Образец акт на списание документов с истекшим сроком хранения – Акт об уничтожении документов. Образец и бланк 2018-2019 года
Акт списания документов – образец списания первичных, бухгалтерских и с истекшим сроком хранения
Как проводится списание и уничтожение документов?Каждая компания во время работы создает огромное количество документации, которая должна храниться разное количество времени в зависимости от своей значимости и особенностей. Для этого обычно формируется архив, но даже он может переполняться, поэтому важно знать, когда можно уничтожать документацию, а также каким образом данный процесс совершается.
Дорогие читатели! Мы постоянно пишем актуальные и полезные материалы на наш интернет-журнал по бизнесу и финансам, подписывайтесь на наш канал в Яндекс-Дзен! Предназначение акта списания документов
Важно! Каждый бухгалтер компании должен хорошо разбираться в том, сколько и каким образом должны храниться на предприятии те или иные бумаги.
Имеются некоторые виды документов, которые являются неприкосновенными, поэтому они должны иметься в компании всегда и в оптимальном виде, поэтому их уничтожение не допускается.
При этом не имеет значения, в какой сфере деятельности работает организация, а также каков ее размер, так как все правила являются одинаковыми для каждой фирмы.
Как оформить документы для передачи в архив компании — смотрите тут:
Причины для составления акта
Наиболее часто списание документации, которая предполагает ее уничтожение, происходит в связи с тем, что оканчивается срок, в течение которого требуется ее хранить в компании. Обычно это время наступает к 1 января нового календарного года.
Также к другим причинам составления акта списания относится:
- значительное повреждение документов, причем оно может возникнуть в результате пожара, потопа или иных чрезвычайных ситуаций, на которые никаким образом не могли повлиять работники организации;
- кража бумаг компании, которая должна быть официально зарегистрирована;
- форс-мажорные обстоятельства, а именно воздействие различных природных стихий.
Важно! Любая причина должна подтверждаться документально, так как если работники ФНС обнаружат отсутствие необходимой документации в компании, то если не будет доказательств объективных причин такой ситуации, то это может стать привести к наложению значительного штрафа.
Например, если была кража на предприятии, то должны вызываться правоохранительные органы, которые выдадут руководителю фирмы соответствующий документ.
Какие виды документов могут составляться
Акт списания документов зависит от того, какая именно документация подлежит списанию. Наиболее часто списанию подлежат бумаги:
- Бухгалтерская документация. В нее дополнительно входят налоговые отчетности. Если сдается отчет за год, то у него отсутствует срок хранения. Если отчеты сдаются ежеквартально, то они должны храниться не меньше пяти лет. Если сдаются ежемесячно, то должны содержаться в компании в течение одного года, следующего за отчетным. Акты, на основании которых уничтожается бухгалтерская отчетность, составляются отдельно. При этом для них используется общий порядок хранения и уничтожения, который прописывается в ФЗ №125. В акте непременно указывается, какая именно документация подлежит списанию, к какому виду налога она относится, а также за какой период времени она составлялась.
- Первичная документация. Она должна храниться в компаниях не меньше пяти лет. Уничтожение считается специфическим процессом, требующим составления отдельного акта. Если же такие бумаги в будущем будут запрошены работниками налоговой инспекции, то в качестве доказательства невозможности и объективности их непредставления будет выступать правильно составленный акт.
- Архивные бумаги. Сюда обычно входят разные кадровые бумаги, к которым относятся приказы или личные дела. Оптимальным срокам хранения для них считается 75 лет.
- Документы на уничтожение. Сюда входят разные не слишком важные бумаги, которые могут захламлять архив. Они не считаются значимыми, а также обычно не проверяются разными контролирующими органами. Но даже их уничтожение должно фиксироваться соответствующим актом.
- Документы, у которых истек срок хранения. Каждый документ, формирующийся на предприятии, обладает ограниченным сроком хранения. Обычно они переносятся в архив с непременной отметкой, которая указывает, до какого года следует хранить документацию. Если истекает данный срок, то уничтожение должно происходить с применением особого акта, в котором в качестве причины указывается, что срок хранения уже прошел.
В каком порядке проводится списание дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности — читайте здесь.
Для списания любого документа требуется издать соответствующее распоряжение, представленное приказом, а также созывается особая экспертная комиссия. В комиссию должны входить специалисты из разных разделов компании, являющиеся профессионалами в конкретной области.
Форма акта списания документов.Когда нужно уничтожать документы
Уничтожаются документы, у которых закончился срок хранения или было потеряно их практическое значение. Чтобы выполнить данный процесс, непременно составляется акт правильной формы, на основании которого уничтожаются важные бумаги. Перед его формированием требуется провести экспертизу, определяющую ценность конкретной документации.
Для правильности определения срока хранения, позволяющего определить, имеется ли возможность уничтожить разные акты, надо пользоваться специальной номенклатурой дел каждой компании. Нередко возникает необходимость уточнить сроки по разным ведомственным документам или типовым актам.
Важно! Каждая организация обладает возможностью увеличить срок хранения, но не может уменьшать его.
При изучении данного срока учитывается, в какой сфере деятельности функционирует организация, а также какие нюансы указываются в различных нормативных актах, к которым можно отнести разные ФЗ, статьи НК или постановления, выпущенные Правительством.
Как хранятся и утилизируются официальные документы
Для определения правил, на основании которых хранятся документы, следует учитывать положения специального Перечня, выпущенного Госархивом еще в 2006 году.
В этом документе указывается, какие бумаги и акты должны храниться короткое время, представленное обычно одним годом, тремя или пяти годами, а также какие непременно сохраняются в течение 10, 50 или 75 лет. Некоторые документы вовсе не подлежат уничтожению.
Не имеет значения, в каком именно архиве будут находиться акты, поэтому каждая компания имеет возможность создать даже свой архив.
Только после того, как будет установлено, что конкретные бумаги уже могут уничтожаться, начинается их утилизация. Для этого они могут разрываться или перечеркиваться, а после этого выкидываться.
Допускается пользоваться специальными техническими устройствами для их разрывания, после чего они не подлежат восстановлению.
Образец заполнения акта списания и уничтожения документов.Какие документы никогда не списываются
Имеются определенные акты, которые не подлежат уничтожению. Они непременно хранятся постоянно, поэтому нет никаких сроков для их содержания. К таким значимым бумагам относится:
- годовые отчеты, имеющие отношение к уплате налогов или ведению бухучета;
- бухбалансы, составляемые по итогам года;
- бухгалтерские отчеты за год.
Важно! Постоянно сохраняются акты, подтверждающие уплату налогов, а также правильность расчета данных сборов.
Именно комиссия должна определять, какие бумаги должны постоянно храниться на предприятии. Все они вносятся в специальный перечень, после чего подписывается этот список руководителем фирмы. Далее документация сдается в архив, который может быть собственным или государственным.
Как уничтожаются бумаги
Уничтожение их считается простым процессом, причем все документы, у которых заканчивается срок хранения, списываются с начала следующего года. Но для этого уже должна быть проведена ревизия.
Важно! Если бумаги изымаются из государственного архива, то для этого составляется специальная накладная.
Все акты, подлежащие уничтожению, описываются в специальном перечне, представленном актом списания. В нем указываются все бумаги, которые будут уничтожены, их количество и номера. Тут вы узнаете, как осуществляется списание кредиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности.
Все дела, которые планирует списать, надо хранить отдельно от других бумаг. Сделанный акт первоначально утверждается руководителем фирмы, для чего собирается и рассматривается вопрос комиссией.
Факт уничтожения подтверждается актом об уничтожении документов, причем часто документы сжигаются или применяются особые устройства. Процедура реализуется в присутствии членов комиссии, которые далее удостоверяют процесс своими подписями.
Важно! Нередко на одном предприятии надо уничтожить много бумаг, а в этом случае можно сдать их в специальные компании, специализирующиеся на этом процессе.
Как составляется акт списания
В нем не надо подробно описывать каждое дело, поэтому в него вносится только информация:
- название документов, например, приказ или справка;
- указываются даты, когда они были созданы;
- номер дела по описи;
- срок хранения;
- номер статьи, для чего надо ориентироваться на вышеуказанный Перечень.
В конце документа непременно прописывается, сколько дел уничтожается, а также подписывается документ комиссией, которая должна состоять из трех или больше человек. Сверху ставится подпись руководителя компании.
Заключение
Таким образом, для списания документации непременно составляется специальный акт. Он формируется только в отношении бумаг, у которых действительно окончился срок хранения. Для этого надо учитывать положения законодательства.
Некоторые документы не подлежат вовсе уничтожению, поэтому важно знать точно, какие дела могут списываться. При грамотном ведении документооборота можно избежать серьезных проблем с налоговыми органами.
Как составить акты на списание БСО или квитанций о приеме денежных средств — смотрите в этом видео:
Позвоните по телефону +7 (499) 288-03-12 или задайте вопрос и получите ответ юриста через 5 минут. Консультация бесплатная!
fbm.ru
Образец акта об уничтожении бухгалтерских документов 2018
Как оформить уничтожение документации
Организация в своей деятельности создает большое количество документов. У каждого есть свой срок хранения. По истечении этого срока, их необходимо уничтожить. Ликвидация оформляется актом об уничтожении (приказ Минкультуры России от 31.03.2015 г. № 526 — приложение 21)
Чтобы уничтожить бумаги в организации, необходимо провести экспертизу их ценности. Для этого формируется экспертная комиссия, которая отбирает документацию и оформляет акт об уничтожении. Он представляет собой список всей документации, которую необходимо уничтожить. Хранить их необходимо в отдельной папке не менее 5 лет.
Образец акта о выделении документов к уничтожению
Скачать
Порядок заполнения
Разберем порядок заполнения формы на примере. Допустим, что ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» приказом руководителя создало комиссию по утилизации, которая состоит из четырех человек:
- Иванов И.И. – председатель комиссии;
- Петров И.Н. – секретарь;
- а также Смирнов Е.Г. и Погодин Д.Н.
По результатам экспертизы, комиссия решила утилизировать все накопившиеся банковские выписки за 2009 и 2010 год.
Шаг 1. Заполним «шапку» формы: наименование организации, номер акта, место составления.
Шаг 2. Заполним строки ниже. Строка «Название фонда» заполняется при уничтожении документации в архиве.
Шаг 3. Заполним табличную часть:
- укажем порядковый номер в хронологической последовательности;
- укажем заголовок дела — необходимо внести названия бумаг, если они однородны, то их можно внести в один порядковый номер. В нашем случае заголовком будет «Банковские выписки»;
- заполним крайние даты — это даты окончания срока действия бумаг, в примере — 2009 и 2010 годы;
- номера описей необходимо поставить, если при передаче дел в архив создавалась опись. В нашем примере графа остается пустой;
- далее указывается номер дела, который присвоен в номенклатурном перечне;
- запишем количество единиц хранения. В нашем примере — «1 папка»;
- укажем срок хранения документации и номера статей по перечню.
Шаг 4. Укажем, как организация будет ликвидировать документацию. Она может быть уничтожена самой организацией или передана для уничтожения специализированной компании.
Шаг 5. Укажем необходимые подписи в акте.
Образец акта списания документов на уничтожение заполнен.
Сроки хранения бухгалтерских документов
Обязанность хранить их указана в законе «О бухгалтерском учете» (№ 402-ФЗ ОТ 06.12.2011 — ст. 29). Законодательными и нормативно-правовыми актами срок хранения устанавливается согласно правилам архивного дела, в среднем — 5 лет после отчетного года.
Сроки хранения документов организации, в том числе бухгалтерских, установлены в приказе Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 и составляют:
- сводная консолидированная и годовая бухгалтерская отчетность хранится постоянно;
- квартальная отчетность, аудиторские заключения, документы учетной политики, первичка, расчетно-платежные ведомости, регистры бухгалтерского учета хранятся пять лет.
Несоблюдение сроков хранения грозит организации штрафом, поскольку считается грубым нарушением правил бухгалтерского учета (ст. 15.11 КоАП).
gosuchetnik.ru
Как составить акт на уничтожение бухгалтерских документов
Вопросы хранения документов бухгалтерского учета мы рассматривали в нашей отдельной консультации. А что делать с документами после того, как сроки их хранения истекли? Об утилизации бухгалтерских документов расскажем в нашем материале.
Изъятие бухгалтерских документов
Бухгалтерские документы организации, по которым срок временного хранения установлен до 10 лет включительно, считаются документами текущего характера и не включаются в архивный фонд организации. В течение данного срока они хранятся в структурных подразделениях организации, а по истечении сроков хранения уничтожаются (абз. 2 п. 2.3 Приказа Минкультуры от 31.03.2015 № 526).
Считается, что до уничтожения документов в организации должна быть произведена экспертиза их ценности. Она проводится назначаемой руководителем организации экспертной комиссией. Эта комиссия является совещательным органом при руководителе и действует на основании положения.
Проверка ценности документов должна производиться ежегодно (п. 4.11 Приказа Минкультуры от 31.03.2015 № 526).
Бухгалтерские документы с истекшими сроками хранения в структурных подразделениях организации изымаются для последующего уничтожения. Важно, чтобы срок хранения документов уже истек до 31 декабря предшествующего года включительно. Если срок хранения бухгалтерских документов истекает только в текущем году, уничтожить документы можно будет лишь в следующем (абз. 5 п. 4.11 Приказа Минкультуры от 31.03.2015 № 526). Естественно, что документы, по которым срок хранения еще не истек, уничтожать нельзя.
В соответствии с перечнем на утилизацию составляются акты на уничтожение бухгалтерских документов.
Как составить акт на уничтожение бухгалтерских документов
Акт на уничтожение бухгалтерских документов может быть составлен в произвольной форме. При этом перечень уничтожаемых документов может быть как приведен в самом акте, так и отражен в описи, являющейся приложением к акту об уничтожении бухгалтерских документов.
Документы могут быть уничтожены путем их измельчения, сожжения, передачи на уничтожение в специализированную компанию и иными способами, которые также должны быть отражены в акте.
Приведем образец акта на уничтожение бухгалтерских документов.
Общество с ограниченной ответственностью «Экостор»
Генеральный директор Мохов О.Л. Акт об уничтожении документов
Указанные документы в присутствии членов комиссии были переданы для утилизации в качестве макулатуры в ООО «Вторпоставка» по накладной от 07.11.2016 № 263-16/Б.
Председатель комиссии: Плугов /Плугов Н.Г./ Члены комиссии: Главный бухгалтер Нестерова /Нестерова О.Р./ Бухгалтер Мякинина / Мякинина С.П./ Заведующий складом Щеглов / Щеглов В.А./
|
glavkniga.ru
Содержание акта списания документов на уничтожение и срок его хранения
Каждый месяц деловые бумаги, от налоговых накладных до обычной переписки, пополняют кипы пылящихся по шкафам папок.
И наступает время, когда пора решать вопрос, что с этим всем добром делать,
Важно понимать, что размер, масштаб фирмы совершенно неважен, правила одни для всех.
Причины уничтожения официальных бумаг
Главной причиной, если отсутствуют форс-мажорные обстоятельства, для уничтожения документов считается окончание срока хранения, наступившее к 1 января следующего года. Кроме этого, поводами могут быть следующие обстоятельства:
- повреждение вследствие пожара, затопления;
- кража;
- воздействие стихии, приведшей к полной или частичной порче (цунами, сель, обвал, извержение вулкана и т.п.).
Каждая из причин должна иметь подтверждение.
При этом важные документы должны храниться в шкафах с замками или в сейфах, а если правила хранения нарушены, то будет наложено административное наказание (штраф).
Те же требования касаются документов, сгоревших или затопленных – потребуются справки соответствующих служб и органов.
Правила, регламентирующие хранение
Определить время сохранения деловых бумаг можно, воспользовавшись Перечнем, который утвержден Госархивом в 2006 году, 06 октября.
Согласно этому документу, хранить документы можно короткое время – 1 год, 5 лет, а некоторые – 10, 50, 75 лет, иные и вовсе уничтожать нельзя. В каком архиве будут на сохранении бумаги – совершенно не важно, хоть в собственном, принадлежащем предприятию.
Вот что определено Перечнем:
- налоговые отчеты годовые хранятся постоянно, за квартал – 5 лет, за месяц – 1 год;
- балансы бухгалтерские и отчеты за год – постоянно, за квартал – 5 лет, за месяц – 1 год;
- вся первичная учетная бух. документация – 5 лет.
Кадровые бумаги следует сохранять на протяжении 75 лет (это приказы о назначениях, перемещениях, личные дела, табели по вредным работам и т.п.).
Документы, которые не подлежат утилизации
Как видно из вышесказанного, постоянному хранению, то есть бессрочному, подлежат такие ключевые бумаги:
- бухгалтерские налоговые отчеты годовые;
- балансы бухгалтерские годовые;
- отчеты за год бухгалтерские.
Храниться постоянно должны те документы, которые подтверждают, что все налоги государству предприятие выплатило полностью
Комиссия, созданная на предприятии, должна отобрать документы, которые следует сохранять постоянно.
Составляется перечень этих бумаг по возрастанию от начала года к концу, и 4 экземпляра этого перечня подписываются руководителем. Постоянно хранящиеся бумаги сдают в госархив или складывают в собственный, при этом назначая ежегодно обновляющимся приказом ответственного за сохранность.
Уничтожение архивных документов
Бумаги с истекшим сроком хранения могут быть уничтожены, начиная с 1 января следующего года – к примеру, если в декабре 2015г. срок закончился, то с 01.01.2016 г. можно приступать к уничтожению, но только в том случае, если ревизия за соответствующий период уже состоялась.
Если документы нужно получить из госархива, то их истребуют по накладной. Все полученные из архива бумаги, которые подлежат уничтожению, должны быть описаны в перечне, который по сути и
Все дела, которым путь указан к утилизации и которые внесены в акты, до момента уничтожения хранятся отдельно. Акты утверждаются руководителем после рассмотрения комиссией.
Сам факт уничтожения должен быть подтвержден актом об уничтожении – обычно это реализовывают путем сжигания или использованием специальных агрегатов в присутствии членов комиссии, которые своими подписями удостоверяют свершение уничтожения. Если документов много, то их можно сдать на утилизацию фирме, которая этими делами занимается.
Бланк акта о выделении к уничтожению документов и дел.
Составление акта
Акт на уничтожение архивных бумаг не должен содержать подробного описания каждого дела, достаточно указать общее название – приказы, или справки, или другое, а даты указать крайние, то есть наиболее раннюю и самую позднюю в данной папке.
Акт содержит следующие данные:
- название дела или общее название документов;
- крайние даты;
- номер дела по номенклатуре или по описи;
- количество единиц хранения;
- сроки хранения и номера статей (в соответствии с Перечнем).
В конце таблицы указывается, сколько папок (дел) подлежит уничтожению всего, и подписывается акт комиссией из минимум трех человек (обычно это архивариус, начальник отдела кадров, ответственный за ведение дел).
Вверху акт утверждает руководитель фирмы.
Примерно так выглядит верно составленная типовая форма акта.
Образец акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
Срок его хранения
Все акты на уничтожение документации следует хранить в одной папке, приказывая по дате возрастания. Срок хранения этих актов определяется в 5 лет.
Итоги
Даже если фирма небольшая и документов не очень много, нет смысла их хранить десятилетиями, но и избавляться от всех огулом также нельзя. Пока не пройдет ревизионная проверка, то действительно лучше ничего не уничтожать.
Истребить следует то, что разрешено законом, а вот налоговые отчеты годовые, а также бухгалтерские балансы и отчеты неприкасаемы навсегда.
Для уничтожения бумаг нужно создать на предприятии экспертную комиссию, которая разрешит уничтожить часть дел, срок хранения которых истек. Акт на уничтожение включает список дел, с обязательным утверждением руководителем. Факт уничтожения также следует запротоколировать и оформить актом.
Если объем бумаг значительный, то стоит воспользоваться услугами специализированных фирм, а несколько кило бумаги можно просто сжечь в присутствии комиссии.
Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:
+7 (495) 212-90-15 (Москва)
+7 (812) 332-54-12 (Санкт-Петербург)
Это быстро и бесплатно!
101million.com
Порядок уничтожения документов с истекшим сроком хранения
Узнайте, каким способом проводится уничтожение документов с истекшим сроком хранения, как составить акт об уничтожении документов, каковы общие требования к проведению процедуры.
Из статьи вы узнаете:
В каком порядке проводится уничтожение документов с истекшими сроками хранения
Документы с временным сроком хранения находятся в архиве. По истечению определенного срока их списывают и проводят уничтожение. Процедура уничтожения документов с истекшим сроком хранения прописана законодателем.
Подробнее о порядке уничтожения документов с истекшим сроком хранения читайте в статьях:
Порядок хранения и уничтожения документов установлен Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»
Скачайте документы по теме:
Списание и уничтожение документов с истекшим сроком хранения, установленного законом, относится к основному элементу работы архива организации. Меры по уничтожению документов с истекшими сроками хранения считается правом, но не обязанностью предприятия. Работы по уничтожению документации, утратившей практическое значение, помогут освободить архивное пространство и использовать его более эффективно.
Процедура уничтожения документов с истекшими сроками хранения (образец) состоит из последовательных этапов:
предварительно проводят экспертную комиссию, чтобы определить ценность дел, подготовленных к уничтожению;
затем составляют акт об уничтожении документов с истекшим сроком хранения;
после этого переходят к непосредственной утилизации.
В организации выбирают наиболее приемлемый способ проведения утилизации. Всю процедуру оформляют соответствующим актом. Экспертизу определения ценности дел проводит специальная комиссия. С учетом действующих правил работы архивов работникам не рекомендуется проводить соответствующую оценку ценности единолично. При таком способе существенно повышается вероятность уничтожения важных дел преждевременно до истечения сроков их хранения.
Кроме заполнения образца акта на уничтожение документов с истекшими сроками хранения, работодатель издает соответствующий приказ о создании экспертной комиссии. Архивист, главный бухгалтер, представители юридической, кадровой службы, секретарь, представитель от руководства могут входить в состав экспертов. Некоторые организации создают постоянно действующие комиссии. При значительных объемах работ значительно проще привлекать постоянных экспертов, чем создавать комиссию систематически.
Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
Скачать чистый бланк
Скачать в .doc
Скачать заполненный образец
Скачать в .doc
Работа экспертной комиссии по уничтожению документов с истекшим сроком хранения
Экспертная комиссия устанавливает факт по истечению сроков хранения всех оцениваемых документов. После чего составляют акт о выделении документов к уничтожению (образец). Чтобы гарантированно обеспечить сохранность важной информации при проведении экспертной оценки разных типов дел, соответствующие акты на уничтожение документов (образец) целесообразно составлять непосредственно после составления и утверждения всех описей дел, предназначенных для постоянного хранения.
Важно! Документы с маркировкой грифа секретности рационально включить в отдельный акт.
Если в деле с истекшим сроком архивного хранения найден документ, подлежащий постоянному хранению, все дело расшивается для изъятия такого экземпляра.
Читайте по теме в электронном журнале
Нередко в ходе работы экспертной комиссии выявляют несколько экземпляров соответствующих документов, подлежащих постоянному хранению, к примеру, один относится к оригиналу, другие – к копиям (или дубликатам). В этом случае оригинал нужно оставить в архиве для его дальнейшего хранения, а все копии и дубликаты уничтожить.
Положение об архиве
Скачать чистый бланк
Скачать в .doc
Скачать заполненный образец
Скачать в .doc
Экспертная комиссия отбирает к уничтожению и документы со значительными повреждениями, если полное восстановление их содержания невозможно. При таком варианте следует действовать максимально осторожно. При наличии шансов восстановления текста поврежденного документа, его оставляют для дальнейшего хранения и передают на реставрацию. О порядке проведения экспертизы ценности документов читайте в электронном журнале.
Посмотрев на акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, можно отметить, что полное описание включаемых в него дел отличаются от тех описаний, которые вносят в описи, в которых каждое дело описывают в индивидуальном порядке. В акте просто указывают общее количество соответствующих дел одного вида.
Допустимо и просто вносить соответствующие наименования с пометками о крайних сроках хранения и их завершения в делопроизводстве. Акт уничтожения документов (образец) подписывает то лицо, которое его составило. Проводится согласование со всеми членами комиссии. После чего документ передают на утверждение руководителю предприятия.
Каковы общие требования к уничтожению документов с истекшим сроком хранения или не подлежащих хранению
После полного завершения работы экспертной комиссии, которая проводила обязательный полистный просмотр каждого архивного дела, начинается непосредственно процедура уничтожения документов с истекшим сроком хранения. Не допускается использовать выделенные для уничтожения документы для хозяйственных нужд предприятия, к примеру, применения в качестве черновиков.
О том, как подготовить кадровые документы к передаче в архив организации читайте в электронном журнале
Акт об уничтожении кадровых документов
Скачать чистый бланк
Скачать в .doc
Скачать заполненный образец
Скачать в .doc
Уничтожение можно производить как в самой компании, то есть на территории организации, так и поручать эту работу специализированным компаниям. Если к уничтожению выделен небольшой объем документов, их рационально переработать с помощью применения обычного уничтожителя для бумаг (шредера). Такие работы проводят непосредственно в офисе организации, что предотвращает несение дополнительных расходов на обеспечение упаковки и последующей транспортировки. О том, как избежать нарушений архивного законодательства читайте в электронном журнале
Уничтожение документов с истекшим сроком хранения в большом количестве значительно проще передать для утилизации специалистам. Передачу упакованных дел оформляют с помощью приемо-сдаточного акта или накладной. В них необходимо указать дату передачи, общее количество переданных дел и точный вес груза.
Сотрудники специализированной компании, производившей утилизацию по заказу организации, после проведения всех работ должны выдать заказчику акт по уничтожению документов с истекшим сроком хранения.
Справка
Документ составляют в произвольной форме, в нем указывают:
- точную дату проведения фактического уничтожения переданных дел;
- состав экспертной комиссии, которая непосредственно занималась утилизацией документов.
Чтобы обеспечить максимальную конфиденциальность, большинство компаний занимаются уничтожением документов с истекшим сроком хранения на своей территории, не привлекая к этому специализированные компании. При таком способе стоит позаботиться о выборе наиболее доступного и недорого способа переработки.
Для документов в электронном виде процесс уничтожения может включать перезапись и стирание файлов с электронных носителей (п. «a» абз. 2 раздела 9.9 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, утвержденного приказом Ростехрегулирования от 12 марта 2007 г. № 28-ст).
На сегодняшний день к вариантам уничтожения относится сжигание, химическая обработка, шредирование, закапывание. Также документы можно просто порвать вручную. Большинство предприятий не имеют специализированного оборудования и не могут себе позволить проводить химическую обработку, так как эти варианты считаются дорогостоящими и требуют вложения больших финансовых затрат. Все об архиве кадровых документов читайте в электронном журнале
Недорогими и общедоступными методами уничтожения остается сжигание и закапывание. Но такие способы не являются самыми безопасными. При закапывании создается видимость уничтожения документов с истекшим сроком хранения. На практике конкуренты могут получить доступ к секретным сведениям. Достаточно просто выкопать документы. О том, как организовать обработку персональных данных сотрудников читайте в электронном журнале
При сжигании могут возникнуть соответствующие проблемы с пожарными службами. Соответственно, выбирая окончательный способ утилизации, стоит учитывать все преимущества и недостатки представленных методов. При уничтожении документов на территории организации следует обязательно составить соответствующий акт. А при передаче бумаг для промышленного уничтожения выбирать те компании, которые проводят все работы самостоятельно, не привлекая дополнительно посредников.
Факт уничтожения документов как в бумажном, так и в электронном виде оформите отдельным актом в произвольной форме.
Справка
Вопрос из практики:
Как провести уничтожение испорченного при заполнении бланка трудовой книжки или вкладыша в нее
Если при заполнении трудовой книжки испорчен бланк или вкладыш в нее, необходимо провести уничтожение с составлением соответствующего акта. Порядок установлен в пункте 42 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года под № 225.
При этом стоит учитывать, что конкретный способ уничтожения бланков не определен на законодательном уровне. Организации вправе воспользоваться любыми доступными ей способами уничтожения документов. Например, можно сразу сжечь испорченные бланки при соблюдении требований пожарной безопасности. При наличии специального прибора провести измельчение их в шредере.
Акт об уничтожении испорченного при оформлении бланка трудовой книжки
Скачать чистый бланк
Скачать в .doc
Скачать заполненный образец
Скачать в .doc
Важно! К составленному акту об уничтожении испорченного бланка трудовых книжек необходимо приложить подлинные номера. Для этого можно вырезать номера из испорченных бланков перед их непосредственным уничтожением и вклеить в составленный акт. Это будет служить неопровержимым доказательством того, что соответствующие бланки с такими номерами действительно уничтожены.
www.kdelo.ru
Акт на уничтожение документов | Образец – бланк – форма
Акт о выделении документов и дел на уничтожение это документ который формируется по результатам экспертизы ценности документов и соответствующего отбора дел на уничтожение. В общем виде это список разновидностей документов, предполагаемых к уничтожению, с указанием их количества.
В акте на уничтожение указываются номера статей и нормативные документы, к которым относятся эти статьи. На их основании этих статей, если документ не содержит иных сведений определяется срок хранения документов. В частности указываются и годы, за которые отобраны документы в акт о выделении документов на уничтожение.
Нельзя занижать или завышать количество документов по позиции, а так же опускать некоторые позиции, даже если количество документов в них мало – при проверке этот факт легко проявляется. Важно не допускать уничтожения документов, срок хранения которых не истек. Если количество документов не будет соответствовать реальности, может быть сделан вывод о незаконном уничтожении документов, и документы формально будут находится в организации, а это может обернутся серьезными проблемами при запросе. Напомним, что за незаконное уничтожение документов предусмотрена административная и уголовная ответственность.
Важно учитывать, что название позиций не всегда соответствовует названию документов в применяемой к ним статье Перечня документов. Это связано с тем, что разновидностей документов множество, а Перечень типовых документов не может охватить их все. К какой именно статье отнести конкретный документ, должен решать архивариус, проводящий процедуру отбора документов на уничтожение.
Во многих организациях есть однотипные виды документов – такие как, кассовые и банковские документы, приказы по административно-хозяйственной деятельности, заявления на отпуск и т.д. По этой причине количество позиций почти во всех организациях не может быть меньше пары десятков. Зачастую позиции исчисляются десятками. При том, что чем больше документов – тем больше позиций. На количество позиций влияет и состав документов. Общее количество позиций может достигать сотни и более. Количество позиций, как правило, показывает насколько тщательно и профессионально был произведен отбор документов к уничтожению.
Оформляется акт на уничтожение в соответствии с приложением N 4 «Основных правил работы архивов организаций» 2002 года. Если в акте на уничтожение указаны дела нескольких подразделений, то название каждого подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.
Акт на уничтожение утверждается руководителем предприятия – владелицы перечисленных в нем документов. Он в обязательном порядке согласовывается с экспертной комиссией организации. Если организация входит в зону комплектования какого-либо государственного, муниципального либо ведомственного архива, акт на уничтожения согласовывается с ним.
В заключении акта на уничтожение документов и дел должна быть запись об утверждении описей дел по личному составу организации за все указанные в акте годы. К акту на уничтожение требуется приложить акт о проведенном уничтожении документов, с указанием общего количества документов и их веса. Без завершающего документа акт на уничтожение не действителен, т.к. факт уничтожения не подтвержден.
blanker.ru
Акт об уничтожении документов: образец и бланк
Документы и дела выделяют на уничтожение актом, формирующимся после проведения экспертизы ценности документов и их последующего отбора. В общем виде это перечень документов с указанием количества, которые подлежат уничтожению.
Составление и образец
Акт содержит номера статей и относящиеся к ним нормативные документы, на основании которых определяется срок хранения документации. Помимо этого, указывают год передачи в архив отобранных сведений.
Образец акта об уничтожении документовЗапрещено по позициям завышать или занижать количество документов, опускать некоторые из них (даже если в них мало информации). Проверки легко выявляют данный факт. Уничтожение документации, срок хранения которой еще не истек, не допустимо.
Фактическое расхождение количества сведений говорит о том, что часть из них была незаконно уничтожена. Ответственные лица за сохранность информации несут административную и уголовную ответственность. Формальное нахождение документов в организации может повлечь серьезные проблемы при их запросе.
Название позиции иногда не соответствует названию документа в используемой к ней статье Перечня документов, так как данный перечень не может охватить все разновидности информации. Отношение конкретных сведений к статье определяет архивариус, который проводит отбор документации на уничтожение.
Многие организации пользуются однотипными видами бланков:
- кассовыми;
- банковскими и прочими.
Поэтому количество позиций на любом предприятии достигает не меньше пары десятков. Чем больше документации (и ее состав), тем больше позиций. Их количество указывает на то, насколько профессионально и тщательно проводился отбор.
Акт оформляется по основным правилам работы архивов. Если указывают дела нескольких подразделений, то название каждого из них необходимо разместить перед группой документов данного подразделения.
Бланк согласовывают с экспертной комиссией, а затем его утверждает руководитель организации. Если предприятие входит в комплектование муниципального, государственного или ведомственного архива, то акт согласовывается с ними.
Опись дел по личному составу предприятия должна быть утверждена в конце бланка за все указываемые годы. К документу на уничтожение прикладывают акт о проведенном уничтожении документации. Здесь указывают ее количество и вес. Без подтвержденного факта уничтожения акт считается не действительным.
Скачать образец акта об уничтожении документов (Размер: 52,5 KiB | Скачиваний: 22 569)
Скачать бланк акта о выделении на уничтожение документов (Размер: 32,5 KiB | Скачиваний: 11 545)
Отличная статья 0
mirblankov.ru