Акт уничтожения печатей и штампов, образец, приказ на дополнительную печать

Приказ об изменении печати организации

Нередко в компании возникает необходимость заменить старую на новую. При этом причины могут быть самыми разными. Как правило, замена печати требуется в следующих случаях:

  • Утеря или кража действующей печати;
  • Защита от подделывания;
  • Смена реквизитов компании;
  • Изменение названия организации;
  • Смена организационно-правовой формы;
  • Износ старой печати.

Любая из вышеперечисленных причин требует признания старой печати недействительной и ввода новой взамен списанной. Однако, чтобы ввести в действие новую печать, необходимо выполнить порядок действий, который включает соответствующий приказ (правила оформления рассмотрим ниже).

Самым первым действием необходимо созвать собрание, по итогам которого будет составлен протокол о необходимости введения в организации новой печати. В данном протоколе должна быть указана причина, по которой потребовалась новая печать (утеря старой, недействительность и т.д.), а также список лиц, принявших данное решение. После этого необходимо приказ. Как оформить его, мы рассмотрим далее.

Правила оформления

Правила оформления приказов не имеют единой формы по поводу приказа о смене печати, поэтому он составляется в свободной форме. При составлении данного документа следует указать следующие данные.

  1. Причину, по которой требуется замена печати (в связи с утерей, со сменой реквизитов, со сменой названия компании и т.д.).
  2. Дату (в формате дд/мм/гг), с которой вступает в действие новая печать с указанием наименования, названия и юридического адреса организации (при необходимости эти данные дублируются на английском языке).
  3. Пункт, который отменяет действие первой печати с даты введения новой (пункт о признании недействительной или утратившей силу).
  4. Срок, в течение которого будет уничтожена старая печать (если она имеется).
  5. Лиц, ответственных за уничтожение старого оттиска.
  6. Перечень организаций, которых необходимо уведомить о замене печати.

Правила оформления приказа образец

После всех перечисленных пунктов приказ должен быть подписан руководителем организации. Данный документ также должен содержать приложение к приказу (образец представлен ниже) с утверждением нового оттиска.

Приказ с приложениями образец

Также при необходимости в приказе можно перечислить руководителей структурных подразделений (филиалов организации), которым следует сообщить о замене печати.

Приказ об утверждении печати организации

Наличие печати в организациях уже не считается обязательным в отношении АО и ООО. Компании данной организационно-правовой формы могут оставить использование печатей на свое усмотрение. В отношении остальных организаций наличие печати является обязательным. Более того, если АО или ООО планируют ввести в действие печать, то необходимо понимать, о какой именно печати идет речь.

Существует несколько разновидностей печатей: основные и вспомогательные. К основным печатям относятся гербовые печати и печати юридических лиц. Правила оформления приказа (делопроизводство) в коммерческих организациях приравнивают печать юридического лица к гербовой, соответственно, она используется на документах, подписываемых руководителем организации. Независимо от того, какую печать организация планирует ввести действие, ее необходимо предварительно утвердить приказом руководителя.

Для того, чтобы утвердить печать организации, необходимо также собрать целый пакет документов, которые понадобятся для ее изготовления. Так, предварительно необходимо подать в компанию-изготовитель документы, необходимые для заказа изготовления оттиска. К ним относятся:

  • Копии Устава организации и свидетельства о государственной регистрации юридического лица, заверенные нотариально;
  • Документы, свидетельствующие об избрании данного лица на должность руководителя организации;
  • Документ, в котором принято и отображено решение об изготовлении данной печати.

Следует отметить, что наличие печати в акционерных обществах и обществах с ограниченной ответственность не является обязательным. В связи с этим, если ваша компания относится к данным организациям по своей организационно-правовой форме, то наличие печати и ее использование (для каких бумаг) должно быть закреплено в Уставе организации.

Далее следует оформить соответствующие приказы, правила оформления которых мы представим ниже.

Правила оформления приказов делопроизводство регламентирует только в отношении реквизитов: содержание документа в каждом случае определяется отдельно. В случае, если необходимо утвердить введение в действие новой печати изданием соответствующего приказа, то его содержание должно быть следующим:

  1. Непосредственно текст приказа («Приказываю утвердить эскиз печати…») и полное наименование, название организации и юридический адрес;
  2. Дата, с которой вводится в действие печать.
  3. Для работы с какими документами она предназначена (не обязательно).

К данному документу правила оформления приказов регламентируют наличие приложения с утверждением печати.

Также в данном приказе отдельным пунктом может содержаться информация об утверждении Положения о порядке использования печатей. При наличии данного пункта правила оформления приказа подразумевают и следующий пункт, согласно которому необходимо обозначить, с какой даты вступает в действие Положение.

Отметим, что именно Положением должны регулироваться в компании порядок использования печатей, перечень утверждаемых ею документов, срок ее действия и порядок уничтожения. Также целесообразно завести в организации журнал печатей и штампов, в котором будут отображаться все передачи печатей сотрудникам и основания, по которым осуществлялась выдача.

Образец приказ с приложением

Приказ об использовании печати для документов

Правила делопроизводства (оформление приказа относится к их числу) подразумевают и наличие приказа об использовании печати для документов в случае, если печать (или печати) предназначены для определенных категорий деловых бумаг.

Напомним, выше мы уже писали о том, что в организации может быть несколько печатей, и использование каждой регламентируется соответствующими документами. Так, существуют печати, действующие только в отношении бухгалтерских документов. Проще говоря, использование данной печати на других документах не будет представлять никакой ценности, более того, данный документ будет считаться не действительным.

Правила оформления

Как правило, приказ об использовании печати для документов и приказ об утверждении печати организации оформляются в один документ, при наличии в приказе пунктов о введение в действие Положения об использовании печатей. Именно данное Положение регламентирует порядок применения печатей в отношении различных документов, их хранение, срок действия, выдачу сотрудникам и лицо, ответственное за хранение печати.

Положение об использовании печатей должно быть подписано руководителем организации. Более того, на нем должны присутствовать отметки об ознакомлении ответственных лиц.

Приложение к приказу оформление образец

Каждая организация и предприниматель при оформлении своего бизнеса приобретает себе печать и штампы, которые необходимы для работы. Но прежде, чем ее приобрести, необходимо знать виды печатей и штампов, чтобы выбрать то, что надо. По назначению печати бывают: удостоверительные печати для коммерческих или государственных предприятий и простая печать для хозяйственных документов, которые существуют внутри организации. Для государственных предприятий предусматривается гербовая печать, а для предприятий коммерческого типа – основная печать.

Кроме назначения виды печатей и штампов различают из-за различной технологии изготовления для них клише. По технологии отличают: резиновые печати, печати, изготовленные из фотополимера, печати, изготовленные из микроскопической краско-наполненной резины.

Существуют определенные требования при изготовлении печатей, которые относятся к различным видам деятельности. Для простой печати нет особых правовых требований, к ней предъявляет какие-то требования сам пользователь. Требования зависят от рода деятельности и от хозяйственных нужд. При создании клише есть требования, которые являются главными и которые нельзя нарушать. К ним можно отнести качественное изображение, четкий и стабильный оттиск штампа или печати, стойкое состояние клише к различным краскам и долгосрочная эксплуатация.

Определившись с вопросом выбора, какие виды печатей и штампов надо для личного бизнеса и, зная какие разновидности и по каким характеристикам они делятся, можно обратить внимание на образцы печатей и штампов. Известно, что штамп представляет собой печать, которая обладает прямоугольной формой. Штампы способствуют замене записи, которая пишется вручную в бумажном делопроизводстве и часто повторяется в определенной и схожей ситуации. Штамп это своего рода реквизит, который дает документу юридическую силу и ускоряет документооборот.

Угловой штамп подходит для организации, где нет типографических бланков. В данных штампах есть определенный порядок размещения строк. Регистрационный штамп говорит об ответственности компании за документ. В нем указывается наименование организации, поля даты регистрации и номер входящего документа. Для ограничения распространения документа используют штамп ограничения доступа, который имеет красный цвет. Есть еще такие штампы, как с реквизитами предприятия, информационный штамп, который необходим при изменении данных и реквизитов предприятия. В банковском реквизите указываются все данные об определенном банке. Существуют еще и такие виды штампов, как маркировочные, рекламные, автоматический нумератор, автоматический датер. Видя образцы печатей и штампов можно определиться, что необходимо и заказать изготовление данной печати.

Рассматривая образцы печатей, можно заметить, что существуют печати со степенью защиты, степени существуют от одной до четырех. Еще есть печати с орнаментальным кольцом. Можно приобрести печать с тангирной сеткой и с растровым фоном. Степень защиты способствует защищенности от подделок, для некоторых предприятий и предпринимателей этот фактор становится на первое место при выборе печатей и штампов.

При посещении компании изготовителя печатей и штампов, компания предлагает просмотреть все образцы печатей и штампов, и определиться, какая именно необходима для каждого заказчика. Каждый предприниматель думает о виде печати, о степени ее защищенности, о том какую информацию должна содержать печать или штамп, зная ответы на данные вопросы, легче становиться с выбором печати и штампа.

velereya.ru

Журнал учета печатей и штампов – Нормативные акты о делопроизводстве и законы об архивном деле

Журнал учета печатей и штампов – это журнал, в котором ведется учет поступления, выдачи, возврата и уничтожения печатей и штампов организации с проставлением их оттисков. Находится у работника, ответственного за учет и сохранность печатей и штампов, назначенного приказом руководителя организации.

Журнал учета печатей и штампов ведется по правилам ведения документов строгой отчетности и хранится в несгораемом шкафу (сейфе). Листы журнала нумеруются, журнал прошнуровывается, скрепляется печатью и подписью руководителя организации.

Утвержденной законом формы Журнала учета печатей и штампов нет, организация вправе разработать ее самостоятельно в произвольной форме и определить какие графы включить в журнал.

Срок хранения Журнала учета печатей и штампов установлен ст. 775 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Министерством культуры Российской Федерации 25.08.2010г.), – постоянно

Важно знать! Изготовление, учет, замену, хранение, передачу и уничтожение печатей и штампов обеспечивает лицо, назначенное приказом (распоряжением) руководителя организации. В случае его увольнения приказ переиздается.

Ответственность за использование и хранение печатей и штампов, после выдачи их структурным подразделениям, возлагается приказом (распоряжением) руководителя на работников, получивших такие печати и штампы. Кто в организациях должен отвечать за учет печатей и штампов, не регламентирован никакими нормативными правовыми актами. В каждой организации этот вопрос решают по-разному, в зависимости от ее особенностей и понимания важности этой работы.  

Выдача печатей и штампов осуществляется под расписку в журнале работникам, персонально ответственным за их использование Замена и приобретение печатей (штампов) производятся на основании приказа (распоряжения) руководителя по представлению руководителей структурных подразделений организации. 

Для изготовления печатей и штампов оформляется заказ в фирму, изготавливающую печати и штампы. Эту информацию также заносят в журнал. 

Печати и штампы числятся за получившим их лицом до их передачи (сдачи) либо замены (уничтожения). Печати (штампы), подлежащие замене, уничтожаются.

Уничтожение печатей и штампов

Уничтожение печатей и штампов производится комиссией, которая создается приказом руководителя организации. Способ уничтожения определяется комиссией. Уничтожение печатей и штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности восстановления и дальнейшего использования. Изделия из каучука, резины, полимеров разрезаются на мелкие части или сжигаются, из металла – опиливаются двумя перекрестными линиями.

Об уничтожении печатей и штампов составляется акт, который утверждается руководителем. Отметка об уничтожении печатей (штампов) делается в графе 10, с проставлением номера и даты акта.  

В акте должны быть указаны:

  • время и место уничтожения; 
  • состав комиссии; 
  • основание уничтожения печатей и штампов; 
  • наименование и оттиски уничтоженных печатей и штампов; 
  • способ уничтожения; 
  • заключение комиссии о приведении печати (штампа) в состояние, исключающее возможность ее восстановления и дальнейшего использования; 
  • подписи членов комиссии. 

Акты хранятся вместе с журналом учета.  

naar.ru

Акт об уничтожении печати (образец заполнения) 2019

    Общество с ограниченной                                       Утверждаю
   ответственностью "Люкс"                            Генеральный директор
                                                   ___________ Петров И.И.
                                                    (подпись)
                                                                10.01.2013

Акт об уничтожении печати

Составлен комиссией в составе:

– председатель комиссии – генеральный директор И.И. Петров;

– члены комиссии – начальник службы безопасности А.А. Волков;

– начальник отдела кадров – Б.Б. Каминский.

Основание: приказ генерального директора ООО “Люкс” от 1 сентября 2011 г. N 3 “О порядке уничтожения печатей и штампов”, Инструкция по делопроизводству в ООО “Люкс” (утв. Приказом генерального директора ООО “Люкс” 28.10.2011).

Настоящий акт составлен в том, что указанная комиссия отобрала деформированные печати, а именно “Отдел кадров”, “Для справок”, и уничтожила их 10 января 2013 г. в 11 часов 25 минут на территории склада путем опиливания поверхности печати двумя перекрестными линиями.

Возможность дальнейшего использования печати и восстановления исключена.

Оттиски уничтожаемых печатей:

            ----------                  ---------------
           ¦        ¦                  ¦             ¦
           ¦        ¦                  ¦             ¦
           ¦        ¦                  ¦             ¦
           ----------                  ---------------
   Подписи членов комиссии:
   Председатель комиссии   _________________ И.И. Петров
                               (подпись)
   Члены комиссии:         _________________ А.А. Волков
                               (подпись)
                           _________________ Б.Б. Каминский
                               (подпись)

Настоящий акт составлен в 3 экземплярах:

1-й экз. – у председателя комиссии;

2-й экз. – у службы безопасности;

3-й экз. – в деле N 03-15.

Акт утверждается руководителем предприятия. Хранится данный документ постоянно во избежание споров по тем документам, которые закреплены старой печатью.

На основании акта об уничтожении печати делается запись в журнал учета печатей и штампов.

vse-documenty.ru