Содержание

Бератор — Первичные документы — Хранение первичных документов — Хранение бухгалтерских, налоговых, кадровых документов

КАДРОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ
Приказы и распоряжения по основной деятельности: вступлении в должность, о возложении на руководителя обязанностей главбуха, о досрочном сложении полномочий, о назначении ответственных. Постоянно П. 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Правила внутреннего трудового распорядка организации, служебный распорядок 1 год П. 381 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Положения или инструкции по обработке персональных данных Постоянно П. 440 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.
12.2019 № 236
Согласие на обработку персональных данных 3 года после того, как истечет срок действия согласия или после отзыва П. 441 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
График отпусков 3 года П. 453 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Документы о дисциплинарных взысканиях 3 года П. 383 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Заявки о потребности в иностранцах 1 год П. 377 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда 5 лет П. 409 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий 45 лет П. 424 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Приказы и распоряжения по административно-хозяйственным вопросам 5 лет П. 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Приказы о направлении в командировку 5 лет П. 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Приказы о предоставлении ежегодных отпусков, дополнительных оплачиваемых и учебных отпусков 5 лет П. 300, 434 Перечня, утв.  Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Договоры о материальной ответственности материально ответственного лица. Списки ответственных и образцы подписей 5 лет П. 279, 281, 282 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Документы (отчеты, акты, списки, планы-графики, переписка) периодических медицинских осмотров 3 года П. 635 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним. Если делопроизводство закончено до 1 января 2003 года, то их нужно хранить 75 лет, если после – 50 лет П. 435 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Все приказы по личному составу: о приеме на работу, переводе, перемещении, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении разрядов и званий, поощрении, награждении, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы.

А также: докладные записки, справки, заявления к приказам по личному составу.

П. 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Все подлинные личные документы: трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства, не востребованные сотрудниками при увольнении П. 449 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Гражданско-правовые договоры с физлицами и акты по ним. П.301 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Личные дела и личные карточки работников П. 444, 445 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Приказы об изменении анкетно-биографических данных П. 434 Перечня, утв.  Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Уведомления, предупреждения работников 3 года П. 436 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Заявления сотрудников о выдаче документов, связанных с работой, и их копии 1 год П. 451 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Журналы, книги учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) 45 лет П. 423 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Документов, относящихся к работе во вредных и опасных условиях труда – табелей учета рабочего времени и приказов на командировки. 50 (75) лет П. 410, 411, 414 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
ДОКУМЕНТЫ ПО ЗАРПЛАТЕ 
Положения об оплате труда и премировании работников 5 лет П. 294 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Карточки индивидуального учета выплат, вознаграждений и страховых взносов 6 лет П. 309 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Реестры сведений о доходах физлиц 5 лет П. 313 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Лицевые счета работников: для документов, по которым:
П.
296 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Делопроизводство закончено до конца 2002 года 75 лет
Делопроизводство закончено после 1 января 2003 года 50 лет
Платежные ведомости, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат В течение 6 лет, если работодатель ведет лицевые счета сотрудников. Если не ведет – то 50 (75) лет. П. 295 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Исполнительные листы 5 лет П. 299 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Табели учета рабочего времени 5 лет П. 402 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения, переписка и другие документы о выплате пособий, о премировании, о пересмотре размера оплаты труда, оплате больничных и выдаче матпомощи 5 лет П. 401, 405, 406 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Документы, подтверждающие расчет и уплату взносов 6 лет Подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ
Документы по выплате пособий: листки нетрудоспособности, заявления, договоры о медицинском и санаторно-курортном обслуживании работников.
5 лет
П. 618, 633 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Расходные ордера на санаторно-курортные путевки 5 лет П. 636 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236

Формы первичных документов

С учётом изменений от 21 мая 2015 года

Приложение 1 форма КО-1 приходный кассовый ордер

Приложение 2 форма КО-2 расходный кассовый ордер

Приложение 3 форма КО-3 журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов

Приложение 4 форма КО-4 кассовая книга

Приложение 5 форма КО-5 книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств и их эквивалентов

Приложение 6 форма Д-1 доверенность (с изменениями от 19. 08.2013 № 402)

Приложение 7 форма Д-2 журнал учета выданных доверенностей

Приложение 8 форма Т-1 расчетная ведомость (книга) (с изменениями от 19.08.2013 № 402)

Приложение 9 форма Т-2 платежная ведомость

Приложение 10 форма Т-3 авансовый отчет (с изменениями от 19.08.2013 № 402)

Приложение 11 форма А-1 акт о приемке активов

Приложение 12 форма А-2 Акт о приемки актива для установки

Приложение 13 форма А-3 акт приемки – передачи актива в монтаж

Приложение 14 форма А-4 акт о выявленных дефектах актива

Приложение 15 форма А-5 акт приемки-передачи отремонтированных, реконструированных (модернизированных) активов

Приложение 16 форма ДА-1 акт приемки – передачи долгосрочных активов (с изменениями от 19. 08.2013 № 402)

Приложение 17 форма ДА-2 инвентарная карточка учета долгосрочных активов

Приложение 18 форма ДА-3 акт на выбытие (списание) долгосрочных активов (с изменениями от 19.08.2013 № 402)

Приложение 19 форма ДА-4 накладная на внутреннее перемещение долгосрочных активов (с изменениями от 19.08.2013 № 402)

Приложение 20 форма БА-1 акт приемки – передачи биологических активов

Приложение 21 форма БА-2 инвентарная карточка учета биологических активов

Приложение 22 форма БА-3 акт на списание биологических активов

Приложение 23 форма ОC-1 карточка учета арендованных (долгосрочно – арендованных) основных средств

Приложение 24 форма ОC-2 акт на списание автотранспортных средств

Приложение 25 форма З-1 приходный ордер запасов

Приложение 26 форма З-2 накладная на отпуск запасов на сторону (с изменениями от 19. 08.2013 № 402)

Приложение 27 форма З-3 карточка учета запасов

Приложение 28 форма З-4 акт об оприходовании запасов, полученных при разборке и демонтаже основных средств

Приложение 29 форма З-5 накладная на внутреннее перемещение запасов (с изменениями от 19.08.2013 № 402)

Приложение 30 форма З-6 акт списания запасов

Приложение 31 форма З-7 ведомость учета остатков запасов на складе

Приложение 32 форма Инв-1 акт инвентаризации запасов, находящихся в пути

Приложение 33 форма Инв-2 акт инвентаризации инвестиций

Приложение 34 форма Инв-3 акт инвентаризации отгруженных запасов

Приложение 35 форма Инв-4 акт инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности

Приложение 36 форма Инв-5 акт инвентаризации драгоценных металлов и изделий из них

Приложение 37 форма Инв-6 акт инвентаризации денежных средств и эквивалентов денежных средств

Приложение 38 форма Инв-7 инвентаризационная опись запасов, принятых (сданных) на ответственное хранение

Приложение 39 форма Инв-8 инвентаризационная опись долгосрочных активов

Приложение 40 форма Инв-9 инвентаризационная опись биологических активов

Приложение 41 форма Инв-10 инвентаризационная опись запасов

Приложение 42 форма Инв-11 инвентаризационная опись инвестиций

Приложение 43 форма Инв-12 инвентарный список долгосрочных активов

Приложение 44 форма Инв-13 инвентаризационный ярлык запасов

Приложение 45 форма Инв-14 инвентаризационная опись бланков строгой отчетности

Приложение 46 форма Инв-15 опись инвентарных карточек по учету биологических активов

Приложение 47 форма Инв-16 сличительная ведомость результатов инвентаризации долгосрочных активов

Приложение 48 форма Инв-17 сличительная ведомость результатов инвентаризации биологических активов

Приложение 49 форма Инв-18 сличительная ведомость результатов инвентаризации запасов (дополнена Приказом от 19. 08.2013 № 402)

Приложение 50 форма Р-1 Акт выполненных работ (дополнена Приказом от 19.08.2013 № 402), применялась до 22 декабря 2014 года

Приложение 50 форма Р-1 Акт выполненных работ (с изменениями Приказа от 27 октября 2014 года № 458), применяется с 22 декабря 2014 года

Акт выполненных работ в Excel (с изменениями Приказа от 27 октября 2014 года № 458), применяется с 22 декабря 2014 года

Приложение 51 форма С-1 Бухгалтерская справка (вводится в действие с 1 января 2016 года)

—–

Формы первичных учетных документов до 22 декабря 2014 года

Формы первичных учетных документов (до изменений Приказом МФ РК от 19.08.2013 № 402)

Формы первичных учетных документов (действовавшие до 01. 01.2013, согласно Приказа МФ РК от 21 июня 2007 года № 216)

Электронный архив | Копии документов в «1С»

Вид документаСрок хранения
Бухгалтерская отчетность: сводная годовая (консолидированная), годовая, квартальная, месячная. 5 лет
Документы учетной политики (рабочий план счетов, формы первичных учетных документов и др.). 5 лет
Регистры бухгалтерского учета (главная книга, журналы-ордера, журналы операций по счетам, оборотные ведомости, инвентарные списки и др.). 5 лет при условии проведения проверки
Первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей. 5 лет при условии проведения проверки
Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности. 5 лет
Документы (расчеты, сводки, справки, таблицы, сведения, переписка) о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней, внебюджетные фонды, задолженности по ним. 5 лет
Документы (расчеты, сведения, заявления, решения, списки, ведомости, переписка) об освобождении от уплаты налогов, предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, акцизным и другим сборам. 5 лет
Расчетные ведомости по отчислению страховых взносов в фонд социального страхования: годовые, квартальные. 5 лет
Налоговые декларации по всем видам налогов. 5 лет
Таможенные декларации. 5 лет при условии проведения проверки
Декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование. 5 лет
Сведения о доходах физических лиц. 5 лет
Реестры сведений о доходах физических лиц. 75 лет
Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о недостачах, растратах, хищениях. 5 лет
Документы (акты, справки, счета) о приеме выполненных работ:
• по договорам, контрактам, соглашениям на работы, относящиеся к основной деятельности;
• по трудовым договорам, договорам подряда;
• по хозяйственным, операционным договорам, соглашениям.
5 лет после истечения срока действия договора

Часть VI. Часто задаваемые вопросы о личном деле преподавателей

Руководство для преподавателей Университета Восточной Каролины

ЧАСТЬ VI.

ОБЩАЯ КАДРОВАЯ ПОЛИТИКА

VIII. Часто задаваемые вопросы Вопросы о личном деле факультета

1.      Что такое определение личное дело?
Закон Северной Каролины определяет личное дело как любую информацию, собранную Истом. Университет Каролины, который относится к заявке, выбору или невыбор, продвижение по службе, понижение в должности, перевод, отпуск, зарплата, отстранение, оценка эффективности, дисциплинарное взыскание или увольнение, где бы и в какой бы форме .    Записи, касающиеся жалоб и апелляций непереназначение и непредоставление полномочий являются кадровыми записями . Досье действий персонала (PAD) является оценочным документом и является кадровым делопроизводством. Как и другие записи о персонале, PAD Имущество Университета и остается за Университетом.

2.      Где можно Я нашел законы штата, касающиеся кадрового делопроизводства?
Вы найдете положения, которые касаются кадрового учета для государственных служащих в Генеральных статуях Северной Каролины в главе 126.Генерал Уставы находятся в библиотеке Джойнера и в поверенных университетах. Офис.

Вы также можете ознакомиться с уставом в Интернете по адресу http://www.ncleg.net/gascripts/Statutes/StatutesTOC. pl?0126

.

ПОЖАЛУЙСТА, ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ, ЧТО УСТАВ ОТЧЕТ О ИНТЕРНЕТ МОЖЕТ БЫТЬ НЕТОЧНЫМ И МОЖЕТ НЕ СВОЕВРЕМЕННО ОБНОВЛЯТЬСЯ ДЛЯ ОТРАЖАЙТЕ ПОСЛЕДНИЕ ДОПОЛНЕНИЯ.

Секция 126-5 Общего статута Северной Каролины делает положения главы 126 применимо ко всем государственным служащим и преподавателям ECU.Разделы 126-22 и др. сл. в статье 7 (Конфиденциальность личных дел государственных служащих) определяется кадровый учет ( 126-22 ), определяет, кто имеет доступ к персоналу записи ( 126-23 ), обеспечивает конфиденциальность личных дел ( 126-24 ) и предоставляет средства правовой защиты для сотрудников, возражающих против материалов в личное дело ( 126-25 ), среди прочего.

3.      Что означает где бы ни находился и в какой бы форме не имел в виду?
Это означает, что ваши кадровые дела могут находиться в разных офисах на кампус.К рассмотрению принимаются документы, соответствующие установленному законом определению. кадровый учет.

4.      Где находится мое личное дело находится?
Факультет будет иметь основное личное дело, расположенное в его / ее кодовом подразделении. Офис администраторов. Кроме того, могут быть и другие файлы содержащие кадровые документы, находящиеся в утвержденных Университетом офисы. В отделе кадров останутся только документы о занятость преподавателей, отражающая базовую занятость и льготы Информация.Пожалуйста, обратитесь к контрольному списку личного дела, который был прикрепленный к внутренней стороне обложки вашего основного личного дела, чтобы подтвердить офисы, в которых находятся ваши кадровые дела. (Сенат факультета Постановление № 02-04, январь 2002 г.)

5.      Существуют ли другие файлы, которые могут содержать информацию обо мне?
Записи, связанные с вашей работой, можно найти в офисах, указанных в FAQ №4 и FAQ №5. Однако, если вы подали жалобу, апелляцию непереназначение или непредоставление срока пребывания в должности; или жалоба была подана вами или против вас с офисом ECU EEO, заявляющим о сексуальных домогательствах, дискриминация по признаку возраста, расы, религии или инвалидности, а также нарушение или политика любовных отношений; или вы подвергаетесь дисциплинарному взысканию, записи из вашего личного дела может быть включено в дело апелляционного слушания или следственный файл, подготовленный офисом EEO или прокурорами университета Офис .

Пожалуйста обратите внимание, что эти кадровые записи в EEO Офис или прокуратура университета остаются конфиденциально, но документы, собранные и/или созданные в этих офисах, будут частью следственного/подготовительного файла и не будут считаться частью вашего персонала файл. Раскрытие документов в этих файлах подлежит применимые политики Университета и законы штата. Кроме того, Университет официально уведомит вас в соответствии с соответствующей политикой, если на вас была подана жалоба или претензия, и будет следовать процедурам предписано для надлежащего судебного разбирательства.В большинстве случаев кадровые документы ведутся в этих файлах будут дубликаты документов вашего основного персонала файл.

Если у вас есть какие-либо вопросы о правилах Университета, упомянутых выше, вы возможно, вы захотите просмотреть эти разделы руководства для преподавателей ECU :

.

Приложение D.   Процедуры обжалования уведомления о неповторном назначении или Непредоставление права на постоянное владение

Приложение I.      Политика Университета Восточной Каролины в отношении конфликтов Интерес и обязательство

Приложение J.Неофициальная жалоба преподавателей Порядок рассмотрения жалоб, связанных с дискриминацией по признаку пола и другим равным Жалобы на трудоустройство

Приложение U.   Политика в отношении ненадлежащих отношений между студентами и преподавателями

Приложение V. Политика в отношении сексуальных домогательств, дискриминации и конфликта интересов

Приложение W. Политика в отношении расовых и этнических притеснений

Приложение X.   Процедуры рассмотрения жалоб сексуальных или расовых домогательств, дискриминации или конфликта интересов Возбуждено дело против преподавателей или администраторов Университета Восточной Каролины Имея статус факультета

Приложение Ю.Политика и процедуры рассмотрения жалоб Университета Восточной Каролины

6. Есть ли правда в слухах о существовании секретных файлов?
Нет. Личные дела должны храниться только в офисах Университета и должны всегда быть доступным для вас в обычные рабочие часы с разумной предварительное уведомление. Администраторы не должны хранить секретные файлы и не должны включать анонимные материалы в личные дела, за исключением мнения студентов опросы. См. Часто задаваемый вопрос № 4 о расположении файлов. (Факультет Резолюция Сената № 02-04, январь 2002 г.)

7.      Когда я могу просмотреть мое личное дело?
Хотя ваше личное дело касается вас, оно является собственностью Университета. Ты иметь полный доступ к своим кадровым записям в обычное рабочее время с предварительным уведомлением хранителя документации. Предварительное уведомление требуется, чтобы ваш файл можно было собрать из других офисов, если это необходимо, и чтобы конфиденциальные документы, такие как рекомендации о первоначальном трудоустройстве или определенная медицинская информация может быть удалена.Кроме того, хранитель записей необходимо принять меры, чтобы офисный персонал был доступен для контролировать процесс проверки для обеспечения целостности и сохранности записи и помощь в изготовлении копий, если это необходимо. Хотя разумно будут предприняты усилия, чтобы предоставить вам быстрый доступ к вашему файлу, это может занять некоторое время, чтобы сделать необходимые приготовления.

Обратите внимание, что документы нельзя добавлять или удалять из личного дела на данный момент.Университет оставляет за собой право ограничить количество копий и сделать только одну полную копию ПОДУШКА.

8.      Любой информация в моем личном деле считается публичной информацией?
да. Закон штата требует, чтобы Университет разрешал общественности иметь доступ к следующей информации о ваших личных делах: имя, возраст, дата первоначальной государственной занятости, текущая должность или звание, текущая заработная плата, дата и сумма последнего изменения зарплаты, дата последнего изменения статуса (повышение в должности, увольнение, увольнение и т.) и текущую должность.

9. Какая информация считается конфиденциальной информацией о персонале?
Как указано выше в FAQ № 8, раздел 126-23 Общего устава Северного Каролина предусматривает, что определенные записи, которые должны храниться государственными органами, открыты для осмотр. Эти записи включают записи о каждом государственном служащем, показывающие следующую информацию о каждом таком сотруднике: имя, возраст, дата первоначального места работы или назначения на государственную службу, нынешняя должность, должность, текущая зарплата, дата и сумма последнего увеличения или уменьшения зарплата, дата последнего продвижения по службе, понижение в должности, перевод, отстранение, увольнение или другое изменение в классификации должностей, а также должность или станции, к которой в настоящее время приписан сотрудник.

Вся остальная информация, содержащаяся в личном деле, конфиденциальна и не может быть открыта для проверки и изучения, за исключением следующие лица:

1) Сотрудник, заявитель для трудоустройства, бывший сотрудник или его/ее надлежащим образом уполномоченный агент, который может изучить свое личное дело полностью, за исключением (i) писем рекомендация, запрошенная до трудоустройства, или (ii) информация о Медицинская инвалидность, умственная или физическая, которую благоразумный врач не стал бы разглашать пациенту. Медицинская карта работника может быть раскрыта лицензированный врач, назначенный работником в письменной форме;

2) Руководитель работник;

3) Члены Генерального Собрание, которое может проверять и проверять кадровые записи под Г. С. 120-19;

4) Сторона, уполномоченная надлежащий судебный приказ может проверить и изучить конкретную конфиденциальную часть личного дела государственных служащих;

5) должностное лицо агентство федерального правительства, правительства штата или любого политического подразделения из этого.

10. Есть есть ли какая-либо информация в моем личном деле, к которой у меня нет доступа?
Как упоминалось в FAQ № 9, рекомендательные письма, запрашиваемые до приема на работу, и медицинские записи, которые благоразумный врач не стал бы раскрывать своему пациенту не разглашается преподавателю.

11. Имеет ли кто-нибудь, кроме меня, доступ к моему конфиденциальные личные записи?
да. Любой, кому вы должным образом разрешите (в письменном разрешении), может иметь доступ к вашим записям.Ваш руководитель(и), члены Общего Собрание, любое лицо, имеющее надлежащий судебный ордер, а также должностные лица федеральных и государственных агентства также могут проверять и проверять ваши кадровые записи. В в соответствии с Приложением D к Руководству для преподавателей ECU , Персонал Досье действий составляется кандидатами для повторного назначения, продвижения по службе и/или постоянное владение по согласованию с администратором подразделения и подразделением Кадровый комитет. Администратор подразделения «Код» и персонал подразделения Комитет имеет доступ к вашим кадровым записям.

12. Что я могу сделать, если я считаю материальным в моем персонале файл быть неточным или вводящим в заблуждение?
Раздел 126-25 Общего статута Северной Каролины гласит, что сотрудник, бывший сотрудник или кандидат на работу, который возражает против материального в своем деле может разместить в своем деле заявление, касающееся материала он/она считает неточными или вводящими в заблуждение. Заявления касающиеся нежелательного материала, должны быть представлены в Code Unite Администратор.Удаление оскорбительного материала может быть запрошено в в соответствии с Приложением Y Руководства для преподавателей ECU ; тем не менее, неофициальный разрешение споров о неточности или вводящем в заблуждение характере материала в ваше личное дело рекомендуется, прежде чем прибегать к Приложению Y процедуры.

13. Как долго Университет хранит мое личное дело?
Кадровый учет ведется в соответствии с Правилами хранения и График распоряжения утверждается архивариусом университета, директором Отдел архивов и истории, канцлер и секретарь по культуре Ресурсы.Хотя это зависит от типа документа, большинство сотрудников записи хранятся и передаются в Государственный архивный центр для микрофильмирован для постоянного безопасного хранения в хранилище архивов.

14. Если у меня есть другие вопросы по моему личному делу, где я должен искать или к кому я должен обратиться за дополнительной информацией?

Для получения более подробной информации вы можете обратиться к Общие статуты Северной Каролины, Приложение C и Приложение D («PAD») Руководства для преподавателей ECU , обратитесь в Сенат факультета. Офис по телефону 328-6537 или свяжитесь с прокуратурой университета по телефону 328-6940.

________________________________________________________________________________________________

КОНТРОЛЬНЫЙ СПИСОК ПРЕПОДАВАТЕЛЬСКОГО ПЕРСОНАЛА

(Отдел по академическим вопросам)

Ваше основное личное дело находится в офисе вашего администратора кодового подразделения, доктора/декана __________, и могут быть пересмотрены в любое время в обычные рабочие часы с предварительным уведомлением хранителю документации или его/ее назначенному лицу. Предварительное уведомление требуется, чтобы ваши файлы могли быть собраны из других офисов, если это необходимо, и чтобы конфиденциальные документы, такие как рекомендации о первоначальном трудоустройстве или определенную медицинскую информацию, как описано в Генеральном уставе Северного Каролина, можно удалить.Хранитель документации должен будет сделать договоренности о наличии офисного персонала для надзора за процессом проверки, чтобы обеспечивать целостность и сохранность записей, а также помогать в копии, если вы запросите то же самое. Хотя будут предприняты разумные усилия для предоставить вам быстрый доступ к вашему файлу, это может занять некоторое время, чтобы сделать необходимые аранжировки. Один и тот же документ может иметь несколько копий. ограниченное.

Обратите внимание, что вы не можете добавлять или удалить документы из ваших личных дел во время просмотра вашего файлы.Если у вас есть опасения по поводу документов в ваших файлах, пожалуйста, принесите до сведения хранителя документации. Вы можете возражать против неточную или вводящую в заблуждение информацию в ваших файлах, поместив свои возражения в письменном заявлении вашему администратору Code Unit, который добавит ваш заявление к файлу (файлам), о котором вы беспокоитесь. Удаление наступления материалы могут быть запрошены в соответствии с процедурами, указанными в Приложении Y к Руководство факультета ECU .

Расположение записей, связанных с Занятость:

_____ Код Администраторы подразделения Офис
_____ Деканат
_____ Учебный отдел Заведующий кафедрой в профессиональных школах
_____ проректор по академическим вопросам офис
_____ Отдел кадров

Другие файлы, содержащие персонал Записи могут быть расположены:

_____ Равная занятость Возможности/позитивные действия, офис
_____ Офис прокурора университета
_____ Офис Сената факультета

Обратите внимание, что рекомендательные письма запрошенные до приема на работу и медицинские записи, которые предусмотрительный врач не сообщил бы своему пациенту, не должен быть раскрыт вам и должен хранить в запечатанном конверте, который можно легко удалить из папки. Кроме того, медицинские записи, связанные с заболеванием или инвалидностью должны храниться в отдельном конверте. Вопросы о вашем персонале записи должны быть направлены в офис сената факультета или университет Офис адвокатов.

КОНТРОЛЬНЫЙ СПИСОК ПРЕПОДАВАТЕЛЬСКОГО ПЕРСОНАЛА

(Отдел медицинских наук)

Ваше основное личное дело находится в офисе вашего администратора кодового подразделения, доктора/декана ____, и может быть рассмотрены в любое время в обычные рабочие часы с предварительным уведомлением хранитель документов или его/ее уполномоченное лицо.Требуется предварительное уведомление чтобы ваши файлы могли быть собраны из других офисов, если это необходимо, и т.д. что конфиденциальные документы, такие как рекомендации о первоначальном трудоустройстве или некоторые медицинская информация, как описано в Генеральном уставе Северной Каролины, можно удалить. Хранитель записей должен принять меры наличие офисного персонала для наблюдения за процессом проверки для обеспечения целостности и хранение записей, а также помощь в изготовлении копий, если вы попросите их. Разумное количество копий будет предоставлено бесплатно для член факультета. Несмотря на то, что будут предприняты разумные усилия, чтобы предоставить вам быстрый доступ к вашему файлу, может потребоваться некоторое время, чтобы сделать необходимые распоряжения. _________ будет выполнять функции хранителя кадрового делопроизводства для Медицинской школы Бродов и Канцелярии проректора по Медицинских наук.

Обратите внимание, что вы не можете добавлять или удалять документы из ваших личных дел во время просмотра ваши файлы.Если у вас есть опасения по поводу документов в ваших файлах, пожалуйста, довести их до сведения хранителя документации. Вы можете возражать размещать неточную или вводящую в заблуждение информацию в ваших файлах, помещая возражения в письменном заявлении вашему администратору Code Unit, который добавит ваше заявление к файлу(ам), которые касаются вас. Удаление неточных или вводящие в заблуждение материалы могут быть запрошены в соответствии с процедурами, изложенными в Приложении. Y руководства для преподавателей ECU .

Расположение записей, связанных с Занятость:

_____ Код Администраторы подразделения Офис
_____ Деканат
_____ Заведующие кафедрой Кабинет
_____ Офис администраторов центра (бывший Центр улучшения здоровья)
_____ Отдел Начальников Отделов Офис
_____ Вице-канцлер по медицинским наукам, офис
_____ Отдел кадров

Другие файлы, содержащие персонал Записи могут быть расположены:

_____ Равная занятость Возможности/позитивные действия, офис
_____ Офис прокурора университета
_____ Офис Сената факультета

Дополнительные записи для Медицинский факультет – расположен в Brody SOM и Мемориальной больнице округа Питт:

.

_____ Лечебный факультет Преимущества плана практики Office
_____ Офис управляемого ухода
_____ Офис аттестации врачей ECU
_____ Офис проверки полномочий PCMH (поддержка медицинского персонала)

Это уведомляет вас о том, что некий Броуди Школа медицины или другие офисы ECU (включая, помимо прочего, Поверенный университета, равные возможности при трудоустройстве, соблюдение нормативных требований, управление рисками BSOM, КМЭ и др. ) может вести учет (включая, помимо прочего, посещаемость записи об обязательных учебных занятиях, ориентации и программах CME; рутина аудит медицинских записей и платежной документации; Гарантия качества; злоупотребление служебным положением; и т. д.), связанные с вашей работой и которые могут представлять собой кадровый учет. Если вы хотите проверить, ведут ли такие офисы записи, связанные с вашей работой, вы можете обратиться в конкретный офис для дополнительная информация о ваших записях и/или _________ в офисе проректора по медицинским наукам.

Обратите внимание, что рекомендательные письма запрошенные до приема на работу и медицинские записи, которые предусмотрительный врач не сообщил бы своему пациенту, не должен быть раскрыт вам и должен быть хранится в запечатанном конверте, который можно легко удалить из папки. Кроме того, медицинские записи, регулируемые Общим законом, если таковые имеются, будут хранится в отдельном конверте. Вопросы о вашем кадровом учете следует направить в офис сената факультета или в прокуратуру университета. офис.

Одобрено: Постановление Сената факультета № 00-13
5 апреля 2000 г.
                  Канцлер Университета Восточной Каролины

Изменено: Резолюция Сената факультета № 02-04, январь 2002 г.
Постановление Сената факультета № 02-13, март 2002 г.
Сенат факультета Постановление №03-13, март 2003 г.
                Резолюция Сената факультета №03-14, март 2003

Поддержка сотрудников / Кадровые записи

Запросы на общедоступные записи

Запрос файла сотрудника:

Государственные школы округа Дюваль поддерживают законы Флориды «Правительство в солнечном свете», разработанные для обеспечения прозрачности и открытости деятельности правительства.

Копия файла сотрудника может быть запрошена различными способами:

Электронная почта: [email protected]

По почте или лично:

Государственные школы округа Дюваль

Служба управления персоналом

Кому: Ким Фрейзер

1701 Пруденшиал Драйв

Джексонвилл, Флорида 32207

Телефон: 904-390-2840

Факс: 904-390-2395

Обратите внимание, что вы  , а не  должны предоставить свою контактную информацию, указать причину запроса или изложить запрос в письменной форме.

Стоимость:

Односторонняя бумажная копия

0,15 цента за страницу

Двусторонняя бумажная копия

0,20 цента за страницу

Флэш-накопитель USB

7,64 $/шт.

Электронная почта

Бесплатно, если позволяет размер файла

Сканирование

Почасовая ставка сотрудников отдела

Оплата должна производиться чеком, денежным переводом или наличными.Мы не принимаем электронные платежи за запросы на публичные записи.

Пожалуйста, переведите платеж на номер: 

ГОСУДАРСТВЕННЫЕ ШКОЛЫ ОКРУГА ДЮВАЛЬ

Служба управления персоналом

Вниманию: Ким Фрейзер

1701 Пруденшиал Драйв

Джексонвилл, Флорида 32207-8180

Время ответа:

Каждый запрос отличается, и существует несколько факторов, влияющих на выполнение запроса. Мы приложим все усилия, чтобы предоставить записи в разумные сроки.

 

Личные записи – Защищенная медицинская информация | Медицинские кадровые услуги | Управление персоналом HSHR

Любые примеры приведены только в иллюстративных целях.

Решение о сохранении одного файла или разделении личного дела на два раздела остается за организацией.Основным вопросом, связанным с этим решением, является способность организации сохранять конфиденциальность защищенной информации о состоянии здоровья персонала. Для бумажных файлов это обычно легче сделать с двумя файлами, поскольку организация может лучше контролировать, кто имеет доступ к защищенной медицинской информации, позволяя сотрудникам иметь доступ к более общей информации о персонале. В электронных файлах этого можно добиться, контролируя доступ с помощью паролей для уполномоченного офисного персонала.Для любой формы ведения учета информация должна быть доступна только уполномоченному персоналу в соответствии с законом и нормативными актами.

Руководство: Медицинские кадровые услуги

Глава: Управление человеческими ресурсами

Последнее рассмотрение Standards Interpretation: 08 февраля 2022 г. Представляет самую последнюю дату просмотра FAQ (т.грамм. годовой отчет). Дата первой публикации: 11 апреля 2016 г. Этот FAQ по стандартам был впервые опубликован в этот день. Эта страница последний раз обновлялась 08 февраля 2022 г. с примечаниями об обновлении: только обзор, актуальные часто задаваемые вопросы Типы изменений и объяснение типа изменения: Только редакционные изменения: Только изменения формата.Никаких изменений в содержании. | Только проверка, FAQ актуален: периодическая проверка завершена, содержание не изменилось. | Отражает новые или обновленные требования: Изменения представляют новые или пересмотренные требования.

Процедура 80: Кадровые записи персонала | Политики и процедуры

  • Содержание личных дел

    Типичные записи включают те, которые относятся к заработной плате и назначениям, управлению производительностью, льготам, отчету о заработной плате / времени, отпускам и документам о найме, таким как заявление о приеме на работу, описание работы, государственная присяга и форма I-9.

    Записи, которые не имеют прямого отношения к работе сотрудника, но используются для получения или обновления личной информации (например, даты рождения, домашнего адреса или номера телефона), могут быть включены в систему записей. Личные дела не включают черновики документов или другие записи, которые носят временный характер.

    Кадровые записи должны быть точными, актуальными, полными и своевременно подготовленными. Руководители подразделений должны убедиться, что записи о персонале должным образом защищены и хранятся в заблокированном файле, отдельно от общего доступа, до тех пор, пока они не будут отправлены на сканирование.

  • Онлайн-система учета сотрудников (ERO)

    Личные записи обычно создаются в бумажной форме, а затем сканируются для сохранения в хранилище изображений системы ERO. Руководители подразделений должны убедиться, что все записи персонала должным образом подготовлены для сканирования и отправлены в отдел сканирования eDocs в защищенном конверте для передачи файлов в течение 30 дней с момента их создания. Кадровые документы, требующие рассмотрения или утверждения, направляются в отдел сканирования eDocs в течение 30 дней после их завершения.Все оригиналы документов должны быть отправлены на блок сканирования; копии не должны храниться в устройстве.

    Блок сканирования eDocs отвечает за поддержание надлежащих процедур контроля документов во время процессов сканирования, хранения и уничтожения. Блок сканирования проверяет имя сотрудника, идентификационный номер и категорию документа для каждого отсканированного документа и загружает отсканированные изображения и идентификационные данные в систему ERO.

    Блок сканирования eDocs также отвечает за ведение бумажных файлов персонала/платежных ведомостей, включая подмножество кадровых записей, которые должны храниться университетом в их исходной бумажной форме.Документы, хранящиеся в бумажной форме, включают трудовые договоры, формы I-9, формы присяги и патента, подписанные заявления о приеме на работу, визовую документацию, договоры об ипотеке и займе, а также формы W4.

  • Доступ к отсканированным личным делам

    Система ERO включает в себя изображения кадров и платежных ведомостей. Доступ к просмотру этих записей предоставляется только сотрудникам с служебными потребностями (например, руководителям отделов, специалистам по расчету заработной платы/персоналу, центральному отделу кадров и центральному расчету заработной платы).Каждому авторизованному пользователю назначается одна из нескольких предопределенных ролей, которая разрешает доступ к определенному подмножеству личных записей. Пользователи могут извлекать и просматривать записи сотрудников с назначенными встречами в их организационном подразделении. (См. Системные роли и права доступа ERO.)

    Сотрудники центрального отдела кадров и расчета заработной платы имеют уникальные права доступа для просмотра записей о персонале кампуса в зависимости от их рабочих функций. Сотрудникам в кампусных подразделениях за пределами этих центральных офисов может быть назначен доступ на уровне управления, если он назначен специалистом по персоналу кампуса (CPO), или может быть назначен доступ на операционном уровне, если он назначен обработчиком заработной платы / персонала (PPS).

    Руководители подразделений в центральных офисах и других кампусных подразделениях несут ответственность за определение сотрудников, которым требуется доступ к системе ERO, и их уровень доступа. Заполненные формы запроса на доступ, подписанные начальником отдела, должны быть представлены в отдел административной политики и документации. (См. «Запрос на доступ к данным с ограниченным доступом для пользователей PPS» или «Запрос на доступ к данным с ограниченным доступом для VC/декана/директора/менеджера». Руководители отделов могут использовать инструменты в системе ERO для предоставления доступа руководителям и другому персоналу для просмотра документа. , исходя из потребности, связанной с работой.

    Формы запросов на доступ к системе ERO, подготовленные от имени руководителей или заместителей деканов, должны быть подписаны должностью, которой подчиняются эти сотрудники (например, председатель, декан, директор).

  • Доступ общественности к личному делу

    Определения, относящиеся к «публичным записям», см. в RMP-8.

    Инструкции по доступу государственных учреждений к персональным записям см. в RMP-9.

    Инструкции по принятию повесток в суд и повесток о даче показаний см. в Административной политике и процедурах UCI, Раздел 700-11.

    Информация, считающаяся общедоступной, которая может быть раскрыта по запросу, ограничена:

    • Имя
    • Текущая заработная плата
    • Дата найма
    • Дата увольнения
    • Название должности, тип назначения и должностная инструкция
    • Полный или неполный рабочий день
    • Назначение подразделения кампуса, включая адрес офиса и номер телефона

    Информация, считающаяся личной и не подлежащая разглашению, включает, но не ограничивается:

    • Дата рождения
    • Статус гражданства
    • Медицинские записи
    • Домашний адрес
    • Удержания подоходного налога
    • Информация об оценке производительности
    • Номера телефонов, мобильный и домашний
    • Номер социального страхования
    • Имена супругов или других родственников

    Запросы общественности о проверке занятости направляются в Управление заработной платы UCI.

  • Доступ сотрудников к своим личным делам

    Сотрудники могут просмотреть свои кадровые записи, отправив письменный запрос в отдел кадров.

    Университет оставляет за собой право редактировать информацию перед предоставлением копий сотруднику в целях соблюдения законов и политик конфиденциальности информации.

    Записи, защищенные правовой привилегией, и те, которые освобождены от раскрытия по закону, могут быть скрыты от сотрудника. Примерами записей, защищенных правовой привилегией и освобожденных от раскрытия в соответствии с Законом об информационной практике, являются рекомендательные письма и записи расследования, проводившегося на момент запроса.

    Для получения конкретной информации о доступе сотрудников к своим личным записям и их праве на исправление или изменение своих личных записей см. RMP-8.

  • Записи, относящиеся к дисциплинарным взысканиям

    Копии доставленных писем о дисциплинарных взысканиях и соответствующих служебных удостоверений являются частью личного дела, как и комментарии, написанные сотрудником в отношении таких писем.

    За исключением служебной аттестации, документы о дисциплинарных взысканиях, поведении или выполнении работы, консультационные записки или письменные записи обсуждений по письменному заявлению работника удаляются из личного дела работника, если не было иных дисциплинарных взысканий. действия и письма или меморандумы, касающиеся тех же или подобных вопросов в течение двух лет.Отдел кадров имеет право удалять электронные записи в системе ERO после получения письменного запроса. .

  • Личная запись уволенного или переведенного сотрудника

    Кадровые записи сотрудника, который увольняется из UCI или переводится в другое место UC, будут храниться в архиве системы ERO и в бумажных файлах персонала/платежных ведомостей в течение установленного периода времени, а затем окончательно удаляются. Если сотрудник вернется к работе в UCI в течение архивного периода, записи о персонале будут возвращены в активную базу данных сотрудников и в активную бумажную файловую систему, а к файлам будут добавлены дополнительные записи о сотрудниках.

  • Срок хранения записей

    Кадровые записи должны храниться в соответствии со сроком хранения, указанным в Графике хранения документации UC. Кадровая политика и профсоюзные контракты содержат рекомендации по сохранению исправительных или дисциплинарных мер.

    Управление информационных технологий (OIT) отвечает за хранение и удаление записей о сотрудниках, хранящихся в системе ERO. Блок сканирования eDocs отвечает за хранение и утилизацию бумажных документов сотрудников.

  • Вопросы и юридические требования

    Канцлер назначил координатора информационной практики кампуса в отделе государственных архивов для ответов на вопросы, касающиеся конфиденциальности и доступа к персональным записям.

  • Персонал | Архив штата Нью-Йорк

    Персонал охватывает набор и назначение сотрудников агентства, мониторинг и развитие рабочей силы агентства, разработку и внедрение кадровой политики и процедур агентства, а также управление программами вознаграждения сотрудников. Разрешения на размещение записей (RDA) для этого раздела подразделяются на три функциональные области следующим образом:

    • Отдел кадров
    • Администрация государственной службы
    • Администрация льгот и медицинского страхования.

    Записи по заработной плате, обучению, позитивным действиям и отношениям с сотрудниками представлены в отдельных разделах расписания.

    Управление по контролю:    Департамент государственной службы является основным органом по контролю за     кадровыми функциями в правительстве штата Нью-Йорк.

    Неохватываемые записи:  Записи, созданные и хранящиеся Департаментом государственной службы в его качестве контрольного агентства по кадровым вопросам правительства штата.

    Управление персоналом

    *  Файлы личной истории
    Записи, относящиеся к истории работы человека в агентстве. Файлы личной истории обычно включают заявления, резюме, письма о назначении, отчеты об испытательном сроке, оценки программы производительности, дисциплинарные меры, сертификаты статуса ветеранов, информационные формы сотрудников, меморандумы и корреспонденцию, связанную с сотрудником, записи о зачислении в медицинскую страховку и записи об отказе, формы отказа от пенсионной системы и выжившие получают информацию.Элемент также может быть использован для личных файлов истории волонтеров и стажеров.

    Минимальный срок хранения и утилизации:   Уничтожить через 6 лет после увольнения сотрудника из агентства, если досрочное удаление не разрешено условиями договорного соглашения с руководством.

    Обоснование:  Неактивные записи в этой серии часто используются для ответов на запросы бывших сотрудников, их потенциальных работодателей и других лиц.Информация в серии не обязательно будет репрезентативной для текущих характеристик бывшего сотрудника по прошествии 6 лет. Департамент государственной службы ведет сводные записи истории всех государственных служащих.

    Неучтенные записи: Личная история Файлы сотрудников, покинувших государственную службу до 1945 года. По поводу этих записей обращайтесь в Государственный архив. Также не распространяется на записи трудовой книжки государственной рабочей силы, которые ведутся Департаментом государственной службы.

    Примечание:  Агентства, которые ведут в рамках своей личной истории записи о требованиях компенсации работникам, воздействии опасных веществ на сотрудников или другие записи, охватываемые отдельными пунктами в этом приложении или разрешениями конкретного агентства, должны хранить эти записи для периоды хранения, указанные этими предметами или разрешениями. В некоторых случаях это может потребовать хранения этих записей в течение более длительного времени, чем указано для личных файлов истории.

    Сводные служебные записи сотрудников 
    Сводные служебные записи сотрудников в агентстве, включая демографические данные, занимаемые должности и классы.

    Минимальный срок хранения и утилизации:   Уничтожить через 10 лет после прекращения службы в агентстве.

    Обоснование:    Агентства используют эту серию для предоставления сводной информации бывшим сотрудникам. По истечении срока хранения такую ​​информацию можно получить из сводных отчетов Департамента государственной службы.

    Непокрываемые записи:    Записи трудового стажа государственной службы, хранящиеся в Департаменте государственной службы .

    *

      Журнал учета рабочего времени и отпусков 
    Карты учета рабочего времени и учета рабочего времени, листы сертификации сверхурочной работы, информация об обмене отпусками, отчеты об отпусках, запросы на отпуск в соответствии с Законом о семейном отпуске и отпуске по болезни, запросы на отпуск по призыву и другие записи, используемые для учета рабочего времени , посещаемость, начисления времени и отпуск.

    Минимальный срок хранения и утилизации:   Уничтожить через 3 финансовых года.

    Обоснование:   Записи необходимы в течение 3 лет, чтобы соответствовать требованиям аудита OSC и для справки агентству. Срок хранения также соответствует 3-летнему требованию к хранению записей в соответствии с федеральным законом об отпуске по семейным обстоятельствам и болезни от 1993 г. (29 CFR 825.500).

    Примечание:    Учреждениям может потребоваться хранить определенные записи о времени в течение дополнительных периодов, чтобы соответствовать текущим требованиям Департамента государственной службы, Управления по связям с работниками губернатора или других учреждений в отношении права на сверхурочную работу.Проконсультируйтесь с этими агентствами, чтобы определить текущие требования. В некоторых агентствах последний табель рабочего времени или табель учета рабочего времени, который сотрудник представляет при увольнении, является единственной записью об окончательном начислении рабочего времени. Сотрудникам может понадобиться эта информация, чтобы потребовать зачеты за неиспользованный отпуск, если они повторно поступят на государственную службу, что потенциально может произойти много лет спустя. Учреждения должны сохранять сводную запись об окончательных начислениях или последнюю временную карточку/ведомость, показывающую эти начисления для увольняющихся сотрудников, которые впоследствии могут вернуться на государственную службу и потребовать повторного зачета неиспользованных отпускных.Эти записи могут храниться в файлах личной истории сотрудника или отдельно, если срок хранения файлов личной истории недостаточен для удовлетворения возможных будущих потребностей в записях о начислении отпусков. Агентства также должны быть осведомлены о потенциальной необходимости сохранять учет рабочего времени в течение длительных периодов для сотрудников, участвующих в делах о компенсации работникам.

    *

    Сводные отчеты о функциях персонала/начисления заработной платы 
    Статистические и описательные сводные отчеты, подготовленные агентством, Департаментом государственной службы и OSC о персонале/начислении заработной платы, используемые для оперативного, управленческого анализа или планирования, включая отчеты о вакантных должностях , непостоянные должности, надбавки к заработной плате и увольнения, операции медицинского страхования, сотрудники, находящиеся на испытательном сроке, и причитающиеся оценки эффективности.

    Минимальный срок хранения и утилизации:   Уничтожить после обновления или замены отчета.

    Обоснование:    После замены или обновления отчеты имеют минимальную административную ценность. Агентства могут хранить выбранные сводные отчеты до тех пор, пока это необходимо для подведения итогов или реконструкции тенденций в отношении персонала или заработной платы или в целях планирования.

    *    Формы операций с персоналом
    Формы и соответствующие записи, используемые для обработки рутинных операций с персоналом, включая переводы, продвижения по службе, корректировки заработной платы, отпуска и аналогичные кадровые действия.

    Минимальный срок хранения и утилизации:   Уничтожить через 3 года после завершения транзакции.

    Обоснование:    Административные потребности в этих записях удовлетворяются в течение трехлетнего периода.

    Файлы тем и корреспонденции 
    Записи, используемые для поддержки общего управления персоналом агентства (обычно располагаются в алфавитном порядке по темам), включая отчеты, меморандумы и корреспонденцию, относящиеся к вознаграждениям сотрудников, медицинскому страхованию, выходу на пенсию, Совету по персоналу, администрации государственной службы и кадровая политика и процедуры.

    Минимальный срок хранения и утилизации:   Уничтожить в случае устаревания или замены.

    Обоснование:    Эти записи не имеют юридической или финансовой ценности.

    *  Файлы запросов о приеме на работу 
    Запросы о приеме на работу, заявления, резюме и другие документы, которые потенциальные сотрудники представляют в отделы кадров и программ для рассмотрения при приеме на работу.

    Минимальный срок хранения и утилизации:  Для принятых на работу кандидатов перенесите записи в файлы личной истории для дальнейшего хранения. Для соискателей, не принятых на работу, уничтожить 4 года со дня проведения кадрового мероприятия по вакансии, к которой относятся записи. Уничтожайте общие запросы о трудоустройстве и резюме, которые не связаны с размещенными вакансиями, когда они больше не нужны.

    Обоснование:   Федеральные правила (29 CFR 1602.31) требуют хранения записей в течение 2 лет с даты записи или действия персонала, к которому они относятся, в зависимости от того, что наступит позднее. Действия в соответствии с Законом штата Нью-Йорк о правах человека (статья 15 Закона об исполнительной власти), в которых утверждается о незаконной практике трудоустройства, должны быть возбуждены в течение 3 лет, а действия в соответствии с федеральным законом о гражданских правах (42 USC 1981) должны быть возбуждены в течение 4 лет (28 USC 1658).

    Примечание:  Прежде чем утилизировать эти записи, агентства должны убедиться, что не было инициировано никаких юридических действий, которые могут потребовать доступа к ним. Если проверка файлов в каждом конкретном случае нецелесообразна, Генеральная прокуратура рекомендует хранить записи еще 3 месяца сверх минимального срока хранения.

    *

      Записи о найме, найме, собеседованиях и отборе  
    Записи о действиях агентства, связанных с наймом, продвижением по службе, понижением в должности, переводом, увольнением и увольнением сотрудников, включая объявления о вакансиях, корреспонденцию, отчеты, критерии отбора, заметки об интервью, рейтинг и рейтинговые формы, оценки и другие записи.

    Минимальное хранение и утилизация:   Уничтожить через 4 года после завершения действия персонала.

    Обоснование:   Федеральные правила (29 CFR 1602.31) требуют хранения записей в течение не менее 2 лет с даты кадровых мер, к которым они относятся. Действия в соответствии с Законом штата Нью-Йорк о правах человека (статья 15 Закона об исполнительной власти), в которых утверждается о незаконной практике трудоустройства, должны быть возбуждены в течение 3 лет, а действия в соответствии с федеральным законом о гражданских правах (42 USC 1981) должны быть возбуждены в течение 4 лет (28 USC 1658).

    Примечание:   Прежде чем избавиться от этих записей, агентства должны убедиться, что не было инициировано никаких юридических действий, которые могут потребовать доступа к ним. Если проверка файлов в каждом конкретном случае нецелесообразна, Генеральная прокуратура рекомендует хранить записи еще 3 месяца сверх минимального срока хранения.

    *

      Формы подтверждения права на трудоустройство
    Служба иммиграции и натурализации Форма I-9, заполняемая работодателями для каждого сотрудника, нанятого после 6 ноября 1986 г., подтверждающая, что сотрудник является гражданином США.S. гражданин или иным образом законно уполномочен работать в Соединенных Штатах, включая бумажную, электронную, цифровую версию или версию микрофильма или копию формы и связанных записей.

    Минимальный срок хранения и утилизации:   Уничтожить через 3 года с даты принятия решения о приеме на работу или через 1 год после прекращения трудовых отношений, в зависимости от того, что наступит позже. Оригинальные записи, которые были микрофильмированы или оцифрованы, могут быть немедленно уничтожены, а копии сохранены в течение требуемого периода хранения.

    Обоснование:   Федеральные правила (8 CFR 274a.2) требуют хранения этих записей в течение 3 лет с даты принятия на работу, к которому они относятся, или 1 года после увольнения связанного сотрудника, в зависимости от того, что наступит позже. .

    *

    Записи программы предложений сотрудников 
    Записи агентств о предложениях сотрудников, поданных в рамках программы Департамента государственной службы по предложениям государственных служащих. Включает в себя записи об оценках предложений агентства, чтобы определить, следует ли их реализовывать.

    Минимальный срок хранения и утилизации:   Уничтожить записи об одобренных предложениях через 6 лет после того, как предложение одобрено и реализовано, а все награды были вынесены Комиссией по государственной службе. Уничтожать записи об отклоненных предложениях через 9 лет после отклонения, включая любые последующие апелляции.

    Обоснование:   Сроки хранения соответствуют необходимости документировать действия агентства в административных целях и на случай возможного судебного разбирательства в будущем.

    Неучтенные записи:    Записи Департамента государственной службы, касающиеся управления Программой предложений государственных служащих.

    Примечание:   Прежде чем избавиться от этих записей, агентства должны убедиться, что не было инициировано никаких юридических действий, которые могут потребовать доступа к ним. Если проверка файлов в каждом конкретном случае нецелесообразна, Генеральная прокуратура рекомендует хранить записи еще 3 месяца сверх минимального срока хранения.

    *

      Записи о программах помощи сотрудникам 
    Записи агентства о программах помощи сотрудникам в решении личных проблем или опасений посредством предоставления информации, оценок, направлений и других услуг, включая досье об оказанных сотрудникам услугах, отчеты и статистические сводки, а также связанные записи.

    Минимальный срок хранения и утилизации:   Уничтожить файлы дел через 3 года после завершения обслуживания. Уничтожить другие записи через 3 года после окончания календарного года.

    Обоснование:   Сроки хранения соответствуют необходимости документировать действия агентства в административных целях.

    Неохватываемые записи:    Записи Управления по связям с работниками губернатора, касающиеся надзора за этой программой.

    *

       Отчеты по этике сотрудников
    Документы агентства, документирующие соблюдение сотрудниками государственного этического кодекса (раздел 74 Закона о государственных служащих) и этических требований (разделы 73 и 73-a Закона о государственных служащих), включая меморандумы сотрудникам требования этики, запросы сотрудников на получение гонораров или возмещение командировочных расходов, отчеты агентств в Государственную комиссию по этике или другим органам о получении гонораров, запросы сотрудников на участие во внешней деятельности, запросы на освобождение сотрудников или должностей от требований раскрытия финансовой информации, уведомления о судебных действиях Государственная комиссия по этике или другие органы, а также соответствующая корреспонденция, отчеты и другие записи.

    Минимальный срок хранения и утилизации:    Уничтожить через 7 лет после окончания календарного года или через 7 лет после того, как записи, касающиеся или санкционирующие текущие действия, не имеют дальнейшей силы, в зависимости от того, что наступит дольше.

    Обоснование : Срок хранения соответствует потенциальной потребности в записях, созданных в соответствии с требованиями 19 NYCRR, части 930, 932, 935 и 941, для использования в уголовном преследовании за уголовные нарушения государственных этических требований. Раздел 73 Закона о государственных служащих позволяет рассматривать нарушения этических требований как проступки класса А, которые могут преследоваться в судебном порядке в течение 7 лет после нарушения или до 5 лет после увольнения сотрудника, в зависимости от того, что наступит раньше [раздел 30.10(3-б) Уголовно-процессуального кодекса]. Раздел 74 Закона о государственных служащих допускает увольнение лица, нарушившего этический кодекс, предусмотренный в этом разделе.

    Примечание:   Агентства могут пожелать хранить записи, относящиеся к отдельным сотрудникам, в течение дополнительных периодов сверх указанного минимума, например, в течение всего срока работы человека, если такие записи могут быть необходимы для документального подтверждения соблюдения работником этических требований на протяжении всей работы. продолжительность их занятости. Прежде чем избавиться от этих записей, агентства должны убедиться, что не было инициировано никаких юридических действий, которые могут потребовать доступа к ним. Если проверка файлов в каждом конкретном случае нецелесообразна, Генеральная прокуратура рекомендует хранить записи еще 3 месяца сверх минимального срока хранения.

    *

       C Тестирование водителей коммерческих транспортных средств на алкоголь и контролируемые вещества: протоколы производственной документации политики и процедуры, записи о контроле качества (включая калибровочную документацию для испытательного оборудования), журналы сбора данных, отчеты, статистические данные и связанные с ними записи.

    Минимальный срок хранения и утилизации: Уничтожить политики и процедуры через 5 лет после их замены или устаревания. Уничтожьте все остальные записи через 5 лет.

    Обоснование:   В соответствии с федеральным Законом о тестировании сотрудников транспортных компаний (49 CFR 382.401 и 40.333) некоторые из этих записей должны храниться в течение 5 лет. Другие связанные записи должны храниться в течение 5 лет для обеспечения согласованности.

    *

       C Тестирование водителей коммерческих транспортных средств на алкоголь и контролируемые вещества: результаты тестов водителей и соответствующие записи02 или выше, записи об отказе пройти требуемые тесты на алкоголь или контролируемые вещества, отчеты специалистов по злоупотреблению психоактивными веществами, последующие тесты и графики тестов, оценки и направления водителей, записи об отрицательных и отмененных результатах тестов на контролируемые вещества и результаты тестов на алкоголь, указывающие на концентрация алкоголя менее 0,02 и соответствующие записи.

    Минимальный срок хранения и утилизации:   Уничтожить через 5 лет, за исключением записей об отрицательных и отмененных тестах через 1 год.

    Обоснование:   В соответствии с федеральным Законом о тестировании сотрудников транспортных компаний (49 CFR 382.401 и 40.333) эти записи должны храниться в течение 1 года или 5 лет, как указано.

    Примечание:    Агентства могут хранить записи о сотрудниках в течение дополнительного периода или включать их в файл личной истории сотрудника, особенно когда они влияют на статус работы сотрудника.

    *

       C Тестирование водителя транспортного средства на алкоголь и контролируемые вещества: записи об образовании и обучении .

    Минимальный срок хранения и утилизации:   Уничтожить через 2 года после того, как сотрудники, выполняющие функции, требующие обучения, перестанут выполнять эти функции.

    Обоснование:   В соответствии с федеральным Законом о тестировании сотрудников транспортных компаний (49 CFR 382.401) эти записи должны храниться в течение указанного периода.

    Примечание:    Агентства также могут пожелать сохранить записи об обучении, предоставленном конкретным сотрудникам, как часть записей истории обучения сотрудников (см. пункт №

    в разделе «Обучение» данного расписания).

    Администрация государственной службы

    *

      Файлы классификации 
    Записи о классификации должностей и распределениях для всех классифицированных должностей государственной службы в агентстве. Файлы классификации обычно включают запросы в Департамент государственной службы на новые должности, изменения существующих должностей и перераспределения, должностные инструкции, планы титулов и заработной платы, переписку и справочные материалы, касающиеся классификации государственной службы и назначенных должностей.

    Минимальный срок хранения и утилизации:   Уничтожить через 10 лет после реклассификации, перераспределения или ликвидации должности/названия, в зависимости от того, что наступит раньше.

    Обоснование:  Агентские копии записей, относящихся к классификации и перераспределению, устаревают и не требуются для административных целей через 10 лет после завершения следующего действия в отношении титула. Департамент государственной службы хранит официальную копию записей обо всех действиях по классификации/распределению.

    Неохваченные записи:    Записи о классификации и распределении должностей, которые ведет Департамент государственной службы при выполнении своей контрольной функции.

    *

    Централизованные файлы сертификации правомочных списков Эти записи обычно относятся к должностям, общим для более чем одного агентства, и для которых Департамент государственной службы провел экзаменационный процесс и ведет полный список подходящих кандидатов.

    Минимальный срок хранения и утилизации:   Уничтожить через 4 года после действий персонала, к которым относятся записи.

    Обоснование:   Действия в соответствии с Законом штата Нью-Йорк о правах человека (статья 15 Закона об исполнительной власти), в которых утверждается о незаконной практике найма, должны быть возбуждены в течение 3 лет, а действия в соответствии с федеральным законом о гражданских правах (42 USC 1981) должны быть возбуждены в течение 4 лет (28). USC 1658).

    Неохваченные записи:    Приемлемые списки и связанные с ними записи, которые ведет Департамент государственной службы при выполнении своей контрольной функции.

    Примечание:   Прежде чем избавиться от этих записей, агентства должны убедиться, что не было инициировано никаких юридических действий, которые могут потребовать доступа к ним. Если проверка файлов в каждом конкретном случае нецелесообразна, Генеральная прокуратура рекомендует хранить записи еще 3 месяца сверх минимального срока хранения.

    *  Децентрализованные файлы сертификации правомочных списков 
    Сертифицированные агентством списки правомочных кандидатов, письма с запросами, ответы на письма с запросами, информация о географических предпочтениях и другие записи, относящиеся к опросам о доступности для назначения из списков.Эти записи обычно предназначены для должностей, уникальных для агентства, которые заполняются в результате проводимых агентством рекламных или открытых конкурсных экзаменов в рамках программы децентрализованных экзаменов Департамента государственной службы.

    Минимальное хранение и утилизация:   Уничтожить через 4 года после истечения срока действия децентрализованного допустимого списка (списки могут быть активны до 4 лет).

    Обоснование:  Для децентрализованных сертификационных записей следует использовать 4-летний период хранения, поскольку агентство должно доказать соблюдение Закона о государственной службе, а также в связи с действиями в соответствии с Законом штата Нью-Йорк о правах человека (статья 15 Закона об исполнительной власти), утверждающими о незаконной практике трудоустройства. должно быть возбуждено в течение 3 лет, в то время как действия в соответствии с федеральным законом о гражданских правах (42 USC 1981) должны быть возбуждены в течение 4 лет (28 USC 1658).

    Неохваченные записи:    Записи Департамента государственной службы, которые ведутся при выполнении его контрольной функции.

    Примечание:   Прежде чем избавиться от этих записей, агентства должны убедиться, что не было инициировано никаких юридических действий, которые могут потребовать доступа к ним. Если проверка файлов в каждом конкретном случае нецелесообразна, Генеральная прокуратура рекомендует хранить записи еще 3 месяца сверх минимального срока хранения.

    * Файлы разработки экзамена 
    Все записи, относящиеся к разработке и подготовке экзамена на государственную службу, включая предлагаемые графики обучения и оценки, записи о предмете экзамена, предлагаемые экзаменационные вопросы и документацию по обоснованию экзамена.

    Минимальное хранение и утилизация:   Уничтожить через 1 год после проведения последующей экспертизы на титул или через 1 год после исключения этого титула из агентства, в зависимости от того, что наступит раньше.

    Обоснование:  Для разработки новых исследований могут потребоваться записи предыдущих исследований.

    Неохватываемые записи:    Записи о ходе экзаменов, которые ведет Департамент государственной службы при выполнении своей контрольной функции.

    *

    Файлы администрирования экзаменов 
    Все записи, относящиеся к администрированию децентрализованных (управляемых агентством) экзаменов, включая объявления об экзаменах, переписку с кандидатами, заявки на экзамены, копии экзаменов, списки кандидатов, рейтинговые листы экзаменов, комментарии экзаменаторов , записи, документирующие рейтинговые критерии, результаты экзаменов и сопутствующую документацию.

    Минимальный срок хранения и утилизации:   Уничтожить через 4 года после истечения срока действия списка допустимых объектов.

    Обоснование:   Действия в соответствии с Законом штата Нью-Йорк о правах человека (статья 15 Закона об исполнительной власти), в которых утверждается о незаконной практике найма, должны быть возбуждены в течение 3 лет, а действия в соответствии с федеральным законом о гражданских правах (42 USC 1981) должны быть возбуждены в течение 4 лет (28). USC 1658).

    Неохваченные записи:    Записи об управлении экзаменами, которые ведет Департамент государственной службы при выполнении своей контрольной функции.

    Примечание:   Прежде чем избавиться от этих записей, агентства должны убедиться, что не было инициировано никаких юридических действий, которые могут потребовать доступа к ним. Если проверка файлов в каждом конкретном случае нецелесообразна, Генеральная прокуратура рекомендует хранить записи еще 3 месяца сверх минимального срока хранения.

    Администрация льгот и медицинского страхования

    *

      Файлы медицинского страхования
    Записи о транзакциях медицинского страхования сотрудников, включая, помимо прочего, формы и соответствующие записи, касающиеся регистрации, отложенного медицинского страхования, заявлений об инвалидности и связанных с этим вопросов.

    Минимальный срок хранения и утилизации:   Уничтожить через 6 лет после увольнения сотрудника из агентства или после того, как сотрудник больше не имеет права на страхование.

    Обоснование:   Записи могут потребоваться для подтверждения льгот или в качестве доказательства в судебном процессе, инициированном в соответствии со статьей 213 Закона и правил о гражданской практике.

    Непокрываемые записи:    Записи о медицинском страховании, которые ведет Департамент государственной службы при выполнении своей контрольной функции.

    Примечание:   Прежде чем избавиться от этих записей, агентства должны убедиться, что не было инициировано никаких юридических действий, которые могут потребовать доступа к ним. Если проверка файлов в каждом конкретном случае нецелесообразна, Генеральная прокуратура рекомендует хранить записи еще 3 месяца сверх минимального срока хранения.

      Файлы пенсионных пособий 
    Записи о пенсионных пособиях сотрудника из пенсионной системы штата Нью-Йорк, включая копию оригинального заявления, заявление о задолженности, уведомления о вычете кредита или просроченной задолженности, уведомления о прекращении вычета кредита/просроченной задолженности и всю подтверждающую документацию.

    Минимальный срок хранения и утилизации:   Уничтожить через 1 год после завершения процедуры выхода на пенсию или после увольнения из агентства до наступления права на пенсию.

    Обоснование:   Государственная пенсионная система является регистратором всех записей, касающихся пенсионных пособий и займов/задолженностей. Сохранение копии агентства в течение 1 года после выхода на пенсию или увольнения достаточно для исправления ошибок и ответа на запросы.

    Непокрываемые записи:    Записи о пенсионных пособиях хранятся в пенсионной системе штата Нью-Йорк. Формы отказа пенсионной системы не ведутся пенсионной системой штата Нью-Йорк и поэтому должны храниться как часть личной истории сотрудника (элемент № ).

    Примечание:    Агентства могут пожелать сохранить и уничтожить эту информацию вместе с файлом личной истории (номер ).

    *
    Файлы о компенсации работникам

    Записи Агентства о травмах и заболеваниях на рабочем месте и последующих требованиях о компенсации работникам, поданных сотрудниками. Записи включают записи обо всех травмах или профессиональных заболеваниях, подготовленные в соответствии со статьей 110 Закона о компенсациях работникам, копии документов, поданных или полученных от Совета по компенсациям работникам или Государственного страхового фонда в отношении травмы/болезни и любых последующих требований о компенсации, а также соответствующую корреспонденцию и другие записи.

    Минимальный срок хранения и утилизации:

    1. Записи о разрешенных претензиях: уничтожить файлы дел, включая основные записи о травмах и заболеваниях, через 18 лет после травмы или болезни или через 8 лет после окончательной выплаты вознаграждения, в зависимости от того, что произойдет позже.

    2. Записи претензий, отклоненных или иным образом отклоненных без решения: Уничтожить файлы дела, за исключением основных записей о травмах и заболеваниях, через 7 лет после травмы или болезни.Уничтожить основные записи о травмах или заболеваниях через 18 лет после травмы или болезни.

    3. Записи о травмах или заболеваниях, не повлекшие за собой претензии: Уничтожьте записи о травмах и заболеваниях через 18 лет после травмы или болезни.

    Обоснование:   Раздел 110 Закона о компенсации работникам требует, чтобы записи обо всех травмах и профессиональных заболеваниях сохранялись в течение как минимум 18 лет. Файлы дел по разрешенным и отклоненным искам должны храниться в течение длительного периода в соответствии со статьей 123 Закона о компенсации работникам в случае повторного открытия предыдущего иска.

    Непокрываемые записи:    Записи о компенсации работникам, хранящиеся в Совете по компенсации работникам, Государственном страховом фонде, или файлы судебных разбирательств по компенсации работникам в Генеральной прокуратуре.

    Примечание:   Прежде чем избавиться от этих записей, агентства должны убедиться, что не было инициировано никаких юридических действий, которые могут потребовать доступа к ним. Если проверка файлов в каждом конкретном случае нецелесообразна, Генеральная прокуратура рекомендует хранить записи еще 3 месяца сверх минимального срока хранения.Соответствующие записи также см. в пункте № «Журналы учета несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, отчеты и сводки» в разделе «Здоровье, безопасность и безопасность» настоящего приложения. Также обратите внимание, что Совет по компенсациям работникам и Государственный страховой фонд не ведут учет увеличения пособий, предоставляемых государственным служащим. Поэтому агентства должны вести учет предоставляемых работодателем пособий за отсутствие в связи с каждым случаем выплаты компенсации работникам (например, оплачиваемый отпуск без взимания платы за кредиты, премиальные и дополнительные выплаты) и других транзакций, связанных с отпуском, связанных с конкретным случаем (например, отпуск с оплатой труда).ж., перекредитование или восстановление отпускных). Эти записи должны храниться как часть досье в течение указанного периода хранения. Государству нужна информация в этих записях, чтобы гарантировать, что работник получает только те льготы, на которые он или она имеет право, если дело будет открыто повторно.

    Справочная система руководства по политике — Хранение личных записей

    Ссылка:

    900.12(a)(4) Хранение личных дел.Удобства должны вести записи для документирования квалификации всего персонала которые работали в учреждении врачами-переводчиками, рентгенологами, или медицинских физиков. Эти записи должны быть доступны для проверки Инспекторы MQSA. Сведения о персонале, больше не работающем на объекте не следует выбрасывать до тех пор, пока не будет завершена следующая ежегодная проверка и FDA определило, что объект соответствует требованиям MQSA. требования к персоналу.

    Обсуждение:

    Все врачи-переводчики, рентгенологи и медицинские физики Оказание маммографических услуг на объекте должно соответствовать персоналу квалификационные требования по соответствующей специальности в период они предоставляют услугу.

     

    В целях проверки сотрудники, нанятые предприятием с предыдущая инспекция (или все сотрудники в случае нового объекта которые еще не прошли свою первую ежегодную проверку) и больше не объект на момент проверки, будет иметь свою квалификацию проверяются только на дату начала* их трудоустройства на объекте.Записи прошлых сотрудников, которые были оценены во время предыдущей проверки но покинули учреждение, поскольку эта дата не будет регулярно оцениваться.

     

    *Примечание. Для сотрудников, покинувших предприятие и принятых на работу более один раз с момента предыдущей проверки (или с момента начала аттестации для новых объектов), записи о квалификации будут проверяться для каждого даты начала в течение периода, описанного выше, или до момента несоблюдения с этой квалификацией обнаруживается.

     

    Ниже приведены четыре примера:

     

    1. Если предыдущая дата проверки 10. 02.96, текущая дата проверки 18.02.97, местоблюститель врач-переводчик (доктор Т.) оказывал услуги в учреждении один раз за период с 25.11.96 по 06.12.96 применимый период для проверка записи для доктора Т. закончится 25.11.96, т.е. в дату Доктор Т. начал предоставлять временную услугу (и представил копию его полной квалификации на объекте).Квалификационные записи за период с 25.11.96 по 06.12.96 на данном этапе проверяться не будет осмотр, но они будут проверены в первый день работы на следующем объекте, который впоследствии будет пользоваться услугами Доктор Т.

    2. Предположим, что арендованное предприятие Доктор Т. снова за периоды с 23 по 31 декабря 1996 года и с 28 по 31 января 1997 года. В этом случае, квалификационные записи доктора Т. будут проверены на 25.11.96, 23.12.96 и 28.01.97.

    3. Предположим, что доктор П. был постоянным работник на объекте с 01.11.95 по 14.02.97. Ее квалификация будет проверено на 10.02.96, что является датой предыдущей проверки. Ни одна из ее записей после 10 февраля 1996 г. не будет рассмотрена в настоящее время. осмотр.

    4. Если бы доктора Т. снова наняли в течение одной недели, начиная с 17 февраля 1997 г., его квалификация быть проверены на 18.02.97 (текущая дата проверки), так как они быть для постоянных сотрудников.

    Все предприятия обязаны обеспечить, чтобы все работники (постоянные и временно) предоставление маммографических услуг в своем учреждении соответствует требованиям MQSA квалификационные требования. FDA ожидает, что временные сотрудники (и/или агентства, которые предоставляют услуги временного персонала) для предоставления объекта с обновленными записями всех их квалификаций, включая продолжающиеся записи об образовании и непрерывном опыте (где это применимо) для того, чтобы возможность проверить свою квалификацию перед приемом на работу.FDA ожидает, что эти люди примут соответствующие меры с каждым возможность ведения своих квалификационных записей во время периоды, когда они обслуживают объект.

    Вопросы: 
    1. Если на объекте есть персонал, который проработал всего неделю или две и в настоящее время больше не на объекте, если записи для этих лиц храниться, и если да, то как долго?

    2. Делать генеральные руководители технологов маммографии, медицинских физиков, или врачи-переводчики должны соответствовать требованиям MQSA?

    3. Мы использовать одного и того же местоблюстителя-переводчика (или «временного» врач-рентгенолог) на постоянной основе в течение года.Должны ли мы обрабатывать кадровые записи для этого человека по-другому? от наших «постоянных» врачей-переводчиков (радиологических технологи)? Какие записи будут рассмотрены во время нашего следующий осмотр?
    Инструкции инспектора: 
    1. Ответ вопросы квалификации персонала с «Y, N или X», в зависимости от ситуации для дат поверки, определенных в приведенных выше примерах («X» обозначает непригодный).

    2. Если не прошло не менее 24 месяцев с момента обращения врача-переводчика соответствует его/ее первоначальной квалификации, ответ на «продолжающееся требования к опыту?» вопрос должен быть «X».

    3. Если не прошло не менее 24 месяцев с момента обращения лаборанта-рентгенолога или медицинский физик соответствует своей первоначальной квалификации или 01.07.01 (в зависимости от того, что наступит позже), ответ на требование о постоянном опыте вопрос должен быть «X.

    4. Использование тот же подход, что и во втором абзаце, чтобы ответить на «постоянный образование» вопрос для всех трех категорий персонала (обратите внимание в этом случае, когда период усреднения составляет 36 месяцев, а первая дата вступает в силу с 01.10.97).

    Персональные данные / Data Practices Office

    Что такое персональные данные?

    Закон

    об использовании данных (Устав Миннесоты, глава 13) определяет данные о персонале как данные о нынешних и бывших государственных служащих, добровольцах и индивидуальных независимых подрядчиках. (См. Устав Миннесоты, раздел 13.43, подраздел 1.)

    Как классифицируются данные о персонале?

    Большинство личных данных являются частными. (См. раздел 13.43, подраздел 4). Однако общедоступными являются следующие типы данных о персонале:

    • Имя сотрудника
    • Фактическая брутто-зарплата работника
    • Диапазон заработной платы
    • Величина и характер дополнительных льгот, выплачиваемых работодателем
    • Основание и размер любого дополнительного вознаграждения, включая возмещение расходов, сверх заработной платы
    • Должность сотрудника и должностная инструкция
    • Условия трудовых отношений
    • Образование и подготовка работника и предыдущий опыт работы
    • Повышение квалификации работника по специальности
    • Наличие и статус любых жалоб или обвинений против работника, даже если жалоба или обвинение не приводят к дисциплинарным взысканиям
    • Окончательное положение о дисциплине вместе с конкретными причинами дисциплины и данными, которые документируют основу дисциплины
    • Место работы сотрудника
    • Рабочий телефон сотрудника

    Данные о заявителях

    Данные о претендентах на работу классифицируются по разделу 13. 43, подп. 5. Общедоступными являются следующие данные о заявителях:

    • Статус ветерана
    • Соответствующие результаты тестов
    • Список подходящих рангов
    • История работы
    • Образование и обучение
    • Наличие работы

    Имена заявителей не разглашаются до тех пор, пока заявитель не станет финалистом; в этот момент имя человека становится общедоступным в связи с данными, перечисленными выше. «Финалист» – это человек, которого назначающий орган выбирает для собеседования.

    Кроме того, для сотрудника, который является «государственным должностным лицом», определенным в разделе 13.43, подраздел 2(e), все данные, относящиеся к жалобе или обвинению, становятся общедоступными после завершения расследования (или если государственное должностное лицо уходит в отставку или увольняется во время обвинения ожидаются).

    Какие еще данные о персонале являются общедоступными?

    Ниже перечислены ссылки на некоторые консультативные заключения, в которых Комиссар по административным вопросам определил, что данные о персонале являются общедоступными.

    Вознаграждение работникам (раздел 13.43, подпункт 2(а)(1))

    • Все данные о вознаграждении государственных служащих общедоступны: Консультативные заключения 03-008 и 08-023
    • Сумма в долларах и описание любой суммы вознаграждения: Консультативные заключения 03-008 и 08-029
    • Долларовая стоимость пособия по медицинскому страхованию работника как «дополнительного пособия»: Консультативное заключение 04-017

    Дисциплинарные взыскания (раздел 13.43, подраздел 2(a)(5))

    • Любые данные, содержащиеся в письмах, протоколах расследования и/или отчетах, составляющих «окончательное решение о дисциплинарном взыскании», независимо от того, где находятся данные: Консультативное заключение 02-051
    • Конкретные причины и данные, документально подтверждающие основание для дисциплинарного взыскания – исключения из следственных данных: Консультативное заключение 96-017
    • Фотографии/фильмы сексуального характера и описания изображений, размещенные на общедоступных компьютерах, когда они являются основанием для дисциплинарных мер: Консультативное заключение 02-049
    • Записи сотовых телефонов нынешнего или бывшего сотрудника, когда они являются основанием для окончательного дисциплинарного взыскания: Консультативное заключение 03-050
    • Дисциплинарное взыскание государственного органа, окончательное решение и причины иска в отношении сотрудника являются общедоступными, независимо от того, является ли сотрудник добровольным работником: Консультативное заключение 09-001

    Опыт/образование сотрудника (раздел 13.

    43, подпункт 2(а)(2))
    • Даты/места, фигурирующие в трудовых книжках, а также сведения об образовании/подготовке кандидатов на государственную должность, если не указан кандидат, не являющийся финалистом: Консультативное заключение 94-022
    • Конкретные учебные заведения и конкретные места работы: Консультативное заключение 95-001

    Прочее

    • Рабочие адреса электронной почты как часть «рабочего места» сотрудника: Консультативное заключение 97-049
    • Видеозаписи публичных мероприятий, даже если они содержат частные данные, поскольку субъекты данных дали согласие на их обнародование, участвуя в мероприятиях: Консультативное заключение 03-010
    • Глава 13 не делает различий между «по желанию» и другими работниками.Данные о «вольных» сотрудниках классифицируются по разделу 13.43: Консультативное заключение 09-001
    • .
    • Имена финалистов становятся общедоступными, когда кандидаты выбираются для собеседования, а не когда они соглашаются на собеседование: Консультативное заключение 10-006
    • Данные о выборных должностных лицах могут классифицироваться как данные о персонале, если организация считает выборных должностных лиц наемными работниками.