Содержание

V. Порядок оформления служебных командировок / КонсультантПлюс

V. Порядок оформления служебных командировок

21. Сотруднику, направляемому в служебную командировку, выдается командировочное удостоверение, которое находится у него в течение всего срока служебной командировки.

22. Командировочные удостоверения подписываются уполномоченными должностными лицами ГФС России, которым в порядке, установленном настоящими особенностями, предоставлено право разрешения служебных командировок, либо их заместителями.

23. Срок пребывания в служебной командировке определяется по отметкам о дне прибытия в пункт командирования и дне выбытия из него, которые делаются в командировочном удостоверении и заверяются подписью должностного лица ГФС России и печатью <1>, которая используется в финансово-хозяйственной деятельности территориального органа ГФС России.

——————————–

<1> При выполнении служебных командировок в иные организации для проверки выполнения междугородных фельдъегерских маршрутов допускается проставление подписи должностного лица и штампа подразделения органа внутренних дел Российской Федерации, железнодорожной станции пункта командирования или организации, в которую осуществлялась служебная командировка.

24. В случаях, когда сотрудник командируется в несколько пунктов, он должен иметь в командировочном удостоверении отметки о прибытии и убытии по каждому пункту служебной командировки, в котором находился.

25. Сотрудникам, направляемым в служебную командировку по доставке корреспонденции в г. Москву, отметки в командировочном удостоверении о дне прибытия и дне выбытия делаются дежурным по 2 отделу 2 управления ГФС России, заверяются его подписью и печатью для командировочных удостоверений. Остальным сотрудникам, направляемым в служебную командировку в г. Москву, отметки в командировочном удостоверении о дне прибытия и дне выбытия делаются ответственным дежурным оперативного отдела ГФС России, заверяются его подписью и печатью ГФС России.

26. Сотрудникам, направляемым в служебную командировку, в случае необходимости предоставляется право доступа к сведениям, составляющим государственную тайну, по предъявлению предписания на выполнение задания и справки о допуске к сведениям, составляющим государственную тайну, установленного образца, удостоверяющей наличие у них соответствующего допуска.

27. Сотруднику, направляемому в служебную командировку для проверки выполнения междугородных фельдъегерских маршрутов, наряду с командировочным удостоверением выдается удостоверение на право проверки выполнения междугородных фельдъегерских маршрутов.

28. Оформление командировочных удостоверений, предписаний на выполнение задания для сотрудников подразделений центрального аппарата ГФС России и территориальных органов ГФС России, расположенных в г. Москве, осуществляется отделом организационно-документационного обеспечения и технической защиты информации ГФС России, их регистрация – оперативным отделом ГФС России.

29. Оформление справок о допуске к сведениям, составляющим государственную тайну, для сотрудников подразделений центрального аппарата ГФС России и территориальных органов ГФС России, расположенных в г. Москве, осуществляется Управлением делами ГФС России.

30. Оформление удостоверения на право проверки выполнения междугородных фельдъегерских маршрутов сотрудникам, выполняющим проверки междугородных фельдъегерских маршрутов, производится оперативным отделом ГФС России на основании разрешения директора ГФС России или заместителя директора ГФС России в соответствии с распределением обязанностей по письменной заявке руководителя органа (подразделения) ГФС России или лица, исполняющего его обязанности, направляемой на имя начальника Управления планирования и организации служебной деятельности ГФС России.

31. Регистрация сотрудников территориальных органов ГФС России, направляемых в служебные командировки, ведется в журнале учета служебных командировок (приложение N 1 к настоящим особенностям) начальниками соответствующих территориальных органов ГФС России или лицами, исполняющими их обязанности.

32. Регистрация командировочных удостоверений и предписаний на выполнение задания сотрудников подразделений центрального аппарата ГФС России и территориальных органов ГФС России, расположенных в г. Москве, направляемых в служебные командировки, ведется в журнале регистрации командировочных удостоверений и предписаний на выполнение задания сотрудников ГФС России (приложение N 2 к настоящим особенностям) оперативным отделом ГФС России.

33. Контроль за своевременным заполнением журнала учета служебных командировок возлагается на начальников соответствующих территориальных органов ГФС России или лиц, исполняющих их обязанности.

34. Оформление командировочных удостоверений, предписаний на выполнение задания, справок о допуске к сведениям, составляющим государственную тайну, для сотрудников территориальных органов ГФС России, не указанных в пунктах 28 и 29 настоящих особенностей, осуществляется в соответствующих территориальных органах ГФС России.

35. Подготовка к служебной командировке, подведение итогов работы в служебной командировке и оформление ее результатов осуществляются в соответствии с приказами и распоряжениями ГФС России.

Сотрудникам

I Больничный лист.

1. При открытии в медучреждении листка нетрудоспособности (больничного) сотруднику Института необходимо в тот же день сообщить об этом заведующему отделом и табельщику. При их отсутствии – в отдел кадров или бухгалтерию.

2. При оформлении больничного листа обратить внимание врача на то, что место работы сотрудника должно быть указано так: ИМЛИ РАН. При всех других формулировках больничный лист будет считаться недействительным и не может быть оплачен.

3. При закрытии листа нетрудоспособности необходимо незамедлительно сдать его в отдел кадров в день выписки на работу.

4. Больничный лист принимается в отдел кадров только в надлежащем виде (он должен быть правильно оформлен, его нельзя складывать).

II Аттестация

В июне 2013 года будет проходить очередная переаттестация научных сотрудников. Заведующим отделам необходимо:

1. Составить список сотрудников, подлежащих аттестации, согласно Положению об аттестации.

2. Под роспись ознакомить этих сотрудников с Положением об аттестации.

3. Подготовить на каждого сотрудника отзыв о научной деятельности (характеристику) и список трудов за последние 5 лет (2008-2012 г.г.)

4. Список трудов подписывается сотрудником и заверяется у Ученого секретаря Алиевой А.И. Отзыв подписывается заведующим отделом и самим сотрудником.

5. Своевременно, до 15 мая, предоставить данные о научной деятельности сотрудников, подлежащих аттестации, в отдел кадров.

III Ведение табеля учета рабочего времени

В связи с переходом в во второй половине года на электронные больничные листы, а также в связи с участившимися проверками со стороны Федеральной социальной службы на табельщика возлагается ответственность за достоверное заполнение табеля: своевременное указание в табели командировок сотрудников и больничных листов, отпусков.

Табель является первичным документом для расчета заработной платы и исправления в нем не допускаются. Исправленный табель к расчету не принимается, и сотрудник не сможет своевременно получить зарплату.

Командировочные дни оплачиваются по среднему заработку.

С табельщиками будет заключено дополнительное соглашение к основному трудовому договору с расширением должностных обязанностей и установлением надбавки за ведение табеля (в зависимости от количества сотрудников в отделе).

Для правильного оформления табеля убедительная просьба табельщикам обзванивать своих сотрудников с целью установления их местонахождения и сверять эти сведения в отделе кадров.

IV Командировка

Для оформления командировки необходимо не позже чем за 2 недели с начала командировки собрать пакет документов:

1. Заведующий отделом составляет служебную записку в Дирекцию с просьбой отправить сотрудника в командировку, визирует ее у куратора Отдела.

2.Сотрудник берет в отделе кадров служебное задание (форма Т-10а). Подробно заполняет бланк с двух сторон, подписывает сам сотрудник, заведующий отделом и зам.директора.

3.К служебному заданию прикладывается приглашение учреждения, проводящего конференцию и программа конференции, где названа тема доклада сотрудника ИМЛИ.

4.Даты командировки должны соответствовать датам проведения конференции + дни проезда.

5.К комплекту документов, оформляемых при отъезде в командировку, представляется заявление командируемого о том, что выходные и праздничные дни, выпадающие на время командировки, он будет использовать для отдыха.

6. При предъявлении документов в отдел кадров необходимо уже иметь приобретенные билеты для точного оформления приказа.

После оформления всех документов они сдаются в отдел кадров.

Документы должны иметь построчный перевод на русский язык в печатном виде.

Документы по загранкомандировкам сдаются в международный отдел

После издания приказа о командировке сотрудник знакомится и

подписывает его.

Сотрудник получает командировочное удостоверение (если командировка по России), делает по месту пребывания отметки (прибыл-убыл).

По возвращению из командировки сотрудник обязан в течение трех дней прийти в Институт и отчитаться в проделанной работе в отделе кадров и бухгалтерии, имея при себе все документы, связанные с командировкой.

Служебные командировки. Порядок оформления командировочных расходов

У любой компании может рано или поздно возникнуть необходимость направить сотрудника в служебную командировку*.

*В соответствии со ст.166 Трудового кодекса, служебной командировкой является поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются Положением «Об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденным Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008г. №749.

При этом, налогоплательщикам необходимо помнить, что гарантии и компенсации, предусмотренные ТК РФ, в том числе и связанные с командировкой, распространяются только на сотрудников, заключивших с организацией трудовой договор.

На сотрудников, работающих по договору ГПХ, нормы трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, не распространяются в соответствии с положениями ст.11 Трудового кодекса.

Аналогичная норма содержится и в п.2 Постановления №749:

В командировки направляются работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем.

Соответственно, если сотрудник работает в компании по договору ГПХ, то направление его в поездку для служебных целей командировкой не является. А значит, обязанность компенсировать такому сотруднику командировочные расходы у организации отсутствует.

Поэтому, чтобы не увеличивать цену договора ГПХ (сумму вознаграждения) на сумму расходов, связанных со служебной поездкой, а так же – не платить «лишних» налогов, возможность выплаты компенсационных сумм исполнителю поручения необходимо предусмотреть в договоре ГПХ.

И в налоговом и в бухгалтерском учете при отражении хозяйственных операций, связанных со служебными командировками, возникает целый комплекс задач и вопросов, которые должна решить бухгалтерия.

Направление сотрудников в командировки является частью трудовых отношений между сотрудниками и организацией.

Этому вопросу посвящена 24 глава Трудового кодекса.

В соответствии с данной главой, необходимо применять особый порядок расчетов по заработной плате с командировочными сотрудниками. Ведь при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение:

  • места работы (должности),
  • среднего заработка,
а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой в соответствии с положениями ст. 167 ТК РФ.

В статье будут рассмотрены нормы действующего законодательства, регламентирующего порядок оформления и учета хозяйственных операций, связанных с направлением сотрудников в служебные командировки.

ТРЕБОВАНИЯ ДЕЙСТВУЮЩЕГО ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА К ПОРЯДКУ ОФОРМЛЕНИЯ СЛУЖЕБНЫХ КОМАНДИРОВОК

В соответствии с требованиями статьи 168 Трудового кодекса, в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

  • расходы на проезд до места назначения и обратно;
  • расходы по найму жилого помещения;
  • суточные – дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства;
  • иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Кроме вышеперечисленных, к командировочным расходам относятся:
  • расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок,
  • расходы на провоз багажа,
  • расходы по оплате услуг связи,
  • расходы по получению и регистрации служебного заграничного паспорта, виз, других выездных документов,
  • сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта,
  • расходы на оформление обязательной медицинской страховки,
  • расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту,
  • сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы,
  • иные обязательные платежи и сборы.
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Таким образом, Трудовым кодексом не устанавливаются нормы компенсационных выплат на возмещение командировочных.

Работодателям предоставляется право самостоятельно определять в коллективном договоре или локальном нормативном акте (например, положении о командировках), порядок и размер возмещения расходов, связанных со служебными командировками, включая размер выплачиваемых суточных.

Работники направляются в командировки по распоряжению работодателя на определенный срок, для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (п.3 Постановления №749).

В соответствии с п.6 Постановления №749, цель командировки работника определяется руководителем командирующей организации и указывается в служебном задании, которое утверждается работодателем.

На основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке:

  • дата приезда в пункт (пункты) назначения,
  • дата выезда из него (из них),
за исключением следующих случаев:  

Направление работника в командировку за пределы РФ производится по распоряжению работодателя без оформления командировочного удостоверения, кроме случаев командирования в государства – участники СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы (п. 15 Постановления №749).

Командировочное удостоверение оформляется в одном экземпляре и подписывается работодателем, вручается работнику и находится у него в течение всего срока командировки.

Фактический срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда из него, которые делаются в командировочном удостоверении и заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью организации, в которую командирован работник.

В случае, если работник командирован в организации, находящиеся в разных населенных пунктах, отметки в командировочном удостоверении о дате приезда и дате выезда делаются в каждой из организаций, в которые он командирован.

В настоящий момент для документального оформления хозяйственных операций, связанных с командировками, применяются унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004г. №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации труда и его оплаты»:

1. №Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»,

2. №Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку»,

оформляется при направлении сотрудника (сотрудников) в командировку. Заполняется на основании служебного задания (форма Т-10а).

Срок хранения данных документов составляет 5 лет (при долгосрочных зарубежных командировках – 10 лет).

3. №Т-10 «Командировочное удостоверение»,

служит для подтверждения времени пребывания в служебной командировке. В удостоверении отмечается время прибытия сотрудника в место назначения, а так же время отъезда. Данный документ оформляется на основании приказа о направлении в командировку (форма Т-9) и заверяется принимающей стороной.

Срок хранения удостоверений составляет 5 лет (при командировках в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности – 75 лет).

4. №Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении»,

содержит в себе информацию о цели поездки сотрудника и ее итоговых результатах. Является основанием для оформления приказа по форме Т-9 и служит для подтверждения экономической обоснованности расходов на командировку.

Срок хранения служебных заданий и отчетов составляет 5 лет (при долгосрочных зарубежных командировках – 10 лет).

СРОКИ КОМАНДИРОВКИ

В соответствии с п.4 Постановления №749, срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

При этом, днем выезда в командировку считается дата отправления:

  • поезда,
  • самолета,
  • автобуса,
  • другого транспортного средства
от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки – дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы.

При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно, днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее – последующие сутки.

В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта.

Аналогично определяется день приезда работника на место постоянной работы.

Вопрос о явке работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем.

При следовании работника с территории РФ дата пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию РФ дата пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.

Даты пересечения государственной границы РФ определяются по отметкам пограничных органов в паспорте.

ОПЛАТА СОТРУДНИКУ РАСХОДОВ, СВЯЗАННЫХ СО СЛУЖЕБНОЙ ПОЕЗДКОЙ

В соответствии с п.10 Постановления №749, при направлении сотрудника в командировку, ему выдается денежный аванс на оплату расходов:

  • по проезду,
  • найму жилого помещения,
  • суточных.
При этом, суточные возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая (п.11 Постановления №749):
  • выходные и нерабочие праздничные дни,
  • дни нахождения в пути (в том числе за время вынужденной остановки в пути).
Выплата суточных, так же как и возмещение командировочных расходов, может осуществляться организацией как в наличной, так и в безналичной формах.

В случае выдачи наличных денег из кассы предприятия, сотрудник, направляющийся в командировку, как подотчетное лицо, обязан составить письменное заявление в произвольной форме на выдачу подотчетных сумм.

Данное заявление должно содержать собственноручную надпись руководителя компании о сумме наличных денег и о сроке, на который они выдаются.

В заявлении так же должна быть дата и подпись руководителем компании.

В настоящее время компании все чаще используют безналичные средства для расчетов с подотчетными лицами. А при нахождении сотрудников в командировка, безналичные расчеты становятся особенно актуальны.

Однако, при перечислении подотчетных сумм на «зарплатные» пластиковые карты сотрудников могут возникнуть определенные налоговые риски.

Они связаны с переквалификацией денежных средств, перечисленных как подотчетные в заработную плату.

Налоговые органы при проведении проверки на такие суммы могут доначислить страховые взносы, НДФЛ, пени и штрафы.

Чтобы не вступать в конфликты с налоговыми органами и минимизировать налоговые риски, организации могут обезопасить себя следующим образом:

  1. Отразить в учетной политике для целей бухгалтерского и налогового учета организаций возможность перечисления безналичных денежных средств на выдачу подотчетных сумм с использованием любых реквизитов сотрудников.
  2. Четко указывать назначение платежа именно как «перечисление подотчетных средств» и настаивать на своей позиции, в случае, если обслуживающий банк попытается изменить назначение платежа.
  3. Своевременно и в полном объеме вести учет авансовых отчетов и приложенных к нему подтверждающих документов.
При направлении работника в командировку на территории 2 или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник (п.18 Постановления №749).

Если сотрудник заболел во время своего пребывания в служебной командировке, то ему:

  • возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении),
  • выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту постоянного жительства.
За период временной нетрудоспособности сотруднику выплачивается пособие по временной нетрудоспособности в соответствии с законодательством РФ.

При этом временная нетрудоспособность должна быть подтверждена документально в установленном порядке (п.25 Постановления №749).

ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ПОДТВЕРЖДЕНИЕ КОМАНДИРОВОЧНЫХ РАСХОДОВ

В соответствии с п.24 Постановления №749, возмещение иных расходов, связанных с командировками в случаях, порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом, осуществляется при представлении документов, подтверждающих эти расходы.

Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней (п.26 Постановления №749):

авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах, а так же – произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы.

К авансовому отчету прилагаются оформленные надлежащим образом следующие документы:

  • командировочное удостоверение,
  • о найме жилого помещения,
  • подтверждающие расходы на проезд (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей),
  • об иных расходах, связанных с командировкой;
  • отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме.
В соответствии со ст.252 Налогового кодекса, расходы организации должны быть обоснованы и документально подтверждены. Данное требование относится и к командировочным расходам, произведенным организацией.

Ниже мы рассмотрим некоторые Письма Минфина, касающиеся документов, подтверждающих расходы, связанные с командировками.

1. Документы, подтверждающие расходы по оплате проездных документов (билетов) и услуг гостиницы.

В своем Письме от 10.11.2011г. №03-03-07/51, Минфин указал перечень документов, необходимых для подтверждения расходов по оплате проездных документов командированными сотрудниками.

«При направлении работника в командировку документами, подтверждающими его расходы по оплате билетов и (или) услуг гостиницы, являются:

– чек контрольно-кассовой техники;

– слипы, чеки электронных терминалов при проведении операций с использованием банковской карты, держателем которой является работник;

– подтверждение кредитного учреждения, в котором открыт работнику банковский счет, предусматривающий совершение операций с использованием банковской карты, проведенной операции по оплате;

– или другой документ, подтверждающий произведенную оплату, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности.»

Обратите внимание:Командированные сотрудники не должны забывать о документах, подтверждающих оплату произведенных расходов (чеках ККТ и слипах).

2. Как подтвердить расходы, если оформляются электронные проездные документы.

Порядок подтверждение расходов при оформлении электронных билетов раскрыт в Письме Минфина от 27.02.2012г. №03−03−07/6:«В случае оформления проездных документов электронными пассажирскими билетами необходимо учитывать, что согласно п. 2 Приказа Минтранса России от 08.11.2006 №134 «Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации» маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники.

Таким образом, если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то оправдательными документами, подтверждающими расходы на приобретение авиабилета для целей налогообложения, являются сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в  которой указана стоимость перелета, посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту. »

3. Какие документы необходимы для подтверждения расходов в виде суточных, выданных командированному сотруднику.

Расходы в виде суточных могут быть подтверждены командировочным удостоверением. Именно такой точке зрения придерживается Минфин в своем Письме от 11.11.2011г. №03-03-06/1/741.

«Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 утверждено Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (далее – Положение).

В соответствии с пунктом 11 Положения дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства (суточные), возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, с учетом положений, предусмотренных пунктом 18 Положения.

Согласно пункту 7 Положения на основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)), за исключением случаев, указанных в пункте 15 Положения.

Принимая во внимание то, что суточные возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, вместе с тем срок пребывания в командировке подтверждается командировочным удостоверением, считаем, что расходы в виде суточных могут быть подтверждены командировочным удостоверением. При этом предоставление чеков и квитанций, подтверждающих расходование работником суточных, не требуется.»

Гость, заканчивается набор на курс по пяти новым ФСБУ

Оформление командировки в 2022 году: пошаговая инструкция

Направление работника в командировку

Порядок действий

В приказе необходимо указать цель командировки и ее основание (например, служебная записка, договор с контрагентом, приказ и т.д.).

3.

Ознакомить работника с приказом о направлении в командировку

Приказ следует распечатать и ознакомить с ним работника под роспись – в нижней части приказа работник должен расписаться и поставить дату ознакомления.

Заявление заполняется непосредственно работником. Руководитель организации должен проставить на заявлении резолюцию о командировке (надпись в верхнем левом углу заявления: Согласовано. Подпись. Расшифровка подписи. Число).

6.

Выдать работнику денежные средства на командировочные расходы

На основании заявления о выдаче средств на командировочные расходы заполняется расходный кассовый ордер. После оформления документ подписывается руководителем, главным бухгалтером или уполномоченными лицами. Выдача денег производится при условии полного отчета работника по ранее выданному ему авансу.

7.

Получить от работника отчет о выполнении задания в служебном задании

Локальным актом может быть предумотрен любой порядок и сроки получения отчета, например, такой: в течение 3 рабочих дней по возвращении из командировки работник оформляет письменный отчет о выполнении задания и ставит свою подпись, ниже подписи работника руководитель структурного подразделения пишет заключение о выполнении задания (выполнил ли работник задание), ставит подпись и дату.

8.

Получить от работника отчет о потраченных средствах

Все командировочные расходы должны быть подтверждены документально (билетами, квитанциями и т.д.). Проверенный бухгалтером авансовый отчет утверждается руководителем организации или уполномоченным на это лицом. Если работником было потрачено меньше, чем получено, то остаток неизрасходованных сумм возвращается в кассу по приходному кассовому ордеру. Если было потрачено больше, то перерасход выдается сотруднику по расходному кассовому ордеру на основании приказа.

Срок: 3 рабочих дня.

Конец процедуры

У вас остались вопросы по этой процедуре?

Посмотрите ответы на Часто задаваемые вопросы.

Задайте свой вопрос в обсуждении процедуры.

Либо обращайтесь в службу поддержки по телефону 8 800 333 14 84

Нормативная документация

15.1.3 Организация поездок — OBFS

Заявление о политике

Поездки должны служить интересам системы Университета штата Иллинойс, иметь законную деловую цель и быть связаны с должностными обязанностями сотрудника. Владельцы Unit T-Card могут организовывать поездки для сотрудников и не сотрудников, путешествующих от имени системы. Сотрудники не должны оплачивать из своего кармана командировочные расходы других сотрудников. Командировочные расходы не будут возмещены, за исключением случаев использования T-Card и/или утвержденного исключения.

Все путешествия должны осуществляться по самому прямому маршруту с использованием наиболее экономичного вида транспорта, учитывая время в пути, затраты и требования к работе. При бронировании жилья сотрудники должны запрашивать самую низкую доступную ставку, не превышающую установленные государством максимальные размеры проживания.

Командировочным, прерывающим командировку или отклоняющимся от прямого маршрута по личным удобствам или уезжающим, возмещаются расходы только по тарифу за непрерывный проезд по наиболее прямому маршруту.Проездная карта (T-Card) не может использоваться для оплаты проезда и проживания, включая расходы для личного удобства. Проконсультируйтесь с 
15.1.4 Определение допустимых командировочных расходов, 15.2 Проездная карта (T-Card) — покупки с использованием T-карты с ограничениями и 15.2 Travel Card (T-Card) — Запрещенные покупки с помощью T-карты.

Путешествие на транспорте премиум-класса может быть разрешено в рамках одобренного проживания. Получите письменное разрешение от отдела равных возможностей трудоустройства (EEO) вашего университета или службы управления персоналом системы для сотрудников системного офиса, подтверждающих утвержденное жилье, до покупки транспорта премиум-класса.Письменное разрешение должно быть представлено вместе с соответствующим отчетом о расходах. В письменном разрешении должна быть указана продолжительность проживания.

Начальник подразделения или делегат должен одобрить поездку и проверить наличие средств у подразделения.

Процедура

Для организации поездки:

  1. Планируйте заранее. Некоторые поездки, особенно групповые или международные, могут быть сложными. Для наиболее удобного и экономичного путешествия может потребоваться дополнительное время на планирование.
Особые ограничения могут применяться к поездкам по спонсируемым проектам.Для получения дополнительной информации см. 16 Гранты и исследовательские контракты – Принципы стоимости спонсируемых проектов.
  1. Получите одобрение и подтверждение финансирования от руководителя вашего подразделения.
Chrome River можно использовать для получения одобрения перед поездкой и сравнения запланированных расходов с фактическими расходами на поездку.
  1. Используйте самый прямой маршрут и самый экономичный транспорт, принимая во внимание время в пути, расходы, продолжительность отсутствия в университете и удобство. Ознакомьтесь со ставками возмещения командировочных расходов, чтобы убедиться, что ваши поездки не превышают допустимых пределов.
Для сотрудников запрашивайте отдельные расценки при бронировании туристического «пакета», в котором одна цена взимается за перелет, гостиницу, аренду автомобиля и т. д. Туристические пакеты  не могут быть возмещены  , если для каждой части “пакета” не представлены подробные детализированные квитанции. Туристическая карта (T-Card) может быть использована для приобретения туристического пакета только для гостей системы.
  1. Штат Иллинойс и система имеют контракты с несколькими поставщиками туристических услуг. Для получения подробной информации об этих контрактах обращайтесь по телефону:

Покупка авиабилетов с помощью проездной карты (T-Card)

Вы можете использовать свою T-Card для покупки авиабилетов через одно из контрактных туристических агентств или через любого поставщика авиаперевозок, который предлагает необходимый маршрут по наиболее экономичной цене, включая туристические агентства без контракта, инструменты онлайн-бронирования или прямые веб-сайты авиакомпаний. .

Сотрудники с утвержденными приспособлениями

Получите письменное разрешение от отдела равных возможностей трудоустройства (EEO) вашего университета или системной кадровой службы для сотрудников системного офиса, подтверждающее утвержденное жилье, до покупки транспорта премиум-класса.

University of Illinois at Chicago
Office for Access and Equity
Телефон: (312) 996-8670
Эл.

Университет Иллинойса в Спрингфилде
Отдел кадров
Телефон: (217) 206-7237
Электронная почта: [email protected]

University of Illinois at Urbana-Champaign
Office for Access and Equity
Телефон: (217) 333-0885
Эл. Сотрудники)
Системная служба кадров
Телефон: (217) 333-2600
Эл.

Аренда внутренних транспортных средств

Система имеет контракты с агентствами по аренде автомобилей, которые включают бесплатное страхование ответственности и дополнительное освобождение от ответственности при столкновении (страхование CDW). Не приобретайте страховку отказа от ущерба при столкновении, поскольку вам не будут возмещены ее расходы. Дополнительную информацию см. в разделе 15.3 «Сообщить о происшествии — как ваша личная страховка становится участником претензии».

Международная аренда транспортных средств

Если вы арендуете автомобиль во время международной поездки, приобретите в компании по аренде автомобилей страховку от повреждений при столкновении, которая является возмещаемым расходом.

15.3.2 Сообщить об аварии с участием арендованного коммерческого автомобиля
15.2 Проездная карта (T-Card) – покупки с использованием T-Card с ограничениями
15.2 Проездная карта (T-Card) – Запрещенные покупки с использованием T-Card
16 Гранты и контракты на исследования – Принципы стоимости спонсируемых проектов
15.1.4 Определение допустимых командировочных расходов
15.3 Сообщить о происшествии: как ваша личная страховка может быть вовлечена в претензию

Путеводитель по деловым поездкам
Страница ресурсов TEM
Деловые поездки
Справочник по плану поездки для утверждения перед поездкой
Контрактные туристические агентства
Гостиницы
Аренда автомобилей
Ставки возмещения командировочных расходов
Организация чартерных автобусов Иллинойс в Чикаго: Соблюдение требований Клери
   Университет Иллинойса в Урбане-Шампейне: Закон Клери (номер политики: FO-21)
   Университет Иллинойса в Спрингфилде: Полиция СИЮ – Закон Жанны Клери

Последнее обновление: 14 февраля 2022 г. | Утверждено: старший заместитель вице-президента по бизнесу и финансам | Действует: сентябрь 2012 г.

11 советов по организации поездок для вашего босса

Организация поездки для вашего начальника — ответственная и напряженная работа.На самом деле это искусство, когда ваш начальник доволен тем, как вы организуете поездку. Это часть работы, которую руководители и сотрудники должны часто договаривать со своим боссом.

Ключевым фактором в организации командировки для вашего начальника является выбор правильных агентов , будь то через авиалинии, туристические пакеты онлайн или через лучшие туристические сайты.

Руководители должны убедиться, что они сравнивают и используют лучшие доступные практики.

Вот несколько советов, как организовать поездку для вашего босса.

Как организовать деловую поездку для вашего босса?

1. Знание предпочтений начальства:

Обязательно знать предпочтения начальства, прежде чем приступить к составлению плана путешествия . Несколько аспектов, которые необходимо знать при планировании, — это расположение посадочных мест, если ваш начальник предпочитает место у прохода или у окна, предпочтения в отношении питания и расположение сидений в передней или задней части самолета.

Другие аспекты заключаются в том, чтобы выяснить, хочет ли ваш начальник прибыть в пункт назначения раньше или в последнюю минуту, чтобы выполнить работу по дому, предпочитает ли он использовать вознаграждения авиакомпаний по кредитным картам или конкретные авиакомпании, а также их выбор отелей или отелей с определенным кредитом. карты.

Удобства в отелях должны быть проверены, если в них есть мини-бар, Wi-Fi, тренажерный зал и хорошие кровати для удовольствия босса.

2. Понять турагентов:

Некоторыми важными аспектами, на которые следует обратить внимание, прежде чем бронировать поездку через турагентов, являются доступность на даты встреч или расписания.

Также важно выяснить, прибудет ли рейс заранее, чтобы начальник мог расслабиться и восстановить силы, или же его направят прямо на встречу.

Главное при бронировании рейса для начальника – выяснить, не прибудет ли рейс заранее, чтобы начальник мог переночевать в гостинице. Кроме того, поиск прямых рейсов сделает вашего босса счастливым.

Если есть необходимость лететь стыковочным рейсом, ищите рейсы с короткой пересадкой. Вашему начальнику будет приятно, если ему предоставят открытый Wi-Fi, чтобы он мог работать в дороге.

3. Предварительное бронирование:

Проверьте, есть ли у вашего начальника предпочтения в отношении перелетов, отелей, путешествий и т. д. Если нет, то ваша обязанность провести надлежащее исследование, чтобы организовать путешествие со всеми удобствами и комфортом.Отели, авиаперелеты, бронирование автомобилей и другие аспекты следует изучить задолго до бронирования.

Сравните с лучшими туристическими сайтами отели, авиабилеты и другие услуги, которые предлагаются по сниженным ценам. Это лучший способ сократить расходы на деловые поездки.

Существует ряд сайтов авиакомпаний и отелей, которые можно изучить и сравнить для поиска лучших вариантов.

Есть много сайтов, которые предлагают пакеты и предложения наряду с бронированием отелей, арендой автомобилей и другими услугами, хотя ваш босс опаздывает.Следовательно, исследования важны, чтобы сделать вашу поездку лучшей поездкой с комфортом.

4. Источники для исследования:

Существует ряд сайтов для поиска и сравнения, особенно для бронирования авиабилетов, услуг по уходу, отелей и многого другого. Несколько сайтов: Travelocity, Hipmunk, Kayak, Priceline, YahooFarechase, booking.com, expedia и другие.

Сравнить рейсы можно с помощью Kayak, который включает в себя Priceline, expedia, bookit.com, Virgin America, Travelocity, при этом цены на Kayak сравниваются, чтобы можно было выбрать самые низкие предложения.

Если в поездке есть только однодневные поездки, где проживание в отеле не требуется, можно напрямую перейти на официальную страницу авиакомпании , где можно сравнить стоимость рейсов.

5. Разработайте план поездки:

Путешествие вашего босса можно упростить и облегчить, подготовив план путешествия. Поскольку вы собрали все подробности о путешествии, подготовка плана поездки никогда не будет сложной задачей.

Есть несколько форматов, которые необходимо добавить в путеводитель , чтобы планировщик путешествий был совершенным и произвел впечатление на босса.

Заголовок даты должен быть выделен жирным шрифтом, особенно если необходимо совершить посадку на несколько рейсов. Во многих городах может быть более одного аэропорта; следовательно, название аэропорта, из которого и куда лететь, должно быть включено в путеводитель.

Направление движения из аэропорта в отели и наоборот должно быть указано в путеводителе для быстрого доступа, когда в них нет онлайн-карт.

Контактные телефоны отеля должны быть предоставлены начальнику на тот случай, если начальнику или их супругу это понадобится по многим причинам.

Добавлена ​​информация для вашего босса, можно упомянуть несколько лучших ресторанов рядом с отелем, чтобы ваш босс был в восторге.

Основные события и встречи, которые необходимо совершить во время путешествия, также должны быть указаны в путеводителе.

Когда такой путеводитель будет составлен, ваш босс будет счастлив и доволен своим путешествием.

6. Обновление и информирование вашего босса:

Хотя информировать начальника о задержке рейса или любых других новостях может быть сложно, вам действительно нужно быть в курсе событий.

Ваш начальник может загружать и использовать на своем телефоне такие приложения, как Отслеживание рейсов, чтобы отслеживать места выдачи багажа, задержки рейсов, смены выхода на посадку и наличие мест.

Ваш босс также должен быть в курсе событий, встреч, которые нужно посетить, будущих изменений рейсов, поскольку они находятся в их поездке.

В случае задержки или отмены рейсов из-за плохих погодных условий, ваш начальник должен быть проинформирован.

7. Пакетный тур:

Было бы выгоднее выбрать пакетные поездки, чем покупать каждую услугу по отдельности. Когда авиабилеты, автомобиль и отели приобретаются в пакете, руководители могут разделить от 5% до 25% удобств поездки , а не покупать их по отдельности.

8. Как избежать беспорядка в пути:

Triplt — это отличные приложения, которые облегчают путешествие без дорожных материалов, таких как резервуары в ресторанах, номера подтверждений рейсов, номеров подтверждений отелей и любых других бумажных материалов.

Вместо того, чтобы хранить все номера подтверждений поездок, их можно перенаправить на учетную запись Triplt.Смартфоны или планшеты босса могут быть загружены датой, временем полета, отелем и другими подробностями, что упрощает маршрут и его также легко носить с собой.

9. Требования Check Boss:

Убедитесь, что проездные документы обновлены, особенно во время международных туров, поскольку для въезда в некоторые страны требуется виза. Дата, время резервирования вместе с часовыми поясами должны быть ясны для босса.

В случае, если босс требует наличных заранее, убедитесь, что приняты все необходимые меры и деньги для вашего босса.Узнайте, путешествует ли ваш босс с деловым контактом и должен ли он сидеть рядом с ним, если ему требуется комната для переговоров, если он собирается провести конференцию, то сделайте соответствующие приготовления.

10. Подтверждение накануне:

Убедитесь, что вы подтвердили все аспекты за день до поездки. Проверьте подтверждение по электронной почте от авиакомпании, подтверждение платы за багаж и бронирование авиабилетов, подтверждение ресторана и бронирование количества человек и многое другое.

Позвоните своему начальнику и другим деловым контактам, которые собираются в поездку, и перепроверьте все детали, чтобы у них было счастливое путешествие без проблем.

11. Вакцинация и проверка здоровья:

Если ваш босс едет через море на другой континент, обязательно проведите ему медосмотр и сделайте прививки и прививки, требуемые в стране. Международный сертификат о вакцинации также можно получить в туристических агентствах, паспортных столах или местном отделе здравоохранения, если это требуется в некоторых странах.

Организация встречи вашего босса с клиентами за городом – это большая ответственность, так как ваш босс должен быть доволен и доволен поездкой. Можно сказать, что планирование поездки может стать прекрасной возможностью представить свои навыки, способности, уверенность в себе начальству и произвести на них впечатление.

Вывод:

Планируя поездку, убедитесь, что ничего не предполагаете, и хорошо общайтесь со своим начальником, чтобы узнать его уровень комфорта и соответствующим образом подготовиться к путешествию.Поскольку информация или подробности о деловых поездках важны, убедитесь, что вы подготовились и записали их, прежде чем приступить к работе.

Каждый шаг в подготовке к командировке должен быть сделан с учетом вашего босса. Ваш босс комфорт и удовольствие что-то важное в поездке. Помимо подробного описания путешествия, следует также позаботиться о других аспектах, которые являются целью путешествия.

Все мероприятия по совещанию, конференции и т. д. должны быть хорошо подготовлены руководством.Следовательно, руководители, отвечающие за организацию поездок вашего босса, обязательно следуют этим советам, поскольку ваш босс может без проблем путешествовать в любую страну без хаоса

Сохранить

Сохранить

Туристические услуги — организация поездок

Университет предлагает два назначенных туристических агентства с полным спектром услуг и инструмент самостоятельного бронирования для организации вашего официального делового авиаперелета университета, гостиницы, аренды автомобиля и железнодорожного путешествия. Убедитесь, что ваша поездка соответствует требованиям BPM E-5-1 «Возмещение командировочных расходов».Мы призываем всех путешественников оформлять свои официальные деловые поездки через Туристические службы по следующим очень важным причинам:

  • Отслеживание управления рисками — Мы всегда в курсе предупреждений и чрезвычайных ситуаций, когда бронируем через Travel Services.
  • Конкурентоспособные тарифы на авиабилеты, местные тарифы на отели и тарифы на аренду автомобилей
  • Скидки на авиабилеты/местный отель/аренду автомобилей – Travel Services предлагает скидки на авиабилеты, местные отели и прокат автомобилей, которые недоступны через другие источники бронирования путешествий.
  • Круглосуточная служба поддержки . Вы остаетесь на связи с назначенными поставщиками туристических услуг с момента организации поездки и до вашего возвращения домой, чтобы помочь вам с любой потребностью, которая может у вас возникнуть. Ваш авиабилет остается в автоматизированных системах обеспечения/контроля качества, чтобы гарантировать, что вы будете получать изменения в расписании, освобождение из списка ожидания, оповещения о чрезвычайных ситуациях (а затем, при необходимости, о повторном размещении) и любые другие сообщения, необходимые для успешной поездки.
  • Отчетность — Туристические услуги поддерживают высокодетальную систему отчетности для сбора данных о командировках, которая используется для отслеживания наших путешественников с управлением рисками, служит инструментом переговоров о скидках поставщиков, чтобы помочь отделам лучше управлять своими командировочными расходами. , а также стимулировать / улучшить воздушное сообщение с аэропортом Блю Грасс в Лексингтоне.

 

Выбор поставщиков туристических услуг

Поставщики туристических услуг в Великобритании:

Мы рекомендуем вам использовать корпоративные туристические услуги AAA UK Travel Services, Concur Travel или Avant Travel для всех ваших официальных деловых поездок в Университете с авиаперелетами, гостиницами (кроме конференц-отелей) и арендованными автомобилями.Все транспортные расходы должны быть оплачены закупочной картой Университета (не личной картой), если это возможно.

  • AAA Corporate Travel Services — ведущее британское туристическое агентство с полным спектром услуг, базирующееся в Цинциннати, и от него требуется: (1) администрирование/поддержка Concur Travel, британского онлайн-инструмента бронирования авиабилетов, гостиниц и проката автомобилей, (2) предоставление запланированного Concur Обучение путешествиям для пользователей из Великобритании и (3) объединение всех финансовых данных британских туристических служб в веб-систему отчетности, к которой может получить доступ директор туристических служб. Агенты AAA доступны круглосуточно и без выходных по телефону 859-323-5354. Плата за обслуживание: билет на внутренний рейс – 28 долларов США, билет на международный рейс – 38 долларов США, плата за бронирование отеля или аренду автомобиля не взимается.

  • Concur Travel – это британский онлайн-инструмент для самостоятельного бронирования, управляемый и поддерживаемый AAA Corporate Travel Services. Получите доступ к Concur Travel через myUK. Нажмите здесь, чтобы начать работу с Concur. Свяжитесь со службой онлайн-поддержки AAA 24/7 для получения помощи Concur Travel по номеру (877) 463-0543. Плата за обслуживание: внутренний или международный авиабилет — 6 долларов США.00, без комиссии за бронирование отеля или аренды автомобиля.

  • Avant Travel — второе туристическое агентство в Великобритании, предоставляющее полный спектр услуг. Агенты AAA доступны круглосуточно и без выходных по телефону 859-233-0000. Стоимость услуг: внутренний авиабилет – 28 долларов США, международный авиабилет – 38 долларов США, без комиссии за бронирование отеля или аренды автомобиля.

Преимущества использования поставщиков туристических услуг в Великобритании:

  •  Инструменты отслеживания управления рисками во время чрезвычайных ситуаций (внутригосударственных и международных) для выполнения обязанностей по уходу за путешественниками из Великобритании.Мы всегда в курсе таких предупреждений и чрезвычайных ситуаций, когда бронируем через Travel Services.

  • Скидки авиакомпаний, арендованных автомобилей и отелей Лексингтона. Туристические услуги предлагают скидки Delta Air Lines и United Airlines, скидки Enterprise Rent-A-Car и National Car Rental (включая страховку), а также скидки на отели Лексингтона, которые недоступны при бронировании других поездок. источники.

  • Круглосуточная помощь 7 дней в неделю. Вы остаетесь на связи с нашими назначенными поставщиками туристических услуг с момента организации поездки до вашего возвращения домой, чтобы помочь вам с любой потребностью, которая может у вас возникнуть. Ваш авиабилет остается в автоматизированных системах обеспечения/контроля качества, чтобы гарантировать, что вы будете получать изменения в расписании, освобождение из списка ожидания, оповещения о чрезвычайных ситуациях (а затем, при необходимости, о повторном размещении) и любые другие сообщения, необходимые для успешной поездки.

  • Групповые туристические услуги (для 10 и более рейсов по одному маршруту) со смягченными правилами авиакомпаний и сниженной платой за обслуживание.

  • Аннулирование авиабилетов. Билеты можно аннулировать до 23:00.м. на следующий рабочий день после оформления билета, чтобы избежать высоких комиссий авиакомпаний за пересадку.

  • Бесплатная страховка на случай смерти в результате несчастного случая — 200 000 долларов США на каждый билет 

  • Отчетность

     – Travel Services поддерживает систему очень подробных отчетов для сбора данных о поездках, которая используется для отслеживания наших путешественников с управлением рисками, в качестве инструмента для переговоров о скидках поставщиков, чтобы помочь отделам лучше управлять своими расходами на поездки и стимулировать / улучшено воздушное сообщение с аэропортом Блю Грасс в Лексингтоне.

Альтернативные поставщики: ПОЖАЛУЙСТА, СМОТРИТЕ ВРЕМЕННЫЕ ПОЛИТИКИ ДЛЯ МЕЖДУНАРОДНЫХ ПОЕЗДОК НА НАЧАЛЬНОЙ СТРАНИЦЕ ВЕБ-САЙТА ТУРИСТИЧЕСКИХ УСЛУГ. МЕЖДУНАРОДНЫЕ БИЛЕТЫ ДОЛЖНЫ ПРИОБРЕТАТЬСЯ ТОЛЬКО ЧЕРЕЗ ВЕЛИКОБРИТАНИИ AAA & AVANT TRAVEL ДО ДОПОЛНИТЕЛЬНОГО УВЕДОМЛЕНИЯ.

  • Несмотря на то, что Университет предпочитает и поощряет организацию ваших официальных деловых поездок через UK Travel Services (AAA Corporate Travel Services, Concur или Avant Travel), у вас есть возможность вместо этого использовать «альтернативного поставщика».

  • Альтернативный поставщик — это любой поставщик, кроме AAA, Concur или Avant. Примерами альтернативных поставщиков являются Expedia, Travelocity, Orbitz, Delta.com, туристическое агентство ABC и т. д.  

  • Карточка закупок университета является предпочтительным способом оплаты билетов альтернативного поставщика; однако в качестве дополнительной формы оплаты можно использовать личную кредитную карту.

Международные поездки

  • Перед покупкой авиабилетов сотрудники и преподаватели должны связаться с директором по глобальным рискам и стратегическим операциям Джейсоном Хоупом по адресу [email protected], чтобы убедиться, что у них есть доступ к ресурсам, связанным с планированием поездок во время пандемии. Путешественники также могут запланировать телефонный звонок или встречу, чтобы обсудить конкретные проблемы, а также могут посетить раздел «Международные поездки во время COVID-19».
  • Для полной прозрачности международных поездок временно международные авиабилеты для преподавателей и сотрудников необходимо приобретать через UK Travel Services . Обратите внимание, что покупка международных билетов в Concur Travel по-прежнему ограничена.Чтобы совершить покупку, путешественникам необходимо напрямую связаться с AAA или Avant Travel. Маршруты рейсов будут направлены в Международный центр Великобритании для проверки, чтобы обеспечить учет всех путешественников.
  • Все одобренные Великобританией международные поездки преподавателей и сотрудников должны быть зарегистрированы в регистре международных поездок Университета. Личные поездки (например, отпуск) не должны регистрироваться. Регистрация также гарантирует, что путешественники получат подробную информацию о медицинской и карантинной страховке, которая покроет их, пока они находятся за границей.
  • Международные поездки преподавателей и сотрудников, которых сопровождают студенты (включая студентов, аспирантов и профессиональных студентов, а также резидентов GME), как правило, остаются ограниченными в соответствии с Административным регламентом 4:9 и должны рассматриваться и утверждаться в каждом конкретном случае. Запросы на рассмотрение и утверждение следует направлять не менее чем за 6 недель до запланированной даты отъезда директору по глобальным рискам и стратегическим операциям Джейсону Хоупу по адресу [email protected] В этих случаях невозмещаемые финансовые обязательства, связанные с поездками, не должны приниматься до тех пор, пока не будет получено разрешение.
  • Преподаватели и сотрудники Великобритании, не являющиеся гражданами или постоянными жителями США (т. е. обладатели грин-карты), могут подлежать дополнительной иммиграционной проверке в США, и им следует проконсультироваться в британском офисе Службы иностранных студентов и ученых перед поездкой за границу с любой целью.
  • Всем международным путешественникам следует знать, что многие страны продолжают вводить пограничные ограничения, периоды карантина и требования к тестированию. Путешественникам важно понимать ландшафт страны назначения, чтобы быть готовыми к любым логистическим проблемам, с которыми они могут столкнуться.

Закон о полетах в Америке

Как правило, если студент университета путешествует за счет средств, предоставленных федеральным правительством, он должен летать авиаперевозчиком под флагом США (авиакомпания, принадлежащая американской компании), независимо от стоимости или удобства. Однако бывают случаи, когда иностранный перевозчик может быть использован в рамках совместного использования кода авиакомпании, соглашений об открытом небе или исключений, ограничивающих время.

  • Общий код авиакомпании: При планировании международных поездок, оплачиваемых из федеральных средств, все рейсы, по возможности, должны быть запланированы на U.Авиаперевозчики под флагом США или иностранные авиаперевозчики, использующие код-шеринг с авиаперевозчиком под флагом США. Совместное использование кода происходит, когда две или более авиакомпаний «кодируют» один и тот же рейс, как если бы он был их собственным. Другими словами, американская авиакомпания может продать место в самолете иностранного авиаперевозчика; это место считается таким же, как и в самолете, эксплуатируемом флагманской авиакомпанией США. Соблюдение Закона о рейсах Америки считается выполненным, если в билете или документации на электронный билет (пассажирская квитанция) указан код обозначения авиаперевозчика под флагом США.Например: у Delta есть код-шеринговое соглашение с Air France в Париж, Франция. Если в посадочном талоне (полетном купоне) или электронном билете рейс указан как DL ##, то требования Федеральных правил путешествий соблюдены, даже если рейс фактически выполняется на самолете Air France.
  • Исключения для полетов в Америку по соглашению об открытом небе:  6 октября 2010 г. Администрация общих служб США опубликовала Соглашение о воздушном транспорте между Соединенными Штатами и Европейским союзом (ЕС).В нем было представлено полное объяснение действующего многостороннего соглашения, согласно которому соответствующие путешественники, чьи поездки финансируются из федерального бюджета, могут путешествовать рейсами авиакомпаний Европейского Союза, а также авиаперевозчиков под флагом США. Существуют также соглашения об открытом небе с Австралией, Швейцарией и Японией.
  • Европейский союз (ЕС) — при путешествии из США в пункт назначения, обслуживаемый авиакомпанией ЕС, путешественники, путешествующие по федеральным грантам или дополнительным субсидиям, могут летать либо перевозчиком США, либо перевозчиком ЕС, если он касается вниз в стране ЕС: Австрия, Бельгия, Болгария, Кипр, Чехия, Дания, Эстония, Финляндия, Франция, Германия, Греция, Венгрия, Ирландия, Италия, Латвия, Литва, Люксембург, Мальта, Нидерланды, Польша, Португалия, Румыния , Словакия, Словения, Испания, Швеция и Великобритания. Из-за их отношений с ЕС Норвегия и Исландия также включены в соглашение.
  • США в Австралию, США в Швейцарию, США в Японию — Путешественники, путешествующие по федеральным грантам или субгрантам, могут летать иностранным перевозчиком только в том случае, если пунктом отправления/назначения являются США или Австралия, Швейцария или Япония; и нет контрактного рейса GSA между двумя городами между двумя пунктами (пункт отправления и пункт назначения). Несмотря на то, что путешественники из Великобритании, использующие федеральные средства, не могут фактически использовать контрактные авиабилеты GSA для пары городов, путешественники по-прежнему должны использовать карту U.Услуга флагманского перевозчика S. при наличии контракта между двумя городами. См. этот веб-сайт для поиска контрактов между городами GSA Поиск контрактов между городами .

Исключения из Закона о рейсах Америки без Соглашения об открытом небе:

  • Поездки в США и из США:    Пассажирские перевозки авиаперевозчиком под флагом США не будут считаться доступными, если поездка осуществляется между аэропортом стыковки в США и стыковочным аэропортом за границей, а стыковочный аэропорт за границей: Аэропорт отправления или назначения путешественника, а также использование U. Услуга авиаперевозчика под флагом Южной Кореи продлит время в статусе путешествия, включая задержку в пункте отправления и ускоренное прибытие в пункт назначения, как минимум на 24 часа больше, чем поездка иностранным авиаперевозчиком. Gateway Airport в США — последний аэропорт в США, из которого вылетает рейс путешественника, или первый аэропорт в США, в который прибывает рейс путешественника. Gateway Airport Abroad — аэропорт за границей, из которого в последний раз вылетает рейс путешественника по пути в США.S., или в который рейс путешественника впервые прибывает из США
  • Поездки между двумя пунктами за пределами США:  Для поездок между двумя пунктами за пределами США услуги авиаперевозчика под флагом США не будут считаться доступными в разумных пределах:
    • Если путешествие иностранным авиаперевозчиком отменяет две или более смены воздушных судов в пути; или
    • , если один из двух пунктов за границей является шлюзом аэропорта на пути в или из Соединенных Штатов, и U. Авиакомпания под флагом S. продлит время в статусе путешествия как минимум на 6 часов больше, чем путешествие иностранным авиаперевозчиком; или
    • , если поездка не является частью поездки в Соединенные Штаты или из США, а использование авиаперевозчика под флагом США продлит время в статусе путешествия как минимум на 6 часов больше, чем путешествие иностранным авиаперевозчиком.
  • Поездки на короткие расстояния:   Для всех поездок на короткие расстояния, независимо от пункта отправления и назначения, услуги авиаперевозчика под флагом США не будут считаться доступными, если время в пути на регулярном рейсе из аэропорта отправления в аэропорт назначения иностранным авиаперевозчиком составляет 3 часа или меньше и обслуживание U.Авиакомпания S. flag потребует в два раза больше времени в пути.

Варианты оплаты проезда

Карточка для закупок университета (предпочтительный способ оплаты) — В университете действует программа карточек для закупок в поездках для облегчения оплаты расходов, связанных с поездками (например, авиабилетов, проживания, аренды автомобиля, регистрации и других расходов, связанных с наземным транспортом) для деятельности университета. . Все путешественники должны получить Карту закупок университета, прежде чем нести дорожные расходы.Карта университетских закупок должна использоваться для оплаты командировочных расходов университета, не покрываемых суточной стоимостью питания или стандартными тарифами на деловые мили IRS, когда это возможно. Как правило, следующие расходы всегда должны быть указаны в Карте закупок университета:

  • Авиабилет, сборы за багаж и места, а также другие сборы авиакомпаний        Карта закупок университета может быть использована для покупки авиабилетов, сочетающих личные поездки с командировками университета, если фактическая стоимость деловых/личных билетов дешевле, чем сравнение стоимости для деловых только авиабилетов.См. раздел “Сравнение обязательных затрат”.
  • Проживание (за исключением личных расходов, таких как обслуживание номеров, кино и мини-бары). Карта закупок университета может быть использована для организации проживания в отеле/оплаты гостиничного номера/налоговых расходов на официальные командировки университета через любого поставщика (не ограничивается туристическими услугами). Большая часть гостиничного бизнеса в Великобритании забронирована для проведения конференций/совещаний, и участники получают скидку на проживание в отеле, если они бронируют номер с помощью рекомендованного метода, указанного в материалах встречи.Туристические услуги обычно не могут конкурировать с этими тарифами, поскольку они оговариваются в частном порядке и в большинстве случаев ниже опубликованных тарифов отелей. Тем не менее, мы рекомендуем бронировать все временные отели (не для встреч) через Туристические службы, чтобы можно было задокументировать количество ночей и использовать их для переговоров по программе скидок для наших путешественников. Что касается оплаты гостиничных расходов, отели требуют кредитную карту на имя гостя отеля для оплаты гостиничных расходов.Поэтому путешественники, являющиеся держателями прокарты, легко выполняют это требование, либо можно использовать личную карту. Тем не менее, для путешественников, которые не хотят использовать личную кредитную карту и предпочитают, чтобы расходы на проживание/налоги взимались с карты procard, большинство отелей разрешают такую ​​«авторизацию кредитной карты». Бронирование отеля должно быть сначала сделано и гарантировано кредитной картой (может быть procard или персональная карта). Затем владелец карты может позвонить в отель, чтобы договориться о списании расходов на проживание/налоги с карты, которая не выписана на имя гостя отеля.В каждом отеле есть свой способ авторизации кредитных карт.
  • Прокат автомобилей – Карта закупок университета может использоваться для оплаты расходов на аренду автомобиля для официальных командировок университета только в том случае, если карта выдана на имя лица, арендующего автомобиль. Компании по аренде автомобилей не одобряют авторизацию кредитных карт, как это делают отели. Когда арендатор забирает автомобиль, агент по аренде автомобилей требует кредитную карту на имя арендатора; иначе машину не выпустят.Если у арендатора нет прокарты на его или ее имя, то оплата должна быть произведена с помощью личной кредитной карты с возмещением после завершения поездки. Великобритания выставила прямой счет в соответствии с соглашением об аренде автомобилей Enterprise и National для нескольких областей кампуса. Уточните у своего сотрудника по бюджету, соответствует ли ваша область требованиям.

Персональная кредитная карта – Если использование карты University procard недоступно (или на имя сотрудника для аренды автомобилей), то персональная кредитная карта может использоваться для оплаты авиабилетов, проживания и аренды автомобилей.

Плата за услуги и льготы

Все туристические агентства с полным спектром услуг и многие инструменты онлайн-бронирования взимают плату за обслуживание со своих клиентов, поскольку авиакомпании перестали платить комиссионные агентствам. Плата за наши услуги для туристических агентств полного цикла AAA Corporate Travel Services и Avant Travel, назначенных Travel Services, является средней для колледжей и университетов. Мы рады сообщить, что наша плата за услуги Concur является одной из самых низких сборов, взимаемых с колледжей и университетов.

Сборы за услуги взимаются за каждый выписанный авиабилет или бронирование железнодорожного билета, сделанное Travel Services. Поэтому имейте в виду, что если вы запрашиваете изменение уже оформленного (приобретенного) авиабилета, это может привести к оформлению нового билета, а также к взиманию другого сервисного сбора. Сборы за обслуживание не подлежат возврату в случае аннулирования, возврата или обмена авиабилета. Плата за обслуживание может также взиматься за любую другую оказанную услугу, которая может считаться выходящей за рамки работы турагента (например, бронирование билета для путешественника непосредственно через веб-сайт авиакомпании).

  Плата за туристические услуги

  • AAA Corporate Travel Services и Avant Travel Service Fees — 28 долларов за билет на внутренние рейсы, 38 долларов за билеты на международные рейсы и 20 долларов за групповые билеты (для 10 или более путешественников по одному маршруту)
  • Инструмент онлайн-бронирования Concur — 6 долларов США за внутренний или международный авиабилет

  Плата за услуги

 Услуги, оговоренные с AAA Corporate Travel Services, Concur и Avant Travel, поддерживаются университетом и дают нашим деловым путешественникам следующие преимущества.

  • возможность изменить бронирование после получения билета
  • возможность переоформления билета, когда стоимость проезда «падает», что приводит к чистой экономии
  • возможность аннулировать билет до 23:59. на следующий рабочий день после выписки билета, чтобы избежать дорогостоящих сборов авиакомпаний за замену
  • обширный контроль качества вашего бронирования – 24-часовой поиск более низкой стоимости проезда, лучшего распределения мест, очистки списков ожидания и т. д. до момента вылета
  • Экстренные колл-центры в нерабочее время с немедленным реагированием
  • контроль управления рисками во время чрезвычайных ситуаций (внутригосударственных и международных)
  • бесплатная страховка на случай смерти в результате несчастного случая на сумму 200 000 долларов США на каждый билет
  • Групповые туристические услуги (для 10 и более рейсов по одному маршруту) со сниженной платой за обслуживание
  • включение данных о ваших поездках в отчеты об управлении командировками университета
  • включение ваших данных о поездках в программы скидок в Великобритании с Delta Air Lines и United Airlines, чтобы помочь в переговорах об улучшении скидок для наших путешественников
  • Включение данных о ваших поездках в отчеты, предоставляемые аэропорту Блу Грасс в Лексингтоне, для стимулирования и улучшения авиасообщения с Лексингтоном

Специальное примечание : Возмещение платы за услуги альтернативного поставщика будет ограничено платой за услуги Туристических услуг.

Требуемое сравнение стоимости

Сравнение стоимости авиабилетов требуется для авиабилетов, которые сочетают в себе официальные деловые поездки университета с личными поездками, а также для поездок на расстояние более 500 миль в одну сторону до делового пункта назначения.

Объединение деловых и личных поездок в авиабилете:  

Университет разрешает совмещать официальные командировки Университета с личными поездками по авиабилету на следующих условиях: «Личные поездки» определяются как любой выбор, который делает путешественник, кроме покупки билета туда и обратно для официальных командировок Университета.Варианты личных поездок включают даты поездки, пункты назначения, объезды, повышаемые тарифы, аэропорты отправления, отличные от аэропорта «рабочей станции» путешественника (для сотрудников из Лексингтона приемлемы аэропорты Луисвилля и Цинциннати, а также аэропорты Лексингтона), или любой другой выбор, который не является допустимым. считается официальным выбором университета для деловых поездок.

  • Если путешественник решает совместить деловую и личную поездку в авиабилете, сравнение стоимости авиабилета для деловой поездки и фактическая квитанция о билете должны быть представлены вместе с отчетом о расходах на авиабилет или отчетом о командировочных расходах, если билет был не приобретено с прокартой Великобритании.
  • Карта закупок в Великобритании может использоваться для покупки комбинированных деловых и личных авиабилетов только в том случае, если итоговая стоимость авиабилета меньше, чем сравнительная стоимость авиабилета для деловых поездок в Великобритании.

  • Личная кредитная карта должна использоваться для покупки комбинированного авиабилета для деловых и личных поездок, если итоговая стоимость авиабилета выше, чем сравнительная стоимость авиабилета для деловых поездок в Великобритании. После завершения путешествия путешественнику будет возмещена стоимость авиабилета для сравнения.

  • Сравнение затрат может быть обеспечено через Concur Travel или через британскую AAA Corporate Travel Services или Avant Travel.

  • Через Concur Travel — сравнение стоимости должно быть распечатано в день покупки билета. Убедитесь, что параметры поиска деловых поездок используются на основе даты и времени начала/окончания деловой встречи. В списке вариантов перелета отметьте или выделите маршрут/стоимость авиабилетов, которые путешественник гипотетически выбрал бы для официальных деловых поездок в университет.Убедитесь, что дата печати указана при сравнении стоимости (которая должна совпадать с фактической датой покупки билета).

  • Через AAA или Avant Travel — электронное письмо со сравнением стоимости должно быть защищено от AAA или Avant в день фактической покупки билета. В электронном письме должен быть указан гипотетический маршрут/стоимость авиабилетов, которые путешественник выберет для официальной деловой поездки университета.

Проезд более 500 миль в одну сторону до пункта назначения 

Университет разрешает проехать более 500 миль в одну сторону до делового пункта назначения, и возмещение будет либо фактическим пробегом, либо гипотетическими расходами на авиаперелет, в зависимости от того, какая сумма меньше.К отчету о командировочных расходах необходимо приложить сравнение стоимости авиаперевозок и форму расходов на авиа- и автомобильные поездки.

  • Сравнение затрат может быть обеспечено через Concur Travel или через британскую AAA Corporate Travel Services или Avant Travel за 3 недели до начала поездки или когда путешественник узнает, что он должен отправиться в поездку, если в течение 3 недель.

  • Через Concur Travel — Убедитесь, что параметры поиска деловых поездок используются на основе даты и времени начала/окончания деловой встречи.В списке вариантов перелета отметьте или выделите маршрут/стоимость авиабилетов, которые путешественник гипотетически выбрал бы для официальных деловых поездок в университет. Убедитесь, что дата печати отображается в сравнении стоимости.

  •  Должна быть заполнена и представлена ​​вместе с отчетом о командировочных расходах форма расходов на авиаперелет и автомобиль, в которой фактические расходы на вождение сравниваются с расходами на авиабилеты.

  • Возмещение будет меньше из фактических расходов на вождение или сравнительных расходов на авиабилеты.

Сравнение стоимости не получено?

Если сравнение стоимости авиабилетов не защищено должным образом, как это требуется для одного из описанных выше сценариев путешествия, необходимо заполнить форму запроса на сравнение стоимости авиабилетов за прошлые периоды и отправить ее на адрес электронной почты, указанный в форме.

  • Авиатарифы будут исследованы для пункта назначения путешественника либо на фактическую дату продажи билетов для билетов альтернативного поставщика или билетов, сочетающих служебные и личные поездки, либо за три недели до поездки для водителей.

  • Самая низкая стоимость авиабилета, которую путешественник мог бы получить, будет указана в форме как сумма для сравнения стоимости. Затем форма будет возвращена контактному лицу, указанному в форме.

 

поездок в одном предложении

Эти примеры взяты из корпусов и из источников в Интернете.Любые мнения в примерах не отражают мнение редакторов Кембриджского словаря, издательства Кембриджского университета или его лицензиаров.

Это не отрицает эмпирически преобразованные пространственные домашние рутины и инновации в организации путешествий и мест отдыха.

Это были частные агенты по трудоустройству и другие посредники, организующие поездки и трудоустройство, а также государственные чиновники.

Это было связано с массовыми миграциями, как на короткие, так и на дальние расстояния; организация поездок и трудоустройства в принимающих странах; и общеимперский источник рабочей силы.

Все больше и больше людей самостоятельно организуют поездки, покупая услуги у различных операторов и поставщиков услуг.

Я понимаю, что многие люди захотят заранее определиться с планами поездки в отпуск.

Из этой аномалии проистекают обычные схемы поездок, которые, возможно, были удобны в других отношениях.

Расходы должны покрываться за счет организации поездок и должны составлять часть взимаемой платы.

Власти имеют право по своему усмотрению предоставить бесплатную организацию проезда в других обстоятельствах.

Возможно, ему придется взять на себя расходы по организации альтернативных поездок или непредвиденных расходов на проживание.

Включает ли это субсидирование столовых и субсидирование проезда?

В настоящее время специальный доступ для инвалидов ограничен только междугородними поездами, в противном случае организация проезда для инвалидов крайне затруднена.

Пожилые люди имеют право самостоятельно организовывать поездки, в том числе железнодорожные.

Хотя есть и другие доступные виды транспорта, в том числе паромные переправы, многим людям приходится откладывать поездки или договариваться о других поездках.

Информация об организации поездок государственных служащих в целом централизованно не хранится.

Эта дискуссия об организации поездок маленьких детей, возможно, зашла слишком далеко.

Я особенно надеюсь, что организация поездок будет тщательно контролироваться.

Эти примеры взяты из корпусов и из источников в Интернете. Любые мнения в примерах не отражают мнение редакторов Кембриджского словаря, издательства Кембриджского университета или его лицензиаров.

Организация поездок для клиентов за пределами Великобритании

Организация поездок для клиентов за пределами Великобритании | Внутреннее путешествие

Выберите , летите прямым рейсом в страну, которую вы посещаете, или через Великобританию , откуда мы можем организовать для вас дальнейшие действия. Вооружившись информацией , которая поможет вам наладить пересадку, вы можете путешествовать с уверенностью , будучи уверенными в том, что меры, принятые Inntravel, будут работать как часы .

Для большинства туров у вас есть два варианта: забронировать билеты в Великобританию самостоятельно, а мы организуем их оттуда, или забронировать билеты в аэропорт, подходящий для выбранной вами поездки, и позволить нам организовать для вас дальнейшее путешествие.

Путешествие через Великобританию

Сообщите нам, в какой аэропорт Великобритании вы планируете прилететь, и мы придумаем, как лучше всего доставить вас в выбранный вами тур. Мы можем организовать дальнейшие рейсы из многих аэропортов Великобритании, после чего, как только вы окажетесь в континентальной Европе, вас либо доставят прямо в отель на такси, либо, что чаще, вам нужно будет самостоятельно добираться из аэропорта в центр города ( мы предоставим вам полную информацию о том, как это сделать), откуда мы организуем дальнейшее путешествие на местном общественном транспорте, за которым часто следует трансфер на частном такси, полная информация о котором будет указана в информации, которую мы отправим вам перед отъездом. .

Другой вариант – отправиться из Лондона по железной дороге. Во многие из наших туров по Франции, Швейцарии и Каталонии на северо-востоке Испании можно с комфортом добраться за день из Лондона, но вы можете добраться до других мест на поезде, если по пути прервете свое путешествие, остановившись в городе. Пожалуйста, ознакомьтесь с разделом «Путешествие по железной дороге» или свяжитесь с нами для получения более подробной информации.

Полеты в остальную Европу

Мы рекомендуем наиболее подходящий аэропорт(ы) для каждой поездки в разделе цен и поездок на соответствующей веб-странице.Однако это не всегда подходит, если вы прилетаете из-за пределов Европы, и в этом случае вам нужно будет лететь в более крупный аэропорт. Мы сообщим вам, из каких городов мы можем организовать стыковочный рейс. В большинстве случаев дальнейшее путешествие будет осуществляться на поезде или автобусе из центра города (мы предоставим вам информацию о том, как добраться туда из аэропорта самостоятельно), после чего следует трансфер на такси до вашего первого отеля. Какими бы ни были точные договоренности, мы предоставим вам полную информацию.

Обновления

Обычно мы бронируем авиабилеты эконом-класса и железнодорожные билеты второго класса. Однако, если вы хотите путешествовать с большим комфортом, возможно, с небольшим личным пространством, спросите о доступных повышениях класса обслуживания.

Пешие прогулки по Великобритании

Вся вышеуказанная информация относится к отдыху за пределами Великобритании. Если вы бронируете одну из наших пешеходных экскурсий по Великобритании, мы сожалеем, что не можем забронировать для вас какие-либо элементы путешествия, но мы посоветуем вам наиболее подходящий аэропорт, лучшие железнодорожные маршруты для дальнейшего путешествия и какие веб-сайты использовать для бронирования билетов. .

Знаете ли вы…

…что мы стремимся быть максимально гибкими в организации поездок? Если вам нужен совет о том, как лучше всего добраться до выбранной вами поездки, пожалуйста, спросите.

Показать верхнее меню Скрыть верхнее меню Показать верхнюю часть прокрутки Скрыть верхнюю часть прокрутки

Время последней загрузки: 12.03.2022 1:30:29

Как успешно организовывать деловые поездки для руководителей

Организуя деловые поездки для руководителей, менеджеры по командировкам захотят сделать все возможное, чтобы доставить им незабываемые впечатления.

Вот как.

Представьте на мгновение, что ваш генеральный директор или другой важный руководитель должен встретиться с существующим клиентом или представить потенциального клиента. И вас попросили организовать деловую поездку.

Давление включено.

Вы захотите создать маршрут, который соответствует целям поездки, а также обеспечивает комфорт руководителя на протяжении всего путешествия.

Вот 5 стратегий, которые сегодняшние менеджеры по туризму используют для поддержки руководителей, тщательно и эффективно организуя деловые поездки.

1. Передняя загрузка тяжеловесного оборудования

Как менеджер по поездкам, вы всегда хотите хорошо организовать поездку для любого члена команды. Но при организации поездки руководителя требуется повышенный уровень осведомленности и внимания.

Вот почему вам следует провести как можно больше предварительных исследований, прежде чем приступать к фактическим аранжировкам. Это особенно актуально в эпоху COVID-19, когда передвигаться по стране (и особенно по миру) немного сложнее, чем в обычное время.

Начните с изучения всех правил и инструкций, касающихся путешествия в заданное место. Вы также захотите принять во внимание любые геополитические проблемы, связанные с международными поездками. Например, вы захотите узнать об ограничениях, связанных с Brexit, прежде чем отправлять руководителя в Великобританию и другие страны Европы. Вы также захотите изучить паспортные требования и любые визы, необходимые для поездки в определенные страны.

Короче говоря, исследуйте до такой степени, чтобы у вас были готовые ответы на любые вопросы, возникающие до, во время или после поездки Исполнителя.

2. Подготовьте контакты для руководителя

Во время любой командировки дела могут пойти наперекосяк. Как известно любому деловому путешественнику, маршруты могут быть нарушены погодой и другими непредвиденными обстоятельствами. Убедитесь, что ваш руководитель подготовлен с доступными контактами, прежде чем он или она покинет офис для работы.

Во многих случаях это означает связь вашего руководителя с вашей компанией по управлению поездками (TMC) и агентами, которые круглосуточно доступны для поддержки вашего руководителя, если во время поездки что-то пойдет не так.

Кроме того, убедитесь, что ваш руководитель знает, как связаться с любыми соответствующими сторонами в городе назначения, а также как связаться с вами в офисе или с вашими коллегами, если это необходимо во время поездки. Если ваш руководитель путешествует по миру, понадобится ли ему или ей международный план сотовой связи? Сделайте это частью своей подготовки, когда будете организовывать деловые поездки для руководителей вашей компании.

3. Учитывайте каждую деталь

Почти любой срыв или задержку в командировке можно предвидеть.Как менеджер по путешествиям, постарайтесь предвидеть как можно больше проблем и заложить в маршрут возможные решения.

Например, поощряйте руководителей прибывать в аэропорты немного раньше, чем обычно. TSA сообщает о более длительном времени ожидания, чем обычно, в некоторых аэропортах из-за непоследовательных процессов на разных контрольно-пропускных пунктах для путешественников. Электронная документация (а не бумажная) может помочь оптимизировать процессы.

Вы также можете добавить немного дополнительного времени во время остановок, чтобы смягчить последствия задержки рейсов.Кроме того, используйте аэропорты с несколькими рейсами в день и несколькими вариантами авиакомпаний, чтобы ваш руководитель мог легко внести изменения в случае необходимости.

Когда вы начинаете планировать маршрут, действуйте шаг за шагом и старайтесь продумать все, что может пойти не так во время этой части путешествия. Рассмотрите такие вопросы, как:

  • Есть ли у вашего руководителя достаточно времени, чтобы установить связь?
  • Достаточно ли времени у вашего руководителя между последним полетом и первой встречей дня?
  • Есть ли у вашего руководителя достаточно времени, чтобы освежиться каждый день перед переходом с одной встречи на другую?

Ответы на подобные вопросы помогут вам тщательно продумать каждую деталь, прежде чем окончательно оформить поездку для вашего руководителя.

4. Добавьте несколько завершающих штрихов

Организация деловых поездок для Руководителя — это возможность для Менеджера по командировкам продемонстрировать свои способности. Это также возможность продемонстрировать уровень заботы о любом члене команды, когда он уезжает из офиса.

Итак, добавьте к маршруту несколько заключительных штрихов, которые продемонстрируют, что вы сделали все возможное в создании маршрута путешествия Руководителя. Вы можете обратиться в компанию, которую посещает ваш руководитель, чтобы получить рекомендации ресторана.Если вашему руководителю нравятся произведения искусства, подумайте о том, чтобы выбрать отель рядом с музеем — на тот случай, если у вашего руководителя будет свободное время. Если ваш руководитель увлекается бейсболом, проверьте, не находится ли в городе команда Высшей лиги во время его пребывания. Если ваш руководитель делает упор на физическую подготовку, убедитесь, что в отеле есть качественный фитнес-центр или поблизости есть тренажерный зал, который он или она может использовать.

Это небольшие вещи, которые может сделать любой менеджер по туризму, чтобы создать выдающееся впечатление для руководителя и дать ему или ей возможность максимально использовать потенциал поездки.

5. Направляйте руководителя к успеху

Последнее, что вы можете сделать в качестве менеджера по командировкам, — это составить подробное описание поездки для своего руководителя. Этот бриф должен включать полное изложение того, где должен быть исполнитель и в какое время. Он также должен включать любые ключевые соображения и варианты, доступные руководителю в различных точках маршрута.

Сделайте этот бриф доступным через ноутбук, планшет или мобильное устройство или распечатайте его для любого Руководителя, который предпочитает печатную копию.(Вы также можете комбинировать оба подхода, просто на всякий случай.)

Время руководителя ценно для компании. Создав подробное описание поездки, вы сможете сэкономить время руководителя, а также помочь ему или ей полностью сосредоточиться на бизнес-целях поездки.

Первоклассная туристическая поддержка для современных руководителей

Ни один менеджер по путешествиям не может организовать отличные поездки только для руководителей. Компании с надежными программами путешествий полагаются на TMC, чтобы помочь им создать наилучшие впечатления для путешественников, независимо от должности или роли.

В JTB Business Travel мы выступаем в качестве комплексного корпоративного туристического агентства, которое предоставляет превосходные услуги всем путешественникам — руководителям и всем, кто работает вне офиса. За всем, что мы делаем, стоит здравый смысл в деловых поездках.

Вы хотите максимизировать программу поездок вашей компании? Свяжитесь с нами сегодня, чтобы узнать больше о наших услугах.

Как организовать поездку как профессионал

Подготовка к путешествию может быть хаотичной и сложной.Ознакомьтесь с нашим беззаботным руководством, чтобы с легкостью спланировать свое путешествие здесь.

В 3028 году было 1,4 миллиарда иностранных туристов.

Если вы или ваш работодатель собираетесь в поездку по работе или ради удовольствия, вы можете предпринять определенные действия, чтобы поездка прошла гладко.

Подготовка к путешествию может быть хаотичной и сложной, но это не обязательно. Ознакомьтесь с нашим простым руководством по планированию путешествий.

Понять их предпочтения

Если вы бронируете поездку для кого-то другого, вы должны убедиться, что понимаете его предпочтения.

Если вы уже составляли планы поездок для своего работодателя, вы можете знать некоторые его предпочтения во время путешествий. Это может показаться довольно простым, но это может иметь для них огромное значение.

Если вы впервые бронируете поездку для кого-то еще, просто спросите их, каковы их предпочтения.

Некоторые примеры вещей, которые вы должны выяснить, включают в себя, нравится ли им место у окна или у прохода. Есть ли у них какие-либо ограничения в еде, если им предстоит долгий перелет?

Им нравится сидеть в передней части задней части самолета? Предпочитают ли они добраться до места назначения в свободное время или вовремя?

Какие отели им нравятся? Есть ли у них какие-либо предметы первой необходимости, которые вы должны убедиться, что они включены в проживание?

Есть ли у них специальное туристическое агентство, которое они предпочитают? Каков их бюджет?

Как только вы узнаете ответы на некоторые из этих вопросов, вы сможете убедиться, что они довольны всем жильем, которое вы для них забронировали.

Знать, как работать с турагентами

Вам также придется научиться работать с турагентами, в том числе с трудными.

Прежде чем встретиться с турагентом, убедитесь, что у вас есть доступ к человеку, которого вы ищете. Знайте, когда состоятся все встречи и мероприятия и есть ли какая-либо гибкость с датами.

Спросите турагента, есть ли другие более ранние или более поздние рейсы? Есть ли более дешевые? Поиск прямого рейса также может облегчить задачу вашему работодателю.

Если прямых рейсов нет, спросите, у каких из них самая короткая пересадка. Вы также должны убедиться, что в этих аэропортах или даже в самолетах будет доступен Wi-Fi.

Обязательно проводите исследования

Хотя туристическое агентство может быть полезным, вам также следует провести собственное исследование.

У вашего работодателя, скорее всего, есть предпочтения, но вам также следует провести собственное исследование, чтобы убедиться, что вы бронируете правильные вещи.

Прочитайте отзывы обо всех автосервисах, отелях, авиакомпаниях, местах проведения мероприятий и направлениях, прежде чем решить что-то забронировать.

Существует множество сайтов, которые могут помочь вам в этом, например, Kayak, Expedia и сайты отелей. Yelp и Google Reviews также могут вам помочь.

Проведя исследование, вы также сможете найти более дешевый вариант, за что ваш работодатель будет вам благодарен.

Составление маршрута

После того, как вы начали бронировать вещи и собирать все вместе, вы должны составить маршрут, чтобы они точно знали, где им нужно быть и чего ожидать.

Это очень простой и легкий способ дать им общее представление о том, на что будет похожа их поездка.

Вы должны обязательно указать даты, время рейсов, номера авиакомпаний, выходы на посадку (если они у вас есть) и названия аэропортов.

Вы также должны указать, как добраться из отеля в аэропорт и обратно. Вы даже можете указать названия и номера телефонов отелей, в которых они будут останавливаться.

Чтобы сделать все возможное, вы также можете указать названия некоторых хороших ресторанов, которые будут поблизости от того места, где они остановились.Чтобы помочь вам создать этот маршрут, вы можете использовать этот инструмент обрезки для Mac, чтобы он выглядел профессионально и хорошо собран.

Подтвердить все накануне

Прежде чем они отправятся в путешествие, убедитесь, что вы все подтвердили.

Это означает подтверждение того, что рейсы зарегистрированы и забронированы, гостиницы забронированы и что транспорт организован.

У вас должны быть электронные письма с подтверждением для всего этого, и вы должны распечатать их и поместить в маршрут на тот случай, если у них нет доступа к Wi-Fi или сотовым данным.

Держите их в курсе

На протяжении всей поездки следите за тем, чтобы они как можно чаще обновлялись.

Пока они летят, это может быть сложно. Вы должны отслеживать рейсы, чтобы увидеть, есть ли какие-либо задержки или изменения. Если вы обнаружите эти изменения, возможно, вы сможете помочь им и найти другую альтернативу.

Существуют всевозможные приложения, которые помогут вам отслеживать такие вещи, как наличие мест, номера выдачи багажа, смены выхода на посадку и отмены.