Содержание

9. Уничтожение документов / КонсультантПлюс

9. Уничтожение документов

9.1. По истечении срока хранения документов, установленного приказом ФНС России от 15.02.2012 N ММВ-7-10/[email protected], находящиеся на централизованном хранении документы после проведения экспертизы их ценности передаются на постоянное хранение в государственные архивы.

9.2. Документы, не подлежащие передаче на постоянное хранение в государственные архивы, подлежат уничтожению.

9.3. Уничтожение документов (объектов хранения), находящихся на централизованном хранении, проводится не реже одного раза в год. При этом к уничтожению отбираются только документы с истекшими сроками хранения.

9.4. Основанием для уничтожения объектов хранения является положительное решение экспертной комиссии Владельца документов, утвержденное соответствующим протоколом и предоставленное в Филиал Учреждения.

9.5. Филиал Учреждения производит отбор документов (объектов хранения) с истекшим сроком хранения по состоянию на 1 января текущего года.

По результатам отбора до 1 марта текущего года направляет соответствующие перечни на утверждение Владельцу.

9.6. Владелец ежегодно до 15 апреля предоставляет в Филиал Учреждения согласованный перечень объектов хранения, выделенных к уничтожению.

9.7. Филиал Учреждения составляет акт о выделении к уничтожению документов и до 1 мая направляет Владельцу на утверждение.

Акт о выделении к уничтожению документов рассматривается и согласовывается экспертной комиссией Владельца документов и утверждается руководителем Владельца документов.

9.8. После получения от Владельца согласованного Акта о выделении к уничтожению документов Филиал Учреждения:

организует уничтожение документов на бумажном носителе.

9.9. Способ уничтожения документов выбирается Филиалом Учреждения самостоятельно, при условии, что его использование будет исключать возможность восстановления уничтоженных документов.

Открыть полный текст документа

Какого года документы можно уничтожить в 2022 году?

Сколько нужно хранить документы организации? Сколько нужно хранить отдельные виды документов? Как уничтожать документы организации? Какой порядок уничтожения документов? Это вопросы, которые всегда задают слушатели наших курсов.
Специалист Государственного архива Санкт-Петербурга, который проводит курсы по архивному делу разъясняет какие именно документы можно будет уничтожить в 2022 делопроизводственном году.

Сроки хранения документов определяет ПТУАД и, руководствуясь, статьями по Перечням, экспертная комиссия ежегодно принимает решение об уничтожении документов, у которых срок хранения истек до 1 января 2022 года.
Важно помнить, что срок хранения любого дела организации начинается с 1 января следующего года за годом, когда были созданы документы.

В 2022 году организации могут уничтожить документы следующих лет:
1946 года со сроком хранения 75 лет;
1976 года со сроком хранения 45 лет;
2011 года со сроком хранения 10 лет;
2016 года со сроком хранения 5 лет;
2018 года со сроком хранения 3 года;
2020 года со сроком хранения 1 год.

Порядок уничтожения документов должен быть следующий:
1) экспертная комиссия в составе председателя комиссии и членов комиссии (руководитель не является членом экспертной комиссии, он утверждает решение комиссии) проводит заседание, на котором происходит экспертиза ценности документов и по результатам заседания составляет протокол, который визирует руководитель. В протоколе должны быть отражены дела и документы подлежащие уничтожению, у которых истек срок хранения и они не имеют исторической ценности для организации или даже страны;

2) на документы в соответствии с Перечнями хранения составляется Акт о выделении к уничтожению документа и согласовывается с ЭК организации;
3) производится физическое уничтожение документа посредством сжигания, шредирования, уничтожение с помощью кислоты или сдача в макулатуру с личным присутствием ответственного работника организации;
4) стороной, занимающейся уничтожением документов составляется акт, где фиксируется факт уничтожения с указанием способа уничтожения и лиц, которые присутствовали при этом. В этом акте должна быть подпись представителя организации.
Обращаем ваше внимание на то, что любой специалист организации, в частности, секретарь не может единолично принять решение об уничтожении документов. Так как это влечет за собой серьезную административную, а в некоторых случаях уголовную ответственность руководителя.

Приглашаем руководителей, секретарей, архивариусов, специалистов, ответственных за архив на курсы повышения квалификации
«Архив организации»

С типовым Перечнем (ПТУАД) сроков хранения документов 2021 года Вы сможете познакомиться на семинаре-практикуме
«Номенклатура дел организации с новыми сроками хранения» или на вебинаре
«Номенклатура дел организации», которые проходят ежемесячно.

Обсудить сроки хранения кадровых документов сможете на курсе повышения квалификации
«Архив кадровых документов»

Вопрос – ответ | Официальный сайт администрации МО “Город Астрахань”

 

Управление муниципального заказа

ВОПРОС: Как привести в порядок документы за прошедшие годы? Номенклатуры не было. 

         ОТВЕТ: Упорядочение, или научно-техническую обработку, документов организации следует начинать с  экспертизы ценности документов, т.

е. анализа документов с целью определения сроков их хранения. При отсутствии номенклатуры сроки хранения определяются на основании перечней документов.  На сегодняшний день действует «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (М.,2010). Однако, следует знать, что при обработке документов, созданных за 2000-2010 гг., нужно применять Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М., 2000).    

         По итогам экспертизы ценности выявляются дела:

с истекшими сроками хранения, на которые составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (прил. 21 к «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.

03.2015 №526)» (далее – Правила);

– постоянного хранения;

– временного (до 10 лет) хранения;

– временного (свыше 10 лет) хранения;

– по личному составу.

       Дела, отобранные для постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу далее проходят научно-техническую обработку в соответствии с Правилами: проводится формирование дел (систематизация документов в деле), нумерация листов, составление листа-заверителя, подшивка, оформление обложек, составление внутренней описи дела (при необходимости), составление описей дел.

  При составлении архивных описей рекомендуем использовать помимо Правил… методические рекомендации «Составление архивных описей» (М., 2005).

       Во избежание нарушений законодательства об архивном деле рекомендуем своевременно осуществлять упорядочение документов вашего учреждения. При необходимости учреждение вправе привлекать на платной основе специалистов государственного или муниципального архива.  

 

ВОПРОС: Для дел временного хранения обязательно делать жесткую (картонную) обложку? 

         ОТВЕТ: На основании п. 4.19 Правил, дела временного хранения (до 10 лет) подлежат частичному оформлению, т.е. допускается не проводить систематизацию документов в деле и не нумеровать листы. Однако, заключение дела временного хранения в твердый переплет Правилами предусмотрен! При этом архивисты-практики дела временного срока хранения хранят в папках-скоросшивателях.  

       

ВОПРОС: В составе ЭК должны быть специалисты из разных отделов?

         ОТВЕТ: В соответствии с примерным Положением об экспертно-проверочной комиссии (утв. приказом  Росархива от 19 января 1995г. № 2) экспертная комиссия возглавляется одним из заместителей руководителя учреждения. Ее секретарем, как правило, является заведующий ведомственным архивом или лицо, ответственное за архив учреждения.  Персональный состав ЭК назначается приказом руководителя учреждения из числа наиболее квалифицированных сотрудников, представителя делопроизводственной службы, а также представителя государственного или муниципального архива (в том случае, если ваше учреждение является источником его комплектования).      

 

Управление по строительству, архитектуре и градостроительству администрации города

ВОПРОС: Будут ли приниматься на хранение документы постоянного хранения по личному составу? 

     ОТВЕТ: При  завершении определенной процедуры формирования Списка № 1 источников комплектования МКУ г. Астрахани «АГА» наш архив начнет прием документов постоянного хранения.  Но обращаем ваше внимание, что прием документов будет осуществляться по истечении сроков временного хранения документов в учреждении, предусмотренных статьей 22 Федерального закона  №125-ФЗ от 22 октября 2004 года «Об архивном деле в Российской Федерации». При этом учреждение-сдатчик обеспечивает передачу своих документов уже в упорядоченном состоянии, в соответствии с Правилами. 

 

Управление муниципального имущества администрации города 

ВОПРОС: Какая работа ведется по передаче в архив электронных документов, подписанных ЭЦП?

         ОТВЕТ: Основная цель архивных учреждений — это обеспечение сохранности архивных документов на различных носителях. Однако, ввиду недолголвечности электронных носителей (не более 7-10 лет), постоянного обновления программного обеспечения, в электронном формате могут храниться только документы временного (до 10 лет) срока хранения. Это проекты нормативных, распорядительных, организационных и иных документов; плановые, отчетные документы, подлежащие обобщению; информационные документы; справочные документы; документы по оперативным вопросам; внутренняя переписка; документы по регистрации, учету и контролю и др.

Документы постоянного и долговременного (свыше 10 лет) срока хранения (приказы, распоряжения по основной деятельности, статистические отчеты, годовые планы и отчеты, штатные расписания, документы, подтверждающие трудовой стаж и т.д.) должны иметь обязательный экземпляр на бумажном носителе со всеми реквизитами, определяющими его юридическую силу. Этот экземпляр и передается на хранение в архивное учреждение.

В настоящее время Федеральное архивное агентство (Росархив) и Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) ведут  большую научно-исследовательскую работу по проблеме хранения, комплектования и использования документов на электронных носителях.   Активно в практику работы внедряется безбумажный документооборот.  Однако  к задаче  создания архивов электронных документов, т.е. не имеющих бумажного оригинала, Росархив еще не приступил.

 

МУ автобусно-троллейбусное предприятие 

ВОПРОС: Кто куратор нашего предприятия?

         ОТВЕТ: К сожалению, в настоящее время ваше предприятие не является источником комплектования ни одного архивного учреждения области, поэтому вы не имеете куратора.  Для того, чтобы ваше предприятие включили в Список № 1 источников комплектования МКУ г. Астрахани «АГА», нужно обратиться с письмом в адрес нашего учреждения.   Решение о включении в Список принимается Агентством по делам архивов Астраханской области на основании результатов обследования состава документов предприятия.

 

Жилищное управление администрации города Организационно-контрольный отдел администрации Ленинского района

ВОПРОС: Как и когда передать часть архива? Когда структурные подразделения (администрации) начнут передачу нормативно-правовых актов на хранение в муниципальный архив?

     ОТВЕТ: При  завершении определенной процедуры формирования Списка № 1 источников комплектования МКУ г. Астрахани «АГА» наш архив начнет прием документов постоянного хранения. При этом согласно федеральному закону от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» архивные документы должны передаваться в архив только в упорядоченном состоянии. Упорядочение документов должно производиться в соответствии с п. 4.19-4.32, 5.5.-5.6 Правилами. 

 

Зав. сектором делопроизводства управления контроля и документооборота администрации г.Астрахани

ВОПРОС: Прошивание копии документа при выдаче заявителю (ГОСТы, стандарты есть? Какие?)

         ОТВЕТ: Отметку о заверении копии документа принято располагать в соответствии с  ГОСТ Р 6.30-2003, а именно- в нижней части листа копии. Для большинства видов документов в правовых актах не устанавливается каких-либо определенных требований к прошивке листов их копий. Обычно данную операцию осуществляют так, листы прошиваются в ручную на 2 или 4 прокола. После прошивки листов на концы прошивной нити на оборотной стороне последнего листа копии документа наклеивается лист формата А7 или меньше, на котором указывают количество прошитых листов, а также наименование должности лица заверившего его прошитие, личную подпись и расшифровку подписи. Кроме этого при прошивке листов обычно проставляют  оттиск печати, причем таким способом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица и оборотную часть последнего листа копии. (по материалам журнала «Делопроизводство и документооборот  на предприятии»)

 

Ответы на вопросы, обсуждаемые в работе Круглого стола в 2016 году

 

1. МУП г.Астрахани «Астрводоканал»

 

ВОПРОС:В организации несколько лет не составлялись описи дел (постоянного хранения и по личному составу). Как теперь это правильно сделать? Составлять описи на каждый год или сделать одну, включая дела за все годы?

         ОТВЕТ:По состоянию на 2016 год можно составить сводную опись дел по 2012 год включительно. Заголовки дел в сводной описи систематизируйте по хронологически-структурному или хронологически-функциональному признаку.

При этом описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу.

Согласно п.4.12. Правил, организации, в деятельности которых не создаются документы Архивного фонда Российской Федерации (прим: документы Архивного фонда Российской Федерации создаются в организациях, являющихся источником комплектования государственного или муниципального архива) создают описи дел по личному составу и описи дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения и обеспечивают их сохранность.

 

2. МКП г.Астрахани «Горсвет»

 

ВОПРОС:Способы уничтожения документов, с истекшим сроком хранения.

         ОТВЕТ: Документы, сроки хранения которых истекли, передаются на уничтожение (утилизацию) согласно акту установленной формы, согласованному экспертной комиссией организации и утвержденному руководителем организации.  Документы, выделенные к уничтожению, могут быть уничтожены организацией самостоятельно (шредирование, сжигание) либо сторонней организацией, оказывающей услуги по утилизации. При этом необходимо иметь документ, подтверждающий факт уничтожения (утилизации).

 

ВОПРОС:Срок хранения дел (после закрытия) в организации для последующей сдачи в архив.

         ОТВЕТ: срок временного хранения документов в муниципальных организациях установлен ч.3 ст.22 Федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»: для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов муниципальных организаций срок временного хранения в организациях составляет 5 лет.

         Пояснение: в 2016 году в Астраханский городской архив могут быть приняты архивные документы, имеющие срок хранения «постоянно», законченные делопроизводством в 2010 году и включенные в состав Архивного фонда РФ. Включение документов в состав Архивного фонда РФ на территории Астраханской области осуществляется Агентством по делам архивов Астраханской области на основании документов, представленных муниципальным архивом.

 

ВОПРОС:Сдача документов при реорганизации и ликвидации.

         ОТВЕТ:

передача документов организации при ее реорганизации регламентируется ч.6, ч.7 ст.23 Федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»:

«6. При реорганизации … муниципальных организаций архивные документы в упорядоченном состоянии передаются правопреемникам реорганизуемых организаций. При этом в случае преобразования … муниципальных организаций с изменением форм собственности имущества этих организаций архивные документы могут быть переданы на временное хранение вновь возникшим организациям-правопреемникам на основании договоров между данными организациями и соответствующими … муниципальными архивами.

7. При реорганизации …муниципальных организаций путем разделения или выделения из их состава одной или нескольких организаций условия и место дальнейшего хранения архивных документов определяются учредителями этих организаций либо органами, уполномоченными на то учредительными документами, по согласованию с соответствующими специально… уполномоченными органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела. »;

передача документов организации при ее ликвидации регламентируется ч.8 ст.23 Федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»:

«8. При ликвидации… муниципальных организаций включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии поступают на хранение в соответствующий … муниципальный архив.».

При этом согласно ч.2 ст.23 выше указанного Федерального закона «Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств … организаций, передающих документы.».

 

3. МБУ г.Астрахани «Чистый город»

 

ВОПРОС: Хранение электронных документов

         ОТВЕТ: работа по организации хранения электронных документов регламентируется пп. 2.30–2.33 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 №526) (далее-Правила).

         Однако, во избежание преждевременной утраты информации, рекомендуем документы с длительным сроком хранения создавать на бумажном носителе.

 

ВОПРОС:Трудовые книжки уволенных работников

         ОТВЕТ: Согласно ст.664 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения,трудовые книжки уволенных работников хранятся в организации:

– до востребования;

– не востребованные – 75 лет (созданные до 2003 года) либо 50 лет (созданные с 2003 года) (согласно с. 22.1. Федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).

Уничтожение документов с истекшим сроком хранения

Уничтожение бухгалтерских документов, которые больше не нужно хранить в архиве по причине истечения срока сохранения — процедура высокой степени важности. Уничтожение документов в организации обязательно должно проводиться по специально установленным правилам. В нашем небольшом обзоре расскажем о том, какими актами должно сопровождаться уничтожение документов с истекшим сроком хранения, какую роль в процессе играет создаваемая у вас в компании комиссия экспертного характера, а также как лучше всего избавиться от подобной документации.

Мы предлагаем сипользовать для автоматизации учета документов программные продукты Документор. Сервис Документор позволяет найти документы с истекшими сроками хранения, сформировать реестр, подготовить акт.

Требования законодательства к уничтожению документов в организации

Обычные документы, хранимые дома у физических лиц, можно просто выбросить — естественно, что процесс этот ничем не регламентируется. Иные требования государство предъявляет к уничтожению документов в организации. Избавляться от различных бумаг, особенно относящихся к первичной бухгалтерской документации или кадровому делопроизводству, нужно с соблюдением строгих правил. Также важно знать, что уничтожать такую документацию можно только после истечения официально установленных сроков её хранения.

Обязанности по сохранению различной документации и сроки необходимого хранения в рамках архива компании, а также ответственность, наступающая в случае невыполнения требований законодательства, указаны в ст.17, ст.27 ФЗ-125, вышедшем 22 октября 2004 г.

Порядок уничтожения документов и сроки уничтожения документов

Для всех документов, выпущенных в рамках вашей компании (вне зависимости от их вида и функциональной принадлежности) есть единый порядок уничтожения документов:

  1. Обязательно нужно проверить, точно ли истекли установленные законом сроки уничтожения документов, а также найти и составить перечень документов, которые уже потеряли своё значение и являются неактуальными.  
  2. Специально сформированная экспертная комиссия, утверждённая приказом руководителя организации, проводит экспертизу установленной ценности выбранных документов (итоги оформляются официальным протоколом проведения заседания комиссии) 
  3. Составляется официальный акт, утверждаемый непосредственно руководителем организации.
  4. Вся документация, перечисленная в рамках акта, должна быть уничтожена — по факту происходит оформление соответствующего акта.

Экспертная комиссия имеет крайне важное значение, туда стоит назначить максимально ответственных работников. Нередки примеры, когда в список документации попадали вполне актуальные по срокам хранения бумаги, за уничтожение которых организация подвергалась штрафу. Задачей комиссии является, в том числе, выявление таких моментов. Также экспертная комиссия выявляет наличие ненужных для сохранения в архиве компании дубликатов или копий документов — они в таком случае уничтожаются, а оригиналы продолжают храниться.

Результаты всей проведённой комиссией работы отражаются в итоговом протоколе работы, содержание и форма которого определяются самой организацией.

Процесс составления акта об уничтожении документов с истекшими сроками хранения

В акте обязательно должны присутствовать следующие данные:

  1. Отобранные и утверждённые комиссией документы нужно описать и систематизировать — для этого предназначается соответствующий акт. 
  2. Не обязательно подробно расписывать содержание документации — важно указать общее количество и срок, когда заканчивается необходимость его хранения в архиве компании.
  3. В акте обязательно указывается итоговое число единиц документации, предназначенной для уничтожения, а также указывается номер протокола подведения итогов работы комиссии.

Уничтожение документов сроки хранения, как не ошибиться

Важно научиться корректно исчислять сроки окончания необходимости хранения документации, чтобы случайно не уничтожить что-то важное:

  1. Перед тем, как начинать оформление уничтожения документов, оформленные в течение 2010 года или более позднего срока, обязательно сверьтесь с официальным актуальным перечнем, который утверждён приказом № 236 по Росархиву от 20 декабря 2019 года.  
  2. Все документы, оформленные до конца 2009 года, можно уничтожать только после сверки по списку Перечня типовых документов 2009 года.

ВАЖНО: Уничтожение документов возможно только после полного истечения срока на следующий за ним календарный год. К примеру, если документ был выпущен 5 марта 2016 года, а срок его пребывания в архиве равен 5 годам, то уничтожать его можно не ранее, чем 1 января 2022 года. Подробнее о сроках в нашей статье Сроки хранения бухгалтерских документов.

Нюансы, обязательные к учёту при уничтожении бухгалтерской документации

Ст.23 Налогового Кодекса РФ указывает на то, что данные для корректного расчёта и, соответственно, уплаты налогов обязаны храниться в течение 4 календарных лет. При этом ст. 29 ФЗ-402 «О бухгалтерском учёте» устанавливает 5 лет в качестве срока хранения всей первичной бухгалтерской документации. Соответственно, при уничтожении документов бухгалтерского учёта стоит ориентироваться на больший срок — 5 лет, чтобы руководителя организации не привлекли к ответственности за несоблюдение требований, установленных федеральным законом.

Оформление акта об уничтожении документации

Соответствующим образом оформленный акт является не единственным документом, оформить который строго необходимо. Дополнительно в произвольном формате составляет ещё один акт, который официально подтверждает проведение уничтожения документов. В нём указывается следующая информация:

  1. Название документа и официальное название организации, в рамках которой производится уничтожение документации. 
  2. Дата оформления документа и проведения процесса уничтожения документов. 
  3. Описание процедуры уничтожения с обязательным указанием выбранного способа и количества бумаг. 
  4. ФИО ответственных за процесс лиц, а также их подписи с полной расшифровкой.

Уничтожение документов, хранящихся в электронных архивах

Форма, в которой хранятся документы, не имеет никакого значения для их уничтожения после истечения сроков хранения. П.2 ст.29 ФЗ-402 напрямую указывает, что вся документация, сохранённая в ваших архивах в электронном виде, должна быть сохранена в течение 5 лет, следующих за годом, когда к ней последний раз обращались пользователи. При этом такая документация обязательно подписывается ЭЦП.

Как правило, документы в архивах в электронной форме сохраняются на жёстких дисках, CD, DVD или USB-накопителях. Уничтожаются они теми же физическими способами, что и бумажная документация (сжигание, измельчение или иные виды). Особых исключений здесь нет, уничтожение проводится также с составлением акта, важно помнить лишь несколько основных моментов:

  1. Ненужные в дальнейшем в компании документы или их электронные версии ни в коем случае нельзя уничтожать без разрешения и составления соответствующей документации. 
  2. В случае, если документы имеют отношение к актуальному или скоро начинающемуся суду, уничтожать их не следует ни при каких обстоятельствах. 
  3. Строго соблюдаются все требования к конфиденциальности хранящейся в документах информации. 
  4. Вместе с оригиналами документов обязательно уничтожаются все их копии.

Вывод

Уничтожить документы с истекшими сроками хранения, можно исключительно после работы и соответствующего решения экспертной комиссии. После этого проводится уничтожение бумажных или электронных документов — по факту проведения процедуры также составляется отчётный акт. Протоколы работы комиссиий и ведение реестров уничтожаемых документов в организации мы предлагаем вести в сервисе Документор: Бухгалтерский документооборот.

Способы, применяемые для уничтожения, никак не регламентируются. Это может быть простое сжигание или переработка бытовым офисным шредером либо использование услуг специальной компании.

Таким образом, можно сказать, что ничего сложного в этом процессе нет — важно только соблюдать все установленные законом сроки и выполнять процедуру в полном соответствии с требованиями регламентирующих процесс документов.

Правильное уничтожение документов

Документы с течением времени теряют свою значимость и актуальность. Хранить их все невозможно, поэтому периодически от них нужно избавляться. Помимо нехватки места, сложности возникают с поиском документа, с их обработкой, ориентированием в пространстве архива и других помещений.

Хорошо, если в организации есть архивист, который способен разобрать документы по срокам хранения, правильно отобрать те, которые нужно уничтожить и провести процедуру уничтожения документов.

Давайте вместе разберемся как это сделать без ошибок с первого раза.

Как облегчить процедуру уничтожения документов?

  1. Вести номенклатуру дел организации.

    Как правильно составить номенклатуру дел>>

  2. Распределить документы в дела в соответствии с номенклатурой.

  3. Вести описи дел постоянного и временного срока хранения.

  4. Своевременно сдавать дела в архив.

  5. Образец внутренней описи документов>>

  6. Проводить ежегодную инвентаризацию дел в архиве на предмет окончания сроков хранения документов.

Если в организации все это делается, процедура уничтожения документов не займет много времени. Если нет, то будет сложнее. Нужно составить номенклатуру дел, определить сроки хранения документов, распределить документы по делам, составить внутренние описи к документам. После проведения этой работы станет понятно какие документы подлежат уничтожению.

Каким нормативным документом определяются сроки хранения документов?

Сроки хранения документов с 2000 до 2010 года определяются Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения.

Сроки хранения документов с 2010 года определяются Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

Порядок уничтожения документов:

  1. Создать экспертную комиссию. Она устанавливает окончание срока хранения документов, готовит акт о выделении документов на уничтожение и на его основании подготавливает документы.

  2. Отобрать дела из архива, у которых закончился срок хранения в соответствии с Перечнем и потерявших свою практическую ценность. В идеале следует проводить полистную проверку дел, чтобы исключить уничтожение нужных документов. На практике проведите хотя бы выборочную проверку, просматривая первые и последние даты документов в деле, ценность самих документов.

  3. Отобрать дела из структурных подразделений, у которых закончился срок хранения в соответствии с Перечнем и потерявших свою практическую ценность. В идеале дела структурных подразделений отбирают делопроизводители отделов и приносят работнику архива. Он проводит контрольную проверку дел.

  4. Подготовить акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Чтобы правильно подготовить акт, выделите дела с одинаковым наименованием, посчитайте количество каждого, затем в акте указываем крайние даты дел (первое и последнее). Расположение дел в акте — как в номенклатуре дел организации. Перед уничтожением проследите, чтобы дела совпадали с количеством дел в акте.

  5. Образец акта о выделении документов к уничтожению, не подлежащих хранению>>

    Срок хранения акта о выделении документов к уничтожению — постоянно.

Затем дела передаются на уничтожение. Организация может справиться самостоятельно с небольшим объемом документов. Для больших объемов нанимают специализированные организации, куда передают дела по накладной. После ликвидации документов необходимо оформить акт уничтожения документов. Его оформляет организация, уничтожившая документы. Акт составляется произвольно, но в нем в обязательном порядке фиксируется состав комиссии, проводившей уничтожение документов, дата, затем акт подписывается членами комиссии, утверждается руководителем организации, проводившей уничтожение.

Специализированные на уничтожении документов организации предоставляют такие функции, как запись на видео процесса уничтожения документов, присутствие лиц организации во время процедуры, оформление акта уничтожения, документы утилизируют вместе со скрепками, файлами и папками.

Способы уничтожения документов для бумажных документов — это шредирование и сжигание. Электронные документы уничтожаются путем перезаписи на жестком диске, электромагнитным излучением, физическим уничтожением носителя информации.

Образец акта о выделении документов к уничтожению, не подлежащих хранению>>

Кадровый учет с нуля: Практическое пособие

Для организации и проведения экспертизы ценности документов, образовавшихся в деятельности организации, их отбора для осуществления дальнейшего хранения или уничтожения в организации создается экспертная комиссия (ЭК). Председателем экспертной комиссии, как правило, назначается один из руководителей организации.

Решения ЭК и проекты рассматриваемых ею документов вступают в силу только после их утверждения руководителем общества. ЭК рассматривает описи дел постоянного, временного сроков хранения и по личному составу, проекты номенклатуры дел и инструкции по делопроизводству, акты о выделении документов с истекшими сроками хранения к уничтожению.

При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях производится отбор дел постоянного и долговременного хранения для передачи в архив, а также для выделения дел с истекшими сроками хранения к уничтожению в соответствии с номенклатурой дел организации за соответствующий год, утвержденной руководителем организации.

В целях гарантированного сохранения документационной информации акты о выделении документов к уничтожению оформляются только после составления описей дел постоянного и временного сроков хранения. Описи дел и акты должны рассматриваться ЭК в едином комплексе и утверждаться руководителем организации.

Документация, имеющая срок хранения “постоянно”, но не указанная в Перечне, в зависимости от результатов ее конкретного изучения принимается на государственное, муниципальное хранение или уничтожается после минования в ней практической надобности. Решение о приеме или уничтожении документов с отметкой “ЭПК” (“ЭК”) принимают ЭПК архивных органов, учреждений.

После утверждения описей организации разрешается уничтожение документов с временными сроками хранения за период времени, соответствующий утвержденным описям.

Уничтожение документов, имеющих по Перечню срок хранения с отметкой “ЭПК”, а также не предусмотренных Перечнем, должно согласовываться с архивным органом, учреждением, если последним при утверждении описей документов постоянного хранения не было вынесено решения о возможности уничтожения остальных документов за соответствующий период.

Уничтожение документов оформляется актом, утверждаемым руководителем организации.

Организации, документы которых приему в государственные, муниципальные архивы не подлежат, уничтожают дела с истекшими по Перечню сроками хранения без согласования с архивными органами, учреждениями при условии упорядочения документов по личному составу за соответствующий период времени.

Отобранные к уничтожению и включенные в акты документы передаются на уничтожение в установленном порядке. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено.

Уничтожение документов без предварительного утверждения архивным органом, учреждением описей документов постоянного хранения (для организаций, передающих документы в государственные, муниципальные архивы), а также нарушение установленных сроков хранения документов является незаконным и влечет за собой согласно Положению об Архивном фонде Российской Федерации ответственность в установленном законом порядке.

Дела, включенные в утвержденный акт дел к уничтожению документов, отделяются от остальных дел и хранятся в специально отведенном месте.

Акт о выделении документов к уничтожению вместе с описями дел хранится в архиве общества в формируемом деле.

архивных, на месте, не подлежащих хранению дел, в организации

Уничтожение документов можно проводить своими силами на территории организации, лишь после истечения их срока хранения.

При этом существуют нормативы, по которым уничтожение архивных документов должно быть только физического характера, также, под такую категорию могут подходить лишь бумаги, хранящиеся положенный срок. Сама же процедура ликвидации, может проходить, как на территории где размещён архив, так и с привлечением посторонних специалистов уже на их площадке. Все зависит от объёма и веса.

Способы уничтожения

Существует множество способов избавиться от ненужных бумаг, их можно сдать на макулатуру, тем самым принести прибыль компании, но если они содержат конфиденциальную информацию, то их ликвидация должна гарантировать сохранность всех хранящихся данных. В таком случае, уничтожить документы неподлежащие хранению лучше следующими методами:

  • измельчить их руками – очень трудоёмкий и непрактичный процесс;
  • использовать шредер – машинка для уничтожения документов;
  • сжечь – данный способ должен применяться только при условии соблюдения пожарной безопасности, а также под наблюдением ответственного лица.

Какой выбор сделать, зависит в первую очередь от объёма архивных папок, к примеру, если их не более десяти штук, то нет смысла покупать шредер, можно выделить одного сотрудника, и он справится с поставленной задачей за несколько часов.

Второй метод позволит уничтожить документы на месте, также он будет выгоден в предприятиях, которые регулярно нуждаются в услугах подобного аппарата, со временем он даже окупит затраты, и его можно сдавать в аренду.

Если же содержимого бухгалтерского архива накопилось столько, что понадобится не один шредер и несколько дней, конечно, можно уничтожить документы и дела с помощью последнего варианта. Но так как он опасен, к нему лучше относится очень серьёзно, и пригласить команду пожарных для предварительной консультации или помощи в случае возникновения возгорания в непредвиденных местах.

В любом случае, порядок уничтожения бухгалтерских документов в организации, где они образовались, это лишь половина дела, поскольку после этого нужно составить отдельный акт, в определённой форме. Образец акта можно увидеть на нашем сайте.

Данный акт передаётся в специальную организацию, где оформляют приемо-сдаточную накладную. Лишь после этого дело можно считать оконченным, а, главное, оно будет законным. Образец акта об уничтожении документов также можно найти на нашем сайте.

Интересное видео — как уничтожают архивы

Почему информация должна быть уничтожена

Неспособность выбрасывать бесполезные предметы, даже если они кажутся бесполезными, известна как синдром компульсивного накопления. Если бы эксцентричные братья Кольер лучше разбирались в методах уничтожения, они, вероятно, не были бы убиты теми самыми документами и газетами, которые они одержимо собирали.

Хотя большинство организаций не хранят хлам и газеты, как это делали Гомер и Лэнгли Коллайер, им необходимо хранить такую ​​информацию, как учетные записи сотрудников, финансовые отчеты, контракты и договоры аренды и многое другое.Учитывая огромное количество бумажных и цифровых носителей, которые накапливаются с течением времени, эффективная политика и практика уничтожения информации теперь являются необходимой частью ведения бизнеса и, вероятно, сэкономят организациям время, усилия и душевные страдания, судебные издержки, а также смущение и многое другое.

[См.: Бум уничтожения жестких дисков из-за утечки данных]

В декабре 2007 года Федеральная торговая комиссия объявила о выплате 50 000 долларов США американской ипотечной компании из Нортбрука, штат Иллинойс, по обвинению компании в нарушении правил Федеральной торговой комиссии по утилизации, гарантиям и конфиденциальности, поскольку она не распорядилась должным образом документами, содержащими кредитные и личные данные потребителей. идентифицируемая информация.Объявляя об урегулировании, FTC уведомила все компании о том, что серьезно относится к таким неудачам.

Урегулирование в размере 50 000 долларов США может показаться низким по сравнению с потенциальным финансовым ущербом для физических лиц в результате халатности компании, но в дополнение к отрицательному PR для American Mortgage, урегулирование включает обязательство проводить аудит каждые два года. в течение следующих 10 лет от квалифицированного независимого стороннего специалиста, чтобы гарантировать, что его программа безопасности соответствует стандартам порядка.Любые подобные неудачи этой компании в течение следующего десятилетия будут встречены более суровым наказанием. Это, действительно, очень дорогой урок.

В сегодняшней судебной среде есть множество агрессивных юристов, которые хотели бы сожрать вашу организацию за неспособность должным образом позаботиться об уничтожении документов и носителей информации.

В этой статье будут рассмотрены ключевые области, позволяющие гарантировать, что ваша организация не станет жертвой таких юристов, когда дело доходит до физического уничтожения документов и записей. В следующей статье мы подробно расскажем об уничтожении цифровых документов и цифровых носителей.

В каждой организации есть данные, которые необходимо уничтожить

Помимо налогов, все предприятия объединяет то, что они владеют конфиденциальной информацией, которую не должны видеть посторонние лица. В то время как некоторые документы могут быть уничтожены через несколько минут после печати, правила могут требовать, чтобы другие хранились в архиве от нескольких лет до постоянного хранения. Но между этими двумя концами шкалы ваша организация потенциально может иметь большой объем печатных данных, занимающих место в качестве обязательства, как с юридической точки зрения, так и с точки зрения информационной безопасности.

В зависимости от того, как долго вы занимаетесь бизнесом, количества физических площадок и количества людей, которых вы нанимаете, в вашей компании могут храниться сотни тысяч, если не миллионы страниц печатных копий. из которых являются конфиденциальными данными, которые могут быть уничтожены.

Национальная ассоциация корпоративных директоров предлагает отличные рекомендации в своей Политике хранения документации и уничтожения документов. От регистраций товарных знаков, записей о безопасности до выхода на пенсию и пенсионных записей и многого другого необходимо сохранить многое.Но как только этот срок хранения закончится, большая часть этих документов может быть уничтожена. Ниже приведен неполный список типов информации, которая должна быть уничтожена, когда она больше не нужна:

  • Записи счетов
  • Рабочие листы
  • Реклама
  • Приложения
  • Оценка
  • Банковские выписки
  • Заявки и котировки
  • Бюджеты
  • Бизнес-планы
  • Аннулированные чеки
  • Списки клиентов
  • Списки контактов
  • Корпоративный налоговый учет
  • Переписка
  • Записи клиентов
  • Дисциплинарные отчеты
  • Образовательные отчеты
  • Отчеты о расходах
  • Финансовая отчетность
  • Прогнозы
  • Формулы, планы продукции и тесты
  • Общая служебная информация
  • Отчеты по охране труда и технике безопасности
  • Внутренние отчеты
  • Юридические документы
  • Лотерейные билеты
  • Магнитный носитель
  • Карты и чертежи
  • Маркетинговые планы
  • Медицинские записи
  • Микрофильм / микрофиша
  • Информация о новом продукте
  • Документы по заработной плате
  • Оценка эффективности
  • Личные дела
  • Пластиковые кредитные и идентификационные карты
  • Отчеты о НИОКР
  • Прогнозы продаж
  • Чертежи спецификаций
  • Стратегические отчеты
  • Стратегии
  • Заказы на поставку поставщиков
  • Отчеты поставщиков
  • Спецификации поставщика
  • Результаты тестов / списки классов
  • Информация об обучении
  • Лечебные программы
  • Информация об управлении ключами шифрования

Помимо нормативных и этических проблем, связанных с обеспечением безопасности этих печатных копий, реальность такова, что многие из ваших конкурентов хотели бы получить в свои руки документы, которые вы выбрасываете. И даже если ваши конкуренты не прочесывают ваши мусорные баки, другие могут сделать это и попытаться продать ваши секреты вашим конкурентам.

Для тех, кто считает, что ныряние в мусорные контейнеры — это угроза безопасности прошлого, посмотрите захватывающее видео Стива Ханта. Недавно он нырнул в мусорный бак в Чикаго и нашел в мусорном баке конфиденциальную информацию о телеграфных переводах, ноутбук и другие сокровища. Его приключение заняло всего три минуты, и он проницательно советует компаниям проводить собственные тесты погружения в мусорные контейнеры.

Кроме того, текущая рецессия означает, что организациям, возможно, придется иметь дело с недовольными и злыми сотрудниками, а также с теми, кто думает, что их работа или компания скоро будут ликвидированы. При этом риск неправомерного использования конфиденциальной информации еще выше.

Проще говоря, эффективные методы уничтожения документов предотвращают попадание информации в чужие руки. Возможно, наиболее распространенным примером этого являются квитанции об оплате кредитной картой, которые извлекаются из мусорных баков водолазами, часто с намерением использовать эту информацию для онлайн-заказов или заказов по телефону. Многие предприятия отказываются от такой платежной информации без эффективного контроля уничтожения. Если такие средства контроля не используются, информацию, обнаруженную в ходе расследования мошенничества, может быть крайне неудобно объяснять клиентам, а также это может превратиться в пиар-кошмар или дорогостоящую юридическую проблему.

Выбросить все на свалку: подход Enron

Узнав о необходимости, многие организации предпринимают рефлекторную реакцию, собирая все сохраненные печатные копии и просто избавляясь от них.Но это не решает проблему по ряду причин.

Во-первых, существуют законодательные и нормативные требования, согласно которым бумажные документы должны храниться в течение определенного периода времени. Кроме того, выбрасывание вещей прямо в мусорный контейнер подвергает компании опасности ныряльщиков. Как подробно описано выше, мусорные контейнеры могут быть отличным источником информации.

Есть еще одна причина, по которой уничтожение ежедневных записей без надлежащего уничтожения опасно. Если вы просто выбрасываете мусор, и он попадает в руки ваших конкурентов, они могут легко сопоставить и узнать о вашей деловой активности.

Например, программное обеспечение SIM может брать, казалось бы, разрозненные элементы журнала и сопоставлять их с активной атакой; так же и с вашим мусором. Ваша повседневная деятельность также проявляется в вашем мусоре. Ежедневная деятельность, записи телефонных разговоров, планы поездок, заявки на запросы предложений, заметки и многое другое — ваш бизнес может быть раскрыт, если эта информация не будет должным образом уничтожена.

Если Enron является олицетворением неправомерного уничтожения документов, тем организациям, стремящимся именно к уничтожению документов, следует подумать о приобретении набора инструментов для утилизации носителей у Network Frontiers.Инструментарий содержит все, что организация должна знать об удалении данных. Он включает в себя электронную таблицу унифицированных общих элементов управления, структурную структуру работы с процессами и процедурами, а также документацию по управлению удалением данных о политиках и стандартах, которых организации должны придерживаться, чтобы соответствовать глобальным нормативным требованиям.

Регуляторные вопросы

Необходимо также учитывать различные правила. Например, закон Сарбейнса-Оксли касается уничтожения деловых записей и документов и превращает преднамеренное уничтожение документов в процесс, который необходимо тщательно контролировать.Если процесс не будет соблюден, руководители могут оказаться под обвинением. Наличие официально задокументированного хранения данных и политик является обязательным требованием.

SoX повышает юридические ставки за уничтожение корпоративных документов и включает многочисленные положения, которые создают и усиливают уголовное наказание за корпоративное мошенничество и воспрепятствование правосудию. Раздел 1102 SoX квалифицирует как преступление, наказуемое штрафом и лишением свободы на срок до 20 лет, коррупционное изменение, уничтожение, искажение или сокрытие записи, документа или другого объекта с намерением нарушить целостность или доступность объекта или использовать его в официальном судебного разбирательства, либо воспрепятствовать или воспрепятствовать официальному судебному разбирательству. Раздел 802 SoX гласит, что «любой, кто умышленно изменяет, уничтожает, калечит, скрывает, скрывает, фальсифицирует или делает ложную запись в любой записи, документе или материальном объекте с намерением воспрепятствовать, воспрепятствовать или повлиять на расследование или надлежащее управление любой вопрос, находящийся в юрисдикции любого департамента или агентства Соединенных Штатов, или в связи с любым таким вопросом или случаем, подлежит штрафу в соответствии с этим разделом, тюремному заключению на срок до 20 лет или тому и другому».

Другим важным нормативным актом, касающимся реализации, является Закон о честных и точных кредитных сделках от 2003 года (FACTA).Закон, принятый в июне 2005 г., требует, чтобы предприятия и частные лица принимали соответствующие меры для уничтожения конфиденциальной информации, полученной из отчетов потребителей. Любое юридическое или физическое лицо, использующее потребительский отчет в деловых целях, подчиняется требованиям Правила утилизации, части FACTA, которая призывает к надлежащему уничтожению информации в потребительских отчетах и ​​записях для защиты от несанкционированного доступа или использования Информация.

Правило распространяется на людей, а также на крупные и малые организации, которые используют потребительские отчеты, в том числе: потребительские отчетные компании, кредиторы, страховщики; работодатели; помещики; Правительственные агенства; ипотечные брокеры, автодилеры; адвокаты; частные детективы; сборщики долгов; люди, которые собирают потребительские отчеты о потенциальных домашних работниках, таких как няни или подрядчики; и организации, которые хранят информацию в отчетах потребителей в рамках своей роли поставщика услуг для других организаций, подпадающих под действие правила.

Преимущество формального процесса уничтожения документов и использования таких продуктов, как Media Disposal Toolkit, заключается в том, что, поскольку вы правильно уничтожаете документы, вашей организации не нужно беспокоиться о каждом новом нормативе, поскольку такие методы, скорее всего, соответствуют любым выходит новый регламент.

Печатные копии должны уничтожаться на официальной и регулярной основе

Представьте, что вы руководитель крупной медицинской фирмы, на которую подали в суд после того, как 10 000 страниц медицинских записей попали в руки журналиста-расследователя или вора. Когда адвокат истца спрашивает, как вы избавляетесь от печатных копий, такой ответ, как «Ленни, компьютерный парень, делает это, когда может», сродни признанию себя виновным. Напротив, «у нас есть сторонняя компания, сертифицированная Национальной ассоциацией по уничтожению информации (NAID), еженедельно опорожняющая наши защитные контейнеры и уничтожающая содержимое», вероятно, защитит вас от значительной ответственности.

Проблема также не обязательно в том, как часто данные уничтожаются; скорее, делается ли это на формальной основе, на основе факторов риска, характерных для организации.В рамках эффективного надзора должна быть создана и внедрена официальная система уничтожения информации. Если уничтожение данных действительно выполняется официально, задокументировано, и ваш график уничтожения выполняется по расписанию; у адвокатов истца будет гораздо меньше возможностей, что, вероятно, может быть положительно оценено присяжными.

Двумя хорошими примерами формализованных процедур являются Процедуры обработки конфиденциальных документов Университета Пердью и Оперативный план уничтожения документов Университета штата Айова. Поиск в Google даст вам гораздо больше, которые вы можете использовать в качестве основы для своей программы.

Одним из наиболее важных аспектов формального плана уничтожения информации является последовательность. Если организация непоследовательна в том, что она уничтожает, это свидетельствует об отсутствии должной осмотрительности, а также о попытке что-то скрыть.

В рамках этого формального процесса следует также понимать, что существует множество элементов уничтожения данных, которые должны быть встроены в процесс. Одним из них является концепция моратория на уничтожение данных.Причина этого в том, что бывают случаи, когда организация должна прекратить свою деятельность по уничтожению данных. Если получен запрос на юридическое раскрытие, должны быть приняты политики, гарантирующие, что все организованные и периодические действия по уничтожению данных должны быть немедленно приостановлены до тех пор, пока юридический отдел не определит, угрожают ли эти действия по уничтожению запрашиваемым данным.

Что касается формального процесса, то была компания, которая использовала козу в качестве уничтожителя документов. Хотя это, возможно, эффективно с точки зрения измельчения, это явно не лучший подход, и вряд ли их юристы одобрили этот метод.Коза, поедающая бумагу, хороша для Дальней Стороны, но ей не место в формальном процессе уничтожения документов.

Защитные контейнеры

шагов разрушения

Шаги по уничтожению записей

Следующие шаги помогут вам правильно уничтожить записи (выполняйте следующие процедуры для регулярного уничтожения записей):

1. Убедитесь, что срок хранения записей истек, местными нормативными актами, а также внутренней политикой (см. действия по ликвидации для определенных категорий записей в Графике хранения в кампусе).

Примечание . Если судебный процесс находится на рассмотрении или в процессе, распоряжение документами должно быть остановлено, а документы должны храниться по истечении указанных сроков хранения.  Специальный библиотекарь/менеджер документации должен быть уведомлен о любых судебных разбирательствах, которые потребуют хранения документов сверх обычного порядка.

2. Заполните и отправьте копию Формы уничтожения документации, использованной при уничтожении вашей документации, в Управление специальных коллекций и управления документацией.

Уничтожение записей является частью надлежащего управления записями, и Форма уничтожения записей позволяет просматривать такие действия, а также документировать действия. Заполните форму и отправьте ее персоналу Управления документации для утверждения перед уничтожением.

Текущие или временные документы могут быть уничтожены без заполнения формы. Уничтожение таких документов (электронных и печатных) должно стать обычной практикой для экономии места (как физического, так и электронного).

Примеры этих предметов включают в себя:

  • Дубликаты
  • Списки и журналы
  • Нежелательные уведомления
  • Предварительные референции
  • Предварительные проекты
  • Прочие маршруты прокладки и конверты
  • Разные уведомления или предметы меморандума, сохраненные другими департаментами
  • Запросы на информацию
  • личные материалы

3. Надежно уничтожайте или перерабатывайте записи.

Записи, содержащие личную или конфиденциальную информацию, должны быть надежно уничтожены.Чтобы доставить или забрать мусорные баки, создайте заказ на работу, связавшись с Центром обслуживания объектов по телефону EXT 2500. При размещении записей в безопасных контейнерах вам не нужно снимать скрепки, скобы и т. д. Удаляйте крупные металлические крепежные детали, такие как зажимы для переплета и металлические переплеты.

Не выбрасывайте следующие предметы в мусорные баки, а уничтожьте или переработайте их другим способом:

  • Кредитные карты (разрежьте и утилизируйте)
  • Компакт-диски, DVD-диски и т. д. (если они содержат конфиденциальную информацию, обеспечить их уничтожение)
  • Большие металлические застежки, такие как зажимы для папок
  • Папки с тремя кольцами

Millcreek Metals and Recycling занимается утилизацией и переработкой металлических изделий.

Записи, не содержащие конфиденциальную или другую личную информацию, должны быть переработаны. Мусорные баки доступны по всему кампусу. В случае больших объемов свяжитесь с генеральным менеджером по переработке по адресу [email protected] или EXT 2514, чтобы забрать материалы, подлежащие переработке.

Услуги по уничтожению документов — безопасное уничтожение и уничтожение документов

Поскольку документы организации очень важны и конфиденциальны, базовое уничтожение, такое как их выбрасывание, недопустимо. считается достаточно.Записи должны быть должным образом уничтожены раз и навсегда.

Безопасное уничтожение документов требуется для защиты и защиты жизненно важной информации вашей компании, а также другие записи и данные. Уничтожение записей может снизить затраты на физическое хранилище для сохранения информации. который больше не требуется. Уничтожение документов может помочь вам соблюдать правила и положения, которые помогут вам избежать штрафов штрафов и судебных исков. У нас есть современные системы уничтожения и уничтожения данных, чтобы уничтожить ваши конфиденциальные записи в неузнаваемые останки. Понимая важность уничтожения данных и записей, мы разработали простые, беспроблемные и экономически эффективные методы уничтожения, чтобы вы могли навсегда уничтожить конфиденциальных данных и записей безопасным образом.

Наша цель

Наша цель как организации по управлению записями состоит в том, чтобы предоставить нашим клиентам решения на 360 градусов для всех их записи и управление данными и беды уничтожения.Надежное уничтожение документов позволит вам обезопасить себя от эксплуатация, утечка данных, кража личных данных и саботаж.

В наше время информация — это новая нефть. Все организации, независимо от того, какой сектор, большой или малый, должны адаптироваться к процедурам и методам организации и защиты своих важных корпоративных данных от потери, взлома или неправильно обработанный.

Основная цель команды Dox and Box – предоставить своим клиентам правильное решение их проблем, которое гарантирует безопасность, надежен и необратим.Мы разработали и построили свои установки для уничтожения документов в котором мы уничтожаем ваши конфиденциальные, но недостойные записи, превращая их в искаженные клочки бумаги, которые невозможно переработать. и используются, как и в предыдущей форме. Это позволит вам защитить вашу организацию от всех видов саботажа и бесхозяйственности.

Безопасное удаленное уничтожение

Уничтожение документов вне офиса — это жизнеспособный и надежный метод для выполнения требований массового уничтожения, который следует использовать для постоянного требование огромных объемов записей и уничтожения данных. Если ваша организация размещает огромное количество данных в документах и старые записи, которые требуют уничтожения на постоянной и срочной основе, удаленное уничтожение документов является наиболее жизнеспособным вариантом для тебя.

  • Лучшие в своем классе методы уничтожения записей и документов
  • Безопасные и экологически безопасные методы уничтожения документов
  • Полное и безопасное уничтожение данных с нулевым объемом повторного использования и неэффективного управления
  • 100% подотчетность с документированной цепочкой поставок.

Безопасное уничтожение на месте

В Dox and Box мы понимаем жизненно важную важность безопасного уничтожения документов и данных с необходимостью целостности во всем процессе. Наряду с услугами безопасного удаленного уничтожения, мы также предоставить по запросу услуги по уничтожению и измельчению документов на месте. Мы построили на этом услуга для удовлетворения регулярных и немедленных потребностей клиентов в целях измельчения.У нас есть обширный сеть обученных профессионалов в команде и лучшие в своем классе технологии и машины, чтобы помочь нам для локальных, но конфиденциальных услуг по уничтожению документов, адаптированных к вашим индивидуальным потребностям и требования. Здесь перечислены основные преимущества наших услуг по измельчению на месте.

  • Мгновенное уничтожение ваших записей в вашем присутствии
  • Ограниченное по времени уничтожение по вашему требованию
  • 100% подотчетность с полной прозрачностью
  • Безвозвратное уничтожение данных в соответствии с государственными правилами и нормами

Безопасное уничтожение лент и носителей

Цифровой век наступает быстрее, чем ожидалось, физические записи стираются и уступая место цифровым способам хранения и сохранения данных. Требуются новые средства хранения также являются новыми и усовершенствованными средствами поражения. Мы разработали важные методы и технологии безопасного уничтожения лент и носителей. Мы гарантируем уничтожение всех типов электронных носители, такие как жесткий диск, портативные дисководы компакт-дисков и другие цифровые средства с нулевой вероятностью вторичной переработки и полностью экологичны.

Уничтожение защищенных документов – UV&S Inc.

Чтобы уменьшить риск, защищенные документы должны регулярно уничтожаться, как только они изжили себя. Поэтому UV&S обеспечивает конфиденциальное уничтожение записей для наших клиентов путем измельчения. Самое главное, наш процесс измельчения сертифицирован NAID. Чтобы узнать больше о нашей сертификации, нажмите здесь.

Наш процесс измельчения

Процесс начинается с того, что наши сотрудники работают с вами над разработкой программы защиты документов, подходящей для вашей организации. Для ежедневного бумажного потока выберите частоту обслуживания и количество контейнеров, которые лучше всего подходят для вас. Поскольку безопасность наших клиентов является нашим обязательством номер один, у нас есть сертифицированные, застрахованные сотрудники с идентификацией фотографии. Также ваш клочок остается заблокированным и находится под пристальным наблюдением наших сотрудников с момента передачи на хранение до уничтожения. Мало того, что все ваши документы полностью уничтожаются, материал также перерабатывается и превращается в другие бумажные изделия.

Выносное и мобильное измельчение

Мы можем предоставить услугу уничтожения на регулярной основе или в качестве очистки для всех ваших защищенных документов.Кроме того, доступно мобильное измельчение, если вам нужно измельчить материал в вашем присутствии. Для повторяющихся услуг мы предоставляем два типа контейнеров для защиты вашей бумаги, защитную ванну и консоль. Вам не нужно сортировать бумагу по цвету или удалять скобы и скрепки, просто добавьте в корзину и ждите, пока ее заберут.

Небумажный носитель

Поскольку информация хранится на других типах носителей, мы также уничтожаем такие предметы, как пластик, папки, компакт-диски и рентгеновские снимки. Эти элементы должны быть отсортированы от бумаги, но если они содержат конфиденциальную информацию, большинство вещей все еще можно уничтожить как небумажные носители.Если у вас есть вопрос о том, следует ли его сортировать или считать небумажным носителем, свяжитесь с нами.

Удобно и безопасно

Наш процесс включает несколько процедур для обеспечения высочайшего уровня безопасности и безопасности. Наша цель — избавить вас от хлопот, связанных с уничтожением документов, поэтому мы предлагаем решение, обеспечивающее безопасность всей вашей информации:

  • хранение материалов для уничтожения в безопасных контейнерах
  • транспортировка материалов на охраняемом транспортном средстве
  • оформление безопасных документов на сертифицированном объекте или мобильном грузовике
  • пакетирование и переработка отходов 
  • предоставление свидетельства об уничтожении для вашего учета бесплатное предложение или узнать больше о наших услугах, пожалуйста, свяжитесь с нами по телефону или электронной почте.

    лучших практик по уничтожению документов | Артикул

    Хорошо, сейчас 2008 год. Вы знаете, где все ваши данные?

    К сожалению, для большинства компаний ответ, вероятно, отрицательный.

    Почти для каждого предприятия, независимо от его размера и отрасли, управление огромными объемами информации, которую сотрудники ежедневно обрабатывают, является огромной задачей. И, по мнению экспертов, лишь немногие компании справились с этой задачей.

    Да, поправки к правилам гражданского судопроизводства повысили осведомленность корпоративной Америки о важности информации.Несколько громких дел, когда компании были оштрафованы на огромные штрафы за непредоставление записей в ходе судебных разбирательств или расследований со стороны регулирующих органов, также помогли корпоративному юрисконсульту сосредоточиться. Тем не менее, компании «все борются с грузом собственной информации», — говорит Рик Вольф, основатель консалтинговой фирмы Lexakos.

    Prignano

    Первая ошибка, которую обычно совершают компании в отношении политики хранения и уничтожения данных, заключается в том, что она отсутствует, говорит Стивен Приньяно из юридической фирмы Edwards, Angell Palmer & Dodge. «Многие компании, даже сложные, до сих пор этого не делают».

    Многие компании также допускают грубую ошибку руководства, игнорируя необходимость уничтожения данных. «Безусловно, самой большой проблемой компаний является хранение данных, от которых они должны были избавиться много лет назад», — говорит Тони Рейд из группы аналитических и криминалистических технологий Deloitte Financial Advisory Services. По его словам, перед лицом судебного разбирательства эти хранители информации могут в конечном итоге создать что-то, что может нанести ущерб их делу, что могло (и должно было) быть уничтожено в соответствии с надлежащей практикой хранения.

    Компании должны хранить информацию только по двум причинам: обязательства по соблюдению правовых или нормативных требований или собственные деловые цели компании. По словам Эндрю Коэна, вице-президента EMC Corp., слишком часто компании хранят документы (электронные или иные) просто потому, что могут.

    «Существует большое количество вещей, которые люди хотят сохранить, потому что они рассматриваются как «документы о продуктивности», — говорит он. «На самом деле, после скромного периода времени, они редко возвращаются и смотрят на них.

    Джоерлинг

    Кевин Джорлинг, старший менеджер по стандартам и управлению записями в промышленной группе ARMA International, соглашается. «Мы слышим о компаниях, которые хранят вещи «на всякий случай», — говорит он. «Это не законная причина для сохранения записей».

    Рейд говорит, что компании часто хранят устаревшие данные — исторические данные из выведенных из эксплуатации систем или старые резервные ленты — дольше, чем следует, «потому что они думают, что им может понадобиться доступ к ним позже». Даже после того, как его фирма проанализировала унаследованные данные и определила, что их можно уничтожить, он продолжает: «Компании по-прежнему неохотно нажимают на курок.

    Расходы на хранение данных

    Если судебный риск, головная боль, связанная с раскрытием информации, и потенциальные санкции со стороны судов или регулирующих органов не являются достаточным основанием для того, чтобы компании привели в порядок свои дома управления документами, эксперты называют еще одну причину: стоимость.

    Reid

    «Компании несут ненужные расходы на хранение, управление и обслуживание данных, которые не должны существовать вечно», — говорит Рейд. «Люди утверждают, что стоимость хранения немного снизилась, и так оно и есть, но не настолько, чтобы это не стало серьезным бременем для компаний.«Помимо затрат на хранение данных, компании могут понести значительные расходы на извлечение данных на этапе обнаружения в ходе гражданского судебного разбирательства.

    Тем не менее, другие советуют действовать с осторожностью. Джон Стиги из юридической фирмы Sheppard Mullin Richter & Hampton рекомендует «ошибаться в сторону сохранения». Неизбежно, по его словам, рабочий документ, непреднамеренно уничтоженный давным-давно, становится самым важным документом в судебном процессе.

    «Всегда существовало мнение, что нужно писать как можно меньше, хранить как можно меньше улик», — говорит Стиги, но не соглашается.Он говорит, что его мантра — это сочетание «лучше перестраховаться, чем сожалеть» и «если есть сомнения, сохрани».

    «Судьи и присяжные скептически относятся к руководителям предприятий, которые не ведут хороших записей, электронных или письменных», — говорит он. Корпоративным ответчикам также может потребоваться объяснить непоследовательное ведение записей или добавить контекст к фрагментам данных после очистки документов, «что заставляет людей подозревать, что есть что-то гнусное», добавляет он.

    «Мы слышали, что компании хранят вещи «на всякий случай»… Это не законная причина для сохранения записей».

    — Кевин Джорлинг,

    Старший менеджер,

    ARMA International

    Конечно, любая политика управления записями — независимо от того, насколько сильно она направлена ​​на уничтожение или хранение — не очень хороша, если она не актуальна.

    «Схемы хранения и политики управления записями… как правило, не очень хорошо справляются со сбором электронных данных, которые сегодня составляют 99 процентов того, что производят компании», — говорит Рейд. По его словам, в то время как некоторые предприятия имеют «довольно приличную» политику управления бумажными записями, большинство из них не спешат обращаться со всеми своими электронными данными.

    Человеческий фактор

    Есть еще одна неприятная проблема, которая может сделать бесполезной даже самую лучшую, самую актуальную и всестороннюю политику управления записями: ваши сотрудники.

    «Как консультант я обнаружил, что в большинстве крупных организаций действуют политики, — говорит Джорлинг из ARMA International. «Проблема заключалась в том, что сотрудники не всегда следовали за ними».

    Сотрудники, которые непреднамеренно (или преднамеренно) нарушают правила хранения, уничтожая документы, которые следует сохранять, и сохраняя документы, которые не следует сохранять, могут создать проблемы для своих работодателей.

    «Документы пропадают редко, — говорит Стиги. «Часто повсюду валяются копии с ошибками, и их поиск занимает больше времени», что может привести к неприятным сюрпризам. По этой причине он советует: «Никогда не будьте настолько смелыми, чтобы клясться стопкой Библий, что чего-то не существует».

    Отсутствие аудита или мониторинга политик хранения на соответствие требованиям является еще одним камнем преткновения для компаний. Эксперты рекомендуют ежегодные аудиты соответствия; это означает обеспечение того, чтобы документы, которые должны быть сохранены, были сохранены, а те, которые должны быть уничтожены, действительно уничтожены.

    Компаниям также следует назначить «гуру по управлению документами», который будет контролировать их политику и обеспечивать ее бесперебойную работу, говорит Приньяно. По его словам, многие политики «работают на бумаге, но терпят неудачу на практике» из-за отсутствия надзора.

    Вольф из Lexakos рекомендует компаниям разработать убедительные бизнес-обоснования для политик управления записями, поскольку сотрудники будут более склонны придерживаться политики, если они смогут повысить эффективность за счет лучшего управления своей информацией. «Адвокаты, трясущие пальцами и говорящие «Ты должен», как правило, неэффективны и в основном игнорируются», — говорит он.

    Wolf

    Например, чтобы подтолкнуть сотрудников к управлению бумажными документами, хранящимися вне офиса, Wolf рекомендует отправлять счета за внешнее хранение руководителю каждого отдела или подразделения, чья информация хранится. «У них будет естественный стимул — сокращение накладных расходов — более тщательно проверять, прежде чем отправлять вещи на внешнее хранение», — говорит он.

    Эксперты отмечают, что технологии также могут сыграть большую роль, помогая компаниям контролировать свои данные. Например, говорит Вольф, компании могут уменьшить объем своей электронной почты, используя репозитории для электронных данных, например, сохраняя всю информацию, связанную с проектом, в одной центральной базе данных, где те, кто в ней нуждается, могут получить к ней доступ.

    «Рассмотрите электронную почту как средство уведомления и/или коммуникации, а не средство совместной работы и управления документами», — говорит он.

    Кроме того, Йорлинг отмечает, что модули хранения, встроенные в современные системы управления электронными документами, могут значительно упростить компаниям управление своей электронной информацией.

    Азбука сертифицированного уничтожения

    Автор: Эрин Хайнс

    Уничтожение данных и документов.На первый взгляд это звучит просто. Избавьтесь от устаревших данных и документов, которые вам больше не нужны. Просто уничтожьте документы или разбейте жесткие диски, и все готово, верно? Неправильно.

    В то время как большинство компаний сосредотачиваются на аспекте «когда» уничтожения данных и документов, что имеет решающее значение, «как» не менее важно, и его нельзя игнорировать. На самом деле способ уничтожения физических документов и цифровых данных регулируется государственными и отраслевыми нормами. Понимание важности этого и соблюдение правил уничтожения документов и данных может защитить вашу компанию.Невыполнение этого требования может подвергнуть его значительному риску, включая финансовые и другие штрафы, а также ущерб вашей репутации.

    Итак, как защитить свой бизнес? Понимание различных терминов, связанных с разрушением, — отличное место для начала. Сертифицированное уничтожение. Сертификация SOC II, тип 2. сертифицирован НАИД. HIPAA-совместимый. Сегодня мы разберем их все и объясним, что они из себя представляют, что они означают и почему они важны.

    Что такое сертифицированное уничтожение?

    Проще говоря, сертифицированное уничтожение относится к методам, используемым для уничтожения документов и данных.Независимо от того, являются ли это физическими документами

    или цифровыми данными, и независимо от отрасли, обычно существуют правила, в которых подробно описывается, как эти документы и данные могут быть уничтожены.

    Сертифицированные методы уничтожения могут включать в себя безопасное уничтожение документов или удаление цифровой информации с различных устройств, таких как жесткие диски, ленты с данными, компакт-диски, микрофильмы, флэш-накопители USB, карты доступа, кредитные карты, смартфоны и многое другое. Аппаратное обеспечение проходит через оборудование для стирания, а жесткие диски извлекаются и измельчаются с помощью коммерческих шредеров, чтобы гарантировать полное уничтожение данных. Аппаратное обеспечение может включать персональные компьютеры, ноутбуки, iPad, серверы, коммутаторы, принтеры и резервные аккумуляторные батареи.

    Компании, которые предоставляют эти услуги, и сотрудники, которые их выполняют, обучены надлежащим методам уничтожения и обеспечивают соблюдение всех соответствующих процедур. Они защищают ваши документы и данные на протяжении всего процесса и обычно полностью уничтожают их в безопасном месте и в течение гарантированного периода времени. Кроме того, весь процесс уничтожения может быть просмотрен или записан для соблюдения требований, если он правильно запланирован.

    Почему важно сертифицированное уничтожение?

    Когда ваши документы и данные будут уничтожены компанией с использованием сертифицированных методов уничтожения, вы получите свидетельство об уничтожении ваших записей. Это особенно полезно, если ваша компания когда-либо подвергалась аудиту со стороны государственного органа или отраслевого регулятора или если в вашей компании когда-либо происходила утечка данных. В сертификате указано, что ваши данные были уничтожены в соответствии со всеми соответствующими требованиями обученными поставщиками услуг по уничтожению, и обычно он включает метод, используемый для полного уничтожения.Это защищает вашу организацию от рисков.

    Но что означают эти аббревиатуры сертифицированного уничтожения?

    Существует три основных вида подтвержденной квалификации для уничтожения документов, данных и оборудования. Это:

    • Сертификация SOC II, Тип 2
    • Рейтинги NAID
    • Сертификация HIPAA

    Ниже мы подробно рассмотрим сертификацию SOC II Тип 2, рейтинги NAID и сертификацию HIPAA, но сейчас важно Обратите внимание, что любая компания по управлению документами, предлагающая услуги по уничтожению документов и данных, должна иметь сертификат SOC II Type 2, рейтинг AAA от NAID и сертификат HIPAA.

    Основы SOC II, сертификация типа 2

    В то время как SOC II расшифровывается как «Системный и организационный контроль». Созданные Американским институтом сертифицированных бухгалтеров (AICPA) средства контроля на самом деле представляют собой набор стандартов, которые измеряют, насколько хорошо организация управляет и регулирует информацию, находящуюся под ее контролем.

    SOC II конкретно относится к одному или нескольким из следующих пяти ключевых системных принципов: безопасность, доступность, целостность обработки, конфиденциальность и конфиденциальность.

    Это включает уничтожение или очистку цифровых данных. Чтобы получить сертификат SOC II Type 2, компания должна пройти аудит со стороны независимого CPA, который подтвердит наличие надлежащих процессов и процедур, соответствующих SOC.

    Если ваша компания в настоящее время хранит или рассматривает возможность хранения данных в облаке, сертификация SOC II Type 2 обеспечивает уровень уверенности в том, что поставщик управления информацией может обеспечить безопасное управление и уничтожение всей цифровой информации.

    Что такое NAID и что такое рейтинг NAID?

    Национальная ассоциация по уничтожению информации (NAID) — это некоммерческая торговая ассоциация компаний, работающих в индустрии безопасного уничтожения. Международная организация NAID устанавливает стандарты и правила уничтожения информации.

    Среди многих услуг, предоставляемых NAID, есть Программа сертификации NAID AAA. Эта добровольная программа для членов NAID предъявляет строгие требования к сертификации. Достижение рейтинга AAA от NAID является символом приверженности фирмы по управлению информацией обеспечению высочайшего уровня безопасного уничтожения информации. Как и в случае с сертификацией SOC II Type 2, рейтинг NAID AAA — отличный способ определить, следует ли доверить фирме управление и уничтожение данных вашей компании.

    Уничтожение, сертифицированное HIPAA для медицинских компаний

    В 1996 г. был принят Закон о переносимости и подотчетности медицинского страхования в качестве федерального закона, предназначенного для защиты прав на здравоохранение и частной жизни физических лиц в США. HIPAA, как известно, был пересмотрен в 2009 году и снова в 2013 году. Правила HIPAA строгие, а штрафы могут быть дорогостоящими, поскольку компании, которые не соблюдают правила, усвоили это дорогой ценой. HIPAA не только регулирует порядок доступа, хранения, транспортировки и обмена личной медицинской информацией (PHI), но и регулирует уничтожение указанных данных.Это включает не только сроки, но и метод, и относится к бумажным документам и электронным записям.

    Компания по управлению информацией, имеющая сертификат HIPAA, следует политикам и процедурам, соответствующим требованиям HIPAA. Сотрудники, которые обрабатывают информацию, связанную со здравоохранением, проходят специальную подготовку по процессам, соответствующим требованиям HIPAA. Это гарантирует, что вся PHI будет обработана и уничтожена надлежащим образом, а также обеспечит дополнительный уровень защиты для вашей компании.

    Сертифицированное уничтожение: еще одна линия защиты

    Ваша компания, вероятно, рассматривала потенциальные последствия, связанные с несоблюдением государственных и отраслевых правил, касающихся того, как, где и как долго должны храниться определенные записи и информация.Нельзя упускать из виду последствия, связанные с уничтожением этих записей и информации.

    В какой бы отрасли вы ни работали, когда придет время уничтожить документы или аппаратное обеспечение или очистить цифровые данные, доверьтесь фирме по управлению информацией, сертифицированной по уничтожению, и она сделает это за вас.

    Хранение документов: что вам нужно знать сейчас

    Тщательно продуманная и хорошо реализованная политика хранения документов долгое время была важным компонентом эффективной корпоративной программы соответствия.Недавние события сделали пересмотр и обновление политик хранения корпоративных документов приоритетом для большинства компаний.

    Основные ключи к эффективной программе хранения документов:

      • установление рамок, в рамках которых важные документы доступны при необходимости, а другие документы могут быть уничтожены в ходе обычной деятельности, не привлекая компанию к ответственности;
      • о признании обстоятельств, налагающих особые обязательства по сохранению документов; и
      • , обеспечивающий соблюдение политик хранения и уничтожения.

    В этом обновлении разъясняются некоторые другие ключевые вопросы, связанные с хранением документов, и предлагаются практические советы.

    Зачем нужна политика хранения документов?

    При отсутствии обязанности по сохранению документов уничтожение документов является ожидаемым и необходимым элементом эффективной, функциональной программы управления записями. Эффективная программа хранения документов:

      • предоставить систему для соблюдения законов о хранении документов;
      • обеспечить доступность ценных документов при необходимости;
      • сэкономить деньги, место и время;
      • защищает от обвинений в выборочном уничтожении документов; и
      • предусматривают плановое уничтожение неделовых, лишних и просроченных документов.

    Что создает обязанность хранить документы?

    Юридическая обязанность сохранять документы может возникать из ряда источников, включая:

      • Уставы и правила. Ряд законов прямо требует, чтобы документы хранились в течение определенного периода времени, в том числе:
        • Налогового кодекса;
        • законов штата и федеральных законов об охране окружающей среды;
        • законов о труде и занятости;
        • уголовных законов, карающих за обструкцию;
        • Закон Сарбейнса-Оксли от 2002 г. и соответствующие постановления Комиссии по ценным бумагам и биржам, которые, помимо прочих требований, обязывают аудиторов хранить рабочие документы и другие записи аудита или обзора в течение семи лет с момента завершения аудита или обзора;
        • отраслевых законодательных и нормативных актов, устанавливающих уникальные требования к хранению документов;
        • сроков исковой давности, которые косвенно налагают обязательства по хранению документов, делая определенные документы, такие как контракты и личные дела, относящимися к потенциальным спорам, которые могут оставаться бездействующими до тех пор, пока не истечет установленный законом срок для подачи иска; и
        • кодексов этики и профессиональных правил, которые могут требовать защиты определенных материалов от уничтожения. Например, Правило 3.4 Вашингтонских правил профессионального поведения запрещает юристу изменять, уничтожать или скрывать документ, имеющий потенциальную доказательную ценность.
      • Общее право. Судебные решения также могут налагать обязанности по сохранению документов. Одно из наиболее важных обязательств по сохранению документов по общему праву вытекает из доктрины «хищения», которая представляет собой ненадлежащее уничтожение доказательств, имеющих отношение к незавершенному или разумно предсказуемому судебному процессу или судебному разбирательству.«Хищение» может привести к наложению строгих санкций на сторону, которая ненадлежащим образом уничтожает документы перед лицом информации, достаточной для того, чтобы уведомить разумное лицо о том, что документы могут иметь отношение к делу или могут быть обнаружены в ходе судебного разбирательства.
      • Контракты. Многие контракты содержат положения, требующие сохранения определенных материалов для использования в будущем. Например, консультационные соглашения часто требуют, чтобы консультант хранил анализы и данные, подготовленные как часть контракта, в течение определенного периода времени.

    Как Закон Сарбейнса-Оксли повлиял на обязательства компаний по хранению документов?

    Закон Сарбейнса-Оксли оказал значительное влияние на требования, касающиеся хранения документов, в том числе:

      • Криминализация уничтожения, изменения и фальсификации записей в федеральных расследованиях, делах о банкротстве и официальных разбирательствах. Разделы 802 и 1102 Закона внесли поправки в федеральный закон о воспрепятствовании правосудию, Раздел 18 Кодекса Соединенных Штатов (Преступления и уголовно-процессуальный кодекс), чтобы значительно ужесточить наказания за уничтожение, изменение и фальсификацию записей при определенных обстоятельствах.
        • Раздел 802 . Раздел 802 предусматривает штраф и тюремное заключение на срок до 20 лет для любого, кто сознательно «изменяет, уничтожает, калечит, скрывает, скрывает, фальсифицирует или делает ложную запись» в любой записи или документе с намерением воспрепятствовать, воспрепятствовать или повлиять на расследование или администрирование любого вопроса в пределах юрисдикции федерального департамента или агентства или любого дела о банкротстве. См. Раздел 18 Кодекса США, раздел 1519.
        • Раздел 1102. Раздел 1102 устанавливает такое же наказание для любого, кто неправомерно «изменяет, уничтожает, искажает или скрывает» запись или документ с намерением нарушить его целостность или доступность для использования в официальном процессе. Примечательно, что официальное разбирательство не обязательно должно быть начато или вот-вот должно быть возбуждено в момент совершения правонарушения. См. Раздел 18 Кодекса США, раздел 1512.
      • Обновление федеральных правил вынесения приговоров в связи с воспрепятствованием правосудию. Раздел 805 Закона обязывает Комиссию по вынесению приговоров Соединенных Штатов пересмотреть и внести поправки в Руководящие принципы вынесения приговоров, чтобы гарантировать, что уровень основного правонарушения и усовершенствования приговора были достаточными для сдерживания и наказания за воспрепятствование правосудию. Комиссия по вынесению приговоров внесла поправки в Руководящие принципы, вступившие в силу 1 ноября 2004 г. , чтобы определить основные элементы эффективной программы соблюдения.
      • Значительное расширение требований к хранению записей для аудиторов публичных компаний. Раздел 101(a) Закона учредил Совет по надзору за бухгалтерским учетом публичных компаний для надзора за аудитом публичных компаний, а Раздел 103(a)(2)(A)(i) предписал Совету принять стандарты аудита, которые требуют от бухгалтерских фирм «подготавливать и хранить в течение не менее семи лет рабочие документы аудита и другую информацию, относящуюся к любому аудиторскому отчету, достаточно подробно, чтобы подтвердить выводы, сделанные в таком отчете». Кроме того, раздел 802 Закона внес поправки в раздел 18 раздела 1520 Кодекса США, требуя от аудиторов публичных компаний вести «все рабочие документы аудита или проверки», и предписал SEC принять соответствующие правила.

    Правила SEC устанавливают семилетний срок хранения «записей, имеющих отношение к аудиту или обзору, включая рабочие документы и другие документы, которые составляют основу аудита или обзора, а также меморандумы, корреспонденцию, сообщения, другие документы и записи. (включая электронные записи), которые (1) создаются, отправляются или получаются в связи с аудитом или обзором и (2) содержат выводы, мнения, анализы или финансовые данные, относящиеся к аудиту или обзору.«В дополнение к аудиту или обзору финансовой отчетности публично торгуемых компаний требование о хранении применяется также к аудиту или обзору финансовой отчетности зарегистрированных инвестиционных компаний. Сознательное или умышленное нарушение раздела 802 (a) (1) Закона или соответствующих правил Комиссии по ценным бумагам и биржам наказывается штрафом и лишением свободы на срок до 10 лет.

    Как создать эффективную политику хранения документов?

    Никакая единая политика хранения документов не удовлетворит потребности каждой компании.Эффективная политика хранения документов должна быть разработана совместными усилиями руководства компании, административного персонала, юрисконсульта и аудиторов. Каждая из этих групп играет важную роль в разработке эффективной программы хранения документов:

      • Управление. Руководство компании устанавливает корпоративные цели, которым служит политика хранения документов, и находит компромисс между преимуществами хранения документов в течение более длительного периода времени и затратами на хранение документов.
      • Административный персонал . Административный персонал, как правило, знает больше о типах документов, которые компания генерирует в рамках своих обычных бизнес-процессов, и о том, как определенные политики хранения документов повлияют на повседневную деятельность компании.
      • Юрисконсульт. Юрисконсульт определяет требования к хранению документов, конкретно применимые к компании, и потенциальные последствия политик хранения для документов без особых требований к хранению.
      • Аудиторы. Аудиторы несут ответственность за обеспечение хранения соответствующих документов для соблюдения применимых аудиторских и налоговых требований.

    Каковы элементы эффективной политики хранения документов?

    Эффективная политика хранения документов должна, как минимум, охватывать следующие семь элементов.

    1. Укажите цели и задачи. Рекомендуется объяснить причины политики.Они могут включать предоставление системы для соблюдения законов о хранении документов; обеспечение доступности ценных документов при необходимости; и содействие упорядоченной утилизации документов, которые больше не требуются, с целью экономии времени, места и денег компании.

    2. Назначьте «Сотрудника по ведению документации» и описание организации. Политика должна устанавливать индивидуальную и организационную ответственность за реализацию политики.

    3.Определить документы, подпадающие под действие Политики. Первым шагом в разработке политики хранения документов является разграничение документов, необходимых для текущего, законного и эффективного функционирования компании, и документов, которые носят исключительно личный, некоммерческий и/или предварительный характер.

    Первая группа важных деловых записей включает, как минимум,

      • документы и данные, необходимые для соблюдения требований государственного учета, отчетности и соответствия;
      • договоров и других документов по сделкам;
      • страховых полисов;
      • личных дел;
      • финансовая информация;
      • интеллектуальная собственность;
      • официальная переписка;
      • корпоративных политик и руководств; и
      • иные материалы, касающиеся основной деятельности компании, ее продукции, ее формирования и управления.

    На другом полюсе находятся документы, дальнейшее сохранение которых бесполезно для компании и может, фактически, напрасно подвергнуть компанию затратам на хранение и юридической ответственности, например,

      • личные электронные письма и корреспонденция;
      • предварительные проекты писем и меморандумов; и
      • другие материалы, такие как брошюры и информационные бюллетени.

    Эти материалы следует незамедлительно и систематически удалять и уничтожать в соответствии с письменной политикой компании по хранению, за исключением документов, имеющих отношение к незавершенным или потенциальным судебным и другим судебным и официальным разбирательствам или которые могут быть обнаружены.Важные сообщения электронной почты должны быть либо распечатаны, либо сохранены на отдельном сервере, либо на ленте, либо на диске, и должны подлежать соответствующей проверке и сохранению или уничтожению в соответствии с политикой хранения документов, применимой к другим документам.

    4. Установите графики хранения. Срок хранения необходимой деловой документации зависит от ряда соображений, включая сроки хранения, указанные в нормативных актах штата или на федеральном уровне, договорные обязательства, незавершенные или разумно предсказуемые судебные процессы или официальные разбирательства, касающиеся предмета документов, сроки давности, защита интеллектуальной собственности, разработка продуктов и исследования.В отсутствие конкретной юридической обязанности хранить документы каждой компании необходимо будет сбалансировать важность конкретных записей для бизнеса и затраты на хранение документов. Вообще говоря, документы, на которые не распространяются какие-либо требования по хранению, не должны храниться дольше, чем это необходимо для выполнения задачи, для которой они были созданы. Включение ссылок на юридические органы, на которые полагаются при установлении сроков хранения, упрощает пересмотр графиков для отражения изменений в законе.

    5. Установите специальный процесс уничтожения документов. Политика хранения документов должна содержать конкретные рекомендации по процессу уничтожения документов, включая сроки проверки файлов, описание обстоятельств, при которых документы могут быть уничтожены или уничтожены, а также определение лиц, обладающих полномочиями и ответственных за выполнение документа. разрушение.

    6. Разработайте инструкции по приостановке уничтожения документов. Когда судебный процесс или правительственное расследование ожидаются, находятся под угрозой или даже разумно предсказуемы, уничтожение всех потенциально важных или поддающихся обнаружению документов должно быть немедленно прекращено. Как пояснил один суд, «Хотя тяжущаяся сторона не обязана хранить или сохранять все документы, находящиеся в ее распоряжении после подачи жалобы, она обязана сохранять то, что она знает или разумно должна знать, что имеет отношение к иску, разумно рассчитано, чтобы привести к обнаружению допустимых доказательств, с достаточной вероятностью может быть запрошено во время обнаружения и / или является предметом ожидающего запроса на раскрытие. Wm. T. Thompson Co. против General Nutrition Corp., 593 F. Supp. 1443, 1455 (CD Cal. 1984). разумно предсказуемо», наилучшая практика состоит в том, чтобы приостановить уничтожение документов, потенциально связанных с судебным процессом или разбирательством, до тех пор, пока руководство компании не подтвердит с юрисконсультом, какие документы могут быть уничтожены.

    7. Соответствие документов Политике хранения документов. Чтобы гарантировать, что компания получает полную защиту действующей политики хранения документов, важно документировать не только саму политику, но и ее применение. У суда будет меньше шансов сделать неблагоприятный вывод в отношении компании, которая демонстрирует задокументированную практику тщательного соблюдения графиков хранения документов. Для компании лучше иметь возможность указать суду дату уничтожения конкретных документов, чем заявить, что любые соответствующие документы, которые у нее могли быть в какой-то момент, были уничтожены, даже в соответствии с действующей в других отношениях политикой хранения документов.

    Практический совет

    Установить политику создания документов. Всем компаниям рекомендуется принять политику создания документов, которая запрещает сотрудникам создавать непрофессиональные электронные письма и другие документы. Слишком часто результаты судебного разбирательства включают смущающие, оскорбительные и подстрекательские электронные письма, которые не поддаются простым объяснениям постфактум. В то время как политика хранения документов, которая оперативно удаляет ненужные электронные письма, является одним из способов ограничить количество таких сообщений, которые находятся в записях компании, хорошо информированная профессиональная политика в отношении создания и содержания электронных писем и других документов является лучшим способом. гарантировать, что необдуманные, необдуманные и другие непрофессиональные сообщения не станут частью документации компании, подлежащей раскрытию в связи с судебными разбирательствами, государственными расследованиями и проверками.


    Каковы последствия ненадлежащего уничтожения документов?
    Компания, которая ненадлежащим образом уничтожает документы, может быть подвергнута серьезному наказанию. Уголовные санкции за воспрепятствование правосудию в соответствии с разделом 18 разделов 1503 и 1505 Кодекса США могут быть наложены в случае уничтожения документов по вызову в суд или имеющих отношение к государственному расследованию. Уголовные санкции также могут быть наложены за уничтожение или изменение документов для использования в «официальных разбирательствах» в соответствии с разделом 18 раздела 1512 (b) (2) Кодекса США.Важно отметить, что этот закон не требует, чтобы «официальное разбирательство» действительно продолжалось на момент уничтожения.

    Компании, которые уничтожают документы, отвечающие на распоряжение об обнаружении, могут быть подвергнуты различным санкциям в соответствии с Федеральным правилом гражданского судопроизводства 37, в том числе отказом от состязательных бумаг, презумпцией установленных фактов против стороны и денежными санкциями.

    Наконец, в соответствии с доктриной хищения, когда сторона не может представить документы, которые мог бы представить разумный человек, суд может позволить лицу, установившему факты, сделать неблагоприятный вывод против этой стороны.Другими словами, лицу, устанавливающему факты, может быть позволено предположить, что, позволяя документам «испортиться» или быть уничтоженными, сторона косвенно признает, что документы были бы неблагоприятными для этой стороны, если бы они были представлены. Хотя тот факт, что документы были уничтожены в соответствии с политикой хранения документов, не является защитой, ожидание внесения изменений в Федеральное правило гражданского судопроизводства 37 создаст «безопасную гавань» от санкций в обстоятельствах, когда сторона не предоставила хранящуюся в электронном виде информацию, которая была утеряна в качестве результат рутинной, добросовестной работы электронной информационной системы.

    Насколько важно применять политику хранения документов? Политика хранения документов, которая не применяется последовательно, не является эффективной защитой от обвинений в недобросовестном уничтожении документов. Подозрения вызовет внезапное энергичное применение политики, которая до этого момента применялась лишь время от времени. Более того, выборочное уничтожение документов после выдачи повестки в суд может повлечь за собой уголовную ответственность компании за сговор с целью обмана правительства, раздел 18 раздела 371 Кодекса США, а также за воспрепятствование правосудию.

    Ловушка для неосторожных

    Остерегайтесь скрытых электронных документов . Надежная политика хранения документов будет применяться к документам, хранящимся в электронной форме на серверах компании. Однако многие сотрудники хранят оригиналы или копии документов своей работы на домашних компьютерах. Если эти документы не попадут на сервер компании, существует большая вероятность того, что они не будут сохранены или уничтожены в соответствии с требованиями политики хранения документов.В результате компания может нести такую ​​же ответственность, как если бы она не приняла политику хранения документов, распространяющуюся на эти документы.

    Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован.