Номенклатура дел отдела кадров | Делопроизводство

В зависимости от специфики деятельности какой-либо организации будет различаться перечень дел, образующихся в ее деятельности. Но в отдельных направлениях можно привести общий пример. Так, в данной статье приводится номенклатура дел отдела кадров.

При этом в зависимости от решаемых задач подразделение по управлению персоналом в организации может называться кадровая служба, управление кадров или иметь иное наименование. Но суть от этого не меняется. Просто на сегодняшний день большинство пользователей Интернета при поиске информации по данному вопросу предпочитает набирать в Яндексе поисковую фразу «Номенклатура дел отдела кадров», поэтому статья так и озаглавлена.

Приведенный образец может быть взят за основу и в зависимости от конкретных условий быть скорректирован. Например, ведение личного дела работника нормативно не закреплено. Следовательно, если в деятельности вашей организации формирование личных дел не предусмотрено, то удалите ставшим лишним для вас дело из примера номенклатуры дел. А вот если справки с места работы выдаются очень активно, то целесообразно выделить их в самостоятельное дело и т.д. Основная идея образца, думаю, понятна.

Очень подробно вопросы по оформлению и утверждению номенклатуры дел, а также методике заполнения ее формы в предыдущих публикациях были уже рассмотрены в подробностях. Кому интересно – посмотрите. Раз вы читаете данную статью, то очень велика вероятность, что вам как раз будет интересно.

Образец номенклатуры дел отдела кадров

Для определения сроков хранения использован последний действующий типовой перечень документов 2010 года, просмотреть или скачать его можно по ссылке. Там же (по ссылке) имеются сведения о других повсеместно используемых перечнях документов. Если для организации, в которой вы работаете, составлен ведомственный или отраслевой перечень, то естественно необходимо оформлять ссылки на статьи и сроки хранения согласно такому перечню.

 

 
У вас есть возможность получить приведенный в статье образец номенклатуры дел отдела кадров в формате doc. Буду надеяться, что данная статья оказалась полезной в плане организации делопроизводства.

Евгения Полоса

*** Если вы привыкли делать покупки в Интернете (приобретаете одежду, телефоны, услуги, бронируете отели и др.), то вы можете вернуть часть своих денег, например, при помощи данного СЕРВИСА. У меня это работает.

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Еще интересное по теме:

К записи 105 комментариев

delo-ved.ru

Номенклатура дел в отделе кадров

Читайте в статье:

• Как правильно составить номенклатуру дел отдела кадров
• Какими нормативными правовыми актами необходимо руководствоваться в работе
• Что включает в себя понятие «уточнить номенклатуру дел»
•  Как внести изменения в действующую номенклатуру дел

Последний месяц года в службах делопроизводства организаций традиционно посвящен составлению номенклатуры дел на следующий год. Архивариусы хотят получить от каждого отдела номенклатуру дел структурного подразделения — либо новую (если до сих пор она ни разу не создавалась), либо уточненную и обновленную (если этот документ организации знаком).

КАК СОСТАВИТЬ НОМЕНКЛАТУРУ ДЕЛ?

Правила организации, хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, начали действовать 21.09.2015; далее — Правила 2015), которые носят нормативный, то есть обязательный, характер, не содержат алгоритма составления номенклатуры дел, зато этот процесс очень подробно описан в разделе 3.4 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002; далее — Основные правила).

Первый этап составления номенклатуры — это исследование документального фонда организации или, в нашем случае, структурного подразделения (отдела кадров). Обычно это не представляет больших сложностей — у кадровиков, как правило, все документы хранятся в порядке. К исследованию и описанию документов отдела прибегают при составлении номенклатуры впервые. В последующие годы нужно лишь уточнять и «ловить» изменения документального фонда.

Второй этап — заполнение формы номенклатуры дел (Приложение № 26 к Правилам 2015; пример 1).

К номенклатуре дел структурного подразделения по окончании календарного года составляется итоговая запись. Ее форма приведена в Приложении № 25 к Правилам 2015. На номенклатуре подразделения делается отметка о том, что итоговые сведения были переданы в службу документационного обеспечения управления (ДОУ) или архив организации.

Последнее поле (виза согласования с экспертной комиссией (ЭК) структурного подразделения) заполняется только в том случае, если комиссия действительно существует и работает в подразделении. Если таковой нет, то никакой визы оформлять не нужно.

Пример 1. Форма номенклатуры дел

Заполняем графы номенклатуры дел

Графа 1 «Индекс дела». Состоит, как правило, из двух частей:

• порядковый номер структурного подразделения, принятый в организации;
• порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

Однако если внутри одного дела присутствует дополнительное разделение, то индекс может состоять и из трех частей.

Например

, порядковый номер отдела кадров организации — 24. Дело «Документы по трудовым спорам» в перечне дел подразделения — 25-е и получило индекс 24–25. Было принято решение дополнительно внутри этого дела отдельно друг от друга держать документы по каждому трудовому спору. В итоге получилось следующее: 24–25.01 «Документы по делу № В36–448093/2014 (Касимова Р. А.)».

Графа 2 «Заголовок дела». Это формулировка, в полной мере отражающая состав документов дела.

Например, Штатное расписание, Приказы по личному составу, Переписка с ООО «Кадровое агентство “Сенатор”», Документы (справки, предложения, обоснования, рекомендации) о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда. Не допускается вносить в номенклатуру дел заголовки типа «Разное», «Важное», «Интересные документы» и т. п.

Графа 3 «Количество дел». Заполняется по завершении календарного года. В ней отражается фактическое количество заведенных в течение года дел (томов, частей).

Графа 4 «Срок хранения и № статьи по перечню». Пожалуй, ключевая графа номенклатуры, информирующая о том, сколько лет хранится каждое из дел. Cроки хранения документов установлены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (с изм. от 04.02.2015).

Кроме того, сроки хранения документов могут содержаться в отдельных нормативных правовых актах, поэтому крайне важно, чтобы над номенклатурой дел структурных подразделений работали их сотрудники, а архив занимался сведением и выверкой представленной коллегами информации.

Графа 5 «Примечание». Здесь указывается дополнительная информация относительно дел. Это может быть пометка о том, что дело электронное или что конкретно в этом отделе дело представляет собой копии документов. В этой же графе отмечается, где находятся оригинальные экземпляры документов.

Когда все графы номенклатуры будут заполнены и выверены, проект документа подписывается руководителем отдела и передается в службу ДОУ организации. Свои номенклатуры представляют все структурные подразделения, после чего составляется сводная номенклатура дел организации. После согласования и утверждения документа генеральным директором служба ДОУ готовит выписки из него для каждого подразделения и вручает их руководителям.

Все это должно быть сделано до 31 декабря, чтобы с первого дня нового рабочего года уже формировать дела по новой, актуализированной номенклатуре дел.

В примере 2 приведена номенклатура дел отдела кадров организации на 2015 г. (состав дел в каждой организации может отличаться).

Пример 2. Номенклатура дел отдела кадров

ПЕРЕСМОТР И УТОЧНЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ ОТДЕЛА КАДРОВ

Перечень дел подразделения, указанный в номенклатуре дел, был актуален год назад. За прошедшие месяцы он мог остаться прежним, а мог и измениться. Организация развивается, развиваются и ее бизнес-процессы, постепенно и неизбежно меняясь. Отдел кадров — не исключение.

Возможно, в течение года появление в подразделении новых дел не было заметным. А если присмотреться, окажется, что появился новый контрагент, с которым ведется активная переписка, муниципальное ведомство, «спускавшее» приказы, было переименовано, а кто-то из сотрудников придумал регистрационную форму, без которой теперь не может обойтись весь отдел. Помимо привычных бизнес-процессов, эти изменения находят отражение и в номенклатуре дел. Их нужно, во-первых, обнаружить, а во-вторых — учесть при составлении номенклатуры дел на следующий календарный год.

Ежегодное уточнение номенклатуры дел — это:

• обнаружение дел, заведенных в течение года, и внесение их в действующую номенклатуру дел;
• обнаружение дел, которые не будут вестись в следующем году.

В результате изучения документов отдела и уточнения номенклатуры выясняется, что, например, в течение 2015 г. в отеле кадров были заведены новые дела (пример 3):

Пример 3. Новые дела, которые должны быть включены в номенклатуру дел на следующий год

а из номенклатуры дел на 2016 г. исключаются следующие дела:

• 24-21 «Переписка с ООО “Адвокат” по оперативным вопросам правового обеспечения деятельности по управлению персоналом»;
• 24-25.01 «Документы по делу № В36-448093/2014 (Касимова Р. А.)»;
• 24-25.02 «Документы по делу № В36-468965/2014 (Демидов М. С.)».

Полученная информация будет учтена при составлении номенклатуры дел на следующий год, и на ее основании будут внесены актуальные изменения в действующую номенклатуру.

ВНОСИМ ИЗМЕНЕНИЯ В АКТУАЛЬНУЮ НОМЕНКЛАТУРУ ДЕЛ

При составлении номенклатуры дел на очередной год настоятельно рекомендуем оставлять в документе место для внесения новых дел, заведенных в течение года (см. пример 2). Пустые строки оставляют в количестве от трех до пяти в конце раздела и при необходимости заполняют от руки во всех экземплярах действующей номенклатуры (пример 4). Новые дела получают индексы в порядке валовой нумерации.

Пример 4. Внесение изменений в действующую номенклатуру дел (фрагмент)

Конечно, такие изменения нужно вносить в реальном времени: между заведением в подразделении дела и дополнением номенклатуры дел не должны проходить месяцы. Но, как показывает практика, об этом обычно забывают.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

Если изменения номенклатуры дел, произошедшие в течение года, касаются только прекращения, «закрытия» дел, никаких зачеркиваний и примечаний в документе производить не нужно.

Что такое переходящие дела?

Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются переходящими и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом (п. 3.4.9 Основных правил).

Например, если организация в 2015 г. ввязалась в судебную тяжбу с бывшим работником, которая явно продолжится и в 2016 г., то дело, в которое помещаются документы по этому вопросу, будет переходящим. И если в 2015 г. ему был присвоен индекс 24-25.03, то он таким и останется до тех пор, пока судом не будет вынесено окончательное решение.

Если в организации появился новый отдел

Если в течение года в штатной структуре организации произойдут изменения и появится новый отдел, состав его дел должен быть внесен в сводную номенклатуру. Для этого в конце документа специально оставляют лист с чистой таблицей, которую заполняют от руки. Новое подразделение получает очередной (крайний) порядковый номер в номенклатуре дел того года, в котором было создано. Возможно, в номенклатуре дел на следующий год раздел переместится согласно логике штатной структуры предприятия.

Например, в середине 2015 г. из состава отдела кадров в самостоятельное структурное подразделение выделился отдел труда и заработной платы. Он будет внесен в сводную номенклатуру дел 2015 г. года под номером 36 при условии, что до этого в документе было 35 разделов. А в номенклатуре дел на 2016 г. раздел «Отдел труда и заработной платы» встанет после раздела «Отдел кадров» и получит порядковый номер 25. При этом нумерация всех последующих разделов сдвинется на одну цифру вперед, и если в этих разделах были переходящие дела, то их индексы изменятся. Это допустимо. В таких случаях на переходящих делах ставится отметка: «26-06. До 2016 г. — 25-06». 

Выводы:

1. Номенклатура дел уточняется и переутверждается ежегодно. Приступать к этой работе следует в четвертом квартале года, а завершать — до конца декабря.
2. Под уточнением номенклатуры дел подразумевается сбор информации о делах, которые:

• вновь заведены в уходящем году;
• не будут вестись в подразделении в будущем году.  

      3.  Если обнаружатся дела, заведенные в течение года и не отраженные в актуальной номенклатуре дел, они вносятся в действующую номенклатуру дел от руки в специально оставленные для этого строки.

 

 

Кожанова Е. Н., специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

www.profiz.ru

Номенклатура дел отдела кадров образец и особенности

Номенклатурой дел кадрового подразделения является официальный документ любой организации. В нем содержатся все данные по другим документам и делам предприятия. Сотрудники кадрового отдела используют его в своей трудовой деятельности один раз в год в декабре для сверки и дополнения сведений.

В данный документ входят наименования дел, которые заводят для делопроизводства компании, отмечая сроки, в течении которых они могут храниться и прочие данные.

Содержание статьи

Разновидности и особенности для различных видов деятельности

Номенклатура бывает трех видов:

• типовой, то есть формируется однотипными организациям, согласно нормативному документу;
• примерной или рекомендательного типа;
• индивидуальной, которая создается на предприятии, основываясь на типовой и примерный ее вид.

Внутренние номенклатуры компании устанавливают для всех отделов индивидуально либо совместно. Второй вариант указанных документов называют сводными.

Нормативные акты

Сотрудники кадровой службы, отражая документооборот, основываются на определенные нормы, прописанные в следующих документах:

• Приказе Главного архива №33, принятого ещё в 1988 году, где указан основной перечень правил по данным мероприятиям и управлению документации;
• Решении Российского архива, утвержденного с 2002 года от 6 февраля;
• Правилах по делопроизводству, установленных 477 Постановлением правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года.

Обеспечение сохранности документов

Должностное лицо, отвечающее за кадровое делопроизводство и сохранность данных, согласно приказу генерального директора о его назначении, выполняет свои рабочие задачи, в соответствии с инструкцией.

Сведения по кадрам заносятся в каждое соответствующее дело по сформированной номенклатуре дел. Всю исполненную документацию группируют по папкам, согласно данной бумаге.

Формируются дела строго в определенном порядке:

1. Обложка дела оформляется с указанием: полного названия предприятия, подробного наименования отдела, номера дела по номенклатуре и его заголовка, периода, в течение которого могут храниться бумаги.
2. К делам подшивают: исключительно сформированную и исполненную документацию, оригинальную копию документа, бумаги, составленные в один и тот же календарный год.

В дело вкладывают бумаги в соответствии с номерами и датами, если количество листов получается более двухсот пятидесяти, либо толщина их превышает четыре сантиметра, то данный документ следует разделить на два или несколько томов. Крупные предприятия формируют много распоряжений и прилагают их к различным делам.

Необходимость использования

Перечень дел для кадрового структурного подразделения используют, когда:

1. Систематизируют документы. В этом случае ее необходимость заключается в порядке по расформированию исполненных бумаг и в их хранении. Также она является основой для обеспечения сохранности и облегчения поиска электронной документации, ее распределения, как при файловой программе либо информационной базе.
2. Требуются сведения по срокам хранения бумаг, ведь во всех делах, имеющих отношение к номенклатуре, указан период, в течении которого их можно хранить. Следовательно, она позволяет проводить первую стадию мероприятий по экспертизе степени важности каждого документа.
3. Выполняется индексация дел, то есть документы регистрируют в папки по индексам номенклатуры, которые потом относятся к регистрационным номерам документации;
4. Рассматривается структура предприятия.
5. Составляются описи дел с временными и постоянными сроками хранения, учитываются бумаги, согласно делопроизводству.
6. Учитываются дела с временным периодом их хранения, который равен не более 10 лет.
7. Необходима справочная информация по исполненным бумагам, входящим в картотеку.

Номенклатуру необходимо составлять во всех предприятиях и учреждениях, ведь она позволяет значительно систематизировать работу с бумагами.

Нюансы составления и структуры

Каждое предприятие самостоятельно формирует перечень дел для кадровой службы. При типовом перечне, наименования всех дел указывают в индивидуальный список.

Составляя номенклатуру, ответственные сотрудники ссылаются на специфику, деятельность предприятия, его структуру. Для структурных подразделений создают отдельные соответствующие списки, которые в последствии совмещают с общей номенклатурой всей компании.

Разработкой данного единого перечня могут заниматься сотрудники организации или сторонние специализирующие компании. Руководитель предприятия издает распоряжение по его составлению, назначая ответственных должностных лиц.

Данный документ должен состоять из:

• Устава предприятия;
• Положений о всех имеющихся отделах на предприятии;
• перечней дел каждого подразделения;
• штатного расписания;
• нормативных актов, регулирующих рабочий процесс в компании;
• должностных инструкций.

По итогам проведенных проверок сведений по делам за прошлые года номенклатура может состоять из незавершенных дел, документов с различными сроками хранения.

Сначала она формируется, когда компания только начала свою деятельность, далее ежегодно должна подвергаться уточнению, дополнению либо реформированию. По необходимости с указанного документа удаляют старые, ненужные и недействительные дела.

Согласно нормам утвержденной формы, номенклатура формируется в табличном виде. Данная форма состоит из следующих разделов:

• индекса и названия дела;
• сколько бумаг хранится в ней;
• продолжительности их хранения.

Данные последней графы могут быть различные, ведь дело иногда находится на хранении на электронных носителях либо направляется в вышестоящие ведомства. Эта информация должна быть отражена именно в последнем разделе номенклатуры.

Порядок утверждения и внесения изменений

Номенклатура отдела кадров, как отдельного подразделения, формируется в отдельной форме, а далее заносится в общий перечень дел всего предприятия.

Сотрудник кадровой службы составляет подобные перечни в последнем месяце года, передает его руководителю своего отдела и сотруднику архивного подразделения на согласование. Ответственные должностные лица должны утвердить документ своей подписью. Кроме этого руководитель организации может издать распоряжение по утверждению номенклатуры.

Согласованные и установленные перечни дел других отделов совмещают со сводным или общим всего предприятия. Государственные организации сводную номенклатуру согласовывают с ведомствами и участниками экспертной комиссии.

Формируя номенклатуру на следующий год, необходимо отводить в ней графу, куда вносятся новые дела, созданные за этот год. Свободные места должны включать в себя три или пять строчек в последнем разделе, при этом иногда требуется заполнить ручным способом все экземпляры актуальной номенклатуры дел. Новым делам присваиваются номера в соответствии с валовой нумерацией.

Несомненно, указанные коррективы следует отмечать незамедлительно, не допуская опозданий на месяцы, но чаще всего это забывают делать.

Когда коррективы связаны с прекращением или закрытием дел во время текущего года, в перечень дел не вносятся примечания и зачеркиваются устаревшие сведения.

Сроки хранения

Номенклатура дел хранит бумаги с различными периодами хранения, согласно содержанию, назначению документа, а также уровню достоверности данных. Утверждая сроки по обеспечению сохранения сведений, следует действовать, согласно специализированным спискам. В соответствии с указанными списками некоторые документы хранятся неопределенное время или на протяжении соответствующего количества лет.

Бумаги по учету персонала должны храниться довольно долгое время, начиная от 75 лет.

У бланков и отчетности, относительно оплаты труда сотрудникам, сроки хранения в архивном подразделении составляют до 5 лет, но существуют исключения с наиболее продолжительными сроками, равными не менее 75 лет. Бессрочно в организации должны храниться документы по расчетным операциям заработной платы.

Все бумаги для налоговой службы необходимо оставлять на предприятии в течение 5 лет с даты их формирования.

О том, как сформировать номенклатуру дел, можно узнать из данной лекции.

znaybiz.ru

зачем нужна и как составляется.

Оглавление:

1. Зачем кадровикам номенклатура дел?
2. Порядок формирования номенклатуры дел
3. Форма составления номенклатуры дел кадровой службы
4. Содержание кадровой номенклатуры дел
5. Сроки хранения кадровых документов
6. Особенности работы с номенклатурой дел в кадровом делопроизводстве

В небольших фирмах документооборот может быть настолько мал, что для его учета не нужны ни отдельный человек, ни регламентация. В крупных компаниях вести делопроизводство «на коленке» невозможно. Масса бумаг, касающихся различных аспектов деятельности, требует упорядочения и сортировки по сроку хранения. Документы по персоналу подлежат строгому учету и архивированию. Они могут понадобиться как в текущей работе, так и через несколько лет, для уточнения зафиксированных в них данных. Номенклатура дел отдела кадров систематизирует документацию по личному составу и значительно облегчает ее поиск.

Зачем кадровикам номенклатура дел?

В фирмах с численностью персонала в несколько человек, отсутствием текучки и минимальным количеством бумажной работы вести кадровые дела можно не разрабатывая сложную систему. Но по закону все бумаги, касающиеся сотрудников и содержащие персональные данные, должны храниться энное количество лет, а работодатель обязан создать для этого необходимые условия.

Сведения о стаже работников, о размере заработка, об условиях труда, дающих право на льготы, – информация, носящая социально-правовой характер. За ее получением обращаются и действующие сотрудники, и бывшие, спустя много лет после увольнения.

Текущие документы находятся непосредственно в отделе кадров, старые – остаются в компании до истечения «срока годности». При закрытии фирмы все они подлежат «переселению» в архив. В любом случае, группировка и хранение должны быть организованы так, чтобы нужные бумаги находились быстро и без проблем.

Даже если документов минимум, при передаче архивариусу их все равно придется как-то упорядочивать. Целесообразно сделать это сразу. В организации нет номенклатуры – нужно ее создать и утвердить, независимо от объема кадрового документооборота.

Порядок формирования номенклатуры дел

Все кадровые документы фирмы можно рассортировать по группам: распоряжения по личному составу, трудовые соглашения, должностные инструкции и т.д. Эти группы называются первичными комплексами, или более привычно – делами. Чтобы правильно сформировать документы компании в папки, должен быть расписан порядок – какие бумаги в какую группу будут определяться. Для этого и существует номенклатура: в ней устанавливается полный перечень дел, их состав и время хранения.

По правилам делопроизводства номенклатурная таблица на текущий год вводится с 1 января: номенклатура дел отдела кадров на 2016 г. должна быть составлена и утверждена в конце года предыдущего – в декабре 2015.

Если организация только начала работу, сотрудникам, ответственным за документооборот, необходимо формировать дела пока без номенклатуры, но с прицелом на ее будущее создание. К концу первого года деятельности фирмы в каждом подразделении уже сложится своя практика учета и хранения документов. Ее можно взять за основу при подготовке номенклатуры.

Перечень дел кадровой службы – часть номенклатуры всей организации. Сначала документы систематизируются по каждому подразделению, затем сводятся в единую таблицу.

Форма составления номенклатуры дел кадровой службы

Для номенклатуры дел предусмотрена специальная форма, приведенная в правилах работы архивов организаций (решение Росархива от 06.02.2002 года).

Оформление документа включает:

• полное и сокращенное наименование организации;
• название «Номенклатура дел на ХХХХ год»;
• дата составления;
• утверждающая виза руководителя с датой;
• в конце – фамилии и подписи составителя (делопроизводителя, архивариуса) и необходимые согласования.

Содержательная часть представляет собой таблицу с 5 столбцами:

№ п/п	Название	Содержание
1	Индекс	делопроизводственный индекс, включающий код подразделения, в котором сформирована папка, и ее порядковый номер
2	Заголовок	заголовки разделов внутри дела располагаются в зависимости от важности входящих в них документов: организационно-распорядительные, планово-отчетные, прочие, в порядке уменьшения сроков хранения
3	Количество единиц хранения	указывается число папок, томов в ней; заполняется по окончании года, когда все дела сформированы и их объем точно известен.
4	Срок хранения с номерами статей регламентирующего перечня	Период обязательного хранения дела проставляется в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, утвержденным Минкультом, со ссылкой на номер статьи
5	Примечание	ставятся необходимые отметки: об уничтожении дел, передаче в архив и т.д.

Содержание кадровой номенклатуры дел

В номенклатуру дел службы персонала включаются документы:

• формируемые кадровиками;
• поступающие к ним из других подразделений, от руководителей, от сотрудников фирмы;
• учетные формы, предусмотренные для ведения кадрового делопроизводства (регистрационные журналы, базы данных, картотеки).

В типовой список документации, ведущейся в отделах персонала, входят:

1. Нормативные акты организации, касающиеся работников: правила трудового распорядка, должностные инструкции, положения о системе материальной мотивации, о защите личных данных и т.д.
2. Распорядительные акты по личному составу.
3. Договорная документация: трудовые договоры, допсоглашения к ним.
4. Учетные формы: личные карточки Т-2, списки работников и их личные дела, журналы регистрации приказов, трудовых договоров, трудовых книжек, книги учета командировок, отпусков и прочие.
5. Документы информационно-справочного характера: заявления, служебные записки, объяснительные, докладные, на основании которых издаются приказы. Сюда же – справки, переписка.
6. Личные документы персонала: копии паспортов, дипломов и др.
7. Документы коллегиальных органов: акты дисциплинарных проступках, протоколы аттестационных комиссий и т.д.

Данный перечень приблизителен и дает ориентир, какие комплексы документов имеют хождение в делопроизводстве службы персонала. Он может использоваться как образец номенклатуры дел отдела кадров.

Утвержденная на текущий год таблица не является окончательной. Если по ходу деятельности в кадровой службе появляются непредусмотренные документы, перечень дел можно дополнить и внести новую запись. Для таких случаев при составлении номенклатуры в каждом из разделов оставляются резервные номера.

Сроки хранения кадровых документов

Одна из целей формирования номенклатуры дел – обеспечение хранения документов в соответствии с предусмотренными сроками. В одно дело помещают документы с одинаковым сроком, а при необходимости совместить «разновозрастные» бумаги, период хранения присваивается максимальный из имеющихся в массиве.

«Настольная книга» для сотрудника, занимающегося номенклатурой, – утвержденный Минкультом Перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения (Приказ №558 от 28.08.2010 г.). Именно он регламентирует, сколько времени нужно хранить тот или документ.

Для кадрового делопроизводства устанавливаются следующие сроки хранения:

Группа документов	Перечень документов в массиве	Срок, лет	Статья Перечня
Нормативно-правовые акты	положение о кадровой службе, копии приказов	Постоянно, ДМН	Ст. 1б, 19А
Приказы по личному составу	прием, увольнение, переводы, поощрения, изменение персональных данных сотрудников, установление оклада и надбавок к нему, заграничные и длительные внутрироссийские командировки, отпуска за свой счет, по уходу за ребенком, оплачиваемая практика студентов	75 ЭПК	Ст.19б
	очередные отпуска, учебные отпуска, краткосрочные командировки, взыскания, дежурства	5	Ст. 19б прим.
Договорные документы	трудовые договоры, дополнительные соглашения к ТД	75 ЭПК	Ст. 657
	трудовые договоры и допсоглашения по уволенным сотрудникам	75 ЭПК	Ст. 657
Учетные формы	личные дела	75 ЭПК	Ст. 656б
	личные карточки, личные карточки уволенных сотрудников	75 ЭПК	Ст. 658
	книга учета ТД	75	Ст. 358д
	книга учета трудовых книжек	75	Ст. 695в
	табели рабочего времени	5	Ст. 586
	графики дежурств, отпусков	1	Ст. 693
	отчеты и прочие документы по командировкам	5 ЭПК	Ст. 669
Документы – основания приказов	заявления, объяснительные, докладные, служебные записки	5	Ст. 649
Коллегиальные решения	аттестационные протоколы	15 ЭПК	Ст. 359
Информационно-справочные документы	анкеты, резюме кадрового резерва	5 ЭПК	Ст. 652

Приставка «ЭПК» означает, что указанный срок не является окончательным, и может быть продлен решением экспертно-проверочной комиссии – по документам, имеющим особую ценность. Пометка «ДМН» используется для папок с документами, имеющими практическое применение. Они находятся в отделе персонала до минования надобности, но не менее 1 года.

Срок хранения нормативных актов определяется исходя из их важности для кадровиков. Например, Положение об отделе персонала, как основной документ, регламентирующий работу подразделения, коллективный договор между работодателем и трудовым коллективом подлежат бессрочному хранению, до момента ликвидации организации. В номенклатуре ставится пометка «постоянно».

Приказы по основной деятельности фирмы, присланные кадровикам для сведения и применения в работе, формируются в отдельное дело как «Копии» с пометкой ДМН, поскольку их основной учет и постоянное хранение ведется службой делопроизводства предприятия.

Особенности работы с номенклатурой дел в кадровом делопроизводстве

Каждая организация ведет кадровый учет исходя из практики, сложившейся за время ее деятельности. Соответственно, и номенклатура дел – документ адаптивный. Если на предприятии не действует коллективный договор, не формируются личные дела работников, то включать их в перечень дел не нужно.

Однако есть общие правила, обязательные для всех кадровых служб:

1. Трудовые договоры могут регистрироваться как отдельно, так и в составе личных дел. В первом случае ТД и соглашения к ним выделяются в номенклатуре дел в отдельный массив. Во втором – заголовок «трудовые договоры» в таблице отсутствует и включается в комплекс «личные дела».
2. Дополнительные соглашения являются неотъемлемой частью ТД и отдельно не учитываются.
3. На крупных предприятиях папки с трудовыми договорами целесообразно разбить на несколько томов: распределить по фамилиям сотрудников в алфавитном порядке.
4. Договоры уволенных в текущем году работников изымаются из дела и помещаются в папки с недействующими ТД за календарный год. Состав томов этого дела также по необходимости можно расширять.
5. Личные карточки являются строго самостоятельным массивом. Унифицированная форма Т-2 не включается ни в личные дела, ни в другие первичные комплексы, поскольку это – основной учетный документ в кадрах.
6. Картотека может формироваться в алфавитном порядке по всей организации либо разбиваться по подразделениям.
7. Закрытые в текущем году карточки перемещаются в дело «Личные карточки уволенных сотрудников».
8. Все распоряжения по личному составу не могут находиться в одном деле. Разделение на папки по сроку хранения 75 и 5 лет – обязательно. Если в организации все приказы ошибочно объединены, при архивации их необходимо рассортировать.
9. Штатное расписание – одна из основ кадровой работы, но в номенклатуре дел отдела персонала он значится как «копия». «Штатка», оформленная на бланке Т-3, – не самостоятельная единица, а приложение к приказу по основной деятельности. Ее подлинник учитывается в сводной номенклатуре дел. Кадровики могут поместить документ в папку с копиями распорядительно-нормативных актов, но удобнее выделить его в отдельный комплекс. Туда же включаются изменения в штате.

dezhur.com

Номенклатура дел отдела кадров | Статьи

Номенклатура дел отдела кадров – важнейший документ предприятия. Он содержит всю информацию о других документах и делах организации. Работники отдела кадров работают с номенклатурой каждый декабрь – сверяя и дополняя сведения. Номенклатура не имеет четкого алгоритма составления, однако она обязательно включает в себя систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения и другой информации.

Из этой статьи вы узнаете:

• как происходит составление номенклатуры дел отдела кадров;
• как правильно заполнить все графы номенклатуры;
• что включает в себя номенклатура дел отдела кадров.

Каждый год в службах делопроизводства организаций последний месяц посвящается составлению номенклатуры дел на следующий год. В каждом отделе готовят номенклатуру дел структурного подразделения – уточненную, обновленную или новую.

Алгоритма составления номенклатуры дел архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях нет, однако процесс составления номенклатуры очень подробно описан в разделе 3.4 Основных правил работы архивов организаций.

Вкратце надо сказать, что в отдельные дела могут быть вынесены те документы, которые представляют особую значимость для организации. Например, если отдел кадров часто работает с документами об изменении тарифов оплаты труда, то в номенклатуре для удобства можно вынести соответствующие документы отдельно. И наоборот – те документы, которые требуются редко, можно объединить в одно дело, с пометкой в индексе и названии.

Составление номенклатуры дел отдела кадров

Начать составление номенклатуры нормативных документов следует с изучения документального фонда организации или, к примеру, отдела кадров. С этим сложностей обычно нет, так как у кадровиков все документы хранятся чаще всего в порядке. Если номенклатура составляется в первый раз, необходимо исследовать и описать все документы. Если же номенклатура уже составлена, то ежегодно ее требуется проверять и обновлять.

После исследования документальной базы необходимо заполнить форму номенклатуры дел. По окончанию года к номенклатуре дел составляется итоговая запись, в которой делается отметка о том, что итоговые сведения были переданы в службу документационного обеспечения управления (ДОУ) или архив организации.

Виза согласования с экспертной комиссией подписывается только тогда, когда в подразделении эта комиссия действительно существует и работает. Если комиссии нет, то поле заполнять не нужно.

Номенклатура состоит из нескольких граф, каждая из которых должна быть заполнена.

Читайте по теме в электронном журнале

Заполняем графы

В номенклатуре обычно пять граф, которые должны быть заполнены. Это «индекс дела», «заголовок дела», «количество дел», «Срок хранения и № статьи по перечню», «примечание».

Рассмотрим каждую графу.

В первой графе следует указать индекс, который состоит, как правило, из двух частей – порядкового номера структурного подразделения, принятого в организации и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре. Если внутри дела есть еще одно разделение, к индексу добавляется третье число.

Во второй графе значится название документа с той формулировкой, которая в полной мере отражает его суть. Например: «Переписка с юристами фирмы ООО Луч о мерах улучшения охраны предприятия».

Третья графа заполняется в конце года, в ней ставятся сведения о фактическом количестве заведенных в течение года дел (томов, частей).

В четвертой графе указывается срок, в течение которого каждое из дел хранится. Эти сроки установлены в Перечне типовых управленческих архивных документов.

В пятой графе вписываются различные примечания к делу. Это может быть любая дополнительная информация, например, о том, что дело представляет собой заверенные копии документов или оригинальный документ.

После заполнения всех граф, проект документа должен быть заверен руководителем отдела, а далее он передается в службу ДОУ организации. Вся работа со старой номенклатурой должна быть проделана до 31 декабря, чтобы с первого дня нового рабочего года дела формировались по новой, актуализированной номенклатуре.

Что включает в себя номенклатура дел отдела кадров

Номенклатура дел отдела кадров включает в себя следующие документы:

1. Нормативно-правовые акты, приказы и распоряжения по вопросам кадрового обеспечения
2. Локальные нормативные акты (например, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции)
3. Организационные документы: журнал ознакомления с локальными нормативными актами, журнал учета трудовых договоров, журнал учета приказов по личному составу, штатное расписание, график отпусков. Сюда же относится табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы, приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. А также журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки и прибывающих из других организаций в командировки.
4. Документы по учету кадров и оформлению трудовых отношений: трудовые договоры, приказы по личному составу, документы по оформлению командировки, личная карточка формы N Т-2 и N Т-2ГС (МС) на каждого работника, трудовые книжки и прочие документы.

Рекомендуем материалы по теме:

1. Как составить номенклатуру дел в кадровой службе;
2. Для чего нужна номенклатура дел;
3. В какие сроки нужно утвердить номенклатуру дел организации;
4. Генеральная уборка в кадрах: что делать со старыми документами;
5. Договоры, отпуска и другие особенности труда работников образования;
6. Опломбируем кадровые документы.

www.kdelo.ru

Образец номенклатуры дел отдела кадров

Архивариусы хотят получить от каждого отдела номенклатуру дел структурного подразделения — либо новую (если до сих пор она ни разу не создавалась), либо уточненную и обновленную (если этот документ организации знаком).

Как составить номенклатуру дел?

Правила организации, хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, начали действовать 21.09.2015; далее — Правила 2015), которые носят нормативный, то есть обязательный, характер, не содержат алгоритма составления номенклатуры дел, зато этот процесс очень подробно описан в разделе 3.4 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002; далее — Основные правила).

Первый этап составления номенклатуры — это исследование документального фонда организации или, в нашем случае, структурного подразделения (отдела кадров). Обычно это не представляет больших сложностей — у кадровиков, как правило, все документы хранятся в порядке. К исследованию и описанию документов отдела прибегают при составлении номенклатуры впервые. В последующие годы нужно лишь уточнять и «ловить» изменения документального фонда.

Второй этап — заполнение формы номенклатуры дел (Приложение № 26 к Правилам 2015; пример 1).

К номенклатуре дел структурного подразделения по окончании календарного года составляется итоговая запись. Ее форма приведена в Приложении № 25 к Правилам 2015. На номенклатуре подразделения делается отметка о том, что итоговые сведения были переданы в службу документационного обеспечения управления (ДОУ) или архив организации.

Последнее поле (виза согласования с экспертной комиссией (ЭК) структурного подразделения) заполняется только в том случае, если комиссия действительно существует и работает в подразделении. Если таковой нет, то никакой визы оформлять не нужно.

Пример 1. Форма номенклатуры дел

Заполняем графы номенклатуры дел

Графа 1 «Индекс дела». Состоит, как правило, из двух частей:

• порядковый номер структурного подразделения, принятый в организации;
• порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

Однако если внутри одного дела присутствует дополнительное разделение, то индекс может состоять и из трех частей.

Например, порядковый номер отдела кадров организации — 24. Дело «Документы по трудовым спорам» в перечне дел подразделения — 25-е и получило индекс 24–25. Было принято решение дополнительно внутри этого дела отдельно друг от друга держать документы по каждому трудовому спору. В итоге получилось следующее: 24–25.01 «Документы по делу № В36–448093/2014 (Касимова Р. А.)».

Графа 2 «Заголовок дела». Это формулировка, в полной мере отражающая состав документов дела.

Например, Штатное расписание, Приказы по личному составу, Переписка с ООО «Кадровое агентство “Сенатор”», Документы (справки, предложения, обоснования, рекомендации) о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда. Не допускается вносить в номенклатуру дел заголовки типа «Разное», «Важное», «Интересные документы» и т. п.

Графа 3 «Количество дел». Заполняется по завершении календарного года. В ней отражается фактическое количество заведенных в течение года дел (томов, частей).

Графа 4 «Срок хранения и № статьи по перечню». Пожалуй, ключевая графа номенклатуры, информирующая о том, сколько лет хранится каждое из дел. Cроки хранения документов установлены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (с изм. от 04.02.2015).

Кроме того, сроки хранения документов могут содержаться в отдельных нормативных правовых актах, поэтому крайне важно, чтобы над номенклатурой дел структурных подразделений работали их сотрудники, а архив занимался сведением и выверкой представленной коллегами информации.

Графа 5 «Примечание». Здесь указывается дополнительная информация относительно дел. Это может быть пометка о том, что дело электронное или что конкретно в этом отделе дело представляет собой копии документов. В этой же графе отмечается, где находятся оригинальные экземпляры документов.

Когда все графы номенклатуры будут заполнены и выверены, проект документа подписывается руководителем отдела и передается в службу ДОУ организации. Свои номенклатуры представляют все структурные подразделения, после чего составляется сводная номенклатура дел организации. После согласования и утверждения документа генеральным директором служба ДОУ готовит выписки из него для каждого подразделения и вручает их руководителям.

Все это должно быть сделано до 31 декабря, чтобы с первого дня нового рабочего года уже формировать дела по новой, актуализированной номенклатуре дел.

В примере 2 приведена номенклатура дел отдела кадров организации на 2015 г. (состав дел в каждой организации может отличаться).

Пример 2. Номенклатура дел отдела кадров

Пересмотр и уточнение номенклатуры дел отдела кадров

Перечень дел подразделения, указанный в номенклатуре дел, был актуален год назад. За прошедшие месяцы он мог остаться прежним, а мог и измениться. Организация развивается, развиваются и ее бизнес-процессы, постепенно и неизбежно меняясь. Отдел кадров — не исключение.

Возможно, в течение года появление в подразделении новых дел не было заметным. А если присмотреться, окажется, что появился новый контрагент, с которым ведется активная переписка, муниципальное ведомство, «спускавшее» приказы, было переименовано, а кто-то из сотрудников придумал регистрационную форму, без которой теперь не может обойтись весь отдел. Помимо привычных бизнес-процессов, эти изменения находят отражение и в номенклатуре дел. Их нужно, во-первых, обнаружить, а во-вторых — учесть при составлении номенклатуры дел на следующий календарный год.

Ежегодное уточнение номенклатуры дел — это:

• обнаружение дел, заведенных в течение года, и внесение их в действующую номенклатуру дел;
• обнаружение дел, которые не будут вестись в следующем году.

В результате изучения документов отдела и уточнения номенклатуры выясняется, что, например, в течение 2015 г. в отеле кадров были заведены новые дела (пример 3):

Пример 3. Новые дела, которые должны быть включены в номенклатуру дел на следующий год

а из номенклатуры дел на 2016 г. исключаются следующие дела:

• 24-21 «Переписка с ООО “Адвокат” по оперативным вопросам правового обеспечения деятельности по управлению персоналом»;
• 24-25.01 «Документы по делу № В36-448093/2014 (Касимова Р. А.)»;
• 24-25.02 «Документы по делу № В36-468965/2014 (Демидов М. С.)».

Полученная информация будет учтена при составлении номенклатуры дел на следующий год, и на ее основании будут внесены актуальные изменения в действующую номенклатуру.

Вносим изменения в актуальную номенклатуру дел

При составлении номенклатуры дел на очередной год настоятельно рекомендуем оставлять в документе место для внесения новых дел, заведенных в течение года (см. пример 2). Пустые строки оставляют в количестве от трех до пяти в конце раздела и при необходимости заполняют от руки во всех экземплярах действующей номенклатуры (пример 4). Новые дела получают индексы в порядке валовой нумерации.

Пример 4. Внесение изменений в действующую номенклатуру дел (фрагмент)

Конечно, такие изменения нужно вносить в реальном времени: между заведением в подразделении дела и дополнением номенклатуры дел не должны проходить месяцы. Но, как показывает практика, об этом обычно забывают.

Обратиет внимание!

Если изменения номенклатуры дел, произошедшие в течение года, касаются только прекращения, «закрытия» дел, никаких зачеркиваний и примечаний в документе производить не нужно.

Что такое переходящие дела?

Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются переходящими и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом (п. 3.4.9 Основных правил).

Например, если организация в 2015 г. ввязалась в судебную тяжбу с бывшим работником, которая явно продолжится и в 2016 г., то дело, в которое помещаются документы по этому вопросу, будет переходящим. И если в 2015 г. ему был присвоен индекс 24-25.03, то он таким и останется до тех пор, пока судом не будет вынесено окончательное решение.

Если в организации появился новый отдел

Если в течение года в штатной структуре организации произойдут изменения и появится новый отдел, состав его дел должен быть внесен в сводную номенклатуру. Для этого в конце документа специально оставляют лист с чистой таблицей, которую заполняют от руки. Новое подразделение получает очередной (крайний) порядковый номер в номенклатуре дел того года, в котором было создано. Возможно, в номенклатуре дел на следующий год раздел переместится согласно логике штатной структуры предприятия.

Например, в середине 2015 г. из состава отдела кадров в самостоятельное структурное подразделение выделился отдел труда и заработной платы. Он будет внесен в сводную номенклатуру дел 2015 г. года под номером 36 при условии, что до этого в документе было 35 разделов. А в номенклатуре дел на 2016 г.

Заполнение содержательной части номенклатуры дел

раздел «Отдел труда и заработной платы» встанет после раздела «Отдел кадров» и получит порядковый номер 25. При этом нумерация всех последующих разделов сдвинется на одну цифру вперед, и если в этих разделах были переходящие дела, то их индексы изменятся. Это допустимо. В таких случаях на переходящих делах ставится отметка: «26-06. До 2016 г. — 25-06». 

Выводы:

1. Номенклатура дел уточняется и переутверждается ежегодно. Приступать к этой работе следует в четвертом квартале года, а завершать — до конца декабря.
2. Под уточнением номенклатуры дел подразумевается сбор информации о делах, которые:
3. вновь заведены в уходящем году;
4. не будут вестись в подразделении в будущем году.
5. Если обнаружатся дела, заведенные в течение года и не отраженные в актуальной номенклатуре дел, они вносятся в действующую номенклатуру дел от руки в специально оставленные для этого строки.

Версия для печати  

Номенклатура дел отдела кадров (образец заполнения)

Общество с ограниченной ответственностью “Октябрь” (ООО “Октябрь”) НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ 21.12.2010 1 УТВЕРЖДАЮ ———— N ——- Директор ООО “Октябрь” г.

Номенклатура дел в отделе кадров

Нижний Новгород Конев Р.Д. Конев ——————— ——- ———— (место составления) Подпись Расшифровка подписи 2011 21.12.2010 На ———— год ———- Дата —————————————————————— ¦Индекс¦ Заголовок дела¦Кол-во ¦Срок хранения¦ Примечание ¦ ¦ дела ¦ ¦ед. хр.¦и N статей по¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Перечню ¦ ¦ +——+—————+——-+————-+——————-+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ +——+—————+——-+————-+——————-+ ¦ 03. Отдел кадров ¦ +—————————————————————-+ ¦03-01 ¦Законодательные¦ ¦До ¦ ¦ ¦ ¦и нормативные ¦ ¦минования ¦ ¦ ¦ ¦акты в сфере ¦ ¦надобности ¦ ¦ ¦ ¦трудовых ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦отношений. ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦Копии ¦ ¦ ¦ ¦ +——+—————+——-+————-+——————-+ ¦03-02 ¦Приказы по ¦ ¦До ¦ ¦ ¦ ¦основной ¦ ¦минования ¦ ¦ ¦ ¦деятельности. ¦ ¦надобности ¦ ¦ ¦ ¦Копии ¦ ¦ ¦ ¦ +——+—————+——-+————-+——————-+ ¦03-03 ¦Правила ¦ ¦1 год, ¦После замены новыми¦ ¦ ¦внутреннего ¦ ¦ст. 773 ¦ ¦ ¦ ¦трудового ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦распорядка ¦ ¦ ¦ ¦ +——+—————+——-+————-+——————-+ ¦03-04 ¦Положение об ¦ ¦Постоянно, ¦ ¦ ¦ ¦отделе кадров ¦ ¦ст. 55 ¦ ¦ +——+—————+——-+————-+——————-+ ¦03-05 ¦Должностные ¦ ¦75 лет, ¦ ¦ ¦ ¦инструкции ¦ ¦ст. 77 ¦ ¦ ¦ ¦работников ¦ ¦ ¦ ¦ +——+—————+——-+————-+——————-+ ¦03-06 ¦Приказы по ¦ ¦75 лет ¦ ¦ ¦ ¦личному составу¦ ¦ЭПК, ¦ ¦ ¦ ¦(прием, ¦ ¦п “б” ст. 19 ¦ ¦ ¦ ¦увольнение, ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦перевод и др.) ¦ ¦ ¦ ¦ +——+—————+——-+————-+——————-+ ¦03-07 ¦Приказы по ¦ ¦5 лет ЭПК, ¦ ¦ ¦ ¦личному составу¦ ¦п. “б” (2) ¦ ¦ ¦ ¦(о ¦ ¦ст. 19 ¦ ¦ ¦ ¦предоставлении ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ежегодных и ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦учебных ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦отпусков, ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦взысканиях, ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦краткосрочных ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦командировках) ¦ ¦ ¦ ¦ +——+—————+——-+————-+——————-+ ¦03-08 ¦Штатное ¦ ¦До ¦ ¦ ¦ ¦расписание и ¦ ¦минования ¦ ¦ ¦ ¦изменения к ¦ ¦надобности ¦ ¦ ¦ ¦нему. Копия ¦ ¦ ¦ ¦ +——+—————+——-+————-+——————-+ ¦03-09 ¦Трудовые ¦ ¦75 лет ЭПК, ¦ ¦ ¦ ¦договоры и ¦ ¦ст. 657 ¦ ¦ ¦ ¦соглашения ¦ ¦ ¦ ¦ +——+—————+——-+————-+——————-+ ¦03-10 ¦Трудовые ¦ ¦75 лет ЭПК, ¦ ¦ ¦ ¦договоры ¦ ¦ст. 657 ¦ ¦ ¦ ¦уволенных ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦работников ¦ ¦ ¦ ¦ +——+—————+——-+————-+——————-+ ¦… ¦… ¦… ¦… ¦… ¦ +——+—————+——-+————-+——————-+ ¦03-17 ¦Документы ¦ ¦3 года, ¦ ¦ ¦ ¦(анкеты, ¦ ¦ст. 663 ¦ ¦ ¦ ¦резюме, ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦заявления и ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦др.) лиц, не ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦принятых на ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦работу ¦ ¦ ¦ ¦ +——+—————+——-+————-+——————-+ ¦03-18 ¦Книга учета ¦ ¦75 лет, ¦ ¦ ¦ ¦движения ¦ ¦п. “в” ¦ ¦ ¦ ¦трудовых книжек¦ ¦ст. 695 ¦ ¦ ¦ ¦и вкладышей в ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦них ¦ ¦ ¦ ¦ +——+—————+——-+————-+——————-+ ¦… ¦… ¦… ¦… ¦… ¦ +——+—————+——-+————-+——————-+ ¦03-26 ¦Протоколы ¦ ¦15 лет ЭПК, ¦ ¦ ¦ ¦заседания ¦ ¦ст. 696 ¦ ¦ ¦ ¦аттестационной ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦комиссии ¦ ¦ ¦ ¦ +——+—————+——-+————-+——————-+ ¦03-27 ¦Табели учета ¦ ¦5 лет, ¦ ¦ ¦ ¦рабочего ¦ ¦ст. 586 ¦ ¦ ¦ ¦времени ¦ ¦ ¦ ¦ +——+—————+——-+————-+——————-+ ¦… ¦… ¦… ¦… ¦… ¦ ——-+—————+——-+————-+——————— Начальник отдела документационного обеспечения Лукшева /А.Д. Лукшева/ 19.12.2010 Начальник архива Шлакова /Р.Л. Шлакова/ 19.12.2010 СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК Протокол ЭПК архивного учреждения 18.12.2010 3 12.12.2010 18 от ———— N ———- от ———- N ————

Комментарии:

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ОТДЕЛА КАДРОВ ОРГАНИЗАЦИИ

Перечень дел, которыми занимается определенная организация, зависит в первую очередь от специфики ее деятельности.

Номенклатура дел в отделе кадров: составляем, уточняем, утверждаем

Но по отдельным направлениям можно дать общие рекомендации и примеры. В частности, это касается работы отдела кадров и номенклатуры его дел.

Подразделение организации, которое занимается набором, увольнением и управлением сотрудниками, в зависимости от решаемых задач, может иметь разное название. Например, кадровая служба или управление кадрами, но сути это не меняет. При поиске информации, касающейся данного вопроса, большинство пользователей сети Интернет предпочитают использовать в поисковом запросе словосочетание «Номенклатура дел отдела кадров», что и определило название данной статьи.

За основу можно взять приведенный образец, в котором в зависимости от определенных условий допускается корректировка. Например, ведение личного дела работника не находит закрепления в нормативных актах. Поэтому его можно удалить из примера номенклатуры дел, если в вашей организации создание личных дел на сотрудников не предусмотрено. В случае если справки с места работы востребованы и выдаются достаточно часто, то имеет смысл выделения их в самостоятельное дело. На основе этого думаем, что основная идея образца понятна.

Более развернуто проблемы и вопросы по оформлению и утверждению номенклатуры дел, а также способы и методы заполнения ее формы были уже рассмотрены в предыдущих публикациях. Тем, кто этим заинтересовался, стоит посмотреть, тем более – велика вероятность, что вам это будет интересно.

Образец номенклатуры дел отдела кадров

Чтобы определить сроки хранения, вы можете использовать действующий (в последней редакции) типовой перечень документов 2010 года. Скачать его для более подробного ознакомления можно по приведенной ссылке. Информацию об иных используемых повсеместно перечнях документов можно найти там же. Организациям, для которых разработаны специальные ведомственные и отраслевые перечни, ссылки на статьи и сроки хранения необходимо оформлять в соответствии с ними.

Вы имеете возможность скачать представленный в статье образец номенклатуры дел отдела кадров в формате doc. Надеемся, что вы получили ответы на свои вопросы по поводу организации делопроизводства, прочитав данную статью.

Консультация юриста

3zprint-msk.ru

Образец номенклатуры дел отдела кадров

Номенклатура дел отдела кадров (образец заполнения)

Общество с ограниченной ответственностью “Октябрь” (ООО “Октябрь”) НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ 21.12.2010 1 УТВЕРЖДАЮ ———— N ——- Директор ООО “Октябрь” г. Нижний Новгород Конев Р.Д. Конев ——————— ——- ———— (место составления) Подпись Расшифровка подписи 2011 21.12.2010 На ———— год ———- Дата —————————————————————— ¦Индекс¦ Заголовок дела¦Кол-во ¦Срок хранения¦ Примечание ¦ ¦ дела ¦ ¦ед. хр.¦и N статей по¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Перечню ¦ ¦ +——+—————+——-+————-+——————-+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ +——+—————+——-+————-+——————-+ ¦ 03. Отдел кадров ¦ +—————————————————————-+ ¦03-01 ¦Законодательные¦ ¦До ¦ ¦ ¦ ¦и нормативные ¦ ¦минования ¦ ¦ ¦ ¦акты в сфере ¦ ¦надобности ¦ ¦ ¦ ¦трудовых ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦отношений. ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦Копии ¦ ¦ ¦ ¦ +——+—————+——-+————-+——————-+ ¦03-02 ¦Приказы по ¦ ¦До ¦ ¦ ¦ ¦основной ¦ ¦минования ¦ ¦ ¦ ¦деятельности. ¦ ¦надобности ¦ ¦ ¦ ¦Копии ¦ ¦ ¦ ¦ +——+—————+——-+————-+——————-+ ¦03-03 ¦Правила ¦ ¦1 год, ¦После замены новыми¦ ¦ ¦внутреннего ¦ ¦ст. 773 ¦ ¦ ¦ ¦трудового ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦распорядка ¦ ¦ ¦ ¦ +——+—————+——-+————-+——————-+ ¦03-04 ¦Положение об ¦ ¦Постоянно, ¦ ¦ ¦ ¦отделе кадров ¦ ¦ст. 55 ¦ ¦ +——+—————+——-+————-+——————-+ ¦03-05 ¦Должностные ¦ ¦75 лет, ¦ ¦ ¦ ¦инструкции ¦ ¦ст. 77 ¦ ¦ ¦ ¦работников ¦ ¦ ¦ ¦ +——+—————+——-+————-+——————-+ ¦03-06 ¦Приказы по ¦ ¦75 лет ¦ ¦ ¦ ¦личному составу¦ ¦ЭПК, ¦ ¦ ¦ ¦(прием, ¦ ¦п “б” ст. 19 ¦ ¦ ¦ ¦увольнение, ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦перевод и др.) ¦ ¦ ¦ ¦ +——+—————+——-+————-+——————-+ ¦03-07 ¦Приказы по ¦ ¦5 лет ЭПК, ¦ ¦ ¦ ¦личному составу¦ ¦п. “б” (2) ¦ ¦ ¦ ¦(о ¦ ¦ст. 19 ¦ ¦ ¦ ¦предоставлении ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ежегодных и ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦учебных ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦отпусков, ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦взысканиях, ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦краткосрочных ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦командировках) ¦ ¦ ¦ ¦ +——+—————+——-+————-+——————-+ ¦03-08 ¦Штатное ¦ ¦До ¦ ¦ ¦ ¦расписание и ¦ ¦минования ¦ ¦ ¦ ¦изменения к ¦ ¦надобности ¦ ¦ ¦ ¦нему. Копия ¦ ¦ ¦ ¦ +——+—————+——-+————-+——————-+ ¦03-09 ¦Трудовые ¦ ¦75 лет ЭПК, ¦ ¦ ¦ ¦договоры и ¦ ¦ст.

Номенклатура дел отдела кадров

657 ¦ ¦ ¦ ¦соглашения ¦ ¦ ¦ ¦ +——+—————+——-+————-+——————-+ ¦03-10 ¦Трудовые ¦ ¦75 лет ЭПК, ¦ ¦ ¦ ¦договоры ¦ ¦ст. 657 ¦ ¦ ¦ ¦уволенных ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦работников ¦ ¦ ¦ ¦ +——+—————+——-+————-+——————-+ ¦… ¦… ¦… ¦… ¦… ¦ +——+—————+——-+————-+——————-+ ¦03-17 ¦Документы ¦ ¦3 года, ¦ ¦ ¦ ¦(анкеты, ¦ ¦ст. 663 ¦ ¦ ¦ ¦резюме, ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦заявления и ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦др.) лиц, не ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦принятых на ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦работу ¦ ¦ ¦ ¦ +——+—————+——-+————-+——————-+ ¦03-18 ¦Книга учета ¦ ¦75 лет, ¦ ¦ ¦ ¦движения ¦ ¦п. “в” ¦ ¦ ¦ ¦трудовых книжек¦ ¦ст. 695 ¦ ¦ ¦ ¦и вкладышей в ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦них ¦ ¦ ¦ ¦ +——+—————+——-+————-+——————-+ ¦… ¦… ¦… ¦… ¦… ¦ +——+—————+——-+————-+——————-+ ¦03-26 ¦Протоколы ¦ ¦15 лет ЭПК, ¦ ¦ ¦ ¦заседания ¦ ¦ст. 696 ¦ ¦ ¦ ¦аттестационной ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦комиссии ¦ ¦ ¦ ¦ +——+—————+——-+————-+——————-+ ¦03-27 ¦Табели учета ¦ ¦5 лет, ¦ ¦ ¦ ¦рабочего ¦ ¦ст. 586 ¦ ¦ ¦ ¦времени ¦ ¦ ¦ ¦ +——+—————+——-+————-+——————-+ ¦… ¦… ¦… ¦… ¦… ¦ ——-+—————+——-+————-+——————— Начальник отдела документационного обеспечения Лукшева /А.Д. Лукшева/ 19.12.2010 Начальник архива Шлакова /Р.Л. Шлакова/ 19.12.2010 СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК Протокол ЭПК архивного учреждения 18.12.2010 3 12.12.2010 18 от ———— N ———- от ———- N ————

Комментарии:

Перечень дел, которыми занимается определенная организация, зависит в первую очередь от специфики ее деятельности. Но по отдельным направлениям можно дать общие рекомендации и примеры.

Оформление номенклатуры дел отдела кадров на 2018 год

В частности, это касается работы отдела кадров и номенклатуры его дел.

Подразделение организации, которое занимается набором, увольнением и управлением сотрудниками, в зависимости от решаемых задач, может иметь разное название. Например, кадровая служба или управление кадрами, но сути это не меняет. При поиске информации, касающейся данного вопроса, большинство пользователей сети Интернет предпочитают использовать в поисковом запросе словосочетание «Номенклатура дел отдела кадров», что и определило название данной статьи.

За основу можно взять приведенный образец, в котором в зависимости от определенных условий допускается корректировка. Например, ведение личного дела работника не находит закрепления в нормативных актах. Поэтому его можно удалить из примера номенклатуры дел, если в вашей организации создание личных дел на сотрудников не предусмотрено. В случае если справки с места работы востребованы и выдаются достаточно часто, то имеет смысл выделения их в самостоятельное дело. На основе этого думаем, что основная идея образца понятна.

Более развернуто проблемы и вопросы по оформлению и утверждению номенклатуры дел, а также способы и методы заполнения ее формы были уже рассмотрены в предыдущих публикациях. Тем, кто этим заинтересовался, стоит посмотреть, тем более – велика вероятность, что вам это будет интересно.

Образец номенклатуры дел отдела кадров

Чтобы определить сроки хранения, вы можете использовать действующий (в последней редакции) типовой перечень документов 2010 года. Скачать его для более подробного ознакомления можно по приведенной ссылке. Информацию об иных используемых повсеместно перечнях документов можно найти там же. Организациям, для которых разработаны специальные ведомственные и отраслевые перечни, ссылки на статьи и сроки хранения необходимо оформлять в соответствии с ними.

Вы имеете возможность скачать представленный в статье образец номенклатуры дел отдела кадров в формате doc. Надеемся, что вы получили ответы на свои вопросы по поводу организации делопроизводства, прочитав данную статью.

Консультация юриста

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ОТДЕЛА КАДРОВ ОРГАНИЗАЦИИ

1atc.ru