• Актуально
• Анонсы
• Архивное хранение
• Больничные
• Бухгалтерия в кадрах
• Военнослужащие
• Воинский учет
• Гарантии и компенсации
• Госслужба
• Делопроизводство
• Договоры
• Документооборот
• Должностные инструкции
• Законодательство
• Инвалиды
• Иностранные работники
• Инструкции по охране труда
• Интервью

Образец нового приказа на подотчет – Упрощёнка № 9, Сентябрь 2017

Частые вопросы о выдаче подотчетных

Можно ли перечислить подотчетные на зарплатные или личные карты работников?

Да, компания вправе перевести деньги на карты работников. Обычно деньги перечисляют на ту же карту, на которую компания выдает зарплату. Но не запрещено перечислять деньги и на другие карты работника Минфин разрешает так поступать (письмо от 21.07.17 № 09-01-07/46781).

Как оформить выдачу подотчетных на карты?

Раньше чиновники требовали взять у работника заявление с реквизитами личной карты, на которую компания переводит деньги (письмо Минфина России от 25.08.14 № 03-11-11/42288). Так же компании поступали, если перечисляли деньги на зарплатные карты. По новым кассовым правилам вместо заявления можно составить приказ (п. 6.3 Указания ЦБ от 11.03.14 № 3210-У). Но Указание не распространяются на безналичные расчеты. Поэтому перечисляйте подотчетные на карты на основании заявлений работников.

В платежке запишите, что выдаете деньги под отчет. Например, в поле 24 «Назначение платежа заполните так: «Под отчет на покупку канцелярских товаров по приказу от 11 сентября 2017 года № 26. НДС не облагается». Тогда у налоговиков не возникнет оснований доначислить НДФЛ и взносы с тех сумм, которые получил работник.

Надо ли составлять приказ, если подотчетные получает директор компании?

Да, конечно. Все сотрудники получают деньги по заявлению либо распорядительному документу руководителя. Директор – тоже сотрудник, исключений для него в Указании № 3210-У нет. Поэтому, чтобы получить деньги под отчет, руководитель компании должен издать приказ на самого себя.

Надо ли оформлять приказ, чтобы возместить работнику перерасход по подотчетным?

По кассовым правилам оформить приказ надо, если компания выдает деньги на предстоящие расходы. Чтобы возместить перерасход, приказ не обязателен. Руководитель утверждает авансовый отчет, из которого видно, что работник потратил часть своих денег и ему надо возместить перерасход.

Какие документы оформить, если работник потратил свои деньги на нужды компании, а руководитель возмещает работнику эту сумму из кассы?

Возьмите у работника заявление о возмещении расходов. Текст этого заявления отличается от заявления на выдачу подотчетных. В частности, в нем руководитель не пишет срок, на который выдает деньги. Работник укажет, на какие цели израсходовал свои деньги, и запишет сумму, которую потратил и просит возместить.

e.26-2.ru

образец, это что, как составить и оформить?

Для правильного составления приказа о подотчетном лице необходимо четко понимать, кем является данный работник и какими правами он пользуется, следует учесть все детали выдачи средств и предоставления отчета за их траты, также необходимо обратить внимание на сроки использования денег.

Подотчетные лица – это кто?

К таким работникам относятся лица, которые для осуществления разных целей имеют право получать из кассы учреждения деньги.

К данным целям относятся следующие:

• Командировки – для пропитания и проживания лица, выполняющего задание;
• Представительские расходы – с целью заключения договоров, совершения презентаций;
• Закупка горюче-смазочных материалов для нужд организации;
• Операционные и хозяйственные расходы;
• Экспедиции и прочие.

Также деньги выдаются филиалам компании, которые не располагают автономным балансом и не имеют собственной бухгалтерии.

Как составить приказ о назначении подотчетного лица?

Перед выдачей необходимой суммы составляется приказ, на основании которого бухгалтерия и выдает средства.

Как удержать по исполнительному листу из зарплаты, узнаете по ссылке.

Приказ – это основание для выдачи средств с целью оплаты тех или иных расходов. Также в качестве основания для данных действий может быть резолюция на служебной записке, счете и прочих бумагах.

Приказ составляется до начала всего процесса по выдаче денег и осуществлению расходов и ни в коем случае не после.

При этом в приказе уточняется, что он выдается именно на данный период для таких-то нужд и с таким-то расходом, все прочие суммы выдаются на основании отдельного документа.

Вы платите серую зарплату своим сотрудникам? Тогда посмотрите тут, чем это может вам грозить.

Важно: многие организации, чтобы сократить работу, делают все наоборот, совершая грубейшую ошибку расчетом с работником после выполнения задания. В таком случае деньги и данное лицо не являются подотчетными.

Если выполнить все наоборот – сначала отчет, а затем составление документации у налоговой службы могут возникнуть нежелательные вопросы, такая трата будет расценена инспектором как займ сотруднику или купля-продажа с желанием обойти уплату налогов по внутренним расходам организации.

Выдает и подписывает приказ руководитель организации или уполномоченное им лицо, к примеру, заместитель, главный инженер или начальник отдела.

Для выдачи подотчетной суммы, бухгалтерия оформляет расходные ордера на основании заранее определенного перечня документов, среди которых основными являются авансовый отчет и доверенность.

Доверенность – это документ, благодаря которому предъявитель может выполнять определенные действия с полученной суммой от имени предприятия.

Регистрируется документ в специальном журнале.

Доверенность выдается один раз и если в ней не указаны сроки ее действия, то нормативным сроком является 1 год с дня выдачи, при отсутствии в доверенности даты выдачи, документ считается не действительным. Она имеет 1 экземпляр, сама доверенность остается у предъявителя, а ее корешок с указанием всех реквизитов у бухгалтера.

О минимальной заработной плате в различных регионах РФ узнайте здесь.

Авансовый отчет формируется после выполнения поставленной задачи, самим сотрудником, вот почему важно, чтобы круг подотчетных лиц был ограничен и постоянен, так как для заполнения данной документации необходимо иметь соответствующий опыт.

Кто может быть подотчетным лицом?

Круг подотчетных лиц заранее определяется приказом руководителя с обязательным указанием, когда и на какой срок необходимо выдавать им финансы. Подотчетным лицом может быть любой сотрудник фирмы или физическое лицо после заключения между двумя сторонами гражданско-правового договора.

Что такое журнал регистрации и как его правильно вести, вы узнаете все по ссылке.

Важно: данное лицо не имеет право передавать полученные средства третьим лицам, и обязано отчитаться за их использование в установленные сроки:

• Через 3 дня после их получения;
• Через 3 дня после прибытия из командировки;
• Через 10 дней после прибытия с загранкомандировки;
• Через время указанное в приказе.

Законодательством РФ четко установлены правила пользования подотчетными суммами – пока сотрудник не отчитается за использование предыдущих сумм, новую он не получит.

Реквизиты и образец приказа

Приказ о назначении подотчетных лиц является нормативным документом и определяет кроме круга данных лиц, суммы выдаваемых средств и сроки на которые они предоставляются.

Приказ о подотчетных лицах складывается со следующих пунктов:

В шапке

• Реквизиты и название организации;
• Дата составления и утверждения документа;
• Далее следует список подотчетных лиц, с указанием инициалов и должностей;
• Подробная информация о суммах, выдаваемых на руки и их использование, а также обозначаются сроки по сдаче отчетности и возврата остатка;
• Инициалы с расшифровкой руководителя или уполномоченного лица и подпись;
• Инициалы и подпись лица, ответственного за выдачу средств.

Важно: если нормативные сроки не используются, то приказ 2016 года должен содержать в обязательном порядке сроки использования денег и предъявления отчетной документации.

Какие нужны документы для регистрации ИП – тут вы найдете всю информацию.

Так как приказ должен содержать большое количество информации составлять его следует предельно грамотно.

Данный документ не имеет унифицированной формы и составляется каждой организацией индивидуально.

Для разработки документа можно использовать уже готовый образец, корректируя его под нюансы своей организации. Такой образец можно скачать здесь.

Выводы

Приказ по подотчетным суммам – это обязательный документ для каждой организации, поэтому к его составлению необходимо отнестись с предельной аккуратностью.

Вам нужна ЭЦП, но вы не знаете как ее получить? Статья Пошаговая инструкция по получению ЭЦП: 6 основных этапов вам в этом поможет.

Ведь сумма к выдаче не ограничивается законодательством, однако к тратам следует относиться, руководствуясь здравым рассудком, так как большие траты с длительным временем использования могут вызвать подозрение.

Как оформить документы на аванс подотчетному лицу, вы увидите в этом видео: