Содержание

Что нужно сделать кадровику на новом месте работы

 

Действия кадровика на новом рабочем месте определяют, насколько эффективно он будет выполнять свои задачи в дальнейшем, насколько быстро освоится в новой системе документооборота.

ДЕЛАЙТЕ ОПИСЬ СУЩЕСТВУЮЩИХ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

В идеале нужно провести полноценную процедуру приема-передачи дел от бывшего работника, но это происходит очень редко. Даже в крупных организациях кадровые документы не всегда передаются по акту. Еще хуже, если новый работник вообще не имеет возможности пообщаться с прежним кадровиком и вынужден буквально разыскивать кадровую документацию компании.

Поэтому в первый день нужно собрать все имеющиеся папки и документы по кадрам на текущий год, составить их опись на дату вашего первого рабочего дня. Опись можно оформить в виде таблицы (см. пример).

Последняя колонка этой таблицы особенно важна, если документы оформлены с недочетами: отсутствуют подписи работников, пропущены номера приказов, неправильно заполнены унифицированные формы и т. п.

Подобная опись не помешает при вступлении в любую должность (бухгалтера, например), которая связана с ведением определенного массива документов.

Обойтись без описи, конечно, можно. Но тогда все ошибки в работе предыдущего кадровика не будут зафиксированы, вы не отделите их от своего периода работы. И постепенно прежние недочеты будут ассоциироваться с вами, а ваши оправдания, что «это не я», не будут восприниматься.

Составление описи не займет много времени, но зато даст ясную картину состояния документации на момент начала вашей деятельности в организации и станет отправной точкой вашей работы.

ОПРЕДЕЛИТЕ, КАКИХ ДОКУМЕНТОВ НЕ ХВАТАЕТ

В таблице приведен основной массив кадровых документов.

Этот перечень не исчерпывающий. Есть еще обязательные приказы по основной деятельности (например, о назначении лица, ответственного за ведение, хранение и учет трудовых книжек), другие обязательные документы.

Окончательный перечень документов, в том числе кадровых, составляется для каждой компании индивидуально. Например, если микропредприятие перешло на упрощенный документооборот, то локальные акты могут отсутствовать (позиции 2–5 в таблице), как и штатное расписание и график отпусков (позиции 1 и 10 в таблице).

Итак, определите по таблице, какие документы (дела) должны быть в вашей новой организации, и сравните с тем набором документов, которые вы нашли, составляя опись. Если не повезло и вы обнаружили, что каких-то документов нет (локального акта, журнала регистрации, графиков и т. д.), то придется их оформлять и вводить в действие.

ИСПРАВЬТЕ ОШИБКИ ПРЕДШЕСТВЕННИКА

Недочеты, допущенные прежним работником кадровой службы, конечно, нужно исправлять, ведь они могут стать причиной административного взыскания. Но исправлять можно по-разному.

Нельзя задним числом оформлять документы, которые должен был сделать, но не сделал ваш предшественник — это фальсификация. В большинстве случаев можно оформить нужные бумаги с обратной силой действия во времени.

www.profiz.ru

Требования к современному кадровику. Что должен знать и уметь специалист по кадровому делопроизводству | Статьи

Узнайте, какие требования предъявляются к работникам кадровых служб по всей России, какое нужно иметь образование, какой функционал устанавливается для кадровиков и многое другое.

C 19 октября 2015 года на основании приказа Минтруда России № 691 вступил в силу профессиональный стандарт «Специалист в области управления персоналом». В данном стандарте четко описан функционал и закреплены требования к образованию, уровню знаний, навыкам специалиста по документационному обеспечению работы с персоналом. Проверить знания и навыки специалиста по оценке и аттестации персонала поможет специальный бланк оценки и материал из новой статьи.

Требования к образованию и опыту

Согласно профстандарту специалист по документационному обеспечению работы с персоналом должен иметь:

  • среднее профессиональное образование – программа подготовки специалистов среднего звена;
  • дополнительное профессиональное образование – программы профессиональной переподготовки, программы повышения квалификации.

Требования к опыту практической работы стандарт не устанавливает. Работодатель определяет данные требования самостоятельно.

Требования к знаниям

Специалист по документационному обеспечению работы с персоналом должен знать:

  • порядок оформления, ведения и хранения документов по персоналу;
  • технологии, методы и методики проведения анализа и систематизации документов и информации;
  • основы документооборота и документационного обеспечения;
  • порядок учета движения кадров и составления установленной отчетности;
  • порядок расчета стажа, льгот, компенсаций, оформления пенсий работникам;
  • структуру организации;
  • нормативные правовые акты РФ, регулирующие права и обязанности государственных органов, профессиональных союзов и других представительных органов работников по предоставлению учетной документации;
  • трудовое законодательство и иные акты, содержащие нормы трудового права;
  • основы архивного законодательства и нормативные правовые акты РФ в части ведения документации по персоналу;
  • законодательство РФ о персональных данных;
  • локальные нормативные акты организации, регулирующие порядок оформления распорядительных и организационных документов по персоналу;
  • нормы этики и делового общения;
  • базовые основы информатики, структурное построение информационных систем и особенности работы с ними.

Узнал сам, расскажи коллеге

Требования к навыкам

Согласно профстандарту специалист по документационному обеспечению работы с персоналом должен уметь:

  • оформлять кадровые документы в соответствии с требованиями трудового законодательства РФ и локальными нормативными актами организации;
  • оформлять учетные документы, предоставляемые в государственные органы, профессиональные союзы и другие представительные органы работников;
  • разрабатывать проекты организационных и распорядительных документов по персоналу;
  • вести учет и регистрацию кадровых документов в информационных системах и на материальных носителях;
  • работать с информационными системами и базами данных по ведению учета и движению персонала;
  • организовывать хранение кадровых документов в соответствии с требованиями трудового, архивного законодательства РФ и локальными нормативными актами организации;
  • работать с информационными системами и базами данных по ведению статистической и отчетной информации по персоналу;
  • анализировать кадровые документы и переносить информацию в базы данных и отчеты;
  • анализировать правила, процедуры и порядок, регулирующие права и обязанности государственных органов и организации по вопросам обмена документацией по персоналу;
  • вести деловую переписку;
  • выявлять ошибки, неточности, исправления и недостоверную информацию в документах, определять легитимность документов;
  • разрабатывать план корректировок установленного порядка оформления документов по персоналу и реализовывать принятые изменения;
  • соблюдать нормы этики делового общения;
  • контролировать присутствие работников на рабочем месте.

Узнал сам, расскажи коллеге

Популярные вопросы

Обязанности специалиста

Обязанности специалиста (трудовые функции)

Трудовые действия

Полезные рекомендации для эффективного
выполнения должностных обязанностей

Ведение организационной и распорядительной документации по персоналу

Обработка и анализ поступающей документации по персоналу

Как обрабатывать входящие информационно-справочные документы, поступающие в кадровую службу

Разработка и оформление документации по персоналу (первичной, учетной, плановой, по социальному обеспечению, организационной, распорядительной)

Как подготовить организационные и распорядительные документы по кадрам

Какие документы по кадрам должны быть в организации

Также см. раздел Оформление кадровых документов

Регистрация, учет и текущее хранение организационной и распорядительной документации по персоналу

Как организовать порядок работы с документами в кадровой службе

Как регистрировать документы, поступившие в кадровую службу

Как хранить документы в кадровой службе

Ведение документации по учету и движению кадров

Подготовка проектов документов по процедурам управления персоналом, учету и движению персонала

Как организовать документооборот в кадровой службе

Как оформить Инструкцию по кадровому делопроизводству

Как разработать регламент подбора персонала

Как разработать Положение об адаптации

Как разработать Положение об обучении персонала

Как составить Положение об оплате труда сотрудников

Положение о нематериальном стимулировании

Как разработать Положение об оценке персонала

Как разработать Положение о кадровом резерве организации

Как разработать корпоративный кодекс

Как разработать стандарт бюджетирования

Организация системы движения документов по персоналу

Как систематизировать документы кадровой службы и оформлять дела

Как составить номенклатуру дел в кадровой службе

Также см. раздел Оформление других кадровых документов

Сбор и проверка личных документов работников

Какие документы нужно истребовать у сотрудника при приеме на работу

Как оформить прием сотрудника на работу

Также см. раздел Особенности оформления приема на работу по категориям сотрудников

Подготовка и оформление по запросу работников и должностных лиц копий, выписок из кадровых документов, справок, информации о стаже, льготах, гарантиях, компенсациях и иных сведений о работниках

Как оформить копию, справку или выписку по запросу сотрудника

Как организовать обработку персональных данных сотрудников

Выдача работнику кадровых документов о его трудовой деятельности

В какой срок работодатель должен оформить документы по запросу сотрудника: справки, копии, выписки из приказов

Доведение до сведения персонала организационных, распорядительных и кадровых документов организации

Как ознакомить сотрудника с локальным актом

Ведение учета рабочего времени работников

Как вести учет рабочего времени

Также см. раздел Режим и условия работы

Регистрация, учет, оперативное хранение документов по персоналу, подготовка к сдаче их в архив

Как регистрировать документы, поступившие в кадровую службу

Как хранить документы в кадровой службе

Как подготовить документы для сдачи в архив

Администрирование процессов и документооборота по учету и движению кадров, представлению документов по персоналу в государственные органы

Организация документооборота по учету и движению кадров

Как организовать документооборот в кадровой службе

Перечень кадровых документов

Организация документооборота по представлению документов по персоналу в государственные органы

Как уведомить контролирующее ведомство о начале обработки персональных данных сотрудников

Как организовать воинский учет в новой организации

Как оформить допуск сотрудника к государственной тайне

Какие документы нужно сдавать в Пенсионный фонд РФ в составе персонифицированного учета

Какие документы нужно оформить организации, если сотрудник достиг пенсионного возраста

Как оформить сотруднику страховое пенсионное свидетельство

Как оформить статистическую отчетность по результатам мероприятий, связанных с охраной труда

Как оформить результаты расследования несчастного случая на производстве

Как уведомить миграционную службу о заключении и прекращении трудового договора с сотрудником-иностранцем

Как принять на работу бывшего государственного или муниципального служащего

Как соблюдать квоты, установленные для приема на работу инвалидов

И многое другое в соответствующих разделах Системы Кадры

Постановка на учет организации в государственных органах

Как организовать документооборот в кадровой службе

Как оформить кадровые документы при смене реквизитов, сведений об организации

Подготовка по запросу государственных органов, профессиональных союзов и других представительных органов работников оригиналов, выписок, копий документов

Как учесть мнение профсоюза

Какие документы для проверки может запросить трудовая инспекция

Как оформить копию, справку или выписку по запросу сотрудника

Как организовать обработку персональных данных сотрудников

Подготовка уведомлений, отчетной и статистической информации по персоналу

Как организовать документооборот в кадровой службе

Какие документы нужно сдавать в Пенсионный фонд РФ в составе персонифицированного учета

Как организовать воинский учет в организации

Как уведомить миграционную службу о заключении и прекращении трудового договора с сотрудником-иностранцем

Как уведомить службу занятости о сокращении численности или штата сотрудников

Согласование увольнения несовершеннолетнего сотрудника с трудовой инспекцией и комиссией

Подготовка информации о заключении трудового или гражданско-правового договора на выполнение работ (оказание услуг) с гражданином, замещавшим должности государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации

Как принять на работу бывшего государственного или муниципального служащего

Успешно справиться с данным функционалом также помогут материалы Системы Кадры из разделов Кадровый документооборот и Трудовые отношения. Узнайте, как:

Журналы и книги

Кроме рекомендаций от ведущих экспертов-практиков, повысить уровень знаний помогут книги:

Обучающее видео

Повысить уровень знаний в области документационного обеспечения работы с персоналом помогут семинары из раздела Видео:

Кроме этого, принимайте участие в регулярных онлайн-вебинарах Системы Кадры на сайте мероприятий.


Электронная система готовых практических решений для службы персонала с мгновенной экспертной поддержкой

Попробуйте бесплатно на vip.1kadry.ru

www.kdelo.ru

Плюсы и минусы профессии кадровика

Кадровик – профессия, у которой множество названий – специалист отдела кадров, менеджер по управлению персоналом, администратор отдела кадров. В западных корпорациях кадровика называют HR-менеджер.

Несмотря на обилие наименований, суть профессии остается ясна – это специалист отдела кадров, основными обязанностями которого является делопроизводство и ведение учета кадров предприятия. Чем должен заниматься кадровик, какие преимущества и недостатки профессии?

Описание профессии кадровик

Специалист по кадрам выполняет на предприятии следующие функции:

  1. Ведет документацию по приему, переводу, перемещению и увольнению специалистов предприятия, оформляет соответствующие приказы.
  2. Готовит проектную документацию, которая касается материального вознаграждения и поощрения работников.
  3. Выдает справки, касающиеся трудовой деятельности работников.
  4. Ведет учет трудовых книжек.
  5. Готовит материалы для проведения тарификационной, квалификационной и аттестационной комиссий.
  6. Осуществляет подбор персонала.
  7. Рассчитывает трудовой стаж и оформляет документы для назначения пенсий работникам;
  8. Осуществляет контроль за тем, как соблюдается трудовая дисциплина и правила трудового распорядка сотрудниками предприятия.

Плюсы профессии

Практически в каждом предприятии, численность работников которого составляет от 50 сотрудников, есть специалист отдела кадров, на которого возлагается ответственность за кадровое делопроизводство и формирование кадровой политики предприятия.

Преимуществами работы кадровиком является следующее:

  • Профессия пользуется спросом, единственное, что функции специалиста отдела кадров на разных предприятиях могут отличаться в зависимости от размера предприятия и его кадровой политики. Неважно, это промышленный объект или жилищно-эксплуатационная организация, в предприятии любой сферы экономики обязательно должна быть должность менеджера по управлению персоналом.
  • Чтобы устроиться на работу кадровиком, не нужно получать какое-то дополнительное образование. Работать в отделе кадров может человек, получивший педагогическое, юридическое или экономическое образование. То есть если не удалось устроиться строго по своей специальности, можно будет работать в отделе кадров, единственное, придется время от времени участвовать в различных семинарах и тренингах для повышения квалификации.
  • Профессия предполагает удобный пятидневный график работы. Каждые выходные и праздники можно будет проводить вместе со своей семьей.
  • Работа не требует особых физических нагрузок. Это обычная работа в комфортном кабинете, в офисе с документацией, составление приказов, протоколов и служебных записок.

Минусы работы кадровиком

Работа в отделе кадров имеет свои нюансы, свои плюсы и минусы, на которые важно обращать внимание. Какие недостатки есть у профессии?

  • Необходимы специальные знания, которые касаются многих сфер. Это юриспруденция, поскольку без знания законов невозможно составить приказ, правильно уволить сотрудника или перевести его на другую должность. Все документы должны соответствовать требованиям законодательства, которое постоянно меняется, чтобы в дальнейшем человек не обращался в суд за защитой своих прав. Кроме того специалист отдела кадров должен хорошо знать основы социологии и психологии людей, поскольку работает с персоналом и совершает набор кадров. Также важны знания методов работы с персоналом.
  • Сотрудники отдела кадров часто попадают в конфликтные ситуации. Они могут слушать гневные тирады начальника о неугодном ему кадровом составе, часто им приходится просить об отпусках за работников, оказывая им услугу. Также не стоит забывать, что любое увольнение из-за совершения дисциплинарного проступка или несоответствия занимаемой должности по сути переходит в конфликт. Специалисту из отдела кадров необходимо объяснить человеку суть ситуации, а также составить все приказы правильно, чтобы после во время проверки инспекции труда не были выявлены нарушения.
  • Работая в отделе кадров, сложно после сменить профессию, ведь если к примеру, юрист работает в нескольких отраслях права, то кадровик сталкивается только с трудовым законодательством и усовершенствует свои знания, участвуя в различных тренингах и семинарах.
  • Если на предприятии происходит проверка по соблюдению трудового законодательства и составлен протокол о выявленных нарушениях, административные штрафы будут возложены как на предприятие в целом, так и персонально на начальника отдела кадров. Суммы чаще всего бывают большие, потому очень важно, чтобы в своей работе кадровик смог сотрудничать и с юридическим отделом и бухгалтерией, чтобы не допускать правонарушений.
  • Работа менеджером по персоналу по сути является монотонной и не предусматривает никаких командировок. Те же документы, те же сотрудники, работа может быстро надоесть и появится желание изменить профессию.

Выводы

Специалист по кадрам ведет учет трудящихся на предприятии и занимается реализацией кадровой политики предприятия. Некоторые обязанности меняются, но суть профессии остается прежней. Кадровик должен обладать знаниями в сфере трудового законодательства, основ социологии и психологии.

Работа с кадровым составом порождает немало конфликтных ситуаций, потому работая специалистом отдела кадров, нужно обладать стрессоустойчивостью и нужно постоянно следить за изменением трудового законодательства, чтобы после на предприятие не возложили штраф за совершение административного правонарушения или сотрудник не подал в суд из-за того, что его незаконно уволили.

Преимуществом данной профессии является ее спрос на рынке труда и то, что она предусматривает работу в офисе и ведение делопроизводства без необходимости ездить в командировки.

Похожие записи

plusiminusi.ru

Специалист по кадрам. Плюсы и минусы профессии.

Специалист по кадрам, инспектор по кадрам, менеджер по персоналу, специалист по кадровому делопроизводству – названия разные, а суть одна. Многие весьма расплывчато представляют эту профессию, отсюда появляются неверные суждения, подобно этой: «Сидит весь день, ничего не делает, только бумажки с места на место перекладывает».

А чем же всё-таки занимается специалист по кадрам?

Ответ очевиден: ведёт кадровую документацию на каком-то конкретном предприятии. Кадровая документация – это все приказы, договора, уведомление, доп соглашения, положения и т. д. по сотрудникам предприятия. Также в обязанностях специалиста по кадрам все учредительные документы, воинский учёт, приказы по основному составу и многое другое. И это только верхушка айсберга. Многие соискатели (особенно женская половина, хотя и мужчин немало) находят данную профессию подходящей и привлекательной. Посмотрим же на неё изнутри.

Плюсы и минусы профессии «Специалист по кадрам»

Плюсы:

  • Режим труда. В основном такая профессия предполагает пятидневку с двумя стандартными выходными: субботой и воскресеньем. Часы работы примерно: с 9.00 до 18.00 с обеденным перерывом. Все государственные праздники (в том числе длинные новогодние) вы проведёте дома с семьёй.
  • Социальный пакет. Наряду с заманчивым режимом труда ещё имеется стабильный соцпакет, со всеми официальными выплатами (конечно если это серьёзное предприятие), который тоже является важным условием труда.
  • Сама же работа по сути бумажная, сидячая, что для кого-то тоже плюс.
  • Уважение сотрудников, даже с некоторым подхалимством, так как специалист по кадрам – лицо, приближенное к руководителю.
  • Довольно динамичная работа. Скучать на ней уж точно не придётся. Невыполнимых задач не бывает – это девиз кадровика.
  • Если себя хорошо зарекомендовать, то можно рассчитывать на довольно высокую заработную плату.
  • Тёплый, светлый, уютный офис. Для многих это имеет большое значение. Приходить на такое рабочее место довольно приятно.

Ну и конечно, минусы данной профессии:

  • «Между двух огней» — сотрудниками и начальством. «Юлия Николаевна, попросите у Алексея Михайловича, чтобы он мне заявление на отпуск в июле на месяц подписал. Ну, пожалуйста, что вам стоит!», «Как не подписал? Значит, плохо попросили». Это довольно обобщённая ситуация, но она всё-таки имеет место быть. А вы ещё кроме недовольного работника, выслушали гневную тираду начальника из-за этого же отпуска.
  • Кроме основных обязанностей на специалиста по кадрам «вешают» ещё кучу других: воинский учёт, охрану труда, первичную бухгалтерию и т. д. А если не успеваешь или что-то забудешь, то получаешь порцию гнева от руководителя, а то и штраф.
  • Сидячая, бумажная работа у компьютера. Для кого-то плюс, но для здоровья это определённо минус с сопутствующими заболеваниями в дальнейшем.
  • «Стычки с кабинетом бухгалтерии». Специалист по кадрам и бухгалтер – это тесно взаимодействующие между собой профессии. Отсюда следует: недовольство друг другом по разным рабочим моментам, перекладывание обязанностей друг на друга, а то и кляузничество.
  • Монотонность работы. Одни и те же действия каждый день, один и тот же монитор перед уставшими глазами – все это в определённый момент надоедает.
  • Специалист по кадрам является ещё и менеджером по персоналу (отбирает кандидатов на вакантные должности). Проведение собеседований, где каждый человек приходит со своим настроением и характером. А если отобранный кандидат оказался непорядочным, то виноватый в этом будет понятен всем.

Это одни из немногих моментов данной профессии. Естественно, на каждом предприятии свои законы и порядки, и многих минусов в них просто нет. Удачи и успехов в этой непростой, но все же, интересной профессии – специалиста по кадрам.

Мы поможем сделать осознанный выбор Профессии

Узнайте, как выбрать профессию школьнику или взрослому.

profchoice.ru

Как организовать работу в отделе кадров 🚩 ведение отдела кадров 🚩 Офисная жизнь

Основная обязанность инспектора отдела кадров – работа с документами. Было время, когда он занимался документооборотом, делопроизводством, проводил собеседования при приеме на работу, выполнял функции контролирующего органа по охране труда, на предприятии решал управленческие вопросы с руководителями отделов.

Когда произошло распределение ролей между всеми сотрудниками службы персонала, в должностной инструкции были прописаны обязанности, права и ответственность, которую несет инспектор по кадрам.

Основательный подход к оформлению документов и проверка правильности их заполнения – вот что отличает опытного профессионала кадрового делопроизводства.

Знания, без которых инспектору отдела кадров просто не обойтись:

1. Трудовой кодекс и его последние изменения (поправки).
2. Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.
3. Программа «1C: Зарплата и Управление персоналом» (госучреждения работают на платформе «1C: Зарплата и Кадры»).

Соответственно, эти три параметра надо знать в совершенстве.

1. Формировать личные дела на каждого сотрудника.
2. Оформлять приказы на прием, перевод, увольнение.
3. Заполнять, вести учет и хранить трудовые книжки в соответствии с трудовым законодательством.
4. Вести учет предоставления очередных отпусков на предприятии.
5. Осуществлять контроль за соблюдением графика отпусков.
6. Оформлять приказы на предоставление отпусков без сохранения заработной платы.
7. Составлять отчетность по количественному и качественному составу работников.
8. Готовить все необходимые документы для оформления сотрудников на пенсию.
9. Ежедневно заносить актуальные данные в табель учета рабочего времени.
10. Заполнять больничные листы.
11. Анализировать причины увольнения сотрудников.
12. Подготавливать документы к сдаче в архив на хранение.
13. Осуществлять контроль за соблюдение трудовой дисциплины на производстве, т.д. и т.п.

Этот список можно продолжать до бесконечности. Все зависит от внутренних стандартов компании и ее кадровой политики.

Специфика работы инспектора отдела кадров заключается в правильном оформлении документов и их надлежащем хранении. Поэтому инспектор отдела кадров должен быть внимательным, ответственным, усидчивым. Но это не только работа с бумагами.

Инспектору отдела кадров надо уметь соблюдать формальности. Но за каждой бумагой не стоит забывать о сотрудниках.

Будьте всегда приятны в общении со своими коллегами!

www.kakprosto.ru