online-buhuchet.ru

Акт приема-передачи печати. Образец 2019 года

Составление акта приема-передачи печати происходит тогда, когда данный атрибут переходит от одного ответственного лица к другому. Акт относится к первичной внутренней документации фирмы и служит письменным свидетельством факта перемещения печати.

Кто обязан пользоваться печатями

Печать в некотором роде является пережитком прошлого, тем не менее, ее использование носит широчайшее распространение. Она в ходу у самых разных представителей бизнеса, а также в государственных структурах.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк акта приема-передачи печати .docСкачать образец заполнения акта приема-передачи печати .doc

С 2016 года юридические лица, т.е. коммерческие компании, независимо от рода их деятельности и принадлежности к малому, среднему или крупному бизнесу не обязаны пользоваться печатями и штампами. Норма по их применению может быть закреплена в учетной политике предприятия сугубо на добровольной основе. Что касается индивидуальных предпринимателей, то на них обязанность применять печати или штампы в работе никогда не накладывалась, поэтому наличие печати у ИП всегда было признаком собственного волеизъявления.

Зачем нужен акт приема-передачи печати

Печать на любом предприятии – объект особо охраняемый, за ее содержание и сохранность, как правило, отвечает один конкретный человек: либо директор компании, либо сотрудник, назначенный на это особым распоряжением руководства. Часто для хранения печати рекомендуют использовать специальный сейф, с доступом ограниченного круга лиц.

При помощи печати визируется документация фирмы, причем зачастую важность бумаг значения не имеет – это могут быть какие-то ежедневные рутинные документы или же ценные договоры и контракты. Без специального оттиска, который обычно содержит реквизиты организации и иногда какие-то секретные обозначения (такая маркировка используется для защиты печатей и штампов от подделки) тот или иной документ не будет считаться действительным, именно поэтому организации стремятся ограничить доступ к печатям. Соблюдение определенных мер безопасности позволяет также избежать попадания печатей и штампов в руки мошенников и прочих нечистоплотных граждан, а значит и использования их в корыстных или каких-то иных злонамеренных целях.

Печать, конечно, можно передать и без составления акта, но в случае, если произойдет какое-то нештатное, выходящее за рамки закона событие с применением печати, установить и доказать виновность того или иного лица будет крайне затруднительно.

Также читайте: всё о печати для ИП и ООО

В каких случаях используется акт приема-передачи

Чаще всего перемещение печати от одного работника предприятии к другому происходит по трем причинам.

1. Временное отсутствие ответственного лица на рабочем месте (больничный, командировка, отпуск и т.п.).
2. Назначение нового ответственного лица руководством компании (например, в связи с увольнением прежнего или же утраты к нему доверия).
3. Печать может передаваться в пользование другой компании для заверения документов от лица ее держателя.

Кто составляет акт

Данный документ составляется от имени двух сторон. Одной из них выступает человек в ведении которого находилась печать до ее передачи, а второй – тот, кому она, собственно, передается. Оба эти сотрудника должны заверить акт своими подписями.

Правила составления акта

На сегодняшний день нет единого унифицированного образца акта приема-передачи печати. Предприятия и организации могут составлять его в произвольной форме или использовать шаблон, разработанный внутри фирмы и утвержденный в ее учетной политике. При этом, вне зависимости от того, какой именно способ оформления будет выбран, следует придерживаться нескольких основных моментов.

В акте обязательно должно быть указано:

• наименование компании — владельца печати,
• должности и ФИО бывшего ответственного за ее хранение сотрудника
• и того, которому она передается,
• нужно отразить причину передачи,
• дату, до которой печать переходит в другие руки,
• поставить оттиск печати,
• подписи обоих сотрудников.

С того момента, как оба автографа будут стоять на документе, все обязанности по обеспечению сохранности печати переходят от одного лица к другому.

Правила оформления акта

Акт можно оформлять как на простом листе формата А4, так и на фирменном бланке предприятия, причем писать можно от руки или же печатать на компьютере.

Документ создается в трех экземплярах:

• один из которых остается у бывшего ответственного за ее хранение печати работника,
• второй поступает во владение будущему ответственному лицу,
• третий передается в компанию.

После того, как все формальности будут выполнены и процедура передачи окончательно завершится, акт регистрируется в специальном журнале учета внутренних документов, а затем передается на хранение в архив предприятия, где он должен содержаться в течение периода, установленного для такого рода бумаг (т.е. не менее трех лет).

Образец акта приёма-передачи печати

1. В начале документа посередине строки пишется его наименование (с коротким обозначением сути) и номер по внутреннему документообороту.
2. Затем указывается дата составления акта и населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие.
3. Далее фиксируется собственно сам факт приема-передачи. Здесь необходимо указать:
   • полное наименование компании (в соответствии с учредительными бумагами),
   • повод, послуживший обоснованием для процедуры передачи печати,
   • должность, фамилию-имя-отчество того, от кого она переходит,
   • должность, фамилию-имя-отчество того, кому она поступает.

   В этом же абзаце нужно вписать,

   • на основании каких документов действуют сотрудники
   • и ссылку на приказ или распоряжение, послужившее основанием для перемещения печати.
4. Ниже нужно поставить оттиск этой печати, а также написать, на какой срок она передается (это может быть какая-то конкретная дата или же бессрочный период).
5. В завершение бланк должен быть заверен автографами обоих сотрудников с расшифровками подписей.

assistentus.ru

Акт приема-передачи документов – образец

В процессе ведения делопроизводства могут возникать ситуации, когда необходимо провести передачу документов. Значит необходимо составить акт приема-передачи документов (образец как всегда приводится в статье).

Данный акт служит целям снятия ответственности с принимающего дела сотрудника, а так же позволяют достоверно оценить положение дел в определенный момент времени. Причиной чаще всего могут служить увольнение или перевод на другую должность ответственного за отдельное направление работы сотрудника, реорганизация или ликвидация подразделения, или любая иная практическая необходимость.

Прежде всего, необходимо узнать определен ли нормативными документами порядок передачи и непосредственно сама форма акта. Если нет (таковых большинство), то оформляйте в произвольной форме акт на основании приведенного здесь образца. Для пользы дела и добавления уверенности рекомендую прочтение статьи Как составить акт, чтобы получить представление об обязательных реквизитах акта.

Акт приема-передачи документов – образец составлен в произвольной форме

Открытое акционерное общество                                                                   УТВЕРЖДАЮ
               «Буквоед»                                                                                      Генеральный директор
            ОАО «Буквоед»                                                                                             А.М. Некрылкин
                                                                                                                    08.12.2014
                  АКТ
08.12.2014                 № 2
           г. Екатеринбург

приема-передачи кадровых документов

Основание: приказ ОАО «Буквоед» от 07.12.2014 № 207 «О проведении приема-передачи кадровых документов».

Составлен комиссией:

Председатель   -     заместитель генерального директора Я.В. Анушкин
Члены комиссии:    юрисконсульт С.Е. Коновалова
                              бухгалтер Д.Ю. Трушкина
Присутствовали:     начальник отдела кадров В.В. Жеребцова
                              инспектор отдела кадров А.Н. Филимонина

Начальник отдела кадров Жеребцова В.В. передала, а инспектор отдела кадров Филимонина А.Н. приняла кадровые документы:

Одновременно передается печать отдела кадров.

В процессе приема-передачи документов установлено:
… (перечисляют все факты, требующие фиксации в акте, в т.ч. выявленные недостатки на основании изучения кадровых документов).

Приложение: 1. Перечень личных дел на 3 л. в 1 экз.
                     2. Перечень трудовых книжек на 3 л. в 1 экз.

Передала                                                                                                             В.В. Жеребцова

Приняла                                                                                                               А.Н. Филимонина

Председатель комиссии                                                                                        Я.В. Анушкин

Члены комиссии                                                                                                   С.Е. Коновалова
                                                                                                                           Д.Ю. Трушкина

Очень часто порядок приема-передачи документов в нормативно-правовых актах не находит отражения. Тогда следуйте общему сложившемуся порядку.

Составление акта приема-передачи документов

Основанием процедуры передачи документов обычно служит приказ о назначении состава комиссии, который в свою очередь часто может быть составлен на основании приказа по личному составу о назначении, переводе, увольнении работника или обусловлен иной практической необходимостью. В комиссию следует включать не менее трех человек.

Перечень передаваемых дел удобно оформлять в виде таблицы (как на образце). Таблица так же заполняется в произвольной форме (изменяйте как хотите), тем не менее, из нее должен быть понятен состав документов. Если требуется передать ограниченное количество документов, то таблицу можно изменить по такому образцу:

 
В процессе приема-передачи документов в соответствии с действующими нормативно-правовыми актами проверяют: наличие (отсутствие) необходимых документов, правильность их составления, формирование дел, в случае необходимости дают общую оценку положения дел. Все эти данные в виде связного текста включают в акт в необходимом объеме, чтобы объективно отразить ситуацию. В то же время допускается ограничиться одной таблицей с перечислением передаваемых документов без каких-либо дополнительных пояснений.

Большие массивы документов принято оформлять в виде приложений. Так они не будут ухудшать восприятие основного содержания акта. Поскольку приложения являются неотъемлемой частью акта, все перечисленные документы будут считаться включенными в него.

Думаю, что изложено достаточно информации для составления акта приема-передачи документов (образец этот подойдет для передачи любых документов во многих ситуациях). Точнее сказать — для которых не предусмотрено установленной формы и собственного порядка передачи. Возможно для вас окажется также полезным делом ознакомление с образцом акта при смене ответственного за архив.

Евгения Полоса

*** Если вы привыкли делать покупки в Интернете (приобретаете одежду, телефоны, услуги, бронируете отели и др.), то вы можете вернуть часть своих денег, например, при помощи данного СЕРВИСА. У меня это работает.

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Еще интересное по теме:

К записи 30 комментариев

delo-ved.ru

Журнал регистрации учетных документов – образец 2019

                          ЖУРНАЛ N _____

                  регистрации учетных документов

         ________________________________________________

         (наименование организации, подразделения, адрес)

                                               Начат _____________

                                               Окончен ___________

    Часть I. Перечень категорий учетных документов

-----T----------T----------------T---T----------T----------------¬

¦ N  ¦Категория ¦ Страницы книги ¦ N ¦Категория ¦ Страницы книги ¦

¦п/п ¦документа +-------T--------+п/п¦документа +-------T--------+

¦    ¦          ¦началь-¦последу-¦   ¦          ¦началь-¦последу-¦

¦    ¦          ¦ная    ¦ющая    ¦   ¦          ¦ная    ¦ющая    ¦

+----+----------+-------+--------+---+----------+-------+--------+

¦ 1  ¦    2     ¦   3   ¦   4    ¦ 5 ¦    6     ¦   7   ¦   8    ¦

+----+----------+-------+--------+---+----------+-------+--------+

¦    ¦          ¦       ¦        ¦   ¦          ¦       ¦        ¦

+----+----------+-------+--------+---+----------+-------+--------+

¦    ¦          ¦       ¦        ¦   ¦          ¦       ¦        ¦

L----+----------+-------+--------+---+----------+-------+---------

Часть II. Сведения о регистрации учетных документов по категориям

    ______________________________________________________________

           (наименование категории учетных документов)

------T-----T--------------T------T-------T--------T------T------¬

¦Реги-¦Дата ¦Наименование, ¦Коли- ¦Распис-¦Расписка¦Место ¦Приме-¦

¦стра-¦реги-¦дата и номер  ¦чест- ¦ка в   ¦в приеме¦хра-  ¦чание ¦

¦цион-¦стра-¦документа (ис-¦во эк-¦получе-¦испол-  ¦нения ¦      ¦

¦ный  ¦ции  ¦ходящий, ин-  ¦зем-  ¦нии до-¦ненного ¦доку- ¦      ¦

¦номер¦доку-¦дивидуальный  ¦пляров¦кумента¦докумен-¦мента ¦      ¦

¦доку-¦мента¦для документов¦и лис-¦и дата ¦та и    ¦(N де-¦      ¦

¦мента¦     ¦строгой отчет-¦тов   ¦его пе-¦дата его¦ла и  ¦      ¦

¦     ¦     ¦ности), кем и ¦      ¦редачи ¦передачи¦листов¦      ¦

¦     ¦     ¦когда оформлен¦      ¦для ис-¦в архив ¦в этом¦      ¦

¦     ¦     ¦(направлен,   ¦      ¦полне- ¦        ¦деле) ¦      ¦

¦     ¦     ¦представлен)  ¦      ¦ния    ¦        ¦      ¦      ¦

+-----+-----+--------------+------+-------+--------+------+------+

¦  1  ¦  2  ¦      3       ¦  4   ¦   5   ¦   6    ¦  7   ¦  8   ¦

+-----+-----+--------------+------+-------+--------+------+------+

¦     ¦     ¦              ¦      ¦       ¦        ¦      ¦      ¦

+-----+-----+--------------+------+-------+--------+------+------+

¦     ¦     ¦              ¦      ¦       ¦        ¦      ¦      ¦

L-----+-----+--------------+------+-------+--------+------+-------

Примечания к Приложению N 12:

1. Книга предназначена для учета всех исходящих внутренних и поступающих приходных и расходных учетных документов, а также документов по переписке, касающейся оборота оружия. Допускается регистрация в данном журнале документов, отражающих оборот специальных средств индивидуальной бронезащиты (далее – СС и СИБ).

2. В книге ведутся следующие разделы для регистрации документов по категориям:

2.1. Внутренние приходные документы (наряды, накладные, ведомости и т.п.).

2.2. Внутренние расходные документы.

2.3. Внешние приходные документы.

2.4. Внешние расходные документы.

2.5. Акты приема (передачи) оружия, патронов, основных частей огнестрельного оружия, СС и СИБ.

2.6. Акты списания оружия, патронов, включая основные части огнестрельного оружия и СИБ. Материалы инвентаризации, недостач (излишков) и соответствующих проверок.

2.7. Акты осмотра оружия, патронов и СИБ, акты технического состояния.

2.8. Лицензии, разрешения, направления и другие разрешительные документы, оформленные (выданные) органами внутренних дел, а также приложения к ним (описи номерного учета оружия и т.д.).

2.9. Документы по переписке, касающейся оборота оружия, патронов, СС и СИБ.

2.10. Книги и журналы учета, ведущиеся в организации федеральной почтовой связи.

2.11. Вспомогательные документы учета (упаковочные листы, описи, заявки, расчеты и т.п.).

2.12. Документы, касающиеся периодической проверки работников организации федеральной почтовой связи.

2.13. Документы, касающиеся временного изъятия оружия и патронов у нарушителей, передачи и получения материалов судебного разбирательства, включая решения о конфискации или возвращении ранее изъятых изделий.

3. Порядковые номера учетных документов в журнале являются их номерами регистрации, при этом на документах, поступивших из МВД России или от органов внутренних дел, юридических лиц – поставщиков, номера регистрации должны начинаться с грифа “Р” (варианты – “Р/123”, “Р-20”, “Р/123-20”, “Р-123/20” и т.п.).

4. Вновь оформленные учетные документы (исходящие), подлежащие направлению организациям федеральной почтовой связи либо другим лицам, регистрируются после их подписания соответствующими должностными лицами в строгой последовательности по мере поступления.

5. Регистрационные отметки об исполненных документах записываются в журнале при наличии всех и правильно оформленных реквизитов. В графе 6 журнала расписывается лицо, ведущее учет, при возвращении документа в подразделение.

dogovor-obrazets.ru

Журнал регистрации документов – образец и правила заполнения

Журнал регистрации документов. Ведем учет входящих и исходящих документов по правилам.

В каждой, даже самой крошечной компании, как правило, — солидный поток документооборота: это входящие и исходящие, исполнительные и внутренние документы. Для того, чтобы ни один документ не потерялся и каждый дошел до адресата, есть определенные правила регистрации всей корреспонденции организации, для чего и применяется журнал регистрации документов.

Чаще всего документы, подписанные руководителем, вносит в журнал секретарь-делопроизводитель, бухгалтерские документы, внутренние документы, договора, приказы по личному составу проходят регистрацию в том отделе\\подразделении, где они подготовлены. Все они заносятся в специальный журнал регистрации. Конечно, очень удобно, когда на предприятии действует единая система электронного документооборота: в ней можно быстро найти нужный документ, кроме того, в ней могут работать сразу много пользователей из разных подразделений. Но возможно вести журнал регистрации и вручную, а также в ворде или экселе.

Одно из важных требований для правильного документооборота заключается в том, что документ вписывается в журнал можно только после подписания ответственным лицом. Это делается для того, чтобы в учете не было «мертвых душ» — документов, которые зарегистрировали, но так и не подписали. Еще отметим, что каждый год нумерация в журнале начинается заново.

Документы разных видов удобней регистрировать в разных категориях. Например, наиболее широко в журнале регистрации документов распространены следующие категории: деловые письма (исходящие и входящие), распоряжения, служебные записки, приказы.

Перед внесением документа в журнал регистрации на бланке нужно обязательно прописать номер, присвоенный при его регистрации, и дату. Обратите внимание: даже если у письма несколько адресатов (например, в рамках одного подразделения), зарегистрировать его нужно только один раз.
У журналов регистрации документов нет установленных жестких форм. Но чаще всего используется примерно вид журнала.

Журнал регистрации исходящих документов содержит следующие графы:номер,дату,адресат,краткое содержание,исполнитель ,№ дела, где находится документ,отметка об исполнении.

Журнал регистрации входящих документов содержит следующие графы:номер,дата,корреспондент,исходящий номер,исходящая дата,краткое содержание,роспись в получении

Ряд компаний делят весь поток поступающих и отправляемых писем на несколько групп (например, письма от поставщиков, письма от покупателей, письма по конкретным филиалам и т.п.).

Читайте также

kdpconsulting.ru