Содержание

Ведение кадрового делопроизводства и услуги учета

Для чего нужен кадровый учет и что он собой представляет для организации? Кому лучше всего доверить это дело? Кадровый учет – ведение необходимой документации на предприятии. Он нужен даже в компании, которая насчитывает минимальное количество работников. Кадровый учет в компании включает всю документацию, начиная от приема на работу и до увольнения сотрудника. Это непосредственно основа организации работы. Делопроизводство должно быть налажено на каждом предприятии, независимо от его формы собственности.

Ведение кадрового учета должно выполняться либо специальной организацией, либо штатным работником. Для того чтобы делопроизводство было организовано грамотно, необходимо:

  1. быть осведомленным в области трудового права;
  2. следить за изменениями в законодательстве;
  3. оформлять документы в соответствии с установленными требованиями;
  4. иметь навыки ведения кадрового учета.

Кадровый учет и делопроизводство необходимо для избегания конфликтных и спорных ситуаций. Кадровый учет позволяет урегулировать их наиболее оптимальным способом.

x

Заполните контактную форму и мы свяжемся с Вами в ближайшее время!

Ваши данные в полной безопасности
и не будут переданы третьим лицам

 

Специфика кадрового делопроизводства

Пакет общей документации должен быть подготовлен с самого начала фу]нкционирования организации. Кадровые задачи можно выполнять наиболее эффективно, если подготовить шаблоны. Изначально необходимо составить трудовой договор, а также должностные инструкции. Без них не может функционировать ни одно предприятие. Также важно:

  1. разработать свод внутрикорпоративных правил;
  2. вести трудовые книжки работников;
  3. составить штатное расписание.

Последнее при необходимости может меняться. Ведение кадрового учета в организации являет собой сложную и многоуровневую процедуру. При составлении документации следует учитывать все нюансы кодекса законов о труде, а также нормативных актов, которые регламентирует делопроизводство. Оно включает следующее: первичный и кадровый пакет документации;

  1. кадровый учет;
  2. формирование и подачу пакета документов в соответствующие инстанции;
  3. анализ и выявление рисков.

Специальная служба или штатный сотрудник, который выполняет кадровый учет, должен обеспечить организацию действенной системой по защите личных данных сотрудников согласно законодательству.

Экспертиза кадровой документации

Бумаги также необходимо подготовить к их дальнейшему хранению и использованию. В ходе ведения учета возникает потребность в постановке или восстановлении делопроизводства. Для этого проводится экспертиза кадровых документов. Она предполагает оценку оформления и ведения бумаг согласно установленным нормам действующего трудового законодательства. Экспертиза состоит из:

  1. оценки правильности составления документации;
  2. анализа соответствия бумаг нормам ТК;
  3. выявления ошибок и неточностей;
  4. оценки правильности ведения кадрового учета;
  5. определения недостающих бумаг.

Такая процедура осуществляется в три этапа. В ходе ее проведения отбираются необходимые документы для постоянного хранения. Первая стадия выполняется на этапе текущей работы с бумагами, вторая – при их подготовке в архив, третья – непосредственно для передачи на сбережения. Проведение экспертизы кадровых документов необходимо для устранения несоответствий. Также она осуществляется с целью оптимизации делопроизводства.

Кто ведет учет в организации?

Кадровый учет нужен, многие работодатели не осознают всю важность процедуры. Вопросам кадрового делопроизводства необходимо уделять особое значение. Это позволяет исключить всевозможные проблемы, а, следовательно, избежать штрафных санкций при проверках.

Услуги кадрового учета квалифицированных специалистов – залог качественного и грамотного ведения документации в соответствии с необходимыми нормами и требованиями. Кроме того, это позволяет сэкономить на создании собственного отдела кадров.

Наша компания предоставляет услуги аутсорсинг кадрового учета в области кадрового учета и делопроизводства. Мы возьмемся за решение любых вопросов: оформление документации для приема на работу и увольнения;

  1. ведение трудовых книжек;
  2. составление трудового договора и т.д.

Основное преимущество нашей компании – предоставление сервиса удаленно. Клиент также может заказать услугу в полном объеме или частично.

Ведение кадрового учета 🧠 Кнопка

Какие документы кадрового учета необходимы

В первую очередь любой наниматель обязан заключать с сотрудниками трудовой договор. Документ должен быть заключен и подписан в течение 3 дней с того момента, как работник приступил к выполнению своих обязанностей. В трудовом договоре прописываются все важные условия: размер оклада, условия работы, обязанности сторон и т.д. Крайне важно, чтобы они не противоречили действующим нормам трудового права. Иначе бумаги могут признать недействительными и взыскать с нанимателя штраф.

Еще один важный документ кадрового учета — трудовые книжки. В них делается запись, когда сотрудник поступает на работу. Там отмечается его должность, стаж, причина увольнения. Действующие законодательные нормы обязывают всех нанимателей вести трудовые книжки своих сотрудников. Если работник увольняется, ТК отдается ему на руки. В остальных случаях она хранится у работодателя. Также закон требует, чтобы велся журнал, в котором отмечается движение этих документов. С внедрением электронных трудовых книжек бумажных записей и самих журналов становится меньше.

Кроме этой документации, кадровая служба должна использовать:

  • личные карточки работников;
  • должностные инструкции;
  • штатное расписание;
  • правила трудового распорядка организации;
  • график отпусков.

Стандартизированные бланки, а также нормы ведения этих бумаг прописаны в действующем законодательстве. Но во многих случаях предприниматели могут использовать собственные образцы документов. Кроме этой документации кадрового учета, в обязательный список входит также письменное согласие сотрудников на обработку персональных данных, которое подписывается лично каждым работником.

Федеральный закон № 152-ФЗ обязывает хранить положение о персональных данных. В них прописывается, какая персональная информация передается компании и как она вправе ее обрабатывать. Важно, чтобы содержание этих положений не противоречило актуальному законодательству. Поэтому лучше всего, если документ составит грамотный юрист.

Аутсорсинг кадрового учета

Небольшим компаниям нет смысла содержать отдел, который будет заниматься вопросами, связанными с приемом на работу и увольнением сотрудников, а также другими вопросами, которые касаются трудовых взаимоотношений.

Все эти задачи можно доверить фирмам, занимающимся аутсорсингом.

Выгоды

  • экономия на затратах — тарифы компаний-аутсорсеров куда ниже, чем оклад одного или нескольких работников;
  • квалифицированная поддержка — у таких компаний богатый опыт работы с разными предприятиями;
  • гарантия результата — эксперты несут ответственность перед клиентами, что прописывается в условиях сотрудничества;
  • уверенность — не нужно больше беспокоиться о ведении документооборота, если сотрудник заболеет, уйдет в отпуск или уволится.

Какими вопросами занимается учет кадров ИП

  • Поиск, наем, оформление персонала.
  • Подготовка инструкций, приказов, справок для персонала.
  • Начисление зарплаты, больничных, отпускных и других платежей сотрудникам.
  • Ведение всех связанных с персоналом документов.

Закон не ограничивает предпринимателей в способах ведения учета кадров. Вы можете заниматься этими вопросами самостоятельно, но это потребует высокой квалификации, а еще времени. Несколько облегчают задачу онлайн-сервисы для ведения кадрового учета, они разработаны специально для ООО, ИП и малого бизнеса. Однако даже в этом случае потребуется время и усилия, чтобы вникнуть в сферу, а цена ошибок достаточно высокая. Поэтому коммерсанты часто доверяют учет на аутсорсинг, ведь в противном случае пришлось бы нанимать в штат специалиста, а для большинства предпринимателей это нерентабельно.

Кадровый учет в организации предприятий. Ведение кадрового учета работников, персонала и сотрудников.

Успех и процветание предприятия напрямую зависит от персонала, работающего в компании. В связи с этим, кадровый учет и управление персоналом выходят  на одно из приоритетных направлений развития  бизнеса. Мотивация сотрудников, их обучение и контроль над персоналом существенно влияют на развитие компании и достижение ею поставленных стратегических целей. Необходимость развития кадровой службы не нуждается в доказательствах.  Такое развитие происходит вместе с развитием экономики. Разделить эти процессы невозможно.

В крупных компаниях и организациях кадровая работа условно делится на два направления:

  • Управление персоналом
  • Работа с кадрами

Кадровый учет на малом предприятии также имеет такое разграничение, но оно не так четко идентифицировано.  В настоящее время кадровое делопроизводство и кадровый учет не ограничиваются приемом сотрудника на работу, его увольнением и учетом рабочего времени. Подразделение кадров  выполняет огромное количество функций:

  • Подбор квалифицированного и обслуживающего персонала
  • Разработка и составление штатного расписания и должностных инструкций
  • Планирование персонала
  • Внедрение современных действенных методов подбора потенциальных кандидатов на замещение вакантных должностей
  • Обучение и аттестация персонала
  • Кадровый учет рабочего времени
  • Формирование корпоративной этики и культуры
  • Разработка системы мотивации и заинтересованности в результате
  • Разработка и внедрение нормативно-правовых документов, касающихся работы кадровой службы
  • И, конечно же, работа со всей документацией, относящейся к трудоустройству, увольнению, поощрению и наказанию персонала

Такой широкий круг задач, стоящих перед кадровым отделом, ведет к неизменному увеличению числа сотрудников этого подразделения. Наличие нескольких квалифицированных кадровиков означает дополнительные расходы, которые ложатся на предприятие, поэтому все чаще руководители компаний предпочитают не держать на постоянной основе нескольких сотрудников, а обратиться к услугам компаний, осуществляющих аутсорcинг.

Такая политика компании приносит заметные плюсы:

  • Аутсорcер берет на себя ответственность за одну из самых проблемных и сложных разделов учета.
  • Снижаются расходы на кадровый учет.
  • Компания аутсорcер осуществляет оказание услуг кадрового учета на самом высоком уровне, сводя возможные риски к минимуму.

Если вы нуждаетесь в надежном партнере, который возьмет  решение кадрового учета на себя, то обратившись в компанию «Авангард Бюро» вы получите все необходимые услуг в этой сфере. Наши опытные сотрудники предоставляют компаниям широкий спектр услуг в кадровом учете:

  • кадровый учет работников ип;
  • ведение кадрового учета в организации;
  • работа с обязательными документами кадрового учета;
  • организуют для вашей компании первичный кадровый учет;
  • ведение журнала учета кадровых приказов;
  • нам доступен автоматизированный кадровый учет;
  • мы может организовать кадровый учет с нуля в новой организации;
  • расчет заработной платы и управление бонусными схемами;
  • организация документооборота для компании с любым количеством сотрудников;
  • вести кадровый учет и кадровую отчетность.

Наши сотрудники обладают всем комплексом необходимых знаний и умений, чтобы наладить работу кадрового подразделения эффективно, четко и в соответствии с требованиями, которые предъявляются к кадровому учету. Мы ведем свою деятельность с использованием самых современных программных продуктов, которые зарекомендовали себя, как лидеры российского и мирового рынка.

Кадровый учет для организаций, восстановление кадрового учета

 

Кадровый учет – одна из важнейших отраслей документооборота в компании. И от того, насколько четко и своевременно ведется кадровый учет, зависит стабильность и успешность компании, а также лояльность сотрудников и, конечно, спокойствие руководства за репутацию компании.

 

5 аргументов передать кадровый учет на аутсорсинг:
  1. Минимизация риска ошибок при оформлении документов;
  2. Исключение неверного расчета зарплаты и, как следствие, налогов;
  3. На 20-30% увеличение Вашего свободного рабочего времени;
  4. Возможность сдавать зарплатную отчетность своевременно и без переработок;
  5. Мощная экспертная поддержка в лице компании Учёт.
    pro

 

Когда актуально передавать кадровый учет на аутсорсинг:
  1. Не хватает времени и ресурсов на подготовку большого объема кадровых документов.
  2. Не хватает знаний и квалификации для разработки кадровых документов, соответствующих специфике деятельности компании.
  3. Планируется сокращение или увольнение текущего кадровика или штата в целом.
  4. При изменении требований к расчету заработной платы.

Акция!

Кадровый учет — 1 месяц бесплатно! Без звездочек в договоре и дополнительных условий.

Ведение кадрового учета осуществляется в программе «1С: Зарплата и Управление персоналом» и включает оформление целого ряда документов.

  1. Прием на работу: составление трудового договора и приказа о приеме на работу, договора о материальной ответственности,  других дополнительных соглашений, а также внесение соответствующей записи в трудовую книжку работника.
  2. Перевод на другую работу: составление дополнительного соглашения к трудовому договору о переводе на другую работу, приказа о переводе, внесение соответствующей записи в трудовую книжку специалиста.
  3. Увольнение: составление приказа об увольнении, соглашения о расторжении трудового договора, внесение соответствующей записи в трудовую книжку сотрудника и записи в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
  4. Работа со штатным расписанием: формирование штатного расписания, составление приказов об утверждении штатного расписания или внесении изменений в него, отражение изменений в программе штатного расписания.
  5. Отпуска: ведение графика отпусков (составление, внесение изменений), составление уведомления о начале отпуска, приказов на отпуск, его перенос или отзыв из отпуска, а также приказов на отпуск без сохранения заработной платы, по беременности и родам, по уходу за ребенком, а также внесение данных об отпусках в программу.
  6. Командировки: составление приказа на командировку, выписка командировочного удостоверения, внесение данных в программу.
  7. Поощрение сотрудников: составление приказа о поощрении, приказа об установлении надбавки к должностному окладу, а также приказа о привлечении работника к работе в выходные (праздничные) дни. Внесение данных в программу.
  8. Документы с места работы: составление справок с места работы и справок о трудовом стаже.

— Ведение табеля учета рабочего времени.

—  Оформление больничных листов.

—  Работа с личными карточками сотрудников (Т-2): оформление карточек, составление приказов об изменении фамилии работника в учетных документах.

  1. Работа с трудовыми книжками: заполнение титульного листа трудовой книжки, внесение сведений о работе (записи о приеме на работу, об увольнении с работы), о награждениях, внесение исправлений, внесение сведений об изменении названия организации, выдача дубликата трудовой книжки, а также ведение приходно-расходной книги по учету бланков трудовых книжек и книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
  2. Работа с документами воинского учета:

—  Ведение журнала проверок воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе;

—  Составление плана работы по воинскому учету на будущий год и его согласование с военным комиссариатом района по месту регистрации организации;

—  Постановка на воинский учет граждан, принятых на работу;

—  Снятие с учета граждан, пребывающих в запасе, и граждан, подлежащих призыву на военную службу;

— Передача сведений для военкомата о принятых на работу и уволенных с работы граждан, пребывающих в запасе, а также об изменениях их военно-учетных данных;

— Составление списков о работающих в организации гражданах и сверка личных карточек граждан, пребывающих в запасе с учетными данными военкоматов;

— Составление отчетов — по форме №6 «Отчет о численности работающих забронированных граждан, пребывающих в запасе» и по форме №18 «Карточка учета организации».

 

Доверьте бухгалтерию команде экспертов

Кадровый учет является нашей основной деятельностью уже много лет. Мы будем рады сотрудничеству с Вами!

Кадровый учет ИП: необходимость ведения, оформление, ответственность

30.06.2021

Реализованы изменения формы и формата представления «Сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)» в соответствии с Постановлением Правления ПФР от 27.10.2020 № 769п

30.06.2021

Реализованы изменения форм Счет-фактура и УПД в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 02.04.2021 № 534

30.06.2021

Реализованы изменения формата и формы налоговой декларации по НДС в соответствии с Приказом Федеральной налоговой службы от 26.03.2021 № ЕД-7-3/[email protected]

21.04.2021

Обновлён Формат представления отчетности ОФР (номер версии формата RU:5.04)

02. 04.2021

Новая декларация по ЕСХН. Приказ № ЕД-7-3/[email protected] вступил в силу 29.03.2021

29.03.2021

Функционал «Многобазовые операции 6-НДФЛ» приведен в соответствие новому формату 5.01 (для отчетности начиная с 1 кв. 2021 года)

При печати справок о доходах (2-НДФЛ) в том числе за 2021 год открыта кнопка “Реестр” как для справки одному получателю, так и для всех получателей (в связи с большой популярностью реестра)

18.03.2021

Реализована новая форма декларации по налогу на имущество организаций. Приказ ФНС России от 09.12.2020 № КЧ-7-21/[email protected]

25.02.2021

Добавлено новое сообщение в ФНС “Сообщение о наличии у налогоплательщика-организации транспортных средств и (или) земельных участков, признаваемых объектами налогообложения по соответствующим налогам”.

05. 02.2021

Добавлена статистическая форма “Сведения о деятельности индивидуального предпринимателя за 2020 год” (№ 1-предприниматель)

20.01.2021

Добавлена статистическая форма “Сведения о численности и заработной плате” № 1-Т с возможностью вывода на печать

14.01.2021

Реализована возможность заполнения данных из доходов для формы 6-НДФЛ за 2021 отчетный год

11.01.2021

Размер МРОТ с 01.01.2021 установлен в соответствии со статьей 3 Федерального закона от 29.12.2020 № 473-ФЗ

Расчет больничных, приходящихся на 2021-й год, производится в соответствии со статьей 4 Федерального закона от 29.12.2020 № 478-ФЗ

Организация и ведение кадрового учета на предприятии

Кадровый учет – это сбор и систематизация сведений о штатных и внештатных сотрудниках компании и ведение документооборота, связанного с движением кадров. Кадровый учет и документооборот нужен для любой организации независимо от ее численности и организационно-правовой формы.

Наша компания готова взять на себя организацию и ведение кадрового учета и документооборота вашего предприятия. Мы поможем вам решить следующие задачи:

  • Разработка трудовых договоров и должностных инструкций для сотрудников предприятия
  • Разработка унифицированных документов, обеспечивающих работы кадров (правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, положение об оплате и охране труда, табель учета рабочего времени и др.)
  • Разработка внутренней нормативной и иной кадровой документации в соответствии с нормами законодательства
  • Внедрение специализированного программного обеспечения, автоматизирующего процессы кадрового делопроизводства

Кроме того, мы дадим любые консультации по кадровому учету и трудовому законодательству.

Перечень документов, необходимых для учета кадров компании:

  • Распорядительные документы (приказы о приеме сотрудника на работу, его переводе на другую работу; прекращении трудового договора, поощрении, предоставлении отпуска, направлении в командировку сотрудника)
  • Документы, подтверждающие трудовую деятельность (трудовые книжки, договоры и соглашения)
  • Информационно-расчетные документы (личная карточка работника, табель учета рабочего времени, штатное расписание, график отпусков, расчетная и платежная ведомости, листки о временной нетрудоспособности, командировочные документы)
  • Внутренняя служебная переписка (внутренние нормативные акты по труду, журналы и книги учета и регистрации кадровых документов)

Стоимость ведения кадрового учета в нашей компании вы можете посмотреть в разделе цены.

1.

1. Документы по кадровому учету на предприятии. Кадровая служба без кадровика

1.1. Документы по кадровому учету на предприятии

Любое предприятие, независимо от его формы собственности и организационно-правовой формы должно иметь определенный перечень документов по кадровому учету. При этом, как правило, указанный перечень документов не зависит от количества работников данного предприятия – будь то организация с двумя-тремя работниками или крупное предприятие, насчитывающее более ста человек. Данное требование к кадровому учету любого предприятия определено, прежде всего, в нормах Трудового кодекса Российской Федерации (от 30 декабря 2001 г. № 197-ФЗ с изменениями от 24, 25 июля 2002 г., 30 июня 2003 г., 27 апреля, 22 августа, 29 декабря 2004 г., 9 мая 2005 г., 30 июня 2006 г. – далее по тексту – ТК РФ) Многие документы, такие, например, как правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор, трудовой договор и др. определены в ТК РФ подробным образом, в том числе с указанием их существенных условий, порядка заключения. Другие документы просто упоминаются в статьях ТК РФ, но при этом, как правило, утверждены другими нормативными актами – это касается, прежде всего, основных приказов по личному составу, приказов об отпуске, командировке и т. д. Но есть и такие документы, которые практически не упоминаются в статьях ТК РФ, однако, несмотря на это являются не менее важными в кадровом учете предприятия, поскольку от их наличия зависит деятельность всего предприятия в целом – дисциплина труда, производительность труда. Речь идет, например, о таких документах, как, должностная инструкция, положение об оплате труда и стимулировании труда и др.

Ни в одном нормативном акте РФ не закреплен обязательный перечень документов по кадровому учету, который должен быть на том или ином предприятии. Однако любой кадровик обычно назовет перечень документов, которые способствуют не только организованному кадровому учету на предприятии, но и будут соответствовать требованиям любого поверяющего в случае проведения контрольных мероприятий органами по труду. Формирование указанного перечня документов обусловлено, прежде всего, практикой организации кадрового учета на предприятии, за время которой выработались те документы, которые не только прописаны в трудовом законодательстве, но и просто удобны и необходимы в жизни предприятия. Именно поэтому организовывать кадровый учет или его восстанавливать необходимо, прежде всего, с определения перечня документов, которые уже имеются на предприятии (если речь идет о действующем предприятии) и какие документы необходимо создать. А также необходимо определить есть ли необходимость в создании документов, наличие которых законодатель определяет на усмотрение самой организации.

Любые документы, изданные на предприятии, содержащие нормы трудового права, именуются локальными нормативными актами и соответственно, после их издания включаются в систему кадрового учета. В соответствии с ст. 8 ТК РФ работодатели, за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права (далее – локальные нормативные акты), в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями. В случаях, предусмотренных настоящим Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, коллективным договором, соглашениями, работодатель при принятии локальных нормативных актов учитывает мнение представительного органа работников (при наличии такого представительного органа).

Нормы локальных нормативных актов, ухудшающие положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, а также локальные нормативные акты, принятые без соблюдения установленного статьей 372 ТК РФ порядка учета мнения представительного органа работников, не подлежат применению. В таких случаях применяются трудовое законодательство и иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права, коллективный договор, соглашения.

В новой редакции ст. 12 ТК РФ, вступающей в силу с 02. 10. 2006 г. предусматриваются условия действия локальных нормативных актов во времени. Так, указывается, что локальный нормативный акт вступает в силу со дня его принятия работодателем либо со дня, указанного в этом локальном нормативном акте, и применяется к отношениям, возникшим после введения его в действие. В отношениях, возникших до введения в действие локального нормативного акта, указанный акт применяется к правам и обязанностям, возникшим после введения его в действие.

Локальный нормативный акт либо отдельные его положения прекращают свое действие в связи с: истечением срока действия; отменой (признанием утратившими силу) данного локального нормативного акта либо отдельных его положений другим локальным нормативным актом; вступлением в силу закона или иного нормативного правового акта, содержащего нормы трудового права, коллективного договора, соглашения (в случае, когда указанные акты устанавливают более высокий уровень гарантий работникам по сравнению с установленным локальным нормативным актом).

Таким образом, создавая тот или иной документ по кадровому учету, который будет являться локальным нормативным актом, необходимо неукоснительно соблюдать нормы законодательства, а также иметь четкое представление о тех вопросах, которые могут быть определены самой организацией (работодателем) и тех, которые в императивном порядке определены законодателем.

Обобщая имеющуюся практику по кадровому учету, можно предложить следующий перечень документов по кадровому учету для предприятий малого бизнеса с небольшой численностью работников (как правило, до 50–70 человек):

1. Штатное расписание.

2. Правила внутреннего трудового распорядка.

3. Должностные инструкции на каждого работника.

4. Приказы по личному составу.

5. Приказы о поощрениях командировках, отпусках.

6. Приказы по основной деятельности предприятия.

7. Личная карточка на каждого работника.

8. Трудовой договор на каждого работника.

9. График отпусков.

10. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

11. Коллективный договор между работодателем и работниками.

12. Документ, устанавливающий порядок обработки персональных данных работников, а также их права и обязанности в этой области.

В отдельных случаях по усмотрению руководителя предприятия с каждым из работников (или с отдельными из них) может быть заключено соглашение о неразглашении коммерческой (служебной) тайны.

С отдельными категориями работников, предусмотренными трудовым законодательством, (могут быть) должны быть заключены договора о материальной ответственности.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.

Продолжение на ЛитРес

Система управления кадровым делопроизводством | TEEX.ORG

Система кадрового делопроизводства была разработана для упрощения управления личными делами в безбумажной среде. Эта система позволяет каждому сотруднику просматривать и вести свои собственные записи, возлагая на человека бремя обеспечения правильности информации. Обучение может быть назначено сотрудникам на основе конкретных требований их должности с механизмами надзора и утверждения для руководителей по мере необходимости.

Сотрудники могут загружать электронные версии необходимых документов и сертификатов об обучении, создавая онлайн-транскрипт и устраняя необходимость в громоздких печатных личных делах. Каждому загруженному документу может быть назначена дата истечения срока действия, инициирующая набор автоматических сообщений электронной почты сотруднику и руководителю, поскольку требуется обучение. Комплексный специальный инструмент отчетности позволяет администраторам создавать отчеты о клиентах для просмотра совокупных данных, включая прогнозы для необходимого обучения.

Индивидуальная конфигурация системы кадрового учета была разработана на основе потребностей руководящего состава крупной городской поисково-спасательной организации и содержит ряд уникальных функций, отвечающих их конкретным потребностям.Группы US&R должны быть готовы к развертыванию в любой момент, что требует регулярных тренировок и учений, современного оборудования и постоянной связи. Система учета персонала оперативной группы позволяет руководителям групп общаться со своей командой, планировать развертывание и обеспечивать проведение и учет необходимого обучения.

Во время развертывания система оперативной группы широко используется для управления организационными схемами команды и получения точной информации о назначении и местоположении отдельных лиц. После развертывания эта информация является ключевой для создания ряда отчетов, включая формы FEMA для возмещения расходов. В 2009 году эта система была названа лучшей практикой во время экспертной оценки FEMA.

Характеристики

  • Хранить и сообщать личную информацию о сотрудниках, включая контактные данные для экстренных случаев.
  • Создайте списки необходимого обучения для каждой должности или должности. Отслеживайте статистику завершения обучения сотрудников и отправляйте автоматические напоминания по электронной почте сотрудникам и их руководителям, когда срок обучения истекает.
  • Сотрудники имеют круглосуточный онлайн-доступ к своим кадровым записям и несут ответственность за обеспечение актуальности своей информации и записей об обучении.
  • Формы развертывания и организационные схемы
  • Специальные отчеты

Преимущества

  • Создание пользовательских отчетов для списков контактов, статистики обучения или листов данных для чрезвычайных ситуаций
  • Позволяет вам более эффективно управлять своими командами до и после развертывания
  • Участники могут легко обновлять и просматривать свои собственные личные дела, чтобы снизить административные издержки
  • Позволяет вашей оперативной группе знать, что вы готовы к развертыванию

Национальный центр кадрового делопроизводства (NPRC)

Национальный центр кадрового делопроизводства (NPRC)

Миссия и история:

Национальный центр кадровой документации (NPRC) является одним из крупнейших подразделений Национального управления архивов и документации (NARA). Мы являемся центральным хранилищем кадровой документации как для военных, так и для гражданских служб правительства Соединенных Штатов. Наша миссия состоит в том, чтобы предоставлять услуги мирового класса государственным учреждениям, ветеранам вооруженных сил и членам их семей, бывшим гражданским федеральным служащим и широкой общественности.

NPRC, существующий сегодня, является продуктом нескольких предыдущих операций. Сегодняшняя организация является воплощением политики NARA, согласно которой все бездействующие федеральные кадровые записи, как военные, так и гражданские, находятся в ведении одной административной единицы.История NPRC — это богатая и разнообразная история, корни которой переплетаются с тканью американского опыта после Второй мировой войны.

Узнайте больше об истории NPRC

NPRC Records Holdings, обзор:

АРХИВНЫЕ ЗАПИСИ ФЕДЕРАЛЬНЫЕ ЗАПИСИ
Официальные дела военнослужащих (OMPF) всех родов войск для ветеранов с датой увольнения 1960 года или ранее* Официальные дела военнослужащих (OMPF) всех родов войск для ветеранов с датой увольнения 1961 года или позже*
Личные дела выдающихся лиц (PEP): военное личное дело президентов, членов Конгресса и Верховного суда; известные военачальники; украшенные герои; знаменитости; и других деятелей культуры, прошедших военную службу Военно-медицинские карты демобилизованных и умерших ветеранов, пенсионеров и членов семей военнослужащих, проходивших лечение в медицинских учреждениях военной службы
Официальные личные дела (OPF) бывших федеральных государственных служащих, срок службы которых закончился до 1952 года Официальные личные дела (OPF) бывших федеральных государственных служащих, чья работа закончилась после 1951 года
Организационные, вспомогательные и другие записи, касающиеся индивидуальной военной и гражданской службы в правительстве Соединенных Штатов, включая выборочную служебную запись Медицинские папки сотрудников (EMF) бывших федеральных гражданских служащих

* Личные дела военнослужащих открыты для общественности через 62 года после увольнения военнослужащего из армии. (Чтобы рассчитать это, возьмите текущий год и вычтите 62.) Записи любого ветерана, уволившегося из армии 62 (или более) года назад, любой желающий может заказать за плату за копирование.  Доступ к неархивным записям ограничен.

Адрес:

Национальный центр кадровой документации
1 Archives Drive
Сент-Луис, Миссури 63138

Телефон: 314-801-0800
Факс: 314-801-9195


Проверка статуса: проверка статуса запроса о военной службе

Посетите наши новые исследовательские комнаты!

Направления

Проезд (Версия для печати)
Национальный центр кадрового делопроизводства (NPRC) и Национальный архив в Сент-Луисе.Сент-Луис расположен в северном пригороде округа Сент-Луис, недалеко от пересечения MO-367 и I-270.

1 АРХИВНЫЙ ДИСОК
СТ. ЛУИ, Миссури 63138

Из международного аэропорта Ламберт Сент-Луис:
Двигайтесь по I-70 East в направлении St. Louis, выезжайте на I-170 North (выезд 238B) слева, выезжайте на I-270 East (выезд 10B), сверните на Bellefontaine Road (выход 32) и поверните налево, поверните на первом повороте налево на Dunn Road. Здание будет справа.

С запада:
Двигайтесь по I-270 на север/восток в сторону Чикаго, сверните на Bellefontaine Road (выход 32) и поверните налево, поверните на первом повороте налево (после моста) на Dunn Road.Здание будет справа.

С востока
Двигайтесь по I-270 на запад в направлении St. Charles, сверните на Bellefontaine Road (выход 32) и держитесь прямо до Dunn Road. Здание будет справа.

С севера:
Двигайтесь по US-67/MO-367 на юг, выезжайте на I-270 на восток в сторону Чикаго, сверните на Bellefontaine Road (выход 32) и поверните налево, поверните на первом повороте налево (после моста) на Dunn Дорога. Здание будет справа.

С юга:
Двигайтесь по I-270 North (которая становится I-270 East), сверните на Bellefontaine Road (выход 32) и поверните налево, поверните на первом повороте налево на Dunn Road. Здание будет справа.

Охранник у ворот предоставит дополнительную информацию о парковке и входе в здание. Наши исследовательские комнаты расположены на первом этаже.

 

Права на персональные записи – WPPA

Вопросы и ответы:


Я хотел бы знать, что находится в моем личном деле на работе. Могу я их увидеть?

Да. § 103.13 Закона штата Висконсин требует от работодателей предоставить вам доступ к записям, которые ваш работодатель хранит о вас, за некоторыми перечисленными исключениями.Записи, к которым у вас может быть доступ, включают «любые кадровые документы, которые использовались или использовались при определении квалификации этого сотрудника для приема на работу, продвижения по службе, перевода, дополнительной компенсации, увольнения или других дисциплинарных мер, а также медицинские записи, с учетом обсуждаемых исключений. ниже.” Висконсин Стат. § 103.13(2). Как вы понимаете, это определение может включать в себя больше, чем содержание того, что ваш работодатель называет вашим официальным личным делом. Если ваш работодатель использовал документы, чтобы определить ваше право на продвижение по службе, прибавку к зарплате или принять решение о наложении на вас дисциплинарных взысканий, вы должны иметь возможность проверить и скопировать эти документы, независимо от того, были ли они когда-либо помещены в какой-либо конкретный файл.В уставе вообще не используется слово «дело».


Я больше не работаю на работодателя; Могу ли я получить от них личные дела?

Да. Закон распространяется как на нынешних, так и на бывших сотрудников. Висконсин Стат. § 103.13(1).


Как я могу просмотреть свой кадровый учет?

Во-первых, вы должны запросить доступ к своим записям. Вы можете выбрать, хотите ли вы проверить свои записи, хотите ли вы получить копию своих записей или хотите ли вы и проверку, и копию.Право на просмотр записей включает — по закону — право на получение их копий для ваших собственных файлов. Висконсин Стат. сек. § 103.13(7). Ваш работодатель может взимать с вас разумную плату за предоставление копий, которые вы запрашиваете. Эта плата не может превышать фактическую себестоимость продукции. Работодатель не может взимать с вас плату за проверку ваших записей.

Некоторые работодатели требуют, чтобы запрос на проверку и копирование ваших записей был в письменной форме, а другие этого не требуют. Чтобы вы могли задокументировать, когда вы подали запрос, мы рекомендуем вам сделать запрос в письменной форме, независимо от того, какая процедура может быть у работодателя.В образце письма с просьбой о проверке можно было бы сказать: «Я пишу, чтобы запросить возможность проверить и скопировать записи о моей занятости в соответствии со Стат. штатом Висконсин. § § 103.13». За некоторыми исключениями работодатель должен предоставить вам такую ​​возможность проверить ваши кадровые записи.

Вы можете запросить копии всех или любой части ваших записей. По закону вы или ваш представитель можете проверять свои документы не реже двух раз в календарный год, если только ваш конкретный коллективный договор не предусматривает более частые проверки. Ваш работодатель должен разрешить вам ознакомиться с вашими документами или предоставить вам их копию в течение семи рабочих дней с момента вашего запроса. Работодатель должен предоставить вам возможность ознакомиться с вашими записями в месте, достаточно близком к вашему месту работы, и в обычное рабочее время. Если вам придется взять отпуск с работы, чтобы проверить свои записи в обычное рабочее время, ваш работодатель может предоставить другое разумное время для проверки. Если вам будет удобнее, проверка может быть проведена в нерабочее время или в месте, отличном от места, где обычно ведется учет.Висконсин Стат. § 103.13(2).


Я участвую в жалобе профсоюза на моего работодателя. Могу ли я попросить представителя профсоюза просмотреть мои документы вместо меня?

Да. Если вы в настоящее время участвуете в рассмотрении жалобы, вы можете поручить своему представителю профсоюза, другому члену вашей группы по коллективным переговорам или другому представителю по вашему выбору просмотреть ваши документы. Вы должны назначить своего представителя в письменной форме, чтобы выбранное вами лицо могло ознакомиться или получить копию ваших личных дел.Вашему назначенному представителю будет предоставлен такой же доступ, как и вам, если бы вы сами просматривали записи, включая доступ к документам, которые могут иметь отношение к разрешению жалобы, за некоторыми исключениями. Висконсин Стат. § 103.13(3).


Каковы исключения из моего права на проверку личных дел?

Помимо области медицинских документов (которая имеет свои особые ограничения) существует семь установленных законом исключений, ограничивающих ваше право на доступ к вашей карте.Ваше право на проверку или получение копии вашей записи НЕ распространяется на:

  1. Записи, относящиеся к расследованию возможных уголовных преступлений, совершенных вами;
  2. Рекомендательные письма для вас;
  3. Любая часть тестового документа, за исключением того, что вы можете видеть свой совокупный общий балл либо за раздел теста, либо за весь тест. [Неопубликованное решение апелляционного суда предполагает, что человеку также может быть разрешен доступ к его или ее листу ответов с множественным выбором, но не к тестовым вопросам, чтобы определить, правильно ли был оценен лист.Маккой против Комиссара полиции и пожарной охраны города Милуоки, 205 Wis. 2d 112, 555 NW2d 410 1996 WL 515636 (Wis. App. 1996). Это неопубликованное решение в соответствии с законом об открытых протоколах дает некоторое представление о том, как суд может вынести решение в будущих делах, хотя оно не может быть приведено в качестве прецедента.]
  4. Определенные материалы, используемые вашим работодателем для планирования управления персоналом.
  5. Информация личного характера о лице, отличном от вас, если раскрытие информации будет представлять собой явно необоснованное вторжение в частную жизнь другого лица;
  6. Работодатель, который не ведет кадрового учета; и
  7. Записи, относящиеся к любому другому неурегулированному иску между работодателем и работником, который может быть обнаружен в ходе судебного разбирательства. Висконсин Стат. § 103.13(6).

Каковы конкретные ограничения для медицинских карт?

Право вас или вашего назначенного представителя на проверку вашей кадровой документации включает в себя право проверять любые личные медицинские записи, касающиеся вас, хранящиеся у вашего работодателя. Однако, если работодатель считает, что раскрытие этих записей окажет на вас вредное воздействие, работодатель может передать записи вашему врачу или через назначенного вами врача, и в этом случае врач может передать записи вам или другому лицу. ваши ближайшие родственники.Висконсин Стат. § 103.13(5).


Что делать, если я просмотрел свои записи и не согласен с какой-то содержащейся в них информацией?

Если вы не согласны с какой-либо информацией, содержащейся в ваших личных записях, вам следует сначала попытаться сообщить об этом своему работодателю. Вы и ваш работодатель можете договориться об удалении или исправлении спорной информации. Если вы не можете прийти к соглашению со своим работодателем, вы можете представить работодателю письменное заявление, объясняющее вашу позицию.Затем работодатель должен приложить это заявление к оспариваемой части ваших личных записей, и, что наиболее важно, ваше письменное заявление должно быть включено всякий раз, когда оспариваемая часть ваших записей передается третьей стороне, если оспариваемая часть является частью личных дел. записи. Закон штата Висконсин, § 103.13(4).


Может ли мой работодатель уволить меня, потому что я запросил доступ к своим записям?

Нет. Наказание или увольнение вашего работодателя за то, что вы пытались получить доступ к вашей трудовой книжке, является актом дискриминации при приеме на работу.Висконсин Стат. § 103.13(7м).


Предусмотрены ли какие-либо санкции, если мой работодатель отказывается предоставить мне доступ к моей документации?

Да. Любой работодатель, нарушающий любое из положений, упомянутых в законе, может быть оштрафован на сумму не менее 10 и не более 100 долларов за каждое нарушение. Висконсин Стат. § 103.13(8). Чтобы обеспечить соблюдение ваших прав, ваш письменный запрос на проверку или копирование ваших записей помогает документально подтвердить, что вы сделали запрос, что именно вы запрашивали и когда. Именно поэтому мы рекомендуем вам сделать запрос в письменной форме.


Что делать, если я прошу проверить и скопировать мои кадровые документы, но мой работодатель задерживает или не предоставляет их?

Вы можете подать жалобу в Департамент развития трудовых ресурсов штата Висконсин, чтобы обеспечить соблюдение своего права на проверку и копирование ваших кадровых документов.


Получу ли я деньги за штрафы, описанные выше, если мой работодатель нарушит этот раздел?

Нет. Статистика штата Висконсин. § 103.13(8) не создает для сотрудников частного права на иск, если работодатель нарушает этот раздел.Если работодатель не соблюдает, он будет нести ответственность перед государством за конфискацию в размере, описанном выше.

Как создать контрольный список личного дела за 7 простых шагов

Компании создают несколько типов записей для одного сотрудника. Отдел кадров следит за конфиденциальностью этих документов и хранит их в безопасности.

Законы о конфиденциальности варьируются от штата к штату, и у каждой компании есть свои лучшие методы хранения информации. Контрольный список личных дел помогает вам управлять содержимым папок сотрудников, следуя четкому процессу документирования.

 

1. Начните с документов о трудоустройстве и статусах взаимоотношений

Ваш отдел кадров собирает массу документов, когда новый сотрудник начинает работать. Храните этот материал в личном деле, будь то физическое или электронное.

По мере развития отношений с сотрудником в файл помещается больше записей.

Краткий список включает (но не ограничивается):

  • Заявление о приеме на работу, резюме и сопроводительное письмо
  • Подтверждение трудоустройства и подписанные письма с предложениями
  • Контактная информация в экстренных случаях информация и удерживающие документы IRS
  • Формы увольнения и стенограмма выходного собеседования, если таковое проводится

Почему вы должны включать все эти документы в свои личные дела? Это закон! Законы варьируются от штата к штату и меняются со временем.

 

2. Выясните, что не следует включать

Проведите четкое различие между вашими личными делами и другими типами файлов.

Ниже перечислены типы документов, которые не следует включать в контрольный список личного дела:

  • Медицинские записи или связанные с ними документы, защищенные Законом о переносимости и подотчетности медицинского страхования (HIPAA). Они будут включены в отдельную медицинскую карту сотрудника.
  • Конфиденциальная информация о расследовании кадровой службы или жалобы
  • Проверки биографических данных, проверки рекомендаций, криминального прошлого и кредитных историй
  • Номера социального страхования
  • Формы пособий работникам
  • Проверка занятости и подписанные письма с предложениями

Эти типы конфиденциальных материалов не не относится к личному делу.

 

3. Упорядочите контрольный список как оглавление

Контрольный список структурирует каждый файл и помогает организовать работу. Вот почему вы должны заказать его как оглавление.

Так как все будет следовать в том же порядке, вы не будете тратить время на поиск конкретной документации. Вы будете точно знать, где его найти.

 

4. Максимально упростите

Вы сузили содержание, получили отзывы и создали план своего списка.Вы почти в конце, но не совсем. Пришло время упростить!

Контрольный список вашего личного дела нуждается в удобной навигации. Он должен легко восприниматься, сканироваться и обновляться.

Вот несколько моментов, о которых следует помнить:

  • Старайтесь, если возможно, разместить контрольный список на одной странице.
  • Используйте как можно меньше слов.
  • Сделайте его визуально чистым с помощью флажков и маркеров.
  • Упростите изменение формы или обновление ее новой информацией.
  • Оставьте его гибким.

 

 

5. Информация об изменениях политики и новых материалах

После того, как вы завершите свой список, оставьте его открытым для обновлений.

 

Пересматривайте свой контрольный список по мере поступления новых политик и внимательно следите за изменениями законодательных органов штата в требованиях к трудовым записям.

 

Если вы ведете физические записи, храните их в огнеупорных шкафах. Вы же не хотите потерять эти файлы из-за пожара на рабочем месте!

КАДРОВАЯ ПОЛИТИКА | СЛКК

Правило

отдела кадров

ЛИЧНОЕ ДЕЛО

Одобрение Кабинета Министров 29.10.20

  1. ПОЛИТИКА

Отдел кадров устанавливает, поддерживает и контролирует доступ к кадровым записям нынешних и бывших сотрудников Колледжа для документирования решений, связанных с трудоустройством, выбора льгот и соблюдения государственных требований к ведению документации.Эти записи считаются конфиденциальными и будут периодически проверяться отделом кадров для удаления устаревших материалов в соответствии с Графиком хранения документации Колледжа.

  1. ССЫЛКИ
    1. Кодекс штата Юта, глава 2, раздел 63, «Закон о доступе к государственным документам и управлении ими»
    2. Кодекс штата Юта, часть 2, глава 7, раздел 53b, «Сообщение информации о заработной плате»
  2.        ОПРЕДЕЛЕНИЯ
    1. См. Определения отдела кадров.
  3.        ПРОЦЕДУРЫ
    1. Отдел кадров является основным хранителем личных дел сотрудников. Отдел кадров может предоставлять и контролировать временный доступ к личным делам начальнику сотрудника, руководителю второго уровня и/или другим отделам/подразделениям Колледжа в целях деловой необходимости Колледжа.
    2. Личные дела хранятся в соответствии с Законом штата Юта о доступе к государственным документам и управлению ими («GRAMA»).Нынешние и бывшие сотрудники могут запросить в отделе кадров копию своего личного дела. Отдел кадров может взимать номинальную плату для покрытия расходов на поиск, копирование и/или электронные устройства хранения данных.
    3. Отдел кадров будет координировать запросы на публичные записи, обнаруженные в личных делах сотрудников, с Управлением по управлению рисками в соответствии с GRAMA. Это включает в себя все внешние запросы на информацию, обнаруженную в личных делах сотрудников, за исключением случаев, когда информация и материалы классифицируются как «контролируемые», «частные» или «защищенные» в соответствии с GRAMA, или раскрытие информации и материалов запрещено в соответствии с государственными или федеральными законами. закон.
    4. Отдел кадров ведет отдельный и конфиденциальный файл медицинской документации для каждого сотрудника. Отдел кадров также ведет файлы I-9 отдельно от личных дел.
    5. Заметки руководителей, неофициальные корректирующие действия и/или документы о пересмотре сроков пребывания в должности не хранятся в личных делах сотрудников.
    6. Сотрудники могут отправить письменное письмо в ответ на любой документ, добавленный в их личное дело, в течение 30 дней с момента добавления документа в личное дело. Письменный ответ будет приложен к документу. Копия письменного ответа должна быть направлена ​​работником руководителю работника.
    7. Сотрудники обязаны уведомить отдел кадров в письменной форме о следующих изменениях: имя, адрес, номер телефона, бенефициары и контактное лицо для экстренной связи.

Когда вы можете удалить записи о сотрудниках?

Какие политики у вас есть в отношении ведения кадрового делопроизводства? Когда можно избавиться от кадрового учета?

Общее руководство по ведению кадрового делопроизводства

«Файлы, очевидно, должны храниться в центральном месте, и кто-то, как правило, отдел кадров, должен быть назначен хранителем.Только хранитель должен положить вещи в файл или взять их. Руководителям не должно быть разрешено вставлять или удалять информацию из личных дел». Джейсон Ричи консультировал на недавнем вебинаре BLR. Руководители должны отправлять все кадровые документы в отдел кадров для хранения.

«Что касается хранения записей, наилучшей практикой является хранение всех записей до увольнения плюс десять лет. . . десять лет — хорошее круглое число, которое охватывает большинство федеральных законов, требующих от вас сохранения документации.— посоветовал Ричи. Могут быть некоторые документы, которые нужно хранить еще дольше, но это эмпирическое правило.

Зачем хранить их так долго? Некоторые рекомендации, которые следует иметь в виду:

  • Файлы в хорошем состоянии — ваш друг.
  • Нормативные сроки хранения устанавливаются для удобства агентств, а не для целей работодателей. Лучше перестраховаться, чем сожалеть.
  • Вы не можете предвидеть, когда историческая запись станет актуальной, хотя бы в информационных целях.
  • Судебные иски или претензии могут сделать всю историю занятости актуальной и полезной.
  • Сроки исковой давности по искам по договорам в соответствии с законодательством штата могут быть продлены до 8 или 10 лет (они имеют более длительный срок исковой давности, чем большинство других предметов).

Ведение кадрового делопроизводства: сроки хранения согласно федеральному законодательству

Некоторые подмножества и категории в личном деле могут храниться в течение более коротких периодов времени. Обязательно соблюдайте федеральные установленные законом сроки хранения:

  • Объявления, сообщения, предложения о работе и записи о найме должны храниться в течение 1 года после принятия решения.
  • Документы, касающиеся запросов на размещение, должны храниться в течение 1 года после запроса на размещение.
  • Ведомости по заработной плате, табели учета рабочего времени, табели учета рабочего времени, табели о заработной плате и записи об отчислениях из заработной платы должны храниться в течение 2 лет.
  • Трудовые договоры и коллективные договоры должны храниться в течение 3 лет. (Внимательно следите за этими государственными требованиями — это одна из областей, где государственные требования часто намного длиннее).
  • Документы на отпуск
  • FMLA необходимо хранить в течение 3 лет.
  • Данные по налогу на заработную плату должны храниться в течение 4 лет.
  • Записи и документы плана ERISA
  • должны храниться не менее 6 лет.
  • Записи о воздействии токсичных веществ на сотрудников должны храниться в течение 30 лет.

В разных штатах действуют разные требования к хранению документов, поэтому обязательно ознакомьтесь с ними в дополнение к упомянутым выше федеральным указаниям.

Ведение кадрового делопроизводства: очистка файлов сотрудников

Когда можно удалять записи персонала?

«Прежде всего: вы не должны очищать досье о трудоустройстве, пока у вас нет письменной политики хранения документации.Вы должны очищать файлы трудоустройства только в соответствии с политикой хранения письменных записей». — посоветовал Ричи. Эта политика служит руководством для лиц, которым поручено ведение личных дел.

Как минимум, политика хранения записей должна:

  • Определите, какие документы составляют официальные деловые записи, на которые распространяется политика хранения записей.
  • Включить положение о том, что компьютерные и электронные записи являются официальными деловыми записями и подпадают под действие политики хранения записей.
  • Укажите лицо или отдел в организации, отвечающий за деловые записи.
  • Включите график хранения записей.
  • Укажите, как следует использовать, хранить, передавать, архивировать и уничтожать записи для обеспечения безопасности официальных деловых записей.
  • Включите функцию аудита для обеспечения соответствия политике хранения записей.

Для получения дополнительной информации о ведении кадрового делопроизводства, в том числе о хранении и удалении документов, закажите запись вебинара «Кадровое делопроизводство: практические стратегии ведения точной и эффективной документации».Чтобы зарегистрироваться на будущий вебинар, посетите http://store.blr.com/events/webinars.

Адвокат Джейсон С. Ритчи является партнером Holland & Hart LLP, где он представляет клиентов, вовлеченных практически во все виды трудовых и трудовых споров, включая иски о незаконном увольнении, преследовании, дискриминации, нарушении трудового федеральные расследования.

Спросите судебного представителя: что должно быть в личном деле сотрудника? | Джексон Льюис П.C.

Нынешние и бывшие сотрудники имеют право проверять свое личное дело в разумные сроки. Таким образом, когда нынешний или бывший сотрудник намеревается подать или подал иск против своего работодателя, он, скорее всего, потребует копию своего личного дела. Однако, если работодатель не смог должным образом вести личные дела своего сотрудника, нет кнопки перемотки назад для воссоздания этого файла. Это то, что судебные органы хотели бы, чтобы работодатели знали о личных делах сотрудников.

Ведение личных дел сотрудников

В соответствии с требованиями законодательства штата Калифорния, разрешающими проверку личных дел сотрудников, работодатель должен хранить личные дела бывших сотрудников в течение как минимум трех лет после увольнения сотрудника из компании.

Что должно быть в личном деле

В соответствии с Трудовым кодексом штата Калифорния работодатели обязаны предоставить работнику копию любого документа, подписанного работником для получения и/или сохранения работы.

  1. Набор и проверка документов, таких как заявки, резюме и академические справки
  2. Должностные инструкции
  3. Руководство и рекомендации
  4. Трудовые договоры, если применимо

Другие записи, которые обычно хранятся в личных делах, используются для определения квалификации сотрудника для продвижения по службе, дополнительной компенсации или дисциплинарного взыскания.Это может включать следующее:

  1. Уведомления о похвале, предупреждении или дисциплинарном взыскании
  2. Уведомления об увольнении, увольнении и отпуске
  3. Уведомления и записи об образовании и обучении
  4. Обзоры производительности
  5. Записи о посещаемости
  6. Формы авторизации для расчета заработной платы
  7. Уведомления о расторжении и документация

Что не хранить в личном деле

Пункт номер один, который не должен храниться в личном деле сотрудника, — это медицинская информация.В соответствии с законодательством штата Калифорния медицинская информация должна храниться отдельно от личного дела для защиты конфиденциальной информации сотрудника. Медицинская информация может включать в себя записи, полученные в рамках требования о компенсации работникам и/или интерактивного процесса, когда справки от врача предоставляются для отпуска или запроса на приспособление.

Что такое сотрудник, не имеющий права проверять

В соответствии с законодательством штата Калифорния сотрудник не имеет права проверять следующее:

  1. Записи, относящиеся к расследованию возможного уголовного преступления
  2. Рекомендательные письма
  3. Рейтинги, отчеты или записи, которые были:
    • Получено от предыдущего работодателя работника
    • Подготовлено идентифицируемыми членами экзаменационной комиссии
    • Получено в связи с квалификационным экзаменом

Хотя систематизация личных дел не может оградить работодателя от судебного иска, хранение соответствующих документов в течение соответствующего периода времени и в порядке, требуемом законодательством штата Калифорния, поможет упростить судебные разбирательства для работодателя и его адвоката.