Содержание

Назначение исполняющего обязанности директора при увольнении директора

]]>

Подборка наиболее важных документов по запросу Назначение исполняющего обязанности директора при увольнении директора (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Судебная практика: Назначение исполняющего обязанности директора при увольнении директора Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Определение Седьмого кассационного суда общей юрисдикции от 28.07.2020 N 88-11593/2020 по делу N 2-7369/2019
Категория спора: Защита прав и интересов работника.
Требования работника: 1) О восстановлении на работе; 2) О признании незаконным расторжения трудового договора с руководителем.
Обстоятельства: Истец занимал должность директора ответчика. Решением общего собрания участников был освобожден от замещаемой должности.
Решение: 1) Отказано; 2) Отказано. Данный довод истца являлся предметом исследования судов, как первой, так и апелляционной инстанций. Судами установлено, что факт нахождения К. в отпуске в период с 16 августа по 05 сентября 2019 года не могут быть признан, как препятствующий расторжению трудового договора, поскольку представленная копия заявления истца от 16 августа 2019 года о предоставлении отпуска на имя другого участника общества ., приказ N 1 от 16 августа 2019 года, не подписанный руководителем организации, объективно не свидетельствуют о фактическом нахождении истца в отпуске, иных доказательств предоставления истцу отпуска и нахождения в нем, таких как табель учета рабочего времени, записка-расчет о предоставлении отпуска, расчетные ведомости о начислении оплаты отпуска и выплаты отпускных, график отпусков, назначение исполняющего обязанности директора не представлено.

Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Назначение исполняющего обязанности директора при увольнении директора

Нормативные акты: Назначение исполняющего обязанности директора при увольнении директора Федеральный закон от 03.
07.2016 N 237-ФЗ
(ред. от 30.12.2021)
“О государственной кадастровой оценке”2.1. Лицо, осуществляющее руководство бюджетным учреждением, должно отвечать требованиям, предусмотренным частью 1 настоящей статьи, а также не должно иметь фактов расторжения трудового договора с ним по основанию, предусмотренному частью 3.1 настоящей статьи, в течение трех лет, предшествовавших дню его назначения на должность руководителя бюджетного учреждения или возложения на него обязанностей руководителя бюджетного учреждения. Федеральный закон от 28.03.1998 N 53-ФЗ
(ред. от 30.12.2021)
“О воинской обязанности и военной службе”1. Военнослужащие, проходящие военную службу по контракту, в случае избрания их депутатами Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатами законодательных (представительных) органов государственной власти субъектов Российской Федерации, депутатами представительных органов муниципальных образований и главами муниципальных образований, осуществляющими указанные полномочия на постоянной основе, наделения полномочиями высших должностных лиц субъектов Российской Федерации (руководителей высших исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации) или назначения временно исполняющими обязанности высших должностных лиц субъектов Российской Федерации (руководителей высших исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации), избрания (назначения) членами Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации имеют право либо на увольнение с военной службы по основаниям, предусмотренным подпунктами “г” и “д” пункта 3 статьи 51 настоящего Федерального закона, либо на приостановление военной службы.

Пишем в документах правильно: исполняющий обязанности директора: blogkadrovika — LiveJournal



Вместо руководителя организации его обязанности временно выполняет исполняющий обязанности директора. Как писать в документах, например, в договорах и актах приема-передачи его должность правильно? С такой ситуацией кадровик сталкивается впервые. Хочется все оформить без ошибок, тем более, что принятый в организации порядок проставления перед должностью обозначения «ВРИО» внушает кадровому специалисту сомнения. Продемонстрируем в статье образец, как писать в документах «исполняющий обязанности директора».

Начальника нет на месте


На практике может сложиться ситуация, когда руководитель организации по той или иной причине отсутствует на своем рабочем месте. Так как директор является ключевой фигурой компании, в его отсутствие кто-то должен исполнять его обязанности. Для этого оформляют приказ на исполняющего обязанности директора. Замена оформляется, если в уставе компании не прописано, что функции генерального директора организации исполняют несколько сотрудников (п. 3 ст. 65.3 ГК РФ).

В общем случае, обязанности генерального директора, что вполне логично, возлагаются на его заместителя. Однако если должности заместителя директора по штату не предусмотрено, то делегировать обязанности руководителя можно любому сотруднику компании. При передаче полномочий и встает вопрос, как писать сокращенно «исполняющий обязанности директора».

Помимо приказа нужно оформить доверенность на исполняющего обязанности директора с правом подписи. Объясняется это следующим. Доверенность на исполняющего обязанности директора подтверждает полномочия сотрудника, которому переданы функции руководителя, для контрагентов. То есть этот документ призван служить доказательством того, что заместитель директора может представлять интересы компании в отношениях со сторонними лицами. Например, подписывать договоры с контрагентами. Поэтому и нужно досконально разобраться с вопросом, как писать «исполняющий обязанности директора» .

Подробнее об этом см. «Исполняющий обязанности директора: образец доверенности 2018».

Порядок, в котором будет происходить временное замещение руководителя организации, можно предусмотреть в уставных документах компании. Например, в случае долгого отсутствия директора можно предусмотреть алгоритм назначения на должность нового руководителя компании (п. 2 ст. 12 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ, ст. 11 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ).

И.О не ставим, так как должность сотрудника не меняется


Итак, как писать в документах сокращенно «исполняющий обязанности директора»? Все просто, такое обозначение не нужно ставить вовсе. Объясняется это следующим. Из-за того, что на сотрудника возложены обязанности директора, его должность, указанная в штатном расписании, не меняется. Поэтому при заключении договоров замещающий директора сотрудник указывает свою должность. Никаких «И.О», «ВРИО», «Исполняющий обязанности», подписывая договор, указывать не нужно.

Таким образом, популярный вопрос: как писать в документах, если исполняющий обязанности директора женщина, не имеет смысла.

Никаких ограничений на временное выполнение функций руководителя организации любым подходящим работником действующее законодательство не содержит (п. 1 Порядка, утв. разъяснением от 29.12.1965 Госкомтруда СССР № 30 и Секретариата ВЦСПС № 39). В этом случае издается приказ о временно исполняющем обязанности директора.

Подробнее об этом см. «Назначение исполняющего обязанности директора: образец приказа 2018».


Специально для читателей наши специалисты подготовили пример, как писать «исполняющий обязанности директора» в документах в шапке:


Рапорт временно исполняющего обязанности начальника Военно-политического и гражданского управления при верховном главнокомандующем С. И. Зобкова начальнику Штаба верховного главнокомандующего М. Д. Бонч-Бруевичу о демократизации армии и братании. …

Библиографическое описание Рапорт временно исполняющего обязанности начальника Военно-политического и гражданского управления при верховном главнокомандующем С. И. Зобкова начальнику Штаба верховного главнокомандующего М. Д. Бонч-Бруевичу о демократизации армии и братании. 4 января 1918 г. // ЦГВИА, Ф. 2003, Оп. 2, Д. 767, Л. 6. Подлинник.
Тип материала исторический документ (244644)
Автор документа Зобков, С.И. (Временно исполняющий обязанности начальника Военно-политического и гражданского управления при верховном главнокомандующем) (1)
Название документа Рапорт временно исполняющего обязанности начальника Военно-политического и гражданского управления при верховном главнокомандующем С. И. Зобкова начальнику Штаба верховного главнокомандующего М. Д. Бонч-Бруевичу о демократизации армии и братании. 4 января 1918 г. (1)
Дата документа 1918 (12921)
Шифр ЦГВИА, Ф. 2003, Оп. 2, Д. 767, Л. 6. Подлинник. (1)
Архив Центральный государственный военно-исторический архив СССР (ЦГВИА СССР) (1564)
Имена Бонч-Бруевич, М. Д. (53)
Зобков, С.И. (1)
Даты 1918 (13098)
Организации Военно-политическое и гражданское управление при верховном главнокомандующем (1)
Штаб Верховного главнокомандующего (88)
Статус Врио начальника управления (7)
Начальник штаба (1887)
Тематика Вооруженные силы Российской империи — Разложение и гибель царской армии в 1917 г. (1842)
Октябрьская революция 1917 года — Переход царской армии на сторону советской власти (917)
Виды документов Рапорт (973)
Источник документа Октябрьская революция и армия. 25 октября 1917 г.-март 1918 г.: Сб. док. — М.: Наука, 1973. (309)
Составитель записи 2019-12-23 / Некрутенко Руслан (478)

Минтруда ответило на вопрос — кто руководит организацией, если директор заболел?

11504

Начальники — тоже люди: уходят в отпуск, уезжают в командировки, попадают на больничный. Но если речь идет о взаимоотношениях предприятия с банком, решения должен принимать директор. Кого можно считать руководителем компании? Заместителя? Работника, временно переведенного на должность?
 
Итак, белорусские банки обратились с Министерство труда и соцзащиты с вопросом — кого можно считать руководителем организации?
 
Дело в том, что при проверке правоспособности заявителей и контрагентов-юрлиц банком проверяются полномочия должностных лиц конкретного юрлица на подписание договора и дополнительных соглашений к нему.

 
На практике часто возникают случаи, когда необходимо заменить руководителя юрлица на период его временного отсутствия: отпуск, командировка, временная нетрудоспособность. Организации используют разные подходы и правовые конструкции при передаче полномочий руководителя юридического лица на период его временного отсутствия.
 

Кто может быть руководителем?

 
В соответствии со статьей 49 Гражданского кодекса юрлицо приобретает гражданские права и принимает на себя гражданские обязанности через свои органы, действующие в соответствии с законодательством и учредительными документами.
 
Порядок назначения или избрания органов юрлица определяется законодательными актами и учредительными документами. В силу статьи 113 Гражданского кодекса — органом унитарного предприятия является руководитель, который назначается собственником имущества и ему подотчетен.

 
Компетенция органов управления хозяйственных обществ прописана в статьях 53-54 Закона   от № 2020-XII от 09.12.1992 «О хозяйственных обществах», который использует понятие «единоличный исполнительный орган».
 
Статья 252 Трудового кодекса определяет руководителя организации как физическое лицо, которое в силу закона или учредительного документа организации осуществляет руководство организацией, в том числе — выполняет функции ее единоличного исполнительного органа. Права и обязанности руководителя организации определяются Трудовым кодексом, актами законодательства, учредительным документом, а также трудовым договором (статья 253 Трудового кодекса).
 
Общие положения единого квалификационного справочника должностей служащих (ЕКСД), утвержденные постановлением Минтруда 02.
01.2012, являющегося техническим нормативным правовым актом, обязательным к применению в организациях независимо от форм их организационно-правовых форм: 

  • к категории «руководителя» относят служащих, в рамках определенных полномочий осуществляющих организационно-распорядительные (руководящие, организующие, направляющие, координирующие и контролирующие) функции применительно к организации, соответствующим структурным (обособленным) подразделениям, работникам, направлениям деятельности 

Наименования должностей руководителей организаций устанавливаются как генеральный директор, директор, заведующий, начальник, председатель, управляющий.
 


Как передавать полномочия?

 
Конструкция передачи полномочий руководителя организации при необходимости его временной замены, по мнению банков, может быть следующей:

  • штатному заместителю руководителя организации, в силу его должностных обязанностей, предусмотренных в должностной инструкции, приказе о распределении обязанностей, на основе содержащихся в ЕКСД характеристик
  • другому работнику на основании приказа о временном переводе работника по основанию, предусмотренному пунктом 2 части 1 статьи 32-1 Трудового кодекса, или в силу возложения исполнения обязанностей руководителя с оплатой в порядке статьи 67 Трудового кодекса   

Однако в этом случае не осуществляется постоянный перевод работника на другую должность в порядке статьи 30 Трудового кодекса, поэтому наименование должности всех указанных работников остается прежним: 

  • «заместитель директора»
  • «начальник экономического отдела»
  • «главный инженер» 

— который исполняет обязанности временно отсутствующего руководителя.


 
Учитывая разные позиции самих организаций в подходах к тому, на основании каких документов действует лицо, исполняющее обязанности руководителя в указанных случаях, банки сталкиваются с двумя противоположными подходами: 

  • заместитель директора, другой работник, исполняющий обязанности руководителя в силу статьи 252 Трудового кодекса определяется организацией как «единоличный исполнительный орган», действующий от имени организации в отношении третьих лиц на основании устава организации. Доверенность на представление интересов организации в отношении третьих лиц в рамках статьи 186 Гражданского кодекса не выдается
  • заместителю директора, другому работнику, временно исполняющему обязанности руководителя, дополнительно для подтверждения их полномочий в рамках представительства юрлица по Гражданскому кодексу выдается доверенность на представление интересов организации в отношениях с третьими лицами, включающая право заключения сделок 
Поэтому банки попросили Министерство труда и социальной защиты разъяснить несколько моментов:
 
1. Становится ли лицо, исполняющее обязанности руководителя, в период его временного отсутствия в силу статьи 252 Трудового кодекса единоличным исполнительным органом, действующим на основании устава, и при этом не требуется выдача ему доверенности для представительства интересов организации перед третьими лицами?

2. Нужно ли временно исполняющему обязанности руководителя организации иметь доверенность в рамках статьи 186 Гражданского кодекса?

3. Если исполняющий обязанности руководителя становится единоличным исполнительным органом, кем он должен быть назначен? Тем же, кем и единоличный исполнительный орган: собственником имущества, общим собранием участников, наблюдательным советом? Или достаточно приказа руководителя о трудовом отпуске, убытии в командировку, временном переводе или возложении обязанностей?
 


Что ответило Министерство труда банкам?

 
Минтруда переадресовало письмо банков в Министерство экономики и одновременно ответило в пределах компетенции:
 
— С учетом норм, содержащихся в Трудовом кодексе, при решении вопросов о выполнении работы в случае временного отсутствия работника, в том числе руководителя организации, а также в случае наличия вакантной должности необходимо руководствоваться следующим.
 
В соответствии с частью восьмой пункта 10 Общих положений ЕКСД: 

  • на заместителя руководителя организации возлагаются должностные обязанности по руководству и управлению определенным направлением (видом) деятельности организации
  • а также выполнение обязанностей руководителя при его отсутствии 

— следовательно, можно говорить о взаимозаменяемости руководителя и его заместителя в случае отсутствия другого, а также при наличии вакансии по должности руководителя (его заместителя).
 
Так, если в организации отсутствует руководитель (в случае его временного отсутствия либо вакансии), его обязанности исполняет один из заместителей руководителя на основании: 

  • либо учредительных документов
  • либо приказа о распределении обязанностей между руководителем и его заместителями 

При отсутствии у руководителя организации штатных заместителей в соответствии с законодательством либо уставными документами организации может быть принято решение: 

  • о временном переводе другого работника на должность руководителя организации в соответствии со статьей 32¹ Трудового кодекса с письменного согласия работника на срок до 6 месяцев в течение календарного года (в том числе — на вакантную должность руководителя) либо в связи с производственной необходимостью для замещения отсутствующего работника 

Справочно:
 
На основании абзаца третьего пункта 14 Указа Президента от 24 апреля 2020 года № 143 «О поддержке экономики» — с 26. 04.2020 и до особого решения Президента наниматель имеет право производить временный перевод на другую работу, в том числе: 

  • в другое структурное подразделение
  • к другому нанимателю 
— в связи с производственной необходимостью, вызванной неблагоприятным воздействием эпидемиологической ситуации на деятельность нанимателя, а также для замещения отсутствующего работника без согласия работника на срок до 3 месяцев. По соглашению сторон срок такого перевода может быть увеличен.
 
Кроме того, Указ №143 разрешает поручать: 
  • либо выполнение дополнительной работы работнику(ам) внутри организации в виде совмещения (по вакантной должности)
  • либо исполнение обязанностей временно отсутствующего работника (статья 67 Трудового кодекса) 

Временный перевод в соответствии со статьей 32¹ Трудового кодекса должен производиться на основании приказа (распоряжения) нанимателя о временном переводе с указанием: 

  • причин перевода
  • срока временного перевода
  • условий оплаты труда.  

— новый трудовой договор в данном случае не заключается. После окончания срока перевода работник продолжает работу по должности, указанной в заключенном с ним трудовом договоре (контракте).
 

При временном переводе с письменного согласия работника и в связи с производственной необходимостью оплата труда производится по выполняемой работе, но не ниже среднего заработка по прежней работе (часть первая статьи 68 Трудового Кодекса)

 
Согласно статье 67 Трудового кодекса работникам, выполняющим у одного и того же нанимателя: 

  • наряду со своей основной работой, определенной трудовым договором, должностной инструкцией
  • дополнительную работу по другой или такой же должности служащего (профессии рабочего) без освобождения от своей основной работы 

— производится доплата.
 
Размер доплаты устанавливается нанимателем по соглашению с работником.
 

 
Для работников бюджетных организаций и других организаций, получающих субсидии, работники которых приравнены по оплате труда к работникам бюджетных организаций, размер доплаты устанавливается Правительством Беларуси или уполномоченным им органом (часть третья статьи 67 Трудового кодекса).
 

На основании норм законодательства вопросы целесообразности установления совмещения профессий (должностей), а также определения размеров доплат относятся к компетенции нанимателя

 
Наниматель должен оформить приказом (распоряжением): 

  • поручение работнику дополнительной работы с письменного согласия работника
  • срок, в течение которого работник будет ее выполнять,
  • размер доплаты конкретному работнику 

— при этом внесение изменений в трудовой договор (контракт) с работником не производится, в связи с чем дополнительное соглашение не заключается.
 

Кстати, работник имеет право досрочно отказаться от выполнения дополнительной работы, а наниматель — досрочно отменить поручение о ее выполнении, письменно предупредив об этом другую сторону

 
Таким образом, в случае временного перевода работник, хоть и временно, но занимает должность, на которую он переведен (например – должность руководителя организации).
 
В случае, если выполнение работы поручено работнику как дополнительная работа в виде совмещения или исполнения обязанностей наряду со своей основной работой, определенной трудовым договором (статья 67 Трудового кодекса), то фактически занимаемая этим работником должность остается прежней.

Минтруда также подчеркивает, что глава 18 Трудового кодекса устанавливает ряд особенностей регулирования труда руководителя организации.
 
В частности, согласно статьям 253 и 254 Трудового кодекса права и обязанности руководителя организации наряду с Трудовым кодексом определяются: 

  • актами законодательства
  • учредительным документом
  • трудовым договором 

— а трудовой договор заключается собственником имущества организации либо уполномоченным им органом (организацией).
 
Поэтому в законодательстве либо в уставных документах организации может предусматриваться процедура принятия решений об исполнении обязанностей руководителя организации в случае его отсутствия.
 
В случае если должность руководителя организации вакантна, а законодательством или учредительным документом организации установлены процедуры, предшествующие заключению трудового договора с руководителем организации: 

  • проведение конкурса
  • избрание
  • назначение на должность
  • какая-то другая процедура

— собственник имущества организации либо уполномоченный им орган (организация) имеют право назначить руководителя организации на основании срочного трудового договора на период проведения этих процедур (пункт 6 части третьей статьи 17 Трудового кодекса).
 
Такой срочный трудовой договор может заключаться: 

  • как с работником организации (перевод в соответствии со статьей 30 Трудового кодекса, с согласия работника
  • так и с лицом, не являющимся работником организации (по общему правилу приема на работу)
Хотите поделиться своим финансовым опытом, дать советы по правильному обращению с деньгами, высказать свое мнение по поводу банков или организации бизнеса? Присылайте материалы на адрес [email protected]. Самые интересные мы опубликуем

Источник: www.infobank.by

Как подписать письмо для босса | Work

Автор Danielle Smyth Обновлено 12 февраля 2021 г.

Руководители, менеджеры или начальники нередко просят третьих лиц составлять, составлять и подписывать письма за них. Написание письма от имени начальника поначалу может показаться неудобным, но многие сотрудники делают это по нескольку раз в день. Выполнение этого с электронными письмами также является частью обычного бизнеса. Есть несколько стандартных рекомендаций, которым нужно следовать при написании и подписании корреспонденции вашего начальника, и им нетрудно следовать.

Что такое P.P. Обозначение?

Согласно The Law Dictionary, сотрудникам иногда приходится подписывать письма для менеджеров и других лиц, когда эти люди слишком заняты или не могут подписать сами. Прежде чем сделать это, сотрудник должен быть уполномочен поставить подпись. Подделка подписи незаконна и может привести к неприятностям.

Слово «прокурация» является формальным термином для подписания чего-либо от имени другого лица. Оно происходит от латинского слова procurare, что означает «заботиться».Так что, подписываясь за кого-то другого, перед подписью должно стоять «п.п.» что означает per procurationem. Это можно использовать в письмах или электронных письмах с письменными или цифровыми подписями.

Вот две версии, которые показывают пример подписания электронного письма от чьего-то имени с п.п. обозначение:

г-жа Элис Джонс, главный исполнительный директор

п.п. Подпись сотрудника

п.п. Подпись сотрудника

Г-жа Элис Джонс, главный исполнительный директор

Всегда лучше сначала проконсультироваться с руководителем, чтобы узнать его предпочтения.

Доверенность

Сотрудники также могут использовать доверенность (POA) для подписания документов за кого-то другого. Юридический Zoom объясняет, что доверенность — это документ, который позволяет одному человеку ставить подписи за кого-то другого; он также позволяет человеку назначать кого-то другого для управления своими финансовыми, медицинскими и имущественными делами. При наличии доверенности помощник сначала подписывался именем своего начальника, а затем своим.

Слово «от» также необходимо написать рядом с именем начальника или под ним.Затем помощник должен написать «доверенность» или «Доверенность». Существует несколько типов доверенностей, в том числе долговременные доверенности, доверенности на здравоохранение и так далее.

Чтобы доверенность имела юридическую силу, должна быть получена, подписана и нотариально заверена доверенность. Дополнительные копии также должны быть заверены. Доверенности полезны во многих ситуациях, но обычно не требуются для простых деловых вопросов.

Написание письма от чужого имени Пример

Попробуйте сначала поговорить со своим начальником, чтобы узнать цель переписки; сделать несколько заметок во время обсуждения. При написании делового письма лучше использовать фирменный бланк, так как это повышает доверие. Если это недоступно, имя, должность, компания и адрес начальника должны быть вверху под датой. Вы можете начать со слова «Уважаемый», за которым следует имя адресата, титул и запятая, объясняет писатель из CalPolyPomona.

Начните с объяснения, что вы пишете письмо от имени начальника, если это уместно (например, письмо в суд). В противном случае в этом нет необходимости. Блочный формат используется для деловых писем, которые располагаются на одном уровне с дополнительными строками между абзацами.

Тон должен быть формальным, а язык кратким и понятным. Сильный вывод эффективно завершит письмо, и вы можете использовать «С уважением», «С уважением» или другое стандартное завершение. Всегда проверяйте письма на орфографию и грамматику перед отправкой. Команда Университета Пердью объясняет, что вы можете использовать свои инициалы в конце письма, чтобы показать, что вы машинистка.

Что такое вариант использования и как его написать

Определение того, как клиент будет взаимодействовать с продуктом или системой, необходимо для сбора требований и коммуникации с заинтересованными сторонами на высоком уровне. Диаграмма модели вариантов использования — это визуальное представление того, кто является пользователями продукта, как они будут взаимодействовать с продуктом и что продукт делает. Но что такое вариант использования и почему он является важным инструментом для менеджеров проектов?

Хотя варианты использования обычно используются для анализа сложных идей в среде разработки программного обеспечения, варианты использования в управлении проектами могут быть столь же важны для сбора требований и определения масштаба проекта.

Узнайте больше о том, как написать вариант использования и как можно использовать инструмент модели вариантов использования при установлении основных требований к проекту.

Что такое вариант использования? Объяснение вариантов использования 

Вариант использования — это описание способов взаимодействия пользователя с системой или продуктом. Вариант использования может устанавливать сценарии успеха, сценарии отказа и любые критические варианты или исключения. Вариант использования можно написать или визуализировать с помощью инструмента модели варианта использования.

Какова цель варианта использования?

Назначение варианта использования:

Зачем менеджерам проектов нужно знать о вариантах использования?

Менеджеры проектов должны знать о вариантах использования, потому что они помогают донести стратегию до заинтересованных сторон и устранить разрыв между бизнес-обоснованием и техническими требованиями.

PMI также отмечает, что «варианты использования обеспечивают структуру для сбора требований клиентов и определения объема проекта». Но что это означает в практическом плане?

Допустим, вы руководитель проекта в образовательной технологической фирме. Последней идеей продукта вашей компании является приложение для студентов, где они могут получать обучение в режиме реального времени за ежемесячную абонентскую плату. Создание варианта использования для этого приложения может сообщить заинтересованным сторонам и проектной группе, кто является заказчиком, как заказчик будет взаимодействовать с продуктом, а также каковы будут значение пробела в объеме и требования проекта.

Как написать вариант использования для проекта

Представленный в письменной форме вариант использования может быть полезным элементом проектной документации. Сценарии использования — это распространенный артефакт требований, и они могут упростить общение между техническими и бизнес-заинтересованными сторонами.

В зависимости от предполагаемой аудитории и обсуждаемой системы вариант использования может быть настолько подробным или базовым, насколько это необходимо. В документе варианта использования должны быть установлены и определены несколько ключевых компонентов, а именно: 

  • Система : Система – это обсуждаемый продукт, услуга или программное обеспечение.
  • Актеры : Актер — это пользователь или что-то еще, что демонстрирует поведение при взаимодействии с системой. Действующим лицом может быть другая система, аппаратное обеспечение или целая организация.

    Что касается акторов, то существует четыре типа: обсуждаемая система, внутренний актор, первичный актор и вторичный актор. Чаще всего упоминаются две последние системы. Первичный актор инициирует взаимодействие с системой, а вторичный актор может предоставлять услуги системе.

  • Сценарий : В «Применении UML и шаблонов» Ларман отмечает, что «сценарий — это определенная последовательность действий и взаимодействий между субъектами и обсуждаемой системой; его также называют экземпляром варианта использования».
  • Вариант использования : Вариант использования описывает сценарии успеха и неудачи, которые могут возникнуть, когда субъект(ы) взаимодействуют с системой. В этом разделе вы должны установить основной сценарий успеха, т. е. наиболее желательный результат между действующим лицом и системой.Вы также должны установить альтернативные пути, которые объясняют, что происходит в случае сбоя или ошибки.

Давайте рассмотрим простой пример использования: 

  • Пример использования приложения для доставки еды : Частные лица могут использовать приложение, чтобы размещать заказы непосредственно в ресторанах. Когда пользователь размещает заказ, ему предлагается заплатить через приложение или заплатить, когда еда будет доставлена. Как только это будет подтверждено, ресторан получит запрос через свою систему.Затем еда будет приготовлена, упакована и доставлена ​​человеку. В этом случае приложение должно иметь возможность принимать заказы, обрабатывать платежи и общаться с рестораном в электронном виде.
  • Система : Приложение для доставки еды
  • Основное действующее лицо : Клиент заказывает еду
  • Сценарий : Пользователь просматривает варианты ресторанов. После того, как предпочтительный ресторан выбран, они размещают заказ через приложение.Пользователь платит онлайн или подтверждает, что будет платить лично. Заказ отправляется из приложения во внутреннюю систему ресторана. Сотрудник ресторана принимает и обрабатывает электронный заказ.

    Этот вариант использования иллюстрирует, как клиент и сотрудник ресторана (действующие лица) взаимодействуют с приложением доставки еды (системой), а также ожидаемый результат каждого взаимодействия.

    Это помогает набросать структуру того, что ожидается на этапе разработки. Например, приложение должно иметь возможность обрабатывать платежи.

Что такое модель варианта использования?

Модель вариантов использования — это визуальное представление взаимодействий между субъектом и системой. Как также отмечает PMI, модели вариантов использования отображают процессы, что помогает дополнительно выразить предварительные условия и триггеры.

Модель варианта использования обычно выражается с использованием UML (универсальный язык моделирования). В этих визуализациях есть три основных компонента: система, действующие лица и вариант использования.

Система представлена ​​прямоугольником или «граничной рамкой».” Действующие лица показаны в виде людей-палочек за пределами рамки, а варианты использования представлены в виде текста в овалах внутри рамки. Сплошные и пунктирные линии представляют связь между действующими лицами и вариантами использования системы.  

Пример модели варианта использования: 

(Источник: Visual Paradigm Online)

В чем разница между моделью вариантов использования и диаграммой вариантов использования?

Диаграмма вариантов использования — это просто тип модели вариантов использования. Диаграмма модели вариантов использования использует текст и фигуры для представления отношений между пользователем и системой.

В первую очередь диаграммы моделей вариантов использования используются для: 

  • Визуализация потока и поведения системы
  • Проиллюстрировать функциональность системы
  • Представление ключевых взаимодействий между системой и пользователем 

В зависимости от системы диаграмма модели вариантов использования может различаться по сложности, отображая основные ассоциации или расширяясь для отображения нескольких исключений.

Использование вариантов использования с Wrike

С помощью Wrike вы можете хранить сценарии использования и другую документацию и обмениваться ими в едином централизованном цифровом репозитории. Создавайте варианты использования с помощью инструмента моделирования или шаблона вариантов использования для управления продуктом, загружайте их в Wrike и общайтесь с несколькими заинтересованными сторонами одновременно, используя @упоминания и ответственных за задачи.

Задокументируйте объем проекта и требования с вашими вариантами использования и сделайте их доступными для всех, кому необходимо их увидеть и сослаться на них. Больше никаких бесконечных цепочек писем и потерянных личных сообщений. С Wrike планирование проектов и документация становятся проще.

Хотите узнать больше о том, как делиться своими вариантами использования в Wrike? Подпишитесь на бесплатную двухнедельную пробную версию и узнайте, почему более 2 000 000 пользователей выбирают Wrike для более эффективного управления проектами.

Благодарственное письмо вашему боссу (с примерами) — Zippia

Когда вам посчастливилось получить замечательного босса, очень важно дать ему понять, что его ценят. Этот парень или девушка может сделать или разрушить вашу карьеру. Если ваш менеджер изо всех сил старается наставлять вас, признавать вас и давать вам важные проекты, важно выразить свою благодарность.

Все любят приятное «спасибо» или «дай пять».«Ваш начальник не исключение. Когда ваш босс изо всех сил старается помочь вам, это идеальное время, чтобы написать сердечную записку, выражающую вашу признательность.

Ваш менеджер имеет право продвигать вас по службе, давать вам прибавку к зарплате и делать вашу карьеру по-настоящему полезной. Кроме того, вы никогда не знаете, как он или она могут помочь вам в будущем, поэтому имеет смысл сообщить вашему начальнику, что он ценит вас. Тщательно составленная благодарственная записка — это простой жест, который может иметь большое значение.

Преимущества наличия отличного босса

Когда у тебя хороший начальник, работа становится намного приятнее.

  • Вы хотите больше работать.

  • Вы увлечены своей работой.

  • Работа имеет больше смысла.

  • Великие лидеры, которые помогут вам развить свои навыки.

  • Вы чувствуете понимание и поддержку.

  • Подайте отличный пример для подражания.

  • Продуманные способы отметить ваши достижения.

  • Вы чувствуете поддержку как в профессиональном, так и в личном плане.

Как лучше всего отправить начальнику благодарственное письмо

Тип благодарственной записки, которую вы отправляете, зависит от близости ваших отношений и от того, как вы чувствуете, что они воспримут это сообщение.

  • Рукописные заметки. Безусловно, лучший способ послать благодарственное письмо — написать его от руки. Есть что-то такое душевное в том, чтобы увидеть добрые слова в открытке. Это кажется личным и особенным. Кроме того, они могут сохранить вашу заметку для чего-то, чтобы вернуться к ней позже на память.

  • Электронная почта. Отправка благодарственного письма начальнику по электронной почте менее формальна, но означает, что он сразу же получит его в свой почтовый ящик. Поскольку это менее формально, лучше отправить электронное письмо с благодарностью за небольшой подарок или акт доброты.

  • Текст. Лучше сохранить текстовое спасибо для сообщения, которое будет коротким и более личным. Это больше подходит для небольших подарков или актов доброты. Например, «Спасибо, что купили сегодня кофе.Я признателен за это.” Иногда вы можете отправить текст в качестве немедленной благодарности, а затем написать рукописную записку.

  • Письмо. Написание благодарственного письма позволяет вам не торопиться и говорить именно так, как вы хотите. Это то, за что ваш босс может держаться. Отправка обычной почтой оказывает большее влияние, чем установка на стол начальника.

Что включить в благодарственное письмо

Признание своего босса — это хороший поступок. Но это также может быть немного пугающим.

Вам интересно, что написать. Что такое правильный этикет? Сообщение должно быть беззаботным или более серьезным? Звучит искренне и задумчиво? Когда я отправлю его?

Итак, если вы готовы выразить свою благодарность, важно знать, что включить в вашу благодарственную записку. Вот основные части благодарственной записки.

Правильные манеры – отправить благодарственную открытку в течение нескольких дней после получения подарка или посещения мероприятия.

Пример благодарственных писем вашему боссу

Иногда трудно подобрать нужные слова, чтобы выразить свои чувства. Мы создали шаблоны сообщений для использования в благодарственных открытках для вашего менеджера. Ниже приведены несколько идей для сообщений, которые помогут вам написать благодарственную открытку, которая понравится вашему начальнику.

  1. Доброта. Является ли ваш босс во всех отношениях хорошим парнем или девочкой, которая относится к вам с добротой и особыми привилегиями?

    • Привилегии: билеты на игру, ужин, концерт.

      Большое спасибо за то, что щедро предоставили нам билеты на игру «Буллз» в субботу. Жаль, что ты не смог пойти, но это сделало наш день. Мы прекрасно провели время и по-настоящему оценили этот жест.

    • Подарки.

      Ты лучший начальник! Я так взволнован Alexa Echo, который вы подарили мне на мое 5-летие. Мои дети с удовольствием просят ее рассказывать им анекдоты! Спасибо за этот крутой подарок.Большое спасибо.

    • Взносы на благотворительность.

      Благодарим вас за пожертвование на ежегодный турнир по гольфу среди знаменитостей сети Helping Hands Network. Я ценю вашу доброту и то, что вы помогаете нам изменить ситуацию к лучшему для молодых людей с особыми потребностями. Благодаря вашему пожертвованию мы смогли обогатить жизнь людей с ограниченными возможностями в их партнерских сообществах с помощью качественных услуг для отдыха.

    • Посещение мероприятия.

      Я был так счастлив, что вы пришли на бар-мицву моего сына! Наша семья ценит вашу доброту. День моего сына был еще более особенным, потому что вы были там, чтобы присоединиться к нам. И спасибо за сберегательную облигацию для моего сына.

  2. Поддержка. Ваш начальник взял вас под свое крыло, помогая развивать ваши навыки на рабочем месте?

    • Наставничество и руководство.

      Я просто хотел, чтобы вы знали, как много значат для меня ваше руководство и наставничество на протяжении многих лет. Благодаря вам я так много узнал о том, что нужно для успеха в этом бизнесе. Спасибо.

    • Поддержка в трудную минуту.

      Я хотел поблагодарить вас за то, что вы проявили такое понимание после того, как мой отец скончался. Возможность взять отпуск облегчила задачу.Еще раз спасибо за вашу поддержку и поддержку. Это значит больше, чем ты думаешь.

    • Введение.

      Большое спасибо, что познакомил меня с вашим другом Барри Джонсом. Мы связались в начале прошлой недели, и он дал мне название большого и высокого магазина мужских костюмов. Еще раз спасибо за передачу его имени.

    • Комплименты.

      Большое спасибо за комплимент моему руководству проектом Хамагути. Я вложил в это много труда. Очень много значит знать, что ты так чувствуешь. Спасибо.

  3. Поддержка карьеры. Ваш босс дал вам большой перерыв, который позволил вам блистать? Когда вы проявите себя, вы можете получить повышение и продвижение по службе.

    • Возможности.

      Большое спасибо за то, что назначили меня на проект Брейди.Я был рад помочь им разработать многолетнюю стратегическую дорожную карту, позволяющую им принимать более обоснованные решения. Это много значило, что ты поверил в меня и дал мне эту возможность. Я с нетерпением жду возможности планировать и реализовывать больше ИТ-проектов в будущем. Я обещаю сделать вас гордиться в будущих начинаниях.

    • Акция.

      Большое спасибо за мое недавнее продвижение. Я рад взять на себя роль партнера фирмы.Я ценю, что ты доверяешь мне. Я обещаю, чтобы вы гордились!

    • Повышение или бонусы.

      Большое спасибо за бонус. Это так много значит для меня. Спасибо, что всегда заботитесь о своих сотрудниках и вознаграждаете их за тяжелую работу. Ты самый лучший!

    • Ссылки.

      Я ценю, что вы стали для меня ориентиром в поиске работы.Я знаю, насколько вы заняты, но тот факт, что вы находите время, чтобы поговорить с компаниями, с которыми я беру интервью, очень много значит. Спасибо еще раз.

    • Интервью.

      Большое спасибо за возможность вчера пройти собеседование на должность старшего менеджера. Мне понравилось говорить с вами. Еще раз спасибо за ваше время и внимание.

  4. Другие случаи.

    • День рождения.

      С днем ​​рождения того, кто делает эту компанию великой. Я ценю все, что ты делаешь.

    • Юбилей.

      Спасибо за продуманный подарок на юбилей. Нам очень понравилась подарочная карта в ресторан Антонио. Вся еда, закуски и напитки были восхитительны. Еще раз спасибо за то, что сделали нашу годовщину свадьбы особенной.

    • Похороны.

      Спасибо за великолепную цветочную композицию для похорон моего дедушки Джона. Они были такими заботливыми, и мы ценим вашу поддержку во всем.

    • День Благодарения.

      Я не только благодарен за то, что работаю в такой замечательной компании, но и ценю, что у меня есть такой замечательный начальник, как вы.Счастливого дня благодарения.

    • С праздником.

      Счастливых праздников боссу, который делает наше рабочее место таким замечательным местом!

    • Новый год.

      Работать с таким боссом, как ты, моя мечта сбылась. Желаю вам всего наилучшего в наступающем году! С новым годом!

Заключительные мысли

Важно иметь кого-то, кто верит в тебя.Наличие отличного босса может вдохновить вас на то, чтобы быть лучшим. Когда ваш начальник делает все возможное, поблагодарив его, вы покажете, насколько вы его искренне цените.

Если у вас отличный начальник, уделите сегодня несколько минут, чтобы выразить ему свою признательность в благодарственной записке.

Никогда не упускайте подходящую для вас возможность.
Начать

27 советов по разговору с боссом

  1. Развитие карьеры
  2. 27 советов по разговору с боссом
Автор: редакция Indeed

16 декабря 2021 г.

Лидеры должности несут ответственность за поощрение роста на рабочем месте, продвижение здоровой офисной культуры и обеспечение бесперебойной и прибыльной работы. Люди часто разговаривают с начальником или начальником на одну из этих тем. Если у вас запланирована встреча с начальником или вы хотите узнать, как говорить о своих будущих целях, вы должны знать, как правильно общаться с руководителями. В этой статье мы описываем 11 причин для разговора с начальником и объясняем 27 правил и запретов, как разговаривать с начальником.

Каковы общие причины поговорить с вашим начальником?

Вот 11 личных и профессиональных причин, по которым вам может понадобиться поговорить с начальником один на один:

  • Вы хотите обсудить траекторию своей карьеры.

  • Вы хотите, чтобы вас рассматривали для участия в предстоящем повышении.

  • Вы чувствуете, что заслуживаете повышения.

  • Вам нужна ясность в отношении ожиданий от вашей работы и роли.

  • Вы ищете руководство для достижения ваших целей производительности.

  • У вас проблемы с общением с коллегой.

  • Вам нужно новое оборудование или обновленный доступ для выполнения вашей работы.

  • Вам нужны рабочие приспособления по личным обстоятельствам.

  • Вы хотите запросить отгул.

  • У вас запланирована проверка производительности.

  • У вас есть вопросы по отзывам или предложениям.

Советы по разговору с начальником о вашем будущем

Примите во внимание следующие советы, которые можно использовать при разговоре с начальником о ваших будущих целях в вашей компании:

Решите, каковы ваши цели

Когда вы готовитесь к разговор с начальником о вашем будущем в компании, вы, вероятно, столкнетесь с вопросами о ваших профессиональных устремлениях.Подумайте о том, какие аспекты вашей работы приносят вам наибольшее удовлетворение, в каких областях вы добиваетесь наибольшего успеха и как вы хотите, чтобы выглядел ваш ежедневный рабочий день. Изучение этих вещей поможет вам определить, каковы ваши настоящие карьерные цели, и подготовит вас к ответам на вопросы о ваших желаниях на будущее.

См. также: Как установить профессиональные цели для карьерного роста

Изучить возможности карьерного роста на вашей работе

Уникальная структура и размер компании влияют на количество возможностей продвижения, доступных для сотрудников.Например, крупная компания с сотнями сотрудников может иметь несколько руководящих должностей и возможности вертикального карьерного роста. Проведение некоторого исследования доступных возможностей может помочь вам сосредоточиться и прояснить ситуацию. Наличие этой информации также поможет вам четко выразить свои цели и интересы во время разговора с вашим начальником.

Будьте уверены в своей ценности как работника

Уверенность в том, как вы повышаете ценность своей команды или организации, — это то, как вы защищаете себя.Когда вы говорите со своим начальником о своей карьерной траектории, укажите на свои успехи, знания и лидерские качества. Это уважительно напоминает вашему начальнику о ваших сильных сторонах и способностях.

Подробнее: 11 советов по повышению уверенности в себе на работе

Спросите совета и мнения

Проявите уважение к опыту и положению своего начальника, спросив у него совета или мнения о том, как продвигать свою карьеру в нужном вам направлении идти. Обращение за советом побуждает людей потратить время на то, чтобы выслушать, как вы объясняете свои стремления.Кроме того, у этого человека, вероятно, могут быть предложения о шагах, которые вы можете предпринять для достижения своих будущих целей.

Советы по разговору с начальником о профессиональных проблемах

Вот список того, что нужно делать при разговоре с начальником о профессиональных проблемах, с которыми вы сталкиваетесь:

Запланировать встречу

Связаться, чтобы запланировать встречу с начальником . Если вы испытываете трудности с выполнением ожиданий или вам нужен совет по управлению профессиональными отношениями, вы должны провести официальную встречу со своим начальником. Планирование встречи заранее поможет вашему боссу быть более подготовленным. Это дает им время подумать о ваших проблемах и разработать полезные решения или рекомендации. Убедитесь, что вы вежливы и тактичны, когда просите о встрече.

Репетиция разговора

Репетиция — это распространенный инструмент подготовки, который помогает людям успокоиться, сосредоточиться и подготовиться. Прежде чем встретиться с начальником, подумайте обо всем, что вы хотели бы обсудить, и представьте, каков был бы ваш идеальный исход. Потренируйтесь вести этот разговор вслух с другом.

Ведите заметки

Ведите журнал о своей продуктивности, взаимодействии на рабочем месте и вопросах. Эти заметки помогают людям организовывать и документировать профессиональные проблемы. Если у вас возникла проблема, требующая разговора с начальником, просмотрите свой журнал. Используйте его, чтобы систематизировать свои мысли и собрать важные сведения о вашей проблеме, такие как даты, места или типы оборудования.

Связанный: 25 эффективных советов по ведению заметок

Говорите прямо о проблеме

Когда вы встречаетесь со своим начальником, прямо говорите о проблеме, с которой вы столкнулись.Сосредоточьтесь на теме, чтобы ваш босс понял вашу озабоченность. Предложите конкретные детали и покажите примеры для ясности. Если проблема носит межличностный характер, оставайтесь уравновешенным и спокойным, предложите даты, подробно опишите все произошедшие инциденты и четко объясните, как этот вопрос влияет на вашу работу.

Пример: «Большое спасибо за встречу со мной. У меня проблемы с вписыванием в мою группу. Эндрю и Джессика отвергают мои идеи и иногда игнорируют меня. Вот несколько писем, которые я отправил им по поводу идей контента.Если вы посмотрите на ответы, которые они прислали, я думаю, вы согласитесь, что меня недооценивают». встречу с начальником. После того, как вы объясните, что вас беспокоит, и предоставите все необходимые детали, спросите непосредственно у начальника о том, что можно сделать. У этого человека, скорее всего, будут предложения о шагах, которые вы можете предпринять для решения вашей проблемы. Босс может решить сам управлять следующими шагами.

Пример: «У меня есть много идей, которые я могу внести в проект, и с моим опытом и знаниями я знаю, что могу многое предложить команде. Есть ли у вас какие-либо предложения о том, как заставить Эндрю и Джессику увидеть ценность, которую я могу добавить и быть более совместными?»

Подробнее: Как обратиться за помощью на работе

Советы по разговору с начальником о личных обстоятельствах

Вот список советов о том, как поговорить с начальником о личных обстоятельствах, влияющих на вашу работу:

Быть своевременный

Незамедлительное общение с начальником является уважительным и может способствовать бесперебойной работе.Если у вас возникли личные проблемы, которые мешают вашей работе, или вы ожидаете, что это может произойти в будущем, сообщите об этом своему начальнику. Вы можете отправить им электронное письмо, запланировать встречу или провести импровизированную беседу.

Сообщите о своих потребностях

Когда вы встретитесь со своим начальником, прямо обсудите, что вам нужно, чтобы продолжать добиваться успеха на работе. Сосредоточьтесь на своей приверженности выполнению своих задач и обязанностей и подробно объясните свои личные обстоятельства.

Пример: «Как автор гранта, я должен иметь возможность каждую неделю встречаться со своей командой, чтобы обсуждать прогресс и цели.Прямо сейчас я борюсь с уходом за детьми, и мне пришлось пропустить еженедельное собрание в четверг. Я хотел поговорить с вами о своих обстоятельствах, потому что боюсь пропустить еще несколько важных встреч в ближайшие несколько недель».

Сосредоточьтесь на решениях

проблему и найти решение. Это покажет вашему начальнику, что вы активны и привержены своим обязанностям.Я надеюсь разобраться с этим как можно скорее, но я не хочу торопить важный процесс. Сейчас встречи с нашей командой проходят в конце рабочего дня, и участие в собрании в полном составе помешает мне забрать детей из школьного автобуса. Как вы думаете, можно ли перенести встречу на более раннее время, пока я не улажу семейную ситуацию?”

Будьте благодарны

Когда кто-то прислушивается к вашим личным обстоятельствам, важно быть благодарным.Покажите, что цените время вашего босса, вежливо поблагодарив его. Еще один способ сделать это — написать благодарственное письмо. Независимо от того, выражаете ли вы свою благодарность лично или в электронном виде, лучше всего быть искренним и своевременным.

Подробнее: Благодарственное письмо начальнику: советы и примеры

Советы по общению с начальником во время оценки эффективности

Вот список того, что нужно сделать, принимая отзывы от начальника во время оценки эффективности:

Помните, что целью является рост.

Получая обратную связь от своего босса, сосредоточьтесь на цели роста.Используйте методы активного слушания, чтобы полностью усвоить сказанное. Ваш начальник, скорее всего, предлагает эту обратную связь, потому что видит ваш потенциал для роста в этой области. Сохраняйте непредвзятость и старайтесь принять совет или указание конструктивно.

Подробнее: Навыки активного слушания: определение и примеры

Расспросите о личном опыте

Во время оценки эффективности ваш начальник может объяснить область, в которой вам нужно улучшить свои навыки. В этом сценарии спросите их напрямую, был ли у них подобный опыт или трудности, подобные этому, в любой момент их карьеры.Вполне вероятно, что они сталкивались с такой ситуацией раньше или знают коллегу, который сталкивался с ней. Подобный вопрос показывает уважение к вашему начальнику и дает ему понять, что вы намерены найти решение для решения или преодоления его беспокойства.

Пример: «Я понимаю, что вы имеете в виду, когда говорите о важности выполнения плана продаж каждый квартал. Я усердно работаю над достижением своих целей, но иногда мне трудно понять, какие из них побуждают к активному преследованию, а какие следует отложить. на данном этапе вашей карьеры, как вы научились расставлять приоритеты для потенциальных клиентов?»

Сосредоточьтесь на положительных результатах

Участвуя в аттестации, очень важно слушать все, что говорит ваш начальник. Относитесь позитивно к отзывам и конструктивной критике и уделяйте время тому, чтобы подчеркнуть или признать, что вы делаете хорошо. Если к концу встречи ваш начальник не упомянул о каких-либо ваших положительных качествах или рабочих привычках, спросите его напрямую о том, чем бы он хотел, чтобы вы продолжали заниматься на работе.

Будьте благодарны за их идеи

Вероятно, у вашего начальника есть ученые степени, опыт или полномочия, которые позволяют ему быть экспертом в своей должности. Получение их отзывов имеет решающее значение для вашего успеха и роста.Проявите благодарность за обратную связь и идеи, которые вам дали. Вы можете сделать это, сказав спасибо, улыбнувшись или делая заметки во время оценки своей работы.

Объясните, как вы планируете расти

Выразив благодарность за проницательность вашего начальника, объясните меры, которые вы планируете предпринять, чтобы максимально использовать их отзывы. Основная цель обратной связи на рабочем месте и обзоров производительности — ваш профессиональный рост. Объяснение ваших планов по улучшению показывает вашу приверженность развитию карьеры.

Пример: «Это действительно отличные точки для повышения моей производительности и качества работы. Я ценю ваши идеи и планирую заняться этими вещами прямо сейчас. Думаю, я начну вести ежедневный журнал, чтобы отслеживать моя производительность. Таким образом, я буду лучше понимать, что помогает мне работать лучше всего».

Чего следует избегать при разговоре с начальником

Вот девять вещей, которых следует избегать при разговоре с начальником о своих целях, личных обстоятельствах, профессиональных проблемах и результатах работы: Другие сотрудники

  • , действующие в импульсивном или агрессивном пути

  • Принимать критику или предложения Лично

  • Пропуск людей в цепочке командования

  • Использование угроз для отказа от ухода или выбытия в качестве рычагов

  • отказ выполнять разумные задачи

  • быть чрезмерно скромным или самоуничижительным

  • принижать положение своего босса

  • The Detroit News

    Marie G. Макинтайр | Служба новостей Tribune

    В. Когда моя начальница ушла в трехмесячный декретный отпуск, меня попросили стать исполняющей обязанности директора. Однако эта должность не была официально оформлена, и моя зарплата осталась прежней. Уместно ли просить руководство о повышении? И могу ли я указать эту вакансию в своем резюме?

    A. Поскольку «действующие» назначения обычно не предполагают формального изменения должности, ваша роль была «официальной», когда руководство объявило, что вы временно принимаете на себя эти обязанности.Кратковременное трехмесячное задание обычно не предполагает повышения зарплаты, но вы можете привести доводы в пользу единовременной премии.

    Надеюсь, вы понимаете, что даже без ощутимых наград это временное улучшение дает много потенциальных преимуществ. Вы не только получите опыт более высокого уровня, но также получите возможность завязать ценные контакты и повысить свою репутацию. Расширение знаний и экспозиция могут сделать будущее продвижение по службе более вероятным.

    Чтобы задокументировать этот период дополнительной ответственности, убедитесь, что он включен в вашу следующую аттестацию.Предоставление руководству регулярных отчетов о ходе работы поможет подтвердить вашу деятельность и достижения. И да, это задание обязательно должно быть упомянуто в вашем резюме.

    В. Один из наших пенсионеров продолжает появляться на социальных мероприятиях для сотрудников. «Гэри» перестал работать здесь три года назад, но до сих пор посещает все собрания и обычно уходит одним из последних. Он даже выиграл главный приз на нашем большом розыгрыше в прошлом году.

    Наши общественные мероприятия планируются комитетом и обычно включают ежегодные весенние и осенние встречи, а также праздничную вечеринку.Чтобы покрыть расходы, каждый делает взнос в фонд деятельности сотрудников. Хотя у Гэри есть здесь друзья, многие из нас почти не знают его и считают, что он не должен участвовать бесплатно. Как мы должны справиться с этим?

    A. Некоторые ситуации, кажется, требуют политики, и это определенно одна из них. На самом деле причина вашей проблемы не в общительности Гэри, а в отсутствии норм посещаемости для пенсионеров. Поэтому для решения вопроса необходимо привлечь руководство.

    Во-первых, несколько заинтересованных сотрудников должны назначить встречу с директором по связям с общественностью или другим соответствующим руководителем.Попросите представителя кратко описать проблему, а затем предложить первоначальный шаг.

    Например: «Кажется, существует много путаницы в отношении пенсионеров, посещающих общественные мероприятия. Одни считают, что их не приглашают, а другие продолжают ходить бесплатно. Чтобы прояснить это, мы хотели бы подготовить некоторые рекомендации для ознакомления. Это было бы нормально?»

    Если руководство даст добро, то пора рассматривать варианты. Пенсионеры могут быть приняты бесплатно или вообще исключены.Они могли бы сохранить взносы в фонд деятельности или платить взнос за каждое мероприятие. Давая рекомендацию, тщательно обдумайте, что лучше всего подойдет для вашей конкретной организации.

    После того, как политика написана и утверждена, она должна быть доведена до сведения всех действующих и вышедших на пенсию сотрудников задолго до следующего события. А поскольку Гэри такой заядлый тусовщик, возможно, одному из его друзей следует позвонить, чтобы лично сообщить новости.

    Мари Дж. Макинтайр — профессиональный коуч и автор книги «Секреты победы в офисной политике».”

    www.yourofficecoach.com

    Twitter: @officecoach

    Как написать эффективные стандартные операционные процедуры (СОП)

    Как гласит старая поговорка, в бизнесе или любой организации есть множество движущихся частей. размер.

    Часто разница между продуктивным, успешным бизнесом и не очень успешным заключается в том, двигаются ли эти мириады «частей» согласованно друг с другом. В этом может заключаться разница между точно настроенной машиной и машиной, которая регулярно ломается и в конечном итоге разваливается.

    Чтобы ваша организация работала как отлаженная машина (и чтобы она не развалилась по швам), члены вашей команды должны всегда быть на одной волне — как в прямом, так и в переносном смысле.

    Здесь вступает в действие стандартная рабочая процедура или СОП .

    В этой статье мы более подробно рассмотрим:

    Что такое СОП?

    Стандартная операционная процедура (СОП) — это документ, содержащий четкие указания и инструкции относительно того, как команды и члены организации должны выполнять определенные процессы.

    Обратите внимание, что документация СОП гораздо сложнее, чем простой процедурный документ. Основное отличие заключается в том, что документация по процессу предназначена для предоставления общего обзора рассматриваемого процесса, в то время как СОП предоставляют «на месте» объяснение того, что должно произойти, чтобы данный процесс шел по плану.

    (То есть в документе, ориентированном на процесс, обычно объясняется, что организация перейдет из «точки А» в «точку Б», а в сопутствующей СОП описывается все, что организация будет делать, чтобы добраться до «точки Б». »)

    Типы стандартных операционных процедур

    Хотя компании могут свободно разрабатывать свои внутренние СОП в формате, который лучше всего подходит для их команды, большинство организаций выбирают один из следующих форматов.

    Пошаговый формат

    В некоторых случаях может быть достаточно создать простой нумерованный или маркированный список шагов, которые необходимо выполнить при завершении процесса.

    Этот формат следует использовать только в том случае, если рассматриваемый процесс является простым и в подавляющем большинстве случаев может быть завершен без сбоев.

    Процессы, в которых, вероятно, будет достаточно пошагового формата, включают:

    • Инструкции по настройке и очистке
    • Цифровые последовательности входа в систему
    • Инструкции по правильному и безопасному использованию оборудования

    Иерархический формат

    Иерархический формат для СОП заимствован из вышеприведенного формата в том смысле, что он включает в себя перечисление этапов процесса, который необходимо выполнить.

    Однако иерархические СОП предоставляют дополнительную информацию на каждом этапе, если это необходимо.В то время как чисто пошаговая СОП перечисляет шаги 1, 2, 3 и т. д., иерархическая СОП может включать шаги 1а и 1б; 2а, 2б, 2в; 3а, 3б.

    Иерархический формат используется, когда может потребоваться больше инструкций для достаточного выполнения данной задачи. В качестве простого примера, если на шаге 1 членам группы предлагается войти в свою учетную запись, шаг 1а может дать людям указание ввести свое имя пользователя, а шаг 1b — ввести пароль.

    Формат блок-схемы

    Блок-схемы лучше всего использовать для иллюстрации СОП, когда в определенные моменты процесса возможны несколько результатов.

    В таких случаях результат одного шага будет влиять на то, как команда должна будет подходить к каждому последующему шагу.

    Взгляните, например, на следующий рабочий процесс:

    (Источник)

    Обратите внимание, что в этом примере несколько раз необходимо принять решение о дальнейших действиях. По сути, каждый последующий шаг зависит от результата предыдущего шага, и было бы просто нелогично следовать определенным путям, если бы получился противоположный результат.

    Почему важна стандартная рабочая процедура?

    Хотя мы намекали на это с самого начала нашего обсуждения здесь, давайте проясним:

    Стандартная документация по операционным процедурам важна, поскольку она позволяет организациям систематизировать свои процессы, держать всех членов команды и других заинтересованных лиц на одной странице всегда и двигаться вперед единым, сплоченным образом .

    Возможно, лучший способ проиллюстрировать важность разработки документации СОП — рассмотреть негативные последствия ее невыполнения.По сути, это слишком многое оставляет на волю случая: нет никакой гарантии, что передовой опыт будет всегда соблюдаться, что все члены команды останутся в согласии или что организация будет продолжать работать позитивно и эффективно.

    Давайте немного углубимся в то, что создание документации СОП может сделать для вашей организации.

    Обеспечивает соблюдение лучших практик

    При наличии СОП соблюдение передовых практик в отношении всех организационных процессов становится не просто предложением, а предписанием.

    (Стоит отметить, что указанные «лучшие практики» должны быть определены всей командой заинтересованных сторон, участвующих в рассматриваемых процессах. Вовлекая членов команды из всех отделов и иерархических уровней в процесс разработки СОП, вы можете быть уверены, что ваша команда всегда действует в интересах компании (подробнее об этом чуть позже). карту, чтобы направлять их по пути.Это повышает шансы на положительный исход в данной ситуации, а также сводит к минимуму шансы столкнуться с какими-либо препятствиями на протяжении всего процесса.

    Все просто: разработка СОП гарантирует, что ваша команда знает наиболее эффективный и действенный способ выполнения определенной задачи. Это означает, что вы будете тратить меньше ресурсов для достижения оптимальных результатов, независимо от поставленной задачи.

    Обеспечивает согласованность

    Как мы уже говорили, более качественная разработка SOP позволяет вашей организации работать как точно настроенная машина.

    Огромная часть работы «как машина» — постоянство. Следование СОП гарантирует, что ваша команда всегда будет знать правильный путь и всегда будет выбирать этот путь, когда это необходимо.

    Проще говоря: SOP всегда делает решения и процессы более автоматизированными для вашей команды.

    Обеспечивает правильную адаптацию и обучение

    Четко определяя стандартные операционные процедуры в вашей организации, вы облегчите адаптацию сотрудников, а также улучшите то, как вы обучаете членов своей команды передовым практикам в определенных ситуациях.

    Поскольку одна из целей создания СОП состоит в том, чтобы не оставить камня на камне с точки зрения непредвиденных обстоятельств, вы будете иметь лучшее представление об этих потенциальных обстоятельствах, что позволит вам лучше подготовиться к обучению ваших сотрудников тому, как с ними справляться. .

    (Наоборот, не имея четко определенных СОП, вы рискуете оставить свою команду неосведомленной и неподготовленной к решению определенных проблем по мере их возникновения.)

    Поддерживает организационные знания

    Ради спора, допустим, ваша команда уже точно знает, как справиться с любой ситуацией, которая возникает на их пути, и всегда может сделать это эффективно и результативно.

    В этом случае может показаться, что документирование всего, что ваша команда уже знает, было бы пустой тратой времени, денег и других ресурсов. В конце концов, все знают, что делать, так зачем тратить время на то, чтобы записать все, что они уже знают?

    Проблема, однако, в том, что ваша команда не останется неизменной навсегда. Сотрудники уйдут на пенсию, уволятся, получат повышение, уйдут в отпуск… список можно продолжить. Когда это произойдет, вы должны знать, что знания и опыт, которые они привнесли в организацию, останутся внутри организации.

    Документируя свою СОП, вы гарантируете, что эта информация останется внутри вашей компании, что позволит новым членам команды продолжить работу с того места, на котором остановились старые.

    Какие проблемы возникают при разработке стандартной операционной процедуры?

    Несмотря на то, что разработка СОП в вашей организации дает множество преимуществ, при этом также возникает немало проблем.

    Раздельная разработка

    Есть причина, по которой разработка СОП должна быть делом «всех рук на палубе»:

    По сути, если участвуют только определенные заинтересованные стороны, вы рискуете, что ваши СОП не оправдают ожиданий. так или иначе.

    Например, если СОП создается исключительно руководителями высшего звена, она может быть больше сосредоточена на цели, которую нужно достичь, чем на процессе, необходимом для ее достижения. Это может привести к тому, что команда нижнего уровня столкнется с множеством препятствий, которые руководители, возможно, не ожидали — это означает, что рассматриваемая СОП на самом деле не соответствует тому, что можно было бы считать «наилучшей практикой» для данных обстоятельств.

    С другой стороны, если СОП создается исключительно управленческим персоналом, она может не учитывать цели высшего уровня, такие как минимизация потребления ресурсов и повышение итоговой прибыли.В этом сценарии у вас могут быть команды на местах, выполняющие задачи таким образом, который может показаться эффективным, но на самом деле это не так много для бизнеса в целом.

    Тем не менее, в процессе разработки СОП должны постоянно участвовать все заинтересованные стороны. Это гарантирует, что разрабатываемые процессы выполняются в интересах компании.

    Проблемы с доступностью, наглядностью и централизацией информации

    Даже после того, как будут разработаны стандартные операционные процедуры, вам необходимо обеспечить, чтобы все заинтересованные стороны могли получить доступ и взаимодействовать с указанной документацией, когда это необходимо.

    Без такой доступности и наглядности SOP может легко отойти на второй план, что приведет к тому, что члены команды вернутся к «старому способу ведения дел». Очевидно, что в первую очередь это противоречит цели разработки СОП.

    Кроме того, важно, чтобы документация СОП, к которой имеют доступ различные члены вашей команды, была одной и той же документацией по всем направлениям. Самый эффективный способ обеспечить это — хранить документ в централизованной базе данных, к которой имеют доступ все заинтересованные стороны.Таким образом, вы можете гарантировать, что все члены команды всегда следуют правильной документации.

    (Узнайте больше о том, как централизованная внутренняя база данных может улучшить работу вашей организации, изучив наше руководство по системам управления знаниями.)

    Отсутствие управления и обслуживания

    Что касается управления и обслуживания СОП, необходимо учитывать две основные проблемы. :

    Во-первых, ваша команда должна быть должным образом обучена и подготовлена ​​к тому, как на самом деле выполнять рассматриваемые процедуры.Это означает, что они должны иметь доступ к любому оборудованию или другим ресурсам, необходимым для выполнения задач, определенных в СОП, и что они знают, как эффективно и действенно использовать эти ресурсы. Если эта часть головоломки отсутствует, ваша команда просто не сможет действовать в соответствии с СОП — каким бы четким ни был документ.

    Стоит также отметить, что то, что сейчас считается лучшим планом действий, может не всегда быть таковым. Улучшения в технологии, кадровые изменения и множество других факторов могут потребовать от вашей команды пересмотра ранее разработанной СОП с течением времени.Если СОП, которой следует ваша команда, устарела или устарела каким-либо образом, дальнейшее ее следование в конечном итоге принесет вашей организации больше вреда, чем пользы.

    Как написать стандартную операционную процедуру

    Теперь, когда мы понимаем, что такое стандартная операционная процедура, почему она важна и какие проблемы возникают при создании и внедрении СОП, следующим шагом будет написание и разработка стандартных операционных процедур. .

    Подпишитесь на 14-дневную бесплатную пробную версию и узнайте, как программное обеспечение базы знаний Helpjuice может помочь организовать ваши СОП и улучшить ваши внутренние процессы.

    Ниже приведены общие шаги, которые необходимо предпринять при написании стандартной рабочей процедуры.

    1. Определение целей для создания СОП
    2. Определение заинтересованных сторон и создателей
    3. Определите конечного пользователя
    4. Определение объема и формата СОП
    5. Что должно быть включено в вашу СОП
    6. Просмотр письменного документа
    7. Обучайте конечных пользователей
    8. Проверка и корректировка СОП на практике
    9. Внедрить СОП и регулярно пересматривать


    Теперь давайте более подробно обсудим, как должен выглядеть процесс разработки документации СОП.

    1. Определите цели создания СОП

    Еще до того, как вы начнете писать СОП, вам необходимо иметь четкий ответ на вопрос, зачем вы создаете этот документ.

    С положительной стороны, вы захотите задать такие вопросы, как:

    • Как СОП позволит сотрудникам и командам работать более эффективно?
    • Как следование СОП поможет команде лучше обслуживать наших клиентов?
    • Как соблюдение СОП повлияет на прибыль компании?

    Вы также захотите определить любые болевые точки или препятствия, которые в настоящее время существуют в процессах вашей организации. Это позволит вам более точно определить, как ваша команда будет более продуктивной при наличии СОП.

    Установив SMART-цели для своих инициатив, связанных с СОП, вы:

    • сможете лучше разрабатывать абсолютно лучшие практики
    • Получите более четкое представление о том, как внедрение СОП повлияет на вашу организацию
    • Знайте, на что конкретно обращать внимание при развертывании и оценке СОП с течением времени

    Здесь и на каждом последующем этапе этого процесса надежная внутренняя база знаний может помочь вашей команде максимально повысить производительность.

    Например, вы, возможно, уже создали неофициальные документы, касающиеся ваших различных процессов, которые вы можете использовать в качестве трамплина при разработке более формальной СОП. Или у вас может быть список целей, связанных с бизнесом и/или командой, к которым вы стремились, что, опять же, облегчит закрепление ваших целей для текущей СОП.

    2. Определить заинтересованных лиц и авторов

    Как мы уже отмечали, все без исключения сотрудники, которые будут участвовать в СОП или затронуты ею, должны иметь право голоса при создании документа.

    Вообще говоря, ваша команда разработчиков СОП должна состоять из:

    • Руководителей высшего звена, которые будут заниматься развитием бережливых операций для достижения бизнес-целей высокого уровня
    • Лидеры управления должны разработать передовой опыт, определить необходимое использование ресурсов и оборудования и разработать план внедрения SOP
    • .
    • Сотрудники на уровне земли для определения обоснованности и правдоподобия СОП с точки зрения логистики и потребления ресурсов

    Вам также необходимо определить, кто конкретно будет отвечать за написание документа.Независимо от того, полагаетесь ли вы на своих нынешних сотрудников или на стороннюю организацию на внештатной основе, крайне важно, чтобы создатель вашей СОП специализировался на техническом письме и обладал глубокими знаниями и опытом процессов вашей компании и вашей отрасли в целом.

    Кроме того, хотя ваши клиенты не обязательно будут участвовать в создании документа, вы также должны помнить об их интересах, когда это необходимо. Хотя СОП обычно относится к внутренним, закулисным процессам, указанные процессы, вероятно, так или иначе повлияют на качество обслуживания клиентов, а это означает, что вы никогда не должны позволять своей целевой аудитории ускользать из памяти при разработке СОП в своей организации. .

    3. Определите конечного пользователя

    Хотя в создании СОП будут участвовать разные люди, фактическое содержание документа неизменно будет использоваться выбранной целевой аудиторией.

    (Например, при определении СОП для обработки запросов на обслуживание клиентов вашими представителями по обслуживанию клиентов будут ключевые лица, для которых был создан документ.)

    При этом важно, чтобы вы знали, кто на самом деле будет заниматься рассматриваемые процедуры, так как это позволит вам создать документ СОП с учетом этих лиц. Идея здесь состоит в том, чтобы иметь возможность создать документ таким образом, чтобы он был полезен тем, кто фактически будет реализовывать процедуры, определенные в указанном документе.

    Это означает:

    • Оставаться сосредоточенным на реальных обязанностях конечного пользователя
    • Использование правильного языка и терминологии в соответствии с ожиданиями конечного пользователя
    • Объяснение определенной терминологии по мере необходимости без чрезмерного объяснения процессов и терминов, которые являются второй натурой для конечного пользователя

    Но, прежде чем вы сможете что-либо сделать, вам необходимо иметь четкое представление о том, для кого в вашей организации создается ваша СОП.

    4. Определение области применения и формата СОП

    Как уже говорилось ранее, документ СОП обычно принимает одну из трех форм:

    • Пошаговый список
    • Иерархический список
    • Блок-схема

    В зависимости от задокументированных процедур вам необходимо определить, какой из этих форматов будет наиболее эффективным для передачи нужной информации.

    В данном случае лучше всего использовать самый простой формат, необходимый в данных обстоятельствах.Если нет необходимости включать дополнительные пояснения или возможные непредвиденные обстоятельства, может быть достаточно пошагового списка; если каждый шаг в процессе потенциально может привести к нескольким результатам, блок-схема, вероятно, необходима.

    5. Наметьте документ СОП и начните его писать все.

    Здесь мы обсудим различные части полного документа СОП, объяснив, какая информация должна быть включена в каждую из них.

    Титульный лист

    Титульный лист вашей СОП должен содержать идентифицирующую информацию о документе, включая:

    • Документируемая СОП
    • Уникальный идентификационный номер документа
    • Дата создания и/или редактирования документа
    • Название отдела или должности организации, которая будет внедрять SOP
    • .
    • Имена и должности лиц, создавших документ

    (Источник.Пример титульного листа СОП От отдела кадров Департамента природных ресурсов Грузии)

    Оглавление

    При необходимости вы можете включить оглавление после титульного листа вашей СОП, так как это поможет тем, кто использует документ, найти информацию, которую они ищут, с относительной легкостью.

    Это может быть необходимо только в том случае, если документ СОП длиннее одной или двух страниц. По сути, если конечный пользователь может быстро и легко найти нужную ему информацию без оглавления, вам, скорее всего, не нужно включать ее в документ.

    Подготовительная информация

    Как мы уже говорили, определенная информация должна быть изложена полностью, чтобы ваша команда могла немедленно следовать СОП.

    Эта предварительная информация включает:

    • СОП Цель : Здесь вы объясните обоснование вашей команды для создания документа СОП. Это означает объяснение высокого уровня и «на местах» влияния, которое, как вы надеетесь, СОП окажет на вашу организацию, а также фактических стандартов, которые должны быть соблюдены при внедрении СОП.
    • Роли и обязанности : В этом разделе вы определите конкретных сотрудников или заинтересованных лиц, которые будут вовлечены в данный процесс. Кроме того, вы также определите возможности этих лиц в вашей организации, а также роль, которую они играют в рассматриваемой СОП.
    • Ресурсы и материалы : Лица, ответственные за выполнение процедуры, вероятно, должны будут использовать различные инструменты, технологии и другие материалы на протяжении всего процесса.Здесь вы определите, что представляют собой эти ресурсы, и любую другую необходимую информацию о них (например, где их найти на ваших объектах, как правильно их хранить и как и когда запрашивать техническое обслуживание в случае необходимости).
    • Предостережения, предупреждения и другая информация, связанная с опасностью : Если существуют какие-либо меры предосторожности в отношении вышеупомянутых ресурсов или рассматриваемой процедуры в целом, крайне важно, чтобы вы четко изложили их здесь. Эта информация также должна быть представлена ​​в документации СОП с четкими указаниями о том, как найти дополнительную информацию в случае необходимости.
    Методология и процедуры

    Этот раздел, безусловно, является наиболее важной частью общего документа СОП, поскольку в нем вы будете описывать фактические рабочие процедуры, которым необходимо постоянно следовать при выполнении определенной задачи.

    Используя выбранный формат, ваша задача здесь будет заключаться в разработке подробных пошаговых инструкций, которым конечный пользователь должен следовать в каждой точке взаимодействия. В более упрощенных случаях эти шаги будут последовательными; в других процесс может включать подэтапы, рекурсивные процессы, деревья решений и т.п.

    (Источник. Пример процедурных шагов из Университета штата Северная Каролина)

    Как мы уже говорили, очень важно быть максимально подробным и ясным в этом разделе СОП. Цель состоит в том, чтобы использовать как можно более конкретный язык, необходимый для полной передачи инструкций, и свести к минимуму любую двусмысленность, которая может существовать в этих инструкциях.

    (К этому моменту стоит отметить, что вам нужно быть достаточно конкретным, чтобы целевая аудитория могла понять рассматриваемые инструкции.Другими словами, нет необходимости быть педантичным; сделайте свои инструкции ясными, а затем позвольте конечному пользователю приступить к работе.)

    В зависимости от рассматриваемой процедуры вы также захотите включить любые диаграммы, иллюстрации или другие изображения, которые могут дополнить вашу письменную документацию. На самом деле, может быть более эффективным и действенным использовать такие иллюстрации в определенных обстоятельствах, когда письменного слова просто недостаточно.

    Контроль и обеспечение качества

    Важно, чтобы члены вашей команды могли оценивать свою работу в отношении СОП в каждом конкретном случае и через определенные промежутки времени.

    В этом разделе вы захотите включить документацию, которая позволит им это сделать. Это может включать:

    • Анекдоты, иллюстрирующие передовой опыт в отношении конкретной процедуры
    • Рубрики или аналогичные средства измерения эффективности
    • Образцы (реальные или смоделированные) прошлых оценок производительности

    Хотя основная часть вашей СОП должна быть максимально подробной, этот раздел гарантирует, что члены вашей команды будут продолжать придерживаться СОП в меру своих возможностей, а также смогут определить области, в которых им, возможно, потребуется вносить улучшения в будущем.

    Справочные материалы и глоссарий

    Вы, вероятно, будете ссылаться на различные термины, ресурсы и другие документы в данной СОП, которые могут потребовать дополнительных пояснений.

    В этом разделе вы сможете либо предоставить это объяснение в необходимых деталях, либо указать вашей аудитории на дополнительные ресурсы или документацию для дальнейшего объяснения. Это позволит вам сохранить единую направленность текущего документа СОП, а также даст возможность конечному пользователю углубиться в данную тему, если ему это потребуется.

    6. Просмотрите письменный документ

    После того, как вы полностью написали документ, вы должны предоставить всем заинтересованным сторонам возможность просмотреть его на предмет точности, согласованности и полноты.

    На этом этапе процесса все вовлеченные стороны должны принимать к сведению любые вопросы, опасения или другие проблемы, которые они обнаружили при чтении документа. Это позволит вам внести конкретные и целенаправленные поправки в вашу СОП до ее «официального» развертывания.

    Теперь вы, конечно, хотите, чтобы советы и предложения конечного пользователя сыграли здесь важную роль. В конце концов, именно они будут участвовать в данной процедуре, поэтому вы должны быть уверены, что они понимают все, что представлено в документе. Более того, поскольку они имеют непосредственный опыт работы с рассматриваемыми процессами, они смогут определить области, которые могли быть упущены из виду при первоначальном создании документа.

    Но вы также можете захотеть, чтобы документ проверили те, у кого меньше опыта в рассматриваемых процессах.Это поможет вам учесть любые «слепые пятна», которые могут возникнуть у более опытных членов вашей команды, особенно из-за их опыта и знаний. Это, в свою очередь, позволит новым сотрудникам быстро «освоить» СОП, как только они поступят на борт.

    7. Обучите своих конечных пользователей

    Независимо от того, насколько опытными или специализированными являются ваши нынешние члены команды, они должны пройти обучение (и/или переподготовку) в отношении внедрения новой СОП.

    Это, конечно, может быть деликатной областью, особенно для сотрудников с большим стажем, которые привыкли выполнять задачи определенным образом и которые могут еще не видеть преимуществ внесения необходимых улучшений.

    По этой причине очень важно, чтобы эти тренировки проходили в спокойной атмосфере без риска. Ваша команда должна быть полностью уверена, что это не испытание типа «попался»; скорее, это дает им возможность сделать все возможное и максимально продуктивно выполнять свои контрактные обязанности.

    Как мы обсудим в следующих разделах, вы также должны указать своей команде, что это обучение — не разовое мероприятие — это непрерывный процесс. Это укрепит идею о том, что новая СОП есть и будет новым способом ведения дел, и она не будет отодвинута на второй план после того, как новизна нового процесса исчезнет.

    Тем не менее, идея обучения вашей команды новым СОП лишь частично связана с рассматриваемыми фактическими процедурами, в то время как основное внимание уделяется привитию вашей команде установки на рост.

    8. Тестирование и корректировка СОП на практике

    Прибавляя последний пункт, вы хотите постепенно погрузить свою команду в новую СОП (а не заставлять их погружаться в нее).

    Сначала это может потребовать от вашей команды работы над новой СОП в смоделированной среде.Здесь вы можете настроить разные сценарии, в которых определенные члены команды играют разные роли, позволяя каждому человеку почувствовать новые процессы. Или вы можете просто обсудить гипотетические ситуации со своей командой в открытой среде, позволив вашей команде устно пройтись по процессам, которые должны быть завершены в указанных сценариях.

    По мере того, как ваша команда будет лучше привыкать к новым процессам, вы можете приступить к развертыванию новой СОП в «реальных» сценариях. Хотя не существует «одного способа» сделать это, вы можете определить некоторых членов команды, которые более подготовлены, чем другие, и позволить им сначала погрузиться в работу, а затем попросить их обучить других членов команды в конкретных областях, в которых им нужна помощь.

    Опять же:

    Это постепенное развертывание должно быть преднамеренным, и для этого требуется, чтобы все члены команды активно работали над продвижением к новому способу ведения дел. Несмотря на то, что вы захотите допустить некоторую снисходительность во время первоначального развертывания, излишняя небрежность может привести к тому, что ваша команда вернется к гораздо менее эффективным процессам прошлых дней.

    9. Внедрение СОП и регулярный пересмотр

    «Заключительный» этап процесса, конечно же, заключается во внедрении новой СОП в полном объеме.

    Мы взяли слово «окончательный» в кавычки, потому что, опять же, то, что считается «лучшими практиками» в данном сценарии, постоянно меняется. Конечно, то, что работает лучше всего сегодня, может оказаться довольно неэффективным способом делать что-то через несколько месяцев.

    Вот почему так важно прививать своей команде мышление роста: они должны понимать, что новые процессы не высечены на камне и со временем будут развиваться по мере необходимости.

    Им нужно не только понять это, но и стать частью этого.По мере того как ваша команда продолжает придерживаться новой СОП, они должны регулярно отмечать любой положительный или отрицательный опыт, который они получают на этом пути. По сути, это означает замечать области улучшения, а также области, в которых необходимо сделать больше улучшений.

    В дополнение к любым оперативным уведомлениям, ваша команда также должна регулярно встречаться для обсуждения дальнейших планов продвижения вперед. Как правило, это будет означать внесение относительно небольших поправок в СОП, но также может включать перестройку всего документа с нуля, если это необходимо.

    Также важно учитывать любые внешние факторы, которые могут потребовать от вашей команды пересмотра СОП. Эти факторы включают законодательные изменения, технологические достижения и/или изменения в потребностях потребителей.

    Укрепляя эффективную и действенную СОП, вы позволяете своей команде быть максимально продуктивной, учитывая текущие общие обстоятельства вашей организации, и в то же время оставляете дверь открытой для улучшения ваших процессов по мере изменения этих обстоятельств.

    Подведение итогов

    Создание стандартных операционных процедур — это, пожалуй, лучший способ убедиться, что ваша команда максимально использует свои таланты.

    В отличие от этого, даже самые талантливые профессионалы могут быть не в состоянии быть продуктивными и эффективными в своей должности, если не получат надлежащего и четкого руководства.

    Более того, даже если ваша новая СОП соответствует самым лучшим практикам, она не принесет никакой пользы, если ваша команда не сможет получить к ней доступ. Вот почему централизованная внутренняя база знаний жизненно важна для внедрения новой СОП.

    Благодаря четким, всеобъемлющим стандартным операционным процедурам, которые всегда под рукой, члены вашей команды всегда будут точно знать, что делать в любой ситуации, с которой они могут столкнуться.В свою очередь, продуктивность вашей организации резко возрастет.

    Хотите узнать, как стандартные рабочие процедуры могут помочь в улучшении сотрудничества между командами, работающими в гибридной среде? Зарегистрируйтесь на следующий бесплатный вебинар .

     

    6 эффективных тактик обращения с токсичным боссом

    Мнения, выраженные участниками Entrepreneur , являются их собственными.

    Вы работаете на хулигана? Самый простой способ ответить на этот вопрос — проверить, как вы себя чувствуете.Если вы чувствуете страх, разочарование и страх перед входом в офис из-за того, что вас принижают, унижают, игнорируют и сокращают, вы находитесь во враждебной рабочей среде.

    imtmphoto | Гетти изображения

    Как правило, боссы, которые запугивают, находятся под огромным давлением, любят контроль и питаются двумя вещами — эмоциональной реакцией и вниманием. Они процветают благодаря своей власти манипулировать другими. К сожалению, ядовитый босс может добиться успеха, вызывая страх у своих сотрудников, но у них также окажется более короткий срок годности, когда дело доходит до долгосрочного успеха.

    Просто знайте, что вы не одиноки. Причина номер один, по которой люди уходят с работы, заключается в том, что им не нравится их начальник. Токсичный босс существует почти в каждой рабочей среде в корпоративной Америке. Опрос, проведенный в 2017 году Институтом агрессии на рабочем месте, определил этот вид эмоционального насилия на рабочем месте как «повторяющееся жестокое обращение с сотрудником со стороны одного или нескольких сотрудников или начальника; оскорбительное поведение, то есть: угрозы, унижение или запугивание, саботаж на работе или словесные оскорбления». Опрос показал, что:

    • 61 процент американцев знают о травле, которая имеет место на их рабочем месте.
    • 60 миллионов американцев страдают от издевательств на рабочем месте.
    • Боссы составляют 61 процент хулиганов.
    • 65 процентов сотрудников, над которыми издевались, потеряли свои прежние рабочие места, когда пытались остановить травлю.

    Что наиболее важно, почти 40 процентов людей, ставших жертвами агрессора, испытывают проблемы со здоровьем, связанные со стрессом, включая изнурительную тревогу, приступы паники и клиническую депрессию (39 процентов).

    1. Переключите внимание с начальника на работу.

    Маловероятно, что обидчик изменит свое поведение, поэтому ваш первый вариант — попытаться изменить свое. Вместо того чтобы сосредотачиваться на начальнике, который пытается вас запугать, сосредоточьтесь только на деталях и задачах своей роли. Вы имеете прямой контроль над своей работой, поэтому убедитесь, что вы сосредоточены на правильном деле, то есть на своей работе, а не на начальнике.

    Чем больше эмоциональной силы вы даете своему ядовитому боссу, тем больше ваш босс будет фокусироваться на вас как на мишени. Хулигану больше интересно читать ваше настроение, чем анализировать вашу работу.Если ваш босс никогда не смотрит вам в глаза, он никогда не получит приглашения войти в ваше эмоциональное пространство. Когда вы сосредотачиваетесь исключительно на задачах своей роли, вы перестаете излучать атмосферу страха и беспокойства по поводу получения одобрения от вашего босса.

    Связанный: Ваш начальник хулиган? Новое исследование говорит, что есть удивительная причина.

    2. Понять хулигана.

    Начальник, который является хулиганом по своей сути, – это неуверенный в себе манипулятор, который закатывает истерики.Они эгоистичны и незрелы. Большинство из вас не потерпят такого поведения своих детей и не должны терпеть такое обращение со стороны своего начальника. Проблема в том, что ваш босс имеет значительный контроль над вашим положением. По этой причине вы не можете встретить огонь огнем.

    Токсичные боссы манипулируют своим арсеналом требований так быстро, что это затрудняет выполнение их ожиданий или правильное следование их указаниям. Хорошей практикой является ведение подробных заметок с указанием времени, дат и подробностей разговоров, которые у вас были с начальником.Это поможет вам сосредоточиться на задаче. У вас будут доказательства того, что было сказано и запрошено, когда и в какой день, когда ваш начальник предпримет попытку натравить вас на то, что, по вашему мнению, вы должны делать. Хранение этого журнала поможет вам оставаться в курсе фактов и избегать огня эмоциональной драмы.

    Эти заметки также держат вашего босса в узде, опасаясь, что вы можете сообщить о нем/ней в отдел кадров. Делая заметки, вы сможете оставаться организованным и вызывать своего токсичного босса на своих условиях.

    По теме: 6 самых известных типов «плохих боссов» и что с ними делать

    3. Установите ограничения на молчание . Отворачивайтесь от своего босса при каждом удобном случае. Всегда давайте своему боссу бок или заднюю часть тела. Когда вам нужно встретиться с начальником лицом к лицу, сосредоточьтесь на поднятии груди и подбородка. Эта поза мягко, но твердо сообщает, что вы открыты для разговора и не боитесь.

    Хулиганы любят, когда люди прячутся. Когда ваш ядовитый босс агрессивно преследует вас, естественно съежиться; эта поза сразу же вступит во владение, когда вы находитесь под влиянием таких эмоций, как стыд или унижение. Когда вы сосредотачиваетесь на своем языке тела, вы тайно даете себе преимущество. Ваш токсичный босс заметит, что у вас более сильный настрой, и, естественно, отреагирует менее агрессивно. Язык тела является более мощным коммуникативным средством, чем слова, которые агрессор может использовать против вас; язык тела не может.

    Связанный: У вас плохой начальник? Вот что искать. (Инфографика)

    4. Установите словесные ограничения.

    Проанализируйте, как ваш начальник относится к вам с объективной точки зрения. Составьте список фактов. Вы будете меньше говорить и добиваться большего, если будете обращаться к своему боссу с фактами и твердой физической позицией. Чем больше мы нервничаем, тем больше склонны говорить. Когда у вас есть факты, вы устанавливаете лучшие ограничения. Вы можете придерживаться фактов, не пытаясь убедить своего начальника в чем-либо или добиться от него сочувствия или понимания.

    Знание — сила, а факты — это то, что вам нужно. Вы должны сообщить своему начальнику, что больше не будете терпеть негативные факты из вашего списка в отношении того, как с вами обращаются. Если ваш начальник спорит или начинает капризничать, прервите разговор и обратитесь к человеку, стоящему выше вашего начальника. Скажите своему начальнику, что, поскольку он/она не может рационально общаться, вы будете решать свои проблемы в другом месте.

    По теме: Как успешные люди побеждают токсичных боссов

    5.Постройте сеть.

    Важно поддерживать связь с другими сотрудниками, которые также являются объектами плохого обращения со стороны вашего начальника. Поощряйте своих коллег документировать даты, время и разговоры, которые они ведут с вашим начальником. Чем больше людей вовлечено в документирование фактов, тем сильнее вы даете человеческим ресурсам основания вмешаться и, возможно, попытаться дополнительно обучить или уволить вашего токсичного босса. Чем больше свидетельств поступает в отдел кадров от нескольких человек, тем яснее становится картина жестокого обращения для диагностики и лечения.

    6. Расскажите руководству и отделу кадров о поведении обидчика.

    Сообщите своему начальству и отделу кадров с помощью документации и встреч с коллегами и начальником, что вы сделали все, что могли, чтобы справиться с вопиюще оскорбительным поведением вашего начальника и уменьшить его. Объясните, какое влияние травля оказала на ваше физическое, эмоциональное и психическое здоровье, а также то, как она негативно повлияла на вашу работу. Подайте официальную жалобу и позвольте отделам кадров провести расследование.Тем временем вам, возможно, придется взять оплачиваемый отпуск, чтобы избежать еще большего злоупотребления, как только ваш начальник узнает, что в отношении него/нее ведется расследование, или, если возможно, продолжать работать, как всегда, и дать своему начальнику возможность показать некоторые изменения.