Образец журнала учета персональных данных 2018

Для чего нужен

Главное назначение журнала — фиксировать операции по обработке и передаче персональных сведений ответственным за них сотрудникам, тем самым способствовать сохранности информации. Целесообразность ведения таких записей определяется спецификой, размерами и структурой организации. Как правило, чем больше численность штата, тем шире перечень сотрудников, которым требуется доступ к конфиденциальным сведениям для выполнения служебных обязанностей. Например, при возникновении спорных ситуаций штатный юрист может запросить в отделе персонала трудовой договор с тем или иным работником. При принятии решения о кадровых перестановках или продвижении работника по службе личное дело работника может быть запрошено руководителем подразделения. Нередко кадровые документы, содержащие конфиденциальную информацию, требуются профсоюзным организациям для проверки выполнения условий коллективного договора.

Форма журнала

Обязанность ведения книги движения персональных данных не предусмотрена на законодательном уровне, а значит, не существует четких требований к ее оформлению. Однако есть рекомендации, которых следует придерживаться, чтобы решить поставленную задачу по предотвращению утечки информации. Итак, в книгу учета передачи данных рекомендуется включить следующие графы:

• ФИО и должность лица или наименование органа, запрашивающего личные данные;
• цель выдачи документа;
• дата выдачи документа;
• дата возврата документа;
• перечень наименований запрашиваемых документов.

Если работодатель принимает решение о необходимости фиксации движения личных данных, то образец журнала учета персональных данных вносится в пакет типовых документов по защите конфиденциальной информации, и его форма утверждается приказом. Также издается приказ о назначении лица, ответственного за заполнение журнала.

Образец журнала учета передачи персональных данных

Скачать

Порядок ведения, хранения и уничтожения

Так как журнал учета персональных данных не является обязательным документом, работодатель на свое усмотрение определяет порядок манипуляций с ним. Целесообразно разработать соответствующий внутренний регламент, в котором прописано место хранения книги учета передачи данных, а также инструкцию по ее ведению.

Что касается сроков хранения журнала, то они также устанавливаются руководителем организации. При их определении рекомендуется ориентироваться на ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», в соответствии с которым личные дела работников подлежат хранению в течение 75 лет. Логично, что документ, фиксирующий движение конфиденциальных данных сотрудников, следует хранить в течение этого же срока. Каким бы ни был определен срок хранения журнала, его уничтожение должно сопровождаться составлением соответствующего акта.

clubtk.ru

Образец журнала учета обращений субъектов персональных данных 2018

Что это такое и зачем нужно

В соответствии с ч. 4 ст. 22.1. Федерального закона «О защите персональных данных» лицо, ответственное за организацию обработки персональных данных, обязано организовывать прием и обработку обращений и запросов субъектов ПДН или их представителей. Прием обращений – это, прежде всего, их регистрация. Закон не устанавливает обязанность организации–оператора непременно регистрировать такие запросы особым образом и отдельно от другой корреспонденции. Однако завести специальный журнал учета обращений граждан – субъектов персональных данных стоит по двум причинам:

1. Чаще всего, такие запросы связаны с получением работниками документов, связанных с работой. В силу ст. 62 ТК РФ такую информацию работодатель обязан предоставить в течение трех рабочих дней с момента получения запроса. Регистрация обращений субъектов ПДН в специальной книге сотрудником отдела кадров позволяет ему отвечать на них более оперативно, чем когда такие заявления регистрируются в общей массе входящих документов, и часто доходят до исполнителя уже с нарушенным сроком рассмотрения.
2. Наличие специального журнала, во-первых, поможет убедить проверяющих в том, что работа с персональными данными ведется в вашей организации надлежащим образом, а во-вторых, вам не придется демонстрировать инспектору книгу регистрации всей входящей корреспонденции.

Форма журнала учета

Так как такой кондуит не является обязательным документом, работодатель на свое усмотрение определяет его форму и порядок заполнения. Как правило, заявления работников сводятся к просьбе об ознакомлении со своим личным делом или с документами, содержащими их персональные данные, либо к получению соответствующих копий. Поэтому в вашей книге учета целесообразно предусмотреть следующие графы:

• сведения о лице, запрашивающем информацию;
• дату обращения;
• краткое содержание обращения и цель запроса;
• данные о предоставлении информации либо об отказе.

Все графы заполняются разборчивым почерком шариковой или гелевой ручкой (не карандашом). Как и все другие подобные формы, журнал учета обращений субъектов ПДН обычно представляет из себя книгу формата А4 с прошитыми и пронумерованными листами. Необходимо указать даты начала и конца ведения журнала. Все листы должны быть последовательно пронумерованы и их нельзя вырывать даже в случае порчи.

Форму журнала можно утвердить приказом по организации либо оформить как приложение к Положению о защите персональных данных работников, указав в нем ответственного за ведение журнала, место и порядок его хранения, инструкцию по его ведению и иную необходимую информацию.

Лица, получающие документы для ознакомления, должны быть предупреждены о том, что нельзя делать пометки в таких документах, вносить новые записи, извлекать документы из личного дела или помещать в него новые бумаги. Эту информацию тоже можно включить в Положение, с которым все работники должны быть ознакомлены под роспись.

Образец журнала учета обращений субъектов персональных данных

Скачать

 

clubtk.ru

Журнал учета передачи персональных данных | Статьи

При трудоустройстве любой сотрудник сталкивается с заполнением анкет и других документов, где указывает свои личные данные. В статье рассказывается о том, какая именно информация относится к персональным данным, кто несет ответственность за их сохранность, и как правильно вести журнал учета передачи персональных данных.

Из этой статьи вы узнаете:

• что считается персональными данными сотрудника;
• процесс передачи персональных данных;
• кто несет ответственность за сохранность персональных данных;
• как вести журнал учета передачи персональных данных.

Как правильно оформить журнал учета персональных данных

При устройстве на работу, будущий сотрудник заполняет множество документов, в большинстве из которых указывая ту или иную информацию о себе личного характера. В таких случаях очень важно, чтобы персональные данные были использованы строго в рамках назначенных целей. Важно, чтобы информация не поступила к третьим лицам, не имеющим к обработке данных никакого отношения. Стоит отметить, что без письменного разрешения будущего сотрудника обработка его личных данных невозможна и противозаконна.

Что относится к персональным данным

Персональные данные — это необходимая для работодателя информация о сотруднике, регулирующая трудовые отношения между ними.

К персональным данным относится следующая информация:

• паспортные данные;
• семейное положение;
• информация об образовании будущего сотрудника;
• информация по свидетельству обязательного пенсионного страхования;
• стаж работы и информация о предыдущих местах работы и т. д.

Вся эта информация необходима работодателю, чтобы составить трудовой договор и его личное дело на производстве, а также оценить его способности, чтобы использовать их в дальнейшей работе.

Важно понимать, что работодатель не может просить от работника большей информации, чем того требует цель сбора данных — заключение договора и оформление личного дела. И как мы уже говорили, личные данные возможно получить только непосредственно у сотрудника и только с его письменного разрешения. Если даже возникает ситуация, когда сделать это проблематично, то получение из третьих рук информации о сотруднике должно быть санкционировано самим сотрудником, подкрепленным его письменным разрешением об этом.

---

Читайте об образце согласия на обработку персональных данных образец

---

Читайте по теме в электронном журнале

Учет передачи персональных данных

Все взаимодействия с документами, содержащими личные данные сотрудников, должны регулироваться Положением о защите персональных данных. Это обязательный внутренний локальный документ, разработанный кадровиками. Законодательно не установлена строгая форма его оформления, но он должен соответствовать информации, указанной в ТК РФ. Утверждается руководителем.

Согласно ТК РФ, руководитель обязан обеспечить защиту предоставленных персональных данных о работниках.

Подробнее об обработке персональных данных работников читайте здесь:

Каждый работник, имеющий доступ к личным данным сотрудников в силу своих должностных обязанностей, должен подписать документы о неразглашении конфиденциальной информации. Как правило, список должностей, имеющих доступ к данным, указывается дополнительным приложением к Положению. Как правило, к ним относятся:

• сотрудники кадровой службы;
• руководители подразделений, например, главный бухгалтер. Они могут запрашивать информацию только в рамках своей деятельности.

Журнал учета передачи персональных данных

Как мы уже говорили ранее, работодатель должен очень бережно относиться к персональным данным работника и обеспечивать их сохранность на протяжении всей его работы и в процессе последующего архивного хранения.

Для того, чтобы посторонние лица не имели доступа к конфиденциальной информации сотрудников, на предприятии ведутся специальные журналы учета внутреннего доступа к персональным данным.

В самом журнале указываются следующие данные:

• дата выдачи и возврата личных дел сотрудников работникам организации;
• цель выдачи того или иного дела;
• наименование выданного документами;
• срок пользование выданными документами.

В случае, если выдано было много документов, то необходимо в момент выдачи произвести опись. Очень важно помнить, что сотрудники, получившие доступ к документам или личным делам сотрудника не имеют права делать в них заметки, исправлять, вносить новые записи или извлекать существующие документы.

Согласно ТК РФ, работодатель должен сам обеспечить безопасность и сохранность сбора и хранения данных. Несмотря на то, что нет точных рекомендаций по хранению данных, важно помнить, что это важная, конфиденциальная информация, которую надо оберегать от несанкционированного доступа, поэтому стоит продумать максимальные меры безопасности для ее хранения. 

Рекомендуем материалы по теме:

1. В каких случаях согласие сотрудника на передачу персональных данных не требуется;
2. Как организовать обработку персональных данных сотрудников;
3. Журналы учета и регистрации;
4. Обрабатываем персональные данные, принимая на работу;
5. 12 кадровых документов, которые помогут пройти любую проверку;
6. Генеральная уборка в кадрах: что делать со старыми документами.

www.kdelo.ru

Журнал учета обращений органов с запросами ПДн работников

>>>>

Журнал учета обращений органов с запросами ПДн работников

Поскольку на работодателя возложена обязанность соблюдения режима конфиденциальности ПДн, в целях обеспечения его выполнения необходимо вести журнал учета персональных данных, их выдачи и передачи другим лицам и представителям различных организаций, органам контроля и надзора, правоохранительным органам, и т.д.

Журнал учета обращений органов с запросами персональных данных работников обеспечивает документальную фиксацию внешнего доступа к персональным данным работников. Данный журнал учета запросов ПДн работников различными органами содержит список обращений органов с запросами о ПДн работников.

Журнал должен быть утвержден руководителем подразделения ответственного за обеспечение режима безопасности или специально уполномоченным сотрудником. В Журнале отражается наименование органа, запросившего информацию, дата, цель и результат обращения.

В расширенной версии Журнала учета выдачи персональных данных работников организациям и государственным органам необходимо регистрировать: поступающие запросы, сведения о лице, направившем запрос; дату передачи персональных данных или уведомления об отказе в их предоставлении; какая именно информация была передана.

Журналы учета обращений уполномоченного органа с запросами ПДн работников ведутся в отделах, ответственных за прием и обработку запросов субъектов персональных данных. Руководитель отдела санкционирует создание соответствующих журналов. Журналы ведутся сотрудниками отделов, осуществляющих обработку запросов уполномоченного органа по защите прав субъектов структурных подразделениях организации.

Лицо, ответственное за обработку запросов от уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных, или же лица, составляющие ответ на запрос, заносят необходимые сведения об обработке запроса в журнал.

www.freshdoc.ru

Документация по работе с персональными данными | Образец – бланк – форма

Форма утверждена: 

Персональные данные – это совершенно любая информация, которая прямо или же косвенно относится к определенному или определяемому субъекту персональных данных. Законодательство РФ в области, касающейся персональных данных,  основывается на Конституции и международных договорах РФ и состоит из Федерального закона № 152-ФЗ «О персональных данных». Целью данного закона является обеспечение защиты свобод и прав гражданина при обработке его персональных данных на том или ином предприятии.

Обработка персональных данных сотрудниов в обязательном порядке должна осуществляться на справедливой основе согласно действующему законодательству и должна ограничиваться достижением заранее определенных целей. При этом не допускается обработка персональных даннях работников, которая несовместима с целями сбора персональных данных. Сборм информации занимаются операторы, которые обязаны не раскрывать посторонним лицам полученные персональные данные без согласия субъекта персональных даннях. Т.к. это может повлечь за собой административную или иную ответственность.

При работе с персональными данными сотрудников предприятия целесообразно разработать основной нормативный акт – Положение о персональных данных и при работе с конфиденциальной информацией пользоваться следующим перечнем документов:

Управление персональными данными в учебных заведениях

blanker.ru

Образец положения о персональных данных работников 2018

Что такое персональных данные

Федеральный закон от 27.07.2006 №152-ФЗ определяет персональные данные как любую информацию, прямо или косвенно относящуюся к субъекту или позволяющую его идентифицировать (п.1 ст. 3). При этом законодательный акт не содержит разъяснения, какие именно сведения о физическом лице включает в себя данное понятие. В контексте трудовых отношений к ним, как правило, относятся:

• ФИО;
• дата рождения;
• паспортные данные;
• адрес регистрации и проживания;
• ИНН;
• номер СНИЛС;
• информация об образовании и трудовом стаже.

Это лишь минимальный перечень сведений о себе, которые человек предоставляет при приеме на работу. В процессе сотрудничества к нему добавляются: условия трудового договора и дополнительных соглашений, сведения о постановке на воинский учет, социальные льготы, данные о дисциплинарных взысканиях и поощрениях, отчеты для органов статистики и прочие. Массив полученной информации составляет личное дело работника.

Для чего нужно положение о работе с персональными данными

Принимая человека на работу, предприятие берет на себя функции оператора по обработке данных. Иными словами, работодатель осуществляет сбор, хранение, систематизацию, накопление и обновление информации, касающейся работников. Работа с личными данными ведется как с использованием средств автоматизации, так и без их применения. Обработка конфиденциальных сведений осуществляется не только в период сотрудничества, но и после его завершения, на стадии архивирования. Ст. 22.1 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации” обязывает организации хранить личные дела работников в течение 75 лет. На всех этапах обработки личных сведений работодатель обязан предотвращать передачу их третьим лицам при отсутствии на то законных оснований. Комплекс соответствующих мер должен быть задокументирован как положение о работе с персональными данными работников.

Структура положения о персональных данных

Составляя положение о защите персональных данных 2018, рекомендуется придерживаться следующей структуры:

№	Раздел	Содержание
1	Основные положения	Цели документа, законы, порядок утверждения
2	Основные понятия	Определения понятий, упортребляемых в документе
3	Состав персональных данных работников	Перечень личных сведений
4	Обработка данных	Условия обработки информации
5	Комплекс документов	Перечень документов, содержащих личные сведения
6	Доступ к персональным данным	Порядок внешнего и внутреннего доступа к информации
7	Защита персональных данных	Комплекс мер для обеспечения безопасности конфиденциальных сведений
8	Права и обязанности работника	Права работника в отношении обработки данных, обязанность по своевременному уведомлению об их изменении
9	Ответственность за разглашение информации	Разъяснение ответственности за нарушение сохранности информации в соответствии с законодательством

Как ввести в действие положение об обработке и защите персональных данных 2018

На этапе разработки документа его содержание следует согласовать с руководителями отделов, задействованных в обработке данных, и юридической службой. Готовый локальный нормативный акт утверждается приказом руководителя организации. Приказ также издается в случае внесения изменений в текст документа. Если по каким-либо причинам положение о защите личных данных отсутствует на предприятии, необходимо незамедлительно его оформить и довести его содержание до всех работников. Сотрудники, принимаемые на работу, должны прочесть положение до подписания трудового договора. Подтверждение ознакомления с текстом оформляется на усмотрение работодателя. Наиболее удобный способ – ведение журнала ознакомления с локальными нормативными актами. При необходимости работник может сколько угодно раз обращаться за текстом документа. Чтобы упростить данную процедуру, рекомендуется выложить образец положения об обработке персональных данных работника в ресурсы корпоративного электронного доступа.

Образец положения о персональных данных 2018

Скачать

clubtk.ru

Журнал учета заявлений на отзыв персональных данных

Оглавление:

Кредитный советник

Что делать?

Заявление на отзыв персональных данных

Оно составляется в произвольной форме, однако получатель этого заявления должен почувствовать, что вы достаточно серьезно относитесь к своей личной информации и хорошо знаете законы. Оставьте возможность учреждению оперативно связаться с вами в случае надобности (это необходимо, если вы, к примеру, еще не выплатили кредит, но не хотите, чтобы банк использовал вашу личную информацию). Для этого укажите ваш почтовый адрес и электронный адрес, по которым представители учреждения смогут с вами связаться. Образцы заявлений на отзыв персональных данных

Отзыв согласия на обработку персональных данных банком

Заявление об отзыве согласия на обработку персональных При заключении кредитного договора мною как субъектом персональных данных Вам как Оператору персональных данных было дано согласие на обработку моих персональных.

Согласно Федерального Закона РФ N 152-ФЗ «О персональных», под обработкой Оператором персональных данных понимается, в том числе, использование и уточнение данных.

Журнал учета заявлений на отзыв персональных данных

1.

При ведении учета успеваемости с использованием ЭЖ обучающимся и их родителям (законным представителям) обеспечивается возможность оперативного получения информации без обращения к сотрудникам ОУ (автоматически).

Есть вопрос к юристу? Могу ли я п письменно отказаться от передачи своих данных на портал и требовать информирования в традиционной форме или иным согласованным со школой способом? Федерального закона «О данных» от 27.07.2006 N 152-ФЗ

Журналы учета персональных данных

Практическая энциклопедия бухгалтера Все изменения 2018 года уже внесены в бератор экспертами.

В ответе на любой вопрос у вас есть всё необходимое: точный алгоритм действий, актуальные примеры из реальной бухгалтерской практики, проводки и образцы заполнения документов.

Распечатать Выбор читателей Удержание алиментов: новый подход С 1 октября применяем только новый счет-фактуру Утрата первичных документов: сообщать ли в ФНС? Комментарии (0)

После получения заявления кредиторам придётся прекратить использование персональных данных, поскольку это станет незаконным.

Если это не будет соблюдено — вперёд писать заявление в прокуратуру, теперь на это у вас есть все основания.

Выкладываю образец заявления, чтобы вам было проще его составить. Подставьте свои данные, распишитесь и отправьте заявление заказным письмом.

Заявление об отзыве персональных данных

А звонки продолжаются с миллиона номеров. Бесполезно заносить в «чёрный список».

Ндинственный выход, сменить симку. Меньше, чем просят, не платите.

Деньги уйдут на погашение процентов. Не выйдите из кабалы. Пусть в суд обращаются.

Это не плохой выход из положения. Удачи. Мой ответ — ваш отзыв.

По просторам интернета действительно бродит информация, а так же образци заявлений об отзыве данных (такой образец есть даже на сайте Banki.ru)

Где можно взять бланк заявления на отзыв персональных данных, который предоставляется в банк?

Добрый день. Собираюсь обращаться в суд из-за невозможности оплачивать кредит, и постоянные звонки уже надоели.

Поэтому нужен образец заявления на отзыв персональных из банка.

Можете ли вы мне его предоставить.

Здравствуйте! Образец заявления на отзыв согласия на обработку персональных данных в банк вы можете скачать в формате Word, нажав на картинку.

Само заявление должно отправляться на адрес головного банка заказным письмом с уведомлением. Таким образом, вы будете проинформированы о его получении кредитором, что обяжет его ответить на ваш запрос в течение 10 дней после его принятия.

Отвечала: Виктория Логинова, юрисконсульт ЗанимайОнлайн.ру.

Задайте свой вопрос

Если банк поручил взыскание задолженности по кредиту ООО «Примоколлект», то при отправке заявления об отзыве согласия на обработку персональных указывать адрес банка или Примоколлект (или туда и туда)?

vash-yurist102.ru