Содержание

Общие правила заполнения табеля учета рабочего времени

Данная статья лишь выражает личное мнение автора и не является официальным документом.

Крайне важная и официально необходимая часть кадрового контроля – учет рабочего времени. Ведение специальных табелей с информацией о том, какие сотрудники в тот или иной день находились на рабочих местах, а какие нет, важно для правильной оценки итогов их трудовой деятельности.

Наличие объективных данных важно и для работодателя, и для работников. Каждая из сторон получает возможность при необходимости защитить свои трудовые права. Конечно, в данном случае чрезвычайно значимой является корректность отображения сведений.

Именно поэтому большое внимание уделяется тому, кто и как будет вести табель учета рабочего времени. Иногда этим полностью занимается отдельный сотрудник – табельщик, в других случаях речь идет о коллективном сборе сведений, которые аккумулируются в бухгалтерии либо отделе кадров.

Базовые основы ведения табеля Т-12, Т-13

Исходя из соображений удобства и рациональности, на предприятии выбирается стандартный формат учета рабочего времени (форма Т-12, заполняемая вручную) или электронный (форма Т-13, которая ведется на компьютере). Для бюджетных учреждений предусмотренный особый вариант табеля – форма № 0504421 (по ОКУД).

Хотя сам табель является обязательным документом, четких требований к его внешнему оформлению не предъявляется. Важно лишь, чтобы в нем отражались все необходимые сведения. К ним относится следующие данные:

  • присутствие сотрудников на рабочих местах;
  • выходные и праздники;
  • официально зафиксированная временная нетрудоспособность;
  • командировки;
  • отпуска, в том числе академические;
  • отгулы;
  • переработки;
  • опоздания;
  • прогулы.

Другими словами, табель учета рабочего времени должен в соответствии с календарными днями каждого месяца четко показывать, был ли на работе каждый из сотрудников, и если не был, то почему. Также в документе фиксируются отклонения от обычного трудового распорядка.

Формы Т-12 и Т-13 с 2013 года носят рекомендательный характер, но, тем не менее, именно на них чаще всего ориентируются табельщики и руководители предприятий при осуществлении учета рабочего времени сотрудников. Именно из них заимствуются стандартные коды и условные обозначения, основные графы для таблиц и базовые понятия.

Правила заполнения табеля

В первую очередь, важно иметь в виду несколько основополагающих принципов, связанных с формами Т-12 и Т-13, а также формой ОКУД № 0504421:

  1. Табель составляется на месяц и заполняется ежедневно.
  2. Каждый новый табель по своей структуре должен быть идентичен предыдущему.
  3. Всякий раз документ создается в одном экземпляре.
  4. Независимо от того, кто составляет табель, его должен согласовать начальник кадровой службы и заверить руководитель предприятия (учреждения).
  5. Данные сотрудников указываются в формате ФИО или же в виде личного номера.
  6. Информация о рабочем времени записывается в часах, днях, сменах.
  7. В шапке документа отражаются сведения о том, за какой период составлен табель и к какой именно организации/ предприятию/ учреждению он относится.

Порядок внесения данных в формы учета

Если говорить в общем, то заполнение табеля может происходить либо по факту, либо на основе поступающих данных об отклонениях. В первом случае информация заносится в документ на основе реальных сведений каждого дня: кто на работе, кто в отпуске и т.д. Во втором случае в табель вносятся только изменения, происходящие с кем-то из работников: ушел на больничный, опоздал, взял отгул и т.д.

На предприятиях табельщики предпочитают в основном первый способ, поскольку он считается более объективным и информативным.

Рассмотрим, как следует пошагово действовать, чтобы заполнить типовую электронную форму табеля.

Первое. Создается каркас документа.

Обязательно должна быть оформлена титульная страница с указанием названия организации и классификационного номера, присвоенного ей органом статистики. Если табель создан для отдельного структурного подразделения, то отмечается, какого именно.

При необходимости табелю присваивается собственный порядковый номер, прописывается отчетный период. Стандартной практикой является заполнение табеля на месяц – соответственно. с первого по последнее число. Официальной датой создания документа при этом считается последний рабочий день, когда документ будет подан на подпись руководителю.

На первом этапе также создается сама таблица, в которую будет вноситься вся информация. Структура таблицы может немного отличаться от случая к случаю, но в целом она обязательно должна включать один условный столбец «сотрудники», а также столбцы для каждого календарного дня.

Второе. Заполняются данные о сотрудниках

Правило простое: один работник – одна строка. Вписываются либо фамилия, имя и отчество, либо должность на предприятии, либо табельный номер. Иногда указываются все эти данные.

Что касается табельного (или личного) номера, но он обязательно есть у каждого сотрудника, отмечен в его личном деле, на пропуске, служебном удостоверении и т.д. Этот номер особенно важен, если в коллективе есть однофамильцы или лица, занимающие одинаковые должности. Благодаря номерам таких сотрудников легко различать в официальной документации.

Третье. Вносятся сведения о работе

Такие данные заносятся в табель относительно каждого из дней месяца – напротив фамилии сотрудника.

Варианты записи следующие:

  • Явка (человек был на работе и выполнял обязанности в стандартном режиме) – Я;
  • Выходной (субботы и воскресенья, праздничные дни и т.д.) – В;
  • Временная нетрудоспособность (пребывание на оплачиваемом больничном) – Б;
  • Отпуск (сотрудник находится в ежегодном оплачиваемом отпуске) – От;
  • Командировка (отсутствие на рабочем месте по причине отъезда в служебную командировку) – К.

По решению руководителя в табеле может отражаться просто факт явки или неявки на рабочее место либо конкретное количество отработанных в день часов. Универсальный вариант – заносить в ячейку каждого дня отметку явки/неявки, а под ней вписывать реально отработанные часы.

Свои кодовые обозначения есть для отгулов, переработок, опозданий, прогулов, пребывания в дороги к месту командирования и т. п. Эти обозначения можно создавать самостоятельно или же пользоваться стандартным набором, который был предложен Госкомстатом к форме Т-12.

Четвертое. Подсчитываются отработанные часы

Для суммирования всего времени, которое отработал сотрудник за полмесяца и за месяц, принято выделять отдельные столбцы в конце табеля. Подсчитывается, сколько всего дней и часов работал каждый человек.

Пятое. Суммируются сведения о неявках

Речь идет о подсчете общего количества дней, когда сотрудник не был на работе, но, тем не менее, должен получить выплаты. Это командировки/ дни отпуска / больничные.

Шестое. Дополнительная информация

Если кто-либо из сотрудников работал сверхурочно, получил взыскание или поощрение, данный факт отражается в табеле в отдельном столбце.

Седьмое. Занесение бухгалтерских данных

Этот пункт является ответственностью бухгалтера. Для каждого работника определяется количество причитающихся выплат за месяц, указываются основания для них, а также номера корреспондирующих счетов, откуда будут списываться деньги.

Восьмое. Сбор подписей

Завершается заполнение табеля проставлением подписей всех ответственных лиц: табельщика, начальника кадровой службы, главного бухгалтера и руководителя. При этом для каждой подписи указывается расшифровка, а также отмечается должность ее обладателя.

Отсутствие на документе необходимых подписей является нарушением и делает его недействительным.

Применить на практике описанные рекомендации можно прямо сейчас. Предлагаем попробовать заполнить табель учета рабочего времени онлайн. Еще более удобный онлайн-сервис для создания электронных табелей доступен здесь.

Ведение табеля учета рабочего времени работников. Порядок оформления табеля рабочего времени

Для фиксации и наличия сотрудников организации или предпринимателя на производстве ежедневно используется табель учета рабочего времени по форме Т-13, а в случае их отсутствия устанавливается причина, которая также отражается в документе. Используется работниками кадровой службы или бухгалтерии на основании данных о присутствии сотрудников, подаваемые руководителем. Ниже выложены формы для скачивания.

Табель учета рабочего времени один из главных документов, на основании которого формируется заработная плата сотрудников, особенно тех, у кого она начисляется за фактически отработанные часы. В документе фиксируется информация о присутствии сотрудников на производстве, командировках, отпусках, больничных, в том числе и факт неявки на рабочее место и прогулы.

По хорошему табель нужно составить и подать в бухгалтерию 2 раза в месяц, один за первую половину месяца для начисления аванса, а другой – для расчета основной части. Не все это делают, но при расчете аванса все же есть тонкости, если даже окладная часть зарплаты рассчитывается исходя из фактически отработанного времени.

Табель рабочего времени шаблон для скачивания в ексель

.
.

Заполнение формы

Табель ведет уполномоченное на это лицом и подается в бухгалтерию. Существует два способа заполнения:

  • Вариант № 1 – Ведомость заполняется ежедневно, в ней отмечаются все явки и неявки сотрудников.
  • Вариант №2 – Заполняются лишь отклонения от нормы, т.е. фиксируются только неявки, опоздания и т.п.

Таблица основных кодов для заполнения бланка табеля рабочего времени

Событие Буквенный код Цифровой код
Посещаемость сотрудника на производство, рабочий день Я 01
Выходные и праздничные дни, если расписание 5/2, то это обычно суббота и воскресенье, график плавающий, то в соответствии с графиком В 26
Ежегодный оплачиваемый отпуск ОТ 09
Отпуск, предоставляемый по случаю беременности и родам Р 14
Отпуск, предоставляемый сотруднику по уходу за ребенком не достигшим 3-х лет ОЖ 15
Отпуск за свой счет, без сохранения зарплаты ДО 16
Командировка по служебным делам К 06
Неявки, по которым обстоятельства не установлены, проставляется до выяснения НН 30
Больничный Б 19

Основный коды по оплате труда

  • 2000 ставится в случае выплаты зарплаты и командировочных.
  • 2012 – при выплате отпускных.
  • 2030 – выплата больничного.

Читайте также:

Приказ о направлении сотрудника в командировку, форма Т-9

Табель учета рабочего времени форма Т-13 образец заполнения

Особых трудностей при заполнении табеля у вас не возникнет, это весьма просто, необходимо лишь знать коды и данные сотрудника. Делается это как в примере, который заполнен по Варианту №1, Вариант №2 будет написан также, только коды явки проставляться не будут, вместо них – пустые клетки, заполнены выходные и отклонения, а еще сумма отработанного времени.

В графе 1 проставляется порядковый номер записи, а в столбце 2 – ФИО сотрудника и его должность.

В графе 3 вносится табельный номер.

В графе 4 вносятся данные по месяцу, используя буквенные коды по каждому работнику. Для этого в верхней клетке ставится буквенный код, а в нижней количество отработанного времени, при графике 5/2, это будет 8-ми часовой рабочий день. Расчет делается за первую половину месяца и за вторую, данные записываются в Графу 5, а итоговые – в Колонку 6.

Графы 7-9 необходимы для внесения данных, на основании которых правильно рассчитывается заработная плата.

В графе 7 вносится код оплаты, в графе 8 – счет бухгалтерского учета, на котором отражаются затраты по заработной платы, в данном случае указан 44 счет, но может быть и другие счета, в зависимости от системы разнесения затрат.

В графах 10-13 вносятся данные о неявках сотрудника.

Возможные нестандартные ситуации при заполнении формы

Болезнь во время отпуска

Если сотрудник болел в период учетного ежегодного отпуска и принес больничный лист, то необходимо проставить в табеле (Б) за указанные дни вместо отпуска (ОТ) , а отпуск продлевается на время больничного.

Если сотрудник не вернулся с отпуска, а заболел, то в дни его неявки временно ставится (НН) , а при предъявлении подтверждающих документов меняется на (Б) .

Оформление праздничных дней во время отпуска сотрудника

Если сотрудник берет отпуск, а в тот период в соответствии с производственным календарем праздничные дни, то необходимо проставить (В) в праздничный день. Скажем, если сотрудник находится в отпуске с 10 по 17 июня, а 12 июня – праздничный день, что код (ОТ) в этот день заменяем на (В). Такой день не будет входить в период оплачиваемого отпуска.

Отпуск без сохранения заработной платы

В соответствии с законодательством у сотрудника могут возникнуть разные причины:

  • “ДО” – В случае отпуска по семейным обстоятельства, который предоставлен с разрешения руководства.
  • “ОЗ” – Отпуск, предоставляемый без сохранения зарплаты, в соответствии с ТК РФ, к примеру, в случае свадьбы.
  • “ДБ” – если сотрудник берет отпуск без сохранения зарплаты, который предусмотрен отраслевым решением или коллективным договором.

Работодатель должен учитывать время, фактически отработанное каждым сотрудником. Поэтому табель учета рабочего времени – обязательный документ в организации. Какую форму табеля выбрать и как ее правильно заполнять, поговорим в статье.

В статье:

Скачайте документы по теме:

Табель учета рабочего времени: бланк

Работодатель обязан учитывать время, фактически отработанное каждым сотрудником компании, о чем говорится в ч. четвертой ст. 91 ТК РФ. Поэтому табель учета рабочего времени является обязательным документом в ряде организаций. На его основании начисляют заработную плату . Ответственным за ведение документа назначают кадровика.

Назначенный приказом руководителя сотрудник осуществляет ведение работников каждый месяц в целом по компании или по отдельным структурным подразделениям. Если документ ведется по отделам, в приказе нужно указать ответственного за его составление в каждом из имеющихся подразделений, а также замещающего специалиста на период отсутствия основного работника.

Определите, какую форму табеля лучше вести в организации

Коммерческие предприятия используют одну из типовых форм № Т-12, № Т-13 (постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). Или же разрабатывают форму документа самостоятельно, учитывая действующие законы. Бюджетные организации применяют форму 0504421 (приказ Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н).

Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма № Т-12) позволяет одновременно проверять соблюдение , а также вести учет выплат. Если в организации учет времени и расчеты с сотрудниками по оплате труда ведутся раздельно, лучше заполнять только первый раздел «Учет рабочего времени». В этом случае табель считается самостоятельным документом. Второй раздел «Расчет с персоналом по оплате труда» оформлять не требуется.

Важно! Табель учета рабочего времени (форма № Т-13) предназначен исключительно для учета отработанного времени. В нем нет граф для сведений по оплате труда. Применяется он, когда в организации установлена автоматизированная обработка всех учетных данных, что позволяет экономить время и трудозатраты на оформление документа.

Можно изготовить бланки по форме № Т-13, в которых реквизиты заполнены лишь частично: отдел, Ф.И.О., должность, табельный номер и так далее. Своевременное ведение табеля учета рабочего времени работников позволяет избегать ошибок.

Форма табеля, разработанная компанией, не запрещена (ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). В качестве основы лучше использовать унифицированные бланки (формы № Т-12, № Т-13), дополнив их недостающими графами, строками для внесения необходимой информации. При этом сам табель должен содержать показатели затрат рабочего времени и обязательные реквизиты.

Обязательные реквизиты при заполнении табеля учета рабочего времени:

  • наименование;
  • дата составления документа;
  • наименование компании или отдела;
  • единицы измерения;
  • должности, Ф.И.О., подписи ответственных работников.

Табель учета использования рабочего времени (форма 0504421) – типовая форма, входящая в Перечень унифицированных форм первичных документов, которые были утверждены приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н. Применять ее обязаны:

  • органы местного самоуправления;
  • государственные органы;
  • органы управления внебюджетными государственными фондами;
  • государственные (муниципальные) учреждения.

Нужно учитывать, как правильно заполнить табель учета рабочего времени , чтобы не возникало ошибок при последующем выполнении расчетов. Если обнаружены недочеты, их требуется своевременно устранить. Данную работу выполняет кадровый менеджер или иное уполномоченное лицо.

Шпаргалка. Как исправить самые распространенные ошибки в табеле

Табель учета рабочего времени: образец заполнения

Как составить табель учета рабочего времени:

  • методом сплошной регистрации явок, а также всех неявок на работу;
  • методом регистрации различного рода отклонений.

Выбирать способ нужно по режиму рабочего времени. Как вести табель учета рабочего времени, определяют при формировании учетной политики организации, которая регламентируется приказом руководителя. В учетной политике фиксируют и сроки представления табеля в бухгалтерию.

Положение о табельном учете рабочего времени

Метод №1. Метод сплошной регистрации явок, неявок при ведении табеля учета рабочего времени работников подразумевает заполнение документа путем отметки календарных дней месяца в отдельной клетке. В обязательном порядке проставляется код явки или неявки. Под ним прописывают общее количество отработанных часов. Метод сплошной регистрации позволяет при суммированном учете выявить все сверхурочные работы.

Метод №2. Метод регистрации отклонений. При данном способе заполнения документа регистрируют только отклонения от установленного рабочего времени, если они зафиксированы. При этом отмечают неявки, опоздания, а также сверхурочные часы и др. Учет неявок всегда ведется в днях. В верхней строке графы указывают код условных обозначений, а нижние графы остаются пустыми. Если длительность дня или смены не изменяется, можно фиксировать только отклонения от нормы времени (неявки, опоздания). При нормальной продолжительности работы достаточно фиксировать только неявки на работу.

Использование кодов при заполнении табеля учета рабочего времени

При внутреннем совместительстве сотруднику нужно присвоить 2 табельных номера и дважды вписать его в документ как совместителя и как основного работника, Рассмотрим, как правильно заполнить табель на примере раздела 1 «Учет рабочего времени» формы № Т-12. При заполнении документа используют цифровые или аналогичные буквенные коды, при этом правила ведения табеля учета рабочего времени могут отличаться в ряде организаций.

Таблица. Что учитывается в табеле учета рабочего времени

Сведения о работе

Цифровой

Буквенный

Длительность работы днем

Продолжительность работы в выходные или нерабочие праздничные дни

Длительность работы в выходные дни и нерабочие праздничные дни

Ежегодный оплачиваемый отпуск

Порядок ведения табеля учета рабочего времени и дополнительные коды

Виды рабочего времени или отдыха обозначают определенным кодом. Стандартных кодов не всегда бывает достаточно, чтобы зафиксировать отклонения в документе. Тогда компании вправе ввести собственное буквенное или цифровое обозначение. Для этого издают соответствующий приказ о введении дополнительного обозначения буквенным или же цифровым кодом (Порядок, утвержденный постановлением Госкомстата России от 24 марта 1999 г. № 20).

Например, чтобы зафиксировать перерывы для кормления маленького ребенка (ч. первая ст. 258 ТК РФ), их включают в рабочее время сотрудницы, а оплачивают в размере среднего заработка. Для обозначения можно использовать буквенный код «КР», который расшифровывается как кормление ребенка, а также цифровой код «37». В нижних строках нужно отражать продолжительность перерыва.

Закрепляем на практике: ведение табеля учета рабочего времени

Сотрудник ПАО «Феникс» Коломеец А. В., разнорабочий, табельный номер 93, в период с первого июля 2019 года по двадцатое июля находился в основном оплачиваемом отпуске. Остальные дни без отклонений. Работает по графику по восемь часов в день установленные пять дней в неделю, с двумя выходными (СБ, ВС).

Как правильно вести табель учета рабочего времени должен знать кадровик. При этом он обязан отслеживать изменения в законах, чтобы не допустить ошибок при оформлении документа.

Для учета рабочего времени используйте условные и дополнительные коды в унифицированных формах табеля № Т-12 или № Т-13. При суточном режиме работы отражайте количество часов работы днем и ночью. В предпраздничный день уменьшайте рабочий день на один час для всех, включая работников с неполным и сокращенным днем.

Каждому работодателю следует знать, как правильно заполнить табель учета рабочего времени. Обязанность ведения данного документа возлагается абсолютно на всех руководителей организаций и предприятий, где применяется наёмный труд (ст. 91 Трудового кодекса РФ). За отсутствие данного табеля трудовая инспекция вправе привлечь администрацию к ответственности в виде штрафа за нарушение законодательства в сфере занятости – ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Нарушение ведения документации также может стать причиной для привлечения к ответственности налоговыми органами на основании ст. 120 НК РФ.

Основное назначение табеля учёта – фиксация информации о явках и отсутствии на работе персонала для точного расчёта заработной платы сотрудников. Кроме того, ведение документа необходимо для следующих целей:

  • контроля за соблюдением режима труда;
  • расчёта эффективности использования рабочего времени;
  • составления статистической отчётности по запросам Росстата.

Табель нужно вести правильно и аккуратно. Сведения в нём необходимо подтверждать документально. Это требуется, во-первых, для предъявления оснований занесения информации в документ учёта органам трудовой инспекции. Во-вторых, при увольнении сотрудник вправе потребовать у администрации, кроме расчёта и трудовой книжки, иную заверенную документацию, которая касается его работы (ст. 84 ТК РФ). Если информация занесена в табель учёта неправильно или не соответствует действительности, это может послужить основанием для обращения бывшего подчинённого в суд.

Форма документа

Существуют утверждённые формы табеля учёта рабочего времени: Т-12 и Т-13. Бланки разработаны Госкомстатом (Постановление № 1 от 5 января 2004 года) и являются наиболее удобными для фиксации сведений о режиме труда. Можно ли использовать другую форму табеля? Да, применение указанных форм учёта не является обязательным. Руководство организаций вправе разработать свои бланки документации, сделав их частью внутренней политики предприятия. При введении в действие форм учёта, отличных от стандартных, составляется соответствующий приказ по предприятию и доводится до сведения персонала.

Документы учёта Т-12 и Т-13 имеют вид таблицы с количеством граф, соответствующим количеству календарных дней в месяце. Данные об отработанных часах суммируются для каждого штатного работника отдельно. Сведения о сотрудниках вносятся в горизонтальные строки с указанием табельного номера и должности. При большом штате работников вести табель учёта удобно для каждого цеха или подразделения отдельно.

Бланки Т-12 и Т-13 имеют одинаковое назначение и содержат идентичные реквизиты. Форма Т-12 универсальна и подходит абсолютно для всех предприятий. Заполнять табель Т-13 удобно, когда на предприятии учёт рабочего времени ведётся в электронном виде с помощью автоматической системы пропусков (турникетов). Ещё одним отличием является наличие в Т-12 Раздела 2, где производится отражение начислений сотруднику за труд (его заполнять необязательно, для целей расчёта возможно оформление иных форм бухгалтерской документации). Ведение электронной системы учёта Т-13 упрощено тем, что начисления производятся автоматически.

Кто должен вести табель учета рабочего времени? На крупных предприятиях с целью ведения таблиц вводится отдельная должность – табельщик. Если держать дополнительную штатную единицу руководство позволить себе не может, учёт рабочего времени осуществляет сотрудник кадровой службы. Также администрация может назначить иное лицо, ответственное за ведение документа – его заполнение и утверждение у начальства.

Стандартный документ учета рабочего времени 2019 года формы Т-12 имеет 17 вертикальных граф, которые предназначены для отражения:

  • явок на работу;
  • отсутствия по месту исполнения обязанностей, указанному в трудовом соглашении;
  • продолжительности отработанного времени;
  • количества рабочих дней в месяц;
  • количества дней, когда сотрудник не появлялся на рабочем месте с указанием причин неявки;
  • выходных, а также праздничных дней.

Бланк Т-12 заполняется вручную ответственным работником ежедневно. В конце расчётного периода документ сдаётся в бухгалтерию для проверки данных и начисления заработной платы.

Табель Т-13 содержит 13 граф, которые, кроме перечисленных, включают коды оплаты и корреспондирующие счета для автоматического начисления заработка. Заполнение бланка осуществляется с применением специальных программ, доступ к которым имеют ответственные работники, занимающиеся внесением необходимых цифр и контролем производимых расчётов.

Как заполнять таблицу

Правила заполнения табеля учета рабочего времени, утверждённые в 2004 году, содержат буквенные и цифровые обозначения пребывания или отсутствия подчинённых по месту исполнения трудовых обязанностей. Полный перечень кодов указан на второй странице формы Т-12. Обязательно ли их использовать? Нет, список носит рекомендательный характер, но из-за лёгкости в применении работают с ним на предприятиях по сей день.

Как вести табель? Для ежедневного учёта отведены в бланке формы Т-12 графы четвёртая и шестая, в Т-13 – графа четыре. В верхней строке отображается буквенное или цифровое обозначение в соответствии с фактом явки или неявки сотрудника (например, Я – обозначает явку, К – командировку, НО – отстранение от исполнения обязанностей и т.д.). Под этой отметкой записывается длительность рабочего или нерабочего времени в часах. Отсутствие на рабочем месте всегда фиксируется как «0», даже если подчинённый пребывал в командировке.

Порядок заполнения табеля допускает два варианта внесение сведений в документ.

  1. Методом сплошной регистрации – отражаются все факты явки и неявки с указанием продолжительности времени:
  1. Методом регистрации исключительно отклонений – отражаются только дни неявки, нижние графы остаются незаполненными:

Руководство самостоятельно вправе выбрать режим заполнения, в зависимости от специфики производства.

Следует учитывать, что каждый вид работы и отдыха имеет свой код обозначения. Например, ночная занятость (с 10 вечера до 6 утра) обозначается буквой Н. Пребывание на месте исполнения обязанностей с 8 вечера до 8 утра будет фиксироваться следующим образом:

Как заполнять отпуск в табеле учета рабочего времени? Каждому виду отпуска присвоен специальный код: основной – ОТ, ученический, оплачиваемый – У, без оплаты – УД и так далее. Длительность пребывания на рабочем месте всегда указывается «0».

Подведение итогов

В конце расчётного периода ответственное лицо осуществляет подсчёт количества отработанного и неотработанного времени в часах. Информация заносится в пятую (за первую часть месяца) и седьмую (за вторую часть месяца) графы табеля Т-12. Графы 8-13 содержат итоговые сведения. Неявки отражаются в столбцах таблицы 14-16. Если в составленном табеле учёта обнаружена ошибка, необходимо составить корректировочную ведомость.

Важно! Ответственные за заполнение табеля сотрудники, руководители отдела кадров и структурного подразделения обязаны расписаться внизу документа за достоверность внесённых данных.

Табели учёта рабочего времени следует хранить на предприятии в течение пяти лет, так как этот документ является основанием для начисления заработной платы персоналу. Если на предприятии применяется тяжкий труд или присутствуют вредные условия для работы, учётную документацию следует хранить на протяжении 75-летнего периода.

Табель учёта рабочего времени предназначен для внесения сведений о фактически отработанном сотрудниками организаций времени. Надо сказать, что бланк табельного учета не является строго обязательным – в принципе, он может быть произвольным, то есть каждое предприятие вольно применять собственный табельный бланк при возникновении такой необходимости. Однако форма разработана и рекомендована к применению Госкомстатом РФ и является предпочтительной.

ФАЙЛЫ

Кто заполняет табель учета рабочего времени

Бланк заполняется либо работником отдела кадров, либо руководителем структурного подразделения, либо специально нанятым для этой функции табельщиком. На основе внесенных в него сведений, специалисты отдела бухгалтерии начисляют сотрудникам организации заработную плату и прочие выплаты. По сути дела, табель учета рабочего времени является одним из важнейших учетных документов. И если небольшие компании вполне могут без него обойтись, то крупные предприятия в обязательном порядке ведут такой табельный учет.

В зависимости от принятой на предприятии системы кадрового учета, табель может формироваться либо один на всех работников организации, либо в каждом подразделении вестись отдельно.

Табель – документ регулярный, то есть каждый месяц нужно составлять новый экземпляр, поэтому порядковый номер табеля будет равнозначен порядковому номеру того месяца, в котором он был создан. Период составления табеля охватывает все дни месяца.

Заполнять табель можно как в электронном, так и в письменном виде. Однако после внесения всей необходимой информации его все равно придется распечатать для подписей ответственных лиц.

Форма Т-13. Особенности формы

Начнём с формы Т-13, которая используется для ведения табеля учёта рабочего времени сейчас куда чаще.

Унифицированная форма Т-13 или электронный табель учета рабочего времени хорошо знакома работникам отдела кадров. Это не единственный, но, определенно, самый стандартный способ учитывать проработанные часы. Если вы ведете учет вручную, следует использовать форму Т-12.

Табель учета рабочего времени — привычный инструмент для отслеживания посещаемости сотрудников. Форма Т-13 позволяет фиксировать в деталях причины неявки на работу, включая отпуски студентов на время сессии, повышение квалификации и несколько типов отпуска по нетрудоспособности. Срок, за который заполняется документ, может быть менее 31 дня.

Заполненная Т-13 является основанием для начисления зарплаты.

Формат заполнения табеля рабочего времени в Т-13

В отличие от произвольных таблиц схожего содержания, Т-13 содержит данные о предприятии, включая форму собственности и ОКПО. Номер документа проставляется в соответствии с внутренними требованиями к ведению табелей.

В верхней части также указано название отдела. Нужно помнить, что руководителю этого отдела (даже если заполнять табель — не входит в его или ее обязанности) следует расписаться на заполненной форме.

Порядок сотрудников определяется решением ответственного лица. Чаще всего встречается сортировка по алфавиту, как в нашем примере, но возможен вариант расстановки по табельному номеру (графа 3).

В графе 4 ставим отметки по дням:

Я — (явка) рабочий день,
В — выходной,
ОТ — отпуск,
РП — явка в выходной день (отработка),
К — командировка,
ПК — повышение квалификации,
У — учебный отпуск с вызовом из образовательного учреждения,
Б — больничный с больничным листом,
Т — неоплачиваемый больничный без больничного листа.

Под отметкой Я ставим количество отработанных в этот день часов. В графе 5 суммируем количество Я в строке и количество часов. Получаем 4 значения для 2 половин месяца. В графе 6 суммируем значения и получаем итоговую цифру по работе за месяц.

Количество часов для В, ОТ, К, Б и других случаев в четвертой графе не указывается. Для этого существуют столбцы 10-13.

Учет больничных, отпусков или неявки по другим причинам

Коды обозначений могут быть другими (например, числовыми). Законодательно конкретный формат заполнения не предписан.

Обозначение Х показывает, что мы не учитываем этот день: для удобства месяц разбит на две строки с неравными значениями. Для месяцев, в которых 30 дней (к примеру, ноябрь, колонка будет выглядеть так (для удобства “несуществующее” 31-е число выделено красным):

Т-13 для ноября

По аналогии заполняется Т-13 для посещений в феврале.

В графах 7-9 указывается код оплаты, количество дней и тип начислений. В нашем примере используются коды:

  • 2000 — обычный рабочий день,
  • 2300 — больничный (пособие по нетрудоспособности),
  • 2012 — отпуск.

Альтернативное решение

Некоторые предприятия утверждают слегка упрощенный вариант табеля без детализации причины пропусков. В графе 4 указываются только 2 кода:

  • Я — рабочий день,
  • Н — неотработанный день.

Этот способ может быть неудобен тем, что не фиксирует больничные.

Частные случаи

  1. Как заполнять Т-13 для сотрудников, участвующих в конференциях и других учебных мероприятиях?
  2. Зависит от позиции предприятия. Эти дни могут быть засчитаны как рабочие (Я), а могут — как повышение квалификации (ПК). Ставка оплаты также может различаться.

  3. Может ли код Я иметь значение более 8 часов?
  4. Да. Может, если есть специальное распоряжение о продленном рабочем дне. Сверхурочные часы можно помечать обозначением С.

  5. В чем различие табелей Т-12 и Т-13?

Первый — форма для ведения посещаемости, заполняемая вручную. Вторая — электронным способом. Многие бухгалтерии сегодня перешли на Т-13, поскольку ее можно автоматически собрать с помощью специальной программы.

Форма Т-12

В первую очередь, как и в любом другом документе кадрового учета, в табель сначала нужно внести реквизиты организации: ее полное наименование с указанием кода ОКПО (нужно взять из регистрирующих документов), организационно-правового статуса (ИП, ООО, ЗАО, ОАО), а также структурного подразделения (отдела), по которому ведется данный табель (если это необходимо).

Затем нужно вписать в соответствующую графу номер документа по внутреннему документообороту, а также указать отчетный период, который учитывает данный табель.

Цифровые и буквенные коды в табеле учёта рабочего времени

Эта часть табеля включает в себя используемые для заполнения необходимых сведений по работникам буквенные и числовые шифры, а также их расшифровку. Их необходимо вписывать в основной части табеля для того, чтобы коротко и понятно отражать количество фактически проведенного тем или иным сотрудников времени на рабочем месте, а также причины его неявки на работу. В случае, если у специалистов кадрового отдела появляется потребность внесения каких-то дополнительных кодов в данную форму табеля, их можно разработать самостоятельно и вписать в данную таблицу.

Учёт рабочего времени в Т-12

Этот раздел в табеле является основным – именно в нем и ведется учет рабочего времени. Для начала необходимо вписать в первый столбик этого раздела порядковый номер сотрудника, затем, во второй — его ФИО (желательно имя и отчество полностью, чтобы не возникало путаницы и ошибок). В третью графу нужно вставить табельный номер работника, присвоенный ему при трудоустройстве (он индивидуален и никогда не повторяется).

Для каждого сотрудника в табеле отведено две строки – в них вписываются зашифрованные сведения о присутствии или отсутствии на рабочем месте в каждый календарный день месяца. Кроме этого, тут же необходимо указывать причину неявки на рабочее место, если таковая была установлена.

В верхней строке напротив ФИО сотрудника указывается причина, а в нижней – количество реально отработанных часов, причем, если сотрудник на рабочем месте не появлялся, нижнюю ячейку можно оставлять пустой.

Следующий этап – подсчитывание общего количества реально отработанных часов и дней за двухнедельные периоды, а в конце таблицы – результат подсчетов за месяц.


При этом следует внимательно отслеживать, чтобы полное количество календарных дней в месяце совпадало с указанной по каждому работнику суммой рабочих, выходных и праздничных дней.

Следует сказать, что иногда ответственные за заполнение табеля лица, вносят в него только те сведения, которые касаются дней, когда сотрудник отсутствовал на рабочем месте. Однако, такой вариант может повлечь кадровые и бухгалтерские ошибки, поэтому пользоваться им не целесообразно.

Дата и подписи ответственных лиц

После того, как табель учета рабочего времени заполнен, сотрудник, ответственный за него, должен указать свою должность, а также проставить в соответствующих ячейках подпись с обязательно расшифровкой. Утвердить табель должен и руководитель структурного подразделения или директор предприятия – тоже с указанием должности и подписью с расшифровкой. Последнее, что нужно поставить – это дату заполнения табеля.

Для учета времени, фактически отработанного работниками в организации, трудовым законодательством предусмотрено заполнение табеля учета рабочего времени. Данная обязанность распространяется и на частных предпринимателей и юридические лица любой формы организации.

Для того, чтобы организовать процесс учета, Госкомстат разработал и утвердил особые учетные бланки №Т-12 и №Т-13.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Ведение табеля представляет собой несложную процедуру, однако выполнение требует соблюдения определенных правил, как нужно отражать данные, ведь от корректного оформления отчета зависят расчеты по оплате труда наемных работников. Кроме того, учет позволит организации избежать дополнительных трат за оплату фактически необработанного времени.

Что это за документ и для чего он нужен?

Постановлением Госкомстата №1 от 5 января 2004 года, была утверждена специальная форма, которая находится в ведении кадрового отдела и бухгалтерии.

Данная форма позволяет выполнять следующие действия:

  • вести учет отработанного времени, а также отражать информацию о неотработанных сотрудником часах;
  • осуществлять контроль за соблюдением рабочей дисциплины, отражать явки/неявки, факты опоздания на работу;
  • располагать достаточными сведениями об объеме выполненной работы сотрудника, чтобы далее правильно начислять оплату труда и вносить сведения для статистики.

Формы № Т-12 и Т-13 служат для бухгалтера обоснованием для начисления каждому сотруднику заработной платы, дополнительных компенсаций. Для отдела кадров табель позволит проконтролировать явку работников, а при выявлении нарушений – вводить взыскания на провинившегося сотрудника.

Налоговым законодательством предусмотрено право сотрудника при увольнении запрашивать табель учета времени вместе с выдачей других личных документов, включая трудовую книжку. Данное положение закреплено ст. 84.1 НК.

Руководителям предприятия следует знать, что с 2013 года произошла отмена унифицированных форм. Несмотря на отмену строго установленных форм, обязанность по ведению учета времени работы сотрудников в организации сохраняется согласно ч.4 ст. 91 ТК. Таким образом, на предприятии появилась возможность внести коррективы в оформление документа по учету времени, которое отрабатывают работники.

Так как введенный Госкомстатом бланк удобен для внесения данных и дальнейшей обработки, многие организации продолжают его использовать.

Если расчет оплаты труда ведется отдельно, второй раздел бланка Т-12 оставляют незаполненным.

Кто занимается ведением документа?

По действующим в 2019 году Указаниям применения и заполнения документации первичного учета, бланки оформляются отдельным сотрудником, которому было поручено данное действие. На документе должна стоять заверяющая подпись руководителя и кадровика.

Отдельно выделенной должности по ведению учета на предприятии не требуется, эту работу может выполнять любой сотрудник, которому руководство даст на это полномочия. Это происходит путем издания приказа о назначении сотрудника установленной должности ответственным за учет времени работы.

Кроме того, потребуется ввести в трудовой договор отдельный пункт о наделении такими полномочиями сотрудника. Если этого не сделать, руководство не вправе требовать исполнения обязанностей по учету от сотрудника.

Назначенное должностное лицо заносит данные в течение месяца, а затем передает на подписание документ начальнику отдела и служащего кадрового отдела. Кадровик сверяет данные, берет нужные для выполнения кадровой работы сведения из предоставленного отчета, затем подписывает форму и передает для дальнейшей работы в бухгалтерию.

Если организация не является крупной, учет времени вводят в обязанности кадрового служащего, который далее отдает документ бухгалтеру для начисления оплаты за труд.

Образец заполнения формы Т-13:



Правила заполнения табеля учета рабочего времени

От того, насколько удобно работать с отчетом, будет зависеть продуктивность службы бухгалтера и кадровика, а правильное отражение информации о фактически проведенном на рабочем месте времени позволит сделать корректные расчеты оплаты сотруднику, что выгодно обеим сторонам – работнику и его работодателю.

С одной стороны, работодатель вправе произвести удержание, если фактически отработанное время не соответствует установленному в договоре времени. С другой стороны, вышедший на работу в выходной день сторож вправе потребовать дополнительной компенсации за выполненный объем.

Документ представляет собой акт о фактически выполняемой каждым служащим работы и о рабочем режиме, действующем на предприятии с занесением любых отклонений от установленного графика работы.

Табель требуется для работы следующих структур организации:

Следуя несложным правилам, сотрудник может быстро и грамотно составить отчет о фактически отработанном за месяц времени сотрудников фирмы:

  1. Табель заполняется в единственном экземпляре.
  2. Можно заполнять бланк по образцу вручную, либо заносить сведения через компьютер.
  3. Для того, чтобы сотрудник имел право осуществлять учет, руководитель предприятия должен издать соответствующий приказ о наделении работника нужными полномочиями. Данная обязанность должна быть введена в должностную инструкцию.
  4. Подготовка табеля начинается накануне отчетного месяца.
  5. Титульный лист содержит информацию о полном наименовании предприятия, подразделения, а также дату начала учета. По окончании месяца и закрытии табеля заносится дата окончания отчета.
  6. Следующий лист оформлен в виде таблицы с заполнением сведений о сотрудниках. Необходимо следить за правильным указанием фамилий, имен сотрудников, не допуская возможности путаницы среди сотрудников-однофамильцев.
  7. На каждого сотрудника заносится информация о номере его личного дела.
  8. Каждый столбец табеля соответствует определенному дню месяца.
  9. Ячейки напротив фамилий содержат сведения об отработанных часах, количестве смен, при наличии выходных и праздничных дней вносятся соответствующие отметки.
  10. Информацию о фактически выполняемой работе вносят каждый день, основываясь на предоставленных официальных документах (листы нетрудоспособности, приказы, заявления, распоряжения руководства).
  11. Случаи опозданий и прогулов также подлежат отражению в виде буквенных, числовых кодов.

Документ считается действительным, если он скреплен подписью начальства. Ответственность за корректное внесение сведений полностью ложится на назначенного сотрудника.

Особенности для бюджетных организаций

В предприятиях, работающих на бюджете, введена иная форма учета, утвержденная в виде формы № 0504421. Бланк отличается от общих форм Т-12 и Т-13, благодаря отражению специфики работы бюджетников. В заполняемой таблице вводятся новые кодовые обозначения: выходной по учебе, замещение по группам продленного дня, учебные отпуска.

Титульная и табличная часть имеет некоторые отличия:

  • титульный лист, помимо информации о названии организации, содержит цифровой код;
  • при отсутствии изменений, в графе ставится обозначение «0»;
  • если производились корректировки, указывается порядковый номер внесения изменений;
  • графы 20, 37 содержат информацию о промежуточных и месячных итогах рабочего времени;
  • дополнительные расчет в форме не производятся.

В остальном, правила заполнения данного бланка мало отличаются от унифицированных форм.

Образец заполнения формы Т-12:

Образец форм Т12 и Т13

Используя образец, можно быстро и правильно вносить информацию, которая будет затем без труда прочитана и использована кадровой службой и бухгалтерией.

Заполнение табеля учета рабочего времени по образцу предусматривает использование цифровых и буквенных обозначений, с обязательной расшифровкой на титульном листе отчета. Так как в отдельных случаях установленных кодов бывает недостаточно, руководство должно издать отдельный приказ об утверждении дополнительных обозначений (например, перерывы на кормление грудного ребенка).

Основными кодовыми обозначениями, введенными Госкомстатом №20 от 24.03.1999 года, служат следующие:

Показатель Цифро-буквенный код
Длительность дневной работы Я (01)
Работа ночью Н (02)
Работа в праздничные и выходные РВ (03)
Сверхурочная работы С (04)
Командировка К (06)
Оплачиваемый отпуск по ТК ОТ (09)
Дополнительный отпуск (оплачиваемый) ОД (10)
Отпуск в связи с беременностью и родами Р (14)
Уход за ребенком до 3 лет ОЖ (15)
Дополнительный отпуск за свой счет ДБ (18)
Больничный лист (оплачиваемый) Б (19)
Нетрудоспособность без оплаты пособия Т (20)

Сверяясь с образцом заполнения, следует обратить внимание на наиболее распространенные ошибки при заполнении:

  • вносится только фамилия с инициалами, без должности;
  • указание праздничного нерабочего дня как рабочего;
  • указание продолжительности предпраздничного дня как полного («8» вместо «7»).

При учете труда совместителя должна быть отмечена точная продолжительность работы. Часы и минуты, потраченные таким сотрудником на выполнение своих обязанностей, указывают нижней строкой в графах 4, 6 (по форме Т-12) или 2-й и 4-й строкой в графе 4 (по форме Т-13). При внутреннем совместительстве длительность работы разносят информации по должностям.

Если сотрудник командирован, в табель заносят буквенный код «К» или цифровой код «06» без указания часов работы.

Штрафы за неправильное ведение

Надлежащее оформление табеля контролируется надзорными госорганами. В случае выявления нарушений в ходе любой из проверок (финансовой или налоговой), организация понесет наказание.

Наиболее часто выявляются следующие несоответствия:

  • расходятся данные в табеле учета и первичной отчетности;
  • данные о зарплате не соответствуют расчетам в платежных документах;
  • коды вводились с ошибками, использовались неправильные коды без учета переработок и сверхурочных;
  • неверный расчет пособий по больничному листу.

Табель рабочего времени закон – Юридическая помощь

Роль и правила ведения табеля учета рабочего времени

Табель учёта рабочего времени — базисный документ для определения трудового стажа и величины заработной платы любого работника.

Зная несколько простых правил заполнения, ориентироваться в обозначениях будет легче.

Пошаговая инструкция по заполнению табеля Т-12

Прежде чем показать образец заполнения табеля учета рабочего времени (форма 0504421 новый), объясним, какие сведения туда надо вписывать. Все необходимые специальные обозначения содержатся на первой странице формы Т-12. Они актуальны и для Т-13, а для формы 0504421 есть свои обозначения.

Расчет табеля учета рабочего времени в этом случае проводить немного проще, потому что все необходимые цифры и обозначения находятся перед глазами. Особенно это относится к специалистам с маленьким опытом работы — так у них будет меньше шансов запутаться и допустить ошибку.

Для более быстрого и удобного заполнения табеля была разработана и утверждена система обозначений. Они отражают и прочие нюансы. Предусмотрено 36 обозначений. Но порой и этого количества недостаточно для того, чтобы точно отобразить всю информацию о сотруднике.

Такой табель должен существовать в единственном экземпляре и находиться у того сотрудника, который был назначен ответственным за его оформление. Чаще всего эту работу поручают отделу кадров и бухгалтерии, иногда руководителю подразделения или старшему менеджеру. Назначение на должность «табельщика», а точнее вменение соответствующих обязанностей, должно быть отражено в трудовом договоре.

В маленьких фирмах такая длинная цепочка не соблюдается — табель учёта ведёт кадровый работник, а затем сразу передаёт в бухгалтерию.

Сотрудник не хочет лишиться своих кровно заработанных денег, а организация, в свою очередь, не стремится оплачивать прогулы. Избежать подобных недоразумений поможет своевременное и правильное ведение отчетной документации по учету рабочего времени.

На небольшом предприятии табель может вестись по организации в целом, на более крупных – по структурным подразделениям. В заголовке следует обязательно указание наименования предприятия и структурного подразделения, на которое заполняется табель, код по ОКПО.

Понятие режима рабочего времени включает в себя порядок распределения нормы рабочего времени сотрудника в конкретной организации в течение определенного периода (сутки, неделя, месяц).

Заполняем первую страницу табеля, которая содержит сведения общего характера о самой организации, об отчетном периоде, а также буквенные и цифровые коды условных обозначений.

Иные, не поименованные в данном Списке работники, выполняющие в отдельные периоды времени работу в производствах и цехах, профессиях и должностях с вредными условиями труда, предусмотренных в Списке, имеют право на дополнительный отпуск, рассчитываемый пропорционально отработанному времени, на тех же основаниях, что и работники, названные в Списке.
Согласно п. 281 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Росархивом России 6 октября 2000 г., после составления табель подписывается руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы и передается в расчетный отдел бухгалтерии, где хранится один год.

В данном разделе также обязательно указывается корреспондирующий счет, то есть, специализированный счет, с которого осуществляется списание всех затрат на оплату деятельности.

Для чего нужен табель учета рабочего времени

Трудовой кодекс РФ регламентирует обязанность каждого работодателя, независимо от формы собственности, вести учет отработанного сотрудниками времени. В случае нарушения указанного требования виновник привлекается к административной ответственности. Им может быть, как работодатель, так и уполномоченный на выполнение данной обязанности сотрудник.

Табель — унифицированный бланк, содержащий информацию о количестве отработанных работником дней, периоды отсутствия на рабочем месте по различным причинам.

Документ ведется двумя способами:

  1. Информация о трудовой деятельности работников вносится ежедневно.
  2. Табель заполняется в случае отклонения от рабочего графика — опоздании или отсутствии на рабочем месте.

На основании данных табеля учета рабочего времени осуществляется расчет и начисление заработной платы наемным сотрудникам. Кроме того, документ позволяет отслеживать факты нарушения трудовой дисциплины, продолжительность рабочей недели, количество отработанного времени сверхурочно, а также в выходные дни.

Трудовое законодательство устанавливает следующие нормы рабочего времени:

  1. 40 часов — при пятидневном графике.
  2. 36 часов — при шестидневной рабочей неделе.

При визите трудовой инспекции на предприятие или организацию, одним из первых запрашиваемых документов является табель рабочего времени. Кроме того, он является основным источником информации для формирования статистической отчетности по труду и кадрам.

Табель учета рабочего времени 2019: бланк Excel

Вести учет времени отработанного каждым работником – обязанность работодателя (ст. 91 ТК РФ). Ведь только при ведении учета работодатель может отследить, отработал сотрудник норму рабочего времени или нет. Приведем форму и образец табеля учета рабочего времени на 2019 год. 

Форма табеля 2019

Фактически отработанное работником время отражается в табеле учета рабочего времени. Есть две унифицированных формы табеля (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1):

  • форма № Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда». В ней «временные показатели» отражаются в разделе 1;
  • форма № Т-13 «Табель учета рабочего времени».

Также см. “Производственный календарь 2019“.

Работодатель может использовать любую из них, а может разработать и утвердить свой бланк.

Также работодатель вправе утвердить положение о табельном учете рабочего времени, фиксирующее порядок ведения учета, обязанности лиц, ответственных за учет, порядок и сроки представления табеля в бухгалтерию и другие вопросы.

Ранее за ведение табеля учета рабочего времени работников отвечали табельщики. Однако сегодня чаще всего табель ведется в электронном виде сотрудником отдела кадров. Для этого имеются самые разные удобные онлайн программы.

 Скачать бесплатно табель учета рабочего времени бланк по форме № Т-12 на 2019 год в Excel 

 Скачать бесплатно табель учета рабочего времени по форме № Т-13 на 2019 Excel 

Как заполнять табель учета рабочего времени в 2019 году

Порядок заполнения форм табеля рабочего времени в 2019 году такой: в табеле можно или каждый день проставлять сведения о явках и неявках, а также отработанное сотрудниками время, или указывать только отклонения от установленного режима работы.

Последний вариант удобно использовать тем работодателям, у которых большая часть персонала работает в одном и том же режиме рабочего времени. А если в организации в связи со спецификой производственного процесса, допустим, применяется суммированный учет рабочего времени, то, конечно, имеет смысл фиксировать работу сотрудников каждый день.

Для отметок о работе в таблицах форм отведено по 2 строки на каждую дату месяца. В верхней указывается код, определяющий явку работника или неявку по определенной причине, в нижней – продолжительность работы. Если сотрудник в этот день не работал, то нижняя строка не заполняется.

Обозначения в табеле

По правилам заполнения табеля учета рабочего времени 2017 сведения о явках и неявках работников указываются с помощью кодов. На титульном листе формы № Т-12 приведены буквенные и цифровые обозначения, используемые в табеле учета рабочего времени.

Таблица: обозначения в табеле учета рабочего времени в 2019 году

Условные обозначения Буквенный код Цифровой код
Обозначение из унифицированной формы № Т-12, утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1
Продолжительность работы
Продолжительность работы в дневное время Я 01
Продолжительность работы в ночное время Н 02
Продолжительность работы в выходные и нерабочие праздничные дни РВ 03
Продолжительность сверхурочной работы С 04
Продолжительность работы вахтовым методом ВМ 05
Сокращенная продолжительность рабочего времени для обучающихся без отрыва от производства с частичным сохранением заработной платы УВ 12
Сокращенная продолжительность рабочего времени против нормальной продолжительности рабочего дня в случаях, предусмотренных законодательством ЛЧ 21
Продолжительность работы в режиме неполного рабочего времени по инициативе работодателя в случаях, предусмотренных законодательством НС 25
Командировка
Служебная командировка К 06
Повышение квалификации
Повышение квалификации с отрывом от работы ПК 07
Повышение квалификации с отрывом от работы в другой местности ПМ 08
Отпуск
Ежегодный основной оплачиваемый отпуск ОТ 09
Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск ОД 10
Дополнительный отпуск в связи с обучением с сохранением среднего заработка работникам, совмещающим работу с обучением У 11
Дополнительный отпуск в связи с обучением без сохранения заработной платы УД 13
Отпуск по беременности и родам (отпуск в связи с усыновлением новорожденного ребенка) Р 14
Отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет ОЖ 15
Отпуск без сохранения заработной платы, предоставляемый работнику по разрешению работодателя ДО 16
Отпуск без сохранения заработной платы при условиях, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации ОЗ 17
Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения заработной платы ДБ 18
Нетрудоспособность
Временная нетрудоспособность (кроме случаев, предусмотренных кодом «Т») с назначением пособия согласно законодательству Б 19
Временная нетрудоспособность без назначения пособия в случаях, предусмотренных законодательством Т 20
Прогулы, неявки
Время вынужденного прогула в случае признания увольнения, перевода на другую работу или отстранения от работы незаконными с восстановлением на прежней работе ПВ 22
Невыходы на время исполнения государственных или общественных обязанностей согласно законодательству Г 23
Прогулы (отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в течение времени, установленного законодательством) ПР 24
Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств) НН 30
Выходные дни
Выходные дни (еженедельный отпуск) и нерабочие праздничные дни В 26
Дополнительные выходные дни (оплачиваемые) ОВ 27
Дополнительные выходные дни (без сохранения заработной платы) НВ 28
Забастовка
Забастовка (при условиях и в порядке, предусмотренных законом) ЗБ 29
Простой
Время простоя по вине работодателя РП 31
Время простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника НП 32
Время простоя по вине работника ВП 33
Время приостановки работы в случае задержки выплаты заработной платы НЗ 36
Отстранение от работы
Отстранение от работы (недопущение к работе) с оплатой (пособием) в соответствии с законодательством НО 34
Отстранение от работы (недопущение к работе) по причинам, предусмотренным законодательством, без начисления заработной платы НБ 35
Обозначение, которое работодатель может ввести самостоятельно
Время прохождения медико-социальной экспертизы ЭК 37
Время диспансерного обследования беременных сотрудниц ДИ 38
Время дополнительных перерывов для кормления ребенка КР 39

Иногда при ведении документа допускают ошибки: вместо больничного указан пропуск по невыясненным причинам, праздничные дни отмечены как рабочие, не внесены или неверно написаны фамилия, имя или отчество сотрудника. В таких случаях необходимо внести изменения.

Вариант 1

Оформляется корректирующий бланк по форме Т-12 или Т-13 и подается в бухгалтерию вместе с сопроводительной запиской руководителя отдела кадров. В записке необходимо указать причины и содержание внесенных изменений.

Вариант 2

Источник: https://buhguru.com/kadrovaya-rabota/tabel-ucheta-rabochego-vremeni-2019.html

Для чего требуется вести табель учета рабочего времени

Ведение данного документа предусмотрено законом. При отсутствии табеля главный бухгалтер, директор или другой руководитель компании будет привлечен к административной ответственности. Органы по охране труда, проверяющие организацию, обязательно выпишут штраф.

В крупных корпорациях, где насчитывается большое количество сотрудников, проверка данных табелей − одно из основных направлений проверяющих органов. По сути, отсутствие данного документа говорит о том, что руководство компании может начислять зарплату без каких-либо оснований. Соответственно, эта сумма не вносится в расходы организации. Естественно, следствием этого становятся достаточно серьезные штрафные санкции.

Кроме того, что табель является первичным документом, он позволяет контролировать, насколько правильно соблюдается режим работы, установленный законодательством. Также документ позволяет проверяющим органам убедиться, что компания производит расчет с сотрудниками в соответствии с отработанными часами.

Используя данные табеля, бухгалтерия не только начисляет выплаты зарплаты, премий, отпускных и больничных. Здесь также вычитаются штрафы, например, за регулярные опоздания и прогулы. Благодаря заполненному табелю кадровые работники составляют приказ о выговоре или поощрении сотрудников. Руководитель, опираясь на данные табеля, принимает решение об увольнении недобросовестных работников.

правил расчета табелей вручную | Малый бизнес

Автор Грейс Фергюсон Обновлено 1 февраля 2019 г.

Некоторые работодатели, особенно те, у кого большие фонды заработной платы, используют компьютеризированную систему учета рабочего времени, которая переносит отработанное время сотрудников в программное обеспечение для расчета заработной платы и устраняет необходимость ручного расчета. В противном случае представитель по расчету заработной платы вручную рассчитывает карты учета рабочего времени перед обработкой платежной ведомости. В последнем случае действуют некоторые общие правила.

Округление времени в большую и меньшую сторону

Округление времени сотрудников в большую и меньшую сторону до ближайшей четверти часа. В частности, округление минут от одного до семи вниз и минут от восьми до 14 вверх, до ближайшей четверти часа. Например, округлить 8:24 до 8:30 и 16:02. до 16:00

Преобразование времени в десятичные числа

Преобразование рабочего времени сотрудников в десятичные числа следующим образом: 1/4 часа равняется 0,25, 1/2 часа равняется 0,50, а 3/4 часа равняется 0,75. Например, скажем, табель учета рабочего времени показывает семь часов и 30 минут работы в понедельник и восемь часов и 45 минут работы во вторник.Преобразуйте первое в 7,50 часов, а второе в 8,75 часов.

Для работников, зарабатывающих меньше стандартной минимальной почасовой оплаты, таких как студенты и работники с ограниченными возможностями, время округляется, чтобы работник получал оплату за точное количество отработанных часов. Например, заплатить сотруднику ровно за 5,4668 часов или округлить до 5,47 часов; не округляйте до 5,46 часов.

Периоды приема пищи/перерывов

Короткие перерывы – обычно продолжительностью от 5 до 20 минут – считаются оплачиваемым временем, а обеденные перерывы – обычно продолжительностью не менее 30 минут – неоплачиваемым временем. Во многих случаях, если государство требует, чтобы работодатель предоставлял оплачиваемые перерывы или если работодатель предоставляет это в соответствии с политикой, работодатель может не требовать от сотрудников прихода и ухода на перерывы, а только на обед. В этом случае вычтите из табеля работника только время приема пищи и оплатите ей оставшиеся часы.

Подсчет отработанных часов

Табель учета рабочего времени еженедельно; поэтому, независимо от того, оплачивается ли сотрудник еженедельно, раз в две недели или раз в полгода, при расчете сверхурочной работы учитывайте количество отработанных часов в течение дня или недели, а не частоту начисления заработной платы.Например, сотрудник, работающий раз в две недели, работает 47 часов в неделю; на следующей неделе он работает 35 часов в обычном режиме и берет восемь оплачиваемых часов по болезни. Согласно федеральному закону, ему полагается оплата сверхурочных в полтора раза больше его обычной ставки за семь часов, постоянная заработная плата по его обычной ставке за 75 часов (40 + 35) и постоянная заработная плата за восемь часов по болезни. Согласно федеральному закону, работник должен физически работать более 40 часов в неделю, чтобы получать оплату за сверхурочную работу.

Рассмотрение правил сверхурочной работы и дата оплаты

Уточните в государственном департаменте труда применимые правила сверхурочной работы, такие как оплата сверхурочной работы за количество часов, превышающее определенное количество в день.В штате могут быть дополнительные правила учета рабочего времени. Например, в Калифорнии работодатель должен платить работнику в установленный день выплаты жалованья независимо от того, подает ли работник табель учета рабочего времени. В этом случае работодатель оплачивает работнику согласно ее обычному графику работы.

Может ли работодатель изменить табель учета рабочего времени без уведомления работника? | Малый бизнес

Дездемона Делакруа Обновлено 04 февраля 2019 г.

Хотите верьте, хотите нет, но работодатель совершенно законно может изменить табель учета рабочего времени без ведома работника. Но если вы считаете, что ваш табель учета рабочего времени каким-то образом был скорректирован несправедливо, поговорите со своим руководителем и ознакомьтесь с Законом о справедливых трудовых стандартах (FLSA) и законами Министерства труда, чтобы узнать, не были ли они нарушены.

Закон о справедливых трудовых стандартах

FLSA был создан для регулирования некоторых законов, касающихся прав работников. Законы, изложенные FLSA, охватывают детский труд, сверхурочную работу, минимальную заработную плату и записи о сотрудниках. FLSA гарантирует, что работникам выплачивается как минимум минимальная заработная плата, и их заработная плата не может опускаться ниже минимальной заработной платы.Работодателям также не разрешается сокращать сверхурочные, причитающиеся своим сотрудникам, и в соответствии с FLSA нет законов, определяющих максимальное количество часов, которые кто-то может отработать.

Отдел заработной платы и рабочего времени

Министерство труда США состоит из подразделений, которые регулируют федеральное законодательство о труде. Отдел заработной платы и рабочего времени отвечает за несколько вопросов на рабочем месте, одним из которых является надлежащее документирование выполненной работы и заработной платы, полученной на работе. Отдел заработной платы и рабочего времени следит за соблюдением законов об отработанных часах, классификации сотрудников и заработной плате, а также о такой документации, как табели учета рабочего времени.

Ведение учета сотрудников

По закону работодатель обязан документировать количество отработанных часов каждым сотрудником. Тем не менее, нет никаких законов о необходимых документах. Хотя табели рабочего времени являются хорошим методом учета рабочего времени, работодатели могут использовать любую форму, которую они хотят, при условии, что они сохраняют правильное время и информацию о заработной плате, включая имя, отработанные часы, ставку заработной платы, день и время начала рабочей недели работника, период оплаты. и общий заработок за расчетный период.

Срок хранения записей о времени

Если вы хотите оспорить изменение карты учета рабочего времени, имевшее место в прошлом, вам повезло.Отдел заработной платы и рабочего времени требует от работодателей вести учет заработной платы в течение трех лет. Табель учета рабочего времени необходимо хранить в течение двух лет. Если вы подозреваете, что работодатель внес несправедливые или незаконные изменения в вашу карточку учета рабочего времени в течение этого периода времени, у него все равно должны быть записи, необходимые для подтверждения этого. Если нет, то это нарушение федерального закона.

Примеры допустимых и неприемлемых причин для изменения

Некоторые допустимые причины, по которым работодателю может потребоваться изменить вашу карточку учета рабочего времени, могут быть в том случае, если вы забыли указать время, взяли оплачиваемый отпуск или случайно дважды указали время. Некоторыми неприемлемыми причинами для изменения вашей карты учета рабочего времени могут быть сокращение ваших часов на карте учета рабочего времени, чтобы наказать вас, стирание сверхурочных часов или отключение вас на перерыв или обед, который вы не взяли.

Можем ли мы дисциплинировать сотрудников, которые не сдают табели учета рабочего времени?

Да, сотрудники, не сдавшие табели учета рабочего времени, могут быть привлечены к ответственности; при условии, что дисциплинарное взыскание не связано с удержанием, сокращением или задержкой заработной платы; поскольку владельцы практики всегда обязаны платить членам своей команды за все отработанные часы.

Согласно федеральному закону и, в частности, Закону о справедливых трудовых стандартах (FLSA), работодатели несут ответственность за ведение точного учета отработанного времени и оплату труда своих сотрудников в течение 10 дней после даты закрытия платежной ведомости. В соответствии с этим законом несвоевременное представление табелей учета рабочего времени не является уважительной причиной для намеренной задержки или корректировки заработной платы работника. Учет рабочего времени — важнейшая составляющая любого бизнеса, и каждый работодатель должен создать систему, позволяющую правильно отслеживать время.Табели рабочего времени сотрудников должны быть сданы, чтобы надлежащим образом отслеживать количество часов, отработанных в период оплаты.

Как и в случае с любыми повторяющимися проблемами с производительностью, лучший способ обеспечить точное отслеживание учета рабочего времени сотрудников в вашей стоматологической, оптометрической или ветеринарной практике — это прогрессивный процесс дисциплины. Должна быть письменная документация (например, ваше руководство для сотрудников), в которой указаны политики и процедуры, касающиеся процессов хронометража, которых должны придерживаться сотрудники, а вы должны ссылаться при обосновании дисциплины.Это наиболее эффективный метод решения проблемы несоблюдения требований, если процедуры табеля учета рабочего времени были подробно объяснены и проблема не устранена.

5 основных преимуществ электронных часов

Нет никаких сомнений в том, что электронные часы могут иметь огромное значение с точки зрения точности ваших почасовых служащих. Действительно, сотрудникам вообще больше не нужно сдавать свои табели, так как это происходит сразу. Кроме того, электронные часы, подобные тем, что предоставляются отделом кадров для здравоохранения, обеспечивают упрощенный доступ для практик к мониторингу и аудиту всех отработанных часов.Во многих отношениях они превосходят традиционные тайм-карты.

Ниже приведены 5 главных преимуществ электронных часов HR for Health:

1. Правовая защита и точность: отработанное время является материальным и окончательным. Полная доступность прошлых часов особенно важна при проверке невыплаченной заработной платы. Представьте, что вам предстоит проверка вашего стоматолога-гигиениста без каких-либо записей о времени. Даже бумажные табели учета рабочего времени считаются неадекватными, потому что они могут быть скомпрометированы работодателями в будущем.Кроме того, программное обеспечение HR for Health отмечает конкретного человека, который внес изменения. Таким образом, при наличии обвинений в мошенничестве можно определить, кто внес изменение — и пытался ли сотрудник внести правку.

2. Исключите кражу времени: с помощью электронных часов вы можете отслеживать сверхурочные и опоздания в режиме реального времени, требовать от сотрудников делать заметки об изменениях в записях часов и сообщать о нарушениях в тандеме с задокументированными опозданиями и несанкционированными сверхурочными работами.Когда нарушения действительно происходят, вы можете быть готовы и создать шаблон документа в системе HR for Health, который может дополнительно автоматизировать этот процесс. Это огромное обновление, если вы в настоящее время используете бумажные табели учета рабочего времени, потому что вам не придется зависеть от вашей команды, чтобы помнить их время начала и окончания.

3. Исключите синхронизацию друзей: для доступа к порталу, защищенному паролем, каждый сотрудник должен присутствовать на назначенном IP-адресе для входа. Так, например, ваш младший окулист не сможет синхронизировать своего помощника.Кроме того, как авторизованный пользователь (как правило, менеджер или владелец практики) вы можете видеть в режиме реального времени, кто в данный момент находится на часах.

4. Обработка расчета заработной платы. Обработка расчета заработной платы имеет очень специфические юридические требования, и по закону вы обязаны делать все возможное, чтобы ваши методы расчета заработной платы были максимально точными. С HR for Health легко соблюдать все законодательные требования. Подробные отчеты о расписании позволяют быстро экспортировать отработанные часы и накопленные преимущества.Одной из проблем бумажных табелей учета рабочего времени и сторонней интеграции являются ошибки и время, затрачиваемое на обработку платежной ведомости. Электронно-интегрированные часы устраняют эти препятствия.

5. Улучшенная подотчетность: реальное отслеживание посещаемости и уведомления обеспечат объективность при рассмотрении плохой посещаемости и обзоров производительности. Программное обеспечение для табелей учета рабочего времени может улучшить рабочий процесс, точно отслеживать рабочее время и создавать высокоточные табели учета рабочего времени. Это также позволяет вам определить, как сотрудники могут накапливать сверхурочные, и вы можете легко просмотреть количество отработанных сверхурочных часов. Кроме того, вы можете настроить параметры для каждого конкретного сотрудника, гарантируя, что вы получите уведомление о позднем или раннем приходе на работу. Эта метрика особенно полезна в случаях дисциплинарных взысканий и увольнений. Он также может создавать полные расписания, которые могут быть очень полезны для контрольного журнала.

Рекомендуемое чтение

HR for Health Обзор функций: электронный хронометраж

Табель учета рабочего времени требуется по закону?

Если вы платите своим сотрудникам на почасовой основе, по закону вы обязаны вести записи о том, когда они приходят и уходят.Это может быть письменная или электронная запись, хотя электронные записи, безусловно, имеют многочисленные преимущества.

В разных штатах действуют разные правила отслеживания этих табелей учета рабочего времени и сроков их хранения. Крайне важно, чтобы вы понимали эти правила или наняли компанию, которая хорошо разбирается в требованиях вашего штата к хронометражу. К счастью, HR for Health может помочь.

Правила табеля учета рабочего времени для почасовых и наемных работников

Как отмечалось выше, правила табеля рабочего времени для почасовых сотрудников требуют, чтобы вы вели электронные записи о приходе и уходе кого-либо, и чтобы вы хранили эти записи.

Однако это не относится к наемным работникам. Наемные работники, определяемые как те, кто получает установленную заработную плату в неделю, независимо от отработанного времени, не должны работать в течение дня.

Аналогичные правила применяются для освобожденных и не освобожденных сотрудников. Освобожденные сотрудники не имеют права на оплату сверхурочной работы, независимо от отработанного времени, в отличие от не освобожденных сотрудников. Таким образом, освобожденным работникам не нужно иметь табель учета рабочего времени, а не освобожденным — нужно. Это может подтвердить правильность оплаты сверхурочной работы.

Что такое соблюдение расписания?

Соблюдение табелей учета рабочего времени — это идея, гарантирующая соблюдение вашими сотрудниками правил, установленных вами для прихода и ухода. Это гарантирует, что сотрудник будет точно отсчитывать приход и уход, когда он прибывает и уходит в конце дня, а также делает это во время обеденного перерыва или перерыва на отдых.

Однако соблюдение табелей учета рабочего времени ощущается и со стороны работодателя. Это означает, что вы точно платите сотрудникам за время, которое они отработали, включая любые заработанные сверхурочные.

Рекомендуемое чтение

Ежедневные головные боли HR: хронометраж, начисление заработной платы и соблюдение требований для вашей стоматологической практики

Как вы можете способствовать соблюдению расписаний?

Лучшее, что вы можете сделать для обеспечения соблюдения табелей рабочего времени, — это создать атмосферу, в которой ваши сотрудники понимают, что их рабочее время контролируется на регулярной основе. Вы можете легко сделать это с помощью электронных табелей учета рабочего времени, подобных тем, которыми управляет отдел кадров для здравоохранения. Кроме того, вы хотите, чтобы вашим сотрудникам было как можно проще приходить и уходить. Опять же, электронные табели учета рабочего времени могут помочь сделать этот процесс простым и удобным.

Как HR для здравоохранения может помочь

Электронные часы — это не проблема. Число преимуществ электронных часов перевешивает любые причины, которые до сих пор не позволяли вам их внедрить.

HR for Health — это комплексное программное решение для управления персоналом, предназначенное для помощи в стоматологии, оптометрии и ветеринарии. Наша платформа управления персоналом включает в себя все инструменты, необходимые владельцам практик для управления платежной ведомостью, хронометражем, 401(k) и многим другим, с полной интеграцией и простотой.

Независимо от того, ищете ли вы кадровую поддержку для малого бизнеса или крупной стоматологической клиники, у HR for Health есть решение, соответствующее вашей практике и ценовым потребностям. Свяжитесь с представителем отдела кадров для здравоохранения, чтобы узнать больше, сегодня.

Беспокойство в табеле учета рабочего времени: настоящая причина, по которой сотрудники не отчитываются о времени

Ни для кого не секрет, что сотрудники ненавидят заполнять свой табель учета рабочего времени. Причины, по которым сотрудники этого не делают, возможно, никогда не приходили вам в голову.В то время как преследование сотрудников, чтобы они представили свое расписание, может быть стрессовой частью вашей работы, задумывались ли вы когда-нибудь о стрессе, которому подвергается сотрудник, чтобы заполнить их? Введите, табель тревоги.

Мы попросили некоторых наших клиентов рассказать о том, почему их сотрудники изо всех сил пытаются заполнить свое время. Мы ожидали услышать, что у большинства сотрудников нет времени или желания потратить час на отчет о времени, затраченном на проекты. Возможно, это была просто неудобная задача. То, что мы услышали, было шокирующим! Сотрудники не отдавали свое время, потому что они находились под слишком большим давлением!

Какое давление может возникнуть при заполнении табеля учета рабочего времени?

Сотрудники, которые все больше понимают свои чувства и то влияние, которое хотят оказать, больше не тратят свое время на получение зарплаты. За этими часами должен быть смысл. Придание времени смысла — это отражение того, как вы относитесь к себе, когда остаетесь наедине с собой, а затем делаете то, что заставляет вас чувствовать себя лучше. Таймшиты, как правило, никого не улучшают. Для некоторых табели учета рабочего времени — это замкнутая петля негативной обратной связи, которая заставляет их задуматься: «Чего я стою?» или «Каково мое влияние?»

Тревога, связанная с табелем рабочего времени, характерна для многих сотрудников.

Я спросил некоторых коллег, которые регулярно заполняли табели учета рабочего времени, что они думают о задаче отчета о времени.Некоторые действительно испытывали тревогу, заполняя свой табель учета рабочего времени. Размышляя о своей прежней карьере разработчика программного обеспечения, я понял, что тоже опасался сдавать свои табели учета рабочего времени. В то время, однако, я никогда не понимал, почему я так беспокоился.

Какие виды беспокойства о расписании существуют?

Я поделюсь с вами некоторыми случаями беспокойства, с которыми мне пришлось столкнуться. Вот наиболее распространенные ситуации, которые я слышал:

Сценарий : Сотрудник считает, что если он сообщит о своих « реальных » часах, а общее количество часов превысит бюджет на , его будут судить по его босс или другие, что они были некомпетентны или ленивы.

Сценарий : Сотрудник считает, что если он сообщил о своих « реальных » часах, а общее количество было намного меньше в бюджете ; их либо обвинили бы в преувеличении своих оценок, либо дали бы дополнительную работу, чтобы пополнить баланс в будущем.

Сценарий : Сотрудник чувствует необходимость обеспечить определенное количество оплачиваемых часов, но из-за того, как он работает, и личных проблем, с которыми он сталкивается, он не может оправдать это ожидание.Когда им это не удается, они чувствуют себя неполноценными из-за того, что не производят свою долю.

Сценарий : Сотрудник чувствует себя недостойным заполнения своего табеля учета рабочего времени, потому что работа, которую он выполняет, не приносит ему пользы. Поскольку они не удовлетворены своей работой, они чувствуют себя виноватыми, сообщая о своих часах. Каждое представление является напоминанием о работе, которую они больше не выполняют.

Сотрудник может почувствовать необходимость «сфальсифицировать» номера своего табеля учета рабочего времени, чтобы избежать негативных отзывов и суждений.Большинство людей честны, поэтому, когда они лгут в табеле учета рабочего времени, акт неправильного учета рабочего времени может удвоить стресс, который они уже испытывают.

Сотрудник чувствует, что ему не хватает времени на работе.

Когда мы находимся в состоянии стресса, мы найдем любой предлог, чтобы не делать то, что вызывает этот стресс. Подумайте обо всех причинах, которые люди придумывают, когда избегают упражнений — чувствовать себя некомфортно — отстой! Работа нашей нервной системы — защищать нас от вреда. Так что, если сотрудник беспокоится о табеле учета рабочего времени, его становится намного проще отложить на завтра. Может быть, тогда они почувствуют себя достаточно сильными, чтобы сделать это.

Печальный факт, скрывающийся за беспокойством о табелях, заключается в том, что основная проблема не решается. Либо из-за недопонимания, либо из-за несоответствия сотрудники не чувствуют себя в безопасности с тем вкладом, который они вносят. В конце концов, стресс приведет к потере производительности и может заставить работника искать работу в другом месте.

Непреднамеренное преимущество табелей учета рабочего времени заключается в том, что они являются постоянным связующим звеном между встревоженным сотрудником и теми, кто может помочь.Когда табели учета рабочего времени игнорируются или заполняются неправильно, это может быть отличным моментом для менеджеров, чтобы восстановить связь со своими сотрудниками и создать открытую, честную и безопасную дискуссию. Иногда самые сложные чувства можно облегчить простым разговором.

Регулярно говорите со своей командой об ожиданиях от табеля учета рабочего времени, поймите и решите их опасения по этому поводу. Хотя выставление счетов вашим клиентам за доход важно для вас, это может быть не так важно для ваших сотрудников.Да, получение оплаты важно, но для некоторых табель учета рабочего времени может показаться табельным. Помните об этом и открывайте линию связи со своей командой; тревога может победить только красотой присутствия.

Табель учета рабочего времени ? Кто знал! Теперь ты.

Хотите больше идей о том, как поддерживать хорошее психическое здоровье в вашем офисе? Ознакомьтесь с 10 идеями для создания здорового ума на работе


Как вам игра по отслеживанию рабочего времени?

Ваши трудоемкие и заезженные электронные таблицы не приведут вас к вершине.

Позвольте нам помочь вам расти и побеждать!

Для растущих компаний, которым нужен лучший способ отслеживания рабочего времени и активности сотрудников.


USRP Требования к табелю учета рабочего времени — что приемлемо?

В Едином плане статистической отчетности California Workers’ Compensation Plan — 1995 (USRP) несколько правил включают требование к табелям учета рабочего времени или записям в журнале учета рабочего времени. Калифорнийское рейтинговое бюро страхования компенсаций работникам (WCIRB) часто получает вопросы относительно этих требований к документации.

Если платежная ведомость работника должна быть разделена между двумя или более классификациями, применимые требования к ведению табелей учета рабочего времени для большинства отраслей перечислены в Части 3, Стандартная система классификации , Раздел V, Заработная плата – Вознаграждение , Правило 3. Подразделение начисления заработной платы одного работника . Это правило, в частности, гласит:

… вознаграждение любого одного работника может быть разделено между двумя или более классификациями при условии, что работодатель ведет полные и точные записи, подтверждаемые оригинальными табелями учета рабочего времени или записями в журнале учета рабочего времени, которые показывают отдельно как по отдельным работникам, так и в целом по выполненных операций, вознаграждение, полученное таким работником. ..

Правило не требует какого-либо стандартного формата для записей, но требует, чтобы они были оригинальными, то есть одновременными записями, и чтобы они были суммированы, то есть суммированы по операциям. Точность резюме должна быть проверена путем просмотра исходных записей сотрудников. Некоторые работодатели используют приложения для смартфонов для одновременной записи необходимой информации, а в некоторых случаях информация для нескольких сотрудников записывается руководителем, а не отдельными сотрудниками.

Правило 3 также касается тех случаев, когда не ведутся полные и точные записи. Правило 3 гласит:

Если работодатель не ведет полный и точный учет, как это предусмотрено в этом правиле, все вознаграждение работника должно быть отнесено к высшей оценочной классификации, применимой к любой части работы, выполняемой работником. Заработная плата не может быть разделена с помощью процентов, средних значений, оценочных значений или каких-либо иных оснований, кроме учета рабочего времени.

Аналогичные требования по распределению заработной платы между классами строительства или монтажа содержатся в Разделе IV, «Специальные процедуры классификации отраслей», , правило 2, «Строительно-монтажные работы». Это правило, в частности, гласит:

… Разделение начисления заработной платы производится для каждого отдельного и отличного типа строительных или монтажных работ, которые конкретно описываются классификацией, при условии ведения отдельных записей начисления заработной платы и при условии использования любой такой классификации в связи с отдельной работой или расположение не ограничивается классификационной фразеологией или сносками.Когда операции на работе или в месте работы классифицируются на основе разделения заработной платы, вознаграждение любого одного работника может быть разделено между двумя или более классификациями при условии, что работодатель ведет полные и точные записи, подтверждаемые оригинальными табелями учета рабочего времени или записями в журнале учета рабочего времени, которые показывают отдельно, как по отдельному работнику, так и в совокупности по выполняемым операциям, вознаграждение, полученное таким работником. Операции, для которых не ведется отдельный учет заработной платы, должны быть отнесены к высшей оценочной классификации, применимой к работе или местоположению, если платежные ведомости ведутся отдельно по должностям в течение периода действия полиса; в противном случае присваивается высшая рейтинговая классификация на основании всего периода действия полиса …

Как и в случае с Правилом 3, рассмотренным ранее, Правило 2 требует сводок, которые можно согласовать с исходными одновременными записями при разделении платежной ведомости сотрудника между двумя или более классификациями.

Некоторые классы строительных или монтажных работ представляют собой двойные классификации заработной платы, требующие проверки того, что обычная почасовая оплата труда работника равна или превышает указанную сумму. На эти классификации распространяются дополнительные требования к ведению учета, которые предусмотрены в Разделе IV, Правило 2a(1), Учет заработной платы. Это правило, в частности, гласит:

Для всех наемных работников, кроме наемных работников, определение обычной почасовой оплаты труда должно подтверждаться одним из следующих источников:
 

  1. Оригиналы табелей учета рабочего времени или записей в журнале учета рабочего времени для каждого сотрудника. Первоначальные записи должны включать выполненные операции, общее количество часов, отработанных каждый день, а также время, когда работник начинал и заканчивал каждый рабочий период в течение рабочего дня. В местах работы, где все операции работодателя прекращаются на единый неоплачиваемый период приема пищи, запись времени начала и окончания единого периода перерыва не требуется.
     
  2. Действующий коллективный договор, в котором указана обычная почасовая ставка заработной платы по должностям работника. При использовании коллективного договора записи должны включать список сотрудников по классификации должностей, что позволяет согласовать отдельных сотрудников с классификациями должностей, изложенными в коллективном договоре.

Для всех работников, за исключением наемных работников, фонд заработной платы, для которых определение почасовой оплаты труда не может быть согласовано с табелями учета рабочего времени или записями в журнале учета рабочего времени или коллективными договорами, как указано выше, не должен быть отнесен к классификации, которая требует, чтобы обычная почасовая оплата труда равна или превышает указанную сумму.

Обратите внимание, что Правило 2а для двойной классификации заработной платы является единственным правилом, которое включает требование регистрации времени начала и окончания работником каждого рабочего периода в течение рабочего дня.

Каждое из этих правил требует, чтобы определенные элементы данных записывались и обобщались одновременно, но правила не требуют использования стандартной формы или формата. Это позволяет работодателям гибко использовать различные методы и технологии для записи необходимой информации.

Предложить тему

Если у вас есть вопрос о классификации, который вы хотели бы осветить в будущем электронном информационном бюллетене Classification and Test Audit Insight , напишите нам по адресу [email protected].

 

Информация о табеле учета рабочего времени для сотрудников LSS

Все сотрудники LSS должны предоставлять табели учета рабочего времени каждый платежный период. Ниже вы найдете инструкции по сдаче табелей учета рабочего времени и примеры пакетов табелей учета рабочего времени.

Табели учета рабочего времени необходимо сдавать каждые две недели до пятницы. Вы будете получать напоминания по электронной почте от общей системы CruzPay и LSS. Табели учета рабочего времени можно подавать раньше (если вы закончили работу за неделю), но нельзя подавать поздно.Если вы пропустите крайний срок табеля учета рабочего времени, пожалуйста, свяжитесь с координатором MSI/Tutor или Анной Барринджер, офис-менеджером. Если вы отправите табель учета рабочего времени с опозданием, мы не можем гарантировать, что вы получите оплату вовремя. Пожалуйста, спланируйте свой график с учетом дат подачи табелей учета рабочего времени.

Отправка табеля учета рабочего времени в LSS:

Подача табеля учета рабочего времени состоит из двух частей.

Шаг 1 : Заполните информацию о CruzPay и отправьте электронные табели учета рабочего времени — это можно сделать дома или в офисе LSS.

  • Если вы отправляете свой табель учета рабочего времени дома, убедитесь, что вы разрешили всплывающие окна от CruzPay в своем браузере, иначе вы не сможете отправить свой табель учета рабочего времени!

Шаг 2 : Принесите распечатку табеля рабочего времени CruzPay, а также сводку и регистрационные листы в офис LSS и дайте их проверить нашим сотрудникам.

  •  Пожалуйста, убедитесь, что количество часов, которое вы записываете в своем табеле учета рабочего времени в CruzPay, соответствует количеству часов, указанному в ваших резервных листах (сводных листах и ​​листах регистрации).

CruzPay Отправка:

Подробную информацию о доступе и вводе часов в CruzPay см. в инструкции к CruzPay.

У всех сотрудников будет два табеля учета рабочего времени:

Сотрудникам с индивидуальным рабочим временем необходимо будет предоставить табель учета рабочего времени под названием « LSSTUT-INDIV. ЧАСЫ ” или “LSSMSI-INDIV Часы

Сотрудникам с групповыми часами необходимо предоставить табель учета рабочего времени под названием « LSSTUT-GROUP HOURS » или «LSSMSI-GROUP HOURS»

.

Сотрудникам с индивидуальными и групповыми часами необходимо предоставить оба табеля учета рабочего времени.

Пример табелей учета рабочего времени для программ

Пример табеля учета рабочего времени можно найти в справочнике сотрудников LSS. Пожалуйста, нажмите здесь, чтобы загрузить копию руководства.

MRSC – Администрация расчета заработной платы

На этой странице представлен обзор процесса администрирования заработной платы для местных органов власти в штате Вашингтон, включая периоды оплаты, табели учета рабочего времени, налоги штата и федеральные налоги и требования к отчетности, а также расчеты заработной платы за сверхурочную работу.


Обзор

Местные органы власти должны следовать определенным административным процедурам при подготовке и распространении чеков или ордеров на заработную плату среди своих сотрудников, а также при перечислении налогов с заработной платы и взносов в различные государственные и федеральные агентства. Каждая из этих областей регулируется федеральным законодательством и / или законодательством штата, а также местной политикой, принятой юрисдикцией.

Создание и составление фонда заработной платы начинается с понимания выплачиваемой заработной платы, требований удержания для работника и льгот, предоставляемых работодателем (местным самоуправлением).Каждый из этих различных аспектов повлияет на валовую заработную плату организации, а также на чистую заработную плату работника.


Сотрудники против независимых подрядчиков

Местные органы власти часто нанимают независимых подрядчиков для выполнения работ. Для расчета заработной платы важно определить, является ли нанятое лицо наемным работником или независимым подрядчиком в соответствии с законодательством штата и федеральным законодательством о занятости. Различие повлияет на требования удержания, требования к минимальной заработной плате, льготы и многое другое.Этот анализ важен, так как многие местные органы власти нанимают «независимых подрядчиков» для оказания услуг, но затем обращаются с отдельными лицами как с наемными работниками.

Существует множество факторов, которые помогают определить, является ли работник наемным работником или независимым подрядчиком. Вообще говоря, ответ вращается вокруг степени контроля работодателя над работником. Работник является вашим сотрудником, если у вас есть право контролировать его работу, в то время как независимый подрядчик обычно нанимается для выполнения конкретных задач с договорным обязательством выполнить работу в течение определенного периода времени практически без контроля над тем, как они выполняют работу.

Если нанимается независимый подрядчик, который позже определяется как сотрудник организации, это может привести к серьезным проблемам с соблюдением федеральных законов и законов штата, а также местных политик, принятых для обеспечения защиты и льгот для работников. Результатом могут быть значительные штрафы и проценты по неуплаченным налогам и льготам. RCW 49.44.160 прямо говорит об этой проблеме:

Законодательный орган намеревается запретить государственным работодателям неправильно классифицировать сотрудников или предпринимать другие действия, чтобы избежать предоставления или продолжения предоставления льгот на основе занятости, на которые работники имеют право в соответствии с законодательством штата или политикой работодателя или коллективными договорами, применимыми к правильной классификации работника.

Дополнительные сведения об этой проблеме см. по адресу:

.

Остальная информация на оставшейся части этой страницы относится конкретно к сотрудникам и , а не независимым подрядчикам.


Платежные интервалы и платежные периоды

Период оплаты — это определенный период времени, в течение которого сотрудники выполняют работу и за которые они получают зарплату.

День выплаты заработной платы — это определенный день или дата, установленная работодателем, когда выплачивается заработная плата за часы, отработанные в течение платежного периода.Обычно существует задержка от нескольких дней до недели между окончанием периода оплаты и днем ​​выплаты зарплаты, когда сотрудники получают зарплату. Эта задержка дает агентству время для проверки точности данных табеля учета рабочего времени, подготовки чеков по заработной плате и распределения заработной платы среди сотрудников в электронном виде или с помощью физических чеков.

Эти интервалы платежей устанавливаются каждым органом местного самоуправления индивидуально и могут быть ежемесячными, двухмесячными, двухнедельными или еженедельными, но не менее частыми, чем ежемесячные.

WAC 296-126-023 и WAC 296-128-035 содержат рекомендации по интервалам оплаты. Например, если ваше агентство использует полумесячные платежные периоды (первый платежный период охватывает период с первого числа месяца до 15-го числа, а второй платежный период охватывает период с 16-го числа до последнего числа месяца), вы должны выплатить заработную плату не позднее не позднее 25-го числа текущего месяца для первого платежного периода и не позднее 10-го числа следующего месяца для второго платежного периода.

Аналогичным образом, для организаций, которые платят ежемесячно, табель учета рабочего времени будет отправлен в тот же день, когда сотрудник работает.Это представляет собой проблему внутреннего контроля, поскольку нет времени для подтверждения деятельности табеля учета рабочего времени за последний день деятельности работника. Если работник заболеет или у него возникнет личная неотложная ситуация, требующая досрочного ухода с работы, должен быть установлен метод сбора этой информации об отпуске в последующий период оплаты. WAC 296-126-023 и WAC 296-128-035 демонстрируют требования к месячным платежным периодам:

Если платежный период: Тогда день выплаты должен быть не позднее: И работодатель должен платить заработную плату не менее:
Ежемесячно Последний день месяца 1 число месяца – 24 число месяца

Практический совет: Вот несколько факторов, которые следует учитывать при оценке частоты дней выплаты и связанных с ними периодов выплаты:

  • Количество сотрудников. Чем крупнее организация, тем сложнее обычно процесс расчета заработной платы и тем выше вероятность изменений от одного дня выплаты заработной платы к другому.
  • Есть ли в вашей юрисдикции коллективные договоры, которые необходимо учитывать.
  • Время и затраты, связанные с обработкой платежной ведомости. Создание платежной ведомости может быть довольно простым, если у вашей организации есть программное обеспечение и персонал, которые могут обрабатывать платежную ведомость с точностью и эффективностью, но во многих небольших юрисдикциях этот процесс часто выполняется вручную, что требует времени и ресурсов.
  • Соблюдение государственных законов, правил и требований к отчетности. Например, Департаменту пенсионного обеспечения, Министерству труда и промышленности и Службе занятости требуются данные о заработной плате, совпадающие с календарным месяцем (с 1 по 30/31 число). Периоды оплаты, выходящие за рамки этих сроков отчетности, могут потребовать корректировки расчета заработной платы.

Табель учета рабочего времени

Одним из первых шагов в подготовке чека/ордера на компенсацию работника является определение того, получает ли работник вознаграждение на основе почасовой (зарплата) или годовой (зарплата) основе.Руководящие, административные или профессиональные сотрудники часто получают вознаграждение на основе оклада, в то время как другие сотрудники обычно получают почасовую оплату.

Все работники с почасовой оплатой (не освобожденные от уплаты налогов) должны заполнить табель учета рабочего времени, в котором отражаются фактически отработанные часы в течение платежного периода, а также часы отпуска, такие как праздничные дни, отпуск, отпуск по болезни, отпуск в связи с утратой близких, использованное компенсационное время или другие оплачиваемые выходные.

Наемные (освобожденные) сотрудники не обязательно должны заполнять табель учета рабочего времени, поскольку ожидается, что освобожденный сотрудник будет выполнять работу, требуемую для данной должности, независимо от того, соответствует ли это более или менее 40 часам в неделю. Тем не менее, наиболее точным методом является заполнение табелей рабочего времени освобожденным работником с указанием фактически отработанных часов или отпускных часов, чтобы точно соответствовать требованиям к отчетности для различных государственных органов.

Все табели учета рабочего времени должны быть рассмотрены и утверждены руководителем или менеджером сотрудника; в небольших юрисдикциях это может быть мэр или председатель совета директоров. Этот надзор гарантирует, что местные органы власти имеют надлежащий внутренний контроль над процессом начисления заработной платы и удовлетворяют требованиям RCW 42.24.080, который требует, чтобы все претензии в отношении услуг или труда были проверены и подтверждены как истинные и справедливые претензии к юрисдикции.

Если в процессе проверки подлинности табеля учета рабочего времени обнаруживается ошибка или несоответствие, сотрудник должен быть уведомлен об этом, а сотрудник должен внести и утвердить изменения с последующим рассмотрением и утверждением руководством.

Формы заявления на отпуск

Заполненный запрос на отпуск и формы утверждения должны быть приложены как часть процесса отправки табеля учета рабочего времени.Местные органы власти должны иметь кадровую политику, которая касается накопления и использования отпуска, отпуска по болезни, отпуска в связи с утратой близких, отгулов и других форм отпуска, предоставляемых организацией.

Представление заполненной формы отпуска обеспечивает документацию и поддержку данных табеля учета рабочего времени, представленных сотрудником. Бланки заявления на отпуск также служат мерой внутреннего контроля для обеспечения точного учета использованного времени отпуска. Использование незарегистрированных отпусков свидетельствует как об отсутствии внутреннего контроля, так и о возможности дарения государственных средств.

Это особенно верно для освобожденных сотрудников, если ваша организация не требует табеля учета рабочего времени. Освобожденный сотрудник должен заполнить форму запроса на отпуск в отношении времени отпуска, используемого для обеспечения точности и достоверности начисленных остатков отпуска.


Заработная плата за сверхурочную работу

В приведенной ниже информации основное внимание уделяется выплате сверхурочных; для получения дополнительной информации по этой теме в целом, в том числе о том, как определить, какие сотрудники освобождены от налогов, а какие нет, см. нашу страницу о сверхурочной работе и времени компенсации.

В соответствии с законодательством штата и федеральным законодательством работники, не освобожденные от уплаты налогов, должны получать оплату за сверхурочную работу за все «отработанные часы» сверх 40 часов в любой отдельной рабочей неделе. (Правоохранительные органы, пожарная охрана и сотрудники государственных больниц могут иметь разные пороговые значения.)

Для расчета сверхурочной работы важно знать, правильно ли классифицируется каждая должность как «неосвобожденная» или «освобожденная», что будет определять, имеет ли сотрудник право на оплату сверхурочной работы и/или начисление компенсации. Тот факт, что сотрудник получает оклад, не освобождает его автоматически от сверхурочной работы.

Практический совет:  Для наемных работников, не освобожденных от уплаты налогов, система начисления заработной платы должна преобразовывать месячную заработную плату в почасовую оплату для расчета сверхурочной работы, если и когда она возникает. В год примерно 2080 рабочих часов. Чтобы перевести годовой оклад в почасовую оплату, разделите годовую компенсацию на 2080. Например: 40 000 долларов США ÷ 2 080 = 19,23 доллара США в час.

Неотъемлемым компонентом точного расчета заработной платы за сверхурочную работу является знание фактически отработанных часов в течение рабочей недели.Отпускные часы и праздничные дни и не обязаны учитываться как «отработанные часы».

Например, если сотрудник получает оплачиваемый отпуск или использует оплачиваемый отпуск, в результате чего сотрудник сообщает о более чем 40 часах рабочей недели, указанное время отпуска/отпуска, превышающее 40 часов, не приведет к выплате сверхурочной работы и может быть возвращено сотруднику для использования в течение последующей рабочей недели или оплачивается как «прямой рабочий день» по обычной ставке заработной платы сотрудника, в зависимости от политики и соглашений агентства.

(Однако в некоторых юрисдикциях могут быть предусмотрены более щедрые положения в коллективных договорах и/или кадровой политике, согласно которым праздники и отпуска считаются «отработанными часами» с учетом сверхурочной работы.)

См. примеры ниже:

  Ежедневные часы, указанные в табеле учета рабочего времени Всего заявлено часов Общее количество отработанных часов Часы, подлежащие оплате за сверхурочную работу
Вс М Ту Вт Ф Сб
Пример №1 10 8 8 8 8 8 0 50 50 10
Пример №2 10 8 [праздник] 8 8 8 8 0 50 42 2
Пример №3 0 8 [больной] 8 8 8 8 2 42 34 0

WAC 296-126-023(6) и WAC 296-128-035(6) требуют от работодателей выплачивать работникам заработную плату за сверхурочную работу в обычный день оплаты за период оплаты, в котором была получена заработная плата за сверхурочную работу.

Однако для тех юрисдикций, в которых используется ежемесячный или двухмесячный период оплаты, расчет оплаты за сверхурочную работу часто не может быть завершен для последней части периода оплаты из-за несовпадения рабочей недели и периода оплаты. Например, «рабочая неделя» для сверхурочной работы может длиться с воскресенья по субботу, но период оплаты может заканчиваться во вторник или среду.

В этих случаях правила гласят, что выплата заработной платы за сверхурочную работу не может быть задержана на период, превышающий срок, который разумно необходим работодателю для расчета и организации выплаты причитающейся суммы, и заработная плата за сверхурочную работу должна быть выплачена не позднее чем следующий обычный день выплаты.

Например, WAC предоставляют следующие примеры:

Если платежный период: И если день выплаты обычной заработной платы: Тогда день оплаты сверхурочной работы должен быть не позднее:
1 число месяца – 15 число месяца 25 числа 10-е число следующего месяца
16 число месяца – 30 или 31 число месяца 10-е число следующего месяца 25 числа следующего месяца

Если освобожденный работник работает сверхурочно сверх обычной рабочей недели, нет необходимости компенсировать ему дополнительное время. Тем не менее, некоторые агентства могут предоставлять некоторые ограниченные формы начисления «время компенсации» или «времени обмена» для освобожденных сотрудников, что должно быть рассмотрено в рамках кадровой политики организации. Для получения дополнительной информации см. нашу страницу Сверхурочное и соревновательное время.


Валовая заработная плата: налогооблагаемый доход и вычеты до налогообложения

Одним из факторов точного расчета заработной платы работников является различие между налогооблагаемым и необлагаемым налогом доходом. Вообще говоря, вся заработная плата, выплачиваемая работнику за оказанные услуги, считается налогооблагаемым доходом (публикация IRS 15).Сюда входят заработная плата, оклады, отпускные (отпуск, отпуск по болезни, в связи с утратой близких, праздники и другие формы предоставляемого отпуска), бонусы и налогооблагаемые дополнительные льготы (см. Публикацию IRS 15-B).

Однако некоторые части заработной платы работника могут не облагаться налогом, например возмещение командировочных расходов и расходов, а также определенный «минимальный» доход, как описано в Публикации 15-B.

Практический совет: Возмещение расходов обычно производится и выплачивается вне системы расчета заработной платы, чтобы избежать путаницы с налогооблагаемым и необлагаемым налогом доходом.

Кроме того, некоторые виды заработной платы, выплачиваемые и впоследствии удерживаемые, могут считаться заработной платой до налогообложения. Эта заработная плата вычитается из заработной платы сотрудников за варианты и льготы, которые освобождаются от удержания федерального подоходного налога и обеспечивают будущие выгоды для сотрудника, такие как взносы в план отложенной компенсации (DCP), сберегательные счета для здоровья (HSA) и план столовой. (Статья 125) взносы.

Важно понимать, какая заработная плата подлежит удержанию из федерального налога, а какая считается освобожденной от налога или до налогообложения.Публикация IRS 963 — Справочное руководство для федеральных штатов — это всеобъемлющий ресурс для местных органов власти, в котором разъясняется отчетность по заработной плате и налоги на занятость.


Обязательные удержания и взносы работодателя

Вообще говоря, заработная плата работников подлежит удержанию (вычету) определенных государственных и федеральных налогов. Некоторые программы также требуют, чтобы работодатель вносил взносы.

Хотя выборные должностные лица не считаются местными органами власти «служащими» в том же смысле, что и штатные и назначенные должностные лица, они, как правило, считаются наемными работниками в соответствии с налоговым законодательством штата и федеральным законодательством и облагаются налогом на заработную плату и удержаниями, как и любой другой работник ( кроме государственного страхования по безработице).

В таблице ниже приведены обязательные отчисления и отчисления из заработной платы, типичные для заработной платы сотрудников; эти элементы обсуждаются более подробно ниже.

Тип налога на заработную плату Работники, подлежащие удержанию? Выборные должностные лица подлежат удержанию? Взнос работодателя?
Федеральный подоходный налог Да Да
Социальный налог Да* Да* Да*
Налог на Medicare Да Да Да
Компенсация государственным работникам Да Да Да
Государственное страхование по безработице Да Да
Оплачиваемый государством отпуск по семейным обстоятельствам и болезни Да Да Требуется только для агентств с более чем 50 сотрудниками
*Может не применяться в юрисдикциях, зарегистрированных в Государственной пенсионной системе, в которой нет действующего Соглашения по разделу 218, хранящегося в Департаменте пенсионной системы.

Федеральный подоходный налог, социальное обеспечение и Medicare

Социальное обеспечение, Medicare и федеральные подоходные налоги часто называют «налогами 941» из-за требования сообщать о них в форме 941 (см. Раздел «Требования к отчетности по заработной плате» ниже). Налоги на социальное обеспечение и Medicare иногда вместе называются FICA. (Федеральный закон о страховых взносах) налоги

Налоги на социальное обеспечение рассчитываются и удерживаются по фиксированной сумме 6.2% от всей заработной платы, выплачиваемой в соответствии с базовой заработной платой социального обеспечения, которая ежегодно меняется в зависимости от индекса средней заработной платы по стране. Любая заработная плата выше базовой заработной платы освобождается от удержания социального обеспечения. (Налоги на социальное обеспечение могут не применяться в тех юрисдикциях, которые зарегистрированы в государственных пенсионных системах и не имеют соглашения по разделу 218, действующего и зарегистрированного в Департаменте пенсионных систем. Убедитесь, что у вашей организации есть соглашение по разделу 218.)

Налоги Medicare рассчитываются и удерживаются по фиксированной цене 1.45% всей заработной платы. В отличие от налогов на социальное обеспечение, на налоги Medicare не распространяется ограничение базовой заработной платы, и вся заработная плата подлежит удержанию. С высокооплачиваемых лиц также может взиматься дополнительный налог на Medicare.

Работодатели обязаны вносить одинаковые взносы как на социальное обеспечение, так и на Medicare, но не на дополнительный налог на Medicare.

Удержание федерального подоходного налога будет варьироваться между физическими лицами в зависимости от их заработной платы и количества льгот, на которые они претендуют.В публикации 15-T «Методы удержания федерального подоходного налога» описывается, как рассчитать удержание федерального подоходного налога с использованием различных предписанных методов (метод заработной платы в сравнении с процентным методом).

Чтобы определить федеральный подоходный налог, который должен удерживаться из заработной платы работника, работник должен заполнить форму IRS W-4. Эта форма была значительно пересмотрена в 2019 и 2020 годах в связи с изменениями в федеральном удержании и других федеральных налоговых законах. IRS предоставляет формы W-4 и инструкции, чтобы помочь сотрудникам заполнить эту требуемую форму.

Практический совет: Поощряйте всех сотрудников ежегодно подавать обновленные формы W-4. Хотя сотрудники не обязаны ежегодно обновлять свою форму W-4, напоминание полезно, особенно для тех сотрудников, у которых произошли изменения в классификации должностей или семейном положении, которые могут повлиять на надлежащее федеральное удержание.

Обязательное государственное удержание налога

В дополнение к федеральным налоговым требованиям требуются отчисления и взносы штата на компенсацию работникам, пособие по безработице, а также оплачиваемый отпуск по семейным обстоятельствам и отпуск по болезни. (В штате Вашингтон нет налога на доходы физических лиц.)

В случае отпуска по семейным обстоятельствам и отпуска по состоянию здоровья надбавка делится между взносом работодателя (36,667%) и удержанием работника (63,333%), если только работодатель добровольно не решил оплатить часть или всю долю работника. Тем не менее, работодательская часть отменяется для работодателей, имеющих менее 50 сотрудников. Для получения помощи в расчете страховых взносов и удержаний с сотрудников см. Калькулятор оплачиваемых семейных и медицинских отпусков штата. Для получения дополнительной информации об этой программе в целом см. нашу страницу «Отпуск по семейным обстоятельствам и болезни».


Дополнительные удержания и взносы работодателя

В той или иной форме большинство органов местного самоуправления предоставляют своим сотрудникам некоторый уровень необязательных льгот. Наряду с этими вариантами существуют налоговые соображения как для работодателя, так и для работника, такие как стоимость предоставляемого пособия и наличие налоговых последствий обязательств по отчетности, которые могут быть наложены путем предоставления определенных вознаграждений по окончании трудовой деятельности. Примерами являются пенсионные обязательства и другие выплаты по окончании трудовой деятельности (OPEB), такие как медицинское страхование через Управление здравоохранения штата Вашингтон (HCA).

Ниже приведен список наиболее распространенных вариантов, предоставляемых органами местного самоуправления:

  • Медицинское, стоматологическое страхование и страхование зрения
  • Медицинские сберегательные счета (HSA) и гибкие сберегательные счета (FSA)
  • Пенсионные планы, такие как PERS, LEOFF, PSERS или JRS в Департаменте пенсионных систем
  • Программы отложенной компенсации (DCP)

Предоставляемые программы льгот и уровень взносов работодателя определяют, что необходимо удерживать из зарплаты работника.Некоторые из этих льгот могут быть вычетами до уплаты налогов, как обсуждалось ранее. Некоторые варианты требуют внесения взносов как работодателем, так и работником, в то время как взносы работодателя/работника на другие льготы, такие как медицинское, стоматологическое страхование и страхование зрения, могут определяться местными правилами.

Важно понимать обязанности работодателя и соответственно вводить соответствующие вычеты и/или взносы работодателя.


Распределение зарплаты

Распределение чеков по заработной плате среди сотрудников, а также между различными федеральными и государственными агентствами и другими поставщиками льгот может осуществляться двумя различными способами.

Прямые депозиты стали обычным явлением для многих местных органов власти. RCW 41.04.240 разрешает местным органам власти с 25 или более работниками использовать прямые депозиты для выплаты заработной платы и заработной платы, но запрещает местным органам власти от требовать, чтобы работник получал прямые депозиты. Письменное разрешение должно быть получено от каждого сотрудника, желающего получать прямые депозиты.

Альтернативным методом распределения зарплаты является прямое распределение, при котором физические (печатные) чеки распределяются среди сотрудников в день выплаты зарплаты. Метод распределения должен обеспечивать получение чеков отдельным работником и не должен передаваться никому, кроме работника, без специального письменного разрешения.


Ошибки расчета заработной платы

Иногда могут возникать ошибки расчета заработной платы. Если сотруднику недоплатили или произошел просчет по удержанию налогов или пособий, ошибку обычно можно исправить при следующей зарплате.

Если сотруднику переплатили , RCW 49.48.200 требует, чтобы переплата вычиталась из последующей заработной платы работника, при этом каждый вычет не должен превышать 5% располагаемого заработка работника в период оплаты (кроме последней выплаты), до тех пор, пока такая переплата не будет полностью возмещена местным правительством. Однако закон разрешает работнику добровольно производить платежи, превышающие 5%, а работодатель и работник могут договориться о другой сумме или методе погашения, кроме вычета из заработной платы.

Работодатель должен следовать процедурам RCW 49. 48.210, в том числе с направлением работнику письменного уведомления с указанием суммы переплаты, основания претензии, требования об оплате в течение 20 календарных дней с даты получения работником уведомления, а также прав работника. В законе также подробно описана процедура оспаривания работником требования о переплате. Если на работника распространяется действие коллективного договора, любая переплата должна рассматриваться в порядке рассмотрения жалоб, изложенном в коллективном договоре.


Требования штата и федерального правительства к отчетности по заработной плате

Работодатели в местных органах власти обязаны представлять различные отчеты о заработной плате в органы власти штата и федеральные органы власти. Ниже приводится обсуждение наиболее распространенных требований к отчетности.

Для тех отчетов, которые должны подаваться ежеквартально, включая федеральную форму 941 и компенсацию работникам штата, страхование по безработице, оплачиваемый отпуск по семейным обстоятельствам и отпуск по болезни, график отчетности приведен ниже:

Квартал Включая дни оплаты от: Отчеты должны быть отправлены:
Q1 1 января – 31 марта 30 апреля
Q2 1 апреля – 30 июня 31 июля
Q3 1 июля – 30 сентября 31 октября
4 квартал 1 октября – 31 декабря 31 января

Федеральная форма 941 (Ежеквартальная)

Работодатели должны ежеквартально отчитываться об удержании и отчислениях из федерального налога на заработную плату в IRS, используя форму 941. Эти так называемые «налоги 941» (см. Публикацию 15, Руководство по налогам для работодателей) состоят из удержанного федерального подоходного налога, а также части налогов социального обеспечения и Medicare, выплачиваемых работодателю и работнику. Федеральные налоговые обязательства основаны на датах выплаты заработной платы (день выплаты). Однако депонирование налогов и отчетность по налоговым обязательствам управляются отдельно.

Форма 941 (см. Инструкции IRS) разделена на разделы, чтобы указать общую заработную плату/оклад, выплаченный в течение квартала, налоговые обязательства работника и работодателя в течение квартала и отчетность по депозитам.

Однако работодатели должны перечислять 941 налоги в IRS по ежеквартальному, ежемесячному, полунедельному графику или графику перечисления на следующий день. Периодичность внесения депозита будет зависеть от налоговых обязательств работодателя за четырехквартальный ретроспективный период, который начинается 1 июля и заканчивается 30 июня. (Корректировки, сделанные в форме 941-X, не влияют на сумму налоговых обязательств для целей расчета общей суммы налога ответственность за ретроспективный период.)

График депозитов для 941 налога после доступа к ретроспективному периоду:

  • Квартальный депозит из 941 налога может быть сделан, если общая сумма налогов составляет менее 2500 долларов США за текущий или предыдущий квартал, и вы не взяли на себя обязательства по депозиту в размере 100 000 долларов США на следующий день.
  • Ежемесячный депозит , если общая сумма налогов за отчетный период составляет 50 000 долларов США или меньше. Налоги должны быть внесены до 15 числа следующего месяца.
  • Полунедельный депозит , если общая сумма налогов за отчетный период превышает 50 000 долларов США. В соответствии с полунедельным графиком депозитов 941 налог на зарплату, выплаченный в среду, четверг и/или пятницу, должен быть депонирован до следующей среды. В дни выплаты зарплаты, выпадающие на субботу, воскресенье, понедельник и/или вторник, внесите налоговую задолженность до следующей пятницы.
  • Правило депозита на следующий день. Если вы накопите 941 налог в размере 100 000 долларов США или более в течение ежемесячного или полунедельного депозитного периода, вы должны внести налог на следующий рабочий день.

Отчет о графике депозитов заполняется либо в Части 2 ежеквартального отчета 941, либо в отдельном Приложении B, которое должно быть приложено к налоговому отчету 941 (для вкладчиков раз в две недели или на следующий день).

Отчеты по форме 941 должны быть представлены до конца месяца, следующего за закрытием календарного квартала.

Федеральные формы W-2 и W-3 (ежегодно)

Каждый январь местные органы власти должны подавать формы W-2 для всех сотрудников (включая выборных должностных лиц, которым вы выплачивали компенсацию), в которых суммируются платежи, удержания и взносы, сделанные в течение предыдущего календарного года.

Заполненная форма W-2 должна быть создана для каждого сотрудника и должна отражать:

  • Идентификационный номер федерального налогоплательщика работодателя, имя и адрес
  • Имя сотрудника, адрес и номер социального страхования для всех сотрудников, с которых вы удержали налоги 941 или с которых вы заплатили, но не удержали в связи с освобождением от удержания в форме W-4, а также других сотрудников, которым вы могли выплачивать заработную плату, но не удерживать любые налоги 941.
  • Заработная плата брутто, выплаченная работнику, подлежащая федеральному удержанию, и заработная плата брутто, облагаемая налогом на социальное обеспечение и медицинскую помощь.
  • Удержанная часть налога на социальное обеспечение и программу Medicare для сотрудников.
  • Выборочные отсрочки, такие как соглашения 403(b), взносы ROTH и другие планы отсрочки.

Каждый сотрудник должен получить копию своей индивидуальной формы W-2 не позднее 31 января.

Формы W-2 также должны быть переданы в Администрацию социального обеспечения (SSA) до 31 января (или на следующий рабочий день, если 31-е число выпадает на выходной день) с использованием одной формы W-3 и приложением копии A каждого сотрудника W. -2.Форма W-3 отражает накопленные суммы выплаченной заработной платы и налогов, перечисленных в SSA для всех сотрудников, выплаченных в течение календарного года. Форма W-3 изменяется каждый год, чтобы отразить последние изменения в форме W-2, поэтому обязательно используйте правильную форму W-3 для отчетного года.

Практический совет: Перед отправкой заполненных форм W-2/W-3 важно сверить форму W-3 с ежеквартальными отчетами 941. Расхождения между формами 941, поданными в IRS, и формами W-2 и W-3, поданными в SSA, потенциально могут привести к штрафам и процентам за неточности в отчетности.

Вот несколько советов по согласованию:

  • Убедитесь, что размер заработной платы социального обеспечения для каждого сотрудника не превышает годовой предел базовой заработной платы социального обеспечения.
  • Убедитесь, что суммы в форме W-3 совпадают с общими суммами из всех форм W-2.
  • . Сопоставьте форму W-3 с четырьмя квартальными формами 941, сравнив общие годовые суммы по следующим статьям:
    • Удержан федеральный подоходный налог.
    • Социальное обеспечение и заработная плата Medicare.
    • Налоги на социальное обеспечение и Medicare. Как правило, суммы, указанные в Форме 941 (включая корректировки за текущий год), должны примерно в два раза превышать суммы, указанные в Форме W-3, поскольку в Форме 941 указаны как налоги работодателя , так и работника на социальное обеспечение/медицинское обслуживание, в то время как в Форме W-3 сообщается только налоги с работника.

Компенсация государственным служащим, пособие по безработице и оплачиваемый отпуск по семейным обстоятельствам и болезни (ежеквартально)

Работодатели местных органов власти также обязаны подавать три отдельных ежеквартальных отчета в штат Вашингтон. В отличие от отдельных требований 941 по налоговой отчетности и денежных переводов, государственные налоги и страховые взносы сообщаются и перечисляются вместе. Для всех работодателей необходимы следующие государственные отчеты:

  • Компенсация работникам: Департамент труда и промышленности (L&I). Работодатели или их сторонние обработчики заработной платы должны предоставлять данные о сотрудниках, сообщаемые по типу классификации должностей, общей выплаченной заработной плате, общему количеству отработанных часов и общей сумме взносов, сделанных работодателем и/или работником.Эта информация должна предоставляться ежеквартально через онлайн-портал L&I.
  • Страхование по безработице: Департамент обеспечения занятости (ESD). Требования к отчету ESD включают информацию о деятельности сотрудников за квартал для всех сотрудников, включая имя сотрудника, номер социального страхования, общую выплаченную сумму и фактически отработанные часы (включая сверхурочные), а также количество часов оплачиваемого отпуска. (Выборные должностные лица не считаются подотчетными работниками (RCW 50.44.040(10)(a) – см. таблицу профессий, освобожденных от ESD). Эта информация должна сообщаться ежеквартально либо онлайн, либо путем подачи бумажных форм.
  • Оплачиваемый отпуск по семейным обстоятельствам и болезни (PFML) . Работодатели должны сообщать о количестве отработанных часов, выплаченной заработной плате и собранных и/или внесенных страховых взносах. Эта информация должна предоставляться ежеквартально через онлайн-инструмент отчетности PFML.

Прочие отчеты (ежемесячно)

Местные органы власти предоставляют множество дополнительных льгот своим сотрудникам, которые требуют ежемесячной отчетности и перечисления собранных премий или взносов.Некоторые примеры включают:

  • Департамент пенсионных систем – для пенсионных программ PERS, LEOFF, PSERS или JRS;
  • Программы отложенной компенсации;
  • Программы медицинского, стоматологического и офтальмологического страхования; и
  • Медицинские сберегательные счета (HSA) и гибкие сберегательные счета (FSA).

Сохранение платежной ведомости

Учетные записи и формы заработной платы должны храниться в соответствии с требуемыми сроками хранения на уровне штата и на федеральном уровне.Например, в то время как IRS требует, чтобы работодатели хранили копию формы W-3 и копию D всех форм W-2 не менее четырех лет, местные органы власти в Вашингтоне должны хранить эти документы не менее 5 лет в соответствии с RCW 82.32.070. и Общий график хранения документов местного самоуправления штата Вашингтон (CORE).

Записи о заработной плате могут быть сложными, поскольку к разным типам информации о заработной плате применяются разные требования к хранению. В частности, информация, касающаяся права на получение пенсионных пособий, может храниться очень долго.Государственному департаменту пенсионных служб такие записи могут понадобиться много лет спустя, чтобы определить, имеет ли бывший сотрудник право на получение пенсионных пособий.

Дополнительные сведения о хранении записей о заработной плате см.