• Актуально
• Анонсы
• Архивное хранение
• Больничные
• Бухгалтерия в кадрах
• Военнослужащие
• Воинский учет
• Гарантии и компенсации
• Госслужба
• Делопроизводство
• Договоры
• Документооборот
• Должностные инструкции
• Законодательство
• Инвалиды

clubtk.ru

Инициалы адресата ставим после фамилии. Оформление деловых писем по новому ГОСТ Р 7.0.97-20016.

31 Октябрь 2018

С 1 июля 2018 года вступил в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016 “Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов”. В нем описано, как оформлять деловые и служебные документы: официальные письма, приказы на работе, справки для людей и запросы в ведомства.

ГОСТ Р 7.0.97-2016

Основное
Екатерина Мирошкина
экономист

Этот гост добровольный — его можно не использовать или применять частично. Но если у вас нет корпоративных стандартов, дизайнера или верстальщика, а хочется составить понятный документ, его стоит иметь в виду.

Как составлять документы по госту

Вот несколько советов из стандарта:

1. Используйте бесплатные шрифты: Times New Roman, Arial, Verdana.
2. Выравнивайте заголовки по левому краю или по центру, а текст — по ширине.
3. В заголовке пишите не только название, но и содержание документа — о чем он.
4. Отметку о коммерческой тайне ставьте вверху справа. Советуем на каждом листе.
5. У адресата инициалы пишите после фамилии, а в подписи — перед ней.
6. Если адресат — фирма, то указывайте его в именительном падеже, а если человек — в дательном («кому»).
7. Печать не должна заходить на подпись.
8. Резолюцию можно ставить в любом месте или на отдельном бланке.
9. На копии надо написать, где находится подлинник.
10. Утвердите формы бланков с реквизитами документов, чтобы каждый раз не заполнять заново.

Зачем гост для документов

В России, как и в любой стране, пишут много документов: и чиновники, и бизнес, и мы с вами. От того, как документ оформлен, зависит, насколько легко его прочитать, найти нужное и ответить. Если все договорятся, что адресат там-то, заголовки выглядят так-то, а лучший шрифт для работы такой-то, то всем будет немного легче работать.

У каждой компании и в каждом ведомстве могут быть свои правила оформления документов. Но когда в стране есть об этом гост, компании и ведомства могут основывать свои правила на нем, а не изобретать каждый раз с нуля.

Этот гост — такая опорная точка: вы можете его не придерживаться, но если нужен ответ на вопрос «Как правильно с точки зрения России?» — вот он, этот ответ.

Применять или не применять гост — решайте сами. Штрафов за это нет. Но если вы где-то публично заявите: у нас, мол, документы по госту, — тогда уже должны применять обязательно.

Когда документ на нескольких страницах

Если документ из нескольких страниц, начиная со второй, их нужно нумеровать. Номер ставят посередине верхнего поля. Отступ сверху — минимум 10 мм. Можно печатать с двух сторон листа, но тогда поля боковые должны совпадать.

У некоторых документов может быть титульный лист. Например, у устава компании, отчета или пакета документов для торгов. Если хотите оформить титульный лист по правилам, в госте есть схема.

Шрифты — бесплатные

Шрифты рекомендуют такие:

1. Times New Roman, размеры 13, 14.
2. Arial, 12, 13.
3. Verdana, 12, 13.
4. Calibri, 14.

Или похожие по начертанию и размеру.

В таблицах шрифт может быть мельче. Важные реквизиты можно выделять полужирным: например, адресата заявления или заголовок документа.

Отступы и интервалы

Абзацный отступ — 1,25 см.

Заголовки разделов — с таким же абзацным отступом слева или по центру.

Вот требования к интервалам:

1. Для текста — 1—1,5 межстрочных интервала.
2. Если нужно уменьшить масштаб документа — тогда через 2 интервала.
3. Между буквами — обычный.
4. Между словами — один пробел.
5. Реквизиты из нескольких строчек — через 1 интервал.
6. Группы реквизитов — с дополнительным интервалом между группами.

Минимальные поля для всех документов:

• левое — 20 мм;
• правое — 10 мм;
• верхнее — 20 мм;
• нижнее — 20 мм.

Если документ хранится больше 10 лет — левое поле должно быть минимум 30 мм. Но все это логично использовать для бумажных документов, потому что их скрепляют, прошивают, а края бумаги за годы могут истрепаться. Для электронных документов это не так важно, но гост почему-то этого не учитывает, хотя для электронных документов он тоже работает.

Выравнивание — по ширине

Документы по госту нужно выравнивать по ширине листа.

Если реквизиты пишут в углу, то самая длинная строчка должна быть не больше 7,5 см. Это примерно треть формата А4.

Если реквизиты документа не в углу, а по центру, их тоже нельзя растягивать на всю ширину. Максимум на 12 см — это половина ширины листа.

Реквизиты документа

Товарный знак или логотип — вверху посередине или слева. Можно указать название компании, магазина или бизнеса — которое неофициальное, но к нему привыкли.

В верхней части документа нужно написать, какая компания его составила, ее адрес, телефон и электронную почту, ИНН, ОГРНи другие реквизиты с учетом назначения документа.

По госту нужно написать и название документа. Это не касается только деловых и служебных писем. Если это приказ — нужно так и указать.

Дату ставят вверху. Причем не ту, когда составили документ, а когда подписали. Форматы даты такие:

1. 19.10.2018;
2. 19 октября 2018 г.

Вот так предлагают по госту оформлять угловые бланки на примере Росархива. Нижняя строчка — для ссылки на документ, на который отвечают

Это пример оформления продольного бланка из госта для документов

Отметка о коммерческой тайне

Если в документе есть что-то секретное, нужно написать об этом прямо в реквизитах. В старом госте такого вообще не было. Слова «Коммерческая тайна», «Только для служебного использования» или «Конфиденциально» нужно писать в правом верхнему углу. Если документ на нескольких листах, пишут на титульном.

И это странная рекомендация, потому что по закону такую отметку нужно ставить на каждом листе. Мы советуем ставить на каждом: иначе потом не докажете, что конфиденциальный весь документ, а не только обложка.

Как указать адресата: кому и куда

Адресатом может быть фирма или человек. Его всегда пишут справа — под реквизитами автора документа или в верхнему углу. Тут есть изменения по сравнению с прежними правилами.

Если адресат — человек, нужно писать в дательном падеже:

Генеральному директору
ООО «Ромашка»
Иванову И. И.

Если адресат — компания, тогда название пишут в именительном падеже, хотя это тоже «кому»:

Министерство финансов Российской федерации

Если адресат — подразделение или филиал, название фирмы пишут в именительном, а подразделение и должность — в дательном падеже:

ООО «Завод Литий»
Начальнику транспортного цеха
Петрову П. П.

Смотрите, как изменилось место для инициалов адресата. По старому госту их следовало писать перед фамилией:

И. И. Иванову

А теперь — после фамилии:

Иванову И. И.

А еще можно добавить «г-ну» или «г-же». Раньше так было не принято.

Если адресатов несколько

По госту в документе не должно быть больше четырех адресатов. Если их все-таки больше, тогда есть два варианта:

1. составить отдельный список адресатов и к нему приложить документ;
2. указать адресатов без фамилий, просто: руководителям филиалов такого-то банка.

Перед каждым следующим адресатом не нужно писать слово «копия».

Судя по всему, гост не учитывает особенности электронных документов. В них адресата на бланке можно не указывать. Или их может быть больше четырех без потери информативности. А еще в электронной переписке и электронных документах физически невозможно перечислить адресатов отдельным списком.

Заголовок документа

Из заголовка должно быть понятно не только что это за документ, но и о чем он.

Заголовок документа выравнивают по левому краю или по центру. Если документ из 4—5 строк, можно без заголовка. Раньше тоже было можно, но для формата А5. Теперь условие о формате убрали, потому что гост касается и электронных писем тоже.

Если есть ссылки на другие документы

Если документ составили на основе какого-то закона, письма, постановления, внутреннего приказа компании, то его нужно указывать со всеми реквизитами: номером, датой, составителем, названием.

Если есть приложения, их перечисляют внизу, нумеруют список и указывают количество страниц.

От какого лица писать текст

Это зависит от вида документа. В коммерческом предложении покупателю можно писать как захочется. Но в официальных документах, уставах и кадровых приказах так лучше не делать.

С какой буквы писать должность

По госту с большой, но только в обращениях. А вы уж сами решайте.

А можно писать «уважаемый»?

По госту да, причем с восклицательным знаком. Вот так:

Уважаемый господин Губернатор!

Уважаемый господин Иванов!

Уважаемая Елена Ивановна!

Даже если вам не нравится такое обращение от ведомства или государства, они делают это по госту. Но самим так делать необязательно.

Подпись — инициалы вперед

В адресате и тексте инициалы пишут после фамилии: Иванов И. И. А в подписи — перед ней: И. И. Иванов. Мы не знаем, почему так.

Если документ на фирменном бланке, название компании в подписи можно не писать. Если вверху уже указана должность автора, то внизу хватит только подписи и инициалов с фамилией.

На фирменном бланке не указывают название компании в подписи

Если подписей несколько, их располагают друг под другом по подчиненности или убыванию важности. Сначала директор, потом зам, а потом зам зама.

Сначала подписывает директор, потом — главбух

Если в договоре или письме уже указали директора, а подписать пришлось кому-то другому по доверенности, нельзя писать «за» перед должностью, хотя многие так делают. Нужно от руки исправить фамилию или поставить штамп.

Появилась отметка об электронной подписи

Теперь гост не только для бумажных документов. И не только для обычных писем по электронной почте. Если подпись электронная, ее реквизиты должны стоять там же, где стояла бы ручная. Она не может перекрывать текст.

По госту отметка электронной подписи должна выглядеть и располагаться вот так

Вообще, в госте неполная информация об электронной подписи. Пример отметки выглядит странно. Там нет вида подписи, полномочий и названия удостоверяющего центра. Если вам пришло что-то с отметкой об электронной подписи, будьте внимательны, чтобы не попасть в сети мошенников. Даже если она вроде бы выглядит по госту — лучше перепроверьте.

Как ставить печать

Печать не должна перекрывать ручную подпись. Хотя некоторые бухгалтеры, кадровики и секретари упорно ставят печать на подпись. Это не по госту.

Но печати может и не быть, это не нарушение. Хотя в госте об этом не сказано — наоборот, формулировка такая, будто печать обязательная. Но мы-то знаем, что нет.

Как указать исполнителя

Внизу нужно указать фамилию, имя, отчество и телефон человека, который составил документ. Можно добавить электронную почту и должность. Исполнителя пишут мельче — это по госту. Но можно и основным кеглем.

Как заверить копию

Отметку о том, что это копия и она заверена, ставят внизу документа. По госту — именно внизу. Выглядит это так:

Так заверяют копию трудовой книжки по госту

Если заверяют копию для другой организации, нужно дописать, где хранится оригинал. Например, так:

Подлинник трудовой книжки находится в ООО «Ромашка».

Можно добавить номер дела и поставить печать, если они есть.

Как поставить резолюцию

Если вам принесли служебную записку с просьбой повысить оклад, купить новый компьютер или дать отгул, то на любом свободном месте документа можно написать, что все согласовано или что отказано, и добавить фамилию с инициалами, подпись и дату. Иногда резолюцию составляют на отдельном бланке формата А5 или А6.

Хотим соблюдать ГОСТ. Что делать?

Утвердите форму бланков для каждого вида документа: где и что должно быть написано. Это нужно сделать и для бумажных, и для электронных документов. Если документ отправляют по электронной почте или с электронной подписью, нужно предусмотреть защиту от изменений.

В госте есть схемы расположения реквизитов для разных документов. Если хотите соблюдать стандарт — полюбопытствуйте. Раньше было три формы, а теперь их семь. Там готовые форматы бланков. Если у вас нет особых требований к дизайну, можно использовать эти шаблоны.

Не забывайте, что гост добровольный. Его можно учитывать для порядка в документах, особенно если у вас их много, но штрафов за оформление не по госту нет. А кроме требований на уровне государства есть еще обычаи делового этикета, привычки и корпоративные стандарты. Решайте сами, что вам важнее.

Источник: https://journal.tinkoff.ru/news/…

Информация предоставлена Комитетом по стандартизации АПСС

nprpss.ru

Оформление письма по госту образец 2019

Если ранее инициалы адресата проставлялись перед фамилией, то теперь – после фамилии.

Например:

Прежняя редакция: И.Н. Николаевой;

Нынешняя редакция: Николаевой И.Н.

Допускается использовать в обращении «г-же», «г-ну» (госпоже и господину соответственно).

Как составить документ для нескольких адресатов

Согласно стандартам делопроизводства, в одном документе можно указывать не более 4 адресатов. В случае, если обращение ориентированно на больший круг лиц, то применяется одна из следующих альтернатив:

1. Список адресатов составляется на отдельной бумаге и прилагается копия документа-обращения;
2. Адресаты обезличены (без указания фамилий) и объединены лишь единой должностью.

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

6.8. В органах власти и организациях субъектов Российской Федерации, использующих наряду с русским языком как государственным языком Российской Федерации государственный язык (государственные языки) республик в составе Российской Федерации, используются бланки документов на русском языке и государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации:

угловые (реквизиты бланка располагаются на одном уровне: на русском языке – слева, на государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации – справа) или

продольные (все реквизиты бланка на русском языке – сверху, ниже – все реквизиты бланка на государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации).

Для переписки с иностранными корреспондентами используют бланки на двух языках – русском и английском (приложение В.8) или ином иностранном языке.

Пример 15

Бланк письма организации на русском и татарском языке – государственном языке республики в составе Российской Федерации

Обратите внимание на второй абзац п.

Оформление письма по госту образец 2019

Бланки документов;

• Приложения (справочные):
• • А «Расположение реквизитов на титульном листе документа»;
  • Б «Схемы расположения реквизитов документов»;
  • В «Образцы бланков документов».

В ГОСТ Р 7.0.97-2016 появилось два новых раздела: 2 «Нормативные ссылки» и 3 «Общие требования к созданию документов» и одно новое приложение – с формой титульного листа документа.

В разделе 2 «Нормативные ссылки» приводятся сведения о так называемых ссылочных стандартах5:

• ГОСТ Р 7.0.8 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
• ГОСТ Р ИСО 15489-1 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования».

Совершенно новым разделом стандарта является раздел 3 «Общие требования к созданию документов», в котором изложены положения, относящиеся к изготовлению документов (шрифты, интервалы, элементы форматирования, нумерация страниц и др.).

Оформление письма по госту образец 2019 новая редакция

Одновременно Правительством РФ был введен запрет2 на допуск программ для электронных вычислительных машин и баз данных, происходящих из иностранных государств, на использование органами государственной власти и органами местного самоуправления, а также утвержден план перехода в 2016–2018 годах3 федеральных органов исполнительной власти и государственных внебюджетных фондов на использование отечественного офисного программного обеспечения.

В связи с этим Росстандартом утверждено изменение № 1 к ГОСТ Р 7.0.97-2016, предусматривающее изложение п. 3.3 стандарта в новой редакции:

«3.3. Для создания документов необходимо использовать свободно распространяемые бесплатные шрифты.

Для оформления документов рекомендуется использовать размеры шрифтов №№ 12, 13, 14.

При составлении таблиц допускается использовать шрифты меньших размеров».

ГОСТ Р 7.0.97-2016, как и любой другой национальный стандарт, введенный в действие после 2002 года, применяется добровольно4. Добровольность применения национальных стандартов – один из важнейших принципов стандартизации.

Оформление письма по госту образец 2019 скачать

В случае, если документ подписывается заместителем, представителем по доверенности уполномоченного лица, то необходимо поставить штамп или вручную внести корректировки фамилии и инициалов;

• При использовании электронной цифровой подписи указанную отметку необходимо ставить на том же месте где документ требует указывать ручную подпись;
• Электронная подпись не должна перекрывать текст документа;
• ГОСТ устанавливает требование, по которому печать организации не может ставиться поверх подписи, несмотря на то, что многие делопроизводители и кадровые работники упорно делают обратное;
• При необходимости документ может содержать информацию о его составителе (как правило текст имеет меньший размер по сравнению с основным):

• ФИО;
• Контактный телефон;
• Должность;
• Электронная почта;

1. При заверении копии соответствующая отметка (копия верна, верно) ставится внизу документа, хотя вопреки ГОСТу многие организации позволяют ставить ее в самом верху бумаги;
2. На копии документа должна содержаться информация о том, где хранится оригинал.

Оформление письма по госту образец 2018

Правила оформления реквизита «адресат» дополнены положением о том, что перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина.Пример 5

Адресуем господину

Пример 6

Адресуем госпоже

3. Новым элементом оформления реквизита «адресат» является указание адреса электронной почты или номера телефона / факса, если письмо отправляется только по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте).

Пример 7

Электронная почта в реквизите «адресат»

Пример 8

Телефон в реквизите «адресат»

4. В пункте 5.18 нового стандарта (где говорится об основных правилах составления текста) появилось несколько новых положений.

Во-первых, о языках, на которых могут составляться документы в органах власти и организациях.

Оформление письма по госту образец 2018 скачать

• Отсутствие участков текста, которые можно толковать двояко. Все формулировки должны быть точными и однозначными. В обратном случае получатель письма может просто не понять, что ему хотел сказать отправитель.
• Лаконичность.

Письмо должно содержать только необходимые сведения. Желательно делать текст кратким. Для этого исключаются все участки текста, не относящиеся к делу. Однако текст нельзя сокращать до такого состояния, что получатель не понимает отправителя.

Текст не должен быть усложнен многосоставными предложениями. Нужно помнить о главной цели документа – достижение понимания между двумя участниками беседы.

Структура документа

Стандартное деловое письмо состоит из этих четырех частей:

• Обращение. Может быть общим или индивидуальным.

Оформление письма по госту образец 2018 англ яз

Может использоваться как сокращенное написание, так и полное:Пример 10

Статус исполняющего обязанности отсутствующего подписанта

Пример 11

Статус исполняющего обязанности отсутствующего подписанта

При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись «за» перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.

7.

Оформление письма по госту образец 2018 шрифт

Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота.

Реквизит «Заголовок к тексту»: допускается не составлять заголовок к тексту, если текст документа не превышает 4 — 5 строк (в ГОСТе 6.30-2003 наличие заголовка было «привязано» к формату бланка документа).

При оформлении реквизита «Текст документа» появилось ограничение уровней рубрикации текста (не должно быть более четырех), а в текстах документов допускается употреблять только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения. При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.

Реквизит «Приложение». Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 устанавливает не только правила оформления отметки о приложении для писем (они практически не изменились), но и для распорядительных документов, чего в ГОСТе 6.30-2003 не содержалось.

Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

При использовании данного реквизита следует учитывать, что законодательством могут быть установлены дополнительные требования к его оформлению. Например, Закон о коммерческой тайне предусматривает, что при представлении документов в органы государственной власти и органы местного самоуправления наряду с грифом «Коммерческая тайна» указывается полное наименование и место нахождения юридического лица или фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя и его место жительства.

Еще один новый реквизит – «отметка об электронной подписи» (номер 23 в ГОСТ Р 7.0.97-2016) – используется для визуализации электронной подписи в электронном документе.

helper-staff.ru

Образец сопроводительного письмо к договору 2019