Содержание

Как составить график отпусков на 2022 год. 10 ситуаций

В статье использованы вопросы, которые задавали слушатели программ повышения квалификации и профессиональной переподготовки в Контур.Школе:

  • Кадровое делопроизводство. Повышение квалификации, коды А, В, С, D, E. 96 ак. часов
  • Управление персоналом и кадровое делопроизводство. Профпереподготовка (коды А, В, С, D, E, F, G, H), 300 ак. часов
  • Кадровое делопроизводство с нуля. Профпереподготовка, код А, 252 ак. часа
  • Организация кадрового делопроизводства для специалиста кадровой службы. Профпереподготовка, коды А, В. 256 ак. часов

 

1. Отказ от унифицированной формы графика отпусков

Вопрос: решили отказаться от унифицированной формы графика отпусков. Необходимо ли утверждать отдельным приказом эту форму или достаточно того, что она будет приложением к приказу об утверждении графика отпусков?

Ответ: необходимо утвердить форму графика отпусков отдельным приказом по основной деятельности об утверждении формы графика отпусков и сделать ее (форму графика) приложением к данному приказу.

Такой приказ издается единожды, потом график отпусков ежегодно утверждается в общем порядке.

2. Вносить ли в график отпусков отпуск, отгулянный авансом

Вопрос: сколько дней отпуска включать в график отпусков, если работник полностью отгулял отпуск в 2021 году и взял авансом отпуск из 2022 года?

Ответ: в график отпусков на 2022 год необходимо включить положенные по закону работнику за этот год дни отпуска. Минимально это 28 календарных дней, согласно ст. 115 Трудового кодекса РФ, если у работника ежегодно не установлено большее количество.

Учитывая, что работнику уже предоставили отпуск авансом, необходимо вести учет дней отпуска, которые использует работник, чтобы у него не было еще большей задолженности по отпуску перед вами.

Так как работник уже перегулял отпуск, то пока он не отработает необходимый рабочий период, у него всегда будет «перегул» по дням отпуска. В этом нет ничего страшного, за исключением того, что если работник вдруг захочет уволиться, то дни отпуска, которые он использовал авансом (если они еще будут), придется удержать из его заработной платы, конечно, если вы захотите производить удержания.

Это ваше право, а не обязанность.

3. Сколько дней отпуска отражать в графике отпусков, если есть задолженность за предыдущие  периоды

Вопрос: если у сотрудника на 31.12.2021 года накоплено 20 дней неиспользованного отпуска за предыдущие периоды, нужно ли эти дни включать в график отпусков на 2022 год или в графике указываются только 28 календарных дней?

Ответ: эти дни желательно включить в график отпусков при планировании отпуска на 2022 год, так как работник их заработал. Однако необходимо понимать, что за 2022 год у работника есть право и на 28 календарных дней по закону в соответствии со ст. 115 ТК РФ.

Если вы готовы отпустить работника на 48 дней в 2022 году, то в графике отпусков можно указать это количество дней отпуска. Если нет, то лучше указать реальное количество дней отпуска, которые работник отгуляет, но должно быть не менее 28 календарных дней, включающих хотя бы часть остатков дней отпуска за предыдущие периоды.

4. Можно ли включить в график отпусков только 28 дней, если работник отработал больше года?

Вопрос: будет ли являться нарушением, если работник отработал 1 год и 4 месяца и его отправили в отпуск на 28 дней, а не на 37 дней с учетом остатков отпуска за уже истекший период?

Ответ: не будет, если работник за рабочий год использовал 28 календарных дней ежегодного основного оплачиваемого отпуска, положенных ему по закону в соответствии со ст. 115 ТК РФ. Если работнику полагается большее количество дней отпуска, например еще 3 дня за ненормированный рабочий день, то это будет нарушением порядка предоставления отпуска.

Отпуск планируется работодателем в графике отпусков, согласно которому работник должен его использовать. Если на момент утверждения графика отпусков у работника был отработан период 1 год и 4 месяца и ему было положено 37 дней отпуска, то они должны были быть запланированы в графике. Но это не означает, что работник их отгуляет полностью, так как сложно спрогнозировать это изначально (работник может взять не все дни, у работодателя могут возникнуть обстоятельства, которые не позволят уйти работнику в отпуск, и т. д.). Главное, чтобы был использован минимум дней отпуска за год по закону — 28 календарных дней.

5. Можно ли в графике отпусков разделять отпуск на части

Вопрос: можно ли в графике отпусков разбить 28 дней на части: одну часть 14 дней и две по 7? Или все-таки в графике отпусков ставить 28 дней, а потом составлять заявления и приказы о переносе? Если у сотрудника по графику отпуск во второй половине года, а ему понадобился отпуск весной, как быть?

Ответ: график отпусков является документом, согласно которому работник обязан использовать свой отпуск. Это документ, обязательный для исполнения работником в соответствии со ст. 123 ТК РФ. Деление отпуска на части изначально в графике отпусков при его утверждении является нарушением, так как не соблюдается целевое планирование отпуска работника на следующий год.

Деление отпуска на части и его предоставление по частям возможно, но только по соглашению сторон и только после утверждения графика отпусков.

Для соблюдения требований законодательства необходимо в графике отпусков указывать (планировать) полное количество запланированных дней отпуска работнику (например, 28 календарных дней), а их деление осуществлять уже после утверждения графика отпусков.

Оптимально делить отпуск на основании заявления работника: работник в заявлении указывает, как он хочет разделить отпуск на части с указанием дат в течение года (как в начале, так и в конце), а работодатель согласовывает это деление.

Обратите внимание: деление отпуска должно осуществляться в соответствии со ст. 125 ТК РФ, одна из частей должна быть не менее 14 календарных дней.

Приказ на предоставление отпуска не является обязательным по закону документом, поэтому его можно не издавать, но при желании его можно оформлять.

6. Как распределять отпуска в графике отпусков и нужно ли учитывать пожелания работников

Вопрос: в организации 85 человек и невозможно спросить каждого, когда ему удобно пойти в отпуск, летние месяцы перегружены. Правильно ли, что если сотрудник отработал 11 месяцев с даты устройства, то он идет в отпуск? А те, кто работают уже не первый год, им можно поставить отпуск в любое время?

Ответ: в соответствии с требованиями ст. 123 ТК РФ график отпусков утверждается работодателем, при этом закон не предполагает учитывать мнение работников о том, кто и когда хочет пойти в отпуск. Работодатель составляет график отпусков таким образом, чтобы это не сказалось негативно на работе организации в целом (нужные работники в нужное рабочее время должны быть на работе, а не в отпуске).

Право на отпуск у каждого работника возникает после того, как он отработал в организации
6 месяцев с даты приема на работу в соответствии со ст. 122 ТК РФ. Но есть исключения, установленные нормами ТК РФ и других законодательных актов, в отношении работников, которые могут пойти в отпуск удобное для них время. Например, по желанию может уйти в отпуск муж в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам в соответствии со ст. 123 ТК РФ; женщина перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него, а также по окончании отпуска по уходу за ребенком, в соответствии со ст. 122 и 260 ТК РФ, и т.д.

Таким образом, при составлении графика отпусков необходимо включить всех работников в график в нужные вам как работодателю даты и периоды. Но следует иметь в виду, что  категории работников, предусмотренных законом, могут пойти в отпуск в любое удобное для них время, вне зависимости от дат, указанных в графике отпусков, и вы обязаны будете им этот отпуск предоставить.

7. Ознакомление с графиком отпусков на микропредприятии

Вопрос: на микропредприятии в штате семь человек.  В целях упрощения учета и минимизации оформляемых документов не будет ли являться нарушением издание единого приказа на отпуска всех работников в начале года (в январе, в соответствии с графиком отпусков, в котором работники ставят свои подписи в декабре предыдущего года) с ознакомлением под подпись сотрудников в январе?

Ответ: в соответствии со ст.

309.2 ТК РФ работодатель — субъект малого предпринимательства, который отнесен к микропредприятиям, и работодатель — некоммерческая организация вправе отказаться полностью или частично от принятия локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права (правил внутреннего трудового распорядка, положения об оплате труда, положения о премировании, графика сменности и других актов), за исключением локального нормативного акта о временном переводе работников на дистанционную работу, принимаемого работодателем в соответствии со ст. 312.9 ТК РФ.

График отпусков не является локальным нормативным актом — он является графиком в соответствии со ст. 123 ТК РФ.

В отношении микропредприятий отсутствует четкое правовое регулирование законодательством данного вопроса (можно ли график отпусков не утверждать в организации, которая является микропредприятием), поэтому лучше все-таки утвердить график отпусков, так как перечень, содержащийся в ст. 312.9 ТК РФ, полностью не конкретизирован.

При утверждении графика отпусков издание вами приказа не потребуется. Вы можете всех работников ознакомить с графиком отпусков.

8. Можно ли по желанию работника включить в график отпусков меньшее количество дней отпуска, нежели работник заработал в рабочем периоде

Вопрос: государственное казенное учреждение начало деятельность в январе 2021 года. Сотрудник принят 01.04.2021 и желает пойти в отпуск не до 01.04.2022, а в июле 2022 года за период 2021–2022 годов. А за период 2022–2023 годов он планирует пойти в отпуск в 2023 году. В график включили ему только отпуск за 2021–2022 годы. Не нарушит ли работодатель ТК РФ в предоставлении первого отпуска по истечении рабочего года, не включив в график на следующий год отпуск за период 2022–2023 годов?

Ответ: если работодатель в данной ситуации пойдет навстречу работнику, он нарушит порядок предоставления отпуска.

Право на отпуск у работника согласно ст. 122 ТК РФ возникает после 6 месяцев непрерывной работы у работодателя.

Воспользоваться данным правом работник может сразу после 6 месяцев работы. Если же работник хочет использовать отпуск в июле 2022 года, т.е. уже после того, как пройдет больше года с даты его приема на работу, то работодатель нарушает порядок предоставления работнику отпуска.

Отпуск планирует работодатель. График отпусков является обязательным документом в соответствии со ст. 123 ТК РФ как для работника, так и для работодателя. Работодатель не обязан (может, но не обязан) учитывать пожелания работников при составлении графика отпусков.

В данной ситуации работнику необходимо предоставить отпуск, как только у него закончится первый рабочий год, т.е. после 01.04.2022, а не тогда, когда он хочет.

В график отпусков необходимо включать то количество дней, которое работник заработал за период работы, но не менее 28 календарных дней, так как это минимальная продолжительность по закону и меньше указывать нельзя.  

9. Отражать ли в графике отпусков перерасход дней за прошлые периоды

Вопрос: если включить в график отпусков все положенные работнику дни, то он может тогда претендовать и в 2022 году на все положенные ему 80 дней отпуска (педагог в РКС) и тогда все время будет перерасход отпуска? По графику 2021 года остаток отпуска 4 дня, авансом работник брал в 2020 году 6 дней. Если ему не предоставлять сейчас отпуск, так как он его уже взял ранее, то у него останется 2 дня перерасхода отпуска. И в 2022 году можно ли вместо заложенных по графику отпусков на 2022 год предоставить 78 дней?

Ответ: график отпусков в соответствии со ст. 123 ТК РФ как для работника, так и для работодателя является обязательным документом для исполнения. То есть дни, которые работодатель планирует в графике отпусков для работника, должны быть использованы работником в том году, на который составляется график отпусков. Соответственно, работник может претендовать на все 80 дней отпуска, если они запланированы для него в графике отпусков на 2022 год.

Остатки отпуска тоже желательно включать в график на следующий год, так как этот отпуск уже заработан работником, просто не полностью использован.

То, что у работника есть перерасход отпуска, не влияет на количество дней отпуска, которое ему положено в год по закону. И если это 80 дней в год, то в графике отпусков должно быть указано не менее 80 дней в год, несмотря на перерасход.

Для того чтобы избежать нарушений в графике отпусков, необходимо предусмотреть то количество дней отпуска, которые положены ему по закону ежегодно с включением дней отпуска, оставшихся за предыдущий период, то есть 80 дней + 4 дня, итого 84 дня.

10. Нужно ли в график отпусков вносить остатки отпуска с предыдущего года

Вопрос: сотрудник работает с 25.03.2020, отпуск 28 дней. Всего отпускных дней использовано
31 день, то есть остаток 18 дней. Правильно ли, что в график отпусков нужно внести остаток 
18 дней и запланировать отпуск 28 дней?

Ответ: в данной ситуации вы можете поступить так: за период с 25.03.2020 по, например, 15.12.2021 (на текущую дату) работник заработал 48,72 дня (28 + 2,33 х 8 + 0,08 х 26) дня отпуска, из которых 31 он уже использовал, у него осталось 17,72 дня отпуска.

Таким образом, в графике отпусков вы можете предусмотреть 28 + 18 = итого 46 дней отпуска.

График отпусков на 2022 год в 1С

Наступает пора, когда организации начинают формировать графики отпусков сотрудников на следующий год. Рассказываем, как составить график отпусков на 2022 год в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.

Создать документ График отпусков в программе «1С:Зарплата и управлении персоналом 8», ред. 3 можно во вкладке Кадры, открыв список документов Графики, переносы отпусков. 

Рис. 1. Расположение и создание графика отпусков в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3

Добавление сотрудников в документ График отпусков происходит по кнопке Подбор, где открывается список работающих сотрудников на текущий момент, либо по кнопке Добавить с вводом Ф.И.О. сотрудника или выбором его в общем списке при переходе по ссылке Показать всех (рис. 2). 

Заполнение документа График отпусков происходит в разрезе видов отпусков, положенных каждому сотруднику.

Рис. 2. Подбор и добавление сотрудников в документ «График отпусков» в программе «1С:Зарплата и управлении персоналом 8», ред. 3

Для заполнения документа График отпусков отдельно по каждому подразделению необходимо нажать Подбор и установить в списке сотрудников вид списка: По подразделениям (рис. 3).

Рис. 3. Установка вида списка по подразделению в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8», ред. 3

В появившемся списке сотрудников по подразделениям нужно выбрать подразделение и выделить сотрудников внутри него, по которым необходимо создать график отпусков отдельно (рис. 4). Тогда в документ График отпусков попадут только сотрудники выбранного подразделения (рис. 5).

Рис. 4. Список сотрудников для создания графика отпусков по подразделениям в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3

Рис. 5. Создание документа «График отпусков» сотрудников по подразделениям в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3

Также, документ График отпусков можно заполнить автоматически через кнопку Загрузить из файла. В новом окне Загрузка списка сотрудников из файла необходимо занести данные в таблицу копированием или загрузить заранее заполненную таблицу из внешнего файла (рис. 6). Для этого необходимо Сохранить бланк для заполнения в любом удобном для сотрудников с возможностью редактирования и уведомить сотрудников о сроках заполнения документа. После заполнения таблицы сотрудниками документ передается на проверку руководителям. 

Утвержденный график отпусков загружается из внешнего файла в документ График отпусков по кнопке Загрузить таблицу из файла.

Рис. 6. Создание графика отпусков через загрузку таблицы из файла в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3

Если в настройках кадрового учета установлен флаг Использовать общий период отпуска в документах (рис. 7), то в документе График отпусков появится кнопка Периоды отпусков с открывающимся внутри нее окном Ввода общего периода отпуска (рис. 8).

Рис. 7. Установка флага использования общего периода отпуска в настройках в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3

Рис. 8. Появившаяся кнопка «Периоды отпусков» в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3

При заполнении списка сотрудников по кнопке Периоды отпусков программа автоматически определит остатки по всем видам отпусков, положенных каждому сотруднику, и применит их к общему периоду, выбранному каждым сотрудником.

По кнопке Заполнить документ График отпусков заполнится автоматически на основании уже созданных в программе отпусков.

Проверка заполнения документа График отпусков осуществляется по ссылке Контроль остатков отпусков (рис. 9). В открывшимся окне можно увидеть отклонение запланированных отпусков, а по ссылке откроется печатная форма остатков отпусков, положенных сотруднику (рис. 10).

Рис. 9. Контроль остатков отпусков в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3

Рис. 10. Остатки отпусков в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3

Таким образом, можно создать, заполнить и проверить документ «График отпусков» за 2022 год в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.

Как составить график отпусков на 2022 год: рекомендации

С прошлого года в правила составления графика отпусков были внесены некоторые поправки, которые следует учесть при подготовке графика на 2022 год. Рассмотрим основные моменты.

Срок составления графика отпусков на 2022 год – до 17 ноября включительно. При этом нужно отвести дополнительное время на учет мнения профсоюза (5 рабочих дней на получение мотивированного ответа, 3 дня на дополнительные консультации). Для графика можно использовать форму Т-7 или самостоятельно разработанную и закрепленную в локальных нормативных актах форму.

В график отпусков включаются все сотрудники, работающие в компании на момент его утверждения, в том числе те, кто работает удаленно или находится в отпуске с последующим увольнением.

Даты отпусков согласовываются с работниками. Расширен перечень сотрудников, которые имеют право выбирать для отпуска любое удобное время. С 20 марта это могут делать многодетные родители с 3 и более детьми до 18 лет, пока младшему не будет 14. По прежним правилам данная привилегия была доступна людям с детьми младше 12 лет.

Сотрудник вправе брать отпуск частями, при условии, что одна из них не меньше 14 календарных дней. Количество и продолжительность остальных частей отдыха согласовывается с работодателем.

При определении даты отпусков нужно учитывать особенности, предусмотренные для праздников и выходных. Так, нерабочие праздничные дни, выпавшие на время ежегодного оплачиваемого отпуска, в число календарных дней такого отпуска не включаются.

После подготовки графика отпусков необходимо ознакомить с ним персонал под подпись.

Дни для диспансеризации не включаются в график отпусков, но рекомендуется заранее согласовать их с сотрудниками, чтобы избежать пересечений с отпусками коллег. Можно составить график диспансеризации и попросить работников выбрать дату или хотя бы месяц ее прохождения.

В случае отсутствия графика отпусков компании грозит административная ответственность по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ.

Рекомендуем материалы КонсультантПлюс (доступны в демоверсии):

Документы:

  • Письмо Минтруда России от 09.04.2020 N 14-2/В-395
  • Письмо Роструда от 14.05.2021 N ПГ/12255-6-1
  • Письмо Роструда от 09.03.2021 N ПГ/03709-6-1

КонсультантПлюс: бесплатный доступ

Заполните форму и получите доступ к бесплатной демонстрационной версии КонсультантПлюс! В системе вы найдете законодательные документы, рекомендации и готовые решения по подготовке графика отпусков и других документов.


Как грамотно составить график ежегодных отпусков :: РБК Pro

Формирование графика отпусков не право, а прямая обязанность работодателя. Если отнестись к составлению графика формально, не исключены негативные последствия. Как их избежать, рассказала Юлия Бусыгина, эксперт компании «СКБ Контур»

Фото: Andreas Lischka / Pixabay

Как правило, график отпусков на следующий год утверждается до конца текущего года. Однако собирать данные, особенно в компании с большой численностью, лучше заблаговременно. Не лишним будет и проверить, все ли требования к подготовке графика соблюдены.

Три причины, по которым важен график отпусков

График отпусков позволяет обеспечить нормальное функционирование любого бизнеса по нескольким причинам сразу.

Во-первых, работодателю проще планировать нагрузку работников: вовремя заменить сотрудника, который уходит в отпуск, или возложить на другого обязанности отпускника.

Совет: если в компании есть совместители, то лучше заранее выяснить, когда они планируют отпуск. Последний предоставляется им по основному месту работы, достаточно просто уточнить этот момент.

Во-вторых, график поможет избежать разногласий с работниками по поводу очередности отпусков (ч. 1 ст. 123 ТК).

Нередко работники считают, что ежегодный отпуск за первый год положен спустя шесть месяцев после трудоустройства. Действительно, в статье 122 ТК говорится о шестимесячном сроке, но на самом деле вопрос об отпуске решается по соглашению сторон. Никакого противоречия с правилами ТК здесь нет. Работодатель вправе (но не обязан) предоставить отпуск работнику, не дожидаясь окончания шестимесячного срока, хоть с первого дня работы. Проще всего согласовать даты отпуска и внести нужные записи в график сразу при приеме сотрудника на работу, тогда вопрос не возникнет вовсе.

Наконец, наличие графика отпусков позволит работодателю избежать ответственности за нарушение трудового законодательства (ч. 1 ст. 5.27 КоАП). Конечно, для этого потребуется соблюсти порядок, а также сроки составления и утверждения графика.

Шесть важных правил для графика отпусков

Несколько несложных правил помогут работодателю снизить риски претензий контролирующих органов.

Не пропустите время составления графика отпусков на 2020 год!

Категория граждан

Какое право предоставляется

Основание

Несовершеннолетний работник (до 18 лет).

Ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется продолжительностью 31 календарный день в любое удобное время для работника.

статья 267ТК РФ

Почетные доноры.

Ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по желанию в удобное для работника время

статья 23 Федерального закона от 20.07.2012 № 125-ФЗ

Беременные женщины.

Перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него либо по окончании отпуска по уходу за ребенком работнице по ее желанию предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск. При этом стаж работы непосредственно у работодателя, где она трудится на момент отпуска, не важен.

статья 260 ТК РФ

Работник, у которого жена в отпуске по беременности и родам.

По желанию сотрудника ему предоставляется ежегодный отпуск в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам независимо от стажа его работы у работодателя, где он трудится на момент отпуска.

статья 123 ТК РФ

Работники, которые усыновили/удочерили ребенка или детей в возрасте до 3 лет со дня их рождения.

По желанию работников, усыновивших ребенка (детей), им предоставляется отпуск по уходу за ребенком до достижения им (ими) возраста 3-х лет.

В случае усыновления ребенка (детей) обоими супругами указанные отпуска предоставляются одному из супругов по их усмотрению.

Женщинам, усыновившим ребенка, по их желанию вместо отпуска, указанного в ч. 1 ст. 257 НК РФ, предоставляется отпуск по беременности и родам на период со дня усыновления ребенка и до истечения 70 календарных дней, а при одновременном усыновлении 2-х и более детей – 110 календарных дней со дня их рождения.

статья 257 ТК РФ  

Сотрудникам, усыновившим ребенка. Предоставляется отпуск на период со дня усыновления и до истечения 70 календарных дней со дня рождения усыновленного ребенка, а при одновременном усыновлении 2-х и более детей – 110 календарных дней со дня их рождения.

Работники по совместительству.

Лицам, работающим по совместительству, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основной работе. Даже если совместитель не отработал и 6 месяцев, работодатель обязан отпустить его в отпуск (авансом). Более того, если продолжительность отпуска на работе по совместительству полагается меньше по сроку, нежели по основному месту работы, то в таком случае работодатель по просьбе работника должен предоставить его отпуск без сохранения заработной платы такой же продолжительностью.

статья 286 ТК РФ

Работники, прервавшие свой отпуск по требованию работодателя.

Отозвать работника из отпуска можно только с его на это согласия. Неиспользованные части отпуска в таком случае предоставляются работнику в удобное для него время в течение текущего рабочего года или на следующий год.

статья 125 ТК РФ

Участники боевых действий или инвалиды войн.

Отпуск предоставляется в любое время.

пп. 17 п. 1 ст. 14, ст. 16 Федерального закона РФ «О ветеранах» от 12.01.1995 г. №5-ФЗ

Супруги военнослужащих.

Отпуск предоставляется одновременно с отпуском супруга.

п. 11 ст. 11 Федерального закона РФ «О статусе военнослужащего» от 27.05.1998 № 76-ФЗ

Родители детей-инвалидов в возрасте до 18 лет.

Одному из родителей (опекуну, попечителю, приемному родителю), воспитывающему ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по его желанию в удобное для него время.

статья 262.1 ТК РФ

Граждане, награжденные званием «Герой труда» или «Герой России».

Отпуск предоставляется в любое время.

п. 3 ст. 8 Федерального закона РФ «О статусе Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы» от 15. 01.1993 № 4301-1

Отец и мать, у которых 3 и более детей до 12 лет.

Отпуск предоставляется в любое время.

статья 262.2 ТК РФ

Что нужно знать про график отпусков

Нужно ли учитывать мнение сотрудников при составлении графика отпусков?

В общем случае учитывать мнение сотрудников при составлении графика отпусков работодатель вправе, но не обязан. Исключение составляют пожелания отдельных категорий сотрудников, в частности:

  • сотрудниц, имеющих двух и более детей в возрасте до 12 лет, и сотрудников, воспитывающих таких детей без матери;
  • сотрудников в возрасте до 18 лет;
  • участников Великой Отечественной войны, инвалидов войны, ветеранов боевых действий.

Кроме того, при составлении графика отпусков работодателю следует также учитывать право отдельных категорий сотрудников на незапланированный отпуск в определенных обстоятельствах. Например, право беременной сотрудницы на использование отпуска перед или после отпуска по беременности и родам (ст. 260 ТК РФ) или право сотрудника воспользоваться ежегодным отпуском в период отпуска по беременности и родам его жены (ч. 4 ст. 123 ТК РФ).

Таким образом, составлять график отпусков работодатель в общем случае может без учета мнения сотрудников, не забывая при этом об «исключительных» категориях.

Нужно ли знакомить сотрудников с графиком отпусков после его утверждения?

По этому вопросу нет единого мнения, и сложились две противоположные позиции.

Сторонники первой считают, что обязанности знакомить сотрудников с графиком отпусков под подпись законодательство не содержит. График отпусков не является локальным актом, а относится к первичной учетной документации по учету кадров — то есть является организационно-распорядительным документом (постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). Известить о предстоящем отпуске по утвержденному графику работодатель обязан не позднее чем за две недели до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).

Вторая точка зрения основана на том, что график отпусков все же подпадает под определение локального акта, а значит, работодатель обязан знакомить сотрудников с документом.

В условиях отсутствия единой позиции и во избежание спорной ситуации работодателю рекомендуется ознакомить сотрудников с графиком отпусков под подпись. С этой целью можно:

  • попросить сотрудника расписаться напротив даты его предполагаемого отпуска в самой форме графика в поле «Примечание»;
  • приложить к графику отпусков ознакомительный лист, в котором каждый сотрудник укажет дату ознакомления с документом и распишется.

Можно ли в графике отпусков указывать не конкретные даты, а месяц предполагаемого отпуска?

Указывать в графике отпусков только месяц предполагаемого отпуска не запрещено. Однако на практике это не очень удобно, поскольку потом придется дополнительно оформлять согласование с сотрудником конкретной даты начала отпуска. Если отразить конкретные даты изначально, то это избавит работодателя от дальнейших согласований и возможного пересечения отпусков разных сотрудников.

Вместе с тем такой порядок удобно использовать при сменной работе. Если смены на дату составления графика еще неизвестны, то укажите месяцы предполагаемого отпуска, а после утверждения графика сменности уточните конкретные даты по согласованию с сотрудником (ст. 123 ТК РФ).

Нужно ли в графике отпусков указывать информацию о неиспользованных отпусках за прошлые годы?

Чтобы не допустить нарушения трудового законодательства, неиспользованный за прошлый год отпуск для наглядности можно включить в график отпусков на текущий год. Правомерность такого подхода подтверждают и специалисты Роструда в письме от 1 марта 2007 г. № 473-6-0. В нем говорится, что ежегодные отпуска за предыдущие рабочие периоды могут быть предоставлены либо в рамках графика отпусков на очередной календарный год, либо по соглашению между сотрудником и работодателем, то есть без включения указанных дней в текущий график.

Если работодатель решит отразить неиспользованную часть прошлогоднего отпуска в текущем графике, то период отпуска необходимо согласовать с сотрудником в обязательном порядке. Включать такие дни отпуска в график по своему усмотрению, в отличие от дней отпуска на новый рабочий год, работодатель уже не вправе.

Нужно ли в график отпусков включать внешних и внутренних совместителей, сотрудников-срочников?

График отпусков составляют для всех сотрудников организации, которые планируют продолжать работу в следующем году (ст. 123 ТК РФ). Поэтому нужно включать всех: и совместителей, и срочников – при условии что срочный договор закончится не в декабре текущего года.

Кстати, поскольку отпуск совместителю должен быть предоставлен одновременно с отпуском по основной работе, работодателю внешнего совместителя необходима информация о запланированном времени отпуска на основной работе (ч. 1 ст. 286 ТК РФ). Для этого работодатель может попросить сотрудника предоставить выписку из графика отпусков или соответствующую справку с основного места работы.

Нужно ли включать в график отпусков сотрудников, которые приняты в организацию за несколько месяцев до составления графика?

Ежегодный оплачиваемый отпуск работнику предоставляют ежегодно. Право на использование отпуска за первый год в общем случае возникает по истечении шести месяцев непрерывной работы новичка в организации. Отпуск за второй и последующий годы предоставляют в любое время в соответствии с принятой очередностью, которая фиксируется в графике отпусков. Это следует из положений статей 122 и 123 Трудового кодекса РФ. Таким образом, включать отпуск за первый рабочий год в график не обязательно. Вместе с тем на практике такое включение удобно, поскольку дает комплексное представление о времени отдыха всех работников.

Источник: «Система Кадры»

Приказ о составлении графика отпусков (образец 2018)

Летняя пора – это традиционное время отпусков. Однако все хорошее быстро заканчивается, и нужно не забыть составить график отпусков на следующий год. Лучше это сделать заранее, не откладывая на потом. Поэтому осенью самое время вспомнить об этом и издать приказ о составлении графика отпусков на 2018 год. Для чего это нужно и как это сделать, расскажем в статье.

График отпусков обязателен для всех

Работники имеют право на отпуск, установленное трудовым законодательством. Во избежание конфликта интересов очередность отпусков устанавливается внутренним локальным документом организации – графиком отпусков.

График отпусков, утвержденный руководителем организации, учитывает интересы работников и составляется с учетом особенностей хозяйственной деятельности компании. Ведь из-за отпусков персонала не должны пострадать и бизнес-процессы предприятия. График отпусков обязателен как для работников, так и для работодателя (ст. 123 ТК РФ).

Для составления графика отпусков на 2018 год используют форму №Т-7, утвержденную постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Однако организации могут разработать и использовать свой собственный бланк.

К составлению графика нужно подготовиться

До того как составить и утвердить график отпусков имеет смысл узнать об отпускных планах сотрудников. Для этого нужно издать приказ о составлении графика отпусков.

Организации, созданные в текущем (2017) году, должны составлять график отпусков только на следующий год – 2018. Нужно успеть это сделать не позднее чем за две недели до начала следующего года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). По факту получается, что график должен быть составлен не позднее 17 декабря. Составлять график на год, в котором организация создана, не нужно.

Этот приказ обяжет руководителей структурных подразделений собрать информацию о планируемых отпусках своих подчиненных. На основе собранных данных отдел кадров составит проект графика отпусков, сведя воедино полученную из структурных подразделений информацию.
Так как график отпусков должен быть утвержден не позднее 17 декабря 2017 года, составить приказ о подготовке графика и разработать проект нужно заранее (ст. 123 ТК РФ).

Чтобы облегчить работу кадровиков, наши эксперты подготовили образец приказа о составлении графика отпусков.

Скачать (Prikaz-o-sostavlenii-grafika-otpuskov.doc)

Приближается отпуск? Настройте свой онлайн-календарь — и свою команду — правильно

Кем бы вы ни были и чем бы вы ни занимались, иногда вам нужно уйти. Когда наступит это время, важно правильно настроить онлайн-календарь и свою команду.

Независимо от того, являетесь ли вы владельцем малого бизнеса, нуждающимся в передышке, или уставшим менеджером по работе с клиентами, ваша команда прикроет вашу спину. Готовясь к своему отсутствию, не оставляйте их без присмотра. Используйте свой календарь, чтобы максимально упростить работу в вашей команде.

Перед полетом проверьте свой календарь

Что нужно вашей команде, чтобы все работало, пока вы наслаждаетесь белым песчаным пляжем? Прежде чем отправиться в путь, не забудьте:

1. Расскажите о днях отпуска

Даже если вы говорили о своей поездке в течение нескольких месяцев, убедитесь, что вы не запутались в том, когда вас не будет. Ничто так не создает хаос, как неопределенность графика. Держите свою команду в курсе, делясь датами предстоящего отпуска в своем онлайн-календаре.

Размещение сведений о днях отсутствия на рабочем месте в онлайн-календаре также полезно для клиентов и деловых партнеров, которые могут попытаться связаться с вами, пока вас нет. Заблаговременное сообщение о вашем отсутствии даст им душевное спокойствие, когда вы не сможете ответить.

2. Планируйте сроки

Каждый сотрудник должен быть самостоятельным: Звучит здорово, но правда в том, что члены вашей команды зависят от вас и друг от друга.

Прежде чем отправиться в путешествие, определите сроки.Разместите их в онлайн-календарях ваших коллег, чтобы у них были четкие цели, которые они могли бы выполнить, пока вас нет.

Не заставляйте своих товарищей по команде нагружаться работой, но помните, что всем выгодно работать в срок. Дедлайны привлекают людей к ответственности и создают импульс.

Не менее важно установить для себя крайние сроки перед поездкой. Заставьте себя выполнять задачи и сводить концы с концами. Таким образом, вам не придется беспокоиться о них во время вашего отсутствия. Онлайн-календарь может помочь вам организовать то, что нужно сделать, и закончить это.

3. Установите время регистрации

Ваше время отпуска для вас, чтобы уйти. С учетом сказанного, было бы неплохо время от времени связываться со своей командой, чтобы убедиться, что все не сгорело без вас.

Проконсультируйтесь с ними: как часто другим членам вашей команды может понадобиться быстрый звонок? Они могут задавать вопросы, и вы можете получать обновления о том, как у них дела.

Создайте в своем календаре свободные временные интервалы, в течение которых ваша команда может позвонить, если им нужно поговорить.Это показывает вашу готовность помочь, но также не показывает никаких обязательств, то есть вы можете вообще не получить звонок в это время.

4. Проведите совещание по планированию

Прежде чем уйти, соберите всех вместе для сеанса вопросов и ответов. Проведение этой встречи дает вам возможность уточнить сроки, в которых вы, возможно, не уверены, и позволяет членам вашей команды задать любые вопросы, которые у них есть, прямо у ворот — вместо того, чтобы пытаться поймать вас, когда вы наслаждаетесь своим свободным временем.

Помните, что эта встреча для вас, поэтому вы должны убедиться, что она будет продуктивной.У вашей встречи должна быть цель — в данном случае организовать все необходимое до вашего возвращения — и повестка дня. Будьте краткими, делайте заметки и согласовывайте следующие шаги, прежде чем идти каждый своей дорогой.

5. Запланируйте ключевые мероприятия после отпуска

Поздравляем: вы сделали все возможное перед отъездом, спланировали сроки для своей команды и установили время регистрации. Не забывайте, однако, подумать о своих приоритетах после поездки.

Если вы управляете учетными записями, например, вы можете захотеть, чтобы ваши звонки клиентов были в календаре, прежде чем уйти.Таким образом, вы не пытаетесь запланировать их, как только вернетесь, и ваши клиенты будут знать, что вы думаете о них заранее.

Еще один хороший план, независимо от вашей роли? Последующая встреча с вашей командой. Вам нужно знать, в каком состоянии находятся проекты, были ли соблюдены сроки и какие проблемы могли произойти, пока вас не было.

6. Включите резервное время перед отпуском

Никто не может все время быть на высоте, а работа перед отпуском всегда занимает больше времени, чем вы думаете.Добавьте в свой онлайн-календарь буферное время между задачами, чтобы поддерживать высокую продуктивность и низкий уровень стресса.

В последний день перед отъездом расширьте эти буферы. Например, если вы обычно оставляете 15 минут между встречами и проектами, увеличьте его до получаса. Вещи всегда возникают в последнюю минуту, и вы не хотите, чтобы вас поймали на выборе между посещением встречи и завершением предложения.

Что, если у вас будет дополнительное время? Всегда есть над чем работать.Спросите, как вы можете помочь: ваша команда оценит это, особенно если вы будете отсутствовать в течение длительного периода времени.

Отпуск предназначен для того, чтобы помочь вам. В то время как ваша работа важна, так же как и отдых и подзарядка. Используйте свой онлайн-календарь, чтобы ничто не мешало вашему отдыху и ничто не мешало вам, когда вы вернетесь.

Добавление событий в календарь (отпуск, болезнь, встречи и т. д.)

Код статьи: 6055 | постоянная ссылка | Рейтинг: 5/5 от 1 голосов | Последнее обновление: пн, 20 сентября 2021 г., 15:19
2019

 

В этой статье показано, как добавлять события в календарь Outlook.События могут включать встречи, время отпуска и время болезни.

 

1. Откройте электронную почту Outlook.

Щелкните значок Календарь в левом нижнем углу.

2. Откроется новая вкладка с вашим календарем.  
3. Дважды щелкните день, в который вы хотите добавить событие, или щелкните Новая встреча в верхнем левом углу.

 

4. Введите название события (отпуск, болезнь, встреча и т. д.) и любую другую информацию, относящуюся к тому, что вы создаете.

Если вы уходите в отпуск или по болезни, обязательно установите время начала и окончания в соответствии с вашим рабочим временем или установите флажок рядом с Весь день.

Найдите и щелкните раскрывающееся меню Занят , чтобы изменить способ отображения события в календаре.Возможные варианты: «Занят», «Нет на месте», «Свободен», «Под вопросом», «Работает в другом месте» и «Частный».

5. Когда вы закончите, нажмите Сохранить в верхнем левом углу.

Примечание : Если вам нужно отредактировать то, что вы только что сохранили, дважды щелкните событие, которое вы добавили в свой календарь, чтобы открыть его.

Опубликовано – Чт, 26 сентября 2019 г., 14:10.Эта статья была просмотрена 9551 раз.
Рубрики: Outlook Web Access

К этой статье нет вложений.

К этой статье нет комментариев. Будьте первым, кто оставит комментарий.

Статьи по Теме Повторное включение беспорядка

Просмотрено 6726 раз с 29 марта 2016 г.

Office 365 — Outlook Web Access (OWA) — изменение и управление членами группы

Просмотрено 7373 раз с пт, 27 октября 2017 г.

Office 365 — Outlook Web Access (OWA) — невозможно просмотреть/открыть вложение электронной почты

Просмотрено 10289 раз с пт, 30 октября 2015 г.

Office 365 — Outlook Web Access (OWA) — изменение параметра ответа по умолчанию с «ответить всем» на «ответить»

Просмотрено 14714 раз с пт, 23 октября 2015 г.

Отправка с другого аккаунта или от его имени

Просмотрено 32932 раз с пт, 1 сентября 2017 г.

Office 365 — Outlook Web Access (OWA) — отправка сообщения электронной почты группе

Просмотрено 7418 раз с пт, 27 октября 2017 г.

Office 365 — Outlook Web Access (OWA) — создание групп

Просмотрено 8264 раз с пт, 27 октября 2017 г.

Office 365 — Outlook Web Access (OWA) — управление и редактирование списка контактов

Просмотрено 6624 раз с 25 октября 2017 г.

Фильтрация папки журнала бесед в Outlook Online

Просмотрено 13377 раз с 30 марта 2017 г.

Просмотр календарей сотрудников в Outlook – Outlook Online

Просмотрено 5061 раз с 26 сентября 2019 г.

Легкий планировщик отпусков для сотрудников

В отличие от своих американских коллег, большинство европейских сотрудников используют все свое минимальное время отпуска, равное четырем неделям. Хорошая новость для менеджеров заключается в том, что их команда возвращается обновленной, а риск выгорания значительно снижается. Плохая новость заключается в том, что они сосредоточены на эффективных стратегиях планирования отпуска и программном обеспечении для управления отсутствием.

Вы, наверное, знаете, почему это так: хотя по закону сотрудник должен запросить отпуск, и вы должны его предоставить, на практике последнее слово о том, когда сотрудник может взять отпуск, остается за вами. Вы, конечно, захотите удовлетворить их просьбу (и по конкретным причинам, обсуждаемым далее), но вы также несете ответственность за то, чтобы отсутствие одного или нескольких сотрудников не влияло на операционные требования.

Ваше решение о предоставлении отпуска или просьбе об отсрочке отпуска является обязательным. Если вы находитесь в положении, когда у вас нет данных о текущих и ожидающих запросах на отпуск или окно в историю предыдущих отпусков, вы можете изо всех сил пытаться принять наилучшее возможное решение, учитывая обстоятельства. Это может привести к узким местам в работе или подорвать доверие сотрудников к вам или их доброжелательность по отношению к вам.

Планировать отпуск для сотрудников легко с помощью правильных инструментов и стратегий

Обсудить политику в отношении отпусков в процессе ориентации

Установите ожидания сотрудников в отношении отпусков во время найма и адаптации.Укажите пиковые периоды работы, когда будет сложно предоставить отпуск. Поощряйте новых сотрудников сообщать о своем намерении взять отпуск в связи с определенными религиозными праздниками или личными/семейными обязательствами.

Поощряйте новых сотрудников планировать свой отпуск заблаговременно

В производственном секторе работникам предлагается планировать свой отпуск на предстоящий год. График отпусков в сфере здравоохранения составляется за три-пять месяцев до отпуска.Вам не нужно просить сотрудников заранее планировать свой отпуск, но даже предупреждение за 4-5 недель до отпуска может помочь вам более гибко реорганизовать и настроить работу.

Смещение графика отпусков

Сдвиг графика отпусков гарантирует, что кто-то другой всегда будет готов выполнить работу и выполнить обещание по обслуживанию. Вы можете сделать так, чтобы один сотрудник начал свой отпуск в конце недели — в четверг или пятницу — и был доступен в предыдущие дни, в то время как другой сотрудник возвращается из отпуска в середине недели и находится рядом, когда его коллега отсутствует.В пиковые периоды планирование дневных и дневных смен для отдыхающих сотрудников может иметь большое значение.

Предоставление сотрудникам возможности корректировать между собой даты отпуска

Пока сотрудники обсуждают друг с другом свои планы на отпуск, почему бы не позволить им обсудить даты отпуска и обеспечить, чтобы покрытие сохранялось на все рабочие дни и качество работы не ставилось под угрозу? Сотрудники могут обсудить это, прийти к компромиссу и придумать лучший график отпусков, чем вы задумали.Даже если они не могут прийти к соглашению, они могут сделать так, чтобы один из них не был обременен работой двоих из-за одинаковых дат отпуска.

Если вы руководите небольшой командой, проще заранее обсудить отпуск, и это настоятельно рекомендуется. Вы можете подчеркнуть принцип предоставления отпуска в порядке очереди или заранее сообщить своей команде, что будет установлен предел количества сотрудников, которые могут уйти в отпуск во время курортного сезона. Фактически, вы можете поделиться этими политиками через систему управления персоналом, используя систему управления документами.

В то время как установление ожиданий и информирование о правилах должны быть вашей основной стратегией, процесс планирования отпусков и официальные записи о взятых отпусках значительно упрощаются с помощью соответствующего инструмента планирования отпусков.

Инструмент управления нерабочим временем для современного менеджера по персоналу Программное обеспечение

kiwiHR для управления отсутствием упрощает процесс утверждения/отклонения отпусков и способствует разумному и справедливому принятию решений.

Ваши сотрудники могут получить доступ к своим личным файлам на любом устройстве, чтобы сделать запрос на отгулы.

  • Сотрудники могут добавлять ключевые данные, такие как дни рождения и экстренные контакты, в свои личные дела. В случае, если вы не можете связаться с сотрудником, чтобы связаться с ним или узнать о чем-то важном, у вас есть возможность позвонить его экстренному контакту.
  • Вы можете просмотреть доступные отпуска для каждого сотрудника. Поскольку балансы обновляются автоматически, у вас есть единый источник достоверной информации. Здесь нет места путанице или ошибке. Вам не нужно ходить туда-сюда с HR, сотрудником или руководителем команды.
  • Вы можете просмотреть календарные даты запрошенных отпусков, совпадение запроса с государственным праздником, количество дней отпуска и историю запросов отдельного лица.
  • Просмотр встроенного календаря, показывающего отпуск всей команды.
  • Имея под рукой важную информацию, вы можете ответить на информированный звонок и отклонить или одобрить запросы онлайн.

Поскольку инструмент планирования отпусков хранит историю отпусков сотрудников, нет необходимости вести бумажные записи.Цифровые файлы персонала легко доступны, обновляются и архивируются по мере необходимости. Безбумажное управление человеческими ресурсами также повышает вашу экологическую репутацию.

Сотрудникам не нужно составлять электронное письмо каждый раз, когда они хотят отправить запрос на отпуск. Вам также не нужно фильтровать электронные письма в своем почтовом ящике, чтобы просмотреть историю отпусков сотрудника.

Привилегии для сотрудников :
  • Очень просто отправить запрос на отгул через компьютер, мобильный телефон или планшет благодаря проверке одним щелчком мыши
  • Обновленный календарь компании для просмотра официальных праздников и уведомлений о предстоящих праздниках
  • Индивидуальный календарь для учета количества использованных отпусков

Время отпуска важно для здоровья сотрудников и организации

Многочисленные исследования показали физические и психологические преимущества оплачиваемого отпуска. Сотрудникам необходимо отключиться от работы, и работодатели должны поддерживать эту потребность в позитивной и чуткой манере. Как менеджер, вы играете жизненно важную роль в программном обеспечении для планирования отпусков и отсутствия сотрудников. Вы обязательно захотите одобрить все разумные просьбы об оплачиваемом отпуске не только ради политики компании и трудового законодательства, но и для общего благополучия сотрудников.

Хорошо отдохнувшие сотрудники, которым нравится время от времени менять обстановку вдали от работы, более счастливы, более продуктивны, более сосредоточены и менее подвержены стрессу.Создав свою организацию как организацию, которая заботится о балансе между работой и личной жизнью, вы сможете более эффективно привлекать и удерживать таланты.

Цифровизация поможет вам эффективно управлять процессом планирования отпусков, и вам не придется проводить политику отпусков или соблюдать строгий график отпусков. Инвестируйте в своевременные разговоры, предоставьте сотрудникам возможность брать отпуск и используйте интеллектуальный инструмент планирования отпуска, чтобы вам не пришлось сталкиваться с кризисами праздничного сезона.


Улучшите управление корпоративными отпусками с помощью kiwiHR

Начните оптимизировать управление отпусками с помощью онлайн-планировщика отпусков kiwiHR , экономя ценное время и ресурсы для своей компании.Зарегистрируйтесь сейчас и получите 14-дневную бесплатную пробную версию.

Зарегистрироваться

Как организовать график отпусков на вашем предприятии

Если и есть что-то, что гарантированно вызовет бурю на рабочем месте, так это планирование отпусков. От всех, кто хочет одни и те же две недели в августе, до семей, которым нужны только школьные каникулы, проблемы могут вызвать напряженность и привести к проблемам, если планирование не будет выполнено справедливо.

Вот как вы можете не сбиться с пути и правильно организовать свой график отпусков — и иметь счастливую рабочую силу.

Создать ограничения

Один из самых простых способов заставить людей брать отпуск в разное время года — убедиться, что в одно и то же время отсутствует только определенное количество сотрудников. Это гарантирует, что вы удовлетворите кадровые потребности вашего отдела и распределите отпуска в течение года. Он устанавливает некоторые основные правила для сотрудников и будет способствовать командной работе, побуждая сотрудников составлять графики, которые подходят для всех.

Вы можете использовать программное обеспечение для создания этих ограничений, которые физически не позволяют одновременно бронировать отпуск, превышающий установленное количество, или количество предварительных уведомлений, которые вам нужны, прежде чем кто-то возьмет отпуск.

Используйте программное обеспечение для планирования сотрудников

Программное обеспечение

для планирования сотрудников просто в использовании и экономит ваше время. Загрузка расписаний и обеспечение адекватного набора навыков занимает считанные минуты. Программное обеспечение создает ограничения, устанавливает ротацию, а также может отправлять расписание на телефон сотрудника. Освободившееся время можно использовать для развития своего бизнеса.

Homebase — это пример системы программного обеспечения для планирования работы сотрудников, которая поможет вам контролировать свои затраты на рабочую силу и эффективно определять ожидания в отношении рабочей силы.

Нет повторов

Некоторые сотрудники каждый год ожидают одни и те же даты отпуска. В загруженной организации вы должны быть справедливы ко всем и следить за тем, чтобы бизнес оставался продуктивным.

При составлении расписания вы можете вспомнить прошлогодний состав и отдать предпочтение другим сотрудникам, которым могут понадобиться эти желанные даты. Программное обеспечение упрощает этот тип задач, блокируя даты для одних людей и разрешая их для других. Не забывайте работать с семьями и теми, кто ухаживает за пожилыми родственниками.Вы хотите, чтобы они могли организовать свое расписание вокруг школ и услуг по уходу.

Ищите закономерности

К сожалению, есть сотрудники, которые берут отпуск по болезни, когда они не могут получить желаемые даты отпуска. Это мешает отделам, которым затем приходится находить людей для замены пропавших без вести.

Предоставление доступа сотрудникам

Одним из преимуществ программного обеспечения для планирования сотрудников является то, что ваши сотрудники могут отслеживать свои графики с помощью приложения и запрашивать даты с помощью простых инструментов.Это означает, что они могут видеть, когда другие даты заняты, чтобы они могли изучить другие варианты, которые открыты для них. Это дает персоналу ощущение гибкости. Кроме того, это освободит ваше время, чтобы сосредоточиться на других проблемах. Они также смогут обмениваться сменами между собой — с одобрения менеджера — с помощью бесплатного мобильного приложения Homebase.

Составление этих графиков отпусков — обременительная задача, требующая времени для менеджеров. Вложив средства в программный пакет для организации расписания, вы получите справедливую систему для своих работников и освободите свое время.Ваши работники увидят справедливость на рабочем месте и будут позитивно участвовать в процессе.

Настройка собрания Outlook для уведомления команды о том, что вы в отпуске

Когда вы уходите в отпуск, обычно люди используют помощника Out of Office в Outlook. Но вот уникальный способ использовать функцию встречи, чтобы ваша команда знала, что вас не будет дома.

С помощью календаря Microsoft Outlook вы можете легко уведомить своих коллег, когда вы будете вне офиса и недоступны.Вот как это сделать.

Режим отпуска Microsoft Outlook

Вы это заслужили; вы мечтали об этом, но теперь, когда ваш отпуск почти наступил, как вы можете убедиться, что вам не нужно говорить каждому коллеге, что вы в отпуске, когда они звонят вам, чтобы спросить вас о чем-то, а вы на пляже?

Вот уникальный способ сделать это. Вместо того, чтобы использовать функцию «Календарь собраний», чтобы запланировать еще одну долгую скучную встречу, используйте ее, чтобы сообщить им, что вы собираетесь на пляж.Здесь я использую Outlook 2013, но принцип одинаков во всех версиях Microsoft Outlook.

Начните с нажатия Календарь в нижней левой части окна Microsoft Outlook.

Теперь щелкните дату начала отпуска, затем, удерживая клавишу Shift на клавиатуре, с помощью клавиш курсора выберите дни, когда вы будете загорать, пока другие будут работать. После того, как вы выбрали указанные дни, щелкните правой кнопкой мыши в любом месте выбранной области.Затем в меню нажмите Новая встреча .

Вы не хотите блокировать календари тех, кого вы приглашаете или уведомляете о своем отпуске, поэтому обязательно установите «показать как» на Бесплатно . Установите флажок Мероприятие на весь день и опубликуйте точное описание. Также убедитесь, что установлен набор No Reminder — вы же не хотите будить людей в полночь, когда начнется отпуск. Вы хотите, чтобы люди видели это только тогда, когда они смотрят в свои календари (как напоминание о том, что вы проводите время лучше, чем они).

Теперь нажмите «Пригласить участников» и убедитесь, что вы указали адреса электронной почты всех сотрудников вашей организации, которым необходимо знать о вашем отсутствии.

Когда вы закончите, все, что вам нужно сделать, это нажать «Отправить». Вот и все! Было бы лучше, если бы у вас был гораздо более спокойный отдых сейчас. Кроме того, вы можете включить функцию «Нет на месте», чтобы другие люди, не работающие в компании, могли вас отсутствовать.

Как отслеживать свободное время вашей команды

В дополнение к отслеживанию рабочего времени, ваша команда также может отслеживать отпуска, больничные листы и другие вещи с PTO с помощью Clockify.

Вы можете создать проект под названием «Выходной», сделать его общедоступным, а затем люди смогут регистрировать дни своего отпуска, создавая 8-часовые записи о времени в проекте «Выходной». Или вы можете использовать модуль «Отпуск», чтобы люди могли запрашивать отгулы и отслеживать доступные дни или часы.

Использование Clockify в качестве трекера отпуска

С одной стороны, у вас есть небольшие компании, которые используют таблицы Excel/Google для отслеживания отпусков. С другой стороны, у вас есть большие организации, которые используют чрезвычайно сложное программное обеспечение для расчета заработной платы и отгулов.Посередине ничего нет.

Если ваша команда уже регистрирует свое рабочее время в Clockify, они также могут использовать его для регистрации своего свободного времени, что является оптимальным решением для отслеживания отпуска для всех, кто не входит в список Fortune 500.

Отслеживая рабочее и нерабочее время в Clockify, вы будете иметь все данные о времени в одном месте, а также упростите управление ВОМ и проверку баланса.

Как работает отслеживание отпуска

  1. Создать проект «Выходной» и опубликовать его
  2. Когда кому-то нужен выходной, он набирает 8 часов в счетчике времени, выбирает проект «Выходной», выбирает желаемую дату и создает запись о времени
  3. Если кто-то хочет занять более 1 дня, он может создать несколько записей для каждой даты, когда он будет отсутствовать. Чтобы ускорить процесс, они могут записывать время в табеле учета рабочего времени.
  4. Руководство и отдел кадров могут создавать отчеты о времени и видеть, кто и когда отсутствует.

Если вам нужно различать разные типы выходных, вы можете создать задачи для каждого типа: отпуск, отпуск по семейным обстоятельствам, отпуск по болезни, творческий отпуск, неполный рабочий день и т. д. Затем, когда человек регистрирует отпуск, он могут быть более конкретными, и вы можете иметь более подробные данные в отчетах.

Если кто-то решит отменить свой отпуск, он может просто удалить запись.Или, что еще лучше, уведомите менеджера об изменении, чтобы менеджер мог удалить его для него.

Как насчет праздников?

Если вы хотите указать праздничные дни, чтобы люди могли видеть, что им не нужно отслеживать время в эти дни, вы можете добавить время для этих дней самостоятельно.

Просто перейдите в Подробный отчет, добавьте время для команды, выберите проект PTO, добавьте заметку о празднике, выберите членов команды (всех или некоторых) и нажмите «Добавить».

Затем люди увидят в своем расписании, что время отпуска уже предварительно заполнено, что указывает на то, что им не нужно отслеживать время для него.

Как насчет неоплачиваемого отпуска?

Как отслеживать неоплачиваемый отпуск в Clockify? Это зависит от того, используете ли вы почасовую ставку или нет.

  • Если вы рассчитываете заработную плату с помощью Clockify, то человек может просто пометить ввод времени как неоплачиваемый.
  • Если вы используете Clockify только для данных о времени, вы можете либо создать новый проект для неоплачиваемого отпуска, либо создать задачу «Неоплачиваемый отпуск» в проекте «Отпуск». Другой вариант — использовать тег.

То, как вы будете отслеживать неоплачиваемый отпуск, будет зависеть от того, как вы организуете свои данные и используете отчеты.Если вы хотите различать оплачиваемый и неоплачиваемый отпуск в еженедельном отчете, создайте отдельный проект. Если вы хотите увидеть все отсутствия в одном месте, используйте задачи, чтобы различать разные типы выходных.

Как насчет перерывов?

Большинство рабочих мест оплачивают 30-минутные обеденные перерывы. Учитывать их можно так же, как и отгулы – путем создания временной проводки. Только в этом случае лучше все перерывы вынести в отдельный проект, чтобы не путать их с целыми выходными днями.

Другой вариант — создать тег «перерыв». Сотрудники могут создать 30-минутную запись времени, оставить ее без проекта, пометить как неоплачиваемую и прикрепить тег «перерыв». Позже в отчетах вы можете отфильтровать записи с тегом «перерыв» для расчета заработной платы или оплачиваемых часов.

Проверка балансировки ВОМ

При планировании отпуска ваша команда может проверить, сколько дней отпуска у них осталось. Все, что им нужно сделать, это запустить сводный отчет и отфильтровать данные по проекту «Выходной».

Они могут посмотреть, сколько времени они записали на отпуск, и разделить его на 8, чтобы получить количество использованных дней отпуска.

Используя Clockify для баланса PTO, вы никогда не получите вопрос: «Сколько у меня осталось отпуска?»

Если ваша команда может работать сверхурочно и накапливать выходные, они могут использовать Clockify для отслеживания сверхурочных часов работы и посещаемости.

  1. Команда отслеживает свое рабочее время и посещаемость (стиль «время прихода-ухода»)
  2. Сводный отчет о выполнении, чтобы увидеть, сколько времени каждый человек работал в этом месяце или году,
  3. Подсчитать количество начисленных выходных дней: (Всего отслеженное время – свободное время) / 8
  4. Сравните результат с количеством рабочих дней в этом году (вы можете использовать этот калькулятор рабочих дней)

могут устанавливать для них цели и напоминания, а Clockify напомнит им регистрировать свое время, если они забудут.Кроме того, вы можете установить напоминание, если кто-то превысит свою цель.

Отслеживание начислений и баланса

Clockify имеет полный модуль «Отпуск», который позволяет вам определять политики отгулов, запросы и утверждения отпусков, а также отслеживать начисления.

Во-первых, вам нужно включить «Время отдыха» в настройках рабочей области и настроить политики выходных дней и праздников.

После этого вы можете перейти на вкладку Баланс, чтобы добавить начисления, а затем позволить людям запрашивать отгулы, которые могут одобрить их менеджеры.

Вы также можете посетить вкладку Хронология, чтобы увидеть все предстоящие отпуска и праздники.

Как установить политику отпусков, которая понравится вашим сотрудникам

Измените свой подход к управлению отпусками с помощью централизованного решения, которое избавляет от административной нагрузки и связанных с ней сложностей.

Нет ничего необычного в том, что сотрудники устают, работая пять дней в неделю (иногда больше), месяц за месяцем.

Они могут проявлять признаки физического, умственного и эмоционального истощения, что также может свидетельствовать о том, что они страдают от стресса, связанного с работой.

Это состояние часто возникает, когда сотрудники перегружены объемом и требованиями работы, особенно когда они превышают их возможности для нормальной работы.

Стресс, связанный с работой, является одной из самых острых проблем на рабочем месте и может привести к другим негативным последствиям, в основном связанным со снижением производительности как сотрудников, так и компании.

Поскольку стресс, связанный с работой, считается проблемой управления, менеджеры по персоналу и владельцы бизнеса должны взять на себя ответственность за создание сбалансированных рабочих требований, при которых сотрудникам рекомендуется время от времени брать отгулы.

К сожалению, есть компании, которые не уделяют особого внимания тому, как им выстроить свою отпускную политику, не понимая, что, когда работникам предоставляются отпуска и отпускные, они могут лучше избегать стрессов, болезней и других расстройств, делая их более эффективен в работе.

 

Преимущества политики отличного отпуска

Судя по статистике, британские рабочие не очень хотят брать отпуск, даже если имеют на это право. Некоторые из них слишком заняты работой, чтобы брать отпуск, в то время как некоторые беспокоятся, что их коллеги или руководители могут подумать о них как о менее преданных своей работе из-за того, что они решили уйти в отпуск.

Хотя их причины различны, стоит отметить, что политика компании в отношении отпусков должна быть достаточно привлекательной, чтобы побудить ее сотрудников воспользоваться своим правом на оплачиваемые дни отпуска.

Наличие отличной политики отпусков — беспроигрышный вариант как для ваших сотрудников, так и для вашей компании. Вот основные преимущества для вашей компании, когда сотрудники уходят с работы:

  1. Отправка вашего сотрудника в отпуск позволяет вам проверить, как этот конкретный человек работает на работе.Дело не в том, что какой-то конкретный сотрудник кажется вам ненадежным, а в том, что предоставление этого индивидуального отпуска на X дней дает вам возможность перекрестно обучить коллегу, давая вам основу для сравнения между одним и другим.
  2. Выход в отпуск снижает склонность сотрудников к ошибкам. Когда сотрудники устали или перегружены работой, они с большей вероятностью совершат ошибки, которые могут нарушить рабочий процесс и привести к убыткам для вашей компании. Напротив, хорошо отдохнувшие сотрудники думают и действуют так, чтобы это приносило пользу работодателям.
  3. Когда сотрудники фактически используют отпуск, предоставленный компанией, это создает более сбалансированную рабочую культуру и повышает моральный дух в офисе в целом. Более того, эта культура затем сделает компанию более привлекательной для других высокоэффективных талантов.

Для сотрудников регулярные отпуска отвлекают от стресса, связанного с работой, и помогают сохранить здоровье и хорошее самочувствие. Психологи утверждают, что сотрудникам нужно время для отдыха, чтобы тело восстановило энергию/хладнокровие, утраченные в стрессовых ситуациях.

Хорошая политика отпуска также способствует балансу между работой и личной жизнью, поскольку сотрудники могут заниматься другими интересами, которые так же важны для их жизни, как и их работа. Это лишь одно из преимуществ, которые прокладывают путь к большей удовлетворенности работой и повышению эффективности работы среди сотрудников.

 

Вопрос «Справедливости»

Разработка политики нерабочих дней может быть довольно сложной задачей, поскольку вы должны учитывать, справедливы ли они для обеих сторон. Между тем, что хочет работодатель, и тем, что хотят сотрудники, HR должен установить золотую середину, чтобы сотрудники могли использовать свое свободное время для достижения баланса между работой и личной жизнью, а компания, со своей стороны, могла продолжать бесперебойно вести свой бизнес.

Не менее важно, чтобы ваши сотрудники вместе с вами определяли правила, которые должны быть включены в политику. Вам нужна политика нерабочих дней, которая взаимно отвечает потребностям ваших сотрудников и вашей компании. Это гораздо лучшая альтернатива созданию политики наугад или просто следованию популярной тенденции, не будучи уверенным, что она сработает для вашей собственной компании.

 

Работа в соответствии с правовыми нормами

 Трудовое законодательство отличается от страны к стране, и важно, чтобы вы соблюдали его в зависимости от того, где вы находитесь.Это делается для того, чтобы обеспечить защиту прав работников и в то же время уберечь вашу компанию от юридических споров, которые могут возникнуть из-за потенциальных проблем в будущем.

Великобритания и США придерживаются совершенно противоположной политики, когда речь идет об оплачиваемых отпусках для сотрудников. Великобритания гораздо более щедра, ежегодно предоставляя как минимум 5,6 недель или 28 дней официально оплачиваемого отпуска штатным работникам или тем, кто работает пять дней в неделю, включая праздничные и праздничные дни.

Помимо минимального количества оплачиваемых дней отпуска, работникам могут быть предложены дополнительные дни отпуска, если это является частью политики отпуска их работодателя. Работники, занятые неполный рабочий день, в Великобритании также могут получить такой же оплачиваемый отпуск, как и сотрудники, занятые полный рабочий день, хотя и на пропорциональной основе.

В противоположность этому, федеральный закон не требует от американских компаний предоставления льгот своим работникам в связи с отпуском, хотя в некоторых штатах действует политика оплачиваемых отпусков. Компания также решает, предоставлять ли своим сотрудникам оплачиваемый отпуск или нет, хотя до 75% компаний соглашаются предоставлять отпуск, который может составлять в среднем 16 дней в году.

 

Определите свои цели

Политика отпусков является частью пакета льгот, который вы предлагаете своим сотрудникам, поэтому программа отпусков компании должна дополнять ваши цели как для сотрудников, так и для вашей компании. Вы можете разработать свою политику нерабочих дней, чтобы помочь вам:

 

Создать систему вознаграждений

Вы можете поощрять повышение производительности труда сотрудников, предлагая схему поощрения сотрудников, связанную с вашей политикой отпусков.Это послужит стимулом для высокоэффективных работников. Поощрение может быть в виде дополнительных дней отпуска или их денежного эквивалента.

Суть в том, чтобы понять, какую ценность вознаграждение может предложить сотруднику. Очевидно, что высокооплачиваемый сотрудник может предпочесть дополнительный отпуск вместо денежного поощрения, например, чтобы избежать эмоционального выгорания.

 

Привлечь потенциальных сотрудников

 

Политика хорошо организованных отпусков, безусловно, является привлекательной функцией для кандидатов на работу , которые ищут рабочую среду, в которой открыто поощряется благополучие сотрудников.

На самом деле, многие лица, ищущие работу, вряд ли выберут высокооплачиваемую работу без пособия по отпуску по сравнению с низкооплачиваемой работой, которая включает в правила компании политику рабочего отпуска.

В условиях обостряющейся конкурентной борьбы за таланты отличная политика отпусков может стать привилегией, необходимой для привлечения в вашу компанию лучших соискателей.

 

Минимизация затрат

Политика «используй или потеряешь», требующая от ваших сотрудников использовать отпуск или отказаться от него, может быть лучшим вариантом, если вы пытаетесь избежать финансовых расходов на оплату неиспользованных отпускных дней сотрудников в течение года.

С другой стороны, вы могли бы поощрять своих сотрудников брать регулярные выходные, чтобы помочь им свести к минимуму ошибки или выполнять некачественную работу, когда они чувствуют бремя переутомления.

Вопреки политике «используй или потеряй», возможность предоставления неограниченных отпусков сотрудникам предназначена для устранения ограничений на количество отпуска, которое, по мнению сотрудников, им нужно.

 Это новая тенденция на рабочем месте, но ее пригодность различается для каждой компании.

Например, компании, которая беспокоится о вспомогательном персонале в пик сезона, было бы лучше не предлагать своим сотрудникам продолжительный отпуск.Критики политики неограниченного отпуска также утверждают, что сотрудники либо обязаны злоупотреблять этим преимуществом, либо что другим сотрудникам несправедливо заменять кого-то, кто уходит в продолжительный отпуск.

С другой стороны, гибкая политика в отношении нерабочих дней также имеет ряд положительных эффектов. Во-первых, это способ для компаний препятствовать культуре, согласно которой сотрудники работают так долго, как они могут, поскольку более продолжительный рабочий день не обязательно приводит к увеличению производительности.

С точки зрения отдела кадров, более гибкая политика отпусков освобождает команду от исключений, связанных с отслеживанием выходных, и внесения ручных корректировок, чтобы они могли больше сосредоточиться на других важных задачах, повышающих ценность их функции отдела кадров.

 

Советы работодателям

Независимо от того, предлагаете ли вы фиксированное количество дней отпуска или неограниченное количество дней отпуска, у вас должен быть четкий набор рекомендаций, которые сотрудники могут использовать для планирования своего отпуска. Руководящие принципы также должны позволить вашей команде по персоналу единообразно внедрить правила оплачиваемого отпуска во всей компании.

Чтобы ваша политика отпуска была эффективной, она должна определять следующее:

  • Кто имеет право на отпуск?
  • Сколько дней отпуска имеют право работники?
  • Сколько оплачиваемых выходных дней накапливается в году?
  • Сколько неиспользованных дней отпуска можно перенести на следующий год?
  • Каковы правила компании по использованию оплачиваемых отпускных дней во время отпуска по болезни?

Вот несколько советов на тот случай, если вы решите разработать политику отпусков на рабочем месте, привлекательную для сотрудников:

Официальное оформление вашего отпуска

 

Независимо от того, замедляется или достигает пик вашего бизнеса в определенный период, вам необходимо издать официальную политику отпусков, чтобы помочь вам установить предел, когда вы хотите наложить ее. Вы также можете издать рекомендации о возможных периодах отключения для отпуска, чтобы сотрудники были проинформированы заранее. Сообщите всем сотрудникам, если необходимо внести какие-либо изменения в вашу политику в отношении отпусков или отключения электроэнергии.

 

Регулярный вывод средств


 

Регулярная выплата накопленного отпуска может уберечь вашу компанию от возникновения обязательств, которые вы должны быть готовы урегулировать, если сотрудник решит уйти или выйти на пенсию.Оперативность платежей также сотворит чудеса для морального духа вашей команды.

 

Облегчите отпуск ваших сотрудников


 

Некоторые сотрудники отказываются использовать оплачиваемый отпуск, опасаясь, что по возвращении на работу у них может увеличиться объем работы. Обязательно развейте эти страхи, установив правила покрытия отпуска или назначив штат сотрудников, чтобы обеспечить достаточное прикрытие на случай отсутствия коллеги.

 

Реализовать систему Raffle Style


 

Таким образом, вы можете дать определенным сотрудникам возможность выбирать дни отпуска, а остальные сотрудники смогут пользоваться той же привилегией в следующий раз. Система розыгрыша справедлива как для сотрудников, так и для компании, потому что работники получают больше гибкости, а у бизнеса всегда будет достаточно персонала для поддержания бесперебойной работы.

 

Будьте последовательны и прозрачны


 

К утверждению или отклонению запросов на отпуск следует подходить разумно.Вам следует любой ценой избегать игры в фавориты или чувства вины перед сотрудниками, которые приходят к вам с просьбой об отпуске. Для реализации продуктивной культуры должны быть очевидны равные права между работниками.

Вы также должны быть максимально прозрачными со своими сотрудниками. Любые проблемы с отсутствием разъяснений в конечном итоге ухудшат имидж компании.

 

Рассмотрите возможность вознаграждения тех, кто работает в популярные выходные


 

Это работает, особенно если есть государственный праздник, выпадающий на середину длинных выходных, когда большинство сотрудников предпочитают взять отпуск.Как уже упоминалось в предыдущем разделе, убедитесь, что вознаграждение, которое вы предлагаете, будь то дополнительный выходной день или зарплата, которая в два раза превышает ставку сотрудника, повышает ценность того, что на самом деле хочет сотрудник.

 

Поощряйте сотрудников веселиться


 

Напомните своим сотрудникам, что вы не ожидаете, что они будут проверять свою электронную почту во время отпуска, но вместо этого вы хотите, чтобы они максимально использовали свое свободное время, делая для них что-то веселое или полезное.

Убедитесь, что ваше сообщение понятно. Когда сотрудники используют свободное время, поделитесь этой информацией со своей командой и попросите их сделать то же самое. В результате другие сотрудники увидят, что отгулы допустимы, и будут более склонны использовать свои дни отпуска.

 

О правилах отпуска


Независимо от того, решите ли вы предоставить своим сотрудникам регулируемый оплачиваемый отпуск или неограниченный отпуск, самое важное, что нужно помнить, это установить основные правила, которые будут ясными и справедливыми для всех.Этому будет способствовать создание и информирование о правилах отсутствия с помощью надежного планировщика отпусков.

Также убедитесь, что ваши сотрудники участвуют в процессе принятия решений. Имейте в виду, что правильный баланс политики отпусков должен определяться всеми, а не только высшим руководством.

В конце концов, вы хотите, чтобы ваши сотрудники взяли под контроль свое здоровье и благополучие с помощью корпоративной программы, которая позволяет им проводить некоторое время вдали от работы, чтобы сосредоточиться на личном росте.


Узнайте о многих преимуществах, которые Edays может принести вашему бизнесу, с помощью онлайн-демонстрации

Заказать бесплатную демо-версию >


 

.