Содержание

Приказы по личному составу (образец и порядок составления)

Организация трудового процесса в организации требует издания распорядительных документов. Одним из видов таких документов являются приказы по личному составу. Издает их руководитель компании. Эти документы позволяют регулировать правовые отношения между работодателем и работником.

Виды приказов по личному составу

Каждое действия в организации в отношении работников должно производится на основании приказов. Оформляют приказ по личному составу в следующих случаях:

  • прием на работу сотрудника;
  • перевод работника на другую работу;
  • направление сотрудника в командировку;
  • предоставление отпуска работнику;
  • вынесение поощрения сотруднику, дисциплинарного взыскания;
  • увольнение работника и пр.

Порядок действий при издании приказа, а также его движение до момента передачи в архив будет следующим:

  1. Поступление документа, являющегося основанием для издания приказа по личному составу.
  2. Подготовка проекта приказа по личному составу.
  3. Направление проекта приказа руководителю на согласование.
  4. Подписание приказа директором.
  5. Ознакомление работника с приказом.
  6. Хранение приказа должным образом до передачи его в архив.
  7. Передача приказа по личному составу в архив.

Основания для оформления приказа по личному составу

В каждом приказе по личному составу требуется указание документа, явившегося основанием для его издания. В зависимости от того, какой издается вид приказа будет отличаться и основание:

  1. Приеме на работу. В качестве основания для такого приказа выступают: заявление соискателя, трудовой договор, приглашение работодателя.
  2. Отпуск. Основаниями для издания приказа о предоставлении отпуска являются: заявление сотрудника на отпуск, график отпусков.
  3. Об увольнении. В приказе об увольнении сотрудника в качестве основания могут быть указаны: заявление сотрудника, акт нарушения дисциплины труда, постановление суда, иные документы исходя из причины увольнения.
  4. Изменение персональных данных. Основаниями для издания приказа об изменении персональных данных будут являться: заявление сотрудника с приложенными к нему копиями регистрационных документов, подтверждающих изменения в личных данных (из ЗАГСа).
  5. Перевод на другую работу/подразделение по инициативе работника. Основанием для издания приказа о переводе является заявление работника.
  6. Перевод на другую работу/подразделение по инициативе работодателя (только с согласия работника). В качестве основания в приказе указывается представление на перевод.
  7. Перевод работника в связи с производственной необходимостью. В качестве оснований выступают: докладная записка, приказ по основной работе, документы, подтверждающие необходимость перевода.
  8. Командировка. В приказе на командировку в качестве основания указывается докладная записка (непосредственного руководителя), в которой указаны цели командировки.

Как оформляются приказы по личному составу

Важно! Составляется приказ по личному составу либо по унифицированной форме (утв. Постановлением Госкомстата России №1 от 05.01.2004) или свободной форме. В случае последнего форма приказа разрабатывается компанией самостоятельно. Как правило, для этого используют фирменный бланк организации.

Унифицированные формы существуют не для всех видов приказов. Рассмотрим какие формы используют для того или иного вида приказа:

  1. «Приказ о приеме на работу» (форма №Т-1).
  2. «Приказ о переводе работника на другую работу» (форма №Т-5).
  3. «Приказ о предоставлении работнику отпуска» (форма №Т-6).
  4. «Приказ о прекращении (расторжении) трудового договора с работником» (форма Т-8).
  5. «Приказ о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками» (форма Т-8а).
  6. «Приказ о направлении работника в командировку» (форма №Т-9).
  7. «Приказ о направлении работников в командировку» (форма №Т-9а).
  8. «Приказ о поощрении работника» (форма №Т-11).
  9. «Приказ о поощрении работников» (форма №Т-11а).

Некоторые приказы по личному составу оформляются сразу на несколько работников.

Как приказ по личному составу оформить на фирменном бланке

Если приказ по личному составу оформляется в свободной форме на фирменном бланке компании, то в нем должно быть указано:

  • наименование документа;
  • дата и порядковый номер приказа;
  • место издания;
  • заголовок;
  • содержание приказа и сведения по исполнителю.

Текст приказа следует излагать кратко, в повелительной форме. Распорядительную часть делят на несколько разделов, нумеруют которые арабскими цифрами. В этой части указывается причина и цель издания документа. Приказ должен содержать конкретные распоряжения, задания, сроки их исполнения, а также ФИО и должности исполнителей.Заверяет приказ руководитель компании.

Дата издания и регистрационный номер приказа проставляется только после того, как он будет полностью оформлен. Не следует этого делать до момента подписания документа. Иначе, если приказ придется переделать, то в это время могут быть зарегистрированы уже другие приказы.

В качестве примера приказа по личному составу приведем приказ о продлении отпуска, совпавшего с декретом. В качестве основания для этого приказа выступает заявление сотрудницы (Читайте также статью ⇒ Приказ о работе в выходные дни).

ОБРАЗЕЦ ПРИКАЗА ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Согласование проекта приказа по личному составу

Как уже отмечалось выше готовится проект приказа на основании определенного документа (заявление, докладная или служебная записка и др.) После этого проект приказа представляется на подпись директору или иному лицу, уполномоченному подписывать такие документы. В приказе должна быть расшифровка подписи руководителя (иного лица), а также указание его должности.

Важно! Определенные виды приказов подлежат согласованию в структурных подразделениях компании.

Руководители структурных подразделений (замещающие из лица) должны проставить свою визу на листе согласования. Сколько времени займет согласование будет зависеть от порядка, установленного внутри компании.

Если при подготовке проекта приказа в него вносились довольно существенные корректировки, то приказ следует переоформить. А после этого его вновь потребуется направить на согласование в структурное подразделение (Читайте также статью ⇒ Приказ ИП о приеме на работу).

Как хранятся приказы по личному составу

Приказ по личному составу оформляется в нескольких экземплярах. При этом оригинал документа остается у кадровиков, одна копия передается в бухгалтерию, а вторая – в личное дело сотрудника.

Все приказы по личному составу формируют в дела, для чего:

  • приказы подшиваются или переплетаются;
  • нумеруются все листы;
  • составляется лист-заверитель;
  • подготавливается внутренняя опись;
  • оформляется обложка.

Если приказы подшиваются, то это делают на четыре прокола в картонную (твердую) обложку. Если приказы переплетаются, то это необходимо сделать таким образом, чтобы документы можно было прочесть.

Важно! Если приказ по личному составу издан до 2003 года, то хранить их следует не менее 75 лет. Если издан приказ после указанной даты, то хранить их нужно не менее 50 лет. Некоторые приказы хранятся только 5 лет.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос: Чем отличаются приказы по личному составу от приказов по основной деятельности.

Ответ: К приказам по личному составу относят документы, на основании которых оформляется прием работника, его перевод, перемещение, отпуск, увольнение и иные трудовые отношения. Все другие распорядительные документы являются приказами по основной деятельности.

online-buhuchet.ru

назначение, виды, требования к оформлению.

Приказами оформляются: прием, перевод и увольнение работников; предоставление им отпусков и командирование; изменение условий и оплаты труда, присвоение разрядов и изменение анкетно-биографических данных; поощрения и наложение взысканий.

Для оформления приказов по личному составу необходимо письменное обоснование, в качестве которого могут выступать:

– личное заявление работника;

– контракт;

– докладная записка руководителя структурного подразделения;

– акт;

– служебное письмо другой организации с запросом на перевод работника;

– свидетельство о браке, отражающее факт изменения фамилии работника.

Приказы по личному составу оформляются и ведутся строго от приказов по основной деятельности.

Поэтому кадровые приказы сразу начинаются с распорядительного действия:

«ПРИНЯТЬ», «НАЗНАЧИТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ», «ИЗМЕНИТЬ ФАМИЛИЮ», «ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК», «КОМАНДИРОВАТЬ».

При составлении сводных приказов следует учитывать, что в едином документе не должно содержаться информации с разными сроками хранения.

По КЗОТу постоянной инфо для приказа явл:

-указание (уволить, премировать, перевести)

-ФИО

-должность и структурное подразделение

-дата вступления в силу данного пункта приказа.

В зависимости от распорядительного действия приказа еще указывают:

1.при приеме на раб – размер зп (оклад, надбавка, индексация), а при необходимости условия приема и испыт срок. 2.при переводе – должность, подразделение, вид и причина перевода, изменение зп. 3.при увольнении – причина(статья).

4.при отпуске – вид, продолжительность, даты начала и окончания

5.при командировании – дата и продолжительность командировок, место направления, наименование предприятия.

6.при поощрениях и наказаниях– причина и вид поощрения или высказывания.

Каждый пункт приказа по личному составу должен заканчиваться ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия. Приказы по личному составу доводятся до сведения работников под расписку. Проект приказа по личному составу, обычно, согласовывается со следующими заинтересованными должностными лицами: с главным бухгалтером, юрисконсультом, с руководителями структурных подразделений, работники которых упоминаются в приказе. Предусмотрено обязательное визирование приказов по личному составу руководителем кадровой службы.

studfiles.net

➤ Приказы по личному составу это

Узнайте, как работать с кадровыми документами. Подробная классификация, сроки хранения и образцы распоряжений — в статье. Бонус — интерактивный тест для проверки приказов.

Скачайте полезный документ:

10 готовых образцов приказов от экспертов «Системы Кадры»

Что входит в приказы по личному составу

Если распорядительный документ регулирует трудовые отношения в целом или отдельный кадровый процесс, это — приказ по личному составу. Пример — распоряжение о приеме на работу, увольнении или переводе сотрудника. Такими документами закрепляют решения, непосредственно отражающиеся на отдельных сотрудниках, группах работников или рабочем коллективе организации в целом. Все остальные приказы относятся к основной или административно-хозяйственной деятельности предприятия. 

Задачи, которые решают с помощью приказов по личному составу:

  • устанавливают и регламентируют отношения «работник-работодатель»;
  • формируют оптимальную численность и структуру персонала;
  • закрепляют и реализуют гарантии, предоставляемые сотрудникам;
  • оптимизируют штатную расстановку;
  • укрепляют трудовую дисциплину. 

Для оформления наиболее рутинных кадровых процедур разработаны унифицированные формы, утвержденные постановлением Госкомстата России №1 от 5.01.2004. Бланки под номерами, содержащими только заглавную букву и цифровую маркировку, используют для оформления распоряжений, касающихся только одного сотрудника.

Если действие приказа распространяется сразу на нескольких сотрудников, например, работодатель отправляет в командировку группу специалистов или увольняет в рамках сокращения целый отдел, удобнее использовать специальные бланки с дополнительным индексом «а». 

Номер бланка

Кадровое событие

Т-1, Т-1а

Прием одного или нескольких сотрудников на работу (основную или по совместительству)

Т-5, Т-5а

Перевод одного или нескольких сотрудников на другую работу

Т-6, Т-6а

Предоставление отпуска одному или нескольким сотрудникам

Т-8, Т-8а

Увольнение одного или нескольких сотрудников

Т-9, Т-9а

Направление одного или нескольких сотрудников в командировку

Т-11, Т-11а

Поощрение одного или нескольких сотрудников

Унифицированные бланки удобны тем, что содержат все основные реквизиты. Остается лишь внести нужные сведения в поля, выделенные под заполнение, и заверить документ. Для оформления других кадровых процедур и ситуаций приказы составляют в свободной форме или на разработанных организацией бланках. 

Проверьте себя! Пройдите интерактивный тест для проверки приказов


Приступить к тестированию

Основные виды приказов по личному составу

Приказы по личному составу — общее понятие. Распоряжения, которые работодатель издает для управления кадровыми процессами, условно делят на шесть групп. Принадлежность к той или иной группе определяют целевым назначением приказа. 

Вид приказа

Назначение и цель издания

Организационные

Прием на работу (основную или по совместительству), перевод, перемещение, увольнение сотрудников, признание срочного трудового договора бессрочным

Дисциплинарные

Применение дисциплинарных взысканий и поощрений

Технические

Отмена или корректировка ранее изданных распоряжений

Стимулирующие

Выдача премий и других стимулирующих выплат, награждение ценными подарками

Регламентные

Направление в командировку, предоставление всех видов отпусков (в том числе неоплачиваемых), расширение зон обслуживания, привлечение к работе в выходной или праздничный день, отстранение от работы

Зарплатные

Установление окладов и тарифных ставок, надбавок и доплат

★ Чтобы оптимизировать обработку распорядительной документации, распределите приказы по основным тематическим группам. Каждой группе выделите отдельную папку и присвойте простой, легко распознаваемый индекс, например: «ЗП» — распоряжения по зарплате, «ОТ» — документы на отпуска, «КМ» — командировки, и так далее. Такой классификатор упростит справочную работу, а в дальнейшем — передачу дел в архив. 

Пройдите итоговый тест с комментариями экспертов журнала «Кадровое дело»


Пройти итоговый тест

Каковы правила оформления приказов по личному составу

Оформление приказов по личному составу, как правило, поручается кадровой службе предприятия. Если нет отдельного департамента по работе с персоналом, работа с распорядительной документацией, регулирующей трудовые отношения, поручается делопроизводителю или секретарю. В небольших компаниях с малым штатом этим может заниматься сам генеральный директор или его заместитель. 

Подсказка кадровика. Как правильно называть приказ


Смотреть таблицу

Каких бы вопросов ни касался приказ по личному составу, образец должен содержать необходимый минимум реквизитов:

  • В «шапке» пишется наименование организации, вид и регистрационный номер приказа, а также дата и место его составления.
  • Распорядительная часть должна указывать на характер принятого решения и конкретных сотрудников, на которых распространяется его действие. Здесь же перечисляют должностных лиц, ответственных за ознакомление с документом и контроль его исполнения. 

Образец приказа об отзыве из отпуска от экспертов «Системы Кадры»


Смотреть образец

Внимание! Трудовым законодательством закреплены лишь основные правила оформления приказов по личному составу. Детали конкретизируют сами работодатели и закрепляют локальными нормативными актами.

Чтобы ввести новый приказ в действие, руководитель организации или иное должностное лицо, наделенное правом подписи распорядительных документов, визирует бланк. Ниже ставится печать, если организация использует ее в работе. Отдельные виды распоряжений, например, о введении режима неполного рабочего времени или увольнении членов профсоюза по инициативе работодателя, необходимо предварительно согласовать с профсоюзным комитетом или иным органом, представляющим интересы работников. Документ должен соответствовать требованиям актуального ГОСТ Р 7.0.97-2016. Всех упомянутых в нем сотрудников — и ответственных за исполнение принятого решения, и тех, на кого распространяется его действие — следует ознакомить с приказом под подпись. 

 

★ Работать с унифицированными формами проще, чем составлять приказы в свободной форме: риск упустить важную деталь или использовать некорректную формулировку сводится к минимуму. Но в повседневной работе кадровикам, так или иначе, приходится писать тексты распоряжений самостоятельно. Хотя бы потому, что для многих ситуаций, таких как отзыв из отпуска, установление надбавок или изменение условий труда, типовые бланки не разработаны. 

Сколько лет хранятся приказы по личному составу

Чтобы определить, сколько хранят приказы по личному составу, следует знать год их издания. Если распоряжение издано до 2003 года, храните его не менее 75 лет. Для распоряжений, изданных после 2003 года, срок архивного хранения сокращен до 50 лет. Эта норма касается только документов длительного хранения (к ним относится подавляющее большинство приказов по личному составу). 

Приказы с длительным сроком хранения

  • о приеме на работу;
  • о перемещениях и переводах;
  • о совмещении должностей;
  • о прекращении трудового договора;
  • об аттестации и повышении квалификации;
  • о присвоении званий и чинов;
  • об изменении фамилии сотрудника;
  • о поощрениях, наградах и премировании;
  • об установлении и изменении зарплаты, доплат, надбавок;
  • о компенсационных выплатах;
  • о предоставлении всех видов отпусков сотрудникам, работающим во вредных, тяжелых или опасных условиях;
  • о предоставлении отпусков без содержания и по уходу за ребенком;
  • о длительных зарубежных и внутрироссийских командировках;
  • о любых командировках для сотрудников, работающих во вредных, тяжелых или опасных условиях. 

Подсказка кадровика. Сроки хранения кадровых документов в организации


Смотреть таблицу

В то же время законодательством установлен пятилетний срок хранения приказов по личному составу, касающихся дисциплинарных взысканий (кроме увольнения), ежегодных оплачиваемых и учебных отпусков, дежурств и краткосрочных командировок. Проекты распоряжений, разработанных кадровой службой, но не вступивших в силу, хранятся еще меньше — в течение одного года (см. перечень типовых управленческих документов, утвержденный приказом Минкультуры России №558 от 25.08.2010). 

Подборка. 10 образцов приказов по личному составу от эксперта

Вывод

Приказы по личному составу — важные документы. Они вступают в силу только после подписания руководителем организации и хранятся в архиве не менее 50 или 75 лет.

Для оформления распоряжений о трудоустройстве, увольнении, переводе, поощрении, предоставлении отпуска и направлении в командировку Госкомстатом России утверждены унифицированные бланки, прочие виды приказов составляются в свободной форме с учетом требований ГОСТ Р 7.0.97-2016.

www.kdelo.ru

Приказы по личному составу

содержание

введение……………………………………………………………………………………… 3

Глава 1. разновидности приказов по личному составу… 8

1.1 Унифицированные формы приказов по личному составу……………….. 10

1.2 Виды приказов по личному составу…………………………………………….. 12

Глава 2. подготовка и оформление проекта приказа……… 15

2.1 Этапы подготовки проекта приказа………………………………………………. 15

2.2 Правила оформления проекта приказа по личному составу…………… 19

Глава 3. Порядок регистрации и хранения приказов………. 31

3.1 Системы регистрации приказов…………………………………………………….. 31

3.2 Порядок хранения приказов………………………………………………………… 35

заключение………………………………………………………………………………… 38

список источников и литературы………………………………………. 39

приложение

введение

Вся управленческая деятельность любой организации обязательно документируется. Но особенно строго следует подходить к документированию трудовых правоотношений. Правильность составления и оформления кадровой документации, напрямую влияющая на ее юридическую силу, касается каждого гражданина лично.

Именно поэтому, актуальность данной темы в том, что документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока. Вследствие этого, составление и оформление приказов по личному составу, организация работы с ними регламентированы законодательными и нормативно-методическими актами, знание и выполнение которых обязательны для каждого, имеющего дело с документами.

При написании данной работы использовалась следующая литература.

В книге «Кадровое делопроизводство» Кузнецовой Т.В. и Кузнецова С.Л. рассмотрена современная организация работы с документами в службе кадров. Весь процесс работы с документами рассматривается с момента их создания до сдачи дел в государственные архивы по личному составу[1] .

В книге «Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов» под ред. В.А. Кудряева освещены все вопросы грамотной и эффективной организации современного делопроизводства. Подробно рассмотрены особенности подготовки, оформления и ведения все видов внутренних документов, в том числе кадровой документации[2] .

У Верховцева А.В. в книге «Делопроизводство в кадровой службе» рассмотрены основы организации делопроизводства в кадровой службе, состав кадровой документации, виды работ и нормативы численности сотрудников, порядок заполнения типовых форм, оценка деятельности кадров[3] .

В учебно-методическом комплексе Панфиловой Т.А. и Кондратьевой Т.Н. «Документоведение и делопроизводство» рассмотрено понятие документа, его свойства, классификация. Определена структура документа и требования к его оформлению. Рассмотрены системы документации и правила оформления управленческих документов. А также организация работы с документами, номенклатура дел, формирование и текущее хранение дел, подготовка и передача дел в архив[4] .

Чуковенков А.Ю. и Янковая В.Ф. в книге «Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» раскрывают положения стандарта, дают дополнительную нормативную и справочную информацию, приведены образцы бланков и примеры оформления документов[5] .

Вопросы оформления, регистрации и хранения распорядительных документов в кадровой деятельности также рассмотрены в статьях Красавина А.С. «Приказы по кадрам в организации» в журнале «Секретарь-референт»[6] , Пшенко А.В. «Распорядительная документация по личному составу» в журнале «Справочник кадровика»[7] и Кузнецова С.Л. «Современные технологии регистрации документов» в журнале «Секретарское дело»[8] .

Цель курсовой работы – рассмотреть процесс проектирования, оформления, регистрации и хранения приказа в кадровом делопроизводстве.

Задачи курсовой работы:

1) рассмотреть виды и формы приказов по личному составу;

2) выявить этапы подготовки проекта приказа и описать процедуру оформления различных приказов по личному составу;

3) описать системы регистрации приказов и порядок их хранения.

Для правильного ведения кадровой документации необходимо хорошо знать и постоянно руководствоваться законодательно-правовыми актами о труде.

Прежде всего, это Трудовой кодекс Российской Федерации с изменениями, внесенными Федеральным законом от 30 июня 2006 г. № 102-ФЗ. В Трудовом кодексе отражены процессы документирования трудовых правоотношений, определены случаи и порядок составления документов[9] . Поэтому, оформляя трудовые правоотношения путем составления кадровых документов, необходимо, прежде всего, обращаться к соответствующим статьям Трудового кодекса.

Однако, в соответствии с Трудовым кодексом, организация при установлении трудовых правоотношений опирается не только на статьи самого Трудового кодекса, но и на иные федеральные законы, в которых затронуты вопросы труда, указы Президента, законы и иные нормативные правовые акты субъектов федерации, на территории которого она находится, акты органов местного самоуправления, содержащие нормы трудового права.

Основополагающим актом в работе с документами является Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ. Прежде всего, Закон дает определение ключевых понятий: информация, информатизация, документированная информация (документ), информационные процессы информационная система, информационные ресурсы, информация о гражданах (персональные данные), конфиденциальная информация, средства обеспечения автоматизированных информационных систем и их технологий, собственник и владелец информационных ресурсов, пользователь (потребитель) информации[10] . Унификация понятий и закрепление их в Законе имеет большое правовое и практическое значение.

К пакету нормативно-методических документов по делопроизводству следует отнести «Альбом унифицированных форм первичных учетных документов по учету труда и его оплаты», утвержденный 05.01.2004г., где оформление основных кадровых документов унифицировано[11] .

Общие правила составления и оформления документов закреплены в ГОСТ Р 6.30-2003 на унифицированную систему организационно-распорядительной документации с требованиями к оформлению документов. Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы: постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другие документы, включенные в ОКУД (класс 0200000)[12] .

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти, но может использоваться как образец правильного оформления документов и в других организациях[13] .

Сроки хранения документов закреплены в перечнях документов с указанием сроков их хранения – типовых или ведомственных. Ведомственные перечни разрабатываются обычно организацией, возглавляющей отрасль, они учитывают специфику отрасли и содержат документы, не типичные для остальных организаций. Организации, не имеющие ведомственного перечня, должны пользоваться «перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения»[14] . Он утвержден в 2000 г., и кадровая документация представлена в нем достаточно полно.

Между тем, в настоящее время нет государственного органа управления, взявшего на себя полную ответственность за состав, порядок ведения и хранения всего комплекса документов, необходимых для оформления кадровых вопросов. Хотя многие из форм документов возникли в реальной практике много лет назад, нет и единой полноценной по составу общероссийской унифицированной системы документов по личному составу.

Глава 1. разновидности приказов

по личному составу

Основу документации по личному составу составляют распорядительные документы, в которых фиксируются правовые отношения работников и работодателя

Распорядительные документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организацио

mirznanii.com