Содержание

Порядок согласования и визирование проекта документа

Порядок согласования и визирование проекта документа.

 

Работодатель определяет случаи и порядок согласования документов на локальном уровне. Работа с документами, как правило, регламентируется комплексом документов по делопроизводству, прилагаемых к Инструкции по делопроизводству. Движение потоков документов – от создания или получения до исполнения или отправки – обычно закрепляется в разделе «Организация документооборота» Инструкции. Материалы данного раздела являются основой для разработки Графика документооборота, где отражаются все действия, осуществляемые в процессе работы с документом, в частности согласование.

 

Визирование проводится перед подписанием документа теми должностными лицами, в чью компетенцию входит оценка документа в целом или его отдельных положений. Виза – это реквизит, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

 

При визировании проекта документа заинтересованными считаются структурные подразделения в следующих случаях:

  • в документах содержатся вопросы по направлению деятельности этих подразделений;
  • в их адрес имеются поручения;
  • из числа должностных лиц этих подразделений создаются комиссии или рабочие группы.

Должности лиц, визирующих проект документа, всегда ниже должностного ранга руководителя, подписывающего (утверждающего) документ. При визировании проект документа последовательно перемещается с более низкого уровня управления на более высокий.

 

Следует обратить внимание, что конкретный круг должностных лиц организации, визирующих проект документа, устанавливается самой организацией. Типовая инструкция по делопроизводству предусматривает, что перечень согласующих инстанций определяет составитель документа, исходя из его содержания. Вместе с тем порядок визирования типовых документов организации (т. е. документов, отражающих однотипные, повторяющиеся управленческие ситуации) можно закрепить в соответствующих организационных документах, например в Инструкции по делопроизводству данной организации, регламенте работы коллегиального органа и др.

 

Процедуру визирования целесообразно осуществлять в следующей последовательности:

  • составитель документа;
  • руководитель структурного подразделения, в котором составлен документ;
  • руководители структурных подразделений (руководители среднего звена), к деятельности которых имеет отношение содержание документа;
  • руководитель финансовой или бухгалтерской службы;
  • руководитель юридической службы (юрист организации).

Типовой инструкцией по делопроизводству предусмотрено, что проекты приказов, распоряжений, решений подлежат согласованию с исполнителями и заинтересованными должностными лицами; приказы (распоряжения, решения), издаваемые в организации, в обязательном порядке согласовываются с юридической службой.

 

Обратите внимание!

В случае когда предусмотрено обязательное согласование документа с заинтересованными должностными лицами, отсутствие виз согласования на документе будет означать нарушение процедуры его подготовки

 

При установлении порядка согласования документов на локальном уровне работодатель может предусмотреть, что при подготовке, например, приказа по личному составу проект документа в обязательном порядке должен быть завизирован юридической службой (юрисконсультом) организации, а также руководителем того структурного подразделения, где трудится работник, на которого распространяется действие приказа, начальником (инспектором) отдела кадров, главным бухгалтером. При необходимости проект приказа может визироваться и другими должностными лицами, например начальником отдела труда и заработной платы, начальником планово-экономического отдела.

 

При переводе сотрудника из одного структурного подразделения в другое проект приказа целесообразно согласовать с руководителями обоих подразделений. При подготовке распорядительного документа, содержащего поручения структурным подразделениям, его следует согласовать с руководителями этих подразделений.

1.5.3.1. “Жесткое” визирование документов

“Жесткий” метод визирования состоит в том, что все визируют одну и туже версию документа. Такая методика может приводить к тому, что некоторые должностные лица могут визировать многократно разные версии одного и того же документа. Это может быть сопряжено с дополнительной нагрузкой, но гарантирует, что версия, которая была завизирована, и есть окончательная.

Рассмотрим “Жесткий” метод согласования документа.

Отправленный на визирование документ появляется у визирующего в папке «Входящие»→ «На подпись».

Вид «дерева» основной программы «NetDocs 6.0.» с полученным для визирования документом, представлен на рис. 1.5.3.1.1.

 

Рис 1.5.3.1.1. Вид наименования документа, присланного на визирование.

 

На рис.1.5.3.1.1. в левой части панели представлены фамилия, имя и отчество участника документооборота, отправившего на визирование документ. В правой части панели представлена пиктограмма документа, его наименование, дата отправки на визирование и цель визирования.

Форма, представленная на  рис 1.5.3.1.1., позволяет:

1.

Просмотреть уже имеющиеся резолюции;

2.

Просмотреть документ

3.

Сделать копию документа с уже имеющимися визами для просмотра его в своем информационном пространстве на сервере;

4.

Визировать документ;

5.

Отказать в визирование;

6.

Закрыть окно;

 

После визирования документа он удаляется из информационного «дерева» визирующего.

Отчет о результатах визирования рассчитан на неограниченный размер визы. Форма просмотра виз на документе представлена на рис 1.5.3.1.2.

 

Рис. 1.5.31..2. Форма просмотра виз.

 

Распечатать результаты визирования можно нажатием пиктограммы с надписью «Отчет».

 

 

Рис.1.5.3.1.3. Просмотр документов, находящихся в очереди на визирование.

 

Отчёт о визировании документа представлен на  рис.1.5.3.1.4.

 

Рис. 1.5.3.1.4. История согласования документа.

 

Нажатие кнопки «Подписать» (Рис 1.5.3.1.1.) открывает форму для формирования резолюции, представленную на рис. 1.5.3.1.5.

 

Рис. 1.5.3.1.5. Форма для внесения резолюции.

 

Виза на документе может состоять из двух составных частей. Первая часть состоит из предписания (что нужно сделать).

Вторая часть состоит из списка предполагаемых исполнителей предписания. Предписание можно внести из шаблона предписаний. Для этого необходимо нажать кнопку . Форма шаблона введения предписаний представлена на рис 1.5.3.6.

 

 

Рис. 1.5.3.1.6. Форма шаблонов предписаний.

 

Форма шаблонов предписаний позволяет создавать каждому пользователю свои шаблоны для визирования документов. Кнопки «Добавить» и «Удалить» соответственно создают и удаляют новое предписание. Каждую визу, при желании, можно связать с автоматическим копированием завизированного документа в заранее определённую папку. Для этого необходимо установить маркер в ячейки «Автоматически принять», задать папку, в которую будет скопированы документы в поле «Папка». Можно указать цвет наименования копируемого документа в поле «Цвет». После выбора предписания, необходимо установить исполнителей. Для этого необходимо нажать кнопку «Исполнители».

Форма выбора исполнителей представлена на рис. 1.5.3.1.7.

 

 

Рис. 1.5.3.1.7. Форма выбора исполнителей предписания.

 

Исполнителями резолюции могут быть сотрудники из числа руководителей групп. Если предписание требует подготовку ответа, то таким ответом может быть только один документ или множество документов оформленный в виде архивного файла. Из резолюции или других документов должно быть ясно, кто конкретно готовит ответ в случае его необходимости. Сотрудники, выполняющие предписание, могут быть отфильтрованы по департаментам и отсортированы по фамилии, имени, отчеству, должности и департаменту. После нажатия кнопки «Ок»,  сгенерированное предписание и список исполнителей примет вид, указанный на рис. 1.5.3.1.7. Результирующее сообщение может быть отредактировано вручную и сохранено в шаблоне.

В случае если визирующий документ предполагает с ним работать в дальнейшем, или передать для обработки своим подчиненным, он должен перед визированием принять и поместить его в одной из доступных ему папок. Сделать это можно, нажав на кнопку «Принять».

 

В открывшемся диалоговом окне необходимо указать папку, в которую будет помещен документ. В копии документа будет записано наименование оригинала документа, фамилия и отчество владельца.

 

Документ можно визировать с наложением резолюции, отвергнуть с указанием причины или отложить его рассмотрение.

Отчет с визами документа можно распечатать и приложить к копии оригинала документа.

Администратор системы документооборота может вывести отчет о количестве не подписанных пользователями документов.

Для формирования отчета необходимо запустить программу Netreport и выбрать отчет “Не подписанные документы”,  представленный на рис.

1.5.3.1.8.

 

Рис. 1.5.3.1.8. Форма вывода отчетов администратора системы.

 

При активации кнопки “Открыть отчет” будет сформирован отчет, представленный на рис. 1.5.3.1.9.

 

 

 

Рис.1.5.3.1.9. Отчет о сотрудниках, имеющих не завизированные документы.

 

 

 

 

Электронное согласование документов и договоров — Контур.Диадок — СКБ Контур

Обычно в компаниях перед подписанием договора или другого документа его согласуют внутри одного или нескольких отделов. Документ перемещается  на визирование ответственному сотруднику или подразделению. Если документооборот происходит на бумаге, то приходится долго ждать получения подписей и постоянно отслеживать движение документов. Если документы в электронном виде, сложные цепочки согласований можно автоматизировать.

Согласование документов в электронном виде происходит в системе для электронного документооборота внутри организации (СЭД) или в сервисе для электронного документооборота (ЭДО) с контрагентами. Использование программ для согласования документов позволяет ускорить процессы. При этом хронология изменений будет сохранена — так участники смогут отследить внесенные изменения и актуальные статусы документа в реальном времени. 

Как согласовать?

Рассмотрим, как происходит электронное согласование проекта договора и других документов в СЭД. 

Система согласования документов предоставляет доступ к нужным файлам, правкам и комментариям сотрудникам компании. Доступы можно настроить на подразделение, отдельных коллег, а также разграничить права: администратор, редактор, читатель. 

После того как вовлеченные сотрудники выдадут решение по документу, статус последнего изменится, и система отправит ответственному уведомление. 

Когда процесс завершен, необходимо подписать документ. Это автоматически сделает система согласования. Либо сотруднику понадобится проверить цепочку и поставить подпись самостоятельно. Если документ подписан, внести в него правки невозможно.  

Таким образом, согласование документов в электронном виде состоит из этапов:

  1. Новый документ поступает в систему электронного согласования и оказывается в папке «Входящие» у ответственного сотрудника.
  2. Запускается цепочка согласования, где каждый участник выбирает статус: внести правки, согласовать, отказать.
  3. Принятый документ подписывают электронной подписью и отправляют адресату. 

Также СЭД позволяет настроить автоматизированные маршруты, когда документ движется по цепочке, а участники получают напоминания.

Настройте систему согласования документов под ваши процессы в Диадоке

Подключиться

Согласование документов в системе ЭДО Диадок

Разберем, как происходит согласование документов в сервисе для электронного документооборота с контрагентами Контур.Диадок. 

Система позволяет быстро согласовывать документы внутри компании: направлять документ на визирование или подпись определенному сотруднику, всему подразделению. Получателям придет уведомление на электронную почту, и они смогут обработать документ в Диадоке на странице «Согласование». Согласовать документы можно в веб-интерфейсе Диадока, мобильном приложении или интеграционных решениях, например в модуле для 1С. 

Рассмотрим сценарии согласования и подписания входящих документов от контрагентов с участием в процессе двух сотрудников. 

В первом случае у оператора есть право подписи и передачи на согласование или подпись, у бухгалтера — право согласования: 

  1. Оператор получает документ.
  2. Передает документ на согласование бухгалтеру.
  3. Бухгалтер получает документ и согласовывает.
  4. Оператор подписывает документ или передает на подпись другому специалисту. 

Теперь опишем сценарий подписания, где участвуют оператор, который может передавать документы на согласование или подпись, и директор с правом подписи:

  1. Оператор получает документ.
  2. Передает документ на подпись директору.
  3. Директор получает документ и подписывает его.
  4. Оператор видит, что документ подписан. 

Все статусы документов наглядно отображены в системе, поэтому сотрудники могут легко ориентироваться в статусах.

Маршруты согласования в системе ЭДО Диадок

В Диадоке можно использовать автоматизированные маршруты согласования документов. Они нужны в следующих случаях:

  • Документы в компании согласовывают дольше трех дней.
  • Директор подписывает документы массово после согласования ответственными сотрудниками.
  • В согласовании участвуют несколько человек.
  • Сотрудники находятся в разных офисах. 
  • Перед подписанием и отправкой документ нужно дополнительно согласовать с помощью КЭП.

Маршруты настраиваются индивидуально в каждой организации. Это ускоряет процесс согласования и позволяет:

  • Запускать по цепочке входящие и исходящие документы. 
  • Настраивать и менять шаги маршрута. 
  • На каждом шаге задать время, за которое нужно обработать документ.
  • Настроить напоминания для исполнителя.
  • Подключить уведомления руководителю для случаев, когда исполнитель пропустил срок согласования.
  • Перемещать обработанные документы в специально созданные подразделения в ящике Диадока.

Диадок позволяет настраивать автоматический режим, когда система сама запустит документ по маршруту.

Составляйте маршруты согласования, подключайте уведомления для всех участников процесса, чтобы ускорить обработку документов в системе ЭДО Контур.Диадок

Оставить заявку

Плюсы согласования

Согласование договоров в электронном виде и других документов экономит время и упрощает работу. Еще преимущества:

  • Над документом работают несколько сотрудников онлайн, без физического перемещения бумажных носителей.
  • Настраиваются уровни доступа для категорий пользователей.
  • История работы над документом фиксируется — процесс прозрачен.
  • Участники согласования получают уведомления об изменениях.
  • Маршрут движения настраивается по желанию клиентов, в соответствии с внутренними процессами в организации. 
  • Использование маршрутов увеличивает скорость согласования в СЭД и в системе ЭДО, что делает быстрее обмен документами с контрагентами, а значит, и получение оплаты от клиентов.
  • Сервис ЭДО позволяет согласовывать документы с телефона (через веб-интерфейс или приложение).

После завершения согласования документ можно сразу подписать и принять к учету или отправить контрагенту.

Вопрос-ответ

В каких случаях лучше автоматизировать маршруты согласования? 

Автоматизация пригодится, если согласование занимает несколько дней, в нем участвуют больше трех сотрудников из разных филиалов, работать приходится с большим объемом документов.

Сколько участников можно добавить в цепочку согласования?

В Диадоке нет ограничений по количеству пользователей в маршруте. Для автоматизации в цепочку добавляют всех участников процесса.

 

 

Подготовка и согласование документов | Система электронного документооборота (СЭД) «ДЕЛО»

CЭД «ДЕЛО» упрощает и автоматизирует подготовку и согласование различных видов проектов документов (приказы, служебные записки и др.) 

 

Формирование документов по шаблону

На этапе подготовки инициатором СЭД «ДЕЛО» обеспечивает использование утвержденного шаблона для выбранного вида документа. При формировании файла   необходимые атрибуты будут перенесены в текст.  Для быстрого и корректного заполнения карточки проекта документа применяются подстановка из справочников и копирование атрибутов из связанных документов.

 

Наглядная маршрутизация

Система «ДЕЛО» обеспечивает всё необходимое для реализации параллельных, последовательных и смешанных этапов согласования и совместной работы с проектами документов. Настройка маршрутов возможна в наглядном графическом виде с применением шаблонов маршрутов и их отдельных элементов. Информация о ходе работы с проектом документа, визах согласующих, возникающих замечаниях и предлагаемых исправлениях наглядно отображается в карточке проекта документа.

 

Согласование и коллективная работа с проектом

Система «ДЕЛО» поддерживает возможности предопределенной, заранее заданной, и свободной, определяемой инициатором, маршрутизации проекта документа. Поддерживаются параллельные, последовательные и смешанные этапы согласования.

В процессе работы с проектом участники могут добавлять в маршрут дополнительных согласующих (подчиненное визирование).

Логика движения и условия перехода на последующие этапы согласования адаптируются в соответствии с принятыми в организации правилами с помощью настроек процесса согласования соответствующей группы документов.

При согласовании проекта документа участник может согласиться с проектом либо отправить на доработку инициатору. Для отслеживания истории изменений в системе «ДЕЛО» поддерживается версионность проектов.

Для эффективного взаимодействия инициатора и участников согласования предусмотрена возможность обсуждения по проекту документа в свободной форме.

 

Применение электронной подписи

При необходимости, виза согласующего может быть подтверждена электронной подписью.

Поддерживается работа с различными видами электронной подписи (как квалифицированной, так и неквалифицированной).

 


Визирование документов – что это? Отвечаем на вопрос. Правила визирования

Деятельность предприятий и организаций подпадает под действие определенных законов. Нарушение их недопустимо. С этим возникают определенные проблемы, избегать которые позволяет специальная процедура – визирование документов. Это процесс, направленный на выявление недостатков в проекте и их устранение. Порядок его обычно определяется отдельным правилом. Давайте во всем разберемся.

Что такое визирование документов?

Это только дома можно решить все проблемы беседой с близкими, на предприятии такой порядок действий приводит к нарушениям, караемым штрафами, а иногда и более серьезными мерами. Все дело в том, что нынче принята узкая специализация. Бухгалтер, к примеру, прекрасно знает свою часть законодательства, но путается в кадровых документах. А ведь работа любой организации – процесс довольно сложный, регламентируемый кучей постановлений, распоряжений и иных документов. Все нюансы их не знает никто из специалистов, да и не положено им. Ведь каждый выполняет свои обязанности, прописанные в должностной инструкции. А многие распоряжения или приказы начальства связаны сразу с несколькими отраслями деятельности. Потому и нужен процесс «сведения знаний» узких специалистов. Его придумали и назвали визирование документов. Это процедура проведения экспертной оценки проекта специалистами, включающая высказывание замечаний и предложений.

Организация работы

Любая деятельность структурных подразделений предприятия регламентируется документами. В нашем случае издается приказ о визировании документов. На основании текста этой бумаги и проводится процедура. Приказ должен содержать порядок визирования и перечень должностей, к которым поступает на экспертизу или ознакомление проект. Без проведения указанной в приказе процедуры документ начальником не подписывается, так как он может содержать в себе ошибки. Как правило, подготовкой проекта данного документа занимается юридическое подразделение совместно с руководителем аппарата. Необходимо учесть все нюансы деятельности организации, ничего не упустить. Логика приказа такова: руководство издает приказы по кадровой и основной деятельности. Следует просмотреть образцы каждого из названных видов и определить, каких должностей они касаются. Последнее следует из должностных инструкций. Разберем пример.

Визирование кадровых приказов

Мы посмотрим с самой обывательской точки зрений. Когда человека принимают на работу, ему устанавливают объем работ, выплат, определяют порядок инструктирования, подчиненности и другое. За каждый из перечисленных этапов отвечает отдельный специалист. Кадровик должен посмотреть квалификацию, бухгалтер проверить оклад и тарификацию, другой специалист – провести инструктаж, начальник определит обязанности. Пример упрощенный, но уже видно, что один работник не должен нести ответственность за все перечисленные данные, содержащиеся в проекте. Получается, что каждую часть должен проверить соответствующий специалист. Кроме того, он несет ответственность за включение правильных данных в проект. Для этого и проводится визирование документов в организации. Нужно отметить, что приказы по основной деятельности еще сложнее. Но суть остается той же. Визирование документов – это процедура изучения и подтверждения правильности их должностными лицами.

Порядок проведения

Те, кто не сталкивался никогда с работой аппарата, вряд ли себе представляют, что собой представляет процесс создания любой важной бумаги. Проект готовит одно подразделение или специалист по поручению начальства. Как правило, эта работа ложиться на плечи человека, в чьи обязанности она входит согласно должностным инструкциям. Далее необходимо передать его другим специалистам. В вышеприведенном примере ими являются: бухгалтер, юрист, непосредственный руководитель и тот, кто отвечает за технику безопасности. Каждый внимательно изучает проект и делает свое заключение. Согласие с текстом подтверждается подписью, сопровождаемой датой. Если есть замечания, их следует изложить в письменном виде, с указанием нормативно-правовых актив, нарушаемых текстом проекта. Когда специалист соберет все подписи, бумага передается на суд начальника. Тот принимает решение, что делать дальше. Исходя из этого можем сказать, что визирование документов – это процесс разделения ответственности между специалистами различных отраслей.

Когда проводится согласование

С документом, как мы уже выяснили, работают эксперты, которых он касается. Делается это до того, как он будет подписан. То есть эксперты проверяют проект на соответствие законодательству и локальным актам. Этот процесс называется согласованием. Как правило, подписи специалисты ставят на первом экземпляре приказа с обратной стороны, если иное не предусмотрено порядком. Этот документ остается на предприятии, впоследствии сдается в архив. Срок его хранения определяется номенклатурой дел. К примеру, кадровые приказы нельзя уничтожать семьдесят пять лет. Весь этот период они могут быть востребованы и проверены на законность. Видите, как высока ответственность тех, кто согласовывает текст!

Визирование документов: образец

С обратной стороны проекта документа необходимо выделить место для того, чтобы специалисты смогли оставить свои данные. К ним относятся:

  • должность;
  • подпись;
  • расшифровка Ф.И.О.;
  • дата.

Если замечания объемны, то следует сделать отметку о том, что их текст приложен в специальном документе. Довольно часто все спорные вопросы решаются в процессе обработки проекта. Но бывает, что приходиться «переписываться». Тогда право принятия окончательного решения предоставляется руководству, которое должно изучить замечания, в случае необходимости, выслушать пояснения специалистов. Визирование-согласование документа выглядит так:

Начальник юридического отдела _________________ (Сергеев М.М.)

Дата, подпись

Виза ознакомления

Есть иной вид работы с документами на производстве. Он называется ознакомление. То процесс, предполагающий получение письменного подтверждения того, что работники поняли смысл приказа или иной бумаги. Порядок визирования документов в данном случае иной. Сначала его подписывает руководитель, только после этого соответствующие специалисты с ним знакомятся. Кроме уже указанных данных, этот вид визирования должен содержать специальную фразу, подтверждающую, что человеку понятен смысл бумаги. Например, необходимо написать «С актом ознакомлен». Далее перечисляют должность, подпись, расшифровку Ф.И.О. и дату. Таким образом, специалист подтверждает, что он читал документ и согласен с ним.

Сложные распоряжения

Государственные учреждения, занимаясь подготовкой нормативно-правовых актов, тоже проводят визирование документов в организации. Только зачастую времени и сил на это уходит намного больше. Дело в том, что распорядительные документы должны получить экспертную оценку множества подразделений, иногда и сторонних учреждений. Проект отправляют по порядку в каждое. Дождавшись замечаний, исполнитель направляет оба документа следующему эксперту. И так продолжается до тех пор, пока каждый не выскажет свое мнение. Их записки необходимо обработать, провести корректировку текста и все провести заново с самого начала. Принятие документов затягивается надолго. Однако это необходимо делать, так как государственные учреждения издают акты, обязательные к исполнению. А это касается жизней многих людей. Легкомыслие и торопливость в таком важном вопросе недопустимы.

Документы. Работа с документами > Визирование документа и ЭЦП

Для возможности визирования документов и использования ЭЦП (электронной цифровой подписи) необходимо в программе администратора выбрать пункт меню Администратор/Установки и на вкладке Общие настройки поставить галочку Использовать ЭЦП.

 

 

Далее нажать кнопку .  Перейти в режим редактирования статусов. Статусам, которым будут доступны визирование и ЭЦП, нужно установить признак “Разрешена установка ЭЦП для этого статуса”.

 

 

Затем установить признак “Необходимость снятия ЭЦП в этом статусе” тем статусам, при переходе в которые у документа должны сбрасываться все визы и ЭЦП. Например, статусам “В разработке” и “Есть Ошибки”.

 

После вышеописанных настроек в редакторе документа станет активной кнопка Подписать документ  (только для тех статусов, которым разрешена подпись документа). По её нажатию открывается диалоговое окно, с помощью которого документ можно либо завизировать, либо подписать ЭЦП.

 

Внимание!

При отсутствии сертификатов ключей ЭЦП пользователю будет доступно только визирование документа.

 

 

Внимание!

Для корректной работы с ЭЦП, на рабочем месте пользователя должны быть выполнены следующие требования:

 

1.Должны быть отключены все нестандартные надстройки Internet Explorer. Для этого необходимо выбрать закладку «Сервис» > «Управление надстройками» или «Надстройки» (В зависимости от версии Internet Explorer). Далее выбрать надстройки, связанные со Skype, QIP, Mail, Yandex, Rambler, Google, Yahoo и т.д., и отключить их. Затем перезапустить браузер.

 

2. Должна быть установлена библиотека Capicom. Все действия по установке на компьютере необходимо производить c правами администратора (для операционных систем Windows Vista и Windows7 файл необходимо запускать правой кнопкой мыши «Запуск от имени администратора»).

 

3. Необходимо использовать (и, соответственно, настраивать) только 32-битную версию браузера Internet Explorer. В 64-разрядной операционной системе (Windows7/Vista), как правило, предустановленно две версии браузера Internet Explorer: 64 и 32 – битные версии. Для запуска 32-битной версии Internet Explorer необходимо войти в «Мой компьютер» – «Диск С» – «Program Files x86» – далее открыть папку «Internet Explorer». В этой папке необходимо найти и запустить ярлык с именем «iexplore.exe». В дальнейшем использовать только 32-битную версию браузера Internet Explorer. Для удобства работы можно скопировать этот ярлык на «Рабочий стол» компьютера или закрепить в меню «Пуск».

 

4. Должна быть установлена программа “КриптоПро” и сертификаты ключей ЭЦП.

 

 

Если все эти требования выполнены, то в диалоговом окне будет доступна возможность подписать документ ЭЦП.

 

 

При нажатии кнопки будет предложен выбор сертификата:

 

 

После выбора сертификата нужно вставить носитель, на котором записан ключ, и ввести пароль:

 

 

Каждое визирование документа и подписывание ЭЦП отмечается в истории изменения статуса документа.

При наличии виз и подписей в редакторе документа и списке документов будет активна кнопка – Просмотр подписей.

 

 

 

Визирование – контроль качества документа

Наталия Кондакова, специалист по внедрению систем электронного документооборота

Прежде чем специалист по кадрам представит руководителю организации на подпись организационно-распорядительный документ, например приказ или локальный нормативный правовой акт, его нужно согласовать с заинтересованными лицами, т. е. завизировать. Для оформления виз существуют особые правила, о которых пойдет речь в настоящей статье.

Документы, создаваемые организацией, до придания им юридической силы (подписания, утверждения, регистрации) в необходимых случаях подлежат согласованию. Согласование может проводиться как вне организации – с подчиненными и неподчиненными организациями, так и внутри ее – со структурными подразделениями и должностными лицами (внутреннее согласование). Внутреннее согласование называется визированием и оформляется с использованием реквизита «виза». Визирование проводится перед подписанием документа теми должностными лицами, в чью компетенцию входит оценка документа в целом или его отдельных положений.

Требования к оформлению визы

Порядок визирования документов, а также требования к его оформлению определены государственным стандартом Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и Инструкцией по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь (далее – Инструкция по делопроизводству).

Право согласования (визирования) документов закрепляется в положениях и уставах организаций, положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях работникам и иных локальных нормативных правовых актах организации (п. 15 Инструкции по делопроизводству).

Перечень должностных лиц, согласующих конкретный документ, определяет составитель документа, исходя из его содержания и требований нормативных правовых актов (п. 61 Инструкции по делопроизводству).

Справочно: не путайте согласование и ознакомление с документом – это не одно и то же. Визу ознакомления ставит работник, интересы которого затрагивает документ. Этим он подтверждает, что документ доведен до его сведения.
Виза ознакомления в отличие от визы согласования всегда проставляется на уже готовом, подписанном и утвержденном документе.

Как определить круг визирующих лиц в организации?

При визировании проекта документа заинтересованными считаются структурные подразделения и должностные лица в следующих случаях:

– в документах содержатся вопросы, относящиеся к направлениям деятельности этих подразделений;

– в их адрес имеются поручения;

– из числа должностных лиц этих подразделений создаются комиссии или рабочие группы.

Должности лиц, визирующих проект документа, всегда ниже должностного ранга руководителя, подписывающего (утверждающего) документ.

Документы, которые визирует юридическая служба (юрист организации)  

Проекты распорядительных документов в обязательном порядке согласовываются с юридической службой организации (п. 100 Инструкции по делопроизводству). Аналогичное требование закреплено в Примерном
положении о юридической службе государственной организации* (далее – Примерное положение).

Так, юридическая служба организации осуществляет проверку соответствия законодательству представляемых на подпись руководителю организации проектов приказов и других документов правового характера и визирует их (п. 10 Примерного положения).

Юридическая служба визирует внутренние документы и исходящие документы

На внутренних документах визы проставляют слева на последнем листе первого экземпляра документа ниже подписи или на оборотной стороне последнего листа документа. Второй вариант наиболее удобен при визировании распорядительных документов (приказов, распоряжений, решений и др.), так как при размножении и рассылке копий документа в другие организации визы на них не воспроизводятся.

В исходящих документах визируют те экземпляры, которые остаются в делопроизводстве организации, по тем же правилам, что и внутренние документы. Процесс принятия решения – дело организации. Получателя документа (адресата) о технологии принятия решения в известность, как правило, не ставят.

При невозможности разместить визы на документе необходимо составлять отдельный лист согласования. Для проектов некоторых документов (организационных документов, приказов по основной деятельности, бизнес-программ, бизнес-планов и т. д.) допускается оформление виз на отдельном листе согласования (визирования), где указывается, к какому документу этот лист относится: наименование документа, его автор, дата и номер.

При визировании договоров и протоколов используют полистное визирование.

Состав визы

Виза включает в себя название должности визирующего, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию) и дату визирования.

Само слово «Виза (визы)» при оформлении внутреннего согласования проекта документа не пишется, например:

Начальник юридического отдела
Подпись А.В. Смирнов
25.11.2013

ЭТО ВАЖНО! Отказываться от визирования документа, а также делать какие-либо исправления в документе при визировании не допускается.

В случае, когда предусмотрено обязательное согласование документа с заинтересованными должностными лицами, отсутствие виз согласования этих лиц на документе будет означать нарушение процедуры его подготовки.

Делать какие-либо исправления в проекте документа не следует. Если лица, визирующие проект документа, не согласны с его отдельными положениями или содержанием в целом, они вправе изложить свои замечания. В этом случае виза дополняется надписями: «Не согласен», «С пунктом 5 не согласен», «Возражаю», «Замечания прилагаются» и т.п.

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу, например:

Начальник юридического отдела
Подпись А.В. Смирнов
25.11.2013
С проектом не согласен.
Замечания прилагаются.

Проект документа может быть завизирован несколькими должностными лицами. В этом случае визы располагаются одна под другой в порядке визирования, например:

Начальник отдела кадров
Подпись Н.Б. Скворцова
20.11.2013

Начальник юридического отдела
Подпись А.В. Смирнов
20.11.2013

Сколько необходимо отводить времени лицу для проставления визы?

Сроки согласования больших по объему и сложных по содержанию документов не должны превышать 2–3 дней (для каждой согласующей инстанции). Остальные документы следует визировать в день их поступления на согласование.

При наличии разногласий по проекту документа и невозможности их устранения на стадии согласования окончательное решение по содержанию документа принимает должностное лицо, подписывающее (утверждающее) его.

Установить временные рамки визирования важно, поскольку один документ может проходить сразу несколько визирующих лиц. В качестве примера приведем перечень кадровых документов и должностных лиц, визирующих их (см. таблицу).

Как утвердить документ

Как утвердить документ

Инструкции по утверждению документа.

Автор Марчин Вторковски
Обновлено больше недели назад

После того, как вы завершили создание/просмотр черновика документа, вы можете отправить документ на утверждение.

Обратите внимание: Для утверждения документа у вас должен быть как минимум один утверждающий.Однако у вас может быть любое количество дополнительных утверждающих. Если у вас больше утверждающих, то эти утверждения работают параллельно.

Отправить документ на согласование можно двумя способами.

  1. Когда вы находитесь в черновике документа, на панели задач вам будет доступна кнопка «Отправить на утверждение». Просто нажмите эту кнопку, и ваши утверждающие лица будут уведомлены о том, что у них есть документ для утверждения. Статус документа изменится на «На утверждение»

  2. . Вы также можете перейти в «Рабочая область» > «Мои документы» > «Черновики», выбрать «Один или несколько документов» и нажать кнопку «Отправить на утверждение».

Если вы являетесь утверждающим документ, вы будете уведомлены по электронной почте, что у вас есть документ для утверждения. Вы также увидите это на панели инструментов в разделе «Ваши действия» и «На утверждение»

. Кроме того, вы можете перейти в Рабочая область > Ваши действия > На утверждение , чтобы просмотреть все документы, которые вам поручили просмотреть.

Для утверждения документа:

  1. Нажмите на документ. Откроется документ для утверждения.

  2. Прочитайте каждый раздел, чтобы убедиться, что содержание правильное/соответствующее.Если документ был проверен, вы сможете увидеть комментарии к документу.

  3. После прочтения документа вы можете нажать зеленую кнопку «Утвердить» ИЛИ красную кнопку «Отклонить».


Примечание:
если вы утверждаете обновление существующего документа, вы можете использовать функцию сравнения, чтобы увидеть, что изменилось в этой версии документа. Для получения инструкций по использованию функции сравнения нажмите здесь

утверждений документов | Поиск документов

Утверждение документов Процедуры в Document Locator позволяют легко узнать, какие файлы являются окончательными и утвержденными, кто их утвердил, а также просмотреть полную историю утверждения документов. Процессы утверждения поддерживают точную запись принятия или согласия в бизнес-документах, политиках, рабочих инструкциях, справочниках и т. д.

Этапы утверждения документов предназначены для поддержки бизнес-требований для эффективной проверки. Автоматически направляйте уведомления и документы одному или нескольким людям для их принятия и подписания. Поскольку файлы направляются в электронном виде, утверждения регистрируются в системе. Действия маршрутизации утверждения можно настроить для автоматизации задач на основе статуса утверждения.Все записывается в контрольном журнале, который можно просматривать и анализировать в отчетах.

Утверждения являются основным компонентом рабочего процесса и краеугольным камнем эффективного управления процессами. В сочетании с контролем версий поддерживается полная история ранее утвержденных документов, что поддерживает правила хранения и ограничивает юридическую ответственность.

  • Направлять файлы в электронном виде на этапах утверждения документов.
  • Запись записей об утверждении документов и полной истории рабочего процесса утверждения.
  • Ускорьте процессы утверждения документов, автоматизировав уведомления и напоминания.
  • Используйте этапы утверждения в индивидуальном или групповом сотрудничестве, а также процедуры подписания.
  • Отслеживание статуса документов на этапах проверки и утверждения.
  • Замените разовые и непоследовательные утверждения, которые полагаются на бумагу или электронную почту.
  • Поддерживает как простые шаги одного утверждающего, так и сложные процессы с несколькими утверждающими.

Подробнее:

Требовать утверждения документов в SharePoint с помощью Power Automate

  • Статья
  • 3 минуты на чтение
  • 5 участников

Полезна ли эта страница?

да Нет

Любая дополнительная обратная связь?

Отзыв будет отправлен в Microsoft: при нажатии кнопки отправки ваш отзыв будет использован для улучшения продуктов и услуг Microsoft. Политика конфиденциальности.

Представлять на рассмотрение

В этой статье

Документы, содержащие конфиденциальную информацию, часто требуют утверждения. С помощью функции утверждения контента в SharePoint вы можете поместить простой процесс утверждения документов в определенную библиотеку документов. При использовании этого процесса утверждения контента документы, ожидающие утверждения, не будут видны пользователям, пока они не будут утверждены.

Управление настройками утверждения контента на странице настроек библиотеки:

Настройки > Настройки управления версиями > Требовать утверждения контента для отправленных элементов

После включения этого параметра, когда пользователи загружают документы в эту конкретную библиотеку, статус утверждения документа находится либо в:

  • Черновик (если включены дополнительные и основные версии) или
  • Ожидание (если включена только основная версия) состояние

Вы всегда можете посетить библиотеку документов, чтобы утвердить или отклонить документы, но это утомительно. Для этого требуется получать уведомления об ожидающих документах, находить соответствующий документ(ы) для утверждения, затем идентифицировать утверждающих и, наконец, генерировать команду для утверждения/отклонения документа(ов).

В качестве альтернативы, почему бы не автоматизировать этот процесс утверждения с помощью потока?

Поток утверждения контента в Power Automate

Весь процесс утверждения контента можно автоматизировать с помощью потока утверждения. После утверждения статус утверждения содержимого документа автоматически устанавливается на Approved ; в случае отклонения поток устанавливает статус утверждения содержимого документа на Rejected .

Чтобы установить статус утверждения контента для документа с соединителем SharePoint, используйте действие Установить статус утверждения контента в потоке.

Происходят следующие действия:

  1. Power Automate использует триггер SharePoint при добавлении нового файла в библиотеку.
  2. Получить метаданные файла предоставляет свойство ETag (наряду со многими другими), необходимыми при работе с утверждениями контента.
    • ETag — это специальный идентификатор, который идентифицирует конкретную версию этого элемента, ожидающую утверждения.
  3. Начать действие утверждения:
    • Включите людей для утверждения документов.
    • Утверждающие должны быть либо Владельцами сайта , либо Участниками сайта .
    • Если вы управляете пользователями в группах SharePoint, убедитесь, что утверждающие входят в группу уровня разрешений Design .
  4. Если ответ об утверждении утвержден:
    • Установить статус утверждения содержимого документа на Утверждено .
    • Отправьте электронное письмо автору документа об утверждении вместе с любыми комментариями.
  5. Если ответ об утверждении не утвержден:
    • Установить статус утверждения содержимого документа на Отклонено .
    • Отправьте электронное письмо автору документа об отклонении вместе с любыми комментариями.

Настройка потока в Power Automate

Используя следующий шаблон, создайте поток в Power Automate.

  1. В библиотеке SharePoint на панели команд выберите Интегрировать > Power Automate > Создать поток .
  2. Затем выберите шаблон: При добавлении нового файла в SharePoint выполните пользовательское действие .

  1. Добавьте действия, как описано в предыдущих шагах.

Установить действие статуса утверждения контента

Для действия утверждения контента требуются следующие записи:

  • Сайт SharePoint
  • Имя библиотеки
  • Идентификатор товара (в данном случае идентификатор документа)
  • Действие по утверждению контента
  • Комментарии

Чтобы просмотреть ETag , разверните Показать дополнительные параметры .

Примечание

Хотя в справке по действию утверждения контента указано, что ETag является необязательным, он необходим для документов и страниц, а для элементов списка может быть необязательным.

Убедитесь, что вы ввели правильное имя сайта и библиотеки. Однако вы можете получить остальные значения из предыдущих действий в потоке.

  • Идентификатор
    • Использование свойства Id из вывода триггера
  • Комментарии
    • Использование свойства комментариев из ответа на утверждение
    • ЭТАГ
  • Использование свойства ETag из действия Получить метаданные файла

Теперь вы можете использовать действие статуса утверждения контента, чтобы утверждать и отклонять документ на основе ответа об утверждении.

Конечный результат таков:

  1. После запуска потока утверждающие получают электронное письмо для утверждения/отклонения документа со ссылкой на документ.
  2. Утверждающие теперь могут:
    • Если ваш почтовый клиент поддерживает сообщения с действиями Outlook: подтвердите его в электронном письме с помощью сообщений с действиями, если ваш клиент Outlook поддерживает это.
    • Если ваш почтовый клиент не поддерживает сообщения с действиями Outlook: выберите Утвердить или Отклонить , чтобы перейти на сайт Power Automate, где вы можете утвердить или отклонить документ.
  3. После утверждения или отклонения:
    • Создатель документа получает электронное письмо со статусом утверждения вместе с комментариями к утверждению.

Это эффективный способ автоматизировать утверждение документов в SharePoint с помощью Power Automate! Используйте эту процедуру также для элементов списка и страниц.

Утверждение документов в рабочем процессе

Действие по утверждению предназначено для облегчения формального сбора подписей/утверждений для отдельной версии файла. При согласовании документов есть три варианта выполнения задания:

Чтобы документы считались «утвержденными», они должны пройти рабочий процесс с хотя бы одним действием «Утверждение» и должны быть утверждены всеми участниками всех действий рабочего процесса. Только та версия документа, которая проходит рабочий процесс, помечается как «утвержденная».

Если один из участников согласования «не согласует» документ(ы), то рабочий процесс автоматически прекращается.Это может произойти на любом этапе рабочего процесса. Например, файл может пройти через первое действие утверждения только для того, чтобы быть отклоненным во время второго действия утверждения. Если участник второго действия отклоняет документ, действие прекращается, рабочий процесс прекращается, а документ помечается как «не утвержденный».

Если версия документа помечена как «Не утвержденная», система не позволяет выполнять рабочий процесс с той же версией документа. Вместо этого в систему необходимо будет добавить новую версию файла и повторно запустить рабочий процесс. Документ должен пройти весь рабочий процесс, прежде чем его можно будет считать утвержденным и завершенным. Кроме того, инициатор или администратор может перезапустить рабочий процесс в той же версии.

Документ, находящийся в процессе утверждения рабочего процесса, может быть извлечен участником, если это настроено в шаблоне рабочего процесса. Задача утверждения не может быть завершена, пока документ в действии извлечен, и документ должен быть возвращен, прежде чем можно будет отправить утверждение.

К любому варианту согласования можно прикрепить документ обратной связи. Документ обратной связи является отдельным документом от утверждаемого документа. Он может содержать комментарии или дополнительную информацию. Его можно увидеть в отчете о статусе рабочего процесса, истории проверки и утверждения (администраторами) и листе подписи.

После отправки утверждения вам может потребоваться ввести пароль, чтобы подтвердить выбранный вариант. Это аналог электронной подписи.

После того, как документ был помечен как «утвержденный», его можно преобразовать в документ PDF и, при необходимости, добавить в конец PDF-файла информацию о рабочем процессе, такую ​​как лист подписи, имена утверждающих, дата утверждения, имя рабочего процесса, метаданные и т. д. после завершения определенного действия рабочего процесса.Следующие типы документов могут быть преобразованы в PDF: docx, doc, dot, docm, dotx, dotm, html, rtf, txt и pdf. Шаблоны преобразователя используются для определения добавляемой информации. Можно настроить один или несколько шаблонов в зависимости от типа информации, которая должна быть частью утвержденного документа. Обратите внимание, что к документам «не утверждено» или «утверждение отложено» информация о шаблоне не добавляется. Автономный документ можно использовать как часть рабочего процесса и добавлять информацию о рабочем процессе.Автономный документ преобразуется в формат электронного документа, а добавленная информация о рабочем процессе становится содержимым документа.

Когда система преобразует документ в PDF в процессе рабочего процесса, в библиотеку добавляется новая версия документа. Глобальный параметр «Convert2PdfApproveBothDocumentVersions» в файле веб-конфигурации в C:\Program Files\FileHold Systems\Application Server\LibraryManager можно настроить, чтобы разрешить возможность записи как исходного документа, так и вновь созданного PDF-файла как утвержденного.Если этот параметр не включен, новый созданный документ PDF будет единственным документом, отображаемым как утвержденный. Если он включен, исходный документ также будет помечен как утвержденный, и оба документа будут связаны с листом подписания и историей рабочего процесса.

Если это рабочий процесс с несколькими документами, то выбранный параметр утверждения применяется ко всем основным документам.

Отложить утверждение

Бывают ситуации, когда документ не может быть утвержден из-за несоблюдения некоторых условий, но с самим документом все в порядке. В этих условиях можно использовать опцию «Отложить утверждение». После выбора опции «отложить утверждение» рабочий процесс немедленно прекращается, а статус документа устанавливается на «Утверждение отложено». Этот параметр доступен, только если он включен в шаблоне рабочего процесса. Если в рабочем процессе включена возможность отложить утверждение, рабочий процесс может быть автоматически перезапущен. Автоматический перезапуск рабочего процесса удобен, когда более позднее действие рабочего процесса обнаруживает отсутствующую информацию или документы и требует возврата к предыдущему действию.Участники получают уведомление о перезапуске рабочего процесса и включают в себя комментарии пользователя, который отложил рабочий процесс. Если действие равно 1 из X, уведомляется только участник, выполнивший предыдущее задание. Дополнительную информацию см. в разделе Создание шаблонов рабочего процесса. Рабочие процессы могут быть автоматически перезапущены одним из следующих параметров:

  • Вернуться к инициатору рабочего процесса. Инициатору потребуется вручную перезапустить или повторно инициировать рабочий процесс.
  • Автоматический возврат к предыдущему действию в шаблоне рабочего процесса.
  • Пользователю, откладывающему действие, может быть предоставлена ​​возможность выбора из списка действий для перезапуска, включая возврат к инициатору или предыдущие действия рабочего процесса.
  • Создайте разовое действие проверки. Однократное действие проверки автоматически перезапускает рабочий процесс с новым действием, вставленным в задачи. Это позволяет участнику рабочего процесса запрашивать изменения у любого пользователя ad hoc, прежде чем он выполнит свою собственную задачу.
 

Утверждение документов с помощью классического интерфейса

Для версий FileHold 16.1 или более ранней версии или с помощью параметра «Классический интерфейс» выполните следующие действия для утверждения действия. При использовании нового интерфейса в FileHold 16.2 и более поздних версиях следуйте инструкциям здесь.

Утвердить документ
  1. Перейдите на страницу Reviews and Approvals > My Tasks и выберите рабочий процесс, для которого задано значение Approve.
  2. В FDA нажмите Submit Approval в строке меню.
  • Либо в FDA, либо в веб-клиенте щелкните задачу правой кнопкой мыши и выберите Workflow > Submit Approval .
  • В веб-клиенте установите флажок рядом с именем задачи и нажмите Отправить проверку/утверждение в строке меню.
  1. В окне «Отправить утверждение» выберите один из следующих вариантов:
  • Я утверждаю этот документ — Статус документа(ов) меняется на «Утвержден».
  • Я не утверждаю этот документ — статус документа меняется на «Не утвержден» и рабочий процесс прекращается.
  • I Отложить утверждение этого документа — Статус документа изменится на «Утверждение отложено», и рабочий процесс будет прекращен. Этот параметр доступен, только если он включен в шаблоне рабочего процесса. Может появиться окно, в котором вы можете перезапустить рабочий процесс из предыдущего действия, вставить разовое действие проверки или вернуться к инициатору. Выберите вариант перезапуска из списка, если он есть, и нажмите OK .
  1. При необходимости введите любые комментарии.
  2. При желании прикрепите документ обратной связи. Нажмите Browse , чтобы найти файл.
  3. Чтобы удалить локальную копию документа обратной связи с вашего компьютера, установите флажок Удалить локальную копию… .
  4. Нажмите OK .
  5. Вам может потребоваться ввести пароль, чтобы утвердить, отложить или не утвердить документ. В окне «Введите пароль» введите пароль FileHold и нажмите OK . Этот шаг может быть необязательным в зависимости от конфигурации шаблона рабочего процесса. За подробностями обращайтесь к администратору библиотеки.

Примечание : Если вы входите в FileHold, используя домен (Microsoft Active Directory), введите тот же пароль для входа в вашу сеть.

  1. Задача удалена из списка Мои задачи. Если документ был утвержден и в рабочем процессе есть другая активность, то задача переходит к следующему назначенному участнику. Если документ не был утвержден или отложен, то рабочий процесс прекращается.
  2. Чтобы просмотреть текущее состояние рабочего процесса, см. отчет о состоянии рабочего процесса.

Утверждение документа – Управление | Сигнавио

Цель процесса

Утвердить представленный документ после необязательных раундов проверки.

Контекст

Сотрудникам необходимо представить документы, такие как формы расходов, для утверждения их менеджерами, но если они все отправят их по электронной почте, их менеджерам будет трудно отслеживать. Сотрудники обычно отправляют форму расходов в виде файла электронной таблицы, в котором перечислены расходы. Сотрудники также готовят предложения и отчеты, требующие одобрения руководства, прежде чем автор сможет их распространить. Часто возникают проблемы с отслеживанием версий документа в процессе. Вы можете рассматривать формы расходов как конкретный пример документов процесса.Бизнес-процессы часто используют документы, чтобы зафиксировать веху процесса. Менеджеры часто используют процесс утверждения документа, чтобы убедиться, что кто-то выполнил какую-то другую работу, обычно путем обмена электронной почтой с автором документа. Используйте процесс утверждения документа, когда вам нужно отслеживать большое количество утверждений или когда вам нужна запись каждого утверждения (кто и когда).

Триггер

Форма – загруженный документ и его автор.

Действия

Процесс сосредоточен на задаче Проверка документа , в результате которой принимается решение либо Утвердить , либо Отклонить документ.Отклонение документа создает задачу Обновить документ для обновления документа и предоставления нового черновика перед повторным запуском.

Добавление даты выполнения и напоминаний к пользовательским задачам может помочь минимизировать время цикла. Добавление эскалации к задаче Проверка документа помогает избежать задержки, когда рецензент не может завершить работу.

Роли

Две задачи соответствуют двум ролям процесса.
  • Рецензент (необязательно) — принимает решение об утверждении: часто менеджер или супервайзер.
  • Автор – готовит документ. Если триггерная форма назначает эту роль, Signavio Process Governance автоматически назначит задачу Update document  автору и отправит уведомление.

Поля

  • Документ (Файл, обязательный) — документ для проверки. Автор загружает первую версию в триггерную форму, а затем новую версию каждый раз, когда Signavio Process Governance создает новую задачу Обновление документа .
  • Автор (Пользователь, обязательно) — используется для назначения роли и уведомления автора.

Удлинители

Читатели документа могут счесть полезным доступ к документу за пределами Signavio Process Governance. Организации также может потребоваться резервная копия. Вы можете добавить задачу интеграции в процесс после принятия решения об утверждении документа, чтобы заархивировать документ или отправить его по электронной почте. Чтобы заархивировать утвержденный документ, добавьте Google Диск или задачу Box Upload file .Это сохраняет копию документа для чтения людьми, но им все еще нужно уведомление о том, что утвержденная версия существует. Задача по электронной почте уведомляет автора и других заинтересованных лиц об утверждении документа. Шаблон электронной почты может включать любые комментарии рецензента и прикреплять документ. Организации также может быть полезно расширить распространение документа, скопировав сообщение электронной почты в список рассылки.

Связанные процессы

Утвердить запрос на отпуск обрабатывает утверждение формы, а не документа.

Запрос и проверка официального утверждения документов в Google Docs

Что изменилось

Ранее мы запустили новую бета-версию, которая позволяет вам запрашивать и просматривать официальные утверждения в Документах, Таблицах и Презентациях Google, и теперь мы предоставляем эту возможность большему количеству пользователей. После запроса утверждающие могут утвердить, отклонить, добавить комментарии или отредактировать документ в ответ. Все это можно сделать, не выходя из безопасной среды Google Workspace.

Запрос на утверждение документа Google

На кого это влияет 

Администраторы и конечные пользователи 

Зачем это нужно 

Обеспечение утверждения документов может быть затруднено при сотрудничестве с несколькими заинтересованными сторонами и конкурирующими приоритетами.Эта функция позволяет легко обеспечить эти утверждения и увидеть, кто их утвердил.

Эта функция также гарантирует, что при внесении изменений в документ все рецензенты будут уведомлены, а последняя версия документа будет повторно утверждена. Это также гарантирует, что после утверждения всеми рецензентами файл блокируется и не может быть отредактирован, что обеспечивает целостность вашего документа.

Мы надеемся, что эта функция упростит рабочий процесс, необходимый для утверждения контрактов, юридических документов и других ситуаций, когда требуется официальное утверждение.

Дополнительные сведения 

После отправки документа на утверждение рецензенты получают уведомления по электронной почте, в браузере или в Google Chat в зависимости от того, где они выбрали в веб-настройках Google Диска для получения уведомлений. Затем они получат ссылку, по которой они смогут перейти непосредственно к документу.

Если вы установите дату выполнения, ваши рецензенты будут получать по электронной почте напоминания о том, что их одобрение необходимо или просрочено. Вы также сможете запретить любому пользователю редактировать содержимое элемента или оставлять комментарии и предложения, заблокировав документ.

Примечание. Документы по умолчанию остаются разблокированными до тех пор, пока они не будут полностью утверждены.

Если вы запрашиваете одобрение у нескольких человек, документ считается утвержденным, как только все рецензенты одобрят файл. Если в процессе утверждения будут внесены изменения, всем рецензентам потребуется повторно утвердить последнюю версию файла, и в этих случаях они получат уведомления по электронной почте. Запрос на утверждение документа отклоняется для всех рецензентов, если один рецензент отклоняет файл.

Как только все рецензенты одобрят документ, файл будет заблокирован. Заблокированные файлы нельзя редактировать, пока они не будут разблокированы или одобрены. Разблокировка файла отменяет текущий запрос на утверждение.

Начало работы

Включение Одобрения в консоли администратора

Поворот

Настройка администратора

Примечание: В то время как настройки консоли администратора будут видны и настраиваться, ваша настройка не будет действует до 15 ноября 2021 г.  

Функция для конечных пользователей  

Доступность 

  • Доступно для Google Workspace Essentials, Business Standard, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Plus и некоммерческих организаций, а также G Suite Business, G Suite Enterprise, Drive Enterprise, G Suite for Education, G Suite Enterprise for Education и G Suite for Nonprofits 
  • Недоступно для клиентов Google Workspace Business Starter, Education Fundamentals, Education Standard, Frontline и G Suite Basic 
  • Недоступно для пользователей с личными аккаунтами Google

R ресурсы 

Дорожная карта 

Что изменилось

Ранее мы запустили новую бета-версию, которая позволяет вам запрашивать и просматривать официальные утверждения в Документах, Таблицах и Презентациях Google, и теперь мы предоставляем эту возможность большему количеству пользователей.После запроса утверждающие могут утвердить, отклонить, добавить комментарии или отредактировать документ в ответ. Все это можно сделать, не выходя из безопасной среды Google Workspace.

Запрос на утверждение документа Google

На кого это влияет 

Администраторы и конечные пользователи 

Зачем это нужно 

Обеспечение утверждения документов может быть затруднено при сотрудничестве с несколькими заинтересованными сторонами и конкурирующими приоритетами. Эта функция позволяет легко обеспечить эти утверждения и увидеть, кто их утвердил.

Эта функция также гарантирует, что при внесении изменений в документ все рецензенты будут уведомлены, а последняя версия документа будет повторно утверждена. Это также гарантирует, что после утверждения всеми рецензентами файл блокируется и не может быть отредактирован, что обеспечивает целостность вашего документа.

Мы надеемся, что эта функция упростит рабочий процесс, необходимый для утверждения контрактов, юридических документов и других ситуаций, когда требуется официальное утверждение.

Дополнительные сведения 

После отправки документа на утверждение рецензенты получают уведомления по электронной почте, в браузере или в Google Chat в зависимости от того, где они выбрали в веб-настройках Google Диска для получения уведомлений. Затем они получат ссылку, по которой они смогут перейти непосредственно к документу.

Если вы установите дату выполнения, ваши рецензенты будут получать по электронной почте напоминания о том, что их одобрение необходимо или просрочено. Вы также сможете запретить любому пользователю редактировать содержимое элемента или оставлять комментарии и предложения, заблокировав документ.

Примечание. Документы по умолчанию остаются разблокированными до тех пор, пока они не будут полностью утверждены.

Если вы запрашиваете одобрение у нескольких человек, документ считается утвержденным, как только все рецензенты одобрят файл.Если в процессе утверждения будут внесены изменения, всем рецензентам потребуется повторно утвердить последнюю версию файла, и в этих случаях они получат уведомления по электронной почте. Запрос на утверждение документа отклоняется для всех рецензентов, если один рецензент отклоняет файл.

Как только все рецензенты одобрят документ, файл будет заблокирован. Заблокированные файлы нельзя редактировать, пока они не будут разблокированы или одобрены. Разблокировка файла отменяет текущий запрос на утверждение.

Начало работы

Включение Одобрения в консоли администратора

Поворот

Настройка администратора

Примечание: В то время как настройки консоли администратора будут видны и настраиваться, ваша настройка не будет действует до 15 ноября 2021 г. 

Функция для конечных пользователей  

Доступность 

  • Доступно для Google Workspace Essentials, Business Standard, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Plus и некоммерческих организаций, а также G Suite Business, G Suite Enterprise, Drive Enterprise, G Suite for Education, G Suite Enterprise for Education и G Suite for Nonprofits 
  • Недоступно для клиентов Google Workspace Business Starter, Education Fundamentals, Education Standard, Frontline и G Suite Basic 
  • Недоступно для пользователей с личными аккаунтами Google

R ресурсы 

Дорожная карта 

Процесс утверждения

документов | Рабочие процессы утверждения и маршрутизация документов

Умные организации используют систему сдержек и противовесов для обеспечения контроля качества. Фактически, в 2019 году компании потратили 23% своего ИТ-бюджета на тестирование и обеспечение качества. Одним из важнейших компонентов в этой линейке является процесс утверждения документов. Этот компонент, в свою очередь, имеет дополнительные движущиеся части, которые работают вместе для повышения эффективности вашей организации. Итак, что означает процесс утверждения документов и что такое маршрут согласования?

Что такое маршрутизация документов?

Некоторые организации опираются на документацию. Это может создать горы документов, которые необходимо вручную перемещать со стола на стол для обработки.В некоторых случаях их также может потребоваться отправить обычной почтой, факсом или электронной почтой. Эффективные организации используют инструменты автоматизации для маршрутизации документов от одного человека к другому.

Что такое маршрутизация утверждения?

Путь, по которому проходит документ от создания до окончательного утверждения, называется маршрутизацией утверждения. Например, документ может быть перемещен от работника 1 к руководителю группы А и затем к менеджеру Альфа для утверждения. В некоторых организациях документы могут быть утверждены лицом, их создавшим, но это устраняет систему сдержек и противовесов.Вместо этого по крайней мере еще один человек должен просмотреть и утвердить документ.

Что означает процесс утверждения документов?

Процесс утверждения документа относится к шагам, которые выполняются отдельными лицами в процессе утверждения. Используя тот же пример выше, скажите, что рассматриваемый документ представляет собой контрольный список качества установки на месте. Рабочий 1 заполняет контрольный список и отправляет его руководителю группы А. Руководитель группы А следует определенному процессу, чтобы определить, соответствует ли документ спецификации. Это включает проверку следующего:

  • Работник 1 указал свое имя?
  • Работник 1 указал сайт и владельца проекта?
  • Работник 1 указал, кто был мастером на объекте?
  • Работник 1 оценил все разделы контрольного списка?
  • Есть ли какие-либо ответы из контрольного списка, требующие немедленного внимания?

Когда менеджер Альфа получает документ, она следует другому процессу утверждения. Это может включать следующие этапы проверки:

  1. Работник 1 заполнил все важные разделы?
  2. Подписал ли руководитель группы А документ?
  3. Есть ли какие-либо проблемы, отмеченные руководителем группы А в документе?
  4. Должен ли я дать какие-либо рекомендации перед утверждением и отправкой документа клиенту?

Что такое рабочий процесс утверждения?

Люди часто используют термины рабочий процесс и процесс взаимозаменяемо, но между ними есть ключевые различия.В то время как процесс утверждения детализирует конкретные шаги на каждом участке маршрута, рабочий процесс отображает этот маршрут.

В приведенном выше примере процесс утверждения следует очень прямолинейному рабочему процессу. Тем не менее, это не всегда так.

Обратите внимание на эти изменения:

  1. Рабочий 1 заполняет контрольный список плотницких работ.
  2. Рабочий 2 заполняет контрольный список сантехники.
  3. Рабочий 3 заполняет контрольный лист по электрике.
  4. Бригадир просматривает контрольные списки и отправляет их руководителю группы А.
  5. Руководитель группы А просматривает контрольные списки и представляет их бухгалтеру для утверждения бюджета.
  6. Бухгалтер связывается с финансовым контролером проекта, а затем повторно отправляет документ руководителю группы А.
  7. Руководитель группы A просматривает документы и отправляет их менеджеру Alpha на утверждение.

Преобразовать подобный процесс в настройку рабочего процесса было бы намного сложнее, чем просто рисовать одну линию за другой. Вот почему установление процесса утверждения так важно.

Как создать этапы процесса утверждения

Создать процесс утверждения довольно просто, особенно если вы используете инструменты автоматизации, доступные сегодня. Каждый процесс утверждения может немного отличаться, но есть несколько общих шагов, которые необходимо выполнить для создания любого процесса.

1. Начните со стандартных форм

Некоторые компании предоставляют работникам свободу действий в выборе того, что включать в отчет. Иногда этого достаточно. Чаще всего стандартные формы работают лучше. Формы ясно дают понять, что работники должны проверять и детализировать.

2. Определите шаги

Рассматривайте каждый процесс утверждения как отдельный объект, а затем детализируйте этапы. В идеале вы заручитесь помощью людей, которые выполнят эти шаги, чтобы ничего не пропустить. Если вы это сделаете, ваш процесс автоматизации также пропустит эти шаги. Хуже того, может пройти некоторое время, прежде чем люди заметят, как только система заработает.

3. Определите маршрут

Как только вы узнаете конкретные задачи и действия, вы сможете определить, кто отвечает за каждое из них.Вы даже можете решить изменить первоначальный процесс, чтобы утверждения проходили по более простому маршруту. Например, бригадир может заполнить все контрольные списки. Затем все контрольные списки, связанные с бюджетом, могут направляться непосредственно финансовому контролеру для утверждения, а затем менеджеру Alpha. Это значительно упрощает процесс.

4. Схема рабочего процесса

Упрощенный маршрут значительно упрощает карту рабочего процесса с меньшим количеством переходов туда-сюда. Для выполнения этого шага вам может потребоваться помощь менеджера проекта.Существуют также приложения для управления рабочим процессом, которые могут помочь.

5. Тестирование и выполнение

Всегда начинайте с небольшого примера и простой задачи. Затем просмотрите процесс, примените отзывы и постепенно расширяйте автоматизированный процесс утверждения. Обратите внимание, что некоторые пропущенные шаги могут занять недели или больше, поэтому продолжайте просматривать и настраивать процесс утверждения, пока не найдете то, что вам подходит.

Как Fluix может улучшить процесс утверждения

Компания Fluix предлагает инструменты автоматизации, которые сделают вашу работу проще и быстрее.Мы считаем, что автоматизация сложных шагов может высвободить человеческий капитал для вашего бизнеса, чтобы он мог раскрыть свой истинный потенциал.