Содержание

Какие кадровые документы обязан оформлять работодатель-предприниматель

№ п/п

Наименование
документа

Обязательность
оформления

Пояснения

Нормативные
документы и разъяс-
нения госорганов

1

2

3

4

5

1

Трудовой договор с наемным работником

Обязательно

Трудовой договор должен заключаться в письменной форме.

Можете воспользоваться формой, утвержденной приказом Минтруда от 08.06.01 г. № 260 (далее – Приказ № 260). Эту форму договора вы можете расширять, дополнять, адаптировать к своей конкретной ситуации. Важно только, чтобы условия договора не противоречили нормам трудового законодательства

П. 6 ч. 1 ст. 24 КЗоТ.

Приказ № 260.

Письмо Минтруда от 09.10.01 г. № 06/2-4/133.

Письмо Минсоцполитики от 12.12.16 г. № 488/0/22-16 (далее – Письмо № 488)

2

Приказ или распоряжение по кадрам

Обязательно

Основные моменты, касающиеся трудовых отношений между предпринимателем и его работником, фиксируются в письменном трудовом договоре. Тем не менее распорядительные документы по кадрам (приказы или распоряжения) тоже необходимы, например для оформления командировок, предоставления отпусков и т. д.

Ч. 3 ст. 24 КЗоТ.

Письмо № 488

3

Трудовая книжка

Обязательно

Предприниматель должен вносить записи в трудовые книжки работников.

Хранятся трудовые книжки у работников предпринимателя.

Согласно последним разъяснениям Минсоцполитики, если работник трудоустраивается впервые, то предприниматель должен завести ему трудовую книжку и вправе заполнить титульный лист этого документа

Ст. 48 КЗоТ.

Инструкция, утвержденная приказом Минтруда, Минюста, Минсоцзащиты от 29.07.93 г. № 58
(далее – Инструкция № 58).

Письмо Минсоцполитики от 03.12.15 г. № 492/06/186-15.

Письмо Минсоцполитики от 29.06.16 г. № 3475/0/10-16/06

4

Уведомление
о приеме на работу

Обязательно

Как и любой другой работодатель, предприниматель обязан уведомить орган ГФС о приеме на работу сотрудника до начала его работы.

Напоминаем! Если трудовой договор заключается не более чем с пятью работниками, то уведомление может быть подано на бумажных носителях

Ч. 3 ст. 24 КЗоТ.

Постановление КМУ от 17.06.15 г. № 413

5

Личные карточки работников

Обязательно

Согласно требованиям п. 2.5 Инструкции № 58, со всеми записями в трудовой книжке работодатель обязан ознакомить работника под подпись в личной карточке. Исходя из этого требования предпринимателям-работодателям необходимо вести личные карточки. Это отмечает и Минсоцполитики в своих разъяснениях (см. гр. 5 этой таблицы)

П. 2.5 Инструкции № 58.

Приказ Госкомстата, Минобороны от 25.12.09 г. № 495/656.

Письмо Минсоцполитики от 21.11.16 г. № 5907/0/10-16/06 (далее – Письмо № 5907)

6

Штатное расписание

Не обязательно,
но желательно

Определения понятия «штатное расписание» в КЗоТе нет, однако упоминание о штате работников встречается неоднократно. Например, по поводу увольнения в связи с сокращением штата.

Также в штатном расписании закрепляют должностные оклады сотрудников и т. д. Поэтому предпринимателю желательно оформить этот документ.

Ранее Минсоцполитики неоднократно разъясняло, что предприниматель обязан оформлять этот документ (см., например, Письмо № 5907). Однако последнее разъяснение – в пользу предпринимателей: здесь сделан вывод, что штатное расписание для предпринимателя не обязательно (реквизиты этого письма см. в гр. 5 таблицы)

Письмо Минсоцполитики от 21.05.19 г. № 34/0/23-19/133

7

Правила внутреннего трудового распорядка

Обязательно

В КЗоТе есть несколько упоминаний о внутреннем трудовом распорядке работодателя, с которым работник должен быть ознакомлен и который он обязан соблюдать.

На необходимости для работодателя-предпринимателя иметь правила внутреннего трудового распорядка настаивает и Минсоцполитики в своих разъяснениях (см. гр. 5 таблицы)

Ст. 29 КЗоТ;

Письмо Минсоцполитики от 28.12.17 г. № 568/0/22-17/134.

Письмо Минсоцполитики от 21.06.17 г. № 312/0/22-17/13

8

Табель учета рабочего времени

Обязательно

Для соблюдения трудового законодательства, и в частности правил оплаты труда, работодатель обязан вести учет рабочего времени.

Удобнее всего вести такой учет при помощи табеля учета рабочего времени (типовая форма № П-5, утвержденная приказом Госкомстата от 05.12.08 г. № 489, далее – Приказ № 489)

Гл. ІV, V КЗоТ.

Приказ № 489.

Письмо № 5907

9

График
отпусков

Обязательно

Необходимость составления графика отпусков прямо предусмотрена законодательством, которое
в полной мере распространяется и на работодателей-предпринимателей

Ч. 4 ст. 79 КЗоТ.

Ст. 10 Закона от 15.11.96 г. № 504/96-ВР

10

Должностные инструкции

Не обязательно,
но желательно

Прямого требования оформлять должностные инструкции предпринимателем-работодателем законодательство не содержит.

Есть только требование, что со своими должностными обязанностями и правами работник должен быть ознакомлен до начала работы.

Удобно для этого использовать должностные инструкции, но вы можете детально прописать все обязанности и в письменном трудовом договоре

Ст. 29 КЗоТ

11

Коллективный договор

Не обязательно

Коллективный договор заключается на предприятиях, в учреждениях и организациях, использующих труд наемных работников. На предпринимателей это требование не распространяется

Ст. 11 КЗоТ.

Ст. 1 Закона от 01.07.93 г. № 3356-XII

Порядок ведения электронного кадрового документооборота внесен в Трудовой кодекс

Президент подписал Закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ, устанавливающий понятие и правила ведения электронного документооборота (ЭДО) в сфере трудовых отношений.

Порядок ведения кадрового делопроизводства не был урегулирован законодательно. Он определялся работодателем самостоятельно с учетом ч. 1 ст. 8, ч. 1 ст. 22 ТК РФ.

Теперь статья 22 ТК РФ дополнена новыми положениями, большинство из которых вступили в силу 22.11.2021.

1. Введено понятие ЭДО в области трудовых взаимоотношений. Это создание, подписание, применение и порядок хранения нанимателем, сотрудником или соискателем кадровых документов, оформляемых исключительно в электронном виде без дублирования на бумаге (кроме отдельных случаев).

2. Определено, в отношении каких документов возможно применение ЭДО. Он может применяться при заключении трудовых договоров, договоров о матответственности и других документов.

3. Установлено, на какие кадровые документы ЭДО не распространяется. Это бумажные и электронные трудовые книжки, акты о несчастном случае на производстве, приказы об увольнении, документы, подтверждающие прохождение сотрудником инструктажа по охране труда.

4. Определено, с помощью каких информационных систем можно организовать и вести ЭДО. Это могут быть платформы:

  • «Работа в России», доступ к которой возможен через ЕПГУ с помощью единой системы идентификации и аутентификации;
  • информационная система работодателя, способная обеспечить подписание, хранение, фиксацию факта передачи и получения электронных документов обеими сторонами трудовых отношений. Расходы на создание, эксплуатацию системы, хранение документов в этом случае несет работодатель.

Порядок взаимодействия платформы «Работа в России» и инфосистемы работодателя с ЕПГУ устанавливается правительством.

Положения кодекса, касающиеся данного взаимодействия, вступят в силу с 01.09.2022.

Порядок организации ЭДО

1. Работодатель вправе принять решение о введении в организации ЭДО. Таким образом, обязанности его ведения закон не устанавливает.

2. ЭДО вводится на основании ЛНА, учитывающего мнение первичной профсоюзной организации. В акте необходимо отразить:

  • с помощью какой информационной системы будет организован ЭДО;
  • правила доступа к инфосистеме работодателя, если она будет использоваться;
  • перечень документов, которые будут вести в электронном виде, а также список категорий персонала, в отношении которых будет организован ЭДО;
  • срок уведомления сотрудников о переходе на ЭДО при взаимодействии с работодателем, а также дата введения ЭДО в организации.

3. Отдельно утверждается порядок осуществления ЭДО. Документ является ЛНА и составляется по правилам ст. 372 ТК РФ. Порядок может предусматривать:

  • периодичность и сроки ознакомления и подписания сотрудниками электронных документов с учетом рабочего времени;
  • порядок проведения инструктажа персонала по вопросам электронного взаимодействия с нанимателем (если это необходимо).

4. О переходе на ЭДО работодатель обязан уведомить каждого сотрудника организации. Сделать это нужно в срок, установленный в ЛНА о переходе на ЭДО. Переход на электронное взаимодействие с работником возможен только при наличии его письменного согласия. Исключение – случаи ведения документов исключительно в бумажном виде. Отсутствие согласия работника на ЭДО приравнивается к отказу. При этом работник вправе дать согласие и позже.

5. О наличии ЭДО в организации работодатель обязан уведомить работника при трудоустройстве.
При этом если у претендента при приеме на работу по состоянию на 31.12.2021:

  • есть трудовой стаж, тогда от работника необходимо взять согласие на взаимодействие посредством ЭДО;
  • нет трудового стажа, тогда при трудоустройстве после 31. 12.2021 согласие на ЭДО от работника не потребуется.

Отсутствие согласия на ЭДО либо электронной подписи у работника – не причина для отказа в трудоустройстве или увольнении.

Если согласие на ЭДО от работника не получено, документы выдаются на бумаге.

6. При устройстве на работу и заключении трудового договора сотрудник представляет документы в той форме, которая согласована с нанимателем, в том числе в электронном формате. К числу таких документов согласно ст. 65 ТК РФ относятся:

  • паспорт;
  • трудовая книжка либо сведения о трудовой деятельности;
  • СНИЛС;
  • для военнообязанных — документы воинского учета;
  • дипломы либо иные документы об образовании.

7. Принимаемого на работу сотрудника можно ознакомить с документами в электронной форме, указанными в ч. 3 ст. 68 ТК РФ. К ним относятся ПВТР, коллективный договор и иные ЛНА, регулирующие трудовую деятельность персонала.

8. При создании ЭДО будет применен единый подход к требованиям и форматам его ведения. Форматы установит Минтруд РФ по согласованию с Минцифры РФ и Росархивом. Данное положение вступит в силу с 01.03.2023.

9. Расходы на получение и использование электронной подписи (ЭП) работником несет работодатель. Если у сотрудника уже есть усиленная ЭП, готовить новую не нужно, можно применять имеющуюся – абз. 14 п. 1 ст. 1 закона.

Взаимодействие между работодателем и сотрудником посредством ЭДО

Определен перечень документов, подписание и обмен которыми может производиться через информационную систему ЭДО работодателя.

В таблице приведен список кадровых документов, в отношении которых может применяться ЭДО, виды применяемых к ним электронных подписей, в случае, если речь идет о работодателе.

Документ / Действие

Вид электронных подписей, используемых работодателем

Заключение трудового договора

Уведомление об изменении условий трудового договора

 

 

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП).

Можно использовать и неквалифицированную УЭП, но только в том случае, если ее сертификат ключа проверки сформирован и применяется в инфраструктуре государственных и муниципальных услуг (для инфраструктуры электронного правительства)

Договор о материальной ответственности / внесение изменений
Ученические договоры / внесение изменений
Договоры на получение образования с отрывом и без отрыва от производства / внесение изменений
Подписание приказа о применении дисциплинарного взыскания / ознакомление с приказом

 

 

Остальные документы

— УКЭП;

— усиленной неквалифицированной ЭП. Порядок ее проверки необходимо определить в соглашении сторон трудового договора;

— усиленной неквалифицированной ЭП, полученной для инфраструктуры электронного правительства

Перечень документов, которые можно заключать в электронном виде через информационную систему работодателя, если речь идет о работнике.

Документ / Действие

Вид электронных подписей, используемых работником

Заключение трудового договора / внесение изменений / ознакомление с уведомлением об изменении условий трудового договора

 

 

 

— УКЭП;

— усиленная неквалифицированная ЭП;

— усиленная неквалифицированная ЭП, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства

Договор о материальной ответственности / внесение изменений
Ученический договор / внесение изменений
Договор на получение образования без отрыва или с отрывом от производства / внесение изменений
Подписание согласия на перевод
Заявление об увольнении
Отзыв заявления об увольнении
Приказ о применении дисциплинарного взыскания

 

 

 

Иные документы

— УКЭП;

— усиленная неквалифицированная ЭП, порядок проверки которой определен соглашением с работодателем;

— усиленная неквалифицированная ЭП, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства;

— простая ЭП, в случае, если в соглашении с работодателем установлены правила определения подписанта по его ЭП, а также требования к соблюдению конфиденциальности ключа этой подписи

Если работодатель при ЭДО использует платформу «Работа в России», тогда при подписании кадровых документов, он может использовать:

  • УКЭП;
  • усиленную неквалифицированную ЭП, выданную инфраструктурой электронного правительства.

Работник в этом случае может, кроме названных подписей, применять простую ЭП с подтвержденной учетной записью для применения на госуслугах.

ЭДО даст возможность работнику:

  • при трудоустройстве направлять работодателю заявления, уведомления и сообщения. В этом случае они будут считаться полученными на следующий рабочий день после их отправки;
  • направлять заявления о выдаче документов, связанных с работой. Работодатель в этом случае обязан их предоставить в течение трех дней, причем тем способом, который указан работником в заявлении (в виде заверенной бумажной копии документа, в электронной форме путем размещения на ЕПГУ либо в личном кабинете работника на платформе «Работа в России»).

Работодатель обязан обеспечить доступ работника к документам, подписанным простой ЭП в инфосистеме работодателя. Для этого по заявлению работника наниматель направляет электронный документ в личный кабинет работника на ЕПГУ.

Кроме того, изменена формулировка части первой ст.

68 ТК РФ. Согласно подпункту «а» п. 2 ст. 2 закона, прием на работу теперь оформляется не приказом, а трудовым договором. Приказ при этом работодатель «вправе» издать.

Утрачивает силу положение, обязывающее работодателя извещать работника об издании приказа о приеме на работу под подпись в течение трех дней со дня зачисления на работу, и выдавать заверенную копию приказа – пп. «б» п.2 ст. 2 закона.

Статья 312 о регулировании труда дистанционных работников дополнена положением, позволяющим распространить ЭДО и на удаленщиков.

Прием работника на работу

Оформление приема на работу регулируется статьей 68 Трудового кодекса РФ. Процесс приема на работу (трудоустройства) граждан РФ является довольно стандартной процедурой, и для работников кадровой службы особой сложности, как правило, не представляет. Процесс оформления приема на работу требует системного подхода, а также необходимости придерживаться общей схемы оформления в кадровом учете организации. В целом процедура подразумевает совершение конкретного перечня действий: написание заявления, подписание трудового договора, заполнение личной карточки работника и оформление целого пакета сопутствующих кадровых документов, без наличия которых вновь принятый работник своевременно приступить к выполнению своих новых должностных обязанностей. Процедура оформления новых сотрудников регулируется несколькими нормативными документами:

  • Глава 10,11 Трудового кодекса РФ. Детально разбирают процесс подготовки трудовых договоров и книжек.
  • Постановления Правительства № 225 от 16 апреля 2003 года с изменениями от 19.05.2008, и Министерства труда № 69 от 10 октября 2003 года. Содержат требования и порядок заполнения, учета и хранения трудовых книжек.
  • Постановление № 1 от 05 января 2004 года Государственного комитета статистики. В нем приведены образцы первичных кадровых документов по новым сотрудникам (приказ о приеме на работу, личная карточка работника и т.п.).

Отметим, что, несмотря на простоту процесса оформления работников при приеме на работу, любая мелочь, упущенная кадровиком при оформлении нового работника, может повлечь появление интереса к Вашей организации со стороны органов прокуратуры или Государственной инспекции по труду (ГИТ), а для работодателя это прямо сказать нежелательно. В данной статье рассмотрен общий алгоритм осуществления приема работника на работу.

Если после прочтения данной статьи у Вас остались вопросы или необходима консультация, Вы можете позвонить или написать нам. Мы поможем разобраться в любой сложной ситуации. «ТЕОРИЯ ПРАВА»
Евгения Булатова
89134323913
[email protected]

Правила и порядок приема на работу

Чтобы ускорить процесс оформления работников, а главное, не допустить при этом грубых ошибок, необходимо иметь представление об общей схеме приема на работу и стандартного перечня необходимых для этого документов. Итак, порядок приема нового сотрудника в организацию проходит в шесть основных этапов:

  • Проверка предоставленных соискателем документов. Кандидату на должность необходимо подтвердить имеющееся образование, опыт работы (стаж), владение различными навыками.
  • Ознакомление нового сотрудника с внутренними документами организации под роспись. Наиболее распространенными внутренними документами организации являются: должностная инструкция, правила внутреннего распорядка, положение о коммерческой тайне.
  • Согласование и подписание трудового договора. Трудовой договор составляется в двух экземплярах, подписывается сотрудником и представителем работодателя.
  • Подготовка приказа о приеме на работу. При приеме одного работника работодатель оформляет приказ по форме № Т-1; для приема группы специалистов, используется форма приказа по форме № Т-1а. Также приказ о приеме на работу должен содержать краткую информацию из трудового договора с работником – это сумма оклада, наличие испытательного срока, должность, отдел, а который данный работник был принят.
  • Оформление личной карточки по форме №Т-2. При оформлении личной карточки, вся информация о новом работнике подается в бухгалтерию для открытия лицевого счета и внесения данных в табель учета рабочего времени. Также на нового работника может быть заведено личное дело, если эта необходимость предусмотрена в организации.
  • Внесение записи в трудовую книжку. В случае если работник впервые устраивается на работу, трудовую книжку заводит работодатель.

Также, при приеме на работу соискатель может самостоятельно предъявить в кадровую службу документы, свидетельствующие о праве на льготы или особые условия труда, а именно:

  • справка об инвалидности;
  • свидетельства о рождении ребенка;
  • свидетельство о заключении брака;
  • справка о беременности.

Если вышеуказанные документы не были представлены соискателем самостоятельно, работодатель оформляет его прием на стандартных условиях, при этом работодатель не несет ответственности за несоблюдение законодательных норм по отношению к особым категориям занятых, в силу отсутствия подтверждающих документов. Условно порядок оформления приема на работу нового сотрудника делится на несколько этапов:

  • обращение соискателя к работодателю с заявлением;
  • предоставление документов;
  • ознакомление с инструкциями;
  • подписание трудового договора;
  • издание приказа о приеме на работу;
  • запись в трудовую книжку;
  • формирование личного дела работника.

Статья 67 Трудового кодекса РФ предусматривает необходимость письменной формы трудового договора с работником, устная форма не допускается. Также указанная норма указывает, что трудовой договор с работником должен составляться в двух экземплярах, а в экземпляре работодателя обязательно должна содержаться подпись работника, которая свидетельствует о получении работником своего экземпляра трудового договора на руки. Статья 57 Трудового кодекса РФ описывает содержание трудового договора, конкретные сведения, которые должны быть включены в трудовой договор, а также дополнительные условия.

 

Похожее

ЭКДО: закон принят, но бумажные документы останутся | авторская колонка Анны Ивановой для РБК Pro – Аналитика

23 ноября 2021

ЭКДО: закон принят, но бумажные документы останутся | авторская колонка Анны Ивановой для РБК Pro

Президент РФ подписал закон, который дополняет Трудовой кодекс РФ в части электронного кадрового документооборота (ЭКДО). Что это означает и какие документы все-таки останутся на бумаге, знает Анна Иванова (АБ «Егоров, Пугинский, Афанасьев и партнеры»).

Теперь компании могут издавать любые правила и положения в электронном виде, а работники могут также электронно с ними знакомиться. Взаимодействовать можно как в информационной системе работодателя, так и на государственной площадке «Работа в России», доступ к которой будет обеспечен через Госуслуги.

Работникам дано право подписывать многие документы посредством простой электронной подписи, важные документы (трудовой договор, договор о полной материальной ответственности, ученический договор, согласие на перевод, заявление об увольнении и отзыв такого заявления, ознакомление с приказом об изменении условий труда по инициативе компании, ознакомлении с приказом о дисциплинарном взыскании) будут подписываться усиленной подписью.

Некоторые документы остаются на бумажном носителе.

В первую очередь, это приказ об увольнении, потому что он кардинально затрагивает интересы работника, а со дня его выдачи начинает течь срок исковой давности по спорам о восстановлении на работе. В настоящее время у законодателя нет данных о том, как будет функционировать система работодателя в случае увольнения неугодного работника. Однако сегодня известно, что первый шаг работодателя при любом конфликте — блокировка работнику доступа к системам компании. У дистанционных работников приказ об увольнении также существует на бумаге и должен быть выслан работнику по почте.

Во вторую очередь на бумаге остаются документы по охране труда: акты о несчастном случае на производстве, которые могут содержать подпись государственного инспектора труда, не имеющего доступ к электронному документообороту компании, и журналы прохождения инструктажа, поскольку они крайне важны при расследовании несчастного случая и их сложнее видоизменить недобросовестным работодателям.

Если работодатель хочет перейти на электронный документооборот, то он должен утвердить соответствующее положение, включающее в себя:

  • описание информационной системы, в которой будут кадровые документы;
  • с какой даты она будет работать;
  • как туда работники могут попасть;
  • какие документы там будут храниться.

О переходе на документооборот работодатель должен будет спросить письменное согласие работника. Если работник такого согласия не дал или ничего не ответил, то в отношении него документы будут готовиться по-прежнему на бумаге.

Это положение вызвало критику со стороны юристов и специалистов кадровых служб. Здесь стоит обратиться к данным Пенсионного фонда, который на начало 2021 года указал, что лишь 13% из всех работающих россиян выбрали электронную трудовую книжку, а остальные предпочли дублировать информацию о местах работы на бумажном носителе.

Спрашивать согласия на электронный документооборот не будут лишь у тех, кто будет принят на работу в 2022 году впервые, — эта норма рассчитана на молодых специалистов, у которых не возникнет трудностей с электронными платформами.

Принятый год назад закон об удаленной работе показал свою эффективность, и такие работники продолжают взаимодействовать с работодателем так, как это установлено главой о дистанционной работе.

Также становится необязательным приказ о приеме на работу, потому что он и так дублирует все, что есть в трудовом договоре.

Если сравнивать закон с тем, что было в первом чтении, то работодателям удалось отстоять возможность применения простой электронной подписи и возможность взаимодействия в своих информационных системах. Поскольку законы из социально-трудовой сферы требуют компромиссных решений всех сторон социального партнерства, то важно было услышать и мнение профсоюзов относительно сохранения ряда документов на бумаге и права выбора у работников.

Закон вступает в силу со дня его опубликования. С 1 сентября 2023 года к составу и форматам (но не к содержанию!) документов будут предъявляться единые требования, которые облегчат обработку таких документов при сдаче в архив.

Без сомнений в будущем будут сделаны более смелые шаги к цифровизации в трудовых отношениях, а кредит доверия будет повышен. Это зависит прежде всего от работодателей, которым предстоит сделать электронное взаимодействие доступным, прозрачным и интуитивно понятным.

Опубликовано в РБК Pro, https://pro.rbc.ru/news/619bb0389a7947c2beb1c844

Электронный документооборот в трудовых отношениях получил правовое регулирование

Юридическая компания «Пепеляев Групп» сообщает, что 22 ноября 2021 г. приняты долгожданные изменения в Трудовой кодекс РФ (ТК РФ), регулирующие электронный документооборот в трудовых отношениях (ЭДО)[1]. 

Это – результат многолетних обсуждений законопроекта и участия множества работодателей в экспериментах по ведению кадрового электронного документооборота. Теперь все работодатели вправе внедрять ЭДО для любых категорий работников, а не только для дистанционных.

К ключевым нововведениям относятся следующие

В электронном виде разрешается вести почти все кадровые документы, за исключением

  • приказов об увольнении;

  • некоторых документов по охране труда, в том числе документов о прохождении работником инструктажей, актов о несчастном случае на производстве;

  • трудовых книжек (если работник не перешел на электронный вариант).

Для перехода на ЭДО необходимо провести ряд подготовительных мероприятий, предусмотренных в ФЗ (ст. 22.2, 22.3 ТК РФ), и принять соответствующий локальный нормативный акт (ЛНА). Если в компании имеется профсоюз, то потребуется учесть его мнение в порядке ст. 372 ТК РФ. 

Принятый Закон устанавливает, какие виды электронной подписи и в каких случаях должны применяться в ЭДО.

Позднее будут также приняты единые требования к составу и формату электронных документов, устанавливаемые органами исполнительной власти.

Согласно принятому Закону, ЭДО допускается только с согласия работников и только в отношении согласившихся. Однако такое согласие не потребуется при приеме работников после 31.12.2021, если они не имели трудового стажа.

Принятые в ТК РФ изменения также смягчают некоторые избыточные требования закона, например:

  • документы при приеме на работу могут теперь предъявляться работником в электронном виде, если на это согласен работодатель;

  • ознакомить работников с ЛНА при приеме на работу можно будет в электронном виде;

  • в случае «форс-мажорной» ситуации (пожар, несчастный случай на производстве, эпидемия и др. ) для работодателя и работника, не применяющих ЭДО, допускается временно обмениваться электронными документами или сканами/фото, с последующим представлением документов на бумажном носителе.

Для целей ЭДО работодатели вправе использовать платформу «Работа в России», а также свои собственные информационные системы («ИС»).

При этом все расходы по созданию и эксплуатации ИС работодателя, а также расходы по созданию, использованию и хранению электронных документов лежат на работодателе.

Наконец, практически упразднен приказ о приеме на работу. Его издание теперь не является обязательным. Это дополнительно снижает административную нагрузку для работодателей.

В отношении дистанционных работников также теперь могут применяться правила ЭДО, установленные в ст. 22.1-22.3 ТК РФ, если работодателем будет принято такое решение.

Принятое регулирование об ЭДО вступает в силу со дня официального опубликования Закона, т. е. 22 ноября 2021 г., за исключением некоторых положений, касающихся участников эксперимента по ЭДО[2] и некоторых других, например:

  • положения о взаимодействии платформы «Работа в России» и ИС работодателя будут применяться с 1 сентября 2022 г., когда работодатель сможет напрямую выгружать документы работнику в личный кабинет на сайте «Госуслуги»;

  • требования к составу и формату электронных документов, устанавливаемых исполнительными органами власти, пока в разработке и вступят в силу с 1 марта 2023 г. Представляется, что до тех пор работодатели вправе самостоятельно устанавливать такие требования.

О чем подумать, что сделать

Компаниям, заинтересованным в ЭДО, следует прежде всего определить, какие ИС будут использоваться для этой цели (ИС компании и/или платформа «Работа в России»). Также нужно определить перечень документов и категории работников, в отношении которых будет применяться ЭДО, какие виды электронных подписей будут использоваться в компании, определить порядок подписания документов, дату введения ЭДО и, соответственно, срок уведомления работников и другие положения, а также решить иные организационные и технические вопросы. Компаниям, которые пока не приняли решение о переходе на ЭДО, рекомендуем постепенно начать подготовку, поскольку вполне возможно, что со временем ЭДО станет для работодателей обязательным, а не опциональным.

Помощь консультанта

Специалисты юридической компании «Пепеляев Групп» обладают обширным опытом консультирования по всем вопросам трудового права, включая вопросы ЭДО, и готовы оказать правовую поддержку при разработке необходимых организационно-правовых мероприятий для введения ЭДО в компании.

Кроме того, юристы практики трудового и миграционного права непосредственно участвовали в разработке проекта принятого Закона в интересах работодателей и готовы проконсультировать в сложной ситуации, а также, при необходимости, разъяснить принятые положения, вызывающие вопросы.



[1] Федеральный закон 22.11.2021 № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации» (Закон).
[2] В соответствии с Федеральным законом от 24. 04.2020 № 122-ФЗ «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой».

Документация по найму – Эффективный найм – Edexcel – GCSE Business Revision – Edexcel

Наем на работу – это процесс принятия решения о том, кто будет выполнять определенную должность. Есть ряд документов, которые являются частью процесса найма. К ним относятся спецификация человека, описание работы, форма заявки и резюме.

Спецификация сотрудника

Спецификация сотрудника — это документ, созданный предприятием, желающим заполнить вакансию. Этот документ предоставляет информацию о типе человека, которого компания хочет нанять.Спецификация человека включает подробную информацию об образовании, навыках, опыте и увлечениях, которые компания хочет, чтобы соискатели имели.

Должностная инструкция

Должностная инструкция — это еще один документ, подготовленный предприятием, желающим заполнить вакансию. Его основная цель – перечислить все обязанности, которые требуются в этой роли. Должностная инструкция может включать в себя название должности, ставку заработной платы или оклада, информацию о бонусах, часы работы, место работы, все обязанности, включенные в роль, и кому новый сотрудник будет подчиняться в бизнесе.

Бланк заявления

Бланк заявления заполняется потенциальным сотрудником при приеме на работу.Он часто будет включать в себя ряд вопросов, на которые потенциальный сотрудник должен ответить, чтобы бизнес мог узнать о них больше. Он часто включает раздел, в котором соискатели могут написать о себе и о том, почему они являются лучшими кандидатами на эту роль.

Иногда вместо заполнения анкеты потенциального работника просят написать письмо-заявление, в котором он объясняет, почему его следует нанять для выполнения этой должности. Кроме того, для некоторых заявлений требуются рекомендательные письма, которые представляют собой письма от предыдущих работодателей заявителя об их навыках, опыте и характере.

CV

Руководство по найму и отбору – Центр обслуживания кадров – CSU, Chico

Минимальная квалификация

  1. Служба занятости проверяет заявки на предмет полноты и наличия минимума квалификаций в соответствии со Стандартами классификации (открывается в новом окне).
  2. Кандидаты, не соответствующие минимальным требованиям, получают уведомление.

Примечание: Служба занятости начнет проверку заявлений после истечения периода публикации (минимум 14 дней) или после даты рассмотрения вакансий, которые открыты до заполнения. Соответствующий администратор может продлить период набора с целью привлечения дополнительных кандидатов или отменить поиск, если, по мнению администратора, пул недостаточен по размеру и качеству для достижения успешного результата. В идеале, успешный набор персонала приведет к широкому и разнообразному кругу кандидатов. Если поиск не удался из-за неадекватного пула кандидатов и необходимо начать новый поиск, следует изучить стратегию найма, чтобы увидеть, как ее можно улучшить.

Переход в комитет

  1. Служба занятости переводит кандидатов в PeopleAdmin.
  2. В комитет отправляется электронное письмо с именами заявителей и указаниями относительно конфиденциальности и конфликта интересов.
  3. В розыскную комиссию направляются следующие документы и инструкции:
    1. Скрининг заявителя Сводка
    2. Критерии скрининга
    3. Описание позиции
    4. Описание
    5. Заявитель Скрининг консенсус (только для кресла)
    6. PEOPLEADMIN Вход в логин / скрининг

Примечание: , если запрашивается, встреча может быть запланирована на службах занятости рассмотреть процесс найма.

Отборочный комитет по отбору кандидатов

  1. Члены Отборочного комитета по отдельности проверяют заявки, используя установленные критерии, и каждый из них заполняет Сводную форму отбора кандидатов.
  2. Комитет вновь собирается, определяет кандидатов для собеседования и заполняет форму консенсуса по отбору кандидатов.
  3. Председатель комитета направляет подписанные формы «Сводка результатов отбора» и «Консенсус отбора кандидатов» в Службу занятости.

Примечание: Для определенных вакансий комитет должен соблюдать применимые требования коллективного договора в отношении льгот, предоставляемых квалифицированным кандидатам, которые в настоящее время работают в кампусе.

JHM Требования к форматированию документации по набору персонала

Февраль 2019 г.

Как указано в Политике организации 111.13 «Набор субъектов исследования»

«Все рекламные или другие материалы по набору персонала должны быть рассмотрены и одобрены IHM и одобрены им. . Листовки и другие рекламные материалы должны иметь отметку как одобренную JHM IRB перед распространением или публикацией . Письма потенциальным участникам должны быть отправлены в JHM IRB для рассмотрения и утверждения перед отправкой по почте.

Эта политика применяется ко всем документам, загруженным в приложение eIRB в разделе «Информация о найме» (в настоящее время раздел 13), а также ко всем другим документам, для которых требуется печать утверждения IRB.* Это может включать, но не ограничивается: листовки , плакаты, письма потенциальным участникам, реклама в социальных сетях, сценарии для радио- или телевизионной рекламы, а также раскадровки для телевизионной или видеорекламы. (Пожалуйста, см. политику 111.13 для получения дополнительной информации  относительно требований / ограничений для набора субъектов исследования.)

(* См. исключения и конкретный процесс ниже для размещения материалов о наборе персонала с помощью JHM Digital Signage. )

Чтобы подтвердить одобрение IRB документов о приеме на работу, копия документа о приеме на работу с печатью будет загружена в eIRB. заявление после утверждения. Этот штамп утверждения будет размещен в верхнем левом углу документа о приеме на работу с помощью функции автоматического штампа. IRB не будет удовлетворять запросы на перемещение штампа утверждения из верхнего левого угла в другое место в документе.

Для размещения штампа утверждения в верхней части документа необходимо оставить поле шириной 1,5 дюйма. Поле должно оставаться пустым, и этот раздел документа должен иметь белый (или очень светлый) фон, чтобы штамп и дата были видны. Документы, не имеющие поля шириной 1,5 дюйма в левом верхнем углу, будут иметь часть содержимого, скрытого штампом одобрения IRB. Кроме того, документы о приеме на работу, подаваемые в IRB , должны быть представлены либо в виде документа MS Word, либо в формате PDF , чтобы облегчить проставление штампа.Если документы созданы в формате, отличном от MS Word или PDF, документы должны быть преобразованы в один из этих форматов перед отправкой на рассмотрение. Документы, представленные в формате, отличном от MS Word или PDF, будут возвращены для преобразования.

Рекрутинговые материалы для размещения с использованием цифровых вывесок JHM

Чтобы использовать услуги цифровых вывесок на объектах JHM для рекламы вакансий, потребуется определенный формат. См. ссылку здесь для шаблона Power Point Digital Signage, соответствующего требуемым спецификациям.Кроме того, для рассмотрения этих объявлений будет использоваться другой процесс, поскольку они потребуют одобрения как со стороны Digital Signage, так и со стороны IRB JHM. Следователи должны выполнить следующие шаги:

  1. Запросы должны быть сначала отправлены в JHM Digital Signage, используя форму, указанную здесь , прежде чем подавать в IRB. Если у вас есть вопросы или рекомендации, вы можете связаться со Стивом Сибоде из JHM Digital Signage ([email protected]).
  2. После работы с JHM Digital Signage над оформлением вашего объявления таким образом, чтобы оно соответствовало его требованиям к форматированию, загрузите окончательную версию в раздел «Информация о найме» приложения eIRB вместе с любыми другими материалами для найма, которые вы будете отправлять в IRB для одобрение. Это должна быть версия в формате PDF, а имя файла должно четко указывать, что это «объявление JHM Digital Signage».
  3. После того, как IRB утвердит вашу новую заявку или заявку на изменение в исследовании и вашу рекламу Digital Signage, сообщите JHM Digital Signage, что IRB одобрил, и ваше объявление будет опубликовано. Если IRB по какой-либо причине требует внесения изменений в предлагаемое объявление, имейте в виду, что вам нужно будет отправить любые изменения как в JHM Digital Signage, так и в IRB, повторяя этот процесс.

Контрольный список процесса найма, который нужен каждому рекрутеру

Шаг № 7: Подготовьтесь к интервью

Убедитесь, что у каждого человека в команде, проводящей собеседование, есть инструменты, необходимые для успешного прохождения собеседования.Делитесь ресурсами, например:

  • Должностная инструкция и перечень ключевых компетенций на открытую вакансию
  • Заявления кандидатов, резюме, сопроводительные письма и результаты любого тестирования перед приемом на работу
  • Набор вопросов для собеседования, которыми должен руководствоваться каждый интервьюер
  • Обучение тому, как проводить собеседования с кандидатами, включая ожидания в отношении профессионализма
  • Стандартные формы оценки для оценки эффективности каждого кандидата

Шаг № 8.

Запланируйте и проведите собеседования

Планирование собеседования может быть одной из самых трудоемких частей процесса найма, если вы не автоматизируете его.

Шаги для планирования интервью

  • Запланируйте или попросите кандидатов самостоятельно записаться на собеседование
  • Завершите все настройки, необходимые для видео- или виртуальных интервью
  • Позаботьтесь о логистике дня собеседования (т.е. добавьте кандидата в список посетителей службы безопасности вашего здания, забронируйте комнаты для собеседований, спланируйте питание, прохладительные напитки, проезд или проживание, координируйте передачу от одного интервьюера другому, собирайте литературу компании и т. д.

Подготовьте кандидатов к собеседованию

Пока ваша организация готовится к собеседованию, ваши кандидаты тоже.Убедитесь, что соискатели знают, чего ожидать, поделившись несколькими полезными ресурсами:

  • Делитесь информацией о своем собеседовании, чтобы кандидаты знали, чего ожидать на каждом этапе пути.
  • Создайте автоматизированный план информирования кандидатов о вашей компании. Расскажите о своей миссии, видении и ценностях, посмотрите видео о корпоративной культуре, последние пресс-релизы и многое другое.
  • Предложите дорогу до вашего офиса, инструкции по парковке, куда идти по прибытии, процедуры регистрации безопасности и рекомендуемый дресс-код.
  • Поделитесь списком интервьюеров, с которыми встретится каждый кандидат, и добавьте ссылку на профиль каждого сотрудника в LinkedIn.

Кандидаты знают, что они в кресле водителя, и ожидают, что за ними будут ухаживать, прежде чем они примут предложение. Их опыт собеседования сообщит их мысли о том, как выглядит жизнь в вашей организации. Итак, убедитесь, что команда, проводящая собеседование, приносит свою лучшую игру. Ознакомьтесь с нашим Руководством по процессу собеседования, чтобы получить дополнительные советы по оптимизации плана собеседования.


Рекрутеры тратят 2/3 своего общего времени на собеседование. Вот как они оптимизируют процесс:

Узнать больше


Шаг № 9. Оценка кандидатов

После того, как команда интервьюеров встретилась с кандидатами, пришло время оценить каждого из них и перейти к заключительному этапу принятия решения.

  • Поощряйте интервьюеров заполнять форму оценки кандидата как можно скорее после собеседования, пока подробности находятся в центре внимания.
  • Соберите завершенные оценки, обобщите и поделитесь результатами. При необходимости проведите встречу для обсуждения.
  • В целях оптимизации рассмотрите возможность использования программного обеспечения для управления оценкой кандидатов.
  • Согласитесь, будет ли кандидат продвигаться вперед в процессе.

Шаг № 10. Общение с кандидатами после собеседования

Держите кандидатов вовлеченными и информированными независимо от результатов собеседования (решения CRM могут помочь):

  • Информировать кандидатов о следующих шагах в процессе собеседования
  •  Сообщите принятым кандидатам, что они продвигаются в процессе
  • Пригласите отклоненных кандидатов присоединиться к вашему сообществу талантов

Исследования показывают, что кандидаты считают, что самая разочаровывающая часть поиска работы — это ожидание ответа от рекрутера после собеседования. Никогда не проводите больше недели без общения с кандидатом, даже если это просто для того, чтобы сообщить ему, что вы все еще ждете окончательного решения.

Шаг №11: Сделайте предложение и закройте сделку

На основе процесса оценки команда по найму должна выбрать лучшего кандидата (и резервную копию, если лучший кандидат сдаст работу).

  • Создайте предложение, включая зарплату, дату начала и условия найма. Это может включать работу с компенсациями, льготами и политикой занятости персонала.
  • Получить одобрение предложения от менеджера по найму и руководства.
  • Определите, какие элементы предложения подлежат обсуждению, а какие нет.
  • Попросите менеджера по найму или ведущего рекрутера сделать предложение по телефону, а затем отправить письменное предложение по электронной почте.
  • Получить подпись кандидата на окончательном предложении.
  • Сообщите своему новому сотруднику, что будет дальше и чего ожидать в первый день.
  • Сообщите резервному кандидату о результатах и ​​поддерживайте хорошие отношения.Вы никогда не знаете, когда представится другая возможность, соответствующая его/ее навыкам.

Шаг 12. Подготовка материалов для подготовки к посадке

В какой-то момент в процессе найма вы, вероятно, будете проводить проверку биографических данных и рекомендаций. Это может включать проверку судимости, трудовой книжки, проверку кредитоспособности, просмотр учетных записей в социальных сетях, тестирование на наркотики, медосмотр перед приемом на работу, право на работу и многое другое.

После того, как все будет проверено, рассмотрите возможность использования времени между принятием предложения и датой начала работы, чтобы помочь вашему новому сотруднику начать работу гладко (и не погрузиться в бумажную работу в свой первый рабочий день).Предоставьте документы для NDA, налоговых вычетов, выбора льгот, прямого депозита, корпоративной кредитной карты, визитных карточек и т. д. Также начните процесс резервирования офисных помещений и оборудования для вашего нового сотрудника.

Шаг № 13. Проведите адаптацию нового сотрудника

Поздравляем! Вы успешно справились с процессом найма, и у вас есть новый член команды, чтобы показать это. Теперь пришло время для адаптации сотрудников, отдельного, но не менее важного процесса для вовлечения и развития вашего нового сотрудника.

В первый день:

Не превращайте это в процедуру. Сосредоточьтесь на личных связях в первый день, а не на бумажной работе и презентациях преимуществ. Эти вещи необходимы, но если они могут подождать до конца недели, сделайте это. Вместо этого подумайте, что вы можете сделать, чтобы новые сотрудники сразу почувствовали себя частью команды. Повесьте приветственную табличку на их стол вместе с какой-нибудь фирменной сувенирной продукцией. Запланируйте обед с командой. Представьте их в общекорпоративном электронном письме.

В течение первой недели и далее:

Убедитесь, что новые сотрудники встречаются с нужными людьми. Организуйте встречи с ключевыми представителями каждого отдела, чтобы сотрудники знали, к кому обращаться, когда у них есть вопросы по каждой области бизнеса.

План на 30/60/90 дней. Дайте кандидатам конкретную картину того, над чем они будут работать в течение первых трех месяцев в компании, подготовив для них план на 30/60/90 дней. Работайте с менеджерами по найму, чтобы составить реалистичные ожидания относительно того, чего новые сотрудники должны достичь в первые дни работы.

Шаг № 14. Анализ результатов

После успешного найма сотрудника вернитесь к целям и показателям успеха, определенным на совещании по планированию, чтобы определить, что работает и должно продолжаться, и определить возможности для улучшения. Попросите менеджера по найму и нового сотрудника оставить отзыв. Подумайте, как технологии могут помочь упростить процесс найма, повысить производительность и освободить вас, чтобы вы могли сосредоточиться на том, что действительно важно: взращивание кандидатов и налаживание отношений для успешного найма.

Более чем каждый третий рекрутер указывает, что у них недостаточно времени для привлечения кандидатов.

Следуя пошаговому руководству каждый раз, когда ваша организация нанимает нового кандидата, вы сможете оптимизировать процессы, убедиться, что вся команда находится на одной странице, и определить, что можно улучшить в процессе найма.

Сравните различные документы, используемые в процессе отбора и найма организации Newvic Essay – 1713 Words

M1: Сравните цели различных документов, используемых в процессе отбора и найма в данной организации.
В этом задании я буду сравнивать цели различных документов, используемых в процессе отбора данной организации. В процессе найма и отбора за это время было использовано и проанализировано множество документов. В ходе этого процесса использовались такие документы, как описание работы, объявление о вакансии, спецификация человека, резюме, сопроводительное письмо, форма краткого списка, контрольный список для собеседования и вопросы для собеседования.
Должностная инструкция — это описание всего, что необходимо для конкретной должности.Он содержит название должности, основную цель работы и обязанности, необходимые для работы. Причина для описания работы очень важна, поскольку в этом документе будут перечислены роли и виды деятельности, за которые будет нести ответственность соискатель, если он решит подать заявку на работу. Этот документ находится в форме заявки, чтобы информировать заявителя о том, что требуется от него для этой роли. Компания Waitrose эффективно использовала должностную инструкцию. Используя документы в качестве метода ответа на большинство вопросов и запросов соискателей, информируя их о роли посредством подробного описания, они также использовали их для информирования соискателя небольшой справочной информацией о том, что требуется, если они должны были работать на них, это дает соискателю очень четкое представление о работе, на которую он рассматривает возможность подать заявку, а также отвечает на множество вопросов о должности и обязанностях.
Спецификация человека описывает требования, которым должен соответствовать соискатель, чтобы иметь возможность выполнять работу. Это отличается от описания работы, потому что описание работы описывает работу, в то время как спецификация человека описывает человека, необходимого для выполнения работы. Спецификация человека также помогает в процессе выбора, потому что помогает выбрать подходящего человека. Спецификация человека находится в форме заявки, чтобы сообщить соискателю, подходит ли он для этой работы.Этот документ также можно использовать при назначении персонала, потому что владелец может использовать его в качестве контрольного списка, чтобы убедиться, что человек, которого они выбирают, подходит для этой работы. Важно, чтобы навыки и опыт были включены в спецификацию человека и соответствовали должности, потому что существует риск того, что кто-то может быть принят на работу на неправильной основе. Спецификация человека помогает сфокусировать внимание в процессе найма и помогает избежать каких-либо проблем.
Целью объявления о работе является реклама и информирование людей о вакансии или вакансии.Тип информации, которую вы найдете в объявлении о работе, включает в себя название или название должности, краткое описание, которое обратится к соискателю о важности и ценности работы.
Объявление о вакансиях отличается от описания работы и служит своей цели — информировать сотрудников о том, в чем заключается их работа. Тогда как с объявлением о работе я…

TAM Recruitment Часто задаваемые вопросы

Если вы не нашли нужную информацию в разделе часто задаваемых вопросов ниже, вы можете обратиться к своему консультанту по привлечению талантов (TAC) или написать Talent по электронной почте по адресу [email protected]образование Мы также предлагаем обучение менеджеров по найму в течение года. Пожалуйста, ознакомьтесь с нашим расписанием обучения на сайте обучения подбору персонала или зарегистрируйтесь через учебный центр UC.


Управление позициями
  1. Следует ли подавать запрос на управление положением одновременно с запросом на вакансию?
  2. Как запросить новую должность?
  3. У меня есть номер должности, но мне нужно обновить описание работы. Каков процесс обновления описания работы?
  4. Если код работы (ранее известный как код должности) никогда ранее не использовался в UCSC, к кому мне обратиться, чтобы получить дополнительную информацию?
  5. Будет ли в UCPath место для просмотра описаний вакансий?
  6. Если у меня уже есть объявление о вакансии, а позже я решил, что хочу нанять больше кандидатов из набора, можем ли мы добавить вакансии к вакансиям?

  1. Следует ли подавать запрос на управление положением одновременно с запросом на вакансию?
    1. Нет, вам следует сначала отправить форму запроса на управление положением и убедиться, что она заполнена, прежде чем отправлять форму запроса на вакансию в Talent Acquisition. Пожалуйста, помните, что это ДВА ОТДЕЛЬНЫХ ШАГА, которые необходимо выполнить независимо, чтобы опубликовать новый набор.
  2. Как запросить новую должность?
    1. Чтобы запросить новую должность, вам необходимо заполнить Запрос управления позицией SHR (PCR). При заполнении этой формы вам будет предложено приложить заполненное и актуальное описание вакансии. Вы получите уведомление о том, что ваш запрос выполнен. На этом этапе вы можете приступить к запросу о новом наборе, отправив запрос на вакансию SHR TA.

      Для всех новых вакансий и существующих вакансий, в которые внесены изменения, необходимо отправить форму запроса на управление положением в отдел компенсации. *Обратите внимание: если изменений нет, вам все равно необходимо подтвердить, что описание работы уже прикреплено к должности в UCPath, прежде чем отправлять запрос на вакансию в Talent Acquisition.

  3. У меня есть номер должности, но мне нужно обновить описание работы. Каков процесс обновления описания работы?
    1. Чтобы обновить должностную инструкцию существующей должности, которая является вакантной или будет вакантной к моменту обновления, вам необходимо заполнить Запрос на управление положением SHR.При заполнении этой формы вам будет предложено приложить заполненное и актуальное описание вакансии.
  4. Если код работы (ранее известный как код должности) никогда ранее не использовался в UCSC, к кому мне обратиться, чтобы получить дополнительную информацию?
    1. Обратитесь к своему аналитику по компенсациям. Обратите внимание, что получение нового кода работы в кампусе может быть длительным процессом.
  5. Будет ли в UCPath место для просмотра описаний вакансий?
    1. Хотя описания вакансий хранятся в UCPath, большинство пользователей университетского городка не имеют доступа к их просмотру.Вы можете запросить копию должностной инструкции у своего аналитика по вознаграждениям. Когда конкурсный набор находится в процессе, мы будем хранить описание вашей работы в пакете документации по подбору персонала для справки.
  6. Если у меня уже есть объявление о вакансии, а позже я решил, что хочу нанять больше кандидатов из набора, можем ли мы добавить вакансии к вакансиям?
    1. Да. Дополнительные вакансии могут быть добавлены в вакансию после начала набора.Вы можете запросить добавление дополнительных номеров вакансий к вашей вакансии через функцию «Комментарии» в вашем запросе на вакансию. Любые дополнительные должности, добавленные к вашему набору, будут проходить обычный процесс утверждения с вашими утверждающими.
Запрос на вакансию в ИТ-запросе
  1. Может ли менеджер по найму делегировать кого-либо другому для начала работы в запросе на вакансию?
  2. Какова роль контактного лица по бюджету в форме запроса на вакансию?
  3. В поле «Заявка на вакансию» для «Расположение рабочей площадки» какое место следует выбрать для удаленных сотрудников?
  4. Если я хочу набрать несколько вакансий на одну и ту же вакансию, какие характеристики этих должностей должны быть одинаковыми? Как показать несколько смен?
  5. Если в форме «Запрос на вакансию» я выберу «Тип начальной проверки» «Окончание после определенной продолжительности», будет ли введенная мной продолжительность начинаться с момента отправки запроса?
  6. Должен ли я использовать форму запроса на вакансию, чтобы начать набор для найма студента?
  7. Как утверждающий набор (RA) назначается в запросе на вакансию?
  8. Может ли менеджер по найму и лицо, утверждающее набор, быть одним и тем же лицом?
  9. Если в нашем подразделении есть несколько утверждающих сотрудников (RA), все ли лица, указанные в запросе на вакансию, должны утверждать вакансию или предложение о работе?
  10. Каковы временные рамки с момента, когда менеджер по найму отправляет запрос на вакансию, до публикации объявления о наборе?
  11. Для вернувшегося на пенсию пенсионера, заполняющего нерекомендованную должность, где я должен указать информацию о кандидате и утверждения в запросе на вакансию?
  12. Для вернувшегося на пенсию пенсионера, заполняющего нерекомендованную должность, где я должен указать информацию о кандидате и утверждения в запросе на вакансию?

  1. Может ли менеджер по найму поручить кому-то другому начать работу в запросе на вакансию?
    1. Да, запрос на вакансию может быть отправлен от имени другого пользователя. При инициировании формы запроса на открытие вакансий имя запрашивающего будет автоматически заполнено именем вошедшего в систему пользователя, но его можно изменить. Пользователь, указанный в поле «Имя запрашивающего», будет основным контактным лицом для этого запроса и получит основной объем уведомлений по запросу. Если менеджер по найму и заказчик — разные люди, оба получат уведомления по электронной почте. Если кто-то, кроме менеджера по найму, будет выступать в качестве запрашивающего, полезно, чтобы он прошел обучение по набору менеджеров по найму, предлагаемое Talent Acquisition.
  2. Какова роль контактного лица по вопросам бюджета в форме запроса на вакансию?
    1. Когда запрос будет отправлен, контактное лицо по бюджету получит электронное письмо, чтобы сообщить им, что этот набор начинается, чтобы напомнить им проверить, что финансирование было введено для позиции (должностей). Контактное лицо по бюджету не имеет роли утверждения в форме запроса на вакансию, если только отдел не назначил его также в качестве утверждающего найма отдела.
  3. В поле «Запрос на вакансию» для «Расположение рабочей площадки» какое место следует выбрать для удаленных сотрудников?
    1. Местом запроса на открытие вакансии (JOR) по умолчанию будет место, связанное с ОТДЕЛОМ, а не тем, что находится в управлении должностями, поэтому вам необходимо убедиться, что запрос на открытие работы обновлен, чтобы указать соответствующее место работы.
  4. Если я хочу набрать несколько вакансий на одну и ту же вакансию, какие характеристики этих должностей должны быть одинаковыми? Как показать несколько смен?
    1. Следующие свойства должности должны быть одинаковыми, чтобы на одну и ту же вакансию можно было нанять несколько должностей:
      1. Классификация сотрудников (назначение)
      2. Код работы (классификация кода должности)
      3. ЭПЗ (процент времени)
      4. Отдел
    2. Технически можно указать несколько смен, но со стратегической точки зрения лучше опубликовать их как отдельные вакансии, так как многие соискатели захотят работать только в одну из предложенных смен (как правило, в дневную смену). Однако, если вы хотите опубликовать их вместе, вы можете выбрать все подходящие поля в разделе «Параметры информации о расписании», а затем перечислить специальные инструкции, касающиеся нескольких смен, в поле комментариев «Дополнительные комментарии для привлечения талантов» в нижней части задания. Форма заявки на открытие.
  5. Если в форме запроса на вакансию я выберу тип первоначального просмотра “Окончание после определенной продолжительности”, будет ли введенная мной продолжительность начинаться с момента подачи запроса?
    1. №Введенная конкретная продолжительность начинается с момента публикации вакансии.
  6. Должен ли я использовать форму запроса на вакансию, чтобы начать набор для найма студента?
    1. Нет. Наем студентов в UCSC — это другой процесс, требующий обращения в Центр карьеры.
  7. Как утверждающий наем (RA) назначается в запросе на вакансию?
    1. RA назначается главным офицером, и их может быть до четырех. Имена назначенных RA будут предварительно заполнены для вас в форме.
  8. Может ли менеджер по найму и лицо, утверждающее набор, быть одним и тем же лицом?
    1. Нет. В случае, если основной утверждающий найм также является менеджером по найму, запрос должен будет утвердить резервный утверждающий.
  9. Если в нашем подразделении есть несколько утверждающих сотрудников (RA), все ли лица, указанные в запросе на вакансию, должны утверждать вакансию или предложение о работе?
    1. Все лица, утверждающие набор персонала (RA), указанные в запросе на вакансию, получат уведомление, если запрос ожидает утверждения.Обычно в подразделении определяется первичный утверждающий, и он утверждает данный запрос. Основной утверждающий обязан сообщить резервным утверждающим, если им нужно предпринять какие-либо действия для утверждения запроса.
  10. Каковы временные рамки с момента, когда менеджер по найму отправляет запрос на вакансию, до публикации объявления о наборе?
    1. Существует множество факторов, которые могут повлиять на время выполнения заказа. Это может занять до двух недель с момента подачи менеджером по найму запроса на вакансию до публикации объявления о наборе на портале кандидатов.Более подробную информацию можно найти на нашей веб-странице, посвященной решению проблемы привлечения талантов.
  11. Для вернувшегося на пенсию пенсионера, заполняющего нерекомендованную должность, где я могу указать информацию о кандидате и утверждения в запросе на вакансию?
    1. Процесс такой же, как и при обычном невербовке. При подаче запроса на вакансию вам следует выбрать вариант «Невербовка». Единственное отличие состоит в том, что вам нужно будет приложить PDF-файл с соответствующими разрешениями пенсионеров.Используйте поле для комментариев «Дополнительные инструкции для TA», если у вас есть конкретные комментарии или информация для сообщения.
  12. Когда вам потребуется включить сотрудника, не являющегося сотрудником UCSC, в запрос на вакансию?
    1. У вас может быть деловая необходимость включить в этот запрос сотрудника, не являющегося сотрудником UCSC. Одним из приведенных примеров является то, что комитет по найму может включать городского инспектора при выборе инженера.
Рекрутинг Роли
  1. Могут ли менеджеры по найму привлекать других для помощи в административных аспектах найма?
  2. Что такое CHM или сертифицированный менеджер по найму?
  3. Что такое роль утверждающего найма (RA)?
  4. Может ли утверждающий наем (RA) вносить изменения в объявление о вакансии TAM?

  1. Могут ли менеджеры по найму привлечь других для помощи в административных аспектах найма?
    1. Уместно получить административную помощь на любом этапе процесса.
  2. Что такое CHM или сертифицированный менеджер по найму?
    1. CHM означает сертифицированный менеджер по найму. Эта роль назначается кому-то из вашего отдела руководством отдела, который будет работать с менеджерами по найму и техническим персоналом, чтобы контролировать обязанности по набору персонала. Типы обязанностей, которые будет контролировать CHM, будут варьироваться в зависимости от конкретных потребностей в отделе.
  3. Что такое роль Утверждающего найма (RA)?
    1. Утверждающие сотрудники назначаются главным сотрудником.Для запросов о приеме на работу: RA отвечает за подтверждение утверждения объявления о вакансии и объявленной заработной платы. Для предложений о работе: RA утверждает заработную плату для оплаты каждого выбранного кандидата и расходов на переезд, если это необходимо.

      Кроме того, все, что утверждает RA, определяется подразделением на основе их собственных бизнес-процессов. *Примечание: Менеджер по найму никогда не может выступать в качестве RA для собственного найма.

  4. Может ли уполномоченный по найму (RA) вносить изменения в объявление о вакансии TAM?
    1. RA не может вносить изменения в TAM.RA получит электронное письмо с запросом на утверждение с прикрепленным PDF-файлом публикации. Если изменения необходимы, RA может отклонить запрос на утверждение по электронной почте. Когда они нажимают кнопку «Отклонить», появляется новое электронное письмо, и RA может ввести комментарии, чтобы сказать, почему они отклоняют его и какие изменения они хотят внести. Затем TAC внесет запрошенные изменения в TAM.
Размещение вакансии
  1. Могу ли я опубликовать объявление о наборе на несколько вакансий в одной и той же вакансии?
  2. Будут ли использоваться дополнительные вопросы, чтобы узнать у заявителей, обладают ли они определенной лицензией?

  1. Могу ли я опубликовать объявление о наборе на несколько вакансий в одной и той же вакансии?
    1. Да, на одну и ту же вакансию можно набирать несколько вакансий.Следующие свойства позиции должны быть одинаковыми, чтобы на одну и ту же вакансию можно было нанять несколько должностей:
      • Отдел (можно изменить позже… свяжитесь с вашим TAC)
      • Должность FTE (можно изменить позже… свяжитесь с вашим TAC)
      Кроме того, Классификация сотрудников (Карьера, Контракт, Ограниченная ответственность и т. д.) также должна быть одинаковой для всех должностей, на которые принимаются сотрудники.Это указано в Заявке на вакансию, а не в позиции.
  2. Будут ли использоваться дополнительные вопросы, чтобы узнать у заявителей, обладают ли они определенной лицензией?
    1. Да, и если наличие лицензии является особым условием трудоустройства, может потребоваться дополнительный вопрос.
Шлюзы-кандидаты
  1. Что такое шлюз кандидатов?
  2. Могут ли заявители редактировать или отзывать свои заявки после их подачи?
  3. Каков полный список статусов приложений, найденных в шлюзах-кандидатах на вкладке «Мои действия»?

  1. Что такое шлюз кандидатов?
    1. Кандидатский шлюз — это веб-сайт, на котором можно просмотреть и подать заявку на вакансию в Калифорнийском университете в Санта-Крус.Сайт доступен по адресу jobs.ucsc.edu. Существует два шлюза кандидатов: внешний шлюз кандидатов используется широкой публикой, а внутренний шлюз кандидатов должен использоваться текущими сотрудниками UCSC при подаче заявок.
  2. Могут ли заявители редактировать или отзывать свои заявки после их подачи?
    1. Заявки могут быть отозваны после подачи, но их нельзя редактировать. Если заявитель хочет обновить свою заявку, он может подать новую до IRD, и самая последняя заявка будет направлена ​​в отдел найма.
  3. Каков полный список статусов приложений, найденных в шлюзах-кандидатах на вкладке «Мои действия»?
    1. Есть пять статусов приложения. См. полный список сведений о состоянии ЗДЕСЬ
      1. Заявка получена: Кто-то подал заявку, и ни по одному из заявителей не было предпринято никаких действий
      2. Направлено на дальнейшее рассмотрение: Кто-то подал заявку, и после прохождения IRD материалы заявки были направлены в отдел найма для рассмотрения
      3. Больше не рассматривается: кто-то подал заявку, но она была отклонена
      4. Предложение: кто-то подал заявку, был выбран, но еще не принял предложение в TAM
      5. Предложение принято: Если кто-то принял предложение в TAM
Набор документов для найма
  1. Кто получит ссылку на набор документов по набору персонала?
  2. Какие необходимы документы?
  3. Зачем использовать Document Suite через Google Диск, а не по электронной почте?
  4. Как открыть документы в наборе документов по набору персонала?
  5. Если я работаю с формами в Google Docs, почему это в версии Microsoft
  6. Может ли менеджер по найму поделиться набором документов по набору персонала с другими?
  7. Защищен ли паролем набор документов по набору персонала?
  8. Как другие члены комитета по найму могут узнать, как эффективно использовать комплект документации по набору персонала?
  9. Когда мы должны заполнять набор документов по набору документов?
  10. Если в пути будут изменения, могу ли я продолжить заходить и менять документы?
  11. Если первоначальное предложение не принимается и мне нужно нанять второго кандидата, позволяют ли документы Набора документов по найму гибко изменять информацию?
  12. Будет ли комитет по найму иметь постоянный доступ к RDS?
  13. Как избежать влияния на членов комитета оценки кандидатов другими членами комитета?
  14. Как председатель комитета может определить, кто является оценщиком в матрице отбора?
  15. Ячейки в общей матрице заблокированы, чтобы ничего не было удалено?
  16. Если я провожу собеседования по телефону в качестве мини-отбора, чтобы узнать, кого мы перейдем к следующему собеседованию, существуют ли разные формы, которые можно использовать для двух раундов отбора?
  17. Где указать, что собеседование проводилось по телефону?
  18. Если сотрудник работал на территории кампуса, требуются ли документы для проверки рекомендаций?
  19. Можем ли мы изменить вопросы в форме проверки рекомендаций?
  20. Должен ли я обновлять Журнал рассмотрения кандидатов и кандидатов, когда у нас есть окончательное решение по каждому кандидату, или мне следует подождать до конца и заполнить весь документ сразу?
  21. Прежде чем сделать неофициальное предложение о приеме на работу на конкурсной основе, должен ли менеджер по найму заполнить документы в наборе документов по подбору персонала?
  22. Когда и как я уведомлю Talent Acquisition о том, что документы в наборе документов по подбору персонала завершены?
  23. Как подать документы о найме в случае нескольких наймов? Как документация по найму будет работать при непрерывном наборе?
  24. Сколько времени проходит от заполнения документов по набору персонала до получения доступа к выбранному кандидату?
  25. Потребуется ли подразделению добавлять печатные копии документов в пакет документов по набору персонала?

  1. Кто получит ссылку на набор документов для найма?
    1. Ссылка будет отправлена ​​запрашивающему и менеджеру по найму. Затем менеджер по найму может поделиться этой ссылкой с членами комитета по найму, если это необходимо.
  2. Какие необходимы документы?
    1. Необходимые документы указаны в документе «0. Обзор бланков найма» . За исключением обзорного документа и Руководства по общению с кандидатами и кандидатами , все формы, представленные в наборе документов для найма, являются обязательными – существует одна матрица отбора, которая является необязательной для тех, кто проходит более одного раунда отбора, но если он используется, он также требуется.

      Все документы, созданные подразделением в процессе планирования и проверки найма, также должны храниться в наборе документов по найму. Это также включает внутреннюю коммуникацию между членами комитета и коммуникацию между заявителями/кандидатами и контактным лицом отдела — это, вероятно, потребует от вас сохранения соответствующих электронных писем, которые были отправлены и получены.

  3. Зачем использовать Document Suite через Google Диск, а не по электронной почте?
    1. По разным причинам ITS сообщил, что обмен информацией через Google Диск намного безопаснее, чем электронная почта.Есть также некоторые преимущества использования Google Диска, в том числе простота обмена, возможность обновления разрешений и сокращение трафика электронной почты.
  4. Как открыть документы в наборе документов по набору персонала?
    1. За исключением перенаправляемых приложений, необходимо дважды щелкнуть документ, а затем выбрать параметр «Открыть с помощью Google Таблиц/Документов». Не загружайте документы из комплекта документов по подбору персонала. Не конвертируйте файлы в формат листов или документов.Когда вы работаете с этими документами в браузере, Google автоматически сохраняет ваш прогресс.

      ИСКЛЮЧЕНИЕ: Поскольку приложения представляют собой файлы PDF, лучше всего дважды щелкнуть файл для просмотра (а не открывать его как документ Google). Если вам нужно открыть PDF-файлы, вы можете загрузить или распечатать их из браузера. Если вы откроете с помощью Google Docs, формат будет ухудшен, и вы непреднамеренно создадите дубликат файла.

  5. Если я работаю с формами в Google Docs, почему это в версии Microsoft?
    1. Создание документов в версии Microsoft позволяет нам иметь форматирование, необходимое для эффективного обмена документами.Важно, чтобы вы всегда взаимодействовали с этими документами в своем браузере. Чтобы получить доступ к документу, дважды щелкните документ, а затем нажмите «Открыть с помощью {Docs/Sheets}».
  6. Может ли менеджер по найму делиться набором документов по подбору персонала с другими?
    1. Да, любой, у кого есть электронная почта UCSC, может получить доступ к набору документов по подбору персонала, если у него есть ссылка. Подразделение несет ответственность за то, чтобы доступ имели только те, кто участвует в процессе. Если вы обнаружите, что ссылка на документы была опубликована за пределами целевой аудитории или данные были скомпрометированы, немедленно свяжитесь с Talent Acquisition.
  7. Защищен ли паролем пакет документов по подбору персонала?
    1. Пароль для наборов документов по набору персонала отсутствует. ЛЮБОЙ, у кого есть ссылка, сможет редактировать все документы в вашем пакете, поэтому будьте внимательны, делясь этой ссылкой. Это конфиденциальные записи.Если у вас есть вопросы о разрешениях, обращайтесь по адресу [email protected]
  8. Как другие члены комитета по найму могут узнать, как эффективно использовать пакет документации по подбору персонала?
    1. Мы предлагаем постоянный курс набора для менеджеров по найму через учебный центр UCSC. Любой, кому необходимо знать, как использовать эти документы, должен посетить одно из этих занятий. Для получения конкретной информации о том, как использовать тот или иной документ, вы можете обратиться к своему консультанту по привлечению талантов (TAC).
      У нас также сокращены часы работы по понедельникам с 23:00 до 12:00. Чтобы получить ссылку для присоединения через ZOOM, обратитесь к своему TAC или по адресу [email protected]
  9. Когда мы должны заполнять пакет документов по подбору персонала?
    1. Лучше всего просматривать, использовать и/или обновлять документы по мере прохождения процесса найма. Они должны быть заполнены до того, как Talent Acquisition обработает предложение о работе, но решение о том, когда их заполнять, зависит от подразделения.Дополнительные указания см. в разделе « 0. Обзор форм найма » в комплекте документации по найму.
  10. Если в пути будут изменения, могу ли я продолжить заходить и менять документы?
    1. Это зависит от изменений, поэтому мы рекомендуем вам проконсультироваться со своим консультантом по привлечению талантов (TAC), прежде чем вносить какие-либо изменения. TAC поможет вам определить, можно ли внести какие-либо изменения или лучше сделать примечание к файлу найма.

      Не следует изменять, удалять или переупорядочивать имена кандидатов в матрицах — это нарушит формулы, существующие на нескольких вкладках. Ваши окончательные решения должны быть представлены в журнале рассмотрения заявок и кандидатов (ACDL). Мы присвоим статус кандидатам, когда вы будете готовы закрыть набор, и мы не можем изменить статусы в TAM после их отправки.

  11. Если первоначальное предложение отклоняется и мне нужно нанять второго кандидата, позволяют ли документы Набора документов по найму гибко изменять информацию?
    1. Да.При подготовке к неофициальному предложению лучше всего иметь одного или двух запасных кандидатов, которых вы «придержите» на случай, если что-то изменится с выбранным вами кандидатом. В журнале рассмотрения кандидатов и кандидатов для этих кандидатов указан статус «удержано», поэтому они не будут отклонены в процессе рассмотрения кандидатов.
  12. Будет ли комитет по найму иметь постоянный доступ к RDS?
    1. Подразделение по найму будет иметь доступ только для просмотра после закрытия набора. Talent Acquisition является хранителем этих записей, и мы удалим информацию через четыре (4) года. Ожидается, что подразделения выработают привычку размещать все документы по найму в папке «Документы подразделения» в наборе документов по найму, включая соответствующие внутренние разговоры, общение с кандидатами, информацию о проверке рекомендаций и любую другую документацию, связанную с наймом.
  13. Как избежать влияния на членов комитета оценки кандидатов другими членами комитета?
    1. Менеджер по найму или председатель должны сообщить членам комитета, что матрицы отбора являются общими документами.Несмотря на то, что оценщики могут видеть все вкладки оценщиков в документе, все члены комитета должны выполнять свою работу индивидуально, а затем собираться вместе, чтобы обсудить детали и прийти к консенсусу. Активный разговор между членами комитета об их индивидуальных оценках является ключевым шагом в выявлении ошибок в процессе оценки (например, игнорировании определенного навыка), а также выявлении общих предубеждений, которых следует избегать.
  14. Как председатель комитета может определить, кто является оценщиком в матрице отбора?
    1. Оценщики добавят свое имя в верхнюю часть вкладки Оценщик, поэтому их имена появятся на странице Сводка при добавлении этих данных.Мы также рекомендуем вам переименовать вкладки оценщиков, чтобы они отражали имена отдельных оценщиков.

      Обратите внимание, : хотя это единственное место, где менеджеры по найму и комитеты могут настраивать эти формы, другие изменения в этих документах могут вызвать проблемы в этих документах. Если вас интересуют какие-либо другие настройки, сначала обратитесь по адресу [email protected], чтобы убедиться, что настройка не создаст никаких проблем.

  15. Ячейки в общей матрице заблокированы, чтобы ничего не было удалено?
    1. Большинство ячеек на вкладках Оценщика предназначены для редактирования, поэтому они не заблокированы.Поля, которые мы не хотим редактировать, заштрихованы серым цветом — их может редактировать только Talent Acquisition. Вам следует прочитать Инструкции по необходимым документам, чтобы иметь четкое представление о том, какую информацию будет предоставлять устройство.
  16. Если я провожу собеседования по телефону в качестве мини-отбора, чтобы узнать, кого мы перейдем к следующему собеседованию, существуют ли разные формы, которые можно использовать для двух раундов отбора?
    1. Существует несколько форм, которые вы можете использовать, если у вас будет более одного раунда предварительных собеседований.Вы будете использовать «4. Матрица отбора — все кандидаты» , чтобы провести первоначальный отбор всех кандидатов, чтобы выбрать тех, кого вы хотите перейти к следующему этапу отбора. Если вы хотите провести «мини-» проверку этих заявителей, вы можете использовать форму «5. Матрица отбора — продолжающие соискатели» для оценки тех, кто был проверен по телефону, чтобы указать, кто будет продвигаться вперед. «6. Матрица отбора – прошедшие собеседование кандидаты» будет использоваться для документирования отбора на собеседовании. Можно сделать копии «6.Матрица скрининга — кандидаты, прошедшие собеседование» , если у вас есть дополнительные раунды собеседования, если это необходимо.
  17. Где указать, что собеседование проводилось по телефону?
    1. Если кандидат проходит собеседование каким-либо образом, отличным от других кандидатов, это должно быть отмечено в поле «Примечания» для этого кандидата на вкладке «Сводка» в разделе «6. Матрица отбора – проинтервьюированные кандидаты».
  18. Если сотрудник работал на территории кампуса, требуются ли документы для проверки рекомендаций?
    1. Настоятельно рекомендуется выполнить две или более проверки рекомендаций для текущего сотрудника UCSC.Свяжитесь с отделом кадров, чтобы договориться о просмотре личного дела в рамках проверки ваших рекомендаций.
  19. Можем ли мы изменить вопросы в форме проверки рекомендаций?
    1. Да, вы можете использовать существующие вопросы, добавлять новые или полностью изменять их. Лучше всего обновить основную форму проверки рекомендаций, указав вопросы, которые вы собираетесь использовать, а затем продублировать вкладку, чтобы у вас было по одной для каждой проверки рекомендаций, которую завершит модуль. Вы можете переименовать вкладки, чтобы указать имя кандидата и имя члена комитета или назначенного лица, выполняющего проверку рекомендаций.
  20. Должен ли я обновлять журнал рассмотрения кандидатов и кандидатов, когда у нас есть окончательное решение по каждому кандидату, или мне следует подождать до конца и заполнить весь документ сразу?
    1. Мы рекомендуем вам обновлять Журнал рассмотрения кандидатов и кандидатов каждый раз, когда принимается окончательное решение о кандидате. Это уменьшает объем данных, необходимых для ввода в конце процесса отбора, и позволяет Talent Acquisition предоставлять эту информацию кандидатам, которые ищут обновленную информацию о статусе своей заявки.
  21. До того, как будет сделано неофициальное предложение о приеме на работу на конкурсной основе, должен ли менеджер по найму заполнить документы в наборе документов по подбору персонала?
    1. Это не требуется на этапе неофициального предложения о работе. Некоторые отделы делают неофициальное предложение выбранному кандидату, прежде чем работать с Talent Acquisition, чтобы расширить официальное предложение о работе. Ваши необходимые документы должны быть готовы для рассмотрения Talent Acquisition, когда вы будете готовы предоставить информацию о выбранном кандидате и предложении о работе Talent Acquisition, чтобы начать процесс официального предложения.
  22. Когда и как я могу уведомить Talent Acquisition о том, что документы в наборе документов по подбору персонала завершены?
    1. Чтобы уведомить Talent Acquisition о том, что ваши документы готовы, добавьте комментарий в Запрос на вакансию, чтобы ваш TAC знал, что набор документов по подбору персонала завершен, и вы готовы ввести данные выбранного кандидата. В качестве альтернативы вы можете отправить электронное письмо по адресу [email protected], чтобы предупредить команду по привлечению талантов.
  23. Как подать документы о приеме на работу в случае нескольких наймов? Как документация по найму будет работать при непрерывном наборе?
    1. Если у вас есть несколько нанятых сотрудников, заполненные документы не связаны с приобретением талантов до тех пор, пока вы не будете готовы принять окончательное решение о найме. Мы понимаем, что некоторые документы могут быть неполными, но проверим, чтобы вы документировали и отслеживали прогресс, когда вы начинаете делать предложения. За исключением бланка проверки рекомендаций, который необходимо заполнить для каждого нанятого вами кандидата, документы будут использоваться для отслеживания информации обо ВСЕХ кандидатах и ​​кандидатах, направленных в подразделение.

      Мы ожидаем, что в случае непрерывного найма ваша работа по отбору кандидатов будет выполняться в течение более длительного периода времени и что вам нужно будет располагать кандидатов на разных этапах отбора.Когда вы проводите проверку и найм, вам нужно будет указать расположение тех, в отношении которых вы приняли окончательное решение. Например, если вы отсеяли несколько кандидатов, которые больше не находятся на рассмотрении, укажите это в журнале рассмотрения кандидатов и кандидатов (ACDL). Для тех, кого вы хотите держать в поле зрения, вы можете использовать статус «удержания» в ACDL, чтобы указать, что вы распорядитесь ими позже. Когда вы будете готовы приступить к первому из нескольких предложений о работе в этой ситуации, обратитесь к Talent Acquisition через комментарии к запросу на вакансию, и мы проверим, используются ли ваши документы так, как они предназначены.На этом этапе Talent Acquisition откроет поле выбора кандидатов, и вы сможете приступить к своим предложениям. Как только поле будет открыто, оно останется открытым для дополнительных наймов.

  24. Сколько времени проходит от завершения документов по набору персонала до получения доступа для ввода выбранного кандидата?
    1. Мы понимаем, что этот шаг зависит от времени. Наше время ответа будет варьироваться от 1 до 2 рабочих дней в зависимости от того, сколько информации необходимо проверить и сколько других подразделений мы работаем.После того, как вы уведомите Talent Acquisition о том, что ваши документы заполнены, мы выполним свою работу, чтобы проверить заполнение документов и открыть поле «Выбор кандидата» в запросе на вакансию, как только сможем.
  25. Потребуется ли подразделению добавлять печатные копии документов в пакет документов по подбору персонала?
    1. Если они используются во время найма, вам необходимо убедиться, что они доступны для Talent Acquisition, либо в виде электронных копий документов в наборе документов для найма, либо в печатных копиях, которые отправляются нам по внутренней почте.Мы будем принимать печатные документы, как и раньше, но если у вас есть пропускная способность, чтобы отсканировать их и сохранить цифровые копии в наборе документов для найма, это было бы идеально.
Процесс собеседования / отбор кандидатов
  1. Нужно ли входить в TAM для получения приложений? Если у нас нет доступа к TAM, как и когда я получу доступ к материалам заявки?
  2. Как нам запросить дополнительные приложения от Talent Acquisition?
  3. Может ли подразделение по найму получать заявки до даты первоначального рассмотрения (IRD)?
  4. Что произойдет, если кандидат откажется от открытия вакансии после того, как его заявление будет направлено менеджеру по найму? Будет ли уведомлен менеджер по найму?
  5. Если есть заместители на собеседовании, будет ли у этих кандидатов другой статус? На самом деле мы можем не брать у них интервью, но мы все еще можем их рассматривать.

  1. Нужно ли входить в TAM для получения приложений? Если у нас нет доступа к TAM, как и когда я получу доступ к материалам заявки?
    1. Все заявки будут направляться менеджеру по найму через пакет документации по подбору персонала. Talent Acquisition загрузит материалы заявки в папку в вашем RDS для этого набора в течение двух рабочих дней с даты первоначального рассмотрения.
  2. Как мы можем запросить дополнительные приложения от Talent Acquisition?
    1. Отправьте электронное письмо по адресу [email protected] запрашивает дополнительные заявки. Talent Acquisition добавит дополнительные заявки в набор документов по набору персонала и добавит имена новых кандидатов в соответствующие формы ПОД другими кандидатами, направленными по маршруту. Имена больше не будут в алфавитном порядке, но мы делаем это, чтобы не было путаницы в том, какие приложения уже были просмотрены.
  3. Может ли подразделение по найму получать заявки до даты первоначального рассмотрения (IRD)?
    1. Наша политика кампуса требует, чтобы мы ждали маршрутизации приложений до тех пор, пока не пройдет IRD. Период IRD составляет минимум две недели. Talent Acquisition направит заявки в течение двух дней после IRD.
  4. Что произойдет, если кандидат откажется от открытия вакансии после того, как его заявление будет направлено менеджеру по найму? Будет ли уведомлен менеджер по найму?
    1. В настоящее время автоматическое уведомление об отзыве заявки заявителем отсутствует. Talent Acquisition будет периодически создавать отчет, чтобы найти кандидатов, которые были направлены менеджерам по найму, которые с тех пор отозвали свою заявку, и свяжется с менеджерами по найму, чтобы сообщить им об отзыве.
  5. Если есть заместители на собеседовании, будет ли у этих кандидатов другой статус? На самом деле мы можем не брать у них интервью, но мы все еще можем их рассматривать.
    1. Кандидаты, определенные как заместители, будут видеть свой статус «На рассмотрении», пока они являются заместителем, что является таким же, как у остальных отклоненных заявителей и кандидатов. Статусы заявителя и кандидата в шлюзе кандидатов не изменяются до тех пор, пока вакансия не будет закрыта, и они присваиваются на основе информации, предоставленной в форме «8.Журнал учета заявок и кандидатов» . Чтобы отследить кого-либо, кого вы хотите держать в поле зрения, вы можете использовать столбец (E) на «8. Журнал учета заявок и кандидатов» .
Предложения о работе
  1. Какие шаги нужно предпринять, чтобы получить предложение о работе после того, как я отправлю информацию в JOR?
  2. Что мне делать после того, как я идентифицировал выбранных кандидатов?
  3. Где на этапе предложения о работе я должен указать информацию об особых обстоятельствах?
  4. В чем разница между неофициальными предложениями, условными предложениями и официальными предложениями?
  5. Подразделению все еще необходимо сделать неофициальное предложение?
  6. Как предложения о работе распространяются на кандидатов?
  7. После того, как я заполню документы для найма и отправлю сведения о выбранном кандидате, через какое время Talent свяжется с моим кандидатом?

  1. Какие шаги нужно предпринять, чтобы получить предложение о работе после того, как я отправлю информацию в JOR?
    1. После того, как информация о выбранном кандидате будет отправлена, Talent Acquisition:
      • Ознакомьтесь с информацией о предложении о работе
      • Проконсультируйтесь с вами, если возникнут вопросы или проблемы
      • Получите одобрение от ваших утверждающих сотрудников
      • Продлить условное устное предложение выбранному кандидату
        • Если применимо, инициируйте процесс проверки биографических данных
      • Завершить официальное предложение и установить дату начала с кандидатом
      • Утвердить и опубликовать предложение о работе в TAM
  2. Что мне делать после того, как я идентифицировал выбранных кандидатов?
    1. Чтобы продолжить работу с предложением о работе, вам сначала необходимо заполнить все необходимые документы в наборе документов по подбору персонала и уведомить отдел привлечения талантов через поле комментариев в RITM запроса ИТ или по электронной почте на адрес [email protected] образование Как только Talent Acquisition подтвердит, что документы заполнены, мы разблокируем раздел «Выбранный кандидат» в запросе на вакансию. Вы получите уведомление по электронной почте, когда получите доступ к разделу «Выбранный кандидат».
  3. Где на стадии предложения о работе я должен указать информацию об особых обстоятельствах?
    1. Когда вы вводите информацию о выбранном кандидате в форму запроса на вакансию, эту информацию необходимо указать в поле для комментариев «Дополнительные инструкции для ТП».
  4. В чем разница между неофициальными предложениями, условными предложениями и официальными предложениями?
    1. Предложения о работе UCSC появляются поэтапно. Неофициальное предложение является необязательным и продлевается подразделением по найму до того, как оно отправит детали предложения в Talent Acquisition. Условное предложение продлевается за счет приобретения талантов и зависит от определенных условий, таких как проверка биографических данных. Официальное предложение продлевается по программе Talent Acquisition после завершения проверки биографических данных или если проверка биографических данных не требуется и отсутствуют другие условия.Дата начала устанавливается на этапе официального предложения. Мы рекомендуем кандидату не уведомлять своего нынешнего работодателя до тех пор, пока официальное предложение не будет продлено.
  5. Подразделению все еще необходимо сделать неофициальное предложение?
    1. Хотя это типично, это не обязательно. Если это часть процесса вашего отдела, мы рекомендуем HM сделать неофициальное предложение перед отправкой работы в TA
    2. .
  6. Каким образом предложения о работе распространяются на кандидатов?
    1. Как только детали предложения о работе будут одобрены вашим утверждающим лицом, Talent Acquisition свяжется с кандидатом, чтобы продлить условное устное предложение.Как только кандидат устно примет условное предложение о работе и завершит проверку биографических данных (если применимо), Talent Acquisition завершит официальное предложение через Candidate Gateway. Как только кандидат примет официальное предложение о работе через Candidate Gateway. Как только кандидат примет официальное предложение о работе через Candidate Gateway, менеджер по найму получит уведомление, подтверждающее, что это произошло. Никаких действий со стороны менеджера по найму не требуется.
  7. После того, как я заполню документы о приеме на работу и отправлю сведения о выбранном кандидате, через какое время Talent свяжется с моим кандидатом?
    1. После того, как менеджер по найму отправит информацию о предложении работы выбранного кандидата в запросе на вакансию и при условии отсутствия проблем, это может занять до 5 рабочих дней. Существует множество факторов, которые могут повлиять на время выполнения заказа. Более подробную информацию можно найти на нашей веб-странице, посвященной решению проблемы привлечения талантов.
Связь с кандидатами и кандидатами
  1. Должен ли менеджер по найму сообщать окончательный статус всем отклоненным кандидатам?
  2. В прошлом я не связывался с отсеянными кандидатами. Теперь мы обязаны это делать?
  3. Могу ли я информировать заявителей и кандидатов об их статусе в процессе проверки, а не в конце?
  4. При обращении к кандидатам, которые не были выбраны, могу ли я отправить одно электронное письмо со скрытой копией всех кандидатов?

  1. Должен ли менеджер по найму сообщать окончательный статус всем отклоненным кандидатам?
    1. Да, менеджеры по найму или назначенные ими лица должны связаться со всеми кандидатами, которые были им направлены, чтобы сообщить им об их окончательном статусе.Чтобы упростить этот шаг, мы предоставили контактную информацию заявителей в Журнале обработки заявок и кандидатов (ACDL), а также предоставили некоторые образцы формулировок, которые можно использовать при общении с кандидатами. Пожалуйста, ознакомьтесь с «Руководством по общению соискателей и кандидатов» в пакете документов по подбору персонала.
  2. В прошлом я не связывался с отсеянными кандидатами. Теперь мы обязаны это делать?
    1. Всегда ожидалось, что вы замкнете цикл с отклоненными кандидатами, чтобы дать им понять, что они не продвигаются вперед.Если кандидат прошел собеседование, всегда лучше позвонить, а затем, если вы не сможете связаться с ним, сообщите ему об этом по электронной почте. Для тех, кто был рассмотрен, но не проинтервьюирован, электронная почта в порядке. В наборе документации по найму есть файл под названием «Руководство по общению с кандидатами и кандидатами», в котором есть различные шаблоны, которые вы можете использовать для отправки электронных писем или при планировании телефонного звонка, чтобы сообщить кандидату, что он больше не рассматривается.
  3. Могу ли я информировать заявителей и кандидатов об их статусе в процессе отбора, а не в конце?
    1. Да, когда вы примете окончательное решение в отношении заявителя, мы настоятельно рекомендуем вам сообщить ему об этом и задокументировать это решение в форме «8. Журнал обращений заявителей и кандидатов». Это лучший способ. Вы хотите быть уверены, что это окончательное решение, когда вы протянете руку.
  4. При обращении к кандидатам, которые не были выбраны, могу ли я отправить одно электронное письмо, в котором будут скрыты все кандидаты?
    1. Да, это распространенный подход. При составлении электронного письма начните его со слов «Уважаемый заявитель». Кандидатам, прошедшим собеседование, мы рекомендуем телефонный звонок. Если с интервьюируемым невозможно связаться, отправьте персонализированное электронное письмо.

 


Шаблоны документов :: REC

Эти шаблоны, адаптированные к потребностям рекрутинговой индустрии Великобритании, можно использовать при привлечении клиентов, соискателей и ваших сотрудников

.

Эти шаблоны, адаптированные к потребностям рекрутинговой индустрии Великобритании, можно использовать при привлечении клиентов, соискателей и ваших сотрудников

.

Обновлены типовые договоры – март 2021 г.

Мы провели полную проверку наших типовых контрактов, чтобы отразить предстоящие изменения в правилах выплаты заработной платы (IR35) и сократить количество контрактов, которыми должны управлять участники.

Найдите последние рекомендации по нашему концентратору IR35 и загрузите последние контракты здесь.

Станьте корпоративным членом REC и воспользуйтесь нашим юридическим опытом

Корпоративное членство предлагает доступ к нашей команде специалистов по кадровому праву, а также к обширной библиотеке типовых договоров, часто задаваемых вопросов, политик и юридических руководств, которые охватывают все аспекты трудового права.

Академия НОЦ

Курсы нашей Академии, которые начинаются 1 марта, предназначены для поддержки профессионального развития на каждом этапе вашей карьеры в сфере подбора персонала, независимо от того, вы только начали свой путь или хотите развиваться и реализовать свои карьерные амбиции.

.