Содержание

положение о порядке введения норма времени учетного периода за год, что это такое, как устанавливается сменность согласно Трудовому Кодексу, образец, как суммировать, примеры расчета

Понимание того, что значит суммируемый учет рабочего времени по ТК РФ — это настоящий ключ к грамотной организации трудового процесса на предприятиях, не желающих выбирать еженедельные нормативы в плане отработанных часов. В качестве таковых могут выступать, например, сезонные бизнес-проекты, некоторые фабричные производства, летние торговые лавки и так далее.

Во всех перечисленных учреждениях персональный график каждого сотрудника может варьироваться в рамках достаточно разных величин, однако работодатель в любом случае обязан подсчитывать, в течение какого времени человек находился на положенном месте. Причем как бы не распределялись трудозатраты в пределах недели или месяца, их итоговое число должно соответствовать регламентам, представленным в законе России. На помощь компаниям такого формата приходит система СУРВ, позволяющая раз и навсегда разобраться с вопросами, касающимися исчисления отработанных часов.

Особый вид учета рабочего времени — суммированный

В 2022 году под данным понятием принято понимать специализированный трудовой режим, базирующийся на установлении «скользящего» и сменного графиков. Главная причина, заставляющая предпринимателей составлять и вводить подобные нормативы, заключается в невозможности планирования функциональных недель, содержащих твердое количество трудочасов:

  • 24 ч. — люди, не достигшие совершеннолетия;
  • 35 — обладатели статуса инвалида;
  • 36 — преподаватели и персонал особо опасных фабрик;
  • 39 — для сотрудников медицинского сектора;
  • 40 — классическая продолжительность.

Проще говоря, работодатель, задействующий график сменности при суммированным учетном периоде рабочего времени, по Трудовому кодексу обязан проводить расчеты, в рамках которых недоработка в одном месяце компенсируется переработкой в другом.

Причем суммарный результат всегда обязан сопутствовать шаблонам, представленным в ТК. Нарушение законодательства — это недопустимый факт, который, однако, многие предприниматели оспаривают. Результатом такого несогласия может стать комплекс проблем, исходящих от Государственной инспекции труда и прочих государственных надзорных учреждений. Отделения таких ведомств находятся на территории практически всех крупных городов Российской Федерации, и функционируют они, кстати, достаточно исправно.

График суммированного учета рабочего времени (СУРВ)

Человек, занимающийся организацией трудового процесса, всегда должен облокачиваться на пакет регламентов, представленных в ТК России. Кроме того, огромную роль при составлении режима выполнения профессиональных обязанностей играют:

  • колдоговоры;
  • индивидуальные договоры и дополнительные соглашения;
  • правила внутреннего распорядка и прочее.

Законодательные выкладки повествуют о том, что разработка учетной таблицы по трудочасам — это однозначная задача работодателя, применяющего исключительно сменную систему функционирования персонала. Для остальных классических порядков подобное требование не выдвигается от слова совсем. Норма графика работы при суммированном учете рабочего времени, по образцу представляет собой точную и четкую таблицу, со всеми подробностями, касающимися процессов организации функционирования фирмы.

Готовые решения для всех направлений

Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Узнать больше

Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Узнать больше

Обязательная маркировка товаров – это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя.

Узнать больше

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Узнать больше

Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Узнать больше

Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Узнать больше

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Узнать больше

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Узнать больше

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..

Узнать больше

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Узнать больше

Используй современные мобильные инструменты в учете товара и основных средств на вашем предприятии. Полностью откажитесь от учета «на бумаге».

Узнать больше Показать все решения по автоматизации

Как внести изменения в ПВТР

Все поправки коммутируются так, как разрабатывался первоначальный, оригинальный документ. Стандартная процедура опирается на ч. 2 ст. 22 и ч. 1 ст. 190 ТК РФ, включая в себя такие мероприятия как:

  • подготовка нового проекта регламентов;
  • составление и выпуск сопутствующего приказа;
  • согласование вариаций с представительным органом сотрудников;
  • ознакомление персонала и сбор подписей.

Как уже говорилось ранее, нарушение данной инструкции влечет за собой всевозможные неприятности, касающиеся проверок от некоторых надзорных органов, функционирующих на территории Российской Федерации. Суммированный учет рабочего времени, в учетном периоде за год при сменном графике обговаривается сначала с руководством отдела, а потом отдается на рассмотрение и утверждение. Итогом всей деятельности становится, конечно же, процедура изучения новых особенностей режима мастерами предприятия.

Порядок оплаты

Нетрудно догадаться, что в рамках фирм, задействующих СУРВ-системы, способ начисления заработной платы работодатель выбирает самостоятельно исходя из собственных предпочтений, а также характеристик индивидуальных и общих ТД. Максимально часто используется методика выполнения транзакций за фактическую отработку. Особую популярность получают как обыкновенные тарифные ставки, так и оклады, представленные в форме фиксированных сумм и величин.

Понимание того, что такое учетный период при суммированном учете рабочего времени — это настоящий ключ к организации грамотного процесса функционирования компании. Однако человек, занимающийся внедрением представленного режима, в обязательном порядке должен разобраться с оплатой. В определенных ситуациях работодателю следует сделать выбор в пользу сдельной схемы, по нормам которой вознаграждение начисляется в зависимости от числа единиц, например, произведенного товара. Такие регламенты уже прошли регулярную обкатку на предприятиях, скажем, заводского или швейного формата. Они являются отличным стимулом для профессиональных мастеров, желающих видеть прямой результат своих операций.

Суммарный учет рабочего времени по ТК РФ при сменном графике: как вносятся изменения в трудовой договор

Как уже говорилось ранее, все вариации, касающиеся ТД, утверждаются в порядке, в котором оригинальный документ составлялся изначально. Сначала руководитель подготавливает новый проект, затем занимается составлением и выпуском соответствующего приказа. После чего проводится коллективное и индивидуальное мероприятие. В течение сбора определенные сотрудники получают полный набор информационных выкладок, касающихся их новых принципов выполнения работ. В качестве итоговой операции выступает сбор подписей, подтверждающих согласие персонала с предложенными им системами.

Главные сложности при составлении графика

Несмотря на то что СУРВ — это достаточно простой в освоении модуль, с организацией подобного режима в рамках какой-либо конкретной корпорации всегда случаются проблемы.

Избежать их можно путем предварительного ознакомления с требующими внимания аспектами:

  • установка чередования смен и выходных дней;
  • санкции от государственных структур за превышение показателей трудочасов;
  • взаимодействие с членами коллектива, привыкшими к прежним стандартам.

Вопросы вызывают и праздничные, а также предпраздничные дни, которые при суммированном учете рабочего времени у определенного персонала выпадают на законные выходные. Разобраться со всеми перечисленными неприятностями можно только путем построения стройного, грамотного и комплексного режима, удобного всем специалистам предприятия. Составить такой график получится только у людей, обладающих должным уровнем знаний, а также нужной степенью аппаратной подготовки.

В качестве последней современные владельцы разных типов бизнеса предпочитают использовать программное обеспечение. Его разработкой занимается, в том числе и российская компания «Клеверенс». Модули «Склад-15» и «Магазин-15» включают в себя широчайший пакет инструментов, предназначенных для повсеместной оптимизации коммерческих рутинных процессов.

Кроме того, они помогают своим владельцам в оформлении всяческой документации, например, трудового формата.

Оплата и сверхурочные

Отработка часов сверх режима — это понятие, которое достаточно плотно вписывается в современное законодательство Российской Федерации (по крайней мере, в рамках ТК). Нетрудно догадаться, что составителям СУРВ-методик не всегда удается учесть все аспекты производственного процесса, вследствие чего определенным мастерам приходится дорабатывать дополнительное время. Однако всевозможные инспекционные службы с пониманием относятся к представленным ситуациям, конечно, если они не выходят за рамки адекватного восприятия вещей. Например, по закону, каждый участник команды не обязан перерабатывать более 120 ч в пересчете на один год. Это положение закреплено в ст. 99 ТК РФ.

Обратите внимание: компаниям, регулярно сталкивающимися с отработкой сверх установленного режима, нужно пересмотреть собственную кадровую политику. Подобное положение дел, как правило, говорит о том, что фирме недостаточно опытных или менее квалифицированных мастеров.

Вознаграждение при СУРВ

Итак, на фабриках с рассматриваемой методикой функционирования, обыкновенно применяются следующие модули оплаты:

  • часовая ставка — регулярные транзакции, с величиной, зависящей от затраченных конкретным сотрудником трудочасов;
  • оклад — систематическая адресация денежных средств, в размере, указанном в ТД;
  • сдельная тарификация — начисление, напрямую зависящее, скажем, от объема изготовленных изделий.

Порядок ведения суммированного учета рабочего времени устанавливается положением, касающимся и о вознаграждении. Данный аспект организации функционирования фирмы должен быть проработан с максимальной тщательностью, ведь деньги по-прежнему являются центральным стимулом для многих работников. То, в каком виде они будут приходить, уточняет сам работодатель, знакомя со своим решением членов коллектива в личном и общем формате. Причем корпорациям, задействующим СУРВ-системы, следует всецело опираться на нормативы, предложенные текущим законодательством РФ. Это правило затрагивает и процессы, связанные с оплатой.

Время отдыха и переработки при суммированном учете рабочего времени

Всевозможные инспекции достаточно лояльно относятся к ситуациям, в рамках которых сотрудники фирмы сталкиваются со сверхурочными часами. Главное, чтобы параметры дополнительной работы не превышали границы: до 120 ч в год и не более 4 ч в течение нескольких суток. Как уже говорилось ранее, компаниям, регулярно сталкивающимся с необходимостью введения вторичных трудочасов, следует побеспокоиться о поиске, тестировании, обучении и найме персонала. Если этого не сделать — редкие случаи станут настоящей системой, а общее качество и оптимизация функционирования бренда снизится в разы.

Нормы переработок

В разнообразных статьях и разделах современного Трудового кодекса РФ приводится четкий ответ на вопрос о том, в каком порядке оплачиваются сверхурочные часы. Вознаграждение производится так:

  • за начальные 2 ч — в полуторном размере;
  • за дальнейшее время — двойная ставка;
  • при сдельном режиме — отправка одного дополнительного почасового тарифа.

Похожие регламенты применяются в адрес людей, выходящих на смены в праздничные и выходные дни. Также особого внимания требуют специалисты, трудящиеся в ночное время суток.

Как суммировать учет рабочего времени при сменном графике: оплата праздников

Итак, в соответствии с законами России, процесс повышения выплатных транзакций, касается также и лиц, выходящих на работу в изначально не предназначенное для этого время:

  • почасовики получают двойную ставку;
  • сотрудники со сдельной схемой также могут претендовать на удвоенные расценки;
  • специалисты на окладе сталкиваются, например, с одинарным среднедневным заработком, выдаваемым в качестве поощрения.

Именно такие регламенты прописаны в ТК РФ, причем игнорировать их не может ни один предприниматель. Как уже говорилось ранее, факт несоблюдения данных разделов закона — это прямой путь ко всевозможным проблемам, появляющимся при первой же проверке со стороны профильной инспекции. Избавить себя от всяческих расхождений можно, в том числе и при помощи специализированного коммерческого программного обеспечения, посредством которого и будут вестись все расчеты. Выпуском такого ПО занимается, например, российская компания «Клеверенс».

Оплата не полностью отработанного периода

Как правило, трудовые договора включают в себя приблизительные выкладки по стоимости одного трудочаса, применяемой в адрес конкретного сотрудника. Если человек пробыл в должности меньше положенного, то его зарплата будет начислена в соответствии именно с этим параметром. Проще говоря, во всех договорах изначально присутствует какая-либо единица, являющаяся величиной транзакции, скажем, за один час. На основании данной характеристики бухгалтер (или любой другой ответственный человек) с легкостью рассчитает, какой именно платеж должен прийти тому или иному специалисту, по каким-либо причинам ушедшему с предприятия.

СУРВ по периодам

Оплата сторожей и общие правила оклада при суммированном учете рабочего времени — это вопрос, рано или поздно возникающий в рамках любого крупного бизнеса. Именно поэтому организации, впервые столкнувшиеся с проблемой, связанной с исчислением графиков, могут опираться на опыт других фирм. В современных российских реалиях практически все крупные бренды задействуют методику проведения зарплатных транзакций, опирающуюся на некоторую периодичность. Специалист, отвечающий за отладку трудового режима, попросту вводит понятие о каком-либо промежутке, по прошествии которого мастер получит причитающиеся ему денежные средства. Это постановление закрепляется как в ТД, так и в локальных актах корпорации.

Готовые решения для всех направлений

Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Узнать больше

Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Узнать больше

Обязательная маркировка товаров – это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя.

Узнать больше

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Узнать больше

Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Узнать больше

Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Узнать больше

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Узнать больше

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Узнать больше

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов. .

Узнать больше

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Узнать больше

Используй современные мобильные инструменты в учете товара и основных средств на вашем предприятии. Полностью откажитесь от учета «на бумаге».

Узнать больше Показать все решения по автоматизации

Оплата труда при суммированном учете рабочего времени, с примерами и особенностями расчета

Итак, определенная организация задействует систему СУРВ, в рамках которой за норму принята обыкновенная семидневка на 40 ч, а в качестве режимной границы указан квартал. Реальные показатели составили:

  • 158 ч — за январь;
  • 150 ч — за февраль;
  • 172 ч — за март;
  • 480 ч — итог.

Производственный календарь повествует о том, что регламент отработки в рамках указанного промежутка равняется 482 часам. Налицо недоработка, произошедшая, скажем, по вине работодателя. Аналогичные расчеты проводятся для каждого квартального отчета, а по их результатам делаются выводы, с оформлением документации и проведением выплатных транзакций.

Правила применения СУРВ-систем

Каждая организация, желающая внедрить предложенную методику учета, должна обратить внимание на следующие моменты:

  • новая схема работы вводится только в ситуации, когда невозможно задействовать обыкновенный график;
  • количество отработанного людьми времени не превышает показатели, установленные в законодательстве Российской Федерации;
  • документация регламентирует абсолютно все аспекты организационного процесса: от начала и конца функциональных суток до периодичности смен;
  • нормы закона России запрещают вводить инструкции, предусматривающие существенную переработку;
  • особой аналитике подвергаются периоды, включающие в себя множество праздничных и выходных дней.

Как уже говорилось ранее, образец трудового договора по годовому суммированному учету рабочего времени по ТК РФ в обязательном порядке должен включать в себя все особенности будущих аспектов операционного функционирования предприятия. Составив грамотный набор бумаг, работодатель убережет себя от всевозможных проблем, связанных, например, с внеплановыми и квартальными инспекциями.



Количество показов: 387

Сменная работа и суммированный учет рабочего времени


Рассмотрим, каким образом реализован суммированный рабочего времени в «1С:Зарплата и управление персоналом» (ред. 3.1) в версиях ПРОФ и КОРП.

График работы при сменной работе

Следует различать понятия сменная работа и суммированный учет, так как сменная работа – это не всегда суммированный учет. Согласно законодательству, сменная работа –это работа от 2-х до 4-х смен, которая вводится, когда продолжительность ежедневной работы больше допустимой. Организации используют смены для увеличения объемов выпуска продукции или оказываемых услуг, а также для эффективного использования оборудования. Из этого следует, что если смена не превышает норму времени для работника, то в суммированном учете нет необходимости. В версии ПРОФ отдельных настроек для учета сменной работы нет, для каждой смены создается отдельный график работы, в настройках которого указывается способ заполнения по циклам произвольной длины, при необходимости устанавливается флажок «Суммированный учет рабочего времени». В расписание работы мы указываем количество дней цикла и заполняем часы работы сотрудника по дням. Сложность такого учета возникает при формировании штатного расписания. 

Возникает вопрос: какой нам необходимо указывать график работы, ведь график влияет на ФОТ?

Можно указать график одной из смен в позиции штатного расписания, и при принятии на работу или кадровом переводе уточнять график работы сотрудника.

Второй вариант – создать несколько позиций штатного расписания с разными графиками или вообще не указывать график для позиции.

В «1С:Зарплата и управление персоналом» версии КОРП у нас появились новые возможности расчета зарплаты. В программе можно создавать режимы работы, которые позволяют объединять однотипные графики, а также в штатном расписании для каждой позиции указывать режим работы, в котором учитываются сменные графики для более точного расчета ФОТ сотрудника. Для этого в настройках «Расчета зарплаты» установим флажок «Использовать режимы работ сотрудника», после чего в разделе «Настройка» появляется справочник «Режимы работы сотрудника», где создаем режимы работы для каждой группы смен.

При создании режима мы указываем способ заполнения как в графиках работы: учитываются ли праздничные дни и используется ли суммированный учет. Далее нам необходимо указать графики работы, которые относятся к данному режиму работы, графики можно выбрать из ранее созданных в программе или создать новые. Теперь в штатной позиции мы можем указать режим работы, и ФОТ рассчитается исходя из среднего числа дней или часов, рассчитанных из данных объеденных графиков.

Средние значения можно просмотреть в режимах работы, программа рассчитывает их автоматически. При приемах на работу или кадровых перевод мы также указываем график работы.

Смены работы в «1С»

В «1С:Зарплата и управление персоналом» КОРП реализован и механизм смен работы. В настройках «Расчета зарплаты» для этого есть отдельный флажок «Использовать смены работы», который позволяет в режиме работе сотрудника указать способ заполнения по сменам и по ссылке «Смены работы сотрудника» создать смены и описать их. В описании указываем код и наименование смены, время начала и окончания смены, вид времени (явка, ночные часы). При этом для каждого вида времени в смене заполняется отдельно время и указывается вид времени, часы просчитываются автоматически программой. Когда мы создали смены, необходимо заполнить шаблоны заполнения графика, где указываем один цикл чередования смен, при этом мы можем создать графики работы автоматически. Если после данных настроек открыть график работы, то по дням указывается не только количество часов, но и смена сотрудника. Также смену мы можем указать и в документе «Табель». Для сменных работ в версии КОРП помимо индивидуального графика возможно создать индивидуальный график сменности, в котором мы можем сотрудникам изменять не время, а смену, при этом время пересчитывается автоматически.

В организации часто используются «переходящие смены». Переходящая смена – это смена, которая начинается в одном календарном дне, а заканчиваются в другой.

Пример. В производственном процессе возникают ситуации, когда, к примеру, сотрудник отработал смену до восьми утра, а после заболел и с этого же дня взял больничный. Возникает вопрос, что ему оплатить: рабочие часы или больничный? Или у сотрудника отпуск закончился в день начала смены – выходить ли ему на работу в полночь и дорабатывать смену до утра или пропустить вторую часть смены? И как дать понять программе, что сотрудник не работал часть смены, или оплатить рабочие часы, а не больничный, ведь у больничного приоритет выше, и программа не оплатит восемь часов в первый день больничного листа. А также как оплатить смену, если день начала смены пришелся на последний день месяца?

В версии ПРОФ в первых двух случаях будет необходимо отредактировать вручную время в документе «Табель». Оплата же произойдет за часы или дни, отработанные в месяце начисления, то есть оплата второй части смены произойдет в следующем месяце. В КОРП-версии есть возможность так же, как и в ПРОФ, разбивать время работы по календарным дням, но и есть возможность определять количество смен и производить оплату по отработанным сменам, при этом возможно записывать все время смены в день начала смены. Рассмотрим более подробно данную возможность.

Вариант по умолчанию настраивается в настройках «Расчета зарплаты», если флажок «Отражать часть смены, переходящие на следующие сутки в день начала смены» не установлен, то смены будут учитывается по календарным дням. Если же флажок установлен, то все время будет учитываться в день начала смены. Данную настройку так же можно установить для каждой смены в графике рабочего времени или документе «Табель». Более гибкая настройка учета времени смен позволяет автоматически правильно рассчитать начисления сотрудникам организации.

Функционал программы при суммированном учете рабочего времени в «1С:Зарплата и управление персоналом» в версиях ПРОФ и КОРП одинаковый. Настройка суммированного учета в программе влияет на расчет оплаты по среднему заработку и регистрации переработки при суммированном учете. Чтобы в программе была возможность регистрировать переработку в настройках «Расчета зарплаты» необходимо открыть «Настройку состава начислений и удержаний» на вкладке «Почасовая оплата» установить галочку «Переработки при суммированном учете рабочего времени». В графиках работы мы можем установить флажок, что это график суммированного учета, а также указать из чего программа будет рассчитывать норму времени для расчета доплаты за переработку сотрудника. Норма может устанавливаться исходя из производственного календаря, указанном в графике, по данному графику работы или по другому графику.

Учетный период при суммированном учете рабочего времени

Обратите внимание: учетный период при суммированном учете может быть не месяц, а к примеру, квартал или полугодие, но не более одного года, а для сотрудников, работающих во вредных или опасных условиях труда, максимум три месяца. Чтобы указать для графика работы, что является учетным периодом, нам необходимо создать для них дополнительный реквизит. Дополнительные реквизиты находятся в разделе «Настройка – Общие настройки». Создаем дополнительный реквизит для графиков работы и даем наименование, к примеру, «Учетный период», на вкладке «Значения» указываем необходимые. Теперь в графике мы можем задать необходимое значение учетного периода. Регистрация переработки производится документом «Регистрация переработки». Данный документ вводится перед расчетом зарплаты, норма времени берется согласно настройке графика работы, документ также учитывает зарегистрированные в программе неявки. Количество часов, которые мы оплатим в полуторном размере или двойном размере пользователь определяет самостоятельно. Если сотрудник увольняется и ему необходимо рассчитать переработку, необходимо просто создать документ увольнения, в котором программа автоматически рассчитает переработку как в специализированном документе.

Подписаться на бесплатную рассылку

Есть вопросы? 

Свяжитесь c нами, и мы ответим на них [email protected], +7 (343) 222-16-02 

С уважением, команда e-office24!


Нюансы составления графика сменности работников при суммированном учете рабочего времени: разъясняет Роструд «

В письме от 28 октября 2020 г. N ПГ/49630-6-1 Роструд ответил на вопросы о том, как правильно составить график сменности, если сотрудники трудятся на условиях  суммированного учета рабочего времени.

Как пояснили представители Роструда, суммированный учет рабочего времени означает, что установленная для таких работников продолжительность рабочего дня и рабочей недели реализуется графиком в среднем за учетный период, при этом ежедневная и еженедельная продолжительность рабочего времени по графику может в определенных пределах отклоняться от нормы часов рабочего дня и рабочей недели. В этом случае недоработка или переработка часов балансируется в рамках учетного периода таким образом, чтобы сумма отработанных в этот период часов равнялась норме часов этого периода для данной категории работников.

Учетный период не может превышать один год, а для учета рабочего времени работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, – три месяца (часть первая статьи 104 Трудового кодекса РФ).

При составлении графиков сменности работодателю необходимо помнить о праве работника на отдых,

Учетный период не может превышать один год, а для учета рабочего времени работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, – три месяца (часть первая статьи 104 ТК РФ).

К видам времени отдыха относятся, помимо прочего, выходные дни (еженедельный непрерывный отдых). Продолжительность еженедельного непрерывного отдыха не может быть менее 42 часов (статья 110 ТКРФ).

В статье 107 ТК РФ указан такой вид времени отдыха как ежедневный (междусменный) отдых.

Согласно пункту 10.24 СП 2.2.2.1327-03 (постановление Главного государственного санитарного врача Российской Федерации от 26 мая 2003 г. N 100) продолжительность ежедневного отдыха между сменами должна быть вдвое больше продолжительности работы. Меньший отдых (но не менее 8 часов) допустим только при чрезвычайной ситуации (аварийные работы).

По общему правилу работодатель может перевести сотрудника с одного графика на другой, если успевает уведомить об изменении за месяц до введения в действие нового графика (часть четвертая статьи 103 ТК РФ).

График сменности является обязательным документом для сторон трудового договора, поэтому организация не вправе привлекать сотрудника для работы вне графика, за исключением некоторых случаев привлечения к сверхурочным работам (статьи 99, 103 ТК РФ).

В письме также отмечается, что для привлечения к работе сверхурочно необходимо получить письменное согласие замещающего работника, а также издать соответствующий приказ. Выходной в этом случае оплачивается в двойном размере, или по желанию работника он может получить другой день отдыха (статья 153 ТК РФ). А сверхурочный труд оплачивается иначе: в полуторном размере за первые 2 часа и в двойном – за следующие часы (статья 152 ТК РФ). Но по желанию работника переработка вместо повышенной оплаты может компенсироваться дополнительным временем отдыха.

Появилось постановление Правительства РФ от 16 ноября 2020 г. № 1832 “О внесении изменений в постановление Правительства Российской Федерации от 3 апреля 2020 г. N 441“. Постановлением, в частности, предусмотрено, что регистрационные удостоверения лекарственных препаратов со сроком действия до 1 января 2021 г., выданные в соответствии с постановлением Правительства РФ от 3 апреля 2020 г. N 441, действительны до 1 января 2022 г. и подлежат замене до 1 января 2021 г. без прохождения процедуры государственной регистрации в отношении соответствующих лекарственных препаратов с внесением соответствующих записей в государственный реестр лекарственных средств для медицинского применения.

Процедура 31: Часы работы и учет посещаемости | Политики и процедуры


Эта процедура для персонала UCI пересматривается.
Пожалуйста, свяжитесь с вашим бизнес-партнером по работе с персоналом для получения инструкций.

Ответственный отдел: Отдел кадров
Пересмотрено:
Июнь 2013 г.


Кадровая политика для сотрудников

Руководство по бухгалтерскому учету UC

  • P196-13, Заработная плата: посещаемость, учет рабочего времени и отпускные записи

Полномочный представитель UCI

  • IDA335 [аннулировано 21 августа 2015 г.], Дополнительные правила оплаты

Должности и оклады UCI


Помощник вице-канцлера по кадрам и помощник директора медицинского центра – директор по кадрам могут одобрять запросы на альтернативные рабочие недели и определять приемлемые классы и ставки для заданий по вызову.

Руководители отделов могут утверждать альтернативные графики работы и назначения на неполный год, а также определять, когда необходимы задания по вызову и обратный вызов, по согласованию с отделом кадров.

Руководители отделов осуществляют контроль за распределением работы, обеспечивая точное определение часов, отработанных для не освобожденных работников, и следя за тем, чтобы работа не выполнялась не освобожденными работниками в периоды времени, обозначенные как нерабочие часы (как правило, периоды приема пищи, а также до и после стандартный распорядок дня).

Руководители отделов следят за тем, чтобы точные записи о рабочем времени и посещаемости сотрудников, не освобожденных от уплаты налогов, сообщались в платежную ведомость. Освобожденные сотрудники ведут учет посещаемости и ведут точный учет посещаемости.

Работники, не освобожденные от уплаты налога, должны получить разрешение на сверхурочную работу.


  1. Стандартная рабочая неделя

    Стандартная рабочая неделя длится с 00:01 воскресенья до полуночи следующей субботы. Когда того требуют обстоятельства, помощник вице-канцлера отдела кадров или помощник директора медицинского центра – директор отдела кадров могут утвердить альтернативные рабочие недели для любых других семи последовательных 24-часовых периодов. (Например, рабочая неделя со среды по следующий вторник может быть установлена, если постоянно требуется работа в выходные дни.)

  2. Стандартный график работы

    Стандартный рабочий график для штатных сотрудников составляет восемь часов в день в течение пяти дней подряд с 8:00 до 17:00 с одним часом на обед.

  3. Альтернативный график работы

    Начальник отдела может утвердить альтернативный (гибкий) график работы для всего отдела или для отдельных сотрудников в соответствии со следующим:

    1. Сменный график работы должен состоять из 40 часов в одну установленную рабочую неделю.
    2. Сверхурочная работа должна осуществляться в соответствии с Политикой 32.
  4. Часы работы — (только для не освобожденных сотрудников)

Рабочее время включает все время, которое работник должен находиться на территории работодателя, при исполнении служебных обязанностей или на установленном рабочем месте. Работа, не запрошенная руководителями отделов, но «выносимая или разрешенная», считается рабочим временем. Если руководитель отдела знает или имеет основания полагать, что работа выполняется, часы должны учитываться как отработанное время.

  • Периоды питания — (только для не освобожденных от уплаты налогов сотрудников)

    Периоды приема пищи не считаются ни отработанным, ни оплачиваемым временем, при условии, что работник в основном свободен от уплаты налогов.

  • Периоды отдыха — (только для не освобожденных от налогов сотрудников)

    Период отдыха не должен добавляться к периоду приема пищи или браться в начале или в конце рабочего периода. Время, не использованное для отдыха, не суммируется для использования в другой день. Периоды отдыха назначаются руководителем, и привилегии на периоды отдыха могут быть отозваны руководителем в случае злоупотребления такими привилегиями.Оперативные требования могут время от времени требовать непрерывного присутствия сотрудника. В таких случаях перерывы для отдыха не предоставляются. Исключения из политики, позволяющие совмещать периоды отдыха с периодами приема пищи для некоторых или всех сотрудников отдела, могут быть сделаны руководителем отдела. Периоды отдыха считаются отработанным временем.

  • Деятельность до или после рабочего графика — (только для не освобожденных от уплаты налогов сотрудников)

    Если Университет требует, чтобы сотрудник переодевался в форму или снимал ее, участвовал в специальных процедурах стирки или уборки или выполнял другие действия на территории или на территории Университета до или после периода работы, время, затраченное на такую ​​деятельность, считается время работало.

  • Время обратного звонка — (только для сотрудников без льгот)

    К обратному вызову следует прибегать только в чрезвычайных ситуациях или необычных случаях, когда невозможно выполнить работу в рамках обычного графика или графика сверхурочной работы.

  • Дежурный – (только для сотрудников без льгот)

    Право на оплату по вызову и установленные ставки по вызову указаны в должностях и окладах UCI. Дежурство по вызову назначается и назначается руководителем отдела заранее, и сотрудник заранее информируется о статусе дежурства.Сотрудники в статусе «дежурный» должны сообщить работодателю, как с ними можно связаться, или иметь при себе пейджер, чтобы получить вызов на работу. Сотрудник в статусе «дежурный» не имеет права на минимальные платежи за обратный вызов.


  1. Освобожденные сотрудники
    1. Записи о посещаемости должны содержать имя сотрудника, рабочую неделю и график работы, если он не является стандартным, а также информацию о счете по источнику финансирования.
    2. Поскольку освобожденным работникам выплачивается заранее установленная заработная плата за каждый платежный период, а не в зависимости от отработанных часов, от них не требуется фиксировать свое рабочее время или соблюдать строгие правила учета рабочего времени и посещаемости для целей получения заработной платы.Однако в некоторых случаях от сотрудников может потребоваться отчет о количестве отработанных часов для целей учета фонда.
    3. Отпуска с оплатой и без сохранения заработной платы должны использоваться только с увеличением продолжительности рабочего дня или с увеличением не менее той части дня, в течение которой обычно должен работать работник с оплатой менее полной. Отсутствие на работе менее суток не засчитывается в счет начисленного отпуска.
    4. Когда работник исчерпал весь доступный накопленный отпуск, заработная плата не должна быть уменьшена за отсутствие менее полного дня или менее той части дня, в течение которой работник с оплатой менее полной занятости обычно должен работать. .
  2. Не освобожденные сотрудники
    1. Записи о посещаемости должны содержать имя сотрудника, рабочую неделю и рабочий график, если он не является стандартным. Учет отработанного времени и накопления отпусков (включая компенсационные накопления времени) должен вестись с точностью до четверти часа за каждую рабочую неделю. Все отпуска с оплатой и без оплаты, включая отпуск по болезни, продленный отпуск по болезни, отпуск, праздничные дни, отпуск по военной службе, исполнение обязанностей присяжных, время голосования и отгулы, должны регистрироваться с точностью до 1/4 часа каждой рабочей недели.
    2. В конце рабочей недели любая сверхурочная работа должна быть определена либо как сверхурочная работа по фиксированной ставке, либо как сверхурочная работа по надбавке.
    3. Максимальное начисление отработанного времени по надбавке составляет 240 часов (160 часов фактической сверхурочной работы в полуторном режиме). Работнику должны быть оплачены сверхурочные часы, которые превышают максимальный лимит начисления компенсационного времени. Департаментам рекомендуется вести отдельные учетные записи компенсационного времени для начисления основного и дополнительного рабочего времени.Максимальное начисление компенсационного времени, заработанного по прямому тарифу, не предусмотрено.

Освобожденные и не освобожденные сотрудники, за исключением сотрудников, которые входят в переговорную единицу, имеющую эксклюзивного представителя (профсоюз), и на которых распространяются применимые положения коллективного договора.

Рабочее время и графики работы

Базовая рабочая неделя – официально установленные дни и часы, в течение которых штатный работник имеет право на базовую заработную плату. Основная рабочая неделя для всех штатных сотрудников Департамента — с 8:30 до 17:00 с понедельника по пятницу, включая ежедневный некомпенсируемый обеденный перерыв продолжительностью 30 минут. Отклонения от основной рабочей недели могут быть санкционированы руководителем операционного подразделения или должностным лицом, которому делегированы полномочия по управлению персоналом в ДАО 202-250. Основная рабочая неделя не может продолжаться более шести из семи дней подряд.

регулярная административная рабочая неделя — это период, в течение которого сотрудник должен регулярно работать в рамках административной рабочей недели (т.д., период из семи последовательных 24-часовых периодов, обозначенных заранее). Для штатного сотрудника он состоит из 40-часовой базовой рабочей недели плюс периоды регулярной сверхурочной работы. Для совместителя имеются в виду официально установленные дни и часы, в течение которых сотрудник регулярно работает по графику.

Дежурство — это часы дня (ежедневное дежурство) и дни административной рабочей недели (еженедельное дежурство), которые составляют регулярную административную рабочую неделю сотрудника.

Дежурство сотрудника должно быть запланировано таким образом, чтобы оно соответствовало фактическим рабочим требованиям сотрудника и обеспечивало адекватное выполнение функций в рабочее время офиса или бюро. Назначение SF-50, Уведомление о действиях персонала, будет отражать первоначальный срок службы сотрудника.

Соображения по планированию . Регулярная административная рабочая неделя должна быть установлена ​​для каждого работника, работающего полный рабочий день, за исключением случаев, когда работник отрабатывает первые 40 часов дежурства, получает ежегодную надбавку за дежурство, работает по гибкому или сжатому графику или работает с перерывами.

Когда необходимо назначение на новый срок службы, сотрудник должен быть уведомлен как можно раньше. Если в соглашении о переговорах не указано иное, стандартной практикой является установление расписания к 18:00. Пятница недели, предшествующей той, в которой будет отработано время. График может быть установлен раньше в зависимости от часа, когда большинство сотрудников уходит с рабочего места. В отсутствие соглашения о переговорах, опубликованной политики, размещенного расписания или уведомления, в котором указано иное, расписание сотрудника считается установленным на следующую неделю в это время.

Специальные служебные командировки 

Неполный рабочий день . Графики неполного рабочего дня могут быть установлены, когда рабочая нагрузка не позволяет работать полный рабочий день или когда работник просит работать неполный рабочий день, и просьба может быть удовлетворена. Постоянный совместитель не может работать менее 16 часов и более 32 часов в неделю. Эти ограничения не распространяются на временных сотрудников, работающих неполный рабочий день.

Неполный рабочий день может быть запланирован с шагом в четверть часа, например.g., понедельник с 9:15 до 15:00, в организациях, которые взимают плату за отпуск с шагом в четверть часа, конечным результатом может не быть двухнедельный тур с дробями (например, 17,5 часов и т. д.). В противном случае графики неполного рабочего времени должны быть установлены в целых часах.

Когда график работника, работающего неполный рабочий день, меняется на полный рабочий день в течение более чем двух последовательных периодов оплаты, это изменение должно быть документально оформлено в виде действия персонала, чтобы обеспечить надлежащее применение отпуска, зачета за работу и льгот.

Непостоянная занятость . Перемежающийся график работы может быть установлен, когда работа не на полную ставку носит настолько спорадический и непредсказуемый характер, что рабочий день не может быть запланирован заранее. Время, когда требуются услуги работника, составляет рабочее время.

Когда работа непостоянного работника становится регулярной по своему характеру, т. е. в течение более чем двух последовательных периодов оплаты, график работника должен быть изменен решением персонала по тем же причинам, изложенным выше в случае неполного рабочего времени.

Смешанные туры . Из-за меняющейся рабочей нагрузки сотрудники могут быть запланированы на смешанный тур, который включает периоды полной или неполной занятости, а также временную или неполную занятость. Сотрудники, нанятые для работы в смешанном туре в качестве условия найма, освобождаются от ограничения на неполный рабочий день от 16 до 32 часов в неделю.

Первые 40 часов тура. Когда рабочая ситуация такова, что невозможно запланировать часы или дни регулярной административной рабочей недели, но работники будут выполнять не менее 40 часов работы в административную рабочую неделю, работник может быть назначен на командировка, состоящая из первых 40 часов работы, выполненных в течение не более 6 дней административной рабочей недели.Эта ситуация не ограничивается научной и инженерной средой, но не является чем-то необычным.

Изменение срока службы 

Назначения на командировки должны быть запланированы до начала административной рабочей недели на период не менее одной недели. Регулярная административная рабочая неделя должна быть перенесена всякий раз, когда заранее известно, что, исходя из рабочих требований, конкретные дни и часы дня, фактически необходимые сотруднику, будут отличаться от тех, которые требуются в текущей административной рабочей неделе. Сотрудник должен быть проинформирован об изменении, и изменение должно быть зафиксировано в отчете о рабочем времени и посещаемости работника.

Командировка работника не может быть изменена исключительно для того, чтобы избежать выплаты надбавки, на которую работник в ином случае имел бы право, или во избежание расходов, понесенных в связи с отпуском, отсутствием в связи с военным или судебным отпуском, отсутствием в связи с производственной травмой , либо отсутствие в связи с похоронами ближайших родственников в вооруженных силах.

Изменение расписания может потребоваться для таких целей, чтобы позволить сотруднику посещать учебные занятия (как описано ниже) или конференцию, когда сотрудник, работающий по альтернативному графику работы (AWS), находится в командировке в месте, не подпадающем под AWS, или для замены отсутствующего работника в командировке.См. раздел «Альтернативные графики работы».

Перепланировка в образовательных целях . Специальная командировка может быть разрешена для того, чтобы сотрудник мог пройти один или несколько курсов в колледже, университете или другом учебном заведении. В этой ситуации курсы не могут быть обучением в соответствии с Законом об обучении государственных служащих; изменение графика не помешает работнику выполнять требуемую работу; дополнительных расходов на личные услуги не возникнет; а прохождение курсов подготовит сотрудника к более эффективной работе в агентстве.

Изменение продолжительности рабочего времени в соответствии с этим заголовком должно быть запрошено работником в письменной форме.

Планирование поездки

Поездки сотрудников должны по возможности планироваться в обычное рабочее время. Однако от работника могут потребовать командировки в личное время, например, в нерабочее время, в выходные или праздничные дни. Руководитель, который требует от работника командировки в личное время, если такая командировка не компенсируется премиальной надбавкой (см. Часть II, Справочник по оплате труда, Премиальная оплата), должен, если работник просит об этом, в письменной форме указать причины приказа о такой командировке. путешествовать в эти часы.Копия заявления должна храниться вместе с отчетом о рабочем времени и посещаемости работника.

Планирование обеденных перерывов

Закон и нормативные акты конкретно не касаются «перерывов на обед». 5 США 6101(a)(3)(F) включает запрет на перерывы в рабочем времени сотрудников более чем на один час (Управление по управлению персоналом ссылается на этот закон как на орган, разрешающий сотрудникам некомпенсируемый обеденный перерыв). В правительстве принято, что любой рабочий день продолжительностью пять или более часов включает 30-минутный некомпенсируемый обеденный перерыв.Он может быть продлен до одного часа, если рабочий день будет соответственно продлен.

Сотрудник не может работать в обеденный перерыв, чтобы продлить оплачиваемое время или иным образом изменить свой установленный график.

Перерывы в расписании

Компенсируемые периоды отдыха в течение рабочего дня могут быть разрешены по соображениям здоровья и безопасности или эффективности. Время отдыха не должно превышать 15 минут в течение каждого четырехчасового периода работы. Их нельзя назначать непосредственно перед или после обеденного перерыва, а также в начале или в конце рабочего дня.Сотрудникам, как правило, не разрешается покидать рабочее место в периоды отдыха, поскольку они находятся в статусе заработной платы (Comp. Gen. B-11, от 30 декабря 1977 г.).

Планирование времени подготовки и уборки

Разумное количество запланированного рабочего дня может быть отведено для подготовки и уборки. Если данный вид деятельности не может быть включен в график рабочего дня работника, может быть разрешено до 30 минут сверхурочной работы.

Летнее время

Сотруднику, работающему в смену, когда вступает в силу летнее время, будет зачислено фактическое количество часов, отработанных в эту смену. Если работнику не разрешено работать дополнительный час, час, потерянный при переходе на летнее время, будет зачтен в счет ежегодного отпуска, накопленного отработанного времени, накопленного кредитного часа, если он работает по гибкому альтернативному графику, или отпуска без сохранения заработной платы ( LWOP) по мере необходимости. Сотруднику, работающему в смену, при возврате к норме времени засчитывается фактическое количество часов, отработанных в эту смену.

Официальное время и ресурсы членов Национальной гвардии и резерва вооруженных сил

Надзорные органы могут одобрить ограниченное использование официального времени и ресурсов агентства для членов Национальной гвардии или резерва вооруженных сил для деятельности гвардии или резерва в течение обычного рабочего времени сотрудника, если использование требует минимальных затрат для правительства и не мешает служебным делам.Примером может служить ситуация, когда от сотрудника/члена резерва требуется устно связаться с другими членами резервного подразделения и сообщить в резервный центр по телефону или факсу о доступности членов подразделения.

Использование такого времени и ресурсов должно быть ограничено ситуациями, когда работника призывают выполнять некоторые случайные функции охраны или резерва, которые работник не может разумно запланировать на нерабочее время или для которых он или она не может принять разумные меры для выполнения в другом месте.Деятельность гвардии или резерва не должна мешать миссии агентства и ответственности сотрудника перед агентством. Сотрудники должны получить одобрение начальства перед выполнением непредвиденных действий охраны или резерва в рабочее время. (См. заключение GAO B-277678 от 4 января 1999 г.)

Обновлено в октябре 2000 г.

Офис финансового директора, самообслуживание

Система Web Time Entry (WTE) предоставляет сотрудникам EMU лучший способ сообщать, отслеживать, проверять и выплачивать заработную плату сотрудникам.Эта система разработана, чтобы уменьшить количество ошибок сотрудников и сделать их более удобными для отчета о своем времени. Сотрудники могут записывать свои часы и вносить исправления в свои табели или оставлять отчеты из любого места через Интернет.

Сотрудники, работающие раз в две недели, и студенты могут использовать ссылку Табель учета рабочего времени для составления отчетов, отслеживания и просмотра своих табелей учета рабочего времени.

  1. Перейдите в меню Службы для сотрудников . Дополнительную информацию см. в разделе Обзор меню услуг для сотрудников .
  2. Щелкните ссылку Табель учета рабочего времени .

    Примечание. Утверждающие, суперпользователи и доверенные лица должны сначала нажать кнопку Доступ к моему табелю учета рабочего времени и кнопку Выбрать , прежде чем отобразится страница Выбор позиции . Дополнительную информацию см. в разделе Доступ к сводной странице .
  3. Отображается страница Выбор позиции .Нажмите соответствующую кнопку Должность и Отдел .

    Примечание: Некоторые сотрудники EMU имеют более одной работы/должности или получают оплату с более чем одного счета. Эти сотрудники должны будут представлять отдельные табели учета рабочего времени для каждой работы

    .
  4. Щелкните стрелку раскрывающегося списка Период оплаты и статус и выберите нужный период оплаты.

    Примечание: В этом поле вы также можете просмотреть статус своих табелей учета рабочего времени.

  5. Нажмите кнопку Табель учета рабочего времени .

    Примечание: Отображается страница Табель учета рабочего времени .

#1 Приложение Timesheet с точными онлайн-табелями учета рабочего времени

*Условия предложения

30-дневная бесплатная пробная версия : Первые тридцать (30) дней подписки на QuickBooks Time, начиная с даты регистрации, бесплатны.Чтобы продолжить использование QuickBooks Time после 30-дневного пробного периода, вам будет предложено предъявить действующую кредитную карту для авторизации, и с вас будет ежемесячно взиматься текущая плата за услуги, которые вы используете. выбрано до тех пор, пока вы не отмените. За каждого работника взимается дополнительная плата [8/10] в месяц в зависимости от вашего выбора QuickBooks Time Premium или Elite. Если вы добавляете или удаляете услуги, плата за услуги будет соответствующим образом скорректирована. Там, где это применимо, может применяться налог с продаж. Чтобы иметь право на это предложение, вы должны быть новым клиентом QuickBooks Time и подписаться на ежемесячный план, используя опцию «Попробовать бесплатно в течение 30 дней».Это предложение нельзя комбинировать с другими предложениями QuickBooks Time. Предложение доступно только в течение ограниченного времени. Чтобы отменить подписку в любое время, перейдите в «Учетная запись и выставление счетов» в QuickBooks Time и выберите вкладку «Закрыть учетную запись», а затем «Навсегда закрыть мою учетную запись». Вы не получите пропорциональное возмещение. Сроки, условия, цены, специальные функции, а также варианты обслуживания и поддержки могут быть изменены без предварительного уведомления.

**Функции

В любое время и в любом месте: QuickBooks Time требует наличия компьютера или устройства с поддерживаемым интернет-браузером и подключением к Интернету (рекомендуется высокоскоростное подключение).Мобильное приложение QuickBooks Time работает с телефонами и планшетами iPhone, iPad и Android. Устройства продаются отдельно; требуется план данных. Не все функции доступны в мобильных приложениях и мобильном браузере. Мобильный доступ включен в вашу подписку QuickBooks Time.

Отслеживание времени на любом устройстве: QuickBooks Time можно использовать на любом устройстве, имеющем подключение к Интернету и веб-браузер. Приложение QuickBooks Time также доступно в Apple App Store и Google Play Store.

Мобильные приложения: Мобильные сопутствующие приложения QuickBooks Time работают с телефонами и планшетами iPhone, iPad и Android.Устройства продаются отдельно; требуется план данных. Не все функции доступны в мобильных приложениях и мобильном браузере. Мобильный доступ к QuickBooks Time включен в вашу подписку QuickBooks Time без дополнительной оплаты. Доступ к данным зависит от доступности сети сотового/интернет-провайдера и случайных простоев из-за обслуживания системы и сервера и событий, не зависящих от вас. Требуется регистрация продукта.

GPS-отслеживание: Мобильное приложение QuickBooks Time позволяет пользователям делиться данными о своем местоположении, пока они находятся на часах.Сотовая связь необходима для обеспечения точности точек GPS. QuickBooks Time не сохраняет точки GPS для пользователей, когда они не работают. Администраторы учетной записи могут потребовать, чтобы пользователи установили для своих настроек местоположения значение «Всегда», чтобы отслеживать время с помощью мобильного приложения QuickBooks Time.

Киоск часов: QuickBooks Time Punch Time Clock работает на любом планшете, настольном компьютере или ноутбуке с подключением к Интернету. Не предназначен для работы на мобильных устройствах.

Интеграция QuickBooks Time: Может взиматься дополнительная плата.Отслеживание времени включено в услуги подписки QuickBooks Online Payroll Premium и Elite. Характеристики различаются. Мобильное приложение QuickBooks Time работает с телефонами и планшетами iPhone, iPad и Android. Устройства продаются отдельно; требуется план данных. Не все функции доступны в мобильных приложениях и мобильном браузере. Доступ к QuickBooks Time включен в подписку QuickBooks Online Payroll Premium и Elite без дополнительной платы. Доступ к данным зависит от доступности сети сотового/интернет-провайдера и случайных простоев из-за обслуживания системы и сервера и событий, не зависящих от вас.Требуется регистрация продукта.

Интеграция с QuickBooks: QuickBooks Time интегрируется с QuickBooks Online (“QBO”), QuickBooks Online Payroll (“Payroll”) и QuickBooks Desktop (“Desktop”). Требуется активная учетная запись QBO, Payroll или Desktop. Могут применяться дополнительные условия и сборы.

Оптимизация расчета заработной платы и выставления счетов: QuickBooks Time напрямую интегрируется с несколькими программными платформами для расчета заработной платы. Взимается дополнительная плата.

Управление нерабочим временем: Ответственность за соблюдение применимого законодательства лежит на бизнесе.Эта функция предназначена только для информационных целей и не должна рассматриваться как юридическая, бухгалтерская или налоговая консультация или замена получения такой консультации, относящейся к вашему бизнесу.

Соответствие DCAA: Ответственность за соблюдение применимых законов лежит на бизнесе. Эта функция предназначена только для информационных целей и не должна рассматриваться как юридическая, бухгалтерская или налоговая консультация или замена получения такой консультации, относящейся к вашему бизнесу.

Оповещения о сверхурочной работе: Автоматизированная сверхурочная работа выявляет потенциально неправильные часы сверхурочной работы на основе действующих законов и правил; владельцы бизнеса имеют полный контроль и могут отклонить это предложение в продукте. Ответственность за соблюдение законов о применении лежит на бизнесе. Эта функция предназначена только для информационных целей и не должна рассматриваться как юридическая, бухгалтерская или налоговая консультация или замена получения такой консультации, относящейся к вашему бизнесу.

Неограниченная поддержка клиентов в реальном времени: Поддержка по телефону и в чате включена в платную подписку на QuickBooks Time Premium и Elite. Ваша подписка должна быть актуальной. Время и дни зависят от подписки .Intuit оставляет за собой право ограничить продолжительность разговора. Условия, функции, цены, услуги и доступность поддержки могут быть изменены без предварительного уведомления.

**Информация о продукте

Поддержка по телефону : Посмотреть часы поддержки и как связаться со службой поддержки, нажмите здесь .

Системные требования: QuickBooks Time требуется компьютер или устройство с поддерживаемым интернет-браузером и подключением к Интернету (рекомендуется высокоскоростное подключение). Мобильное приложение QuickBooks Time работает с телефонами и планшетами iPhone, iPad и Android. Устройства продаются отдельно; требуется план данных. Не все функции доступны в мобильных приложениях и мобильном браузере. Мобильный доступ к QuickBooks Time включен в вашу подписку QuickBooks Time.

#Claims

1. Экономия затрат на заработную плату: Экономия затрат на заработную плату: основано на опросе 1408 клиентов в США в августе 2021 года. В среднем предприятия, сообщающие о валовой экономии затрат на заработную плату, экономят 4.00%.

2. 75 000 5-звездочных отзывов: На основе информации, собранной в феврале 2021 года из Apple App Store, Google play store, Capterra, Software Advisor, G2Crowd и QB Apps.com, в которых в общей сложности 76 753 оценки из 101 487 были 5 звезд.

3. Экономия времени при расчете заработной платы: На основе опроса 1408 клиентов в США в августе 2021 года. В среднем предприятия, которые сообщают о валовой экономии времени при расчете заработной платы, экономят 2,66 часа.

4. Экономия времени при расчете заработной платы: На основе опроса 4906 клиентов в США.S. в декабре 2019 года. В среднем предприятия, которые сообщают о валовой экономии времени на выплату заработной платы, экономят 3,15 часа.

Условия, цены, специальные функции, варианты обслуживания и поддержки могут быть изменены без предварительного уведомления.

Почему важно отслеживать время?

Введение

Если вы никогда раньше не отслеживали время, возможно, вы будете удивлены, узнав, что многие опытные специалисты по отслеживанию времени считают его источником жизненной силы своего бизнеса. Это одна из самых важных вещей, которые они делают, такая же необходимая, как начисление заработной платы, бухгалтерский учет или управление проектами.

Это потому, что отслеживание времени затрагивает некоторые из наиболее важных областей вашего бизнеса. Это не только помогает вам получать оплату, если вы берете почасовую оплату, но и похоже на рентгеновское зрение для ваших проектов. Это позволяет вам узнать, зарабатываете ли вы деньги на работе, которую выполняете, или прожигаете наличные. Он позволяет узнать, идут ли дела по плану, чтобы уложиться в бюджет и сроки, и работает ли ваша команда с нормальной скоростью.

Вот семь способов, которыми учет рабочего времени может быть полезен для бизнеса:

1.Выставление счетов вашим клиентам

Если вы выставляете счета своим клиентам по часам, отслеживание времени просто необходимо. Как еще вы узнаете, сколько брать с клиентов?

Важно отслеживать свое время, а не гадать. Вы же не хотите недооценивать, сколько времени у вас ушло на завершение проекта, и случайно недооценивать себя. Вы также не хотите переплачивать своим клиентам, что может повредить вашим отношениям.

В зависимости от инструмента, который вы используете, время отслеживания также может сделать выставление счетов менее болезненным. Некоторые инструменты (например, Harvest) позволяют автоматически включать оплачиваемое время в счета, а все математические расчеты выполняются за вас.

2. Обеспечение прибыльности проектов

Даже если вы не берете почасовую оплату, отслеживание времени по-прежнему важно. Дело в том, что если вы занимаетесь обслуживанием клиентов, вы продаете блоки времени по определенной цене, независимо от того, как вы формируете свои цены.

Каждый проект состоит из определенного количества часов, и каждый час представляет собой стоимость, основанную на том, сколько вы платите людям, выполняющим эту работу.Чтобы ваш бизнес оставался на плаву, вам необходимо убедиться, что общая цена, которую вы взимаете с клиента, превышает затраты вашего бизнеса на завершение этого проекта. Единственный способ рассчитать свои затраты – выяснить, сколько часов ушло на проект. Вот тут и приходит на помощь отслеживание времени.

Без отслеживания времени многие компании не осознают, что некоторые из их проектов на самом деле убыточны.

Предположим, вы управляете агентством по разработке мобильных приложений, которое продает спринты по фиксированной цене в 25 000 долларов.Очевидно, вам не нужно отслеживать время, чтобы выставить счет вашему клиенту, потому что вы уже знаете, сколько вы собираетесь взимать с него. Однако вам нужно знать, сколько усилий ваша команда вкладывает в эти спринты. Допустим, вы платите своим разработчикам 40 долларов в час. Если им потребуется в общей сложности 400 часов, чтобы закончить спринт, это здорово. Вы заработали деньги! Но если они попали в затруднительное положение, и это неожиданно заняло у них 750 часов, вы потеряли деньги на этом проекте.

Без отслеживания времени многие компании не осознают, что некоторые из их проектов на самом деле убыточны.Благодаря отслеживанию времени вы можете увидеть, находитесь ли вы на пути к тому, чтобы уложиться в бюджет, пока проект еще находится в стадии реализации. Вы также можете увидеть, используете ли вы часы быстрее, чем ожидали, что дает вам возможность поговорить с вашей командой и исправить курс, прежде чем проект сойдет с рельсов.

3. Улучшение ценообразования

Когда ваш бизнес начинает развиваться, есть вероятность, что при оценке ваших проектов будет много догадок. Вы должны идти по канату между конкурентоспособными ценами, чтобы вы действительно привлекали клиентов, и зарабатывать достаточно, чтобы поддерживать свет.Это балансирование, которое многие компании никогда не делают правильно.

Если вы не взимаете почасовую оплату, для установления цены необходимо оценить, сколько работы, по вашему мнению, потребуется для проекта. Если вы не оцените правильно, ваша команда может застрять, работая над чем-то, что требует огромного времени и очень мало прибыли.

Отслеживание времени помогает решить эту проблему, позволяя создавать библиотеку прошлых проектов. Вы будете точно знать, сколько времени потребовалось для завершения каждого предыдущего проекта и во сколько это обошлось вашему бизнесу.Вы также сможете сказать, заработали вы или потеряли деньги на этих проектах.

Эта информация имеет решающее значение для уточнения цен, поскольку она показывает, сколько обычно стоят различные типы проектов. Вы будете знать, во сколько вам обходится создание приложения или редизайн чьего-либо веб-сайта. Затем вы можете использовать эти данные в качестве базовой цены при запуске аналогичного проекта.

Это не гарантия того, что вы заработаете (вам все равно нужно быть бдительным, чтобы проект не сошёл с рельсов), но это позволяет вам начать с гораздо лучшего места.Кроме того, чем больше вы отслеживаете, тем больше проектов будет в вашей библиотеке проектов, на которые можно ссылаться для более точной оценки. Это мощный стимул поддерживать работу этих таймеров.

4. Более точные оценки

Эта же библиотека проектов пригодится, когда вы оцениваете, сколько времени займет выполнение проекта. Ни один клиент не любит, когда вы обещаете слишком много и срываете сроки. Установление реалистичных ожиданий заранее имеет решающее значение для поддержания хороших отношений с вашими клиентами.

Когда вы примерно знаете, сколько времени займет проект, вы также можете лучше спланировать время своей команды и нанять людей для разных проектов. Это означает, что вы с меньшей вероятностью перебронируете кого-то из-за того, что проект неожиданно закончился. А с более точным графиком вы можете быть уверены, что берете на себя только ту работу, с которой может справиться ваша команда.

5. Лучше управлять своей командой

Отслеживание времени дает вам представление о том, сколько работает ваша команда.Вы можете видеть, регулярно ли отдельные лица или даже целые команды выходят за рамки своих возможностей. Если это так, вы можете взять немного работы с их тарелки, прежде чем они сгорят.

Когда ваша команда знает, что вы используете данные табеля учета рабочего времени для поддержания здорового баланса между работой и личной жизнью, они с большей вероятностью воспримут отслеживание рабочего времени как нечто положительное и на самом деле будут это делать. Не говоря уже о том, что вы будете пользоваться всеми другими преимуществами наличия счастливой, мотивированной команды.

Отслеживание времени может быть полезно по этой причине, даже если вы не работаете в агентстве или другом бизнесе по обслуживанию клиентов. Иногда отдельные отделы в более крупной компании отслеживают время, чтобы они могли отложить, когда слишком много работы падает, или обосновать необходимость нового найма. Наличие таких данных переводит разговор в более продуктивное пространство. Имея объективные данные табеля рабочего времени, чтобы поддержать вас, начальство, вероятно, будет более восприимчиво к вашим опасениям.

6. Создание записи о вашей работе

Помимо предоставления полезных сводных данных, отслеживание времени также создает отчет о том, над чем именно работала ваша команда.Это действительно удобно в определенных ситуациях.

Иногда клиенты просят подробно объяснить, почему что-то заняло так много времени. Они хотят убедиться, что время, за которое они платят, используется с пользой. При наличии подходящего инструмента отслеживания времени все, что вам нужно сделать, это создать отчет, и все детали будут там. Эти данные облегчают трудные дискуссии с клиентами, потому что вы можете точно показать им, сколько времени занимает отличная работа. Вы также можете сопротивляться любым агрессивным или необоснованным ожиданиям.

А когда вы работаете в отрасли, где вас могут проверить, отслеживание времени создает важную запись того, какую работу вы проделали. Например, если вы являетесь государственным подрядчиком, точный учет того, что каждый сделал и сколько времени это заняло, необходим для доказательства того, что государственные деньги не были потрачены впустую.

7. Улучшение вашей работы

Сколько часов в день вы действительно проводите на собраниях? Вы тратите больше времени на перебор входящих сообщений, чем на решение основных задач? Без достоверных данных сложно понять, насколько вы продуктивны на самом деле.

Люди часто удивляются тому, что их табели на самом деле говорят им об их рабочих привычках и о привычках их команды.

Люди часто удивляются тому, что их табели на самом деле говорят им об их рабочих привычках и о привычках их команды. Неудивительно, что многие команды обнаруживают огромную неэффективность. Плюс? Получив эти данные, вы можете начать улучшать работу своей команды. Совещания отнимают у вашей команды много времени? Сократите количество совещаний или количество людей на каждом из них.Существуют ли внутренние процессы, которые съедают оплачиваемые часы? Работайте со своей командой над их оптимизацией.

Отслеживание времени также может помочь отдельным людям улучшить свою работу. Как только люди видят, что их время записано, они часто понимают, что слишком часто меняют контекст и не выделяют достаточно времени для глубокой работы. Или они видят, как они могли бы лучше организовать свой день. Небольшие улучшения отдельных рабочих процессов могут оказать большое влияние на общую эффективность в долгосрочной перспективе.

Заключение

Большинство компаний не думают обо всем этом, когда начинают искать решение для учета рабочего времени. Обычно есть одна неотложная потребность, которую они хотят решить, например, выставить счет новому почасовому клиенту, которого они только что приземлились. Чего они не понимают, так это того, что они не просто решают эту индивидуальную проблему — они открывают окно во весь свой бизнес!

Учет времени позволяет вам принимать более разумные решения о том, как вы оцениваете и запускаете проекты, как вы планируете свою команду и даже как вы проводите свой день.

Единственное, что сдерживает некоторые предприятия, — это страх, что их команда не отреагирует на эту идею. Для некоторых членов команды совершенно нормально сопротивляться учету своего времени или чувствовать себя некомфортно. Но есть стратегии, которые вы можете реализовать, чтобы ослабить эти страхи и привлечь их к себе.

Как только ваша команда освоится, она может обнаружить, что отслеживать время не так уж и плохо, особенно если вы используете такой инструмент, как Harvest, который разработан, чтобы сделать учет времени максимально безболезненным. Попробуйте бесплатно в течение 30 дней.

Почему учет рабочего времени важен для вас и вашей организации

Вы, скорее всего, уже слышали об этом раньше — помните об учете рабочего времени! Отслеживание времени является ключом к пониманию того, как вы тратите свое время лично и в бизнесе. Это ключ к производительности, пониманию и здоровому рабочему процессу. Это одинаково важно для всех в организации или обществе в целом. Являетесь ли вы руководителем, менеджером или членом команды, учет вашего времени имеет первостепенное значение.

Но когда дело доходит до бизнеса, возникает много вопросов, например: Как мне отслеживать время? Какое лучшее программное обеспечение для отслеживания времени? Как реализовать отслеживание времени для проектов? Каковы некоторые передовые методы отслеживания времени? В этом руководстве мы постараемся ответить на все из них.

 

Что такое отслеживание времени?

Давайте начнем с самых основ. Отслеживание времени обычно относится к тому, как компании регистрируют рабочее время своих сотрудников. Это измерение часов, отработанных над проектами или задачами, затем используется, чтобы убедиться, что сотрудники получают соответствующую компенсацию.

Записи времени используются не только для начисления заработной платы, но также являются безопасным способом для менеджеров оценить, куда уходит время сотрудника и сколько времени требуется для выполнения определенной задачи. Когда вы знаете, какие задачи занимают больше всего времени, вы можете начать размышлять о том, правильно ли потрачено это время. Самые трудоемкие задачи — это не обязательно те задачи, которые требуют наибольших усилий для выполнения или приносят наибольшую пользу. Зачастую, совсем наоборот.

Эти два приведенных выше варианта использования являются наиболее распространенными причинами, по которым компании внедряют программное обеспечение для учета рабочего времени, часто называемое табелем учета рабочего времени: 

Расписание команды прогноза. Прогноз упрощает отслеживание времени с помощью искусственного интеллекта, который предлагает часы, необходимые для регистрации.Время сообщается непосредственно по каждой задаче (или проекту) каждым членом команды. Общее время, потраченное на задачи, будет автоматически сравниваться с вашими оценками.

Но если вы копнете глубже, вы заметите, что отслеживание времени может принести компаниям больше, чем просто данные о заработной плате и деловую информацию о затраченном времени, особенно если оно связано с вашим программным обеспечением для управления проектами.

 

Преимущества отслеживания рабочего времени

Для отдельных сотрудников информация, которую они получают от отслеживания времени, часто может быть откровением.Сколько времени вы тратите, просматривая веб-страницы, просматривая папку «Входящие» или пытаясь найти нужный документ в куче папок? Они часто рассматриваются как второстепенные ежедневные действия, но, накапливаясь, они, вероятно, являются одними из самых трудоемких неоплачиваемых действий в вашей рабочей неделе — оправдано ли это? Опрос Harvard Business Review о заполнении табелей учета рабочего времени показывает, что экономика США тратит впустую 7,4 миллиарда долларов в день просто из-за того, что работники не ведут учет своего рабочего времени.

Для предприятий многочисленные преимущества учета рабочего времени включают:

1. Прозрачность рабочих процессов
2. Повышение ответственности сотрудников
3. Понимание эффективности выставления счетов и операционной деятельности
4. Знание областей, в которых потребность в ресурсах является самой высокой
5 , Отслеживание сжигания бюджета

1. Прозрачность рабочих процессов

Сделав временную регистрацию неотъемлемой частью своей повседневной жизни, вы автоматически сделаете свой бизнес более прозрачным.Это позволяет вам оставаться в курсе рабочего процесса, предлагая информацию о выполняемых работах и ​​их продолжительности. Кроме того, вы начинаете понимать, какие действия постоянно откладываются на второй план, и начинаете лучше расставлять приоритеты в работе. В конце концов, инструменты отслеживания времени также предоставляют сотрудникам более широкую картину. Они могут оглянуться назад на свои рабочие нагрузки и при необходимости оптимизировать производительность, а также следить за тем, что делают все остальные.

2.Повышение ответственности сотрудников

Необходимость регистрировать время делает сотрудников более сосредоточенными, поскольку они знают, что должны сообщать о часах, потраченных на задачи. В этот момент все понимают, что часы тикают, и стараются быть максимально продуктивными. Глядя на свою неделю, сотрудники начнут замечать тенденции и закономерности в своем рабочем времени и стремиться свести к минимуму неоплачиваемую работу.

Отслеживание времени дает команде возможность размышлять и адаптироваться. Спросите себя

  • Помогла ли задача достижению более широкой цели? (т.е.г., деловая миссия)
  • Была ли задача достаточно важной, чтобы отнимать столько времени?
  • Можно ли было провести время более эффективно и с пользой?
  • Задача преследовала личную или карьерную цель?
  • Какие конкретные изменения внесла задача?

Когда вы ответили на некоторые из этих вопросов, пришло время подумать, можно ли что-то изменить к лучшему, сделав ваш рабочий процесс более эффективным и действенным. Можно ли реорганизовать работу в лучшую сторону? Требуется ли обновление программного или аппаратного обеспечения, сталкивались ли вы с необходимостью ждать кого-то или чего-то, чтобы продолжить? Что раздражало в процессе? Измени это. Все это важные вопросы, которые нужно задать себе и своей команде. Ранжируйте задачи по степени важности и распределяйте время соответственно.

 

3. Понимание эффективности выставления счетов и операционной деятельности

Если вы работаете в сфере услуг, отслеживание времени является ключом к повышению операционной эффективности, поскольку оно включается в оплачиваемый отчет об использовании и показывает уровень производительности как отдельных сотрудников, так и всей организации. Таким образом, вы можете отслеживать, сколько времени тратится на работу клиента, и соответственно выставлять счета.В свою очередь, увеличение оплачиваемых часов — это путь к более прибыльному бизнесу.

4. Знания, где спрос на ресурсы самый высокий

Затраченное время является ключевым показателем необходимых ресурсов. Он показывает, нужны ли отделу дополнительные ресурсы с точки зрения рабочей силы или других ресурсов, и дает вам представление о том, кто приносит наибольшую пользу команде. Это важная информация для команды и организации в целом. Может случиться так, что один человек сделает большую часть работы.В этой ситуации, возможно, нужно что-то изменить, чтобы привести всех к одному уровню, например, перераспределить или разделить ответственность и рабочую нагрузку.

5. Отслеживание сжигания бюджета

Как лучше всего держать в поле зрения фактический бюджет проекта? Отслеживание времени, снова! Поскольку сотрудники заполняют свои табели учета рабочего времени, регистрируя время на проекты и задачи, вам не нужно предпринимать никаких дополнительных действий, чтобы подсчитать, какая часть бюджета уже израсходована.Вам просто нужно убедиться, что прейскуранты и почасовая оплата установлены правильно.

Типы учета рабочего времени

В общем, с отслеживанием рабочего времени сотрудников вы получаете более глубокий и объективный взгляд на свою организацию, чтобы действовать. Но не следует путать отслеживание личного времени с отслеживанием времени проекта. Вот разница между ними.

Персональный учет рабочего времени

Несколько программных решений призваны облегчить обнаружение вашего цифрового времени.RescueTime — один из примеров, который может отслеживать ваше цифровое время на разных устройствах. Какие веб-сайты и приложения вы используете чаще всего и сколько? Затем время классифицируется и предоставляется бесценная информация с общей оценкой производительности. Основываясь на этой оценке, вы можете сравнивать свой рабочий день от недели к неделе, учиться на собственном опыте и соответствующим образом адаптировать свой рабочий процесс.

Эти инструменты отлично подходят для личного учета рабочего времени или небольших команд, но пока не могут масштабироваться и быть достаточно эффективными для команды из 10+, 100 или, может быть, 1000 членов команды.В решениях отсутствует прямая связь с проектами и задачами, и они не сочетаются с другими важными данными, такими как ваше расписание и ресурсы. В таких условиях это просто неэффективно.

Отслеживание времени проекта

Однако вариант, более выгодный для крупных организаций, — отслеживать время непосредственно в задачах. Чаще всего это делается в решениях, сочетающих управление проектами и ресурсами. Они упрощают управление всеми вашими задачами в проектах и ​​организации, предоставляя вам и вашей команде ценную информацию для более эффективного управления временем в будущем.

The Digital Project Manager, крупнейший в мире онлайн-ресурс для специалистов по проектам, объединил экспертный обзор 10 лучших инструментов отслеживания рабочего времени, подчеркнув важность точной отчетности по табелю учета рабочего времени и отслеживания расхода бюджета.

 

Как внедрить учет рабочего времени для сотрудников

Прежде чем вводить хронометраж, вам нужно подумать о том, как все воспримут эту новость. Попытки проследить за чьей-то активностью на работе обычно воспринимаются не очень хорошо.Несмотря на такое множество преимуществ, любой отчет по тайм-менеджменту, скорее всего, вызовет сопротивление со стороны команды из-за ощущения, что за ними все время будут следить.

Причиной такой реакции является непонимание того, как будут использоваться данные. Некоторые могут опасаться, что их табели будут использованы против них и что они преднамеренно введены для микроменеджмента. Вот почему ваша работа как менеджера состоит в том, чтобы вести разговор об отслеживании времени и подробно объяснять варианты использования.Мы не можем не подчеркнуть, что для навигации по изменениям общение является ключевым. Детализация истинных причин внедрения отслеживания времени может помочь вам заручиться поддержкой команды.

Успешные лидеры делают все возможное, чтобы показать, что учет рабочего времени полезен как для отдельных лиц, так и для предприятий. Члены команды могут использовать отслеживание времени для работы над своими личными и общими целями, проводя время там, где создается наибольшая ценность в личном и профессиональном плане. Менеджеры используют информацию об отслеживании времени, чтобы получить точный обзор максимальной производительности команды, общего благополучия и производительности и даже распределения задач.

Как руководитель, используйте идеи и данные из учета рабочего времени, чтобы направить свою организацию в правильном направлении, претворить стратегию в жизнь и убедиться, что каждый отдельный менеджер и каждый отдельный член команды понимают и тянут организацию не в сторону, а в направлении та же миссия, с тем же видением в виду. Это рецепт успешной организации.

 

Начало работы

Теперь, когда вы познакомились с преимуществами отслеживания времени, запишитесь на встречу с одним из наших гуру по продуктивности или начните бесплатную 14-дневную пробную версию и узнайте больше о том, как прогноз может помочь вашей организации быть в курсе затраченного времени и распределения ресурсов по проектам и задачам.

Удаленная настройка и обзор расчета заработной платы

Только для оперативной обработки платежной ведомости

С помощью функции удаленного расчета заработной платы вы можете отправлять графики расчета заработной платы, нераспечатанные чеки, корешки чеков заработной платы и информацию W-2 на NetClient CS и порталы самообслуживания сотрудников.

Функция удаленного расчета заработной платы доступна для фирм, имеющих лицензию:

  • Расчет заработной платы CS
  • NetFirm CS
  • NetClient CS

Чем удаленный расчет заработной платы отличается от клиентского доступа и удаленной печати чеков?

Вы также можете просмотреть этапы настройки и обработки, необходимые для удаленного расчета заработной платы, с помощью следующих рабочих процессов.

Настройка параметров удаленного расчета заработной платы для клиента (фирмы)

При настройке клиентов для удаленного ввода заработной платы вам потребуется выполнить или изменить некоторые настройки на вкладке «Информация о заработной плате» на экране «Настройка» > «Клиенты ».

  1. Выберите «Настройка » > «Клиенты » и щелкните вкладку «Информация о заработной плате» (если она в данный момент не открыта).
  2. Необязательно: Если ваш клиент будет использовать удаленный расчет заработной платы для большинства своих графиков расчета заработной платы, вы можете сэкономить время на настройку, выбрав параметр Импорт в разделе Метод ввода времени по умолчанию и выбрав Удаленный ввод заработной платы из поле Источник .
  3. Нажмите кнопку с многоточием в разделе Графики расчета заработной платы, чтобы открыть диалоговое окно Графики расчета заработной платы, а затем добавьте или измените конкретный график расчета заработной платы.

    Примечание: Для всех клиентов должен быть настроен хотя бы один график расчета заработной платы, но для клиентов с удаленным вводом заработной платы это особенно важно. Только клиенты с действительным графиком расчета заработной платы будут отображаться на экране «Управление NetClient CS», который используется для загрузки информации о заработной плате на портал.

  4. В разделе «Метод ввода времени» выберите параметр «Импорт », а затем выберите « Удаленная запись заработной платы » из раскрывающегося списка.

    Примечание: Этот шаг необходим, чтобы сообщить приложению, что это клиент удаленного ввода заработной платы. Если выбран этот метод и для клиента выбран действительный график выплат, этот клиент будет отображаться на экране «Управление NetClient CS», когда придет время для обработки удаленной платежной ведомости.

  5. Только для клиентов удаленной печати чеков. В разделе «Вывод чека по умолчанию» вкладки «Информация о заработной плате» выберите параметр Удаленная печать чеков и установите флажки Чеки начисления заработной платы и Отправить в FileCabinet CS , если это необходимо.

Настройка удаленного расчета заработной платы для сотрудника (Фирма)

Для каждого сотрудника должен быть выбран хотя бы один график расчета заработной платы. Только сотрудники с действительными графиками расчета заработной платы будут включены, когда информация об удаленном расчете заработной платы будет загружена на портал клиента.

  1. Выберите «Настройка» > «Сотрудники» и перейдите на вкладку «Основные» (если она в данный момент не открыта).
  2. В разделе “Расчеты по заработной плате” выберите соответствующий график начисления заработной платы.

Есть несколько вещей, которые не позволят сотруднику быть включенным в удаленный табель учета рабочего времени:

  • Настройка сотрудника после табель был загружен в Manage NetClient CS.
  • Ввод даты найма сотрудника  после  даты проверки платежной ведомости.
  • Ввод неактивной даты (если применимо), которая предшествует дате следующей проверки платежной ведомости.
  • Выбор другого графика расчета заработной платы в настройках сотрудника, отличного от загруженного в Manage NetClient CS.

На клиентском портале одновременно может находиться только один табель. Если у вашего клиента есть несколько графиков расчета заработной платы, в которых используется удаленный ввод времени, будет доступен только последний загруженный табель учета рабочего времени.

Удаленный график расчета заработной платы не будет отображаться на экране «Управление NetClient», пока он не будет назначен сотрудникам.

Загрузка информации о клиентах и ​​сотрудниках на портал (Фирма)

На этом шаге вы указываете, какая информация должна отправляться на портал.

  1. Откройте экран Действия > Управление NetClient CS. На экране отображаются клиенты, соответствующие следующим критериям.
    • Клиент имеет один или несколько действительных графиков расчета заработной платы, настроенных с использованием метода ввода времени Импорт и Удаленная запись расчета заработной платы в качестве источника.
    • График расчета заработной платы с использованием временной записи и источника Импорт — удаленная запись расчета заработной платы настроен по крайней мере для одного из сотрудников клиента.
  2. Установите флажки для информации о платежной ведомости клиента, которую вы хотите загрузить. Вы можете щелкнуть знак плюса рядом с клиентами, чтобы отобразить записи с информацией об отдельных сотрудниках.
  3. Введите любые примечания к платежной ведомости, которые вы хотите отправить с информацией о заработной плате, в столбце Примечания для клиента.
  4. Когда информация о заработной плате выбрана для загрузки, нажмите кнопку Загрузить, чтобы отправить информацию на портал. Вы можете просмотреть статус платежной ведомости в столбце Статус. Сообщения о состоянии определены в следующем разделе.

Примечания

  • На портале клиента может находиться только один график расчета заработной платы. Если у вашего клиента есть несколько графиков расчета заработной платы, в которых используется удаленный ввод времени, загрузите табели учета рабочего времени, которые необходимо заполнить в первую очередь.Когда клиент вводит время и завершает платежную ведомость, этот табель должен быть импортирован обратно в Accounting CS, после чего следующий табель становится доступным для загрузки. Если вы загрузите табель учета рабочего времени на портал, а затем сразу же загрузите второй табель учета рабочего времени, первый табель учета рабочего времени будет перезаписан.
  • Если ваш клиент не отображается в Действиях > Управление NetClient CS, проверьте Клиент недоступен для выбора Управление NetClient CS.

Изменение доступа пользователя NetClient CS к удаленной платежной ведомости (фирма)

Чтобы завершить процесс установки, вам потребуется обновить разрешения на клиентском портале, чтобы разрешить одному или нескольким сотрудникам клиента вводить данные о заработной плате.

Просмотр состояния загрузки расписания на экране «Управление NetClient CS» (фирма)

Состояние текущей платежной ведомости отображается на экране Manage NetClient CS. Сообщения о состоянии определяются здесь.

  • Ожидание загрузки:  На данный момент ничего не отправлено. Это статус, который отображается перед загрузкой нового расписания.
  • Загружено – В очереди: Расписание отправлено, но клиент еще не получил информацию о своих портлетах.
  • Загружено – без изменений: Табель учета рабочего времени отправлен на портал. На данный момент клиент ничего не менял.
  • Загружено – Изменено: Клиент ввел время, но еще не завершил его.
  • Ожидание загрузки: Клиент завершил и утвердил время. Он готов к импорту через экран «Действия» > «Ввести пакетные проверки платежной ведомости».

Настройка клиентского портала (Фирма)

  1. В интернет-браузере перейдите на www.netlinksolution.com.
  2. Щелкните вкладку Admin в левом верхнем углу. Вы увидите эту вкладку, только если у вас есть права администратора на портале NetStaff CS.
  3. Нажмите Пользователи в разделе NetClient CS.
  4. На панели Пользователи NetClient CS нажмите кнопку Добавить , если это новый портал. (Дополнительные инструкции см. в разделе Добавление пользовательских порталов NetStaff CS.) Если у клиента уже есть портал, перейдите к следующему шагу.
  5. Выделите логин клиента.
  6. В разделе «Разрешения» нажмите зеленую кнопку «Включить » для ($) Remote Payroll & Check Printing (ACS) .

    Примечание: Этот параметр недоступен, пока из Accounting CS не загружен хотя бы один график расчета заработной платы.

  7. В диалоговом окне «Разрешения на удаленную начисление заработной платы и печать чеков» установите флажки для каждого клиента, доступ к которому должен иметь этот логин, и, если это необходимо для каждого клиента, установите флажки для удаленной печати чеков и/или удаленного ввода данных.При желании вы можете установить флажок «Администратор расчета заработной платы», чтобы назначить этого пользователя NetClient в качестве администратора расчета заработной платы. Другие пользователи NetClient с разрешениями для этого клиента могут вводить платежную ведомость, но только администратор платежной ведомости может нажать кнопку «Расчетная ведомость завершена» и отправить информацию о заработной плате в фирму.
  8. Нажмите Введите , чтобы сохранить изменения.

Время входа (клиент или сотрудник)

При удаленном расчете заработной платы существует два возможных процесса ввода и заполнения табелей учета рабочего времени на портале NetClient.

Либо клиент, либо сотрудник вводит

  • Клиент вводит платежную ведомость и заполняет платежную ведомость. В этом процессе клиент выполняет этот шаг при загрузке информации о графике расчета заработной платы. На экране «Введите время» клиент может ввести время и любые необходимые примечания до завершения ввода времени.
  • Сотрудник вводит платежную ведомость . В этом процессе необходимо установить флажок Включить ввод рабочего времени сотрудника в диалоговом окне Графики расчета заработной платы для клиентов, использующих самообслуживание сотрудников.Затем сотрудники могут ввести свои часы через «Ввод моего времени» в системе самообслуживания сотрудников, а затем нажать кнопку «Завершить». Табель отправляется супервайзеру/менеджеру в офисе Заказчика, который просматривает и утверждает время. Супервизор/менеджер может редактировать табели учета рабочего времени на своем портале NetClient CS, а затем утверждать их, нажимая кнопку «Утвердить время».

Информация о заработной плате не экспортируется в Accounting CS до тех пор, пока обработчик заработной платы клиента не завершит ввод времени.

Завершение ввода времени (Клиент)

В любом из процессов ввода времени, клиент должен завершить платежную ведомость , нажав кнопку Завершить платежную ведомость . Это отправит табели учета рабочего времени в Accounting CS, где они будут импортированы с помощью экрана «Действия» > «Ввести пакетные проверки заработной платы».

Когда ввод платежной ведомости завершен, приложение отправляет электронное письмо с подтверждением сотрудникам, которым назначены роли, указанные в диалоговом окне «Параметры удаленного ввода заработной платы» .Если там не были назначены роли сотрудников или если этим сотрудникам не были введены адреса электронной почты, электронное письмо с подтверждением отправляется назначенному администратору портала NetFirm CS.

Примечание. Выбор уведомлений по электронной почте доступен в диалоговом окне «Параметры удаленного ввода времени расчета заработной платы» после ввода электронных писем для настройки «Клиент и персонал»; вместе с обозначением «Основной», «Резервный» или «Рецензент» на вкладке «Основные» экрана «Настройка» > «Клиенты».

Перейдите на вкладку «Настройка» > «Клиенты» > «Информация о заработной плате» , нажмите кнопку с многоточием для «Графиков расчета заработной платы» и обновите график расчета заработной платы:

.

Добавление новых сотрудников или обновление существующих сотрудников через портал NetClient CS (Клиент)

Назначенный обработчик клиента может добавлять сотрудников или редактировать информацию о существующих сотрудниках на портале NetClient CS.

Изменение существующей информации о сотруднике

Вы можете изменить следующую информацию на вкладке Подробности панели Введите время .

Вы можете изменить следующую информацию на панели Сотрудники .

  • Адрес сотрудника
  • Номер телефона
  • Рабочие места (если они есть в Бухгалтерии CS). Вы можете добавить местоположения и выбрать связанный отдел, если сотрудник не ограничен вариантами, указанными в графике расчета заработной платы.

Когда клиент обновляет информацию о сотрудниках в NetClient CS, вам будет предложено обновить эту информацию на экране «Сотрудники» при загрузке информации о заработной плате в Accounting CS.

Обратите внимание: если вы измените информацию об адресе, приложение проверит правильность информации об адресе. (Например, приложение проверит, существует ли город в выбранном штате, действителен ли почтовый индекс для города и т. д.) Важно заполнить все поля адреса точной информацией, поскольку эту информацию использует Accounting CS. для определения применимых налогов.Если приложение обнаружит, что какая-либо информация недействительна, оно вернет адрес к предыдущему действительному адресу, и вам будет предложено исправить информацию об адресе в записи сотрудника.

Добавление новых записей сотрудников

Процессор может добавлять новых сотрудников в панель “Сотрудники”. Однако с помощью NetClient CS можно добавить или изменить только информацию, указанную ниже. Вся остальная информация о сотрудниках должна быть добавлена ​​или изменена в Accounting CS.

  • ИНН/ССН
  • Имя сотрудника — имя, отчество, фамилия, суффикс
  • Адрес сотрудника, город, штат, почтовый индекс, округ, страна
  • Школьный округ, муниципалитет (если применимо для города, штата, почтового индекса и округа)
  • Электронная почта
  • Телефон
  • Место работы — можно добавить места для новых сотрудников, но нельзя изменить для существующих сотрудников через NetClient CS.
  • Дата рождения
  • Семейное положение
  • Дата найма — дата найма может быть добавлена ​​для новых сотрудников, но не может быть изменена для существующих сотрудников через NetClient CS.
  • Дата последнего повышения
  • Пол
  • Гонка
  • Неактивная дата
  • Статус регистрации
  • Всего надбавок
  • Дополнительная или фиксированная сумма или процент
  • Иностранец-нерезидент
  • Освобождение от федерального налога
  • Новый кредит FICA
  • Укажите дополнительную или фиксированную сумму или процент
  • Свидетельство об освобождении нерезидента
  • Освобождение от государственной пошлины

Новая и обновленная информация о сотрудниках появляется в диалоговом окне «Импорт удаленной записи платежной ведомости», когда пакет платежной ведомости обрабатывается на экране «Действия» > «Ввести пакетные проверки платежной ведомости» в Accounting CS.

Обновление информации через самообслуживание сотрудника в разделе “Мои данные W4” (сотрудник)

Сотрудники могут изменять следующую информацию.

  • Имя (имя, фамилия, инициал отчества, суффикс)
  • Адрес электронной почты
  • Федеральная информация W-4 (статус подачи, количество пособий, статус иностранца-нерезидента, статус освобождения от федеральных налогов, дополнительная или фиксированная сумма или процент, статус EIC и т. д.)
  • Информация о штате W-4 для каждого применимого штата (статус подачи, количество надбавок, дополнительная или фиксированная сумма или процент и т. д.)

Если клиент использует исключительно самообслуживание сотрудников , обновленная информация о сотруднике отображается в виде диалогового окна обмена данными при открытии экрана «Настройка» > «Сотрудники» в Accounting CS. Вы можете отменить обновления сотрудников, установив флажок Отклонить .

I Если клиент использует удаленную ведомость заработной платы, а также самообслуживание сотрудников , информацию о сотруднике можно обновить на экране «Настройка» > «Сотрудники» в Accounting CS до получения табелей учета рабочего времени или на экране «Действия» > «Ввести пакетные проверки заработной платы», когда табель учета рабочего времени импортируется.

Пакетный ввод платежной ведомости для клиентов удаленного ввода заработной платы (Фирма)

  1. В Accounting CS выберите Действия > Ввести пакетные проверки заработной платы .
  2. На экране «Ввести пакетные чеки расчета заработной платы» выберите клиента в поле выбора клиента в правом верхнем углу экрана.
  3. Выберите график расчета заработной платы, для которого вы хотите создать чеки.
  4. Отображается окно Импорт удаленной платежной ведомости .
    • Обновлена ​​вкладка “Сотрудники”. Если клиент внес какие-либо изменения в записи сотрудников, эти изменения отображаются на этой вкладке.
      • Нажмите знак плюс +  рядом с любым сотрудником, чтобы просмотреть сведения о внесенных изменениях, и установите или снимите флажки, чтобы принять или отклонить любое из изменений.
      • Если выбрана ставка оплаты, текущий чек сотрудника и запись сотрудника будут обновлены. Если флажок не установлен, текущий чек сотрудника будет обновлен, а его запись о сотруднике останется неизменной.
      • Любые примечания, введенные клиентом, будут отображаться на вкладке “Примечания”. Если клиент не ввел никаких примечаний, вкладки «Примечания» не будет. Нажмите кнопку «Печать», чтобы распечатать отчет с информацией со всех вкладок диалогового окна. Примечания не могут быть распечатаны после нажатия кнопки «Продолжить».
    • Добавлена ​​вкладка “Сотрудники”. Если клиент добавил новых сотрудников, эти сотрудники отображаются на этой вкладке.
      • Нажмите знак “плюс” +  рядом с любым сотрудником, чтобы просмотреть подробные сведения о сотруднике.
      • Установите или снимите флажки, чтобы принять или отклонить новую запись сотрудника.
      • Прежде чем вы сможете принять какие-либо новые записи сотрудников, вы должны ввести идентификатор сотрудника.
    • Удаленный вход Подробная вкладка. Используйте эту вкладку для просмотра сведений о данных платежной ведомости, введенных клиентом.
    • Вкладка «Примечания». Используйте эту вкладку для просмотра любых общих или специфических для сотрудников заметок, введенных клиентом.
  5. Внесите необходимые изменения в информацию о заработной плате для сотрудников на вкладке «Быстрая» или «Подробно», а затем нажмите кнопку «Ввести пакет» и создайте чеки по заработной плате.

Добавление новых сотрудников в текущую партию

Когда вы добавляете новые идентификаторы сотрудников на вкладке «Добавленные сотрудники», эти сотрудники включаются в текущий сеанс пакетного ввода заработной платы. При необходимости вы можете использовать следующий процесс , прежде чем нажать кнопку «Ввести пакет» , чтобы включить этих новых сотрудников в пакет.

  1. На экране «Действия» > «Ввести пакетные проверки заработной платы» нажмите кнопку «Приостановить пакет».
  2. На экране «Настройка» > «Сотрудники» выберите соответствующие параметры для сотрудника на вкладке «Элементы платежной ведомости» и сохраните информацию.
  3. Вернитесь к экрану «Ввести пакетные чеки расчета заработной платы» и выберите график расчета заработной платы. Нажмите «Да», когда вам будет предложено обновить приостановленный пакет, используя последнюю информацию о сотруднике.
  4. Снимите флажок DNP для сотрудника и введите его часы работы.
  5. Нажмите кнопку «Ввести партию».

Печать чеков по заработной плате для удаленных клиентов по расчету заработной платы (Фирма)

  1. Выберите Файл > Печать чеков .
  2. На вкладке «Чеки заработной платы» экрана «Печать чеков» отображается информация о чеках заработной платы для всех нераспечатанных чеков, в том числе для удаленного ввода заработной платы.Установите флажок для клиента или флажки для отдельных сотрудников, а затем нажмите кнопку «Распечатать выбранное».
  3. Выберите соответствующие параметры печати в диалоговом окне «Печать», а затем нажмите кнопку «ОК», чтобы напечатать чеки.

    Примечание: Если для клиента включена удаленная печать чеков, приложение отправляет чеки непосредственно на портал клиента без отображения диалогового окна «Печать».

  4. Вам будет предложено Успешно ли распечатаны чеки? , где вы можете выбрать да или нет.Нажмите кнопку OK, чтобы распечатать чеки и отправить их на портал вашего клиента. Если вы выбрали FileCabine при настройке клиента удаленного ввода заработной платы, появится диалоговое окно FileCabine.

Повторная загрузка графика расчета заработной платы с удаленным вводом рабочего времени (Фирма)

Если клиент случайно заполнил платежную ведомость до того, как она была завершена, или изменение в текущем расписании необходимо отразить в вводе времени, расписание можно снова отправить на портал.

  1. Откройте экран «Настройка» > «Клиенты », перейдите на вкладку «Информация о заработной плате» и нажмите «Изменить».
  2. Нажмите кнопку с многоточием рядом с разделом Графики расчета заработной платы .
  3. В диалоговом окне “Расписания заработной платы” необходимо, чтобы статус текущего набора контрольных дат отображался как “Не обработано”. Если статус Завершено, выберите Не обработано в раскрывающемся меню в столбце Статус.
  4. Нажмите «Ввод», чтобы сохранить изменения, а затем нажмите «Готово». Нажмите «Ввод» еще раз на экране «Клиенты».
  5. Выберите Действия > Управление NetClient CS.
  6. Установите флажок рядом с записью клиента и нажмите кнопку Загрузить. Это перезапишет информацию на клиентском портале и снова откроет текущие даты выплат.

См. также

Мобильное приложение NetClient CS

.