Приказ 558 от 25.08.2010 о номенклатуре дел, птуад 2010

МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ

от 25 августа 2010 года № 558

Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения

(с изменениями на 16 февраля 2016 года)

Документ с изменениями, внесенными:
 приказом Минкультуры России от 16 февраля 2016 года № 403

(Официальный интернет-портал правовой информации www.pravo.gov.ru, 17.03.2016, № 0001201603170030).

 В документе учтено:
 решение Верховного Суда Российской Федерации от 4 февраля 2015 года № АКПИ14-1405. 

В соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 4 и частью 3 статьи 6 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации” (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст.4169; 2006, № 50, ст.5280; 2007, № 49, ст.6079; 2008, № 20, ст.2253), а также подпунктом 5.2.9 Положения о Министерстве культуры Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 29.05.2008 № 406 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2008, № 22, ст.2583; № 42, ст.4825; № 46, ст.5337; 2009, № 3, ст.378; № 6, ст.738; № 25, ст.3063),

приказываю:

1. Утвердить прилагаемый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

________________
  Приказ без приложения опубликован в Бюллетене нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2010, № 38. — Прим.ред.

2. Настоящий приказ вступает в силу по истечении десяти дней после дня его официального опубликования.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя Министра А.Е.Бусыгина.

 
Врио Министра

А.Е.Бусыгин

Зарегистрировано
в Министерстве юстиции Российской Федерации
8 сентября 2010 года,
регистрационный № 18380
 
 

Приложение

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения

 (с изменениями на 16 февраля 2016 года)

I. Общие положения

1.1. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее в тексте — Перечень) подготовлен в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации” (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст.4169; 2006, № 50, ст.5280; 2008, № 20, ст.2253), с учетом положений других федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, регламентирующих состав и сроки хранения отдельных видов документов. *1.1)

 

1.2. Перечень включает типовые управленческие архивные документы (далее — документы), образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций (далее в тексте — организации) при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения.
 

1.3. Перечень состоит из 12 разделов:
 
 — раздел 1 включает документы, отражающие распорядительные, организационные функции управления, функции контроля, а также правовое обеспечение управления, организацию документационного обеспечения управления и хранения документов организациями;
 
 — разделы 2-4 включают документы, последовательно раскрывающие планирование, ценообразование, финансирование, кредитование, учет и отчетность;

 
 — раздел 5 содержит документы об организации и осуществлении экономических, научно-технических, культурных и иных связей организаций;
 
 — раздел 6 включает документы об информационном обслуживании деятельности организаций;
 
 — раздел 7 включает документы по организации труда, нормированию труда, тарификации, оплате труда, охране труда;
 
 — раздел 8 содержит документы о работе с кадрами: приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении;
 
 — раздел 9 содержит документы о материально-техническом обеспечении деятельности и организации хранения имущественно-материальных ценностей;
 
 — раздел 10 включает документы по административному и хозяйственному обслуживанию организаций: соблюдению Правил внутреннего распорядка, эксплуатации служебных зданий, транспортному обслуживанию, внутренней связи, обеспечению безопасности организаций;
 
 — раздел 11 содержит документы, отражающие социально-бытовые вопросы, в том числе социальное страхование, жилищно-бытовые вопросы, организацию досуга;
 
 — раздел 12 содержит документы, отражающие организацию деятельности первичных профсоюзных и иных общественных организаций (объединений).
 

Перечень имеет 4 графы.
 
 В графе № 1 Перечня указаны номера статей. Статьям в Перечне присвоена единая сквозная нумерация.
 
 В графе № 2 Перечня приведены виды документов. Перечень не содержит в статьях конкретные наименования документов, а дает обобщенное наименование каждого вида документа. При объединении в одной статье разных видов документов по одному вопросу, имеющих одинаковый срок хранения, используется термин “документы”, а в скобках раскрываются наименования основных видов документов, включенных в статью.
 
 В графе № 3 Перечня указаны сроки хранения документов на бумажных и электронных носителях, исчисление которых производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

 
 В графе № 4 Перечня приводятся примечания, комментирующие и уточняющие сроки хранения документов.
 

1.5. Для удобства пользования Перечнем к нему составлен указатель, в котором в алфавитном порядке перечислены виды документов и вопросы их содержания со ссылками на номера соответствующих статей Перечня.
 

II. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения

Скачать полный текст документа с приложением

Утвержден перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

Перечень состоит из 12 разделов (по видам документов).

Так, в первый вошли распорядительно-организационные, второй-четвертый — отражающие планирование, ценообразование, финансирование, кредитование, учет и отчетность, восьмой — о работе с кадрами и т.д.

Приказ вступает в силу по истечении 10 дней после его официального опубликования.

Приказ Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558 “Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения”

Зарегистрировано в Минюсте РФ 8 сентября 2010 г.

Регистрационный N 18380

Настоящий приказ вступает в силу по истечении десяти дней после дня его официального опубликования

Согласно Решению Высшего Арбитражного Суда РФ от 6 сентября 2011 г. N 7889/11 настоящий приказ, подлежавший опубликованию в полном объеме, при первоначальном опубликовании в Бюллетене нормативных актов федеральных органов исполнительной власти от 20 сентября 2010 г. N 38 (без Перечня) не прошел процедуру обязательного официального опубликования, поэтому не влечет правовых последствий, как не вступивший в силу, и не подлежит применению в полном объеме с момента его издания, т.к. опубликование вводной части приказа не может рассматриваться как его публикация, поскольку нормативные положения содержатся в прилагаемом Перечне, без которого опубликованные положения приказа не могут быть применены

Текст приказа в полном объеме опубликован в Бюллетене нормативных актов федеральных органов исполнительной власти от 19 сентября 2011 г. N 38

Текст приказа опубликован в Бюллетене нормативных актов федеральных органов исполнительной власти от 20 сентября 2010 г. N 38 (без Перечня), в Бюллетене нормативных актов федеральных органов исполнительной власти от 19 сентября 2011 г. N 38

Решением Верховного Суда РФ от 4 февраля 2015 г. N АКПИ14-1405, оставленным без изменения Определением Апелляционной коллегии Верховного Суда РФ от 9 апреля 2015 г. N АПЛ15-114, позиции 900 и 904 Перечня, утвержденного настоящим приказом, признаны не действующими со дня вступления в законную силу решения суда как предполагающие пятилетний срок хранения для документов по назначению и выплате денежных средств на детей, находящихся под опекой (попечительством), личных дел подопечных. Названное решение вступило в законную силу 9 апреля 2015 г. (Информация опубликована в “Российской газете” от 19 мая 2015 г. N 105)

В настоящий документ внесены изменения следующими документами:

Приказ Министерства культуры РФ от 16 февраля 2016 г. N 403

Изменения вступают в силу по истечении 10 дней после дня официального опубликования названного приказа

Развернуть

Приказ Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558
“Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения”

С изменениями и дополнениями от:

16 февраля 2016 г.

В соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 4 и частью 3 статьи 6 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации” (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253), а также подпунктом 5.2.9 Положения о Министерстве культуры Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 29.05.2008 N 406 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2008, N 22, ст. 2583; N 42, ст. 4825; N 46, ст. 5337; 2009, N 3, ст. 378; N 6, ст. 738; N 25, ст. 3063), приказываю:

1. Утвердить прилагаемый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя Министра А.Е. Бусыгина.

Врио Министра

А.Е. Бусыгин

Зарегистрировано в Минюсте РФ 8 сентября 2010 г.

Регистрационный N 18380

Интересные статьи

obd2bluetooth.ru

Номенклатура дел организации 2018 с новыми сроками хранения

Что такое номенклатура дел

Номенклатура дел организации — это специальный перечень дел (форм, бланков, кадровой документации), заводимых в учреждении в процессе его деятельности, составленный по определенной структуре, в которой указываются сроки хранения документации. Данный вопрос регламентирован в законе № 125-ФЗ от 22.10.2004 и основных правилах работы госархивов (06.02.2002).

Если говорить простыми словами, то номенклатура дел — это систематизированная опись документации (отчетов, приказов, табелей, выписок, справок и прочих бумаг), которые образуются в деятельности организации. Отметим, что организационно-правовая форма, вид деятельности и структура учреждения напрямую влияют на состав необходимой документации. Актуальный образец номенклатуры дел на 2018 год с новыми сроками хранения приведен в самом конце статьи. Его можно скачать бесплатно и без регистрации.

Определим на примере. Допустим, номенклатура дел образовательной организации, будь то средняя школа, детский сад или вуз, будет существенно отличаться от аналогичной формы банка или другой компании.

Разрабатывая номенклатуру дел, следует руководствоваться:

1. Положением о создании организации либо Уставом.
2. Положением обо всех структурных подразделениях субъекта.
3. Штатным расписанием на текущий год.
4. Номенклатурой дел прошлых лет.
5. Описями дел постоянного или временного хранения (более 10 лет).
6. Регистрационными формами учреждения.
7. Типовыми, а также ведомственными перечнями бумаг с указанием сроков хранения.
8. Тем, каковы типовые и примерные сроки хранения документов по номенклатуре дел, доведенные вышестоящими министерствами и ведомствами.

Сфера предназначения

Ключевое назначение номенклатуры дел — это систематизировать документооборот в пределах одного субъекта — учреждения. То есть прямое назначение номенклатуры — это сгруппировать всю документацию для облегчения учета, поиска, хранения бумаг, справок и т. д.

Необходимость документа обусловлена решением следующих задач:

• упрощение классификации, учета и организации хранения деловой и кадровой документации;
• уменьшение времени поиска нужного бланка, дела в общем делопроизводстве;
• облегчение процесса передачи дел, составления описей бланков, форм;
• обеспечение системного подхода к сохранности и уничтожению документации.

Отметим, что утвердить образец (номенклатура дел организации 2018) обязательно для всех государственных и муниципальных учреждений. Помимо организаций госсектора, вести номенклатуру обязаны все компании, которые сдают документацию в государственные архивы. Например, негосударственные фирмы в части отчетности и делопроизводства по эксплуатируемой государственной собственности.

Виды номенклатуры

В настоящее время действуют три вида номенклатуры дел:

1. Типовая — это вид номенклатуры дел (НД), который определяет перечень документации и дел для однотипных организаций.
2. Примерная номенклатура дел отражает примерный состав дел и их индексов для учреждений, на которые распространяются данные перечни.
3. Индивидуальная — это вид номенклатуры дел, который утвержден в конкретном учреждении на основании типовых и примерных номенклатурных распорядительных приказов.

Стоит отметить, что типовые и примерные формы описи обычно закрепляются в нормативно-правовых актах вышестоящих министерств и ведомств. Нормы распространяются на все подведомственные учреждения и структурные подразделения. Такой норматив должен быть доведен в определенные сроки, в установленном порядке.

Например, Министерством образования региона утверждается примерная номенклатура дел в школе на 2018 год с новыми сроками хранения. Данный норматив будет обязателен к применению для всех школ, подведомственных региональному министерству.

Индивидуальная опись дел создается для конкретного экономического субъекта. То есть этот норматив предусматривает особенности с учетом видов деятельности, а также основываясь на правовых, структурных и прочих особенностях.

Правила формирования

Опись дел создается одновременно с образованием нового экономического субъекта, то есть номенклатура дел должна быть разработана и утверждена вместе с созданием учреждения. Утвержденный документ подлежит ежегодному анализу, то есть при необходимости учреждение корректирует действующий список дел и с нового года применяет уже измененный приказ.

Все устаревшие формы дел, которые не будут применяться в новом году, торопиться исключать из описи не следует. Проверьте, соблюдены ли сроки хранения по данной категории бланков, дел и форм. Если конкретная форма упразднена, однако ее срок хранения номенклатуры дел в организации еще не истек, то не исключайте этот бланк из описи.

Внесите новые формы дел и документации в опись только в том случае, если их планируется использовать в новом отчетном периоде. Регистрировать формы «для галочки» не нужно.

Также отметим, что просто скопировать типовой или примерный перечень дел, доведенный вышестоящими министерствами и ведомствами, нельзя. Почему? Типовой или примерный перечень дел не может учитывать индивидуальных особенностей конкретного учреждения. Напомним, что несмотря на схожесть подведомственных учреждений по типам и видам деятельности, существенные различия в структуре, штатной численности и юридическим аспектам неизбежны. Именно поэтому необходимо «доработать» типовой норматив описи дел, добавив индивидуальные формы и исключив лишние дела.

Как не упустить главного

Довольно часто, составляя перечень типовых архивных документов с указанием сроков хранения 2018, упускаются некоторые важные формы, дела и бланки. Что существенно затрудняет систематизацию документооборота. Чтобы избежать проблем такого характера, следуйте простому алгоритму:

Шаг 1. Назначьте ответственного.

Отдельным приказом или иным распорядительным локальным актом обозначьте конкретного работника организации, который будет отвечать за составление или обновление номенклатурной описи дел. Определите конкретные сроки для разработки этого норматива.

Шаг 2. Озадачьте начальников и заместителей.

Обяжите каждого начальника всех структурных подразделений госучреждения самостоятельно разработать перечень форм и бланков, используемых в работе. Такой подход позволит исключить «потерянные» и «забытые» формы дел.

Определите конкретный период времени, в течение которого начальники отделов обязаны подготовить опись дел. Готовые описи по отделам передайте ответственному лицу.

Шаг 3. Объединение.

Когда все перечни дел по отделам будут сданы, необходимо проанализировать информацию. Затем объединить все перечни дел в один — индивидуальный номенклатурный список дел. Допустимо сохранить разбивку номенклатуры дел на разделы, причем каждый раздел норматива — это отдельное структурное подразделение госорганизации.

Например, номенклатура дел в ДОУ на 2018 год с новыми сроками хранения с подразделами: секретариат, отдел кадров, бухгалтерия, аппарат управления, педсостав.

Шаг 4. Утвердите приказ.

Когда номенклатура дел полностью готова, то необходимо подготовить отдельный приказ или распоряжение об утверждении. Используйте актуальный образец, как утвердить номенклатурный перечень дел.

Образец приказа об утверждении номенклатуры дел

Скачать

Если деятельность компании является государственной тайной либо имеются специфические особенности, чтобы обеспечить полный и достоверный учет и сохранность документации, необходимо проконсультироваться с представителями госархива. В таком случае направьте письменный запрос о предоставлении разъяснений, как будет вестись номенклатура дел, сроки хранения документов и статьи на 2018 год для вашего учреждения.

Как составить опись дел

Чтобы определить порядок составления документа, необходимо определить его структуру. НД состоит из следующих реквизитов:

Наименование реквизита	Содержание
Индекс	Цифровое обозначение заводимого дела в организации с учетом подразделений и порядковых номеров вносимого вида документа.
Наименование	Заголовки или полные наименования. В НД вносятся в зависимости от их значимости для компании.
Количество единиц хранения	Отражается количество томов, книг, частей объектов хранения. Показатель заполняется в конце календарного года.
Сроки хранения	Указываются сроки хранения документации с указанием статей действующих НПА, в которых регламентирована данная информация. Подробнее о сроках расскажем далее.
Примечания	Дополнительная информация, заполняется при необходимости.

Обратите внимание, что указывать в описи простые или обобщенные фразы недопустимо. Например, нельзя указать «деловая переписка», входящая документация», «справочная информация». Необходимо конкретизировать виды бумаг по видам, форматам и срокам хранения.

Сроки хранения

Определить все наименования форм и бланков в номенклатурной описи — не единственная сложность в формировании документа. Вторая по значимости трудность — это правильно указать сроки хранения бумаг.

Отметим, что каждый бланк, письмо, отчет, табель или справка относятся к конкретной категории документации. Для каждого вида определен конкретный, минимальный срок хранения. Хранить бумаги менее установленного срока нельзя.

Напомним, что сроки хранения документов устанавливаются в соответствии с действующими НПА:

• Приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558 — для основных видов документации;
• Приказ Минкультуры от 31.07.2007 № 1182 — для техдокументации.

Если конкретный вид документа не отражен в действующих Приказах Министерства культуры, организация вправе самостоятельно утвердить срок хранения. В таком случае придется создать экспертно-проверочную комиссию (ЭПК). Члены данной комиссии и определят минимальные сроки хранения документации, не указанной в нормативно-правовых актах. Следовательно, ЭПК в номенклатуре дел — это (расшифровка — экспертно-проверочная комиссия) указание на то, что срок хранения установлен по заключению специально созданной комиссии.

Такая процедура актуальна в части установления сроков хранения для некоторых бухгалтерских документов. Например, для хранения сведений о просроченной дебиторской задолженности. Так, списать дебиторку можно только по истечению 10 лет. В то же время налоговики вправе затребовать подтверждение списания просроченной дебиторки в течение 3 лет. В итоге срок хранения таких сведений — 13 лет (10+3). Для таких случаев и нужна отметка ЭПК.

Для удобства мы собрали актуальные бланки и формы, применяемые в деятельности российских организаций, с указанием сроков их хранения. Информация представлена в виде таблицы. В ней вы найдете не только таблицу сроков хранения кадровых документов в организации в 2018 году, но и бухгалтерские документы, делопроизводственные бумаги, справки и письма и многое другое.

Скачать таблицу сроков хранения документов в организации в 2018 году

Скачать

Где хранить

Количество необходимых экземпляров НД компания определяет самостоятельно. Например, учреждение определило следующие места хранения:

1. Первый экземпляр хранится в канцелярии.
2. Второй используется в работе делопроизводителя компании либо в отделе канцелярии.
3. Третий используется в архиве компании.
4. Четвертый передан в государственный архив при сдаче документации на хранение.
5. Остальные копии переданы в структурные подразделения организации для использования в работе.

Актуальные образцы

Приведем актуальные образцы оформления документации. Бланки допустимо использовать в работе. Первый из них — образец сводной номенклатуры дел.

Скачать

Второй образец — номенклатура дел отдела кадров на 2018 год с новыми сроками хранения. Мы составили его для некоммерческой организации.

Скачать

И последний образец — номенклатура дел бухгалтерии на 2018 год с новыми сроками хранения.

Скачать

gosuchetnik.ru

Какими документами руководствоваться при составлении номенклатуры дел? | Вопросы подписчиков

Существует два перечня типовых управленческих документов – Перечень типовых управленческих АРХИВНЫХ документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения” (приказ Минкультуры от 25.08.2010) и Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения” (приказ Росархива от 06.10.2000). Какая между ними разница и каким перечнем руководствоваться при составлении номенклатуры дел?

Заданный вами вопрос затрагивает один из аспектов экспертизы ценности документов. Как известно, в целях сохранения документов, имеющих особую ценность как для государства, так и для каждого собственника (организации, частного лица), они подлежат изучению и анализу на основании особых критериев. Данное изучение в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение называется экспертизой ценности документов. В организациях экспертиза ценности проводится в три этапа. Первый этап – наиболее ответственный. На данном этапе делопроизводственная служба при участии постоянно действующей Экспертной комиссии и под методическим руководством архива определяет состав документов, образующихся в деятельности структурных подразделений, сроки хранения данных документов и схему систематизации документной информации, которая в дальнейшем используется для систематизации архивных документов фонда, составления описей на дела постоянного хранения. Данные элементы закрепляются в таком документе как номенклатура дел конкретной организации.

---

Читайте о номенклатуре дел больше информации в статье по ссылке.

---

Одной из важнейших функций номенклатуры дел как локального нормативного акта является установление сроков хранения конкретных документов, заводимых в организации. Сроки хранения документов, закрепленные в номенклатуре дел, должны соответствовать нормативным документам государственного, а в ряде случаев и ведомственного (отраслевого) уровня.

Для определения сроков хранения документов, отбора их на дальнейшее хранение и выделения к уничтожению документов, утративших практическое значение, существует целостная система нормативно-методических пособий, в которую входят списки источников комплектования государственных архивов, перечни документов, номенклатуры дел, классификаторы, методические рекомендации, указания, памятки и др.

Среди основных нормативных документов, являющихся основанием для определения сроков хранения документов, образующихся в деятельности всех юридических лиц, независимо от их статуса, следует выделить:

1.       Федеральные законы.

Например, в ст. 17 ФЗ «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 № 129-ФЗ установлены сроки хранения первичных учетных и других документов не менее 5 лет.

2. Подзаконные акты.

Например, «Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ», утв. Постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16.07.2003 № 03-33/пс.

3. Типовые перечни документов со сроками хранения.

В соответствии с п. 3 статьи 6 ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения утверждает специально уполномоченный Правительством Российской Федерации орган исполнительной власти, в настоящее время – Министерство культуры РФ.

Для определения сроков хранения управленческих документов, созданных в различные периоды, следует использовать следующие типовые перечни:

Наименование перечня	Годы документов, на которые распространяется действие перечня
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558	С 2011 года допускается использовать данный перечень для установления сроков хранения документов, созданных с октября 2010 года, если в начале года в организации не была утверждена номенклатура дел
Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. 06.10.2000	1995-2010 гг.
Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения, утв. 15.08.1988	1980-1995 гг.

4. Типовые перечни отдельных видов документов, с указанием сроков хранения.

Например, “Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения”, утв. приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 31.07.2007 № 1182.

5. Перечни документов постоянного хранения, подлежащих приему в государственные (муниципальные) архивы.

Данные перечни разрабатываются и утверждаются Федеральной архивной службой России, например, «Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов», М., 1996; «Перечень документов по планированию экономического и социального развития, подлежащих приему в государственные архивы СССР», М., 1984.

6. Ведомственные (отраслевые) перечни документов со сроками хранения.

Например, «Перечень документов Госкомиздата СССР и  подведомственных ему учреждений, организаций и предприятий (с указанием сроков хранения), М., 1987.

7. Примерные или типовые номенклатуры дел для отдельных категорий (видов) учреждений, организаций и предприятий, действующих на территории РФ.

Данные номенклатуры дел согласовываются с Федеральной архивной службой России, и утверждаются руководителями министерств и ведомств, например «Примерная номенклатура дел (нарядов) государственной нотариальной конторы», утв. Министерством юстиции РСФСР 08.01.1982; «Примерная номенклатура дел организации общественно-политического движения», М., 1992.

В дополнение следует отметить, что сроки хранения документов на бумажных и электронных носителях начинают исчисляться с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Организации вправе менять срок хранения документов, но только в сторону увеличения по сравнению с основными нормативными документами. Данное изменение сроков обязательно согласовывается экспертной комиссией организации, при необходимости экспертно-проверочной комиссией государственного архива, и закрепляется в номенклатуре дел конкретной организации.

Таким образом, для определения сроков хранения документов, созданных в организации в 2011 году, в качестве основного методического пособия и нормативного документа следует использовать «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утв. Приказом Минкультуры от 25.08.2010 №  558. В особых случаях, например, при условии хранения в организации научно-технической или иной специальной документации, осуществления деятельности организации в виде акционерного общества, ее принадлежности к  отраслевой системе с налаженной системой перечней и номенклатур документов, для определения сроков хранения следует использовать специальные нормативные документы.

www.sekretariat.ru

Номенклатура дел 2018 – что это такое, образец, типовая, в школе, ДОУ, отдела кадров, составление, виды

Номенклатура дел, предоставляющая возможность упорядочить документы и используемая в процессе работы, крайне важна не только для компаний, в чьи обязанности входит сдача документации в государственный архив, но и для иных предприятий и фирм.

По этой причине целесообразно рассмотреть подробней порядок ее применения и формирования.

Что это такое?

Номенклатура дел организации — сформированный по утвержденной форме перечень статей хранения документов, которые заводятся компанией либо иным учреждением в период своей занятости с отображением конкретных сроков хранения.

Все без исключения документы, которые напрямую связаны с конкретным вопросом либо участком работы компании, по завершению должны быть сгруппированы в дело.

Зачем нужна?

Номенклатура обладает несколькими основными функциями своего использования:

• Систематизация документации. Является планом распределения бумаг после их исполнения в дела, что дает возможность установить систему их хранения в компании.
• Включает сведения о периодах хранения. Любое дело, которое включено в номенклатуру, обладает персональным сроком хранения. Благодаря этому осуществляется этап экспертизы ценности документации.
• Фиксация индексации дел, благодаря чему номенклатура применяется во время регистрации документов.
• Наличие справочных показателей во время изучения структуры компании.
• Может послужить учетом дел временного хранения.

Указанный перечень не является исчерпывающим.

Нормативное регулирование

Итак, чем руководствуются при формировании и использовании номенклатуры дел?

К основной нормативно-методической документации, к которой следует ссылаться, принято относить:

Указанный перечень не является исчерпывающим, но при этом включает в себя все необходимые сведения.

Номенклатура дел в 2018 году

Номенклатура дел включает в себя немалое число особенностей, о которых крайне важно знать для исключения вероятность допущения ошибок.

По этой причине рассмотрим их подробней.

Виды

На сегодняшний день номенклатура может быть:

• типовой;
• примерной;
• сводной;
• индивидуальной.

Рассмотрим, что представляет собой каждый из подвидов по отдельности.

Типовая

Типовая разновидность определяет перечень дел, которые были заведены в делопроизводстве однотипных предприятий.
Типовая номенклатура относится к числу нормативных документов.

Примерная

Примерная форма предоставляет возможность определить приблизительный перечень дел, которые заводятся в делопроизводстве компании, причем на которые они распространяются с отображением индексов и несут за собой рекомендательный характер.

Нередко типовая и примерная форма формируется вышестоящими учреждениями и компаниями для структурных подразделений.

Индивидуальная

Примерная и типовая разновидность номенклатуры может использоваться с целью разработки индивидуального подвида.

В индивидуальную номенклатуру дел:

• подлежат переносу без поправок сроки хранения дел, предусмотренные рассмотренными выше видами;
• подлежат переносу предусмотренные иными видами номенклатуры заголовки, которые предполагалось завести в делопроизводстве конкретной компании, причем конкретизированные, беря во внимание специфику.

Обращая внимание на указанные особенности можно исключить вероятность допущения неточностей.

Сводная

Под сводной разновидностью подразумеваются дела компании в целом.

Из этого следует, если предприятие разделить на отделы, то каждому из них нужно присвоить персональный номер.

Пример: канцелярия (секретариат) — 1, отдел кадров — 2 и так далее.

Пошаговая инструкция составления

Методика составления и работы с номенклатурой не влечет за собой каких-либо сложностей и заключается в следующем:

• Сбор сведений обо всех делах, которые поступают в компанию либо формируются по результатам деятельности.
• Индексация подразделений.
• Процесс систематизации подразделов номенклатуры и заголовков в частности.
• Определение периода хранения.
• Согласование разработанного проекта номенклатуры с квалифицированной экспертной комиссией.
• Утверждение номенклатуры руководством компании.
• Передача структурным подразделениям — при их наличии.
• Формируется итоговая запись по окончанию календарного года.

Соблюдая пошаговое руководство можно существенно снизить вероятность допущения ошибок.

Правила работы с документом

Форма номенклатуры рассматривается:

• в приложении 7 Основных правил работы — для архива компании;
• в 8 приложении — для структурных подразделений.

Документ подлежит оформлению на бланке компании.

Работа с делами заключается:

• в формировании по ним папок;
• в пополнении папок документацией в определенном порядке — он может быть хронологическим, алфавитным либо нумерационным;
• в формировании описи по попкам документации постоянного либо продолжительно хранения.

Перед началом работы с номенклатурой дел следует установить, где именно будут расположены дела, включающие подлинники документации.

Это может быть:

• одно из структурных подразделений — в небольших компаниях;
• каждое отдельно обособленное подразделение компании по отношению к комплекту дел.

Во время выдачи из формируемой папки подлинной документации, необходимой для эффективной работы, на его место ответственным лицом должно быть вложено так называемый лист-заменитель, в котором указано:

• данные о выданном ранее документе;
• дата выдачи;
• инициалы получателя.

В обязательном порядке заменитель должен включать в себя персональную подпись выдавшего лица и получателя.

Содержание и структура

Номенклатура дел представляет собой таблицу, форма которой утверждена приложением 7 и 8.

Разница между ними заключается только:

• в названии;
• в наборе подписей.

Основная (табличная) часть включает в себя 5 граф:

• индекс дела — присвоенный номер;
• заголовок дела — полное название;
• число единиц хранения — количество папок в одном названии;
•  период хранения и номер статей по списку;
• примечание — в нем могут быть указаны различные сведения: о хранении, возможных переходящих делах, уничтожении, передачи в иную компанию.

Важно: разбивка номенклатуры по разделам в большинстве случаев соответствует перечню структурных подразделений (штатному расписанию), расположенному в таблице в порядке убывания значимости.

Небольшие компании оставляют за собой право формировать как единый перечень, так группировать по обобщенным названиям компании.

Расшифровка сокращений

В номенклатуре дел встречается много сокращений.

В их расшифровке нет ничего сложного:

• ДМН – до минования надобности.
• ЭПК – экспертно-проверочная комиссия.
• ДЗН – до замены новыми.
• …

Среди иных выделяют:

• Пост. – постоянно;
• ПДСП — «Перечень документов со сроками хранения Министерства просвещения СССР, органов, учреждений, организаций и предприятий системы просвещения»;
• ПНД – «Примерная номенклатура дел высшего учебного заведения»;
• ПМФ — «Перечень документов, образующихся в деятельности Министерства финансов Российской Федерации, организаций, находящихся в его ведении, а также финансовых органов субъектов Российской Федерации, с указанием сроков хранения».

Зная расшифровку, можно исключить вероятность недопонимания.

Сбор информации

В случае формирования номенклатуры впервые оптимальным решением станет доверить процедуры секретарю либо уполномоченному сотруднику делопроизводства.

Не беря во внимание тот факт, что по методическим рекомендациям это положено делать структурным подразделениям, в большинстве случаев такое задание получает секретарь.

На данном этапе основная задача заключается в том, чтобы собрать необходимые сведения о делах и документации, которая формируется по результатам работы каждого структурного подразделения.

Оптимальным вариантом станет отправка по имеющимся отделам опросных листов.

Минимальные сведения, которые нужно иметь в наличии:

• заголовок дела;
• разновидность носителя дела — бумажная либо электронная форма;
• период хранения.

Вполне очевидно, что секретарь либо делопроизводитель не обладает достаточными сведениями. Особенно, когда речь идет о сроке хранения, отображающейся в узкоспециализированной нормативной документации.

Дополнительно рекомендуется узнать о наличии копий документации, и с какой периодичностью обращаются сотрудники за подлинниками.

Это необходимо для возможности понимания продолжительности пребывания документа в отделе по завершению делопроизводства.

Заполнение граф

В рассматриваемой номенклатуре предусматриваются заголовки дел с целью группирования документации, отображающие все документируемые участки и вопросы по работе компании.

В документ компании входят дела временно действующих органов, бумаги которых являются основанием с целью подтверждения полномочий предприятия либо прекращения деятельности вовсе.

Номенклатура формируется по такой унифицированной форме:

Индекс дела	Заголовок дела	Число единиц хранения	Период хранения по списку	Примечание
1	2	3	4	5
Наименование раздела

Базой для определения структуры принято считать штатное расписание.

Графы документа подлежат заполнению таким образом:

Графа 1 “Индекс дела”	Следует указать индекс каждого отдельно взятого дела. Он обозначает арабскими цифрами. К примеру, 02-03, в котором: 02 — отображает индекс структурного подразделения; 03 — порядковая нумерация дела непосредственно по номенклатуре. Аналогичным образом указываются сведения по всем делам.
Графа 2 “Заголовок дела”	Порядок расположения устанавливается в приоритетном направлении, а также взаимосвязь.
Графа 3 “Количество единиц хранения”	Следует указывать суммарное число имеющихся дел. Подлежит формированию по итогам календарного года.
Графа 4 “Период хранения по перечню”	Нужно указывать период хранения дела, а также номера статьи по списку.
Графа 5 “Примечание”	В данном разделе в течении все периода действия документа могут быть проставлены отметки относительно формирования нового дела, переходящего либо подлежащего уничтожению и так далее.

По окончанию года в конце документа должна быть указана итоговая запись относительно числа заведенных дел, а также отдельно постоянного либо временного хранения.

Подобная информация должна быть передана в архив, о чем свидетельствует соответствующая отметка в Приложении.

Что не включается?

Основные требования, которые выдвигаются к номенклатуре — охват всей без исключения документации, которая формируется по результатам деятельности.

Номенклатура дел для организации не включает в себя печатные издания — разные сборники, справочники и так далее.

Присвоение индексов и нумерация

Индекс дела в большинстве случаев включает в себя несколько частей:

• первая из них — отображает подразделение;
• вторая — порядковую нумерацию дела внутри документа.

При ранее проведенном индексировании следует определить, продолжать использовать присвоенными значениями либо внести новые.

Во многом это зависит от того, какие именно подразделения используют их и являются ли они актуальными.

Установление сроков хранения дел

Период хранения — ключевой параметр с целью разделения документов по имеющимся делам.

Благодаря этому можно сортировать в период составления дел документы по:

• временному;
• временному продолжительному;
• или продолжительному хранению.

При попадании в 1 дело документа с разными периодами хранения срок нужно установить по наибольшему значению. С целью определения срока используется утвержденный перечень.

При передаче в госархив, срок хранения устанавливается по типовому списку, который разрабатывается архивным учреждением.

Иные предприятия могут использовать такие типовые списки, как:

• управленческой архивной документации, формируемой в работе государственных органов, местной исполнительной власти;
• архивной документации, формируемой в научно-технической и производственной деятельности предприятия.
• документации, формируемой в работе государственных комитетов, министерств и иных ведомств.

Важно: первый по перечню считается основным и подходит также для коммерческих компаний.

В скольких экземплярах составляется?

НД формируется в 4 экземплярах:

• один из них находится на хранении в службе делопроизводства;
• второй применяется в рабочих целях;
• третий передается на хранение в ведомственный архив.

Четвертый экземпляр сдается в государственный архив.

Порядок оформления

Разработка номенклатуры не влечет за собой сложностей, но при этом есть некоторые немаловажные особенности, которые требуют к себе внимания.

Согласование

НД в обязательном порядке согласовывается с архивным ведомством с периодичностью раз в 5 лет.

При наличии существенных изменений функций и структуры компании номенклатура должна быть разработана по-новому.

Утверждение

Номенклатура в обязательном порядке утверждается руководством компании.

Однако это возможно только после сбора всех необходимых подписей и визы согласования.

На какой срок?

Составленная номенклатура дел утверждает на срок в 5 лет. По истечению указанного времени документ подлежит пересмотру и при необходимости разрабатывается новый проект.

Приказ (образец)

Не имеет значения, кто именно занимался вопросом формирования Приказа, он в обязательном порядке визируется директором компании.

Для исключения вероятности допущения неточностей образец Приказа можно скачать здесь.

Приказ об утверждении номенклатуры дел

Передача структурным подразделениям

После утверждения НД руководством составитель должен будет не только подготовить, но и передать в структурные подразделения соответствующие выписки.

Каждое отделение в уходящем году обязано получить персональный экземпляр номенклатуры и приступить к работе в четком соответствии с ней, начиная с первого трудового дня нового года.

Закрытие

По итогам календарного года сформированные дела должны быть проверены на предмет достоверности вложенных в них документов по периоду хранения и значимости в целом.

После этого в НД структурных подразделений и их сведениям в обобщенной номенклатуре указывается итоговая запись по форме, которая указана в 7 приложении Основных правил работы с архивом.

Итог подлежит разделнию на несколько групп в четком соответствии с периодами хранения.

По каждой из них отображаются такие данные:

• суммарный объем дел;
• число дел, которые относятся к «переходящим»;
• число дел с проставленной отметкой «ЭПК».

Дела, которые несут под собой временный характер, не подлежат обязательной сдаче в архив компании и до момента уничтожения находятся непосредственно в структурном подразделении.

Дела с временным продолжительным и длительным хранением должны находиться на сохранности в срок до 3-х лет, после чего передаются в архив.

Нюансы

В период формирования и использования номенклатуры могут возникать различные нюансы и вопросы.

Кто ведет?

Разработка и формирование НД нередко возлагается на службу делопрооизводства.

В зависимости от компании, данная служба может выступать в качестве:

• секретариата;
• канцелярии;
• обобщенного отдела.

При отсутствии отдела разработкой и составлением занимается делопроизводитель либо секретарь.

Что такое переходящие дела и как их отразить?

Под переходящими делами подразумевается особая разновидность пакета документации, по отношению к которой используются специально разработанные правила.

Алгоритм действий имеет вид:

• Нужно провести анализ и узнать, какие именно дела в НД уходящего отчетного года относятся к категории переходящих, а также выяснить суммарное число.
• После этого следует поставить соответствующую отметку в поле с примечаниями «Переходящее дело».
• Обязательно сохранить нумерацию и индекс дела, присвоенные при первичной регистрации документов.

В завершении заносится соответствующая итоговая запись.

Есть ли срок хранения документа?

Срок хранения может составлять:

• до 10 лет;
• либо быть бессрочным.

Конкретный срок хранения устанавливается по типовым перечням.

Как осуществить внесение изменений?

Процедура внесения поправок напрямую зависит от метода утверждения НД.

Если же достаточно только подписи руководства компании, то для внесения изменений может быть оставлено несколько свободных строчек.

В случае утверждения документа Приказом внесение поправок осуществляется исключительно соответствующим Приказом (аналогичным образом).

Важно: заполнение графы “Количество дел” по итогам отчетного года не может считаться внесением изменений.

Образцы и примеры

Для исключения вероятности допущения многочисленных ошибок и возникновения недопонимания целесообразно рассмотреть образцы номенклатуры для каждой ситуации по отдельности.

Благодаря этому можно снизить риски ошибок и опечаток.

Номенклатура дел в школе

НД отдела кадров

Номенклатура дел ДОУ

НД бухгалтерии

НД по охране труда

Номенклатура дел для нотариусов

НД юротдела

Вне зависимости от того, кому именно нужно составить номенклатуру, крайне важно исключать в ней какие-либо ошибки и опечатки.

---

Поделиться

buhdzen.ru

Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 | Компания права Респект – КонсультантПлюс Уфа

Источник публикации

“Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти”, N 38, 20.09.2010

Примечание к документу

В соответствии с пунктом 2 данный документ вступает в силу по истечении 10 дней после дня официального опубликования.

Название документа

Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558

“Об утверждении “Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранен

(Зарегистрировано в Минюсте РФ 08.09.2010 N 18380)

Зарегистрировано в Минюсте РФ 8 сентября 2010 г. N 18380

МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ

от 25 августа 2010 г. N 558

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ “ПЕРЕЧНЯ

ТИПОВЫХ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ

В ПРОЦЕССЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНОВ, ОРГАНОВ

МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ И ОРГАНИЗАЦИЙ, С УКАЗАНИЕМ

СРОКОВ ХРАНЕНИЯ”

В соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 4 и частью 3 статьи 6 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации” (Собрание законодательства Российской Федерации, 25.10.2004, N 43, ст. 4169; 11.12.2006, N 50, ст. 5280; 03.12.2007, N 49, ст. 6079; 19.05.2008, N 20, ст. 2253), а также подпунктом 5.2.9 Положения о Министерстве культуры Российской Федерации, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 29.05.2008 N 406 (Собрание законодательства Российской Федерации, 02.06.2007, N 22, ст. 2583; 20.10.2008, N 42, ст. 4825; 17.11.2008, N 46, ст. 5337; 19.01.2009, N 3, ст. 378; 09.02.2009, N 6, ст. 738; 22.06.2009, N 25, ст. 3063), приказываю:

1. Утвердить прилагаемый “Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения”.

2. Настоящий Приказ вступает в силу по истечении десяти дней после дня его официального опубликования.

3. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на заместителя Министра А.Е. Бусыгина.

Врио Министра

А.Е.БУСЫГИН

Информация предоставлена компанией “КонсультантПлюс”

www.respectrb.ru

Типовая номенклатура дел для организации – образец

Что такое номенклатура дел?

Дело в документообороте

Составление номенклатуры дел

Образец номенклатуры дел организации 2018 года

Как определить продолжительность хранения дела?

Что такое номенклатура дел?

Согласно п. 3.4.1 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Правила), номенклатура дел — это упорядоченный список наименований дел, используемых в делопроизводстве предприятия, содержащий сведения о продолжительности их хранения в архивах. На основании этого документа составляются описи дел, подлежащих дальнейшему (временному или постоянному) сохранению.

В соответствии с п. 3.4.4 Правил, существует 3 вида номенклатуры дел:

1. Типовая — используется на однородных предприятиях, имеет статус нормативного документа.
2. Примерная — содержит примерный список дел, которые могут быть сформированы в процессе функционирования предприятия, имеет рекомендательный характер.
3. Индивидуальная — составляется для конкретной организации на основании примерной или типовой номенклатуры дел.

Дело в документообороте

Чтобы понять сущность процедуры составления номенклатуры дел, необходимо точно определить понятие «дело». В документообороте это единица учета, которая может включать в себя несколько документов, объединенных по одному общему критерию.

Например, договор-заказ, содержащий расчет стоимости изготовления продукции по запросу заказчика «А», является документом, входящим в состав дела «Договоры-заказы», состоящего из аналогичных договоров, заключенных с разными заказчиками. При этом может существовать и дело, включающее разнородные документы, имеющие отношение к одному проекту.

Такой подход существенно упрощает процедуру работы с документами. Включение каждого из них в номенклатуру сделало бы ее чрезмерно раздутой, причем использование каждого нового бланка повлекло бы за собой необходимость внесения правок и корректировок. Объединение же документов в дела лишает номенклатуру указанных недостатков.

Составление номенклатуры дел

Номенклатура дел компании составляется на основании аналогичных реестров, разработанных для каждого из ее подразделений в отдельности. Документ подписывается директором архива, согласовывается с начальником службы, ответственной за ведение документооборота и утверждается директором предприятия, на котором используется эта номенклатура. После того как документ будет официально утвержден, выписки из него направляются в структурные подразделения компании с целью последующего использования в работе.

Номенклатура составляется ежегодно, в конце последнего квартала года и вступает в действие с 1 января нового года. Согласовывать документ с архивным учреждением необходимо не реже одного раза в 5 лет. Если же структура управления организации претерпевает радикальные изменения, номенклатуру ее дел также придется пересмотреть.

Порядок оформления реестра

Чтобы составить номенклатуру дел, учитывающую перечень документов, хранящихся в каждом из подразделений организации, необходимо выполнить следующие действия:

1. Определить перечень документов, используемых в организации, и установить срок их хранения. Для этого можно использовать опросный лист, который заполняются уполномоченным представителем каждого из подразделений компании. После того как лист будет подготовлен, необходимо переработать содержащуюся в нем информацию и составить на ее основании полный список имеющихся документов. В соответствии с этим списком можно сформировать предварительный перечень дел, в которые они будут объединены.
2. Пронумеровать структурные подразделения организации. Полный список подразделений можно получить в отделе кадров. Каждому отделу присваивается свой порядковый номер, при этом очередность нумерации особого значения не имеет — главное, учесть все подразделения.
3. Создать номенклатуру каждого подразделения. На основании полученного списка дел в каждом отделе предприятия составляется собственная номенклатура. О том, как это сделать, будет рассказано далее. Кроме того, можно ознакомиться со статьей, рассказывающей о формировании номенклатуры дел в отделе кадров.
4. Составить общую номенклатуру дел всей организации. После того как все подготовительные работы будут выполнены, можно приступать к составлению общей номенклатуры. Эта процедура является довольно простой: все номенклатуры, составленные для каждого из подразделений компании, объединяются в один документ.

Состав и структура

Положения п. 3.4.9 Правил устанавливают перечень сведений, которые должен содержать готовый документ. Их необходимо свести в таблицу, которая может иметь шапку следующего вида:

Индекс дела	Заголовок дела	Количество дел	Срок хранения дела, номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5

Таблица заполняется следующим образом:

Читайте нас в Яндекс.Дзен

Яндекс.Дзен

Графа 1 — проставляется индекс дела, включенного в номенклатуру. Он формируется так: номер структурного подразделения, использующего дело, плюс (через дефис) порядковый номер дела, под которым он зафиксирован в номенклатуре этого подразделения. При составлении индекса используются арабские цифры.

Графа 2 — указывается заголовок дела. Он должен быть четким, лаконичным и отражать в обобщенном виде содержание всех документов, входящих в состав дела. Использовать размытые формулировки типа «Разное» или «Прочие документы» запрещается. Сначала в номенклатуру включаются заголовки дел, включающих организационно-распорядительную документацию, затем — заголовки дел, содержащих текущие планы и отчетность.

Графа 3 — прописывается количество дел. Раздел заполняется по окончании года — после того как будет установлено точное количество дел (частей или томов), сформированных в процессе работы с документацией.

Графа 4 — указываются срок хранения дела и номера статей по используемому перечню (типовому или разработанному специально для конкретной организации). При отсутствии такого перечня применяются номера статей, указанные в типовой или примерной номенклатуре дел.

Графа 5 — добавляются примечания. К ним относятся отметки о состоянии ведения дел: заведении, уничтожении, перенесении из одного календарного года в другой (например, если какие-либо вопросы не были решены на момент окончания года, дело, содержащее связанную с ними документацию, переносится в наступивший год).

Образец номенклатуры дел организации на 2018 год приводим ниже. Он может быть использован при составлении документа, отвечающего нуждам конкретного предприятия и содержащего перечень дел, формируемых в ходе его функционирования.

Образец номенклатуры дел организации 2018 года

Индекс дела	Заголовок дела	Количество дел	Срок хранения дела	Примечание
1	2	3	4	5
01. Планово-экономический отдел
01-01	Устав АО	1	Постоянно	Переходящее с 2017 года
01-02	Штатные расписания	1	Постоянно	Переходящее с 2017 года
02. Отдел кадров
02-01	Должностные инструкции	1	75 лет
02-02	Приказы по сотрудникам	1	75 лет
03. Бухгалтерия
03-01	Инструкции и методические рекомендации по бухучету и отчетности	1	3 года
03-02	Положение об оплате труда и премировании	1	Постоянно

Всего систематизировано 6 (шесть) дел.

Начальник планово-экономического отдела А. П. Семенская: (подпись)

Как определить продолжительность хранения дела?

При установлении точного срока хранения того или иного дела необходимо учитывать законодательно закрепленные требования. В настоящее время в России действует 2 нормативных акта, устанавливающих сведения о нормативном сроке хранения документации:

1. Приказ Минкульта РФ «Об утверждении типовых…» от 25.08.2010 № 558. Он устанавливает перечень типовых управленческих архивных документов, которые образуются при работе государственных и муниципальных учреждений.
2. Приказ Минкульта РФ «Об утверждении…» от 31.07.2007 № 1182. Он определяет перечень архивных документов, используемых в ходе осуществления организациями научно-технической и производственной деятельности.

Если в указанных документах нет информации о продолжительности хранения определенного вида дел, ее можно установить самостоятельно. Однако стоит помнить, что существующие списки являются весьма обширными, поэтому изучать их стоит очень внимательно, чтобы не пропустить нужные сведения.

***

Итак, номенклатура дел составляется с целью упрощения процедуры поиска документов в единой информационной базе и фиксации сроков, в течение которых они подлежат обязательному хранению. Кроме того, такая номенклатура выступает в качестве средства учета имеющихся документов. При ее составлении можно воспользоваться существующими типовыми формами или разработать свой документ, отвечающий требованиям определенной организации. Приведенный выше пример номенклатуры дел является условным (как правило, на предприятиях используется более масштабный и детализированный вариант) и подлежит расширению/корректировке в зависимости от того, какие структурные подразделения входят в состав предприятия и какие дела в них ведутся.

nsovetnik.ru