Образец должностная инструкция правила оформления – порядок оформления, требования и условия, образец
Оформление должностной инструкции | Статьи
Должностная инструкция — нормативно-правовой акт, действие которого ограничивается одним предприятием. Юридическая значимость этого документа определяется, в том числе и соответствием требованиям к оформлению должностных инструкций. Как правильно оформить должностную инструкцию рассказано в статье.
Из статьи вы узнаете:
- каковы особенности должностной инструкции как вида организационно-распорядительной документации;
- чем определяется юридическая значимость должностной инструкции;
- каковы требования к оформлению должностной инструкции;
- какими документами нужно руководствоваться при оформлении должностных инструкций.
Должностная инструкция — внутренний организационный документ, имеющий статус юридически значимого. Поэтому важно не только правильно составить ее текст, но и грамотно оформить, не забыв указать все реквизиты, являющиеся обязательными для это вида локальных нормативных актов.
Особенности должностной инструкции как организационно-распорядительного документа
Системой делопроизводства должностная инструкция определяется как организационно-нормативный документ, которым устанавливается функционал, права и обязанности лица, занимающего данную конкретную должность. И, хотя этот документ по закону не относится к числу обязательных, его разработка позволяет:
Читайте по теме в электронном журнале
- разграничить функции и полномочия сотрудников одного подразделения, коллективно выполняющих какой-то общий объем работы;
- оптимальным образом распределить обязанности и нагрузку между сотрудниками в соответствии с их правами и обязанностями;
- рационально распределить между ними требующие разной степени подготовленности и квалификации виды выполняемой работы;
- установить и использовать четкие критерии оценки эффективности трудовой деятельности каждого сотрудника;
- своевременно и эффективно контролировать качество выполняемой сотрудником работы;
- определить порядок взаимодействия как между сотрудниками одного подразделения, так и между подразделениями-смежниками;
- установить и довести до понимания работником его ответственности за надлежащее исполнение оговариваемых инструкцией обязанностей.
Чем определяется юридическая сила должностной инструкции
Поскольку по своей сути должностная инструкция является локальным нормативным актом, то есть документом, имеющим юридическую силу в рамках организации-разработчика. Статья 8 ТК РФ содержит определение локальных нормативных актов и их юридического статуса. Основным требованием, предъявляемым к этому виду подзаконных актов является условие соответствия излагаемых в них норм положениям действующего трудового законодательства. То есть, они не должны отменять установленные законом гарантии или ухудшать положение работников. В некоторых случаях закон обязывает согласовывать локальные нормативные акты с профсоюзным комитетом или представительным органом работников. Но к должностным инструкциям данное требование не относится.
Должностная инструкция секретаря: оформляем правильно
Данная инструкция, как и всякий нормативный акт, должна быть изложена четким, понятным языком, быть убедительной и максимально информативной. При этом определенные требования предъявляются не только к содержанию должностной инструкции, но и оформлению. Пунктом 25 статьи 2.1. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» юридическая сила документа определяется совокупностью таких отличительных признаков, как соответствие действующему законодательству, компетенции принявшего его органа и установленному порядку оформления. Из чего следует, что соблюдение правил оформления должностных инструкций – одно из основных условий юридической и смысловой значимости этого документа, подлинности информации, которая в нем изложена, и обязательности применения тех положений, которые в нем содержатся.
Требования к оформлению должностной инструкции
Основным регламентом, устанавливающим требования к оформлению текстовых документов, является ГОСТ Р 6.30-2003 (далее — ГОСТ). И, хотя эти требования носят только рекомендательный характер, их следует изучить и применять в максимально полном объеме.
Так, ГОСТом устанавливается перечень реквизитов, которые должна содержать должностная инструкция. Это наименование предприятия и самого документа, его дата и номер, место издания документа, заголовок к тексту инструкции (наименование должности, для которой она разработана), грифы согласования и утверждения, подписи разработчиков инструкции и отметка о том, что работник с документом ознакомился, содержащая поля для его подписи и даты ознакомления.
Внимание: Класс должностной инструкции как вида документа по ОКУД — 0200000 – «Организационно-распорядительная документация», код, который необходимо указать в реквизитах, 0253051.
В соответствии с ГОСТом определяется и расположение этих реквизитов на стандартном листе. Так, например, гриф утверждения и первые пять из перечисленных реквизитов должны быть расположены до основного текста инструкции, а гриф согласования и подписи — после него.
Профессиональные стандарты в Российской Федерации
Текст должностной инструкции должен быть разбит на несколько разделов, внутри которых, при необходимости, могут содержаться подразделы. В документе должны с максимальной степенью подробности рассматриваться такие вопросы, как:
- основные трудовые функции и виды работ;
- полномочия и их краткое описание;
- ответственность и меры наказания, применяемые в случае несоблюдения работником требований должностной инструкции.
Нумерация разделов и подразделов выполняется римскими цифрами, точки в конце их наименований не проставляются.
Отметка о наличии приложений делается в зависимости от того, упоминается или нет данное приложение в тексте инструкции. Сами документы-приложения также должны быть оформлены в соответствии с ГОСТом и иметь все необходимые реквизиты, предусматриваемые для этого вида документов.
Поскольку должностная инструкция является внутренним документом, действие которого ограничивается одной организацией, в соответствии с ГОСТом допускается размещать реквизит «Согласовано» в нижней части оборотной стороны последнего листа оригинала. Проставление визы согласования на каждом листе также допускается.
После того, как должностная инструкция будет утверждена директором организации или руководителем подразделения (при разветвленной структуре), к ней прикладывают лист ознакомления с подписями работников, нумеруют листы, сшивают. Концы нити, которой сшивается документ пломбируют, наклеив поверх них небольшой кусок бумаги. На последнем листе делается отметка о том сколько прошнуровано и пронумеровано листов, ставится подпись исполнителя и печать организации.
Делопроизводство в компании: как взять под свой контроль. 7 главных шагов
Основные регламентирующие документы, которыми следует руководствоваться при оформлении должностной инструкции
- «Общероссийский классификатор управленческой документации» ОК 011-93, утвержденный Постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 года №299;
- Постановление Госстандарта РФ от 3 марта 2003 года №65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации»;
- ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
- Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена Приказом Минкультуры РФ от 8 ноября 2005 года №536 «О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»).
www.sekretariat.ru
Оформление должностных инструкций
В целях соответствия содержания и внешнего вида должностных инструкций требованиям, принятым Государственным стандартом <1> и разработанным в развитие этого Стандарта Методическим рекомендациям ВНИИДАД ФАС РФ “ОРД. Требования к оформлению документов” при разработке шаблона должностных инструкций предлагаем воспользоваться нижеследующей структурой.
——————————–
<1> ГОСТ Р 6.30-2003 “УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов”.
Состав реквизитов должностной инструкции в соответствии с предписаниями разд. 2 ГОСТа включает:
– наименование организации – автора (разработчика) документа;
– наименование вида документа;
– дата документа;
– регистрационный номер документа;
– место составления или издания документа;
– гриф утверждения документа;
– заголовок к тексту;
– текст документа;
– отметка о наличии приложения;
– подпись;
– гриф согласования документа;
– визы согласования документа;
– отметка о заверении копии документа;
– отметка об исполнителе;
– идентификатор электронной копии документа.
Наименование организации – автора (разработчика) документа должно указываться полностью, в точном соответствии с наименованием, закрепленным в ее учредительных документах. Уточним, что наименования организаций, относящихся к ведению субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) собственный государственный язык, должны указываться на обоих языках.
Непосредственно над полным наименованием организации – автора (разработчика) указывается сокращенное либо, в отсутствие такового, полное наименование вышестоящей организации (органа управления (власти)) (при их наличии). Сокращенное наименование организации – автора (разработчика) указывается в тех случаях, когда оно закреплено в ее учредительных документах.
Наименование обособленного структурного подразделения организации – филиала, территориального отделения, представительства и пр. – указывается, если именно оно является автором (разработчиком) документа.
Наименование вида документа располагается ниже последней строки реквизита “Наименование организации” на одну-две строки. Для отображения наименования вида документа может быть использован шрифт в полужирном и (или) прописном начертании: ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ (ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ).
Дата документа – это реквизит, в котором зафиксировано время утверждения, подписания и т.п. документа. В рассматриваемом нами случае это дата утверждения должностной инструкции (об утверждении документа и соответствующем реквизите см. ниже). Дата документа указывается непосредственно после его утверждения должностным лицом с соответствующими полномочиями. Дата документа располагается на одну – две строки ниже реквизита “Наименование вида документа” с учетом вида бланка, на котором производится оформление должностной инструкции.
Регистрационный номер документа – это номер, присвоенный ему в соответствии с правилами регистрации документов в организации. Уточним, что регистрационный номер должностной инструкции, помимо порядкового номера, присвоенного документу в составе функциональной подгруппы (подгруппы инструкций в составе группы организационно-нормативной документации), может включать и иные условные цифровые обозначения, как-то: индекс дела (в составе которого предполагается хранить контрольный экземпляр должностной инструкции) по номенклатуре дел организации, условное буквенное обозначение наименования вида документа, информация об исполнителе документа и др. Регистрационный номер документа дополняется условным обозначением номера “N” и указывается на одной строке с реквизитом “Дата документа” (правее последнего) непосредственно после утверждения проекта должностной инструкции – с поступлением на регистрацию с учетом вида бланка, на котором производится оформление должностной инструкции.
Место составления документа указывается в том случае, если это не представляется возможным определить по реквизиту “Наименование организации” – например, если в наименовании организации не упоминается соответствующая информация. Напротив, из наименования “Негосударственное образовательное учреждение “Тверской центр детского творчества” следует, что местом составления должностной инструкции является г. Тверь и, следовательно, в этом случае нет необходимости применять данный реквизит при оформлении документа.
Место составления или издания должностной инструкции указывается в соответствии с принятой системой административно-территориального деления, при этом для юридических лиц местом составления документа, как правило, является место его нахождения, определяемое по месту государственной регистрации (по так называемому юридическому адресу) организации. Наименования населенных пунктов, указываемые в качестве места составления должностной инструкции, в необходимых случаях могут быть дополнены общепринятыми сокращениями.
Гриф утверждения документа – это реквизит, придающий нормативный или правовой характер его содержанию. В общем случае гриф утверждения должностной инструкции включает: слово УТВЕРЖДАЮ (в прописном начертании, без кавычек), наименование должности лица, уполномоченного утвердить должностную инструкцию, подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилия, а также дата утверждения, оформленная в соответствии с вышеизложенными правилами, но чаще словесно-цифровым способом). В отношении должностных инструкций применение подобного подхода оправданно, если необходимо одновременно ввести в действие более чем одну должностную инструкцию. Кроме того, приказами вышестоящих организаций (органов управления (власти)), могут утверждаться должностные инструкции первых лиц (руководителей) организаций, занимающих по отношению к указанным организациям (органам) подчиненное положение.
Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу лицевой стороны первого (титульного) листа должностной инструкции.
Заголовок к тексту должен кратко и точно отражать содержание и функциональное назначение документа. Заголовок к тексту должностной инструкции должен быть согласован с наименованием документа и обычно формулируется в родительном падеже (например, “должностная инструкция бухгалтера”).
Заголовок к тексту располагается на одну или две строки ниже реквизита “Место составления документа”. При расположении реквизита принимается во внимание вид бланка, на котором выполнено оформление документа.
Текст должностной инструкции содержит основное смысловое содержание документа. В соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации текст должностной инструкции может составляться на государственном языке Российской Федерации либо на государственных языках субъектов Российской Федерации.
Как отмечалось ранее, для должностной инструкции наиболее типично изложение ее основного смыслового содержания в виде связного текста, представляющего собой грамматически и логически согласованную информацию о полномочиях, взаимоотношениях и ответственности соответствующего должностного лица (категории работников). При включении таблиц в текст должностной инструкции следует:
– снабдить графы и строки таблицы заголовками, выраженными именами существительными в именительном падеже;
– согласовать имеющиеся в таблице подзаголовки граф и строк с заголовками.
Основные элементы структуры текста должностной инструкции – разделы – должны иметь названия и нумерацию, выполненную римскими цифрами. Для отображения названий разделов может быть использован шрифт в прописном начертании: ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ. Точки в конце заголовков не проставляются.
Пункты и подпункты названий не имеют и нумеруются в составе соответствующих разделов арабскими цифрами.
Если должностная инструкция разработана на основании (во исполнение) документов (например, организационно-распорядительных) других организаций (органов управления (власти)) либо ранее изданных документов (к примеру, типовой должностной инструкции), то об этом следует сделать соответствующее упоминание в тексте.
Текст должностной инструкции располагается на одну или две строки ниже последней строки реквизита “Заголовок к тексту” с выравниванием по ширине. При расположении текста должностной инструкции на двух и более страницах последние, за исключением титульной (первой), снабжаются нумерацией. Нумерация страниц документа производится в возрастающем порядке арабскими цифрами. Номера страниц указываются посередине верхнего поля. Точки после цифр, обозначающих номера страниц, не ставятся.
Отметка о наличии приложения применяется при оформлении должностной инструкции в следующих двух случаях:
1. Должностная инструкция, выполняющая функцию основного документа, имеет приложение (приложения). Если приложение (приложения) к документу упоминаются по тексту должностной инструкции, то отметка о наличии приложения оформляется одной-двумя строками ниже последней строки реквизита “Текст”, например, следующим образом: “Приложение: на 3 л. в 1 экз.”.
Если же должностная инструкция имеет приложение, не упоминаемое по тексту, то отметка о его наличии оформляется следующим образом: “Приложение: график обхода и осмотра охраняемого объекта на 1 л. в 1 экз.”.
Отметка о наличии приложения, в свою очередь, имеющего приложение, оформляется следующим образом: “Приложение: график обхода и осмотра охраняемого объекта и приложение к нему, всего на 2 л.”.
Отметим также, что приложения в составе документа должны быть подписаны исполнителями (разработчиками) приложений или их непосредственными начальниками (руководителями структурных подразделений, в которых разрабатывались те или иные приложения). Подпись (подписи) под приложением оформляется в соответствии с правилами, предусмотренными для оформления реквизита “Подпись” (см. ниже).
2. Должностная инструкция является приложением к другому документу, например организационно-распорядительному (приказу), в соответствии с которым она утверждена и (или) введена в действие. В этом случае соответствующая отметка располагается в правом верхнем углу титульного листа должностной инструкции.
Отметка включает слово “Приложение”, отделенное от него пробелом знак “N”, дополненный через пробел арабской цифрой, указывающей на порядковый номер приложения, наименование вида документа, к которому прилагается должностная инструкция, его дата и регистрационный номер.
Для отображения отметки, как это предусмотрено ГОСТом, может быть использован шрифт в прописном начертании: ПРИЛОЖЕНИЕ. Допускается центрировать это слово, а также наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки реквизита в пределах зоны его расположения.
Подпись – реквизит документа, представляющий собой оформленную надлежащим образом собственноручную роспись уполномоченного должностного лица. Элементами данного реквизита, помимо собственноручной росписи (личной подписи), являются: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное на документе, оформленном на соответствующем бланке), а также расшифровка подписи, включающая инициалы и фамилию лица, подписавшего документ.
Подпись располагается на одну или две строки ниже последней строки реквизита “Отметка о наличии приложения”.
Гриф согласования документа – реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором документа, с содержанием последнего. Данный реквизит применяется только в тех случаях, когда проект должностной инструкции по тем или иным обстоятельствам подлежит внешнему согласованию с заинтересованными сторонами, в том числе в целях оценки обоснованности содержания проекта, соответствия его законодательству, нормативно-правовым актам и управленческим решениям, принятым ранее соответствующими организациями (органами управления (власти)).
Гриф согласования документа включает слово СОГЛАСОВАНО (без кавычек, прописными буквами), наименование должности лица, с которым производится согласование, включая наименование организации, интересы которой данное лицо уполномочено представлять, его подпись, а также дату согласования. При наличии у заинтересованных сторон возражений по содержанию проекта должностной инструкции гриф согласования документа не подписывается до урегулирования этого вопроса между организацией – автором (разработчиком) и организацией, с которой производится согласование.
Гриф согласования документа располагается одной-двумя строками ниже последней строки реквизита “Подпись”. В отдельных случаях (например, при необходимости одновременного согласования значительного количества однотипных документов, объединенных в один документационный пакет) допускается оформление реквизита на отдельном листе – так называемом листе согласования.
В подобном случае на проекте документа непосредственно перед реквизитом “Подпись” (на свободном месте) указывается: “Лист согласования прилагается”. Заполненный лист согласования подписывается и датируется уполномоченным должностным лицом организации – автора (разработчика) документа, после чего прилагается к проекту документа и вместе с последним представляется на подпись.
Визы (виза) согласования документа – реквизит, выражающий согласие или несогласие должностного лица организации – автора (разработчика) документа с содержанием последнего. Данный реквизит применяется только в тех случаях, когда проект должностной инструкции по тем или иным обстоятельствам подлежит внутреннему согласованию с заинтересованными должностными лицами (структурными подразделениями) предприятия, в том числе в целях оценки обоснованности содержания проекта, соответствия его локальным актам и управленческим решениям, принятым ранее организацией.
Виза согласования документа включает наименование должности лица, с которым производится согласование, включая наименование структурного подразделения, его подпись, а также дату согласования. При наличии у заинтересованных сторон возражений (замечаний, предложений и т.п.) по содержанию проекта должностной инструкции (в целом или его отдельным положениям) об этом делается соответствующая отметка.
Виза согласования документа располагается на одну или две строки ниже последней строки реквизита “Гриф согласование”, а в его отсутствие – ниже последней строки реквизита “Подпись”.
В крупных организациях с развернутыми организационными структурами проекты документов организации, как правило, направляются на внутреннее согласование должностным лицам финансовой, экономической и иных служб, юристу организации, а также заместителю руководителя организации, в ведении которого находится вопрос (направление) деятельности, затрагиваемое в содержании проекта документа. Замечания (предложения) к проекту документа могут быть представлены заинтересованными сторонами на отдельных листах, прилагаемых к проекту документа и предварительно подписанных и датированных соответствующими должностными лицами организации.
В связи с тем что должностная инструкция представляет собой внутренний организационно-нормативный документ организации, подлинник (первый экземпляр) которой применяется исключительно в организации, в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 допускается оформление виз согласования в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Кроме того, по усмотрению организации допускается полистное визирование документа.
Отметка о заверении копии документа оформляется только на копиях должностных инструкций. Реквизит включает заверительную надпись “Верно”, наименование должности лица, заверившего копию, его подпись, а также дату заверения. Применение оттиска печати для заверения копий документов допускается по усмотрению организации. Отметка об исполнителе включает инициалы и фамилию исполнителя документа, а также номер телефона, по которому с ним при необходимости можно связаться. Отметка об исполнителе располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
Идентификатор электронной копии документа включает наименование файла на машинном носителе, а также дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. Идентификатор электронной копии документа располагается в левом нижнем углу каждой страницы документа, например:
Sekretar:\\E:\Общие документы\Должностные инструкции\\Менеджер отдела продаж.rtf.
studfiles.net
Общие правила составления должностных инструкций
Основная цель – регламентация трудовой деятельности. Должностная инструкция составление и оформление помогает определить требования, предоставляемые к работнику и его права. Составление должностных инструкций работников помогают для организации точно определить необходимое количество работников, их стаж и уровень квалификации.
Из статьи вы узнаете:
Нормативные акты и общие правила при составлении должностной инструкции
В процессе разработки инструкции для сотрудников, нужно провести полный всесторонний анализ для всех видов деятельности, выполняемые сотрудником в процессе работы. Благодаря чему можно составить полный комплекс необходимых правил.
При формировании документа нужно опираться на следующие документации:
Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов;
Единый тарифно-классификационный справочник работ и профессий рабочих;
Классификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (далее – Справочник).
Общероссийский классификатор занятий
Общероссийская классификация профессий для сотрудников, должностных служащих, тарифных разрядов.
ОКПДТР – одна из частей ЕСКК. Данная специфика составлена в рамке Государственной программе, в связи с переходом России на общепринятую, в международной сфере практику в области системы учета и статистики, с учетом развития рыночной экономики.
ОКПДТР содержит список профессий сотрудников. Необходимый код обязательно должен быть вписан в форму Т-2, в 
личную карту работника. Форма носит унифицированный характер, содержит в себе первичный учет документации по учету труда и оплаты.
Благодаря ОКПДТР решаются задачи, связанные с определением уровня классификации рабочего; определением степени механизации и условия труда; разрешением вопросов по уровню обеспечения занятости; установлением заработной платы для сотрудников и служащих; принятием решения о необходимости второстепенной потребности в кадрах, с учетом автоматизированной обработки данных.
ОКПДТР содержит в себе список должностей и обязанностей служащих, они составлены на основе документов: Указ Президента РФ «О государственных должностях РФ» и «О реестре государственных должностей федеральных государственных служащих».
Список должностей и обязанностей, указанных в ОКПДТР, строго запрещается использовать. За основу лучше брать ФЗ «О государственной и гражданской службе РФ», Указ президента РФ «О реестре должностей федеральной государственной гражданской службе».
ОКПДТР включает в себя 2 основных раздела: профессии для рабочих и должности для служащих.
Читайте по теме в электронном журнале
Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих
ЕТКС включает в себя список определенных должностей и профессий сотрудников организации. Для того, чтобы правильно составить должностную инструкцию рабочего, нужно знать квалификационные характеристики, они прописаны и включены в ЕТКС. ЕТКС содержит в себе обобщенные характеристики для каждой отрасли народного хозяйства. Они содержат в себе 2 пункта:
Характеристика работ. Пункт содержит в себе список работ, которые должны выполняться рабочими в зависимости от полученного разряда. Стоит отметить, что квалификационные характеристики могут применяться по шестиразрядной сетке. Они отличаются между собой по уровню сложности.
Что должен знать рабочий. Наименование знаний и навыков, которые необходимы сотруднику для выполнения работ.
Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих
Квалификационный справочник является нормативным документом. В Справочнике указаны общепринятые характеристики должностных лиц, которые работают в организации, организационно-правовая форма собственности не учитывается. Ключевая роль его состоит в том, что разделение труда происходит рационально, при этом функции ответственности и полномочия строго разграничиваются. В условиях современного развития рынка и рыночных отношений происходит четкая регламентация обязанностей сотрудников. Необходимо соблюдать все правила составления должностной инструкции.
Справка
Общероссийский классификатор занятий
ОКЗ – документ, который носит системный характер, включает в себя список видов деятельности, благодаря чему, можно достичь целостности наименования и возможности сравнения статистических данных, и в рамках документа можно осуществить учет и анализ, с целью осуществления рациональной политики занятости. ОКЗ применяют при составлении должностных инструкций.
Классификатор включает в себя 9 категорий должностей. Они включают в себя подгруппы. Благодаря применению ОКЗ по каждой должности можно проставить индивидуальный код.
Необходимость составления должностных инструкций
В ТК РФ не прописана необходимость составления должностных инструкций сотрудника, но в Трудовом договоре в ст. 57 права и обязанности сотрудника прописаны. Необходимо ли составление инструкций? Рассмотрим данный вопрос:
Права и обязанности сотрудника включают в себя квалификационную сторону требований. Когда происходит составление должностных инструкций работников, прописываются обязательства, по которым можно занимать определенную должность, работать по конкретной профессии, какие связи он может иметь в ходе работы и др.
Пункт 4 «Общего положения» Справочника содержит в себе информацию: «Квалификационные характеристики на предприятиях, в учреждениях и организациях могут применяться в качестве нормативных документов прямого действия или служить основой для разработки внутренних организационно-распорядительных документов – должностных инструкции».
Учреждение, которое нанимает сотрудника на должность, может делать упор на квалификационные стандарты, прописанные в Справочнике, и на основе этого прописать должностные инструкции.
Составление должностных инструкций работников и применение должностных обязанностей в организации для сотрудников пользуются популярностью и зарекомендовали себя для применения в организации.
Читайте также:
Общие правила составления должностных инструкций на предприятии
Список работников на предприятии в Справочнике разделяется на 3 классификации (руководители, специалисты, технические исполнители). Распределение сотрудников по категориям зависит от вида деятельности и особенностей труда. Каждая должность имеет свою характеристику, которая включает в себя разделы (обязанности, должен знать, требования к квалификации).
|
Руководители |
Специалисты |
Технические исполнители |
|
|
Должностные обязанности |
Описание трудовых дел работника, который занимает ту или иную должность, для обеспечения оптимальной типизации сотрудников. |
||
|
Должен знать |
Содержаться основные требования, знания и навыки, которые должны быть у работника. |
||
|
Требования к квалификации |
Установления уровня специальной подготовки сотрудника, благодаря которой, возможно качественное выполнение обязанностей. Определение стажа работы. |
||
В законе РФ «Об образовании» прописывается уровень профессиональной подготовки. Трудовые обязанности можно распределить по исполнителям. Если трудовая деятельность приближена к другой сфере деятельности, то работнику можно поручить обязанности другой должности. Если в Справочнике не указаны квалификационные характеристики старших и ведущих специалистов, зам.руководителей структур, то для определения требований к сотрудникам разрешается воспользоваться данными по базовым должностям.
Распределить обязанности заместителей может осуществлять только на основе документов организации, например, приказ. Слово «старший» при добавлении к должности может осуществляться только при наличии у него подчиненных. Если должность имеет функции руководителя и ответственного исполнителя в процессе трудовой деятельности, то к должности прибавляется – «ведущий».
Вопросы по решению оплаты труда решает руководитель предприятия, отталкиваясь от обязанностей. Учитывается отношение к работе, эффективность трудовой деятельность, уровень профессионализма и опыт работы. В обязанности руководителя входят основные функции по обеспечению рабочих мест, безопасных условий труда. Руководитель должен соблюдать и контролировать законодательную сторону и нормативно-правовые акты по охране труда работников.
Справка
При назначении на должность руководителя необходимо проконтролировать работника по требованиям. Работник должен знать:
- Стандарты безопасности труда;
- Законодательство в области экологии;
- Нормы, правила и инструкции по охране труда;
- Средства защиты от производственных факторов;
- Нормы разрешения на назначение должностных лиц без определенных качеств и опыта труда, но с преимуществом практического опыта работы в сфере деятельности.
Аттестационная комиссия предприятия занимается определением уровня обязанностей, которые выполняется работником и его квалификация, и выполняются ли необходимые требования для определенной должности и трудовой деятельности.
С наличием руководящего документа можно оценить должностные обязанности сотрудника. Если необходимые требования не выполняются, то за этим следует дисциплинарное наказание.
Кто отвечает за наличие должностных инструкций, где хранятся и как часто подвергаются модернизации?
Обязательство за наличие несет руководство предприятия. Разработкой инструкции занимаются отделы труда и зарплаты и руководители отделов. Первичные экземпляры должностных инструкций и образец составления должностной инструкции могут храниться в отделениях, где они разрабатывались, но наиболее целесообразно хранить их в кадровой службе, т.к. при приеме на работу сотрудник должен расписаться на нем, что означает, что он ознакомлен с требованиями.
При изменении внутренней информации в инструкции, документ должен изменить свои данные и подвергнуться процессу переработки.
Читайте также:
www.sekretariat.ru
Пример оформления должностной инструкции
Поиск ЛекцийСтефаненковой Елены
0 1 2 3 4 5 6 7
Наименование организации УТВЕРЖДАЮ
Руководитель организации
Личная Расшифровка
Подпись подписи
00.00.0000
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
00.00.0 № 00
Место составления или издания
документа
наименование должности
работника
СТРУКТУРА ТЕКСТА
Общие положения
Функции
Должностные обязанности
Права
Ответственность
Взаимоотношения (связи по должности)
Наименование должности
руководителя структурного
подразделения личная подпись расшифровка подписи
Визы согласования с заинтересованными
должностными лицами
(при необходимости)
С инструкцией ознакомлены личные подписи расшифровка
Подписей
Даты
В дело № 00-00
Личная подпись Дата
Стефаненковой Елены
0 1 2 3 4 5 6 7
Пример оформления должностной инструкции
Закрытое акционерное общество УТВЕРЖДАЮ
«ТЕРМИКА» Генеральный директор
Подпись А.Г.Цицин
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
01.03.2001
01.03.2001 № 1
Москва
секретаря генерального директора
1. Общие положения
1.1. Секретарь генерального директора (далее секретарь) является сотрудником службы документационного обеспечения управления ЗАО «ТЕРМИКА», осуществляющим документационное и информационно-техническое обслуживание деятельности генерального директора, и непосредственно подчиняется генеральному директору.
1.2. Секретарь относится к категории специалистов организации, принимается и увольняется приказом генерального директора.
1.3. В своей деятельности секретарь руководствуется:
-действующим законодательством Российской Федерации в сфере информации и документации;
-уставом ЗАО «ТЕРМИКА»;
-правилами трудового распорядка;
-приказами (указаниями) генерального директора;
-инструкцией по делопроизводству и другими нормативно-методическими документами по организации делопроизводства;
-положением о службе документационного обеспечения управления;
-настоящей должностной инструкцией.
1.4. На должность секретаря назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.
1.5. Секретарь должен знать:
-постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности организации и ведения делопроизводства;
-структуру и руководящий состав организации и ее подразделений;
-делопроизводство;
-метод оформления и обработки документов;
-архивное дело;
-машинопись;
-правила пользования приемно-переговорными устройствами;
-стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
-основы этики и эстетики;
-правила делового общения;
-основы организации труда и управления;
-правила эксплуатации вычислительной техники;
-основы административного права и законодательства о труде;
-правила внутреннего трудового распорядка;
-правила и нормы охраны труда.
1.6. Секретарь должен уметь:
-составлять деловые письма, проекты распорядительных документов, вести протоколы;
-пользоваться средствами связи и организационной техникой;
-работать на компьютере в среде WINDOWS, с приложениями Microsoft Word, Excel и системой автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «ДЕЛО»
-пользоваться возможностями Интернета;
-принимать и передавать документы по факсимильной связи и электронной почте, выполнять копировальные работы;
-вести деловые переговоры.
1.7. Во время отсутствия секретаря генерального директора его замещает секретарь структурного подразделения или другое должностное лицо, назначенное генеральным директором.
2. Должностные обязанности
Секретарь обязан:
2.1. Осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности генерального директора.
2.2. Вести делопроизводство, используя систему автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «ДЕЛО», а также выполнять различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
2.3. Ежедневно в установленные сроки принимать поступающую на рассмотрение генерального директора корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
2.4. Осуществлять контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений генерального директора, взятых на контроль. Предоставлять генеральному директору отчеты об исполнительской дисциплине.
2.5. Принимать документы и личные заявления на подпись генеральному директору и проверять правильность их оформления.
2.6. По поручению генерального директора составлять письма, запросы и другие документы.
2.7. Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых генеральным директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний.
2.8. Подготавливать документы и материалы, необходимые для работы генерального директора.
3. Права
Секретарь имеет право:
3.1. Запрашивать в подразделении информацию об исполнении документов и поручениях генерального директора, а также документы и сведения, необходимые генеральному директору.
3.2. Возвращать исполнителям документы, оформленные с нарушением действующих норм и правил.
3.3. самостоятельно решать вопросы, связанные с незапланированными посещениями посетителей и телефонными звонками.
3.4. Использовать электронные правовые базы данных и информационные системы, пользоваться архивом организации и другими источниками информации
4. Ответственность
Секретарь несет ответственность за:
4.1. Нарушение действующего законодательства Российской Федерации, а также внутренних нормативных документов при подготовке документов.
4.2. Не сохранность конфиденциальной информации.
4.3. Утрату официальных документов.
4.4. Нарушение служебной субординации, некачественное и несвоевременное выполнение своих должностных обязанностей.
4.5. Нарушение инструкции по делопроизводству.
4.6. Нарушение трудового законодательства Российской Федерации, трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка.
4.7. Неправомерное использование предоставленных прав, а также использование их в личных целях.
5. Взаимосвязи
Секретарь в своей деятельности взаимодействует:
5.1. Со структурными подразделениями по вопросам получения необходимой информации и совместной подготовке документов.
5.2. С юридическим отделом по вопросам согласования проектов распорядительных документов и договоров.
5.3. Со сторонними организациями, органами власти и управления по вопросам получения и представления документов, организации встреч и контактов генерального директора.
Заведующий
службой документационного
обеспечения управления И.А. Кусюкбаева
С инструкцией ознакомлена А.Е. Хованская
02.03.2001
Начальник
юридического
отдела Н.А. Попова
27.02.2001
Начальник
службы кадров В. Д. Ступенченко
27.02.2001
Рекомендуемые страницы:
poisk-ru.ru
Правила составления и оформления должностных инструкций / Право
Санкина П.В.,
канд. ист, наук, доц. кафедры документоведения РГГУ
24 февраля 2004 г.
- Формуляр и структура текста должностной инструкции
- Содержание должностной инструкции. Раздел “Общие положения”
- Разделы “Функции”, “Должностные обязанности”, “Права”, “Ответственность” и “Взаимоотношения”
Правовое положение работника в организации регламентируется должностной инструкцией. Этот документ устанавливает функции, права, обязанности и ответственность работника организации.
Порядок разработки должностных инструкций сложился достаточно давно. Формуляр этого документа и структура текста унифицированы.
Формуляр и структура текста должностной инструкции
Для оформления должностной инструкции используют реквизиты, которые являются обязательными для бланка, предназначенного для оформления внутренних документов. Она должна содержать наименование организации, наименование документа, дату и место его подготовки. Справа над текстом располагают гриф утверждения.
| Закрытое акционерное общество “Дельта” ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ | УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор Кратов (подпись) В.В. Кратов 24.09.2003 |
Заголовок к тексту должен быть согласован в падеже-с наименованием документа (как и в других управленческих документах).
Должностная инструкция (кого?) менеджера по персоналу.
Должностная инструкция (кого?) секретаря-референта.
Так же формулируют заголовок и в том случае, если инструкция разрабатывается как типовая для работников разных подразделений, выполняющих одни и те же обязанности (например, для секретарей структурных подразделений, делопроизводителей и др.).
Руководитель структурного подразделения разрабатывает и подписывает должностные инструкции; утверждает эти документы руководитель организации. При необходимости они могут быть согласованы с юридической службой или другими структурными подразделениями.
Каждый работник должен быть ознакомлен с должностной инструкцией под расписку, которую располагают на последнем листе документа, ниже подписи руководителя и виз согласования. Расписка включает слова “С инструкцией ознакомлен (на)”, личную подпись работника, инициалы и фамилию, дату ознакомления.
| Руководитель подразделения | Личная подпись | Расшифровка подписи |
| С должностной инструкцией ознакомлен | Экземпляр получил. Личная подпись работника Дата | Расшифровка подписи |
Структура текста должностной инструкции включает следующие разделы:
1. Общая часть (общие положения)
2. Функции
3. Должностные обязанности
4. Права
5. Ответственность
6. Взаимоотношения (связи по должности)
Содержание разделов излагается отдельными пунктами, которые нумеруются арабскими цифрами в рамках каждого раздела.
Основные требования к тексту должностной инструкции – это полнота определения задач, четкая формулировка функций и обязанностей. Если в должностной инструкции обязанности сформулированы в общем виде, неконкретно и обтекаемо, то этот документ является чисто формальным и не выполняет своего назначения. Положения должностной инструкции должны конкретизировать обязанности и виды работ, выполняемых по той или иной должности, исключая их неоднозначное толкование. Глаголы следует употреблять в изъявительном наклонении: “Инспектор выполняет”, “Инспектор организует”, “Референт составляет ” и т. д.
Содержание должностной инструкции. Раздел “Общие положения”
Квалификационный справочник носит рекомендательный характер.
Общеотраслевые квалификационные требования Минтруда России разработаны вне связи со структурой конкретной организации, особенностями её деятельности и поэтому содержат только наиболее характерные обязанности и определяют минимальный уровень профессиональной подготовки по той или иной должности.
Содержание должностной инструкции во многом определено государственными нормативными документами. В их числе Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и; других служащих, утв. постановлением Минтруда России от 21.08.98 № 37 (далее – Квалификационный справочник), в котором содержится регламентированный перечень требований к квалификации специалистов различных категорий. Справочник является нормативным документом и рекомендован для применения на предприятиях, в учреждениях и организациях различных отраслей независимо от форм собственности и организационно-правовых форм.
Квалификационная характеристика каждой должности, включенной в справочник, содержит три раздела:
Должностные обязанности – перечисляются функции, которые полностью или частично выполняются работником, занимающим данную должность.
Должен знать – излагается обязательный состав специальных знаний, необходимых работнику для выполнения своих функций (законодательные акты, положения, инструкции, нормативные и методические документы), которые работник должен учитывать и уметь использовать при выполнении своих должностных обязанностей.
Требования к квалификации – в этом разделе перечисляются требования к уровню и профилю общей и специальной подготовки, а также требования к стажу.
Первые два раздела квалификационной характеристики могут быть полностью использованы при составлении должностной инструкции в конкретной организации, с учетом присущей ей специфики работы.
При составлении должностных инструкций можно взять за основу соответствующие типовые документы. Их разрабатывают для отдельных категорий служащих однотипных учреждений. Наличие типовых инструкций существенно облегчает составление индивидуальных, но не заменяет их. Так как должностная инструкция является документом, регламентирующим правовое положение работника в конкретной организации, то ее необходимо составлять для каждой должности, предусмотренной штатным расписанием.
Помимо названных документов, при разработке должностных инструкций следует опираться на положение о структурном подразделении. Положение и должностные инструкции – взаимосвязанные и взаимодополняемые документы, т. к. обязанности каждого работника вытекают из задач и функций структурного подразделения. Инструкции регламентируют задачи и функции работников, устанавливают их распределение между членами трудового коллектива, определяют содержание, характер и порядок деятельности каждого из них, исходя из общего объема работы, закрепленного в положении.
Должностная инструкция, как правило, состоит из 4-6 разделов.
Раздел I “Общие положения” содержит наименование должности в соответствии со штатным расписанием и основные сведения о ней: название структурного подразделения, подчиненность данного работника, порядок назначения и освобождения от должности, порядок замещения этой должности в период временного отсутствия работника, требования к профессиональной подготовке и квалификации.
Квалификационные требования делятся на два основных направления: уровень образования (общее, среднее, высшее, специальное) и практический опыт, т. е. стаж работы на аналогичной должности. Источником для их установления служат разделы “Должен знать” и “Должен уметь” Квалификационного справочника, однако каждая организация может конкретизировать требования к квалификации и образованию работника, исходя из своей политики работы с персоналом.
В этом же разделе отдельным пунктом перечисляют законодательные, нормативные и нормативно-методические документы, которыми должен руководствоваться работник в своей профессиональной деятельности. Помимо актов общего действия сюда включают перечень внутренних организационных и распорядительных документов, которые должны быть известны работнику, занимающему ту или иную должность (устав, приказы и распоряжения руководителя организации, положение о структурном подразделении, правила внутреннего трудового распорядка и др.).
Разделы “Функции”, “Должностные обязанности”, “Права”, “Ответственность” и “Взаимоотношения”
В разделе II “Функции” формулируется основная задача работника данной должности, предмет его ведения, участок работы. Далее перечисляются конкретные виды работ, из которых складывается выполнение основной задачи.
Например, основная задача работника канцелярии регистрация документов. В разных организациях она может предусматривать выполнение целого ряда разнородных и порой трудоемких работ. В одном случае регистрация документов ограничивается ведением одного или нескольких журналов. В других случаях к этому добавляются заполнение карточек, ведение компьютерного банка данных, передача информации, составление и ведение справочных картотек, обслуживание запросов специалистов аппарата управления и т. д.
В этом же разделе отмечаются особенности подготовки, обработки и передачи документов, методы и сроки выполнения тех или иных функций, порядок исполнения отдельных поручений.
Формулируя перечень обязанностей работника при составлении конкретной должностной инструкции, учитывают принятую в организации технологию работы с документами и особенности применяемых технических средств. Инструкция должна закрепить виды работ и порядок их выполнения, а это связано с принятой в организации технологией документирования.
Состав функций в конкретной должностной инструкции всегда индивидуален, даже если она составлена на основе типового документа
В разделе III “Должностные обязанности” устанавливается порядок исполнения функций, видов работ, отдельных поручений, а также этические нормы, которые работник обязан соблюдать в ходе трудовой деятельности.
Например, перечень должностных обязанностей работника отдела кадров может выглядеть следующим образом.
Инспектор отдела кадров обязан;
1. Сохранять конфиденциальность служебной информации, а также персональных данных о работниках организации (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни),
2. Выполнять указания и распоряжения руководителя кадровой службы, директора организации.
3. Обеспечивать сохранность служебных документов, бланков, печатей, штампов и соблюдать правила их использования.
4. Соблюдать правила эксплуатации организационной техники, не допускать к работе на технических средствах посторонних лиц.
5. Тщательно контролировать качество изготовления и оформления документов по личному составу работников организации, а также документов, представляемых на подпись директору
6. Соблюдать сроки исполнения документов, заданий и поручений руководства,
7. Придерживаться установленной в организации субординации, соблюдать правила делового общения и нормы служебного этикета.
Раздел IV “Права” закрепляет круг прав, необходимых работнику для реализации возложенных на него функций, а также порядок осуществления этих прав. Как правило, к ним относятся: доступ работника к определенной информации, принятие решений, получение данных, необходимых в работе, право визирования определенных видов документов, а также контроля (за оформлением документов, работой подчиненных, за соблюдением трудовой дисциплины и т. д.). Содержание раздела “Права” напрямую взаимосвязано с набором функций. Он устанавливает компетенцию конкретного работника и права, предоставляемые ему для выполнения возложенных на него обязанностей.
Четкая формулировка прав работника позволяет сформулировать его ответственность, которая выделяется в отдельный раздел.
Раздел V “Ответственность” раскрывает содержание и формы ответственности должностного лица за результаты и последствия своей деятельности, а также за факты непринятия своевременных мер или действий, относящихся к его обязанностям. В инструкции может быть установлена административная, дисциплинарная и материальная ответственность. Меры ответственности устанавливаются в соответствии с действующим законодательством и с учетом специфики работы организации. При подготовке этого раздела за основу следует брать разд. “Функции” и “Должностные обязанности”, в соответствии с которыми и детализируется ответственность должностного лица.
В разделе VI “Взаимоотношения (связи по должности)” регулируются производственные контакты между должностными лицами данного и иных структурных подразделений организации, устанавливается круг служебных связей. В этом же разделе могут перечисляться связи со сторонними организациями.
Для повышения качества должностной инструкции целесообразно установить в данном разделе порядок и периодичность предоставления (а также получения) данным работником отчетов, планов и других документов.
Несмотря на то, что должностная инструкция – документ унифицированный по правилам оформления и структуре текста (разделов), в дополнение к основным разделам в должностную инструкцию могут быть включены и иные разделы.
Например, в должностную инструкцию может быть включен раздел “Оценка работы”, где на основе разделов “Функции” и “Должностные обязанности” устанавливаются критерии оценки труда. К таким критериям можно отнести, например, соблюдение сроков подготовки документов и их соответствие установленным нормам, обеспечивающим юридическую силу документа.
К дополнительным разделам относится и разд. “Порядок пересмотра должностной инструкции”. В нем устанавливают или срок действия инструкции (например: “Инструкция подлежит пересмотру 1 раз в год”), или условия пересмотра должностной инструкции, в числе которых: изменение организационной структуры, пересмотр штатного расписания, появление новых видов работы, ведущих к перераспределению должностных обязанностей, внедрение новых технологий, меняющих характер работы и др. Данный раздел располагают в заключение должностной инструкции.
Более информативно выглядят инструкции, в которых устанавливаются виды ответственности за каждый вид выполняемой работы.
Для кадровых служб, например, характерны связи с территориальными отделениями Пенсионного фонда России, отделом соцобеспечения, военкоматом, Центром занятости и др.
Санкина П.В.,
канд. ист, наук, доц. кафедры документоведения РГГУ
Газета “Ведомости”
www.kadrotvet.ru
Лист ознакомления с должностной инструкцией: образец, порядок оформления
Ознакомление с должностной инструкцией является довольно важной задачей, относиться к которой, как к простой формальности не стоит, так как наличие подписи на листе ознакомления говорит о том, что соискатель на должность ознакомлен в полной мере со своими обязанностями и правами.
Содержание статьи
В чем необходимость использования
Согласно законодательству, работодатель обязан знакомить всю численность специалистов, как уже трудящихся, так и устраивающихся на работу с локальной нормативной документацией, в число которой входит и должностная инструкция.
Кроме требования законодательства относительно обязательного предоставления специалисту к изучению инструкции, работодатель может иметь и объективные для этого причины, к примеру, изменение отдельных пунктов в связи с установкой нового оборудования.
Изучение должностной инструкции работником дает право руководителю в дальнейшем привлекать его к дисциплинарному взысканию за несоблюдение требуемых норм.
При этом в законодательных актах нет четкой регламентации относительно образа изучения работником подобной документации. Согласно общепринятым нормам существует несколько вариантов данного процесса лист ознакомления, журнал или подпись на самом инструктаже.
Законодательная база
Относительно процесса ознакомления законодательство не содержит прямых требований, но в данном вопросе следует опираться на следующие законодательные акты:
- Ч. 2 ст. 22 ТК РФ указывает на прямую обязанность работодателя знакомить работника под роспись с локальной внутренней документацией, имеющей отношение к трудовому процессу, к таким нормативным актам имеет отношение и должностная инструкция;
- Ч. 3 ст. 68 ТК РФ перед подписанием трудового соглашения с новым работником его необходимо ознакомить с обязанностями, правами и ответственностью, а также рабочим графиком и прочими нюансами работы на предприятии.
Отсутствие конкретных сроков ознакомления сполна компенсировано указанием – до подписания трудового договора.
Правила составления
Для формирования листа не существует унифицированной формы, так что разрабатывать его доступно в соответствии с требованиями организации и учетом особенности ее работы.
Составление ознакомительной бумаги должно быть примерно следующим:
- В шапке листа обозначается: название организации, название документа, основание – номер и дата приказа о назначении на должность.
- Далее для удобства пользования составляется таблица, в которую вносится: порядковый номер сотрудника, его ФИО, должность, подразделение, в котором он трудится, дата ознакомления с должностной инструкцией, подпись.
При необходимости доступно добавить столбец с примечаниями.
Формируется документ:
- на стандартном листе А4 или на фирменном бланке предприятия с логотипом;
- составить доступно на компьютере или от руки;
- его можно отметить штампом, но это не обязательно особенно после 2016 года, когда были внесены изменения, опускающие применение штампа;
- после формирования документ следует завизировать в журнале учета внутренних документов.
Главное требование – наличие подлинных автографов каждого члена коллектива.
Составлять лист ознакомления и получать подписи от подопечных обязан назначенный соответствующим указом работодателя сотрудник, обычно это секретарь, специалист отдела кадров или юрист.
Как происходит знакомство персонала с инструктажем
Если это происходит перед подписанием договора, работодатель или уполномоченное лицо обязан провести инструктаж претендента на должность, ознакомить его с локальными актами и получить подпись об ознакомлении.
Когда появляется необходимость изменения пунктов должностной инструкции в течение сотрудничества, следует издать новую редакцию, и после ее утверждения ознакомить сотрудников в списочном порядке под роспись.
Образец журнала и листа
Бумага ознакомления имеет вид таблицы, составленной в произвольной форме и располагающей количеством граф согласно количеству штатных единиц на производстве.
| Порядковый номер | ФИО работника | Должность | Реквизиты приказа о назначении на должность | Дата ознакомления с инструкцией и подпись |
| 1 | Агеева Евгения Валерьевна | Юрист-консультант | 01.06.2017 года №144-ЛС | 01.06.2017 Агеева |
| 2 | Кудрявцева Екатерина Георгиевна | Главный бухгалтер | 04.12.2014 года №120-ЛС | 04.12.2014 Кудрявцева |
| 3 | Макаров Ефим Петрович | Секретарь-референт | 25.11.2010 года №98-ЛС | 25.11.2010 Макаров |
Листы для большего удобства доступно подшивать или же завести журнал ознакомления, который формируется таким же образом, как и лист, а в его шапке необходимо указать даты начала и окончания его применения.
Требования к заполнению
Существует два способа заполнения подобного документа:
- В первом случае документ является приложением к трудовому договору и подписывается индивидуально принимаемым на должность работником: в данном случае указывается номер приказа о принятии на работу и дата его составления, подписывается сотрудник только за ознакомление с теми локальными актами, которые касаются его трудовой деятельности, обычно это происходит в день подписания договора, указываются даты ознакомления.
- Формирование самостоятельного ознакомительного бланка, подписи в котором ставятся всеми работниками предприятия, и он содержит реквизиты всех существующих в компании должностных инструкций: в данном случае в бумаге необходимо перечнем указать все должности и структурные подразделения, а также ФИО работников, специалисты в порядке очереди ставят в нем свои подписи.
Выписка из должностной инструкции
Под выпиской подразумевается вынесение основной части документа на отдельный лист, в котором указана главная информация относительно трудовых функций работника.
Запросить такую выписку могут соответствующие инстанции при рассмотрении трудовых споров между сторонами сотрудничества.
При ее составлении используют такое же структурирование, как и при формировании основного документа.
Чтобы выписка была грамотно составлена, необходимо учитывать основные правила ведения кадрового делопроизводства:
- Указать в шапке документа регистрационный номер приказа, а также сведения о том, что это выписка, а не сам оригинал.
- Если должностная инструкция обновлялась необходимо указать дату ее нового утверждения.
- Полную информацию относительно запрашиваемой должности – обязанности, ответственность, права, дополнительная информация, к примеру, об оплате труда и начисление поощрений.
- Придание документу юридической силы – дата составления, ФИО должностного лица, которое ее формировало и подпись, штамп предприятия.
Документы для скачивания (бесплатно)
Ответственное лицо в большинстве случаев — это кадровый работник, в обязанности которого входит хранение личной документации и информации персонала.
Зачем необходима подпись работника
Подпись работника является обязательным требованием законодательства.
Будущий специалист должен не просто изучить инструкцию, а и подписать ее или ознакомительный лист.
Такая мера необходима для подтверждения его согласия со всеми пунктами требований руководства, только после указания своего согласия сотрудник сможет приступить к работе.
Период и способ хранения
Лист ознакомления должен сохраняться на протяжении всего периода действия должностной инструкции.
В общих чертах законодательством не установлен такой период.
Хранить его может совместно с инструкцией в отдельной папке отдел кадров или же листы могут подшиваться на пример журнала и храниться в папке для листов ознакомления.
Заключение
Должностная инструкция является важным документом в регулировании правоотношений между нанимателем и сотрудником.
Однако нередко работник из собственных соображений отказывается знакомиться с данной бумагой, этот вариант обычно происходит, если документ обновляется.
В таком случае необходимо составить акт отказа, в котором указать, что новая редакция инструкции не изучена и лист ознакомления не подписан.
Уволить за такой отказ работника нельзя, суд сразу же его восстановит.
Как оформить ознакомление? Ответ — на видео.
znaybiz.ru
правила, порядок и пример заполнения
При принятии на работу того или иного сотрудника его рабочие обязанности определяются должностной инструкцией. В этом документе отражаются требования, предъявляемые к работнику. Задача настоящей инструкции — это облегчить адаптацию новых наемных специалистов.
Скачать для просмотра и печати:Бланк «Должностная инструкция бухгалтера»
Бланк «Должностная инструкция специалиста»
Бланк «Должностная инструкция директора»
Образец «Должностная инструкция бухгалтера»
Образец «Должностная инструкция специалиста»
Бланк «Должностная инструкция директора»
Для чего необходима
Должностная инструкция работника является организационно-правовым документом, который регламентирует:
- обязанности наемного сотрудника;
- права работника;
- ответственность специалиста.
В документе перечисляются требования, которые предъявляются к потенциальному специалисту. В нем также определяются главные моменты сотрудничества с другими наемными работниками.
Внимание! Правительством не предусмотрен унифицированный бланк.Из этого следует, что требования к работнику устанавливает непосредственно руководитель предприятия. При составлении инструкции можно использовать готовые шаблоны подобных документов.
Скачать для просмотра и печати:Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 18.06.2017)
Как составлять должностную инструкцию
При разработке инструкции необходимо использовать такие документы:
- Квалификационный должностной справочник.
- Положение о подразделениях предприятия.
- Штатное расписание.
- Другая организационная документация.
Должностная инструкция работника разрабатывается на каждую должность в предприятии.
Образец заполнения должностной инструкции
Внимание! Разрабатывает инструкции начальник структурного подразделения. Готовый документ передается на визирование работнику юридического подразделения.Утвердить инструкцию — это обязанность руководителя предприятия или его заместителя.
Составные части
Типичный образец должностной инструкции состоит из таких частей:
- Общих положений.
- Задач и функций.
- Прав.
- Обязанностей.
- Ответственности.
- Взаимоотношения.
- Обязательных реквизитов.
Основные формы должностных инструкций
Представляем вашему вниманию основные формы инструкций:
- руководителя предприятия по ссылке;
- бухгалтера организации по ссылке;
- специалиста по следующей ссылке.
Готовые образцы
На нашем сайте приводятся образцы заполненных образцов инструкций:
- Руководителя организации.
- Бухгалтера предприятия.
- Специалиста.
Посмотрите видео о составлении должностной инструкции
ipprof.ru