Приложение 2

К постановлению Правительства РК

от 24 декабря 2001 года № 1677

При выезде в командировку в США, ᴛ.ᴇ. в страны дальнего зарубе­жья, оформление командировочного удостоверения не требуется. Основанием является приказ руководителя, в котором определяется цель, место, сроки командировки. Документом, устанавливающим личность командированного и время пребывания, является загранпас­порт с визами и отметками КПП пересекаемых границ. День приезда и день отъезда в загранкомандировку считается раздельно (2 дня).

К отчету должны быть приложены документы:

> по найму жилого помещения;

> по проезду кроме такси;

> копия загранпаспорта;

> квитанция за сбор по обмену валюты;

> за пользование услугами связи;

> справки о задержке транспортных средств и другие докумен­ты, подтверждающие целœевые и непредвиденные расходы.

В случае если характер командировки предусматривает крайне важно сть дополнительных целœевых расходов (телœефонные переговоры, факс, E-mail, провоз багажа, хранение багажа и т.п.), то такие затраты при наличии оправдательных документов и распоряжений руководи­теля, изданных до командировки, можно отнести на вычеты.

С косвенных доходов руководителя удержать индивидуальный подоходный налог по ставке п. 2 ст. 145 НК, социальный налог, отчис­ления в НПФ. По окончании года согласно Приложению 10 к деклара­ции 100.10 ʼʼРасходы по оплате трудаʼʼ данную сумму отнести на вы­четы.

Справочно в декларации по корпоративному подоходному налогу указывается количество командировок и количество дней, проведен­ных работниками в командировках. В связи с этим рекомендуетсяв бухучёте вести аналитический учет по количеству дней командировок.

При учете командировочных расходов следует помнить:

Нормы суточных (питание), выплачиваемых за время нахождения в командировке за пределами Казахстана

Командировочные расходы суточные в Казахстане

Приложение 2

К постановлению Правительства РК

от 24 декабря 2001 года № 1677

При выезде в командировку в США, ᴛ.ᴇ. в страны дальнего зарубе­жья, оформление командировочного удостоверения не требуется. Основанием является приказ руководителя, в котором определяется цель, место, сроки командировки. Документом, устанавливающим личность командированного и время пребывания, является загранпас­порт с визами и отметками КПП пересекаемых границ. День приезда и день отъезда в загранкомандировку считается раздельно (2 дня).

К отчету должны быть приложены документы:

> по найму жилого помещения;

> по проезду кроме такси;

> копия загранпаспорта;

> квитанция за сбор по обмену валюты;

> за пользование услугами связи;

> справки о задержке транспортных средств и другие докумен­ты, подтверждающие целœевые и непредвиденные расходы.

В случае если характер командировки предусматривает крайне важно сть дополнительных целœевых расходов (телœефонные переговоры, факс, E-mail, провоз багажа, хранение багажа и т.п.), то такие затраты при наличии оправдательных документов и распоряжений руководи­теля, изданных до командировки, можно отнести на вычеты.

С косвенных доходов руководителя удержать индивидуальный подоходный налог по ставке п. 2 ст. 145 НК, социальный налог, отчис­ления в НПФ. По окончании года согласно Приложению 10 к деклара­ции 100.10 ʼʼРасходы по оплате трудаʼʼ данную сумму отнести на вы­четы.

Справочно в декларации по корпоративному подоходному налогу указывается количество командировок и количество дней, проведен­ных работниками в командировках. В связи с этим рекомендуетсяв бухучёте вести аналитический учет по количеству дней командировок.

При учете командировочных расходов следует помнить:

О ПОРЯДКЕ ВЫЕЗДА ЗА ГРАНИЦУ ПО СЛУЖЕБНЫМ ДЕЛАМ И МЕРАХ ПО УСИЛЕНИЮ КОНТРОЛЯ ЗА РАСХОДОВАНИЕМ ВАЛЮТНЫХ СРЕДСТВ НА ЗАГРАНИЧНЫЕ КОМАНДИРОВКИ

Постановление Кабинета Министров от 20.07.1993 N 630

Документ по состоянию на январь 2016 года

О ПОРЯДКЕ ВЫЕЗДА ЗА ГРАНИЦУ ПО СЛУЖЕБНЫМ ДЕЛАМ И МЕРАХ ПО УСИЛЕНИЮ КОНТРОЛЯ ЗА РАСХОДОВАНИЕМ ВАЛЮТНЫХ СРЕДСТВ НА ЗАГРАНИЧНЫЕ КОМАНДИРОВКИ

В целях упорядочения выезда за границу по служебным делам, повышения эффективности заграничных командировок и усиления ответственности командирующих организаций за расходованием валютных средств Кабинет Министров Республики Казахстан постановляет:

1. Утвердить Положение о порядке выезда за границу по служебным делам (прилагается).

2. Министерствам и ведомствам, главам областных, Алматинской и Ленинской городских администраций, руководителям организаций, учреждений и предприятий Республики Казахстан:

— принять необходимые меры к строгому соблюдению установленного Положением порядка выезда за границу по служебным делам, рациональному использованию валютных средств, организации учета и отчетности по заграничным командировкам;

— регулярно заслушивать на коллегиях, заседаниях, научно — технических советах отчеты работников, выезжавших за границу по служебным делам.

3. Министерствам и ведомствам, главам областных, Алматинской и Ленинской городских администраций ежеквартально представлять информацию:

— об использовании валютных средств на заграничные командировки — в Министерство финансов Республики Казахстан;

— отчеты о результатах заграничных командировок — в Министерство иностранных дел Республики Казахстан.

4. Министерству иностранных дел Республики Казахстан:

— регулярно направлять в министерства и ведомства, главам областных, Алматинской и Ленинской городских администраций справочные и другие регламентирующие материалы, необходимые для работы по оформлению заграничных паспортов и получению виз иностранных государств, а также информирования о режиме и условиях пребывания граждан Республики Казахстан за границей;

— обеспечить в пределах своей компетенций координацию работы министерств и ведомств, глав областных, Алматинской и Ленинской городских администраций по организации загранкомандировок и повышения их эффективности, принять меры по ее совершенствованию, включая информирование Кабинета Министров Республики Казахстан два раза в год — в июле и январе о состоянии дел в этой области и выявленных недостатках в осуществлении заграничных командировок.

Service Temporarily Unavailable

Запретить заграничные командировки работников органов государственной власти и управления, организаций, учреждений, предприятий и государственных банков за счет средств, не предусмотренных на эти цели, а также за счет принимающей стороны, за исключением случаев, предусмотренных двусторонними соглашениями, на безвалютной основе.

6. Министерству финансов Республики Казахстан разработать и внести на утверждение Кабинета Министров Республики Казахстан:

— нормы возмещения командировочных расходов для работников Республики Казахстан, выезжающих за границу по служебным делам.

(изм. 29.10.1993)

7. Комитету национальной безопасности Республики Казахстан разработать и внести на утверждение Кабинета Министров Республики Казахстан перечень категорий лиц, при выезде которых в заграничные командировки запросы в органы национальной безопасности не направляются.

8. Признать утратившим силу постановление Совета Министров Казахской ССР от 29 сентября 1989 г. N 301 «О реализации постановления Совета Министров СССР от 16 августа 1989 г. N 661 «О совершенствовании порядка выезда за границу по служебным делам».

Премьер — Министр

Утверждено постановлением Кабинета Министров Республики Казахстан от 20 июля 1993 г. N 630

ПОЛОЖЕНИЕ о порядке выезда за границу по служебным делам

I. Общие положения

1. Служебные командировки специалистов и делегаций за границу являются важной формой сотрудничества Республики Казахстан с иностранными государствами.

К командированию за границу привлекаются наиболее подготовленные в профессиональном отношении работники.

Ответственность за подбор и подготовку направляемых за границу специалистов, эффективность их работы за рубежом несут руководители командирующих организаций.

2. При направлении специалистов и делегаций в служебные командировки за границу необходимо руководствоваться международными договорами, действующим законодательством Республики Казахстан, контрактами, планами международного сотрудничества и исходить из политической и экономической целесообразности поездок.

3. Командирующая организация обеспечивает согласование с принимающей стороной, а в необходимых случаях также с загранучреждениями Республики Казахстан даты выезда, программы командировки и срока пребывания за рубежом делегаций и специалистов.

4. В случаях, когда поездки носят политический характер и могут оказать влияние на состояние отношений Республики Казахстан с соответствующими международными организациями и государствами, командирующая организация в обязательном порядке согласовывает целесообразность направления делегаций или отдельных специалистов с Министерством иностранных дел Республики Казахстан.

II. Принятие решений о командировании за границу

5. Решения о выезде делегаций и специалистов по служебным делам за границу, независимо от сроков командировки, принимаются самостоятельно руководителями предприятий, объединений и организаций в отношении всех категорий работников, за исключением командировок, осуществляющихся за счет средств государственного бюджета. В целях обеспечения сохранности государственных секретов командирующие организации предварительно обращаются в органы национальной безопасности для установления осведомленности командируемых работников в государственных секретах. Ответ органов национальной безопасности на такой запрос дается в течение 15 дней.

Периодичность обращений в органы национальной безопасности по вопросам осведомленности — один раз в пять лет (если командируемый не изменил место работы).

(изм. 23.07.1999)

6. Командирование за границу должностных лиц за счет средств государственного бюджета осуществляется по решениям Правительства Республики Казахстан.

(изм. 23.07.1999)

7. Выезды за границу специалистов, осведомленных в государственных секретах, осуществляются при необходимости их непосредственного участия в выполнении заданий и с учетом мнения органов национальной безопасности, сроков командирования, условий в стране пребывания.

8. Перечни категорий лиц, в отношении которых запросы в органы национальной безопасности не направляются, а также категории лиц, на которых не распространяются ограничения на выезд за границу в связи с осведомленностью в государственных секретах, определяются в установленном порядке.

9. Сроки пребывания за границей делегаций и специалистов определяются командирующей стороной.

При наличии финансового обеспечения Послы Республики Казахстан, постоянные представители Республики Казахстан при международных организациях могут продлевать сроки пребывания делегаций и специалистов за границей и разрешать переезд в третьи страны находящимся в загранкомандировке специалистам. Решения о переезде в третьи страны и продлении сроков командировок принимаются по согласованию с командирующими организациями.

III. Оформление заграничных паспортов и получение виз иностранных государств

10. До введения национальных заграничных паспортов действительными считаются общегражданские заграничные, служебные и дипломатические паспорта бывшего СССР с отметкой «Гражданин Республики Казахстан».

11. Выдача общегражданских заграничных паспортов производится Министерством внутренних дел по территориальному принципу.

12. Министерство иностранных дел оформляет служебные дипломатические паспорта. Их выдача производится согласно требованиям соответствующих нормативных актов.

13. Для оформления выезда командирующая организация направляет необходимые для этого документы в следующие органы:

а) в Министерство иностранных дел:

— Аппарат Президента и Кабинета Министров Республики Казахстан, Верховный Совет Республики Казахстан, министерства, центральные ведомства и учреждения — во всех случаях;

— главы областных, Алматинской и Ленинской городских администраций — при командировании в страны, для выезда в которые требуется оформление виз;

— государственные, общественные и иные предприятия, объединения и организации — при командировании в страны, для въезда в которые требуется оформление виз, если иностранные посольства находятся за пределами Республики Казахстан;

б) в Министерство внутренних дел:

— главы областных, Алматинской и Ленинской городских администраций — при командировании в страны, с которыми существуют соглашения о безвизовых поездках граждан;

— государственные, общественные и иные предприятия, объединения и организации по территориальному принципу — при командировании в страны, с которыми существуют соглашения о безвизовых поездках граждан или в страны, для въезда в которые требуется оформление виз, но их посольства находятся в г.

Алматы.

IV. О порядке допуска к загранплаванию и загранполетам, международным железнодорожным и автомобильным перевозкам

14. Допуск к загранплаванию осуществляется на основании решений пароходств, производственных объединений и других организаций, перечни которых утверждаются министерствами и ведомствами Республики Казахстан, имеющими суда загранплавания, и с соблюдением порядка, предусмотренного пунктом 5 настоящего Положения.

Указанный порядок в отношении лиц, рекомендуемых для работы в составе экипажей судов загранплавания, специалистов предприятий и организаций, осуществляющих постоянные выходы в заграничные рейсы, применяется при оформлении их на работу.

Решение о допуске к загранплаванию данной категории лиц, равно как и работников плавсостава, является основанием для направления их на работу на судах иностранных обществ и компаний.

Решения о допуске членов судовых экипажей к загранплаванию действительны в течение всего периода трудовой деятельности на судах загранплавания, если не возникает препятствующих этому причин. При увольнении работника из отрасли решение о его допуске к загранплаванию теряет силу.

15. Допуск к загранполетам осуществляется на основании решений Казахского управления гражданской авиации, производственных объединений и других организаций, перечни которых утверждаются министерствами и ведомствами Республики Казахстан, имеющими воздушные суда для загранполетов, и с соблюдением порядка, предусмотренного пунктом 5 настоящего Положения.

Указанный порядок в отношении лиц, рекомендуемых для полетов в составе летных экипажей, осуществляющих постоянные заграничные рейсы, применяется только при первоначальном оформлении их для полетов за границу.

Решение о допуске членов экипажей воздушных судов к загранполетам действительны в течение всего периода трудовой деятельности в составе подразделения, выполняющего многократные полеты за границу, если не возникает препятствующих этому причин.

Право допуска к загранполетам экипажей военнных воздушных судов имеет Министерство обороны Республики Казахстан.

16. Полеты в страны, с которыми существует безвизовый режим, могут осуществляться летным составом без получения въездных — выездных виз.

В случаях, когда законодательство иностранного государства предусматривает наличие въездных — выездных виз для членов экипажей гражданских воздушных судов Республики Казахстан, оформление заграничных паспортов и получение виз производится в соответствии с разделом III настоящего Положения.

17. Выезд за границу работников, обслуживающих международные железнодорожные и автомобильные сообщения, осуществляется на основании решений управлений железных дорог, производственных объединений и других организаций, перечень которых утверждается Министерством транспорта и с соблюдением порядка, предусмотренного пунктом 5 настоящего Положения.

18. Инструкция о порядке оформления документов для выезда за границу по служебным делам, получения заграничных паспортов и въездных виз иностранных государств разрабатывается и утверждается Министерством иностранных дел и Министерством внутренних дел по согласованию с Комитетом национальной безопасности.

Указанная инструкция, а также образцы документов, необходимых для оформления выезда специалистов в служебные командировки за границу, рассылаются Министерством иностранных дел и Министерством внутренних дел.

Суточные расходы в командировке

Командировочные и представительские расходы

Зарубежные командировки: новые размеры суточных и нормы расходов по найму жилого помещения ч1.

Интересные статьи

Есть ли особенности в выплате суточных при командировке в Казахстан?

Подготовлено на основе материала
Д.Н. Коньковой,
государственного советника
Российской Федерации
2 класса

Ответ Министра здравоохранения и социального развития РК от 19 мая 2016 года/Как оплачиваются сверхурочные работы? – 24 Мая 2016 – Дневник

Вопрос: 

Как оплачиваются сверхурочные работы?

1) Подскажите, пожалуйста, как оплачиваются сверхурочные работы и работа в выходные и праздничные дни? 

Относится ли работа в выходные и праздничные дни к сверхурочным работам?

2) Выплачиваются ли суточные при однодневной командировке?

Ответ: 

По первому вопросу.

Согласно статье 79 Трудового кодекса РК (далее – Кодекс) работодатель обязан вести учет рабочего времени, фактически отработанного работником.

При этом отдельно учитываются время сверхурочных работ, работы в ночное время, выходные, праздничные дни, дни командировок.

Согласно статье 109 Кодекса оплата работы в праздничные и выходные дни производится в повышенном размере согласно условиям трудового или коллективного договоров и (или) акта работодателя, но не ниже чем в полуторном размере исходя из дневной (часовой) ставки работника.

Согласно статье 108 Кодекса при повременной оплате труда работа в сверхурочное время оплачивается в повышенном размере согласно условиям трудового или коллективного договоров и (или) акта работодателя, но не ниже чем в полуторном размере исходя из дневной (часовой) ставки работника. При сдельной оплате труда доплата за работу в сверхурочное время производится в размере не ниже пятидесяти процентов от установленной дневной (часовой) ставки работника.

Согласно Кодексу сверхурочная работа – работа, выполняемая работником по инициативе работодателя за пределами установленной продолжительности рабочего времени (сверх нормального количества рабочих часов за учетный период).

Согласно вышеуказанным работа в выходные и праздничные дни не относится к сверхурочным.

По второму вопросу.

В соответствии со статьей 1 Кодекса направление работника по распоряжению работодателя для выполнения трудовых обязанностей на определенный срок вне места постоянной работы, а также направление работника в другую местность на обучение, повышение квалификации или переподготовку, является командировкой.

В соответствии со статьей 127 Кодекса за время командировки за работником сохраняются место работы (должность) и заработная плата.

 Работникам, направляемым в командировки, оплачиваются:

 1) суточные за календарные дни нахождения в командировке, в том числе за время в пути;

 2) расходы по проезду к месту назначения и обратно;

 3) расходы по найму жилого помещения.

Условия и сроки направления в командировки работников определяются трудовым, коллективным договорами или актом работодателя.

Порядок и условия возмещения расходов работникам государственных учреждений Республики Казахстан, направляемым в служебные командировки в пределах Республики Казахстан определяются на основании Постановления Правительства Республики Казахстан от 22 сентября 2000 года № 1428 «Об утверждении Правил о служебных командировках в пределах Республики Казахстан работников государственных учреждений, содержащихся за счет средств государственного бюджета, а также депутатов Парламента Республики Казахстан», согласно которому за командированными работниками сохраняется в течение всего времени командировки место работы (должность) и средняя заработная плата за время командировки, в том числе и за время нахождения в пути.

Средняя заработная плата за время нахождения работника в командировке сохраняется за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы. 

Согласно пункту 9 данных Правил командированному работнику за каждый день нахождения в командировке выплачиваются суточные в размере двух месячных расчетных показателей.

Согласно вышеуказанным, считаем что в Вашем случае суточные должны выплачиваться.

 Ермаханова А.К. – эксперт Управления оплаты труда

ВСЕ ЧТО НАДО ЗНАТЬ О КОМАНДИРОВКАХ

Сотрудник компании направляется в командировку. Какие общие требования должен знать работодатель и сотрудник компании?

Согласно статьи 127 Трудового Кодекса:

1. На время командировки сохраняются должность и заработная плата

2. Работникам, направляемым в командировки, оплачиваются:

1) суточные за календарные дни в командировке, в т ч время в пути;

2) расходы по проезду туда и обратно;

3) расходы по найму жилья.

Работник, в командировке, имеет право на выходные (ст.84 п.6 ТК РК). Работа в выходные и праздничные дни разрешается с согласия работника, оформляется приказами и актами. При болезни сотрудника на основании больничного листа ему выплачивается пособие.

Командировочные расходы оформляются:

–   Приказом  

–   Командировочным удостоверением

–   Авансовым отчётом после прибытия из командировки

Командировочным расходам относятся:

1. Суточные в пределах Казахстана – 6 МРП в сутки.

2. Суточные за пределами Казахстана – 8 МРП в сутки. Сотруднику необходимо делать ксерокопию паспорта со штампами таможни о пересечении границы, прикладывать к отчету посадочные талоны.

3. Расходы на проезд к месту командировки. Электронный авиа и ж/д билет и посадочные талоны (обязательны) подтверждают факт проезда, являются основанием для зачета НДС.

4. Расходы на проживание

5. Расходы на бронь, расходы на визу. 

6. Длительность командировки не может быть более 40 дней.

7. Если на командировочные расходы сотрудник получил наличными деньгами, то наличие фискальных чеков на билеты и проживание обязательны, при их отсутствии расходы не оплачиваются.

Вышеперечисленные документы прикрепляются к авансовому отчету.

Особенности:

К командировочным не относятся чеки за проезд в метро, такси, автобусе, питание в кафе, потери на обмене валют, комиссии банкоматов, стирка, глажка в гостинице, интернет.

Суточные больше 6 МРП (по Казахстану) или 8 МРП (за пределами Казахстана)  или  больше 40 дней,  относятся на доход и облагаются налогами и отчислениями 

Астана, Казахстан, Министерство обороны Казахстана Ставки суточных на 2019 год

Примечание: Эти суточные указаны за предыдущий год и уже не актуальны. Щелкните здесь, чтобы просмотреть ставки суточных на 2021 год.

Питание и развлечения:

Эти суточные устанавливаются Министерством обороны и используются федеральным правительством (а также многими компаниями частного сектора) для возмещения сотрудникам командировочных расходов, понесенных в Астане, Казахстан (границы региона выделены на карте Казахстана). .Нажмите здесь, чтобы узнать о других ставках суточных в Казахстане.

Как правило, вы будете иметь право на одну суточную оплату проживания в размере до 240,00 долларов США для покрытия ваших фактических расходов в отеле и одну суточную плату за питание и непредвиденные расходы в размере 133,00 долларов США для покрытия расходов на питание и непредвиденных расходов, таких как расходы на парковку, за каждый полный день проживания. проезд по Астане. Чтобы рассчитать размер компенсации суточных за поездку в Астану, воспользуйтесь нашим калькулятором суточных.

† Все цены указаны в долларах США

Нажмите, чтобы найти отель с суточной оплатой в Астане, Казахстан

Государственный департамент США | Домашняя страница

Как оплачивать командировочные расходы?

Излишне говорить, что контроль затрат и расходов имеет решающее значение для успеха любого среднего бизнеса. Поскольку вы хотите нести только те расходы, которые приносят прибыль, сокращение деловых поездок становится растущей тенденцией. Многие компании используют виртуальные средства (телефон или видеоконференции) для взаимодействия с клиентами, но когда бизнес-ситуация более сложная или вы устанавливаете новые отношения, личное общение может быть единственным реальным вариантом.

Когда необходимы командировочные расходы, что может сделать ваша компания среднего размера с ее ограниченным бюджетом? Все компании используют один из двух методов: фиксированные суточные (например, 100 долларов в день на проживание и 50 долларов на питание) или фактические расходы, когда бизнес-путешественник предоставляет квитанции, чтобы сообщить фактическую стоимость, а затем запрашивать возмещение. У обоих подходов есть свои преимущества и недостатки, и один метод может быть лучше использован для конкретных затрат (например, наличие 50 долларов в сутки на питание и использование фактических затрат на проживание, особенно в местах с высокими затратами), чем другой.

Начните с понимания ваших целей, ожиданий в отношении обслуживания клиентов и потребностей вашей компании в поездках. Затем рассмотрите преимущества и недостатки использования суточных для контроля расходов.

Преимущества Per D iem

• Он просто распределяет сотрудникам сумму суточных, уменьшая необходимость для путешественника сохранять квитанции о покупке. Если стоимость меньше суточных, она утверждается без документации.
• Это обычно способствует осмотрительности, поскольку вынуждает сотрудников делать соответствующие покупки, которые не превышают сумму. Подход, основанный на фактических расходах, оказывает меньшее давление на сотрудников.
• Это обеспечивает большую уверенность и предсказуемость при составлении бюджета командировок.

Недостатки Per Diem

• Иногда бывает трудно установить справедливые и реалистичные суточные для разных расходов в разных местах. В то время как приличный обед в одном месте может быть дешевым, тот же обед может быть вдвое дороже в другом месте, и то же самое касается проживания.Это противоречит простоте и предсказуемости метода выплаты суточных.
• Это может ограничить выбор, который может принести пользу вашему бизнесу в особых случаях. Например, если вы отправляете продавца для поиска важного потенциального клиента, то, возможно, лучше будет, чтобы ваш продавец взял табу на ужин. Однако такой выбор, скорее всего, заставит продавца превысить суточные.
• Это не исключает возможности мошенничества, а уменьшенные требования к документации могут фактически облегчить его.

Использовать фактические расходы для вашей политики расходов проще, за одним заметным исключением: поскольку для этого требуется подтверждающая документация, на практике это может занять больше времени и трудозатрат. Вашим сотрудникам необходимо будет организовать ведение квитанций, и вашему бухгалтерскому персоналу потребуется больше времени для проверки командировочных расходов. Это может привести к несоответствиям, на изучение и устранение которых потребуется время.

Возможно, лучше всего использовать суточные для обычных дорожных ситуаций, используя их для покрытия расходов на питание и проживание, когда у вас есть четкое представление о пункте назначения.Когда вы путешествуете в место, куда обычно не ходят ваши люди, или в места, где затраты выше, вам следует рассмотреть подход, основанный на фактических затратах.

Многие компании среднего размера имеют суточные на питание, непредвиденные расходы и проживание в обычных поездках. Ключом является понимание ваших собственных потребностей в поездках и обычных затрат, связанных с ними, прежде чем применять тот или иной метод. То, что работает для одной компании среднего размера, может не сработать для вашей.

Какими еще способами, помимо методологии расчета расходов, вы можете ограничить свои командировочные расходы? Дайте нам знать, что вы думаете, комментируя ниже.

Чак Ледди из Бостона – сотрудник NCMM и внештатный репортер, который регулярно пишет статьи для The Boston Globe и Harvard Gazette. Он также обучает руководителей из списка Fortune 500 навыкам делового общения в качестве инструктора EF Education.

Налоговые проблемы возникают, когда работодатели оплачивают командировочные расходы сотрудников

Большинство работодателей оплачивают или возмещают расходы своих сотрудников во время деловых поездок.Как правило, расходы на транспорт, питание, проживание и непредвиденные расходы могут быть оплачены или возмещены работодателем без уплаты налогов, если работник находится в краткосрочной командировке. Однако налоговые правила усложняются, когда поездка длится дольше. Иногда командировочные расходы, оплаченные или возмещенные работодателем, должны рассматриваться как налогооблагаемая компенсация работнику в соответствии с отчетностью по форме W-2 и налогами на заработную плату.

Целью данной статьи является рассмотрение некоторых из наиболее распространенных командировок, которые могут привести к налогообложению доходов сотрудников для целей федерального налогообложения.Хотя деловые поездки также могут вызывать проблемы с налогами штата, эти вопросы выходят за рамки данной статьи. Эта статья предназначена только для общего обзора, так как налоговые последствия для сотрудника для данного соглашения о поездке зависят от фактов и обстоятельств этого соглашения.

В приведенном ниже обсуждении предполагается, что все командировочные расходы являются обычными и необходимыми и понесены сотрудником (или партнером в партнерстве) во время ночной поездки из дома по делам работодателя.Кроме того, предполагается, что расходы обоснованы должным образом, чтобы работодатель знал: (1) кто понес расходы; (2) где, когда, почему и для кого были понесены расходы, и (3) сумма в долларах. Работодатели должны собирать эту информацию в течение разумного периода времени после понесения расходов, обычно в течение 60 дней.

Определенные расходы на питание и проживание могут подпадать под упрощенный процесс обоснования, называемый правилами «суточных» (хотя даже эти расходы должны соответствовать некоторым требованиям обоснования).Правила выплаты суточных выходят за рамки данной статьи.

Налоговый дом

Одним из ключевых элементов учета командировочных расходов сотрудника является местонахождение «налогового дома» сотрудника. Согласно IRS и судебным постановлениям, налоговым домом сотрудника является постоянное место работы сотрудника, а не его личное местожительство или семейный дом. Обычно налоговый дом включает весь город или район, в котором находится постоянное рабочее место. Как правило, льготный налоговый режим распространяется на командировочные расходы, оплачиваемые или возмещаемые работодателем только в связи с поездкой сотрудника за пределы налогового дома сотрудника.

Поездка на постоянное рабочее место

Обычно расходы, понесенные в связи с поездкой между местом жительства сотрудника и постоянным местом работы сотрудника (налоговый дом), являются личными транспортными расходами, а не служебными. Если эти расходы оплачиваются или возмещаются работодателем, они подлежат налогообложению работнику. Это происходит даже тогда, когда сотрудник путешествует на большое расстояние между местом жительства и местом работы, например, когда сотрудник устраивается на новую работу в другом городе.Согласно IRS, если работник предпочитает жить вдали от своего постоянного места работы (налоговый дом), то транспортные расходы между двумя местами, которые оплачиваются или возмещаются работодателем, являются налогооблагаемым доходом для работника.

Пример: Личное место жительства Боба находится в Чикаго, но его обычное рабочее место находится в Атланте. Работодатель Боба возмещает ему квартиру в Атланте плюс транспортные расходы между двумя городами. Поскольку Атланта является налоговым домом Боба, эти дорожные расходы являются личными расходами на поездку на работу, а возмещение расходов работодателем является налогооблагаемой компенсацией Бобу.

Поездка на два рабочих места

Иногда работодатель требует, чтобы сотрудник постоянно работал в двух офисах из-за потребностей бизнеса работодателя. Такие факторы, как место, где сотрудник проводит больше всего времени, наибольшая деловая активность и наибольший доход, определяют, какое место является основным, а другое – второстепенным. Место жительства работника может быть как в основном, так и в дополнительном.В целом, IRS считает, что транспортные расходы между двумя местами могут быть оплачены или возмещены работодателем без уплаты налогов. Кроме того, проживание и питание в месте, удаленном от места жительства сотрудника, обычно могут оплачиваться или возмещаться без уплаты налогов.

Пример: Кэролайн живет в Локации А и работает там в штаб-квартире своей компании. Ее работодатель открывает новый магазин в локации B и просит ее выполнять повседневные операции в течение двух лет, пока магазин набирает обороты.Но Кэролайн также нужна в штаб-квартире, поэтому ее работодатель просит ее проводить два дня в неделю в штаб-квартире в местоположении A и три дня в неделю в магазине в местоположении B. Работодатель Кэролайн считает, что у нее есть основные и второстепенные места работы, и она не перемещается между этими двумя местами. Поездка Кэролайн между этими двумя местами, а также ее питание и проживание в месте B может быть возмещена ее работодателем без уплаты налогов.

С практической точки зрения работодатель должен тщательно рассмотреть и уметь поддерживать деловую потребность сотрудника в регулярных перемещениях между двумя офисами. В делах, связанных с двумя местами ведения бизнеса, суды рассматривали затраченное время, ведение бизнеса и доход, полученный в каждом месте. Если сотрудник просто «войдет в систему» ​​или «приземлится» в офисе рядом с его или ее местом жительства, это вряд ли удовлетворит требования для наличия двух постоянных рабочих мест.Вместо этого IRS, скорее всего, будет рассматривать сотрудника как имеющего только одно постоянное рабочее место, а оплачиваемые работодателем поездки между местом жительства сотрудника и постоянным местом работы будут облагаться налогом на поездки на работу.

Путешествие, когда постоянное место жительства является постоянным местом работы

В некоторых случаях работодатель нанимает сотрудника для работы в целом или только из дома сотрудника, поскольку он или она физически не нужны в месте нахождения работодателя. Если работодатель требует, чтобы сотрудник работал только по месту его жительства на регулярной основе, не требует и не ожидает, что сотрудник будет ездить в другой офис на регулярной основе и не предоставляет офисные помещения для сотрудника в другом месте, то место жительства может быть налоговым домом, поскольку это обычное рабочее место сотрудника.Когда сотруднику действительно необходимо уехать за пределы своего места жительства (налоговый дом), временные командировочные расходы могут быть оплачены или возмещены работодателем на безналоговой основе.

Пример: Джейсон – программист и работает дома в Индианаполисе у работодателя в Сиэтле. Он периодически ездит в Сиэтл на встречи со своей командой. Поскольку у Джейсона нет выделенных офисных помещений в Сиэтле, и его работодатель ожидает, что он будет работать из дома, его расходы на поездку в Сиэтл могут быть возмещены его работодателем на безналоговой основе.

Поездка на временное рабочее место

Иногда работодатель временно поручает сотруднику работать в месте, удаленном от его обычного рабочего места, с ожиданием, что сотрудник вернется на свое обычное рабочее место по окончании назначения.В этом случае ключевой вопрос заключается в том, переезжает ли налоговый дом сотрудника на временное рабочее место. Если налоговый дом перемещается на временное рабочее место, транспортные расходы между местом жительства работника и временным рабочим местом, которые оплачиваются или возмещаются работодателем, являются налогооблагаемой компенсацией работнику, поскольку они являются личными расходами на проезд, а не расходами на командировку. Будет ли налоговый дом работника перемещен на временное рабочее место, зависит от продолжительности назначения и ожиданий сторон.

• Один год или меньше . Если предполагается, что назначение продлится (и действительно продлится) один год или меньше, налоговый дом сотрудника, как правило, не перемещается на временное рабочее место. Таким образом, командировочные расходы между местом жительства работника и временным рабочим местом, которые оплачиваются или возмещаются работодателем, обычно не облагаются налогом для работника как деловые поездки.

Пример: Джанет живет и работает в Денвере, но ее работодатель назначил ей работу в Сан-Франциско на 10 месяцев.Она возвращается в Денвер после 10-месячного задания. Путевые расходы Джанет, связанные с ее командировкой в ​​Сан-Франциско, которые возмещает ее работодатель, не являются для нее налогооблагаемым доходом, поскольку они считаются временными командировками, а не личными расходами на поездку на работу.

• Более одного года или бессрочно . Если предполагается, что назначение продлится более одного года или на неопределенный период времени, налоговый дом сотрудника обычно перемещается на временное рабочее место.Это так, даже если задание заканчивается досрочно и на самом деле длится один год или меньше. Следовательно, командировочные расходы между местом жительства работника и временным рабочим местом, которые оплачиваются или возмещаются работодателем, являются налогооблагаемой компенсацией работнику как личные расходы на поездку на работу.

Пример: Крис живет и работает в Далласе, но его работодатель направляет его на работу в Оклахома-Сити на 15 месяцев перед возвращением в Даллас. Транспортные расходы Криса, связанные с его назначением в Оклахома-Сити, которые возмещает его работодатель, являются для него налогооблагаемым доходом как личные расходы на поездку на работу.

• Один год или меньше, затем продлено до более чем одного года . Иногда назначение рассчитано на один год или меньше, но затем продлевается до более чем одного года. Согласно IRS, налоговый дом перемещается с обычного рабочего места на временное во время продления. Таким образом, командировочные расходы, понесенные между местом жительства работника и временным рабочим местом, которые оплачиваются или возмещаются работодателем, являются не облагаемыми налогом расходами на деловые поездки до момента продления, но являются налогооблагаемой компенсацией как личные расходы на поездку на работу после продления.

Пример: работодатель Бет назначает ее на временное рабочее место в январе с реалистичным ожиданием, что она вернется на свое обычное рабочее место в сентябре. Однако в августе ясно, что проект займет больше времени, поэтому задание Бет продлено до марта следующего года. Как только работодатель Бет узнает или реалистично ожидает, что Бет будет работать во временном месте более одного года, необходимо внести изменения в налоговый режим путевых расходов Бет.Только дорожные расходы, понесенные до продления в августе, могут быть возмещены без уплаты налогов; командировочные расходы, понесенные и возмещенные после продления, подлежат налогообложению.

Когда место жительства и постоянное место работы сотрудника находятся в одном географическом месте, а сотрудник уехал по временной командировке, сотрудник часто возвращается к месту жительства на выходные, праздничные дни и т. Д. Расходы, связанные с поездкой по пути к месту проживания и обратно могут быть выплачены или возмещены работодателем без уплаты налогов, но только в пределах суммы, которую работник понес бы, если бы он остался на временном рабочем месте, а не поехал домой.

Поездка на временное рабочее место – Особые ситуации

Для того, чтобы работодатель рассматривал оплату или возмещение командировочных расходов как не облагаемую налогом компенсацию, а не как облагаемую налогом компенсацию, необходимо сохранить связь работника с постоянным местом работы. Сотрудник должен ожидать возвращения на обычное рабочее место после назначения и фактически работать на обычном рабочем месте достаточно долго или достаточно регулярно, чтобы оно оставалось налоговым домом для работника. Особые ситуации возникают, когда назначение сотрудника включает периодические поездки на временное рабочее место, постоянные временные рабочие места и перерывы в назначениях на временные рабочие места.

• Периодические поездки на временное рабочее место . Хотя IRS не опубликовало официального руководства, на которое можно положиться, оно рассматривало ситуации, когда у сотрудника есть постоянное рабочее место и временное рабочее место, на которое сотрудник рассчитывает поехать более одного года, но только на спорадической и нечастой основе. . Согласно руководству IRS, если поездки сотрудника на временное рабочее место (1) спорадические и нечастые и (2) не превышают 35 рабочих дней в году, поездка носит временный характер, даже если она происходит более чем через год.Следовательно, расходы могут быть оплачены или возмещены работодателем на безналоговой основе как временная командировка.

Пример: Стефани работает в локации A, но будет ездить в локацию B по мере необходимости в течение следующих трех лет. Если Стефани приезжает в Локацию Б нечасто и нерегулярно и не превышает 35 рабочих дней в году, ее поездка в Локацию Б каждый год может быть возмещена ее работодателем на не облагаемой налогом основе как временная командировка.

• Постоянные временные рабочие места .Иногда у сотрудника нет постоянного рабочего места, а вместо этого есть несколько временных рабочих мест. Если место жительства сотрудника не может считаться его или ее налоговым домом в соответствии с трехфакторным тестом, разработанным IRS, считается, что работник не имеет налогового дома и является «странствующим» для целей возмещения командировочных расходов. В этом случае командировочные расходы, оплачиваемые работодателем, обычно являются налогооблагаемым доходом для работника.

Пример: Патрик первоначально работал в Местоположение A, но его работодатель отправляет его в Местоположение B на одиннадцать месяцев, а затем назначает Патрика в Местоположение C еще на восемь месяцев.Патрика отправят в Локацию D после Локации C без ожидания возвращения в Локацию А. Патрик не имеет постоянного места жительства в Локации А. Дорожные расходы, оплаченные Патрику его работодателем, вероятно, будут для него налогооблагаемым доходом.

• Перерывы между временными рабочими местами . Во внутреннем меморандуме IRS рассматривает результат, когда у сотрудника есть перерыв в назначениях на временные рабочие места. При применении правила одного года IRS отмечает, что трехнедельный или менее перерыв недостаточно для предотвращения объединения заданий, но перерыв продолжительностью не менее семи месяцев будет.Некоторые компании предпочитают не объединять задания, когда перерывы короче семи месяцев, но значительно длиннее трех недель, учитывая отсутствие существенных указаний от IRS по этому вопросу.

Пример: Обычное рабочее место Дона находится в Местоположение A. Работодатель Дона отправляет его в Местоположение B на десять месяцев, обратно в Местоположение A на восемь месяцев, а затем снова в Местоположение B на четыре месяца. Несмотря на то, что время Дона в Месте Б составляет 14 месяцев, поскольку задания разделены перерывом не менее семи месяцев, они не суммируются для применения правила одного года.Следовательно, командировочные расходы, связанные с каждым отдельным назначением в Местоположение B, могут быть возмещены работодателем на безналоговой основе как временные командировки, поскольку каждое задание длилось менее года.

Заключение

Налоговые правила в отношении деловых поездок сложны, и режим налогообложения может варьироваться в зависимости от конкретной ситуации. Работодатели должны тщательно анализировать организацию деловых поездок, чтобы определить, подлежат ли командировочные расходы, которые они оплачивают или возмещают, налогообложению или необлагаемости для сотрудников.

Управление командировочными расходами сотрудников в Германии, часть 2: Суточные на питание

Одна из наиболее часто посещаемых страниц нашего сайта – это краткий обзор управления командировочными расходами сотрудников в Германии. Есть как минимум две причины популярности статьи. Начнем с того, что, как показывает быстрый поиск в Google, существует лишь несколько широко доступных англоязычных ресурсов на тему возмещения командировочных расходов в Германии. Более того, соответствующие нормативные акты – и в частности те, которые регулируют возмещение расходов на питание – могут сбивать с толку и часто отличаются от правил страны базирования организации.

Эта тема также регулярно поднимается на встречах с клиентами и потенциальными клиентами. В конце концов, Германия является крупнейшей экономикой в ​​ЕС и основным направлением для транснациональных корпораций, базирующихся в США. После референдума о Брексите привлекательность страны, вероятно, продолжит расти. В любом случае компании, которые рассматривают возможность расширения или уже работают в Германии, естественно заинтересованы в соблюдении местных законов, чтобы избежать штрафов и ущерба репутации. Во многих случаях они слышали, что соблюдение законов Германии о возмещении расходов на поездки может оказаться сложной задачей.

Учитывая информационный аппетит и нехватку ресурсов, мы публикуем этот пост как продолжение нашей исходной статьи. Этот пост посвящен правилам, регулирующим возмещение расходов на питание в Германии, что, как я уже упоминал, является общей проблемой.

Среди тех, кто хоть немного разбирается в предмете, распространено заблуждение, что немецкое налоговое законодательство требует, чтобы работодатели возмещали работникам питание (или суточные).На самом деле в Германии обычно получают компенсацию таким образом, и большинство работников ожидают этого. Но, как мы уже говорили в нашей предыдущей статье, использование суточных в качестве основы для компенсации расходов на питание сотрудников составляет , а не , строго говоря, согласно местному законодательству. (Однако, если в политике ТиО, трудовом договоре или коллективном договоре указывается, что суточные должны использоваться для компенсации расходов на питание сотрудников, то работодатель должен соблюдать это положение.)

Несмотря на то, что суточные за питание не предусмотрены налоговым законодательством Германии, существуют значительные налоговые последствия, связанные с возмещением сотрудникам фактических расходов на питание, а не с использованием суточных.Согласно законодательству Германии, только возмещение действующей ставки суточных не облагается налогом. Если работодатель возмещает работнику сумму, превышающую суточные, то сумма, превышающая эту ставку, считается налогооблагаемой заработной платой. Работодатель должен применить фиксированную ставку налога в размере 25 процентов к разнице между допустимой суммой суточных и дополнительной суммой возмещения. Обычно это осуществляется посредством удержаний из заработной платы.

Помимо налогообложения сотрудников, в Германии существует значительная нагрузка на работодателей, связанная с возмещением сотрудникам фактических расходов на питание.Разумеется, работодатель несет ответственность за отслеживание возмещения расходов и сравнение выплаченных сумм с применимыми суточными. Работодатели также должны удерживать надлежащие суммы подоходного налога и социального страхования из заработной платы работника и, конечно же, переводить эти удержания в соответствующие органы.

Процесс надлежащего возмещения сотрудников фактических расходов на питание не только относительно обременительный, но и создает риски для работодателей. Неспособность работодателя удерживать и перечислять правильные подоходные и социальные налоги может привести к штрафам и даже уголовному преследованию в соответствии с разделом 266a Уголовного кодекса Германии.

Компенсация за питание с клиентами

Пока что информация в этом посте касается работодателя, который возмещает сотруднику расходы на еду, которую он ест в одиночку, в поездках продолжительностью восемь часов и более. (Подробную информацию о суточных и продолжительности поездки см. В разделе ставок нашей исходной статьи.) В этих случаях сотруднику следует возмещать расходы по ставке суточных, чтобы избежать возможных административных затрат, рисков и налогообложения сотрудников. Точно так же, если двое коллег едят вместе в поездке, каждый сотрудник должен требовать возмещения в индивидуальном порядке, используя суточные.Суточные в Германии, включая ставки при поездках за пределы Германии, доступны на веб-сайте Федерального министерства финансов.

Законодательство Германии учитывает, что сотрудники едят вместе с клиентами. Если сотрудник приглашает клиента на обед во время путешествия от имени работодателя, то ему может быть возмещена не облагаемая налогом фактическая стоимость питания клиента. В том случае, если работодатель предоставляет питание для сотрудника и / или клиента – например, когда компания выставляет счет на питание, – суточные должны быть уменьшены.

Некоторые дополнительные возмещаемые путевые расходы

Помимо питания и других расходов, упомянутых в нашей первой статье по этому вопросу, немецкие работодатели обычно возмещают своим сотрудникам фактические расходы, понесенные в связи со следующими дополнительными расходами на командировки.

• Транспортировка и хранение багажа, включая страхование багажа
• Телефонные звонки или письма работодателю или деловым партнерам
• Плата за проезд и парковку
• Стоимость общественного транспорта
• Прокат автомобилей по месту назначения
• Повреждения вещей сотрудников во время служебных командировок

Этот пост и связанная с ним статья дают представление о сложных, уникальных законах, регулирующих возмещение расходов сотрудникам в Германии.Как и в США, для работодателей критически важно понимать и соблюдать эти развивающиеся правила, поскольку работодатели будут нести юридическую ответственность перед местными налоговыми органами.

Облагаются ли в Индии суточные налога?

Многие наши клиенты обращаются к нам с вопросами о возмещении расходов, надбавках и использовании суточных. В частности, суточные могут быть проблематичными в зависимости от налогового законодательства страны пребывания.

Что такое суточные?

Вкратце, суточные – это фиксированная дневная сумма, которую компания может выплачивать сотруднику, когда он находится в командировке.Суточные выплачиваются вместо представления отчетов о расходах по таким статьям, как питание, стирка, транспорт и другие разные расходы. Он просто оплачивается в зависимости от места поездки, и никаких квитанций или других подробностей не требуется.

Как оцениваются суточные в Индии?

В прошлом году Высокий суд Индии вынес постановление, касающееся выплаты суточных и налогообложения. По сути, Суд заявил, что суточные должны быть только «разумными и оправданными» по отношению к заработной плате работника, и в этом случае они не будут облагаться налогом для работника.

Кроме того, суд постановил, что служащему даже не нужно проверять, была ли сумма фактически потрачена, и это было бы слишком большим бременем для сбора квитанций на каждый небольшой расход.

Как обрабатывать суточные платежи в Индии?

У нашего клиента был очень конкретный вопрос о том, как обрабатывать суточные, сделанные за поездку, до запуска услуги GEO. Во-первых, суточные перед приемом на работу могут быть оплачены как «предварительные» расходы и обработаны текущим зарегистрированным работодателем GEO.

Хотя суточные не облагаются налогом, сумма должна быть пересмотрена, чтобы не казаться необоснованной. В данном случае это 50 фунтов стерлингов (4198 индийских рупий) в день, что, по мнению менеджера по работе с клиентами, является разумной суммой. Эта сумма указана в отчете о расходах как фиксированная сумма суточных, выплачиваемых за день, а затем сумма все равно проходит через платежную ведомость, даже если она не облагается налогом для работника.

Другими словами, суточные не могут выплачиваться непосредственно сотруднику вне бухгалтерского учета или вне фонда заработной платы, чтобы обеспечить полное соблюдение налогового законодательства Индии.Другие расходы сотрудников, такие как авиабилеты или проживание в отеле для деловых поездок, также не облагаются налогом, но эти суммы должны быть детализированы с фактическими квитанциями о возмещении. Эти командировочные расходы могут быть оплачены отдельно и не должны включаться в фонд заработной платы.

Shield GEO консультирует клиентов по всем аспектам местного налогообложения и возмещения расходов

У наших клиентов часто возникают вопросы и опасения по поводу налогообложения в принимающей стране, и через нашего регистрационного работодателя GEO мы можем помочь им с расчетами заработной платы и налогов и даже помочь справиться с возмещением транспортных расходов.Все это осуществляется через местный фонд заработной платы (при необходимости) и обеспечивает соблюдение налоговых правил на местном уровне для сотрудников, находящихся по назначению. Соблюдение налоговых требований – это лишь один из аспектов нашей услуги по обеспечению полной занятости и заработной платы, но он иллюстрирует ценность решения Shield GEO.

Рассматриваете возможность найма рабочих в Азии? Прочтите, почему вам стоит работать с нами!

Когда вашим сотрудникам за границу приходится выезжать на работу, они ожидают возмещения расходов. В каждой стране будут свои правила и ограничения относительно того, что может быть

Для работодателя из Великобритании есть много преимуществ при найме сотрудника из Индии. Выбор талантов велик, и в деловой культуре английский – это

Предложение отпуска по беременности и родам является важным преимуществом для ваших сотрудников, которые недавно стали мамами, но если вы работаете за границей, вы найдете много разных видов и размеров отпусков

Налоговое управление для деловых поездок суточные ставки

Учет возмещения командировочных расходов может быть обременительным.Вместо того, чтобы возмещать работникам фактические затраты, которые они несут на проживание, питание и непредвиденные расходы за городом, некоторые работодатели предпочитают выплачивать фиксированные суточные командировочных. Эти суммы основаны на утвержденных IRS ставках, которые варьируются от местности к местности.

Вот что вам нужно знать, чтобы определить, подходит ли для вашего бизнеса использование суточных IRS.

Минимум по методу максимума-минимума

По методу «высокий-низкий» IRS устанавливает годовую фиксированную ставку для определенных районов с более высокой стоимостью жизни.Все местоположения на континентальной части США, которые не указаны как «дорогие», автоматически попадают в категорию недорогих. Метод «высокая-низкая» может использоваться вместо конкретных суточных IRS для бизнес-направлений. Примеры районов с высокими затратами: Сан-Франциско, Бостон и Вашингтон, округ Колумбия,

При некоторых обстоятельствах – например, если работодатель предоставляет жилье или оплачивает отель напрямую, – сотрудники могут получать компенсацию суточных только за питание и непредвиденные расходы.Также существует ставка в размере 5 долларов США на случай непредвиденных расходов для сотрудников, которые не оплачивают или не берут на себя расходы на питание в течение календарного дня (или неполного дня) поездки.

Не считаются непредвиденными расходами следующие статьи:

• Транспорт между местами проживания или работы и местами приема пищи, и
• Почтовые расходы по подаче путевых листов и оплате счетов по платежным картам, спонсируемым работодателем.

Рассмотрите возможность отдельного возмещения сотрудникам этих расходов, а затем вычета этих сумм как обычных коммерческих расходов.

Квитанций больше нет

Если ваша компания соблюдает правила выплаты суточных IRS, сотрудники не обязаны соблюдать обычные правила ведения документации, предусмотренные законом. Квитанции о расходах при выплате суточных обычно не требуются. Вместо этого работодатель просто выплачивает сотрудникам указанную надбавку.

Но сотрудники все равно должны обосновать время, место и деловую цель поездки.

Возмещение суточных налогов, как правило, не подлежит удержанию подоходного налога или налога на заработную плату и не указывается в форме W-2 сотрудника.Также важно отметить, что суточные не могут выплачиваться лицам, владеющим 10% или более компании.

Обновленные тарифы

Ставки суточных IRS для деловых поездок были обновлены на 2020 финансовый год, который начался 1 октября 2019 года. В соответствии с методом максимума-минимума ставка суточного налога для всех районов с высокой стоимостью в континентальной части Соединенных Штатов составляет 297 долларов США для после 30 сентября 2019 г., командировочные (в том числе 226 долларов США на проживание и 71 доллар на питание и непредвиденные расходы).

Для всех остальных регионов континентальной части США ставка суточных IRS составляет 200 долларов США за проезд после 30 сентября 2019 года (включая 140 долларов за проживание и 60 долларов за питание и непредвиденные расходы).По сравнению с предыдущими упрощенными суточными, суточные по высокозатратной площади увеличились на 10 долларов, а суточные по низкой стоимости – на 5 долларов.

Мелкий шрифт

Суточные IRS регулируются различными правилами и ограничениями. Например, компании, которые используют метод «высокая-низкая» для сотрудника, должны продолжать использовать его для возмещения всех расходов на командировки в пределах континентальной части США в течение календарного года. Однако компания может использовать любой допустимый метод для возмещения этому сотруднику любых поездок за пределы континентальной части США.

Для командировок в течение последних трех месяцев календарного года работодатели должны продолжать использовать для сотрудника тот же метод (метод суточных или метод высокой-низкой), который они использовали в течение первых девяти месяцев календарного года.

Также работодатели могут использовать:

1. Тарифы и места высокой стоимости, действующие в течение первых девяти месяцев календарного года, или
2. Обновленные ставки и населенные пункты с высокими затратами, действующие в течение последних трех месяцев календарного года, при условии, что они используют одни и те же ставки и населенные пункты последовательно для всех сотрудников, которым возмещаются расходы по методу высокой-низкой.

Отчисления работодателям

Что касается вычета сумм, возмещаемых сотрудникам из налоговой декларации компании о суточных, работодатели должны рассматривать питание и непредвиденные расходы как расходы на еду и напитки, на которые распространяется лимит вычета 50% на расходы на питание. Для определенных категорий сотрудников, таких как работники воздушного транспорта, водители грузовиков между штатами и водители автобусов, процентная ставка составляет 80% расходов на еду и напитки, связанных с периодом службы, с учетом ограничений по продолжительности рабочего времени, установленных в США.S. Департамент транспорта.

Пример. Компания возмещает своему менеджеру по маркетингу посещение июньской торговой выставки в Чикаго из высоких суточных в размере 297 долларов. Он может вычесть 261,50 долларов (226 долларов за проживание плюс 35,50 долларов за половину еды и надбавку на непредвиденные расходы).

Свяжитесь с нами для получения дополнительной информации

Maxwell Locke & Ritter может помочь вам реализовать идеальный план компенсации дорожных расходов для вашей компании.