Приказ о внутреннем документообороте образец

приказ о внутреннем документообороте образец

Представленный образец документооборота отражает места. Другие файлы, схожие с образец приказ о документообороте:. Его создание проводится согласно Положению о документообороте в бухгалтерском учете, и. В бухгалтерию кадровики передают сведения о работниках (приказы о приеме и увольнении,. Образец приказа о введении в действие новой редакции локального нормативного акта. Приказ об утверждении графика документооборота (рекомендуемый образец заполнения). Таким образом, внутренний документооборот должен иметь определенную процедуру и осуществляться в конкретные сроки, не противоречащие. Образец приказ о документообороте. Образец приказа, решения, поручения или распоряжения. Так как она устанавливает: внутренние правила работы с документами в соответствии с действующими. Конфиденциальный документооборот. Разработанные организацией внутренние формы первичной документации должны быть в обязательном. Общества для внутреннего использования. Закон № 115-ФЗ «О. Приказ – это нормативный документ, издаваемый исполнительным директором в целях приведения в исполнение принятых. Таким образом, внутренний документооборот должен иметь определенную процедуру и осуществляться в конкретные сроки, не. Настоящее положение о документообороте разработано и утверждено для применения в (. Сайт не найден. Уважаемый посетитель, к сожалению, сайт dfmnba.fo.ru не существует. Срочно нужно написать приказ о документообороте, может у кого образец есть. С 2015 года электронная карта заменит внутренний паспорт. Смежные файлы, похожие на приказ о документообороте образец:.План график выполнения работ образец excel. Положение о документообороте и делопроизводстве. Приказ о документообороте между бухгалтерией и отделом продаж/закупок. Классификация положения во внутреннем документообороте. Приказ документообороте образец. Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» февраль 2007. В целях унификации документооборота ООО “Составление приказа образец”, приказываю:. Есть, пишите почту, скину. Все согласятся, что наиболее информированы эксперты и инсайдеры. Настоящее положение о документообороте разработано и утверждено для применения в _ (далее -. Экипаж знал о его привязанности к одному молодому приказ о документообороте образец, не отвергавшему этой благосклонности. Трудовой договор с дополнительными условиями образец. Дорогой друг, на нашем портале Вы можете скачать Приказ о документообороте образец, а так. Файл: Как составить приказ о переходе на электронный документооборот?-образец. Приказ документообороте образец – как правильно заполнять. Разработка, оформление и регистрация внутренних документов;. Чтобы максимально. Утвердить «Правила внутреннего трудового распорядка ООО «Предприятие». График документооборота – инструмент эффективного взаимодействия. Положение о документообороте, АТП». Кстати, график документооборота — это часть системы внутреннего.
Делимся с вами приказом о внутреннем документообороте и формой сопроводительного листа. В связи с вступлением в силу с 1.07.2013 г.Приказ о внутреннем документообороте образец – лучший портал фотошоп!Приказ о прекращении трудового договора, запись в трудовой книжке.Приказ о создании рабочей группы по подготовке введения фгос ооо, положение, 91.61kb.Тем не менее, согласно правилам внутреннего документооборота заказчика подобным документом может.Именно экспертное мнение транслирует бизнес-издание LawMix.Поделитесь кто-нибудь, пожалуйста, образцом приказа.Приказ об утверждении графика документооборота.Документы распорядительные (приказы, распоряжения, указания, решения и т.д.Документооборот на предприятии и документоведение Образец приказа ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО СВЯЗЬИНВЕСТ ПРИКАЗ №.Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно.Ощущение образца, как принято считать, ментально принимает во внимание сенсибельный образец.Образец приказа о введении “Правил внутреннего контроля.”.Образец приказ о документообороте безопасно и моментально.Смежные файлы, аналогичные образец приказ о документообороте:. Образец графика документооборота по учету труда и заработной.Поэтому поступить в бухгалтерию табели учета рабочего времени, приказы о премировании и.Здраствуете, срочно нужен приказ о документообороте.

Работа с документами СЭД “Корпоративный документооборот” версии 5.0

Основным носителем информации в системе документооборота является корпоративный документ. Пользователи, ранее работавшие с программами на базе

«1С», уже знакомы с термином «документ программы». Тем не менее, в программе СЭД «Наш документооборот 3.0» документ несколько отличается.

Корпоративный документ в программе является более универсальным носителем информации, чем, например, документ «Счет на оплату»  в программе «1С:Бухгалтерия». Корпоративный документ может нести в себе произвольную информацию о деятельности предприятия, в документе также используется больше количество реквизитов для описания такой информации. К документу может быть приложено большое количество файлов, например, тексты договоров, сканы документов, различные графические, видео и аудио материалы.

На рисунке ниже приведен пример одного из корпоративных документов.

Для более удобной работы с корпоративными документами в программе существует возможность определить набор их видов.

В конкретном виде документа можно изменить набор доступных и видимых на экране реквизитов документов, задать их наименования, дополнить вид документа дополнительными реквизитами.

При настройке вида документа также можно настроить и другие параметры, например, привязать к виду документа определенные бизнес-процессы системы и прочее. Ниже приведен пример корпоративного документа с настроенным видом «Приказ». Как видите, он значительно отличается от предыдущего примера документа. В данном документе были переименованы некоторые экранные реквизиты (поля), а также скрыты не используемые закладки и добавлены новые реквизиты.

Перед началом активного использования системы документооборота рекомендуется определиться с набором видов документов, которые будут использоваться на предприятии.

После установки программы в ней уже имеется несколько предопределенных видов корпоративных документов (входящие, исходящие, внутренние). Предприятие в любой момент может существенно расширить набор видов документов.

Например, часто добавляются отдельные виды документов «Договор», «Приказ», «Служебная записка». Конечно, можно использовать для договора, приказа уже заданный вид документа «Внутренний», но создание более специализированных видов документов позволит предприятию:

• Более точно определить состав используемых реквизитов для максимального  подробного описания хранимой в документах информации
• Указать более подходящие наименования элементов в формах документов данных видов
• Реализовать возможность устанавливать отборы по видам документов в журналах и отчетах системы.

Для настройки набора видов корпоративных документов для вашего предприятия перейдите в подсистему «Администрирование системы». Откройте в  верхней панели подсистемы пункт «Настройки документов» и нажмите на кнопку «Виды документов».

Создайте или отредактируйте нужные вашему предприятию виды корпоративных документов.

В СЭД «Наш документооборот 3.0» существует несколько вариантов указания принадлежности корпоративного документа. В документе можно указать его принадлежность определенным юридическим лицам, контрагентам, подразделениям, проектам и пользователям. Кроме того в документе можно указать место хранения физической копии документа (помещение, шкаф и т.д.).

Один из основных инструментов доступа к корпоративным документам в системе электронного документооборота «Наш документооборот 3.0» является «Навигатор».

Инструмент «Навигатор» располагается в подсистеме «Актуальные документы» (пункт «Навигатор»). В «Навигаторе» можно установить различные отборы и группировки. В левой части формы «Навигатора» есть дерево объектов, по которым можно быстро выполнить отбор документов.

На рисунке ниже показана открытая форма «Навигатора», в которой установлена отбор по всем приказам предприятия.

Существуют и другие варианты установки отборов в «Навигаторе», например, можно быстро установить отбор по контрагентам. В таком случае при выборе контрагента в дереве в левой части формы, в списке будут отображены все документы, в которых указан этот контрагент. Аналогично можно установить варианты построения дерева по подразделениям, проектам, пользователям, организациям, корпоративным папкам, местам хранения, номенклатуре дел. Во всех этих вариантах список документов будет быстро отфильтрован по выбранному в дереве значению (например, можно будет быстро получить все документы по проекту модернизации цеха №3).

Корпоративные документы предназначены не только для хранения различной информации предприятия, они также активно используются в бизнес-процессах и задачах. Документы можно присоединять к бизнес-процессам и отправлять их по маршрутам, например, для  согласования, ознакомления, передачи информации и множеству других.

Бизнес-процесс можно создать непосредственно из документа, для этого в верхней панели инструментов документа (если она не скрыта в настройках вида или из-за ограничения прав доступа пользователя) выберите пункт «Бизнес-процессы» и выберите нужный бизнес-процесс для запуска.

На рисунке ниже приведен пример меню «Бизнес-процессы», открытого в форме корпоративного документа.

Список доступных для запуска из документа бизнес-процессов определяется в настройках вида документа.
Смотрите также:

Ведение внутренней документации предприятия – Легал

Внутренний документооборот предприятия является обязательной составляющей каждой хозяйственной структуры, который ведется согласно установленному регламенту соответствующего законодательства. Кадровая документация представляет собой комплекс документов, которые отображают нюансы трудовых правоотношений, оформление отпусков, командировок и тому подобное.

Также каждое предприятие должно иметь правильно оформленное штатное расписание, должностные инструкции всех сотрудников, заполненные трудовые книжки, регистры и табеля учета рабочего времени, штатно-должностные книги и прочее документы, которые регулируют трудовые отношение между сторонами.

Для предприятий, которые могут себе позволить отдел кадров, ведение кадровой документации не составляет особой проблемы. Но если речь идет о небольшом штате сотрудников, мы предлагаем воспользоваться нашими услугами.

Юридическая компания «Легал» готова наладить процесс внутреннего документооборота как для юридических лиц, так и предпринимателей (ФЛП). Несмотря на тот факт, что отечественное трудовое законодательство ориентировано именно на юридическое лицо, ФЛП также должны вести кадровую документацию. Поскольку последние имеют право нанимать работников, заключая при этом трудовые договора (ст. 21 КЗоТ Украины).

Физическим лицам-предпринимателям наша компания предоставляет следующие услуги, которые, согласно правовым нормам, должны выполняться в обязательном порядке:

• разработка правил внутреннего трудового распорядка на предприятии;
• заполнение и оформление трудовых договоров, приказов;
• учет и ведение трудовых книжек, табеля рабочего времени;
• подготовка пакетов документов для передачи в архив.

Несмотря на то, что ближайшее время планируется упрощение системы кадровой документации и отмена некоторых из перечисленных документов, мы рекомендуем оставить их во внутреннем документообороте.

Ведение кадровой документации поможет вам соблюдать нормы трудового законодательства, которые касаются непосредственно отношений с наемными работниками. За невыполнение данных требований закон предусматривает штраф – 30-100 НМДГ (от 510 до 1700 гривен).

На сегодняшний день существует ряд инструкций и нормативных актов, которые определяют требования к оформлению, ведению и учету приказов, трудовых договоров, трудовых книжек, штатного расписания, должностных инструкций, штатно-должностной книги, алфавитной книги и прочей документации подобного типа.

Наши сотрудники помогут вам в оформлении и ведении следующих кадровых документов:

• Штатное расписание отображает информацию о должностях, которые существуют на предприятии, их количестве, окладах и надбавках, определенных руководством каждой единице, а также месячный фонд заработной платы. Наши сотрудники составят вам данный документ, руководствуясь нормами законодательства, а именно, используя Национальный «Классификатор профессий ГК 003:2010», утвержденный 28 июля 2010 года приказом Госпотребстандарта Украины № 327.
• Правила внутреннего трудового распорядка – отображает режим работы предприятия. Строгой формы составления документа на сегодняшний день нет, но он должен содержать информацию об обязанностях работодателя и сотрудников, о режиме работы организации. Также в правилах должен быть обозначен порядок приема и увольнения работника с должности, порядок поощрений и взысканий в случае нарушения трудовой дисциплины.

Согласно статье 142 КЗоТ, такие правила должны быть утверждены руководством.

• Должностная инструкция – положение, которое регламентирует права и обязанности должностного лица, его функции, ответственность, взаимоотношение с другими сотрудниками предприятия, определяет требования к опыту работы и образованию для соответствующей должности. Разработка данных документов требует соответствия отраслевым справочникам и Справочнику квалификационных характеристик профессий работников от 29 декабря 2004 года, который утвержден Министерством труда и социальной политики Украины.

Основные разделы должностной инструкции следующие:

• Общие положения;
• Функции и обязанности;
• Права;
• Ответственность;
• Должен знать;
• Квалификационные требования;
• Взаимоотношения (связи) по должности.

• Трудовая книжка – документ строгой отчетности, ведение и учет которого обязателен для всех работодателей. В ней отображается вся история трудовой деятельности работника, а также его награждения и поощрения. Оформление трудовой книжки – процесс ответственный и требующих соответствующих знаний, а также практического опыта. Поэтому доверять его стоит исключительно профессионалам.
• Трудовой договор – документ, отображающий трудовые отношения между работником и его работодателем, а также права и обязанности обеих сторон. Согласно последним изменениям, которых претерпело трудовое законодательство Украины, такой договор является официальным подтверждением принятия на работу.
• Оформление приказов – документы, на основании которых происходят все действия на предприятии (от приема новых сотрудников до переименования структурных подразделений). Правильность формулировки приказа крайне важна, поскольку он является официальным основанием каждого действия, осуществляемого на предприятии.

Компания ЮК «Легал» приглашает к взаимовыгодному сотрудничеству предприятия всех форм собственности, чтобы помочь организовать ведение внутреннего документооборота компании в соответствие со всеми установленными нормами. Мы гарантируем ответственный подход и качество выполняемых работ!

Оформление приказов

Приказ – документ внутреннего документооборота предприятия, который издается его руководителем, и направлен на решение оперативных задач компании. Оформление приказа требует определенных навыков, знаний и опыта ведения внутренней документации.

Кадровая служба выделяет свой тип приказов, которые регламентируют трудовые отношения на предприятии. Являясь официальным документам, он представляет определенный шаблон, состоящий из двух обязательных частей:

• Констатирующая – здесь изложены цель, задача и основания для приказа.
• Распорядительная – в ней указаны данные сотрудника (фамилия, имя, отчество), должность, наименование структурного подразделения и дата, с которой данный приказ вступает в силу. Если приказ вступает в силу не в день его регистрации, то отдельным пунктом необходимо выделить эту информацию. То есть в данной части должны быть указаны все действия, которые будут предприняты относительно указанного в документа лица.

Для научных сотрудников кроме должности следует указать специальность, ученую степень и звание (если есть). Для квалифицированных работников – разряд.

Завершающей частью приказа, которая относится к распорядительной, является основание для издания того или иного приказа. Таким документом может быть заявление, медицинское заключение, различные справки и тому подобное.

Оформление деловых документов данного типа требует следованию некоторым правилам:

• использование стандартных отдельных листов форматом А4;
• приказы оформляются в двух экземплярах. Первый экземпляр отдел кадров сохраняет у себя, подшивая в специальную папку, второй – передает в бухгалтерию;
• формулировка каждого пункта приказа должна соответствовать требованиям КЗоТ;
• приказ не заверяется печатью;
• все кадровые приказы заносятся в специальную книгу приказов, которая должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью руководителя и печатью организации;
• приказ может быть как индивидуальным – содержать информацию об одном сотруднике, так и групповым – касаться нескольких человек. Последний вариант подходит, если планируется издание нескольких приказов, имеющие однотипные положения;
• отдел кадров может предварительно разработать проект приказа и согласовать его с руководством;
• приказ регистрируется после его подписания руководителем. В зависимости от количества приказов за календарный год может вестись книга приказов (при небольшом количестве) или регистрационные карточки, если подобные документы издаются в больших объемах. Последний вариант учета документов облегчает ведение всего документооборота и его организацию;
• сотрудник должен быть ознакомлен с приказом, что подтверждает его роспись об и ознакомлении с его содержанием.

Что является основанием для издания приказа?

• заявления работников;
• распоряжения, докладные записки руководителя предприятия;
• решение конкурсной комиссии;
• подписанные контракты;
• законодательные и нормативные акты.

Обратите внимание! Физическим лицам-предпринимателям в отличие от предприятий не обязательно издавать приказы при оформлении на работу или увольнении. Трудовой договор с наемным работником, который зарегистрирован в местной службе занятости, заменяет эти приказы. Поэтому сотруднику не требуется писать заявление о приеме или увольнение на работу. При этом приказ об отпуске или командировке обязателен. И основанием для них должны служить соответствующие заявления работников.

Доверьте оформление документации профессионалам! С помощью опыта и знаний наших сотрудников вы сэкономите свое время. При этом ваша кадровая документация гарантировано будет оформлена по всем правилам трудового законодательства Украины.

Ведение трудовых книжек

Кадровым документом строгой отчетности на предприятии является трудовая книжка, оформление которой является обязательным процессом. КЗоТ определяет ее как основной документ, отображающий трудовую деятельность работника, поощрения, награды.

Ведение трудовых книжек является обязательным процессом, как для предприятий абсолютно всех форм собственности, так и для предпринимателей (ФЛП). Существуют следующие правила их оформления:

• Заводятся на всех штатных сотрудников, которые работают более 5 дней, включая совладельцев предприятия, временных или сезонных работников. Для внештатных сотрудников такой документ заводится лишь в случае, если на них распространяется социальное страхование. Касательно сотрудников, которые выполняют свои служебные обязанности на предприятии по совместительству, их трудовые книжки ведут только по основному месту работы.
• Для работника, который впервые официально трудоустраивается, книжку оформляется в обязательном порядке на протяжении 5 рабочих дней.
• Сведения о взыскании по причине нарушения трудовой дисциплины не фиксируются в трудовой книжке.
• На предприятиях данные документы хранятся в отделе кадров. Перед этим руководитель назначает лицо, ответственное за оформление, ведение, хранение и выдачу книжек. Данный сотрудник или отдел обязаны вести учет трудовых книжек. Но ответственность за организацию такой деятельности лежит на руководстве. Трудовые книжки наемных работников предпринимателя хранятся непосредственно у сотрудников.
• Записи должны быть выполнены синими или фиолетовыми чернилами.
• При указании дат используют исключительно арабские цифры.
• Каждая запись согласовывается с работником, который удостоверяет своей подписью внесенные данные.
• Безработным лицами записи может делать Центр занятости, при условии регистрации в данной службе.
• Обязательно следует делать в каждой трудовой книжке соответствующую запись, если предприятие или структурное подразделение изменило название. При этом в 4-й графе должен быть указан приказ руководителя о переименовании.
• Запись об увольнении должна формулироваться в соответствии с определенной нормой трудового законодательства, ссылаясь при этом на конкретную статью КЗоТ. Например: «Звільнено за угодою сторін, п. 1 ст. 36 КЗпП України».
• Увольнение или награждение должно быть утверждено печатью.
• Запись об увольнении отдел кадров должен сделать в день увольнения, другие записи – на протяжении недели с момента издания соответствующего приказа.
• Если все страницы книжки использованы, вшивается вкладыш. Дополнительно эту информацию указывают на титульном листе книжки. Без трудовой книжки такой вкладыш недействителен.
• Выявленные ошибки должны быть исправлены исключительно тем предприятием, которое сделало соответствующую запись.
• Любое исправление должно в полной мере соответствовать тексту приказа или других документов, на основании которых было выполнено то или иное действие. Зачеркивать неправильную информацию нельзя!

Заполнение трудовых книжек сотрудникам, которые трудоустраиваются впервые, также требует соблюдения некоторых норм:

• документ оформляется не позднее 5 дней с момента принятия на работу;
• титульный лист должен содержать основные сведения о работнике (его фамилию, имя, отчества, дату рождения согласно паспорту), его подпись, которой подтверждается достоверность внесенных данных, подпись сотрудника отдела кадров, который оформляет документ, печать предприятия и дату оформления книжки.

Перед записью о первом трудоустройстве в трудовые книжки отдел кадров может внести на основании соответствующих документов следующую информацию:

• служба в составе Вооруженных Сил Украины;
• время учебы в высшем учебном заведение, ПТУ, аспирантуре или ординатуре;
• работу в колхозе, если законодательством это предусмотрено;
• уход за инвалидом 1-й группы, ребенком-инвалидом до 16 лет или пенсионером, который нуждается в постоянном уходе (основанием является медицинское заключение).

Основания для внесения вышеуказанных записей – военные билеты, дипломы, аттестаты, свидетельства, справки и прочие документы.

В случае увольнения трудовую книжку работнику необходимо выдать в тот же день с соответствующей записью. Если выдача документа задерживается по вине предприятия, работнику должны выплатить сумму среднего заработка за каждый день невыдачи. В таком случае день увольнения будет определяться днем выдачи трудовой книжки. Соответственно, издается еще один приказ, а предыдущую запись признают недействительной.

Если работник не забирает трудовую книжку по личным причинам, работодатель должен послать ему письменное уведомление по почте о необходимости это сделать. Сам документ может быть отправлен по почте лишь при письменном согласии работника.

Если работник так и не забрал свою трудовую книжку или ее дубликат, предприятие хранит ее 2 года в отделе кадров, после чего передает в архив, где они должны храниться не менее 50 лет.

Порядок оформления дубликата трудовой книжки:

• На протяжении 15 дней с момента потери документа работник должен сообщить об этом уполномоченному структурному подразделению.
• На обложке новой трудовой книжки делают запить «Дублікат» в правом нижнем углу.
• Если в предыдущей трудовой книжке была информация о работе на других предприятиях, отдел кадров вносит запись лишь о общем трудовом стаже до настоящего трудоустройства.
• Если вина за потерю или порчу документа лежит на предприятии, дубликат выдается за его счет.

Оформление трудовых книжек – довольно ответственный процесс, состоящий из целого ряда нюансов, которые требуют определенных навыков и знаний трудового законодательства. Сотрудники нашей компании всегда готовы вас проконсультировать по вопросам ведения кадровой документации, чтобы в дальнейшем стать вашим удаленным отделом кадров!

Трудовые договора

При приеме нового сотрудника следует обязательно уделить внимание всем возможным последствиям будущих трудовых отношений, оценить их потенциальные риски и будущие возможности.

После того, как кандидату на определенную должность сделано предложение о работе, предприятие должно заключить с ним трудовой договор – обязательный документ, характеризирующий соглашение работника и работодателя, права и обязанности каждой стороны в трудовом процессе.

Основным кадровым документом как подтверждение официального трудоустройства, является трудовой договор. Украина прописывает его регламент в КЗоТ.

В результате недавнего реформирования системы общеобязательного социального страхования, коснулись изменения некоторых законодательных актов, определяющие трудовые отношения работника и работодателя. С 1 января 2015 года вступили в силу новые нормы, согласно которым нельзя допускать работника к выполнению своих обязанностей без заключения с ним трудового договора. За несоблюдение данной нормы работодатели будут нести административную ответственность.

Оформление трудовых договоров требует знания ряда нюансов. Ответственный подход к данной процедуре является залогом прозрачных трудовых отношений, а также гарантируют защиту интересов каждой из сторон.

Юридическая компания «Легал» готова оказать не только консультации по поводу оформления трудовых отношений, но и выполнить весь ответственный процесс.

Пользуясь услугами наших специалистов, вы получаете ряд преимуществ:

• Качественное и грамотное оформление не только трудовых договоров, но и всей кадровой документации. Благодаря оперативной и качественно выполненной работе, у работодателя появляется возможность сократить штат или вовсе отказаться от отдела кадров. Таким образом, вы получаете значительную экономию, потому что штатный сотрудник всегда обойдется значительно дороже удаленного.
• Наши юристы всегда в курсе последних изменений в законодательстве, что гарантирует соответствие всей вашей документации предписанным нормам.
• Каждый составленный нами договор четко, понятно и в соответствие с законодательством прописывает права и обязанности работодателя и наемного сотрудника, что позволяет в будущем избежать неприятных моментов трудовых отношений.
• При необходимости мы составляем все сопутствующие трудовому договору документы (приказы, распоряжения, записи в трудовой книжке).

Доверьте нам оформление трудовых договоров! Юридическая компания «Легал» – ваше уверенное ведение кадровых вопросов!

Образец графика документооборота в бухгалтерии бюджетного учреждения

Залог эффективной работы компании и отлаженных бизнес-процессов — грамотно составленный график документооборота. Как правильно составить такой график и для чего он необходим в компании — узнайте из статьи ниже. В конце вы можете скачать образец графика документооборота.

Зачем регламентировать документооборот

В небольших фирмах, состоящих из одного или двух отделов, отследить движение документов несложно. Когда компания разрастается, превращается в структуру из нескольких территориально удаленных филиалов, документов становится очень много: они начинают поступать в бухгалтерию с опозданием, а иногда и вовсе теряются. Бухгалтерия при этом обрабатывает множество документов: часть их исходит от компании, а другие поступают извне. Каждый отдел составляет типовые или собственные формы бланков, которые подтверждают и сопровождают текущую деятельность.

Читайте также: Документирование хозяйственных операций организации

Специалисты обязаны составлять, подписывать, передавать на хранение и впоследствии на уничтожение документы своевременно. Особенно актуально соблюдение сроков обработки для финансовой, бухгалтерской и кадровой документации: за нарушение сроков ответственность предусмотрена на законодательном уровне. Деятельность фирмы контролируется проверяющими органами: ФНС, внебюджетными фондами и другими государственными учреждениями. Поэтому при нарушении сроков подачи необходимых документов и отчетности, составленной на основании этих документов, компанию ждет наложение санкций.

Для того чтобы соблюдать сроки и регламентировать обработку и исполнение всех документов фирмы используют специальный график документооборота.

Без четко расписанного графика передачи документов внутри компании внутренние бизнес-процессы компании сложно контролировать или оптимизировать. Человеческая память не может сохранить абсолютно все детали и сроки работы, поэтому специально составленный график является специальной памяткой для сотрудников.

Основные задачи графика документооборота:

• оперативный контроль за соблюдением сроков составления, обработки и исполнения документов;

• своевременное формирование отчетности на базе первичных регистров;

• исключение авралов, форс-мажора и соблюдение ритмичности работы исполнителей;

• формирование дел и передача их в архив в положенные сроки;

• получение в срок информации, необходимой для принятия эффективных управленческих решений.

График документооборота 2019: правила составления

График составляют в виде схемы, таблицы или текста с указанием сроков передачи документов между отделами. Важно понимать, где и кем составляется первичный документ, через какие отделы он проходит, кто его проверяет и как он попадает в бухгалтерию для учета.

Документооборот можно представить в виде схемы взаимодействия между отделами от момента создания и до сдачи в архив или передачи на уничтожение. Также под документооборотом подразумевают перечень всех первичных документов компании, разработанных и утвержденных в соответствии с учетной политикой.

График документооборота в бухгалтерии может быть составлен для каждого первичного документа: горизонтальными строками в таблице или схеме обозначаются первичные документы (как в нашем примере графика). Подобным образом графики могут составляться:

Если график составляется для подразделений, то в каждом из них необходимо назначить ответственное лицо, отвечающее за соблюдение графика.

Для каждого документа или отдела обязательно указывается срок, в течение которого первичный регистр согласовывается, утверждается и передается на исполнение.

Разрабатывает график, как правило, главный бухгалтер или финансовый директор, а утверждает руководитель компании. При составлении графика необходимо активное участие и обсуждение всех структурных отделов фирмы. Например, менеджер по продажам может попросить передвинуть выставленные ему сроки передачи документов в связи с большой загруженностью, или водитель скажет, что путевой лист не всегда возможно предоставить в течение одного рабочего дня, т. к. он находится в постоянных разъездах.

Часто к составлению графика привлекаются внештатные специалисты. Например, аутсорсинговая компания, которая выслушав все мнения, пожелания отделов, на их основе составляет приемлемый для всех образец графика документооборота в бухгалтерии с учетом нормативных требований законодательства.

Контроль за исполнением графика документооборота возлагается на главного бухгалтера, т. к. он возглавляет бухгалтерию — отдел, ведущий учет финансовой деятельности компании и отвечающий за наличие и сохранность документации.

График необходимо составить так, чтобы при максимальной загруженности бухгалтерии все сроки обработки документации могли быть соблюдены. Требуется исключить моменты откладывания документов «на потом» или обработку их в неположенные сроки.

Каждому сотруднику или отделу необязательно распечатывать весь график документооборота. Достаточно сделать для ответственных лиц выписку из него: перечислить все первичные регистры, входящие в его зону ответственности, указать сроки исполнения и названия подразделений, куда необходимо передавать документацию. Чтобы изначально мотивировать сотрудников на соблюдение сроков документооборота, ведение графика закрепляют в должностных инструкциях ответственных лиц.

За несоблюдение сроков ответственного сотрудника допустимо привлечь к дисциплинарной ответственности: объявить выговор, лишить части оплаты труда в виде зарплаты или премии. Об этом прямо сказано в Письме Роструда от 18.12.2014 г. № 3251-6-1.

График документооборота: образец 2019 года

Представленный ниже бесплатный образец графика документооборота поможет вам составить собственную схему движения первичных документов в вашей компании. Если у вас есть филиалы, составьте общий график, в который включите графики для филиалов и головной организации. В представленном графике документооборота (образец ниже) схема движения составлена для каждого отдельно взятого первичного документа. Это наиболее простая схема документооборота для небольшой компании. Для большой структурированной фирмы, состоящей не только из бухгалтерии, но еще и производственного цеха, отдела продаж, склада, юридического, экономического подразделений и т.д., оптимальнее будет составить регламент документооборота в разрезе каждого подразделения.

График документооборота (образец):

Скачать его в формате word вы можете ниже.

График документооборота в бухгалтерии

Составленный график документооборота в бухгалтерии залог правильной отчетности.

Вся документация, поступающая в организацию, создается либо на самом предприятии, либо заходит извне. Большая часть из поступающих документов на бухгалтерском термине называется первичка, которая в обязательном порядке в первой очередности проходит именно через бухгалтерию. Каждый специалист, работающий в бухгалтерских отделах на крупных и более мелких предприятиях, знает, как порой бывает трудно добиться своевременного поступления столь нужного для отчетности документа. И именно труженики бухгалтерии в первую очередь заинтересованы в наличии графика документооборота.

Что такое график документооборота

Любые документы, поступающие на предприятие или создающиеся в нем, проходят несколько стандартных этапов:

• создание документации;
• обработка документации;
• архивация документации;
• уничтожение документации.

Этот закономерный процесс и носит название документооборот. Как и любое другое действие на предприятии, на котором со скрупулезностью относятся к ведению документации, и этот процесс должен быть зафиксирован. Регламентировать документооборот можно с помощью:

• положения о документообороте;
• графика документооборота;
• инструкции документооборота.

Учитывая наибольшую удобность, большинство компаний и предприятий, а, точнее, их бухгалтерские отделы, используют и в 2018 году именно график документооборота. Единой формы графика не существует, он создается в индивидуальном порядке для каждой конкретной организации с учетом абсолютно всех направлений деятельности данного предприятия. И желательно не только для бухгалтерии, а и для любого другого отдела, в работе у которого имеется определенный объем документации.

Вот, к примеру, образец графика документооборота отдела кадров:

Если вернуться к бухгалтерии, то это подразделение любого предприятия, имеет наибольшую ответственность за правильно составленную документацию. Ведь именно по их документам сдается отчетность во все государственные службы и инстанции. И если вдруг какой-нибудь из отделов не предоставит бухгалтеру очень важный документ, который не будет учтен до начала составления отчетности, то до сдачи придется переделать всю работу с самого нуля. Или же предоставить в налоговую службу, так называемую уточненку, после выявления не вошедшего в отчетность документа, так как в отчетность следующего раза внести его нет возможности из-за не состыковки даты. Например, отчетность в налоговую службу была сдана в первом квартале 2018 года и после ее сдачи на столе у бухгалтера «появилась» служебная записка о расходах на рекламную акцию, проведенную именно в тот период, за который отчет уже ушел в работу к налоговикам. А вставить ее в отчет за следующий квартал не по правилам, так как искажается картина по реальным расходам в определенный отрезок времени.

Учитывая такие факторы риска, приходим к тому, что наличие графика документооборота в бухгалтерии является неотъемлемой частью системы внутреннего контроля в любой организации.

График документооборота в бухгалтерии в 2018 году

Как говорилось выше, найти стандартный образец графика документооборота нет возможности, соответственно к его составлению следует приложить усилия самим работникам отделов. Самый подробный график должен быть, конечно же, у бухгалтерии с учетом всех без исключения пунктов деятельности разных отделов предприятия.

На следующем этапе следует собрать сведенья обо всех документах, которые создаются во время деятельности предприятия. В этот список в обязательном порядке вносятся не только ежедневные, но и периодические, даже, можно сказать, совсем редкие бумаги.

Также при составлении графика обязательно вписывается сам процесс движения документов. Не оставляются без внимания даже те факторы деятельности предприятия, которые не контролируются бухгалтерией, но должны быть внесены в отчетности. Обычно подтверждением таких действий являются служебные записки или справки, которые также включаются в график документооборота.

Ответственность за первичную документацию

Так повелось традиционно, что для обработки первичной документации при бухгалтерии нанимаются отдельные работники. В их обязанности входит прием документов и последующая их передача по назначению. Так сказать, некие посредники между предприятием и бухгалтерами.

Пример оформления графика документооборота

Способ оформления графика сугубо личное дело каждого. Кому-то, например, удобнее в виде таблицы.

А кто-то предпочитает составлять подобный документ в виде списка или схемы.

В каждом из этих способов имеются свои плюсы.

Для небольшой организации с не разносторонней деятельностью, лучшим вариантом графика станет текстовое оформление, которое не займет много времени.

Для крупного предприятия с разносторонней деятельность, идеальным помощником в ведении бухгалтерии станет составленный график документооборота в виде таблицы. Так как именно в таком варианте графика можно детально прописать информацию о каждом документе. На практике такие виды графика легко создаются при помощи таблиц Excel, позволяющей легко редактировать данные.

А более наглядным вариантом передвижения документации на предприятии является схематическое исполнение.

Внедряем сроки подачи документов в практику

После основной проделанной работы, остается установить сроки подачи документов для работников разных отделов и подразделений предприятия. В этом вопросе все так же, как и с выбором оформления, зависит от удобности. Можно установить сроки подачи документации в определенные числа рабочего календарного месяца или дни недели. Или же на протяжении строго определенного промежутка времени, после создания.

Оповещение сотрудников

Если предприятие небольшое, то с ознакомлением работников с графиком документооборота бухгалтерии сложностей не возникнет. С предприятием, штат сотрудников которого весьма внушителен, дело обстоит немного сложнее. Но также решается.

Наименее трудоемким процессом ознакомления работающих на предприятии для бухгалтера станет составление дополнительного листа к графику, в котором будут проставляться подписи всех членов трудового коллектива, которые ознакомились с данным документом. Но к сожалению, этот вариант может внести некоторую путаницу и недопонимание в вопросах: что и когда сдавать.

Наиболее понятным и простым способом может стать индивидуальная выписка для каждого работника или подразделения. При помощи функций все той же любимой работниками офисов программы Excel, можно без лишних хлопот проделать данную операцию. И вручить сотрудникам под подпись о получении и ознакомлении.

Для того чтобы сроки подачи документов соблюдались можно ввести положение о снижении премий. И этот способ будет хорошей мотивацией для подачи документации в установленный срок.

Приказ об утверждении графика документооборота

Деятельность любой фирмы сопровождается созданием внутренних актов. Вся работа с документацией формирует определенный цикл, начинающийся оформлением бумаг и завершающийся отправкой бланков на хранение. Другое его название – график. Он должен быть практичным и правильно организованным, чтобы в процессе не появлялось сложностей и промедлений. Руководителю нужно издать приказ об утверждении графика документооборота.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приказа об утверждении графика документооборота .docСкачать образец приказа об утверждении графика документооборота . doc

Особенности графика документооборота

При составлении графика документооборота нужно провести подготовительную работу:

• Учет всех документов, с которыми придется работать специалистам отдела.
• Планирование сроков обработки бумаг.
• Планирование сроков рассмотрения документации.
• Распределение потока бумаг таким образом, чтобы при максимальной нагрузке соблюдались сроки обработки.

При составлении графика документооборота нужно учесть, что целью является своевременное рассмотрение бумаг. Если график будет сформирован неверно, то есть высокий риск нарушения сроков при обработке документов. А это влечет за собой следующие проблемы:

• Ответственность перед сотрудниками за несвоевременное оформление бумаг о зарплате.
• Ответственность перед государством за нарушение сроков подачи налоговой отчетности.
• Конфликты с контрагентами за несвоевременную оплату по договорам.

Сотрудник, составляющий график, несет ответственность за стабильную работу фирмы в целом.

Приказ об утверждении графика

Сформированный график документооборота утверждается посредством распоряжения. К нему предъявляется ряд требований:

• Наличие подписи директора.
• Ознакомление с приказом всех работников.

Форма распоряжения не утверждена законом. Поэтому приказ может составляться в свободной форме.

В графике обычно присутствуют эти сведения:

• Сотрудники, которые несут ответственность за заполнение того или иного документа.
• Сроки вступления локальных актов в силу.
• Порядок исполнения документов.
• Способы ведения и хранения бумаг.
• Ответственность за несвоевременное выполнение обязанностей, связанных с документооборотом.
• Правила составления и оформления.
• Сроки проверки формы и содержания документов.
• Порядок утверждения бумаг.
• Порядок передачи документов между структурными подразделениями.
• Контроль за соблюдением графика.

Если сотрудник нарушит график, его можно привлечь к ответственности. Однако это возможно только при наличии приказа по утверждению графика. Если такого распоряжения нет, то всю ответственность будет нести директор компании.

Образец

ООО «Скрепка»

Приказ №44

г. Москва

19.02.2021 года

Об утверждении графика документооборота

Для обеспечения стабильной работы организации и рациональной организации документооборота

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить график документооборота на основании приложения №1.
2. Всем ответственным сотрудникам подавать первичную документацию в бухгалтерский отдел на основании утвержденного графика.
3. Полученные от контрагентов договоры направлять в бухгалтерию в сроки, зафиксированные в графике.
4. Контроль за исполнением графика возложить на главбуха Иванову П.О.

Гендиректор (подпись) Сибуров Р.О.

С приказом ознакомлены:

Иванова П.О. (подпись)

Документооборот: выстраиваем «под бухгалтерию»

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 22 февраля 2013 г.

Содержание журнала № 5 за 2013 г.О.В. Кулагина, эксперт по налогообложению

Документы как создаются внутри организации, так и поступают извне. Львиная доля документов — первичка, которая обязательно должна пройти через бухгалтерию. И порой бухгалтеру приходится буквально «вытрясать» из других подразделений эти документы. Мы расскажем, как организовать документооборот, чтобы документы попадали в бухгалтерию вовремя.

Что такое документооборот и зачем он нужен

За свой «жизненный» путь документ проходит несколько стадий: создание, обработка, передача на хранение и уничтожение. Это и есть документооборот. Регламентировать этот процесс можно с помощью графика документооборота, инструкции по документообороту, положения о документообороте и т. д. Но большинство организаций используют именно график документооборотаПоложение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР 29.07.83 № 105.

Бухгалтерия больше всех остальных подразделений заинтересована в наличии такого документа и соблюдении установленных им правил, поскольку из-за несвоевременного получения первички операции в учете отражаются не в том периоде, в котором они совершены, а порой возникают даже ошибки, которые исправлять приходится по правилам ПБУ 22/2010. Например, если водитель-экспедитор вовремя не передал накладные в бухгалтерию, то впоследствии это придется исправлять как ошибку, потому что в целом для организации это не новая информация, а новая она только для бухгалтера, получившего документ с опозданием. Кроме того, чтобы принять к вычету НДС по счетам-фактурам, своевременно полученным организацией, но оказавшимся в бухгалтерии только в следующем квартале, по мнению налоговиков, надо подать уточненкуПисьмо ФНС от 30.03.2012 № ЕД-3-3/1057@.

Именно с помощью графика документооборота можно назначить ответственных за составление и передачу документов лиц, а также установить конкретные сроки по передаче первички в бухгалтерию. Это позволит бухгалтеру получать документы вовремя. Кроме того, бухгалтеру не придется объяснять каждому сотруднику, какие документы и в какой срок надо сдавать в бухгалтерию.

Кстати, график документооборота — это часть системы внутреннего контроля, и каждая организация должна наладить внутренний контроль хозяйственной деятельности. Этого требует новый Закон о бухучетест. 19 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Разрабатываем график документооборота

Унифицированной формы графика нет — каждой организации надо самостоятельно ее разработать. И чем больше организация, чем больше у нее видов деятельности, тем подробнее должен быть график.

Определяемся с документами

На первом этапе нужно очертить круг документов, которые образуются в процессе деятельности организации. Кроме ежедневной первички по кассе, МПЗ и кадровому учету, включите в график и документы по операциям, которые случаются нечасто (например, по представительским мероприятиям и рекламным акциям). Правильное оформление этих документов имеет большое значение для признания расходов.

В графике надо описать и процесс движения документов, подтверждающих определенные факты хозяйственной жизни, о наступлении которых бухгалтер может не знать, но отразить которые в учете обязан.

Поясним на примере. В бухгалтерском и налоговом учете кредиторскую задолженность перед ликвидированным поставщиком нужно списать в доходы на дату внесения в ЕГРЮЛ записи о его ликвидациип. 6 ПБУ 4/99; п. 16 ПБУ 9/99; подп. 18 ст. 250 НК РФ. Но следить за процессом ликвидации контрагента бухгалтер не обязан просто потому, что это не его задача. Значит, о ликвидации должен сообщить работник, в сферу компетенции которого входит работа с кредиторской задолженностью. И таких ситуаций множество. Подобные сведения могут представляться в бухгалтерию в виде справок или служебных записок, которые также надо включить в график документооборота. В нашем примере ответственный работник должен представить выписку из ЕГРЮЛ.

Назначаем ответственных лиц

С первичными документами все просто. Работники, в должностные обязанности которых входит составление первички, отвечают за ее правильное оформлениеп. 6 ч. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Этих же работников надо назначить ответственными за передачу документов в бухгалтерию. Чем меньше посредников между составителем документа и бухгалтерией, тем больше шансов, что документ не потеряется и поступит вовремя.

Чтобы распределить ответственность за оформление и передачу служебных записок или справок, внутри каждого подразделения назначьте ответственного. Например:

• проблемные должники — старший менеджер по продажам;
• решения собрания участников организации — старший юрисконсульт;
• определение рыночной стоимости имущества –– ведущий специалист отдела маркетинга по согласованию с руководителем производственно-технического отдела;
• данные об очередных отпусках для расчета величины соответствующего оценочного обязательства (резерва) — руководитель отдела кадров;
• определение срока полезного использования основного средства — ведущий специалист производственно-технического отдела.

Если не назначить ответственное должностное лицо, то в случае утери документа или нарушения срока его представления спросить будет не с кого. А значит, и поставленных целей бухгалтер не добьется.

Устанавливаем сроки

Срок, в который конкретный работник должен передать документы в бухгалтерию, пожалуй, самое важное в графике документооборота. Этот срок можно установить как определенное число месяца или количество дней, прошедших со дня составления или исполнения документа. Также надо учесть, что бухгалтеру может понадобиться не один день для обработки полученных документов и переноса данных из них в регистр. Например, в организации день выплаты заработной платы установлен 7-го числа. Бухгалтер расчетной группы начисляет заработную плату по всем подразделениям, и все документы по учету рабочего времени должны быть обработаны, допустим, к 5-му числу месяца. Поэтому поступить в бухгалтерию табели учета рабочего времени, приказы о премировании и т. п. должны не позже 1-го числа месяца.

Не забудьте отдельно указать в графике сроки передачи документов по командировкам. Ведь не секрет, что некоторые сотрудники имеют привычку до последнего держать документы у себя и отчитываются с опозданием, даже не подозревая, что срок для представления отчета установлен законодательно. Поэтому в графике документооборота пропишите для них обязанность отчитаться в трехдневный срок после окончания командировкип. 26 Постановления Правительства от 13.10.2008 № 749.

Итак, список документов подготовлен, сроки прохождения по подразделениям установлены, а ответственные лица назначены. Переходим к оформлению.

Выбираем способ оформления

График документооборота можно оформить в виде текста, таблицы или схемы. Если организация небольшая и документов мало, то подойдет текстовая форма. Некоторые бухгалтеры предпочитают составлять схему движения каждого документа, потому что это наглядно, просто и информативно. Но классический способ оформления графика — таблица, где каждая строка содержит сведения об одном документе. Разрабатывать график лучше в программе Excel, так как при обработке данных удобно использовать некоторые ее функции.

Какой бы способ вы ни выбрали, информацию нужно представить так, чтобы график было удобно читать вашим сотрудникам, ответственным за движение документа. Поэтому документы в графике необходимо располагать по определенному принципу, например в алфавитном порядке, тогда легко можно будет найти любой документ.

Этот вариант оформления удобен тем, что таблица охватывает весь перечень документов и ею будут пользоваться все сотрудники. Но если документов очень много, то график будет громоздким и сложным для восприятия. Поэтому такая форма оптимальна для небольших организаций.

График документооборота (по формам документов) может выглядеть так.

Наименование документа	Количество экземпляров	Создание документа		Представление документа			Ответственный за обработку документа	Срок хранения	Место хранения
		Кто отвечает за создание и оформление	Кто утверждает (визирует, подписывает)	Кто	Кому	В какой срок
Платежное поручение	1	Старший бухгалтер	Руководитель, главный бухгалтер	Старший бухгалтер	Операционист банка	Ежедневно, не позднее 15.00	Старший бухгалтер	5 лет с 1 января года, следующего за годом составления	До окончания календарного года — каб. 301, далее — каб. 308
Приходный ордер М-4	1	Кладовщик	Кладовщик, работник, сдающий материалы на склад, или представитель поставщика	Кладовщик	Бухгалтер по участку МПЗ	10-го, 20-го и 30-го числа месяца	Бухгалтер по участку МПЗ	5 лет со дня списания оприходованных по нему ценностей
Приходный кассовый ордер КО-1	1	Кассир	Главный бухгалтер, кассир	Кассир	Старший бухгалтер	Ежедневно в конце рабочего дня	Старший бухгалтер	5 лет с 1 января года, следующего за годом составления
Путевой лист грузового автомобиля	1	Менеджер по логистике	Менеджер по логистике, механик	Водитель	Бухгалтер по участку МПЗ	Ежедневно	Бухгалтер по участку МПЗ

Другой вариант — расположить документы с привязкой:

• <или>к хозяйственной операции;
• <или>к должностям и профессиям;
• <или>к структурным подразделениям.

Например, для каждой хозяйственной операции описывается блок документов, которые необходимо составить, их движение, ответственные лица, сроки и места хранения. Сами документы внутри блока можно расположить в порядке их составления. Такой график удобен для восприятия, так как вся нужная информация для конкретного сотрудника или структурного подразделения сгруппирована в одном месте. Минусы такой подачи информации — в многократном повторении одних и тех же первичных документов для разных операций, например кассовых ордеров, платежных поручений, бухгалтерских справок, счетов-фактур. Поэтому составление такого графика займет больше времени, но зато из него легко сделать выписку для конкретного сотрудника. В качестве образца можно использовать такой график.

Наименование операции	Наименование документа	Количество экземпляров	Создание документа		Представление документа			Ответственный за обработку документа	Срок хранения	Место хранения
			Кто отвечает за создание и оформление	Кто утверждает (визирует, подписывает)	Кто	Кому	В какой срок
Оплата счетов, выставленных поставщиками	Счет на оплату	1	Менеджер отдела закупок	Руководитель отдела закупок	Менеджер отдела закупок	Главный бухгалтер	В день наложения визы руководителем отдела закупок	—	5 лет с 1 января года, следующего за годом оплаты	До окончания календарного года — каб. 301, далее — каб. 308
	Перечень планируемых платежей	1	Главный бухгалтер	Руководитель	Главный бухгалтер	Старший бухгалтер	Ежедневно, не позднее 12.00	Старший бухгалтер	1 год с даты составления
	Платежное поручение	1	Старший бухгалтер	Руководитель, главный бухгалтер	Старший бухгалтер	Операционист банка	Ежедневно, не позднее 15.00	Старший бухгалтер	5 лет с 1 января года, следующего за годом составления

Готовый график должен утвердить и ввести в действие руководитель своим приказом.

Внедряем в практику

Теперь переходим к этапу «оповещения». Каждый сотрудник, участвующий в документообороте, должен знать, что, как и когда он обязан делать. Есть два варианта:

• <или>оформить дополнительный лист к графику документооборота, где сотрудники будут оставлять свои подписи, свидетельствующие об ознакомлении с графиком.

Трудозатраты бухгалтера по этому варианту минимальны, но сотруднику будет сложно запомнить что, кому и в какие сроки он должен передавать;

• <или>сделать выписки из графика для каждого работника и раздать под расписку. Быстро сделать для работника выписку из графика поможет функция Excel «Данные — Фильтр — Автофильтр». Документы, которые относятся ко всем сотрудникам сразу, например больничные листы, авансовые отчеты, нужно также включить в выписку, поставив несколько фильтров с условием «или».

Выписка из графика документооборота с использованием в столбце «Представление документа → Кто» одновременно двух фильтров «специалист сервисного отдела» и «работник» с условием «или» в программе выглядит так.

Но этого мало, надо чтобы документ неукоснительно соблюдался всеми подразделениями. Для успешного внедрения нововведений:

• <или>внесите изменения в должностные инструкции сотрудников: дайте ссылку на график документооборота, пропишите в обязанностях соблюдение сроков представления документов. Например, должностная инструкция кладовщика после внесения изменений может выглядеть так (изменения выделены курсивом).

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

кладовщика

…

2. Должностные обязанности:

…

— принимает материальные ценности;

— проверяет соответствие принимаемых на хранение материалов сопроводительным документам;

— составляет документы в соответствии с графиком документооборота на прием и списание материалов;

— ведет учет наличия материалов на складе и ведение отчетной документации по их движению;

— участвует в проведении инвентаризаций.

Кладовщик обязан:

— находиться на рабочем месте в специальной одежде;

— соблюдать правила внутреннего трудового распорядка;

— соблюдать сроки представления документов, установленные графиком документооборота.

• <или>закрепите обязанность соблюдать сроки передачи документов приказом по организации, если должностных инструкций у вас нет.

ПРИКАЗ

В целях организации рационального документооборота

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Всем сотрудникам ООО «Калинка» при составлении, получении, оформлении и передаче документов руководствоваться графиком документооборота.

2. Неукоснительно соблюдать сроки передачи документов, установленные графиком документооборота.

3. Контроль за исполнением приказа возложить на главного бухгалтера.

Можно внести в положение о премировании условие о снижении размера премии или депремировании, если сроки передачи документов будут нарушаться. Это крайняя мера, но наказание рублем обычно самое действенное.

ОБМЕН ОПЫТОМ

КОСНИЧЕВА Лариса Александровна Главный бухгалтер ООО «ММ Индастри»

“Сложность при внедрении графика документооборота заключается еще и в том, что не все сотрудники готовы его соблюдать. Одним из действенных способов обязать работников соблюдать график является варьирование размера премии. Например, в нашей компании в положении о премировании установлен порядок начисления премии в зависимости от полученных результатов. И там же определены случаи, когда и на сколько размер премии может быть снижен. В частности, как одно из оснований для снижения размера премии мы указали следующее: «Нарушение сроков, установленных приказами и распоряжениями администрации, при сдаче финансовых документов в бухгалтерию». Такая мера позволила добиться 100%-й передачи в бухгалтерию счетов-фактур до 15-го числа месяца”.

***

При использовании графика документооборота нередко выявляется несбалансированность некоторых сроков. Например, документ долго находился на согласовании, а срок его представления уже прошел. Частая ситуация: появляются новые виды деятельности, документы по которым не учтены в графике документооборота. Например, организация начала работать с векселями или с электронными деньгами. Предусмотреть все нюансы заранее невозможно, но ничего страшного в этом нет: вы можете вносить в график изменения, постепенно совершенствуя его.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Документооборот»:

График документооборота

Несмотря на то, что в новой редакции Закона отсутствует требование составлять график документооборота (п.4 ст. 9 закона), главному бухгалтеру следует убедить руководителя сохранить данное приложение к приказу по учетной политике.

Организация документооборота подразумевает разработку форм первичных документов, учетных регистров и форм отчетности, отличных от унифицированных, создание графика документооборота, определение механизма принятия документов к учету, выбор системы обработки документов и порядок их хранения.

Первичные документы составляются на каждую операцию в момент ее совершения (п.1 ст.10 Закона). К ним относятся документы о поступлении на предприятие материалов и отпуске их со складов предприятия в цехи; об отгрузке продукции покупателям; о начислении заработной платы работникам за выработанную продукцию, выполненную работу или оказываемую услугу и т.п.

Сводные документы обобщают показатели путем их соответствующей группировки, систематизации из первичных документов (например, расчетно-платежная ведомость работникам цехов, предприятия в целом и т.п.). От накопительных документов сводные отличаются тем, что сводный документ составляется на основании первичных документов и является их сводкой, а накопительный документ — это первичный документ, составляемый постепенно. К сводным документам относятся также все учетные регистры бухгалтерского учета, а конечным сводным документом можно считать бухгалтерскую отчетность.

Говоря о документах и документообороте в бухгалтерском учете, нельзя ограничиваться непосредственно учетными документами различных уровней и видов. Весь спектр управленческой документации прямо или косвенно находит применение при проведении учетных работ. В числе управленческих документов следует отдельно выделить указания руководства организации работникам бухгалтерии, оформленные в виде приказов, служебных записок, распоряжений и тому подобных документов, правильность их оформления и правомерность принятия к исполнению могут оказать существенное влияние на достоверность и полноту учетных данных. Кроме того, организационно-распорядительная документация организации служит в большинстве случаев прямым или косвенным основанием для оформления первичных учетных документов. В связи с этим в настоящем издании будут подробно рассмотрены проблемы документооборота в бухгалтерском учете с участием не только учетных документов, но и других документов, содержащих сведения управленческого характера.

Приложением к графику документооборота (или приказу по учетной политике) также может являться Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждается руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером. Причем документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Приведем примерную форму такого перечня.

Наименование документа	Полномочия	Должность и фамилия	Образец подписи
Платежное поручение	Разрешение на пе- речисление денеж- ных средств с рас- четного счета	Первая подпись — руководитель Первый заместитель Вторая подпись – главный бухгалтер Заместитель главного бухгалтера	подпись подпись подпись подпись
Расходный кассовый ор- дер	Разрешение на вы- дачу денежных средств	Первая подпись – руководитель Первый заместитель Вторая подпись – главный бухгалтер Заместитель главного бухгалтера	подпись подпись подпись подпись
	Выдача денежных средств	Кассир	подпись
Приходный кассовый ор- дер	Разрешение на по- лучение денежных средств	Главный бухгалтер Заместитель главного бухгалтера	подпись подпись
Авансовый отчет	Утверждение отчета	руководитель	подпись
	Подтверждение це- лесообразности произведения рас- ходов	Руководители структурных подразделений: Бухгалтерия	подпись подпись
	Проверка отчета и приложение к нему документов	Главный бухгалтер Заместитель главного бухгалтера	подпись подпись
Требование- накладная Лимитно- заборная карта	Затребование мате- риальных ценностей	Руководители структурных подразделений: Бухгалтерия	подпись подпись
	Разрешение на от- пуск ТМЦ со склада	Начальник ОМТС	подпись
	Отпуск ТМЦ со склада	Кладовщик Вудсворд М.И.	подпись
	Получение ТМЦ	Материально ответственные лица структурных подразделений: Бухгалтерия	подпись подпись
Главный бухгалтер _ /подпись/_

При наличии графика документооборота и перечня лиц, имеющих право подписи первичных документов в организации решеается несколько задач:

— лица, составившие и подписавшие документы отвечают за качественное оформление первичных учетных документов и своевременную передачу их бухгалтерию;

— в случае возникновения разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером (п.12 ст.8 Закона) по осуществлению отдельных хозяйственных операций документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций;

— в случае возникновения споров косвенным подтверждением факта совершения хозяйственной операции могут служить другие первичные учетные документы, акты инвентаризации, экспертные заключения и т.п

Взаимодействие делопроизводителя и юридической службы организации

В любой компании, независимо от организационно-правовой формы, ежедневно в процессе оперативной деятельности создаются десятки, сотни и даже тысячи документов различных видов: исходящие письма, приказы по основной или административно-хозяйственной деятельности, распоряжения руководства, протоколы оперативных совещаний или заседаний совета директоров, а также договоры, счета, счета-фактуры и др.

Документооборот с момента регистрации юридического лица и до момента его закрытия (а зачастую – и после) имеет ключевое значение для полноценной работы компании. Профессионально организованная система документооборота в организации позволяет управлять информацией, иметь доступ к истории любого интересующего вопроса, осуществлять контроль за работой отдельных сотрудников или целых подразделений, а также поддерживать управленческую деятельность, подтверждая принятые на предприятии решения, отслеживая ход их выполнения и фиксируя результаты.

Делопроизводитель – «информационный фильтр» организации

Одна из главных задач делопроизводителя* – организовать систему делопроизводства и нести ответственность за доверенный ему участок работы. Напомним, что делопроизводитель, как правило, осуществляет регистрацию и хранение таких документов, как исходящие и входящие письма, приказы по основной деятельности, распоряжения, протоколы оперативных совещаний, а также, по поручению руководителя, иных виды документов, которые не переданы в ведение специализированных отделов. На первый взгляд делопроизводитель в лице секретаря или помощника руководителя имеет весьма опосредованное отношение к тем документам, которые издают сотрудники компании или ее структурные подразделения. Но на самом деле это не совсем так.

Работа секретаря-делопроизводителя часто недооценивается сотрудниками организации. Как правило, это связано с тем, что законодательно в нашей стране не предусмотрена административная или иная ответственность за нарушение правил ведения делопроизводства и организации документооборота. Действующие в стране методические документы и стандарты носят рекомендательный характер и не содержат информацию о мерах ответственности за их неисполнение. Однако стоит помнить о том, что халатное отношение к документам, их оформлению, изданию, хранению, регистрации может привести к неприятным последствиям. К примеру, при утере письма или документа возникает необходимость его повторного составления, согласования, подписания, что влечет за собой существенные временные потери. Своевременно не зарегистрированное письмо или уведомление государственных органов и служб (к примеру, от налоговой инспекции) может привести к срыву сроков предоставления запрашиваемых документов, а в некоторых случаях – штрафам и пеням.

Как правило, при возникновении проблем, связанных с неверным оформлением документов, неправильным хранением архивов, утере важных для компании документов претензии руководства адресуются именно к ответственным за делопроизводство. Однако делопроизводитель зачастую не имеет возможности отследить каждый документ, проверить его надлежащее оформление, зарегистрировать соответствующим образом, поскольку нередко составителями и исполнителями различных видов документов являются другие сотрудники организации. Делопроизводитель – это своего рода «информационный фильтр» организации: через него проходит большинство документов компании, переписка с партнерами и контрагентами; именно к нему обращается как руководитель, так и сотрудники, когда возникает необходимость найти какой-то документ, просмотреть историю переписки, проверить дату поступления или отправки тех или иных документов. Каждый из отделов компании в процессе своей деятельности создает определенный круг документов. Так, отдел кадров ведет кадровое делопроизводство в соответствии с трудовым законодательством, оформляет различные виды кадровых документов на утвержденных бланках, ведет собственную нумерацию исходящих документов и руководствуется законодательными и нормативными актами, действующими в данной области делопроизводства. Финансовый отдел руководствуется принятыми в Российской Федерации законами и законодательными актами в области бухгалтерского учета, ведет учет финансовых документов (счетов, счетов-фактур, накладных). Юридический отдел отвечает за оформление, регистрацию, хранение и архивирование всех видов юридических документов (договоров, соглашений, претензий, протоколов заседаний учредителей и др.).

Делопроизводителю не обязательно знать законодательную и нормативную базу, которой руководствуется каждый из отделов организации, однако необходимо учитывать особенности документооборота отделов для организации системы делопроизводства на предприятии и согласовать внутренний регламентирующий документ (инструкцию по делопроизводству, положение о делопроизводстве) со всеми отделами организации.

Важный документ или «лишняя бумажка»?

При организации системы документооборота и разработке Положения о делопроизводстве в организации необходимо заручиться всесторонней поддержкой юридической службы.

Основными задачами юридической службы являются:

• укрепление законности в деятельности организации;
• анализ документов и решений, принятых в организации, на предмет соответствия тем или иным законодательным актам;
• защита прав и законных интересов предприятия и работающих в нем сотрудников.

Практика показывает, что взаимодействие юриста и помощника руководителя, выполняющего обязанности делопроизводителя, не всегда является эффективным. Зачастую причина этого – постоянная занятость юриста и выполнение им «более важных» задач, нежели согласование переданного ему письма, приказа, Положения о делопроизводстве или пакета документов для отправки контрагенту.

Если роль делопроизводства недооценивается юристом организации, необходимо напомнить ему о том, что если делопроизводство в организации систематизировано и регламентировано на всех уровнях, то следовать установленному порядку должна и юридическая служба. Один из аргументов в таком разговоре может быть таким: «Я исполняю поручение своего руководителя, который считает необходимым стандартизировать документы, создать единую систему документооборота и прописать принципы ведения делопроизводства.

В некоторых случаях юристы ссылаются на то, что это «лишние бумажки, которые только осложняют работу», однако здесь нужно помнить о том, что внутренний документ компании, подписанный первым лицом, является обязательным для исполнения всеми сотрудниками организации. Кстати, причиной нежелания сотрудников организации согласовывать пункты Положения о делопроизводстве часто является тот факт, что введение такого документа добавляет ответственности и требует повышенного внимания при оформлении и подготовке документов.

Между тем Положение о делопроизводстве и контроль за его исполнением со стороны делопроизводителя дает юридической службе гарантию того, что ни один документ не покинет стены офиса до тех пор, пока не будет надлежащим образом согласован и утвержден. Кроме того, на самом деле документ позволит в дальнейшем экономить время, поскольку четко прописанный регламент согласования документов с указанием сроков освободит юриста от лишних и несвоевременных вопросов, с которыми часто обращаются сотрудники организации.

Не всегда процесс разработки и утверждения данного положения проходит легко, поскольку требуется тщательный анализ документов и процессов документооборота в организации. Однако в будущем наличие такого документа и его исполнение существенно облегчит делопроизводителю контроль за ведением делопроизводства и документооборота, а сотрудникам отделов – подготовку и оформление документов.

Нормативная база Несмотря на то что законодательно закрепленных, обязательных к исполнению требований к ведению делопроизводства нет, существует ряд документов, на которые необходимо опираться при организации системы делопроизводства и которые составляют нормативно-методическую базу делопроизводства. И хотя некоторые из них утратили силу, из них также можно почерпнуть полезную информацию. ■ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» является важнейшим нормативным документом для оформления деловой корреспонденции, документации, который отражает в том числе требования к оформлению управленческих документов. Стоит отметить, что ГОСТ Р 6.30-2003 является единственным государственным стандартом по оформлению организационно-распорядительной документации и носит рекомендательный характер. ■ Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536; утратила силу). Она может быть взята за основу для разработки положения или инструкции по делопроизводству в организации (например, можно использовать основную структуру и обязательные пункты Типовой инструкции и привести ее в соответствие с особенностями ведения делопроизводства в конкретной организации). ■ Рекомендации по ведению делопроизводства в организации (утверждены заместителем руководителя Росархива 31.12.2003) могут служить методическим пособием для составления или совершенствования уже имеющихся инструкций по делопроизводству (документационному обеспечению управления) организаций независимо от масштабов и направлений их деятельности, численности персонала, форм собственности и подчиненности. ■ Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) могут быть полезны для разработки номенклатуры дел организации, поскольку в них отражены основные требования, предъявляемые к номенклатуре дел. Номенклатура дел используется для формирования и передачи дел в архив, проведения экспертизы ценности документов и является обязательным документом для любой организации. ■ Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 06.10.2000; утратил силу), устанавливает сроки хранения отдельных видов документов, издаваемых организацией, в т.ч. исходящих и входящих писем, протоколов, справок, кадровых документов и др. Данный Перечень может использоваться для работы практически в каждом отделе организации, поскольку включает документы, касающиеся практически всех областей ее деятельности. Сроки хранения документов указываются в номенклатуре дел отделов и/или номенклатуре дел по организации в целом. Срок хранения документа, не вошедшего в Перечень, определяется организацией самостоятельно: он согласовывается с руководителем и утверждается приказом, на основании которого документы определенного вида будут храниться в течение указанного в данном приказе срока. ■ Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 11.02.2013) регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.

 

Определение круга задач, требующих взаимодействия

Поскольку делопроизводитель является своеобразным «информационным фильтром» организации, а юрист проводит анализ документов и решений, принятых в организации, на предмет соответствия нормативным актам, оказывает правовую помощь в составлении документов одновременно с разработкой системы делопроизводства и документооборота, необходимо определить круг вопросов и задач, требующих совместной работы делопроизводителя и юриста (см. Таблицу).

Распределение обязанностей по разработке системы делопроизводства

Задачи делопроизводителя	Задачи юридической службы
Разработка проекта Положения о делопроизводстве
Разработать проект Положения	Провести анализ проекта Положения на предмет соответствия законодательным актам и с точки зрения соблюдения интересов компании в целом и ее работников в частности
Учесть особенности делопроизводства и документооборота в организации в целом и в обособленных подразделениях/отделах	Проверить соответствие принципов ведения документооборота между отделами и сотрудниками положениям об отделах/подразделениях и должностным инструкциям сотрудников
Предоставить Положения на согласование юристу	Предоставить делопроизводителю список документов и решений, которые требуют обязательного юридического согласования, с указанием сроков; провести согласование Положения
Приказ о назначении ответственного за ведение делопроизводства в организации (Пример 1)
По поручению руководителя подготовить проект приказа, предоставить на согласование юристу, после проставления визы согласования на документе представить на подпись руководителю и ознакомить с приказом сотрудников компании	Провести согласование приказа, проставить на документе визу согласования. Если с юридической точки зрения потребуется письменное согласование руководителей отделов организации – произвести согласование и разъяснить возникшие вопросы
Введение в действие Положения о делопроизводстве
Подготовить согласованное с юристом и отделами/руководителями отделов компании Положение для подписания руководителем, после утверждения – ознакомить с ним сотрудников организации	Провести финальную проверку документа и проставить на Положении визу согласования (Пример 2)
Бланки документов, являющихся приложением к Положению о делопроизводстве в организации
Разработать бланки видов документов, которые издаются в организации, и оформить их в качестве приложения к Положению	Провести юридическую экспертизу бланков, проверить оформление наименования организации в соответствии с уставными документами, а также юридический и фактический адреса и банковские реквизиты организации
Карточка организации
Делопроизводитель предоставляет карточку контрагентам и сотрудникам организации по запросу	Составить карточку предприятия, проверить на соответствие данным, указанным в уставных документах, согласовать документ и предоставить делопроизводителю
Входящие и исходящие письма
При получении входящего письма, содержание которого касается юридических или спорных вопросов, договорных, партнерских отношений организации со сторонними компаниями, необходимо передать копию письма на рассмотрение юристу, независимо от того, кому из сотрудников оно было адресовано	Ознакомиться с входящим письмом и, в случае необходимости, дать рекомендации исполнителю письма относительно того, как юридически грамотно подготовить ответ. При подготовке ответного письма желательно проставить на документе визу согласования
При оформлении исходящих писем, касающихся юридических вопросов, договорных, партнерских отношений организации со сторонними компаниями, необходимо согласовать текст письма с юридической службой, прежде чем письмо будет подписано исполнителем/руководителем и направлено адресату	Провести согласование исходящего письма и проставить визу согласования. При возникновении вопросов по содержанию письма обсудить их с исполнителем письма, руководителем организации
Сопроводительные письма
При отправке документов по поручению руководителя или какого-либо отдела/сотрудника составить сопроводительное письмо о направлении документов с указанием документов в списке приложений. В случае если направляются документы, касающиеся финансовой деятельности организации, юридические документы, копии или оригиналы договоров, протоколы заседаний совета директоров, копии уставных документов, то согласование с юристом является обязательным.	Согласовать сопроводительное письмо и отправку указанных документов. В случае возникновения вопросов о необходимости/цели отправки каких-либо документов выяснить у исполнителя основание отправки или получить запрос, в соответствии с которым требуются направить указанный пакет документов
Приказы, распоряжения
Оформление и регистрация приказа по основной деятельности является обязанностью делопроизводителя независимо от того, кто является составителем текста приказа или распоряжения. Проект приказа или распоряжения перед подписанием у руководителя необходимо согласовать с юристом. Согласованный проект приказа необходимо предоставить руководителю на подпись вместе с проектом приказа. Кроме того, можно получить визу юриста на готовом приказе – тогда хранение проекта приказа является не обязательным. Нередко руководитель назначает ответственное лицо для исполнения приказа. Необходимо согласовать с юристом, входит ли выполнение порученного задания в обязанности конкретного сотрудника и есть ли у него полномочия для реализации поставленной задачи	Провести анализ решения руководства на соответствие юридическим нормам, а также проверить правильность указания всех необходимых реквизитов, поставить визу согласования на проекте приказа или на готовом приказе/решении. Проверить, входит ли выполнение порученного задания в должностные обязанности сотрудника и есть ли у него полномочия для реализации поставленной задачи. Если возникнут противоречия – предложить другую кандидатуру или уведомить руководителя о некорректности назначения ответственного лица
Журналы регистрации приказов по основной деятельности
Одной из обязанностей делопроизводителя является регистрация приказов по основной деятельности и ведение журналов регистрации приказов. Не лишним будет раз в квартал или чаще/реже (по необходимости) предоставлять журнал на проверку юридической службе	Анализ журнала регистрации приказов с целью проверки правильности ведения нумерации приказов, наличия приказов в архиве делопроизводителя, а также отслеживания легитимности и хода принятия управленческих решений, отраженных в приказах и распоряжениях
Подписание документов
При подготовке исходящих писем, отправке различных видов документов следует проверять наличие подписей на документах. В случае если документ подписан лицом, не имеющим права подписи, необходимо проконсультироваться с юристом	Проверить легитимность подписи работника на документе. Рекомендуется составить отдельный документ или предложить внести в Положение о делопроизводстве информацию о предоставлении права подписи отдельных видов документов сотрудниками организации
Печати и штампы
Как правило, основной печатью является печать организации, которая находится у первого лица компании или в финансовом отделе/бухгалтерии. Кроме того, часто отделы/подразделения имеют собственные печати или штампы («Отдел кадров», «Бухгалтерия», «Производственный участок № 7»). Для систематизации и контроля использования печатей и штампов в организации необходимо разработать и утвердить Положение о печатях и штампах в организации. Задача делопроизводителя – составить список используемых печатей и штампов, лиц, у которых они хранятся, подготовить проект положения о печатях и штампах в организации и предоставить его на согласование юристу	Необходимо определить перечень должностных лиц, ответственных за хранение печатей и штампов, полномочия по использованию печатей и штампов и виды документов, на которых эти печати могут проставляться. Поскольку печать заверяет подпись должностного лица на документе, необходимо также указать, чьи подписи заверяются отдельными печатями. При возникновении вопросов о полномочиях сотрудников/отделов необходимо провести анализ должностных обязанностей сотрудников, а также согласовать с руководителем список печатей и штампов и перечень ответственных должностных лиц
Согласованное Положение о печатях и штампах необходимо оформить для утверждения руководителем. В приложении к положению необходимо проставить оттиски печатей и штампов. Положение о печатях и штампах рекомендуется ввести в действие приказом руководителя. Приказ и Положение о печатях и штампах перед подписанием и утверждением у руководителя необходимо согласовать с юристом	Необходимо согласовать итоговый вариант Положения о печатях и штампах, текст приказа о введении в действие данного Положения, список должностных лиц, ответственных за хранение и использование печатей и штампов, а также проверить наличие оттисков и штампов в приложениях. Проставить визу согласования на приказе о введении в действие Положения о печатях и штампах и на самом Положении. Если у работников организации возникнут вопросов по пунктам Положения, дать необходимые разъяснения
Положения, инструкции, регламенты
По поручению руководителя, а также по собственной инициативе в случае необходимости разрабатывать иные положения, инструкции, регламенты, необходимые для совершенствования системы делопроизводства и документооборота в компании; участвовать в разработке и согласовании положений и инструкций, предлагаемых другими сотрудниками/отделами, для проверки правильности составления и оформления документов	Совместно с делопроизводителем составить перечень необходимых для разработки положений и инструкций. В случае разработки положения делопроизводителем – оказывать поддержку в юридической экспертизе документов и проводить консультации. Если разработку документа ведет другой сотрудник или отдел, необходимо получить согласование делопроизводителя в части оформления, правописания, а также (при необходимости) содержания документа
Номенклатура дел организации
Для составления номенклатуры дел в организации необходимо, чтобы каждый отдел разработал свою номенклатуру, в которой должны быть указаны виды документов, номера дел, сроки хранения с указанием основания (стандарт, закон, перечни) и др. Задача делопроизводителя – оказать необходимую методическую и информационную поддержку отделов при составлении номенклатур, а также разработать единую номенклатуру дел организации, состоящую из данных, предоставленных отделами	Осуществлять методическую, информационную поддержку, проводить консультации делопроизводителя и сотрудников компании при разработке номенклатуры дел. Согласовать номенклатуру дел и проверить внесенные данные на соответствие существующим законодательным актам во всех необходимых сферах деятельности (финансовой, кадровой, делопроизводственной и др.).

 

Пример 1

Приказ о назначении ответственного за ведение делопроизводства в организации

Открытое акционерное общество «Магнолия»
(ООО «Магнолия»)

ПРИКАЗ

13.01.2014                                                                                                                                                            № 002

 г. Москва

                О назначении ответственного за ведение делопроизводства

В целях совершенствования и повышения эффективности документационного обеспечения в ООО «Магнолия» (далее – Компания)

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Назначить помощника руководителя Солнцеву М.Ю. ответственной за организацию и ведение делопроизводства с 13.01.2014.
2. Помощнику руководителя Солнцевой М.Ю. разработать совместно с юридической службой Положение о ведении делопроизводства в Компании в срок до 20.01.2014.
3. Помощнику руководителя Солнцевой М.Ю., юристу Максимову Д.М. разработать проекты бланков исходящего письма, приказа, распоряжения в Компании, а также иных видов документов, использующихся в текущей деятельности организации.
4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

 

Генеральный директор             Перепелкин    А.Е. Перепелкин

 

С приказом ознакомлены:

Солнцева М.Ю. Солнцева 13.01.2014 Максимов Д.М. Максимов 13.01.2014

Пример 2

Фрагмент Положения о делопроизводстве, согласованного с юристом и утвержденного руководителем

СОГЛАСОВАНО Юрист ООО «Магнолия» Максимов Д.М. Максимов «13» января 2014 г.	УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ООО «Магнолия» Перепелкин А.Е. Перепелкин «13» января 2014 г. М.П.

ПОЛОЖЕНИЕ О ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
В ООО «МАГНОЛИЯ»

I. Общие положения

1.1. Положение о делопроизводстве в ООО «Магнолия» (далее – Положение) разработано в целях совершенствования документального обеспечения управления и повышения его эффективности.

Инструкция – нормативный документ, устанавливающий единые правила составления и оформления документов, ведения учета, регистрации, контроля исполнения документов.

[…]

Это далеко не полный перечень вопросов и задач, которые требуют совместной работы делопроизводителя и юриста, однако основные моменты мы затронули.

Для того чтобы с самого начала организовать слаженную работу делопроизводителя и юридической службы, рекомендуется прописать основные совместно решаемые задачи в Положении о делопроизводстве. В зависимости от потребностей организации, предложений, которые могут быть внесены юридической службой, в документ может быть включен отдельный блок, посвященный регламенту взаимодействия отделов, порядку согласования документов, а также срокам их согласования и утверждения.

Делопроизводство и документооборот являются ключевыми компонентами эффективной деятельности организации. Наличие четкой системы документооборота позволяет наладить взаимодействия между внутренними отделами, подразделениями, департаментами, а слаженная совместная работа сотрудников и отделов является залогом успеха компании в целом.

 

А.И. Данилова, ассистент руководителя

Организация электронного документооборота (ведение кадрового и бухучета, составление первичных форм учетной документации)

https://bdorus.ru/services/autsorsing-protsessov/accounting/

Специфика электронного документооборота (ЭД) для бухгалтерских, финансовых и кадровых процессов — большее количество требований по юридически обязывающим действиям, чем в других сферах. Если прочие бизнес-процессы – это дело внутреннего контроля компании, то в сфере бухгалтерии и кадрового администрирования все определяет закон.

В России многие сложности ведения электронного кадрового документооборота связаны с несовершенством законодательства в этой сфере, и с тем, что большинство документов должны быть завизированы либо с помощью физической, либо с помощью электронной подписи. Наверное, не нужно объяснять, насколько упростило бы жизнь многим территориально распределенным организациям активное использование электронной подписи и насколько снизились бы расходы на поддержание физического документооборота.

Уже существуют необходимые технологии и законодательство, регулирующее ЭД в этой сфере. Каждый субъект права (а это в конечном счете – всегда физическое лицо) должен оперативно и недорого получить свой электронный цифровой датчик, с помощью которого он сможет ставить электронную подпись. Теоретически любой человек уже сейчас имеет возможность получить свой электронный идентификатор. Но создание, хранение, обновление и аутентификация этой подписи потребует определенных затрат. Другая сложность: далеко не все подзаконные акты предусматривают электронное делопроизводство. Во многих ситуациях требуется физическая подпись и бумажный документ. Это сводит на нет все усилия по созданию ЭД. Например, уже больше года законодатели пытаются вывести в электронный вид документооборот по НДС. Это шаг вперед, который упрощает учет, проверку. Но если счета-фактуры передаются по электронным каналам, компаниям все равно приходится перевозить бумажные акты, накладные, без которых налоговые органы не принимают электронные документы.

Другой пример: невозможно удаленно принять человека на работу, потому что он все равно должен принести свою трудовую книжку, а работодатель – поставить туда свою «живую» подпись. Поэтому бизнес-процессы разбиваются на сегменты, которые требуют или не требуют бумажного документооборота, и ЭД внедряется частями.

При удачном внедрении и правильно настроенных бизнес-процессах (что нужно для этого – мы поговорим позже) ускоряется время обработки документов, сокращаются потери при пересылке.
В системе ЭД многие поля документов заполняются автоматически, уменьшается количество ошибок. Процесс становится прозрачным. Получить аналитические данные о сотрудниках, работающих на предприятии, или даже просто «вынуть» из базы необходимые резюме или информацию о зарплате становится намного проще.

Продукты на рынке
Как отмечает Татьяна Елизарова, руководитель отдела продаж и маркетинга компании DigitalDesign, автоматизация функций бухгалтерии и кадровых служб в системе электронного документооборота ведется, как правило, в рамках общего внедрения системы либо в процессе модернизации и расширения функционала уже существующего решения. Отдельно только под эти подразделения система электронного документооборота обычно не закупается, поскольку такие проекты довольно дороги.

В целом все продукты для документооборота делятся по назначению: на системы для обслуживания бизнес-процессов и системы, больше ориентированные на хранение и поиск информации. Первые чаще всего и называются системами электронного документооборота, а вторые – системами управления базами знаний. Они имеют одинаковую «природу» и сейчас постепенно сближаются в одну систему.

Для организации электронного документооборота используются продукты компаний EMCDocumentum, SAP, IBM, Microsoft. Такие «тяжелые» ERP-системы, как SAP, разумеется, могут использоваться в том числе и для организации управления электронным контентом, но это скорее «бонус» от их внедрения, а не основная цель.

Можно воспользоваться продуктами на основе свободного программного обеспечения, например, AlfrescoECM. Система работает с различными СУБД, легко интегрируется в ИТ-инфраструктуру компании, поддерживает файлы любого формата и позволяет удаленно работать с корпоративным порталом. По заявлениям разработчиков, это гибкий, легко настраиваемый и высокопроизводительный продукт.

Но в области кадрового документооборота сейчас нет универсального продукта, распространенного так же, как 1С в бухгалтерии, и воспринимаемого как индустриальный стандарт.

Подготовка к внедрению
Основная и самая сложная задача на этапе подготовки к внедрению системы документооборота – правильно описать все бизнес-процессы. Например, если возможность подписи определенного документа есть только у одного сотрудника, то при его отсутствии, болезни, командировке без административного вмешательства процесс зависнет. Не всегда системы настраиваются достаточно гибко, и порой поменять что-то в процессе работы довольно сложно.

С другой стороны, это недостатки не какого-либо продукта, а его первоначальной настройки. Теоретически можно изначально дать пользователям права на изменение некоторых структурных элементов в процессе эксплуатации. Но большинство систем все-таки жестко привязаны к структуре базы данных, которую нельзя оперативно менять. При внедрении нужно хорошо понимать, что с системой нельзя «договориться» об отсрочке или о замене подписи и ее сложно исправлять «по живому». Важно продумать систему отслеживания документов, возможности передачи права подписи разным сотрудникам и т. д.

Нужно помнить, что идеальная модель бизнес-процессов в жизни работает редко, и необходимо предусмотреть все исключения, а также «кнуты и пряники» для задействованных в проекте сотрудников. Например, велика вероятность, что ЭД, отправленный сотруднику на подпись, «застрянет», потому что никто не будет «стоять над душой» у подписывающего. Для решения этой проблемы при настройке системы обычно создается возможность ставить пользователям задачи и отслеживать статус их выполнения, напоминать о неоконченных делах. А в регламенте работы СЭД часто предусматриваются штрафные санкции для сотрудников, превышающих установленный срок согласования документов.

Но заранее продумать все варианты бизнес-процессов со всеми возможными отклонениями сложно. Поэтому на рынке будут выигрывать гибкие системы, которые позволяют настраивать их «на ходу».

Следующий аспект, который необходимо будет продумать при внедрении ЭД – это учетная политика. Электронная система сделает все процессы максимально прозрачными. Она не позволит составить или подписать документ «задним числом», что, безусловно, создаст определенные сложности для «забывчивых» и необязательных контрагентов.

При внедрении учитывают и психологические сложности: прежде всего, нужно будет получить описание требований к системе от всех вовлеченных в проект отделов компании, а затем согласовать эти требования между собой. Последнее бывает непросто выполнить, так как требования различных ключевых персон могут не только расходиться, но и порой противоречить друг другу.

Стоит учесть, что отнюдь не все сотрудники обрадуются прозрачной системе работы, некоторые из них будут склонны рассматривать это как ущемление своих прав и полномочий. (Скажем, раньше секретарь мог манипулировать сотрудниками, откладывая подписание бумаг для одних и немедленно подавая на подпись директору бумаги других. С внедрением электронной системы такая возможность исчезнет).

При внедрении электронный документооборот интегрируется с имеющейся системой учета. Это осуществляется путем синхронизации справочников. Если обычно при внедрении ИТ-систем требуется донастройка имеющейся инфраструктуры, то бухгалтерские программы не требуют никаких изменений. СЭД – это источник документов для самой системы, позволяющий не вводить их вручную, а загружать из базы. После обработки система возвращает обратно измененные документы или обновления для справочников.
Комментирует главный аналитик системы электронного обмена первичными документами «Диадок» (разработчик «СКБ Контур») Тамара Мокеева: «Как подготовить системы кадрового и бухгалтерского учета к организации электронного документооборота:

1. Организации необходимо внести соответствующие изменения в учетную политику: указать, что документы по определенным хозяйственным операциям и с определенными контрагентами будут составляться, подписываться и передаваться в электронном виде, отдельным приказом утвердить график электронного документооборота.
2. Необходимо купить уполномоченным лицам сертификаты электронных подписей (ЭП). В случае если в организации уполномоченное лицо действует по доверенности, необходимо подготовить доверенность для подписания электронных документов ЭП. Доверенность на передачу права подписи составляется так же, как и для бумажных документов, но мы рекомендуем указать помимо ФИО доверенного лица еще и номер сертификата его электронной подписи.
3. Необходимо подготовить рабочие места с выходом в интернет, купить лицензию Крипто-Про, продумать, как и где будут храниться электронные документы.
4. Если организация принимает решение осуществлять интеграцию своей системы с системой документооборота, необходимо подготовить техническую документацию, продумать решения».

Развитие электронного документооборота для кадров и бухгалтерии
Мы уже перечислили выгоды от внедрения ЭД для кадров и бухгалтерии, поговорили об основных препятствиях для развития системы электронного документооборота в России. Теперь о перспективах электронного документооборота.

Как отметила Татьяна Елизарова из DigitalDesign, автоматизация бухгалтерского документооборота в виде согласования договоров в России встречается часто (каждый второй проект по внедрению СЭД). Кадровый документооборот автоматизируется реже. Понимание пользы от такого внедрения есть, но до реализации оно доводится редко. Толчком для развития в этом направлении может послужить ФЗ №152 «О персональных данных», регламентирующий обработку персональных данных физических лиц, сотрудников организации. Закон определяет требования по безопасности систем, обрабатывающих такую информацию: они должны пройти необходимую сертификацию ФСТЭК.

Думается, что в ближайшее время СЭД для бухгалтерии и кадров будет активно внедряться во множестве российских компаний. Серьезным толчком станет и введение электронного документооборота по НДС, потому что это увяжет документооборот большого количества разных компаний в одну логическую цепочку. Более сильные игроки рынка и ритейлеры будут диктовать свои правила слабым, которым также придется вводить СЭД. Ведь для компании есть смысл вести электронный документооборот по НДС только со всеми своими контрагентами сразу.

Стимулирует внедрение электронного документооборота и интеграция с зарубежными партнерами. (В большинстве стран Западной Европы практически отсутствуют бумажные счета за товары и услуги, они заменяются электронными).

По словам Тамары Мокеевой, главного аналитика компании «Диадок», за последние десять лет предоставлять налоговую отчетность в электронном виде стало около 70% всех налогоплательщиков в России. Соответственно, можно спрогнозировать, что так будет и с электронным документооборотом между компаниями. В этой ситуации процесс будет проходить быстрее. Технически и российские компании, и налоговые инспекции сегодня подготовлены к электронному документообороту намного лучше, нежели в начале века. Удобство электронных документов и экономические выгоды электронного документооборота очень скоро заставят компании задуматься над тем, чтобы совсем отказаться от бумажных документов. По прогнозам компании «Диадок», через год после вступления в силу приказа №ММВ-7-6/138 электронными станут 0,8% от всех счетов-фактур. Через несколько лет эта цифра может вырасти до 20-30%.

Все законодательные инициативы также способствуют развитию электронного документооборота. 2010-2011 годы, например, стали ключевыми для электронных счетов-фактур: была проработана почти вся нормативная база, продуманы все вопросы, связанные с их переводом в электронный вид. Сейчас активно идет работа по переводу в электронный вид первичных бухгалтерских документов. Например, уже были утверждены XML-форматы товарной накладной и акта приемки-сдачи работ (услуг) (приказ ФНС России от 21.03.2012 №ММВ-7-6/172 «Об утверждении форматов первичных учетных документов»). Законодательством утвержден новый статус компаний, предоставляющих услуги по передаче электронных документов: на государственном уровне возникает еще один поставщик услуг – оператор электронного документооборота. Через таких операторов будут передаваться электронные документы. Операторы электронного документооборота смогут оказать компаниям помощь во внедрении электронного документооборота на предприятии и в решении всех технических вопросов.

Приказом ФНС России №ММВ-7-6/253 утверждено временное положение о сети доверенных операторов. Ведущие операторы уже работают с контролирующими органами по вопросам развития электронного документооборота. Совсем недавно было установлено соглашение об организации роуминга между крупнейшими операторами: роуминг позволит обмениваться электронными документами компаниям, подключенным к разным операторам, что значительно расширит сеть «электронных контрагентов».

Перспективами в области электронного документооборота станут: перевод всех взаимоотношений между организациями в электронный вид, расширение спектра передаваемых электронных документов, представление документов в контролирующие органы в электронном виде, организация электронных архивов.

Автор: Алексей Мариненок, руководитель отдела развития программных систем аутсорсингового подразделения BDO

Полную версию статьи вы можете прочитать в бизнес-энциклопедии «Ресторанный менеджмент» (издательство «Деловой Петербург»), сентябрьское дополнение
 

Правила организации документооборота и делопроизводства в управляющей организации — АСУ “Жилищный стандарт”

Правила организации документооборота и делопроизводства в управляющей организации

        С работой любого, даже небольшого юридического лица, связано наличие в организации системы документооборота и делопроизводства. Система управления документами управляющей домом организации должна быть интуитивно понятной, структурной и предполагать возможность хранения информации как на бумажном, так и на электронном носителе.

 

        Понятие документооборота и делопроизводства

 

        Стремление к единым стандартам ведения документооборота и делопроизводства путем упорядочения данных процессов является правильной мерой, в больше степени необходимой самой организации. Культура обращения с документами, документальным и архивным фондом компании – важный признак добросовестности и серьезности участника рынка ЖКХ-услуг.

 

        Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 26.03.2019 г.№ 101-ст был утвержден и введен ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «Информация и документация. Управление документами», который содержит ряд важных понятий и формирует общие принципы документооборота и делопроизводства в организации.

 

        В силу закона правила документооборота по системе стандартизации применяются на добровольной основе одинаковым образом, за исключением публичного заявления о соответствии национальному стандарту (п. 1 и 3 ст. 26 Федерального закона от 29.06.2015 № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации»).

 

        Документом (records) является документированная информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства и актива для подтверждения правовых обязательств или деловой транзакции.

 

        Управление документами (recordsmanagement) это область управления, обеспечивающая эффективное и систематическое создание, получение, сохранение, использование, передачу на хранение или уничтожение документов, включая процессы ввода в систему и сохранения доказательств и информации о деловой деятельности и транзакции (обмене информацией) в виде документов (п. 3.14 и 3.15 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019).

 

        ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 устанавливает ряд принципов организации документооборота и делопроизводства исходя из целостности этих процессов, их эргономичности и адаптивности к целям и задачам организации.

 

        Все документы, образующиеся в деятельности организации, составляют ее документальный фонд. Создание документального фонда организации осуществляется путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел на основе нормативных правовых актов, перечней типовых архивных документов с указанием сроков их хранения (п. 2.1 и 2.2 Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (далее – Правила № 526).

 

        Часть документального фонда, включая документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения – постепенно формирует архивный фонд организации, который подлежит хранению в архиве такой организации(п. 2.3 Правил № 526).

 

        Архивные документы организации составляют один (единый) архивный фонд. В случае реорганизации компании с передачей функций вновь созданной или иной организации все архивные документы передаются организации-правопреемнику и включаются в архивный фонд последней (п. 2.6 и 2.7 Правил № 526). Такой подход обеспечивает сохранность документации, что имеет значение при ее восстановлении.

 

        Состав документации, находящейся в документообороте управляющей организации

 

        Несмотря на то, что сфера ЖКХ налагает определенную специфику на состав документов, в целом, для управляющей организации (или ТСЖ) набор документов является типичным как для любой другой организации.

 

        1.Внутренние организационно-распорядительные документы (уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др.).

 

        На порядок ведения этих документов распространяется ГОСТ Р 7.0.97-2016. «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утвержденный и введенный в действие Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 08.12.2016 г. № 2004-ст.

 

        ГОСТ Р 7.0.97-2016 определяет состав реквизитов документов; правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков; правила создания документов. Положения данного стандарта распространяются на документы на бумажном и электронном носителях.

 

        Стандарт ГОСТ Р 7.0.97-2016 имеет ряд полезных и информативных описаний культуры внутреннего и внешнего диалога: визирование документов, проставление входящих отметок, этики деловой переписки, схем расположения реквизитов организации, требований к фирменным бланкам, товарным обозначениям и пр. компонентам делового документооборота.

 

2. Локальные кадровые документы. Сюда относятся трудовые договоры, личные дела (карточки) сотрудников, трудовые книжки, правила внутреннего трудового распорядка, положения об оплате труда, должностные инструкции и иные документы. Порядок ведения кадрового делопроизводства определяется ТК РФ, а также отдельными приказами и положениями о кадрах.
3. Финансовые документы. Они включают бухгалтерскую (финансовую) отчетность о фактах хозяйственной жизни организации, первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, годовую бухгалтерскую (финансовую) отчетность, авансовые отчеты и иные документы.

 

        Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

 

        Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным – непосредственно после его окончания. Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных. Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (п. 3 и 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

 

4. Техническая документация на многоквартирный дом, в которой отражаются сведения о составе и состоянии общего имущества многоквартирного дома, управления которым осуществляется организацией. Ответственные лица обязаны в установленном законодательством порядке принимать, хранить и передавать техническую документацию на многоквартирный дом и иные связанные с управлением таким многоквартирным домом документы, ключи от помещений, входящих в состав общего имущества, электронные коды доступа к оборудованию, входящему в состав общего имущества, и иные технические средства и оборудование, необходимые для эксплуатации многоквартирного дома и управления им, вносить в такие документы необходимые изменения, связанные с управлением общим имуществом (п. 24 и 27 Правил содержания общего имущества в многоквартирном доме, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 13.08.2006 № 491 (далее – Правила № 491).

 

        Цифровизация документооборота управляющей организации

 

        Законодательство идет по пути постепенной оцифровки отдельных элементов технической документации (например, свидетельство о поверках приборов учета отражаются в информационной системе «Аршин»https://fgis.gost.ru/fundmetrology/registry, данные о праве собственности есть в открытом доступе на сайте Росреестра, данные по земельному участку приведены на сайте Публичной кадастровой карты Публичной кадастровой картыhttps://pkk.rosreestr.ru/

 

        Управляющие организации как субъекты малого предпринимательства и ТСЖ как некоммерческие организации имеют право на упрощенные способы ведения бухгалтерского учета, включая упрощенную бухгалтерскую (финансовую) отчетность, которая чаще всего делается и полностью ведется в электронном виде с подачей в уполномоченные органы на основании электронной цифровой подписи (пп. 4 ст. 6 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

 

        Кроме того, в части внутренних организационно-распорядительных документов п. 38 Порядка осуществления деятельности по управлению многоквартирными домами, утвержденный Постановлением Правительства РФ от 15.05.2013 № 416 устанавливает, что управляющая организация, товарищество или кооператив обязаны хранить запрос (обращение) и копию ответа на него в течение 3 лет со дня его регистрации. Такая информация обычно переводится в электронный вариант, что обеспечивает простоту ее восстановления при необходимости.

 

        С учетом положения п. 2 ст. 13 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» о том, что управляющая домом организация вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов – стоит оценить реальную возможность хранения такого архива в облаке в оцифрованном виде, т.к. это надежно, безопасно и восстановимо.

 

        Электронный документооборот не может быть полным, однако даже в части он упрощает процессы управления, способствует наведению порядка во всей внутренней документации, обеспечивает хранение архива, и сокращает время на прием документов и постановку задач сотрудникам, ответов жителям.

 

        В интересах управляющей домом организации выстроить современную эко-систему документооборота и делопроизводства, поскольку это позволит не только избежать административной ответственности (ст. 13.20 КоАП РФ «Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов»), но и повысит внутреннюю эффективность бизнес-процессов, улучшит взаимодействие с жителями и заинтересованными лицами.

 

        Автор: Павел Кузнецов, управляющий многоквартирными домами, автор книги «Управление многоквартирным домом: настольная книга управдома», преподаватель Русской школы управления, член экспертного совета Ассоциации «Р1», кандидат наук

https://pavelkuznetzov.ru/

Полное руководство по управлению заказами

Цифровая экономика изменила ожидания клиентов. Рынок электронной коммерции создал среду, в которой ожидается, что информация будет доступна клиентам быстро и в любое время. Эта динамика делает критически важным выбор правильной технологии OMS.

Выбор правильной OMS – это процесс, включающий конкурентный рынок поставщиков, предлагающих продукты по типу решения (многоканальное, электронная коммерция или оптовые операции), типу развертывания (облачное или локальное), размеру организации, отраслевой вертикали и географическому положению. регион, чтобы назвать несколько.Используйте следующие шаги, чтобы направить процесс выбора:

• Определение объема проекта: Это процесс организации вашей команды для определения общих требований вашего OMS и общих целей проекта, создания планов проекта, сбора заинтересованных сторон и создания оценочной карты. Для OMS система показателей может включать критерии для оценки функций приложения, рекомендации по поддержке и обслуживанию, внутренние технические требования, оценки рисков и стоимость владения.
• Определение поставщиков: Этот этап включает в себя создание короткого списка потенциальных поставщиков OMS и разработку критериев для оценки по вашей оценочной карте и поставленным вами высокоуровневым целям проекта. Основные игроки на рынке OMS включают Oracle NetSuite, Microsoft, IBM, Astea, IFS, ClickSoftware, ServiceMax, ServiceNow, eMaint, Hippo CMMS, Corrigo, Coresystems, Infor, Maintenance Connection, Loc8, MEX, Fingent и ServiceChannel, Handshake, Amazon. , Veeqo, Zoho, TradeGecko и другие.
• RFP: Следующим шагом является составление официального меморандума о запросе предложений (RFP) и документации, которая предоставляет поставщикам подробную информацию для оценки их предложений продуктов и услуг, запроса демонстраций и оценки отзывов поставщиков.
• Переговоры с поставщиками: После рассмотрения предложений RFP, представленных квалифицированными поставщиками, сузьте выбор на основе вашей оценочной карты завершенного проекта, включая подробный анализ компромиссов продуктов, цен, услуг и конкурентный анализ.Обсудите изменения с поставщиками и ознакомьтесь с обновленными условиями. Задавайте вопросы об автоматизированных функциях, многоканальных бизнес-возможностях, функциях отчетности и анализа данных, инновациях в программном обеспечении и интеграции сторонних экосистем, а также об обновлениях программного обеспечения и графиках разработки функций.
• Контракт: Последний шаг в выборе правильной OMS включает в себя согласование графиков установки и обучения, определение конечных результатов системы и планов поддержки, а также составление контрактной документации.

Пэйв начинает с того, что определяет потребности своих клиентов в OMS, задавая вопросы. «Какие задачи вы пытаетесь решить с помощью этого программного обеспечения и что наиболее важно для вас сегодня?» он спрашивает. Он также спрашивает о функциях, которые «приятно иметь».

«Лучше всего изучить и задокументировать все возможные варианты использования, определить приоритеты этих потребностей, а затем изучить различные решения, чтобы увидеть, существует ли что-нибудь, что покрывает большую часть или все эти задачи», – говорит Пэйв. «Это помогает сосредоточить внимание на проблеме, которую хочет решить мой клиент.Так легко увязнуть в том, что могут делать системы, и так легко забыть, что если система, которую вы получаете, не может делать то, для чего вы ее купили, она по сути бесполезна “.

Поскольку бизнес-услуги OMS затрагивают несколько отделов, Pave призывает людей задуматься об интеграции существующих систем на ранних этапах процесса выбора. Это включает в себя инвентаризацию, любые системы логистики или доставки продукции, системы бухгалтерского учета или конфигурации цен и котировок (CPQ).

«Если вы можете настроить свою систему заказов так, чтобы она максимально автоматизировала и исключала двойной ввод данных и любые риски человеческой ошибки, вы будете настроены на успех с более короткими сроками доставки, более высоким уровнем удовлетворенности клиентов и более высокой скоростью выполнения заказов. – повторять заказы и чаще », – говорит Пэйв.

Как (и зачем) документировать рабочие процессы [3 простых шага]

Рабочие процессы – очень важная часть вашего бизнеса.

Черт возьми, вы даже можете возразить, что рабочих процессов ЯВЛЯЮТСЯ вашим бизнесом .

Это повторяемые задачи, которые ваш бизнес должен выполнять для достижения какой-то бизнес-цели, и если все будет сделано правильно, они сделают вашу организацию значительно более эффективной.

Однако, чтобы получить максимальную отдачу от рабочих процессов, вам необходимо их задокументировать – и мы здесь, чтобы научить вас, как это сделать.

Важное примечание

Вам, вероятно, интересно, кто такие и . Tallyfy – это продукт, который упрощает и автоматизирует ваши бизнес-процессы. В этом секрет бесперебойной работы. Вместо создания диаграмм процессов (на которые никто не смотрит), документации (которую вы можете только читать и никогда не предпринимать никаких действий), электронных писем, чатов и хаоса – вы можете создать и запустить любой процесс в своей компании за считанные секунды.

Выбор базовых и дешевых инструментов управления проектами или задачами – самая большая ошибка, которую вы когда-либо могли сделать .Ты получаешь то, за что платишь. Если вы попытаетесь сэкономить цент – вы потеряете доллар. Потерянное время (40 долларов в час) намного дороже, чем стоимость программного обеспечения. Существует огромная разница между управлением процессами и управлением проектами или задачами. Процессы снимают стресс, делают вещи предсказуемыми – и помогают вам расти и становиться эффективными. Проекты и задачи – это спонтанный непредсказуемый хаос.

Прежде чем продолжить чтение, важно понять этот контекст. Успешные люди достаточно умны, чтобы коренным образом изменить то, как они работают «прямо сейчас», и удивлять себя и всех остальных новыми идеями.Вы можете немедленно перестать сражаться с трудностями каждый день – и добиться большего личного успеха в своей карьере, представив современный способ создания, отслеживания и даже выполнения задач со своими коллегами.

В любом случае … извините за прерывание! Вернемся к остальной части статьи.

Итак, что такое рабочий процесс?

Термин «рабочий процесс» окружен множеством загадок. Как и большинство модных бизнес-словечек, его часто путают с другими терминами.

Чем, например, рабочий процесс отличается от процесса или процедуры?

Что ж, дело с рабочими процессами в том, что это не просто набор последовательных задач (это процесс) – это всего лишь , одна его часть.

Рабочий процесс также должен отвечать на вопросы « кто? »и« , когда? ”

Вы хотите документировать и управлять своими процессами?

Не используйте MS Word или Google Docs, а не используйте блок-схемы .

Документирование процессов с помощью блок-схем может выглядеть красиво и красиво, но вы не можете их запустить . Еще хуже – на блок-схемы никто не смотрит.

ПОСМОТРЕТЬ ЗДЕСЬ

Чтобы лучше понять, что такое рабочие процессы, давайте рассмотрим это на примере из реальной жизни.Допустим, ваша организация занимается публикацией. Вот как будет выглядеть рабочий процесс…

Примечание

Вы заинтересованы в действительно полезном анализе последних тенденций в области бизнес-технологий и операций? Разговоры из окопов публикуется Tallyfy раз в 2 недели, и его нельзя пропустить. Вы автоматически станете умнее и лучше проинформируете. Итак – не покидайте эту страницу, не подписавшись на нее.

В любом случае … мы продолжим с того места, на котором остановились выше.

Шаг 1	Автор создает первый черновик статьи
Шаг 2	Редактор , в течение следующих 2 дней , просматривает и дает отзывы
Шаг 3	Модуль записи выполняет итерации статьи, пока она не будет готова
Шаг 4	Дизайнер создает графические изображения для статьи в течение 2-3 дней после того, как статья готова
Шаг 5	Как только статья будет полностью готова, маркетолог загружает ее в WordPress, оптимизирует для Google и публикует сообщение.

Почему документооборот – 4 основные причины

Теперь вы, вероятно, думаете: «Все это кажется довольно простым, какой смысл документировать?» Итак, вот несколько способов, которыми документирование рабочих процессов может помочь вашему бизнесу…

Адаптация

Каждый раз, когда вы нанимаете нового сотрудника, вам нужно научить его, как именно вы выполняете свои рабочие процессы…

• Каков порядок шагов?
• Какие задачи составляют рабочий процесс?
• Кто какой задачей владеет?
• Каковы сроки выполнения каждой задачи?

Если в вашей компании используется только и один рабочий процесс , это будет довольно просто.Однако это случается редко. Вместо того, чтобы стоять через плечо сотрудника и следить за тем, чтобы он все делал правильно, вы можете просто предоставить доступ к соответствующему документу рабочего процесса.

Это помогает им набрать скорость значительно быстрее , а также сэкономить время как для сотрудника, так и для его руководителя.

Стандартизация рабочего процесса

Без документированного рабочего процесса ваши сотрудники будут выполнять его с некоторыми вариациями. Это означает, что, поскольку нет четкого способа выполнения рабочего процесса, они будут делать это так, как сочтут нужным.

Чаще всего это неэффективный .

Если не установлен крайний срок для какой-либо задачи процесса, например, вашим сотрудникам может потребоваться больше времени, чем необходимо (замедление всего рабочего процесса).

Или у некоторых сотрудников могут быть более эффективные средства выполнения рабочего процесса, который требует меньше времени или создает больше результатов.

Наличие документированного рабочего процесса устанавливает наилучшие методы его выполнения, гарантируя, что процесс завершится с максимальной эффективностью.

Стандартизация процессов и рабочих процессов может улучшить вашу производительность, качество продукции и даже моральный дух сотрудников. Изучите «как» и «почему» с нашим руководством по стандартизации процессов.

Улучшение и оптимизация

Если ваша организация не практикует непрерывное совершенствование процессов, ваши рабочие процессы, вероятно, будут не столь эффективны, как могли бы быть.

Наличие документированных рабочих процессов значительно упрощает анализ рабочего процесса, поиск улучшений и их внедрение.Это еще более важно, если в процессе много шагов и владельцев задач.

Изложение рабочего процесса на бумаге дает вам лучшее представление о том, как улучшить или оптимизировать процесс. Вы могли бы, например, осознать, что определенный этап процесса можно полностью пропустить. Или вы даже можете автоматизировать определенные аспекты процесса.

Хранение ноу-хау

Для организаций, у которых нет документированных рабочих процессов, их внутренняя база знаний становится нестабильной. Что произойдет, например, если ключевой сотрудник уволится? Или, что еще хуже, несколько сотрудников (которые работали над определенным процессом) уходят одновременно.

В конечном итоге вы теряете знания о том, как выполнять этот рабочий процесс, а также какие-либо передовые методы его правильного выполнения. Так что вам придется разобраться во всем с нуля, что приведет к потере времени, усилий и денег.

Тем не менее, если ваши рабочие процессы задокументированы, это гарантирует, что таких ситуаций никогда не произойдет.

Как документировать рабочие процессы за 3 простых шага

Теперь, когда вы знаете, почему вы должны документировать рабочие процессы, давайте перейдем к вопросу «как?»

Существует 2 наиболее распространенных способа документирования рабочих процессов…

Блок-схема процесса – Использование ручки и бумаги или какого-либо графического программного обеспечения для создания блок-схемы рабочего процесса.Так, например…

Создать блок-схему процесса очень просто – просто нарисуйте блок-схему с каждым блоком, содержащим одну задачу.

Программное обеспечение Workflow – Специальная система для управления рабочими процессами. Вы можете использовать такое программное обеспечение, как Tallyfy, для отображения, отслеживания и автоматизации рабочих процессов.

В дополнение к преимуществам документирования рабочего процесса, о которых мы упоминали ранее, программное обеспечение рабочего процесса также позволяет автоматизировать коммуникационный аспект рабочего процесса.

Вместо того, чтобы вашим сотрудникам постоянно перераспределять задачи, программа сделает это за вас. то есть, как только сотрудник, ответственный за задачу №1, выполнил свою работу, следующая задача автоматически назначается следующему в очереди сотруднику (который получает push-уведомление, информирующее его об этом).

Вы также можете установить крайние сроки для каждой задачи, чтобы рабочий процесс завершился вовремя.

Если в процессе есть какие-либо узкие места, сотрудники могут использовать программное обеспечение, чтобы сообщить об этом соответствующим руководителям или менеджерам.

Если вы хотите использовать Tallyfy для документирования своих процессов, вот как вы это сделаете…

Шаг № 1: Определите рабочий процесс и шаги

Если вы только начинаете с документации рабочего процесса, вам следует выбрать наиболее важные рабочие процессы для вашего бизнеса (т. е. те, которые имеют наибольшее влияние).

Хотя может показаться, что документировать рабочий процесс самому быстрее и проще, всегда лучше проконсультироваться с опытными сотрудниками, которые работали над этим процессом в течение длительного времени.

В конце концов, именно они знают, как лучше всего выполнять рабочий процесс.

Затем перечислите точные задачи, из которых состоит рабочий процесс. Включите всю важную информацию – кто отвечает за каждый шаг, каковы должны быть крайние сроки для каждой задачи и любые мелкие детали, которые могут помочь с выполнением задачи.

Шаг № 2: Пригласите коллег

Чтобы получить максимальную отдачу от программного обеспечения рабочего процесса, вам необходимо подключить своих коллег, чтобы вы могли назначать соответствующие задачи.

Поскольку каждое решение для рабочего процесса полностью отличается как с точки зрения настройки, так и с точки зрения использования, мы дадим вам более общее представление о том, как начать работу, рассмотрев процесс настройки для платформы Tallyfy.

Итак, первый шаг – войти в Tallyfy здесь (или создать учетную запись).

Затем нажмите кнопку «Создать» и нажмите «Пригласить коллегу…»

Вы увидите всплывающее окно с запросом контактных данных сотрудника.

Повторяйте это, пока все ваши сотрудники не будут подключены к системе.На этом этапе вы можете приступить к созданию своих шаблонов рабочего процесса…

Шаг № 3: Создание шаблона рабочего процесса

Прежде всего, перейдите к «Создать новый шаблон…»

Затем выберите имя для вашего шаблона и начните заполнение этапов процесса…

Как задано, вы также можете начать заполнять ключевые детали на каждом этапе. Вы можете, например, установить крайние сроки, ввести описание шага, назначить его конкретному сотруднику и так далее.

Когда у вас будет готовый шаблон процесса, перейдите в «библиотеку шаблонов» и нажмите «Запустить процесс.«Программное обеспечение возьмет на себя его отсюда – все, что вам нужно сделать сейчас, это просто сесть.

Мониторинг и улучшение рабочих процессов

Когда вы закончите документирование рабочих процессов, вы можете подумать, что пора прекратить работу и похлопать себя по плечу.

Ну не совсем так. Документация – это только первый шаг – чтобы получить максимальную отдачу от рабочих процессов, вам необходимо постоянно отслеживать их производительность и улучшать все, что в ваших силах.

Чтобы узнать больше о том, как это сделать, ознакомьтесь со следующими статьями:

• Управление бизнес-процессами (BPM). Управление бизнес-процессами – самая популярная методология анализа и улучшения процессов.Вы можете убедиться, что все ваши процессы работают на должном уровне, пройдя их через жизненный цикл BPM.
• Инструменты и рамки для улучшения процессов – Не знаете, как проводить анализ процессов? Или, может быть, вы не можете придумать улучшения процесса? Эти инструменты и фреймворки могут помочь!

Как автоматизировать рабочий процесс управления документами

Типичная организация имеет дело с десятками видов документов. Это повседневные вещи, такие как счета-фактуры, документы о новом найме, записи о студентах, формы запроса на изменение 401 (K), контракты, заказы на покупку, записи об отсутствии и так далее.

По правде говоря, вы все еще можете найти большие картотеки и папки, заполненные документами, во многих офисах. Люди по-прежнему распечатывают свои документы, складывают их в папку и кладут в угловой картотечный шкаф. Конечно, бумажные документы трудно найти, поддерживать, изменять, отправлять и т. Д. – обычные проблемы. Они также уязвимы для стихийных бедствий, например пожар может уничтожить информацию за годы.

Что такое программное обеспечение для управления документами?

Чтобы обойти проблемы, связанные с бумажными документами, многие организации теперь используют программное обеспечение для управления документами, такое как M-Files или SharePoint, для хранения, индексации и поиска (т.е. управлять, как следует из названия) своими документами.

Это программное обеспечение позволяет сохранять счета-фактуры, заказы на поставку, файлы сотрудников и т. Д. В электронном формате (например, PDF). Преимущества многочисленны:

• Электронные документы можно загрузить из любого места в любое время.
• Программное обеспечение DMS индексирует документы, поэтому вы можете легко найти нужный документ, например, путем поиска по имени, номеру заказа, дате и т. д.
• Сотрудники могут легко отправлять электронные документы по электронной почте.
• Планы резервного копирования и аварийного восстановления гарантируют, что бизнес-документы и данные не будут безвозвратно потеряны.

Системы управления документами также обычно имеют встроенный модуль документооборота. Как только система захватит документ (чаще всего путем сканирования бумажного счета, например), она может направить документ для внутренней обработки.

Сегодня перед клиентами стоит задача в первую очередь избавиться от бумажных счетов-фактур и процесса сканирования. Зачем получать лист бумаги по почте, сканировать его, индексировать (оптическое распознавание текста и неизбежные ручные исправления), а затем хранить в цифровом виде?

Организации регулярно работают с множеством бланков

Организации знают, что большинство их бизнес-процессов начинается с одной или нескольких форм, которые затем направляются либо внутри организации, либо за ее пределы для подписей, утверждений, проверки и комментариев.Например:

• Процесс закупки может начаться с заполнения сотрудником формы заявки на покупку. Их менеджер утверждает заявку на покупку. Возможно, вице-президент или финансовый директор также должны одобрить крупные суммы в долларах. В конце концов, финансы генерируют заказ на поставку. Они сканируют заказ на поставку в систему управления документами и отправляют поставщику по электронной почте.
• Процесс запроса выходного дня начинается с заполнения сотрудником формы утверждения отпуска. И снова их менеджер это одобряет.HR обрабатывает запрос, сканирует его в DMS и уведомляет сотрудника.
• Университеты и школы K-12 имеют дело с десятками документов, связанных с учащимися и родителями. Они варьируются от форм согласия до форм для связи в чрезвычайных ситуациях, запросов студентов и расписаний курсов. В подавляющем большинстве случаев они заполняются на бумаге и вручную обрабатываются или сканируются в DMS.
• Когда вы принимаете на работу нового сотрудника, он обычно заполняет множество форм. Эти формы часто содержат повторяющуюся информацию, несколько подписей и т. Д.В конце концов, кто-то из отдела кадров проверяет формы. Они сканируют документы в DMS, заполняют федеральные и государственные формы и т. Д.

Примеров, подобных этому, много во всех организациях во всех вертикалях и во всех департаментах. Деловой мир наводнен формами и связанной с ними бумажной работой.

Excel и формы слова повсеместны

По мере распространения компьютеров в организациях многие из них обращались к документам Word или Excel вместо бумажных форм. Это, конечно, лучше, чем бумага, но есть еще много проблем.

Формы на основе Excel могут быть очень сложными с сотнями полей, несколькими страницами и параграфами запутанных инструкций.

• Сотрудники используют неправильную версию.
• Забывают заполнить поля или вводят неверные данные.
• Они имеют дело с ненужным вводом данных (например, заполняют номера деталей или инвентарь в Excel, когда такая же информация доступна в SQL).
• Люди не выполняют инструкции правильно и отправляют Excel не тому человеку для утверждения.
• Сотрудники понятия не имеют, где их одобрение. Таким образом, они тратят время на телефонные разговоры или электронную почту, пытаясь выяснить, почему заказ на покупку еще не завершен.
• Когда кому-то нужно подписать форму, он должен ее распечатать, подписать и отсканировать обратно в PDF.

Все имели дело с этими и другими проблемами, связанными с формами и рабочим процессом на основе Excel.

Что такое программное обеспечение для автоматизации форм?

В результате всех проблем с бумагой и Excel, программное обеспечение для автоматизации форм, такое как frevvo, стало обычным явлением в большинстве организаций.Используя такое программное обеспечение, организация может оцифровывать свои формы и создавать электронные версии (электронные формы). Пользователи могут заполнять эти электронные формы с помощью стандартного веб-браузера или любого мобильного устройства.

Программное обеспечение для автоматизации форм

, такое как frevvo, учитывает многие из вышеперечисленных соображений:

• frevvo электронные формы легче заполнять, например они предлагают контекстно-зависимую помощь, направляют пользователей через процесс и обеспечивают мгновенную обратную связь, например опечатка в их адресе электронной почты.
• Формы автоматически проверяют все данные. Пользователи не могут отправить форму с отсутствующими полями или ошибками. Сложная проверка может использовать регулярные выражения для проверки форматов и даже может подключаться к серверной службе, чтобы гарантировать правильность данных.
• Динамическое поведение корректирует форму на основе данных. Необязательные разделы видны только тогда, когда пользователям нужно их заполнить. Расчеты производятся автоматически. Повторяющиеся элементы добавляются по запросу, например. в заявке на покупку есть строка таблицы для каждой отдельной позиции.Пользователи могут просто щелкнуть значок +, чтобы добавить новую строку по мере необходимости.
• Формы просто работают автоматически на мобильных устройствах. Вам не нужно ничего делать. Они отзывчивы (подстраиваются под размер экрана), выглядят естественно (например, поля даты используют естественный выбор даты на устройстве), имеют немного большие поля и кнопки (поэтому их легче нажимать пальцем) и выглядят красиво. Они также могут воспользоваться специфическими для мобильных устройств функциями, такими как GPS и камера.
• Интеграция с SQL и другими бизнес-системами сокращает ненужный ввод данных.Например, форма может подключаться к базе данных и получать номера деталей или инвентарные номера. При подключении к системе управления персоналом они гарантируют, что сотрудник не может запросить отпуск, на который он не имеет права.
• Электронные подписи исключают печать. Пользователи просто подписываются с помощью сенсорного экрана своего мобильного устройства или мыши на своем компьютере. Система переносит подпись на документ.
• frevvo также может создавать собственные PDF-документы. Например, для приема на работу нового сотрудника требуются федеральные сертификаты W-4 или W-4 штата и федеральные I-9.Сотрудник заполняет каждую уникальную информацию и подписывает один раз, а система генерирует все документы, включая добавление подписей к вашим PDF-файлам.

Благодаря этим и многим другим возможностям электронные формы распространились по всему деловому миру.

Программное обеспечение рабочего процесса

автоматически направляет электронные формы для утверждения

Конечно, в реальном мире формы не живут на острове. Как мы описали выше, формы обычно отправляются на подпись, утверждение или некоторую обработку.Да, вы можете отправлять листы Excel по электронной почте, но мы уже видели недостатки этого.

Программное обеспечение рабочего процесса

Forms направляет онлайн-формы на утверждение в электронном виде. Это ускоряет процесс, позволяет пользователям выполнять рабочие процессы намного быстрее и решать многочисленные проблемы с помощью электронной почты:

• Программа автоматически уведомляет пользователей о том, что им необходимо подписать и утвердить электронную форму. Если они не действуют в течение определенного периода времени, они им напоминают. При необходимости он может даже перейти к другому пользователю. E.грамм. человек в отпуске. В результате сотрудникам не нужно гоняться за подписями по телефону.
• Реальные рабочие процессы усложняются всеми видами динамической маршрутизации, например отправьте этому конкретному вице-президенту, если сумма превышает 5000 долларов и отдел занимается отгрузкой. Программное обеспечение Workflow заботится об этих деталях, чтобы людям не приходилось запоминать и не совершать ошибок.
• Благодаря встроенной мобильной поддержке менеджеры могут утверждать запросы в любое время и из любого места. Это сокращает задержки и ускоряет необходимые согласования.

Каковы преимущества автоматизации форм и рабочего процесса?

Программное обеспечение для автоматизации форм и рабочих процессов устраняет многие из проблем, упомянутых выше. Компании, внедряющие автоматизацию, видят огромные преимущества:

Фактически, электронные рабочие процессы готовят ваш бизнес к миру, наводненному данными. Технологии искусственного интеллекта (AI) на основе машинного обучения (ML) становятся все более распространенными. Фактически, AI может увеличить прибыль до 38%.

Но AI и ML полагаются на анализ больших объемов цифровых данных. Это ваши частные бизнес-данные, уникальные для вас. Ваши ежедневные рабочие процессы генерируют подавляющее большинство этих данных – за исключением уникальных обстоятельств, например исторические данные пациента, вы не можете купить его.

Вот почему автоматизация рабочих процессов имеет решающее значение в долгосрочной перспективе, и именно поэтому организации все чаще обращаются к подходу, основанному на данных.

Автоматизация рабочих процессов управления документами

Возвращаясь к DMS, эти автоматизированные формы и рабочие процессы в конечном итоге создают документы.Меньше всего вам нужно иметь полностью электронные рабочие процессы, но вы по-прежнему вручную сохраняете PDF-файлы в DMS и индексируете их вручную.

К счастью, с frevvo в этом нет необходимости. Наше программное обеспечение для рабочих процессов интегрировано с многочисленными системами управления документами, такими как M-Files, Xerox DocuShare Flex, DocuPhase и другими. При желании вы даже можете использовать Google Диск в качестве недорогой или бесплатной системы DMS.

Посмотрите короткий видеоролик выше от нашего партнера TEAM Informatics в качестве примера.Вы увидите, как форма frevvo и рабочий процесс со всей мощью нашего программного обеспечения для автоматизации используются для адаптации новых сотрудников. Система автоматически сохраняет полученные документы, которые включают данные форм и подписи, в программное обеспечение M-Files DMS. Что особенно важно, он также индексирует документы в электронном виде.

Вручную делать нечего, ошибок нет, задержек нет. Вы получаете лучшее из обоих миров – мощные, сложные формы, которые легко использовать на всех устройствах, автоматическую маршрутизацию для согласований и полностью проиндексированные документы в вашей DMS.

Фото Mr Cup / Fabien Barral на Unsplash

Научитесь документировать процессы

По мере роста вашего бизнеса растет и его сложность. Есть больше шагов, больше людей и больше вещей, которые не всегда могут быть организованы наиболее эффективным образом.

Переосмысление того, как работает ваш бизнес, может показаться сложной задачей, но это обязательно приведет к значительному повышению эффективности. Документирование процесса – первый шаг к этому!

Это простое руководство по документации процесса поможет вам сделать это правильно.

Читайте дальше, чтобы найти;

Что такое технологическая документация?

Документация процесса предоставляет подробное описание того, как выполнять бизнес-процесс.

Включает все типы документов, поддерживающих процесс, например

• полисы
• контрольные списки
• учебные пособия
• форм
• скриншоты
• ссылки на другие приложения
• карты процессов

Он используется в качестве руководства, чтобы помочь сотрудникам на всех уровнях, включая лиц, принимающих решения, и заинтересованных лиц, быстро понять процессы компании.

Зачем это нужно? : Важность технологической документации

Документирование процесса поможет вам достичь 5 ключевых вещей:

1) Помогает улучшить процессы. Выявление узких мест и неэффективности путем документирования точных процессов. Вы быстро увидите, какие процессы нужно улучшить или от которых нужно избавиться.

2) Помогает обучать сотрудников. Вы можете использовать документы процессов, чтобы помочь новым сотрудникам понять свои должностные роли и ознакомиться с процессами, в которых они будут участвовать.Даже опытные сотрудники могут обращаться к этим документам всякий раз, когда они хотят убедиться, что они правильно выполняют процесс.

3) Помогает сохранить знания компании. Вести записи о процессах, известных лишь немногим специалистам в их выполнении. Таким образом, даже когда они уходят, новички могут легко возобновить работу.

4) Помогает снизить риски и поддерживать последовательность операций .

5) Подробная технологическая документация также является важной частью патентов и коммерческих секретов .

Кто участвует в технологической документации

В технологической документации есть 3 ключевые роли владельцев. В некоторых случаях один и тот же человек может играть все три роли.

Как документировать процессы

Использование пошагового метода документирования процесса поможет вам выполнить его быстро.

Шаг 1. Определите процесс и назовите его

Выясните, какой процесс вы собираетесь задокументировать в первую очередь. Определите его цель (почему и как процесс принесет пользу организации) и дайте краткое описание процесса.

Шаг 2: Определите объем процесса

Дайте краткое описание того, что входит в процесс, а что выходит за рамки процесса, или что не входит в него.

Шаг 3. Объясните границы процесса

Где процесс начинается и заканчивается? Что заставляет его запускаться? И как узнать, когда это будет сделано? Четко определите эти границы.

Шаг 4: Определите выходы процесса

Определите, что будет произведено в процессе или какой результат будет достигнут после его завершения.

Шаг 5: Определите входы процесса

Перечислите, какие ресурсы необходимы для выполнения каждого из этапов процесса.

Шаг 6: мозговой штурм шагов процесса

Соберите всю информацию о шагах процесса от начала до конца. Либо начните с того, что запускает процесс, либо начните в конце процесса и проследите шаги до начальной точки.

В сеансе мозгового штурма должны участвовать те, кто непосредственно отвечает за задачи процесса, или кто-то с обширными знаниями о них, поскольку они могут предоставить точные данные.

Шаг 7. Последовательная организация шагов

Возьмите список шагов, которые вы придумали, и разместите их в последовательном порядке, чтобы создать последовательность операций.

Сведите количество шагов к минимуму, и если шаг включает более одной задачи, перечислите их под основным шагом.

Шаг 8: Опишите, кто участвует

Определите каждого человека, который будет отвечать за задачи процесса . Определите их роли. Не забывайте упоминать название должности, а не имя.

Также будьте внимательны к тем, кто будет ссылаться на документ . Напишите его так, чтобы любой сотрудник, обладающий достаточными знаниями, мог его прочитать и понять.

Шаг 9: Визуализируйте процесс

Это сделано для улучшения ясности и удобочитаемости вашей документации. Используя блок-схему процесса, аккуратно визуализируйте этапы процесса, которые вы определили ранее.

Шаг 10: Запишите исключения из нормального технологического процесса

Бизнес-процесс не всегда может следовать одному и тому же потоку по разным причинам.Укажите эти исключения и шаги, которые будут предприняты для их устранения.

Шаг 11: Добавьте контрольные точки и измерения

Определите, где могут возникнуть риски в процессе, и добавьте контрольные точки, чтобы помочь владельцу процесса при его мониторинге.

Установите измерения, чтобы определить эффективность процесса и помочь улучшить его.

Шаг 12. Просмотрите и протестируйте процесс

Соберите всех участников и ознакомьтесь с составленной вами блок-схемой.Есть ли пропущенные шаги? Все в порядке? После этого протестируйте процесс и посмотрите, не пропустили ли вы что-нибудь.

Советы и приемы: передовые методы документирования процессов

• Сохраняйте документ простым и кратким . Хотя это должно быть технически точным , должно быть легко следовать .

• Имейте надлежащий план для обновления документов , когда / если процесс изменится. Обязательно просматривайте их не реже одного раза в год .

• Или назначьте владельца процесса, который может проводить регулярные проверки и уведомлять других об изменениях.

• Во избежание путаницы ведите отдельную документацию для каждого процесса.

• При первом документировании процессов избегайте одновременного охвата всей организации. Начать с одного процесса в отделе или с основного процесса, общего для всей организации.

• Храните документы в месте, доступном любому, кто его ищет.

• Убедитесь, что легко можно отредактировать при необходимости, а новую версию можно легко распространить среди всех участников.

• Храните документы онлайн в центральном хранилище с помощью инструмента документирования процесса. Это автоматически поможет с двумя вышеупомянутыми передовыми практиками.

• Используйте соответствующие примеры , графику, цветовую кодировку, снимки экрана, несколько платформ и т. Д.как нужно.

• Убедитесь, что документация по процессу соответствует существующим стандартам вашей организации.

• Если вы выделяете поток процесса в устном формате, всегда уравновешивает его графикой – блок-схема процесса.

• Добавьте дорожки к блок-схемам бизнес-процессов , чтобы различать роли процессов, временные рамки и т. Д.

• Создайте руководство по документации процесса , которое каждый может использовать как стандартный шаблон для документирования процесса.

• Используйте существующие документальные материалы , записи, интервью, тематические исследования, полевые дневники персонала проекта и знания сотрудников для сбора информации для документации процесса.

Что вам нужно: преимущества технологической документации

• Помогите собрать всех на одной странице, предоставив общее представление шагов процесса . Общий вид необходим для согласованности .

• Помогает определить идеальные условия для эффективного сотрудничества и производительности .

• Помогает определять узкие места и неэффективность в процессах (даже в тех «хорошо отлаженных» процедурах), которые в противном случае могут остаться незамеченными.

• Четко задокументированный процесс экономит время и предотвращает ошибки , устраняя путаницу и предоставляя четкие инструкции.

• Снижает затраты и ненужное расходование ресурсов .

• Помогает улучшить общее качество процессов и качество результатов.

• Помогает повысить продуктивность и удовлетворенность сотрудников .

• Поскольку четко прописано, как должны выполняться процессы, упрощает передачу работы на аутсорсинг.

• Документация процессов также помогает легко автоматизировать процессы при необходимости.

Шаблоны документации для Easy Starter

Как правило, , отображение процессов помогает представить документированную информацию, такую ​​как шаги процесса, роли процессов, входы и выходы, в в виде упрощенного изображения .

Ниже приведены шаблоны блок-схем процессов / шаблоны отображения процессов, которые вы можете быстро редактировать в режиме онлайн, добавляя информацию о ваших организационных процессах. Щелкните шаблон, чтобы открыть его в редакторе Creately.

Шаблон 1

Щелкните шаблон, чтобы отредактировать его в Интернете

Шаблон 2

Щелкните шаблон, чтобы отредактировать его в Интернете

Шаблон 3

Щелкните шаблон, чтобы отредактировать его в Интернете

Шаблон 4

Щелкните шаблон, чтобы отредактировать его в Интернете

Отзыв о Easy Guide to Process Documentation

Это руководство по документации процесса охватывает все, что вам нужно знать для правильного документирования процесса.Следуйте этапам документирования процесса, которые мы обсудили выше, и используйте шаблоны блок-схем процесса, чтобы обеспечить качественный процесс документирования.

В нашем Сообществе вы можете найти больше шаблонов блок-схем процессов.

В нашем следующем руководстве мы обсудим методы улучшения процессов, которые помогут вам легко оптимизировать свои бизнес-процессы.

Как улучшить рабочий процесс заказа на закупку с помощью Process Street | Процессная улица

Важность эффективного управления заказами на закупку

Эффективное управление заказами на поставку – критически важный компонент любого бизнеса, связанного с отношениями с поставщиками.И все же, по словам основателя и главного операционного директора Procurify Кеннета Лоя:

«Многие организации неразумно отказываются от заказов на закупку, потому что считают, что оформление документов мешает работе».

Он прав. Оформление документов доставляет хлопоты и действительно замедляет работу. Однако это недостаточно веская причина для отказа от заказов на покупку, отсюда и слово «неразумно».

От создания заявки до утверждения и получения счета-фактуры от поставщика, в цикле закупок задействовано до 7 документов.Это очень много для одной покупки.

И это только усложняется по мере роста бизнеса.

Поддержание бумажной системы на уровне предприятия практически невозможно. Для небольших компаний это выполнимо, но невероятно неэффективно.

Разочарование и неэффективность, связанные с управлением грудой документов, больше не являются неизбежным препятствием, которое необходимо преодолеть. Создав автоматизированный рабочий процесс заказа на покупку, вы можете централизовать документацию, беспрепятственно отслеживать прогресс в режиме реального времени и сократить циклы закупок.

Прочные отношения между покупателем и поставщиком необходимы для роста

Возможно, более ценным, чем повышение эффективности бизнеса, является установление прочных доверительных отношений с вашими поставщиками. Это абсолютно необходимо для успеха в бизнесе, особенно для розничных торговцев и MSP. Недавний отчет показал, что проблемы с поставщиками и поставщиками являются одними из самых больших факторов риска, с которыми ритейлеры столкнулись в 2017 году, и постоянно упоминаются как один из основных факторов риска для MSP и ИТ-канала в целом.

«Вы не станете устойчиво развивающейся компанией, если не будете строить и поддерживать прочные отношения с поставщиками в качестве одной из ваших основных стратегий. Бизнес не может расти в вакууме. Мы растем вместе, учимся использовать ресурсы, которые каждый из нас приносит ». – Арлин Соренсен, основатель и генеральный директор Heartland Companies

В этом посте я собираюсь представить простой, но действенный контрольный список Process Street, обозначить несколько основных причин, по которым управление заказами на покупку на бумажных носителях тратит время и деньги, и обсудить 4 ключевых преимущества автоматизированного рабочего процесса заказа на покупку

Если у вас уже есть автоматизированный процесс, вы можете интегрировать контрольный список с существующими процессами, чтобы гарантировать, что каждый шаг выполняется правильно и вовремя.

Давай залезем в него.

Простой контрольный список, который поможет вам встать на правильный путь

Чтобы помочь вам начать работу, мы создали контрольный список, который поможет вам выполнить рабочий процесс заказа на покупку.

Вот краткий обзор процесса контрольного списка, того, как он обеспечивает централизованное сотрудничество с поставщиком и как он разработан для интеграции с программным обеспечением для закупок для автоматизации задач:

1. Контрольный список начинается с записи основных деталей заказа на закупку и создания заявки для внутреннего утверждения.
2. Заявка должна быть утверждена менеджером и финансовым отделом, прежде чем заказ на поставку будет создан и отправлен поставщику.
3. Поставщик автоматически получает уведомление и приглашается просмотреть заказ на поставку.
4. Поставщик либо принимает заказ, либо отклоняет его, и в этом случае необходимо указать причину и отправить обратно покупателю.
5. В случае принятия заказа дата доставки подтверждается, окончательные детали отправляются в отдел получения, а заказ хранится для внутренних записей.

Просмотрите контрольный список ниже:

Предназначен для интеграции с программным обеспечением для закупок

Process Street предлагает широкий спектр возможностей автоматизации благодаря нашей интеграции с Zapier, которая позволяет настраивать различные действия на основе триггеров для подключения наших контрольных списков к программному обеспечению для закупок или управления документами, которое вы уже используете для управления заказами на закупку.

Например, ProcurementExpress.com признан одним из ведущих поставщиков программного обеспечения для закупок и интегрируется с Process Street.Когда создается новый заказ на поставку, контрольный список может быть автоматически создан в Process Street и назначен соответствующим лицам. Это одна из 23 возможных интеграций с Procurement Express.com.

Если вы управляете заказами на покупку с помощью инструмента бухгалтерского учета, такого как Xero, Quickbooks или Zoho Books, есть сотни способов автоматизировать задачи, подключив их к контрольному списку.

Например, когда выбрана задача «Создать заказ на поставку», заказ на поставку, содержащий все соответствующие данные, может быть немедленно создан в Quickbooks, что позволяет начать процесс утверждения без задержки и, в конечном итоге, получить заказ как можно скорее. насколько возможно.

Поэкспериментируйте с контрольным списком и подумайте, как его можно интегрировать в ваши процессы!

Как бумажные заказы на поставку тратят время и деньги

Неспособность предотвратить несвоевременные поставки

Если вы просматриваете различные документы, чтобы отслеживать выполнение нескольких заказов на поставку, как вы можете предпринять какие-либо меры для предотвращения поздних поставок?

Ага, нельзя.

Максимум, что вы можете сделать, это начать звонить или писать продавцу по электронной почте, выражать свое разочарование, потенциально раздражать их и, в худшем случае, серьезно портить отношения.

Если ваш поставщик также застрял на подножке бумаги, это действительно беспорядок.

«Он отложит вас, и вы можете услышать, как он ругается себе под нос, пытаясь найти ваш заказ. Только после нескольких минут просмотра кучи бумаг он скажет вам, что ваша доставка будет задержана ». Средний, почему бумажные заказы на поставку тратят время и деньги

Какая пустая трата времени, энергии и, в конечном итоге, денег, не говоря уже о потенциальных затратах на создание напряженности между вами и поставщиком.

Подверженность мошенничеству

Бумажные заказы на покупку легко подделать. Примеры того, какие непослушные поступки могут быть совершены мошенниками, включают:

• Подделка подписи
• Изменения в количественных или ценовых показателях
• Завышенные или дублирующие счета, представленные поставщиком
• Поддельная организация, созданная для выставления вам счетов за поддельные услуги

Такие риски могут показаться минимальными, но на самом деле они встречаются на удивление часто.Совсем недавно ФБР заявило, что подрядчик создал мошеннический заказ на покупку оборудования HVAC на 600 000 долларов в 2013 году, когда работал над улучшением школы.

Разумеется, существуют различные меры, которые вы можете предпринять для предотвращения мошенничества с закупками и платежами и выявления красных флажков, наиболее важным из которых является отказ от бумажных процессов.

Используя программное обеспечение для закупок для управления рабочим процессом заказа на закупку, вы можете гарантировать, что каждый заказ на закупку и связанная с ним деятельность отслеживаются, и никто без надлежащего разрешения не сможет манипулировать документацией.

Вы также можете проверить, чтобы все процессы закупки соответствовали трехстороннему совпадению, чтобы обеспечить точность. Это легко сделать с помощью нашего контрольного списка для обработки счетов к оплате.

Контрольный список кредиторской задолженности содержит указания о том, как проверить всю документацию, используемую в рабочем процессе заказа на поставку, и помогает убедиться, что платеж выполняется надлежащим образом, чтобы избежать штрафов за просрочку платежа или недоразумений с поставщиком.

Поощряет мошенников тратить

Незаконные или нестандартные траты – серьезная проблема для большинства крупных организаций.Согласно исследовательскому отчету Hackett Group, 29% косвенных расходов не по контракту, в то время как исследование Applegate PRO показывает, что нередко уровни мошеннических расходов достигают до 80% от общих расходов организации.

Таким образом, очевидно, что принятие мер по его сокращению (например, интеграция программного обеспечения для закупок) оказывает значительное влияние на финансы компании. Фактически, один отчет показал, что сокращение мошеннических расходов на 5-10% может привести к экономии в миллионы долларов.

Основная причина необоснованно высоких уровней несанкционированных расходов – это, прежде всего, отсутствие прозрачности в расходах компании. Отсутствие видимости равносильно отсутствию ответственности, и поэтому проблема растет как снежный ком.

Когда сотрудник знает, что все заказы на закупку от сотен различных поставщиков сброшены в картотечный шкаф в подвале, что мешает ему сделать пару дополнительных заказов на вещи, которые, по их мнению, будут полезными?

Неэффективность из-за человеческой ошибки

Мы написали тонны о человеческой ошибке здесь, на Process Street.Это именно то, что мы стремимся минимизировать.

В контексте бумажных заказов на поставку человеческая ошибка представляет собой неэффективность с высоким риском, которая может привести к потере большого количества времени и денег и потенциально вызвать тяжелые финансовые ситуации для организации в целом.

Например, предоставление недостоверных финансовых отчетов. Если в расчетах расходов компании есть ошибки, они попадут в официальные отчеты и могут, в свою очередь, ограничить шансы на получение финансовой помощи от банков или венчурных капиталистов.

3 основных преимущества автоматизированного рабочего процесса заказов на закупку

Хотя я затронул эти вопросы в предыдущем разделе, я хотел бы предоставить вам краткое изложение трех основных преимуществ, которые дает создание автоматизированного рабочего процесса для заказов на покупку.

Помимо того, что (надеюсь) убедит вас в том, что бумажные заказы на поставку действительно остались в прошлом, это прояснит, почему интеграция Process Street с программным обеспечением для закупок сделает выполнение повторяющихся задач максимально безболезненными.

Повышение эффективности (сокращение времени обработки)

Назад к модному слову века – эффективности. В контексте рабочих процессов заказа на покупку это означает, что непрерывный процесс создания, утверждения и выполнения заказа можно безопасно автоматизировать, избавляя вас и ваших коллег от необходимости тратить время на отслеживание хода выполнения вручную.

В то время как программное обеспечение для закупок сделает за вас мельчайшие детали, контрольные списки Process Street обеспечат выполнение каждого шага в нужное время.

Наши контрольные списки позволяют вам не только завершить процесс утверждения заявки и создания заказа, но и сотрудничать с вашим поставщиком в рамках контрольного списка.

Поставщик может подтвердить принятие заказа или, если он решит отклонить его, может указать причину и немедленно уведомить вас.

Автоматизация и бесперебойная коммуникация сокращают время обработки и циклы закупок. Это беспроигрышная ситуация.

Отслеживание прогресса в реальном времени

Помните, я сказал, что вы не можете предотвратить опоздания с доставкой, если роетесь в кипах документов и отчаянно звоните своему поставщику, чтобы узнать, где находится ваш заказ?

Что ж, если вся информация централизована на онлайн-платформе, такие моменты разочарования и потенциальной паники просто не будут проблемой.

Автоматизированная система заказов на закупку обеспечивает видимость расходов на детальном уровне, позволяя отслеживать прогресс по незавершенным заказам на покупку. Он также предоставляет вам более точные данные о расходах, которые вы можете использовать в переговорах со своими поставщиками.

Улучшение отношений с поставщиками

Никто не хочет быть в плохих отношениях со своими поставщиками.

За 27 лет работы в качестве основателя и генерального директора Heartland Companies и 30-летнего опыта работы с MSP Арлин Соренсен заметил 5 основных препятствий для роста:

1. Создание последовательной и предсказуемой системы продаж
2. Обеспечение качества и адекватного потока потенциальных клиентов через маркетинг
3. Дисциплинированный процесс, операционный и финансовый контроль
4. Развитие лидерских качеств и формирование лидеров нового поколения
5. Построение эффективных взаимовыгодных отношений и партнерства

Затем он пишет:

«Без сомнения, самое важное из них – последнее – способность создавать, развивать, поддерживать и развивать глубокие и прочные отношения, полезные для всех участников.В ИТ-канале существует мнение, что поставщики и дистрибьюторы в лучшем случае являются неизбежным злом, а в худшем – врагами. Если вы не слышите ничего из того, что я пишу здесь, запомните следующее: растущие компании не только ценят свои отношения с поставщиками, но и уделяют им столько же или больше внимания и заботы, чем отношения с клиентами ».

Создание автоматизированного рабочего процесса для управления заказами на покупку превращает потенциальную проигрышную ситуацию в беспроигрышную, поскольку обеспечивает эффективное выполнение операций для обеих сторон и открывает новые каналы связи, чтобы гарантировать, что вы всегда на одной странице.

Источник

Заключение

Конечно, заказы на поставку – это лишь небольшая часть взаимоотношений между покупателем и поставщиком, но они несут в себе огромный потенциал для снижения эффективности бизнеса и, в худшем случае, серьезного мошенничества, которое может разрушить ценные отношения.

Однако это серьезная угроза только тогда, когда организации используют устаревшие унаследованные бумажные системы, которые подвергают их риску и затрудняют выполнение операций.

Интегрируя программное обеспечение для бухгалтерского учета или управления закупками с шаблоном рабочего процесса заказа на закупку Process Street, вы можете работать со своим поставщиком, чтобы убедиться, что все задачи выполняются правильно и вовремя.Никакого несанкционированного доступа к конфиденциальным документам, никаких ненужных задержек и недопонимания, вызванного отсутствием связи.

У нас также есть несколько других контрольных списков для управления поставщиками, которые могут оказаться полезными:

Как вы хотите улучшить рабочий процесс заказа на покупку? Что вы думаете о переходе от бумажного документооборота к автоматизированным рабочим процессам? Возможно, у вас есть несколько передовых практик, которыми вы хотели бы поделиться. Оставьте комментарий ниже и дайте нам знать!

Изменение потока документов SAP SD

Одно из требований, которое я получил, состояло в том, чтобы изменить поток торговых документов и вставить в поток объект клиента, назовем его «ОБРАЗЕЦ ОБЪЕКТА».Этот образец объекта создавался с помощью специальной разработки. После того, как этот «ОБРАЗЕЦ ОБЪЕКТА» был создан, были выполнены последующие действия, такие как создание доставки заказа на продажу и т. Д., И требовалось, чтобы он был в потоке документов.

Итак, поиски начинают реализовывать это. Искал в SDN и на других сайтах, мало указателей нашел. Так что в конце концов подумал о том, чтобы изучить это в системе.

• Поскольку все дело было в изменении потока документов SD, первым делом нужно было перейти к таблице VBFA для различных категорий документов, доступных в домене VBTYP.Были различные фиксированные значения, и я подумал, что мне понадобится ключ доступа, чтобы изменить их.
• Но все же мой разум искал другой выход. Я попробовал использовать различные кнопки меню в домене и обнаружил, что мы можем добавлять значения в домен без изменений. Бинго первый шаг был достигнут. Создайте добавление для значений домена и вставьте его.
• Следующая цель заключалась в том, чтобы получить номер документа предыдущего документа в потоке документов заказа на продажу. Мы использовали BAPI BAPI_SALESORDER_CREATEFROMDATA для создания заказа на продажу, и я нашел поле в параметре таблиц ORDER_ITEMS_IN для передачи ссылки на документ SAMPLE OBJECT в поле REF_DOC, REF_DOC_IT и REF_DOC_CA.Я попробовал и Бинго, вот там я вижу свой собственный образец объекта. Но когда я хотел отобразить этот объект, это было не так очевидно, поскольку это была индивидуальная разработка, поэтому мне нужно было кодировать для отображения или вызова транзакции, чтобы отобразить этот образец BO. так начинается поиск нужного места.
• Первоначально во время отладки обнаружил один BADI BADI_SD_DOCUMENTFLOW и подумал, что моя работа почти завершена, но, к сожалению, он был отмечен как предназначенный для внутреннего использования в SAP. Так что придется искать другую альтернативу.Хотя я пытался сделать это с неявным улучшением в этом BADI, но подумал, что он предназначен для внутреннего использования, я не должен его пробовать.
• Итак, в конечном итоге при отладке был обнаружен один функциональный модуль, который назывался RV_CALL_DISPLAY_TRANSACTION. Я нашел явное пятно улучшения ENHANCEMENT-POINT RV_CALL_DISPLAY_TRANSACTION_01 SPOTS ES_SAPLV06A. Реализовал и все шло нормально 🙂

Так что в итоге удалось это реализовать. Этот блог открыт для любых новых идей по достижению того же.Пожалуйста, не стесняйтесь высказать свое мнение.

Как создать интеллектуальный процесс управления документами с помощью SharePoint и Flow

В большинстве организаций в системе есть бизнес-процесс, который направлен на хранение и отправку пакетов документов. В большинстве случаев документы хранятся в репозиториях (общих или личных дисках), помеченных своим именем или организованных с использованием папок и подпапок. Обычно это сложно подключиться при использовании сторонних систем управления процессами.

В этой серии блогов, состоящей из двух частей , , мы собираемся создать систему управления документами, которая создает автоматическое электронное письмо для внешнего пользователя с документами из файлового репозитория в соответствии с формой запроса, отправленной внутренним пользователем.

Давайте рассмотрим бизнес-пример, когда Человек Отдел ресурсов (HR) вашей организации отправляет Пакет документов перед приемом на работу для нового сотрудника будущему сотруднику.

Если подумать об этом процессе, не учитывая все возможные варианты использования кажутся очень простыми.Однако есть несколько проблемы, с которыми сталкиваются отделы кадров, когда приходит время оформлять документы о найме новых сотрудников пакеты.

Краткое описание сложности процесса и проблем

Документооборот

Вероятно, в вашей организации есть несколько различных отделов, которые обмениваются документами для новых сотрудников. Например:

• HR: имеет общий набор документов которые необходимо предоставить до первого дня работы
• Бухгалтерский учет: паевые документы например, информация о корпоративной кредитной карте сотрудника
• ИТ: предоставляет подробную информацию о том, как войдите в систему и зарегистрируйтесь в различных онлайн-системах

Для управления множеством наборов документов из разных эффективно, важно, чтобы кто-то внедрил документооборот процесс.

Создание пакетов документов

Кто-то из отдела кадров или подбора персонала должен вручную составить пакет документов. Самая трудоемкая часть здесь – это обеспечение того, чтобы в пакет были включены не только общие наборы документов, но и документы, специфичные для сотрудников (или должности). Здесь вы должны сделать упор, чтобы не пропустить ни одного важного документа.

Совместное использование документов с внешним пользователем

Будущий сотрудник рассматривается здесь как внешнего пользователя, это потому, что посылка отправлена ​​до их первого дня работа.Следовательно, это означает, что в домене нет аккаунтов и они не будут пройти обучение, как войти во внутренние системы управления документами или ХРИС. Итак, здесь нам нужно отправить новый пакет найма извне в личный Адрес электронной почты.

Ниже приведена диаграмма, демонстрирующая, как выглядит этот процесс:

Создание системы, генерирующей пакеты документов автоматически

Мы осознали, что проблема заключается в отсутствии центральной области для внутреннего документооборота.Вот как мы будем решать эту проблему:

• Создать хранилище документов для хранить и маркировать документы
• Автоматизировать процесс запроса
• Создавать пакеты документов
• Отправлять документы в будущее Сотрудник (внешний адрес электронной почты)

В данном примере бизнесу требуется система, в которой менеджер по найму отправляет форму, и все будет выполняться автоматически, без вмешательства человека. Для этого мы собираемся использовать мощные инструменты SharePoint и Microsoft Flow в Office 365, которые позволяют нам разрабатывать бизнес-приложения без опыта разработки.

Создание репозитория документов для хранения и маркировки документы

Репозиторий файлов будет выполнять несколько роли в этом случае. Нам потребуется:

• Доступ к документам онлайн
• Тег (этикетка) документов для лучшая категоризация. Поскольку требования заключаются в создании пакетов на основе должность (Должность), нам нужно будет убедиться, что в документах указаны правильные метаданные
• Создать внешнюю ссылку (для пользователи вне организации), чтобы иметь возможность загружать документы

Мы собираемся использовать документ SharePoint библиотека для создания этого репозитория.У вас должны быть права администратора на создать библиотеку SharePoint, или вы можете запросить создание библиотеки документов права от Администратора сайта. Вы можете найти подробные инструкции о том, как создать документ библиотеки здесь. Я уже создал библиотеку документов под названием New Hire Document Package. Это два настраиваемые поля, которые я буду использовать в моем случае с бизнес-требованиями: одно – Document Type, , второе – Links . Вы можете добавить столько столбцов, сколько вы хотите лучше определить свои файлы, например “местонахождение” или “профессия” столбцы.Здесь я создал два настраиваемых поля:

• Тип документа: Это вариант с раскрывающимся списком, предлагающий несколько вариантов. Ваши бизнес-требования будут определять варианты типа документа. В моем случае у меня есть General, Information Technology, Sales Engineer и Accountant

• Links: В этом столбце будет храниться ссылка внешней информации (доступная для пользователей за пределами вашей организации) для документа.Позже в этом сообщении в блоге я продемонстрирую, как автоматически создавать внешнюю ссылку при загрузке документа. Тип столбца – гиперссылка и общий тип столбца SharePoint

Подробнее о том, как создавать столбцы в SharePoint библиотеку или список, перейдите по этой ссылке.

Так выглядит моя библиотека документов с загруженными тестовыми данными.

Как я ранее упомянуто, нам потребуется автоматизировать внешних ссылка процесс создания.

Создайте рабочий процесс для создания внешней ссылки и обновления метаданные файла

Каждый раз, когда кто-то загружает новый документ в New Hire Document Package , мы сгенерируем внешнюю ссылку и обновим Links файла этого документа.

Мы собираемся выполнить описанную выше логику с помощью Microsoft Flow. Перейдите в конструктор Flow на https://flow.microsoft.com или воспользуйтесь меню навигации приложения на портале Office 365 .

Я бы рекомендую использовать общий Office 365 учетная запись, имеющая доступ к библиотеке SharePoint и Flow. Например, [email protected] . Это особенно полезно при проектировании рабочий процесс, который отправляет пользователям электронные письма со ссылками на документы. Таким образом, это не приходят напрямую с вашего адреса электронной почты.

Ниже представлен общий обзор рабочего процесса, демонстрирующий, что при создании документа мы сгенерируем ссылку и обновим ссылок , хранящихся в библиотеке SharePoint.

Теперь, когда мы понимаем этот процесс, приступим к созданию приложения. Когда вы вошли в конструктор Flow, нажмите New и в раскрывающемся меню выберите Automated – в пустом поле . В новом окне создания потока назовите свой поток (в моем случае я назвал свой поток Create External Link ). В поле Выберите триггер потока введите SharePoint и выберите При создании файла (только свойства) из списка триггеров.

Хорошо, на первом этапе (триггер) нам нужно будет выбрать библиотеку SharePoint (новый пакет документов по найму), которую мы создали ранее. Затем этот рабочий процесс распознает, когда новый файл создается или загружается в библиотеку, затем он может указать URL-адрес сайта и выбрать библиотеку из раскрывающегося списка.

Нажмите кнопку Next Step и в меню Выберите действие найдите «Создать ссылку для совместного использования» action.

Есть несколько вещи, которые вы должны указать при настройке этого шага:

• Адрес сайта и имя библиотеки: , это та же библиотека, которую мы использовали на первом шаге (шаг триггера)
• Идентификатор элемента: это когда вы выбираете ID элемента из предыдущего шага.По сути, вы передаете значение элемента, который вызвал событие (создание или загрузка нового файла)
• Тип ссылки и область действия: Здесь мы должны указать ссылку view или edit и область действия в нашем случае будет внешних пользователей

Последним шагом этого рабочего процесса является получение ссылки и обновление поля Links документа. Нажмите Next Step и найдите действие Обновить свойства файла .В этом действии нам нужно будет выбрать ту же библиотеку документов (New Hire Document Package). Это действие также запросит ID обновляемого элемента, которым будет ID из Item , который вызвал событие.

Затем нам нужно будет обновить поле Links . Мы собираемся извлечь данные с шага, на котором мы создали ссылку. Убедитесь, что вы выбрали правильный шаг на экране динамических полей.

Всегда плати внимание к ценностям, которые вы переходите от предыдущего к следующему действию.Дизайнерские шоу Flow шаги и доступные значения в окне динамического содержимого.

Мы закончили построение этого рабочего процесса. Я рекомендую протестировать этот рабочий процесс, загрузив файл в библиотеку и убедившись, что рабочий процесс запускается и создает внешнюю ссылку. Вы всегда можете проверить историю выполнения рабочего процесса после того, как вы загрузили файл.