Содержание

Перечень документов от юридического лица – нерезидента РФ | Обмен информацией

1.      Свидетельство о регистрации, выписка из торгового реестра, сертификат об инкорпорации или иной документ, свидетельствующий о регистрации Юридического лица, содержащий сведения о его наименовании, номере и дате регистрации, регистрационном органе.

2.      Учредительный договор и/или Устав.

3.      Документ, содержащий сведения о зарегистрированном офисе.

4.      Сведения о действующих директорах, руководящем органе управления в форме решения о назначении директоров или выписки из торгового реестра.

5.      Документ, подтверждающий полномочия директоров.

6.      Документы, содержащие сведения о составе участников/акционеров.

7.      Доверенность, если лицо, представляющее интересы Юридического лица, действует на основании доверенности.

8.      Документ, подтверждающий идентичность подписи директора и лица действующего по доверенности.

9.      Справка из налогового органа страны регистрации о присвоении Юридическому лицу налогового номера или об освобождении от обязанности регистрации в налоговом органе.

10.  Сведения о присвоении кода иностранной организации (КОИ) и кода причины постановки на налоговый учет (КПП) (если имеется).

11.  Финансовая отчетность на последнюю отчетную дату (копия, заверенная уполномоченным лицом и печатью Юридического лица).

12.  Документ, удостоверяющий личность директора и лица, действующего по доверенности.

13.  Документ, подтверждающий полномочия лица, выступающего в качестве представителя Юридического лица (при наличии), заверенный уполномоченным лицом Юридического лица.

14.  Анкета Юридического лица (оригинал).

Вышеуказанный перечень документов не является закрытым и  исчерпывающим, он может быть дополнен и расширен по исключительному усмотрению ООО «Газпром инвестхолдинг» в отношении любой отдельно  взятой сделки и/или Юридического лица.

Документы, составленные на иностранном языке, должны быть представлены с переводом на русский язык и заверены нотариально. Документы, исходящие от государственных органов иностранных государств, подтверждающие статус Юридического лица, должны быть в установленном порядке легализованы или апостилированы. Все документы должны быть представлены в подлиннике или надлежащим образом удостоверенной копии.

Кадровые документы которые должны быть в организации 2019

Организации, использующие наемный труд, обязаны заполнять и хранить кадровые документы. Такая функция работодателей закреплена Трудовым кодексом. Документальное оформление распространяется на операции по приему работников, их переводу, увольнению.

Суть системы кадрового документооборота

Бланки по кадровому учету могут быть обязательными, унифицированными и рекомендованными к применению. Дополнительно к стандартному набору документов работодателям предоставляется право разрабатывать и утверждать собственные шаблоны по учету наемного персонала и сбору важной информации о работниках. Комплекс таких документов позволяет решить ряд задач:

  • соблюдение законодательных требований по оформлению трудовых взаимоотношений с наемным персоналом;
  • отражение достоверной информации в распорядительной документации;
  • обеспечение соответствия кадрового и бухгалтерского учета;
  • создание базы данных по сотрудникам;
  • выявление специалистов, которым можно поручить ответственные и сложные задания;
  • определение группы перспективных работников;
  • формирование классификационных выборок персонала по уровню профессиональной и квалификационной подготовки.

Для работника правильность оформления кадровых бланков и их сохранность на предприятии важна при реализации права на пенсионное обеспечение и получение дополнительных социальных гарантий. Например, трудовая книжка требуется при назначении пенсии. Кадровая документация необходима при подтверждении оснований для досрочного выхода на пенсию отдельных категорий работников. Отпуск, по которому не издан приказ, будет считаться недействительным, а время отсутствия работника в такой ситуации приравнивается к прогулу.

Классификация документов кадрового характера

Кадровые бланки подразделяются на две группы по критерию уровня их законодательного регулирования:

  • обязательные формы;
  • шаблоны дополнительного учета.

В состав первой категории документации относят:

  1. Правила, регламентирующие внутренний трудовой распорядок. Они нужны для фиксации порядка взаимодействия работодателя и нанятого им персонала. Действие правил распространяется на оформление операций по приему на должность, заключению трудового соглашения. Нормы касаются вопросов согласования периодов работы и оплачиваемого отдыха, обозначения комплекса прав и обязанностей участников трудовых отношений (с.
    189 ТК РФ).
  2. Трудовые договоры – отражают полный набор существенных условий сотрудничества работодателя и наемных специалистов (ст. 54 ТК РФ).
  3. Трудовые книжки – обязательный элемент кадрового учета. Эти бланки относятся к формам строгой отчетности. Содержащиеся в них сведения подтверждают накопленный сотрудником трудовой стаж.
  4. Шаблоны форм, которые приведены в Постановлении авторства Госкомстата от 05.01.2004 г. № 1. К ним относятся образцы распорядительной кадровой документации, штатное расписание и личные карточки.
  5. Бланки, касающиеся вопросов охраны труда и обеспечения безопасности на производстве.
  6. Положение, регламентирующее процедуры по обеспечению сохранности персональных данных.

В числе необязательных для ведения документов значатся личные дела, штатные расстановки и коллективные соглашения. Для личных дел предусмотрено исключение – если речь идет о государственной структуре, то их оформление является обязательным. Коллективный договор нужен предприятию для согласования с коллективом всех существенных вопросов, которые не были охвачены индивидуальными соглашениями. Этот документ переходит в разряд обязательных, если от работников поступил письменный запрос на разработку и подписание договора.

Меры ответственности

Проверка полноты ведения кадрового учета и правильности заполнения всего набора обязательных бланков относится к сфере влияния трудовой инспекции. Этот государственный орган создан для систематического надзора за действиями работодателей, для контроля надлежащего исполнения ими обязательств перед наемными работниками. Проверка может инициироваться трудовой инспекцией, если мониторинговые мероприятия были запланированы на текущий год. Внеплановые выездные проверки проводятся в ситуациях, когда имеются обращения физических лиц со свидетельствами о правонарушениях со стороны руководства предприятия.

Если при проверке предприятия будут выявлены недочеты или серьезные нарушения, инспекторами начисляется штраф. Меры воздействия на работодателей содержатся в таких нормативных документах:

  • Трудовом кодексе;
  • КоАП;
  • Уголовном кодексе.

Величина штрафной санкции зависит от того, при каких обстоятельствах было совершено правонарушение, к каким последствиям это привело. К предприятию применяются меры материального наказания. Должностные лица, которые признаны виновными в совершении нарушения, могут быть оштрафованы или дисквалифицированы на временной основе. За повторные нарушения к работодателю может применяться исключительная мера – приостановка деятельности компании.

Как и куда жаловаться на управляющую компанию?

Не всегда выбранная управляющая компания надлежащим образом справляется со своими обязанностями. Наступает момент, когда собственник многоквартирного дома  встречается с проблемами, связанными с обслуживанием МКД. Возникает вопрос: как и куда обращаться с жалобой на действие либо бездействие управляющей компании*.

С жалобой на управляющую компанию в зависимости от ситуации можно обратиться в аварийно-диспетчерскую службу управляющей организации, к руководителю управляющей организации, в орган государственного жилищного надзора, Роспотребнадзор, прокуратуру РФ, а также в суд.

Допустим,  у вас есть проблемы с содержанием общего имущества МКД, прилегающей к дому территории или с предоставлением коммунальных услуг? Обращайтесь  в аварийно-диспетчерскую службу. Она принимает заявки собственников МКД круглосуточно. Сообщение можно отправить письменно или устно, в том числе по телефону. Все заявления подлежат обязательной регистрации аварийно-диспетчерской службой.

Если по вашей заявке указанные недостатки не были устранены, жалуйтесь руководителю управляющей организации. В жалобе укажите фактические обстоятельства дела и требование проконтролировать устранение выявленных недостатков. Образец заполнения жалоб должен быть размещен на информационном стенде в управляющей организации. Сроки ответа – от немедленного реагирования до 30 календарных дней.

Если и обращение к руководителю управляющей организации не помогло решить проблему, следующей ступенью станет обращение в государственную жилищную инспекцию (Департамент государственного строительного и жилищного надзора),  либо Роспотребнадзор, в зависимости от характера нарушения.

Отметим, собственники МКД вправе обратиться в государственную жилищную инспекцию, только если вопрос касается несоблюдения правил технического обслуживания МКД. Например, нарушения при подготовке к отопительному сезону, игнорирование заявок от жильцов о проведении срочного ремонта, несвоевременные проверки кровли, подъездов, подвалов и так далее. К жалобе приложите все имеющиеся подтверждающие документы, а также ответ из управляющей организации.

Ответ на жалобу должен быть дан в течение 30 календарных дней со дня регистрации.

Жильцы МКД вправе обратиться в органы Роспотребнадзора, если вопрос касается ненадлежащего исполнения работ (услуг) со стороны управляющей компании. Например, в случае проблем с водоснабжением, мусоропроводом, утилизацией твердых коммунальных  отходов, а также по вопросам возврата денежных средств, правильности расчетов и необоснованного завышения тарифов. Ответ на жалобу должен быть дан в течение 30 календарных дней со дня регистрации. В случае установления нарушений органы Роспотребнадзора вправе привлечь УК к административной ответственности за выполнение работ либо за оказание услуг населению ненадлежащего качества или с нарушением установленных законодательством РФ требований.

Если предыдущие инстанции не помогли в решении вопроса, обращайтесь в органы прокуратуры РФ. К жалобе приложите копию ответа из управляющей компании, все подтверждающие документы. Обращение будет рассмотрено в течение 30 дней. При наличии оснований будут приняты меры прокурорского реагирования.

Кроме того, в силу п. 1 ст. 11 ГК РФ, у жильцов МКД есть возможность обратиться в суд за защитой нарушенного права. В зависимости от обстоятельств дела.  Собственники вправе просить суд обязать управляющую организацию устранить недостатки, связанные с обслуживанием дома, или возместить убытки (ущерб), причиненные в связи с ненадлежащим исполнением управляющей организацией своих обязательств,  взыскать с управляющей организации штраф за неудовлетворение требований в добровольном порядке в размере 50% от присужденной суммы и компенсацию морального вреда.

*Составлено на основе разъяснений заместителя прокурора Каменска-Уральского, советника юстиции Н.В. Карповой. 

12 типов деловых документов, которые нужны каждому бизнесу

Документы и бизнес — синонимы друг друга. Вам нужны документы, чтобы начать, управлять и расширять бизнес.

Короче говоря, их невозможно обойти. На самом деле вам нужна система для надлежащего ведения всех деловых документов, которые вы накопили за эти годы.

Если вы начинаете свой бизнес и задаетесь вопросом, какие типы деловых документов потребуются вашей компании, то это руководство для вас.

Давайте сделаем быстрый обзор.

1. Уставная документация

Будьте готовы копаться во всевозможных юридических документах за годы работы владельцем бизнеса. Один из этих деловых документов, который вам нужно иметь под рукой, — это письменный отчет о уставе.

Не нужно подавать в штат, но необходимо иметь на руках. Что такое устав?

Это правила, которые компания устанавливает для управления собой. В некоторых штатах не требуется, чтобы предприятия имели устав, но все же рекомендуется их создавать.Он предоставит вашей компании рекомендации по решению определенных вопросов.

В этом документе подробно описывается структура вашей компании, проблемы управления и отдельные роли. В случае, если ваша компания окажется в споре, ваши директора будут знать, что делать. Это также будет определять, требуется ли собрание правления для предварительного утверждения решения.

2. Операционное соглашение (ООО)

Если вы являетесь корпорацией с ограниченной ответственностью (ООО), рекомендуется иметь под рукой операционное соглашение.Это особенно необходимо, когда членов несколько.

Целью этого делового документа является определение функциональных и финансовых решений. Например, если есть несколько партнеров, в нем будет подробно описано, как следует принимать бизнес-решения и как будет происходить распределение прибыли и убытков.

Хорошо охватить все углы, например, что будет, если один из партнеров решит уйти из бизнеса.

Все члены компании должны подписать этот документ, и он становится юридически обязывающим контрактом.Вы можете сделать это с помощью онлайн-инструмента электронной подписи, такого как eversign.

Во-первых, поговорите со своими партнерами, чтобы определить, что следует включить в документ об операционном соглашении.

3. Соглашение о неразглашении

На протяжении всей своей деловой карьеры вы будете работать с подрядчиками, фрилансерами, сотрудниками и деловыми партнерами. И во время этих отношений вам придется делиться информацией, которая имеет решающее значение для вашей компании.

Важно защитить свой бизнес, требуя от этих лиц подписать соглашение о неразглашении (NDA).

Некоторые важные данные, которыми вы можете поделиться, включают:

  • Списки клиентов
  • Детали проекта
  • Финансовые отчеты
  • Тарифные планы
  • Идеи дизайна
  • И так далее
Информация, которую хотели бы получить ваши конкуренты их руки должны быть конфиденциальными. И один из способов обеспечить это — написать соглашение о неразглашении и использовать его для каждого нового найма или делового сотрудничества.

4. Протоколы деловых встреч

В большинстве штатов корпорации требуют ведения протоколов, но только для крупных встреч.Что касается официальных встреч, все, что вам нужно, — это официальный отчет, в котором указывается, что обсуждалось и какие решения (или действия) были приняты.

Смысл протоколов собраний в том, что они могут помочь в урегулировании споров относительно того, что произошло во время конкретного собрания. Не забудьте подробно описать все, что можно, в протоколе собрания, включая список участников и голосов.

5. Трудовое соглашение

Каждый раз, когда вы нанимаете нового сотрудника, вам необходимо подписать с ним трудовое соглашение.Это охватывает ожидания компании от работника и обязательства работодателя.

Этот документ также предназначен для разрешения споров в случае, если компания или сотрудник попытается скрыть ожидания от своих рабочих отношений.

Трудовой договор также может помочь удержать новых сотрудников, предусматривая штрафы за слишком раннее увольнение или нарушение договора.

Вы также можете установить срок, в течение которого сотруднику разрешено работать у конкурента, например, через два года после увольнения из вашей компании.Это помогает гарантировать, что ваши деловые секреты не будут переданы вашим конкурентам.

Обязательно разрешите юристу по трудоустройству просмотреть документ перед его использованием.

6. Ваш бизнес-план

Это деловой документ, необходимый вам для начала бизнеса, получения кредитов и грантов, а также установления деловых партнерских отношений. Это то, что определяет цели компании и средства их достижения.

Прежде чем открыть магазин, необходимо провести тщательное исследование, чтобы убедиться, что вы находитесь в лучшей игре.Это включает в себя анализ ваших конкурентов, целевых клиентов и того, как вы планируете выделиться на своем рынке.

Ваш бизнес-план также не должен быть длинным. Это может быть одна страница или целых 200 страниц. Все зависит от того, сколько информации у вас есть, чтобы продемонстрировать дорожную карту будущего успеха вашего бизнеса.

7. Бизнес-отчеты

Приятно знать, насколько хорошо идет ваш бизнес. С помощью бизнес-отчетов вы можете узнать все о своей компании, ее командах и сотрудниках.

Они длиннее обычного письма и состоят из разных форм данных. Например, он может отображать данные о продажах, маркетинговые планы, соблюдение требований безопасности, технико-экономические обоснования, изображения, графики, тематические исследования и многое другое.

Бизнес-отчеты помогают вам и вашим управленческим командам принимать более обоснованные бизнес-решения. Они также могут пригодиться, если вы хотите привлечь новых инвесторов. Вы можете легко создать шаблон, чтобы упростить составление отчетов по прихоти.

8.Финансовые документы

Знание того, укладывается ли ваш бюджет в рамки бюджета или приближаетесь к долгу, является ключом к успеху. В ваших финансовых документах будет указано, перерасходовали ли вы средства или остались в рамках своего бюджета.

Эти записи также могут помочь вам в процессе составления бюджетных предложений и подачи налоговых деклараций. Вот некоторые примеры финансовой документации:

  • Отчеты о прибылях и убытках
  • Бухгалтерские балансы
  • Банковские выписки
  • Отчеты о заработной плате
  • Квитанции

С помощью финансового отчета вы сможете определить, является ли отдел продуктивным или нет.Обычно финансовые отчеты составляются на ежегодной основе, чтобы дать вам широкий обзор успехов и неудач в течение этого года.

9. Транзакционные документы

Отслеживание денежных потоков, входящих и исходящих из вашего бизнеса, имеет ключевое значение. Как и финансовые документы, транзакционные документы помогают организовать финансы.

Транзакции, которыми вы хотите управлять, включают квитанции, счета-фактуры, формы заказов и страницы передачи.

Вы можете составить отчет на основе собранных документов по сделкам.Это поможет организовать все в один аккуратный документ вместо натиска бумажной работы.

Некоторые предприятия даже нанимают юриста для составления документа.

10. Документы о создании бизнеса

Никогда не знаешь, когда тебе придется доказывать законность своего бизнеса. К счастью, это так же просто, как показать три ключевых документа.

Одним из них является устав вашей компании или организации. Это когда ваша компания регистрируется как корпорация, например ООО, индивидуальный предприниматель или другой тип юридического лица.

В этих документах могут быть указаны протоколы собраний, имена первых должностных лиц и сертификаты акционеров.

Затем есть документ для вашего идентификационного номера работодателя, предоставленный IRS. Это номер, который вы используете, чтобы разделить свои личные и деловые финансы. Вы также можете использовать его для открытия отдельного банковского счета, кредитных карт и кредитов.

Подать заявку на EIN онлайн очень просто. Как только вы получите одобрение и получите свой EIN, сохраните его в своих деловых записях.

Наконец, вам необходимо иметь под рукой свои разрешения и документы с номером государственной налоговой. Существуют различные требования в зависимости от штата, в котором вы живете, и отрасли, в которой вы работаете.

Вы можете посетить местный налоговый совет штата или веб-сайт офиса контролера, чтобы узнать больше о руководящих принципах для идентификационных налоговых номеров, разрешений и налога на франшизу. Регистрация.

Все эти документы необходимы для создания вашей компании и должны храниться до тех пор, пока вы не закроете магазин.

11.Соответствие и нормативные документы

Ваш штат, отрасль бизнеса и характер вашей деятельности будут определять, какие документы вы должны хранить для соблюдения нормативных требований и требований.

Например, если у вас есть наемные работники, вам придется хранить данные о заработной плате, формы подтверждения ИНН и налоговые документы в течение определенного количества лет.

Любые документы, касающиеся прохождения обучения по вопросам безопасности и разнообразия, должны быть подписаны сотрудниками и храниться в вашем отделе кадров.

12. Документы по страхованию бизнеса

Надеюсь, вы решили инвестировать в страхование бизнеса, чтобы не потерять свою компанию в случае стихийного бедствия. Важно хранить документацию в файле вашей страховки, включая номер полиса и сведения о страховом покрытии.

Вы обнаружите, что некоторые страховщики не предлагают страховку от наводнений и землетрясений, но они покрывают вандализм, кражу, пожары и ущерб, нанесенный ветром.

Если вам нужны все виды страховки, вам нужно будет приобрести отдельную страховку от наводнений и землетрясений.

Защита ваших деловых документов

Это не исчерпывающий список деловых документов, которые вы должны иметь под рукой. Вы обнаружите, что есть некоторые документы, уникальные для вашего бизнеса, которые требуют ведения учета.

Хорошо организовать свои файлы на тот случай, если вам потребуются доказательства во время спора.

С системой управления цифровыми документами вы можете легко упорядочить все свои документы. С eversign вы можете отправлять, подписывать и получать документы на 100 % онлайн.

Управление бизнес-документами в облаке намного проще, чем работа с кучами бумажной работы.

Если вы умеете управлять всеми своими бизнес-документами, сообщите нам в комментариях, какие системы и инструменты вы используете!

Что такое организационные документы для корпорации?

Организационные документы предприятия обычно включают учредительные или регистрационные документы, а также операционные документы, контролирующие деятельность предприятия.3 min read

1.Обзор организационных документов корпорации
2. Положения учредительного договора

Обновлено 12 октября 2020 г.:

Организационные документы корпорации включают следующее:

  • Учредительный договор
  • Корпоративный устав
  • Акционерное соглашение

Обзор организационных документов корпорации

Организационные документы предприятия обычно включают формальные или регистрационные документы и операционные документы, которые контролируют деятельность предприятия. Типы используемых вами организационных документов зависят от типа вашей организации и юрисдикции, в которой вы находитесь.

В совокупности учредительные или организационные документы подаются в соответствующий государственный орган. Внутренние документы регулируют управление, операции и права акционеров. Корпорации используют свидетельство о регистрации, также известное как учредительный договор, и устав.

Независимо от того, регистрируете ли вы общую, благотворительную, закрытую или некоммерческую корпорацию, вы должны подать свидетельство о регистрации (или эквивалентный документ) и устав.Вы можете или не можете подать акционерное соглашение. Учредительный документ является основным уставом корпорации. Цель устава состоит в том, чтобы наметить рабочие процедуры.

Как минимум, подзаконные акты охватывают следующее:

  • Название корпорации, адрес и основное местонахождение
  • Условия обслуживания
  • Личность директоров и должностных лиц
  • Процедуры выборов
  • Акции, которые корпорация имеет право выпускать
  • Процедуры собраний акционеров и директоров
  • Ведение документации
  • Действия директора, исполнительного директора и акционера
  • Процедуры внесения поправок

В акционерном соглашении владельцы — или акционеры — излагают положения, касающиеся их доли участия в корпорации. Соглашения заключаются на основе консенсуса и обычно служат определенной цели или урегулированию вопросов. Как правило, акционерные соглашения не публикуются публично.

Цель вашей корпорации будет определять содержание вашего акционерного соглашения, но общие положения включают следующее:

  • Кто может быть акционером
  • Кому разрешено входить в совет директоров
  • Права и обязанности акционеров
  • Процедуры в случае ухода или смерти акционеров
  • Управление компанией и операции
  • Правила для акционеров
  • Оценка запасов для внутренних целей
  • Порядок выкупа акций

Положения учредительного договора

Ниже приведены положения Устава.

Вы указываете свое корпоративное название, которое обычно должно иметь какой-либо корпоративный идентификатор, например следующий:

  • Корпорация
  • Компания
  • Зарегистрировано
  • Сокращения вышеуказанного

Включите деловую цель, которая объясняет, что ваша компания делает или предоставляет. Вы будете использовать один из двух пунктов бизнес-целей:

  • Общее: В некоторых штатах допускается пункт общего назначения, означающий, что корпорация занимается «всеми законными видами деятельности.
  • Конкретно: в других штатах требуется более подробное объяснение типов продуктов и/или услуг, предоставляемых корпорацией.

Почти все штаты требуют, чтобы ваша корпорация имела зарегистрированного агента, также известного как официальный агент, агент по обслуживанию или процессу или агент-резидент. Это лицо или компания, которые принимают юридические и налоговые документы от имени корпорации. Все агенты должны иметь физический почтовый адрес в штате и быть доступны в рабочее время.

Учредители — это лица, ответственные за подачу учредительных документов корпорации. Укажите их имена и адреса. Учредители также должны подписать Устав.

В зависимости от штата вы назовете первых директоров вашей корпорации и перечислите их адреса. Директора — это лица, которые наблюдают за деловыми делами корпорации и несут ответственность за основные корпоративные решения. Акционеры избирают директоров, а директора назначают корпоративных должностных лиц.

Должностные лица включают казначея, секретаря, вице-президента и президента корпорации. Они несут ответственность за повседневную деловую активность. В некоторых штатах информация об офицерах не требуется, в других — требуется. То же самое касается предоставления юридического адреса корпорации. Не все штаты требуют, чтобы вы перечисляли эту информацию в своих статьях, но некоторые требуют.

Укажите количество разрешенных к выпуску акций вашей корпорации. Независимо от размера корпорации, у всех есть акции, потому что это то, что представляет собой право собственности на компанию.Если корпорация планирует разрешить как привилегированные, так и обыкновенные акции, эта информация должна быть включена в Устав вместе с информацией, касающейся прав голоса.

Как правило, привилегированные акции дают акционерам право преимущественного распределения активов или выплаты дивидендов в случае прекращения деятельности корпорации. Многие владельцы малого бизнеса разрешают только обыкновенные акции.

Существуют различные организационные документы, необходимые для создания корпорации.Поскольку запуск этого типа бизнеса сложен, вы можете проконсультироваться со специалистами в области права и налогообложения, чтобы убедиться, что вы соблюдаете все правила и представляете все необходимые документы.

Если вам нужна помощь с организационными документами для корпорации, вы можете опубликовать свою юридическую потребность на торговой площадке Upcounsel. UpCounsel принимает на свой сайт только 5% лучших юристов. Юристы на UpCounsel приходят из юридических школ, таких как Гарвардский юридический и Йельский юридический, и в среднем имеют 14-летний юридический опыт, включая работу с такими компаниями, как Google, Menlo Ventures и Airbnb или от их имени.

21 часто используемая деловая документация

  1. Карьерный рост
  2. 21 часто используемая деловая документация
Состав редакции Indeed

5 августа 2021 г.

Хорошо организованная деловая документация имеет решающее значение для благополучия организации. Независимо от вашей роли в компании, вы, вероятно, столкнетесь с различными деловыми документами, и знакомство с их характеристиками может повысить вашу профессиональную эффективность. Знание наиболее распространенных деловых документов может быть ценным навыком, и вы можете получить его с помощью исследований.В этой статье мы обсудим, что такое деловые документы, и перечислим некоторые из наиболее часто встречающихся деловых документов.

Что такое деловые документы?

Деловые документы представляют собой файлы различных типов, в которых записываются различные сведения о внутренних и внешних сделках организации. Обычно они необходимы руководству компании, поскольку предоставляют информацию, необходимую для ее надлежащего ведения, а также сведения о различных транзакциях с другими сторонами. В зависимости от формата деловые документы могут иметь физическую или цифровую форму.

Связанные: Документация на рабочем месте

21 тип деловых документов

Вот некоторые из наиболее часто встречающихся деловых документов:

1. Контракты

Компании часто соглашаются сотрудничать с другими сторонами по таким причинам, как продажи, закупки, лицензирование или любой другой тип соглашения. Точные детали этого сотрудничества фиксируются в контрактах, которые подписываются обеими сторонами и обязывают всех участников выполнять свои согласованные обязательства.Контракты являются юридически обязывающими и имеют юридическую силу.

2. Документация по уставу

Документация по уставу компании представляет собой набор внутренних правил и положений, установленных ее руководством с целью информирования всех сотрудников о согласованных стандартах и ​​практиках. Обычно в нем описывается управленческая структура компании, возможные проблемы управления и индивидуальная роль каждого сотрудника в благополучии организации. Они не всегда требуются по закону, но обычно полезны для любого типа организации.

Связанные: 8 типов бухгалтерских документов, которые вы должны знать

3. Соглашение о неразглашении

Эти соглашения подписываются между организацией и различными другими сторонами, такими как сотрудники, деловые партнеры, подрядчики и фрилансеры. Их цель состоит в том, чтобы защитить важную информацию компании, такую ​​как сведения о различных проектах, списках клиентов, финансовых отчетах или будущих стратегиях, путем получения согласия других сторон не раскрывать их. Они могут иметь решающее значение для благополучия организации, поскольку могут сохранить ее конкурентные преимущества.

4. Трудовой договор

Этот документ подписывается каждый раз, когда компания нанимает нового сотрудника. Он охватывает как обязанности и роль сотрудника в компании, так и обязательства компании по отношению к сотруднику. Они необходимы для поддержания хороших отношений между организациями и их сотрудниками и могут использоваться обеими сторонами в суде в качестве доказательства того, что другая сторона не выполнила свои обязательства.

5. Бизнес-план

Бизнес-план часто является первым документом, созданным владельцем бизнеса.Это план, в котором описывается, чего компания стремится достичь, каковы сроки достижения ее целей и как их достичь. Создание эффективного бизнес-плана обычно требует тщательного изучения конкурентов, целевой аудитории и рынка в целом.

Связанный: Что такое бизнес-план?

6. Финансовые документы

Управление бюджетом часто является важной частью обеспечения долгосрочного успеха организации. Финансовые записи, такие как балансовые отчеты, отчеты о прибылях и убытках, банковские выписки, квитанции и отчеты о заработной плате, помогают руководству организации отслеживать все доходы и расходы, обеспечивая финансовое здоровье компании.Они также используются для создания годовых финансовых отчетов для анализа финансовых показателей организации за этот год.

7. Транзакционные документы

Подобно финансовым документам, транзакционные документы помогают руководству организации поддерживать разумный бюджет. К ним относятся все документы, выданные в результате сделки, такие как счета-фактуры, квитанции и платежные поручения. Отслеживание их помогает компании всегда знать, какие средства приходят и уходят.

8.Соответствие и нормативные документы

В зависимости от отрасли, в которой работает компания, может потребоваться доказательство того, что ее деятельность осуществляется в рамках определенных нормативных ограничений и стандартов. Комплаенс и нормативные документы служат доказательством того, что компания находится в рамках всех нормативных границ. Большинство этих документов касаются обращения с работниками, соблюдения налогового законодательства и проведения операций в соответствии с отраслевыми и экологическими стандартами.

9. Деловые отчеты

Деловые отчеты — это документы, которые помогают руководству организации получить представление о различных внутренних аспектах.В них изложены различные элементы, касающиеся компании, ее операций, сотрудников, подрядчиков и другой соответствующей информации, помогающей руководству принимать обоснованные решения. Они также могут показать деловую ситуацию организации потенциальным инвесторам.

См. также: Как стать успешным специалистом по документам

10. Протоколы деловых встреч

Ведение протоколов наиболее важных встреч компании может помочь всем участникам проанализировать, что обсуждалось, и обоснованность принятых решений.Это может прояснить любые неуверенности и разногласия, показывая точно то, что было сказано, в недвусмысленных выражениях. Эффективный протокол собрания часто включает максимально возможный объем информации, в том числе список всех присутствующих на собрании и их голосование по различным решениям.

11. Соглашения с подрядчиками

Всякий раз, когда организация нанимает подрядчика, обе стороны должны четко изложить детали сотрудничества. Некоторая информация, которую чаще всего включают в такое соглашение, касается того, кому принадлежит выполненная работа, каков крайний срок и сумма, причитающаяся подрядчику.Он также может содержать сведения о стандартах качества.

12. Страхование бизнеса

Страхование бизнеса – это способ защиты компаний от различных рисков. Некоторыми из наиболее распространенных бизнес-рисков являются крупные потери бизнеса, стихийные бедствия, катастрофы, несчастные случаи и кражи. Документ о страховании бизнеса — это файл, в котором организация хранит различные страховые полисы, покрывающие различные риски.

13. Партнерское соглашение

Партнерские соглашения – это контракты, подписанные между двумя или более лицами, которые решили начать совместный бизнес.В нем четко указаны обязанности каждой стороны и доля прибыли и убытков. Его роль заключается в том, чтобы облегчать отношения между партнерами и выступать в качестве обязательного документа в случае разногласий.

14. Политика компании

В документе политики компании изложены все ее политики в отношении различных вопросов, таких как здоровье и безопасность, поведение сотрудников, заработная плата для каждой должности, руководящие принципы поведения, дисциплинарные меры и любые другие внутренние правила или положения. устанавливается организацией.Его основная роль заключается в том, чтобы действовать как точка отсчета, когда сотрудникам требуется руководство о том, как справляться с определенными ситуациями. Он также может выступать в качестве быстрого способа разрешения различных внутренних споров.

См. также: 16 основных документов отдела кадров, которые нужны каждому отделу кадров

15. Товарный знак

Товарный знак — это документ, защищающий интеллектуальную собственность организации, в частности различные элементы, отличающие ее от других компаний. Он может относиться к любому элементу, связанному с брендом, компанией, продуктом или услугой, например к символам, фразам и логотипам.Товарный знак, зарегистрированный в соответствующих органах, влечет за собой юридическую ответственность любого, кто копирует любой элемент под соответствующим товарным знаком.

16. Соглашение о франшизе

Некоторые компании предпочитают передавать свой бренд и деловую практику другим сторонам в форме франшизы. Договор франчайзинга — это договор, который подписывается франчайзером и лицом, желающим открыть франшизу, и определяет условия, на которых последний может открыть свой бизнес. Документ обычно содержит подробную информацию о том, как франчайзер будет помогать франчайзи с технической и операционной поддержкой, а также о том, как франчайзи будет компенсировать франчайзеру и срок действия соглашения.

17. Опционное соглашение для сотрудников

Опционные планы для сотрудников — это акции, которые организация предлагает своим сотрудникам по сниженным ценам. Причина обычно заключается в мотивации сотрудников, поскольку успех компании обычно пропорционален цене ее акций. В документе четко указывается количество размещенных акций, их начальная цена и другие существенные детали соглашения.

18. Решения совета директоров

Решения, принимаемые советом директоров на собраниях, регистрируются как решения совета директоров.Они могут относиться ко многим аспектам компании, таким как то, как она распределяет свои ресурсы, возможное расширение, добавление нового члена правления и другие важные решения для организации. Большинство решений правления требуют единогласного решения членов правления.

19. Условия использования в Интернете

Хотя это и не всегда требуется по закону, веб-сайт организации должен иметь свои собственные условия использования. Это помогает компании избежать ответственности в случае, если какой-либо контент на веб-сайте или его гиперссылки неверны.Он также регулирует, что посетители могут публиковать на вашем веб-сайте, когда это применимо.

20. Деловая презентация

Деловая презентация — это презентация, которую обычно создают новые компании, в которой излагаются основные характеристики, качества и стремления организации. Его цель – представить различным заинтересованным сторонам, таким как клиенты, потенциальные инвесторы и акционеры. Одними из наиболее часто встречающихся элементов презентации являются сведения о сотрудниках, конкурентных преимуществах, проблемах, решениях, товарах, услугах, прогнозах рынка и необходимых инвестициях.

21.

Бизнес-лицензия

В зависимости от сферы деятельности или географического положения компании для ее деятельности может потребоваться одно или несколько разрешений, выдаваемых государственными органами. В каждом штате обычно есть свои условия лицензирования, при этом расположение штаб-квартиры компании обычно определяет, какая местная лицензия требуется. Бизнес-лицензии являются важными документами для организации, поскольку без них было бы незаконно работать.

Три основных документа, которые нужны каждой некоммерческой организации

Второй по важности документ — корпоративный устав вашей некоммерческой организации.Уставы служат руководством для корпораций. К ним можно обращаться для получения информации о некоммерческой организации, например, о том, как долго член правления может занимать свою должность или сколько членов необходимо для получения кворума. Устав включает процедуры и правила проведения собраний, процедуры избрания директоров и процедуры назначения должностных лиц.

Законы вашего штата о некоммерческих организациях определяют вопросы, связанные с корпоративным управлением, аналогично вашему уставу.Однако вам разрешено выбирать другие правила при условии, что ваши правила включены в устав вашей некоммерческой организации. В ситуации, когда в подзаконных актах не рассматривается вопрос, включенный в закон вашего штата, любое соответствующее правило штата будет иметь преимущественную силу.

Соблюдайте правила штата

Для некоммерческих организаций характерно просто переформулировать правила управления и налогообложения в своих уставах, чтобы они могли быть уверены, что, придерживаясь своих уставов, они также соблюдают правила штата.

Лучше, если у вас есть возможность включить важные материалы в устав, а не в устав, так как изменить его, если потребуется, гораздо проще.Требование голосования о внесении поправок в устав обычно менее сложное, поэтому больше шансов, что с вашим штатом не нужно будет консультироваться.

Устав вашей некоммерческой организации — это правила, определяющие порядок ведения вашего бизнеса. Сюда входят такие детали, как место и время проведения собраний директоров и акционеров, а также их право голоса. Устав вводится в действие директорами вашей некоммерческой организации на их первом заседании правления.

Устав вашей некоммерческой организации является вторым по важности документом вашей некоммерческой корпорации.Это руководство по эксплуатации для организации, и если необходимо проверить какие-либо детали, они должны быть размещены в этом документе. Информация, на которую может потребоваться сослаться или уточнить, — это период времени, в течение которого члену правления разрешено занимать свою должность. Еще один ключевой момент, о котором часто забывают, — это количество людей, необходимое для достижения кворума.

Поскольку корпоративное законодательство не стандартизировано, в уставе должны быть изложены правила и процедуры, которым следует следовать на собраниях, порядок проведения выборов директоров и метод, используемый для назначения должностных лиц. Также включены другие решения, например, когда и где должны проходить собрания как директоров, так и любых акционеров. Без уставного документа в определенных ситуациях может возникнуть путаница и ненужные обсуждения. Как правило, директора некоммерческих организаций начинают использовать устав на своем первом собрании.

Одной из наиболее важных деталей некоммерческой организации является то, контролируется ли она советом или членом. Корпорация, управляемая советом директоров, не имеет членов, в то время как некоммерческая организация, управляемая членами, предоставляет своим членам право голоса, и они имеют право голосовать в директорах, а также смещать их.Если в вашей некоммерческой организации есть члены, согласно законодательству штата у них есть права, поэтому вы должны включить эти права в свой уставный документ. Вы также должны четко указать, кто контролирует: члены или директора.

В устав вашей некоммерческой организации должны быть включены следующие положения:

  • Структура управления . Важно убедиться, что некоммерческая организация управляется членами или советом директоров. Некоммерческая корпорация, управляемая советом директоров, не имеет членов, а если и есть, то их права ограничены.Организация, управляемая членами, означает, что члены могут голосовать за директоров и смещать их с должности.
  • Роль директоров – В уставе должны быть прописаны условия полномочий директоров. Если есть более одного директора, то их сроки могут быть сдвинуты так, чтобы их даты начала и окончания не совпадали. Это обеспечивает большую преемственность, поскольку всегда есть хотя бы один директор, который знает, что происходит в некоммерческой организации в любой момент времени. Иногда сроки полномочий директоров заканчиваются одновременно, и это называется последовательным сроком полномочий.
  • Должностные лица некоммерческой организации . В большинстве штатов требуется, чтобы имена должностных лиц, таких как секретарь, казначей и президент, были указаны в уставе. В уставе также должно быть указано, как назначаются должностные лица, каковы их обязанности, на какой срок они назначаются, а также как они увольняются и заменяются.
  • Правила голосования – В уставе должно быть указано количество директоров, которые должны присутствовать для проведения действительного собрания, и каковы правила голосования.
  • Формирование комитета . Порядок формирования и роспуска комитета является важным уставом. Для некоммерческой организации проще, если комитет может быть упразднен решением правления, а не через процесс внесения поправок в устав.

Иногда возникает конфликт интересов, и необходимо указать в уставе, как он будет разрешаться. Затем может быть сформирована политика, отдельная от устава, для разрешения конфликтов интересов.

Поправки к Уставу

В уставе должно быть указано, как вносятся поправки, а также через правление, членство или получение одобрения от третьей стороны. Иногда для внесения поправки в устав требуется большинство в 66 процентов.

Руководство по бизнес-документам для малого бизнеса 2022

Однажды я работал на человека, который утверждал, что может рассказать о вас все по багажнику вашей машины. Его багажник был автомобильным эквивалентом дзен-сада: казалось бы, пустым, но в нем было все, от термоодеяла из майлара до светящейся таблички, которую можно было разместить на дороге в случае аварии.

Я сделал мысленную пометку никогда не открывать перед ним багажник.

Когда дело доходит до ваших деловых записей, вы хотите быть тем парнем. Надлежащее ведение документации малого бизнеса — это гораздо больше, чем требование закона. Он защищает ваши законные права, информирует о планировании и повышает эффективность работы.

Чтобы добиться этого, вам необходимо создать систему управления документами, в которой будет подробно описано, какие документы хранить, как долго их хранить и как распоряжаться ими, когда придет время.


Документ 1: Учредительные документы

Если вы являетесь индивидуальным предпринимателем, ваша учредительная документация может быть не более чем заявкой на получение федерального идентификационного номера работодателя (EIN).Однако после того, как вы создадите коммерческую единицу, такую ​​как товарищество, корпорация или ООО, у вас будут корпоративные документы, такие как:

  • Партнерские соглашения
  • Устав или учредительный договор
  • Регистрация вымышленного имени и подтверждение публикации
  • Сертификаты полномочия из других штатов
  • Информация о совете директоров
  • Устав

Учредительные документы являются постоянными документами компании, которые вы должны хранить в течение всего срока вашего бизнеса.

Это онлайн-руководство от Управления по делам малого бизнеса США — отличная отправная точка для разработки системы управления документами для вашего малого бизнеса.


Документ 2: Личные дела сотрудников

Федеральные законы требуют, чтобы предприятия хранили документы сотрудников в течение различных минимальных периодов времени. Если жалоба подана против вашего бизнеса, требования к ведению документации распространяются до тех пор, пока претензия не будет разрешена.

Минимальные периоды времени для документов сотрудников:

  • Записи о приеме на работу: Комиссия по равным возможностям при трудоустройстве (EEOC) требует, чтобы вы сохраняли объявления о вакансиях, описания вакансий, заявления, резюме, заметки о собеседованиях и проверочные документы, такие как кредитные записи и результаты тестов за один год с даты найма или увольнения сотрудника, в зависимости от того, что наступит позже.
  • Трудовые договоры: Подписанные справочники для сотрудников, бланки трудовых договоров, соглашения о неразглашении и неконкуренции, письменные правила, изменения в правилах и другие соглашения с работниками должны надежно храниться не менее одного года.
  • Записи об инвалидности: В соответствии с Законом об американцах с ограниченными возможностями вся информация об инвалидности, включая просьбы о приспособлении, должна храниться в отдельном защищенном файле в течение одного года.
  • Медицинские документы и документы о пособиях: Медицинские и медицинские документы, которые собирает ваша компания, должны храниться отдельно от личных дел в надежном месте в течение одного года.Планы пособий, предложения и регистрационные документы должны храниться в течение одного и того же периода.

В этом руководстве Американского института дипломированных бухгалтеров содержится подробная информация о требованиях к документам плана льгот.

  • Кадровые записи: Служебные аттестации, отчеты о вознаграждениях, документы о продвижении по службе, табели учета рабочего времени, дисциплинарные записи, документы об увольнении и рекомендации должны надежно храниться в течение двух лет.
  • Записи о заработной плате: В соответствии с Законом о справедливых трудовых стандартах, Законом о равной оплате труда и Законом о дискриминации по возрасту при приеме на работу вы должны вести учет заработной платы, подтверждающие документы, такие как табели учета рабочего времени, и любые документы, которые могут подтверждать требование об оплате смещение на два-три года. Поскольку жалобы на дискриминацию в оплате труда могут касаться давних неравенств, вы можете захотеть хранить соответствующие записи о заработной плате в файле на неопределенный срок.
  • Отпуск по Закону об отпуске по семейным обстоятельствам и болезни (FMLA): Храните записи всех запросов на отпуск и документацию по FMLA в течение трех лет.
  • Разрешение на работу: Работодатели должны хранить формы I-9 для каждого сотрудника в течение трех лет после даты приема на работу или в течение одного года после увольнения, в зависимости от того, что наступит позже. Вам нужно только сохранить страницы с подписями.Вы не обязаны делать копии документов, удостоверяющих личность, но если вы это сделаете, обязательно обращайтесь со всеми сотрудниками одинаково и храните их вместе с I-9.
  • Несчастные случаи: Управление по безопасности и гигиене труда (OSHA) требует от большинства работодателей вести учет несчастных случаев и травм в течение пяти лет. Сюда не входят легкие травмы, требующие простой первой помощи.
  • Записи о компенсации работникам: Если ваша работа связана с опасностями, которые могут привести к длительному заболеванию, OSHA требует, чтобы вы хранили записи о воздействии на сотрудников и соответствующие медицинские документы в течение 30 лет.

Это лишь минимальные требования к бизнес-документам, установленные федеральными властями. Многие юридические и финансовые консультанты рекомендуют хранить документы гораздо дольше.


Документ 3: Налоговые декларации и другая финансовая отчетность

Налоговая служба (IRS) требует от компаний вести следующую налоговую отчетность:

  • Налоговые декларации: Храните налоговые декларации и сопроводительные документы не менее трех лет. годы.
  • Налоговая регистрация и налоговая декларация: Налоговая отчетность также должна храниться в течение трех лет.
  • Финансовые документы: Счета-фактуры, квитанции, банковские выписки и финансовые отчеты должны храниться не менее трех лет.
  • Отчеты о налогах на заработную плату: Законы штата и федеральные законы требуют, чтобы отчеты о налогах на заработную плату хранились от четырех до семи лет.
  • Документы по бизнес-активам: Документы, титулы, записи о покупках, записи об оценке и документы о праве собственности должны храниться в файле в течение всего срока службы актива.
  • Кредиты: Кредитные документы должны храниться в течение всего срока кредита.
  • Прочие финансовые документы: Многие финансовые специалисты рекомендуют постоянно хранить деловые формы, такие как облигации, финансовые отчеты, журналы и бухгалтерские книги.

Поскольку IRS может провести расследование в течение шести лет, если заподозрит серьезное налоговое нарушение, вы можете перестраховаться и хранить все налоговые записи не менее шести лет.

Национальная федерация независимого бизнеса публикует полезное руководство по хранению документов.


Документ 4: Контракты, лицензии и другие юридические документы

Даже малые предприятия создают значительное количество юридических и административных документов.

Примеры юридических документов, которые вам необходимо хранить, включают следующее:

  • Деловые соглашения с поставщиками, аффилированными лицами и независимыми подрядчиками
  • Лицензии, разрешения и сертификаты
  • Годовые отчеты, подаваемые министру штата
  • Свидетельства о полномочиях для работы в других штатах
  • Аренда
  • Соглашения о возмещении убытков
  • Страховые полисы
  • Патенты, товарные знаки и авторские права
  • Записи о недвижимости
  • Протоколы заседаний совета директоров

Ваши деловые контракты, все юридические соглашения и лицензии должны быть сохранены документации до тех пор, пока они остаются в силе и в течение разумного периода после этого.

Единый закон о сохранении личных деловых записей (UPPBRA), принятый во многих штатах, устанавливает базовый срок в три года, если не указан более конкретный срок хранения.

Чтобы защитить свой бизнес, вам необходимо хранить юридические документы, по крайней мере, до тех пор, пока длится срок исковой давности для потенциальных споров и юридических проблем. Сроки исковой давности — это юридические сроки для подачи конкретных видов исков, и они различаются в зависимости от штата.

Например, сроки исковой давности по искам о нарушении контракта варьируются от трех до 15 лет в разных штатах.

Все эти нормативные требования могут показаться чрезмерными, но суть хранения документов проста: вы никогда не сможете быть слишком организованными и никогда не сможете архивировать записи слишком долго.


Место для всего

В эпоху цифровых технологий систематизировать, хранить и защищать документы стало проще, чем когда-либо. Имея упорядоченный план управления документами, вы тоже можете двигаться вперед, зная, что у вас есть инструмент на все случаи жизни и способ найти его, когда вы столкнетесь с неожиданной неровностью дороги.

10 юридических документов, которые необходимо иметь при открытии малого бизнеса

Если открытие нового бизнеса входит в ваш список планов на Новый 2022 год, мы здесь, чтобы помочь вам начать с правильного (и законного) пути.

Вот 10 обязательных юридических документов, необходимых для начала нового бизнеса.

1. Бизнес-план

Технически бизнес-план не является «юридическим» документом и не требуется для начала бизнеса, но разрабатывает бизнес-план до того, как вы попытаетесь получить финансирование, подыскать офисное помещение или даже выбрать название компании, настоятельно рекомендуется.Создание плана в самом начале заставляет вас оценить свои цели и ресурсы, составить план действий для достижения успеха и определить осуществимость вашего начинания. В бизнес-плане укажите свой целевой рынок, своих конкурентов и свои потребности в капитале, как для запуска, так и для трех-пяти лет.

Хорошо организованный бизнес-план может помочь вам разработать другие важные юридические документы, необходимые для вашего нового бизнеса.

2. Администратор базы данных

Если вы ведете свой бизнес под торговой маркой или любым другим названием, которое отличается от юридического названия компании, вам необходимо зарегистрировать администратора базы данных для вашего вымышленного названия компании в родном штате компании. Для индивидуальных предпринимателей официальное название бизнеса может быть именем владельца, но также может работать под вымышленным именем, например «Маркетинговый парень». Чтобы быть полностью прозрачным, владелец бизнеса должен подать заявку на DBA. Тот же принцип распространяется на любую другую организацию (товарищество, LLC, C Corporation или S Corporation), работающую под другим названием.

3. Договор о партнерстве

Партнерство – это юридическое лицо, в котором два или более человека владеют и управляют бизнесом. Каждый партнер владеет частью активов и обязательств компании, и каждый несет ответственность за долги, прибыль и юридическое бремя.В соглашении о партнерстве подробно описывается доля собственности и ответственности каждого партнера, включая взносы, полномочия по принятию решений, квоты на распределение и шаги по разрешению споров.

4. Учредительные документы

Основной причиной, по которой многие владельцы бизнеса решают зарегистрировать свой новый бизнес, является стремление минимизировать свои личные обязательства. После того, как бизнес зарегистрирован юридически, он существует как отдельное юридическое лицо, что создает барьер между бизнесом и личными активами владельца.Регистрация также повышает доверие к бизнесу, позволяет владельцам продавать акции и пользоваться рядом налоговых льгот для корпораций. Чтобы зарегистрироваться в качестве корпорации C, вам необходимо подать несколько юридических документов.

  • Учредительный договор. Каждый штат требует, чтобы бизнес зарегистрировал Учредительный договор в родном штате компании. Вы можете найти форму для этих документов на веб-сайте государственного секретаря. После регистрации и утверждения штат считает, что бизнес «находится в этом штате» (т.т. е. штат является родным штатом корпорации). Теперь корпорация обязана вести бизнес в соответствии с законами и кодексами штата. (Есть также возможность зарегистрировать свой бизнес в штате, отличном от того, в котором находится ваш бизнес, подробнее об этом позже.)
  • Устав. Когда вы впервые регистрируете свою корпорацию, вы также должны подать устав в штат. Устав – это документ, определяющий порядок управления компанией. Уставы включают такую ​​информацию, как количество членов совета директоров; полномочия директоров; даты, время и место проведения ежегодных собраний совета директоров; как избираются и смещаются директора; должностные обязанности; и правила голосования.
  • Протокол собрания — Корпорации обязаны проводить как минимум одно ежегодное собрание совета директоров и вести протокол, в котором фиксируются темы и решения собрания. В протоколе собрания должны быть указаны время и место, кто присутствовал (или отказался от участия), все действия, такие как решения о покупке, выборы и т. д., а также подпись и дата лица, ведущего протокол.

5. Устав ООО

Если вы решите структурировать свой бизнес как общество с ограниченной ответственностью (ООО), вам необходимо подать Устав в штате, где находится ваше предприятие.ООО также является отдельным юридическим лицом от своих владельцев (известных как «участники») и может быть создано либо как ООО с одним участником, либо как ООО с несколькими участниками. Многие владельцы бизнеса предпочитают регистрироваться в качестве ООО, потому что здесь меньше требований к подаче документов и более мягкие правила организации. Операционное соглашение с ООО похоже на Учредительный договор для C Corps и требует государственной регистрации через канцелярию государственного секретаря. Точно так же вы должны создать Операционное соглашение для вашего нового LLC, в котором излагаются обязанности, ответственность и организация компании.Не во всех штатах требуется, чтобы LLC заполняли операционное соглашение.

6. Иностранная квалификация

Из-за налоговых льгот или по другим причинам некоторые владельцы бизнеса решают зарегистрировать компанию не в том штате, в котором они ведут бизнес. В этих случаях владелец бизнеса должен иметь «иностранную квалификацию» в штате, где ведется бизнес. Чтобы подать заявку на получение иностранной квалификации, компания должна подать форму заявки на получение сертификата о полномочиях и оплатить сборы в офис государственного секретаря.

Даже если вы зарегистрированы в своем родном штате, если вы хотите расширить свой растущий бизнес на другие штаты, вам необходимо подать заявку на иностранную квалификацию.

7. Апостиль

Апостиль — это дополнительная проверка подлинности/сертификация, необходимая для международного признания документов, включая Учредительный договор и Устав. Если иностранному государству требуются официальные государственные документы, проставленный апостиль удостоверяет подлинность подписи на документах.Вы можете подать заявление на получение апостиля через канцелярию государственного секретаря или через CorpNet.

8. Бизнес-лицензии и разрешения

В зависимости от отрасли вашего бизнеса вам, скорее всего, потребуются определенные разрешения на ведение бизнеса. По крайней мере, вам понадобится лицензия на ведение бизнеса от правительства вашего города или округа. Специализированные лицензии требуются для профессиональных и нишевых предприятий, которым требуются определенные навыки для работы, таких как парикмахерские и маникюрные салоны, бухгалтеры, адвокаты, сантехники и детские сады.

Большинство необходимых лицензий и разрешений выдаются городом, округом или штатом, где расположен ваш бизнес. Скорее всего, вам понадобятся разрешения на охранную сигнализацию, парковки, уличные кафе, развлечения и многое другое. Если ваш бизнес регулируется федеральным агентством (например, по алкоголю или табаку), вам необходимо подать заявку на получение федеральной лицензии или разрешения.

Предприятиям, продающим товары и услуги, облагаемые налогом с продаж, требуется лицензия на налог с продаж, выданная налоговым управлением штата во всех штатах, где они осуществляют продажи.Компании, которые продают на оптовой основе, нуждаются в лицензии реселлера (сертификат перепродажи).

9. Идентификационный номер федерального налогоплательщика

Предприятиям, работающим в качестве индивидуального предпринимателя, не требуется идентификационный номер федерального налогоплательщика, если у них нет сотрудников; они просто используют номер социального страхования владельца во всех юридических документах. Однако, если ваша компания является корпорацией, компанией с ограниченной ответственностью или партнерством, вы должны подать заявление и получить идентификационный номер федерального налогоплательщика или идентификационный номер работодателя (EIN) через IRS.

10. Торговая марка

Очень важно защитить активы вашего бизнеса при открытии нового бизнеса. Ваш товарный знак — это один из тех активов, которыми вы хотите официально владеть, чтобы его нельзя было украсть у вас. Что такое торговая марка? Товарный знак — это любое слово, имя, символ или устройство или любая их комбинация, используемые в торговле для идентификации и отличия товаров компании. Без защиты товарного знака, зарегистрированного на федеральном уровне, ваш бренд может быть украден, или ваш бизнес может подвергнуться риску нарушения прав на зарегистрированный товарный знак другой компании.

Компания CorpNet готова помочь со всеми вашими новыми юридическими документами для бизнеса. Свяжитесь с нами сегодня!

Какие документы нужны для начала бизнеса? | Малый бизнес

Автор: Кимберли Леонард Обновлено 4 марта 2019 г.

Прежде чем открывать какое-либо предприятие, очень важно знать, какие документы вам нужны. Создание организации и получение надлежащих федеральных и государственных разрешений, идентификационных номеров и лицензий является фундаментальной частью процесса предотвращения налоговых санкций, крупных штрафов или даже прекращения приказов о закрытии бизнеса до тех пор, пока не будут соблюдены все правила.

Регистрация юридического лица

Регистрация вашего юридического лица является одной из первых вещей, которые должны сделать новые владельцы бизнеса. Существует несколько способов регистрации бизнеса, каждый из которых имеет свои плюсы и минусы в отношении ответственности и налогообложения: корпорация, компания с ограниченной ответственностью, товарищество или индивидуальное предприятие. Поговорите с налоговым консультантом и юристом, прежде чем создавать свою организацию, чтобы убедиться, что вы используете наиболее выгодную структуру. Чтобы зарегистрироваться, вы должны подать заявку на регистрацию бизнеса секретарю штата или окружному регистратору.

Идентификационный номер налогоплательщика

Организации индивидуального владения и товарищества используют номер социального страхования владельцев в качестве идентификационного номера налогоплательщика для организации. Корпорации типа C и компании с ограниченной ответственностью должны иметь идентификационный номер федерального налогоплательщика, который можно получить, заполнив форму SS-4 в IRS. Некоторые штаты, такие как Техас, требуют, чтобы сборы за франшизу, налог с продаж и налог на безработицу уплачивались в соответствии с федеральным идентификационным номером работодателя, зарегистрированным у государственного секретаря Техаса.

Требования к разрешению на исследования

Разрешения требуются для определенных видов бизнеса, таких как рестораны, бары, продажа огнестрельного оружия или даже цветочные магазины. Многие штаты предлагают веб-порталы для помощи в поиске разрешений, необходимых для вашего бизнеса, и где можно заполнить правильные формы. Вам нужно будет уже создать свою коммерческую организацию и получить свой идентификационный номер налогоплательщика до подачи заявки на получение разрешений.

Требования к исследовательской лицензии

Важно, чтобы бизнес или те, кто на него работает, имели соответствующие лицензии на ведение бизнеса.Лицензии могут потребоваться федеральному правительству, правительству штата или муниципалитету, в зависимости от того, чем вы занимаетесь и в какой юрисдикции вы планируете работать. Такие отрасли, как страхование и финансовые услуги, требуют государственной и федеральной регистрации и лицензирования. Для этого сектора бизнес и его соответствующий торговый персонал должны будут получить лицензию агента по страхованию жизни или Комиссии по ценным бумагам и биржам до ведения бизнеса.

Свяжитесь с секретарем штата, чтобы уточнить, какие лицензии требуются для вашей отрасли.