Содержание

Новый порядок ведения трудовых книжек с 1 сентября 2021 года

Нововведения коснулись всех работодателей: у каждой организации есть сотрудники, которые перешли на электронные трудовые, а есть те, кто решил сохранить трудовую книжку в бумажной форме.

Документ, с которым надо ознакомиться, — Приказ Минтруда РФ «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» от 19.05.2021 № 320н. Он вводит:

  • новые бланки трудовых книжек и вкладышей к ним — будут действительны с 1 января
    2023 года,
  • новый порядок ведения и хранения трудовых и вкладышей — действует с 1 сентября
    2021 года.

Утратили силу Инструкция № 69 и Постановление Правительства РФ № 225 от 16.04.2003, которые в части положений противоречили требованиям Трудового кодекса РФ, поэтому кадровики допускали ошибки при заполнении трудовых книжек и вкладышей.

Новый порядок ведения трудовых книжек

Можно использовать штампы

С 1 сентября 2021 года работодатели могут вносить записи не только чернилами, но пастой, краской, гелем, использовать штампы или печати.

Если собираетесь использовать штамп с указанием названия организации, будьте аккуратны: он должен быть идеальным и точно попадать в раздел 3, чтобы у работника в дальнейшем не возникали проблемы с подтверждением стажа.

Даты только арабскими цифрами

Даты следует писать только арабскими цифрами:

  • число и месяц — двузначными числами;
  • год — четырехзначным числом.

Это касается всех внутренних разворотов, титульного листа трудовой книжки и титульного листа вкладыша.

Срок заполнения зависит от вида записи

Появилось разделение сроков по видам записей. Не позднее пяти дней нужно фиксировать прием на работу, перевод, получение квалификации, награждения. Сведения об увольнении вносятся в день увольнения.

  • Важно! Нельзя вносить запись об увольнении за несколько дней до самого увольнения — только день в день. Работник может отозвать свое заявление об увольнении, и придется отменять запись, которая уже внесена.
    В этом случае работник может потребовать оформить дубликат трудовой.

Упорядочена запись о признании временного перевода постоянным

Приказ № 320н определяет порядок внесения записей о переводах. В трудовой фиксируется только постоянный перевод. Если временный перевод становится постоянным:

  • в графе 2 ставится дата временного перевода — когда сотрудник фактически приступил к новым обязанностям,
  • в графе 4 — дата, номера приказов, распоряжений или иных решений работодателя, на основании которых работник переведен временно, а затем на постоянную занятость. 

Обратите внимание: это должны быть два документа — о временном и постоянном переводе.

Уточнен порядок записи о совместительстве

До Приказа № 320н информация о работе по совместительству вносилась по желанию сотрудника основным работодателем на основании документа, который человек приносил с работы по совместительству.

  • Важно! В качестве подтверждения совместительства нельзя принимать заверенную копию приказа о приеме, так как копия не является документом-основанием и в трудовой книжке нельзя ссылаться на копию — должен быть указан документ. Это может быть, например, справка с данными, когда принят сотрудник, номер приказа, должность и структурное подразделение. При оформлении внутреннего совместительства ссылка на приказ будет корректной, потому что оригинал документа у вас же.

Приказ № 320н расширил возможности:

  1. Сотрудник может обратиться к работодателю, у которого работал по совместительству, и тот вправе сделать запись в трудовой книжке.
  2. Информацию о совместительстве можно вносить двумя способами:
  • в хронологическом порядке, как это делалось раньше,
  • блоками, то есть записи о совместительстве (прием, увольнение) пойдут вне зависимости от времени записей по основному месту.

Совместители вправе выбрать любой из способов.

О служебной деятельности — по месту службы

Работодатель не обязан вносить информацию о военной службе. Сейчас это будут делать там, где человек проходит службу.

Не надо подписи в карточке Т-2

Курсы для кадровика

Повышение квалификации, профпереподготовка. Онлайн-тесты. Удостоверения и дипломы

Посмотреть программы

До 1 сентября 2021 года у работодателей была эта обязанность — знакомить работника со всеми записями, внесенными в трудовую книжку, под подпись в разделе III личной карточки Т-2. Постановление Правительства РФ № 225 отменено, а значит, уходит в прошлое и это требование. Знакомить с записями, внесенными в раздел III карточки Т-2, больше не нужно.

Более того, с 1 сентября 2021 года кадровая служба может не оформлять карточки Т-2 при приеме на работу. Исключение: работник состоит на военном учете, в этом случае обязательна форма Т-2. Немаловажно соблюдать требования архивного законодательства. Прежде чем отказаться полностью от ведения личной карточки Т-2, проанализируйте риски, связанные с дальнейшим хранением и передачей в архив уже заведенных карточек.

Совет: если вы ведете личные карточки Т-2, продолжайте заполнять их с учетом актуальных нормативных требований. На текущий момент знакомить работника с записями не надо.

Точность в записи об увольнении

Приказ № 320н скорректирован с учетом требования ст. 84.1 ТК РФ: информация в трудовую книжку вносится в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса РФ или иного федерального закона. При прекращении трудового договора по п. 1 ч. 1 ст. 77 запись вносится со ссылкой на статью, часть и пункт статьи ТК РФ.

Пример. Работник увольняется по соглашению сторон, значит, надо ссылаться на ст. 77, ч. 1, п. 1, по собственному желанию — ст. 77, ч. 1, п. 3.При увольнении по инициативе работодателя вносится запись с указанием соответствующего подпункта.

Пример. В случае увольнения за разглашение охраняемой законом тайны следует указать ст. 81, ч. 1, п. 6, пп. «в» Трудового кодекса РФ.

Внесение записи о приеме и увольнении в порядке перевода

В случае приема сотрудника в порядке перевода обязательно зафиксируйте, что он «принят в структурное подразделение на должность в порядке перевода». А при увольнении в порядке перевода укажите правильное название юридического лица, куда уходит работник.

Записи при отказе от бумажной трудовой

Если сотрудник решил отказаться от бумажной трудовой книжки, кадровый специалист должен отметить в графе 3: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации». В графу 4 нужно внести данные заявления с указанием даты и номера регистрации.

Если сотрудник хочет отказаться от бумажной трудовой книжки одновременно с увольнением, вы должны сделать две записи: первую — об увольнении, вторую — о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ с датой и номером регистрации. Эта запись также заверяется подписью уполномоченного лица и печатью работодателя (кадровой службы) при наличии печатей.

Оформление дубликата

У работника появилось право обратиться к текущему работодателю за дубликатом трудовой книжки. Раньше его оформляла та организация, которая допустила ошибку. Это правило сохранилось в отношении записей о переводе и увольнении. Но теперь сотрудник может прийти к вам и попросить оформить дубликат, если прежнего работодателя больше не существует.

Оформление вкладыша в трудовую книжку

Появился новый порядок внесения записи о выдаче вкладыша: если вы заводите второй и последующие вкладыши работнику, а на второй обложке не хватает места для всех сведений, вносите информацию на титульный лист первого вкладыша, который вшит в трудовую книжку.

Новые бланки трудовой книжки и вкладышей к ней

Работодатели начнут использовать новый бланк трудовой книжки и вкладыша в нее с 1 января 2023 года (Постановление Правительства РФ от 24.07.2021 № 1250). Имеющиеся у работников книжки ранее установленного образца действительны, менять их не надо. Старые бланки можно использовать без ограничения срока. К примеру, у работодателя запаса бланков хватит до 2025 года, он вправе их использовать, пока не закончатся.

В связи с этим возникает вопрос: зачем вообще нужны новые бланки? Ведь у тех, кто уже в штате, трудовые есть, а тем, для кого это первое место работы, бумажный документ заводить больше не надо.

Новые бланки и вкладыши потребуются, если:

  • надо оформить дубликат трудовой книжки,
  • у работника заканчиваются страницы раздела «Сведения о работе» и ему надо оформить вкладыш,
  • данные на титульном листе не соответствуют актуальным, а значит, отдел кадров не может принять трудовую книжку и должен на основании письменного заявления работника оформить новую с информацией о работе, которую сотрудник будет выполнять в этой организации.

При этом следует помнить об изменении правил работы с новыми бланками. Новшества коснулись и титульного листа, и сведений о работе.

Сведения о награждениях заполняются по-прежнему, скорректировано лишь количество отведенных под раздел разворотов: теперь их всего семь.

Титульный лист

Общие правила заполнения остаются без изменений. На титульном листе также указываются фамилия, имя, отчество, число-месяц-год рождения, сведения об образовании, специальности и профессии, проставляются дата заполнения книжки и подпись владельца книжки. С 1 января 2023 года ставить печать организации должны только те, у кого эта печать есть.

  • Внимание: ст. 2 Федерального закона от 06.04.2015 № 82-ФЗ утверждена норма, по которой ООО и АО теперь вправе, но не обязаны иметь печать.

Кроме того, с титульного листа из графы «Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, разборчиво» уйдет уточнение «разборчиво». Это требование вызывало много вопросов у кадровиков, ведь подпись у каждого своя: у кого-то полностью фамилия, у кого-то две-три буквы. 

Сведения о работе

В новой форме законодатели увеличили количество разворотов для сведений о работе. Раньше их было 10, в новом бланке будет 14.

Основное содержательное изменение коснулось графы 3: при внесении записи об увольнении работника нужно указывать номер, часть, пункт и даже подпункт статьи — основания для записи. Это требование ст. 84.1 ТК РФ.

Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей


к ним

С 1 сентября 2021 года упростился порядок учета трудовых книжек и бланков.

Учет бланков, как и был, происходит на основании запроса сотрудника, ответственного за ведение, хранение и выдачу трудовых книжек и назначенного приказом. На практике отдел кадров запрашивает бланки у бухгалтерии, бухгалтерия выдает и отражает это в приходно-расходной книге. В конце месяца ответственный сотрудник отчитывается, сколько бланков израсходовано, сколько испорчено, с приложением ордеров, которые подтверждают, что работник оплатил бланки. Движение бланков фиксируется в приходно-расходной книге.

Право разработать и утвердить приходно-расходную книгу собственного образца у работодателей появилось с 1 сентября 2021 года.

Книгу (журнал) учета трудовых книжек и вкладышей к ним работодатель обязан вести, как и прежде, а вот ее содержание может определять самостоятельно. В книге указываются трудовые, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши к ним, выдаваемые работникам вновь, с указанием их серии и номера.

Книги, которые существуют, не надо отменять или уничтожать, продолжайте вести их. Когда закончатся, можно разработать свои формы. Работодатели, которые только открываются, могут изначально разработать и утвердить удобные формы книг или журналов учета.

Вместо заключения

Приказ Минтруда № 320н от 19.05.2021 «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» — основной документ, которым необходимо руководствоваться при работе с трудовыми книжками. Он упрощает работу кадровых специалистов.

Шпаргалка

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

  • Образцы записей в трудовой книжке 398.8 КБ

Скачать

Порядок ведения трудовых книжек будет обновлен

Минтруд меняет правила ведения трудовых книжек

Сейчас Чиновники Минтруда решил изменить правила ведения трудовых книжек. И подготовили проект постановления Правительства РФ. Он опубликован на Едином портале для размещения проектов нормативных-правовых актов. Вот основные факты, касающиеся проекта документа:

  • новые правила ведения трудовых книжек не будут требовать от работодателя знакомить работника под роспись в личной карточке с каждой вносимой в трудовую книжку записью;
  • новые правила не предусматривают скрепления сургучной печатью или опломбирование приходно–расходную книги и книги учета трудовых книжек;
  • работодателю будет можно при увольнении работников заверять записи в трудовой книжке не только печатью организации, но и печатью кадровой службы (отдела кадров).

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Порядок ведения трудовых книжек будет обновлен

Минтруд опубликовал проект нового Порядка ведения и хранения трудовых книжек, который придет на смену Правилам, утв. постановлением Правительства РФ от 16. 04.2003 № 225. В целом Порядок по тексту дублирует Правила, за некоторыми исключениями:

  1. Из разд. II исключена ссылка на необходимость определения порядка заполнения трудовых книжек другим нормативным актом (сейчас в этом качестве действует Инструкция по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69).
  2. В разд. IV появится указание о возможности заверки записей печатью организации (в т. ч. печатью кадровой службы) при ее наличии. Исключена норма о выдаче трудовой книжки на руки родственнику умершего работника под расписку.
  3. Из разд. II и VI исключается упоминание о личной карточке работника. Для скрепления книги учета движения можно не использовать пломбирование и сургучную печать, достаточно подписей и печати (если она имеется).

Для справки. В соответствии со ст. 66 ТК РФ форма и порядок ведения и хранения трудовых книжек утверждаются органом, уполномоченным Правительством РФ.

Готовы новые правила ведения трудовых книжек

Что случилось?

Минтруд России разработал и опубликовал на едином портале для размещения проектов нормативно-правовых актов проект изменений в постановление Правительства от 16. 04.2003 № 225 «О трудовых книжках». Чиновники решили изменить порядок ведения и хранения трудовых книжек. Поэтому одновременно с поправками в постановление кабмина Минтруд опубликовал проект своего приказа с инструкцией о новых правилах заполнения и учета трудовых книжек. Оба проекта проходят общественное обсуждение, но должны быть утверждены и вступить в силу еще в этом году.

Новые правила и бланк трудовых книжек

В уведомлении о разработке документов специалисты Минтруда отмечают, что поправки в порядок ведения трудовых необходимы в связи с реализацией плана мероприятий («дорожной карты») по актуализации, оптимизации и отмене обязательных требований в сфере охраны труда. Речь идет о нормативах со времен СССР, которые были недавно упразднены в России. Поэтому проекты Минтруда направлены, в первую очередь, на сокращение требований и упрощение порядка хранения самих книжек и их бланков.

В частности, чиновники считают необходимым отменить обязанность работников заверять записи в трудовой книжке при увольнении своей подписью. Также в Минтруде считают излишней обязанность работодателя знакомить работника под роспись в личной карточке с каждой вносимой в трудовую книжку записью. Кроме того, сами записи в трудовой книжке при увольнении работника можно будет заверять не только печатью организации, но и печатью кадровой службы. Особенно это актуально в том случае, если организация в соответствии с Уставом работает без круглой печати.

Что касается хранения и учета трудовых книжек, то приходно-расходную книгу и книгу учета трудовых больше не нужно будет скреплять сургучной печатью или пломбировать.

Чиновники напоминают в пояснительной записке к проекту приказа, что по нормам статьи 66 Трудового кодекса РФ форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти, которым и является Минтруд. Отдельно отмечено, что Минфин России должен будет разработать порядок изготовления бланков трудовых книжек, потому что старые уже морально устарели.

Проекты публично обсуждаются до 28 апреля, после чего будут переданы на антикоррупционную экспертизу. Скорее всего, упрощение в ведении трудовых начнет действовать уже в начале лета 2018 года.

Минтруд России упростит правила ведения трудовых книжек

Минтруд России разместил для общественного обсуждения на Федеральном портале проектов нормативных правовых актов проект ведомственного приказа «О Порядке ведения и хранения трудовых книжек», который со временем заменит действующие в настоящее время Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках».

В соответствии с предлагаемыми изменениями работодателю не надо будет знакомить работника под роспись в личной карточке с каждой вносимой в трудовую книжку записью. Также в новых правилах предусматривается отмена обязанности скреплять сургучной печатью или опломбировывать приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Кроме того, работодателю будет предоставлена возможность при увольнении работников заверять записи в трудовой книжке не только печатью организации, но и печатью кадровой службы (при наличии печати).

Проект приказа подготовлен с целью реализации Плана мероприятий («дорожной карты») по актуализации, оптимизации и отмене обязательных требований в сфере охраны труда, утвержденного протоколами заседания Проектного комитета по основному направлению стратегического развития Российской Федерации «Реформа контрольной и надзорной деятельности».

Социальное партнерство и трудовые отношения

Новостная рассылка

Актуальная информация Минтруда у Вас на почте.

Новый порядок ведения и хранения трудовых книжек

Трудовой кодекс РФ, в отличие от ранее действовавшего Кодекса законов о труде РСФСР, содержит значительно большее количество норм прямого действия, что, безусловно, повышает его правовую роль в вопросах регулирования трудовых и иных, непосредственно связанных с ними, правоотношений.

Тем не менее в целом ряде статей Трудового кодекса РФ содержатся отсылки к другим нормативным правовым актам: федеральным законам, постановлениям Правительства РФ, коллективным договорам, локальным нормативным актам и др.

Например, вопросы, связанные с установлением сокращенной продолжительности рабочего времени, рациональным использованием выходных и праздничных дней, перечнями производств, профессий и должностей, дающих право на дополнительный оплачиваемый отпуск за работу во вредных и опасных условиях труда, и многие другие регулируются в порядке, устанавливаемом Правительством РФ. Всего в Трудовом кодексе РФ содержится около 50 норм, которые требуют разработки и принятия нормативных правовых актов Правительства РФ.

Среди них и ч. 2 ст. 66 ТК РФ, устанавливающая, что форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей отнесены к компетенции Правительства РФ.

16 апреля 2003 г. было принято постановление Правительства РФ «О трудовых книжках» № 225 (далее — постановление № 225), которым были утверждены новые формы трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку и новые Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.

В соответствии с п. 2 постановления № 225 трудовые книжки нового образца вводятся в действие с 1 января 2004 г.

При этом следует обратить внимание, что Правила ведения и хранения трудовых книжек введены в действие с 22 апреля 2003 г., т. е. со дня официального опубликования постановления № 225 в «Российской газете», поэтому их соблюдение работодателями и лицами, ответственными за ведение трудовых книжек, на настоящий момент является обязательным.

До принятия постановления № 225 действовал порядок ведения и хранения трудовых книжек, установленный постановлением Совета Министров СССР и ВЦСПС от 06.09.73 № 656 «О трудовых книжках рабочих и служащих» и инструкцией о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденной постановлением Госкомтруда СССР от 20. 06.74 № 162 (в ред. от 02.08.85 № 252, 31.03.87 № 201, 19.10.90 № 412). В соответствии со ст. 423 ТК РФ эти нормативные акты применялись в части, не противоречащей Трудовому кодексу РФ.

С введением в действие постановления № 225 постановление Совета Министров СССР и ВЦСПС от 06.09.73 № 656 больше не применяется. Однако инструкция о порядке ведения трудовых книжек продолжает применяться в части, не противоречащей Трудовому кодексу РФ и постановлению № 225.

Постановлением № 225 даны поручения соответствующим федеральным органам исполнительной власти, связанные с изготовлением трудовых книжек и порядком обеспечения ими работодателей (Министерство финансов РФ), а также с разработкой и утверждением инструкции по их заполнению и обеспечению надлежащего контроля за их своевременным и правильным ведением и хранением (Министерство труда и социального развития РФ).

Часть 1 ст. 66 ТК РФ и п. 2 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей устанавливают, что трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

По записям в трудовой книжке устанавливается общий, непрерывный и специальный трудовой стаж, с которым связаны возможности реализации определенных прав, а также льгот и преимуществ.

С момента вступления в силу Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», введением страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования и индивидуального лицевого счета застрахованного лица одних записей в трудовой книжке недостаточно для подтверждения трудового стажа, необходимого для назначения трудовой пенсии.

В будущем предполагается введение персонифицированного учета и в системе Фонда социального страхования (ФСС), в соответствии с данными которого будет учитываться стаж, необходимый, например, для исчисления размеров пособий по временной нетрудоспособности. Правила ведения и хранения трудовых книжек не распространяются на работодателей физических лиц.

Основные положения по ведению и хранению трудовых книжек содержатся в Трудовом кодексе РФ, который устанавливает следующие требования:

Правила повторяют перечисленные положения Трудового кодекса РФ, касающиеся трудовых книжек, в некоторых случаях внося в них уточнения и дополнения, соответствующие его действующим положениям.

В разделе I «Общие положения»:

  • в п. 7 Правил положения ст. 62 ТК РФ об обязанности работодателя в 3-дневный срок выдать работнику по его письменному заявлению копии документов, связанных с работой, конкретизированы. Работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее 3 дней со дня его подачи выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном по рядке выписку из трудовой книжки.

В разделе II «Ведение трудовых книжек «:

В разделе III «Внесение изменений и исправлений в трудовую книжку. Дубликат трудовой книжки»:

В разделе IV «Выдача трудовой книжки при увольнении (прекращении трудового договора)»:

  • в данном разделе существенным является то обстоятельство, что понятия «увольнение» и «прекращение трудового договора» употребляются как синонимы;
  • принципиальным является положение, содержащееся в п. 35 Правил: при увольнении работника все записи, внесенные в трудовую книжку, заверяются не только подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, но и подписью самого работника. Это положение обеспечивает большую правовую защищенность работника, позволяя ему своевременно обратиться в соответствующие органы за защитой нарушенного права.

Необходимо обратить внимание на возможные последствия несоблюдения работодателями Правил для самих работодателей и для работников.

Нарушение Правил может повлечь привлечение работодателя (а также лица, ответственного за ведение трудовых книжек) к административной ответственности по ст. 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных нарушениях (штраф от 5 до 50 МРОТ, налагаемый должностными лицами территориальных органов государственной инспекции труда, а при повторном нарушении — дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет, решение о которой выносится судом).

Последствия нарушений работодателями Правил для работников трудно даже предсказать, поскольку внесение в трудовую книжку ошибочных или неправильных записей в определенных случаях могут лишить работника возможности трудиться, своевременного назначения пенсии, получения различных, предусмотренных законодательством льгот и преимуществ, связанных с особым характером работы, и др.

В любом случае, работник вправе обратиться за защитой и восстановлением своих нарушенных прав, как в территориальные органы государственной инспекции труда, так и в комиссию по трудовым спорам (если таковая имеется в организации), или в суд. В случае обращения в суд работник вправе потребовать кроме восстановления нарушенного права также и возмещения морального вреда.

Т.А. Королькова,
Управление государственной службы и кадров Правительства Москвы
Источник: Издательство «Бухгалтерский учет»

Трудовая книжка

Трудовая книжка — это основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже.

В настоящее время на территории Российской Федерации применяются трудовые книжки нового образца (введены в действие в 2004 г.), а также ранее установленных образцов, которые обладают одинаковой силой и обмену на новые не подлежат.

Порядок учета трудовых книжек

Трудовые книжки, вкладыши в них, бланки подлежат учету в организации (п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Для этих целей утверждены следующие книги, которые обязаны вести работодатели:

1) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Ведется бухгалтерией организации. В приходно-расходную книгу вносятся сведения об операциях по получению и расходованию бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку. Кроме количества бланков трудовой книжки в приходно-расходной книге следует указывать их серию и номер;

2) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется:

— кадровой службой организации

— либо другим подразделением, в котором оформляется прием и увольнение работников.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них предназначена для регистрации полученных трудовых книжек и вкладышей в них от работников при приеме на работу, при увольнении, а также при оформлении дубликатов или заведении новых трудовых книжек или вкладышей в них.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Так как бланки трудовой книжки и вкладыша в нее относятся к бланкам строгой отчетности, то они должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.

Общие правила ведения трудовых книжек

Работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если данная работа является для работника основной.

Это требование распространяется на работодателей — юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.

Исключение из этого правила составляют работодатели — физические лица, которые не являются индивидуальными предпринимателями.

Они не вправе делать записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки лицам, принимаемым на работу впервые.

Язык, на котором ведется трудовая книжка, — государственный язык РФ, то есть русский.

Если на территории республики в составе РФ установлен свой государственный язык, то трудовую книжку на ее территории можно вести на двух указанных языках одновременно.

Внесенные в трудовую книжку записи должны быть продублированы в личной карточке работника (например, по унифицированной форме N Т-2, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).

С каждой такой записью работодатель обязан ознакомить работника под роспись.

Порядок заполнения трудовых книжек

Записи во все разделы трудовой книжки вносятся перьевой, гелевой ручкой или ручкой-роллером. При этом можно использовать чернила (пасту, гель) черного, синего или фиолетового цвета.

Даты во всех разделах трудовой книжки указываются следующим образом: число и месяц — двузначными, год — четырехзначными арабскими цифрами (например, 25.10.2017).

В записях не допускается сокращений слов.

Нумерация в каждом из разделов трудовой книжки сквозная и должна иметь свой порядковый номер.

Порядок внесения исправительных записей в трудовую книжку

При внесении неправильной записи в разделы «Сведения о приеме на работу» или «Сведения о награждении» зачеркивать запись нельзя.

В данном случае необходимо признать ее недействительной, а после этого внести верную запись.

Например, если надо изменить запись о приеме на работу в разделе «Сведения о работе» после последней записи в данном разделе указывается следующий порядковый номер, дата внесения записи, а в графе 3 делается запись: «Запись за таким-то номером недействительна».

После этого делается правильная запись: «Принят по такой-то профессии (должности)» и в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) нанимателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указывается дата и номер приказа (распоряжения) работодателя, на основании которого вносится правильная запись.

В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении.

Например, при изменении формулировки причины увольнения в организации делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна, уволен, новая формулировка».

В графе 4 указывается ссылка на приказ (распоряжение) нанимателя об изменении формулировки причины увольнения.

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на форуме «Зарплата и кадры».

Проект Приказа Минтруда России «О Порядке ведения и хранения трудовых книжек»

25.04.2018 Порядок ведения и хранения трудовых книжек

I. Общие положения

II. Ведение трудовых книжек

III. Внесение изменений и исправлений
в трудовую книжку. Дубликат трудовой книжки

IV. Выдача трудовой книжки при увольнении
(прекращении трудового договора)

V. Вкладыш в трудовую книжку

36. В случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка.
Вкладыш без трудовой книжки недействителен.
37. При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша.

VI. Учет и хранение трудовых книжек

VII. Ответственность за соблюдение
порядка ведения трудовых книжек

43. Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.
Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.
За нарушение настоящего Порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

Правила ведения трудовых книжек

Все документы о стаже работников должны заполняться по определенным правилам. Трудовая книжка имеет особое значение для работника, ведь она отражает его профессиональный путь, по сути — это служебная биография, ведь здесь есть отметки обо всех этапах деятельности гражданина. Правила ведения трудовых книжек в РФ 2019 года (то есть, действующие на настоящий момент), содержатся в утверждены Постановлением Правительства в 2003 году.

Для чего существует

Основная функция вполне очевидна, в Российской Федерации трудовая книжка служит основным доказательством стажа (как трудового, так и страхового) гражданина, без чего невозможно оформление пенсии и начислений пособий по социальному страхованию. Также данный документ необходим:

  • для отражения данных обо всех изменениях в деятельности сотрудника, о переводах и занимаемых должностях;
  • для фиксации сведений о причинах увольнения с мест работы;
  • для учета награждений.

Это очень важные сведения, которые впоследствии могут найти отражение только в единственном экземпляре (при ликвидации предприятия, например). Поэтому работодатель должен обеспечить грамотное заполнение бланка документа со всей ответственностью квалифицированными сотрудниками. Об этом подробнее дальше.

Правила ведения и оформления, кто оформляет

Основные правила заполнения и оформления содержит инструкция по ведению трудовых книжек; 2019 год пока, по прогнозам, не должен привести к серьезным изменениям в установленном законом порядке. Изготовлением занимаются различные типографские организации, бланк так и называется «трудовая книжка». Все записи вносятся только работодателем.

Общие правила

Содержание и правила

Номер по порядку

Должен быть у каждой записи

Арабскими цифрами по форме хх.хх.хххх (день, месяц, год)

Черный, фиолетовый или синий, могут быть использованы шариковая, гелевая и перьевая ручки

Не используются, все записи должны быть аккуратными и читаемыми

Русский или иной официальный язык (в республиках РФ)

Видео (кликните для воспроизведения).

Строгое соответствие записи приказу

Записи о приеме на работу, увольнении, переводе или смене должности, места работы, об изменении квалификации, награждении сотрудника вносятся в точном соответствии с приказом, обязательно следует указать номер и дату приказа

Для работника, трудящегося более 5 дней, заведение трудовой книжки обязательно. Если у работника она первая, работодатель должен обеспечить оформление документа не позднее 7 дней после начала сотрудником деятельности на предприятии

Ознакомление работников и заверение

Со всеми записями необходимо работника ознакомить под роспись в личной карточке, где записи дублируются

Зачеркивание или иное исправление не допускается (в зависимости от раздела), вместо этого вносится дополнительная запись, где указывается, какие сведения признаются недействительными, после чего вносится правильная информация

Титульный лист: правила заполнения

Ведение трудовых книжек и записи в них, таким образом, производятся по строго установленным правилам, которые касаются и оформления титульного листа. Он заполняется первым работодателем, и правильность внесения информации заверяется подписью работника.

Сведения, указываемые в титульном листе:

[3]

  • фамилия, имя и отчество в полном соответствии с паспортом гражданина РФ. Если фамилия меняется за время работы, производится исправление, при этом старая фамилия зачеркивается;
  • дата рождения;
  • данные об образовании вносятся на основании предоставляемого сотрудником документа об образовании. Если гражданин получает дополнительное образование, информация о нем вносится без каких-либо исправлений старых данных;
  • специальность указывается в именительном падеже;
  • дата заполнения;
  • подпись ответственного за заполнение лица с расшифровкой, подпись владельца.
Ведение раздела о работе

Алгоритм действий, общие правила:

  • в первую очередь в третьей графе указывается наименование организации — как полное, так и сокращенное, либо ставится штамп предприятия;
  • затем ниже в первой графе ставится порядковый номер записи, во второй — дата приема работника;
  • в третьей графе фиксируется, что гражданин принят в отдел, подразделение на соответствующую должность;
  • обязательно в четвертой графе указывается дата фиксации сведений и данные приказа.

При переводе в другую организацию сначала вносится информация об увольнении, затем о приеме в другую компанию. При переводе внутри предприятия просто фиксируются сведения о переводе с перечислением данных по указанному выше алгоритму, только в третьей графе будет содержаться информация о переводе на новую должность (постоянный перевод).

При оформлении увольнения особое внимание следует уделить заполнению третьей графы. Она должна быть заполнена в соответствии с Трудовым кодексом РФ и иметь ссылку на соответствующую статью ТК РФ. При оформлении увольнения заверяются все сделанные ранее записи ответственным на предприятии лицом, ставится печать организации, и увольняемый сотрудник тоже знакомиться с записями, что также должно быть удостоверено его подписью с расшифровкой.

Ведение раздела о награждениях

Внесение информации осуществляется по установленному алгоритму в предназначенном для этого месте. Ведение раздела производится по общим правилам. Сначала пишется полное и сокращенное наименование компании, ниже в графе первой ставится номер записи, в третьей графе расшифровывается, за что награждается гражданин и какова награда. Указание на приказ о награждении также обязательно.

Как и где должны храниться

Правила ведения и хранения трудовых книжек установлены законодателем, задача работодателя не сводится только к правильному заполнению, обеспечение сохранности этого важного документа также чрезвычайно важно.

Установлено, что трудовые книжки должны храниться в специально отведенном, надежном месте. Обычно для этого выбирается лоток или ящик в железном шкафу или сейфе. Обязательно оформляется книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, и назначается ответственный за ее ведение сотрудник отдела кадров.

Копия: правила выдачи

Копия трудовой книжки необходима для предоставления в уполномоченные органы с целью подтверждения стажа. Правильным образом заверенная копия является документом, свидетельствующим о трудовой занятости гражданина.

Как получить и заверить копию:

  • сначала снимаются копии со всех страниц документа, содержащих записи;
  • копии заверяются уполномоченным сотрудником организации;
  • копию подписывает начальник отдела кадров, для внутренних документов пишется «верно», ставится дата заполнения, визирует листы ответственное лицо, при этом обязательно указание на его должность и печать или штамп;
  • на копиях для других организаций необходимо обязательно указать место хранения оригинала.

Дубликат: правила заполнения

Дубликат — это документ, имеющий такую же силу, как и утраченный оригинал. Фактически это повторно выданная трудовая книжка. Он выдается в соответствии с правилами ведения и оформления трудовых книжек. Гражданин пишет заявление об утрате документа по последнему месту работы и просит выдать дубликат. Заполняется по общим правилам.

Если гражданин уже трудился в другой организации, то в дубликате в графе третьей указываются данные о стаже до момента поступления в данную организацию. Они приводятся в общем виде, рассчитывается стаж без указания должности и предприятия, в том случае, если он подтвержден соответствующими документами. Затем стаж расшифровывается на основании письменных доказательств об осуществляемой деятельности, с указанием названия организации-работодателя, дат приема на работу, увольнения, перевода, наименований должности и отдела, квалификации и профессии, специальности, при этом в четвертой графе указываются предоставленные документы.

Если есть данные о переводе внутри организации, это также фиксируется. Затем указывается дата увольнения во второй графе, а в третьей — причина. Если в представленных работником бланках нет всех требуемых данных, вносятся только те, которые в них имеются. Обязательно специалисты отдела кадров снимают копии справок, оригиналы возвращают гражданину. Работодатель по мере возможности оказывает содействие в получении доказательства стажа.

Вкладыш оформляется также по указанной инструкции о ведении и составлении трудовых книжек. Он заполняется, когда в основном бланке уже на осталось места (надо учесть, что ведение сведений о работе в разделе, предназначенном для ведения сведений о награждениях, не допускается). Он имеет аналогичную основному документу юридическую силу, но без основного бланка недействителен. Отметка об оформлении вкладыша должна обязательно содержаться в основном документе. Вкладыш вшивается в трудовую книжку.

Когда выдается при увольнении

Записи об увольнении делаются в последний рабочий день, и в этот же день документ о стаже должен быть выдан на руки человеку, заполненный в соответствии со всем установленными правилами его оформления и ведения. Если гражданин не явился за ним, необходимо послать ему уведомление о том, где и когда его можно будет впоследствии получить. Гражданин может дать согласие на отправление ее по почте на определенный адрес. Хранится трудовая книжка 75 лет.

Как изменились Правила ведения и хранения трудовых книжек?

Уже довольно долго ведутся дискуссии, насколько необходимы трудовые книжки. Экспертное сообщество к единому мнению пока не пришло, и 1 марта 2008 года Правительство РФ приняло постановление, которым внесены поправки в Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей*. О том, что нового привнес документ, мы побеседовали с заместителем начальника отдела трудовых отношений и оплаты труда Минздравсоцразвития России Кириллом МИНЕЕВЫМ.

– Кирилл Евгеньевич, чем были вызваны поправки в Правила ведения трудовых книжек?

– Прежде всего, они подготовлены в связи с изменениями, внесенными в Трудовой кодекс**, так как назрела необходимость привести указанные Правила в соответствие с действующим законодательством. Большинство положений претерпели лишь редакционные изменения, однако есть и существенные новации, которые затрагивают обязанности работодателя.

– Вы имеете в виду изменения, касающиеся работодателей физических лиц, являющихся индивидуальными предпринимателями?

– Да. В соответствии с новой редакцией части третьей статьи 66 ТК РФ индивидуальные предприниматели обязаны вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней (если такая работа является для работника основной). Это было сделано в целях обеспечения прав работников, состоящих в трудовых отношениях с работодателями индивидуальными предпринимателями. Правила ведения трудовых книжек дополнены положением о том, что необходимо делать записи в трудовых книжках о времени работы.

– А в чем заключаются изменения, которые, как вы сказали, носят редакционный характер?

– Например, во многих пунктах Правил слово «организация» заменено словом «работодатель» в соответствующем числе и падеже (то есть, как мы уже говорили, правила распространяются теперь не только на юридических лиц, но и на работодателей физических лиц).

Из пункта 4 Правил исключен подпункт б, который говорил о том, что Минздравсоцразвития России следует обеспечить «надлежащий контроль за своевременным и правильным ведением и хранением трудовых книжек». Поскольку это министерство не наделено правом надзорно-контрольной деятельности в сфере трудового законодательства, оно контролирует деятельность находящихся в его ведении федеральных органов исполнительной власти***.

Кроме того, в пункте 7 Правил фраза «не позднее трех дней» дополнена словом «рабочих». Таким образом, уточнено, что работодатель по письменному заявлению работника обязан выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную выписку из нее не позднее трех рабочих дней. В старой же редакции отсутствовало указание на рабочие дни. В то время как срок выдачи копий документов, связанных с работой, в соответствии со статьей 62 Трудового кодекса установлен в рабочих днях.

Если в трудовой книжке сотрудника обнаружена ошибка, которую сделал прежний работодатель, то он и должен ее исправить. Но если работник раньше трудился у предпринимателя, который на момент обнаружения ошибки прекратил свою деятельность, то поправить неточность должна компания, в которой сотрудник работает сейчас. Основание документ об исключении предпринимателя из госреестра.

– Каким образом изменен порядок хранения невостребованной трудовой книжки?

– Этот вопрос освещается в пункте 43 Правил, где установлена норма о хранении, уничтожении и выдаче трудовой книжки (ее дубликата), не полученной работником при увольнении (либо его ближайшими родственниками в случае смерти работника). Действующая ранее редакция нормы распространялась только на организацию, то есть на работодателя, являющегося юридическим лицом, и не применялась в отношении работодателя физического лица, являющегося индивидуальным предпринимателем.

Раньше невостребованную книжку нужно было хранить 52 года: два года в кадровой службе организации отдельно от остальных трудовых книжек, а затем сдавать в архив организации, после чего уничтожать в установленном порядке. Теперь пункт 43 звучит так: «Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя (в организации или у физического лица, являющегося индивидуальным предпринимателем) в соответствии с требованиями к их хранению, установленными законодательством Российской Федерации об архивном деле».

Окончил юридический факультет Московского государственного индустриального университета. В 2003 году начал профессиональную деятельность в Министерстве труда и социального развития Российской Федерации ведущим специалистом Управления оплаты, нормирования и производительности труда.

[1]

Работал государственным инспектором труда в г. Москве (по правовым вопросам), главным специалистом отдела развития социального партнерства. В 2005 году перешел на должность советника отдела трудовых отношений и оплаты труда Департамента трудовых отношений и государственной гражданской службы Минздравсоцразвития России.

С 2006 года заместитель начальника отдела трудовых отношений и оплаты труда Департамента трудовых отношений и государственной гражданской службы Минздравсоцразвития России. Член экспертного состава рабочей группы при Комитете Государственной Думы по труду и социальной политике по обобщению правоприменительной практики и подготовке предложений по дальнейшему совершенствованию трудового законодательства. Отмечен грамотой Минздравсоцразвития России за высокие результаты, достигнутые в решении вопросов социально-трудовой сферы.

[2]

– Кирилл Евгеньевич, готовит ли Минздравсоцразвития еще какие-либо нововведения? Можете поделиться?

– Конечно. В дополнение к тем поправкам, о которых мы сегодня говорили, планируется внести изменения в пункт 16 Правил, который касается расторжения трудового договора по инициативе работодателя и внесения в трудовую книжку записи об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт статьи 81 Трудового кодекса. Слова «на соответствующий пункт статьи 81» предлагается заменить словами «на часть первую статьи 71 и соответствующий пункт части первой статьи 81», поскольку помимо оснований расторжения трудового договора по инициативе работодателя, предусмотренных статьей 81 Трудового кодекса, часть первая статьи 71 предоставляет возможность работодателю расторгнуть с работником трудовой договор при неудовлетворительном результате испытания.

Также планируется исключить из Правил упоминание о непрерывном трудовом стаже, поскольку Трудовой кодекс и иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права, не содержат определения понятия «непрерывный трудовой стаж».

Кроме того, Минздравсоцразвития России готовит проект приказа «О внесении изменений в Инструкцию по заполнению трудовых книжек, утвержденную постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. №69».

– Я надеюсь, читатели «Кадрового дела» узнают об этом первые?

Нужны ли трудовые книжки в качестве основного документа, подтверждающего трудовую деятельность?

* Постановление Правительства РФ от 1 марта 2008 г.

** Федеральный закон от 30 июня 2006 г. №90-ФЗ.

*** В соответствии с Положением о Министерстве здравоохранения и социального развития Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства РФ от 30 июня 2004 г. №321.

Опубликовано на сайте журнала «Главбух»

Минтруд обновит правила ведения трудовых книжек

Новый порядок должен облегчить работу с трудовыми книжками.

Среди предложенных Минтрудом изменений можно отметить отмену обязательного знакомства под подпись сотрудника с каждым изменением в его трудовой книжке, а печать кадровой службы может заменить печать компании. По мнению Роструда, подобная замена допускается и сейчас. При этом по общим правилам, если у компании нет печати, её заменяет подпись руководителя или ответственного лица.

Кроме того, при увольнении сотрудника не понадобится его подпись в личной карточке. Вместо неё будет достаточно подписи в книге учёта трудовых книжек. Записи в книге учёта можно будет заверять при помощи печати кадровой службы. Также книгу учёта трудовых книжек и приходно-расходную книгу не нужно будет скреплять сургучной печатью или пломбировать.

[ПРОЕКТ] Порядок ведения трудовых книжек будет изменен

Минтруд опубликовал проект поправок в постановление Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.2003 № 225 и проект приказа о новом порядке ведения и хранения трудовых книжек сотрудников.

Проект предусматривает отмену обязанности работодателя:

  • знакомить работника под расписку в личной карточке с каждой вносимой в трудовую книжку записью;
  • скреплять сургучной печатью или опломбировать приходно-расходную книгу и книгу учета ТК.

При этом работодателю планируется предоставить право при увольнении работника заверять записи в трудовой книжке не только печатью работодателя, но и печатью кадровой службы.

Проект находится в стадии рассмотрения. В том числе предложения в него могут внести и сами работодатели и работники.

Изменения продиктованы тем, что всё больше кадровых документов переводятся в электронный формат.

О том, возможно ли внедрение электронных трудовых книжек, читайте здесь.

Новые правила оформления трудовых книжек уже действуют

Среди многочисленных функций отдела кадров одна из основных — работа с трудовыми книжками сотрудников. Но нормативные акты о трудовых книжках, которыми кадровики руководствовались последние 30 лет, порядком устарели и перестали соответствовать духу времени. И вот 16 апреля 2003 года Правительство РФ издало постановление № 225 «О трудовых книжках». Что же изменилось с его принятием в порядке ведения трудовых книжек? Об этом нам рассказывает заместитель руководителя правового департамента, начальник отдела правового регулирования труда Галина Васильевна РОИК.

— Галина Васильевна, расскажите, пожалуйста, вначале вкратце, какие вопросы регулирует постановление правительства о трудовых книжках.

— Постановление Правительства «О трудовых книжках» издано в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса. Этим постановлением утверждена форма трудовой книжки и вкладыша к ней, правила ведения и хранения трудовой книжки, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей. Порядок обеспечения работодателей такими бланками (на платной основе) будет утверждаться Министерством финансов. А Министерству труда к 15 июля поручено подготовить и утвердить инструкцию по заполнению трудовых книжек.

— Значит теперь старые трудовые книжки будут обмениваться на новые?

Нет, в постановлении прямо сказано, что имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца действительны и обмену на новые не подлежат.

— Когда вступают в силу Правила ведения трудовых книжек? Ведь в постановлении сказано, что новые трудовые книжки вводятся в действие только с 1 января 2004 года.

— Действительно, кадровиков волнует вопрос о том, можно ли применять Правила в настоящий момент. Многие считают, что пока нет трудовых книжек нового образца и инструкции по их заполнению, правила не могут использоваться. Но это ошибочное мнение. Правила уже действуют, их нужно применять сейчас, не дожидаясь выхода инструкции и появления трудовых книжек нового образца. Поскольку в самих Правилах не установлен срок вступления их в силу, действует общеустановленный порядок введения в действие нормативно-правовых актов правительства — по истечении семи дней со дня их первоначального официального опубликования в «Российской газете» или в «Собрании законодательства РФ». Напомним, что текст постановления правительства «О трудовых книжках» был опубликован в «Российской газете» 22 апреля 2003 года.

— В чем же особенности новых Правил?

— Нужно сказать, что эти Правила как бы сконцентрировали в себе два документа, которые действовали по вопросам ведения трудовых книжек. Это постановление Совета Министров СССР и ВЦСПС «О трудовых книжках» от 06.09.73 № 656 и Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденная постановлением Госкомтруда СССР от 20.06.74 № 162. В новые Правила, разумеется, были включены те положения, которые сохранили свою актуальность и жизнеспособность. Правила отражают концептуальные положения норм Трудового кодекса, касающихся трудовых книжек.

— А прежние постановление и инструкция еще действуют?

— Несмотря на то что постановление СМ СССР и ВЦСПС официально не признано не подлежащим применению, по данным вопросам нужно руководствоваться новым постановлением Правительства РФ. Что касается инструкции, то пока она действует в части, не противоречащей Трудовому кодексу.

— Появились ли в Правилах какие-то принципиальные новшества?

— Прежде всего нужно отметить, что, как и раньше, трудовая книжка остается основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Я обращаю на это особое внимание. В связи с экономическими преобразованиями в стране, с изменением законодательства (в частности пенсионного) еще при обсуждении проекта Трудового кодекса возникал вопрос, а нужны ли вообще трудовые книжки, если появится персонифицированный учет и страховой стаж? В результате трудовая книжка все же осталась. Но при работе над Правилами было принято решение минимизировать изменения по порядку ее ведения.

Второй вопрос, который тоже вызывал много разногласий, был связан с возможностью ведения трудовых книжек работодателями — физическими лицами. Теперь, как в статье 66 Трудового кодекса, так и в Правилах, однозначно сказано, что работодатель — физическое лицо не имеет права производить записи в трудовых книжках, а также оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые.

Тем не менее в Правилах много новшеств. И одно из них касается уточнения порядка выдачи работнику копии трудовой книжки или заверенной в установленном порядке выписки из нее. Здесь появилось указание на то, что работник обязан обратиться с таким заявлением в письменном виде, а работодатель не позднее трех дней со дня подачи заявления предоставляет требуемые документы.

— Изменилось ли что-нибудь в форме трудовой книжки, правилах ее заполнения?

— Новое положение содержится в подпункте «б» пункта 9 Правил. Оно состоит в том, что в трудовую книжку при ее оформлении теперь вносятся сведения о квалификации работника. Положение об этом включено и в форму трудовой книжки.

Хотелось бы упомянуть и о таком важном новшестве, как запрет сокращений в трудовой книжке. Он появился, чтобы снять неточности, неясности в записях сведений о работе. Поскольку сокращения, которые допускали кадровики при заполнении трудовых книжек, часто требовали уточнений, а порой приводили к конфликтам с работником. В Правилах четко установлено, что все записи в трудовой книжке теперь производятся без каких-либо сокращений.

— Значит, в трудовой книжке нельзя писать «ТК» вместо словосочетания «Трудовой кодекс»?

— Применять можно только те аббревиатуры, которые утверждены в установленном порядке. Аббревиатура «ТК» официально не принята, поэтому в трудовой книжке надо писать полностью «Трудовой кодекс».

— Разрешилась ли в Правилах заботившая всех проблема, на какую статью делать ссылку при увольнении работника?

— Вы задали вопрос, который с появлением нового Трудового кодекса был, пожалуй, самым актуальным. Да, этому посвящены пункты 15, 16, 17, 18, 19 Правил. Обычно кадровиков интересует, на какую статью ссылаться при увольнении по собственному желанию. И многие при этом делают ссылку на статью 80 Трудового кодекса, что неверно. Теперь в пункте 15 Правил четко прописано, что при расторжении трудового договора по инициативе работника ссылка делается на пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса РФ.

— А в порядке внесения изменений и исправлений в трудовую книжку появилось что-нибудь новое?

— Этому посвящен третий раздел Правил. И нужно сказать, что здесь появились вопросы, которые кадровики должны взять на вооружение в обязательном порядке. Например, пункт 27 Правил предусматривает, что при выявлении неправильной или неточной записи в трудовой книжке ее исправление производится в той организации, где была сделана запись. Но теперь появилась возможность производить такие исправления и по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Значение этого нововведения трудно переоценить.Представим, что работник, у которого обнаружена ошибка в трудовой книжке, работал во Владивостоке. Теперь не нужно будет ехать туда или пересылать туда его трудовую книжку для внесения исправлений. Достаточно запросить официальный документ у работодателя, допустившего ошибку.

— Предъявляются ли к форме такого документа какие-нибудь особые требования?

— Вполне возможно, что они будут в нашей инструкции. Ну а пока можно руководствоваться общеустановленными требованиями к документам такого рода. А именно: документ должен содержать номер, дату, печать, подпись, и если имеется приказ, то ссылки на соответствующий приказ — о приеме на работу, об увольнении.

— А кто исправляет неверные записи, если уже не существует той организации, которая их произвела?

— В пункте 28 Правил сохранилось прежнее положение: если организация, которая произвела неправильную запись в трудовой книжке, реорганизована, исправление этой записи производится ее правопреемником. А вот дальше — новшество. И заключается оно в том, что в случае ликвидации организации неправильная запись исправляется работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа.

Правилами установлены случаи, при которых свидетельские показания могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей. Это записи, в отношении которых имеется судебное решение, и случаи, когда выдается дубликат трудовой книжки при массовой утрате документов. Напомним, что по общему правилу свидетельские показания не могут быть основанием для исправления записей в трудовой книжке.

— Как теперь должен поступать работодатель, если требуется выдать дубликат трудовой книжки?

— В первую очередь разъяснился вопрос, каким образом работник должен обращаться к работодателю с просьбой выдачи дубликата — устно или письменно. Сейчас указано, что работник подает заявление. Это предполагает, конечно, письменную форму обращения. Поскольку работодатель не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления должен выдать ему дубликат трудовой книжки, вопрос о дате обращения, если оно было устным, играл весьма существенную роль.

Очень принципиальным, с моей точки зрения, является положение пункта 33 Правил. В нем говорится, что если в трудовой книжке имеется запись об увольнении или переводе на другую работу, признанная недействительной, то работнику по его письменному заявлению выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книжки. И в этот дубликат переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением недействительной. Будем надеяться, что и кадровики, и работники по достоинству оценят этот новый порядок, поскольку раньше была совершенно другая практика. Возможность внесения в дубликат записей на основании трудовой книжки не была предусмотрена законом. При выдаче дубликата производились записи о работе в той организации, которая его выдавала, а трудовая книжка с отметкой о том, что выдан дубликат, возвращалась ее владельцу.

— Вот мы и добрались до раздела о выдаче трудовой книжки при увольнении. Появилось ли в нем что-то новое?

— Здесь имеется очень важное новшество. Теперь при увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются не только подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Теперь нужна и подпись самого работника. Кроме случаев, когда работнику не удается вручить трудовую книжку в день увольнения или он отказывается от ее получения. Подпись эта означает, что работник согласен с произведенной записью и что она соответствует законодательству. При задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя, внесении в трудовую книжку неправильной или не соответствующей закону формулировки причины увольнения работодатель обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок. Запись формулировки причины увольнения должна быть произведена в точном соответствии с федеральным законом.

Важным нововведением являются и некоторые правила, предусматривающие действия работодателя при задержке выдачи работнику трудовой книжки (п. 36 Правил), в частности, положение о том, что со дня направления сотруднику уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой работодатель освобождается от ответственности за задержку ее выдачи.

— Что предполагается рассмотреть в Инструкции по заполнению трудовых книжек?

— Инструкция будет посвящена более подробному порядку заполнения трудовых книжек. В ней планируется привести конкретные примеры записей, к примеру, об увольнении работника

Видео (кликните для воспроизведения).

Елена Ширимова
Источник: Журнал «Кадровое дело»

Источники


  1. Воронков, Ю. С. История и методология науки. Учебник / Ю.С. Воронков, А.Н. Медведь, Ж.В. Уманская. — М.: Юрайт, 2016. — 490 c.

  2. Шамин, А. Н. История биологической химии. Истоки науки / А.Н. Шамин. — М.: КомКнига, 2013. — 392 c.

  3. Прокуроры и адвокаты: Знаменитые процессы: моногр. ; Литература — М., 2014. — 608 c.
  4. Гамзатов, М.Г. Английские юридические пословицы, поговорки, фразеологизмы и их русские соответствия; СПб: Филологический факультет СПбГУ, 2011. — 142 c.
  5. Владимиров Л. Л. Е. Владимиров. Защитительные речи и публичные лекции; Издание П. В. Каменского — М., 2010. — 497 c.

Порядок ведения трудовых книжек будет обновлен

Оценка 5 проголосовавших: 1

Здравствуйте. Я Владимир, мой стаж работы юристом составляет 15 лет. За данный промежуток времени получил большой опыт в юридической тематике, чем и хочу поделиться с вами.

Материалы для создания данного портала тщательно группировались для удобства и понимая у пользования. А вся информация изложена в доступном виде.

Проконсультируйтесь со специалистами перед применением прочитанного, т.к. законы меняются часто.

КОНСУЛЬТАЦИЯ ЮРИСТА


УЗНАЙТЕ, КАК РЕШИТЬ ИМЕННО ВАШУ ПРОБЛЕМУ — ПОЗВОНИТЕ ПРЯМО СЕЙЧАС

8 800 350 84 37

Минтрудом России внесены изменения в правила ведения и заполнения трудовых книжек

Приказом Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 19.05.2021 №320н утверждена форма трудовой книжки, порядок ведения и хранения трудовых книжек.

Работодатель (за исключением работодателей – физических лиц,
не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае когда работа у данного работодателя является для работника основной (за исключением случаев, если в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется (не оформляется).

По желанию дистанционного работника сведения о его трудовой деятельности вносятся работодателем в трудовую книжку при условии ее предоставления работником в том числе путем направления по почте заказным письмом с уведомлением (за исключением случаев, если в соответствии с Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника
не ведется).

Записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами, записи рекомендуется производить аккуратно, световодостойкими чернилами черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений.

Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

Трудовые книжки ведутся на государственном языке Российской Федерации, а на территории республики в составе Российской Федерации, установившей свой государственный язык, оформление трудовых книжек может наряду с государственным языком Российской Федерации вестись и на государственном языке этой республики.

Изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о регистрации брака, о расторжении брака, о перемене имени и других документов и со ссылкой на их номер, дату и орган, выдавший документ

Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, о награждениях, предусмотренных настоящим Порядком, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) или иного решения работодателя не позднее 5 рабочих дней, а об увольнении – в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

Записи о приеме на работу по совместительству, о переводе
и об увольнении могут вноситься в трудовую книжку как в хронологическом порядке, так и блоками (одновременно о приеме и увольнении) после увольнения из каждой организации на основании документа, содержащего сведения о приеме на работу и о прекращении данного трудового договора. При этом запись о работе по совместительству вносится также в тех случаях, когда работа по совместительству имела место до трудоустройства к работодателю, работа у которого для работника является основной.

По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), за исключением случаев, когда трудовая книжка на работника не ведется.

С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее у работодателей ведется:

а) учет бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

б) учет трудовых книжек и вкладышей в них.

Работодатель самостоятельно разрабатывает книги (журналы) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и учета движения трудовых книжек.

Указанный приказ вступает в силу с 1 сентября 2021 года.


С сентября 2021 года вводится новый порядок ведения и хранения трудовых книжек

Приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» вводится новый порядок ведения и хранения трудовых книжек.

В частности, с 01.09.2021 устанавливается новая форма, а также порядок ведения и хранения трудовых книжек, выдачи дубликата трудовой книжки и трудовой книжки при увольнении или при подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации.

Так, например, с сентября 2021 года будет разрешено вносить записи в трудовую книжку с помощью штампов, печатать на принтере, писать вручную перьевой, гелевой ручкой, ручкой-роллером.

Вводится новое требование: записи дат во всех разделах трудовых производятся арабскими цифрами (число и месяц – двузначными, год – четырехзначными).

Как и прежде, не допускаются сокращения: нельзя писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен», но теперь это требование прописали конкретнее. Разрешается сведения о работе по совместительству вносить как в хронологическом порядке, так и блоками – то есть сразу о приёме и об увольнении.

Новым порядком сохраняется обязанность вести учёт трудовых книжек и вкладышей, а также их бланков, но с сентября для этого работодатель сможет использовать свои формы книг; упраздняется требование скреплять журналы и книги учёта трудовых книжек сургучной печатью; устанавливается срок выдачи трудовой книжки работнику, который отказался от её ведения, – не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления.

В новом порядке отсутствует правило о невнесении в трудовую книжку записей о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе. В разделе «Заполнение сведений о награждении» теперь будет указываться, что, кроме награждений, в трудовую книжку необходимо вносить записи «о других видах поощрения, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине».

Также предусмотрено, что все записи о выполняемой работе, переводе, квалификации, награждении вносятся в трудовую нужно в течение 5 рабочих дней (в настоящее время такие записи должны вноситься в течение недели).

С 1 сентября 2021 года изменятся правила ведения и хранения трудовых книжек

21 июля 2021г.

Минтруд России издал приказ о новых правилах оформления бумажных трудовых книжек и вкладышей к ним. Он вступит в силу 01.09.2021 и заменит содержащиеся действующие инструкции по заполнению.

Обновлены формы трудовой книжки и вкладыша.

  • Минтруд обновил формы трудовой книжки и вкладыша. В них стало больше страниц для сведений о работе, а листов с информацией о награждении стало меньше. Данные о работе занимают теперь 14 разворотов вместо 10. Содержание граф не изменилось.
  • Применение нового бланка не является обязательным. Если у работодателя остались ранее действующие бланки трудовых, он вправе их использовать.
  • Работодателей обязали вести приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а также книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в нее и скреплять их сургучной печатью или опломбировать. Формы книг требуется разработать самостоятельно. Работников необходимо знакомить под роспись в личной карточке с каждой вносимой в трудовую книжку записью.
  • Бумажные трудовые книжки работодатели продолжают вести в отношении работников, которые в 2020 году приняли решение сохранить такой формат и не перешли на электронные трудовые книжки. Им выдают дубликаты в случае порчи или утери с соблюдением новых требований.

Новые правила ведения трудовых книжек.

  • Работодателей обязали:
  • заверять подписью работника при его увольнении (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в трудовую книжку за время работы у данного работодателя;
  • заполнять трудовую книжку работнику, принятому на работу впервые, в его присутствии.
  • Записи разрешили полностью или частично печатать на принтере либо вносить с помощью штампов факсимиле. Рекомендовано использовать для рукописных записей перьевую или гелевую ручку, ручку-роллер, а также световодостойкие чернила.
  • Вместо печати организации разрешено использовать печать кадровой службы или не использовать ее совсем, если печать не предусмотрена уставом организации.
  • Установили срок выдачи трудовой книжки работнику при написании заявления о переходе на электронную трудовую. Вернуть документ нужно не позже 3 рабочих дней со дня подачи заявления, а не в день подачи заявления, как сейчас.

ЭТО БИЗНЕС – Проект Торгово-промышленной палаты Российской Федерации.

Топ-8 правил ведения трудовых книжек

Серии трудовых книжек по годам выпуска

Согласно ст. 66 Трудового кодекса РФ трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности работника.

Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» утверждена форма трудовой книжки и вкладыша в неё, которые были введены в действие с 1 января 2004 года. Также указанным Постановлением утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.

Бланки трудовой книжки и технические требования к ним

Образцы бланков трудовой книжки и вкладыша в неё утверждены Министерством финансов Российской Федерации приказом от 22. 12.2003 № 117н. В названном приказе Минфина РФ № 117н в п. 2 указано, что изготовление трудовых книжек и бланков в трудовую книжку по единому образцу обеспечивает Объединение государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков – Объединение «ГОЗНАК» Министерства финансов Российской Федерации.

Обеспечение работодателей бланками трудовой книжки осуществляется на платной основе по договору с изготовителем или распространителем. При этом распространителем данной продукции может быть юридическое лицо и (или) индивидуальный предприниматель, которые согласно п. 3 Порядка обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, утвержденного приказом Минфина России от 22.12.2003 № 117н «О трудовых книжках», могут привлекаться изготовителем для обеспечения работодателей указанными бланками.

Доставка бланков трудовой книжки и вкладыша в нее производится под охраной, используя подразделения Государственной фельдъегерской службы Российской Федерации, Главного центра специальной связи (Спецсвязи) Мининформсвязи России, Министерства внутренних дел Российской Федерации либо ведомственной охраны федеральных органов исполнительной власти.

На основании утвержденной формы трудовой книжки на обложке документа расположены герб Российской Федерации и надпись «ТРУДОВАЯ КНИЖКА». На первой титульной странице, помимо сведений о работнике, также размещены соответствующая надпись и герб (в левом верхнем углу), при этом на каждой четвертой странице указываются серия и номер документа. Следует отметить, что серия выполнена в черном цвете, а номер выделен красным.

Серии трудовых книжек образца 2004 года

Первые бланки трудовых книжек, выпущенные в оборот в 2004 году, имеют серию ТК. Затем появились серии ТК-I, ТК-II, ТК-III, ТК-IV, ТК-V, поэтому по серии, указанной в трудовой книжке, можно определить её год выпуска. На последней 44 странице трудовой книжки стоит надпись «© МПФ Госзнака. 2003. В.», которая не означает год выпуска трудовой книжки, а только указывает на образец соответствующего года.

Годы выпуска Серии трудовых книжек
1 2004 – 2005 гг. ТК 2 2006 – 2007 гг. ТК- I 3 2008 г. – июнь 2010 г. ТК- II 4 июнь 2010 г. – 2012 г. ТК- III 5 2013 г. – октябрь 2015 г. ТК- IV 6 октябрь 2015 г. — настоящее время ТК- V

Какие книжки действительны в настоящее время

Следует отметить, что трудовые книжки, которые были выпущены до 2004 года, не утратили своей легитимности и действительны по настоящее время.

Среди них могут встречаться трудовые книжки:

Серии трудовых книжек в период с 1974 по 2003 год

Трудовые книжки, действующие в период с 1974 по 2003 год, также имели серию и номер, по которым можно было определить год выпуска трудовой книжки. При этом в красном цвете была выполнена серия с 1974 по 1997 год, а с 1998 по 2003 год серия была напечатана черным цветом.

Годы выпуска Серии трудовых книжек
1 1975 – 1976 гг. АТ-I 2 1977 – 1979 гг. АТ-II 3 1980 – 1982 гг. АТ-III 4 1983 – 1985 гг. АТ-IV 5 1986 – 1989 гг. АТ-V 6 1990 – 1992 гг. АТ-VI 7 1993 – 1997 гг. АТ-VII 8 1998 – 2000 гг. АТ-VIII 9 2001 г. – первая половина 2003 г. АТ-IX 10 вторая половина 2003 г. АТ-X

Защита трудовых книжек от подделок

В настоящее время в трудовых книжках применяются современные полиграфические технологии, имеющие возможность обеспечить высокий уровень защиты от подделок. Бланки изготавливаются на специальной бумаге с общим двухтоновым водяным знаком «ТК» (его можно увидеть на просвет), а также с вкраплениями защитных волокон. Особым способом применяется печать с плавными переходами цвета (ирисовая печать). Сама книжка сшита специальным швом, исключающим возможность замены листов.

[3]

В разные годы выпуска бланки трудовых книжек имели разные степени защиты. Самые незащищенные – это первые образцы трудовых книжек. Они не имели ни серии, ни номера, по которым можно определить год выпуска, а также и других степеней защиты документа.

Новый порядок ведения и хранения трудовых книжек

Трудовой кодекс РФ, в отличие от ранее действовавшего Кодекса законов о труде РСФСР, содержит значительно большее количество норм прямого действия, что, безусловно, повышает его правовую роль в вопросах регулирования трудовых и иных, непосредственно связанных с ними, правоотношений.

Тем не менее в целом ряде статей Трудового кодекса РФ содержатся отсылки к другим нормативным правовым актам: федеральным законам, постановлениям Правительства РФ, коллективным договорам, локальным нормативным актам и др.

Например, вопросы, связанные с установлением сокращенной продолжительности рабочего времени, рациональным использованием выходных и праздничных дней, перечнями производств, профессий и должностей, дающих право на дополнительный оплачиваемый отпуск за работу во вредных и опасных условиях труда, и многие другие регулируются в порядке, устанавливаемом Правительством РФ. Всего в Трудовом кодексе РФ содержится около 50 норм, которые требуют разработки и принятия нормативных правовых актов Правительства РФ.

Среди них и ч. 2 ст. 66 ТК РФ, устанавливающая, что форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей отнесены к компетенции Правительства РФ.

16 апреля 2003 г. было принято постановление Правительства РФ «О трудовых книжках» № 225 (далее — постановление № 225), которым были утверждены новые формы трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку и новые Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.

В соответствии с п. 2 постановления № 225 трудовые книжки нового образца вводятся в действие с 1 января 2004 г.

При этом следует обратить внимание, что Правила ведения и хранения трудовых книжек введены в действие с 22 апреля 2003 г., т. е. со дня официального опубликования постановления № 225 в «Российской газете», поэтому их соблюдение работодателями и лицами, ответственными за ведение трудовых книжек, на настоящий момент является обязательным.

До принятия постановления № 225 действовал порядок ведения и хранения трудовых книжек, установленный постановлением Совета Министров СССР и ВЦСПС от 06.09.73 № 656 «О трудовых книжках рабочих и служащих» и инструкцией о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденной постановлением Госкомтруда СССР от 20.06.74 № 162 (в ред. от 02.08.85 № 252, 31.03.87 № 201, 19.10.90 № 412). В соответствии со ст. 423 ТК РФ эти нормативные акты применялись в части, не противоречащей Трудовому кодексу РФ.

С введением в действие постановления № 225 постановление Совета Министров СССР и ВЦСПС от 06.09.73 № 656 больше не применяется. Однако инструкция о порядке ведения трудовых книжек продолжает применяться в части, не противоречащей Трудовому кодексу РФ и постановлению № 225.

Постановлением № 225 даны поручения соответствующим федеральным органам исполнительной власти, связанные с изготовлением трудовых книжек и порядком обеспечения ими работодателей (Министерство финансов РФ), а также с разработкой и утверждением инструкции по их заполнению и обеспечению надлежащего контроля за их своевременным и правильным ведением и хранением (Министерство труда и социального развития РФ).

Часть 1 ст. 66 ТК РФ и п. 2 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей устанавливают, что трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

По записям в трудовой книжке устанавливается общий, непрерывный и специальный трудовой стаж, с которым связаны возможности реализации определенных прав, а также льгот и преимуществ.

С момента вступления в силу Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», введением страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования и индивидуального лицевого счета застрахованного лица одних записей в трудовой книжке недостаточно для подтверждения трудового стажа, необходимого для назначения трудовой пенсии.

В будущем предполагается введение персонифицированного учета и в системе Фонда социального страхования (ФСС), в соответствии с данными которого будет учитываться стаж, необходимый, например, для исчисления размеров пособий по временной нетрудоспособности. Правила ведения и хранения трудовых книжек не распространяются на работодателей физических лиц.

Основные положения по ведению и хранению трудовых книжек содержатся в Трудовом кодексе РФ, который устанавливает следующие требования:

Правила повторяют перечисленные положения Трудового кодекса РФ, касающиеся трудовых книжек, в некоторых случаях внося в них уточнения и дополнения, соответствующие его действующим положениям.

В разделе I «Общие положения»:

  • в п. 7 Правил положения ст. 62 ТК РФ об обязанности работодателя в 3-дневный срок выдать работнику по его письменному заявлению копии документов, связанных с работой, конкретизированы. Работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее 3 дней со дня его подачи выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном по рядке выписку из трудовой книжки.

В разделе II «Ведение трудовых книжек «:

В разделе III «Внесение изменений и исправлений в трудовую книжку. Дубликат трудовой книжки»:

В разделе IV «Выдача трудовой книжки при увольнении (прекращении трудового договора)»:

[1]

  • в данном разделе существенным является то обстоятельство, что понятия «увольнение» и «прекращение трудового договора» употребляются как синонимы;
  • принципиальным является положение, содержащееся в п. 35 Правил: при увольнении работника все записи, внесенные в трудовую книжку, заверяются не только подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, но и подписью самого работника. Это положение обеспечивает большую правовую защищенность работника, позволяя ему своевременно обратиться в соответствующие органы за защитой нарушенного права.

Необходимо обратить внимание на возможные последствия несоблюдения работодателями Правил для самих работодателей и для работников.

Нарушение Правил может повлечь привлечение работодателя (а также лица, ответственного за ведение трудовых книжек) к административной ответственности по ст. 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных нарушениях (штраф от 5 до 50 МРОТ, налагаемый должностными лицами территориальных органов государственной инспекции труда, а при повторном нарушении — дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет, решение о которой выносится судом).

Последствия нарушений работодателями Правил для работников трудно даже предсказать, поскольку внесение в трудовую книжку ошибочных или неправильных записей в определенных случаях могут лишить работника возможности трудиться, своевременного назначения пенсии, получения различных, предусмотренных законодательством льгот и преимуществ, связанных с особым характером работы, и др.

В любом случае, работник вправе обратиться за защитой и восстановлением своих нарушенных прав, как в территориальные органы государственной инспекции труда, так и в комиссию по трудовым спорам (если таковая имеется в организации), или в суд. В случае обращения в суд работник вправе потребовать кроме восстановления нарушенного права также и возмещения морального вреда.

Т.А. Королькова,
Управление государственной службы и кадров Правительства Москвы
Источник: Издательство «Бухгалтерский учет»

8 самых важных правил ведения трудовых книжек

Трудовая книжка, несмотря на разговоры о ее отмене в ближайшем будущем, остается одним из самых сложных в оформлении документов, с которым приходится работать работодателю.

В настоящее время на территории нашей страны действуют следующие бланки трудовых книжек:
• трудовые книжки образца 1938 года;
• трудовые книжки колхозников;
• бланки 1974 года и вкладыши в них;
• двуязычные трудовые книжки;
• современные бланки трудовых книжек (форма бланка трудовой книжки, утвержденная в 2003 году, введена в действие с 1 января 2004 года).

Давайте вспомним самые важные правила ведения трудовых книжек, без знания которых нельзя обойтись.

Правило первое. Трудовая книжка установленного образца должна быть на каждого работника. Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.

[2]

Правило второе. С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, у работодателей должны быть 2 книги:
• приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
• книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них, заведенные работодателем.

При увольнении и получении трудовой книжки на руки работник должен поставить свою подпись и дату в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Правило третье. В организации должно быть назначено приказом работодателя лицо, ответственное за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Данная обязанность предусмотрена п. 45 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (вместе с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей»).

Правило четвертое. Все записи, внесенные в трудовую книжку, должны быть оформлены в соответствии с трудовым законодательством, действовавшим на день их внесения. Это следует из п. 24 Приказа Минздравсоцразвития РФ от 06.02.2007 N 91 «Об утверждении Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам». В случае выявления записей, не соответствующих законодательству, данные периоды не включаются в страховой стаж и должны быть подтверждены соответствующими документами.

Правило пятое. В трудовую книжку должны быть внесены сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе.

Правило шестое. При заполнении титульного листа трудовой книжки необходимо учитывать следующее.

Сведения на титульном листе должны соответствовать данным паспорта или иного документа, удостоверяющего личность работника. Фамилия, имя и отчество, а также дата рождения должны совпадать побуквенно, в противном случае работодатель не может принять такую трудовую книжку, так как она не принадлежит принимаемому работнику. Дата заполнения должна быть указана арабскими цифрами, без буквенно-цифрового заполнения, за исключением трудовых книжек образца 1938 г.

Дата рождения записывается полностью: число, месяц, год (кроме образца трудовой книжки 1938 г.). При этом даты во всех разделах трудовых книжек вносятся арабскими цифрами (кроме образца трудовой книжки 1938 г. ).

Дата заполнения трудовой книжки не должна совпадать с датой начала работы, т.к. работодатель обязан оформить трудовую книжку на каждого работника, проработавшего свыше пяти дней.

На титульном листе трудовой книжки должна быть подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек.

Запись об уровне образования вносится на основании имеющихся у работника документов, подтверждающих факт прохождения государственной (итоговой) аттестации (диплома, аттестата).

Внесенные на титульный лист сведения о работнике заверяются его личной подписью.

При внесении изменений (например, в фамилии, имени, дате рождения) одной чертой зачеркивается фамилия или имя и рядом указывается новая. Ссылки на внесенные изменения и документы-основания к ним прописываются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации или кадровой службы.

Правило седьмое. При заполнении раздела трудовой книжки «Сведения о работе» необходимо учитывать следующее.

В данный раздел вносятся периоды работы сотрудника. При внесении записи о приеме на работу сначала в качестве заголовка указывается полное (и сокращенное, при его наличии, – с 30.11.2003) наименование работодателя, при этом запись не нумеруется. Порядковый номер записи в трудовой книжке проставляется именно при внесении записи о приеме на работу, а не перед заголовком — наименованием работодателя. Заменой ручного написания может быть штамп организации, который также проставляется перед начальной записью о приеме на работу и также должен содержать и полное, и сокращенное наименование организации. Обратите внимание, что штамп не должен выходить за поля графы 3.

Число, месяц и год (арабскими цифрами) указываются, когда вносятся сведения о работе. При этом необходимо обратить внимание на то, какого образца трудовая книжка заполняется. В трудовых книжках установленного образца 1938 года дата записывалась следующим образом: «1965.05.01», а в трудовых книжках образца 1974 года и 2003 года: «05. 01.2002».

Сведения о приеме на работу в определенное структурное подразделение (но только при условии, что структурное подразделение было указано в трудовом договоре в качестве его условия) на четко определенную должность (и именно в таком порядке — сначала отдел, потом должность) вносятся в соответствии с точной формулировкой трудового договора и приказа о приеме на работу.

В четвертом разделе записывается, на основании какого документа вносится запись о приеме на работу, с указанием точного наименования документа, его даты и регистрационного номера (сначала указывать дату, потом номер документа-основания). В подавляющем большинстве случаев это приказы по личному составу, но также это могут быть решения общего собрания акционеров, протокол общего собрания учредителей и др.

В период работы сотрудника в трудовую книжку в раздел «Сведения о работе» по такому же принципу вносятся сведения о:
• переводах,
• переименовании организации,
• присвоении разрядов,
• прекращении трудового договора.

При прекращении трудового договора указывается точная ссылка на статью Трудового кодекса РФ или другого федерального закона, часть и пункт статьи и ее точная расшифровка (пункт, подпункт). Такой порядок определен статьей 84.1 Трудового кодекса РФ.

После внесения сведений об увольнении указывается должность, расшифровка подписи и подпись должностного лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Внесенные записи заверяются печатью работодателя (юридического лица) при ее наличии.

Под последней записью расписывается работник, подтверждая тем самым, что он ознакомлен и согласен со всеми записями, внесенными в его трудовую книжку в данной организации.

Правило восьмое. При заполнении раздела трудовой книжки «Сведения о награждении» необходимо учитывать следующее.

В данный раздел вносятся сведения о награждениях работника за период работы у конкретного работодателя.

При внесении записи о награждении сначала в качестве заголовка указывается полное (и сокращенное, при его наличии, — с 30. 11.2003) наименование работодателя, при этом запись не нумеруется, как и при приеме на работу. Далее указывается порядковый номер записи, дата награждения работника, после чего следует информация о награждении за трудовые заслуги: о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений; о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом работодателями; о других видах поощрения, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине.

Видео (кликните для воспроизведения).

Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в записи о награждениях не вносятся.

Эти 8 правил помогут не допускать ошибок при заполнении трудовых книжек, снизить риски при инспекционных проверках, а работнику — получить заслуженную пенсию.

Материал подготовлен Марией Финатовой, Институт профессионального кадровика, специально для портала Superjob.

Книга учета движения трудовых книжек

Ведение трудовых книжек является прямой обязанностью, возложенной на работодателей положениями действующего законодательства, и одним из документов, используемых в данном процессе является книга учета движения трудовых книжек или соответствующий журнал. Его ведение строго регламентировано наличествующими нормативными актами с юридической точки зрения, а нарушение установленного порядка действий может повлечь за собой привлечение работодателя к ответственности, если трудовая инспекция, прокуратура или иные контролирующие органы будут проводить проверку. Поэтому о том, как заполнять и вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них необходимо знать всем кадровым специалистам и работодателям.

Что такое книга учета движения трудовых книжек – законы и правовое регулирование

С точки зрения действующего законодательства, работодатель обязан обеспечивать хранение, учет, внесение записей и выдачу трудовых книжек работникам в определенных ситуациях. При этом порядок действий и принципы их исполнения строго регламентированы отдельными нормативными актами, наиболее важными из которых являются:

  • Постановление правительства №225 от 16.04.2003. Это постановление устанавливает основные принципы работы с трудовыми книжками, обязанности работодателя по их ведению, хранению и заполнению.
  • Постановление Минтруда №69 от 10.10.2003. В данном документе устанавливаются используемые формы и бланки документации – как непосредственно самих трудовых книжек, так и подшиваемых в них вкладышей, а также журналов учета трудовых книжек.

Зачем нужен журнал учета трудовых книжек

В первую очередь, в книге учета производится фиксация всех документов на предприятии, касающихся рассматриваемого вопроса, а именно:

  • Трудовых книжек, полученных работодателем при трудоустройстве сотрудника.
  • Впервые открытых книжек для работников, которые ранее не имели подобного документа.
  • Всех оформленных на предприятии вкладышей в трудовые книжки.
  • Обстоятельств выдачи трудовых книжек сотрудникам при их увольнении.

За счет использования книг учета движения трудовых книжек на предприятии обеспечивается контроль наличия, выдачи, оформления данной документации и установление факта трудоустройства работника в случае возникновения спорных вопросов. Книгу учета трудовых книжек работодатель вести обязан в любом случае, вне зависимости от организационно-правовой формы предприятия, а её отсутствие в организации считается нарушением и может повлечь за собой привлечение предпринимателя к ответственности.

Основные особенности ведения книги учета трудовых книжек

В первую очередь следует помнить, что ведение книги учета трудовых книжек требует соблюдения от работодателя и ответственных лиц ряда нормативов и правил. В частности, ключевыми положениями и особенностями такой документации можно считать следующие требования:

  • Хранение книги возлагается на ответственное за ее ведение лицо соответственно внутренним нормативным актам предприятия.
  • В организации должна вестись только одна книга учета, используемая вплоть до полного заполнения её страниц. В случае крупных предприятий допускается ведение отдельных книг учета для отдельных филиалов или отделений.
  • В процессе использования книги не допускается удаление из неё листов или их замена.
  • Электронное ведение книги учета трудовых книжек на предприятии не допускается – законодательство хоть и не содержит прямого запрета на ведение таковой документации в электронном виде, однако требует наличия в ней подписей ответственного лица и работодателя в письменном виде, что невозможно реализовать в формате электронной документации.
  • Форма журнала учета закреплена законодательно, однако в отличие от самих трудовых книжек или вкладышей, она не выполняется на защищенном от подделок бланке и может быть приобретена работодателем у типографий или распечатана в должном виде самостоятельно.
  • Работодателю следует вести журнал учета движения трудовых книжек вплоть до полного заполнения документа и по исчерпанию свободных страниц в нем – обеспечивать хранение документа в архиве в течение 75 лет с момента его закрытия.
  • Нумерация в журнале проводится в последовательном порядке без пропусков. При этом наличие пропусков строк в журнале допускается, если при этом не имеют место нарушения нумерации записей.
  • Не допускается использование в книге учета трудовых книжек сокращений, нарушение норм делового письма.
  • Ведение книги должно предполагать использование темных чернил, но не обязательно черных.
  • Нумерация книги может проводиться как постранично, так и по листам. При этом пронумерована книга должна быть до момента прошивки, а сами номера страниц и листов проставляются в крайнем правом (и левом в случае со страницами) нижнем углу листа.

Как заполнять книгу учета трудовых книжек – основные принципы

Сама по себе книга учета трудовых, выполненная по закрепленной законодательно форме, должна иметь 13 граф, предназначение которых определяется следующим образом:

Новые правила ведения трудовых книжек

Постановлением Правительства РФ от 1 марта 2008 г. N 132 внесены изменения в Постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225 «О трудовых книжках»

Для удобства восприятия изменения представим таблицей:

Старая редакция
Постановления Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225 «О трудовых книжках»

Новая редакция
Постановления Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225 «О трудовых книжках»

4. Министерству труда и социального развития Российской Федерации:
а) утвердить инструкцию по заполнению трудовых книжек;
б) обеспечить надлежащий контроль за своевременным и правильным ведением и хранением трудовых книжек;
в) давать разъяснения по вопросам применения Правил, утвержденных настоящим Постановлением.

4. Министерству здравоохранения и социального развития Российской Федерации:
а) утвердить инструкцию по заполнению трудовых книжек;
б) давать разъяснения по вопросам применения Правил, утвержденных настоящим Постановлением.

В Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных указанным Постановлением

3. Работодатель (за исключением работодателей — физических лиц) обязан вести трудовую книжку на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, если работа в этой организации является для работника основной.
Работодатель — физическое лицо не имеет права производить записи в трудовых книжках работников, а также оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые.

3. Работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями ) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если работа у данного работодателя является для работника основной.
Работодатель — физическое лицо, являющийся индивидуальным предпринимателем, обязан вести трудовые книжки на каждого работника в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
Работодатель — физическое лицо, не являющийся индивидуальным предпринимателем, не имеет права производить записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые.

7. Работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее трех дней со дня его подачи выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки.

7. Работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня его подачи выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки.

12. С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.
Форма личной карточки утверждается Государственным комитетом Российской Федерации по статистике.

12. С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.
Форма личной карточки утверждается Федеральной службой государственной статистики.

13. Трудовая книжка заполняется в порядке, утверждаемом Министерством труда и социального развития Российской Федерации.

13. Трудовая книжка заполняется в порядке, утверждаемом Министерством здравоохранения и социального развития Российской Федерации .

15. При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным статьей 77 Трудового кодекса Российской Федерации (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (пункты 4 и 10 этой статьи)), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт указанной статьи.

15. При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным статьей 77 Трудового кодекса Российской Федерации (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (пункты 4 и 10 этой статьи)), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт части первой указанной статьи.

24. В трудовую книжку вносятся следующие сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги:
а) о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;
б) о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом организациями;
в) о других видах поощрения, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка организации , уставами и положениями о дисциплине.

24. В трудовую книжку вносятся следующие сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги:
а) о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;
б) о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом работодателями ;
в) о других видах поощрения, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине.

28. Если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление производится ее правопреемником, а в случае ликвидации организации — работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа.

28. Если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление производится ее правопреемником, а в случае ликвидации организации — работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа.
Если неправильная или неточная запись в трудовой книжке произведена работодателем — физическим лицом, являющимся индивидуальным предпринимателем, и деятельность его прекращена в установленном порядке, исправление производится работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа.

32. При оформлении дубликата трудовой книжки, осуществляемом в соответствии с настоящими Правилами, в него вносятся:
а) сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами;
б) сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.
Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения организации, периодов работы и должностей работника.
Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.

32. При оформлении дубликата трудовой книжки, осуществляемом в соответствии с настоящими Правилами, в него вносятся:
а) сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю , подтвержденном соответствующими документами;
б) сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.
Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя , периодов работы и должностей работника.
Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.

35. При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы) и подписью самого работника (за исключением случаев, указанных в пункте 36 настоящих Правил).

35. При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя , заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника (за исключением случаев, указанных в пункте 36 настоящих Правил).

40. С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, в организациях ведутся:
а) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Формы указанных книг утверждаются Министерством труда и социального развития Российской Федерации.

40. С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, у работодателей ведутся:
а) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Формы указанных книг утверждаются Министерством здравоохранения и социального развития Российской Федерации.

43. Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся в течение 2 лет в кадровой службе организации отдельно от остальных трудовых книжек. По истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке.

43. Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя (в организации или у физического лица, являющегося индивидуальным предпринимателем) в соответствии с требованиями к их хранению, установленными законодательством Российской Федерации об архивном деле.

Правильное ведение книги учета движения трудовых книжек сотрудников

В организацию кадрового делопроизводства компании входит составление обязательных документов. Грамотный делопроизводитель должен иметь всю необходимую документацию и уметь делать в ней соответствующие записи правильно. В частности, ему необходимо знать правила ведения книги учета движения трудовых книжек сотрудников.

Книга учета представляет собой журнал, в котором регистрируются по специальной форме следующие данные: создание, отправление или получение трудовых книжек сотрудниками организации. Книга хранится 75 лет в соответствии со статьей 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, утвержденного 25 августа 2010 г.

Форму книги, состоящую из 13 граф, установило постановление Минтруда Российской Федерации в 2003 г. Способ заполнения книги отличается от заполнения других регистрационных книг, которые ведутся и соответственно заполняются в течение одного календарного года. Данную книгу допустимо вести в течение нескольких лет подряд, пока не будут полностью использованы все ее страницы.

Правила заполнения книги учета движения трудовых книжек

Выполнение регистрационных записей в документе предполагает, что кадровик хорошо знает правила заполнения этой книги.

В данную книгу записывают:

  • трудовые книжки, которые были переданы в отдел кадров при оформлении сотрудников в данную организацию>
  • книжки, которые впервые заводятся сотрудникам в компании>
  • вкладыши к трудовым книжкам, которые выдаются сотрудникам во время работы в компании.

Первая графа книги предназначается для вписывания регистрационных номеров книжек и вкладышей.

Во вторую, третью и четвертую графы записывается точная дата приема сотрудника на работу, дата заполнения трудовой и ее вкладыша.

Эти две даты редко совпадают, поскольку:

  • согласно ст. 66 ТК России, трудовая книжка оформляется на сотрудника, проработавшего в данной компании не менее пяти дней>
  • согласно п. 8 Правил ведения и хранения трудовых книжек, на работника, впервые трудоустроившегося, трудовую книжку оформляют в недельный срок после того, как его взяли на работу.

При обнаружении факта несовпадения даты, когда сотрудника взяли на работу, и произведения записи в его трудовую книжку или вкладыша к ней, делопроизводителем в книгу учета вносится дата приема на работу.

В пятой графе указывается фамилия сотрудника, которому принадлежит трудовая книжка, имя и отчество полностью.

При предъявлении сотрудником трудовой книжки образца 1938 года вы увидите, что серия и номер в них отсутствуют. В данной ситуации в шестой графе следует поставить прочерк.

Когда книжка оформляется на сотрудника в первый раз, то ее бланк получается в бухгалтерии и обязательно регистрируется в приходно-расходной книге, где ведется учет таких бланков. При регистрации указываются серия и номер бланка.

В седьмой графе делопроизводитель должен записать должность (профессию и специальность) сотрудника. В восьмой графе отражается наименование структурного отделения компании. Если у организации сложная структура, то нужно также указать и вышестоящий отдел.

В девятой графе отражается дата и номер распоряжения или приказа, на основании которого сотрудника приняли на работу.

В десятой графе ставит свою подпись специалист отдела кадров, который принимал у сотрудника трудовую книжку или оформлял ее впервые.

Когда регистрируется вкладыш в трудовую книжку, то в десятой графе обязательно ставит свою подпись кадровик, который проводил регистрацию.

В содержании одиннадцатой графы отражается сумма в рублях, которую заплатил сотрудник за бланк для трудовой книжки или ее вкладыша. Данную графу следует заполнять только при регистрации трудовой книжки впервые устроившегося на работу сотрудника или при выдаче вкладыша к трудовой книжке, произведенного в данной организации. В остальных случаях в данной графе ставится прочерк. Это означает, что деньги с сотрудника не взимались.

Когда сотрудник из данной компании увольняется, то заполняются оставшиеся незаполненными двенадцатая и тринадцатая графы. В двенадцатой графе сотрудник сам ставит дату, когда ему выдавалась трудовая книжка (или дату последнего рабочего дня), в тринадцатой графе он расписывается в том, что он получил трудовую книжку.

Когда сотрудник отсутствует в день своего увольнения, тогда работодателем отправляется ему уведомление о том, что ему необходимо забрать трудовую книжку. Сотрудник также может согласиться на то, чтобы ее отправили почтой.

Если трудовая книжка отправляется по почте, то тогда в последних двух графах должна найти отражение следующая информация:
  • дата и номер уведомления (заказного письма или телеграммы), которое было отправлено сотруднику>
  • дата отправки при согласии сотрудника на отправление его трудовой книжки через почту.

Кроме того, возможно указание номеров почтовых квитанций, подшитых в дело в кадровой службе, где также находятся копии отправленного сотруднику уведомления или сопроводительного письма.

Ведение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них предполагает, что при увольнении сотруднику необходимо расписаться и за трудовую книжку, и за вкладыш, если он есть.

Требования, предъявляемые к книге учета

Книга должна быть переплетена в твердой обложке. Ее страницы должны быть прошиты нитками.

Все страницы книги следует пронумеровать до того момента, когда вы начнете ее заполнять. Книгу обязательно нужно прошнуровать, а концы шнура следует приклеить с листом бумаги небольшого размера с внутренней стороны обложки.

Книгу должны опломбировать или опечатать сургучной печатью. Следует правильно расположить сургучную печать: требуется, чтобы она захватывала часть листа, выглядывающие из-под листа концы шнура и часть обложки. Когда вместо сургуча используют пломбу, тогда ее ставят на концы шнура, которые выступают из-под бумаги.

В книге должна содержаться заверительная надпись, где указывается количество пронумерованных и прошнурованных страниц в цифрах и прописью. Заверить данную книгу собственной подписью имеет право только руководитель компании.

Можно ли книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них вести в электронном виде?

Нередко персонифицированный учет сотрудников различных компаний и организаций проводится как в электронном варианте, так и в бумажном виде. Это касается личных дел сотрудников, книги приказов, книги движения трудовых книжек.

Чиновники не имели возражений против ведения электронной документации уже давно. На практике это стало осуществимым после принятия Федерального закона в 2002 году «Об электронной цифровой подписи», в соответствии с которым для организаций Российской Федерации предусматривается возможность хранения документов в электронном виде, что в первую очередь было связано с ведением регистров налоговой отчетности.

Книга учета и выдачи трудовых книжек в excel заводится в организации на добровольных началах. Но следует отметить, что ею пользоваться гораздо удобнее, чем бумажным вариантом, когда нужно срочно найти важную информацию.

Видео (кликните для воспроизведения).

Так как документы компании могут храниться в электронном варианте, значит, можно формировать электронный архив данной организации. После передачи электронных документов в архив все операции, которые будут осуществляться с ними, например, конвертирование, сжатие, перезапись, должны быть отражены документально. В качестве единицы учета электронной документации принимается носитель, на который осуществляется запись файла или файлов, выступающих как программно-информационный объект и сопроводительная документация, которая может быть в двух вариантах: бумажном и электронном. Носителем может стать компакт-диск, винчестер, съемный жесткий диск и т.д. Для удобства можно завести и использовать журнал, в котором будет отражаться поступление и выбытие электронных документов. Кроме того, можно создать и использовать еще один вспомогательный журнал, где будут учитываться миграция и перезапись электронных документов.

Сроки хранения как бумажных, так и электронных документов являются едиными. В этом отношении никаких особенностей законодательством РФ не предусматривается.

Источники


  1. Абдулаев, М. И. Теория государства и права / М.И. Абдулаев. — М.: Магистр-Пресс, 2004. — 472 c.

  2. Шнитенков, А. В. Глава 23 УК РФ. Преступления против интересов службы в коммерческих и иных организациях. Постатейный комментарий. Судебная практика: моногр. / А.В. Шнитенков. — М.: Юстицинформ, 2018. — 917 c.

  3. Ивин, А.А. Логика для юристов; М.: Гардарики, 2011. — 288 c.

Топ-8 правил ведения трудовых книжек

Оценка 5 проголосовавших: 1

Имею высшее образование по специальности: юрист по финансово-правовому профилю. Мой стаж работы в юридической компании составляет  12 лет. Очень рад Вас видеть на своем сайте!

приказ Минтруда от 19.

05.2021 № 320н В рамках т. н. регуляторной гильотины приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н утвердил новые форму, порядок ведения и хранения трудовых книжек. Рассказываем, на какие изменения и новшества нужно обратить внимание.

Чем руководствоваться

Новые правила для трудовых книжек по приказу Минтруда от 19.05.2021 № 320н будут действовать до 1 сентября 2027 года. То есть, 6 лет.

Одновременно признаны утратившими силу прежние подзаконные акты по трудовым книжкам. Это:

Новое в бланке трудовой книжки с 01.09.2021

Минтруд обновил бланк трудовой книжки и вкладыша в неё. Вот так они выглядят с 1 сентября 2021 года:

 

На титульном листе теперь есть пометка, что печать ставить нужно при ее наличии.

В трудовой книжке теперь больше страниц для сведений о работе и меньше для информации о награждении или поощрении работника. И это понятно: ведь в электронной форме трудовой книжке (СЗВ-ТД) данные о награждениях вообще не приводят.

Так, сведениям о работе в новой форме трудовой книжки отведено 14 разворотов, а не 10, как до 01.09.2021. Аналогично – для данных о награждении: стало 7 разворотов вместо 10.

Само содержание бланка и вкладыша трудовой книжки осталось прежним.

Новое в заполнении трудовых книжек с 1 сентября 2021

Записи в книжку Минтруд разрешил целиком или частично впечатывать либо вносить с помощью технических средств путем переноса красителей или в виде оттиска штампа/печати (п. 3 приказа Минтруда от 19.05.2021 № 320н).

То есть, одну запись можно одновременно и вписать, и снабдить штампом. Применимы оба способа.

Теперь лишь рекомендовано использовать перьевую или гелевую ручку, ручку-роллер, а также световодостойкие чернила черного, синего или фиолетового цвета (до 01.09.2021 делать записи нужно перечисленным).

С 1 сентября 2021 года отменено требование о заполнении трудовой книжки в присутствии работника, принимаемого на работу впервые.

Сведения о работе по совместительству можно вносить как по хронологии, так и блоками — одновременно о приеме и увольнении.

В записи об увольнении в связи с переводом сотрудника на другую постоянную работу с 01.09.2021 нужно указывать наименование юрлица или ИП, к которому он уходит.

Некоторые записи в трудовую книжку актуализированы в соответствии с требованиями новых федеральных законов или изменениями в действующие законы.

По-прежнему бумажную трудовую книжку нужно вести на каждого работника, который проработал в компании 5 дней и более.

Если работа дистанционная (на удалёнке)

С 01.09.2021 установлены особенности заполнения трудовой книжки дистанционного работника. Так, по его желанию работодатель вносит сведения о трудовой деятельности в трудовую книжку при условии ее предоставления работником. Он может это сделать в том числе путем направления по почте заказным письмом с уведомлением (кроме случаев, когда по закону трудовая книжка на работника не ведется) (п. 2 нового Порядка ведения и хранения трудовых книжек 2021).

Новое в учёте трудовых книжек с 01.09.2021

Для учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также их бланков работодатель к 1 сентября 2021 года должен разработать и утвердить локальным актом свои формы соответствующих учётных книг или журналов.

Прежние формы из постановления Минтруда от 10.10.2003 № 69 (Приложения № 2 и 3) утрачивают силу с 01.09.2021, но их можно спокойно брать за основу при генерации своей формы книги/журнала учёта трудовых книжек.

Соответствующие учетные реестры нужно заверить руководителю и печатью организации (при ее наличии). А скрепление сургучной печатью и опломбировка необязательны.

Новое в ознакомлении с трудовой книжкой с 01.09.2021

Теперь сотрудников не нужно знакомить с каждой вносимой в трудовую книжку записью под роспись в личной карточке.

Также больше не нужно заверять подписью увольняемого сотрудника все записи, внесенные в книжку за время работы у соответствующего работодателя.

Новое в выдаче трудовой книжки с 01.09.2021

Установлен срок выдачи бумажной трудовой книжки работнику, который отказался от ее ведения в пользу электронных сведений о трудовой деятельности. С 01.09.2021 вернуть книжку надо не позже 3-х рабочих дней со дня подачи сотрудником заявления о предоставлении ему работодателем электронных сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.

Если работник подал такое заявление менее чем за 3 рабочих дня до увольнения, трудовую книжку ему выдают не позднее дня увольнения.

При выдаче бумажной трудовой книжки работодатель должен:

  1. Сделать в ней последнюю запись – о подаче работником заявления о переходе на электронную трудовую книжку (ст. 66.1 ТК РФ).
  2. Заверить ее подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью компании (если есть) или кадровой службы.

Бумажные трудовые книжки на новом бланке нужно выдавать только в случае их утраты или существенной порчи. На впервые принятых на работу за свою жизнь оформлять эти книжки уже не нужно.

В остальном правила для трудовых книжек остались прежними.

13 советов по бухгалтерскому учету для поддержания баланса бухгалтерского учета

Бухгалтерский учет играет жизненно важную роль в компаниях любого размера, но часто не является приоритетом для владельцев малого бизнеса, в частности, поскольку они совмещают все другие обязанности по управлению и повседневному обслуживанию. операции. Тем не менее, бухгалтерский учет никогда не должен рассматриваться как запоздалая мысль.

Поддержание баланса бухгалтерских книг может помочь с финансовым прогнозом на несколько месяцев вперед и предупредить вас о потенциальных финансовых пробелах. Правильное понимание бухгалтерского учета может даже помочь вам спасти свой бизнес, если дела пойдут плохо.

Одна из причин, по которой бухгалтерский учет часто отодвигается на второй план для малых предприятий , заключается в том, что это утомительно и пугающе. 40% владельцев малого бизнеса считают управление финансами самой сложной частью ведения бизнеса. Когда случаются ошибки в бухгалтерском учете, это может остановить рост вашего малого бизнеса и поставить вас в шаткое положение.

В этом посте мы собрали лучшие советы по бухгалтерскому учету, чтобы избежать распространенных ошибок, которые могут иметь пагубные последствия для вашего бизнеса. Как только вы начнете работать с чистыми книгами, вы пожнете плоды, которые с этим связаны.

1. Обращайте особое внимание на дебиторскую задолженность

Получение оплаты — самая захватывающая часть ведения бизнеса. Управлять дебиторской задолженностью не так уж и весело. Когда счет-фактура выставлен, вы регистрируете дебиторскую задолженность, то есть регистрируете, что клиент должен вам деньги. Проверив этот список, вы можете легко увидеть, есть ли у клиента задолженность.

Когда клиент платит вам, сумма должна быть применена к его счету и отмечена как оплаченная. Однако, когда вы пытаетесь справиться с большим количеством заказов, это легче сказать, чем сделать. Депозиты клиентов слишком часто оставляют для согласования на более поздний срок, поскольку в сутках никогда не бывает достаточно часов. Это означает, что когда наступает время уплаты налогов, у вас остается много депозитов клиентов на вашем счете доходов и отчет о вашей дебиторской задолженности, который не соответствует.

Последствиями этого являются то, что вы тратите часы на обновление своего объявления, вы можете переплатить налоговую декларацию и у вас будут большие долги. Вот почему вам необходимо следить за своими транзакциями по мере их совершения.Ежемесячно вносите платежи клиентов. В долгосрочной перспективе это может сэкономить массу времени на выставлении счетов (и денег).

Знакомство с основами бухгалтерского учета

Самое сложное — начать. Мы покажем вам дорогу.

2. Следите за своим денежным потоком

Когда дело доходит до советов по бухгалтерскому учету для малого бизнеса, образование решает все. Чем лучше вы понимаете числа, находящиеся перед вами, тем больше у вас шансов хорошо ими управлять.

При выполнении еженедельных и ежемесячных финансовых обзоров рассмотрите возможность составления отчета о движении денежных средств.Эти отчеты дают вам более широкое представление о движении денежных средств внутри (и за пределами) вашей компании. Отчет о движении денежных средств, по сути, отслеживает направление доходов. Он также включает элемент времени, что позволяет визуализировать платежные циклы и сезонные расходы.

Отчеты о движении денежных средств могут дать вам информацию, необходимую для прогнозирования расходов и более правильного распределения доходов. Они также полезны при построении финансовых траекторий.

Однако вам не нужно составлять отчет о движении денежных средств, чтобы понимать движение денег.Простое использование правильной технологии может помочь вам получить целостное представление о том, как наличные деньги функционируют в вашей бизнес-модели.

Например, если вы решите автоматизировать свои бухгалтерские услуги, вы сможете легко визуализировать показатели и данные о движении денежных средств.

3. Регистрация квитанций о расходах

К сожалению, владельцы малого бизнеса часто ошибаются, не сохраняя копии своих отчетов о расходах. Это может привести к целому ряду проблем с налогами, бухгалтерским учетом и денежными потоками.

Если вы когда-либо просматривали выписку по счету и видели списанную сумму в сто долларов и понятия не имели, что это такое, значит, вы знакомы с проблемами, связанными с плохим ведением учета.

Один из способов решить эту проблему — сохранять квитанции о каждой покупке, которую делает ваш бизнес. Это может показаться большой работой, но есть несколько советов по бухгалтерскому учету , которые облегчат ее.

Первый — использовать одну кредитную карту для оплаты всех деловых расходов. Отслеживайте свои квитанции, выделив для них специальное место, например, место в машине или на рабочем столе.Или, что еще лучше, мгновенно сфотографируйте квитанцию на телефон! Эти уловки помогают вам быть организованными, чтобы вы могли вовремя подать налоговую декларацию.

Когда обращаются за советом по бухгалтерскому учету, люди всегда задают вопросы о том, куда нести коммерческие расходы . Если вы хотите знать, что вы должны требовать/расходы, посмотрите, относятся ли они к следующим категориям:

  • Загородные/командировочные расходы:  Если вы были в командировке, деньги, которые вы потратили на билет на самолет должен быть востребован.Если вы проводите много времени в дороге, вы можете списывать мили на своем автомобиле. вместе с расходами на газ.
  • Расходы на домашний офис:  Если вы потратили деньги на компьютер или другие канцелярские принадлежности, вы можете списать их на налоги.
  • Развлечения и питание:  Если вы заплатили за напитки с клиентом или приятный ужин, включите это в свой отчет о расходах.
  • Подарки:  Они могут быть связаны с развлечениями и приемами пищи, но не всегда.Если вы идете на мероприятие или ужин с перспективным бизнесом, это будет развлечение и еда. Если перспектива ушла сама по себе, это подарок.

Отчеты о расходах могут иметь решающее значение во время налогообложения. Убедитесь, что ваши сотрудники знают, как важно сохранять квитанции и детализировать расходы, когда они отсутствуют, чтобы у вас были точные записи в налоговый сезон.

4. Учет денежных расходов

Когда вы являетесь предпринимателем, крайне важно отслеживать все расходы, связанные с вашим бизнесом.Таким образом, эти расходы могут быть вычтены из суммы вашего общего дохода, когда придет время платить налоги.

Это даст вам более точное представление о вашей общей прибыльности за год. Легко просмотреть прошлые расходы, оплаченные наличными. Попросите квитанцию ​​​​у вашего поставщика или немедленно зарегистрируйте расходы, чтобы убедиться, что они учтены в бухгалтерских книгах.

5. Знайте разницу между счетами и квитанциями

Перепутывание счетов и квитанций — слишком распространенный способ для владельцев малого бизнеса испортить свои бухгалтерские книги. Простой совет по бухгалтерскому учету, которому нужно следовать, состоит в том, чтобы знать разницу между ними.

Счет  – это счет, который отправляется клиентам после того, как они получили ваши услуги.  Подумайте о счетах-фактурах как о подробных счетах, в которых должно быть указано все, что клиент получил от вашей компании. Счет-фактура напоминает клиентам, что они должны вам денег. Они помогают ускорить денежный поток, вести финансовый учет и гарантировать, что вам платят.

Квитанция является доказательством совершения транзакции. Это то, что вы даете своим клиентам после завершения транзакции.

Перепутывание квитанций и счетов-фактур может превратить учет в кошмар. Если вы не можете сказать, что завершено, а что находится в процессе, вы столкнетесь с большими проблемами, пытаясь сбалансировать свои книги.

6. Разделяйте личные и бизнес-счета

Многие владельцы малого бизнеса используют часть своих личных средств, чтобы поддерживать работу в течение первых нескольких месяцев. Нет ничего плохого в том, чтобы тратить личные средства, но использование личного банковского счета для бизнеса может быть проблематичным.

Наличие отдельного банковского счета для деловых нужд позволяет вам и вашему бухгалтеру или счетоводу легко видеть, как тратятся деньги. Если вы решите использовать свою личную учетную запись в деловых целях, вы можете упустить из виду важные деловые операции.

В дальнейшем убедитесь, что вы правильно разделяете свои деловые и личные финансы. Это может означать просто создание отдельных кредитных карт и расчетных счетов, связанных с обоими. Будьте очень внимательны при принятии решений о расходах, следя за тем, чтобы для расходов, связанных с бизнесом, использовались только бизнес-счета.То же самое касается вашего личного кабинета.

Мы рекомендуем полагаться исключительно на кредитные карты для всех деловых операций. Это связано с тем, что выписки по кредитным картам предоставляют вам автоматический и простой способ отслеживать расходы.

Оплату наличными легко не заметить; многие владельцы бизнеса изо всех сил пытаются оставаться на вершине управления квитанциями. Пренебрежение платежами наличными может привести к неточностям в отчетах об управлении денежными потоками и плохому прогнозированию.

7. Наймите специалиста, который займется вашими налогами

Многие люди пытаются сэкономить деньги, самостоятельно уплачивая налоги.На самом деле, если вы не наймете специалиста по налогам, отсутствие доступа к его бухгалтерскому опыту может стоить вашему бизнесу больших денег в будущем.

Возможно, вы пропустите вычет, на который имеете право, или недоплатите по счету, что приведет к штрафам. Если вы тратите деньги на профессионала, они знают, что делают, и будут использовать советы по бухгалтерскому учету , чтобы поставить вас в наилучшее финансовое положение.

Они будут в курсе постоянно меняющихся налоговых законов и смогут заранее планировать повышение налогов, которое может произойти в ближайшем будущем.

8. Поддерживайте четкую связь со своим бухгалтером

Когда вы работаете с другими профессионалами, такими как бухгалтеры или бухгалтеры , для управления своими книгами, вы можете столкнуться с жаргоном, который они используют, сбивающим с толку. Важно, чтобы вы сообщили им, если вы не понимаете термины, которые они используют. Вы владелец малого бизнеса, а не финансовый профессионал. У вас нет причин быть в курсе последних технических терминов, используемых в финансовой индустрии.

Вам необходимо видеть своих бухгалтеров и специалистов по налогам частью вашей команды.Они должны присматривать за вами и давать вам советы по бухгалтерскому учету, на которые вы можете положиться.

9. Что такое двойная бухгалтерия

В настоящее время большинство предприятий используют бухгалтерское программное обеспечение, а не бумажные книги, но советы по бухгалтерскому учету, связанные с двойной записью, по-прежнему актуальны. Основная идея заключается в том, что всякий раз, когда вы совершаете покупку для своего бизнеса, вы записываете не только расходы, но и то, что было получено от сделки.

Например, если вы купили пару обуви за десять долларов, то вы записали бы минус десять долларов в свой балансовый отчет.Но при двойной бухгалтерии вы также записали бы плюс десять для прироста запасов.

Если только деньги, которые вы тратите, не были потеряны, этот стиль ведения бухгалтерского учета будет лучшим способом показать, куда уходят ваши деньги. Так вы сможете принимать оптимальные решения для своего бизнеса.

Как бухгалтерия в режиме реального времени может помочь вашему бизнесу

Результаты реальны.

10. Составьте схему своих счетов

Для получения наиболее полной картины вашего бизнеса вам необходимо иметь несколько счетов.У каждого ключевого аспекта вашего бизнеса должно быть место для регистрации его транзакций, и баланс счета должен быть скорректирован соответствующим образом.

Некоторые из наиболее важных счетов, которые необходимо отслеживать:

  • Дебиторская задолженность (деньги, которые клиенты должны вам)
  • Кредиторская задолженность (деньги, которые вы должны кому-то другому)
  • Продажи (ваш доход)
  • Покупки (поставки)
  • Расходы на заработную плату
  • Собственный капитал (деньги, которые вы и другие владельцы вкладываете в бизнес)
  • Нераспределенная прибыль (ваша прибыль)

Те, кто более внимательно относится к деталям, могут пойти еще дальше и разделить свои счета на субсчета. для отслеживания отдельных транзакций или покупок продуктов.

11. Подготовка финансовых отчетов

В предыдущих советах по бухгалтерскому учету мы рассмотрели различные виды финансовых отчетов, которые готовит бизнес. Некоторыми примерами этого являются баланс, отчет о прибылях и убытках и отчет о движении денежных средств.

Ежемесячно или ежеквартально вам следует готовить каждый из этих финансовых отчетов, потому что они помогут вам проанализировать состояние бизнеса с разных точек зрения. Балансовый отчет показывает моментальный снимок активов, обязательств и собственного капитала вашего бизнеса в определенный момент времени.Отчет о прибылях и убытках, с другой стороны, показывает доходы и расходы, имевшие место за определенный период, а также «итог» вашего бизнеса. А отчет о движении денежных средств позволяет увидеть, как изменились остатки денежных средств за определенный период.

Если бы вы были публичной компанией, вы должны были бы предоставлять финансовую отчетность ежеквартально или ежегодно для своих инвесторов. Поскольку у вас (вероятно) нет этого требования, вы сами решаете, как часто такой отчет должен быть сделан для вашего бизнеса.

12. Взгляд в будущее

При составлении ежемесячного финансового отчета используйте его для прогнозирования финансового развития вашего бизнеса. Это может просто включать определение предстоящих расходов, таких как налоговые платежи или судебные издержки. Он может включать более тонкие планы расширения компании, в том числе составление бюджета для новых сотрудников и более высокой арендной платы.

Прогнозирование таким образом может позволить вам эффективно использовать существующие активы. Это также может помочь вам уверенно планировать другие важные вехи в развитии вашего бизнеса.Прогнозируйте эффективно, анализируя свои финансовые данные ежемесячно. Анализ, основанный на данных, может обеспечить разумные инвестиционные шаги.

13. Технология кредитного плеча

На практике попытка вести точный учет представляет собой сложный процесс. По мере роста вашего бизнеса этот процесс становится еще более напряженным. Одна транзакция, которую вы совершаете, может включать несколько входов в несколько ваших разных учетных записей. Когда таких транзакций сотни, вести учет может быть сложно.

Вот тут-то и приходит на помощь технология. Бухгалтерские системы намного проще использовать, чем записывать каждую транзакцию, совершаемую вашим бизнесом, в физические книги так, как это делалось раньше.

Если вы решите использовать программное обеспечение для своих бухгалтерских нужд, убедитесь, что у вас все еще есть копии всех ваших квитанций в физическом или цифровом виде. Таким образом, вы можете вернуться и проверить все, если обнаружите какие-либо расхождения, когда будете балансировать свои книги.

Ведение бухгалтерского учета с помощью ScaleFactor

ScaleFactor сочетает в себе использование передового программного обеспечения с рекомендациями специалистов по бухгалтерскому учету.Наши клиенты получают выгоду от команды надежных штатных экспертов, готовых удовлетворить ваши потребности в области бухгалтерского учета.

Наше мощное программное обеспечение интегрируется с различными партнерами по бухгалтерскому учету, такими как Xero и Quickbooks, для автоматизации ежемесячных отчетов и позволяет вам сосредоточиться на успехе и расширении, к которым вы стремитесь в своем малом бизнесе.

Когда вы готовы отказаться от рутинной бухгалтерской работы и сосредоточиться на любимом деле, ScaleFactor станет вашим финансовым центром. У нас есть мощное программное обеспечение, которое поможет вам сэкономить время и деньги, чтобы начать работу уже сегодня.

Ведение книг и записей Образцы статей: 3k Образцы

Ведение книг и записей . (a) Каждый из Продавца и Покупателя должен сохранять до седьмой годовщины Даты закрытия все книги и записи, которыми владела или будет владеть такая сторона, относящаяся к любым активам, обязательствам или бизнесу Предприятия до Даты закрытия. Продавец должен предоставить Покупателю письменное уведомление о любых Книгах и Записях, обнаруженных Продавцом, которые не были переданы Покупателю, поскольку такие Книги и Записи не находились на Недвижимом имуществе или Арендованном имуществе. После Даты закрытия, при наличии законной цели, такая сторона должна предоставить другим сторонам и их представителям доступ, по предварительному разумному письменному запросу с указанием необходимости в этом, в обычные рабочие часы, к (i) должностным лицам и сотрудникам такого стороной и (ii) бухгалтерскими книгами и записями такой стороны, но в каждом случае только в части, касающейся активов, обязательств или бизнеса Предприятия до Даты закрытия, а другие стороны и их представители должны имеют право делать копии таких книг и записей; при условии, однако, что вышеупомянутое право доступа не может осуществляться таким образом, чтобы необоснованно мешать нормальной деятельности и бизнесу такой стороны; и, кроме того, при условии, что в отношении большей части такой информации, составляющей коммерческую тайну или конфиденциальную деловую информацию такой стороны, запрашивающая сторона, ее аффилированные лица, должностные лица, директора и представители будут проявлять должную осмотрительность, чтобы не раскрывать такую ​​информацию, за исключением (i ) в соответствии с требованиями закона, (ii) с предварительного письменного согласия такой стороны, в согласии которой не может быть необоснованно отказано, или (iii) когда такая информация становится общедоступной или становится общеизвестной конкурентам такой стороны, через источники, отличные от запрашивающей стороны, ее аффилированных лиц или ее должностных лиц, директоров или представителей. Тем не менее, такие записи могут быть уничтожены стороной, если такая сторона направит другим сторонам письменное уведомление о своем намерении уничтожить записи, конкретно указав содержание записей, подлежащих уничтожению. Такие записи могут быть уничтожены после 30-го дня после направления такого уведомления, если другая сторона не возражает против уничтожения, и в этом случае сторона, желающая уничтожить записи, должна передать такие записи стороне, возражающей против этого.

Опасности ведения нескольких бухгалтерских книг для вашего бизнеса — и как это исправить

Как финансовый директор и бухгалтер, я создал книги, подчистил книги и использовал их, чтобы рассказать руководству об их компании.Для меня бухгалтерские книги компании неприкосновенны. Они содержат 100% финансовых фактов компании — правду, всю правду и ничего кроме правды.

Пока нет.

В последнее время я сталкивался с клиентом за клиентом, которые хранили несколько наборов книг. Некоторые даже не осознают, что они это делают. Вот четыре причины, по которым ваша компания может иметь более одного набора книг, и, если это похоже на вашу компанию, что вы можете сделать, чтобы решить эту проблему:

Наличие одного комплекта четких и полных бухгалтерских записей — единственный способ получить точную картину… [+] финансов вашей компании.

© guingm5 – Fotolia.com

Причина № 1: вы и ваш налоговый инспектор не синхронизированы

Любая компания, которая платит подоходный налог, рискует создать второй комплект книг. Все специалисты по составлению налоговых деклараций — даже умные и действующие из лучших побуждений бухгалтера — вносят в бухгалтерские книги, которые они ведут для вас, изменения, которые никогда не будут отражены в бухгалтерских книгах, которые вы используете для управления компанией. Для меня это ужасная практика.

В качестве простого примера возьмем амортизацию.В налоговом законодательстве есть много вещей, чтобы сказать об амортизации. Вполне естественно, что ваш налоговый инспектор захочет максимизировать ваш амортизационный вычет каждый год, и они должны это делать. Но они также должны сообщать о любых корректировках, чтобы ваш бухгалтер мог внести такие же корректировки.

Амортизация — это только один пример. Хороший CPA может найти всевозможные ошибки, исправления и упрощения. Но если они не сообщают о них в нескольких простых дневниковых записях — и если вы не фиксируете и не копируете эти записи — вы получите два совершенно разных набора книг.

СВЯЗАННЫЕ: Забытая финансовая дисциплина — 3 ключа к процветанию в хорошие и плохие времена

Слишком часто управленческие и налоговые книги компании расходятся — мало-помалу, год за годом — до тех пор, пока они не станут настолько далеки друг от друга, что в них появятся буквально непримиримые различия.

Зачем тебе это? Вам нужно позаботиться об этом, потому что это делают банки, и они захотят увидеть, что вы можете «привязать» свои управленческие книги к своим налоговым декларациям. Каждый раз, когда вы идете на кредит, они будут хотеть знать, почему существуют различия.И IRS задаст тот же вопрос, если когда-нибудь проверит ваши налоги.

И, честно говоря, ВАС это должно волновать. Частью ведения бизнеса является оптимизация налогового воздействия, и если ваши управленческие книги расходятся с цифрами, которые вы сообщаете по налогам, вам будет трудно точно спланировать время. Кроме того, вы можете оказаться в ситуации, когда только ваш налоговый бухгалтер знает реальные цифры и то, как их рассчитать… опасная ситуация по многим причинам.

Что делать с i t: Чтобы исправить это, вам необходимо получить корректировки от вашего налогового агента.Затем попросите своего бухгалтера внести те же коррективы, используя «год с 13 периодами». Каждый месяц — это один период (это 12!), а последний день года — это сам период 13. Последний период должен включать все налоговые корректировки, чтобы на 31 декабря ваши бухгалтерские книги выглядели точно так же, как налоговая декларация. Будьте осторожны, чтобы внести ТОЛЬКО налоговые корректировки на 31 декабря, чтобы сохранить свои операционные результаты в первые 12 периодов.

Если вам кажется, что это испортит вид ваших бухгалтерских книг, просто запустите отчеты за год без налоговых корректировок (т.д., только с 1 января по 30 декабря). Примечание. НЕ позволяйте своему бухгалтеру «отменить» записи в новом году, не посоветовавшись с налоговым инспектором, так как это может отменить изменения и вернуть вас к тому, с чего вы начали: с двумя расходящимися наборами бухгалтерских книг.

Причина № 2: вы ведете второй комплект бухгалтерских книг только для соблюдения GAAP

Как и их собратья по подготовке налоговых деклараций, некоторые особо строгие бухгалтеры будут настаивать на том, чтобы ваши бухгалтерские книги соответствовали требованиям GAAP. GAAP, или общепринятые принципы бухгалтерского учета, используют свод правил, определяющих порядок учета доходов и расходов.

Зачем тебе это? Хотя GAAP очень полезен для публичных компаний, он не является ни требованием, ни передовой практикой для большинства малых предприятий. Некоторые CPA, вероятно, пришлют мне гневные комментарии по поводу этого совета, но я твердо убежден, что вы должны формировать свои собственные книги таким образом, чтобы это имело для вас смысл. Пока вы придерживаетесь основных принципов бухгалтерского учета, вы можете делать так, чтобы ваши финансовые отчеты говорили вам все, что вы хотите. И если это противоречит тонкостям GAAP, никого это не должно волновать.

Что с этим делать: Независимо от того, как вы ведете свои бухгалтерские книги, НЕ позволяйте кому-либо хранить второй набор просто для соблюдения GAAP. Это пустая трата ресурсов и, вероятно, только запутает вас. Если вы уже стали жертвой чрезмерно усердного бухгалтера, мой совет — просто остановитесь. Прекратите тратить деньги на отдельную отчетность по GAAP и найдите нового бухгалтера, который даст вам инструменты и советы, необходимые для управления компанией с одним набором бухгалтерских книг, которые у вас есть.

Причина № 3: у вас проблемы с безопасностью

Некоторые руководители и владельцы бизнеса считают, что ведение некоторых записей «не в бухгалтерском учете» не позволит персоналу видеть конфиденциальные финансовые данные (такие как платежная ведомость, льготы или сведения о собственности). фигня. Как только руководитель начинает вести электронные таблицы — или, как я видел в прошлом, заполнять файлы QuickBooks, полные «секретных» деталей, — целостность финансовой отчетности теряется. (И начинается ненужная сложность!)

Зачем тебе это? Ведение второго комплекта книг всегда приводит к ошибкам, дублированию ввода данных и общему отсутствию ясности и точности.Вам нужно, чтобы ваши книги были чистыми, ясными и полными. Вам не нужно сверяться с тремя электронными таблицами и двумя файлами QuickBooks, чтобы выяснить, получили ли вы прибыль в этом месяце!

Что с этим делать: Немного отпустить поводья. Если в компании нет ни одного человека, которому вы могли бы доверить ведение бухгалтерского учета честно и с полным и ясным представлением о расходах, попробуйте передать свою бухгалтерию на аутсорсинг авторитетной фирме. В качестве дополнительного преимущества вы можете обнаружить, что, когда вы перестанете заниматься дополнительной бухгалтерской работой, у вас будет больше времени, чтобы сосредоточиться на гораздо более важных задачах.

Причина № 4: вы используете слишком много программного обеспечения

Наличие только одного комплекта бухгалтерских книг означает наличие только одной части программного обеспечения, лежащего в основе бухгалтерского процесса. К сожалению, некоторые компании используют ERP-систему, которая, например, выставляет счета, но не отслеживает сборы или депозиты. Или у них есть система точек продаж (POS), которая отслеживает количество запасов, но не сообщает о стоимости проданных товаров. Таких историй сотни — несколько систем в компании, которые не тесно интегрированы.Осторожно!

Зачем тебе это? Каждый раз, когда у вас есть две системы, управляющие бизнесом, вы в конечном итоге получите два набора книг, которые невозможно будет собрать воедино. Каждая из них может быть верной и отражать часть истории, но вы будете упускать детализированные детали, которые получаются при объединении всех ваших данных в одном месте — такие вещи, как прибыльность клиентов, подробная стоимость проданных товаров или годовая оборачиваемость запасов.

Что с этим делать: Это самая сложная проблема в нашем списке.Если у вас есть несколько человек и несколько программных платформ, каждая из которых создает только часть финансовой картины, крайне важно, чтобы вы стремились к более тесной интеграции. К счастью, часто существуют технологические решения — инструменты синхронизации и облачные платформы, которые объединяют несколько потоков данных. Однако, если ваши системы не работают вместе, возможно, пришло время отказаться от них и начать все сначала.

Пришло время собраться вместе

Независимо от того, почему у вас есть несколько наборов книг, сейчас самое время что-то с этим сделать.Как можно скорее обязуйтесь иметь один комплект четких, кратких и полных бухгалтерских записей. Другого способа узнать то, что нужно знать о своем бизнесе, просто нет: правду, всю правду и ничего, кроме правды!

СВЯЗАННЫЕ: Почему чтение ваших финансовых отчетов во многом похоже на поедание капусты

Прочитайте все статьи Дэвида Уоррелла на AllBusiness. com.

Основы, настройка, программное обеспечение (2022)

Если вы только что запустили или собираетесь запустить свой интернет-магазин, поздравляем! Требуется необычайная страсть и настойчивость, чтобы добраться туда, где вы находитесь сегодня.

Однако, как вы знаете, владельцы малого бизнеса часто имеют постоянный поток удовлетворяющих вех в сочетании с постоянно расширяющимися списками дел. С запуском вам нужно будет справиться с бухгалтерскими задачами, которые возникают вместе с владением магазином.

Этот список шагов по бухгалтерскому учету даст вам уверенность в том, что вы рассмотрели свои основы и готовы перейти к следующему пункту в своем списке дел по финансам малого бизнеса.

Наведите порядок в своей бухгалтерии 💰

Бухгалтерия 101

Бухгалтерский учет — это то, что вам нужно либо изучить, либо отдать на аутсорсинг, когда вы управляете бизнесом.К счастью, можно научиться управлять своими собственными книгами, и есть несколько заметных преимуществ в том, чтобы заняться этим самостоятельно.

Узнайте, как управлять своими книгами

Основы бухгалтерского учета для малого бизнеса

1. Открыть банковский счет

После того, как вы законно зарегистрируете свой бизнес, вам нужно будет где-то хранить свой доход от бизнеса. Наличие отдельного банковского счета позволяет хранить отчеты отдельно и облегчит жизнь в период уплаты налогов.

Он также защищает ваши личные активы в случае неудачного банкротства, судебных исков или аудитов.И если вы хотите получить финансирование в будущем от кредиторов или инвесторов, надежные финансовые отчеты о бизнесе могут увеличить вероятность одобрения.

Обратите внимание, что для компаний с ограниченной ответственностью (см. наши руководства для штатов California LLC, Texas LLC и Florida LLC), товариществ и корпораций по закону требуется отдельный банковский счет для ведения бизнеса. Индивидуальным предпринимателям по закону не требуется отдельная учетная запись, но это определенно рекомендуется.

Начните с открытия расчетного счета для бизнеса, а затем любых сберегательных счетов, которые помогут вам организовать средства и планировать налоги. Например, откройте сберегательный счет и откладывайте процент от каждого платежа в качестве удержания налога для самозанятых. Хорошее эмпирическое правило — откладывать 25% своего дохода, хотя более консервативные оценки для высокооплачиваемых людей могут быть ближе к одной трети.

Далее, вы можете рассмотреть кредитную карту для бизнеса, чтобы начать зарабатывать кредит. Кредит важен для обеспечения финансирования в будущем. Корпорации и ООО должны использовать отдельную кредитную карту, чтобы не смешивать личные и деловые активы.

Прежде чем говорить с банком об открытии счета, сделайте домашнее задание. Присмотритесь к бизнес-аккаунтам и сравните структуру комиссий. Большинство коммерческих расчетных счетов имеют более высокую комиссию, чем личные банковские операции, поэтому внимательно следите за тем, что вы должны.

Чтобы открыть корпоративный банковский счет, вам потребуется название компании, и вам, возможно, придется быть зарегистрированным в вашем штате или провинции. Уточните в конкретном банке, какие документы нужно принести на встречу.

2. Отслеживайте свои расходы

Основой надежной деловой бухгалтерии является эффективное и точное отслеживание расходов.Это важный шаг, который позволяет вам отслеживать рост вашего бизнеса, составлять финансовые отчеты, отслеживать вычитаемые расходы, подготавливать налоговые декларации и узаконивать свои документы.

С самого начала установите систему учета для организации квитанций и других важных записей. Этот процесс может быть простым и старомодным (используйте Filofax), или вы можете использовать такой сервис, как Shoeboxed. Для владельцев магазинов в США IRS не требует, чтобы вы хранили квитанции о расходах менее 75 долларов, но, тем не менее, это хорошая привычка.

Существует пять типов квитанций, на которые следует обратить особое внимание:

  1. Питание и развлечения. Проведение деловой встречи в кафе или ресторане — отличный вариант, только обязательно хорошо задокументируйте. На обратной стороне квитанции укажите, кто присутствовал, а также цель обеда или прогулки.
  2. Загородные командировки. IRS и CRA настороженно относятся к людям, заявляющим о личной деятельности как о деловых расходах. К счастью, ваши квитанции также обеспечивают бумажный след вашей деловой активности во время вашего отсутствия.
  3. Расходы, связанные с транспортным средством. Запишите, где, когда и почему вы использовали транспортное средство в коммерческих целях, а затем примените процент использования к расходам, связанным с транспортным средством.
  4. Квитанции за подарки. Для таких подарков, как билеты на концерт, важно, идет ли даритель на мероприятие вместе с получателем. Если они это сделают, то расходы будут классифицироваться как развлечение, а не подарок. Обратите внимание на эти данные в квитанции.
  5. Чеки домашнего офиса. Аналогично расходам на транспортные средства, вам необходимо рассчитать, какой процент площади вашего дома используется для бизнеса, а затем применить этот процент к расходам, связанным с домом.

Начать свой бизнес дома — это отличный способ снизить накладные расходы, а также получить право на некоторые уникальные налоговые льготы. Вы можете вычесть ту часть вашего дома, которая используется для бизнеса, а также домашний интернет, мобильный телефон и транспорт до места работы и обратно, а также для деловых поездок.

Любые расходы, которые используются частично для личного использования и частично для бизнеса, должны отражать смешанное использование.Например, если у вас есть один мобильный телефон, вы можете вычесть процент, который вы используете для бизнеса. Расходы на километраж бензина подлежат вычету на 100%, просто не забудьте сохранить все записи и вести журнал своих деловых миль (куда вы направляетесь и цель поездки).

3. Разработать систему бухгалтерского учета

Прежде чем мы перейдем к созданию системы бухгалтерского учета, полезно точно понять, что такое бухгалтерский учет и чем он отличается от бухгалтерского учета. Бухгалтерский учет — это ежедневный бухгалтерский процесс регистрации деловых операций, их классификации и сверки банковских выписок.

Бухгалтерский учет — это высокоуровневый процесс, который отслеживает ход бизнеса и анализирует данные, собранные бухгалтером путем создания финансовых отчетов. Как начинающему предпринимателю вам необходимо определить, как вы хотите управлять своими книгами:

.
  1. Вы можете пойти по пути «сделай сам» и использовать такие программы, как QuickBooks или Wave. В качестве альтернативы вы можете использовать простую электронную таблицу Excel.
  2. У вас есть возможность нанять бухгалтера на аутсорсинге или на условиях неполного рабочего дня, локального или облачного.
  3. Когда ваш бизнес достаточно большой, вы можете нанять штатного бухгалтера и/или бухгалтера.

Среди множества вариантов вы обязательно найдете бухгалтерское решение, которое будет соответствовать потребностям вашего бизнеса.

Владельцам бизнеса в Канаде и США необходимо определить, будут ли они использовать кассовый метод учета или метод начисления. Давайте посмотрим на разницу между ними.

  • Кассовый метод. Доходы и расходы признаются в момент их фактического получения или выплаты.
  • Метод начисления. Доходы и расходы признаются, когда происходит транзакция (даже если денежные средства еще не поступили в банк или не выведены из него) и требуют отслеживания дебиторской и кредиторской задолженности.

Технически канадцы обязаны использовать метод начисления. Для упрощения вы можете использовать кассовый метод в течение всего года, а затем сделать одну корректирующую запись в конце года для учета непогашенной дебиторской и кредиторской задолженности для целей налогообложения.

Владельцы бизнеса в США могут использовать кассовый учет, если выручка составляет менее 5 миллионов долларов, в противном случае они должны использовать метод начисления.

Бухгалтерия 101

Бухгалтерский учет — это то, что вам нужно либо изучить, либо отдать на аутсорсинг, когда вы управляете бизнесом. К счастью, можно научиться управлять своими собственными книгами, и есть несколько заметных преимуществ в том, чтобы заняться этим самостоятельно.

Узнайте, как управлять своими книгами

4. Настройка системы расчета заработной платы

Многие интернет-магазины начинают свою деятельность как шоу для одного человека. Когда вы достигли точки, когда имеет смысл нанять помощь со стороны, вам необходимо установить, является ли этот человек наемным работником или независимым подрядчиком.

Для сотрудников вам нужно будет составить график начисления заработной платы и убедиться, что вы удерживаете правильные налоги. Существует множество сервисов, которые могут помочь в этом, и многие варианты программного обеспечения для бухгалтерского учета предлагают расчет заработной платы в качестве функции.

Для независимых подрядчиков обязательно отслеживайте, сколько вы платите каждому человеку. Американским владельцам бизнеса может потребоваться подать форму 1099 для каждого подрядчика в конце года (для этого вам также потребуется сохранить их имя и адрес).

 

5.Расследовать налог на импорт

В зависимости от вашей бизнес-модели вы можете планировать покупку и импорт товаров из других стран для продажи в вашем магазине. При импорте продуктов вы, вероятно, будете облагаться налогами и пошлинами, что стоит учитывать, если вы ведете бизнес по доставке. Это сборы, которые ваша страна взимает с входящих товаров. Узнайте об импорте товаров в США и Канаду и связанных с этим налогах, чтобы знать правила с самого начала.

Кроме того, если вы импортируете товары, калькулятор пошлин может помочь вам рассчитать сборы в вашем собственном бизнесе и спланировать расходы.

6. Определите, как вам будут платить

Когда продажи начнутся, вам понадобится способ принимать платежи. Если вы являетесь владельцем магазина в Северной Америке на Shopify, вы можете использовать Shopify Payments для приема заказов по дебетовой или кредитной карте. Это избавит вас от необходимости создавать учетную запись продавца или сторонний платежный шлюз.

Если вы хотите принимать платежи по кредитным картам без использования Shopify Payments, вам потребуется учетная запись продавца или вы можете использовать сторонний платежный процессор, например PayPal, Stripe или Square.Торговый счет — это тип банковского счета, который позволяет вашей компании принимать платежи по кредитным картам от клиентов.

Если вы используете сторонний платежный процессор, размер комиссий может различаться. Некоторые процессоры взимают комиссионный сбор плюс ставка, обычно около 2,9% + 0,30 доллара США за транзакцию. Другие взимают фиксированную плату за каждую транзакцию, в то время как у некоторых есть модель ежемесячного членства для неограниченного количества транзакций. Вы можете ознакомиться с этим списком, чтобы найти платежный шлюз, который будет работать в вашем регионе.

Бесплатно: Шаблон бизнес-плана

Бизнес-планирование часто используется для обеспечения финансирования, но многие владельцы бизнеса считают написание плана ценным, даже если они никогда не работали с инвестором. Вот почему мы создали бесплатный шаблон бизнес-плана, который поможет вам начать работу.

Получить шаблон сейчас

Получите шаблон бизнес-плана прямо в свой почтовый ящик.

Почти готово: пожалуйста, введите свой адрес электронной почты ниже, чтобы получить мгновенный доступ.

Мы также будем присылать вам новости о новых образовательных руководствах и историях успеха из новостной рассылки Shopify. Мы ненавидим СПАМ и обещаем обеспечить безопасность вашего адреса электронной почты.

Спасибо за подписку. Вскоре вы начнете получать бесплатные советы и ресурсы. А пока начните создавать свой магазин с бесплатной 14-дневной пробной версией Shopify.

Начало работы

7. Установление налоговых процедур

В мире электронной коммерции стало проще, чем когда-либо, продавать клиентам за пределами вашего штата и даже страны. Хотя это отличная возможность для брендов, стремящихся к росту, она вводит запутанные налоговые правила.

Когда покупатель заходит в обычный розничный магазин, он платит налог с продаж в том штате или провинции, где совершает покупку, независимо от того, живет ли он в этом городе или приезжает из другого мира. Однако, когда вы продаете через Интернет, клиенты могут находиться в разных городах, штатах, провинциях и даже странах.

Владельцам канадских магазинов нужно начинать собирать GST/HST только тогда, когда их доход составляет 30 000 долларов США или более за 12-месячный период. Вы можете отправить GST/HST, который вы собираете, в рассрочку.Если вы хотите, вы можете собирать GST / HST, даже если вы не зарабатываете столько в доходе, и использовать его для зачета предварительного налога.

Продажа международным клиентам может быть проще, чем продажа на внутреннем рынке. Владельцам канадских магазинов не нужно взимать GST/HST с покупателей, находящихся за пределами Канады.

Для владельцев магазинов в США налог с продаж становится немного сложнее. Вам нужно будет определить, ведете ли вы свой бизнес в штате происхождения или в штате назначения. В первом случае вы должны взимать налог с продаж в зависимости от штата, в котором вы ведете свой бизнес.Последний требует, чтобы налог с продаж применялся в зависимости от местонахождения покупателя.

Международные покупки не облагаются налогом для компаний, базирующихся в США. Все это может стать немного сложным, поэтому обратитесь к своему бухгалтеру за подробной информацией о правилах вашего конкретного штата в отношении международного налога с продаж.

8. Определите свои налоговые обязательства

Налоговые обязательства различаются в зависимости от организационно-правовой формы бизнеса. Если вы работаете не по найму (индивидуальное предприятие, ООО, товарищество), вы будете требовать дохода от бизнеса в своей личной налоговой декларации.Корпорации, с другой стороны, являются отдельными налоговыми единицами и облагаются налогом независимо от владельцев. Ваш доход от корпорации облагается налогом как наемный работник.

Самозанятые должны удерживать налоги со своего дохода и перечислять их правительству вместо удержания, которое обычно производит работодатель. Владельцам американских магазинов вам придется платить предполагаемые ежеквартальные налоги, если в этом году вы должны заплатить более 1000 долларов налогов. У канадцев немного проще; если ваша чистая задолженность по налогу превышает 3000 долларов США, вы должны будете платить подоходный налог в рассрочку.

9. Рассчитать валовую прибыль

Повышение валовой прибыли вашего магазина — это первый шаг к увеличению дохода в целом. Чтобы рассчитать валовую прибыль, вам необходимо знать затраты, понесенные при производстве вашего продукта. Чтобы лучше понять это, давайте быстро определим себестоимость проданных товаров (COGS) и валовую прибыль.

  • ПРОЦЕДУРЫ. Это прямые затраты, понесенные при производстве продукции, продаваемой компанией. Сюда входят как материалы, так и прямые трудозатраты.
  • Валовая прибыль. Это число представляет собой общий доход от продаж, который сохраняется после того, как бизнес понесет все прямые затраты на производство продукта или услуги.

Вот как можно рассчитать валовую прибыль:

Валовая прибыль (%) = (выручка – себестоимость) / выручка

Вы также можете использовать наш бесплатный калькулятор размера прибыли, чтобы ввести свои числа для быстрого расчета.

Разница между тем, за сколько вы продаете продукт, и тем, сколько бизнес фактически приносит домой в конце дня, — это то, что действительно определяет вашу способность держать двери открытыми.

10. Подать заявку на финансирование

Существует множество сценариев, в которых растущему бизнесу электронной коммерции может потребоваться внешнее финансирование бизнеса, будь то кредитная линия, инвесторы, кредит для малого бизнеса или даже бизнес-партнер.

Например, вы можете столкнуться с неожиданным спадом продаж из-за неконтролируемых внешних обстоятельств или, возможно, вам нужен финансовый импульс в периоды спада в сезонном бизнесе. Брендам с большими целями роста часто необходимо обеспечить финансирование для инвестиций в разработку новых продуктов, инвентарь, розничные магазины, найм и многое другое.

Помните, что для получения кредита для малого бизнеса вам, скорее всего, придется предоставить финансовую отчетность — по крайней мере, баланс и отчет о прибылях и убытках, а также, возможно, отчет о движении денежных средств.

Но прежде чем подписать долг, важно убедиться, что цифры имеют смысл. Другими словами, это хорошая идея, чтобы рассчитать рентабельность кредита. Сложите все расходы, которые вам нужны для покрытия кредита, ожидаемый новый доход, который вы получите от кредита, и общую стоимость процентов.Вы можете использовать наш кредитный калькулятор для бизнеса, чтобы узнать общую стоимость.

11. Найдите надежных партнеров по бухгалтерскому учету

Как владелец бизнеса, вы должны иметь представление об общепринятых принципах бухгалтерского учета (GAAP). Это не правило, но оно помогает вам измерить и понять финансы вашей компании.

Если вам нужна небольшая дополнительная помощь или руководство по финансовому планированию, многие бухгалтеры малого бизнеса и финансовые специалисты могут помочь вам лучше контролировать свои деньги. Есть несколько человек, которых вы, возможно, захотите завербовать: 

  • Бухгалтер. Бухгалтер малого бизнеса может проконсультировать по многим вопросам, включая структуру вашего бизнеса, составление финансовой отчетности, получение необходимых лицензий и разрешений и даже написание бизнес-плана. Вы можете написать свой, используя наш бесплатный шаблон бизнес-плана.
  • Сертифицированный бухгалтер (CPA). В случае аудита CPA является единственным лицом, которое на законных основаниях может подготовить проверенный финансовый отчет.
  • Бухгалтер. Бухгалтер ведет ежедневные записи, регулярно сверяя счета, классифицируя расходы и управляя дебиторской/кредиторской задолженностью.
  • Составитель налоговой декларации. Ваш налоговый инспектор заполняет необходимые формы и может подавать их от вашего имени в течение налогового сезона. Некоторые из них также установят расчетные налоговые платежи.
  • Специалист по налоговому планированию. Эти специалисты помогут оптимизировать ваши налоги до того, как вы их подадите, помогая вам узнать, как снизить налоговое бремя.

12. Периодически переоценивайте свои методы

Когда вы только начинаете, вы можете использовать простую электронную таблицу для управления своими книгами, но по мере вашего роста вы захотите рассмотреть более продвинутые методы, такие как QuickBooks или Bench. По мере того, как вы продолжаете расти, постоянно переоценивайте количество времени, которое вы тратите на свои книги, и во сколько это время обходится вашему бизнесу.

Правильное бухгалтерское решение означает, что вы можете уделять больше времени бизнесу, не заботясь о бухгалтерском учете, и потенциально экономить деньги бизнеса.Беспроигрышный вариант!

Лучшее программное обеспечение для бухгалтерского учета малого бизнеса

Каждому владельцу бизнеса необходимо хорошее бухгалтерское программное обеспечение, позволяющее отказаться от ручного ввода данных и сэкономить время. Бухгалтерское программное обеспечение — это то, что вы используете для быстрого и легкого доступа к финансовой информации. Он позволяет вам проверять банковские балансы, понимать доходы и расходы, прогнозировать прибыльность, прогнозировать налоговые обязательства и многое другое.

Как только вы подключаете свои банковские счета и кредитные карты к программному обеспечению, транзакции отображаются в очереди и группируются по категориям.Всю эту информацию вы можете найти в своем плане счетов. Как только вы утвердите категории, транзакции автоматически рассчитываются в ваших финансовых отчетах.

Некоторые функции, которые следует искать в программном обеспечении вашей учетной записи, включают:

  • Интеграция с платформой. Вы хотите, чтобы ваше бухгалтерское программное обеспечение легко интегрировалось с вашей платформой электронной коммерции, а также со сторонними инструментами, такими как управление контрактами и многое другое.
  • Общая отчетность. Большинство бухгалтерских программ предоставляют базовые отчеты. Вам понадобится тот, который предоставляет расширенные отчеты, такие как запасы и расходы, чтобы вы могли быстро отслеживать финансовое состояние.
  • Настройка налога с продаж. Знание того, какой налог с продаж вы должны заплатить и сколько собирать, сбивает с толку. Найдите бухгалтерское программное обеспечение, которое упрощает учет налога с продаж.
  • Отличная поддержка. Просмотрите обзоры и рейтинги поддержки, чтобы узнать, как работает поддержка клиентов компании-разработчика программного обеспечения.Стремитесь к круглосуточной поддержке и центрам самообслуживания.

Существует множество удобных вариантов бухгалтерского программного обеспечения для малого бизнеса, от бесплатных до платных моделей. Вы также можете найти в магазине приложений Shopify программное обеспечение для бухгалтерского учета, которое легко интегрируется с вашим магазином электронной коммерции.

Ознакомьтесь со следующим бухгалтерским программным обеспечением, которое вы можете использовать для управления своими книгами.

Ксеро

Xero — это облачная система учета, предназначенная для малого и растущего бизнеса.Вы можете связаться с доверенным консультантом и получить представление о своем финансовом состоянии. Доступ к нему возможен с любого устройства. Кроме того, благодаря расширенным функциям бухгалтерского учета Xero вы можете просматривать денежные потоки, транзакции и другую финансовую информацию из любого места.

Преимущества: 

  • Инвентаризация и управление запасами
  • Доступная цена
  • Подключается к крупным банкам
  • Удобные для просмотра и настраиваемые отчеты
  • База данных контактов и сегментация
  • Расчет заработной платы
  • Мобильное приложение
  • Выверка банка

QuickBooks Online

QuickBooks Online — это программное обеспечение для бухгалтерского учета малого бизнеса, которым управляет Intuit.Вы можете использовать его, чтобы фиксировать и хранить квитанции о расходах, отслеживать свои доходы и расходы и многое другое.

QuickBooks показывает все ваши расходы, такие как расходы на инвентарь и техническое обслуживание, а также каждую продажу вашего бизнеса за определенный период времени. Он также предлагает автоматизацию инвентаризации с использованием постоянного отслеживания запасов, поэтому ваши продажи и стоимость запасов обновляются каждый раз, когда вы совершаете продажу. Вы также можете интегрировать QuickBooks с Shopify, чтобы поддерживать порядок и быть в курсе последних событий.

Преимущества:

  • Мобильное приложение
  • Облачный
  • Отслеживание пробега
  • Управление подрядчиками
  • Отслеживание запасов
  • Разделение деловых и личных расходов

Волна

Wave — это онлайн-решение для бухгалтерского учета, созданное для малого бизнеса.Благодаря функции выверки банковских счетов вы можете связать свои банковские счета, счета PayPal и другие источники данных, чтобы просматривать бизнес-транзакции в режиме реального времени. Вы также можете создавать отчеты, такие как дебиторская задолженность, балансы, налоговые отчеты и кредиторская задолженность.

Преимущества:

  • Доступный
  • Плата за обработку конкурентоспособных кредитных карт
  • Бесплатный учет и сканирование чеков
  • Нет ограничений по транзакциям или счетам
  • Неограниченное количество пользователей
  • Мобильное приложение

FreshBooks

FreshBooks — это облачное программное обеспечение для учета и управления счетами для малого бизнеса.Он предлагает управление расходами, основной учет и все, что вам нужно для ведения базовой бухгалтерии.

Преимущества:

  • Простота использования
  • Интегрируется с Shopify
  • Простое ценообразование
  • Настраиваемые счета
  • Подробная поддержка самообслуживания

Знайте свои цифры, чтобы развивать свой бизнес

Открытие бизнеса может быть непосильным процессом, но если вы будете следовать этому списку, у вас с самого начала будут финансы вашего нового магазина в порядке.От открытия правильного типа банковского счета до определения того, сколько вы будете получать за каждый продукт, все эти задачи будут способствовать успеху вашего бизнеса сейчас и по мере его роста.


Готовы создать свой первый бизнес? Начните бесплатную 14-дневную пробную версию Shopify — кредитная карта не требуется.

Часто задаваемые вопросы по бухгалтерскому учету малого бизнеса

Как мне вести бухгалтерский учет в моем малом бизнесе?

Вы можете настроить основные бухгалтерские записи малого бизнеса в электронной таблице, хотя это более утомительно, подвержено ручным ошибкам и отнимает много времени, чем комплексное программное обеспечение для учета малого бизнеса.По крайней мере, вы захотите отслеживать расходы и доходы на защищенной облачной платформе.

Сколько я должен платить бухгалтеру для моего малого бизнеса?

Стоимость услуг бухгалтеров малого бизнеса зависит от ряда факторов. По оценкам Бюро статистики труда США, если вы нанимаете сотрудников, средняя годовая зарплата бухгалтеров составляет 70 000 долларов. По данным PayScale, бухгалтеры получают 17,26 долларов в час. Если вы обращаетесь к внешнему подрядчику или одной из многих бухгалтерских фирм, затраты варьируются от нескольких сотен долларов в месяц до тысяч в месяц — в зависимости от уровня предоставляемых услуг и сложности бухгалтерских потребностей вашего малого бизнеса, среди других факторов.

Что делает бухгалтер для малого бизнеса?

Бухгалтер малого бизнеса делает много вещей, в том числе следующие:
  • Создайте свой бизнес
  • Помогите написать бизнес-план
  • Проверьте свой денежный поток
  • Найдите возможности для сокращения затрат
  • Консультирование по бизнес-стратегии
  • Управление долгом
  • Отслеживание авансовых платежей
  • Написать и подать заявку на кредит
  • Планировать бюджеты
  • Настройте свое бухгалтерское программное обеспечение
  • Управление запасами
  • Рекомендовать бизнес-инструменты
  • Помогите открыть новые банковские счета
  • Надзор за расчетом заработной платы
  • Финансовая отчетность на конец года
  • Предотвратить аудит
  • Консультации по личным финансам

Что бухгалтер делает для малого бизнеса?

Бухгалтеры выполняют текущие административные обязанности по бухгалтерскому учету малого бизнеса, в том числе:
  • Выверка счетов
  • Запись транзакций
  • Управление дебиторской и кредиторской задолженностью
  • Настройка записей
  • Подготовка финансовой отчетности
  • Отправка счетов
  • Настройка и управление технологиями и инструментами
  • Будьте в курсе законов и правил
  • Базовая заработная плата
  • Работайте со своим бухгалтером, налоговым специалистом и специалистом по налоговому планированию

Ведение бухгалтерских книг владельцами малого бизнеса

Ведение бухгалтерских книг владельцами малого бизнеса, Отметьте Полное требование ведения бухгалтерских книг, а также проверьте Требование ведения бухгалтерских книг и аудита, Какие бухгалтерские книги должны вести «лица?», Где бухгалтерские книги должны храниться.в этой статье вы можете проверить полную информацию о ведении бухгалтерских книг всеми владельцами малого бизнеса.

Ведение бухгалтерских книг владельцами малого бизнеса

Требование ведения бухгалтерских книг

Пока вы создавали свой бизнес с большой помпой, достижение оборота вашей мечты было только первой вехой, вы уже начали беспокоиться о прибыльности. Ведение финансовой отчетности на самом деле является способом узнать истинное и справедливое положение вашего бизнеса.На самом деле, это намного больше. Это также требование закона.

Давайте разберемся в требованиях и необходимости обязательного ведения бухгалтерского учета и аудита в соответствии с Законом о подоходном налоге Индии в упрощенном порядке .

В основном есть две категории

  • Специальные специалисты
  • Неспециализированные специалисты

A. Специальные специалисты – включают лиц, оказывающих услуги и имеющих технические степени в области права, медицины, инженерии, архитектуры/интерьера, бухгалтерского учета, технического консультирования, информационных технологий, кинохудожников или любое другое лицо, уведомленное правительством.Например: юристы, врачи, архитекторы, дизайнеры интерьеров, инженеры, дипломированные бухгалтеры, художники кино, консультанты и т. д. Определенные специалисты не являются трейдерами.

Требование по ведению бухгалтерского учета и аудиту
  • В соответствии с Законом о подоходном налоге лицо, занимающееся любой профессией, как указано выше, в обязательном порядке обязано вести полную бухгалтерскую отчетность, если его   валовые поступления от профессии превышают 1 50 000 рупий в год в всех три предшествующих года.
  • В случае, если это первый год создания, вы должны в обязательном порядке вести записи, если валовая выручка может превысить 150 000 рупий/-.
  • В случае  валовой выручки указанных специалистов на больше, чем на 25 лакхов рупий в предыдущем финансовом году, аудит финансовых отчетов является обязательным в соответствии с Законом о подоходном налоге.

Смысл этих положений заключается в том, что если в течение какого-либо одного года ваш доход опустится ниже порогового уровня в 150 000 рупий, вы не обязаны вести бухгалтерские книги.

B. Неспециализированные специалисты —  включают лиц, оказывающих услуги другим лицам, но не имеющих технической степени и не охваченных указанными выше специалистами, а также всех розничных продавцов и торговцев. Другими словами, любой бизнес, кроме тех, которые относятся к указанной категории.

  • В соответствии с Законом о подоходном налоге лицо, занимающееся любой профессией, как указано выше, в обязательном порядке обязано вести полную бухгалтерскую отчетность, если его Доход (прибыль ) от бизнеса или профессии превышает 1 20 000 рупий в год или его продажи/валовая выручка   превышают 10 лакхов рупий в любом из трех предыдущих лет.
  • В случае, если это первый год создания, вы должны в обязательном порядке вести записи, если доход, вероятно, превысит 120 000 рупий /- или его общий объем продаж/валовая выручка, вероятно, превысит 10 лакхов
  • В случае   валовая выручка/оборот/общий объем продаж неуказанных специалистов составляет более 100 лакхов рупий в предыдущем финансовом году, аудит финансовых отчетов является обязательным в соответствии с Законом о подоходном налоге.

Смысл этих положений заключается в том, что если в течение какого-либо одного года ваши продажи/доход опускаются ниже порогового предела, вы по-прежнему обязаны вести бухгалтерские книги, за исключением случаев, когда продажи/доход непрерывно падают в течение трех лет подряд, в течение которых случае в четвертый год положение не применяется.

Анализ на основе оборота и дохода
  • Оборот менее 10 лакхов и доход менее 120 000 – ведение книг необязательно 10 лакхов, но менее 100 лакхов и доход ниже 8% от оборота: обязательное ведение бухгалтерского учета/требуется аудит
    • Компания в соответствии с Законом о компаниях : Обязательное ведение книг
    • Благотворительный институт/НЕКОММЕРЧЕСКАЯ ОРГАНИЗАЦИЯ : Обязательное ведение книг.Обязательное обслуживание книг для благотворительных/некоммерческих компаний, по той простой причине, что они утверждают, что не получают прибыли.

    Какие бухгалтерские книги должны вести «лица»?

    Для определенных специалистов : В соответствии с Правилом 6F (2) Правил подоходного налога необходимо вести следующие бухгалтерские книги и документы:

    • 1) кассовая книга,
    • 2) журнал, если бухгалтерский учет ведется по товарной системе учета,
    • 3) бухгалтерская книга
    • 4) копия экземпляров векселей с серийными номерами и копии4 или
    • корешки квитанций
    • 5)   оригиналы счетов на расходы, превышающие Rs.50 и квитанции об оплате мелких расходов  

    Бухгалтерские книги или бухгалтерские книги могут вестись как вручную, так и в электронном виде, а также в бухгалтерских программах. (Распечатка не обязательна)

    Лица, занимающиеся   медицинской   профессией  , кроме того, обязаны вести ежедневную медицинскую книжку по установленной форме (форма № 3С) и опись на начало и конец года запасов лекарственных средств , лекарства и другие расходные материалы, используемые в профессиональных целях.

    Для не указанных специалистов:

    Государственное управление не предоставляет список, что означает, что вы обязаны хранить все возможные документы, касающиеся бизнеса.

    • Кассовая книга / Леджера / журнал
    • Заветочные записи
    • банковских выступлений
    • Оригинальные счета
    • квитанции / контрфакеты продаж
    • ваучеров для платежей

    где бухгалтерские книги вести :  

    Бухгалтерские книги за текущий год должны вестись и храниться по основному месту деятельности или профессии в ​​соответствии с Правилом 6F (3).Не существует конкретного правила относительно того, где должны храниться бухгалтерские книги прошлых лет. Если у вас есть филиалы, бухгалтерские книги могут вестись либо в соответствующих филиалах, либо в одном месте, то есть в зарегистрированном офисе.

    Сколько лет необходимо хранить бухгалтерские книги:  

    С каждым годом счетные книги растут, а шкафы наполняются все больше и больше. Каждый налогоплательщик хочет знать, сколько лет он должен хранить записи своих бухгалтерских книг.

    Правило 6F (5) предусматривает, что бухгалтерские книги и другие документы должны храниться не менее 6 лет после окончания соответствующего года оценки. Проще говоря, запись за один финансовый год будет храниться 7 лет, после чего вы не обязаны ее хранить по закону. Однако, если налоговое управление возобновляет производство по оценке за предыдущий год, его книги должны вестись до тех пор, пока оно не будет завершено и закрыто.

    Последствия неведения бухгалтерского учета:  

    Неведение бухгалтерских книг или документов влечет за собой штраф в размере 25 000 рупий, а непроведение аудита счетов и предоставление отчета о налоговой проверке влечет за собой штраф в размере 0.5 % от общего объема продаж, оборота или валовой выручки или рупий. 1 00 000 в зависимости от того, что меньше .

    Имя автора – Кумар Пардип

    Вы можете связаться с автором [email protected]

    Рекомендуемые товары

    Как вести общий набор книг для удовлетворения требований учета затрат и финансового учета

    Интегрированная система учета — это система, в которой книги для требований финансового учета и учета затрат хранятся в общем наборе.Вот почему называется так, что учет затрат и финансовый учет интегрированы в одну систему.

    CIMA определяет, что «интегрированная система учета относится к взаимосвязанной системе финансового учета и учета затрат, чтобы гарантировать, что все соответствующие расходы включены в счета затрат. В рамках этой системы бухгалтерского учета операции классифицируются как по их функции, так и по характеру».

    Интегрированный учет должен быть настроен таким образом, чтобы, хотя он мог предоставить информацию о стоимости каждой единицы, партии или работы или любой другой измеряемой единицы, он не должен искажать финансовые отчеты, а именно., отчет о прибылях и убытках и балансовый отчет.

    Например,

    • Закупка сырья может быть непосредственно учтена на контрольном счете ГК складов, контрольном счете незавершенного производства или счете накладных расходов вместо счета покупки.
    • Прямая заработная плата может быть проведена на контрольном счете заработной платы или контрольном счете накладных расходов вместо счета прямой заработной платы. , нет никаких требований для примирения между ними.
    • Значительная экономия времени и средств, которые в противном случае были бы потрачены впустую на ведение обеих учетных записей по отдельности.
    • Благодаря автоматической сверке учета затрат с бухгалтерским учетом управленческая отчетность будет быстрой и точной, что поможет в своевременном принятии решений.
    • Упрощает и совершенствует механизм внутреннего контроля.
    • Все показатели, связанные с затратами, в основном получены из финансовых отчетов, поэтому, когда они напрямую связаны с финансовым учетом, они более надежны и точны.
    • Эта система помогает устранить канцелярские ошибки, возникающие при извлечении данных из бухгалтерских книг при подготовке данных книг учета затрат.
      > Полная интеграция: При полной интеграции все элементы учета затрат при расчете себестоимости продаж интегрируются с финансовым учетом.
      > Частичная интеграция: Иногда, когда полная интеграция временно невозможна, сложно управлять интегрированной системой; интеграция может быть настроена до определенного этапа ведомости затрат, такого как себестоимость, заводская себестоимость, себестоимость и т. д. учетные записи, включая, помимо прочего, SKU, Locations и т. д.
    • Должны быть разработаны стандартные документы данных процесса, содержащие все детали, относящиеся к счетам затрат и финансовым счетам.
    • Установить координацию между отделами, обрабатывающими финансовую информацию и информацию о затратах.
    • Бухгалтерия должна быть обучена, чтобы они могли ознакомиться с интегрированной системой бухгалтерского учета, регистрировать операции и готовить отчеты из нее.
    • Необходимо выбрать соответствующий бухгалтерский пакет, который наилучшим образом соответствует требованиям интеграции, генерации отчетов и автоматизации процессов.

    Примеры проводки в рамках интегрированной системы учета

    Ключевые слова:

    Успех всегда зависит от вашей способности своевременно и правильно принимать решения. Чтобы иметь эту способность, вам нужна точная, выверенная и выгодная информация в ваших руках. Эта информация может быть получена с помощью интегрированной системы учета, которая предоставляет всю информацию, необходимую для принятия решений. Используя соответствующий пакет бухгалтерского учета и интегрируя передовые приложения с программным обеспечением, можно разработать превосходную интегрированную систему бухгалтерского учета для любого бизнеса, который может помочь этому бизнесу оставаться на вершине своих конкурентов.

    Мы, CapActix, располагаем командой экспертов, готовых понять ваши требования к отчетности и помочь вам настроить соответствующую систему, интегрирующую ваш финансовый учет с учетом затрат. Мы известная финансовая и бухгалтерская аутсорсинговая компания, базирующаяся в Индии. Мы можем помочь вам создать интегрированную систему учета, чтобы сделать ваши требования к отчетности точными и надежными. Для получения более подробной информации вы можете связаться с нами по [email protected] или позвонить нам по телефону +1 201-778-0509

    Учет затрат, финансовый учет

    Определение, виды и важность бухгалтерского учета

    Что такое бухгалтерский учет?

    Бухгалтерский учет включает в себя запись на регулярной основе финансовых операций компании. Теория финансового учетаТеория финансового учета объясняет, почему бухгалтерский учет – причины, по которым операции регистрируются определенным образом.Это руководство будет. При надлежащем ведении бухгалтерского учета компании могут отслеживать всю информацию в своих бухгалтерских книгах, чтобы принимать ключевые операционные, инвестиционные и финансовые решения.

    Бухгалтеры — это лица, которые управляют всеми финансовыми данными компаний. Без бухгалтеров компании не знали бы о своем текущем финансовом положении, а также о сделках, которые происходят внутри компании.

     

     

    Точное ведение бухгалтерского учета также имеет решающее значение для внешних пользователей, включая инвесторов, финансовые учреждения или правительство – людей или организации, которым необходим доступ к достоверной информации для повышения эффективности инвестиций. научит вас основам инвестирования и с чего начать.Узнайте о различных стратегиях и методах принятия решений о торговле или кредитовании. Проще говоря, хозяйствующие субъекты полагаются на точную и надежную бухгалтерию как для внутренних, так и для внешних пользователей.

     

    Важность ведения бухгалтерского учета

    Надлежащее ведение бухгалтерского учета дает компаниям надежный показатель их эффективности. Он также предоставляет информацию для принятия общих стратегических решений и контрольных показателей для своих целей по доходам и доходам. Короче говоря, как только бизнес запущен и работает, критически важно тратить дополнительное время и деньги на ведение надлежащего учета.

    Многие небольшие компании на самом деле не нанимают штатных бухгалтеров из-за высокой стоимости. Вместо этого небольшие компании обычно нанимают бухгалтера или передают эту работу профессиональной фирме. Здесь важно отметить одну важную вещь: многие люди, намеревающиеся начать новый бизнес, иногда упускают из виду важность таких вопросов, как ведение учета каждой потраченной копейки.

     

    Метод учета по методу начисления и кассовый метод

    Чтобы должным образом внедрить бухгалтерский учет, компании должны сначала выбрать, какой метод учета они будут использовать.Компании могут выбирать между двумя основными методами учета: кассовым методом учета или методом начисления. Разница между этими типами учета основана на сроках, когда компания фактически регистрирует продажу (приток денег) или покупку (отток денег) в бухгалтерских книгах.

    Касса Начисленные насыщенные Начисление
    Определение Запись транзакции только тогда, когда наличные деньги фактически получаются или оплачиваются Запись транзакции, когда это происходит, даже если наличные не получают или оплачиваются
    Пример: Вы приобрели 100 единиц продукта и оплатите его в следующем месяце. Без транзакции Записаны Транзакция, записанные через счету, выплачиваемые (ответственность) Счета

    Видео Объяснение процесса бухгалтерского учета

    Дополнительные ресурсы

    Спасибо за прочтение руководства CFI к Бухгалтерскому процессу.