Организация работы делопроизводственного подразделения: конспект

План занятия:

1. Формы организации делопроизводства.

2. Типовые организационные структуры службы делопроизводства.

3. Задачи и функции Службы делопроизводства.

4. Организационное обеспечение деятельности служб делопроизводства.

Формы организации делопроизводства.

Управленческая деятельность в любой организации основана на переработке поступающих документов вне зависимости от способов их пересылки и видов носителей, а также основана на производстве документной информации и официальных документов, предназначенных для использования как внутри деятельности организации, так и в деятельности организаций-корреспондентов.

В зависимости от структуры организации и величины документных потоков решение задач по документационному обеспечению управления может быть возложено на выделенного работника или выделенное структурное подразделение.

В том случае, если документопоток в организации невелик, допускается не создавать выделенное структурное подразделение – в этом случае организация делопроизводства возлагается на секретаря-референта руководителя. Обязанности секретаря-референта по ведению делопроизводства в организации закрепляются в его должностной инструкции.

Если организация имеет значительный документопоток, то в ее структуре создается структурное подразделение, ответственное за делопроизводство, – общий отдел, канцелярия, отдел делопроизводства и т. п. Деятельность структурного подразделения регламентируется специально создаваемым положением.

В организационном плане реализация процессов документационного обеспечения управления в организации может быть организована централизованно, децентрализовано и в смешанном виде.

Централизованная форма документационного обеспечения управления предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении отдельно выделенного структурного подразделения (канцелярии, общего отдела) или одного работника.

В этом случае выделенным подразделением (работником) выполняется полный цикл операций по организации процессов делопроизводства и обработке документов, от момента их поступления или создания в организации до сдачи в архив:

– прием и регистрация поступающих документов;

– их регистрация и контроль за исполнением;

– справочно-информационная работа;

– систематизация и хранение документов;

– отправка документов;

– обработка документов для их передачи в архив.

В современных условиях полностью централизовать процессы делопроизводства можно только в сравнительно небольших учреждениях с объемом документопотока примерно до 10000 документов в год. В крупных учреждениях следует стремиться к целесообразной централизации отдельных функций делопроизводства, таких, как прием и отправка документов, регистрация и контроль исполнения документов, методическое руководство делопроизводством.

Централизация отдельных делопроизводственных процессов и операций является наиболее рациональной формой организации процесса, поскольку она позволяет:

– снизить стоимость делопроизводственных операций;

– улучшить организацию труда делопроизводственно персонала и, в частности, внедрить нормирование;

– обеспечить специализацию и взаимозаменяемость работников;

– обеспечить единство организационного и методического руководства.

Децентрализованная форма предполагает сосредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями учреждения, при этом в каждом из них выполняется относительно однородный набор делопроизводственных операций. Такая форма организации характерна, в частности, для организаций и учреждений, аппарат которых распределен территориально, а также для тех организаций, в которых документирование деятельности имеет специфические особенности.

При смешанной форме организации делопроизводства часть функций выполняется централизованно (например, прием, регистрация, контроль исполнения документов), а часть – распределено (справочно-информационное обслуживание, хранение документов, формирование дел).

На сегодняшний день смешанная форма организации работы с документами является наиболее распространенной.

В создании и организации службы делопроизводства выбор организационной формы – один из самых сложных. Действующие нормативные документы в области делопроизводства не регламентируют форму организации работы с документами.

Форму организации работы с документами следует выбирать с учетом структуры учреждения и объема документных потоков. В мелких учреждениях (когда документирование выполняется непосредственно в подразделениях), а также территориально распределенных учреждениях выбирают централизованную форму. В большинстве остальных организаций используют смешанную форму делопроизводства.

В каждом конкретном случае выбор формы организации работы с документами остается прерогативой руководства и делопроизводственного подразделения. Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.

Рекомендуемые страницы:

Поиск по сайту

poisk-ru.ru

3. Организационные основы делопроизводства

3.1. Организационные формы делопроизводства

Делопроизводство в учреждениях, организациях, на предприятиях имеет 3 основные системы организации: централизованную, децентрализованную и смешанную.

Выбор системы делопроизводства зависит от характера деятельности, функций, организационной структуры учреждения, объёма документооборота.

При централизованной системе все операции, связанные с документационным обеспечением управления сосредотачиваются в одном месте, в единой для всего учреждения службе ДОУ или у секретаря. Достоинства этой формы делопроизводства заключаются в освобождении основных структурных подразделений от вспомогательных операций с документами, повышении качества их обработки. Централизованная форма делопроизводства чаще всего применяется в учреждениях, небольших по объёму работы с документами.

При децентрализованной системе организации делопроизводства все виды работ с документами производятся непосредственно в структурных подразделениях учреждения.

При смешанной системе организации делопроизводства одни операции (приём, отправка корреспонденции) осуществляется службой ДОУ, а другие (регистрация, оформление и составление документов, формирование дел) производится как в службе ДОУ, так и в других структурных подразделениях. Смешанная форма организации делопроизводства применяется обычно в крупных подразделениях со значительным объёмом обрабатываемой документации. Она позволяет полностью механизировать работу с документами, более рационально использовать предназначенные для этих целей технические средства.

3.2. Службы документационного обеспечения управления

Документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, действующей на правах структурного подразделения, подчинённого непосредственно руководителю организации. В зависимости от объёма документооборота и типовых структур могут быть следующие службы ДОУ: управление делами, общий отдел, канцелярия, административно-хозяйственный отдел и др.

В состав управления делами входят: канцелярия (бюро правительственной переписки, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро), инспекция при руководителе, секретариат (приёмная, секретариат руководителя, секретариаты заместителей руководителя, секретариат коллегии, протокольное бюро), отдел совершенствования работы с документами, отдел писем (жалоб), центральный архив.

В состав канцелярии входят подразделения по учёту и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами, рассмотрению писем и жалоб, секретариат, экспедиция, бюро машинописи и стенографии, копировально-множительное бюро, архив.

В состав общего отдела включаются канцелярия, группа контроля, группа совершенствования работы с документами, группа писем (жалоб), копировально-множительная служба, бюро машинописи и стенографии, архив.

В организациях, не имеющих службы ДОУ, её функции выполняет секретарь руководителя или специально назначенное должностное лицо.

Структура и штаты службы ДОУ устанавливаются в соответствии с положением о ней и в зависимости от объёма документооборота и функций, возлагаемых на данную службу. Работа службы ДОУ регламентируется положением об этой службе, а деятельность работников службы ДОУ – должностными инструкциями. Они разрабатываются руководителем службы и утверждаются руководителем организации.

Служба ДОУ осуществляет следующие основные функции: внедрение государственных нормативов и разработок по совершенствованию документирования; разработку и внедрение рациональных форм документов и организацию работы с документами с учётом ведомственной специфики; контроль за соблюдением стандартов на документы; экспедиционную обработку и доставку документов исполнителям; регистрацию документов и учётно-справочную работу; контроль исполнения документов; формирование, оформление, хранение дел и выдачу их для использования; оформление, издание и рассылку документов; машинописное изготовление, копирование и размножение документов; организационное и методическое руководство, контроль за работой с документами в структурных подразделениях организации.

Основные задачи, решаемые в процессе управления документацией предприятия, являются:

• организация рационального документооборота,

• контроль исполнения документов,

• оперативное хранение документов,

• архивное хранение документов.

Конечной целью деятельности по управлению документацией является

создание условий, обеспечивающих эффективную обработку документированной информации в обусловленные содержанием деятельности предприятия сроки и с наименьшими материальными затратами.

studfiles.net

1.4 Организационные формы делопроизводства

Делопроизводство в учреждениях, организациях и на предприятиях имеет три основные системы организации:

– централизованную;

– децентрализованную;

– смешанную.

Выбор системы делопроизводства зависит от характера деятельности, функций, организационной структуры учреждения, объема документооборота.

При централизованной системе все операции, связанные с документационным обеспечение управления сосредоточиваются в одном месте, в единой для всего учреждения службе документационного обеспечения управления или у секретаря. Достоинства этой формы делопроизводства заключаются в освобождении основных структур подразделений от вспомогательных операций с документами, обеспечении работников делопроизводственных служб полной и равномерной загрузкой. При централизации операций с документами значительно повышается качество их обработки. Централизованная форма делопроизводства чаще всего применяется в учреждениях небольших по объему работы с документами.

При децентрализованной форме организации делопроизводства все виды работ с документами производятся непосредственно в структурных подразделениях учреждения, то есть каждая структурная часть в этом случае ведет делопроизводство самостоятельно.

При смешанной системе делопроизводства одни операции осуществляются службой документационного обеспечения управления, а другие производятся как в службе документационного обеспечения управления, так и в других структурных подразделениях.

Смешанная форма организации делопроизводства применяется обычно в крупных учреждениях со значительным объемом обрабатываемой документации. В этих учреждениях работники по делопроизводственному обслуживанию имеются, как правило, в каждой структурной части. Но наиболее трудоемкие процессы по приему, учету, отправке корреспонденции и в этом случае целесообразно сосредоточить в одной структурной части учреждения.

Смешанная форма организации делопроизводства позволяет полностью механизировать работу с документами, более рационально использовать предназначенные для этих целей технические средства.

Документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации. В зависимости об объема документооборота и типовых структур могут быть следующие службы документационного обеспечения управления: управление делами, канцелярия, общий отдел.

В состав управления делами включаются канцелярия, инспекция при руководителе, секретариат, отдел совершенствования работы с документами, отдел писем (жалоб) и центральный архив.

В состав канцелярии входят подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами, рассмотрению писем и жалоб, секретариат, экспедиция, бюро машинописи и стенографии, копировально-множительное бюро, архив.

В состав общего отдела включаются канцелярия, группа контроля, протокольная группа, группа совершенствования работы с документами, группа писем (жалоб), копировально-множительная служба, бюро машинописи и стенографии, архив.

В организациях, не имеющих службы документационного обеспечения управления, ее функции выполняет секретарь руководителя или другое специально назначенное должностное лицо.

studfiles.net

Понятие делопроизводства. Системы делопроизводства (централизованная, децентрализованная, смешанная)

– 1-я  категория – учреждения с объемом  документооборота свыше 100 тысяч документов в год;

– 2-я  категория – учреждения с объемом  документооборота от 25 тысяч до 100 тысяч  документов в год;

– 3-я  категория – учреждения с объемом  документооборота от 10 тысяч до 25 тысяч  документов в год;

– 4-я  категория – учреждения с объемом документооборота до 10 тысяч документов в год.

Так, согласно вышепредставленной классификации, было установлено, что если объем документооборота учреждения составляет более 10 тысяч  документов в год, то для эффективной организации работы с документами необходимо создание службы делопроизводства (или службы ДОУ) как отдельного подразделения. Несмотря на то, что данный метод установления организационной структуры службы ДОУ был предложен более 30 лет назад, в целом он применим и сегодня. Так, например, Бобылева М.П. в своей книге «Эффективный документооборот: от традиционного к электронному» предлагает следующее развитие организационной структуры службы ДОУ в зависимости от объема документооборота (см. Приложение 1).9

Функции структурных подразделений представлены в Приложении 2. 

4. Системы делопроизводства (централизованная, децентрализованная, смешанная)

     При создании службы ДОУ необходимо решить следующие вопросы:

• выбор оптимальной организационной формы делопроизводства;
• разработка организационно-функциональной структуры службы делопроизводства и выбор её конкретного наименования;
• разграничение функций, обязанностей, прав и ответственности между отдельными структурными подразделениями службы делопроизводства и работниками и их закрепление в соответствующих организационно-правовых документах;
• нормирование труда работников службы делопроизводства;
• определение численного и должностного состава службы делопроизводства;
• выбор оптимальной технологии работы с документами и закрепление её в инструкции по делопроизводству;
• рациональная организация рабочих мест и создание благоприятных условий труда;
• повышение квалификации работников и культуры работы с документами.

     Организационная форма делопроизводства обычно зависит от масштабов учреждения, территориального размещения его структур и может быть централизованной, децентрализованной и смешанной.

     Централизованная  форма — это выполнение всех технологических  операций по работе с документами  одним специализированным структурным подразделением (канцелярия, общий отдел) или секретарем фирмы. В этом случае полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания и до сдачи в архив выполняется в одном месте: приём и обработка поступающих документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочно-информационная работа, составление и ведение номенклатуры дел, систематизация и хранение документов, отправка документов, обработка документов для передачи в архив организации. 10

     К преимуществам централизованной формы  организации делопроизводства относится  возможность формирования единой базы данных по всем поступающим в организацию  и создаваемым в ней документам, что позволяет повысить оперативность  поиска документов и, следовательно, оптимизировать справочную работу по документам. Централизованную форму организации делопроизводства целесообразно использовать в том случае, если организация имеет линейно-функциональную организационную структуру.11

     Полную  централизованную обработку документов возможно осуществить лишь в небольших организациях, объём документооборота в которых не превышает примерно 10 тыс. документов в год.

     Децентрализованная  форма организации документационного  обслуживания предполагает создание в  каждом структурном подразделении организации собственной службы ДОУ. Такая служба независимо от центральной службы делопроизводства выполняет всю работу с документами: регистрирует, систематизирует и хранит документы данного структурного подразделения. Эта форма используется в организациях, аппарат которых территориально разобщён. Её рекомендуется применять в организациях, документирование деятельности которых требует особенно тщательной защиты информации. При децентрализованной форме структурные подразделения получают корреспонденцию в запечатанных конвертах, распечатывают их, регистрируют и выполняют все действия по обработке поступающей, отправляемой и внутренней документации, заканчивая все действия подготовкой и передачей документов в архив организации.

     Самая распространенная форма организации работы с документами — смешанная. При этом часть операций (например, приём и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) выполняется центральной службой делопроизводства, а в структурных подразделениях выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их обработке перед сдачей в архив.

     Вариантом смешанной формы является такая  организация работы с документами, при которой одна и та же технологическая операция (например, регистрация документов или контроль за их исполнением) проводится для одних массивов документов централизованно (в службе ДОУ), а для других — децентрализовано (в структурных подразделениях). Чаще всего в структурных подразделениях регистрируют внутренние документы — по месту их создания. Например, в бухгалтерии — бухгалтерские документы, в отделе кадров — документы по личному составу и т. д. 12

     Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера учреждения, объема документооборота, состава структурных подразделений. В мелких учреждениях (когда документирование осуществляется непосредственно в подразделениях), а также в территориально разобщенных (расположенных, например, в различных районах большого города) выбирают централизованную форму. В большинстве же учреждений и организаций используют смешанную форму организации делопроизводства.

     Наиболее  рациональной формой организации отдельных  делопроизводственных процессов и  операций является централизация, поскольку она позволяет:

     – снизить стоимость делопроизводственных операций;

     – улучшить организацию труда делопроизводственного  персонала и, в частности, внедрить  его нормирование;

     – обеспечить специализацию и взаимозаменяемость  работников;

     – использовать прогрессивные и  производительные технические средства;

     – обеспечить единство организационного  и методического руководства.

     В современных условиях полностью  централизовать делопроизводственное обслуживание можно только в сравнительно небольших учреждениях. В крупных учреждениях следует стремиться к целесообразной централизации отдельных функций делопроизводства, таких как прием и отправка документов, регистрация и контроль исполнения документов, стенографирование и печатание документов, их размножение, методическое руководство делопроизводством.

     В небольших учреждениях, не имеющих  общих отделов, отделов делопроизводства, делопроизводственное обслуживание осуществляет секретарь-референт руководителя.13

     В каждой конкретной организации выбор той или иной организационной формы работы с документами осуществляется ее руководством и самой службой ДОУ. Выбранная форма работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству. 

     Заключение 

     Во  многих организациях служба ДОУ не является самостоятельным подразделением, а входит в состав административно-хозяйственной службы, службы управления персоналом или бухгалтерии. Однако организация работы с документами – это вполне самостоятельный вид деятельности, ничего общего не имеющий с хозяйственным обеспечением или бухгалтерским учетом.

     Поскольку служба ДОУ фактически управляет  документацией и документационными  потоками всей организации, она должна быть самостоятельным подразделением, пусть и с небольшой штатной  численностью (это может быть 2–3 чел.). При этом служба ДОУ должна подчиняться непосредственно руководителю организации или его заместителю.

     В пункте 5.1 пятого раздела Государственной  системы документационного обеспечения  управления, одобренной коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г., закреплено следующее положение: «Документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации».

     Такое место службы ДОУ в структуре организации можно объяснить следующими причинами:

     1. Представляя самостоятельное структурное  подразделение и непосредственно  подчиняясь руководству организации,  служба ДОУ будет иметь больше  компетенции. А это, в свою  очередь, позволит организовать более эффективную работу с документами.

     2. Специалистам и руководителю  службы ДОУ приходится непосредственно  работать с руководством организации:  решать вопросы рассмотрения  входящих документов, контролировать  исполнение документов, обобщать результаты контроля исполнения документов и докладывать о них руководству организации, вести информационно-справочную работу по документам и т.д. 14 

      Список литературы и источников 

1. Андреева В.И. Делопроизводство – 8-е изд., Изд-во Интел-Синтез, 2001. – 192 с.

2. Березина Н.М.  Современное делопроизводство/ Л.  Лысенко, Е.П. Воронцова.- Изд-во  Питер, 208. – 224 с.

3. Бобылева М.П.  Эффективный документооборот: от  традиционного к электронному, Изд-во  МЭИ, 2004. – 172 с.

4. Каменева Е.М. Служба ДОУ: наименование, структура и определение Численности / Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2006. – №7 // delo-press.ru.

5. Удовик А. В. Организация работы службы документационного обеспечения управления //

6. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство– М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2001. – с. 6.

7. Янковая  В.Ф. Организация службы документационного обеспечения / Секретарь-референт – 2005. – №1 // www.profiz.ru 
 
 

stud24.ru

19. Формы организации делопроизводства (документационного обеспечения управления).

Практика выработала три формы организации работы с документами в любом управленческом аппарате – централизованную, децентрализованную и смешанную.

Централизованная форма предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного структурного подразделения (канцелярии, общего отдела) или одного сотрудника (секретаря учреждения). В этом подразделении (или этим сотрудником) выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи в архив: прием и обработка поступающих документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочно-информационная работа, систематизация и хранение документов, отправка документов, обработка документов для их передачи в архив.

Централизация отдельных операций по обработке документов является наиболее рациональной формой организации делопроизводства, так как позволяет снизить затраты на обработку документов, улучшить организацию труда работников службы делопроизводства за счет специализации и взаимозаменяемости отдельных работников, эффективно использовать оргтехнику, достичь единства организационного и методического руководства документационным обеспечением. Однако полная централизация работы с документами возможна только в небольших учреждениях с объемом документооборота до 10 тыс. документов в год.

Децентрализованная форма организации – каждое структурное подразделение одной организации создает свою собственную службу для работы с документами, в которой автономно выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения. Эта форма характерна для организаций и учреждений, аппарат которых территориально разобщен или информация является закрытой, секретной или деятельность каждого структ. подразд-ия обособлена.

Смешанная форма организации работы с документами – самая распространенная. При этом часть операций (чаще всего прием и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) сосредотачивается в центральной службе делопроизводства, а в каждом структурном подразделении (в департаментах, управлениях, отделах) выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их предархивной обработке.

В каждой организации выбор той или иной формы работы с документами осуществляется её руководством и самой службой ДОУ.

Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.

20. Задачи и функции службы доу, ее структура, права и обязанности, виды работы.

Основной целью службы делопроизводства, независимо от ее названия, является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению.

К основным задачам службы ДОУ можно отнести следующие:

– обеспечение единого порядка документирования и работы с документами,

– совершенствование форм и методов работы с документами с учетом автоматизации документационных процессов.

В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующие ф-ии:

· функции, связанные с документированием управленческой деятельности:

– разработка бланков документов и обеспечение их изготовления,

– обеспечение изготовления документов, стенографирования, копирования и тиражирования документов,

– контроль за качеством подготовки и оформления документов, а также за соблюдением установленной процедуры согласования и удостоверения документов;

· функции, связанные с организацией работы с документами:

– установление единого порядка прохождения документов (документооборота орг-ии),

– обработка поступающих и отправляемых документов,

– регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов,

– разработка и ведение информационно-поисковых систем, организация информационно-справочной работы по документам,

– предварительное рассмотрение документов,

– контроль за исполнением документов,

– систематизация документов, подготовка номенклатуры дел, обеспечение хранения и использования документов,

– подготовка и передача дел в архив организации, организация работы ее архива,

– обеспечение зашиты документной информации,

– организация работы с обращениями граждан;

· функции, связанные с совершенствованием форм и методов работы с документами:

– разработка и переработка нормативных и методических документов организации по делопроизводству,

– проведение работ по унификации документов, разработка и внедрение табеля и альбома форм документов,

– методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях,

– повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам документирования и организации работы с документами,

– разработка и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации, автоматизация делопроизводства.

В организациях, не имеющих в структуре службы ДОУ, ее функции выполняет секретарь руководителя, в структурных подразделениях секретарьподразделения или другое специально назначенное лицо.

Структура службы ДОУ в современной организации зависит от объема документооборота, а также от технологии работы с документами.

На сегодняшний день различают четыре основных организационных структуры службы ДОУ:

1. Управление делами.

2. Канцелярия.

3. Общий отдел.

4. Секретарь.

Службе ДОУ должны быть предоставлены следующие права:

требовать от руководителей структурных подразделений, подведомственных организаций, работников организации выполнения установленных правил создания, обработки, хранения и использования документов;

запрашивать в структурных подразделениях и подведомственных организациях информацию, необходимую для организации работы с документами и оценки ее результатов;

возвращать работникам организации – исполнителям документов и поручений – неправильно оформленные документы, документы, подготовленные с нарушением установленных правил согласования и удостоверения документов;

готовить проекты распорядительных документов (приказов, распоряжений) по вопросам деятельности службы ДОУ, организации и совершенствования работы с документами;

представлять руководству организации предложения о совершенствовании работы с документами, повышении исполнительской дисциплины, совершенствовании форм и методов труда, создании благоприятных условий труда.

Служба ДОУ несет ответственность за:

– обеспечение установленного порядка работы с документами в организации;

– выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение необходимых условий труда работников службы ДОУ.

Виды работ службы ДОУ:

– технологические;

-организационные;

– контрольные;

-методические.

studfiles.net