Содержание

Должностная инструкция офис-менеджера: образец, пример, положения

Различные категории офис-менеджеров могут относиться к категории руководителей среднего звена, выполнять кадровые и управленческие функции, осуществлять управление определенным направлением деятельности компании.

Полный спектр обязанностей, которые входят в компетенцию менеджера, фиксируется в должностной инструкции. Этот документ кадрового делопроизводство оформляется непосредственно при трудоустройстве сотрудника в организацию.

Общие сведения о документе

Менеджеры являются основой управленческого аппарата любой компании, обеспечивают связь между руководством и рядовыми сотрудниками. Эта должность характеризуется универсальностью функций – менеджер может осуществлять обязанности секретаря, завхоза, кадровика, специалиста по приему посетителей и клиентов, руководителя структурных подразделений ООО и даже иногда бухгалтера.

Менеджер входит в управленческий штат, его рабочее место, как правило, находится непосредственно в центральном офисе предприятия.

Соответственно, с работой в офисе будет связаны права, обязанности и полномочия, которые будут отражены в должностной инструкции.

Суть и цель

Цель составления должностной инструкции заключается в максимально подробном описании прав и обязанностей, которыми наделяется сотрудник на все время работы. При составлении инструкции учитываются следующие правила:

  • в содержание ДИ включается общий и индивидуальный блок пунктов – в первой части будут указаны положения, которые распространяются на всех сотрудников компании, тогда как вторая часть будет описывать специальные требования к должности;
  • должностная инструкция сохраняет свое действие на весь период работы – любые изменения в ДИ допускаются только по соглашению сторон, либо при смене должности или рабочего места;
  • даже для смежных должностей менеджеров положения инструкции могут отличаться – это зависит от условий трудового договора, перечня выполняемых полномочий и направления деятельности.

При оформлении на работу издается распорядительный приказ, после чего подписывается трудовой контракт. На основании этих документов будет разработана должностная инструкция офис-менеджера, а ее экземпляр будет храниться в личном деле.

При отсутствии должностной инструкции неизбежно возникнут спорные вопросы при определении функциональных обязанностей, привлечении к дисциплинарной ответственности, взыскании материального ущерба.

Какими нормативными актами регулируется

На законодательном уровне не утверждены нормативные требования к должностной инструкции офис-менеджера. Поэтому подлежат применению общие и специальные нормы ТК РФ, а также локальные акты и положения.

Нередко на предприятии сразу утверждаются типовые бланки инструкций для всех категорий специалистов, однако при трудоустройстве конкретного сотрудника  ДИ должна быть индивидуализирована.

Виды

В зависимости от сферы деятельности предприятия и возложенных функций, могут оформляться инструкции для следующих категорий офис-менеджеров:

  • кадровые менеджеры – осуществляют полномочия по оформлению кадровой документации, ведению документооборота, прием и увольнение сотрудников, и т. д.;
  • менеджер по работе с клиентами – в обязанности входит прием звонков и входящих обращений от клиентов, урегулирование спорных вопросов, запись на прием к профильным специалистам;
  • менеджер по продажам — поиск контрагентов и реализация продукции, оформление договорной и сопроводительной документации, сопровождение переговоров;
  • менеджер по логистике
    – обеспечение транспортных нужд предприятия, доставка продукции до структурных подразделений, и т.д.;
  • менеджер по связям с общественностью – представляет интересы компании в СМИ, при публикации информационных статей и рекламных сообщений.

Нередко должность менеджера может включаться часть перечисленных функций, либо вовсе носить универсальный и комбинированный характер.

Кто составляет и где используется

Бланк должностной инструкции заполняет представитель работодателя — как правило, это входит в обязанности специалиста кадровой службы. После подписания трудового договора и составления инструкции, менеджер должен ознакомиться с ее содержанием под подпись. После оформления, по одному экземпляру инструкции передается работнику и работодателю.

Применение должностной инструкции связано со следующими обстоятельствами:

  • определение пределов компетенции менеджера при взаимодействии с подчиненными и руководством;
  • определение обязанностей, за исполнение которых будет отвечать офис-менеджер;
  • требования к режиму и дисциплине труда, в том числе по специальному графику;
  • основания для привлечения к дисциплинарной и материальной ответственности.

Если между сторонами возникнет трудовой спор с передачей дела в суд, должностная инструкция будет использоваться как доказательство.

Офис-менеджер и помощник директора — должностная инструкция для этих профессий рассмотрена в видео ниже:

Положения должностной инструкции офис-менеджера

В содержании ДИ офис-менеджера нужно указать следующие пункты:

  • дата и место составления документа;
  • сведения о работодателе и сотруднике;
  • требования к квалификации, опыту работы и навыкам гражданина, принимаемого на должность офис-менеджера;
  • описание рабочего места и основных трудовых функций;
  • порядок выплаты денежного вознаграждения;
  • условия и гарантии за работу вне места расположения основного офиса предприятия;
  • перечень прав и обязанностей менеджера, пределы его компетенции и полномочий;
  • режим рабочего времени, требования к дисциплине труда;
  • условия безопасности и охраны труда, которые гарантируются работодателем;
  • основания для привлечения к ответственности за неисполнение должностных обязанностей.

После оформления должностной инструкции с конкретным менеджером не должно возникать спорных вопросов относительно разграничения полномочий и обязанностей с другими специалистами.

В содержании инструкции не обязательно отражать правила внутреннего трудового распорядка, если офис-менеджер знакомился с ними под роспись при приеме на работу.

Однако для отдельных категорий специалистов могут вводиться отступления от стандартного графика рабочего времени и условий труда. Например, для обеспечения круглосуточного приема звонков от клиентов и потребителей, может устанавливаться посменный режим работы с выплатой компенсации за ночное время.

Среди профессиональных и деловых навыков, которые предъявляются к менеджеру, отмечается опыт работы, умение работать в основных программных продуктах на ПК, знание основ делопроизводства и кадров. Специальных требований к образованию, как правило, не установлено, однако для отдельных направлений деятельности такой пункт может предусматриваться в ДИ (например, при работе офис-менеджером в финансовой организации).

Подчиняется офис-менеджер непосредственно руководителю предприятия. Условиями инструкции пожжет предусматриваться штат сотрудников, которые по роду деятельности подчиняются менеджеру. Как правило, это штат работников, связанный с обеспечением организационно-хозяйственных функций компании.

Пример ДИ ОФ-секретаря можно скачать здесь, а кадровика — тут.

Образец ДИ офис-менеджера-секретаря

Образец ДИ офис-менеджера-кадровика

Должностная инструкция офис-менеджера 2021

 

[организационно-правовая форма,
наименование организации, предприятия]

Утверждаю

[должность, подпись, Ф. И. О. руководителя или иного
должностного лица, уполномоченного утверждать
должностную инструкцию]

[число, месяц, год]

М. П.

 

Должностная инструкция
офис-менеджера [наименование организации, предприятия и т.  п.]

 

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

 

1. Общие положения

 

1.1. Офис-менеджер относится к категории специалистов предприятия, подчиняется непосредственно генеральному директору.

1.2. На должность офис-менеджера назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее профессиональное образование и стаж работы не менее 2-х лет по специальности или по смежным специальностям (секретарь, делопроизводитель, инспектор, референт и т. п.).

1.3. Назначение на должность и освобождение от нее производится приказом генерального директора по представлению руководителя службы по работе с персоналом.

1.4. В своей деятельности офис-менеджер руководствуется:

– действующим законодательством РФ;

– Уставом предприятия;

– Положением о функциональных службах предприятия;

– правилами трудового распорядка;

– приказами, распоряжениями, указаниями руководства предприятия;

– нормативно-методическими материалами;

– настоящей должностной инструкцией.

1.5. Офис-менеджер должен знать:

– структуру организации, направления ее деятельности, распределение обязанностей между заместителями руководителя, функции и направления деятельности структурных подразделений предприятия, основные организации-партнеры и их руководителей;

– организацию делопроизводства, схемы документооборота;

– порядок прохождения и порядок контроля за прохождением служебных документов;

– государственные стандарты по оформлению управленческих, организационно-распорядительных документов;

– инструкцию по делопроизводству, систему первичного кадрового учета;

– правила эксплуатации организационной и вычислительной техники;

– деловой этикет, правила делового общения, служебную субординацию, правила ведения телефонных переговоров;

– правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;

– [вписать нужное].

1.6. Офис-менеджер должен уметь:

– составлять деловые письма, проекты приказов, распорядительных документов, вести протоколы, вести кадровый учет рабочего времени;

– редактировать тексты, выполнять корректорскую правку;

– вести деловые переговоры;

– пользоваться средствами связи, возможностями интернета, организационной, множительной техникой;

– работать на компьютере в среде WINDOWS, WORD, EXCEL, COTUS;

1. 7. Во время отсутствия офис-менеджера его замещает [вписать нужное] или другое должностное лицо, назначенное генеральным директором.

 

2. Основные обязанности

 

2.1. Ежедневно в установленные сроки получает и просматривает документы, проводит их регистрацию, направляет исполнителям; выбирает документы, требующие немедленного рассмотрения, докладывает о них генеральному директору, представляя проекты резолюций.

2.2. Ведет оперативный учет прохождения документов и ежедневно контролирует сроки исполнения документов и устных поручений генерального директора руководителями структурных подразделений.

2.3. Готовит по поручению генерального директора проекты документов, обеспечивает согласование проектов с руководителями подразделений; готовит и оформляет управленческо-распорядительные документы.

2.4. Осуществляет и контролирует документооборот между офисом и подразделениями. По поручению генерального директора осуществляет документооборот между предприятием (офисом) и другими организациями, органами, учреждениями (налоговая служба, пожарная инспекция и т.  п.).

При возникновении вопросов, требующих решения, незамедлительно сообщает генеральному директору.

2.5. Ведет делопроизводство, обеспечивает сохранность документации, формирует дела и передает их на архивное хранение, готовит к уничтожению.

2.6. Производит регистрацию и ведет учет договоров. По поручению генерального директора готовит справки по исполнению договоров.

2.7. В отсутствие менеджеров ведет прием клиентов в офисе с последующей передачей дела непосредственным исполнителям, менеджерам.

2.8. Ведет учет, выписывает доверенности, принимает отчеты доверенных лиц.

2.9. Ежедневно ведет табель учета рабочего времени работников офиса или лиц, определенных распоряжением руководителя, оформляет командировочные документы.

2.10. По поручению генерального директора ведет кадровый учет, оформляет прием и увольнение, отпуска, больничные работников офиса.

2.11. Участвует в совещаниях, созываемых генеральным директором, организует их техническое обслуживание.

2.12. Обеспечивает рассылку, ознакомление, учет и хранение приказов и распоряжений.

2.13. Своевременно пополняет необходимые офису запасы канцелярских принадлежностей и расходных материалов.

2.14. Выполняет отдельные (разовые) поручения генерального директора, связанные с деятельностью фирмы.

2.15. Офис-менеджер, выполняя возложенные на него функции, обязан:

– сохранять конфиденциальность информации;

– своевременно выполнять распоряжения руководства;

– соблюдать правила и сроки подготовки документов;

– обеспечивать сохранность документов;

– соблюдать правила и нормы делового общения, служебную субординацию, придерживаться корректного и доброжелательного стиля общения с коллегами и клиентами.

 

3. Права

 

Офис-менеджер имеет право:

3.1. Обращаться к руководителям подразделений предприятия за информацией по подготовке, исполнению документов.

3.2. Требовать от исполнителей доработки документов, если они подготовлены с нарушением установленных норм, правил, стандартов.

3.3. Самостоятельно решать вопросы, связанные с незапланированными посещениями клиентов, партнеров, иных посетителей офиса, телефонными звонками.

3.4. Вносить предложения, направленные на оптимизацию документооборота и делопроизводства.

3.5. Требовать соблюдения своих трудовых прав и обязанностей, установленных трудовым договором и законодательством РФ.

 

4. Ответственность

 

Офис-менеджер несет персональную ответственность за:

4.1. Нарушение действующего законодательства РФ при подготовке документов.

4.2. Сохранение конфиденциальности информации.

4.3. Неиспользование предоставленных прав, нарушение служебной субординации, некачественное, несвоевременное исполнение обязанностей.

4.4. Нарушение правил трудового распорядка, производственной дисциплины.

4.5. Необеспечение сохранности документов и вверенных материальных ценностей.

4.6. Неправомерное использование предоставленных прав, использование коммерческой информации в личных целях.

 

Должностная инструкция может быть изменена, дополнена приказом генерального директора.

 

С инструкцией ознакомлен:

 

[подпись] /[расшифровка подписи]/

[число, месяц, год]

 

Должностная инструкция офис-менеджера – Gostost.ru

Администрация

I. Общие положения

1.1. Офис-менеджер относится к категории специалистов.

1.2. На должность офис-менеджера назначается лицо, имеющее высшее образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее специальное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

1.3. Офис-менеджер назначается и освобождается от должности приказом Генерального директора.

1.4. Офис-менеджер должен знать:

  • постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности предприятия;
  • положения, инструкции, иные нормативные документы по ведению делопроизводства;
  • структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;
  • устав предприятия;
  • организацию делопроизводства, в том числе знание электронного документооборота;
  • методы оформления и обработки документов;
  • стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
  • основы этики и эстетики;
  • правила делового общения;
  • основы законодательства о труде;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;
  • стандарты менеджмента качества предприятия.

1.5. Офис-менеджер непосредственно подчиняется старшему офис-менеджеру.

1.6. Во время длительного отсутствия офис-менеджера его обязанности выполняет сотрудник, назначенный старшим офис-менеджером.

1.7. Офис-менеджер может быть уволен:

  • по личному заявлению;
  • по инициативе администрации.

II. Должностные обязанности

Офис-менеджер:

2.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя и структурных подразделений.

2.2. Принимает заявки на приобретение различных материалов, необходимых для жизнедеятельности офиса, а также выполняет самостоятельное приобретение товаров.

2.3. Выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

2.4. Заказ канцелярских товаров, моющих средств а также расходных материалов.

2.5. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

2.6. Ведет делопроизводство и документооборот по предприятию, учет входящей и исходящей корреспонденции.

2.7. Прием и распределение входящих телефонных звонков.

III. Права

Офис-менеджер имеет право:

3.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности

3.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.

3.3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о всех недостатках, выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.

3.4. Запрашивать лично или по поручению руководства предприятия от структурных подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

3.5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

3.6. Вносить на рассмотрение непосредственному руководителю компетентные и обоснованные предложения по улучшению условий труда.

3.7. Пользоваться утвержденными Инструкциями, приказами, распоряжениями, Правилами и др. документами по предприятию, регламентирующими работу офис-менеджера.

IV. Ответственность

Офис-менеджер несет ответственность:

4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.

4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности — в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.4. За несоблюдение правил внутреннего трудового распорядка, техники безопасности и противопожарной безопасности.

4.5. За порчу или небрежное отношение к хранению и использованию, хищение имущества фирмы.

4.6. За сохранность документации и несоблюдение интересов фирмы, выдачу конфиденциальной информации, документации о фирме и ее клиентах третьим лицам.

4.7. За предоставление ложной или искаженной отчетной и др. документации (информации).

Должностная инструкция разработана в соответствии с:
  • Трудовым Кодексом РФ, с учетом изменений и дополнений.
  • Постановлением Министерства труда и социального развития РФ «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих» №37.
  •  Уставом предприятия.
  • Стандартами менеджмента качества.

Должностная инструкция офис-менеджера редакция 1 от 16.02.2022, образец заполнения формы. «Моё дело»

Общество с ограниченной ответственностью “Бета”
ООО “Бета”

 

Должностная инструкция офис-менеджера

              № 20-ДИ

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая Должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность Офис-менеджера ООО “Бета”.

1.2. Офис-менеджер назначается на должность и освобождается от должности приказом генерального директора ООО “Бета”.

1.3. Офис-менеджер подчиняется непосредственно генеральному директору.

1.4. На должность Офис-менеджера назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы не менее одного года или среднее профессиональное образование и стаж работы не менее двух лет.

1.5. Офис-менеджер должен знать:
– постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности ООО “Бета” и ведения делопроизводства;
– структуру и руководящий состав ООО “Бета” и его структурных подразделений;
– принципы построения организационной структуры офиса, устройство офиса;
– принципы организации снабжения офиса;
– принципы подбора и расстановки персонала офиса, принципы управления персоналом офиса;
– методы стратегического и тактического планирования;
– организацию делопроизводства;
– правила пользования приемно-переговорными устройствами и другой оргтехникой;
– стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
– правила написания деловых писем с использованием типовых форм;
– основы этики и эстетики;
– правила делового общения;

– основы организации труда и управления;
– основы трудового законодательства.

1.6. В своей деятельности Офис-менеджер руководствуется:
– методическими и нормативными материалами по вопросам ведения делопроизводства;
– локальными нормативными актами ООО “Бета”, в том числе Правилами внутреннего трудового распорядка;
– приказами (распоряжениями) генерального директора ООО “Бета”;
– настоящей Должностной инструкцией.

1.7. В период временного отсутствия Офис-менеджера его обязанности возлагаются на должностное лицо, назначаемое приказом генерального директора ООО “Бета”.

2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Офис-менеджер выполняет следующие должностные обязанности:

2.1. Обеспечивает подготовку и организацию работы офиса: руководит организацией рабочих мест персонала офиса, организует проверку офисного оборудования (компьютеров, факсов, телефонов, копировальных аппаратов и др.) на предмет определения готовности к эксплуатации, проверяет санитарные условия работы в помещениях офиса (освещение, вентиляцию и температурный режим).

2. 2. Организует подготовку документов, материалов, информации, необходимых для начала работы офиса и текущего решения задач, поставленных перед персоналом офиса.

2.3. Руководит работниками, находящимися в его непосредственном подчинении, распределяет направления работы между ними, доводит до сведения работников решения, принятые генеральным директором.

2.4. Разрабатывает и ведет бюджет расходов на нужды офиса.

2.5. Организует обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса (анализирует и определяет потребности в материально-техническом обеспечении и обслуживании офиса, составляет планы на канцтовары, расходные материалы, проверяет наличие канцтоваров и расходных материалов; анализирует предложения, структуру цен, системы скидок; обеспечивает размещение заказа у продавцов).

2.6. Организует приемку и учет канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса.

2.7. Обеспечивает хранение канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса, организует учет и выдачу предметов и средств труда работникам офиса.

3. ПРАВА

Офис-менеджер имеет право:
3.1. Требовать от генерального директора содействия в исполнении должностных обязанностей и реализации прав.
3.2. Повышать свою квалификацию.
3.3. Запрашивать лично или по поручению непосредственного руководителя от работников отчеты и документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей.
3.4. Знакомиться с проектами решений генерального директора, касающимися деятельности Офис-менеджера.
3.5. Представлять на рассмотрение генерального директора предложения по вопросам своей деятельности, в том числе ставить вопросы о совершенствовании своей работы, улучшении организационно-технических условий труда, повышении размера зарплаты, оплате сверхурочных работ в соответствии с законодательством и положениями, регламентирующими систему оплаты труда работников ООО “Бета”.
3.6. Получать от работников ООО “Бета” информацию, необходимую для ведения своей деятельности.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Офис-менеджер несет ответственность:
4.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей Должностной инструкцией, – в соответствии с действующим трудовым законодательством.
4.2. За другие правонарушения, совершенные в период ведения своей деятельности (в т. ч. связанные с причинением материального ущерба и ущерба деловой репутации ООО “Бета”), – в соответствии с действующим трудовым, гражданским, административным и уголовным законодательством.

5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ

5.1. Режим работы Офис-менеджера определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в ООО “Бета”.

5.2. Работодатель проводит оценку эффективности деятельности Офис-менеджера в соответствии с Комплексом мероприятий по оценке эффективности, утверждаемым приказом генерального директора ООО “Бета”.

 

Должностная инструкция разработана в соответствии с приказом генерального директора ООО “Бета” № 1-Пр от 23. 08.2011.

 

Должностную инструкцию составил:

Начальник отдела кадров _________________________ Е.В. Васильева

 

С инструкцией ознакомлена:

________________ О.К. Любушкина

 

 

Юрист _________________________ Н.А. Павлов

 

 

Должностная инструкция офис-менеджера [обновлено для 2022 г.]

Чем занимается офис-менеджер?

Офис-менеджеры обычно работают в корпорациях, чтобы руководить несколькими отделами в филиале. Они тесно сотрудничают с высшим руководством, чтобы обсудить потребности своего филиала и получить инструкции о том, как правильно направлять своих сотрудников в соответствии с политикой компании. Их работа заключается в контроле за наймом и обучением офисных служащих. Им также необходимо проводить встречи в офисе и проводить обзоры производительности для всех сотрудников.Они также могут нести ответственность за надзор за увольнениями и сокращением бюджета в отделах для поддержания финансового благополучия своей компании.

Навыки и квалификация офис-менеджера

Офис-менеджерам обычно необходимы следующие навыки и квалификация:

  • Сильные письменные и устные коммуникативные навыки для составления отчетов, назначения задач, принятия инструкций и заключения контрактов с поставщиками, среди прочих задач
  • Организация и способность к многозадачности для выполнения широкого круга задач
  • Гибкость, помогающая адаптироваться к новым задачам в случае изменения потребностей компании или офиса
  • Сильные навыки межличностного общения для позитивного взаимодействия со всеми сотрудниками
  • Лидерская способность решать проблемы и контролировать сотрудников
  • Внимание к деталям для тщательного и правильного выполнения задач

Зарплатные ожидания офис-менеджера

Средняя зарплата офис-менеджера составляет 50 091 доллар в год.Уровень оплаты может зависеть от уровня опыта, образования и географического положения.

Требования к образованию и подготовке офис-менеджеров

Офис-менеджерам требуется как минимум аттестат о среднем образовании или GED. Ваша организация может предпочесть офис-менеджеров со степенью младшего специалиста или бакалавра, например, в области делового администрирования, которая обеспечивает общее бизнес-образование. Если ваш бизнес относится к специализированной отрасли, вам может понадобиться специалист с отраслевой квалификацией, например, со степенью в области управления здравоохранением или государственного управления.Вы также можете предпочесть сертифицированных офис-менеджеров, аккредитованных Национальной ассоциацией офис-менеджеров Америки.

Требования к опыту офис-менеджера

Поскольку офис-менеджеры несут ответственность за работу офисов, они должны иметь опыт работы в офисе, как правило, в качестве административного или офисного помощника. Большинство офисных специалистов работают на этих должностях начального уровня, таких как администратор или офисный помощник, в течение трех-пяти лет, прежде чем перейти на более высокую должность, например офис-менеджера.

Образцы должностных инструкций на аналогичные должности

Если образец должностной инструкции для офис-менеджера не совсем то, что вам нужно, рассмотрите один из наших примеров должностных инструкций для аналогичной роли:

Профиль работы офис-менеджера | Prospects.ac.uk

Ваша обязанность как офис-менеджера заключается в надзоре за административной деятельностью, которая способствует бесперебойной работе офиса, организации людей, информации и других ресурсов

Вы будете обеспечивать надлежащее качество офисного оборудования и количество, соответствующие записи актуальны, и все административные процессы работают эффективно.

В небольшой организации вы можете выполнять большинство задач самостоятельно, а в более крупных организациях вы можете контролировать работу команды. Названия должностей различаются и включают следующие варианты:

  • бизнес-менеджер
  • административный менеджер
  • операционный менеджер.

Обязанности

В качестве офис-менеджера вам необходимо:

  • использовать ряд программ, включая электронную почту, электронные таблицы и базы данных, для обеспечения эффективной работы офиса
  • управлять онлайн-системами и бумажными системами
  • разрабатывать и внедрять новые административные системы, такие как ведение документации
  • регистрировать офисные расходы и вести бюджет и председательствовать на встречах с персоналом — на низкооплачиваемых должностях это может включать в себя написание повестки дня и ведение протокола, но у старших менеджеров обычно есть помощник по административным вопросам, который делает это
  • , наблюдает за набором нового персонала, иногда включая обучение и введение в должность
  • , обеспечивает адекватное уровни персонала для покрытия пропусков и пиков рабочей нагрузки, часто с использованием временных агентства ping
  • проводят аттестацию персонала, управляют производительностью и дисциплиной персонала
  • делегируют работу персоналу и управляют его рабочей нагрузкой и результатами
  • способствуют развитию и обучению персонала
  • внедряют и продвигают политику равенства и разнообразия
  • составляют отчеты для высшего руководства и проводить презентации
  • отвечать на запросы и жалобы клиентов
  • просматривать и обновлять политики в области охраны труда и техники безопасности и обеспечивать их соблюдение
  • проверять соблюдение законов о защите данных в отношении хранения данных, а также просматривать и обновлять политики
  • организация регулярных испытаний электрооборудования и защитных устройств
  • посещение конференций и тренингов
  • управление социальными сетями для вашей организации.

Заработная плата

  • Заработная плата офис-менеджеров зависит от типа отрасли, работодателя и уровня ответственности. Типичная начальная зарплата может варьироваться от 18 000 до 30 000 фунтов стерлингов.
  • При наличии опыта заработная плата может вырасти до 30 000–50 000 фунтов стерлингов.

Должности офис-менеджеров в таких областях, как Национальная служба здравоохранения и высшее образование, обычно следуют структуре оценок.

Данные о доходах предназначены только для справки.

Рабочее время

Обычно вы работаете 35 часов в неделю, хотя вам может потребоваться начать работу раньше или остаться допоздна в периоды занятости.Могут быть возможности для работы неполный рабочий день или совместная работа.

Чего ожидать

  • Работа обычно офисная. Размер и стиль офиса будут зависеть от организации, в которой вы работаете. Например, у вас может быть отдельный офис или общий офис с командой в офисе с открытой планировкой. Из-за последствий COVID-19, вероятно, произойдет некоторый переход к работе на дому, но в большинстве случаев роль сохранит некоторый аспект присутствия в офисе.
  • Работа доступна в городах по всей Великобритании.Также могут быть возможности для небольших предприятий в сельской местности.
  • На большинстве должностей требуется элегантная профессиональная одежда, особенно при работе с клиентами.
  • Работа может быть сложной, так как вы часто отвечаете за соблюдение целей и сроков, а также дисциплинируете персонал.
  • Вы можете перемещаться между офисами, если вы работаете в разных офисах, или иногда на удалении для обучения и конференций, или работаете в других филиалах.

Квалификация

Вы можете стать офис-менеджером с любой степенью или HND, но следующие предметы могут быть особенно полезными:

  • бизнес-администрирование/управление бизнесом
  • компьютерные и информационные технологии
  • управление человеческими ресурсами
  • управление
  • государственное управление.

Поступление без степени, HND или базовой степени возможно, если у вас есть соответствующий опыт работы и навыки. Многие офис-менеджеры начинают работать на уровне офисных администраторов и продвигаются по карьерной лестнице благодаря опыту. Некоторые работодатели будут запрашивать управленческую квалификацию на уровне офис-менеджера.

Если вам 16 лет или больше, и вы не обучаетесь на дневном отделении, у вас есть возможность пройти обучение в сфере бизнеса и управления на среднем, продвинутом и высшем уровнях.На более высоком уровне вы можете пройти обучение на роль офис-менеджера. Узнайте больше о бизнес-обучении.

NVQ/SVQ также доступны для бизнеса и администрирования.

Обычно для того, чтобы стать офис-менеджером, квалификация последипломного образования не требуется, но некоторые выпускники предпочитают продолжить обучение в сфере, связанной с бизнесом.

Навыки

Вам потребуется:

  • отличные организаторские навыки и навыки управления временем
  • знание Microsoft Office Suite (Word, PowerPoint, Excel, Outlook) и других широко используемых офисных пакетов навыки набора текста
  • способность расставлять приоритеты задач и работать под давлением
  • хорошие навыки работы в команде и уверенность в том, что она может руководить и мотивировать команду
  • способность управлять своей рабочей нагрузкой и одновременно контролировать других
  • отличные межличностные, устные и письменные коммуникативные навыки, способность вести переговоры на уровне руководства и совета директоров
  • навыки ведения переговоров и построения отношений
  • внимание к деталям
  • гибкость и адаптируемость к изменяющимся рабочим нагрузкам
  • подход к решению проблем в работе
  • навыки управления проектами
  • знакомство с законодательством в сфере занятости, равенства и многообразия, г защита данных – это полезно, но не обязательно.

Опыт работы

Конкуренция варьируется в зависимости от сектора занятости, но на должности офис-менеджера обычно претендуют многие. Релевантный офисный опыт обязателен. Возможности доступны через кадровые агентства или младшие административные должности.

Также полезно получить опыт, демонстрирующий хорошие навыки работы в команде и управления. Участие во внеклассном проекте или управление командой волонтеров — хороший способ развить эти навыки, особенно если у вас не было возможности применить их в рабочей среде.

Узнайте больше о различных видах опыта работы и доступных стажировках.

Работодатели

Офис-менеджеры работают в государственном, частном и благотворительном секторах. Короче говоря, вы можете работать в любой организации, имеющей офис, от малого бизнеса до государственных органов и транснациональных корпораций.

Типичные работодатели включают:

  • строительные компании
  • Государственную службу здравоохранения и частные организации здравоохранения
  • образовательные учреждения, включая школы и учреждения дополнительного и высшего образования
  • местные и центральные органы власти
  • благотворительные организации и общественные группы организации
  • юридические фирмы
  • социальные организации
  • индустрия развлечений, творчества, СМИ и досуга
  • инженерные фирмы
  • транспортные компании
  • розничные торговцы, оптовики и дистрибьюторы
  • производители во всех отраслях промышленности
  • безопасность 12 организации безопасности
  • услуги
  • коммунальные услуги – поставщики газа, электричества, воды и телекоммуникаций.

Ищите вакансии по телефону:

Кадровые агентства также занимаются вакансиями. Вакансии также рекламируются в LinkedIn и на сайтах крупных организаций.

Повышение квалификации

Возможности обучения в значительной степени зависят от вашего работодателя, хотя большинство работодателей предлагают хотя бы базовое обучение, например, работе с собственными базами данных и системами управления контентом. Также распространено неформальное обучение на рабочем месте.

Обучение проводится либо внутри компании (обычно в более крупных организациях), либо через сторонние компании, предлагающие курсы в таких областях, как:

  • управление и руководство командами
  • оценка
  • набор и отбор
  • законодательство о равенстве и многообразии
  • здоровье и безопасность
  • маркетинг
  • управление стрессом
  • тайм-менеджмент
  • уверенность в себе.

В небольших компаниях вам, скорее всего, придется взять на себя инициативу и решить свои собственные потребности в непрерывном профессиональном развитии (CPD). Курсы часто оплачивает ваш работодатель, но бюджет на обучение может быть ограничен.

Членство в Институте административного управления (IAM) полезно и дает доступ к последним новостям, событиям и скидкам на обучение, а также возможность общаться с офис-менеджерами и соответствующим персоналом.

IAM также предоставляет ряд квалификаций, в том числе сертификат IQ IAM уровня 4 в области офисного и административного управления, который разработан специально для офисных и административных руководителей, а также для тех, кто стремится занять высшую должность в офисном управлении.

Если у вас еще нет административной квалификации, вы можете выбрать получение диплома, NVQ, HND или степени в области бизнеса, управления или в смежных областях, таких как управление персоналом.

Есть также возможность изучать делопроизводство или бизнес в аспирантуре, например, получив степень магистра делового администрирования (MBA). Поиск курсов последипломного образования MBA.

Перспективы карьерного роста

Должность офис-менеджера обычно не является начальным уровнем, и вы, как правило, имеете предыдущий административный или управленческий опыт, часто в смежном секторе, прежде чем приступить к работе.

Заняв должность и получив некоторый опыт, вы можете взять на себя дополнительные обязанности, например, управлять большим количеством сотрудников или взять на себя более высокие управленческие обязанности.

В качестве альтернативы вы можете управлять другим офисом в организации, в котором работает больше сотрудников или на который возложена большая ответственность. Например, вы можете перейти от управления небольшой командой в финансовом отделе к управлению всем финансовым отделом.

После приобретения большего опыта в качестве офис-менеджера у вас могут появиться возможности подняться до старшего руководства и продвинуться дальше до главы отдела.Узкие места могут возникнуть для старших должностей, особенно когда в организации есть несколько офис-менеджеров. Может помочь развитие специализированной области, такой как финансы, человеческие ресурсы или стратегическое развитие.

Роль офис-менеджера также может стать хорошей ступенькой на пути к должности начальника штаба. На этой должности вы, как правило, обеспечиваете эффективное управление и лидерство во всех областях администрирования, кадрового обеспечения и персонала, отвечающего за управление проектами и их завершение.Вы также поддержите лиц, принимающих решения на высшем уровне в организации.

Авторы редакторов AGCAS

Март 2021 г.

© Copyright AGCAS & Graduate Prospects Ltd · Отказ от ответственности

Посмотрите, насколько хорошо вы соответствуете этому профилю работы и более чем 400 другим.

Связанные вакансии и курсы

Событие

Event

Обучение учителя Виртуальные открытые события

  • UCL – Университетский колледж Лондон
  • онлайн
Просмотр события

Градиция

    2 Кооператор администратора
    • XLCR Management Ltd
    • £ 19 501- £ 22 000
    • Colne
    Просмотр Job

    Градиция

    3

    Градиция

    • Бак
    • Бак
    • £ 22 001- £ 24 50012
    • Различные локации
    • – £ 240023 Просмотр задания

      Схема магистратуры

      Магистратура бизнес-аналитики – 2022 мая

      Посмотреть вакансию

      Офис-менеджер Должностная инструкция — Forbes Advisor

      Поскольку офис-менеджер каждый день отвечает за то, насколько хорошо идут дела в вашей организации, вам необходимо подробное описание работы, чтобы привлечь подходящих кандидатов.

      Вот несколько пунктов, которые следует включить в должностную инструкцию офис-менеджера.

      Описательное название должности

      Название должности может быть единственным, что всплывает на экране потенциального кандидата, поэтому вам нужно обратить на это внимание. Убедитесь, что он показывает, что нужно вашей организации, и показывает, подходит ли кандидат на доступную роль.

      Используйте четкие отраслевые термины и пусть название должности связано с навыками кандидата и культурой вашей компании.Вы можете использовать такие слова, как офис-менеджер или административный сотрудник.

      Информация о компании

      Следующее, что вы должны включить в должностную инструкцию офис-менеджера, — это краткое изложение целей и влияния вашей компании. Это введение даст потенциальным кандидатам представление о том, каково это работать на вас.

      Это также возможность повысить их интерес к тому, что вы делаете, поэтому не стесняйтесь показать им, что вы предлагаете своим сотрудникам и как они могут стать одним из них.

      Ролевые ожидания

      В этом разделе должностной инструкции офис-менеджера вы подчеркнете важность роли офис-менеджера, которая координирует административные обязанности и общение внутри офиса. Вы можете использовать любые слова, чтобы описать их, но сделайте их ясными и краткими. Кандидат должен иметь возможность прочитать это и понять, почему эта роль важна для вашей организации.

      Также не забудьте предоставить информацию о рабочей среде, гибком графике, преимуществах, возможностях удаленной работы, требованиях к поездкам, льготах на поездки и любых других льготах, которыми офис-менеджер будет пользоваться во время работы с вами.

      Должностные обязанности

      Офис-менеджер обеспечивает бесперебойную работу офиса, выполняя такие обязанности, как координация совещаний, отправка электронных писем, организация канцелярских принадлежностей и оказание общей поддержки остальным сотрудникам. Здесь вы описываете, как будут выполняться ожидания, как с помощью общих должностных обязанностей, так и с помощью тех, которые характерны для вашей организации, в должностной инструкции вашего офис-менеджера.

      Четко обозначьте эти моменты и выделите их маркерами или цифрами.

      Необходимые навыки

      Офис-менеджерам обычно требуется степень бакалавра в области бизнес-исследований или администрирования, коммуникаций, управления персоналом или в любой смежной области. В некоторых организациях можно получить аттестат о среднем образовании или GED, поэтому не забудьте указать требования вашей организации к образованию.

      Не забудьте также указать необходимые навыки и опыт. Популярные навыки включают компьютерную смекалку, организаторские способности, самомотивацию и внимание к деталям. Обычно желателен предыдущий опыт работы в качестве менеджера в офисе, администратора офиса или представителя фронт-офиса.

      Призыв к действию

      Чтобы убедиться, что вы получаете заявки от квалифицированных кандидатов, обязательно сообщите кандидатам, как с вами связаться. Кроме того, дайте им знать, что включить в свое заявление, но не усложняйте требования.

      Включение призыва к действию заставляет работать нужных кандидатов и помогает отсеять неорганизованных кандидатов. Просто проверьте, насколько хорошо они следовали вашим инструкциям.

      Лучший шаблон описания работы офис-менеджера

      Офис-менеджер Должностная инструкция

      Офис-менеджеры — это ваши помощники, которые обеспечивают бесперебойную работу вашего офиса и контролируют всю необходимую административную поддержку.Эта работа может быть очень гибкой, с широким кругом обязанностей и ответственности. Офис-менеджеры также могут заниматься приемом, копированием и поддержкой, а также могут управлять документами и файлами для определенного отдела.

      Офис-менеджер Образец должностной инструкции: 

      Наша компания ищет квалифицированного офис-менеджера, который поможет с общей работой нашего офиса. В ваши обязанности будет входить приветствие посетителей, ответ на входящие телефонные звонки, закупка канцелярских товаров, управление запасами канцелярских товаров и надзор за персоналом офиса для обеспечения максимальной производительности. Мы также просим наших офисных менеджеров создавать презентации и составлять отчеты на уровне руководства, чтобы помочь в успешных деловых операциях.

      При необходимости вас могут попросить выполнить другие общие офисные задачи. Вас также могут попросить адаптироваться к меняющимся условиям в офисе и реагировать на обстоятельства в офисе по мере их возникновения.

      Наш идеальный кандидат также должен иметь опыт работы с приложениями Microsoft Office, включая Word и Excel. Нам также требуется степень бакалавра.

      Офис-менеджер Обязанности:

      • Надзор за общей работой офиса
      • Приветствие посетителей
      • Ответ на входящие телефонные звонки 
      • Координация встреч и совещаний для офисного персонала наставничество, обучение и инструктаж сотрудников офиса
      • Управление делегированием заданий для достижения максимальной производительности в офисе
      • Планирование и бронирование поездок, включая:
        • Бронирование рейсов для сотрудников
        • Бронирование гостиничных номеров
        • Бронирование автомобилей напрокат
      • Поддержание рабочего дня актуальная инвентаризация всех канцелярских принадлежностей
      • Заказ и организация канцелярских принадлежностей и оборудования по мере необходимости
      • Составление офисных отчетов
      • Составление корреспонденции персонала
      • Составление новых контрактов с клиентами
      • Создание презентаций и управленческих документов отчеты vel

      Требования к офис-менеджеру

      • Степень бакалавра или эквивалент
      • Пять лет + опыт работы в офисной администрации
      • Опыт управления офисом приветствуется
      • Отличные навыки работы на компьютере
      • Свободное владение приложениями Microsoft, особенно Word, Excel, Outlook и PowerPoint

       

      Часто задаваемые вопросы офис-менеджера:

      Каковы обязанности офис-менеджера?

      Фактические обязанности офис-менеджера могут широко варьироваться от компании к компании и даже от офиса к офису. Основная обязанность офис-менеджера — обеспечить максимально эффективную работу офиса, но связанные с этим задачи могут сильно различаться. Они несут ответственность за надзор за административным персоналом, прием посетителей, управление календарями и расписаниями сотрудников, а также за выполнение или делегирование основных офисных задач.

      Могу ли я настроить образец объявления о вакансии офис-менеджера?

      Абсолютно! На самом деле, мы рекомендуем вам настроить наш список вакансий, чтобы он лучше соответствовал профилю и требованиям вашего описания работы.Таким образом, у вас больше шансов получить квалифицированных и опытных кандидатов на должность офис-менеджера.

      Не стесняйтесь расширять или сокращать текущий образец объявления о вакансии, чтобы адаптировать результаты к тому типу кандидатов, который вам нужен. Опыт и необходимая квалификация — это две общие области для редактирования, но если в вашем офисе есть какие-то особые требования к работе, вы также должны указать эти требования.

      Какие другие условия для офис-менеджеров?

      Существует множество различных терминов, которые ваши кандидаты могут использовать для поиска вакансий офис-менеджера.Использование этих терминов в качестве ключевых слов или альтернативных списков может помочь вам привлечь больше кандидатов к вашему предложению о работе.

      Общие условия поиска включают:

      • Бизнес-офис-менеджер
      • Административные услуги
      • Административный офис-менеджер

      Какую информацию я должен включить в объявление о вакансии офис-менеджера?

      Как и в любом списке вакансий, важно включать любую уникальную информацию о требованиях или обязанностях. Вы также должны включить подробную информацию о должностных обязанностях и требованиях.Для должности офис-менеджера рекомендуется включить больше деталей, чем обычно, чтобы отразить, что это может быть очень разнообразная и напряженная работа, которая требует широкого спектра знаний и опыта.

      Начните с образца шаблона, такого как наш, а затем добавьте любые дополнительные соображения для вашей работы. Наконец, просмотрите и устраните избыточность и ненужные детали, чтобы получить четкую и эффективную публикацию о вакансии.

      Шаблон должностной инструкции офис-менеджера

      Этот шаблон описания должности офис-менеджера
      включает список наиболее важных обязанностей и ответственности офис-менеджера .Он настраивается и готов к публикации на досках объявлений. Используйте его, чтобы сэкономить время, привлечь квалифицированных кандидатов и нанять лучших сотрудников.

      Профиль работы офис-менеджера

      Офис-менеджер — это человек, который отвечает за бесперебойную работу офиса. Офис-менеджер — это административный специалист, ответственный за организацию, координацию и надзор за операциями и процедурами управления офисом с целью создания и поддержания эффективной и действенной работы офиса.

      Чтобы привлечь офис-менеджера, который наилучшим образом соответствует вашим потребностям, очень важно написать четкое и точное описание работы офис-менеджера.

      Должностная инструкция офис-менеджера

      Вы трудолюбивый офис-менеджер и ищете новый вызов и возможность продвинуться по карьерной лестнице?

      Если вы очень организованная рабочая пчела, способная процветать в быстро меняющейся среде, у нас есть идеальная работа для вас!

      Мы ищем надежного офис-менеджера, который готов помочь нашему офису работать эффективно каждый день, чтобы сотрудники могли работать с максимальной отдачей.Если вы хотите присоединиться к нашей компании и оказать непосредственное влияние на общее здоровье и счастье наших сотрудников, мы будем рады услышать от вас!

      Обязанности и ответственность офис-менеджера

      • Организация и планирование совещаний и встреч
      • Внедрение и поддержание офисных политик
      • Установка офисных процедур и стандартов Оценка и управление эффективностью работы персонала
      • Помощь в процессе адаптации новых сотрудников
      • Делегирование задач младшим сотрудникам
      • Обеспечение максимальной эффективности работы офисного персонала путем предоставления им рекомендаций
      • Установление процедур ведения учета
      • Встреча посетителей и их предоставление с общей поддержкой
      • Работа с запросами и жалобами клиентов
      • Подготовка отчетов и презентаций
      • Организация корпоративных мероприятий
      • Ведение переговоров по контрактам и ценам с поставщиками офисных услуг и поставщиками услуг
      • 9 0011 Закупка канцелярских товаров и инвентаризация
      • Надзор за содержанием офисных помещений и оборудования
      • Достижение финансовых целей путем подготовки годового бюджета
      • Управление бюджетом офиса профессиональная поддержка всех коллег
      • Поддержание безопасной и надежной рабочей среды

      Требования и квалификация офис-менеджера

      • Степень бакалавра делового администрирования или аналогичной области
      • Минимум X лет опыта работы офис-менеджером
      • Знание MS Офис
      • Знание принципов бухгалтерского учета
      • Знание систем и процедур делопроизводства
      • Опыт работы с бухгалтерскими программами
      • Отличные навыки устного и письменного общения
      • Отличные навыки межличностного общения
      • Способность хорошо работать в команде
      • Отличные организаторские способности и навыки управления временем
      • Отличные навыки многозадачности
      • Сильные навыки решения проблем
      • Способность работать в динамичной среде
      Используете ли вы современное программное обеспечение для подбора персонала? Если нет, вы упускаете возможность.
      Посмотрите, как ваша жизнь может быть проще. Начните бесплатную 14-дневную пробную версию TalentLyft. Начать бесплатную пробную версию Образец описания работы офис-менеджера

      Образец шаблона

      Этот бесплатный образец описания вакансии офис-менеджера поможет вам привлечь новаторского и опытного офис-менеджера. в вашу компанию. Мы делаем процесс найма на один шаг проще, предоставив вам шаблон, чтобы просто разместить на нашем сайте.Не забудьте добавить требования, преимущества и привилегии, характерные для роли и вашей компании.

      Сводка работы офис-менеджера

      Мы ищем высокоорганизованного и ответственного офис-менеджера для надзора за нашими административными операциями. Ежедневно вы будете упорядочивать файлы, просматривать счета и кредиторскую задолженность, отвечать на звонки и вопросы клиентов, назначать встречи и обрабатывать платежные ведомости. Вы также позаботитесь о наличии канцелярских товаров и закажете их по мере необходимости. Ваша главная цель — обеспечить бесперебойную работу нашего фронт-офиса. Наш идеальный кандидат имеет как минимум три года работы помощником по административным вопросам или службой поддержки клиентов и знает, как управлять различными административными потребностями загруженного офиса.

      Обязанности и ответственность офис-менеджера

      • Управляйте планированием, бюджетированием и расчетом заработной платы
      • Назначать встречи и встречи; напоминать персоналу о предстоящих важных событиях
      • Организация и инвентаризация канцелярских принадлежностей и заказ дополнительных при необходимости
      • Следить за своевременной оплатой счетов
      • Управление контрактами и ценовыми переговорами с поставщиками и поставщиками услуг
      • Оказывать общую поддержку посетителям, которые приходят в офис
      • Планируйте внутренние или внешние мероприятия, такие как конференции и торжества

      Требования и квалификация офис-менеджера

      • Предпочтительна ассоциированная степень
      • Уверенное владение компьютером, включая пакет Microsoft Office
      • Опыт работы на административной, клиентской или другой аналогичной должности
      • Базовые знания бухгалтерского учета
      • Отличные коммуникативные и организаторские способности

      Связанные должностные инструкции Примеры шаблонов

        Разместить вакансию
      1. Образец должностной инструкции офис-менеджера
      1

      Этот шаблон предоставляется только в информационных целях.Окончательная ответственность за выбор точного и не вводящего в заблуждение названия должности и описания, а также обеспечение того, чтобы объявление о вакансии не нарушало иным образом какие-либо применимые законы или Условия использования ZipRecruiter, лежит исключительно на работодателе. ZipRecruiter не делает никаких заявлений относительно того, точно ли приведенный выше шаблон описывает объявление о вакансии работодателя. Пожалуйста, ознакомьтесь с нашими Условиями использования и Правилами публикации вакансий для получения дополнительной информации.

      Менеджер службы приема и размещения Описание работы

      О должности менеджера службы приема и размещения

      Мы ищем ответственного менеджера службы приема и размещения, который будет отвечать за нашу приемную, выступая в качестве «лица» нашей компании и обеспечивая надлежащий прием наших посетителей.В ваши обязанности также будет входить координация всех действий на стойке регистрации.

      Вы должны обладать приятным характером и динамичным профессиональным отношением, чтобы контролировать и руководить нашей командой. Вы также должны быть в состоянии эффективно справляться с жалобами и иметь надежный подход к обслуживанию клиентов.

       

      Обязанности менеджера службы приема и размещения:

      • Контроль за чистотой на стойке регистрации и наличием всех необходимых канцелярских принадлежностей и материалов, включая формы для ручек и информационные брошюры
      • Обеспечение своевременного и точного обслуживания клиентов персонал, включая администраторов, охранников и операторов колл-центра
      • Обучение и поддержка офисного персонала
      • Работа с жалобами и особыми запросами клиентов
      • Контроль наличия и заказа канцелярских товаров и устранение неполадок в чрезвычайных ситуациях
      • Управление рассылкой почты
      • Организация бюджета офиса
      • Ведение документации офисных расходов и издержек
      • Надзор за соблюдением политик компании и требований безопасности

       

      Требования к менеджеру фронт-офиса:

        9001 1 Опыт работы от 3 лет на должности менеджера стойки регистрации или администратора стойки регистрации    должность
      • Большой опыт работы с клиентами, управления офисом и основных бухгалтерских процедур
      • Хороший опыт работы с офисной техникой (например, факсимильными аппаратами и принтерами)
      • Хороший практический опыт знание MS Office, особенно Excel и Word, а также владение английским языком (устно и письменно)
      • Сильные коммуникативные и межличностные навыки
      • Хорошие организационные навыки, многозадачность и навыки решения проблем
      • Диплом средней школы; дополнительная сертификация будет бонусом

      Нанять менеджера по работе с клиентами

      Разместите это объявление о вакансии менеджера по работе с клиентами на более чем 50 бесплатных досках объявлений одним щелчком мыши.