Содержание

График документооборота (образец)

Образец графика документооборота
№ п/пНаименование документа Создание документа Проверка и обработка документа
Ответственный за выписку Срок исполнения Ответственный за проверку Срок исполнения Срок предоставления в головной офис Форма предоставления в головной офис
12345678
Филиал № 1
1 Приказ (распоряжение) о приеме
работника на работу (форма Т-1, Т-1а)
Отдел кадров В соответствии с поданным
заявлением
Бухгалтер-расчетчик По мере представления По мере представления, вместе с информацией о величине начисленной заработной платы Реестр Приказов с указанием номера, даты, основания, информации о работнике
2Личная карточка работника
(форма Т-2)
Отдел кадровВместе с Приказом
(распоряжением) о приеме работника на работу)
Бухгалтер-расчетчикПо мере представленияПо мере представления, вместе
с информацией о величине начисленной заработной платы
Реестр Приказов с указанием
номера, даты, основания, информации о работнике
3Штатное расписание (форма Т-3)
(изменения)
Отдел кадровВ соответствии с приказом
руководителя
Бухгалтер-расчетчикПо мере измененияПо мере изменения, вместе с
информацией о величине начисленной заработной платы
Копия
4Приказ (распоряжение) о
переводе работника на другую работу (форма Т-5, Т-5а)
Отдел кадровВ соответствии с поданным
заявлением или распоряжением руководителя
Бухгалтер-расчетчикПо мере представленияПо мере представления, вместе
с информацией о величине начисленной заработной платы
Реестр Приказов с указанием
номера, даты, основания, информации о работнике
5Приказ (распоряжение) о
предоставлении отпуска работнику (форма Т-6, Т-6а)
Отдел кадровВ соответствии с поданным
заявлением или распоряжением руководителя
Бухгалтер-расчетчикПо мере представленияПо мере представления, вместе
с информацией о величине начисленной заработной платы
Реестр Приказов с указанием
номера, даты, основания, информации о работнике
6Приказ (распоряжение) о
прекращении (расторжении) трудового договора с работником (форма Т-8, Т-8а)
Отдел кадровВ соответствии с поданным
заявлением или распоряжением руководителя
Бухгалтер-расчетчикПо мере представленияПо мере представления, вместе
с информацией о величине начисленной заработной платы
Реестр Приказов с указанием
номера, даты, основания, информации о работнике
7Приказ (распоряжение) о
направлении работника в командировку (форма Т-9)
Отдел кадровВ соответствии с распоряжением
руководителя
Бухгалтер-расчетчикПо мере представленияПо мере представления, вместе
с информацией о величине начисленной заработной платы
Реестр Приказов с указанием
номера, даты, основания, информации о работнике
8Командировочное удостоверение
(форма Т-10)
Отдел кадровВместе с Приказом
(распоряжением) о направлении работника в командировку
Бухгалтер-расчетчикПо мере представленияПо мере представления, вместе
с авансовым отчетом
Оригинал
9Табель учета рабочего времени
(форма Т-13)
Структурные подразделенияЕжедневно в течение: первой
половины месяца и второй половины месяца
Бухгалтер-расчетчикПервый день половины месяца,
следующей за отчетной
Не предоставляютсяНе предоставляются
10Расчетная ведомость (форма
Т-51) (Книга начисления заработной платы)
Старший бухгалтерЕжемесячно: для первой
половины месяца — до 5 числа месяца, следующего за отчетным; для второй
половины месяца — до 20 числа текущего месяца
Главный бухгалтерПо мере представленияДо 10 числа месяца, следующего
за отчетным
Сводная сумма начисленной
заработной платы в разрезе видов начисления и удержания
11Платежная ведомость (форма
Т-53)
Старший бухгалтерЕжемесячно: для первой
половины месяца — до 7 числа месяца, следующего за отчетным; для второй
половины месяца — до 23 числа текущего месяца
Главный бухгалтерПо мере представленияДо 10 числа месяца, следующего
за отчетным
Сводная сумма выплаченной
заработной платы
12Акт о возврате денежных сумм
покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (форма КМ-3)
БарВ соответствии с заявлением
покупателя
Бухгалтер-расчетчикПо мере представленияДо 10 числа месяца, следующего
за отчетным, вместе с первичными документами по учету кассовых операций
Оригинал
13Журнал кассира-операциониста
(форма КМ-4)
БарЕжедневноБухгалтер-расчетчикЕжемесячноПо мере окончания журнала,
вместе с первичными документами по учету кассовых операций
Оригинал
14Справка-отчет
кассира-операциониста (форма КМ-6)
БарЕжедневноБухгалтер-расчетчикЕжедневноДо 10 числа месяца, следующего
за отчетным, вместе с первичными документами по учету кассовых операций
Оригинал
15Акт о проверки наличных
денежных средств кассы (форм КМ-9)
Инвентаризационная комиссияВ соответствии с приказом
руководителя, при смене кассира
Главный бухгалтерПо мере проведения
инвентаризации
До 10 числа месяца, следующего
за отчетным, вместе с первичными документами по учету кассовых операций
Оригинал
16Товарный отчет (форма ТОРГ-29)Кухня-барКаждый пятый день месяцаГлавный бухгалтерЕжемесячноДо 10 числа месяца, следующего
за отчетным, вместе с первичными документами по учету ТМЦ
Оригинал
17План-меню (форма ОП-2)Кухня-барЕжедневноБухгалтер-калькуляторЕжедневноНе предоставляетсяНе предоставляется
18Накладная на отпуск товара
(форма ОП-4)
Склад, кухня-барВ соответствии с фактической
выдачей
Главный бухгалтерЕжемесячноДо 10 числа месяца, следующего
за отчетным, вместе с первичными документами по учету ТМЦ
Оригинал
19Закупочный акт (форма ОП-5)Подотчетное лицоВ соответствии с фактической
закупкой
Главный бухгалтерЕжемесячноДо 10 числа месяца, следующего
за отчетным, вместе с авансовым отчетом
Оригинал
20Приходный кассовый ордер
(форма КО-1)
Бухгалтер-расчетчикПо мере поступления денежных
средств в кассу
Главный бухгалтерЕжедневноДо 10 числа месяца, следующего
за отчетным
Оригинал
21Расходный кассовый ордер
(форма КО-2)
Бухгалтер-расчетчикПо мере выдачи денежных
средств из кассы
Главный бухгалтерЕжедневноДо 10 числа месяца, следующего
за о

www.royal-agency.ru

График документооборота — пример

Подробности

График документооборота Государственного предприятия «Морское» скачать zip






п/п

Вид документа

Место создания

Основание

Когда создается документ

Куда передается после исполнения

Срок обработки после использования

Срок хранения документа

1

Путевой лист трактор

Производственное подразделение

Исполнение тракторных и других механизированных работ

По мере выполнения работ

В бухгалтерию отделения

6 дней

3 года

2

Доверенность на получение товарно-материальных ценностей

Бухгалтерия (материальная часть)

Заявка от:

-отдела снабжения

-цехов предприятия

-вспомогательного производства

По мере требования

В материальную часть бухгалтерии

На следующий день после получения товарно-иатериальных ценностей

3 года

3

Наряд на сдельную работу

Производственное подразделение

Выполнение ручных работ

По мере выполнения работ

В бухгалтерию отделения

6 дней

3 года

4

И т. п.

      

График документооборота в части документов учета основных средств в УО ППЗ им. Фрунзе НАУ Скачать zip

Главный бухгалтер _____________

Руководитель _________________

ГРАФИК  предоставления документов первичного учета заработной платы ГП «Таврида» Скачать zip

График доводится до всех материально-ответственных лиц с обязательным исполнением.

В случае несвоевременной сдачи отчета ответственными лицами, им будет снижена оценка качества труда за месяц (на основании служебной записки главного бухгалтера)

Главный бухгалтер _________________

План-график документооборота АООО «Урожайное» Симферопольского р-на Скачать zip

График документооборота в части документов учета основных средств в УО ППЗ им. Фрунзе НАУ Скачать zip

Главный бухгалтер ______________

Руководитель ________________

График документооборота учета расходов и себестоимости продукции на фирме «Союз-Виктан»» ЛТД (ООО)  Скачать zip

График документооборота Первомайской межрайонной государственной налоговой инспекции АР Крым  Скачать zip

График документооборота по учету земельных угодий в сельскохозяйственных предприятиях  Скачать zip

График документооборота — пример — 0.0 out of
5
based on
1 vote

Добавить комментарий

po-teme.com.ua

➤ График документооборота на предприятии образец

В статье расскажем, почему вам нужен график документооборота, и как составить его самостоятельно за 4 шага. Скачайте заполненные образцы и бланки, чтобы использовать их в работе.

Скачайте и используйте полезные образцы:

Для чего нужен график документооборота в учетной политике

Компания обрабатывает несколько сотен видов документов. Каждое подразделение составляет и исполняет как типовые, так и собственные виды документов, которые сопровождают и подтверждают его деятельность. При этом специалисты должны составить, исполнить, передать на хранение и уничтожить каждый документ своевременно. Особенно важно вовремя обрабатывать бухгалтерские, финансовые и кадровые документы, потому что сроки их исполнения часто устанавливают законодательно. Чтобы не пропустить нужную дату и четко регламентировать исполнение документов предприятия, используют специальный график. 

Узнайте основные правила и принципы документооборота 

График документооборота – это полный перечень всех документов предприятия. Его разрабатывают и утверждают в соответствии с Положением и Инструкцией по документообороту. В графике указывают, кто отвечает за разработку и оформление документов, устанавливают сроки, в которые их нужно составить и передать исполнителям. График документооборота 2019 относят к основным элементам системы внутреннего контроля в компании и считают одним из показателей ее надежности. Аудиторы во время проверок с большей вероятностью вынесут положительное заключение организации, в которой такой график составили. 

Образец инструкции по делопроизводству

Скачать образец

Наличие в компании графика документооборота позволяет:

  • упорядочить документопоток и все процедуры документооборота;
  • оперативно контролировать, в срок ли составляют, обрабатывают и исполняют документы;
  • своевременно формировать отчетные формы;
  • исключить авралы и обеспечить ритмичность работы исполнителей;
  • в установленные сроки формировать дела и передавать их на архивное хранение;
  • гарантировать своевременную обработку документов;
  • в срок получать информацию, которая необходима, чтобы оперативно принимать управленческие решения. 

Кто разрабатывает график документооборота

График можно разработать для всех подразделений, как единый документ, и для одной службы. Последнее подходит для отделов с большим документооборотом. Например, для кадровой или HR-службы, бухгалтерии, финансового отдела, а так же подразделений, в функции которых ходит учет и хранение продукции, комплектующих и товарно-материальных ценностей.

График документооборота первичных учетных документов в подразделении может разработать специалист, который хорошо знает пакет документов службы и установленные для их разработки и исполнения сроки.

Разработку графиков документооборота на крупных предприятиях часто отдают на аутсорсинг — нанимают экспертов или заключают договор с консалтинговой компанией. Оптимальный вариант — сотрудничество экспертов и работников служб компании, которых руководитель назначит ответственными своим приказом.

Чаще компании стараются экономить и обходиться своими силами. В таком случае, будет лучше, если сводный график документооборота на основании графиков подразделений организации составит служба делопроизводства. Но с этим поручением справится и секретарь, если поток документов в компании небольшой. 

6 полезных схем-памяток от журнала «Справочник секретаря», которые помогут вам правильно работать с документами

Скачать 6 схем-памяток

Как составить график документооборота

Унифицированной формы для этого документа нет. В качестве примера вы можете использовать образец графика документооборота, который Минсельхоз РФ утвердил в «Методических рекомендациях по разработке учетной политики в сельскохозяйственных организациях» от 16 мая 2005 года.

То, какие сведения нужно включить в график документооборота вашей компании, зависит:

  • от объема документопотоков и специфики производственной деятельности подразделений;
  • состава подразделений;
  • типов и видов первичной учетной документации, которые используют в подразделении;
  • регламентов составления, обработки и исполнения документов компании;
  • наличия средств автоматизированного учета и документооборота, используемого программного обеспечения. 

Полезная подсказка от журнала «Система Кадры». Перечень обязательных и рекомендованных кадровых документов

Скачать таблицу полностью

Пошаговый алгоритм составления графика документооборота

Шаг 1. Определите перечень документов, которые сопровождают деятельность компании и разрабатывают внутри нее. Кроме регулярной первичной документации по кадрам и бухгалтерии включите в перечень разовые документы и те, которые составляют время от времени.

Шаг 2. В подразделениях, которые работают с первичной документацией, назначьте ответственных. Они будут составлять, оформлять и передавать документы на утверждение и исполнение. 


Пример

По каждому документу в графике назначьте ответственными за составление и оформление:

  • приказа о приеме на работу – сотрудника отдела кадров или службы персонала;
  • протокола общего собрания участников – старшего юрисконсульта;
  • табеля учета рабочего времени – сотрудников по подразделениям;
  • расходных кассовых ордеров (форма КО-2) – бухгалтера-расчетчика.

Шаг 3. Установите сроки, в которые необходимо согласовать, утвердить и передать на исполнение каждый документ.

Шаг 4. Оформите график по удобной вам форме. Чаще всего используют таблицу, содержание граф в которой определяют по потребностям организации и подразделения. 

Пример заполненного графика документооборота 

Скачать образец

Как оформить график документооборота

Используйте упрощенную форму графика, если у вас маленькая компания с небольшим документооборотом. Образец бланка смотрите в начале статьи >>

Для большой компании график документооборота можно составить для каждого подразделения, по форме с разбивкой на операции. 

График документооборота для бухгалтерии 

Скачать образец


Итог

График документооборота позволит оперативно контролировать составление и утверждение документов. Включайте обязанность по соблюдению сроков, установленных графиком, в должностные инструкции сотрудников. Это повысит исполнительскую дисциплину в компании.

www.sekretariat.ru

График документооборота в бухгалтерии образец бланка

Для обеспечения эффективного управления бухгалтерской документацией, на предприятии создается график документооборота, согласно которому устанавливается строгий порядок обработки документов, учитывающий требуемые объемы, виды, сроки и очередность выполнения.

Функциональное назначение графика движения документов заключается в:

  • оптимизации использования рабочего времени и материальных затрат на обработку и документирование информации;
  • создании всех условий для быстрой, четкой и корректной обработке документов сотрудниками бухгалтерской службы;
  • повышении эффективности хозяйственной деятельности в целом на предприятии.

Ведение графика

Корректно составленный график документооборота в бухгалтерии имеет огромное значение для эффективности работы предприятия. Его создание проводится согласно Положению о документообороте в бухгалтерском учете, и возлагается на главного бухгалтера, который имеет полномочия привлекать к процессу отдельных сотрудников, а также назначить основного разработчика документа.

В соответствии с распоряжением главного бухгалтера, все сотрудники бухгалтерского отдела обязаны принимать к учету только те документы, которые оформлены надлежащим образом. В ином случае предусматривается персональная ответственность работника за нарушение данного правила. Проект графика документооборота подается на рассмотрение руководителю предприятия и утверждается приказом по организации.

Цель создания графика бухгалтерского документооборота – разработка и контроль маршрутов движения каждого документа. Оптимизация процесса документооборота состоит в том, чтобы наладить четкую отслеживаемую связь между сотрудниками отделов и служб при следовании каждого документа, и исключить его неверный путь.

В этой связи основными принципами графика движения документов является:

  • соблюдение строгой организации движения каждого документа, для исключения возвратов, повторов или утери;
  • пребывание документа в определенном отделе или службе должно быть однократным;
  • быстрота и четкость обработки поступившей информации;
  • оперативное согласование документов до момента его подписания руководителем.

Для каждого отдельного документа разрабатывается свой путь, что отражается в соответствующей инструкции.

Общими этапами движения для всех документов учета являются:

  • создание, формирование документа при проведении хозяйственных и финансовых операций;
  • перемещение документа в бухгалтерскую службу, для контроля своевременности, правильности и полноты составления;
  • проверка бухгалтером законности проведенной операции, корректности заполнения форм, достоверности отраженных сведений, их взаимосвязь, логичность, а также отсутствие арифметических неточностей;
  • трехэтапная обработка документа: таксировка показателей, которая заключается в переводе натуральных, трудовых измерителей в денежное выражение, подбор (группировка) экономически однородных документов, котировка (или указание) корреспондирующих счетов по осуществленным операциям;
  • архивирование и хранение документов после внесения сведений в учетные регистры.

Результатом организованного в соответствии с графиком документооборота становится:

  • существенное ускорение прохождения первичными документами всех этапов, от момента создания, обработки и до постановки на учет;
  • равномерное распределение учетной деятельности в течение рабочего времени;
  • повышение производительности труда работников бухгалтерской службы;
  • усиление контроля всех процессов учета;
  • усовершенствование процесса автоматизации учета;
  • возрастание эффективности учетной работы предприятия в целом.

Начальный этап составления графика документооборота базируется на установлении:

  • перечней исходных документов, которые должны быть исполнены;
  • списка ответственных и назначенных лиц, которые допускаются к составлению и обработке определенных видов документов, а также промежуточному контролю правильности и своевременности оформления и подачи данных в бухгалтерскую службу;
  • схемы взаимодействия подразделений и отделов предприятия;
  • графика движения внутреннего документооборота бухгалтерии, в котором устанавливаются сроки начисления налогов и составления отчетных документов;
  • порядка следования каждой формы документа от исполнителя к исполнителю или определенному отделу, где установлен срок подачи учетной информации конечному потребителю;
  • типовых методик и технологий обработки документов.

Должностные инструкции сотрудников содержат пункты относительно создания и подачи первичных документов оправдательного характера, в соответствии с установленным графиком документального оборота. Каждое назначенное или ответственное лицо, задействованное в процессе движения документов, получает на руки выписку о своих обязанностях и ответственности в случае невыполнения требований положения. Все маршруты следования каждого документа подлежат контролю.

Использование разработанного графика документооборота в бухучете становится причиной повышения эффективности учетной работы организации. При проведении анализа схем движения документов выявляют несоответствия отдельных участков, и в последующем планировании предпринимают меры для корректной работы: сокращают сроки, упрощают процесс обработки, устраняют возвраты, повторную обработку бумаг и т.п.

Подразделение или лицо, нарушившее сроки обработки или подачи документа на любом из этапов, провоцирует цепную реакцию отставания остальных инстанций, ослабление контроля, сдвиги по срокам выполнения операций и пр. Проверка правильности оформления документов и внесенных данных должна осуществляться регулярно и тщательно, так как некорректная первичная информация может отразиться на правильности проведения хозяйственных операций.

Составление графика документального оборота в бухгалтерском учете может быть оформлено в виде схемы, перечня или таблицы, с подробным перечнем работ по движению бумаг. В документе определяется роль каждого лица и подразделения (отдела), участвующего в обработке учетной информации, схема их взаимодействия, сроки представления, постановки документа на учет и сдачи в архив.

  Образец бланка графика документооборота в бухгалтерии скачать (Размер: 60,5 KiB | Скачиваний: 24 870)


Отличная статья 0

mirblankov.ru

График документооборота для учетной политики 2019 года

Грамотный образец графика документооборота для учетной политики – залог эффективной работы любого предприятия. Расскажем, зачем он нужен и приведем образец на 2019 год.

Зачем нужен

Чтобы прояснить всю важность графика документооборота к учетной политике, обратимся к советскому Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете. Оно принято Минфином СССР в 1983 году и до сих пор продолжает действовать. Пока не будет принят соответствующий общегосударственный бухгалтерский стандарт, в отношении образца графика документооборота для учетной политики нужно руководствоваться советскими правилами.

Документооборот как таковой включает следующие действия с «первичкой»:

  • создание;
  • получение от контрагентов и др.;
  • принятие к учету;
  • обработку;
  • передачу в архив.

Все эти действия должен определять график документооборота к учетной политике. Как правило, его составлением занимается главный бухгалтер. А вводит в действие – распоряжение главы компании.

График можно утвердить как приложение к учетной политике либо отдельный акт, на который дать отсылку в политике.

В первую очередь, толковый образец графика документооборота для учетной политики нужен отделам, которые занимаются финансами предприятия, заработной платой, кадровыми вопросами, бухгалтерией, снабжением, логистикой, а также подотчетным лицам.

Соответствующие люди должны создавать и отправлять (передавать) документы согласно графику. Поэтому каждого исполнителя желательно снабдить выпиской из графика документооборота к учетной политике. А в ней перечислить:

  • документы по его компетенции;
  • сроки;
  • отделы и службы, через которые должен пройти документ.

Естественно, тот, создал и подписал документ, тот и отвечает за:

  • соблюдение графика;
  • оперативное и правильное создание документов;
  • передачу документов вовремя в бухгалтерию;
  • их правдивость.

Обычно общий мониторинг исполнения графика документооборота к учетной политике лежит на главбухе.

Принципы составления

Самая главная задача графика документооборота к учетной политике – создать эффективный документооборот. То есть:

  • оптимальное количество отделов и лиц, через которых будет проходить первичный документ;
  • минимальный и максимальный период нахождения документа в отделе.

Выполнение этой задачи позволит бухгалтерии лучше контролировать внутренние процессы в компании.

Компании нужно понять, какие документы исходят обычно от нее, а какие поступают извне. Кто их составляет и на основе чего. Число копий – тоже немаловажный фактор. Также важно, кто проверяет документы и дает им дальнейший ход.

Как выглядит образец график документооборота для учетной политики, принципиального значения не имеет. Это может быть и таблица, и схема, и даже рисунок. Главное, чтобы он охватывал четыре основные стадии для любого документа:

  1. создание;
  2. проверка;
  3. обработка, занесение в базу;
  4. передача в архив.

Как оформить

Советский Минфин предлагает для каждого типа первичного учетного документа заводить своего рода карточку. Тогда образец графика документооборота для учетной политики выглядит так:

Однако образец 2019 года должен максимально отражать технические и иные возможности. Далее приведем образец графика документооборота для учетной политики в отношении бухгалтерии. Также см. «Деньги в подотчет: как выдавать и оформлять».

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

buhguru.com

пример упрощения, виды, простой расчет объема движения документов

Понятная, максимально простая и, главное, эффективная схема документооборота в организации (примеры ниже) – основа основ любого бизнеса. Но, как показывает практика, не все сотрудники понимают необходимость правильного заполнения и своевременного движения документов.

Как упростить документооборот и заставить подчиненных следовать конкретным, четким инструкциям?

Виды документопотоков

Документооборот

Прежде чем разобраться, нужно ли упрощать документооборот в конкретной организации, следует понять, какой вид движения документов используется в компании, и где работа дает сбой.

Итак, документооборот осуществляется между двумя группами лиц:

  • сотрудниками, производящими информацию (руководитель, менеджер)
  • сотрудниками, обрабатывающими входящие данные (секретарь, логист)

Соответственно весь документопоток подразделяется на:

  • входящий
  • внутренний
  • исходящий

Входящая документация

К входящей документации относится управленческая информация, поступающая в организацию извне. Это могут быть рекламные предложения, распоряжение вышестоящих инстанций и договора.

Верный пример схемы документооборота в организации:

  • К секретарю компании ежедневно на стол попадает почта, доставляемая экспедиционной службой.

    Документы внутри организации

  • После сортировки входящей корреспонденции и ее регистрации секретарь передает почту руководителю на рассмотрение. При этом только 85% входящей корреспонденции действительно адресованы управленцу, оставшиеся 15% писем распределяются между конкретными исполнителями после составления руководителем резолюции.
  • В свою очередь исполнители после ознакомления с входящей информацией и выполнения поставленных задач составляют исполнительный лист и передают его делопроизводителю.
  • Делопроизводитель регистрирует лист и на этом движение входящей документации завершается.

Организация внутреннего документопотока

В этом случае речь идет о движении документов между отделами, созданными в пределах одной компании. Это могут быть приказы, служебные записки, акты.

Как выглядит грамотно организованный документопоток в этом случае:

  • Исполнитель составляет документ и передает его на согласование
  • Вышестоящий руководитель после подписания документа передает его руководителю организации
  • Руководитель принимает решение об утверждении документа и передает его делопроизводителю
  • Делопроизводитель после регистрации документа вновь передает его исполнителю
  • В свою очередь исполнитель после выполнения решения передает исполнительный лист делопроизводителю, который подшивает его в дело

Исходящая документация

К исходящему потоку документации относится управленческая информация, отправляемая за пределы организации (ответы на входящие письма, отчеты).

Продуманный рабочий пример схемы документооборота в организации:

  • Исполнитель подготавливает документ и передает его непосредственному руководителю на согласование
  • Руководитель отдела передает согласованный документ руководителю компании
  • В свою очередь управленец передает утвержденный документ делопроизводителю, который регистрирует его и передает экспедиционной службе

Быстрый расчет объема документооборота

В первую очередь следует отметить, что правила расчета и анализа объема документооборота прописаны в «Правилах делопроизводства», которые были утверждены постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (с внесением изменений от 07.09.2011).

Во вторую очередь нужно понимать, что подобный расчет может проводиться как раз в месяц, так раз в 3 месяца, раз в полгода и раз в год. В каждой конкретной организации руководитель с помощью внутреннего приказа решает этот вопрос.

При этом в любом случае за основу расчета берутся учетно-регистрационные формы, заполняемые делопроизводителями на местах.

Пакет документов

Итак, одной единицей учета является:

  • оригинал документа
  • копия документа, но только в том случае, если отсутствует подлинник и копия в единственном числе. Все остальные копии подсчитываются отдельно
  • документы, прикладываемые к сопроводительному письму (считается все вместе)

Жалобы, претензии и предложения считаются отдельно.

Итак, для быстрого расчета объема документооборота используйте такую формулу:

Общий объем документооборота = a / a1 + b / b1 + c / c1, где:

  • a — количество поступивших документов, а1 – количество копий поступивших документов
  • b — количество отправленных документов, b1 – количество копий отправленных документов
  • c — количество внутренних документов, с1 – количество копий внутренних документов

Упрощение оборота документации

Если вопрос упрощения документооборота стоит остро, то выберите один из приведенных вариантов:

Способы упрощения документопотока

  • Перевод бумажного документопотока на электронный. Одним из самых эффективных способов упрощения обмена управленческой информацией является переход на электронный документооборот. Информация, хранящаяся в единой компьютерной базе, быстрее доходит до исполнителей, ее легче учитывать, находить и распечатывать на бумажном носителе.
  • Централизация документооборота. Для исключения оформления дублирующих документов необходимо весь поток документации направить к делопроизводителям головного офиса. Однако при наличии удаленных филиалов регистрацию исходящих документов следует производить на местах.
  • Обучение сотрудников. Разумеется, ни одна грамотно проработанная схема документооборота в организации не начнет работать, если делопроизводители или прочие сотрудники, причастные к движению документов, не будут понимать, что делают. Постоянная смена кадров также не пойдет на пользу делу, поэтому лучше потратиться на обучение старых сотрудников, чем постоянно привлекать новых людей.

«Подводные камни» электронного документооборота

Перевод бумажных документов в электронный вид – не столько прихоть руководителя, сколько необходимость, отвечающая сегодняшнему дню.

Электронный документооборот

Однако для того, чтобы документопоток в организации начал виртуальное движение успешно, необходимо:

  • использовать современное ПО
  • перевести бумажные архивы в электронный вид. Это можно сделать самостоятельно, делегируя задачу старым сотрудникам, либо с помощью специальных организаций
  • поэтапно систематизировать электронную информацию

При этом полный отказ от ведения бумажных документов должен осуществляться в тот момент, когда электронный документооборот будет готов к работе.

Соблюдение правил движения документов

Согласитесь, довольно неприятно наблюдать за тем, как максимально упрощенная, созданная на рабочем примере схема документооборота в организации вновь перестает работать по непонятной причине. Чтобы этого не произошло:

  • составьте первичное положение и график движения документов в организации
  • пропишите конкретные требования, предъявляемые к заполнению каждого документа
  • отдельно отслеживайте работу каждого подразделения или отдела, чтобы вовремя заметить, какое из них отстает
  • наказывайте подчиненных за нарушение сроков сдачи документов

Важное отступление: если в компании соблюдаются все статьи ТК РФ, то взыскивать с сотрудников денежные штрафы не получится.

Однако есть и альтернативный выход: при первом нарушении положения о документообороте к сотруднику применяется дисциплинарное взыскание (выговор). При повторном нарушении – финансовое наказание в виде урезания или отмены премиальных выплат (квартальных, годовых).

Подобная система быстро приучит сотрудников к новым правилам, а руководителя избавит от лишних проблем.

Так вот, документооборот – полный цикл движения документов с момента их выписки (получения) и до момента завершения исполнения (отправления).

Правильная схема документооборота в организации обеспечивает своевременную обработку управленческих решений и эффективную работу как всех отделов, так и компании в целом.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

pravodeneg.net

Пример графика документооборота по предприятию, учреждению Утверждено приказом № __ от «_» ____ 1999_ г.

Создание
документа

Проверка
документа

Обработка
документа

Передача
в архив

Наименование
документа

Количество
экземпляров

Ответ­ственный
за
выписку

Ответ­ственный
за
оформ­ление

Ответ­ственный
за
испол­нение

Срок
испол­нения

Ответсвенный
за проверку

Кто
представляет

Порядок
представ­ления

Срок
испол­нения

Кто
исполняет

Срок
исполнения

Кто
испол­няет

Срок
испол­нения

Требование

2

Цех

ОМТС.
бухгалте­рия

Склад

Ежедневно
(до

час)

Бухгал­терия

1
экз.

цех,

2
экз.

склад

При
отче­те,
при реестре

Ежеднев­но

(до…час)

Бухгал­терия

Ежедневно

Бухгал­терия

По
исте­чении
квартала

78

ных
затрат, исчисляют фактическую себестоимость
изделий и т.п. Од­нако
законченный бухгалтерский учет в
подразделениях не ведется и
баланс не составляется.

Структура
бухгалтерского аппарата зависит в
основном от усло­вий организации и
технологии производства, объема учетной
рабо­ты
и наличия технических средств учета.

В
средних по размеру организациях в состав
бухгалтерии входят, как
правило, следующие группы (отделы, бюро,
секторы):

• материальная,
отвечающая за учет приобретения
материальных ценностей,
их поступления и расходования. В этой
же группе, как правило, ведется учет
основных средств;


группа
учета оплаты труда, осуществляющая учет
затрат труда ра­бочих,
исчисление заработной платы работникам,
контроль за ис­пользованием фонда
оплаты труда, учет всех расчетов с
работни­ками
предприятий, бюджетом, Фондом социального
страхования и
другими ведомствами, связанными с
оплатой труда;

• производственно-калькуляционная,
которая ведет учет затрат на производство,
калькулирует себестоимость продукции,
выявляет результаты
внутризаводского хозрасчета, составляет
отчетность о производстве;

• учета
готовой продукции, осуществляющая учет
готовой продук­ции на складах и ее
реализации;

• общая
группа, работники которой ведут учет
остальных операций и
Главную книгу, составляют бухгалтерский
баланс и другие фор­мы
финансовой отчетности.

Кроме
того, в состав бухгалтерии входят группы
(отделы) капи­тального
строительства и жилищно-коммунального
хозяйства.

В
крупных организациях кроме перечисленных
обычно имеются группы (отделы) учета
тары, учета основных средств, расчетная
(ра­ботники которой ведут учет денежных
средств и расчетов с органи­зациями
и лицами), подготовки и машинной обработки
информации, сводно-аналитическая
и др.

Общая
схема структуры бухгалтерского аппарата
средних и круп­ных
организаций приведена на рис. 4.5.

Важным
этапом разработки структуры бухгалтерии
является фор­мирование
системы должностей, зависящих от
характера, состава и объема
учетных работ на предприятии.

Основным
назначением графиков учетных работ
является распре­деление работ между
исполнителями, расчет времени выполнения
ра­бот,
определение мероприятий по научной
организации труда счет­ных работников.
Графики бывают индивидуальными,
структурными и
сводными.

79

Главный
бухгалтер

I
Заместитель главного бухгалтера 1

секторы)

Группа
(отделы,

I
Материальная П

Учета
оплаты труда

Производственно-калькуляционная

Рис.
4.5. Структура бухгалтерского аппарата

В
индивидуальных
графиках
(календарных планах) указываются работы,
которые должны выполняться каждым
работником, и срок их выполнения.
График регламентирует занятость
работника и внутри рабочего
дня, и на более длительное время (месяц,
квартал и т.д.).

В
структурных
графиках
указывается, какие работы и в какой
срок
должны выполняться отдельными
структурными частями бух­галтерии
или организации (расчетной группой
бухгалтерии, складом, цехом
и т.п.).

В
сводном
графике
указываются сроки выполнения отдельных
учетных
работ (составление отчетности, проведение
инвентаризации и т.п.) по организации
в целом. Он отражает в обобщенном виде
весь учетный
процесс, и ответственность за его
выполнение несет глав­ный
или старший бухгалтер организации.
Графики учетных работ со­ставляются
в виде таблиц, причем в таблицах
предусматриваются от­метки
о сроках выполнения запланированных
работ.

studfiles.net