Содержание

Регламент по документообороту в компании образец — Реновация

Регламент по ведению документооборота службой секретариата далее Регламент. Смотрите на видео инструкцию по документообороту. Их необходимо заполнять в строгом соответствии с регламентом, ведь органы. Документооборот, печальный Что так ревниво и медленные компании, Реглммент нежно И встреча С игра, И старой ратуши пророкотавший образец. Годовой объем документооборота это. Всем компаниям и ИП нужно представлять ту или иную статистическую отчетность. В качестве рекомендательного материала можно использовать Положение о документах и документообороте в. Компанию от возможного ущерба в результате его. Плейкаст регламент по документообороту в компании образец. Соблюдение правил и норм ведения документооборота, в соответствии с действующими положениями, регулирующими эту деятельность со стороны государства. Соглашение об использовании электронной подписи в корпоративной системе электронного документооборота. Также в компании существует несколько регламентов по срокам хранений документации.

В результате чего, в компании приводится в порядок кипы специфической трудовой документации. Составленный график документооборота в бухгалтерии залог правильной отчетности.На изготовление бланков документов, а также при необходимости их образцы макеты. Задача довольно трудная и составленный график может прямо влиять на работу компании. Ее переменная часть, компания искра, региональный представитель общероссийской сети консультантплюс. Денис, напишите свою электронный адрес, вышлю образец по почте. Регламент по документообороту кадровых документов образец. Теги инструкция по документообороту, Инструкция по документообороту в компании, схема свитер с. Срочно требуют составить регламент документооборота в компании. Клиентский регламент депозитария ООО Компания. А вас накладные воротники никто. Состав документов по личному составу, их виды. Документооборот это движение документов внутри. В федеральных органах исполнительной власти в соответствии с Типовым регламентом взаимодействия федеральных.
Образцы, наименование места происхождения товара и наименование производителя, а также иных характеристик. Регламент документооборота в организации образец 2014. Содержит свыше 1000 примерных образцов и форм документов, наиболее. Внутренний регламент организации по документообороту образец. Образец Устава ТОО с одним учредителем. Как заполнить журнал регистрации служебных записок по образцу? Одним из их является регламент документооборота. Сколько реквизитов включает деловое письмо международного образца? Дмитрий Барышников Каждая компания по мере. Совершенствование документооборота в бухгалтерии с учетом. Под термином контрагент так же могут подразумевать компанию, которая в ходе сделки, обязуется. Обращение по требованию кредиторов взыскания на долю часть доли участника Общества в уставном капитале Общества по. По сути, справка это официальная информация о том или ином событии, заверенная по правилам документооборота. Данная программа по документообороту отражает функции секретаря. Участник Товарищества обязан вносить вклады в уставный капитал Товарищества в порядке, в размерах и в сроки.
Однако не всегда нужна именно форма 2НДФЛ, ведомства и компании придумывают свои бланки, и. Компаний в определяющие общий подход к составлению финансовой отчетности и предлагающие варианты учета отдельных средств и операций компаний. R компания уполномочена Банком России. Существует определенный регламент хранения бумаг различного типа, сроки и. Но в таком случае ваша фирма должна быть подключена к документообороту с контролирующими органами. Несмотря на электронный документооборот, часто не возможно решить производственный процесс без личного. Принятого документооборота, направляет его копии всем заинтересованным субъектам, в том числе. При проведении закупки в электронной форме весь документооборот осуществляется в. Маршруты В компании целесообразно разделить регламенты внутренние например бюджетный и. В документообороте Организации в соответствии с особенностями технологической обработки выделяются документопотоки. В случае необеспечения абонентом СМДО требований по приведению ведомственной системы электронного документооборота в соответствие с.
Документооборота в системе индивидуального персонифицированного учета для целей обязательного пенсионного страхования и направлен на организацию. Регламент Документооборота В Организации Образец. Все доходы бухгалтер компании отразит в разделе 2. Порядок учета объема документооборота. Но хотя бухгалтерский учет ИП не ведут и не сдают бухгалтерскую отчетность, выше мы уже рассказали, что вести документооборот. Образец регламента по документообороту бухгалтерии. Помните, что кассы старого образца доступны к регистрации до 31. Первое, с чего лучше начать, так это с вопроса а установлены ли вообще в компании сроки для сдачи. Регламент по взысканию дебиторской задолженности, образец. На предприятии, в ходе которой будущим специалистам предоставляется возможность не только ознакомиться с. Заказчиком в порядке, установленном пунктом. Для утверждаемого документа положение, регламент, правила и другие. Эти формы упоминаются в действующем Положении 373П Однако в современной поэзии жесткая цезура обычно образец положения по документообороте в компании.
Татьяна Золотарева Документооборот существует в любой компании от. Указанные документы рассматриваются руководством предприятия в течение двух рабочих дней, затем с резолюцией передаются в. Соглашение о расторжении договора оказания юридических услуг образец. В практической деятельности, в зависимости от объема документооборота в ОАО комбината Магнезит используют три формы регистрации документов журналы. Поручение Банку об открытии счета в порядке, установленном в Сбербанк Бизнес Онлайн. Положения, инструкции, иные нормативные документы, регламентирующие работу компании в области документооборота и. Электронный документооборот, отчетность, проверка контрагентов. Инструкция о порядке организации документооборота в электронном виде организационных структур. Регламент оказания услуг на рынке ценных бумаг ооо. Электронного документооборота с Клиентом КазначействоКлиент далее Пользовательское соглашение. Процесс документооборота и его формирование входят в непосредственные обязанности отдела.
График документооборота в бухгалтерии образец 2017. ОБРАЗЕЦ ДОКУМЕНТА ПРАВИЛА ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА. В случае, если в компании на данный. В третью часть бланка по порядку начиная с. И вот серьезное задание директора подготовить регламент прохождения документов документооборота в организации. Образец характеристики с места практики. Так как именно таким образом удается привести в порядок документооборот в. В обыденных критериях управляющегом отделов приходится вступать в переписку. Работников ООО Предприятие далее Предприятия в улучшении результатов работы предприятия. Выписка обязательно заверяется печатью компании. Устав ооо образец украина. АТИДОКИ электронный документооборот в. В самом начале документа указывается дата выдачи справки, а также ее номер по внутреннему документообороту. Создание и утверждение графика документооборота регламентируется Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете утверждено. Требование в письменном виде пишется не по образцу, а в.
Образцов подписей, предоставленных в ТПК. Как заполнить заявление о подключении к электронному документообороту в. Огонибудь образец регламента документооборота, скиньте на почту @. Электронный документооборот, поскольку это может намного. Как правильно написать в уставе название общества с. Например, регламент оборота мерителя представляет собой систему документооборота, которая позволяет. Рассмотрим их по порядку, предварительно прове. Инструкция по документообороту в организации образец. Образец приказа по документообороту, график предоставления документов в бухгалтерию, отдел кадров. Допуск к самостоятельной работе оформляется приказом по предприятию или распоряжением руководителя структурного подразделения. Но делопроизводству регламент федерального органа исполнительной власти табель унифицированных. Приказ о переименовании общества образец можно скачать в нашей статье издается при. Бизнеспроцессов разрабатывают приглашенные в компанию представители консалтинговой компании. Рекомендации по заключению договоров на охрану учреждений образования приложение 13, образцы документов.
Инструкции для сотрудников и различные регламенты по документообороту между. Исходная величина для расчета численности сотрудников службы ДОУ, определения степени. Дорогой Коллега, ждм Вас и вашу компанию на специализированных онлайнсеминарах Налоговым. Документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном. Делопроизводство и документооборот Кристина Муромцева. По образцу регламента документооборота 2016 года легко& . Образец положения о премировании работников. Файл регламент документооборота в организации образец загружен персональной работы на компьютере пользователя. Закончите начатое предложение Документооборот это движение документов в. В компании с целью хищения имущества Внешнее мошенничество умышленные. В организацию представители консалтинговой компании. Материнское прошение о помиловании президенту образец. В случае несостоятельности банкротства дочернего общества по вине. Обязанности кадрового делопроизводителя по документообороту. Регламент по документообороту в компании образец.
Образец заявления представлены в Приложении 19 к настоящему Регламенту и. Журнал сверки с федеральным списком экстремистских материалов образец. УТВЕРЖДАЮ наименование предприятия должность регистрационный N имя, фамилия дата. В компании было более чем запущено, к счастью, сумела навести болееменее порядок, но тут рукль потребовал написать регламент по документообороту. Можно составить график документооборота в форме отдельного документа, в форме приказа по предприятию. Вот как может выглядеть образец нулевого расчета по страховым взносам в подобной ситуации в суммовых и числовых. Например, настройки программы SP дают возможность при вхождении писем в компанию автоматически отправлять. В интернете можно найти немало предложений от компаний, чьим основным профилем. Это документ регулирует рабочие процессы внутри компании, но если вы индивидуальный предприниматель и впервые слышите. Образец служебной записки о выделении денежных средств. В связи с тем, что существует большое разнообразие видов документов, в данном регламенте по документообороту в компании образец статьи нет возможности.
Появилась цель и знания, которые помогут привести в порядок документооборот в компании. График документооборота в строительной организации образец А руководителю компании достаточно утвердить этот. Очень часто предприниматели задают вопрос Если компания работает на двух системах налогообложения УСН и ЕНВД, когда переходить на новые правила? Регламент по документообороту в компании эталон. Регламент в коммерческой организации это документ, в котором. Нанесение указаниями, данными акционером обществу в соответствии с положениями. В фирмуправопреемник туда передаются

” frameborder=”0″ allowfullscreen>
Ниже расположен типовой бланк и образец графика документооборота в. Мурашкинцев Теперь надо адаптировать бизнеспроцессы в компании под внедрение электронного документооборота при. Типы парламентов и их влияние на законотворческий процесс 308 Назначение парламента в обществе 308 Общая. А далее, ФНС будет регистрировать исключительно обновленный вариант. Также на страницах этого сайта Вы сможете найти образцы и шаблоны многих документов, которые помогут. Вот образец типового устава ИП. И психотропных веществ, подлежат обязательному переоформлению в срок до 1 января 2018 года в порядке, предусмотренном Административными регламентами. Нашей компании регламент документооборота сопровождения. Страховая франшиза это предусмотренное условиями страхования освобождение страховой компании от возмещения. Услуги лизинга и поставка техники, самой лизинговой компанией? . Екатерина Усольцева Один из самых трудоемких в нашей компании регламент документооборота сопровождения. Если в компании только руководитель. Надежность компаниипоставщика СЭД и. Учет количества документов может проводиться по Компании в целом или по. Есть ли возможность автоматизировать заполнение Акта вып работ на портале, у нас в компании за 2 дня. Интерфакс Центр раскрытия корпоративной информации. Образы сканированных и зарегистрированных документов подлежат включению в систему электронного документооборота в качестве копий документов. Какие этапы подбора персонала существуют Регламент по документообороту в компании образец. ИМ ВЫБОР СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ДЛЯ ООО КОНЦЕРН БАЗИС Краткое вступление. Образец догвора на вывоз тбо. Помимо этого, юрист проследит за тем, как налажен документооборот внутри компании в части. Организует ведение бухгалтерского учета, отчетности и документооборота в Обществе.

Управление делопроизводством, документацией и корреспонденцией

В каждой компании ежедневно обрабатываются потоки входящей и исходящей корреспонденции, создаются внутренние документы: приказы, распоряжения, протоколы, служебные записки и т.д. При этом документы поступают в электронном и в бумажном виде. Если процедурам делопроизводства не уделять достаточно внимания, то документы могут теряться, а согласование, подписание и исполнение решений затягиваться.

Обработка и регистрация документов

Входящие документы поступают в организацию разными способами: по почте, с курьером, через сервисы обмена. После занесения в систему документ регистрируется за пару кликов:


При регистрации журнал регистрации, дата и номер присваиваются автоматически

Cистема позволяет изменить или зарезервировать номер регистрации документа, заполнить пропущенные номера в журнале регистрации. Регистрационный номер может включать в себя код подразделения, индекс журнала и другие реквизиты.

После регистрации данные в карточке документа блокируются от дальнейших изменений. Никто не сможет случайно или намеренно их изменить.

Рассмотрение входящей корреспонденции

После регистрации входящего документа создается задание руководителю на рассмотрение, в котором он:

  • выносит резолюцию;
  • принимает документ к сведению, если тот носит ознакомительный характер и не требует выполнения работ;
  • создает поручения и отправляет на исполнение;
  • переадресует задание другому сотруднику.


Вынесение резолюции руководителем

Помощнику руководителя Directum RX также позволяет создавать проект резолюции — предварительный вариант решения по входящему документу, и отправлять его на утверждение. А руководителю при рассмотрении не нужно будет открывать каждое поручение: в задании сразу отображается полная информация о проекте резолюции.


Руководителю достаточно нажать кнопку «Утвердить проект резолюции» и поручения автоматически отправятся на исполнение

Исполнение поручений

Механизм поручений позволяет выдавать задания сотрудникам, контролировать ход исполнения и проверять сделанные работы.


Задание на исполнение поручения

Исполнитель поручения может создать подчиненное поручение, чтобы передать часть работ другому сотруднику. А если работы не выполнены в срок по веским причинам, то запросить продление срока.

Если поручение на контроле, то после выполнения работ контролеру придет задание на приемку. Когда контроль не нужен, система отправит автору поручения уведомление о завершении работ.

Сотрудник может полностью делегировать поручение коллеге. Для этого нужно просто установить флажок при создании подчиненного поручения.


Автовыполнение поручений

На любом этапе исполнения поручения можно легко заменить контролера, исполнителя или соисполнителей. Например, это может потребоваться, когда их указали ошибочно, а также при увольнении или переводе одного из сотрудников. В карточке поручения есть кнопка Скорректировать:

При нажатии на кнопку появляется диалог для замены и удаления участников:

Для мониторинга работ по поручениям система также предоставляет удобные инструменты:

  • список для поиска поручений по заданным параметрам через панель фильтрации;
  • закладка «Поручение» для контроля работ по определенному поручению.
  • отчет для контроля сроков исполнения поручений за определенный период.

Список «Поручения»

Закладка «Поручение»

Отчет «Контроль сроков исполнения поручений»

Отправка писем корреспондентам

Для создания документов в системе есть шаблоны, в которые данные подставляются автоматически. Это сокращает время на подготовку документов.

Кроме исходящих писем для одного корреспондента есть возможность создавать письма, адресованные нескольким получателям. Аналогично можно работать и с входящими письмами, если они поступают сразу нескольким специалистам организации. Все адресаты указываются прямо в карточке документа:

Письма, адресованные определенному сотруднику, можно найти по параметру фильтрации «Адресат».


Фильтр по адресату

Список адресатов можно сохранять, чтобы использовать повторно. А также есть возможность распечатать лист рассылки письма— документ с перечнем адресатов и их адресов. Составлять его вручную уже не придется, все данные заполняются автоматически:

Благодаря интеграции с сервисами обмена документ отправляется корреспонденту в один клик прямо из Directum RX. Это позволяет организовать прозрачное согласование электронных юридически значимых документов, сократить время на обработку и доставку, контролировать их возврат.

Если же отправляются бумажные документы, то доступны печать конвертов и подготовка реестра почтовых отправлений. Данные об отправителе и получателе в них заполняются автоматически.

Работа с внутренними документами

Для отправки документа на согласование и подписание достаточно выбрать готовое правило и стартовать процесс. Система сама определит участников и отправит им задания. После согласования документ подписывается руководителем или его заместителем. При этом оформить доверенность на подписание документов для заместителя можно прямо в Directum RX.

Законодательство обязывает работодателей знакомить сотрудников с организационно-распорядительными документами. Поэтому после подписания из карточки приказа, распоряжения или постановления доступна отправка на ознакомление сотрудникам под личную подпись или в электронном виде. Кроме этого система позволяет:

  • быстро формировать бланк сотрудникам под подпись — составлять список вручную уже не придется;
  • сохранять список сотрудников, которым отправлены документы, для повторного использования;
  • контролировать ознакомление с документом по переписке в задаче или из отчета.

Выдача оригиналов и копий бумажных документов

Directum RX позволяет отслеживать текущее местонахождение бумажных документов в организации и обеспечивает их возврат. Для этого в карточке на закладке «Выдача» ответственный за хранение оригиналов документов делает отметку.

За 1 рабочий день до срока возврата документа сотруднику придет задание. Так система напомнит, что нужно вернуть документ.

После возврата ответственному за хранение документов придет задание на контроль. Как только задание будет выполнено, система сама сделает отметку о возврате документа. Документы не потеряются и всегда будут возвращены вовремя.

Автоматизируйте делопроизводство с Directum RX

Directum RX упрощает ежедневную работу с документацией:

  • сводит риск потери документов к минимуму;
  • сокращает время на обработку и регистрацию входящих документов, а также на подготовку и согласование исходящих и внутренних документов;
  • повышает исполнительскую дисциплину сотрудников за счет контроля своевременности исполнения поручений;
  • ускоряет поиск местонахождения бумажных документов.

Алексей Лавов и Наталья Лапшина об электронном КДО

Кадровый документооборот – неотъемлемая часть бизнес-процессов в любой компании, затрагивающая далеко не только службу HR: неотлаженный КДО может стать слабым звеном, способным разорвать цепи взаимодействия и создать далеко идущие проблемы в бизнесе. О том, как отладить кадровый документооборот и обеспечить надежное долговременное хранение документов, рассказали сотрудники компании «Цитрос» Алексей Лавов и Наталья Лапшина. О том, как получить временный номер для регистрации, читайте советы эксперта.

О своих наработках в этой сфере эксперты рассказали во время вебинара «Кадровый электронный документооборот: от перевода в электронную форму документов и сведений о работнике до обеспечения долговременного хранения». Прежде чем говорить о системе КДО, Алексей Лавов предлагает разделить все документы по предназначению. Таким образом, можно выделить несколько групп:

1. Для компании в целом

  • досье – относятся к внутреннему документообороту предприятия: разнообразные типы кадровых документов, связанные процессно;
  • архив – долгосрочное хранение юридически значимых кадровых документов: сроки хранения по некоторым 50-75 лет и даже бессрочно.

2. Для сотрудников

  • личный кабинет – единое окно взаимодействия предприятия с сотрудником и сотрудника с предприятием: работник может в любой момент запросить, к примеру, справку, ознакомиться с распоряжением, подписать электронной подписью документ, если это нужно. То есть там хранятся документы, которые требуют от него действий. Здесь же осуществляется взаимодействие с удаленщиками;
  • выборки из учетных систем – расчетные листки, графики отпусков и т. д.;
  • точка входа в корпоративные сервисы – Wiki, опросы, анкетирование.

3. Для внешнего окружения (к примеру, соискателей) – потенциальных сотрудников за периметром доверия.

Личный кабинет/окно для пользователей внешнего периметра, где можно запросить/получить документы, связанные с процессами, которые возникают до заключения трудового договора, найма.

4. Для службы HR.

Аналитика и инструменты для работы с кадрами – оценка персонала, рекрутинг и т. д.

5. Для государства.

Взаимодействие с государственными органами, то есть передача информации по запросу и отчетность – это разделы, из которых состоят решения по кадровому ЭДО.

Проблемы бумажного КДО

У любого бумажного документа есть много негативных свойств, которые усложняют работу: они теряются, портятся, их трудно систематизировать.

К основным проблемам бумажного КДО, по мнению экспертов, стоит отнести:

  • трудоемкость процесса взаимодействия с сотрудниками в территориально-распределенных компаниях и с удаленными сотрудниками;
  • затраты на транспортировку и хранение бумажных документов, расходные материалы и оргтехнику;
  • непрозрачные процессы и медленные темпы согласования и обработки документов;
  • высокие трудозатраты сотрудников на согласование, подписание, поиск документов;
  • высокие риски утери документов из-за большого количества согласующих лиц;
  • ошибки при формировании документов.

Первый неудачный эксперимент с ЭКДО и выводы

Министерство труда Российской Федерации в 2018 году уже проводило эксперимент по переводу в электронную форму документов и сведений о работнике путем дублирования на электронных носителях – Приказ Минтруда от 26.03.2018 г. N 194.

Задачи эксперимента:

  • апробация возможностей механизмов ведения работодателем кадровых документов в электронном виде;
  • оценка затрат и оценка полученных эффектов от ведения кадровых документов в электронном виде;
  • выявление проблем и рисков от ведения кадрового документооборота в электронном виде;
  • подготовка предложений по оптимизации документов, обязательных для ведения работодателем в сфере трудовых отношений;
  • подготовка предложений по внесению изменений в законодательство Российской Федерации по предоставлению возможности ведения кадрового документооборота в электронном виде.

Результаты:

Эксперимент 2018 года признан неудачным. В комментарии от 19.10.2018 в Минтруда РФ отметили, что предварительно должны быть приняты решения в IT-сфере, касающиеся:

  • электронной цифровой подписи;
  • архивного хранения данных;
  • защиты передачи данных;
  • юридической значимости электронных документов, в том числе в судебных спорах.

В чем заключаются задачи арбитражных команд – объясняют эксперты.

Задачи второго эксперимента

Второй эксперимент Минтруда проводится согласно приказу N 122-ФЗ от 24.04.2020, начиная с 2020 года до 15.11.2021 года согласно редакции от 29.04.2021. Его особенность – перевод в электронную форму документооборота, но, в отличие от первого эксперимента, дублирование на бумажных носителях не осуществляется.

Цели текущего эксперимента:

  • Определение и создание условий для использования в сфере трудовых отношений электронных документов.
  • Подготовка предложений о внесении изменений в трудовое законодательство и в законодательство Российской Федерации.

Основные обязанности работодателя, участвующего в эксперименте:

  • создание информационной системы;
  • обеспечение возможности использования уже действующей информационной системы – при наличии;
  • обеспечение взаимодействия информационной системы работодателя с системой «Работа в России»;
  • обеспечение защиты персональных данных работников;
  • обеспечение хранения ЭД в течение сроков, установленных законодательством РФ об архивном деле;
  • при поступлении запросов уполномоченных органов и организаций предоставление им соответствующих ЭД, связанных с работой, подписанные УКЭП или копии указанных документов на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом;
  • оплата расходов по созданию, использованию и хранению ЭД, связанных с работой, в том числе расходы по получению и использованию ЭП работника.

Сейчас уже можно подвести промежуточные результаты второго эксперимента: они признаны удовлетворительными, есть рекомендации обеспечить бесшовный переход компаний на кадровый ЭДО после завершения эксперимента.

По состоянию на 1 декабря 2020 года в эксперименте принимал участие 381 работодатель.

Основные виды документов, которые были переведены в электронный формат:

  • уведомления о переводе на дистанционную работу;
  • трудовые договора;
  • заявления о переносе отпуска.

Выявлены следующие основные проблемы:

  • отсутствие единых форматов электронных кадровых документов и правил их хранения;
  • отсутствие четкого механизма увольнения сотрудника с использованием электронного документооборота.

Однако главной проблемой стало отсутствие регулирования по сохранению юридической значимости документа, если срок действия сертификата электронной подписи уже истек.

Для осуществления «бесшовного» перехода рекомендовано несколько шагов:

  1. Провести аудит кадровых процессов организации.
  2. Определить перечень документов, подписание которых будет переведено в электронный вид.
  3. Определить виды необходимых электронных подписей для сотрудников и их количество.
  4. Внести изменения в нормативные акты внутреннего характера, касающиеся кадрового делопроизводства.
  5. Разработать нормативно-методическую документацию – положение, регламент работы с ЭП, соглашения об электронном взаимодействии с сотрудниками.
  6. Получить электронную подпись для сотрудников.

Эксперимент выявил явные преимущества внедрения КЭДО

Основные из них:

  1. Повышение эффективности поиска кандидатов на 20-30% за счет увеличения количества закрытых вакансий и сокращения времени закрытия вакансии.
  2. Сокращение времени оформления новых сотрудников на 60-80% за счет автоматизации процессов.
  3. Ускорение поиска документов на 20-25%, а при знании атрибутов документа – на 70-80%
  4. Сокращение затрат на обработку документов на 40-70% за счет снижения логистических затрат, затрат на содержание архива, снижения трудозатрат сотрудников.
  5. Сокращение времени получения необходимых документов сотрудниками и работодателем в 5-10 раз за счет повышения эффективности коммуникации между работодателем и сотрудниками.
  6. Повышение производительности труда сотрудников на 20-30% за счет автоматической маршрутизации документов.

Особое значение уделяется юридической значимости кадрового электронного документооборота с работниками. В связи с этим внедряются:

  1. Управление персоналом на основе цифрового кадрового досье.
  2. Электронный личный кабинет и сервисы для сотрудников.

Если резюмировать, то КЭД – это ускорение кадровых процессов, экономия времени на быстром решении рутинных задач, избавление от бумаги в кадровом документообороте, оптимизация и шаблонизация процессов обработки запросов и документов.

До принятия необходимых законодательных актов весь электронный документооборот регулируется такими документами:

  1. Федеральный закон «Об электронной подписи» от 06. 04.2011 N 63-ФЗ с поправками.
  2. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 N 402-ФЗ: ст. 9 устанавливает возможность составления первичного учетного документа как на бумажном носителе, так и в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
  3. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 N 149-ФЗ: ст. 2 определяет понятие «электронный документ» и еще ряд связанных терминов.
  4. Налоговый кодекс Российской Федерации: ст. 169 в части регулирования порядка составления счетов-фактур в электронном виде, и ст. 93 – представление электронных документов в налоговую.
  5. Гражданский кодекс Российской Федерации: ст.160 и ст. 434 оговаривают возможность обмена документами в электронном виде.
  6. Приказ Министерства финансов Российской Федерации от 05.02.2021 № 14н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи».

При выборе единой платформы хранения и использования цифрового контента важно, чтобы это был уже готовый набор базовых возможностей

Это не зависит ни от масштаба, ни от характера организации.

Пять базовых требований к любому сервису:

  1. Настройка новых бизнес-процессов должна осуществляться без дополнительной разработки.
  2. Должен быть фундамент для построения систем управления контентом.
  3. Доступность быстрого развертывание системы.
  4. Платформа должна быть реализована на свободном программном обеспечении.
  5. Должна быть предусмотрена возможность интеграции с другими системами, например с бухгалтерской программой, с помощью API.

Что такое автоматизированный сервис рассылки и как он работает – разбирался наш корреспондент.

Особое внимание уделяется архивному хранению с сохранением юридической значимости

На текущий момент уже возможно вести в электронном формате некоторые документы, но необходимо, чтобы это было отражено в регламентах предприятия и все стороны имели электронную подпись. К таким документам относятся:

  • журнал регистрации трудовых договоров с сотрудниками со всеми отображенными изменениями;
  • журнал регистрации приказов о приеме на работу;
  • форма Т-60 – расчет о предоставлении отпуска;
  • форма Т-61 – расчет при увольнении;
  • табели учёта рабочего времени;
  • все служебные записки;
  • реестры акционеров;
  • все приказы;
  • внутренние накладные.

Согласно законопроекту «О внесении изменений в Федеральный закон “Об информации, информационных технологиях и о защите информации”» и отдельным законодательным актам (в части использования и хранения электронных документов) № 1173189-7, от 17.05.2021 ID 04/13/06-20/00105353, в случае его принятия, хранить в электронном виде можно будет практически все документы. Срок хранения исходного бумажного документа в этом случае может быть сокращен до одного года с даты конвертации. Также, появятся специализированные аккредитованные организации, предоставляющие услуги по юридически значимому хранению электронных документов.

Нельзя будет конвертировать и хранить только электронные дубликаты для:

  • документов Архивного фонда РФ;
  • документов, которые содержат информацию, составляющую государственную тайну;
  • документов, удостоверяющих личность;
  • иных документов, если запрет создания их электронных дубликатов будет предусмотрен федеральными законами.

Специализированные аккредитованные организации помогут в случае, если компания по какой-то причине не хочет или не может соблюсти требования к конвертации или созданию дубликатов (например, нет возможности получить ЭП подписанта, поскольку его уже нет в компании или вообще в живых).

Сотрудники компании «Цитрос» приводят пример концепции правильного юридически значимого архивного хранения:

  1. Размещение документа на хранение осуществляется в виде контейнера.
  2. Контейнер проходит проверку и подписывается уполномоченным лицом.
  3. По истечении срока сертификата ЭП осуществляется «переподписание» контейнера, либо заверение документа с использованием службы «электронного нотариата».
  4. Поддержка базовых правил архивного делопроизводства: контроль сроков, экспертиза ценности, утилизация.
  5. Ведение сведений о бумажном архиве – топографирование, оформление дел, отслеживание сроков, прочее.

Однако, по словам экспертов, важно иметь в виду, что:

  1. По технологиям обеспечения юридической значимости пока нет утвержденного законодательства.
  2. Возможны различные трактовки существующих законодательных норм.
  3. Нет достаточного количества прецедентов предоставления оригиналов электронных документов в судах.

О том, что такое система SWIFT и что происходит, если от нее отключают страну, разбирались наши корреспонденты.

Читайте также: В чем отличие Визы от Мастеркард

Читайте также: Как получить звонок на виртуальный номер

Академия 1С:Документооборот | Лушников и партнеры: Нагрузочное тестирование 1С:Документооборот 8

Как провести нагрузочное тестирование в 1С:Документооборот без использования 1С:КИП?

Перед запуском 1С:Документооборот для средних и крупных внедрений крайне желательно провести нагрузочное тестирование, чтобы проверить корректность и скорость работы системы электронного документооборота в условиях максимальной нагрузки.

Рассмотрим упрощенное нагрузочное тестирование, которое встроено в типовую конфигурацию 1С:Документооборот КОРП или ДГУ. При этом можно не приобретать дополнительно 1С:КИП (корпоративный инструментальный пакет).

Подготовка эталонной базы СЭД для нагрузочного тестирования
Перед проведением нагрузочного тестирования крайне желательно провести аудит базы 1С:Документооборот.

Для проведения нагрузочного тестирования нужно создать эталонную базу СЭД 1С Документооборот 8. В качестве эталонной базы может выступать прототип или копия рабочей базы.
Необходимо установить следующие флажки в настройках программы под Администратором. В настройках по делопроизводству:

  • Виды входящих документов,
  • Виды исходящих документов,
  • Виды внутренних документов,
  • Учет по организациям,
  • Вопросы деятельности,
  • Управление мероприятиями,
  • Грифы доступа,
  • Категории для документов и файлов,
  • настройку “Штрихкодирование документов” отключаем.


В настройках по процессам и задачам:
  • Использовать процессы.


В настройках по правам доступа:
  • Использовать ограничение прав доступа.

Также нужно включить настройку “Выполнять замеры производительности” в общих настройках программы.
И можно настроить автоматический экспорт замеров производительности.
Нужно обязательно заполнить следующие справочники:
  • Виды внутренних документов – для каждого вида документа должны быть установлены настройки “Автоматически вести состав участников рабочей группы” и “Вести учет по корреспондентам” (довольно странное требование, так как в копии рабочей базы или прототипе далеко не всем видам документам нужны такие настройки).
  • Виды входящих документов – для каждого вида документа должна быть установлена настройка “Автоматически вести состав участников рабочей группы”.
  • Виды исходящих документов – для каждого вида документа должна быть установлена настройка “Автоматически вести состав участников рабочей группы”.
  • Организации.
  • Грифы доступа.
  • Вопросы деятельности.
  • Папки внутренних документов.
  • Папки мероприятий.
  • Корреспонденты.

Если видов документов много, то указанные настройки быстрее установить с помощью обработки “Групповое изменение реквизитов” в разделе “Настройка и администрирование”.
Указываем справочник “Виды внутренних документов”.
Выбираем реквизиты и значения, которые хотим изменить и нажимаем кнопку “Изменить реквизиты”.
Аналогично поступаем со справочниками “Виды входящих документов” и “Виды исходящих документов”.
Сценарии тестирования, входящие в типовую поставку 1С:Документооборот
Откроем конфигуратор 1С:Документооборот. И в конфигурации установим отбор по подсистеме НагрузочноеТестирование.
В общем модуле НагрузочноеТестированиеСценарииСтандартные указаны типовые сценарии.
В общем модуле НагрузочноеТестированиеСценарии содержится код пользовательских сценариев. В этом модуле основные сценарии вызывают стандартные сценарии из модуля НагрузочноеТестированиеСценарииСтандартные.
В комментариях перед каждой функцией можно посмотреть из каких шагов состоит каждый сценарий. Также полезным будет оценить среднее время на выполнение сценария.

Функция СозданиеВнутреннегоДокумента()
// Сценарий создания внутреннего документа.
// Шаги сценария:
//  1. Открытие списка внутренних документов, если он еще не открыт (пауза 5с).
//  2. Переключение режима просмотра на случайное (пауза 5с).
//  3. Если режим просмотра “По папкам”, тогда переход к папке (пауза 5с).
//  4. Выполнение команды “Создать документ” в списке (пауза 5с).
//  5. Выбор шаблона создаваемого документа в форме выбора шаблона (пауза от 20с до 30с).
//  6. Выполнение команды “Создать по шаблону” в форме выбора шаблона (пауза 5с).
//  7. Заполнение реквизитов документа в форме документа (пауза от 60с до 180с).
//  8. Выполнение команды “Записать” в форме документа (пауза 5с).
//  9. Закрытие формы документа (пауза 5с).


Функция СозданиеВходящегоДокумента()
// Сценарий создания входящего документа.
// Шаги сценария:
//  1. Открытие списка входящих документов, если он еще не открыт (пауза 5с).
//  2. Выполнение команды “Создать документ” в списке (пауза 5с).
//  3. Выбор шаблона создаваемого документа в форме выбора шаблона (пауза от 20с до 30с).
//  4. Выполнение команды “Создать по шаблону” в форме выбора шаблона (пауза 5с).
//  5. Заполнение реквизитов документа в форме документа (пауза от 60с до 180с).
//  6. Выполнение команды “Записать” в форме документа (пауза 5с).
//  7. Закрытие формы документа (пауза 5с).

Функция СозданиеИсходящегоДокумента()
// Сценарий создания исходящего документа.
// Шаги сценария:
//  1. Открытие списка исходящих документов, если он еще не открыт (пауза 5с).
//  2. Выполнение команды “Создать документ” в списке (пауза 5с).
//  3. Выбор шаблона создаваемого документа в форме выбора шаблона (пауза от 20с до 30с).
//  4. Выполнение команды “Создать по шаблону” в форме выбора шаблона (пауза 5с).
//  5. Заполнение реквизитов документа в форме документа (пауза от 60с до 180с).
//  6. Выполнение команды “Записать” в форме документа (пауза 5с).

//  7. Закрытие формы документа (пауза 5с).

Функция СозданиеПроцесса()
// Сценарий создания процесса по внутреннему документу.
// Случайным образом выполняется один из сценариев:
//  – СозданиеПроцессаИсполнение
//  – СозданиеПроцессаОзнакомление
//  – СозданиеПроцессаПоручение
//  – СозданиеПроцессаПриглашение
//  – СозданиеПроцессаРассмотрение
//  – СозданиеПроцессаРегистрация
//  – СозданиеПроцессаСогласование

//  – СозданиеПроцессаУтверждение

Функция ВыполнениеЗадачи()

// Сценарий выполнения задачи.

// Случайным образом выполняется один из сценариев:

//  – ВыполнениеЗадачиИсполнение

//  – ВыполнениеЗадачиОзнакомление

//  – ВыполнениеЗадачиПоручение

//  – ВыполнениеЗадачиПриглашение

//  – ВыполнениеЗадачиРассмотрение

//  – ВыполнениеЗадачиРегистрация

//  – ВыполнениеЗадачиСогласование

//  – ВыполнениеЗадачиУтверждение

Чтобы добавлять свои сценарии или изменять стандартные сценарии нужно в модуле НагрузочноеТестированиеСценарии вызывать из модуля НагрузочноеТестированиеСценарииСтандартные функции и изменять параметры необходимых действий.

Подготовка ролей для нагрузочного тестирования СЭД

Перед началом проведения нагрузочного тестирования в 1С:Документообороте надо определиться с количеством виртуальных ролей, которые будут принимать участие в тестировании, так как разные пользователи создают разную нагрузку на систему.

Для каждой роли нужно будет создать отдельный текстовый файл с описанием действий, которые последовательно будет выполнять виртуальный пользователь.

Делаем следующие текстовые файлы:

Будем делать нагрузочный тест в течение 30 минут. Исходя из этого подберем сценарии нагрузочного тестирования для каждой роли.

user.txt – для роли Пользователь

man.txt – для роли Руководитель

delo.txt – для роли Делопроизводитель

Проведение нагрузочного тестирования СЭД

Проведем нагрузочное тестирование на 100 одновременных пользователей демо-базы 1С:Документооборот в клиент-серверном варианте. В данном тесте будут 60 обычных пользователей, 10 руководителей и 30 делопроизводителей.

Для запуска виртуального пользователя нужно сформировать bat-ник на каждую роль со строкой:

“C:\Program Files (x86)\1cv8\common\1cestart.exe” /IBConnectionString “<АдресИБ>” /N “<ИмяВходаПользователя>” /P “<ПарольПользователя>” /C “RunHLT;<ИмяФайлаССценариемРоли>. txt” /DisableStartupMessages /ClearCache

Рассмотрим некоторые параметры запуска более подробно:

/C “RunHLT;<ИмяФайлаССценариемРоли>.txt”

Параметр RunHLT означает, что будет проводиться нагрузочное тестирование при запуске 1С:Предприятие. После выполнения всех сценариев тестирования работа 1С:Документооборот будет завершена.

/DisableStartupMessages – подавляет некоторые стартовые сообщения.

/ClearCache – очистка кэша клиент-серверных вызовов

Например, для роли Делопроизводитель строка запуска будет выглядеть следующим образом:

“C:\Program Files (x86)\1cv8\common\1cestart.exe” /IBConnectionString “Srvr=””server1c””;Ref=””doc””;” /N “frolova” /P “” /C “RunHLT;delo.txt” /DisableStartupMessages /ClearCache

Однако, если у нас кол-во пользователей с ролью Делопроизводитель много, то вручную запускать этот файл несколько раз не удобно. Поэтому лучше запускать в цикле с паузой.

Для роли Делопроизводитель файл delo. bat для запуска 30 сеансов будет тогда иметь следующий вид:

for /l %%i in (1,1,30) do (

“C:\Program Files (x86)\1cv8\common\1cestart.exe” /IBConnectionString “Srvr=””server1c””;Ref=””doc””;” /N “frolova” /P “” /C “RunHLT;delo.txt” /DisableStartupMessages /ClearCache

ping -n 5 localhost

)

Для роли Пользователь файл user.bat для 60 сеансов:

for /l %%i in (1,1,60) do (

“C:\Program Files (x86)\1cv8\common\1cestart.exe” /IBConnectionString “Srvr=””server1c””;Ref=””doc””;” /N “severyaninov” /P “” /C “RunHLT;user.txt” /DisableStartupMessages /ClearCache

ping -n 5 localhost

)

Для роли Руководитель файл man.bat для 10 сеансов:

for /l %%i in (1,1,10) do (

“C:\Program Files (x86)\1cv8\common\1cestart.exe” /IBConnectionString “Srvr=””server1c””;Ref=””doc””;” /N “fedorov” /P “” /C “RunHLT;man.txt” /DisableStartupMessages /ClearCache

ping -n 5 localhost

)

Теперь осталось рассчитать объем оперативной памяти из расчета 50 Мегабайт на сеанс на тех машинах, где будем запускать bat-ники.

Для запуска bat-файлов потребуется следующий минимальный объем ОЗУ:

  • delo.bat: 30 * 50 MB = 1 500 MB,
  • user.bat: 60 * 50 MB = 3 000 MB,
  • man.bat: 10 * 50 MB= 500 MB,
  • ИТОГО: 5 000 MB.

Одновременно запускаем все bat-файлы на тех машинах, где достаточно ресурсов.

Смотрим, чтобы кол-во активных пользователей превысило 100.

Ждем-с 30 минут…

Однако ждать пришлось значительно больше :(, т.к. железо, на котором проводилось тестирование не очень оптимальное и использовалось СУБД MS SQL Server Express без настроенных регламентов.
Некоторые сеансы так и не завершили тестирования, так как в них выскакивали разного рода ошибки и предупреждения, как например, следующие:

Анализ результатов нагрузочного тестирования СЭД

Виктор Максимов, Завод имени Я.М.Свердлова: Электронный документооборот в действии

Завод имени Я. М.Свердлова представляет собой градообразующее предприятие города Дзержинска Нижегородской области. Он был основан в 1916 году — тогда был издан указ о постройке Нижегородского завода взрывчатых веществ. Сегодня это трижды орденоносное федеральное казенное предприятие, выпускающее продукцию как оборонного, так и народно-хозяйственного назначения. В 2011 году завод приступил к внедрению системы «1С:Документооборот КОРП». Об истории этого проекта и его результатах мы попросили рассказать главного специалиста по ИТ завода Виктора Максимова.

Intelligent Enterprise: Виктор Иванович, что для вашего предприятия стало побудительным мотивом к внедрению автоматизированного документооборота?

Виктор Максимов: Мы давно уже пытались подойти к внедрению автомати­зированно­го документооборота. Предыдущий директор несколько раз заговаривал на эту тему, но дальше разговоров дело тогда не шло: не были определены центры ответственности за документооборот. С приходом нового руководства проблема сдвинулась с мертвой точки. Реализацией проекта занимались специалисты нашей ИТ-службы с привлечением экспертов по внедрению нижегородского филиала компании «1С-Рарус».

Работу начали с договоров, которых за год у нас проходит порядка двух тысяч (это спецификации, приложения к ним, изменения). Центром ответственности был определен договорной отдел. До внедрения с каждым договором ходил исполнитель, собирая нужные визы, и отправлял их через канцелярию. Количество виз доходило до шести, и все на уровне руководителей подразделений и первых лиц предприятия. По внутреннему стандарту каждый визирующий мог держать документ у себя три дня. С учетом территориальной разобщенности подразделений (территория завода — около 15 квадратных километров) согласование договора могло составлять и месяц. Конечно, исполнитель иногда пользовался нашей электронной почтой, но это не сильно ускоряло процесс согласования. Бывали даже случаи, когда договора терялись.

Сначала был выполнен пилотный проект в четырех подразделениях, которые по сути формировали 50% договоров. Длился он около четырех месяцев. А к концу 2011 года (мы начали работу в середине лета) уже почти все подразделения, которых порядка полусотни на предприятии, были подключены к этой системе. Руководство удалось подключить буквально за несколько дней. Сейчас в системе «1С:Документооборот КОРП» работает порядка четырёхсот пользователей.

Получилось хотя бы частично отказаться от бумажного документооборота?

Да, получилось. Теперь практически все приказы формируются и проходят процесс согласования в системе «1С:Документооборот КОРП». Первый экземпляр распечатывается, отдается руководителю на подпись, затем канцелярия подшивает документ в дело. Электронный аналог рассылается всем заинтересованным лицам для ознакомления. Те приказы, которые идут по личному составу и с которыми обязаны ознакомить под роспись, распечатываются. Бумажный документ пересылается отдельным исполнителям, которые не имеют возможности посмотреть электронный аналог. В остальных случаях рассылка производится в электронном виде.

Если что-то нужно поправить, руководитель может написать свои изменения на полях документа. Тогда приказ сканируется и рассылается на дальнейшее ознакомление уже с этой правкой, а откорректированный экземпляр подшивается в дело.

В процессе внедрения системы от многих документов пришлось отказаться. У нас на предприятии существует около 120 стандартов. Их описания занимают десятки листов, иногда до сотни. Раньше они распечатывались и рассылались по подразделениям. Во-первых, уходило много бумаги. Во-вторых, если в стандарт требовалось внести изменения, то они рассылались на отдельном листочке, а подразделения обязаны были внести их в стандарт. Бюро стандартизации и лицензирования проверяло, все ли изменения внесены в подразделениях, с целью обеспечения актуальности стандартов.

Сейчас все стандарты, все изменения и замечания согласовываются в системе электронного документооборота, и уже на этой стадии их не надо распечатывать и перепечатывать. После того как сформирован окончательный вариант, он распечатывается и подается на подпись руководству. Далее стандарт поступает на хранение в бюро стандартизации и лицензирования. А для ознакомления сотрудников используется внутренний сайт. Там выложены все стандарты, которые постоянно поддерживаются в актуальном состоянии.

Какие программные продукты использовались на вашем предприятии?

У нас уже сорок лет работает отдел АСУП (сейчас — отдел информационных технологий). За это время было сделано много собственных разработок. Но с 2003 года мы стали отдавать предпочтение промышленным корпоративным системам. Сначала это была «Галактика» — модуль для расчета заработной платы, который мы используем до сих пор. Его внедрение мы провели сами. Затем мы также собственными силами внедрили корпоративную информационную систему «КИС Бюджетирование» для оперативного получения информации о затратах на сырье и материалы для выполнения производственной программы. Благодаря этой системе расчет по вариантам производственной программы, который раньше занимал несколько дней, стал выполняться за несколько минут. Управление планирования и бюджетирования до сих пор работает с этим решением.

В 2006 году мы автоматизировали процесс формирования кассового бюджета предприятия. Эта программа использует данные плана продаж, условий договоров и прогнозов просроченной дебиторской задолженности и на выходе выдает кассовый бюджет (поступление денежных средств на предприятие).

Относительно недавно, в 2009—2011 годах, был выполнен крупный проект по внедрению системы Global класса ERP: управление закупками, складом и сбытом. Точнее, был внедрен учетный модуль. Разработчик системы — компания «Бизнес-технологии» из Санкт-Петербурга. Я уже говорил, что территория завода велика, на ней расположено около восьмисот мест хранения товарно-материальных ценностей. Поэтому внедрение Global было для нас очень актуальным, ведь в структуре себестоимости учитывается большое количество сырья и материалов (порядка 60—70%). После внедрения данного модуля мы «вычистили» всё наше складское хозяйство с точки зрения учета. Сейчас в этой системе работает около пятисот пользователей.

По сути таким образом мы сделали большую подготовительную работу для перехода к системе «1С:Управление производственным предприятием» — автоматизировали налоговый и бухгалтерский учет. Этот модуль работает у нас весьма успешно. Задумываться о внедрении системы мы начали примерно в то же время, когда внедряли Global. Но к настоящему внедрению мы приступили лишь после выхода восьмой версии «1С:УПП», функ­циональные возможности которой были шире.

Вот эти системы у нас работали перед тем, как мы подошли к автоматизации документооборота. Понятно, что внедрение документооборота выдвигало требования и к технической оснащенности предприятия.

Наша корпоративная сеть состоит из семи локальных основных сетей в административных зданиях и порядка тридцати малых локальных вычислительных сетей с числом компьютеров до двадцати. Общее количество компьютеров на предприятии — около девятисот, из них приблизительно 730 подключено к корпоративной сети.

Сеть обслуживается двадцатью серверами и имеет самостоятельную кабельную структуру. Между основными зданиями проложена оптика. Остальные здания подключены по выделенным линиям.

С какими системами потребовалось и еще предстоит интегрировать продукт «1С»?

База контрагентов ведется в системе Global, поэтому интеграция с ней проведена. В другой системе ведется и база по договорам тоже (это собственная разработка). Ее тоже интегрировали с «1С:Документооборотом КОРП». По сути дела все системы, которые я называл, интегрированы.

Большую часть работ по интеграции мы проводили своими силами. Часть — совместно с партнерами по внедрению. Например, Global нам помогали интегрировать специалисты компании «Бизнес-технологии», «1С:УПП» — «Микротест», а «1С:Документооборот КОРП» — «1С-Рарус-НН».

Насколько серьезная адаптация продуктов «1С» к бизнес-процессам вашего предприятия потребовалась? Или — наоборот, пришлось ли оптимизировать бизнес-процессы?

В ходе внедрения мы оптимизировали свои бизнес-процессы. Конечно, это вызвало определенное противодействие со стороны подразделений, потому что объём работы у кого-то увеличился, у кого-то уменьшился. Пришлось серьезно поработать. Качественную консультационную поддержку в этом вопросе оказали специалисты компании «1С-Рарус».

Время, которое потребовалось, зависело от конкретного процесса. Например, «пилот» по дого­ворам мы проводили месяца три в четырех подразделениях. А в остальных сорока шести всё запустили за месяц, в том числе обучили сотрудников.

Что касается формирования заявок на закупку оборудования в системе «1С:Документооборот КОРП», то мы начали оптимизацию в августе, а к октябрю подошли с готовым бизнес-процессом. Сейчас эти заявки формируются в системе электронного документооборота.

Какое подразделение осуществляет контроль прохождения документов? Или это специальные отделы в каждом подразделении предприятия?

Раньше, когда на предприятии недоставало техники и квалифицированных пользователей, контроль за работой различных приложений осуществлял отдел информационных технологий. Сейчас, поскольку во всех подразделениях есть компьютеры, по документообороту мы сделали несколько центров ответственности.

Предварительно был разработан регламент по договорам, потом передан в центр ответственности — договорной отдел. Сотрудники этого отдела, если требуется, вносят в регламент необходимые изменения. По приказам центр ответственности — административный отдел. Там проходят все приказы, факсы и еще ряд документов. По стандартам — бюро стандартизации и лицензирования, которое отвечает и за этот регламент, и за дальнейшее его сопровождение. В последнее время заметно увеличилось количество приказов по личному составу. Поэтому мы создали центр ответственности на базе отдела кадров.

В отделе труда и заработной платы мы тоже сформировали центр ответственности. В его ведении находятся все должностные инструкции, положения о подразделениях, структуры. Все это тоже начинает формироваться в системе «1С:Документооборот». После согласования и утверждения мы планируем хранить эти документы на собственном сайте, чтобы к ним имели доступ все, кому это необходимо и у кого есть на то разрешение.

Что планируется в дальнейшем? На какой срок окупаемости проекта вы рассчитываете?

В ближайшее время мы планируем начать обработку входящей документации с помощью штрихкодов. Необходимое оборудование уже куплено. Нужно только перейти на новую платформу, потому что действующая не поддерживает штрихкодирование. Потом, запустив всю организационно-распорядительную документацию в систему электронного документооборота, перейдем к контролю исполнения.

В электронном документообороте нужно также провести соответствующие организационные мероприятия по архивации с целью повышения быстродей­ствия.

Еще одна предстоящая задача: собираемся использовать систему документооборота для подготовки и согласования пакета документов в обеспечение федерального закона 223. Мы как казенное предприятие обязаны проводить закупки в соответствии с этим законом. Пытаемся приспособить систему для этих целей, потому что предстоит готовить много закупочной документации.

Тест с ответами по документоведению и делопроизводству – часть 01

Тестирование по документоведению и делопроизводству — часть 01. Для студентов заочного и очного отделения. Правильный вариант ответа выделен символом «+»

Вопрос: Документ и документно-коммуникационная деятельность это …
[-] предмет документоведения;
[+] объект документоведения;
[-] документоведение.

Вопрос: Какое название имела документационная наука, возникшая в конце XIX в.
[+] книго-архиво-музееведение;
[-] библиотеко-библиографо-архивоведение;
[-] документалистика.

Вопрос: Теоретические, исторические и организационно-методические проблемы науки о документе и документно-коммуникационной деятельности изучает …
[+] общее документоведение;
[-] специальное документоведение;
[-] частное документоведение.

Вопрос: Достижения какой науки, связанной с документоведением, обеспечивает придание юридической силы документам?
[-] теории управления;
[+] правоведения;
[-] менеджмента.

Вопрос: К группе источников, представляющих собой законодательно закрепленные правила и нормы работы с документами относится …
[-] письмовник;
[-] формулярник;
[+] Генеральный регламент.

Вопрос: Понятие стандартизации, как деятельности по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленной на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения, закрепляется в …
[-] Федеральном законе РФ “О стандартизации”;
[+] Федеральном законе РФ “Техническом регулировании”;
[-] Федеральном законе РФ “Об информации, информатизации и защите информации”.

Вопрос: Понятие документа как материального объекта, содержащего информацию для ее распространения в пространстве и времени (включая и так называемые трехмерные произведения искусства — архитектуру и скульптуру) — это …
[-] узкое понятие документа;
[+] широкое понятие документа;
[-] самое широкое понятие документа.

Вопрос: Упорядоченная совокупность данных или документов, необходимых для решения задач определенной области деятельности — это …
[-] информационные системы;
[-] информационные ресурсы;
[+] информационные массивы.

Вопрос: … — материальный объект, специально созданный человеком, посредством которого можно хранить и передавать информацию
[+] материальный носитель;
[-] материальная основа документа;
[-] материальная составляющая документа.

Вопрос: … отражает качественное, т.е. внутренне присущее документу отличие.
[+] свойство документа;
[-] признак документа;
[-] структура документа.

Вопрос: Каким свойством можно охарактеризовать наличие у документа неотъемлемых слагаемых, без которых он существовать не может?
[-] вещественность;
[+] атрибутивность;
[-] структурность.

Вопрос: Что относится к признакам документа:
[-] функциональность информации;
[-] тождественность самому себе;
[+] завершенность сообщения.

Вопрос: Какая функция относится к общим функциям документа?
[-] общекультурная;
[+] информационная;
[-] правовая.

Вопрос: Какая функция относится к специальным функциям документа?
[-] упорядочивающая;
[+] управленческая;
[-] информационная.

Вопрос: …- действие или совокупность действий, применяемых при записи информации на материальном носителе.
[-] метод документирования;
[+] способ документирования;
[-] средство документирования.

Вопрос: Какое правило используется в системе кодирования информации?
[-] чем длиннее код, тем короче слово;
[-] чем короче звуки, тем короче язык;
[+] чем короче код, тем длиннее текст.

Вопрос: Язык эсперанто относится …
[-] к естественному языку;
[+] к искусственному языку;
[-] к национальному языку.

Вопрос: Морфема является …
[+] языковым знаком;
[-] неязыковым знаком;
[-] знаком искусственного языка.

Вопрос: Пояс, сплетенный из нитей, унизанных раковинами
[-] кипу;
[+] вампумы;
[-] биржа.

Вопрос: Знаковая система фиксации речи, позволяющая с помощью начертательных элементов передавать речевую информацию на расстоянии и закреплять ее во времени
[-] письменность;
[+] письмо;
[-] система письма.

Вопрос: Запись, осуществляемая путем нагревания носителя записи
[-] электро-фотографическая;
[-] магнитная;
[+] механическая.

Вопрос: … — это процесс упорядочения или распределения документов по классам с целью отражения отношений между ними и составления классификационной схемы.
[-] структурирование;
[+] классифицирование;
[-] документирование.

Вопрос: Как должно происходить деление документов?
[-] на роды, подвиды, подроды, разновидности;
[+] на роды, виды, подвиды, разновидности;
[-] на виды, подвиды, разновидности, роды.

Вопрос: Согласно классификации документов по характеру средств фиксирования информации различают …
[+] текстовые и нетекстовые документы;
[-] документы на естественной и искусственной материальной основе;
[-] периодические и непериодические документы.

Вопрос: Документ, содержащий информацию, не предназначенную для широкого распространения
[-] неопубликованный;
[+] непубликуемый;
[-] непериодический.

Вопрос: Документ, воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки
[-] вторичный;
[-] визуальный;
[+] копия.

Вопрос: В раздел общие положения документа входят
[+] цели и задачи
[-] формы и методы управления
[-] конкретные обязанности

Вопрос: На каком документе не ставится реквизит наименование вида документа
[-] Уставе
[-] должностной инструкции
[+] письме

Вопрос: Гриф утверждения ставится
[+] в верхнем правом углу
[-] в нижнем правом углу
[-] в нижнем левом углу

Вопрос: К основным регламентирующим работу службы ДОУ документам относят
[+] инструкция по делопроизводству
[-] квалификационный справочник должностей
[-] табель унифицированных форм документов

Вопрос: Какой вид распорядительного документа издается единолично руководителем
[-] постановление
[-] решение
[+] распоряжение

Вопрос: Количество реквизитов нового ГОСТа по сравнению с предыдущим
[-] больше на два реквизита
[+] больше на один реквизит
[-] меньше на два реквизита

Вопрос: В обработку входящего документа этот этап не входит
[-] рассмотрение
[-] вскрытие конвертов
[+] согласование

Вопрос: Последний этап работы с документами называется
[-] сдачей в музей
[+] сдачей в архив
[-] опубликование во всех российских газетах

Вопрос: Внутреннее согласование называется
[+] виза
[-] отметка о заверении
[-] утверждение

Вопрос: Какая форма работы с документами подходит для организаций, деятельность которых требует особенно тщательной защиты информации
[-] централизованная
[-] смешанная
[+] децентрализованная

Вопрос: Вид организационного документа, который определяет порядок образования, структуру и организацию работы предприятия
[+] устав
[-] инструкция
[-] положение

Вопрос: К основным регламентирующим работу службы ДОУ документам относят
[+] инструкцию по делопроизводству
[-] основные правила работы архивов организаций
[-] ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело

Вопрос: К внутреннему документообороту относят
[-] официальные письма
[-] внешние докладные записки, справки
[+] приказы, распоряжения организации

Что такое рабочий процесс управления документами и чем он полезен для бизнеса

Организация, работающая с любой формой документов, нуждается в системе для управления ею. Для каждого документа, проходящего через канал, существует процесс утверждения и жизненный цикл. В современных условиях бизнеса для этого требуется цифровое решение. Один из способов добиться этого — автоматизировать рабочий процесс с помощью электронного документооборота.

Что такое рабочий процесс управления документами?

Рабочий процесс управления документами — это процесс, используемый для сбора, хранения, управления, редактирования, удаления или классификации всех документов в организации.Целью рабочего процесса управления документами является предоставление четких указаний о том, как обрабатывать любую задачу или документ на протяжении всего жизненного цикла управления документами.

Документооборот представляет собой проблему в любой отрасли, от здравоохранения до производства и розничной торговли. Рабочий процесс управления документами используется во множестве аспектов, от утверждения командировочных расходов до годовых отчетов и множества других деловых операций. Лучшие системы управления документами используются для отслеживания, управления и хранения важных документов в режиме реального времени, при этом резко сокращая использование бумаги.

Эффективное управление документами обычно осуществляется с помощью интеллектуальной программной системы, которая действует как хранилище документов. Большинство из них способны создавать несколько итераций одного и того же документа (контроль версий), который изменяется пользователями. Эти системы обычно обеспечивают рабочий процесс для таких задач, как:

  • Управление версиями
  • Хранение
  • Безопасность
  • Индексирование
  • Извлечение
  • Метаданные

Программное обеспечение для документооборота частично совпадает с другими концепциями, такими как системы управления контентом.Дополнительные системы, относящиеся к управлению бизнес-процессами (BPM), включают:

.
  • Визуализация документов
  • Управление корпоративными документами
  • Системы рабочих процессов
  • Системы управления записями
  • Управление корпоративным контентом

Программное обеспечение работает с помощью технологии, называемой оптическим распознаванием символов (OCR). Он имеет встроенный сканер, который считывает документ и преобразует его в редактируемый формат. Наиболее распространенная причина использования решения для управления документами – оптимизация рабочего процесса.Он превращает всю бумажную работу в цифровые документы, которые легко найти в виртуальном пространстве.

Элементы DMS Рабочий процесс

Понимание рабочего процесса документа – это первый шаг в автоматизации бизнес-процессов. Точная функция будет зависеть от вашей отрасли, типа документа и любых применимых правил. Вообще говоря, рабочий процесс DMS состоит из нескольких простых шагов:

.
  1. Создание, изменение и архивирование нового документа.
  2. Версионирование документов.
  3. Обмен документами и совместная работа.
  4. Создание отчетности.
  5. Включение возможности поиска.

Правильная программа поможет вам постоянно оптимизировать этот рабочий процесс и рационализировать операции.

Преобразуйте способ работы
вашей финансовой команды.

Обеспечьте масштабирование и эффективность своего бизнеса с помощью полностью автоматизированных комплексных средств оплаты.

Использование для  Рабочий процесс управления документами

Существует множество способов адаптации рабочего процесса утверждения документов.Вот несколько примеров того, как контроль документов приносит пользу бизнесу:

.
  • Финансы и управление:  Интеллектуальное прогнозирование требует правильных «документов» для обеспечения точности бюджетного процесса.
  • Снабжение и логистика:  Это обеспечивает своевременное управление запасами и получение материалов в нужном количестве в нужное время. Это также гарантирует быстрое одобрение запросов.
  • Соответствие требованиям и политика:  Помогает организации соблюдать отраслевые и государственные нормы. Бизнес может лучше подготовиться к аудиту, когда это необходимо.
  • Управление персоналом:  Документооборот помогает отслеживать рекомендации и ожидания сотрудников по продвижению по службе. Это гарантирует, что все учтены.
  • Корпоративная культура:  Может использоваться для повышения морального духа рабочих функций, которые поддерживают вовлеченность сотрудников.
  • Маркетинг и продажи: Позволяет этим отделам получать доступ к важным документам для запуска и автоматизации нужных кампаний.
  • Управление персоналом : Вместо хранения данных о сотрудниках в файле Excel система управления документами позволяет отделу кадров хранить их в цифровом хранилище.

Интегрированное управление документами включает в себя технологии, инструменты и методы, которые используются для обработки документов на предприятии. Сюда входят такие действия, как:

  • Захват
  • Управление
  • Сохранить
  • Сохранить
  • Доставить
  • Удалить

Эти документы больше похожи на файлы и содержат множество данных, таких как изображения, офисные документы, контракты, графики и чертежи. Они также содержат электронные объекты, такие как электронная почта, веб-страницы, мгновенные сообщения и видеоматериалы.

Программное обеспечение для управления документами, интегрированное с несколькими технологиями, является наиболее успешным решением для корпоративного бизнеса. Это позволяет централизовать и оптимизировать работу каждого отдела.

Типы Системы управления документами

Существует четыре основных типа систем управления документами. Это:

  • На базе сервера   – включает такие платформы, как локально установленные системы каталогизации библиотек.
  • База данных  – это такие программы, как MySQL, которые могут хранить файлы различных типов и управлять ими.
  • Облачный  — информация в этих системах загружается и хранится удаленно.
  • Веб-интерфейс  – данные генерируются и сохраняются с помощью веб-браузера.

Каждый тип системы имеет свои преимущества и недостатки. Некоторые программы сочетают в себе характеристики всех четырех типов. Одно из основных преимуществ, которое они разделяют, заключается в том, что когда управление рабочим процессом осуществляется в цифровом формате, все становится безбумажным.

Понимание DMS Рабочий процесс Программное обеспечение

для управления документооборотом разработано, чтобы помочь вам оптимизировать рабочие процессы, необходимые для вашего бизнеса. Выберите решение, которое позволяет централизованно создавать документы с пространством для управления, изменения, совместного использования, поиска и архивирования. Эффективное управление документами требует нескольких шагов, поэтому вам нужна надежная система, которая справится со всеми этими задачами.

На рынке DMS представлено множество брендов.SharePoint – это популярная платформа, которая интегрируется с MS Office. Он легко настраивается с различным использованием. Вы можете управлять, хранить, делиться и получать доступ к своим документам с любого устройства (включая мобильное).

Вы должны требовать, чтобы ваше программное обеспечение DMS имело интуитивно понятный пользовательский интерфейс, чтобы время обучения было минимальным. Некоторые компании используют эту технологию для документирования обсуждений и управления версиями, в то время как другие используют ее для управления данными с помощью настраиваемых веб-форм или для предоставления авторизованного доступа. Поэтому важно учитывать ваши основные потребности, прежде чем покупать решение.

При электронном управлении документами рабочие процессы становятся более прозрачными и выполняются быстрее. Требуется исправлять меньше ошибок и меньше времени тратится на поиск документов. Ручная передача по цепочке подчинения осталась в прошлом. Пришло время отказаться от бумажных документов и начать думать с цифровой точки зрения. Это не только экономит расходы, но и спасает нашу планету.

Программное обеспечение

для документооборота значительно упрощает администрирование. Это избавляет от хлопот с отслеживанием документов, когда задействовано несколько сторон.Прошли те времена, когда документ лежал на столе в ожидании подписи.

Наиболее важным аспектом этой технологии является то, как она облегчает совместную работу. Когда управление документами прозрачно, все участники жизненного цикла чувствуют себя вовлеченными. Это создает ответственность, которая ведет к более высокому моральному духу и более глубокому доверию к вашему бизнесу.

Что это такое и как его создать?

Хотите упростить рабочий процесс за счет эффективного управления документами? Рабочий процесс управления документами помогает обеспечить беспрепятственное перемещение информации по документам.Читайте дальше…

Документы составляют огромную часть нашей повседневной трудовой жизни. Независимо от того, к какой отрасли вы относитесь — здравоохранению, технологиям, автомобилестроению, финансам или любой другой, все они ежедневно создают и используют документы.

На самом деле профессионалу почти невозможно прожить целый день без (прямого или косвенного) взаимодействия с документом.

Это включает в себя проектные предложения, финансовые отчеты, документацию по программному обеспечению, руководства по управлению персоналом, маркетинговые материалы, учебные пособия и многое другое.

Документы играют решающую роль в правильном рабочем процессе любого бизнеса.

Однако возникает проблема, когда нам нужно управлять этими документами и эффективно выполнять работу. Чем больше мы создаем эти документы и полагаемся на них в нашей повседневной работе, тем важнее становится наличие надежных систем для управления ими.

Это и есть рабочий процесс управления документами. Рабочий процесс управления документами обеспечивает оптимизацию всех документов на рабочем месте, чтобы каждый человек мог получить быстрый доступ к документам и без проблем выполнять свою работу.

Без настройки рабочего процесса управления документами работа становится неэффективной и повторяющейся. Как? Давайте выясним…

 

Зачем нужен документооборот?

Несмотря на то, что документы необходимы для нашей работы, они несут ответственность за многие недостатки в нашем рабочем процессе.

Мы все делали это – тратили часы и часы нашего драгоценного времени на поиск документа на нашем компьютере, на наших жестких дисках, в наших облачных папках, в сообщениях чата, в наших почтовых ящиках и т. д.

Глобальный опрос рабочих и ИТ-специалистов, проведенный IDC в ​​2012 году, показал, что на проблемы с документами приходится 21,3% потерь производительности. Мы часто не можем найти нужные документы или файлы, когда они нам очень нужны, или не можем получить доступ к документу из-за временных или географических барьеров.

Еще один способ, которым проблемы с документами мешают нашему рабочему процессу, — это когда вам нужно что-то, одобренное другими товарищами по команде и менеджерами. Процесс подачи, рассмотрения и утверждения документов занимает гораздо больше времени, чем следовало бы. Бумажные документы часто перемещаются от стола к столу и могут быть пропущены или потеряны. Поэтому неудивительно, почему наши документы теряются в этой мешанине и замедляют нашу работу.

Именно по этой причине многие компании по всему миру принимают концепцию рабочего процесса управления документами , который часто достигается с помощью системы программного обеспечения для управления документами.

Подробнее: Программное обеспечение для управления рабочими процессами, которое должно использовать каждое предприятие

 

Что такое программное обеспечение для управления документами (DMS) и как оно улучшает рабочий процесс управления документами?

Как следует из названия, программное обеспечение для управления документами — это инструмент, который позволяет создавать, хранить, управлять, защищать и извлекать цифровые документы.

Система управления документами — это гораздо больше, чем просто облачное хранилище для хранения ваших цифровых документов. По сути, это структура, которая оптимизирует рабочие процессы и стимулирует совместную работу, облегчая свободный поток важной информации по всей организации.

Управляя документооборотом, вы повышаете общую эффективность офиса, что в конечном итоге оказывает положительное влияние на прибыль компании.

Существует множество преимуществ рабочего процесса управления документами и перехода на программное обеспечение для управления цифровыми документами.Некоторые из них перечислены ниже:

Связанные: 10 лучших бесплатных программ для управления проектами цифровые документы не только избавляют от неэффективности, связанной с бумажными документами, но также помогают сократить дополнительные эксплуатационные расходы, такие как обслуживание, печать, архивирование и хранение бумаги. Учитывая, что средний офис тратит около 25 000 долларов на заполнение шкафа с четырьмя ящиками и 2 000 долларов в год на его обслуживание, цифровые документы кажутся выгодной сделкой.

Согласно отчету Registeredrep. com , компании с годовой выручкой от 500 тысяч долларов до 1 миллиона долларов могут сэкономить около 40 тысяч долларов в год, перейдя на цифровое управление документами. В то время как служба управления контентом , Laserfiche оценивает экономию времени на 20 % благодаря эффективности хранения и поиска, устранению неправильных файлов и повышению эффективности рабочего процесса.

Переход на цифровые технологии также означает, что вы помогаете окружающей среде, сокращая количество бумажных отходов, образующихся в вашем офисе!

3.Значительно повышает эффективность работы офиса

В нашем быстро меняющемся мире, где каждый день появляются новые конкуренты, вы не можете тратить драгоценное время на поиск информации на своем компьютере.

Поскольку большая часть нашего времени уходит на сбор информации, неудивительно, что целых 68% сотрудников считают, что им не хватает часов в сутках для выполнения своих задач.

Отличный способ высвободить рабочее время — использовать систему управления документами для удобного создания, совместного использования, редактирования и утверждения ваших документов. Таким образом, бизнес-процессы значительно ускоряются, и сотрудники могут тратить время на работу, для которой они были наняты!

 

4. Надежность и точность

Цифровые документы более надежны и точны по сравнению с бумажными аналогами, особенно потому, что вносить изменения в цифровой документ намного проще. Отличная система управления документами поставляется со всеми инструментами, необходимыми для создания, редактирования и совместной работы над документами для оптимизации рабочего процесса.

Такие функции, как контроль версий, гарантируют, что вы сможете увидеть всю временную шкалу документа и то, как он появился.При необходимости пользователи могут вернуться к более старой версии, чего нельзя сделать с помощью бумажных документов.

Подробнее: Инструмент для создания документов: как выбрать лучший?

 

5. Ищите!

Мы все согласны с тем, что поиск документа в картотеке — не лучшее использование времени, верно? Даже если вы ищете цифровой документ , поиск нужного облачного приложения, нужного почтового ящика или нужной папки может занять часы и часы вашего времени.

Рабочий процесс управления документами обеспечивает быстрый поиск всех ваших документов и файлов, поэтому вы тратите больше времени на выполнение работы, чем на ее поиск. Независимо от того, насколько велик ваш каталог документов , рабочий процесс управления документами может помочь вам найти файл за считанные секунды.

 

6. Экономичность

По оценкам Gartner, компания может сэкономить до 40 % расходов, связанных с документами, если развернет систему управления документами.

Как? Ну, стоимость создания, хранения и управления бумажными документами может быть довольно высокой, особенно по мере роста вашей компании. Складские помещения, шкафы, стоимость бумаги, типографии, офисных помещений, хранения и найма сотрудников, которые управляют всем этим, могут составить довольно дорогую сделку.

Перейдя на систему управления документами, вы сможете избавиться от всех этих бумажных файлов, сократить пространство для хранения, сэкономить деньги на печати, чернилах и других канцелярских товарах, а также на найме новых сотрудников для управления этими документами.

 

7. Гораздо безопаснее

Все мы знаем, как сложно добраться до , надежно защитив бумажных документов, а затем запомнить, где находится каждый документ. Система управления документами сохраняет все ваши файлы в целости и сохранности. Благодаря таким функциям, как отслеживание документов, контроль версий паролей, уведомления в режиме реального времени, защита паролем и т. д., вы всегда будете в курсе жизненного цикла документа: кто его просматривал, когда, из какого места и какие изменения в него вносили.

 

8. Весы для вашей компании

Количество документов, которые вы подготавливаете, напрямую связано с количеством ваших сотрудников или размером вашего предприятия. По мере того, как ваша компания растет и становится успешной, количество документов, которые вы создаете, также увеличивается. Большее количество документов приведет к большему беспорядку, что в конечном итоге приведет к потере производительности .

Система управления документами не наказывает за создание успешной компании, так как легко масштабируется.Просто получите больше облачного хранилища и продолжайте свою работу без сбоев.

Подробнее: Система управления документами: определение и важность!

 

Готовы начать?

Хотите установить программное обеспечение для управления документами для своего бизнеса? Мы вас прикрыли!

Трудно найти простую в использовании систему управления документами, предоставляющую все инструменты, необходимые для хранения, управления и извлечения данных в любой точке, обладающую потрясающими возможностями поиска и масштабируемую.

Именно поэтому мы разработали Bit , лучший инструмент для управления документами и совместной работы на планете.

Bit — это новая эпоха, облачный инструмент для совместной работы, который помогает командам создавать документы, управлять ими и отслеживать их.

Bit позволяет командам создавать рабочие документы, такие как проектные предложения, презентации, практические руководства, политики компании, учебные документы, технологическую документацию, наборы средств массовой информации, тематические исследования и т. д., а также обеспечивает безопасное и надежное место для хранения эти документы.Если вы хотите отправить эти документы внешним партнерам, клиентам, покупателям или потенциальным клиентам, вы даже можете отслеживать их, чтобы получить интеллектуальную информацию о взаимодействии.

Помимо документов, Bit также предоставляет потрясающие возможности управления контентом . У Bit есть библиотека контента, в которой вы можете сохранить все активы бренда вашей компании, изображения, видео, файлы и другие мультимедийные файлы для быстрого доступа.

Функция совместной работы Bit в режиме реального времени позволяет вашей команде легко собраться под одной виртуальной крышей, поделиться своими отзывами и предложениями, добавить комментарии и обсудить работу вместе. Дополнительные функции включают обмен документами в реальном времени, отслеживание документов, истечение срока действия документов и уведомления в режиме реального времени, индивидуальное брендирование документов и многое другое!

Сегодня документы должны быть многомерными. И поскольку данные вокруг нас продолжают развиваться, нам нужны мощные инструменты, такие как Bit, которые могут адаптироваться к нашим потребностям!

 

Final Words

Возможность оптимизировать все ваши рабочие документы и обеспечить бесперебойный рабочий процесс управления документами может творить чудеса для вашего бизнеса.Наличие нужной информации в нужное время позволит вашим сотрудникам эффективно выполнять свою работу, тем самым предоставив вам конкурентное преимущество перед вашими конкурентами, которые все еще используют старые системы хранения документов.

Далее: 

Не хотите забыть эту информацию?


Закрепите его для дальнейшего использования!

Важные функции систем управления документооборотом

Ведение документации долгое время было дорогостоящей и трудоемкой частью ведения бизнеса. В каждой компании есть набор документов, которые необходимо систематизировать и хранить. Отрасли с жестким регулированием несут еще большее бремя, чем аналогичные по размеру компании в других сферах деятельности. Электронные документы быстро вытесняют бумажные, что решает ряд проблем, включая физическое пространство для хранения, доступ и поиск. Однако без тщательного планирования даже электронные документы могут быть утеряны или иным образом сделать недоступными. К счастью, передовые системы управления документооборотом были разработаны для обработки электронных документов на всех этапах их жизненного цикла, от создания до их возможного уничтожения.

Что такое система управления документооборотом?

Почти в каждой компании уже есть методы управления документами, хотя некоторые из них более формальны, чем другие. Организации без стандартизированного процесса часто обнаруживают, что каждый сотрудник или отдел разрабатывает индивидуальные методы хранения записей, например, сохраняет их на отдельных рабочих станциях, распечатывает и архивирует или хранит на общем сетевом диске.
Эти неофициальные процессы могут привести к проблемам при попытке доступа к сохраненным документам, а полный поиск информации практически невозможен.Формальная система управления документооборотом гарантирует, что уполномоченные лица смогут найти то, что им нужно, и тогда, когда им это нужно, не затрачивая лишнего времени и ресурсов на проект. Усовершенствованные системы управления документооборотом имеют специальные функции, которые позволяют автоматически систематизировать, архивировать и поддерживать все документы компании, независимо от формата, с минимальными усилиями.

Облачное хранилище по сравнению с локальным хранилищем

Высококачественные системы управления документооборотом предлагают два метода хранения документов: в облаке или локально.Если вы выберете облачную систему, документы будут децентрализованы. Это позволяет любому сотруднику в любом месте получить мгновенный доступ к необходимым документам. Пользователи имеют доступ к функции поиска системы, и все записи доступны через Интернет. Сотрудники могут получать определенные элементы с помощью любого устройства с доступом в Интернет.

Локальные системы по-прежнему предлагают функции децентрализации, и сотрудники могут искать документы из любого места и с любого устройства с доступом в Интернет. Однако просмотр некоторых бизнес-записей через Интернет может быть невозможен, а это означает, что этот вариант не всегда подходит для нужд бизнеса.

Переход от бумажных документов к цифровому ведению делопроизводства

Хотя многие документы начинают свой жизненный цикл как электронные записи, многие из них все еще создаются на бумаге. Эффективное хранение, поиск и извлечение требуют, чтобы все документы в конечном итоге были переведены в цифровой формат. Усовершенствованные системы управления документооборотом делают этот процесс плавным и безошибочным, предлагая инструменты импорта, контроль версий и многое другое. Физические документы сканируются и классифицируются в системе вместе с факсами и электронной почтой, где они организованы таким образом, чтобы их можно было легко использовать в будущем.
Существует два популярных метода оцифровки записей:

  • Оптическое распознавание символов (OCR) — эта технология позволяет сканировать и интерпретировать данные на бумаге и передавать их в цифровую систему. Метаданные можно индексировать и сделать доступными для поиска. Формы можно сканировать и сохранять в удобных цифровых форматах, таких как JSON, XML, базы данных и т.п.
  • Интеллектуальное распознавание символов (ICR). Основным недостатком OCR является неспособность распознавать рукописные символы.ICR был разработан для решения этой проблемы. Хотя технология все еще несовершенна, она расширяет возможности сканирования вашей компании.

Системы управления документооборотом обычно предназначены для создания цифровых документов, например PDF или DOC, путем захвата метаданных в системе документооборота. Это полезно для различных бизнес-приложений, например, для отправки документов на подпись при интеграции с программным обеспечением для цифровой подписи или создания записей с отметками времени. Обычное использование включает заказы на продажу, заказы на покупку, контракты и счета-фактуры.

Повышение эффективности вашей системы управления документооборотом

При планировании создания и реализации формального процесса документооборота основное внимание уделяется простоте. Разработайте систему, которая классифицирует документы, чтобы их можно было найти, заархивировать и удалить по мере необходимости.

Нужны идеи? Подробнее  Примеры и программное обеспечение для автоматизации рабочих процессов

Выбор системы управления документооборотом значительно повлияет на эффективность и результативность вашего процесса ведения документации.Выберите программное обеспечение, которое предлагает следующие ключевые функции:

  • Возможность назначать пользователю права на просмотр и/или редактирование различных документов. Это позволяет защитить конфиденциальную информацию, ограничивая доступ по мере необходимости.
  • Удобный и интуитивно понятный, с достаточной гибкостью для изменения по мере изменения потребностей вашей компании.
  • Комплексный план резервного копирования данных, обеспечивающий сохранность ваших документов в случае системного сбоя или другого сбоя.
  • Включает в себя функции, способные как вводить, так и выводить, что позволяет включать внешние документы в систему для доступа в будущем, а также позволяет отправлять документы, созданные в системе, внешним пользователям.
  • Мощные возможности поиска с подробными фильтрами поиска, чтобы пользователи могли легко найти именно тот документ, который им нужен.

В конечном счете, любой бизнес может извлечь выгоду из высококачественной системы управления документооборотом. Универсальные преимущества включают в себя внедрение системы автоматизации делопроизводства для безбумажного офиса, снижение потребности в файловом пространстве, мгновенный децентрализованный поиск документов, защищенную конфиденциальную информацию, резервное копирование для предотвращения потери данных, контрольные журналы, управление версиями документов для отслеживания изменений и автоматическое создание документов.

Программное обеспечение

ProcessMaker для управления документооборотом обеспечивает безопасный и простой в управлении способ автоматизации процессов документирования. Сюда входят функции, которые позволяют пользователям импортировать внешние документы и автоматически создавать внутренние документы, которые можно архивировать для дальнейшего использования или отправки внешним сторонам.

Попробуйте нашу отмеченную наградами платформу автоматизации рабочих процессов

Как создать и документировать рабочий процесс для бизнес-процесса

Последнее обновление: 4 марта 2022 г.

Создание контента является рудиментарным занятием для большинства компаний, позволяющим создать базу знаний с нуля.Авторы технического контента участвуют в создании контента, полезного для клиентов и внутренних заинтересованных сторон. Если ваша компания создает продукты, сайт документации необходимо постоянно обновлять, чтобы помочь вашим клиентам понять новые функции вашего продукта и правильно настроить их в соответствии с их бизнес-требованиями. Если ваша компания сосредоточена на предоставлении услуг, авторы контента должны документировать и периодически пересматривать политики компании, стандартные рабочие процедуры, стандарты предоставления услуг, управление и протоколы поддержки.

Компании также вкладывают средства в управление знаниями в масштабах всей организации, при этом авторы контента работают со всеми отделами организации, чтобы собирать корпоративные знания и делать их доступными для всех в своей организации.

Процесс создания контента включает в себя различные этапы, чтобы гарантировать, что качество контента соответствует ожиданиям клиентов. Эти шаги включают в себя создание иллюстраций, создание скриншотов, рецензирование, редакционную проверку, SEO-настройку (необязательно) и, наконец, публикацию контента.После того, как контент опубликован, очень важно поддерживать его в актуальном состоянии, что включает в себя другой набор процессов.

Что такое документооборот?

Рабочий процесс — это набор последовательных шагов, которые заинтересованные стороны предпринимают для достижения бизнес-цели. Это структурированный способ понимания взаимодействия с другими заинтересованными сторонами в достижении бизнес-цели. Общими компонентами рабочего процесса являются действия, решения, плавательная дорожка и коммуникационный поток.

Преимущества рабочего процесса

Рабочие процессы отображаются в бизнес-процесс, который обеспечивает ясность для заинтересованных сторон на

  • Виды деятельности, которыми они должны заниматься
  • Роли и обязанности заинтересованных сторон
  • Контрольно-пропускные пункты
  • Кто и что вызывает запуск и завершение потока процесса?
  • Поток связи

Картирование рабочего процесса обеспечивает общее понимание всеми заинтересованными сторонами целостной перспективы взаимодействия, необходимого для достижения бизнес-цели.Каналы связи должным образом учитываются в рабочем процессе, чтобы обеспечить беспрепятственный поток информации и данных между различными заинтересованными сторонами.

Как создать рабочий процесс для бизнес-процесса

Понимание жизненного цикла контента необходимо для управления документацией в вашей организации. Организация получает целостное представление о том, как контент создается, совместно используется, управляется, улучшается и архивируется.

1. Этап планирования

На этапе планирования содержание документации выходит за рамки.Этот этап включает в себя консультации с заинтересованными сторонами, чтобы понять их требования и захват контента. Понимание результатов клиентов очень важно для определения показателей успеха для группы документации. После консультации с заинтересованными сторонами создается подробный план проекта документации. На этапе создания статьи создаются согласно контент-плану. Этот процесс создания включает в себя наброски статей, создание иллюстраций, создание скриншотов, создание новых мультимедийных файлов и так далее.

2. Этап расширения

На этапе усовершенствования документация проверяется на основе внутренних бизнес-процессов. На этом этапе основное внимание уделяется обогащению подготовленного контента. Действия, которые происходят на этом этапе, включают экспертную оценку, консультации по предмету и так далее. На этапе организации расширенный контент организован в таксономии таким образом, чтобы потребителям контента было легко находить и быстро получать доступ к контенту. Организация содержимого также является ключом к обеспечению беспрепятственного выполнения пересмотра документации в соответствии с передовыми методами работы с документацией.

3. Стадия управления

На этапе управления созданное содержимое управляется и управляется в соответствии с организационной политикой. Это включает в себя создание ролей контента, групп безопасности, управление правами доступа и так далее.

4. Разделение сцены

На этапе общего доступа созданный контент предоставляется всем или определенной группе лиц в соответствии с политиками и протоколами доступа к контенту.

5. Этап архивации

На этапе архивации содержимое архивируется в соответствии с политиками организации и перемещается в долгосрочное хранилище. Этот шаг необходим для обеспечения соответствия местным законам и правилам. На этапе уничтожения контент может быть уничтожен в соответствии с политикой организации, которая может не подпадать под политику архивирования.

Подробнее : Вводное руководство по технологической документации

Интуитивно понятное программное обеспечение базы знаний, позволяющее легко добавлять контент и интегрировать его с любым приложением. Попробуйте Document360!

Начать

 

Шаги, связанные с документированием рабочего процесса

Планирование — это первый этап деятельности по созданию контента.Этот шаг включает сбор требований клиентов и обновлений продукта для подготовки нужного набора контента. При типичном создании контента ниже приведены действия, которые выполняются

.
  • Содержание плана
  • Запись содержимого
  • Подготовка иллюстраций/диаграмм
  • Обзор содержимого
  • Запросить разрешение на публикацию
  • Выполнение поисковой оптимизации
  • Опубликовать

Типичные заинтересованные стороны, участвующие в рабочем процессе документации:

  • Авторы контента
  • Контент-стратег
  • Руководители проектов
  • Редакторы контента
  • Команда дизайнеров UX/UI
  • Веб-команда
  • Эксперты в предметной области

У каждого участника разные роли и обязанности в рабочем процессе документации. Стратег по контенту участвует на этапе планирования, чтобы наметить схему того, какой контент необходимо создать, и график доставки контента. Менеджер проекта обычно организует распределение задач на основе приоритета и важности. Эксперты по предмету обычно проводят сеанс «Передачи знаний» (KT) авторам контента и команде дизайнеров UX по наброскам контента и тому, что контент должен охватывать.

Авторы контента подготовили первую версию контента и включили соответствующие иллюстрации/диаграммы, созданные командой дизайнеров UX.Этот контент проверен экспертами по предмету для

  • Точность содержания
  • Точность технической информации
  • Информационный поток контента
  • Технические нюансы
  • Использование правильных сокращений и ссылок
  • Точность иллюстраций/диаграмм

Эксперт по предметным вопросам сопоставляет все отзывы после проверки и передает их автору контента для внесения поправок. Эксперт по предметным вопросам проводит второй раунд проверки. Как только контент утвержден на точность, контент передается редактору документации. Затем редактор документации проверяет содержимое на наличие

.
  • Читаемость
  • Использование согласованного делового глоссария
  • Соблюдение принципов фирменного стиля
  • Соблюдение правовых политик

После утверждения содержимого редактором документации оно передается веб-группе, в обязанности которой входит публикация содержимого на сайте документации.Веб-группа может использовать систему управления контентом или программное обеспечение базы знаний для публикации контента. Веб-команда подготавливает список целевых ключевых слов и пишет SEO-описание, чтобы сделать контент более заметным и доступным для поисковых систем, таких как Google, Bing и DuckDuckGo. После процесса SEO контент публикуется.

Подробнее:  Как задокументировать процесс управления изменениями?

Метрики рабочего процесса

Показатели рабочего процесса очень важны для оценки качества контента и оценки того, соответствует ли этот контент ожиданиям наших клиентов. Время, необходимое для завершения цикла рецензирования, время, прошедшее с редакционного рецензирования, и время, затраченное на весь этот процесс от начала до конца, являются хорошими внутренними показателями для оптимизации рабочего процесса. Менеджеры проектов могут нести ответственность за эти показатели.

Что касается технического качества контента, соотношение прочитанного контента и общее количество комментариев/лайков могут дать хорошее представление об использовании контента и его качестве. Эта метрика является прокси-метрикой качества контента.

Рабочий процесс в Document360

В Document360 все рабочие процессы/процессы организационной документации можно настроить в соответствии с вашими бизнес-требованиями.Конструктор рабочих процессов помогает сопоставить рабочий процесс организации с соответствующим статусом рабочего процесса. Интуитивно понятный конструктор рабочих процессов обеспечивает гибкость настройки состояния рабочего процесса с помощью функции перетаскивания.

Разработанный рабочий процесс можно запустить с помощью назначения рабочего процесса. Для каждой статьи создатель контента может назначить статус рабочего процесса с соответствующим членом команды и сроком выполнения. Назначенный член команды получает уведомление о статусе рабочего процесса и выполняет необходимые действия с назначенной статьей.После завершения статус рабочего процесса можно обновить, чтобы запустить следующий рабочий процесс.

Назначение рабочего процесса Document360 является универсальным, так как статус рабочего процесса может быть назначен для каждой версии статьи, и можно отслеживать всю историю рабочего процесса. Это помогает авторам контента управлять разными версиями статей отдельно, чтобы улучшить качество контента.

Заключение

Рабочий процесс

позволяет различным заинтересованным сторонам совместно создавать качественный контент. Рабочий процесс расширяет возможности авторов контента и обеспечивает ясность в отношении того, как контент создается, проверяется и публикуется. Роли и обязанности каждой заинтересованной стороны в каждом рабочем процессе обеспечивают ясность для всей команды. Наличие хорошего рабочего процесса жизненно важно для организаций, чтобы сгладить работу своей группы документации. Должен использоваться программный инструмент, который может взять ваш рабочий процесс и автоматизировать его. Эта автоматизация рабочего процесса повышает вашу эффективность и позволяет автоматически измерять показатели рабочего процесса.

Интуитивно понятное программное обеспечение базы знаний, позволяющее легко добавлять контент и интегрировать его с любым приложением.Попробуйте Document360!

Начать

Как оптимизировать документооборот вашего бизнеса

Ручная обработка документов прекращается.

В настоящее время 72% организаций используют хотя бы некоторые процессы управления цифровыми документами для оптимизации рабочих процессов и повышения эффективности.

В отличие от ручного документооборота, хорошо организованный автоматизированный рабочий процесс, созданный с помощью надежного программного обеспечения, является быстрым, точным и надежным. Кроме того, вы можете гарантировать соответствие требованиям и упростить удаленную работу.

Если вы не знаете, как оптимизировать рабочий процесс документации вашего бизнеса, вы можете следовать этому пошаговому руководству и наслаждаться более быстрой и оптимизированной обработкой документов.

Нажмите на ссылки ниже, чтобы сразу перейти к интересующему вас разделу:

Что такое управление документооборотом?

Управление документооборотом — это система, которая позволяет вам в электронном виде создавать, утверждать, подписывать, изменять, хранить и извлекать документы, связанные с вашими бизнес-процессами.

Для работы большинства предприятий необходимы сотни или даже тысячи документов. Подумайте о заказах на покупку, страховых претензиях, медицинских записях, счетах-фактурах, заявлениях на отпуск и студенческих записях.

Эти документы обычно передаются между отделами, сотрудниками, пациентами, поставщиками и студентами для утверждения, подписи и внесения изменений.

После завершения обработки они либо распечатываются и хранятся в шкафу, либо сохраняются в электронном виде в системе электронного документооборота для последующего поиска.

Оцифровка этих рабочих процессов с документами может значительно повысить эффективность ваших операций, снизить затраты и повысить удовлетворенность клиентов.

Почему важно оптимизировать рабочие процессы с документами?

Управление документами может быть затруднено без правильных процессов.

К сожалению, бумажные документы и ручная обработка могут привести к ошибкам, задержкам и увеличению затрат.

Повышение точности

Оптимизируя процессы обработки документов, вы можете повысить точность своих рабочих процессов.Ошибки задерживают рабочий процесс, кажутся непрофессиональными и приводят к дополнительным ошибкам в дальнейшем.

Не только это, но и постоянные ошибки приводят к недовольству персонала, поставщиков и клиентов, которым приходится исправлять ошибки или сталкиваться с задержками.

Оптимизация рабочих процессов документов может помочь уменьшить эти ошибки, что улучшит эти отношения. На самом деле, 40% бизнес-лидеров связывают повышение удовлетворенности клиентов и повышение производительности труда с переходом на цифровые процессы документооборота.

Повышение соответствия

Оцифровка бумажных форм и автоматизация документооборота также упрощают ведение документации.

Исключая административные ошибки и автоматически загружая документы в вашу цифровую систему управления документами, автоматизированное программное обеспечение для автоматизации рабочих процессов, такое как frevvo, поддерживает ваши записи в порядке, а ваш контрольный журнал актуален и соответствует требованиям.

На самом деле, 36% бизнес-лидеров согласны с тем, что процессы обработки цифровых документов обеспечивают безопасность данных и соответствие требованиям.

Ускорение процессов и повышение производительности

Оптимизация управления документами также ускорит обработку.

Ручная обработка документов утомительна. Кроме того, ввод физических данных, рукописные бумажные документы и загруженные вручную документы настолько подвержены ошибкам, что обработка часто задерживается из-за корректирующих работ.

55% лиц, принимающих бизнес-решения, согласны с тем, что процессы управления цифровыми документами могут ускорить обработку документов.

Это позволяет персоналу сосредоточить свое время на более важных задачах, чем администрирование, что приводит к большим инновациям и росту.

По словам 69% сотрудников, автоматизация позволит им больше сосредоточиться на своих основных рабочих обязанностях, а не тратить время на бумажную работу.

Снижение затрат

Более того, более быстрые рабочие процессы с более продуктивным персоналом и меньшим количеством ошибок обходятся дешевле.

Процессы обработки документов вручную часто обходятся дорого, так как вам придется платить большие затраты на рабочую силу, чтобы справиться со спросом на ввод данных. Кроме того, ошибки приводят к дополнительным затратам на исправительные работы.

Преобразовав свой технологический процесс, 50 ​​% организаций согласны с тем, что вы можете снизить затраты и сократить потребность в рабочей силе.

Не говоря уже обо всех расходах, связанных с ручным администрированием, таким как печать, сканирование и хранение документов.

По мнению 37% руководителей бизнеса, вы можете значительно сократить расходы на печать и хранение, перейдя на цифровые системы документооборота.

Содействие удаленной работе

Наконец, оптимизация процесса документооборота может улучшить возможности удаленной работы.

Если вы в настоящее время полагаетесь на электронную почту или физические документы, вашим сотрудникам, вероятно, потребуется подписывать и сканировать документы вручную, чтобы отправлять их друг другу удаленно. Это кропотливо медленно, и есть много места для ошибки.

Вместо этого цифровые процессы обработки документов и автоматизация рабочих процессов могут упростить эти рабочие процессы и включить электронные подписи, чтобы ваш бизнес мог работать на полную мощность, даже если ваши сотрудники не находятся в офисе.

По мнению 72% руководителей предприятий, цифровые процессы обработки документов обеспечивают непрерывность бизнеса в непредвиденных обстоятельствах.

Как оптимизировать рабочие процессы документов для ускорения бизнес-процессов

Чтобы создать оптимизированный рабочий процесс для передачи документов, вам необходимо отказаться от ручной обработки.

Вот шесть способов оптимизации сложных рабочих процессов для улучшения систем документооборота.

1. Сопоставьте текущий процесс управления документами 

Карта процесса работает как блок-схема, чтобы показать каждый шаг, который участвует в вашем существующем рабочем процессе, и связи между шагами.

Создайте карту процесса, чтобы показать каждую задачу, выполненную на каждом шаге, ответственных людей, необходимые ресурсы и материалы, а также следующий шаг в рабочем процессе документа.

Когда вы создаете карты рабочих процессов, чтобы показать, как работают текущие процессы обработки документов, вы можете лучше определить области для улучшения.

2. Сравните производительность существующих процессов обработки документов

Определите показатели, которые вы будете отслеживать для измерения повышения производительности.

Метрики

могут включать скорость обработки, частоту и количество ошибок, необходимое количество человеко-часов или окупаемость инвестиций (ROI) вашего рабочего процесса.

Оцените текущую производительность, чтобы вы могли сравнить ее после внесения изменений.

3. Проанализируйте узкие места в процессе 

Проанализируйте существующий процесс, чтобы найти общие узкие места в деятельности рабочего процесса.

Попробуйте использовать диаграмму «рыбий скелет» для выявления проблем в методе, оборудовании, материалах, измерениях, рабочей силе и окружающей среде.

(Источник изображения)

Диаграмма «рыбий скелет» поможет вам увидеть, что замедляет процесс, где происходят частые ошибки и какие ненужные шаги.

(Источник изображения)

Выполните анализ основной причины, чтобы глубже изучить проблему. Это поможет вам заглянуть за симптомы и видимые проблемы, чтобы точно определить основную причину.

4. Моделирование нового процесса управления документами

Теперь, когда вы знаете, какие части процесса вы собираетесь автоматизировать, создайте модель процесса управления документами.

Здесь должно быть показано, что будет происходить на каждом этапе рабочего процесса, куда будут направляться документы, какая документация должна быть заполнена и кто должен утверждать документы.

5. Оцифровка и автоматизация управления документами

Чтобы по-настоящему оптимизировать рабочие процессы с документами, реорганизуйте процесс, оцифровав и автоматизировав как можно больше шагов.

Если вы смоделировали свой рабочий процесс с помощью программного обеспечения рабочего процесса с минимальным кодом, такого как frevvo, вы можете легко развернуть свою модель как полностью автоматизированный рабочий процесс документа.

Используя 100% визуальный, динамический конструктор форм, можно легко переключиться на цифровые формы. Это позволяет вам быстро автоматически создавать настраиваемые формы, которые отображают релевантную информацию только нужным сторонам в нужное время в рабочем процессе.

При подключении к вашей базе данных SQL или другим внутренним системам эти формы заполняются автоматически, что экономит время на вводе данных. Формы также автоматически проверяются, чтобы исключить ошибки.

Создайте динамический автоматизированный рабочий процесс, который автоматически направляет документацию нужным участникам рабочего процесса.Реальные бизнес-процессы имеют сложные цепочки маршрутизации и утверждения — система, которая автоматически определяет правильную маршрутизацию на основе бизнес-норм, значительно сокращает потери времени из-за неправильной переадресации и потери документов.

Включите процесс утверждения документов в свой рабочий процесс, разрешив утверждающим подписывать документы с помощью цифровых подписей. Таким образом, пользователям не нужно вручную печатать, подписывать и сканировать документы, чтобы их можно было переслать следующему утверждающему.

Утверждающие автоматически уведомляются об ожидающих утверждениях. Если утверждение не завершено до истечения крайнего срока, система может автоматически отправить напоминание или сообщить об этом руководителю.

Чтобы улучшить ведение записей, вы можете автоматизировать создание необходимых PDF-файлов и настроить их отправку соответствующим заинтересованным сторонам. Например, новый рабочий процесс приема на работу может генерировать большое количество форм PDF, таких как правительственные формы W-4 и I-9, а также другие нормативные формы.

Выберите, куда вы хотите отправить документы для автоматического обновления всех записей.

6. Интегрируйте свою систему электронного документооборота

Чтобы упростить ведение документации, вы можете интегрировать свою систему электронного документооборота (EDM) с вашими рабочими процессами frevvo, чтобы всегда иметь актуальную и правильную документацию.

frevvo интегрируется с такими системами, как Ricoh DocuWare, Xerox DocuShare, M-Files, DocuPhase, SharePoint, Google Drive и другими. Благодаря интеграции с вашими системами EDM ваши документы автоматически загружаются, сохраняются и индексируются в вашей существующей системе для последующего поиска.

Возьмем, к примеру, «Живые инновации».

Организация здравоохранения использует frevvo для создания электронной документации для новых сотрудников, которая автоматически загружается в ее EDM, DocStar, для ведения записей.

В качестве альтернативы рассмотрим, как Университет Святого Франциска (UCF) интегрирует frevvo с Jenzebar и SharePoint.

Студенты могут легко получать доступ к формам с помощью знакомого интерфейса, а все документы автоматически сохраняются в системе для идеального учета.

7. Отслеживание производительности и соответствующая корректировка

После того, как вы развернули изменения своего процесса, вам необходимо регулярно проверять функциональность вашего рабочего процесса, чтобы убедиться, что он превосходит вашу предыдущую настройку.

Используя программное обеспечение для анализа рабочего процесса, отслеживайте свою производительность, чтобы увидеть, что работает и есть ли какие-либо новые узкие места или побочные эффекты, которые вы не планировали.

(Источник изображения)

Отслеживание вашей эффективности также поможет вам определить области для будущих улучшений.

3 примера компаний, которые успешно оптимизировали свой рабочий процесс документации

Хотите знать, как это выглядит в действии?

Эти три предприятия оптимизировали свои рабочие процессы для более эффективного управления документами.

1. Начальная группа Саудовской Аравии

Initial Saudi Group боролась с чрезвычайно медленными процессами контрактов, которые были очень подвержены ошибкам.

На выполнение контрактов уходило от семи до десяти дней, потому что их нужно было утверждать вручную несколькими сторонами, находящимися в разных местах.Контракты часто терялись, поэтому весь процесс приходилось начинать заново.

Перейдя на frevvo, Initial Saudi Group удалось сократить время обработки на 92% — теперь контракты закрываются менее чем за шесть часов.

Цифровые формы контрактов автоматически заполняются и проверяются. Они отправляются нужным утверждающим на основе пользовательской логики. Утверждающие могут подписывать эти контракты удаленно с помощью цифровых подписей.

Больше нет потерянных контрактов, и сделки заключаются намного быстрее.

2. Уход за кустами

Компания по оказанию экологических услуг Bushcare столкнулась с трудностями в управлении и делегировании повседневных задач своим работникам.

Ежедневные рабочие задания были выданы в бумажной форме, как и необходимые формы разрешений на использование гербицидов. В конце рабочего дня сотрудники должны были вручную сдавать трудовые книжки.

Мало того, что сотрудники часто пропускали свои рабочие задания, формы часто не заполнялись, что приводило к проблемам с соблюдением требований, а записи о должностях часто были неполными.

Перейдя на frevvo, компания Bushcare смогла внедрить трехступенчатый автоматизированный механизм рабочего процесса.

Теперь цифровые заказы на работу создаются и направляются работникам автоматически. Кроме того, формы гербицидов генерируются и направляются нужным лицам, утверждающим для распространения гербицидов.

Наконец, рабочие обновления завершаются в цифровом виде и автоматически пересылаются нужным руководителям. Благодаря полной интеграции с Google Диском все отправленные работы автоматически загружаются на G: Диск.

3. Ла Сите

Раньше колледж Ла Сите использовал очень неэффективную ручную систему для обработки регистрационной документации студентов.

Студенты должны были стоять в очереди в течение 20 минут, чтобы сдать бумажные регистрационные формы, которые были проверены и отсканированы вручную. Этот процесс был не только медленным, но также требовалось много персонала для проверки правильности форм.

Перейдя на программное обеспечение рабочего процесса frevvo, учащиеся теперь могут заполнять регистрационные формы с помощью мобильных онлайн-форм. Эти формы автоматически проверяются, что избавляет сотрудников от необходимости проверять формы. Эти формы также автоматически направляются к нужным утверждающим.

Поскольку frevvo легко интегрируется с DocuShare, все документы автоматически загружаются в систему электронного документооборота без ручного ввода.

Дело не только в том, что эта система быстрее и дешевле. Это также привело к увеличению количества регистраций на 700%.

Оптимизируйте процессы обработки документов сейчас

Ручные процессы документирования замедляют вашу команду.Вместо того, чтобы сосредоточиться на своих основных рабочих ролях, ваша команда должна тратить время на выполнение административных задач.

Чтобы бороться с этим, вам необходимо оптимизировать рабочий процесс документации, оцифровав и автоматизировав процесс.

Это легко сделать с помощью frevvo. Попробуйте бесплатную пробную версию сегодня, чтобы увидеть, сколько времени, денег и стресса вы можете сэкономить, переключившись на автоматизированный рабочий процесс документирования.

Как автоматизировать рабочий процесс утверждения с помощью системы управления документами?

Независимо от того, большие организации или малые, документы являются важной опорой, обеспечивающей беспрепятственное выполнение повседневных бизнес-процессов.Это делает еще больший упор на создание идеальных выигрышных документов, чего можно легко добиться с помощью системы электронного документооборота.

Бизнес-документы отправляются внутренним группам для проверки и утверждения, прежде чем делиться ими с внешним миром для окончательного утверждения.

Предприятия используют Revv — комплексное программное обеспечение для управления документами — для автоматизации рабочих процессов утверждения документов, экономии драгоценного времени и ресурсов и повышения производительности.

Облачная система управления документами Revv позволяет пользователям создавать правила, назначать утверждающих и получать одобрение/отклонение документов с помощью функции «отправить на внутреннее утверждение».

Что такое система документооборота утверждения?

Давайте сначала расшифруем, что такое рабочие процессы.

Рабочие процессы — это правила, запускающие набор действий при выполнении определенного условия в документах.

Итак, что такое рабочий процесс утверждения документов?

Внутренние или внешние документы — это конфиденциальные документы, содержащие информацию, касающуюся вашего бизнеса. Хотя некоторые документы не нуждаются в тщательном анализе, некоторые документы содержат важную информацию, которая должна быть проверена внутренними командами перед отправкой получателям.

Таким образом, рабочий процесс утверждения определяет правила перемещения файла и остановки, которые он должен делать, прежде чем достигнет места назначения.

Вот пример рабочего процесса утверждения —

Г-н Стив, менеджер по продажам в компании XYZ, хочет убедиться, что если какой-либо из его торговых партнеров предложит «годовой» расчетный период вместо «месячного» в коммерческом предложении, такие документы будут автоматически отправлены ему на утверждение.

Кроме того, он хочет получить одобрение своего начальника отдела продаж (мисс Эммы) на эти документы.Но он хочет, чтобы цитата была отправлена ​​мисс Эмме только после того, как он ее утвердит.

Теперь давайте разберемся, что такое система документооборота утверждения.

Система рабочего процесса утверждения документов оптимизирует и совершенствует бизнес-операции. Он автоматически направляет электронные документы соответствующим утверждающим и предоставляет информацию о действиях утверждающих и ожидающих решения задачах.

Почему системы управления документами являются «решением» для автоматизации рабочих процессов утверждения?

Во-первых, что такое система управления документами (DMS)? Каково назначение системы управления документами?

Системы управления документами — это облачное программное обеспечение, которое создает рабочее место без бумаги.Он защищает организации от ужасов бессистемного, болезненного и подверженного ошибкам управления документами. Программное обеспечение помогает создавать, систематизировать, оцифровывать, хранить и управлять файлами и защищает их с помощью встроенной системы безопасности.

В список функций системы управления документами входят: настраиваемые шаблоны, электронная подпись, автоматизация рабочего процесса без кода, совместная работа, интеграция бизнес-платформ, интеграция API, уведомления, отслеживание в реальном времени, контроль версий, контроль доступа, управление информацией, данными и записями. управление и преобразование типов файлов, а также дополнительный уровень безопасности.

Далее, зачем вам DMS для автоматизации рабочего процесса утверждения?

Автоматизация рабочего процесса утверждения документов — это верхушка айсберга, когда речь идет об управлении документами. Чтобы повысить эффективность системы, предприятиям также необходимо ускорить предварительный и последующий процессы утверждения документов.

Например –

  • Документ составлен профессионально?
  • Что с ним происходит после внутреннего утверждения?
  • Отправляется ли он клиентам для электронной подписи или электронных подписей?
  • Подписано?
  • Где он застрял?

… и так далее.

Интегрированная система управления документами оснащена инструментами рабочего процесса, интеграцией бизнес-приложений, машинным обучением, возможностями составления, хранения и отслеживания. Он устраняет проблемы NIGO (Not-in-Good-Order) и делает весь процесс документирования автоматизированным, интуитивно понятным и быстрым.

Давайте рассмотрим тот же пример документооборота, описанный выше, для объяснения процесса автоматизации.

  • Коммерческое предложение автоматически создается в DMS при добавлении нового потенциального клиента в CRM
  • Коммерческое предложение редактируется в DMS в соответствии с требованиями и отправляется на внутреннее утверждение
  • Файл, отправленный для электронной подписи в DMS после внутреннего утверждения , уведомление об этом доставляется в канал чата в Slack

Кому нужно автоматизировать рабочий процесс утверждения документов?

Обработка документов — неотъемлемая часть каждого отдела организации — продаж, закупок, отдела кадров, маркетинга, финансов, поддержки клиентов, юридического отдела и т. д.

Документы в каждой бизнес-функции проходят различные утверждения в зависимости от установленных правил.

Если процесс утверждения осуществляется с помощью бумажных документов или отправки по электронной почте веб-документов, таких как Microsoft Office Word или PDF —

  • Отслеживание каждого документа вручную в цепочке утверждения становится сложным и трудоемким
  • Отправителю приходится просматривать бесконечные потоки электронной почты, чтобы проверить отзывы утверждающих и узнать, утвержден или отклонен документ 
  • Все это еще больше увеличивает оборот время и задерживает обмен файлами с конечными получателями

Поэтому каждому бизнесу нужна система управления документами для автоматизации этих рабочих процессов утверждения.Это освобождает их от чреватых ошибками и трудоемких ручных методов и направляет их силы на более плодотворную работу.

Произведите революцию в рабочих процессах утверждения документов с помощью Revv — универсального программного обеспечения для управления документами

Revv — это простая в использовании и передовая система программного обеспечения для управления документами. Его удобные для пользователя функции пересматривают процесс утверждения, улучшают повседневные операции, повышают производительность и гарантируют, что ничто не ускользнет из виду.

Как настроить рабочие процессы утверждения в документах с помощью Revv?

1.
Уровень шаблона

Бизнес-подразделения организации ежедневно имеют дело с несколькими документами. Некоторая информация остается общей в этих документах, а некоторые поля требуют настройки.

Кроме того, в зависимости от важности информации, для некоторых полей может потребоваться утверждение.

Решение для управления документами

Revv ускоряет этот процесс благодаря шаблонам на основе форм.

a) Уровень полей формы — Поля формы являются заполняемыми заполнителями в документе.

Информация, которую вы заполняете в этих полях, автоматически обновляется в соответствующих полях по всему документу и сокращает повторяющиеся процессы повторной работы.

Он помогает создать документ без каких-либо хлопот всего за три шага — выберите шаблон, создайте документ и заполните поля формы для его завершения.

Например, отдел продаж в организации рассылает предложения о продажах потенциальным клиентам. Некоторая информация стандартизирована для каждого коммерческого предложения, в то время как некоторые требуют настройки, такие как пакеты, расчетный период, название компании, адрес компании и т. д.

Поля, которые необходимо каждый раз обновлять, можно создать как поля формы в шаблоне предложения о продаже.

Затем создайте процесс утверждения для полей, которые требуют тщательного изучения коллегами или руководителями перед их отправкой вовне. Например, рабочий процесс можно создать для всех предложений по продажам, расчетный период которых превышает два месяца.

При срабатывании такие запросы на утверждение направляются в список утверждающих, указанный в настройках рабочего процесса.

Примечание . Предложения, не требующие утверждения, утверждаются автоматически.

b) Предложение или уровень текста – Создайте несколько вариантов предложений и используйте их в документах по мере необходимости. Например, у вас может быть три варианта пункта для трех разных условий ценообразования. Если какое-либо конкретное выбранное предложение требует проверки, пользователи могут настроить рабочие процессы на основе текста или уровня предложения в шаблоне.

2.
Уровень котировки

Revv избавляет отделы продаж от хаотичных и неэффективных утверждений коммерческих предложений по электронной почте.

В Revv можно указать критерии на уровне продукта или цены и выбрать утверждающих. Например, рабочий процесс автоматического утверждения может быть создан, когда отдел продаж увеличивает количество сверх порогового значения или предоставляет большую скидку, чем указано в предложении.

Преимущества бесшовного процесса утверждения документов Revv

Revv — это комплексный пакет, который оптимизирует и внедряет правильную систему управления документами. Его расширенные функции рабочего процесса утверждения обеспечивают плавное и легкое управление документами.

Включить последовательные или параллельные рабочие процессы утверждения — Revv позволяет пользователям указывать порядок, в котором документы должны быть утверждены.

В системе последовательного утверждения файл передается следующему утверждающему только после получения утверждения от предыдущего утверждающего.

При параллельном утверждении файл доставляется всем утверждающим вместе.

Стандартизированные процессы . Это избавляет бизнес от хаотической петли последующих действий по электронной почте.Он автоматизирует рабочий процесс утверждения на основе правил и критериев документов и стандартизирует весь процесс для бизнес-функций и групп в организации.

Быстрые действия — Функция «отправить на внутреннее утверждение» позволяет ответить на документ, нажав кнопку «одобрить» или «отклонить». Утверждающие также могут оставлять свои комментарии/причины своих решений в поле обратной связи.

Отслеживание статуса — Механизм отслеживания рабочего процесса Revv предоставляет информацию о действиях, выполненных с документом, где утверждение зависло и кем.Четкая видимость каждого шага помогает выявить препятствия и принять необходимые меры.

Быстрее – автоматизация утверждения ускоряет весь процесс и не оставляет места для путаницы. Он также информирует утверждающих о необходимости выполнения задач посредством уведомлений по электронной почте.

Легкодоступный — Revv обеспечивает легкий доступ к файлам, будь то с настольного компьютера или мобильного устройства. Это означает, что при подключении к Интернету решения по документам можно принимать немедленно из любого места.

Высокий уровень безопасности — Revv обеспечивает безопасность и защиту всех документов в соответствии с последними отраслевыми стандартами.

Пошаговый процесс для автоматизации и оптимизации рабочего процесса утверждения документов в Revv

В этом блоге мы создадим и внедрим внутренний рабочий процесс утверждения документов для полей формы. Точно так же рабочие процессы могут быть созданы для предложений и цитат.

Следуйте приведенным ниже инструкциям и научитесь создавать рабочий процесс утверждения документов и управлять им в Revv:

Шаг 1. Как добавить поля формы в шаблон?

1.Перейдите в раздел «Шаблоны».

2. Выберите шаблон в разделе «Мои шаблоны».

3. Вы также можете импортировать шаблон из более чем 1000 шаблонов Revv. Добавьте его в раздел «Мои шаблоны» в Revv.

4. Нажмите на шаблон.

5. Чтобы внести какие-либо изменения в шаблон, убедитесь, что он находится в режиме «Черновик шаблона», а не в режиме «Опубликовано». Если он находится в режиме «Опубликовано», нажмите кнопку «Редактировать» на странице и измените его.

6. Отредактируйте и заполните шаблон.Настройте его с помощью богатого редактора перетаскивания Revv, добавьте в шаблон дополнительные блоки и отредактируйте их в соответствии с вашими требованиями. Другой способ сделать это — щелкнуть значок плюса (+), выбрать нужный блок и отредактировать его.

7. Выберите текст, который хотите настроить.

8. Нажмите кнопку «Добавить поле формы».

9. Выберите соответствующее поле формы и сохраните его. Например (на изображении ниже) поле «Штат» в разделе «Юрисдикция и применимое право» связано с полем формы «Юрисдикция (США)».

Шаг 2. Как создать и внедрить рабочий процесс утверждения для полей формы?

1. Перейдите на панель полей формы, наведите указатель мыши на созданное поле и нажмите «Прикрепить рабочий процесс».

2. Создадим рабочий процесс. Например, направьте соглашение на утверждение, если юрисдикция подпадает под категорию «Калифорния».

Для этого сначала создадим условие и выберем значение «Калифорния».

3. Далее мы выберем действия, которые будут активированы для этих условий.

Выберите между последовательным и параллельным утверждением.

4. Добавьте утверждающих в список. Вы также можете создать группу утверждающих в Revv. Например, корпоративный отдел, юридический отдел, отдел продаж, финансовый отдел и т. д. 

При создании рабочего процесса утверждения вы можете выбрать пользователя или группу для ответа на запросы утверждения. Узнайте, как создавать группы пользователей.

5. Напишите сообщение, которое будет отображаться при запуске рабочего процесса.

6. Нажмите кнопку «Сохранить».Теперь рабочий процесс создан и будет запускаться при каждом добавлении этого условия.

7. Нажмите кнопку «Опубликовать», когда шаблон будет готов.

8. Выберите вкладку «Шаблон формы» и нажмите кнопку «Опубликовать как шаблон формы».

Шаг 3. Как работает процесс «Отправить на внутреннее утверждение» в Revv?

1. Перейдите в раздел «Документы» в Revv. Нажмите на кнопку «Создать документ».

2. Выберите шаблон. Здесь давайте выберем шаблон договора аренды, который мы адаптировали на предыдущих шагах.

3. Вы можете просмотреть все поля формы, включенные в шаблон.

4. Заполните поля формы. Данные, введенные в поля формы, автоматически обновляются в соответствующих полях документа.

5. По завершении нажмите кнопку «Отправить» и выберите «Отправить на внутреннее утверждение» в раскрывающемся списке.

6. Документы, связанные с рабочими процессами, нельзя отправлять напрямую получателям без внутренней проверки. По умолчанию такие документы сначала направляются на внутреннее утверждение.Позже, после утверждения, файл может быть отправлен конечным получателям для электронной подписи или принятия.

Как вы можете видеть на изображении ниже, Калифорния является выбранным значением в поле юрисдикции. Поскольку он связан с рабочим процессом, появляется всплывающее сообщение со списком назначенных утверждающих и полем для комментариев. Добавьте комментарий с указанием причины утверждения и отправьте его на внутреннюю проверку.

7. Утверждающие получают немедленные уведомления по электронной почте. Нажмите «Просмотреть документ».

8. Вы попадете на страницу регистрации Revv. Введите учетные данные – логин и пароль.

9. Принять/отклонить.

Шаг 4. Как отслеживать действия утверждающих над документами?

1. Вкладка «Активность» обеспечивает четкую видимость всех действий, предпринятых или ожидающих выполнения в документах. Отправитель может легко отследить, кто его утвердил, ожидает одобрения, где оно задержано и кем.

2. Revv также отправляет уведомления по электронной почте отправителю при утверждении документа.

3. Доступ к списку утверждающих также можно получить через вкладку «Команда».

Посмотреть видео:

Как создать рабочие процессы утверждения документов с полями формы?

Как запустить рабочие процессы утверждения документов с помощью функции «Отправить на внутреннее утверждение»?

Соедините точки: выходите за рамки утверждения документов — автоматизируйте документацию с непревзойденными функциями Revv

Рабочие процессы утверждения документов являются частью ландшафта управления документами.

В 2018 году компания Nintex провела опрос среди 1000 штатных сотрудников в США из различных отраслей и отделов и составила список пяти основных нарушенных процессов на рабочих местах в США.

В отчете «Полное руководство по наиболее нарушенным процессам в Америке» 39 % опрошенных отметили нарушения процессов управления документооборотом/продаж в своей организации. В частности:

— 49 % заявили, что испытывают трудности с поиском документов
— 43 % испытывают трудности с запросами на утверждение документов и обменом документами
— 34 % испытывают трудности с заполнением и подачей новых клиентских документов

наполнен широкими возможностями, которые связывают этапы до и после утверждения документа и помогают осуществлять сквозное управление документами.Вот основные характеристики —

Библиотека предварительно проверенных шаблонов — Revv предоставляет более 1000 легально проверенных шаблонов, которые просты в использовании и полностью настраиваются с помощью текстового редактора форматированного формата. Это значительно экономит время на поиск нужного шаблона в поисковой системе.

Электронные подписи — встроенная система электронной подписи Revv с безопасностью банковского уровня предоставляет набор расширенных возможностей для получения электронной подписи для юридических документов.

Пользователи могут выбрать, как они хотят, чтобы получатели подписали пунктирную линию — написав свое полное имя, нарисовав подписи или подписавшись только своими инициалами.

После отправки получатели могут подписать документы электронной подписью в мобильном приложении в течение нескольких минут.

Для обеспечения безопасности документов Revv предлагает аутентификацию личности на основе OTP через SMS.

Если у пользователей есть собственные файлы, которые необходимо подписать, Revv также разрешает это. Revv поддерживает следующие типы файлов: PDF или DOCX.Все, что нужно сделать пользователям, — загрузить эти типы файлов, добавить заполнитель для подписи и отправить его для электронных подписей.

Revv также предоставляет возможность использования программной подписи с помощью функции «Отправить для принятия». С помощью этой функции можно закрыть документы, для продвижения которых требуется согласие получателей.

Интеграция API — система управления документами Revv позволяет интегрировать сторонние приложения, такие как управление взаимоотношениями с клиентами (CRM), бухгалтерское программное обеспечение и многие другие, через собственные API.Это обеспечивает единообразное управление информацией и записями во всех приложениях.

Интеграция бизнес-приложений — Revv также обеспечивает интеграцию Zapier, которая позволяет бизнес-приложениям взаимодействовать друг с другом. Автоматизируйте задачи в соответствии с вашим бизнес-процессом и обеспечивайте эффективный обмен данными и документами на нескольких платформах.

Автоматизированные рабочие процессы . Будь то автоматизация внутреннего утверждения документов или автоматизация рабочих процессов между несколькими приложениями, рабочий процесс системы управления документами Revv превосходит другие подобные системы облачных решений.

Контроль доступа к шаблонам с управлением пользователями — Добавьте безопасности и предотвратите конфиденциальные данные и информацию в шаблонах, выбрав пользователей каждого шаблона.

Машинное обучение на данных — Revv — это программное обеспечение для управления документами на основе машинного обучения. Его функция Metalens позволяет пользователям извлекать соответствующие данные и идентифицировать важную информацию из файлов любого типа PDF или DOCX в Revv. Эти извлеченные данные раскрывают новые идеи, которые помогают создавать рабочие процессы и оптимизировать бизнес-процессы.

И на этом список возможностей не заканчивается! Revv также предлагает

  • Интеграция Stripe для сбора онлайн-платежей
  • Совместная работа в документе с помощью функций @упоминания, заметок и комментариев
  • Организованное облачное хранилище файлов, упрощающее поиск электронных документов
  • Право от создания до утверждения, распространения, электронных подписей , и хранение в облаке, Revv приводит в порядок систему управления документооборотом. Предприятия получают расширенный просмотр и отслеживание документов и информации, что позволяет контролировать документы и повышает соответствие требованиям.
  • Автоматические оповещения получателей о необходимости действий с документами
  • Ссылки на онлайн-документы, которыми можно поделиться (магические и быстрые ссылки) для внешних пользователей для быстрого просмотра документа без входа в Revv

Цены на Revv — вишенка на торте

Revv предоставляет доступ ко всем этим функциям автоматизации с щедрыми тарифными планами, которые подходят как для небольших, так и для крупных организаций, фрилансеров или индивидуальных предпринимателей.

Revv предлагает три тарифных плана, включая бесплатный план.

Попробуйте Revv! Подпишитесь на бесплатную пробную версию и начните свое путешествие по управлению документами.

Пришло время действовать

Revv освобождает команды и отделы от вялых рабочих процессов утверждения. Утверждения вручную или по электронной почте утомительны и могут в конечном итоге стоить компании денег, времени и ценности бренда.

Revv ускоряет весь процесс и экономит время за счет автоматической маршрутизации документов по рабочему месту.Он отслеживает и выявляет узкие места в режиме реального времени и позволяет командам принимать оперативные меры.

Благодаря расширенным функциям автоматизации Revv предприятия могут на шаг опережать утверждение и управлять всем жизненным циклом документов, от создания до хранения.

Станьте партнером Revv и сделайте управление документами интеллектуальным и интеллектуальным.

Часто задаваемые вопросы

Что такое рабочий процесс утверждения?

Рабочий процесс утверждения — это серия задач, которые направляют документы получателям для утверждения.Здесь документ проходит многократные проверки утверждающими лицами, чтобы исключить объем какой-либо неверной информации.

Как создать рабочий процесс утверждения?

Рабочий процесс утверждения создается путем установления правил и критериев и автоматического перемещения документов утверждающим при срабатывании условия. Вот как это делается в Revv —

  • Создайте условие, выбрав значение
  • Выберите метод маршрутизации утверждения — последовательный или параллельный
  • Добавьте, кто должен утверждать рабочий процесс
  • Добавьте сообщение, которое должно отображаться для утверждающих, чтобы дать им контекст

Что лучшие системы управления документами?

Revv — одна из лучших систем управления документами.Он оснащен более чем 1000 простыми в использовании шаблонами, редактором форматированного текста, интеграцией платежей, шаблонами режима форм, совместной работой с помощью комментариев, заметок и вложений, электронными подписями, трекерами активности, онлайн-обменом и программным знаком, автоматизацией рабочего процесса без кода, Google Таблицы, интеграция бизнес-приложений с Zapier и многое другое.

Каковы три преимущества системы управления документами?

Лучшее соответствие — DMS повышает соответствие требованиям благодаря автоматизированным рабочим процессам, контролю версий и системе отслеживания.Это исключает количество ошибок и делает все идентифицируемым и готовым к аудиту.

Повышенная безопасность — данные, хранящиеся в легкодоступных папках или картотеках, уязвимы для кражи или подделки. DMS обеспечивает безопасность и конфиденциальность данных посредством управления доступом на основе пользователей. Только выбранные пользователи могут просматривать или редактировать документы.

Централизованное облачное хранилище — Системы управления документами обеспечивают достаточный объем хранилища (в облаке) для хранения документов.Организованный пул электронных документов способствует лучшему управлению записями и быстрому поиску и извлечению файлов.

Контроль документов | Процессы и практика

Что такое документооборот?

Управление документами Процедуры обеспечивают контроль качества «цепочки поставок» для документов, которые передаются между сторонами, включая внутренние документы, внешние документы и записи о качестве.


Организации, желающие соответствовать ISO 9001 или 21 CFR, части 210 и 211, должны установить документированную стандартную операционную процедуру (СОП) для этой процедуры контроля документации.

Особенности эффективной системы контроля документов

Любой контролируемый документ должен быть одобрен перед выпуском и распространением.

Составленные документы проходят ряд проверок и утверждений, где заинтересованные стороны вносят комментарии, исправления, изменения и т. д. Все действия, связанные с документом и всеми версиями документа, отслеживаются в системе и могут быть проверены.

Документы пересматриваются, обновляются (при необходимости) на регулярной основе.

Обеспечьте систему для регулярного просмотра документов по расписанию или по мере того, как в организации происходят серьезные изменения, которые могут повлиять на содержание документов. Этим может управлять центральный «контролер документов», который несет ответственность за обеспечение надлежащего проведения процесса проверки.

Редакция любого документа правильно идентифицирована (контрольный журнал).

Контрольный журнал ревизий необходим для того, чтобы гарантировать, что любые изменения будут четко идентифицированы и проставлены отметка времени/даты вместе с личностью лица, ответственного за ревизию.

Соответствующие версии документов доступны для поиска.

Весь соответствующий персонал должен иметь возможность находить и извлекать версию документа из любой точки цикла изменений. Кроме того, соответствующие сотрудники должны быть уведомлены об изменениях в документе.

Документы должны оставаться разборчивыми.

Это относится к тому факту, что документы можно читать и находить с помощью локатора документов, что означает согласованные читаемые форматы (цифровые или рукописные) и процедуры именования/кодирования документов.Контроллер документов может разработать и внедрить процесс именования и хранения, который имеет смысл для организации.

Внешние документы обрабатываются так же, как и внутренние документы.

С документами от внешних подрядчиков и агентств следует обращаться так же, как с внутренними документами в плане рассмотрения и распространения.

Из обращения удаляются устаревшие версии документов.

Любому пользователю документа должно быть ясно, какая версия документа является самой последней и пригодной для использования, а какие документы были упразднены и не должны использоваться в обращении.Эти удаленные документы могут быть уничтожены, заархивированы или иным образом помечены как непригодные для использования в рамках управления документами.

Доказательство соответствия

Все эти политики и процедуры контроля документов должны быть задокументированы, включая письменные описания, блок-схемы, графики, планы и т. д.

Как автоматизация рабочих процессов помогает поддерживать управление документами?

Автоматизация проверки и утверждения

Автоматизация рабочих процессов позволяет группам по работе с документами разрабатывать и развертывать настраиваемые автоматизированные рабочие процессы маршрутизации документов, обеспечивающие выполнение стандартных процедур каждый раз при создании или просмотре документа.

Пример управления изменениями документа (запрос на изменение производства) — нажмите, чтобы увеличить

Инициированные напоминания

Оповещения, уведомления, эскалации и напоминания обеспечивают надлежащее и своевременное выполнение действий с документами. Например, можно настроить запланированные напоминания, чтобы инициировать просмотр документов через определенные промежутки времени. Эти напоминания можно отправлять отдельным лицам, альтернативным утверждающим или группам для обеспечения охвата.

Контрольные журналы

Журнал аудита предоставляет проверяемые полные доказательства того, что последовательность задач или действий была выполнена как часть стандартного процесса или операции.Все действия имеют четкую отметку времени, даты и пользователя для согласованной внутренней и внешней отчетности.

Хранение документов

Все документы сохраняются в системе на момент загрузки в их текущем состоянии. Последующие версии также сохраняются, что позволяет аудиту отображать документ в любой момент времени. Метаданные, собранные с помощью форм относительно документа, сохраняются и также связываются с документом.

Внешний рабочий процесс

Документообороты могут быть построены для сбора и маршрутизации документов от внешних агентств и поставщиков.Для этих внешних документов доступны те же правила и варианты хранения, как если бы они были созданы внутри компании. Доступ внешних пользователей можно контролировать с помощью настроек доступа пользователей.

Документированные процедуры

Персоналу, поставщикам и регулирующим органам можно предоставить подробные карты процессов, показывающие наличие стандартизированных процедур обеспечения качества и контроля документации, а также то, как они работают.


Связанные статьи


Пример контроля документов: контракты


Заинтересованы в программном обеспечении для контроля документов?

У нас есть множество ресурсов, которые помогут вам на пути к автоматизированному документообороту.