uvolnenie.net

Печать организации в трудовой книжке: правила внесения

Трудовая книжка – это базовый документ, являющийся подтверждением трудовой деятельности человека. При этом записи в ней должны быть сделаны по определенным правилам, регламентированным российским законодательством. В частности, при первичном приеме и увольнении работника должна ставиться соответствующая печать в трудовой книжке.

Место, где ставят печать в трудовой книжке

При первичном и последующем оформлении на работу, переводе с одной должности на другую в рамках одного предприятия либо переводе из одного структурного подразделения в другое, при увольнении и в других случаях перед работодателем стоит важный вопрос, где ставят печать в трудовой книжке.

При внесении данных

В первую очередь, печать организации либо печать отдела кадров ставится на титульном листе трудовой книжки при ее первичном оформлении. Перед этим на титуле указываются персональные сведения о работнике:

• его фамилия, имя, отчество}
• день, месяц и год рождения}
• информация о получении им соответствующего образования}
• наименование полученной профессии или специальности.

После того, как указанные данные внесены на первую страницу трудовой книжки, работник ставит подпись, подтверждая правильность предоставленных данных. Наконец, все совершенные записи подписываются ответственным за выдачу трудовых книжек лицом и заверяются печатью.

Следует отметить, что все персональные сведения о работнике заполняются уполномоченным лицом на основании соответствующих документов (например, диплома о высшем образовании, паспорта, водительских удостоверений и прочих).

При изменении данных

Во-вторых, печать организации ставится в том случае, если работник изменил фамилию, имя, отчество или иные данные. При этом одной чертой перечеркивается прежняя запись и аккуратно вписывается новая с указанием соответствующих документов, на основании чего производятся подобные изменения. На обложке трудовой книжки с обратной стороны уполномоченное лицо ставит свою подпись и печать.

При выдаче вкладыша

В-третьих, существуют случаи, в которых все имеющиеся страницы какого-либо раздела трудовой книжки заполнены. В таких ситуациях лицо, занимающееся выдачей и ведением соответствующих документов, обязано выдать вкладыш, который действителен только совместно с трудовой книжкой. Такая процедура заносится в трудовую книжку и удостоверяется печатью (штампом) с надписью «Вкладыш выдан» с указанием его серийного и порядкового номера.

При увольнении

В-четвертых, при увольнении работника по собственному желанию либо по иным причинам, в трудовой книжке ставится подпись руководителя организации, в которой работал работник, либо иного лица, выполняющего функциональные обязанности по осуществлению выдачи трудовых книжек и их ведения, и непосредственно самого работника. После этого сотрудник кадрового отдела обязан поставить печать в трудовой книжке.

Печати в трудовых книжках: особые случаи

Кроме того, иногда происходят такие ситуации, когда запись об увольнении в трудовой книжке произведена, но пропущены конкретные сведения, свидетельствующие о переводе работника на другую должность либо переводе в другое структурное подразделение, и работник настаивает на том, чтобы соответствующие записи были зафиксированы. Большинство сотрудников отдела кадров считают, что необходимо отменить сделанную запись об увольнении и вписать недостающие сведения, а затем снова произвести повторно «Уволен (с указанием причины увольнения)».

Однако, с точки зрения нормативно-правовых актов, это действие является не вполне корректным, поскольку существенных оснований для отмены сделанной надписи не обнаружено. В этом случае целесообразно поступить следующим образом: уполномоченное лицо должно дополнительно внести пропущенные сведения после записи об увольнении с обязательным указанием всех реквизитов организации. После этого произведенные записи подтверждаются соответствующей печатью.

Обратите особое внимание, что печати в трудовую книжку, помимо вышеуказанных случаев, ставятся только в случае увольнения работника. В любой другой ситуации, в частности, печати, подтверждающие записи о приеме на работу, переводе на другую должность в пределах одной организации, удостоверение сведений о награждении работника и т.д., являются прямым нарушением действующего законодательства о ведении трудовых книжек.

Какая печать должна быть использована при совершении записей в трудовую книжку?

В положениях, закрепленных действующим законодательством Российской Федерации, упоминается о двух видах печатей, а именно:

• печать организации}
• печать кадровой службы.

Печать отдела кадров не является обязательной и может ставиться исключительно на подпись, сделанную сотрудником отдела кадров. При этом применение печати в трудовой книжке для кадровых документов не допускается. Если оформление какой-либо процедуры заверено подписью руководителя, то в подобном случае должна ставиться печать организации. Однако абсолютно правомерно, если такая печать будет проставлена на подписи кадрового работника.

Вместе с тем, в целях недопущения совершения каких-либо ошибок и неточностей, лучше всего использовать печать одного вида – печать организации-работодателя. Именно она обладает большей юридической силой, нежели печать кадровиков. Ее же целесообразно ставить на таких документах, как копии трудовых книжек, документов об образовании, справках, выдаваемых отделом кадров, выписках из трудовых книжек и т.д.

Правильное расположение печати

Чтобы не возникало вопросов о действительности представленного документа, печать должна частично захватывать название должности работника. При этом подпись сотрудника и ее расшифровка должны легко читаться и не вызывать сомнений. Кроме того, оттиск печати должен быть четким, читабельным и хорошо просматриваться.

Что делать, если печать в трудовой книжке поставлена неверно?

При использовании печати для заверения соответствующих записей в трудовой книжке случаются ситуации, когда поставлена не та печать, либо она находится не на своем месте. Что делать в таких случаях?

Не проставлена печать организации

Самый простой способ исправить такой недочет – обратиться по предыдущему месту работы, чтобы там поставили печать. Однако не стоит затягивать с этим решением, поскольку организация может претерпеть структурные изменения и в этом случае необходимо будет получить дополнительную справку от бывшего работодателя, либо в случае его реорганизации – от правопреемника.

Неверные реквизиты организации

Такие случаи могут произойти, если человек является сотрудником крупного холдинга, либо если компания претерпела реорганизацию и изменила свое название.

Существует несколько вариантов решения данной проблемы. В первом случае предлагается просто поставить необходимую печать рядом с ошибочной} во втором – сделать исправительную запись и поставить рядом верную печать. Однако любой исход событий может вызвать подозрения у пенсионных органов либо будущих работодателей. Поэтому, чтобы обезопасить себя от лишних вопросов, выдается справка о том, что работник являлся членом конкретной организации на протяжении конкретного периода времени.

Тщательно следите за правильностью ведения записей в трудовой книжке, реквизитами печатей и наличием всех необходимых подписей, чтобы в будущем не столкнуться с проблемами.

hr-portal.ru

В какое место в трудовой книжке при увольнении ставить кадровскую печать?

В какое место в трудовой книжке при увольнении ставить кадровую печать?

Ответ на вопрос:

Данный момент законодательство не конкретизирует.

Во-первых кадровую печать для заверения записи об увольнении работника можно поставить, только если она содержит всю информацию о наименовании работодателя и месте его нахождения, что фактически позволит подтвердить факт работы сотрудника в данной организации.

Если организация применяет печать в работе, то ряд сведений, внесенных в трудовую книжку, заверяют печатью работодателя, в том числе запись об увольнении (п. 35 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

С 22 марта 2008 года постановлением Правительства РФ от 1 марта 2008 г. № 132 были внесены изменения в пункт 35 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, в котором словосочетание «печать организации (кадровой службы)» было заменено на словосочетание «печать работодателя». С учетом внесенных в документы изменений сформировалась позиция, что заверять записи в трудовой книжке печатью кадровой службы с 22 марта 2008 года неправомерно, поскольку такая возможность ныне действующей редакцией Правил не предусмотрена.

В то же время такая трактовка изменений не совсем корректна. Дело в следующем. К печати организации предъявляют определенные требования. Она должна быть круглой и содержать полное фирменное наименование организации на русском языке с указанием на ее местонахождение (п. 5 ст. 2 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ, п. 7 ст. 2 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ, п. 3 ст. 2 Закона от 14 ноября 2002 г. № 161-ФЗ). При этом работодатель – юридическое лицо (организация) вправе иметь в пользовании несколько печатей, и все они будут являться печатями одной организации. При условии что на всех из них указано полное наименование юридического лица и иные предусмотренные законом реквизиты, что позволяет определить их принадлежность. С учетом указанного печать отдела кадров также имеет право называться печатью работодателя. Следовательно, такой печатью можно заверить записи в трудовой книжке и после 22 марта 2008 года. Правомерность такого подхода подтверждают и специалисты Роструда в письмах от 20 января 2014 г. № ПГ/13282-6-1, от 22 ноября 2012 г. № 1450-6-1.

Таким образом, для заверения записей в трудовой книжке можно использовать как основную печать организации, так и печать отдела кадров, при условии что она содержит всю информацию о наименовании работодателя и месте его нахождения, что фактически позволит подтвердить факт работы сотрудника в данной организации.

Во-вторых, правила заполнения трудовых книжек содержат требование о том, чтобы запись об увольнении в трудовой книжке была заверена, в том числе печатью организации при ее наличии (п. 35 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). При этом, куда именно нужно ставить печать, в правилах не прописано.

При решении данного вопроса рекомендуется исходить из общепринятых правил делопроизводства, которые в том числе регламентируют порядок проставления печатей на документах.

Так, печать следует ставить таким образом, чтобы легко читались:

• текст на оттиске;
• подпись должностного лица;
• расшифровка подписи.

В общем случае оттиск печати на документах нужно ставить в том месте, где стоит реквизит «М. П.» («Место печати»). Если такой реквизит отсутствует, то печать проставляют таким образом, чтобы ее оттиск захватывал часть наименования должности лица, который подписал документ, чтобы подпись и расшифровка были открыты для прочтения. Об этом говорится в пункте 2.3.2.6 Государственной системы документационного обеспечения управления, одобренной коллегией Главархива СССР от 27 апреля 1988 г., приказ Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33, и пункте 4.3.21

Таким образом, при проставлении печати в трудовой книжке следует придерживаться общепринятого порядка. А именно проставлять печать так, чтобы она захватывала часть наименования должности лица, подписавшего документ, оставляя открытой для прочтения личную подпись и ее расшифровку.

Указать должность ответственного за ведение трудовых книжек, проставить подпись и расшифровку подписи ответственного в разделе «Сведения о работе» надо ниже записи об увольнении. А в «сведениях о награждении» ниже последней внесенной записи о награждении/поощрении.

Подробности в материалах Системы Кадры:

1. Ситуация: Куда именно следует ставить печать в трудовой книжке при увольнении работника

Данный момент законодательство не конкретизирует.

Правила заполнения трудовых книжек содержат требование о том, чтобы запись об увольнении в трудовой книжке была заверена, в том числе печатью организации при ее наличии (п. 35 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). При этом, куда именно нужно ставить печать, в правилах не прописано.

При решении данного вопроса рекомендуется исходить из общепринятых правил делопроизводства, которые в том числе регламентируют порядок проставления печатей на документах.

Так, печать следует ставить таким образом, чтобы легко читались:

• текст на оттиске;
• подпись должностного лица;
• расшифровка подписи.

В общем случае оттиск печати на документах нужно ставить в том месте, где стоит реквизит «М. П.» («Место печати»). Если такой реквизит отсутствует, то печать проставляют таким образом, чтобы ее оттиск захватывал часть наименования должности лица, который подписал документ, чтобы подпись и расшифровка были открыты для прочтения. Об этом говорится в пункте 2.3.2.6 Государственной системы документационного обеспечения управления, одобренной коллегией Главархива СССР от 27 апреля 1988 г., приказ Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33, и пункте 4.3.21 Типовой инструкции по делопроизводству, утвержденной приказом ФТС России от 18 октября 2004 г. № 160.

Таким образом, при проставлении печати в трудовой книжке следует придерживаться общепринятого порядка. А именно проставлять печать так, чтобы она захватывала часть наименования должности лица, подписавшего документ, оставляя открытой для прочтения личную подпись и ее расшифровку.

Иван Шкловец

заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

2. Ситуация: Можно ли заверить запись об увольнении в трудовой книжке печатью отдела кадров

Да, можно, при условии что она содержит наименование и местонахождение работодателя и организация применяет печать в своей работе.

Если организация применяет печать в работе, то ряд сведений, внесенных в трудовую книжку, заверяют печатью работодателя, в том числе запись об увольнении (п. 35 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

С 22 марта 2008 года постановлением Правительства РФ от 1 марта 2008 г. № 132 были внесены изменения в пункт 35 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, в котором словосочетание «печать организации (кадровой службы)» было заменено на словосочетание «печать работодателя». С учетом внесенных в документы изменений сформировалась позиция, что заверять записи в трудовой книжке печатью кадровой службы с 22 марта 2008 года неправомерно, поскольку такая возможность ныне действующей редакцией Правил не предусмотрена.

В то же время такая трактовка изменений не совсем корректна. Дело в следующем. К печати организации предъявляют определенные требования. Она должна быть круглой и содержать полное фирменное наименование организации на русском языке с указанием на ее местонахождение (п. 5 ст. 2 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ, п. 7 ст. 2 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ, п. 3 ст. 2 Закона от 14 ноября 2002 г. № 161-ФЗ). При этом работодатель – юридическое лицо (организация) вправе иметь в пользовании несколько печатей, и все они будут являться печатями одной организации. При условии что на всех из них указано полное наименование юридического лица и иные предусмотренные законом реквизиты, что позволяет определить их принадлежность. С учетом указанного печать отдела кадров также имеет право называться печатью работодателя. Следовательно, такой печатью можно заверить записи в трудовой книжке и после 22 марта 2008 года. Правомерность такого подхода подтверждают и специалисты Роструда в письмах от 20 января 2014 г. № ПГ/13282-6-1, от 22 ноября 2012 г. № 1450-6-1.

Таким образом, для заверения записей в трудовой книжке можно использовать как основную печать организации, так и печать отдела кадров, при условии что она содержит всю информацию о наименовании работодателя и месте его нахождения, что фактически позволит подтвердить факт работы сотрудника в данной организации.

Если организация не использует печать в работе, то записи в трудовой книжке, в том числе об увольнении, заверяют только подписью сотрудника, ответственного за ведение трудовых книжек, и подписью владельца книжки (п. 2.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, приказ Минтруда России от 31 октября 2016 г. № 589н).

Иван Шкловец

заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

С уважением и пожеланием комфортной работы, Евгения Ильина,

эксперт Системы Кадры

www.kdelo.ru

➤ Печать в трудовой книжке

Работа с кадровыми документами почти всегда предполагает заверку, в том числе — с помощью штампов, используемых организацией. Узнайте, как правильно заверить записи в самом главном документе работника. Рассказывают эксперты!

Нужна ли печать в трудовой книжке? 

Печать — один из основных реквизитов, используемых организациями для заверения контрактов, приказов, договоров и других важных документов.

Как понять, нужна ли печать в трудовую книжку? Очень просто: если компания имеет собственную печать, наличие которой отражено в уставе, однозначно применяйте ее для подтверждения подлинности записей в трудовой книжке. Это не условная традиция, как в случае с трудовыми договорами, для заверки которых достаточно подписей сторон, а прямое законодательное требование. 

Не ставить штампы в трудовые книжки могут только работодатели, в принципе не использующие печать и не имеющие ее в своем распоряжении. Это право акционерные общества и общества с ограниченной ответственностью получили несколько лет назад, после вступления в силу закона №82-ФЗ от 6.04.2015.

Теперь коммерческие компании могут самостоятельно решать, нужен им этот реквизит или нет, закрепляя соответствующую норму уставом (ст. 2 закона №14-ФЗ от 8.02.1998, ст. 2 закона №208-ФЗ от 26.12.1995). В то же время образовательные, научные, государственные унитарные и муниципальные предприятия должны обзаводиться печатью и применять ее в обязательном порядке. 

Трудовая без печати от прошлого работодателя

Что делать, если соискатель предъявляет трудовую книжку, оформленную другим работодателем, без штампа на титульном листе? Это еще не повод признавать документ недействительным или отказывать работнику в трудоустройстве. Но лучше перестраховаться и запросить справку с прежнего места работы, подтверждающую, что компания на законных основаниях не использует печать. Если выяснится, что оттиск не проставлен по ошибке, обратитесь к прежнему работодателю для исправления. Почему в таких случаях нельзя превышать полномочия и ставить печать нового работодателя, а также как быть, если организация, выдавшая трудовую, уже ликвидирована, расскажет эксперт «Системы Кадры». 

Место для печати: образец 

Когда ставится печать в трудовой книжке? 

Если организация разработала собственную печать и использует ее в работе, кадровик должен знать, где ставится печать в трудовой книжке и в каких случаях без нее не обойтись. 

Ситуация №1. Оформление дубликата или новой трудовой

Первый такой случай — оформление дубликата или новой трудовой книжки сотруднику, который потерял оригинал или впервые в жизни официально устраивается на работу. После заполнения титульного листа необходимо заверить все сведения о работнике, внесенные на основании паспорта, диплома и других документов, предоставленных в соответствии с требованиями статьи 65 ТК РФ. 

Кадровик должен:

• заверить внесенные данные личной подписью;
• ознакомить работника с информацией на титульном листе под подпись;
• поставить печать организации в соответствующем поле. 

Оформить трудовую новому сотруднику нужно в течение недели со дня трудоустройства. На практике это обычно происходит на шестой день работы, поскольку закон обязывает работодателей заполнять трудовые книжки всем сотрудникам, проработавшим в организации свыше пяти дней. 

Читайте в журнале «Кадровое дело»:

Ситуация №1. Увольнение 

Увольнение — еще одна ситуация, когда нужна печать в трудовой книжке. Прекращая трудовые отношения с владельцем документа, кадровая служба оттиском заверяет все записи, внесенные за период его работы в компании. Отдельно ставить штамп на каждой записи — о приеме на работу, переводах, повышении квалификации — не нужно. Печать в трудовой книжке при увольнении ставится лишь на записи о прекращении договора, закрывающей блок сведений о текущем периоде работы, а если за это время сотрудник награждался почетными званиями, грамотами, премиями и другими наградами — то еще и в разделе «Сведения о награждении», как того требует пункт 35 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ №255 от 16.04.2004.

Конкретных указаний на то, где ставить печать в трудовой книжке при оформлении увольнения — по центру записи, снизу или сбоку — актуальные правила не содержат. Ориентируйтесь на общепринятые нормы делопроизводства и актуальные стандарты, старайтесь ставить оттиск таким образом, чтобы он не закрывал подпись сотрудника (п. 5.24 ГОСТ Р 7.0.97-2016). При этом запись об увольнении и расшифровка подписи под ней должны легко читаться, равно как и текст на самом оттиске.

Если организация работает без печати, заверяйте записи в трудовой книжке только подписями ее владельца и сотрудника кадровой службы, заполнившего документ. Именно такой порядок предусмотрен п. 2.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России №69 от 10.10.2003, и приказом Минтруда №589н от 31.10.2016.

Прежде чем поставить печать в документ, сделайте пробный оттиск на листе бумаги и убедитесь, что все его элементы легко различимы. 

Читайте в «Системе Кадры»:

Какая печать должна стоять в трудовой книжке? 

Работодатель вправе иметь не только основную печать, но и дополнительные, например, для ключевых департаментов или для работы с определенными видами документов.

Основной штамп всегда имеет круглую форму и содержит общие сведения о компании: наименование в соответствии с уставом, товарный знак, эмблему и другие элементы (см. Методические рекомендации Росархива, ВНИИДАД по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 от 1.07.2003).

Дополнительные виды оттисков, используемые в отдельных структурных подразделениях или узкоспециализированных направлениях делопроизводства, обычно маркируются поясняющими надписями («для копий», «для кадровых документов» и т. д.).

Какую печать ставить в трудовой книжке, основную или дополнительную? Если в распоряжении кадровой службы есть собственная печать круглой формы с указанием полного наименования и местонахождения работодателя, используйте ее (ст. 2 закона №14-ФЗ, ст. 2 закона №161-ФЗ от 14.11.2002). Но сначала убедитесь, что все необходимые элементы присутствуют, а надписи сделаны на русском языке — в этом случае у ГИТ не будет никаких претензий к оформлению (см. письма Роструда №1450-6-1 от 22.12.2012 и №ПГ/13282-6-1 от 20.01.2014). Если хотя бы одного обязательного реквизита в дополнительном штампе не хватает, используйте основную печать организации. 

Внимание! Право структурного подразделения на использование отдельной печати с собственным наименованием следует отразить в локальном нормативном акте!

Закрепите порядок заверки трудовых книжек и других важных кадровых документов локальными нормами, которые не должны противоречить законодательным требованиям.

Укажите, чья подпись должна быть на трудовых книжках персонала — начальника отдела кадров или генерального директора компании. В первом случае ставится печать кадровой службы, во втором — основная. 

Вывод

Круглая печать, основная или специализированная, ставится в трудовых книжках только в определенных случаях: если работник увольняется или получает новый документ. Коммерческие предприятия вправе вообще отказаться от ее применения и заверять документы исключительно подписями ответственных сотрудников.

www.kdelo.ru

Какую печать ставить в трудовой книжке при увольнении работника

Какую печать ставить в трудовой книжке при увольнении работника – печать организации или печать Отдела кадров?

Ответ на вопрос:

Можно заверить записи печатью отдела кадров, если она содержит все реквизиты организации как и основная печать организации.

При увольнении работника все записи в трудовой книжке заверяют печатью работодателя – так установлено Правилами ведения трудовых книжек (п. 35 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Действующим законодательством устанавливаются определенные требования к печатям организаций, но ограничений по количеству печатей законодательно не установлено.

По своему назначению печати организации делятся на основную и вспомогательные (дополнительные). Основная печать представляет собой штамп круглой формы, который содержит наименование организации в точном соответствии с уставом (п. 7 Методических рекомендаций Росархива по внедрению ГОСТ Р 6.30–2003). Оттиском печати руководитель организации заверяет подлинность подписи на документах. Отдельные федеральные законы обязали иметь основную печать государственные и муниципальные унитарные предприятия, некоммерческие, образовательные, научные организации. Однако коммерческие компании вправе работать без нее (Закон от 6 апреля 2015 г. № 82-ФЗ). Информацию о наличии или отсутствии печати компании отражают в уставе (п. 5 ст. 2 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ, п. 7 ст. 2 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ). Дополнительную печать используют для структурных подразделений и отдельных видов документов. Например, печатью «Для отдела кадров» руководитель подразделения сможет заверять подлинность подписи на кадровых документах. Оттиском «Для копий», «Для документов» заверяют копии документов, выписки из них, справки. Организация может иметь и другие виды дополнительных печатей. Печать отдела кадров, как и любая другая печать организации, служит для заверения подписи должностного лица на документе

Позиция проверяющих и судов по вопросу о том, какой печатью работодатель вправе заверять трудовые книжки, сформировалась не сразу. До 2014 года позиция была однозначна – основной печатью работодателя, так как отдел кадров – это всего лишь структурное подразделение и его печать не равноценна печати работодателя (письмо Роструда от 24 ноября 2008 г. № 2607-6-1). После 2014 года позиция по этому вопросу изменилась. Роструд в письме от 20 января 2014 г. № ПГ/13282-6-1 указал, если печать подразделения имеет круглую форму, содержит полное название организации, то это подтвердит факт работы сотрудника у данного работодателя и не нарушит его прав (пример печатей ниже).

Таким образом, если печать отдела кадров содержит все реквизиты, что и основная печать организации, то можно заверять записи в трудовой книжке при увольнении работника такой печатью.

Подробности в материалах Системы Кадры:

Ситуация. Можно ли заверить запись об увольнении в трудовой книжке печатью отдела кадров?

Да, можно, при условии что она содержит наименование и место нахождения работодателя и организация применяет печать в своей работе.

Если организация применяет печать в работе, то ряд сведений, которые внесли в трудовую книжку, заверяют печатью работодателя, в том числе запись об увольнении (п. 35 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

С 22 марта 2008 года постановление Правительства РФ от 1 марта 2008 г. № 132 внесло изменения в пункт 35 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, в котором словосочетание «печать организации (кадровой службы)» заменили на словосочетание «печать работодателя». С учетом этого сформировалась позиция, что заверять записи в трудовой книжке печатью кадровой службы с 22 марта 2008 года неправомерно, поскольку такую возможность новая редакция Правил не предусматривает.

В то же время так трактовать изменения не совсем корректно. Дело в следующем. К печати организации предъявляют определенные требования. Она должна быть круглой и содержать полное фирменное наименование организации на русском языке и ее местонахождение (п. 5 ст. 2 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ, п. 7 ст. 2 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ, п. 3 ст. 2 Закона от 14 ноября 2002 г. № 161-ФЗ). При этом работодатель – юридическое лицо (организация) вправе использовать несколько печатей, и все они будут являться печатями одной организации. При условии что на всех указано полное наименование юридического лица и иные реквизиты, что позволяет определить, кому они принадлежат. С учетом указанного печать отдела кадров также имеет право называться печатью работодателя. Следовательно, ею можно заверить записи в трудовой книжке и после 22 марта 2008 года. Правомерность такого подхода подтверждают и специалисты Роструда в письмах от 20 января 2014 г. № ПГ/13282-6-1, от 22 ноября 2012 г. № 1450-6-1.

Таким образом, чтобы заверить записи в трудовой книжке, можно использовать как основную печать организации, так и печать отдела кадров, при условии что она содержит всю информацию о наименовании работодателя и месте его нахождения, что фактически позволит подтвердить факт работы сотрудника в данной организации.

Если организация не использует печать в работе, то записи в трудовой книжке, в том числе об увольнении, заверяют только подписью сотрудника, который отвечает за ведение трудовых книжек, и подписью владельца книжки (п. 2.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, приказ Минтруда России от 31 октября 2016 г. № 589н).

Иван Шкловец, заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

Из ответа «Как внести записи о работе в трудовую книжку»

С уважением и пожеланием комфортной работы, Ирина Павлова,

эксперт Системы Кадры

www.kdelo.ru

В каком месте трудовой книжки нужно ставить печать организации при увольнении сотрудника?

При увольнении работника, в каком месте трудовой книжки нужно ставить печать организации? После записи об увольнении достаточно, чтобы работник поставил только свою подпись или нужно писать должность уволенного работника и расшифровку подписи?

Ответ на вопрос:

При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника.

Правила заполнения трудовых книжек содержат требование о том, чтобы запись об увольнении в трудовой книжке была заверена, в том числе печатью организации при ее наличии (п. 35 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). При этом, куда именно нужно ставить печать, в правилах не прописано.

При решении данного вопроса рекомендуется исходить из общепринятых правил делопроизводства, которые в том числе регламентируют порядок проставления печатей на документах.

Так, печать следует ставить таким образом, чтобы легко читались:

 текст на оттиске;

 подпись должностного лица;

 расшифровка подписи.

В общем случае оттиск печати на документах нужно ставить в том месте, где стоит реквизит «М. П.» («Место печати»). Если такой реквизит отсутствует, то печать проставляют таким образом, чтобы ее оттиск захватывал часть наименования должности лица, который подписал документ, чтобы подпись и расшифровка были открыты для прочтения. Об этом говорится в пункте 2.3.2.6 Государственной системы документационного обеспечения управления, одобренной коллегией Главархива СССР от 27 апреля 1988 г., приказ Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33, и пункте 4.3.21 Типовой инструкции по делопроизводству, утвержденной приказом ФТС России от 18 октября 2004 г. № 160.

Таким образом, при проставлении печати в трудовой книжке следует придерживаться общепринятого порядка. А именно проставлять печать так, чтобы она захватывала часть наименования должности лица, подписавшего документ, оставляя открытой для прочтения личную подпись и ее расшифровку.

Относительно Вашего второго вопроса:

п. 35 Правил, предусмотрено, что «все записи … заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью … и подписью самого работника».

Словосочетание «заверяется подписью» следует понимать буквально, дословно. «Заверить подписью» означает всего лишь воспроизведение подписи на соответствующем документе и расшифровки.

«_________________ Ф.И.О.»

При этом такая запись вообще может отсутствовать в том случае, если в день увольнения работник отсутствовал на работе (п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

С каждой внесенной в трудовую книжку записью работник должен быть ознакомлен, о чем делается отметка и ставится подпись работника в личной карточке работника (п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек)

Внесение в трудовую книжку указания на то, что работник с записью об увольнении ознакомлен, не приводит к недействительности записи о работе или увольнении работника.

Подробности в материалах Системы Кадры:

1.Ответ: Куда именно следует ставить печать в трудовой книжке при увольнении работника

И.И. Шкловец

Данный момент закон не конкретизирует.

Правила, согласно которым заполняют трудовые книжки, требуют, чтобы запись об увольнении в трудовой книжке заверили, в том числе печатью организации при ее наличии (п. 35 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). При этом, куда именно нужно ставить печать, правила не указывают.

В данном вопросе рекомендуют исходить из общепринятых правил делопроизводства, которые в том числе регламентируют порядок, согласно которому проставляют печати на документах.

Так, печать следует ставить таким образом, чтобы легко можно было прочитать:

 текст на оттиске;

 подпись должностного лица;

 расшифровку подписи.

В общем случае оттиск печати на документах нужно ставить в том месте, где стоит реквизит «М.П.» («Место печати»). Если такой реквизит отсутствует, то печать проставляют так, чтобы ее оттиск захватывал часть наименования должности лица, которое подписало документ, чтобы подпись и расшифровка были открыты и их можно было легко прочесть. Об этом говорит пункт 2.3.2.6 Государственной системы документационного обеспечения управления, одобренной коллегией Главархива СССР от 27 апреля 1988 г., приказ Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33 и пункт 4.3.21 Типовой инструкции по делопроизводству, утвержденной приказом ФТС России от 18 октября 2004 г. № 160.

Таким образом, когда проставляете печать в трудовой книжке, придерживайтесь общепринятого порядка. А именно проставляйте печать так, чтобы она захватывала часть наименования должности лица, которое подписало документ, и оставляйте открытой личную подпись и ее расшифровку, чтобы ее можно было легко прочитать.

С уважением и пожеланием комфортной работы, Екатерина Зайцева,

эксперт Системы Кадры

www.kdelo.ru