Содержание

Служебная записка об отсутствии на рабочем месте: образец

Длительное и беспричинное отсутствие сотрудника на рабочем месте является нарушением трудовой дисциплины. Для того чтобы зафиксировать факт прогула или опоздания, а также принять решение о мерах наказания и их применении к работнику, необходимо составить ряд документов. Одним из этапов оформления нарушения будет создание служебной записки об отсутствии работника.

Служебная записка об отсутствии на рабочем месте

Служебные записки являются неотъемлемой частью документооборота любой фирмы. Их пишут для того, чтобы зафиксировать какой-либо факт, передать руководству просьбу о чем-либо, или донести необходимую информацию до начальника и заинтересованных структурных подразделений. Шаблоны этого документа разрабатываются в соответствии с принятым порядком документооборота.

В случае неявки на рабочее место сотрудника без уважительной причины или по неизвестным основаниям необходимо уведомить об этом факте руководство. В небольших фирмах, с несложной иерархической структурой, как правило, достаточно устного информирования кадровика или директора.

В крупных компаниях первоначальное оформление неявки происходит путем создания служебной записки. Написать ее может кто-либо из коллег неявившегося работника или его непосредственный руководитель.

В зависимости от принятой системы документооборота, направляется такой информационный документ на бумажном носителе либо в электронном виде с использованием ЭЦП. Его форма стандартизирована и содержит:

  • название компании и структурного подразделения;
  • данные руководителя, которого информируют о происшествии;
  • наименование документа «Служебная записка», его регистрационный номер и дату;
  • краткий заголовок, расшифровывающий тему документа;
  • описание инцидента;
  • принятые меры по установлению причины отсутствия работника;
  • предложения о дальнейших действиях.

Предлагать руководству меры по дисциплинарному наказанию провинившегося работника либо его увольнению можно только в том  случае, когда точно установлено беспричинное отсутствие человека на рабочем месте.

Ведь в случае непредвиденных обстоятельств или наличия уважительной причины опоздания или прогула, примененные выговор или увольнение необходимо будет отменить.

Такая служебная записка не заменяет акт об отсутствии на рабочем месте.

Процедура оформления выявленного факта дисциплинарного нарушения предполагает коллегиальную фиксацию инцидента. Служебной запиской можно только проинформировать руководство о случившемся.

Служебная записка для обоснования отсутствия сотрудника

Кроме уведомления о произошедшем инциденте, служебная записка может быть ориентирована и на пояснение причин отсутствия сотрудника. Ее форма аналогична первому документу, но содержание имеет некоторое отличие. В ней указывают:

  • краткое описание инцидента;
  • пояснение причин;
  • документы, подтверждающие уважительность отсутствия.
  • Эту записку пишет человек, отсутствовавший на рабочем месте.

Такая записка является неотъемлемой частью оформления инцидента с неявкой на работу.

Ее можно использовать в качестве письменного пояснения причин несвоевременной явки на работу. По итогам рассмотрения этого документа руководство компании принимает решение об уважительности обоснования и необходимости применения мер дисциплинарного наказания.

В некоторых случаях, подтверждающих основание документов может и не быть.

Например, сотрудник опоздал на работу из-за того, что не пришел рейсовый автобус. Конечно, можно потребовать, чтобы он принес справку из автопарка о том, что рейс был пропущен или автобус был снят с маршрута и т. д. Но такие действия требуют гораздо больше временных затрат, чем простое принятие пояснения. В этом случае руководитель рассматривает необходимость применения дисциплинарного наказания исходя из предыдущего поведения и эффективности работы такого подчиненного.

Если опоздание носит единичный характер и существенно не повлияло на работу подразделения, либо сотрудник отработал пропущенное время, то начальник может не применять взыскание.

Любое решение руководства по несвоевременной явке подчиненного на рабочее место изначально фиксируется резолюцией на рассмотренной служебной записке, а затем на ее основании издаются соответствующие распорядительные документы и вносится информация в акт об отсутствии работника.

Примеры служебных записок об отсутствии

  1. Для информирования руководителя компании об опоздании или прогуле можно составить такую служебную записку:

ООО «Стримплюс»

Директору компании Мамонтову А. В.

Отдел снабжения

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

№ 178 от 20.02.2019

Об отсутствии работника

20.02.2019 года менеджер отдела снабжения Макрохвоткин П. И. не явился на рабочее место к началу рабочего дня (8-30). До настоящего момента (14-00), установить местонахождение и причины отсутствия Макрохвоткина П. И. не представляется возможным, так как его личный и служебный мобильные телефоны не отвечают, а его жена, находившаяся дома в момент звонка на домашний телефон, причины неявки пояснить не смогла и сказала, что утром Макрохвоткин П. И. отправился на работу в обычное время.

Предлагаю зафиксировать неявку на рабочее место Макрохвоткина П. И., путем составления акта, внести соответствующую отметку в табель рабочего времени. Вопрос применения дисциплинарного взыскания, предлагаю рассмотреть после выяснения причины отсутствия.

Начальник отдела Симанткин Д. Ф.

  1. После того, как провинившийся сотрудник появится на рабочем месте, ему необходимо письменно пояснить причину отсутствия. Для этого также можно использовать такой документ, как служебная записка:

ООО «Стримплюс»

Директору компании Мамонтову А. В.

Отдел снабжения

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

№ 181 от 22.02.2019

О причине неявки на рабочее место

20.02.2019 года, я Макрохвоткин Петр Иванович, менеджер отдела снабжения, не явился на рабочее место. Причиной отсутствия стала травма, которую я получил по дороге на работу (справку из травмпункта больницы СМП прилагаю). Поставить в известность кого-либо из коллег или начальника отдела, о причине своего отсутствия в тот же день я не мог, так как при падении разбил мобильный телефон.

Приложение:

Справка об оказании медицинской помощи в травматологии больницы СМП от 20.02.2019 № 125-86-35/75

Менеджер отдела Макрохвоткин П. И.

Служебная записка используется во многих компаниях, как форма взаимодействия между структурными подразделениями и руководством компании. В случае с невыясненным отсутствием сотрудника на рабочем месте, с помощью этого документа непосредственный начальник опоздавшего или прогулявшего работника ставит в известность об инциденте кадровую службу и руководство фирмы. Кроме того, служебную записку можно использовать и в качестве письменного пояснения провинившегося работника, которое является обязательным элементом оформления дисциплинарного проступка.

Загрузка…

delatdelo.com

Образец служебной записки. Как написать служебную записку

Служебная записка – наиболее распространенная форма общения между сотрудниками внутри предприятий и организаций. Можно сказать, что это своего рода информационно-справочный документ, который призван облегчить взаимодействие сотрудников из разных подразделений друг с другом. Этот документ позволяет оперативно решать любые вопросы: хозяйственные, производственные, трудовые, правовые и т.д.

Примеры служебных записок:

Кто может писать служебную записку

Служебную записку может писать абсолютно любой работник предприятия, столкнувшийся с какой-либо проблемой. Адресатом записки также может быть каждый сотрудник организации, в том числе руководитель, начальник подразделения или же рядовой работник, при условии, что решение озвученного в записке вопроса входит именно в его компетенцию.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк служебной записки .docСкачать образец заполнения служебной записки .doc

Для чего нужна служебная записка

Важное значение служебной записки состоит в том, что она показывает, что работник предприятия видит, осознает и доводит до уполномоченных лиц возникшее затруднение, попутно законно перекладывая ответственность с себя на специалистов, которые обязаны заниматься решением той или иной задачи по долгу службы.

В случае возникновения спорных ситуаций, разногласий и конфликтов этот документ позволит быстро понять, кто виновен в каждом конкретном случае.

Цель служебной записки – уведомление какого-либо уполномоченного должностного лица о появившейся проблеме, а также просьба о ее устранении, внесение рациональных предложений и согласование совместных действий.

Еще одна немаловажная роль некоторых служебных записок заключается в том, что они являются документами первичного бухгалтерского учета. В частности, они служат обоснованием и документально подтверждают некоторые расходы, произведенные на нужды предприятия, например при закупке оборудования, затратах на рекламу, транспорт и т.д. В таких случаях служебные записки после их написания необходимо хранить также долго и тщательно, как любые другие первичные документы (на случай внезапной налоговой проверки).

Основные правила написания служебной записки

Законодательно закрепленного понятия «Служебная записка» не существует, поэтому и нет строго установленной формы по ее написанию. Каждый сотрудник может составлять ее в свободном виде или по шаблону, разработанному и утвержденному на предприятии. Писать документ можно как от руки, так и печатать на компьютере, но в обоих случаях он должен содержать «живую» подпись автора. Иногда руководители организаций требуют, чтобы служебные записки были написаны на фирменных бланках и обязательно заверялись подписями ответственных лиц. Обычно данный документ пишется в одном экземпляре, но при необходимости, можно сделать его копию.

Главное требование – в записке всегда должны содержаться сведения

  • о наименовании предприятия,
  • дате ее составления,
  • сотруднике, который пишет записку,
  • должностном лице, к которому она направляется.

Также в записке обязательно должна быть точно обозначена конкретная проблема и возможные пути ее решения.

Если служебную записку пишет рядовой сотрудник, то ее желательно заверить у руководителя подразделения, который таким образом свидетельствует о том, что с проблемой знаком и согласен с предлагаемыми вариантами по ее устранению.

После написания служебную записку необходимо зарегистрировать в журнале учета внутренних документов, чтобы ее следы не затерялись в потоке документооборота.

Инструкция по написанию служебной записки

Несмотря на то, что записка не имеет унифицированного образца, с точки зрения делопроизводства оформление вполне стандартно.

  1. В правом верхнем углу документа следует сначала обозначить адресата: кому она направляется (должность, полное наименование предприятия, фамилия, имя, отчество сотрудника). Затем аналогичным образом необходимо вписать сведения о сотруднике, который является автором записки.
  2. Далее, справа, следует вписать наименование документа, а также поставить дату его составления и номер по внутреннему документообороту. Здесь же надо указать населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие, сотрудник которого пишет записку.
  3. После этого следует коротко озаглавить документ (т.е. тезисно обозначить проблему, которой он посвящен).
  4. Вторая часть записки должна быть посвящена сути проблемы. Описывать ее нужно подробно, с указанием других должностных лиц, которые к ней причастны. Далее в записке необходимо предложить варианты решения возникшего вопроса.

  5. В заключение записка должна быть подписана автором (с обязательной расшифровкой подписи) и при необходимости передана для утверждения руководителю подразделения.

Общие понятия и общие требования к любой служебной записке. Резюме

Служебная записка – официальный документ, принятый во внутреннем документообороте компании. Правильное ее составление важно для настраивания успешной коммуникации. Получатель должен ясно понимать, что отправитель желает ему сказать. Для этого в документе нужно указать следующие пункты:

  • Точные цифры (к примеру, размер зарплаты, премии).
  • Даты (к примеру, дата отправки сотрудника в командировку).
  • Перечень оснований для мер, указанных в служебной записке.
  • Перечень материальных объектов, которые присутствуют в прошении отправителя.
  • Данные обо всех лицах, которые фигурируют в записке.

Начинается записка «шапкой», в которой прописываются данные о лицах, участвующих в коммуникации, наименование организации. Нужно также прописать информацию в компании. В завершении записки требуется указать дату, подпись и ее расшифровку.

В последнее время практикуются служебные записки, которые отправляются через электронную почту. Однако классическим вариантом является письменное составление.

Можно сказать, что составление таких записок — способ коммуникации между работниками одного уровня. К примеру, они могут отправляться от руководителя отдела генеральному директору. Обычно руководитель отдела просит за своих сотрудников. Если рядовые сотрудники составляют записку, она будет считаться докладной. От правильного составления служебной записки зависит, будут ли приняты просьбы отправителя. Получатель должен хорошо понимать, что у него просят и почему. Нужно прописывать всю официальную информацию, но делать это кратко и емко.

assistentus.ru

Служебная записка о нарушениях в работе

Задать вопрос эксперту ClubTK