Содержание

Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек

Трудовая книжка на сегодняшний день является практически самым важным документом, который подтверждает рабочий стаж гражданина при оформлении пенсии. Поскольку данный документ при приеме на работу передается на хранение работодателю, последний обязан надлежащим образом организовать работу по учету, хранению, заполнению и выдаче. В соответствии с пунктом 45 Правил от 16.04.2003г. № 225 работодателем издается приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек.

Надлежащая организация работы

По общему правилу вся ответственность за соответствующую организацию работы по учету, хранению и оформлению документов строгой отчетности возлагается на руководителя. Также законодатель устанавливает, что внутри организации за сохранность и учет книг, их своевременное и достоверное оформление, должен отвечать определенный сотрудник. Соответствующий приказ на ответственного за ведение трудовых книжек издается руководителем.

Порядок назначения ответственного за учет и заполнение трудовых книжек.

При функционировании разветвленной сети структурных подразделений на предприятии, как правило, работает кадровая служба. Данный отдел занимается комплектованием организации кадрами, оформлением всей документации, относительно приема и увольнения сотрудников. Указанные бумаги хранятся в отделе кадров предприятия и выдаются на руки владельцу только лишь в случае увольнения.

Но несмотря на присутствие специального структурного подразделения, с целью соблюдения требований законодательства, руководителю предприятия следует издать приказ о назначении ответственного за трудовые книжки.

Образец распоряжения

Общество с ограниченной ответственностью «Мелодия»

ООО «Мелодия»

Приказ

10 марта 2014 года                                                                                                                                                               №35

(краткое содержание)

В соответствии с пунктом 45 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. №225

Приказываю:

  1. Назначить ответственным лицом за ведение, учет и выдачу трудовых книжек начальника отдела кадров Иванову К.Б.
  2. Контроль исполнения оставляю за собой.

Генеральный директор                                                        Соломин                                                             А.Б. Соломин

Отсутствие на рабочем месте кадровика

На практике часто случаются ситуации, когда назначенный приказом ответственный за ведение трудовых книжек отсутствует на рабочем месте по причине:

  • командировки}
  • отпуска}
  • временной нетрудоспособности}
  • увольнения}
  • иной уважительной причине.

При возникновении указанных обстоятельств, полномочия необходимо официально передать другому сотруднику. Во время оформления указанной передачи полномочий, также должен быть оформлен новый приказ об ответственных за ведение трудовых книжек. Сама передача бумаг должна происходить по акту.

Приступая к работе, новому кадровому работнику необходимо:

  1. Принять по соответствующему акту документы сотрудников, которые хранятся в кадровой службе}
  2. Проверить сохранность и правильность заполнения книги учета движения книг и вкладышей в них}
  3. Проверить сохранность и наличие соответствующих бумаг}
  4. Проверить запас бланков}
  5. При выявлении фактов недостачи или отсутствия отдельных документов необходимо выяснить причины их отсутствия}
  6. Для розыска пропавших документов создается комиссия. Результаты работы комиссии оформляются актом, в котором описываются проведенные мероприятия и сделанные выводы.

Ответственность

На работодателя возлагается обязанность организовать надлежащим образом работу предприятия в данном направлении. Уполномоченное лицо отвечает за своевременность, правильность и достоверность внесения сведений.

hr-portal.ru

Приказ о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек- образец

(наименование организации)

 

Приказ

 

  В целях выполнения требований  п. 45  "Правил  ведения  и  хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей",  утвержденных  постановлением  Правительства  Российской Федерации от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках"  

 П Р И К А З Ы В А Ю :

1. Назначить с   г. лицом, ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них  .

2.  В случае отсутствия на работе   ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них, возлагается на    .

3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Руководитель организации    
(должность) (личная подпись) (расшифровка подписи)

 С приказом ознакомлен(ы):

 

(должность)  (личная подпись)  (расшифровка подписи) (дата)

www.freshdoc.ru

Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек образец

28 марта 2017      Приказы

Трудовая книжка — это основной документ каждого трудящегося, который подтверждает периоды работы владельца.

При устройстве в новую организацию работник сдает свою книжку вместе с прочей документацией о себе, она хранится у работодателя в течение всего периода работы в данной компании.

Работодатель обязан организовать должное хранение, для этого функции по учету и ведению документов возлагается на сотрудника предприятия. Для этого цели составляется приказ, пример которого можно посмотреть ниже.

Существуют Правила ведения трудовых книжек, согласно которым, работа по заполнению, хранению и учету  данной документации ложится на плечи работодателя. Руководитель организации должен назначить сотрудника, с которого при необходимости будет спрос за документы сотрудников.

На такого сотрудника возлагается контроль за трудовыми, обеспечение нормальных условия для хранения, в которое нет доступа третьим лицам.

Трудовые никому не выдаются на протяжении всего периода хранения, если работник для каких-либо целей нужен данный документ, то выписывается заверенная копия. Исключением является случай предоставления трудовой в ПФР для оформления пенсии, по этой причине ответственный может выдать под расписку оригинал книжки.

Ответственные за книжки должен заполнять учетную документацию, в частности, заполнять книгу учета, а также выполнять иные функции, связанные с движением трудовых.

Как оформить?

Приказ составляется в свободной форме, так как унифицированного бланка нет.

Можно составить документ на обычном листе бумаги или фирменном бланке предприятия.

Традиционно заполняется шапка распорядительного бланка информацией об организации, номере и  дате издания приказа, а также месте его оформления.

Документ получает наименование и заголовок — о чем он (о назначении ответственного лица за ведение (работу) с трудовыми книжками).

Далее указывается причина оформления — здесь следует сослаться на п.45 Правил ведения, где говорится о том, что на работодателя возлагается контроль за полученными от работников книжками.

Далее указывается непосредственно распоряжения руководителя (после слова «приказываю»):

  • назначить сотрудника организации ответственным лицом за ведение, учет, хранение и выдачу трудовых книжек персонала — как правило, выбирается человек, имеющий достаточные знания о порядке учета рассматриваемых документов, например, сотрудник кадровой службы;
  • назначить замещающее лицо, которое будет исполнять функции ответственного в периоды отсутствия последнего;
  • размер доплаты, если назначение это предполагает;
  • назначить лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Указанные распоряжения заверяются подписью руководителя, после чего по мере ознакомления назначенных лиц с содержимым приказа последние ставят свои ознакомительные подписи либо внизу бланка приказа или на отдельном ознакомительном листе.

Приказ подлежит регистрации в журнале для документации по основной деятельности, где ему присваивается номер.

Скачать образец

Образец приказа об ответственном — скачать.


blankived.ru

Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек — Оперсонале

Содержание статьи

Трудовая книжка на сегодняшний день является практически самым важным документом, который подтверждает рабочий стаж гражданина при оформлении пенсии. Поскольку данный документ при приеме на работу передается на хранение работодателю, последний обязан надлежащим образом организовать работу по учету, хранению, заполнению и выдаче. В соответствии с пунктом 45 Правил от 16.04.2003г. № 225 работодателем издается приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек.

Надлежащая организация работы

По общему правилу вся ответственность за соответствующую организацию работы по учету, хранению и оформлению документов строгой отчетности возлагается на руководителя. Также законодатель устанавливает, что внутри организации за сохранность и учет книг, их своевременное и достоверное оформление, должен отвечать определенный сотрудник. Соответствующий приказ на ответственного за ведение трудовых книжек издается руководителем.

Порядок назначения ответственного за учет и заполнение трудовых книжек.

При функционировании разветвленной сети структурных подразделений на предприятии, как правило, работает кадровая служба. Данный отдел занимается комплектованием организации кадрами, оформлением всей документации, относительно приема и увольнения сотрудников. Указанные бумаги хранятся в отделе кадров предприятия и выдаются на руки владельцу только лишь в случае увольнения.

Но несмотря на присутствие специального структурного подразделения, с целью соблюдения требований законодательства, руководителю предприятия следует издать приказ о назначении ответственного за трудовые книжки.

Образец распоряжения

Общество с ограниченной ответственностью «Мелодия»

ООО «Мелодия»

Приказ

10 марта 2014 года                                                                                                                                                               №35

(краткое содержание)

В соответствии с пунктом 45 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. №225

Приказываю:

  1. Назначить ответственным лицом за ведение, учет и выдачу трудовых книжек начальника отдела кадров Иванову К.Б.
  2. Контроль исполнения оставляю за собой.

Генеральный директор                                                        Соломин                                                             А.Б. Соломин

Отсутствие на рабочем месте кадровика


На практике часто случаются ситуации, когда назначенный приказом ответственный за ведение трудовых книжек отсутствует на рабочем месте по причине:

  • командировки;
  • отпуска;
  • временной нетрудоспособности;
  • увольнения;
  • иной уважительной причине.

При возникновении указанных обстоятельств, полномочия необходимо официально передать другому сотруднику. Во время оформления указанной передачи полномочий, также должен быть оформлен новый приказ об ответственных за ведение трудовых книжек. Сама передача бумаг должна происходить по акту.

Приступая к работе, новому кадровому работнику необходимо:

  1. Принять по соответствующему акту документы сотрудников, которые хранятся в кадровой службе;
  2. Проверить сохранность и правильность заполнения книги учета движения книг и вкладышей в них;
  3. Проверить сохранность и наличие соответствующих бумаг;
  4. Проверить запас бланков;
  5. При выявлении фактов недостачи или отсутствия отдельных документов необходимо выяснить причины их отсутствия;
  6. Для розыска пропавших документов создается комиссия. Результаты работы комиссии оформляются актом, в котором описываются проведенные мероприятия и сделанные выводы.

Ответственность

На работодателя возлагается обязанность организовать надлежащим образом работу предприятия в данном направлении. Уполномоченное лицо отвечает за своевременность, правильность и достоверность внесения сведений.

opersonale.ru

Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек

Порядок учета и хранения трудовых книжек

Бланки и вкладыша в трудовую книжку изготавливаются только Объединением государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков «ГОЗНАК» Минфина. Бланки имеют определенную степень защиты. Распространение бланков может осуществляться юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, отвечающими требованиям, установленным изготовителем, на основании заключенного между ними договора.

Надлежащая организация работы

Порядок назначения ответственного за учет и заполнение трудовых книжек.

Но несмотря на присутствие специального структурного подразделения, с целью соблюдения требований законодательства, руководителю предприятия следует издать приказ о назначении ответственного за трудовые книжки.

Общество с ограниченной ответственностью «Мелодия»

В соответствии с пунктом 45 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г.

№225

  1. Назначить ответственным лицом за ведение, учет и выдачу трудовых книжек начальника отдела кадров Иванову К.Б.
  2. Контроль исполнения оставляю за собой.

Генеральный директор Соломин А.Б.

Соломин

На практике часто случаются ситуации, когда назначенный приказом ответственный за ведение трудовых книжек отсутствует на рабочем месте по причине:

  • командировки>
  • отпуска>
  • временной нетрудоспособности>
  • увольнения>
  • иной уважительной причине.

Приступая к работе, новому кадровому работнику необходимо:

Ответственность

На работодателя возлагается обязанность организовать надлежащим образом работу предприятия в данном направлении.

Уполномоченное лицо отвечает за своевременность, правильность и достоверность внесения сведений.

Выберите рассылки, на которые вы хотите или не хотите быть подписанным.

Возможность добавления публикаций имеют только авторизованные зарегистрированные пользователи.

© 2004-2019 HR-Portal: Сообщество HR-Менеджеров

Наиболее важные аспекты в работе с трудовыми книжками (ТК): ведение, хранение и учёт

за № 225.

Оно предоставило законодательно закреплённые нормативы, отражающие практически все вопросы, которые касаются Правил ведения ТК, а также утверждают: Правила ведения и хранения ТК – основное, базисное положение данного проекта . Оно органично включает в себя все вопросы, требующие рассмотрения.

Далее в статье мы рассмотрим трудовые, порядок учета ведения и хранения.

Приказ о назначении ответственного лица за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек (пример)

Скачать образец документа

Общество с ограниченной ответственностью «Луч» (ООО «Луч»)

1.

Назначить ответственной за ведение, хранение, учет и выдачу специалиста по кадрам Петрову П.П.

2. При отсутствии Петровой П.П. ответственный за ведение, хранение, учет и выдачу назначается приказом директора.

3. Контроль исполнения приказа оставляю за собой.

Согласно п.

45 Постановления Пра­вительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О книжках» на работодателя возлагается ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей к ним.

В приказе о назначении ответственного за ведение трудовых книжек необходимо указать следующие данные:

Приказ действует столько времени, сколько продолжается работа этого работника в организации. Издавать документ заново необходимо при передаче обязанностей другому должностному лицу.

Если ответственность за ведение книжек возлагается на руководителя организации, то в соответствующем приказе отмечают, что руководитель принимает на себя соответствующие ответственность и полномочия.

Этот документ используется в следующих процедурах:

В целях выполнения требований п.

45 «Правил ведения и хранения, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках»

1. Назначить с г. лицом, ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них .

2. В случае отсутствия на работе ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них, возлагается на .

3.

vash-yurist102.ru

Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек

Работодатель, собирая у персонала документы личного характера, обязан обеспечить их безопасное хранение. В частности, трудовые книжки, которые работники сдают при трудоустройстве до момента увольнения хранятся по месту работы, при этом задача работодателя — обеспечить их сохранность и надлежащие условия хранения. Следить за данным моментом должно ответственное лицо, назначаемое приказом руководителя.

Если руководитель не назначит ответственного в приказе, то обязанности по ведению и обеспечению сохранности трудовых книжек сотрудников будет возложены на самого директора. Как правило, в средних и крупных организациях, выбирается из числа персонала ответственное лицо, например, сотрудник кадрового отдела. Это лицо должно руководствоваться в работе Правилами, утвержденными Правительством РФ№225 в ред. от 25.03.2013.

Назначенный сотрудник должен вести учет получаемых книжек, регистрировать их движение в специальном журнале — скачать образец книги учета. Место хранение должно быть безопасным, закрытым от доступа третьих лиц. Это может быть сейф, несгораемый шкаф. Трудовые книги могут выдаваться только письменному запросу владельца в особых случаях, например, для назначения пенсии. Во всех прочих ситуациях выдается заверенная копия трудовой.

Ответственное лицо должно обеспечивать контроль не только за самими книжками, но и вкладышами в них.

Как составить приказ о назначении ответственного работника за трудовые книжки

Бланк приказа в распорядительной части должен содержать информацию о ФИО и должности сотрудника, назначаемого ответственным, например, в данной роли может выступать ведущий кадровый специалист или начальник отдела кадров. Если штатный состав небольшой, то обязанности по ведению, хранению и учету трудовых книжек руководитель может оставить за собой.

Помимо ответственного лица, нужно назначить также и его заместителя, который будет исполнять обязанности при отсутствии основного сотрудника.

В приказе можно обозначить круг обязанностей назначенного лица. Все обязанности направлены на обеспечение должных условий хранения, правильный учет и ведение книжек. Одной из важной обязанностью, которой пренебрегают многие компании, является ведение книги учета в отношении рассматриваемых личных документов. Книгу должны вести все организации и ИП, которые имеют персонал. Освобождены от данной обязанности только физические лица без образования ИП, которые используют наемный труд.

Если работник назначен ответственным за ведение и учет трудовых книжек и после назначения выяснено, что книги учета нет, то необходимо ее завести в срочном порядке, внеся в нее регистрационные данные обо всех имеющихся книжках.

В качестве повода для оформления приказа можно указать ссылку на п.45 Правил ведения трудовых книжек.

Чтобы приказ был исполнен в точном соответствии со своим содержанием, нужно также назначить сотрудника, которое обеспечит контроль за исполнением. Руководитель может эту обязанность оставить за собой.

Приказ о назначении оформляют на фирменном бланке, заверяют личной подписью директора, регистрируют в журнале. Согласно нумерации проставляется персональный номер распоряжения с указанием даты формирования.

Пример приказа

Скачать образец приказа о назначении ответственного за ведение трудовых книжек 2017 — скачать.

9doc.ru