Содержание

Предисловие / КонсультантПлюс

1 РАЗРАБОТАН Федеральным бюджетным учреждением “Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела” (ВНИИДАД) Федерального архивного агентства

2 ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 191 “Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело”

3 УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 8 декабря 2016 г. N 2004-ст

4 В настоящем стандарте реализованы нормы федеральных законов от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ “Об информации, информационных технологиях и о защите информации”, от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации”

5 ВЗАМЕН ГОСТ Р 6.30-2003

6 ИЗДАНИЕ (июль 2018 г.) с Изменением N 1, утвержденным в мае 2018 г. (ИУС 7-2018) <*>

——————————–

<*> Настоящее издание заменяет все предыдущие издания данного стандарта.

Правила применения настоящего стандарта установлены в статье 26 Федерального закона от 29 июня 2015 г.

N 162-ФЗ “О стандартизации в Российской Федерации”. Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодном (по состоянию на 1 января текущего года) информационном указателе “Национальные стандарты”, а официальный текст изменений и правок – в ежемесячном информационном указателе “Национальные стандарты”. В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ближайшем выпуске ежемесячного информационного указателя “Национальные стандарты”. Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются в информационной системе общего пользования – на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет (www.gost.ru).

Настоящий стандарт не может быть полностью или частично воспроизведен, тиражирован и распространен в качестве официального издания без разрешения Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии

Открыть полный текст документа

ГОСТ Р 7.

0.97 – 2016. Организационно-распорядительная документация НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ГОСТ Р 7.0.97 – 2016
ОРГАНИЗАЦИОННОРАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ
ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ
ДОКУМЕНТОВ
ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ С 1 ИЮЛЯ 2018
НАСТОЯЩИЙ СТАНДАРТ
ОПРЕДЕЛЯЕТ:
1. СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ
2. ПРАВИЛА ИХ ОФОРМЛЕНИЯ
3. ВИДЫ БЛАНКОВ
4. СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ БЛАНКОВ
5. ОБРАЗЦЫ БЛАНКОВ
6. СХЕМЫ РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ НА
ДОКУМЕНТЕ
7. ОБРАЗЦЫ БЛАНКОВ
8. ПРАВИЛА СОЗДАНИЯ ДОКУМЕНТОВ
ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К СОЗДАНИЮ
ДОКУМЕНТОВ
1. ДОКУМЕНТЫ СОЗДАЮТСЯ НА БУМАЖНОМ
НОСИТЕЛЕ И В ЭЛЕКТРОННОЙ ФОРМЕ
2. В МНОГОСТРАНИЧНОМ ДОКУМЕНТЕ
НУМЕРУЮТ ВТОРУЮ И ПОСЛЕДУЮЩИЕ
СТРАНИЦЫ
3. НОМЕРА СТРАНИЦ ПРОСТАВЛЯЮТСЯ
ПОСРЕДИНЕ ВЕРХНЕГО ПОЛЯ НА
РАССТОЯНИИ 10 мм ОТ КРАЯ ЛИСТА
АРАБСКИМИ ЦИФРАМИ
ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К СОЗДАНИЮ
ДОКУМЕНТОВ
4. Гарнитуры и размеры шрифтов для
реквизитов документов:
Times New Roman N 13. , 14
Arial N 12, 13
Verdana N 12, 13
Calibri N 14
ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К СОЗДАНИЮ
ДОКУМЕНТОВ
5. Абзацный отступ – 1, 25 см.
6. Заголовки разделов и подразделов печатаются
с абзацным отступом или центрируются по
ширине текста.
7. Многострочные реквизиты печатаются через
один межстрочный интервал
8. Составные части реквизитов отделяются
дополнительным интервалом
9. Текст документа печатается через 1 – 1,5
межстрочных интервала
ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К СОЗДАНИЮ
ДОКУМЕНТОВ
10. Текст документа выравнивается по ширине листа
11. Длина самой длинной строки реквизитов при
угловом расположении реквизитов не более 7,5
см.
12. Длина самой длинной строки реквизитов при
продольном расположении реквизитов не более
12 см.
13. В локальном акте предприятия можно
предусмотреть выделение реквизитов «адресат»,
«заголовок к тексту» или «подпись», а также
отдельных фрагментов текста полужирным
шрифтом
Вопросы для повторения:
Назовите индекс стандарта.
В какой форме создаются документы?
Каковы правила нумерации страниц в документах?
Назовите размер абзацного отступа.
Каковы правила расположения заголовков и
подзаголовков в документах?
Каковы правила использования межстрочного
интервала в документах?
Каково правило выравнивания текста в документе?
Какие реквизиты можно выделять в документе
полужирным шрифтом?
РЕКВИЗИТЫ
ДОКУМЕНТОВ
01 Герб (государственный
герб Российской
Федерации, герб субъекта
Российской Федерации,
герб (геральдический
знак) муниципального
образования
Располагается по середине
верхнего поля бланка над
реквизитами
организации – автора
документа, на
расстоянии 10 мм. От
верхнего края листа
РЕКВИЗИТЫ
ДОКУМЕНТОВ
02 Эмблема
организации
Размещается по
середине верхнего
поля бланка
документа над
реквизитами
организации-автора
документа на
расстоянии 10 мм от
верхнего края листа
РЕКВИЗИТЫ
ДОКУМЕНТОВ
03 Товарный знак (знак
обслуживания)
Помещается по
середине верхнего поля
бланка документа над
реквизитами
организации – автора
документа
(допускается
захватывать часть
левого поля) или слева
на уровне
наименования
организации
РЕКВИЗИТЫ
ДОКУМЕНТОВ
04 Код формы документа
проставляется на
унифицированных
формах документа в
соответствии с
Общероссийским
классификатором
управленческой
документации (ОКУД) в
правом верхнем углу
рабочего поля документа
и состоит из слов Форма
по (наименование
классификатора) и
цифрового кода
РЕКВИЗИТЫ
ДОКУМЕНТОВ
05 Наименование
организации автора
документа должно
соответствовать
учредительным
документам, под
наименованием
организации в скобках
указывается сокращенное
наименование (если есть).
Над наименованием
организации указывается
полное или сокращенное
наименованием
вышестоящей организации
(если есть)
РЕКВИЗИТЫ
ДОКУМЕНТОВ
06 Наименование
структурного
подразделения –
автора документа
используется в бланках
писем и бланках
конкретных видов
документов
соответствующих
подразделений и
указывается под
наименованием
организации
РЕКВИЗИТЫ
ДОКУМЕНТОВ
07 Наименование
должности лица –
автора документа
используется в
бланках
должностных лиц и
располагается под
наименованием
организации или
наименованием
территории
РЕКВИЗИТЫ
ДОКУМЕНТОВ
08 Справочные данные об
организации указываются на
бланках писем и включают:
почтовый адрес организации,
номер телефона, факса, адрес
электронной почты, сетевой
адрес. В состав справочных
данных включаются: код
организации по
Общероссийскому
классификатору предприятий
и организаций (ОКПО),
основной государственный
регистрационный номер
организации (ОГРН) и
идентификационный номер
налогоплательщика/код
причины постановки на
налоговый учет (ИНН/КПП)
РЕКВИЗИТЫ
ДОКУМЕНТОВ
08 Справочные данные
об организации
указываются на
бланках писем и
включают: почтовый
адрес организации,
номер телефона,
факса, адрес
электронной почты,
сетевой адрес
РЕКВИЗИТЫ
ДОКУМЕНТОВ
09 Наименование вида
документа
указывается на всех
документах, за
исключением
деловых писем,
располагается под
реквизитами автора
документа,
печатается с
использованием Caps
Lock
РЕКВИЗИТЫ
ДОКУМЕНТОВ
10 Дата документа
соответствует дате
подписания
(утверждения)
документа,
располагается под
наименованием вида
документа перед
номером документа
Дата документа
записывается в
последовательности:
день месяца, месяц, год
одним из двух
способов:
05. 06.2018
5 июня 2018 г.
ПОВТОРЕНИЕ – МАТЬ УЧЕНИЯ
Напишите наименование реквизитов в соответствии
с их кодами:
08 01 10 05 07
02 04 06
03
ПРОВЕРЬ СЕБЯ
– Справочные данные об организации
– Герб
– Дата документа
– Наименование организации – автора документа
– Наименование должностного лица – автора

документа
Эмблема организации
Код формы документа
Справочные данные об организации
Товарный знак
И СНОВА ПОВТОРЯЕМ…
На листочках напишите примеры оформления
реквизитов:
04, 05, 07,08, 09, 10
РЕКВИЗИТЫ
ДОКУМЕНТОВ
11 Регистрационный
номер документа –
цифровой или буквенноцифровой
идентификатор
документа, состоящий из
порядкового номера
документа по книге
регистрации, может
дополняться цифровыми
буквенными кодами
(12К)по усмотрению
руководства.
Располагается справа
от даты документа
РЕКВИЗИТЫ
ДОКУМЕНТОВ
12 Ссылка на
регистрационный
номер и дату
поступившего
документа включает
регистрационный
номер и дату входящего
документа.

Располагается только
на бланках деловых
писем по реквизитами
дата и
регистрационный
номер документа.
РЕКВИЗИТЫ
ДОКУМЕНТОВ
13 Место составления
(издания) документа
указывается во всех
документах, кроме
деловых писем, а также
внутренних
информационносправочных документов.
Не указывается в том
случае, если в
наименовании
организации
присутствует указание на
место ее нахождения
РЕКВИЗИТЫ
ДОКУМЕНТОВ
14 Гриф ограничения
доступа проставляется в
правом верхнем углу
первого листа
документа на границе
верхнего поля. В состав
грифа входит
ограничительная
надпись («Коммерческая
тайна» и т.п.), которая
может дополняться
номером экземпляра
документа
РЕКВИЗИТЫ
ДОКУМЕНТОВ
15 Адресат проставляется в
верхней правой части
документа ( на бланке с
угловым расположение
реквизитов) или справа
по реквизитами бланка
(при продольном
расположении
реквизитов бланка).
Строки реквизита
выравниваются по
левому краю или
центруются
относительно самой
длинной строки.
При адресовании документа
руководителю организации:
Руководителю
архивного агентства Симонову А.В.
При адресовании письма в
организацию:
ОО «Комбинат питания»
При адресовании в структурное
подразделение:
Московский радиозавод
Отдел управления
персоналом
При адресовании руководителю
структурного подразделения:
АО «Профиль»
Руководителю
юридического отдела
Самсонову В.В.
РЕКВИЗИТЫ
ДОКУМЕНТОВ
При рассылке документов
группе организаций одного
типа адресат указывается
обобщенно:
Руководителям дочерних предприятий
На одном документе не
должно быть более 4-х
адресатов!
В состав реквизита «Адресат»
может входить почтовый
адрес, если документ
отправлен почтовой службой.
При отправке письма
электронной почтой или
факсом почтовый адрес не
указывается
РЕКВИЗИТЫ
ДОКУМЕНТОВ
16 Гриф утверждения
проставляется на
документе в правом
верхнем углу первого
листа документа,
выравниваются по
левому краю или
центруются.
Состоит из слова
УТВЕРЖДАЮ,
наименования
должности лица,
утвердившего документ,
его подписи, инициалов,
фамилии и даты
утверждения
УТВЕРЖДАЮ
Директор________
В.Г. Краснов
24 мая 2015 г.
РЕКВИЗИТЫ
ДОКУМЕНТОВ
При утверждении
документа
распорядительным
документом гриф
утверждения состоит
из слова УТВЕРЖДЕН
(-НА,-НЫ, -НО),
наименования
распорядительного
документа в
творительном
падеже, его даты и
номера
УТВЕРЖДЕН
Приказом АО
«Профиль»
от 5 апреля 2018 года
№ 82
РЕКВИЗИТЫ
ДОКУМЕНТОВ
17 Заголовок к тексту –
краткое содержание
документа,
оформляется под
реквизитами бланка
слева, от границы
левого поля.
Посередине рабочего
поля документа
заголовок
оформляется в
документах,
издаваемых органами
власти.
Заголовок
к
тексту
формулируется
с
предлогом
О/Об
и
отвечает на вопрос «о
чем?».
Заголовок
документов
коллегиальных органов
отвечает
на
вопрос
«чего»?
– Приказ

чем?)
о
создании комиссии
– Протокол
(чего?)аттестационной
комиссии
НАЙДИТЕ СООТВЕСТСТВИЕ:
Реквизит
Требования к оформлению
1. Заголовок к тексту
А. Оформляется на бланках письма по датой
и регистрационным номером документа
2. Регистрационный номер документа
Б. Указывается во всех документах, кроме
писем и внутренних информационносправочных документов
3. Ссылка на регистрационный номер и дату
поступившего документа
В. Располагается на одной строке с датой
документа, справа
4. Место составления документа
Г. В правом верхнем углк первого листа
документа на границе верхнего поля
5. Гриф ограничения доступа
Д. Оформляется по реквизитами бланка
документа от границ левого поля
6. Адресат
Ж.В верхней правой части документа или
справа под реквизитами бланка документа
7. Гриф утверждения
З. В правом верхнем углу первого листа
документа
ПРОВЕРЬ СЕБЯ







РЕКВИЗИТЫ
ДОКУМЕНТОВ



18 ТЕКСТ ДОКУМЕНТА
Составляется на государственном языке РФ
или государственном языке республик в
составе РФ
Может содержать разделы, подразделы,
пункты, подпункты, нумеруемые арабскими
цифрами
Уровней рубрикации текста не должно быть
больше 4-х
РЕКВИЗИТЫ
ДОКУМЕНТОВ
18 ТЕКСТ ДОКУМЕНТА
– В приказах текст излагается от первого лица:
«приказываю»
– В документах коллегиальных органов текст
излагается от третьего лица единственного
числа: «собрание….решило»
– Текст протокола излагается от третьего лица
множественного числа: «слушали»,
«выступили», «решили»
РЕКВИЗИТЫ
ДОКУМЕНТОВ
18 ТЕКСТ ДОКУМЕНТА
– В документах коллегиальных органов текст
излагается от третьего лица единственного
числа: «коллегия постановляет…»
– Текст протокола излагается от третьего
лица множественного числа: «слушали»,
«выступили», «решили»
– В положениях, инструкциях, актах, справках
используется форма третьего лица
единственного числа: «комиссия провела
проверку…»
РЕКВИЗИТЫ
ДОКУМЕНТОВ
18 ТЕКСТ ДОКУМЕНТА
В деловых письмах используются формы
изложения:
– от первого лица множественного числа:
«просим направить…»
– от третьего лица единственного числа:
«общество считает…. »
– от первого лица единственного числа:
«считаю необходимым…»
РЕКВИЗИТЫ
ДОКУМЕНТОВ
18 ТЕКСТ ДОКУМЕНТА
– В текстах документов используются только общепринятые
аббревиатуры и графические сокращения
– При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы
указываются после фамилии
– В деловых письмах могут использоваться вступительные
обращения:
Уважаемый господин Председатель!
Уважаемая госпожа Захарова!
В обращении по должности наименование должности
пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии
инициалы лица не указываются.
– В деловых писем принято использовать заключительную
этикетную фразу
«С уважением,…..»
РЕКВИЗИТЫ
ДОКУМЕНТОВ
19 Отметка о приложении содержит сведения о
документе, прилагаемом к основному
документу: наименование документа,
количество листов и количество экземпляров
РЕКВИЗИТЫ
ДОКУМЕНТОВ
19 Отметка о
приложении в
письмах и
информационносправочных
документах
оформляется под
текстом от
границы левого поля
РЕКВИЗИТЫ
ДОКУМЕНТОВ
19 Отметка о приложении в распорядительных
документах может оформляться следующим
образом:
– В тексте документа при первом упоминании
документа-приложения в скобках указывается:
(приложение № 1)
– На первом листе документа-приложения в правом
верхнем углу указывается:
Приложение № 1
к приказу АО «Профиль»
от 15. 08.2015 № 112
РЕКВИЗИТЫ
ДОКУМЕНТОВ
20 Гриф согласования документа может состоит из слова
СОГЛАСОВАНО, должности лица, которым согласован
документ (включая наименование организации, его
подписи, инициалов, фамилии, даты согласования:
СОГЛАСОВАНО
Директор ОО «Прима»
__________И.О. Фамиия
«___»________20____г.
или
СОГЛАСОВАНО
Советом директоров ОО «Прима»
Протокол от________№_______
РЕКВИЗИТЫ
ДОКУМЕНТОВ
20 Гриф согласования
документа может
проставляться:
– На первом листе
документа в левом
верхнем углу на
уровне грифа
утверждения или
под наименованием
документа ближе к
нижнему полю
РЕКВИЗИТЫ
ДОКУМЕНТОВ
20 Гриф согласования
документа может
проставляться:
– На последнем листе
документа под
текстом
РЕКВИЗИТЫ
ДОКУМЕНТОВ
20 Гриф согласования
документа может
проставляться:
– На листе
согласования,
являющемся
неотъемлемой
частью документа
РЕКВИЗИТЫ
ДОКУМЕНТОВ
21 Виза согласования
свидетельствует о согласии
или несогласии
должностного лица с
содержанием проекта
документа.
Включает в себя должность
лица, визирующего
документ, подпись,
инициалы и фамилию, дату
визирования на последнем
листе документа под
подписью или на обороте
последнего листа
РЕКВИЗИТЫ
ДОКУМЕНТОВ
22 Подпись включает:
наименование
должности лица,
подписавшего
документ, его
подпись,
расшифровку
подписи (инициалы,
фамилия)
РЕКВИЗИТЫ
ДОКУМЕНТОВ
22 Если документ
оформлен не на
бланке, подпись
включает и
наименование
организации , а затем
наименование
должности лица,
подписавшего
документ, его
подпись, расшифровку
подписи (инициалы,
фамилия)
РЕКВИЗИТЫ
ДОКУМЕНТОВ
22 Если документ
подписывают
несколько
должностных лиц,
занимающие разное
положение, их подписи
располагаются одна
под другой в
соответствии с
иерархией занимаемых
должностей
РЕКВИЗИТЫ
ДОКУМЕНТОВ
22 При подписании
документа
несколькими лицами
равных должностей
их подписи
располагаются на
одном уровне
РЕКВИЗИТЫ
ДОКУМЕНТОВ
22 При подписании
документа лицом,
исполняющим
обязанности
руководителя, подпись
оформляется с
указанием статуса
должностного лица (к
наименованию
должности
добавляется
сокращение «И. о.»)
РЕКВИЗИТЫ
ДОКУМЕНТОВ
23 Отметка об
электронной
подписи
проставляется в
соответствии с
законодательством
РФ
РЕКВИЗИТЫ
ДОКУМЕНТОВ
24 Печать заверяет
подлинность
подписи
должностного лица.
Печать
проставляется, не
захватывая подписи
лица, подписавшего
документ, или на
месте, обозначенном
значком «МП»
РЕКВИЗИТЫ
ДОКУМЕНТОВ
25 Отметка об исполнителе
включает: фамилию, имя и
отчество исполнителя,
номер его телефона
(можно добавить
наименование должности
и электронный адрес
исполнителя)
Оформляется на лицевой
стороне последнего листа
документа от границы
левого поля или (при
отсутствии места) на
оборотной стороне внизу
слева и печатается
шрифтом меньшего
размера
РЕКВИЗИТЫ
ДОКУМЕНТОВ
26 Отметка о заверении
копии проставляется
под реквизитом
«подпись» и включает:
слово «Верно»;
наименование
должности лица,
заверившего копию;
его подпись;
расшифровку подписи;
дату заверения копии
РЕКВИЗИТЫ
ДОКУМЕНТОВ
27 Отметка о
поступлении
документа в
организацию
включает: дату
поступления и
входящий
регистрационный
номер документа.
Проставляется на
первом листе
документа.
РЕКВИЗИТЫ
ДОКУМЕНТОВ
28 Резолюция содержит
указание по исполнению
документа.
Оформляется на любом
свободном месте
документа и содержит:
фамилию, инициалы
исполнителя, поручение
по документу, срок
исполнения (при
необходимости) подпись
лица, вынесшего
резолюцию, дату
резолюции.
РЕКВИЗИТЫ
ДОКУМЕНТОВ
29 Отметка о контроле
проставляется
штампом
«Контроль» на
верхнем поле
документа
РЕКВИЗИТЫ
ДОКУМЕНТОВ
30 Отметка о направлении
документа в дело
включает: слова «В
дело», индекс дела по
номенклатуре дел, в
которое помещается
документ на хранение, с
указанием года,
должности лица,
оформившего отметку,
подписи, даты.
Проставляется на
первом листе
документа, внизу на
лицевой части
Пример:
В дело № 04 за 2017 г.
Зав. архивом
Подпись
Дата
Продолжите заполнение
таблицы
Пример оформления
Код и название реквизита
СОГЛАСОВАНО
20 Гриф согласования документа
Директор
22 Подпись
И. О. Фамилия
МП
24 Печать
Петров Максим Сергеевич
8976453987
25 Отметка об исполнителе
Верно
Секретарь
26 Отметка о заверении копии
И.О. Фамилия
Замечания прилагаются
21 Виза согласования
ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН
ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ
23 Отметка об электронной подписи
(Приложение № 1)
19 Отметка о наличии приложения
БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ
– Используется бумага формата А4 и А 5
– Размер полей: 20 мм – левое, верхнее, нижнее
10 мм – правое
– Документа длительных сроков (свыше 10 лет)
хранения должны иметь левое поле 30 мм
– Бланки на бумажном носителе и электронные
шаблоны должны быть полностью идентичны
– Бланки изготавливаются на белой бумаге или
бумаге светлых тонов
БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ
– Виды бланков: угловой ( с угловым
расположением реквизитов) и продольный (с
продольным расположением реквизитов)
– Общий бланк организации может
использоваться для любых видов документов,
кроме письма и исходящих информационносправочных документов

Опубликованы Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.

0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

15 марта 2019 года на сайте Федерального архивного агентства размещены Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – Методические рекомендации).

Методические рекомендации разъясняют положения стандарта ГОСТ Р 7.0.97-2016, содержат методику их практического использования органами государственной власти, органами местного самоуправления, организациями при реализации процессов документационного обеспечения управления, в том числе в работе по созданию электронных документов, а также при разработке и внедрении систем электронного документооборота.

В Методических рекомендациях детализированы положения ГОСТ Р 7. 0.97-2016, касающиеся общих требований к созданию документов и оформлению реквизитов. Для лучшего понимания, приведены примеры, как должны выглядеть те или иные реквизиты в конкретных случаях. Самостоятельный раздел посвящен подготовке текстов документов различных видов. Освещены особенности подготовки электронных документов, а также специфика отдельных реквизитов применительно к их созданию в таких документах. Приведены образцы оформления документов.

Методические рекомендации предназначены для применения органами государственной власти и государственными организациями, а также организациями различных организационно-правовых форм и форм собственности.

 

С полным текстом Методических рекомендаций можно ознакомиться в справочных правовых системах или на сайте Федерального архивного агентства, пройдя по ссылке.

Выложен текст новой, исправленной редакции стандарта требований к оформлению организационно-распорядительных документов ГОСТ Р 7.

0.97-2016
На сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии ( http://www.gost.ru/  ) в февральском 2019 года разделе ( http://protect.gost.ru/default.aspx?control=6&month=2&year=2019 ) выложен полный текст новой редакции стандарта ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» объёмом 32 страницы, начавший действовать с 1 июля 2018 года, см. http://protect.gost.ru/v.aspx?control=8&baseC=6&id=197990 Данная редакция документа (февраль 2019 г.) включает Изменение №1. утвержденное в мае 2018 года (см. http://protect.gost.ru/document1.aspx?control=31&baseC=6&id=230801  
). Настоящая редакция заменяет все предыдущие издания данного стандарта.

Изменения следующие:

Изменение N1 ГОСТ Р 7.0.97—2016 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов (Утверждено и введено в действие Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 14.05.2018 № 244-ст, дата введения 2018.07.01)

Пункт 3.3 изложить в новой редакции:

«3.3 Для создания документов необходимо использовать свободно распространяемые бесплатные шрифты.

Для оформления документов рекомендуется использовать размеры шрифтов № 12,13.14.

При составлении таблиц допускается использовать шрифты меньших размеров».

Мой комментарий: В предыдущей версии стандарта были указаны конкретные шрифты, которые следовало использовать, а именно Times New Roman 13 и 14 пунктов; Arial 12 и 13 пунктов; Verdana 12 и 13 пунктов; Calibri 14 пунктов и приближенные к ним.

Пункт 5.18. Первый абзац изложить в новой редакции:

«5.18 Текст документа составляется на русском языке как государственном языке Российской Федерации. В органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных учреждениях республик наряду с государственным языком Российской Федерации могут употребляться государственные языки республик. В деятельности государственных органов, организаций, предприятий и учреждений Российской Федерации используются государственный язык Российской Федерации, государственные языки республик и иные языки народов Российской Федерации».
Мой комментарий: теперь в стандарте предусмотрена возможность использования не только государственных языков республик, но и иных языков народов России.

Пункт 6.8 изложить в новой редакции:

«6.8 В органах власти и организациях республик Российской Федерации, использующих наряду с русским языком как государственным языком Российской Федерации государственный язык (государственные языки) республик, используются бланки документов на русском языке и государственном языке (государственных языках) республик: угловые (реквизиты бланка располагаются на одном уровне, на русском языке — слева, на государственном языке (государственных языках) республик — справа) или продольные (реквизиты бланка на русском языке — сверху, реквизиты бланка на государственном языке (государственных языках) республик— ниже).

Для переписки с иностранными корреспондентами используют бланки на двух языках — русском и английском (приложение В.8) или ином иностранном языке».

Источник: сайт Росстандарта
http://www.gost.ru/

Общие требования к оформлению документов на основании ГОСТ Р 7.0.97-2016 “Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов”

Кратанчюк Е.А.

ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К СОЗДАНИЮ ДОКУМЕНТОВ1

  1. При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа. При двустороннем печатании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

  2. Для изготовления документов используются свободно распространяемые шрифты по выбору организации, входящие в стандартный пакет офисного программного обеспечения. Размер шрифта – № 12 – 14. При составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров (до № 10, 11).

  3. Абзацный отступ текста документа – 1,25 см.

  4. Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста. Заголовки разделов пишутся с прописной буквы. Допускается написание заголовков разделов прописными буквами. В конце заголовков точки не ставятся. Подзаголовки пишутся с прописной буквы строчными. Заголовки разделов допускается выделять полужирным шрифтом.

  5. Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов могут отделяться дополнительным интервалом. Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см.

  6. Строки реквизитов выравниваются по левой границе зоны расположения реквизита или центрируются относительно самой длинной строки.

  7. Реквизиты “подпись” и/или “гриф согласования” должны помещаться на одной странице с текстом документа. Не допускается перенос этих реквизитов документа на отдельный лист

  8. Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа) и печатается через 1 – 1,5 межстрочных интервала.

  9. Локальными нормативными актами организации может быть предусмотрено выделение отдельных реквизитов, а также фрагментов текста полужирным шрифтом. При оформлении документов не рекомендуется использовать начертание шрифта “курсив” и подчеркивание текста.

  10. Нормативные акты организации, а также иные многостраничные документы могут оформляться с титульным листом (Приложение N 1). На титульном листе документа номер страницы не указывается, но учитывается при общей нумерации страниц.

  11. Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Точки после номера не ставятся (1 …, 2 …, 3 …). Точки ставятся в нумерации подразделов (1.1 …, 1.2 …, 1.3 …)

Общие правила оформления реквизитов

Положения табулятора, используемые на компьютере, при оформлении реквизитов документов

0 положение табулятора – граница левого поля (2 см)

1 положение табулятора – 1,25 см

2 положение табулятора – 4 см

3 положение табулятора – 8 см

4 положение табулятора – 10,5 см

5 положение табулятора – 12 см

⓿ Нулевое положение табулятора

05 Наименование организации (автор документа)

06 Наименование структурного подразделения

07 Наименование должности лица-автора документа

08 Справочные данные об организации (об авторе документа)

09 Наименование вида документа

10, 11 Дата и регистрационный номер исходящего документа

12 Ссылки на регистрационный номер и дату ответного документа

13 Место составления или издания документа

17 Заголовок к тексту

18 Текст документа

19 Отметка о приложении

20 Гриф согласования документа

21 Виза

22 Наименование должности в реквизите «Подпись»

25 Отметка об исполнителе

26 Отметка о заверении копии

❶ Первое положение табулятора – 1,25 см

Начало абзаца текста документа

❷ Второе положение табулятора – 4 см

20 Расшифровка подписи лица, с которым произведено согласование документа

23 Дата согласования

Расшифровка подписи при оформлении варианта подписания документа, лицами, занимающими одну должностную ступень

❸ Третье положение табулятора – 8 см

Место для личной подписи в реквизите «Подпись»

❹ Четвертое положение табулятора – 10,5 см

15 Реквизит «Адресат»

16 Гриф утверждения документ

❺ Пятое положение табулятора – 12 см

04 Код формы документа

14 Гриф ограничения доступа к документу

22 Расшифровка подписи в реквизите «Подпись»

Расшифровка подписи в грифе утверждения

ПРИМЕРЫ ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ

Оформление реквизитов «Дата документа и регистрационный номер документа»,
«Ссылка на регистрационный номер и дату документа»
(положение табулятора– граница левого поля)

На № от

Оформление реквизита «Заголовок к тексту»
(положение табулятора– граница левого поля)

В служебных письмах, докладных записках, служебных записках, служебных справках, приказах по основной деятельности:

О порядке проведения переписи библиотек высших и средних специальных учебных заведений

Оформление реквизита «Адресат»

( положение табулятора – 10,5 см)

Документ адресуют функциональному подразделению фирмы или организации:

ОАО «Сталкер»

Отдел рекламы

ул. Полянка, д. 17

Москва,113209

Документ адресуют на имя фирмы или организации:

ОАО «Сталкер»

ул. Полянка, д. 17

Москва,113209

Документ адресуют конкретному должностному лицу:

ОАО «Сталкер»

Отдел рекламы

Начальнику отдела

Рогову А.В.

ул. Полянка, д. 17

Москва,113209

Документ адресуют руководителю фирмы или организации:

Директору ОАО «Эра»

Скорину И.В.

ул. Остоженка, д. 14

Москва, 127408

Документ адресуют в несколько однородных организаций или фирм (в рекламных письмах, Распоряжениях):

Директорам фирм, предприятий и руководителям организаций

Оформление реквизита «Подпись»
(
положение табулятора– граница левого поля)

Документ написан на бланке фирмы или организации (не указывают название фирмы или организации):

Коммерческий директор фирмы А.Н.Николаев

Документ подписывают несколько лиц, занимающих одну должностную ступень:

Директор ЗАО «ДИЗ» Директор ОАО «ГЭЗ»

Г. Н.Лан И.В.Розов

Документ подписан комиссией (в акте):

Председатель комиссии Е.В.Комаров

Члены комиссии: М.Р.Глагоева

Н.И.Монина

Р.С.Павлов

Оформление реквизита «Отметка о наличии приложения»
(
положение табулятора– граница левого поля)

Документ имеет приложение, упоминаемое в тексте документа:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Документ имеет несколько приложений (независимо от того упоминались они в документе или нет):

Приложение: 1 Проект Положения о Персонале фирмы на 16 л. в 1 экз.

2 Пояснительная записка к проекту Положения о Персонале фирмы на 2 л. 1 экз.

К документу прилагается другой документ, имеющий приложение:

Приложение: Письмо СП «Барт-сервис» от 25.06.98 № 123/01-05 и приложение к нему, всего на 3 л в 1 экз.

Оформление реквизита «Гриф согласования документа»
(
положение табулятора– граница левого поля)

Внешнее согласование документа

Согласование документа с конкретным должностным лицом:

СОГЛАСОВАНО

Директор
проектно-конструкторской фирмы

Н. И.Светлов

02.03.2018

Согласование документа коллегиальным органом или посредством письма:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания профкома

08.09.98 № 25

СОГЛАСОВАНО

Письмо Рекламно-Коммерческого
агентства «РАТИ»

12.06.98 № 176/01-04

Согласование документ с несколькими организациями:

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Начальник государственного Председатель Комитета
правового управления по законодательству

В.С.Иванов Г. С. Петров

05.03.2018 05.03.2018

Внутреннее согласование документа:

Визы:

Главный бухгалтер

Л.И.Иванова

23.03.2000

Юрисконсульт

Е.И.Моисеев

21.03.2000

Оформление реквизита «Гриф утверждения документа»
(❺положение табулятора – 10,5 см)

Утвержденный документ не выходит из стен фирмы:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

Н.К.Веселов

15.03.2018

Документ утвержден руководителем фирмы учредителя или сторонней организации:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор
Московского
коммерческого банка издателей
«ИЗДАТ-БАНК»

И. Н.Кочетков

15.02.2000

Документ (в данном примере правила) утвержден решением, приказом или протоколом

УТВЕРЖДЕНЫ

Приказом
Генерального директора фирмы

20.04.2018 № 25

Оформление реквизита «Отметка о заверении копии»
(
положение табулятора – граница левого поля)

Верно

Секретарь А.К.Павлова

27.04.18

Оформление реквизита «Отметка об исполнителе»

( положение табулятора – граница левого поля)

Косарева

274-24-35

или

Косарева Татьяна Васильевна

274-24-35

[email protected]

Оформление реквизита «Гриф ограничения доступа к документу»

( положение табулятора – 12 см)

Конфиденциально

Экз. 1

или

КТ

Экз.2

1Разработаны на основе ГОСТ Р 7. 0.97-2016 “Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов”

Оформление организационно-распорядительной документации – Энциклопедия по экономике

Но помимо обычно хорошо известных бухгалтеру нормативных документов по ведению бухгалтерской документации под рукой должен быть и пакет нормативно-методических документов по общему делопроизводству и оформлению организационно-распорядительной документации.  [c.29]


Основное внимание в книге уделено изложению правил, норм, требований, предъявляемых ГОСТ Р 6.30-97 к оформлению организационно-распорядительной документации. Изложение материала сопровождается тщательно выверенными образцами и макетами всех видов документов. Введен новый раздел Оформление документации по личному составу , изучение которого полезно студентам-экономистам, поскольку в малом предпринимательстве, где в большинстве случа-  [c.3]

В разработке унифицированных систем документации накоплен большой опыт. Длительное время в стране действовал ГОСТ 6.38-72 на требования по оформлению организационно-распорядительной документации. В 1990 году стандарт подвергся определенной переработке с учетом двадцатилетней практики его использования (ГОСТ 6.38-90).  [c.8]

Текст акта состоит из двух частей — вводной и констатирующей. Вводная часть включает изложение основания для составления акта и перечень лиц, присутствовавших при этом. Члены комиссии прежде чем составлять акт должны изучить существо вопроса, подлежащего актированию, ознакомиться с комплексом законодательных и нормативных документов, регулирующих данную проблему. Например, в организации проводится проверка внедрения государственного стандарта РФ по оформлению организационно-распорядительной документации ГОСТ Р 6.30-97. Члены комиссии обязаны изучить сам стандарт, получить консультацию в региональном Центре стандартизации, метрологии и сертификации, затем наметить круг вопросов для проверки.  [c.84]


Изложены требования, предъявляемые ГОСТ Р 6. 30-97 к оформлению организационно-распорядительной документации.  [c.2]

В книгу не случайно наряду с вопросами оформления первичных документов по учету труда и его оплаты, включены разделы оформления документации по персоналу, требования по оформлению организационно-распорядительной документации. Дело в том, что в условиях развития малого предпринимательства, глава предприятия сам, менеджер и другие ближайшие его сотрудники в порядке взаимозаменяемости нередко выполняют функции бухгалтера, инспектора по кадрам, маркетолога, занимаются вопросами финансов, снабжения и сбыта и… даже подчас выполняют обязанности секретаря-референта.  [c.4]

Общие требования к составлению и оформлению организационно-распорядительной документации  [c.21]

Общие требования к составлению я оформлению организационно-распорядительной документация………… 21  [c.260]

Какие государственные стандарты определяют порядок составления и оформления организационно-распорядительной документации  [c. 35]

Постановлением Госстандарта СССР от 11.08.72 за № 1582 введена в действие единая система организационно-распорядительной документации (ГОСТ 6.38—72 и ГОСТ 6.39—72), регламентирующая единые требования к оформлению документов. В целях стандартизации и унификации деловой, оперативной и технической документации в ГПО, а также упорядочения делопроизводства должны быть разработаны и внедрены  [c.217]

Принятая организацией учетная политика подлежит оформлению соответствующей организационно-распорядительной документацией (приказами, распоряжениями и т. п.) организации.  [c.443]

Учетная политика предприятия подлежит оформлению соответствующей организационно-распорядительной документацией (приказом, распоряжением и т.п.) предприятия.  [c.319]


ГОСТ Р 6.30-97 УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов [1].  [c.13]

ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. — М. Изд-во стандартов, 1997.  [c.110]

Учебное пособие излагает основные сведения о порядке разработки и оформления управленческой документации, об организации делопроизводственной службы, технологии регистрации, учета и хранения документов. Особое внимание уделено оформлению реквизитов организационно-распорядительной документации в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30—97. Приводятся тщательно отработанные образцы основных видов управленческих документов. Излагаются важнейшие положения по оформлению деловой корреспонденции на английском, французском и немецком языках.  [c.2]

СТБ 6.38-95 Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов  [c.296]

Документы управления оформляются согласно требованиям и правилам, установленным государственными нормативными актами (ГОСТ Р 6. 30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (М., 1997) Государственная система докумен-тационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (М., 1991).  [c.142]

ГОСТ 6.38-90. Унифицированная система документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению и оформлению документов.  [c.294]

Должен знать постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений организацию делопроизводства методы оформления и обработки документов архивное дело машинопись правила пользования приемно-переговорными устройствами стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации правила печатания деловых писем с использованием типовых форм основы этики и эстетики правила делового общения основы организации труда и управления правила эксплуатации вычислительной техники основы административного права и законодательства о труде правила внутреннего трудового распорядка правила и нормы охраны труда.  [c.356]

Использован ГОСТ 6. 38-90 Система организационно-распорядительной документации (требования к оформлению документов) .  [c.7]

С 1 января 1991 г. и по настоящее время введен стандарт на организационно-распорядительную документацию ГОСТ 6.38-90, который применяется при оформлении организационной, распорядительной и исполнительной деятельности органов государственной власти и управления, а также подведомственных им предприятий и организаций. В этом стандарте определен 31 реквизит (расположение их показано на схемах в прил. 1 и 2).  [c.14]

ГОСТ 6.38-90. Система организационно-распорядительной документации Требования к оформлению документов / Государственный комитет СССР по управлению качеством продукции и стандартам.—М., 1990.  [c.267]

Коды ОКУД в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов проставляются на документах при их изготовлении.  [c.46]

Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов — обязательных элементов оформления документа (имя автора документа, адресата, подпись, дата, номер документа, гриф утверждения, печать и др.). Современные требования к оформлению документов фиксируются в государственных стандартах, в частности правила оформления организационно-распорядительных документов зафиксированы в ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов . Государственным стандартом установлен не только состав реквизитов (их всего 29), но и зоны и последовательность их размещения на документе. Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности, составляют формуляр документа. Формуляр также регламентирован государственным стандартом, поэтому для правильного составления документа необходимо знать не только реквизиты документа, но и последовательность их расположения на документе. Наличие формуляра, установленного государственным стандартом, обеспечивает единство документирования и единство документации как в рамках одного учреждения, так и в целом в стране.  [c.54]

ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов установил формуляр-образец организационно-распорядительных документов, который представляет собой графическую модель или схему построения документа. Формуляр-образец устанавливает размеры полей, расположение постоянных и переменных реквизитов.  [c.58]

Состав реквизитов унифицированных форм документов и последовательность их размещения на бланке должны соответствовать ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов .  [c.130]

Особо выделены вопросы документирования управленческой деятельности понятие документа, виды и разновидности документов, требования к составлению бланков документов, оформлению всех реквизитов документов, а также правила составления организационных, распорядительных и информационно-справочных документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации. Освещены вопросы организации работы с документами, включая организацию документооборота, технологии регистрации документов, контроля за сроками их исполнения, информационно-справочной работы. Рассмотрены правила хранения документов в делопроизводстве и подготовки их к сдаче в архив.  [c.4]

Первые ГОСТы на организационно-распорядительную документацию (ОРД) были введены в действие в 1972 г. ГОСТ 6.38—72 Система организационно-распорядительной документации. Основные положения и ГОСТ 6.39—72 Система организационно-распорядительной документации. Формуляр – образец (переутверждены в 1978 г.). В 1990 г., они были переработаны и объединены в ГОСТ 6.38—90 Унифицированная система документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов .  [c.43]

ГОСТ Р 6.30—97 УСД Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (с изменениями от 21.01.2000 г.).  [c.52]

ГОСТ Р 6.30—97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. — М., 1997, с. 2—3. С изменениями № 1, утвержденными постановлением Госстандарта России от 21.01 2000 № 9-ст О принятии и введении в действие изменения ГОСТ Р .  [c.57]

Оформление документов. Методические рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. — М. Научная книга, 1998, с.44-47.  [c.89]

Требования к оформлению организационно-распорядительной документации определены государственным стандартом “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов” ГОСТ Р 6.30-97, утвержденным постановлением Госстандарта России от 31 июля 1997 г. № 273 и введенным в действие l июля 1998г.  [c.63]

ГОСТ Р 6.30-97устанавливает состав реквизитов организационно-распорядительной документации требования к оформлению реквизитов документов требования к бланкам и оформлению документов в целом, требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.  [c.11]

Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Оформление документов Комментарий к ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов / Учебно-методический центр документоведения и управления фирмы Межрегионсервис . — М. Дело, 1999.  [c.74]

Стандартизация — это форма юридического закрепления результатов унификации. В практике совершенствования документацион-ного обеспечения управленческой деятельности разрабатываются государственные стандарты на терминологию делопроизводства и архивного дела и на требования к составлению и оформлению управленческих документов. В настоящее время действуют два стандарта ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов и ГОСТ Р 51141 -98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения .  [c.121]

Методические рекомендации к ГОСТу Р 7.

0.97-2016 – что полезного для кадровиков

Пожалуй, ГОСТ Р 7.0.97-2016 “СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов” (далее — ГОСТ Р 7.0.97-2016) назвать новым уже нельзя — он вступил в силу несколько лет назад. Однако до сих пор у кадровиков возникают вопросы — как правильно оформлять кадровые документы, сколько и как их хранить, да и вообще, надо ли соблюдать этот ГОСТ Р 7.0.97-2016, если организация не является ни бюджетной, ни государственной?

Прежде всего, давайте определимся с обязательностью ГОСТа Р 7.0.97-2016. Статья 2 Федерального закона от 29.06.2015 № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» говорит о том, что документ по стандартизации – это документ, в котором для добровольного и многократного применения устанавливаются общие характеристики объекта стандартизации, а также правила и общие принципы в отношении объекта стандартизации, за исключением случаев, если обязательность применения документов по стандартизации устанавливается законом.

В соответствии с этой формулировкой применение стандарта носит рекомендательный характер, и да, негосударственные структуры могут оформлять документы по своим правилам. Однако надо вспомнить, что кадровые документы несут довольно сильную социальную нагрузку — на их основании не только происходит регулирование трудовых отношений, но и начисляются пенсии и пособия, появляется (или нет) право на различные социальные гарантии, предоставляется медицинское обеспечение и проч.

Именно поэтому к документам по личному составу такое пристальное внимание со стороны проверяющих органов. Если организация оформляет такую документацию по своим правилам, то сталкивается с трудностями при проверках и вынуждена каждый раз доказывать рекомендательный характер ГОСТа Р 7.0.97-2016. В таких условиях проще взять на вооружение уже существующие национальные стандарты и использовать их, чем создавать свои правила.

Тем более, теперь применять ГОСТ Р 7.0.97-2016 стало гораздо проще — ВНИИДАД выпустил “Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7. 0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»” (далее — Методические рекомендации).

Этот документ не просто содержит отдельные положения ГОСТа Р 7.0.97-2016, но и дополнительные пояснения к ним. Это необходимо, т.к. ГОСТ Р 7.0.97-2016 ввел ряд новых реквизитов для оформления документов, и пояснения тут не лишние.

Например, новые правила допускают проставление такого реквизита как “наименование структурного подразделения — автора документа”. С одной стороны, это удобно — в больших организациях бывает непросто определить, из какого отдела пришел документ. Однако вопрос — как ввести использование такого реквизита, как указывать этот самый отдел, какие бланки использовать?

Методические рекомендации дают пояснение, что “решение об использовании бланков структурных подразделений (о делегировании структурному подразделению права самостоятельно вести переписку с организациями на собственном бланке или издавать распорядительные документы) принимает руководитель организации или иное уполномоченное им лицо”.

Таким образом, организация сама решает этот вопрос. Главное — закрепить такое решение в виде документа — лучше всего в Инструкции по делопроизводству (или в виде изменений к ней, если ранее такой документ уже был принят).

В тех случаях, когда какие-то положения ГОСТа Р 7.0.97-2016 требуют пояснений на основании положений иных нормативных актов, в Методических рекомендациях содержится и отсылка к этим актам, и цитирование необходимого фрагмента.

В итоге Методические рекомендации — это сводный документ, который позволяет с удобством применять ГОСТ Р 7.0.97-2016, разъясняя его положения и помогая разобраться с нюансами применения новых правил при оформлении документов. Их удобно применять и как часть локального нормативного акта по документообороту, и как обучающие материалы для подготовки молодых специалистов.

 

Обзор управления записями

Запись – это документ или другой электронный или физический объект в организации, который служит свидетельством деятельности или операции, выполняемой организацией, и который требует хранения в течение определенного периода времени. Управление записями — это процесс, с помощью которого организация:

  • Определяет, какие виды информации следует считать записями.

  • Определяет, как следует обрабатывать активные документы, которые станут записями, во время их использования, и определяет, как их следует собирать после того, как они объявлены записями.

  • Определяет, каким образом и как долго каждый тип записи должен храниться для соответствия юридическим, деловым или нормативным требованиям.

  • Исследует и внедряет технологические решения и бизнес-процессы, чтобы гарантировать, что организация выполняет свои обязательства по управлению записями экономичным и ненавязчивым способом.

  • Выполняет задачи, связанные с записями, такие как удаление записей с истекшим сроком действия или поиск и защита записей, связанных с внешними событиями, такими как судебные процессы.

Определение того, какие документы и другие физические или электронные объекты в вашей организации являются записями, является обязанностью корпоративных сотрудников по соблюдению нормативных требований, менеджеров по учету и юристов. Тщательно классифицируя весь корпоративный контент в вашей организации, эти люди могут помочь вам обеспечить хранение документов в течение соответствующего периода времени. Хорошо спроектированная система управления записями помогает защитить организацию с юридической точки зрения, помогает организации продемонстрировать соответствие нормативным обязательствам и повышает организационную эффективность, способствуя удалению устаревших элементов, которые не являются записями.

Система управления записями включает следующие элементы:

  • Контент-анализ    описывает и классифицирует контент на предприятии, который может стать записями, предоставляет исходные местоположения и описывает, как контент будет перемещаться в приложение управления записями.

  • План хранения    , в котором для каждого типа записей на предприятии указано, где они должны храниться в качестве записей, применимые к ним политики, как долго они должны храниться, как их следует утилизировать и кто несет ответственность. для управления ими.

  • Документ с требованиями соответствия    , определяющий правила, которым должны следовать ИТ-системы организации для обеспечения соответствия, и методы, используемые для обеспечения участия членов корпоративной команды.

  • Метод сбора записей, которые больше не являются активными    из всех источников записей, таких как серверы совместной работы, файловые серверы и системы электронной почты.

  • Метод аудита записей    во время их активности.

  • Метод сбора метаданных записей    и истории аудита, а также их ведения.

  • Процесс хранения записей     (приостановка их использования) при возникновении таких событий, как судебные разбирательства.

  • Система мониторинга и отчетности по обработке записей    для обеспечения того, чтобы сотрудники хранили их, получали к ним доступ и управляли ими в соответствии с определенными политиками и процессами.

SharePoint включает в себя функции, которые могут помочь организациям внедрить интегрированные системы и процессы управления записями.

Обзор планирования управления записями

В этом разделе описываются шаги по планированию, которые необходимо предпринять, чтобы убедиться, что система управления записями, которую вы внедряете на основе SharePoint, достигает целей управления записями вашей организации.Ниже приведен предварительный просмотр процесса планирования управления записями:

    Определение ролей управления записями       Для успешного управления записями требуются специальные роли, например следующие:

    • Руководители записей и ответственные за соблюдение требований для категоризации записей в организации и запуска процесса управления записями.

    • ИТ-персонала для внедрения систем, которые эффективно поддерживают управление записями.

    • Контент-менеджеры, чтобы узнать, где хранится организационная информация, и убедиться, что их команды следуют методам управления записями.

  1. Анализ содержимого организации       Перед созданием плана размещения менеджеры записей и менеджеры контента изучают использование документов в организации, чтобы определить, какие документы и другие элементы могут стать записями.

  2. Разработайте план хранения       После того, как вы проанализируете содержимое своей организации и определите графики хранения, заполните остальную часть плана хранения. Планы файлов различаются от организации к организации, но, как правило, они описывают типы элементов, которые предприятие признает документами, указывают, где они хранятся, описывают их периоды хранения и предоставляют другую информацию, например, кто отвечает за управление ими и какие более широкие категория записей, к которой они принадлежат.

  3. Разработайте графики хранения       Для каждого типа записей определите, когда они перестанут быть активными (используются), как долго их следует хранить после этого и как от них в конечном итоге следует избавиться.

  4. Оцените и улучшите методы управления документами       Убедитесь, что необходимые политики применяются в хранилищах документов.Например, убедитесь, что этот контент подвергается надлежащему аудиту, чтобы соответствующие аудиты сохранялись вместе с записями.

  5. Разработайте решение для управления записями       Определите, следует ли создать архив записей, управлять записями на месте или использовать комбинацию этих двух подходов. На основе вашего плана файлов спроектируйте архив записей или определите, как использовать существующие сайты для хранения записей.Определите типы контента, библиотеки, политики и, при необходимости, метаданные, которые определяют расположение для маршрутизации документа.

  6. Спланируйте, как контент станет записями       Если вы используете SharePoint как для активного управления документами, так и для управления записями, вы можете создавать собственные рабочие процессы для перемещения документов в архив записей. Если вы используете SharePoint или внешнюю систему управления документами, вы можете планировать и разрабатывать интерфейсы, которые перемещают содержимое из этих систем в архив записей или объявляют документ записью, но не перемещают документ.Вы также создаете план обучения, чтобы научить пользователей создавать записи и работать с ними.

  7. План интеграции электронной почты       Определите, будете ли вы управлять записями электронной почты в SharePoint или будете управлять записями электронной почты в самом почтовом приложении.

  8. Планирование соответствия социального контента       Если ваша организация использует социальные сети, такие как блоги или вики, определите, как этот контент станет записями.

  9. Планирование отчетности и документации по соответствию       Чтобы убедиться, что ваша организация выполняет требуемые методы управления записями, и сообщить об этих практиках, вы должны задокументировать свои планы и процессы управления записями. Если ваше предприятие будет вовлечено в судебный процесс, связанный с записями, вам, возможно, придется разработать эти рекомендации по управлению записями, планы внедрения и показатели эффективности.

Сертификация по ГОСТ Р ИСО 9001-2015. ACERT бюро

Описание схем сертификации установлен в Бюро ACERT в части I, п. 2 документа «Порядок и правила проведения сертификации».

Порядок и правила предоставления службы сертификации системы менеджмента созданы в ACERT Бюро в части I, п. 2, 2.1-2.5 документа «Порядок и правила проведения сертификации».

Ориентировочная стоимость работ устанавливается в Бюро ACERT в части III, пункт 1 документа «Порядок и правила проведения сертификации».

Описание прав и обязанностей заявители установлены в Бюро ACERT в Части IV, параграфы 2, 3 документа «Порядок и правила сертификации».

Политика и процедуры приостановления действия, аннулирования сертификата, сужения области сертификации установлены в Бюро ACERT в части I, пункт 2. 2 документа «Порядок и правила сертификации».

Политика конфиденциальности информации и хранения записей установлена ​​в Бюро ACERT в части II, п. 1.3 документа «Порядок и правила проведения сертификации».

Правила рассмотрения жалоб и апелляций устанавливаются в Бюро ACERT в Части I, п. 2.6 документа «Порядок и правила сертификации». Форма жалобы, апелляции доступна здесь.

Перечень документов, используемых при выполнении работ по подтверждению соответствия и определению требования к этим работам

Правила применения сертификата соответствия Бюро ACERT.

Любая организация, заинтересованная в сертификации системы менеджмента качества в ACERT Bureau можете отправить нам заявку:

 

 

 

Общие сведения о процессе сертификации:

1. ПОДГОТОВКА ПРЕДЛОЖЕНИЯ О СЕРТИФИКАЦИИ И ЗАКЛЮЧЕНИЕ ДОГОВОРА

На данном этапе Организация осуществляет выбор орган по сертификации. Здесь могут применяться сложные системы рейтинга органов по сертификации. применяется, и организации также могут сосредоточиться на требованиях своих клиентов, партнеров или профессиональных ассоциаций.
На данном этапе просим заполнить заявление (удостоверение личности). Этот это то, что нам нужно для оценки сложности аудита и необходимых ресурсов и компетенции с нашей стороны.
На основании информации из удостоверения личности Бюро ACERT анализирует возможность проведения аудита и рассчитывает сложность аудита в аудит-дни и готовит для вас коммерческое предложение.
Подготовительный этап завершен подписанием сертификата соглашение.

2. ЭТАП 1 И 2 ​​СЕРТИФИКАЦИОННОГО АУДИТА

Этап 1 сертификации – предварительная оценка система управления и документооборота.

Предварительный аудит системы менеджмента проводится аудиторами Бюро ACERT для определения готовности Организации к сертификации и приверженность руководства принципам менеджмента качества. Комплекс ключевые требования к организационной структуре, процедурам, процессам и ресурсы системы управления проверяются.

Организация должна представить набор контролируемых копий действительные документы, описывающие систему управления, руководителю аудиторской группы. Анализ документов проводится для определения адекватности (т. е. полноты, степень соответствия, отношения, отсутствие внутренних противоречий) документы системы менеджмента на соответствие требованиям применяемого стандарта.

По результатам предварительной оценки руководитель группы готовит отчет с рекомендациями по системе управления паспортизация и указание всех проблемных мест и замечаний, а также проект плана сертификационного аудита.Работы по сертификации 1 этап ведутся выполняется в основном в вашем головном офисе и на некоторых производственных площадках Организация.

Стадия сертификации – детальный сертификационный аудит соответствие деятельности

Сертификационный аудит должен быть проведен не позднее шести месяцев после аттестационного этапа 1 (предаттестационного).

Целью аудита является выявление соответствия Система управления организацией, ее процессы и рабочие места для всех применимые требования применяемого(ых) стандарта(ов) и собственных внутренние документы, оценка эффективности системы менеджмента и ее способность достигать поставленных целей в рамках политики выполнение, оценка выполнения Организацией правовых и иных нормативные требования к продукции.

Работы по второму этапу ведутся как в административном помещениях, так и на производственных площадках Организаций.

Выездной аудит состоит из следующих этапов:

А) Открытие собрания. Представление членов аудиторской группы и экспертов, презентация Программы и Плана аудита, краткая презентация методы и процедуры, используемые при проверке и регистрации несоответствия, ответы на вопросы.

) Аудит соответствия на отдельных рабочих местах.Аудит сам процесс заключается в работе аудиторской группы и экспертов по сбору объективное доказательство посредством наблюдения за условиями труда, проведения мероприятия по управлению технологическим процессом и обеспечению условий труда в проверяемых подразделений Организации, собеседование, экспертиза документов и записи для их дальнейшего рассмотрения и оценки.

C) Заседание аудиторской группы, подготовка результатов оценки. Перед закрытием заседания аудиторская группа и эксперты собираются для проведения аудита. Результаты.

D) Заключительное собрание Целью заключительного собрания является представление заключений аудиторской группы и экспертов по результатам Аудит системы управления организацией с рекомендациями для ACERT Bureau руководством о признании его соответствия требованиям применяемый стандарт.

3. РЕШЕНИЕ О СЕРТИФИКАЦИИ И ВЫДАЧА СЕРТИФИКАТА СООТВЕТСТВИЕ

Регистрация и оформление сертификата(ов) соответствия выполняются после устранения несоответствий, выявленных в ходе сертификационный аудит.Это должно быть проведено в течение трех месяцев.

Вместе с сертификатами Организация получает нормативный документ: «Правила применения сертификата ACERT Bureau и Знак соответствия».

Сертификат соответствия действителен в течение трех лет при условии его подтверждение в ходе контрольных проверок.

Претензии и апелляции

В случае несогласия организаций с выводами и решение аудиторской группы, или если есть жалобы или комментарии к аудиторам, Организация имеет право на апелляцию или претензию.Эта деятельность регулируется Документ бюро ACERT.

4. НАДЗОРНЫЙ И РЕСЕРТИФИКАЦИОННЫЙ АУДИТ

Целью контрольных проверок является выявление факта что Организация поддерживает систему менеджмента, выполняет положение о постоянное совершенствование, оценка эффективности системы менеджмента и определение соответствия деятельности применяемому стандарту и требованиям для системы управления.

Надзорные проверки проводятся не реже одного раза в год (в отдельных случаях проводится внеплановая контрольная проверка).Первый Надзорный аудит должен быть проведен не позднее 12 месяцев после решение о сертификации. Дальнейшие надзорные проверки должны проводиться в течение период спустя +/- 2 месяца с даты, указанной в аудиторском заключении, в случае, если плановое наблюдение не будет проведено в течение этого срока, срок действия действие сертификата приостанавливается.

Если сертифицированной организации необходимо продлить срок действия своего сертификата, он должен уведомить Бюро ACERT о необходимости пройти повторную сертификацию.Сделать это нужно не ранее, чем за три месяца до истечения срока действия удостоверения. Сертификат соответствия, и не менее чем за 15 дней до установленного дата предыдущего подтверждения сертификата соответствия. Согласно по результатам ресертификационного аудита выдается новый сертификат соответствия.

 

 

Что считается административными данными?

Административные данные — это данные, которые организации собирают о своей деятельности.Он включает данные о рутинных операциях и часто используется для оценки того, насколько хорошо организация достигает намеченных целей.

Что такое административные медицинские данные?

Определение: Административные медицинские данные генерируются в ходе рутинного администрирования программ здравоохранения. Административные базы данных здравоохранения, разработанные правительствами провинций в результате всеобщего медицинского страхования, предназначены для сбора и хранения данных такого типа.

Что считается административными данными в истории болезни пациента?

Административные данные включают информацию о регистрации или правах на участие, информацию о заявлениях и встречах с организованным медицинским обслуживанием.Претензии и встречи могут касаться услуг больниц и других учреждений, профессиональных услуг, услуг по рецептурным препаратам, лабораторных услуг и так далее.

В чем разница между административными и клиническими данными?

Клиническими источниками могут быть извлечения из электронных историй болезни/медицинских карт или клинический персонал, регулярно выполняющий ручные проверки в зависимости от собранных данных. … Административные данные основаны на данных о претензиях, которые включают коды диагнозов для посещения больницы или врача.

Как собираются административные данные?

Административные данные собираются правительствами или другими организациями в целях, не связанных со статистикой, для предоставления обзора регистрации, транзакций и ведения учета. Они оценивают часть результатов администрирования программы. … Затем рассматриваются государственные политики, включая организационные политики и процедуры.

Что вы подразумеваете под административными записями, почему они важны?

Административные записи составляются для целей регулирования или для поддержки и документирования управления различными государственными программами, такими как иммиграционные правила, пособия по социальному обеспечению, образование и услуги общественного здравоохранения.

Каковы административные расходы HealthCare?

Результаты: страховщики и поставщики медицинских услуг США потратили 812 миллиардов долларов на администрирование, что составляет 2497 долларов на душу населения (34,2% национальных расходов на здравоохранение) по сравнению с 551 долларом на душу населения (17,0%) в Канаде: 844 доллара против 146 долларов на накладные расходы страховщиков; 933 доллара против 196 долларов за администрацию больницы; 255 долларов против 123 долларов за дом престарелых, уход на дому, …

Каковы примеры клинических данных?

Клинические данные делятся на шесть основных типов:

  • Электронные медицинские карты.
  • Административные данные.
  • Претензионные данные.
  • Регистры пациентов/заболеваний.
  • Обследования здоровья.
  • Данные клинических испытаний.

9 мар. 2021 г.

Что является основным источником данных о состоянии здоровья?

Основными источниками медицинской статистики являются обследования, административные и медицинские записи, данные о заявлениях, записи актов гражданского состояния, эпиднадзор, реестры заболеваний и рецензируемая литература.

Что является первичным источником данных в здравоохранении?

Первичные источники данных включают данные, собранные непосредственно для целей реестра (т. д., прежде всего для реестра).

Что считается клиническими данными?

Клинические данные состоят из информации, начиная от детерминант здоровья и показателей здоровья и состояния здоровья и заканчивая документацией об оказании помощи. Эти данные собираются для различных целей и хранятся в многочисленных базах данных по всей системе здравоохранения.

Что такое административные данные учащихся?

К административным данным учащихся относятся: документы об образовании учащихся в бумажной и электронной форме.Образовательные записи — это данные о студентах, которые хранятся в файлах учебных заведений. Административные наборы данных часто запрашиваются исследователями для проведения анализа.

Что такое управление административной информацией?

Диплом по управлению административной информацией (AIM) — это двухлетняя программа, которая дает навыки, необходимые офисным специалистам, чтобы идти в ногу с современным быстро меняющимся деловым миром. … Диплом включает в себя четырехнедельную неоплачиваемую практику в офисе, чтобы дать студентам реальный опыт работы в отрасли.

Что такое данные о заявлениях на получение медицинской помощи?

Так что же такое данные о претензиях? Данные претензий состоят из кодов счетов, которые врачи, аптеки, больницы и другие поставщики медицинских услуг представляют плательщикам (например, страховые компании, Medicare).

Организационные и административные | USDA

 

Эти рекомендации относятся к описательной информации о USDA, входящих в его состав агентствах и офисах, а также их административных процессах.Примеры включают историю, функции и законодательные полномочия агентств; их организационные схемы, офисы в агентствах и их функции; стратегические планы и планы деятельности агентств; и информация, относящаяся к административным процессам агентств. Критерии качества информации, включенные в Общие руководящие принципы качества информации Министерства сельского хозяйства США, включают стандарты качества, которым агентства и офисы Министерства сельского хозяйства США будут следовать при разработке и проверке организационной информации и ее распространении среди общественности. Эти дополнительные руководящие принципы в основном сосредоточены на том, чтобы сделать информацию полезной для общественности.

  • Информация должна быть исчерпывающей.
    Информация должна включать всю необходимую информацию, чтобы общественность могла понять законодательные полномочия агентства, миссию, деятельность, организацию, стратегический план, план работы и достижения в работе.
  • Информация должна быть своевременной и отражать самую последнюю доступную информацию.
  • Источники информации должны быть задокументированы.
    В соответствующих случаях пользователям должна быть предоставлена ​​дополнительная документация или метод(ы) доступа к подтверждающей документации посредством ссылки (например, цитаты) или с помощью электронных средств (например, «ссылки»).
  • Информация должна соответствовать применимым публичным законам, правилам, положениям, а также директивам, инструкциям и руководствам ведомств.
    Вся информация должна соответствовать действующим политикам и руководствам департамента, регулирующим распространение административных материалов среди общественности. Информация также должна соответствовать требованиям применимых публичных законов, таких как Закон о деятельности правительства и результатах от 1993 года.
  • Информация должна быть доступна.
    Сделать информацию легко доступной для общественности, сделать ее доступной в печатных, электронных, визуальных, аудио и т. д. средствах массовой информации, которые подходят для достижения этой цели.

Поддержание ссылок на институциональную информацию

Сохранение ссылок на институциональную информацию

Вот несколько советов, которые помогут вам поддерживать связь с институциональной информацией.Цель необслуживаемые ссылки. Институциональная информация или документы относятся к любым программам информации об обучении, информации об аккредитации, форм, заметок, отчетов, листовок или публикации, такие как общий каталог, расписание занятий, карты, катастрофы план, данные исследований и т. д. Ссылки на эти документы часто необходимо публиковать по электронной почте. сообщения, Daily Falcon, веб-страницы, заметки, печатные и электронные листовки, отчеты, и т.п.Приведенные ниже шаги помогут вам избежать неработающих ссылок на любые документы и информацию. размещены в сети.

Сохранение ссылок на документы или информацию, размещенную в Интернете.

  1. Ссылка на исходную веб-страницу, информацию или документ, а не их дублирование информацию на веб-странице вашего отдела или факультета/сотрудника.
  2. Ссылка на страницы, которые ссылаются на административные документы.Ссылаясь только на страницу, где находится ссылка, а не сам файл документа, вы позволяете веб-автору поддерживать ссылку на документ, чтобы ваша ссылка оставалась необслуживаемой.
  3. Используйте псевдоним, если хотите создать ссылку на файл PDF или другой документ. Пожалуйста, не связывайте непосредственно к документу. Вместо этого обратитесь к веб-администратору, чтобы создать псевдоним. к документу.Псевдоним — это удобный для пользователя фиктивный адрес ссылки, исходящий из корневого домена колледжа, например, www.cerritos.edu/schedule-pdf. Реальность адрес документа может выглядеть следующим образом: http://www.cerritos.edu/AdmissionsandRecords/_includes/docs/pdf/2018/2018_SpringSched_Web_v.pdf. Поскольку имя файла расписания занятий часто меняется, ссылка непосредственно на документ сломает. Веб-администратор будет поддерживать псевдоним ссылки, указывающий на текущий файл.
  4. Пожалуйста, не публикуйте копию административного документа или страницы, которая размещена в другом месте В интернете. Это также включает в себя разделы административных документов и страниц. Там должна быть только одна копия каждого административного документа или страницы, размещенной в Интернете. Все остальные ссылки должны указывать на псевдоним этого документа или страницы.
  5. При публикации ссылок на административные документы в сообщениях электронной почты, печатных листовках, плакаты и т.д., пожалуйста, следуйте всем тем же методам, описанным выше, когда это возможно.

Организация и документирование – Библиотека Альбертсона

Как назвать файлы и папки?

Имена файлов должны однозначно описывать содержимое файла, поскольку это поможет при поиске и обнаружении в папке или каталоге. Они должны содержать информацию о проекте или исследовании, исследователе, месте, дате и типе данных.Дополнительные соображения могут включать условия, при которых данные были собраны, и, при необходимости, номер версии файла. Имена папок также должны быть однозначно идентифицируемыми и описывать содержимое папки, поскольку это поможет при поиске и обнаружении в каталоге.

На что мне следует обратить внимание?

Многие системы используют пробелы для анализа текстовых строк, поэтому рассмотрите возможность использования символа подчеркивания (_), дефиса (-) или заглавных букв для разделения частей имени файла.& * ( ) + = [ ] { } ‘ “) при именовании файлов. При использовании числа как части имени файла используйте двузначную версию (01 вместо 1), если только это не год или другое число, состоящее более чем из двух цифр. Хотя имя файла должно включать информацию, относящуюся к идентификации файла, имейте в виду, что некоторые операционные системы и программные платформы могут иметь ограничения на количество символов в имени файла. Если вы включаете дату как часть имени файла, начните с года (ГГГГ), а затем перейдите к месяцу и/или дню (ГГГГММДД).Это поможет вашим файлам оставаться в хронологическом порядке. Если в имя файла включено личное имя, сначала используйте фамилию, а затем инициалы (SmithMA).

Для папок полезно настроить структуру каталогов, предоставляющую такую ​​информацию, как название проекта, дату и уникальный идентификатор. Обычно рекомендуется иметь не более трех уровней папок, чтобы облегчить обнаружение папок и файлов, но вам может понадобиться больше. Отдельные папки в каталоге могут быть настроены по исследователю, дате, местоположению или тому, что имеет наибольшее значение для вашего проекта.

Нужны ли машиночитаемые имена файлов и папок? Куда вы отправляете эти файлы и есть ли в них ограничения по количеству символов? Как имена файлов влияют на сортировку и обнаружение?

Если вам нужно, чтобы ваши имена файлов и папок были машиночитаемыми (например, вы хотите использовать компьютеризированную систему для запроса данных, которые у вас есть в определенных файлах), есть дополнительные соображения: используйте строчные буквы вместо прописных и используйте символы подчеркивания или тире для отдельные компоненты имени файла или папки. Если ваш проект включает большое количество файлов и папок, подумайте о том, чтобы назвать их таким образом, чтобы обеспечить соответствующую сортировку. Подумайте о том, чтобы начать имена файлов и папок с самых общих компонентов и перейти к более конкретным позже, поскольку они будут сгруппированы на основе первых нескольких компонентов.

Как убедиться, что моя команда следует моему плану именования файлов и папок? Как убедиться, что моя схема именования понятна другим?

Чтобы убедиться, что ваша команда следует вашему плану именования, примите рациональные решения о схеме именования и обсудите свои рассуждения с членами вашей команды.Задокументируйте согласованный план, чтобы все члены команды могли обращаться к ним в случае возникновения вопросов и понимали, что выбранная вами схема имеет смысл для проекта.

Что, если я буду последовательным в своей практике именования файлов?

Чтобы избежать несогласованности при именовании файлов, члены группы должны обращаться к задокументированной схеме именования файлов, когда они не уверены. Руководителю группы может быть полезно просмотреть выбранную схему именования файлов через несколько недель или месяцев в части проекта по созданию файлов, чтобы определить полезность схемы и внести необходимые изменения.Любые внесенные изменения должны быть задокументированы и доведены до сведения остальных членов команды.

Кому нужен доступ к моим файлам и нужно ли мне предоставлять одновременный доступ?

В зависимости от того, где в системе расположены ваши папки, вам может потребоваться указать, у кого есть доступ (общие сетевые диски, Google Диск и т. д.). Подумайте о том, чтобы ограничить доступ наименьшим числом людей, которым действительно нужен доступ, чтобы избежать ненужного или случайного редактирования или удаления папок или файлов. В отличие от общих трудностей, когда несколько членов команды пытаются получить доступ к одному и тому же файлу, одновременный доступ к определенной папке более чем одному члену команды не должен быть проблемой, независимо от того, какая система используется (Windows, Mac, Гугл Диск и др. ).

Где в моей структуре папок я должен включить файл «ReadMe»?

Если вы документируете структуру папок/файлов в файле «ReadMe», этот файл должен находиться в папке верхнего уровня, чтобы он был виден и доступен всем членам команды.

Зачем мне нужен доступ к чему-либо? Как мне понять, какие потребности в доступе будут со временем?

Необходимость доступа к материалам, связанным с проектом, зависит от вашей роли в команде.Руководитель группы должен иметь четкое представление о том, какие члены команды имеют доступ к каким папкам и файлам, а также о причинах этого на протяжении всего жизненного цикла проекта, и это должно быть задокументировано в основной папке проекта. Руководитель группы должен максимально следовать политикам доступа к данным, описанным в исходном плане управления данными. Если необходимы изменения доступа, они должны быть задокументированы в плане управления данными и в документах «ReadMe», связанных с проектом.