Содержание

Обязательные реквизиты первичных документов – Документооборот бухгалтерии: Документор

Чтобы лист бумаги с напечатанным на нем текстом стал первичным документов, в нём должны быть указаны обязательные реквизиты первичных документов. Состав реквизитов определяет государство. Расскажем в нашем обзоре о том, какие реквизиты первичного документа обязательно должны быть в нём указаны, вне зависимости от того, является документ унифицированным или разрабатывается непосредственно внутри вашей компании. Все требования к реквизитам определены в п.2 ст.9 402 ФЗ. Есть всего 7 основных требований, на основании которых заполняются и прописываются обязательные реквизиты первичных документов. Постараемся подробно и максимально просто рассказать о каждом из них.

Обязательные реквизиты первичных документов — список необходимой информации

  1. Официальное название документа, отражающее его суть. 
  2. Дата, когда документ был составлен контрагентом или вашей компанией. 
  3. Наименование организации, составившей бухгалтерский документ.  
  4. Содержание проведённого факта хозяйственной или экономической деятельности. 
  5. Величина установленного денежного или натурального измерения хозяйственной операции с указанием единиц, в которых измеряется произошедший факт деятельности. 
  6. Наименование должностей лиц, ответственных за проведение сделки.  
  7. Подписи должностных лиц, а также иная информация, позволяющая без проблем найти ответственных в случае такой необходимости.

Теперь расскажем подробнее о каждом обязательном пункте, который включают в себя обязательные реквизиты бухгалтерских документов.

Название проводимого первичного бухгалтерского документа

Все формы собственной первички в вашей компании могут быть разработаны самостоятельно, с учётом специфики работы и проводимой деятельности. Формально они могут называться как вам угодно, казалось бы. Однако не стоит здесь подходить к процессу креативно — пусть товарно-транспортная накладная таковой и остаётся по названию и сути содержания, а путевые, к примеру, листы так и называются. В противном случае возможно даже стать участником судебного разбирательства, инициированного проверяющими инстанциями и контролирующими органами (например ФАС).

Поэтому важно придерживаться буквально одного принципа — суть названия документа должна корректно отражать его назначение.

Дата составления документа

Наличие этого аспекта в числе моментов, формирующих обязательные реквизиты бухгалтерских документов, вполне понятно — именно указанная дата позволит в случае необходимости понять, к какому отчётному периоду относится тот или иной документ. Ошибка в прописанной в документе дате может привести к тому, что приходная или расходная операция будет учтена не в тот период расчёта налогов или сдачи отчётности. Именно поэтому корректная дата считается одним из важнейших показателей актуальности и юридической силы документа.

Дополнительным риском здесь является вот такой факт — в ФНС вполне могут посчитать, что, поскольку на указанную некорректно в документе дату нет формально проведённой операции на указанную сумму с конкретным контрагентом, значит документ относится к несуществующей фактически сделке. Ведь, согласно ст.0 ФЗ-402, первичная бухгалтерская документация составляется либо непосредственно в момент, когда операция происходит, либо сразу же после её фактического проведения.

Название юридического лица или ИП

Официальное название вашей компании или контрагента, с которым вы сотрудничаете, обязательно нужно для корректности проведения операции. Важно обращать внимание на корректность заполнения этого обязательного для бухгалтерской первички реквизита. В бухгалтерии могут ненамеренно ошибиться в названии или написать его не полностью, что автоматически лишает документ юридической силы. Тем не менее, такие ошибки и помарки не становятся критическими, так как в такой документации обязательно указание иных реквизитов компании или ИП, к примеру ИНН, по которому можно в случае необходимости уточнить официальное полное наименование субъекта экономической деятельности.

Важным советом из этого пункта станет обязательное указание во всей вашей бухгалтерской первички ИНН, чтобы не было казусов при ошибках в названии.

Содержание проведённой сделки (факта хозяйственно-экономической деятельности)

Если вы приобретаете какие-либо товары, то достаточно простого указания их названия, чтобы соблюсти и заполнить обязательные реквизиты первичных документов. С услугами различного рода и проводимыми работами всё обстоит немного сложнее. По требованиям Министерства финансов РФ обязательна полная расшифровка, а ФНС в регионах вполне принимает отчётные документы с простым указанием названия работ или указания на услуги, оказанные вашей компании. Поэтому, важно понимать, что при составлении первички стоит расшифровать работы или услуги, чтобы не было разногласий с контролирующими органами, либо сделать простую отсылку к тому пункту заключённого контракта, в котором подробно указан перечень оказываемых услуг или проводимых работ.

Также стоит указать в актах и иных документах, что все работы или услуги оказаны в полном объёме, а также, что ваша компания не имеет претензий к их качеству. При такой оговорке в случае судебного разбирательства у вашей компании будет гораздо больше шансов на полный и корректный учёт проведённой операции.

Денежное исчисление или измерение в иных единицах

Первичные документы не обязательно должны содержать в себе сразу и денежное, и натуральное исчисление. По требованиям ФЗ-402 достаточно только одного, более важного в конкретном случае, измерителя для проведённой сделки. К примеру, в акте об оказании вашей компании услуг, вполне можно указать только сумму. При этом, в случае поставки различных видов товаров, стоит указать и сумму в ₽, и количество (в штуках, упаковках, комплектах и т.д.).

Иногда случаются ошибки такого рода: в цифрах количество или сумма указаны корректно, а в прописи допущена помарка. Лучше всего корректно по правилам исправить такую ошибку, так как при проведении любой проверки могут возникнуть вопросы со стороны ФНС или иных контролирующих организаций. Обязательно проверяйте этот момент в каждом первичном документе, чтобы в обязательные реквизиты бухгалтерских документов не закралась досадная ошибка.

Должности ответственных лиц

В каждом первичном бухгалтерском документе вне зависимости от его вида и формы указываются должностные лица, ответственные за проведение и корректность операции. Для примера рассмотрим унифицированную форму ТОРГ-12 — в ней есть три строки с указанием должностных лиц: ответственный за отгрузку товаров, специалисты, разрешивший проведение отгрузки, а также главный бухгалтер или лицо, выполняющее его функции.

Подпись ответственного лица в первичных документах

Старайтесь, чтобы подписи, которые есть в договоре на поставку товаров или оказание услуг, были идентичными, чтобы в случае судебного разбирательства или проверки со стороны контролирующих органов реквизиты бухгалтерских документов полностью соответствовали друг другу. В документе в качестве одного из обязательных моментов, входящих в унифицированные реквизиты первичного документа, также указывается расшифровка подписи ответственного должностного лица.

Вывод — наличие обязательных реквизитов в первичке бухгалтерского характера позволяет всем документам иметь официальную юридическую силу. Именно наличие таких стандартных пунктов позволяет без проблем принимать и проводить любые первичные бухгалтерские документы в рамках любой организации, вне зависимости от профиля её работы.

Оформление первичных документов в 1С

Если по какой-либо причине ЭДО не применяется при обмене документами с тем или иным контрагентом, то для ускорения документооборота можно воспользоваться сервисом ЭДО без электронной подписи для участников 1С:Бизнес-сеть. Данный сервис позволяет отправлять и получать документы в программах 1С без настройки обмена и криптографии, а также без электронной подписи. Для работы сервиса необходим доступ в интернет.

Полученные от контрагента электронные документы автоматически заносятся в базу, что сокращает время ввода документов и уменьшает количество ошибок и опечаток. При этом, в отличие от полноценного ЭДО, электронные документы без электронной подписи не имеют юридической силы и требуют наличия бумажных оригиналов.

Подробнее об условиях использования сервиса ЭДО без электронной подписи для участников 1С:Бизнес-сеть см. на Портале 1С:ИТС.

Если контрагенты не используют сервисы 1С-ЭДО, 1С-Такском и ЭДО без электронной подписи для участников 1С:Бизнес-сеть

, то упростить процесс регистрации первичных учетных документов в информационной системе поможет обмен документами по электронной почте. Также приходные документы от поставщика можно загружать из сохраненных файлов. При этом поставщик обязан передать (или отправить по почте) своему покупателю (заказчику) документы, оформленные на бумажном носителе.

Как в программе “1С:Бухгалтерия 8” (ред. 3.0) загрузить документы от поставщика по электронной почте

Видеоролик выполнен в программе «1С:Бухгалтерия 8» (релиз 3.0.42.84).

 

Требования к бумажным первичным документам

Во всех случаях, когда в организации не используется обмен с контрагентами электронными юридически значимыми документами, бухгалтерской службе придется контролировать наличие надлежаще оформленных документов.

Полученным от поставщиков

Для приходного “бумажного” документа это означает, что он должен быть физически получен от поставщика и при этом содержать все обязательные реквизиты в соответствии с Законом № 402-ФЗ.

Допустимо ли иметь скан-копию первичного учетного документа вместо его оригинала? По этому вопросу Минфин России высказывал противоположные мнения.

С одной стороны, Закон № 402-ФЗ не предусматривает принятие к бухгалтерскому учету электронных образов первичных учетных документов (письмо Минфина России от 02.10.2020 № 03-03-06/1/86376).

При этом в исключительных случаях организация вправе использовать скан-образы первичных документов для регистрации и хранения данных (письма Минфина России от 22.10.2020 № 03-03-06/1/92073, от 20.11.2020 № 03-03-06/3/101451). Полагаем, что пандемия коронавируса как раз относится к таким исключительным случаям.

Но с целью снижения рисков организация должна приложить максимум усилий, чтобы получить юридически значимый документ от поставщика. Как вариант можно попросить контрагента вместо оригинала бумажного документа прислать его скан-образ, подписанный электронной подписью.

Обратите внимание, что по Закону № 402-ФЗ наименование должности лица (лиц), совершивших сделку (лиц, ответственных за оформление свершившегося события), а также подписи этих лиц с указанием фамилии и инициалов являются обязательными реквизитами первичного документа. Документ, не содержащий обязательные реквизиты первичного учетного документа, в том числе надлежаще не подписанный сторонами сделки, не принимается к учету (письмо Минфина России от 05.11.2020 № 03-03-07/96407).

Почему использовать факсимильную подпись при оформлении первичных документов рискованно – см. в статье “Смею вас заверить: безопасно ли использовать документы с факсимильной подписью”.

Выставленным покупателям

Еще один вопрос, который часто возникает при обмене бумажными документами: насколько критично отсутствие подписи контрагента на расходных накладных и актах?

В связи с пандемией коронавируса и массовым переводом организаций на удаленную работу Бухгалтерский методологический центр (БМЦ), который является субъектом негосударственного регулирования бухгалтерского учета в пределах компетенций, установленных статьей 24 Закона № 402-ФЗ, выпустил рекомендацию № Р-113/2020-КпР “Первичные учетные документы в условиях удаленной работы” (утв. 06.04.2020 Фондом “НРБУ “БМЦ”).

В Рекомендации Р-113/2020-КпР уточняется, что Закон № 402-ФЗ допускает возможность, но не требует подписания первичного учетного документа несколькими лицами. Подписи лиц со стороны контрагентов организации не входят в число обязательных реквизитов первичного учетного документа в соответствии с Законом № 402-ФЗ. К тому же указанный закон устанавливает обязательные реквизиты первичного учетного документа, но не определяет конкретные виды документов, которые должна использовать организация для оформления фактов хозяйственной жизни.

Поэтому, по мнению БМЦ, организация вправе для оформления любого факта хозяйственной жизни, в том числе связанного с ее отношениями с контрагентами, составлять и подписывать первичный учетный документ без участия других сторон.

Отметим, что следует различать хозяйственные документы (документы, оформляемые в целях реализации гражданско-правовых, трудовых и иных договоров организации с другими лицами, например, акты приема-передачи имущества, товарные, транспортные накладные и др.

) и первичные учетные документы. Хозяйственные документы не являются по умолчанию первичными учетными документами, а лишь выполняют роль источника информации для ее включения в составленный организацией первичный учетный документ. При этом организация вправе использовать хозяйственные документы непосредственно в качестве первичных учетных документов для оформления фактов хозяйственной жизни при условии, что они отвечают всем требованиям Закона № 402-ФЗ.

Статусы оформления первичных документов

Чтобы проконтролировать наличие оригиналов первичных документов, а также счетов-фактур, полученных от поставщиков, в “1С:Бухгалтерии 8” редакции 3.0 в стандартных документах поступления (раздел Покупки) предусмотрена группа реквизитов Оригинал (рис. 1).

Рис. 1. Контроль полученных оригиналов входящих документов

При получении оригинала первичного документа, оформленного с учетом требований Закона № 402-ФЗ, следует установить флаг

получен, а при поступлении оригинала счета-фактуры – флаг СФ получен. При получении УПД доступен только флаг получен.

Изменять статусы получения оригиналов первичных документов и оригиналов счетов-фактур можно не только из форм документов поступления, но и из списка. Для этого в списке документов поступления (документов поступления дополнительных расходов) следует выделить один или несколько документов и изменить статус их подписания по кнопке Оригинал, выбрав одну из команд:

  • Оригинал получен;

  • Оригинал не получен;

  • СФ оригинал получен;

  • СФ оригинал не получен

    ;

  • Все оригиналы получены.

Эта возможность особенно актуальна для документов, относящихся к закрытому периоду, поскольку изменение статуса не требует их перепроведения.

Как в программе “1С:Бухгалтерия 8” (ред. 3.0) проконтролировать получение от поставщиков оригиналов первичных документов и счетов-фактур

Видеоролик выполнен в программе «1С:Бухгалтерия 8» версия 3.0.76.67.

 

Проконтролировать подписание покупателями (заказчиками) документов реализации позволяет флаг Документ подписан, установленный в форме документа Реализация (акт, накладная, УПД) (раздел Продажи). Если в учетной системе продавца (исполнителя) регистрируется документ реализации, оформленный с обеих сторон, то флаг Документ подписан

должен быть включен (рис. 2). Если же документ реализации регистрируется продавцом (исполнителем), не будучи при этом подписанным со стороны контрагента, то флаг Документ подписан включать не следует.

Рис. 2. Контроль подписания документа реализации

Как только бухгалтерская служба получит оригинал документа, подписанного контрагентом, в соответствующем документе учетной системы необходимо установить флаг Документ подписан.

Управлять реквизитом Подписан можно не только из формы документа реализации, но также из списка документов реализации. Можно выделить сразу несколько документов в списке и изменить статус их подписания по команде Подписан – Документ подписан. Это особенно актуально для документов реализации, относящихся к закрытому периоду, поскольку изменение статуса не требует их перепроведения.

О том, как в программе “1С:Бухгалтерия 8” редакции 3.0 организован аналитический учет расчетов с контрагентами, см. статью “Расчеты с контрагентами в “1С:Бухгалтерии 8”.

Как в “1С:Бухгалтерии 8” редакции 3.0 контролировать подписание покупателями

Видеоролик выполнен в программе «1С:Бухгалтерия 8» релиз 3.0.39.67.

 

При ведении учета в программе было бы полезно не просто контролировать наличие надлежаще оформленных первичных документов, но и направлять эту информацию ответственным лицам. Иными словами, хорошо было бы иметь оперативную информацию по первичке для принятия управленческих решений: что не так и с кого спросить. Возможно ли это в 1С? Конечно. Рассказываем подробнее.

Настройка дополнительных свойств для объектов программы

Возможность указывать лицо, ответственное за ведение сделки с конкретным контрагентом или по конкретному договору (менеджера), в стандартных документах поступления и реализации не предусмотрена.

При этом программа позволяет настраивать наборы дополнительных свойств для определенных объектов программы. Например, можно добавить дополнительный реквизит Менеджер в справочник Контрагенты, указывать ответственное лицо в карточке контрагента, а затем эту информацию использовать при составлении отчетов по полученным (выданным) документам.

Использование дополнительных реквизитов включается в разделе Администрирование. По ссылке Общие настройки следует перейти в одноименную форму, развернуть группу Дополнительные реквизиты и сведения и установить одноименный флаг (рис. 3).

Рис. 3. Общие настройки

Для добавления дополнительных реквизитов и описания их свойств следует перейти по гиперссылке Дополнительные реквизиты в одноименную форму, которая представляет собой таблицу из двух частей:

  • в левой части располагаются наборы реквизитов, назначенных справочникам или документам, которые показаны в виде групп;

  • в правой части в виде таблицы располагается список дополнительных реквизитов, входящих в набор, выделенный курсором. В таблице выводится имя дополнительного реквизита и тип значения.

Для назначения нового дополнительного реквизита справочнику Контрагенты в левой части формы Дополнительные реквизиты следует выбрать соответствующий набор и нажать на кнопку Добавить – Новый. В открывшейся карточке дополнительного реквизита нужно заполнить поля следующим образом (рис. 4):

Рис. 4. Карточка дополнительного реквизита

  • указать краткое наименование реквизита (например, Менеджер), которое будет выводиться в карточке контрагента;

  • в поле Тип значения указать значение Физическое лицо, выбрав его из предлагаемого списка. В этом случае менеджеров можно будет выбирать из справочника Физические лица;

  • если включить флаг Выводить в виде гиперссылки, то в карточке контрагента после ввода дополнительного реквизита будет размещена ссылка на карточку указанного физического лица;

  • для настройки видимости дополнительного реквизита следует перейти по ссылке, расположенной в поле Виден. Видимость дополнительного реквизита может зависеть от некоторого условия (например, от заполнения другого реквизита). После того как условие задано, ссылка отображает заданное условие. По умолчанию отображается значение всегда;

  • для настройки доступности дополнительного реквизита следует перейти по ссылке, расположенной в поле Доступен. После того как условие задано, ссылка отображает заданное условие. По умолчанию отображается значение всегда;

  • чтобы дополнительный реквизит при заполнении справочника Контрагенты не оставался пустым, следует включить флаг Заполнять обязательно. Обязательность заполнения может зависеть от некоторого условия (например, от заполнения другого реквизита). Чтобы задать условие, следует перейти по ссылке, расположенной рядом. Ссылка по умолчанию принимает значение всегда;

  • в поле Идентификатор для формул следует ввести идентификатор, который требуется при использовании дополнительного реквизита;

  • чтобы объяснить, как заполняется дополнительный реквизит, можно заполнить поле Всплывающая подсказка.

После сохранения дополнительного реквизита в карточке контрагента появляется возможность вводить значение дополнительного реквизита – менеджера, который работает с данным контрагентом. Менеджер выбирается из справочника Физические лица. Можно добавить новое физическое лицо в справочник непосредственно из карточки контрагента по кнопке с плюсом.

Помимо раздела Администрирование список наборов дополнительных реквизитов можно также открыть непосредственно из карточки контрагента по команде Еще – Изменить состав дополнительных реквизитов.

Настройки отчетов по проблемной первичке

После того как к каждому контрагенту будет “привязан” менеджер, можно формировать отчеты по “проблемной” первичке, например отчет по отсутствующим оригиналам документов поступления (или оформленных с нарушением Закона № 402-ФЗ), с указанием лиц, ответственных за работу с каждым контрагентом.

Для этого следует открыть список входящих документов поступления (раздел Покупки – Поступление (акты, накладные, УПД)) и воспользоваться командой Еще – Настроить список.

В открывшейся форме настроек на закладке Отбор следует установить отбор по отсутствующим оригиналам первичных документов:

  • в левой части формы настроек среди доступных полей выбрать поле Оригинал и нажать на кнопку Выбрать;

  • в правой части формы настроек в появившейся строке в поле Вид сравнения установить значение Равно, а в поле Значение установить значение Нет.

На закладке Группировка в левой части формы среди доступных полей следует выбрать поле Контрагент, раскрыть его реквизиты, щелкнув по пиктограмме со значком “+”, найти реквизит Менеджер и выбрать его (либо кнопкой, либо мышью). По кнопке Завершить редактирование осуществляется возврат в список документов поступления, который теперь сгруппирован по контрагентам, у которых отсутствуют оригиналы первичных документов.

Сохранить выполненные настройки можно по команде Еще – Сохранить настройки.

Чтобы вывести результат на печать, следует выделить любую строку с документом поступления и нажать на кнопку Печать – Реестр документов. Обратите внимание: если выделить строку с дополнительным реквизитом, то есть менеджером, команда печати документа не может быть выполнена (это особенность платформы).

Реестр документов поступления с отсутствующими оригиналами будет сформирован начиная с даты документа, выделенного курсором. Период формирования реестра можно изменить, указав требуемый период в командной строке. Дополнительно настроить печатную форму реестра можно по кнопке Показать настройки.

В настройках реестра на закладке Оформление следует установить флаги для тех показателей, которые дополнительно требуется отразить в отчете, например, для показателя Контрагент [Менеджер (Справочник “Контрагенты”)].

Печатная форма реестра с выполненными настройками отображается на экране по кнопке Сформировать (рис. 5).

Рис. 5. Реестр отсутствующих оригиналов документов поступления по менеджерам

Проверка первичных бухгалтерских документов: подробная памятка для бухгалтера

Для вас мы подготовили емкую и практичную памятку по проверке документов от контрагентов. Следуя инструкции, вы не пропустите ни одного важного момента.

Проверка первичных документов: 5 главных шагов

1. Проверка обязательных реквизитов, предусмотренных ст. 9, 402-ФЗ:

  • наименование;
  • дату составления;
  • наименование организации;
  • содержание факта хозяйственной жизни;
  • величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
  • наименование должностей лиц, совершивших сделку, операцию и ответственных за ее оформление, либо наименование должностей лиц, ответственных за оформление свершившегося события;
  • подписи указанных лиц с расшифровкой и иную информацию, необходимую для идентификации этих лиц.

Документ, предоставляемые контрагентом, не принимается к учету, если хотя бы один из вышеперечисленных реквизитов отсутствует. Необходимо связаться с поставщиком и просить переделать документ.

2. Проверка соответствия наименования:

  • продавца и покупателя – учредительным документам
  • товара – договору поставки
  • работ (услуг) – договору на выполнение работ, оказание услуг.

При обнаружении ошибки в наименованиях документ к учету не принимать. Необходимо еще раз запросить бумаги у контрагента в исправленном виде.

3. Проверка суммы НДС и цены товара с учетом НДС

При обнаружении арифметической ошибки документ к учету не принимать, связаться с поставщиком, попросить переделать исправленную версию.

4. Проверка заполнения документации при выставлении УПД

Если поставщик выставляет УПД, документ должен быть заполнен с учетом рекомендаций, приведенных в приложениях 3 и 4 к письму ФНС России от 21 октября 2013 № ММВ-20-3/96.

5. Проверка формы накладной

Некоторые поставщики составляют товарную накладную по своей утвержденной форме. Форма накладной указана в договоре. Если в накладной заполнены все обязательные реквизиты, документ можно принимать к учету.

Хотите контролировать документы по новому стандарту в «1С»?

Смотрите запись вебинара «Новый стандарт контроля финансовых документов в «1С».

Будет полезно всем, кто:

  • работает в организации с большим документооборотом;
  • отвечает за контроль входящих и исходящих документов;
  • тратит на подготовку к встречной проверке больше 30 минут;
  • задерживает сроки сдачи отчетности и отправки пояснений из-за долгого сбора нужных документов.
Смотреть запись

Исправление ошибок в первичных бухгалтерских документах

Существуют различные способы проверки в первичных бухгалтерских документах, несмотря на это, способы исправления зависят именно от вида нарушения, которое было найдено.

В ходе проверки может выяснится, что совершаемая операция экономически не обоснована, либо нарушает законодательство. В таком случае операцию могут отменить, а первичные документы по ней изъять.

Если в ходе проверки первичной бухгалтерской отчетности будет найдена ошибка в расчетах, либо неточность в расчетах, ее можно откорректировать. При этом, важно помнить, чтобы исправить первичную бухгалтерскую документацию, необходимо его повторно заверить подписями тех, кто его изначально составил.

Обратите внимание: есть такие документы первичного учета, где просто так ошибку исправить не выйдет. Например, нельзя исправлять кассовую и банковскую документацию. Если в ходе проверки такой первички были выявлены неточности, их следует заменить на новые. Такой способ, к слову, допустим в отношении любых первичных бухгалтерских документов.

Какой бы способ корректировки первичных бухгалтерских документов вы не использовали, нельзя применять способы, «маскирующие» ранее допущенную ошибку. Такие, как корректор, подчистка или ластик.

Когда ошибка найдена и исправлена в первичном документе, имеющем несколько экземпляров, обязательно необходимо внести корректировки во все его версии одинаково. Если копии бухгалтерских документов будут отличны друг от друга, они потеряют юридическую силу.

Когда исправленная бумага уже принят к бухгалтерскому учету, необходимо сделать корректировки в проводках. Существует два способа внесения таких изменений:

  • Можно использовать дополнительную проводку. Такое допустимо в случае, если в целом документ составлен верно, но в нем указана меньшая сумма.
  • В случае, когда бумага в принципе не верно заполнен, он отменяется. Чтобы получить правильный вариант, производят новую операцию.

Не всегда ошибки в бухгалтерских документах получается выявить сразу. Это может случиться с существенной задержкой, когда придется вносить корректировки не только в первичный документ, но и в отчетность. Сложность данного предприятия полностью зависит от того, насколько допущенная ошибка была существенной, а также, было утверждение данного отчета собственниками.

Кто несет ответственность за ошибки в первичных бухгалтерских документах

Как мы уже знаем, первичные документы чаще всего подписывают сотрудники, работающие непосредственно на местах. Ответственность за ошибки при этом ложиться, как правило, на руководителя. Считается, что руководитель организации, в той или иной степени, обязан владеть азами бухгалтерского учета, а также знать стандарты и требования, установленные законодательством на этот счет.

Конечно, в организации есть бухгалтер, иные сотрудники, призванные осуществлять контроль документов, однако ответственность за организацию учета в целом все равно несет руководитель.

Бухгалтера или обычного сотрудника конечно также могут наказать. Это случается реже, и вот почему. Чтобы привлечь к ответственности за ошибку в первичных документах бухгалтера или сотрудника, необходимо доказать, что данная ошибка была допущена умышленно. С целью хищения или получения иной корыстной выгоды.

Как существенно снизить количество ошибок в первичных документах

Сперва давайте разберемся в природе возникновения расхождений и неточностей в первичных бухгалтерских документах. Чаще всего причинами становится большое количество однотипных бумаг, проходящих через ответственное лицо. Иногда, чтобы заполнить документ правильно, необходимо свериться с другим документом, которого под рукой может не быть. В условиях производства, найти нужную бумагу не всегда получается. Как следствие, возникают неблагоприятные условия.

Что делать в подобной ситуации?

Современные компании выбирают, в качестве решения данной проблемы, переход на электронный архив документов «Скан-Архив». В чем его преимущества:

  • Скорость обработки данных. Бумаги можно сканировать пачкой, а система сама распознает их.
  • Точность. «Скан-Архив» – умная система. Она точно определит документ туда, где вы сможете его найти в считанные секунды.
  • Надежность. Используя «Скан-Архив» вы можете быть уверенны, не один документ не будет утерян.

Эти и многие другие преимущества позволяют оптимизировать работу организации, как следствие, свести количество допускаемых ошибок в документах к минимуму. Компания «ГЭНДАЛЬФ» проводит бесплатные консультации по внедрению системы «Скан-Архив», запишитесь на нее сейчас и получите всю информацию из первоисточника.

Заинтересованы в создании электронного архива?


Получите бесплатную консультацию о внедрении данного решения

Оставить заявку

Вывод

Первичный документ является основой ведения всего бухгалтерского учета в организации. От того, насколько верно ведутся эти документы, зависит в конечном итоге то, какие финансовые результаты компания получит. Мы наглядно продемонстрировали, почему этот тезис является верным. Работе с первичной документацией следует уделять особое внимание.

Порядок составления и обработки бухгалтерских документов

Порядок составления и обработки бухгалтерских документов

 

Для правильной организации бухгалтерского учета и своевременного отражения хозяйственных операций на счетах необходимо строго соблюдать требования по составлению документов.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Если специфика деятельности организации предполагает создание собственных форм первичного учета, форма которых не предусмотрена в альбомах унифицированных форм, то они должны содержать следующие обязательные реквизиты:

•    наименование документа;

•    дату составления документа;

•    наименование организации, от имени которой составлен документ;

•    содержание хозяйственной операции;

•    измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном вы­ражении;

•   наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяй­ственной операции и правильность ее оформления;

•  личные подписи указанных лиц и их расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной тех­ники).

В зависимости от характера операции, требований нормативных актов, методических указаний по бухгалтерскому учету и технологии обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены допол­нительные реквизиты. В приказе по учетной политике должны быть утвер­ждены разработанные на предприятии формы первичного учета.

Применение бланков устаревших и произвольных форм не допускается.

Записи в первичных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пи­шущих машин, средств механизации и другими средствами, обеспе­чивающими сохранность этих записей в течение времени, установ­ленного для их хранения в архиве.

Запрещается использовать для записей простой карандаш. Свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочерку.

Бланки форм первичных документов, отнесенные к бланкам строгой отчетности, должны быть пронумерованы в порядке, установленном министерствами и ведомствами (нумератором, типографским спосо­бом).

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных докумен­тов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бух­галтером. Количество лиц, имеющих право подписи документов на выдачу особо дефицитных и дорогостоящих материальных ценностей, должно быть ограничено.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денеж­ными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. Под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту.

В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчет­ность.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

  Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.

Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

В условиях механизации (автоматизации) бухгалтерского учета реквизиты первичных документов могут быть зафиксированы в виде кодов.

Подписи лиц, ответственных за составление машиночитаемых первичных документов, могут быть заменены паролем или другим способом автори­зации, позволяющим однозначно идентифицировать подпись соответствую­щего лица.

Порядок записи в машиночитаемых первичных документах определен общеотраслевыми руководящими методическими материалами по созданию и внедрению автоматизированного бухгалтерского учета в составе АСУ предприятий, учреждений.

Бухгалтерия имеет право принимать к учету только полноценные документы. Поэтому все документы, поступающие в бухгалтерию, проверяются с точки зрения соответствия их установленным формам, правильности заполнения реквизитов, верности арифметических вычислений и подсчетов, законности и целесообразности хозяйственных операций. Для обеспечения правильного использования производится их классификация по определенным признакам. После использования в учете документы хранятся в архиве предприятия в течение установленных сроков, а затем в соответствии с инструкциями документы, имеющие научно-историческую ценность, передаются в государственный архив, а другие документы уничтожаются. С момента составления и до сдачи в архив на хранение документы проходят определенный путь, используются на различных стадиях учетного процесса, т.е. совершают документооборот.

Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования:

•    при ручной обработке – дату записи в учетный регистр;

• при обработке на вычислительной установке – оттиск штампа контро­лера, ответственного за их обработку.

Все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ор­дерам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки “Получено” или “Оплачено” с указанием даты (числа, месяца, года).

Запрещается принимать к исполнению и оформлению первичные документы по операци­ям, которые противоречат законодательству и установленному порядку при­емки, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей. Такие документы должны быть переданы главному бух­галтеру предприятия для принятия решения.


 

6 самых важных бухгалтерских документов для вашего бизнеса

Бухгалтерские документы – это игра чисел. Навыки бухгалтера напрямую связаны с успехом бизнеса. Малейшая ошибка в расчетах может привести к большим потерям. В ведении бизнеса бухгалтерский учет является той частью, где компания доказывает свою искренность и законность. Бухгалтерский учет требует серьезной самоотверженности и честности.

Для бесперебойной работы бухгалтерии необходима бумажная работа.Любому бизнесу нужны документы. Хотя это нервный и беспокойный процесс, но оформление документов необходимо посредством надлежащей документации.

В этой статье будут обсуждаться общие бухгалтерские документы необходимые для бизнеса.

Заявка на покупку с бухгалтерскими документами

Этот документ используется отделом, который хочет уведомить о предметах, которые они хотят, чтобы отдел закупок купил для них. Подробная информация в этом документе включает требуемые предметы, их количество, их описание и дату запроса.Заявка на покупку после утверждения приводит к заказу на покупку.

Заказ на покупку

Заказ на покупку отправляется поставщику для запроса на покупку товаров. Этот документ может быть разработан в требуемом формате компанией. Основная информация включает в себя заказанный товар, количество, адрес доставки и общую сумму к оплате.

Счет-фактура

Счет-фактура представляет собой запись денежных операций по купле-продаже. Когда компания покупает или продает товары за наличные, выставляется счет-фактура.Включает ставку, количество и общую сумму товара. Генерируется более одной копии счета, и основная копия, которую получает покупатель, становится счетом.

Квитанция

Квитанция является подтверждением платежа, произведенного в связи с каким-либо бизнесом. Его готовы предъявить в качестве доказательства платежа, полученного теми, кто получает наличные. Также делаются дубликаты квитанции.

Основной экземпляр готовится для передачи тем, кто производит платеж, а другой экземпляр сохраняется для записи плательщиком.Подробная информация, которую он включает, – это сумма полученных наличных, дата, имя стороны, которая получила, и тип платежа.

Чек

Чек является банковским документом, подтверждающим выплату денежных средств от компании. Он записывает ссылку на транзакцию сделанного платежа и прикрепляет необходимый документ, такой как счет-фактура. Банк выдает буклет чека владельцу счета. Он содержит информацию о банке, его отделении, коде, типе счета.

Чек должен быть утвержден уполномоченным должностным лицом компании.Получатель ставит свою подпись на чеке, подтверждая получение платежа.

Дебетовая записка

Дебетовая записка показывает, что бизнес поднял дебетовую задолженность против стороны. Это примечание направляется этой стороне в отношении сделки, отличной от кредита продажи. Компания может сделать дебетовое авизо против поставщика на сумму, подлежащую взысканию с него.

Дебетовая записка оформляется также в случае переплаты. Он содержит сведения о сумме, дате транзакции и реквизитах стороны, чей счет списывается.Также указывается причина списания.

деловых записей для отслеживания | Типы записей и зачем их отслеживать

Как владелец бизнеса, вы должны обращать внимание на множество вещей при управлении своей компанией. Заработная плата, найм, бухгалтерия… список можно продолжать и продолжать. И этот список включает в себя мониторинг всех ваших деловых записей. Итак, какие наиболее важные деловые записи нужно отслеживать?

Деловые записи для отслеживания

IRS требует, чтобы вы хранили ряд записей в течение определенного периода времени (т. г., налоговая отчетность). Но за какими типами записей вам следует следить, даже если вы не обязаны их хранить? Необходимо отслеживать шесть бизнес-записей:

.
  1. Бухгалтерские записи
  2. Выписки с банковских счетов
  3. Бизнес-кредиты
  4. Юридические документы
  5. Разрешения и лицензии
  6. Страховые документы

1. Бухгалтерские записи

Вы документируете все операции вашего бизнеса в своих бухгалтерских записях.Необходимые бухгалтерские записи для бизнеса включают всю информацию о ваших доходах, собственном капитале и расходах. Из ваших финансовых учетных записей вы можете собрать данные в финансовые отчеты и рассчитать коэффициенты малого бизнеса.

Вы должны отслеживать свои бухгалтерские записи до:

  • Следите за финансовым состоянием своего бизнеса
  • Измеряйте прибыльность своей компании с течением времени
  • Анализируйте закономерности для принятия более эффективных финансовых решений
  • Определите, достаточно ли у вас капитала для покрытия расходов финансовые отчеты через регулярные промежутки времени (т. г., ежемесячно или ежеквартально). И убедитесь, что вы отслеживаете все расходы и источники доходов. Без всех данных бухгалтерского учета ваши записи будут неполными и содержат неточную информацию. Сохраняйте все квитанции и копии счетов-фактур для резервного копирования ваших записей.

    Федеральное правительство требует, чтобы вы хранили финансовые документы, отражающие ваши доходы и расходы. Используйте свои бухгалтерские записи для подачи налоговых деклараций по налогу на прибыль.

    После подачи налоговой декларации сохраните свои налоговые записи.Почему? Потому что IRS требует, чтобы вы хранили эти записи в течение определенного периода времени. Если вы не подадите декларацию, вы должны хранить налоговый учет в течение неопределенного времени. Уточните у своего бухгалтера, в штате или в IRS, как долго вы должны хранить отдельные записи.

    Ищете простое решение для создания и хранения бухгалтерских записей? Программное обеспечение для онлайн-бухгалтерии Patriot позволяет хранить и получать доступ к вашим финансовым данным в любом месте и в любое время. Попробуйте бесплатно в течение 30 дней!

    2. Банковские выписки

    В ваших банковских выписках указаны все ваши счета в банке. Счета могут включать ваши чековые, сберегательные, инвестиционные и кредитные карты. И вы можете сверить свои банковские счета с бухгалтерскими записями, которые вы должны отслеживать.

    Сравните свои банковские выписки с финансовыми записями и просмотрите их на наличие возможных ошибок. Если ваши банковские выписки не совпадают с вашими бухгалтерскими записями, в ваших бухгалтерских книгах может быть ошибка.

    Банковские выписки также помогут вам отслеживать прогресс вашего бизнеса. И вы используете свои банковские выписки для подачи налогов.

    3. Коммерческие кредиты

    У вас есть бизнес-кредит? Если это так, отслеживание вашего кредита имеет решающее значение. Вы хотите отслеживать такие вещи, как:

    • Сумма первоначального кредита
    • Дата утверждения кредита
    • Дата выплаты
    • Ожидаемая дата погашения
    • Сроки погашения кредита
    • Изменения процентной ставки (если применимо)

    Храните все документы по кредиту где-нибудь, где вы можете легко получить к ним доступ. Если вы решите погасить кредит раньше или вам нужна отсрочка, предоставьте документацию поставщику кредита.

    Отслеживайте выплаты по бизнес-кредитам в своих книгах. Дебетовать ссудный счет, чтобы уменьшить обязательства в ваших бухгалтерских книгах, и кредитовать денежный счет для платежей.

    Цель отслеживания вашего бизнес-кредита — убедиться, что вы не пропускаете платежи и управляете рисками. И вы можете увеличить свои шансы на получение кредита в будущем с помощью ответственных планов погашения кредита.Отсутствие пропущенных платежей и погашение всего кредита, как указано в кредитном соглашении, помогает повысить кредитный рейтинг вашего бизнеса. И более высокий кредитный рейтинг говорит кредиторам, что вы ответственный заемщик с меньшим риском.

    4. Юридические документы

    Юридические документы вашего бизнеса зависят от вашей бизнес-структуры. Например, зарегистрированные компании (например, корпорация C) должны сохранять свои учредительные документы. Другие юридические документы включают партнерские соглашения для товариществ или DBA (также известные как ведение бизнеса) для индивидуальных предпринимателей.

    Вы должны иметь все юридические документы, подтверждающие, что вы владеете своим бизнесом. Храните эти документы в надежном месте на случай, если вам потребуется предоставить подтверждение права собственности.

    Помните, что отслеживание ваших юридических документов отличается от отслеживания финансовых отчетов. Вы должны знать, где вы храните свои документы, чтобы вы могли легко получить их, когда они вам понадобятся.

    5. Разрешения и лицензии

    Государственные и местные органы власти могут потребовать от вас получения различных разрешений или лицензий для ведения вашего бизнеса.И в зависимости от отрасли вашего бизнеса вам может потребоваться подать заявку и получить отраслевые разрешения или лицензии.

    Например, предприятиям, которые продают продукты питания или напитки, может потребоваться получить разрешение на продажу этих товаров. И если вы решите продавать алкоголь на своем предприятии, вам необходимо подать заявление на получение лицензии на продажу спиртных напитков.

    Отслеживайте свои разрешения и лицензии, поскольку вам может потребоваться их периодическое продление. И следите за любыми изменениями в законах о разрешениях или лицензиях, которые имеет ваш бизнес.Если закон меняет, где вы должны публиковать или как часто вам нужно продлевать разрешение или лицензию, немедленно подчинитесь, чтобы избежать штрафов или штрафов.

    6. Страховые документы

    Существуют различные виды страховых полисов, которые вам могут понадобиться при ведении бизнеса. Примеры видов страхования, которые вы можете приобрести, включают:

    • Страхование деловой ответственности
    • Страхование арендаторов
    • Автострахование
    • Страхование компенсации работникам
    • Страхование доходов от бизнеса
    • Страхование профессиональной ответственности
    • Полисы киберстрахования

    . Следите за тем, где находятся ваши страховые полисы. Таким образом, вы можете иметь под рукой номер своего страхового полиса и другую идентифицирующую информацию, если вам нужно подать иск.

    Страховые полисы

    помогут защитить вашу компанию в случае:

    • Стихийные бедствия (например, наводнение)
    • Судебные процессы
    • Заболевание или травмирование сотрудников во время работы
    • Утечка данных
    • Автомобильные аварии
    • Повреждение вашего рабочего места (например, пожар)
    9000 страховые полисы в месте, где они не могут быть повреждены.Например, вы можете хранить записи в цифровом виде в облаке или физически в несгораемом сейфе. Кроме того, узнайте у своего поставщика страховых услуг, предлагают ли они вам цифровую учетную запись для загрузки или просмотра вашей страховки в Интернете вместо бумажных документов.

    Эта статья была обновлена ​​по сравнению с первоначальной датой публикации 8 апреля 2016 г.

    Это не юридическая консультация; Для большей информации, пожалуйста нажмите сюда.

    Документы и информация, необходимые для продажи бизнеса

    4 минуты чтения

    Если вы планируете продать свой бизнес, важно помнить, что потенциальные покупатели ищут четкие и объективные факты, которые убедят их в том, что ваш бизнес будет для них выгодным вложением.Хотя изначально они могут быть привлечены к вашему бизнесу по другим причинам, их основной интерес будет заключаться в конечном результате. Это означает, что вам необходимо предоставить им исчерпывающую, организованную документацию и надежную бухгалтерию, которая демонстрирует историческую эффективность вашего бизнеса и подтверждает запрашиваемую цену.

    Заблаговременная подготовка надежной финансовой отчетности поможет определить справедливую запрашиваемую цену, а также даст вам возможность выявить пробелы или недостатки.

    Чтобы начать точную оценку своего бизнеса, вам необходимо подготовить финансовые отчеты, в идеале, за последние два-три года. Надеюсь, вы вели свои деловые записи в порядке. Если нет, засучите рукава, соберите свои бумаги и приготовьтесь к тому, чтобы организоваться задолго до объявления. Вы будете рады, что сделали это, так как это сделает процесс продажи более плавным.

    Чтобы обеспечить целостность ваших финансовых записей, было бы разумно обратиться за помощью к CPA малого бизнеса.Профессиональный CPA может помочь вам определить любые пробелы или недостатки, которые можно исправить. Более того, покупатели часто придают большее значение финансовым показателям, проверенным квалифицированным специалистом по бухгалтерскому учету. Профессионально проверенные финансовые отчеты часто имеют большую достоверность и могут увеличить запрашиваемую цену.

    При подготовке к продаже вашего бизнеса соберите следующие документы:

    • Отчеты о прибылях и убытках за текущий и прошлые 2-3 года
    • Текущий баланс
    • Отчет о движении денежных средств
    • Налоговые декларации за последние 2-3 года
    • Копия текущего договора аренды
    • Страховые полисы
    • Соглашение о неразглашении/конфиденциальности
    • Личный финансовый отчет для заполнения покупателем
    • Резюме обзора бизнеса
    • Подробный профиль с описанием бизнеса
    • Любая дополнительная документация, подтверждающая финансовые заявления
    • Профессиональные сертификаты
    • Контракты с поставщиками и дистрибьюторами
    • Трудовые договоры
    • Предложение к договору купли-продажи
    • Примечание для любого продавца, финансирующего

    Подготовка финансовой отчетности поможет вам разработать стратегии улучшения и повысить ценность вашего бизнеса.

    Получение ваших финансовых отчетов и их проверка на предмет точности не только помогут вам определить справедливую запрашиваемую цену, но и помогут выявить определенные подводные камни и разработать стратегии улучшения. Почему бы не повысить ценность вашей компании сейчас, не забывая при этом о будущих продажах? После того, как ваши записи будут в порядке, вы сможете определить и улучшить мультипликаторы заработка. Соотношение цены и прибыли зависит от множества факторов, и адекватная подготовка даст вам время действовать, чтобы повысить ценность вашего бизнеса.

    Это также хорошее время для общения с профессиональным бизнес-брокером. Заранее установив отношения с бизнес-брокером, у вас будет возможность узнать, что ищут покупатели, что пользуется спросом, и как вы можете сделать свой бизнес более привлекательным и легким для продажи. Бизнес-брокер также может помочь вам определить справедливую запрашиваемую цену и лучшее время для выставления вашего бизнеса на продажу.

    Покупатели ожидают увидеть определенные документы, подтверждающие прибыльность вашего бизнеса и хорошие инвестиции.

    Потратив время на сбор и организацию необходимых документов, вы сделаете свой бизнес более привлекательным для потенциальных покупателей. Твердая документация прибыльной истории, возможно, самый ясный способ проиллюстрировать финансовую ценность вашего бизнеса. Подготовка организованного пакета документов не только хорошо отразится на вас и вашем бизнесе, но и предотвратит ненужный стресс.

    При этом имейте в виду, что покупатель может запросить у вас конфиденциальную информацию, такую ​​как списки клиентов или контракты с поставщиками, которую вам может быть неудобно раскрывать на ранних этапах сделки.В этом случае лучше объяснить покупателю, почему вы чувствуете себя некомфортно; при этом выслушивая их точку зрения. Имейте в виду, что они изучают свои будущие инвестиции, и вы оба хотите, чтобы сделка прошла гладко. Если вам удобно раскрывать конфиденциальную информацию, обязательно подпишите NDA (соглашение о неразглашении) перед тем, как сделать это.

    Всеобъемлющее, организованное ведение документации, включая надежную финансовую отчетность, является важной частью процесса продаж.Применяя эту практику заранее, вы с большей вероятностью произведете впечатление на потенциальных покупателей хорошо управляемым бизнесом и жизнеспособным предприятием. В то же время вы сможете разработать стратегии, которые увеличат стоимость вашего бизнеса, что упростит продажу по полной рыночной стоимости, которую вы заслуживаете.



    Боб регулярно пишет о тенденциях и передовом опыте в сделках малого бизнеса, в том числе рассказывает о реальных людях, успешно совершивших покупку или продажу собственного бизнеса.Боб — опытный специалист по цифровому маркетингу с высоким уровнем понимания малого бизнеса и его операций, на протяжении всей своей карьеры он владел малым бизнесом и развивал его.

    Исходные документы и журнал аудита

    Университет обязан по закону хранить документы, подтверждающие финансовые операции, зарегистрированные в его счетах. Это требование налагает ответственность за то, чтобы зарегистрированные операции можно было отследить до исходных документов.Возможность отследить транзакцию из бухгалтерских книг до исходных документов обычно называется ведением контрольного журнала.

    В соответствии с законом Университет также обязан проводить ежегодный аудит своей финансовой отчетности независимыми аудиторами. Независимые, то есть внешние, аудиторы Университета привлекаются для выражения мнения о достоверности отражения в годовой бухгалтерской отчетности Университета финансовых результатов Университета за год.При выполнении своих процедур проверки внешние аудиторы широко используют номера документов и идентификаторы пользователей, чтобы найти исходные документы, подтверждающие финансовые отчеты.

    Для внутреннего пользователя номер документа служит полезной ссылкой на исходные документы и содержащуюся в них более подробную информацию.

    По вышеуказанным причинам исходный документ должен легко извлекаться.

    В этом разделе рассматриваются следующие темы:

    Номер документа и тип документа

    Методы ведения подтверждающей документации по сделкам

    Управление записями, архивирование и уничтожение записей
    В этом разделе обобщены требования в отношении записей и хранения документов, архивирования документов и случаев, когда целесообразно уничтожать записи.

    Создание образов финансовых документов
    В этом разделе рассматриваются политика и вопросы, связанные со сканированием/воспроизведением оригиналов бумажных документов и присоединением этих электронных документов к транзакциям SAP.

    Номер документа состоит из десяти (10) цифровых символов, начинающихся с двух цифр, которые связаны с типом документа. Несколько типов документов могут иметь один и тот же префикс номера документа, поэтому необходимо изучить заголовок документа FIS, чтобы точно определить тип документа.Остальные 8 символов назначаются системой последовательно.

    Каждому обновлению записи учета присваивается номер документа, и этот номер сохраняется как в записи учета, так и в источнике ввода, будь то документ или пакетная подача. Идентификатор пользователя AMS лица, вводившего документ, также сохраняется в заголовке системного документа вместе с типом документа.

    Краткое описание всех типов документов, значение первых двух цифр номера документа и соответствующие диапазоны номеров FIS см. на странице Типы документов AMS и FIS .

    Ниже приведен список типов транзакций и рекомендуемые подтверждающие документы для каждого типа. Также предусмотрены минимальные процедуры для каждого типа.

    Тип операции Сопроводительные документы Рекомендуемые процедуры
    Журнальные записи (ранее называвшиеся дебетовыми авизо) Требуются подтверждающие документы, за исключением случаев, когда делается ссылка на исходный номер документа.
    Возмещение личных расходов Оригиналы квитанций должны храниться в файле для обоснования претензии. Квитанции должны быть доступны для утверждающего. Приложите (к заполненной форме) отдельные подтверждающие квитанции или конверт с квитанциями с указанием итоговой суммы претензии на конверте.
    Платежи без счетов, обработанные через FIS Требуются подтверждающие документы, за исключением счетчика почтовых расходов и продления подписки. Подтверждающие документы должны быть поданы под номером документа FIS и доступны для утверждающего лица.
    Мелкая наличность/возмещение авансовых расходов То же, что и возмещение личных расходов. То же, что и возмещение личных расходов.
    Мелкая наличность – запрос на новый фонд/увеличение фонда Требуется подтверждающий документ, если утверждающий не находится в сети. Требуется распечатка экрана или форма, если утверждение не в режиме онлайн.
    Запрос денежного оборота Требуется подтверждающий документ, если утверждающий не находится в сети. Требуется распечатка экрана или форма, если утверждение не в режиме онлайн.
    Заверенные счета-фактуры Счет поставщика является сопроводительной документацией. Счет-фактура может быть подан численно, используя номер документа. Если к чеку необходимо отправить вложение, используйте функцию «Альтернативный получатель платежа», чтобы перенаправить чек вам для отправки по почте.
    Кредит-нота Кредитовое авизо поставщика является подтверждающим документом. Кредит-ноты для поставщика OTA не должны приниматься отделами, так как средства могут никогда не быть возвращены. Чек следует запрашивать у нечастых продавцов вместо кредит-ноты.
    Счет-фактура по заказу на поставку Подтверждающие документы состоят из:
    1. Счет поставщика
    2. Получение товара

    Документы могут быть поданы в числовом виде или к счету-фактуре может быть приложен товарный чек.

    Поступление товара может быть введено лицом, получающим товар. Если это не сделано в режиме онлайн, необходимо заполнить документ о поступлении товаров и направить его лицу, обрабатывающему счет-фактуру.
    Внутренняя кассовая квитанция Необходимо заполнить внутренний бланк кассового чека с указанием номера документа, общей суммы вклада и детализации кассы по векселям. Раздел журнала формы «Депозит внутренних денежных поступлений» должен быть обработан в FIS отделом, и номер документа должен быть указан в форме. Бланк с номером документа необходимо принести в кассу вместе с наличными.
    Депозитный отчет

    (Денежные средства уже депонированы)

    Форма отчета о депозите с указанием номера документа, общей суммы депозита и номера депозита отдела (если отдел использует свои собственные номера в качестве ссылки). Копию формы «Отчет о банковских операциях – Только прямые банковские депозиты» следует направить банковскому служащему.
    Квартиль выделения средств
    1. Распечатайте копию состояния фонда.(отчет FC или фонда с указанием средств, доступных на начало инвестиционного квартала, и суммы инвестиций) или
    2. Обязательство (высвобождение) средств для EFIP форма
    Увеличение или уменьшение уровня обязательств по программе EFIP в режиме онлайн на основе сопроводительной документации.

    Последняя редакция от января 2009 г.

    Правильное ведение бухгалтерского учета: как записывать квитанции о транзакциях

    Квитанция, по сути, представляет собой письменное доказательство любого вида транзакции.Счета-фактуры являются наиболее распространенным видом квитанций. В основном они служат для документирования спроса на плату или услугу. Однако существует множество различных типов квитанций, каждая из которых относится к разным видам деловых операций, как между компанией и внешними агентами, так и к внутренним повседневным операциям внутри компании. Вот почему важно различать внутреннюю финансовую отчетность и внешнюю финансовую отчетность .

    Внешняя финансовая отчетность Включить все квитанции, полученные из внешних источников, такие как:

    • Покупка счета
    • Банк выступления
    • Bank of Lanking и коммерческие буквы
    • Расходы
    • Налоговые оценки
    • Коммерческие квитанции

    Внутренние финансовые отчеты , с другой стороны, обрабатываются внутри компании. К ним относятся:

    • Уровень заработной платы и заработной платы
    • Материал вывод накладки
    • Стенограммы исходящих счетов
    • копии квитанций, коммерческие буквы, чеки и т. Д.
    • Доказательство отмены и передачи

    , где документ возникла с является решающим фактором в том, что представляет собой внешний финансовый отчет и что такое внутренний финансовый отчет. Например, с выписками онлайн-банкинга, даже если компания сама распечатывает выписку, это все равно внешний документ, поскольку он был создан и предоставлен внешней стороной.Кроме того, счет, отправленный по почте, также считается внешним документом, даже если он напечатан отдельно.

    Помимо внутренних и внешних документов, еще одним важным видом квитанции является корректирующая накладная , , которая используется в качестве заменяющего документа, если необходимо переоформить счет или квитанцию. Здесь также можно создать собственные подтверждающие документы.

    Однако для того, чтобы они были официально признаны, переоформленные квитанции на крупные суммы денег должны быть исключениями и не должны появляться слишком часто, чтобы они вызывали доверие.Тем не менее, сравнительно часто для проверки небольших сумм сдачи используются переоформленные квитанции — например, чаевые, почтовые расходы, плата за парковку и т. д. Поскольку переоформленные квитанции обрабатываются внутри компании, они не считаются внутренним документом, поскольку имеют особый статус как третий вид расписки.

    Документ — SAP-документация

    Документ

    Определение

    Запись проводки в Финансах. Мы различаем оригинальные документы и ИТ-документы.Примерами оригинальных документов являются квитанции, счета-фактуры, чеки или банковские выписки. Примерами ИТ-документов являются бухгалтерские документы, образцы документов или повторяющиеся входные документы.

    Бухгалтерский документ воспроизводит исходный документ в системе. Все остальные ИТ-документы используются в качестве входных инструментов. Затем каждый документ остается в системе как целостная единица до тех пор, пока он не будет заархивирован.

    Использовать

    Документы необходимы для проверки правильности проводок в компактном журнале и главной книге.По этой причине каждая проводка основана на документе.

    Документы представляют собой связь между хозяйственной операцией и проводкой в ​​бухгалтерии.

     Примечание

    В систему SAP можно публиковать только полные документы. «Полный» означает, что сальдо по дебетовым и кредитовым статьям равно нулю. Дополнительные условия для проводки документа заключаются в том, что вы должны ввести базовые данные контировки, такие как дата документа, дата проводки, вид документа, код проводки, номер счета и суммы.Вы должны внести записи во все обязательные поля (они определены как «обязательные» при настройке системы).

    Конец примечания.

    Структура

    Документ состоит из заголовка документа и как минимум двух строк документа:

    • Заголовок документа

      Заголовок документа — это часть документа, которая содержит информацию, относящуюся ко всему документу, такую ​​как дата документа и номер документа.Он также включает управляющую информацию, такую ​​как тип документа.

    • Строка документа

      Строка документа — это часть документа, содержащая информацию об элементе. Это включает в себя сумму, номер счета, является ли позиция дебетовой или кредитовой, а также дополнительную информацию в зависимости от проводки, которую необходимо разнести. Позиция документа может также содержать дополнительные контировки (например, место возникновения прибыли, место возникновения затрат) и пояснительный текст.

    Просмотры документов

    Вы можете отобразить документ в двух разных представлениях в бухгалтерии Главной книги:

    В представлении Главной книги документ содержит отдельные позиции документа, первоначально введенные или перенесенные из исходного компонента, разделенные отдельные позиции, сгенерированные разделение документа или дополнительно сформированные позиции выравнивания. Документы в представлении главной книги всегда относятся к определенной книге.

    Разнесенные документы можно просмотреть в представлении ввода и в представлении главной книги. Для получения дополнительной информации см. Отображение документа .

    Интеграция

    В дополнение к бухгалтерским документам, описанным выше, система распознает некоторые другие документы, такие как образцы документов и документы повторяющихся проводок. Это документы, которые предназначены для упрощения ввода документов. Для получения дополнительной информации см. Проводка с образцами документов а также Повторяющиеся записи .

    Вы можете перенести большой объем данных документа из системы, отличной от SAP, в систему SAP. Для этой цели доступны различные функции. Для получения дополнительной информации см. Бухгалтерские документы: инструментальные средства передачи данных .

    ГАП 200.240 Срок хранения бухгалтерских документов | Бухгалтерия

    I.
    Заявление о политике
    II. Общая ответственность
    III. Общие рекомендации
    IV. График хранения документов — Контролерский отдел
    В.График хранения документов — Департамент финансовых услуг
    VI. График хранения документов — другие отделы

     

     

    I. Заявление о политике

    Университет Дьюка ввел в действие руководящие принципы для стандартизации хранения бухгалтерских документов, определяя конкретные периоды хранения, а также официальные методы и места для хранения.

    Минимальные требования к хранению бухгалтерских документов установлены в рамках эффективной программы внутреннего контроля, чтобы гарантировать, что Университет может предоставлять документы, запрашиваемые любыми федеральными, государственными и местными органами в рамках Устава об исковой давности.Другие преимущества включают обеспечение сохранности исторических учетных документов, оптимизацию использования пространства, минимизацию затрат на хранение документов и обеспечение надлежащего уничтожения устаревших и бесполезных документов.

    Все бухгалтерские документы Университета должны храниться в порядке, указанном в данном GAP. Официальные бухгалтерские документы Университета подлежат уничтожению в соответствии с ГАП 200.250 «Уничтожение бухгалтерских документов».

    При обращении к графику хранения документов имейте в виду следующие факторы:

    • Сроки хранения классифицируются по широким категориям документов для отделов Контролера (см. раздел IV) и по отделам для всех других соответствующих бухгалтерских документов, созданных финансовыми службами (см. раздел V).Если вы не уверены, к какой категории относится тот или иной бухгалтерский документ, напишите по адресу [email protected]
    • .
    • Сроки хранения для отделов, не входящих в Контролерский отдел и Финансовые службы, должны соответствовать общим рекомендациям, изложенным в разделе VI. Если вы не уверены, к какой категории относится тот или иной бухгалтерский документ, напишите по адресу [email protected]
    • .
    • Если вам известно о проверке финансовой отчетности Duke, проводимой федеральным агентством или агентством штата, не уничтожайте никакие бухгалтерские документы, которые могут потребоваться для проверки, до ее завершения.
    • Если документы, имеющие один срок хранения, нельзя отделить от документов, имеющих более длительный срок хранения, оба документа должны храниться в течение более длительного периода.
    • Для уничтожения дубликатов документа (т. е. документов, не являющихся оригиналом или официальной копией) не требуется специального разрешения.
    • Документы в этой процедуре, срок хранения которых составляет менее одного года или которые должны храниться до замены, не требуют специального разрешения на их уничтожение.

     

    II. Общая ответственность

    Каждый отдел или подразделение, которое ведет учетную документацию университета, несет ответственность за установление методов управления хранением документов, которые соответствуют политикам, изложенным в этом GAP и GAP 200.250, Уничтожение бухгалтерских документов.

    Административный менеджер или назначенное лицо каждого подразделения должен:

    • внедрить практику документооборота подразделения и/или офиса;
    • убедиться, что эти методы соответствуют настоящей политике;
    • обучать всех остальных сотрудников придерживаться этих правил;
    • обеспечить ограничение доступа к конфиденциальным файлам; перенос этих ограничений на университетские архивы должен быть оговорен во время передачи;
    • уничтожить неактивные документы, срок хранения которых истек, если они не имеют архивной ценности. Если у вас есть недействующие документы, которые могут представлять историческую ценность, следует связаться с архивариусом университета. Если вы сомневаетесь, имеет ли документ или группа документов архивную ценность для университета, обратитесь к архивариусу университета.

    Онлайн-транзакции
    Административные офисы, ответственные за обслуживание онлайн-приложений, сохраняют онлайн-транзакции. Пример: Управление административными услугами (ASM) контролирует систему SAP.

    Внутренние операции по выставлению счетов
    Отделы, инициирующие счета-фактуры, сохраняют исходные документы

    Микрофиша
    Отделы, ответственные за микрофишу, сохраняют оригинальную микрофишу.

     

    III. Общие рекомендации

    Спонсируемые проекты

    Требуемая продолжительность и форма хранения финансовых документов, подтверждающих проекты, спонсируемые извне, зависят от характера соглашения о финансировании.

    Продолжительность
    Для федеральных и нефедеральных грантов документы должны храниться в течение как минимум трех лет с даты подачи окончательного финансового счета/отчета.

    Для контрактов, спонсируемых на федеральном и нефедеральном уровне, документы должны храниться в течение как минимум семи лет с даты подачи окончательного счета. Обратите внимание, что на федеральные контракты распространяются требования Положения о федеральных закупках (FAR). В соответствии с FAR исходные записи, связанные с контрактами, должны храниться в течение года после их преобразования в электронный формат.

    Исключениями из этих общих рекомендаций являются:

    • Спонсор или конкретная награда определяют период хранения другой продолжительности — требования спонсора имеют приоритет над продолжительностью по умолчанию, указанной выше.
    • Если судебный процесс находится на рассмотрении – сохранить документы до урегулирования.
    • Документы, удостоверяющие недвижимое имущество и оборудование, приобретенные за счет федеральных средств, сохраняются в течение трех лет после выбытия.
    • Документы, переданные или поддерживаемые федеральным агентством по присвоению сертификатов, без срока хранения.

    Форма
    В соответствии с требованиями Единого руководства финансовые документы могут храниться в электронном или бумажном форматах. Приемлемые формы электронного хранения включают PDF-файлы, сканы и другие методы, обеспечивающие удобочитаемость документов и разумную защиту от изменений.

    Если исходный документ, такой как квитанция, является электронной записью, нет необходимости создавать и хранить бумажные копии. Если исходный документ является бумажной версией, проект может преобразовать его в электронную запись при соблюдении вышеуказанных условий.

    Независимо от метода хранения, проекты должны позволять поставщикам предоставлять бумажные копии записей. Кроме того, проект должен иметь возможность предоставлять бумажные копии аудиторам или должностным лицам по запросу.

    Отделы

    Оригиналы документов из внешних источников должны храниться не менее 7 лет за некоторыми исключениями.Хранение ведомственных копий осуществляется на усмотрение ведомства. Должен быть установлен ведомственный порядок.

    Административные отделы

    Оригинальные документы, файлы, пленки и микрофиши должны храниться не менее 7 лет, за некоторыми исключениями.

    Офис архива университета

    Архивариус университета будет источником информации для разработки рекомендаций по хранению документов, не подпадающих под действие этой процедуры.Архивы университета являются официальным хранилищем постоянных, но неактивных документов.

     

    IV. Графики хранения документов — Контролерский отдел

     ФИНАНСОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ – КОНТРОЛЕРСКОЕ ОТДЕЛЕНИЕ
      Тип документа Ответственный отдел Требуемый срок хранения
      Сверка счетов (активы и обязательства) Соответствующий отдел 7 лет
      Бухгалтерская отчетность (ежемесячные ведомственные отчеты) Соответствующий отдел 7 лет / 3 года
      Счета-фактуры к оплате, чековые запросы и сопутствующие документы Соответствующий отдел 7 лет
      Актуарные отчеты (планы FASB, WC, LTD, планы медицинского страхования) Соответствующий отдел Постоянный
      Годовая финансовая отчетность по ОПБУ Финансовая отчетность Постоянный
      Банковские записи – записи о депозитах и ​​снятии средств, аннулированные и аннулированные чеки и другие документы, связанные с банком Соответствующий отдел 7 лет
      Переписка с государственными и другими внешними регулирующими органами Соответствующий отдел Постоянный
      Департаментские политики, процедуры и другая соответствующая документация Соответствующий отдел 3 года
      Основные данные главной книги АкктгСисадмин 1 год + CFY/постоянный
      Информация / Доходы / Корпоративные налоговые декларации Корпоративный налог Постоянный
      Заработная плата – табели учета рабочего времени Расчет заработной платы 7 лет
      Заработная плата – Кадровые документы Соответствующий отдел 7 лет
      Заработная плата – запись о выплатах и ​​удержаниях Соответствующий отдел 7 лет
      Заработная плата и другие документы, связанные с налогами, поданные в федеральные органы и органы штата (W2, 941,1042 и т. д.) Соответствующий отдел 7 лет
      Личные дела – копии отдела, включая документацию по оценке эффективности Соответствующий отдел 3 года после увольнения
      Записи журнала SAP и соответствующая резервная документация Соответствующий отдел 7 лет
      Продажи / Акцизы / Прочие налоговые декларации и поддержка Корпоративный налог 7 лет
      Подтверждающая документация для годовых финансовых отчетов GAAP и промежуточной отчетности Финансовая отчетность 7 лет
      Подтверждающая документация для информации/декларации о доходах/корпоративного налога Корпоративный налог и финансовая отчетность 7 лет
      Документы о невостребованном имуществе и подтверждающая документация Корпоративный налог Постоянный

     

    В.