Командировки и авансовые отчеты

Организация командировки сотрудника — процесс трудоемкий, длительный и «дорогой». В нем участвует большое количество человек: командируемый, его руководитель, бухгалтеры, делопроизводители, секретари. При передаче бумажных документов от одного сотрудника к другому отчеты и документы легко теряются. Если сотрудники заполняют отчеты вручную, велик риск внести в них случайные ошибки.

Благодаря автоматизации каждого этапа комплексное решение «Командировки и авансовые отчеты» сохраняет целостность и прозрачность всего бизнес-процесса:

• создание, согласование и утверждение заявки на командировку;
• формирование приказов, служебных записок и сопроводительных документов;
• занесение и хранение подтверждающих документов в системе;
• распознавание реквизитов документов и извлечение данных, которые в них содержатся;
• заполнение, подписание и согласование авансового отчета;
• контроль за предоставлением оригиналов подтверждающих документов.

Формировать и согласовывать авансовый отчет можно в рамках любого другого бизнес-процесса организации, который предусматривает авансовые выплаты. Для этого прикладному разработчику достаточно настроить существующий типовой маршрут, добавив в него нужные этапы.

Как это работает

Вас отправляют в командировку

Для оформления командировки сотрудник отправляет заявку — задачу по типовому маршруту «Оформление командировки». Автоматически создается карточка командировки, в которой он указывает цель и длительность поездки, а также предположительную сумму расходов. Здесь же можно запросить покупку билетов до места назначения или указать марку и номер автомобиля, если поездка планируется на личном транспорте:

Справочник «Командировки»

Заполненная карточка командировки автоматически вкладывается в заявку. При необходимости сотрудник может вложить в нее сопутствующие документы, например, путевой лист, оформленный в свободном стиле.

После этого заявка направляется на согласование с руководителем отдела и бухгалтером.

Как проходит согласование командировки

Руководитель отдела рассматривает заявку на командировку и проверяет, верно ли заданы условия. Если условия устраивают, то он согласует ее, если нет — отправляет на доработку.

После утверждения заявка отправляется бухгалтеру, который согласует ее и перечисляет командируемому аванс.

Утверждение приказа на командировку

Как только заявка согласована, в системе автоматически формируется приказ на командировку и направляется на подписание руководителю компании.

Для утвержденного приказа сотрудник, ответственный за регистрацию, заводит внутреннюю регистрационно-контрольную карточку (РКК) и присваивает ему регистрационный номер.

Как сформировать авансовый отчет

Командируемый получает задание на ознакомление с приказом. После выполнения задания ему приходит подзадача на оформление авансового отчета. С этого момента считается, что сотрудник готов к отъезду.

Приступить к оформлению авансового отчета он может еще до возвращения из поездки. Для этого командируемый фотографирует или сканирует документы, подтверждающие его затраты, например, чеки, авиа- и железнодорожные билеты, накладные и квитанции, и отправляет их на служебный электронный ящик организации. Для этого достаточно иметь телефон.

Рутинные операции выполняются без участия человека:

• Электронные документы передаются в систему, где распознаются сервисами Ario и связываются с ранее созданной записью отчета.
• Данные из чеков, содержащих QR-код, а также авиа- и железнодорожных билетов автоматически заносятся в табличную часть отчета.

После возвращения из командировки сотрудник открывает задачу на оформление авансового отчета и проверяет автоматически созданную запись:

Справочник «Авансовые отчеты»

Большинство данных в полях уже заполнены. При необходимости их можно дополнить, например, занести в систему недостающие документы или перенести данные о расходах из рукописных накладных, которые не распознались в системе.

Затем сотрудник выполняет задание на оформление отчета. Руководитель командируемого, а затем — бухгалтер согласуют сформированный отчет. На завершающем этапе сотрудник передает бумажные оригиналы подтверждающих документов в бухгалтерию, после чего отчет считается закрытым.

Если нужно подготовиться к проверке

С помощью решения можно в пару кликов выгрузить комплекты отчетных документов по авансовым выплатам. В специальном окне бухгалтер задает необходимые критерии, например, период или нужную организацию, и через пару минут комплекты документов выгружаются в указанную папку:

Выгрузка комплекта документов

Бизнес-эффект

Решение «Командировки и авансовые отчеты» позволяет компании закрыть все вопросы по оформлению командировок: от подачи заявки до согласования отчета. При этом автоматизируется работа всех сотрудников, которые задействованы в процессе.

Снижается трудоемкость. Все необходимые документы формируются автоматически, без участия человека. Все, что требуется — проверить правильность, подписать и согласовать в электронном виде.

Сокращаются трудозатраты. Сотрудник не занимается рутинными операциями по занесению документов в систему, переносу данных из бумажных документов в электронные и не тратит время на кропотливые расчеты.

Сокращается риск ошибок

. Человеческий фактор перестает быть причиной постоянных доработок и продолжительных согласований. Руководители компании уверены, что в сформированных документах все вычисления и данные верны.

Снижается вероятность потери документов. Все сопроводительные и подтверждающие документы хранятся в системе в электронном виде. Передачу бумажных оригиналов в бухгалтерию легко проконтролировать, а представление отчетов в налоговые органы не откладывается из-за потери необходимых документов.

Авансовый отчет по командировке – Полезные статьи о командировках и деловом туризме в блоге OneTwoTrip for Business

По итогам любой командировки побывавший в ней сотрудник обязан подготовить авансовый отчет. Это один из важных документов при оформлении деловой поездки. Сегодня мы поговорим о том, зачем он нужен и предоставим пример авансового отчета по командировке.

Как правило, отправляющимся в командировку сотрудникам выдают деньги для покрытия расходов, связанных с выполнением служебного задания. По завершению поездки, за трату этих денег нужно отчитаться. Для этого и составляют авансовый отчет.

Существуют определенные правила предоставления сотрудниками авансового отчета. Обычно, работник должен передать его не позднее чем через три дня после возвращения из деловой поездки. 

При этом, в определенных случаях срок сдачи отчета можно продлить. Это придется сделать, если вернувшийся сотрудник ушел в очередной отпуск, оказался на больничном или отправился в новую командировку. В таком случае, сдать отчет он должен будет уже спустя три дня после возвращения на работу.

Если же пропустить этот срок, то сотрудник становится должником организации. Получается, что компания может вычесть сумму, по которой нет отчетного документа, из зарплаты. Помимо этого, в таком случае выданные под отчет деньги становятся доходом работника, а значит работодатель должен начислить на эту сумму страховые взносы, дополнительно удержать НДФЛ. Чтобы избежать этой ситуации, сотруднику необходимо заранее согласовать с руководством продление срока предоставления авансового отчета.

Существует два способа выдачи подотчетных сумм: наличными из кассы или безналичным расчетом. В случае, если деньги для расходов в деловой поездке выдаются наличными, то сумму нужно оформить по дебету счета 71 («Расчеты с подотчетными лицами») и кредиту счета 50 («Касса»). В случае безналичного расчета также используется дебет счета 71, а кредит – по счету 51 («Расчетные счета»).

Если сотрудник в поездке не истратил все подотчетные деньги, то их нужно будет вернуть. Тогда проводка будет иметь вид: дебет 50, кредит 71.

В подготовке и заполнении авансового отчета нет ничего трудного, главное понять алгоритм. Чтобы понять, как заполнить авансовый отчет, стоит использовать его стандартную форму N АО-1.

Как оформить авансовый отчет по командировке?

Если авансовые отчеты на предприятии частично заполняют сотрудники, то чтобы избежать ошибок предоставьте им инструкцию по заполнению. Важно заранее уведомить, чтобы работники предоставили отчет в течение 3 рабочих дней после возвращения и сохранили чеки или другие документы, которые подтвердят расходы во время командировки: билеты, бланк строгой отчетности из гостиницы.

Для правильного составления отчета необходимы:

• Бланк авансового отчета.
• Документы в подтверждение командировочных расходов сотрудника.
• Документы сотрудника.
• Документы организации.
• Кассовые ордера — приходный и расходный.
• Печать предприятия.

Инструкция по заполнению авансового отчета по командировке

В бланке авансового отчета укажите наименование организации и ОКВЭД предприятия.

Авансовый отчет получает порядковый номер, вносится дата составления. Далее указываем должность, название структурного подразделения, фамилию и инициалы подотчетного сотрудника.

Впишите в бланк сумму, которую выдали сотруднику, посчитайте расход средств по документам: билеты, чеки, счета и квитанции. Если сотрудник потратил меньше средств, чем ему выдали, укажите сумму остатка. Если сотрудник потратил больше, внесите разницу в графу перерасхода.

Укажите сумму, которую сотрудник потратил в командировке. А также количество документов, которые подтвердят расходы.

Заполните обратную сторону авансового отчета: впишите номер, дату и название каждого документа, которые подтвердят расход. Также укажите сумму расхода и бухгалтерские проводки по дебету счетов и субсчетов. Посчитайте итоговую сумму расхода по документам. Затем ознакомьте сотрудника с авансовым отчетом под роспись.

Далее бухгалтер указывает свою должность, фамилию, инициалы и подписывает документ.

Если на предприятии работает главный бухгалтер и кассир, они также подписывают авансовый отчет, и кассир принимает у работника остаток денег по приходному ордеру или же выдает деньги для закрытия перерасхода по расходному ордеру. Присвойте ордеру номер и поставьте дату. Если кассира на предприятии нет, это сделает бухгалтер.

Заграничные командировки

В загранкомандировке работник расходует валюту, поэтому отчет заполнить чуть сложнее. Внесите в отчет суммы в рублях и валюте. Документы, которые подтвердят расходы, должны быть переведены на русский язык. Перевод делается построчно, на отдельном листе. В остальном оформление «заграничного» авансового отчета не отличается.

Авансовый отчет, бланк авансового отчета, заполнение формы

Авансовый отчет – это документ первичного учета, подтверждающий расходование выданных авансом подотчетных сумм с приложением оправдательных документов. Авансовый отчет первоначально заполняется подотчетным (получившим наличные средства) лицом и представляется им в бухгалтерию для дальнейшей проверки, утверждения руководителем и списания произведенных расходов. Бланк авансового отчета находится в альбоме унифицированных форм по учету кассовых операций и результатов инвентаризации денежных средств под названием — форма № АО-1.

Выдача наличных денег под отчет производится через кассу организации по расходному кассовому ордеру, в котором указывается целевое назначение данной суммы. В бухгалтерии организации должен иметься приказ, содержащий перечень лиц, которые имеют право на получение средств под отчет на хозяйственные расходы (включая приобретение горюче-смазочных материалов). Соответствующим приказом должны быть утверждены и сроки, на которые выдаются такие авансы (законодательно они не ограничены). Основанием для выдачи средств на командировочные расходы служит командировочное удостоверение или приказ руководителя о направлении сотрудника в служебную командировку.

Не позднее 3 рабочих дней с момента истечения срока, на который выдан аванс, или возвращения из командировки, подотчетное лицо обязано представить в бухгалтерию авансовый отчет с приложением подтверждающих расходы документов и произвести окончательный расчет. Форма авансового отчета составляется в единственном экземпляре.

Бланк авансового отчета двухсторонний. На лицевой стороне подотчетное лицо должно указать наименование организации, номер авансового отчета и дату его заполнения, свои ФИО, отдел, в котором он числится, и табельный номер, если таковой имеется, а также свою должность и назначение аванса. Ниже, в левой части лицевой формы авансового отчета, подотчетное лицо заполняет таблицу, в которой указывает сведения о предыдущем авансе, полученных в настоящее время денежных средствах, их расходе, перерасходе или остатке.

На оборотной стороне формы АО-1 подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1 — 6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются в порядке их записи в отчете. Строка 1а лицевой стороны, формы и графы 6 и 8 оборотной стороны бланка авансового отчета заполняются в случае, если аванс был выдан в иностранной валюте (например, на загранкомандировку), согласно правилам и действующему законодательству.

Дальнейшее оформление авансового отчета осуществляет бухгалтер. В таблице «Бухгалтерская запись» на лицевой стороне он вносит номера корреспондирующих счетов и суммы, на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету (графы 7 – 8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9). После проверки правильности заполнения авансового отчета, оформления оправдательных документов и целевого расходования средств, бухгалтер должен поставить отметку о том, что отчет проверен и утвержден в соответствующей сумме (цифрами и прописью), заполнить расписку на лицевой стороне бланка и передать ее подотчетному лицу. Далее на лицевой части бланка авансового отчета ставятся подписи бухгалтера и главного бухгалтера с их расшифровками, при необходимости, вносятся суммы остатка или перерасхода и реквизиты расходных или приходных кассовых ордеров, по которым производится окончательный расчет.

Проверенный авансовый отчет должен быть подписан (с расшифровкой) руководителем организации или уполномоченным на это лицом, для чего в верхней части лицевой стороны бланка авансового отчета предусмотрена соответствующая строка. После утверждения документ принимается к учету для списания подотчетных денежных средств. Остаток неиспользованного аванса должен быть оприходован в кассу, перерасходованная сумма выдана подотчетному лицу в установленном порядке.

Не допускается — выдача наличных средств подотчетному лицу, имеющему задолженность по предыдущему авансу, и передача выданных под отчет наличных денег другому лицу.

См. также:

Оформить авансовый отчет
Образец авансового отчета – pdf
Образец авансового отчета – gif

Вопросы и ответы по форме

Какие документы сдавать в бухгалтерию подотчетному лицу

Основанием для выдачи денег по заявлению является виза руководителя организации.

Сроки предоставления авансовых отчетов

Не позднее трех рабочих дней после истечения срока, указанного в заявлении, авансовый отчет и документы, подтверждающие произведенные расходы, необходимо сдать в бухгалтерию. Мы проверяем авансовый отчет, передаем на утверждение руководителю организации и списываем задолженность с подотчетного лица. Если потрачено больше выданного – возвращаем ему разницу.

Оформление авансового отчета по командировке

После возвращения из командировки сотрудник должен сдать в бухгалтерию авансовый отчет. Это необходимо сделать в течении трех рабочих дней с момента прибытия. К авансовому отчету необходимо приложить документы, которые подтверждают расходы на проезд и проживание.

На лицевой стороне формы в поле «Назначение аванса» нужно указать «Командировочные расходы». Расходы и реквизиты подтверждающих документов указываются на обратной стороне авансового отчета.

Если сотрудник отсутствовал на рабочем месте по уважительной причине (болел, находился в отпуске или уехал в новую командировку) и трехдневный срок истек, тогда отчет должен быть сдан не позднее трех дней со дня выхода на работу.

Больше всего проблем с наличием подтверждающих документов в нашей практике встречается, когда командировка сопровождается авиаперелетом. В этом случае подтверждающих документов должно быть два:

• билет или маршрутная квитанция электронного билета;
  
• посадочный талон.

Только вместе они подтверждают факт авиаперелета. Покупка авиабилета (бумажного или электронного – неважно) без посадочного талона не дает подтверждения того, что перелет был осуществлен. Это принципиальная позиция Минфина, сформулированная в письме № 03-03-07/50992 от 01.09.2016. Поэтому без посадочного талона мы не можем принять билет к расходам.

Бывают случаи, что посадочный талон теряется. Но и из такой ситуации есть выход: сотруднику нужно получить у авиакомпании справку. В ней перевозчик указывает данные пассажира, который регистрировался на рейс. За выдачу справки авиакомпания взимает плату. И это уже личные расходы сотрудника. Но заплатить за справку обойдется ему намного дешевле, чем возвращать работодателю полную стоимость авиабилета.

Образец заполнения авансового отчета

Вот такой авансовый отчет бухгалтерия хочет получать от вас. Остальные реквизиты мы заполняем сами.

Тема 8.2: Авансовый отчет по командировке (корп. карта) — Профбух8.

ру

Видеоуроки по теме

Продолжите на практике знакомиться с подотчетными лицами. В этой теме узнайте, как вести расчеты через корпоративную карту, если сотрудник направлен в командировку:

Особенности учета командировочных расходов

В случае необходимости повторно ознакомьтесь с ранее пройденными видеоуроками:

Документы по выдаче авансов подотчетникам

Самостоятельная работа

Кейс

05 августа менеджер по продажам Дроздов О.В. командирован в г. Санкт-Петербург для проведения переговоров с потенциальным покупателем и заключения договора на реализацию собственной продукции – системных блоков. Изначально планировалась командировка на 7 дней, но фактический срок командировки 5 дней – с 05 августа по 09 августа, т.к. сотрудник успешно справился с заданием и досрочно вернулся из командировки.
31 июля с р/счета осуществлено пополнение карточного счета на сумму месячного лимита, утвержденного для менеджера по продажам.
02 августа менеджер Дроздов О.В. снял с корпоративной карты в банкомате денежные средства в виде суточных на командировку, что подтверждено банковской выпиской с корп.карты.
02 и 08 августа по банковским выпискам отражены платежи, осуществленные менеджером по корпоративной карте.
12 августа после возвращения из командировки сотрудник Дроздов О.В. оформил и предоставил авансовый отчет (АО), утвержденный руководителем. К АО приложены акт, БСО и СФ с выделенной суммой НДС: приложения – 5 документов на 5 листах. Принято решение воспользоваться правом на вычет НДС по командировочным расходам в текущем периоде.
Необходимо:
• оформить в 1С:8 хозяйственные операции на основе первичных документов
• осуществить проверку результатов в разделе Самопроверка
• указать в оформляемых документах в поле Комментарий тег Подотчет 2

Как решать кейс?

Задание 1

Перечисление аванса на корпоративную карту:

Первичные документы

• Приказ о выдаче корпоративной карты и лимиту по ней  Скачать
• Заявление пополнение корп карты  Скачать
• Выписка за 2019. 07.31 счет 40702810100000034698  Скачать
• Выписка за 2019.07.31 счет 40702810100000084211  Скачать

Подсказка
Документ Списание с расчетного счета: Банк и касса – Банк – Банковские выписки – кнопка Списание
• Вид операции – Перевод на другой счет организации
• Статья расходов – Внутреннее перемещение денежных средств
Документ Поступление на расчетный счет: Банк и касса – Банк – Банковские выписки – кнопка Поступление
• Вид операции – Перевод с другого счета

Задание 2

Снятие наличных в банкомате:

Первичные документы

• Приказ о командировке Дроздова О.В.  Скачать
• Положение о командировках (выдержка, размер суточных)  Скачать
• Выписка за 2019.08.02 счет 40702810100000084211  Скачать

Подсказка
Документ Списание с расчетного счета: Банк и касса – Банк – Банковские выписки – кнопка Списание
• Вид операции – Перечисление подотчетному лицу
• Статья расходов – Выдача подотчетных сумм

Задание 3

Платежи с корпоративной карты:

• оформите безналичное списание денежных средств с карточного счета:
  • 02 августа платеж за билеты в г. Санкт-Петербург
  • 08 августа платеж за обратные билеты с помощью функции Копирования (F9) документа Списание с расчетного счета. При этом не забудьте поменять данные
  • 08 августа платеж за гостиницу
• проверьте проводки по БУ и НУ

Первичные документы

• Выписка за 2019.08.02 счет 40702810100000084211  Скачать
• Выписка за 2019.08.08 счет 40702810100000084211  Скачать

Подсказка
Документ Списание с расчетного счета: Банк и касса – Банк – Банковские выписки – кнопка Списание
• Вид операции – Перечисление подотчетному лицу
• Статья расходов – Выдача подотчетных сумм

Задание 4

Командировочные расходы по авансовому отчету:

• изучите отчет о командировке сотрудника и далее введите авансовый отчет в программу
• отразите выданные авансы по корп. карте подотчетнику в авансовом отчете
• отразите командировочные расходы подотчетного лица в составе коммерческих расходов по Д 44.02:
• проверьте проводки по БУ и НУ
• примите НДС к вычету по БСО на проезд и по СФ на проживание
• проверьте формирование отчета Книга покупок за август
• распечатайте Авансовый отчет
• проверьте сумму командировочных расходов в БУ и НУ с помощью отчета Оборотно-сальдовая ведомость по счету 44.02 по аналитике Статьи затрат за август
• проверьте взаиморасчеты с подотчетником с помощью отчета Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71.01 с отбором по Дроздову О.В. на 12 августа

Данные для ввода номенклатуры

Вид номенклатуры	Услуги
Входит в группу	Услуги – Услуги сторонние
% НДС	20
Единица	шт
Наименование	Проезд в командировке Проживание в командировке

 

Вид номенклатуры	Услуги
Входит в группу	Услуги – Услуги сторонние
% НДС	Без НДС
Единица	шт
Наименование	Суточные

Первичные документы

• Отчет о командировке (служебное задание) с 05 по 09 августа  Скачать
• Железнодорожный билет Москва – Санкт-Петербург  Скачать
• Железнодорожный билет Санкт-Петербург – Москва  Скачать
• Доверенность от Организации на получение первичных документов на проживание  Скачать
• Акт гостиницы на проживание  Скачать
• Счет-фактура гостиницы  Скачать

Подсказка
Документ Авансовый отчет: Банк и касса – Касса – Авансовые отчеты – кнопка Создать – Авансовый отчет
• флажок СФ, если есть входящий счет-фактура
• флажок СФ и БСО, если есть входящий БСО
• Статья затрат – Командировочные
Отчет Книга покупок: Отчеты – НДС – Книга покупок
Отчет Оборотно-сальдовая ведомость по счету: Отчеты – Стандартные отчеты – Оборотно-сальдовая ведомость по счету

Доп. материалы

• Приказ о выдаче корпоративной карты и лимиту по ней  Скачать
• Заявление пополнение корп карты  Скачать
• Выписка за 2019.07.31 счет 40702810100000034698  Скачать
• Выписка за 2019.07.31 счет 40702810100000084211  Скачать
• Приказ о командировке Дроздова О.В.  Скачать
• Положение о командировках (выдержка, размер суточных)  Скачать
• Выписка за 2019.08.02 счет 40702810100000084211  Скачать
• Выписка за 2019.08.08 счет 40702810100000084211  Скачать
• Отчет о командировке (служебное задание) с 05 по 09 августа  Скачать
• Железнодорожный билет Москва – Санкт-Петербург  Скачать
• Железнодорожный билет Санкт-Петербург – Москва  Скачать
• Доверенность от Организации на получение первичных документов на проживание  Скачать
• Акт гостиницы на проживание  Скачать
• Счет-фактура гостиницы  Скачать

Самопроверка

Если результаты вашей самостоятельной работы расходятся с нашими данными, то предлагаем вам поискать ошибки и обезвредить их в вашей базе.
Для этого посмотрите Видеоразбор самостоятельной работы на вкладке Решение или скачайте Решебник по данной теме.

Видеоразбор решения задания 1

Порядок использования корп.карт в организации

Видеоразбор решения задания 2

Снятие наличных в банкомате

Видеоразбор решения задания 3

Платежи с корпоративной карты за билеты

Видеоразбор решения задания 4

Командировочные расходы по авансовому отчету

Дополнительные материалы по теме на Бухэксперт8

Коллеги, если вы еще более подробно хотите изучить данную тему, то дополнительную информацию вы найдете в наших статьях и видео на сайте Бухэксперт8:

Авансовые отчеты и приказы на командировку в системе ZCTS-Online

Последний месяц лета в самом разгаре, деловые поездки постепенно идут к восстановлению, а наша команда думает о новых удобных доработках в системе ZCTS-Online. И вот долгожданная новость о том, что в системе ZCTS-Online реализована функция по формированию приказа на командировку и авансовому отчету. Сейчас мы расскажем вам, как это работает.

Теперь при оформлении услуг в системе ZCTS-Online в разделе комплексный заказ возможно сформировать два очень важных документа для сотрудников компаний при деловых поездках, это сам приказ на командировку, а также авансовый отчет к ней. Нажав на кнопку печать документов, система автоматически сформирует приказ и авансовый отчет. В самом авансовом отчете есть возможность добавлять строки расходов, а ваучеры и билеты подтянутся из заказа автоматически.

Приказ о направлении работника в командировку – это официальный документ, который необходимо составить, если вы отправляетесь в деловое путешествие по служебной необходимости для исполнения трудовых функций.

Авансовый отчет представляет собой документ, в котором перечислен список командировочных расходов. Он составляется командированным сотрудником и подтверждает все понесенные расходы в рабочей поездке. К авансовому отчету обязательно прикладываются оригиналы документов на расходы.

С этими документами сталкивается каждый сотрудник, отправляющийся в командировку. Теперь каждый может использовать доработанную нами функцию при оформлении своих поездок.

На этом доработка данной опции не заканчивается и мы стараемся сделать все для удобства пользователей системы ZCTS-Online.

Подписывайтесь на наши страницы в соцсетях и будьте в курсе о наших новинках. Впереди еще столько интересного.

Запрос на получение аванса на командировку и отчетность – Деловые услуги

Целью данной политики является описание того, когда следует запрашивать денежный аванс на поездку, и инструкции по отчетности о расходах в течение ДВУХ (2) НЕДЕЛЬ после возвращения из пункта назначения.

Компания Macalester предпочитает, чтобы дорожные расходы оплачивались картой Pcard. Альтернативой для преподавателей и сотрудников является запрос денежного аванса на поездку. Студенты НЕ имеют права запрашивать денежный аванс на проезд.

Подготовка к поездке должна быть оплачена с помощью карты College Pcard. Карты Pcards также можно использовать для оплаты дорожных расходов во время поездки, что устраняет необходимость в дорожном авансе. Свяжитесь с отделом закупок и счетов к оплате, чтобы подать заявку на получение карты Visa Pcard.

Примеры ситуаций, которые включают поездки:

• Конференции (участник или ведущий)
• Рекрутинг
• Визиты выпускников
• Выступления
• Грантовые проекты
• Международный
• Спортивные и академические соревнования

Примеры кодов счетов командировочных расходов: (FO A PAL)

ВНУТРЕННИЙ	ВНУТРЕННИЙ	ИНОСТРАННЫЙ
704000	Авиабилеты	704200
704001	Жилье	704201
704002	Питание	704202
704003	Наземный транспорт	704203
704004	Пробег
704005	Бензин	704205
704006	Парковка и сборы	704206
704007	Паспортные сборы	704207
704500	Стоимость конференции	704500
701500	Телефон и Интернет	701500

Запросы на денежные авансы на поездки подаются в отдел расчетов с кредиторской задолженностью с использованием формы запроса на получение авансовых выплат на поездки. Пожалуйста, отправляйте запросы за тридцать (30) дней заранее, чтобы обеспечить надлежащие процедуры обработки. Преподавателям и сотрудникам настоятельно рекомендуется подписаться на получение прямого депозита, чтобы обеспечить ускоренное зачисление средств на их банковский счет до начала поездки.

В течение двух (2) недель с момента возвращения (авансы на командировки подлежат отчетности в том же финансовом году, в котором произошла командировка. Сроки подачи см. В бухгалтерии на конец года), заполните Отчет о командировочных расходах. Инструкции по отчетности о командировочных расходах см. В разделе «Возмещаемые командировочные расходы и описание бизнес-целей».Включите ОРИГИНАЛЬНЫЕ квитанции в отчеты о расходах.

Полная сумма аванса не использована?

Верните неиспользованные средства личным чеком в Macalester College с отчетом о командировочных расходах.

Путевые расходы превышают аванс?

Излишек будет возмещен сотруднику в следующем процессе платежа по счетам к оплате.

Если отчет о расходах не представлен в течение двух недель после поездки, будут предприняты следующие шаги:

1. Через две (2) недели персонал отдела кредиторской задолженности свяжется с командированным по поводу состояния отчетности по расходам.
2. Accounts Payable оставляет за собой право удерживать любые дальнейшие денежные авансы до тех пор, пока просроченный отчет не будет представлен и утвержден.
3. Через тридцать (30) дней сотрудники отдела кредиторской задолженности свяжутся с командированным и их руководителем по поводу просроченной отчетности по расходам. Сотрудник лишается доступа к любым дальнейшим денежным авансам до тех пор, пока просроченная отчетность не будет представлена ​​и утверждена.
4. Через 60 (шестьдесят) дней персонал отдела кредиторской задолженности свяжется с командированным, их руководителем и линейным сотрудником по поводу отчетности о просроченных расходах.
5. Через девяносто (90) дней сотрудники отдела кредиторской задолженности свяжутся с командированным, их руководителем, линейным сотрудником и финансовым директором по поводу значительной просроченной отчетности по расходам.
6. За две (2) недели до 120 дней сотрудники отдела кредиторской задолженности свяжутся с командированным, их руководителем, линейным должностным лицом, финансовым директором и сообщат Службе занятости / платежной ведомости о возможности представления аванса в IRS как налогооблагаемого дохода.
7. Через 120 дней сотрудники отдела кредиторской задолженности сообщат о невыплаченном авансе в Службу занятости / платежную ведомость в качестве налогооблагаемого дохода, подлежащего отчетности в IRS на W-2 работника в конце года.Чтобы избежать сообщения о денежных авансах в IRS в качестве дохода в конце календарного года, сотрудник должен предоставить в отдел кредиторской задолженности полный утвержденный отчет о командировочных расходах не позднее 15 декабря ^-го .

График отчетности	Счетов к оплате свяжется:
Просрочка 14 дней	Путешественник
Просрочка 30 дней	Путешественник и их руководитель
Просрочка 60 дней	Путешественник, их руководитель и линейный офицер
Просрочка 90 дней	Путешественник, их руководитель, линейный сотрудник и финансовый директор
Просрочка на 106 дней	Путешественник, их начальник, линейный сотрудник, финансовый директор и оповещение Служба занятости / платежная ведомость
120 дней с просрочкой	Услуги по трудоустройству / Заработная плата будут отражать аванс как налогооблагаемый доход на W2

U: 8/2015

авансовых выплат

Авансы на командировки

---

Обзор

При определенных обстоятельствах университет может предоставить аванс на поездку для сотрудников IU и / или студентов-путешественников в форме чека или автоматического банковского депозита, чтобы минимизировать наличные расходы во время поездки. Аванс на поездку не предназначен для оплаты / возмещения дорожных расходов до поездки; поэтому необходимо приложить все усилия, чтобы по возможности использовать программы предоплаты Университета Индианы, чтобы свести к минимуму необходимость в авансе на поездку.

Travels может запросить аванс на поездку в следующих случаях:

• Программы предоплаты МЕ не могут быть использованы и;
• деловая поездка в международный пункт назначения или;
• путешественник совершает поездку в студенческую группу, в которой он является руководителем группы;
• путешественник – студент IU, не имеющий финансовых средств для финансирования своей деловой поездки

Авансы на поездку утверждаются в индивидуальном порядке и должны быть представлены в Chrome River не менее чем за 3 недели до даты начала поездки.

См. Обучающее видео «Денежный аванс в Chrome River», чтобы узнать, как подать предварительный запрос в Chrome River.

Денежный аванс на индивидуальную поездку

Для международных поездок сотрудников и студентов IU путешественник может получить не более 80% от предполагаемой суммы на проживание и суточные, или 80% лимита поездки, установленного отделом, или суммы, установленной фискальной службой. должностное лицо счета, используемого для финансирования поездки; в зависимости от того, какая сумма будет наименьшей.

Для расчета и обоснования запрашиваемой суммы аванса путешественник (или его представитель) должен заполнить Индивидуальный калькулятор аванса на поездку , который можно найти в разделе «Формы» на домашней странице туристического веб-сайта. Копию заполненной таблицы необходимо отправить вместе с запросом на получение денежного аванса в Chrome River. Расчет суточных основан на месте проживания за каждую ночь путешествия. Предполагаемая стоимость ночлега также должна быть указана в таблице.Если проживание предоплачено с использованием программы предоплаты IU, сумма проживания не должна включаться в общую сумму аванса наличными.

Денежный аванс для групповой поездки студентов

Для групповых поездок студентов сумма аванса ограничена 80% предполагаемых командировочных расходов, лимитом командировки или суммой, установленной налоговым инспектором счета, используемого для финансирования поездки; в зависимости от того, какая сумма будет наименьшей.

Чтобы рассчитать и обосновать запрашиваемую сумму аванса, путешественник (или его представитель) должен заполнить Калькулятор денежного аванса на командировку студенческой группы , который можно найти в разделе «Формы» на домашней странице туристического веб-сайта.Копию заполненной таблицы необходимо отправить вместе с запросом на получение денежного аванса в Chrome River. Расчет суточных основан на месте проживания за каждую ночь путешествия. Предполагаемая стоимость ночлега также должна быть указана в таблице. Если проживание предоплачено с использованием программы предоплаты IU, сумма проживания не должна включаться в общую сумму аванса наличными.

наверх ↑

Как запросить денежный аванс на поездку

Авансы на поездку утверждаются в индивидуальном порядке и должны быть представлены в Chrome River не менее чем за 3 недели до даты начала поездки.Запросы, поданные за 7 или менее дней до даты начала поездки, не будут рассматриваться для выплаты, так как не будет достаточно времени для обработки.

Авансы на командировки запрашиваются в Chrome River с использованием типа отчета «Денежный аванс». Помимо ввода запрашиваемой суммы аванса в отчет о расходах, вы также должны заполнить соответствующую электронную таблицу авансового калькулятора (как подробно описано выше), чтобы обосновать запрашиваемую сумму. Копию заполненной таблицы необходимо загрузить в качестве приложения к отчету о расходах по авансу.

Если отчет о расходах по авансу наличными предоставляется физическим лицом, не являющимся путешественником (например, делегатом), отчет о расходах направляется в список действий путешественника Chrome River для утверждения до направления к финансовому инспектору / лицу, утверждающему транзакцию. Путешественник должен утвердить отчет о расходах, согласившись со следующими условиями, прежде чем отчет будет продолжен через процесс утверждения:

• Отчет о расходах с подтверждающей документацией / квитанциями будет представлен в течение 60 дней с даты возврата командировки, подтверждающей использование авансовых средств;
• Все излишки авансовых средств будут возвращены на счет отдела в течение 60 дней с даты окончания командировки;
• Путешественник понимает, что если отчет о расходах не представлен, подтверждающий аванс наличными, или если излишки денежных средств не будут возвращены в течение 60 дней с даты возврата поездки, невыплаченный и / или необоснованный аванс будет включен в статью дохода путешественника. налоговым удержаниям и налогам на сотрудников.

См. Обучающее видео «Денежный аванс в Chrome River», чтобы узнать, как отправить предварительный запрос в Chrome River.

После окончательного утверждения денежного аванса в Chrome River, аванс будет выплачен путешественнику посредством депозита ACH на его банковский счет (если они настроили прямой депозит для возмещения дорожных расходов) или посредством чека, отправленного по почте в его университетский городок. адрес.

Сумма денежного аванса будет указана на панели управления Chrome River путешественника на ленте «Cash Adv».Баланс будет уменьшен, когда будет представлен отчет о расходах с обоснованными расходами, которые были окончательно утверждены в Chrome River. Полный остаток денежного аванса должен быть подтвержден в отчете о расходах и / или все избыточные денежные авансовые средства должны быть возвращены на счет отдела через кассовый документ в KFS в течение 60 дней после даты окончания командировки, чтобы избежать налоговых штрафов за необоснованный аванс. количество.

Возврат избыточных денежных средств

Если у путешественника есть неиспользованные / избыточные денежные авансы от поездки, излишки денежных средств должны быть возвращены на счет отдела, на который был зачислен аванс.Представитель отдела должен внести средства, используя кассовый чек в KFS. Подробную информацию об обработке кассовых чеков можно найти на сайте ФМС здесь.

После того, как документ о получении наличных будет отправлен, путешественник или его / ее представитель или налоговый инспектор должен сообщить номер документа о получении наличных в Службу управления поездками по адресу [email protected], чтобы представитель по путешествиям мог очистить остаток аванса путешественника в Chrome. Река.Если остаток аванса наличными не очищен, сумма остатка будет автоматически вычтена из последующих отчетов о расходах на возмещение, которые представляются и окончательно утверждаются. Остатки денежных авансов, которые не погашены в течение 60 дней с даты возвращения из поездки, для которой был запрошен аванс, будут включены в доход путешественника с учетом удержания налога и налогов на сотрудников.

4 FAM 460 УПРАВЛЕНИЕ ПОЕЗДКАМИ И ПУТЕШЕСТВИЯМИ

4 FAM 460

УПРАВЛЕНИЕ ПУТЕШЕСТВИЯМИ И ПУТЕШЕСТВИЯМИ

(CT: FIN-446; 06-07-2018)
(Офис происхождения: CGFS / FPRA / FP)

4 Объем FAM 461

(CT: FIN-398; 04-09-2009)

Этот подраздел содержит фискальную политику в отношении дорожные авансы, претензии на поездки, договорные платежные карты, дорожные чеки, поездки в конгресс, образовательные поездки и подарки на дорожные расходы от нефедеральный источник.Заявленная здесь политика должна использоваться вместе с процедуры, изложенные в 4 FAM 410, 4 FAM 420, 4 FAM 430, 4 FAH-3 H-460, и 2 FAM 960.

4 FAM 462 УПРАВЛЕНИЕ ПО ПУТЕШЕСТВИЯМ

(CT: FIN-412; 28.01.2011)

22 U.S.C. 4081 или 5 U.S.C. Глава 57 содержит установленные законом полномочия на порядок выполнения поездок и расходы, которые могут быть возмещены путешественнику. Должностные лица, ответственные за финансовому менеджменту и административной деятельности следует проявлять осмотрительность и деловые решения при применении этих правил. Другие источники цитируют в данном документе регулируются конкретные аспекты предоставления авансов на поездку и принятия платежи из нефедеральных источников.

4 FAM 463 ПУТЕШЕСТВИЯ

4 FAM 463.1 Полномочия на поездки Авансы

(CT: FIN-412; 28.01.2011)

Право на выдачу аванса на проезд дается в 5 U.S.C. Глава 57, как это определено в Федеральных правилах путешествий (FTR), 41 CFR 301-1-301-76; 41 CFR 304-1-304-99. Цель дорожного аванса – предоставить сотрудника, имеющего право на поездку в U.S. Государственные расходы со средствами для покрытия утвержденных командировочных расходов.

4 FAM 463.2 Применимость

(CT: FIN-446; 06-07-2018)

а. Аванс может быть оформлен в электронном виде. денежный перевод (EFT), казначейский чек США, наличные или дорожные чеки (где авторизован). По возможности предпочтительным методом является EFT. Наличные и Дорожные чеки – наименее предпочтительный способ оплаты. Путешествие вперед может быть выдан сотруднику, имеющему соответствующее удостоверение личности и действующий командировочный разрешение, в котором указаны средства, которые будут взиматься за поездку.

г. Термин «работник» определен в 41 CFR 301-1.2 как:

.

(1) Физическое лицо, работающее в агентстве, независимо от статус или звание;

(2) Лицо, работающее с перерывами в Государственная служба в качестве эксперта или консультанта с ежедневной оплатой, когда фактически наемный (WAE) базис; или

(3) Лицо, работающее бесплатно или за 1 доллар в год (также называемый приглашенным путешественником).

г. Авансы на поездки, санкционированные Департаментом может быть выдан сотрудникам других агентств, физическим лицам, путешествующим под пригласительные поездки и подрядчикам по оказанию личных услуг (PSC).Эти физические лица могут считаться работниками с целью предоставления им возможности путешествовать достижения. Условия, касающиеся доступа к поездке и возврата к ней авансы в PSC должны быть включены в контракт. Другие люди, которые не государственные служащие и которым не были выданы приглашения на поездку разрешения не могут получить аванс денежных средств на поездку под этой частью.

4 FAM 463.3 Утверждение (предоставление) Авансы

4 ФАМ 463.3-1 Сумма аванса и когда применять

(CT: FIN-438; 27.01.2015)

а. Уполномоченному путешественнику может быть предоставлена ​​поездка аванс на оплату путевых расходов должностным лицом, выдающим разрешение на поездку всякий раз, когда 80 процентов предполагаемых расходов превышают 100 долларов США. Минимум при выдаче дорожных чеков внутренний аванс составляет 100 долларов. Для не являющийся гражданином США сотрудник, нанятый на месте (сотрудник LE), утверждающий Офицер может утвердить сумму менее 100 долларов при наличии гарантии.Сумма, которая могут быть авансированы – это предполагаемые наличные расходы, и их следует указывать на все разрешения на поездку для временной службы (TDY). Сумма аванса не должна превышают 80 процентов сметных расходов за вычетом билета, за исключением сотрудники LE, не являющиеся гражданами США, когда ограничение в 80 процентов создало бы финансовые трудности для этого сотрудника. Авансы для сотрудников LE, не являющихся гражданами США члены на суммы, превышающие 80-процентную ставку, должны быть одобрены финансовым Офицер управления на посту.

г. Аванс необходимо запросить до начало путешествия. Дополнительный аванс может быть разрешен только в пути. когда измененное разрешение продлевает период поездки, чрезвычайная ситуация ситуация существует, или пост отправления испытывает трудности с получением США долларов.

г. Сотрудники финансового управления несут ответственность за определение того, когда следует сделать запрос на аванс на поездку. Запрос должно быть как можно ближе к отъезду, но должно быть сделано достаточно рано, чтобы перед отъездом убедитесь, что средства на счету путешественника.Наиболее авансы должны быть внесены путем прямого депозита на счет путешественника. В целом случаев, при этом учитывайте индивидуальную ситуацию каждого путешественника. решимость. Аванс наличными или, если это разрешено дорожными чеками, также может быть произведено уполномоченным кассиром из операционных касс. аванс в соответствии с 4 FAM 390 и следует запрашивать не раньше, чем это необходимо, как это разрешено финансовой Офицер управления перед отъездом. Внутри страны авторизованный удостоверяющий сотрудник принимает эти определения.

г. Кроме того, удостоверяющий сотрудник должен быть уполномочен подтверждать командировочные расходы на счетах Департамента или агентство обвиняется. Когда правила агентства, отвечающего за аванс недоступен на почте, положения, содержащиеся в этом подглавы применяются.

4 FAM 463.3-2 Путешественники с Индивидуальные платежные карты по государственному контракту (платежные карты)

(CT: FIN-435; 03-10-2014)

Внутри страны и там, где утверждено на постах, U.С. гражданин сотрудники, которые планируют путешествовать более двух раз в год, должны получить и иметь действующая утвержденная правительством платежная карта. Эти сотрудники не получат аванс без обоснования, утвержденного Бюро Контроллер и глобальные финансовые службы (CGFS) или почтовое управление офицер. Приостановление действия кредитной карты по вине сотрудников невыплата или неправильное использование не является уважительной причиной для выдачи аванса на поездку (см. 4 FAH-3 H-466). Неправильное использование определяется как любое другое использование, кроме официально разрешенных поездок.

4 FAM 463.3-3 Путешественники без Карты начисления

(CT: FIN-412; 28.01.2011)

Командировочные авансы в размере 80 процентов от общей предполагаемой суммы суточные и прочие расходы могут быть выплачены сотрудникам, назначенным вне Вашингтон, округ Колумбия, или когда определено, что работнику не следует выдавать платежная карта или когда аванс утвержден для держателя карты.

4 FAM 463.3-4 Предварительные исключения

(CT: FIN-403; 03-03-2010)

а.Внутри страны соответствующий сотрудник бюро должен предоставить удостоверяющему офицеру конкретное письменное обоснование (например, поездка в место, где будут находиться платежные карты или дорожные чеки трудно использовать или не принято, или когда путешественник не получил платежная карта) для оформления дорожного аванса. Кроме того, держателям карт могут быть выданы аванс на поездку TDY посредством электронного перевода средств или чека Казначейства США ограничены 80 процентами расчетных наличных расходов, когда выпуск или продажа дорожных чеков недоступны для держателя карты.

г. Генеральный контролер определил аванс на поездку в качестве займа. Таким образом, будут взиматься проценты, штрафы и административные сборы. начислены на суммы, неуплаченные более 30 календарных дней после поездки выполнено:

(1) Взыскание долга будет в соответствии с сроки, указанные в Приложении 4 FAH-3 Н-462;

(2) Если возникнет необходимость зачета заработной платы для получения аванс на поездку, процедуры, изложенные в 4 FAM 490, являются применяемый;

(3) Уведомление для путешественника согласно 4 FAH-3 Н-463.2-3 считается первым уведомлением в соответствии с 4 FAM 492;

(4) Путешественники, которые не могут выплатить непогашенный аванс в установленный срок может быть привлечено к дисциплинарной ответственности;

(5) Когда поездка откладывается или отменяется на неопределенный срок, любой полученный аванс должен быть немедленно возвращен; и

(6) Путешественники не смогут получить еще один аванс, если они не могут выплатить существующий непогашенный дорожный аванс.

4 FAM 464 АВАНСЫ НА ПЕРЕДАЧУ

4 ФАМ 464.1 Власть

(CT: FIN-403; 03-03-2010)

Полномочия на авансирование переводимых сотрудников заинтересованность правительства США в связанных расходах на переезд предоставляется в 5 U.S.C. Глава 57. Аванс может быть разрешен за явная цель предоставления сотруднику, которому разрешено назначение на должность путешествовать за счет правительства США со средствами на выплату суточных и проезд расходы по ставкам, указанным в Департаменте государственной стандартизации Положение (ДССР, гражданские лица, заграничные территории).Авансы на перевод надбавки не допускаются.

4 FAM 464.2 Применимость

(CT: FIN-403; 03-03-2010)

Авансы на суточные и связанные с ними командировочные расходы (штатные командировка / постоянная смена станции (PCS)) рассчитываются в в соответствии с разделом 250 Департамента государственных стандартизированных правил (ДССР).

4 FAM 464.3 Виды авансов

4 FAM 464.3-1 Обслуживание на дому Авансы на перевод (HSTA)

(CT: FIN-412; 28.01.2011)

Надбавка за перевод услуг на дом (HSTA) – это надбавка сделано для правомочного сотрудника, направленного с иностранной должности в штат поручение покрыть расходы на переезд.Авансы для HSTA ограничены 80 процентов предполагаемых расходов на проживание, питание и непредвиденные расходы (M&IE) и обрабатываются так же, как авансы на постоянный командировочные расходы, связанные со сменой станции (PCS). Достижения HSTA должны быть выпущен в соответствии с 4 FAM 463.3-1, параграф c. Для утверждения, расчета, выпуска и возврата таких достижения, см. 4 ФАХ-3 Н-463. Авансы на покрытие прочих расходов HSTA не авторизованы.Это пособие может быть запрошено в форме SF-1190, Иностранный Заявление на получение пособия, грант и отчет по прибытии в США.

4 FAM 464.3-2 Зарубежный перевод Авансы на получение пособия (FTA)

(CT: FIN-412; 28.01.2011)

Надбавка за иностранный перевод (FTA) – это надбавка, сделанная для правомочного сотрудника, назначенного на зарубежную должность. Авансы для FTA ограничены 80 процентами предполагаемых расходов на проживание и ТОиР, а также обрабатываются так же, как авансы за постоянную смену станции (PCS) командировочные расходы.Авансы FTA должны выдаваться в соответствии с 4 FAM 463.3-1, параграф c. Для утверждения, расчета, выпуска и возврата таких достижения, см. 4 ФАХ-3 Н-463. Авансы на прочие расходы, гардероб часть расходов и часть расходов на штрафы по аренде в Соглашении о свободной торговле не являются авторизованный. Эти надбавки можно запросить в форме SF-1190 по прибытии в сообщение. Расходы перед отъездом не превышают 80 процентов от установленной суммы. максимальные ставки проживания и M&IE по населенному пункту.

4 FAM 464.3-3 Разное Надбавка к расходам (MEA)

(CT: FIN-398; 04-09-2009)

Надбавка на прочие расходы (MEA) выплачивается сотрудника в соответствии с разделами 243 и 253 ДССР в размере фиксированной суммы оплатить различные расходы, связанные с переводом с одной должности на другую. А MEA не выдается до прибытия на почту.

Надбавка на 4 четверти FAM 464.3-4 (QA) Advances

(CT: FIN-403; 03-03-2010)

QA – это аванс, который может быть предоставлен сотруднику на заграничном посту командировки.В ДССР приводятся критерии и ограничения. в Разделе 113. Когда предоставляется аванс по обеспечению качества, дебиторская задолженность должна быть создан для контроля за выплатой такого аванса. QA не продвинулся в Соединенные Штаты.

4 FAM 464.3-5 Временные помещения Суточные (TQSA)

(CT: FIN-403; 03-03-2010)

Прожиточный минимум по временному кварталу (TQSA) – это аванс в размере средства, которые могут быть предоставлены сотруднику в соответствии с теми же положениями, критериями и установленный контроль за продвижением по обеспечению качества (см. 4 FAM 464.3-4). Заявление на оплату изменено с учетом обстоятельств TQSA. продвигать. Когда предоставляется аванс на TQSA, настройте дебиторскую задолженность перед контролировать погашение такого аванса.

4 ПРЕТЕНЗИИ НА ПУТЕШЕСТВИЕ FAM 465

4 FAM 465.1 Путешественники Ответственность

(CT: FIN-412; 28.01.2011)

а. По завершении поездки каждый путешественник должен подать отчет о расходах (ваучер / претензия) в течение 5 рабочих дней с момента поездки дата окончания для учета выполненных поездок и соответствующих разрешенных расходы.Если представленный отчет о расходах (ваучер / претензия) является окончательным расходом отчет (ваучер / претензия), путешественник должен жирным шрифтом пометить ФИНАЛ на ваучер. Для туристических ваучеров, оформленных в электронном виде, туристический ваучер должен быть отмечен как ОКОНЧАТЕЛЬНЫЙ. Путешествие завершено, когда путешественник прибывает в официально закрепленная должность или место жительства.

г. Путешественники должны приложить подробный список расходов. и другая информация по всем заявкам на возмещение путевых расходов. Этот список должен включать:

(1) Авиабилеты;

(2) Расходы на проживание;

(3) Все прочие расходы, превышающие 75 долларов США; и

(4) Любые другие расходы, которые бюро или офис определяет, что необходимо для завершения претензии.

4 FAM 465.2 Учет Транспорт

(CT: FIN-403; 03-03-2010)

а. Путешественники несут ответственность за использование и / или распоряжение всеми билетами, государственные заявки на перевозку (GTR), чеки на компенсацию отказа в посадке или рекламные материалы, купленные GTR, Государственная туристическая система (GTS) или другой ваучер. В дополнение путешественник обязан сообщать обо всех изменениях в транспорте договоренности. Путешественникам необходимо:

(1) Уведомить Центр управления командировками (TMC) немедленно, если поездка или ее часть не будут совершены;

(2) Письменный документ об уведомлении TMC.Это должно включать имя уведомленного лица; и

(3) Уведомить исполнительную / почтовую дирекцию неиспользованных билетов и причитающихся возмещений.

г. Путешественник и исполнительный / почтовый менеджмент офис несут ответственность за обеспечение того, чтобы на счет был зачислен любой причитающийся возврат.

4 FAM 465.3 Официальные лица, утверждающие Ответственность

(CT: FIN-412; 28.01.2011)

а. До получения ваучера на возмещение расходов на поездку расходы представлены на аттестацию удостоверяющим сотрудником, ваучер должны быть одобрены в административном порядке должностным лицом (см. 4 FAM 424), которое обладает необходимыми личными сведениями о том, что поездка была совершена путешественник в течение заявленного периода или который несет ответственность за надзор за путешественник.Надзорное должностное лицо должно удостовериться, что любой отпуск (ежегодный или больной), принятый во время поездки, должным образом сообщается сотрудникам оставить запись, и что никаких требований о возмещении не предъявляется за период отпуска.

г. Административное разрешение подтверждает, что путешественник совершил разрешенную поездку и выполнил ожидаемые служебные обязанности.

г. Административное одобрение путевых листов согласование официальных лиц должно быть завершено в течение 2 рабочих дней после поездки отправка ваучера.

г. При утверждении путевок должностные лица, имеющие были делегированы полномочия по разрешению или утверждению, требуются для обеспечения завершение путешествия то:

(1) Путешествие было выполнено в соответствии с указаниями;

(2) Заявленные статьи расходов являются надлежащими, разумно и в соответствии с применимыми правилами;

(3) Обязаны денежные средства для оплаты проезда; и

(4) Невыплаченные авансовые платежи, связанные с конкретный туристический ваучер был вычтен из чистой суммы.

4 FAM 465.4 Проверка предоплаты чеков / претензий

(CT: FIN-398; 04-09-2009)

Перед сертификацией каждый ваучер на возмещение командировочных расходов проверяется на соответствие стандартам чекового аудита. Эти стандарты включают внутренние аудиты, содержащиеся в готовом коммерческом программном обеспечении (COTS), используемом для автоматизировать создание и обработку путевых листов, а также редактирование и средства контроля, присутствующие в системе (ах) финансового управления Департамента, которые обрабатывать платежные данные из фидерных систем.

4 FAM 465.5 Сертификат для Оплата одобренных претензий

(CT: FIN-438; 27.01.2015)

Все обработанные туристические ваучеры сертифицированы для оплаты в в соответствии с 4 FAM 430, в ваучере и графике платежей или в электронном эквиваленте генерируется системой (ами) финансового управления департаментов. Проверенный платежи направляются в казначейство или обслуживающий USDO, согласно 4 FAM 434, поэтому что претензия может быть оплачена в течение 25 календарных дней после завершения поездки.Календарный день начинается с момента, когда платежный офис проштампует возмещение командировочных расходов. полученный ваучер. Ваучеры оплачиваются в долларах США, за исключением за границей персоналу LE возмещаются расходы в соответствии с местным валютным законодательством.

4 FAM 466 С ПРАВИТЕЛЬСТВЕННЫМ ДОГОВОРОМ ИНДИВИДУАЛЬНЫЕ КАРТЫ

(CT: FIN-367; 12-07-2004)

Департамент через Управление общих служб (GSA) контракт, разрешающий выпуск и обслуживание платежных карт для путешественники.

4 FAM 467 С ПРАВИТЕЛЬСТВЕННЫМ ДОГОВОРОМ ТУРИСТИЧЕСКИЕ ЧЕКИ

4 FAM 467.1 Орган

(CT: FIN-367; 12-07-2004)

Департамент через общие службы Контракт на администрирование (GSA) уполномочен вести инвентаризацию дорожные чеки на выпуск или продажу.

4 FAM 467.2 Применимость

(CT: FIN-412; 28.01.2011)

Дорожные чеки по контракту с государством могут быть выданы путешественники в качестве разрешенного аванса на поездку вместо наличных денег или казначейского чека.Дорожные чеки необходимо запросить до начала поездки по Разрешение на поездку (TA). Любые сборы, взимаемые или взимаемые с путешественников. чеки, выданные как аванс на поездку, могут быть востребованы в качестве возмещаемого разного расходы по ваучеру, если сбор был оплачен путешественником.

КОНГРЕСС-ПУТЕШЕСТВИЕ 4 FAM 468

(CT: FIN-367; 12-07-2004)

а. 22 U.S.C. 1754 разрешает использование местной валюты за границу на транспорт, суточные и другие расходы на зарубежные поездки для членов Конгресса и сотрудников Конгресса.Этот орган устанавливает взимаемые ассигнования, а также разрешения и ограничения которые применимы к делегациям Конгресса (CODEL) или делегациям персонала (СТАФДЕЛ).

г. Особые процедуры относятся к Конгрессу только для путешествий и включать ставки, подлежащие оплате, способ оплаты, счета взимается, требуются разрешения, использование и обмен иностранной валюты, а также соответствующие требования к отчетности.

4 FAM 469 Специальные условия проезда

4 ФАМ 469.1 Образовательное путешествие

(CT: FIN-403; 03-03-2010)

а. Оплата или возмещение понесенных расходов по образовательные поездки, если они разрешены в соответствии с 14 FAM 532.5, могут включать фактические расходы на транспортировку ребенка-иждивенца, утвержденные суточные по максимально применимым ставкам и транспортные расходы на несопровождаемый воздушный багаж (UAB) с допустимым весом до 113 брутто килограммы, или 250 фунтов.

г. Сотрудники, чьи иждивенцы получили разрешение образовательная поездка может выбрать хранение иждивенцев UAB в или поблизости школы для иждивенцев вместо перевозки UAB обратно в место службы сотрудников.Обратитесь к 14 FAM 500, 14 FAM 600 и Департаменту Государственный стандартизированный регламент (ДССР) 285.1 для применимых руководящих принципов, касающихся стоимость хранения, которая может быть востребована. При выборе этого варианта сотрудники несут ответственность за согласование с местным хранилищем и должны Оплачивать все сборы непосредственно на склад.

г. Сотрудникам следует обращаться к 14 FAM 610 и 14 FAM 620. прежде чем выбрать хранение в качестве опции по отправке иждивенцев UAB и должны проконсультируйтесь с почтой относительно документации, необходимой для возмещения.В сотрудник также несет ответственность за получение оценки доставки UAB в определить максимальную сумму возмещения стоимости хранения по сравнению с отправкой UAB. Претензии по хранению UAB будут ограничены меньшим из конструктивных стоимость доставки UAB или расходы на хранение UAB.

г. Сотрудник должен запросить компенсацию за утвержденные расходы на образовательные поездки по почте и потребовать их с помощью формы DS-189, Ваучер на возмещение командировочных расходов (ранее форма OF-189).Запрос на возмещение должен включать все необходимые квитанции и ссылаться на разрешение, указанное на заказы на командировки по месту работы (PAT). Фискальные данные, взимаемые при оплате в претензии будут учетные данные о выданных образовательных командировках. по почте для этого пост-финансируемого расхода. Эти данные должны включать сообщение код распределения, соответствующий символ ассигнований, используемый для финансирования образовательная поездка, номер обязательства и код объекта бюджета 2162 ( код, присвоенный учебной поездке), а также другие соответствующие данные бухгалтерского учета связанные с образовательными поездками.

4 FAM 469.2 Некоторые дары путешествий и дорожные расходы

4 FAM 469.2-1 Область применения

(CT: FIN-438; 27.01.2015)

а. В этом разделе изложены политики и процедуры. для приема и использования платежей на проезд, проживание и другие расходы из нефедеральных источников в связи с официальными поездками сотрудников на определенных собраниях и аналогичных мероприятиях, а также в других случаях, когда командировочные расходы оплачиваются из нефедеральных источников.Сотрудникам следует обращаться к 2 FAM 962.12. для стандартов, которые будут использоваться для одобрения и принятия такой поездки в качестве подарка в отдел. В некоторых случаях Департамент может получать платежи в связи с явкой сопровождающего супруга, как указано в 2 FAM 962.12.

г. Этот раздел не разрешает принятие таких выплаты сотрудником или сопровождающим супругом сотрудника в личном вместимость.

г. В этом разделе не разрешается запрашивать предложения со стороны сотрудника или отдела из нефедерального источника для оплачиваемой поездки.Сотрудники могут информировать нефедеральные источники о том, что либо нет, либо недостаточное количество командировочных средств для участия сотрудника в предполагаемой поездке.

4 FAM 469.2-2 Орган

(CT: FIN-412; 28.01.2011)

а. 31 U.S.C. 1353 предоставляет агентствам полномочия по принимать платежи из нефедеральных источников в связи с финансированием определенные официальные поездки. Платежи принимаются только из нефедеральных источники Департамента, если они предназначены для поездок, суточных и связанных с ними расходы, как указано в этой главе.

г. 5 U.S.C. 5701; 5 U.S.C. 5709.

г. 41 CFR 301-1-301-76; 41 CFR 304-1-304-99.

г. 22 U.S.C. 2697 обеспечивает полномочия секретаря государства принимать подарки (безусловные и условные), включая подарок в виде дорожные расходы. В обстоятельствах, когда не принимаются в подарок дорожные расходы. под эгидой 31 U.S.C. 1353, Департамент может принять их под общие полномочия Государственного секретаря по принятию подарков, предусмотренные в 2 FAM 960.

4 FAM 469.2-3 Определения

(CT: FIN-438; 27.01.2015)

Конфликтный нефедеральный источник: Любое физическое или юридическое лицо, кроме правительства Соединенных Штатов, когда Должностное лицо, уполномоченное ведомством, определяет, что принятие пожертвования от такой источник при данных обстоятельствах может вызвать у разумного человека знание всех относящихся к делу фактов, которые ставят под сомнение честность Департамента программы и операции.

Встреча или аналогичное мероприятие: A конференция, семинар, выступление, учебный курс или подобное мероприятие который проходит вдали от официального места службы сотрудников и спонсируется или спонсируется нефедеральным источником (см. 2 FAM 962.12, пункт d).

Нефедеральный источник: любой человек или юридическое лицо, кроме правительства Соединенных Штатов, и включает в себя любые физическое, частное или коммерческое лицо, некоммерческая организация или ассоциация, государство, местное или иностранное правительство, или международное или многонациональная организация.

Платеж: оплаченные средства путевые расходы, суточные и связанные с ними расходы чеком или аналогичным документом Отделение или оплата натурой.

Натуральный платеж: Товар, услуги или другие льготы, предоставляемые нефедеральным источником для путешествий, суточные и связанные с этим расходы вместо средств, выплачиваемых Департаменту чек или аналогичный инструмент для той же цели.

Путевые расходы, суточные и сопутствующие товары Расходы: те же виды расходов, подлежащие оплате в соответствии с положениями 14. FAM 500 и, если применимо, 41 CFR, глава 301 (Федеральные правила путешествий (FTR)) или том 1 Совместных федеральных правил путешествий (JFTR).

4 FAM 469.2-4 Делегация Власть

(CT: FIN-398; 04-09-2009)

Полномочия на одобрение приема платежа предоставлены передан советнику по управлению на должность для поездки в пределах страны назначение и исполнительному директору соответствующего бюро для выезда за пределы страну назначения и для всех поездок сотрудников, находящихся в Вашингтон, округ Колумбия.Любой подарок в путешествие человеку, которому принадлежала власть. делегированный должен быть утвержден на следующем более высоком уровне.

4 FAM 469.2-5 Условия для Прием платежей на командировки сотрудников

(CT: FIN-438; 27.01.2015)

Должностное лицо уполномоченного агентства должно убедиться, что определения до оплаты могут быть приняты для сотрудников, путешествующих по этот авторитет. (См. 2 FAM 962.12, подпункт d (1)). Кроме того, должностное лицо, санкционировавшее ведомство, должно определить, дисквалифицирован ли нефедеральный источник из-за конфликта интересов основания.Соответствующие факторы включены в 2 FAM 962.12, подпункт d (3).

4 FAM 469.2-6 Платеж от Нефедеральный источник, не спонсирующий мероприятие

(CT: FIN-403; 03-03-2010)

Помимо приема платежей из нефедеральных источников спонсирует мероприятие, платежи также могут приниматься от нефедеральных источник, не заинтересованный в предмете встречи, или аналогичная функция. Оплата должна быть произведена натурой и состоять из типы услуг, которые обычно предоставляет нефедеральный источник, например, авиатранспорт. услуги по перевозке пассажиров коммерческой авиакомпанией.Платежи могут быть принято из более чем одного нефедерального источника в связи с одним событие. Должностные лица, уполномоченные ведомством, должны принимать независимые решения. для каждой нефедеральной организации, оплачивающей командировочные расходы.

4 FAM 469.2-7 Путешествие супруга

(CT: FIN-412; 28.01.2011)

а. Должностные лица, уполномоченные ведомством, могут принимать оплату в соответствии с этой частью из нефедерального источника для сопровождающего супруга. Запросы должны быть представлены на утверждение в Управление по вопросам занятости (этики).А должно быть установлено, что супруги присутствуют на встрече или аналогичном функция в интересах агентства. Присутствие супругов может быть в интересах агентства, если супруг:

(1) Поддерживать миссию агентства или существенно помогать работнику в исполнении служебных обязанностей;

(2) Присутствовать на церемонии, на которой сотрудник получить награду или почетную степень; или

(3) Участвовать в основных программах, связанных с программы или операции агентства.

г. Сопровождающий супруг не может считаться гражданином США. Государственный служащий для любых целей, кроме права на выплату командировочные, суточные и сопутствующие расходы. За исключением чрезвычайных ситуаций, оплата не может быть принята за поездку супруга, если супруг не путешествует на то же мероприятие, что и сотрудник.

4 FAM 469.2-8 Правила оплаты

(CT: FIN-435; 03-10-2014)

а. Оплата в иной форме: авторизованные платежи. из нефедерального источника для сотрудника и / или сопровождающего супруга, другие чем платежи натурой, должны производиться чеком или аналогичным документом на имя Государственный департамент и должен быть принят сотрудником или сопровождающим супруга от имени Департамента.Ни сотрудник, ни супруга не уполномочен получать наличные деньги, чек или аналогичный инструмент, подлежащий оплате путешественник.

г. Немедленно отдать все чеки или аналогичные документы соответствующему должностному лицу Департамента, уполномоченному принимать такую ​​оплату за одобрение. Он или она незамедлительно отправит его в банковское управление. работа сейфа для внесения депозита в кредит Департамента. Глобальный финансовый Операционное управление (CGFS / F) получит стандартный чековый депозит меморандум о депозите и будет записывать кредит в Департаменты финансовая система в виде кредита на заработную плату и расходы отделов ассигнования или другой соответствующий счет в соответствии с полномочиями в 31 U.С.С. 1353 (а). Эти депозиты будут зачислены на уровне ассигнований и впоследствии будут распределены между элементами, несущими путевые расходы.

г. Когда прием платежа был одобрен в заранее, агентство может принять оплату сверх действующих ограничений (ставки, установленные Федеральным правилом путешествий (FTR) для поездок в континентальной части США и министром обороны в рамках совместной федеральной поездки Регламент (JFTR) для поездок в другие иностранные районы).Под этим договоренности, жилье или другие предоставляемые льготы должны быть сопоставимы в стоимость по сравнению с тем, что предлагается или приобретается другими лицами, находящимися в аналогичном положении посещение встречи. Когда применимое ограничение будет превышено, оплата необходимо потребовать до поездки.

г. Оплата натурой: Как правило, оплата натурой от нефедеральный источник может быть принят сверх ограничений в соответствии с применимые правила путешествия, при условии, что проживание или другие льготы сопоставима по стоимости с ценой, предложенной или приобретенной другим аналогичным образом расположенные лица, присутствующие на собрании или аналогичном мероприятии.Однако, сотрудники не могут принимать услуги первоклассного обычного перевозчика, если только специально одобрено Департаментом.

e. Предложение бесплатного проезда после начала официальной поездки: В обстоятельствах, когда уполномоченное должностное лицо одобрило принятие подарок путешествия, сотрудники могут принять дополнительные командировочные расходы от того же нефедеральный источник, если оплаченные или предоставленные в натуральной форме расходы сопоставимы в ценность для других участников встречи и не было неодобрения со стороны Департамента для этих конкретных расходов.В обстоятельствах, когда подарок путешествия расходы не были утверждены заранее (например, номер в отеле компенсируется, но не известно, пока сотрудник не выезжает из отеля), утвержденные расходы могут быть принято путем представления фактов и обстоятельств в утверждающий орган в течение 7 рабочих дней после окончания поездки. Если подарок путешествия не одобрен, возмещение донору потребуется, как описано в 41 CFR 304-3.13 (б) (3).

4 FAM 469.2-9 Путешествие Авторизация

(CT: FIN-398; 04-09-2009)

Сотрудник и его супруга должны путешествовать в соответствии с официальные разрешения на поездку от Государственного департамента для использования платежей рассматривается в этом разделе.

4 FAM 469.2-10 Возмещение Сотрудник или сопровождающий супруг (а)

(CT: FIN-398; 04-09-2009)

а. Каждый сотрудник или супруга, от имени которых производится оплата был принят в соответствии с этой главой, должен подать заявку на командировку в уполномоченный форма возмещения. Сотруднику или супруге будут возмещены расходы в соответствии с Федеральными правилами путешествий или аналогичными положениями FAM и совместное федеральное регулирование путешествий.

г.Для подачи заявления о возмещении путевых расходов, платежи натурой за расходы, возмещаемые иным образом (например, транспорт или жилье) рассматриваются как предоставленные правительством США.

4 FAM 469.2-11 Отчетность

(CT: FIN-438; 27.01.2015)

а. Полугодовые отчеты по платежам, в том числе по платежам натурой на сумму более 250 долларов США, принятую на основании закона 31 U.S.C. 1353 (см. 2 FAM 962.12, подпункт d (1)) должен быть передан в Службу этики и раскрытия финансовой информации. (L / EFD).Этот офис должен представлять отчеты в Управление государственной этики до 31 мая каждого года в отношении платежей за предшествующий период, начало 1 октября и до 31 марта; и 30 ноября каждого года для платежей получено с 1 апреля по 30 сентября.

г. За каждое мероприятие, в котором была выплачена сумма, превышающая 250 долларов США принимается на сотрудника, исполнительных директоров бюро и пост менеджмента консультанты должны заполнить и подать форму SF-326, Полугодовой отчет Платежи, принимаемые из нефедерального источника, в L / EFD.

г. Форма SF-326 должна содержать следующие информация:

(1) Каждое мероприятие, за которое выплачивается более 250 долларов США. принято, включая описание мероприятия, спонсора, место, дату;

(2) Имена каждого сотрудника и супруга (если применимо), за которые была принята такая оплата, включая сотрудников место и даты поездки;

(3) Идентификационные данные нефедерального источника, из которого оплата принята; и

(4) Детализация принятых льгот, которые включает описание типа пособия, его ценности и того, было ли оно предоставляется чеком или натурой.

г. Дарение путевых расходов утверждено в соответствии с 2 FAM 962.12 подпункт d (2) не должен указываться в форме SF-326. Вопросов информацию о том, подлежит ли поездка отчетности, следует сообщать в Управление Трудовое право (этика).

4 FAM 469.2-12 Рекламные Материалы / Компенсация за плохое обслуживание

(CT: FIN-412; 28.01.2011)

а. В целом, правила OPM в 5 CFR 2635.204 (c) (3) предусмотреть, что сотрудник не может принимать в личное пользование какие-либо преимущества, которые Правительство имеет право в результате расходов Правительства средства.Однако существуют определенные законы и правила, касающиеся путешествий. преимущества.

г. В соответствии с Федеральным правилом путешествий на 41 CFR 301-53.2 и публичное право 107-107, сотрудники могут оставлять за собой использовать любые рекламные преимущества или материалы, полученные от туристической службы поставщику в связи с официальной поездкой, если такие предметы получены в рамках на тех же условиях, что и для широкой публики, и без дополнительных стоимость для правительства.Это включает, но не ограничивается, как частые флаерские мили и гостиничные баллы.

г. Рекламные преимущества или материалы, которые вы получаете от поставщика туристических услуг в связи с вашим планированием и / или составлением расписания официальная конференция или другое групповое путешествие (в отличие от официальных путешествовать самостоятельно) считаются собственностью правительства, и вы можете только принимать льготы или материалы от имени Федерального правительства.

г. Если вам недобровольно отказали в подтвержденном зарезервированном место в самолете во время официального путешествия, любой полученный вами платеж заранее оцененные убытки должны быть переданы Федеральному правительству.Однако если вы предлагается компенсация в обмен на добровольное освобождение вашего места, вы может принимать такую ​​компенсацию за личное использование до тех пор, пока:

(1) Добровольное освобождение места не помешает при исполнении служебных обязанностей;

(2) Дополнительные командировочные расходы, понесенные в результате вы оплачиваете освобождение своего места и не получаете компенсацию; и

(3) Ежегодный отпуск взимается в размере ваше волонтерство задерживает вашу поездку в рабочее время.

e. Что касается других форм компенсации бедным услуги в результате служебных командировок, проконсультируйтесь в Бюро по трудоустройству (Этика) и L / M.

Запросить аванс на поездку | Управление закупок

Запросы

Суммы не должны включать авиа- или железнодорожные тарифы, так как эти расходы могут быть оплачены Туристической картой агентства (ATC) через Christopherson Business Travel.

Авансы будут выдаваться только целыми суммами в долларах и должны составлять 100 долларов или более.

Авансы выдаются только сотрудникам, а не студентам, гостям или подрядчикам.

Авансы не выдаются сотрудникам, имеющим достаточную кредитную линию по корпоративной проездной карте, чья корпоративная проездная карта была аннулирована администратором программы корпоративных карт или чьи привилегии на командировочные авансы были отозваны из-за урегулирования просрочки платежа.

«Дата выплаты», указанная в запросе Chrome River, не может быть более чем за 10 дней до «даты начала» поездки.Банку путешественника потребуется 2–3 дня после даты платежа, чтобы предоставить средства, пожалуйста, планируйте соответственно.

Сумма аванса не будет обременять Баннер. В процессе сверки (после поездки) командировочные расходы будут списаны на соответствующий индекс на основе отчета о расходах Chrome River

.

Согласование

Аванс должен быть выверен в Chrome River в течение 30 дней с последней даты поездки. Сверка требует, чтобы путешественники отразили / задокументировали сумму командировочного аванса с расходами, понесенными во время соответствующей деловой поездки.Процесс сверки в Chrome River определит, подлежит ли путешественнику возмещение или он должен возместить Университету излишек суммы, не использованной во время деловой поездки.

Ваш аванс на поездку должен быть согласован в течение 45 дней с последней даты поездки, иначе это приведет к следующему: Удержание из заработной платы непогашенной суммы аванса наличными, административный сбор в размере 50 долларов США будет взиматься с вашего отдела и потеря будущего льготы по выдаче наличных.

Шаг за шагом

1. Request the Travel Advance in Chrome River

   • Выберите «Новый отчет о расходах», затем «Аванс на командировку».
   • Введите дату платежа, сумму в целых долларах, а также дату штата и дату окончания деловой поездки.
   • Никакие другие виды расходов не должны использоваться
   • Не прикрепляйте предварительную аттестацию Chrome River
   • Выберите авторизованного утверждающего лица

2. Следите за прогрессом в путешествиях в Chrome River

   Запрос аванса на поездку будет находиться в очереди «Представленные расходы», и его можно будет отслеживать, как и другие отчеты о расходах в Chrome River, с помощью кнопки «отслеживания».

   После того, как аванс на поездку будет полностью одобрен в Chrome River, он будет отправлен в Banner и будет иметь статус «Экспортировано».

   После оплаты дорожного аванса его статус изменится на «Оплачено», а на панели управления Chrome River путешественника отобразится банк «Денежный аванс» красным цветом.

   Если у путешественника есть авансовый банк наличных, все запросы на возмещение расходов, отправленные в Chrome River, уменьшают сумму авансового банка наличными.

3. Согласование в течение 30 дней после поездки

   Заполните отчет о расходах в Chrome River, чтобы сверить ваши командировочные расходы с суммой дорожного аванса.

   Если отчет о выверке расходов показывает, что командировочные расходы были выше, чем командировочный аванс, путешественник получит возмещение разницы.

   Если отчет о выверке расходов показывает, что командировочные расходы были меньше командировочного аванса, командир должен выплатить VCU остаток суммы командировочного аванса. Он должен соответствовать сумме аванса, указанной в Chrome River

   .

   Чек или денежный перевод необходимо выписать в VCU и доставить в Службу закупок по адресу 912 W.Грейс-стрит, 5-й этаж, с 8:00 до 16:00. Пожалуйста, не отправляйте чеки по этому адресу. Добровольный вычет из зарплаты сотрудника в настоящее время невозможен. Кредитные или дебетовые карты также не принимаются.

GAP 200.023, Аванс на поездку | Бухгалтерия

I. Общие

II. Заполнение формы аванса на командировку

III. Подача заявки на поездку

I. Общие

Duke предоставляет студентам авансовые платежи для оплаты дорожных расходов, связанных с Duke.Duke также предоставляет авансы на командировки, на ограниченной основе, для сотрудников, которые путешествуют по делам, связанным с Duke, на длительный период в места, где корпоративная карта, продукт Visa, недоступен.

Форму аванса на поездку можно скачать.

II. Заполнение формы аванса на командировку

Форма аванса на командировку используется для получения денежных авансов во время деловых поездок.

• Введите Дата запроса и Имя получателя платежа
• Укажите Занятость / статус студента
• Только для студентов: укажите место получения .
• Дата отъезда
  Введите дату начала поездки или события.
• Дата возвращения
  Введите дату окончания поездки. После этой даты у получателя будет 30 дней, чтобы заполнить Форму командировочных расходов и возместить аванс. Если аванс не будет погашен в течение этого времени, Служба компенсации командировочных расходов вычитает оставшуюся часть из следующей зарплаты получателя.
• Пункт назначения
  Введите город, штат и страну, если они находятся за пределами U.S.A.
• Цель поездки / предварительный запрос
  Укажите причину, по которой деньги необходимы до поездки.
• Если аванс на поездку запрашивается более чем за две недели до даты вылета / мероприятия, укажите причину этого, например, чтобы воспользоваться льготными тарифами на авиабилеты
• Объект затрат для начисления
  Перечислите объект затрат, подлежащий начислению для затрат. Объект затрат не будет взиматься до тех пор, пока не будет обработана форма командировочных расходов.
• Запрошенная сумма
  Укажите запрашиваемую сумму в соответствующей строке.
• Подпись запрашивающей стороны
  Запрашивающая сторона (получатель) должна подписать заявление о сертификации. Введите или распечатайте имя отправителя запроса, уникальный идентификатор Duke и рабочий номер телефона.
  Чтобы узнать, как определить уникальный идентификатор Duke, см. Directory.duke.edu
.
• Утверждено
  Аванс на поездку должен быть одобрен и подписан лицом, которому подает заявление.Получатель или лицо, которое подчиняется Получателю, не могут одобрить форму.

III. Подача предварительной формы на командировку

После того, как форма будет заполнена и подписана, отправьте оригинал в отдел оплаты проезда и возмещения сотрудникам по адресу Box 104144 Durham, NC 27708. Сохраните копию для документации отдела.

Запросы на командировку обрабатываются в течение пяти-семи рабочих дней.

Сотрудники, получающие заработную плату посредством прямого депозита, получат авансы на поездку тем же способом.Уведомление по электронной почте будет отправлено, когда депозит будет сделан на их банковский счет или счет кредитного союза.

Сотрудники, получающие заработную плату чеком, получат авансы на поездку тем же способом. Чеки можно будет получить только в кассе университета, расположенной на складе Smith Warehouse, 114 S. Buchanan Blvd., Bay 8, Room B103. Уведомление по электронной почте будет отправлено, когда чек будет доступен для получения. Лицо, получающее чек, должно предъявить действительное удостоверение личности герцога.

Зарубежные операции и переводы
Если аванс на поездку необходимо выплачивать в иностранной валюте или переводить в банк, кроме прямого депозита:

• Укажите используемую иностранную валюту, сумму, подлежащую выплате в иностранной валюте (пример: 400 британских фунтов) или сумму в долларах США, которая должна быть конвертирована в иностранную валюту (пример: конвертировать 20 000 долларов США в британские фунты стерлингов).
• При переводе средств укажите: название и адрес банка, имя и номер счета получателя, данные, которые необходимо предоставить получателю, и коды банка.Комиссия взимается с отдела, запрашивающего банковский перевод.

Отчетность о деловых поездках | CWT

Круглосуточный онлайн-доступ к отчетам о деловых поездках

Наш инновационный командный центр для составления отчетов о командировках – ваш ключ к соблюдению нормативных требований. Мы поможем вам собрать все ваши данные по всему миру в одном месте, чтобы вы могли видеть всю свою программу путешествий. Обладая удивительной гибкостью и мощностью, наша платформа позволяет вам всего за несколько щелчков мышью изменить свое представление о мире, стране, бизнес-подразделении и путешественнике.

Помимо стандартных отчетов о деловых поездках, наша платформа предоставляет широкие возможности бизнес-аналитики:

• Пользовательские запросы, позволяющие получить точную информацию об отчетах о деловых поездках для основных заинтересованных сторон вашей организации
• Встроенный бенчмаркинг поможет вам узнать, насколько ваша программа путешествий отличается от других.
• Анализ данных отчетов о деловых поездках позволяет нам определить рекомендуемые действия, которые вы можете предпринять, чтобы улучшить свои результаты.
• Графические информационные панели и диаграммы – с помощью щелчков мышью по детализированным данным, лежащим в их основе, – помогут вам легко понять свои данные и поделиться ими с заинтересованными сторонами.

С нашей платформой бизнес-аналитики у вас есть больше возможностей, чем когда-либо, чтобы эффективно управлять своей программой поездок, контролировать своих путешественников и находить способы сэкономить еще больше денег.

Отчеты о деловых поездках в режиме реального времени

CWT отправляет данные в нашу систему отчетов о деловых поездках при каждом бронировании, поэтому вы получаете доступ к своим расходам практически в реальном времени.Это поможет вам и вашей организации выявлять несоответствующие требованиям бронирования, а также предоставляет самые свежие данные для наших служб отслеживания путешественников. В сочетании с нашими службами автоматизированного обмена сообщениями вы можете мгновенно принять меры, когда это необходимо, чтобы улучшить соблюдение требований и предупредить путешественников о полезной или важной информации.

Легко делитесь отчетами о корпоративных поездках

Изучив данные своей компании, вы захотите поделиться ими со своими ключевыми заинтересованными сторонами, чтобы получить поддержку своих планов.Наша платформа также упрощает это. После того, как вы получили доступ к нужным данным и создали необходимые диаграммы и визуальные элементы, вы сможете легко экспортировать отчеты о командировках в формат для совместного использования и даже запланировать их автоматическую отправку в любое время по вашему выбору.

Путешествия и развлечения – Управление бизнеса и финансов

Политика Lewis & Clark заключается в возмещении сотрудникам и внештатным сотрудникам необходимых транспортных и развлекательных расходов, понесенных для авторизованного бизнеса Колледжа.

Командировочные расходы и развлечения должны быть указаны в отчете о расходах на поездки и развлечения или в контрольном запросе.

Ниже приведены требования к отчетности и документации при отправке формы отчета о расходах на командировки и развлечения.

Дополнительные правила командировок применяются, когда командировочные расходы будут списаны на грант, спонсируемый проект или другой ограниченный счет.Руководство по поездкам, оплачиваемым за счет внешних грантов, дополняет политику колледжа. Отчеты о командировочных расходах по внешним грантам следует отправлять администратору гранта для утверждения и обработки.

---

Разрешение на поездку

Каждый отдел отвечает за организацию своих поездок. Сотрудники должны получить предварительное разрешение или получить от своего руководителя, прежде чем приобретать авиабилеты, проживание в гостиницах, регистрацию на конференцию и т. Д.

---

Авансы путешествия

Авансы на поездку доступны для покрытия прямых расходов, понесенных сотрудниками колледжа, путешествующими по делам колледжа. Такие расходы включают в себя проезд в такси, питание, чаевые и другие непредвиденные расходы, которые обычно оплачиваются наличными. Минимальный аванс на поездку составляет 25 долларов США. Примечание. Предоплаченные командировочные расходы, такие как авиабилеты, плата за регистрацию на конференцию и проживание, могут быть возмещены сотруднику до поездки в рамках процесса возмещения расходов.См. Инструкции по возмещению ниже.

Чтобы получить аванс на поездку, заполните Check Request на сумму аванса. Запрос должен также включать бюджет с указанием типа и суммы предполагаемых расходов. Аванс необходимо запрашивать не более чем за 30 дней до запланированной даты поездки. Начальник сотрудника должен одобрить заявку на командировку. Сотрудник не может санкционировать свой аванс.Запрос на проверку должен включать в разделе описания формы даты, пункт назначения и деловую цель поездки. Идентификационный номер сотрудника Льюиса и Кларка требуется для авансовых платежей на поездку. Отправьте форму запроса на проверку в отдел расчетов с поставщиками до 12:00. Пятница, трансфер в отделе обслуживания студентов и ведомства в 12:00 в следующую пятницу.

Аванс на командировку считается ссудой для сотрудника до тех пор, пока сотрудник не представит Отчет о расходах на командировки и развлечения , в котором документально подтверждается использование средств в деловых целях.Вы несете личную ответственность за эти деньги до тех пор, пока они не будут учтены. После того, как отчет будет отправлен в бизнес-офис, аванс будет погашен, и расходы будут отнесены на счет бюджета отдела.

Авансы на командировки должны отражаться в отчете о расходах на командировки и развлечения в течение одного месяца после окончания поездки, связанной с авансом. Если должным образом оформленный отчет о командировочных расходах и развлечениях не будет получен в течение 60 дней, сумма дорожного аванса будет добавлена ​​к доходу работника за месяц.Если сотрудник впоследствии представит должным образом задокументированный Отчет о расходах на командировки и развлечения, он / она сможет вычесть сумму из своей налоговой декларации за этот год.

Когда ваша поездка будет завершена, верните все оставшиеся дорожные авансовые платежи в отдел обслуживания студентов и факультетов. Эти средства следует перечислять на ваш авансовый счет на поездку, а не в бюджет вашего отдела. Приложите квитанцию ​​отдела обслуживания студентов и департамента к вашему отчету о расходах на поездки и развлечения вместе с другими квитанциями.Запишите аванс на поездку в отчете о командировочных расходах и развлечениях как кредит в разделе «Сводка денежных средств» в строке «Минус: авансы на поездку».

---

Отчеты о расходах на поездки и развлечения

Колледж требует подробный отчет о расходах на поездки и развлечения для всех путевых расходов, взимаемых со счета Колледжа. Правильно заполненный отчет о расходах, подписанный сотрудником и со всеми необходимыми квитанциями, должен быть отправлен в бизнес-офис в течение одного месяца после завершения каждой поездки.Отчет о расходах на поездки и развлечения должен быть заполнен, даже если для всех дорожных расходов используется карта покупок.

• Запросы на возмещение расходов необходимо подавать в течение 60 дней с даты расходов. Если должным образом оформленная форма отчета о расходах на командировки и развлечения не будет получена бизнес-офисом в течение 60 дней после окончания поездки, сумма возмещения будет добавлена ​​к доходу сотрудника за месяц.Если должным образом задокументированная форма отчета о расходах на командировки и развлечения будет представлена ​​позже, сотрудник сможет вычесть сумму из своей налоговой декларации за этот год.
• Расходы на питание, понесенные во время ночной поездки в колледж в Соединенных Штатах, возмещаются на основе суточных. Квитанции не требуются. См. Политику суточных на питание ниже. Все другие расходы, такие как авиабилеты, проживание, аренда автомобиля или проезд в такси, требуют детализированных квитанций.Оригиналы квитанций с указанием того, что было куплено и произведена оплата, должны быть приложены к форме отчета о расходах на командировки и развлечения. Если в квитанции не указано, что сумма была оплачена полностью, необходимо также приложить подтверждение оплаты. (например, квитанция по кредитной карте или выписка). Обратите внимание, что одного доказательства оплаты недостаточно. Должен быть подробный список приобретенных товаров.
• Должно быть полное описание того, почему эти расходы относятся к коммерческим расходам.

Руководитель работника должен разрешить поездку и одобрить командировочные расходы. Деловая цель поездки должна быть указана в форме. Например: «Поездка в Сиэтл» не является деловой целью; «Поездка в Сиэтл для приема на работу» – это бизнес-цель. Описание деловой цели должно четко указывать на выгоду для Lewis & Clark College от ваших путешествий и / или развлечений.

Отчеты о командировочных и развлекательных расходах можно загрузить с этого веб-сайта и в бизнес-офисе.

---

Квитанции / утерянные квитанции

Поступлений:

Подробные квитанции требуются для всех не связанных с суточными расходами на сумму свыше 25 долларов США. Квитанции должны быть приложены к отчету о расходах и расположены в том порядке, в котором они перечислены в этом отчете. Если расходы делятся с внешними организациями, дубликата квитанций будет достаточно, если они будут представлены либо вместе с копией отчета о расходах, представленного другой организации, либо с общим отчетом о расходах, показывающим все расходы, понесенные как Lewis & Clark, так и другой организацией.

Во всех остальных случаях необходимо предоставить оригиналы квитанций о возмещении.

---

Потерянные квитанции:

Подтверждение оплаты по-прежнему требуется. Без подтверждения оплаты будут возмещены только расходы на сумму не более 25 долларов США. Наряду с подтверждением оплаты сотрудник должен предоставить подписанный меморандум, одобренный руководителем, и указать:

• Сумма и цель расхода.
• Отсутствует квитанция или аннулированный чек.
• Что никакого другого возмещения расходов не запрашивалось и не будет запрашиваться или приниматься из любого источника.

---

Невозмещаемые расходы

Как правило, расходы, не связанные напрямую с официальной поездкой в ​​колледж или не требуемые для них, и понесенные в первую очередь для удобства путешественника, не подлежат возмещению.Примеры невозмещаемых расходов:

• Автострахование, кроме выезда за границу
• Страхование багажа, за исключением случаев, когда активы принадлежат колледжу
• Сверхнормативный багаж
• Страхование полетов
• Страхование жизни
• Персональные развлечения
• Фильмы в номере

---

Политика возмещения расходов на поездки и развлечения

Следующая политика соответствует правилам IRS.Если сотрудник не выполняет эти требования, возмещение может быть указано в качестве дохода сотрудника в форме W-2 и подлежит удержанию налога на трудоустройство.

---

Обед:

Метод суточных расходов на питание для поездок в пределах Соединенных Штатов (не включая территории США)

Однодневные поездки
Колледж не возмещает расходы на питание, понесенные в однодневных поездках (без ночевки).IRS не рассматривает возмещение расходов на питание в однодневных поездках как допустимые расходы. Питание, которое человек покупает во время путешествия между локациями без ночевки или во время местного семинара, является личным и не подлежит возмещению.

Это не относится и не включает возмещение расходов на питание с конкретной, обоснованной деловой целью. Обоснованная деловая цель в этом случае включает обеды, когда деловые отношения являются основной темой или целью встречи.Колледж возместит эти обеды, если есть четкая и обоснованная деловая цель. В этих обстоятельствах необходимо будет получить и предоставить детализированную квитанцию ​​для получения возмещения. См. Требования к возмещению расходов на питание, связанные с определенной деловой целью, в политике Entertainment .

Суточные на питание
Расходы на питание, понесенные во время ночной поездки в колледж в Соединенных Штатах, возмещаются на основе суточных.Обратите внимание: территории США не считаются находящимися в пределах Соединенных Штатов. В соответствии с методом суточных человек получает суточное вместо возмещения фактической стоимости питания во время поездки вне дома. В суточные входят все блюда и закуски, включая алкоголь и чаевые.

Сумма суточных должна быть подтверждена записью дат поездки, места поездки и деловой цели поездки. Описание деловой цели должно четко указывать на выгоду для Lewis & Clark College от вашей поездки.Например: «Поездка в Сиэтл» не является деловой целью; «Поездка в Сиэтл для приема на работу» – это бизнес-цель.

Ставка суточных разбита на отдельные суммы на завтрак, обед и ужин. Если третье лицо предоставляет одно из ваших блюд (например, завтрак, предоставляемый отелем, или обед, предоставляемый на семинаре), заявленная ставка должна быть уменьшена на долю, представленную предоставленным обедом. Еда, которую можно было бы съесть дома в дни отъезда и возвращения, также должна быть вычтена из дневной ставки.

Суточные за питание

Текущая действующая ставка составляет 55 долларов США. Распределение суточной нормы на индивидуальное питание выглядит следующим образом:

Завтрак 13.00

Обед 16.00

Ужин 26.00

Ваш руководитель может установить пониженные тарифы на вашу поездку. Вышеуказанные ставки представляют собой максимальные суммы, которые будут возмещены колледжем.

Суточные за питание в районах с высокой стоимостью

Следующие районы считаются дорогостоящими для путешествий: штаты Аляска и Гавайи, а также мегаполисы Балтимор, Бостон, Чикаго, Денвер, Лос-Анджелес, Нью-Йорк, Окленд, Филадельфия, Сан-Франциско, Сиэтл и Вашингтон, округ Колумбия.Ставка суточных для этих дорогостоящих районов составляет 66 долларов США в день. Вы можете использовать эту более высокую ставку в течение дней, когда вы будете оставаться в одном из перечисленных районов в конце дня. Суточная ставка с более высокой стоимостью разбивается на отдельные приемы пищи:

Завтрак 17.00

Обед 18.00

Ужин 31.00

Ваш руководитель может установить пониженные тарифы на вашу поездку. Вышеуказанные ставки представляют собой максимальные суммы, которые будут возмещены колледжем.

Расходы на питание при международных поездках

Колледж не выплачивает суточные при поездках за пределы США. Обратите внимание: сюда входят территории США.Вы должны подготовить письменный отчет о своих расходах, включая питание. Эта запись может быть либо в форме отчета о командировочных расходах колледжа, либо в формате дневника. Все расходы должны быть подтверждены оригинальными детализированными квитанциями с указанием того, что было куплено и что была произведена оплата. В квитанциях ресторана должны быть указаны название ресторана, количество обслуженных людей, дата и сумма расходов, а также отдельные обслуживаемые предметы. Если квитанция недоступна, следуйте процедуре для утерянных квитанций.

---

Жилье:

Счет-фактура / квитанция отеля должны быть представлены вместе с отчетом о командировочных расходах . Питание и другие непредвиденные расходы, связанные с проживанием в отеле, следует указывать в соответствующих строках Отчета о командировочных расходах. (не в разделе «Жилье»). Знаки гостеприимства на сумму до 50 долларов США вместо расходов на проживание будут возмещены по квитанции, подтверждающей покупку подарка.

Сотрудники, оплачивающие внесение залога заранее из собственных средств, могут запросить возмещение до даты поездки в рамках процесса возмещения расходов. См. Инструкции по возмещению выше.

Жилье должно быть указано в отчете о расходах на поездки и развлечения как расходы на проживание.

---

Развлечения:

Связанные с бизнесом расходы, понесенные сотрудником Колледжа в пользу других лиц (например,г. доноры, попечители, продавцы и т. д.) классифицируются как расходы на развлечения. Подробная информация о месте, бизнес-целях и лицах, которые проводятся, должны быть сообщены, чтобы соответствовать стандартам IRS. Деловая цель должна четко описывать получаемую или ожидаемую выгоду.

Расходы на развлечения, понесенные отдельно от командировки, могут быть указаны в разделе «Развлечения» Отчета о расходах на командировки и развлечения или в форме запроса проверки – в любом случае необходимо указать перечисленные выше детали.Квитанции требуются для всех товаров стоимостью более 25 долларов США. См. Раздел «Утерянный чек» выше, если вы потеряли расходы, связанные с развлечениями.

---

Транспорт:

Воздушное путешествие

Каждый путешественник несет ответственность за организацию, подтверждение и отмену бронирования, а также за получение возмещения в случае отмены.Сотрудники, оплачивающие авиабилеты из собственных средств, могут запросить возмещение расходов до даты поездки в рамках процесса возмещения расходов. См. Инструкции по возмещению выше.

Предпочтительные туристические агентства:

Prestige World Travel: 360-834-4876

Туристическая служба Азумано: 503-223-6245

Стоимость авиабилетов должна быть указана в отчете о расходах на поездки и развлечения как расходы на авиабилеты.

Если вы решили продлить командировку по личным причинам, вы несете ответственность за оплату всех личных расходов, включая любое увеличение стоимости авиабилетов, понесенное в связи с продленной поездкой. Стоимость авиабилета для деловой части поездки – это максимальная стоимость авиабилета, стоимость которой может быть возмещена Колледжем. Когда вы бронируете рейс, вам следует распечатать и сохранить расценки на авиабилеты на даты деловой поездки. Отправьте смету вместе с квитанцией на приобретенный рейс при заполнении отчета о командировочных расходах и объясните в разделе комментариев, что вы продлили поездку на личное время.Стоимость бизнес-полета будет максимальной возмещаемой суммой. Желательно, чтобы вы использовали личные средства для оплаты авиабилетов, когда личное время приводит к более высокой стоимости проезда; если вы используете карту Pcard, вы должны будете возместить Колледжу недопустимую часть оплаты.

Использование личного транспорта

Текущая ставка миль с 1 июня 2019 года составляет 0 долларов США.58 за милю. Пробег должен быть основан на самом прямом маршруте. Колледж не возмещает сотрудникам поездки между домом и университетским городком.

Ставка пробега покрывает все расходы на владение автомобилем, эксплуатацию и техническое обслуживание, включая страхование. Личные автомобили сотрудников не покрываются страховым полисом Колледжа, когда они используются для бизнеса Колледжа: страхование владельца представляет собой единственное доступное покрытие.

Не рекомендуется использовать личный транспорт при транспортировке других сотрудников или студентов колледжа, поскольку это может привести к серьезным финансовым потерям владельца в случае аварии.Если для работы в колледже используется личный автомобиль, личное страхование автомобиля водителя является основным в случае аварии (т.е. поданные претензии в первую очередь относятся к сфере ответственности политики водителя). В случае аварии с участием пассажиров, которые являются сотрудниками или студентами Колледжа, копия отчета об аварии (или другого уведомления) должна быть отправлена ​​Менеджеру по рискам сразу же по возвращении в Колледж.

Прокат автомобилей

Чтобы получить компенсацию за аренду автомобиля, вы должны получить разрешение на работу в качестве водителя у инспектора по охране труда и технике безопасности колледжа.Для получения инструкций перейдите к Правила и процедуры аренды транспортных средств .

Колледж возместит сотрудникам расходы на аренду компактного или стандартного автомобиля, а также связанные с автомобилем расходы. При аренде автомобиля в Соединенных Штатах нет необходимости покупать дополнительную страховку в агентстве по аренде, поскольку страхование Колледжа обеспечивает покрытие, превышающее страхование агентства по аренде. По причинам страхования сотрудники, заполняющие договоры аренды автомобиля, должны указать «Lewis & Clark College» после своего имени.

Аренда транспортных средств, совершенная с использованием карт покупки, включает покрытие Auto Rental Collision Damage Waiver за ущерб в результате столкновения или кражи при аренде на срок не более 14 дней . (Существуют ограничения – подробности читайте на Visa.com). Держатель карты должен отказаться от страховки на случай столкновений по договору аренды и сообщить о любых несчастных случаях в течение 45 дней. Это страхование первичного столкновения и кражи, но не покрывает травмы или личную ответственность.

При аренде автомобиля за границей может потребоваться дополнительная автостраховка.

В случае аварии копия отчета об аварии (или другого уведомления) должна быть отправлена ​​менеджеру по рискам сразу после возвращения в Колледж.

---

Формы бизнес-офиса

Перейдите в формы Business Office, чтобы выбрать форму, которую вы хотите загрузить.

Обратите внимание: для загрузки этих форм требуется Adobe Acrobat Reader.