Содержание

У некоторых россиян из электронных трудовых книжек стал пропадать стаж работы на ликвидированных предприятиях

По информации «Ридус», некоторые российские пользователи обнаружили, что у них в электронных трудовых книжках пропала часть стажа. По большей части пробелы связаны со временем их работы на различных ликвидированных предприятиях. В Пенсионном фонде РФ советуют обращаться к работодателю по поводу восстановления стажа. Но это сделать бывшему работнику после прекращения деятельности компаний оказалось проблематично.

Представитель ПФР уточнил, что восстановить данные можно также из их архива по запросу. Причем этот процесс длится несколько месяцев и не всегда может завершиться в пользу работника, так как там может не найтись нужная информация. Оказывается, что ПФР не может просто так принять оригинал бумажной трудовой книжки от работника в случае обнаружения пробелов в его электронной книжке и синхронизировать эти документы. Для этого от бывшего сотрудника требуется предоставить трудовой договор, приказ на зачисление на работу и на увольнение.

Многие работники не хранят такие документы после перехода на другую работу.

В ПФР не пояснили, почему возникают пробелы до нескольких месяцев с разрывом стажа у сотрудников ликвидированных предприятий и компаний. Представитель фонда посоветовал хранить бумажную трудовую книжку после перехода на электронную, так как подтверждением трудовой деятельности до 2020 года является бумажная версия трудовой книжки.

Чтобы проверить ситуацию по себе можно получить выписку из электронной трудовой книжки на портале Госуслуг.

С 1 января 2020 года в России была введена электронная трудовая книжка. Это сведения о трудовой деятельности, которые хранятся в ПФР в цифровом виде. Переход к новому формату трудовой книжки добровольный и позволяет сохранить бумажную книжку столько, сколько это необходимо. Исключением стали те граждане, кто впервые вышел работу с 2021 года. У таких работников все сведения о периодах работы изначально будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.

Представитель ПНФ пояснил «Ридус», что уже 7,7 миллиона россиян приняли решение полностью перейти на электронную трудовую книжку.

Трудовая книжка для нового сотрудника в 2021 году — Контур.Бухгалтерия

Если ваша компания — первое место работы человека, то можно не спрашивать его о том, какую форму трудовой книжки он предпочитает. Электронную трудовую нужно завести на всех, кто впервые устраивается на работу в 2021 году.

Это значит, что работодатель освобожден от обязанности вести и хранить бумажные трудовые книжки на таких сотрудников. Электронные сведения об их трудовой деятельности будет хранить у себя ПФР.

Если же вы не первый работодатель, то при трудоустройстве кандидат должен предоставить вам бумажную трудовую книжку или справку СТД-Р с прошлого места работы. Если он на прошлой работе выбрал электронную трудовую, то ее и ведите.

Как вести электронные трудовые на новых сотрудников

Электронная трудовая книжка — это сведения о трудовой деятельности физических лиц, которые хранятся в базе ПФР.

Ее уже сейчас ведут по всем трудоустроенным лицам, даже если человек получал бумажную трудовую или предпочел ее электронной. Именно с целью формирования электронных трудовых книжек работодатели регулярно подают в ПФР формы СЗВ-ТД.

При трудоустройстве нового сотрудника форму СЗВ-ТД надо сдать уже в первый рабочий день, следующий  за оформлением приказа о приеме. Обратите на это особое внимание, так как многие работодатели ошибаются и подают СЗВ-ТД на следующий день после того, как сотрудник пришел в офис работать. На практике же приказ могли оформить заранее. Например, работодатель издал приказ о приеме 28 июня 2021 года, а к исполнению своих обязанностей сотрудник приступил с 1 июля 2021 года. Форму СЗВ-ТД надо сдать уже 29 июня.

В отчет СЗВ-ТД входит следующая информация:

  1. Сведения о работодателе: регистрационный номер в ПФР, наименование, ИНН и КПП;
  2. Сведения о работнике: ФИО, дата рождения, номер СНИЛС;
  3. Сведения о кадровом мероприятии по графам таблицы:
  • дата приема;
  • наименование кадрового события «ПРИЕМ»;
  • трудовая функция;
  • код выполняемой функции по общероссийскому классификатору занятий;
  • основание для записи, как правило, это приказ, его номер и дата формирования.

Заполняя СЗВ-ТД, укажите название компании полностью вместе с организационно-правовой формой. Например, «Общество с ограниченной ответственностью «Хорошая компания». Если речь идет о работодателе — ИП, то напишите: «Индивидуальный предприниматель» и ФИО полностью. 

Документ должен заверить руководитель или его доверенное лицо. Сдавать СЗВ-ТД можно на бумаге или электронно. Бумажную форму имеют право представлять те, у кого меньше 25 застрахованных работников. Все остальные отчитываются через ТКС и заверяют форму усиленной квалифицированной электронной подписью.

С этого момента ПФР заведет в своей базе сведения о том, что человек работает в вашей компании. Теперь вам нужно будет отчитываться по всем кадровым мероприятиям с его участием: перевод на другую работу, смена названия компании, установление новой профессии, квалификации и пр. Также необходимо сообщить в ПФР об увольнении сотрудника. Все эти сведения передаются по форме СЗВ-ТД.

 

Как сотруднику получить сведения о своей трудовой деятельности

Работник, у которого нет бумажной трудовой книжки, может получить от работодателя справку СТД-Р по форме, утвержденной приказом Минтруда РФ от 20.01.2020 № 23Н. Это может понадобиться для оформления ипотеки, получения пособий и пенсий, подтверждения своего стажа на следующей работе и т.д. Работодатель обязан представить сотруднику справку СТД-Р в следующие сроки:

  • при увольнении — в последний рабочий день;
  • по заявлению сотрудника — в течение трех рабочих дней.

Обратите внимание! Работодатель может представить в справке сведения о сотруднике только за тот период, в котором он был у него трудоустроен. Еще одно ограничение — сведения будут только с 1 января 2020 года, так как СТД-Р формируется на базе СЗВ-ТД, а до 1 января 2020 года этот отчет не сдавали.Если сотруднику нужна справка со сведениями за другой период, в том числе до 31 декабря 2019 года, то он может обратиться за ней в ПФР, МФЦ или на сайт «Госуслуги». Эта справка называется СТД-ПФР и по содержанию аналогична СТД-Р. 

Электронные трудовые книжки прошли первое чтение

Государственная Дума РФ приняла в первом чтении поправки в Трудовой кодекс и ряд других законов, вводящие в России электронные трудовые книжки. По словам председателя Госдумы РФ Вячеслава Володина, законопроекты об электронных трудовых книжках избавят бизнес от излишних трудозатрат, а для работников сведут к минимуму риск потери сведений о трудовом стаже.

По словам Вячеслава Володина, законы об электронных трудовых книжках бизнес-сообщество ждет давно. “Мы обсуждали их во время больших парламентских слушаний по развитию цифровой экономики. Возможности для перехода на “цифру” у компаний есть, а главное – эти законы дадут возможность бизнесу освободить свои отделы кадров от излишних трудозатрат на ведение трудовых книжек работников в устаревшей бумажной форме. Это особенно важно для крупных предприятий с большим числом сотрудников”, – отметил Вячеслав Володин.

Он также добавил, что для самих работников появление электронной трудовой книжки сведет к минимуму риски потери сведений и освободит их от обязанности самим заниматься восстановлением данных о трудовом стаже. “Изменения затронут около 60 млн работников и 8,4 млн хозяйствующих субъектов, включая предпринимателей без образования юридического лица”, – указал Вячеслав Володин, обратив при этом внимание, что переход на электронные трудовые книжки будет добровольным и постепенным.

Отметим, саму инициативу о введении электронных трудовых книжек еще до принятия в первом чтении вводящих их правок поддержала трехсторонняя комиссия по регулированию социально-трудовых отношений при Правительстве РФ. До этого законопроекты об электронных книжках одобрила Комиссия по законопроектной деятельности. Помимо того, по данным опроса, проведенного Министерством труда и социальной защиты РФ, за ведение электронных трудовых книжек наряду с бумажными высказались 54% граждан.

Напомним, что поправки в российское законодательство, вводящие в России электронные трудовые книжки, предусматривают два законопроекта.

Первый законопроект вносит изменения в Трудовой кодекс РФ, второй – в ФЗ “Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования”. Согласно данному законопроекту, в Пенсионный фонд России будут сообщаться данные, связанные с местом работы, должностью, перемещениями с одной должности на другую того или иного гражданина. Как отмечал Первый заместитель руководителя фракции “Единая Россия” Андрей Исаев, изменения будут отражаться на лицевом счете гражданина: “Фактически создается дублер трудовой книжки в Пенсионном фонде”. Законопроекты об электронных трудовых книжках подготовлены Минтрудом России в целях реализации федерального проекта “Нормативное регулирование цифровой среды” национальной программы “Цифровая экономика РФ”.

В случае окончательного принятия поправок с 1 января 2021 года работодатели будут вести трудовые книжки на бумажном носителе только в отношении работников, которые до конца 2020 года подадут об этом соответствующее письменное заявление.

Тем, кто такое заявление не подаст, трудовые книжки выдадут на руки, а работодатель будет освобожден от ответственности за их хранение. Все новые сведения будут храниться только в электронном виде. Лицам, впервые поступающим на работу, бумажные трудовые книжки оформляться не будут.

Расходов, связанных с внедрением трудовой книжки в электронном виде, как ранее заверяла корреспондента ComNews пресс-служба Минтруда, работодатели не понесут, поскольку кадровые документы в организациях формируются и ведутся в настоящее время в корпоративных информационных системах (1С, “Парус”, SAP ERP и др.). Таким образом, используемые в настоящее время работодателями информационные системы позволяют формировать в автоматизированном режиме необходимые данные для передачи в информационную систему персонифицированного учета ПФР. Кроме того, представители Минтруда обращали внимание на то, что с 2002 года работодатели имеют опыт предоставления отчетности о застрахованных лицах в электронном виде в информационную систему персонифицированного учета ПФР.

Заместитель генерального директора АНО “Цифровая экономика” Дмитрий Тер-Степанов, говоря с корреспондентом ComNews о принятии законопроектов об электронных трудовых книжках в первом чтении, заявил следующее: “Бумажные трудовые книжки по своей сути устарели так же, как и, например, бумажные сберегательные книжки, про которые сегодня мало кто вспоминает. Кстати, ПАО “Сбербанк” стал одним из основных разработчиков законопроектов”.

В Ассоциации больших данных корреспонденту ComNews заявили, что поддерживают инициативу электронных трудовых книжек.

Президент Ассоциации РУССОФТ Валентин Макаров, беседуя с корреспондентом ComNews, заметил, что вопрос облегчения жизни работникам электронными трудовыми книжками ограничивается снижением рисков утраты или удерживания работодателем бумажной трудовой книжки. Для работодателя же, по словам Валентина Макарова, снижается стоимость хранения трудовых книжек. “Но все это ничто по сравнению с тем, что формируется массив реально больших данных по всему трудоспособному населению страны с историей всех перемещений миллионов людей по служебным лестницам. Это большой шаг вперед к цифровому миру в России. Отчасти это несет в себе риски контроля за гражданами со стороны государства (по примеру Китая) и риски хакерских атак, но главное – дает огромные возможности для аналитиков. Одним словом – клондайк”, – указал Валентин Макаров.

Главный аналитик Ассоциации РУССОФТ Дмитрий Желвицкий в разговоре с корреспондентом ComNews отметил, что решение проблемы бюрократии и административных барьеров стоит на втором месте после предоставления налоговых льгот, прежде всего, по платежам в пенсионный и страховые фонды. “В последний год претензий к тому, как проблема бюрократии решается, стало больше. Однако не думаю, что она как-то связана с трудовыми книжками. Да, скорее всего, будет полегче отделу кадров (HR), но на фоне других сложностей это почти ничто”, – указал Дмитрий Желвицкий.

Что касается сложностей, они, по его словам, в частности есть с валютным контролем, с таможенниками – в том случае, если оборудование, под которое разрабатывается софт, нужно временно ввезти, с администрированием налогов, с оформлением декретных отпусков, с контролирующими органами, с получением государственных субсидий, грантов. “При этом иногда в Петербурге и Москве все неплохо, а в каком-то регионе чиновники безграмотные и требуют то, что уже требовать нельзя. У нас даже Товарищества собственников жилья бухгалтерскую отчетность предоставляют только в электронном виде, а где-то в Пензе чиновники требуют кучу справок в бумажном виде, чтобы не выплачивать декретные”, – обратил внимание Дмитрий Желвицкий.

По мнению аналитика ГК “Финам” Леонида Делицына, начинающим свою трудовую жизнь сейчас, с электронными книжками трудиться будет легче. “Они не будут даже подозревать, что раньше иногда требовали представить переписанную от руки копию. Сложнее будет обладателям непростой трудовой биографии, отягощенной перерывами, которые были заполнены дружеской рукой одноклассника, владеющего фирмой. Это сейчас такой работник лучше других представляет себе свой жизненный путь, а в будущем главным источником сведений о собственной жизни станет для него электронный реестр”, – указал Леонид Делицын.

Он также поделился с корреспондентом ComNews следующей историей из жизни: “Однажды известный медиаменеджер и президент Интернет-холдинга рассказал мне, как ужаснулась его мама, узнав, что он нанял себе персонального помощника. Она недоумевала, кто же будет оформлять бедному молодому человеку трудовую книжку и платить пенсию? Медиаменеджера это смешило, поскольку в будущие пенсии он не верил, помощнику тогда тоже было не до пенсии. Теперь ремонтировать подобные извилистые пути, чтобы предъявить следующему работодателю трудовую книжку в идеальном состоянии, станет невозможно”.

На взгляд аналитика управления операций на российском фондовом рынке ИК “Фридом Финанс” Александра Осина, эффективность системы электронных трудовых книжек состоит в упрощении делопроизводства. Однако, в итоге, это упрощение носит избыточный характер, затрагивает интересы работников, повышает долгосрочные риски, связанные с услугами HR. “К примеру, введение электронных медицинских карт позволило сократить число работников медучреждений, но то, что врач физически устает от ввода информации в компьютер, что требует внимательности и ухудшает качество его работы реформаторами, не учитывается”, – отметил Александр Осин.

Не учитывается, по его словам, властями, проводящими эту “оптимизацию” и то, что повышаются риски кражи и порчи имущества. “Помимо возможности физической кражи серверов и оборудования для компьютерных данных существуют и виртуальные угрозы аналогичного ущерба. “Банк России”, который активно проводит в жизнь реформы по расширению использования банками биометрических данных, тем не менее, признал невозможность хранения банками этой информации на уровне гостайны. Повышение рисков утраты данных работников и, соответственно, исков от них значительно снижают эффект от экономии средств за счет указанной цифровизации, если учитывать параллельно и проблемы, связанные с увеличением нагрузки на персонал в связи с необходимостью параллельного заполнения электронных и обычных форм трудовых книжек (предполагается что переход на электронные книжки будет добровольным)”, – указал Александр Осин.

По мнению системного аналитика управления системной архитектуры ГК “Техносерв” Александра Голышко, внедрение электронных трудовых книжек, прежде всего, способствует упрощению корпоративных бизнес-процессов. “Особенно это будет заметно в организациях, в которых налажен электронный документооборот. При смене работы гражданину не нужно будет забирать и предоставлять на новом месте трудовую книжку – вся необходимая информация будет находиться в единой базе, как это происходит, например, при смене страховой компании при оформлении ОСАГО. У социальных служб оптимизируются бизнес-процессы при расчете стажа и выплат. HR-подразделения смогут виртуально познакомиться с претендентом ещё до собеседования. Таким образом, кроме очевидных преимуществ для граждан, введение электронных трудовых книжек повлечет за собой существенную экономию ресурсов предприятий и госорганизаций”, – отметил Александр Голышко.

Что касается тех расходов, которых потребуют от бизнеса электронные трудовые книжки, эксперт сказал следующее: “Вероятно, могут потребоваться незначительные расходы, ведь многие компании уже сегодня работают с электронными документами, а электронные трудовые книжки просто станут еще одним из них. В свою очередь это потребует некоторых поправок к бизнес-процессам HR. На общегосударственном уровне потребуется создать ту самую базу данных и обеспечить ее доступность. Для малых предприятий – создать некий шаблон для внедрения подобной услуги”, – указал Александр Голышко. Относительно других сложностей, порождаемых для бизнеса электронными книжками, он заявил: “Важно понимать степени надежности нововведения, будет ли решение защищено от взлома, мошеннических схем и подделок. Также актуален вопрос защиты персональных данных. Кроме того, в некоторых случаях место работы человека может быть гостайной”.

По словам Леонида Делицына, в связи с электронными трудовыми книжками, бизнес понесет, в основном, разовые затраты на оцифровку тех сведений из трудовых книжек, которые он ещё не оцифровал, а ведомства потребуют на оформление трудовых договоров в электронной форме и на внесение сведений в информационную систему персонифицированного учёта. Крупный и средний бизнес справится с дополнительной нагрузкой без больших проблем, поскольку необходимый функционал будет встроен в информационные системы учёта кадров. Возникнут удалённые облачные сервисы, ориентированные на малый бизнес, которые помогут решать эти проблемы небольшим компаниям”, – указал Леонид Делицын.

По мнению Александра Осина, с учетом диспропорций риска и выгод от хранения персональных данных в электронном виде коммерческие выгоды от электронных трудовых книжек сомнительны. “При этом, исходя из объемов требуемого финансирования, заявленных – по данным СМИ – различными частно-государственными структурами, расходы на формирование системы электронных трудовых книжек оцениваются в сумму от нескольких процентов в выручке, что, очевидно, является значительной нагрузкой на рентабельность услуг особенно для малого и среднего бизнеса”, – отметил Александр Осин.

Руководитель департамента системных решений Group-IB Антон Фишман в разговоре с корреспондентом ComNews заметил, что идея введения электронных трудовых книжек своевременная. “Что касается рисков, то они связаны не только с утечками, но и с незаконным внесением изменений в электронные документы без ведома работника или работодателя. Реализуются эти риски или нет, зависит от того, как будут проработаны, протестированы и внедрены данные законопроекты. На наш взгляд, чтобы минимизировать эти риски, законопроекты необходимо детально проработать с участием технического сообщества, провести тесты на проникновение и аудит информационной безопасности”, – заявил Антон Фишман.

Директор по методологии и стандартизации Positive Technologies Дмитрий Кузнецов обратил внимание корреспондента ComNews на то, что сегодня большая часть сведений, которые заносятся в трудовые книжки, уже хранится централизованно в ФНС, ПФР, фондах социального страхования. “Поэтому каких-то новых рисков перевод в электронный вид записей в трудовых книжках не несет. Можно говорить об опасности возможной утечки всего массива данных из государственного ведомства, но именно поэтому к подобным информационным системам нормативными документами ФСТЭК установлены требования безопасности самого высокого уровня”, – указал Дмитрий Кузнецов, добавив, что, поскольку все данные уже хранятся в государственных органах, и, более того, уже защищены, бизнесу не придется принимать какие-то дополнительные меры защиты в связи с переходом на электронные трудовые книжки.

По мнению представителя компании “Доктор Веб”, с точки зрения утечек информации единственный риск введения электронных трудовых книжек заключается в упрощении сбора информации о субъекте персональных данных. “И не только кадровыми службами компаний или организаций в момент оформления на работу, но в первую очередь мошенниками, которые смогут имитировать запросы от якобы сотрудников организаций, где человек работал. Не секрет, что уходя с предыдущей работы сотрудники сохраняют зачастую доступ ко многим ее сервисам. И это периодически позволяет восстановить некую информацию. Но теперь мошенники могут имитировать звонки со старой работы в целях получения информации. Если сейчас мошенники создают фирмы по утекшим паспортам, но пострадавшие хотя бы могут сказать, что в это время они работали совсем в ином месте, то теперь мошенники могут внести нужную им информацию о работе в базу данных”, – заявил представитель компании “Доктор Веб”.

Вместе с тем, по его словам, гораздо больший риск связан с недостоверной информацией, ошибочно внесенной информацией в единые базы данных. “Если раньше при уходе с работы можно было проверить соответствие записей реальной должности, то теперь, по сути, сотрудник должен сам контролировать, что записи о его трудовой деятельности соответствуют реальным – он не стал, скажем, генеральным директором компании  “Рога и копыта”, – заметил представитель компании “Доктор Веб”.

Что касается тех действий, которые должен предпринять бизнес во избежание рисков, которые влекут за собой электронные трудовые книжки, он сказал следующее: “Организация работы бизнеса, в первую очередь, должна базироваться на жестком соблюдении правил работы с персональными данными. Если этого не будет, то всегда остается возможность манипуляции ими”.

По мнению управляющего партнера юридической фирмы Axis Pravo Алексея Сулина, нельзя сказать, что введение электронных книжек сильно облегчит работу кадровых служб предприятий. “Всё, что делают кадровики, – вносят запись о приеме, а затем об увольнении. Можно еще вспомнить о поощрениях (например, благодарности), которые также заносятся в трудовую книжку, но в наше время такие поощрения – скорее экзотика. Трудовая книжка не занимает много места, и даже, если в организации работает несколько тысяч человек, проблемы с затратами на хранение явно надуманы. Безусловно, вести записи в электронной форме намного удобнее, но не настолько, чтобы удобство являлось основной причиной таких изменений”, – указал Алексей Сулин.

От нововведения, по его словам, выиграет лишь Пенсионный Фонд, который будет обладать еще одной обширной базой с достоверными и постоянно обновляемыми сведениями. “Сами работники скорее потеряют, нежели приобретут от введения нового порядка. С одной стороны, можно говорить о том, что сведения о трудовом стаже не потеряются и теперь об этом можно не беспокоиться, с другой стороны попадая в базу данных, запись хранится вечно. Это тот случай, когда “что написано пером, не вырубишь топором”. Если работодатель захочет проучить сотрудника и уволит его по компрометирующей статье (например, за прогул или хищение имущества), запись об этом будет храниться всегда, даже после того, как работник в суде добьется справедливости. Но осадок останется, и никто не захочет связываться с подозрительным работником”, – обратил внимание Алексей Сулин.

Он также добавил, что сейчас уволенный работник может никому не показывать свою трудовую книжку и начать трудовую биографию “с чистого листа”. “Новый порядок ведения электронных книжек не подразумевает права на забвение или нечто подобное”, – указал Алексей Сулин.

На взгляд владельца юридической компании “Катков и партнеры” Павла Каткова, электронные трудовые книжки – это разумная инициатива. “Сегодня при утрате трудовой книжки работнику приходиться восстанавливать и подтверждать данные из нее, так или иначе сверяясь с несколькими информационными источниками, включая бывших работодателей и фонды. Если учет будет вестись электронно, то и проблемы этой не будет. Помимо того, у кадровых служб исчезнет такой рычаг давления, как не отдать трудовую, пока работник не выполнит те или иные условия – что с точки зрения защиты прав работника тоже шаг вперёд. Правда, полагаю, какой-то способ управлять увольнением у работодателя все равно должен остаться. Им может быть право поставить ту или иную электронную запись”, – отметил Павел Катков.

Он также добавил, что, ввиду того, что при введении электронных трудовых книжек важно обеспечить невозможность внесения исправлений задним числом, возможно, при формировании реестра электронных трудовых книжек стоит применить технологию блокчейн. Вместе с тем, по словам Павла Каткова, следует подходить к вопросу эволюционно, а не революционно. “У нас огромная страна с разной степенью цифровизации регионов, и резко ломать годами сложившуюся систему не стоит”, – указал Павел Катков.

По мнению адвоката Александра Титова, депутатам стоило бы ответить на вопрос как таковой необходимости электронных книжек.  “Не помню, что бы она мне требовалась, иначе как для для заявления на загранпаспорт. Существуют персонифицированный учет в ПФР по которому можно получить информацию о трудовом стаже. На мой взгляд эта инициатива, так же как с ведением категории самозанятых, направлена на выявление большего количества работающих и соответственно источников налоговых поступлений”, – отметил Александр Титов.

Электронные трудовые книжки, а станет ли нам легче?

2020-04-14 Автор: Дмитриенко Анастасия Романовна Рубрика: Статьи

Тема перехода на электронные трудовые книжки в процессе ее активного обсуждения обросла такими «подробностями», которые не соответствуют ни Трудовому законодательству, ни здравому смыслу.

В ТК РФ добавлена всего одна новая ст. 66.1, которая позволяет сделать следующий вывод:

Отдел кадров больше не будет заниматься трудовыми книжками. Он лишь собирает информацию о стаже гражданина и передаетее в ПФР, где она и будет храниться. В электронном виде, разумеется.

Исключение из этого правила только одно – сотрудник выразил нежелание расставаться с бумажным вариантом книжки. В этом случае книжка продолжает лежать в отделе кадров, а для работника не меняется ничего. Но информация о нем в ПФР будет передаваться в любом случае.

Законодатель рассчитывает, что количество желающих иметь лишний бумажный документ будет постепенно уменьшаться, и постепенно произойдет полный переход на электронную форму.

Радует то, что данные из трудовых книжек хранятся в ПФР, т. е. проблем с оформлением пенсии не будет. Кроме того, система защиты информации в ПФР находится на достойном уровне.

Что предъявить вместо трудовой книжки?

Подтвердить факт работы и стаж гражданина можно только двумя способами. Это привычная всем трудовая книжка и новая форма – информация о трудовой деятельности.

Сведения о трудовой деятельности могут быть представлены в форме электронного документа, подписанного ЭЦП, или в форме распечатки, заверенной надлежащим образом (подписью уполномоченного лица и печатью).

Устраиваясь на работу, теперь можно предъявить как трудовую книжку, так и сведения.

Где получить информацию о работе и стаже

Еще один плюс введения новой системы – это возможность получить информацию о своем трудовом пути не только у работодателя, но и в:

  • МФЦ;
  • Пенсионном фонде;
  • на портале госуслуг.

МФЦ может предложить документ в бумажном виде (распечатку), портал Госуслуг – в электронном, а ПФР – в любой форме по желанию клиента.

Что должен сделать работодатель?

  1. Сдавать отчетность

Еще в феврале этого года организации направили в ПФР информацию о стаже той части сотрудников, в отношении которой в первом месяце этого года были проведены кадровые мероприятия:

  • прием;
  • увольнение;
  • перевод;
  • обращение с заявлением о своем решении относительно формы ведения записей о работе.

В дальнейшем такая информация передается ежемесячно, не позднее 15 числа (по итогам прошедшего месяца) по утвержденной форме.

В 2021 году информировать о кадровых мероприятиях придется на следующий день после события.

  1. Уведомления работникам

До 30 июля 2020 года у работодателя есть время, чтобы подготовить и раздать сотрудникам уведомления о возможности перехода на электронную книжку.

До конца 2020 года работник должен выбрать вариант сведения книжки и сообщить об этом работодателю.

Если работник со старой книжкой расставаться не хочет, о чем и написал в заявлении, то для него ничего не меняется. Книжка продолжает свое существование.

Если человек вообще отказывается писать заявления, то результат аналогичный. Книжка продолжает лежать в сейфе у кадровика. И в том, и в другом случае книжка хранится на предприятии, и сотрудник по кадрам делает в ней все необходимые записи.

А тот, кто захотел перейти на электронную форму, получает свою трудовую книжку на руки. Больше никаких записей кадровая служба в ней делать не будет. Хранится она у работника.

  1. Получение трудовых книжек

Если работник пожелал перейти на электронную форму, то перед выдачей в его трудовой книжке делается запись об этом переходе.

Получает книжку он под подпись (как при увольнении).

Какие проблемы могут возникнуть

  • Если работник решил сохранить трудовую книжку, а впоследствии принял решение об отказе от нее и переходе на электронную форму записей, то вопросов не возникнет.

Но если переход на электронную форму уже совершен, а работник передумал и решил вернуть себе бумажный вариант, то возврат будет уже невозможен. О такой проблеме всегда нужно предупреждать работников.

  • В соответствии с ТК РФ при увольнении работника, перешедшего на электронную форму трудовой книжки, выдается на руки выписка, касающаяся его работы только на том предприятии, с которого он увольняется. Это очень неудобно. На новой работе потребуется информация за более длительный период и при расчете больничного, и для получения сведений об опыте нового сотрудника. Кадровику придется просить работника получить расширенную выписку через ПФР, МФЦ или портал госуслуг.

Сомнительно, что новый механизм сразу начнет идеально работать. Но будем надеяться, что после адаптационного периода жизнь и у работодателей, и у работников станет проще. А может быть, не станет. Но об этом мы узнаем лишь спустя некоторое время.

Новости и статьи от DIVIUS Law&Consulting, которые могут быть Вам интересны:


Понравилась статья? Поделитесь с друзьями —

плюсы и минусы новых трудовых и стоит ли на них переходить

Аноним

спросила в Сообществе Т—Ж

Работаю по найму. Всех сотрудников приглашают выбрать, переходят они на электронные трудовые книжки или остаются с обычными бумажными. Расскажите, какие плюсы, минусы и подводные камни есть в обоих случаях?

Бумажная как-то роднее, материальнее: есть подтверждение моей работы на бумаге. А эксперты Т—Ж что скажут?

Этот материал обновлен 24.08.2021

Если у вас есть сомнения, то не спешите отказываться от бумажной трудовой книжки. Сделать это вы всегда успеете. Все-таки трудовая книжка — это важный документ, который подтверждает трудовой стаж.

В ближайшие пару лет будет понятно, столкнутся ли с проблемами при подтверждении стажа или получении пенсии те работники, которые перешли на электронные трудовые. Исходя из этого, вы сможете сделать более взвешенный выбор.

Что такое электронная трудовая книжка

Электронная трудовая книжка — это сведения о трудовой деятельности работника начиная с 2020 года, которые хранятся электронно на информационных ресурсах ПФР. С 1 января 2020 года все работодатели обязаны формировать такие сведения на каждого работника и передавать в ПФР по форме СЗВ-ТД. Это значит, что электронная трудовая книжка уже ведется на всех работников. Вы выбираете, оставить одновременно с ней бумажную или нет.

ст. 66.1 ТК РФ

ст. 3 закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ

По составу сведений электронная трудовая книжка не сильно отличается от бумажного аналога. Так, в ней есть следующая информация о трудовой деятельности:

  1. Фамилия, имя, отчество работника.
  2. Место работы.
  3. Должность, профессия, специальность, квалификация, а с июля 2021 года — код трудовой функции.
  4. Структурное подразделение, если оно указано в трудовом договоре.
  5. Даты приема, перевода и увольнения с реквизитами приказов.
  6. Информация о присвоении новой квалификации или получении новой профессии.
  7. Сведения о запрете занимать должность по приговору суда.
  8. Основания — статья ТК — и причины прекращения трудового договора.

п. 2.1 ст. 6, п. 2.4 ст. 11 закона о персонифицированном учете

В отличие от бумажной трудовой книжки, в электронной версии есть СНИЛС работника. Но в электронной трудовой нет информации о награждениях. Также в нее не вносятся данные, которые могут быть важны для некоторых категорий работников. Например, работодатель в форме СЗВ-ТД не передает в ПФР информацию о том, что работник принят для работы вахтовым методом, а только отражает информацию о работе в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, что важно для назначения досрочной пенсии. В бумажной трудовой книжке эта информация отражается, то есть все сведения находятся в одном месте.

п. 2.4 основных положений о вахтовом методе организации работ

Постановление правления ПФР от 27.10.2020 № 769П

Ищем выходы из сложных ситуаций

И помогаем читателям не потерять деньги. Подпишитесь на рассылку, чтобы не пропустить свежие статьи

Где посмотреть сведения из электронной трудовой

Получить выписку из электронной трудовой книжки можно в любое удобное время в личном кабинете на портале госуслуг. Выписка выдается по форме СТД-ПФР и подписывается электронной подписью сотрудника ПФР. По юридической значимости такой документ равен бумажному.

Получить выписку на сайте ПФР

Если в выписке указаны не все сведения или она пустая, значит, работодатель не передал или не успел передать сведения. Либо в 2020 году у работника не было никаких изменений в трудовой деятельности — подавать сведения было не о чем.

При необходимости можно получить форму СТД-ПФР на бумаге. Запросить ее можно в любом отделении ПФР или МФЦ без привязки к месту жительства или работы.

Электронная трудовая книжка: образец заполнения

Документ, который выдает работодатель, — это форма СТД-Р. В ней отражаются сведения только о работе в данной компании, в отличие от СТД-ПФР, где должна быть информация о трудовой деятельности у всех работодателей начиная с 2020 года.

Обратите внимание, что работодатель не обязан выдавать форму СТД-Р ни во время работы, ни при увольнении сотрудника, на которого ведется бумажная трудовая книжка.

Плюсы электронной трудовой книжки

Быстрый доступ к информации. Вы в любое время можете посмотреть, какие сведения работодатель передал в ПФР. Бумажная трудовая книжка хранится у работодателя. Чтобы получить из нее выписку или сделать копию, необходимо обратиться в отдел кадров, написать заявление и подождать до трех рабочих дней.

Дистанционное оформление пенсий. ПФР сможет оформить пенсию по данным лицевого счета без дополнительных документов.

Упрощенное получение соцвыплат. Чтобы назначить пособия и прочие выплаты, госорганы получат данные о вашей трудовой деятельности по каналам межведомственного взаимодействия. Вам не придется тратить время на то, чтобы нести в госорган заверенную копию трудовой.

Дополнительные возможности дистанционного трудоустройства. Например, чтобы устроиться на дистанционную работу, можно будет отправить работодателю по электронной почте форму СТД-ПФР или СТД-Р как подтверждение стажа.

Меньше ошибок. Такое преимущество электронной трудовой книжки называет ПФР. Видимо, подразумевается, что отчет СЗВ-ТД унифицированный, поэтому работодатели будут проявлять меньше самодеятельности в отличие от заполнения бумажной трудовой.

Высокий уровень безопасности и сохранности данных. Как известно, бумажная трудовая книжка может потеряться, сгореть или испортиться. С электронной трудовой книжкой вероятность потери данных ниже.

Минусы электронной трудовой книжки

Нет информации о трудовом стаже до 2020 года. Пожалуй, это основной недостаток электронной трудовой книжки. Несмотря на то что работодатель сдает в ПФР форму СЗВ-СТАЖ с информацией о трудовом стаже сотрудника, не исключено, что стаж до 2019 года включительно все равно придется подтверждать бумажной трудовой. То есть работнику, который отказался от бумажной трудовой книжки, нужно будет хранить ее у себя дома и при необходимости предъявлять новому работодателю, если он попросит подтвердить стаж, или в госорганы.

В электронной трудовой книжке нет сведений о награждениях. Многие работники с большим стажем стремятся получить звание ветерана труда, для которого помимо стажа требуется информация о государственных или ведомственных наградах. Подтверждать это работники привыкли записью в разделе о награждениях трудовой книжки. В электронной трудовой таких сведений нет, поэтому придется подтверждать награждение другими документами. Например, выписками из приказов, самими грамотами и т. д.

Есть риск, что данные потеряются. Хотя ПФР заявляет о надежности своих информационных систем, полностью исключать риск утраты данных все же нельзя. А если оставить бумажную книжку, данные в ней точно сохранятся.

Также нельзя исключить риск утечки персональных данных к злоумышленникам.

Дублирование записей в электронной и бумажной трудовой. Непонятно, каким сведениям будет отдаваться приоритет в случае противоречий между бумажной трудовой книжкой и электронной.

Плюсы бумажной трудовой книжки

Привычный формат. Все знают, как выглядит бумажная трудовая и какие сведения в ней можно найти.

Подтверждает весь трудовой стаж работника. В отличие от электронной версии в бумажной трудовой книжке есть все сведения с момента начала трудовой деятельности работника.

Есть данные о награждениях и поощрениях. В бумажную трудовую работодатели вносят информацию о значимых награждениях за время работы.

Работник может завести новую книжку, если сведения в старой его не устраивают. Если в бумажной трудовой есть порочащие его записи, например об увольнении за прогул, работник может «потерять» трудовую книжку и завести новую. Но сейчас скрыть увольнение по статье станет сложнее: новый работодатель может попросить принести форму СТД-ПФР или СТД-Р, в которой будут сведения о причинах увольнения, если, конечно, прежний работодатель не забудет внести их в отчет СЗВ-ТД.

Что делать? 05.06.17

Как восстановить трудовую книжку?

Минусы бумажной трудовой книжки

Можно потерять или испортить. Трудовые книжки теряют или повреждают как работники, так и работодатели. В результате приходится тратить много времени на сбор документов, чтобы оформить дубликат.

Бумажная трудовая морально устарела. Учитывая перевод многих сотрудников на дистанционную работу в условиях пандемии, оформление различных выплат и оказание госуслуг онлайн, использовать электронную трудовую книжку стало удобнее, чем бумажную.

Плата за оформление документа. Работодатель вправе брать с сотрудника деньги, пусть и небольшие, за оформление новой трудовой книжки или вкладыша в нее. Никаких расходов на ведение электронной трудовой работник не несет.

Стоит ли отказываться от бумажной трудовой книжки

До 31 декабря 2020 года работник должен подать работодателю одно из заявлений: о сохранении бумажной трудовой или ведении сведений о его трудовой деятельности только электронно. Если вы сейчас решите оставить бумажную трудовую, то потом сможете передумать и отказаться от нее. А если выберете только электронную трудовую, то назад пути не будет. Поэтому, на мой взгляд, не стоит спешить отказываться от бумажной трудовой книжки.

ч. 2 ст. 2 закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ

Наиболее рискованно отказываться от бумажной трудовой, если у вас большой стаж или есть право на досрочную пенсию.

Если же стаж небольшой, то, думаю, вы ничем не рискуете. В первой версии закона об электронных трудовых книжках было положение, что от бумажной трудовой полностью откажутся к 2027 году. Из принятой редакции закона это положение убрали, но не исключено, что к идее полностью отказаться от бумажной трудовой законодатели еще вернутся. Тогда это все равно придется сделать.

Законопроект об электронных трудовых книжках 2018 года

Продолжать вести бумажную трудовую книжку нет смысла тем, кто уже оформил пенсию или на российскую пенсию не претендует, например иностранным работникам при работе по патенту.

§ 32–1331.12. Требования работодателя к ведению документации.

(a) Работодатель должен хранить в течение как минимум 3 лет или в течение 3 лет преобладающего федерального стандарта на момент создания записи, которая должна быть указана в правилах, изданных в соответствии с настоящей главой, в зависимости от того, что больше, в месте своей деятельности или около него. , записи работодателя, содержащие следующую информацию:

(1) Имя, адрес, род занятий и классификация каждого работника, освобожденного лица или независимого подрядчика;

(2) Ставка заработной платы каждого работника или способ оплаты независимого подрядчика или освобожденного лица;

(3) классификация каждого человека как работника, освобожденного лица или независимого подрядчика;

(4) Сумма, выплачиваемая за каждый платежный период каждому работнику, освобожденному лицу или независимому подрядчику;

(5) Часы, которые каждый сотрудник, освобожденное лицо или независимый подрядчик отрабатывают каждый день и каждую рабочую неделю;

(6) Для всех лиц, которые не классифицируются как наемные работники, доказательства того, что каждое физическое лицо является освобожденным лицом или независимым подрядчиком, или его сотрудником; и

(7) Другая информация, требуемая мэром в соответствии с постановлением, необходимая для обеспечения соблюдения этого подраздела.

(b)(1) Работодатель должен предоставить каждому лицу, классифицированному как независимый подрядчик или освобожденное лицо, письменное уведомление о такой классификации во время приема на работу.

(2) Письменное уведомление должно включать:

(A) Объяснение последствий классификации лица как независимого подрядчика или освобожденного лица, а не как наемного работника, в соответствии с § 2-1933 и

(B) Контактная информация мэра.

(3) Непредоставление письменного уведомления является доказательством сознательного нарушения. Работодатель несет административную ответственность в размере 500 долларов США за каждого человека, которого работодатель не уведомил.

(4) Мэр должен принять постановления, устанавливающие особые требования к содержанию и форме уведомления, в течение 180 дней с 27 апреля 2013 года, и принятие таких постановлений является обязательным условием для выполнения обязательства по представлению уведомления.

(3 августа 1956 г., 70 Stat. 976, ch. 924, § 212; добавлено 27 апреля 2013 г., Закон округа Колумбия 19-300, § 2(b), 60 DCR 2679; 7 апреля 2017 г., округ Колумбия. Закон 21-266, § 2(j), 64 DCR 2140.)

Действие поправок

Поправка 2013 г. к Закону округа Колумбия 19-300 добавила этот раздел.

Чрезвычайное законодательство

Временные (на 90 дней) поправки к этому разделу см. в § 2(j) Закона Конгресса о пересмотре Конгрессом разъяснений о предотвращении хищения заработной платы и справедливости сверхурочной работы от 2017 года (D.C. Закон 22-33, 28 марта 2017 г., 64 DCR 3089).

Временные (90 дней) поправки к этому разделу см. в § 2(j) Закона о чрезвычайных поправках к Закону о предотвращении хищения заработной платы и справедливости в отношении сверхурочной работы от 2016 г. (Закон округа Колумбия 21-583, 21 декабря 2016 г., 63 DCR 16031).

В отношении временной (90 дней) отмены Закона округа Колумбия 19-300, § 4, см. § 7019 Закона о чрезвычайной поддержке бюджета на 2014 финансовый год от 2013 года (Округ Колумбия).Закон 20-130, 30 июля 2013 г., 60 DCR 11384, 20 DCSTAT 1827).

В отношении временной (90 дней) отмены Закона округа Колумбия 19-300, § 4, см. 7019 Чрезвычайного закона Конгресса о поддержке бюджета на 2014 финансовый год от 2013 года (Закон округа Колумбия 20-204, 17 октября 2013 г., 60 DCR 15341, 20 DCSTAT 2311).

Краткое название

Раздел 7001 Закона округа Колумбия 20-61 предусматривает, что Подзаголовок A Раздела VII закона может быть процитирован как «При условии внесения поправок в Закон об отмене ассигнований от 2013 года».

Примечания редактора

Раздел 4 Закона округа Колумбия 19-300 предусматривает, что Закон округа Колумбия 19-300, §§ 205, 206 и 212 (e) [212 (b) (4)] должны применяться после включения их финансового эффекта в утвержденный бюджет. и финансовый план, заверенный главным финансовым директором директору по бюджету Совета в свидетельстве, опубликованном Советом в Реестре округа Колумбия.

Раздел 7019 Закона округа Колумбия 20-61 отменил D.C. Закон 19-300, § 4.

HOP 3.4.1 Трудовые книжки | Система Техасского университета

сек. 1 Назначение

Эта политика устанавливает процедуры для создания, защиты, ведения и хранения официальных трудовых книжек для сотрудников Системного администрирования Техасского университета (Системное администрирование UT).

сек. 2 принципа

В целях выполнения федеральных и государственных нормативных требований, а также оперативных потребностей Управление кадров будет вести официальную трудовую книжку для каждого сотрудника.

сек. 3 Содержание и ведение трудовой книжки

3.1 Все трудовые книжки должны быть представлены в отдел кадров для проверки. Дубликаты файлов или копии, хранящиеся за пределами отдела кадров, не считаются официальными записями о трудоустройстве. Все копии отдела должны быть отправлены в отдел кадров после прекращения работы сотрудника в UT. Системное администрирование.

3.2 Все записи о трудоустройстве, включая льготы и медицинские записи, будут храниться в надежном месте, а доступ будет ограничен в зависимости от содержания каждой записи.

3.3 Все трудовые книжки должны храниться в течение минимальных периодов, указанных в Графике хранения документации в соответствии с U.T. Политика управления системными записями и информацией (UTS 115). Несмотря на такие минимальные сроки хранения, все записи должны храниться до тех пор, пока не будут завершены все необходимые аудиты, и должны храниться по истечении перечисленных сроков хранения, если есть ожидающий запрос на открытие записей или вероятность судебного разбирательства, связанного с записями или требующего их использования.

3.4 Трудовые книжки, хранящиеся только в электронном формате, должны быть указаны в Графике хранения и должны соответствовать административным правилам Библиотеки штата Техас (13 Административного кодекса Техаса, разделы 6. 91–6.99).

сек. 4 Доступ к трудовой книжке текущего сотрудника 

4.1 Сотрудник или назначенный им представитель может просматривать записи о занятости сотрудника в той мере, в какой записи не подлежат раскрытию в соответствии с Законом штата Техас об общественной информации.Записи о занятости будут доступны в течение разумного времени после запроса и в стандартное рабочее время.

4.2 Запросы на пересмотр трудовой книжки можно подавать в устной или письменной форме в Отдел кадров.

4.3 Закон штата Техас о публичной информации предусматривает, что все трудовые книжки отдельного сотрудника, за исключением информации, которая представляет собой явно необоснованное вторжение в личную жизнь, или информации, считающейся конфиденциальной по закону, подлежат публичному раскрытию без согласия отдельного сотрудника.Тем не менее, каждый сотрудник должен решить, разрешать ли публичный доступ к информации, хранящейся в государственном органе, которая касается домашнего адреса человека, номера домашнего телефона, контактной информации для экстренных случаев, номера социального страхования или которая показывает, есть ли у человека члены семьи. .

сек. 5 Запросы третьих лиц на предоставление институциональных записей и раскрытие информации Исключения

5.1 В соответствии с У.Т. Системная политика (UTS 139) «Соблюдение Закона об общественной информации Техаса», все запросы третьих лиц и запросы на предоставление сведений о сотрудниках должны быть направлены в письменной форме главному юрисконсульту, который действует в качестве сотрудника по вопросам общественной информации в США.Т. Система. Бывшие сотрудники считаются третьими лицами для целей настоящей политики.

5.2 Устные запросы или запросы о трудовых книжках в отношении сотрудников учреждения не являются действительными запросами публичной информации и должны быть представлены в письменной форме.

5.3 Если установлено, что трудовая книжка U.T. Сотрудник системного администрирования (включая бывших сотрудников) может содержать информацию, не подлежащую раскрытию в соответствии с Законом штата Техас об общественной информации, запрос на утаивание информации будет направлен Генеральному прокурору Техаса.

5.4 Письменные запросы о трудовых книжках, адресованные Администрации системы UT, которые касаются сотрудников учреждения, должны быть немедленно перенаправлены главному юрисконсульту, который действует в качестве ответственного(ых) по вопросам общественной информации для системы UT, чтобы запрашивающий мог быть проинформирован о том, что запрос должен быть направлен непосредственно в учреждение.

сек. 6 Затраты и сборы

Системное администрирование UT может возместить расходы на извлечение, копирование и почтовые расходы для отправки общедоступных записей в соответствии с Законом штата Техас об общественной информации.

Определения

Отчеты о льготах — документы, касающиеся льгот работника, включая, помимо прочего, следующее: пенсионные документы, документы об освобождении от уплаты налогов, формы регистрации в пенсионном плане, информацию о бенефициаре, гарниры и любые заявления на отпуск, не связанные с медицинскими причинами.

Медицинские записи – документы конфиденциального медицинского характера, включая, помимо прочего, следующее: отчеты о травмах, заметки и отчеты от поставщика медицинских услуг, медицинские документы Закона о семейном отпуске и отпуске по болезни, запросы на разумное приспособление, документы об отпуске по нетрудоспособности, заявления на отпуск по медицинским показаниям, документы о запросах на отпуск по болезни и формы заявления на получение пособий.

Трудовые книжки — официальные документы, касающиеся отношений между работником и работодателем с UT. Системное администрирование, включая, помимо прочего, следующее: письма о назначении, заявление о приеме на работу, резюме, проверки занятости, оценки производительности, жалобы, дисциплинарные меры, записи о льготах, медицинские записи и отчеты или обвинения, поданные во внешнюю организацию, такую ​​как Equal. Комиссия по трудоустройству или Комиссия по правам человека Техаса. Управление кадров ведет этот файл.

Требования к хранению трудовой книжки — видео и стенограмма урока

Какие записи необходимо сохранить?

Существует несколько юридических требований, которые применяются к хранению документации сотрудников. На этом уроке будут рассмотрены требования к сохранению трудовой книжки. В требованиях к хранению трудовых книжек указаны юридические полномочия и рекомендации по хранению следующего:

  • Федеральный кадровый учет
  • записей Закона об американцах-инвалидах
  • Записи Закона об отпуске по семейным обстоятельствам и болезни
  • Записи Закона о безопасности и гигиене труда
  • Государственные кадровые дела
  • Постоянные записи
  • Давайте кратко рассмотрим требования к записям в каждой из этих категорий и минимальный срок хранения, который применяется до того, как записи могут быть удалены.

    Во-первых, мы рассмотрим хранение налоговых записей штата и федеральных налогов . Требования к хранению записей в этой категории различаются. Мы изучим, что следует хранить в отношении налоговых записей с продаж и использования, федеральных и государственных подоходных налогов, а также федеральных и государственных налоговых деклараций, а также минимальный период необходимого хранения.

    Отчеты штата, округа и города о налоге с продаж и налоге на использование : Сюда входят все записи, связанные с налогом с продаж или налогом на использование. Примеры записей включают счета, квитанции и ленты кассовых аппаратов.Требуемый минимальный срок хранения этих записей составляет четыре года.

    Ведомости по федеральному налогу и подоходному налогу штата : К ним относятся сведения о налогах на заработную плату и удержаниях из заработной платы, а также все записи, связанные с платежами по подоходному налогу. Рекомендуется хранить эти записи постоянно, поскольку юридические требования к хранению несколько неясны.

    Ведомости федерального налога и налога штата : Следующие записи должны храниться не менее шести лет:

    • Записи Федерального закона о налоге на безработицу (основная информация о работнике, вознаграждение, удержания и т. д.).)
    • Записи Федерального закона о страховых взносах (отработанное время, заработанная заработная плата, налогооблагаемая заработная плата и т. д.)
    • Налоговые отчеты социального обеспечения и Medicare
    • Отчеты государственного налога на безработицу

    Теперь давайте посмотрим на федеральный кадровый учет . Есть четыре федеральных закона, которые имеют особые требования к хранению записей, связанных с трудоустройством. Они:

    1. Закон о справедливых трудовых стандартах и ​​равной оплате труда : Он требует, чтобы записи о заработной плате, ставки заработной платы, удержания из заработной платы, премиальные выплаты, записи о периодах оплаты, соглашения, уведомления сотрудников, продажи и покупки, а также контракты сохранялись в течение периода три года. Кроме того, FLSA требует сохранения в течение двух лет базового заработка, табелей рабочего времени, таблиц ставок заработной платы, безработицы, надбавок или вычетов из заработной платы, графиков отгрузки и выставления счетов, а также графиков работы.
    2. Закон о дискриминации по возрасту при приеме на работу от 1967 г. : ADEA требует трехлетнего периода хранения платежных ведомостей сотрудников, планов пособий работникам, записей о найме и дисциплинарных взысканиях, включая увольнения, практику продвижения по службе, объявления о вакансиях и все другие материалы, которые могут быть связаны с возраст работника.
    3. Закон о гражданских правах от 1964 г. : Это требует, чтобы все записи, относящиеся к доказательству законной практики найма, продвижения по службе, перевода, увольнения и увольнения, вместе с записями о вознаграждениях, описанием работы, планами льгот, профсоюзными соглашениями и обучением, сохранялись для годовой период.
    4. Закон об иммиграционной реформе и контроле от 1986 г. : Это требует сохранения всех форм I-9 в течение как минимум трех лет после даты приема на работу и одного года после увольнения.

    Далее, в соответствии с Законом об американцах-инвалидах (ADA) срок хранения документации составляет один год для всех действий, связанных с трудоустройством, и личных дел, которые могут иметь жизненно важное значение в любых случаях дискриминации.

    В соответствии с Законом об отпуске по семейным обстоятельствам и отпуску по болезни (FMLA) все работодатели обязаны хранить записи о запросах на отпуск по семейным обстоятельствам и отпуску по болезни в течение как минимум трех лет.

    Закон о безопасности и гигиене труда (OSHA) требует, чтобы записи о смертях, заболеваниях и травмах на рабочем месте должны храниться в течение пяти лет, а записи о воздействии токсичных или вредных веществ должны храниться в течение 30 лет после сотрудник был уволен или уволен.

    Теперь посмотрим на штатный кадровый учет . Существует несколько требований к хранению записей на уровне штатов с различными требованиями к срокам хранения. К ним относятся записи, относящиеся к следующему:

    • Заработная плата, часы и условия труда : Все записи, касающиеся заработной платы, часов и условий труда, должны храниться в течение четырех лет.
    • Закон о справедливой занятости и жилье : Все записи, связанные с потенциальной дискриминацией в сфере занятости, например, сведения о заработной плате и персонале, должны храниться в течение двух лет.
    • Дискриминация при приеме на работу по признаку пола : Это требует, чтобы все записи о заработной плате и ставках заработной платы сохранялись в течение двухлетнего периода.
    • Пособия по компенсации работникам : Записи об открытых заявлениях о компенсации работникам должны храниться в течение пяти лет, а для закрытых требований требуется два года.
    • Здоровые рабочие места Закон о здоровых семьях от 2014 г. : Записи об оплачиваемых отпусках по болезни должны храниться не менее трех лет.

    В дополнение к федеральным требованиям и требованиям штата к документации рекомендуется, чтобы большинство записей, связанных с занятостью, хранились постоянно. Эти записи могут включать документацию, связанную с оценкой производительности, предложениями о работе, выходными собеседованиями и увольнениями, и это лишь некоторые из них.

    Краткий обзор урока

    Как видите, юридические требования, касающиеся хранения трудовой книжки, непросты, и период времени для хранения варьируется в зависимости от требований различных штатов и федеральных органов.Важно, чтобы работодатели были ознакомлены с требованиями к хранению документации, чтобы соответствовать требованиям, установленным:

    • Федеральные учетные записи персонала
    • Закон об американцах-инвалидах
    • Закон об отпуске по семейным обстоятельствам и болезни
    • Закон о безопасности и гигиене труда
    • Государственные кадровые дела
    • Постоянные записи

    Соблюдение требований к хранению трудовых книжек в конечном счете защищает работодателей, когда они сталкиваются с потенциально дорогостоящими юридическими вопросами.

    Ведение учета

    Введение

    Федеральный закон об американцах-инвалидах (ADA) требует от работодателей хранить всю информацию, собранную в результате запросов, обследований и интерактивного приспособления, в качестве конфиденциальной медицинской карты, независимо от того, как она была получена. Например, эта информация может быть получена в ответ на медицинский запрос или обследование после предложения, в качестве добровольной самоидентификации инвалидности или раскрытия информации об инвалидности или как часть интерактивного процесса приспособления.Правила ADA требуют, чтобы информация, связанная с инвалидностью, собиралась в отдельных формах, хранилась в медицинской документации, отдельной от общей информации о персонале, и хранилась в месте, доступном только для уполномоченного персонала, у которого есть законная деловая потребность в доступе к информации. , например назначенный персонал отдела кадров.

    Работодатели могут хранить и поддерживать информацию о сотрудниках в печатном виде и/или в электронном виде. Если электронные записи хранятся, работодатели должны соблюдать применимые федеральные, государственные и местные законы, регулирующие электронное хранение записей о занятости.Специалисты по информационным технологиям, кадровым ресурсам и кибербезопасности должны совместно работать над внедрением надлежащих средств контроля для ограничения доступа и обеспечения целостности, точности и доступности электронных записей.

    Иногда работодатели спрашивают JAN о необходимой продолжительности хранения трудовых книжек, содержащих информацию, связанную с ADA. Как правило, требования к ведению учета занятости варьируются в зависимости от типа работодателя и получаемой и хранимой информации. Информация, связанная с инвалидностью, используемая для целей ADA, такая как письменные запросы на размещение, медицинская информация, полученная для подтверждения инвалидности сотрудника, и другая информация, собранная в рамках интерактивного процесса, должна храниться в соответствии с правилами ведения записей, установленными для покрываемых ADA. организации в соответствии с 29 CFR Part 1602.Эти правила ведения учета и отчетности обеспечиваются федеральной Комиссией по равным возможностям при трудоустройстве (EEOC).

    29 CFR Part 1602 гласит, что все записи о персонале и занятости, сделанные или используемые частными работодателями, включая запросы на разумное приспособление, должны храниться в течение одного года с даты внесения записи или связанного с персоналом действия, в зависимости от того, что произойдет позже. Когда работник увольняется принудительно, работодатель должен хранить персональные или трудовые записи уволенного работника в течение одного года с даты увольнения.Продолжительность правила ведения документации продлена до двух лет для учебных заведений, государственных и местных органов власти. Если обвинение в дискриминации предъявлено в соответствии с ADA, работодатель должен сохранить все записи, связанные с обвинением или действием, до окончательного решения по обвинению или действию. Для получения более подробной информации о требованиях к ведению документации и ADA см. следующие ресурсы:

    .

    Аудит хранения записей за 2019 год

    Работодатели должны не забывать уделять время проверке документации своих сотрудников, политикам хранения и тому, как эта информация сохраняется на периодической основе.Начало 2019 года – отличное время, чтобы пересмотреть эти пункты, чтобы обеспечить соблюдение закона и обеспечить наилучшую защиту от судебных разбирательств. Первая статья из этой серии постов посвящена аудиту практики найма за 2019 год, этот пост посвящен записям. Следующий пост будет посвящен темам аудита заработной платы и часов. Пять проблем с хранением записей, которые работодатели должны проверить в начале 2019 года:

    1. Ведется ли учет рабочего времени сотрудников не менее четырех лет?

    Срок исковой давности может достигать четырех лет назад по групповым искам о заработной плате и часах в соответствии с законодательством Калифорнии, и в большинстве случаев учет рабочего времени будет основным вопросом. Калифорнийский закон требует от работодателей отслеживать время начала и окончания для почасовых, не освобожденных от уплаты налогов сотрудников. Закон также требует от работодателей отслеживать время начала и окончания тридцатиминутного периода приема пищи работником. Система времени должна быть точной. Работодатели должны участвовать в установке и настройке системы, а не просто использовать стандартные настройки аппаратного и программного обеспечения. Поймите, что отслеживает система и как она записывает данные. Работодатели также должны внедрить процедуру подачи жалоб и регулярно доводить политику до сведения сотрудников, чтобы установить эффективный способ устранения любых проблем.

    2. Создаются ли работодателем резервные копии платежных ведомостей и графиков?

    В соответствии с разделом 226 Трудового кодекса работодатели обязаны предоставлять работникам платежные квитанции «раз в полгода или во время каждой выплаты заработной платы». Раздел 226 требует, чтобы работодатели хранили копии платежных квитанций «не менее трех лет». Раздел 226(а). Как упоминалось выше, поскольку срок давности нарушений трудового кодекса может продолжаться четыре года, многие работодатели сохраняют эти записи в течение четырех лет.

    Кроме того, работодатели также должны проверить, где и как сохраняются платежные квитанции. Электронные копии платежных квитанций разрешены в соответствии с разделом 226, если электронная резервная копия точно показывает всю информацию, которая должна быть в платежных квитанциях.

    Работодатели не должны полагаться на свою платежную кассу в сохранении копий этих документов. Во-первых, работодатель обязан хранить их, и многие компании по начислению заработной платы не обязательно сохраняют эту информацию.Во-вторых, если компания меняет компании, занимающиеся расчетом заработной платы, может быть трудно получить доступ к информации о заработной плате от прежней компании, занимающейся расчетом заработной платы.

    Графики сотрудников часто упускают из виду, но они имеют решающее значение для защиты от исков о заработной плате и часах. Учитывая четырехлетний срок исковой давности по требованиям о заработной плате, многие работодатели также хранят копии графиков работы сотрудников в течение четырех лет.

    3. Хранятся ли файлы сотрудников конфиденциально в течение как минимум четырех лет?

    Закон штата Калифорния не содержит определения терминов «кадровое дело» или «личное дело», и это создает значительную двусмысленность в отношении того, какие документы должны храниться в личном деле сотрудника.
    Хотя это и не является юридически обязывающим для работодателей, существует руководство Отдела по обеспечению соблюдения трудовых норм («DLSE»), выражающее следующее мнение:

    Категории записей, которые обычно считаются «кадровыми записями», — это те, которые используются или использовались для определения квалификации сотрудника для продвижения по службе, дополнительной компенсации или дисциплинарного взыскания, включая увольнение. Ниже приведены некоторые примеры «кадрового учета» (этот список не является исчерпывающим):
    1. Заявление о приеме на работу
    2. Форма разрешения на начисление заработной платы
    3. Уведомления о поощрении, предупреждении, дисциплинарном взыскании и/или увольнении
    4. Уведомления об увольнении, отпуске и отпуске
    5. Уведомления о наложении ареста на заработную плату или аресте
    6. Образование уведомления и записи об обучении
    7. Оценки/обзоры работы
    8. Записи о посещаемости

    Работодатели также должны рассмотреть возможность размещения следующих документов в личных делах:

    • Подписанные арбитражные соглашения
    • Записи о сексуальных домогательствах для руководителей
    • Подпишите подтверждение соблюдения политики сотрудником (например, соглашения о конфиденциальности/конфиденциальной информации, уведомления о перерывах на обед и отдых, подтверждения в справочниках)
    • Уведомление о Законе о защите от кражи заработной платы для сотрудников, не освобожденных от налогов
    • Если наемный работник, письменный договор комиссии, подписанный как работодателем, так и работником, начиная с 1 января 2013 года.
    • Документы о предупреждениях и дисциплинарных взысканиях.
    • Обзоры производительности
    • Документы любой жалобы на работника
    • Документы о приеме работника на работу
    • Записи, относящиеся к последнему рабочему дню, и документальное подтверждение причины ухода с работы

    4. Достаточно ли долго ведутся формы I-9 и легко ли их можно найти?

    Работодатели должны хранить формы I-9 в течение трех лет с даты приема на работу сотрудника или в течение одного года после увольнения, в зависимости от того, что дольше.У работодателей есть не менее трех рабочих дней для предоставления формы I-9 во время проверки. Более подробную информацию о форме I-9 можно прочитать здесь.

    5. Обучены ли менеджеры и контролеры имеющимся у них формам/документам компании, что должно быть задокументировано и кто несет ответственность за сохранение документов?

    Даже если у работодателя есть действующая политика хранения документов, не имеет значения, если менеджеры и руководители также не обучены этой политике:

      • Понимают ли руководители, какие формы доступны им для документирования дисциплины, отсутствия сотрудников и других рутинных вопросов?
      • Кто участвует в рассмотрении запросов на предоставление жилья для инвалидов и как они документируются?
      • Имеются ли у менеджеров стандартные формы для следующего:
        • Дисциплина сотрудников и письменные выписки.
        • Документирование опозданий сотрудников.
      • Как документируется отсутствие сотрудников?
      • Каким образом документация сотрудника передается в отдел кадров или соответствующему руководителю?
      • Кто отвечает за сохранение документа в бумажном или электронном виде?

    Все, что вам нужно знать о сохранении платежной ведомости

    Будучи розничным продавцом в США, вам уже приходится справляться с высокой текучестью и проблемами, связанными с расчетом заработной платы для работников с почасовой или минимальной оплатой труда.Но вы можете не знать о платежных ведомостях, которые необходимо хранить для соблюдения федеральных, государственных и местных законов. Как работодатель, вы должны вести записи, чтобы задокументировать претензии и документы вашего бизнеса в федеральные и государственные департаменты труда и доходов, местные налоговые центры и любые другие организации, которые требуют отчетности и выплаты в рамках процесса начисления заработной платы.

    Почему так много форм и государственных учреждений? Это функция двух основных факторов: налогов на заработную плату и трудового законодательства.*

    В этом посте мы рассмотрим:

    Ваш бизнес готов?

    2021 открывает новую эру в розничной торговле.Только предприятия с правильными технологиями и стратегиями будут процветать. Узнайте, как подготовиться в этом руководстве

     

    Руководство по хранению записей о заработной плате для налогов на заработную плату

    Необходимость вести точные записи о заработной плате во многом является результатом налогов на заработную плату. Они также известны как налоги на занятость, которые включают федеральный подоходный налог и налог штата, федеральное и государственное страхование по безработице, налоги в соответствии с Федеральным законом о страховых взносах (FICA) (медикэр и социальное обеспечение) и местные налоги на заработную плату.

    Требования IRS к ведению документации по налогам на заработную плату

    Согласно данным Налоговой службы (IRS), работодатель должен хранить записи по заработной плате, относящиеся к налогам на заработную плату, не менее четырех лет с момента уплаты налогов или с даты которым вы произвели платеж (в зависимости от того, что наступит позже). В идеале этого также достаточно, чтобы покрыть период, в течение которого сотрудник может подать поправку (изменение) за соответствующий финансовый год.

    Отчеты по налогу на заработную плату, которые должен хранить работодатель, включают:

    • Идентификационный номер работодателя (EIN)
    • Налоговые формы (отчеты) работодателя и платежные (депозитные) квитанции
    • Уведомления IRS о налогах на заработную плату, включая статус частоты денежных переводов работодателя.
    • Суммы чаевых, заявленные для предприятий, сотрудники которых получают чаевые
    • Суммы и сроки всех налогооблагаемых выплат по заработной плате, аннуитетам и пенсиям (включая премии и комиссионные).
    • Информация о сотрудниках, такая как адреса, номера социального страхования (SSN), профессии, даты трудоустройства и налоговые документы (W-4 и W-2)

    Требования к ведению учета налога на заработную плату на уровне штата и на местном уровне

    Хотя четырехлетний срок применяется на федеральном уровне, он не учитывает различные требования штата и местного уровня, включая сроки давности.Для целей налогообложения государственные требования варьируются от трех до восьми лет. Ознакомьтесь с законами штата и местными законами о хранении документации, чтобы подтвердить свои требования, чтобы вы могли установить точный график хранения документации.

    В идеальном мире…

    Поскольку разные агентства предъявляют разные требования, разумнее всего сделать суждение, основанное на всех федеральных, государственных и местных законах, применимых к вашему бизнесу. В качестве ориентира Управление малого бизнеса (SBA) рекомендует хранить записи о заработной плате до шести лет, а сайт юридических консультаций Nolo предлагает срок хранения записей о заработной плате до семи лет.

     

    Инструкции по хранению платежной ведомости в соответствии с трудовым законодательством

    Вы должны вести надлежащий учет заработной платы, чтобы доказать, что вы соблюдаете федеральные, государственные и местные стандарты занятости. Например, положения Закона о справедливых трудовых стандартах (FLSA) охватывают стандарты минимальной заработной платы, сверхурочной работы и занятости молодежи. Государственные и местные органы власти также имеют особые трудовые нормы и правила, которым необходимо следовать. Во всех этих случаях ваша платежная ведомость является доказательством вашего соответствия требованиям.

    Министерство труда (DOL) излагает свои требования к ведению документации в документе под названием FLSA Fact Sheet #21, в котором говорится, что работодатели должны хранить следующие документы для любого работника, не освобожденного от уплаты налогов (того, кто имеет право на сверхурочную работу в соответствии с FLSA и/или законы штата и местные законы):

    • Полное, официальное имя каждого сотрудника, номер социального страхования (SSN) и адресная информация, включая почтовый индекс (дата рождения требуется для сотрудников моложе 19 лет)
    • Пол и род занятий (должность и обязанности)
    • Время и день недели начала рабочей недели каждого сотрудника
    • Общее количество часов, отработанных каждый день и каждую неделю
    • Соглашение об оплате/статус (почасовая, окладная, полная, неполная и т. д.)
    • Ставка оплаты
    • Общий дневной и еженедельный регулярный и сверхурочный заработок
    • Все надбавки и удержания из заработной платы
    • Общая заработная плата, выплаченная за каждый расчетный период
    • Дата платежа и платежный период, охватываемый платежом

    Как долго FLSA требует от вас вести учет заработной платы?

    Требования FLSA гласят, что платежные ведомости должны храниться не менее трех (3) лет. Однако дополнительную информацию, такую ​​как табели учета рабочего времени или тарифные таблицы, необходимо хранить только в течение двух (2) лет.

    Требования к ведению документации по трудовому законодательству штата и местного уровня

    Как и положения о налогах на заработную плату, государственные и местные требования различаются, поэтому лучше проверить требования к хранению документации по заработной плате для вашего бизнеса.

    Прочие законы о труде, влияющие на хранение платежной ведомости

    Сохраните следующее: 

    Опять же, это федеральные требования. Также могут применяться дополнительные государственные и местные правила.

     

    Записи о заработной плате, содержащие информацию о налогах и трудовом законодательстве

    Поскольку они регулируют рабочее место, а также порядок оплаты труда сотрудников, налоги на заработную плату и трудовое законодательство взаимосвязаны, поэтому основные документы по налогам и соблюдению ниже содержат информацию, которая относится к обоим.

    Формы W-4 (справка об удержании работника) 

    Заполняется сотрудником при приеме на работу и содержит полное имя, адрес, SSN и налоговые льготы.

    Формы W-2 (отчет о заработной плате и налогах) 

    Заполняется работодателем как часть платежной ведомости в конце года. Формы W-2 представляют собой отчетный инструмент, который содержит ключевую идентифицирующую информацию о работнике, а также все налоговые удержания и суммы налогооблагаемого дохода, необходимые работнику для подачи декларации по индивидуальному подоходному налогу.(Примечание: из-за налоговых последствий, IRS является ключевым регулирующим органом для W-4 и W-2.)

    Форма 941 (ежеквартальная налоговая форма работодателя)

    Заполняется работодателем ежеквартально, как показано все суммы налога на заработную плату, удержанные с работников и внесенные работодателями. Эта форма также включает информацию о заработной плате с чаевыми.

    Форма 940 (Ежегодная федеральная налоговая декларация работодателя по безработице)

    Годовая налоговая декларация заполняется, чтобы указать, сколько федерального налога на безработицу заплатил работодатель.

    Подробные отчеты о заработной плате  

    Ежеквартально представляются работодателями в государственные органы по безработице и другие налоговые органы.

    Отчеты о новом найме 

    Предоставляются работодателем на уровне штата в течение установленного количества дней после найма или повторного найма сотрудника.

    Платежные квитанции 

    Хотя FLSA требует только ведения документации, он не требует, чтобы работодатели выдавали платежные квитанции или аналогичные платежные документы. Однако точная квитанция об оплате труда будет содержать всю вышеуказанную информацию, и более половины штатов (26) требуют, чтобы работодатели выдавали квитанции об оплате труда.

     

    Бизнес-процессы, которые также генерируют записи о заработной плате

    Независимо от того, используете ли вы электронную таблицу для отслеживания заработной платы сотрудников или программное обеспечение для расчета заработной платы, всякий раз, когда вы запускаете расчет заработной платы, вы будете вводить такие элементы, как ставка заработной платы, количество отработанных часов, сверхурочные. заработок и т. д. для выполнения этой задачи. После того, как вы заплатили своим сотрудникам, эти документы становятся вашими записями. Затем можно создавать отчеты для конкретных периодов выплат или сводки нескольких циклов расчета заработной платы за заданный период времени.

    В рамках вашего процесса найма и найма письма с предложениями и другие элементы адаптации также содержат информацию о занятости, например, названия должностей и размер вознаграждения.

     

    Часто задаваемые вопросы

    Что произойдет, если вы не будете вести надлежащий учет налога на заработную плату?

    Это будет стоить вам времени, денег и большого стресса. Ответ прост: вы не сможете адекватно защитить себя от любых проверок, штрафов или подобных действий.Без надлежащей информации вы также не сможете обосновать какие-либо претензии, выдвинутые от вашего имени, такие как налоговые вычеты или подтверждение соблюдения каких-либо конкретных налоговых или трудовых норм.

    И, когда дело доходит до начисления заработной платы, снова и снова ответственность ложится на работодателя (владельца бизнеса). Даже если вы работаете с бухгалтером или бухгалтером и используете программное обеспечение для расчета заработной платы и учета, прецедент показал, что ответственность за соблюдение налогового законодательства и трудового законодательства в конечном итоге лежит на работодателе.В крайних случаях, в зависимости от проблемы, IRS может даже конфисковать личные активы работодателя и выдвинуть уголовные обвинения.

    Бумажные или цифровые записи?

    Это, друзья мои, бумага или пластик мира ведения документации. Рекомендации FLSA не определяют формат.

    Однако по мере того, как мир становится все более и более цифровым, возможность прикрепить документ и нажать «Отправить» имеет свои преимущества. Цифровые файлы также, как правило, занимают меньше места, если вы действительно не любите картотеки.В конце концов, лучшая система для вашего розничного бизнеса — это та, которая обеспечивает точность и упрощает процесс ведения учета.

    Каковы мои обязанности по защите личной и деловой информации сотрудников?

    Поскольку платежные ведомости содержат конфиденциальную информацию о сотрудниках и бизнесе, вы должны обеспечить безопасность и целостность этой информации. Чтобы узнать больше о мерах, которые вы можете предпринять, см. Бизнес-руководство Федеральной торговой комиссии (FTC) по защите личной информации.

    Где я могу узнать больше о трудовом и налоговом законодательстве?

    Компания Wagepoint, предоставляющая услуги по расчету заработной платы для малого бизнеса, создала интерактивную карту налога на заработную плату, на которой представлена ​​информация о налогах на заработную плату по штатам и информации о трудовом законодательстве, а также экспертное руководство по налогам на заработную плату в США с инфографикой, показывающей влияние этих налогов на малый бизнес. Эти ресурсы доступны бесплатно и предназначены для всех, кто хочет узнать больше об этих темах.

    Правительственные веб-сайты также являются отличным ресурсом, как и группы защиты интересов, такие как SBA и его программа наставничества SCORE.

    Хотите перевести большую часть своих бизнес-операций с бумаги на цифру? Поговорите с экспертом Lightspeed, чтобы узнать больше о том, как наша POS-система может помочь.

    *В центре внимания этой статьи находятся работники, которые классифицируются как освобожденные от налога работники , за которых работодатель несет ответственность за соблюдение трудового законодательства и администрирование налогов с заработной платы. (Подрядчики сами платят налоги с заработной платы и, следовательно, регулируются собственными правилами ведения учета.)

    Засекреченные записи и данные сотрудников

    Отдел кадров уделяет большое внимание надлежащему управлению записями сотрудников.Важно понимать, какие записи считаются общедоступными, а какие хранятся в тайне, а также знать, кто может получить доступ к записям сотрудников.

    Конфиденциальность
    Государственные архивы

    Определенная информация о статусе занятости считается общедоступной для сотрудников, работающих в Университете штата Орегон. Отделения университета могут раскрывать следующую информацию в качестве публичной записи:

    • имя сотрудника
    • сотрудник дата приема на работу
    • рабочий телефон сотрудника
    • занимаемых должностей
    • оклад(ы)
    • дата окончания, если применимо

    Разглашение иной информации за пределами Университета, в том числе представителем работника, возможно только с письменного разрешения работника.

    Конфиденциальные записи

    Определенная информация может не раскрываться представителям сторонних организаций. Эта информация включает:

    • Номер социального страхования
    • домашний адрес
    • и номер домашнего и личного мобильного телефона

    Однако эта информация может быть передана сотрудникам OUS и UO, если это необходимо для выполнения их обязанностей.

    Доступ к записям

    Следующие стороны могут просматривать секретное дело сотрудника:

    • сотрудник
    • руководитель работника или потенциальный руководитель
    • официальный представитель работника с подписью работника доверенности
    • представитель переговорной группы
    • Отдел кадров и другой персонал UO, в зависимости от ситуации
    • представитель Совета по трудовым отношениям с повесткой в ​​суд или подписанным разрешением с одобрения офиса главного юрисконсульта
    • правоохранительный орган, который представляет письменное разрешение, подписанное секретным сотрудником
    • государственные органы, проводящие официальные расследования с одобрения прокуратуры

    Следственный отдел Бюро труда и промышленности, Отдела гражданских прав, Министерства юстиции или Комиссии по равным возможностям при трудоустройстве может проверить записи, имеющие отношение к официальному расследованию.

    Содержимое личного дела

    Личное дело должно содержать следующие обязательные документы, которые  хранятся в течение определенного количества лет в соответствии с коллективным договором и графиком хранения юридических документов:

    • заявление о приеме на работу – первая работа UO
    • заявление о приеме на работу – текущая работа
    • Форма информации о персонале и форма(ы) запроса на расчет заработной платы
    • служебная аттестация
    • итоги обучения завершены
    • благодарственные письма/рекомендации
    • уведомления о дисциплинарном взыскании
    • уведомления об увольнении
    • документы об увольнении
    • Форма раскрытия личных данных

    Примечание:

    • Медицинские или психологические записи не хранятся в официальном личном деле, а хранятся в конфиденциальном файле, физически отдельном в соответствии с Законом об американцах-инвалидах и Законом об отпуске по семейным обстоятельствам и отпуску по болезни.