Содержание

График документооборота для учетной политики 2022 года

Грамотный образец графика документооборота для учетной политики – залог эффективной работы любого предприятия. Расскажем, зачем он нужен и приведем образец на 2022 год.

Зачем нужен

Чтобы прояснить всю важность графика документооборота к учетной политике, обратимся к советскому Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете. Оно принято Минфином СССР в 1983 году и до сих пор продолжает действовать. Пока не будет принят соответствующий общегосударственный бухгалтерский стандарт, в отношении образца графика документооборота для учетной политики нужно руководствоваться советскими правилами.

Документооборот как таковой включает следующие действия с «первичкой»:

  • создание;
  • получение от контрагентов и др.;
  • принятие к учету;
  • обработку;
  • передачу в архив.

Все эти действия должен определять график документооборота к учетной политике.

Как правило, его составлением занимается главный бухгалтер. А вводит в действие – распоряжение главы компании.

График можно утвердить как приложение к учетной политике либо отдельный акт, на который дать отсылку в политике.

В первую очередь, толковый образец графика документооборота для учетной политики нужен отделам, которые занимаются финансами предприятия, заработной платой, кадровыми вопросами, бухгалтерией, снабжением, логистикой, а также подотчетным лицам.

Соответствующие люди должны создавать и отправлять (передавать) документы согласно графику. Поэтому каждого исполнителя желательно снабдить выпиской из графика документооборота к учетной политике. А в ней перечислить:

  • документы по его компетенции;
  • сроки;
  • отделы и службы, через которые должен пройти документ.

Естественно, тот, создал и подписал документ, тот и отвечает за:

  • соблюдение графика;
  • оперативное и правильное создание документов;
  • передачу документов вовремя в бухгалтерию;
  • их правдивость.

Обычно общий мониторинг исполнения графика документооборота к учетной политике лежит на главбухе.

Принципы составления

Самая главная задача графика документооборота к учетной политике – создать эффективный документооборот. То есть:

  • оптимальное количество отделов и лиц, через которых будет проходить первичный документ;
  • минимальный и максимальный период нахождения документа в отделе.

Выполнение этой задачи позволит бухгалтерии лучше контролировать внутренние процессы в компании.

Компании нужно понять, какие документы исходят обычно от нее, а какие поступают извне. Кто их составляет и на основе чего. Число копий – тоже немаловажный фактор. Также важно, кто проверяет документы и дает им дальнейший ход.

Как выглядит образец график документооборота для учетной политики, принципиального значения не имеет. Это может быть и таблица, и схема, и даже рисунок. Главное, чтобы он охватывал четыре основные стадии для любого документа:

  1. создание;
  2. проверка;
  3. обработка, занесение в базу;
  4. передача в архив.

Как оформить

Советский Минфин предлагает для каждого типа первичного учетного документа заводить своего рода карточку. Тогда образец графика документооборота для учетной политики выглядит так:

Однако образец 2022 года должен максимально отражать технические и иные возможности. Далее приведем образец графика документооборота для учетной политики в отношении бухгалтерии. Также см. «Деньги в подотчет: как выдавать и оформлять».

Образец графика документооборота на предприятии в 2021 году

Что это за график и для чего он нужен

Он представляет собой схему, в которой отмечен каждый этап движения документации и лица, ответственные за него. За несдачу отчетной документации в государственные органы накажут, а потерянный файл приведет к срыву важного контракта. Поэтому знание того, что такое ГДО и как им пользоваться, помогает избежать утери документации, сэкономить время и предотвратить издержки, связанные с этим.

Кто его разрабатывает

За разработку отвечает главный бухгалтер, это важно, поскольку он знает объем нагрузки и правильно ее распределяет, чтобы при большой загруженности в ведении документации не происходило задержек. После разработки передается на подпись тому, кто утверждает график документооборота предприятия, — начальнику филиала (представительства), руководителю организации.

Как его составить

Единой формы для заполнения не существует. Каждое предприятие разрабатывает свою структуру исходя из потребностей общества. Объем и подробность зависят от размера организации и вида ее деятельности. Главный бухгалтер учитывает все эти критерии, после чего составляет схему или поэтапный список работы с документацией, включающий такие шаги:

  1. Создание файла.
  2. Предварительное рассмотрение.
  3. Регистрация.
  4. Принятие решения.
  5. Направление на исполнение.
  6. Контроль за исполнением.
  7. Исполнение.
  8. Определение сроков хранения.
  9. Передача на хранение.

ГДО составляется для каждого внутреннего подразделения отдельно (например, для бухгалтерии) либо для конкретного типа документов (например, для первичной документации).

В итоге из примерного списка (схемы) составляют таблицу, в которой нумеруют этапы, назначают ответственных за каждый из них и устанавливают срок реализации этапа.

Пример ГДО

Вот образец графика документооборота на предприятии в 2020 году, уже заполненный.

Как оформить внедрение ГДО

Введение ГДО в число нормативных актов производится приказом руководителя организации. В приказе содержатся следующие пункты:

  • об утверждении приложения к приказу;
  • об обязательном использовании его всеми сотрудниками;
  • о назначении ответственного.

Приказ подписывается генеральным директором предприятия.

Учитывайте специфику организации документооборота между исполнителем и заказчиком: контрагент тоже проверит договор при получении, поэтому доведите до сведения персонала необходимость тщательного соблюдения утвержденного регламента.

Образец приказа

Общество с ограниченной ответственностью «Clubtk.ru»

Приказ №36

об утверждении графика документооборота

г. Санкт-Петербург, 21.10.2020

ПРИКАЗЫВАЮ:

  1. Утвердить график документооборота согласно приложению №1 к данному приказу.
  2. Вести документооборот в ООО «Clubtk.ru» в соответствии с утвержденным графиком.
  3. Контроль за исполнением графика возложить на главного бухгалтера Смирнову В. Ф.

Генеральный директор Воронов А. В.

Кто контролирует исполнение ГДО

По общему правилу контроль осуществляют генеральный директор и главный бухгалтер. Генеральный директор часто загружен работой другой направленности, поэтому в приказе об утверждении укажите, кто осуществляет контроль за соблюдением графика документооборота конкретно, это важно, поскольку контролирующее лицо отслеживает нагрузку и в зависимости от объема работы корректирует регламент.

График документооборота – Энциклопедия по экономике

Создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота. Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.  [c.151]


Своевременность получения информации для нужд управления в значительной мере зависит от четкости составления графика документооборота. Документооборот— это движение документов от момента их составления до сдачи в архив. График документооборота является важнейшим организационным регламентом, обеспечивающим создание стройной системы организации бухгалтерского учета в организации. Он является средством обслуживания рабочего места, и средством повышения качества работы службы бухгалтерского учета и финансовой деятельности.

Как средство обслуживания рабочего места график документооборота обеспечивает  [c.152]

График документооборота, как средство повышения качества работы службы бухгалтерского учета и финансовой деятельности, обеспечивает  [c.153]

График документооборота разрабатывается главным бухгалтером с предварительным изучением всех особенностей организации, ее структуры и структуры управления, организации и технологии производства, наличия складов, организации самого учета (централизованного, децентрализованного), уровня подготовки кадров и т.п. Каждое ответственное лицо обязано правильно составлять все первичные документы и своевременно представлять их в бухгалтерию. Поэтому план учетных работ следует рассматривать как составную часть производственного задания, а его нарушение — нарушением трудовой и производственной дисциплины.  [c.153]


При установлении состава первичных документов, включаемого в график документооборота, используют Альбом форм типовых регистров и первичных документов бухгалтерского учета.  [c.153]

Объем учетных работ по оформлению первичных документов в графике документооборота упорядочивается путем указания ответственных лиц по составлению и использованию документов по целевому назначению, а также выполнению работ в момент составления документа.  [c.153]

Подготовленный график документооборота утверждается руководителем организации, после чего главный бухгалтер доводит его до всех структурных подразделений и исполнителей, связанных с составлением тех или иных документов. Ниже приведена примерная схема графика документооборота (на примере составления документов по учету основных средств) (табл. 6.1).  [c.154]

До разработки схемы (графика) документооборота необходимо в организации сперва разработать план-график распределения обязанностей по выполнению учетных работ между работниками бухгалтерской службы и другими работниками, ответственными за правильность оформления и своевременность представления необходимой информации. План-график распределения обязанное -  [c. 154]

В зависимости от назначения и установленного порядка обработки документов они выписываются в одном или нескольких экземплярах. После совершения хозяйственных операций документы в соответствии с разработанным графиком документооборота представляются в бухгалтерию организации, где их проверяют и обрабатывают, а затем используют для отражения операций на счетах бухгалтерского учета.  [c.156]

В плане документации перечисляют документы, необходимые для организации учета хозяйственных операций и составляют расчет потребности в бланках. Определяют в плане также перечень документов, формы которых разрабатываются самостоятельно. Далее разрабатывается график документооборота.  [c.198]


Главным бухгалтером предприятия составляется график документооборота в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых инженерно-техническими, коммерческими, бухгалтерскими службами с указанием сроков исполнения. Графики обычно имеют форму таблиц, диаграмм. Так, в табл. 16.1 представлен примерный график документооборота.  [c.453]

Точное соблюдение графиков документооборота способствует своевременному и полному отражению в учетных регистрах совершаемых хозяйственных операций.  [c.453]

График документооборота в организации  [c.454]

Кто составляет график документооборота по предприятию  [c.456]

Определение должностных обязанностей работников бухгалтерии. Руководителем согласно Положению о главных бухгалтерах определяются порядок назначения и увольнения главного бухгалтера, его полномочия. Главным бухгалтером утверждаются график документооборота, формы и сроки сдачи учетных регистров, устанавливаются перечень должностных обязанностей и от-  [c.558]

Постановка бухгалтерского учета. Этот вид услуг включает в себя комплекс мероприятий и прежде всего определение долговременной учетной политики, выбор формы бухгалтерского учета, подбор комплекса технических средств, формирование структуры бухгалтерской службы, разработку графика документооборота и должностных инструкций для бухгалтерского персонала и др. В результате проведения этих мероприятий принимается решение об организации рациональной системы бухгалтерского учета у заказчика.  [c.99]

Наличие графика документооборота, утвержденного приказом руководителя организации.  [c.239]

Организация документооборота лежит на главном бухгалтере фирмы. В его функции входит разработка правил документооборота и технологии обработки учетной информации, представленных в виде графика документооборота. Примерная схема его дана на с. 129 (схема 4.3). Назначение графика — осуществление систематического контроля за составлением и сроками прохождения первичных сводных документов между отдельными структурными подразделениями, передачей их в бухгалтерию. Здесь они подвергаются формальной проверке и счетному контролю в виде арифметической проверки, устанавливаются законность и целесообразность зафиксированных в них хозяйствен-  [c.128]

Утверждено приказом № от 05.02 200 г. График документооборота в организации  [c.129]

Ответственность за разработку и исполнение графиков, правильное и своевременное составление необходимых документов, определенных этими графиками, сроков передачи их в бухгалтерию несут лица, заполнившие и подписавшие эти документы. Центральной фигурой, осуществляющей контроль за соблюдением графика документооборота, является главный бухгалтер. Его указания в этой части являются обязательны-  [c.430]

Своевременность оформления документов. Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, непосредственно по окончании операции. При реализации товаров, продукции, работ и услуг с применением контрольно-кассовых машин допускается составление первичного учетного документа не реже одного раза в день по его окончании на основании кассовых чеков. Несоблюдение этого требования может привести к запущенности в бухгалтерском учете. Создание первичных учетных документов, порядок и сроки их передачи для отражения в бухгалтерском учете осуществляются в соответствии с утвержденным на предприятии графиком документооборота. Лица, составившие и подписавшие первичные документы, обеспечивают своевременное и качественное их оформление, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных.  [c.149]

График должен устанавливать на предприятии рациональный документооборот, т. е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии, повышению контрольных функций бухгалтерии. График может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. Каждому исполнителю вручается выписка из графика документооборота, в ней перечисляются исполнители, документы, сроки их предоставления и подразделения предприятия, куда предоставляются документы.  [c.142]

Для каждого предприятия график документооборота должен разрабатываться с учетом его конкретных особенностей размера предприятия, вида деятельности, структуры управления и т. п. По каждому документу в график документооборота следует включить следующие разделы  [c. 142]

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов и их передачу несут лица, составившие документ. Контроль за процессом документооборота на предприятии осуществляет главный бухгалтер.  [c.143]

Пример графика документооборота приведен в табл. 6.2.  [c.143]

Контроль за соблюдением графика документооборота возлагается на  [c.150]

Правила документооборота. Правила документооборота регулируются графиком документооборота, составляемым в виде схемы или перечня работ, выполняемых структурными подразделениями или конкретными работниками-исполнителями с отражением взаимосвязи и сроков формирования и исполнения документов (см. п. 6.4).  [c.205]

График документооборота предприятия утвержден приказом директора.  [c.56]

Составление графика документооборота. 10. Автоматизация бюджетирования.  [c.18]

Для постановки бюджетирования необходимы не только грамотное решение методологических проблем, вдумчивое осмысление нужного инструментария финансового планирования, но и разработка соответствующих организационных процедур, регламентирующих все вопросы взаимоотношений отдельных структурных подразделений, ЦФО, МВЗ или ЦФУ с руководством предприятия либо фирмы. Очень часто возможность принятия нужного руководителю структурного подразделения бюджета или его корректировки в надлежащую сторону обеспечивается его доступностью к телу генерального директора. Чтобы уменьшить субъективизм в управлении финансами предприятия, нужен собственно четкий порядок, бюджетный регламент. Именно графики и процедуры составления, согласования, консолидации и утверждения бюджетов в компании, графики и процедуры составления отчетов об исполнении бюджетов, их анализа и корректировок, а также соответствующие им графики документооборота превращают бюджетирование и финансовое планирование из игры в цифири в управленческую технологию, в инструмент финансового контроля.  [c.259]

Венцом всех усилий по организации внутрифирменного бюджетирования является разработка графика документооборота. В сущности без этого документа реальная постановка внутрифирменного бюджетирования и превращение бюджетирования в элемент управленческого контроля невозможны. Назначение графика документооборота состоит во взаимоувязке всех процедур и регламентов бюджетирования, усилий отдельных структурных подразделений компании на различных уровнях управления по составлению бюджетов в единую систему или, как модно сейчас говорить, — в единый управленческий контур, а также по их согласованию и исполнению. Именно с помощью такого графика можно оптимизировать графики составления отдельных (основных и операционных) бюджетов, последовательность, сроки их представления и консолидации, отлаживать взаимодействие отдельных ЦФО, ЦФУ и МВЗ в бюджетном процессе как между собой, так и с различными подразделениями высшего уровня управления (ПЭО, финансовый отдел, отдел маркетинга, бухгалтерия и т. д.).  [c.280]

Прежде чем перейти к составлению графика документооборота необходимо  [c.280]

Составить его сразу правильно, раз и навсегда, невозможно, просто не под силу самым опытным специалистам. Слишком уж многоплановой является эта задача, требующая междисциплинарного подхода, разнообразной экспертизы. Если в компании никогда не использовался такой управленческий инструмент, как график документооборота, то на разработку его окончательного варианта применительно к бюджетированию могут уйти два-три месяца после составления первого, пробного наброска. При наличие определенного опыта составления таких графиков эта процедура может занять примерно один месяц.  [c.281]

В табл. 11.4 приведен образец графика документооборота для финансовой структуры с ЦФО при следовании принципу организации планирования снизу вверх . В этом случае за разработку бюджетов, их корректировку и составление отчетов об их исполнении отвечают ЦФО. Представленный образец графика документооборота не отражает движения информации о корректировках и отчетах об исполнении бюджетов, хотя ее также следует использовать при отработке механизмов организации бюджетного процесса.  [c.282]

Таблица 11.3 Пример (фрагменты) и форма графика документооборота для финансовой структуры с МВЗ
В банке разработана схема (график) документооборота, определяющая правила контроля расчетно-платежных документов, принимаемых учетно-операционными работниками к исполнению. Кроме того, имеются внутренние инструкции по работе с векселями КБ “РОКОЛ”, по работе с кредитным портфелем КБ ТО КОЛ”, о порядке ведения кассовых операций в банке.  [c.770]

График документооборота. Моделирование процедур взамодействия компонентов финансовой структуры компании  [c.280]

После этого можно приступить собственно к составлению графика документооборота, пример формата которого приведен в табл. 11.3. В процессе составления может обнаружиться необходимость внесения корректив как в сроки, так и в последовательность составления отдельных бюджетов отдельными структурными подразделениями. К этому нужно быть готовым. Как и в случае с финансовыми планами, приступить к оптимизации можно только тогда, когда на руках имеются завершенные варианты всех документов, а не отдельные документы или их фрагменты. Составить сбалансированный финансовый план можно только тогда, когда у вас есть все три основные бюджета (БДиР, БДДС и расчетный баланс). Заниматься оптимизацией бюджета продаж компании не имея всех трех основных бюджетов — глупо. Точно так же оптимизировать бизнес-процессы в компании по вопросам бюджетирования на основе составления графика документооборота можно только тогда, когда все вопросы финансовой структуры, бюджетного регламента, порядок и графики составления бюджетов, распределения функций между подразделениями и уровнями управления завершены. Нужно лишь отдавать себе отчет в том, что, как любая оптимизация, усовершенствование процессов организации бюджетирования — итерационная процедура, а график документооборота — всего лишь инструмент такой процедуры.  [c.281]

Рассмотрим некоторые примеры графиков документооборота для различного типа финансовых структур. При выделении в рамках финансовой структуры компании только МВЗ и соответственно разработки на уровне отдельных структурных подразделений только операционных бюджетов с их последующей консолидацией в основные бюджеты на уровне всего предприятия или компании график документооборота может быть аналогичен образцу, приведенному в табл. 11.3. Отметим, что в этой таблице представлены лишь фрагменты графика и упрощенные образцы, так как полный график документооборота может занимать десятки страниц. В примере идет речь о разработке первоначаль-  [c.281]

3. График документооборота торговой организации. Документирование хозяйственных операций в торговле

Похожие главы из других работ:

Бухгалтерский и налоговый учет движения товаров в торговой организации

Глава 1.
Особенности деятельности торговой организации

Бухгалтерский и налоговый учет движения товаров в торговой организации

2.2 Учет издержек обращения в торговой организации

Издержки обращения – один из главных оценочных показателей финансово-хозяйственной деятельности торговых организаций. Они позволяют определить качество и эффективность работы всего коллектива организации…

Бухгалтерский и налоговый учет движения товаров в торговой организации

Глава 1. Особенности деятельности торговой организации

Бухгалтерский и налоговый учет движения товаров в торговой организации

2.1 Учет поступления товаров в торговой организации

Основные хозяйственные процессы торговой организации – покупка и продажа товара, которые состоят из множества хозяйственных операций, связанных с товарным и денежным оборотом…

Бухгалтерский и налоговый учет движения товаров в торговой организации

2.
2 Учет издержек обращения в торговой организации

Издержки обращения – один из главных оценочных показателей финансово-хозяйственной деятельности торговых организаций. Они позволяют определить качество и эффективность работы всего коллектива организации…

Ведение бухгалтерского учета в Территориальном фонде обязательного медицинского страхования Тюменской области

График документооборота Территориального фонда

Обязательность составления графика документооборота предусмотрена п.3 ст.6 Федерального закона №129 ФЗ «О бухгалтерском учёте». Наличие или отсутствие графика документооборота является свидетельством компетенции главного бухгалтера…

Организация ведения бухгалтерского и налогового учета в ООО “Феникс-Авто НМ”

2.1 Документирование всех хозяйственных операций бухгалтерского учета, график документооборота

В ООО «Феникс-Авто НМ» применяются типовые формы первичной учетной документации применяются организациями всех форм собственности и отраслевой принадлежности. ..

Организация и ведение бухгалтерского учета товарных операций в розничной торговле на примере конкретного предприятия

2.1 Особенности деятельности торговой организации

ООО «СЕЛЬПО» – общество с ограниченной ответственностью, учреждённое физическими лицами в количестве двух человек: 1. Саблиным В.В. 2. Квашниной Л.В. Расположено по адресу: с. Кичменгский Городок, ул. Советская, 1…

Разработка мероприятий по совершенствованию учета хозяйственных операций в ООО “Керрол-С”

2.2 Учет издержек обращения в торговой организации

Издержки обращения – один из главных оценочных показателей финансово-хозяйственной деятельности торговых организаций. Они позволяют определить качество и эффективность работы всего коллектива организации…

Состав внутренних локально-правовых документов

2.2 График документооборота

Документооборот – это движение документов на предприятии от их создания или получения от других организаций до принятия к учету, обработки и передачи в архив. Этапы документооборота: 1…

Учет и анализ в розничной торговле

1.2 Состав затрат торговой организации

С экономической точки зрения издержки обращения представляют собой стоимость затрат торгового предприятия…

Учетная политика торговой организации

1. Расчет реализованной торговой наценки. Валовый доход торговой организации

Учетная политика торговой организации

1.4 Валовый доход торговой организации

Бухгалтерский учет товаров по продажным ценам дает возможность не вести учет каждой реализованной в розницу единицы товаров, а списывать с кредита счета 41 в дебет счета 90 стоимость всех реализованных по продажной цене товаров одной суммой…

Учетная политика торговой организации

2. Учетная политика торговой организации

Учёт реализации товаров и анализ товарооборота торговой организации

2. УЧЕТ РЕАЛИЗАЦИИ ТОВАРОВ ТОРГОВОЙ ОРГАНИЗАЦИИ

2. 1. Характеристика организации, на материалах которой выполнено исследование Частное унитарное предприятие «Белкоопоптторг» зарегистрировано решением Мингорисполкома от 20.06.2000 № 695, ЕГР № 100603606…

График документооборота в бухгалтерии: образец в 2016 году

Мы предлагаем бесплатно скачать график вращения документов в бухгалтерии на нашем сайте. Этого графика следует придерживаться каждому индивидуальному предпринимателю или бухгалтеру, работающему на юридическое лицо, осуществляющее финансово–хозяйственную деятельность

23.06.2016

Для чего необходим график документооборота бухгалтерской отчетности?

Ни одно предприятие не обходится без ведения первичной документации, которая и является базой для налоговой и учетной политики. Сведения о хозяйственных операциях должны поступать к бухгалтеру своевременно, любые задержки грозят нарушением отображения деятельности организации, которое влечет за собой неприятные последствия в виде начисления к уплате административных штрафов и пени.

Поэтому процедура выписки бумаг и оборота их от подразделения к подразделению компании должна быть налажена до автоматизма. Справиться с достаточно емким процессом позволит внутриорганизационный порядок и управление выпиской документов, который принимает формат графика документооборота.

Следует сказать, что ответственности за то, что графика на предприятии не существует, нет. Но, как указывают опытные предприниматели, владеющие большими корпорациями, он необходим им самим – график позволяет справиться с хаосом бумаг, которые каждый месяц только пребывают. К примеру, трудно представить себе заполнение баланса (Форма № 1) без контроля выписки отчетности.

Преимущество графика особенно оценят те компании, где первичные документы приносят в бухгалтерию сразу из множества отделов.

Правила грамотного составления графика документооборота в 2016 году

Итак, кто именно будет формировать, а после следовать графику вращения отчетности в организации, определяет главный бухгалтер. Конечно если бухгалтерия состоит всего из 2 человек – главбуха и экономиста, первому придется решать, доверить ли график другому сотруднику, или лучше сделать все самостоятельно. Но, как показывает практика, с этим заданием может справиться даже секретарь или любой кадровый работник, который умеет обращаться с компьютером и ознакомлен с поставленной задачей.

Единого формата графика не существует, ведь он не обязателен для составления. Для удобства мы разместили несколько примеров графиков чуть ниже, если возникают дополнительные вопросы и примечания, образцы можно откорректировать своими руками.

Чтобы график получился удобным для использования и наиболее полным, следует обозначить в нем такие пункты сведений:

  • кто и когда обязан выписать конкретную бумагу;
  • когда этот человек должен предоставить документ в бухгалтерию;
  • ответственное лицо за формирование и передачу бумаги;
  • кто из сотрудников и в каком промежутке времени занимается обработкой бумаги;
  • срок хранения отчетности в архивах предприятия.

Не забывайте о том, что отчетность сдают не только непосредственные работники компании, но и контрагенты, поэтому последних тоже следует внести в график и конечно уведомить их об этом. Избежать путаницы поможет отдельный график, но можно ограничиться и одним, общим.

График будет наиболее полным если все бумаги распределить и объединить между собой в группы, сформированные по определенным признакам. С нашей стороны мы предлагаем 2 наиболее удобных варианта оформления графика документооборота:

1. Определите в группы бумаги, исходя из хозяйственных операций. Этот формат графика станет прекрасным подспорьем для контроля за поступлением первичной отчетности в небольших предприятиях. Первый столбец содержит названия хозяйственных операций, для каждой из которых устанавливаются бумаги, необходимые для выписки.

    Ниже представлен график, соответствующий описанному способу.

    2. Документы распределяются в зависимости от отделов, которые содержатся в структуре предприятия. Такой график в идеале устроит крупные организации, состоящие из множества разных отделов, график может быть одним структурным или делиться на несколько небольших графиков.

      Пример составления графика документооборота, действующий для подразделения оптовых продаж.

      Пример графика вращения документов на предприятии можно скачать здесь.

      Бланки, размещенные ниже, тоже можно скачать и применять на свое усмотрение.

      Скачать график документооборота относительно 2016 года.

      Когда график документооборота уже сформирован, начальство должно зафиксировать этот факт выдачей соответствующего приказа, собственноручно подписанного.

      Предлагаем скачать образец приказа о фиксации графика документооборота здесь.

      в целях бухгалтерского, финансового, управленческого и налогового учета

      Читайте также

      39.

       Оpганизация документооборота

      39. Оpганизация документооборота Документооборот в банке утверждается руководителем банка.Нормативными документами устанавливаются следующие основные требования к организации рабочего дня и документооборота в банках:– приему, оформлению и отражению по счетам

      Правила

      Правила На практике можно следовать двум простым правилам. Первое: если краткосрочная волатильность опционов значительно ниже долгосрочной, то следует ожидать прорыва, хотя направление этого прорыва данным правилом не определяется. Второе: если краткосрочная

      6.1. Ведение учета и документооборота

      6.1. Ведение учета и документооборота Организации, перешедшие на упрощенную систему налогообложения, освобождаются от обязанности ведения бухгалтерского учета, (в то же время указанные организации должны вести учет основных средств и нематериальных активов в порядке,

      9.

      2. Правила

      9. 2. Правила Рассмотрим теперь то, что мы называем «правилами». Термин «правило» употребляется в широком смысле для определения того порядка, согласно которому в результате процесса принятия решений информация преобразуется в действия. Правила устанавливают, какие

      Основы кадрового документооборота

      Основы кадрового документооборота Работа с различными видами кадровых документов является одной из основных функций отделов кадров и служб по персоналу на предприятии. Организация кадрового документооборота является достаточно важным и ответственным моментом работы

      Основы документооборота по охране труда

      Основы документооборота по охране труда Охрана труда – это система сохранения жизни и здоровья работников в процессе трудовой деятельности, включающая в себя правовые, социально-экономические, организационно-технические, санитарно-гигиенические,

      74.

       Проверка системы документации и документооборота

      74. Проверка системы документации и документооборота Система бухгалтерской документации и документооборота регламентируется утвержденным руководителем предприятия графиком документооборота.Под графиком документооборота понимается принятая предприятием система

      Глава 3 Организация документооборота в организации

      Глава 3 Организация документооборота в организации 3.1. Организация документооборота Документооборот – движение документов в организации с момент их получения или создания до завершения исполнения и сдачи в архив или отправки адресату.Порядок прохождения документов и

      3.1. Организация документооборота

      3.1. Организация документооборота Документооборот – движение документов в организации с момент их получения или создания до завершения исполнения и сдачи в архив или отправки адресату. Порядок прохождения документов и операции с ними в федеральных органах

      3.8. Особенности организации документооборота конфиденциальных документов

      3.8. Особенности организации документооборота конфиденциальных документов 3.8.1. Структура и особенности документооборота конфиденциальных документов Конфиденциальные документы, как и открытые, находятся в постоянном движении во времени и пространстве, по множеству

      3.8.1. Структура и особенности документооборота конфиденциальных документов

      3.8.1. Структура и особенности документооборота конфиденциальных документов Конфиденциальные документы, как и открытые, находятся в постоянном движении во времени и пространстве, по множеству иерархических уровней управления, что создает серьезные предпосылки для

      4.

      Организация документооборота

      4. Организация документооборота 4.1. Технологии документооборота Под документооборотом понимается движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Документы при этом не просто передаются из одного структурного

      Глава 2 Правила, которые меняют правила Все, что популярно, – негодно

      Глава 2 Правила, которые меняют правила Все, что популярно, – негодно Я не могу дать вам точную формулу успеха, зато могу назвать формулу фиаско: постоянно старайтесь угодить всем и каждому. Герберт Байярд Суоп, американский журналист и редактор, первый лауреат

      Правила

      Правила 1. СамоназначениеВ коучи мы назначаем себя сами. Не думайте, что кто-то придет и посвятит вас в рыцари, скажет: «Вот вам диплом, теперь вы сертифицированный коуч». Все совсем не так.Вы сами в какой-то момент должны сказать: «Теперь я коуч». Внутри вас должно быть

      Программы автоматизации документооборота

      Программы автоматизации документооборота Современные темпы развития туристического бизнеса диктуют необходимость внедрения новых методов работы, упрощающих работу менеджеров по оформлению туров.Таблица 13Сводная таблица примерной стоимости услуг

      Три правила

      Три правила Очень важная вещь во фрилансе – копирайтинг. Это можно выделить даже как отдельный способ заработка. Но давайте поговорим о правилах копирайтинга, которые напрямую относятся к фрилансу.? Самое первое, базовое правило копирайтинга: написанный текст продает

      Образец графика документооборота для учетной политики

      На законодательном уровне установлен порядок ведения документооборота. Он подразумевает под собой формирования документов, хранение и их организацию.

      Существует множество различных правил и требований к осуществлению обозначенных выше процедур. Все они отражаются в специализированной нормативно-правовой документации.

      Руководителям предприятий, бухгалтерам, юристам и кадровикам необходимо следить за всеми реформами действующего законодательства.

      Таким образом, можно будет избежать излишнего внимания со стороны контролирующих государственных учреждений.

      Правильно организованный документооборот – это не только отсутствие штрафов со стороны проверяющих организаций (трудовой инспекции, других), но также отсутствие сложностей с поиском документов.

      Существует определенный регламент хранения бумаг различного типа, сроки и другие важные моменты.

      Всем лицам, имеющим какое-либо отношение к организации документооборота, следует заранее рассмотреть максимально пристально следующие вопросы:

      • базовые понятия;
      • какова его роль;
      • правовая база.

      Базовые понятия

      В первую очередь следует ознакомиться с основополагающими нормативно-правовыми документами.

      Но для рассмотрения подобных НПД следует обязательно знать некоторые важные термины:

      • документооборот;
      • входящие документы;
      • исходящие документы;
      • первичная обработка;
      • предварительное рассмотрение;
      • исполнение;
      • таксировка;
      • котировка.

      Под термином «документооборот» подразумевается процесс создания документации, её хранения и переработки. Данное понятие очень широкое, оно включает в себя обширный перечень самых разных действий, имеет некоторую специфику.

      Она отличается в зависимости от системы налогообложения, сферы деятельности компании и многих других факторов. Правила составления документов отличаются в зависимости от различного рода нюансов.

      Входящие документы – получаемые почтой (электронной и обычной) и регистрируемые в специальных каталогах. Они должны обязательно приниматься в специальное «депо» для различных важных официальных бумаг.

      Принимаются входящие документы от различных контрагентов, предприятий и государственных учреждений. Исходящие документы – формируемые и передаваемые другим предприятиям.

      «Первичная обработка документов» — это прием входящих бумаг и последующая проверка их на правильность составления, целостность упаковки и соблюдение иных моментов.

      Важно помнить о некоторых существенных моментах:

      При обнаружении каких-либо ошибок Осуществляется возвращение отправителю
      В случае наличия повреждений упаковки следует выполнить максимально тщательную проверку Наличия всех документов, бумаг (после вскрытия упаковка должна быть обязательно уничтожена)

      Нередко почтой высылаются различного рода официальные документы (договора, соглашения) требующие подписания.

      Но обязательным предварительным этапом, предшествующим данному действию, является анализ юридической составляющей, а также правильности составления. Именно это называется «предварительным рассмотрением».

      Также на предприятия по различным причинам могут приходить судебные решения, исполнительные листы. Такие документы обладают важным свойством, утвержденным на законодательном уровне – обязательностью исполнения.

      Под термином «исполнение» подразумевается необходимость привести в действие обозначенное в документе решение. Например, о вычитании алиментов и выплате их из заработной платы конкретного сотрудника.

      Следует помнить, что некоторые документы не только должны быть исполнены в установленное в законодательстве время, но также сохранены.

      За утерю исполнительных листов, судебных решений полагается серьезное наказание. Под ним подразумевается не только наложение штрафов или же иных наказаний, но также более серьезное.

      no images were found

      Некоторые действия подпадают под статьи Уголовного кодекса РФ. Обработка документации подразумевает под собой «таксировку», а также «контировку».

      «Таксировка» — процедура вычисления стоимости хозяйственной операции. «Контировка» — обозначение в документации первичного характера специальных корреспондентских счетов.

      Какова его роль

      Сегодня документы представляют собой не просто бумагу, которая содержит на себе некоторую информацию в письменной или же графической форме. Многая документация имеет также силу юридического значения.

      Что подразумевает возможность свершения различного рода действий правового характера. На основании составленных документов руководство предприятия имеет право:

      Именно поэтому следует уделять максимальное внимание правильной организации хранения документации, её формирования, иным немаловажным факторам.

      Так как в противном случае велика вероятность проблем со всеми контролирующими государственными учреждениями – ФНС, трудовой инспекцией, негосударственными фондами.

      Соответствующим образом организованный документооборот даст возможность избежать проблем с законом, не стоит недооценивать его роль.

      Правовая база

      Сегодня большая часть документации переведена в электронный вид. Такой способ осуществления документооборота на предприятии в обязательном порядке регламентируется НПД.

      В первую очередь следует уделить внимание федеральному законодательству:

      Наиболее важным нормативно-правовым документом, рассматривающим данным вопрос, является закон №125-ФЗ от 22.10.04 г.

      Наиболее важными разделами, на которые следует в первую очередь ориентироваться кадровым работникам, являются следующие:

      • основные положения, используемая терминология;
      • хранение и учет документации;
      • процедура комплектования;
      • как осуществляется процедура доступа к всевозможным архивным документам;
      • какая подразумевается ответственность за нарушение действующего на территории РФ законодательства.

      Стоит придерживаться всех обозначенных в законодательстве правил, норм. Особенно это касается недавно введенных реформами.

      Именно на такие моменты в первую очередь обращают внимание различные контролирующие организации. Таким образом, можно будет избежать штрафов, иных неприятных моментов.

      На каждом предприятии, вне зависимости от его величины, в обязательном порядке формируется специальный график – документооборота.

      Он должен содержать максимально подробную информацию о местоположении документа, различных его важных параметрах – с момента его создания до сдачи в архив.

      Унифицированного формата подобного графика в законодательстве не существует. Тем не менее, он необходим для любого юридического лица.

      Именно поэтому руководителю предприятия или же иному сотруднику, занимающемуся составлением подобного графика, стоит обязательно заранее рассмотреть некоторые основополагающие вопросы:

      • начальный этап составления;
      • что в результате;
      • заполненный пример.

      Предварительное ознакомление со всеми перечисленными выше моментами позволяет избежать допущения типичных ошибок при формировании подобного документа.

      Начальный этап составления

      В составлении графика документооборота обязательно участвуют следующие лица:

      • главный бухгалтер;
      • руководитель предприятия.

      Главный бухгалтер непосредственно занимается формированием документа рассматриваемого типа. Либо его составление должно происходить под его пристальным надзором.

      Так как он несет непосредственную ответственность за его правильность, а также содержимое. После завершения этапа составления документ должен быть обязательно подписан руководителем предприятия (директором, замещающим его лицом).

      Также в составлении такого графика могут принимать участие какие-либо иные лица. Так как данный документ может формироваться для различных подразделений.

      Так, за основу подобного графика всегда берется процедура создания, обработки, а также проверки всех документов, которые курсируют в подразделении.

      В графике всегда должна присутствовать следующая информация:

      • взаимосвязь;
      • сроки выполнения определенных работ.

      Сам график, несмотря на отсутствие унифицированного формата, обычно всегда представляется в виде таблицы. На её основании, впоследствии, могут быть сформированы всевозможные графические диаграммы, нечто иное.

      Все графики такого рода можно разделить на несколько видов:

      • типовые;
      • индивидуальные;
      • унифицированные (на конкретном предприятии).

      При этом последнего типа графики обычно применяются на предприятиях, которые представлены обширной сетью филиалов. Так как именно таким образом удается привести в порядок документооборот в случае некоторой территориальной удаленности.

      Что в результате?

      При составлении рассматриваемого типа графика в обязательном порядке учитывается количество:

      • подразделений предприятия;
      • участвующих в формировании лиц.

      Благодаря графику существенно упрощается осуществление контроля за документацией. Такой порядок позволяет избежать возникновения ошибок при составлении бухгалтерской и налоговой отчетности, иных неприятностей.

      Заполненный пример

      В случае отсутствия соответствующего опыта составления документов данного типа стоит заранее ознакомиться с образцом. Так можно будет избежать необходимости тратить время на разработку нового формата.

      При составлении документа рассматриваемого типа, несмотря на отсутствие установленной на законодательном уровне унифицированной формы, необходимо учитывать некоторые нюансы.

      Сам факт их наличия зависит от типа учреждения, а также выбранной предприятием формы налогообложения.

      Наибольшие сложности обычно вызывают следующие моменты:

      • в бюджетном учреждении;
      • при УСН.

      В бюджетном учреждении

      При составлении графика на предприятии данного типа необходимо будет заранее определиться со следующими важными моментами:

      • направлением движения документов;
      • сроки формирования, сдача в архив.

      Отсутствие графика подобного рода может привести к неправильному отражению всевозможных хозяйственных операций в бухгалтерском учете.

      Что приведет к необходимости сдачи в Федеральную налоговую службу уточненной декларации, а также уплате штрафа или же иным неприятностям.

      При УСН

      С недавнего времени всем предприятиям, ведущим свою деятельность по упрощенной схеме налогообложения, необходимо вести бухгалтерский учет. Потому график документооборота просто необходим.

      При формировании его на предприятии с УСН следует отражать в нем следующие моменты:

      • элементы учетной политики;
      • основание для трансфера;
      • учет в целях налогообложения;
      • законодательные основания (со ссылками на нормативно-правовые документы).

      Несмотря на отсутствие унифицированного формата графика документооборота необходимо обязательно его составлять.

      При этом величина самой компании не имеет никакого значения – как и способ ведения бухгалтерского отчета (электронный, иной).

      Что такое диаграмма рабочего процесса

      Для создания успешной диаграммы рабочего процесса необходимо выполнить несколько шагов.

      1. Во-первых, определите, с какой точки зрения вы строите диаграмму: с точки зрения бизнеса или его клиентов. Кроме того, вы показываете, как процесс работает в настоящее время — известный как процесс «как есть»? Или вы показываете процесс «будет» — как вы хотите, чтобы новая реализация выглядела?

      2. Далее вам нужно разработать грубый набросок вашего текущего бизнес-процесса. Считайте это общим обзором, показывающим этапы высокого уровня в вашем процессе — работу или действия, которые постоянно происходят в вашей организации.

      3. Создав первоначальную диаграмму, вы готовы погрузиться в детали. Это этап сбора требований, на котором вы будете получать информацию от людей, участвующих в каждом этапе.

      На этом этапе задайте своим сотрудникам следующие вопросы:

      • Какова ваша общая цель?
      • Что сигнализирует о начале и окончании бизнес-процесса?
      • Какие действия выполняются на каждом этапе и кто в них участвует?
      • Что будет дальше?
      • Есть ли отклонения от этого процесса?
      • Во время принятия решений — для утверждения или отказа — какую информацию необходимо знать работнику, чтобы принять решение?

      4. Получив всю необходимую информацию, проведите анализ рабочего процесса, помня об этих трех шагах, которые помогут устранить неэффективность:

      • Категоризация. Один из способов быстро выявить слабые места — ранжировать задачи по степени важности: “жизненно важные”, ” полезно», «хорошо, но не обязательно» и «следует исключить». Разделите задачи по описанию работы, чтобы убедиться, что задачи соответствуют соответствующему названию должности и уровню знаний.
      • Выявление слабых мест: ищите избыточность, узкие места, двойной ввод данных и многочисленные шаги, вызывающие задержки.
      • Думайте наперед. Анализ рабочего процесса также является подходящим моментом, чтобы убедиться, что ваша компания соответствует будущим целям. Каковы цели вашей компании на ближайшие пять лет? Какие задачи необходимы для достижения этих целей и представлены ли они в вашем текущем рабочем процессе?

      5. Теперь вы готовы к дизайну! Чтобы упростить задачу, вы можете начать с Lucidchart, когда бесплатно зарегистрируетесь и опробуете наши шаблоны, а затем добавьте фигуры и текст, чтобы настроить рабочий процесс.

      6 Примеры диаграмм рабочего процесса и диаграммы рабочего процесса [Новое руководство]

      Что такое рабочий процесс

      ?

      Давайте начнем с определения того, что именно мы подразумеваем под «рабочим процессом».В Интернете есть несколько определений, но для нашей цели мы выбрали простое словарное определение рабочего процесса:

      .

      «Последовательность производственных, административных или других процессов, через которые проходит часть работы от начала до завершения».

      Из этого определения мы можем определить, что три параметра дополнительно описывают каждый компонент или шаг рабочего процесса:

      1. Ввод
      2. Трансформация
      3. Выход

      Рабочий процесс должен быть выполнен кем-то или чем-то; они называются ресурсами, такими как люди, машины или программное обеспечение.Это ресурсы, которые обеспечивают рабочий процесс.

      Бизнес-процесс — это повторяющийся процесс, состоящий из ряда задач, которые обычно необходимо выполнять в определенной последовательности. Думайте об этом как о работе, перетекающей от одного этапа к другому, пока она не будет завершена. Рабочие процессы помогают обеспечить правильное выполнение основных процессов каждый раз. Хорошим примером является сборка автомобиля. Компоненты добавляются к шасси автомобиля на последовательных этапах, таких как подсчет двигателя и трансмиссии, кузова, сидений, внутренней отделки и колес, пока готовый автомобиль не сойдет с конвейера.

      Что такое схема рабочего процесса

      ?

      Диаграмма рабочего процесса, иногда называемая диаграммой рабочего процесса, представляет собой визуальное представление бизнес-процесса (или рабочего процесса), обычно выполняемое с помощью блок-схемы. Это визуальный способ бизнес-анализа, чтобы показать, как выполняется работа. Рабочие процессы состоят из символов, которые показывают, как различные работники выполняют задачи и взаимодействуют друг с другом, а также как информация (данные) проходит через бизнес-область. Также может быть определена индивидуальная ответственность за каждый этап процесса.

      Рабочие процессы также могут быть задокументированы в виде пронумерованных последовательных шагов или в форме контрольного списка. Этот метод хорошо подходит для детализации конкретной задачи или действия в процессе или простом подпроцессе. Однако он не подходит для сложного процесса, когда параллельные действия или точки принятия решений могут быть несколькими выходами или подпроцессами для полного (сквозного) цикла процесса.

      Часто диаграммы рабочего процесса создаются для документирования и совместного использования процесса, улучшения способа выполнения процесса, анализа рабочего процесса или подготовки процесса к автоматизации.

      Как говорится, «картинка красит тысячу слов». Эта концепция в равной степени применима при использовании диаграмм рабочих процессов и диаграмм рабочих процессов, чтобы обеспечить визуальное представление или обзор бизнес-процесса.

      Истоки рабочих процессов, что неудивительно, восходят к Генри Гантту. Да, тот же человек, ответственный за диаграмму Ганта. Промышленная революция побудила таких умных мыслителей, как Гантт, разработать эффективные способы организации рабочей силы.

      Примеры схемы рабочего процесса

      Существует множество типов диаграмм, которые используются для визуализации рабочего процесса. Некоторые из этих диаграмм существуют уже давно и имеют множество разновидностей. Давайте посмотрим на некоторые примеры диаграмм рабочего процесса. Некоторые из самых популярных:

      • Блок-схема ANSI: Этот стиль вырос из блок-схем в 1970-х годах и стал первым стандартом для рабочих процессов. Символы были разработаны Американским национальным институтом стандартов (отсюда и ANSI).Многие люди до сих пор используют символы, часто для того, чтобы показать выполненную работу. Например, блок-схема ANSI может показать, как рассчитывается, обрабатывается и утверждается платежная ведомость сотрудника.
      • Swimlane : Схема плавательных дорожек — это тип блок-схемы, которая показывает, кто и что делает в процессе. Используя метафору дорожек в пуле, диаграмма дорожек проясняет и подотчетность, помещая этапы процесса в горизонтальные или вертикальные «дорожки плавания» конкретного сотрудника, рабочей группы или отдела.Эта схема рабочего процесса фокусируется на взаимодействии между организационными подразделениями и может выявить узкие места и неэффективность процессов.
      • UML Activity : Эта диаграмма возникла из UML (унифицированного языка моделирования). Он работает как блок-схема и показывает различные шаги и упорядоченные задачи, а также поток управления.
      • BPMN: Нотация моделирования бизнес-процессов (BPMN) — это стандарт, созданный для бизнеса, а не для разработки приложений. Другими словами, он фокусируется на графическом представлении бизнес-процессов и информации, а не на решениях.
      • IDEF Диаграмма: IDEF (Integrated Definition) — это графический метод моделирования процессов, используемый для применения процессов и инженерных приложений. IDEF был впервые задуман ВВС США и получил дальнейшее развитие в середине 1970-х годов. Он был разработан как основной инструмент для записи бизнес-процессов и их оценки. Этот метод используется в качестве жесткой основы для изучения организации, захвата моделей процессов «как есть» и моделирования бизнес-операций.
      • SSD Блок-схема : S структурированные S системы D подход к проектированию ориентирован на процесс и направлен на разбиение большого сложного проекта на ряд более мелких, более управляемых модулей или функций.
      • Географические диаграммы: Эти диаграммы обычно используются в складском хозяйстве и логистике, чтобы показать размещение объектов относительно рабочих. Например, географическая диаграмма требует, чтобы наиболее часто заказываемые товары размещались ближе всего к станции отгрузки.Реже всего заказываемые продукты располагаются дальше всего от дока для отгрузки и выше на стеллажах.
      • SIPOC: SIPOC означает «Поставщик – Ввод – Процесс – Вывод – Заказчик». Эта диаграмма, используемая в основном в программе «Шесть сигм», показывает, кто создает данные, детализирует высокоуровневый процесс и показывает, кто их получает.
      • Диаграмма потока данных: Этот тип диаграммы показывает поток данных между различными объектами и данными, хранящимися в системе, а блок-схема показывает шаги, необходимые для выполнения задачи.В некотором смысле диаграмма потока данных обеспечивает представление системы на очень высоком уровне. Их больше используют системные разработчики, а не аналитики процессов.

      Ниже перечислены общие примеры рабочих схем некоторых из этих блок-схем:

      Пример диаграммы рабочего процесса типа ANSI с элементами SSD.

      Последовательность операций высокого уровня с использованием стандартных символов ANSI.

      Пример схемы рабочего процесса с плавательной дорожкой в ​​горизонтальном стиле макета.

      Пример схемы рабочего процесса с плавательной дорожкой в ​​вертикальном стиле макета.

      Пример диаграммы рабочего процесса типа BPMN.

      Пример схемы рабочего процесса IDEF.


      Почему бы не создать схему рабочего процесса, а затем использовать ее для автоматизации процессов?

      Вы можете сделать это в Integrify.

      Узнать больше


      Каковы преимущества схемы рабочего процесса?

      Схемы рабочих процессов

       и диаграммы рабочих процессов обеспечивают простые визуальные средства документирования, а затем анализа бизнес-процесса или подпроцесса.

      Диаграмма рабочего процесса демонстрирует все важные этапы процесса или бизнес-единицы. Он помогает вам понять общую картину и взаимосвязь между различными действиями и рабочими функциями, определяет критические этапы процесса или бизнес-единицы и определяет потенциальные возможности для улучшения.

      Вот некоторые преимущества схем рабочих процессов и процессов:

      Улучшенная связь

      Использование диаграмм рабочих процессов и других блок-схем как части документации процесса позволяет всем командам сотрудничать при создании, редактировании и анализе своих процессов с помощью блок-схем.

      Исследования показали, что общение на рабочем месте имеет решающее значение, поскольку оно влияет на все аспекты деятельности компании. Блок-схемы предоставляют инструмент для общения и обеспечения видимости процессов организации.

      Коммуникации с использованием блок-схем делают повседневные операции более плавными с четкими границами ответственности и в конечном итоге приводят к меньшему количеству ошибок, лучшему информированию рабочей силы и снижению текучести кадров.

      Документация

      Ключевой член команды уходит, и вдруг процесс перестает работать.Во многих организациях процессы пересматриваются или анализируются только тогда, когда возникают проблемы, процессы становятся громоздкими или перестают работать эффективно.

      Документирование процесса позволяет избежать этих болевых точек, поскольку новички могут быть введены в должность после ознакомления с существующей документацией процесса.

      Документация также может предоставить информацию об «общей картине» организации о том, кто чем занимается и где конкретная роль соответствует общему процессу.

      Наконец, документация обеспечивает процесс обеспечения качества, чтобы гарантировать, что оптимальные продукты или услуги предлагаются вашим клиентам или клиентам.

      Способность к практическому анализу процесса, ведущему к возможностям улучшения.

      Точная и актуальная документация текущих процессов дает возможность для решения проблем, когда что-то идет не так, или когда требуется анализ из-за изменения политики или обстоятельств или применения новых технологий.

      К сожалению, по мере того, как бизнес развивается, ненужные и избыточные задачи проникают в ежедневную рабочую практику. Получив больше информации о своих процессах, вы сможете определить, какие действия необходимы, а также выявить и устранить избыточные, не добавляющие ценности задачи и действия. Это, конечно, имеет бесчисленные преимущества и создает ценность для вашего бизнеса.

      Обеспечение лучшего обслуживания клиентов

      Все мы знаем, что без наших клиентов бизнес невозможен.

      Поэтому очень важно постоянно находить способы привести наши процессы в соответствие с потребностями клиентов. В конце концов, мы все в бизнесе, чтобы удовлетворить наших клиентов и клиентов. К сожалению, запросы или жалобы клиентов можно легко пропустить, если полагаться на то, что люди помнят процесс. Ключевой мерой в оценке процесса должна быть обратная связь с клиентами и управление жалобами.

      Предоставляет возможность стать более эффективным и повысить прибыльность.

      Отображение ваших процессов в рабочем процессе позволяет вам получить более точное представление о вашем бизнесе на высшем уровне.Даже если у вас есть хорошо отлаженный набор бизнес-процессов, знаете ли вы, приносят ли они вам результаты? Насколько хороши процессы? Подумайте о том, какую пользу может принести вашему бизнесу использование проверенных примеров диаграмм рабочих процессов, чтобы упростить и оптимизировать все ваши разнообразные процессы. Время – деньги, а эффективные рабочие процессы экономят ваше время.

      Одна из главных причин важности рабочего процесса заключается в том, что он дает вам более полное представление о ваших процессах. Использование информации из рабочих процессов дает возможность повысить эффективность и улучшить свои результаты.

      Как создать диаграмму рабочего процесса?

      Знаменитый эксперт по процессам Эдвардс Деминг однажды процитировал: «Если вы не можете описать то, что вы делаете, как процесс, вы не знаете, что делаете». Эта цитата заслуживает дальнейшего обсуждения. Что значит описать то, что вы делаете, как процесс?

      Как правило, диаграммы рабочих процессов создаются на этапе обнаружения процессов проекта, где первым шагом обычно является отображение существующих процессов. В картировании процесса нам необходимо провести следующие мероприятия:

      • Провести серию семинаров с участием сотрудников, представляющих текущих владельцев, пользователей и утверждающих существующий процесс. Целью этих семинаров будет наметить текущий процесс. Для полного документирования критического процесса и его вариаций может потребоваться несколько таких семинаров.
      • Последующие встречи один на один, необходимые для:
        • Вариации, отклонения и возможные узкие места
        • дальнейший сбор данных, таких как время выполнения заказа
        • Понимание существующих технологических приложений
        • Цель утверждений и определение вклада критических навыков.
      • Разработайте документ текущего процесса и варианты основного процесса. Убедитесь, что вы получили одобрение/согласие участников.
      Типичный результат семинара по картированию процессов, преобразованный в диаграмму рабочего процесса.

      Из действий по отображению процессов мы можем создать диаграммы рабочих процессов для процессов.

      Для разработки каждой диаграммы рабочего процесса полезен следующий пошаговый подход:

      1. Опишите свои действия в виде последовательности шагов . Возможно, наиболее очевидным элементом процесса является последовательность. Что-то приходит; во-первых, во-вторых, что-то другое, и так далее. Если есть какой-то порядок, который вам нравится, эта структура говорит вам что-то о деятельности как о процессе.
      2. Определите входы и выходы. Каждый процесс требует чего-то, что в него входит, будь то сырье, информация или энергия. Каждый процесс генерирует продукты, а иногда и побочные продукты, которые могут появиться в конце или в любом месте во время выполнения процесса.
      3. Определите, что обычно идет не так. Может показаться, что поиск ошибок противоположен процессно-ориентированному мышлению, но у вас должен быть некоторый опыт работы с этим процессом, если вы знаете, какие ошибки обычно возникают. Это также может указывать на области процесса, где может потребоваться дополнительная информация.
      4. Задокументируйте то, что вы узнали, и проверьте это с кем-то еще. Как только вы описали то, что вы делаете, как процесс, отдайте документацию по процессу кому-нибудь другому и посмотрите, как он это делает. Как правило, один из ключевых игроков из группы пользователей (люди, работающие в процессе) может быть очень полезен для этого цикла обратной связи, чтобы убедиться, что вы задокументировали то, что происходит.

      Специальное программное обеспечение для построения блок-схем не является обязательным условием для разработки схем рабочих процессов. Иногда лучше не усложнять и использовать стикеры на доске, чтобы получить информацию от тех, кто работает. После сбора информации аналитики могут использовать программное обеспечение для создания визуальных изображений.Для этого доступно множество инструментов, начиная от офисных инструментов, таких как MS Office. Да, в MS Word, Excel и PowerPoint есть возможность построения диаграмм. Еще одним популярным инструментом для создания рабочих процессов и диаграмм является MS Visio. Они обладают достаточными возможностями для создания схем практически всех рабочих процессов для автономного использования.

      Все программные продукты BPM также имеют возможность построения диаграмм рабочих процессов. Преимущества использования встроенных возможностей заключаются в том, что их можно использовать для анализа и перехода к полной автоматизации процесса.

      Примеры инструментов для создания диаграмм рабочего процесса

      Как автоматизировать рабочий процесс?

      Автоматизированный рабочий процесс определяет задачи, выполняемые сотрудниками, и автоматизирует их с помощью инструментов, приложений и технологий.

      Существует множество задач, требующих времени и повторяющихся в любой организации. Примеры включают управление потенциальными клиентами, ввод данных, последующие электронные письма и даже управление персоналом и маркетинг. Переключение ручной задачи на автоматический рабочий процесс не только экономит деньги вашего бизнеса, но и устраняет риск человеческой ошибки при правильной настройке.

      Существует несколько причин внедрения автоматизации рабочего процесса. Некоторые из наиболее распространенных включают в себя:

      • Эффективность
      • Точность данных и задач
      • Производительность

      Можно автоматизировать бизнес-процессы в различных бизнес-функциях, включая маркетинг, финансы, управление персоналом и операции, путем применения автоматизированных рабочих процессов.

      Лучший способ проиллюстрировать автоматизацию рабочего процесса — взять пример. Рассмотрим процесс адаптации нового сотрудника в отделе кадров.

      Когда на борт приходит новый сотрудник, член команды должен вручную ввести все свои данные в системы и записи компании. Список может быть обширным: личная информация, налоговые данные, адреса, данные о заработной плате, сведения о навыках и компетенциях. Другие люди также могут вводить ту же информацию в организации в медицинские и страховые записи, счета расходов и многое другое. Одни и те же или похожие данные вводятся в несколько записей и систем разными людьми, что допускает большое количество ошибок, связанных с человеческим фактором.

      Благодаря автоматизации этого рабочего процесса ваша компания не только высвободит время для сотрудников, которым поручено вводить все эти данные, но и обеспечит более точную запись вашей базы данных, создавая единый источник достоверной информации. (Те же данные, заполняющие массив записей).

      Программное обеспечение для автоматизации рабочего процесса

      позволяет вам сделать это, понимая ваши текущие процессы, используя диаграммы рабочего процесса и создавая процесс будущего состояния, который автоматизируется программным обеспечением. То есть вы создаете подпрограммы, правила и логику в программном обеспечении для автоматизации, чтобы брать новые данные о найме и автоматически заполнять все ваши системы.

      Это показано на схеме рабочего процесса ниже:

      Правильно внедрив автоматизацию этого процесса адаптации, мы можем:

      • Повышение производительности за счет быстрой обработки и обмена данными
      • Сократите расходы на хранение/печать, связанные с бумажными процессами управления персоналом.
      • Убедитесь, что компания соблюдает правила и процедуры.
      • Ускорьте рост своей компании за счет более эффективного найма.т. е. меньше времени тратится на адаптацию нового сотрудника
      • Предоставьте время для анализа процессов управления персоналом и поиска дополнительных возможностей для улучшения.

      Из этого подхода к автоматизации видно, что применение автоматизации в бизнесе бесконечно. Программные продукты для автоматизации бизнес-процессов развиваются невероятными темпами. Многие продукты поставляются с готовыми процедурами автоматизации, основанными на лучших практиках, которые могут быть адаптированы для любого новичка. Эти подпрограммы охватывают многие бизнес-функции из HR, финансов, продаж, маркетинга, операций, обслуживания и цепочки поставок.Это ускоряет внедрение программного обеспечения для автоматизации.

      Если вы еще не рассматривали возможность автоматизации своих процессов, посетите нашу страницу ресурсов, чтобы узнать больше об автоматизации рабочих процессов.


      Заинтересованы в автоматизации рабочего процесса?

      У нас есть множество ресурсов, которые помогут вам на пути к автоматизированному рабочему процессу.

      Как создать потрясающую диаграмму рабочего процесса (и почему вам это нужно)

      Диаграмма рабочего процесса — это пошаговое линейное представление бизнес-процесса от начала до конца. Он показывает, как отдельные задачи, действия или ресурсы распределяются между разными людьми или группами. Он также показывает действия, которые ваша команда должна предпринять, чтобы завершить задачу.

      Задания обычно представляются в виде прямоугольников и ромбов, хотя также могут использоваться изображения или изображения из реальной жизни. Каждая фигура или изображение соединяется с другим с помощью стрелки, которая показывает, как эти задачи связаны друг с другом и какие действия они требуют.

      Диаграммы рабочего процесса

      также дают общее представление о бизнес-процессе.В результате они часто служат трамплином для других, более детализированных диаграмм процессов, таких как диаграммы потоков данных, блок-схемы и т. д.

      Для чего нужны диаграммы рабочего процесса?

      Чтобы создать схему рабочего процесса, сначала необходимо провести анализ рабочего процесса. По сути, это глубокое погружение в текущий способ выполнения задач вашей командой или организацией, включая последовательность работы и обязанности разных сотрудников.

      Собранные вами данные помогут вам составить первоначальную схему рабочего процесса.Независимо от того, ставите ли вы перед собой цель стандартизировать определенные процессы, определить критически важные для проекта задания или найти слабые места и узкие места, визуализация вашего рабочего процесса поможет придать вашим планам более широкий контекст.

      Быстрые визуальные эффекты также помогают каждому члену команды понять, что они делают и как они вписываются в более широкий бизнес-процесс, создавая более высокий уровень сплоченности и сотрудничества между отделами.

      Диаграмма рабочего процесса, диаграмма потока данных и блок-схема

      Диаграммы рабочих процессов, диаграммы потоков данных и блок-схемы включают в себя различные формы и стрелки.И все они требуют, чтобы читатель перемещался по ним слева направо и/или сверху вниз. Но все они делают немного разные вещи.

      Блок-схема проведет вас через серию действий, вещей или выборов, связанных с принятием сложного решения. Идея состоит в том, чтобы привести вас к правильному окончательному ответу, разбив большую проблему на более мелкие, управляемые куски.

      Диаграмма потока данных (или DFD для краткости) показывает, как процессы проходят через систему, принимая во внимание, откуда вещи берутся, какой маршрут они проходят, где они заканчиваются, а также сам процесс.

      А схема рабочего процесса — это тип блок-схемы, которая изображает перемещение задач или действий от одного человека или группы к другому.

      Если вы хотите узнать больше о блок-схемах, ознакомьтесь с нашим Руководством по блок-схемам.

      Когда следует его использовать?

      Рабочие процессы зародились в обрабатывающей промышленности примерно в конце 1880-х годов, когда труд претерпевал изменения. Профессионал в области научного менеджмента Фредерик Уинслоу Тейлор вместе с консультантом по менеджменту Генри Ганттом (отцом диаграммы Ганта) возглавляли движение к организации труда и разрабатывали способы улучшения управления качеством с помощью ряда процессов, одним из которых была диаграмма рабочего процесса.

      Этот простой инструмент, наряду с другими методами улучшения процессов (включая «Шесть сигм»), помог организациям оптимизировать процессы и оставаться конкурентоспособными на растущих рынках. Однако это не означает, что инструменты визуализации рабочего процесса предназначены только для производства. Теперь организации всех типов принимают его, чтобы дать им четкое представление о процессах в их бизнесе.

      Вот четыре примера того, как их можно использовать для отслеживания и улучшения любого процесса в любой отрасли.

      • Электронная коммерция — Диаграмма рабочего процесса может показать шаги, предпринимаемые покупателем на пути к покупке, включая решения до и после продажи, отправку заказов, отгрузку и доставку.
      • Образование — Схема рабочего процесса может показать этапы, которые проходит студент при выборе университета, от дней открытых дверей до онлайн-регистрации и так далее.
      • Медицина — Диаграмма рабочего процесса может показать этапы, которые проходит пациент во время обследования, от записи до прибытия в больницу и получения результатов.
      • Разработчик приложения — Диаграмма рабочего процесса может отображать этапы разработки приложения, от мозгового штурма и планирования до каркаса, дизайна, программирования, запуска и сообщения об ошибках.

      Что означают символы и формы?

      Несмотря на то, что стандартные формы диаграммы рабочего процесса широко используются и понятны, вы также можете использовать изображения или другие символы.

      Овал: означает начало и конец процесса. Вы найдете овалы по краям диаграммы.

      Прямоугольник: здесь вы размещаете инструкции или действия.

      Алмазы: означают решения. Как и на блок-схеме, ромбы содержат вопрос, который приводит к решению «да или нет», на которое вы должны ответить, чтобы двигаться вперед.

      Стрелки: соединяют фигуры. Следуйте стрелкам на следующий шаг.

      Круг: круга действуют как соединители; они используются, когда читатель должен совершить прыжок из одного раздела в другой, минуя другие этапы. Круги соединяются стрелками.

      Основные компоненты схемы рабочего процесса

      Каждая фигура и стрелка представляют этап. И каждому из этих этапов можно присвоить один из этих трех статусов.

      Вход

      Состояние ввода относится к чему-то, что влияет на следующий шаг.Это может относиться к действию, оборудованию, решению, информации или капиталу.

      Например, если вы работали в маркетинговом агентстве, одним из входных данных может быть «создать дизайн логотипа». Если вы используете фигуры, вы должны поместить это в прямоугольник. Если следующим этапом будет «добавление слов к логотипу», то следующим вводом будет «копировать команду, создать слоган». Эти задачи будут соединяться стрелкой.

      Трансформация

      Преобразования относятся к изменениям, которые претерпевают входы для достижения результата.Это может относиться к изменению физических характеристик (т. е. дизайн преобразуется в цифровое приложение), изменению местоположения (т. е. покупатель переходит с улицы в магазин) или изменению владельца или цели.

      Выход

      Выход – готовая продукция; это то, что происходит после трансформации.

      Различные типы диаграмм рабочего процесса

      Карты рабочего процесса бывают разных видов. Вот краткий обзор наиболее популярных примеров схем рабочих процессов.

      Схема технологического процесса

      Блок-схема процесса является наиболее простой формой схемы рабочего процесса. Просто отобразите процесс рабочего процесса в хронологическом порядке. И вуаля!

      Схема плавательных дорожек

      Диаграммы Swimlane разделяют два или более потока внутри организации, сохраняя при этом ощущение их взаимосвязанности. Он предлагает широкий обзор различных процессов и подчеркивает их взаимодействие, включая положительные и отрицательные стороны.

      Нотация моделирования бизнес-процессов (BPMN)

      На этой диаграмме бизнес-процесса используются стандартные символы, чтобы ее было легко понять всем, будь то деловые или технические пользователи.

      Диаграмма SIPOC (поставщики, входы, процессы, выходы и клиенты)

      Форма диаграммы плавательных дорожек, диаграммы SIPOC фокусируются на анализе различных аспектов рабочего процесса и различении их уровней важности. В отличие от традиционных рабочих процессов, порядок шагов не является приоритетом. Вместо этого диаграммы SIPOC показывают, кто создает и получает данные.

      UML-диаграмма

      Разработчики программного обеспечения используют унифицированный язык моделирования для сопоставления компонентов системы и их взаимосвязей.В зависимости от типа диаграммы UML они могут сосредоточиться на структурном проектировании или динамическом поведении системы.

      Например, диаграммы действий — это подтип UML, отображающий последовательность действий, выполняемых системой. С другой стороны, диаграмма классов UML показывает статические отношения между объектами в системе.

      Как создать схему рабочего процесса

      Хорошо, готовы сделать собственную схему рабочего процесса? Давайте начнем.

      1. Выберите процесс

      Во-первых, вам нужно решить, какой процесс вы собираетесь отслеживать и, самое главное, почему.Что вы надеетесь обнаружить? Это будет информировать ваш выбор диаграммы. Также важно помнить, кто будет видеть и использовать эту диаграмму. Если это увидят люди, не являющиеся техническими специалистами, вы можете создать диаграмму BPMN, чтобы все понимали, что означают символы.

      Также важно различать, отображает ли ваш рабочий процесс процесс в его текущем состоянии или будущий процесс, который вы надеетесь реализовать.

      2. Определите начальную и конечную точки

      Что бы ни случилось между ними, зависит от вас, но убедитесь, что у вас есть четкая начальная точка и конечная цель.

      3. Соберите информацию

      Поговорите с разными людьми и отделами и соберите информацию, чтобы ваш рабочий процесс был максимально точным. Обозначьте, какие виды деятельности задействованы на каждом этапе, и обозначьте, кто отвечает за эти решения или задачи.

      Также следует отметить сроки выполнения процессов, отклонения, потенциальные узкие места и потенциальные улучшения.

      4. Устранение неэффективности.

      Затем просмотрите свои задачи и разделите их на «обязательные», «полезные», «приятные» и «ненужные».Это поможет вам оптимизировать процесс и назначать задания соответствующим людям.

      Чтобы классифицировать задачи, вернитесь к своей общей цели и общей цели компании. Способствует ли конкретная задача достижению этой цели? Если это не так, подумайте о том, чтобы положить его в стопку «ненужных».

      5. Разработка рабочего процесса

      Теперь пришло время превратить все эти данные в прекрасные визуальные эффекты. Будете ли вы использовать ручку и бумагу или инструмент для построения диаграмм, зависит от вас. Но какой бы метод вы ни выбрали, убедитесь, что им легко делиться, редактировать и просто использовать.

      6. Проанализируйте свои результаты

      Есть ли узкие места? Не занимают ли определенные процессы слишком много времени или некоторые этапы обходятся дороже, чем должны быть? Можно ли повысить эффективность за счет автоматизации? Это все правильные вопросы для рассмотрения.

      Заключительные мысли

      После того, как вы настроили схему рабочего процесса и настроили свои процессы, просмотрите свои задачи. При необходимости повторите процесс еще раз через несколько месяцев (или лет), чтобы постоянно совершенствоваться.

      Не забудьте поделиться своими диаграммами с вашей командой и попросить их поделиться идеями и вкладом, чтобы сделать каждую итерацию вашего рабочего процесса максимально эффективной. Чтобы упростить задачу, попробуйте использовать облачный инструмент для построения диаграмм, с которым может работать вся ваша команда одновременно. Чем больше внимания уделяется вашим диаграммам, тем больше у вас шансов создать безупречный процесс.

       

      Этот пост был первоначально опубликован 12 марта 2019 г. и последний раз обновлен 11 февраля 2022 г.

      Совместно работайте над идеями, чтобы согласовать видение вашей команды в Cacoo

      Джорджина Гатри Джорджина — перемещенная британка, которая в настоящее время работает во Франции внештатным копирайтером. Прежде чем переехать в более солнечный климат, она работала писателем в агентстве B2B в Бристоле, Англия, где она родилась. В свободное время любит смотреть старые фильмы и готовить (плохо).

      Диаграммы рабочего процесса: что это такое и где их использовать

      Что такое схема рабочего процесса?

      Диаграмма рабочего процесса — это базовая визуальная схема бизнес-процесса.Используя его, вы можете представить различные задействованные задачи, а также членов команды, которые будут выполнять эти задачи. Это отличный способ проектирования, настройки и анализа бизнес-процессов.

      Оптимизация бизнес-процессов с помощью моделирования бизнес-процессов может показаться модной уловкой, но она может принести реальные результаты.

      В частности, с помощью сверхэффективных методов, таких как визуализация с помощью диаграмм рабочих процессов, вы можете разбить свои бизнес-процессы и настроить их, чтобы обеспечить невероятную эффективность бизнеса.

      Давайте разберем его и посмотрим, что такое диаграмма рабочего процесса и как вы можете взять бизнес-процесс на своем рабочем месте и выполнить сопоставление бизнес-процесса с помощью диаграммы рабочего процесса.

      Разбор схемы рабочего процесса

      Это не радикальная концепция — Генри Гант (звучит знакомо?) и Фредерик Уилсон Тейлор на самом деле придумали эту концепцию в начале 1900-х годов. Тем не менее, нельзя игнорировать его полезность в современном бизнесе. Диаграмму рабочего процесса можно использовать для оптимизации повседневной деловой деятельности и операций, повышения эффективности, производительности труда и, следовательно, прибыли.

      Как помогают диаграммы рабочего процесса?

      Давайте посмотрим на это с двух точек зрения:

      Рабочие процессы помогают сотрудникам отслеживать задачи (или) шаги в процессе. С визуальной компоновкой, сообщающей им, что нужно сделать, когда и кем, кумулятивные задержки менее вероятны. Взглянув на повседневные операции вашей организации с широкой точки зрения сверху вниз, вы сможете определить потенциальные узкие места, недостатки в руководствах по процессам и области, которые можно улучшить.

      И это только царапины на поверхности.Вы создаете схемы рабочих процессов, можете эффективно и легко анализировать и оптимизировать процессы на своем рабочем месте.

      Где можно использовать схемы рабочих процессов

      В процессе улучшения

      Отображение процесса на диаграмме рабочего процесса, как мы обсуждали, поможет вам избежать потенциальных недостатков, задержек и потери производительности.

      В процессах отслеживания

      Помимо анализа самого процесса, вы можете комбинировать схему рабочего процесса с программным обеспечением, которое позволяет отслеживать процессы в режиме реального времени.Это поможет вам следить за сроками, передачей ролей, переназначением задач и многим другим.

      В борьбе с теневыми информационными технологиями и племенными знаниями

      Теневой ИТ — это общий термин, используемый для описания программного обеспечения, которое члены команды используют на работе, не зная ИТ. Это представляет серьезную угрозу безопасности, так как более 40% расходов на ИТ в настоящее время поступают извне!

      Используя схему рабочего процесса и применяя руководящие принципы процесса через подходящую платформу, вы можете убедиться, что никто в вашей команде не использует альтернативный программный инструмент.

      Например, когда вы используете что-то вроде Kissflow для создания программы управления нерабочими днями, вам не нужно беспокоиться о том, что HR хранит информацию на неавторизованных платформах. Кроме того, если все отделы используют одну и ту же платформу для рабочих процессов, вы можете сэкономить много денег на одноточечных решениях.

      Племенное знание возникает, когда нет установленных правил для передачи знаний — когда новый сотрудник вступает в должность, он не знает, что делать, поскольку сотрудник, который выполнял задание ранее, не передал свои знания «как».Когда ваша схема рабочего процесса четко объясняет, как происходит процесс, новые сотрудники могут взглянуть на нее и хорошо понять процесс.

      Простая иллюстрация…

      Давайте подробнее рассмотрим наш типичный бизнес-процесс: управление отпусками.

      Без схемы рабочего процесса заявление на отпуск обычно имеет свободную структуру:

      Сотрудник отправляет начальнику электронное письмо с запросом на отпуск. Начальник просматривает, утверждает, начальник отдела CCs и начальник отдела кадров также одобряют, как и HREmail перенаправляется в платежную ведомость Данные об отпуске вводятся в базу данных посещаемости сотрудников

      Во всяком случае, не простой процесс.Представьте, если другому отделу нужен сотрудник для работы, и он отправляет электронное письмо после того, как все предыдущие электронные письма были отправлены. Теперь умножьте это на такое количество сотрудников, которые могут подать заявление на отпуск в любой день, и вы поймете, почему отдел кадров всегда выглядит измотанным.

      Теперь, когда есть схема рабочего процесса, описывающая логический поток событий и заинтересованных лиц, все меняется. Kissflow позволяет вам сделать это; более того, он будет отправлять данные через все нужные этапы и заинтересованным сторонам.

      Давайте посмотрим, как это выглядит на простой в использовании платформе Kissflow.

      Диаграммы рабочего процесса во встроенных приложениях Kissflow Workflow

      Как видите, визуальный интерфейс Kissflow упрощает создание диаграмм процессов и настройку ваших процессов. Вы также можете отслеживать, на каком этапе находится каждая отдельная задача!

      Лучший пример схемы рабочего процесса

      Если в вашем бизнесе еще не используются диаграммы рабочих процессов, то у нас есть радостная новость: процессы начнут работать сразу же, как только вы это сделаете!

      Примеры диаграмм рабочего процесса и советы

      Диаграмма рабочего процесса, или блок-схема , была впервые создана и представлена ​​Фрэнком и Лилиан Гилбрет в 1921 году.Эта первая итерационная диаграмма называлась блок-схемой процессов , но она превратилась в современную диаграмму рабочего процесса.

      Семья Гилбретов представила концепцию диаграммы рабочего процесса Американскому обществу инженеров-механиков (ASME) и подробно изложила ее в книге «Схемы процессов: первые шаги в поиске одного наилучшего способа выполнения работы» . Аллан Х. Могенсен, американский инженер-технолог, был первым, кто последовательно применил рабочий процесс в своем бизнесе и обучил ему членов своей команды в начале 1930-х годов.Его считают «отцом упрощения» за популяризацию диаграмм рабочих процессов и блок-схем.

      Их работа обеспечила дальнейшее развитие концепции научного управления, начатой ​​в 1890-х годах Фредериком Уинслоу Тейлором. Научный подход к производству, называемый тейлоризмом, ввел в управление понятия воспроизводимости и измерения. Одним из последователей научного менеджмента был американский инженер и бизнес-консультант Генри Гант, который в 1910 году представил популярный предшественник блок-схемы — диаграмму Ганта .Диаграммы Ганта до сих пор используются, главным образом в управлении проектами, и отображают взаимосвязь между временем и действиями.

      В 1950-х годах начали разрабатываться функциональные блок-схемы, которые отображают уровни функций. В это время ВМС США представили диаграммы Program Evaluation and Review Technique (PERT) — буква p иногда означает проект. К 1970-м годам Министерство обороны США разработало нотацию IDEF, которая была широко адаптирована оборонными подрядчиками и всеми видами вооруженных сил.Инструмент для выявления узких мест и поощрения логического мышления, объектно-ориентированный фокус диаграмм IDEF сделал их идеально подходящими для описания компьютерной архитектуры.

      Хотя схемы рабочих процессов изначально использовались в производстве и химическом машиностроении, во многих отраслях используются те или иные формы схем процессов. Последние разработки в области разработки программного обеспечения включают UML. В 2004 году Инициатива по управлению бизнес-процессами выпустила версию 1.0 BPMN для описания бизнес-процессов.

      21+ примеров блок-схем для коммерческого использования

      Блок-схемы

      можно использовать для визуализации этапов процесса, организации рабочего процесса или выделения важных решений, необходимых для завершения проектов. Эти удивительные примеры блок-схем с их многочисленными вариантами использования могут помочь вам применить формат для решения проблем в вашей организации.

      Когда у вас появится вдохновение, зайдите в Venngage’s Flowchart Maker, чтобы начать создавать привлекательные и эффективные блок-схемы для вашей организации.Мы предлагаем сотни привлекательных, полностью настраиваемых шаблонов блок-схем, которые легко редактировать с помощью нашего интеллектуального редактора диаграмм.

      Вы можете начать создавать бесплатно, а затем перейти на план «Бизнес» или «Премиум», чтобы загрузить свою блок-схему или блок-схему. Наличие бизнес-аккаунта также позволяет вам получить доступ к бизнес-функциям, таким как брендинг одним щелчком мыши или совместная работа в режиме реального времени для любого члена команды.


      НАЧНИТЕ СОЗДАВАТЬ БЕСПЛАТНО

      Нажмите, чтобы перейти вперед:

       

      Что такое блок-схема?

      Блок-схема — это схема, иллюстрирующая рабочий процесс, процесс или систему. Блок-схемы обычно изображают порядок выполнения шагов или задач, часто используя линии или стрелки для направления потока информации.

      Изобретение блок-схемы восходит к мужу и жене исследователям Фрэнку и Лилиан Гилбрет, которые в начале 1920-х годов разработали то, что они назвали схемой процесса для построения диаграмм и улучшения рабочих процессов.

      Источник

      Блок-схемы вскоре завоевали популярность во многих отраслях, особенно в компьютерных науках. IBM использовала блок-схемы, чтобы помочь инженерам с ранним компьютерным программированием.Блок-схемы развивались вместе с потребностями бизнеса, и современные блок-схемы могут охватывать практически любую область.

      Источник

      Они могут улучшить процесс принятия решений, обеспечить визуализацию процессов или помочь организовать поток информации.

      Одно из самых популярных применений блок-схем — принятие решений. Даже когда темой являются сами блок-схемы, как в этом примере, базовая структура блок-схемы принятия решений проста и понятна.


      СОЗДАТЬ ЭТОТ ШАБЛОН

      Блок-схемы процессов и решений могут учитывать серьезные проблемы, подобные этой, которая касается дисциплинарного процесса.Как и в предыдущем примере, линии и цветовые вариации являются важными аспектами для обеспечения четкости потока.


      СОЗДАТЬ ЭТОТ ШАБЛОН

      Некоторые блок-схемы предназначены для организации информации. Этот пример блок-схемы воронки продаж иллюстрирует шаги, необходимые для превращения лида в продажу, а блок-схема в стиле воронки позволяет отслеживать этот сложный процесс.


      СОЗДАТЬ ЭТОТ ШАБЛОН

      Связанный : 12+ примеров и шаблонов организационной схемы

      Вернуться к оглавлению

       

      Пример блок-схемы

      Блок-схемы могут быть разных типов и стилей, но базовый формат, созданный Гилбретами столетие назад, остается самым популярным.Если вы планируете создать блок-схему, но не знаете, с чего начать, вот несколько примеров идей, которые помогут вам начать.

      Обеспечьте безопасность своей команды в случае ненастной погоды или другой чрезвычайной ситуации с помощью блок-схемы охраны здоровья и безопасности.


      СОЗДАТЬ ЭТОТ ШАБЛОН

      Для блок-схем, которые будут применяться ко всем членам команды, убедитесь, что вы не используете жаргон, который люди могут не знать. (Эта версия также имеет дополнительное преимущество, заключающееся в том, что она представляет собой многофункциональную блок-схему — об этом позже.)

      Блок-схемы

      особенно полезны при внедрении новых процедур или обучении членов команды работе с уже существующими, как показано на примере блок-схемы ниже.


      СОЗДАТЬ ЭТОТ ШАБЛОН

      Этот пример относится к финансовому отделу, но его можно адаптировать для любой другой отрасли или процесса.

      Вернуться к оглавлению

       

      Примеры технологических схем

      Давайте подробнее рассмотрим некоторые примеры блок-схем технологических процессов. Некоторые блок-схемы процессов будут организованы в формате решения, в то время как другие будут следовать рабочему процессу. Не существует единственно правильного способа сделать это, поэтому часто бывает полезно поэкспериментировать с форматом, чтобы получить наилучший результат.


      СОЗДАТЬ ЭТОТ ШАБЛОН

      Поток информации в этой блок-схеме процесса направляется стрелками, и читателю не нужно принимать какие-либо решения на этом пути.


      СОЗДАТЬ ЭТОТ ШАБЛОН

      С другой стороны, эта блок-схема процесса проста, но требует от читателя принятия множества решений, пока они не придут к логическому завершению.

      Вернуться к оглавлению

       

      Примеры технологических схем

      Блок-схемы иногда называют блок-схемами. Термин «диаграмма» может быть более подходящим для технических областей, таких как программирование или проектирование. Независимо от используемой терминологии диаграммы и диаграммы служат одной и той же цели в организации и визуализации технологического процесса.

      Связанный : Как построить диаграмму бизнес-процесса [Шаблоны диаграмм процессов]

      Давайте рассмотрим несколько примеров блок-схем процессов.


      СОЗДАТЬ ЭТОТ ШАБЛОН

      Эта блок-схема процесса была разработана для оценки уровня риска, который предполагают члены группы в зависимости от их работы в организации.


      СОЗДАТЬ ЭТОТ ШАБЛОН

      Эта блок-схема была разработана для устранения неполадок, но ее можно применять к любому потоку процессов, в котором читателю потребуется сделать ряд выборов, и ее можно использовать как для внутренних, так и для внешних коммуникаций.


      СОЗДАТЬ ЭТОТ ШАБЛОН

      Вот пример блок-схемы процесса, разработанной с учетом обслуживания клиентов.Его легко настроить для любой работы, особенно для работы с клиентами, заказчиками или представителями общественности.

      Вернуться к оглавлению

       

      Примеры схемы рабочего процесса

      Независимо от того, имеете ли вы дело с новыми сотрудниками или устанавливаете новую политику, которую должны освоить существующие члены вашей команды, схемы рабочих процессов могут оказаться полезными.


      СОЗДАТЬ ЭТОТ ШАБЛОН

      Схемы и схемы рабочих процессов полезны в любой отрасли, даже в такой привычной, как общественное питание.В конце концов, все новички в рабочем процессе, когда только начинают.


      СОЗДАТЬ ЭТОТ ШАБЛОН

      Этот пример диаграммы рабочего процесса знакомит нового учащегося с различными офисами, которые им необходимо знать, чтобы добиться успеха. Этот пример легко настроить, чтобы новые члены команды быстро освоились.


      СОЗДАТЬ ЭТОТ ШАБЛОН

      Как показано в этом примере диаграммы рабочего процесса, диаграммы рабочего процесса не обязательно должны быть вертикальными, чтобы быть эффективными.На самом деле, в некоторых случаях лучше создавать горизонтальную диаграмму рабочего процесса, поскольку она может быть более интуитивной.

      Вернуться к оглавлению

       

      Примеры простых блок-схем

      Мы уже касались этого, но блок-схемы не обязательно требуют сложной структуры с вопросами-ответами. Некоторые из самых эффективных блок-схем также являются самыми простыми.


      СОЗДАТЬ ЭТОТ ШАБЛОН

      Эта простая, легко читаемая блок-схема посвящена различным уровням риска в организации.Но его можно модифицировать, чтобы упорядочить информацию между командами или отделами в любом бизнесе.


      СОЗДАТЬ ЭТОТ ШАБЛОН

      Рассмотрите возможность создания блок-схем для членов вашей команды для решения типичных проблем. Эта простая блок-схема посвящена устранению неполадок с компьютером, но ее можно настроить для применения к любой из повторяющихся проблем, с которыми ваша команда сталкивается с системами или процессами.

      Вернуться к оглавлению

       

      Примеры блок-схем веб-сайта

      Одной из первых отраслей, полностью внедривших блок-схемы, была индустрия компьютерного программирования.Блок-схемы продолжают оставаться популярными среди программистов, дизайнеров и разработчиков. Они могут помочь в устранении неполадок или даже в организации контента на веб-сайте.

      В этом примере блок-схемы показано устранение неполадок сервера, чтобы обеспечить бесперебойную работу веб-сайта.


      СОЗДАТЬ ЭТОТ ШАБЛОН

      Блок-схемы веб-сайтов часто называют картами сайта. Карты сайта являются важными инструментами для визуализации всего контента и структуры веб-сайта.


      СОЗДАТЬ ЭТОТ ШАБЛОН

      Вернуться к оглавлению

       

      Примеры многофункциональных блок-схем

      Блок-схемы лучше всего подходят для организации сложной и потенциально запутанной информации.Часто это означает обеспечение потока информации между отделами организации и подробное описание того, кто за какую задачу отвечает.

      На этой кросс-функциональной блок-схеме затронутые отделы или команды показаны вверху. При создании кросс-функциональной блок-схемы лучше ошибиться в сторону приглушенной цветовой палитры, поскольку такие типы блок-схем и диаграмм процессов могут запутать.


      СОЗДАТЬ ЭТОТ ШАБЛОН

      Ранее мы упоминали эту блок-схему как отличный пример простого подхода. Это особенно примечательно, учитывая, что он также является кросс-функциональным благодаря клавише с цветовой кодировкой, которая определяет, какие команды или отдельные лица должны будут принимать каждое решение.


      СОЗДАТЬ ЭТОТ ШАБЛОН

      Вернуться к оглавлению

       

      Примеры круговых блок-схем

      Многие процессы носят циклический характер, то есть повторяются снова и снова. Вот почему полезно иметь шаблон круговой блок-схемы для визуализации повторяющихся процессов.

      Используйте круговую блок-схему, подобную этой, чтобы визуализировать шаги, которые предпринимает лид, чтобы стать постоянным клиентом, или, как это делает этот, визуализировать цикл доходов в кабинете врача.


      СОЗДАТЬ ЭТОТ ШАБЛОН

      Здесь мы видим несколько иной подход к круговой блок-схеме. В этом случае содержимое аналогично, но круг принимает форму круговой диаграммы.


      СОЗДАТЬ ЭТОТ ШАБЛОН

      Вернуться к оглавлению

       

      Забавные примеры блок-схем

      Хотя блок-схемы являются отличным инструментом для внутренней коммуникации и организации, они также популярны среди широкой публики. Поп-культура, спорт и образ жизни — все это тематические области, которые поддаются блок-схемам в контент-маркетинге или других внешних коммуникациях.

      Помогите читателям определить, готовы ли они купить дом, с помощью блок-схемы, подобной этой. Этот тип контента полезен для организаций, занимающихся недвижимостью, транспортом, дизайном дома и многим другим.


      СОЗДАТЬ ЭТОТ ШАБЛОН

      Хотя блок-схемы известны своей полезностью, они также могут быть просто забавой, как эта.Вы можете настроить эту забавную блок-схему для внутреннего общения или изменить ее размер для использования в социальных сетях.


      СОЗДАТЬ ЭТОТ ШАБЛОН

      Используйте блок-схему, чтобы участвовать в культурных дебатах. И бонусные баллы, если вы можете быть особенно язвительным, как этот пример, который стал вирусным в социальных сетях несколько лет назад.

      Источник

      Вернуться к оглавлению

       

      Как создать блок-схему в Venngage?

      Venngage’s Flowchart Maker прост и удобен в использовании. Всего за 5 простых шагов вы сможете создать великолепные блок-схемы, чтобы организовать свою команду и следить за выполнением своих проектов. Опыт проектирования не требуется.

      Шаг 1. Зарегистрируйте

      бесплатную учетную запись Venngage

      Вы можете зарегистрироваться с помощью своей электронной почты, учетной записи Gmail или Facebook.

      Шаг 2. Выберите шаблон блок-схемы из нашей библиотеки шаблонов

      Помимо тех, о которых мы рассказали выше, мы также предлагаем сотни других, которые легко редактировать, даже если у вас нет дизайнерских навыков.

      Шаг 3. Начните редактировать блок-схему с помощью нашего интеллектуального редактора диаграмм

      Большинство наших шаблонов создаются с помощью простого редактора с функцией перетаскивания, который позволяет создавать проекты за считанные минуты, даже если у вас нет дизайнерских навыков.

      Мы также внедряем новые интеллектуальные шаблоны с помощью редактора интеллектуальных диаграмм, который упрощает добавление новых узлов/ветвей в ваши блок-схемы.

      Вы можете добавлять, редактировать, удалять или перетаскивать узлы, тексты, значки одним щелчком мыши, и узел автоматически адаптируется к любому содержимому, которое вы к нему добавляете.

      Шаг 4. Оживите блок-схему с помощью значков, иллюстраций и элементов фирменного стиля

      Мы предлагаем более 40 000 значков и иллюстраций для визуализации любой информации на блок-схеме.

      Если вы перейдете на учетную запись Business, вы сможете пользоваться My Brand Kit — набором для брендинга одним щелчком мыши, который позволяет загружать свой логотип и применять фирменные цвета и шрифты к любому дизайну.

      Шаг 5. Поделитесь общедоступной ссылкой бесплатно или выполните обновление для загрузки

      После обновления вы можете загрузить свою блок-схему в формате PNG, PDF, Interactive PDF или PowerPoint, если хотите использовать ее в своей презентации.

      Вернуться к оглавлению

       

      Подводя итоги: используйте блок-схемы, чтобы упростить деловое общение и ускорить выполнение задач

      Объяснение того, как что-то делается в вашей организации, заходит слишком далеко. Люди — визуальные существа, и визуализация процессов, процедур, рабочих процессов и многого другого с помощью блок-схем поможет убедиться, что при переводе ничего не потеряется.

      Организуйте свою команду, улучшайте существующие рабочие процессы, разрабатывайте новые способы ведения дел и многое другое с помощью блок-схем с помощью Venngage’s Flowchart Maker.Начните создавать свою собственную блок-схему бесплатно, никаких дизайнерских навыков не требуется.


      НАЧНИТЕ СОЗДАВАТЬ БЕСПЛАТНО

       

       

      Что такое диаграммы рабочего процесса? | IBM

      Узнайте, что такое схемы рабочих процессов, наиболее распространенные типы, способы создания диаграмм и преимущества их использования для вашего бизнеса.

      Сегодня в большинстве профессиональных областей, отраслей и организаций вполне вероятно, что в какой-то момент вы будете заниматься диаграммами рабочих процессов.Это бесценные инструменты, которые упрощают обучение и делают бизнес-процессы более понятными. Они имеют основополагающее значение для принятия лучших бизнес-решений и использования эффективности для достижения лучших результатов в бизнесе.

      Поскольку диаграммы рабочих процессов являются фундаментальной частью многих бизнес-операций, оптимально понимать основные элементы диаграмм рабочих процессов, распространенные типы, а также то, как и когда их использовать.

      Что такое схема рабочего процесса?

      Диаграмма рабочего процесса — это визуальное представление процесса, проекта или задания в виде блок-схемы.Это очень эффективный способ более легко сообщить об этапах бизнес-процесса, о том, как каждый из них будет выполняться, кем и в какой последовательности.

      Схемы рабочего процесса обычно используются для следующих целей:    

      • Использовать целостное представление бизнес-процессов и информационных потоков
      • Предоставить сотрудникам лучшее понимание их ролей и обязанностей  
      • Выявление избыточности и узких мест процесса
      • Защита от риска

      Вы можете создать схему рабочего процесса вручную или использовать автоматизацию программного обеспечения, чтобы создать ее еще проще. Сегодня на рынке существует множество вариантов программного обеспечения, которые позволяют создавать диаграммы рабочего процесса. Точно так же многие организации используют программное обеспечение для автоматизации рабочего процесса.

      Преимущества схемы рабочего процесса 

      Диаграммы рабочих процессов упрощают работу и делают вашу организацию более безопасной. Как правило, использование диаграммы рабочего процесса приносит пользу вашему бизнесу четырьмя основными способами: 

      1. Оптимизация операций: Диаграммы рабочих процессов повышают эффективность за счет оптимизации бизнес-процессов.Для бизнеса любого размера оптимизация рабочих процессов повышает производительность, снижает неэффективность и может привести к экономии средств или увеличению доходов.
      2. Предоставляет документацию: Схемы рабочих процессов не только служат полезным визуальным представлением, но и предоставляют необходимую документацию по таким областям, как юридические, нормативные или аудиторские требования.
      3. Создает четкую коммуникацию : Инструмент предоставляет сотрудникам, различным отделам и организациям в целом значимую визуализацию для работы или потока процессов.Диаграммы рабочих процессов проясняют каналы связи и упрощают понимание конкретных обязанностей новых сотрудников и крупных отделов.
      4. Усиливает безопасность : Наконец, диаграммы рабочих процессов обеспечивают более безопасную организацию. Ведение диаграмм рабочих процессов для отслеживания процессов информационной безопасности гарантирует, что ваш бизнес будет в курсе любых пробелов в безопасности. Эти визуальные рекомендации помогают внедрять и поддерживать передовые методы обеспечения безопасности.

      Эффективность лучше всего достигается, когда организации находят баланс в управлении затратами и ценностью.С этой целью диаграммы рабочих процессов являются полезным средством анализа и посредничества этих бизнес-целей для улучшения результатов роста.

      В чем разница между схемой рабочего процесса и блок-схемой?

      Следует отметить, что схема рабочего процесса и блок-схема — это не одно и то же. Диаграмма рабочего процесса — это тип блок-схемы, и блок-схема используется для системных диаграмм, отличных от рабочих процессов.

      Основные формы и элементы рабочего процесса

      Схемы рабочего процесса состоят из стандартных простых символов, форм или изображений, которые иллюстрируют каждый шаг рабочего процесса.Во-первых, вы захотите ознакомиться с распространенными формами и тем, как они используются:

      .
      • Овал: Определяет начальную и конечную точки схемы рабочего процесса.
      • Прямоугольник: Обозначает шаг в процессе или действие, которое необходимо предпринять.
      • Стрелка: Показывает, какой шаг сделать следующим, и направление потока.
      • Алмаз: Символизирует решение, необходимое для того, чтобы сделать следующий шаг.
      • Параллелограмм: Указывает ввод или вывод данных в рабочем процессе.
      • Цилиндр: Описывает данные, используемые в процессе, а также то, как и где к ним можно получить доступ.

      Это самые элементарные символы. Конечно, может потребоваться время, чтобы овладеть этими формами и символами. Многие организации сегодня предпочитают вместо этого использовать изображения со стрелками.

      Диаграммы рабочего процесса представляют собой либо линейный, либо условный процесс

      Существует несколько типов диаграмм рабочих процессов (подробнее об этом ниже), но структур процесса всего две: линейная и условная диаграммы:

      • Линейная последовательность: Линейная схема рабочего процесса — самый простой тип.Это простой пошаговый путь без альтернативных шагов. Вы можете найти это как путь эвакуации, расположенный в офисных зданиях.
      • Условная последовательность: Это более сложные диаграммы рабочего процесса. Они показывают, что необходимы определенные условия или действия, чтобы перейти к одному шагу или вообще выбрать другой шаг или путь. Большинство диаграмм рабочего процесса будут включать некоторые условные последовательности. Процесс приема студентов или процесс утверждения табелей учета рабочего времени — лишь несколько примеров такого рода условных диаграмм последовательности.

      Истоки схемы рабочего процесса

      Промышленная революция ускорила потребность в более эффективных системах из-за сложности управления ресурсами и крупной промышленностью.

      Генри Гантт, инженер-механик и консультант по вопросам управления, живший в девятнадцатом веке, впервые разработал диаграмму рабочего процесса как карту процесса для определения последовательности и приоритетности задач. Гантт сотрудничал с Фредериком Уинслоу Тейлором, специалистом по менеджменту, чтобы создать рабочие процессы как новую форму научного управления, связанного с бизнесом.Результатом стала диаграмма рабочего процесса Ганта, которая используется до сих пор.

      Работа пары положила начало более глубокому изучению схем рабочих процессов для улучшения процессов и управления качеством.

      Схемы рабочих процессов и подходы к бизнес-операциям  

      Подход «шесть сигм»

      В результате работы Ганта и Уинслоу схема рабочего процесса стала отправной точкой для широко используемого операционного подхода, известного как «Шесть сигм».

      Об этом распространенном подходе к ведению бизнеса написано много.Таким образом, метод «шесть сигм» позволяет предприятиям оптимизировать процессы, взаимодействие с клиентами и опыт, используя общие показатели и пять-семь шагов. Схемы рабочих процессов могут лучше охватить любую область этих шагов и методов «Шесть сигм», от анализа рабочего процесса производства до точной настройки шагов на пути клиента к электронной коммерции.

      Теория ограничений 

      Дополнением к подходу «Шесть сигм» является «Теория ограничений». В деловой практике «Теория ограничений» утверждает, что всегда будет какой-то ограничивающий фактор, который следует учитывать в бизнес-процессе. Одним из таких факторов являются, например, узкие места из-за нехватки ресурсов. Следовательно, диаграммы рабочего процесса могут выявить и компенсировать эти факторы, чтобы снизить неэффективность рабочего процесса.

      Типы диаграмм рабочего процесса и их функции

      Диаграммы рабочих процессов

      изначально были разработаны для лучшей иллюстрации повторяющихся задач и рабочих процессов. Сегодня они передают рабочие процессы, системы и дисциплины в виде блок-схем процессов, схем рабочих процессов и шаблонов рабочих процессов.

      Существует несколько типов диаграмм рабочего процесса.Тем не менее, эти диаграммы наиболее часто используются в бизнесе сегодня:

      • Диаграмма ANSI: Диаграмма Американского национального института стандартов (ANSI) стандартизировала символы диаграммы рабочего процесса, которые произошли от этого типа диаграмм. Эта диаграмма считается одним из исходных стандартов рабочих процессов, а ее символы — те, о которых вы узнали выше, — используются в качестве универсального языка символов рабочих процессов.
      • Блок-схема SSD: Блок-схемы проектирования структурированных систем (SSD) полезны для больших или сложных проектов.Они позволяют повысить эффективность, разбивая каждую часть проекта на более управляемые этапы. Они идеально подходят для сценариев использования.
      • Диаграмма дорожек для плавания: Блок-схема дорожек для плавания построена вертикально, как дорожки для плавания в бассейне. Он показывает обязанности по каждой задаче для каждой «дорожки» сотрудника. Это полезно для устранения блоков в процессах между отделами.
      • Диаграмма потоков данных: Эта диаграмма сама по себе обычно не считается диаграммой рабочего процесса.Вместо этого он отображает поток данных, а не работу, из источников (и отделов, например). Однако это полезное средство иллюстрации процесса потока данных, для которого могут быть включены конкретные обязанности и заинтересованные стороны.
      • Диаграмма деятельности UML : Унифицированный язык моделирования или диаграмма UML — это визуальный способ демонстрации системных моделей. Разработчики программного обеспечения изначально создали и использовали этот визуальный язык как стандартный способ построения системных процессов. Сегодня UML-диаграммы не обязательно зависят от программного обеспечения, а представляют собой визуальное изображение условных поведенческих потоков.Например, диаграммы активности UML используются для онлайн-покупок и процессов заказа или разработки веб-сайта предприятия.
      • Диаграмма SIPOC: Подход «Шесть сигм» создал эту форму диаграммы рабочего процесса. Диаграммы поставщик-вход-процесс-выход-клиент (SIPOC) часто создаются в виде таблиц. Они используются для улучшения процессов в масштабах всей организации.
      • Диаграмма BPMN : Диаграммы нотации модели бизнес-процесса (BPMN) — это тип диаграммы, которая изображает поток любого бизнес-процесса. Он используется для высокоуровневого анализа корпоративных процессов и различных отраслей. Во многих случаях вы обнаружите, что диаграмма BPMN состоит из нескольких диаграмм. Он состоит из множества поддиаграмм, отображающих бизнес-экосистему, предприятие или отрасль в целом.
      • Складская блок-схема: Этот тип диаграммы передает рабочие процессы для материалов, операций и обязанностей и действий сотрудников склада. Он служит трем основным целям:
        • Процессы управления материальными потоками и обязанности на складе
        • Поток запасов, ориентированный на клиента 
        • Путь цепочки поставок от места происхождения до склада и пути распределения

      Когда создавать схему рабочего процесса  

      Хотя диаграммы рабочих процессов полезны для большинства процессов и заданий, есть стратегические точки, в которых их можно реализовать:

      • Когда вы хотите создать новый процесс или улучшить существующие
      • При внедрении и интеграции нового программного обеспечения
      • В качестве регулярного ежегодного или двухгодичного обновления из соображений безопасности

      Другими словами, организации используют эти визуальные инструменты для конкретизации процесса или улучшения и упрощения существующих процессов.

      Для многих организаций внедрение новых технологий и программного обеспечения — это процесс, в котором схема рабочего процесса может ускорить внедрение и внедрение более продвинутых функций программного обеспечения.

      Наконец, организациям следует рассмотреть возможность обновления схем рабочих процессов в обычно запланированное время в течение года в качестве наилучшей практики безопасности. Например, используйте схему рабочего процесса для передачи политик безопасности, связанных с удаленными рабочими устройствами, использованием сторонних приложений и авторизацией стороннего программного обеспечения.

      Как создать схему рабочего процесса  

      Опять же, существует множество программ для создания диаграмм рабочих процессов, которые позволяют создавать любые типы диаграмм рабочих процессов. Обычно это программное обеспечение без кода, которое представляет собой приложения с функцией перетаскивания.

      Чтобы создать диаграмму рабочего процесса, начните с определения цели рабочего процесса:  Вы улучшаете процессы или создаете новые?

      Затем определите начальную и конечную точки рабочего процесса, что их определяет, и подумайте, есть ли условные последовательности, которые должны быть включены:

      • Должны ли сотрудники или заинтересованные стороны предпринимать определенные действия на основе каждого шага? Какая информация необходима?
      • Кто получит доступ к этой информации и как к ней получить доступ?
      • Поддерживаются ли отзывы сотрудников, клиентов, различных отделов или заинтересованных сторон в окончательном рабочем процессе?
      • Какие данные и решения необходимы для выполнения этих шагов?

      После завершения диаграммы просмотрите ее. Определите, есть ли повторяющиеся процессы или узкие места.

      В целом, соответствует ли процесс вашим высокоуровневым бизнес-целям? В качестве формы документации бизнес-анализа диаграммы рабочих процессов позволяют быстро увидеть, поддерживают ли процессы общие приоритеты, такие как взаимодействие с клиентами или сотрудниками, или улучшенную корпоративную культуру.

      Сценарии использования схемы рабочего процесса и приложения 

      Действительно, любая организация может извлечь выгоду из внедрения диаграмм рабочих процессов.Ниже приведены лишь несколько полей, где вы будете их использовать:

      • ИТ: ИТ-отделы и организации используют схемы рабочих процессов для мониторинга безопасности. Они также могут быть применены к передовым методам использования и администрирования оборудования.
      • Здравоохранение: В здравоохранении диаграммы рабочих процессов могут значительно улучшить потоки поступления. Они также используются для обновления протоколов сотрудников.
      • Education: В образовательных учреждениях они используются для сопоставления рабочих процессов утверждения нескольких отделов, а также межведомственных процессов.
      • Розничная торговля: Розничная торговля, а также закупки — это отрасли, в которых часто используются схемы рабочих процессов. Они помогают оптимизировать процессы цепочки поставок и производства. Они широко используются для повышения качества обслуживания клиентов

      Диаграммы рабочих процессов и IBM   

      Решения IBM позволяют создавать диаграммы любого типа с помощью Редактора диаграмм.

      От отображения бизнес-процессов до моделирования бизнес-процессов Редактор диаграмм позволяет создавать безопасные схемы рабочих процессов для предприятий любого размера.Чтобы узнать больше о том, как картирование процессов может принести пользу вашему бизнесу, посетите раздел IBM Solutions Process Mapping.

      .