ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СПЕЦИАЛИСТА ПО КАДРОВОМУ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

Должностная инструкция специалиста (менеджера) по кадровому делопроизводству
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Фамилия И.О.________________
«________»_____________ ____ г.
1. Общие положения
1.1. Специалист по кадровому делопроизводству относится к категории специалистов.
1.2. Специалист по кадровому делопроизводству назначается на должность и освобождается от нее приказом руководителя организации по представлению руководителя отдела.
1.3. Специалист по кадровому делопроизводству подчиняется непосредственно руководителю отдела кадров.
1.4. На время отсутствия специалиста по кадровому делопроизводству его права и обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке.
1.5. На должность специалиста по кадровому делопроизводству назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование по специальности, опыт работы не менее 1 года.
1.6. Специалист по кадровому делопроизводству должен знать:
— законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по управлению персоналом;

— трудовое законодательство РФ;
— профиль, специализацию предприятия.
— структуру и штат организации, систему взаимодействия между подразделениями компании.
— порядок определения потребности в кадрах;
— методы анализа профессионально-квалификационной структуры кадров;
— положения о проведении аттестации персонала;
— порядок назначения (избрания) на должность;
— порядок ведения и хранения документации, связанной с кадрами и их движением;
— порядок формирования и ведения банка данных о персонале организации;
— порядок составления отчетности по кадрам;
— основы психологии и социологии труда;
— знает способы разрешения трудовых споров и конфликтов;
— основы экономики, организации труда и управления;
— правила по охране труда.
1.7. Специалист по кадровому делопроизводству руководствуется в своей деятельности:

— законодательными актами РФ;
— Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
— приказами и распоряжениями руководства;
— настоящей должностной инструкцией.
2. Должностные обязанности специалиста по кадровому делопроизводству
Специалист по кадровому делопроизводству выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Выполняет работу по ведению кадрового делопроизводства.
2.2. Проводит изучение и анализ должностей и профессионально-квалификационной структуры персонала организации и ее подразделений.
2.3. Ведет учет кадров, связанный с приемом, переводом, увольнением работников, результатов аттестации работников.
2.4. Информирует работников организации об имеющихся вакансиях.
2.5. Участвует в подготовке предложений по развитию персонала, планированию карьеры, обучению и повышению квалификации персонала.
2.6. Анализирует состояние трудовой дисциплины и выполнение работниками организации правил внутреннего трудового распорядка, движения кадров.
2.7. Участвует в разработке мероприятий по снижению текучести кадров и улучшению трудовой дисциплины.
2.8. Контролирует соблюдение правил хранения и заполнения трудовых книжек, подготовку документов для установления льгот и компенсаций, оформления пенсий работникам.
2.9. Вносит информацию о кадрах в банк данных о персонале предприятия.
3. Права специалиста по кадровому делопроизводству
Специалист по кадровому делопроизводству имеет право:
3.1. Требовать выполнения положений трудового законодательства, решений руководителя службы по управлению персоналом.
3.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

3.3. Требовать предоставление по вопросам своей компетенции необходимой информации от подразделений организации в указанные сроки.
3.4. Давать разъяснения, указания и рекомендации сотрудникам подразделений организации по организации работ в рамках своей компетенции.
3.5. Докладывать руководителю обо всех выявленных нарушениях и недостатках в связи с выполняемой работой.
4. Ответственность специалиста по кадровому делопроизводству
Специалист по кадровому делопроизводству несет ответственность за:
4.1. Ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
4.2. Правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
4.3. Причинение материального ущерба предприятию — в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

HR практик | Май 22, 2021 | HR Статьи, Руководство, Статьи Новое | 0 Comments

HR практик | Май 12, 2021 | HR Статьи, Руководство, Статьи Новое | 0 Comments

HR практик | Апр 28, 2021 | HR Статьи, Руководство, Статьи Новое | 0 Comments

HR практик | Фев 22, 2021 | HR Статьи, Корпоративная культура, Статьи Новое | 0 Comments

HR практик | Фев 2, 2021 | HR Статьи, Корпоративная культура, Статьи Новое | 0 Comments

HR практик | Фев 1, 2021 | Блог, Блог Мария Реутская, Блог Новое, Корпоративная культура | 0 Comments

HR практик | Янв 12, 2021 | HR Статьи, Корпоративная культура, Статьи Новое | 0 Comments

Елена | Окт 21, 2020 | Блог, Блог Мария Реутская, Блог Новое, Корпоративная культура | 0 Comments

Елена | Авг 19, 2020 | HR Статьи, Лидерство, Статьи Новое | 0 Comments

Приказы по кадрам и основной деятельности в компании

Подпишитесь на наш канал на YouTube!

Понятие приказа 

Согласно Википедии: 

Приказ — в административном праве вид акта управления, волевое властное официальное распоряжение руководителя, отданное в пределах его должностных полномочий и обязательное для исполнения подчиненными.   

— ГОСТ Р 7.0.8.-2013 “Делопроизводство и архивные дело”
— Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст “О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации” (вместе с “ГОСТ Р 6. 30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”)
— Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 “Об утверждении “Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения”

В коммерческих организациях все немного проще. Согласно Федеральному закону от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», начиная с 1 января 2013 года, каждая компания вправе самостоятельно разрабатывать любые документы. При этом совершенно не важно, внесены ли они в альбом унифицированных форм документов или нет. Важным условием является присутствие в бланке обязательных реквизитов, таких, как: название документа, название компании, вид документа, дата его составления, описание производимой кадровой операции с указанием величины ее измерения (денежное или натуральное выражение). Также, согласно п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, в обязательном порядке указываются ответственные лица, их место в организации, подписи, сопровождаемые расшифровкой инициалов и фамилии. За исключением уточнения подписи, правила оформления первичных документов практически не изменились. 

В каждой компании есть распоряжения руководителя, связанные с деятельностью компании и требующие официального оформления. Как правило, их ведет секретарь компании. Но когда к нам приходят проверяющие органы, они запрашивают определенные приказы, которые являются обязательными в компании. И вот тут кроется большой риск для компании. Все мы знаем, что часто руководитель издает приказы, которые идут вразрез с действующим законодательством.
Например: как руководитель я была обязана выходить на работу в праздничные дни по графику и это не оплачивалось. Это называлось «дежурство». Но, как мы знаем, эти дни должны быть оплачены в двойном размере, что не происходило. Увидев такой приказ, сотрудник трудовой инспекции обязательно проверит в бухгалтерии начисления за эти дни.

Кроме того, мы подписываем у руководителя приказ о введении в действие штатного расписания, и копия этого приказа должна остаться у секретаря (если приказы лежат в секретариате). Это прямое нарушение Закона о персональных данных.
Хочу заострить ваше внимание на том, что приказы на подпись генеральному директору (руководителю) мы с вами носим лично (или начальник отдела кадров). Никогда не оставляйте папку с приказами в секретариате «на подпись». Всегда дожидайтесь окончания визирования документов руководителем и забирайте их лично.
Я рекомендую в отделе кадров (в отделе персонала) завести отдельные папки: для приказов по кадрам, для приказов по отпускам, для приказов по командировкам и приказы по основной деятельности. Последняя папка как раз будет содержать приказы руководителя, касающиеся работников, и обязательные приказы.

Какие папки приказов будем формировать? 

1. Приказы по личному составу (по кадрам):
– о приеме на работу,
– о переводе на другую работу (перемещении)
– об увольнении
2. Приказы о командировках.
3. Приказы о предоставлении отпуска
4. Приказы по основной деятельности компании
– о дисциплинарных взысканиях,
– о совмещении,
– о поощрении,
– об установлении надбавки к окладу,
– об изменении персональных данных работника,
– о присвоении разрядов, классности,
– об изменении условий труда,
– обязательные приказы. 

Приказы формируются по срокам хранения. Приказы по кадрам (прием, перевод, увольнение) хранятся в компании 50 или 75 лет, приказы по отпускам и командировкам – 5 лет. Затем, составляется акт и приказы уничтожаются.
Приказы по кадрам, как мы уже говорили ранее, могут вестись в свободной форме (с учетом обязательных реквизитов) или в формах, утвержденных Госкомстатом. На мой взгляд эти приказы достаточно удобны и не требуют изменений.
Обязательные приказы по основной деятельности я бы хотела рассмотреть подробнее. Кстати, эти приказы запрашиваются при проведении любых проверок, поэтому, я рекомендую их издать и сделать копию, положив в отдельную папку, чтоб не запрашивать при необходимости из архива. 

1. Приказ об утверждении используемых форм документов. Образец этого приказа можно посмотреть ниже. 

Даже если вы в работе используете унифицированные формы документов, необходимо это зафиксировать в приказе. К этому приказу необходимо приложить образцы всех форм, о которых идет речь. Или образцы форм, разработанных в компании. Кстати, этим же приказом можно утвердить и форму трудового договора компании.

На наших занятиях студенты часто задают вопрос: изучив материал курса, поняли, что договор требует доработки. Можно ли переподписать договоры с работниками заново? 

Нет. Договор заключается один раз. Необходимые дополнения вносим дополнительным соглашением, а вот с вновь принятыми работниками можно заключить уже новые формы трудовых договоров с внесенными поправками и утвержденные приказом.

2. Приказ о введении в действие Локально-Нормативных актов.

Этот приказ издается в первый день создания компании. Но до сих пор встречаются фирмы, в которых Локально-Нормативные акты не разработаны.

Тогда алгоритм действий будет таким: 

1. Приказ о том, что через 2 месяца (а если есть профсоюзная компания, то через 3 месяца) вступят в действие следующие Локально-Нормативные акты:
– Правила внутреннего трудового распорядка
– Положение о защите персональных данных
– Положение о заработной плате и премировании.  

Список актов можно продолжить, добавив при необходимости Положение о командировках (Положение об аттестации), т. е. те, которые необходимы для нормальной деятельности компании.
2. Знакомим с этим приказом под роспись всех сотрудников компании и обеспечиваем возможность ознакомления с Актами.
3. Через 2 месяца издаем приказ о вступлении в действие этих Локально-Нормативных актов и вновь собираем подписи об ознакомлении всех работников с этим приказом и отдельно с Актами. 

Если возникла необходимость внесения изменений в эти регламентирующие документы, то порядок действий будет таким же. Не забывайте, что если Акты вводились в действие Приказом, то изменения должны вводиться Приказом, а не Распоряжением.
Сейчас малым предприятиям дано право не разрабатывать данные Положения, а их содержание включить в Трудовой договор. На мой взгляд удобнее работать с Актами, т. к. численность компании может измениться и вам все равно придется их вводить.

3. Приказ о введении в действие (об утверждении) Штатного расписания.

Тут все просто. Скорее всего, вы уже делали этот приказ. Он очень короткий по содержанию и многие начинающие кадровики начинают «для солидности» добавлять туда пункты об отмене предыдущего Штатного расписания, пункт о периоде действия и так далее. Как мы уже говорили на наших занятиях по кадровому делопроизводству, обязанности вводить Штатное расписание с какой-то периодичностью у работодателя нет. Утверждаем по мере необходимости. Приложение к Приказу — Штатное расписание.

4. Приказ об утверждении графика отпусков.

Напомню, что приказ издается не позднее, чем за 2 недели до нового календарного года.

Если в компанию трудоустраиваются работники после утверждения графика, то можно периодически делать Приказы об утверждении дополнения к графику отпусков. Этот документ носит плановый характер, не является Локально-Нормативным актом и обязанности у работодателя знакомить работников с графиком отпусков нет.

5. Приказ о назначении лица, ответственного за учет, ведение и выдачу трудовых книжек. 

Часто в компании игнорируют этот приказ и по умолчанию ответственным является генеральный директор. Он же подписывает трудовые книжки. При увольнении работника делается запись в трудовую книжку и заверяет ее именно ответственное лицо, назначенное приказом. Самая распространенная ошибка в этом приказе: не оговаривается, кто исполняет эти функции в случае отсутствия менеджера по персоналу в офисе.

6. Приказ о назначении ответственного за обработку и хранение персональных данных работников. 

Этот приказ необходим в компании, так как, согласно нашему законодательству, все персональные данные сотрудников должны быть строго учтены и невозможны для доступа случайных лиц.
Помните знаменитый фильм «Место встречи изменить нельзя»? Там был замечательный диалог между Жигловым и Шараповым, в котором Жиглов рассказывал, что все документы лежат у него на столе в перевернутом виде. Увы, не все, кто приходит к нам в отдел персонала, приходят по делу. Некоторые приходят «за новостями».
Все документы в отделе кадров (персонала) лежат в закрытых шкафах или сейфах.  

7. Из предыдущего приказа вытекает следующий обязательный Приказ об организации работы по защите персональных данных работников.

Казалось, зачем издавать отдельный приказ, когда и так понятно, что документы разбрасывать нельзя? Однако, в своей практике я столкнулась с таким случаем, когда менеджер по продажам, идя по офису и разговаривая по телефону, попросил секретаря черновик, на котором сделал необходимые пометки. Затем он направился в кабинет генерального директора, где они продолжили обсуждение условий сделки, и в один момент листок перевернули. Это была испорченная ксерокопия паспорта генерального директора. Как вы понимаете, что такая халатность со стороны секретаря просто недопустима.

8. Приказ о назначении ответственного за ведение воинского учета. 

Согласно нашему закону, мы обязаны вести учет военнообязаных граждан. Это большая и серьезная работа. Учет может вести отдельный человек, а может быть сотрудник отдела кадров, на которого возложены данные обязанности. Отсюда вытекает необходимость приказа.

Согласно нашему законодательству, все приказы, которые мы ведем, должны быть зарегистрированы. Форма регистрационного журнала может быть произвольной. Но нужно соблюсти обязательные разделы, а именно: номер по порядку, номер самого приказа, дату издания, краткое название приказа. Я бы еще предусмотрела раздел «Примечание». Для того, чтобы была возможность уточнить о каком человеке идет речь (для быстрого поиска). Если мы ведем делопроизводство в программе (например, 1С), то все приказы (кроме основной деятельности) нумеруются автоматически и можно распечатать Журнал приказов из программы.

Бывает, что вы приходите на новую работу, а до вас кадровое делопроизводство велось от случая к случаю, и вы получаете «в наследство» приказы с номерами 1,2,6,8,15 и так далее. Пропущенных приказов нет и возможности восстановить их тоже нет. Как быть?

В журнале регистрации приказов так и пишем «Приказы с № 3 по № 5 — отсутствуют».
А как быть, если издали два приказа за одним номером? Можно поставить дробь с дополнительным номером, но эти ситуации очень привлекают внимание проверяющих органов.
Какие еще приказы по основной деятельности мы оформляем в процессе работы? 
— Если на сотрудника возлагают дополнительные обязательства по совмещению профессий или расширению зон обслуживания, то это требует оформления, с указанием причин такой необходимости, согласия работника и перечнем дел для исполнения;
— Приказы по дисциплинарным взысканиям. Самая частая ошибка в этих приказах – денежный штраф, накладываемый на работника. Это категорически запрещено законом. Как это оформить правильно? Приходите на мой курс – разберем подробно;
— Приказы о начислении премий сотрудникам;
— Приказы о работе в выходные и праздничные дни и так далее.

Существуют обязательные приказы по основной деятельности, регламентирующие охрану труда, но это тема отдельной статьи.
Общее правило для всех приказов: печать на внутренние документы компании не ставится!
Еще очень важный момент: приказ подписывает руководитель или лицо, уполномоченное доверенностью. Факсимильная подпись на приказы не ставят!

Вы прочитали статью и поняли, что некоторых приказов в компании нет. Что делать? Издавать и подписывать задним числом? Точный ответ на этот вопрос не существует.
Я бы никакие документы задним числом в компании не оформляла. Вы можете упустить незначительные (на ваш взгляд) нюансы, которые могут перерасти в большие проблемы. Я считаю, что нужно делать документы с того момента, как вы обнаружили их отсутствие. В случае проверки вы будете говорить, что действительно, документы должны были сделаны ранее, но мы исправились и сделали их позднее. Это гораздо лучше, чем их отсутствие или при проверке всплывет поддельная подпись работника.

Успехов и помните, что каждый мастер когда-то был любителем!

Структура инструкции по кадровому делопроизводству – Инструкция по кадрам

Открытое акционерное общество "Золотой ключик"
29 августа 2013 года                                                  N 57
г. Москва

               Приказ о введении в действие инструкции
      по ведению кадрового делопроизводства ОАО "Золотой ключик"

В целях упорядочения кадрового учета ОАО "Золотой ключик" приказываю:

1. Ввести с 01.09.2013 года в действие инструкцию по ведению кадрового делопроизводства.

2. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя генерального
директора по персоналу Виталёву И.Г.

3. Секретариату довести настоящий приказ до сведения руководителей департаментов
и управляющих производственными подразделениями.

     Генеральный директор ________________ А.И. Каштанов

Техника составления инструкции по кадровому делопроизводству

Автор: Екатерина Самарина, заместитель генерального директора компании NIKA, RISK PLAN

Статья опубликована в журнале «Кадровая служба и управление персоналом предприятия»

ДЛЯ ЧЕГО НУЖНА ИНСТРУКЦИЯ ПО КАДРОВОМУ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ?

Итак, во-первых, инструкцию по ведению кадрового делопроизводства желательно иметь для того, чтобы в случае необходимости продемонстрировать ее трудинспекции. Стоит отметить, что она не является документом, который обязательно должен присутствовать в отделе кадров. Требование ее наличия сотрудниками соответствующих инстанций не подкреплено положениями нормативно-правовых актов. Тем не менее, «негативную» тенденцию при трудовой проверке интересоваться ее присутствием среди прочих документов организации не стоит игнорировать. Во-вторых, данный документ необходим для облегчения профессиональной адаптации сотрудника кадровой службы. «Кадровик», сменивший хотя бы два места работы, знает, что кадровое делопроизводство в двух разных организациях ведется абсолютно по-разному. Безусловно, общепринятые стандарты по оформлению документации соблюдают все серьезные компании. Однако в пределах существующих «статутов» – норм ведения кадрового делопроизводства существует огромный диапазон возможностей для формирования «индивидуальных» правил и процедур компании по его ведению.

Пример 1. Так, в крупных компаниях, в отличии от небольших и средних зачастую ведутся книга (журнал) приема, книга ( журнал) увольнения, книга ( журнал) учета отпусков и т.д., которые, безусловно, не обязательны, но чрезвычайно облегчают работу при анализе причин увольнения, составлении различных статистических справок и т.д.

Пример 2. В одной компании документы могут разбиваться на ряд отдельных папок: «Прием», «Увольнения», «Отпуска», «Аттестация», «Перевод» и т.д. и соответственно основания к ним, в другой могут быть частично сгруппированы. Например, приказы о приеме и об увольнении вестись как одно «дело».

Пример 3. Основание к какому-либо приказу может подшиваться только в папку с основаниями либо ксерокопия данного документа может быть дополнительно внесена в личное дело сотрудника и т.д. Неизвестные доселе правила и процедуры зачастую тяжело усвоить даже очень опытному кадровику, перешедшему на новое место работы.

Между тем, кадровая документация, особенно на крупных предприятиях должна оформляться быстро, почти механически, и размышления какого-либо сотрудника в процессе работы на тему: «А где же эта папочка? А где же этот конвертик, в который следует положить эту «новоиспеченную» бумажку?» в конечном итоге приводят на практике не только к торможению работы, возложенной на конкретного человека, но и смешению всей кадровой документации всего отдела кадров. Ибо документы попадают не в те дела, в которых им следует лежать в данном отделе кадров, а в те, в которых бы они традиционно лежали, если бы сотрудник продолжал трудиться на старом месте работы. В результате начальник отдела кадров очень удивляется, обнаружив приказы об увольнении в папке с приказами о приеме ( у «новичка»-то они хранились вместе), а новый работник данной организации неудоумевает, чему же все-таки его босс не рад. Естественно, после этого работу приходится переделывать заново, так как приказы как минимум оказываются пронумерованы не в том порядке, в каком это необходимо. Грамотно составленная инструкция по ведению кадрового делопроизводства может стать «другом», который поможет избежать подобных казусов, ознакомить новичка с ньюансами ведения кадрового делопроизводства на данном предприятии без дополнительной помощи «наставника», обучить незнакомого вообще с кадровым делом человека специфике данной работы, помочь разобраться в нестандартной ситуации, тяжелой с точки зрения правового анализа, уже опытному «кадровику». Для того, чтобы она стала настольной книгой как «старого» работника данной организации, так и нового, в ней должен быть прописан не только четкий алгоритм действий при оформлении кадровой документации, но и советы при решении проблемных ситуаций, дан перечень «дел», которые могут понадобиться при оформлении той или иной процедуры, приведена нормативно-правовая база, которая необходима для проведения той или иной процедуры, и т.д. Иначе говоря, должна быть создана такая инструкции по ведению кадрового делопроизводства, которая будет способствовать решению многих кадровых проблем и задач.

СТРУКТУРА ИНСТРУКЦИИ ПО ВЕДЕНИЮ КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Общая структура Инструкции по ведению кадрового делопроизводства в принципе ничем не отличается от структуры любого иного аналогичного документа. Сюда включаются: — общие положения — основные понятия — основная часть — заключительные положения — приложение

Работу над разработкой инструкции по ведению кадровой документации лучше проводить в три этапа — Вначале (первый этап) — написать основные понятия, — затем (второй этап) — основную часть и приложения, — и уже в конце ( третий этап) — общие и заключительные положения.

В конце статьи, после разъяснения технологии создания всей Инструкции, мы разъясним, почему удобнее применять именно такой «перевернутый» порядок работы.

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

В общих положениях Инструкции необходимо объяснить, для чего нужен данный документ, каковы цели его создания, задачи, написать нормативно-правовую базу, которой мы руководствуемся при его создании , на кого распространяется данный нормативно-правовой акт и т.д.

ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ

Здесь не только объясняются те термины, которые мы будем использовать в дальнейшем в основной части, но и даются условные обозначения для тех лиц, которые будут учавствовать в проведении той или иной процедуры.

ПРИМЕР 4.

Представим себе, что делопроизводственный отдел HR-службы называется как-нибудь очень витиевато и красиво. Например, сектор учета и анализа кадров департамента Управления персоналом. В этом секторе ведением делопроизводства может заниматься масса сотрудников, имеющих абсолютно разный статус и соответственно название. Например, специалист, старший специалист, ведущий специалист, начальник сектора и т.д. При этом руководствоваться данной инструкцией при ведении кадрового делопроизводства будет каждый из этих работников. А теперь представим, как (о ужас!) может выглядеть описание приема на работу одним из таких сотрудников. Специалист сектора учета и анализа кадров департамента Управления персоналом или старший специалист сектора учета и анализа кадров департамента Управления персоналом или ведущий специалист сектора учета и анализа кадров департамента Управления персоналом или начальник сектора учета и анализа кадров департамента Управления персоналом проверяет наличие у потенциального работника документов, необходимых для оформления приема на работу: паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; трудовой книжки, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства; страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; документов воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки. Затем Специалист сектора учета и анализа кадров департамента Управления персоналом или старший специалист сектора учета и анализа кадров департамента Управления персоналом или ведущий специалист сектора учета и анализа кадров департамента Управления персоналом или начальник сектора учета и анализа кадров департамента Управления персоналом готовит проект трудового договора с работником… Автор, которому придется сочинять подобное произведение перещеголяет по объему своего творения Льва Николаевича Толстого. К тому же текст будет ужасно неудобен для восприятия.

ПРИМЕР 5. Поэтому любого работника кадровой службы можно назвать, например, «Исполнитель», ибо он в документальной форме реализует согласованные волю и решение работника и работодателя.

ПРИМЕР 6.Человека, чей прием на работу еще не оформлен, в принципе правомерно считать «соискателем» и т.д.

ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Здесь как минимум важно написать об ответственности за неисполнение обязанных лиц такой инструкции ( это может быть, например, наложение дисциплинарного взыскания), а также порядок вступления данного документа в силу и утраты силы данным документом. Как правило, Инструкция вводится в действие распоряжением (приказом) первого лица предприятия, которое может выглядеть так:

Пример 7. логотип организации штамп организации   Распоряжение   № 5 от 01.04.2004 о введении в действие Инструкции по ведению кадрового делопроизводства ОАО “Рога и копыта”

В целях упорядочения кадрового учета ОАО “Рога и копыта”:

1. Ввести с 01.04.2004 г в действие утвержденную инструкцию по ведению кадрового делопроизводства

2. Контроль за исполнением настоящего Распоряжения возложить на заместителя генерального директора по персоналу Рогову Е.Г. 3. Секретариату довести настоящее распоряжение до сведения руководителей департаментов и управляющих производственными подразделениями.

ГЕНЕРАЛЬНЫЙ ДИРЕКТОР подпись Копытов А.И.

Утратить силу данный документ может по истечении определенного количества времени.

Пример 8.Через год. Тогда соответствующий пункт Инструкции будет выглядеть так: 1.1 .Инструкция утрачивает силу через год после ее вступления в силу.

Пример 9. Ее «обесценивание» можно «увязать» и с введением в действие новых законов или подзаконных нормативно-правовых актов.

В таком случае в инструкции можно написать следующее:

1.1. Инструкция утрачивает силу в случае введения в действие законов или подзаконных нормативно-правовых актов, которому отдельные положения данной инструкции будут противоречить.

Желательно предусмотреть и порядок введения изменений и дополнений в данный документ. В таком случае следует продумать, кто в каких случаях будут вноситься изменения и дополнения в инструкцию. Это может быть: — издание закона или подзаконного нормативного акта, которому положения данной инструкции будут противоречить — введение новой системы электронного документооборота — изменение структуры организации и т.д. В общем, необходимо назвать все те изменения, которые могут сделать текст инструкции устаревшим, неправильным, или даже смешным. Далее необходимо обозначить круг лиц, которые будут обладать инициативой на предложение директору ввести подобных изменений в данный локальный нормативно-правовой акт. Это может быть юрист, HR-директор, начальник IT – службы, и т.д., форму, в которой должно быть сделано это предложение (например, служебная записка), процедуру внесения изменений, назвать должностное лицо, которое обязано доработать инструкцию, а также лицо, обязанное контролировать этот процесс.

РАЗРАБОТКА ОСНОВНОГО ТЕКСТА И ПРИЛОЖЕНИЙ

Как уже было сказано выше, основной текст и Приложения лучше разрабатывать параллельно друг другу. Наиболее логично разделить основную часть инструкции на следующие три части: — Создание номенклатуры дел и внесение изменений в номенклатуру дел. — Основные процедуры — Подготовка дел к архиву и сдаче в архив. Мы не будем подробно описывать разработку той части инструкции, которая посвящена созданию номенклатуры дел и подготовке дел к архиву и сдаче на архивное хранение. Остановимся подробнее на описании в Инструкции основных процедур. Соответственно разделы «Номенклатура» и «Архив» можно составить по аналогии с этим. Основных процедур может быть очень много: — прием, — перевод ( постоянный, временный), — совместительство — совмещение — командировка — увольнение: — по собственному желанию, — по соглашению сторон, — по истечении срочного трудового договора, — по сокращению штатов — по иным статьям ТК РФ и других нармативно-правовых актов, предусматривающих основания для увольнения. — наложение дисциплинарного взыскания — отпуск и т.д. Если включить их все в инструкцию по ведению кадрового делопроизводства, то получится несколько увесистых толмудов. Поэтому необходимо выбрать те из них, которые, как правило, проводятся в вашей организации.

Пример 10. Если деятельность ваших сотрудников не связана с командировками – то включать в инструкцию описания процесса оформления документов для командировки незачем.

Пример 11.Если у вас лояльный работодатель, который предпочитает увольнять за прогул, пьянство или воровство «по собственному желанию», — не следует описывать увольнения за виновные действия в инструкции.

Пример 12. На предприятии хранится большое количество конфеденциальной информации, к которой имеет доступ колоссальное количество работников. Соответственно созданы все предпосылки для увольнения сотрудника за разглашение служебной тайны: существует Положение об их защите, работник ознакомлен под роспись с перечнем сведений конфеденциального характера и подписал соответствующий документ, в котором обязуется их не разглашать. В таком случае в инструкции следует уделить внимание увольнению за разглашение служебной или коммерческой тайны.

ПРИМЕР 13. Другое дело, если всю конфеденциальную информацию знают только директор и его заместитель. Тогда описание расторжения трудового договора по этому основанию можно не делать. Таким образом, мы должны исследовать кадровый документооборот предприятия, для того, чтобы понять, какие конкретно процедуры стоит описывать в инструкции, а какие – нет. Если традиции данной организации вам еще не совсем знакомы (вы работаете недавно) для того, чтобы грамотно провести диагностику, лучше обратиться к документам организации. Если там ведется книга (журнал) увольнение, то обычно в графе примечания пишут причину (юридическую и фактическую) увольнения. Сжатую статистическую информацию можно получить и путем анализа журнала регистрации приказов. Следует посмотреть, имели ли место в последнее время в данной организации командировки сотрудников, случаи совмещения работниками профессий, совместительства и т.д. Статистические сведения удобнее обобщать при помощи таблицы.

Что касается порядка проведения «проигнорированных» операций, то в отношении них в тексте инструкции можно сделать соответствующие ссылки и пояснения в конце соответствующего подраздела. ПРИМЕР 14. Заканчивается подраздел «Увольнения». Далее идет пояснение.

7.7. Процедуры увольнения по иным основаниям проводятся в соответствии с законодательством Российской Федерации, в том числе ТК РФ, Законом об АО, Инструкцией о ведении трудовых книжек, Правилами ведения и хранения трудовых книжек, иными нормативно-правовыми актами.

Объединять процедуры, которые имеют общее название, но разительно отличаются друг от друга по порядку проведения между собой не рекомендуется. Так, диаметрально противоположно регулируется увольнение по различным статьям ТК РФ, и соответственно объединять их в единый процесс не следует! Ибо такой подход запутает работника кадровой службы, который будет руководствоваться инструкцией. Попробуем представить себе, к чему приведет такое объединение. Описание процедуры по всем статьям ТК РФ выглядело бы довольно комично. Вот «негативный» пример подобного смешения. П

ПРИМЕР 17. Если Исполнитель увольняет работника как непрошедшего испытательный срок, — ему следует предупредить его за три дня о предстоящих изменениях в письменной форме, если по сокращению штатов – то за два месяца, по соглашению сторон – направить письмо работнику с предложением расторгнуть договор по этому основанию и в случае его согласия составить соответствующее соглашение… Итак, вы вычленили ряд самостоятельных процедур.

ПРИМЕР 18. Предположим у вас получилась следующая картина: — прием на работу — оформление отпуска — оформление постоянного перевода — оформление временного перевода — оформление командировки — поощрение сотрудника — увольнение по собственному желанию — увольнение по истечении срока трудового договора. — Теперь мы должны описать конкретную процедуру. Вначале мы пишем название процедуры.

ПРИМЕР 19. «Проведение процедуры: прием на работу». Здесь же необходимо назвать те нормативно-правовые акты, которыми мы будем руководствоваться при ее проведении, на основе которой мы ее разрабатывали и к тексту которых мы можем обратиться специалист кадровой службы, если возникнет спорная ситуация т.д. Так, если речь идет о приеме на работу, то фрагмент инструкции будет таким:

ПРИМЕР 20. Нормативно-правовая база: Конституция РФ, ТК РФ, Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Министерства труда и социального развития РФ 10.10.2003 г. №69, Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные Постановлением Правительства РФ 16.04.2003 № 225.

Если речь идет о командировках, фрагмент инструкции будет таким:

ПРИМЕР 21. Нормативно-правовая база: ТК РФ, Инструкция «О служебных командировках в пределах СССР» от 07.04.1988.   Следующий шаг: описываем те юридические факты, которые предшествуют проведению данной процедуры.

ПРИМЕР 22. Процедура: «Прием на работу» Процедуре предшествует принятие решения работодателем о приеме на работу сотрудника. Поступление распоряжения руководителя организации о приеме в отдел кадров.

ПРИМЕР 23. Процедура: «Увольнение по собственному желанию». Проведению процедуры предшествует: поступление в отдел кадров заявления с просьбой уволить его по собственному желанию, подписанное непосредственным начальником подразделения и руководителем организации.   Затем следует назвать все те бланки документов и дела, которые будут использованы в работе.

ПРИМЕР 24. (К процедуре «Прием на работу») Бланк личной карточки Т-2, проект трудового договора в двух экземплярах, личный листок по учету кадров, бланк пропуска, папка с приказами «Прием», Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, книга ( журнал) учета трудовых договоров и изменений к ним, журнал регистрации пропускных удостоверений, журнал регистрации личных дел, Журнал регистрации приказов. Этот перечень можно сделать и в виде приложения №1. Затем стоит сделать приложение №2 к данной процедуре в виде карты процесса. Объясним, для чего она необходима. Любой кадровый процесс: уход в отпуск, прием на работу, увольнение, «включает» в себя не только документальное оформление процедуры, но и принятие всевозможных решений, согласования и т.д. Инструкция по ведению кадрового делопроизводства распространяется только на оформление бумаг, однако для того, чтобы это грамотно сделать, необходимо иметь представление обо всех событиях, которые происходят до самой процедуры. Соответственно, карты процессов могут выглядеть следующим образом.

ПРИМЕР 25. Весь процесс«Прием на работу» Процедура оформления начальник отдела руководитель организации отдел кадров предствляет потенциального сотрудника организации руководителю организации принимает решение о приеме сотрудника на работу и дает соответсвующее распоряжение в отдел кадров осуществляет процедуру документального оформления сотрудника на работу

ПРИМЕР 26 Весь процесс “Увольнение по инициативе работника”   Процедура оформления работник начальник отдела руководитель организации отдел кадров пишет заявление с просьбой уволить его по собственному желанию визирует заявление подписывает заявление и тем самым дает распоряжение об увольнении работника осуществляет процедуру документального оформления работника

Далее пошагово следует расписать само оформление бумаг.

ПРИМЕР 27. Процедура « Увольнение работника по собственному желанию»

1. Исполнитель проверяет правильность составления заявления об увольнении.

2. Исполнитель готовит проект приказа об увольнении.

3. Исполнитель заполняет форму приказа об увольнении.

4. Подготовленный приказ подписывается у первого лица предприятия

5. Исполнитель знакомит под распись работника с подписанным приказом

6. Исполнитель делает копию приказа об увольнении, заверяет ее своей личной подписью и кадровой печатью и помещает в личное дело работника

7. Исполнитель заполняет записку-расчет на основании Приказа

8. Приказ и записка регистрируются в Журнале регистрации приказов о прекращении действия трудового договора с работниками. Приказу присваивается регистрационный номер и буквенный индекс «у», записке присваивается регистрационный номер нарастающим числом с начала календарного года

9. Исполнитель передает записку и вторую копию приказа в бухгалтерию под роспись ответственного лица бухгалтерии в Журнале регистрации о прекращении действия трудового договора.

10. В день увольнения работник сдает Исполнителю заполненный обходной лист

11. Исполнитель вносит в трудовую книжку работника запись об увольнении в соответствии с инструкцией по заполнению трудовых книжек, правилами ведения трудовых книжек и приказом. Заверяет записи в трудовой книжке собственной подписью и печатью кадрового подразделения. В трудовой книжке делается запись: « Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового Кодекса Российской Федерации»   Не стандартные ситуации Кроме того, основываясь на опыте предшествующей работы и проконсультировавшись с юристами в инструкции можно прописать алгоритм поведения Исполнителя-специалиста кадровой службы в различных нестандартных ситуациях.

ПРИМЕР 28. Как правило, человек долго отсутствовавший на работе либо приносит больничный лист, подтверждающий уважительную причину отсутствия – и тогда он продолжает спокойно трудиться в родной организации, либо кается в том, что прогулял. В таком случае мы просим его написать объяснительную, в случае отказа от написания составляем соответствующий акт, и, подтвердив факт отсутствия еще одним актом – смело оформляем увольнение за прогул. В содержание текста «письма-покаяния» мы зачастую не вдумываемся, что в конечном итоге может обернуться против нас. Автор данного «гениального» произведения может ссылаться на уважительную причину своего отсутствия (например, его забрали в милицию для выяснения личности, задержали за хулиганство ( подобное поведение сотрудника, конечно, неправомерно вообще, но для объяснения отсутствия на работе подобная причина не является неуважительной – человек же не сам не возжелал не прийти – его «служивые люди» на волю не выпускали.) Если кадровик столкнется с такой ситуацией, механически, по шаблону оформлять увольнение за прогул не стоит. В таких «тяжелых» случаях лучше предпринять меры для выяснения достоверности изложенного в объяснительной: в том числе послать официальный запрос в милицию или съездить в отделение для выяснения всех обстоятельств. Подобные правила поведения в «нестандартной» ситуации могут быть изложены как в тексте самой инструкции, так и в приложении к ней. Бланки Помимо всего прочего стоит в дополнение к инструкции составить и размножить бланки контроля правильности выполнения процедуры. С левой стороны необходимо написать все те операции, которые должен выполнить «кадровик» при оформлении документации, а с правой – оставить место для подтверждения факта выполнения данной операции. Естественно, «кадровик» должен выполнять те действия, которые названы в данном документе в той последовательности, в которой они изложены. Фрагмент данного бланка может выглядеть так:

ПРИМЕР 29. Делается запись об увольнении сотрудника в книгу увольнение галка Приказу присваивается индекс «у» и №. галка Приказ подшивается в дело галка Вносится запись в трудовую книжку галка   После того, как специалист кадровой службы выполнит ту или иную процедуру – он ставит галочку в правом квадрате. Подобные бланки, естественно, должны делаться на основании описания той или иной процедуры в инструкции.

Такое приложение к Инструкции поможет «новичку» в данной организации быстрее освоить специфику ведения в ней кадрового делопроизводства, и самому контролировать себя на всех стадиях его оформления. Естественно, использованные бланки необходимо выбрасывать. После того, как все страницы инструкции будут пронумерованы – необходимо сделать содержание.

Раскроем тайну!

Таким образом, когда рассказана вся технология по ведению кадрового делопроизводства, становится ясным, почему желательно создавать ее в той последовательности, о которой было заявлено вначале. Так, термины и определения используются по всему тексту, поэтому составлению подобного «глоссария» должно предшествовать основной работе. Процессы описания процедур и приложений чисто технически невозможно отделить друг от друга. Общие же положения удобнее всего описать в конце по следующей причине. Нормативно-правовая база, которой мы руководствуемся при написании всей инструкции создается путем «глобального объединения» нормативно-правовой базы, которой регулируется проведение отдельных процедур. Удачи вам в создании данного корпоративного документа!

Приказ о ведении кадрового делопроизводства образец. Организация делопроизводства в структурных подразделениях Пример приказа о назначении ответственного за делопроизводство

Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции делопроизводителя, образец 2019/2020 года. На данную должность может быть назначен человек, обладающий начальным профессиональны мобразованием без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы. Не забывайте, каждая инструкция делопроизводителя выдается на руки под расписку.

На представлена типовая информация о знаниях, которыми должен обладать делопроизводитель. Об обязанностях, правах и ответственности.

Данный материал входит в огромную библиотеку нашего сайта, которая обновляется ежедневно.

1. Общие положения

1. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей.

2. Делопроизводителем принимается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

3. Делопроизводитель должен знать:

— нормативные правовые акты, положения, инструкции другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии;

— основные положения Единой государственной системы делопроизводства;

— структуру предприятия и его подразделений;

— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

— порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;

— основы организации труда;

— правила эксплуатации вычислительной техники;

— основы законодательства о труде;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

4. В своей деятельности делопроизводитель руководствуется:

— законодательством РФ,

— Уставом организации,

— приказами и распоряжениями работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции,

— настоящей должностной инструкцией,

— Правилами внутреннего трудового распорядка организации.

5. Делопроизводитель подчиняется непосредственно __________ (заведующему канцелярией, директору организации, начальнику отдела, др.)

6. На время отсутствия делопроизводителя (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.

2. Должностные обязанности делопроизводителя

Делопроизводитель:

1. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.

2. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.

3. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.

4. Отправляет исполненную документацию по адресатам.

5. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.

6. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

7. Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.

8. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.

9. Соблюдает Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты организации.

10. Соблюдает внутренние правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

11. Обеспечивает соблюдение чистоты и порядка на своем рабочем месте.

12. Выполняет в рамках трудового договора распоряжения работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции.

3. Права делопроизводителя

Делопроизводитель имеет право:

1. Вносить на рассмотрение руководства предложения:

— по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями;

— о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности работников, нарушивших производственную и трудовую дисциплину.

2. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности, критерии оценки качества исполнения трудовых обязанностей.

3. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.

4. Ответственность делопроизводителя

Делопроизводитель несет ответственность в следующих случаях:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих трудовых обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба организации — в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция делопроизводителя – образец 2019/2020 года. Должностные обязанности делопроизводителя, права делопроизводителя, ответственность делопроизводителя.

УТВЕРЖДАЮ

___________________________________ (Фамилия, инициалы)
(наименование организации, пред- ________________________
приятия и т.п., его организационно- (директор или иное долж-
правовая форма) ностное лицо, уполномо-
ченное утверждать долж-
ностную инструкцию)

” ” ____________ 20__г.

Должностная инструкция
делопроизводителя
(ответственного за регистрацию документов)
______________________________________________
(наименование организации, предприятия и т.п.)
” ” ____________ 20__г. N__________

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на
основании трудового договора с __________________________________________
(наименование должности лица, на которого
______________________________________________________ и в соответствии с
составлена настоящая должностная инструкция)
положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных
актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

1. Общие положения
1.1. Делопроизводитель, ответственный за регистрацию документов,
относится к категории технических исполнителей.
1.2. На должность делопроизводителя, ответственного за регистрацию
документов, назначается лицо, имеющее начальное профессиональное
образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее
(полное) общее образование и специальную подготовку по установленной
программе, без предъявления требований к стажу работы.
1.3. Назначение на должность и освобождение от нее производится
приказом руководителя предприятия по представлению ______________________
(заведующего
________________________________________________________________________.
канцелярией, начальника отдела документационного обеспечения)
1.4. Делопроизводитель, ответственный регистрацию документов, должен
знать:
– нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие
руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на
предприятии;
– основные положения Единой государственной системы
делопроизводства;
– структуру предприятия и его подразделений;
– стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной
документации;
– порядок контроля за прохождением служебных документов и
материалов;
– основы организации труда;
– правила эксплуатации вычислительной техники;
– правила внутреннего трудового распорядка;
– правила и нормы охраны труда.

1.5. Делопроизводитель, ответственный за регистрацию документов, в
своей деятельности руководствуется:
– положением о ____________________________________________________;
(канцелярии, отделе документационного обеспечения, ином
структурном подразделении)
– инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии;
– настоящей должностной инструкцией;
– _________________________________________________________________.
1.6. Делопроизводитель, ответственный за регистрацию документов,
непосредственно подчиняется ____________________________________________.
(заведующему канцелярией, начальнику отдела
документационного обеспечения)
1.7. Во время отсутствия делопроизводителя, ответственного за
регистрацию документов, (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет
лицо, назначенное руководством предприятия. Данное лицо приобретает
соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение
возложенных на него обязанностей.
1.8. ______________________________________________________________.

2. Должностные обязанности
Делопроизводитель, ответственный за регистрацию документов,
выполняет:
2.1. Приемку и регистрацию (на карточках, в компьютере) подписанных
руководством предприятия приказов и указаний, докладных записок на имя
руководства предприятия и других внутренних документов с ведением
соответствующих карточек.
2.2. Передачу докладных записок после их регистрации заведующему
канцелярией (начальнику отдела документационного обеспечения) для доклада
руководству предприятия.
2.3. Размножение (через копировально-множительное бюро) и рассылка
(через бюро экспедиции) приказов и указаний на основании списка рассылки,
подготовленного подразделением – составителем приказа, указания.
2.4. Направление докладных записок в соответствии с поручениями и
резолюциями руководства.
2.5. Формирование документов в дела в соответствии с утвержденной
номенклатурой.
2.6. Справочную работу по документам.
2.7. Подготовку документов к последующему хранению и использованию
(оформление дел, составление описей).
2.8. Передачу законченных производством дел в архив организации.
2.9. Отдельные служебные поручения заведующего канцелярией
(начальника отдела документационного обеспечения).
2.10. _____________________________________________________________.

3. Права
Делопроизводитель, ответственный за регистрацию документов, имеет
право:
3.1. Вносить на рассмотрение заведующего канцелярией (начальника
отдела документационного обеспечения) предложения по улучшению
деятельности подразделения, форм и методов работы с документами.
3.2. Не принимать от исполнителей исходящие документы, оформленные
не в соответствии с инструкцией по делопроизводству и работе архива
предприятия.
3.3. В пределах своей компетенции сообщать _________________________
(заведующему канцелярией,
_________________________________________________________________________
начальнику отдела документационного обеспечения)
о всех недостатках в деятельности предприятия (структурного
подразделения, отдельных работников), выявленных в процессе исполнения
своих должностных прав и обязанностей, и вносить предложения по их
устранению.
3.4. Подписывать и визировать документы в пределах своей
компетенции.
3.5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в
исполнении обязанностей, предусмотренных настоящей должностной
инструкцией.
3.6. ______________________________________________________________.

4. Ответственность
Делопроизводитель, ответственный за регистрацию документов, несет
ответственность:
4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных
обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в
пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.
4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей
деятельности, – в пределах, определенных административным, уголовным и
гражданским законодательством Российской Федерации.
4.3. За причинение материального ущерба – в пределах, определенных
трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
4.4. ______________________________________________________________.

Должностная инструкция разработана в соответствии с ________________
(наименование,
_____________________________.
номер и дата документа)

Руководитель структурного подразделения (инициалы, фамилия)
_________________________
(подпись)

” ” _____________ 20__г.

СОГЛАСОВАНО:

Начальник юридического отдела

(инициалы, фамилия)
_____________________________
(подпись)

” ” ________________ 20__г.

С инструкцией ознакомлен: (инициалы, фамилия)
_________________________
(подпись)

Вопреки распространенному мнению, делопроизводством в компании занимается не только канцелярия или служба ДОУ. К работе над документами обычно привлекаются и другие сотрудники компании – работники структурных подразделений, а значит, служба документационного управления должна очень хорошо понимать, что происходит «на местах». От этого зависит качество работы с документами в компании в целом. В нашей статье мы расскажем о том, как назначить ответственных за делопроизводство лиц, какие функции следует им передать и как регламентировать новые правила.

Вопреки распространенному мнению, делопроизводством в компании занимается не только канцелярия или служба ДОУ. К работе над документами обычно привлекаются и другие сотрудники компании – работники структурных подразделений, а значит, служба документационного управления должна очень хорошо понимать, что происходит «на местах». От этого зависит качество работы с документами в компании в целом. В нашей статье мы расскажем о том, как назначить ответственных за делопроизводство лиц, какие функции следует им передать и как регламентировать новые правила.

Структурное подразделение представляет собой орган управления внутри организации, обладающий определенным набором функций. Количество и штатный состав структурных подразделений закреплены в организационных и кадровых документах компании.

Структурные подразделения можно разделить на внешние (их также называют обособленными – это филиалы и представительства) и внутренние, к которым относятся отделы, службы, управления и т.п. Ниже, говоря об организации делопроизводства в структурных подразделениях, мы будем иметь в виду последние, не обладающие признаками самостоятельной организации и территориально расположенные близко к аппарату управления компанией.

Именно в близости к руководству организации и таится основная сложность постановки делопроизводства в структурных подразделениях: руководители отделов считают, что если в организации имеется служба, отдел или рабочая группа, которые отвечают за работу с документами, то их отдел может этим не заниматься – «у него и без того достаточно функций».

Такая позиция верна лишь отчасти. Действительно, если в организации действует канцелярия, служба ДОУ, общий отдел или секретариат, документационное обеспечение управления считается их прямой обязанностью. Но без помощи подразделений им не обойтись, поскольку документироваться должна вся деятельность компании. Участие структурных подразделений в ДОУ организации обязательно. Тому, как наладить работу с отделами, и посвящена эта статья.

Традиционно выделяют три формы организации делопроизводства в компании: централизованную, децентрализованную и смешанную.

1. Централизованная форма предполагает, что делопроизводством занимается специальный отдел организации – канцелярия, служба ДОУ или общий отдел.

2. Децентрализованная форма – полная противоположность первой: здесь каждое подразделение разрабатывает собственную систему работы с документами.

3. Смешанная форма , как следует из названия, представляет собой разделение функций по работе с документами между канцелярией и подразделениями.

Подобная форма организации делопроизводства встречается чаще всего.

Независимо от того, какая из форм организации делопроизводства практикуется в компании, в каждом структурном подразделении должен быть работник, ответственный за делопроизводство. Круг его обязанностей определяется исходя из тех функций, что передаются подразделениям канцелярией.

Работник, ответственный за делопроизводство, назначается приказом руководителя организации. В его должностную инструкцию вносятся соответствующие изменения.

Целесообразно также отправить ответственных на краткие курсы по делопроизводству или же обучить самостоятельно. При грамотном распределении функций работники, ответственные за делопроизводство, становятся незаменимыми помощниками сотрудников службы ДОУ.

Приказ о назначении ответственных рекомендуется пересматривать хотя бы раз в год. В случае если работник продвинется по служебной лестнице, уволится или уйдет в долгосрочный отпуск, издается новый приказ на того, к кому перешли обязанности ответственного за делопроизводство. Не стоит забывать и о замене сотрудника на время ежегодного отпуска или больничного: начальник отдела должен точно знать, кто будет заниматься документами в эти периоды.

Поправки в должностную инструкцию работника можно внести, например, опираясь на Типовую инструкцию по делопроизводству и работе архива в таможенных органах (утв. приказом ФТС России от 18.10.2004 № 160).

Ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях передается часть обязанностей по работе с документами, которые выполняются под общим и методическим руководством службы ДОУ.

Рассмотрим виды документов, создание и учет которых могут быть переданы в ведение ответственных за делопроизводство. В каждом конкретном случае приведенный перечень может изменяться. Мы рекомендуем обратить внимание на то, чтобы базы данных по документам (журналы регистрации) были едиными для всей компании. Также мы не станем касаться здесь документов по профилю деятельности подразделения: разумеется, право и обязанность работы с ними останутся за отделом или службой, как и прежде.

Если в организации были назначены и наделены определенными обязанностями ответственные за делопроизводство, это совершенно не означает, что служба ДОУ может вздохнуть с облегчением и вспоминать об их существовании только в дни получения отчетов. Необходимо вести постоянный мониторинг работы ответственных, вовремя замечать и корректировать ошибки, находить общие проблемы и решать их совместными усилиями.

В любой компании, независимо от организационно-правовой формы, ежедневно в процессе оперативной деятельности создаются десятки, сотни и даже тысячи документов различных видов: исходящие письма, приказы по основной или административно-хозяйственной деятельности, распоряжения руководства, протоколы оперативных совещаний или заседаний совета директоров, а также договоры, счета, счета-фактуры и др.

Документооборот с момента регистрации юридического лица и до момента его закрытия (а зачастую – и после) имеет ключевое значение для полноценной работы компании. Профессионально организованная система документооборота в организации позволяет управлять информацией, иметь доступ к истории любого интересующего вопроса, осуществлять контроль за работой отдельных сотрудников или целых подразделений, а также поддерживать управленческую деятельность, подтверждая принятые на предприятии решения, отслеживая ход их выполнения и фиксируя результаты.

Делопроизводитель – «информационный фильтр» организации

Одна из главных задач делопроизводителя – организовать систему делопроизводства и нести ответственность за доверенный ему участок работы. Напомним, что делопроизводитель, как правило, осуществляет регистрацию и хранение таких документов, как исходящие и входящие письма, приказы по основной деятельности, распоряжения, протоколы оперативных совещаний, а также, по поручению руководителя, иных виды документов, которые не переданы в ведение специализированных отделов. На первый взгляд делопроизводитель в лице секретаря или помощника руководителя имеет весьма опосредованное отношение к тем документам, которые издают сотрудники компании или ее структурные подразделения. Но на самом деле это не совсем так.

Работа секретаря-делопроизводителя часто недооценивается сотрудниками организации. Как правило, это связано с тем, что законодательно в нашей стране не предусмотрена административная или иная ответственность за нарушение правил ведения делопроизводства и организации документооборота. Действующие в стране методические документы и стандарты носят рекомендательный характер и не содержат информацию о мерах ответственности за их неисполнение. Однако стоит помнить о том, что халатное отношение к документам, их оформлению, изданию, хранению, регистрации может привести к неприятным последствиям. К примеру, при утере письма или документа возникает необходимость его повторного составления, согласования, подписания, что влечет за собой существенные временные потери. Своевременно не зарегистрированное письмо или уведомление государственных органов и служб (к примеру, от налоговой инспекции) может привести к срыву сроков предоставления запрашиваемых документов, а в некоторых случаях – штрафам и пеням.

Как правило, при возникновении проблем, связанных с неверным оформлением документов, неправильным хранением архивов, утере важных для компании документов претензии руководства адресуются именно к ответственным за делопроизводство. Однако делопроизводитель зачастую не имеет возможности отследить каждый документ, проверить его надлежащее оформление, зарегистрировать соответствующим образом, поскольку нередко составителями и исполнителями различных видов документов являются другие сотрудники организации. Делопроизводитель – это своего рода «информационный фильтр» организации : через него проходит большинство документов компании, переписка с партнерами и контрагентами; именно к нему обращается как руководитель, так и сотрудники, когда возникает необходимость найти какой-то документ, просмотреть историю переписки, проверить дату поступления или отправки тех или иных документов. Каждый из отделов компании в процессе своей деятельности создает определенный круг документов. Так, отдел кадров ведет кадровое делопроизводство в соответствии с трудовым законодательством, оформляет различные виды кадровых документов на утвержденных бланках, ведет собственную нумерацию исходящих документов и руководствуется законодательными и нормативными актами, действующими в данной области делопроизводства. Финансовый отдел руководствуется принятыми в Российской Федерации законами и законодательными актами в области бухгалтерского учета, ведет учет финансовых документов (счетов, счетов-фактур, накладных). Юридический отдел отвечает за оформление, регистрацию, хранение и архивирование всех видов юридических документов (договоров, соглашений, претензий, протоколов заседаний учредителей и др.).

Делопроизводителю не обязательно знать законодательную и нормативную базу, которой руководствуется каждый из отделов организации, однако необходимо учитывать особенности документооборота отделов для организации системы делопроизводства на предприятии и согласовать внутренний регламентирующий документ (инструкцию по делопроизводству, положение о делопроизводстве) со всеми отделами организации.

Важный документ или «лишняя бумажка»?

При организации системы документооборота и разработке Положения о делопроизводстве в организации необходимо заручиться всесторонней поддержкой юридической службы.

Основными задачами юридической службы являются:

• укрепление законности в деятельности организации;
• анализ документов и решений, принятых в организации, на предмет соответствия тем или иным законодательным актам;
• защита прав и законных интересов предприятия и работающих в нем сотрудников.

Практика показывает, что взаимодействие юриста и помощника руководителя, выполняющего обязанности делопроизводителя, не всегда является эффективным. Зачастую причина этого – постоянная занятость юриста и выполнение им «более важных» задач, нежели согласование переданного ему письма, приказа, Положения о делопроизводстве или пакета документов для отправки контрагенту.

Если роль делопроизводства недооценивается юристом организации, необходимо напомнить ему о том, что если делопроизводство в организации систематизировано и регламентировано на всех уровнях, то следовать установленному порядку должна и юридическая служба. Один из аргументов в таком разговоре может быть таким: «Я исполняю поручение своего руководителя, который считает необходимым стандартизировать документы, создать единую систему документооборота и прописать принципы ведения делопроизводства.

В некоторых случаях юристы ссылаются на то, что это «лишние бумажки, которые только осложняют работу», однако здесь нужно помнить о том, что внутренний документ компании, подписанный первым лицом, является обязательным для исполнения всеми сотрудниками организации. Кстати, причиной нежелания сотрудников организации согласовывать пункты Положения о делопроизводстве часто является тот факт, что введение такого документа добавляет ответственности и требует повышенного внимания при оформлении и подготовке документов.

Между тем Положение о делопроизводстве и контроль за его исполнением со стороны делопроизводителя дает юридической службе гарантию того, что ни один документ не покинет стены офиса до тех пор, пока не будет надлежащим образом согласован и утвержден. Кроме того, на самом деле документ позволит в дальнейшем экономить время, поскольку четко прописанный регламент согласования документов с указанием сроков освободит юриста от лишних и несвоевременных вопросов, с которыми часто обращаются сотрудники организации.

Не всегда процесс разработки и утверждения данного положения проходит легко, поскольку требуется тщательный анализ документов и процессов документооборота в организации. Однако в будущем наличие такого документа и его исполнение существенно облегчит делопроизводителю контроль за ведением делопроизводства и документооборота, а сотрудникам отделов – подготовку и оформление документов.

Определение круга задач, требующих взаимодействия

Поскольку делопроизводитель является своеобразным «информационным фильтром» организации, а юрист проводит анализ документов и решений, принятых в организации, на предмет соответствия нормативным актам, оказывает правовую помощь в составлении документов одновременно с разработкой системы делопроизводства и документооборота, необходимо определить круг вопросов и задач, требующих совместной работы делопроизводителя и юриста (см. Таблицу).

Распределение обязанностей по разработке системы делопроизводства

Пример 1

Приказ о назначении ответственного за ведение делопроизводства в организации

Открытое акционерное общество «Магнолия»
(ООО «Магнолия»)

ПРИКАЗ

13.01.2014 № 002

г. Москва

О назначении ответственного за ведение делопроизводства

В целях совершенствования и повышения эффективности документационного обеспечения в ООО «Магнолия» (далее – Компания)

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Назначить помощника руководителя Солнцеву М.Ю. ответственной за организацию и ведение делопроизводства с 13.01.2014.
2. Помощнику руководителя Солнцевой М.Ю. разработать совместно с юридической службой Положение о ведении делопроизводства в Компании в срок до 20.01.2014.
3. Помощнику руководителя Солнцевой М.Ю., юристу Максимову Д.М. разработать проекты бланков исходящего письма, приказа, распоряжения в Компании, а также иных видов документов, использующихся в текущей деятельности организации.
4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Генеральный директор Перепелкин А.Е. Перепелкин

Пример 2

Фрагмент Положения о делопроизводстве, согласованного с юристом и утвержденного руководителем

ПОЛОЖЕНИЕ О ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
В ООО «МАГНОЛИЯ»

I. Общие положения

1.1. Положение о делопроизводстве в ООО «Магнолия» (далее – Положение) разработано в целях совершенствования документального обеспечения управления и повышения его эффективности.

Инструкция – нормативный документ, устанавливающий единые правила составления и оформления документов, ведения учета, регистрации, контроля исполнения документов.

Это далеко не полный перечень вопросов и задач, которые требуют совместной работы делопроизводителя и юриста, однако основные моменты мы затронули.

Для того чтобы с самого начала организовать слаженную работу делопроизводителя и юридической службы, рекомендуется прописать основные совместно решаемые задачи в Положении о делопроизводстве. В зависимости от потребностей организации, предложений, которые могут быть внесены юридической службой, в документ может быть включен отдельный блок, посвященный регламенту взаимодействия отделов, порядку согласования документов, а также срокам их согласования и утверждения.

Делопроизводство и документооборот являются ключевыми компонентами эффективной деятельности организации. Наличие четкой системы документооборота позволяет наладить взаимодействия между внутренними отделами, подразделениями, департаментами, а слаженная совместная работа сотрудников и отделов является залогом успеха компании в целом.

В рамках данной статьи под делопроизводителем мы будем понимать сотрудника организации, ответственного за ведение делопроизводства в организации.

В каждой организации с течением времени скапливаются различного рода бумаги, документы, дела, из которых впоследствии формируется архив. Для того чтобы он содержался в порядке, назначается ответственное лицо.

Как нужно вести архив

Строго определенных норм по ведению архивов в коммерческих предприятиях на законодательном уровне не установлено. Это означает, что руководство каждой компании вправе самостоятельно разрабатывать данные требования, которые затем включаются в пакет локальных нормативных актов. Именно в соответствии с ними и осуществляется надзор за архивом.

Регулярно (не реже одного раза в пять лет, а лучше ежегодно) документы, хранящиеся в архиве, должны проверяться. Те, которые устарели и утратили свою актуальность, подлежат утилизации – для нее в законе установлена специальная процедура. Остальные продолжают находиться в архиве вплоть до того момента, как срок их хранения также истечет.

В архивном помещении должна быть определенная температура и влажность. Совершенно недопустимо попадание солнечных лучей на архивные документы (они от этого выгорают и портятся).

Также здесь строжайшим образом необходимо сохранять противопожарную безопасность – архив сплошь состоит из легковоспламеняющихся предметов.

На кого возложить ответственность

Как правило, ответственным за содержание архива сотрудником назначается секретарь предприятия, специалист кадрового отдела или бухгалтер.

Но если организация очень большая, то в штатное расписание может быть введена отдельная должность, по инструкции которой основной обязанностью специалиста будет ведение архивных дел и самого архива.

Какие задачи входят в функции ответственного за архив работника

Прежде всего, работник, отвечающий за архив, должен фиксировать все документы, в него поступающие. Они подлежат обязательной подробной описи (название, количество листов и т.п.). Также он должен формировать дела и раскладывать их по папкам в определенном порядке, который устанавливается администрацией компании. Он же осуществляет контроль за периодом хранения бумаг, а если кому-либо понадобится архивный документ, он выдает его, но строго под роспись и только при условии дальнейшего возврата.

Кто назначает лицо, ответственное за архив

Обычно сотрудника, который будет отвечать за архив, назначает директор предприятия. Для этого он выпускает соответствующий приказ, в котором указывается должность и ФИО работника, а также задачи, которые перед ним ставятся.

Особенности формирования приказа, общие моменты

Если перед вами поставлена задача по составлению приказа о назначении ответственного за архив сотрудника, а вы никогда прежде не сталкивались с таким документом, воспользуйтесь приведенными ниже советами. Посмотрите и пример – с его учетом вам без особых сложностей удастся создать собственный бланк.

Прежде чем дать детальное представление об этом конкретном приказе, расскажем о некоторых общих сведениях, которые имеют касательство ко всем таким распорядительным актам.

Отметку о приказе обязательно нужно внести в специальный журнал учета, который всегда лежит у секретаря предприятия или другого ответственного сотрудника.

Образец приказа о назначении ответственного за архив

По своей структуре и содержанию приказ о назначении ответственного за архив сотрудника не так уж и сложен, поэтому особых трудностей при его формировании возникнуть не должно.

1. В начале документа пишется наименование компании, а также название самого документа.
2. Далее приказу присваивается номер, указывается дата и место его составления.
3. После этого идет основная часть бланка. Первым делом сюда вписывается основание и обоснование, отмечается, в каких целях назначается ответственное лицо. Далее указывается, на кого именно возлагается данная миссия: обозначается должность, ФИО работника, дата, с которой ответственность за архив переходит к нему. Затем следует указать, какими документами, нормативными актами и статьями закона сотрудник должен руководствоваться в своей деятельности. И наконец, назначается работник предприятия, который отвечает за исполнение настоящего распоряжения (это может быть сам директор, кто-либо из его заместителей или, к примеру, начальник отдела кадров).
4. Документ подписывается руководителем организации и его подчиненным, на которого возложена ответственность за архив (своей подписью последний удостоверяет то, что ознакомлен с приказом и ничего не имеет против выполнения новых функций).

Приказ о назначении ответственного за делопроизводство

Приказ о назначении ответственного за делопроизводство создается в двух случаях: если в организации вырос объем документов, и секретарь перестал справляться с ним, либо если в компании вообще нет секретаря, но жизненно необходим человек, который будет заниматься обработкой документов. В статье вы найдете два образца приказов о назначении ответственного и комментарии к ним.

Приказ о назначении ответственного за делопроизводство: общая информация

Такой приказ всегда составляется в свободной форме. Главное, указать, на кого конкретно, когда и какая именно ответственность возлагается. Главного героя приказа – ответственного работника – нужно обязательно ознакомить с этим документом.

Также не повредит информация о том, что делать, если назначенный приказом ответственный заболеет или уедет в командировку, то есть предусмотреть замену на периоды кратковременного отсутствия.

Если организация планирует оплачивать работнику возложение дополнительных обязанностей, то сумму доплаты писать в этом приказе нельзя. Сумма доплаты – это персональные данные работника. Поэтому кадровику нужно будет подготовить второй приказ «Об установлении персональной надбавки» или «Об увеличении объема выполняемой работы». Поэтому, пожалуйста, не путайте: приказ о назначении ответственного за делопроизводство – это приказ по основной деятельности. Приказ о надбавке или увеличении объема – это приказ по личному составу.

Новые обязанности работника лучше всего внести в его должностную инструкцию. Если должностных инструкций в компании нет, то их можно перечислить прямо в приказе (см. первый пример) или в инструкции по делопроизводству (второй пример).

Приказ о назначении ответственного за делопроизводства является таким приказом, который нужно регулярно мониторить на предмет актуальности. Ответственный может уйти на повышение, может уволиться или уйти в долгосрочный отпуск, и тогда придется внести изменения в приказ. Например, если произошел перевод (повышение), то на новую должность этот человек вряд ли потянет с собой свои старые обязанности. Скорее всего, их возьмет на себя тот, кто придет на его место. Если приказ вовремя не изменить, то получится, что он составлен на несуществующего работника.

thebestsecretary.ru

Как назначить ответственного за ведение архива?

Вопрос-ответ по теме

Подскажите, можно ли издать приказ о назначении ответственного за ведение архива и установить доплату за увеличение объема работы, например 25% оклада? Как правильно это сформулировать в данном приказе? или же это будет выполнение дополнительной работы по должности? Правиль но ли будет написано в приказе, что установить доплату за дополнительные обязанности по ведению архива?

Да, приказ о назначении ответственного за архив издать можно.

Не пропустите: главные изменения в кадровой работе

Что принято и вступило в силу в этом месяце.

Ответственное за что-либо лицо может назначаться приказом.

При этом в соответствии со ст. 60 ТК РФ запрещается требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором.

Если дополнительная работа выходит за рамки функциональных обязанностей работника, то дополнительная работа должна быть также дополнительно оплачена: как совмещение или совместительство при наличии должности ответственного за архив в штатном расписании.

В остальных случаях функции ответственного за ведение архива вносятся в должностную инструкцию работника в порядке ст. 72 ТК РФ.

Если изначально такой функционал был предусмотрен в должностной инструкции, то за выполнение работы ответственного, в том числе, работник получает свой оклад и доплата ему не положена.

Если новые обязанности включены в трудовой договор работника, то можно в связи с увеличением объема работы либо пересмотреть его оклад, либо установить доплату (надбавку) за повышение интенсивности труда, увеличение объема работ.

Подробности в материалах Системы Кадры:

Формы: Приказ о назначении сотрудника, ответственного за подготовку кадровых документов к передаче в архив организации

Общество с ограниченной ответственностью «Альфа»

ПРИКАЗ № 26
о назначении сотрудника, ответственного за подготовку кадровых документов
к передаче в архив организации

г. Москва 15.10.2015

В соответствии с Положением об архиве в целях систематизации документов и
обеспечения их сохранности

Популярные вопросы

Приказ об организации архива на предприятии

Со временем в каждой компании, недавно начавшей свою деятельность, может скопиться большое количество документации, которую необходимо где-то хранить. Для таких целей создаются специальные архивные отделы, о порядке организации которых и пойдет речь в данной статье.

Из представленной ниже статьи вы узнаете:

Организация архива на предприятии

При планировании архивного отдела на предприятии необходимо учитывать, что длительное хранение документов должно проходить при определенных условиях. Для этого выделяется отдельное помещение, в котором необходимо:

Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда

Энциклопедия кадровых приказов от Системы Кадры.

Документы запрещается хранить в учреждениях, предоставляющих услуги питания, в пищевых складах и организациях, работающих с пожароопасными и химическими материалами. Архив не допускается располагать вблизи от автозаправочных станций, стоянок машин или любых других потенциально опасных точек.

Помещение для архива должно содержать собственную вентиляцию, не иметь труб или прочих коммуникационных элементов. Системы кондиционирования воздуха необходимо оформлять так же с соблюдением ряда правил:

• рециркуляция воздуха имеет кратность обмена 2-3;
• температурно-влажностный режим должен быть стабильным, без резких перепадов;
• необходимо обеспечивать стабильно-постоянную очистку воздуха от агрессивных примесей и пыли.

Для минимизации рисков возникновения пожара так же рекомендуется уберечь архивохранилище от использования электрических нагревательных приборов и прочих объектов, способных вызвать случайное возгорание. Другими словами, работу оборудования необходимо организовать так, чтобы случайно попавшая на нее бумага не стала катализатором, воспламенившим всю хранящуюся внутри помещения документацию.

Издание приказа об организации архива на предприятии

Перейдем к документальному оформлению архивохранилища.

Следует начать с того, что после выбора наиболее подходящего помещения начальником предприятия издается специальный приказ , который регламентирует начало создания отдела хранения документации. Руководители организаций должны быть полностью уверены в том, что планируемый архив отвечает строгим современным требованиям в области пожарной и технической безопасности (для этого проводятся специальные проверки, речь о которых пойдет ниже).

Приказ директора регистрируется в журнале, после чего с ним знакомятся ответственные за создание архива сотрудники. Работник обязан поставить свою подпись в знак того, что согласен взять на себя ответственность за исполнение распоряжения.

В приказе руководитель компании должен обозначить следующую информацию:

В целом, директор имеет право уточнить любые важные моменты в приказе, которые он посчитает нужным донести до своих подчиненных.

Какие проверки необходимо пройти перед подписанием приказа о размещении архивохранилища?

Пригодность выбранного помещения для будущего архива анализируется специальными проверяющими органами – представителями санэпидемстанции и Государственного пожарного надзора. Квалифицированные специалисты во время визита в компанию оценивают уровень соответствия государственным стандартам и нормам, после чего издают письменное решение, где соглашаются с рациональностью использования именно данного помещения или уточняют моменты, которые необходимо решить перед финальной стадией проекта.

Кого можно назначать ответственным в приказе о создании архива за наблюдение за документацией?

Руководитель компании лично выбирает ответственного за архивную документацию гражданина, который устраивается на должность архивариуса. В его обязанности входит общая организация работы архива и прием-выдача бланков. Перед назначением на должность будущему архивариусу потребуется пройти инструктаж и стажировку, дабы определить, достаточно ли опыта и знаний у человека, гарантирующих грамотное хранение важных актов и внутренних документов предприятия.

Стандарты кадрового делопроизводства | HR-portal.

Оформление сотрудников компании — один из важнейших процессов в организации, который регулируется законодательством Российской Федерации. Основной документ — трудовой кодекс. Все внутренние нормативные акты кадрового делопроизводства компании не могут противоречить этому документу. Рассмотрим основные стандарты, которые должны соблюдаться с самого начала деятельности юридического лица.

Основные требования к кадровому делопроизводству

1. Конфиденциальность личных сведений о работнике. Персональная информация работника, которые получает работодатель, не должна подвергаться разглашению и передаче. Поэтому работодателю рекомендуется включить «Положение о защите персональных данных работников». В данном положении должны быть регламентированы процессы хранению, обработки, и защиты персональных данных сотрудников.

2. Соблюдение нормативов оформление кадровой документации. Только корректно оформленный документ имеет юридическую силу. Для оформления документов разработаны определённые стандарты.

Кадровое делопроизводство, включает 2 системы документов:

— Организационно-распределительная документация. Нормативы определены ГОСТом Р 6.30-2003.

— Первично-учётная документация. Оформление регламентировано Постановлением Госкомстатом РФ ” Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплате”.

Также законами устанавливаются требования к электронным документам, а сила такого документа, утверждается цифровой подписью.

3. Достаточность базы нормативных документов, по кадровому делопроизводству. Всего документов 2 группы. Первая создана на уровне законодательства, а вторая формируется, как методические документы, которые имеют рекомендательный характер. Вторая группа разрабатывается с учётом потребностей организации.

Перечень основных документов компании

1. Обязательные документы. Правила внутреннего трудового распорядка, Положение о защите персональных данных, Положения об охране труда, Положения о пожарной безопасности.

2. Документы, связанные с формированием штата. Штатное расписание, Приказы о приёме на работу, Трудовые договора. Также необходимо корректно внести записи в трудовые книжки сотрудников.

3. Оформление личных дел сотрудников. Личные карточки, Копии личных документов сотрудников.

Также необходимо сформировать кадровые дела, и скомплектовать их по темам.

В ведении кадрового делопроизводства ориентируйтесь на нормативные акты Российской Федерации, и инструкции утверждённые правительством РФ.

Перечень документов, который не были указаны в статье, но необходимы при работе:

— Инструкция по ведению трудовых книжек.

— Перечень типовых управленческих документов, образующийся в деятельностью организации, с указанием сроков хранения.

Теги по материалу: стандарты кадрового делопроизводства, госты и стандарты кадрового делопроизводства.

Кадровое делопроизводство дистанционно

Ведение кадрового делопроизводства всегда связано с интенсивным документооборотом. Необходимо оформлять документы по приему нового работника, предоставлению отпуска, направлению в командировки, увольнению, вести личные карточки, оформлять трудовые книжки, подписывать документы у руководителя и работников и т.п.

Когда компания небольшая, все работники находятся в пределах одного офиса, специалисту кадровой службы не составляет труда организовать кадровый документооборот надлежащим образом, а также своевременно подписывать кадровые документы у руководителя и работников.

Проблема возникает, если:

1.      У компании несколько удаленных офисов или структурных подразделений, а специалист по кадровому делопроизводству находится только в головном офисе.

Если структурные подразделения находятся недалеко друг от друга, то документы можно передавать курьером, или специалист по кадровому делопроизводству может выезжать в удаленные офисы, но в некоторых компаниях подразделения разбросаны по всей территории нашей немаленькой страны.

2.      Своей кадровой службы у компании нет, ведение кадрового делопроизводства передано на аутсорсинг в специализированную компанию.

При этом специалисты аутсорсинговой фирмы не приезжают в офис компании, то есть работа осуществляется полностью дистанционно. Если аутсорсинговая фирма находится в том же городе, то можно также организовать передачу документов с курьером, но при интенсивном документообороте будет слишком накладно отправлять курьера туда и обратно целыми днями. 

Какие решения по организации полноценного ведения кадрового делопроизводства и документооборота возможны для вышеозначенных ситуаций:

Решение 1

Функция по взаимодействию со специалистом по кадровому делопроизводству головной компании возлагается на одного из работников структурного подразделения, например, на секретаря (офис-менеджера). Для упрощения процедуры подписания документов со стороны работодателя в удаленных структурных подразделениях необходимо оформить доверенность на право подписи кадровых документов, например, на руководителя структурного подразделения, а также сделать печать для кадровых документов, которая будет находиться в этом удаленном структурном подразделении.

Если функции ведения кадрового делопроизводства переданы на аутсорсинг, тогда со стороны компании-клиента со специалистом по кадровому делопроизводству аутсорсинговой фирмы также может взаимодействовать секретарь.

Далее будут использоваться сокращенные наименования: секретарь – СК, специалист по кадровому делопроизводству – КД, трудовой договор – ТД.

Взаимодействие осуществляется по электронной почте, поэтому далее под словом «отправлять» имеется в виду отправка по электронной почте. СК и КД осуществляют взаимодействие по одной инструкции, которая может выглядеть следующим образом:

Оформление приема нового работника

·         При оформлении новый работник предоставляет СК паспорт, трудовую книжку, страховое свидетельство ПФР, свидетельство ИНН (если есть), документы об образовании, документ воинского учета для военнообязанных, документы на стандартные вычеты (заявление на вычет на работника, заявление на вычет на детей).

·         СК получает от руководителя информацию о должности, на которую принимается работник, дате начала работы, об условиях оплаты труда, испытательном сроке, режиме и характере работы, сроке действия ТД.

·         СК сканирует полученные от работника документы и вместе с информацией руководителя отправляет КД.

·         КД на основании полученных данных оформляет приказ о приеме на работу, ТД, должностную инструкцию и личную карточку и отправляет их СК.

·         СК распечатывает ТД и должностную инструкцию в двух экземплярах, а приказ и личную карточку – по одному экземпляру, и прошивает все документы, кроме приказа.

·         СК знакомит нового работника с локальными нормативными актами компании под роспись в листе ознакомления до подписания ТД. Листы с подписью об ознакомлении СК сканирует и отправляет КД.

·         СК подписывает ТД, должностную инструкцию, приказ и личную карточку у руководителя и работника, затем ставит печать в двух экземплярах ТД и должностной инструкции. Подписанные документы СК сканирует и отправляет КД.

·         КД на основании полученных подписанных документов оформляет образцы записи в трудовую книжку работника и в книгу учета движения трудовых книжек и отправляет СК.

·         На основании полученных образцов СК вносит запись в трудовую книжку работника и в книгу учета движения трудовых книжек, сканирует и отправляет КД.

·         После этого один экземпляр ТД и должностной инструкции СК отдает работнику. Второй экземпляр ТД и должностной инструкции, личную карточку и копии документов, полученных от работника, СК подшивает в личное дело работника. Приказ о приеме на работу СК подшивает в папку с кадровыми документами.

·         Трудовые книжки и личные дела работников СК хранит в сейфе.

Оформление перевода работника на другую должность

·         СК получает от руководителя информацию о наименовании должности, дате начала работы по новой должности, режиме и характере работы, об условиях оплаты труда и отправляет КД.

·         КД на основании полученных данных оформляетобразец заявления, приказ о переводе, дополнительное соглашение к ТД, должностную инструкцию, и отправляет их СК.

·         Полученные документы СК распечатывает и подписывает у руководителя и работника: заявление и приказ – в одном экземпляре, дополнительное соглашение к ТД и должностную инструкцию – в двух экземплярах.

·         СК ставит печать в двух экземплярах доп. соглашения к ТД и должностной инструкции и отправляет КД.

·         КД по полученным подписанным документам оформляет образцы записи в трудовую книжку и в личную карточку работника и отправляет СК.

·         СК на основании образцов вносит запись в трудовую книжку и личную карточку работника. Работник расписывается личной карточке. Личную карточку с подписью работника и трудовую книжку, с внесенными записями, СК отправляет КД.

·         После этого по одному экземпляру доп. соглашения к ТД и должностной инструкции СК отдает работнику, 2-ые экземпляры СК подшивает в личное дело работника. Приказ о переводе СК подшивает в папку с кадровыми документами.

Оформление изменения должностного оклада работника

·         СК получает от руководителя информацию о размере оклада и дате, с которой он будет применяться, полученные данные СК отправляет КД.

·         КДна основании полученных данных оформляет приказ об изменении оклада и дополнительное соглашение к ТД и отправляет их СК.

·         Полученные документы СК распечатывает и подписывает у руководителя и работника: приказ – в одном экземпляре; дополнительное соглашение к ТД – в двух. Затем СК ставит печать в двух экземплярах доп. соглашения к ТД с работником. Подписанные документы СК отправляет КД.

·         КДпо полученным подписанным документам оформляет образец записи в личную карточку работника и отправляет образец СК.

·         На основании образца СК вносит запись в личную карточку работника. Работник расписывается в личной карточке. СК отправляет подписанную личную карточку КД.

·         После этого один экземпляр доп. соглашения к ТД СК отдает работнику. 2-й экземпляр доп. соглашения к ТД СК подшивает в личное дело работника. Приказ об изменении оклада СК подшивает в папку с кадровыми документами.

Оформление отпуска работника

·         Заявление работника на предоставление отпуска СК проверяет на правильность оформления и сверяет сроки с графиком отпусков. Если все верно, СК подписывает заявление у руководителя. Подписанное заявление СК отправляет КД.

·         На основании подписанного заявления КД готовит приказ о предоставлении отпуска работнику и отправляет СК для подписания у руководителя и работника. Подписанный приказ СК отправляет КД.

·         КД по полученному подписанному приказу оформляет образец записи в личную карточку работника и отправляет образец СК. На основании образца СК вносит запись в личную карточку работника и отправляет КД.

Оформление командировки работника

·         СК получает от руководителя информацию о месте назначения (город, организация), цели, продолжительности командировки, дате выбытия и прибытия и отправляет данные КД.

·         КД по полученной информации оформляет приказ о направлении работника в командировку, командировочное удостоверение и служебное задание и отправляет их СК.

·         СК подписывает документы у руководителя (на командировочном удостоверении также ставит печать о выбытии) и знакомит под роспись работника с приказом, после подписания отправляет их КД.

·         По прибытии из командировки работник составляет краткий отчет о выполнении задания и передает его вместе с командировочным удостоверением и служебным заданием СК.

·         Командировочное удостоверение, служебное задание и отчет СК отправляет КД.

·         КД оформляет образец заполнения командировочного удостоверения по прибытии из командировки и отправляет СК для подписания у руководителя.

·         СК подписывает документы у руководителя (на командировочном удостоверении также ставит печать о прибытии) и отправляет их КД.

·         Приказ о командировке, служебное задание СК подшивает в папку с кадровыми документами. Командировочное удостоверение подшивается к авансовому отчету.

Оформление увольнения работника по собственному желанию

·         Работник предоставляет СК заявление об увольнении. СК проверяет правильность оформления (должность, структурное подразделение, Ф.И.О., причина, дата увольнения, дата написания заявления, роспись Работника).

·         СК подписывает заявление об увольнении руководителя и отправляет КД, который готовит приказ об увольнении и отправляет СК.

·         СК подписывает приказ у руководителя, знакомит под роспись работника, и отправляет КД.

·         КД на основании полученных подписанных документов оформляет образцы записи в личную карточку, трудовую книжку работника, книгу учета движения трудовых книжек и отправляет их СК.

·         СК на основании образцов вносит запись в личную карточку работника, трудовую книжку работника, книгу учета движения трудовых книжек. Работник расписывается во всех документах, после чего СК отправляет их КД. СК отдает работнику его трудовую книжку.

·         Приказ об увольнении СК подшивает в папку с кадровыми документами. Личную карточку работника СК подшивает в личное дело работника и помещает в раздел «Уволенные».

В таком же порядке, но с небольшими изменениями, организуется документооборот по прочим кадровым событиям: оформление поощрения работника (выплата премий, надбавок и т.д.), изменение паспортных и иных данных работника, ввод в действие локальных нормативных актов и ознакомление с ними работников под роспись и т.д.

В результате данного решения кадровые документы будут оформляться правильно и своевременно.

В головном офисе будут храниться копии всех кадровых документов удаленного подразделения, в удаленном подразделении будут храниться оригиналы всех кадровых документов с подписями руководителя и работника.

При работе с аутсорсинговой фирмой в офисе компании-клиента будут храниться оригиналы всех кадровых документов с подписями руководителя и работника, копии кадровых документов будут храниться в офисе аутсорсинговой компании.

Решение 2

Если КД готовит документы в программе по учету кадров и расчета заработной платы, можно организовать предоставление удаленного доступа СК к этой базе. В таком случае по мере готовности кадровых документов КД не будет отправлять готовые документы по электронной почте, он просто будет сообщать СК, а СК будет распечатывать документы из базы. Однако, такие действия возможны не для всех документов, а только для тех, которые возможно готовить в программе.

Решение 3

Если у компании имеются достаточные денежные средства и возможность привлечения программистов, можно организовать он-лайн систему электронного документооборота. Тогда можно будет видеть, в какой стадии находится документ: на рассмотрении, на подписи, подписан, подшит. В таких системах также имеется возможность хранить сканированные документы. У каждого пользователя такой системы имеются свои права доступа только к определенным действиям и видам документов.

HR Законы и правила, которые должен знать каждый HR-специалист

Специалисты по персоналу (HR) несут ответственность за стратегическое управление сотрудниками в организации, соблюдая при этом законы, регулирующие права сотрудников и обязанности работодателя. Если организация нарушает эти сложные и постоянно меняющиеся правила, она подвергает себя риску, включая судебные иски, финансовые потери и ущерб репутации.

Поскольку несоблюдение требований может привести к таким серьезным последствиям, существует большой спрос на отраслевых работников, которые обладают знаниями в области кадрового законодательства и общих юридических вопросов на рабочем месте.

Заинтересованы в том, чтобы стать стратегическим деловым партнером вашей организации?

Узнайте больше о получении ученой степени в области управления персоналом

ПОДРОБНЕЕ

Ниже Бриана Хайд, преподаватель Северо-Восточного колледжа профессиональных исследований, преподающая некоммерческое управление, правовое управление и управление человеческими ресурсами, рассказывает о лучших профессионалах в области HR-права, которые должны знать специалисты в области HR-права, чтобы наиболее эффективно служить своей организации и продвигать свою карьеру.

HR-ролей не подходят для всех. В зависимости от названия обязанности HR-работника могут значительно различаться. Некоторые менеджеры по персоналу несут единоличную ответственность за укомплектование персоналом, другие концентрируются на развитии сотрудников, некоторые занимаются исключительно компенсациями и льготами, а третьи – специалисты широкого профиля – делают все это.

«Но независимо от индивидуальной должностной функции, – говорит Хайд, – соблюдение требований является ключевой обязанностью каждой должности отдела кадров.Закон так или иначе касается каждой профессии, подпадающей под сферу управления персоналом ».

Этим профессионалам поручается частое принятие решений на месте, которые могут иметь серьезные юридические последствия, поэтому знание общих законов, связанных с кадрами, дает этим отраслевым работникам уверенность в принятии этих решений или знание того, когда следует обращаться к внешнему юристу.

HR-специалисты с юридическим опытом также имеют конкурентное преимущество на рабочем месте, поскольку они могут проактивно минимизировать подверженность компании юридическим рискам.Обладая практическим знанием действующих законов и их практических применений, они помогают компаниям соблюдать нормативные требования и избегать ненужных претензий, а также защищать права ценных сотрудников.

Хайд говорит, что есть несколько основных юридических областей, с которыми должны быть знакомы все специалисты по персоналу, чтобы наиболее эффективно обслуживать своих сотрудников и работодателя. Их:

1. Законы о дискриминации на рабочем месте

Среди наиболее важных законодательных актов, которые должны знать специалисты по кадрам, законы о равных возможностях трудоустройства (EEO) защищают от дискриминации любого человека на основании возраста, инвалидности, генетической информации, национального происхождения, расы / цвета кожи, пола, беременности или религии.Специалисты по персоналу должны быть знакомы с отдельными законами, которые защищают эти защищенные классы лиц, например:

Эти законы применяются на всех этапах жизненного цикла сотрудника, от процессов до приема на работу до законного увольнения. Хайд говорит, что иски о дискриминации могут быть поданы еще до того, как компания пригласит кого-то на собеседование, в зависимости от того, как составлены должностные инструкции. Для специалистов по персоналу важно знать не только законы, но и множество способов их применения, чтобы избежать действий, которые подвергают организацию ненужной ответственности.

Хайд говорит, что на организации также оказывается огромное давление, чтобы они улучшили обучение по вопросам домогательств. Сотрудникам отдела кадров очень важно знать, что по закону считается домогательством, чтобы помочь устранить его на рабочем месте. Информированные специалисты по персоналу могут лучше предотвратить преследование, защищая как сотрудников, так и компанию.

2. Закон о заработной плате и часах

Эти законы, защищающие заработную плату и часы работы сотрудников, регулируются Министерством труда США. Основной закон – Закон о справедливых трудовых стандартах (FLSA) – выполняет ряд важных функций.Например, этот статут:

• Указывает минимальную национальную заработную плату
• Установлена ​​40-часовая рабочая неделя
• Излагает требования к оплате сверхурочных
• Распоряжения о детском труде

Еще одним важным статутом в этой категории является Закон о семейных и медицинских отпусках (FMLA) 1993 года, который дает право работникам 12 недель неоплачиваемого отпуска по определенным семейным и медицинским причинам с продолжением медицинского страхования и защиты рабочих мест.В 2010 году в этот закон были внесены поправки, предусматривающие повышенную гибкость для ветеранов и действующих военных, чтобы предложить им дополнительную защиту в соответствии с законом.

3. Закон о льготах сотрудникам

Эта категория законов помогает защитить доступ сотрудников к льготам. К наиболее известным законам относятся:

• Закон о доступном медицинском обслуживании, также известный как «Obamacare», был принят для расширения доступа к доступному медицинскому обслуживанию для тех, кто живет за чертой бедности.
• Закон о пенсионном обеспечении сотрудников (ERISA) предусматривает, что любая организация, предлагающая пенсионные планы, должна соответствовать определенным минимальным стандартам.
• Закон о консолидированном омнибусном согласовании бюджета (COBRA) требует, чтобы программы страхования обеспечивали правомочным сотрудникам доступ к непрерывному медицинскому страхованию в течение определенного периода времени после увольнения с работы.
• Закон о переносимости и подотчетности медицинского страхования (HIPAA) предоставляет сотрудникам и их иждивенцам защиту и конфиденциальность от разглашения личных медицинских записей. Этот закон также защищает сотрудников от дискриминации по состоянию здоровья или истории болезни.

4. Иммиграционное законодательство

Иммиграционные законы, в том числе Закон об иммиграции и гражданстве (INA), служат для обеспечения того, чтобы работодатели нанимали только кандидатов, имеющих право работать в США, включая граждан, неграждан, законных постоянных жителей и иностранцев, которым разрешено работать. Эти правила описывают использование форм I-9 для проверки соответствия. Однако Хайд говорит, что важно, чтобы организации, проверяя право на трудоустройство, не забывали о действующих антидискриминационных законах.

5. Закон о безопасности на рабочем месте

Закон о безопасности и гигиене труда (OSHA) был принят в 1970 году, чтобы гарантировать работникам безопасные условия труда. Соблюдение этого правила контролируется Управлением по охране труда, подразделением Министерства труда США.

Еще одна область законодательства, направленная на защиту безопасности сотрудников, – это законы о компенсации работникам. Эти правила определяют порядок управления программами по инвалидности, которые обслуживают федеральных служащих, получивших травмы на работе.Однако лица, работающие в частных компаниях или правительствах штатов, защищены положениями, устанавливаемыми советами по компенсациям работникам отдельного штата.

Хайд говорит, что, хотя полезно знать текущее и конкретное прецедентное право, наиболее важным для успеха является способность критически мыслить для решения бизнес-задач.

«На моих курсах изучения права студенты не просто заучивают законы, потому что [законы меняются, и] то, что они изучают сегодня, может не применяться через шесть месяцев.Вместо этого мы работаем над формированием навыков критического мышления и работаем в рамках шаблона фактов, чтобы увидеть, как специалисты по персоналу могут применять закон к фактам в различных реальных сценариях ».

Заимствуя пословицу о том, как научить человека ловить рыбу, Хайд вооружает своих учеников знаниями и навыками, необходимыми для применения закона в их индивидуальных ролях – даже после того, как действующее законодательство изменилось. По ее словам, сочетание этих аналитических навыков и текущих юридических знаний может выделить специалиста по персоналу среди его коллег и продвинуть его карьеру.

Хотя можно узнать законы на рабочем месте на рабочем месте, большинство работодателей ожидают, что нанятые ими специалисты по персоналу уже имеют твердое представление о законах, регулирующих эту профессию. Таким образом, если ваша цель – работать в сфере управления человеческими ресурсами, тогда вам стоит развить это понимание, чтобы подготовиться к работе.

Если вы планируете получить степень магистра в области управления человеческими ресурсами, которую обычно ищут начинающие специалисты по персоналу, оцените учебный план программ из вашего короткого списка.Высококачественные программы включают курсы по каждой из вышеперечисленных областей, включая конкретные юридические аспекты, которые должны понимать специалисты по персоналу.

Узнайте, как Магистр управления персоналом в Северо-Восточном может подготовить вас к продвижению по карьерной лестнице сегодня.

Примечание редактора: эта статья была первоначально опубликована в марте 2018 г. и с тех пор обновлялась.

10 Примеры кадровой политики | CBIA