ошибки в принятии решений.

Он советует аккуратно поговорить с бывшими коллегами или людьми, знакомыми с ситуацией и компанией. Ваша цель — получить объективную оценку, в какой степени увольнение было вызвано вашей личностью, а в какой— внешними факторами. Возможно, имеет смысл поговорить с сотрудниками отдела кадров. После того, как вы подпишете документы и дадите эмоциям утихнуть, договоритесь о встрече, чтобы получить разъяснения, рекомендует Клаудио Фернандес-Араос. Кроме того, хорошие кадровики могут навести на мысль, какая работа будет востребована в будущем, отмечает эксперт.

Не спешите

«Соискатели отказываются это понимать, но иногда они слишком рано принимаются за поиск работы», — говорит Лис. Он предупреждает, что возвращение на рынок труда до того, как кандидат будет готов к этому эмоционально, может повлечь за собой неприятные последствия. Если вы предстанете перед работодателями, не справившись с грустью, злостью и горечью, вы рискуете выдать себя, и это может нанести вред вашей репутации.

В процессе поиска работы существует золотой момент, когда вы демонстрируете максимальную степень уверенности и энергии, считает Фернандес-Араос. «Возьмите таймаут, чтобы прийти в себя а перед тем, как всерьез взяться за поиски работы, спросите у надежного и проницательного друга, готовы ли вы», — рекомендует специалист.

Найдите подходящее место

Пока вы все обдумываете, постарайтесь понять, что нового вы узнали о себе в связи с увольнением. Если вы, к примеру, покинули компанию из-за конфликта с начальником или несогласия с корпоративной культурой, стоит подумать, с какими коллегами вам лучше всего работать и какая обстановка будет способствовать повышению вашей продуктивности.

«Нет плохих людей — все зависит от обстоятельств.  Вам нужно понять, какой тип компании вам больше всего подходит», — отмечает Клаудио Фернандес-Араос. Если вы агрессивны и со всеми соревнуетесь, то не сможете ужиться в компании, где принято работать в команде. Но есть много компаний, где вас будут считать ценным кадром.

Если вас уволили по серьезной причине — например, обвинили во вранье или краже, — нужно подойти к поиску работы «стратегически». Найдите фирму, которая готова рассматривать кандидатов со схожей ситуацией, — советует Фернандес-Араос. Он рекомендует искать работодателей, которые сотрудничают с некоммерческими организациями, помогающими найти работу людям с судимостью. Хотя у вас может и не быть уголовного прошлого, вас вероятнее всего наймут.

Задействуйте свои связи

Перед тем как приступить к активной рассылке резюме, составьте список людей, которые могут дать вам отличные рекомендации, ведь ваш авторитет важен для отдела кадров, советует Фернандес-Араос. «Большинство людей находят работу благодаря личным связям», – утверждает он.

Не ограничивайтесь близкими — вспомните о людях, которые не входят в ваше ближайшее окружение, но достаточно долго знают вас по работе и могут за вас поручиться  — бывших начальников и коллег, а также специалистов, с которыми вы сталкивались на протяжении всей карьеры. Весьма вероятно, что такие контакты помогут вам узнать о вакансиях.  Возможно, у них есть клиенты, с которыми они могут вас познакомить. Когда люди четко понимают, что вы ищете, им легче вам помочь.

В резюме фокусируйтесь на позитивных моментах

Убирать предыдущее место работы из резюме и оставлять зияющий пропуск —неразумно, замечает Джон Лис. Тем не менее, вам следует сфокусироваться на том, что вы хотите подчеркнуть в своем резюме: ваших навыках, предыдущих обязанностях или аспектах послужного списка, в которых вы особо выделялись.

В сопроводительном письме также не стоит уделять слишком много места предыдущему месту работы. «Разумеется, вам нужно указать его, однако затем быстро перейти к словам о том, что вы активно ищете новые возможности», — советует Клаудио Фернандес-Араос.

Подготовьте свою версию произошедшего

На собеседовании от вас потребуется осторожность и предусмотрительность. «Не надо прятать голову в песок и надеяться, что об увольнении не зайдет речь. Вам нужно заранее заготовить ответы на прямые вопросы», — говорит Лис.

Отличное правило, которое следует взять на вооружение, гласит: не лги, но и не рассказывай ни о чем, если тебя не спрашивают. Фернандес-Араос рекомендует репетировать «в безопасном окружении» — с друзьями или на собеседованиях с кадровиками из компаний, которые не входят в список ваших приоритетов. Цель этого упражнения заключается в том, чтобы уверенно рассказывать вашу версию событий. Сделайте ее короткой и по возможности оптимистичной. Вот несколько возможных вариантов.

1.  Продемонстрировать, чему научило увольнение. «Если вас уволили из-за невыполнения целей, лучшая стратегия — абсолютная честность», — рекомендует Лис. Скажите: «Вот что произошло. Я проанализировал эту ситуацию. Она многому меня научила. И вот, как бы я поступил, если бы я опять в ней оказался».

Ваша цель — вернуть разговор к обсуждению настоящего момента. Все понимают, что каждый человек время от времени попадает в неприятности. В конце концов, возможно, это не ваша вина. Не следует валить все на других, но можно упомянуть, что «вы не смогли выполнить задачу в условиях, где это удается лишь немногим».

2. Взять на себя ответственность. Если вас уволили по какой-то более серьезной причине, нужно показать, что вы осознали вину и изменились. К этой тактике особенно восприимчивы руководители, занимающиеся набором персонала. Она будто помогает им сказать: «Мы нанимаем не проблемного сотрудника, а человека, которому есть что предложить, потому что он через многое прошел».

После того, как вы объяснили, чему научились на горьком опыте, Фернандес-Араос рекомендует тут же упомянуть о рекомендациях, которые могут подтвердить, что вам можно доверять.

3. Проявить великодушие.

Если вас уволили из-за личного конфликта с начальником или коллегой, ни в коем случае не жалуйтесь на собеседовании. Вместо этого Лис предлагает говорить что-то вроде: «У нас разные взгляды на мир. Мы разошлись по вопросу о стратегии развития компании, и одному из нас пришлось уйти».

Подобная интерпретация демонстрирует хорошие навыки принятия решений. Проявите великодушие и с уважением отзывайтесь о своих бывших коллегах. Скорее всего, специалист по подбору кадров сам обо всем догадается. Практически каждому доводилось работать со сложными людьми.

4. Описать последнее место работы как проект. Вы можете извлечь выгоду из маленького срока предыдущей работы, описав ее как проект. Не нужно врать, но можно конструктивно подойти к описанию своей деятельности. Лис предлагает говорить так: «Когда меня принимали на работу, я знал, что не задержусь надолго. Перед компанией стоял ряд специфических задач, и меня наняли, чтобы помочь справиться с ними». Это достаточно хорошее объяснение того, почему вы проработали на предыдущем месте работы всего семь месяцев.

Контролируйте ситуацию

Клаудио Фернандес-Араос рекомендует сразу взять в свои руки контроль над ситуацией во время собеседования. Эта стратегия особенно эффективна, когда вы хотите избежать обсуждения ряда тем. «Говорите, что вы ищете, и показывайте, что у вас есть все необходимое. Согласно исследованиям, решение о приеме на работу принимается в первые 3-5 минут собеседования; все остальное — лишь рационализация этого решения», — утверждает он.

советуем прочитать

Дмитрий Жуков

Дмитрий Изместьев

Елена Евграфова

Кевин Шерман,  Натали Сингер-Велуш,  Эрик Андерсон

Войдите на сайт, чтобы читать полную версию статьи

‘Как вести себя на собеседовании с кретинами из отдела кадров?’

Вынесенная в заголовок фраза взята из комментариев к одной из записей в весьма популярном ЖЖ Артемия Лебедева. Но автор этого вопроса не одинок – многих удручает, а то и изрядно раздражает, необходимость общаться на собеседовании с «девочками-рекрутерами», неспособными по достоинству оценить их опыт и профессионализм. Раздражение мешает продать себя рекрутеру в агентстве или компании. Между тем, как говорят специалисты, залог успеха и сохранения собственного психологического комфорта состоит в том, чтобы знать правила игры, принять их и им следовать.

Раздраженные голоса 

Несколько примеров из комментариев к карьерным статьям на RB.ru:

«Удручает тот факт, что часто кандидата с превосходящими интервьюера опытом и профессионализмом оценивает “на входе” начинающий HR, который в принципе его оценить не может по достоинству, да еще и комплексует по этому поводу! Результат – “фильтр” пропускает на следующее интервью (где кандидатов смотрят гораздо более опытные менеджеры) отнюдь не самых достойных!»

«Рекрутеры – это такие запрограммированные роботы, которые научены задавать однотипные вопросы. И ответы в них уже запрограммированы – поди отгадай, что там записано как “правильно”:)»

«Ненавижу рекрутеров! Зачем они тратят на мое резюмирование 1,5 часа, мило улыбаясь и совершенно не понимая, о чем я им толкую (вообще “не в теме” чел), и наконец – почему потом дают отказ?»

Роль рекрутера

Первое. Рекрутер или HR, с которым часто приходится беседовать на первом этапе, вовсе не должен разбираться в профессии соискателя. Он должен быть профессионалом в своем деле. В частности, как рассказывает Анна Мухина, руководитель отдела психологического консультирования по вопросам карьеры Центра развития и тестирования «Гуманитарные технологии», он должен проверить соответствие кандидата формальным критериям, заданным работодателем, а также понять, адекватен ли человек, насколько он подходит корпоративной культуре и сможет ли вписаться в коллектив. «Задача – отправить на собеседование к руководителю или специалисту, который оценивает профессиональные тонкости, людей, подходящих на 90%».

Действительно, в роли менеджера по подбору персонала вам, скорее всего, встретится молодая дама с гуманитарным образованием, говорит Ирина Руденко, консультант Private Consulting Group, и ее дело – отметить странности в поведении, эмоциональной реакции, трудности в понимании вопросов и отсечь неадекватных кандидатов. «Кстати сказать, – замечает Ирина Руденко. – Если человек идет на поводу у своих эмоций, у своего раздражения, то он этим подкрепляет образ соискателя неадекватного и может выпасть на этом этапе отбора, не получив возможности показать свой профессиональный уровень».

Кстати, о соответствии требованиям вакансии. Их относительно полный перечень известен только интервьюеру (а составлен заказчиком-работодателем), и не пройти в следующий этап вы можете из-за собственного пола, возраста, веса, роста, степени привлекательности, цвета глаз или неумения танцевать канкан.

Правила взаимодействия 

Второе. Как отмечает Ирина Руденко, рекрутер или HR – это не человек с улицы, а полномочный представитель компании, в которую вы, между прочим, хотите устроиться на работу. Работает этот сотрудник обычно в соответствии с определенными правилами. Задает вопросы, которые компания считает нужным задать, честно отрабатывая пункты программы. «Уважение к этой сотруднице – это уважение к компании, в которой вы хотите работать», – говорит Ирина Руденко.

Анна Мухина, замечая, что поиск работы – дело непростое, не очень приятное и сорваться может даже адекватный человек, советует помнить о том, что поиск этот подразумевает нормальный переговорный процесс, где вы как соискатель – полноправная сторона. Вы тоже оцениваете и выбираете, а рекрутер – это ценный источник информации, и нужно постараться узнать от него как можно больше о компании и работе, чтобы понять, насколько все это вам подходит.

Ирина Руденко предлагает не забывать и о том, что один из показателей профессионализма – это умение понятно рассказать о своей работе даже ребенку. Она также советует отвечать на все вопросы, не выходящие за рамки нравственных норм, и не пытаться найти в них какой-то глубинный смысл (как правило, отрицательный). «Если вас спрашивают, есть ли у вас мечта, например, – ответьте, причем, чем проще, тем лучше, – говорит Ирина Руденко. – И отвечая на каждый вопрос, выдавайте именно ту долю информации, которую он подразумевает, помня, что собеседование – это не доверительная беседа, а достаточно формализованная процедура. Все ваши ответы будут приняты».

И последнее. Как говорит Анна Мухина, ни у одного профессионального HRа нет цели поиздеваться или самоутвердиться за ваш счет. А есть у него конкретная практическая цель – найти человека, наиболее соответствующего тем требованиям, которые предъявляет работодатель, какими бы странными они ни были.

16 основных HR-документов, которые нужны каждому отделу кадров

  1. Развитие карьеры
  2. 16 основных HR-документов, которые нужны каждому отделу кадров
Редакция Indeed

2 января 2021 г. включая вопросы, связанные с налогами, медицинское страхование, компенсации работникам и многое другое. Одним из важнейших аспектов открытия бизнеса, который часто упускают из виду, являются человеческие ресурсы.

Создание отдела кадров в вашей компании требует усилий и знаний и, в зависимости от размера и отрасли вашего бизнеса, может показаться непосильной задачей.В этой статье мы предоставим контрольный список спецификаций и элементов, которые вам необходимы, чтобы убедиться, что у вас есть надежная система управления персоналом.

Что такое отдел кадров?

Отдел кадров управляет сотрудниками компании, включая набор, увольнение, обучение и всю документацию, связанную с трудоустройством. Отдел кадров часто выполняет такие задачи, как просмотр резюме и заявлений, планирование и проведение собеседований, наем и адаптация сотрудников, ведение файлов сотрудников, а также контроль за справедливой практикой найма и безопасностью на рабочем месте в компании.Они также организуют политику льгот компании, такую ​​как страхование здоровья и жизни, пенсионные счета, заработная плата и время отпуска.

Связано с: Управление персоналом: определение и принцип работы

Зачем нужен отдел кадров

Основной интерес владельца бизнеса — его конечный результат, поэтому на первый взгляд он может подумать, что может сэкономить деньги, выполняя обязанности по управлению персоналом самостоятельно. . Они были бы очень неправы. Отдел кадров выходит далеко за рамки найма и увольнения сотрудников; на самом деле, одна из основных задач отдела кадров — обеспечить максимальную отдачу от своих сотрудников.

Другими словами, отдел кадров отвечает за поиск и найм людей, которые приносят компании больше денег, чем затраты на их найм. Отдел кадров также управляет всеми файлами сотрудников, активно нанимая сотрудников, обеспечивая соблюдение законодательства и многое другое, что гарантирует наличие специального отдела, работающего полный рабочий день.

Чем занимается отдел кадров?

Обязанности, выполняемые отделом кадров, включают: 

Подбор персонала

Подбор сотрудников включает в себя определение необходимости набора для каждого отдела, размещение должностных инструкций, проведение собеседований и отбор новых сотрудников. Эти задачи, как правило, возлагаются на отдел кадров.

Ввод в должность

Отдел кадров также разрабатывает графики ознакомительных занятий для вновь нанятых сотрудников, а также планы и графики процессов для них.

Помощь сотрудникам

Отдел кадров может также создавать и реализовывать полезные программы для сотрудников, включая личный отпуск, уход за детьми, поощрения за выдающиеся результаты и гибкий график.

Вознаграждения работникам

Отдел кадров информирует сотрудников о новостях и обновлениях, касающихся пожизненных, медицинских или пенсионных пособий, отвечает на вопросы и помогает с заявлениями или формами заявлений.

Выступать в качестве посредника

Отдел кадров может быть наиболее известен своими посредническими возможностями в случаях, когда для общения между сотрудниками или между сотрудниками и руководством требуется посредник. Они помогают максимально облегчить общение и разрешить конфликты для всех вовлеченных сторон.

Обучение и развитие

Этот отдел часто отвечает за организацию периодических учебных занятий, занятий или курсов, чтобы гарантировать, что весь персонал адекватно информирован и обучен таким вещам, как первая помощь, новое программное обеспечение и новые методологии в полевых условиях.

Конфиденциальность данных сотрудников

Конфиденциальная информация, такая как трудовые договоры, должностные инструкции и обязанности, дисциплинарные записи, записи посещаемости, отчеты о производительности и документы IRS, находится в ведении отдела кадров.

Соблюдение законодательства

Трудовое законодательство, включая перерывы, сверхурочные, заработную плату и дискриминацию, входит в сферу ответственности отдела кадров. Отдел кадров обязан информировать сотрудников о местных и федеральных законах для обеспечения их соблюдения.

Одним словом, отдел кадров защищает интересы, имидж и успех компании со всех сторон, обеспечивая соблюдение законов, выполняя административные обязанности и внедряя политики компании максимально эффективно.

См. также: Управление персоналом и его роль в поиске работы

Как построить отдел кадров

Ваш отдел кадров должен поддерживать и отражать желаемую культуру вашей компании. Выполните следующие действия, чтобы создать отдел кадров, соответствующий потребностям вашей компании:

1.Создайте свою культуру

Определите, какими должны быть культура и ценности вашей компании, четко указав, почему ваша компания существует, во что вы верите и что вы представляете для будущего компании. Вы можете спросить себя, почему квалифицированные специалисты предпочитают работать на вас и оставаться с вами, а не в другой компании. Используйте ответ на этот вопрос, чтобы сосредоточиться на раскрытии вашей основной культуры.

2. Сочетайте личность с компетенцией

Человек или люди, которых вы нанимаете для формирования вашей команды по управлению персоналом, должны понимать вашу желаемую культуру и даже вписываться в нее, оставаясь при этом в высшей степени профессиональными. Это уникальное сочетание необходимо для найма сотрудников, которые хорошо вписываются в культуру, а также обладают необходимым опытом и навыками для этой должности.

3. Четко определите, что вы ожидаете от отдела кадров

Как правило, ваш отдел кадров должен уметь справляться как с административными элементами, так и с элементами, ориентированными на людей. Некоторые компании могут найти эти качества в одном человеке, но большинство выбирает метод «разделяй и властвуй».

Они делают это, имея команду, в которой человек или люди, сильные в административной части, сосредоточены на соблюдении требований, процедурах и управлении, в то время как люди или люди, которые сильнее в ориентированной на людей стороне вещей, по-прежнему сосредоточены на наборе персонала , удержание и обучение.Независимо от своих повседневных обязанностей, каждый человек в команде HR должен обладать сильными коммуникативными навыками, чувством справедливости, дипломатичностью и четкой этикой.

Документы, необходимые для отдела кадров

Каждому, кто когда-либо работал, выдается справочник для сотрудников. Эти пакеты описывают почти любую конкретную политику и процедуру, которые вы можете себе представить. Предметы в справочнике компании обычно включают в себя:

  • 8

  • Организационная диаграмма

  • Укладки

  • Заявитель отслеживания системы

  • Структура заработной платы

  • Компенсация и льготы Обзор

  • Праздник

  • Заявление о миссии / Отчет о ценностях

  • Метрики производительности

  • Путешествия и расходы Отслеживание

  • Стандарты времени и посещаемости

  • Платья

  • Выходная политика

  • Обучение и разработка

  • 9

    выполняет больше информации и выполняет разнообразные задачи, чем любой другой отдел компании. Большинство отделов кадров выполняют эти обязанности с помощью нескольких технологических инструментов, таких как перечисленные ниже, чтобы сделать работу немного более управляемой:

    Информационные системы управления персоналом

    Для успешного управления огромным количеством информации, за которую они несут ответственность. сохраняя организованность и конфиденциальность, большинство отделов кадров используют комплексную систему управления человеческими ресурсами. Это программное обеспечение хранит данные, такие как учетные записи и документация сотрудников, отслеживает отпуск и личное время, управляет льготами сотрудников, регистрирует оценки производительности и получает доступ к записям о заработной плате.Это программное обеспечение может собирать данные и создавать исчерпывающие отчеты для целей аудита, что практически невозможно сделать вручную.

    Программное обеспечение для рекрутинга

    Программное обеспечение для рекрутинга используется для упрощения процесса найма нового персонала. Используя это программное обеспечение, HR-специалисты могут публиковать объявления о вакансиях, собирать заявки, управлять кандидатами и многое другое. Эти программные решения экономят время, а также устраняют необходимость отслеживать всю эту информацию вручную.

    Решения для повышения эффективности

    Когда руководители оценивают эффективность работы сотрудника, разрабатывается ряд целей и контрольных показателей, которые впоследствии отслеживаются в течение года специалистом по кадрам.HR может предоставить руководителям информацию и инструменты, которые помогут отслеживать прогресс сотрудников в течение этого периода и, таким образом, пересмотреть и скорректировать будущие цели.

    Услуги по расчету заработной платы

    Услуги по расчету заработной платы автоматически подсчитывают и обрабатывают платежные чеки, часы, отчисления, оплачиваемый отпуск и налоговые формы.

    Платформы управления льготами

    Эти решения могут делать больше, чем большинство доступных услуг по начислению заработной платы, с точки зрения администрирования и отслеживания выплат, пенсионных и страховых планов, компенсационного страхования работников и других специальных льгот, которые некоторые компании предлагают, например, тарифные планы со скидкой на телефон. , часы общественных работ и многое другое.

    Инструменты для вовлечения сотрудников

    Эти инструменты могут дать представление о том, что вы можете сделать, чтобы поддерживать вовлеченность ваших сотрудников. Программа отслеживает культуру вашей компании, позволяя вам признавать и вознаграждать ваших сотрудников, а также позволяет собирать анонимные отзывы от вашей команды, на которые вы сможете позже ссылаться при разработке улучшений своей культуры и операций.

    Цены и функции каждого решения зависят от размера и потребностей вашей компании.

    3 вещи, которые ваш отдел кадров должен (но, вероятно, не делает) делать

    Быстро! Чем сейчас занимается ваш отдел кадров? В зависимости от размера вашего персонала и вашей компании, они могут рекламировать открытые вакансии и нанимать новых сотрудников, нанимать новых сотрудников, управлять заработной платой и льготами, расследовать жалобы, составлять и контролировать политику компании, изменять формы статуса сотрудников, контролировать обучение персонала и разработка и многое-многое другое.

    Когда они так заняты, неудивительно, что сотрудники отдела кадров не видят леса за деревьями. У них нет ни времени, ни энергии, чтобы увидеть некоторые вещи, которые могли бы помочь им больше всего.

    Но тогда вы можете вмешаться. Внимательно посмотрите на свою компанию и посмотрите, сколько из этого ваш отдел кадров делает (или не делает) сейчас.

    1. Разделение ответственности

    Независимо от того, работаете ли вы в официальном отделе или нет, все в вашей компании участвуют в управлении персоналом — или должны им заниматься.

    Сотрудники должны быть достаточно мотивированы, чтобы хотеть преуспеть. Менеджеры должны глубоко инвестировать в развитие людей, которыми они руководят. Руководящая команда должна использовать таланты всего персонала для достижения целей компании. И ваш верный отдел кадров должен стоять за ними, указывая путь.

    Эта совместная ответственность не только частично снижает нагрузку на персонал, но и способствует вовлечению сотрудников и может вдохновить их на настоящую, сердечную ответственность за компанию.

    Кроме того, совместная работа в рамках консолидированной системы улучшает взаимодействие и позволяет всем сотрудникам компании быть в курсе происходящего.

    2. Консолидация систем для повышения эффективности

    Информация о заработной плате в одной компьютерной системе, основные данные о сотрудниках в другой системе и преимуществах в третьей: звучит знакомо?

    Хранение информации в разрозненных системах не только вынуждает какого-то бедного сотрудника отдела кадров вводить запросы и информацию сотрудника в несколько баз данных, но также требует, чтобы каждое изменение, сделанное за эти годы — модификации льгот, изменения адреса, корректировки налогов, повышение заработной платы — изготовлен в трех экземплярах.

    Помимо крайне неэффективного использования времени, многосистемные процессы могут практически гарантировать ошибки.

    Однако поместите всю свою информацию в одну унифицированную систему, и ваша команда сможет тратить намного меньше времени на рутинный ввод данных. И это дает им больше времени для работы над стратегией, которая может помочь развитию вашего бизнеса.

    3. Уделите больше времени своей кадровой стратегии

    Есть несколько способов дать вашему персоналу передышку.Некоторые компании предпочитают передавать некоторые из своих обязанностей по управлению персоналом другой компании. Но если у вас уже есть способный и полностью укомплектованный отдел кадров, вы можете просто усовершенствовать свои технологии, чтобы оптимизировать многочисленные функции.

    Независимо от того, что вы выберете, вы предоставите своим сотрудникам отдела кадров больше времени, чтобы применить свои знания и опыт для разработки стратегий, которые помогут вашей компании достичь своих целей.

    Имея больше времени, HR может сосредоточиться на общих планах для людей и процессов, таких как:

    • Разработка программ обучения, позволяющих сотрудникам раскрыть и превзойти свой потенциал
    • Мотивация персонала к совершенству
    • Разработка конкурентной компенсации
    • Методы поощрения и удержания лучших сотрудников
    • Передовой опыт измерения производительности
    • Создание планов преемственности

    Помните, технологии — ваш друг

    По данным Scientific American, мы покупаем новые сотовые телефоны примерно каждые два года. Разве HR-система вашей компании не заслуживает такого же внимания?

    Теперь понятно, что новая система управления персоналом стоит немного больше, чем новейший iPhone, но если она помогает вашей компании достичь своих бизнес-целей, разве она не должна быть важнее, чем устройство, позволяющее играть в Candy Crush?

    Новейшие системы управления человеческим капиталом (HCM) освобождают отделы кадров, утопающие в данных, путем консолидации HR-данных и процессов, таких как:

    • Управление персоналом
    • Функции самообслуживания сотрудников и менеджеров
    • Управление преимуществами и регистрация
    • Управление расчетом заработной платы
    • Налоговое соответствие
    • Отчетность и аналитика

    Кроме того, они работают через Интернет, поэтому ваши сотрудники могут получить к ним доступ в любое время и в любом месте, что становится все более важным по мере того, как мы становимся все более мобильными.

    Так что не сосредотачивайтесь на том, чем ваш отдел кадров не занимается, и помогите им понять, что они могли бы делать. Они будут вам благодарны.

    Избегайте ловушек HR и начните осваивать тактику, необходимую для ведения бизнеса без ошибок. Загрузите нашу бесплатную электронную книгу 7 самых частых ошибок HR и как их избежать.

    Что должен знать отдел кадров каждого стартапа

    Многие предприниматели и новаторы в стартапах и других относительно новых малых и средних предприятиях боятся человеческих ресурсов.

    Они рассматривают HR как медлительные винтики в корпоративной культуре и опасаются, что внедрение HR-элемента в их компанию замедлит инновации, ограничит гибкость и задушит дух свободного предпринимательства, который приходит с небольшим стартапом или малым и средним бизнесом.

    Но хотите верьте, хотите нет, но даже с совершенно новыми стартапами и малыми и средними предприятиями HR — невероятно важный элемент в структуре любой компании. Все они направлены на создание действенных процедур и политик, чтобы ваш бюджет работал, а ваши сотрудники были счастливы и чувствовали себя в безопасности.

    Для долголетия любого стартапа или малого и среднего бизнеса важно, чтобы процессы и политики управления персоналом были встроены в основу компании. Если эти методы игнорируются, часто будут тайно развиваться токсичные рабочие места, моральный дух будет падать все быстрее и быстрее, а удержание сотрудников будет падать вместе с ним.

    Компании, в которых работает хотя бы один сотрудник отдела кадров, лучше подходят для найма, обучения и удержания сотрудников.

    Ниже мы рассмотрим некоторые из первых шагов, которые должен предпринять любой новый отдел кадров.

    Создать справочник 

    Любой отдел кадров стартапа нуждается в справочнике компании, даже если вы работаете с небольшой командой. Это документ, который стартап или малый и средний бизнес выдает новым сотрудникам при их первой адаптации. Он устанавливает четкую, письменную структуру компании и гарантирует, что все члены команды находятся на одной волне.

    Справочник должен включать:

    • Вводные материалы: Этот раздел должен включать стандартные вступительные материалы, такие как пункт о добровольной занятости, заявление о конфликте интересов, заявление о равных возможностях трудоустройства, заявление о конфиденциальности и другие важные сведения о структуре управления и офисной информации.
    • Пособия: К ним относятся медицинское страхование, страхование по инвалидности, пенсионные планы, 401s, PTO и другие льготы.
    • Политика компании и кодекс поведения: Независимо от того, действуют ли в стартапе строгие правила или нет, важно установить кодекс поведения, который включает политику против дискриминации и преследований. В вашем кодексе поведения также должно быть указано, какие дисциплинарные меры будут приняты в случае нарушения процедуры.
    • Аварийные процедуры: Должны быть включены политики и процедуры компании во время чрезвычайных ситуаций.
    • Важные номера телефонов/политика связи: Необходимо указать контактную информацию для начальства и установить ожидания в отношении каналов связи, таких как электронная почта и социальные сети.
    • Любая другая важная информация  

    Создание норм компании

    У стартапов есть уникальное преимущество в их небольшом размере и молодом возрасте — у них есть свобода и гибкость для разработки новой и свежей корпоративной культуры. Бодрящая корпоративная культура даст сотрудникам чувство цели в работе, но негативная культура быстро приведет к истощению удержания сотрудников.

    Независимо от того, намерена ли компания развивать культуру или нет, она неизбежно будет развиваться. Чтобы развить позитивную культуру, лучше всего, чтобы стартапы начали влиять на нее через HR-персонал.

    HR должен иметь четкое представление о том, чего хочет достичь руководство компании в области культуры и философии, а затем внедрять стратегии для достижения этой философии посредством практики найма, мероприятий по вовлечению сотрудников и других политик.

    Выберите преимущества

    Чем лучше льготы по трудоустройству, тем лучше стартап может привлечь высококлассных специалистов.Glassdoor обнаружил, что 57% сотрудников считают льготы одним из самых важных факторов при принятии решения о приеме на работу.

    Медицинское страхование является первоочередной задачей для большинства работников, так что это хорошее начало. Хотя это не требуется, если у вас менее 50 сотрудников, если в вашем стартапе 50 или более штатных сотрудников, по закону вы обязаны предоставить его в соответствии с Законом о доступном медицинском обслуживании.

    Многие стартапы любят использовать свою гибкость и опрашивать своих сотрудников на предмет предпочтений.Некоторые предоставляют абонементы в тренажерный зал, дополнительный отпуск или помощь в получении студенческого кредита.

    Конкурентоспособные ставки за оплачиваемый отпуск — еще один отличный компенсационный пакет.

    Некоторые другие льготы, которые стартапы должны предоставлять по закону, включают пособия по социальному обеспечению, федеральное страхование по безработице и Medicare.

    Развивайте свою команду с полной платежной ведомостью 

    Не знаете, как задействовать человеческие ресурсы в стартапе или малом и среднем бизнесе? Почему бы не обратиться к компании, которая признает, что люди больше , чем просто ресурсы?

    Мы применяем инновационные решения в области расчета заработной платы и управления персоналом, предлагаем лучшие в отрасли инструменты управления персоналом и предоставляем ряд опций, специально предназначенных для стартапов любого размера.

    Почему отдел кадров важен

    Роль отдела кадров перешла от традиционного «найма и увольнения» к углубленной позиции, сосредоточившись на другом аспекте компании, таком как забота о вовлеченности сотрудников.

    Не каждая компания понимает или ценит свой отдел кадров. Специалисты по кадрам – источник жизненной силы компании, потому что их работа – обеспечить максимальную отдачу от своих сотрудников.Другими словами, отдел кадров должен обеспечить высокую отдачу от инвестиций бизнеса в своих сотрудников.

    В этой статье мы перечисляем некоторые причины, по которым отдел кадров важен для любой компании.

    Процессы найма

    Одна из причин, по которой отдел кадров важен, заключается в том, что он заботится о потребностях компании в наборе персонала. Подбор сотрудников, который включает в себя собеседование и отбор новых сотрудников, обычно является обязанностью отдела кадров.

    Это также включает определение того, когда найм необходим в каждом отделе, а также является ли наем выгодой для компании. При найме новых сотрудников отдел кадров не просто просматривает резюме кандидатов, он также должен провести с ними собеседование и убедиться, что потенциальные кандидаты соответствуют культуре компании. Затем им нужно зарегистрировать их в своей ATS (система отслеживания кандидатов) и тому подобное.

    Вот руководство о том, как нанимать сотрудников, отвечающих культурным требованиям.

    Адаптация нового сотрудника

    Помимо процесса поиска потенциальных кандидатов, работа отдела кадров не останавливается на достигнутом. Они также заботятся о вновь нанятых сотрудниках и планируют и планируют вводные процессы для них.

    Отличный вводной курс или адаптация помогут вашему новому сотруднику освоиться и избежать проблем на рабочем месте в будущем.

    Повысьте вовлеченность сотрудников менее чем за две минуты

    Начните бесплатно уже сегодня.

    Бесплатная регистрация

    Помните, что хороший процесс введения в должность может быть утомительным в планировании, но когда он тщательно продуман, он помогает компании в долгосрочной перспективе, поскольку новый сотрудник легче и даже быстрее адаптируется к своему собственному рабочему процессу.

    Мы написали статью о том, как улучшить процесс введения сотрудников в должность, в которой подробно рассматривается эта тема.

    Держите сотрудников на земле

    Отдел кадров не сидит без дела после найма и адаптации новых сотрудников к их ролям и обязанностям.

    Они постоянно работают над улучшением качества трудовой жизни, создавая и внедряя программы и политики, такие как личный и ежегодный отпуск, услуги по уходу за детьми и другие различные возможности поощрения.

    Их работа заключается в том, чтобы сотрудникам не было трудно прийти на работу только потому, что их постоянная няня заболела или сейчас школьные каникулы, и никто не может присмотреть за их детьми.

    Несмотря на то, что это семейные проблемы сотрудников, когда сотрудникам предоставляется выбор и выбор, они с легкостью приходят на работу; особенно когда они знают, что их работодатели беспокоятся о них как о личности.

    «Когда люди идут на работу, они не должны оставлять свое сердце дома».

    – Бетти Бендер

    Управление персоналом

    Еще одна причина, по которой отдел кадров важен, заключается в том, что именно они поддерживают сотрудников на земле, поддерживая удовлетворенность сотрудников, вовлеченность в работу и даже поддерживая атмосферу на рабочем месте. Вы можете найти простые и эффективные идеи вовлечения сотрудников, которые помогут вашей компании вовлечь сотрудников.

    Как упоминалось ранее, отдел кадров заботится о льготах и ​​поощрениях сотрудников. К льготам для сотрудников относятся предложение и обработка заявлений и бланков заявлений.

    Давайте не будем забывать информировать сотрудников о новой информации или доступных им программах; независимо от того, является ли это информацией внутренней или не связанной с компанией. Отдел кадров также всегда рядом, чтобы помочь ответить на вопросы сотрудников, которые могут возникнуть у них о ее льготах или поощрениях.

    «Посредник»

    К кому бы вы обратились, если возникла проблема, требующая внимания? Явно отдел кадров! Иногда они выступают в роли «посредников» между руководством и сотрудниками или даже между самими работниками.

    Они разрешают конфликты (возможно, быстро!) и улаживают споры, возникающие на рабочем месте.

    «Человеческие ресурсы — это не то, чем мы занимаемся. Это то, что управляет нашим бизнесом».

    – Стив Винн

    Обучение и развитие

    Обучение и развитие — один из способов повышения вовлеченности сотрудников компании.Продолжение обучения штатных сотрудников и постоянное повышение их квалификации и знаний является обязанностью отдела кадров.

    Постоянное обучение сотрудников жизненно важно для компании, чтобы поддерживать свой уровень профессионализма и навыков.

    Департамент обычно находит или создает различные виды обучения и занятий, например, курсы по оказанию первой помощи или занятия по программному обеспечению, чтобы обеспечить надлежащее образование своих сотрудников. Сотрудники и даже руководство время от времени нуждаются в курсах повышения квалификации.

    Отдел кадров работает в сотрудничестве с другими отделами для достижения целей и поддержания стандартов компании и ее ценности.

    Оформление документов

    Как многие из нас уже знают об этом, отдел кадров следит за базой данных сотрудников, которая включает всю необходимую компании информацию о каждом сотруднике. Личная и конфиденциальная информация, такая как контракт сотрудника, должностные обязанности, дисциплинарные записи и оценки эффективности, находятся в ведении отдела кадров.

    Это одна из причин, почему отдел кадров важен, поскольку информация о сотрудниках всегда доступна по мере необходимости.

    Соблюдение законодательства

    Соблюдение законодательства относится к различным законам о труде, за которые отвечает отдел кадров. Это включает в себя информирование (или напоминание!) всех сотрудников о законах профсоюза и штата о такой информации, как время перерыва, обед, сверхурочная работа, минимальная заработная плата и даже все виды дискриминации.

    Отдел кадров держит компанию в курсе любых изменений в законодательстве и постановлениях бизнеса и правительства, если это необходимо.

    Связи с общественностью

    Построение связей с общественностью является частью становления компании как конкурента в своей области.

    Отдел кадров играет активную роль в построении связей с общественностью, организуя деловые встречи, семинары и официальные встречи, чтобы помочь в создании компании с другими предприятиями и целевым рынком.

    Корпоративный имидж

    Еще одна причина важности отдела кадров заключается в том, что он заботится о корпоративном имидже компании. Они несут ответственность за то, чтобы все сотрудники знали ценности компании и поддерживали их.

    Отдел кадров защищает интересы, имидж и успех компании всеми возможными способами, соблюдая различные законы, выполняя административные процессы и создавая политики наиболее экономичным способом.

    «Если вы хотите строить бизнес, стройте людей».

    – Домовой Мудрый

    Вкратце

    Отдел кадров компании отвечает за создание, внедрение и контроль политик между сотрудниками и управленческой командой компании. Роль отдела кадров в компании влияет на все аспекты бизнеса, потому что человеческие ресурсы поддерживают сотрудников, а сотрудники — ваш самый важный ресурс.

    Итак, теперь, когда вы еще лучше понимаете важность отдела кадров, почему бы не пригласить их на ужин, чтобы сказать «Спасибо» за всю тяжелую работу, которую они проделали.

    Удачи!

    Ключевые функции отдела кадров | Малый бизнес

    Автор: Лиза Муни Обновлено 28 января 2019 г.

    Отдел кадров выполняет множество необходимых функций вашего бизнеса. Он играет важную роль в обеспечении соблюдения трудового законодательства, ведении учета, найме и обучении, компенсации, помощи в отношениях и помощи в решении конкретных вопросов производительности. Эти функции имеют решающее значение, поскольку без выполнения этих функций ваша компания не сможет удовлетворить основные потребности руководства и персонала.

    Совет

    Ключевые функции отдела кадров включают соблюдение трудового законодательства, подбор персонала, обучение и развитие персонала, начисление заработной платы, ведение документации и отношения с сотрудниками.

    Обеспечение соблюдения трудового законодательства

    Одной из основных обязанностей отдела кадров вашей компании является обеспечение того, чтобы бизнес работал в соответствии со всеми трудовыми законами. Департамент должен знать и соблюдать особый набор правил штата, регулирующих трудовые отношения.Сюда входят такие вопросы, как количество перерывов в расчете на количество отработанных часов, а также количество часов и возраст, в котором человек может быть принят на работу.

    Подбор и обучение

    Подбор и обучение новых сотрудников является основной обязанностью отдела кадров. Эта часть работы часто влечет за собой объявление открытых вакансий, собеседования и прием на работу кандидатов, а также выделение часов, посвященных обучению новых сотрудников. Отдел кадров часто публикует учебные материалы, включая справочники, подробно описывающие все аспекты работы.

    Ведение учета и соблюдение налогового законодательства

    Отдел кадров отвечает за ведение учета в бизнесе. Согласно IRS, ваша компания должна вести учет доходов, расходов, покупок и резюме деловых операций. Отдел кадров также должен, конечно, вести записи сотрудников, включая их индивидуальные налоговые формы. Бизнес-лицензия компании, статистика запасов, страховые записи и вся другая соответствующая бизнес-информация также должны быть в файле.

    Заработная плата и льготы

    Выплата заработной платы входит в обязанности отдела кадров. В то время как расчет заработной платы часто существует как отдельное подразделение в крупных компаниях, в малых предприятиях он обычно обрабатывается небольшим персоналом отдела кадров. Медицинские льготы также обрабатываются отделом кадров.

    Отношения между работодателем и работниками

    Еще одной ключевой функцией отдела кадров является управление отношениями с работниками.Когда возникает спор или недопонимание между сотрудниками или между сотрудниками и менеджером, именно сотрудники отдела кадров выступают посредниками в ситуации. Сотрудникам рекомендуется доводить проблемы взаимоотношений до сведения персонала отдела кадров для их решения.

    Планы повышения производительности сотрудников

    Отдел кадров часто играет важную роль в разработке планов повышения производительности, обычно называемых PIP. В общем, это письменные предложения, призванные помочь испытывающим трудности сотрудникам улучшить свою работу, чтобы поднять ее до определенного уровня ожиданий компании.PIP может включать описание поведения или производительности, которые требуют внимания, цели, которые необходимо выполнить в течение определенного периода времени, план выполнения улучшения вместе с ресурсами поддержки и подробные последствия, если улучшение не произойдет.

    Десять причин важности отдела кадров | Малый бизнес

    Рут Мэйхью Обновлено 31 января 2019 г.

    Как для малых предприятий, так и для крупных конгломератов отдел кадров может быть полезен гораздо больше, чем просто обработка платежной ведомости или проведение открытого сезона регистрации раз в год. Человеческие ресурсы играют важную роль в разработке стратегии компании, а также в управлении деятельностью организации, ориентированной на сотрудников.

    Стоимость человеческого капитала

    Важно иметь внутреннюю службу управления персоналом. Штатный сотрудник отдела кадров или эксперт по кадрам в штате может улучшить понимание того, насколько важен человеческий капитал для итоговой прибыли компании. Для малого бизнеса, в частности, человеческий капитал имеет решающее значение, потому что во многих небольших фирмах есть сотрудники, которые выполняют кросс-функциональные обязанности.При меньшем количестве сотрудников, если уходит хотя бы один человек, у компании остается огромный пробел, который необходимо заполнить, и потенциальная угроза прибыльности компании.

    Управление бизнес-бюджетом

    Отдел кадров сдерживает чрезмерные расходы за счет разработки методов сокращения расходов на управление персоналом, включая переговоры о более выгодных ставках на такие льготы, как медицинское страхование. Кроме того, отдел кадров обеспечивает конкурентоспособное и реалистичное установление заработной платы на основе изучения рынка труда, тенденций занятости и анализа заработной платы в зависимости от должностных функций.Поскольку некоторые малые предприятия имеют бюджетные ограничения, эта функция управления персоналом особенно полезна.

    Разрешение конфликтов между сотрудниками

    Конфликты на рабочем месте неизбежны, учитывая разнообразие личностей, стилей работы, опыта и опыта сотрудников. Менеджер по персоналу или штатный сотрудник, специально обученный для решения вопросов взаимоотношений с сотрудниками, может выявить и разрешить конфликт между двумя сотрудниками или менеджером и сотрудником и восстановить позитивные рабочие отношения.

    Обучение и развитие

    Отдел кадров проводит оценку потребностей текущего персонала организации для определения типа обучения и повышения квалификации сотрудников, необходимых для улучшения навыков и квалификации. Компании на начальных этапах или на этапах роста могут извлечь выгоду из определения потребностей в обучении существующего персонала. Это намного дешевле, чем затраты на наем дополнительного персонала или более квалифицированных кандидатов. Кроме того, эта стратегия также может снизить текучесть кадров и улучшить удержание сотрудников.

    Повышение удовлетворенности сотрудников

    На специалистов по кадрам обычно возлагается ответственность за определение уровня удовлетворенности сотрудников — часто в лучшем случае неоднозначное измерение. Благодаря тщательно разработанным опросам сотрудников, фокус-группам и стратегии выходных интервью отдел кадров определяет, что лежит в основе неудовлетворенности сотрудников, и решает эти проблемы, чтобы мотивировать сотрудников.

    Экономия затрат на персонал

    Затраты на наем новых или замещающих работников, включая обучение и ввод в эксплуатацию, могут быть непомерно высокими для работодателей, особенно для малого бизнеса. Благодаря хорошо организованному процессу найма и отбора кадровая служба может свести к минимуму расходы на рекламу объявлений о вакансиях, обучение новых сотрудников и зачисление новых сотрудников в программы льгот.

    Повышение эффективности работы сотрудников

    Отдел кадров разрабатывает системы управления эффективностью. Без сотрудника отдела кадров, который составит план измерения производительности, сотрудники могут оказаться на работе, которая не соответствует их навыкам и опыту.Кроме того, сотрудники, чья производительность ниже ожиданий работодателя, могут продолжать получать заработную плату, тем самым создавая пустую трату денег на низкоэффективных сотрудников.

    Поддержание успеха в бизнесе

    Благодаря планированию преемственности, которое развивается человеческими ресурсами, компания определяет сотрудников с обещаниями и необходимыми способностями, чтобы в конечном итоге перейти на руководящие должности в компании. Это важная функция, поскольку она может гарантировать стабильность и будущий успех организации.

    Улучшение корпоративного имиджа

    Предприятия хотят, чтобы их называли «предпочтительным работодателем». Предпочтительными работодателями являются компании, которые получают признание за то, как они относятся к сотрудникам; это компании, в которых люди хотят работать. Стать предпочтительным работодателем означает, что человеческие ресурсы балансируют между набором наиболее квалифицированных кандидатов, отбором наиболее подходящих кандидатов и удержанием наиболее талантливых сотрудников.

    Неизменные принципы ведения бизнеса

    Управление персоналом обеспечивает соблюдение сотрудниками философии и принципов ведения бизнеса компании.С точки зрения малого бизнеса создание сплоченной рабочей среды является обязательным условием. Первая возможность, которую отдел кадров должен сделать для этого, — это мудрые решения о найме, определяющие желаемые профессиональные качества, а также программы ориентации и адаптации.

    Что каждый отдел кадров должен знать о внутренних коммуникациях

    Что каждый отдел кадров должен знать о внутренних коммуникациях

    Как специалист по кадрам, уверены ли вы в своей коммуникационной стратегии для передачи новостей и информации, затрагивающих сотрудников? Внутренняя коммуникация — это обмен информацией между различными частями организации.Когда нет стратегии внутренней коммуникации, важная информация теряется.

    Зачем инвестировать в сильную стратегию внутренних коммуникаций?

    Эффективная стратегия внутренней коммуникации имеет много преимуществ, в том числе:

    • Завоевать доверие сотрудников отдела кадров и высшего руководства за счет активного обмена информацией и повышения прозрачности.
    • Увеличьте заинтересованность сотрудников в новых программах, инициативах и изменениях.
    • Снизить риск, ознакомив сотрудников с политикой и рекомендациями компании.
    • Повысить осведомленность сотрудников о преимуществах, стимулируя их использование.
    • Согласуйте сотрудников с организационными целями, поделившись планами и стратегиями.

    Три элемента эффективного плана внутренних коммуникаций
    1.       Информирует сотрудников об общей картине

    Сотрудники часто жалуются на то, что их не информируют об изменениях и стратегическом планировании, происходящих на более высоких уровнях. Руководство может считать само собой разумеющимся, что те, кому необходимо знать, информируются.Когда сотрудники на всех уровнях инвестируют в стратегическое направление своей компании, они могут лучше сотрудничать с командами и коллегами, которые нуждаются в их поддержке.

    Простой обмен ежемесячными или ежеквартальными новостями о деятельности и целях компании демонстрирует уважение к сотрудникам как заинтересованным сторонам и помогает им лучше выполнять свою работу.

    1.       Включает контур обратной связи

    Считают ли сотрудники, что они имеют право голоса перед высшим руководством? Если нет, ваш план внутренней коммуникации может помочь.

    У сотрудников должны быть четкие возможности для обмена отзывами и идеями. И лидеры должны показать, что они активно слушают. Запрашивание обратной связи без учета мнения сотрудников подрывает доверие.

    Получив отзыв, поделитесь результатами и влиянием. Если решения противоречат общему смыслу обратной связи, не обходите стороной проблему. Сообщите сотрудникам, что вы серьезно относитесь к их мнению, и объясните причины своих решений.

    1.       Используется несколько каналов связи

    Информационная перегрузка реальна.Если вся ваша стратегия состоит в отправке электронных писем, люди упустят важную информацию.

    Не прекращайте отправлять электронные письма, но добавляйте обновления в свой ежеквартальный информационный бюллетень, интранет или справочник для сотрудников. Убедитесь, что ваш справочник легко доступен во время ознакомительного обучения. Сотрудники должны иметь возможность искать и находить политики в любое время, когда у них возникают вопросы.

    Прежде чем решать более деликатные вопросы, сотрудники оценят возможность обсудить и задать вопросы на собрании в мэрии или на собрании коричневой сумки.

    Убедитесь, что ваша работа достигает своей аудитории

    Не существует единственно правильного способа управления внутренними коммуникациями. Средние и крупные компании часто имеют специальный персонал для внутренних коммуникаций отдельно от отдела кадров. Независимо от того, возлагается ли эта работа на HR или на другую команду, убедитесь, что вы четко доносите информацию при развертывании новых HR-инициатив.

    Вся тяжелая работа, связанная с управлением льготами, отпусками, творческими отпусками и обязательствами, может провалиться, если сотрудники не понимают или не знают о них.Когда отделы кадров стратегически подходят к внутренним коммуникациям, их работа по поддержке сотрудников может иметь более сильное влияние.

     

    Ищете интеллектуальных партнеров, чтобы убедиться, что ваши сотрудники получают необходимую им информацию? Наши консультанты по управлению персоналом могут предоставить информацию и экспертные знания, адаптированные для вашей компании: [email protected]