Содержание

Компенсации проезда к месту проведения отпуска и обратно, в том числе работающим в районах Крайнего Севера

Известно, что для районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей характерны суровые климатические условия, поэтому работникам Севера государство предоставляет особые льготы, одной из которых выступает компенсация проезда работника к месту проведения отпуска и обратно.

Кто имеет право на получение такой компенсации, в каком размере она выплачивается, как осуществляется бухгалтерский учет и налогообложение сумм таких компенсаций в коммерческой фирме, мы расскажем в статье более подробно.

 

Прежде чем перейти к рассмотрению темы статьи, напомним читателю, что Перечень районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей утвержден еще Постановлением Совета Министров СССР от 10.11.1967 N 1029 и действует до сих пор с учетом многочисленных изменений, внесенных в этот документ в разные годы.

Особенностям регулирования труда лиц, работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, посвящена одноименная глава 50 Трудового кодекса Российской Федерации (далее — ТК РФ), статьей 313 которого определено, что лица, работающие в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, имеют право на получение государственных гарантий и компенсаций, установленных ТК РФ, другими федеральными законами и иными правовыми актами Российской Федерации.

Одной из таких государственных гарантий лицам, работающим в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, является компенсация оплаты один раз в два года за счет средств работодателя стоимости проезда и провоза багажа в пределах территории Российской Федерации к месту проведения отпуска и обратно. Данное право предоставлено статьей 325 ТК РФ, а также статьей 33 Закона Российской Федерации от 19.02.1993 N 4520-1 «О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях»(далее — Закон РФ N 4520-1). При этом компенсация расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно лицам, работающим в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, устанавливается ТК РФ.

 

Обратите внимание! Государственные гарантии и компенсации, предусмотренные Законом РФ N 4520-1, распространяются также на районы Севера, которые не отнесены к районам Крайнего Севера и приравненным к ним местностям, но в которых начисляются районный коэффициент и процентная надбавка к заработной плате. Такая норма установлена пунктом 3 Постановления Верховного Совета Российской Федерации от 19.02.1993 N 4521-1 «О порядке введения в действие Закона Российской Федерации «О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях».

Это же подтверждает и правоприменительная практика, в частности, такой вывод содержится в Постановлении ФАС Восточно-Сибирского округа от 27.01.2012 по делу N А33-7364/2011.

 

Частью 2 статьи 325 ТК РФ определено, что федеральные государственные органы, государственные внебюджетные фонды Российской Федерации, федеральные государственные учреждения оплачивают работнику стоимость проезда в пределах территории Российской Федерации к месту использования отпуска и обратно любым видом транспорта (за исключением такси), в том числе личным, стоимость провоза багажа весом до 30 килограммов, а также стоимость проезда и провоза багажа к месту использования отпуска работника и обратно неработающим членам его семьи (мужу, жене, несовершеннолетним детям, фактически проживающим с работником) независимо от времени использования отпуска.

Обратите внимание на то, что в отношении выплаты компенсации членам семьи работника трудовое право вводит дополнительное условие — член семьи должен находиться на иждивении работника «северной» организации, ведь в статье 325 ТК РФ речь идет о неработающих членах семьи. Это подтверждает и мнение суда, выраженное в Постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 30.09.2008 по делу N Ф04-5843/2008(12318-А81-25).

Имейте в виду, что если член семьи работника не является иждивенцем (работает), то эта льгота на него не распространяется, что следует из Письма Минфина России от 18.11.2009 N 03-04-06-01/300.

Федеральные государственные органы, государственные внебюджетные фонды Российской Федерации, федеральные государственные учреждения в настоящее время применяют Правила компенсации расходов, утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации от 12.06.2008 N 455 «О порядке компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в федеральных органах государственной власти (государственных органах) и федеральных государственных учреждениях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей» (далее — Правила).

Напомним, что государственные или муниципальные учреждения могут быть казенными, бюджетными или автономными, что следует из статьи 123.22 части первой Гражданского кодекса Российской Федерации. Названные выше Правила распространяются на все типы федеральных государственных учреждений (казенные, бюджетные и автономные), расположенные в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, что подтверждает и Решение Верховного Суда Российской Федерации от 02.08.2012 N АКПИ12-531 «О признании частично недействующим пункта 24 Изменений, которые вносятся в акты Правительства РФ, утв. Постановлением Правительства РФ от 17.12.2010 N 1045».

В соответствии с пунктом 4 Правил право на компенсацию расходов за первый и второй годы работы возникает у работника учреждения одновременно с правом на получение ежегодного оплачиваемого отпуска за первый год работы.

Впоследствии у работника учреждения это право возникает:

  • за третий и четвертый годы непрерывной работы в указанном учреждении — начиная с третьего года работы;
  • за пятый и шестой годы — начиная с пятого года работы и так далее.

Право на оплату стоимости проезда и провоза багажа у членов семьи работника учреждения возникает одновременно с возникновением такого права у работника учреждения, причем соответствующая оплата членам семьи производится при условии их выезда к месту использования отпуска работника (в один населенный пункт по существующему административно-территориальному делению) и возвращения (как вместе с работником, так и отдельно от него).

Согласно пункту 5 Правил расходы, подлежащие компенсации, включают в себя:

  1. оплату стоимости проезда к месту использования отпуска работника учреждения и обратно к месту постоянного жительства — в размере фактически произведенных расходов, подтвержденных проездными документами (включая оплату услуг по оформлению проездных документов, предоставление в поездах постельных принадлежностей), но не выше стоимости проезда:
  • железнодорожным транспортом — в купейном вагоне скорого фирменного поезда;
  • водным транспортом — в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;
  • воздушным транспортом — в салоне экономического класса. При использовании воздушного транспорта для проезда работника учреждения и членов его семьи к месту использования отпуска указанного работника и (или) обратно к месту постоянного жительства проездные документы (билеты) оформляются (приобретаются) только на рейсы российских авиакомпаний или авиакомпаний других государств — членов Евразийского экономического союза, за исключением случаев, если указанные авиакомпании не осуществляют пассажирские перевозки к месту использования отпуска либо если оформление (приобретение) проездных документов (билетов) на рейсы этих авиакомпаний невозможно ввиду их отсутствия на дату вылета к месту использования отпуска и (или) обратно;
  • автомобильным транспортом — в автомобильном транспорте общего пользования (кроме такси), при его отсутствии — в автобусах с мягкими откидными сиденьями;
  1. оплату стоимости проезда автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси) к железнодорожной станции, пристани, аэропорту и автовокзалу при наличии документов (билетов), подтверждающих фактические расходы;
  2. оплату стоимости провоза багажа весом не более 30 килограммов на работника и 30 килограммов на каждого члена семьи независимо от количества багажа, разрешенного для бесплатного провоза по билету на тот вид транспорта, которым следует работник и члены его семьи, в размере документально подтвержденных расходов.

Если представленные работником учреждения документы подтверждают осуществленные расходы на проезд по более высокой категории проезда, чем установлено пунктом 5 Правил, то компенсация указанных расходов осуществляется на основании справки о стоимости проезда в соответствии с установленной категорией проезда, выданной работнику (членам его семьи) соответствующей транспортной организацией, на дату приобретения билета. При этом следует иметь в виду, что расходы на получение такой справки не компенсируются!

При отсутствии проездных документов компенсация расходов осуществляется при документальном подтверждении пребывания работника учреждения и членов его семьи в месте использования отпуска (при наличии документов, подтверждающих проживание в гостинице, санатории, доме отдыха, пансионате, кемпинге, на туристической базе, а также в другом подобном учреждении или удостоверяющих регистрацию по месту пребывания) на основании справки транспортной организации о стоимости проезда по кратчайшему маршруту следования к месту использования отпуска и обратно в размере минимальной стоимости проезда (пункт 7 Правил):

  • при наличии железнодорожного сообщения — по тарифу плацкартного вагона пассажирского поезда;
  • при наличии только воздушного сообщения — по тарифу на перевозку воздушным транспортом в салоне экономического класса;
  • при наличии только морского или речного сообщения — по тарифу каюты X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, каюты III категории речного судна всех линий сообщения;
  • при наличии только автомобильного сообщения — по тарифу автобуса общего типа.

В том случае, если работник учреждения и члены его семьи добирались к месту использования отпуска и обратно личным транспортом, компенсация расходов производится в размере фактически осуществленных расходов на оплату стоимости израсходованного топлива, подтвержденных чеками автозаправочных станций, но не выше стоимости проезда, рассчитанной на основе норм расхода топлива, установленных для соответствующего транспортного средства, и исходя из кратчайшего маршрута следования. При этом пребывание работника и членов его семьи в месте использования отпуска должно быть документально подтверждено.

Если работник учреждения проводит отпуск в нескольких местах, то компенсируется стоимость проезда только к одному из этих мест (по выбору работника) (пункт 9 Правил).

 

Обратите внимание! Как разъяснили специалисты Минздравсоцразвития России в своем Письме от 20.02.2009 N 194-13, в каждом конкретном случае вопрос о том, проводил ли работник свой очередной отпуск в нескольких местах или следовал через пункты остановки проездом, руководство компании решает на основании объяснительной записки работника и представленных проездных документов. Данные разъяснения ФНС России Письмом от 20.03.2009 N ВЕ-17-5/[email protected] направила для руководства в работе нижестоящим налоговым органам.

 

Также компенсации подлежит стоимость обратного проезда от того же места к месту постоянного жительства по фактическим расходам (при условии проезда по кратчайшему маршруту следования) или на основании справки о стоимости проезда в соответствии с установленными пунктом 5 Правил категориями проезда, выданной транспортной организацией, но не более фактически осуществленных расходов.

Если работник проводит отпуск за пределами Российской Федерации, в том числе по туристической путевке, то компенсация расходов производится по проезду железнодорожным, воздушным, морским, речным, автомобильным транспортом до ближайших к месту пересечения границы Российской Федерации железнодорожной станции, аэропорта, морского (речного) порта, автостанции с учетом требований, установленных Правилами. При этом основанием для выплаты компенсации, кроме перевозочных документов, является копия заграничного паспорта (при предъявлении оригинала) с отметкой органа пограничного контроля (пункта пропуска) о месте пересечения Государственной границы Российской Федерации.

Если поездки за пределы Российской Федерации воздушным транспортом осуществляются без посадки в ближайшем к месту пересечения Государственной границы Российской Федерации аэропорту, то для выплаты компенсации работник должен представить справку, выданную транспортной организацией, осуществлявшей перевозку, о стоимости перевозки по территории Российской Федерации, включенной в стоимость перевозочного документа (билета) (пункт 10 Правил).

Указанная в справке стоимость определяется транспортной организацией как процентная часть стоимости воздушной перевозки согласно перевозочному документу, соответствующая процентному отношению расстояния, рассчитанного по ортодромии маршрута полета воздушного судна в воздушном пространстве Российской Федерации (ортодромия по Российской Федерации), к общей ортодромии маршрута полета воздушного судна.

Чтобы получить компенсацию стоимости проезда к месту проведения отпуска и обратно, работник учреждения должен обратиться к своему работодателю с письменным заявлением, причем подать такое заявление следует не позднее чем за 2 недели до начала отпуска (пункт 11 Правил). В заявлении указываются:

  • фамилия, имя, отчество членов семьи работника, которые имеют право на компенсацию расходов, с приложением копий документов, подтверждающих степень родства (свидетельства о заключении брака, о рождении, об усыновлении (удочерении), об установлении отцовства или о перемене фамилии), справки о совместном проживании, копии трудовой книжки неработающего члена семьи;
  • даты рождения несовершеннолетних детей работника;
  • место использования отпуска работника и членов его семьи;
  • виды транспортных средств, которыми предполагается воспользоваться;
  • маршрут следования;
  • примерная стоимость проезда.

На основании заявления работодатель должен выдать работнику необходимые суммы в порядке предварительной компенсации расходов.

Для окончательного расчета работник учреждения обязан в течение 3 рабочих дней с даты выхода из отпуска представить отчет об осуществленных расходах с приложением подлинников проездных и перевозочных документов (билетов, багажных квитанций, других транспортных документов), подтверждающих расходы работника учреждения и членов его семьи.

Если работник не воспользовался средствами, выплаченными ему учреждением в порядке предварительной компенсации расходов, в целях проезда к месту проведения отпуска и обратно, он обязан их вернуть работодателю (пункт 12 Правил).

В силу целевого характера данных выплат суммы компенсации «проездных» расходов не суммируются в случае, когда работник и члены его семьи своевременно не воспользовались правом на оплату стоимости проезда к месту использования отпуска и обратно. По этой же причине в случае увольнения работника никакой компенсации неиспользованного права бесплатного проезда и провоза багажа к месту отпуска и обратно не производится.

В статье 325 ТК РФ закреплено, что размер, условия и порядок компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих:

  • в государственных органах субъектов Российской Федерации, территориальных фондах обязательного медицинского страхования, государственных учреждениях субъектов Российской Федерации, устанавливаются нормативными правовыми актами органов государственной власти субъектов Российской Федерации;
  • в органах местного самоуправления, муниципальных учреждениях, — нормативными правовыми актами органов местного самоуправления;
  • у других работодателей, — коллективными договорами, локальными нормативными актами, принимаемыми с учетом мнения выборных органов первичных профсоюзных организаций, трудовыми договорами.

 

Обратите внимание! Статьей 325 ТК РФ предусмотрена компенсация расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно при условии предоставления работнику оплачиваемого ежегодного отпуска.

Если работник находится в отпуске по беременности и родам, в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет, в отпуске без сохранения заработной платы, в ежегодном оплачиваемом отпуске с последующим увольнением, то поездка к месту использования отдыха и обратно не компенсируется.

Если же нормативными правовыми актами органов государственной власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления установлены дополнительные гарантии в части иных видов отпусков, то указанные работники в этом случае могут воспользоваться правом на компенсацию расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа. Данные выводы содержатся в пункте 6 Обзора Верховного Суда Российской Федерации практики рассмотрения судами дел, связанных с осуществлением гражданами трудовой деятельности в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, утвержденного Президиумом Верховного Суда Российской Федерации 26. 02.2014.

 

 

Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс

«Командировочные и иные аналогичные расходы» (6-е издание, переработанное и дополненное) (Семенихин В.В.) («ГроссМедиа», «РОСБУХ», 2017) {КонсультантПлюс}

Консультации юриста

Главная > Задать вопрос юристу: > Добрый день! Может ли работодатель отказать в оплате компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно. И можно ли оплатить проезд позже, через 2 месяца после использования отпуска

Уважаемая Ирина! В зависимости от того, является ли работодатель федеральной, областной, муниципальной или частной организацией, порядок и условия компенсации работнику расходов на оплату стоимости проезда к месту отдыха регулируются соответственно федеральным, областным законодательством, муниципальными актами (для муниципальных организаций) либо трудовым договором, коллективным договором и локальными актами работодателя (для частных организаций). Установленные перечисленными нормативными актами порядок и условия компенсации работнику расходов на оплату стоимости проезда к месту отдыха могут несколько различаться.

 

Порядок и условия компенсации расходов на оплату стоимости проезда к месту отдыха и обратно для работников федеральных учреждений регулируются Правилами компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в федеральных государственных органах, государственных внебюджетных фондах РФ, федеральных государственных учреждениях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 12 июня 2008 г. № 455 (https://www.referent.ru/1/186106).

 

Порядок и условия компенсации расходов на оплату стоимости проезда к месту отдыха и обратно для работников областных учреждений регулируются Порядком предоставления  компенсационных выплат лицам, проживающим в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера, и работающим в государственных органах Томской области и государственных учреждениях Томской области, утвержденным постановлением Администрации Томской области от 15 июля 2005 г. № 80а.

 

Порядок и условия компенсации расходов на оплату стоимости проезда к месту отдыха и обратно для работников муниципальных учреждениймуниципального образования «Каргасокский район» регулируются Порядком предоставления гарантий и компенсаций для лиц, работающих в муниципальных учреждениях всех типов, учредителем которых является муниципальное образование «Каргасокский район», утвержденным постановлением Администрации Каргасокского района от 27 июня 2012 г. № 115 (http://www.kargasok.ru/acts/post_glava/post_2012/).

 

Порядок и условия компенсации расходов на оплату стоимости проезда к месту отдыха и обратно для работников муниципальных учреждений Каргасокского сельского поселения регулируются Порядком предоставления гарантий и компенсаций для лиц, работающих в муниципальном образовании «Каргасокское сельское поселение», утвержденным постановлением Администрации Каргасокского сельского поселения от 2 июля 2012 г. № 123А.

 

Перечисленными нормативными актами установлены категории работников и членов их семей, имеющих право на компенсацию расходов, периодичность использования права на компенсацию расходов, виды расходов, подлежащие компенсации, перечень документов, которые работник должен представить для выплаты компенсации, требования к таким документам и срок представления этих документов работодателю, срок выплаты компенсации. Любое нарушение работником перечисленных требований (за исключением условий о сроке выплаты работнику компенсации) является основанием для отказа работодателя в выплате компенсации расходов на оплату стоимости проезда к месту отдыха и обратно.

 

Что касается сроков выплаты работнику компенсации расходов на оплату стоимости проезда к месту отдыха и обратно, то они установлены следующим образом:

 

1) для работников федеральных организаций: письменное заявление о компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно представляется работником учреждения не позднее чем за 2 недели до начала отпуска. Компенсация расходов производится учреждением исходя из примерной стоимости проезда на основании представленного работником учреждения заявления не позднее чем за 3 рабочих дня до отъезда работника в отпуск Для окончательного расчета работник учреждения обязан в течение 3 рабочих дней с даты выхода на работу из отпуска представить отчет о произведенных расходах с приложением подлинников проездных и перевозочных документов (билетов, багажных квитанций, других транспортных документов), подтверждающих расходы работника учреждения и членов его семьи. В некоторых случаях работник учреждения обязан представить справку о стоимости проезда, выданную транспортной организацией (пункты 11 и 12 Правил компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в федеральных государственных органах, государственных внебюджетных фондах РФ, федеральных государственных учреждениях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 12 июня 2008 г. № 455).

 

2) для работников областных организаций: письменное заявление о компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно представляется работником не позднее чем за 10 рабочих дней до начала отпуска. Компенсация расходов производится исходя из примерной стоимости проезда на основании представленного работником заявления не позднее чем за 3 рабочих дня до отъезда работника в отпуск. Для окончательного расчета работник обязан в течение 3 рабочих дней с даты выхода на работу из отпуска представить отчет о произведенных расходах  с приложением подлинников проездных и перевозочных документов (билетов, багажных квитанций, других транспортных документов), подтверждающих расходы работника и членов его семьи. В некоторых случаях работник обязан представить справку о стоимости проезда, выданную транспортной организацией, осуществившей перевозку (пункт 7 Порядка предоставления компенсационных выплат лицам, проживающим в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера, и работающим в государственных органах Томской области  и государственных учреждениях Томской области, утвержденного постановлением Администрации Томской области от 15 июля 2005 г. № 80а).

 

3) для работников муниципальных учреждений муниципального образования «Каргасокский район» и муниципальных учреждений Каргасокского сельского поселения предусмотрены два варианта компенсации стоимости льготного проезда (пункты 2. 13 и 2.14 Порядка и условий компенсации расходов на оплату стоимости проезда к месту отдыха и обратно для работников муниципальных учреждений муниципального образования «Каргасокский район», утвержденного постановлением Администрации Каргасокского района от 27 июня 2012 г. № 115, пункты 2.13 и 2.14 Порядка предоставления гарантий и компенсаций для лиц, работающих в муниципальном образовании «Каргасокское сельское поселение», утвержденного постановлением Администрации Каргасокского сельского поселения от 2 июля 2012 г. № 123А).

 

В первом случае для получения компенсации работник учреждения в течение 3 рабочих дней с даты выхода на работу из отпуска представляет заявление на компенсацию расходов и отчет о произведенных расходах с приложением подлинников проездных и перевозочных документов (билетов, багажных квитанций, других транспортных документов), подтверждающих расходы работника учреждения и членов его семьи. В некоторых случаях работник обязан представить справку о стоимости проезда, выданную транспортной организацией. Для этого варианта компенсации расходов нормативными актами, регулирующими порядок и условия компенсации стоимости проезда к месту использования отпуска, срок выплаты компенсации не установлен. Но в любом случае этот срок не может быть произвольно длительным (более одного месяца с момента подачи работником заявления о компенсации стоимости проезда и всех необходимых документов).

 

Во втором случае по заявлению работника компенсация расходов может производиться авансом, исходя из примерной стоимости проезда на основании предоставленных работником билетов или других документов не позднее чем за 3 рабочих дня до отъезда работника в отпуск. Для окончательного расчета работник учреждения обязан в течение 3 рабочих дней с даты выхода на работу из отпуска представить отчет о произведенных расходах с приложением подлинников проездных и перевозочных документов (билетов, багажных квитанций, других транспортных документов), подтверждающих расходы работника учреждения и членов его семьи. В некоторых случаях работник обязан представить справку о стоимости проезда, выданную транспортной организацией, осуществившей перевозку.

Все вопросы

Просмотров этой страницы: 4206

Статья 325 ТК РФ. Компенсация расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно

Лица, работающие в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, имеют право на оплату один раз в два года за счет средств работодателя стоимости проезда и провоза багажа в пределах территории Российской Федерации к месту использования отпуска и обратно. Право на компенсацию указанных расходов возникает у работника одновременно с правом на получение ежегодного оплачиваемого отпуска за первый год работы в данной организации.

Федеральные государственные органы, государственные внебюджетные фонды Российской Федерации, федеральные государственные учреждения оплачивают работнику стоимость проезда в пределах территории Российской Федерации к месту использования отпуска и обратно любым видом транспорта (за исключением такси), в том числе личным, стоимость провоза багажа весом до 30 килограммов, а также стоимость проезда и провоза багажа к месту использования отпуска работника и обратно неработающим членам его семьи (мужу, жене, несовершеннолетним детям, фактически проживающим с работником) независимо от времени использования отпуска.

Оплата стоимости проезда работника и членов его семьи личным транспортом к месту использования отпуска и обратно производится по наименьшей стоимости проезда кратчайшим путем.

Оплата стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска работника федерального государственного органа, государственного внебюджетного фонда Российской Федерации или федерального государственного учреждения и членов его семьи и обратно производится по заявлению работника не позднее чем за три рабочих дня до отъезда в отпуск исходя из примерной стоимости проезда. Окончательный расчет производится по возвращении из отпуска на основании предоставленных билетов или других документов.

Порядок компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в федеральных государственных органах, государственных внебюджетных фондах Российской Федерации, федеральных государственных учреждениях, и членов их семей устанавливается нормативными правовыми актами Правительства Российской Федерации.

Выплаты, предусмотренные настоящей статьей, являются целевыми и не суммируются в случае, когда работник и члены его семьи своевременно не воспользовались правом на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно.

Гарантии и компенсации, предусмотренные настоящей статьей, предоставляются работнику федерального государственного органа, государственного внебюджетного фонда Российской Федерации или федерального государственного учреждения и членам его семьи только по основному месту работы работника.

Размер, условия и порядок компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в государственных органах субъектов Российской Федерации, территориальных фондах обязательного медицинского страхования, государственных учреждениях субъектов Российской Федерации, устанавливаются нормативными правовыми актами органов государственной власти субъектов Российской Федерации, в органах местного самоуправления, муниципальных учреждениях, – нормативными правовыми актами органов местного самоуправления, у других работодателей, – коллективными договорами, локальными нормативными актами, принимаемыми с учетом мнения выборных органов первичных профсоюзных организаций, трудовыми договорами.

См. все связанные документы >>>

1. Комментируемая статья предусматривает компенсацию расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для работников организаций, финансируемых из федерального бюджета, расположенных в районах Крайнего Севера и в приравненных местностях, и членов их семей.

2. Правила компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в федеральных органах государственной власти (государственных органах) и федеральных государственных учреждениях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей утверждены Постановлением Правительства РФ от 12.06.2008 N 455. Согласно п. 2 указанных Правил работникам учреждений и членам их семей один раз в два года производится компенсация за счет бюджетных ассигнований федерального бюджета расходов на оплату стоимости проезда в пределах территории Российской Федерации к месту использования ежегодного оплачиваемого отпуска работника и обратно любым видом транспорта (за исключением такси), в т.ч. личным, а также провоза багажа весом до 30 кг.

3. К членам семьи работника учреждения, имеющим право на компенсацию расходов, относятся неработающие муж (жена), несовершеннолетние дети (в т.ч. усыновленные), фактически проживающие с работником. Оплата стоимости проезда и провоза багажа членам семьи работника организации производится при условии их выезда к месту использования отпуска работника (в один населенный пункт по существующему административно-территориальному делению) и возвращения (как вместе с работником, так и отдельно от него) в период нахождения работника в отпуске (п. 3 Правил).

4. Право на компенсацию расходов за первый и второй годы работы возникает у работника учреждения одновременно с правом на получение ежегодного оплачиваемого отпуска за первый год работы (п. 4 Правил). Следует иметь в виду, что согласно ст. 122 ТК право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя.

В дальнейшем у работника учреждения возникает право на компенсацию расходов за третий и четвертый годы непрерывной работы в данной организации – начиная с третьего года работы, за пятый и шестой годы – начиная с пятого года работы и т.д. Право на оплату стоимости проезда и провоза багажа у членов семьи работника учреждения возникает одновременно с возникновением такого права у работника учреждения (п. 4 Правил).

5. Компенсация расходов является целевой выплатой. Средства, выплачиваемые в качестве компенсации расходов, не суммируются в случае, если работник и члены его семьи своевременно не воспользовались своим правом на компенсацию (п. 4 Правил). При этом причина, по которой работник не реализовал свое право на компенсацию указанных расходов, значения не имеет.

6. Расходы, подлежащие компенсации, включают в себя:

а) оплату стоимости проезда к месту использования отпуска работника учреждения и обратно к месту постоянного жительства – в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами (включая оплату услуг по оформлению проездных документов, предоставление в поездах постельных принадлежностей), но не выше стоимости проезда:

– железнодорожным транспортом – в купейном вагоне скорого фирменного поезда;

– водным транспортом – в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;

– воздушным транспортом – в салоне экономического класса;

– автомобильным транспортом – в автомобильном транспорте общего пользования (кроме такси), при его отсутствии – в автобусах с мягкими откидными сиденьями;

б) оплату стоимости проезда автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси) к железнодорожной станции, пристани, аэропорту и автовокзалу при наличии документов (билетов), подтверждающих расходы;

в) оплату стоимости провоза багажа весом не более 30 кг на работника и 30 кг на каждого члена семьи независимо от количества багажа, разрешенного для бесплатного провоза по билету на тот вид транспорта, которым следуют работник и члены его семьи, в размере документально подтвержденных расходов (п. 5 Правил).

7. В случае если представленные работником учреждения документы подтверждают произведенные расходы на проезд по более высокой категории проезда, чем установлено п. 5 указанных Правил, компенсация расходов производится на основании справки о стоимости проезда в соответствии с установленной категорией проезда, выданной работнику (членам его семьи) соответствующей транспортной организацией, осуществляющей перевозку, или ее уполномоченным агентом на дату приобретения билета. Расходы на получение указанной справки компенсации не подлежат (п. 6 Правил).

8. При отсутствии проездных документов компенсация расходов производится при документальном подтверждении пребывания работника учреждения и членов его семьи в месте использования отпуска (при наличии документов, подтверждающих пребывание в гостинице, санатории, доме отдыха, пансионате, кемпинге, на туристической базе, а также в ином подобном учреждении или удостоверяющих регистрацию по месту пребывания) на основании справки транспортной организации о стоимости проезда по кратчайшему маршруту следования к месту использования отпуска и обратно в размере минимальной стоимости проезда:

а) при наличии железнодорожного сообщения – по тарифу плацкартного вагона пассажирского поезда;

б) при наличии только воздушного сообщения – по тарифу на перевозку воздушным транспортом в салоне экономического класса;

в) при наличии только морского или речного сообщения – по тарифу каюты X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, каюты III категории речного судна всех линий сообщения;

г) при наличии только автомобильного сообщения – по тарифу автобуса общего типа (п. 7 Правил).

9. Компенсация расходов при проезде работника учреждения и членов его семьи к месту использования отпуска и обратно личным транспортом производится при документальном подтверждении пребывания работника и членов его семьи в месте использования отпуска в размере фактически произведенных расходов на оплату стоимости израсходованного топлива, подтвержденных чеками автозаправочных станций, но не выше стоимости проезда, рассчитанной на основе норм расхода топлива, установленных для соответствующего транспортного средства, и исходя из кратчайшего маршрута следования (п. 8 Правил).

10. В случае если работник учреждения проводит отпуск в нескольких местах, то компенсируется стоимость проезда только к одному из этих мест (по выбору работника), а также стоимость обратного проезда от того же места к месту постоянного жительства по фактическим расходам (при условии проезда по кратчайшему маршруту следования) или на основании справки о стоимости проезда в соответствии с установленными п. 5 указанных Правил категориями проезда, выданной транспортной организацией, но не более фактически произведенных расходов (п. 9 Правил).

11. В случае использования работником учреждения отпуска за пределами Российской Федерации, в т.ч. по туристической путевке, производится компенсация расходов по проезду железнодорожным, воздушным, морским, речным, автомобильным транспортом до ближайших к месту пересечения границы Российской Федерации железнодорожной станции, аэропорта, морского (речного) порта, автостанции с учетом требований, установленных указанными Правилами.

При этом основанием для компенсации расходов кроме перевозочных документов является копия заграничного паспорта (при предъявлении оригинала) с отметкой органа пограничного контроля (пункта пропуска) о месте пересечения Государственной границы Российской Федерации.

В случае поездки за пределы Российской Федерации воздушным транспортом без посадки в ближайшем к месту пересечения Государственной границы Российской Федерации аэропорту работником учреждения представляется справка о стоимости перевозки по территории Российской Федерации, включенной в стоимость перевозочного документа (билета), выданная транспортной организацией (п. 10 Правил).

12. Письменное заявление о компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно представляется работником учреждения не позднее чем за две недели до начала отпуска. В заявлении указываются:

а) фамилии, имена, отчества членов семьи работника, имеющих право на компенсацию расходов, с приложением копий документов, подтверждающих степень родства (свидетельства о заключении брака, о рождении, об усыновлении (удочерении), об установлении отцовства или о перемене фамилии), справки о совместном проживании, копии трудовой книжки неработающего члена семьи;

б) даты рождения несовершеннолетних детей работника;

в) место использования отпуска работника и членов его семьи;

г) виды транспортных средств, которыми предполагается воспользоваться;

д) маршрут следования;

е) примерная стоимость проезда (п. 11 Правил).

13. Компенсация расходов производится учреждением исходя из примерной стоимости проезда на основании представленного работником учреждения заявления не позднее чем за три рабочих дня до отъезда работника в отпуск. Для окончательного расчета работник учреждения обязан в течение трех рабочих дней с даты выхода на работу из отпуска представить отчет о произведенных расходах с приложением подлинников проездных и перевозочных документов (билетов, багажных квитанций, других транспортных документов), подтверждающих расходы работника учреждения и членов его семьи. В случаях, предусмотренных указанными Правилами, работником учреждения представляется справка о стоимости проезда, выданная транспортной организацией (п. 12 Правил).

14. Работник учреждения обязан полностью вернуть средства, выплаченные ему в качестве предварительной компенсации расходов, в случае, если он не воспользовался ими в целях проезда к месту использования отпуска и обратно (п. 12 Правил).

15. Компенсация расходов работнику учреждения предоставляется только по основному месту работы (п. 13 Правил).

16. Указанные Правила не применяются к категориям работников и членам их семей, для которых в соответствии с законодательством РФ предусмотрены иные размеры и условия возмещения расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно за счет средств федерального бюджета (п. 14 Правил).

17. Органы государственной власти субъектов РФ и органы местного самоуправления вправе, в соответствии с ч. 8 комментируемой статьи, самостоятельно определять размер, условия и порядок компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для работников организаций, финансируемых из региональных и местных бюджетов. В отдельных субъектах РФ и в некоторых муниципальных образованиях предусмотрены несколько иные условия и порядок компенсации указанных расходов, по сравнению с соответствующими условиями и порядком, предусмотренными для работников организаций, финансируемых из федерального бюджета. Например, в соответствии со ст. 7 Закона Республики Бурятия от 09.10.2007 N 2526-III “О гарантиях и компенсациях для лиц, работающих в организациях, финансируемых из республиканского бюджета и расположенных в приравненных к районам Крайнего Севера местностях Республики Бурятия” право на компенсацию расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно у работников организаций, финансируемых из республиканского бюджета, возникает не одновременно с правом на получение ежегодного оплачиваемого отпуска за первый год работы, а только по истечении 12 месяцев работы в данной организации. В Законе Ямало-Ненецкого автономного округа от 16.12.2004 N 89-ЗАО “О гарантиях и компенсациях для лиц, работающих в организациях, финансируемых за счет окружного бюджета, проживающих на территории Ямало-Ненецкого автономного округа” значительно расширен по сравнению с федеральным законодательством перечень лиц, относящихся к неработающим членам семьи работника, которым работодатель обязан оплатить стоимость проезда к месту использования отпуска и обратно и провоза багажа. Так, помимо неработающего супруга и несовершеннолетних детей, к числу неработающих членов семьи относятся: дети, по отношению к которым работник является опекуном или попечителем; дети, не достигшие возраста 23 лет, осваивающие образовательные программы основного общего и (или) среднего (полного) общего образования, а также начального, среднего и высшего профессионального образования по очной форме обучения в образовательных учреждениях, имеющих государственную аккредитацию, а также совершеннолетние члены семьи – неработающие инвалиды с детства I и II групп, имеющие противопоказания к труду либо неспособные к трудовой деятельности.

18. Размер, условия и порядок компенсации расходов, предусмотренных комментируемой статьей, у работодателей, не относящихся к бюджетной сфере, устанавливаются коллективными договорами, локальными нормативными актами, принимаемыми с учетом мнения выборных органов первичных профсоюзных организаций, а также индивидуальными трудовыми договорами. В Постановлении Конституционного Суда РФ от 09.02.2012 N 2-П указывается, что нормативное положение ч. 8 ст. 325 ТК, рассматриваемое в системе действующего правового регулирования, предполагает обязанность работодателей, не относящихся к бюджетной сфере и осуществляющих предпринимательскую и (или) иную экономическую деятельность в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, компенсировать работающим у них лицам расходы на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно и вместе с тем позволяет установить размер, условия и порядок данной компенсации на основе баланса интересов сторон трудового договора с учетом ее целевого назначения (максимально способствовать обеспечению выезда работника за пределы неблагоприятной природно-климатической зоны), а также принимая во внимание реальные экономические возможности работодателя, которые, однако, не могут служить основанием для полного отказа от компенсации или ее неоправданного занижения. Именно в таком – конституционно-правовом – смысле данное нормативное положение не противоречит Конституции РФ.

19. Согласно п. 7 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ “О страховых взносах в Пенсионный Фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования” не подлежит обложению страховыми взносами стоимость проезда работников и членов их семей к месту проведения отпуска и обратно, оплачиваемая плательщиком страховых взносов лицам, работающим и проживающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, в соответствии с законодательством РФ, трудовыми договорами и (или) коллективными договорами. В случае проведения отпуска указанными лицами за пределами территории Российской Федерации не подлежит обложению страховыми взносами стоимость проезда или перелета по тарифам, рассчитанным от места отправления до пункта пропуска через Государственную границу Российской Федерации, включая стоимость провоза багажа весом до 30 кг.

Льготы для жителей Крайнего Севера — Юридическая консультация

Лица, работающие в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, имеют право на оплату один раз в два года за счет средств работодателя стоимости проезда и провоза багажа в пределах территории РФ к месту использования отпуска и обратно (ч. 1 ст. 325 Трудового кодекса РФ).

Размер, условия и порядок компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в муниципальных учреждениях, устанавливается нормативными правовыми актами органов местного самоуправлении (ч. 8 ст. 325 ТК РФ).

По мнению Конституционного Суда РФ, выраженном в его постановлении от 09.02.2012 № 2-П, такое правовое регулирование направлено на учет особенностей правового положения работодателя, не относящегося к бюджетной сфере, вместе с тем, оно не позволяет ему лишить работников предусмотренной законом гарантии и уклониться от установления компенсации, поскольку предполагает определение ее размера, порядка и условий предоставления при заключении коллективного договора или трудового договора либо в локальном нормативном акте, принятом с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.

Также согласно данному постановлению Конституционного Суда РФ гарантия, установленная в ч. 8 ст. 325 ТК РФ, – поскольку законодатель связал ее предоставление исключительно с работой и проживанием в неблагоприятных природно-климатических условиях, – должна распространяться на всех лиц, осуществляющих трудовую деятельность в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, что в полной мере согласуется с необходимостью соблюдать при осуществлении правового регулирования конституционные принципы равенства и справедливости, означающие, помимо прочего, как неоднократно указывал Конституционный Суд РФ, запрет вводить такие ограничения в правах лиц, принадлежащих к одной категории, которые не имеют объективного и разумного оправдания (запрет различного обращения с лицами, находящимися в одинаковых или сходных ситуациях).

Анализ приведенных выше норм ч. 1 и 8 ст. 325 ТК РФ и постановления Конституционного Суда РФ позволяет сделать вывод, что работодатель обязан оплатить стоимость проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно работнику, в том числе работнику муниципального предприятия, и не имеет право уклоняться от оплаты. Уклонение в оплате расходов на проезд к месту проведения отпуска может выражаться в непринятии работодателем порядка компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно либо установления ограничений в таком порядке по сравнению с работниками бюджетной сферы.

Правила компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в федеральных органах государственной власти (государственных органах) и федеральных казенных учреждениях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей (далее – Правила) утверждены постановлением Правительства РФ от 12.06.2008 № 455.

В п. 9 Правил установлено, что в случае если работник учреждения проводит отпуск в нескольких местах, то компенсируется стоимость проезда только к одному из этих мест (по выбору работника), а также стоимость обратного проезда от того же места к месту постоянного жительства по фактическим расходам (при условии проезда по кратчайшему маршруту следования) или на основании справки о стоимости проезда в соответствии с установленными в п. 5 Правил категориями проезда, выданной транспортной организацией, но не более фактически произведенных расходов.

Вышеуказанные Правила и Трудовой кодекс РФ не содержит положений в части ограничения периода нахождения работника в пункте остановки по пути следования к месту использования отпуска или обратно.

В связи с этим в каждом конкретном случае вопрос о том, проводил ли работник свой очередной отпуск в нескольких местах или следовал через пункты остановки проездом, решается администрацией организации на основании объяснительной записки работника и предоставленных проездных (см. разъяснения, содержащиеся в письме Федерального казначейства от 10.11.2009 № 42-8.2-07/62-1965 и письме Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 20.02.2009 № 194-13).

Таким образом, в рассматриваемой ситуации работодатель не имеет право отказывать в оплате проезда к месту отпуска и обратно, так как это противоречит ч. 1 и 8 ст. 325 ТК РФ, постановлению Конституционного Суда РФ от 09. 02.2012 № 2-П. По сути, работодатель ограничивает своих работников по сравнению с работниками бюджетной сферы, устанавливая в виде препятствия к оплате нахождение работника более трех дней в пункте остановки по пути следования к месту проведения отпуска.

Налогообложение НДФЛ оплаты проезда к месту проведения отпуска и обратно

Налогообложение НДФЛ оплаты проезда к месту проведения отпуска и обратно

Налогообложение НДФЛ оплаты проезда к месту проведения отпуска и обратно

Для граждан, работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, с целью возмещения дополнительных материальных и физиологических затрат государством предусмотрены соответствующие льготы. Одной из таких льгот является компенсация оплаты проезда к месту проведения отпуска работника и обратно. Выплата такой компенсации в части налогообложения налогом на доходы физических лиц имеет свои особенности, о которых мы и поговорим в данной статье.

Для начала напомним, что особенностям регулирования труда лиц, работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, посвящена глава 50 Трудового кодекса Российской Федерации (далее – ТК РФ).

Статьей 313 ТК РФ определено, что лица, работающие в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, имеют право на получение государственных гарантий и компенсаций, которые установлены ТК РФ, другими федеральными законами и иными правовыми актами Российской Федерации.

Одной из таких государственных гарантий является компенсация оплаты проезда к месту проведения отпуска и обратно, право на которую работающим “северянам” предоставляет статья 325 ТК РФ, а также статья 33 Закона Российской Федерации от 19 февраля 1993 года № 4520-1 “О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях”.

Причем, как сказано в пункте 3 постановления Верховного Совета Российской Федерации от 19 февраля 1993 года № 4521-1 “О порядке введения в действие Закона Российской Федерации “О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях”, государственные гарантии и компенсации, предусмотренные указанным законом, распространяются и на те районы Севера, которые не отнесены к районам Крайнего Севера и приравненным к ним местностям, но в которых начисляются районный коэффициент и процентная надбавка к заработной плате. Аналогичное мнение содержится и в письме Минфина России от 24 апреля 2008 года № 04-1-01/1992 “О налоге на доходы физических лиц”. Это же подтверждается примерами правоприменительной практики, в частности, такой вывод содержится в постановлениях ФАС Восточно-Сибирского округа от 13 июня 2012 года по делу № А78-5404/2011, от 27 января 2012 года по делу № А33-7364/2011, от 31 мая 2007 года № А33-8205/06-Ф02-2802/07 по делу № А33-8205/06, ФАС Западно-Сибирского округа от 13 октября 2010 года по делу № А27-1361/2010.

Перечень районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей утвержден постановлением Совета Министров СССР от 10 ноября 1967 года № 1029 и действует до сих пор. Изменения, которые внесены в данный Перечень, утверждены постановлением Совмина СССР от 3 января 1983 года № 12 “О внесении изменений и дополнений в Перечень районов Крайнего Севера и местностей, приравненных к районам Крайнего Севера, утвержденный постановлением Совета Министров СССР от 10 ноября 1967 года № 1029”.

Обратите внимание!

С 1 января 2013 года к районам Крайнего Севера отнесены Березовский и Белоярский районы Ханты-Мансийского автономного округа, на что указывает постановление Правительства Российской Федерации от 3 марта 2012 года № 170 “Об отнесении Березовского и Белоярского районов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры к районам Крайнего Севера”.

Из статьи 325 ТК РФ следует, что лица, работающие в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, имеют право на оплату один раз в два года за счет средств работодателя стоимости проезда и провоза багажа в пределах территории Российской Федерации к месту использования отпуска и обратно.

При этом предоставление такой льготы, носящей компенсационный характер, распространяется не только на самого работника фирмы-северянина, но и на неработающих членов его семьи, проживающих вместе с ним.

Причем, право на компенсацию указанных расходов возникает у работника такого работодателя одновременно с правом на получение ежегодного оплачиваемого отпуска за первый год работы в данной организации. Аналогичного мнения придерживаются и судебные органы (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 30 сентября 2008 года по делу № Ф04-5843/2008(12318-А81-25)).

Имейте в виду, что если член семьи работника не является его иждивенцем (работает), то эта льгота на него не распространяется. Такие разъяснения содержит письмо Минфина России от 18 ноября 2009 года № 03-04-06-01/300.

При выплате такой компенсации организации, финансируемые из федерального бюджета, обязаны руководствоваться Правилами компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 12 июня 2008 года № 455 “О порядке компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в федеральных органах государственной власти (государственных органах) и федеральных государственных учреждениях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей” (далее – Правила).

Обратите внимание!

Указанными Правилами установлено, что эта льгота не распространяется на совместителей, работающих в “северных” организациях, финансируемых из федерального бюджета, она предоставляется работникам только по основному месту работы.

Согласно статье 325 ТК РФ федеральные государственные органы, государственные внебюджетные фонды Российской Федерации, федеральные государственные учреждения оплачивают работнику стоимость проезда в пределах территории Российской Федерации к месту использования отпуска и обратно любым видом транспорта (за исключением такси), в том числе личным, стоимость провоза багажа весом до 30 килограммов, а также стоимость проезда и провоза багажа к месту использования отпуска работника и обратно неработающим членам его семьи (мужу, жене, несовершеннолетним детям, фактически проживающим с работником) независимо от времени использования отпуска.

Размер, условия и порядок компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно устанавливаются для лиц, работающих:

– в государственных органах субъектов Российской Федерации, государственных учреждениях субъектов Российской Федерации, – нормативными правовыми актами органов государственной власти субъектов Российской Федерации;

– в органах местного самоуправления, муниципальных учреждениях, – нормативными правовыми актами органов местного самоуправления;

– у других работодателей, – коллективными договорами, локальными нормативными актами, принимаемыми с учетом мнения выборных органов первичных профсоюзных организаций, трудовыми договорами.

Обратите внимание!

Коммерческие организации, расположенные в районах Крайнего Севера и в местностях, приравненных к ним, в отличие от “бюджетных северных” фирм, размеры, условия и порядок выплаты данных сумм определяют самостоятельно и закрепляют это коллективным договором или иным локальным актом компании. Если в организации имеется профсоюз, то данное решение работодателя принимается с учетом мнения выборных органов первичной профсоюзной организации. Заметим, что трудовое законодательство допускает включать условие о выплате такой компенсации и в трудовой договор, заключаемый с работником.

Иначе говоря, на работодателя, не относящегося к бюджетной сфере, возлагается обязанность устанавливать правила выплаты такой компенсации в одной из предусмотренных законодательством форм, которая предполагает, соответственно, и его обязанность осуществлять необходимые выплаты за счет собственных средств. На это же указывает и постановление Конституционного Суда Российской Федерации от 9 февраля 2012 года № 2-П “По делу о проверке конституционности положения части восьмой статьи 325 Трудового кодекса Российской Федерации в связи с жалобой гражданки И. Г. Труновой”, а именно пункт 5 этого постановления. Отметим, что в данном пункте также сказано, что размер, условия и порядок выплаты данной компенсации для лиц, работающих в коммерческих организациях, могут отличаться от предусматриваемых для работников организаций, финансируемых из бюджета. Однако такие различия должны быть оправданными, обоснованными и соразмерными конституционно значимым целям, то есть гарантировать работнику возможность выехать за пределы районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей для отдыха и оздоровления. Кроме того, в пункте 6 этого же постановления отмечено, что законодатель позволяет “северным” коммерческим организациям устанавливать размер, условия и порядок компенсации расходов на оплату стоимости проезда к месту использования отпуска и обратно на основе баланса интересов сторон трудового договора с учетом ее целевого назначения (максимально способствовать обеспечению выезда работника за пределы неблагоприятной природно-климатической зоны), а также принимая во внимание реальные экономические возможности работодателя, которые, однако, не могут служить основанием для полного отказа от компенсации или ее неоправданного занижения.

Обратите внимание!

Не предусмотрена компенсация расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно, если работник находится в отпуске по беременности и родам, в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет, в отпуске без сохранения заработной платы, в ежегодном оплачиваемом отпуске с последующим увольнением.

В случае если нормативными правовыми актами органов государственной власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления установлены дополнительные гарантии в части иных видов отпусков, то указанные работники в этом случае могут воспользоваться правом на компенсацию расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа.

Данные выводы содержатся в пункте 6 Обзора Верховного Суда Российской Федерации практики рассмотрения судами дел, связанных с осуществлением гражданами трудовой деятельности в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, утвержденного Президиумом Верховного Суда Российской Федерации 26 февраля 2014 года.

Далее рассмотрим вопросы обложения налогом на доходы физических лиц (далее – НДФЛ) оплаты проезда к месту проведения отпуска и обратно.

Порядок исчисления и уплаты НДФЛ определен главой 23 “Налог на доходы физических лиц” Налогового кодекса Российской Федерации (далее – НК РФ).

Анализ указанной главы, а именно положений статей 208 – 211 НК РФ, позволяет сделать вывод о том, что по общему правилу компенсация стоимости проезда работника к месту проведения отпуска и обратно представляет собой налогооблагаемый доход работника, полученный им в натуральной форме, который облагается налогом в общем порядке.

Кроме того, Минфин России в письме от 14 марта 2008 года № 03-04-06-01/57 говорит о том, что в соответствии с пунктом 3 статьи 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды компенсационных выплат, в частности, связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.

Понятие компенсаций, связанных с исполнением физическим лицом трудовых обязанностей, а также случаи их предоставления определены статьей 164 ТК РФ, в которой сказано, что компенсации представляют собой денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами.

Отпуск является одним из видов времени отдыха, в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей и которое он может использовать по своему усмотрению (статьи 106 и 107 ТК РФ). Таким образом, если физическое лицо во время отпуска не исполняет трудовых обязанностей, то оно и не несет затрат, связанных с их выполнением.

Отсюда следует, что стоимость проезда к месту отдыха и обратно в период отпуска работников, оплаченная организацией-работодателем, не является по своему содержанию компенсационной выплатой и подлежит обложению НДФЛ в общеустановленном порядке.

Вместе с тем, так как для лиц, работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, оплата проезда к месту проведения отпуска и обратно является компенсацией, предусмотренной законодательно, можно сделать вывод, что данная оплата не облагается НДФЛ.

Это, кстати, подтверждает и Минфин России в своих письмах. Так, в письме от 13 августа 2012 года № 03-04-06/1-239 сказано, что перечень доходов, освобождаемых от налогообложения, содержит статья 217 НК РФ. Положений, непосредственно предусматривающих освобождение от налогообложения сумм оплаты работодателем проезда к месту проведения отпуска и обратно лицам, работающим в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, статья 217 НК РФ не содержит.

Однако при рассмотрении данного вопроса следует руководствоваться решениями судебных органов, предусматривающими освобождение от обложения НДФЛ указанных выплат.

Аналогичная точка зрения высказана в письмах Минфина России от 21 октября 2011 года № 03-04-06/6-281, от 5 апреля 2011 года № 03-04-05/6-224.

Обратите внимание, что оплата работодателем работникам и неработающим членам их семей стоимости проезда к месту проведения отпуска и обратно не подлежит налогообложению даже в том случае, если в соответствии с коллективным договором, локальным нормативным актом организации, трудовыми договорами, она производится чаще одного раза в два года, например, ежегодно. На это указывают финансисты в письмах от 16 апреля 2012 года № 03-04-06/6-114, от 13 августа 2012 года № 03-04-06/1-239.

Если работник проводит отпуск за пределами Российской Федерации, то суммы оплаты организацией стоимости проезда работника до ближайших к месту пересечения границы Российской Федерации железнодорожной станции, аэропорта, морского (речного) порта, автостанции освобождаются от обложения налогом на доходы физических лиц, что следует из письма Минфина России от 3 ноября 2010 года № 03-04-06/6-263. Если имеется справка от организации-перевозчика о стоимости проезда по территории Российской Федерации, то НДФЛ не исчисляется с суммы, указанной в данной справке. Об этом сказано в письме Минфина России от 18 октября 2010 года № 03-03-06/1/651.

В аналогичном порядке не облагается НДФЛ стоимость проезда к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих и проживающих в районах Севера, не отнесенных к районам Крайнего Севера и приравненных к ним местностям, но в которых начисляются районный коэффициент и процентная надбавка к заработной плате. На это указывает письмо ФНС России от 24 апреля 2008 года № 04-1-01/1992 и подтверждает арбитражная практика, в частности, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 13 октября 2010 года по делу № А27-1361/2010, ФАС Восточно-Сибирского округа от 31 мая 2007 года по делу № А33-8205/06-Ф02-2802/07.

В заключение отметим, что если “северная” организация оплачивает проезд работающим членам семьи работника, то такая оплата подлежит налогообложению НДФЛ, на это финансовые органы указывают в своем письме от 18 ноября 2009 года № 03-04-06-01/300.

Администрация муниципального образования «Канинский сельсовет» Ненецкого автономного округа

О порядке компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц

 

 

 

С изменениями от 29.12.2010 Постановление № 48

АДМИНИСТРАЦИЯ МО «КАНИНСКИЙ СЕЛЬСОВЕТ» НАО

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 06 апреля 2009 г. № 6

О ПОРЯДКЕ КОМПЕНСАЦИИ РАСХОДОВ НА ОПЛАТУ СТОИМОСТИ ПРОЕЗДА И ПРОВОЗА

БАГАЖА К МЕСТУ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ОТПУСКА И ОБРАТНО ДЛЯ ЛИЦ, РАБОТАЮЩИХ В ОРГАНИЗАЦИЯХ, ФИНАНСИРУЕМЫХ ИЗ МЕСТНОГО БЮДЖЕТА

В соответствии со статьей 325 Трудового кодекса Российской Федерации, статьи 13 закона Ненецкого автономного округа от 24 октября 2007 года N 140-ОЗ “О муниципальной службе в Ненецкого автономного округе”, статьей 2 Решения Совета депутатов «Об утверждении положения «О социальных гарантиях главы МО «Канинский сельсовет» НАО», председателя Совета депутатов МО «Канинский сельсовет» Ненецкого автономного округа от 5 декабря 2008 года N 51, п. 6 Решения Совета депутатов «Об утверждении положения «О гарантиях и компенсациях лицам, работающим в организациях, финансируемых за счет средств бюджета МО «Канинский сельсовет» НАО» от 28.02.2006 года № 3/1 Администрация МО «Канинский сельсовет» НАО постановляет:

1. Утвердить прилагаемый порядок о компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно.

2. Настоящее постановление вступает в силу с момента его официального опубликования.

Глава Администрации

МО «Канинский сельсовет» НАО

Б.Н.Коткин

Утверждено

постановлением Администрации

МО «Канинский сельсовет» НАО

от 06.04.2009 N 6

ПОЛОЖЕНИЕ

О КОМПЕНСАЦИИ РАСХОДОВ НА ОПЛАТУ СТОИМОСТИ ПРОЕЗДА И ПРОВОЗА

БАГАЖА К МЕСТУ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ОТПУСКА И ОБРАТНО

1. Настоящее Положение устанавливает размер, условия и порядок компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно работникам организаций, финансируемых из местного бюджета, а так же проезда и провоза багажа к месту отдыха и обратно неработающих членов их семей (далее – компенсация расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа).

2. Работникам и членам их семей один раз в два года производится компенсация за счет бюджетных ассигнований местного бюджета расходов на оплату стоимости проезда к месту использования отпуска, а также провоза багажа весом до 30 килограммов (далее – компенсация расходов).

3. К членам семьи работника относятся совместно проживающие неработающие муж (жена), за исключением пенсионеров, несовершеннолетние дети, дети, находящиеся под опекой (попечительством), в приемной семье, а также дети старше 18 лет, получающие начальное, среднее и высшее профессиональное образование по очной форме обучения в образовательных учреждениях, находящихся на территории Ненецкого автономного округа, до достижения ими возраста 23 лет.

4. Право на компенсацию расходов наступает после начала двухлетнего периода и действует до наступления права на компенсацию расходов в следующем двухлетнем периоде. Работникам, имеющим право на компенсацию расходов в наступившем периоде, компенсация расходов за предыдущий период не производится.

Начало двухлетних периодов, дающих право на компенсацию расходов работнику, определяется датой начала его работы в организации.

Право на оплату стоимости проезда и провоза багажа у членов семьи работника возникает одновременно с возникновением такого права у работника и прекращается после использовании льготной дороги работника.

5. Расходы, подлежащие компенсации, включают в себя:

1) оплату стоимости проезда к месту использования отпуска работника и членов его семьи и обратно к месту постоянного жительства – в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, предоставление в поездах постельных принадлежностей), но не выше стоимости проезда:

железнодорожным транспортом – в купейном вагоне поезда;

водным транспортом – в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;

воздушным транспортом – в салоне экономического класса;

автомобильным транспортом – в автомобильном транспорте общего пользования (кроме такси), при его отсутствии – в автобусах с мягкими откидными сиденьями;

2) оплату стоимости провоза багажа весом до 30 килограммов на работника и до 30 килограммов на каждого члена семьи независимо от количества багажа, разрешенного для бесплатного провоза по билету на тот вид транспорта, однократно, которым следует работник и члены его семьи, в размере документально подтвержденных расходов.

6. Если стоимость проездных документов (с учетом взимаемых при продаже проездных документов обязательных платежей) указана в иностранной валюте, то компенсация расходов производится исходя из курса валюты, установленного Центральным банком Российской Федерации на день приобретения указанных документов.

7. При отсутствии в проездном документе (билете) стоимости перелета, когда стоимость проездного документа включена в стоимость туристической путевки, стоимость перелета компенсируется на основании справки туроператора (турагента), продавшего путевку, о стоимости перелета в общей стоимости туристической путевки.

8. В случае, если представленные работником документы подтверждают произведенные расходы на проезд по более высокой категории проезда, чем установлено пунктом 5 настоящего Порядка, компенсация расходов производится на основании справки о стоимости проезда в соответствии с установленной категорией проезда, выданной работнику (членам его семьи) соответствующей транспортной организацией, осуществляющей перевозку, или ее уполномоченным агентом (далее – транспортная организация), на дату приобретения билета. Расходы на получение указанной справки компенсации не подлежат.

9. При отсутствии проездных документов компенсация расходов производится при документальном подтверждении пребывания работника и членов его семьи в месте использования отпуска (при наличии документов, подтверждающих пребывание в гостинице, санатории, доме отдыха, пансионате, кемпинге, на туристической базе, а также в ином подобном учреждении или удостоверяющих регистрацию по месту пребывания) на основании справки транспортной организации о стоимости проезда по кратчайшему маршруту следования к месту использования отпуска и обратно в размере минимальной стоимости проезда:

1) при наличии железнодорожного сообщения – по тарифу плацкартного вагона пассажирского поезда;

2) при наличии только воздушного сообщения – по тарифу на перевозку воздушным транспортом в салоне экономического класса;

3) при наличии только морского или речного сообщения – по тарифу каюты X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, каюты III категории речного судна всех линий сообщения;

4) при наличии только автомобильного сообщения – по тарифу автобуса общего типа.

10. В случае если работник и члены его семьи проводят отпуск в нескольких местах, то компенсируется стоимость проезда только к одному из этих мест (по выбору работника), а также стоимость обратного проезда от того же места к месту постоянного жительства по фактическим расходам (при условии проезда по кратчайшему маршруту следования) или на основании справки о стоимости проезда в соответствии с установленными пунктом 5 настоящего Положения категориями проезда, выданной транспортной организацией, но не более фактически произведенных расходов.

В связи с тем, что Нарьян-Мар является столицей Ненецкого автономного округа, работник и члены его семьи имеют право проезда через Нарьян-Мар (туда и обратно).

11. При предоставлении льготного проезда право провоза несовершеннолетних детей возникает у одного из родителей.

12. Компенсация расходов при проезде работника и членов его семьи к месту использования отпуска и обратно личным транспортом производится при документальном подтверждении пребывания работника и членов его семьи в месте использования отпуска в размере фактически произведенных расходов на оплату стоимости израсходованного топлива, подтвержденных чеками автозаправочных станций, но не выше стоимости проезда, рассчитанной на основе норм расхода топлива, установленных для соответствующего транспортного средства, и исходя из кратчайшего маршрута следования. При компенсации расходов по проезду в отпуск и обратно на личном транспорте возмещается стоимость проезда на водном транспорте работника и членов его семьи в размере, установленном пунктом 5 настоящего Положения, и стоимость провоза личного автомобиля на водном транспортном средстве до ближайшей сухопутно-транспортной сети.

Компенсация расходов производится и в том случае, если для проезда был использован личный транспорт, принадлежащий одному из членов семьи работника.

13. Письменное заявление о компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно представляется работником не позднее чем за 2 недели до начала отпуска. В заявлении указываются:

1) фамилия, имя, отчество членов семьи работника, имеющих право на компенсацию расходов, с приложением копий документов, подтверждающих степень родства (свидетельства о заключении брака, о рождении), справки образовательного учреждения, находящегося на территории Ненецкого автономного округа об обучении детей старше 18 лет, справка о составе семьи, копия трудовой книжки неработающего члена семьи;

2) даты рождения несовершеннолетних детей работника, а также детей старше 18 лет, получающих начальное, среднее и высшее профессиональное образование по очной форме обучения в образовательных учреждениях, находящихся на территории Ненецкого автономного округа, до достижения ими возраста 23 лет;

3) место использования отпуска работника и членов его семьи;

4) виды транспортных средств, которыми предполагается воспользоваться;

5) маршрут следования;

6) примерная стоимость проезда.

14. Компенсация расходов производится исходя из примерной стоимости проезда на основании представленного работником заявления не позднее чем за 3 рабочих дня до отъезда работника в отпуск.

Для окончательного расчета работник обязан в течение 3 рабочих дней с даты выхода на работу из отпуска представить отчет о произведенных расходах с приложением проездных и перевозочных документов (билетов, багажных квитанций, паспорта транспортного средства, свидетельства о постановке на учет, других документов, подтверждающих право собственности на автомобиль и право на управление им (доверенность), чеков автозаправочных станций, расчета расхода бензина, произведенного на основе норм расхода топлива, установленных для соответствующего транспортного средства, и исходя из кратчайшего маршрута следования, иных документов), подтверждающих расходы работника организации и членов его семьи. В случаях, предусмотренных настоящим Положением, работником представляется справка о стоимости проезда, выданная транспортной организацией или туроператором (турагентом), продавшим туристическую путевку (с приложением копии путевки).

Работник обязан полностью вернуть средства, выплаченные ему в качестве предварительной компенсации расходов, в случае, если он не воспользовался ими в целях проезда к месту использования отпуска и обратно.

15. Компенсация расходов работнику предоставляется только по основному месту работы.

Дата создания: 10-06-2018
Дата последнего изменения: 22-06-2020

Правила оплаты проезда к месту отдыха и обратно для северян-пенсионеров изменились

В 2021 году в России вступили в силу несколько законодательных актов, изменивших условия компенсации оплаты проезда северных пенсионеров к месту отдыха и обратно. Это касается, в частности, поездок на поезде, сроков предоставления компенсации и отдыха за границей.

О стоимости поездки на поезде проинформирует РЖД

С 8 января 2021 года вступило в силу постановление российского правительства, позволившее Пенсионному фонду запрашивать в РЖД информацию о стоимости проезда в железнодорожном транспорте.

В соответствии с указанным постановлением ПФР и РЖД совместно дорабатывают программные комплексы. Завершить эту работу планируют в ближайшее время. После этого пенсионерам не придется дополнительно представлять в ПФР справку о стоимости проезда на поезде.

Проезд оплатят только до границы

С 1 января 2021 внесены изменения в статью 34 Закона РФ от 19.02.1993 №4520-1 «О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях», предусматривающие возможность осуществления компенсации расходов на оплату стоимости проезда пенсионеров к месту отдыха, находящемуся за пределами территории Российской Федерации, и обратно в пределах территории Российской Федерации.

При следовании к месту отдыха за пределы территории России компенсируется оплата проезда до ближайших к месту пересечения российской госграницы железнодорожной станции, аэропорта, морского (речного) порта, автовокзала, автостанции.

Для компенсации представляется копия заграничного паспорта с отметкой пограничного органа федеральной службы безопасности о месте пересечения госграницы РФ (если такая отметка предусмотрена законодательством).

Компенсация проезда воздушным транспортом международного сообщения производится при представлении пенсионером документа транспортной организации, осуществлявшей перевозку, о стоимости проезда в пределах территории РФ, включенной в стоимость билета.

Сроки предоставления компенсации северянам-пенсионерам изменили

Для поддержки населения в период пандемии российским правительством принято решение о пересмотре сроков предоставления северянам-пенсионерам компенсации стоимости проезда к месту отдыха и обратно.

Согласно постановлению правительства РФ от 7 октября 2020 года №1611 неработающие пенсионеры, проживающие в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, получившие компенсацию в 2018 году и не использовавшие право оплаты проезда к месту отдыха и обратно в 2020 году, смогут обратиться с заявлением о предоставлении компенсации два года подряд — в 2021 году и в 2022 году. После 2022 года двухгодичный период будет рассчитываться без учета двойного обращения.

Напомним, что обратиться за компенсацией проезда могут неработающие граждане, получающие страховую пенсию по старости или по инвалидности и проживающие в районах Крайнего Севера или приравненных к ним местностях. Компенсация предоставляется до поездки в виде специальных талонов, в обмен на которые в кассе можно получить билеты, либо после поездки путем перечисления пенсионеру стоимости проезда по билетам. Обратиться за компенсацией можно один раз в два года, при этом двухгодичный период исчисляется с 1 января года, в котором пенсионеру осуществлена компенсация, до 31 декабря следующего года.

Например, если пенсионер подал заявление о компенсации 1 ноября 2020 года и получил деньги за проезд 20 ноября 2020 года, то двухгодичный период будет рассчитан с 1 января 2020 года по 31 декабря 2021 года, право на подачу следующего заявления возникнет с 1 января 2022 года.

В случае, если у пенсионера было право на компенсацию проезда в 2020 году, но он им не воспользовался, согласно новому постановлению Правительства России при подаче и удовлетворении заявления в 2021 году двухгодичный период будет рассчитан с 1 января 2020 года по 31 декабря 2021 года, и право на подачу следующего заявления возникнет также с 1 января 2022 года.

По информации управления ПФР в Мончегорске
Мурманской области (межрайонное)

Post Views: 925

 

Фото Евгения ВАРФОЛОМЕЕВА из архива Kn51

Как избежать сборов за карманные кражи во время отпуска за границей

Когда вы путешествуете за границей, последнее, о чем вы хотите беспокоиться, это деньги, поэтому первое, что вам нужно сделать, это потратить несколько минут на планирование самых разумных и лучших способов оплаты вашего приключения.

Обязательно изучите конкретное место, куда вы направляетесь. Советы, которые могут быть применимы в Канаде, Европе и Мексике, могут не работать в более экзотических или отдаленных странах.

Вот четыре стратегии оплаты, которые лучше всего использовать во время международных поездок:

1) Платите кредитной картой без комиссии за иностранную транзакцию

Многие карты добавляют дополнительную комиссию за каждую транзакцию, которую вы совершаете в иностранной валюте.Как правило, самые высокие комиссии за иностранные транзакции составляют около 3 процентов. Это может быстро сложиться, если вы взимаете плату за питание, проживание и другие расходы во время международных поездок. Эту комиссию легко избежать, если в вашем кошельке будет хотя бы одна кредитная карта без комиссии за иностранные транзакции.

Чуть более половины (52 из 100) кредитных карт, участвовавших в обзоре комиссий по кредитным картам CreditCards.com за 2018 год, имели комиссию за транзакцию за границей. Это число меньше, чем 77 из 100 в опросе 2015 года. Но есть еще много карт, которые имеют эту комиссию.Поэтому стоит с умом выбрать карту, которую вы используете за границей.

Карты Visa и Mastercard принимаются за границей гораздо шире, чем карты Discover и American Express, поэтому, если вы собираетесь брать только одну карту, убедитесь, что ее можно использовать в большинстве мест.

Для тех, кто не хочет ежегодную комиссию или комиссию за международную транзакцию, можно воспользоваться кредитной картой Capital One VentureOne Rewards, кредитной картой Bank of America Travel Rewards и кредитной картой HSBC Cash Rewards Mastercard.

Некоторые кредитные карты, не взимающие комиссию за международную транзакцию, также не взимают годовую комиссию.Но иногда карты с годовой оплатой могут иметь больше привилегий или потенциального дохода, когда речь идет о кэшбэке, милях или баллах. Поэтому выберите карту, которая лучше всего соответствует вашим расходам и льготам или преимуществам, которые вы хотите получить от кредитной карты.

Имейте в виду, что, например, в Европе многие продавцы требуют транзакций с чипом и PIN-кодом. Некоторые транзакции, например, на автоматических станциях оплаты проезда, могут быть отклонены, если на вашей карте нет PIN-кода.

2) Оплата в иностранной валюте

Иметь при себе большие суммы наличных денег далеко не идеально, а совершение большого количества мелких транзакций для получения наличных может обойтись дорого.

Во-первых, узнайте, можете ли вы найти банк в США, который не взимает с вас комиссию или возместит вам комиссию за использование банкомата за границей.

«Я рекомендую проверить, является ли ваш банк членом Глобального альянса банкоматов, который может помочь устранить или снизить комиссии, а затем просто снимать наличные в местной валюте», — говорит Мелани Либерман, редактор путешествий в The Points. Парень.

Например, Bank of America является частью Global ATM Alliance вместе с девятью другими банками в разных странах.Например, если вы едете в Италию, вы можете зайти на веб-сайт BNL D’Italia, чтобы найти банкомат. Как клиент Bank of America, посещение одного из этих банкоматов поможет вам избежать платы за использование банкомата, не принадлежащего Bank of America, которая составляет 5 долларов США, а также комиссии, взимаемой банкоматом.

Пока ваш банкомат или дебетовая карта работают за границей, этот метод может быть способом потенциально получить более конкурентоспособный обменный курс, чем в обменном пункте США.

«Лично я бы не стал брать с собой иностранную валюту, если бы у меня не осталось остатка от предыдущей поездки», — Джулиан Хил, старший аналитик The Points Guy.«У меня никогда не было проблем с получением местной валюты в банкомате, даже в Китае, поэтому я экономил на комиссии за обмен. Однако, если кому-то это не так удобно, как мне, они, безусловно, могут взять с собой немного местной валюты — они просто будут доплачивать за привилегию».

Рекомендуется сообщить в свой банк, что вы можете использовать свою дебетовую, банкоматную или кредитную карту на международном уровне. Некоторые банки рекомендуют вам связаться с ними перед поездкой, в то время как другие говорят, что в этом нет необходимости. Но, как правило, лучше потратить несколько минут и сообщить об этом своему банку, чтобы избежать проблем вдали от дома.

«Я бы порекомендовал путешественникам изучить свои варианты по прибытии, уведомить свой банк перед отъездом и убедиться, что в аэропорту есть банкоматы или что вы заранее организовали транспорт», — говорит Либерман. Банковские отделения в США, пункт AAA, пункт обмена местной валюты или аэропорт являются потенциальными вариантами получения иностранной валюты в США. платить за это удобство комиссионными сборами и потенциально невыгодным обменным курсом.

Если вы используете свою кредитную карту для снятия наличных в банкомате, вы можете столкнуться со следующими комиссиями:

  •  Годовая процентная ставка выдачи наличных (APR), которая в среднем составляет около 23,13% годовых согласно индексу кредитных карт Bankrate.
  •   Комиссия за выдачу наличных обычно составляет 10 долларов США или 3–5% в зависимости от того, какая сумма больше.
  •   Комиссия за транзакцию за границей, обычно около 3 % от суммы транзакции.
  •   Плата за использование банкомата вне сети, вероятно, взимается поставщиком банкомата.

3) Дебетуйте свой счет в иностранной валюте

При использовании международных банкоматов вам лучше снимать иностранную валюту и не выбирать вариант списания валюты с вашего банковского счета в долларах США, говорит Хил.

«Это называется динамической конвертацией валюты (DCC), и это способ для владельцев банкоматов навязывать ничего не подозревающим потребителям ужасный курс конвертации валюты», — говорит Хил. «Вы получите гораздо более выгодный курс, выбрав дебетование своего счета в иностранной валюте и разрешив вместо этого конвертацию в ваш домашний банк.”

Как правило, вас спросят, хотите ли вы конвертировать вывод средств в доллары США после ввода PIN-кода и запроса суммы, которую вы хотите снять. Но некоторые машины могут запрашивать более одного раза. Поэтому каждый раз, когда вас спрашивают, выбирайте местную валюту, — говорит Хил.

То же самое относится и к случаям, когда вы совершаете покупку за границей.

«Если продавец когда-нибудь предложит вам конвертацию, скажите «нет», — говорит Тед Россман, отраслевой аналитик Bankrate.com. «Потому что их условия не будут такими хорошими в подавляющем, подавляющем большинстве случаев.«

Если у вас есть лишняя иностранная валюта в конце поездки, возможно, имеет смысл использовать ее для частичной оплаты уже понесенных расходов, таких как проживание в отеле», — говорит Конни Л. Миллер, вице-президент по развитию бизнеса. в вашем туристическом центре / Montecito Village Travel в Санта-Барбаре, Калифорния.

«Или другие покупки в последний день за наличные», — говорит Миллер, который является членом Американского общества консультантов по путешествиям (ASTA). «Мне всегда грустно видеть, как люди лихорадочно покупают безделушки в аэропорту только для того, чтобы потратить свои иностранные доллары.”

4) Используйте доллары США там, где это возможно

В зависимости от того, куда вы путешествуете, вы можете вообще отказаться от иностранной валюты. Некоторые туристические достопримечательности могут принимать доллары США.

«Это то, что я делаю каждый раз, когда путешествую», — говорит Кхил. «Я никогда не беру с собой ничего, кроме своих кредитных карт, дебетовой карты и нескольких долларов на случай чрезвычайной ситуации наличными в США, которые я почти никогда не использую».

Если вы решили взять с собой доллары США, подумайте о том, чтобы взять с собой свежие, новые банкноты, а также различные купюры.Этот диапазон даст вам возможность давать чаевые или оплачивать более крупные покупки, если это необходимо.

Ниже приведены некоторые места, где вы можете использовать доллары США во время путешествий, по словам Джони Ву, консультанта по роскошным путешествиям и независимого контракта с LUXE Travel, который является членом ASTA.

  • Белиз
  • Камбоджа
  • Многие Карибские острова
  • Коста-Рика
  • Эквадор
  • Мьянма
  •  Никарагуа
  •  Панама
  •  Вьетнам
  • Зимбабве
  • Многие туристические зоны в Мексике
  • У. Южные территории, включая Пуэрто-Рико

Все, что вам нужно знать о стороннем финансировании и планах отсрочки для путешествий

К счастью, в наши дни нехватка наличных средств не должна вызывать неизлечимую ситуацию FOMO благодаря целому ряду новых компаний, которые за последние несколько лет начал предлагать стороннее финансирование путешествий, в том числе Uplift, Affirm и FOMO Travel. По сути, думайте об этом как о своего рода плане отсрочки: вы покупаете поездку сегодня, а затем платите за нее в течение установленного периода времени в рассрочку (хотя и с процентами и / или применимыми сборами).Вот 101 информация о стороннем финансировании путешествий, чтобы помочь разобраться во всех тонкостях этой растущей отрасли и выяснить, подходит ли она вам.

В чем преимущество финансирования поездки за счет стороннего финансирования?


Суть этой идеи проста: сделать путешествия более доступными и доступными. Предоставляя потребителям возможность разделить стоимость покупки на несколько месяцев или год, финансирование предлагает путешественникам способ с комфортом позволить себе поездку, которая в противном случае могла бы быть вне непосредственной финансовой досягаемости.

«Люди могут воспользоваться отпуском, чтобы увидеться с семьей или провести семейный отпуск, когда наступит подходящее время, даже если они не накопили заранее. Некоторые из наших клиентов едут в последнюю минуту, чтобы навестить больного родственника или принять участие в важном событии, например, на свадьбе», — говорит Роб Содерберри, президент компании Uplift, лидера отрасли, которая рассчитывает получить финансирование в размере 1 миллиарда долларов в этом году. «Ежемесячная оплата позволяет потребителям путешествий наших партнеров зафиксировать поездки до повышения затрат и позволяет им позволить себе более выгодные варианты путешествий для тех впечатлений, которые бывают раз в жизни», — добавляет он.

По сравнению с бронированием поездки с помощью кредитной карты процентные ставки по этим пакетам финансирования иногда более конкурентоспособны; на самом деле, FOMO Travel вообще не взимает проценты (вместо этого он полагается на фиксированную плату), а Affirm иногда предлагает нулевые процентные ставки. И поскольку у вас есть фиксированный период времени для его погашения, долг не будет оставаться на неопределенный срок, как это может случиться с покупками по кредитной карте.

Могу ли я путешествовать куда угодно и с любой авиакомпанией, отелем или круизом, который я выберу?


Сторонние финансовые компании работают с различными поставщиками туристических услуг, с которыми они иногда заключали эксклюзивные соглашения.К туристическим партнерам Uplift, например, относятся такие компании, как Southwest Vacations, United Vacations и Norwegian Cruise Line, а Affirm сотрудничает с Expedia, CheapAir.com и Suiteness и другими; в этих случаях финансирование может быть обеспечено через веб-сайт туристического партнера.

Тем не менее, заявители, заинтересованные в индивидуальной адаптации своих планов отпуска с помощью независимых соглашений, также могут подать заявку на финансирование непосредственно через собственный веб-сайт поставщика кредита (за исключением FOMO Travel, который бронирует поездки исключительно через своих партнеров по контракту). После одобрения зачисленная сумма кредита может быть использована для оплаты путешествия любой авиакомпанией, круизной линией или отелем, которые пожелает получатель.

Как подать заявку на кредит?


Процедуры каждой финансовой компании различаются. Процесс подачи заявок Uplift автоматизирован и интегрирован на веб-сайтах своих туристических партнеров (или на своем собственном веб-сайте), где они собирают информацию о заявителе для рассмотрения и принятия решения в режиме реального времени для утверждения финансирования. Affirm также собирает данные заявителей в Интернете, чтобы принять почти мгновенное решение об андеррайтинге.В случае одобрения покупатель может затем выбрать предпочтительный срок погашения, который обычно должен быть осуществлен в течение трех, шести или 12 месяцев (у некоторых продавцов доступны более длительные сроки).

В FOMO Travel, который больше похож на рассрочку в магазине, чем на традиционный банковский кредит, поскольку он не взимает проценты, нет проверок кредитоспособности, и все, кто подает заявку, получают одобрение. Генеральный директор и основатель Эндрю Кацвинкель объясняет: «При активации плана платежей нет никаких проблем или периода ожидания.

Какие факторы помогают определить, кто соответствует требованиям?


Многие провайдеры, такие как Uplift, используют данные кредитной истории, чтобы убедиться, что заемщик имеет возможность погасить кредит. Однако важно отметить, что «проверка вашей ставки не влияет на ваш кредитный рейтинг — нет жесткой кредитной тяги, если вы не примете предложение», — говорит Содерберри.

«Мы хотим убедиться, что одобряем кого-то только за то, что, по нашему мнению, они могут себе позволить с комфортом, и, к сожалению, это означает, что иногда нам приходится говорить кому-то «нет», если это не так», — добавляет Растом Берди, руководитель группы. сектор в Affirm, который также использует данные кредитной истории для определения кредита.

Однако для FOMO Travel единственным важным фактором квалификации является соглашение о полной оплате отпуска не менее чем за 30 дней до отъезда. «Если пакет не оплачен полностью, мы не выдаем проездные документы, и клиент не может путешествовать», — говорит Кацвинкель. Тем не менее, FOMO позволяет клиентам вносить бесплатные изменения в даты поездки, если они не смогут вовремя произвести окончательный платеж.

Какие процентные ставки и условия оплаты существуют для этих кредитов?


В зависимости от типа поездки программа Uplift продлевает финансирование с 200 до 15 000 долларов США со сроками погашения в течение трех, шести или 11 месяцев (которые могут быть погашены в течение месяцев как до, так и после поездки), а ставки варьируются с 9 процентов до 35.99 процентов. Все сборы и расходы по кредиту включены в раскрытие годовой процентной ставки (APR) и в заявленную процентную ставку; Uplift не взимает комиссию за просрочку или предоплату.

Процентные ставки Affirm варьируются от нуля до 30 процентов, и получатели могут выбрать срок погашения в три, шесть или 12 месяцев; с Affirm поездка также может быть завершена до полного погашения. «У нас нет скрытых комиссий или комиссий за просрочку платежа, что сильно отличается от того, что предлагают другие кредиторы, которые обычно включают комиссию за выдачу и/или просрочку платежа», — говорит Берди.

Модель

FOMO отличается: она взимает комиссию за транзакцию в размере 2,5% от общей стоимости пакета для обработки и управления платежами за отсрочку, которые необходимо оплатить за 30 дней до забронированной поездки. «Мы не взимаем плату за бронирование и не взимаем проценты с клиента», — отмечает Кацвинкель. Однако, если клиент отменяет поездку в течение 12 недель после поездки, клиенту будет возвращена сумма, но за вычетом первоначального депозита.

Звучит как хорошая идея, но что мне нужно помнить?


«Как и в случае с любым кредитом, убедитесь, что вы можете взять дополнительный долг.Уточните процентные ставки, поскольку они могут достигать 36 процентов; в то время как это может показаться не таким уж большим для небольшого кредита, если ваша поездка стоит тысячи долларов, это складывается», — говорит Лорен Сондерс, заместитель директора Национального центра защиты прав потребителей.

Никогда не стоит влезать в долги под высокие проценты за несущественные поездки, предупреждает Сара Ратнер, эксперт по путешествиям NerdWallet . Вместо этого она советует вам изучить возможность получения кредитных карт, которые предлагают длинные периоды с нулевым процентом в начале годовых, но только в том случае, если вы сможете полностью оплатить поездку до окончания периода с нулевой процентной ставкой.

Наконец, Лесли Тейн, юрист по урегулированию долгов в нью-йоркской юридической группе Тэйн, советует вообще отказаться от финансирования, включив отпускные сбережения в свой ежемесячный бюджет. Затем найдите лучшие предложения другими способами. «Путешествуйте в менее популярное время, отправляйтесь в неизведанные места, находите скидки в организациях, занимающихся репутацией, и используйте баллы по бонусным картам и мили; зачислите поездку на свою бонусную карту, но погасите ее как можно скорее».

Несомненно, увеличение объемов стороннего финансирования путешествий позволит гораздо большему количеству людей предаться авантюрному духу. Но, как и со всеми финансовыми продуктами, знайте, с чем вы сталкиваетесь в первую очередь, чтобы быть уверенным, что это правильное решение для вас.

Варианты оплаты исследования путешествия

Стоимость программы

Стоимость всех программ может увеличиваться или уменьшаться в зависимости от стоимости авиабилетов и проживания и питания. Невозвратный депозит в размере 500 долларов США должен быть оплачен в течение 10 дней после принятия программы, чтобы зарезервировать место.Оставшаяся сумма будет переведена на ваш счет my CSMD и будет оплачена в соответствии с приведенным ниже графиком платежей.

Размещать средства на счете во время:

Весеннее путешествие

Летнее путешествие

Осень

Осенние и весенние платежи

Осенние, весенние и летние платежи

Пружина

Весенние платежи

Весенние и летние платежи

Лето

Н/Д

Летние платежи

Платежи размещаются на студенческих счетах CSM. Это дает студентам следующие преимущества:

  • Оплата онлайн или в кампусе наличными, чеком или кредитной картой
  • Варианты использования стипендий
  • Использование излишков финансовой помощи без ожидания выплат. Средства будут зачислены непосредственно на остаток на счете
  • .
  • Использование плана оплаты обучения CSM , позволяющего производить платежи в течение семестра

 

Доступна стипендия для обучения путешествиям

Стипендиальный фонд по изучению путешествий предоставит финансовую помощь для покрытия расходов на обучение, связанных с любым курсом обучения путешествиям, предлагаемым Колледжем Южного Мэриленда.Кандидат должен продемонстрировать финансовую потребность, иметь минимальный средний балл 3.0 и быть зачисленным как минимум на 9 кредитов в течение семестра или непосредственно перед курсом обучения путешествиям, для которого предназначена награда. Кандидаты должны предоставить хотя бы одно рекомендательное письмо от бывшего или нынешнего инструктора CSM или учителя средней школы.

Заявитель должен подготовить и представить последующий отчет или мультимедийную презентацию (например, видео или слайд-шоу в PowerPoint) после завершения исследования путешествия, объясняя, как эта стипендия и опыт обучения путешествия помогли получателю достичь его или ее образовательные цели.Этот отчет должен быть основан на опыте студента.

Подать заявку

Предоставляет Департаменту или сотруднику от имени Департамента право принимать оплату из нефедерального источника на проезд, проживание и связанные с этим расходы в связи с посещением собраний и выполнением аналогичных функций, связанных с исполнением служебных обязанностей сотрудника. Имплементационные правила предусматривают принятие: 1) командировочных расходов на сопровождающего супруга; 2) оплата проезда сверх установленного лимита, т.е.е., жилье плюс, суточные; 3) размещение в общественном транспорте премиум-класса; 4) принятие платежа из конфликтующего нефедерального источника только при рассмотрении всего объема программы IC и только после тщательного изучения многочисленных критериев, регулирующих такое принятие; 5) прием оплаты командировочных расходов после начала путешествия. Этот законный орган  запрещает  сотрудникам и/или сопровождающим их супругам напрямую принимать платежи наличными/чеками или аналогичными инструментами, подлежащими выплате любому путешественнику из нефедерального источника.

  1. Прием оплаты сопровождающего супруга. В соответствии с FTR 304-3.14 оплата за сопровождающего супруга может приниматься при очень ограниченных условиях. Супруг(а) должен путешествовать в соответствии с официальным разрешением на поездку (распоряжением), в котором четко указывается разрешение на поездку работника и цель поездки. Кроме того, в разрешении на поездку супруга должны быть тщательно задокументированы следующие условия:

а) супруг(а) будет поддерживать миссию агентства или существенно помогать сотруднику в выполнении его/ее служебных обязанностей;

b) Супруг(а) будет участвовать в основных программах, связанных с программами или операциями агентства; или

c) Супруг (супруга) будет присутствовать на церемонии, на которой сотрудник получит награду или почетную степень.

  1. Принятие оплаты сверх максимальных ставок суточных, т. е. проживание плюс . В соответствии с FTR 304-3.11, оплата сверх ставок проживания плюс суточные может быть разрешена только  когда, 1) нефедеральный источник оплачивает полную сумму расходов; 2) превышение суточных, например, фактические расходы или иная предоставленная выгода, сравнимы по стоимости со стоимостью, предлагаемой или приобретаемой другими лицами, находящимися в аналогичном положении, присутствующими на собрании или аналогичном мероприятии; и 3) разрешение на получение оплаты из нефедерального источника было получено до поездки.Письмо-приглашение в агентство от нефедерального источника должно содержать формулировку на этот счет, когда организация предлагает оплатить расходы сверх ставки проживания плюс суточные.
  2. Прием оплаты за размещение в общественном транспорте премиум-класса (см. FTR 304-5.5 и 5.6).

а) Первым классом: Нет полномочий для принятия спонсора путешествия первым классом. Этот запрет распространяется на обстоятельства, когда спонсор бронирует весь рейс для путешествия премиум-классом, в результате чего на одном этапе путешествия пассажир получает первый класс, поскольку на этом рейсе предлагаются только два класса обслуживания.Этот сценарий обычно включает внутренний этап, доставляющий путешественника в город-вороту, прежде чем продолжить международное путешествие бизнес-классом. Несмотря на то, что для спонсора дешевле забронировать весь рейс в качестве путешествия премиум-класса, чем бронировать каждый этап по отдельности, спонсор должен забронировать рейс в соответствии с Федеральными правилами путешествий. Нет никакого уважения к бремени расходов или наложению, которое это накладывает на спонсора, поскольку ему приходится бронировать этапы поездки отдельно, а не как единое целое.Кроме того, глава Агентства не наделен полномочиями изменять или отменять ограничение. Это ограничение также не позволяет спонсору предоставить билет первого класса до пункта отправления на рейс, имеющий только два класса обслуживания, для путешественника, имеющего утвержденное Приложение 7, разрешающее полеты премиум-классом по медицинским показаниям. Для этих рейсов NIH должен принимать только билеты бизнес-класса в натуральной форме из города ворот до конечного пункта назначения, а NIH предоставляет билет до города ворот.Наконец, спонсор, предоставивший в натуральной форме внутренний билет первого класса, не может быть принят на рейс, имеющий только два класса обслуживания, автобусный и первый класс, даже для пассажира, имеющего утвержденное Приложение 7. Таким образом, стоимость этой поездки становится ответственность НИЗ.

b) Премиум-класс, отличный от первого класса общего перевозчика, например, бизнес-класс:

1) Транспортировка соответствует хотя бы одному из условий, указанных в FTR 301-10.123 (авиалинии), 301-10.162 (поезд) или 301-10.183 (корабль). Подробное обсуждение этих состояний можно найти в Руководстве NIH, глава 1500-13-01(D)(2);

2) В дополнение к вышеизложенному, также должны быть соблюдены следующие два условия FTR в отношении денежного спонсорства для бизнес-класса (см. FTR 304-5.5 и раздел 7. 5.1.8 Справочника по путешествиям HHS: Размещение обычных перевозчиков, кроме автобусного класса — бизнес-класса). Класс):

  1. Нефедеральный источник производит полную оплату до поездки; и
  2. Стоимость предоставленных помещений сопоставима с теми, что предлагаются или приобретаются другими лицами, находящимися в аналогичном положении, присутствующими на собрании.

Вышеуказанные два условия должны быть четко указаны в пригласительном письме спонсора. Если это не так, их необходимо подтвердить и задокументировать посредством переписки по электронной почте со спонсором.

Обратите внимание, что для принятия наличными от спонсора требуется предварительное одобрение старшего должностного лица отдела командировок NIH с использованием формы NIH 2926-1.

  1. Анализ конфликта интересов (см. FTR 304-5.3) . Соответствующее должностное лицо должно удостоверить, что с учетом обстоятельств разумный человек, знающий все соответствующие факты, не будет сомневаться в добросовестности программ или операций агентства и что поездка осуществляется в интересах Института или Центра, сотрудник был уполномочен присутствовать в официальном качестве от имени IC или NIH, и что поездка будет способствовать продвижению миссии IC или может быть в поддержку миссии NIH. Сопровождающий супруг должен придерживаться того же анализа конфликта интересов, что и работник. Путешественник должен иметь спонсируемую часть поездки, одобренную соответствующим должностным лицом IC на предмет конфликта интересов  до  начала поездки.
  2. Прием оплаты после начала поездки (см. FTR 304-3.13) . Постфактум спонсируемые путевые расходы HHS-348 могут быть авторизованы только при соблюдении следующих условий:

    а) при наличии утвержденного HHS-348 для покрытия некоторых путевых расходов перед отъездом в путешествие; И
    б) дополнительные дорожные расходы, оплаченные или предоставленные в натуральной форме, сопоставимы по стоимости с расходами, предлагаемыми или приобретаемыми участниками собрания, находящимися в аналогичном положении; И
    c) IC не отказалась принять оплату этих конкретных расходов до отъезда.
    ПРИМЕЧАНИЕ:  Дополнительную информацию см. в главе 1-70-30(A)(6) дорожного руководства HHS.

    ПРИМЕЧАНИЕ:  ” Массовые собрания (WAG) “. В соответствии с 5 CFR 2635.204(g), когда сотрудник принимает предложение о “бесплатном посещении” в связи с его/ее присутствием на “массовом собрании”, спонсируемом нефедеральным источником, и при этом отсутствуют транспортные расходы или расходы на проживание. , запрос HHS-348 может не потребоваться. Бесплатное посещение может включать отказ от платы за конференцию или регистрацию, питание, если оно принимается в группе, легкие закуски, развлечения и учебные материалы.Должностное лицо IC по вопросам этики должно рассматривать все такие запросы WAG.

Система PantherExpress | Покупка, оплата и проезд

Система PantherExpress представляет собой облачный инструмент для закупок и предпочтительный механизм приобретения и оплаты большинства товаров и услуг, приобретаемых в университете.

Заказ на покупку PantherExpress является предпочтительным способом приобретения большинства товаров и услуг (за исключением поездок) и обеспечивает наилучшие договорные условия для защиты вашего отдела. Это также помогает упростить бухгалтерский учет и ведение учета закупок и передает данные в университетские системы Oracle, используемые для составления бюджета.

Любые предметы, которые можно приобрести у подрядчика на уровне университета, следует приобретать с использованием метода оплаты, указанного на странице поставщика.

Доступ и обучение

Посетите эту страницу, чтобы узнать больше о получении доступа к системе PantherExpress, а также об учебных ресурсах.

Совершение покупок

Покупатель должен использовать соответствующую высечку, размещенный каталог, стандартную форму или специальную форму для создания заказа на покупку.Соответствующий метод покупки указан для всех контрактных поставщиков на уровне университета на этой странице.

После завершения заказа на покупку, но перед отправкой, покупатель всегда должен проверять информацию, чтобы убедиться в ее точности. Особенно важно, чтобы покупатели проверяли информацию о выполнении и распространении.

После отправки заказа на покупку и прохождения всех необходимых утверждений счета-фактуры могут быть выставлены на оплату заказа на покупку.

Автоматическое закрытие заказов на поставку

Для снижения риска рекомендуется закрывать полностью выставленные счета-фактуры.Система PantherExpress автоматически закрывает все полностью выставленные счета-фактуры через семь дней после выставления полного счета-фактуры.

Заказ на покупку считается полностью оплаченным, если количество и товар(ы) в заказе совпадают с количеством и товаром(ами) в счете. Заказ на покупку может быть закрыт, если общая цена в счете-фактуре меньше общей цены заказа на покупку, но не в том случае, если цена в счете-фактуре превышает цену заказа на покупку. Другие сценарии и дополнительные сведения см. в кратком справочном руководстве.

Выставление счетов

После того как поставщик представил счет-фактуру для заказа на поставку, он становится полностью или частично выставленным, в зависимости от ситуации. После того как счет был применен к заказу на покупку, вы больше не можете вносить изменения в номер счета для этой покупки. Чтобы перераспределить расходы, вам нужно будет подать запись в журнал.

Платежи от PantherExpress

Стандартные условия

Стандартные условия оплаты Университета: 30 нетто.Если вы не работали со Службой закупок и/или Обработкой платежей, Университет будет оплачивать счета на 30-й день после даты выставления счета.

Предпочтительным способом оплаты университета является чек в долларах США. Большинство компаний и частных лиц принимают чеки в долларах США, и в этом нет необходимости.

Электронные платежи и операции в иностранной валюте

При оплате в иностранной валюте требуется банковский перевод. Когда требуется телеграфный чек, университет может удовлетворить этот запрос.Банковская комиссия в размере 35 долларов США за каждую транзакцию будет снята со счета вашего отдела и появится в вашем отчете об уровне.

  • Предпочтительным способом оплаты в долларах США является чек.
  • Если для внутреннего/американского поставщика запрашивается банковский перевод, требуется подтверждение обработки платежей. Решение будет принято операционным супервайзером после отправки запроса через PantherExpress в каждом конкретном случае.
  • Если иностранный поставщик готов принять чек в долларах США, счет-фактура должен быть отправлен в отдел обработки платежей по почте: [email protected] с действительным номером заказа на покупку или через специальную форму в PEX.
  • Если иностранный поставщик требует оплаты банковским переводом, используйте описанный ниже процесс.
Процесс электронных платежей
  • Запрос платежа по безналичному расчету с использованием любой из специальных форм , ЗА ИСКЛЮЧЕНИЕМ: Прочие платежные требования, возмещения и взносы, профессиональное членство, регистрации и подписки . Эти формы НЕ ДОЛЖНЫ использоваться для безналичных платежей.
  • Заказы на покупку должны быть представлены в долларах США. Платежи МОГУТ производиться в иностранной валюте.
    • Если требуется оплата в иностранной валюте, рассчитайте конвертацию валюты, чтобы оценить наличие достаточных средств для бюджета в запрошенной иностранной валюте, а затем отправьте заявку на эту сумму.
    • Платежи также могут быть конвертированы в иностранную валюту с использованием установленной суммы в долларах США.
  • Выберите форму, заполните ее и отправьте.Заказ на покупку должен быть создан и утвержден в системе PantherExpress, прежде чем можно будет произвести платеж.
  • Для всех банковских переводов следуйте этим инструкциям:
    • Прикрепите следующую требуемую документацию (через внутреннюю функцию прикрепления) в системе PantherExpress.
      • Счет-фактура от поставщика ИЛИ утвержденный документ, в котором указывается, почему поставщик получает оплату, и форма валюты, которая будет переведена, а также:
        • Имя поставщика.
        • Банковская информация, включая:
          • Название и адрес банка.
          • код SWIFT/BIC.
          • Номер банковского счета и/или IBAN (IBAN предпочтительнее для большинства зарубежных переводов).
          • ABA/маршрутизирующий номер (предпочтительнее для внутренних электронных переводов).
          • W9, W8-BEN или W8-BENE.
          • Заполненная форма запроса на банковский перевод.
          • **ВНИМАНИЕ** форма банковского перевода предназначена только для внутреннего использования и не может быть заполнена третьими лицами, как указано в верхней части формы.НЕ отправляйте форму поставщику для заполнения. Заполняется отделом с использованием информации, предоставленной поставщиком
          • .
  • **ОЧЕНЬ ВАЖНО** КОММЕНТАРИЙ ПО ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЕ ДОЛЖЕН БЫТЬ ДОБАВЛЕН К ЗАКАЗУ НА ПОКУПКУ В PANTHEREXPRESS ДЛЯ ОБРАБОТКИ ПЛАТЕЖА ДЛЯ ПОЛУЧЕНИЯ ВАШЕГО ЗАПРОСА.
    • Для этого нажмите «Добавить комментарий» и выберите получателя электронной почты, введя «PPC» в поле ИМЯ , а затем нажмите «Выбрать»:
    • В тексте комментария введите: Запрос на банковский перевод
  • Последним шагом является ЗАКРЫТИЕ заказа на поставку, чтобы убедиться, что платежный запрос/счет не генерируется, а чек не вырезается.
    • Найдите заказ на покупку в системе PantherExpress.
    • В раскрывающемся списке доступных действий выберите «Закрыть заказ на покупку», затем нажмите кнопку «Перейти».
    • Система позволит покупателю разместить примечание о том, почему заказ на покупку был закрыт (т. е. потому что это запрос на банковский перевод).
    • Статус документа для заказа на поставку будет отображаться как «Закрыто».
    • Вы получите комментарий от отдела обработки платежей о том, что ваш запрос получен и будет проверен на предмет платежа.

OK для оплаты

Политика университета предусматривает, что департаменты должны одобрять платежи по всем заказам на покупку на сумму более 5000 долларов. Функция «$5000 OK to Pay» в PantherExpress требует, чтобы в каждом отделе был хотя бы один назначенный утверждающий «$5000 OK to Pay». При размещении заказа на сумму более 5000 долларов США назначенный утверждающий(-и) получит(и) электронное письмо, информирующее их о том, что имеется заказ «5000 долларов США, готовый к оплате», ожидающий одобрения платежа. Утверждающий может щелкнуть ссылку в электронном письме, чтобы получить доступ к заказу в PantherExpress, или он также может перейти в область просмотра домашней страницы PantherExpress и найти папку $5,000.01 – *. Когда товар прибудет, лицо, разместившее заказ, должно сообщить об этом назначенному Утверждающему(-им), который может высвободить средства для оплаты в PantherExpress.

Ресурсы

Подтверждение оплаты | Финансовый отдел

По всем вопросам возмещения расходов обращайтесь к бухгалтеру UConn Health Staff.

Для большинства предметов вам потребуется оригинальная печатная квитанция, которая включает подробную информацию о расходах и подтверждение оплаты. Если в квитанции нет подтверждения оплаты, вам потребуется предоставить дополнительную информацию (аннулированный чек или подтверждение списания средств с кредитной карты).

Во всех случаях квитанция должна быть достаточно подробной (сумма, дата, место, вид расхода: кто, что, где, когда, почему). В гостиничном счете должны быть указаны действительные возмещаемые расходы, т.е.е. проживание и налоги по сравнению с другими расходами, такими как питание, телефонные звонки, химчистка, развлечения и т. д.

Отрывные гостевые чеки, обычно выдаваемые ресторанами, не принимаются, если они недостаточно подробны. Большинство ресторанов могут предоставить подробную квитанцию ​​из реестра. Копия вашей ежемесячной выписки по кредитной карте без другой документации не считается действительной, поскольку она не содержит достаточно подробной информации.

Покупки, сделанные в электронном виде (через Интернет), должны быть подтверждены печатной копией, если вы хотите получить компенсацию.Прежде чем нажать клавишу «отправить» или «ввести», вам может потребоваться распечатать детали покупки с экрана вашего компьютера. Опять же, копия вашей ежемесячной выписки по кредитной карте не является действительной квитанцией.

Если в квитанции не указано, как вы оплатили расходы, вы также должны предоставить дополнительные документы, подтверждающие оплату (например, погашенный чек, копию выписки по кредитной карте, заявление от поставщика о произведенной оплате наличными). Если вы отправляете выписку по кредитной карте в качестве подтверждения платежа, заблокируйте номер своего счета и, если хотите, те платежи/кредиты в выписке, которые не применяются.Пожалуйста, не блокируйте свое имя. Если покупка была совершена с помощью кредитной карты, вы можете запросить возмещение до фактического платежа компании-эмитенту кредитной карты.

Если вы не оплатили расходы, вы не можете требовать возмещения. Такие поощрения, как мили для часто летающих пассажиров, ваучеры, купоны, подарочные карты и другие неденежные поощрения, не являются и не будут приниматься в качестве доказательства оплаты.

Командировки и расходы – Общая политика в отношении командировок и расходов

Исходная дата выдачи : 9 марта 2015 г.

Дата последней редакции : 9 июня 2020 г.

Дата вступления в силу : 1 июля 2020 г.

1.Цель политики

Целью данной политики является установление общих параметров для проведения спонсируемых университетом поездок и учета расходов.

Правила университетских командировок предназначены для обеспечения:

  • «Поездки, спонсируемые университетом» и связанные с ними мероприятия должным образом планируются, утверждаются, приобретаются и оплачиваются в соответствии с политикой
  • Бюджет или финансирование доступны до возникновения расходов
  • Производительность и безопасность путешествующих по делам университета
  • Справедливая компенсация для всех, кто путешествует по делам университета.Путешественники не получают и не теряют средства в результате командировок в университеты
  • Соответствие внешним и внутренним требованиям
  • Использование необходимых контрактов для консолидации объема закупок, ограничения командировочных расходов, достижения наилучших цен и предложения услуг высочайшего уровня
  • Разумное и эффективное использование ресурсов Университета
  • Сбор данных для поддержки решений университета для будущих усовершенствований и повышения эффективности

2.

Ответственный системный офицер UW

Вице-президент по финансам

3.   Объем

Эта политика применяется к общим операциям, связанным с поездками, спонсируемыми Университетом, включая приобретение и оплату поездок, спонсируемых Университетом, независимо от принадлежности путешественника или источника финансирования.

4. Фон

Настоящая политика была выпущена под руководством Попечительского совета, поскольку она касается управления политиками университетских поездок и расходов, созданными в соответствии с Wis.Стат. с. 36.11(56) .

5.   Определения

Путешествие, спонсируемое университетом: Путешествие, которое есть:

  • полностью или частично оплачивается Университетом;
  • оплачивается прямо или косвенно университетом;
  • , организованный Университетом с оплатой участников или спонсоров;
  • , организованный другими лицами за пределами Университета и оплачиваемый Университетом;
    и/или
  • спонсируется Университетом в форме имени, организации, связи, управления, кадрового обеспечения, транспорта или предоставления помещений.

6. Заявление о политике

Университет ожидает, что путешественники будут разумно использовать средства и ресурсы UW, понимать и соблюдать политику в отношении командировок, а также своевременно представлять отчеты о командировках, чтобы гарантировать соблюдение Университетом всех применимых требований соответствия. Расходы на командировки будут незамедлительно возмещены Университетом, если они являются разумными, необходимыми и соответствуют требованиям политики и нормативно-правового соответствия.

Политика университетских командировок устанавливается в рамках общесистемного процесса управления командировками и предназначена для достижения бизнес-целей, как определено выше.Политика распространяется на всех преподавателей, сотрудников, посетителей, студентов, гостей и другой персонал, не являющийся университетским, включая консультантов/подрядчиков, путешествующих или использующих средства и/или ресурсы, находящиеся в ведении системных учреждений UW. Таким образом, все политики в отношении командировок и операционные стандарты должны последовательно применяться в каждом учреждении системы UW.

В отношении командировочных расходов, финансируемых спонсируемыми программами (например, гранты или контракты), условия применимого гранта или контракта будут иметь преимущественную силу, если они более строгие, чем политика Университета в отношении командировок.

Поездки, финансируемые NCAA, имеют особые требования, некоторые из которых могут быть менее строгими, чем правила или тарифы университета. Поездки, финансируемые NCAA, будут регулироваться политикой NCAA.

Мероприятия, спонсируемые UW, и представительские мероприятия являются неотъемлемой частью деятельности Университета, но могут иметь или не иметь связанный с ним компонент поездок. Политика в отношении мероприятий, спонсируемых системой штаб-квартиры и UW, охватывает требования и максимальные расценки на мероприятия, спонсируемые университетом, представительские расходы и организованные обеды.С этой политикой необходимо ознакомиться до покупки и оплаты сопутствующих товаров и услуг.

A.      Предрейсовое разрешение

Перед тем, как организовать поездку, путешественники должны получить разрешение на деловую поездку от уполномоченного уполномоченного органа путешественника. Требования к утверждению перед поездкой различаются в зависимости от учреждения и часто от подразделения/департамента. Путешественник обязан следовать всем внутренним процедурам утверждения поездки до бронирования поездки. Компенсация командировочных расходов до трудоустройства, после окончания трудового договора или во время продолжительных отпусков (т.грамм. Отпуск с оплатой или без оплаты, творческий отпуск, исследовательская работа и т. д.) не гарантируется и должен быть одобрен заранее, чтобы понести расходы. Учреждения имеют право одобрять или отказывать в поездках во время отпуска или в периоды отсутствия на работе в соответствии с необходимостью того, чтобы путешественник представлял учреждение. Каждый случай будет оцениваться учреждением и должен быть одобрен на уровне подразделения или выше.

B.      Особые условия для международных поездок

Несмотря на то, что международные поездки имеют решающее значение для выполнения миссии Университета, они представляют определенные неотъемлемые риски для Университета и тех, кто путешествует от имени Университета.

Специальное удостоверение личности, паспорт, виза, таможня, страхование и другие требования, установленные университетом, индустрией туризма или правительством, могут применяться к международным поездкам, независимо от того, путешествуют ли они индивидуально или в составе группы. Путешественники и те отделы, которые организуют поездки, несут ответственность за определение того, какая документация и другие особые обстоятельства применимы к международным поездкам по конкретному пункту(ам) назначения.

Путешественники должны следить за тем, чтобы любая поездка, финансируемая из федерального бюджета, соответствовала Акту Fly American Act/Соглашению об открытом небе.Могут применяться другие ограничения, политики и процедуры Спонсируемой программы.

C.      Определение подходящего вида транспорта

Утверждающий орган несет ответственность за определение наиболее подходящего и экономически эффективного средства передвижения в соответствии с утвержденной деловой целью поездки и с учетом всех сопутствующих расходов (например, рабочего времени сотрудников, ночлега, питания, пробега).

Стандартными приложениями для расчета времени и расстояния являются MapQuest или Google Maps .

D.      Исключения из политики в отношении потребностей в разумных приспособлениях

Университет понимает необходимость размещения путешественников с проблемами со здоровьем или физическими ограничениями в соответствии с законами штата и федеральными законами о размещении инвалидов. Удовлетворение конкретных потребностей может привести к расходам, которые обычно выходят за рамки политики или тарифных ограничений. Разумные приспособления могут принимать различные формы, такие как дополнительные платежи за помощь носильщика/Skycap, дополнительные сборы за услуги, взимаемые поставщиком для обеспечения необходимых приспособлений и т. д.Бюро путешествий каждого учреждения должно проконсультироваться с соответствующим отделом учреждения (например, отделом кадров, отделом позитивных действий и т. д.), чтобы получить одобрение запросов на разумное приспособление.

E.       Максимальная стоимость проезда в университете

Максимальные тарифы на проезд и квалификационные требования Университета основаны на таблицах тарифов федерального правительства, которые различаются в зависимости от местоположения и даты расходов. Ставки устанавливаются и периодически пересматриваются общесистемным комитетом Университета по управлению командировками и применяются ко всем поездкам и связанным с ними мероприятиям, когда используются университетские средства (независимо от источника) и ресурсы.

Политика университетских командировок, стандарты процесса и ставки были разработаны для справедливого и единообразного вознаграждения путешественников, ведущих бизнес для Университета с минимальным администрированием. Оплата проезда и возмещение расходов должны соответствовать политике, включая требования к документации, обеспечивающие соответствие требованиям IRS. Произведенные платежи или возмещенные расходы в соответствии с политикой Университета в отношении командировок и операционными стандартами не считаются доходом, подлежащим налогообложению, если иное не указано отдельно.

Тарифы на командировки в университет будут применяться единообразно и последовательно для всех, кто путешествует по делам, спонсируемым университетом, включая лиц, не являющихся сотрудниками, и студентов. Системные учреждения, школы, колледжи, отделы или департаменты, которые желают более строгого финансового контроля, не могут ограничивать или изменять предписанные тарифы на поездки, но могут ограничить общую поддержку Университета в отношении поездки или связанной с ней деловой деятельности.

В редких случаях, когда поездка должна быть приобретена или оплачена в соответствии с требованиями внешнего спонсора (спонсоров), документация, подтверждающая эти исключительные требования, должна быть утверждена в виде исключения до оплаты.

F.       Лица, не являющиеся сотрудниками по контракту или соглашению

Для лиц, не являющихся сотрудниками и оказывающих услуги по соглашению или контракту с Университетом, соответствующие командировочные расходы должны соответствовать политике Университета в отношении командировок, максимальным ставкам и требованиям к квитанциям. Командировочные расходы, не соответствующие требованиям Университета, не будут оплачиваться как командировочные, а будут оплачиваться как плата за услуги. Институциональный персонал, ответственный за организацию услуг, не являющихся сотрудниками, несет ответственность за информирование лиц, не являющихся сотрудниками, о правилах университетских поездок и требованиях к оплате или возмещению расходов.Настоятельно рекомендуется проконсультироваться с отделом закупок учреждения по соглашениям и контрактам, чтобы убедиться, что они соответствуют требованиям политики в отношении командировок.

G.      Расходы канцлера или супруги/партнера президента

Средства Университета могут быть использованы для оплаты проезда и связанных с этим расходов супруги/партнера ректора или президента, когда супруг/партнер должен выступать в качестве официального представителя Университета. Оплата или возмещение командировочных и связанных с этим расходов супруга или партнера должны быть документально подтверждены путем предоставления официального объявления о программе или мероприятии или деловой программы вместе с объяснением, указывающим официальную деловую активность, в которой супруг или партнер выступал в качестве причины. /он должен был присутствовать на мероприятии.

Командировочные и связанные с этим расходы супруги/партнера канцлера или президента должны быть одобрены главным коммерческим директором учреждения.

H.      Требования университета к плану подотчетности

Чтобы компенсация и платежи, связанные с поездками, считались необлагаемым налогом доходом, политика Университета в отношении командировок и операционные стандарты должны соответствовать Правилам плана подотчетности IRS. Чтобы считаться «Подотчетным планом», договоренность о возмещении деловых расходов работодателя должна соответствовать следующим условиям:

  • Возмещения и авансы, предоставляемые путешественникам в соответствии с планом, должны относиться только к деловым расходам.
  • Авансовые платежи должны быть сверены в течение 30 дней после окончания командировки.
  • Чтобы иметь право на возмещение:
    • Командировочные расходы должны быть представлены вместе с необходимыми подтверждающими документами в течение 90 дней после окончания командировки.
    • Расходы, не связанные с поездками, должны быть представлены вместе с необходимой подтверждающей документацией в течение 90 дней с даты возникновения расходов.
    • Возмещение стоимости обучения должно быть представлено вместе с необходимой подтверждающей документацией в течение 90 дней с даты окончания курса.

Деканы, директора деканатов подразделений или руководители бизнес-офисов подразделений имеют право делать исключения для сотрудников, позволяющие возмещать расходы в соответствии с планом подотчетности, когда вышеуказанные требования не выполняются. Все исключения из Плана подотчетности, предоставляемые сотрудникам, должны соответствовать следующим требованиям:

Эти исключения будут считаться налоговыми отчетами работника, если не применяются смягчающие обстоятельства. Смягчающими обстоятельствами для работников считаются тяжелая болезнь или иная непредвиденная чрезвычайная ситуация, не зависящая от работника.Халатность сотрудника и напряженный график/рабочая нагрузка не считаются смягчающими обстоятельствами.

Никакие исключения не будут предоставляться для лиц, не являющихся сотрудниками, в отношении отчетов о командировках или расходах, не связанных с командировками, которые представляются сверх 90-дневных требований Плана отчетности. Вместо этого запросы на возмещение расходов, не являющиеся сотрудниками, поданные сверх 90-дневных требований Плана отчетности, должны быть представлены в счетах к оплате с использованием отчета о платежах для отдельных лиц (PIR) и списаны со счета с кодом 2620 (Services-Professional).

Возмещение расходов , а не в соответствии с вышеуказанными требованиями плана отчетности будет отражаться как налогооблагаемый доход для возмещаемого лица.

I.        Этика

Сотрудникам государственного университета запрещено принимать ценные вещи для личной выгоды, полученные в ходе деятельности университета. Если не указано иное, путешественники из Университета не могут лично получать выгоду от контрактов, связанных с поездками, использовать согласованные скидки или получать освобождение от налогов для личных поездок.

Преимущества или услуги в рамках программ вознаграждения поставщиков (программы для часто летающих пассажиров, программы проживания в отелях и т. д.), полученные в результате оплачиваемых поездок в университет, должны применяться к будущим деловым поездкам. Любые преимущества или услуги, полученные в результате личных поездок, должны использоваться для будущих личных поездок и не должны применяться к командировкам Университета. Путешественникам не будет выплачиваться компенсация за использование вознаграждений программы путешествий.

J.        Учет командировочных и связанных с ними расходов

Независимо от способа оплаты, все заявленные командировочные расходы должны быть своевременно подтверждены, полностью подтверждены в отчете о командировочных расходах и документированы с официальной деловой целью Университета.Требуемая документация может включать такие элементы, как повестки дня и маршруты, подтверждающие даты, время и цели заявленных расходов. Предпочтителен полный учет всех командировочных расходов.

Некоторые учреждения используют журнал карт покупок как часть этого учета, поэтому путешественники должны использовать процесс своего учреждения для учета как предоплаты карт покупок, так и возмещений. Для путешественников с предоплаченными транзакциями по покупательской карте другого лица как минимум имя держателя карты должно быть включено в отчет о расходах, а расходы зарегистрированы как предоплаченные в отчете о командировочных расходах для целей ведения учета.

Расходы, отраженные в отчете о командировочных расходах, должны отражаться по типу командировочных расходов, месту расходов, поставщику (если это требуется для типа расходов), дате понесения расходов, способу оплаты (т. личные формы оплаты, лично оплачиваемые расходы и/или аванс наличными). Учет командировочных расходов таким образом удовлетворяет требованиям IRS к ведению учета деловых поездок.

Путешественники не могут требовать возмещения командировочных или связанных с ними расходов на других путешественников.При совместном путешествии каждый путешественник должен оплачивать свои дорожные расходы. Чтобы сократить наличные расходы и связанные с ними возмещения, если это разрешено учреждением, рекомендуется использовать проездную карту отдела закупок для предоплаты авиабилетов, проживания и / или обязательных депозитов и регистрационных сборов.

K.      Общие требования к получению и подтверждающей документации

В большинстве случаев поставщик предоставил оригинальные детализированные квитанции в отношении командировочных расходов, если индивидуальные расходы превышают 25 долларов США.Просмотрите требования к уровню поступления по типу расходов , так как в некоторых случаях поступления требуются независимо от суммы. Квитанции и/или другая подтверждающая документация в иностранной валюте должны быть конвертированы в доллары США для целей документации. См. Требования к обмену валюты для иностранной конвертации квитанций. Документация и квитанции на иностранном языке должны быть переведены до подачи. Google Translate является стандартом для выполнения этого требования.

Регистрационные сборы, которые часто включают другие виды расходов, должны включать в квитанцию ​​следующую информацию:

  • Даты проведения конференций, съездов, семинаров и т. д.
  • Место и название события
  • Сумма сбора и разбивка конкретных расходов (питание и т. д.), покрываемых сбором.

Примечание: Для этого может потребоваться получение как квитанции об оплате, так и копии соответствующей страницы с веб-сайта регистрации, регистрационной формы, брошюры, заявления и т. д.

L.       Покупка туристических услуг

В соответствии с политикой Совета регентов 21-5 университет принял методологию консолидации поставщиков туристических услуг для всех поездок, спонсируемых университетом.

Компания Университета по управлению поездками и другие стратегические партнеры по поездкам были выбраны для оказания помощи в управлении программой поездок Университета, предоставляя самые дешевые варианты деловых поездок с высочайшим уровнем обслуживания, включая; Выделенное университетом управление учетными записями и поддержка, консультационные услуги, отчетность по данным, связь, отслеживание путешественников, уведомления о предупреждениях, нерабочее время и экстренная помощь.

Каждая политика командировок на основе расходов определяет необходимые контракты и стандарты процесса для использования контрактов.

M.    Освобождение от налога с продаж

Покупки правительственных учреждений Висконсина, включая систему Университета Висконсина, как правило, освобождаются от налога штата Висконсин с продаж и налога на использование. Ожидается, что те, кто путешествует или организует поездки для других, запросят и получат освобождение от налога с продаж штата Висконсин на услуги, связанные с поездками. Университет также имеет освобождение от налога с продаж в других штатах, и путешественники должны предпринять разумные попытки получить освобождение от налога с продаж в соответствии с требованиями налогового органа.

N.     Путешествия и сопутствующие расходы

Чтобы обеспечить разумное использование средств на поездки, Университет не может оплачивать или возмещать какие-либо дополнительные расходы, связанные с предпочтениями путешественников, в том числе:

  • Поездка до или после требуемых дат деловой поездки
  • Использование методов транспортировки, которые не являются самыми эффективными или рентабельными (т. е. выбор вождения, а не полета на самолете, был бы наиболее эффективным и рентабельным вариантом.)
  • Решение о совмещении деловых и личных поездок
  • Решение взять с собой попутчика(ов) в командировку

В тех случаях, когда добавление дополнительных дней к поездке (например, пребывание в субботу или полет в определенный день) оказывается наиболее рентабельным, расходы на проживание и питание в течение минимально необходимых дополнительных дней могут быть оплачены университетом, если общая сумма расходов поездки, включая потерянное рабочее время, меньше, чем расходы на деловую только часть поездки.

Дополнительные транспортные расходы, связанные с посещением факультативных экскурсий или других мероприятий, которые не были включены в качестве деловой необходимости при оплате регистрационного или программного взноса, будут считаться личными и не будут оплачиваться или возмещаться Университетом.

O.     Оплата транспортных расходов

Утвержденными способами оплаты проезда в университет и связанных с этим расходов являются Карты закупок университета, утвержденные для поездок, институциональных или индивидуальных корпоративных проездных карт.Эти карточные продукты сокращают или устраняют наличные расходы и обеспечивают скидки для учреждений, увеличивая экономию на поездках и эффективность. В соответствии с соглашениями с держателями карт, только расходы, соответствующие политике, могут быть предварительно оплачены с помощью университетских карт для закупок.

P.      Обмен валюты (международные поездки)

Международные расходы, оплаченные и полученные в иностранной валюте, должны представляться для оплаты или возмещения в долларах США с использованием обменного курса, действующего на дату платежа.Приложите документацию, указывающую, какой обменный курс использовался для конвертации (например, выписку по кредитной карте, банковскую квитанцию ​​и т. д.). Для конвертации наличных валют обменные курсы можно найти в OANDA , стандартном приложении университета для конвертации. При конвертации наличных выберите для конвертации +/- 0 (ноль) межбанковский курс. Если покупки были сделаны с помощью кредитной карты, используйте обменный курс, указанный в выписке по кредитной карте.

В.     Предоплата расходов

Следующие расходы, соответствующие политике, могут быть предварительно оплачены или предварительно возмещены (по усмотрению учреждения) с использованием карт, выпущенных университетом:

  • Авиабилеты и связанные с ними расходы
  • Регистрация конференций и собраний, включая любые до или после мероприятий для деловых целей
  • Депозит за размещение, если это документально подтверждено требованием поставщика (для резервирования)
  • Гарантии проживания и аренды транспортных средств (для удержания бронирования)

 

Расходы на проживание могут быть оплачены с помощью университетских карт для закупок по завершении пребывания, но не могут быть оплачены заранее.

Все прочие командировочные расходы будут возмещены после завершения поездки при своевременном и точном представлении отчета о командировочных расходах.

R.      Невозмещаемые/оплачиваемые расходы

Следующий список не является исчерпывающим, но включает типичные расходы, которые не будут оплачиваться или возмещаться из источников финансирования Университета:

  • Расходы, не связанные с деятельностью UW
  • Расходы, не представленные в течение 90 дней или повторно не представленные в течение 90 дней после отправки обратно
  • Расходы, оплаченные или возмещенные из внешних источников
  • Алкогольные напитки
  • Расходы на супруга, члена семьи или попутчика (супруга/партнер канцлера и президента может быть разрешена в соответствии с отдельной политикой)
  • Любые расходы, понесенные в результате добровольного отказа от бронирования путешествия (авиаперелета, автомобиля, гостиницы и т.) или штрафные санкции, наложенные поставщиком, за исключением случаев, официально обоснованных в качестве исключения.
  • Внутренние телефонные звонки
  • Утерянные/украденные денежные средства или личное имущество
  • Предметы личного пользования и услуги, например туалетные принадлежности, багаж, одежда, стрижка и т. д.
  • Расходы на общественные мероприятия или мероприятия, не связанные с бизнесом, такие как экскурсии, спортивные мероприятия, экскурсии и т. д.
  • Реальные идентификаторы
  • Штрафы за нарушение правил дорожного движения, парковочные талоны и другие штрафы
  • Дополнительные расходы по личным причинам, связанные с арендой транспортных средств
  • Слесарные сборы для личного транспорта
  • Ремонт, буксировка, смазка и т.д.для личного транспорта
  • Превышение стоимости обходных или боковых поездок по личным причинам
  • Стоимость парковки в назначенном штабе
  • Питание во время деловых встреч, регистрации на конференции и т. д.
  • Плата за просмотр фильмов в номере отеля/мотеля
  • Персональные развлечения
  • Дополнительные расходы на дополнительных лиц
  • Расходы, понесенные в связи с поздним выездом из гостиницы
  • Расходы на проживание в нелицензированных учреждениях
  • Проживание в пределах 50 миль от дома или штаб-квартиры
  • Страхование полетов
  • Страхование путешествий
  • Плата за дополнительный багаж личных вещей, таких как клюшки для гольфа, лыжи и т. д.
  • Авиакомпания, автомобиль, гостиница, корпоративный клуб или другие членские взносы
  • Расходы на уход за детьми
  • Гонорары питомника
  • Штрафы и проценты за просрочку платежа по корпоративной карте
  • Поздравительные открытки
  • Цветы
  • Подарки
  • Любые непредвиденные расходы, включенные в суточные

С.       Роли и обязанности

  Путешественник:

Командирующий по служебным делам университета несет ответственность за следующее:

  • Понимание и соблюдение политик университета в отношении закупок и оплаты командировок.
  • Понимание и соблюдение максимального(ых) тарифа(ов) на проезд для места(ов) и даты(ов) путешествия.
  • Получение одобрения или разрешения перед поездкой до начала поездки и/или несения командировочных расходов.
  • Использование контрактных поставщиков при необходимости
  • Предоставление необходимой информации о поездке, включая экстренные контакты, до ввода статуса поездки.
  • Проявление такой же осторожности при понесении расходов и достижении целей путешествия, какое предусмотрительный человек проявил бы при личной поездке.
  • Отсутствие чрезмерных или предотвратимых расходов, включая, помимо прочего, продление деловых поездок для отдыха; использование обходных маршрутов; изменение планов поездок для личного удобства и т. д.
  • Лично оплачивать любые лишние расходы и/или дополнительные расходы, понесенные по личным предпочтениям, удобству и/или дополнительные расходы, выходящие за рамки политики Университета.
  • Точная и своевременная подача отчетов о командировочных расходах, включая соответствующие квитанции и сопроводительную документацию, в соответствии с требованиями университетской политики командировок и операционных стандартов.
  • Своевременный учет авансов наличными и своевременное погашение любого излишка аванса.
  • Немедленно вернуться в штаб-квартиру или домой, когда университетские дела будут завершены.
  • Получение и хранение квитанций и/или другой сопроводительной документации, в том числе предоплаченных по транзакциям по картам
  • Соответствие вышеизложенному, если путешественник решает делегировать организацию поездки и подготовку отчета о расходах другому лицу
Организатор путешествий:

Организатор путешествий несет ответственность за следующее:

  • Понимание и соблюдение политик университета в отношении закупок и оплаты командировок.
  • Понимание и соблюдение максимального(ых) тарифа(ов) на проезд для места(ов) и даты(ов) путешествия.
  • Использование контрактных поставщиков при необходимости
  • Консультирование студентов и лиц, не являющихся сотрудниками, в отношении необходимых методов покупки, политик и максимальных ставок.
  • Бронирование, покупка билетов и оплата в соответствии с правилами поездок и максимальными тарифами.
  • Сбор и предоставление информации о путешественниках в соответствии с требованиями политики.
  • Обеспечение предоставления путешественникам квитанций и другой подтверждающей документации для подтверждения использования выданных университетом карт для закупок.
Командировочный инспектор и/или делегированный утверждающий орган:

Начальник командира или делегированный утверждающий орган для командира несет ответственность за:

  • Рассмотрение предполагаемых расходов на поездку, уместности дат поездки и деловой цели поездки.
  • Проверка того, что путешественники предоставили необходимую информацию до ввода статуса поездки.
  • Проверка наличия бюджетных средств или определение уровня покрытия расходов на запланированную поездку.
  • Проверка понесенных и заявленных к возмещению расходов на предмет их соответствия предварительно утвержденным планам поездок, а также их разумности, необходимости и соответствия политике Университета в отношении поездок и расходов.
  • Проверка того, что поездка была приобретена и оплачена в соответствии с политикой Университета о поездках и расходах.
  • Отказ в возмещении, если расходы не были одобрены, уместны, чрезмерны или не соответствуют политике.

Примечание: Эти обязательства распространяются на все способы оплаты Университета

Главный коммерческий директор учреждения:

Главный коммерческий директор несет полную ответственность за разработку формальных процессов и внутреннего контроля для надлежащего выполнения требований аудита и утверждения в своем учреждении, которые включают:

  • Обеспечение того, чтобы путевые расходы были сделаны в соответствии с политикой университета в отношении закупок
  • Обеспечение того, чтобы расходы, предварительно оплаченные по картам для покупок, авансированные или представленные для возмещения, были своевременно учтены в соответствии с правилами подотчетного плана, утверждены, подтверждены соответствующими квитанциями или другой необходимой документацией, соответствуют требованиям бюджета и университетским поездкам. и
  • Политика расходов.
  • Обеспечение наличия внутреннего контроля, предотвращающего дублирование или мошеннические платежи
  • Установление формального процесса документирования и утверждения на соответствующих уровнях любых исключений из политик. Этот процесс должен обеспечивать последовательность.
  • Внедрение формального процесса сбора средств с путешественников на оплату путевых расходов, предварительно оплаченных или возмещенных Университетом, в случае несоответствия политике.

Т.Несоответствие

Любая связанная с поездкой покупка, совершенная не в соответствии с этой политикой, будет считаться несанкционированной и не будет возмещена.

Командировочные расходы, предварительно оплаченные Университетом, но впоследствии признанные несанкционированными, подлежат возмещению с путешественника. Это может включать вычет из чека заработной платы сотрудника или работу с главным юрисконсультом для возмещения расходов со студентов или не сотрудников. Главный коммерческий директор учреждения будет нести ответственность за реализацию процессов по возврату средств от путешественников, когда дорожные расходы были предварительно оплачены Университетом, но позже были признаны несанкционированными.

U.     Процедурные стандарты

Особые политики в отношении командировочных расходов в дополнение к стандартным операционным процедурам являются неотъемлемой частью достижения бизнес-целей этой общей политики командировок. Приверженность обеспечивает эффективное управление программой поездок университета.

7.   Связанные документы

8.  История политики

Редакция 2:                  9 июня 2020 г.

Редакция 1:                  11 января 2018 г.

Первое одобрение:          9 марта 2015 г.

9.Запланированная проверка

Январь 2023

.