Содержание

Внесение записи в трудовую книжку при изменении штатного расписания

Содержание статьи

Введение в действие новой версии штатного расписания, содержащей наименования должностей, отличающиеся от тех, что были в прежней редакции, порождает ряд вопросов. Например, какую запись в трудовой книжке при изменении штатного расписания нужно сделать, нужен ли при этом перевод сотрудника на новую должность?

Перевод или переименование должности

Решающим моментом в отражении изменения, внесенного в штатное расписание, в делопроизводстве по личному составу является его отношение к трудовой функции работника. Под ней понимается закрепленный в трудовом договоре конкретный вид работы по исполнению обязанностей в должности/профессии согласно штатному расписанию в соответствии с указанным уровнем квалификации. Оформление кадровой документации в данном случае будет зависеть от того, осталась эта функция неизменной или нет.

Когда с изменением наименования должности в штатном расписании трудовые функции работника сохранились, то есть работник продолжает выполнять те же обязанности, что и раньше, его перевода на новую должность не требуется.

Но соответствующие сведения о переименовании все же должны быть отражены в дополнительном соглашении, составленном к трудовому договору, и записях трудовой книжки.

Если же с переименованием должности (профессии) хотя бы отчасти изменились трудовые функции работника, например, добавились новые обязанности или в чем-то изменились старые, оформить эти нововведения нужно посредством перевода. В этом случае работник пройдет все процедуры, связанные с вступлением в новую должность, в полном объеме.

Как внести запись в трудовую книжку о переводе на другую должность в связи с изменением штатного расписания?


Когда при изменении названия должности в штатном расписании речь идет именно о переводе на другую работу, то данная процедура включает в себя следующие операции:

  • заключение дополнительного соглашения с работником к его трудовому договору;
  • издание приказа о его переводе с одной работы на другую;
  • внесение соответствующей записи в трудовую книжку.

Формулировка записи в книжке – обычная для перевода:

  1. в графе 1 – номер записи по порядку;
  2. в графе 2 – дата перевода;
  3. в графе 3 – текст «Переведен(а) на должность…»;
  4. в графе 4 – ссылка на реквизиты приказа о переводе.

Как внести запись в трудовую книжку об изменении должности по штатному расписанию?

Когда изменение наименования должности/профессии не повлияло на перечень исполняемых работником обязанностей, то есть его трудовая функция осталась прежней, необходимости в переводе на другую работу нет. Тем не менее, любое изменение названия должности, неважно, полное или частичное, требует внесения корректирующих сведений в трудовой договор. Это предполагает выполнение следующих действий:

  • подписание приказа о внесении изменений к штатному расписанию;
  • заключение дополнительного соглашения с работником к трудовому договору о переименовании должности/специальности/профессии;
  • внесение соответствующей записи в трудовую книжку.

Порядок оформления записи в книжке:

  1. в графе 1 – номер записи;
  2. в графе 2 – дата изменения наименования должности/профессии;
  3. в графе 3 – текст о переименовании должности/профессии;
  4. в графе 4 – ссылка на реквизиты приказа о внесении изменения к штатному расписанию.

Как внести запись в трудовую книжку при изменении штатного расписания с формулировкой о переименовании должности?

Что касается формулировки текста о переименовании должности/профессии, вносимого в графу 3, Инструкция по заполнению трудовых книжек ничего об этом не говорит. Но если вспомнить запись, вносимую в трудовую книжку работающего в случае изменения названия предприятия (организации), где он трудится, то можно аналогичным образом отразить и переименование его должности (профессии).

То есть текст графы 3 сведений о работе будет следующим: «Должность … (указывается прежняя) с такого-то числа (дата начала действия штатного расписания) переименована в должность … (указывается новая)».

С этой записью в трудовой книжке, как и всеми прочими, ее владелец должен быть ознакомлен под подпись.

Правила написания приказа о внесении изменений в штатное расписание

Утверждение основного организационного порядка может быть подвержено соответствующим поправкам, если это необходимо для нужды самой организации. Внесение каких-либо дополнений в уже составленный бланк может предусматриваться случаями, описанными в трудовом законодательстве, а также по инициативе самого руководителя. При этом в каждом случае должен соблюдаться императивный порядок, в соответствии с которым должны оформляться поправки (ст. 57-я ТК РФ).

Правила написания приказа о внесении изменений в штатное расписание

Если речь идет о частичном дополнении, то основная часть действующей формы не затрагивается. Утверждается она на текущий год, поэтому в таких случаях целесообразно использовать дополнительные унифицированные документы.

Бесплатная консультация юриста по телефону:

Оформление изменений в штатном расписании, составляемые на втором дополнительном бланке, начинается с указания обстоятельств, которыми вызваны подобные решения ответственного лица. После этого прежние нормы указываются как недействующее, а в дополнительном бланке дается ссылка на новые положения. Если уполномоченное лицо не имеет право проставления подписи, то уже готовые документы оно передает на подпись условному руководителю организации.

Кто может вносить изменения в штатное расписание?

Сделать это может как руководитель организации, так и любое уполномоченное лицо, являющееся сотрудником данного учреждения. Но в любом случае издавать должный приказ о внесении поправок должен только работодатель. Заполнение же самой формы может быть возложено на работника.

В какой срок вносятся изменения в штатное расписание?

Императивных сроков для обязательного внесения дополнений — нет. Но после их конечного отражения приказ должен быть вынесен не позднее 3-х суток (ст. 57). В зависимости от оснований данный срок может быть увеличен, но не более чем на оду неделю.

Издание приказа является конечным действием для ввода поправок в силу. После этого руководитель должен представлять сотрудникам образец уведомления об изменении штатного расписания.

Приказ о внесении изменений в штатное расписание — образец

Форма должна соответствовать методическим рекомендациям на этот счет, но бланк в каждом случае можно использовать отдельный для каждой организации. Вносить поправки допускается и по локальным правилам.

Скачать образец

Основания и варианты изменения штатного расписания

Такими основаниями могут являться:

  • ввод новой должности;
  • мероприятия по сокращению/увеличению текущего штата;
  • переименование должности;
  • увеличение/уменьшение окладной части;
  • ликвидация штатной единицы;
  • поправки в положения по региональному МРОТ.

Каждое из этих оснований обязательно прописывается в локальном приказе.

Изменение штатного расписания в связи с введением новой должности

Для этого достаточно в общий реестр должностей добавить еще одну штатную единицу, если ее деятельность никак не влияет на рабочие обязанности остальных сотрудников. Если влияние предусматривается, то на это в документе проставляется соответствующая ссылка с указанием уже недействующего положения. Первый вариант применяется на практике намного чаще.

В связи с сокращением штата

В этом случае из реестра должностей исключаются все сокращенные должности, которые будут здесь формально фигурировать до начала следующего года. Об их недействительности в документе проставляется соответствующая ссылка (печать). Одновременно они исключаются и из ведомственного табеля. На следующий год данные локальные формы составляются уже с их исключением (ст. 57).

В связи с переименованием должности

В служебном реестре напротив с искомой должностью проставляется печать о переименовании с указанием нового наименования. Бланк будет действовать до конца текущего года именно в этом виде. На следующий год в процессе утверждения расписания штатная единица указывается уже в новом наименовании без каких-либо ссылок.

В связи с изменением оклада

Если оклад увеличивается/уменьшается в отношении одного сотрудника, то здесь нужно действовать по аналогии с процедурой переименования — используется действующий бланк с проставлением ссылки о новой величине оклада. Если поправки касаются всего штата, то вносить их можно только после того, как будет издан соответствующий приказ об изменении штатного расписания в связи с увеличением МРОТ.

В связи с ликвидацией должности

Действие уполномоченного лица в этом случае будут аналогичны случаю сокращения сотрудника. Основная часть реестра не затрагивается, потому что на текущий год достаточно указания обстоятельств, свидетельствующих о ликвидации. С нового года реестр составляется уже без исключенной ранее должности.

Сколько раз в год можно вносить изменения в штатное расписание?

В диспозиции статьи 57-ой ТК РФ не обозначено каких-либо ограничений на этот счет. Соответственно, вносить поправки можно несколько раз за текущий год, предварительно издав приказ об их внесении. На следующий год реестр не должен содержать никаких дополнений по мере их внесения в соответствии с уже новыми потребностями организации.

Бесплатная консультация юриста по телефону:

Загрузка…

Как внести изменение в штатное расписание образец. Штатное расписание

Предприятие, чтобы адаптировать существующие нормы трудового законодательства к своим условиям работы, может разрабатывать собственные положения, которые должны закрепляться соответствующим образом. Это нужно, чтобы документ обрел юридическую силу. Среди подобных актов важное место отводится штатному расписанию. Для его утверждения используется такой документ, как приказ об утверждении штатного расписания.

Такой локально нормативный акт, как обязателен только в случаях, когда в компании используется наемный персонал.

ТК РФ требует, чтобы суммы, отраженные в трудовом контракте по оплате труда, соответствовали действующему на предприятии штатному расписанию.

Данный акт применяется также с целью планирования, так как его данные используются при составлении бюджета по расходам на зарплату в будущем. Он же обосновывает затраты на оплату труда в целях налогообложения.

Многие компетентные органы при проведении контрольных мероприятий в сфере труда, часто запрашивают именно этот документ. В его разработке участвуют разнообразные специалисты предприятия – кадровые работники, юристы, экономисты и т. д.

Росгосстатом специально для данного бланка разработана стандартизированная форма Т-3. Каждый субъект бизнеса может применять либо ее, либо разрабатывать на ее основе собственный документ.

Внимание! Когда с будущим работником составляется , размер оплаты труда по нему берется из соответствующей данной профессии графы штатного расписания.

В штатном расписании содержится не только информация о зарплате, но также данные о потребности предприятия в работниках по определенным профессиям.

Порядок утверждения штатного расписания

Штатное расписание вводится, в основном, на календарный год, но на малых предприятиях его действие может быть больше этого периода.

Составленный шаблон документа при наличии на предприятии органов профсоюза, необходимо отправить им на согласование. Только после этого можно приступать к процедуре утверждения данного локального акта.

Чаще всего для этого используется распоряжение руководителя, которое составляется на фирменном бланке в свободной форме. Приказ может формироваться кадровой службой или отделом делопроизводства. После этого он передается для подписания руководству. Штатное расписание, для утверждения которого подготавливается в этом случае приказ директора, идет к нему приложением.

На штатном расписание после издания распоряжения, нужно проставить специальный гриф «Утверждено», а также отразить реквизиты соответствующего приказа.

Штатное расписание как локальный документ по регулированию трудовых отношений на предприятии подлежит обязательному ознакомлению.

Процедуру ознакомления работников можно провести путем составления на каждого лица ознакомительного листа, либо оформления специального журнала. Кроме этого, его копия должна быть доступна для прочтения каждому сотруднику.

Важно! При вводе в действие новой версии штатного расписания нужно не забыть старое признать утратившим свое действие. Это можно сделать в приказе, которым выполняется утверждение локального норматива.

Образец приказа об утверждении штатного расписания на 2017 год

На 2017 год образец скачать бесплатно в формате Word.

Как правильно составить приказ об утверждении в организации штатного расписания

Приказ об утверждении нового штатного расписания не наделен специальной формой. Его удобнее оформлять на фирменном бланке, где уже проставлены название компании, ее номера ИНН и ОГРН, адрес, банковские реквизиты и т. д.


Ниже посередине проставляется название документа – «Приказ», после чего записывается его порядковый номер. Под ним этот документ нужно будет далее зарегистрировать в журнале учета приказов.

В следующей строке проставляется название издаваемого документа – «Об утверждении штатного расписания».


Затем необходимо в середине строки записать слово «Приказываю», после чего изложить содержание приказа по пунктам:

  • Произвести утверждение штатного расписания в компании. В этом пункте нужно обязательно проставить какое число штатных единиц предусматривает данный документ, а также общий месячный фонд зарплаты.
  • Произвести ввод штатки в действие с указанием точной даты. Если дата не будет задана, то считается, что документ начнет действовать с момента издания этого распоряжения.
  • Если это необходимо, то старое штатное расписание нужно объявить утратившим действие.
  • Определить ответственное лицо, на которое будет возлагаться контроль по исполнению принятого документа. Как правило, когда в компании работают главный бухгалтер и специалист-кадровик, то обязанность возлагается на них.
  • Определить ответственное лицо, которое будет производить ознакомление работающего персонала с новым документом.

Затем в приказ включается информация о приложениях к документу. Обычно, им выступает штатное расписание, которого нужно указать реквизиты.


Заключительным этапом на приказе проставляются подписи ответственных лиц, которые были упомянуты в тексте. Кроме этого, они также должны указать свою должность, Ф.И.О. и записать дату, когда они произвели ознакомление с документом.

Как вносятся изменение в штатное расписание

В процессе осуществления деятельности может возникнуть необходимость внести коррективы в действующее штатное расписание. Они разделяются на значительные и нет. В первом случае количество изменений настолько велико, что необходимо оформить новое штатное расписание. Во втором случае внести изменения можно при помощи приказа, изданного руководителем.

Как правило, внесение изменений может происходить по следующим причинам:

  • Появляется новая должность;
  • Изменение названия должности;
  • Сокращение размера штата;
  • Изменение размера окладной части или ставки по тарифу;
  • Ликвидация пустых должностей.

Подготовкой изменений обычно занимается кадровый специалист. На небольших предприятиях эта работа может быть возложена на бухгалтера.

Внимание! Если процесс внесения изменений происходит путем создания нового штатного расписания, процесс его утверждения аналогичен первичному документу.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .

Штатное расписание – это документ, который применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности орга. низации.

Штатное расписание: разработка, утверждение, унифицированная форма

Согласно Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. постановлением Минтруда России от 21.08.98 № 37, составление штатного расписания может быть вменено в обязанности экономиста по труду. Поскольку такая должность есть далеко не в каждой организации, то руководство компании самостоятельно решает вопрос, на кого возлагается эта работа. Если руководитель организации возлагает данную обязанность на работника, у которого она в трудовом договоре и (или) должностной инструкции не прописана, то такое лицо назначается посредством приказа по основной деятельности.

Примерная форма приказа о возложении на работника обязанностей по созданию проекта штатного расписания приведена ниже.

Утверждается штатное расписание приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом.

В данном приказе в отличие от типовой формы приказа по основной деятельности отсутствует констатирующая часть, и приказ может начинаться сразу со слов “ПРИКАЗЫВАЮ”, т. к. никаких дополнительных пояснений для введения в действие штатного расписания не требуется. Хотя можно указать причины (при их наличии), по которым происходит утверждение нового штатного расписания.

Форма приказа об утверждении штатного расписания дана ниже.


До апреля 2001 г. законодательство не устанавливало каких-либо требований к составлению штатного расписания. С введением Альбома унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (постановление Госкомстата России от 06.04.01 № 26) у работодателя появилась возможность использовать уже готовую форму штатного расписания – форму Т.3. В 2004 г. вышел в свет новый Альбом унифицированных форм, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1, в котором в форму Т.3 были внесены незначительные изменения. Фактически изменились подписи виз согласования в конце формы. Приведем пример заполнения штатного расписания.


Необходимо обратить внимание на то, что в трудовом договоре работника наименование должности должно соответствовать указанному в штатном расписании.

Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством РФ (ст. 57 ТК РФ).

На данный момент существуют следующие справочники, которыми можно пользоваться при установлении профессии (должности) в штатном расписании:

– ЕТКС – Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих;
– Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих;
– ОКПДТР – Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.

Внесение изменений в штатное расписание

Внести изменения в штатное расписание можно двумя путями.
Во-первых, можно изменить само штатное расписание. Новое штатное расписание за следующим регистрационным номером утверждается приказом по основной деятельности.

Во-вторых, как правило, когда изменения, вносимые в штатное расписание, не существенны, их можно оформить посредством приказа по основной деятельности.

В случае если изменения вносятся в штатное расписание посредством приказа, то заголовок приказа может быть следующим:

“О внесении изменений в штатное расписание”;
“Об изменении штатного расписания”;
“О частичном изменении штатного расписания”.

В качестве основания в приказе могут быть указаны следующие причины:

– совершенствование организационной структуры компании;
– проведение мероприятий, направленных на улучшение деятельности отдельных структурных подразделений;
– реорганизация компании;
– расширение или сокращение производственной основы компании;
– изменение законодательства; – оптимизация управленческой работы;
– планово-экономические расчеты отдела по работе с персоналом, устранение дублирования функций и т. д.

Форма приказа о внесении изменений в штатное расписание дана ниже.


Внесение изменений в документы сотрудников при изменении штатного расписания

Когда происходит изменение штатного расписания, необходимо правильно оценивать происходящие в связи с этим изменения.
Когда в действующее штатное расписание вносятся новые должности, исключаются старые, происходит изменение наименования должности, создаются новые отделы, то часто эти процессы затрагивают уже работающий персонал, и тогда необходимо вносить изменения и корректировки в кадровые документы сотрудников в зависимости от того, какие изменения вводятся. Это могут быть:

1) переименование должности;
2) перевод;
3) переименование отдела;
4) возложение дополнительных обязанностей;
5) изменение окладов.

Во всех этих случаях сотруднику кадровой службы необходимо производить разные процедуры оформления кадровых документов.

Рассмотрим все эти варианты отдельно.

Переименование должности имеет место, когда у сотрудника, работающего в данный момент времени и выполняющего определенные обязанности, не меняется ничего, что повлекло бы за собой изменение его трудовой функции или обычного распорядка рабочего дня. Однако необходимо помнить, что согласно ст. 57 ТК РФ наименование должности, специальности, профессии является существенным условием трудового договора. Статья 73 ТК РФ предусматривает, что по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда, по инициативе работодателя допускается изменение определенных сторонами существенных условий трудового договора. Обязательное условие – в результате таких изменений трудовая функция работника должна остаться неизменной. Кроме того, ч. 2 ст. 73 ТК РФ устанавливает и специальный порядок таких изменений – работник должен быть предупрежден в письменной форме не позднее чем за 2 месяца до их введения.

Таким образом, в случае переименования должности, помимо внесения изменений в штатное расписание (путем издания приказа по основной деятельности), необходимо получить письменное согласие работника. Если работник не согласен – следует действовать в порядке, предусмотренном ст. 73 ТК РФ. После этого вносятся соответствующие корректировки в личную карточку Т-2 и трудовую книжку. Пример внесения записи дан ниже.



Согласно ст. 72 ТК РФ перевод – это изменение трудовой функции или существенных условий трудового договора, в частности места работы (с указанием структурного подразделения), если это указано в трудовом договоре, трудовой функции, прав и обязанностей работника, характеристик условий труда, льгот и компенсаций, режима труда и отдыха, условий оплаты труда.

Постоянный перевод по инициативе работодателя в той же организации допускается с письменного согласия работника. Первым документом при оформлении перевода должно быть предложение о переводе, затем – письменно оформленные изменения к трудовому договору, подписанные работником и работодателем. После этого издается приказ о переводе (унифицированная форма Т-5), основанием для которого является изменение к трудовому договору. После этого вносятся изменения в трудовую книжку и личную карточку Т-2.

Ниже представлена схема оформления документов при переводе сотрудника и схема внесения изменений (дополнений) в трудовой договор.



В том случае, если наименование структурного подразделения указано в трудовом договоре работника, то его переименование (изменение наименования, например вместо “отдел маркетинга” – “отдел маркетинговых исследований”) при отсутствии изменения в трудовой функции работника или иных существенных условий труда осуществляется так же, как и изменение в наименовании должности работника (т. е. при выполнении требований ст. 73 ТК РФ).

Изменение окладов

Когда в штатном расписании изменяются оклады, необходимо внести изменения в следующие документы сотрудника:

1. Трудовой договор. Так как согласно ст. 57 ТК РФ существенными условиями трудового договора являются условия оплаты труда (в т. ч. размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты), то при изменении ставки оклада необходимо оформить изменения к трудовому договору (см. пример выше).
2. Личную карточку Т-2 (разд. 3) (пример дан ниже).


Нормативная база

Трудовой кодекс Российской Федерации, ст. 57, 72, 73

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. постановлением Минтруда России от 21.08.98 № 37 (с изм. и доп.)

1393

  • Темы:
  • Штатное расписание
  • Кадровые документы

Работник выполняет свою функцию за плату в соответствии со штатным расписанием. Чтобы его утвердить, нужен образец приказа об утверждении штатного расписания.

Штатное расписание является одним из обязательных кадровых документов, который должен быть у каждой компании. Расскажем, какую информацию нужно включить в «штатку» и как его утвердить. Также приведем образец приказа об утверждении штатного расписания.

Штатное расписание надо утвердить приказом

Для утверждения штатного расписания создается соответствующий приказ. Образец приказа об утверждении штатного расписания представлен ниже.

Этот приказ обязательно подписывает руководитель организации или уполномоченное им лицо.

Приказ составляется на бланке организации и должен сразу начинаться со слов “ПРИКАЗЫВАЮ”. Поскольку дополнительных пояснений для введения в действие штатного расписания не требуется.

Предусматривает проставление в специальной графе номера и даты приказа о его утверждении (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1). Ставить печать компании на штатном расписании не требуется, а вот ознакомить сотрудников – следует. Но только в том случае, если такая обязанность работодателя прописана в коллективном договоре (абз. 8 письма Роструда от 15. 05.14 № ПГ/4653-6-1).

Какие сведения содержит штатное расписание

Как составить образец приказа об утверждении штатного расписания, рассказали. Теперь напомним, какую информацию должна содержать «штатка».

В штатном расписании обычно описывают структуру компании. А именно: сколько и какие подразделения в нее входят, перечень должностей с указанием квалификации и оклада, доплат, надбавок (постановление от 05.01.04 №1).

Компания может разработать свою форму штатного расписания либо использовать унифицированную № Т-3. Подтверждает это и Роструд (письмо от 09.01.13 № 2-ТЗ).


Как составляется штатное расписание

Прежде чем взять образец приказа об утверждении штатного расписания, надо составить саму штатку. Здесь есть определенный порядок:

  • сначала укажите наименование компании так, как оно прописано в учредительных документах, сокращенное название укажите в скобках;
  • понадобится код ОКПО (8 цифр), возьмите его из письма, которое вам прислал орган статистики;
  • надо присвоить номер этому документу, используя сквозную нумерацию;
  • обязательно следует указать дату составления документа. Не путайте ее с периодом действия «штатки». Для этого есть специальное поле «На период»;
  • в графе об утверждении документа пропишите реквизиты приказа, который утвердит штатное расписание.

Как указывать должность и трудовую функцию в штатном расписании

В форме «штатки» есть соответствующие строки, где надо прописать должность, профессию или специальность работника. Надо отметить, что трудовая функция работника определяется в соответствии с тем, как она прописана в штатном расписании (абз. 3 ч. 2 ст. 57 ТК РФ). Получается, что работодатель вынужден конкретизировать ту работу, которую будет выполнять работник. Если этого не сделать, работодатель может получить риски в случае сокращения штата или численности.

Это интересно:

Уведомление об изменении штатного расписания — Юридическая консультация

В силу ст. 22, 74 Трудового кодекса РФ организация вправе самостоятельно формировать свое штатное расписание. Однако согласно ст. 74, 178 ТК РФ о таких изменениях работник должен быть своевременно извещен.

Так, в случае, когда по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда, определенные сторонами условия трудового договора не могут быть сохранены, допускается их изменение по инициативе работодателя, за исключением изменения трудовой функции работника (ст. 74 ТК РФ).

О предстоящих изменениях и причинах, их вызвавших, работодатель обязан издать приказ и ознакомить с ним  работников в письменной форме (через уведомление) не позднее чем за два месяца до внесения таких изменений.

Однако если в организации иных вакантных должностей старшего бухгалтера нет, то исключение такой должности для работника является изменением его трудовой функции. В такой ситуации по выходу из отпуска работника должны уведомить персонально и под роспись о сокращении численности или штата не менее чем за два месяца до увольнения (ст. 81, 178–180 ТК РФ). Увольнение в связи с сокращением численности или штата работников допускается, если невозможно перевести работника с его письменного согласия на другую имеющуюся у работодателя работу (как вакантную должность или работу, соответствующую квалификации работника, так и вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу), которую работник может выполнять с учетом его состояния здоровья. При этом работодатель обязан предлагать работнику все отвечающие указанным требованиям вакансии. В том случае, если вакантные должности имеются и работник согласен на перевод, работодателем издается приказ о переводе и работник переводится на предложенную ему должность. В такой ситуации увольнению в связи с сокращением численности или штата работник уже не подлежит.

Таким образом, исключение из штатного расписания должности (ставки) без заблаговременного определения трудового статуса работника, ее занимающего, незаконно. При нарушении работодателем трудовых прав работник вправе обжаловать его действия в государственную инспекцию труда, прокуратуру или суд.

Также напоминаем, что согласно ст. 81 ТК РФ не допускается увольнение работника по инициативе работодателя (за исключением случая ликвидации организации) в период его временной нетрудоспособности и в период пребывания в отпуске.

Образец приказа об изменении штатного расписания

Приказ о внесении изменений в штатное расписание

Обновление: 16 июня 2017 г.

Нормативным документом, отражающим структуру организации, ее штатный состав и численность, в соответствии с ее уставом является штатное расписание. Изменения штатного расписания могут быть осуществлены только на основании приказа о внесении изменений в штатное расписание.

Решение о внесении изменений в штатное расписание принимается работодателем (руководителем организации или ИП). Данное решение должно быть закреплено приказом о внесении изменений в штатное расписание. Унифицированной формы названного приказа законодательством не предусмотрено. Следовательно, у работодателя возникает право разработать ее самостоятельно. Подписание приказа об изменении штатного расписания производится руководителем или другим уполномоченным на это лицом организации.

Изменения могут касаться следующих положений штатного расписания:

  • исключение вакантной должности или нескольких должностей, подразделений в связи с какими-либо организационными изменениями в работе работодателя;
  • ввод новых должностей, если принято решение о расширении производства или увеличении объема оказываемых услуг либо выполняемых работ;
  • сокращение штата работодателя;
  • изменение размера окладов сотрудников;
  • переименование подразделений и должностей.

Работодателем также может приниматься решение об иных основаниях изменения штатного расписания.

Обращаем внимание, что у работодателя есть обязанность ежемесячного предоставления сведений о наличии вакантных должностей (п. 3 ст. 25 Закона РФ от 19.04.1991 N 1032-1). Такая информация предоставляется в органы службы занятости.

Приведенная ниже Таблица содержит информацию о возможных основаниях внесения изменений, а также основных этапах, которые необходимо пройти работодателю при принятии решения о внесении изменений в штатное расписание.

Основания внесения изменений в штатное расписание Порядок (процедура) внесения изменений в штатное расписание Обязанность ознакомления работников организации или ИП с вносимыми изменениями в штатное расписание
1. Дополнение штатного расписания путем введения новых должностей и структурных подразделений Создание приказа (проекта приказа) о вводе новых штатных единиц, в котором прописана следующая информация:
  • дата, с которой вносятся изменения;
  • наименования вновь введенных структурных подразделений, должностей;
  • количество новых штатных единиц;
  • вновь установленный размер оклада (доплат, надбавок).
не предусмотрено
2. Исключение вакантных должностей Создание приказа (проекта приказа) об исключении штатных единиц, в котором прописана следующая информация:
  • дата, с которой вносятся изменения;
  • наименование исключенных должностей;
  • количество исключенных штатных единиц.
не предусмотрено, так как данные должности не заняты
3. Сокращение штата
  • Уведомление работников о намерении провести сокращение;
  • Создание приказа об исключении конкретных штатных единиц либо об утверждении нового штатного расписания, в которое не будут внесены сокращаемые должности
Письменное уведомление работников не менее чем за 2 месяца до даты вступления в действие нового штатного расписания/внесенных в него изменений (ч. 2 ст. 180 ТК РФ) и предложение вакантных должностей увольняемым работникам (ч. 3 ст. 81, ст. 82, 179 и 180 ТК РФ (далее по тексту — ТК РФ)).
Из приведенной нормы следует, что произведенные изменения не могут вступить в силу ранее чем через 2 месяца с момента уведомления.
4. Изменение окладов работников Изменение размеров окладов, прописанных в штатном расписании, ведет к изменению условий трудовых договоров в части установления размера оплаты труда (абз. 5 ч. 2 ст. 57 ТК РФ и абз. 3 раздела «Штатное расписание» Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). А такое изменение по инициативе работодателя возможно только в случае, если осуществилось изменение каких-либо организационных или технологических условий труда (ч. 1 ст. 74 ТК РФ).
Перед внесением таких изменений работодатель обязан провести ряд мероприятий, а именно уведомить работников о:
  • грядущих изменениях положений трудовых договоров. Форма уведомления – письменная;
  • причинах, которые вызвали необходимость таких изменений (п. 2 ст. 74 ТК РФ).

После принятия решения об изменении окладов и должного уведомления работников работодатель вправе произвести изменение окладов на основании приказа о внесении изменений в штатное расписание.

Срок уведомления — не позднее чем за 2 месяца до вводимых изменений.
Если работник отказывается трудиться в измененных условиях, то трудовое законодательство предписывает работодателю обязанность предложить ему другую имеющуюся у него работу (ч. 3 ст. 74 ТК РФ). Причем сделать это необходимо в письменной форме. Если такой работы нет или работник не согласен с предложенными вариантами, то трудовой договор с работником расторгается (пп. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ).
5. Переименование должностей и подразделений Создание приказа (проекта приказа) о переименовании должностей и подразделений, в котором прописана следующая информация:
  • дата, с которой вносятся изменения;
  • название переименованных должностей;
Срок уведомления — не позднее 2-х месяцев до вводимых изменений.
Форма уведомления – письменная.
Если работник не согласен с предложенными условиями, то работодатель обязан предложить другую имеющуюся работу.
Если такой работы нет или работник не согласен работать на предложенных условиях либо трудиться на имеющейся должности, то трудовой договор с работником расторгается (ст.74 ТК РФ, пп. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ).

Примеры приказов об изменении штатного расписания по перечисленным выше основаниям приведены в приложениях.

Скачать образец приказа о внесении изменений в штатное расписание в связи с введением новых должностей

Скачать образец приказа о внесении изменений в штатное расписание в связи с исключением из штатного расписания вакантных должностей и структурных подразделений

Скачать образец приказа о внесении изменений в штатное расписание в связи с сокращением численности или штата работников

Скачать образец приказа о внесении изменений в штатное расписание в связи с изменением окладов в штатном расписании

Скачать образец приказа о внесении изменений в штатное расписание в связи с переименованием должностей и подразделений

Основания и причины для внесения изменений

Принимая во внимание справочник по квалификациям должностей трудящихся, начальников и их подчиненных, за оформление расписания штата несет ответственность экономист по труду. Но не на всех объектах есть данный экономист и начальник самостоятельно принимает решение – кто станет выполнять эту работу.

Штатное расписание обычно составляют на основании производственных задач, а также объема работы. По этим данным набирают штат и рассчитывают основные средства, по которым определяется оклад в пределах законодательной нормы.

Но, организациям свойственно меняться, развиваться, а также преобразовываться. Перемены могут заключаться в увеличении обслуживающих зон, либо в корректировке видов деятельности. Из-за этих обстоятельств изменяется форма труда, а это значит, что трудящиеся могут быть как в излишке, так и в недостатке.

Помимо этого, внести корректировки в важную бумагу могут из-за изменения тарифных ставок. В Федеральный закон регулярно вносят корректировки минимального размера оплаты труда, и начальство организации, если позволяют средства, может поднять размер зарплаты в процентном соотношении к окладу.

Основанием же для перемен в штатном расписании способна выступить документация бухгалтерии.

Помимо этого, результаты, по которым выявлено уменьшение прибыльности или прекращение поставок, могут быть причиной, чтобы произвести сокращение некоторых работников. А, если администратор составит документ, в котором говориться о возрастающем объеме работы из-за введенных новшеств, то это будет причиной, чтобы набрать новых людей в штат.

Какие могут быть корректировки?

Внесение корректировок в расписание штата и их порядок зависят от того, насколько перемены будут глобальными. В основном изменения бывают следующими:

  1. Переименование должности или отдела.
  2. Из-за внесенных корректировок в ТК РФ, которые предполагают выполнение профессиональных норм, и соответствие наименований должностей и отделов определенному справочнику, в некоторых организациях появилась необходимость в различных переименованиях.

    Согласно законодательству, необходимо, чтобы название должностей и отделов соответствовало единому тарифно-квалификационному справочнику работ и профессий.

    Для переименования должностей необходимы основания для назначения пенсий раньше срока. Работники могут на это надеяться, когда период их труда будет составлять менее десяти лет согласно штатному расписанию.

    Помимо этого, необходимо учитывать профессиональные стандарты тем организациям, акции которых принадлежат Российской Федерации в размере пятьдесят один процент.

  3. Увеличение или уменьшение оклада.
  4. Обычно, величина оклада фиксируется в расписании штата с самого начала, но по ходу деятельности компании ее доход может расти, соответственно и объем работы тоже. По этой причине возможно изменение окладов. Помимо этого, изменить оклад могут согласно нормативам ФЗ, которое предполагает увеличение минимального размера оплаты труда.

    Согласно законодательству (статья 133 кодекса), оклад не может быть меньше минимального размера оплаты труда.

    Соответственно, если вносятся какие-либо изменения, то размер оклада тоже должен меняться в большую сторону, а это предполагает корректировки в расписании штата.

  5. Введение новой должности.
  6. При начале своей работы, у предприятия довольно ограниченный ассортимент услуг из-за того, что пока нет постоянных клиентов и наработок. Но, через пару лет своей деятельности, организация способна увеличить спектр своих возможностей и выдвинуть новые проекты.

    Все это отразится на том, что специалистов будет недостаточно, а те, которые есть, не справляются с объемом работы. По этой причине в штатном расписании меняют и расширяют круг должностей, а также отделов, с конкретными окладами и доплатами.

  7. Сокращение, исключение, ликвидация вакантных должностей.
  8. Во всех этих случаях расписание штата претерпевает изменения.

    При этом, должности могут быть как действующие, так и вакантные.

    В организации могут сменить оборудование, и тогда потребуется меньше работников, чтобы его обслуживать. Также организация способна поменять свою деятельность, из-за чего администраторов могут сократить, а увеличить штат бухгалтеров.

    Могут переименовать, ликвидировать должности по причине слияния с другим предприятием, либо организацией. Потому, как держать в организации пять бухгалтеров никто не станет, если всю работу могут выполнить двое из них.

Порядок внесения изменений

Если на объекте вводятся дополнительные должности и изменяются оклады, то первым делом необходимо оформить распоряжение в виде приказа о внесении изменений в штатного расписания. В приказе необходимо прописать причины для таких изменений. Исходное расписание штата при этом можно оставить без изменений.

Например, приказ о выводе (исключении) из штатного расписания должности должен содержать в себе:

  • наименование организации;
  • суть изменения, которое необходимо внести в расписание, т.е. какую должность необходимо вывести;
  • с какого числа вступают в силу данные корректировки;
  • кто будет контролировать исполнение данного приказа.
  • На данной важной бумаге будут необходимы подписи директора и главного бухгалтера.

Если в организации происходят более крупные перемены, с корректировкой окладов у всех должностей, то рекомендуется оформить приказ об утверждении иного расписания штата. При этом обстоятельстве в документе прописываются все корректировки и утверждаются начальниками организации.

Приказ об изменении штатного расписания составляется по определенным стандартам и обязан содержать наименование, а также распорядительную и констатирующую части.

Вверху данного документа должен фигурировать один из следующих вариантов, который наиболее подходит в конкретном случае: “Приказ о внесении изменений в штатное расписание”, “Приказ об оптимизации штатного расписания”.

В данной важной бумаге должны быть прописаны причины, по которым произошли изменения, либо решено было провести оптимизацию. Приказ необходимо подписать директору, либо уполномоченному лицу.


После того, как приказ будет издан, необходимо предоставить его для подписей тем лицам, к которым относятся эти изменения.

Кроме того оформляется Дополнение к штатному расписанию на отдельном бланке в виде приложения. Оно должно содержать в себе также наименование структурного подразделения, должность и оклад. Подписывает данный документ руководитель и главный бухгалтер.

(Картинка кликабельна, нажмите для увеличения)

увеличения оклада, в связи с оптимизацией

Содержание статьи

В основе приема сотрудников на работу в какую-либо организацию лежит не только потребность, но и внутренние локальные акты, определяющие объем работы и штатную численность.

Количество работников, которое требуется предприятию для эффективного функционирования, еще на этапе создания должно быть включено в штатное расписание. Законодательство позволяет вносить изменения в этот документ, например, ввиду оптимизации кадров или иной необходимости, возникшей в процессе работы.

Можно ли внести изменения в штатное расписание или нужно создавать новое?

При формировании штатного расписания должны обязательно учитываться цели, поставленные перед компанией и объем предстоящей работы, так как именно от этих показателей зависит количество необходимых сотрудников. Еще один важным фактором является денежная сумма, выделенная на формирование окладов, размер которых не должен быть ниже, чем закрепленный в законодательстве.

Но, редко какая компания может проработать без реорганизации, сливания или иного видоизменения, ведущего к расширению зоны обслуживания или изменению вида деятельности. Подобные нововведения не могут пройти без увеличения/уменьшения объема работы, что в свою очередь может вызвать дефицит или излишек работников определенной сферы.

Специалистов, отвечающих за актуальность утвержденного штатного расписания, очень волнует следующий вопрос: какие перемены ведут к созданию нового документа, а в каких случаях можно обойтись корректировкой предыдущего варианта?

Решение проблемы носит строго индивидуальный характер. Так, если речь идет о небольших изменениях, то действующее штатное расписание просто дополняется новой информацией. Если же руководитель принял решение о серьезных новшествах, касающихся нескольких отделов или учреждения в целом, то целесообразнее заменить старый документ новым.

Теперь немного подробнее о каждом варианте… Корректирование штатного расписания допустимо при наступлении следующих событий:

  • на работника перекладывают иные обязанности, то есть его переводят на другую должность;
  • руководитель решил изменить должностной оклад определенных подчиненных;
  • случилось переименование должностей в пределах одного (двух) подразделений;
  • нужно ввести/исключить вакантную должность.

Среди существенных изменений, требующих прекращения действия старого штатного расписания и создания нового, можно отметить:

  • реорганизацию учреждения, аннулирующую действующую ранее структуру;
  • регулярно проводимую индексацию должностных окладов;
  • изменение существенных условий труда работников;
  • перепрофилирование предприятия или смену основного вида деятельности.

Действующее законодательство позволяет каждого учреждению самостоятельно принять решение об оптимальном порядке действий.

То есть, если директор фирмы, в подчинении у которого находится 5 человек, считает, что повышение ежемесячного дохода главного бухгалтера и заведующего складом, является серьезным изменением, то он вправе распорядиться о составлении и утверждении нового документа о штатных единицах.

Что делать, если нужно сделать небольшие корректировки?

Причина необходимости изменения документа о штатных единицах может таиться в корректировании ставок или внедрении надбавок. Правительство ежегодно пересматривает МРОТ, что может вызвать индексацию и увеличение размера ежемесячного дохода сотрудников, если финансовые возможности организации позволяют это осуществить.

В основе нововведений порой лежат результаты бухгалтерской деятельности, например, сведения о том, что прибыльность от основного вида деятельности снизилась, может стать поводом для проведения сокращения определенных специалистов.

А если руководитель отдела продаж доведет до директора информацию об увеличении оборота выпускаемой продукции, то последний может принять решение о включении в штатное расписание дополнительных рабочих единиц.

Для актуализации действующего документа об имеющихся сотрудниках, можно использовать один из нижеприведенных способов:

  • издание приказа о внесении корректировок в действующее расписание о штатных должностях;
  • составление нового документа.

Внимание! Каждого подчиненного, которого непосредственно задевают вносимые изменения, необходимо официально поставить в известность посредством направления письменного уведомления.

Если новшества касаются окладов, трудовых функций или перевода подчиненного на другое рабочее место, то перед составлением нового штатного расписания, нужно удостовериться в согласии гражданина.

Если договор, регламентирующий взаимоотношения работодателя и работника, корректируется в связи с организационными или технологическими причинами, то специалист по кадрам (иное лицо, ответственное за кадровый состав на предприятии) должен уведомить об этом сотрудников не менее чем за 2 месяца до вступления в силу намечаемых изменений. При этом нужно соблюсти нормы и требования, установленные ст. 74 ТК РФ, а именно: предложить подчиненному иную должность, отвечающую его квалификационным характеристикам и уровню здоровья. Вслед за положительным ответом следует подписание дополнительного соглашения к основному договору о трудовых взаимоотношениях.

Если же работник в течение 2-х месяцев, так и не смог смириться с предлагаемыми условиями работы, то отношения сторон подлежат расторжению по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.

Изменение оклада

В соответствии с действующей нормативно-правовой базой, уменьшать ежемесячный официальный доход работников допускается только в исключительных случаях, например, сокращение штатных единиц. Поэтому изменения, касающиеся окладов или тарифных ставок, обычно носят положительный характер. Кстати, если речь идет о масштабных нововведениях, затрагивающих несколько отделов или предприятие в целом, то допускается одновременное внесение изменений.

Итак, чтобы увеличить заработную плату своим подчиненным, руководитель (назначенное им ответственное лицо) должен следовать нижеприведенной инструкции:

  1. Изложить на бумаге все должности, в отношении которых действует изменение тарифной ставки, внедрение надбавки и т.д.
  2. Определить размер заработной платы с учетом нового должностного оклада и прочих доплат.
  3. Создать и утвердить приказ, закрепляющий вышеуказанные действия и определяющий дату вступления их в силу.

Каждый работник должен поставить свою подпись под данным приказом, свидетельствующую о том, что он ознакомлен с документом. Но, это действие не гласит о принятии изменений. Обязательным является составление дополнительного соглашения, отражающего основные нововведения. Требование о письменном ознакомлении с приказом распространяется и на кадрового специалиста, так как именно он должен актуализировать все остальные бумаги, хранящиеся в личных делах.

Приказ о внесении изменений в штатное расписание обычно состоит из 2-х частей: констатирующей и распорядительной. Цель первой расшифровать происходящие в организации события, а второй – распорядиться об оптимальном порядке действий.

Переименование подразделения

Изменения, затрагивающие задачи, функции и объем работы, выполняемый тем или иным подразделением, также следует отражать в штатном расписании. Подобные события обычно ведут к корректировке существенных условий трудового договора (например, функциональных обязанностей, прав работника, режима труда и отдыха, порядка оплаты труда и т.д.) и штатного расписания. Соответственно, об утверждении подобных изменений, также необходимо уведомлять сотрудников предварительно – за 2 месяца.

Переименование крупного структурного подразделения, включающего в себя большое число работников, предполагает составление нового штатного расписания, влекущего за собой составление следующих документов:

  • пояснительная записка, обосновывающая необходимость внесения корректив;
  • распоряжение об осуществлении изменений;
  • уведомление, адресованное каждого подчиненному, которого непосредственно касаются новшества;
  • приказ, утверждающий новый документ о штатных единицах;
  • новое штатное расписание.

Ст. 57 ТК РФ гласит, что занимаемая должность и отдел, в котором работник непосредственно трудится, должны отражаться в договоре, соответственно, их изменение можно произвести только при наличии согласия подчиненного, полученного с соблюдением ст. 72 ТК РФ. Это значит, что каждый труженик должен быть уведомлен о грядущих событиях заблаговременно, как того требует ст. 74 ТК РФ.

При этом, если речь идет о создании нового отдела, то никому сообщать за 2 месяца об изменениях не нужно, но это только до того момента, пока все должности в подразделении являются вакантными.

Сокращение штата

Сокращение штатного расписания предприятия представляет собой высвобождение вакантных рабочих единиц. Процедура является достаточно сложной и должна рассматриваться в разрезе многочисленных сопровождающих факторов.

Государство в данном случае также стоит на стороне работников, поэтому о подобных изменениях, работодатель обязан сообщать не менее чем за 2 месяца в официальном порядке.

Чтобы произвести сокращение документа о штатных должностях, специалист отдела кадров должен издать соответствующий приказ, объясняющий причину происходящей оптимизации компании, например, «в связи с тяжелым финансовым положением, предприятие вынуждено оптимизировать расходы на заработную плату».

Распорядительная часть внутреннего локального акта должна включать следующие пункты:

  • какого именно числа из штата выводятся определенные должности, в том числе их количество;
  • требование о доведении информации до сведения подчиненных, которых она затрагивает;
  • предложение о вакансиях, подходящих по уровню квалификации и состоянию здоровья подчиненных, попавших под сокращение.

Здесь же можно распорядиться о доведении данной информации до центра занятости.

Для соблюдения законности и правильной последовательности при осуществлении сокращения штатного расписания, рекомендуется создавать соответствующую комиссию, в состав которой желательно включать следующих сотрудников: руководителя, главного бухгалтера, кадрового специалиста, юриста и т.д.

Образец приказа о внесении изменений.

Внесение серьезных правок

Штатное расписание – это один из основных локальных документов организации, издаваемый и утверждаемый еще на этапе регистрации предпринимательской или иной деятельности. Соответственно, внесение в него изменений обязательно сопровождается составлением определенных документов, а иногда, и получением необходимых согласований.

Так, ст. 135 ТК РФ требует, чтобы пересмотр ежемесячного дохода работников осуществлялся с ведома профсоюзного лидера, а изменение наименований профессий желательно производить в присутствии юриста.

Среди документов, сопровождающих утверждение нового штатного расписания или внесение новшеств в существующее, можно выделить следующие бумаги:

  • служебную записку на имя руководителя, являющуюся основанием мероприятия;
  • уведомление, которое необходимо вручить каждому подчиненному, которого затрагивают вносимые изменения;
  • издание приказа, описывающего изменения и порядок их внесения.

[docs]

Нужно ли направлять уведомления сотрудникам?

Действующее законодательство старается всячески защищать работников, поэтому и в вопросе корректировки документа о штатных единицах, требует, чтобы работник был предварительно уведомлен о планируемых нововведениях, если они касаются: ежемесячного дохода, выполняемых трудовых функций, изменения названия профессии и других существенных условий.

Дополнительный перечень оснований, обязывающих работодателя, рассылать соответствующие уведомления работникам, может быть изложен в трудовом договоре или внутреннем локальном акте учреждения.

В данном видео содержится инструкция о том, как внести изменения в штатное расписание в программе ЗУП 1С 8.3.

Об авторе
Григорий Знайко
Журналист, предприниматель. Веду свое дело и не понаслышке знаю проблемы и сложности, с которыми стакиваются ИП и ООО.
Свежие публикации

Как написать приказ об изменении штатного расписания в 2019 году

Одним из основных документов, регламентирующих кадровую политику в организации любого юридического статуса является штатное расписание. В соответствии с данным документом проводится набор специалистов и руководителей всех уровней, определение их должностного оклада и остальных выплат (премии, доплаты), распределение персонала по отделам и отслеживание вакантных позиций.

Штатное расписание обычно утверждается на год. Предполагается, команда из какого количества специалистов и какого уровня может реализовать бизнес-план или запланированные на год задачи. На основе штатного расписания рассчитывается фонд заработной платы на отчетный период.

Организация является «живым организмом», и в течение года могут в ее структуре и системе произойти определенные подвижки, какие-то задачи будут реализованы раньше срока, другие потребуют дополнительных усилий и кадров, в третьих задачах, а значит и в специалистах, отпадет надобность.

Любое незапланированное движение кадров или изменение существенных условий труда должно быть отражено в штатном расписании.

На законодательном уровне нет ограничений по внесению изменений в «штатку», но любые изменения в штатной расстановке необходимо утверждать на уровне руководителя организации. Если изменения в организации происходят по поводу размера утвержденного фонда заработной платы и не меняют систему оплаты труда, не превышают его, достаточно вносить изменения с помощью приказов по личному составу.

Кто подготавливает приказ?

Инициатором внесения изменений в штатное расписание может быть любой сотрудник организации. Если он обосновывает и убедительно доказывает свою позицию, руководитель может согласиться пересмотреть штатное расписание или временно внести изменения. Чаще всего руководители структурных подразделений сталкиваются с такой необходимостью как внесение новой должности, изменение должностей или их сокращение.

Распоряжение на внесение изменений в документ поступает от руководителя организации или уполномоченного должностного лица. Составляет приказ специалист, на которого возложена данная обязанность.

Это должно быть отражено в должностной инструкции или трудовом договоре в разделе «функциональные обязанности» или в специальном приказе о назначении ответственного за составление штатного расписания.

Традиционно курирует данную работу отдел кадров или планово-экономический отдел. В настоящее время данная работа входит в обязанности отдела по управлению персоналом или человеческими ресурсами. Специалист по персоналу создает документ, который согласовывается с руководителями следующих структурных подразделений:

  • отдела по работе с персоналом;
  • бухгалтерии;
  • отделом юридической службы.

После согласования документ подается на утверждение руководителю. С ним также должен ознакомиться начальник отдела, в котором произвели изменения.

В каких ситуациях бывает нужно внести изменение в расписание?

Внесение изменений в штатное расписание проводится:

  • в связи с увеличением или сокращением штата;
  • если временно или постоянно вводится новая должность;
  • если эта должность перебрасывается из одного подразделения в другое;
  • в связи с изменением (повышением или понижением) окладов.

Необходимо учитывать, что приказ вводит изменения в рамках действующего штатного расписания на основе утвержденного фонда заработной платы.

В документе надо указать, за счет каких средств будут начислять заработную плату по новой должности. Это возможно при наличии вакантных должностей или сокращении одной из должностей.

Например, необходимо ввести дополнительно штатную единицу водителя. В штатном расписании утверждено 4 ставки водителя, необходимо для потребностей компании ввести 5-ю ставку. Руководитель организации дает задание руководителю отдела по управлению человеческими ресурсами разработать предложение, как это можно сделать в рамках действующего штатного расписания.

В утвержденном штатном расписании есть вакантная должность слесаря 4 разряда, должностной оклад которого соответствует вновь вводимой должности водителя. Специалист по работе с персоналом разрабатывает проект приказа примерно следующего содержания:

«В связи с производственной необходимостью, приказываю:

  1. Ввести в штатное расписание должность водителя в транспортный отдел с заработной платой соответствующей должности слесаря 2 разряда.
  2. Бухгалтерии начисление заработной платы производить за счет вакантной должности слесаря 2 разряда производственно-технического отдела.»

В другом случае проводится сокращение должности в одном отделе и вводится новая должность в том же или другом подразделении. Если должности равноправные, то заработная плата с одной перебрасывается на другую, на фонд оплаты труда в целом это не влияет, поэтому достаточно ввести изменения приказом.

Внесение изменений в документы сотрудников

В том случае, если изменения, внесенные в штатное расписание, затрагивают работающего в организации сотрудника, необходимо подписать с ним дополнительное соглашение. В нем необходимо указать, какие существенные условия труда поменялись у работника или какая ему поручается дополнительная работа.

Например, ввели в штатное расписание должность специалиста по риск-менеджменту за счет вакантной должности бухгалтера и решили поручить экономисту финансово-экономического отдела выполнять работу по данной должности в порядке совмещения. Необходимо подготовить следующие документы:

  • Дополнительное соглашение о поручении, в котором указать размер доплаты – 30 или 50 % должностного оклада по совмещаемой должности.
  • Приказ на данного сотрудника на совмещение.

Дополнительное соглашение и копия приказа подшивается в личное дело работника. Запись в трудовую книжку не производится.

В том случае, если работника берут на новую должность на условиях внутреннего совместительства, с ним подписывают отдельный трудовой договор, в котором указывают все условия:

  • должность, подразделение;
  • на какой срок;
  • условия совместительства;
  • размер оклада;
  • другие условия.

Издается приказ о приеме на работу по совместительству. Запись в трудовую книжку производится по желанию работка.

В третьем случае, если должность сокращается, а работника переводят на другую, вновь вводимую, подготавливают следующие документы:

  • Уведомление о том, что должность сокращается, а работнику предлагают другое место работы. Его вручают работнику за два месяца.
  • В случае согласия подписывается дополнительное соглашение о переводе на другую должность и приказ на перевод.
  • В случае несогласия – приказ на увольнение в связи с сокращением штатной единицы согласно статьи 180 ТК РФ с выплатой выходного пособия и компенсации.

Копии персональных приказов всегда подшиваются в личные дела работников. Запись о переводе или увольнении по данной статье обязательно производится в трудовую книжку.

4 шага к стратегическому планированию человеческих ресурсов

Время чтения: около 7 минут

Автор: Lucid Content Team

4 шага к стратегическому планированию человеческих ресурсов

Когда 71% руководителей считают, что их сотрудники являются наиболее важным фактором в Экономический успех их компании, легко понять важность процесса планирования управления человеческими ресурсами – процесса, с помощью которого организации определяют, как правильно укомплектовать кадрами для удовлетворения потребностей бизнеса и запросов клиентов.Несмотря на очевидную необходимость, во многих организациях отсутствует процесс стратегического планирования человеческих ресурсов, и почти треть специалистов по персоналу заявляют, что их отделам необходимо улучшить стратегическое согласование.

Если вы задумывались о разработке процесса планирования персонала, вы попали в нужное место. Эта статья объяснит, что влечет за собой этот процесс и как вы можете задокументировать свой стратегический план. Вы быстро заполните вакансии и начнете расти как компания.

4 шага к стратегическому планированию человеческих ресурсов (Щелкните изображение, чтобы просмотреть в Lucidchart)

Введение в стратегическое планирование человеческих ресурсов

Чтобы улучшить стратегическое согласование персонала и других ресурсов, важно понимать, как работает процесс стратегического планирования людских ресурсов .На самом базовом уровне стратегическое планирование человеческих ресурсов обеспечивает адекватное укомплектование персоналом для достижения операционных целей вашей организации, подбирая нужных людей с нужными навыками в нужное время.

Важно спросить, где сейчас находится ваша организация и куда она собирается, чтобы оставаться гибкой. План каждой компании будет немного отличаться в зависимости от ее текущих и будущих потребностей, но есть базовая структура, которой вы можете следовать, чтобы быть на правильном пути.

Процесс стратегического планирования человеческих ресурсов начинается с оценки текущего персонала, включая его соответствие потребностям организации, а затем переходит к прогнозированию будущих потребностей в кадрах на основе бизнес-целей. После этого вам нужно будет согласовать стратегию вашей организации с планированием занятости и реализовать план не только для найма новых сотрудников, но также для удержания и надлежащего обучения новых сотрудников – и ваших нынешних сотрудников – в зависимости от изменений в бизнесе.

Прочтите, чтобы узнать больше о каждом из этапов процесса в деталях, чтобы понять процесс стратегического планирования управления человеческими ресурсами в целом.

1. Оцените текущий потенциал персонала.

Первым шагом в процессе планирования человеческих ресурсов является оценка вашего текущего персонала. Прежде чем предпринимать какие-либо шаги по найму новых сотрудников для вашей организации, важно понять, какие таланты уже есть в вашем распоряжении. Разработайте перечень навыков для каждого из ваших нынешних сотрудников.

Вы можете сделать это несколькими способами, например попросить сотрудников провести самооценку с помощью анкеты, просмотреть прошлые обзоры производительности или использовать подход, сочетающий эти два подхода.Используйте шаблон ниже, чтобы визуализировать эти данные.

Инвентаризация навыков по отделам (Щелкните изображение, чтобы изменить онлайн)

2. Прогнозирование требований к персоналу

Когда у вас будет полный перечень ресурсов, которые уже есть в вашем распоряжении, пора приступить к прогнозированию будущих потребностей. Потребуется ли вашей компании увеличить численность человеческих ресурсов? Придется ли вам остаться со своим нынешним персоналом, но повысить его производительность за счет повышения эффективности или обучения новым навыкам? Есть ли на рынке потенциальные сотрудники?

Важно оценить как потребность вашей компании в квалифицированных сотрудниках, так и предложение этих сотрудников внутри организации или за ее пределами.Вам нужно будет тщательно управлять этим спросом и предложением.

Прогнозирование спроса

Прогнозирование спроса – это подробный процесс определения будущих потребностей в человеческих ресурсах с точки зрения количества – количества необходимых сотрудников – и качества – уровня таланта, необходимого для удовлетворения текущих и будущих потребностей компании.

Прогнозирование предложения

Прогнозирование предложения определяет текущие ресурсы, доступные для удовлетворения спроса. Имея предыдущий перечень навыков, вы будете знать, какие сотрудники в вашей организации готовы удовлетворить ваши текущие потребности.Вы также захотите найти за пределами организации потенциальных сотрудников, которые могут удовлетворить потребности, которые не удовлетворяют сотрудники, уже присутствующие в организации.

Нужна консультация по расчету кадровых потребностей и разработке кадрового плана?

Мы вас охватили
Согласование спроса и предложения

Согласование спроса и предложения – это то место, где процесс найма становится сложным – и здесь возникает остальная часть процесса планирования управления человеческими ресурсами. Вы разработаете план, чтобы связать спрос вашей организации на качественный персонал с предложением, имеющимся на рынке.Вы можете добиться этого, обучая действующих сотрудников, нанимая новых сотрудников или комбинируя два подхода.

Диаграмма спроса и предложения навыков (щелкните изображение, чтобы изменить его в Интернете)

3. Разработайте кадровые стратегии

После определения кадровых потребностей вашей компании путем оценки вашего текущего кадрового потенциала и прогнозирования спроса и предложения, пора начать процесс разработки и добавления талант. Развитие талантов – важная часть процесса стратегического управления человеческими ресурсами.

Обзор процесса развития талантов (Щелкните изображение, чтобы просмотреть в Lucidchart)
Набор персонала

На этапе набора персонала в процессе развития талантов вы начинаете поиск кандидатов, которые соответствуют навыкам, необходимым вашей компании. Этот этап может включать публикацию на веб-сайтах вакансий, поиск в социальных сетях, таких как LinkedIn, для поиска квалифицированных потенциальных сотрудников и поощрение нынешних сотрудников к тому, чтобы они рекомендовали знакомых им людей, которые могут подойти.

Выбор

После того, как вы подключитесь к группе квалифицированных кандидатов, проведите собеседование и оценку навыков, чтобы определить наиболее подходящего для вашей организации.Если вы правильно спрогнозировали спрос и предложение, у вас не должно возникнуть проблем с поиском нужных людей на нужные должности.

Наем

Определите окончательных кандидатов на открытые позиции и расширьте предложения.

Внесите ясность в процесс найма , чтобы найти лучших кандидатов для вашей компании.

Изучите этапы
Обучение и развитие

Приняв на работу новых сотрудников, пригласите их на борт. Организуйте обучение, чтобы они могли быстрее освоить процедуры вашей компании.Поощряйте их продолжать развивать свои навыки в соответствии с потребностями вашей компании по мере их изменения. Найдите больше идей о том, как разработать собственный процесс адаптации сотрудников, а затем начните работу с этим шаблоном временной шкалы адаптации.

График адаптации (Щелкните изображение, чтобы изменить его в Интернете)
Управление вознаграждениями и льготами сотрудников

Держите своих нынешних сотрудников и новых сотрудников счастливыми, предлагая конкурентоспособные пакеты заработной платы и льгот и должным образом награждая сотрудников, которые выходят за рамки возможного.Сохранение хороших сотрудников в долгосрочной перспективе сэкономит вашей компании много времени и денег.

Управление эффективностью

Регулярно проводите проверки эффективности для всех сотрудников. Определите успехи и области для улучшения. Поддерживайте хорошую производительность сотрудников с помощью стимулов для хорошей работы.

Отношения с сотрудниками

Сильная корпоративная культура является неотъемлемой частью привлечения лучших талантов. Кроме того, убедитесь, что ваша компания поддерживает безопасную рабочую среду для всех, уделяя особое внимание здоровью, безопасности и качеству работы сотрудников.

4. Просмотрите и оцените

После того, как ваш план процесса управления человеческими ресурсами составлен в течение установленного периода времени, вы можете оценить, помог ли план компании достичь своих целей по таким факторам, как производство, прибыль, удержание сотрудников. , и удовлетворенность сотрудников. Если все идет гладко, продолжайте работу по плану, но если на пути возникают препятствия, вы всегда можете изменить различные аспекты, чтобы они лучше соответствовали потребностям вашей компании.

Зачем документируйте свой стратегический план управления персоналом

Теперь, когда вы знаете шаги стратегического планирования человеческих ресурсов, пришло время адаптировать эти шаги к вашей собственной организации и определить, как их выполнять.

Существует ряд причин для документирования вашего стратегического плана управления персоналом, особенно в визуальном формате, таком как блок-схема. С помощью документации вы стандартизируете процесс, обеспечивая многократный успех. Документация также позволяет лучше оценить, так что вы знаете, какие части вашего плана нуждаются в доработке. Кроме того, правильно задокументированный план позволяет вам лучше донести план до всей организации, включая то, как каждый сверху вниз может внести свой вклад, чтобы убедиться, что план работает.

Документируйте каждый шаг процесса, от начала до конца, и найдите возможности для улучшения процесса управления персоналом на этом пути.

БЕСПЛАТНЫЙ ВЕБИНАР ПО ЗАПРОСУ

Узнайте, как документировать и оптимизировать процесс планирования кадровых ресурсов в нашем визуальном рабочем пространстве.

Посмотреть сейчас

Обзор человеческих ресурсов – Человеческие ресурсы | Динамика 365

  • 3 минуты на чтение

В этой статье

Human Resources упрощает многие рутинные задачи по ведению документации и автоматизирует ряд процессов, связанных с укомплектованием персоналом вашей организации.Он также предоставляет персоналу кадровых служб основу для управления сферами надзора. Эти области включают набор и удержание сотрудников, администрирование льгот, обучение, анализ производительности и управление изменениями.

Вы можете использовать человеческие ресурсы для выполнения следующих задач:

  • Управляет организационными структурами.
  • Сохраняйте исчерпывающую информацию о работнике от найма до выхода на пенсию.
  • Определять и администрировать планы льгот, нанимать работников, назначать иждивенческое страхование и назначать получателей.
  • Создавайте и отслеживайте правила отсутствия.
  • Внедрите и отслеживайте управление временем на основе профилей и генерируйте информацию о заработной плате для экспорта в систему расчета заработной платы.
  • Управляйте компетенциями работников.
  • Анализируйте производительность и выполняйте цели работника.
  • Создавайте, проводите и анализируйте учебные курсы, которые включают программы, занятия и треки.
  • Нанимайте рабочих и отслеживайте соискателей.

Разработка стратегии управления персоналом

Работая с отделом кадров, вы решаете, как структурировать свою организацию, используя такие элементы, как отделы, должности и должности.Это одни из основных элементов, которые вы настраиваете в разделе “Кадры”. Отдельные сотрудники назначаются на должности, связанные с должностями.

Набор, найм и мотивация сотрудников

Рекрутинговые проекты управляют контентом, используемым в рекламе открытых вакансий, и могут помочь вам управлять заявками на вакансии. Вы можете использовать их для отслеживания ответов на объявления о вакансиях для конкретного проекта по набору персонала или конкретных кандидатов, а также для обновления статуса открытых вакансий.Вы также можете нанимать отдельных кандидатов или управлять «проектами массового найма», которые облегчают наем нескольких сотрудников, например, для удовлетворения сезонных потребностей бизнеса.

После того, как вы наняли персонал, вы можете настроить планы для эффективного и справедливого управления компенсацией, а также для управления такими объектами, как компьютеры или телефоны, которые ваша организация предоставляет своим сотрудникам. Вы можете создавать планы фиксированной и переменной компенсации, а также определять правила, которые применяют план компенсации, чтобы соответствовать критериям для этого плана.

Развитие и обучение сотрудников

Чтобы помочь вашим сотрудникам достичь своих карьерных целей, одновременно удовлетворяя критически важные бизнес-потребности, вы можете ставить цели, создавать обзоры производительности и отслеживать отзывы. Чтобы помочь сотрудникам развить необходимые навыки, вы также можете настроить инструкторов, типы курсов, курсы, описания курсов, повестки дня, треки и сеансы, прежде чем назначать инструктора на курс или зарегистрировать кого-то для участия в курсе. Инструкторы уже должны существовать как работники, соискатели или контактные лица.

Создание и поддержка преимуществ

Помимо компенсации вашим сотрудникам заработной платы и бонусов, вы можете разработать программы льгот, такие как медицинское страхование и пенсионные планы. Вы также можете управлять льготами, например программами ссуды, в которых ваша компания одалживает своим сотрудникам такие предметы, как компьютеры или телефоны.

Обеспечение безопасности на рабочем месте и соблюдения нормативных требований

Microsoft Dynamics AX может помочь вам поддерживать безопасную рабочую среду в соответствии с применимыми законами, включая Закон об американцах с ограниченными возможностями, законы об иммиграции и натурализации, среди прочего.Например, вы можете управлять физическими требованиями для определенных должностей, а также отслеживать запросы на приспособления, которые могут помочь вашей организации оптимизировать навыки персонала.

Сбор информации с помощью анкет

Вы можете разрабатывать и администрировать анкеты для сбора информации, которая используется для различных целей. Функция анкеты позволяет разрабатывать и создавать анкеты. Когда анкета готова, вы раздаете ее всем или определенной группе респондентов для заполнения.После того, как респонденты ответят, вы можете просмотреть и проанализировать результаты.

Функция централизованного управления положением сотрудников SuccessFactors

В моих предыдущих блогах SuccessFactors Employee Central я обсуждал организационную структуру и структуру оплаты труда. Третий элемент управления предприятием – это объект «Позиция» и функция «Управление должностью». В этом блоге я сделаю обзор объекта Position и того, как он работает в Employee Central, а также расскажу о функции управления должностями и о том, как она влияет на управление организацией.Кроме того, мы рассмотрим некоторые стандартные параметры отчетности и точки интеграции.

SAP предоставляет очень подробное руководство по управлению позициями на SAP Service Marketplace (требуется S-пользователь), которое я рекомендую прочитать, если вы хотите узнать все подробности управления позициями, поскольку он содержит обширную информацию об объекте Position, использовании и настройке Управление позициями и поведение системы для различных сценариев управления позициями. Поскольку эта информация легко доступна для клиентов SAP, я не буду повторять какие-либо детали, приведенные в справочнике.Кроме того, я не буду описывать специфические особенности Metadata Framework, такие как разрешения или создание рабочих процессов на основе сценариев.

Небольшая заметка о гиперссылках в этом блоге

Обратите внимание, что в этом блоге есть много ссылок на справочники и руководства по внедрению на SAP Service Marketplace. Поскольку SAP регулярно обновляет и модифицирует справочники и руководства по внедрению, чтобы включить в них новейшие функции и выпуски, в течение всего срока существования этого блога некоторые ссылки могут измениться.Везде, где я ссылался на справочник или руководство по внедрению, я также включал ссылку на его родительскую папку с текстом «SAP Service Marketplace», который должен меняться реже. Пожалуйста, дайте мне знать, если вы обнаружите неработающие ссылки! Теперь давайте посмотрим на объект Position.

Объект позиции

Объект Position является универсальным объектом, что означает, что он создается и настраивается в Metadata Framework. Это дает множество преимуществ, например:

  • Простая настройка полей объекта Position
  • Создание правил для различных сценариев
  • Рабочий процесс на основе сценария
  • Распространение данных на основе правил
  • Автоматическое создание кода позиции
  • Отображение ожидающих данных рабочего процесса или нет
  • Связи с другими объектами
  • Надежные, детализированные и структурные параметры безопасности

В Механизме правил предусмотрены различные функции, позволяющие создавать правила для запроса должностей и их действующих лиц, например, Получить действующего по должности , Получить следующего доступного менеджера по должности и Получить количество дочерних должностей .Механизм правил также можно использовать для создания правил для запуска различных рабочих процессов на основе разных сценариев, таких как утверждение изменений в должностях, которые имеют или превышают определенный уровень оценки, или утверждение изменения в статусе To Be Hired .

Предоставляется стандартное определение объекта Position, которое клиент может адаптировать к своим потребностям с помощью стандартных функций Metadata Framework. Это определение объекта можно увидеть на скриншоте ниже:

Должности назначаются сотруднику в разделе «Информация о вакансии» над разделом «Организационная структура».Если настроено, также отображаются поля «Дата ввода позиции , » и «Время в позиции ». На скриншоте ниже показана должность, назначенная сотруднику:

Должности могут иметь родительскую позицию, так что древовидная структура может быть создана и визуализирована в организационной диаграмме должностей. Это называется иерархией позиций. Иерархию позиций в организационной диаграмме позиций можно увидеть ниже:

Управление позициями

Position Management обеспечивает стандартное и настраиваемое поведение в системе для управления позициями на предприятии.Хотя клиенту не нужно использовать Управление позициями, чтобы использовать объект «Позиция», он предоставляет множество функций и преимуществ.

Давайте взглянем на некоторые ключевые функции, предоставляемые в Position Management, а затем на некоторые общие настройки конфигурации.

Общие позиции

Employee Central поддерживает совместное использование должностей одним или несколькими сотрудниками. Это должно быть установлено для каждой совместно используемой позиции индивидуально путем установки значения поля Multiple Incumbents allowed равным Да .

Контроль производительности

Capacity Control позволяет FTE действующего (-ых) сотрудника (-ей) должности не превышать значение FTE, определенное для этой должности. Эта функция особенно полезна для сохранения стабильной численности персонала и составления бюджета.

Система проверяет значение FTE действующего (-ых) оператора (-ей) на соответствие значению FTE для должности в следующих сценариях:

  1. Во время транзакции New Hire
  2. Сотруднику назначается новая должность или изменяется штатное расписание сотрудника
  3. Изменено значение FTE Должности сотрудника
  4. Либо Должность, либо значение FTE сотрудника изменено в исторической записи информации о вакансии
  5. Во время переноса должности или реклассификации должности выполняется поиск подходящей должности

Это должно быть установлено для каждой позиции, установив значение поля Управляемая мощность на Да и определив значение для поля Target Capacity (FTE) .

Матричные отношения

Должностные отношения сотрудника могут быть унаследованы от должности, когда она назначается сотруднику. В позиции они называются матричными отношениями. Владелец каждой должности, определенной в разделе Матричные отношения Должности, будет синхронизирован с трудовыми отношениями сотрудника.

Это позволяет поддерживать рабочие отношения на основе должностей на должностях, а не индивидуально для каждого сотрудника, и, таким образом, обеспечивает согласованность в масштабах всего предприятия.Это также позволяет получить дополнительные разрешения для лиц, занимающих должности, которые определены как матричные отношения других должностей.

Дополнительные сведения о точном поведении назначений отношений матриц см. В разделе Отношения матриц справочника по управлению позициями на SAP Service Marketplace.

Типы позиций

Поле Тип может использоваться для идентификации различных типов позиций, для которых может быть изменено стандартное поведение системы.Система поставляется с двумя стандартными типами позиций ( Regular и Shared Position ), но пользовательские типы позиций могут быть созданы в пользовательском интерфейсе управления данными.

Эта функция особенно полезна, если для определенных типов или групп должностей требуются различные типы изменений для других типов или групп должностей. Например, совместные должности могут потребовать перераспределения менеджеров разных типов, если менеджер покидает родительскую должность, поскольку у двух должностных лиц могут быть разные менеджеры или менеджеры матрицы.

Существует три типа поведения системы, которые можно изменить для каждого типа позиции:

  1. Запуск рабочего процесса для изменений в информации о вакансии сотрудника, которые меняют должность, и если эти изменения должности необходимо синхронизировать с одним или несколькими сотрудниками
  2. Когда менеджер увольняется со своей должности, определите, перед каким сотрудником прямые подчиненные менеджера должны подчиняться
  3. Если Иерархия должностей изменена, укажите, как должна измениться строка отчетности

Кроме того, правила могут быть настроены таким образом, чтобы они учитывали Тип позиции и, следовательно, могли управлять различным поведением при синхронизации данных, запуске рабочего процесса и т. Д.

На снимке экрана ниже показаны настройки для типа позиции:

Дополнительные сведения о доступных настройках см. В разделе Типы позиций справочника по управлению позициями на SAP Service Marketplace.

Право на возврат

На должности можно определить, имеет ли сотрудник, который переходит на глобальное назначение или в отпуск, право вернуться на эту должность. Эту функцию можно использовать только в том случае, если в системе используются нерабочие дни и / или глобальные назначения.Функция основана на двух правилах, которые используются для определения:

  1. Если действующий оператор остается на своей должности во время глобального назначения / отпуска
  2. Если действующий оператор может вернуться на свою позицию по окончании глобального назначения / отпуска по отсутствию

Право на возврат также отображается на организационной диаграмме должностей.

Для получения дополнительных сведений о точном поведении права на возврат и доступных настройках см. Раздел Право на возврат справочника по управлению позициями на SAP Service Marketplace.

Перевод должности или реклассификация должности

Когда происходит перевод должности или переклассификация должности, информация, содержащаяся в информации о должности для сотрудника, будет синхронизирована с объектом «Должность», назначенным этому сотруднику. Синхронизируемые поля определяются правилом, которое может быть назначено в Настройки управления положением в поле Правило для синхронизации положения после изменения информации о задании .

В большинстве случаев система определяет перенос должности как смену менеджера для сотрудника, хотя в случае повышения сотрудник перейдет на новую должность без изменения существующей должности.Система определяет реклассификацию должности как изменение менеджером информации о должности сотрудника. Они технически определены для соответствующих объектов основания причины события путем установки значения поля Follow-Up Activity на позиции либо на Реклассификация позиции , либо на Перенос позиции .

Когда происходит перенос должности, система выполняет поиск должности под должностью руководителя сотрудника, для которой в поле Принятие на работу установлено значение Да , и назначает сотрудника на эту должность.Если должность не найдена, создается новая должность, и ей назначается сотрудник. Значение FTE должности будет взято из поля FTE сотрудника. Значение поля для найма «старой» позиции остается равным , а значение поля для найма «новой» позиции устанавливается равным да . Кроме того, прямые подчинения сотрудника передаются «старому» руководителю сотрудника.

Когда происходит переклассификация должности, система изменяет должность сотрудника в соответствии с правилом, заданным в настройках управления должностями.В случае совместной позиции система вместо этого выполнит перенос позиции.

Систему можно изменить так, чтобы она не выполняла поиск новой позиции. Это делается путем установки значения поля «Поиск позиции в переносе позиции » на в настройках управления положением .

Распространение и синхронизация данных

Хотя Employee Central поддерживает передачу данных в объект «Должность» или из него, «Управление должностями» может определять определенные правила распространения данных для определенных сценариев управления должностями, чтобы объекты и данные сотрудников могли синхронизироваться при внесении изменений.Есть три сценария использования распространения данных:

  1. Распространение данных классификации должностей на должность, когда классификация должностей назначена или изменена для должности
  2. Распространение данных о должности в информацию о должности сотрудника при назначении должности или изменении назначенной должности сотруднику
  3. Распространение информации о вакансии на должность в погоне за переводом или переклассификацией должности

Правила используются для определения, какие поля должны быть распространены, и эти правила назначаются в настройках управления позициями.Для распространения данных классификации должностей на должность многие мои клиенты обычно распространяют такие данные, как название должности, уровень должности, класс сотрудника, данные организации (например, компания и отдел) и FTE.

Распространение в будущем (так называемое прямое распространение) является стандартной функцией системы и обычно используется для права на возврат.

Параметры конфигурации

В системе существуют различные параметры конфигурации, которые определяют общее поведение системы и, следовательно, то, как работает Управление позициями.Некоторые из них связаны с функциями, которые обсуждались выше. Эти параметры конфигурации доступны в OneAdmin в Файлы сотрудников > Настройки управления должностями . Пользовательский интерфейс Position Management Settings разделен на 5 вкладок:

  1. Общие
  2. Адаптация иерархии
  3. Синхронизация
  4. Настройка пользовательского интерфейса
  5. Право на возврат

На вкладке Общие настраиваются следующие типы функций:

  • Используются ли типы позиций
  • Как должно вести себя поле To Be Hired во время назначения и отмены назначения сотрудника на должность
  • Как должно быть проверено назначение сотрудника на должность (для нескольких сотрудников и контроля мощности), когда данные сотрудника импортируются с помощью импорта информации о вакансии
  • Если код позиции должен генерироваться автоматически

Вкладку General можно увидеть на скриншотах ниже:

Вкладка «Адаптация иерархии » определяет, с какой иерархией – «Иерархия позиций», «Иерархия отчетности» или ни одна из них – система ведет.Это означает, что другая иерархия является адаптером на основе изменений в этой иерархии. Например, Джон Смит переходит на вакантную должность, в которой есть 3 прямых подчиненных, и поэтому менеджер новых сотрудников сменится на Джона Смита. Также на этой вкладке можно определить поведение иерархий во время импорта позиции и импорта информации о вакансии.

Вкладка «Синхронизация » определяет поведение системы при синхронизации данных из должности с информацией о должности сотрудника и наоборот.Сюда входят правила определения полей, используемых для синхронизации должности с информацией о должности сотрудника и наоборот, а также определение того, ищется ли должность для реклассификации или переноса должности и какую область организации следует использовать для сохранения должности. стабильная численность персонала.

Вкладка настройки пользовательского интерфейса определяет:

  • Правило, используемое для указания, какие поля Позиции копируются в новую Позицию, когда она создается в организационной диаграмме Позиции
  • В MSS, следует ли фильтровать список должностей по компании
  • Отображать ли поле Positions Under Employee на экране New Hire, экране Job Information в MSS и на экране History

Вкладка «Право на возврат» определяет правила и причины событий, которые определяют поведение функции «Право на возврат».

Профили позиций в построителе профилей работ

Конструктор профилей вакансий

позволяет создавать профили вакансий для объектов «Должность», а не только для ролей. Затем их можно использовать при создании заявок или в управлении навыками. Имеет смысл иметь профили должностей для объектов должностей, так как многие организации будут иметь некоторые должности с особыми компетенциями, навыками или другими требованиями, которые уникальны для этого экземпляра должности. Региональные или страновые должности являются отличным примером того, где могут потребоваться местные навыки или квалификация для того, что в остальном является одной и той же должностью в каждом регионе или стране.

На снимке экрана ниже показаны все объекты Position, назначенные для роли Maintenance Manager :

На снимке экрана ниже показаны навыки, сопоставленные с объектом Position:

На снимке экрана ниже показан профиль должности для объекта «Должность»:

Отчетность

SuccessFactors предлагает два типа отчетов для Employee Central, которые можно использовать для составления отчетов по должностям:

  • Подробная отчетность
  • Центр расширенной отчетности сотрудников

Подробная отчетность предоставляет возможности отчетности для объектов Metadata Framework, которые, конечно же, включают объект Position.Благодаря этому типу отчетов пользователи могут создавать отчеты, используя любой массив полей в позиции. Кроме того, возможности вычислений с подробной отчетностью можно использовать для выполнения таких функций, как агрегирование данных или операторы if / then / else.

Центр расширенной отчетности сотрудников предоставляет более 70 готовых отчетов, которые клиенты могут использовать или повторно использовать в качестве шаблонов для своих собственных отчетов. Технически это подкомпонент подробной отчетности. Существуют три, которые можно использовать для целей отчетности по управлению позициями:

  • Обзор позиции
  • Сведения о позиции
  • Расхождения между строкой отчетности и иерархией должностей

Отчет Обзор должности предоставляет список всех должностей в компании с предварительно определенными полями должностей, такими как имя, код, статус, дата начала, дата окончания, код должности, уровень должности, класс сотрудника, компания, Бизнес-единица, отдел и т. Д.Скриншот этого отчета можно увидеть ниже:

Отчет Сведения о позиции представляет собой более подробную версию отчета Обзор позиции и, таким образом, предоставляет более подробный обзор всех должностей в компании. Он отображает все поля, показанные в обзоре должности, а также подробную информацию о сотруднике, например имя, фамилию, идентификатор человека, статус занятости, FTE и т. Д. Снимок экрана этого отчета можно увидеть ниже:

Отчет Несоответствия между строкой отчетности и иерархией должностей Отчет определяет любые различия между строкой отчетности (руководителем отчетности, которому подчиняется сотрудник) и иерархией должностей (структурой отчетности между должностями).В нем перечислены все должности, включая действующего, менеджера действующего, должность руководителя и родительскую должность. Любые различия между должностью руководителя действующего оператора и его родительской позицией выделяются в столбце «Несоответствие» с описанием несоответствия в столбце «Комментарий».

Кроме того, должности могут отображаться в отчетах по данным сотрудников в Ad-Hoc Reporting . Домен Job Information (Date Range) позволяет создавать отчеты с использованием данных из Job Information (e.грамм. Позиция или Поля Дата ввода позиции ), а также все поля объекта Позиция, которому назначен сотрудник. Однако Ad-hoc Reporting не является оптимальным решением для составления отчетов по данным объекта Position, и его не рекомендуется использовать для отчетов Position.

Интеграции

Объект «Должность» интегрирован как в Управление рекрутингом, так и в Планирование преемственности. Кроме того, SuccessFactors OData API позволяет интегрировать данные объекта Position с другими системами.

Управление рекрутингом

Естественно, есть интеграция с Recruiting Management, как и следовало ожидать. Заявки могут быть созданы (как на текущую дату, так и на будущую дату) из объектов Position в организационной диаграмме Position, с назначенной заявкой, видимой на Position в организационной диаграмме Position (как для текущих, так и для будущих заявок) и перехода к возможна заявка. Кандидату можно автоматически присвоить позицию в заявке в транзакции «Ожидающие наймы» в Employee Central.

Механизм правил предлагает две функции: возможность создания шаблона заявки, который будет использоваться для объекта Position, и возможность определения сопоставления полей между объектом Position и новой заявкой.

На приведенной ниже блок-схеме, взятой из руководства по управлению должностями, показан процесс интеграции управления рекрутингом.

Более подробную информацию можно найти в справочнике по управлению позициями на SAP Service Marketplace.

Планирование преемственности

Для планирования преемственности на основе должности, преемственность может использовать объект «Позиция» из MDF и использовать ту же организационную диаграмму положения, что и в Информация о компании .Это меняет способ, которым различные процессы планирования преемственности отключают Код должности; если объект позиции MDF не используется, то код должности должностного лица управляет процессами планирования преемственности, в то время как с объектом позиции MDF код должности управляет процессами планирования преемственности.

Более подробную информацию можно найти в руководстве по внедрению «Планирование преемственности с позициями MDF» на SAP Service Marketplace.

Построитель профилей вакансий

Как упоминалось выше, объекты «Должность» интегрированы в Построитель профилей должностей, что позволяет создавать профили должностей специально для должностей.

Интеграция с внешними системами

API OData SuccessFactors позволяет запрашивать, вставлять, обновлять и восстанавливать данные универсального объекта, включая данные объекта Position. Данные не удаляются, скорее, они будут разделены датами. Это позволяет интегрировать данные о местоположении с любой системой, если система или промежуточное ПО поддерживает протокол OData.

Отображением универсального объекта через OData API можно управлять в определении объекта универсальных объектов, установив соответствующее значение ( Editable , Read O nly или Not Visible ) поля API Visibility .

Более подробную информацию можно найти в руководстве по внедрению Metadata Framework на SAP Service Marketplace и в Руководстве пользователя HCM Suite OData API на help.sap.com/cloud4hr.

Как все это соотносится с SAP ERP HCM?

В SAP ERP HCM должность – это обязательный объект, который, как и в Employee Central, может быть независимым от задания. Тем не менее, управление позициями в Employee Central добавляет значительный набор функций, которые, как я еще не видел, широко используются в SAP ERP HCM.Такие функции, как управление положением, типы должностей, перенос и переклассификация позиций, а также матричные отношения, добавляют значительную ценность системе. Объект «Позиция» также намного более гибкий, чем в SAP ERP HCM, поэтому клиенты могут определять поля и правила для объекта «Позиция», а также настраивать параметры и создавать правила, определяющие поведение системы в определенных сценариях жизненного цикла сотрудников.

Клиенты SAP ERP HCM должны обнаружить, что управление позициями в Employee Central намного более надежно, чем они могли бы использоваться в SAP ERP HCM, и поэтому они имеют гораздо больший контроль над тем, как ведет себя система по отношению к управлению позициями в их организации.Это, безусловно, принесет пользу большинству клиентов SAP ERP HCM, с которыми я встречался за свою карьеру.

Дорожная карта

SAP стремится к постоянному совершенствованию управления позициями. В выпуске b1508 они планируют ввести функциональные возможности массовых изменений для должностей и действующих сотрудников (с упором на организационные единицы, которые необходимо применять в позициях и информации о вакансиях) и добавить диапазоны заработной платы и связанные атрибуты в определение объекта «Должность».На изображении ниже показаны некоторые из недавно поставленных общедоступных элементов дорожной карты, которые запланированы на следующие 6 и 6-12 месяцев.

Я также понимаю, что SAP рассматривает возможность создания более надежного модуля бюджетирования должности, который, вероятно, будет называться «Оперативное планирование рабочей силы», хотя это не является обязательством SAP, и применяется обычный отказ от ответственности, что он может никогда не быть выпущен и что вы всегда следует строить планы, основываясь только на существующей функциональности

Сводка

Position Management предоставляет гибкие, настраиваемые и надежные функции для управления должностями в организации и поддержания стабильного количества сотрудников (и, следовательно, бюджетов), а также предоставляет множество функций для поддержки назначения должностей и распространения информации об организации в записи о сотрудниках.Это позволяет классификации должностей действовать как источник должностей и влиять на должности менеджеров и назначений отношений в матрице. Управление позициями является важной частью SuccessFactors Employee Central и в будущем будет усовершенствовано, чтобы обеспечить дополнительную функциональность и ценность для клиентов.

Работа в Change Healthcare

Нигде технологии не могут иметь большего влияния, чем в здравоохранении.Так что поделитесь своими навыками с командой, которая использует искусственный интеллект, машинное обучение и совместную энергию для преобразования всей отрасли, от поставщика до пациента. В Change Healthcare мы разрабатываем инновационные решения и создаем необыкновенную карьеру. Присоединяйтесь к нам и посмотрите, как ваша работа повлияет на жизнь к лучшему, в том числе и на вашу собственную. Мы меняем здравоохранение.

Найдите свое вдохновение

В Change Healthcare вы найдете шанс изменить ситуацию к лучшему в каждой из сфер нашей карьеры.От технологий до маркетинга и управления персоналом – каждый играет свою роль в преобразовании здравоохранения. Откройте для себя свое вдохновение.

Просмотреть все области карьерыПодробнее обо всех областях карьеры

Поддержка


Военные

Наш долг – создать среду, в которой солдаты, вернувшиеся с действительной службы, могут процветать в гражданской среде.

Узнать больше о поддержке вооруженных сил

Знакомство с нашей культурой и ценностями

Возможность улучшить жизнь нас вдохновляет. Это побуждает нас работать вместе, бросать вызов нормам и раздвигать границы технологий. Мы создали среду, которая способствует росту и развитию и ценит способность лидера в каждом человеке.В Change Healthcare мы даем возможность нашим сотрудникам искать лучший ответ, действуя честно и подотчетно на каждом этапе пути.

Узнайте больше об изучении нашей культуры и ценностей

Отзывы сотрудников

«Лучшая часть работы в Change Healthcare – это взаимодействие с членами нашей команды – людьми, которые работают с плательщиками, поставщиками и нашими стратегическими партнерами каждый день, чтобы вдохновить лучшую систему здравоохранения за счет улучшения принятия клинических решений, лучшего финансового управления и увеличения числа участников. и вовлечение пациентов.” Август Калхун
Исполнительный вице-президент и президент по продажам и операциям
«Лучшая часть работы в Change Healthcare – это работать с людьми. Каждый день я работаю с членами команды, которые невероятно умны и увлечены своей работой. Кроме того, я работаю с людьми, которые вкладываются в мое развитие и хотят видеть мою победу.” Мениша МакКаллум
Специалист по исследованию рынка
«Как новый сотрудник в растущей команде и компании, любые опасения, которые могли возникнуть у меня по поводу приспособления и принятия, были быстро устранены. Приятно быть включенным и окруженным очень преданными и талантливыми и трудолюбивыми товарищами по команде, которые действительно заботятся о вас как профессионально, так и лично.Каждого из нас поощряют руководить, принимать решения и обмениваться информацией в рамках всей организации. Приятно знать, что ваш голос и мнение слышны на всех уровнях Change Healthcare, и что ваше мнение приветствуется, принимается и уважается ». Стив Мартин
Старший менеджер по продукту, Workday / HCM
«Одна из особенностей работы в Change Healthcare – это энергия.Это заразно. Мы – целая организация, состоящая из тысяч членов команды, приверженных нашему видению – вдохновению лучшей системы здравоохранения! Меня бросали вызов, поддерживали и ободряли благодаря возможностям, которые я испытал здесь, в Change Healthcare ». Шелби Мерриман
Менеджер программ обучения, ускоренного развития и программ стажировки

Вознаграждение за ваше влияние

Мы признательны за ваш вклад и преданность делу в отношении различных льгот и программ, которые помогают вам получать удовольствие от жизни и достигать ваших личных целей.

Смотрите наши общие награды

Уголок кандидатов

Мы каждый день вдохновляемся проницательностью и мудростью наших сотрудников. Послушайте, как они предлагают отличные советы и подсказки, которые помогут вам добиться наилучших результатов в Change Healthcare.

Присоединяйтесь к нашему сообществу талантов

Получайте оповещения о вакансиях и будьте в курсе того, как Change Healthcare трансформирует отрасль здравоохранения, по одной инновации.

Зарегистрироваться

Готовы внести изменения?

Если вы ищете организацию, которая позволит вам максимально раскрыть свой потенциал и изменить ситуацию к лучшему, просмотрите наши открытые вакансии!

Поиск вакансий

Change Healthcare – работодатель с равными возможностями. Все квалифицированные кандидаты получат вознаграждение за трудоустройство независимо от расы, цвета кожи, религии, пола, сексуальной ориентации, гендерной идентичности, национального происхождения, инвалидности или статуса ветерана.Чтобы узнать больше о защите от дискриминации при найме в соответствии с федеральным законом, прочтите EEO is the Law и дополнительную информацию. Чтобы просмотреть нашу политику позитивных действий, щелкните здесь или, чтобы просмотреть крупный шрифт, щелкните здесь.

Если вам нужно разумное приспособление, чтобы помочь с подачей заявления о приеме на работу, свяжитесь с нами, отправив электронное письмо по адресу [email protected] с темой «Заявитель просит разумного приспособления». Резюме или резюме, отправленные на этот электронный ящик, не принимаются.

Щелкните здесь, чтобы просмотреть нашу политику недискриминации в отношении прозрачности оплаты труда.

Доводим до вашего сведения, что Change Healthcare стало известно о подозрительных действиях, когда неизвестные группы, не связанные с Change Healthcare, используют название и логотипы Change Healthcare для мошенничества с трудоустройством. Щелкните здесь, чтобы узнать больше о мошенничестве с трудоустройством.

Наем

Ниже приводится наш процесс приема на работу и ресурсы, обеспечивающие всем кандидатам справедливые и равные возможности.Мы здесь, чтобы помочь вам с процессом приема на работу в Университет и действиями, необходимыми для обеспечения соблюдения федеральных и государственных нормативных актов (например, законодательных актов, касающихся равных возможностей трудоустройства и т. Д.).

KSA – это знания, навыки и способности, которыми человек должен обладать для выполнения своих обязанностей. KSA перечислены в описании должности и служат руководством для соискателей, сотрудников и отделов при оценке и оценке шансов человека на успех в работе.

Знание. Предметы, темы и элементы информации, которые сотрудник должен знать во время приема на работу или перехода на работу. Знания представляют собой массивы информации, которые применяются непосредственно к выполнению рабочих функций.

Навыки. Технические навыки или навыки ручного труда, которые обычно приобретаются или приобретаются в процессе обучения. Навыки должны быть измеримыми и наблюдаемыми.

Способностей. Настоящая демонстрируемая способность применять несколько знаний и навыков одновременно для выполнения задачи или выполнения наблюдаемого поведения. Способности также могут относиться к личным и социальным атрибутам, которые, как правило, являются врожденными или приобретаются без официальных инструкций. Способности – это устойчивые таланты, которые могут помочь человеку выполнять работу.

Примеры

  • Канцелярский
    • Знание офисных процедур и орфографии, грамматики, пунктуации и арифметики.
    • Знание методов и процедур администрирования и ведения документации.
    • Знание принципов и методов управления запасами.
    • Умение вводить данные с минимальными ошибками.
    • Способность точно составлять и поддерживать записи, файлы и отчеты.
    • Способность вести учет материалов, расходных материалов, времени и выполненных работ.
  • Связь
    • Знание структуры и содержания английского языка, включая значение и написание слов, правила композиции и грамматику.
    • Умение редактировать документы на предмет правильной грамматики.
    • Умение уделять все внимание тому, что говорят другие люди, находить время, чтобы понять высказанные мысли, задавать вопросы по мере необходимости и не перебивать в неподходящее время.
    • Навык эффективного письменного общения в соответствии с потребностями аудитории.
    • Умение разговаривать с другими, чтобы эффективно передавать информацию.
    • Способность эффективно общаться как в устной, так и в письменной форме.
    • Способность справляться со сложными и стрессовыми ситуациями с профессиональным спокойствием.
    • Способность поддерживать эффективные межличностные отношения.
    • Способность понимать инструкции и следовать им.
  • Критическое мышление и решение проблем
    • Умение собирать и анализировать сложные данные.
    • Умение анализировать и систематизировать технические данные.
    • Умение использовать логику и рассуждения для определения сильных и слабых сторон альтернативных решений, выводов или подходов к проблемам.
    • Способность логически обрабатывать информацию.
    • Способность распознавать, анализировать и решать различные проблемы.
    • Способность здраво рассуждать при принятии важных решений.
  • Финансы / бухгалтерский учет и бюджет
    • Знание общепринятых процедур и принципов бухгалтерского учета.
    • Знание методов, политик и процедур бюджетного контроля.
    • Умение составлять финансовую и бухгалтерскую отчетность.
    • Способность анализировать, консолидировать и интерпретировать данные бухгалтерского учета.
    • Способность собирать, систематизировать, интерпретировать и кратко передавать бухгалтерские данные и результаты.
    • Способность управлять бюджетом и работать в рамках этого бюджета.
  • Управленческий или надзорный
    • Знание принципов бизнеса и управления, связанных со стратегическим планированием, распределением ресурсов, моделированием человеческих ресурсов, техникой лидерства, методами производства и координацией людей и ресурсов.
    • Навык мониторинга / оценки работы себя, других лиц или организаций с целью улучшения или принятия корректирующих действий.
    • Способность планировать, реализовывать и оценивать программы.
    • Способность руководить и организовывать программные мероприятия.
    • Умение ставить цели и задачи.
    • Способность устанавливать программные цели и задачи, поддерживающие стратегический план.
    • Способность эффективно планировать и делегировать работу другим.
    • Способность планировать, назначать и / или контролировать работу других.
    • Способность обучать других.
  • Общий
    • Умение управлять своим временем и временем других.
    • Умение выполнять задания точно и с вниманием к деталям.
    • Способность работать в напряженных условиях и в сжатые сроки.
    • Способность анализировать, организовывать и расставлять приоритеты в работе при соблюдении нескольких сроков.
    • Умение анализировать и составлять документы, отчеты и корреспонденцию.
    • Способность обрабатывать конфиденциальную информацию и обращаться с ней по своему усмотрению.
    • Возможность проверить работу на точность.
    • Возможность работать по вечерам, ночам и в выходные дни по мере необходимости.

Процесс приема на работу

Студент с почасовой оплатой

Наем студентов – это совместная работа служб карьеры, финансовой помощи, кадровых ресурсов и отдела найма. Career Services поможет с объявлениями о вакансиях. Финансовая помощь предоставит финансирование и правила для программы обучения в колледже. Отдел кадров предоставит документы о приеме на работу, проведет проверку их биографических данных и предоставит разрешение на работу.Отделы приема на работу должны дождаться разрешения, прежде чем позволить студенту работать.

Студенты с почасовой оплатой не могут превышать 28 часов в рабочую неделю. Помните об этом при приеме на работу студентов, уже работающих в другом отделе или планирующих работать на другом отделе.

Ежечасный контрольный список учащихся

Почасовой студенческий пакет

Ассистент выпускника

Human Resources окажет помощь в найме аспирантов.Отделам приема на работу рекомендуется использовать наш контрольный список, но не требуется предоставлять его вместе с документами о приеме на работу. Проверка биографических данных и оформление документов о приеме на работу должны быть завершены до первого дня работы сотрудника.

Контрольный список для помощника выпускника

Пакет ассистента выпускника

Преподаватели и сотрудники

Специалист по персоналу будет координировать свои действия с отделом приема на работу, чтобы заполнить преподавательские и штатные должности.Менеджер по найму должен будет выполнить следующие действия.

  • Запрос на заполнение вакансии

    Обзор описания вакансии

    Прежде чем размещать вакансию, просмотрите описание должности, чтобы убедиться, что оно точно отражает обязанности, основные функции, а также требования к образованию и опыту.

    Должностные инструкции

    Изменить позицию персонала (изменить существующую ЭПЗ) , при необходимости

    Если вам необходимо запросить существенные изменения в описании должностных обязанностей до такой степени, что может потребоваться реклассификация, инициируйте действие по изменению должности персонала в системе занятости Университета (PeopleAdmin).

    Запрос на замену проводки персонала / руководящего состава , при необходимости

    Если вы не хотите требовать существенных изменений в описании должности, инициируйте действие по объявлению замены, чтобы заменить вакансию для существующего FTE.

    PeopleAdminРуководство пользователя
  • Разместите и / или рекламируйте позицию

    Проводка

    После того, как ваше действие будет одобрено в PeopleAdmin, дождитесь звонка от специалиста по кадрам.Они обсудят с вами варианты публикации до публикации позиции.

    Ожидаемые вопросы:

    • Готовы ли вы принять дополнительный опыт вместо необходимого образования?
    • Готовы ли вы принять дополнительное образование вместо необходимого опыта?
    • Готовы ли вы включить связанные области для любого необходимого образования и опыта? Нам потребуется, чтобы вы предоставили соответствующие поля.
    • Хотели бы вы включить дисквалифицирующие скрининговые вопросы и критерии ранжирования?

    Реклама

    Все должности преподавателей и сотрудников размещены на веб-сайте SHSU PeopleAdmin совместно с Комиссией по трудовым ресурсам Техаса, Inside HigherEd и Консорциумом по подбору персонала для высшего образования. Кроме того, должности преподавателей и руководящего персонала занесены в Хронику высшего образования. Вы можете рекламировать доступные вакансии в других местах с нашего согласия.Чтобы оплатить рекламное место (цифровое или печатное), проконсультируйтесь с отделом закупок и бизнеса.

    Если вы планируете рекламировать вакансию в дополнительных публикациях, вы должны указать следующее.

    • Инструкция по применению
    • Наше заявление EEO / AAP. «Государственный университет Сэма Хьюстона – это работодатель с равными возможностями трудоустройства и позитивных действий, а также рабочее место, свободное от курения и наркотиков. Все квалифицированные кандидаты получат вознаграждение за трудоустройство независимо от расы, вероисповедания, происхождения, семейного положения, гражданства, цвета кожи, религии, пола, национального происхождения, возраста, статуса ветерана, статуса инвалидности, сексуальной ориентации, беременности или гендерной идентичности или выражения.Сэм Хьюстонский государственный университет – работодатель “по желанию”. У сотрудников с контрактом будут дополнительные условия. Должности, требующие особого внимания с точки зрения безопасности, в SHSU требуют проверки биографических данных в соответствии с § 51.215 Кодекса об образовании ».
  • Приложения экрана

    По мере поступления новых заявок менеджер по найму рассматривает их на предмет минимальной квалификации. Просмотрите заявку / резюме на предмет образования и опыта кандидата, затем сравните каждое из них с требованиями в разделе «Требования к образованию и опыту» публикации.Для собеседования необходимо отобрать минимум трех кандидатов.

    Расчет опыта

    • Если кандидат указывает, что он работал на работе неполный рабочий день, а количество отработанных часов составляет 20 или более часов в неделю, подсчитайте общее время занятости.
    • Если кандидат работал неполный рабочий день менее 20 часов в неделю или не указал количество отработанных часов в неделю, подсчитайте общее время занятости и разделите его на 2.
    • Если вы соглашаетесь на дополнительное образование вместо необходимого опыта или дополнительный опыт вместо необходимого образования, применяются следующие правила эквивалентности.

    Степень эквивалентности

    степень опыта
    Сотрудник 4 года
    Бакалавр 8 лет
    Магистратура 10 лет

    Часов в колледже Эквивалент

    Часы опыта
    30 бакалавров 2 года
    60 бакалавриат 4 года
    90 бакалавриат 6 лет
    120 бакалавриат 8 лет
    18 выпускник 9 лет
    36 выпускник 10 лет

    Выбор интервью

    Если кандидат соответствует минимальным требованиям и вы хотите провести с ним собеседование, измените статус рабочего процесса кандидата в PeopleAdmin на «Рекомендовать для собеседования.”

    Если кандидат не соответствует минимальным требованиям или вы не хотите проводить с ним собеседование, отправьте электронное письмо с номером заявки и списком имен кандидатов в HR, чтобы соответствующее сообщение было отправлено кандидатам.

    Преферанс ветеранов

    Если вы выбираете семь или меньше претендентов на собеседование, необходимо проинтервьюировать одного квалифицированного кандидата-ветеранов из пула.Квалифицированный соискатель ветеранов – это любой кандидат, который соответствует требованиям для работы, указанным в объявлении о вакансии, и который идентифицирует себя как имеющий право на получение статуса ветеранов в заявке. Если вы выберете для собеседования более шести кандидатов, по крайней мере, 20% из числа опрошенных должны быть квалифицированными соискателями ветеранов. Если среди квалифицированных соискателей нет соискателей, пользующихся льготами ветеранов, нет необходимости проводить собеседование с ветераном.

  • Интервью

    Когда вы будете готовы к собеседованию, отправьте электронное письмо в HR со списком кандидатов, с которыми вы хотите пройти собеседование.Если проводился скрининг более высокой квалификации, укажите конкретные критерии, которые использовались. HR рассмотрит каждого кандидата, рекомендованного для собеседования, чтобы убедиться, что он соответствует минимальным требованиям. Вы получите уведомление о том, когда приступить к планированию собеседований.

    Планирование

    Пожалуйста, дайте кандидатам уведомление о собеседовании за 24-48 часов и сообщите им следующее:

    • Название должности
    • Место проведения собеседования (физический адрес, здание, номер офиса)
    • Указания по парковке
    • Имя контактного лица и номер обратного звонка
    • Интервью по логистике

    Матрица и вопросы

    Менеджер по найму должен подготовить матрицу интервью и вопросы.Вы можете использовать наш матричный шаблон или создать свой собственный. Вам нужно будет создать вопросы, относящиеся к конкретным вакансиям.

    • Запланируйте начало интервью с вопросов для построения взаимопонимания, которые успокоят кандидата. Попросите кандидата выделить 2-3 минуты, чтобы рассказать о своем образовании, навыках и причинах подачи заявки.
    • Проанализируйте связанные с работой качества, которыми важно обладать на должности, и задайте вопросы по дизайну, которые помогут определить, обладает ли кандидат этими качествами (например,грамм. работа в сжатые сроки, многозадачность, постоянная смена направления и т. д.).
    • Вместо того, чтобы приводить гипотетические ситуации, спросите, как кандидат на самом деле справлялся с подобной рабочей ситуацией в прошлом.
    • Избегайте задавать закрытые вопросы, требующие только «да», «нет» или односложного ответа.
    • Не включайте никаких вопросов, связанных с расой, вероисповеданием, происхождением, семейным положением, гражданством, цветом кожи, религией, полом, национальным происхождением, возрастом, статусом ветерана, статусом инвалидности, сексуальной ориентацией, гендерной идентичностью, семейным положением, уходом за детьми, проблемами со здоровьем. , так далее.

    Матричный шаблон

    Проводка

    Представьтесь (и, если возможно, комитет) в начале каждого собеседования. Объясните, как будет проводиться интервью. Всем кандидатам следует задавать одни и те же вопросы. Все интервьюеры должны заполнить матрицу интервью для каждого кандидата, которая включает вопросы и ответы на собеседовании. Дайте кандидату время задать вопросы. Для достижения наилучших результатов используйте правило 80/20 – кандидат говорит 80% времени, а интервьюер говорит 20%.

  • Проверить ссылки

    Перед отправкой информации о выбранном вами финалисте в HR вам необходимо будет провести проверку рекомендаций.

    С кем вы можете связаться?

    • Список литературы, представленный заявителем на заявку
    • Руководители, перечисленные в разделе истории занятости в заявлении – не забудьте сначала уведомить кандидата, прежде чем связываться с его текущим руководителем, чтобы дать кандидату возможность уведомить своего руководителя
    • Предыдущие руководители SHSU, если применимо

    Общие инструкции

    Представьтесь справочнику, опишите суть звонка и ответьте на несколько вопросов.

    Вопросы

    • Как давно вы знакомы с X и в каком качестве?
    • Опишите общую производительность кандидата с точки зрения навыков, качеств и вклада в вашу организацию.
    • Каковы профессиональные сильные стороны X и области, в которых он может развиваться?
    • В чем заключаются уникальные профессиональные качества X?
    • Как бы вы сравнили производительность X с производительностью других, занимавших ту же самую работу?
    • Пожалуйста, опишите общую работу / производительность с точки зрения отношения, надежности и надежности.
    • Вы бы наняли X (снова)?
    • Почему X покинул вашу организацию?
    • Есть ли дополнительная информация, которую, по вашему мнению, нам следует знать при рассмотрении (x) приема на работу?
  • Выбрать лучшего кандидата

    При окончательном выборе вы должны принять во внимание предпочтения в отношении трудоустройства ветеранов или бывших приемных молодых людей.Если у вас есть два или более ведущих претендента, которые имеют одинаковую квалификацию и подходят для данной должности, но один имеет право на предпочтение при приеме на работу, вы должны выбрать кандидата, который имеет право на предпочтение при приеме на работу.

    После проверки рекомендаций отправьте в HR следующую информацию о выбранном финалисте:

    • ФИО кандидата
    • Запрошенная зарплата при приеме на работу
    • Все матрицы интервью
    • Контрольный список для оценки приема на работу
    • Признак того, что проверка рекомендаций завершена

    Контрольный список для оценки приема на работу

  • Сделай предложение Предложения

    могут быть продлены только после получения одобрения отдела кадров и должны предлагаться в ежемесячной сумме.После принятия предложения обсудите и согласуйте дату начала работы кандидата. Этой датой может быть любая дата, согласованная как кандидатом, так и отделом приема на работу.

    Возможна проверка биографических данных

    Если результаты проверки биографических данных еще не получены, предложение должно быть условным и зависеть от успешной проверки биографических данных.

    Принятие встречного предложения

    Если счетчик кандидатов в отделе предложений и найма может увеличить сумму, обратитесь в отдел кадров.Отдел кадров должен одобрить любые изменения в предложении о заработной плате до уведомления кандидата.

  • Отправить электронную форму действий с персоналом (EPAF)

    После одобрения HR контактному лицу, указанному в PeopleAdmin, будут отправлены данные для создания EPAF.

    Административный персонал департамента отвечает за

    1. Подача EPAF факультета через баннер
    2. Подача EPAF, финансируемых за счет грантов, через Banner и добавление ORA в очередь утверждения
    3. Подача штатных расписаний, финансируемых университетом, в Центр бизнес-услуг
    Центр бизнес-услуг
  • Проверка фона

    Как только отдел кадров получит отобранного кандидата, они начнут проверку биографических данных.Кандидат начнет процесс проверки биографических данных, выполнив действия, предоставленные нашим поставщиком услуг проверки биографических данных по электронной почте.

    Для штатных должностей специалист по кадрам проинформирует кандидата о том, что он является финалистом на эту должность, и получит соответствующую информацию для создания их идентификаторов до начала процесса проверки биографических данных.

  • Подготовьтесь к первому дню работы Отдел кадров

    будет координировать заполнение документов о приеме на работу по электронной почте кандидата в университет.

    Начиная

Ресурсы

Международный найм

Международный координатор отдела кадров

предоставляет университетские рекомендации по найму иностранных работников в соответствии с федеральными иммиграционными законами. Международные кандидаты, международные сотрудники и менеджеры по найму должны ознакомиться с соответствующей политикой и обратиться к нашему международному координатору за советом.С нашим международным координатором Хизер Варела можно связаться по электронной почте [email protected] или по телефону 4-4458.

Прочитать Политику

Обучение поискового комитета

3 соображения при создании кадровой модели | Оценка кадровых потребностей системных специалистов в авиации

[M] моделей, например, для укомплектования персоналом [ATSS], могут быть либо моделями распределения, либо моделями достаточности, либо и тем, и другим.Модель распределения направлена ​​на справедливое и эффективное распределение имеющихся ресурсов независимо от их коллективной адекватности, тогда как модель достаточности предназначена для прогнозирования ресурсов, необходимых для поддержания производительности системы на том уровне, который считается приемлемым. Модель достаточности разработать сложнее. Он требует, чтобы организация принимала решения и устанавливала стандарты для приемлемой производительности, а также разрабатывала показатели эффективности, чтобы результаты можно было оценивать по этим стандартам (т.е., это может быть подтверждено эмпирически).

[B] При оценке ресурсов, необходимых для достижения целей политики и безопасности, модель достаточности может быть наиболее точным способом определения кадровых потребностей и поддержки бюджетных запросов на должности [ATSS].

[D] Несмотря на различие между ролями достаточности и распределения, мы считаем, что кадровая модель [ATSS] должна выполнять обе функции. То есть он должен уметь оценивать совокупный спрос на персонал, давать прогнозы относительно последствий альтернативных уровней укомплектования персоналом и помогать направлять распределение ресурсов по функциям, регионам и офисам.(Национальный исследовательский совет, 2006: 32, 39, 40)

Рассмотрите основные особенности моделируемой ситуации

«Чем точнее модель отражает основные черты своего реального аналога, тем лучше она может выполнять свои функции» (Национальный исследовательский совет, 2006: 30). Ярким примером, который используется в других органах правительства, в ВВС США, является модель, используемая для понимания, прогнозирования, составления бюджета и распределения персонала для обслуживания самолетов.Математические представления процессов технического обслуживания самолетов, ремонтных сетей и частоты отказов компонентов позволяют аналитикам изучать огромные объемы данных и применять эти данные для прогнозирования с разумной точностью, например, количества обслуживающего персонала ВВС, необходимого для обслуживания и поддержки крыла самолета. истребитель, чтобы обеспечить заданную желаемую скорость генерации вылетов. Эта способность прогнозирования, конечно, ограничена доступом к необходимым данным и изменениями в системе, которые требуют обновления в модели.Модели обычно представляют взаимосвязь переменных с помощью алгоритмов и уравнений, которые могут различаться по сложности и формализации. 16 Оценка кадровых потребностей СВВТ потребует вычислительных мощностей и методов, которые могут уловить сложность требований к работе и произвести общесистемные оценки.

Определите, должна ли модель быть описательной или прогнозирующей

Отчет о штатах инспекторов по безопасности полетов за 2006 год содержит хорошее объяснение того, должна ли модель быть описательной или прогнозирующей.Этот отчет цитируется здесь с дополнительными формулировками для разъяснения и применения к персоналу СВВТ:

Модели

[M] обычно характеризуются как описательные или прогнозирующие. Описательные модели обычно документируют структуру и процессы системы, но они не добавляют вычислительный компонент, позволяющий прогнозировать поведение системы как функцию проектирования системы. Схема информационных потоков для бизнес-процесса – это пример простой описательной модели. [Он показывает] шаги, решения и выходы процесса, но сам по себе не дает представления о возможностях или пропускной способности системы.Прогностические модели (например, модель [обслуживающего персонала]) включают такой компонент; следовательно, они позволяют предсказывать. В этом проекте мы сосредоточились на прогнозных моделях, потому что наша задача состоит в том, чтобы сформулировать методы для определения подходящего количества и типов [специалистов по системам воздушного транспорта] в зависимости от факторов, определяющих спрос на их услуги. Если кадровая модель не может с некоторой степенью точности предсказать, насколько хорошо система [технического обслуживания и обслуживания] будет работать с учетом структуры потребностей, было бы невозможно оценить соответствующие уровни кадрового состава [объективно].(Национальный исследовательский совет, 2006: 30)

Определите, должна ли модель содержать стохастические или детерминированные элементы

Модели также могут быть стохастическими или детерминированными. 17 В отчете за 2006 год подробно рассматривается этот вопрос.

Стохастические модели, важной формой которых является имитационная модель Монте-Карло, пытаются учесть непредсказуемые элементы поведения системы, в то время как детерминированные модели этого не делают.Например, [частота ремонта и время, необходимое для каждого ремонта различных подсистем национального воздушного пространства] не могут быть предсказаны со 100-процентной точностью даже при оптимальных обстоятельствах из-за неизвестных факторов. (Национальный исследовательский совет, 2006: 30-31)

Почти каждая система имеет некоторые элементы неопределенности, поэтому вопрос не в том, существует ли изменчивость, а в том, насколько она важна для поведения системы, которое модель предназначена для прогнозирования. Если игнорирование изменчивой природы системы может привести к неточным прогнозам или, что не менее важно, неспособности распознать потенциальные кадровые риски, тогда следует [рассмотреть] методы стохастического моделирования.Однако, если изменчивость вряд ли [существенно] повлияет на предсказания модели или изменчивость мала и не важна, детерминированной модели – той, которая [минимизирует обработку] стохастических свойств системы, – должно быть достаточно. (Национальный исследовательский совет, 2006: 31)

Эти непредсказуемые элементы включают в себя множество факторов, таких как надежность отдельных компонентов в каждом устройстве, болезнь сотрудников, погодные условия, коррозия и простота доступа, влияющие на время, необходимое для выполнения задач.Отказы оборудования по своей природе являются стохастическими. Штатное расписание, необходимое «в среднем», может значительно отличаться от необходимого при множественных сбоях. Стохастическая модель дает представление о рисках, связанных с маловероятными событиями, которые могут иметь значительные последствия и потенциально высокие затраты.

Детерминированный подход к моделированию обычно дает те же результаты для FTE, которые необходимы, когда используются одни и те же коэффициенты или количество работ, потому что вероятность или вариация либо не учитываются, либо удаляются намеренно за счет использования усредненного времени обработки.Детерминированный подход может включать множество входных переменных, но простыми словами может быть представлен в виде уравнения, в котором требование FTE y является функцией нескольких входов x 1 , x 2 , , x n . Потенциальный риск детерминированных моделей заключается в том, что они прогнозируют потребность в персонале на основе средних значений (т. Е. Средних условий), а не признают, что потребность в персонале за смену может быть значительно больше (или меньше), чем средние значения из-за случайных факторов, таких как множественные отказы. .

__________________

17 Детерминированная модель – это функция нескольких входных данных, таких как тип оборудования и характер выполняемой задачи. Ло и Келтон (2000) предоставляют основы того, как решать многие случайные ситуации и включать их в практические модели.

Как сообщить об организационных изменениях: 4 шага

Изменения могут быть трудными. Вы можете испытать это, пытаясь избавиться от вредной привычки или начать новую.Изменение своего поведения или распорядка часто требует дополнительных усилий – по крайней мере, на первых порах. Организационные изменения, такие как слияния и поглощения, реструктуризация и корректировка организационных процессов, ничем не отличаются.

Неудивительно, что многие попытки организационных изменений терпят неудачу. Вы не только пытаетесь развить свои собственные подходы и привычки, но и убеждать других изменить свои собственные. Отсутствие навыков управления изменениями может затруднить реализацию организационных инициатив, поэтому важно, чтобы менеджеры развили компетенции, необходимые для ведения своих команд через периоды трансформации.

Фактически, исследование Gartner показывает, что только 34% всех инициатив по изменениям, проводимых предприятиями, заканчиваются явным успехом. С другой стороны, 16 процентов дают смешанные результаты, что равносильно провалу 50 процентов всех инициатив по изменениям.

Сообщение об изменении

Учитывая, что организационные изменения часто трудно осуществить, важно учитывать управленческие навыки, необходимые для достижения успеха. В частности, эффективная коммуникация играет жизненно важную роль в обеспечении возможности организационных изменений.

При сообщении об изменении необходимо ответить на два вопроса:

  1. Есть ли у наших сотрудников мотивация к изменениям?
  2. Обладают ли наши сотрудники способностью изменять ?

Обе эти части невероятно важны. Одно без другого может поставить под угрозу попытки организационных изменений. Сообщая об изменениях, вы должны сосредоточиться на повышении мотивации и способности компании адаптироваться.

Связано: 5 советов по управлению изменениями на рабочем месте

Вот четыре совета, которые помогут вам создать успешную коммуникационную стратегию изменений.

4 шага к информированию об организационных изменениях

1. Поделитесь своим видением

Одна из лучших вещей, которые вы можете сделать, сообщая об изменениях, – это поделиться видением того, как организация может получить выгоду от перехода. Люди должны знать, что изменение идет на пользу и им, и компании в целом. Чтобы сформировать это видение, нужно ответить на следующие вопросы:

  • Как будет работать организация после внесения изменений?
  • Что испытают сотрудники в результате необходимых переходов?
  • Будет ли ощутимый результат? Как будут выглядеть эти результаты?
  • Будет ли чувство выполненного долга? На что это будет похоже?
  • Какими будут награды как для отдельных лиц, так и для вашей организации в целом?

Сделайте ответы на эти вопросы центральным элементом вашего обмена информацией.

Отвечая на эти вопросы, сотрудники лучше поймут, почему организационные изменения неизбежны, что имеет решающее значение для успеха. Разъяснение мотивов организационных изменений помогает членам команды достичь взаимопонимания, позволяя каждому работать над одним общим видением.

Прямо сейчас, например, предприятия по всему миру борются с проблемами, вызванными коронавирусом (COVID-19) и временно застопорившейся экономикой. Чтобы пережить это внезапное нарушение нормальной работы, многие компании были вынуждены предпринять быстрые инициативы по организационным изменениям, например, перейти на удаленную работу.Фирмы, которые успешно адаптировались, проявили прозрачность в своих усилиях и передали сотрудникам четкое видение, вокруг которого они должны сплотиться.

2. Расскажите историю

Видение – где вы хотите быть как организация – является частью более широкой истории, в которой участвуете вы и ваш бизнес. Рассказ истории позволяет каждому представить себе, где должна быть компания, а также где она находится в настоящее время и как к ней перейти.

Возьмем, к примеру, компанию Scandinavian Airlines, описанную профессором Кристофером Бартлеттом из дела Гарвардской школы бизнеса.Scandinavian Airlines потребовалось провести организационные изменения в начале 1980-х годов. Авиационная отрасль переживала тяжелые времена. Компания теряла 20 миллионов долларов. Рынок был в застое.

Благодаря усилиям по изменениям компания не только достигла своей цели по увеличению прибыли на 25 миллионов долларов в первый год; Скандинавские авиалинии увеличили их на 80 миллионов долларов. Через пару лет журнал Fortune назвал ее лучшей авиакомпанией для деловых путешественников. Сотрудники согласились с изменениями, и это имело значение.Как Скандинавские авиалинии это сделали?

Все 20 000 ее сотрудников получили краткое руководство с описанием изменений, в котором основное внимание уделялось подгруппе клиентов – бизнес-флаеру – чтобы изменить положение компании. Это было не типичное корпоративное общение. Буклет, озаглавленный «Давай туда и в бой», включал характеристики самолетов, мультфильмы и крупный шрифт, подчеркивающий, где находится компания и каково ее видение того, где она хочет быть.В нем рассказывалось, как «грозовые тучи» и «плохая погода» ударили по бизнесу и как ему пришлось столкнуться с проблемами в достижении прибыльности. Он описал свою конкуренцию и то, как сотрудники могут помочь ей оставаться конкурентоспособной.

Ваша стратегия может не включать в себя карикатуры и крупный текст, как Scandinavian Airlines, но рассказ о вашей инициативе по изменениям может оказать сильное влияние на освещение вашего видения.

Возвращаясь к примеру с COVID-19, вы можете позиционировать свою историю организационных изменений как героическую сказку.Социальное дистанцирование – это непосредственная угроза для вашего бизнеса, и вы должны противостоять ей как организации. Это будет нелегко, но у вас есть план, включающий X, Y и Z. Такое сообщение об изменениях может развеять некоторые страхи и неуверенность, которые могут испытывать ваши сотрудники, и одновременно сплотить их вокруг общих целей.

3. Сделайте тех, кто в вашей организации, героями

Сосредоточена ли ваша стратегия коммуникации при изменениях на том, чтобы сообщать членам вашей организации, что им делать и что им нужно изменить? Или это вдохновляет и позволяет им также быть агентами перемен?

В книге Winning ‘Em Over автор Джей Конгер делится с сотрудниками посланием Scandinavian Airlines:

«Мы должны бороться в условиях стагнации рынка.Мы должны бороться с конкурентами, которые более эффективны, чем мы. И кто, по крайней мере, так же хорош, как мы, в поиске лучших предложений. Мы можем сделать это. Но только если мы будем готовы к битве. Бок о бок. Мы все вместе ».

Каждый сотрудник получил справочник Scandinavian Airlines. Каждый смог понять, куда компания хочет пойти и какую роль она играет. Рассказ истории, в которой сотрудники были не только участниками этого изменения, но и могли быть героями в этой истории, стал сплоченным кличем, который позволил им стоять бок о бок в качестве активных участников инициативы изменений.

Что вы можете сделать, чтобы люди в вашей организации стали активными участниками ваших усилий по изменению? Как вы можете заставить их почувствовать, что изменение организации сделает их героями, а не жертвой?

Связано: 9 ошибок, которых следует избегать как начинающий менеджер

Еще раз рассмотрим сценарий организационных изменений, спровоцированный коронавирусом. Вы поделились своим видением перемен и рассказали историю о том, как вы собираетесь достичь своих целей.Сделав своих сотрудников героями истории изменений и объяснив конкретные роли, которые играет каждый человек, вы можете дать им возможность проявить свободу воли, помогая организации в достижении ее целей.

4. Нарисуйте путь

Оборудуйте сотрудников вашей организации, чтобы они стали лидерами в вашей коммуникации изменений. Как только вы достигнете общего видения, которое, по мнению ваших сотрудников, полезно для компании, ваша роль – указать путь, который приведет их к этому.

По данным Гарвардской школы бизнеса профессора Цедала Нили, это становится все более очевидным в Rakuten, крупнейшем онлайн-магазине Японии.Генеральный директор Rakuten Хироши Микитани хотел изменить сам язык организации. Вместо того, чтобы большинство сотрудников его компании говорили на родном японском языке, он хотел, чтобы его 7100 сотрудников в Токио перешли к ведению бизнеса на английском языке.

Это изменение было сделано для поддержки усилий компании стать номером один в сфере интернет-услуг во всем мире. Через два года Микитани ожидал, что его сотрудники будут хорошо владеть английским языком. Однако, поскольку до его инициативы по изменениям оставалось всего несколько месяцев, опросы показали, что большой процент сотрудников, особенно носителей японского языка, чувствовал себя напуганным, разочарованным, нервным и даже подавленным этой инициативой.

Связано: 3 Групповые методы принятия решений для достижения успеха

Сотрудники Rakuten не восприняли изменение как нечто положительное для себя лично. Возможно, они считали, что это хорошо для компании, а возможно, и для них, но они столкнулись с проблемами и разочаровались. Если бы вы были на месте Микитани, что бы вы делали?

Как руководитель, вам не нужны перемены, чтобы приносить пользу своим сотрудникам на каждом этапе пути.Некоторые изменения будут изнурительно трудными. Это потребует преодоления крутых подъемов и, для некоторых, большей работы, чем раньше. Что вы можете сделать, чтобы они могли продолжать идти по этому пути?

Несмотря на то, что инициатива Rakuten по первоначальным изменениям была ясна, требовалось дополнительное общение, которое помогло бы сотрудникам наметить путь. Компания Rakuten финансировала программы изучения языков, сообщая сотрудникам, что компания готова помочь им. Им не пришлось бы вносить изменения в одиночку.Действия, как и слова, были мощными инструментами.

В случае перехода на удаленную работу для борьбы с угрозами коронавируса ваши сотрудники, вероятно, поймут, что компании важно выжить. Они знают, что они должны сыграть свою роль в успехе инициативы и есть четкий путь вперед. Но это не меняет того, что для многих это совершенно новый способ работы, который сопряжен с проблемами. Помимо информирования об инициативе первоначального изменения, важно дать понять вашим сотрудникам, что есть ресурсы, которые помогут им перейти, чтобы они не чувствовали себя подавленными или парализованными в бездействии.

После первоначального изменения: продолжайте общаться

Сообщение об изменениях – это не разовое усилие. Будьте готовы к общению не один раз, а снова и снова на протяжении всего процесса изменения. Переформулируйте видение, перескажите историю, дайте возможность вашим сотрудникам действовать как герои, а также наметьте и измените путь, когда возникают трудности. Ваша организация будет более мотивирована и оснащена, чтобы сделать эти изменения вместе с вами.

Возможна смена.Каждый день люди вносят реальные изменения. Организации меняют направление и в результате становятся все более успешными. Ваша коммуникационная стратегия может сыграть важную роль в обеспечении трансформации и долгосрочного воздействия.

Если вы хотите улучшить свои способности к управлению организационными изменениями, зачисление на онлайн-курс управления, такой как Management Essentials, может подготовить вас к решению любой переходной задачи, которая встречается на вашем пути.