Что такое «организационные формы делопроизводства»? | Вопросы подписчиков

Наша организация существует не так давно, и четкой системы ведения делопроизводства у нас пока не сложилось. Я хотела бы все организовать четко и правильно, поэтому меня интересует что такое «организационные формы делопроизводства» и почему так важно выбрать какую-то одну из них?

На начальных стадиях постановки делопроизводства в фирме необходимо решить один из принципиальных вопросов: выбрать организационную форму делопроизводства. Вопрос этот важен потому, что от его решения будет зависеть структура службы, особенности делопроизводства в подразделениях, характер взаимоотношений службы делопроизводства и подразделений в процессе работы с документами, некоторые другие особенности ДОУ.

В практике работы с документами сложилось несколько организационных форм делопроизводства (форм работы с документами): централизованная, децентрализованная и смешанная.


У вас не останется вопросов об организации делопроизводства после прочтения статьи по ссылке.


Централизованная форма делопроизводства предполагает, что в организации существует специализированное делопроизводственное подразделение (канцелярия, общий отдел, отдел делопроизводства) и все операции по обработке, поиску и хранению документов сосредоточиваются преимущественно в этом подразделении.

Речь в данном случае идет о таких операциях, как получение и отправка, регистрация и учет документов, контроль исполнения документов, формирование и хранение дел, ведение справочной работы по документам, передача дел на архивное хранение.


Более подробно о ведении делопроизводства вы можете узнать в статье.


При централизованной форме подразделения организации освобождаются от технических операций с документами. В подразделениях ведется только творческая работа с документами: документы рассматриваются, изучаются, анализируются, на их основе готовятся новые документы.

В подразделениях хранятся только рабочие документы сотрудников, в том числе среди них могут быть копии документов, уже законченных делопроизводством, которые исполнители сохраняют, исходя из собственных потребностей. Исполнители могут выбрать любой удобный для них способ хранения и использования документов, так как вся ценная информация и документация хранится в службе делопроизводства.

С точки зрения организации делопроизводства централизованная форма работы с документами является наилучшей, так как она обеспечивает полный цикл обработки документов в одном подразделении – службе делопроизводства. Это позволяет наиболее эффективно использовать средства оргтехники и компьютерной техники, избавляет подразделения от необходимости формировать и хранить дела, обеспечивает сохранность документов, надежную защиту от утраты и повреждений. В этом случае значительно упрощается процесс передачи документов на архивное хранение, поскольку эта работа проводится службой делопроизводства фактически без привлечения структурных подразделений.

При централизованной форме делопроизводства структурные подразделения могут обходиться без секретаря, выполняющего делопроизводственные функции, поскольку они (подразделения) фактически не ведут собственного делопроизводства либо ведут его в очень ограниченном объеме.

При централизованной форме организации работы с документами соотношение между службой делопроизводства и подразделениями выглядит следующим образом:

Важно иметь в виду, что при создании централизованной формы работы с документами служба делопроизводства должна быть полноценным структурным подразделением с достаточной численностью персонала и современным техническим оснащением.

На практике централизованная форма делопроизводства используется в организациях с небольшим и средним объемом документооборота – до 40–50 тыс. документов в год. В организациях с большим объемом документооборота, имеющих сложную структуру, централизованная форма делопроизводства используется редко, поскольку требует больших финансовых затрат и организационных мероприятий.

Децентрализованная форма делопроизводства, как следует из ее названия, является полной противоположностью централизованной формы. При децентрализованной форме каждое подразделение самостоятельно ведет делопроизводство, выполняет весь комплекс технических операций по обработке документов, включая получение и отправку документов, их регистрацию, формирование дел, хранение и др.

При такой форме работы с документами в каждом подразделении должен быть секретарь или лицо, отвечающее за работу с документами, на которое и возлагаются обязанности по ведению делопроизводства. В противном случае делопроизводственные функции ложатся на специалистов подразделения, что приводит к необоснованным затратам времени на выполнение не свойственных им операций.

Временные затраты оказываются необоснованными, так как труд специалиста, выполняющего функции по основной деятельности организации, в стоимостном выражении всегда оценивается более высоко, чем труд специалиста, выполняющего вспомогательные функции, или труд технического исполнителя.

Недостатком децентрализованной формы является отсутствие единства в работе с документами. Естественно, что при отсутствии методического центра, организующего работу с документами, в каждом подразделении складываются собственные правила и приемы работы.

Читайте по теме в электронном журнале

При такой организации работы чрезвычайно сложно осуществлять поиск документов, вести справочную работу, обеспечивать сохранность документов и вообще говорить о документации организации как о единой системе.

Децентрализованная форма работы с документами оправдана только в случае территориальной разобщенности организации, а также для подразделений, работающих с документами ограниченного доступа.

Между тем в настоящее время многие организации, в которых делопроизводство складывалось стихийно, имеют такую систему, подобную децентрализованной форме. Во многих современных компаниях делопроизводство децентрализовано настолько, что даже такие технические операции, как вкладывание исходящего документа в конверт и написание адреса отправителя на конверте, выполняются специалистами структурных подразделений! В этих организациях нет не только службы делопроизводства, которая могла бы взять на себя выполнение этих функций, но и просто работника, выполняющего технические операции по обработке документов.

Смешанная форма организации работы с документами предполагает частичную централизацию. Как правило, в одном подразделении – службе делопроизводства – выполняются операции по обработке поступающих и отправляемых документов, регистрации и учету документов, контролю исполнения документов с резолюцией руководства, а также хранению дел. Кроме этого, в каждом структурном подразделении выполняются делопроизводственные работы, связанные с подготовкой, хранением, а также регистрацией и учетом документов, проходящих через подразделение.

При смешанной форме в службе делопроизводства выполняется обработка документов, проходящих через руководство, то есть поступающих в адрес руководства и рассматриваемых руководством. Документы, поступающие в адрес структурных организаций, в службе делопроизводства не обрабатываются, задачи их регистрации и учета решаются в подразделениях.


Подробнее о организационных документах мы написали в материале по ссылке.


Также обстоит дело и с формированием дел, организацией их оперативного хранения и использования в текущей деятельности организации. Те документы, которые поступают непосредственно в подразделения, там же формируются в дела и хранятся до передачи в архив.

При смешанной форме организации работы с документами соотношение между службой делопроизводства и подразделениями выглядит следующим образом:

Таким образом, смешанная форма работы с документами предполагает наличие в организации службы делопроизводства (специализированного подразделения или секретаря, осуществляющего централизованную обработку части документации), а также ведение делопроизводства в каждом подразделении. При этом необходимо, чтобы в каждом подразделении был секретарь, выполняющий делопроизводственные функции, или работник, на которого возложено выполнение этих функций наряду с выполнением основных обязанностей. Только в этом случае можно будет обеспечить порядок в работе с документами. Важным условием эффективности такой системы является организационно-методическое руководство подразделениями со стороны службы делопроизводства (по вопросам работы с документами) и постоянный контроль за состоянием документации в подразделениях.

Если в организации при решении вопроса о форме делопроизводства выбор делается в пользу смешанной формы, необходимо также определить, какой вариант выбрать: с большей или меньшей степенью централизации.

Учитывая, что централизованная форма делопроизводства обладает целым рядом преимуществ, всегда следует стремиться к возможно большей централизации работы. За структурными подразделениями следует оставлять только те операции, которые невозможно или не целесообразно централизовать в силу технических или каких-либо иных причин.

Еще не подписаны на наше издание? Оформите бесплатный доступ и читайте статьи в течение трех дней!

www.sekretariat.ru

1.2 Организационные формы делопроизводства

Термин “ делопроизводство“ появился на территории Беларуси в конце 18 – начале 19 вв. одновременно с введением русского языка в учреждениях государственного управления и внедрением российских принципов работы с документами в них. Возник он еще в 16 – 17 вв. в центральных органах управления Российского государства – приказах. Процесс рассмотрения и решения тех или иных вопросов (“дел“) в приказах назывался “производством дел”. Поскольку производство дел фиксировалось письменно, документы учреждений по отдельным вопросам получали название ”дел”, а работу по письменному оформлению производственных дел и совокупность самих дел учреждения до передачи в архив стали называть делопроизводством.

В белорусском языке понятию “делопроизводство” соответствует термин ”справаводства”. Происходит от слова “справа” – так в 15 -18 вв. в Великом княжестве Литовском (ВКЛ), ядро которого составляли белорусские земли, назывался процесс рассмотрения, какого- либо вопроса и документальная фиксация принятого решения. Однако специального термина, обозначавшего всю совокупность работы с документами и синонимичного русскому термину ”делопроизводство”, в то время не возникло. Связано это было с особенностями государственного устройства ВКЛ, повлиявшими на процессы составления документов и правила работы с ними. В ВКЛ не сложилось каких–либо специальных учреждений центрального управления, и длительное время большинство дел решалось великим князем и панами – радой, которые, приняв решение, давали указание писарю или секретарю, находившемуся при них, составить соответствующий документ. “Справой”, ”справлением” документа решение вопроса обыкновенно и ограничивалось. Поэтому и не возникло в 15 - 18 вв. на территории Беларуси такого понятия, как “дело” – в значении совокупности документов, отложившихся в процессе рассмотрения того или иного вопроса.

Таким образом, производство (ведение) дел (справ) в том смысле, в каком оно существовало в Российском государстве, в ВКЛ отсутствовало.

Термин “справаводства” появился в белорусском языке лишь в 20-е годы 20 века, когда в связи с образованием БССР и проведением политики белорусизации в государственные учреждения был возвращен белорусский язык и началась активная разработка современной белорусской делопроизводственной терминологии.

В настоящее время делопроизводство в учреждениях, организациях и на предприятиях имеет три основные формы организации: централизованную, децентрализованную и смешанную.

Выбор формы делопроизводства зависит от характера деятельности, функций, организационной структуры учреждения, объема документооборота и др.

При централизованной форме все операции, связанные с документационным обеспечением управления, сосредотачиваются в одном месте, в единой для всех учреждения службе ДОУ. Достоинства этой формы делопроизводства заключаются в освобождении основных структурных подразделений от вспомогательных операций с документами, обеспечении работников делопроизводственных служб полной и равномерной загрузкой. При централизации операций с документами значительно повышается качество их обработки. Централизованная форма делопроизводства чаще всего применяется в учреждениях, в которых объем работы с документами небольшой.

При децентрализованной форме организации делопроизводства все виды работ с документами производятся непосредственно в структурных подразделениях учреждения, т.е. каждая структурная часть в этом случае ведет делопроизводство самостоятельно.

При смешанной форме делопроизводства одни операции (прием, отправка корреспонденции) осуществляются службой ДОУ, а другие (регистрация, оформление и составление документов, формирование дел) – как в службе ДОУ, так и в других структурных подразделениях.

Смешанная форма организации делопроизводства применяется обычно в крупных учреждениях со значительным объемом обрабатываемой документации. В этих учреждениях работники по делопроизводственному обслуживанию имеются, как правило, во всех структурных подразделениях. Наиболее трудоемкие процессы по приему, учету, отправке корреспонденции целесообразно сосредоточить в одном из них.

Смешанная форма организации делопроизводства позволяет полностью механизировать работу с документами, более рационально использовать предназначенные для этих целей технические средства.

studfiles.net

Формы организации делопроизводства.

Поиск Лекций

Организация работы делопроизводственного подразделения: конспект

 

План занятия:

1. Формы организации делопроизводства.

2. Типовые организационные структуры службы делопроизводства.

3. Задачи и функции Службы делопроизводства.

4. Организационное обеспечение деятельности служб делопроизводства.

 

 

Формы организации делопроизводства.

Управленческая деятельность в любой организации основана на переработке поступающих документов вне зависимости от способов их пересылки и видов носителей, а также основана на производстве документной информации и официальных документов, предназначенных для использования как внутри деятельности организации, так и в деятельности организаций-корреспондентов.

В зависимости от структуры организации и величины документных потоков решение задач по документационному обеспечению управления может быть возложено на выделенного работника или выделенное структурное подразделение.

В том случае, если документопоток в организации невелик, допускается не создавать выделенное структурное подразделение – в этом случае организация делопроизводства возлагается на секретаря-референта руководителя. Обязанности секретаря-референта по ведению делопроизводства в организации закрепляются в его должностной инструкции.

Если организация имеет значительный документопоток, то в ее структуре создается структурное подразделение, ответственное за делопроизводство, - общий отдел, канцелярия, отдел делопроизводства и т. п. Деятельность структурного подразделения регламентируется специально создаваемым положением.

В организационном плане реализация процессов документационного обеспечения управления в организации может быть организована централизованно, децентрализовано и в смешанном виде.

Централизованная форма документационного обеспечения управления предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении отдельно выделенного структурного подразделения (канцелярии, общего отдела) или одного работника.

В этом случае выделенным подразделением (работником) выполняется полный цикл операций по организации процессов делопроизводства и обработке документов, от момента их поступления или создания в организации до сдачи в архив:

- прием и регистрация поступающих документов;

- их регистрация и контроль за исполнением;

- справочно-информационная работа;

- систематизация и хранение документов;

- отправка документов;

- обработка документов для их передачи в архив.

В современных условиях полностью централизовать процессы делопроизводства можно только в сравнительно небольших учреждениях с объемом документопотока примерно до 10000 документов в год. В крупных учреждениях следует стремиться к целесообразной централизации отдельных функций делопроизводства, таких, как прием и отправка документов, регистрация и контроль исполнения документов, методическое руководство делопроизводством.

Централизация отдельных делопроизводственных процессов и операций является наиболее рациональной формой организации процесса, поскольку она позволяет:

- снизить стоимость делопроизводственных операций;

- улучшить организацию труда делопроизводственно персонала и, в частности, внедрить нормирование;

- обеспечить специализацию и взаимозаменяемость работников;

- обеспечить единство организационного и методического руководства.

Децентрализованная форма предполагает сосредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями учреждения, при этом в каждом из них выполняется относительно однородный набор делопроизводственных операций. Такая форма организации характерна, в частности, для организаций и учреждений, аппарат которых распределен территориально, а также для тех организаций, в которых документирование деятельности имеет специфические особенности.

При смешанной форме организации делопроизводства часть функций выполняется централизованно (например, прием, регистрация, контроль исполнения документов), а часть – распределено (справочно-информационное обслуживание, хранение документов, формирование дел).

На сегодняшний день смешанная форма организации работы с документами является наиболее распространенной.

В создании и организации службы делопроизводства выбор организационной формы – один из самых сложных. Действующие нормативные документы в области делопроизводства не регламентируют форму организации работы с документами.

Форму организации работы с документами следует выбирать с учетом структуры учреждения и объема документных потоков. В мелких учреждениях (когда документирование выполняется непосредственно в подразделениях), а также территориально распределенных учреждениях выбирают централизованную форму. В большинстве остальных организаций используют смешанную форму делопроизводства.

В каждом конкретном случае выбор формы организации работы с документами остается прерогативой руководства и делопроизводственного подразделения. Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.


Рекомендуемые страницы:

Поиск по сайту

poisk-ru.ru

3. Организационные основы делопроизводства

3.1. Организационные формы делопроизводства

Делопроизводство в учреждениях, организациях, на предприятиях имеет 3 основные системы организации: централизованную, децентрализованную и смешанную.

Выбор системы делопроизводства зависит от характера деятельности, функций, организационной структуры учреждения, объёма документооборота.

При централизованной системе все операции, связанные с документационным обеспечением управления сосредотачиваются в одном месте, в единой для всего учреждения службе ДОУ или у секретаря. Достоинства этой формы делопроизводства заключаются в освобождении основных структурных подразделений от вспомогательных операций с документами, повышении качества их обработки. Централизованная форма делопроизводства чаще всего применяется в учреждениях, небольших по объёму работы с документами.

При децентрализованной системе организации делопроизводства все виды работ с документами производятся непосредственно в структурных подразделениях учреждения.

При смешанной системе организации делопроизводства одни операции (приём, отправка корреспонденции) осуществляется службой ДОУ, а другие (регистрация, оформление и составление документов, формирование дел) производится как в службе ДОУ, так и в других структурных подразделениях. Смешанная форма организации делопроизводства применяется обычно в крупных подразделениях со значительным объёмом обрабатываемой документации. Она позволяет полностью механизировать работу с документами, более рационально использовать предназначенные для этих целей технические средства.

3.2. Службы документационного обеспечения управления

Документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, действующей на правах структурного подразделения, подчинённого непосредственно руководителю организации. В зависимости от объёма документооборота и типовых структур могут быть следующие службы ДОУ: управление делами, общий отдел, канцелярия, административно-хозяйственный отдел и др.

В состав управления делами входят: канцелярия (бюро правительственной переписки, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро), инспекция при руководителе, секретариат (приёмная, секретариат руководителя, секретариаты заместителей руководителя, секретариат коллегии, протокольное бюро), отдел совершенствования работы с документами, отдел писем (жалоб), центральный архив.

В состав канцелярии входят подразделения по учёту и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами, рассмотрению писем и жалоб, секретариат, экспедиция, бюро машинописи и стенографии, копировально-множительное бюро, архив.

В состав общего отдела включаются канцелярия, группа контроля, группа совершенствования работы с документами, группа писем (жалоб), копировально-множительная служба, бюро машинописи и стенографии, архив.

В организациях, не имеющих службы ДОУ, её функции выполняет секретарь руководителя или специально назначенное должностное лицо.

Структура и штаты службы ДОУ устанавливаются в соответствии с положением о ней и в зависимости от объёма документооборота и функций, возлагаемых на данную службу. Работа службы ДОУ регламентируется положением об этой службе, а деятельность работников службы ДОУ – должностными инструкциями. Они разрабатываются руководителем службы и утверждаются руководителем организации.

Служба ДОУ осуществляет следующие основные функции: внедрение государственных нормативов и разработок по совершенствованию документирования; разработку и внедрение рациональных форм документов и организацию работы с документами с учётом ведомственной специфики; контроль за соблюдением стандартов на документы; экспедиционную обработку и доставку документов исполнителям; регистрацию документов и учётно-справочную работу; контроль исполнения документов; формирование, оформление, хранение дел и выдачу их для использования; оформление, издание и рассылку документов; машинописное изготовление, копирование и размножение документов; организационное и методическое руководство, контроль за работой с документами в структурных подразделениях организации.

Основные задачи, решаемые в процессе управления документацией предприятия, являются:

  • организация рационального документооборота,

  • контроль исполнения документов,

  • оперативное хранение документов,

  • архивное хранение документов.

Конечной целью деятельности по управлению документацией является

создание условий, обеспечивающих эффективную обработку документированной информации в обусловленные содержанием деятельности предприятия сроки и с наименьшими материальными затратами.

studfiles.net

1.4 Организационные формы делопроизводства

Делопроизводство в учреждениях, организациях и на предприятиях имеет три основные системы организации:

- централизованную;

- децентрализованную;

- смешанную.

Выбор системы делопроизводства зависит от характера деятельности, функций, организационной структуры учреждения, объема документооборота.

При централизованной системе все операции, связанные с документационным обеспечение управления сосредоточиваются в одном месте, в единой для всего учреждения службе документационного обеспечения управления или у секретаря. Достоинства этой формы делопроизводства заключаются в освобождении основных структур подразделений от вспомогательных операций с документами, обеспечении работников делопроизводственных служб полной и равномерной загрузкой. При централизации операций с документами значительно повышается качество их обработки. Централизованная форма делопроизводства чаще всего применяется в учреждениях небольших по объему работы с документами.

При децентрализованной форме организации делопроизводства все виды работ с документами производятся непосредственно в структурных подразделениях учреждения, то есть каждая структурная часть в этом случае ведет делопроизводство самостоятельно.

При смешанной системе делопроизводства одни операции осуществляются службой документационного обеспечения управления, а другие производятся как в службе документационного обеспечения управления, так и в других структурных подразделениях.

Смешанная форма организации делопроизводства применяется обычно в крупных учреждениях со значительным объемом обрабатываемой документации. В этих учреждениях работники по делопроизводственному обслуживанию имеются, как правило, в каждой структурной части. Но наиболее трудоемкие процессы по приему, учету, отправке корреспонденции и в этом случае целесообразно сосредоточить в одной структурной части учреждения.

Смешанная форма организации делопроизводства позволяет полностью механизировать работу с документами, более рационально использовать предназначенные для этих целей технические средства.

Документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации. В зависимости об объема документооборота и типовых структур могут быть следующие службы документационного обеспечения управления: управление делами, канцелярия, общий отдел.

В состав управления делами включаются канцелярия, инспекция при руководителе, секретариат, отдел совершенствования работы с документами, отдел писем (жалоб) и центральный архив.

В состав канцелярии входят подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами, рассмотрению писем и жалоб, секретариат, экспедиция, бюро машинописи и стенографии, копировально-множительное бюро, архив.

В состав общего отдела включаются канцелярия, группа контроля, протокольная группа, группа совершенствования работы с документами, группа писем (жалоб), копировально-множительная служба, бюро машинописи и стенографии, архив.

В организациях, не имеющих службы документационного обеспечения управления, ее функции выполняет секретарь руководителя или другое специально назначенное должностное лицо.

studfiles.net

Понятие делопроизводства. Системы делопроизводства (централизованная, децентрализованная, смешанная)

– 1-я  категория – учреждения с объемом  документооборота свыше 100 тысяч документов в год;

– 2-я  категория – учреждения с объемом  документооборота от 25 тысяч до 100 тысяч  документов в год;

– 3-я  категория – учреждения с объемом  документооборота от 10 тысяч до 25 тысяч  документов в год;

– 4-я  категория – учреждения с объемом документооборота до 10 тысяч документов в год.

Так, согласно вышепредставленной классификации, было установлено, что если объем документооборота учреждения составляет более 10 тысяч  документов в год, то для эффективной организации работы с документами необходимо создание службы делопроизводства (или службы ДОУ) как отдельного подразделения. Несмотря на то, что данный метод установления организационной структуры службы ДОУ был предложен более 30 лет назад, в целом он применим и сегодня. Так, например, Бобылева М.П. в своей книге «Эффективный документооборот: от традиционного к электронному» предлагает следующее развитие организационной структуры службы ДОУ в зависимости от объема документооборота (см. Приложение 1).9

Функции структурных подразделений представлены в Приложении 2. 

  1. Системы делопроизводства (централизованная, децентрализованная, смешанная)

     При создании службы ДОУ необходимо решить следующие вопросы:

  • выбор оптимальной организационной формы делопроизводства;
  • разработка организационно-функциональной структуры службы делопроизводства и выбор её конкретного наименования;
  • разграничение функций, обязанностей, прав и ответственности между отдельными структурными подразделениями службы делопроизводства и работниками и их закрепление в соответствующих организационно-правовых документах;
  • нормирование труда работников службы делопроизводства;
  • определение численного и должностного состава службы делопроизводства;
  • выбор оптимальной технологии работы с документами и закрепление её в инструкции по делопроизводству;
  • рациональная организация рабочих мест и создание благоприятных условий труда;
  • повышение квалификации работников и культуры работы с документами.

     Организационная форма делопроизводства обычно зависит от масштабов учреждения, территориального размещения его структур и может быть централизованной, децентрализованной и смешанной.

     Централизованная  форма — это выполнение всех технологических  операций по работе с документами  одним специализированным структурным подразделением (канцелярия, общий отдел) или секретарем фирмы. В этом случае полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания и до сдачи в архив выполняется в одном месте: приём и обработка поступающих документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочно-информационная работа, составление и ведение номенклатуры дел, систематизация и хранение документов, отправка документов, обработка документов для передачи в архив организации. 10

     К преимуществам централизованной формы  организации делопроизводства относится  возможность формирования единой базы данных по всем поступающим в организацию  и создаваемым в ней документам, что позволяет повысить оперативность  поиска документов и, следовательно, оптимизировать справочную работу по документам. Централизованную форму организации делопроизводства целесообразно использовать в том случае, если организация имеет линейно-функциональную организационную структуру.11

     Полную  централизованную обработку документов возможно осуществить лишь в небольших организациях, объём документооборота в которых не превышает примерно 10 тыс. документов в год.

     Децентрализованная  форма организации документационного  обслуживания предполагает создание в  каждом структурном подразделении организации собственной службы ДОУ. Такая служба независимо от центральной службы делопроизводства выполняет всю работу с документами: регистрирует, систематизирует и хранит документы данного структурного подразделения. Эта форма используется в организациях, аппарат которых территориально разобщён. Её рекомендуется применять в организациях, документирование деятельности которых требует особенно тщательной защиты информации. При децентрализованной форме структурные подразделения получают корреспонденцию в запечатанных конвертах, распечатывают их, регистрируют и выполняют все действия по обработке поступающей, отправляемой и внутренней документации, заканчивая все действия подготовкой и передачей документов в архив организации.

     Самая распространенная форма организации работы с документами — смешанная. При этом часть операций (например, приём и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) выполняется центральной службой делопроизводства, а в структурных подразделениях выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их обработке перед сдачей в архив.

     Вариантом смешанной формы является такая  организация работы с документами, при которой одна и та же технологическая операция (например, регистрация документов или контроль за их исполнением) проводится для одних массивов документов централизованно (в службе ДОУ), а для других — децентрализовано (в структурных подразделениях). Чаще всего в структурных подразделениях регистрируют внутренние документы — по месту их создания. Например, в бухгалтерии — бухгалтерские документы, в отделе кадров — документы по личному составу и т. д. 12

     Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера учреждения, объема документооборота, состава структурных подразделений. В мелких учреждениях (когда документирование осуществляется непосредственно в подразделениях), а также в территориально разобщенных (расположенных, например, в различных районах большого города) выбирают централизованную форму. В большинстве же учреждений и организаций используют смешанную форму организации делопроизводства.

     Наиболее  рациональной формой организации отдельных  делопроизводственных процессов и  операций является централизация, поскольку она позволяет:

     - снизить стоимость делопроизводственных операций;

     - улучшить организацию труда делопроизводственного  персонала и, в частности, внедрить  его нормирование;

     - обеспечить специализацию и взаимозаменяемость  работников;

     - использовать прогрессивные и  производительные технические средства;

     - обеспечить единство организационного  и методического руководства.

     В современных условиях полностью  централизовать делопроизводственное обслуживание можно только в сравнительно небольших учреждениях. В крупных учреждениях следует стремиться к целесообразной централизации отдельных функций делопроизводства, таких как прием и отправка документов, регистрация и контроль исполнения документов, стенографирование и печатание документов, их размножение, методическое руководство делопроизводством.

     В небольших учреждениях, не имеющих  общих отделов, отделов делопроизводства, делопроизводственное обслуживание осуществляет секретарь-референт руководителя.13

     В каждой конкретной организации выбор той или иной организационной формы работы с документами осуществляется ее руководством и самой службой ДОУ. Выбранная форма работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству. 

     Заключение 

     Во  многих организациях служба ДОУ не является самостоятельным подразделением, а входит в состав административно-хозяйственной службы, службы управления персоналом или бухгалтерии. Однако организация работы с документами – это вполне самостоятельный вид деятельности, ничего общего не имеющий с хозяйственным обеспечением или бухгалтерским учетом.

     Поскольку служба ДОУ фактически управляет  документацией и документационными  потоками всей организации, она должна быть самостоятельным подразделением, пусть и с небольшой штатной  численностью (это может быть 2–3 чел.). При этом служба ДОУ должна подчиняться непосредственно руководителю организации или его заместителю.

     В пункте 5.1 пятого раздела Государственной  системы документационного обеспечения  управления, одобренной коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г., закреплено следующее положение: «Документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации».

     Такое место службы ДОУ в структуре организации можно объяснить следующими причинами:

     1. Представляя самостоятельное структурное  подразделение и непосредственно  подчиняясь руководству организации,  служба ДОУ будет иметь больше  компетенции. А это, в свою  очередь, позволит организовать более эффективную работу с документами.

     2. Специалистам и руководителю  службы ДОУ приходится непосредственно  работать с руководством организации:  решать вопросы рассмотрения  входящих документов, контролировать  исполнение документов, обобщать результаты контроля исполнения документов и докладывать о них руководству организации, вести информационно-справочную работу по документам и т.д. 14 

 

      Список литературы и источников 

1. Андреева В.И. Делопроизводство - 8-е изд., Изд-во Интел-Синтез, 2001. – 192 с.

2. Березина Н.М.  Современное делопроизводство/ Л.  Лысенко, Е.П. Воронцова.- Изд-во  Питер, 208. – 224 с.

3. Бобылева М.П.  Эффективный документооборот: от  традиционного к электронному, Изд-во  МЭИ, 2004. – 172 с.

4. Каменева Е.М. Служба ДОУ: наименование, структура и определение Численности / Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2006. - №7 // delo-press.ru.

5. Удовик А. В. Организация работы службы документационного обеспечения управления //

6. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство- М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2001. – с. 6.

7. Янковая  В.Ф. Организация службы документационного обеспечения / Секретарь-референт – 2005. - №1 // www.profiz.ru 
 
 


stud24.ru

19. Формы организации делопроизводства (документационного обеспечения управления).

Практика выработала три формы организации работы с документами в любом управленческом аппарате - централизованную, децентрализованную и смешанную.

Централизованная форма предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного структурного подразделения (канцелярии, общего отдела) или одного сотрудника (секретаря учреждения). В этом подразделении (или этим сотрудником) выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи в архив: прием и обработка поступающих документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочно-информационная работа, систематизация и хранение документов, отправка документов, обработка документов для их передачи в архив.

Централизация отдельных операций по обработке документов является наиболее рациональной формой организации делопроизводства, так как позволяет снизить затраты на обработку документов, улучшить организацию труда работников службы делопроизводства за счет специализации и взаимозаменяемости отдельных работников, эффективно использовать оргтехнику, достичь единства организационного и методического руководства документационным обеспечением. Однако полная централизация работы с документами возможна только в небольших учреждениях с объемом документооборота до 10 тыс. документов в год.

Децентрализованная форма организации - каждое структурное подразделение одной организации создает свою собственную службу для работы с документами, в которой автономно выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения. Эта форма характерна для организаций и учреждений, аппарат которых территориально разобщен или информация является закрытой, секретной или деятельность каждого структ. подразд-ия обособлена.

Смешанная форма организации работы с документами - самая распространенная. При этом часть операций (чаще всего прием и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) сосредотачивается в центральной службе делопроизводства, а в каждом структурном подразделении (в департаментах, управлениях, отделах) выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их предархивной обработке.

В каждой организации выбор той или иной формы работы с документами осуществляется её руководством и самой службой ДОУ.

Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.

20. Задачи и функции службы доу, ее структура, права и обязанности, виды работы.

Основной целью службы делопроизводства, независимо от ее названия, является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению.

К основным задачам службы ДОУ можно отнести следующие:

- обеспечение единого порядка документирования и работы с документами,

- совершенствование форм и методов работы с документами с учетом автоматизации документационных процессов.

В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующие ф-ии:

· функции, связанные с документированием управленческой деятельности:

- разработка бланков документов и обеспечение их изготовления,

- обеспечение изготовления документов, стенографирования, копирования и тиражирования документов,

- контроль за качеством подготовки и оформления документов, а также за соблюдением установленной процедуры согласования и удостоверения документов;

· функции, связанные с организацией работы с документами:

- установление единого порядка прохождения документов (документооборота орг-ии),

- обработка поступающих и отправляемых документов,

- регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов,

- разработка и ведение информационно-поисковых систем, организация информационно-справочной работы по документам,

- предварительное рассмотрение документов,

- контроль за исполнением документов,

- систематизация документов, подготовка номенклатуры дел, обеспечение хранения и использования документов,

- подготовка и передача дел в архив организации, организация работы ее архива,

- обеспечение зашиты документной информации,

- организация работы с обращениями граждан;

· функции, связанные с совершенствованием форм и методов работы с документами:

- разработка и переработка нормативных и методических документов организации по делопроизводству,

- проведение работ по унификации документов, разработка и внедрение табеля и альбома форм документов,

- методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях,

- повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам документирования и организации работы с документами,

- разработка и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации, автоматизация делопроизводства.

В организациях, не имеющих в структуре службы ДОУ, ее функции выполняет секретарь руководителя, в структурных подразделениях секретарьподразделения или другое специально назначенное лицо.

Структура службы ДОУ в современной организации зависит от объема документооборота, а также от технологии работы с документами.

На сегодняшний день различают четыре основных организационных структуры службы ДОУ:

1. Управление делами.

2. Канцелярия.

3. Общий отдел.

4. Секретарь.

Службе ДОУ должны быть предоставлены следующие права:

требовать от руководителей структурных подразделений, подведомственных организаций, работников организации выполнения установленных правил создания, обработки, хранения и использования документов;

запрашивать в структурных подразделениях и подведомственных организациях информацию, необходимую для организации работы с документами и оценки ее результатов;

возвращать работникам организации - исполнителям документов и поручений - неправильно оформленные документы, документы, подготовленные с нарушением установленных правил согласования и удостоверения документов;

готовить проекты распорядительных документов (приказов, распоряжений) по вопросам деятельности службы ДОУ, организации и совершенствования работы с документами;

представлять руководству организации предложения о совершенствовании работы с документами, повышении исполнительской дисциплины, совершенствовании форм и методов труда, создании благоприятных условий труда.

Служба ДОУ несет ответственность за:

- обеспечение установленного порядка работы с документами в организации;

- выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение необходимых условий труда работников службы ДОУ.

Виды работ службы ДОУ:

- технологические;

-организационные;

- контрольные;

-методические.

studfiles.net