Приказ на выдачу подотчетных сумм: образец – 2020

На любом предприятии может возникнуть необходимость выдачи денежных средств сотрудникам для расходования на нужды организации (командировочные, представительские расходы, покупка канцтоваров, хозинвентаря и т.п.). При этом следует оформить  приказ на выдачу подотчетных сумм. Как это сделать, расскажем в нашей статье.

Приказ на выдачу подотчетных сумм – образец 2020

Приказ определяет перечень работников, имеющих право на получение подотчетных денег – наличных из кассы предприятия, либо безналичных средств, перечисляемых на банковскую карту подотчетного лица. Оформление такого приказа возможно как при каждой выдаче денежных средств, если подотчетные деньги выдаются нечасто, так и путем издания документа, действующего длительный период времени, что целесообразно при регулярных выплатах определенному кругу лиц.

Отметим, что подотчетные средства могут выдаваться и без составления приказа – по письменному заявлению подотчетника, при условии, что оно содержит информацию о сумме выдаваемых денег, сроке, на который они выдаются, дату и визу руководителя (п. 6.3 Указания Банка России № 3210-У от 11.03.2014 с изм. от 19.06.2017). Допустимо и совместное использование этих документов, когда работник подает руководителю заявление с просьбой о выдаче денег в подотчет, а руководитель на его основании издает распоряжение на выплату средств из кассы либо на карту сотрудника.

При выдаче подотчетной суммы срок приказа, точнее срок, на который выданы средства, имеет большое значение, поскольку по его окончании, в течение 3-х дней (рабочих) подотчетник обязан предъявить бухгалтерии авансовый отчет, в котором им перечисляется, на что именно потрачены деньги (с приложением подтверждающих документов). Если деньги выдавались на командировочные расходы, отчитаться по ним необходимо после возвращения из командировки, но не позже 3-х рабочих дней с даты приезда (п. 26 Постановления Правительства № 749 от 13.10.2008 в ред. от 29.07.2015).

При этом подотчетные деньги могут выдаваться и тем сотрудникам, кто еще не отчитался полностью за средства, взятые в подотчет ранее.

Читайте также: Положение о расчетах с подотчетными лицами: образец

Приказ, определяющий перечень подотчетных лиц предприятия должен содержать следующую информацию:

• Ф.И.О. и должности лиц, которые вправе получать подотчетные средства;
• цели, на которые им могут выдаваться деньги в подотчет;
• максимально возможные подотчетные суммы и сроки, на которые они выдаются.

Приказ подписывает руководитель предприятия (или ИП), при этом каждое подотчетное лицо должно быть ознакомлено с документом под роспись.

Каким может быть такой приказ о выдаче подотчетных сумм – образец приведен ниже:

Если распоряжение руководителя оформляется на каждую выдачу подотчетных денег, либо возникла необходимость выдачи средств работнику, не упомянутому в приведенном выше общем приказе о подотчетниках, об этом издается отдельное распоряжение, например, такое:

Приказ на выдачу подотчетных сумм директору

Директор, как и прочие сотрудники, тоже может быть подотчетным лицом. При этом для него действуют такие же правила получения денежных средств и отчета по ним, как и для остальных подотчетников компании.

Приказ на выдачу денег в подотчет директору может выглядеть следующим образом:

Читайте также: Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

Приказ о выдаче подотчетных сумм редакция 1 от 19.08.2021, образец заполнения формы. «Моё дело»

Общество с ограниченной ответственностью “Бета”
ООО “Бета”

 

ПРИКАЗ

01.12.2020              № 2-Пр

г. Москва

О выдаче подотчетных сумм

 

В целях производственной необходимости

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить следующий перечень работников ООО “Бета”, имеющих право на получение подотчетных сумм (в т.ч. с использованием корпоративных банковских карт):

Ф.И.О. работника, должность	Цель расходования
Зеленин Н.Н., коммерческий директор	расчеты с контрагентами
Иванова М.Е., секретарь	канцтовары, хозяйственные нужды
Ефремов Д.В., водитель	ГСМ, содержание стоянки
Михалков С.С., региональный менеджер	командировочные расходы

Размер подотчетных сумм, способ и срок, на который они выдаются указанным выше работникам, в каждом конкретном случае утверждаются генеральным директором в порядке, установленном Указанием о порядке ведения кассовых операций.

2. Выдавать наличные денежные средства под отчет при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному авансу.

Авансовый отчет представляется в бухгалтерию не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который были выданы подотчетные суммы. В случае получения подотчетным лицом денежных средств на командировку авансовый отчет представляется не позднее трех рабочих дней после возвращения из командировки.

3. Главному бухгалтеру Серебряковой Ю.В. производить проверку и передачу авансового отчета на утверждение генеральному директору в течение одного рабочего дня после его представления работником.

4. Генеральному директору утверждать авансовый отчет в течение одного рабочего дня после его получения из бухгалтерии.

5. Главному бухгалтеру Серебряковой Ю.В. производить окончательный расчет по авансовому отчету в течение трех рабочих дней с момента его утверждения.

6. Завести журнал учета приема и выдачи корпоративных банковских карт в целях контроля за их движением.

7. Контроль за исполнением приказа возложить на главного бухгалтера Серебрякову Ю.В..

 

Генеральный директор _________________________ А.И. Петров

 

С приказом ознакомлены:

	01.12.2020	__________________	Ю.В. Серебрякова
	01.12.2020	__________________	Н.Н. Зеленин
	01.12.2020	__________________	М.Е. Иванова
	01.12.2020	__________________	Д.В. Ефремов
	01.12.2020	__________________	С.С. Михалков

 

Выдача наличных под отчет. Налоги & бухучет, № 32, Апрель, 2018

7.1. Выдача под отчет: когда и кому?

Подотчетные лица. Для начала ответим на вопрос: кто же такие подотчетные лица? Заметим, что сам термин «подотчетное лицо» определен только для бюджетников. Так, п. 1.2 Порядка № 372 подотчетным лицом называет работника учреждения, который получил под отчет средства для будущих расходов. Полагаем, что этим определением вполне могут воспользоваться и хозрасчетные предприятия.

Например, работнику может быть поручено приобрести товарно-материальные ценности (далее — ТМЦ), закупить сельскохозяйственную продукцию или выполнить задание в служебной командировке. Характерная особенность таких отношений состоит в том, что лица, которым выдали наличные, должны по установленной форме отчитаться перед предприятием о выполнении соответствующего задания и израсходованных средствах. Поэтому этих лиц и называют подотчетными.

Таким образом, можем констатировать: под подотчетными лицами понимаются

работники предприятия, которым выданы денежные средства для выполнения какого-либо производственно-хозяйственного поручения

Когда выдают подотчетные суммы. Как правило, сначала работник получает денежные средства, а затем использует их на покупку товаров, сельхозпродукции или же на командировку. Однако бывает и так, что работник приобретает ТМЦ или оплачивает командировочные расходы за счет собственных средств и только после этого предприятие возмещает работнику израсходованные им суммы.

Нормативное регулирование. Отношения между работником (подотчетным лицом) и субъектом хозяйствования могут принимать форму (1) трудового или (2) гражданско-правового характера.

1. Трудовые отношения (когда работник выполняет обязанности, предусмотренные трудовым договором и/или должностной инструкцией). Здесь все хорошо знакомо: есть обязанности работника (выполнять поручения руководителя в рамках своих трудовых функций) и обязанности работодателя (возмещать израсходованные работником денежные средства), которые подчиняются требованиям КЗоТ. То есть эти отношения регулируются трудовым законодательством.

Причем подтверждением того, что конкретные расходы понесены работником по поручению руководителя, могут служить распорядительные документы (приказ, распоряжение) или письменная доверенность.

2. Гражданско-правовые отношения (когда приобретение товаров не входит в обязанности работника).

В этом случае отношения между предприятием и его работником регулируются нормами ГКУ. Причем здесь возможны два варианта того, как работник приобретает товары (работы, услуги) для хозяйственных нужд предприятия.

Первый вариант — договор поручения. Напомним: согласно ч. 1 ст. 1000 ГКУ по договору поручения одна сторона (поверенный) обязуется совершить от имени и за счет другой стороны (доверителя) определенные юридические действия. Сделка, совершенная поверенным, создает, изменяет, прекращает гражданские права и обязанности доверителя. При этом доверитель обязан выдать поверенному доверенность на осуществление юридических действий, предусмотренных договором поручения (ч. 1 ст. 1007 ГКУ).

Договор поручения в данном случае может быть заключен как в письменной, так и в устной форме

Объясняется это тем, что в такой ситуации несоблюдение сторонами письменной формы сделки, установленной законом, не влечет за собой ее недействительность (ч. 1 ст. 218 ГКУ).

Обязанности доверителя (в данном случае — предприятия-работодателя) прописаны в ч. 2 ст. 1007 ГКУ. Так, он обязан, если иное не установлено договором:

— обеспечить поверенного средствами, необходимыми для выполнения поручения;

— возместить поверенному расходы, связанные с выполнением поручения.

Кроме того, доверитель обязан немедленно принять от поверенного все полученное им в связи с выполнением поручения (ч. 3 ст. 1007 ГКУ).

Обязанности поверенного (подотчетного работника) находим в ч. 1 ст. 1006 ГКУ. Он должен:

— после выполнения поручения или в случае прекращения договора поручения до его выполнения немедленно вернуть доверителю доверенность, срок которой не истек, а также предоставить отчет об исполнении поручения и подтверждающие документы, если это требуется по условиям договора и характеру поручения;

— немедленно передать доверителю все полученное в связи с выполнением поручения.

Итак, после того как работник выполнит поручение работодателя, он обязан отчитаться перед ним о сумме расходов, понесенных в связи с выполнением поручения.

А поскольку ГКУ не выдвигает каких-либо требований к форме указанного отчета, то, на наш взгляд, он может быть составлен по форме Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, утвержденной приказом № 841* (далее — Отчет об использовании подотчетных средств). О применении указанной формы в такой ситуации говорится в письме Минфина от 01.12.2016 г. № 31-11170-16-29/34246 и в консультации налоговиков из подраздела 109.15 БЗ.

Причем к нему в обязательном порядке прилагают оригиналы документов, подтверждающих факт осуществления расходов и их размер.

Второй вариант — договорных отношений нет. Бывают случаи, когда работник не может заранее сообщить работодателю о необходимости приобрести товары (работы, услуги) для хозяйственных нужд предприятия. В этом случае можно говорить, что он действует без предварительного поручения.

Такие взаимоотношения между работником и предприятием регулируются положениями ст. 1158 — 1160 ГКУ. Они квалифицируются как совершение действий в имущественных интересах другого лица без его поручения (см. письма НБУ от 14.09.2016 г. № 18-0005/76945 и Минфина от 28.08.2007 г. № 31-34000-10-25/17266).

Лицо (работник), совершившее действия в имущественных интересах другого лица без его поручения, обязано при первой же возможности уведомить его о своих действиях (ч. 2 ст. 1158 ГКУ). И если эти действия будут одобрены другим лицом (работодателем), то в дальнейшем к отношениям сторон применяются положения о соответствующем договоре (т. е. о договоре поручения).

Имейте в виду: работник предприятия имеет право требовать, чтобы работодатель возместил расходы, фактически понесенные в интересах предприятия. Такое право ему дает ч. 1 ст. 1160 ГКУ.

При этом работник в соответствии со ст. 1159 ГКУ обязан немедленно после окончания действий, совершенных в интересах работодателя, предоставить последнему отчет об этих действиях и передать ему все, что при этом было получено.

Как правило, в таком случае применяется все тот же Отчет об использовании подотчетных средств. В свое время так рекомендовали поступать специалисты Минтруда (см. письмо от 10.08.2009 г. № 193/06/186-09) и Минфина (см. письмо от 28.08.2007 г. № 31-34000-10-25/17266).

Кроме того, к Отчету в обязательном порядке прилагаются оригиналы документов, подтверждающих факт осуществления работником расходов, а также суммы таких расходов. Если руководитель принял такой Отчет и подтвердил правомерность осуществления расходов своей подписью, у работника появляются все основания требовать, чтобы предприятие возместило ему расходы.

Выдача средств под отчет неработнику предприятия. По нашему мнению, нет никаких препятствий для выдачи под отчет наличных средств лицу, которое не состоит с предприятием в трудовых отношениях. Однако следует особо внимательно подойти к документальному оформлению такой операции.

В этом случае отношения между предприятием и физическим лицом будут строиться на основании договора поручения (гл. 68 ГКУ)

Соответственно, выдача наличных из кассы будет расцениваться как выплата поверенному необходимой суммы для выполнения договора поручения или как возмещение ему расходов, связанных с выполнением поручения.

В договоре рекомендуем прежде всего детально прописать, в чем заключается задание поверенного (в данном случае — подотчетного физлица-неработника). Например, предметом договора поручения с физическим лицом — неработником может быть приобретение товара у поставщика от имени и за счет предприятия.

Кроме того, в обязанности физлица по договору может входить заключение договора с поставщиком, приемка товара у поставщика с проверкой его количества и качества, проведение расчетов с контрагентами от имени и за счет предприятия-доверителя, контроль за своевременной доставкой товара и т. п.

Также в договоре поручения следует описать порядок проведения расчетов за выполненное задание между доверителем (предприятием) и поверенным (неработником). Например, можно предусмотреть, что если доверитель своевременно не обеспечит поверенного средствами, то поверенный (неработник) может произвести оплату за свой счет. В свою очередь, доверитель впоследствии возмещает понесенные расходы*. Причем совсем не лишним будет установить в договоре и предельный срок для возмещения понесенных расходов поверенного.

Наконец, в договоре поручения нужно обязательно оговорить сроки, в которые неработник предоставит отчет о выполнении поручения. При этом рекомендуем указать, что отчет подается поверенным по форме, установленной приказом № 841, и в сроки, предусмотренные пп. 170.9.2 и 170.9.3 НКУ. Ведь формально НКУ выдвигает требования отчитаться в установленный срок ко всем подотчетным лицам, а не конкретно к физическим лицам — работникам предприятия.

Кроме того, предприятию и поверенному необходимо помнить о сроках возврата неиспользованных денежных средств, выданных под отчет. Речь идет о сроках, которые установлены Положением № 148, о чем мы еще скажем ниже.

Отрадно, что нашу позицию относительно выдачи подотчетных средств неработникам разделяет Минфин (см. письмо от 13.02.2007 г. № 31-34000-30-25/2774). То же говорил ранее и НБУ в письме от 16.09.2013 г. № 11-112/13017 . Несмотря на то, что указанные консультации ссылались на отмененное Положение № 637, в целом выводы в них полностью соответствуют сегодняшнему дню.

7.2. Подотчетное лицо приобретает ТМЦ за собственные средства

Если работник за свои средства приобретает ТМЦ для своего работодателя, то отношения, возникшие между ними, на наш взгляд, имеют гражданско-правовой характер.

Соответственно, на такие отношения распространяются либо требования гл. 68 ГКУ (см. с. 69), либо положения ст. 1158 — 1160 ГКУ, которые регулируют совершение действий в имущественных интересах другого лица без его поручения (см. с. 70).

В то же время отметим: по мнению Минсоцполитики (см. письмо от 14.09.2016 г. № 13517/0/14-16/13), если трудовым договором установлена обязанность работника покупать товар за свои средства с последующим возмещением этих средств работодателем, то такие отношения следует рассматривать с учетом требований законодательства о труде.

В любом случае работник, осуществивший закупку ТМЦ за счет собственных средств, должен предоставить работодателю отчет о совершенных им действиях. При этом, как мы указывали ранее, для этого применяют форму, утвержденную приказом № 841.

Обратите внимание: если аванс подотчетному лицу не выдавался, то

применение сроков составления и предоставления Отчета об использовании подотчетных средств, установленные законодательством, не являются обязательными

Однако налоговики настаивают на том, что такой Отчет надо подавать в определенные законодательством сроки (см. консультацию в подкатегории 109.15 БЗ). Аналогичное мнение можно увидеть в письме Минфина от 01.12.2016 г. № 31-11170-16-29/34246. Радует, что в случае нарушения работником этих сроков никакие финансовые санкции ни ему, ни работодателю не грозят. И налоговики с этим согласны.

Напомним: в соответствии с абзацем пятым ст. 1 Указа № 436 штрафные санкции применяют за превышение установленных сроков использования выданных под отчет наличных, а также за выдачу наличных средств под отчет без полного отчета о ранее выданных средствах (см. подраздел 11.1 на с. 96). В этой же ситуации наличные работнику вообще не выдавались, а значит, нет и основания штрафовать работодателя.

Важно! В индивидуальной налоговой консультации от 23.02.2018 г. № 765/6/99-99-12-02-03-15/ІПК налоговики утверждают, что у работника возникает налогооблагаемый доход, если он закупил товары для предприятия за счет собственных средств (без предварительного получения аванса). В частности, они указали, что сумму средств, возмещаемых работодателем за такие товары, следует обложить НДФЛ и ВС как прочий доход.

Безусловно, согласиться с таким абсурдным выводом мы не можем. В рассматриваемой ситуации работник совершает юридические действия от имени работодателя, т. е. он не является собственником приобретенного товара (работ, услуг). Это может подтверждаться, в частности, налоговыми/товарными накладными, где в качестве покупателя будет указано предприятие.

Работник покупает товары (работы, услуги) не для личного пользования либо перепродажи работодателю. То есть нормы договора купли-продажи здесь не работают. Здесь царствует договор поручения. И порядок налогообложения суммы возмещения в рамках такого договора не должен ставиться в зависимость от того, была произведена выплата поверенному средств под отчет для осуществления поручения или нет. Подробнее об этом см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2018, № 21, с. 5.

Кстати, в подкатегории 103.04 БЗ до сих пор среди действующих можно найти консультацию другого содержания. В ней фискалы отвечают на вопрос о том, возникает ли объект обложения НДФЛ у работника, если аванс на командировку или под отчет не выдавался. И здесь они совершенно справедливо утверждают, что сумма расходов, возмещенная работнику на основании предоставленных Отчета и оригиналов документов, подтверждающих стоимость понесенных им расходов, не является объектом обложения НДФЛ, независимо от того, что аванс не выдавался, а расходы во время командировки осуществлялись за собственные средства работника.

Однако, учитывая фискализацию мнения налоговиков, работодателям безопаснее не допускать ситуаций, при которых работники, не получая денежные средства под отчет, вынуждены производить закупку товаров (работ, услуг) для нужд предприятия за счет собственных средств.

Теперь поговорим о сроке погашения предприятием задолженности, возникшей перед работником. Дело в том, что законодательством этот срок не установлен.

На практике чаще всего срок погашения долга привязывают к моменту подачи Отчета

Если был заключен договор поручения, то соответствующее условие может быть включено в его текст. Если же стороны договора не предусмотрели сроки погашения задолженности доверителя перед поверенным или договор не заключался, то возместить понесенные работником расходы необходимо в течение 7 дней со дня предъявления им соответствующего требования (ч. 2 ст. 530 ГКУ).

Если в течение 7 дней, следующих после получения требования (или срока, установленного в договоре), работодатель не выполнит своей обязанности и не выплатит надлежащих работнику сумм, со следующего дня начинают отсчет срока исковой давности (ч. 5 ст. 261 ГКУ). В общем случае продолжительность срока исковой давности составляет 3 года (ст. 257 ГКУ).

Но учтите: если взаимоотношения с подотчетным лицом регулируются трудовым законодательством, кредиторская задолженность предприятия перед работником должна быть погашена не позднее дня его увольнения. На этом настаивает Минсоцполитики в письме от 14.09.2016 г. № 13517/0/14-16/13.

Больше о сроках возмещения подотчетным лицам израсходованных ими сумм вы можете узнать из журнала «Налоги и бухгалтерский учет», 2016, № 78, с. 23.

7.3. Отчитываемся об использовании подотчетных средств

Как мы уже выяснили, физлица — доверенные лица предприятий, которые в соответствии с законодательством Украины получили наличность, в том числе с текущего счета с применением корпоративного электронного платежного средства или личного электронного платежного средства*, должны подать в бухгалтерию отчет об использовании наличности вместе с подтверждающими документами.

Кроме того, как мы уже указывали ранее, отчитаться должны и работники, потратившие собственные средства на покупку товаров (работ, услуг) для нужд предприятия.

Форма Отчета

Форма Отчета об использовании подотчетных средств утверждена приказом № 841. С применением этой формы работники отчитываются за потраченные денежные средства, которые были ими получены на командировку или под отчет. Кроме того, указанный Отчет рекомендуется использовать и в тех случаях, когда работник выполняет то или иное поручение за счет собственных средств (т. е. без предварительного получения подотчетных сумм).

Отчет об использовании подотчетных средств заполняется непосредственно работниками, получавшими денежные средства под отчет или на командировку

Исключение составляют только (п. 6 Порядка № 841):

— графы «Звіт перевірено», «Залишок унесений (перевитрата видана) в сумі за касовим ордером», а также корреспонденция счетов бухгалтерского учета, расчет суммы удержанного налога за несвоевременно возвращенные средства, которые заполняют соответствующие должностные лица предприятия, предоставившего подотчетные средства;

— графа «Звіт затверджено в сумі», которую подписывает руководитель предприятия.

Интересный момент. Если средства выдавались в безналичной форме путем перечисления их на банковский счет предприятия для использования с применением корпоративной платежной карточки, то выданными под отчет считаются суммы, фактически снятые наличными в банкоматах либо использованные в безналичных расчетах с помощью карточки. Поэтому в графе «Одержано» работник указывает не всю перечисленную на карточку сумму, а только ту часть, которую он фактически использовал путем снятия наличных через банкомат или в безналичной форме.

А вот если перечисление средств осуществлялось на личный счет работника для использования с помощью личных электронных платежных средств, то порядок заполнения Отчета такой же, как и в случае получения наличных. То есть в графе «Одержано» работник должен отразить всю перечисленную на его счет сумму.

Обратите внимание: в консультации из подкатегории 109.14 БЗ (действовала до 05.01.2018 г.) налоговики разъясняли, что именно они хотят видеть в графе «Одержано» в разных ситуациях. Так, если средства:

— выданы подотчетному лицу из кассы на основании расходного кассового ордера, то в графе «Одержано» следует указать: «Из кассы» и привести дату и номер расходного кассового ордера или расходной ведомости;

— перечислены на личный карточный счет, то здесь нужно отметить: «С текущего счета» и указать дату и номер платежного поручения;

— сняты с помощью корпоративной платежной карточки, то в приведенной графе фискалы требуют написать: «С корпоративного счета», номер счета и указать дату и номер документа, подтверждающего факт снятия наличности (квитанция/чек банкомата, кассовый чек, подтверждающий покупку товара (получение услуги) и т. п.).

Заметим, что не всегда возможно реализовать на практике все прихоти фискалов. Например, довольно сложно будет привести указанную информацию в полном объеме, если снятие наличных с использованием корпоративной платежной карточки подотчетное лицо осуществляло несколько раз. На наш взгляд, в этом случае достаточно привести источник получения денежных средств и общую сумму.

Отрывная часть Отчета об использовании подотчетных средств («РОЗПИСКА») заполняется и подписывается должностным лицом предприятия, которому работник сдает этот Отчет. Для подотчетного лица она является документом, подтверждающим своевременность предоставления Отчета.

К Отчету прилагают оригиналы первичных документов, подтверждающих суммы понесенных работником расходов. К их числу относятся: чеки РРО, квитанции к ПКО, расчетные квитанции, товарные чеки (от ФЛП), расходные накладные поставщика и т. п.

Помните: если подотчетным лицом расходовалась наличность, полученная с использованием корпоративной платежной карточки, то к Отчету прилагают также чек банкомата, копию расходного ордера, справки по установленным формам, слип, квитанцию торгового терминала и т. п. (п. 20 Положения № 148).

В то же время в случае отсутствия указанных документов бухгалтерия, на наш взгляд, все равно должна принять такой Отчет, получив для подтверждения суммы израсходованных средств выписку из банка о движении денег на счете. Кстати, такой же вывод делали налоговики в письме Миндоходов от 23.09.2013 г. № 11727/6/99-99-19-03-02-15 и в консультации из подкатегории 109.21 БЗ. .

Формально п. 20 Положения № 148 обязывает прилагать к Отчету документы, подтверждающие снятие наличных со счета, даже если применяются личные платежные карточки. Но вполне возможна ситуация, когда при перечислении средств на личный счет работника, расчеты с помощью личной платежной карточки он не осуществляет, а использует собственные наличные средства. В такой ситуации документов, подтверждающих снятие наличности, априори не будет. По нашему мнению, факт отсутствия таких документов не должен быть основанием для непризнания расходов работника (естественно, при наличии оригиналов расчетных документов, подтверждающих расходы).

Важно! Когда подотчетное лицо приобретает товары (работы, услуги) для нужд предприятия, оно действует от имени такого предприятия*.

Поэтому документы, подтверждающие эту операцию, должны содержать реквизиты предприятия

Наряду с наименованием субъекта хозяйствования, от имени и по поручению которого действует подотчетное лицо, в документах следует указывать также фамилию, имя и отчество лица, от которого приняты денежные средства (т. е. подотчетного лица).

Кстати, интересный момент. Предположим, подотчетное лицо по уважительным причинам не может лично подать Отчет и вернуть остаток неиспользованных средств, выданных ему под отчет. Согласно разъяснениям фискалов в этом случае подотчетное лицо имеет право на основании договора поручения передать денежные средства в бухгалтерию через другое материально ответственное лицо. При этом сроки подачи Отчета остаются прежними (см. консультацию в подкатегории 109.14 БЗ).

Какие сроки предоставления Отчета установлены законодательством, выясним прямо сейчас.

Сроки предоставления Отчета

Документом, регулирующим сроки предоставления Отчета, является НКУ.

По общему правилу работник обязан заполнить и предоставить Отчет об использовании подотчетных средств после завершения командировки или выполнения отдельного гражданско-правового действия по поручению и за счет субъекта хозяйствования, выдавшего денежные средства под отчет. При этом сроки предоставления Отчета установлены пп. 170.9.2 и 170.9.3 этого Кодекса. Они зависят от:

— цели (на командировку или под отчет) и

— формы предоставления денежных средств (в наличной или безналичной форме).

Для наглядности сроки подачи Отчета об использовании подотчетных средств представим в табл. 7.1.

Таблица 7.1. Сроки подачи Отчета об использовании подотчетных средств

Цель выдачи аванса	Форма выдачи аванса
	в наличной форме	в безналичной форме для использования с применением корпоративных платежных карточек и платежных документов*
		расчеты наличными, снятыми с использованием платежных карточек	расчеты в безналичной форме
Выполнение отдельных гражданско-правовых действий (решение производственных (хозяйственных) вопросов)	До окончания 5-го банковского дня, следующего за днем, в котором работник приобрел товары (работы, услуги) по поручению и за счет субъекта хозяйствования, выдавшего деньги под отчет (п.п. «б» п.п. 170.9.2 НКУ)**
Покрытие командировочных расходов и решение производственных (хозяйственных) вопросов в командировке	До окончания 5-го банковского дня, следующего за днем, в котором работник завершает командировку (п.п. «а» п.п. 170.9.2 НКУ)	До окончания 3-го банковского дня после завершения командировки (п.п. «а» п.п. 170.9.3 НКУ)***	В течение 10 банковских дней после завершения командировки (до 20 банковских дней**** при наличии уважительных причин) (п.п. «б» п.п. 170.9.3 НКУ)
* Под платежными документами следует понимать перечисленные в п.п. 170.9.3 НКУ дорожные, банковские или именные чеки, другие платежные документы. ** Налоговики считают (см. подкатегорию 103.17 БЗ), что при расчетах с помощью корпоративных платежных карточек за товары (работы, услуги), приобретенные для нужд предприятия, следует соблюдать сроки, установленные п.п. 170.9.3 НКУ. Однако, на наш взгляд, этот вывод справедлив только для расходования средств при решении производственных (хозяйственных) вопросов в командировке. *** По нашему мнению, указанные сроки не применяются в случае перечисления аванса на командировку на личную карточку работника. В такой ситуации работник обязан руководствоваться общими сроками и отчитаться о суммах и направлениях использования денежных средств, выданных на командировку, до окончания 5-го банковского дня, следующего за днем, в котором он завершает командировку. Дело в том, что перечисление денежных средств на личную карточку приравнивается к выдаче аванса наличными. А для такого случая никаких специальных норм, устанавливающих иные сроки предоставления Отчета, НКУ не содержит. Однако налоговики высказывали иную точку зрения. Из письма ГНСУ от 06.02.2012 г. № 2292/6/23-50.0214 следует, что действие п.п. 170.9.3 НКУ распространяется как на случаи, когда в командировке используется корпоративная платежная карточка, так и на случаи использования работником личной карточки. В связи с этим налоговики делали, на наш взгляд, ошибочный вывод: если во время служебной командировки работник получал наличные с применением личного специального платежного средства, то он должен предоставить Отчет до окончания 3-го банковского дня после завершения командировки. Аналогичное мнение было изложено в консультации из подкатегории 109.15 БЗ, действовавшей до 01.01.2017 г. **** Срок предоставления Отчета об использовании подотчетных средств продлевается работодателем для выяснения вопросов относительно выявленных расхождений между соответствующими отчетными документами.

Таким образом, при наличной форме предоставления подотчетных сумм ориентируемся на п.п. 170.9.2 НКУ, а при безналичной — на п.п. 170.9.3 НКУ.

Также обратите внимание: несмотря на то, что в абзаце первом п.п. 170.9.3 НКУ речь идет и о командировках, и о гражданско-правовых действиях, далее в пп. «а» и «б» п.п. 170.9.3 НКУ говорится только о расходах, понесенных в командировках. Из этого следует, что п.п. 170.9.3 НКУ регулирует сроки предоставления Отчета об использовании подотчетных средств исключительно в случаях осуществления расходов в командировках.

Таким образом, на случаи выдачи под отчет средств на производственные (хозяйственные) нужды требования упомянутого подпункта не распространяются. А значит, при предоставлении Отчета за средства, выданные на эти цели (независимо от формы их выдачи), действуют нормы п.п. «б» п.п. 170.9.2 НКУ. На этот факт указывал ранее и НБУ в письме от 16.09.2013 г. № 11-112/13017.

Однако налоговики считают по-другому. Так, в консультации из подкатегории 103.17 БЗ они говорят о том, что при использовании корпоративных платежных карточек для закупки товаров (работ, услуг) для нужд предприятия следует соблюдать сроки, установленные п.п. 170.9.3 НКУ. По нашему мнению, такой вывод не соответствует нормам упомянутого Кодекса.

Как мы уже сказали, указанные в табл. 7.1 сроки подачи Отчета не являются обязательными для применения, если работник тратил собственные средства без выдачи ему аванса.

7.4. Возврат неиспользованных средств

Со сроками подачи Отчета об использовании подотчетных средств разобрались. Теперь посмотрим, как обстоят дела со сроками возврата денег, которые подотчетное лицо не потра- тило.

Учтите: здесь наряду с нормами НКУ необходимо учитывать требования Положения № 148. При этом сроки, установленные НКУ, применяются органами ГФСУ для целей обложения НДФЛ и ВС. В свою очередь, сроки, предусмотренные п. 19 Положения № 148, предназначены для определения фактов нарушения правил наличного обращения.

При наличии излишне израсходованных (т. е. не подтвержденных документально) средств, полученных

1) на командировку и

2) на выполнение отдельных гражданско-правовых действий (в том числе в командировке), работник обязан вернуть их в кассу или перечислить на банковский счет предприятия, выдавшего средства, до или во время подачи Отчета об использовании подотчетных средств (п.п. 170.9.2 НКУ).

Причем в отношении подотчетных средств, полученных работником на командировку, Положение № 148 никаких иных сроков возврата неизрасходованной их части не устанавли- вает.

А значит,

предельные сроки возврата денежных средств, полученных работником на командировку, совпадают со сроками предоставления Отчета

Между тем, п. 19 Положения № 148 определяет сроки возврата неизрасходованных средств, выданных субъектом хозяйствования на решение производственных (хозяйственных) вопросов. Они зависят от конкретных целей, на которые подотчетные средства выдаются, и составляют:

— на закупку сельскохозяйственной продукции и заготовку вторичного сырья — не более 10 рабочих дней;

— на закупку лома черных и цветных металлов — не более 30 рабочих дней со дня выдачи наличных под отчет;

— на все другие производственные (хозяйственные) нужды — не более 2 рабочих дней, включая день получения наличных под отчет.

Как видим, НКУ и Положение № 148 устанавливают разные сроки возврата неизрасходованных подотчетных сумм, полученных на хозяйственные нужды. Поэтому сумму неизрасходованных средств, полученных на эти цели, нужно возвращать в кассу либо перечислять на банковский счет предприятия до или во время предоставления Отчета, но с учетом требований п. 19 Положения № 148.

Заметим, что такое же мнение в свое время высказывал НБУ в письме от 16.09.2013 г. № 11-112/13017. И хотя в этом письме банкиры ссылались на отмененное Положение № 637, этот вывод справедлив и сейчас.

Например, НКУ разрешает вернуть неизрасходованные подотчетные суммы, полученные работником в наличной форме для решения производственных (хозяйственных) вопросов, до или одновременно с подачей Отчета (т. е. до окончания 5-го банковского дня). В то время как Положение № 148 требует вернуть такие средства в течение 2 рабочих дней, включая день их получения. В таком случае при возврате наличности, полученной на производственные нужды, следует ориентироваться на 2-дневный срок.

Имейте ввиду: в случае когда подотчетному лицу одновременно выдана наличность как на командировку, так и для решения в такой командировке производственных (хозяйственных) вопросов, п. 19 Положения № 148 позволяет

срок, на который выдана наличность под отчет на эти цели, продлить до завершения срока командировки

Обратите внимание на следующий важный момент. Согласно п. 19 Положения № 148 выдача наличности под отчет осуществляется только при условии отчета в установленном порядке за ранее полученные под отчет суммы. Заметьте: речь идет именно об отчете, а не об осуществлении полного расчета между подотчетным лицом и предприятием.

Другими словами, чтобы получить новый «наличный» аванс, работник обязан отчитаться за предыдущий. Давайте детальнее разберемся с тем, как это правило работает. Для этого рассмотрим несколько распространенных ситуаций.

Дополнительная выдача денег на одну и ту же командировку. По нашему мнению, ограничение, установленное п. 19 Положения № 148, не распространяется на случаи, когда у предприятия возникает необходимость в продлении командировки.

На наш взгляд, запрет, предусмотренный п. 19 Положения № 148, и соответствующий штраф за его игнорирование направлены на ограничение выдачи под отчет «новых» средств, если уже возникла обязанность предоставить Отчет об использовании подотчетных средств за ранее полученные средства.

Если же срок предоставления Отчета за ранее полученные средства не наступил (что и имеет место в случае продления командировки), то выдача дополнительных средств на те же цели не должна привести к применению штрафа, предусмотренного абзацем пятым ст. 1 Указа № 436. (см. раздел 11 на с. 96).

Кстати, не возражали против выдачи работнику дополнительных средств на одну и ту же командировку в случае ее продления специалисты НБУ (см. письмо от 15.03.2007 г. № 11-113/981-2658) и Минфина (см. письмо от 14.03.2011 г. № 31-18030-07-10/6681). И хотя эти консультации ссылались на отмененное Положение № 637, нормы аналогичного содержания присутствуют в Положении № 148. А значит, в этом вопросе все должно оставаться по-прежнему.

Работник не отчитался за ранее выданный аванс. Например, работник вернулся из командировки 26.03.2018 г. Аванс ему выдавался наличными. В таком случае работник должен отчитаться до 02.04.2018 г. включительно. Если работник составил Отчет об использовании подотчетных средств 30.03.2018 г., то, например, 29.03.2018 г. он не мог получить новый «наличный» аванс, даже если внес остаток неизрасходованных им денег в кассу предприятия.

Хотя, если вы не робкого десятка, можете попытаться доказать, что аванс в таком случае выдать можно, поскольку предельный срок предоставления Отчета (02.04.2018 г.) еще не наступил.

Работник не вернул остаток неизрасходованных средств. Предположим, работник Отчет об использовании подотчетных средств предоставил, но при этом неизрасходованные средства не вернул.

Несмотря на то что деньги возвращены не были, по нашему мнению, работнику может быть выдан следующий аванс. Ведь он отчитался за ранее предоставленные средства. А значит, требования п. 19 Положения № 148 не нарушаются.

Но помните: несвоевременный возврат подотчетным лицом средств грозит штрафными санкциями и субъекту хозяйствования (см. раздел 11 на с. 96), и подотчетному лицу. Об ответственности физлица поговорим в подразделе 7.5.

7.5. Ответственность за несвоевременный возврат неизрасходованных средств

Напомним: согласно положениям НКУ сумма излишне израсходованных средств должна быть возвращена работником в кассу или зачислена на банковский счет выдавшего их предприятия до или во время предоставления Отчета об использовании подотчетных средств. При этом под излишне израсходованными понимаются суммы, превышающие:

— расходы на командировки;

— фактические расходы на выполнение отдельных гражданско-правовых действий (т. е. не подтвержденные документально).

Сумма излишне израсходованных средств (т. е. расходов, не подтвержденных документально), не сданная в кассу предприятия или не перечисленная на его банковский счет в установленные НКУ сроки, включается в налогооблагаемый доход работника (п.п. 164.2.11 НКУ).

Эта сумма облагается НДФЛ по ставке 18 % (п. 167.1 НКУ) и ВС по ставке 1,5 % (п. 16¹ подразд. 10 разд. ХХ НКУ)

Обратите внимание! НДФЛ и ВС из дохода работника удерживают и в том случае, если он вовремя предоставил Отчет, но излишне израсходованные средства в установленный срок не вернул.

А вот в случае, когда вы не выдавали своему работнику аванс на командировку или под отчет, ответственность ему не грозит, даже если он подает Отчет с нарушением сроков, определенных пп. 170.9.2 и 170.9.3 НКУ*.

Для определения объекта налогообложения при удержании НДФЛ от суммы излишне израсходованных средств, выданных на командировку или под отчет, предусмотрено применение «натурального» коэффициента (п. 164.5 НКУ).

Его определяют по формуле:

К = 100 : (100 – Сн),

где К — «натуральный» коэффициент;

Сн — ставка НДФЛ.

При ставке налога 18 % «натуральный» коэффициент составляет 1,219512.

Что касается ВС, то из разъяснений налоговиков можно сделать вывод, что он исчисляется от «чистой» суммы излишне израсходованных средств (см., в частности, письма ГФСУ от 08.06.2016 г. № 12626/6/99-99-13-02-03-15 и от 20.11.2015 г. № 24759/6/99-99-17-02-01-15, консультации в подкатегориях 103.25 и 132.05 БЗ). То есть без ее увеличения на «натуральный» коэффициент.

НДФЛ и ВС, начисленные на сумму излишне израсходованных денежных средств, удерживаются предприятием, выдавшим такие средства, за счет любого налогооблагаемого дохода работника (после его налогообложения) за соответствующий месяц (п.п. 170.9.1 НКУ). Если суммы дохода недостаточно, удержание осуществляется за счет налогооблагаемых доходов последующих отчетных месяцев до полной уплаты такого налога.

Что касается сроков уплаты НДФЛ и ВС, удержанных с суммы несвоевременно возвращенных излишне израсходованных денежных средств, то, по нашему мнению, их необходимо перечислить одновременно с суммами налога (сбора), удержанными из заработной платы работника, за счет которой производилось такое удержание.

Работник прекращает трудовые отношения с предприятием, выдавшим подотчетные средства?

Тогда суммы НДФЛ и ВС удерживаются за счет последней выплаты налогооблагаемого дохода при проведении окончательного расчета. Если же такого дохода не хватило, то непогашенная часть налога (сбора) включается в налоговое обязательство плательщика по результатам отчетного (налогового) года. То есть по окончании года работник обязан будет самостоятельно задекларировать такой доход и уплатить с него НДФЛ и ВС.

И не забудьте излишне израсходованные денежные средства и удержанные из него НДФЛ и ВС отразить в Налоговом расчете по форме № 1ДФ. В разделе І этой формы доход показывают с учетом «натурального» коэффициента с признаком «118» (см. консультацию в подкатегории 103.25 БЗ).

А вот в строку «Військовий збір» раздела ІІ излишне израсходованные средства попадут в «чистой» сумме в общей массе с прочими доходами.

На этом закончим наш разговор о подотчетных суммах.

выводы

• Отношения между подотчетным лицом и субъектом хозяйствования могут принимать форму либо трудовых, либо гражданско-правовых отношений.
• Под отчет могут быть выданы средства и лицу, которое не состоит с предприятием в трудовых отношениях.
• Сроки предоставления Отчета об использовании подотчетных средств установлены пп. 170.9.2 и 170.9.3 НКУ.
• В общем случае на производственные (хозяйственные) нужды выдавать наличность можно на срок не более 2 рабочих дней, включая день получения наличных под отчет. Исключение — закупка сельхозпродукции, лома черных и цветных металлов и заготовка вторсырья.
• Сумма излишне израсходованных средств, не сданная в кассу предприятия или не перечисленная на его банковский счет в установленные НКУ сроки, облагается НДФЛ и ВС.

Руководство по обеспечению значимого роста

Цель и миссия выполняют одну и ту же роль для организаций, но достигаются по-разному и имеют разное влияние. Цель и миссия – это причина существования организации и направление принятия решений.

Однако организации не могут одновременно ориентироваться на цель и руководствоваться миссией, даже если цель и миссия выполняют одну и ту же стратегическую роль. Быть бизнесом, ориентированным на достижение цели, на практике сильно отличается от того, чтобы быть бизнесом, движимым миссией.Компании, преследующие цель, организуют свой бизнес, процессы и сотрудников таким образом, чтобы добиться большего блага. Цель вечна и зачастую глобальна.

Компании, движимые миссией, также оказывают положительное влияние, но они делают это для более узкого круга заинтересованных сторон. Кроме того, миссия компании может меняться со временем, когда меняется рынок или меняются бизнес-цели. С другой стороны, цель редко – если вообще когда-либо – меняется.

Организации часто путают эти два термина, но важно различать, руководствуется ли компания целями или миссией.Приведенные ниже конкретные примеры дают четкое представление о различиях между ними.

Примеры целевых компаний

Целевые компании руководствуются целью как бизнес-моделью. Они существуют не только для максимизации прибыли или увеличения акционерной стоимости, но и для того, чтобы оказывать долгосрочное и благотворное влияние на мир. Целеустремленные компании измеряют успех на основе того, насколько существенно они влияют на конкретные глобальные проблемы, на которые они пытаются повлиять. Примером целевого потребительского бренда является Tom’s Shoes.

На странице впечатляющих результатов Тома написано: «Мы занимаемся бизнесом, чтобы улучшить жизнь». Tom’s существует не только для продажи обуви. Он существует, чтобы «помочь человечеству процветать», помогая людям во всем мире «чувствовать себя физически безопасными, психически здоровыми и иметь равный доступ к возможностям».

Tom’s реализует цели своей компании, предоставляя гранты организациям, которые поддерживают его усилия по улучшению жизни. Том сотрудничает с этими организациями, чтобы предоставлять многочисленные услуги по улучшению жизни, включая операции по сохранению зрения, бесплатную психиатрическую помощь, образование для детей, живущих в бедности, и чистую воду для тех, кто не имеет к ней доступа.Он дает этим организациям 1 доллар на каждые 3 доллара, которые компания зарабатывает, и раздает обувь сообществам, которые в ней нуждаются. Tom’s использует прибыль от продажи обуви для достижения цели улучшения жизни.

Tom’s Shoes воплощает свою цель в своем бизнесе, процессах и культуре. Компания активно работает над повышением своей устойчивости за счет включения более экологически чистых материалов в свою продукцию и транспортные материалы. Один из способов, которым Tom’s поддерживает своих сотрудников и корпоративную культуру в соответствии со своими бизнес-целями, – это финансирование программы «Организация поездок.«Благотворительные поездки» – это «полностью финансируемая возможность [для сотрудников и акционеров] поехать в другую страну или штат и учиться вместе с [его] благотворительными партнерами». Tom’s говорит, что эти поездки вдохновляют «на еще более сильную приверженность [его] общей цели», и 60 процентов его сотрудников побывали хотя бы в одной поездке.

Но не все целевые компании имеют структуру прямого взноса. Другие примеры целевых компаний:

• Unilever: сделать экологически чистую жизнь обычным явлением
• Патагония : Чтобы спасти нашу родную планету
• Whole Foods: для питания людей и планеты
• Danone: Обеспечение здоровья через пищу как можно большему количеству людей

В каждом из этих примеров организация обязуется не только предоставлять ценность своим прямым заинтересованным сторонам.Эти целевые компании используют прибыль, которую они получают, для решения важных глобальных проблем и позитивного воздействия на мир.

Демонстрация влияния целевого бизнеса

Доверие потребителей к брендам снижается. Компаниям недостаточно сказать, что они преследуют цель; им нужно это доказать. Целевые компании должны сделать дополнительный шаг, чтобы продемонстрировать, что они действуют в соответствии со своими целями – еще одно важное различие между целеустремленными и целеустремленными компаниями.

Для подтверждения того, что организация ориентирована на достижение конкретных целей, требуется прозрачность и сторонняя проверка. Организации, приверженные своей цели, должны продемонстрировать, что они соответствуют высоким стандартам, которые существуют, чтобы служить общему благу. Привлечение внешней стороны для привлечения к ответственности организации и оценки ее усилий имеет решающее значение.

Есть несколько моделей, которые измеряют и проверяют компании, выполняющие целевую работу. Эти модели не исключают друг друга, и организации могут выбрать следовать всем из них или использовать их комбинацию:

• Certified B Corporation: Сертификация B Corp позволяет оценить общее положительное влияние коммерческой компании.По закону компании B Corp обязаны сбалансировать прибыль и цель, внося поправки в свое управление, чтобы они могли принимать решения и внедрять методы, учитывающие не только акционерную стоимость, но и влияние на все заинтересованные стороны – сотрудников, клиентов, общество и окружающую среду. Компании получают сертификат B Corp, чтобы показать заинтересованным сторонам, что их компания соответствует самым высоким стандартам подтвержденных социальных и экологических показателей, публичной прозрачности и юридической ответственности. Корпорация B ускоряет глобальный сдвиг в культуре, чтобы изменить определение успеха в бизнесе и построить более инклюзивную и устойчивую экономику.
• Социальное предприятие: Социальные предприятия – это «организации, которые удовлетворяют базовые неудовлетворенные потребности или решают социальные или экологические проблемы с помощью рыночного подхода». Социальные предприятия либо нанимают людей со значительными препятствиями на пути к трудоустройству, производят продукты или предоставляют услуги, которые имеют социальное или экологическое воздействие, либо жертвуют часть своей прибыли некоммерческим организациям, которые удовлетворяют неудовлетворенные потребности. Альянс социальных предприятий предоставляет участникам ресурсы о том, как они могут добиться успеха в качестве социальных предприятий.
• Общественно-полезные корпорации: Общественно-полезная корпорация – это юридическое учреждение, которое демонстрирует, что у компании есть цель, выходящая за рамки максимизации акционерной стоимости. Шаги для того, чтобы стать общественно полезной корпорацией, различаются в зависимости от штата, но все уставы благотворительных корпораций разделяют основные требования. Сюда входит, что «цель вашей корпорации должна состоять в том, чтобы приносить пользу обществу, чтобы ваши директора учитывали интересы всех групп, затронутых деятельностью вашего бизнеса, и что вы готовите годовой отчет о прибылях и убытках.”

Примеры компаний, движимых миссией

Компании, движимые миссией, следуют миссии, которая поддерживает бизнес-цели. Миссия дает организациям ясность, направление и фокус. Он поддерживает то, в чем организация хороша как бизнес, и повышает качество обслуживания клиентов.

Компании, движимые миссией, сосредотачиваются на возвращении ценности своим ключевым заинтересованным сторонам, включая клиентов, акционеров и сотрудников. Однако они не стремятся принести пользу широким слоям населения мира, помимо этих заинтересованных сторон.Компании, движимые миссией, измеряют успех по выручке, прибыли и вовлеченности клиентов.

Starbucks – это пример популярной компании, движимой миссией. Его миссия – «вдохновлять и воспитывать человеческий дух – одного человека, одну чашку и один район за раз». Starbucks не существует для решения серьезных социальных проблем, таких как бедность, изменение климата или расовое неравенство. Он существует, чтобы обогатить жизнь своих клиентов своими кафе и кофейнями. Заявление о миссии Starbucks по-прежнему разъясняет, вдохновляет и вдохновляет, но не нацелено на решение глобальной проблемы или обеспечение глобального блага.

Другие примеры компаний, движимых миссией:

• Google: систематизируйте информацию в мире и сделайте ее общедоступной
• Peloton: Использование технологий и дизайна, чтобы соединить мир через фитнес, давая людям возможность быть лучшей версией себя в любом месте и в любое время.
• Southwest Airlines: Привлекайте людей к тому, что важно в их жизни, с помощью дружеских, надежных и недорогих авиаперелетов.(Примечание: Southwest перечисляет это как заявление о цели на своем веб-сайте, но мы утверждаем, что Southwest ориентирована на миссию, а не на цель.)

Определение лучшей модели для организации

Выбор между бизнесом, ориентированным на конкретные цели, или бизнесом, движимым миссией, – важное стратегическое решение. Это проясняет, кому служит организация и как она должна быть структурирована. Эти факторы влияют на ценности компании, которые определяют тип культуры рабочего места, необходимый для достижения цели или миссии.

Целеустремленность – не лучшее решение для всех организаций. Ниже приведены три ключевых вопроса, которые лидеры должны задать себе, решая, руководствоваться ли им целью или миссией:

• Насколько организация заинтересована, желает и способна интегрировать глобальную цель в свой бизнес, процессы и культуру?
• Насколько организация привержена прозрачной отчетности по всем видам деловой практики, особенно в отношении партнеров по цепочке поставок, устойчивости, разнообразия и вовлеченности, а также корпоративных пожертвований?
• Насколько привлекательно стремление уравновесить прибыль с людьми и планетой?

Для ведения бизнеса, ориентированного на достижение цели, организации должны внедрять цель во все, что они делают, включая финансы и операции.Это доходит до проверки всех поставщиков, чтобы убедиться, что они соответствуют стандартам, установленным для себя организацией, и обеспечивает высочайший уровень прозрачности в финансовой отчетности.

Целевые компании также должны оценивать свое влияние и сообщать о нем, чтобы оставаться подотчетными. После этого клиенты, сотрудники, акционеры и сообщества могут увидеть, насколько организация привержена достижению своей цели, что укрепляет доверие.

Приведение в соответствие с целью – это долгосрочная стратегия, требующая значительных бизнес-вложений для общего блага.Компании, движимые миссией, инвестируют разумно, чтобы положительно служить своим прямым заинтересованным сторонам. Компании, ориентированные как на цели, так и на миссию, имеют эффективные основы для принятия разумных бизнес-решений. Лидеры, которые выбирают лучшую модель для своей организации, обладают большей ясностью и могут более эффективно обеспечивать воздействие и успешные результаты.

Создание плана подотчетности для возмещения сотрудникам деловых расходов

Знаете ли вы, что Закон о сокращении налогов и занятости (TCJA) отменил детализированные вычеты для сотрудников, которые несут невозмещенные расходы по бизнесу компании в период с 2018 по 2025 год?

К счастью, вы можете создать так называемый «план подотчетности», чтобы свести к минимуму неблагоприятные последствия этого положения TCJA.Вот как работает план подотчетности.

Игра по новому своду правил

До TCJA сотрудник мог требовать детализированного вычета невозмещенных деловых расходов в той степени, в которой они превышали 2% скорректированного валового дохода сотрудника (AGI) в сочетании с другими разными расходами, подпадающими под порог вычета 2% от AGI. Примеры невозмещенных деловых расходов с учетом порога в 2% включали членские взносы в профсоюзы, членские взносы в профессиональные ассоциации, рабочую одежду и расходы на чистку рабочей одежды.Примеры прочих прочих расходов включают инвестиционные расходы и сборы за налоговые консультации и подготовку.

После TCJA вычеты по всем этим разным подробным расходам и невозмещенным бизнес-расходам с учетом минимального уровня 2% отменяются до 2025 года.

Если сотрудники будут продолжать оплачивать деловые расходы из своего кармана от имени вашей компании, рассмотрите возможность создания так называемого «плана подотчетности» для их возмещения. Таким образом, компания может удержать возмещение (с учетом правила отказа от удержания 50% для возмещенных расходов на питание).Кроме того, возмещение будет не облагаться налогом для сотрудников-получателей.

Без подотчетного плана возмещения учитываются как дополнительная налогооблагаемая заработная плата. Для ваших сотрудников это приведет к уплате подоходного налога и удержанию налогов FICA с возмещения. И ваша компания должна будет платить долю работодателя в налогах на социальное обеспечение и медицинскую помощь при возмещении расходов.

Следование правилам для подотчетных планов

Подотчетный план – это соглашение о возмещении расходов или надбавках, которое требует от сотрудников обоснования расходов и возврата необоснованных авансовых платежей.Как правило, работодатели поддерживают планы возмещения расходов сотрудникам в масштабах всей компании. Но налоговые правила применяются к каждому сотруднику отдельно. Таким образом, компенсация одного сотрудника может подпадать под правила благоприятного подотчетного плана, в то время как компенсация другого сотрудника выходит за рамки этих правил, поскольку требования подотчетного плана не были выполнены.

В частности, подотчетный план должен удовлетворять следующим четырем требованиям:

Требование к бизнес-подключению.

План должен предусматривать возмещение или надбавки только на деловые расходы, вычитаемые из налогооблагаемой базы (в соответствии с правилом удержания 50% на питание). Эти суммы должны быть выплачены или понесены сотрудником в связи с оказанием услуг компании.

Компенсации или надбавки должны быть четко обозначены как таковые при оплате работнику. Например, они могли оплачиваться отдельными чеками. Если заработная плата и возмещение расходов или надбавки выплачиваются вместе, сумма возмещения или надбавки должна быть указана в квитанции чека сотрудника.

Имейте в виду, что TCJA навсегда запрещает вычеты на расходы на деловые развлечения, поэтому вы не должны покрывать их с помощью подотчетного плана. Вместо этого дайте сотрудникам возможность списывать эти расходы непосредственно на счет компании. Хотя это не изменит того факта, что расходы на развлечения не подлежат вычету, это упрощает задачу, выводя ваших сотрудников из петли сложных налоговых правил.

Требование адекватного обоснования.

План должен требовать обоснования возмещаемых расходов посредством отчета о расходах, дневника, журнала, путевого листа, подробной квитанции или аналогичной записи в течение разумного периода времени после того, как расходы были оплачены или понесены.Квитанция или другая документация обычно требуется для покрытия любых расходов на проживание в размере 75 долларов США или более.

В документации должно быть указано:

• Сумма и коммерческое назначение расхода,
• Время и место любого путешествия,
• Дата и описание любых деловых подарков, а
• Деловые отношения с компанией каждого человека, получающего подарок.

В отношении дорожных расходов подотчетный план может основывать возмещение расходов на федеральных суточных на питание, проживание и непредвиденные расходы.Если используются федеральные суточные, обоснование фактических сумм не требуется. Ваш налоговый консультант может предоставить список федеральных ставок суточных в континентальной части США, который может варьироваться в зависимости от местоположения и даты.

Если суточные работодателя превышают применимую федеральную ставку суточных, работник может оставить себе это превышение. Однако любое превышение рассматривается как дополнительная заработная плата с учетом подоходного налога и федерального налога на занятость.

Требование о возврате избыточных авансов.

План должен требовать от сотрудников возврата любого аванса, превышающего обоснованные коммерческие расходы. Любая невозвращенная избыточная сумма рассматривается как дополнительная заработная плата с учетом подоходного налога и федерального налога на занятость.

Если компания выплачивает суточные командировочные, которые не превышают федеральную ставку суточных, сотрудники могут удержать любое превышение суточных над фактическими расходами (другими словами, «оставить сдачу»). Это не дисквалифицирует подотчетный характер плана и не требует, чтобы любое превышение учитывалось как дополнительная налогооблагаемая заработная плата.Напротив, план, возмещающий фактические расходы, должен требовать от сотрудников возврата всех избыточных авансов, чтобы считаться планом подотчетности.

Требование разумного срока.

Как обоснование расходов, понесенных сотрудниками, так и возврат любых избыточных (необоснованных) авансовых платежей должны происходить в разумные сроки. Факты и обстоятельства диктуют, что является разумным. Например, у сотрудника, находящегося в длительной командировке за город, будет больше времени для обоснования расходов и возврата любых лишних сумм.

Упрощение вопросов с помощью безопасных гаваней

Если вам нужна уверенность в соблюдении разумного срока, правила IRS предлагают два безопасных убежища.

Метод с фиксированной датой. Согласно этой безопасной гавани, требование разумного периода времени автоматически соблюдается, если план предусматривает, что:

• Авансы будут выплачиваться не ранее, чем за 30 дней до того, как сотрудник оплатит или понесет предполагаемые расходы, на которые выплачивается аванс.
• Расходы должны быть обоснованы в течение 60 дней после их оплаты или понесения.
• Авансы на необоснованные суммы должны быть возвращены компании в течение 120 дней.

Метод периодической выписки. Согласно этой безопасной гавани, требование разумного периода времени автоматически соблюдается, если план предусматривает, что компания:

• Предоставлять затронутым сотрудникам отчеты не реже одного раза в квартал о сумме авансов, которые еще не были подтверждены, и
• Требовать, чтобы любые такие авансы были обоснованы или возвращены компании в течение 120 дней после выпуска отчета.

Пора переходить?

Согласно действующим налоговым правилам, подотчетные планы явно выгодны сотрудникам с невозмещенными коммерческими расходами и их работодателям (поскольку доля работодателя в федеральных налогах на трудоустройство не взимается). Если ваши сотрудники оплачивают бизнес-расходы из своего кармана, обратитесь к своему налоговому консультанту, чтобы узнать, подходит ли план подотчетности для вашей компании.

7 Подотчетность | Тестирование, преподавание и обучение: руководство для штатов и школьных округов

об отдельных учащихся, требования к определению школ и округов, в которых учащиеся превышают (или не достигают) стандартов, возлагают ответственность на учебные заведения, а не на отдельных учащихся или учителей.

При этом закон следует примеру первых реформированных штатов, таких как Кентукки и Миссисипи, которые разработали механизмы, специально предназначенные для подотчетности школ и округов. Аргумент в этих государствах заключался в том, что школьные преподаватели и сотрудники коллективно несут ответственность за успеваемость учащихся. Хотя учитель 4-го класса может в значительной степени определить, что изучает ученик 4-го класса и как этот ученик выполняет тест 4-го класса, на самом деле его успеваемость отражает совокупные знания и навыки, которые она усвоила к этому моменту.Таким образом, все учителя вносят свой вклад в успеваемость учеников.

Кроме того, подотчетность на уровне школы была разработана для поощрения учителей к совместной работе над улучшением обучения, в отличие от таких программ, как поощрение заслуг, которые рассматривались как разжигающие конкуренцию среди школьного персонала (Clotfelter and Ladd, 1996).

Однако возложение ответственности на школьный уровень может скрыть некоторую важную информацию. Как обнаружил Уиллмс (1998), разница в успеваемости учащихся в школах была больше, чем разница в успеваемости между школами; поэтому отчеты, в которых оценивается успеваемость в школе только на основе общих результатов, без учета различий в школах, могут вводить в заблуждение, поскольку некоторые учителя успевают хорошо, а другие – плохо.

Кроме того, при установлении подотчетности на уровне школы и округа не учитывается ключевой элемент головоломки успеваемости учащихся – сами учащиеся. Некоторые критики утверждают, что такие схемы создают конфликт интересов между учениками и учителями; у учителей есть сильный стимул повышать успеваемость, но у учеников, ничего не зависящих от результатов, мало стимулов для того, чтобы делать все возможное на тестах, особенно на уровне старшей школы. Более того, эта ситуация усиливает низкий уровень мотивации старшеклассников к усердному труду в школе и маскирует последствия неадекватной успеваемости, с которыми столкнутся учащиеся, когда они закончат школу и окажутся не в состоянии найти высокооплачиваемую работу (Бишоп , 1994).

Стремясь повысить мотивацию учащихся к школьной работе и привлечь учащихся к ответственности за собственное обучение, ряд политиков, в том числе президент Клинтон, предложили определенную форму ответственности учащихся, такую ​​как повышение из класса в класс или выпуск из средней школы. при условии демонстрации определенного уровня успеваемости, обычно путем прохождения теста. Президент Клинтон и другие поставили вопрос о прекращении «социального поощрения» или практики перевода учащихся в более высокие классы, чтобы они оставались со своими сверстниками, независимо от их успеваемости.Как заявил президент в своем Послании о положении страны в 1998 году: «когда мы переводим из класса в класс ребенка, который не освоил эту работу, мы не оказываем ребенку никаких услуг».

Но, как показал ряд исследований, школы не оказывают детям никакой помощи, когда они оставляют их в классе и продолжают предоставлять им неадекватные

Путевые и другие возмещаемые расходы – Правила и инструкции

Политика в отношении командировочных и других возмещаемых расходов

Руководство по командировочным и другим возмещаемым расходам

Как получить возмещение расходов

Управление записями и план файлов U of T

Объектив

Цель состоит в том, чтобы определить и разрешить возмещение разумных расходов, понесенных путешественниками из Университета Торонто на командировки в университет и другие возмещаемые расходы на справедливой основе, обеспечивая максимально возможную гибкость.Эта политика рассчитана на то, чтобы полагаться на добрую волю и усмотрение сотрудника и руководителя, и в то же время позволяет Университету выполнять свои обязательства по руководству как государственному учреждению.

Область применения

Настоящая политика распространяется на всех преподавателей, сотрудников, студентов и других лиц Университета Торонто (за исключением внешних поставщиков услуг, например консультантов), которые несут командировочные и связанные с ними расходы, а также на все командировочные и другие возмещаемые расходы, понесенные независимо от источника их финансирования.Если руководящие принципы агентства или условия конкретной награды являются более строгими или налагают более строгие ограничения, эти руководящие принципы имеют преимущественную силу перед руководящими принципами Университета.

Ключевые принципы

Университет Торонто возместит наличные, командировочные расходы в университет и связанные с ними расходы, которые являются законными, разумными и подходящими для предпринимаемой деловой деятельности, а также соответствуют условиям, установленным источником финансирования, использованным для их оплаты. Расходы должны были быть понесены лично истцом, т.е.е. истец не требует возмещения от имени другого лица.

Руководящий принцип заключается в том, что человек не должен ни получать, ни терять личные средства в результате командировок. Оригиналы квитанций от поставщиков должны подтверждать все позиции требований о возмещении расходов, за исключением требований о выплате суточных, где это применимо. Если оригиналы квитанций недоступны из-за договоренностей о совместном финансировании, копия чека возмещения из другого источника финансирования должна сопровождать запрос на возмещение от Университета.

Разумным считается способ передвижения, который обеспечивает адекватные стандарты комфорта, удобства, безопасности и эффективности и является наиболее экономичным в данных обстоятельствах.
Все претензии по расходам должны подаваться на возмещение своевременно, и было бы неразумно ожидать возмещения более чем через год после того, как были понесены соответствующие расходы.

Инструкции по индивидуальным командировочным расходам см. В «Руководстве по командировочным и другим возмещаемым расходам» ниже.

Одобрения и ответственность

1. Общие

Все требования о возмещении расходов из фондов Университета, будь то операционные фонды, фонды с ограничениями, капитальные или вспомогательные фонды, требуют единовременного утверждения лицом, которому заявитель отчитывается. Ответственность заявителя и утверждающего лица заключается в обеспечении того, чтобы расходы были понесены для законных целей университетской деятельности; разумны в контексте деловой активности вуза; и соответствуют этой политике, применимым руководящим принципам агентства по предоставлению грантов или условиям конкретного контракта, , в зависимости от того, что налагает более строгие ограничения .Как организация в более широком государственном секторе (BPS) Онтарио, U of T также руководствуется директивой BPS о расходах.

Ответственность заявителя претензии состоит в том, чтобы понести разумные расходы и потребовать возмещения только фактических личных расходов на законную университетскую деятельность, подтвержденных оригинальными квитанциями, а также предоставить утверждающему со всей необходимой документацией для оценки претензии.

2. Подписи (рукописные) или подтверждение в электронном виде

В зависимости от используемого метода оплаты для авторизации транзакции требуется либо бумажная подпись (и), либо электронное подтверждение (и) (т.е. Идентификатор пользователя FIS для транзакции). Электронное одобрение приемлемо, если требуется только одно одобрение. Это означает, что при отсутствии собственноручной подписи идентификатор пользователя лица, разместившего транзакцию в системе, считается утверждающим транзакцию (то есть электронным подтверждением). Если требуются две подписи (например, возмещение личных расходов), запись собственноручной подписи сотрудника на бумажном бланке является обязательной, в то время как единовременное утверждение может быть рукописным или электронным.

Подпись истца:

• Заполненную бумажную форму возмещения личных расходов с подписью заявителя и декларацией можно подавать с приложенными оригиналами квитанций,
• Заявитель может подписать и сделать заявление (о том, что он ознакомился с правилами Университета о возмещении расходов и подтверждает их соблюдение) на конверте, содержащем квитанции.
• Заявители, не являющиеся сотрудниками (например, студенты и посетители), могут прикрепить подтверждение по электронной почте или подпись из стороннего цифрового программного обеспечения, если предоставление оригинальной подписи невозможно / невозможно.
• Распечатайте и подпишите веб-форму ERDD при использовании ERDD в веб-процессе.

Окончательное утверждение:

• Электронное утверждение приемлемо, если утверждающий находится в сети, или
• Если последний утверждающий не находится в сети, требуется некоторая форма собственноручной подписи, и рекомендуется использовать бумажную форму с приложением оригиналов квитанций.

3. Преподаватели и сотрудники

Рекомендуется, чтобы преподаватели или сотрудники, планирующие поездку, запросили разрешение у лица, которому они сообщают , прежде чем выделит какие-либо средства на поездку или другие возмещаемые расходы.Путешественник (вместе с потенциальным утверждающим лицом) несет ответственность за обеспечение того, чтобы любая предполагаемая поездка (или другие расходы) была необходимой, уместной, допустимой и что имелся приемлемый источник финансирования.

• Для сотрудника это обычно означает получение письменного разрешения до бронирования поездки.
• Для главного исследователя поездка может быть неотъемлемой частью исследования, и получение одобрения председателя перед каждой поездкой было бы непрактичным.Кроме того, главный исследователь осведомлен об условиях финансирования и часто может лучше всего определить, является ли поездка необходимой, допустимой и имеется ли источник финансирования.

Если у преподавателя или сотрудника есть какие-либо сомнения, получить разрешение на командировку или другие возмещаемые расходы заранее .

Университет не обязан возмещать сотруднику командировочные (или другие расходы), которые ранее не были утверждены .Это могло быть в том случае, если цель поездки не считалась связанной с бизнесом, нет финансирования для покрытия расходов (например, грант закончился или перерасход) или расходы на грант неприемлемы.

Ситуация, когда председатель не утвердил командировочные расходы главного исследователя, будет аналогична последствиям, когда расходы на грант являются неприемлемыми или когда грант перерасходован. Департамент будет искать другие подходящие источники финансирования и возмещения из этих источников, если они существуют.Например:

• от другого гранта или контракта, или
• из доли главного исследователя в накладных расходах университета или начальных расходах

Если не существует других приемлемых источников финансирования, то главный исследователь не получит компенсацию.

4. Посетители и студенты

Посетители и студенты имеют право на поездку. Эта политика распространяется на посетителей и студентов так же, как и на преподавателей и сотрудников.Например, требование предоставить оригиналы квитанций и незамедлительную подачу запросов на возмещение расходов в равной степени применимо как к посетителям, так и к студентам.

Объектив

Цель настоящего руководства – помочь утверждающим и заявителям определить разумность и целесообразность путевых расходов путем описания стандартов для ряда обычно возникающих путевых и других возмещаемых расходов.

В случаях, не предусмотренных этими руководящими принципами, или в необычных обстоятельствах, путешественник и утверждающий должны принять решение, чтобы убедиться, что расходы являются разумными и разумными в данных обстоятельствах.Если утверждающий не уверен, он должен сначала выполнить процедуры подразделения и, при необходимости, проконсультироваться с контролером и директором финансовых служб по телефону 978-8503.

Это руководство представляет собой минимальные требования. В некоторых ситуациях факультеты / подразделения / департаменты будут устанавливать более строгие правила, чем те, которые указаны в этом руководстве. В этих ситуациях будут применяться рекомендации факультета / подразделения / департамента.

Руководящие принципы, имеющие преимущественную силу

• Должен быть утвержденный источник финансирования расходов, и они должны во всех отношениях соответствовать условиям, связанным с финансированием,
• Расходы, относящиеся к спонсируемым грантам, должны соответствовать этим руководящим принципам, если только руководящие принципы предоставляющего агентства (или условия конкретного гранта) не налагают более строгих ограничений.Ссылки на различные агентства-спонсоры можно найти здесь.
  • Положения и условия присуждения награды за исследования содержатся в руководящих публикациях финансирующего агентства или в сборнике финансируемых исследований (FReD), выпускаемом Офисом вице-президента по исследованиям и инновациям.
  • Условия использования других средств с ограничениями, например ведомственные целевые фонды, содержатся в административном документе / сводной ведомости, подготовленной для каждого такого фонда.

Способы оплаты

Не предполагается, что преподаватель, сотрудник, посетитель или студент используют личные средства для финансирования командировочных расходов Университета до получения возмещения от Университета.

Существует четыре способа оплаты, которые путешественники могут выбрать в зависимости от того, что лучше всего подходит для их пункта назначения: 1) прямой биллинг ведомственных счетов за авиабилеты, 2) личная кредитная карта, 3) университетская туристическая карта или 4) подотчетный аванс.

Обратите внимание, что карта закупок НЕ ДОЛЖНА использоваться для оплаты поставщиков туристических услуг.

1. Персональная кредитная карта

Персональные кредитные карты можно использовать для оплаты дорожных расходов.Возмещение приемлемых затрат может быть запрошено, как только эти затраты были понесены, через форму возмещения расходов. Как правило, расходы возникают в период путешествия, и, следовательно, возмещение расходов будет предоставлено по завершении поездки; однако бывают ситуации, когда оплата командировочных расходов требуется до поездки. Некоторые примеры включают плату за конференцию, авиабилеты и сторонние сайты бронирования жилья (например,грамм. Expedia). Дополнительную информацию об этих конкретных расходах см. В разделах «Допустимые разные предметы, связанные с бизнесом» – регистрационные сборы на конференцию, авиаперелеты и железнодорожные перевозки и проживание соответственно .

2. Университетская туристическая карта:

Общий:

Предпочтительным способом оплаты для штатных сотрудников , которые регулярно путешествуют , является использование университетской карты командировок и гостеприимства. Карточка доступна для штатных сотрудников с одобрения директора, декана, директора или председателя (или выше).См. Страницу Travel and Hospitality Card на веб-сайте Службы закупок, чтобы подать заявку (включая форму заявки и инструкции по заполнению), внести изменения или аннулировать Travel and Hospitality Card.

Карточка Travel and Hospitality Card должна использоваться только для гостиничных и туристических услуг. Карту покупателя можно использовать для покупки товаров и услуг – дополнительную информацию см. В разделе «Карта покупок Административные правила ».

Университет предпочитает, чтобы сотрудники использовали проездные и гостеприимные карты везде, где это возможно, поскольку это сводит к минимуму необходимость иметь при себе наличные деньги. Это имеет последствия для безопасности отдельных путешественников и финансовых потоков для Университета. Карта Travel and Hospitality Card – самый экономичный способ финансирования командировок в университет.

Scotiabank Visa:

Университет заключил договор о проездных и гостеприимных картах с Scotiabank Visa. Эта карта предоставляет сотрудникам широкий спектр льгот на поездки , включая задержку рейса и багажа, кражу и повреждение арендованного автомобиля, компенсацию за кражу в отеле / ​​мотеле и другие льготы, предлагаемые поставщиком карты университетских путешествий и гостеприимства.Карту Travel and Hospitality Card следует использовать только в деловых целях U of T.

Карта Visa Scotiabank выдается на имя сотрудника, который берет на себя персональную ответственность за оплату расходов, связанных с использованием карты. По карте предоставляется 60 дней с даты выписки для расчета по счету, что дает достаточно времени для обработки требования о возмещении расходов и отправки платежа в Scotiabank до взимания платы за просрочку платежа. Примечание. Университет не несет ответственности за просрочку платежа и не возмещает эти расходы.

Форма возмещения расходов должна быть заполнена сотрудником и представлена ​​на утверждение после того, как расходы на поездку будут понесены или поездка будет завершена, в зависимости от того, что наступит раньше. Оригиналы квитанций должны быть приложены к выписке о визе. (см. Как получить компенсацию расходов).

В редких случаях может потребоваться, чтобы платеж в пользу Scotiabank Visa производился непосредственно отделом университета от имени сотрудника. В этих случаях применяются стандартные правила возмещения расходов в отношении утверждений (т.е. аттестация сотрудников и одноразовое одобрение), и только те элементы, которые указаны в GTFM, могут быть одобрены и начислены на счета U of T. Кроме того, если отдел обрабатывает платеж от имени сотрудника и по какой-либо причине платеж не поступает в Scotiabank вовремя (проблемы с чеком, задержка доставки почты и т. Д.), Оплата любых возникающих штрафов за просрочку платежа ВСЕГДА остается ответственность держателя карты. Просроченные платежи рассчитываются на основе того, когда платеж был получен и обработан Scotiabank, а не когда документы размещены в FIS.Обработка платежа по чеку может занять до 15 рабочих дней, поэтому ответственность за получение платежа лежит на держателе карты, прежде чем будут применены штрафы за просрочку платежа. Департамент университета НЕ возмещает эти расходы.

3. Подотчетный аванс

Для путешественников без карты проезда и гостеприимства, а также для тех направлений, где кредитные карты не принимаются, доступны подотчетные авансы. Использование этого способа оплаты должно быть крайне ограничено, так как это наименее экономичный способ оплаты для Университета.Он требует, чтобы университет выплачивал наличные раньше, чем с помощью карты проезда и гостеприимства или личной кредитной карты.

См. Подотчетные авансы, где обсуждаются альтернативы подотчетному авансу, когда подотчетный аванс уместен / неуместен, вопросы подотчетности, связанные с этой формой платежа, и приводятся ссылки на соответствующие формы для получения и погашения подотчетного аванса.

Путешествие воздушным и железнодорожным транспортом

1. Общие

Путешественникам следует запрашивать самый низкий из доступных тарифов во время бронирования.Обратите внимание, что самый низкий доступный тариф часто ниже, чем тариф эконом-класса, но путешественник должен учитывать, что такие низкие тарифы могут иметь ограничения, такие как непередаваемый или невозвратный тариф. По вопросам поездок на поезде обращайтесь к утвержденным поставщикам услуг по поездкам на веб-сайте Службы закупок.

Поскольку можно получить значительную экономию, сделав предварительное бронирование, всем сотрудникам следует спланировать поездку как минимум за 14 дней до отъезда.

Покупка авиабилетов может быть возмещена, как только расходы будут понесены, т.е.е. нет необходимости ждать, пока путешествие будет завершено. Рейсы авиакомпаний будут обрабатываться как возмещение расходов, а , а не , как часть подотчетного аванса.

Как и в случае с обычным обратным рейсом, полетный проездной (т. Е. Несколько полетных сегментов, приобретенных по сниженным ценам) подлежит возмещению, как только будут понесены расходы. Покупка проездных билетов должна быть одобрена заранее и должна рассматриваться только тогда, когда есть высокая степень уверенности в том, что путешествие будет завершено.

Невозможно потребовать компенсацию за авиабилеты, приобретенные на баллы для часто летающих пассажиров, так как Университет возмещает только расходы из собственного кармана.

2. Личная поездка в сочетании с деловой поездкой

Если личная поездка совмещена с деловой поездкой, сотруднику будет возмещена только деловая часть поездки по самому низкому доступному тарифу.

Если разделение деловых поездок и личных поездок неясно, напримербилет на самолет с несколькими пунктами назначения, в котором одно или несколько пунктов назначения предназначены для личных поездок, утверждающему следует предоставить смету стоимости авиабилетов для «только деловой части», взятую одновременно с фактическим бронированием авиабилета. Стоимость авиабилетов для деловой части поездки будет возмещаемой суммой, если эта сумма меньше.

Например:

Сотрудник планирует посетить конференцию в Калгари, а в конце конференции вылететь в Ванкувер на какое-то личное время.При бронировании поездки сотрудник:

(1) получить расценки на рейс Торонто-Калгари-Торонто. Это «деловая» часть поездки;

(2) забронировать билеты на рейс Торонто-Калгари-Ванкувер-Торонто.

При подаче запроса на возмещение расходов необходимо предоставить исходный счет-фактуру на стоимость забронированного авиабилета (см. Пункт (2)) вместе с расценками на полученную «бизнес-часть» (см. Пункт (1) выше).Ценой для «деловой» части будет сумма, подлежащая возмещению, если только фактическая сумма, уплаченная за всю поездку (см. 1), не была меньше.

Утверждающий несет ответственность за то, чтобы предложение и фактический счет были сопоставимы и отражали одни и те же условия бронирования, т.е. обе суммы были получены в один и тот же день и т. Д.

Настоятельно рекомендуется доводить до сведения лица, утверждающего до , информацию о поездках, в которых личная поездка совмещена с деловой поездкой, для бронирования поездки.

3. Класс обслуживания

Air – Для внутренних и международных рейсов стандартный класс обслуживания – это самый дешевый тариф эконом-класса. Все другие поездки бизнес-классом и премиум-экономическим классом могут быть разрешены (например, полеты продолжительностью более 6 часов или по медицинским показаниям), если это предварительно разрешено директором школы, деканом, директором или старшим должностным лицом, перед которым подотчетен путешественник (см. 5. Утверждения раздел ниже).

Rail – Стандартный класс обслуживания – самый дешевый тариф эконом-класса.Однако в пункты назначения, где время в пути превышает 4 часа (например, Оттава или Монреаль), разрешается проезд бизнес-классом. Обоснование этого состоит в том, что стоимость железнодорожных перевозок бизнес-класса в этих случаях, как правило, будет ниже, чем стоимость проезда по воздуху, если учесть включение питания в железнодорожные тарифы бизнес-класса, потенциальную экономию на поездке в аэропорт и разницу в тарифах.

4. Требование о получении

Оригиналы квитанций необходимы для оплаты авиаперелетов и поездов.Кроме того, хотя посадочный талон не требуется, в претензии необходимо предоставить другую приемлемую документацию в качестве доказательства путешествия по воздуху / железной дороге.

В оригинале квитанции должны быть указаны способ оплаты и сумма, уплаченная путешественником (например, маршрут / квитанция или подтверждение билета от авиакомпании / железной дороги). Если в оригинале квитанции не указано доказательство платежа, требуется дополнительное подтверждение платежа, например копия выписки по кредитной карте.

Истец несет ответственность за предоставление необходимых доказательств путешествия по воздуху / железной дороге.Приемлемая документация для подтверждения заявки на проезд воздушным / железнодорожным транспортом включает как минимум одно из следующего:

• Посадочный талон (бумажный или распечатанная копия изображения электронного посадочного талона, в котором четко указана информация о рейсе / поезде), или
• счет за гостиницу в пункте назначения, или
• квитанции такси / транзита в / из аэропорта / вокзала назначения, или
• квитанции о питании в пункте назначения, или
Сертификат
• о посещении конференции.

Для всех поездок воздушным / железнодорожным транспортом (включая сегменты / кредиты, взятые на проездные билеты на самолет / поезд) соответствующее доказательство того, что поездка состоялась, должно быть приложено к оригинальной форме возмещения расходов или четко указано на этой форме.

5. Допуски

Как указано в разделе «Утверждения и обязанности» выше, рекомендуется получить одноразовое разрешение до любой воздушной поездки, поскольку ответственность за то, чтобы любая предполагаемая поездка была необходима, была уместной, является обязанностью путешественника (вместе с конечным утверждающим лицом). допустимо и что существует приемлемый источник финансирования.

Авиаперелеты

бизнес-классом или премиум-экономическим классом не приветствуются, но в тех случаях, когда это будет сочтено целесообразным, до бронирования рейса необходимо получить одобрение директора школы, декана, директора, председателя или старшего должностного лица, перед которым путешественник подотчетен. Утверждающая документация относительно запроса на одобрение должна храниться в отделе.

При оценке запроса на одобрение авиаперелета бизнес-классом или премиум-экономическим классом утверждающий должен учитывать, согласится ли представитель широкой общественности с обоснованием более высокой ставки.Примеры обстоятельств, которые могут оправдать поездку в бизнес-классе или премиум-экономическом классе, могут включать:

• физические ограничения на длительном участке полета (более 6 часов), или
• по медицинским показаниям, не позволяющим путешествовать эконом-классом.

Отсутствие мест в эконом-классе из-за поздней подготовки к поездке, чего можно было бы разумно избежать за счет лучшего планирования, как правило, не рассматривается как адекватное оправдание для путешествия бизнес-классом или премиум-эконом-классом.В случае предоставления утверждения утверждающий несет ответственность за обоснование более высокой ставки / класса обслуживания.

Также рекомендуется, чтобы запросы на длительные полетные сегменты (т.е. продолжительностью более 6 часов) подавались в письменной форме руководителю подразделения (директору, декану, директору, председателю или старшему руководителю), который предоставит письменное согласие до бронирования. путешествовать. Это требование, если источником финансирования не является исследовательский грант. Если финансирование осуществляется за счет исследовательского гранта, необходимо соблюдать соответствующую политику спонсора в отношении утверждения командировочных расходов.

Для групповых поездок счет туристического агентства обычно выставляется преподавателям или сотруднику, ответственным за разрешение / организацию поездки. Если этого человека нет в числе путешественников, он или она подтвердит счет. Если это лицо является одним из путешественников, счет-фактура должен быть утвержден для оплаты лицом, которому это лицо подчиняется. Предварительное одобрение владельца КИК или Фонда подразумевается вышеуказанным одобрением.

6. Воздушный транспорт – прочее

• Программы для часто летающих пассажиров – Сотрудники могут участвовать в программах для часто летающих пассажиров, но не должны указывать конкретные авиакомпании с целью накопления баллов, если только они не являются наименее дорогими из доступных тарифов.Невозможно потребовать возмещения расходов на авиабилеты, приобретенные на личные баллы для часто летающих пассажиров.
• Страхование – Страхование отмены рейса является допустимым расходом. Дополнительная страховка (например, медицинская страховка, которая уже предоставляется Университетом) не подлежит возмещению.
• Сборы за резервирование мест – Допускаются сборы за резервирование мест.
• Подтверждение бронирования рейсов – Рекомендуется повторно подтвердить бронирование и время полета перед вылетом в аэропорт.

7. Ограничения на перелеты

• Не более двадцати пяти процентов (25%) сотрудников одного отдела могут путешествовать вместе одним рейсом.
• Не более двадцати пяти процентов (25%) президента, вице-президентов и финансового директора могут путешествовать вместе одним рейсом.

Транспорт и парковка в аэропорту

1. Стандарт

Стандарт – это наименее дорогое средство передвижения, обеспечивающее наиболее удобный, прямой и своевременный маршрут в / из аэропорта.

2. Требование о получении

Требуемый оригинал квитанции – это квитанция поставщика, а не только квитанция по кредитной карте.

3. Прочее

Если это самый дешевый способ передвижения, работник может потребовать километраж за использование личного автомобиля в аэропорт и обратно и соответствующую стоимость парковки. См. Раздел «Использование личного автомобиля» для получения дополнительной информации.

Жилье

1. Общие

Преподаватели и сотрудники имеют доступ к тарифам Канадской ассоциации бизнес-руководителей университетов (CAUBO) в ряде гостиничных сетей и мест по всей Канаде и за рубежом.Дополнительную информацию см. В разделе «Национальный контракт CAUBO на отели» на веб-сайте Службы закупок.

2. Стандарт жилых помещений

Стандарт размещения – одноместный номер с собственной ванной в отеле бизнес-класса. Использование роскошного жилья не возмещается.

3. Требования к получению

Как обычно бывает с любыми возмещаемыми расходами, заявитель должен предоставить утверждающему лицу достаточную документацию, чтобы оценить, что предметы, по которым была подана претензия, следующие:

• законным, разумным и подходящим для осуществляемой коммерческой деятельности,
• были понесены и оплачены лицом, запрашивающим возмещение, а
• Заявленные путевые расходы и представительские расходы были фактически получены заявителем.

Что касается проживания, то в квитанциях заявителя должны быть указаны «подтверждение пребывания», а также «подтверждение оплаты» (т.е. способ оплаты, имя плательщика и уплаченная сумма). В зависимости от способа бронирования / оплаты и времени совершения платежа (т. Е. До проживания или после проживания) тип доступной документации может отличаться, но все же должен соответствовать требованиям к документации, указанным выше.

Ниже приведены некоторые примеры различных бронирований жилья и типы подтверждающей документации, которые могут быть уместны для требования о возмещении расходов:

Пример 1. Забронируйте напрямую в отеле

Оригинал подробного выписки о расходах гостя из отеля с указанием дат поездки (подтверждение пребывания), метода оплаты, имени плательщика и уплаченной суммы (подтверждение оплаты).Если подтверждение оплаты не указано в квитанции о проживании в отеле, то требуется дополнительная документация, подтверждающая платеж, например копия выписки по кредитной карте.

Пример 2: бронирование через сторонний сайт бронирования (например, Expedia)

Заказы, сделанные через сторонние сайты бронирования, обычно оплачиваются заранее. Подтверждение заказа со стороннего сайта бронирования обычно включает даты поездки, способ оплаты, имя плательщика и уплаченную сумму (т.е. подтверждение оплаты). Если в подтверждении заказа не указано доказательство оплаты, требуется дополнительная документация, подтверждающая платеж, например копия выписки по кредитной карте. Кроме того, необходимо предоставить выписку с гостями или счет за гостиницу, полученные от принимающего заведения в конце или после пребывания, с подтверждением дат пребывания в этом заведении (даже если не было понесено никаких дополнительных сборов).

Пример 3: Аренда AirBnB

Бронирования через AirBnB обычно оплачиваются заранее.В подтверждении платежа должны быть указаны даты заезда и выезда, данные и местонахождение принимающей организации, а также общая сумма сборов, включая налоги и способ оплаты (например, кредитная карта) и плательщика (например, подтверждение платежа). Если подтверждение платежа не предоставлено в счетах, предоставленных AirBnB, требуется дополнительная документация, подтверждающая платеж, например копия выписки по кредитной карте. Кроме того, потребуется документация, подтверждающая пребывание, которая может состоять из подтверждения по электронной почте / сообщения от хоста AirBnB, подтверждающего, что заявитель действительно останавливался в своем учреждении / месте жительства в течение периода подачи претензии.

4. Партнер сопровождает путешественника

Если партнер сопровождает путешественника, сумма, которую должен запросить путешественник, должна быть только самой экономичной стоимостью номера для одного человека – любые дополнительные расходы на проживание партнера не допускаются.

5. Долгосрочное проживание

Если сотруднику требуется проводить более одного месяца непрерывно в одном месте, необходимо до начала периода поездки принять соответствующие меры для подходящей аренды или питания и проживания по недельным или ежемесячным ставкам.

6. Размещение с друзьями и родственниками (бесплатное проживание)

Если жилье предоставляется бесплатно, может быть сделан подарок или вознаграждение в размере до уровня, установленного Университетом. Текущее бесплатное жилищное пособие находится здесь.

Аренда транспорта

1. Общие

Прокатные автомобили следует использовать только в том случае, если менее дорогой транспорт недоступен. Аренда автомобиля будет разумным способом передвижения при поездках в оба конца на расстояние до 500 км.Арендованный автомобиль обычно не должен использоваться для поездок туда и обратно на расстояние, превышающее это расстояние. Если совершается поездка на большее расстояние, максимальная сумма требуемых расходов эквивалентна тарифу на авиаперелёт эконом-класса по самому прямому маршруту или тарифу на поезд со стандартным нижним местом или местом для стоянки, в зависимости от того, что меньше.

По возможности следует использовать карту проезда и гостеприимства. Преподаватели и сотрудники имеют доступ к тарифам Канадской ассоциации деловых руководителей университетов (CAUBO) в ряде компаний по аренде автомобилей.Дополнительные сведения см. На странице «Прокат автомобилей» на веб-сайте Службы закупок.

2. Стандарт аренды транспортных средств

Стандарт – автомобиль среднего размера. Для групповых поездок, когда аренда автомобиля является наиболее экономичным средством передвижения, арендуйте по одному автомобилю на каждых четырех путешественников. Запросите самую низкую доступную цену во время бронирования.

3. Требования к получению

Требуемый оригинал квитанции – это копия договора аренды, выписка со счета, счет-фактура и квитанции для покупателя бензина.

4. Страхование – Аренда автомобиля

• Внутренний – Университет получает бесплатный отказ от права на возмещение ущерба при столкновении (CDW) в Северной Америке, когда оплата аренды автомобиля производится с помощью карты проезда и гостеприимства, поэтому при аренде автомобилей с использованием карты проезда и гостеприимства откажитесь от этого покрытия. См. Дополнительную информацию в разделе о страховании путешествий. Когда карта проезда и гостеприимства не используется, покупка CDW является допустимым расходом.
• Международный – Когда автомобиль арендуется за пределами Северной Америки, необходимо приобрести как CDW, так и страховку гражданской ответственности.От всех других страховок следует отказаться.

5. Аренда автомобилей – прочее

• Рекламные тарифы – При получении автомобиля убедитесь, что предлагается самый низкий тариф.
• Аренда в одну сторону – Часто договорные ставки не применяются к аренде в одну сторону, и взимаются дорогостоящие дополнительные сборы.
• Заправка бензина – Бензин является приемлемым расходом. Убедитесь, что вы заправили бензобак перед возвратом автомобиля, чтобы избежать дорогостоящей наценки на бензин.
• Деловая цель – Путешественник должен предоставить конкретную информацию об аренде автомобиля (т. Е. Посещаемое лицо или организация и цель поездки) для покрытия расходов.

Использование личного автомобиля

1. Использование личного автомобиля – Общие положения

Рекомендуется использовать личное транспортное средство только для коротких поездок, когда это является наиболее экономичным средством передвижения или когда нет подходящего общественного транспорта.

2. Ограничение

Стандарт заключается в том, что личное транспортное средство может использоваться для поездок на расстояние до 500 км в оба конца. Для более длительных поездок путешественник может выбрать свой собственный автомобиль, но компенсация пробега будет ограничена эквивалентным наименее дорогостоящим видом транспорта в этот пункт назначения и обратно.

3. Ставка возмещения

Весь километраж, пройденный на личном транспортном средстве при ведении бизнеса (с учетом ограничения в 500 км, упомянутого выше), будет возмещаться из расчета центов за километр.Ставки время от времени пересматриваются и корректируются. Актуальные ставки можно найти здесь.

4. Использование личного автомобиля – прочее

• Транспорт между университетскими городками, который не является частью трудового договора или соглашения, может потребовать возмещения. Компенсация за проезд до места жительства и обычного места работы сотрудника и обратно не производится.
• Физическое лицо, претендующее на использование личного транспортного средства, должно иметь действующие водительские права и иметь страховку на транспортное средство, которое соответствует минимальным требованиям соответствующей провинции.Лица, использующие личный автомобиль, должны иметь страховое покрытие (гражданская ответственность и ущерб собственности) не менее 500 000 долларов.
• Ожидается, что люди, путешествующие на одно и то же мероприятие, по возможности ограничат использование личного транспортного средства одним автомобилем.
• Все расходы на автомобиль покрываются за счет пробега, включая стоимость обслуживания, ремонта, буксировки и топлива. Дополнительные сборы за парковку, проезд по мосту, парому и автомагистралям во время работы в университете являются приемлемыми расходами.
• Человек или организация, которых посетили, и цель поездки должны быть предоставлены в заявлении о расходах на личный автомобиль.

Питание

1. Питание – общее

Фактические расходы или суточные могут быть востребованы на питание во время деловой поездки в Университет Торонто. Деловая цель должна быть указана в заявлении о расходах. Возмещению подлежат только разумные продукты питания и алкоголь.

Сотрудникам будут возмещены расходы на обеды, связанные с бизнесом, когда они будут обедать с другими сотрудниками в командировке, конференции, вознаграждении, признании или другой соответствующей деловой цели.В таких случаях питание оплачивается самым старшим из посещающих университетских сотрудников. В заявлении должны быть указаны имена присутствующих лиц или группы.

2. Стандарт на питание

Стандартное питание – ресторан в гостинице бизнес-класса или другой равнозначный по качеству.

3. Требования к получению

Оригиналы ресторанных квитанций необходимы для возмещения фактических расходов (то есть подробный счет ресторана). Обратите внимание, что квитанция по кредитной карте может быть использована для подтверждения оплаты чаевых в ресторане.

4. Суточные

Суточные могут быть востребованы вместо фактических затрат. Возмещение суточных выгодно в обстоятельствах, когда фактические расходы отдельного лица трудно отделить от расходов на совместное использование группы (т. Е. Групповое питание) или когда ведение учета, связанное с фактическим возмещением, было бы необычно обременительным. Квитанции для выплаты суточных не требуются. Суточные следует запрашивать только при оплате питания и только во время командировок в университет или во время командировок по делам университета.Следует отметить, что суточные по ставке ужина могут быть использованы для подачи заявки на ужин, в то время как счета в ресторане могут быть представлены за завтрак и обед в тот же день.

Щелкните здесь, чтобы узнать текущие ставки суточных. Эти ставки время от времени пересматриваются и корректируются университетом.

5. Питание, включенное в другую возмещаемую позицию

Суточные на питание не предоставляются, если питание включено в состав другой возмещаемой позиции. Примеры включают:

• транспортные расходы – путешественник, который начинает или заканчивает поездку в середине дня, не должен требовать полного суточного.Точно так же, если сотрудник путешествует поездом бизнес-классом (например, VIA 1), который включает питание, суточные не могут быть востребованы на эту часть поездки.
• плата за конференцию
• жилье

Гостиничный бизнес

1. Гостиничное дело – общие вопросы

Разумные расходы на питание или представительские расходы, если они предназначены для конкретной деловой цели, подлежат возмещению. Такое гостеприимство может включать общественные, спортивные и культурные мероприятия.Должна быть четкая документация относительно бизнес-целей гостеприимства (например, приглашение приглашенного лектора на обед или интервью с потенциальным преподавателем), с указанием имен лиц или группы, участвующих. Что касается возмещения алкогольных напитков, факультеты или подразделения могут принимать более строгие правила в отношении предоставления и возмещения алкогольных напитков.

2. Деловые развлечения для сотрудников, не являющихся университетами

Деловые развлечения сотрудников, не являющихся сотрудниками Университета, должны ограничиваться стоимостью еды и напитков, предоставленных в столовой отеля или ресторане аналогичного качества.Если предоставляется алкоголь, умеренное потребление и цена являются стандартом. Разнообразные развлечения, например, гольф, теннис, спортивные соревнования, театральные постановки и т. Д., Требуют предварительного разрешения начальника отдела.

Любой сотрудник Университета Торонто, проводящий бизнес-ланч, ужин или другое развлекательное мероприятие, должен ограничить количество сотрудников Университета и других участников, посещающих только тех, кто, как ожидается, внесет непосредственный вклад в достижение бизнес-цели.Любое мероприятие, проводимое на территории кампуса, которое включает предоставление алкоголя, должно соответствовать Политике университета в отношении алкоголя. С Политикой в ​​отношении алкоголя можно ознакомиться по адресу http://www.food-beverage.utoronto.ca/beverage-services/university-alcohol-policy.

3. Развлечение сотрудников университета

Обычно расходы на развлечения других сотрудников Университета не подлежат возмещению, за исключением необычных / особых обстоятельств. Такие обстоятельства могут включать ограничение по времени (продленный рабочий день), характер и деликатность обсуждаемых вопросов, продвижение по службе или эффективность работы (хорошо выполненная работа) и выход сотрудника на пенсию.Полное объяснение бизнес-цели должно быть дано в отчете о расходах, и одноразовое разрешение должно быть получено до особых обстоятельств. Алкоголь может подаваться на специальных общественных мероприятиях, таких как праздничные обеды, праздничные вечеринки, вечеринки по случаю выхода на пенсию и другие общественные мероприятия, и для этого требуется предварительное одобрение главы отдела. Умеренное потребление и цена должны быть стандартом. Для регулярных встреч между сотрудниками Университета запрещается употребление алкоголя.

4.Домашние развлечения для деловых гостей

С одобрения начальника отдела сотрудник может принимать деловых гостей у себя дома, если это служит определенной деловой цели. Если алкоголь предоставляется, необходимо пересмотреть Политику университета в отношении алкоголя в качестве руководства.

5. Отчетность о представительских расходах

Гостиничные расходы (т. Е. Питание и развлечения) должны оплачиваться самым старшим из присутствующих сотрудников университета, когда присутствуют другие сотрудники Университета Торонто.

Групповое путешествие

В ситуациях, когда группа путешествует вместе, может быть выгодно работать с туристическим агентством. Основная особенность групповых договоренностей заключается в том, что туристическое агентство выставляет единый счет. В этих случаях университет будет производить прямые платежи агентству.

Счет туристического агентства обычно выставляется преподавателям или персоналу, ответственным за финансирование расходов. Если этого человека нет в числе путешественников, он или она утвердят счет на оплату, подписав счет и указав свою должность.Если это лицо является одним из путешественников, счет-фактура должен быть утвержден для оплаты лицом, которому это лицо подчиняется.

Поскольку оплата производится на основании счета-фактуры, а не на основании требования о возмещении личных расходов (к которому прилагается оригинальная часть авиабилета), туристическому агентству предлагается вносить непосредственно в каждый выданный авиабилет « Выставлен на счет Университета Торонто ».

См. Справочное руководство Создание счета-фактуры (не связанное с заказом на закупку) для получения инструкций о том, как обрабатывать такие счета-фактуры в FIS.

Для тех лиц, которые являются посетителями и которым нужен билет для обратного перелета, в корешке билета должно быть указано, что он был возмещен Университетом.

Допустимые прочие предметы, связанные с бизнесом

Общий принцип заключается в том, что расходы, понесенные от имени бизнеса Университета Торонто, допустимы и подлежат возмещению.

1. Автобусы (междугородние) и такси

Оригиналы квитанций должны сопровождать отчет о расходах, включая деловую цель поездки.

2. Регистрационный взнос на конференцию

Квитанции должны сопровождать отчет о расходах и включать регистрационную форму / уведомление плюс оригинал подтверждения платежа (например, ваучер по кредитной карте или выписку со счета, копию клиентского денежного перевода или банковскую тратту).

Многие платежи за регистрацию на конференцию производятся в режиме онлайн с помощью кредитной карты. В этих случаях квитанция будет представлять собой распечатку подтверждения регистрации, предоставленного веб-сайтом после оплаты, с указанием суммы платежа, метода платежа и любого причитающегося остатка.Если эта информация не предоставлена, было бы разумно потребовать подтверждение оплаты, например, в виде квитанции по кредитной карте. Обратите внимание, что будет достаточно копии выписки по карте с затемненными списаниями. Карту покупателя университета можно использовать для регистрации на конференцию при условии получения предварительного согласия.

3. Чаевые

Чаевые в разумных размерах подлежат возмещению, если услуги были предоставлены в дополнение к тем, которые считаются обычными.Такие услуги включают обработку багажа (когда речь идет о сверхнормативном багаже) и посылочные услуги для деловых целей.

4. Прачечная и химчистка

Услуги прачечной и химчистки подлежат возмещению, если продолжительность поездки превышает 14 дней, и расходы являются разумными с учетом продолжительности и цели поездки.

5. Плата за телефон, факс и ксерокопирование

Сотрудники, выезжающие в длительные командировки, могут звонить домой через разумные промежутки времени за счет Университета.Обоснование необоснованно высоких расходов должно быть указано в отчете о расходах.

6. Плата / парковка

К отчету о расходах должны прилагаться оригиналы квитанций.

7. Сотовые телефоны

Необходимо принять разумные меры для сокращения или минимизации любых связанных с бизнесом расходов на роуминг сотовых / смартфонов и модем при поездках в университет по служебным делам. Если эти расходы считаются чрезмерными, они могут быть недопустимыми расходами.

8. Сверхнормативный багаж

Большинство авиакомпаний теперь взимают плату за зарегистрированный багаж.Сборы за зарегистрированный багаж подлежат возмещению, если путешественник из Университета перевозит материалы Университета или когда длительный период путешествия требует провоза сверхнормативного личного багажа. В случае, если за регистрацию багажа взимается плата, Университет возмещает путешественнику Университета не более двух (2) единиц зарегистрированного багажа. Плата за провоз сверхнормативного багажа (более двух (2) мест или негабаритного / перевесного багажа) подлежит возмещению только в том случае, если путешественник обоснован тем, что это необходимо для ведения дел Университета.

9. Стоимость интернет-услуг, используемых исключительно или преимущественно в деловых целях

Затраты на интернет-услуги обычно рассматриваются аналогично затратам на домашний телефон, поскольку сегодня в большинстве домов есть интернет-услуги для нужд, не связанных с работой. Чтобы расходы были приемлемыми, отделу необходимо будет определить, что существует бизнес-требование Университета Торонто для использования Интернета и что он использовался исключительно или преимущественно для этих деловых целей.

10.Уход и сопутствующие расходы

Существуют ситуации, в которых возникают дополнительные расходы, связанные с уходом на иждивении, когда сотрудник должен посетить конференцию или другую необходимую командировку в университет. Примеры включают, но не ограничиваются этим, когда кормящая мать должна ехать со своим ребенком на конференцию, или родитель / основной опекун должен оплачивать дополнительные расходы по уходу за ребенком или нести стоимость авиабилета для ребенка во время деловой поездки. Эта политика распространяется на стоимость ухода за детьми или взрослыми иждивенцами.

Требования по уходу за иждивенцем будут рассматриваться, когда:

1. сотрудник должен отсутствовать по месту жительства во время разрешенной университетской командировки;
2. обычные опекуны недоступны или не запланированы для оказания помощи; и
3. Расходы, понесенные в результате командировок, являются дополнительными к расходам, которые сотрудник понес бы в не командировках.

Фактические расходы или суточные могут быть востребованы в отношении допустимых расходов по уходу за иждивенцем с указанием в заявлении на поездку, что заявитель несет ответственность за уход за иждивенцем, период времени, в течение которого были оказаны услуги, имя и телефон опекуна номер и подтверждение того, что только один родитель / основной опекун подал заявку на уход за иждивенцем.Дополнительно:

• Фактические затраты – требуются оригинальные квитанции об услугах, предоставленных физическим лицом или компанией, занимающейся предоставлением услуг по уходу за иждивенцами;
• Суточные – фиксированное пособие, покрывающее расходы по уходу за иждивенцем, может быть запрошено без квитанций вместо требования о фактических расходах, но не более 35 канадских долларов в день на семью.

Могут рассматриваться и другие приемлемые расходы, понесенные в связи с предоставлением ухода за иждивенцем (например, авиабилеты на иждивенца), если они надлежащим образом обоснованы и задокументированы как часть требования о возмещении путевых расходов.Руководящий принцип заключается в том, что сотрудники не должны ни получать, ни терять личные средства в результате дополнительных затрат на уход за иждивенцами во время работы в университете. Требуется предварительное одобрение дополнительных расходов по уходу за иждивенцами, и при таком одобрении будет учитываться наличие финансирования для покрытия этих расходов (то есть приемлемый грант или операционные фонды). Если заявитель не указал приемлемые источники финансирования, то эти расходы не будут возмещены. Кроме того, утверждающий несет ответственность за обеспечение разумности и целесообразности этих затрат.

11. Расходы на технику безопасности

Расходы, связанные с безопасностью полевых работ, такие как защитное снаряжение, вакцинация и т. Д., Являются допустимыми расходами.

Пособие на возмещение профессиональных расходов (PERA)

Для получения информации об этой программе см. Страницу «Пособие на возмещение профессиональных расходов» этого руководства.

Сводка по невозмещаемым статьям:

• Стоимость паспорта,
• Расходы, связанные с программой очистки границы NEXUS,
• Парковка, превышение скорости и другие штрафы за нарушение правил дорожного движения при любых обстоятельствах,
• Путевые расходы партнера во время внутренних или международных поездок, если не используется конкретная деловая цель.При сопровождении партнера допустимые расходы представляют собой наиболее экономичную ставку, взимаемую заведением за одного человека,
• Личное страхование путешествий,
• Плата за обслуживание (включая ежегодные сборы) по личным кредитным картам и сборы за просрочку платежа (например, проценты) по личным кредитным картам и корпоративной туристической и гостеприимной карте,
• Разница между тарифами эконом-класса с самой низкой ценой и тарифами бизнес / представительского класса, если иное не утверждено в соответствии с данной политикой,
• Личные расходы на развлечения, включая (но не ограничиваясь) фильмы, тренажерный зал в отеле, культурные и спортивные мероприятия, журналы, книги, экскурсии и т. Д.,
• Остановки в пути, кроме тех, которые необходимы для работы в университете или неизбежны,
• Суточные на питание, когда питание было включено в другую возмещаемую статью (например, плата за конференцию, транспорт, проживание),
• Университет не возмещает сотрудникам стоимость авиабилета, если рейс был забронирован с использованием личных премий авиакомпании,
• Питание (фактическая стоимость или суточные) сотрудников Университета во время посещения курсов, семинаров или встреч в одном из трех университетских городков.Например, возмещение расходов на питание не допускается, если сотрудник кампуса UTM посещает курс в кампусе Сент-Джордж. Разумные транспортные расходы в соответствии с этой политикой подлежат возмещению,
• Вещи, утерянные или украденные в пути.
• Членские взносы в клуб, оплачиваемые для личного отдыха или общения, например, для фитнес-клубов, гольф-клубов или социальных клубов (например, факультетского клуба и т. Д.)

Также обратитесь к разделам выше, чтобы узнать о праве на определенные расходы и основных принципах, которые могут привести к тому, что определенные расходы будут неприемлемыми.

Предметы, не подлежащие возмещению, за исключением случаев, когда они необходимы для разрешенной поездки:

• Медицинская страховка путешественников. Некоторые агентства специально запрещают медицинское страхование путешественников.

Чтобы эти командировочные расходы подлежали возмещению, в запросе на возмещение расходов сотруднику должно быть представлено обоснование того, почему эти расходы были необходимы для поездки.

Прочие вопросы

1. Закупки, подпадающие под действие Политики закупок

Если заявитель совершил покупку, которая в соответствии с Политикой закупок Университета должна быть обработана через Службу закупок, и уплаченная цена превышает ту, которая была бы получена в соответствии с этой политикой, возмещение избыточной суммы может быть отказано.К претензии должно быть приложено объяснение.

2. Платежи физическим лицам за услуги

Платежи на:

• резидент Канады в соответствии с Законом о подоходном налоге, даже если услуги предоставляются за пределами Канады, и
• нерезидент Канады, оказывающий услуги в Канаде

должны быть обработаны через Департамент заработной платы, чтобы обеспечить соблюдение требований Канадского налогового агентства в отношении отчетности и удержания налогов. Эти платежи не должны производиться преподавателями или персоналом.Если вы предполагаете, что вам придется производить платежи лицам за пределами Канады, пожалуйста, свяжитесь с менеджером по расчету заработной платы по телефону 416-978-2814, прежде чем производить какие-либо платежи. Дополнительную информацию о платежах физическим лицам см. На странице «Налогообложение» для получения дополнительных ресурсов.

3. Обмен валюты

При переводе расходов, оплаченных в иностранной валюте, следует использовать следующий курс:

• При оплате наличными – курс, уплаченный при покупке иностранной валюты,
• Для покупок по кредитной карте – курс, используемый банком для конвертации покупки в канадские доллары,
.
• При отсутствии ставки может использоваться ставка, установленная по умолчанию FIS.

При отсутствии подтверждения оплаты Департаменту следует оценить разумность ставки, сравнив ее с действующей ставкой на момент понесения расходов. Для курсов, которые недоступны в FIS, обратитесь к номинальным курсам Банка Канады, действующим на определенный день / период (см. Конвертер валют Банка Канады)

4. Неполные квитанции / подтверждение платежа

Квитанция / подтверждение оплаты должна быть оригинальной и четко идентифицировать приобретенные товары или услуги.Если в квитанции не указана эта информация, заявитель должен это сделать (например, названия публикаций, типы материалов). Если у вас нет квитанции, обратитесь к разделу Прикрепите оригиналы квитанций ниже, чтобы узнать о необходимом процессе.

5. Частичное возмещение

Если истец требует от Университета возмещения части понесенных затрат, а остальную часть – от другой организации, сделайте копии оригиналов квитанций и приложите их к требованию о возмещении с письменным объяснением требования о необходимости наличия оригиналов квитанций. другой организацией, а также заявление о том, что сумма, запрашиваемая у Университета, не востребована и не будет востребована ни у какой другой организации.Копия чека возмещения из другого источника финансирования должна сопровождать запрос на возмещение от Университета.

A. Заполните форму претензии о расходах

Подайте заявку на возмещение расходов сразу после завершения поездки, но не позднее, чем в течение трех рабочих недель после завершения поездки или другой деятельности, в связи с которой были понесены расходы. Своевременная отчетность очень важна для обеспечения учета расходов по счетам отделов и грантов на исследования в правильный отчетный период и в то время, когда грант еще открыт и имеет право на сборы, а также для избежания личных процентных сборов по кредитным картам (которые не являются приемлемыми расходами) .

Если вы получили подотчетный аванс, задержки с подачей требования о возмещении расходов, при котором аванс сверяется с фактическими расходами, могут задержать или помешать получению вами подотчетных авансов в будущем. Все сотрудники, опоздавшие на шесть (6) или более недель с представлением отчетов о расходах, считаются просроченными и не имеют права на будущие подотчетные авансы.

Распечатайте отчет о расходах / форму предварительного расчета по счетам (Excel; PDF), заполните необходимую информацию и подпишите форму.Щелкните здесь, чтобы получить подробные инструкции по заполнению формы. Заявителям с действующим персональным номером и статусом назначения сотрудников в HRIS рекомендуется использовать ERDD в процессе Web . Для получения информации об использовании нового ERDD в веб-процессе обратитесь к соответствующему ERDD в веб-справочнике .

Если у вас есть какие-либо вопросы о заполнении формы возмещения расходов, обратитесь к своему бизнес-руководителю, в финансовый офис подразделения или в отдел счетов к оплате, в отдел финансовых услуг по телефону 416-978-6593.

B. Прикрепите оригиналы чеков

• Принцип заключается в том, что оригинальные квитанции, выданные поставщиками, должны подтверждать запросы на возмещение. Для покупок в Интернете с использованием личной кредитной карты квитанция будет представлять собой распечатку подтверждения покупки, регистрации и т. Д., Предоставленную веб-сайтом после оплаты.
• Обратите внимание, что квитанции очень важны для подоходного налога. Налоговое управление Канады считает все суммы, выплачиваемые физическим лицам без квитанций, доходом для физических лиц и, следовательно, облагаемыми налогами.
• См. Раздел «Рекомендации по командировочным и другим возмещаемым расходам» выше, где приведены соответствующие квитанции по различным типам расходов. Если у вас отсутствует квитанция , пожалуйста, задокументируйте это в письменной форме, попросите человека, которому вы сообщаете, подписать документ, чтобы утвердить его включение в отчет о расходах, и приложите подписанный документ к возмещению расходов вместо отсутствующей квитанции. Форма «Возмещаемые расходы, по которым нет оригинала квитанции» (Excel; PDF) предназначена для облегчения этого.
• Квитанции не требуются для суточных или требований по пробегу.
• Незначительные расходы (обычно менее 10,00 долларов США), которые трудно получить, могут быть одобрены по усмотрению лица, утверждающего претензию. Проезд в общественном транспорте, понесенный для университетского бизнеса, и чаевые являются примерами таких предметов.

Подробные требования:

• Организуйте квитанции / подтверждения оплаты в порядке представления товара в форме претензии.
• В случае большого количества квитанций рассмотрение претензии может быть выполнено более эффективно, если квитанции пронумерованы и числа внесены в форму претензии.
• Используйте скобы (не используйте скрепки), а если документов слишком много, поместите квитанции в конверт и надежно прикрепите конверт к бланку претензии.

Если вы не можете во всех отношениях выполнить эти требования в отношении возмещения расходов, приложите письменное и подписанное объяснение к отчету по форме претензии и обратите на это внимание лица, ответственного за утверждение претензии.

C. Получить разрешение

1. Общие

После того, как вы заполнили форму (на бумаге или распечатали из Интернета с помощью ERDD в веб-процессе), подписали ее и приложили оригиналы квитанций, получите подтверждение возмещения расходов / подотчетного авансового платежа лицом, которому вы сообщаете . Эту ответственность нельзя делегировать. Утверждение лица, которому вы подчиняетесь, указывает на то, что эти расходы являются законными расходами университета и соответствуют и разумны для предпринятой деятельности.

Однократные утверждающие будут проверять все отчеты о расходах сотрудников на соответствие этим политикам и руководствам и не будут возмещать сотруднику расходы, отклоняющиеся от этих политик, без письменного разрешения главы отдела.

Каждый факультет / кафедра может (и часто это делает) инициировать процедуры, более строгие, чем указанное выше «одноразовое» требование. Это может иметь место в большом отделе, где для единственного утверждающего может не иметь смысла быть окончательным утверждающим, когда это лицо может не иметь контроля над бюджетом отдела.Эти руководящие принципы представляют МИНИМАЛЬНЫЕ требования – факультетам и кафедрам рекомендуется инициировать более строгие процедуры, если они сочтут это необходимым.

2. Утверждение претензии – посетители и студенты

Претензии посетителей и студентов утверждаются факультетом или сотрудником, ответственным за санкционирование расходов.

3. Альтернативный допуск

Если лицо, уполномоченное утверждать претензию, недоступно, претензия должна быть одобрена лицом, которому это лицо подчиняется.В этой ситуации это означает, что утверждающий должен быть «вдвоем» (например, ректор, если обычным заместителем является декан, или деканом, если обычным заместителем является председатель). Однако, если есть человек, которому отводится «действующая» роль и, следовательно, принимает на себя все обязанности утверждающего (например, заместитель декана становится «исполняющим обязанности декана», или профессор становится «исполняющим обязанности председателя» отдел), то лицо, выполняющее «действующую» роль, будет уполномочено утвердить заявку, поскольку они, по сути, берут на себя ответственность за эту должность.

Следует отметить, что, когда доступен «единовременный» утверждающий, он не может делегировать эти полномочия кому-то другому.

4. Обязанности утверждающего

• Получить подтверждение того, что заявленные расходы являются приемлемыми и что квитанции / доказательства оплаты соответствуют требованиям, изложенным в приведенной выше части этого раздела. Деловая цель должна быть четко задокументирована, чтобы посторонняя сторона могла ее разумно понять.
• Обзор должен включать оценку соответствия конкретным ограничениям или лимитам, а также должен включать рассмотрение необходимости расходов и того, был ли выбран наиболее рентабельный вариант (ы) в данных обстоятельствах.
• Рассмотреть и, в случае согласия, утвердить письменное объяснение заявителя в отношении любых предметов, не соответствующих требованиям. В противном случае верните претензию заявителю для корректировки.
• Получить уверенность в том, что заявитель является органом подписи для счета (счетов), на который (-ы) выставлен счет (-а), или имеет одобрение органа, подписывающего счета.
• Получить подтверждение наличия достаточных средств для покрытия расходов.
• Напоминание: со счета (-ов) будет взиматься полная сумма претензии за вычетом применимой скидки Гармонизированного налога с продаж (HST).
• Убедившись, что претензия соответствует требованиям университета, подтвердите свое согласие, подписав форму заявки в специально отведенном месте.
  • Важно: введите название утверждающего в обозначенной области, так как это помогает эффективно установить полномочия для рассмотрения и обработки претензии.

D. Ввести транзакцию в FIS

1. Возмещение расходов

• Когда возмещение будет санкционировано, коммерческий директор добавит необходимую кодировку и введет возмещение (прямо или косвенно через Интернет) в финансовую информационную систему Университета.
• Чтобы обработать документ о возмещении расходов в FIS, см. Различные применимые справочные руководства по возмещению расходов для получения дополнительной помощи.
• ПРИМЕЧАНИЕ: Если претензия включает погашение подотчетного аванса, она НЕ должна вводиться в FIS отделом. Вместо этого его следует направить в отдел счетов к оплате, Департамент финансовых услуг, как указано в следующем разделе.
• Номер документа, присвоенный системой, должен быть написан на конверте, трафарете или бумажном бланке.
• Подайте претензию на месте в отделении.

2. Авансовый расчет по счетам

• Если для финансирования расходов был получен подотчетный аванс, требование представляет собой погашение аванса. Все утвержденные претензии, относящиеся к авансовым платежам, должны быть отправлены в Отдел кредиторской задолженности, Департамент финансовых услуг для рассмотрения, внесения в FIS и получения возмещения. Рекомендуется, чтобы департаменты имели процедуры для отслеживания подотчетных авансов, чтобы гарантировать своевременное погашение / погашение авансов.
• Если аванс превышает общую сумму претензии, заявитель должен приложить чек на разницу, выписанный на счет Университета Торонто. НЕ ОТПРАВЛЯЙТЕ НАЛИЧНЫМИ!
• Во всех случаях подотчетного авансового расчета направить утвержденный подотчетный авансовый расчет, включая все необходимые приложения, по адресу:

Счета к оплате Департамент финансовых услуг 215 Huron Street, 2nd Floor Toronto, Ontario M5S 1A2

E. Получение платежа

В течение короткого периода времени после ввода возмещения в систему вы:

• получать платеж, зачисляемый прямым переводом на банковский счет, зарегистрированный в вашем личном деле сотрудника, или
• получит чек, доставленный по адресу, указанному в вашем личном деле сотрудника.

Обратите внимание, что финансовые документы должны храниться в соответствии с Планом файлов U of T: Finance.

Документы, относящиеся к этому разделу, включают (но не ограничиваются) следующее:

• Департаменты – документы о возмещении расходов, включая форму, в которой суммируются все заявленные расходы, а также подтверждающие квитанции о расходах.
• Финансовые услуги – подотчетные авансовые документы, включая первоначальный санкционированный запрос, форму расчета, в которой суммируются все заявленные расходы за вычетом подотчетного аванса, а также подтверждающие квитанции о расходах.

Как правило, вышеупомянутые документы должны храниться в ваших «Активных» (офисных) файлах в том финансовом году, в котором был создан документ (т. Е. «Текущем» финансовом году). Затем документ должен быть помещен в «полуактивное» хранилище (безопасное место для хранения на месте или внешнее хранилище, которое определяется отдельным подразделением) на дополнительные шесть (6) финансовых лет. После этого документы следует уничтожить.

Например, отчеты о возмещении личных расходов (и подтверждающие квитанции), введенные в FIS в августе 2008 г., будут храниться в активных файлах офиса за текущий финансовый год (2008/09).После завершения ежегодного аудита (в данном случае в июне 2009 г.) формы возмещения личных расходов (и подтверждающие квитанции) за 2008/09 финансовый год будут перемещены в полуактивное хранилище до конца 2014/15 финансового года. Эти записи должны быть уничтожены после ежегодного аудита 2014/15 г. (июнь 2015 г.).

Если у вас есть какие-либо вопросы относительно плана файлов U of T, пожалуйста, свяжитесь со Службой управления архивами и записями Университета Торонто.

Последняя редакция вступила в силу 24 февраля 2020 г.

Центры независимой жизни | ACL Administration for Community Living

Государственный план независимой жизни (SPIL) на 2017-2019 финансовый год: октябрь 2018 г.

Уважаемые коллеги,

ACL / ILA находится в процессе пересмотра инструмента и инструкций Государственного плана независимой жизни (SPIL).ILA активно участвовала в процессе пересмотра SPIL, включая участие в Конгрессе SILC и внешнюю рабочую группу под руководством ILRU, в состав которой входили сотрудники SILC, CIL, NCIL, APRIL, DSE, ILRU и ILA.

сек. 704 (a) Закона о реабилитации с внесенными в него поправками требует пересмотра и пересмотра SPIL не реже одного раза в три года для обеспечения наличия соответствующего планирования, финансовой поддержки и координации, а также другой помощи для надлежащего решения общегосударственная и комплексная база, потребности в государстве –

(A) предоставление услуг независимого проживания в штате;

(B) развитие и поддержка сети центров независимой жизни в масштабе штата; и

(C) рабочие отношения и сотрудничество между –

(i) центры самостоятельной жизни; и

(ii) (I) организации, реализующие программы по предоставлению услуг независимого проживания, в том числе те, которые обслуживают пожилых людей;

(II) другие общественные организации, которые предоставляют или координируют предоставление жилья, транспорта, трудоустройства, информации и справочной помощи, услуг и поддержки для лиц со значительной инвалидностью; и

(III) организаций, выполняющих другие программы, предоставляющие услуги для людей с ограниченными возможностями.

Поскольку новый инструмент SPIL не будет реализован до истечения срока действия текущих SPIL, ILA предоставляет государственным сетям руководство по процессу составления и представления на утверждение SPIL на 2020 финансовый год. Государственные сети будут иметь возможность внести либо (а) существенные и существенные изменения, либо (б) технические поправки в СПИЛ на 2017–2019 финансовые годы, чтобы разработать СПИЛ на 2020 финансовый год.

Эти параметры объяснены в руководстве «Обновления и параметры для SPIL на 2020 финансовый год».

ILA также просим предоставить моментальный снимок финансирования плана ресурсов SILC, о котором сообщалось в ILA государственными сетями ТОЛЬКО за первый год SPIL на 2017-2019 финансовые годы. Эта диаграмма предназначена для того, чтобы государственные сети могли использовать друг друга в качестве ресурса для определения вариантов финансирования для поддержки планов ресурсов SILC. Обратите внимание, что SILC имеют возможность получать до 30% средств, выплачиваемых государству за деятельность в соответствии с подразделом B, а уполномоченные государственные организации (DSE) могут получать до 5%. Суммы, превышающие эти надбавки, должны быть рассмотрены и утверждены сотрудником проекта ILA, рассматривающим SPIL.

ILA рекомендует, чтобы при возникновении конкретных вопросов о размере плана ресурсов SILC или источнике финансирования обращаться в SILC этого штата для дальнейшего обсуждения.

Спасибо за ваше лидерство в самостоятельной жизни и за быстрое внимание к этому вопросу.

Боб Уильямс
Исполняющий обязанности комиссара, Управление по делам инвалидов
Директор, Управление независимого проживания

Ресурсный план SILC: 13 августа 2018 г.

Для того чтобы штат имел право на получение финансовой помощи, санкционированной Законом о реабилитации с поправками, разделом VII, глава I, штат должен создать и поддерживать Совет по независимой жизни в масштабах штата (SILC).Государственный план независимого образа жизни (SPIL) предусматривает создание SILC и план финансирования административных расходов SILC, называемый планом ресурсов SILC. Функции SILC включают в себя мониторинг, анализ и оценку реализации SPIL. Очень важно, чтобы автономия SILC над планом ресурсов SILC признавалась государством как необходимая для выполнения функций и полномочий SILC.

ACL признает, что для SILC, объектов назначенного состояния (DSE) и других заинтересованных сторон может быть полезно иметь общее понимание плана ресурсов SILC и требуемой автономии SILC, связанной с планом ресурсов.Следующий FAQ предназначен для помощи в выработке общего понимания плана ресурсов SILC и автономии SILC. Загрузите FAQ по планам ресурсов SILC.

Уважаемый коллега. Письмо: 27 октября 2017 г.

Я надеюсь, что все вы насладились расслабляющим и омолаживающим летом. Поскольку мы с нетерпением ждем наступающего года, я хочу проинформировать вас о приоритетах, которыми я поделился со многими из вас в июле этого года на конференции NCIL, а также призываю вас внести свой вклад по ряду вопросов.

11 сентября новый администратор ACL Лэнс Робертсон и некоторые из нас в его команде встретились с руководством NCIL, чтобы обсудить его видение агентства и ключевые шаги, которые мы предпримем для улучшения управления и повышения эффективности программ IL.К ним относятся следующие:

Распределение финансирования по подразделу C:

В ответ на текущие вопросы и опасения относительно того, как определяется финансирование для CIL и как применяется формула финансирования, мы разрабатываем раздел C FAQ по распределению финансирования, чтобы объяснить процесс, которому следует ACL. Мы также проведем телеконференцию по этой теме 19 октября 2017 года в 13:00 по восточному поясному времени, чтобы объяснить процесс, а также предоставить возможность для вопросов и ответов и предоставить отзывы ACL о том, как мы можем сделать процесс распространения максимально понятным, справедливым и насколько возможно прозрачным.FAQ будет доступен до телеконференции. Пожалуйста, сохраните дату и время. Более подробная информация о том, как принять участие в телеконференции, будет опубликована позже.

Мониторинг на месте:

Этим летом я объявил, что мы возобновим мониторинг в конце осени. Мы рассмотрели и рассматриваем возможность внесения изменений в наш протокол мониторинга и наши процессы для обеспечения соответствия. Чтобы получить ваши отзывы о том, что мы рассматриваем, мы будем искать несколько CIL, которые будут добровольно предлагать нам выездные визиты для первых нескольких посещений, которые мы проводим.Волонтерство для проверки на месте предоставит возможность для проверки CIL в соответствии с протоколом и, при необходимости, получить обширную техническую помощь в областях несоответствия до выпуска окончательного отчета. В течение этого периода мы будем тестировать протокол, запрашивать ваше мнение и вносить необходимые изменения в процессе. В дальнейшем мы совершим столько посещений, сколько будет разумным и необходимым. Я уверен, что эти визиты в сочетании с проведением всесторонних аналитических обзоров и предоставлением целевой технической помощи CIL улучшат наше руководство, а также качество и добавленную стоимость, которые приносит вся сеть.Если ваш CIL или два или более CIL в штате хотели бы добровольно посетить объект, пожалуйста, свяжитесь со своим руководителем проекта до 15 октября.

Показатели минимального соответствия SILC:

Сегодня мы публикуем прилагаемый Общегосударственный независимый жизненный совет (SILC) индикаторов минимального соответствия требованиям WIOA и гарантий, применимых как к SILC, так и к Уполномоченным государственным организациям (DSE). ILA будет консультироваться с сетью, чтобы разработать план по установке дат вступления в силу как индикаторов, так и гарантий.Воспользуйтесь возможностью, чтобы ознакомиться с их содержанием. Этот документ является продуктом обширных обсуждений и напряженной работы многих в сети IL, ILRU и моих сотрудников. Благодарим вас за совместные усилия.

Показатели соответствия CIL минимум:

Многие спрашивали о нашем намерении выпустить аналогичные индикаторы для CIL. Наша позиция заключается в том, что индикаторы минимального соответствия для центров уже существуют в законах и нормативных актах. Однако в ближайшие месяцы мы будем запрашивать ваше мнение о ценности разработки более сжатых показателей и измеримых результатов для центров и сетей IL на уровне штата.Мы разработаем вопросы по этому поводу и в ближайшее время разошлем их в сети для получения ваших ответов и предложений.

Отчет о реализации программы:

Как вы знаете, ILA опубликовала и получила подробные комментарии по предлагаемым изменениям требований к отчетности Раздела 704, которые центры должны выполнять ежегодно. Или то, что мы теперь называем Отчетом о выполнении программы CIL (CIL PPR). Недавно мы опубликовали 30-дневное уведомление в Федеральном реестре, в котором говорится, что мы продолжим использовать текущий инструмент в следующем году.Это даст нам время для сбора и включения дополнительных идей и рекомендаций о том, как мы можем наилучшим образом разработать и использовать CIL PPR для отслеживания и точного определения реальных воздействий и результатов, которые отдельные центры и сеть в целом производят на местном уровне. , и на национальном уровне.

Начиная с конца октября, мы создадим рабочую группу, аналогичную той, которую мы используем, чтобы помочь пересмотреть Государственные планы независимой жизни (SPIL). Мы предоставим информацию о том, как вы можете принять участие или иным образом внести свой вклад в это обсуждение в ближайшие недели.Хотя подход к пересмотру CIL PPR будет совместным, ACL предлагает использовать процесс, который он успешно использовал для нескольких предыдущих редизайнов. Этот процесс будет адаптирован по мере необходимости на основе обратной связи от рабочей группы и сети, но, как правило, он включает:

• Тщательная проверка предыдущих материалов для предотвращения дублирования усилий;
• Разработка логической модели для федеральной программы CIL, которая показывает программные ресурсы / входы, широкие категории мероприятий, которые допустимы в рамках программы гранта, возможные показатели результатов, чтобы показать уровень каждого мероприятия, и результаты / результаты грантополучателя для сообществ, популяции / отдельные лица в зависимости от ситуации;
• На основе промежуточных и конечных результатов, разработанных в процессе логической модели, с обсуждением определений и показателей;
• Выбор нескольких показателей, которые наилучшим образом подчеркивают ценность программы независимой жизни ACL и могут быть полезны получателям грантов для сбора и отчетности; и
• Создание черновика формы, которая содержит качественные и количественные показатели, а также требования нормативного контроля.

Более того, мы приближаемся к возобновлению регулярных сроков представления данных PPR в отчетах ACL (ACLR). Данные PPR CIL и / или Independent Living Services (ILS) должны быть представлены в ACLR не позднее 23:59 31 декабря 2017 г. До конца сентября вы получите инструкции, которые помогут вам ввести PPR CIL и / или ILS. Данные PPR в отчетах ACL.

Выделение и развитие результатов:

Одна из вещей, которые я чаще всего слышу, когда говорю с членами совета директоров, исполнительными директорами и персоналом CIL и SILC, – это ваше сильное желание и рекомендация, чтобы ACL делала все возможное для анализа и обмена информацией и данными, которые мы собираем на результаты, которые помогает достичь сеть, и способы, которыми мы можем улучшить то, что мы делаем.Я хочу поблагодарить вас за выражение этих чувств, потому что они многое говорят о приверженности, которую вы вносите в свою работу, и я также хочу рассказать вам о некоторых шагах, которые мы предпринимаем в этом направлении.

Ваш руководитель проекта (PO) может помочь с конкретными запросами данных программы. ACL-MIS содержит данные PPR сети, представленные в течение периода реализации проекта на 2015 финансовый год. ACL-MIS также проводит SPIL на 2017-2019 годы. ACLR хранит данные PPR сети, представленные начиная с проектного периода, заканчивающегося в 2016 финансовом году. Поскольку в настоящее время сетевые данные хранятся в нескольких системах, запрос может потребовать ручного извлечения данных.Заранее благодарим вас за терпение, пока заказы на поставку отвечают на запросы данных. В ближайшие 6-9 месяцев эти данные могут быть размещены на сайте временного представления данных ACL www.AGID.ACL.Gov. Мы ожидаем, что данные могут быть доступны в начале 2018 календарного года.

Первый годовой отчет центров для самостоятельной жизни:

В соответствии с требованиями Раздела VII мы разработаем и выпустим первый годовой отчет Администратору ACL относительно «степени, в которой центры независимого проживания, получающие средства в соответствии с Подглавой C, соблюдают стандарты и гарантии, изложенные в разделе 725».»Как предусмотрено в Разделе 710 (d) Закона, отчет« может идентифицировать отдельных лиц (CIL)… и должен включать… результаты проверок соблюдения требований на местах, идентифицирующих отдельные центры для независимой жизни и других получателей помощи согласно Подразделу C. ” Мы опубликуем первый из этих отчетов в июне этого года. Тем временем мы будем консультироваться с сетью и другими участниками о том, как лучше всего разрабатывать и распространять отчет каждый год, чтобы выделить реальные результаты, которых достигают Центры результатов и сеть в целом.

Готовность к чрезвычайным ситуациям и управление:

Я знаю, что все мы обеспокоены опустошением, которое недавние ураганы принесли и все еще могут принести штатам и территориям на своем пути. Я и мои сотрудники поддерживаем постоянную связь с центрами, SILC и DSE в районах, пострадавших от ураганов. В ближайшие недели и месяцы мы будем тесно сотрудничать с ними и всей сетью, чтобы предоставить все возможные рекомендации и помощь для повышения гибкости и способности CIL и SILC участвовать в мероприятиях по обеспечению готовности к чрезвычайным ситуациям, реагированию и восстановлению.

Как вы знаете, в июле этого года мы распространили часто задаваемые вопросы о роли сети IL на всех этапах готовности к чрезвычайным ситуациям. Мы будем добавлять к ним на постоянной основе. Если у вас есть вопросы или моменты, на которые, по вашему мнению, следует ответить или уточнить эту тему, сообщите об этом своему руководителю проекта, чтобы мы могли подумать, как лучше всего решить эту проблему. Я также призываю CIL и SILC совместно подумать о том, как эти часто задаваемые вопросы могут быть использованы для подготовки и реагирования на чрезвычайную ситуацию в вашем штате, и, пожалуйста, проконсультируйтесь со своим руководителем проекта, если у вас есть вопросы или вам нужна помощь по этому поводу.

Спасибо за ваше лидерство и приверженность продвижению целей независимой жизни.

Боб Уильямс

Заместитель комиссара Управления по делам инвалидов

Директор, Управление независимого проживания

Управление общественной жизни

Министерство здравоохранения и социальных служб США

Государственный план независимой жизни (SPIL) на 2017-2019 финансовый год:

Государственные планы независимой жизни (SPIL) показывают, как федеральные, штатные и другие фонды будут использоваться для поддержки государственных программ независимой жизни, а также сотрудничества с другими партнерами в штате и другими получателями грантов ACL для улучшения и расширения предоставления услуг и варианты для людей с ограниченными возможностями.

Государственные планы независимой жизни (SPIL) представлены и могут быть просмотрены в Информационной системе управления ACL. SPIL должен быть отправлен не позднее 23:59 EST 30 июня 2016 года. Инструкции по заполнению SPIL находятся непосредственно в инструменте SPIL.

Закон об инновациях и возможностях рабочей силы от 2014 года (WIOA) внес поправки в Закон о реабилитации и привел к изменениям в разработке SPIL. В результате принятия окончательных правил IL в некоторых штатах потребуются поправки к SPIL на 2017-2019 годы.ACL предоставляет руководство для пострадавших государств. Если у вас есть вопросы по инструменту SPIL или представлению, пожалуйста, свяжитесь с руководителем проекта в вашем штате.

SILC-NET разработала несколько ресурсов, связанных с SPIL, в координации с ACL:

ILA PI-15-01 Выбор уполномоченного государственного юридического лица (DSE)

Выпущено: 5 июня 2015 г.
Исправлено: 28 октября 2015 г.

Юридические и смежные органы: Раздел 704 Закона о реабилитации 1973 года с поправками

Уполномоченный государственный орган в Законе об инновациях и возможностях рабочей силы

Управление по вопросам самостоятельного проживания (ILA) дает следующие рекомендации относительно Уполномоченного государственного юридического лица (DSE) на основе полученных вопросов.В рамках поправок к Закону о реабилитации (Закон или Закон о реабилитации) в соответствии с Законом об инновациях и возможностях рабочей силы от 2014 года (WIOA) термин «назначенная государственная организация (DSE)» – это агентство, которое действует от имени государства для получения титула. VII Программы части B.

Государственный план независимого проживания (SPIL) должен определять DSE. В соответствии с WIOA, SPIL совместно разрабатывается председателем Общегосударственного совета по независимой жизни и директорами Центров независимой жизни в штате после получения общественного мнения от людей с ограниченными возможностями и других заинтересованных сторон по всему штату.SPIL подписывается председателем Общегосударственного совета по независимой жизни (SILC или Совет), действующим от имени и по указанию Совета, и не менее 51% директоров центров независимого проживания в штате. SPIL также подписывается директором DSE. Подписывая SPIL, директор DSE соглашается выполнять обязанности DSE, определенные законом. Обязанности:

• Получать, учитывать и распределять средства, полученные государством на основании SPIL;
• Предоставлять услуги административной поддержки для программы в соответствии с частью B и программы в соответствии с подразделом C в случае, когда программа находится в ведении государства в соответствии с разделом 723;
• Хранить такие записи и предоставлять такой доступ к таким записям, которые администратор (ACL) сочтет необходимыми в отношении программ;
• Предоставлять дополнительную информацию или заверения, которые может потребовать Администратор в отношении программ; и
• Удерживать не более 5% средств, полученных штатом за любой финансовый год в соответствии с Частью B за выполнение услуг, указанных в параграфах (1) – (4).См. Раздел 704 (c) Закона о реабилитации с поправками, 29 U.S.C. 796c (c).

Чтобы иметь одобренный SPIL в соответствии с законом, все три стороны должны подписать.

В настоящее время во всех штатах есть утвержденный SPIL, который действует до 2016 финансового года. SPIL продолжает регулировать предоставление услуг по независимому проживанию в штате. Ожидается, что каждое государство продолжит свою поддержку, включая определенные обязательства, в отношении утвержденного SPIL. Поправка SPIL требуется, когда есть существенные, существенные и / или существенные изменения в информации в SPIL.Изменение объекта, назначенного для выполнения роли DSE, требует внесения поправки в SPIL, как указано в ACL в предыдущих вопросах и ответах (DOCX).

Согласно действующему законодательству, ничто не запрещает назначить текущий DSU в качестве нового DSE. Государства, которые рассматривают возможность изменения своих DSE, должны убедиться, что новая DSE способна и желает выполнять юридические и налоговые обязанности DSE.

Процесс внесения поправок в Государственный план

Изменение DSE может быть выполнено только тогда, когда оно указано в SPIL.Как уже отмечалось, изменение DSE является существенным и существенным изменением, которое требует внесения поправки в SPIL.

Поправки к SPIL должны быть представлены государством в ACL. «Чтобы иметь право на получение финансовой помощи в соответствии с этой частью, штат должен представить администратору и получить одобрение государственного плана…». Раздел 704 (a) (1) Закона о реабилитации с поправками, 29 U.S.C. 796c (а) (1). Требуемые шаги:

• SILC должны проводить общественные слушания, чтобы запрашивать мнения людей с ограниченными возможностями и других заинтересованных сторон в штате.
• Поправки должны быть подписаны тремя сторонами: председателем SILC, действующим от имени и по указанию SILC; и не менее 51 процента директоров центров в штате. SPIL также подписывается директором DSE, чтобы подтвердить свое согласие выполнять все обязанности DSE, изложенные в законе.

Прежде чем вносить поправки в SPIL, штаты должны отправить запрос на внесение поправок в SPIL по электронной почте назначенному им специалисту по IL. Запрос на внесение поправок в SPIL должен включать как минимум:

• Раздел (разделы) SPIL, который государство предлагает изменить, включая как существующие утвержденные формулировки, так и предлагаемые поправки,
• Предполагаемые сроки для каждого этапа, включая публичные слушания и окончательное представление,
• Произойдут ли изменения в том, как финансирование будет доступно для плана ресурсов SILC, размещения SILC и укомплектования персоналом,
• Заявление о том, повлияют ли изменения фундаментально на то, как штат намеревается управлять своими программами IL,
• Цитата или копия любого применимого закона штата или исполнительного распоряжения, которые составляют основу предлагаемой поправки SPIL, и
• Заявление, подтверждающее, что председатель SILC, по крайней мере, 51 процент директоров Центров в штате и директор DSE подпишут поправку.

Все запросы и приложения для внесения поправок в SPIL должны быть представлены в доступных форматах PDF или в виде документов Word.

ILA призывает государства представить предлагаемую формулировку поправки к SPIL на рассмотрение, прежде чем запрашивать мнение заинтересованных сторон в ходе общественных слушаний. После завершения всех необходимых шагов, включая публичные слушания по поправке к SPIL и подписи соответствующих сторон, государства должны связаться со своим назначенным специалистом по IL для получения инструкций по окончательным процессам.

Часто задаваемые вопросы о назначенных государственных организациях (DSE)

1. Какова дата вступления в силу Руководства по ACL, выпущенного 5 июня 2015 г.?
A: Руководство по ACL вступило в силу на дату его выпуска. ILA PI-15-01 Выбор DSE вступил в силу 5 июня 2015 г.

2. Что такое сеть IL?
A: Для целей ACL и его руководства независимая живая сеть или «сеть IL» в каждом состоянии включает: SILC, CIL части B и подраздела C, а также DSE.В некоторых штатах может быть несколько DSE, если для слепых существует отдельное агентство.

3. ACL поощрял SILC вовлекать DSE в процесс SPIL. Что это обозначает?
A: Руководство поощряет общение между сторонами, которые разрабатывают SPIL и DSE. Председатель Общегосударственного совета по независимой жизни (SILC) и директора Центров независимой жизни (CILs) совместно разрабатывают SPIL в соответствии с Законом о реабилитации 1973 года с поправками, внесенными Законом об инновациях и возможностях рабочей силы (WIOA), в сотрудничестве с IL. потребители и общественность.Хотя закон отменяет требование об участии DSE в разработке SPIL, DSE является одной из сторон, обязанных подписать SPIL. Другими словами, DSE должна подписать, чтобы соответствовать требованиям для утверждаемого плана. DSE будет по-прежнему нести ответственность за управление средствами Части B, которые они получают и распределяют на основании SPIL, как того требует закон. Следовательно, учитывая роль DSE в подписании SPIL и выполнении своих уставных обязанностей, SILC должен привлекать DSE для содействия эффективному и действенному администрированию программы IL.

4. Изменило ли WIOA обязанности DSE?
A: Да, DSE больше не несет ответственности за разработку SPIL. Хотя WIOA исключает директора DSE из процесса разработки SPIL, DSE продолжает оставаться агентством, которое выступает в качестве получателя гранта от имени государства для программ независимых жилищных услуг Раздела VII, часть B, санкционированных в соответствии с разделом 713 Закона и подразделом. Программы C, администрируемые государством в соответствии с разделом 723 Закона. Общие обязанности DSE в соответствии с требованиями устава включают:

• Получать, учитывать и распределять средства, полученные государством на основании SPIL;
• Предоставлять услуги административной поддержки;
• Хранить такие записи и предоставлять такой доступ к таким записям, которые ACL сочтет необходимыми в отношении программ;
• Предоставить дополнительную информацию или предоставить гарантии, которые ACL может потребовать в отношении программ; и
• Удерживать не более 5% средств Части B, полученных штатом за любой финансовый год, в соответствии с требованиями для выполнения вышеуказанных обязанностей.

DSE также должна подписать SPIL.

5. Кто выбирает DSE?
A: DSE – это государственное государственное учреждение, которое выполняет функции, описанные в разделе вопросов и ответов № 4, от имени государства. Если DSE не выполняет эти функции, государство несет юридическую ответственность. Таким образом, государство решает, какое государственное учреждение будет выступать в качестве DSE. В той степени, в которой SILC и CIL могут участвовать в процессе выбора DSE в соответствии с законодательством штата и федеральным законодательством, они могут предоставлять штату данные относительно DSE.Такой ввод может включать напоминание государству о том, что выбор новой DSE является существенным изменением SPIL. Если изменение DSE происходит во время активного утвержденного цикла SPIL, необходимо следовать процессу поправки SPIL, чтобы изменить DSE. Если изменение совпадает с обычным циклом разработки SPIL, необходимо следовать процессу разработки SPIL, и SPIL должен идентифицировать новый DSE. И процесс внесения поправок в SPIL, и процесс разработки SPIL требуют публичных слушаний, проводимых SILC.Новый DSE должен быть включен в утвержденный SPIL, который предоставляется своевременно, чтобы государство могло получить финансирование.

6. С кем мне следует связаться по поводу идей для нашей сети IL в моем штате?
A: Во-первых, сотрудничать с членами SILC и директорами центров. Если у вас есть дополнительные вопросы, в том числе советы по сотрудничеству с другими партнерами сообщества ACL и другими заинтересованными сторонами в вашем штате, пожалуйста, свяжитесь с вашим контактным лицом ILA для вашего штата, доступным на веб-сайте ILRU.

ACL Рекомендуемые передовые методы

ACL поощряет следующие передовые практики:

• Поскольку директор DSE должен подписать SPIL, чтобы подтвердить согласие на выполнение установленных законом обязанностей DSE, ACL поощряет SILC и CIL вовлекать DSE в процесс разработки SPIL.
• Раздел 704 (i) Закона о реабилитации требует, чтобы SPIL «излагал шаги, которые будут предприняты для максимального сотрудничества, координации и рабочих отношений между…» SILC, CIL, DSE и другими государственными агентствами, которые удовлетворять потребности конкретных групп людей с ограниченными возможностями.ACL поощряет включение DSE в план.
• ACL призывает государства * привлекать нынешние и будущие DSE, общегосударственные советы по независимому проживанию и Центры независимой жизни в обсуждениях по поводу назначения государственного учреждения для получения и управления фондами государственной службы независимого проживания.

* «Термин« штат »включает, помимо каждого из нескольких штатов Соединенных Штатов, округ Колумбия, Содружество Пуэрто-Рико, Виргинские острова Соединенных Штатов, Гуам, Американское Самоа и Содружество Северных Марианских островов.- Раздел 7 (34) Закона о реабилитации, 29 U.S.C. 705.

Вступительное примечание: Каждый год Администрация общественной жизни (ACL) распределяет финансирование для поддержки программы Центров независимой жизни (CIL), как это разрешено в Законе о реабилитации с поправками (Закон), подраздел C Sec. 721. В ответ на текущие вопросы и опасения относительно того, как определяется финансирование для CIL, и, более конкретно, как применяется формула финансирования, следующие часто задаваемые вопросы представлены в качестве руководства, помогающего понять распределение средств подраздела C.

Q1: Какие шаги выполняет ACL для определения ежегодных грантов подраздела C государствам?

A1: Раздел 721 Закона устанавливает авторизацию программы и шаги, которые ACL должен предпринять, чтобы предоставить штатам выделенные средства, как это разрешено Подразделом C.

Нашим первым шагом является определение суммы, доступной для грантов и других программных мероприятий, включая обучение и техническую помощь, мероприятия по Разделу 21 и расходы на поддержку программы.Эти расходы различаются, но составляют около 3 процентов от суммы ассигнований по подразделу C. Когда это будет сделано, ACL рассчитывает выплаты государствам следующим образом:

1. Применение формулы на основе численности населения для определения распределения каждому штату, план штата которого был утвержден;
2. Применение минимальных сумм ассигнований в размере 839 761 долл. США для штатов и 95 139 долл. США для территорий, в зависимости от обстоятельств;
3. Внесение поправок на инфляцию, если необходимо;
4. Применяя пропорциональное уменьшение, в зависимости от ситуации; и
5. Применение реального земельного участка, в зависимости от обстоятельств.

При определенных условиях, т. Е. Утвержденная зона обслуживания не принимает подходящих заявителей, выделенный штат или территория может быть использован для увеличения государственных выделений на такой год.

Q2: Какие шаги выполняет ACL для определения ежегодных грантов подраздела C для CIL?

A2: После определения грантов для штатов для грантов CIL в штатах, в которых федеральное финансирование превышает финансирование штата (разд.722) ACL руководствуется очередностью приоритетов в зависимости от наличия средств:

1. Поддерживать существующие CIL, которые соответствуют стандартам и гарантиям, изложенным в Разделе 725, на уровне финансирования за предыдущий год;
2. Обеспечить повышение прожиточного минимума для существующего CIL; и
3. Финансирование новых CIL.

Язык в Государственном плане независимой жизни каждого штата (SPIL) устанавливает распределение государственных средств между каждым CIL в штате.Формулы финансирования, установленные в SPIL, могут быть пропорциональными, равными или другими. Когда штат определяет необходимость внесения поправок в SPIL, чтобы включить изменения в формулу финансирования CIL, поправка SPIL должна быть рассмотрена и утверждена ACL до процесса продолжения присуждения контракта.

Q3: ACL распределяет на 12 406 долларов меньше средств подраздела C среди CIL 30 сентября 2017 года, чем в сентябре 2016 года. Почему это происходит?

A3: В октябре 2015 года ACL обнаружила, что программа IL не использовала средства подраздела C ARRA из грантов, присужденных в 2010 году.Срок действия этих средств истек 30 сентября 2015 г. Некоторым получателям грантов Министерство образования сообщило, что средства будут доступны в течение 90 дней после даты истечения срока для возмещения обязательств, взятых до этой даты. К сожалению, это руководство было неточным. Когда средства истекли, они больше не были доступны получателям грантов или ACL. CIL, которые пытались привлечь средства для возмещения расходов 2015 года после 30 сентября, не смогли этого сделать. В результате 19 CIL в 14 штатах потеряют в общей сложности 559 000 долларов, если не будут приняты меры.

После тщательного рассмотрения воздействия на затронутые CIL, ACL решила использовать средства текущего года (2016 финансовый год), чтобы восполнить дефицит. Это сокращение финансирования подраздела C на 2016 финансовый год было отражено в первоначальных ассигнованиях, которые были предоставлены 1 июня 2016 года.

Однако, как и было обещано, ACL продолжала изучать другие варианты смягчения воздействия, и ACL нашла другие ресурсы, чтобы компенсировать значительную часть дефицита. Однако прошлым летом в письме «дорогому коллеге» было прямо указано, что это было разовое мероприятие, и что ACL предоставила ресурсы, отказавшись от доли программы IL в расходах, которые обычно несут все другие программы ACL. включая системы программных данных, системы грантов, рассмотрение грантов и перевод Секретаря.Кроме того, поскольку ни один из подходящих кандидатов не мог быть рассмотрен для финансирования CIL на Гуаме, для поддержки существующих центров были выделены минимальные ассигнования на вспомогательные услуги на Гуаме (95 139 долл. США).

Когда эти затраты учитываются в этом году, в результате получается, что общие затраты немного превышают сумму ARAA на 2016 финансовый год, в результате чего для грантов по подразделу C доступно на 12 406 долларов меньше, чем в прошлом году.

Примечание. Эти затраты могут колебаться от года к году, и поэтому финансирование, доступное для грантов, может незначительно отличаться от года к году.

Q4: Почему было сокращено количество грантов для некоторых, но не для всех CIL в некоторых штатах?

A4: Формула подраздела C предназначена для ежегодного перераспределения финансирования. После того, как начальное распределение было проведено на основе процентной доли населения каждого штата / территории, для штата / территорий, которые были ниже минимальной суммы, суммы вознаграждения были увеличены до минимальных сумм. CIL, расположенные в пределах минимального количества штатов / территорий, также получат те же суммы, если не было изменения количества CIL в пределах штата / территории.

Q5: Сколько CIL и состояний подверглись этим сокращениям?

A5: В шестнадцати штатах наблюдалось снижение численности населения, в результате чего уменьшились суммы вознаграждений. В одном штате наблюдалось снижение процентной доли населения, что привело к уменьшению суммы вознаграждения, а 29 штатов / территорий получили минимальные суммы вознаграждения. (См. Таблицу ниже для штатов и территорий в каждой категории).

Q6: Похоже, что некоторые награды в подразделе C были сокращены в штатах, где население увеличилось или осталось прежним.Почему?

Q7: Почему ACL не сократила все вознаграждения подраздела C в отношении расходов на поддержку программы и перевода секретаря?

A7: После определения суммы, доступной в совокупности для присуждения грантов, финансирование для каждого гранта определяется по формуле, основанной на законодательных и нормативных требованиях. Пожалуйста, обратитесь к вопросам 2 и 3 для получения дополнительной информации.

Q8: Какие факторы повлияли на сокращение количества присужденных индивидуальных грантов?

A8: В результате факторов, определяемых формулой, общая сумма для штатов, получающих повышение, составила 140 461 доллар, а общая сумма для штатов, получающих уменьшение, составила 152 867 долларов.Таким образом, чистая разница составила 12 406 долларов.

Q9: Какие полномочия у ACL есть для использования средств программы подраздела C для покрытия административных расходов и перевода секретаря?

A9: Затраты на поддержку программы, включая системы данных программы, системы грантов и затраты на рассмотрение грантов, распределяются по всем программам ACL в соответствии с формулировкой ассигнований и бюджетным запросом. Бюджетные решения, такие как выделение секретарского перевода, принимаются на уровне программы, а не на основе гранта за грантом.Конкретные полномочия, связанные с переводом Секретаря, содержатся в Разделе 205 Раздела H Закона о консолидированных ассигнованиях от 2017 года.

Государства получили увеличенное финансирование (увеличилось как население, так и процентная доля населения)	Государства получили сокращение финансирования (численность населения увеличилась, но процентная доля населения уменьшилась)	Государство получило уменьшенное финансирование (уменьшилось как население, так и процент населения)	«Минимальные» штаты и территории получили финансирование на уровне
Аризона Калифорния Колорадо Флорида Грузия Северная Каролина Южная Каролина Техас Вашингтон	Алабама Индиана Кентукки Луизиана Мэриленд Массачусетс Мичиган Миннесота Миссури Нью-Джерси Нью-Йорк Огайо Пенсильвания Теннесси Вирджиния Висконсин	Иллинойс	Аляска Арканзас Коннектикут Делавэр Округ Колумбия Гавайи Айдахо Айова Канзас Мэн Миссисипи Монтана Небраска Невада Нью-Гэмпшир Нью-Мексико Северная Дакота Оклахома Орегон Род-Айленд Южная Дакота Юта Вермонт Западная Вирджиния Вайоминг Американское Самоа Северные Марианские острова Пуэрто-Рико Виргинские острова

Политика

| Путешествие по университетскому бизнесу

Путешественники (сотрудники и не сотрудники) должны убедиться, что их командировочные расходы предназначены для обоснованных целей, связанных с университетским бизнесом; соответствуют политике и процедурам Университета; и являются разумным использованием государственных и университетских средств.Ожидается, что путешественники выберут недорогие варианты, соответствующие их расписанию и потребностям бизнеса. Департаменты могут по своему усмотрению потребовать, чтобы путешественники получали одобрение до поездки.

Внешние спонсоры исследований могут иметь более или менее строгие правила, чем университет. Путешественники, путешествующие на спонсируемые средства, должны соблюдать самые строгие правила / требования (политика университета или правила спонсора). Если спонсор дал предварительное письменное согласие, то расходы, которые обычно не допускаются для неспонсируемых фондов, могут быть разрешены для спонсируемых фондов.

Любая поездка в международный пункт назначения для университетского бизнеса должна быть зарегистрирована до поездки. См. Административная процедура: Регистрация международных поездок (преподаватели и сотрудники) .

Путешественникам, желающим посетить страны, на которые распространяется эмбарго США, необходимо перед отъездом проконсультироваться с инспектором по экспортному контролю Университета. См. Более подробную информацию на сайте GPS Alliance: Export Controls .

Командировочные расходы должны быть проверены и утверждены в соответствии с административной политикой: Утверждение финансовых транзакций и маршрутизация .Кто-то на один уровень выше путешественника или другой человек, которому было делегировано разрешение, должен утверждать командировочные расходы.

Утверждающие несут ответственность за подтверждение того, что все расходы: соответствуют политике университета; разумно расходуют общественные и университетские средства; надлежащим образом задокументированы; и своевременно подаются и учитываются. Путевые расходы, понесенные на спонсируемые средства, также должны соответствовать правилам и рекомендациям программы сертифицированного утверждающего лица.

Департаментам, колледжам, университетским городкам и вице-президентским подразделениям запрещено устанавливать свои собственные отдельные политики вместо этой общеуниверситетской политики.

Международные путешествия

Все путешественники по делам университета должны зарегистрировать международную поездку до поездки, независимо от источника финансирования. Нет централизованного разрешения на международные поездки; авторизация остается на местном коллегиальном или ведомственном уровне. См. Административная процедура: Регистрация международных поездок (преподаватели и сотрудники) .

Путешественники обязаны проверять свои пункты назначения на наличие любых рекомендаций Государственного департамента перед поездкой за границу.Подразделения не могут требовать от не желающих сотрудника выезжать по служебным делам университета в место, подпадающее под действие Уровня 3 или Уровня 4 для советов по командировкам.

Путешественники несут ответственность за понимание своих вариантов международного страхования, включая любое покрытие, предоставляемое Университетом, и потребности, которые могут превышать текущее покрытие и потребовать приобретения дополнительной страховки. См. Приложение: Всемирное страхование от несчастных случаев при путешествиях .

Преподаватели или сотрудники университета, планирующие отправить или взять студентов за границу, должны:

• Убедитесь, что учащиеся выполнили требования, изложенные в Административной процедуре: Подготовка к возможностям обучения за рубежом .
• Убедитесь, что студенты заполнили регистрацию поездок студентов.
• Убедитесь, что учащиеся, планирующие поездку в место, которое Государственный департамент США обозначило как Консультативный совет по поездкам уровня 3 или 4, получили до поездки одобрение от Международного консультативного комитета по оценке рисков, связанных с поездками (ITRAAC), заполнив процесс подачи заявки, описанный в Утверждение GPS Alliance Travel См. Административную процедуру: Travel Утверждение (ITRAAC) для получения дополнительной информации о процессе утверждения ITRAAC.

Экспортный контроль

Управление по контролю за иностранными активами Министерства финансов США запрещает несанкционированные финансовые и другие операции, такие как поездки, с (а) странами, на которые распространяется эмбарго, и (b) организациями, указанными в списке лиц с особым назначением (SDN).

Путешественники, желающие посетить любую из этих стран, должны сначала проконсультироваться с сотрудником по экспортному контролю Университета, который оценит соответствующие правила, проинформирует путешественников о разрешенных и запрещенных видах деятельности и получит все необходимые лицензии.Процесс получения лицензии на поездку в страну, где введено эмбарго, может занять от двух до трех месяцев, поэтому путешественникам рекомендуется как можно скорее связаться с инспектором по экспортному контролю.

Путешественники по всем международным направлениям должны соблюдать законы и постановления США об экспортном контроле, включая, помимо прочего, Правила экспортного контроля (13 CFR, части 730-774), Международные правила торговли оружием (22CFR, части 120-130) и Положения о контроле за иностранными активами (31 CFR, части 501-598).Все вопросы об этих законах и постановлениях направляйте сотруднику по экспортному контролю.

Закон о полетах Америки

Путешествие самолетом, оплачиваемое из средств федерального бюджета, должно соответствовать положениям Закона о полетах Америки, 41 C.F.R. §§ 301-10.131 и далее . Эти правила содержат требование, согласно которому путешественники не могут тратить федеральные средства на рейсы, выполняемые авиаперевозчиками под иностранными флагами. Другими словами, если не применяется исключение, путешественники могут использовать только спонсируемые средства, исходящие от федерального агентства, для поездок на U.С. флаговые авиаперевозчики. Для получения дополнительной информации о требованиях и исключениях Fly America Act посетите веб-сайт Университета U Travel: Fly America Act.

Оплата проезда

Путешественникам следует использовать университетскую проездную карту для оплаты путевых расходов. См. Раздел «Административная политика»: Использование университетской проездной .

Путешественник не должен оплачивать или требовать возмещения расходов, понесенных другим путешественником, включая питание.

В тех случаях, когда путешественник понес расходы, которые являются недопустимыми (либо через Travel card, покупки PCard, авансы, либо иным образом), средства будут взысканы с путешественника одним из следующих способов:

• Travel Card: перед отправкой отчета о расходах на утверждение путешественнику будет предложено выбрать единовременное удержание из заработной платы или получить счет по электронной почте.
• Возмещение наличными или PCard: отдел должен следовать административной процедуре: Создание счета .
• В случаях, когда служащий не производит платеж, как требуется выше, служащий и Управление Контролера устанавливают план выплат, в соответствии с которым Офис Контролера будет сотрудничать с Управлением людских ресурсов, чтобы вычесть причитающуюся сумму из зарплаты сотрудника.
• В отношении сумм, которые считаются безнадежными (например, путешественник больше не является сотрудником Университета), Управление контролера может добиваться средств правовой защиты от лиц, которые не выплачивают ненадлежащие платежи и возмещения или не сообщают о сумме, причитающейся в Фонде заработной платы, в качестве налогооблагаемой компенсации физическому лицу.

Ситуаций, в результате которых путешественник должен получить университет, следует избегать и не допускать повторения.

В обстоятельствах, когда Университет и третье лицо оплачивают одинаковые дорожные расходы, путешественник должен обеспечить возврат дубликата возмещения в Университет в течение 60 дней. В случае возникновения ситуаций, когда третья сторона медленно оплачивает свою часть поездки, путешественник должен как можно скорее проконсультироваться с главным финансовым менеджером подразделения.

Если бюджетные ограничения, комплаенс-риски или другие факторы требуют отклонений от этой политики Университета, главный финансовый менеджер должен работать с соответствующим центральным офисом (-ами) в масштабах всей системы, чтобы уладить обстоятельства.

Денежные авансы могут быть доступны при определенных обстоятельствах. См. Административную политику: Денежные авансы .

В некоторых ситуациях департаменты предоставляют фиксированную сумму в долларах на поездку или «единовременную выплату», независимо от общей стоимости поездки.Путешественники должны соблюдать эту политику и установленные в ней ограничения.

Обмен валюты (международные поездки)

Если расходы производятся в иностранной валюте, путешественники должны:

• Укажите зарубежные расходы в долларах США, используя обменный курс, указанный в Chrome River на дату оплаты.
• Для покупок, сделанных с помощью личной кредитной карты, используйте обменные курсы, предоставленные компанией-эмитентом кредитной карты. Включите документацию с указанием обменных курсов, использованных для конвертации.
• При использовании проездной карты университета обменные курсы устанавливаются банком.

Документирование командировочных расходов

Путешественники должны обосновать и задокументировать все командировочные расходы в соответствии с Административной политикой: Документирование финансовых / бухгалтерских операций . Квитанции не требуются для запроса суточных на питание и непредвиденные расходы. Квитанции требуются для всех других расходов, превышающих 25 9000 долларов США4.

Путешественники должны предоставить отчет о расходах в указанные ниже сроки:

• Travel Card – 60 дней с даты оплаты
• Карта закупок – 30 дней с даты оплаты
• Наличные расходы – 60 дней с даты окончания поездки
• Для поездок по спонсируемым проектам путешественники должны подать запросы на возмещение расходов до даты окончания гранта.
• Все расходы должны обрабатываться в том финансовом году, в котором они произошли, независимо от того, используются ли спонсируемые или не спонсируемые фонды.

Налогооблагаемые возмещения

Запросы на возмещение дорожных расходов из собственного кармана, не представленные в течение 60 дней с даты окончания поездки, должны быть направлены главному финансовому менеджеру и должны быть отклонены. Если существуют редкие и смягчающие обстоятельства, главный финансовый менеджер может определить, что расходы могут быть возмещены, и имеет право определять, когда возмещение будет отражено в качестве налогооблагаемого дохода.Облагаемый налогом возмещение необходимо сообщить в Фонд заработной платы для включения в налогооблагаемую компенсацию за календарный год путешественника. Спонсируемые средства не могут использоваться для этих налогооблагаемых возмещений, независимо от того, была ли поездка связана с грантом / контрактом.

Комбинированные командировки и личные поездки

Путешественники могут совмещать личную поездку с командировкой в ​​университет. Чтобы получить возмещение транспортных расходов, не облагаемых налогом, поездка должна осуществляться в первую очередь в деловых целях.Путешественникам запрещено использовать средства Университета для личных поездок. Во время бронирования поездки получите сравнение цен на поездку, которое не включает личное путешествие, и включите сравнение цен с отчетом о расходах. Сюда входят ситуации, когда путешественник выбрал непрямой маршрут или прерывает поездку для личного удобства.

Запросы на возмещение расходов, не связанных с командировкой

Административная политика: Деловые расходы охватывает такие ситуации, как поездки в тот же день / продленный день или местный пробег (между университетскими городками, где поездка туда / обратно происходила за один день).

Воздушный транспорт

Путешествие воздушным транспортом ограничивается самым низким тарифом с невозвращаемой оплатой, доступным на момент бронирования, который отвечает требованиям, перечисленным ниже, и отвечает потребностям путешественника.

• Базовая экономика
  • Не рекомендуется, поскольку места не назначаются до тех пор, пока не пройдет регистрация, а изменение или повышение класса билета не разрешено.
• Эконом – разрешен для всех рейсов
• Премиум эконом-класс – разрешен для полетов продолжительностью 4 часа без дополнительного согласования
• Business – разрешены для рейсов 8 и более часов (включая стыковочные внутренние рейсы).Путешественники должны получить предварительное разрешение от своего руководителя. Супервайзеры могут отказать в части стоимости авиабилета, если путешественник не получит предварительного разрешения на повышение класса обслуживания.
• Первая – не допускается

У каждой авиакомпании могут быть разные обозначения классов тарифов / мест, чем те, которые указаны выше. Обратитесь в Службу закупок, если путешественник не уверен, какой класс тарифа бронировать.

Дополнительные комиссии:

• Допускается оплата за резервирование мест в автобусе / эконом-класса перед регистрацией.
• Багаж: разрешается провоз первого места багажа в пределах ограничений по весу и размеру, установленным авиакомпанией. Расходы на дополнительный багаж сверх первого места, а также сверхнормативный или негабаритный багаж могут быть допустимы при наличии действующего коммерческого обоснования.

В качестве наилучшей практики снижения риска не более 20 преподавателей, сотрудников или регентов университета должны одновременно летать на одном и том же самолете.

Начисление и использование миль часто летающих пассажиров

Мили для часто летающих пассажиров или любые другие льготы, выданные авиакомпанией, должны накапливаться в пользу Университета всякий раз, когда средства Университета используются для оплаты авиабилетов, независимо от происхождения этих средств (например, из государственных или федеральных грантов, контрактов, ассигнований или частных доноров).Путешественники не могут использовать эти мили для личных поездок. См. Статут штата Миннесота, 15.435 .

Путешественники, а не подразделения, несут ответственность за отслеживание миль, заработанных на средства Университета, и за предоставление записей о таком отслеживании по запросу. Когда путешественники накопят достаточно миль для часто летающих пассажиров, чтобы заработать на бесплатную поездку, они должны использовать эти мили для поездок в университет.

Нечастые путешественники (те, кто совершает не более двух поездок в год) не обязаны отслеживать мили для часто летающих пассажиров.

Наземный транспорт

Путешественникам следует использовать наименее дорогостоящий способ наземного транспорта, который соответствует расписанию путешественника и бизнес-потребностям (например, трансфер до аэропорта, такси, аренда автомобилей, услуги поездок на основе приложений (например, Uber или Lyft), поездка на поезде или автобусе).

Путешественникам следует арендовать автомобили только в случае необходимости, иначе это снизит общие транспортные расходы до университета. Дополнительные расходы на наземный транспорт не возмещаются в течение времени, пока путешественник арендует транспортное средство (например, проезд в такси или услуги поездки на основе приложения).

Если необходимо арендовать или арендовать транспортное средство, департаментам рекомендуется использовать услуги Fleet Services для местной аренды или аренды через одного из подрядных поставщиков Большой 10 (Enterprise или National Car Rental). См. Административную политику: Использование транспортных средств для университетского бизнеса для получения информации и ставок, связанных с арендой или лизингом транспортных средств для местного использования.

При аренде автомобиля для внутренних и международных поездок требуется два вида страхования:

Physical Damage : Покрывает повреждение арендованного автомобиля.Настоящая страховка:

• НЕ предоставляется Университетом;
• Предоставляется автоматически при аренде автомобилей у подрядных поставщиков по аренде «Большой десятки»; и
• Должен быть выбран при использовании любого другого поставщика.

Ответственность : Покрывает ущерб другим лицам, возникший в результате использования транспортного средства. Настоящая страховка:

• Предоставляется университетом для аренды автомобилей в США. Путешественникам не нужно приобретать это покрытие отдельно во время аренды автомобиля.
Номер
• НЕ предоставляется Университетом для аренды автомобилей за пределами США. Международные путешественники должны приобрести страховку ответственности у поставщика аренды, чтобы обеспечить полную защиту и соблюдение местного законодательства и практики.

См. Приложение Возмещаемые / невозмещаемые командировочные расходы для получения информации о возмещаемых видах страхования.

Департаменты могут возмещать путешественникам стоимость аренды автомобиля и бензина, но не пробег.Путешественникам следует подтвердить, требуются ли международные водительские права при аренде автомобиля за пределами США.

Личный транспорт

Путешественники могут использовать свой личный автомобиль во время обязательной поездки в университет в соответствии с Административной политикой : Использование транспортных средств для университетского бизнеса . Путешественники могут запросить компенсацию за пробег внутри страны или за границу, используя стандартную ставку миль IRS. Пробег до места работы и обратно не является возмещаемым расходом.

Если путешественник предпочитает управлять транспортным средством вместо полета, путешественник должен сравнить цены на авиабилеты до поездки и представить вместе с отчетом о расходах. Как правило, допустимы любые дополнительные расходы, такие как проживание, плата за аренду автомобиля, пробег или парковка, вплоть до самой низкой стоимости авиабилета эконом-класса, которая удовлетворила бы потребности путешественника.

Чартерные перевозки

Университет требует, чтобы чартерные перевозчики, такие как чартерные авиалинии, вертолеты, автобусы и лодки, продемонстрировали определенный уровень страхового покрытия при предоставлении услуг Университету.Департаменты, организующие чартерные перевозки, должны иметь контракт на рассмотрение офиса главного юрисконсульта (OGC) университета до принятия соответствующих мер.

Путешественникам запрещается путешествовать частными самолетами или чартерными самолетами, независимо от их стоимости, без подписанного контракта, который был рассмотрен и одобрен Управлением главного юрисконсульта.

Путешественникам запрещается управлять личными или арендованными самолетами во время командировок в университет. Если они решат это сделать, Университет не будет рассматривать путешественника как действующего в официальном качестве Университета, а также не возместит путешественнику любые связанные с этим расходы.

Жилье

Детальные квитанции требуются для всех квартир. Примеры жилья см. В Приложении: Примеры пробега, проживания, питания и дополнительных расходов .

Путешественники могут решить остаться с семьей, друзьями или коллегами во время путешествия, но проживание и другие связанные с этим расходы не допускаются.

Жилье без конференций

Расходы не могут превышать 150% суточной ставки проживания (до уплаты налогов) в городе назначения.Фактические суточные расходы на проживание (без налогов и сборов) во время поездки не могут превышать совокупные допустимые суточные проживания.

Путешественники могут использовать сайты аренды на время отпуска (например, Airbnb, VRBO), если есть экономия средств по сравнению с традиционным проживанием и другими связанными с поездками расходами. При заключении договора аренды на время отпуска договор должен быть заключен на имя путешественника. В случаях, когда контракт заключен на имя Регентов Университета Миннесоты, путешественники должны соблюдать Административную политику: Заключение контрактов .

Руководитель туриста должен утверждать расходы на проживание, превышающие допустимые пределы, или использование аренды на время отпуска. В этих случаях путешественники должны получить предварительное разрешение до бронирования жилья по:

• Создание предварительного утверждения в Chrome River; или
• Заполнение формы Запрос на исключение по проживанию и прикрепление ее к отчету о расходах при подаче на утверждение расходов на проживание.

Конференц-зал

Расходы на проживание не обязательно должны соответствовать суточной ставке проживания, поскольку путешественник оплачивает предварительно согласованную ставку, предлагаемую конференцией.В случаях, когда конференц-залы полностью забронированы, путешественники должны получить жилье в соответствии с указаниями, не связанными с конференциями, приведенными выше, и получить предварительное одобрение, если ставка превышает 150%.

Местное жилье

При определенных обстоятельствах, например, когда факультет или колледж проводит многодневную конференцию или мероприятие в кампусе университета или рядом с ним, сотрудник может остаться на ночь в отеле, только если департамент или колледж предварительно одобрили его пребывание. Сотрудник должен задокументировать конкретные обстоятельства, требующие местного пребывания.

Совместное использование комнаты

Путешествуя по делам университета, путешественникам запрещается делить комнаты или спальни со студентами, несовершеннолетними детьми, не имеющими отношения к сотруднику, или подчиненными сотрудниками.

От путешественников нельзя требовать проживания в одной комнате или спальне.

Если путешественники решают жить в одной комнате, каждая комната должна быть в пределах максимально допустимой суточной оплаты проживания. Каждый путешественник должен самостоятельно оплатить проживание и запросить свою детализированную квитанцию.В случаях, когда один путешественник оплачивает все расходы на проживание и получает одну детализированную квитанцию, путешественник, который платит, должен пропорционально распределить расходы на проживание, если это возможно, чтобы должным образом отразить долю каждого путешественника в расходах на проживание. Это позволяет более точно разделить расходы, особенно для путешественников, финансируемых из нескольких источников.

Еда и сопутствующие товары

Путешественники несут ответственность за использование личных средств для оплаты еды и непредвиденных расходов. Университет возмещает эти расходы, используя федеральные ставки суточных, установленные для города назначения их путешествия.Путешественники могут использовать одно место (например, ночлег) для выплаты суточных за каждый день поездки. Фактические суточные предварительно загружаются и рассчитываются в системе расходов.

Место назначения	Суточные
Путешествие внутри страны	Управление общих служб США (GSA)
Гавайи и Аляска Университет использует максимальное проживание, местную еду и местные расходы.	Министерство обороны
Международный проезд	Государственный департамент США

Путешественникам не нужно предоставлять квитанции (ни при каких обстоятельствах) для возмещения расходов на питание или непредвиденных расходов, включенных в суточные. Максимальные суточные ставки M&IE включают налог на питание и чаевые, плату за банкомат, чаевые за обслуживание и т. Д. См. Приложение: Суточные – проживание, питание и непредвиденные расходы .

Питание

Суточные на питание в первый и последний дни путешествия рассчитываются из расчета 75% независимо от времени суток, когда путешественник уезжает или возвращается домой.

Путешественникам не возмещаются расходы за:

• Расходы на питание, превышающие максимальную норму питания для города назначения; или
• Когда питание путешественника является частью конференции или мероприятия, путешественник должен вычесть соответствующее питание из суточных расходов на питание в течение дня.

Случаи

Путешественникам не следует подавать или требовать возмещения любых из этих предметов, так как они включены в дневную сумму непредвиденных расходов.

• Чаевые перевозчикам багажа, носильщикам и персоналу гостиницы
• Комиссия за банкомат, комиссия банка и сборы за обналичивание чеков
• Расходы на стирку и услуги парковщика (международные поездки)

Путешественники могут запросить компенсацию за стирку для внутренних поездок продолжительностью семь или более дней подряд.

Информацию о специальных расходах, таких как питание в сочетании с деловыми развлечениями и алкогольными напитками, см. В Административной политике: Предоставление гостеприимства и развлечения для лиц, не являющихся сотрудниками, .

Студенты

студентов университета, которые путешествуют от имени Университета по официальным делам Университета в качестве студентов или сотрудников Университета, если Университет финансово поддерживает их поездку, обязаны соблюдать эту политику.

Эта политика не распространяется на студентов, использующих личные ресурсы для оплаты своих поездок.Однако, если поездка предназначена для университетских целей, студенты должны придерживаться других соответствующих правил.

Студенты, выезжающие за границу, независимо от источника финансирования, несут ответственность за соблюдение Административной политики: Поездки студентов и обучение за рубежом: Здоровье и безопасность .

Если учащиеся пропускают какие-либо занятия из-за командировок в университет, они несут ответственность за соблюдение Административной политики: Макияж для законных отсутствий: Города-побратимы, Крукстон, Моррис и Рочестер или Политики по академическим вопросам UMD в отношении оправданных пропусков .

Учет командировочных расходов студентов

Подразделения

должны следовать руководящим принципам и политике Управления студенческих финансов при определении надлежащего учета командировочных расходов студентов. Дополнительные сведения см. На веб-сайте Academic Support Resources .

Путевые расходы для студентов Университета, не предоставляющих услуги для Университета, могут быть оплачены или возмещены в виде стипендии или стипендии через финансовую помощь (например, если студент едет, чтобы представить исследование для получения своей степени, и Университет поддерживает поездку).Проконсультируйтесь с Управлением по студенческим финансам для правильной обработки платежей студентам. Для получения дополнительной информации об оплате студентам см. Правила № 8 налогового управления «Выплаты студентам».

Поездки, не связанные с сотрудниками

Не сотрудники и лица, представляющие интерес (POI), которые путешествуют от имени Университета, могут получить компенсацию транспортных расходов. Лучшая практика для Университета состоит в том, чтобы напрямую организовывать и оплачивать проживание и авиабилеты для лиц, не являющихся сотрудниками. Питание и проживание должны быть возмещены как фактические расходы, но не превышающие предельные суммы суточных, указанные в этой политике.Квитанции требуются для всех расходов, не связанных с сотрудниками.

Если поездка квалифицируется как расходы на добросовестное гостеприимство, расходы должны быть подтверждены соответствующей документацией, подтверждающей коммерческую цель расходов. См. Раздел Административная политика: Предоставление гостеприимства и развлечения неработающим сотрудникам , чтобы обеспечить надлежащее применение и утверждение политики.

Путешествие для супругов / гостей

Расходы, понесенные супругом (а) или личным гостем, не подлежат возмещению, за исключением случаев, когда расходы соответствуют приемлемым условиям, изложенным в Административной политике: Гостеприимство и развлечения для лиц, не являющихся сотрудниками, .

Поставщики профессиональных услуг

В контрактах с поставщиками профессиональных услуг должен быть указан конкретный язык, на котором покрываются командировочные расходы в соответствии с этой политикой. См. Административную политику: Приобретение профессиональных услуг .

Участники конференции

Путевые и другие сопутствующие расходы для участников, не являющихся сотрудниками, посещающих конференции, семинары и т. Д. В рамках спонсируемого проекта или не спонсируемой деятельности, могут быть выплачены участнику в качестве стипендии посредством обычных процедур кредиторской задолженности.Должна быть создана официальная запись поставщика. Департаменты должны гарантировать, что стороннему персоналу не возмещаются расходы, которые Университет оплатил напрямую другому поставщику. Платежи должны соответствовать политике и процедурам Университета в области кредиторской задолженности. Контракт на профессиональные услуги не требует выплаты стипендий лицам, не являющимся сотрудниками.

Страхование

Общая ответственность

Страхование общей ответственности университета распространяется на сотрудников в связи с обязательствами, которые они могут понести, непосредственно вытекающими из курса и объема их трудовой деятельности, включая действия, предпринятые во время поездки по университетской программе.

Страхование общей гражданской ответственности университета покрывает обязательства, которые они могут понести непосредственно в результате деятельности, необходимой и необходимой для их курса обучения, включая действия, предпринимаемые во время путешествия по университетской программе. Страхование общей ответственности университета НЕ распространяется на студентов, занятых деятельностью, не связанной с требованиями университета.

В контрактах или соглашениях будет указано покрытие для лиц, не являющихся сотрудниками, или для добровольцев.

Личное имущество

Университетская страховка не распространяется на личное имущество или имущество студентов или сотрудников.