Что делать при потере трудовой книжки

Потеря трудовой книжки – крайне неприятное обстоятельство. Что делать, если работник потерял трудовую книжку, как её восстановить? Эти вопросы волнуют тех, кто оказался без трудовой книжки. В любом случае оформление дубликата трудовой книжки или выдачу новой должен делать работодатель. О том, что и как надо делать в случае утери трудовой книжки, вы узнаете из нашей статьи.

Что делать, если работодатель потерял трудовую книжку

К сожалению, такое случается. Работодатели иногда теряют трудовые книжки работников. Что делать в такой ситуации? Это зависит от того, при каких обстоятельствах произошла утеря или утрата трудовой книжки.

Утеря трудовой книжки по вине работодателя

Если трудовая книжка работника утеряна по вине работодателя (случайно уничтожена, потеряна при переезде и т.п.), то работодатель незамедлительно должен оформить работнику дубликат трудовой книжки и внести в нее записи в порядке, предусмотренном Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

В дубликат трудовой книжки работодатель должен внести:

• сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления на работу к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами;
• сведения о работе и награждениях и поощрениях, которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

 

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника. Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.

Нет особых сложностей с выдачей дубликата, если сотрудник до поступления к работодателю, который потерял его трудовую книжку, нигде не работал. Работодатель просто заполняет новый бланк трудовой книжки с указанием «Дубликат» и записывает себя как единственного работодателя.

Но как сделать дубликат для сотрудника, который до прихода к этому работодателю работал в других местах?

При наличии у работника документов, подтверждающих факт своей трудовой деятельности в других организациях, записи в дубликате делаются на основании этих документов. Если же у работника таких документов не окажется, то работодатель обязан ему помочь в их получении, например, отправив запросы прежним работодателям.

Массовая утрата трудовых книжек: что делать

Иногда в результате чрезвычайных ситуаций (пожара, стихийного бедствия и т.п.) происходит массовая утрата трудовых книжек работников. В таких случаях дубликаты трудовых книжек оформляются работодателем на основании акта специальной комиссии по установлению стажа, которая создается органами власти субъектов РФ. Эта комиссия устанавливает факты и периоды работы, сведения о профессии (должности) работников у данного работодателя по имеющимся у работодателя и работников документам (по приказам о приеме на работу, по трудовым договорам, по копиям трудовых книжек или выпискам из них), а при отсутствии документов — на основании показаний двух и более свидетелей. Комиссия также помогает получить документы о трудовой деятельности работников у бывших работодателей.

Если документы не сохранились, для подтверждения стажа, в том числе установленного по свидетельским показаниям, работнику придется обращаться в суд.

На практике при оформлении дубликата трудовой книжки наибольшие проблемы возникают с установлением периодов работы, профессии (должности) работников у бывших работодателей, особенно при частой смене места работы и истечении значительного времени после увольнения. Поэтому работникам нередко для подтверждения трудового стажа приходится обращаться в суд.

В связи с этим рекомендуется получать у каждого работодателя копии документов, связанных с работой. Также для получения необходимых сведений о стаже можно обратиться, в частности, в соответствующий архив.

Потерял трудовую книжку. Что делать при утере?

Бывает так, что сами работники теряют свои трудовые книжки. Что делать, если это произошло? Это зависит от того, когда потеряна трудовая книжка.

Потеря трудовой книжки в период работы

Работник может потерять трудовую книжку в период работы, но когда она находилась у него на руках. А это может быть в случае, если работодатель выдал работнику трудовую книжку на руки для целей, например, назначения или перерасчета пенсии территориальным органом ПФР.

Если в этот период работник потерял трудовую книжку, то для оформления ее дубликата он должен обратиться к работодателю, у которого трудится, с заявлением и просьбой о выдаче дубликата трудовой книжки.

Работодатель должен выдать работнику дубликат не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.

При оформлении дубликата трудовой книжки в него вносятся:

• сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами;
• сведения о работе и награждении (поощрении), которые были внесены в трудовую книжку по последнему месту работы.

 

Общий стаж работы записывается суммарно, т.е. указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения организации, периодов работы и должностей работника.

Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.

Если работник до поступления к данному работодателю уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе «Сведения о работе» в графу 3, прежде всего, вносится запись об общем и/или непрерывном трудовом стаже работы в качестве работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами.

Общий стаж работы записывается суммарно, т.е. указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки. После этого общий и/или непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы.

Если документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, то в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.

Потеря трудовой книжки после увольнения

По общему правилу трудовая книжка выдается работнику на руки в день его увольнения (последний день работы).

Если работник потерял трудовую книжку после увольнения, еще не устроившись на новую работу, то он должен обратиться к работодателю по последнему месту работы с письменным заявлением об оформлении дубликата трудовой книжки в связи с ее утерей. Оформить дубликат бывший работодатель должен в течение 15 дней со дня подачи заявления.

Оформление дубликата трудовой книжки работодателем производится в том же порядке, что и для случая потери трудовой книжки работником в период работы.

Если работник, поступающий на работу, не стал восстанавливать утерянную им трудовую книжку, то работодатель обязан оформить не дубликат, а новую трудовую книжку на основании письменного заявления работника с указанием причины отсутствия документа. В новую трудовую книжку работодатель может занести только информацию о выполняемой у него работе, а также о работе по совместительству (по желанию работника) и некоторых других периодах, в частности о периоде военной службы.

 

lawrecom.ru

➤ Что делать, если потерял трудовую книжку

Узнайте, как действовать в случае утери документа. Советы экспертов и образцы заявлений на восстановление утраченного бланка вы найдете в статье.

Скачайте документы по теме:

Потерянная трудовая книжка: что делать и каких последствий ожидать 

Трудовая книжка — важный документ, без которого не обходится прием на основную работу. Именно в ней содержатся записи об основных этапах профессиональной карьеры сотрудника, подтверждающие продолжительность и характер накопленного стажа при выходе на пенсию.  Поэтому потеря трудовой книжки нередко воспринимается ее владельцем как настоящая катастрофа.

Тем не менее, ситуация далеко не безвыходная. Давайте разберемся, чем грозит работнику потеря трудовой книжки, что делать, если это все-таки произошло, и как начать процедуру восстановления документа.

Несмотря на масштабные планы по переходу на электронный учет, ПФР все еще требует бумажные трудовые книжки для назначения пенсии и определения размера пенсионного пособия. А работодатели обязаны, хотят они того или нет, требовать оригинал трудовой при каждом трудоустройстве, чтобы оформить процедуру по всем правилам.

Следовательно, работник столкнется с определенными проблемами и в процессе приема на работу, и в случае выхода на пенсию, если потерял трудовую книжку и не стал ее восстанавливать. 

Что делать, если утеряна трудовая книжка по вине работника 

Работник получает трудовую книжку на руки только при увольнении. Обнаружив пропажу документа, он может обратиться в отдел кадров по последнему месту работы с заявлением об оформлении дубликата.

Получив такое заявление, работодатель не вправе отказать. Закон обязывает его выдать дубликат в течение 15 дней после регистрации заявления (п. 31 правил, утвержденных постановлением Правительства РФ №225 от 16.04.2003).

Образец заявления вы можете скачать в начале статьи. 

Чтобы оформить дубликат, попросите у сотрудника документы, подтверждающие стаж, со всех прежних мест работы. Это могут быть оригиналы трудовых договоров, копии приказов о приеме на работу и увольнении, выписки из личных дел и ведомостей на выдачу зарплаты.

Если работник испытывает сложности с получением подтверждающих документов, помогите ему составить запросы, обратитесь к бывшим работодателям по официальным каналам и т.д. 

Читайте в «Системе Кадры»:

 

Внимание! Не вносите в дубликат информацию, полученную только со слов работника. Не отражайте периоды занятости, которые нельзя подтвердить документально (п. 32 правил №225, п. 7.2 инструкции, утвержденной постановлением Правительства РФ №69 от 10.10.2003).

Когда не нужен дубликат

Если документ не утерян, но поврежден — надорван, залит кофе или соком, неаккуратно подклеен скотчем — не спешите оформлять дубликат. Возможно, трудовую книжку еще можно принять. Если записи можно прочесть, печати не пострадали и все заполненные страницы повреждены незначительно, ее можно вести дальше. Но на всякий случай предупредите работника о возможных проблемах при обращении в Пенсионный фонд и порекомендуйте заранее собрать справки с мест работы, по которым могут возникнуть вопросы.

★ Больше информации о работе с поврежденными документами вы найдете в журнале «Кадровое дело». 

Если прошлого работодателя больше нет

Если работодатель, которому направлен запрос, уже ликвидирован, процесс получения подтверждающих документов усложняется. 

Действуйте последовательно: 

1. Сначала уточните, действительно ли речь идет о полной ликвидации, а не о реорганизации предприятия: новая компания, образовавшаяся в результате реорганизации, считается правопреемником прежней и может предоставить все необходимые документы.
2. В случае полной ликвидации предприятия придется обратиться в архив, куда ликвидированные юридические лица в обязательном порядке сдают важные документы по личному составу (закон №125-ФЗ от 22.10.2004).
3. Если обращение в государственный или муниципальный архив не дало никаких результатов, можно попытаться установить стаж через суд, привлекая к делу свидетелей. Это не самый быстрый и простой, но вполне реальный способ восстановления сведений о предыдущих местах работы. 

Если вы не хотите восстанавливать документ через бывших работодателей 

Существует и альтернативный вариант для тех, кто не хочет заниматься восстановлением утерянного документа через бывших работодателей. До определенного момента оформление дубликата было единственным способом получения полноценного документа, подтверждающего трудовой стаж работника. Новая трудовая выдавалась лишь тем, кто устраивался на работу впервые.

В 2006 году появилась законодательная норма, обязывающая работодателя оформить новую трудовую книжку (не дубликат!) вместо утерянной или испорченной, если сотрудник подаст соответствующее заявление при приеме на работу (ч. 5 ст. 65 ТК РФ).

Заявление составляется в произвольной форме на имя руководителя компании, датируется и заверяется личной подписью работника. Обязательно указывается причина отсутствия трудовой книжки. Достаточно краткой формулировки: украдена, утеряна, испорчена.

К заявлению следует приложить документы, подтверждающие стаж, чтобы работодатель смог перенести сведения о предыдущих местах работы в новую форму. 

Образец заявления об оформлении новой трудовой книжки взамен утерянной

 

Пример документа вы можете скачать в начале статьи. 

Плата за бланк

Не забудьте удержать с работника стоимость бланка, если именно по его вине была утеряна трудовая книжка. Способ оплаты определяется на месте.

Плата за бланк не взимается только в отдельных случаях. Например, если произошла утеря трудовой книжки работодателем или в результате чрезвычайного происшествия, либо же документ был испорчен при первичном заполнении по вине сотрудника организации, ответственного за кадровый учет (п. 34, 48 правил, утвержденных постановлением Правительства РФ №225 от 16.04.2003, письмо Минздравсоцразвития России №12-3/10/2-6752 от 6.08.2010). 

Работодатель потерял трудовую книжку: что делать 

Пожары, стихийные бедствия, наводнения, техногенные катастрофы или обычная халатность персонала — все это может приводить к утрате трудовых книжек, хранящихся в организации. Порядок действий зависит от причины происшествия и количества утраченных документов. 

По вине должностного лица. Если работодатель потерял трудовую книжку по вине должностного лица, ответственного за хранение документации, проводится служебное расследование. Работник получает дубликат, а компании и ее отдельным представителям, виновным в пропаже, грозят штрафные санкции. 

Помните! За все мероприятия, связанные с оформлением дубликата и сбором данных с предыдущих мест работы сотрудника, отвечает работодатель, поскольку документ пропал по его вине. Чтобы не пришлось делать лишнюю работу, ведите строгий учет трудовых книжек и создайте безопасные условия хранения. Прочитайте о книге учета-движения трудовых. 

Потеря в результате чрезвычайной ситуации. Когда речь идет о массовой утрате трудовых книжек в результате чрезвычайной ситуации, трудовой стаж устанавливает специальная комиссия, созданная местными органами исполнительной власти. Комиссия отправляет запросы по бывшим местам работы сотрудников, помогает собирать справки, а если документов недостаточно — восстанавливает данные на основании свидетельских показаний. Результаты работы комиссии оформляются в виде акта, на основании которого сотрудники получают дубликаты. 

Трудовая нашла, а дубликат уже оформили. Как поступить, если потерянная трудовая книжка нашлась, но работник к тому времени уже получил дубликат? С одной стороны, законом запрещено иметь несколько трудовых, с другой стороны, какая-либо ответственность для работника, владеющего двумя и более экземплярами документа, не предусмотрена. 

Работодателю рекомендуется:

1. Продолжить работу с дубликатом. Поскольку документ уже оформлен и зарегистрирован в учетных книгах, продолжайте вести его в обычном порядке.
2. Запросить у сотрудника оригинал. Сделайте копии, чтобы учесть указанные в нем периоды работы для расчета страхового стажа (среди них могут быть и периоды, не учтенные при оформлении дубликата) и внести поправки в личную карточку. Затем верните оригинал владельцу. 

Сотрудник принес несколько трудовых. Иногда при трудоустройстве соискатель предъявляет несколько трудовых книжек. Принимайте на хранение и продолжайте заполнять ту, в которой сделана последняя по времени запись об увольнении, даже если это дубликат. А когда нужно определить страховой стаж, например, для начисления больничного пособия, учитывайте записи всех экземпляров трудовых книжек, предъявленных сотрудником. Если какие-то периоды пересекаются по времени, учитывайте только один из них (ст. 16 закона №255-ФЗ от 29.12.2006, п. 22 правил, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России №91 от 6.02.2007). 

Утрата документа по вине третьей стороны

Иногда утеря трудовой книжки происходит по вине третьей стороны, а не работника или работодателя. Такое в кадровой практике случается редко, поскольку обычно документ принимается на хранение от работника лично, а в день увольнения выдается ему на руки. Но если работодатель отправил трудовую книжку уволенному работнику по почте, а адресат так и не получил посылку, ответственность за утерю несет «Почта России» или иной оператор почтовой связи, предоставлявший данную услугу (ст. 34 закона №176-ФЗ от 17.07.1999). 

Вывод

Потеря трудовой книжки — неприятная, но отнюдь не безвыходная ситуация. Вместо утерянного оригинала владельцу выдается дубликат, куда на основании подтверждающих документов вносятся записи обо всех предыдущих периодах работы. Сбором данных занимается сам работник, потерявший трудовую, или работодатель, если ответственность за пропажу документа лежит на нем. Если утеря массовая, восстановлением стажа работников занимается специальная комиссия.

www.kdelo.ru

Что делать, если потерялась трудовая книжка

 Часто приходится сталкиваться с вопросом: «потеряла трудовую книжку что делать?» или «отдел кадров потерял трудовую книжку, кто должен её восстанавливать?». Ответы на эти и другие вопросы, связанные с потерей трудовой книжки рассмотрим далее. 

Содержание статьи:

1. Потерял трудовую книжку, что делать?
2. Работодатель потерял трудовую
3. Работник потерял трудовую книжку

Стоит ли самостоятельно восстанавливать потерянную трудовую книжку?

Трудовая книжка как таковая может обладать разной ценностью. Если в ней содержится одна запись о стаже в несколько месяцев, то вряд ли стоит беспокоиться о её пропаже. Совсем другое дело, если трудовая книжка отражает трудовой стаж в десять, двадцать, тридцать лет… В таком случае, восстановлением документа заняться необходимо. 

Согласно трудовому законодательству, если потеряна трудовая книжка, то вы обладаете правом обратиться к вашему последнему работодателю с просьбой выдать дубликат вашей трудовой. Зачастую, если увольнение прошло без эксцессов и отношения с работодателем хорошие, достаточно личной просьбы с прилагающимся письменным заявлением.

Если вы предполагаете, что работодатель может по каким-либо причинам затянуть процесс или проигнорировать ваше обращение, то следует подойти к вопросу со всей серьёзностью, оформив всё официально. Высылайте своё заявление заказным письмом с уведомлением о получении адресатом. Столкнувшись с таким запросом, работодатель не будет иметь возможности отложить его в долгий ящик.     

 Оформляя дубликат утерянной трудовой книжки, работодатель внесёт в неё запись о восстановлении стажа, который имеет документальное подтверждение. Но если у вас на руках нет документов, подтверждающих реально имеющийся стаж, придётся озаботиться их получением.

Как раз для таких ситуаций желательно иметь заверенную копию трудовой книжки. Но как восстановить потерянную трудовую книжку, если заблаговременно не был создан дубликат? К сожалению, придётся заняться посещением всех тех заведений и организаций, в которых вы накапливали свой стаж, собирая всевозможные документы, приказы, и выписки.

Часто приходится сталкиваться с тем, что старого места работы больше нет – в такой ситуации следует обращаться к государственным архивам того населенного пункта, где была зарегистрирована компания, в которой вы раньше работали.

 

Работодатель потерял трудовую книжку – кто должен восстановить её?

Бывает два типа ситуации и, соответственно, два порядка действий, если кадровик потерял трудовую книжку.

Первая, когда это происходит неумышленно вследствие форс-мажорных происшествий, например таких, как пожар в офисе или других нештатных ситуаций, когда действительно работодатель потерял трудовую книжку и не может вам её вернуть.

Во втором случае работодатель попросту не желает по каким-либо причинам возвращать документ. Если кадровики потеряли трудовую книжку на работе, то алгоритм действий точно такой, как и при самостоятельном восстановлении, но с тем нюансом, что все сопутствующие заботы ложатся исключительно на плечи работодателя. Как правило, это поручается определённому лицу, представляющему организацию.

Если же работодатель не отдаёт трудовую книжку из-за злого умысла, то необходимо обратиться в суд. Согласно 234 статье Трудового Кодекса РФ, работодатель не просто обязан отдать документ, но и возместить каждый день задержки в размере средней заработной платы.

Также вы можете претендовать на возмещение морального ущерба и покрытие всех расходов, с которыми вы столкнулись в процессе восстановления трудовой книжки. 

 

Если потенциальный работник потерял трудовую книжку – инструкция для отдела кадров

Что делать, если потенциальный работник потерял трудовую книжку? Есть два выхода из ситуации – можно завести новый документ или объяснить соискателю, который потерял трудовую книжку, как восстановить её и каков порядок получения дубликата.

Положения Трудового Кодекса позволяют работодателю выдать принимаемому на работу сотруднику новую трудовую книжку. При этом не имеет значения, по какой причине у соискателя отсутствует документ, если сотрудник потерял трудовую книжку, то достаточно написанного от его имени заявления с просьбой о выдаче. В заявлении, тем не менее, следует указать причину утери.

В новую трудовую книжку недопустимо вносить записи о предыдущих местах работы сотрудника. Такими полномочиями обладает только отдел кадров организации, в которой накапливался трудовой стаж новоиспечённого работника. Все эти моменты необходимо разъяснить потерявшему документ сотруднику.

Бывают случаи, когда устраивающийся на работу человек предоставляет в отдел кадров поддельные документы или заявляет об отсутствии по какой-либо причине трудовой книжки. Такое может быть в случае, если к соискателю предъявляется требование иметь опыт работы по соответствующей специальности, когда по факту он отсутствует. Помимо этого, мотивация может заключаться в желании скрыть факты недобросовестного отношения к предыдущей работе, проявлявшегося в прогулах, пьянстве или различных взысканиях со стороны работодателя вплоть до увольнения.

Как правило, кадровик достаточно легко может проверить достоверность сведений о предыдущем месте работы, связавшись с бывшим работодателем потенциального сотрудника по указанным в резюме соискателя контактам. Если факт обмана подтверждается, то в соответствии с ТК РФ, работник может быть уволен на законном основании.   

  

 

Остались вопросы? Просто позвоните нам:

Санкт-Петербург
8 (812) 627-14-02;
Москва
8 (499) 350-44-31

pravo812.ru

Что делать в случае потери трудовой книжки

Трудовая книжка — носитель информации о вашей профессиональной деятельности и трудовом стаже, она — основной документ, без которого обычно нельзя устроиться на работу. Если по вашей вине или по ошибке работодателя трудовая была утеряна, то не стоит отчаиваться — она подлежит восстановлению.

Многие считают этот советско-российский документ пережитком прошлого и относятся к трудовой книжке с пренебрежением. Но все-таки бесспорным остается тот факт, что трудовая книжка играет одну из главных ролей в деловой репутации работника, а порой этот «рабочий» документ оказывается ключевым при приеме на работу.

Но как быть, если ваша «трудовая» безнадежно утеряна? Мы решили разобраться в этом вопросе и рассказать, какие действия необходимо предпринять при восстановлении профессиональной биографии

Виноваты вы?

Трудовая книжка дает полное представление о профессиональном пути ее владельца. Согласно Трудовому кодексу РФ (а именно — статье 66) трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. В нее вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

Если трудовая книжка была утеряна по вашей вине, то в этой ситуации вы можете поступить следующим образом: «Работник, который потерял трудовую книжку, может выбрать один следующих способов: смириться с данной ситуацией и никак на нее не реагировать, либо обратиться к работодателю с письменным заявлением об оформлении новой трудовой книжки.

Следует обратить внимание на то, что сейчас закон не вынуждает работника оформлять дубликат трудовой книжки. При отсутствии у лица, поступающего на работу, трудовой книжки работодатель по письменному заявлению оформляет данному лицу новую трудовую книжку (ч. 5, ст. 65 ТК РФ)», — рассказывает Галина Енютина, ведущий специалист по правовым вопросам Центра социально-трудовых прав.

Виноват работодатель?

Зачастую на практике работники сталкиваются и с такими случаями, когда трудовую книжку теряет работодатель. Случаи потери «трудовой» возможны как при чрезвычайных ситуациях (например, в офисе прорвало трубу или произошел пожар), так и в результате беспечности работодателя, а порой и его плохого умысла.

Оказавшись в подобной ситуации, работник должен обратиться к работодателю, отправив ему заявление с требованием выдать дубликат трудовой книжки. Комментирует Галина Енютина: «Если ваша трудовая книжка была утеряна работодателем, то варианты поведения зависят от ситуации. Например, вас уволили, а трудовую книжку не выдали. В этом случае, если вы еще не нашли другую работу, вам нет резона консультировать работодателя относительного порядка оформления трудовой книжки и выпрашивать ее. Можно пойти в суд и просить взыскать средний заработок за каждый день задержки трудовой книжки, что прямо предусмотрено Трудовым кодексом РФ. Если же у вас есть намерение восстановить записи, свидетельствующие о трудовом стаже, то в этом случае следует написать работодателю заявление об оформлении дубликата трудовой книжки».

По словам эксперта, заявление необходимо адресовать работодателю по последнему месту работы, а на вашу просьбу должны отреагировать в течение 15 дней с момента подачи заявления.

«Также вы можете письменно попросить работодателя завести вам новую трудовую книжку», — продолжает наш эксперт.

Между тем работодатель, по вине которого была утеряна трудовая книжка, может быть привлечен к ответственности. Как рассказала Галина Енютина, работодатель может быть привлечен к материальной ответственности по статьям 232–234 ТК РФ.

«При этом возможна как ответственность по иску работника, так и привлечение к административной ответственности в случае, если при проверке работодателя инспекцией по труду у него не окажется трудовых книжек на всех работников, проработавших у него свыше пяти дней. В первом случае размер материальной ответственности определяет суд — сюда может входить как компенсация морального вреда, так и расходы, связанные с необходимостью сбора документов для оформления дубликата трудовой книжки. Во втором случае инспектор по труду выписывает организации-работодателю штраф на основании Кодекса об административных правонарушениях (ст. 5.27)», — говорит Галина Енютина.

Шаги по восстановлению

Итак, мы выяснили, что независимо от того, по чьей вине — вашей или работодателя — была утеряна трудовая книжка, обращаться в любом случае вам придется именно к последнему. Если вы решите восстановить трудовую книжку, то данная процедура будет связана с оформлением дубликата этого документа по последнему месту работы.

«Если вы хотите именно восстановить трудовую книжку, то здесь необходимо написать заявление о выдаче дубликата по последнему месту работы. Заявление лучше направить ценным письмом с описью вложения, чтобы у вас на руках остались доказательства того, что вы просили оформить дубликат. В ходе оформления дубликата от вас могут потребоваться дополнительные документы, подтверждающие стаж работы до поступления к работодателю, который оформляет дубликат», — говорит Галина Енютина.

Для того, чтобы вы могли подтвердить свой общий стаж работы, могут потребоваться трудовые договоры, приказы о назначении на должность, а также, по словам нашего эксперта, иные трудовые книжки, решения суда, справки от прежних работодателей.

Как отметил эксперт, если работник сам утратил свою трудовую книжку, то писать запросы и обходить предыдущие места работы придется именно ему. Если утрата произошла по вине работодателя, то сбор всех необходимых документов должен производиться непосредственно представителями организации.

Заполнение документа

Мы определили, что процесс восстановления трудовой книжки связан с оформлением ее дубликата, который оформляется по последнему месту работы. Если говорить про «новый» документ, то его оформляет работодатель, с которым вы состоите в трудовых отношениях.

«Оформление дубликата регулируется Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. В дубликат трудовой книжки вносятся сведения об общем и/или непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами, а также сведения о работе и награждениях, которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы. При этом стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника. Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, то в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения. Далее в обычном порядке вносятся записи о работе у работодателя, который оформляет дубликат. В случае оформления новой трудовой книжки, а не дубликата, каких-либо особенностей заполнения не имеется. Работодатель вносит в нее лишь те записи, которые соответствуют работе в данной организации. При этом прежний стаж работы работник может подтверждать иными документами (другой трудовой книжкой, справками и т. п.)», — рассказала Галина Енютина.

Итак, восстановление трудовой книжки — дело довольно непростое. Однако по чьей бы вине ни случилась «потеря», не стоит переживать — утраченный документ, оформляющий профессиональную биографию, всегда можно восстановить.

Елизавета Ананьева. rabota.ru

hr-portal.ru

Как восстановить трудовую книжку если она утеряна

В статье 65 Трудового кодекса указано, при трудоустройстве соискатель обязан предъявить трудовую книжку. В ней указываются сведения о физическом лице, как о работнике: место работы, срок, причина увольнения.

Но на практике часто соискатели не могут предоставить трудовую книжку, поскольку она была утеряна.

Что делать в данном случае, как восстановить записи и нужно ли делать это?

Возможные причины утери

Несмотря на существующие слухи о том, что в ближайшее время будут отменены трудовые книжки, они по сей день имеют юридическую силу и являются полноценным документом.

Его утрата возможна по нескольким причинам:

• утеря работником;
• утрата работодателем;
• кража (за украденные трудовые книжки несет ответственность лицо, у которого находился документ на момент совершения преступления) ;
• потеря в результате стихийных бедствий и других непредвиденных обстоятельств (пожар, неправомерные действия третьих лиц).

Вина работника

Если на момент утери трудовая книжка находилась на руках у работника, то ответственность полностью ложится на его плечи.

Потерять документ можно по многим причинам, как случайно, так и намеренно — например, если с прошлого места службы был уволен по статье.

Утерянную трудовую книжку работнику придется восстанавливать самостоятельно, либо при трудоустройстве нужно будет заводить новый документ.

Многие полагают, что потеряв трудовую книжку, достаточно купить новый бланк и оформить у работодателя.

На самом деле, это потеря не только документа, но и стажа, который может повлиять на решение при поиске работы.

Поэтому вопрос о том, нужно ли восстанавливать трудовую книжку, актуален для работников, имеющих даже минимальный стаж.

Вина работодателя

Утеря трудовой книжки может произойти по вине работодателя.

Ответственность возникает в том случае, если работник на момент пропажи документа был трудоустроен. Книжки должны храниться у работодателя с момента оформления на службу и до увольнения.

По необходимости, работнику выдается копия документа или оригинал под роспись.

Иные причины

Утрата трудовой книжки возможна по иным причинам  — кража, воздействие посторонних факторов, независящих от работодателя и работника (к ним относятся стихийные бедствия, пожар, противоправные действия третьих лиц и т.д.)

В этом случае ответственность за восстановление ложится на сторону, у кого находился документ.

Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна работником?

При утере трудовой книжки определяется виновник, в первую очередь.

И если им оказывается работник, то ответственность за восстановление документа несет он лично.

Чтобы вернуть утраченные данные, потребуется выполнить несколько действий.

Что делать? План действий

Работнику для восстановления трудовой книжки нужно сделать следующее:

• Обратиться к последнему работодателю и написать заявление о выдаче дубликата трудовой книжки.
• На рассмотрение заявления и выдачу дубликата работодателю выделяется 15 дней. В течение этого срока наниматель обязан удовлетворить запрос бывшего сотрудника.
• В трудовую книжку бывший работодатель не должен вносить все сведения об организациях, где ранее был трудоустроен работник. На основании предоставленных трудовых договоров, приказов и других документов, подтверждающих трудоустройство в других компаниях, указывается общий стаж без указания конкретных фирм.

Обратите внимание, что работник не имеет права самостоятельно вносить сведения в трудовую книжку.

Записи делаются только в отделе кадров на основании предоставленных документов.

Многих интересует, можно ли восстановить сведения не только о трудоустройстве, но и выданных наградах?

Работнику следует знать: работодатель обязан внести в дубликат трудовой книжки записи о поощрениях и наградах работника.

Документы

Помимо заявления, работнику потребуется предоставить ряд документов, подтверждающих трудовой стаж:

Заявление

Для получения дубликата работник должен написать заявление на имя руководителя отдела кадров бывшего нанимателя.

В документе указывается просьба о восстановлении трудовой книжки с указанием причины.

Например: «Сообщаю, что моя трудовая книжка была утеряна по независящим от меня обстоятельствам в период после увольнения и до трудоустройства. Прошу выдать мне дубликат трудовой книжки».

Пример документа:

Заявление на выдачу дубликата утраченной трудовой книжки

Если работодатель ликвидирован

Если бывший наниматель не может восстановить трудовую книжку по причине ликвидации организации, то работнику следует обратиться в одну из организаций:

Сложнее восстановить сведения о стаже в ликвидированной организации.

Чтобы получить справку об отработанных годах, следует направить письменное заявление или обратиться лично в архив, где хранятся документы организации.

Если работнику отказывают в предоставлении сведений, восстановить сведения о стаже можно через суд.

Если на руках есть копия

Законно восстановить трудовую книжку можно при наличии заверенной копии.

Если работник до потери сделал ксерокопию документа и заверил ее у работодателя, но сделать дубликат не составит труда. Для этого требуется написать заявление с просьбой предоставить дубликат и предоставить копию книжки.

Если у работодателя возникают сомнения в подлинности документа, то он вправе потребовать дополнительные сведения от бывших работодателей.

Куда обращаться?

Когда восстановить трудовую через бывшего нанимателя нет возможности, работнику можно обратиться в госорганы:

• Пенсионный фонд. Обратиться в территориальное отделение можно лично, написав заявление или направив заказное письмо с уведомлением. На рассмотрение и выдачу справки уходит около 10 дней.
• Госархив. На рассмотрение заявления уходит больше времени, но выдается справка с указанием точных сведений. Как восстановить стаж данным способом – это направить письменное заявление в территориальный отдел государственного архива.
• Суд. Это длительный, но самый верный способ восстановить утерянные сведения – это обратиться в суд. Госорганами направляются запросы бывшим нанимателям. Если организация ликвидирована или восстановить сведения не удается, то используются свидетельские показания.

Если книжку потерял работодатель

Утеря работодателем трудовой книжки своего сотрудника возлагает на нанимателя полную ответственность за восстановление сведений. Процедура зависит от фактора, ставшего причиной потери документа.

Что делать работнику?

Если в отделе кадров по месту трудоустройства отсутствует трудовая книжка, то от работника потребуется написать заявление на кадровика с указанием причины утери.

Отказ от выполнения просьбы влечет за собой ответственность перед законом, поэтому в случае неудовлетворения запроса работник должен обратиться в суд.

Кто должен восстанавливать?

Восстанавливать трудовую книжку должен работодатель. Он выполняет все действия, что и при утере книжки работником, только самостоятельно.

Ответственность работодателя

В РФ предусмотрено два вида ответственности работодателя за утерю трудовой книжки:

• обязательство по восстановлению данных о трудовом стаже работника;
• материальная ответственность.

Материальная ответственность возлагается на работодателя в том случае, если документ был утерян намеренно.

Обратившись в суд, работник может добиться не только восстановления трудовой книжки, но и выплаты материального ущерба в размере среднедневного заработка за каждый день задержки.

В том, что делать, если потерял трудовую книжку, есть множество нюансов, возникающих в процессе восстановления документа.

И если процесс кажется вам слишком трудоемким, лучше завести новую книжку, особенно при отсутствии длительного стажа и важных награждений.

Внимание!

• В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
• Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
2. Позвоните на горячую линию:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

kadriruem.ru

Что делать при потере трудовой книжки?

С 15 января 1939 г. до настоящего времени трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности рабочих и служащих. Если по вашей вине или по ошибке работодателя трудовая была утеряна, то не стоит отчаиваться − она подлежит восстановлению. Об этом нам рассказал эксперт рубрики – адвокат Дмитрий Пегашев.

– Дмитрий, давайте начнем с того, что следует знать о заполнении и ведении трудовой книжки?

Дмитрий Пегашев: Все сведения в трудовую книжку заносятся без сокращения − полностью. Фамилия, имя, отчество и дата рождения работника указываются на основании паспорта, образование (общее и специальное) − на основании соответствующего документа, профессия и специальность также указываются на основании документа. Все изменения в этом заносятся в трудовую книжку на основании соответствующих документов по последнему месту работы. Так, если рабочему в период работы присваивается новый разряд, то в трудовой книжке об этом производится соответствующая запись. По желанию работника в трудовой книжке отдельной строкой указывается его работа по совместительству и об ее окончании.

Имеющим трудовые книжки студентам, аспирантам и клиническим ординаторам учебное заведение (научное учреждение) вносит запись о времени обучения на дневных отделениях (в том числе подготовительных) высших и средних специальных учебных заведений. Период их работы в студенческих отрядах, на производственной практике и при проведении научно-исследовательской хоздоговорной работы также вносится в трудовую книжку отдельной записью на основании соответствующей об этом справки.

Записи о причинах увольнения в трудовой книжке делаются в точном соответствии с формулировкой основания, указанной в законе, и со ссылкой на соответствующую статью и пункт Закона. 

При увольнении по собственному желанию по уважительным причинам в трудовой книжке увольнение записывается с указанием этих причин. Дата увольнения указывается в соответствии с приказом об увольнении. Днем увольнения считается последний день работы. В этот день работнику выдается трудовая книжка с внесенными в нее соответствующими записями об увольнении и другими, сделанными на данном производстве, заверенными печатью и подписью руководителя производства.

Никаких вычеркиваний и исправлений неточностей в трудовой книжке делать нельзя. Если есть такие неточности, то исправление производится отдельной строкой администрацией того производства, на котором сделана соответствующая неточная запись. При этом необходимо отметить, что порядок нумераций записей сохраняется и продолжается далее.

При восстановлении на работе незаконно уволенного человека запись в трудовой книжке об увольнении не вычеркивается, а аннулируется следующей строкой, указывающей, что предшествующую строку об увольнении считать недействительной.

– Что делать при потере трудовой книжки?

Дмитрий Пегашев: Ответ лежит на поверхности – конечно же, восстанавливать. Вопрос в другом: кто должен заниматься этой процедурой – работник или работодатель? Для решения этого необходимо определить, в какой момент была утеряна трудовая книжка: пока владелец трудовой книжки работал на предприятии и документ должен был храниться у работодателя, или когда владелец трудовой книжки уволился и получил от работодателя все свои документы.

– Дмитрий, давайте рассмотрим по порядку оба варианта. Итак, допустим, трудовая книжка потеряна в тот период, пока работник был официально трудоустроен.

Дмитрий Пегашев: Пока работник официально оформлен на предприятии, ответственность за хранение трудовых книжек несет работодатель.

Трудовая книжка должна храниться в надежно защищенном месте. Для надлежащего учета трудовых книжек кадровая служба обязана вести приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а также книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Выдавать трудовую книгу на руки в процессе работы можно только в исключительных случаях, например по запросу Пенсионного Фонда РФ. В остальных ситуациях работодатель может отдавать только выписку из трудовой книжки, то есть − заверенную копию.

Поэтому, если трудовая книжка была утеряна в тот период, когда его владелец работал на предприятии, ответственность за восстановление документа несет работодатель. Данное положение действительно даже в том случае, если трудовая книжка была выдана работодателем неправомерно, и ее потерял сам же работник. Оплачивать все расходы на восстановление документа должен работодатель.

Работник может оказаться с ситуации плохого умысла – работодатель отказывается отдавать трудовую книжку при увольнении. Например, вас уволили, а трудовую книжку не выдали. В этом случае, если вы еще не нашли другую работу, вам нет резона консультировать работодателя относительного порядка оформления трудовой книжки и выпрашивать ее. Можно пойти в суд и просить взыскать средний заработок за каждый день задержки трудовой книжки, что прямо предусмотрено Трудовым кодексом РФ. Если же у вас есть намерение восстановить записи, свидетельствующие о трудовом стаже, то в этом случае следует написать работодателю заявление об оформлении дубликата трудовой книжки.

Также работодатель, по вине которого была утеряна трудовая книжка, может быть привлечен к материальной ответственности.

– Если трудовая книжка потеряна в тот период, когда ее владелец числился безработным?

Дмитрий Пегашев: В соответствии с законом, «лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления». При оформлении дубликата трудовой книжки, предыдущий работодатель должен внести:

• сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами;
• сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Если вы хотите именно восстановить трудовую книжку, то здесь необходимо написать заявление о выдаче дубликата по последнему месту работы. Заявление лучше направить ценным письмом с описью вложения, чтобы у вас на руках остались доказательства того, что вы просили оформить дубликат. В ходе оформления дубликата от вас могут потребоваться дополнительные документы, подтверждающие стаж работы до поступления к работодателю, который оформляет дубликат.

Для того чтобы вы могли подтвердить свой общий стаж работы, могут потребоваться трудовые договоры, приказы о назначении на должность, иные трудовые книжки, решения суда, справки от прежних работодателей. Как отметил эксперт, если работник сам утратил свою трудовую книжку, то писать запросы и обходить предыдущие места работы придется именно ему. Если утрата произошла по вине работодателя, то сбор всех необходимых документов должен производиться непосредственно представителями организации.

При выдаче документа работодатель вправе взыскать с работника соответствующую плату, включающую расходы на приобретение бланка трудовой книжки. 

При отсутствии у человека, поступающего на работу, трудовой книжки работодатель по письменному заявлению оформляет данному лицу новую трудовую книжку.

– В теории все просто, но как происходит дело на практике? 

Дмитрий Пегашев: Люди не всегда имеют возможность восстановить потерянные трудовые книжки с помощью нынешнего или предыдущего работодателя. Причин для этого может быть множество и наиболее распространенная из них – исчезновение одной или даже нескольких фирм. Это может быть и банкротство, и продажа организации с целью ее ликвидации и просто пропажа компании-однодневки. В таких случаях работник может полагаться только на свои силы и восстанавливает книжку самостоятельно. 

– Как это сделать?

Дмитрий Пегашев: Сделать это можно следующим образом:

• обратиться ко всем предыдущим работодателям и получить письменные подтверждения стажа;
• обратиться в Государственный архив тех городов, где зарегистрированы предыдущие работодатели. Если фирмы были официально ликвидированы, то архив выдаст справки о том, когда и сколько работал заявитель в данных фирмах;
• обратиться в Пенсионный фонд с запросом о своем стаже. Каждый работодатель обязан регистрировать трудовые договоры в ПФ РФ, поэтому фонд может предоставить необходимую информацию о стаже работника. Данные сведения предоставляются бесплатно в течение десяти дней после обращения заявителя;
• обратиться в суд. На основании искового заявления суд сможет направить запросы в соответствующие госорганы и структуры и получить необходимую информацию.

– Если же у человека небольшой опыт работы, можно не восстанавливать трудовую книжку?

Дмитрий Пегашев: Если опыт работы был небольшой, можно оформить новую трудовую книжку, и не мучить себя бюрократическими процедурами. В конце концов, пенсия сейчас зависит не от трудового стажа, а от пенсионных отчислений, и если вам не более 30 лет, то трудовая книжка (или ее отсутствие) на размер будущей пенсии не повлияет.

mgrazhdanin.ru

hr-portal.ru

Что делать, если потерял трудовую книжку?

Недавно переезжали с семьей на новое место жительства. На тот момент я уже уволился с прежней работы, а на новую еще не устроился. Как известно, переезд — маленький пожар. В результате где-то потерялась моя трудовая книжка. На новом месте работы требуют, чтобы я ее предоставил. Я бы рад, но найти до сих пор не могу. Что делать в данной ситуации? Александр, Брест

Действительно, трудовая книжка является документом, который при заключении трудового договора наниматель обязан потребовать, а гражданин обязан предъявить. Исключение составляют лишь впервые поступающие на работу, у которых попросту нет и никогда не было трудовой книжки, и совместители, трудовая книжка которых находится у нанимателя по основному месту работы.

В случае если работник потерял трудовую книжку, он имеет право обратиться к нынешнему нанимателю, а уволенный работник — к нанимателю по последнему месту работы в течение шести месяцев после его увольнения с письменным заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки.

Наниматель обязан выдать дубликат трудовой книжки не позднее 15 календарных дней со дня поступления соответствующего заявления работника.

В случае же если после увольнения работника прошло более шести месяцев, прежний наниматель выдает не дубликат трудовой книжки, а справку о периоде работы, службы работника, которая является основанием для заведения по его новому месту работы дубликата трудовой книжки.

При прекращении деятельности нанимателя, смерти нанимателя — физического лица по вопросу выдачи справки о периоде работы, службы у данного нанимателя, а также выдачи иных документов уволенный работник обращается по месту хранения этих документов.

При выдаче дубликата трудовой книжки наниматель оформляет трудовую книжку с надписью “Дубликат” в правом верхнем углу титульной страницы.

В случае если работник до поступления к данному нанимателю ранее работал, основанием для внесения записей о периодах предыдущей работы при заполнении дубликата трудовой книжки являются документы, подтверждающие стаж работы (справка о периоде работы (службы), копия приказа (распоряжения) нанимателя). При наличии копии трудовой книжки внесение сведений в дубликат трудовой книжки осуществляется на ее основании без представления документов, подтверждающих стаж работы.

Юрист Ирина Костюченко

Заметили ошибку? Пожалуйста, выделите её и нажмите Ctrl+Enter

Понравился материал? Поставьте ему оценку.

www.sb.by