Однако это является лишь косвенным указанием. Прямого приказа либо распоряжения на этот счет не имеется. Но при проверках контролирующих органов журналы такого типа лучше предъявлять. Кроме того, его наличие:

• Позволяет доказать само существование того или иного приказа. Данная возможность очень упрощает жизнь при возникновении судебных разбирательств. Сам факт наличия записи указывает на существование документа.
• Позволяет ориентироваться в приказах по основной деятельности, быстро находить и ссылаться на необходимый.
• Значительно упрощает документооборот организации в целом, позволяет классифицировать приказы.

Функционал

К приказам по основной деятельности имеют отношение:

• Документы о назначении руководителя на свою должность.
• Бумаги о создании филиала, подразделения организации.
• Документы относительно формирования штатного расписания.
• Документы о трудовом распорядке.
• Документы о соблюдении коммерческой тайны и пр.

Стоит отметить, что назначения руководителя и его заместителей относятся к приказам по основной деятельности, тогда как распоряжения о назначении других сотрудников относятся к приказам по личному составу.

Здесь нет никакой дискриминации. Просто руководители, по своей сути, обычно обладают гораздо более широкими полномочиями. Юридическая тонкость состоит в том, что их назначение либо увольнение в конечном итоге влияет на всю организацию в целом. Поэтому в журнале приказов по основной деятельности и регистрируются приказы о назначении управленческого звена компании.

Помимо этого, в журнал могут заноситься другие приказы, которые проходят по:

• Хозяйственной деятельности компании.
• Установлению порядка отчетности. Как налоговой, так и других видов.
• Планированию, общему выстраиванию стратегии поведения организации в конкретной сфере и пр.

Практика показала, что в журнал регистрации приказов по основной деятельности очень удобно заносить все приказы с постоянным сроком хранения, если это не противоречит общей направленности регистрируемой документации.

Элементы

Журнал должен иметь обложку и вложенные в нее страницы. На обложке обычно располагаются:

• Наименование документа.
• Наименование организации, сотрудники которой его ведут.
• Если есть, то наименование структурного подразделения.
• Номер дела по номенклатуре и номер тома.
• Виза руководителя, количество заполненных листов (эта информация должна появляться при окончании).
• Дата начала и дата окончания. Первая графа обязательна для заполнения. Во вторую информация бывает проставлена только после регистрации последнего приказа.

Обложка может быть напечатана на обычном формате А4, но удобнее производить печать на плотной бумаге и прошивать. Так листы журнала будут надежно закреплены, их будет удобнее заполнять.

Вложенные страницы содержат две таблицы.

1. Первая таблица описывает ответственных за ведение журнала лиц.
2. Вторая создана для подробного перечня приказов по основной деятельности.

Графы обеих следует заполнять. Они включают:

• Порядковые номера регистрируемых документов.
• Даты издания. Здесь важно соблюдать хронологию.
• Номера приказов по основной деятельности.
• Название. Они могут повторяться. Главное, чтобы номера и даты были разные.
• Краткое содержание регистрируемого документа. Достаточно одного-двух предложений.
• ФИО и табельные номера (при наличии) фигурирующих в приказе лиц (те, на которых регистрируемая бумага распространяется).

Нигде нет унифицированной формы журнала, так что каждая организация вправе формировать собственный бланк и образец. У некоторых вообще нет страницы ответственных за заполнение лиц. У других – в основную таблицу добавлены столбцы подписей ответственных за доставку. Это вопрос удобства.

Важно: располагать информацию о приказах и складывать их листы в дело нужно строго в хронологическом порядке. Только так можно будет быстро найти запрашиваемый документ. Для той же цели используется нумерация.

Возможно ли вести электронный журнал

В электронном виде этот журнал вести можно. Однако здесь есть нюансы:

• Если есть бумажный и электронный варианты бумаги и в них есть расхождения, то предпочтение отдается печатному. Таковы негласные правила проводимых проверок.
• Электронная версия не всегда может быть доступна для использования. Виной тому обновления, компьютерные вирусы, зависания. Все эти минусы техники проявляются в самый неподходящий момент. Так что бумажную версию необходимо иметь в страховочных целях. Бывают случаи, когда при обновлении той или иной программы полностью утрачивается введенная ранее информация.

Конечно, при ошибках, помарках, опечатках журнал приказов по основной деятельности придется перепечатывать и заново заверять подписями.

Если после закрытия журнала (при окончании года) в напечатанном бланке остаются пустые строки, то их необходимо перечеркнуть. В конце от руки записывается количество заполненных листов.

Срок хранения

Документация такого вида имеет постоянный срок хранения. В организации всегда должен присутствовать и вестись журнал регистрации приказов по основной деятельности, иначе она не имеет права осуществлять какую-либо работу.

В некоторых случаях такие журналы передаются в государственный архив для использования их в качестве справочного материала.

assistentus.ru

Ведение книги регистрации приказов – стоит или нет?

Книга регистрации приказов, также известная как журнал регистрации приказов, – это один из дискуссионных моментов в делопроизводстве. Многие не считают нужным заниматься дополнительной бумажной работой.

Давайте подробнее рассмотрим вопрос целесообразности и методики ведения книги регистрации приказов.

Что такое книга регистрации приказов? Для чего она нужна?

Нормативными актами делопроизводства установлен порядок обязательной регистрации документов, которые требуют ответа, исполнения, или используются в справочных целях. То есть, например, приказ вступает в силу только с момента его подписания и регистрации. Соответственно, книга регистрации приказов – это книга, в которой регистрируются и фиксируются все делопроизводственные массивы. Книги регистрации приказов служат для:

• Учета наличия и движения документов;
• Придания юридической силы документам;
• Организации и систематизации документооборота на предприятии;

Книга подтверждает наличие документа и дату его фиксирования, что облегчает, к примеру, нахождение некого акта, который был принят 2 года назад, и любые другие работы с архивом. Соответственно, можно сделать вывод, что трудозатраты по ведению книг учета меньше, чем польза от них.

Как вести книгу регистрации приказов?

Стоит отметить тот факт, что формы ведения утверждены только для некоторых видов книг учета, в остальных случаях ведение книги может регулироваться нормативными актами организации. Отсюда можно сделать вывод, что кроме случаев уже установленных форм книг регистрации, делопроизводитель может разработать и нормировать удобный в конкретном случае формат. Давайте рассмотрим некоторые моменты по систематизации книг регистрации.

• Стоит разбить книги регистрации приказов на отдельные регистрационные массивы по сроку хранения. Например, приказы по личному составу делятся по сроку хранения на приказы, хранящиеся 75 лет, и приказы, хранящиеся 5 лет. Соответственно, удобнее будет вести два журнала приказов по личному составу.
• Книги должны быть в твердой обложке для надежности хранения.
• Книги должны иметь клеевый переплет, необходимый для возможности доказательства документального факта, например, в суде, а также невозможности извлечения или более позднего добавления листа.
• Страницы должны быть пронумерованы от начала до конца, быть прошиты и скреплены печатью организации и руководителя.
• На обложке книги следует написать название организации и самой книги, а также даты начала и окончания заполнения. Книги ведутся до полного заполнения.
• Книги должны иметь заверительную запись. Она включает в себя название книги, количество пронумерованных страниц (прописью), дату и так же подпись с расшифровкой руководителя. Заверительная запись размещается на задней обложке книги снаружи или внутри.
• Документы стоит регистрировать только один раз. Однократная регистрация позволяет проконтролировать исполнение документа и избежать путаницы при хранении.
• Документы стоит регистрировать в день их поступления, или в случае с внутренними и исходящими документами, в день подписания.
• Документы стоит нумеровать от единицы по возрастанию в пределах одного календарного года. То есть по завершению года стоит начинать новую нумерацию с единицы.

Мы надеемся, что представленный материал оказался полезным для Вас, и Вы можете систематизировать и оптимизировать свое делопроизводство, избежав ненужных хлопот при больших оборотах информации. В случае, если у Вас возникли дополнительные вопросы, Вы можете проконсультироваться у специалиста.

biznes-zakon.ru

Шпаргалка делопроизводителя : Регистрация приказов

Если приказ подписан, его нужно ввести в действие и придать ему юридическую значимость. Это делается с помощью его регистрации, после присвоения ему номера и даты.

Приказ может регистрироваться в журнале регистрации приказов или только в системе электронного документооборота. Журнал регистрации приказов может быть бумажным или электронным. Часто в организациях, где приказы регистрируются в электронном виде или СЭД, регистрация дублируется и в бумажном журнале. Эта двойная работа делается для надежности, хотя совсем необязательна. Форма журнала не закреплена в нормативных документах, поэтому можно разработать свою и закрепить в Инструкции по делопроизводству.

Образец журнала регистрации приказов

01-номер отдела

01-номер дела

12-порядковый номер приказа

В соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения каждый вид приказа имеет разные сроки хранения (по основной деятельности — постоянно, по личному составу — 75 лет, по административно-хозяйственным вопросам — 5 лет, поэтому их помещают в разные дела. Соответственно регистрируются эти виды приказов также в разных журналах. Приказы по личному составу должны регистрироваться в отделе кадров.

Как оформить приказ>>

Основные правила регистрации приказов:

1. Приказ регистрируется в день его подписания. В крайнем случае — на следующий день.

2. Приказы по основной и административно-хозяйственной деятельности регистрирует служба делопроизводства.

3. Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно.

4. Перед регистрацией нужно проверить: есть ли подпись руководителя, собраны все визы согласования, правильно ли оформлен приказ.

5. Нумерацию в бумажном журнале регистрации приказов нужно вести шариковой ручкой одного цвета.

Порядок согласования приказов>>

Регистрация приказов должна производиться в тот же день, но часто бывает, что приказ просят зарегистрировать задним числом. Делать это не положено, но иногда приходится идти на уступки. Например, оставлять резервные номера, точно зная, что они будут заполнены. Или, если вам приносят регистрировать приказ первым в этот день, то не будет страшно, если его зарегистрировать вчерашним днем.

Проверяйте, чтобы все графы в журнале регистрации были заполнены, пустых номеров не оставалось, приказы в деле соответствовали количеству, номеру, порядку приказов в журнале. Эти несоответствия пишутся в нарушения при проверках.

Срок хранения журнала регистрации приказов по основной деятельности — постоянно.

Срок хранения журнала регистрации приказов по личному составу — 75 лет.

Срок хранения журнала регистрации приказов по административно-хозяйственной деятельности — 5 лет.

Образец приказа>>

Образец распоряжения>>

Как правильно сделать выписку из приказа>>

www.docdelo.ru

Согласование и регистрация приказов | Делопроизводство

Правила оформления приказов по основной деятельности смотрите в предыдущей статье.
Сейчас в продолжение темы давайте рассмотрим правила согласования приказов и проведение регистрации приказов.

Согласование приказа

Будет очень хорошо, если порядок согласования приказов прописан в инструкции по делопроизводству организации. Необходимо обязательно проводить согласование приказов с проставлением виз.

Проект приказа по основной деятельности должны визировать, как правило, заместитель руководителя, отвечающий за соответствующее направление деятельности организации, и начальники отделов:

• кто готовит приказ,
• кому даются поручения – еще на стадии подготовки надо заложить рациональную систему исполнения с реалистичным сроком, чтобы в дальнейшем не вносить изменения,
• юридической службы,
• службы делопроизводства – визирует в последнюю очередь, чтобы проверить правильность оформления приказа,
• главный бухгалтер – приказы по финансовым вопросам,
• прочие заинтересованные – если необходимо.

Визы можно проставлять на обороте последнего листа приказа или на листе согласования. Виза обязательно должна содержать расшифровку должности, фамилию с инициалами и дату (про дату не забывать).

Лучше предпочесть последний вариант согласования – на отдельном листе. Когда приходится приказ переделывать, то визы не всегда надо повторно собирать. В нашей организации, например, визирующие очень любят добавлять какую-нибудь мелочь от себя. Пустячок, а им приятно, но только приказ-то надо распечатывать заново.

Итак, проект приказа может визироваться с отметкой «с замечаниями». Эти самые замечания оформляются на отдельном листе в произвольной форме. И они должны учитываться при доработке проекта приказа.

В случае наличия замечаний принципиального характера, проект приказа необходимо перепечатать и согласовать вновь (собрать все подписи заново). Так что стоит подумать какую визу труднее всего получить и начинать согласование с этого человека.

Если присутствуют замечания только редакционного характера, то проект приказа переоформляют, но визы согласования не проставляют повторно.

После получения всех необходимых виз на отдельном листе согласования, на обратной (чистой) его стороне распечатывается последняя (или единственная) страница приказа. Смысл в том, чтобы подписи согласования оказались на обороте приказа после удовлетворения всех пожеланий. Так поступают в федеральных органах власти, у них там очень много визирующих. И таким образом они уменьшают вероятность повторного визирования в процессе согласования в случае переоформления приказа (иногда неоднократного).

Когда согласование приказа завершено – время его подписывать.

Приказы по основной деятельности должен подписывать только руководитель организации. Либо лицо, которому официально предоставлено такое право, например, приказом о распределении полномочий (или допускается отдельным приказом), зафиксировано в должностной инструкции. В случае его временного отсутствия (отпуск, командировка и т.д.) подписывать приказы имеет право исполняющий обязанности руководителя. Кто будет исполнять обязанности руководителя надо закрепить в приказе по основной деятельности – один раз на все случаи жизни, либо издавать каждый раз новый приказ в случае отсутствия руководителя.

После подписания приказа в него нельзя вносить какие-либо изменения. Хотя в нашей организации иногда (действительно очень редко) переделывали приказ задним числом.

Регистрация приказов

Только после подписания приказы регистрируются (принято в этот же день) службой делопроизводства по порядку номеров с указанием даты. Каждый год нумерация опять начинается с единицы, хотя сам журнал регистрации приказов может вестись несколько лет.

Это важно: регистрация приказов по основной деятельности осуществляется отдельно от распоряжений, а также отдельно от приказов по административно-хозяйственным вопросам и по личному составу. В основном это обусловлено различными сроками хранения.

Приказы по основной деятельности имеют постоянный срок хранения. В организациях, которые не будут передавать свои документы на государственное хранение – подразумевается до ликвидации. Остальные перечисленные категории приказов имеют временные сроки хранения – 5 лет или 75 лет в зависимости от их вида. Сейчас не будем об этом подробно.

Регистрацию приказов можно проводить в электронном виде. Этой же цели может служить журнал регистрации приказов – образец его приведен ниже. Если нравится, то назовите книга регистрации приказов. В двух последних случаях имеется в виду регистрация на бумажных носителях.

База данных регистрации приказов по основной деятельности имеет постоянный срок хранения вне зависимости от выбранного названия. Выберите естественно что-то одно. Если регистрация ведется в электронной базе, то вовсе не обязательно (даже и не нужно) ее дублировать на бумаге.

Не существует единого образца журнала регистрации приказов, сама форма не регламентируется никакими нормативно-методическими документами. Поэтому допускается добавить нужные графы или убрать, по вашему мнению, лишние.

Вы можете принять за основу этот образец журнала регистрации приказов.doc
 

 
Часто в организации возникают вопросы, что делать, если необходимо приказ зарегистрировать задним числом. Понятно, что не положено, но если очень нужно… Можно попробовать оставлять пустые резервные номера в разумных пределах. Но учитывайте, что пропущенные номера в журнале регистрации приказов не есть хорошо.

Иногда регистрируют приказ под уже существующим номером с добавлением литеры (выглядит № 5а). Двойные номера в журнале регистрации приказов тоже не есть хорошо. В общем, существует маленький простор для маневра.

Конец краткого ликбеза на данную тему. Если будут вопросы по порядку согласования или регистрации приказов, то задавайте в комментариях.

Евгения Полоса

*** Если вы привыкли делать покупки в Интернете (приобретаете одежду, телефоны, услуги, бронируете отели и др.), то вы можете вернуть часть своих денег, например, при помощи данного СЕРВИСА. У меня это работает.

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Еще интересное по теме:

К записи 262 комментария

delo-ved.ru

Журнал учета приказов: особенности создания и заполнения

Журнал учета приказов – реестр, позволяющий вести учет приказов разных видов. В статье рассказывается, на что обратить внимание при создании и заполнении данного журнала.

Из статьи вы узнаете:

Какова цель создания журнала учета приказов

Журнал учета приказов по личному составу можно взять в качестве образца для рассмотрения особенностей создания и заполнения любого учетного документа, поскольку основные моменты ведения таких документов являются общими.

Учет кадровой документации, а именной к ней относятся приказы по личному составу, регламентируется ст. 358 Постановления Росархива от 06.09.2000 г.

Согласно этому документу учет приказов по личному составу рекомендуется производить отдельно ото всех других деловых бумаг вашей организации.

Что это означает на практике?

На практике это значит, что как и для других приказов (по основной деятельности и административно-хозяйственным вопросам) для учета приказов по личному составу должен быть создан отдельный Журнал учета.

Специальной формы книги, закрепленной на уровне законодательства, не существует. В 2018 году введение такой формы не предполагается, т.е. она по-прежнему остается свободной.

Другими словами, отдел ДОУ фирмы может создать журнал в таком виде, какой посчитает целесообразным для нужд своего предприятия. Разработка и внедрение в документооборот данной учетной формы утверждается локальным нормативным актом организации.

В отличие от формы книги учета, которая может быть произвольной, срок хранения данного учетного документа не может быть установлен самостоятельно. Такое положение объясняется тем, что срок хранения приказов строго регламентирован законом, а от этих сроков зависит и срок хранения учетных книг.

Сроки хранения распорядительных актов могут быть различными: от 5 лет до 75. Соответственно и различными будут сроки хранения учетной документации. Опытные сотрудники отдела ДОУ знают, что наиболее удобной формой ведения учета распорядительных актов является создание нескольких книг, каждая из которых соответсвует конкретному сроку хранения. Рекомендуем вам поступить так же. Это позволит избежать путаницы при передаче учетных книг на архивное хранение или подготовке к их уничтожению.

Читайте по теме в электронном журнале

Таким образом, у вам будет, как минимум две учетных книги:

Книга длительного срока хранения (75 лет). Здесь будет вестись учет распорядительных актов, связанных с зачислением на работу, перемещением, увольнением и т.д. Приказы об изменении квалификации, аттестации, награждении, премировании и т.д. также будут регистрироваться в данной учетной форме. Сюда же попадут акты, связанные с начислением разного рода компенсационных выплат, предоставлением специальных отпусков (за свой счет, по уходу за ребенком), распоряжения о командировках различного типа (длительных, зарубежных и внутренних, для работников с вредными и опасными условиями труда).

Книга со сроком хранения 5 лет. Здесь будут учитываться приказы о разного рода дисциплинарных взысканиях, ежегодных и учебных отпусках, дежурствах и краткосрочных командировках.

Если вы ведете делопроизводство крупной компании, то имеет смысл еще более диверсифицировать систему учета и завести не две, а более книг – каждая будет коррелировать с конкретным сроком хранения постановлений – 5, 10 и т.д. лет.

Читайте также:

Как правильно заполняется журнал учета приказов

Выше говорилось, что создание и заполнение книги учета ведется в свободной форме. Данное положение требует некоторого уточнения. Существуют базовые параметры всей учетной документации, соблюдение которых поможет вам избежать лишних вопросов и замечаний со стороны проверяющих органов.

Например, это касается оформления обложки. Естественно, что она должна содержать даты создания и завершения книги. Кроме того, на обложке нужно проставить индекс учетного документа. Он должен соответствовать утвержденной в организации номенклатуре дел.

Еще один базовый элемент учетных документов – сведения о лице, отвечающем за их заполнение.

Справка

Данные сведения можно сообщить тремя способами:

1. Способ первый – на титульном листе или на его оборотной стороне.
2. Способ второй – на последней странице учетной книги.
3. Способ третий – в нижней части каждой страницы.

В настоящее время страницы документа создаются в текстовых редакторах на компьютере, поэтому достаточно просто указать сведения об ответственном лице в нижнем колонтитуле страницы.

Образец журнала учета приказов представлен ниже:

Журнал учета приказов является документом строгой отчетности. Для всех деловых бумаг данной категории предусмотрены специальные правила оформления, исключающие возможность физического удаления, перемещения или добавления листов.

К таким мерам защиты относятся нумерация листов и специальная прошивка.

Справка

Стандартная процедура, использующаяся наиболее часто, заключается в следующем:

1. Дыроколом (шилом) проделываются три отверстия.
    
2. Отверстия должны быть расположены слева, на полях журнала, приблизительно посередине.
    
3. Нить (шнур) вводится в крайние отверстия со стороны задней обложки журнала  и продевается вперёд, на его лицевую сторону.
    
4. Спереди края нити вытягиваются до предела и выравниваются.
    
5. Оба края одновременно вводятся в отверстие посередине и вытягиваются назад. Если нить недостаточно прочная – процедура повторяется несколько раз.
    
6. Края нити завязываются в узел по задней стенке журнала, захватывая центральную нить, проходящую между крайними отверстиями.

Следущий этап обеспечения соответствующей защиты – скрепление шнуровки мастичной или сургучной печатью и заверение книги подписью генерального директора или заместителя директора по персоналу.

Иногда печать заменяют наклейкой с оттиском основной печати фирмы или печати отдела кадров.

Заверительная запись, приведенная ниже, размещается на последней странице журнал (если выбран вариант зашиты с наклейкой):

Руководитель отдела кадров на регулярной основе осуществляет проверку актуальности и корректности данных, вносимых в книгу учета. Частота таких инспекций должна быть утверждена соответствующим локальным нормативным актом предприятия.

Ответственность за хранение книги лежит на сотруднике, который осуществляет его ведение и заполнение.

Когда журнал завершен, об этом делается специальная пометка на его титульном листе.

Скачать образец журнала регистрации приказов и получить информацию о ведении журнала учета спирта по приказу 378  можно в статье по ссылке.

Каковы особенности учета приказов

Несмотря на то, что форма ведения и заполнения данного учетного документа может варьироваться от предприятия к предприятию, многолетняя практика работы многих отделов ДОУ показала что, придерживаясь стандартной процедуры внесения данных, вы сможете избежать путаницы и обеспечить полноту информации.

Приводим типовой алгоритм действий при заполнении книги:

1. Заполняем графу “Номер приказа”. В момент регистрации деловой бумаги ей присваивается уникальный номер, его и вносим в эту графу. Как правило, номер является буквенно-цифровым. Естественно, что каждая фирма может утвердить свой порядок присвоения номеров деловых бумаг
    
2. Во вторую графу журнала вносим наименование приказа.
    
3. В третьей графе ставим дату приказа. Ей считается дата, когда документ был подписан руководителем фирмы.
    
4. В четвертой графе нужно указать разновидность распорядительного акта. Это может быть прием на работу,
   перемещение, перевод, командировка, начисление льгот или компенсаций, предоставление отпуска, награждение, дисциплинарное взыскание, направление на учебу, повышение квалификации, аттестацию.
    
5. Если приказ касается, конкретного работника, то сведения о нем вносим в графы с пятой по восьмую.
    
6. В девятой графе необходимо сообщить краткие сведения о содержании приказа. Как правило, их можно получить из названия распорядительного акта.
    
7. Основание издания приказа. Это та инициирующая бумага, которая стала причиной издания приказа. Это может быть распоряжение директора или заявление сотрудника.

Справка

Подведем итоги:

1. Учет кадровой документации, а именной к ней относятся приказы по личному составу, регламентируется ст. 358 Постановления Росархива от 06.09.2000 г.
    
2. Специальной формы журнала, закрепленной на уровне законодательства, не существует.
    
3. В отличие от формы журнала, которая может быть произвольной, срок хранения данного учетного документа не может быть установлен самостоятельно.
    
4. Существуют базовые параметры всей учетной документации, соблюдение которых поможет вам избежать вопросов и замечаний со стороны проверяющих органов.
    
5. Журнал учета приказов является документом строгой отчетности.
    
6. Руководитель отдела кадров на регулярной основе осуществляет проверку актуальности и корректности данных, вносимых в журнал учета.
    
7. Многолетняя практика работы отделов ДОУ показала, что, придерживаясь стандартной процедуры внесения данных, вы сможете избежать путаницы и обеспечить полноту информации.

Подробнее о журнале учета приказов по личному составу читайте в статье по ссылке.

Читайте также:

www.sekretariat.ru

Образец журнала регистрации приказов по основной деятельности 2018

Для чего нужна книга регистрации приказов

В ней работник кадровой службы предприятия регистрирует внутренние акты — бумаги, которые устанавливают нормы, которые касаются всего персонала (и рядовых сотрудников, и руководство). В этом состоит отличие внутренних документов от актов по личному составу, которые носят персонифицированный характер. В законах РФ ничего не говорится о том, что организации обязаны вести журнал регистрации документации, но практика показывает, что его использование повышает эффективность внутреннего документооборота. Сотрудник кадровой службы фиксирует в журнале все внутренние акты организации по этим направлениям. Когда контролирующие органы проверяют документацию предприятий, в том числе нормативные акты по основной деятельности, он упрощает поиск нужных документов, что экономит время и силы.

Акты по основной деятельности распространяются в бюджетных организациях на следующие области:

1. Хозяйственную сферу.
2. Планирование.
3. Порядок отчетности.

Структура журнала регистрации приказов

Бюджетные организации разрабатывают этот документ самостоятельно. Законом унифицированная форма не предусматривается. У каждого предприятия может быть свой образец журнала регистрации приказов по основной деятельности. В следующих разделах представлен образец книги регистрации приказов по основной деятельности и пример его правильного заполнения.

Обычно он включает следующие структурные подразделы:

• титульный лист;
• раздел с перечнем ответственных за его ведение;
• главный раздел с информацией по регистрации бумаг.

На титульном листе приводят:

• наименование организации;
• наименование документа;
• дату начала и окончания ведения.

В разделе об ответственных лицах фиксируют:

1. ФИО сотрудников, ответственных за ведение книги (начальника отдела кадров, секретаря и т.п.).
2. Полномочия этих сотрудников.
3. Их подписи.
4. Дату ведения документа.

Основной раздел включает:

1. Порядковые номера внутренних актов предприятия.
2. Даты издания актов.
3. Номера распоряжений.
4. Их наименования.
5. Количество листов в каждом из них.
6. ФИО и должности служащих, на которых распространяется действие распоряжения.

Образец журнала учета приказов по основной деятельности

Скачать

Образец заполнения журнала приказов по основной деятельности

Приводим пример заполнения для муниципальной бюджетной организации. Раздел «Примечание» заполняется по желанию сотрудника, ответственного за ведение документа, в примере — секретарь-референт.

Шаг 1. Заполните шапку. Нужно вписать название организации и другие реквизиты.

Шаг 2. Укажите день, когда сделана первая запись. Дату окончания нужно внести в день, когда сделана последняя запись.

Шаг 3. Укажите, кто несет ответственность за заполнение книги.

Шаг 4. Заполните информацию о новом распоряжении. Ответственное лицо при этом — сотрудник, который отвечает за его исполнение, не всегда тот, кто заполняет таблицу. Поле «Примечание» заполнять не обязательно.

Ниже вы можете скачать полностью заполненную книгу.

Скачать

gosuchetnik.ru