Докладная записка об отсутствии работника на рабочем месте

Докладная записка об отсутствии работника на рабочем месте является одним их многих способов фиксации фактов нарушения трудовой дисциплины.

Файлы в .DOC:Бланк докладной записки об отсутствии работника на рабочем местеОбразец докладной записки об отсутствии работника на рабочем месте

Способы фиксации

Факт нарушения трудовой дисциплины, способный повлечь за собой определенные негативные последствия для работника, должен быть зафиксирован документально. Существует несколько способов констатации факта отсутствия работника на рабочем месте, а именно:

1. составление акта об отсутствии работника на рабочем месте. Об особенностях составления акта можно прочитать в отдельном материале нашего сайта;
2. составление служебного рапорта;
3. составление докладной записки;
4. составление служебной записки.

По сути, кроме акта, все остальные способы являются вариациями на тему докладной.

Это означает, что любой выбранный способ будет правильным.

Что касается акта, то он отличается от остальных способов фиксации факта нарушения трудовой дисциплины как по форме, так и по доказательной силе. Дело в том, что любой акт составляется комиссионно, с участием, как минимум, трех человек, что, безусловно, повышает степень достоверности документа.

При возникновении трудового спора факты, изложенные в комиссионном акте, практически невозможно оспорить, в то время, как все виды единоличных записок или рапортов подразумевают субъективность оценки изложенных в них сведений.

Основания для составления

Докладная записка, помимо инструмента фиксации, является также и инструментом информирования вышестоящего руководства нижестоящим руководителем о прогуле работника.

Само по себе отсутствие на рабочем месте не является эквивалентом прогула до тех пор, пока не будет выяснено, что отсутствие на работе имело место по неуважительной причине.

То есть докладная записка, помимо функций констатации является также и предложением руководителю оценить уважительность причин отсутствия на рабочем месте на основании объяснительной работника и, в зависимости от результатов оценки, применить или не применить в отношении работника те или иные санкции.

Основанием для составления докладной записки является факт отсутствия работника на рабочем месте. А оценивается этот факт, исходя из положения ст. 81 ТК РФ, которая определяет прогул, как отсутствие на рабочем месте свыше четырех последовательно идущих часов без уважительной причины.

То есть если причина отсутствия была уважительной или время отсутствия составляло менее 4 часов, говорить о прогуле не приходится.

Помимо уважительных причин, предусмотренных непосредственно Трудовым кодексом, в частности ст. ст. 170, 186 ТК РФ, к ним могут быть отнесены и другие причины по субъективной оценке работодателя.

Составление докладной записки

Записка, рапорт, докладная, акт (наименование выбирается в зависимости от принятого на предприятии способа) составляется непосредственным руководителем работника, отсутствующего на рабочем месте.

В тексте записки должны присутствовать:

1. дата и место ее составления;
2. ФИО и должность лица, составившего ее;
3. ФИО и должность отсутствующего работника;
4. дата и время отсутствия работника;
5. при возможности следует упомянуть в докладной записке должности и ФИО лиц, которые могут подтвердить факт отсутствия работника;
6. подпись лица, составившего записку.

Для удобства пользователей в рамках данной статьи мы разработали и сделали доступным для скачивания типовой образец докладной записки об отсутствии работника на рабочем месте.

Время написания

Рекомендуется составлять докладную записку непосредственно в день отсутствия работника, или хотя бы на следующий.

Дело в том, что на применение мер карательного характера за нарушение трудовой дисциплины отводится один месяц с момента факта нарушения. За этот месяц должны быть:

1. составлена докладная;
2. отобрано объяснение работника;
3. докладная и объяснительная должны быть переданы руководителю предприятия;
4. руководитель должен оценить уважительность причин;
5. в случае неуважительности причин должен быть издан приказ о наказании или увольнении работника;
6. приказ должен быть под подпись доведен до сведения работника

То есть время достаточно ограниченно, и направление докладной записки, например, спустя неделю после факта прогула, может существенно осложнить или сделать невозможным применение дисциплинарных мер к нарушителю.

Докладная записка об отсутствии работника на рабочем месте

На предприятии существуют утвержденные специальным локальным актом правила трудового распорядка, которые должны соблюдать все сотрудники компании. Если нарушить их и отсутствовать в свое рабочее время, то это правонарушение является дисциплинарным проступком, за который предусматривается увольнение работника за прогул. Но для этого должна быть составлена докладная записка об отсутствии работника на рабочем месте.

Содержание статьи

Обязательно ли составлять докладную записку об отсутствии сотрудника

Докладная записка на сотрудника представляет собой документ, составляемый ответственным лицом при отсутствии работника на месте работы, с целью доведения до сведений руководства факта совершения дисциплинарного проступка.

Вместе с этим документом происходит также оформление такого документа, как акт об отсутствии работника на рабочем месте. В нем производится фиксация точного времени и даты отсутствия физлица, с которым заключен трудовой контракт, а также какие меры были предприняты, для того чтобы связаться с ним.

После того, как оба бланка оформлены, они должны быть направлены администрации компании, которая, изучив все обстоятельства случившегося, должна принять решение в отношении данного сотрудника. Например, увольнения его за прогул.

Однако, к этой процедуре необходимо подойти серьезно, соблюсти все установленные законодательством мероприятия, полноту отражения фактов на бумаге, описывающих совершенный работником проступок.

Внимание: чем больше подтверждающих документов, правильно оформленных, тем больше у руководства возможности уволить провинившегося сотрудника.

Рекомендуется докладную составлять сразу же в момент неявки работника на его место работы, а не по мере возникновения необходимости в этом документе.

Обязательно нужно проверить, что случившееся действительно является прогулом, а не вынужденным отсутствие работника по уважительным причинам, к примеру по болезни.

Это можно сделать, если попытаться обратиться к этому отсутствующему сотруднику через доступные средства связи для объяснений.

В ситуации, когда работник не выходит на контакт или у него нет уважительных причин для отсутствия, необходимо подготовить докладную на имя руководства.

Этот бланк не включается в состав обязательных документов, фиксирующих проступок работника. Однако, она также является доказательством этого нарушения и свидетельствует о происшедшем.

Внимание: на малых субъектах руководитель может следить за работой каждого сотрудника, поэтому докладные, как правило, не составляются. Тем не менее даже для них желательно подготовить этот бланк, как только будет зафиксировано отсутствие на месте работника свыше 4 часов.

Составитель докладной может в этом документе описать не только произошедшие события, но и попросить принять соответствующие меры.

Такое часто происходит на больших предприятиях, когда директор компании может не знать, что именно произошло или же непосредственный начальник просит снизить меру наказания за проступок.

Однако, информация докладной должна носить информационный характер, рекомендовать меры, а не указывать руководству, что именно ему делать.

Важность докладной повышается, когда работника планируется привлечь к материальной ответственности. Ведь в этом случае она обязательно должна включаться в пакет подтверждающих документов.

Важно:чтобы расторгнуть трудовой контракт с сотрудником, одной докладной будет мало. Главная роль в этом случае принадлежит акту об отсутствии на рабочем месте, который оформляется комиссией, а не одним должностным лицом.

Кто должен составить докладную

Закон не содержит прямого указания на то, какой именно работник должен составлять докладную при неявке другого на работу. В теории, это может делать любой из работников. Однако необходимо обязательно соблюдать субординацию между должностями.

Таким образом, обычно на прогульщика оформляет докладные его непосредственный начальник. Он лучше всего знает своего подчиненного, и именно он должен в первую очередь пытаться определить, почему кто-то не появился на своем месте.

Если же руководитель не предпринимает усилий для определения места нахождения работника, докладную может составить другой сотрудник.

Например, из-за невыхода одного работника остановилась работа другого структурного подразделения. В такой ситуации оформлять докладную может руководитель пострадавшего подразделения.

Внимание: если субъект бизнеса небольшой, и у него нет деления на структурные подразделения, составить докладную записку может кадровик или работник, который отвечает за оформление табеля рабочего времени.

Ведь такой сотрудник по своему характеру работы должен отслеживать появление или отсутствие работников на предприятии и отмечать эти факты в документах.

Докладная записка об отсутствии работника на рабочем месте образец 2018 года

Как написать докладную записку об отсутствии сотрудника на рабочем месте

Для такого документа не существует обязательной формы. Обычно, его составляют в произвольном формате, но при этом соблюдаются правила делового письма. Также, в докладной должны находиться несколько обязательных реквизитов, присущих документам.

Записка может быть полностью написана от руки, либо набрана на компьютере и распечатана на принтере.

Сначала в верхней правой части листа указывается лицо, которому адресуется документ — его должность, наименование субъекта бизнеса, Ф.И.О. адресата. Эти сведения нужно указать в дательном падеже.

Затем на новой строке посередине записывается наименование документа – «Докладная записка». Рядом можно предусмотреть место, на котором будет производиться отметка о регистрации — входящий номер документа, дата поступления.

На следующей строке после заголовка можно кратко указать содержание записки — например, «О неявке на рабочее место Петрова Г. П.».

Далее, в повествовательной манере необходимо изложить произошедшее событие. В частности, обязательно нужно упомянуть точные дату и время, когда было обнаружено, что работника нет на своем месте, общая длительность его отсутствия на работе, наименование подразделения, личную информацию о сотруднике.

Следующим шагом нужно подробно описать, что было предпринято составителем документа для определения места нахождения работника. К примеру, можно рассказать о попытках связаться по сотовому либо городскому телефону, отправке электронных писем и т. д.

Затем нужно рассказать о результатах, которые были достигнуты в процессе розыска сотрудника. Например, удалось ли или нет выяснить причины отсутствия его на работе.

Внимание: если работником удалось связаться можно указать, объяснил ли он свое отсутствие на месте, смог ли предоставить подтверждающие документы и т. д. Если работника найти и поговорить с ним не удалось, это нужно также указать в записке.

Дальше можно указать, был ли предприятию причинен какой-либо ущерб по причине отсутствия сотрудника на месте. Если это так, то необходимо оценить степень ущерба.

Следующий шаг — работник, который производит составление записки может порекомендовать меры для воздействия к нарушителю. Это может быть выговор, лишение премии, увольнение.

Внимание: необходимо обосновать, почему рекомендуется именно этот шаг. Здесь же можно указать, были ли раньше у этого сотрудника наказания из-за нарушения дисциплины.

Завершается составление документа проставлением даты написания и подписи.

Отсутствие работника на рабочем месте: как оформить, образец докладной

С увольнением за прогул вроде всё понятно. Но вот незадача, бумажек слишком много придётся писать, чтоб вменить работнику дисциплинарное взыскание. И без этих бумажек никуда. Если надлежаще не оформить отсутствие работника на рабочем месте, суд признает увольнение незаконным, если до него всё-таки дойдёт, и восстановит работника на работе, как униженного и оскорблённого.

Поэтому, чтоб работодателю не наделать ошибок и зря не укорять работника, давайте учиться правильно оформлять отсутствие работника на рабочем месте. Это поможет избежать недоразумений как в отношениях с сотрудниками, так и в отстаивании интересов в суде.

Оформляем отсутствие работника на рабочем месте

Все документы являются образцами.

Примерные образцы

1. Докладная записка непосредственного руководителя прогульщика о его отсутствии на рабочем месте

                                                                                                                                                                                   Генеральному директору

ООО «Кожмех»

Иванову И. И.

от начальника отдела

лёгонькой промышленности

Петрова П. П.

Докладная записка

о нарушении трудовой дисциплины

Настоящим ставлю Вас в известность, что 31 декабря 2011 г. наладчик станков отдела лёгонькой промышленности Сидоров Сидор Сидорович отсутствует на своем рабочем месте с начала рабочего дня, то есть с 08.00 ч. О своём невыходе на работу Сидоров С. С. меня не предупреждал.

Я пытался связаться с Сидоровым С. С. по мобильному телефону, который не доступен, а домашний телефон не отвечает.

Я опросил наладчика станков Тарасова Тараса Тарасовича, известна ли ему какая-либо информация о Сидоровом С. С. Однако Тарасов Т. Т. пояснил, что Сидоров С. С. с ним не связывался сегодня и где тот находится ему не известно.

До настоящего момента связаться с Сидоровым С. С. не представляется возможным. На время 16.50 ч. сведения об уважительных причинах Сидорова С. С. отсутствуют. При выходе Сидорова С. С. на работу с него будет запрошено объяснения о причинах отсутствия на рабочем месте в течение всего рабочего времени.

Петров П. П.
31 декабря 2011 г.

2. Распоряжение руководителя организации об оформлении факта отсутствия сотрудника на рабочем месте

Распоряжение

г. Энск                                                                                                             01 января 2012 г.

На основании докладной записки начальника отдела лёгонькой промышленности Петрова П. П. об отсутствии наладчика станков того же отдела Сидорова Сидора Сидоровича на своем рабочем месте в течение всего рабочего времени 31.12.2011 г. с 08. 00 до 17.00, без предупреждения о наличии уважительных причин, поручаю:

1. Бухгалтеру Марьиной М. М. составить акт о фиксации факта отсутствия Петрова П. П. на рабочем месте.
2. Юридическому отделу оказать правовое содействие Марьиной М. М. в оформлении указанного акта.
3. Контроль за выполнением настоящего Распоряжения оставляю за собой.

Генеральный директор                                                                                  И. И. Иванов

3. Акт об отсутствии сотрудника на рабочем месте

Акт
об отсутствии работника на рабочем месте

г. Энск                                                                                                            01 января 2012 г.

Мною, бухгалтером ООО «Кожмех» Марьиной Марией Марьяновной, в присутствии руководителя отдела лёгонькой промышленности Петрова Петра Петровича и наладчиков станков этого отдела Тарасова Тараса Тарасовича и Филиппова Филиппа Филипповича, составлен настоящий Акт о нижеследующем:

Работник Сидоров Сидор Сидорович, работающий в должности наладчика станков отдела лёгонькой промышленности, отсутствовал на рабочем месте в течение всего рабочего времени 31. 12.2011 г. с 08.00 до 17.00, без предупреждения о наличии уважительных причин.

Содержание данного Акта подтверждаем личными подписями:

Петров П. П.

Тарасов Т. Т.

Филиппов Ф. Ф.

Настоящий акт составил:
бухгалтер Марьина М. М.

С актом ознакомился и один экземпляр получил:
Сидоров С. С.

01 января 2012 г.

4. Требование работодателя о предоставлении работником объяснения в связи с отсутствием на рабочем месте

Сидорову С. С.
01 января 2012 г.

Сидор Сидорович,

В связи с Вашим отсутствием на рабочем месте в течение всего рабочего дня 31.12.11 г. с 08.00 до 17.00 без уважительных причин, был составлен соответствующий акт.

В соответствии со ст. 193 ТК РФ Вам необходимо в течение трех рабочих дней с момента получения настоящего Требования предоставить по данному факту нарушения трудовой дисциплины объяснения в письменном виде с изложением причин Вашего отсутствия и оправдательных документов.

Генеральный директор ООО «Кожмех»                                                  И. И. Иванов

Требование получил Сидоров С. С.

01 января 2012 г.

5. Акт об отказе сотрудника от предоставления объяснения о причинах отсутствия на рабочем месте

Акт
об отказе предоставить объяснения в письменной форме

г. Энск                                                                                                          04 января 2012 г.

Мною, начальником отдела лёгонькой промышленности Петровым П. П, в присутствии наладчиков станков отдела лёгонькой промышленности Тарасова Т. Т. и Филиппова Ф. Ф., составлен настоящий акт о нижеследующем:

Сегодня 01 января 2012 г. в нашем присутствии Сидоров Сидор Сидорович, занимающий должность наладчика станков отдела лёгонькой промышленности, отказался предоставить затребованные от него сегодня письменные объяснения по факту своего отсутствия на рабочем месте в течение всего рабочего времени 31 декабря 2011 г.

Свой отказ от предоставления объяснений Сидоров С. С. мотивировал тем, что у него болит рука и он не может писать.

Содержание настоящего Акта подтверждаем личными подписями:

Тарасов Т. Т., наладчик станков отдела лёгонькой промышленности

Филиппов Ф. Ф., наладчик станков отдела лёгонькой промышленности

Акт составил:

Петров П. П., начальник отдела лёгонькой промышленности

Конечно, любой документ всего лишь надо переделать под свою ситуацию, потому что прогул бывает и длительным, и с уважительными причинами. Все эти факты необходимо отражать.

Отдыхайте вовремя!

Докладная об отсутствии на рабочем месте

В случае грубого нарушения трудовой дисциплины, к которому относится и прогул, работодатель вправе расторгнуть с работником трудовые отношения. Причем, сделать это можно даже при однократном невыходе работника (в случае отсутствия работника в течение 4-х часов подряд на рабочем месте). Разумеется, без уважительной причины.

Докладная записка об отсутствии на рабочем месте

Существует стандартная процедура оформления данного нарушения. Как правило, сперва составляются докладная записка. Затем оформляется акт об отсутствии работника на рабочем месте.
В этой статье я не буду описывать всю процедуру увольнения по данному основанию (об этом в другой раз), ограничусь лишь докладной об отсутствии сотрудника и приведу ее пример.
Составляется докладная непосредственным руководителем прогульщика на имя начальника структурного подразделения (директора, его замов и пр., в зависимости от вашей оргструктуры). Унифицированной формы этого документа не существует, поэтому записка составляется в произвольной.

Образец докладной записки об отсутствии работника на рабочем месте

Директору
ООО “Трудовое право”
И.Н. Петрову
от начальника отдела аудита
В.А. Смирнова

Докладная записка
об отсутствии на рабочем месте

Сообщаю, что сегодня, 07 марта 2017г., аудитор Сидоров П.Н. отсутствовал на своем рабочем месте в течение всего рабочего дня с 8 часов до 17 часов.
Документов, подтверждающих наличие уважительной причины отсутствия работника, не имеется.

Начальник отдела аудита
В.А. Смирнов

07 марта 2017г.

Обратите внимание, не нужно писать фразы типа: “Прошу объявить выговор”, “Применить к работнику дисциплинарное взыскание” и пр. Вполне возможно, что уважительная причина у работника все-таки имелась. К тому же, прежде, чем привлекать к дисциплинарной ответственности, необходимо получить письменное объяснение от работника. Но об этом мы поговорим в другой раз.

Похожие статьи

Образец служебной записки об отсутствии на рабочем месте

]]>

Подборка наиболее важных документов по запросу Образец служебной записки об отсутствии на рабочем месте (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Формы документов: Образец служебной записки об отсутствии на рабочем месте

Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Образец служебной записки об отсутствии на рабочем месте Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Статья: Увольнение за нетрезвость. Споры и доказательная база
(Пластинина Н.)
(“Трудовое право”, 2019, N 5; “Административное право”, 2019, N 2)Пример из практики. Представленные работодателем в качестве доказательств: докладные и служебные записки, акт о появлении на рабочем месте Г. в состоянии алкогольного опьянения, приказ об отстранении от работы, акт о невозможности ознакомить Г. с данным приказом, акт об отсутствии работника Г. на рабочем месте, акт служебного расследования по факту нахождения на рабочем месте с признаками алкогольного опьянения судом обоснованно признаны построенными на предположении и недостаточными для подтверждения нахождения истца в состоянии опьянения. Учитывая, что достаточных доказательств нахождения Г. на рабочем месте в состоянии алкогольного опьянения работодатель не представил, суд пришел к обоснованному выводу о признании ее увольнения по пп. “б” п. 6 ч. 1 ст. 81 незаконным, восстановлении на работе в прежней должности (Апелляционное определение Верховного суда Республики Саха (Якутия) от 06.09.2017 по делу N 33-3489/2017 ). Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Статья: Увольнение за нетрезвость. Споры и доказательная база
(Пластинина Н.)
(“Трудовое право”, 2019, N 5)Пример из практики. Представленные работодателем в качестве доказательств: докладные и служебные записки, акт о появлении на рабочем месте Г. в состоянии алкогольного опьянения, приказ об отстранении от работы, акт о невозможности ознакомить Г. с данным приказом, акт об отсутствии работника Г. на рабочем месте, акт служебного расследования по факту нахождения на рабочем месте с признаками алкогольного опьянения судом обоснованно признаны построенными на предположении и недостаточными для подтверждения нахождения истца в состоянии опьянения. Учитывая, что достаточных доказательств нахождения Г. на рабочем месте в состоянии алкогольного опьянения работодатель не представил, суд пришел к обоснованному выводу о признании ее увольнения по пп. “б” п. 6 ч. 1 ст. 81 незаконным, восстановлении на работе в прежней должности (Апелляционное определение Верховного суда Республики Саха (Якутия) от 06.09.2017 по делу N 33-3489/2017 ).

Нормативные акты: Образец служебной записки об отсутствии на рабочем месте

[DOC] Скачайте Докладная (служебная) записка об отсутствии работника на рабочем месте

Ситуация, при которой применима Докладная (служебная) записка об отсутствии работника на рабочем месте:

Вам, как руководителю какого-либо отдела организации (например, начальнику отдела продаж; или, например, старшему электрику и т.п.) или иному уполномоченному лицу, необходимо уведомить вышестоящее руководство о том, что Работник отсутствует на своем рабочем месте в течении трех и более часов подряд за один рабочий день (рабочую смену), путем направления докладной (служебной) записки.

Своевременно направленная и правильно составленная Докладная (служебная) записка об отсутствии работника на рабочем месте, прошедшая соответствующие инстанции внутри организации, поможет в будущем избежать спорных ситуаций.

В соответствии с подпунктом 8) пункта 1 статьи 52 Трудового кодекса РК,  отсутствие работника на работе без уважительной причины в течение трех и более часов подряд за один рабочий день (рабочую смену), является основанием для расторжения трудового договора по инициативе работодателя. Следует отметить, что  при этом расторжение должно производиться с соблюдением порядка применения дисциплинарного взыскания, предусмотренного статьями 65, 66 Трудового кодекса РК.

​По своему выбору работодатель может применить в отношении работника за дисциплинарный проступок только одно из нижеследующих дисциплинарных взысканий: замечание, выговор, строгий выговор, расторжение договора по инициативе работодателя.

Докладная (служебная) записка относится к внутренним документам организации составляется на белых листах бумаги.

Служебные отметки на Докладной (служебной) записке, связанные с ее прохождением и исполнением (ознакомлением) внутри организации, должны датироваться и подписываться. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.

Докладная (служебная) записка об отсутствии работника на рабочем месте регулируется:

• иные нормативные правовые акты, регламентирующие, а также, связанные с данным правоотношением.

Докладная записка о прогуле

Содержание

1. Как написать докладную записку о прогуле
2. Образец докладной записки о прогуле
3. Скачать

Докладная записка о прогуле – это информационно-справочный документ, который информирует о факте отсутствия работника на своем рабочем месте в течение всего рабочего дня либо значительной его части и содержит просьбу о привлечении данного сотрудника к дисциплинарной ответственности.

Как написать докладную записку о прогуле

При написании докладной записки о прогуле учитывайте следующие реквизиты:

• наименование структурного подразделения;
• наименование документа – Докладная записка;
• дата и исходящий номер;
• данные получателя – должность, фамилия и инициалы лица, которому адресован документ;
• заголовок к тексту – «О …», «Касательно …»;
• текст докладной записки – сначала указывается информация о факте отсутствия сотрудника на рабочем месте, затем излагается определенная просьба;
• подпись – должность автора документа, его личная подпись, фамилия и инициалы.

Образец докладной записки о прогуле

Отдел снабжения

Генеральному директору ООО «Караван» А. О. Соколову

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
04.10.2013 № 5

Об отсутствии на рабочем месте

Довожу до Вашего сведения, что сегодня, 04.10.2013 г., менеджер по снабжению Макаров Иван Васильевич отсутствовал на своем рабочем месте в течение всего рабочего дня с 9 часов до 18 часов.

Никаких сведений, подтверждающих уважительность причины отсутствия Макарова И.В., не имеется.

Прошу рассмотреть вопрос о наложении на Макарова И. В. дисциплинарного взыскания.

Начальник отдела снабжения

Попов

И. А. Попов

Оформление докладной записки о прогуле осуществляется на листе формата А4.

Скачать

Скачать образец докладной записки о прогуле в формате doc

Пример докладной записки о прогуле проверен на актуальность 05.10.13

Похожие статьи

• Докладная записка о нарушении трудовой дисциплиныОбразец докладной записки о нарушении трудовой дисциплины

  Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины – это информационно-справочный…

Как написать эффективное сообщение об отсутствии на работе

Вы вычеркнули все из своего списка дел и очистили свой почтовый ящик. И последнее, что вам нужно сделать: написать и активировать сообщение об отсутствии на работе в своем электронном письме.

И хотя это может показаться простым делом, если ваше сообщение об отсутствии на работе нечеткое или неполное, оно может вызвать проблемы во время вашего отсутствия и когда вы вернетесь.

Например, если вы четко не укажете даты своего отъезда, ваши коллеги по офису и клиенты могут отправить вам несколько электронных писем, что приведет к засорению вашего почтового ящика и затруднит вам наверстать упущенное, когда вы вернетесь.И если вы не укажете имя и контактную информацию в исходящем сообщении для коллег, которые могут помочь в ваше отсутствие, ваш заслуженный отпуск может помешать текущим проектам в компании.

Вот что можно и нельзя делать для создания эффективного исходящего сообщения, а также несколько примеров сообщений об отсутствии на работе:

Что включать в сообщение об отсутствии на рабочем месте

Хороший ответ по электронной почте об отсутствии на работе включает в себя следующие элементы:

• Точные даты вашего отсутствия. – Если вы просто повторно активируете сообщение, которое использовали в последний раз, убедитесь, что вы изменили даты, и еще раз проверьте их, чтобы убедиться, что они верны.
• Причина вашего отсутствия – Коллеги все равно могут попытаться связаться с вами, если они думают, что вы будете проверяться. У них будет меньше шансов попытаться связаться с вами, если они будут знать, что вы собираетесь на личный отдых или в отпуск. время.
• Люди, которые могут помочь, пока вас нет – Сообщите их имена, номера телефонов и адреса электронной почты. Если вы работаете в нескольких областях, укажите область знаний каждого человека, чтобы коллеги и клиенты точно знали, куда обращаться за помощью.

Чего следует избегать в автоматических ответах

Пока вы пишете и активируете свое сообщение об отсутствии на работе, избегайте следующих ловушек:

• Слишком много деталей – Конечно, вы взволнованы предстоящим отпуском, но вам не нужно сообщать свои точные планы. Достаточно просто отметить, например, что вы будете в отпуске.
• Попытка быть смешной – Не шутите, если вы не писатель комедий. Их легко неверно истолковать и создать неверное впечатление.
• Немедленная помощь коллеги – Вы не можете предсказать, как быстро ваши коллеги смогут отвечать на электронные письма в ваше отсутствие, поэтому убедитесь, что вы не обещаете им немедленную помощь. В связи с этим спросите разрешения у своих коллег, прежде чем указывать их адреса электронной почты и номера телефонов в своем сообщении об отсутствии на работе; у них может быть большой проект, который сделает их слишком занятыми, чтобы служить вам заменой.
• Сообщать людям, что вы ответите, как только вернетесь. – У вас будет много работы, чтобы наверстать упущенное в тот день, когда вы вернетесь, поэтому не говорите, что вы вернете электронные письма в определенные сроки.Вы не хотите давать обещание, которое вам, возможно, придется нарушить.
• Опечатки – Ваше сообщение об отсутствии на работе может быть отправлено кому угодно, от вашего менеджера до вашего главного клиента. Чтобы избежать затруднений, внимательно прочтите его.

Примеры сообщений об отсутствии на работе

Имея это в виду, вот несколько шаблонов для эффективных автоматических ответов сотрудникам внутри и за пределами вашей компании:

• «Спасибо за ваше письмо. Меня не будет в офисе.3-8. Если вам понадобится помощь, пока меня нет, свяжитесь с Джейн Джонс по [адрес электронной почты и номер телефона] по вопросам маркетинга или с Бобом Миллером по [адрес электронной почты и номер телефона] по вопросам бухгалтерского учета ».
• «Спасибо за ваше сообщение. Сегодня меня нет в офисе, у меня нет доступа к электронной почте. Я вернусь 16 февраля. Если до этого времени вам понадобится немедленная помощь, вы можете связаться со мной по [номер телефона]».
• «Я буду в отъезде со 2 по 15 июля. По срочным вопросам вы можете написать или позвонить Мэри Смит по [электронной почте и номеру телефона].”
• “Спасибо за ваше письмо. Меня сейчас нет в офисе, и я не проверяю электронную почту. Я не вернусь до 26 августа. Если это срочно, свяжитесь с Джеймсом Джонсоном по адресу [электронная почта и номер телефона]. В противном случае я отвечу на ваше письмо как можно скорее после возвращения “.

Как написать меморандум [Шаблон и примеры]

Меморандум (также известный как меморандум или «напоминание») используется для внутренней коммуникации, касающейся процедур или официальных дел внутри организации.

В отличие от электронной почты, памятка – это сообщение, которое вы отправляете большой группе сотрудников, например всему вашему отделу или всем сотрудникам компании. Возможно, вам потребуется написать памятку, чтобы проинформировать персонал о предстоящих событиях или сообщить о внутренних изменениях.

Если вам нужно проинформировать своих сотрудников об официальных внутренних делах, вот простой шаблон деловой заметки, а также примеры для дальнейшего руководства.

Шаблон бизнес-памятки

МЕМОРАНДУМ

Кому:

ОТ:

ДАТА:

ТЕМА:

Пишу, чтобы сообщить вам, что [причина написания служебной записки].

Поскольку наша компания продолжает расти… [свидетельство или причина в поддержку вашего начального абзаца].

Пожалуйста, дайте мне знать, если у вас возникнут вопросы. А пока я буду признателен за ваше сотрудничество, поскольку [официальная деловая информация] имеет место.

Заголовок:

В заголовке вы захотите четко обозначить свой контент «Меморандум», чтобы ваши читатели точно знали, что они получают. Затем вы захотите включить «TO», «FROM», «DATE» и «SUBJECT».Эта информация имеет отношение к предоставлению контента, например, к кому вы обращаетесь и почему.

Абзац первый:

В первом абзаце вам нужно быстро и четко указать цель своей памятки. Вы можете начать свое предложение с фразы «Я пишу, чтобы сообщить вам…» или «Я пишу, чтобы запросить…». Памятка должна быть короткой, ясной и по существу. Вы захотите заранее сообщить наиболее важную информацию, а затем использовать последующие абзацы как возможности для более подробного изучения.

Абзац второй:

Во втором абзаце вы захотите предоставить контекст или подтверждающие доказательства. Например, предположим, что ваша служебная записка информирует компанию о внутренней реорганизации. Если это так, во втором абзаце должно быть сказано что-то вроде: «По мере того, как наша компания продолжает расти, мы решили, что имеет больше смысла отделить нашу команду по производству видео от нашей команды по контенту. Таким образом, эти команды могут больше сосредоточиться на своих индивидуальные цели “.

Абзац третий:

В третьем абзаце вы захотите включить ваш конкретный запрос для каждого сотрудника – если вы планируете командную прогулку, это место, которое вы должны включить: «Пожалуйста, ответьте с диетическими ограничениями» или «Пожалуйста, напишите мне с вопросами.«

Напротив, если вы информируете персонал о предстоящем строительстве здания, вы можете сказать: «Буду признателен за ваше сотрудничество в это время». Даже если вы не ожидаете от сотрудников каких-либо конкретных действий, полезно указать, как вы надеетесь, что они отреагируют на новости и ожидаете ли вы от них каких-либо действий в ответ на напоминание.

Загружаемый шаблон памятки

Хотите увидеть указанный выше формат памятки в окончательном виде? Загрузите бесплатные шаблоны бизнес-заметок HubSpot, показанные ниже.Документ дает вам структуру, которая сортирует ваш меморандум по подтемам, чтобы помочь сотрудникам лучше усвоить информацию и понять, что от них ожидается после ее прочтения.

Загрузить этот шаблон

Примеры заметок

сообщений об отсутствии на работе для профессионалов (с примерами) – Zippia

После того, как вы вошли в режим отпуска, последнее, о чем вы думаете, – это настроить профессиональное сообщение об отсутствии на работе.Пока вы потягиваете мартини на острове на закате, ваши коллеги, продавцы и потенциальные клиенты будут беспомощно пытаться заполучить вас.

Сообщение об отсутствии на работе гарантирует, что они по-прежнему будут рассматривать вас как опытного профессионала и что у вас будет вся необходимая информация в удобном месте, когда вы вернетесь.

Почему сообщение об отсутствии на работе важно?

Создание информативного сообщения об отсутствии на работе, когда вы на некоторое время отсутствуете, повысит ваш профессионализм, продуктивность и общение.Он объясняет вашим коллегам и клиентам, как долго вы будете отсутствовать, а также предоставляет им любую дополнительную информацию, которая может им понадобиться.

Представьте, что коллега готовит презентацию к концу недели. Они понимают, что им нужна информация о клиенте, с которым вы работали, и звонят на вашу линию, чтобы связаться. Вы находитесь в последние несколько дней отпуска, но никогда не оставляли сообщения об отсутствии на работе с объяснением ситуации. Сотрудник остается ждать вашего ответа, не зная, что вы не будете доступны до его презентации.

Эти сценарии возникают независимо от того, собираетесь ли вы отсутствовать в офисе всего на несколько часов или на пару месяцев. Сообщение об отсутствии на работе позволяет избежать путаницы и позволяет вам вернуться из поездки со всеми людьми, которые пытались связаться с вами, удобно организованными в форме сообщений.

Причины создания сообщения об отсутствии на работе включают:

• В командировке

• Собираюсь в отпуск

• Поход к врачу

• Отгул для посещения личного мероприятия

Что включать в сообщение об отсутствии на рабочем месте

1. Причина исчезновения. Некоторые люди опасаются разглашать подробности своей личной жизни на работе. Однако краткое изложение причины вашего отсутствия дает слушателю более ясное представление о ситуации. Это не обязательно должно быть подробное изложение, охватывающее каждый день вашей поездки, это просто краткий обзор причины, по которой вы ушли.

2. Как долго тебя не будет. Наиболее важная информация для вызывающего абонента или отправителя электронной почты, который ищет вас, – это то, сколько времени пройдет до вашего возвращения.Четко укажите, сколько времени вас не будет.

3. В какой день вы вернетесь. Несмотря на то, что вы уже указали, как долго вас не будет, указание точной даты помогает составить график контактов, когда они могут ожидать услышать вас в своем календаре.

4. Контакт на случай аварии. Всегда есть вероятность, что у коллеги или клиента нет времени ждать, пока вы вернетесь из отпуска или деловой поездки. В этом случае рекомендуется оставить контакт «на случай чрезвычайной ситуации».Это может быть электронное письмо, по которому вы дойдете до вас, не прерывая ваш день телефонным звонком или перенаправив его к кому-то еще, кто работает в вашей компании.

15 примеров сообщений об отсутствии на работе

Пример №1 Обычное телефонное сообщение об отсутствии на работе.

«Здравствуйте, это автоответчик Джона Уэллса. Сейчас меня нет в офисе, чтобы присутствовать на свадьбе сестры. Меня не будет на неделю, с 3 по 10 декабря. Я свяжусь с вами по возвращении.Если у вас возникла экстренная ситуация, позвоните мне по личному номеру телефона (753) -589-6855. Спасибо.”

Пример № 2 Очень краткосрочное телефонное сообщение.

“Привет! Вы достигли системы обмена сообщениями Хейли Дюрант. Я буду на приеме у врача с 14 до 17 сегодня, 5 декабря. Меня не будет больше пары часов, но если вам срочно нужно со мной связаться, позвоните моей секретарше Линн по телефону (389) -957-6322. Спасибо и хорошего дня!”

Пример № 3 Очень краткосрочное сообщение электронной почты.

«Это автоматическое сообщение. Спасибо за ваше письмо. Я получил его, но 5 декабря после 11 часов утра меня не будет в офисе, чтобы посетить мероприятие в школе моей дочери. Я отвечу, как только вернусь к своему столу завтра. Однако, если это срочно, свяжитесь со мной по мобильному телефону (740) -632-7499.

Еще раз спасибо,

Энн Мартин »

Пример №4 Телефонное сообщение «Нет с работы» более суток.

«Привет! Спасибо, что позвонили Тимоти Барнсу из команды мобильного маркетинга. К сожалению, вы связались со мной в то время, когда меня нет в офисе. Я буду на деловой встрече с 4 по 7 декабря, и меня нельзя будет связаться по электронной почте или телефону. Буду рад вернуться к вам по возвращении. Если вы не можете ждать, оставьте мне сообщение на мою личную линию по телефону (748) -917-5931. Спасибо.”

Пример № 5 Электронное сообщение “Нет на работе” более суток.

“Привет. Ваше письмо получил Энтони Томас. У него длинные выходные до 8 декабря, и он не будет проверять свою электронную почту. В экстренных случаях обращайтесь к деловому партнеру г-на Томаса Стефану Райану по адресу [email protected] или (858) -748-9222 ».

Пример № 6 Телефонное сообщение «Ушел с работы на неделю».

«Здравствуйте, вы связались с системой обмена сообщениями Бетани Смит, пока меня не было в офисе.С 7 по 14 декабря меня не будет на неделю. Однако я буду рад вернуться к вам, как только вернусь.

А пока не стесняйтесь оставлять сообщение или, если вы не можете подождать неделю, свяжитесь с моим помощником по адресу [email protected] или (382) -493-3823. Удачной вам недели и скоро поговорим “.

Пример № 7 Создание электронного сообщения о потенциальных клиентах.

“Привет и добро пожаловать!

Спасибо, что обратились к Аарону Марксону из Blake St T-shirt Designs по электронной почте.Я нахожусь вне офиса до 9 декабря; однако, если вам потребуется помощь до этого времени, свяжитесь с моей коллегой Бет Мариной по телефону (384) -593-2858.

Хотите получать ежемесячные скидки на футболки на вашу электронную почту? Компания по производству футболок Blake St предлагает новые предложения почти каждую неделю, которые доступны исключительно для членов. Для получения дополнительной информации о ежемесячных предложениях щелкните здесь.

Я с нетерпением жду возможности поговорить в ближайшее время.

С уважением,

Аарон Марксон
Главный исполнительный директор Blake St T-shirts »

Пример № 8 Доступно по электронной почте, по телефону.

“Привет. Вы достигли автоответчика Эрики Кеннинг. Я сейчас в командировке и буду недоступен по телефону до 7 декабря. Пока у меня не будет телефонной связи, со мной можно связаться по электронной почте [email protected]. Не стесняйтесь, пришлите мне электронное письмо, и я свяжусь с вами как можно скорее. Спасибо!”

Пример № 9 Направление к сообщениям электронной почты в социальных сетях.

«Спасибо, что связались с Ребеккой Аллен из Pearson’s Organic Products.Это автоматическое электронное письмо. К сожалению, вы связались со мной, когда я на несколько дней ухожу из своего рабочего места в личный отпуск. Я вернусь к 8 декабря, чтобы ответить на любые вопросы. Если у вас есть какие-то животрепещущие вопросы, на которые нужно немедленно ответить, обращайтесь к моей коллеге Бриттани. С ней можно связаться по телефону (283) -483-3823.

Вы заходили на страницу Pearson Organic Products в Instagram? Здесь вы можете найти подробную информацию обо всех наших последних продуктах, в том числе о нашей новейшей конструкции многоразовых сумок.Нажмите здесь, чтобы увидеть нашу страницу в Instagram.

С наилучшими пожеланиями,

Ребекка Аллен
Менеджер по маркетингу, Pearson Organic Products »

Пример № 10 Телефонное сообщение «Ушел с работы на праздники».

«Здравствуйте и с праздником! Вы связались с системой обмена сообщениями Маркуса Лонга. Наш офис будет закрыт на праздники с 23 декабря по 2 января. Я вернусь, чтобы помочь вам со всем, что вам нужно, но если у вас возникнет чрезвычайная ситуация, свяжитесь со мной по электронной почте на MarcusLong @ gmail.com, и я свяжусь с вами как можно скорее. Спасибо и удачных вам праздников! »

Пример # 11 Телефонное сообщение личного дня.

«Здравствуйте, это стол Элисон Бекингем. Я буду отсутствовать весь день 4 декабря в качестве личного дня. Я вернусь к работе в следующий понедельник, чтобы разобраться с любыми проблемами. Спасибо, увидимся в понедельник ».

Пример № 12 Телефонное сообщение на отпуск.

«Алоха! Вы достигли системы обмена сообщениями Энн Френч; однако она в отпуске на Гавайях с 4 по 14 декабря.Пока она не вернется, не стесняйтесь присылать любые вопросы, замечания или комментарии моему коллеге Тиму по адресу [email protected]. Спасибо, и я с нетерпением жду возможности поговорить, когда вернусь из отпуска ».

Пример № 13 Телефонное сообщение о медицинском отпуске.

«Спасибо, что позвонили Майклу Ронсону из стоматологической группы Rhinebeck Dental Group. 4 декабря мне будут делать операцию на колене, и я буду отсутствовать в офисе в отпуске по болезни в течение двух недель, чтобы выздороветь.Я вернусь к работе 15 декабря 2020 года. Если вам нужно немедленно поговорить с представителем Rhinebeck Dental Group, позвоните в его стойку регистрации по телефону (484) -595-1833. Кто-нибудь ответит на любые ваши вопросы.

Спасибо, желаю хороших нескольких недель. ”

Пример # 14 Телефонное сообщение об отпуске по беременности и родам / отцовству.

«Здравствуйте, вы достигли системы обмена сообщениями Кайлы Беркли из Sound Psychology Practice.В данный момент я недоступен по телефону или электронной почте, потому что мы с моим партнером недавно поприветствовали новорожденную девочку. Я не буду работать в течение трех месяцев в декретном отпуске. Ожидается, что я вернусь к своим обязанностям в Sound Psychology 1 февраля 2021 года.

Если у вас возникла чрезвычайная ситуация, обратитесь к моему коллеге из Sound Psychology Марианн по телефону (473) -348-5866 или [email protected] »

Пример # 15 Электронное сообщение для малого бизнеса.

“Привет! Kindness Cafe недавно получило ваше письмо и с нетерпением ждет возможности поговорить с вами дальше.Кафе будет временно закрыто на ремонт с 4 по 14 декабря. Персонал не будет работать до завершения ремонтных работ.

Если есть срочный вопрос, который вам нужно обсудить с владельцем Kindness Cafe, свяжитесь с ним напрямую по адресу [email protected] или (575) -777-2383. Мы с нетерпением ждем возможности снова служить вам ».

Никогда не упускайте возможность, которая подходит именно вам.
Начать

Формат

и примеры – Zippia

Были ли вы когда-нибудь на работе, когда вам нужно сообщить важную информацию своим товарищам по команде, но вы не хотели беспокоить всех планированием встречи? А как насчет того времени, когда вам нужно было поделиться информацией, но невозможно было согласовать расписание всех встреч?

В подобных ситуациях отличным решением будет написание заметки и ее отправка.Записки достаточно формальны, чтобы передать любую информацию, которой вам нужно поделиться, но не столь громоздки, как планирование встречи.

Кто угодно может написать памятку, и важно знать, как ее написать, чтобы вы были готовы к работе, когда представится возможность. Как только вы научитесь писать заметки, вы обнаружите, что они могут быть очень полезными, независимо от вашей роли. Хотя некоторые роли, такие как координаторы или администраторы, возможно, придется писать чаще.

Мы рассмотрим основы написания заметок, в том числе объясним формат и покажем вам образец заметки.Прочтите наше руководство, и вы сразу же напишете эффективные заметки.

Что такое памятка?

Заметки

– это вид коммуникации для обмена новостями, обновлениями или соответствующей информацией внутри компании. Обычно они короткие и по существу, поскольку могут заменить официальные встречи и освещать обновления команды, напоминания о политике и быстрые корпоративные обновления.

Размышляя о том, нужно ли вам писать записку, подумайте о том, какой информацией вы делитесь, и о ее важности.Записки – это что-то среднее между официальными профессиональными письмами и электронными письмами с быстрым обновлением.

Если вы хотите просто написать коллеге по электронной почте или написать сообщение, вам, вероятно, не нужно писать официальную памятку. Если ваша информация немного важнее и ее увидят многие люди внутри и за пределами вашей компании, письмо может быть лучшим вариантом.

Важен ли формат памятки?

Памятки

имеют свой собственный уникальный тип связи, поэтому важно соблюдать формат памятки. Поскольку большинство заметок имеют общий формат, если вы будете следовать стандартной практике, получателям будет проще сканировать документ и находить важную для них информацию.

Он также может помочь вам следовать протоколу заметок, поскольку вы знаете его и понимаете формат; гораздо проще повторить процесс и написать много заметок.

Как выбрать формат памятки

Существует несколько типов памяток, которые обычно отправляются, поэтому знание того, что вы пишете, является ключом к написанию четких и эффективных заметок. Самыми популярными типами являются памятки к отчетам, памятки с запросами, памятки с подтверждением и памятки с предложениями. Каждый из них имеет свое предназначение и может изменить способ форматирования заметки, поэтому взгляните и решите, что лучше для вас.

• Отчетная записка. Они предназначены для обновления проекта или отправки отчета о ходе выполнения. Вам нужно будет включить график проекта и кратко описать, на каком этапе процесса вы находитесь, поэтому подумайте, какую информацию вы могли бы передать в этом формате.

• Запросить памятку. Если вам нужна помощь со стороны другого товарища по команде или целого отдела, вы должны написать служебную записку. Обычно они должны объяснить предысторию проекта, над которым вы работаете, где вы застряли и как другой человек или люди могут вам помочь.

  Вам нужно будет объяснить проект или проблему, поэтому подумайте о том, насколько хорошо ваш получатель знает о проблеме при ее написании.

• Памятка-подтверждение. Предположим, вы хотите получить план или соглашение в письменной форме; напоминания о подтверждении – отличный способ сделать это. Вы можете суммировать свой план и делегировать задачи в памятке, чтобы все были на одной странице и знали, что в целом происходит и какова их роль.

• Памятка с предложениями. Они могут принимать разные формы, но менеджеры обычно рассылают их, чтобы запросить отзывы или предложения от своих сотрудников. Иногда менеджерам требуется помощь в поиске лучшего решения проблемы, поэтому это отличный способ обозначить проблему и попросить помощи у других.

Формат памятки

Независимо от того, какую заметку вы пишете, существует один формат заметки, который поможет вам структурировать заметку. Вы можете переключать разделы по своему усмотрению, но этот шаблон – отличный способ убедиться, что вы передаете всю свою информацию организованным образом:

1. Заголовок. Начните с профессионального заголовка, который включает ваше имя и должность, имя получателя и должность, дату и тему.

   Вы должны постараться быть точным в названии вашей темы, так как ваш получатель может получить много напоминаний в день, и если вы уточните, они могут точно знать, чего ожидать от вашей записки.

2. Открытие. В первом абзаце следует указать, почему вы пишете памятку, дать некоторый контекст вашей проблеме или сообщению, а затем объяснить обновление, задачу или вопрос, который у вас есть.

   Думайте об этом разделе как о кратком обзоре, чтобы ваш читатель знал, что он собирается прочитать позже в заметке. Позже вы можете пойти более подробно, но сделайте здесь хорошее резюме и обзор.

3. Контекст. Здесь можно более подробно рассказать и объяснить любую справочную информацию, которая важна для цели вашей памятки. Вы можете объяснить любой жаргон или технические термины, как возникла ваша проблема, или дать контекст более широкого проекта, над которым вы работаете.

   Когда вы пишете этот раздел, важно помнить о своем читателе. Если вы пишете своему близкому партнеру, который вместе с вами работал над всем проектом, вам потребуется меньше знаний, чем если бы вы обращались к кому-то из другого отдела, который никогда не слышал о вашем проекте.

4. Раздел задач. Здесь вы можете написать, как вы решаете проблему или готовитесь к следующему этапу проекта. Убедитесь, что вы подробно объяснили, в чем заключается ваша задача, и можете попросить других помочь в этом разделе.

   Если у вас нет четкого представления о том, каковы ваши следующие шаги, вам следует провести еще немного мозгового штурма и составить четкий план. В противном случае вы можете попросить получателя посоветовать лучший следующий шаг.

5. Сводка. Если у вас длинная записка, вы можете включить раздел с резюме. Это может быть хорошим способом напомнить вашему читателю о ключевых моментах и ​​действиях. Раздел со сводкой нужен только в том случае, если ваша заметка занимает более одной или двух страниц, поэтому не беспокойтесь о включении этой части.

6. Обсуждение. Разделы обсуждения составляют основную часть заметки и включают в себя все факты, данные и подробности, поддерживающие остальную часть заметки. Вы можете углубиться здесь и предоставить столько информации, сколько считаете необходимой для поддержки вашего аргумента или запроса в оставшейся части памятки.

   Рекомендуется начать с общей информации, а затем перейти к конкретным деталям и систематизировать свои мысли от самой сильной до самой слабой поддержки. Так вашему читателю будет легче бегло просмотреть и понять ключевые части вашей аргументации.

7. Закрытие. После того, как вы записали все, чем хотите поделиться, вы можете написать заключение, чтобы повторить все свои основные моменты. Это хороший раздел, в котором можно включить любые действия, которые должен выполнить ваш читатель, или любые задачи, которые необходимо выполнить после прочтения памятки.

   Заключение может быть коротким, так как раздел резюме служит подведением итогов всего, что вы написали.

8. Дополнительное навесное оборудование. Если у вас есть что-нибудь, что вы хотите включить, например графики, данные или дополнительную информацию, вы можете включить это как дополнительное вложение в конце заметки.Эта часть является необязательной, и вы должны включать только то, что действительно необходимо, но не совсем умещается в заметке.

Пример памятки

Вот образец памятки для общекомандного обновления. Это соответствует общему формату памятки и передает информацию в виде памятки к отчету.

От: Джейн Смит, директор по персоналу
Кому: Отдел разработки продуктов
Дата: 20.01.21
Тема: Обновленная информация о найме сотрудников на разработку продуктов

Из-за недавних изменений в бюджетах найма мы не можем продолжать поиск нового дизайнера продуктов, как того требует отдел разработки продуктов в ноябре 2020 года.Мы отложим поиск как минимум до второго квартала 2021 года.

Административная группа приостановила прием всех сотрудников на работу, так как финансовое положение компании находится на рассмотрении. Мы понимаем, что команда по разработке продуктов подала запрос о новом найме, и мы начали предварительный процесс поиска в четвертом квартале 2020 года, но из-за текущих ограничений мы не можем продолжить этот процесс.

Мы будем хранить все полученные резюме и заявки в файле, а затем перезапустим процесс поиска, когда административная группа разрешит нам продолжить.Не стесняйтесь обращаться к моей команде и запрашивать резюме, если вы хотите начать рассмотрение кандидатов, но знайте, что мы не можем продолжать процесс найма, пока административная команда не даст нам одобрения.

Если вы хотите внести какие-либо изменения в описание должности (прилагается ниже), сообщите нам об этом.

Благодарим вас за понимание ситуации, в которой мы оказались, и сообщите нам, можем ли мы сделать что-нибудь для поддержки команды разработки продуктов в этот период.Мы будем держать вас в курсе, когда что-нибудь изменится.

(сюда можно прикрепить описание должности)

Никогда не упускайте возможность, которая подходит именно вам.
Начать

примеров памяток | Scribendi

Как и большинство других форм письма, памятки содержат столько правил, инструкций и предложений, что некоторые из них легко забыть. Поскольку мы уже рассмотрели, что можно и чего нельзя делать при написании заметок, давайте взглянем на эти правила на практике.

При чтении приведенных ниже примеров памяток обратите особое внимание на ключевые особенности памятки. Задайте себе следующие вопросы:

• Адресовано ли оно нужной аудитории?
• Точно ли в теме письма передается его содержание?
• Предвидит и устраняет возможные возражения?
• Отформатирован ли он четко и последовательно?

При рассмотрении основного текста каждой памятки обращайте особое внимание на структуру.В первом абзаце должна быть повторена цель заметки, указанная в строке темы. Последующие абзацы должны основываться на этом вступительном слове и подробно объяснять цель памятки. Следует удалить ненужную информацию, а выбор слов должен оставаться простым и профессиональным.

Памятка

Пример 1: Общая служебная записка

МЕМОРАНДУМ

Кому: Все сотрудники

От: Менеджер

Дата: 27 мая 2010 г.

Тема: Неуместное использование времени в играх Google Doodle

Коллеги,

Я обратил внимание на то, что многие в офисе проводят время за микроиграми на главной странице Google.Эта памятка – напоминание о необходимости использовать свое рабочее время для работы.

Согласно недавней статье, расчетные ежедневные затраты людей, совместно играющих в эти игры вместо работы, составляют более 120 миллионов долларов, что рассчитано на основе среднего ежедневного увеличения времени, проведенного на главной странице Google (36 секунд).

Если эти оценки применить к нашим 600 офисным сотрудникам, это приведет к еженедельным убыткам почти в 700 долларов.

Это консервативная оценка, учитывая широкие дискуссии о том, чтобы побить текущий рекорд офиса.Дополнительные расходы быстро накапливаются.

Конечно, мы не хотим, чтобы вы рассматривали нашу организацию как место тяжелой работы и драконовских правил. Я поощряю веселую и конкурентную среду, и я понимаю, что мы определенно не принесем прибыли, если вы недовольны или недовольны своей работой. Это просто напоминание о том, что нужно осторожно использовать рабочее время.

Спасибо,

Менеджер

Артикул:

Райт, Тони. (2010). Трагическая цена Google Pac-Man – 4.82 миллиона часов . Получено 26 мая 2010 г. из: https://blog.rescuetime.com/2010/05/24/the-tragic-cost-of-google-pac-man-4-82-million-hours/

.

Меморандум, Пример 2: Ведомственный меморандум

МЕМОРАНДУМ

Кому: Отдел компьютерного программирования

От кого: Вице-президент Lumbergh

Дата: 19 февраля 2016 г.

Тема: Прикрепление титульных листов к отчетам TPS

Напоминаем подразделению, что, начиная с сегодняшнего дня, мы заполняем все отчеты Спецификации процедур тестирования (TPS) с новыми титульными листами.

Причина этого изменения проста. В дополнение к новому формату на титульных листах представлено резюме отчета, а также обновленная юридическая копия. Новые титульные листы также включают новый логотип Initech.

Хотя это изменение поначалу может показаться головной болью и лишним шагом, необходимо включить новые титульные листы из-за их обновленной информации. Невыполнение этого требования приведет к тому, что наши клиенты будут доставлены неточному и сбивающему с толку продукту.

Обязательно следуйте этой новой процедуре.

С уважением,

Вице-президент Lumbergh

Заключение

Следуя этим примерам памяток и обращаясь к своей аудитории ясным и лаконичным языком, вы сможете эффективно общаться со своими коллегами во всей своей переписке.

Как написать четкую деловую записку

Урок 10: Как написать четкую деловую записку

/ ru / business-communication / how-to-write-an-effective-business-email / content /

Как написать четкую деловую записку

Когда вам нужно сообщить коллегам важную информацию или сделать объявление на рабочем месте, бизнес-памятка может стать идеальным способом обратиться к определенной аудитории в формальном контексте.

Посмотрите видео ниже, чтобы узнать, как написать деловую памятку.

Основы деловой заметки

Хотя на первый взгляд деловые записки и электронные письма могут выглядеть одинаково, у заметок есть несколько ключевых отличий. Записки обычно носят более формальный характер, чем электронные письма, и часто используются, когда вам нужно придать вашему сообщению более официальный вид. Их также можно распечатать и распространить там, где это сообщение будет иметь наибольшее влияние.

Заметки могут быть адресованы одному человеку или группе, поэтому адаптирует ваше сообщение , чтобы отразить проблемы вашей аудитории.Как и в случае с любым деловым документом, всегда оставайтесь профессиональным и вежливым, даже если вам нужно затронуть негативную тему. В официальном меморандуме не место, чтобы выделить кого-то критически, поэтому сосредоточьтесь на фактах и ​​конструктивных планах на будущее.

Написание деловой памятки

Деловые заметки обычно начинаются с раздела заголовка , в котором перечислены получатели и другие сведения в следующем формате:

• Кому : укажите имя и должность каждого получателя (например, Миранда Лоусон, директор по маркетингу).Однако, если вы обращаетесь к определенной группе, просто укажите название группы (например, Бухгалтерия).
• Из : укажите свое имя и титул.
• Дата : укажите полную дату (например, 30 июня 2017 г.).
• Тема : Сделайте тему краткой и описательной.

В большинстве служебных записок приветствие (например, «Приветствую, мисс Лоусон») пропускается и сразу же помещается в основной текст. Каждый раз, когда вы начинаете абзац в заметке, всегда ставьте на первое место основную мысль этого абзаца, так как это сделает ваше письмо прямым и легким для понимания.

Как правило, напоминания не включают прощальных слов (например, «С уважением, Тоня»), но они могут быть уместными в зависимости от вашего сообщения или стиля вашей компании. Если вы все же добавите прощание, сделайте его кратким.

Редакция

Как обсуждалось в уроке «Основы делового письма», редактирование жизненно важно для любого качественного документа. Перечитайте свое письмо до , отрежьте ненужного материала, проясните, ваши основные моменты, а исправьте, исправьте грамматические и фактические ошибки.И прежде чем отправлять заметку своей аудитории, подумайте о том, чтобы получить отзывов от коллеги, чтобы убедиться, что ваше сообщение является эффективным и профессиональным.

Примеры служебных записок

Давайте рассмотрим несколько деловых заметок, чтобы увидеть этот урок в действии. Начнем с примера плохо написанной служебной записки.

Пример выше неприемлем. Текст нечеткий и бессвязный, тема отсутствует, а суть каждого абзаца трудно найти.Само сообщение также невероятно непрофессионально, особенно потому, что оно обращается к одному человеку в негативном ключе.

А теперь рассмотрим более сильный пример.

Это намного лучше! Текст краткий и ясный, а главное – первое предложение в каждом абзаце. Также здесь сильная тема, и сообщение остается профессиональным, несмотря на негативные новости.

Если вы подробно излагаете новое изменение политики или информируете сотрудников о новой процедуре, деловые записки – мощный способ распространения информации среди ваших коллег.По мере того, как вы практикуетесь и учитесь, ваши заметки станут более эффективными и отточенными.

/ ru / business-communication / how-to-format-a-business-document / content /

Каков формат памятки?

По мере роста вашего малого бизнеса или организации, велика вероятность, что вам нужно будет написать много коротких и прямых сообщений для своих сотрудников, а это значит, что вам нужно будет знать формат памятки.

Меморандум или меморандум – одна из наиболее распространенных форм делового общения.Хотя существует множество форматов деловых писем, формат памятки – совершенно другое дело. Приветствие и подпись больше не нужны, потому что цель состоит в том, чтобы передать необходимую информацию или передать призыв к действию как можно быстрее и эффективнее.

Хорошо написанное деловое письмо состоит из семи основных частей, которые при необходимости могут включать строку вложения. Формат памятки намного проще. Вы пишете «Меморандум» или «Меморандум» вверху, за которым следуют строка «Кому», строка «От», строка даты, строка темы, а затем фактическое тело сообщения.

Обычно вы распечатываете памятку и раздаете ее соответствующим сторонам внутри вашего малого бизнеса. Сегодня, даже если вы решите отправить памятку в виде сообщения электронной почты, использование некоторых советов в этой статье позволит вам передать важную информацию коллегам таким образом, чтобы продемонстрировать ваш профессионализм и навыки делового общения.

Как написать записку?

Так же, как существует множество нюансов и правил написания делового письма, существуют и правила, которым вы обычно должны стараться следовать при написании служебной записки.

Лучше всего писать очень четким, точным и деловым тоном. Заметки часто используются для внутренней коммуникации компании. Не стоит тратить время коллег на приятные мелочи или слишком много разговоров. Избегайте эмоциональных выражений, например: «Я был бы счастлив, если бы все по очереди мыли микроволновую печь в комнате отдыха», потому что вы можете неправильно растереть людей. То же самое касается написания ВСЕМИ ЗАГЛАВНЫМИ буквами или использования восклицательных знаков, особенно если меморандум сообщает новости, которые могут расстроить людей.

Всегда лучше быть прямолинейным и делиться информацией как можно быстрее.

Сообщение меморандума должно начинаться с декларации цели: «Я пишу, чтобы сообщить вам…». «Цель этой записки -…» Затем обобщите информацию, имеющую отношение к рассматриваемому вопросу. Вы можете закрыть заметку с призывом к действию, повторив просьбу, которую вы сделали в начале заметки.

Обязательно проверьте грамматику и правописание в памятке.Вы же не хотите превращать офис в импровизированный класс английского языка в средней школе. Также выбирайте удобные для чтения шрифты, такие как Times New Roman или Arial.

Для чего написана памятка?

Хотя формат памятки обычно должен оставаться неизменным, тон и содержание могут меняться в зависимости от аудитории. Например, меморандум об организации летнего пикника для персонала будет иметь гораздо более веселый тон, чем меморандум, информирующий всех о том, что компания вынуждена пропускать повышение из-за спада в бизнесе.

Написание памятки сравнимо с тем, что запрыгнуть на рабочий стол в офисе, чтобы сказать всем, что им нужно что-то сделать, поэтому всегда пишите памятку, предполагая, что ее может прочитать кто угодно. Тема может варьироваться от напоминания о том, чтобы отчеты о расходах были сданы к концу месяца, до необходимости совершить окончательный толчок продаж до конца квартала. Записка также может быть отправлена ​​внешней группе, например клиентам, если она сообщает о рутинном вопросе, требующем действий, например о предстоящих платежах по счетам.

Записка не должна быть отчетом обо всем, что вы делаете. Ограничьте тему служебной записки конкретным вопросом, над которым вам нужно действовать (например, «Эта записка – напоминание о том, что отчеты о расходах необходимо подавать к концу дня в пятницу». «Я пишу эта памятка, чтобы сообщить вам, что до конца месяца нам нужно приложить дополнительные усилия для достижения наших целей по продажам »)

Какой длины должна быть записка?

Самое важное правило при составлении памятки – лучше меньше, да лучше.Вы же не хотите, чтобы ваши сотрудники или коллеги тратили все свое время на чтение ваших длинных меморандумов (или, что еще хуже, игнорировали их). Быстро переходите к делу, чтобы они могли предпринять требуемые вами действия.

Вы, вероятно, столкнетесь с проблемами, если ваша заметка будет длиннее страницы. Если он занимает больше одной страницы, лучше всего разделить заметку, используя заголовки, чтобы сделать ее более удобоваримой. Еще лучше спросите себя, не становится ли объем памятки слишком широким, и действуйте соответственно.

Что такое образец памятки?

Вот пример того, как может выглядеть памятка:

МЕМОРАНДУМ

Кому: Все сотрудники

От: Таня Смит, генеральный директор

Дата: 18 июля 2018 г.

Тема: Проблемы программного обеспечения NewTech

Я обратил внимание на то, что у многих сотрудников возникают проблемы с использованием недавно приобретенного программного обеспечения для управления продажами NewTech, поскольку оно в настоящее время создает дублирующиеся записи о клиентах. Некоторые из вас вообще перестали пользоваться системой.Мы хотим, чтобы это программное обеспечение помогало вам лучше выполнять вашу работу, а не занимало больше времени. Таким образом, можно не использовать его до тех пор, пока мы не решим технические проблемы с персоналом NewTech.

Как получить шаблон заметки в Word?

Microsoft Word включает более дюжины популярных шаблонов заметок, которые вы можете использовать. Вы просто просматриваете шаблоны и щелкаете, чтобы загрузить тот, который хотите использовать.

Если вы решите, что вам не нравится стиль или тема, пока вы работаете над заметкой, вы все равно можете изменить весь документ, применив новый набор стилей или тему:

• В Word 2016 и Word 2013 варианты выбора находятся на вкладке «Дизайн».
• В Word 2010 и Word 2007 выберите «Макет страницы»> «Темы».

Помните, что цель любой деловой переписки – побудить ваших коллег к каким-либо действиям. Понимание формата памятки и правильного стиля написания поможет убедиться, что ваше сообщение – и вы – воспримут серьезно.

Как владелец малого бизнеса, вы тоже являетесь экспертом. Мы хотим узнать, как вы относитесь к деловым письмам. Сообщите нам – и вашим коллегам по бизнесу – об этом, поделившись комментарием ниже.

.