Содержание

Кадровое делопроизводство. Готовые решения  для ежедневной работы кадровика: алгоритмы, схемы, образцы документов, рекомендации

Решаем проблему:

Часто опытные специалисты по кадрам и те, кто только начинает свой профессиональный путь в кадровом учете, обращаются к коллегам на различных форумах  за  советом,  какая  книга  (пособие,  журнал)  окажется  полезной  и  эффективной в их работе. В 2016 году мы получили много запросов и предложений о том, чтобы появилось издание, в котором все кадровые процедуры были бы прописаны "от" и "до" и собраны в одном месте. Если Вы специалист по кадрам, который хочет быстро выполнять кадровые операции, защищая при этом интересы нанимателя (организации) и не ущемляя интересы работника, то эта книга для вас.

Применяем на практике:  

  • Алгоритм кадровых действий при оформлении трудового договора (контракта) в письменной форме
  • Алгоритм кадровых действий при издании приказа о приеме на работу
  • Алгоритм кадровых действий при оформлении личной карточки работника
  • Алгоритм кадровых действий при оформлении личного дела
  • Алгоритм кадровых действий при ведении воинского учета
  • Алгоритм действий при временном переводе на другую работу в связи с производственной необходимостью без согласия работника
  • Алгоритм кадровых действий при переводе беременной женщины на легкий труд

! Важные детали:

- Наниматель в период проведения мероприятий по сокращению численности или штата работников вправе определить, какой работник будет подлежать увольнению (с. 116)

- Расторжение договора с сезонными работниками (с. 121)

 

Будьте в курсе изменений и новостей по теме:

Кадровые процедуры: перевод, перемещение, увольнение

Организация документооборота: издание ОРД

Изменения в порядке работы с электронными документами

Как принять, заменить, уволить руководителя организации

Алгоритм отбора и уничтожения документов: всё, что касается описей дел

Нестандартная ситуация с увольнением: решение есть

Образец резюме делопроизводителя, готовые примеры резюме на Superjob 2021

Работа делопроизводителя предполагает наличие таких качеств, как внимательность, скрупулезность, способность обрабатывать большие объемы информации. Однако сегодня простого перечисления личных характеристик уже недостаточно. Рекрутеры ищут в резюме доказательств качества и скорости вашей работы. Используйте цифры, чтобы показать свою эффективность и выделить свое резюме среди множества других.

Эксперты Superjob cоставили для вас шаблон, с помощью которого можно заполнить в своем резюме поле «Обязанности и достижения». Чтобы устроиться на высокооплачиваемую работу и получить возможность вырасти до позиции помощника руководителя или начальника секретариата, укажите в своем резюме следующие данные:
— Переносила вручную кассовые операции в программу «1С» (2100 чеков в месяц).
— Оформляла первичные документы: акты, договоры (подпись и проставление печатей) — более 300 в день.
— Организовала системное хранение и архивирование первичной документации в бумажном и электронном виде (от 150 до 200 документов в день).

— Отправляла курьерской службой первичную бухгалтерскую документацию (с проверкой отправляемых документов на правильность оформления, карточки клиента — на правильность оформления), около 250 документов ежедневно.
— Готовила документы к отправке, оформляла накладные, вызывала курьера — около 120 отправлений в месяц.
— Регистрировала входящую корреспонденцию — более 200 писем ежедневно.
— Совершала исходящие звонки клиентам для уточнения контактной информации (более 30 звонков в день), вносила информацию в карточку клиента.
— Организовала работу с почтовым отделением для обеспечения бесперебойной отправки документов.
— Контролировала наличие расходных материалов (конвертов, марок).
— Готовила ежемесячный отчет по наличию расходных материалов.

Каких знаний и навыков ждет от делопроизводителя работодатель? Проверьте, все ли вы указали в своем резюме, используя наш пример:
— Грамотная устная и письменная речь.
— Отличное знание офисных программ Word, Excel, «1С».
— Организаторские способности.
— Навыки приема входящих звонков, регистрации документов.
— Опыт работы с большим объемом документов — 150 ежедневно.

— Опыт работы в системе электронного документооборота, знание ЕМИАС.
— Знание ГОСТов и стандартов делопроизводства, составления документов.
— Умение из большого объема информации выделять главное.

Инструкции и образцы документов - Пермский государственный национальный исследовательский университет

При приеме на работу заявление не требуется. Основанием для издания приказа о приеме на работу является трудовой договор в письменной форме, заключенный между работником и работодателем в соответствии с Главами 11-12 Трудового кодекса РФ.
 

Переводом на другую работу является изменение определенных сторонами условий трудового договора (изменение должности, структурного подразделения, перевод с одних условий работы на иные (например с полной ставки (полного рабочего дня) на неполную ставку (неполный рабочий день) и т.п.). 

Перевод на другую работу может осуществляться по инициативе работодателя или работника. Основанием для перевода является дополнительное соглашение к трудовому договору в письменной форме. Оно может быть оформлено в форме представление о переводе. При этом перевод допускается только при наличии письменного согласия работника.

В том случае, если перевод осуществляется по инициативе работника, дополнительное соглашение может быть оформлено в форме заявления о переводе.


Форма заявления (doc)
Перевод на другую работу в соответствии с медицинским заключением
Форма заявления (doc)
О перенесении (продлении) ежегодного оплачиваемого отпуска

Ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника в случаях:

- временной нетрудоспособности работника;

- исполнения работником во время отпуска государственных обязанностей, если для этого законодательством предусмотрено освобождение от работы;

- в исключительных случаях по производственной необходимости.


О предоставлении отпуска без сохранения заработной платы
Форма заявления (doc)
Досрочный выход работника из отпуска по уходу за ребенком 
Форма заявления (doc)
Увольнение по инициативе работника

Увольнение по истечении 2-х недельного срока предупреждения

 

Работник имеет право расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом работодателя в письменной форме НЕ ПОЗДНЕЕ, ЧЕМ ЗА ДВЕ НЕДЕЛИ. Течение указанного срока начинается на следующий день после ПОЛУЧЕНИЯ работодателем ЗАЯВЛЕНИЯ РАБОТНИКА ОБ УВОЛЬНЕНИИ (ст. 80 Трудового кодекса РФ).
 

Работники университета могут подавать письменные заявления об увольнении ректору или проректору, так как правомочия работодателя по увольнению работников принадлежат в ПГУ только указанным должностным лицам. Подача заявления об увольнении заведующему кафедрой, декану, руководителю подразделения, работникам отдела кадров, иным лицам не может считаться письменным предупреждением работодателя об увольнении. Заявление может быть передано ректору или проректору непосредственно или через общий отдел. При передаче через общий отдел днем получения заявления работодателем будет считаться день передачи заявления ректору (проректору) работником общего отдела.

 

Форма заявления (doc)

Увольнение в день, определенный по соглашению между работником и работодателем

 

По соглашению между работником и работодателем трудовой договор может быть расторгнут и до истечения срока предупреждения об увольнении (ст. 80 Трудового кодекса РФ).

Таким образом, работник может подать заявление об увольнении, указав срок (дату) увольнения, как до истечения 2-х недельного срока, так и свыше 2-х недельного срока предупреждения.

Увольнение в указанный работником срок (дату) производится только в том случае, если работодатель (ректор или проректор) согласился с увольнением работника в этот срок (дату). При не достижении соглашения о сроке (дате) увольнения, увольнение по данному основанию (заявлению) не может быть произведено.

 

Форма заявления (doc)
Изменение персональных данных работника
Об изменении своих персональных данных (фамилия, имя, отчество, адрес и т.п.), внесенных в учетные документы на основании паспорта и других документов, работник обязан сообщить об этом в письменной форме с предъявлением (а при необходимости и приложением копий) соответствующих документов (паспорт, свидетельство о заключении (расторжении) брака, диплом, аттестат и т.п.)

Изменение фамилии (doc)

 

Написание рабочих документов - Профессиональные коммуникации

По завершении этой главы вы сможете

  • описывают назначение документов рабочего места, указанных в модуле;
  • предоставив образец документа рабочего места, определите, правильно ли было применено форматирование, и, если нет, исправьте его;
  • , учитывая сценарий, напишите образец документа рабочего места, применяя правильное форматирование и следуя аббревиатуре FAST для письма;

Введение

Письменное деловое общение требует навыков и опыта. От писем до отчетов важно то, как вы используете письменное слово. Письменные документы содержат запись переписки, что является ключевым моментом в ситуациях, когда могут возникнуть юридические проблемы. В подобных случаях важно иметь возможность продемонстрировать, что сообщение было отправлено и получено, и определить, в какие даты это произошло.

Письменное сообщение, которое вы создаете, представляет вас и вашу компанию, поэтому ваша цель всегда состоит в том, чтобы сделать его ясным, кратким и профессиональным, независимо от типа сообщения, которое вы отправляете.

В этой главе представлены пять основных типов письменных деловых документов, с которыми вы столкнетесь в течение своей профессиональной жизни. Это электронная почта , служебные записки, письма, титульные листы факса, и короткие отчеты . Вы также узнаете об аббревиатуре FAST , которая поможет вам не забывать о соответствующем формате, аудитории, стиле и тональности вашего документа.

Вспомните, что вы узнали в модуле «Основы» о цели общения.Вы можете вспомнить, что сообщение обычно имеет одно из трех намерений: сообщить, убедить или развлечь. Когда вы пишете рабочие документы, вы обычно сосредотачиваетесь на первых двух намерениях: информировать и убеждать, хотя вы можете развлечься, когда у вас есть беззаботное сообщение, например, приглашение по электронной почте на праздничную вечеринку в офисе.

Чаще всего информационные сообщения, титульные листы факса и короткие отчеты. Они имеют дело только с фактами, и их сообщения обычно нейтральны - они вряд ли вызовут эмоциональную реакцию, положительную или отрицательную.

Электронные письма и письма могут быть исключительно информационными или в некотором роде убедительными. Например, вы можете написать электронное письмо, чтобы попросить коллегу принять участие в мероприятии, которое спонсирует компания. Вам нужно будет убедить получателя отказаться от субботнего дня, чтобы помочь компании, но, возможно, вы сможете убедить его, сообщив, что после этого босс приглашает всех на обед!

Каким бы ни было ваше сообщение, помните, что разные типы рабочих документов могут соответствовать разным целям. Вы будете использовать то, что узнали об аудитории и каналах коммуникации, чтобы выбрать подходящий. полагайтесь на свои навыки письма, грамматики и пунктуации простым языком, чтобы составить четкое сообщение; затем используйте навыки, которые вы разовьете в этой главе, чтобы правильно отформатировать документ.

Написание абзацев

Прежде чем мы углубимся в типы документов и их использование, нам нужно рассмотреть важную часть написания, из которой состоят ваши документы: абзац.

Строгий абзац состоит из трех отдельных компонентов:

  1. Тематическое предложение. Тематическое предложение - это основная идея абзаца.

  2. Кузов . Тело состоит из вспомогательных предложений, которые развивают основную мысль.

  3. Заключение . Заключение - это последнее предложение, в котором резюмируется основная мысль.

Основой хорошего абзаца является тематическое предложение, которое выражает основную идею абзаца. Это направляет читателя, указывая, о чем этот абзац. Все предложения в оставшейся части абзаца должны относиться к тематическому предложению.

Развитие темы предложения

Возьмите любую газету или журнал и прочтите первое предложение статьи. Достаточно ли вы уверены, что знаете, о чем остальная часть статьи? Если да, то вы, вероятно, читали тематическое предложение. Эффективное тематическое предложение сочетает в себе основную идею с личным отношением или мнением автора; это называется контрольной идеей.Он ориентирует читателя и дает представление о том, что будет следовать в оставшейся части абзаца. Прочтите следующий пример.

Пример:

Создание национального набора стандартов для обучения математике и английскому языку улучшит обучение учащихся во многих провинциях.

Это тематическое предложение объявляет благоприятную позицию для стандартизации математического и английского образования. Прочитав это предложение, читатель может с полным основанием ожидать, что автор предоставит подтверждающие детали и факты о том, почему стандартизация математики и английского образования может улучшить обучение учащихся во многих провинциях. Если цель эссе на самом деле состоит в том, чтобы оценить образование только в одной конкретной провинции или конкретно обсудить математику или английский язык, то тематическое предложение вводит в заблуждение.

Хорошее тематическое предложение определяется пятью характеристиками:

  1. Дает точное представление о том, что будет следовать в оставшейся части абзаца.

  2. Содержит тему и позицию автора по ней.

  3. Понятно и легко понять.

  4. Не включает дополнительных подробностей.

  5. Захватывает читателя интересной лексикой.

При создании рабочего документа используйте подход «сверху вниз» - оставляйте тематическое предложение в начале каждого абзаца, чтобы читатели сразу поняли суть сообщения. Этот метод экономит драгоценное время и усилия занятых коллег, пытающихся выяснить основные моменты и важные детали.

Заголовки - еще один полезный инструмент.В текстовом документе разбейте каждый абзац отдельными заголовками. Они служат в качестве полезных средств навигации, позволяя коллегам бегло просматривать документ и находить релевантные для них абзацы.

Обозначение частей абзаца

Эффективный абзац состоит из трех основных частей: тематического предложения, основного текста и заключительного предложения. Тематическое предложение часто является первым предложением абзаца. Он выражает главную идею в сочетании с отношением писателя к предмету.Обычно следует основной текст абзаца, содержащий вспомогательные детали. Вспомогательные предложения помогают объяснить, доказать или усилить тематическое предложение. Заключительное предложение - последнее предложение в абзаце. Он напоминает читателю о главном, перефразируя его другими словами.

Прочтите следующий абзац. Тематическое предложение подчеркнуто для вас.

Пример:

После прочтения нового телегида на этой неделе у меня возникла только одна мысль - почему нас до сих пор засыпают реалити-шоу? В этом сезоне чума реалити-шоу продолжает омрачать наши радиоволны. Наряду с возвращением фаворитов зрителей нас ждет еще одно бездумное творение. Заключенный рассказывает о повседневной жизни восьми домохозяек из пригорода, которых посадили в тюрьму для целей этого фальшивого психологического эксперимента. Анонс первого эпизода показывает обычные слезы и истерики, связанные с реалити-шоу. Боюсь представить, что предложат продюсеры в следующем сезоне, но если кто-то из них читает этот блог - прекратите! У нас было достаточно реалити-шоу, чтобы прослужить нам всю жизнь!

Первое предложение этого абзаца - тематическое предложение.Он сообщает читателю, что абзац будет о реалити-шоу, и выражает отвращение сценариста к этим шоу с помощью слова "засыпано".

Каждое из следующих предложений в абзаце поддерживает тематическое предложение, предоставляя дополнительную информацию о конкретном реалити-шоу. Последнее предложение - это заключительное предложение. Он повторяет главную мысль о том, что зрителям надоедают реалити-шоу с использованием слов, отличных от тематического предложения.

Абзацы, начинающиеся с тематического предложения, переходят от общего к частному. Они открываются общим заявлением о предмете (реалити-шоу), а затем обсуждают конкретные примеры (реалити-шоу «Заключенный»).

Теперь взгляните на следующий абзац. Тематическое предложение подчеркнуто для вас.

Пример:

В прошлом году кошка преодолела 130 миль, чтобы добраться до своей семьи, которая переехала в другой штат и бросила своего питомца. Несмотря на то, что кошка никогда не была в их новом доме, она смогла выследить своих бывших хозяев.Собака в моем районе может предсказать, когда у ее хозяина вот-вот случится припадок. Он следит за тем, чтобы он не поранился во время эпилептического припадка. По сравнению со многими животными наши чувства почти притуплены.

Последнее предложение этого абзаца - тематическое предложение. Он опирается на конкретные примеры (кошка, которая выследила своих владельцев, и собака, которая может предсказать приступы), а затем делает общее заявление, в котором делается вывод из этих примеров (чувства животных лучше, чем у людей). В этом случае вспомогательные предложения помещаются перед тематическим предложением, а заключительное предложение совпадает с тематическим предложением.

Этот прием часто используется в убедительном письме. Писатель приводит подробные примеры в качестве доказательства, подтверждающего свою точку зрения, подготавливая читателя к принятию заключительного тематического предложения как истины.

Иногда тематическое предложение появляется в середине абзаца. Прочтите следующий пример. Тематическое предложение подчеркнуто для вас.

Пример:

В течение многих лет каждый раз, когда я сдавал экзамен, меня мучило сильное беспокойство. За несколько часов до экзамена мое сердце начинало колотиться, ноги дрожали, а иногда я становился физически неспособным двигаться. В прошлом году меня направили к специалисту, и я наконец нашел способ справиться со своим беспокойством - дыхательные упражнения. Это кажется таким простым, но, выполняя всего несколько дыхательных упражнений за пару часов до экзамена, я постепенно взял под контроль свое беспокойство. Эти упражнения помогают снизить частоту сердечных сокращений и уменьшить беспокойство.А еще лучше, они не требуют таблеток, оборудования и очень мало времени. Удивительно, как правильное дыхание помогло мне научиться справляться с симптомами тревоги.

В этом абзаце подчеркнутое предложение является тематическим предложением. В нем выражена основная идея: дыхательные упражнения помогают контролировать тревогу. Предыдущие предложения позволяют писателю развить свою главную мысль (дыхательные упражнения могут помочь контролировать тревогу), используя личный анекдот (как он раньше страдал от тревоги).Затем во вспомогательных предложениях раскрывается, как дыхательные упражнения помогают писателю, предоставляя дополнительную информацию. Последнее предложение является заключительным и повторяет, как дыхание может помочь справиться с тревогой.

Предложения подразумеваемой темы

Некоторые хорошо организованные абзацы вообще не содержат тематических предложений. Основная идея не прямо формулируется, а подразумевается в содержании абзаца. Прочтите следующий пример:

Пример:

Поднявшись по лестнице, Луэлле пришлось несколько раз задерживать дыхание.Она хрипела, тяжело усаживаясь в деревянное кресло-качалку. Тао осторожно подошел к ней, словно она могла рассыпаться при малейшем прикосновении. Он изучал ее лицо, как пергамент; растянулся по костям так тонко, что он почти мог видеть сквозь кожу разлагающуюся мышцу под ней. Луэлла беззубо улыбнулась.

Дополнительные предложения

Если вы думаете о абзаце как о гамбургере, вспомогательные предложения - это мясо внутри булочки. Они составляют основную часть абзаца, объясняя, доказывая или усиливая контрольную идею в тематическом предложении.Большинство абзацев содержат от трех до шести вспомогательных предложений в зависимости от аудитории и цели. Вспомогательное предложение обычно предлагает одно из следующего:

Причина

Приговор: Отказ поколения бэби-бума уйти на пенсию усугубляет текущую нехватку доступных рабочих мест.

Факт

Приговор: Многие семьи теперь полагаются на старших родственников в плане финансовой поддержки.

Статистика

Приговор: Около 10 процентов взрослого населения США в настоящее время не имеют работы.

Предложение

Приговор: «Мы не позволим этой ситуации продолжаться», - заявил сенатор Джонс.

Пример

Приговор: В прошлом году Билла попросили уйти на пенсию в возрасте 55 лет.

Тип поддерживающего предложения, который вы выберете, будет зависеть от того, что вы пишете и почему пишете. Например, если вы пытаетесь убедить свою аудиторию занять определенную позицию, вам следует полагаться на факты, статистику и конкретные примеры, а не на личное мнение.Прочтите следующий пример:

Пример:

У владения гибридным автомобилем есть множество преимуществ. (Тематическое предложение)

Во-первых, они получают на 20–35 процентов больше миль на галлон, чем автомобиль с экономичным газом. (Дополнительное предложение 1: статистика)

Во-вторых, они производят очень мало выбросов при езде по городу на низкой скорости. (Дополнительное предложение 2: факт)

Поскольку им не нужен газ, гибридные автомобили снижают зависимость от ископаемого топлива, что помогает снизить цены на заправке. (Дополнительное предложение 3: причина)

Алекс купил гибридный автомобиль два года назад и был очень впечатлен его характеристиками. (Дополнительное предложение 4: пример)

«Это самая дешевая машина, которая у меня когда-либо была», - сказала она. «Эксплуатационные расходы намного ниже, чем у моих предыдущих автомобилей с бензиновым двигателем». (Дополнительное предложение 5: цитата)

Учитывая низкие эксплуатационные расходы и экологические преимущества владения гибридным автомобилем, вероятно, что гораздо больше людей последуют примеру Алекса в ближайшем будущем. (Заключительное предложение)

Чтобы найти информацию для ваших поддерживающих предложений, вы можете рассмотреть возможность использования одного из следующих источников:

  • Справочник
  • Энциклопедия
  • Сайт
  • Биография / автобиография
  • Карта
  • Словарь
  • Газета / журнал
  • Интервью
  • Предыдущий опыт
  • Персональные исследования

Заключительные приговоры

Эффективное заключительное предложение объединяет все идеи, которые вы высказали в своем абзаце.Он напоминает читателям о главном - о тематическом предложении - без повторения его точно такими же словами. В примере с гамбургером верхняя булочка (тематическое предложение) и нижняя булочка (заключительное предложение) очень похожи. Они обрамляют «мясо» или основную часть абзаца. Сравните тематическое предложение и заключительное предложение из предыдущего примера:

Пример:

Тематическое предложение: Владение гибридным автомобилем дает множество преимуществ.

Заключительное предложение: Учитывая низкие эксплуатационные расходы и экологические преимущества владения гибридным автомобилем, вероятно, что гораздо больше людей последуют примеру Алекса в ближайшем будущем.

Обратите внимание на преимущества и преимущества использования синонимов. В заключительном предложении повторяется идея о том, что владение гибридом выгодно без использования одинаковых слов. Он также резюмирует два примера преимуществ, описанных во вспомогательных предложениях: низкие эксплуатационные расходы и экологические преимущества.

Вам следует избегать внесения каких-либо новых идей в ваше заключительное предложение. Заключение призвано дать читателю ощущение завершенности. Введение предмета, не охваченного в абзаце, запутает читателя и ослабит ваше письмо.

Заключительное предложение может иметь одно из следующего:

Пример:

Цель: Переформулировать основную идею.
Образец : Детское ожирение - растущая проблема в США.

Цель: Обобщить ключевые моменты абзаца.

Пример: Отсутствие здорового образа жизни, плохое воспитание и пристрастие к видеоиграм - это одни из многих факторов, способствующих детскому ожирению.

Цель: Сделать вывод на основании информации в абзаце.

Образец: Эти статистические данные показывают, что, если мы не примем меры, уровень детского ожирения будет продолжать расти.

Цель: Сделать предположение, предложение или рекомендацию относительно информации в абзаце.

Образец : Согласно результатам этого исследования, более 60 процентов детей в Соединенных Штатах к 2030 году будут страдать от патологического ожирения, если мы не примем меры уклонения.

Цель : Предложить дополнительное замечание о контрольной идее.

Образец: Детское ожирение - трагедия, которую можно полностью предотвратить.

Переходы

Сильный абзац плавно переходит от тематического предложения к вспомогательным предложениям и к заключительному предложению. Чтобы помочь организовать абзац и обеспечить логическую связь идей друг с другом, авторы используют переходные слова и фразы. Переход - это связующее слово, описывающее отношения между идеями.

Пример:

У владения гибридным автомобилем есть множество преимуществ.Во-первых, они получают на 20–35 процентов больше миль на галлон, чем экономичный автомобиль, работающий на газе. Во-вторых, они производят очень мало выбросов при езде по городу на низкой скорости. Поскольку им не нужен газ, гибридные автомобили снижают зависимость от ископаемого топлива, что помогает снизить цены на заправке. Алекс купил гибридный автомобиль два года назад и был чрезвычайно впечатлен его ходовыми качествами. «Это самая дешевая машина, которая у меня когда-либо была», - сказала она. «Эксплуатационные расходы намного ниже, чем у предыдущих автомобилей с бензиновым двигателем, которые у меня были. «Учитывая низкие эксплуатационные расходы и экологические преимущества владения гибридным автомобилем, вполне вероятно, что гораздо больше людей последуют примеру Алекса в ближайшем будущем.

Каждое из подчеркнутых слов является словом перехода. Такие слова, как первое и второе, являются словами перехода, которые показывают последовательность или уточняют порядок. Они помогают систематизировать идеи автора, показывая, что у него или нее есть еще один аргумент в поддержку тематического предложения. Другие слова перехода, которые показывают порядок, включают в себя третье, а также сначала и затем.

Переходное слово, потому что это переходное слово следствия, которое продолжает линию мысли. Это означает, что автор предоставит объяснение результата. В этом предложении автор объясняет, почему гибридные автомобили уменьшат зависимость от ископаемого топлива (потому что они не требуют газа). Другие переходные слова следствия включают в себя как результат, так что, поскольку, таким образом и по этой причине.

Чтобы включить резюмирующий переход в свое заключительное предложение, автор может переписать последнее предложение следующим образом:

Пример:

В заключение, учитывая низкие эксплуатационные расходы и экологические преимущества владения гибридным автомобилем, вероятно, что гораздо больше людей последуют примеру Алекса в ближайшем будущем.

В следующей таблице приведены некоторые полезные слова-переходы для соединения вспомогательных и заключительных предложений.

Для вспомогательных приговоров
прежде всего но например в частности кроме впоследствии
также наоборот далее позже тем не менее следовательно
помимо соответственно однако аналогично с одной стороны для начала
одновременно например дополнительно между тем наоборот
Для заключительных приговоров
все-таки с учетом всех обстоятельств вкратце итого в целом подвести итог
всего наконец в заключение на балансе таким образом в конечном итоге

Переходные слова и фразы - полезные инструменты для включения в рабочие документы. Они используются внутри абзацев, чтобы связать одно предложение с другим, а также находятся в начале и конце каждого абзаца, так что каждое из них легко соединяется с другим. Они проводят читателя по документу, разъясняя отношения между предложениями и абзацами, чтобы читатель понял, почему они были написаны именно в таком порядке.

Например, когда вы пишете памятку с инструкциями, может быть полезно рассмотреть следующие переходные слова и фразы: прежде, чем вы начнете, сначала, затем, затем, наконец, после того, как вы закончите.Использование этих переходов в качестве шаблона для написания заметки предоставит читателям четкие логические инструкции о конкретном процессе и порядке, в котором шаги должны быть выполнены.

Когда вы садитесь писать документ на работе, вам нужно подумать о том, кто является аудиторией и какова цель вашего сообщения (информировать, убеждать или развлекать). Имея эту информацию, вы можете решить, какой тип документа (канал) использовать.

Хороший подход - сначала очертить документ, отметив, где каждый элемент принадлежит. Например, если вы решили написать письмо, вы можете сначала определить местонахождение каждого адреса, дату, приветствие, подпись и так далее. Это поможет вам создать структуру вашего документа и значительно упростит процесс написания (и, в дальнейшем, процесс редактирования).

Когда вы пишете рабочий документ, вы выбираете, подходить ли к вашей теме прямо или косвенно. Прямое сообщение сразу переходит к сути документа, тогда как косвенное сообщение помещает ключевой момент (часто плохие новости) между другой информацией (положительной или нейтральной), чтобы «смягчить удар» нежелательного сообщения.

Эл. Почта

Электронная почта, обычно называемая электронной почтой, вероятно, вам знакома. Его можно использовать аналогично обмену текстовыми сообщениями или синхронному чату или как более быстрый способ получения и отправки информации, которая традиционно записывалась бы в письме. Его можно доставить на мобильное устройство. В бизнесе он в значительной степени заменил печатные письма для внешней (вне компании) корреспонденции, а также заменил служебные записки для внутренней (внутри компании) коммуникации (Guffey, 2008). Электронная почта лучше всего подходит для довольно коротких сообщений.

Многие компании используют автоматические электронные письма для подтверждения сообщений от общественности или для напоминания людям о необходимости отчетов или платежей. Ваша работа может потребовать от вас заполнить форму электронной почты, в которой используются стандартные абзацы, но вы выбираете из ряда предложений, например, чтобы формулировка подходила для конкретного сценария.

Электронные письма

часто бывают неформальными, когда используются для личного общения, но деловое общение требует внимания к деталям, осознания того, что ваша электронная почта отражает вас и вашу компанию, и профессионального тона, чтобы при необходимости его можно было переслать любой третьей стороне.Электронная почта часто служит для обмена информацией внутри организаций. Хотя электронная почта может казаться неформальной, помните, что при использовании в деловых целях она должна демонстрировать профессионализм и уважение. Никогда не пишите и не отправляйте то, что вы не хотели бы читать публично или перед президентом вашей компании.

Советы по созданию эффективных деловых писем

  • Правильное приветствие должно демонстрировать уважение и избегать путаницы в случае, если сообщение было случайно отправлено не тому получателю. Например, используйте приветствие типа «Дорогая мисс.X »(внешний) или« Привет, Барри »(внутренний).
  • Тема письма должна быть ясной, краткой и конкретной. Это помогает получателю понять суть сообщения. Например, «Коммерческое предложение ABC прилагается».
  • Закрыть с подписью. Идентифицируйте себя, создав блок подписи, который автоматически содержит ваше имя и контактную информацию.
  • Избегайте сокращений. Электронное письмо - это не текстовое сообщение, и аудитория может не найти в вашем остроумие повода ROTFL (катание по полу от смеха).
  • Будьте краткими.
  • Отформатируйте чисто. Делайте разрывы строк между абзацами для удобства чтения.
  • Выполните трехэтапную проверку (включая структурное редактирование, редактирование копирования и корректуру) перед тем, как нажать кнопку «Отправить». На устранение проблем, вызванных поспешным и плохо написанным электронным письмом, уйдет больше времени и усилий, чем на то, чтобы исправить это с первого раза.
  • Ответьте как можно скорее. Следите за эмоциональным откликом - никогда не отвечайте в гневе - но возьмите за привычку отвечать на электронные письма в течение 24 часов, даже если только для того, чтобы сказать, что вы предоставите запрошенную информацию в течение 48 часов.
  • Экономно используйте функцию «Ответить всем». Не отправляйте свой ответ всем, кто получил первоначальное письмо, за исключением случаев, когда ваше сообщение абсолютно необходимо для прочтения всей группой.
  • Избегайте использования заглавных букв. Заглавные буквы используются в Интернете для обозначения криков и считаются грубыми.
  • Тестовые ссылки.
  • Отправьте электронное письмо заранее, если вы собираетесь прикреплять большие файлы (аудио- и визуальные файлы часто бывают довольно большими), чтобы предотвратить превышение лимита почтового ящика получателя или срабатывание спам-фильтра.
  • Оставьте отзыв или уточните. Если вы не получите ответ в течение 24 часов, напишите по электронной почте или позвоните. Спам-фильтры могли перехватить ваше сообщение, поэтому получатель, возможно, никогда его не получил.

Рассмотрим два примера деловой электронной почты. Первый - это форма электронной почты, а второй - это настраиваемое сообщение, написанное специально для ситуации и аудитории.

Пример формы электронной почты:

Тема: Добро пожаловать в магазин [наше имя].

Уважаемый [имя клиента],
Спасибо за регистрацию в магазине [наше имя].
Вы можете управлять своей личной информацией из раздела «Моя учетная запись» на веб-сайте, когда вы входите в Магазин [наше имя].
Здесь вы можете изменить свои контактные данные и пароль, отслеживать недавние заказы, добавлять альтернативные адреса доставки и управлять своими предпочтениями и профилем - и все это в одном удобном месте.

Благодарим вас за интерес к магазину [наше имя]!
Мы с нетерпением ждем вашего следующего визита.

Пример настраиваемого адреса электронной почты:

Кому: Шон Карлсон, менеджер физического завода, XYZ Corporation
От: Майлз Никель, менеджер строительной площадки, McCrady Construction
Отправлено: понедельник, 5 марта 2015 г., 2:47 с.м.
Тема: Перебои в строительстве

Шон,

Я знаю, что сотрудники XYZ Corporation с нетерпением ждут переезда в новое здание на улице ABC Street в июне, но недавно группы сотрудников, у которых здесь нет бизнеса, проходили по зданию. Эти посещения создают угрозу безопасности, мешают строителям и могут поставить под угрозу дату вашего заселения.

Пожалуйста, проинструктируйте своих сотрудников, которые еще не переехали на ABC Street, держаться подальше от здания.Если им нужно встретиться с кем-то, кто уже переехал, им следует заняться своими делами и незамедлительно уйти по ближайшей лестнице.

Нам нужно избегать дальнейших перерывов в работе, чтобы наши строители могли подготовить здание к заселению в срок. Если у Вас возникнут вопросы, позвоните мне.

Спасибо,

миль

Майлз Никель, менеджер строительной площадки, McCrady Construction
1234 Main Street
Big City, B.C. P8C 9D9
(555) 123-4567 x222
mnickel @ mccradycon.около
www.mccradycon.ca

Проверьте свое понимание

Заметки

Меморандум (или меморандум, что означает «напоминание») обычно используется для информирования о политиках, процедурах или связанных официальных делах внутри организации. Это часто написано с точки зрения общедоступности, транслируя сообщение аудитории, а не в межличностном общении один на один. Его можно использовать для информирования группы о деятельности по данному проекту или для информирования определенной группы в компании о событии, действии или наблюдении.

Назначение памятки

Целью памятки часто является информирование, но иногда она может включать элемент убеждения или призыв к действию. Все организации имеют неформальные и формальные сети связи. Неофициальная, неформальная коммуникационная сеть внутри организации часто упоминается как grapevine , и для нее характерны слухи, сплетни и инсинуации. На виноградной лозе один человек может услышать, что кого-то уволят, и начать распространять новости.Слухи меняются и трансформируются по мере того, как они передаются от человека к человеку, и, прежде чем вы это узнаете, говорят, что они закрывают весь ваш отдел!

Один из эффективных способов борьбы с неофициальными предположениями - это четко разъяснить всем сотрудникам, что происходит с конкретной проблемой. Если сокращение бюджета вызывает беспокойство, вы можете отправить меморандум с объяснением неизбежных изменений. Если компания хочет, чтобы сотрудники приняли меры, они могут выпустить служебную записку. Например, 13 февраля 2009 года высшее руководство Panasonic Corporation опубликовало заявление о том, что все сотрудники должны покупать продукты Panasonic на сумму не менее 1600 долларов.Президент компании отметил, что если все будут поддерживать компанию покупками, от этого выиграют все (Lewis, 2009). Хотя записки обычно не содержат призывов к действию, требующих личных затрат, они обычно представляют интересы организации. Они также могут включать утверждения, которые согласовывают интересы бизнеса и сотрудников.

Формат памятки

У заметки есть заголовок, в котором указывается, кто ее отправил и кто предполагаемые получатели. Обратите особое внимание на титул человека (лиц) в этом разделе.Также присутствуют строки даты и темы, за которыми следует сообщение, содержащее объявление, обсуждение и резюме.

В стандартном формате записи мы могли бы ожидать увидеть введение, тело и заключение. Все это присутствует в памятке, и у каждой части есть цель. Введение во вступлении использует декларативное предложение, чтобы объявить основную тему. В теле уточняются или перечисляются основные моменты, связанные с темой, а заключение служит резюме.Давайте рассмотрим образец памятки.

Пример меморандума:

Кому: всем сотрудникам

От кого: Майя Джеймс, президент Провинциального университета

Дата: 21 сентября 2015 г.

Тема: Руководство по будущим расходам

После тщательного обсуждения я решил, что необходимо начать начальные шаги программы финансового управления, которая проведет провинциальный университет через двухлетний цикл серьезного провинциального дефицита доходов и последующих необходимых законодательных сокращений бюджета.

Начиная с 24 сентября 2015 года, для Общего фонда, Вспомогательного фонда и Капитального фонда реализуются следующие меры, направленные на решение прогнозируемых сокращений нашей провинциальной помощи на оставшуюся часть этого года, 2015/2016, и на следующий год. год, 2016/2017.

  1. Следует делать только покупки, необходимые для работы университета, чтобы мы могли начать экономить, чтобы уменьшить влияние сокращения бюджета на 2016/2017 гг.

  2. Запросы на выезд за пределы провинции потребуют одобрения Исполнительного комитета, чтобы обеспечить выполнение только необходимых служебных поездок.

  3. Для покупки

    , включая поездки в провинцию и переводы бюджета, потребуется одобрение соответствующего вице-президента.

Пожалуйста, поймите, что мы предпринимаем эти осмотрительные шаги для создания экономии, которая позволит ProvU снизить влияние прогнозируемых сокращений в рамках ожидаемых законодательных сокращений на 2016/2017 гг. Спасибо за ваше сотрудничество. По всем вопросам обращайтесь в мой офис.

Пять советов по созданию эффективных бизнес-заметок

Ориентация на аудиторию

Всегда учитывайте аудиторию и ее потребности при составлении служебной записки.Акроним или аббревиатура, которые известны руководству, могут быть известны не всем сотрудникам организации, поэтому, если меморандум должен быть размещен и распространен внутри организации, ваша цель должна быть четкой и краткой коммуникацией на всех уровнях без двусмысленности. .

Professional, формальный тон

Записки часто являются объявлениями, и лицо, отправляющее записку, говорит от имени части или всей организации. Хотя в нем может содержаться запрос на обратную связь, само объявление является линейным, от организации до сотрудников.Меморандум может иметь юридический статус, поскольку он часто отражает политику или процедуры.

Предметный акцент

Тема обычно указывается в строке темы и должна быть ясной и лаконичной. Например, если в памятке объявляется о соблюдении праздника, в строке темы следует указать конкретный праздник - например, используйте «График выходных дней на День благодарения», а не «соблюдение праздников».

Прямое форматирование

Заметки всегда прямые, то есть они быстро переходят к сути, а цель четко объявляется.

Объективность

Записки - это место только для фактов и должны иметь объективный тон, без личных предубеждений, предпочтений или проявлений интереса. Избегайте субъективности.

Проверьте свое понимание

Деловые письма

Письма - это короткие сообщения, отправляемые получателям, которые обычно находятся за пределами организации. Они часто печатаются на фирменных бланках и обычно занимают одну или две страницы.

Хотя сегодня электронная почта может использоваться все чаще, деловое письмо остается распространенной формой письменного общения.Он может служить для того, чтобы познакомить вас с потенциальным работодателем, объявить о продукте или услуге или даже передать эмоции. Мы исследуем основной контур письма, а затем сосредоточимся на конкретных типах.

У вашей организации может быть собственный формат письма, но в этой главе описаны общие элементы деловых писем. Есть много типов писем, и в этой главе мы рассмотрим две основные цели - хорошие новости и плохие новости. Сначала мы обсудим элементы блочного письма.

Письма

могут служить для ознакомления потенциальных работодателей с вашими навыками и квалификацией, для предоставления важной или конкретной информации или для документирования события или решения.Они могут передавать информацию в позитивном, негативном или нейтральном тоне. Независимо от типа письма, которое вам нужно написать, оно может содержать до 16 элементов в пяти областях. Хотя вы не можете использовать все элементы в каждом случае, они перечислены в следующей таблице.

В письме пять основных областей:

  1. Заголовок, устанавливающий отправителя, включая адрес и дату
  2. Введение, устанавливающее цель
  3. Тело, в котором формулируется сообщение
  4. Заключение, которое повторяет основную мысль и может включать призыв к действию
  5. Строка для подписи, иногда включающая контактную информацию

При форматировании полноблочного делового письма соблюдайте следующие правила:

  • Используйте одинарный интервал по всему
  • Используйте поля 1–1 ½ дюйма
  • Выровнять все содержимое по левому краю

Образец письма показан ниже с указаниями, выделенными жирным шрифтом.Вместо того, чтобы размещать обратный адрес вверху страницы, вы можете вместо этого использовать фирменный бланк с логотипом и адресом компании.

Пример письма (Путеводитель)

Обратный адрес (если не на фирменном бланке) :

123 Кокберн-роуд

Anytown, МБ A1M 2P3

Дата: 14 сентября 2015 г.

Примечание получателя (необязательно): КОНФИДЕНЦИАЛЬНО

Внутренний адрес:

г-жаЗои Мейв

123 Арбутнот Драйв

Anytown, AB T1A 2B3

Приветствие : Уважаемая г-жа Мейв:

Subject Line (необязательно): миф о безбумажном офисе

Введение : Это письмо информирует вас о том, что миф о безбумажном офисе, когда вам не нужно будет печатать бумажные копии писем на фирменных бланках компании, является всего лишь мифом.

Body : Хотя электронная почта в значительной степени заменила написание писем для многих приложений, остается несколько причин для создания бумажной копии письма.Во-первых, многие работодатели по-прежнему создают письма как обычную часть делового общения. Далее, мы должны учитывать, что продажи бумажных документов в бизнесе увеличились за последнее десятилетие, не показывая признаков снижения, которое мы бы связали с переходом на безбумажный офис. Наконец, деловые письма могут выполнять множество функций, и ваше мастерство в их составлении будет способствовать нашему личному и профессиональному успеху.

Заключение : Написание писем - это навык, который будет по-прежнему востребован в деловой среде сегодня и завтра.

Закрыть: С уважением,

Мюррей Моман

Подпись: Мюррей Моман

Справочные инициалы (необязательно): ARJ

Обозначение корпуса (опционально, при необходимости)

Копия обозначения (необязательно): cc: Beth Lloyd

Почтовое уведомление (необязательно)

Помните, что буквы представляют вас и вашу компанию в ваше отсутствие.Чтобы эффективно общаться и создавать положительный имидж, вам необходимо:

  • быть ясным, кратким, конкретным и уважительным
  • убедитесь, что каждое слово способствует достижению вашей цели
  • убедитесь, что каждый абзац фокусируется только на одной идее
  • сформировать полное сообщение
  • Избегайте ошибок при письме

Хорошие новости или нейтральная информация в деловом письме

Написать письмо, содержащее хорошие или нейтральные новости, довольно просто.Ваше намерение состоит в том, чтобы донести новости быстро и четко, убедившись, что у читателя есть положительный имидж вас и вашей компании. Вы можете сделать это, выполнив следующие действия:

  1. Сообщайте новости просто и прямо.
  2. Назовите причины / подробности.
  3. Закрытие с выпиской о гудвилле *

Плохие новости в деловом письме

Сказать «нет» сложнее, чем сказать «да»! Это верно для всех видов общения, но в профессиональном контексте это может быть непросто, потому что вы можете не знать получателя вашего сообщения лично или не быть в состоянии предсказать, как он отреагирует.При написании письма, содержащего плохие новости, например, когда вам нужно сообщить клиенту, что он не получит возмещение, ваша задача - отправить негативное сообщение, сохранив при этом позитивные отношения между вашей компанией и получателем. Плохие новости могут вызвать у получателя ряд эмоций, от разочарования до раздражения, гнева и замешательства. Вы можете свести к минимуму эти негативные эффекты, структурировав свое письмо определенным образом.

Когда вы пишете письмо с плохими новостями, ваша цель -

.
  • сделать новости понятными,
  • сообщить получателю, что статус не изменится (и избежать дальнейшего общения),
  • оставит у получателя положительное впечатление о вашей компании.

Прямой и косвенный подходы к написанию деловых писем

Есть два разных способа сообщить плохие новости в письме: прямой и косвенный. Вы решите, какой подход использовать, в зависимости от типа новостей, которые вы доставляете.

При использовании прямого захода на посадку выполните следующие действия:

  1. Сообщите плохие новости просто и прямо.
  2. Назовите причины.
  3. Если возможно, дайте альтернативу.
  4. Закрытие с заявлением гудвилла.*

* Что такое гудвил? Это напористое, но профессиональное заявление, демонстрирующее заботу о постоянных позитивных отношениях.

В следующем письме используется прямой подход.

Пример письма (прямой доступ):

Уважаемый мистер Мур:

Ссылка, которую вы ищете, похоже, не принадлежит нашей компании. Просматривая нашу запись корпоративных выступлений о влиянии свободной торговли на сельское хозяйство, мы не нашли ничего похожего на упомянутые вами замечания.Когда я спросил г-на Локхарта, он не припомнил, чтобы кто-либо в компании проводил подобную аналогию.

Мы провели быстрый поиск в Интернете и нашли ряд сайтов, которые вполне могут предоставить вам информацию, которую вы ищете. Веб-сайт Agriculture and Agri-Food Canada по адресу www.agr.gc.ca, вероятно, станет хорошей отправной точкой для поиска.

Мы надеемся, что эта информация окажется для вас полезной.

При использовании непрямого подхода выполните следующие действия:

  1. Начните с оператора буфера.*
  2. Обсудите обстоятельства, приведшие к плохим новостям.
  3. Сообщите о плохих новостях как можно более позитивно.
  4. Дайте полезное предложение или альтернативу.
  5. Закрытие с заявлением гудвилла.

* Что такое буферный оператор? Это мягкое, но профессиональное заявление задает тон вашему письму.

Выбор подхода

Обычно вы используете прямой подход во всех деловых письмах, кроме

  • вы доносите плохие новости, и это неожиданно;
  • , вы не очень хорошо знаете читателя, и скорее всего возникнет негативная эмоциональная реакция.

В таких ситуациях косвенный подход является лучшим выбором.

В подобных ситуациях причины, которые вы указываете в прямом обращении (на шаге 2), могут рассматриваться как оправдания, поэтому лучше их не приводить. Вместо этого вы должны поместить плохие новости в среднюю часть письма, предоставив перед ними объяснение и завершив их позитивным или нейтральным языком, как при косвенном подходе. Важно избегать консервативного, неискреннего, неуместного или корыстного закрытия любого письма, особенно если вы используете косвенный подход.

В письме, основанном на косвенном подходе, есть три ключевых момента:

  1. Предоставьте доказательства, которые убеждают читателя принять плохие новости.
  2. Сообщите плохие новости.
  3. Дайте варианты для будущего успеха.

В следующем письме используется косвенный подход.

Пример письма (косвенный подход):

Дорогой Джеймс:

Клерки в нашем офисе должны быть готовы обслуживать клиентов к 9:00.м. Согласно политике компании, прибытие на работу вовремя является обязательным элементом вашей работы здесь.

В этом месяце вы четыре раза опоздали на работу. Допускается только два опоздания, прежде чем руководство должно вмешаться. Поскольку вы превысили эти пределы, мне необходимо сделать вам письменное предупреждение и назначить вам испытательный срок.

Если вы будете приходить каждый день в течение следующих 90 дней, я удалю это из вашей трудовой книжки. После этого вы сможете работать над продвижением по службе и повышением зарплаты.Я буду рад обсудить это с вами в удобное для вас время.

При использовании непрямого подхода вы должны следовать этим рекомендациям:

  • Не вводите читателя в заблуждение слишком позитивным открытием.
  • Сделайте код как можно короче.
  • Сделайте убедитесь, что читатель понимает плохие новости.
  • Do избегайте отрицательных слов и фраз.
  • Не заканчивать искусственным заявлением.

Когда вы пишете письмо, содержащее хорошие новости или нейтральную информацию, вам следует использовать прямой подход.

Проверьте свое понимание

Инструкции. Просмотрите приведенное ниже деловое письмо и затем ответьте на следующие вопросы с несколькими вариантами ответов.


14 ноября 2015

Дороти Аллен
12345 Stream Ave.
Сент-Огастин, Флорида 34567

Уважаемый ________ (# 1):

По мере приближения курортного сезона нам напоминают о благословениях, дарованных нам в течение года.В Aspen Country Lodge удовольствия, которые мы из года в год разделяем с нашими клиентами Legacy, являются одними из наших самых заветных благословений.

Итак, поскольку наши сотрудники с нетерпением ждут возможности провести время с друзьями и семьей, мы также думаем об особых друзьях, таких как вы, и надеемся, что вы наслаждаетесь крепким здоровьем и хорошим настроением. Мы гордимся тем, что являемся вашим домом вдали от дома, и оставляем в наших сердцах особое место для воспоминаний, которыми поделились с вами.

Спасибо за то, что сделали Aspen Country Lodge частью своих ежегодных традиций.Счастливого Рождества и мирного, радостного и благополучного Нового года.

______________ (№2),

Теодор П. Хайд, владелец / управляющий


Aspen Country Lodge • 402 Aspen Way • Cold Bluff, CA 98765 • (303) 346-7889

Титульный лист факса

Вы можете подумать, что электронная почта наверняка заменила факс, но это не так в деловом мире, по крайней мере, пока! Вы заметите, что факсы по-прежнему являются обычным явлением, когда требуется подпись или когда передается юридически обязательный документ (например, контракт).Некоторые отрасли (например, медицинская и юридическая) по-прежнему полагаются на факсы, потому что их передачу невозможно перехватить. Когда конфиденциальность важна, факс может быть вашим форматом документа.

В вашей организации может быть шаблон титульного листа факса, который используют все сотрудники, поэтому обратите внимание на него, прежде чем отправлять свой первый факс, поскольку он значительно ускорит процесс. Как правило, титульные листы факса обычно частично или полностью содержат следующее:

  • Название или логотип компании
  • Дата
  • Имя и факс получателя
  • Имя, факс и телефон отправителя
  • Количество страниц
  • Тема *
  • Сообщение *
  • Уведомление о конфиденциальности

* Они не всегда включены.Используйте их, если у вас есть дополнительная информация, не включенная в содержание факса.

Пример титульного листа факса:

ФАКС Smith & Sons. ООО

Кому: Джеймс Милфорд Из : Леонард Смит Факс: (555) 212-0988 Факс: (555) 313-0122 Дата: 08.09.2015 Телефон: (555) 401 -9876

КОНФИДЕНЦИАЛЬНО Страницы : 5

Тема: Трудовой договор

Сообщение:

Джеймс,

Пожалуйста, подпишите и верните прилагаемый договор при первой возможности.
Если у вас есть вопросы или проблемы, обращайтесь в мой офис.

С уважением,

Леонард.

Краткий отчет Отчеты

предназначены для записи и передачи информации читателю и могут использоваться как внутри компании, так и за ее пределами. Отчеты служат для документирования новой информации для определенных аудиторий, целей или функций. Тип отчета часто определяется его основной целью, например, отчет об аварии, лабораторный отчет или отчет о продажах.Отчеты часто носят аналитический характер или предполагают рациональный анализ информации. Иногда они сообщают факты без всякого анализа. В других отчетах обобщаются прошлые события, представлены текущие данные и прогнозируются будущие тенденции. В этом разделе вы познакомитесь с основами написания отчетов.

Типы отчетов

Отчеты бывают всех размеров, но обычно длиннее страницы и несколько короче книги. В этой главе мы сосредоточимся на коротких отчетах, обычно до четырех страниц.Тип отчета зависит от его функции, и в разных отраслях есть отчеты, специфичные для них. Например, научные исследователи составляют отчеты лабораторий, в то время как отчеты об инцидентах являются обычным явлением в среде, связанной с охраной здоровья и безопасности.

Отчеты различаются по функциям, стилю и традициям. В вашей организации вам может потребоваться оправдать определенные ожидания. В этом разделе отчеты обсуждаются в общих чертах, с акцентом на общие элементы и отличия. Ссылка на аналогичные документы на вашем рабочем месте может пригодиться вам при составлении собственного отчета.Существует много типов отчетов, но в этом разделе мы сосредоточимся на трех типах, общих для рабочего места. Иногда их можно объединить в один более длинный отчет.

Тип Функция
Отчет о проделанной работе Мониторинг и контроль производства, продаж, доставки, обслуживания или связанных бизнес-процессов.
Отчет о рекомендациях Давать рекомендации руководству и предоставлять инструменты для решения проблем или принятия решений.
Сводный отчет Представьте краткое изложение имеющейся информации по данной теме.

Отчет о проделанной работе

Отчет о ходе выполнения используется для информирования руководства о статусе проекта. Он генерируется через определенные промежутки времени (например, один раз в месяц) или по завершении ключевых этапов. Он фиксирует достижения на сегодняшний день и выявляет любые проблемы или проблемы. Обычно он пишется руководителем проекта и занимает одну-две страницы.

Когда вы пишете отчет о проделанной работе, начните с объяснения причин, по которым вы пишете отчет:

  • Определите, чего вы достигли
  • Перечислите все проблемы, с которыми вы столкнулись
  • Обозначьте, что еще предстоит сделать

В заключение предоставьте обзор статуса проекта и того, что следует делать дальше.

Отчет о рекомендациях

Отчет с рекомендациями используется, чтобы помочь руководству принимать решения. Цель этого отчета - найти решение проблемы или предложить курс действий.В нем автор может предложить принять или отклонить процедуру, оценить неудовлетворительную ситуацию или убедить лиц, принимающих решения, внести изменение, которое принесет пользу организации. Например, в отчете могут быть предложены способы повышения качества продукта, увеличения прибыли, снижения затрат или улучшения условий на рабочем месте. Цель отчета с рекомендациями не в том, чтобы обвинять или быть чрезмерно критичными, а в том, чтобы предложить улучшения в позитивной манере. Если вы пишете отчет с рекомендациями, возможно, будет полезно узнать мнение ваших коллег.

Сводный отчет

Сводный отчет используется для предоставления управленческой информации. Например, если вы работаете в отделе маркетинга, ваш начальник может попросить вас узнать об активности ваших конкурентов в Интернете, чтобы ваша компания могла эффективно конкурировать с ними. Для этого вы должны исследовать веб-сайты своих конкурентов, профили в социальных сетях, цифровые рекламные кампании и т. Д. Затем вы разделите то, что вы обнаружите, до ключевых моментов, чтобы ваш босс мог получить важную информацию за короткое время, а затем решите, как с этим действовать.В отличие от отчета с рекомендациями, сводный отчет фокусируется на фактах, оставляя на усмотрение руководства выбор дальнейших действий.

Как организованы отчеты?

Отчеты различаются по размеру, формату и функциям. Вы должны быть гибкими и адаптировать свой отчет к потребностям аудитории. Отчеты обычно состоят из шести основных элементов:

  1. О ком составлен отчет и / или подготовлен для
  2. Что было сделано, какие проблемы решались и результаты, включая выводы и / или рекомендации
  3. Место изучаемого предмета
  4. Когда изучаемый предмет произошел
  5. Почему отчет был составлен (функция), в том числе в рамках какого органа, по какой причине или по чьему запросу
  6. Как субъект действовал, функционировал или использовался

Обращайте внимание на эти важные элементы при рассмотрении ваших заинтересованных сторон.Это может включать человека (лиц), о котором идет речь, для кого он предназначен, а также более широкую аудиторию организации. Спросите себя, кто принимает ключевые решения, кто будут экспертами и как можно интерпретировать ваши слова и образы. Хотя универсального формата для отчета не существует, существует единый порядок представления информации. Каждый элемент поддерживает основную цель или функцию, играя важную роль в передаче информации.

Десять общих элементов отчета

Страница Элемент Функция
1.Крышка Название и изображение Подобно обложке книги, иногда для ознакомления читателя с данной темой используется изображение, изображение или логотип.
2. Название Fly Только заголовок Дополнительно
3. Титульная страница Ярлык, отчет, название характеристики, автор, место работы, дата и иногда то, для кого был подготовлен отчет
4. Содержание Список основных разделов и соответствующие им номера страниц
5.Абстракция
  • Информационное резюме: выделите тему, методы, данные и результаты
  • Описательная аннотация: (Все вышеперечисленное без формулировок выводов и рекомендаций)
6. Введение Представляет тему отчета
7. Кузов Ключевые элементы корпуса включают:
  • Фон
  • Методология
  • Результаты
  • Анализ и рекомендации
8.Заключение Краткое изложение результатов Обозначает основные результаты и их отношение к рекомендуемым действиям или результатам
9. Список литературы Библиография или цитируемые работы Список цитирований
10. Приложение Сопутствующие вспомогательные материалы Может включать карты, анализ образцов почвы, полевые отчеты и т. Д.

Вот контрольный список для проверки того, что отчет соответствует своим целям:

  1. Отчет учитывает потребности аудитории
  2. Форма следует за функцией отчета
  3. Формат отражает институциональные нормы и ожидания
  4. Информация точная, полная и задокументирована
  5. Информация легко читается
  6. Термины четко определены
  7. Рисунки, таблицы и иллюстрации поддерживают письменный контент
  8. Рисунки, таблицы и рисунки четкие и правильно обозначены
  9. Рисунки, таблицы и рисунки легко понять без поддержки текста
  10. Слова легко читаются (шрифт, расположение, организация)
  11. Результаты четкие и лаконичные
  12. Рекомендации разумны и хорошо обоснованы
  13. Отчет представляет ваши лучшие усилия
  14. Отчет говорит сам за себя без вашего разъяснения или объяснения

Форматирование отчета

Упростите для читателя понимание информации в вашем отчете, аккуратно отформатировав документ.Вот несколько рекомендаций:

  • Использовать шрифт 12pt стандартным шрифтом
  • Используйте поля от 1 ½ до 2 дюймов
  • Используйте заголовки и подзаголовки, чтобы разделить контент на четкие разделы
  • Разделите абзацы пробелами
  • Используйте наглядные пособия (диаграммы, графики, диаграммы и т. Д.), Которые помогут объяснить числа или другую информацию, которую трудно понять в текстовой форме.

Проверьте свое понимание

БЫСТРО: формат, аудитория, стиль, тон

Формат

При составлении деловых документов вы сначала должны решить, какой формат лучше всего подходит для ваших целей.В модуле «Основы» мы узнали, что среда - это сообщение. Точно так же и в этом случае формат, который вы выбираете для своего бизнес-документа, также должен соответствовать цели вашего сообщения. Например, электронное письмо может считаться полуформальным в зависимости от аудитории и цели; деловое письмо, как и служебные записки, факсы и короткие отчеты, обычно считается достаточно формальным. Зная, что вы недавно узнали об общих типах деловых документов, вы должны помнить о том, что выбранный вами формат сообщает аудитории кое-что об информации, которую они будут получать, и о том, насколько важно или серьезно для них обращать на нее внимание.

После того, как вы выбрали подходящий формат для своего сообщения, также важно убедиться в правильности форматирования. Например, если вы собираетесь отправить памятку, она не должна выглядеть как неформальное электронное письмо или деловое письмо; он должен содержать все соответствующие элементы памятки, о которых вы узнали в предыдущем разделе. Читателю должно быть ясно, какой формат вы используете, и вы можете сделать это очевидным, обеспечив соответствующее форматирование вашего документа.

Аудитория

В модуле «Основы» вы узнали, как важно знать свою аудиторию для создания эффективных коммуникаций.Это как никогда верно при написании деловых документов. Кому вы пишете, может быть один или несколько человек. Выбранный вами формат может упростить доступ к вашему документу другим людям (например, по электронной почте) и включать вторичную и скрытую аудитории. Но в деловой переписке, конечно, ваша основная аудитория остается центральной для ваших сообщений. Полезный подход, который используют некоторые коммуникаторы, - это попытаться поставить себя на место основной аудитории и спросить: что это для меня? или Почему я должен волноваться? или и что? Определение аудитории и осведомленность об их потребностях поможет вам составить документ, который с большей вероятностью вызовет их интерес.

Стиль

Стиль и тон часто считаются взаимозаменяемыми, и между ними есть некоторые нечеткие различия. Но для наших целей стиль относится к таким элементам, как активное и пассивное письмо, различная длина предложений, последовательность, разнообразие употребления слов и варианты пунктуации. Стиль придает вашему письму индивидуальность в сочетании с тоном. Как и в случае с аудиторией и форматом, важно, чтобы выбранный вами стиль соответствовал предполагаемой цели вашего сообщения.

Тон

В некотором смысле похожий на стиль, тон относится к ощущению, которое ваша аудитория испытывает при декодировании вашего документа. Здесь вы спросите себя, является ли ваш тон формальным, неформальным, позитивным, негативным, вежливым, прямым или косвенным. Цель того, чтобы задать себе этот вопрос, - определить, подходит ли этот тон цели вашего предполагаемого сообщения или иным образом усиливает его.

Аббревиатура FAST не только помогает понять важность выбора правильного формата, запоминания вашей аудитории и обеспечения соответствующего стиля и тона, но также помогает вам помнить, что в деловой переписке важно быстро перейти к делу!

Вот удобный инструмент, который вы можете использовать во время написания, чтобы не забывать использовать и включать принципы FAST.

Заключение

Эта глава, посвященная написанию рабочих документов, началась с обзора написания твердых абзацев, включающих такие элементы, как хорошее тематическое предложение, текст и заключение. Затем вы узнали о том, как подготовить рабочий документ, начиная с плана и решая, какой рабочий документ использовать. Вы узнали и увидели примеры электронных писем, служебных записок, деловых писем, титульных листов факсов и кратких отчетов. Наконец, вы познакомились с аббревиатурой FAST как с инструментом, позволяющим не упускать из виду ваш документ и выбор контента в отношении формата, аудитории, стиля и тона.

С этими новыми знаниями вы должны быть на пути к совершенствованию своих навыков письма на рабочем месте, которые будут дополнительно улучшены в следующем разделе, посвященном редактированию рабочих документов.

Элементы пунктов

  • тематическое предложение
  • кузов
  • выводы

Рабочие документы

  • Электронная почта - это электронный носитель, который часто используется для отправки писем, служебных записок или менее формального письменного общения.
  • Письма обычно представляют собой довольно формальные короткие печатные сообщения, часто используемые для информирования или убеждения клиентов, поставщиков или общественности
  • Заметки - это краткие документы, используемые внутри компании для информирования или убеждения сотрудников в принятии бизнес-решений относительно политики, процедур или действий.
  • Титульные листы факса всегда должны содержать полную информацию о содержимом, отправителе, получателе и количестве страниц. Отправка факсов важна как безопасный способ передачи конфиденциальных документов.
  • Краткие отчеты могут сообщать о ходе выполнения, резюмировать информацию или рекомендовать. Они состоят из 10 общих элементов и занимают не более четырех страниц.

Проверьте свое понимание

Гаффи, М. (2008). Основы делового общения (7-е изд.). Мейсон, Огайо: Томсон / Уодсворт.

Льюис, Л. (13 февраля 2009 г.). Panasonic приказывает персоналу покупать товары на 1000 фунтов стерлингов. Получено с http://business.timesonline.co.uk/tol/business/markets/japan/article5723942.ece

.

Заявление об авторстве (написание рабочих документов)

Эта глава представляет собой ремикс, содержащий контент из различных источников, опубликованный под различными открытыми лицензиями, включая следующие:

Содержание раздела

Проверьте свое понимание

образцов работ | Штат Миннесота CAREERwise

Образцы работ - ценный способ продать свои навыки.

Начните с создания контура. Составьте список своих навыков, знаний и опыта. Это поможет вам распределить образцы работы по категориям.

Будьте избирательны

Если вы включите слишком много образцов, работодатели могут столкнуться с перегрузкой информации. Они также могут поставить под сомнение вашу способность определить работу, которая лучше всего иллюстрирует ваши навыки. Если вы включите слишком мало, работодатели могут подумать, что вы неопытны. Продемонстрируйте только лучшее.

Вы можете включить частичные образцы своей работы и предложить полные версии, если интервьюер попросит их.По возможности используйте цветные копии или цветную бумагу, чтобы добавить визуальной привлекательности.

Что включить

Типы примеров работы, которые вы включите, будет зависеть от вашей профессии, а также от отрасли. Вот несколько примеров:

Если вы: Вы можете включить:
Художник Фотографии ваших картин, иллюстраций, скульптур и т. Д.
Повар или пекарь Фотографии ваших кулинарных творений
Танцовщица, актер, музыкант Видео и / или аудиозаписи вашей работы
Дизайнер Фотографии работ графического, интерьерного или веб-дизайна
Координатор или инструктор Копии презентаций или учебных материалов, оценок участников и видеозаписи ваших презентаций
Механик Фотографии автореставраций
Специалист по мультимедиа Копии созданных вами интерактивных программ
Фотограф Отпечатки ваших фотографий
Специалист по связям с общественностью Копии работ для прессы и маркетинговых планов, а также рекламных мероприятий по результатам
Офисный вспомогательный персонал Брошюры, отчеты, информационные бюллетени, электронные таблицы и другие примеры выполненных вами работ
Исследователь Копии отчетов об исследованиях, экспертных оценок, технических документов и статей в газетах и ​​профессиональных журналах, а также полученных наград
Продавец Графики результатов продаж
Портной или швея Фотографии одежды, которую вы сшили (и носите собственные творения на собеседовании)
Учитель Копии планов уроков, классных проектов и заданий
Писатель Копии блогов, газет и журнальных статей, а также заявок на гранты, отчетов, маркетинговых планов и т. Д.

Другие источники образцов работы включают хобби, спорт, скаутов, охоту, рыбалку, ремесла, волонтерскую работу и другие интересы. Вы можете даже включить примеры лидерства, совместной работы или «до и после». Убедитесь, что вы регулярно обновляете свое портфолио.

Источник: Creative Job Search , Министерство занятости и экономического развития Миннесоты.

Документация на рабочем месте | Indeed.com

Поддержание системы организованной, точной и последовательной документации на рабочем месте необходимо и полезно.Сделав документацию приоритетом, особенно когда речь идет о кадровом отделе компании, можно смягчить споры, предложить ресурсы, когда они необходимы, и ответить на важные вопросы о компании. В этой статье мы обсудим, почему документация важна, и способы улучшения процесса документирования.

Что такое документация?

Документация относится к набору записей, которые существуют в Интернете, на бумаге или на жестких дисках. Это материал, который предоставляет доказательства или информацию для записи.На рабочем месте хранится документация о занятости и действиях и событиях компании в соответствии с требованиями законодательства и политикой компании.

Лучшие методы работы с персоналом включают ведение как формальных, так и неофициальных записей о событиях приема на работу. Сюда могут входить такие элементы, как:

  • Действия
  • Взносы
  • Дисциплинарные меры
  • Споры
  • Расследования
  • Оценка производительности
  • Нарушения политики

Ведение обширных записей позволяет отделу кадров сохранять письменную историю событий .Документация может помочь руководству в продвижении по службе, дисциплинарных мерах, повышении заработной платы и увольнении. Документация всегда должна быть основанной на фактах, подтверждающей идеи, не полагаясь на мнение других.

Причины важности документации

Хотя есть много причин, по которым поддержание согласованной, организованной системы документации может помочь вам и вашей организации в достижении успеха, вот три основные категории, которые следует учитывать:

1.Она демонстрирует профессионализм.

Документация показывает как сотрудникам, так и клиентам, что вы привержены защите критически важной информации и стремитесь предоставлять заинтересованным сторонам фактическую информацию по мере необходимости. Сама по себе практика ведения точной документации обеспечивает доступную и управляемую структуру для решения проблем, приносящих пользу каждому.

2. Он предоставляет полезные рекомендации по производительности.

Документирование ваших процессов обеспечивает согласованность, эффективность и стандартизацию для всех, кто следит за ними, чтобы работать с максимальной эффективностью и четко соответствовать вашим ожиданиям.Потратив время на документирование каждой из ваших процедур в пошаговом формате, вы сэкономите время и деньги в долгосрочной перспективе. Это также должно включать в себя миссию и видение компании, роли и обязанности на каждой должности, а также любые другие ожидания людей, которые присоединятся к вашей компании.

После того, как вы обозначите, что важно для бизнеса и как достичь целей, ваши общие групповые усилия станут более прямыми и целенаправленными. В результате ваши сотрудники могут быстрее и легче достигать целей.

3. Бизнес может быть более прибыльным

Документирование информации и процессов экономит важное и дорогостоящее время сотрудников, предлагая ответы на вопросы в доступной форме. Когда предприятия документируют процедуры, они будут работать более эффективно.

Формальная и неофициальная документация

Хотя некоторые документы, такие как записи о занятости, должны быть формальными, для других целесообразно быть неформальными. Например, менеджер может вести случайный учет обсуждений, которые он вел с сотрудниками в течение года, чтобы обсудить с ними их цели, проекты или уровень морального духа во время индивидуальных встреч.

Неофициальная документация может состоять даже из заметок или писем, сохраненных в личном деле сотрудника. Если сотрудник записывает предложение и передает его руководству, они могут сохранить его для дальнейшего использования. Электронная почта и межофисная онлайн-коммуникация также могут служить неформальной документацией, когда возникает необходимость.

Напротив, официальная документация соответствует определенным стандартам и соглашениям, установленным компанией и официальными процедурами управления персоналом.

Как правильно вести документацию сотрудников

Ведение кадровых файлов сотрудников - одна из важнейших обязанностей отдела кадров.Несмотря на то, что требования вашей компании могут различаться, надежный кадровый файл сотрудника должен включать, помимо прочего, следующие данные сотрудника:

  • Заявление о приеме на работу
  • Резюме и сопроводительное письмо
  • Проверка занятости и образования
  • Описание должности
  • Контакт для экстренных случаев информация
  • Письмо с предложением о приеме на работу, контрастное письмо или письмо с отказом
  • Подписанная форма подтверждения в справочнике сотрудника
  • Документы и соглашения о переезде
  • Контрольный список для ориентации сотрудников
  • Отчеты о дисциплинарных мерах
  • Самооценка
  • Признание
  • Предложения и ответы компании
  • Запросы на обучение
  • Жалобы коллег
  • Отчеты о расходах на обучение

Если сотрудник уволен или увольняется из компании по другой причине, HR должен продолжить документацию с сотрудником:

  • Отставка или увольнение в письме
  • Выездное собеседование
  • Информация о страховании
  • Информация об оставшейся зарплате

Примеры документации помимо HR

Документация предназначена не только для учета сотрудников и методов управления.Он также может включать такие элементы, как технические спецификации, требования, бизнес-логику и руководства компании. Вот несколько примеров отраслевой документации:

1. Разработка программного обеспечения

Разработка программного обеспечения - это отрасль, в которой важность документации очевидна. Независимо от того, говорите ли вы о небольшой команде или о большой корпорации, многие люди часто участвуют в проектах по разработке программного обеспечения. Поэтому для качественного выполнения задач важна соответствующая техническая документация.

Проектная документация при разработке программного обеспечения может:

  • Определить проект
  • Описать, как должен выглядеть продукт
  • Установить стандарты кодирования
  • Руководства по стилю и шаблоны проектирования
  • Составить стандарты тестирования
  • Определить предмет тестирования
  • Документируйте результаты тестирования
  • Предоставьте инструкции по установке, использованию и обслуживанию продукта

В такой отрасли, как разработка программного обеспечения, документация должна быть исчерпывающей, поскольку любые ошибки создают пробелы между теми, кто имеет доступ к информации.Например, если заинтересованные стороны не полностью осознают продукт, у них могут быть другие ожидания от него, чем то, что инженеры пытаются реализовать. В документации не только четко указана важная информация, но и предотвращаются неудачи и недоразумения.

2. Управление компьютерной системой

Системная документация относится к решению, которое служит справочным материалом для будущих обновлений или обслуживания программного и аппаратного обеспечения. Другими словами, он описывает возможности и требования программного обеспечения и информирует читателей о его функциональных возможностях.Системная документация носит более технический характер, чем другие формы документации, потому что она включает в себя такие аспекты, как:

  • Документация по тестированию
  • Документация по исходному коду
  • Документация по API
  • Документация по архитектуре программного обеспечения
  • Инструкции по решению для опытных пользователей

Пользовательская документация в пределах области системной документации относится к информации, которую пользователь, не являющийся ИТ-специалистом, может легче усвоить. Типы пользовательской документации включают руководства пользователя, учебные руководства, руководства по установке и примечания к выпуску.

3. Исследование

Проведение исследования и запись результатов требуют, чтобы вы построили и поддержали аргумент. Документирование вашей учебы и признание тех, чьи идеи вы основываете, имеют решающее значение. Причины для документирования вашего исследования могут включать:

  • Предоставление кредита или ссылки на первоначального создателя или автора
  • Обеспечение доступа к источникам, которые вы использовали в своем исследовании
  • Предоставление вашим читателям возможности следить за исследованием
  • Предоставление другим возможности проверить достоверность полнота и точность вашего исследования
  • Прозрачность, честность и доверие во избежание плагиата

Частью профессионального исследователя является ведение письменной, аудио- и визуальной документации о вашем исследовании.Это включает запись их гипотез, выводов, вопросов и выводов. Ученые также должны собирать данные для их анализа - это форма документации. Кроме того, ученые могут захотеть повторить эксперимент, чтобы увидеть, изменяются ли результаты теста в зависимости от определенной переменной. Чтобы повторить эксперимент точно так же, как и раньше, им нужна документация предыдущего эксперимента или оригинального ученого.

Тем, кто выполняет научные исследования, необходим точный набор инструкций для проверки гипотез, повторения экспериментов, получения результатов и публикации своих выводов.Без надлежащей документации по исследованиям у нас не было бы передовых технологий, лекарств и сельскохозяйственных методов, которыми мы пользуемся сегодня.

Последствия неправильной документации

Многие отрасли требуют тщательной документации, выполненной определенным образом. Если организациям не удается вести организованный учет, некоторые из последствий могут включать:

  • Текущие проверки
  • Неправильное выставление счетов
  • Неэффективность для роста сотрудников
  • Потерянный доход
  • Нарушение безопасности

Документация используется во всех организациях для регистрации разнообразная информация.Независимо от вашего карьерного пути, важно понимать, какую роль играет документация в рабочей силе и какую пользу вы можете извлечь из ведения систематизированного учета для вашей собственной карьеры.

Шаблон описания должности делопроизводителя

Обязанности файлового клерка:

  • Проверка входящих документов (корреспонденция, счета и т. Д.) И изготовление копий перед рассылкой
  • Сортировка всех документов по алфавиту и по содержанию, датам, значимости и т. Д.
  • Создание или обновление записей с новыми файлами и информацией

Краткое описание вакансии

Нам нужен организованный файловый менеджер для управления файлами и их обслуживания. Вы организуете делопроизводство по эффективной системе хранения и оцифруете все важные документы. Ожидается, что вы будете защищать и обновлять файлы, а также делать их легко доступными для ваших коллег.

Файловый клерк должен быть организованным и серьезно разбираться в вопросах конфиденциальности и защиты данных.Идеальный кандидат будет хорошо разбираться в компьютерах и разбираться в деталях.

Цель состоит в том, чтобы сохранить записи компании и эффективно управлять документами.

Обязанности

  • Проверять входящие документы (корреспонденция, счета и т. Д.) И делать копии перед распространением
  • Сортировать все документы в алфавитном порядке и по содержанию, датам, значимости и т. Д.
  • Создание или обновление записей с новыми файлами и информацией
  • Храните все документы в специально отведенных местах, защищая важные документы
  • Ввод документов в электронную систему путем ввода данных или с помощью оптических сканеров
  • Обработка всех запросов на доступ к файлам и ведение журналов заимствованных документов
  • Разработать эффективную файловую систему, чтобы упростить обновление и извлечение файлов
  • Соблюдайте правила и правила конфиденциальности для защиты данных и информации
  • Контролировать инвентаризацию файлов, скрепок и т. Д.и сообщить о нехватке

Требования

  • Подтвержденный опыт работы в качестве файлового клерка
  • Знание файловых систем
  • Очень хорошее знание MS Office и офисного оборудования, такого как копировальный аппарат, сканер и т. Д.
  • Хорошее владение английским языком как устно, так и письменно
  • Надежный с точки зрения конфиденциальности и политики
  • Отличные организаторские способности
  • Большое внимание к деталям
  • Диплом средней школы или эквивалент

Выбор и отправка образцов письма - Центр карьеры

Что такое письменный образец и зачем он нужен?

На сегодняшнем конкурентном рынке труда от соискателей - даже тех, кто претендует на должности, не связанные напрямую с писательской деятельностью, - могут потребовать предоставить образцы письменных работ.Они в основном используются для определения навыков письма, демонстрации литературных и грамматических навыков и отражения общего стиля письма.

На что следует обратить внимание при выборе образца письма?

  • Следуйте инструкциям работодателя; если вы в чем-то не уверены, это нормально.
  • Если работодатель не уточняет, предоставьте образец, который максимально соответствует предмету или должности.
  • Если у вас нет соответствующего опыта работы (т. Е. Вы подаете заявление о приеме на работу начального уровня), вы можете отправить школьное задание.Лабораторный отчет подойдет для должности, связанной с наукой. Также будет уместно задание из класса делового или технического письма.

Определенные образцы не подходят?

  • Отправка устаревших образцов (старше одного года) - не лучшая идея. Это означает, что вы не в курсе.
  • Избегайте образцов, не имеющих отношения к вашей отрасли / опыту. Например, творческий или повествовательный образец письма не подойдет при подаче заявления на научную или техническую должность, тогда как он может хорошо подойти для других должностей или программ магистратуры.Постарайтесь сопоставить ваш образец с тем письмом, которое вы будете писать на работе.
  • Блоги не приветствуются, если они не имеют профессионального звучания и не имеют отношения к вашей области.
  • Не присылайте образцы на политические или религиозные темы.

Что делать, если у меня нет подходящего свежего образца?

  • Напиши! Нет правила, согласно которому ваш образец письма должен быть написан вами для работы или для учебы.

Какой длины должен быть образец письма?

  • Образцы должны быть краткими и емкими: обычно достаточно от одной до четырех страниц.Во многих случаях рецензентов в первую очередь интересует, насколько хорошо вы передаете свои идеи (структура и грамматическая точность), а не содержание.
  • Вы можете предоставить выдержку из более длинной статьи, если выдержка имеет смысл как отдельный документ. Если ваш образец представляет собой отрывок из более длинной работы, обязательно отметьте это на первой странице.

Могу ли я отправить образец, соавтором которого я являюсь?

  • Разрешается отправить образец, который был результатом сотрудничества между вами и другим человеком; однако лучше сделать это, если совместные усилия являются частью должности, на которую вы претендуете.
  • Лучше также включить другие образцы, единственным автором которых являетесь вы.

Нужно ли мне соблюдать какие-либо меры предосторожности при отправке образцов?

  • Обязательно защитите конфиденциальную информацию, содержащуюся в ваших документах. Измените или удалите имена, названия компаний, адреса и т. Д., Чтобы защитить личность упомянутых лиц.
  • Отредактируйте свой образец! То, что вы получили хорошую оценку за работу, не означает, что в ней нет ошибок.

Начните сбор образцов прямо сейчас!

Никогда не знаешь, когда тебя могут попросить предоставить образец письма.Подумайте о создании портфолио из хорошо написанных статей, чтобы они были доступны при необходимости. Выберите образцы, которые отражают весь спектр навыков: образцы того, насколько хорошо вы обобщаете и передаете сложные идеи, исследовательские работы, редакционные статьи, статьи, журналы и блоги (соответствующие). Вы можете сохранить несколько своих лучших образцов письма в UMBCworks .

Адаптировано из «Советы по получению правильного образца письма при приеме на работу» Марго Чармикл Лестер)

Документируйте и сообщайте об обязанностях, целях и задачах

Документирование должностных обязанностей

Должностные обязанности лучше всего задокументированы и изложены в должностных инструкциях.Эти описания являются живыми документами и включают в себя списки задач, обязанностей и ответственности, квалификации, отношения отчетности и названия, а также даты создания и / или пересмотра.

Должностные инструкции являются ценным средством коммуникации для руководителей и сотрудников. Они помогают:

  • Определите задание и ожидаемые результаты
  • Выбрать наиболее квалифицированных кандидатов
  • Определение лучших процессов для выполнения задач и проектов
  • Установление целей и задач производительности
  • Определить знания, навыки и способности для выбора и развития
  • Вознаграждайте сотрудников справедливо и надлежащим образом

Написание описания работы

Установление стандартов деятельности, целей и задач

Стандарты производительности

Руководитель отвечает за определение и сообщение ожидаемых результатов работы, которые можно определить как рабочие обязанности и задачи, которые должен выполнять сотрудник.Стандарты производительности лучше всего описать как ожидаемый результат, продукт или результат выполнения рабочих обязанностей и задач, которые выполняет сотрудник. Стандарты работы также могут быть связаны с поведенческими критериями, относящимися к заданию (например, совместная работа, стиль ведения переговоров).

Стандарты производительности могут быть определены с помощью модели SMARTS:

  • Конкретный: с достаточной детализацией, чтобы быть ясным
  • Измеримость: используйте количественные цели, когда они доступны, используйте контрольные точки, используйте продуманные суждения
  • Достижимо: реалистично с точки зрения контроля со стороны сотрудников, временных рамок и имеющихся ресурсов
  • Разумно: реалистично с точки зрения того, что действительно может быть достигнуто
  • По времени: с установленными датами достижения вех, результатов, завершения
  • Растяжка: сложно выйти за рамки текущего уровня

Например:

  • Проведение профессиональных семинаров в соответствии с ведомственными стандартами обучения.
  • Построение и поддержание позитивных и эффективных рабочих отношений с клиентами.
  • Семинары должны соответствовать целям обучения или превосходить их.
  • Тесты выполнены точно.
  • Ведомственная документация поддерживается в актуальном состоянии.
  • Запросы на запись выполняются в течение одного часа.

Есть разные моменты, когда важно сообщать о стандартах производительности: когда новый сотрудник приступает к работе; в начале отчетного года; при изменении должностных обязанностей; и когда коучинг поможет повысить производительность труда сотрудника.

Цели и задачи производительности

Заявление о результатах и ​​как туда добраться. Описывает состояние, которое будет существовать, когда желаемый результат будет достигнут.

Примеры включают:

  • Заполните информационный буклет для сотрудников до 31 марта, включив в него данные всех региональных руководителей и подготовив список материалов к 15 февраля для рассмотрения консультативным комитетом по кадрам.
  • Изучите методы настольных издательских систем для выпуска бюллетеня отдела.Завершите учебные занятия в течение следующих двух месяцев и подготовьте черновик весеннего информационного бюллетеня к 1 марта.
  • Увеличьте количество тестов, выполняемых ежедневно, с 5 до 7. Изучите новые приборы, чтобы повысить точность испытаний, и дайте рекомендации целевой группе по закупке новых приборов.
  • К 1 июля будет разработана новая файловая система для ответов на опрос, и весь офисный персонал будет обучен использованию и пониманию системы.
  • Встречайтесь с клиентами ежемесячно, отвечая на их потребности, решая их проблемы, разъясняя политику и помогая им в решении проблем.

Сообщать об обязанностях, целях и задачах

Сообщая о стандартах производительности, вы сможете достичь желаемых результатов / результатов, улучшить производительность сотрудников и развить новые навыки. Когда вы собираетесь обсудить эти ожидания, стандарты и цели, собирайтесь в тихом месте без перерывов и держите под рукой описание должности и цели. Обязательно обсудите ожидания с сотрудником и подтвердите, что сотрудник понимает задачи и обязанности своей должности.

  1. Встречаемся в тихом месте без перебоев.
  2. Имейте на собрании описание должности сотрудника, а также бизнес-план и / или цели подразделения.
  3. Обсудите с сотрудником ожидания.
  4. Подтвердите, что сотрудник понимает задачи, обязанности своей должности.
  5. Спросите у сотрудника комментарии, предложения по стандартам работы.
  6. Уточните стандарты эффективности с сотрудником, подтвердите понимание сотрудником.
  7. Определите стандарты производительности на каждом уровне производительности. (например, соответствует ожиданиям, превосходит ожидания)

Сохранить документ Word как шаблон

Вы можете предложить гибкость любому, кто может использовать ваш шаблон, добавив и настроив элементы управления содержимым, такие как элементы управления форматированным текстом, изображения, раскрывающиеся списки или средства выбора даты.

Например, вы можете предоставить коллеге шаблон, который включает раскрывающийся список, но ваш коллега хочет использовать другой набор параметров в раскрывающемся списке в документе, который он распространяет на основе вашего шаблона.Поскольку вы разрешили редактирование раскрывающегося списка при добавлении элемента управления содержимым в шаблон, ваш коллега может быстро и легко изменить шаблон в соответствии со своими потребностями.

Примечание. Если элементы управления содержимым недоступны, возможно, вы открыли документ или шаблон, созданный в более ранней версии Word. Чтобы использовать элементы управления содержимым, необходимо преобразовать документ в формат файла Word 2010, щелкнув вкладку Файл , щелкнув Информация , щелкнув Преобразовать , а затем щелкнув ОК .После преобразования документа или шаблона сохраните его.

Чтобы добавить элементы управления содержимым, необходимо открыть вкладку «Разработчик».

Показать вкладку разработчика

  1. Щелкните вкладку Файл .

  2. Щелкните Параметры .

  3. Щелкните Настроить ленту .

  4. В разделе Настройка ленты , щелкните Основные вкладки .

  5. В списке установите флажок Developer , а затем щелкните OK .

Добавить элементы управления содержимым

На вкладке Developer в группе Controls щелкните Design Mode , а затем вставьте нужные элементы управления.

Вставить текстовый элемент управления, в который пользователи могут вводить текст

В элементе управления содержимым RTF пользователи могут выделять текст полужирным шрифтом или курсивом и вводить несколько абзацев.Если вы хотите ограничить то, что добавляют пользователи, вставьте элемент управления содержимым в виде обычного текста.

  1. Щелкните в том месте, куда вы хотите вставить элемент управления.

  2. На вкладке Developer в группе Controls щелкните Rich Text Content Control или Элемент управления содержимым обычного текста .

Вставить элемент управления изображением

  1. Щелкните в том месте, куда вы хотите вставить элемент управления.

  2. На вкладке Developer в группе Controls щелкните Picture Control .

Вставить поле со списком или раскрывающийся список

В поле со списком пользователи могут выбрать из предложенного вами списка вариантов или ввести свою информацию.В раскрывающемся списке пользователи могут выбирать только из списка вариантов.

  1. На вкладке Developer в группе Controls щелкните элемент управления содержимым поля со списком или Элемент управления содержимым раскрывающегося списка .

  2. Выберите элемент управления содержимым, а затем на вкладке Developer в группе Controls щелкните Properties .

  3. Чтобы создать список вариантов, нажмите Добавить под Свойства поля со списком или Свойства раскрывающегося списка .

  4. Введите значение в поле Отображаемое имя , например Да , Нет или Возможно .

    Повторяйте этот шаг, пока все варианты не появятся в раскрывающемся списке.

  5. Введите любые другие свойства, которые хотите.

    Примечание. Если вы установите флажок Содержимое не редактируется , пользователи не смогут щелкнуть нужный вариант.

Вставить указатель даты

  1. Щелкните место, куда вы хотите вставить элемент управления выбора даты.

  2. На вкладке Developer в группе Controls щелкните Date Picker Content Control .

Установите флажок

  1. Щелкните то место, куда вы хотите вставить элемент управления флажком.

  2. На вкладке Developer в группе Controls щелкните Check Box Content Control .

Вставить элемент управления галереи строительных блоков

Вы можете использовать элементы управления стандартными блоками, когда хотите, чтобы люди выбирали определенный блок текста.

Например, элементы управления стандартными блоками полезны, если вы настраиваете шаблон контракта, и вам нужно добавить другой шаблонный текст в зависимости от конкретных требований контракта. Вы можете создать элементы управления содержимым форматированного текста для каждой версии стандартного текста, а затем использовать элемент управления галереи стандартных блоков в качестве контейнера для элементов управления содержимым форматированного текста.

В форме также можно использовать элемент управления стандартным блоком.

  1. Щелкните в том месте, куда вы хотите вставить элемент управления.

  2. На вкладке Developer в группе Controls щелкните Building Block Gallery Content Control .

  3. Щелкните элемент управления содержимым, чтобы выбрать его.

  4. На вкладке Developer в группе Controls щелкните Properties .

  5. Щелкните галерею и категорию для строительных блоков, которые вы хотите сделать доступными в элементе управления Building Block.

Установить или изменить свойства для элементов управления содержимым

  1. Выберите элемент управления содержимым и щелкните Свойства в группе Элементы управления .

  2. В диалоговом окне Свойства элемента управления содержимым выберите, можно ли удалить или изменить элемент управления содержимым, когда кто-то использует ваш шаблон.

  3. Чтобы сохранить вместе несколько элементов управления содержимым или даже несколько абзацев текста, выберите элементы управления или текст, а затем щелкните Группа в группе Элементы управления .

    Например, возможно, у вас есть отказ от ответственности из трех абзацев. Если вы используете команду Group для группировки трех абзацев, заявление об отказе от ответственности из трех абзацев нельзя будет отредактировать и его можно будет удалить только как группу.

Добавить обучающий текст в шаблон

Текст с инструкциями может повысить удобство использования создаваемого вами шаблона.Вы можете изменить текст инструкции по умолчанию в элементах управления содержимым.

Чтобы настроить текст инструкции по умолчанию для пользователей вашего шаблона, выполните следующие действия:

  1. На вкладке Developer в группе Controls щелкните Design Mode .