Содержание

Зачем нужна должностная инструкция? | HR-Life.ru



Грамотно составленная должностная инструкция дает четкое представление о трудовых обязанностях работника и помогает разрешать возникающие трудовые споры. Однако этот локальный акт часто недооценивают и пренебрегают им. Поговорим о значении должностной инструкции в работе кадровой службы.

Разумеется, определяющую роль при формировании условий труда работника играет трудовой договор. Однако получить полное представление о служебных обязанностях из текста договора довольно сложно. Поэтому между работником и работодателем часто возникает непонимание, доходящее порой до открытого конфликта, а то и до судебного разбирательства. Должностная инструкция как раз и является документом, призванным устранить все возможные разногласия сторон по поводу служебных обязанностей и максимально конкретизировать функции подчиненного.

Обязанность по составлению должностных инструкций установлена только для государственных учреждений. Однако и коммерческим организациям инструкции принесут неоценимую пользу. Приведем пример, в котором фирма, уволив сотрудника и оказавшись в роли ответчика на судебном процессе, проиграла дело из-за отсутствия должностной инструкции.

Пример

Генеральный директор ООО «Р...» уволил рекламного агента Валерия Н. за неоднократное неисполнение должностных обязанностей, которое, по мнению генерального директора, выражалось в том, что Валерий не составлял ежедневных письменных отчетов о своей работе, а передавал своему начальнику информацию о состоянии рынка рекламных услуг устно. Процедура увольнения была соблюдена безупречно, но в организации отсутствовала должностная инструкция рекламного агента.

В суде на вопрос «Чем вы руководствовались, когда делали вывод о том, что работник ненадлежащим образом исполнял свои обязанности?» представитель ООО «Р...» ответить не смог. В трудовом договоре Валерия Н. содержалось условие о том, что он должен извещать своего начальника обо всех изменениях рынка рекламных услуг, но с какой периодичностью и в какой форме (письменной или устной), не уточнялось. Это помогло работнику выиграть процесс.

Должностная инструкция понадобится и при аттестации персонала, и при увольнении сотрудника в период испытательного срока, и при проведении сокращения численности или штата работников. Этот локальный акт относится к тем документам, которые лучше принять, чем проигнорировать. Убедили? Тогда смело вносите на обсуждение руководства предложение о разработке должностных инструкций.

Правила для инструкции

Чтобы должностные инструкции не стали бесполезными бумагами, о которых вспоминают лишь в случае проверок правового инспектора, отнеситесь к созданию этих документов очень внимательно. Должностные инструкции должны работать, быть четкими, динамичными, оперативно отражающими структурные и организационные изменения компании. Как этого добиться? Давайте обо всем по порядку.

Прежде чем начать разработку инструкций, нужно правильно организовать эту работу. В этом вам поможет специальный документ - Положение о должностной инструкции. В нем подробно нужно оговорить правила согласования, утверждения, принятия и хранения должностных инструкций работников, привести требования к содержанию инструкций, а также указать лиц, которые будут непосредственно отвечать за своевременную разработку этих локальных актов.

Положение о должностной инструкции - необязательный документ, но если вы хотите упорядочить работу с инструкциями, сделать их унифицированными и четкими, обозначить порядок придания им юридической силы, лучше не пренебрегать этим локальным актом. Поскольку работа над проектом положения чаще всего ложится на плечи кадровиков, приведем его образец.

Разработанный проект Положения о должностной инструкции нужно представить на подпись руководителю организации. После утверждения он вступает в силу, и с этого момента все должностные инструкции должны соответствовать его требованиям. Теперь можно приступать к созданию самих должностных инструкций.

Недостатки должностных инструкций

Сложность в разработке оптимальных должностных инструкций

Преимущества должностных инструкций

• Должностная инструкция, подписанная работником, позволяет работодателю расторгнуть трудовой договор в связи с несоответствием работника занимаемой должности

• Должностные инструкции служат основой для аттестации персонала

• При наличии должностных инструкций трудовые споры часто разрешаются внутри организации без привлечения государственных органов

• Инструкции помогают равномерно распределять обязанности между сотрудниками с похожими должностями (например, между бухгалтером и главным бухгалтером), избегать дублирования обязанностей

• Инструкции позволяют работодателю доказать в суде, что дисциплинарное взыскание за неисполнение обязанностей было наложено правомерно

Павел ГАЛЬЧЕНКО, юрист, "Кадровое дело"

Постоянный адрес материала: http://www. hr-life.ru/article/zachem-nuzhna-dolzhnostnaya-instruktsiya

Зачем нужна должностная инструкция

Введение должностных инструкций не является обязанностью коммерческих организаций. Однако их составление может облегчить жизнь работодателей. Инструкция позволит работодателю обоснованно отказать в приеме на работу новому сотруднику, временно перевести его на другую работу или грамотно разграничить трудовые функции между работниками. Если этот документ будет правильно составлен, шансы на то, что работник оспорит решение руководителя, основанное на должностной инструкции, в суде, практически равны нулю.

Необходимость должностной инструкции для работодателя

Что такое должностная инструкция? Интересно, что в Трудовом кодексе упоминания о ней не содержится. Тем не менее указанный документ является основополагающим во взаимоотношениях между работником и работодателем. Ведь в должностной инструкции содержатся не только квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности, но трудовые права и обязанности сотрудника, а также его ответственность за те или иные действия.

Если должностной инструкции нет, то работодатель в отношениях ­с работником оказывается в проигрышном положении. Так, он не сможет:

  • осуществить обоснованный отказ в приеме на работу;
  • объективно оценить деятельность работника в период испытательного срока;
  • распределить трудовые функции между работниками;
  • временно перевести работника на другую работу;
  • грамотно выстроить отношения подчиненности между сотрудниками;
  • оценить добросовестность и полноту выполнения работником трудовой функции и т.д.

Любое действие работодателя, которое вызовет негативную реакцию у работника, при отсутствии инструкции может быть оспорено, причем успешно, в суде.

Бывает и так, что должностная инструкция является аргументом в споре с налоговыми органами. Например, подтверждением экономической обоснованности затрат на приобретение услуг сотовой связи считается необходимость работника использовать сотовый телефон в служебных целях в соответствии с установленными в должностной инструкции ­обязанностями (письмо Минфина от 05.06.2008 г. № 03-03-06/1/350).

Судебно-арбитражная практика

Налоговые органы посчитали, что неприменение юридическим лицом контрольно-кассовой техники вследствие ненадлежащего исполнения трудовых обязанностей работника организации не является обстоятельством, освобождающим это юридическое лицо от ответственности, установленной статьей 14.5 Кодекса об административных правонарушениях.

Суд не согласился с этим утверждением. Дело в том, что юридическое лицо признается виновным, если будет установлено, что у него имелась возможность для соблюдения правил и норм, но данным лицом не были приняты все зависящие от него меры по их соблюдению (п. 2 ст. 2.1 КоАП РФ). Поэтому, если в торговой точке имелась зарегистрированная кассовая машина и должностная инструкция продавца-кассира, с которой последний был ознакомлен, то этого достаточно, чтобы считать, что организация приняла все зависящие от нее меры по соблюдению требований законодательства о применении ККТ (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 21.02.2008 г. № А29-6203/2007 и определение Высшего Арбитражного Суда от 24.06.2008 г. № 7557/08). Аналогичная судебная практика существует и по индивидуальным предпринимателям (постановление ВАС от 22.05.2007 г. № 16234/06).

Само по себе отсутствие должностной инструкции не должно расцениваться как нарушение трудового законодательства. Тем не менее данный факт может иметь негативные последствия в виде принятия работодателем незаконных решений в связи с ее отсутствием (письмо Роструда от 09.08.2007 г. № 3042-6-0).

Разрабатываем должностную инструкцию

В настоящее время порядок составления инструкции законодательством не урегулирован. Поэтому работодатель самостоятельно решает, как ее оформлять и в дальнейшем корректировать (письмо Роструда от 31.10.2007 г. № 4412-6). На практике должностная инструкция может являться приложением к трудовому договору либо утверждаться как самостоятельный документ.

Кстати, Роструд считает, что должностные инструкции следует разрабатывать по каждой должности (в т.ч. и вакантной), имеющейся в штатном расписании (письмо Роструда от 09.08.2007 г. № 3042-6-0). При этом основой для разработки инструкций служат квалификационные характеристики, содержащиеся в Едином квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и служащих.

Обычно в должностной инструкции прописывают следующие данные: задачи, квалификационные требования, функции, права, обязанности и ответственность работника. Наиболее оптимальным будет совместная разработка инструкции специалистом отдела кадров с руководителем подразделения, где работает сотрудник. С одной стороны, непосредственный руководитель не пропустит никаких важных положений, которые должны быть зафиксированы в должностной инструкции своего подчиненного, а с другой, специалист отдела кадров поможет остаться в законных рамках.

Как правило, должностная инструкция составляется в трех экземплярах – по одному для работника, работодателя и руководителя подразделения.

Часто возникает вопрос о составлении должностной инструкции на директора организации. Так вот, на директора должностная инструкция не разрабатывается. Дело в том, что все его права и обязанности уже прописаны в законодательстве и в учредительных документах общества. А вот ­должностная инструкция на директора филиала необходима (см. Пример 1).

Пример 1

Вносим изменения

В процессе работы должностная инструкция может подвергаться различным корректировкам. Обычно это связано с изменением обязательных условий трудового договора. При этом придется заблаговременно уведомить работника обо всех предстоящих поправках. Дело в том, что изменения в должностную инструкцию вносятся только после того, как сотрудник согласился на продолжение трудовых отношений на новых условиях.

В ситуации, когда должностная инструкция является приложением к трудовому договору, все исправления проводят путем подготовки ­дополнительного соглашения.

Если же инструкция была утверждена как отдельный документ и внесение в нее изменений не влечет корректировки трудового договора, то удобнее всего утвердить совершенно новую должностную инструкцию (письмо Роструда РФ от 31.10.2007 г. № 4412-6).

Увольняем в связи с несоответствием должности

Трудовой кодекс предусматривает в качестве одного из оснований прекращения трудового договора по инициативе работодателя несоответствие работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации (п. 3 ст. 81 ТК РФ). При этом требования к квалификации работников определяются должностными обязанностями, которые, в свою очередь, обусловливаются наименованием должностей (письмо Роструда России от 30. 04.2008 г. № 1028-с).

Соответствие фактически выполняемых обязанностей и квалификации работников требованиям должностных характеристик может определять только аттестационная комиссия. Для этого в организации должен быть разработан соответствующий порядок проведения аттестации.

Отметим, что увольнение по указанному основанию допускается, только если невозможно перевести сотрудника с его письменного согласия на другую имеющуюся у работодателя работу.

Как обосновать отказ в приеме на работу с помощью должностной инструкции

Несмотря на то что для работодателя заключение трудового договора с конкретным лицом, который ищет работу, является правом, а не его обязанностью, законодательством запрещен необоснованный отказ в заключении трудового договора (п. 10 Постановления Пленума Верховного Суда от 17.03.2004 г. № 2, далее – постановление).

Напоминаем, что не допускается отказ в приеме на работу, связанный с полом, расой, цветом кожи, национальностью, языком, происхождением, возрастом, местом жительства, беременностью, наличием детей, а также другими обстоятельствами, не связанными с деловыми качествами ­работника (ст. 64 ТК РФ).

В свою очередь обоснованный отказ – это несоответствие лица требуемым деловым качествам. Верховный Суд в пункте 10 Постановления разъяснил, что под деловыми качествами работника следует, в частности, понимать способности физического лица выполнять определенную трудовую функцию с учетом имеющихся у него профессионально-квалификационных качеств (например, наличие определенной профессии, специальности, квалификации), личностных качеств работника (например, состояние здоровья, наличие определенного уровня образования, опыт работы по данной специальности, в данной отрасли).

Самое сложное заключается в том, что по требованию претендента на работу работодатель обязан сообщить причину отказа в письменной форме. Причем впоследствии отказ в заключении трудового договора может быть обжалован в суде. Вот здесь нам и пригодится должностная инструкция работника. Дело в том, что практически всегда можно сказать, что у претендента недостаточно опыта работы именно в этой отрасли либо образование не соответствует требованиям. Кроме того, работодатель вправе предъявить к лицу, претендующему на вакантную должность, и иные требования, которые необходимы ему в силу специфики той или иной работы. Главное, чтобы все качества будущего ­сотрудника были прописаны в должностной инструкции.

Что такое должностная инструкция и для чего она нужна

В процессе трудовой деятельности человек может менять рабочее место. К одинаковым должностям на разных предприятиях часто предъявляются несхожие требования. Четко прописанная должностная инструкция позволит конкретизировать любые должностные нюансы и снизит количество конфликтных ситуаций между работником и нанимателем.

Содержание статьи

Что такое должностная инструкция

Должностная инструкция – организационный акт, отражающий все обязанности сотрудника на занимаемой должности. Документ нельзя считать полноценным, если одновременно с требованиями, выдвигаемыми к работнику, в нем не будут отражены его права, обязанности и ответственность, за неисполнение прописанных функций.

Может возникнуть логичный вопрос: «Зачем прописывать должностную инструкцию, если она практически полностью повторяет все пункты трудового договора?» Замечание имеет смысл, тем более что заключение трудового контракта является обязательным пунктом при приеме на работу, а подписание инструкции нет.

Дело в том, что трудовой договор – это шаблонный документ, который составляется для конкретной должности.

Должностная инструкция имеет более расширенный список задач, может содержать пошаговые рекомендации действий в определенной ситуации. Она прописывается под человека, а не должность.

Квалифицированно составленный документ позволяет четко определить взаимоотношение между сотрудником, отделами предприятия и его руководством. В организациях применяются инструкции двух типов:

  1. Универсальный. Обычно это точная копия трудового договора. Типовой акт содержит общий набор функциональных обязанностей, характерных для определенной должности.
  2. Оригинальный. Оформляется с учетом особенностей конкретного рабочего места. В нем четко указываются не только обязанности работника, но и способы коммуникации, взаимоотношения с коллегами, уровень подчиненности, другая конкретная информация.

Практика показывает, что лучше использовать второй тип акта. Он позволяет быстрее разрешать конфликтные ситуации, повышает эффективность работы трудящихся.

На основании чего и кто ее разрабатывает

Должностные инструкции применяются практически на всех предприятиях, но обязательны к использованию только в государственных учреждениях. Если внимательно изучить Трудовой Кодекс РФ, в нем не найдешь ни одной ссылки на данную методичку. Тем не менее – это основной источник информации, от которого должен отталкиваться кадровый работник при составлении этого организационного акта.

Среди нормативных распоряжений следует выделить Письмо Роструда №4412-6 от 31.10.2007 года. Письмо дает понимание важности составление должностной инструкции, как документа, в котором можно предъявить четкие квалификационные требования к сотруднику.

При этом работодатель самостоятельно определяет структуру акта и технология внесения в него изменений. Рекомендуется два вида оформления инструкции:

  • приложение к коллективному договору;
  • самостоятельный правовой акт.

Основным правовым документом, используемым для составления руководства, является Единый Квалификационный справочник.  Это утверждение основано на постановлении Министерства Труда Российской федерации № 9 от 09.02.2004.

При оформлении должностной инструкции ответственный сотрудник должен опираться на следующие внутренние документы:

  1. Положение о разработке или инструкция по ее составлению.
  2. Штатное расписание.
  3. Организационно-правовая структура предприятия.
  4. Прочие внутренние локальные акты.

При составлении документа необходимо пользоваться следующими правилами:

  • структура должна быть одинаковой для всех рабочих мест;
  • при наличии одинаковых должностей в штате предприятия, возможно составление одного общего документа. Если для аналогичных должностей предполагаются различные функциональные обязанности, рекомендации составляется отдельно для каждого сотрудника;
  • чем конкретней прописаны задачи и обязанности работника, тем проще требовать их четкого исполнения;
  • пункты документа не должны противоречить действующему трудовому законодательству.

Руководитель организации самостоятельно выделяет сотрудника несущего ответственность за составление данного организационно-правового акта. Обычно – это работник кадровой службы. В больших организациях, имеющих огромную структуру и списочный состав, такая обязанность может быть возложена на начальника отдела или непосредственного руководителя.

Для утверждения документа понадобиться согласовать его со следующими службами:

  1. Профсоюзной организацией предприятия, если таковая существует.
  2. Юридическим отделом, для проверки на соответствии Российскому Трудовому законодательству.

Все изданные акты утверждаются у руководителя предприятия и закрепляются соответствующим приказом. Приказ можно оформить отдельно на каждый документ, либо в общем виде, указав дату и номер инструкции и должность, под которую она прописана.

Структура документа

Очень часто работодатели не уделяют составлению должностных инструкций должного внимания, ограничившись переписыванием основных положений из Единого квалификационного справочника. Это совершенно неверный подход.

Документ должен быть уникален для любого предприятия, учитывать особенности его деятельности.

В нем должны быть конкретно расписаны права, обязанности и ответственность сотрудника в соответствии с утвержденной структурой. Документ должен включать в себя следующие разделы:

  1. Общие положения. Очень важная часть документа, в которой кроме общих сведений о должности указываются квалификационные требования к ней.
  2. Основные задачи и функции. Именно этот пункт формулирует основные задачи работника, определяет круг его обязанностей. Чем конкретней и подробней будут расписаны должностные обязанности, тем лучше. В данном разделе описываются сроки, способы выполнения работы и другая важная информация.
  3. Обязанности. Данный пункт обычно носит общий характер, связанный с соблюдением трудовой дисциплины, исполнением действующих на предприятии внутренних инструкций и распоряжений. В этом разделе могут быть предъявлены требования к внешнему виду, если на предприятии существует дресс-код.
  4. Права. При закреплении обязанностей за работником его необходимо наделить определенными правами для их выполнения. Прописать, кто и в какой степени может оказать помощь для выполнения конкретного задания, какие подразделения должны предоставлять нужную информацию и тому подобное.
  5. Ответственность. Раздел содержит информацию о формах ответственности за несоответствующие результаты труда – дисциплинарную или материальную. Здесь нельзя употреблять конкретных цифр штрафных санкций за то или иное нарушение.
  6. Связи по должности. Этот пункт употребляется для конкретных должностных инструкций. Например, бухгалтера, финансового директора, менеджера по продажам и тому подобное. То есть для тех работников, деятельность которых во многом зависит от общих коммуникаций на предприятии. Здесь идет перечисление отделов и структур, от которых работник должен получать информацию, сроки ее предоставления. Определяются отделы, в которые сотрудник обязан передавать данные. Указываются сроки и форма передачи: устная или письменная.

Без подписи сотрудника документ не является действительным. Он визируется руководством и печатью организации. Прошнурованный оригинал храниться в отделе кадров. Работнику выдается копия документа.

Примеры должностных инструкций.

Зачем нужно должностная инструкция

Должностная инструкция – это важный нормативный акт, от которого не следует отказываться.

Профессионально составленный документ способен решить следующие организационные задачи:

  • определить квалификационные требования. То есть при приеме на работу человек должен соответствовать занимаемой должности, а именно иметь определенное образование, опыт работы на конкретном месте. Возможно предъявление требований по конкретным навыкам и умениям, наличие свидетельства о прохождении дополнительных курсов и тому подобное;
  • установление конкретного круга обязанностей. Только в инструкции можно прописать алгоритм четких действий, определить задачи и выделить конкретные участки работы, за которые будет отвечать сотрудник;
  • обозначение рамок ответственности. Четкая конкретизация функций позволяет предъявлять реальные требования к их выполнению.

Следовательно, основной смысл документа – это установление основного круга функциональных задач, определение уровня ответственности за их ненадлежащее исполнение и определение прав сотрудника.

Работодатель может не использовать это локальный нормативный акт в работе предприятия.

При отсутствии разработанной и правильно утвержденной инструкции будут труднодоказуемы следующие моменты:

  1. Правомочность отказа в приеме на работу . Если нет инструкции квалификационные требования должны быть утверждены в каком-либо другом нормативном документе, но это лишено смысла.
  2. Основания наличия испытательного срока и параметров оценки его прохождения.
  3. Законность увольнения сотрудника за невыполнение трудовых обязанностей или несоответствие занимаемой должности.
  4. Легитимность применения взысканий за ненадлежащее выполнение рабочих обязанностей.
  5. Обоснованность разделения задач между сотрудниками, занимающими равноценные должности.

Должностная инструкция имеет большое значение не только для работодателя, но и для работника. Она позволяет:

  • определить четкий круг обязанностей и полномочий;
  • оперативно разобраться со всеми спорными моментами;
  • обозначить наиболее важные критерии оценки продуктивности собственной деятельности;
  • быстро выявить коммуникации, необходимые для выполнения обязанностей. А именно какие сотрудник и отделы должны предоставлять необходимую для работы информацию, в каком виде и в какие сроки;
  • четко определится с подчиненностью. То есть кому, как, в каком виде и в какие сроки отчитываться за проделанную работу.

Правильно составленный документ позволит новому сотруднику быстрее освоиться на предприятии и сократить количество допускаемых ошибок из-за банального незнания. Наиболее идеальный вариант инструкции должен не только по пунктам содержать функциональные задачи, выполняемые на конкретном рабочем месте, а то, как это нужно делать. Например, последовательность действий, при помощи каких средств и тому подобное.  Такая конкретика позволяет добиться высокой эффективности труда с первых дней работы новичка.

Должностная инструкция – это важный документ, позволяющий как работнику, так и работодателю защищать свои права и четко определять обязанности. Правильно составленный акт дает возможность рационально использовать труд сотрудников без дублирования обязанностей, справедливо предъявлять требования и быстро разрешать спорные моменты, возникающие в процессе работы или увольнения.

В данном видео содержится информация о том, что такое должностная инструкция и как ее правильно составлять.

Должностная инструкция: пережиток прошлого или эффективный инструмент | Юридические услуги в Москве

В быстро развивающемся и постоянно меняющемся мире бизнеса должностные инструкции стали восприниматься как устаревшие и бюрократические элементы, работодатели не хотят тратить время на написание инструкций, аргументируя это тем, что в данных компаниях каждый сотрудник и так знает, что нужно делать.

Давайте рассмотрим, чем обусловлена необходимость разработки и утверждения должностных инструкций, и почему мы все же рекомендуем своим клиентам их утверждать?

Во-первых, проверяющие органы всегда запрашивают для проверки должностные инструкции.

Хотя Трудовой кодекс не содержит требований по разработке и утверждению должностных инструкций, но если проверка касается кадровых документов, будь то проверка трудовой, налоговой инспекции, ПФР, ФСС и др., то в перечне запрашиваемых документов обязательно будут должностные инструкции работников.

Специалисты Роструда описывают должностную инструкцию как важный документ и неотъемлемый инструмент регулирования трудовых отношений, поэтому многие специалисты, в том числе и проверяющие органы считают необходимым наличие должностных инструкций (письмо Роструда от 31.10.2007 N 4412-6 "О порядке внесения изменений в должностные инструкции работников", письмо Роструда от 09.08.2007 N 3042-6-0).

Работодателю важно знать, что само по себе отсутствие должностной инструкции не должно расцениваться как нарушение трудового законодательства и влечь за собой ответственность. Ответственность может возникнуть за нарушение ст. 57 Трудового кодекса РФ, которая указывает, что обязательным условием трудового договора является трудовая функция. Очень часто, в рамках проведения кадрового аудита у клиентов нашей компании и проверки трудовых договоров, мы выявляем следующее: в трудовом договоре прописано, что работник принят на должность, например, менеджера по продажам, а его трудовые обязанности определяются должностной инструкцией.

Когда мы запрашиваем инструкцию, оказывается, что ее пока не разработали. Такие действия являются грубым нарушением, если какие-либо документы (трудовой договор, положение об оплате труда, правила внутреннего трудового распорядка и др.) имеют ссылку на должностную инструкцию.

В таком случае эти инструкции становятся обязательными, а за их отсутствие компанию могут оштрафовать. Если у организации нет желания или возможности разрабатывать должностные инструкции, трудовую функцию работника можно указать в трудовом договоре. Например, работник принимается на должность специалиста по персоналу для ведения кадрового делопроизводства, поиска и подбора персонала. Такой формулировки будет достаточно, чтобы исполнить требование ст. 57 Трудового кодекса РФ.

Во-вторых, должностные инструкции являются хорошим инструментом адаптации новых сотрудников.

Грамотно составленная должностная инструкция может стать полезным инструментом адаптации и обучения нового сотрудника.

С психологической точки зрения сотруднику необходимо понимать, чего от него ожидают? В противном случае у него не будет должной уверенности в себе и он не сможет адекватно действовать.
Другими словами, если люди не знают, чего от них ожидают, они будут чувствовать себя неуверенно. Пойди туда, не знаю, куда, принеси то, не знаю, что.

Должностная инструкция может служить планом для обучения нового сотрудника.

В-третьих, должностные инструкции являются важнейшим инструментом борьбы с недобросовестными работниками.

Уволить работника за непрохождение испытательного срока, за ненадлежащее исполнение должностных обязанностей, за несоответствие занимаемой должности возможно, если есть документ, в котором прописаны, какие именно обязанности работник должен выполнять.

Ошибкой большинства компаний является то, что они должностные инструкции утверждают для проверяющих. А то, чем работник фактически занимается, явно отличается от того, что написано в его должностной инструкции.
Такие инструкции будут «пустыми».
Работники неохотно подписывают их.

Представьте, к вам на работу выходит новый сотрудник, он прошел три этапа собеседования, ему описывали определенные должностные обязанности, а в первый рабочий день ему дают должностную инструкцию, где описаны совсем другие функции.

На вопрос, почему так, ему отвечают: «Не обращай внимание на данный документ, фактически ты будешь выполнять те обязанности, которые были озвучены на собеседовании».

Такая ситуация, как минимум, вызовет негодование сотрудников, а многие и вовсе откажутся подписывать такие должностные инструкции и еще раз обдумают, хотят ли они работать в компании, где обещания и официальные документы не соответствуют друг другу.

А есть и такие сотрудники, которые злоупотребляют подобными ошибками работодателей. Это ситуации, когда работодатель увольняет сотрудника за ненадлежащее исполнение обязанностей, и работник заявляет, что согласно его должностной инструкции это не входит в его обязанности. В случае спора суд встанет на сторону работника и восстановит его на работе.

Поэтому должностные инструкции должны описывать перечень процедур, которые выполняет работник в рамках своей работы. Только в этом случае это будет не «бумажка ради бумажки», а действенный инструмент регулирования трудовых отношений с работниками.

Исходя из вышеизложенного, можно сделать вывод, что каждая компания имеет право самостоятельного решения применять или нет должностные инструкции.

На данное решение также могут оказать влияние следующие данные: сколько сотрудников трудятся в компании, сколько лет компания существует, специфика деятельности компании, должность, которую занимает работник и др.

Не остается сомнения, что должностные инструкции – это прекрасный инструмент для описания задач и обязанностей работника, которые раскрывают требования и ожидания от работников, позволяют легче влиться в процесс работы и, таким образом, регламентируют трудовые отношения.

Обязательна ли должностная инструкция в организации?

Обязательна ли должностная инструкция? Требует ли наличия должностных инструкций трудинспекция и чем рискует работодатель, который пренебрег их оформлением - отвечает наш эксперт.

Нужно ли оформлять должностные инструкции на рабочие профессии и должности служащих 

При ответе на вопрос «Обязательны ли должностные инструкции?» в первую очередь хочется обратиться к Трудовому кодексу РФ, однако в нем нет даже упоминания о таком документе.

Определено, что в соглашении с работником следует указывать трудовую функцию, то есть профессию, должность, определенную разновидность работы (ст. 57 ТК РФ). В свою очередь, в должностной инструкции (далее также — ДИ) конкретизируется это необходимое условие договора с работником (письма Роструда от 31.10.2007 № 4412-6, от 30.11.2009 № 3520-6-1).

Обратите внимание! Обязательность такого документа и порядок его оформления в законодательстве не регламентированы, поэтому изготовление ДИ остается прерогативой работодателя. ДИ может быть как отдельным документом, так и приложением к трудовому соглашению (письмо № 4412-6). Данная информация актуальна по состоянию на 2021 год.

В отсутствие законодательного требования иметь в организации ДИ оформлять такой документ все-таки целесообразно. В противном случае отсутствует практическая возможность привлечь работника к ответственности за невыполнение должностных обязанностей (апелляционное определение Московского городского суда от 24.11.2015 № 33-42376). 

Поэтому вслед за вопросом о том, обязательны ли должностные инструкции вообще, рассмотрим ДИ для определенных категорий работающих граждан.

Пример оформления ДИ предлагаем посмотреть в статье Должностная инструкция генерального директора ООО - образец. 

Обязан ли работодатель составлять должностные инструкции на каждого работника в отдельности, или он вправе составить одну инструкцию на соответствующую должность? Ответ дает эксперт КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к системе КонсультантПлюс, вы можете оформить его бесплатно на 2 дня.

Должны ли быть должностные инструкции для рабочих на предприятиях

Роструд в письме № 3520-6-1 подчеркивает, что ориентиром при составлении ДИ являются прежде всего квалификационные справочники (далее — справочники).

Общероссийским классификатором ОК 016-94 профессий рабочих от 26.12.1994 с последующими изменениями все функции работников подразделяются:

  • на профессии рабочих;
  • должности служащих.

Обратите внимание! Само наименование рассматриваемого документа (должностная инструкция) заставляет задуматься о применимости ДИ к профессиям рабочих. Роструд в письме от 24.11.2008 № 6234-ТЗ пояснил, что ДИ следует оформлять исключительно в отношении работников, выполняющих трудовую функцию в рамках какой-либо должности. А если речь идет о замещении профессий рабочих, то корректной будет разработка производственных инструкций.

Это связано с тем, что характеристики должностей в справочниках указаны обобщенно, без конкретизации по отраслям и ведомствам, и при оформлении конкретной ДИ допускается вносить в нее корректировки, уточнения по перечням работ по отношению к требованиям, указанным в справочниках. В случае же с рабочими применяются строго отраслевые справочники.

Однако позиция Роструда не носит нормативного характера, и на практике в отношении одной и той же профессии рабочего, например слесаря-ремонтника, одним юрлицом оформляются производственные инструкции, а другим — ДИ (решения Братского горсуда от 26.05.2017 по делу № 2-1806/2017, Орджоникидзевского райсуда г. Магнитогорска от 25.052017 по делу № 2-1557/2017). 

***

Итак, в статье рассматривался вопрос о том, обязательны ли должностные инструкции в организации. Было отмечено, что необходимость ДИ законом не предусмотрена, вместе с тем такой документ следует считать важным внутренним документом, который целесообразно оформлять в организациях для всех категорий работников, в т. ч. рабочих, для которых более корректным является оформление особых инструкций — производственных (по профессиям). 

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Обязательно ли использовать должностную инструкцию в 2020 и 2021 году

Статья 57 Трудового кодекса РФ не содержит императивного требования к работодателю составлять должностные инструкции (либо включать в текст трудового договора детальный перечень его должностных обязанностей сотрудника). Трудовой Кодекс РФ определяет лишь обязательный минимум - согласно части 2 статьи 57 Трудового Кодекса РФ в трудовом договоре обязательно должна быть указано только трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы).

Наличие должностной инструкции в настоящее время является правом, но не обязанностью работодателя, что подтверждается, в том числе, письмом Федеральной службы по труду и занятости от 9 августа 2007 г. N 3042-6-0, согласно которому «само по себе отсутствие должностной инструкции не должно расцениваться как нарушение трудового законодательства и влечь за собой ответственность, однако может иметь негативные последствия в виде принятия работодателем незаконных решений в связи с ее отсутствием».

Пункт 7 Постановления Правительства РФ от 23.06.2011 N 498 (ред. от 09.09.2015) "О некоторых вопросах осуществления частной детективной (сыскной) и частной охранной деятельности" прямо предусматривает наличие у лицензиата утвержденной им должностной инструкции о действиях работников по обеспечению внутриобъектового и пропускного режимов на каждом объекте охраны. Существует судебная практика по административным делам, где частным охранным предприятием вменяется среди прочего отсутствие указанной должностной инструкции, как совершение административного правонарушения, предусмотренного ч. 2 ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Практически, должностная инструкция – это эффективный и необходимый прикладной инструмент регулирования трудовых отношений работника и работодателем. В определенных обстоятельствах, надлежащим образом оформленная должностная инструкция может быть использована в качестве аргумента при наличии спора, как работником, так и работодателем.

Согласно статье 8 Трудового Кодекса РФ работодатель (кроме физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) имеет право принимать локальные нормативные акты, соответствующих действующему трудовому законодательству и не ухудшающих положение работника, по сравнению с установленным трудовым законодательством.

Поскольку порядок составления инструкции на законодательном уровне не определен, каждая компания абсолютно свободна в выборе порядка ее оформления. Для инструкций, как для корпоративного документа, могут быть использованы другие названия, например, «описание должности», «рабочая инструкция», «должностной регламент», «перечень обязанностей работника», «функциональные обязанности по должности».

Каковы цели должностной инструкции?

  • Четкая регламентация обязательств сторон трудового договора (прозрачность трудовых отношений), как на этапе подбора персонала, так и в процессе трудовой деятельности.

  • Определение конкретных трудовых функций сотрудника, детализация порядка его действий, ограничение зоны его ответственности и пределы полномочий

  • Быть руководством к действию, а также основой для разрешения споров в случае возникновения разногласий (между работником и работодателем, между работниками внутри структурного подразделения, между структурными подразделениями, в суде).

  • Стать инструментом оценки персонала и, в конечно счете, корпоративного управления бизнес-процессами.

Кто разрабатывает должностную инструкцию?

  • Инструкция может быть разработана руководителем структурного подразделения либо работником отдела кадров, согласовывается непосредственным руководителем, другими ответственными лицами (главный инженер, заместители, специалист по охране труда, юрист), утверждается руководителем организации.

  • Разработчиком инструкции может быть сторонняя организация, профессионально занимающаяся управлением в сфере HR. Пока это не широко распространенное явление в нашей стране.

Какой порядок разработки и составления должностной инструкции?

  • Порядок разработки и утверждения должен быть установлен локальным нормативным актом работодателя. Обычно процесс включает в себя этапы подготовки, разработки, согласования и утверждения документа. Ключевым является ознакомление работника с инструкцией, а также всеми ее изменениями.

  • Самый распространенный, привычный, вид инструкции – документ, содержащий полное описание всех должностных обязанностей и способа их выполнения. Тем не менее, инструкция может быть краткой, максимально сжатой, определяя только ключевые должностные обязанности работника, но при этом содержать ссылки на регламенты и карты процессов, которые в свою очередь детализируют порядок выполнения каждой функции.

  • При разработке перечня должностных (трудовых) обязанностей по конкретной должности за основу принимаются положения профессиональных стандартов, квалификационные характеристики, содержащиеся в ЕКС, ЕТКС, а также типовые формы.

Для некоторых должностей существуют утвержденные типовые формы. Например, «Типовая должностная инструкция заместителя руководителя организации, осуществляющей образовательную деятельность, по безопасности образовательного процесса» (Письмо Минобрнауки России от 14.02.2014 N МК-169/12), «Примерная форма должностного регламента (должностной инструкции) сотрудника органов внутренних дел Российской Федерации» (Приказ МВД России от 25.09.2012 N 886 (ред. от 14.11.2016)), Приказ МВД РФ от 22.08.2011 N 960 "Об утверждении типовых требований к должностной инструкции частного охранника на объекте охраны".

Какова структура должностной инструкции?

Работодатель свободен в выборе структуры должностной инструкции: это может быть документ с единственным разделом - перечень должностных обязанностей работника, либо сложноорганизованный текст с параграфами, разделами, подробным описанием всех производственных процессов.

Общие положения

В этом разделе, как правило,

  • описывается должность, ее наименование, основные требования к работнику – наличию у него специального образования, квалификации, стажа, опыта работы;

  • указывается лицо, назначающее на должность и освобождающее работника от должности;

  • определяются документы, которыми работник обязан руководствоваться в своей деятельности;

  • устанавливается порядок замещения работника, его субординацию.

Обязанности

Необходимо составить список конкретных обязанностей работника, условно их можно подразделить на общие функциональные обязанности и специальные обязанности. Рекомендуется избегать дублирования обязанностей работника, указанных в трудовом договоре.

Права

В данном разделе целесообразно перечислить полномочия работника. Нет необходимости дублировать права работника, установленные в Трудовом кодексе РФ и трудовом договоре.

Ответственность

Существует мнение, что раздел является необязательным, так как работодатель не имеет права вводить новые виды ответственности по сравнению с установленными законодательно.

Взаимодействие

В данном разделе определяют положение должности (работника) в компании, устанавливают специальные обязанности по отношению к другим структурным подразделениям компании, другим сотрудникам, руководителям и подчиненным. Например, регулируются взаимоотношения с бухгалтерией, службой охраны труда, различными уровнями руководства.

Как включить должностную инструкцию в трудовой договор работника?

  • Инструкцию можно оформить как неотъемлемое приложение трудового договора, указав на его наличие в тексте договора. Должностная инструкция становится обязательной с момента подписания трудового договора.

  • Трудовой договор может содержать ссылку на должностную инструкцию, как на отдельный документ. В таком случае, обязательно ознакомление с инструкцией под подпись работника.

  • Трудовой договор может не содержать упоминания о должностной инструкции. В таком случае, должностная инструкция вводится на предприятии отдельным приказом либо распоряжением руководителя. При соблюдении процедуры ознакомления и отсутствии изменений в трудовой функции работника по сравнению с указанной в трудовом договоре, она становится обязательной для работника.

Каких ошибок необходимо избежать при работе с должностными инструкциями?

  • Формальный подход - это самая распространенная ошибка со стороны работодателей. Инструкции разрабатываются по устаревшим шаблонам и формам, без должного внимания к содержательной части документа и его прикладному характеру..

  • Бессодержательный текст. Инструкция содержит большое количество текста с отсутствием смысловой нагрузки, трудночитаемого, многократно повторяющего положения Трудового Кодекса РФ, трудового договора работника.

  • Включение в перечень обязанностей «распоряжения руководителей, не предусмотренные должностной инструкцией». Такое положение, с большой вероятностью, не будет признано судом соответствующим закону.

  • Дублирование. Должностные инструкции разрабатываются бессистемно, процесс согласования не соблюдается, в связи, с чем должностные обязанности отдельных сотрудников пересекаются, положения инструкций противоречат друг другу, имеют двойное толкование.

  • Нарушается порядок внесения изменений. Не соблюдается порядок изменения должностной инструкции в процессе трудовой деятельности работника: не предоставляется двухмесячный срок для ее ознакомления, отсутствует документально зафиксированный диалог между работником и работодателем по поводу вносимых изменений, отсутствуют подписи сторон, нарушается процедура ознакомления с инструкцией при переводе и перемещении работника, совместительстве.

Судебная практика

Должностная инструкция часто оказывается основным, существенным письменным доказательством тех или иных обстоятельств по судебным делам:

  • О признании увольнения незаконным, восстановлении на работе и компенсации морального вреда (установление факта нарушения трудовых обязанностей, неоднократного неисполнения работником без уважительных причин трудовых обязанностей, если он имеет дисциплинарное взыскание;

  • О признании должностной инструкции не соответствующей трудовому договору, незаконной (установление факта изменения трудовой функции работника либо отсутствия таких изменений).

  • О признании гражданско-правового договора с физическим лицом трудовым.

  • О включении отработанного времени в специальный стаж, дающий право на досрочное назначение пенсии по старости (определяется спорный период, когда сотрудник работал в должности тождественной выполняемым функциям).

  • О нарушении работником или работодателем требований по охране труда.

Должностная инструкция и положение о мотивации. Что это по-простому и какая от этого реальная польза?

Бизнес запущен, первые тесты прошли, появился какой-то результат. И если сначала все занимались всем, собирались в мозговых штурмах и пробовали новые идеи, работая с диким энтузиазмом каждый день, то в какой-то момент это начинает откровенно мешать, возникает путаница и хаос, люди страдают, число походов людей на курилку растет.

Мы с командой как раз специализируемся на системном подходе в работе, выстраиванию структуры, бизнес-процессов, должностных инструкций и систем мотиваций. И в нашей практике много случаев, когда люди, отлично работающие на энтузиазме первое время, начинают задыхаться и становятся «террористами» из-за отсутствия системы и путаницы в работе.

БОЛЬ РЕСТОРАННОГО (И НЕ только) БИЗНЕСА

Например, мы поработали с сетью ресторанов, которые активно запускались по всей России. Собственник компании — сильный, волевой, активный предприниматель. Сильная сторона — развитие. Начал собирать команду, потому как по понятным причинам понадобились квалифицированные люди. На первых порах общие встречи, когда владелец участвовал в процессах, были в новинку и давали удовольствие и пользу.

Но спустя примерно месяц такой работы люди начали страдать. Собственник негодует (все имена изменены):

- «Арина, почему не сделана эта работа? Ты ведь профи в этом деле!»

- "Я могу объяснить, как это делать — вы ведь привлекли меня как профессионала — я подскажу что и как, я в команде, но делают другие"

- "А ты, Виктория, у нас подвис найм сотрудника — почему дело не двигается?

Нередко повторялись случаи, когда за очередным завтраком-планеркой в ресторане обсудили многие проблемы, у собственника было четкое ожидание, что задача взята в работу, но спустя две недели оказывалось, что все бестолку и «вообще нам было не до этого».

Естественная реакция руководителя — раздражение, крики, выжигание команды, увольнения.

Так вот, часто причиной таких ситуаций является банальное не осознание того, что происходит всеми участниками команды. И попытка расставить все точки над i устно во время очередной встречи, как правило, терпит поражение. Такие вопросы необходимо фиксировать в виде нематериальных активов, таких как организационная структура компании, регламенты, должностные инструкции и положения о мотивации.

В этой статье я поделюсь нашим опытом в создании должностных инструкций и положений о мотивации.

РЕШЕНИЯ

Решение проблемы мы начали с описания организационной структуры. Эта необходимая основа для качественного описания должностных инструкций и системы мотивации.

Мы оргструктуру часто воспринимаем как ячейки с фотографиями. Представьте, вот у нас схема по компании, где каждая ячейка — это роль, и в каждую вставляется фотография ответственного за эту роль. Ячеек может быть достаточно много, и одна фотография может быть сразу в нескольких ячейках одновременно, то есть один человек выполняет несколько ролей.

Рисунок 1. Шаблон организационной структуры компании Никита Алексеев

Из-за отсутствия четкого описания оргструктуры и должностных инструкции, получаем 4 типичные проблемы, которые часто приводят к ущербу.

Проблема No1: Человек закрывает свои задачи не на 100%, т.е. вроде бы он эту роль делает, но не полноценно.

Например, в этой компании собственник выполнял роль директора по развитию, и он не до конца выполнял задачу. Его конечным результатом была ситуация, когда он проект полностью запустил, описал, посчитал точку безубыточности, как бы оформил тот результат который он в конечном счете хочет получить. То есть, прежде чем обязанности делегировать команде, нужно очень подробно описать что ты хочешь получить на выходе. Часто собственники этим пренебрегают и говорят: ну ты как бы эксперт-специалист, покажи мне результат. Какой результат? Что конкретно? То есть возникают разночтения, это — проблема, неверное трактование слова «делегирование». Есть одна крайность, когда нет подробностей конечного результата и начинается проблема, а есть другая крайность, когда руководитель очень подробно описывает шаги и сотруднику не дает права на ошибку. То есть, первая проблема отсутствия нормально описанной оргструктуры и должностных инструкции – это когда человек в роли находится, но не до конца выполняет задачу. Не доделывается работа, все время начальник не довольный, «я же вам сказал сделать, никто не сделал».

Проблема No2: Одну и ту же роль выполняют в разное время разные люди.

То один ведет соцсеть, то второй. То один в запуске, то второй. То один концепцию ресторана делает, то второй. Нет четкого ответственного. К чему это приводит? Все по чуть- чуть делают одну и ту же роль, не с кого спрашивать и все время не найти концов. Такая ситуация была в компании наших клиентов — три человека занимались одной ролью. Так получается, когда люди не хотят или бояться брать на себя ответственность, а это приводит к проблемам.

Проблема No3: Один человек начинает делать больше своих полномочии, заходить на зоны ответственности других людеи.

То есть, начинает погружаться в ту работу, которая не относится к нему, «принцип мамочки» или «я лучше вас знаю». Это тоже приводит к конфликтам. Таким поведением

сотрудник-мамочка вредит остальным, особенно тем, на чью зону ответственности он залез. Потому что, тот сотрудник, чей кусок работы отобрали, уже не может до конца выполнить свою работу качественно.

Проблема No4: В компании есть четкая роль, но она вообще никем не выполняется, либо выполняется по остаточному принципу. Например, служба АХО.

Это основные проблемы. Что нужно делать в этом случае?

Первое: нужно, чтобы каждый человек описал, что он изо дня в день делает. Идеально прописать, что делается в начале каждого месяца, в начале каждой недели, в начале каждого рабочего дня, в конце каждого дня и каждого месяца, если такие действия есть. Если нет специальных действии в начале каждого месяца – их описывать не нужно. Просто выписать свои распорядок и затраты внимания на задачи. Когда каждый так выпишет, мы увидим, где у сотрудников пересекаются функции, а значит в тех местах барахлит ответственность.

Второй момент: нам необходимо взять логику оргструктуры, осознать, какие есть бизнес- процессы. Например, процесс запуска нового ресторана, процесс маркетинга, процесс продаж, процесс изготовления блюд и т.д. Другими словами, нужно понять, осознать и прописать 1) где начинается и заканчивается каждый процесс, 2) какие роли в принципе есть в компании.

Рисунок 2. Пример – часть бизнес-процесса «Управление строительно-монтажными работами» Никита Алексеев

В итоге этих шагов мы должны осознать, что есть бизнес, как структура. Часто бизнес — это нечто непонятное, и его нужно просто описать. Структура позволяет превратить компанию и ее устройство в «доску с отверстиями различных форм» (круги, квадраты, звезды). Теперь нужно определить, какие у вас в команде есть «фигурки», то есть люди — это условно фигурки квадратики, треугольники и т.д.

И вот когда мы описали структуру – отверстия и описали фигурки – людей, становится ясно, где, условно, вот это отверстие не заполняется на 100%, а где вообще пустое. Бывает, что один человек – это кругло-квадратно-треугольная фигурка, и либо пусть он эти все действия и выполняет, то есть эти роли, либо с другими людьми делать разграничение зон. Но главное, чтобы роли выполнялись на 100%, не на 80 и не на 120, а на 100.

Рисунок 3. Пример – часть файла «Описание ролей». Никита Алексеев

И в этот момент времени у людей возникает ясность, начинают отрисовываться границы, каждый четко понимает за что отвечает, уходит путаница, легче заменять людей, стресс уходит.

В случае с нашим клиентом, сотрудница — знакомая семьи. Вроде бы, бизнес с семьей лучше не делать, но, если четко описать эти роли, все получается хорошо. Эта девушка планировала увольняться. Описали процессы, и Арина сказала: «Мне теперь все понятно!» и решила, что остается работать — появилась ясность, ушел стресс.

ИНСТРУКЦИИ И МОТИВАЦИЯ

Должностная инструкция – по-простому, это описание роли, которую может выполнять сотрудник или ее цели, задачи, ресурсы, зоны ответственности и измеримые показатели эффективности. Один человек может выполнять несколько ролей одновременно, и все роли, которые он выполняет должны быть описаны этими документами.

Например, в нашей компании «Атис Групп» работает сотрудница Ирина. Она выполняет роли: бизнес-ассистент, куратор программы обучения, проект-менеджер, методист. Это все разные роли, у каждой своя цель, задачи, ресурсы, отчеты, мотивация.

Это позволяет сотруднику и руководителю четко осознавать «что и в какой момент требовать с человека».

Проблемы, которые решает должностная инструкция:

- все доносится на словах, что приводит к недопониманию, дополнительной рутине руководителя и просто что-то можно забыть сказать

- сотрудник не понимает, что надо делать, у него может возникнуть стресс, «беличии паралич» или бездействие

- проблема перекладывания ответственности одного более наглого сотрудника на менее наглого, возникает дедовщина, появляются звезды и жертвы. Нужно отметить, что одной лишь должностной инструкции для решения этой проблемы недостаточно, должно быть подключение руководителя и правильной корпоративной культуры.

Рисунок 4. Пример – выдержка из должностной инструкции операционного директора Никита Алексеев

Рисунок 5. Пример – выдержка из должностной инструкции Руководителя отдела проектирования Никита Алексеев

Не менее важная деталь в работе с командой — это система мотивации. В компаниях частенько встречается ситуация, когда сотрудники сидят на голых окладах. Бывают случаи, когда такой способ применим (мы как-то писали уже системах мотивации), но обычно это приводит к тому, что:

- собственник впахивает больше остальных, а другие отбиваются от него, когда он дает им задачи

- происходит постоянный процесс «ручного стимулирования» работы людей и трата времени собственника на микроменеджмент

- в команде присутствуют сотрудники-террористы/овощи/зомби

- может быть сильно раздут фонд оплаты труда, независимо от оборота компании, т.е. вы теряете деньги компании

- происходит регулярное недостижении показателеи компании, выполнение задач и исполнение клиентских проектов

Рисунок 6. Пример – выдержка из положения о мотивации менеджера по снабжению Никита Алексеев

В среднем, на качественное описание одной роли с системой мотивации обычно у нас уходит 1-2 недели, в итоге получается готовый документ, который остается только подписать собственнику и познакомить с коллективом.

С нашей точки зрения, главное правило составления документов, которые будут не препятствовать работе, а помогать – это уходить от официоза и юридического языка, делать документ «для людей», чтобы любой легко понял, как им пользоваться. И при этом, такие документы составляются на основе ТК РФ, чтобы иметь юридическую силу и в случае «скользких ситуаций» могли защитить интересы сотрудников и компании.

7 ШАГОВ

Как создавать должностную инструкцию и систему мотивации для любои роли в компании «широкими мазками»:

1. Определить цель, задачи и измеримые показатели эффективности работы. Принципиальный момент. Задайте своей команде (каждому) вопрос: «Кто за что отвечает в компании? Как измерить эффективность вашей работы?» — часто ответ на этот вопрос вводит людей в ступор. Лучше начинать с описания списка текущих задач человека. Здесь, кстати, можно легко выявить ситуацию, когда один человек выполняет сразу несколько ролей и это позволяет увидеть и разделить функции.

Потому что если этого не сделать — начинаются проблемы с определением цель работы сотрудника.

2. Определить, кому подчиняется сотрудник, кто ему подчиняется и с кем эта роль взаимодеиствует. Вроде очевидный вопрос и мелочь, но принципиально этот момент прописать — это дает ясность.

3. Определить список софт и хард скилов (о них я как-то писал в одной статье), необходимых сотруднику, минимальное образование и опыт для должности. Так легче нанять нужного человека на эту позицию или показать ему какие навыки нужно подтянуть.

4. Определить и описать ресурсы, которыми управляет сотрудник. Например, в нашей компании есть роль «Специалист PR», его ресурсом является наш корпоративный аккаунт Инстаграм. Это значит, что без его ведома в этом аккаунте ничего не происходит. Она (это девушка) — является как бы «хозяйкой» этого ресурса и за ней последнее слово, что, как и когда размещать.

5. Определить формат и частоту отчетов для непосредственного руководителя. О каких показателях и деиствиях должен отчитаться сотрудник. В отчете всегда есть вывод, он содержит важную информацию, обнаруженную сотрудником, которую нужно использовать в работе. Такие отчеты полезны и для сотрудника, и для руководителя. Отправляются в конце каждого дня. Сотрудник, понимая, что вечером нужно что-то писать, становится более осознанным и сфокусированным в течение дня. А руководитель не беспокоит сотрудника каждые 5 минут, не тратит своего и его время и видит все в конце дня. Причем, как упоминалось выше, если человек выполняет несколько ролей — отчет по каждой роли.

6. Далее, как в каждом юридическом документе — права, ответственность и кто согласовывает данный документ.

7. На основе составленной должностной инструкции формируется положение о мотивации. В нем нужно прописать, из каких частей состоит оплата сотрудника. Прописываются критерии его работы, по которым можно понять, хорошо он выполняет свою работу или что-то не доделывает. Каждая часть оплаты подробно описывается: сколько составляет, от чего зависит. Это позволяет сотруднику четко понимать, за что он получает зарплату и как он может ее увеличить, а за какие проступки она уменьшится.

Даваите представим, что в компании, в которои раньше был хаос, руководителю все приходилось объяснять самому своим сотрудникам, что-то забывалось, из-за этого страдало качество исполнения или же срывались сроки. И появились должностные инструкции в такой компании. Теперь руководитель не тратит время на разъяснение, освобождается от рутины, ничего не забыто и вносится полная ясность во взаимоотношения. Плюс, когда у сотрудника появляется ясность по своей работе, он начинает действовать, гораздо больше и активнее, чем без ясности. Это приводит к более быстрому закрытию задач и достижению показателей компании.

Как пример, наши клиенты в «Атис Групп» – строительная компания из г. Краснодар. В их отделе продаж в целом была слабая дисциплина, сотрудники спорили с собственником, саботировали процессы. Мы разработали систему мотивации, и после того, как документ подписали сотрудники, саботаж ушел, одну из сотрудниц «как подменили», выросла эффективность. Факт подписи очень сильно влияет на мышление людей. Если мотивация и функции донесены только на словах — это приводит к катастрофе. Недопонимание, в сложной ситуации что-то уже забывается и только бумага не врет. Это важно.

Разработанная система мотивации начинает стимулировать сотрудников достигать результатов. Люди становятся более самостоятельными, увеличивается скорость выполнения задач, дела делаются быстрее, качественнее, эффективнее, появляется больше довольных клиентов.

Рисунок 7. Пример – выдержка из описания роли Проект-менеджера Никита Алексеев

Как разработать описание должности

Описание должности - это полезный простой инструмент, который объясняет задачи, обязанности, функции и обязанности должности. В нем подробно указано, кто выполняет конкретный вид работы, как эта работа должна быть завершена, а также частота и цель работы, поскольку она связана с миссией и целями организации. Описания должностей используются по разным причинам, например, для определения уровня заработной платы, проведения проверок эффективности, уточнения миссий, установления должностей и классов оплаты, а также создания разумных средств контроля приспособления, а также в качестве инструмента для приема на работу.Должностные инструкции полезны при планировании карьеры, предлагая учебные упражнения и устанавливая юридические требования для соответствия требованиям. Описание должности дает сотруднику ясный и краткий ресурс, который можно использовать в качестве руководства для выполнения работы. Точно так же руководитель может использовать описание должности в качестве инструмента измерения, чтобы убедиться, что сотрудник соответствует ожиданиям от должности.

Шаг 1. Выполните анализ задания

Этот процесс сбора, изучения и интерпретации данных о задачах задания предоставит точную информацию о задании, чтобы организация могла работать эффективно.Выполнение анализа работы включает следующие шаги:

  • Опрос сотрудников, чтобы точно узнать, какие задачи выполняются.
  • Наблюдение за выполнением задач.
  • Заполнение сотрудниками анкет или рабочих листов.
  • Сбор данных о вакансиях из других источников, таких как обзоры заработной платы и Справочник по перспективам занятости.

Результаты должны быть задокументированы и проверены сотрудником, который в настоящее время занимает должность, и его или ее руководителем на предмет любых изменений, касающихся знаний, навыков, способностей, физических характеристик, факторов окружающей среды и полномочий / опыта должности:

  • Знание - понимание совокупности информации, полученной путем опыта или изучения.
  • Навык - наблюдаемая в настоящее время компетенция для выполнения усвоенной деятельности.
  • Способность - способность выполнять наблюдаемое поведение или поведение, которое приводит к наблюдаемому продукту.
  • Физические характеристики - физические характеристики, которые сотрудник должен иметь для выполнения своих должностных обязанностей с разумными приспособлениями или без них.
  • Факторы окружающей среды - условия труда (внутри или вне офиса).
  • Полномочия / опыт - минимальный уровень образования, опыта и сертификатов, приемлемый для должности.

Шаг 2: Определение основных функций

После того, как стандарт производительности для конкретной работы определен, необходимо определить основные функции должности. Это обеспечит лучшую возможность для оценки запросов на проживание в соответствии с Законом об американцах с ограниченными возможностями (ADA). Определение основных функций включает следующие шаги:

  • Убедитесь, что задачи, входящие в рабочую функцию, действительно необходимы или являются требованием для выполнения работы.
  • Определите частоту, с которой выполняется задача, или сколько времени тратится на выполнение задачи.
  • Определите последствия невыполнения функции, а также то, может ли это нанести ущерб деятельности работодателя или привести к серьезным последствиям.
  • Определите, можно ли переделать задачи или выполнить их другим способом.
  • Определите, можно ли переназначить задачи другому сотруднику.

После определения основных функций работодатель может определить, являются ли функции важными или второстепенными.Использование термина «основная функция» должно быть частью должностной инструкции, и в нем должно быть четко указано, как человек должен выполнять эту работу. Это послужит руководством в будущем относительно того, можно ли выполнять работу с жилым помещением или без него.

Шаг 3. Упорядочивайте данные в сжатой форме

Структура должностной инструкции может варьироваться от компании к компании; однако все описания должностных обязанностей в организации должны быть стандартизированы, чтобы иметь одинаковый внешний вид.

Необходимо включить следующие темы:

  • Должность - название должности.
  • Классификация - освобождение или отсутствие освобождения в соответствии с Законом о справедливых трудовых стандартах (FLSA).
  • Класс / уровень / семья / диапазон заработной платы - уровни вознаграждения, группы или диапазоны оплаты, в которые помещаются рабочие места одинаковой или аналогичной ценности, включая минимальные и максимальные диапазоны оплаты.
  • Подотчетен на - название должности, которой подчиняется данное задание.
  • Дата - дата написания или последней проверки должностной инструкции.
  • Резюме / цель - краткое изложение и общие цели работы.
  • Основные функции —существенные функции, включая то, как человек должен их выполнять, и частоту, с которой выполняются задачи; задачи должны быть частью служебной функции и действительно необходимы или требуются для выполнения работы.
  • Компетенция - знания, навыки и способности.
  • Обязанности надзора - прямые отчеты, если таковые имеются, и уровень надзора.
  • Рабочая среда - рабочая среда; температура, уровень шума внутри или снаружи или другие факторы, которые могут повлиять на условия труда человека при выполнении работы.
  • Физические требования - физические требования к работе, включая сгибание, сидение, подъем и вождение.
  • Тип должности и ожидаемые часы работы - полный или неполный рабочий день, типичные рабочие часы и смены, дни недели и ожидаемая сверхурочная работа.
  • Путешествие - процентное время в пути, ожидаемое для позиции, где это путешествие происходит, например, локально или в определенных странах или штатах, и является ли поездка ночным.
  • Требуемое образование и опыт - образование и опыт, основанные на требованиях, связанных с работой и соответствующих потребностям бизнеса.
  • Предпочтительное образование и опыт - предпочтительное образование и опыт, основанные на требованиях, связанных с работой и соответствующих потребностям бизнеса.
  • Дополнительные квалификационные требования - дополнительные требования, такие как сертификаты, отраслевой опыт и опыт работы с определенным оборудованием.
  • Заявление о плане позитивных действий / равных возможностях трудоустройства (AAP / EEO) - положение (я), в котором излагаются требования и практика федерального подрядчика и / или заявление о равных возможностях для работодателя.
  • Прочие обязанности - заявление об отказе от ответственности, см. Шаг 4.

Шаг 4: Добавьте заявление об отказе от ответственности

Рекомендуется добавить заявление, указывающее, что описание должности не предназначено для охвата или включения исчерпывающего перечень видов деятельности, обязанностей или ответственности, которые требуются от работника.Обязанности, ответственность и действия могут измениться или новые могут быть назначены в любое время с уведомлением или без него.

Шаг 5: Добавьте строки подписи

Подписи являются важной частью проверки описания должности. Они показывают, что должностная инструкция была утверждена и что сотрудник понимает требования, основные функции и обязанности должности. Подписи должны включать подписи руководителя и сотрудника.

Шаг 6: Завершить

Черновик описания должности должен быть представлен высшему руководству и руководителю должности для рассмотрения и утверждения.Черновик дает возможность просмотреть, добавить или убрать любые детали до утверждения окончательного описания должности.

Окончательные описания должностных обязанностей должны храниться в надежном месте, а копии должны использоваться для объявлений о вакансиях, собеседований, запросов на размещение, обзоров компенсации и служебной аттестации. Работодатели также могут разместить их в своей внутренней сети.


Важность должностных инструкций: краткие вопросы и ответы

Должностная инструкция - это письменное заявление компании, в котором описываются обязанности, ответственность, требуемая квалификация и отношения отчетности для конкретной роли.

Хотя ответственность за написание и анализ должностных инструкций может показаться обыденной или, возможно, даже бессмысленной, без эффективного процесса вы подвергаете свою организацию многим рискам.

Для специалистов по персоналу должностные инструкции служат основой для каждого предпринимаемого нами действия. Независимо от того, используются ли они для приема на работу, проведения анализа эффективности или выполнения любого количества мероприятий, связанных с персоналом, должностные инструкции снова и снова встречаются у вас на столе как профессионала отдела кадров.

В этом выпуске Astronology® мы исследуем, насколько важны должностные инструкции для успеха вашей организации, а также ответим на другие насущные вопросы:

От факторов, которые влияют на то, как вы будете платить людям, до возможностей роста Ваша компания предлагает, ваша должностная инструкция должна все рассказать.Готовы узнать больше? Давайте углубимся.

Чем полезны описания вакансий?

Мы все, наверное, можем представить плохо написанное описание должности. Это всего лишь пара предложений, не перечисляет, что влечет за собой роль, и нечетко говорится о компенсации. Как отражение миссии и целей компании, этой должностной инструкции достаточно, чтобы отвергнуть даже самых страстных потенциальных клиентов.

Помимо привлечения лучших кандидатов в вашу организацию, должностные инструкции могут принести пользу вашей команде и во многих отношениях облегчить вашу жизнь в HR.В частности, описания должностей полезны, потому что они:

  • Дают четкое понимание того, каковы обязанности и ответственность на конкретной должности. Это полезно не только для кандидатов, заинтересованных в должности, но и для руководства, чтобы лучше определить действия, необходимые для достижения целей организации.
  • Защитите организацию юридически, как должностная инструкция может защитить, почему кандидат был выбран - или нет - на должность. Должностные инструкции также могут служить аргументом в пользу того, почему должность классифицируется как освобожденная или не освобождаемая в соответствии с Законом о справедливых трудовых стандартах (FLSA).
  • Обеспечьте согласованное понимание всеми отделами того, как различные должности и роли помогают организации расти. Это будет способствовать общему взаимодействию команды и напоминать сотрудникам о ценности других игроков в бизнесе.
  • Заложите основу для облегчения постоянного управления производительностью. Когда ролевые обязанности и ответственность четко определены, гораздо проще измерить успехи новых сотрудников и обеспечить достижение определенных целей.
  • Помогите сотрудникам поставить личные цели для продвижения в их нынешней должности. Описание ваших должностных обязанностей не только знакомит потенциальных клиентов с выполняемой ролью, но также позволяет им задуматься о том, как они могут продвинуть свои обязанности дальше и повысить ценность организации.
  • Установить границы ответственности сотрудников . Это гарантирует, что новые члены команды (и существующие) не будут делать больше, чем им платят.
  • Обоснование заработной платы работника. Перечисляя все обязанности и требования, вы предоставляете некоторый контекст того, почему роль оплачивается определенным образом.
  • Поддержка мероприятий по обучению и развитию путем предоставления письменной документации о том, что влечет за собой конкретная роль, а также о необходимом обучении и мероприятиях, которые для этого требуются.

Как видите, описания вакансий - это не просто короткие абзацы, добавленные на общий сайт со списком вакансий. Они знакомят с перспективами вашей организации, устанавливают ожидания в отношении должностной роли и предоставляют конкретные показатели и цели, на которые руководство может рассчитывать.

Каковы основные компоненты описания работы?

Теперь вы знаете, что должностные инструкции имеют решающее значение. Это означает, что необходимо проявлять большую осторожность при их создании и поддержании в актуальном состоянии.

Хотя информация в описании должности будет сильно различаться в зависимости от должности и типа отрасли, есть пара важных моментов, о которых вы определенно не можете забыть. Пол Слезак, писатель Recruitloop.com, перечисляет пять областей, которые всегда следует включать при написании должностных инструкций:

[Это основные компоненты описания должности.]
  1. Должность: Это должно точно отражать характер работы, в том числе порядок ее ранжирования с другими ролями в вашем бизнесе. Он также должен быть достаточно общим для целей найма и согласовываться с аналогичными должностями в той же отрасли.
  2. Обязанности : В идеале список обязанностей и обязанностей, связанных с должностью, также должен включать процентное соотношение, отражающее важность этой задачи. Это дает более полное представление о том, сколько человек, как ожидается, будет обрабатывать в течение года.Также важно, чтобы этот раздел был кратким. Также достаточно маркированного списка.
  3. Навыки и компетенции: Для них требуется аналогичная информация, но их следует указывать отдельно.
    • Навыки описывают действия, которым человек научился на основе предыдущего опыта, а также полученную конкретную квалификацию. Примером этого является
      «знание Microsoft Word и Excel».
    • Компетенции описывает черты, которые мы ожидаем от человека на этой должности.Примером этого является «хороший командный игрок».
  4. Взаимоотношения: Помимо основной информации о должности, ваше описание также должно включать в себя место, где эта роль находится в иерархии вашей организации. Включение этого помогает как сотрудникам, так и кандидатам лучше понять, где они подходят и с кем они будут взаимодействовать и которым будут подчиняться.
  5. Заработная плата: Вместо того, чтобы указывать конкретную заработную плату, предоставление диапазона окладов, конкурентоспособного на рынке, является идеальным, более гибким выбором и может потребоваться в соответствии с местным законодательством.Рассмотрите возможность проведения опроса о компенсации!

Теперь, когда у вас есть все части пазла, пора собрать их вместе. Для вдохновения и получения дополнительных рекомендаций мы составили шаблон, в котором представлены все основные сведения о должностных обязанностях.

Шаблон описания вакансии

[Это шаблон описания вакансии, созданный Astron Solutions.]

Как вы можете убедиться, что ваши должностные инструкции являются наилучшими из возможных?

Теперь, когда вы знаете, почему описания должностей важны и какие сведения необходимо включить, вы можете подумать, что готовы приступить к набору персонала.Однако есть пара других соображений и передовых методов, которые следует учитывать:

Часто обновляйте описания должностей

Из-за множества ролей, которые должностные инструкции играют в организации, важно поддерживать их в актуальном состоянии. Если вы забудете регулярно обновлять свои описания, это может привести к путанице соискателя или даже отвратить потенциальных клиентов, которые могут искать определенные преимущества, которые вы только что предоставили.

Идеальным подходом является анализ содержания описания должности в трех контекстах: во время периода служебной аттестации, до того, как вы начнете активно нанимать сотрудников, и в чередующемся двух-трехлетнем цикле.

Другие возможности для проверки описания должности:

  • При повышении должностного лица
  • Во время выходного собеседования

При большом количестве точек соприкосновения на пути поддержание описания в актуальном состоянии не должно отнимать много времени.

Составьте инклюзивные описания вакансий

Поскольку новое рабочее поколение, как правило, больше заботится о качестве работы и счастье, чем предыдущие поколения, то, как вы составляете описания должностей и формулировки, которые вы выбираете , может иметь прямое влияние.

В частности, при написании должностных инструкций необходимо уделять особое внимание инклюзивности, особенно для целей набора .

В августе 2020 года в блоге SHRM Осасумвен Аргибе, PHR написал:

Я узнал, что от выбора слов зависит разнообразие кадрового резерва компании. Итак, если цель компании - создать разнообразную и инклюзивную рабочую силу, важно привлекать разных кандидатов, используя инклюзивный язык в объявлениях о вакансиях.”

Monster.com предлагает следующие предложения по написанию инклюзивных описаний должностей:

  • Удалите слова с гендерной кодировкой: Избегайте распространенной ошибки использования кодированных слов для мужской или женской аудитории. Например:
    • Женские закодированные слова включают вариации : согласен, сопереживает, чувствителен, ласков, чувствует, поддерживает, сотрудничать, честно, доверяет, совершает, межличностный, понимает, сострадание, воспитывает и делится.
    • Мужские закодированные слова включают варианты : агрессивный, уверенный, бесстрашный, амбициозный, решительный, решительный, напористый, защищающийся, независимый, сражающийся, доминирующий, откровенный, вызывающий, ведомый и превосходящий.
  • Избегайте гендерных предубеждений: Во внутреннем отчете Hewlett Packard упоминается, что женщины часто подают заявления только на те рабочие места, которые соответствуют 100% квалификации. Чтобы уменьшить эту проблему, рассмотрите возможность устранения несущественных требований. Например, не спрашивайте об опыте работы с конкретными программными пакетами, если можно легко организовать обучение для этой должности. Обобщите передаваемые навыки и четко обозначьте, какие квалификации требуются, а какие предпочтительны.
  • Устранение расовых предубеждений: Расовые предубеждения могут быть неявными. Чтобы избежать этого в описании должности, помните следующие советы:
    • Никогда не упоминайте расу или национальное происхождение.
    • Избегайте таких фраз, как «сильный английский язык» или «чисто выбритый», поскольку они могут отпугнуть квалифицированных носителей английского языка или кандидатов, чья вера требует растительности на лице.
    • Не используйте вместо этого такие фразы, как «Культурное соответствие», используйте «Выравнивание ценностей».
  • Учитывайте опыт: К 2022 году 35% рабочей силы будут составлять работники в возрасте 50 лет и старше.Рабочая сила смешанного поколения уже здесь, поэтому крайне важно, чтобы описания должностных обязанностей оставались свободными от возрастных предубеждений. Избегайте таких фраз, как:
    • «Молодой и энергичный»
    • «Цифровой родной»
    • «Спортивный» или «Спортивный»
    • «Опыт не более X лет»
    • «Пополните свой пенсионный доход!»
  • Не забывайте Работники с ограниченными возможностями: Сообщите, что ваша организация приветствует и ценит всех людей, используя такие фразы, как «Способность выполнять задачи с разумными приспособлениями или без них.”

Бессознательные предубеждения влияют на многие наши повседневные взаимодействия и решения. При отсутствии контроля это может привести к тому, что специалисты по персоналу и руководители организаций создадут непредвиденные экологические проблемы на рабочем месте. Чтобы противодействовать этим предубеждениям, лидеры должны с самого начала обратить внимание на то, как составляются должностные инструкции.

Выполните обследование по анализу должности и компенсации

Иногда вы можете застрять в завершении того, что вы можете считать наиболее простой частью описания должности: обязанности и компенсация.Как вы могли бы преодолеть этот горб? С анализом работы и опросом о компенсации!

Анализ работы - это процесс сбора, изучения и интерпретации данных о конкретной роли. Результаты должны предоставлять точную информацию о работе, чтобы организация могла эффективно управлять и регулировать ее. Он также должен раскрывать конкретные обязанности и ответственность роли.

Выполнение анализа работы включает следующие шаги:

  • Опрос сотрудников, чтобы точно узнать, какие задачи выполняются.
  • Наблюдение за выполнением задач.
  • Заполнение сотрудниками анкет или рабочих листов.
  • Сбор данных о вакансиях из других источников, таких как обзоры заработной платы и Справочник по перспективам занятости.
[Это данные, которые вы будете анализировать при проведении опроса о вознаграждении.]

Обследование вознаграждения - популярный метод определения стратегии справедливого вознаграждения сотрудников . Результаты могут дать ключевую информацию о должности и ее оплате, помогая руководству и персоналу оценить наилучший способ компенсации этому сотруднику.

Обследования вознаграждений обычно включают анализ следующих форм данных о вознаграждениях:

  1. Базовая заработная плата
  2. Повышение в процентах / суммах
  3. Повышение заслуг
  4. Диапазоны заработной платы
  5. Начальная заработная плата
  6. Поощрения / бонусы
  7. Надбавки и льготы
  8. Рабочее время

Вы можете приобрести существующие результаты опроса о компенсации для вашего сектора или сотрудничать с консультантом по персоналу для проведения опроса, который соответствует уникальным потребностям и должностным обязанностям вашей организации.

Создание (и обновление) описаний должностей в программном обеспечении для управления производительностью

Создание конкретных описаний должностей для каждой роли в вашем бизнесе и последующее их обновление по мере необходимости является основой всех ваших более широких процессов управления персоналом.

Сегодня у нас есть современное программное обеспечение для управления производительностью, которое не только может систематизировать все ваши должностные инструкции, но также позволяет вам легко обновлять их и просматривать роли в общей схеме вашей иерархии.

Некоторые решения могут даже помочь вам оставаться в соответствии с законодательством, упрощая изучение последствий Закона о справедливых трудовых стандартах (FLSA) и прикрепляя к каждому описанию документацию, относящуюся к конкретной роли.

Заключение

Если ваша организация довольно большая, описания ваших должностей устарели или у вас возникли проблемы с началом анализа вакансий, обратитесь к специалистам по персоналу в Astron Solutions!

Мы не только можем помочь создать убедительные и увлекательные описания должностных обязанностей для привлечения лучших талантов, но мы также можем помочь с проведением любого необходимого анализа вакансий или опросов по оплате труда. У нас даже есть специальная веб-система управления талантами с определенным модулем описания должностей.

Несмотря ни на что, совершенно необходимо тщательно продумывать и учитывать любые описания должностных обязанностей, которые вы создаете и обновляете. Следите за успехом описания должности - если вы обнаружите, что соискатели задают много дополнительных вопросов или ваше объявление не получает ожидаемого трафика, скорее всего, пришло время обновить!

Значение описания работы | Работа

Автор: Шелли Фрост Обновлено 25 января 2019 г.

Что такое описание должности и какое отношение оно имеет к вам как соискателю? Казалось бы, простой документ имеет большую цель в общем процессе найма, в определении ролей сотрудников и помощи в проведении оценок.Понимание значения описания должности дает вам ценную информацию, которую вы можете использовать при поиске работы.

Описание должности Определение

Описание должности - это заявление, в котором излагаются особенности конкретной работы или должности в компании. Подробно рассказывается об обязанностях и условиях работы. Компании, как правило, проводят анализ вакансий, который рассматривает работу всесторонне, чтобы составить исчерпывающее описание того, что она влечет за собой.

Как работодатели используют должностные инструкции

Во время процесса приема на работу описание должности определяет роль должности и идеального кандидата для ее заполнения.Описание вакансии помогает целевому набору найти идеальных кандидатов с подробным описанием, которое делает вакансию заманчивой. Менеджеры по найму могут использовать его, чтобы отсеивать кандидатов при выборе кандидатов для собеседований. На собеседовании баллы в описании могут служить основанием для вопросов.

В отделе кадров должностные инструкции помогают в планировании и проведении обучения. Изучая должностные инструкции, специалисты по персоналу определяют ключевые навыки, которые необходимы сотрудникам, а затем охватывают эти конкретные темы на учебных занятиях.Потребности в обучении могут относиться к конкретным ролям, конкретным отделам или всей компании. Должностные инструкции помогают отделу кадров определить, кому требуется каждый тип обучения.

Детали в должностных инструкциях могут стать контрольными точками при оценке сотрудников. Руководители используют обязанности и ответственность как ориентир для определения того, насколько хорошо сотрудник выполняет свои обязанности. Точно так же описание должности может пригодиться, когда сотрудники и их руководители создают цели или планы развития.

Как соискатели используют описания вакансий

Если вы ищете новую работу, вы, вероятно, потратите много времени на изучение должностных инструкций.В заявлении указывается, интересна ли потенциальная работа и соответствует ли она вашим целям, интересам, навыкам и предпочтениям. Он показывает вам, чего ожидает компания, и соответствуете ли вы квалификации для рассматриваемой должности. Вы можете использовать эту информацию, чтобы адаптировать материалы заявки к потребностям компании и подготовиться к возможным вопросам собеседования.

Изучив описание должности, вы можете сравнить ее с аналогичными должностями, чтобы увидеть, как складываются обязанности, заработная плата и льготы.Вы начинаете понимать отраслевые стандарты для рассматриваемых вами вакансий. Информация в описании должности может помочь вам вести переговоры, когда вы получаете предложение о работе, потому что у вас есть подтверждающая информация, показывающая, что распространено в отрасли.

Основные компоненты описания должности

Описание должности стандартное, но внешний вид описания должности может значительно отличаться. Многие элементы одинаковы, независимо от того, описываете ли вы должность повара без необходимого опыта или должность нейрохирурга, требующую многолетнего образования и опыта.Общие компоненты должностной инструкции включают:

  • Общий обзор
  • Должностные обязанности
  • Цель работы
  • Цели и задачи
  • Объем работы
  • Условия труда
  • Квалификация или требования
  • Непосредственный руководитель
  • Обязанности руководителя
  • Особые обстоятельства, такие как командировки

Не все компоненты применимы к каждой работе. Например, должность начального уровня не будет иметь никаких надзорных функций.У офисной работы не должно быть особых обстоятельств или тяжелых условий работы.

Ограничения должностных инструкций

Должностные инструкции полезны для компании, сотрудников и соискателей, но у них есть некоторые ограничения. Если компания не проводит тщательный анализ работы или включает мало деталей, документ не содержит подробных указаний. Также может быть сложно уловить каждый аспект работы в одном утверждении, поэтому иногда вы можете не полностью осознавать последствия принятия этой работы.

Другая проблема - не отставать от изменений в роли. По мере роста или изменения компании рабочие места в ней могут меняться. Поскольку описание должности составлено на основе анализа вакансии в конкретный момент времени, оно может устареть. Чтобы описания должностей были как можно более точными, компаниям необходимо пересматривать и обновлять их, когда что-то меняется.

Что такое должностная инструкция? Определение и примеры

Описание задания или JD перечисляет основные характеристики конкретного задания.Описание обычно включает в себя основные обязанности, ответственность и условия работы человека. Он также включает название должности и то, кому должен отчитываться человек, занимающий эту должность. Однако составить описание должности можно только после ее анализа.

Анализ вакансии - это процесс, который тщательно исследует работу и определяет, каковы ее обязанности. Анализ также определяет тип человека, который идеально подходит для этой работы.

Люди, которые ищут работу, внимательно изучают описание должности, прежде чем решить, следует ли подавать заявление.Поэтому правильное содержание жизненно важно, если вы хотите нанять подходящего человека.

WikiJob имеет следующее описание термина:

«Описание должности - это документ, предназначенный для предоставления кандидатам на работу изложения основных обязанностей и ответственности в той должности, на которую они претендуют».

«Описание обычно составляется лицом в организации, ответственным за надзор за процессом отбора на эту роль».

Отдел кадров компании или даже внешний рекрутер может также написать описание должности.HR - это отдел внутри организации, который управляет, нанимает и обучает сотрудников.

Согласно словарю Коллинза: «Описание должности - это письменный отчет обо всех обязанностях и ответственности, связанных с конкретной работой или должностью».

Должностная инструкция - что включать

Что включать в описание, зависит от должности. Это также зависит от того, зачем вы это пишете.

Ниже приведен список наиболее частых характеристик, которые люди включают в описание должности:

  • Должность .
  • Общие задачи .
  • Расположение . Где базируется работа? Приходится ли иногда сотруднику работать в другом месте?
  • Обязанности .
  • Непосредственный выступ . Кому подчиняется сотрудник.
  • Отношения с другими людьми в организации.
  • Кто, если кто, то подчиняется лицу, которое выполняет эту работу.
  • Квалификация или навыки , которыми должен обладать человек.
  • Зарплата диапазон, комиссии, бонусы и другие льготы.
  • Особые требования . В описании должно быть указано, например, если работа связана с подъемом тяжестей или воздействием экстремальных температур. Например, длительные поездки и длительное стояние также являются особыми требованиями.
  • Цели и задачи. Описание может также включать цели, к которым сотрудник должен стремиться в будущем.
  • Кандидат по темпераменту .Работодатель должен объяснить, какой тип личности преуспевает в этой работе. Кроме того, какой тип человека преуспевает в организации.

Информация для работодателя

Описание вакансии для объявления о работе также должно содержать информацию о компании или организации. Работа интересует не только кандидатов, но и работодателя.

Чем занимается компания? Сколько этому лет? Сколько человек работает в компании? Где это работает? Каковы его основные продукты или услуги? Соответствует ли он каким-либо стандартам управления качеством? Управление качеством относится ко всему, что делает компания, чтобы гарантировать, что она производит и поставляет продукцию в соответствии со спецификациями и по соответствующей цене.

Что касается должностных инструкций для объявлений о вакансиях, Monster для работодателей пишет:

«Если вы хотите нанять подходящего человека, вам необходимо иметь кристально четкое представление о том, какого типа сотрудники вы ищете».

«Описание вашей должности должно выходить за рамки простого опыта и образования и включать в себя работу и черты характера, которые могут повлиять на способность человека преуспевать в вашей организации».



Определение, важность, руководство по написанию должностных инструкций

Должностные инструкции используются по разным причинам.Они представляют собой инструмент для приема на работу, определения диапазонов и уровней заработной платы или классов, определения должностей, определения целей и задач сотрудников и проведения проверок эффективности.

Их также можно использовать для планирования карьеры, создания разумных приспособлений и соблюдения требований законодательства в целях соблюдения нормативных требований.

По этой причине крайне важно иметь письменные должностные инструкции, которые точно отражают текущие должностные обязанности и ответственность сотрудников.

Запись, в которой хранится вся необходимая информация о вакансии, называется описанием должности.Это письменное изложение того, что делает сотрудник, как это делается и почему это делается.

Он должен точно отражать содержание работы, окружающую среду и условия занятости. Общий формат описания должности включает:

  • название должности,
  • обязанности, которые необходимо выполнить,
  • основные характеристики должности,
  • полномочия и обязанности должностного лица.

Следует иметь в виду, что рабочая среда меняется из-за изменений в технологии производства, рыночного спроса и выбора клиентов, а также стратегий конкурентов.

Итак, описание должности необходимо пересмотреть и обновить. Менеджеры по персоналу должны оценить изменения, которые могут произойти с течением времени.

Описание должности Определение

Описание должности представляет собой письменное изложение того, чем работник фактически занимается, как он или она это делает и каковы условия работы на этой работе.

В нем перечислены должностные обязанности, ответственность, отношения отчетности, условия труда и обязанности руководителя - один из результатов анализа работы.

«Описание должности - это систематизированное, фактическое изложение обязанностей и ответственности на конкретной должности.»- Эдвин Б. Флиппо.

«В описании должности указаны задачи, обязанности и ответственность. В нем указано, что сделано, почему это сделано, где это делается и вкратце, как это делается ». - Деченцо и Роббинс.

Разделы типичной должностной инструкции включают:

  • Идентификация должности
  • Краткое описание вакансии
  • Обязанности и обязанности
  • Полномочия действующего лица
  • Стандарты деятельности
  • Условия труда
  • Должностные требования

Важность должностной инструкции

Должностные инструкции обычно необходимы для управления людьми в организации.Должностные инструкции необходимы для приема на работу, чтобы менеджеры и соискатели могли понять должностную роль. Должностные инструкции необходимы большинству людей на работе.

Описание должности определяет роль и ответственность человека.

Без описания должности человеку обычно сложно взять на себя обязательство или нести ответственность за выполнение своей роли.

Это особенно актуально в крупных организациях. Должностные инструкции улучшают способность организации управлять людьми и выполнять роли следующими способами:

  • Разъясняет ожидания работодателя в отношении сотрудника,
  • Обеспечивает основу для измерения производительности труда,
  • Предоставляет четкое описание роли для кандидатов на вакансии,
  • Обеспечивает структуру и дисциплину для компании, чтобы понимать и структурировать все рабочие места и гарантировать, что необходимые действия, обязанности и ответственность выполняются той или иной работой,
  • Обеспечивает непрерывность параметров ролей независимо от интерпретации менеджера,
  • Обеспечивает оплату и оценку системы должны быть структурированы справедливо и логично,
  • Предотвращает произвольную интерпретацию содержания ролей и ограничений сотрудником, работодателем и менеджером,
  • Предоставляет справочный инструмент по вопросам спора между работником и работодателем,
  • Предоставляет справочный инструмент по вопросам дисциплины,
  • Предоставляет важные ориентиры для обучения и области развития,
  • Обеспечивает нейтральные и объективные (в противоположность субъективным или произвольным) ориентирам для оценок, обзоров производительности и консультирования,
  • Позволяет формулировать требования к набору навыков и поведению для каждого броска,
  • Позволяет организации структурировать и единообразно управлять ролями, тем самым повышая эффективность и действенность набора, обучения и развития, организационной структуры, рабочего процесса и деятельности, обслуживания клиентов и т. д.,
  • Позволяет сотрудникам и руководителям воспринимать фактический взгляд (в отличие от инстинктивного) при карьерном росте и планировании преемственности.

Ограничения должностных инструкций

Установленные должностные инструкции могут рассматриваться как препятствие в определенных обстоятельствах:

  • Должностные инструкции могут не подходить для некоторых руководителей высшего звена, поскольку они должны иметь свободу проявлять инициативу и находить плодотворные новые направления ;
  • Должностные инструкции могут быть слишком негибкими в быстро меняющейся организации, например, в области, подверженной быстрым технологическим изменениям;
  • Другие изменения содержания вакансии могут привести к устареванию описания должности;
  • Процесс, который организация использует для создания должностных инструкций, может быть неоптимальным.

Разница между описанием должности и спецификацией должности

Описание должности и спецификация должности являются двумя неотъемлемыми частями анализа работы. Они полностью определяют работу и направляют как работодателя, так и сотрудника в отношении всего процесса найма.

Описание работы

Спецификация вакансии

В описании должности перечислены должностные обязанности, ответственность, отношения отчетности, условия труда и обязанности руководителя. Должностная спецификация - это список «человеческих требований» работы, то есть необходимого образования, навыков, опыта, личности и т. Д.
Описание должности содержит название должности, местонахождение должности, краткое описание должности, характер и цели работы, задачи и обязанности, которые необходимо выполнить, условия труда, станки, инструменты и оборудование, которое будет использоваться в работе. Должностная спецификация включает образование, опыт, подготовку, рассудительность, инициативу, физические усилия, коммуникативные навыки, эмоциональные характеристики, необычные сенсорные требования, такие как зрение, обоняние и слух.
Основная цель описания должности - сбор данных, связанных с должностью, для рекламы конкретной вакансии. Основная цель спецификации вакансии - проанализировать, имеют ли кандидаты право подавать заявку на конкретную вакансию или нет.
Это помогает в привлечении, нацеливании, найме и выборе подходящего кандидата на подходящую работу. Это помогает набрать команду организации, чтобы понять, какой уровень квалификации, качеств и набор характеристик должен присутствовать у кандидата, чтобы он или она соответствовали требованиям к открытию вакансии.
Он поясняет, что сотрудники должны делать, если они выбраны для данной конкретной вакансии. Спецификация вакансии дает подробную информацию о любой работе, включая должностные обязанности, желаемые технические и физические навыки, разговорные навыки и многое другое.
Также уточняется, кто кому будет подчиняться. Помогает выбрать наиболее подходящего кандидата для конкретной работы.
Должностная инструкция полностью посвящена исполнению служебных обязанностей. В то время как спецификация вакансии связана с образованием и квалификацией сотрудника до его приема на работу.
Должностные инструкции - это то, что предполагается делать и что задействовано в работе. Спецификации работы - это то, что необходимо для выполнения работы.

Этапы написания должностных инструкций

Следующие шаги необходимы для написания или подготовки описания должности;

  1. Начните с анализа работы,
  2. Определите важные, а не второстепенные функции,
  3. Покройте ключевые области,
  4. Пишите в простом стиле.

1. Начните с анализа вакансии

Написанию описания должности обычно предшествует анализ вакансии.

Анализ должности - это исследование работы или роли, которое помогает работодателю определить и описать основные функции должности, а также компетенции, знания, навыки и способности, необходимые для выполнения этих функций.

2. Определите основные, а не второстепенные функции

следующим шагом будет определение основных функций работы, цели работы и важности фактических рабочих функций для достижения этой цели.

При оценке важности служебных функций следует учитывать, среди прочего, частоту, с которой выполняется функция, время, затраченное на выполнение функции, и последствия невыполнения функции. При определении основных функций работы важно различать методы и результаты.

Несмотря на то, что основные функции необходимо выполнять, часто нет необходимости выполнять их одним определенным образом.

3. Охватите ключевые области

Должностные инструкции описывают работу, а не человека, который ее выполняет.Они представляют собой письменные описания основных обязанностей и ответственности на должности или должности.

В описании должности также указываются результаты, ожидаемые от любого работающего на этой должности. При составлении должностных инструкций используется множество форматов.

Как правило, ключевые области включают:

  • Должность,
  • Должность подчиняется (должность линейного руководителя, местоположение и функциональный руководитель),
  • Краткое описание назначения должности (в идеале одно предложение),
  • Ключевые обязанности и ответственность (или обязанности, как правило, 8-15 пронумерованных пунктов)
  • Показатели измерения / территории / объема / масштаба (области, на которые распространяются обязанности, и масштаб ответственности - персонал, клиенты, территория, продукты, оборудование, помещения и т. д.),
  • Часы работы
  • Дата и другие соответствующие внутренние ссылки,

4. Пишите простым стилем

Должностные инструкции должны быть написаны краткими и четкими предложениями. Давайте посмотрим на образец описания должности;

Руководство по написанию описания должности

Это руководство содержит основы написания описания должности и охватывает следующие разделы описания должности:

  • Сведения о должности
  • Должностные обязанности («Чем вы занимаетесь»)
  • Стандарты деятельности («Как вы это делаете»)
  • Факторы работы

Для получения более подробных инструкций Департамент вознаграждения предлагает семинары по описанию должностей, чтобы предоставить администраторам, менеджерам, руководителям и штатным сотрудникам необходимые инструменты для составления эффективных описаний должностей.

Пожалуйста, посетите главную страницу компенсации или страницу FSDP на веб-сайте организационного развития, чтобы узнать дату и время следующего семинара по описанию вакансий, доступного для вас.

Сведения о должности

В этом разделе сведений о должности содержится общая информация о должности - текущая или запрошенная классификация, должность, диапазон заработной платы, статус освобождения, название и номер отдела, номер должности, процент трудозатрат, краткое описание должности, сопоставимые должности и др.

Рабочее название

Рабочее название должности должно основываться на основной функции или роли должности.

Важно отказаться от расплывчатых и конкретных названий должностей, а вместо этого создать рабочее название, которое надлежащим образом описывает как уровень ответственности, так и роль должности. Вот несколько примеров хороших должностей и тех, которые нуждаются в некотором улучшении:

Краткое описание должностных обязанностей

Краткое описание должностных обязанностей:

  • Содержит 1-3 абзаца
  • Обобщает основные моменты описания должности, который может включать ключевые обязанности, функции и обязанности; требования к образованию и опыту; и любую другую относящуюся к делу информацию (т.например, требования к расписанию, командировкам и т. д.)
  • Используется в объявлениях о вакансиях

Сопоставимые должности

Используйте этот раздел, чтобы перечислить любые должности в отделе, которые имеют аналогичную роль или уровень ответственности. Это полезно для аналитика по компенсациям в процессе классификации и помогает обеспечить единообразную классификацию должностей.

Пример сведений о позиции.

Должностные обязанности

Раздел «Должностные обязанности» является основой описания должностей.Он передает сложность, объем и уровень ответственности работы. Из-за важности этого раздела важно точно, кратко и полностью описать обязанности и ответственность на работе.

Этот раздел должностной инструкции состоит из трех основных элементов:

Ключевые обязанности

Основные области ответственности в рамках работы или «объемы работы». Описание должности обычно содержит от трех до пяти ключевых обязанностей.

Обязанности

Предложения, которые предоставляют дополнительную информацию о задачах, связанных с ключевой подотчетностью.

Процент времени

Оценивает часть работы, которая тратится на конкретную ключевую подотчетность.

Методы написания служебных обязанностей

Если служебные обязанности хорошо составлены и организованы, они могут точно передать сложность, объем и ответственность работы. Чтобы помочь в организации и написании должностных обязанностей, были разработаны два метода написания:

Метод № 1:

  1. Думайте о работе с точки зрения ее ключевых обязанностей или основных обязанностей / функций.Как правило, на работе будет 3-5 основных ключевых обязанностей. Вот несколько примеров:
    1. Управление бюджетом
    2. Исполнительная поддержка
    3. Координация мероприятий
  2. После установления ключевых подотчетностей сгенерируйте конкретные должностные обязанности, связанные с каждым из них. Это отдельные задачи или обязанности, которые соответствуют ключевой подотчетности. Например, конкретные обязанности по управлению бюджетом могут включать:
    1. Подготовка бюджетных отчетов
    2. Анализ расходов
    3. Уровни контроля
  3. Сконцентрируйте конкретные должностные обязанности в двух-трех кратких «Положениях о обязанностях», начиная каждое утверждение с глагола действия.

Метод № 2:

  1. Составьте мозговой штурм список всех обязанностей, необходимых для выполнения работы. Это отдельные задачи, выполняемые ежедневно, еженедельно, ежемесячно или ежегодно. Ниже приведен пример списка задач:
    1. Организовать кейтеринг
    2. Составьте и введите корреспонденцию
    3. Координируйте логистическую поддержку встреч, семинаров и мероприятий отдела
    4. Определите и закрепите место проведения мероприятия
    5. Организуйте поездки
    6. Отслеживайте уровни
    7. Подготовка бюджетных отчетов
  2. Просмотрите список и сгруппируйте обязанности в соответствии с конкретными функциями и обязанностями должности, также известными как ключевые подотчетности.
  3. Определите ключевые обязанности. Для этой группы ключевые обязанности могут включать в себя координацию мероприятий, административную поддержку и управление бюджетом.
  4. Сконцентрируйте конкретные должностные обязанности в двух-трех кратких «Положениях о обязанностях», начиная каждое утверждение с глагола действия (список см. На стр. 8).

Вот пример хорошо написанного и организованного раздела ключевой подотчетности в описании должности:

Ключевая подотчетность Координация событий
Обязательства по всем
96 907 Мероприятия деканата.Это включает в себя обеспечение безопасности места проведения мероприятия, планирование докладчиков, координацию маркетинговых материалов и программ мероприятия, ведение списка ответов на предложения и организацию всех мероприятий по организации питания. На мероприятии курируйте персонал мероприятия и поприветствуйте гостей.
Процент времени 15%

. содержат 3-5 ключевых обязанностей.

  • Назовите каждый раздел «Ключевая подотчетность», чтобы кратко описать функцию / роль.
  • Включите 2-3 кратких описания обязанностей для каждой ключевой подотчетности. Положения о обязанностях расширяют эту конкретную сферу ответственности, а также роль и сложность должности.
  • Заявление о начале работы с командой действия (список см. На стр. 8).
  • Ограничьте список должностных обязанностей и основных подотчетностей тем, что требуется для выполнения работы.
  • Не включайте обязанности, которые больше не выполняются, или те, которые могут потребоваться в будущем.
  • Напишите обязанности в соответствии с требованиями должности, а не , а не , исходя из возможностей любого человека.
  • Определите точный процент времени, которое сотрудник должен потратить на эту конкретную ключевую подотчетность в течение года.
  • Стандарты производительности

    Раздел «Стандарты производительности»:

    • Передает ожидания от работы.
    • Обозначает знания, навыки и умения, необходимые для достижения успеха в работе.
    • Он обеспечивает основу для измерения производительности.

    Этот раздел обычно заполняется руководителем, менеджером по найму или назначенным администратором в отделе.

    С каждой ключевой подотчетностью связан раздел «Стандарты деятельности», который предоставляет информацию об ожидаемых результатах деятельности в этой конкретной области ответственности.

    Вот пример Стандарта деятельности для примера «Координация событий» в разделе «Содержание работы»:

    Обязательства
    • Координация мероприятий по отделам и программных мероприятий
    • Обеспечение местонахождения
    • Организаторы расписания
    • Организация поездок
    • Координация производства маркетинговых материалов программы / мероприятия
    • Ведение списка ответов на предложения
    • Организовать организацию питания и любое необходимое оборудование.
    • Персонал мероприятия
    Ключевая подотчетность Координация событий
    Стандарты деятельности
    • Ожидается, что мероприятия по координации мероприятий будут осуществляться под незначительным надзором.
    • Должен уметь расставлять приоритеты и работать под давлением
    • Должен уметь многозадачность, планировать несколько мероприятий одновременно
    • Очень важно умение хорошо работать с внутренними и внешними участниками.
    • Знание Microsoft Office Suite обязательно.

    Факторы должности

    Раздел Факторы работы описания должности описывает знания и навыки, необходимые для успешного выполнения работы. Факторы работы охватывают различные области работы, например, уровень требуемого образования / опыта, полученный контроль, а также аналитические навыки и способности, необходимые для работы.

    Назначение Факторов должности должно выполняться руководителем, менеджером по найму или администратором отдела и отражать общий уровень ответственности данной должности.

    Например, не ожидается, что сотрудник по классификации «Администратор» будет отвечать за собеседование, отбор и найм кого-либо на должность администратора IV, но может отвечать за собеседование, выбор и найм студента-сотрудника.

    Важно помнить, что нужно включать только информацию, относящуюся к должности, а , а не , относящуюся к навыкам, опыту и образованию действующего президента.

    Ниже приведены все факторы занятости, перечисленные в описании должности и примеры ответов :

    Требуемый минимальный уровень образования Бакалавриат

    Требуемый минимальный уровень опыта

    Перечисленные квалификации должны быть связаны с работой.

    Желательно иметь трехлетний опыт работы в области администрирования, маркетинга и / или планирования мероприятий.

    Объем надзора, полученный сотрудником

    Какова классификация должностей и должность руководителя?

    Как и в какой степени проверяется работа сотрудника?

    Обратите внимание на различие между начальным или специальным обучением и постоянным надзором.

    Действующий сотрудник подчиняется помощнику директора.

    После первоначальной ориентации заместитель директора получит общее руководство, но ожидается, что он будет выполнять свои обязанности и ответственность независимо.

    Необходимые аналитические навыки.

    В чем сложность стандартизации выполняемых задач?

    Работа требует отличных аналитических и коммуникативных навыков, поскольку статистическая и финансовая отчетность являются важными элементами этой должности.

    ОБА уровень и объем бюджета (сумма в долларах) финансовой ответственности / отчетности

    Степень ответственности сотрудника за расчет и проверку цифр; сбор данных; набор заявок или сметных документов; мониторинг или анализ расходов; подготовка отчетов; одобрение покупок; планирование и санкционирование бюджетов отделов или грантов и т. д.

    Действующий сотрудник отвечает за управление бюджетами мероприятий.

    Это включает сотрудничество в разработке бюджета, мониторинг и утверждение бюджетных расходов, а также анализ статистических и финансовых отчетов.

    Бюджет одного мероприятия может варьироваться от 5 000 до 50 000 долларов.

    Влияние действий, совершенных этой должностью

    Каковы вероятные результаты непреднамеренной ошибки или ошибки в суждении, толковании или исполнении ответственности?

    Плохо проведенные мероприятия могут привести к негативному имиджу Школы и Университета или к потере возможности финансирования.

    ОБА разнообразием и сложностью осуществляемого супервизии

    Укажите классификацию должностей и должности тех, кто непосредственно обучен и / или находится под надзором этого человека.

    Эта должность не отвечает за руководство какими-либо штатными должностями.

    Масштаб влияния этой должности на человеческие ресурсы

    Объясните надзорную роль при найме, увольнении, продвижении по службе, оценке, повышении заработной платы и т. Д., других сотрудников.

    Несет ли должность «ведущую» ответственность?

    Объясните, как и в какой степени сотрудник проверяет работу других.

    Иногда отвечает за собеседование с потенциальными кандидатами и вносит свой вклад в процесс найма.

    ОБА уровень и характер ВНУТРЕННИХ контактов

    Какие отделы университета заключают действующий контракт, если таковые имеются.

    Почему устанавливаются эти контакты и как часто они устанавливаются?

    Действующий сотрудник поддерживает регулярные контакты с высокопоставленными сотрудниками и преподавателями университета, такими как деканы, директора, старшие администраторы и т. Д.

    Кроме того, действующий сотрудник поддерживает контакты с несколькими областями в университете, включая маркетинговые коммуникации в университете, институциональное развитие, отдел специальных мероприятий и т. Д.

    ОБЕИХ уровень и характер ВНЕШНИХ контактов Внешние контакты включают сотрудников других колледжей и университетов, представителей правительства и промышленности.

    Что можно и чего нельзя делать в описании работы

    Перед тем, как писать описание должности, вот несколько полезных советов, которые следует учесть:

    DO:

    • См. Руководство по написанию должностных инструкций
    • Посетите семинар по описанию вакансий
    • Используйте фактический и безличный стиль при написании описания должности
    • Основывайте описание должности на потребностях отдела
    • Напишите точное, краткое и полное описание должности
    • Используйте полные предложения
    • Сохраняйте структуру предложений как можно более простой, опуская ненужные слова, которые не содержат относящейся к делу информации.
    • Начинайте каждую обязанность / задачу с глагола действия (список см. На стр. 8).
    • Будьте последовательны в использовании таких терминов, как «может» и «иногда». (Их следует использовать для описания задач, выполняемых время от времени, или задач, которые выполняют только некоторые сотрудники.)
    • Указывайте названия должностей, а не должностных лиц, то есть «Отчитывается перед руководителем» вместо «Отчитывается перед Мэри Смит».
    • Будьте точны. Это очень важно для точной оценки и анализа работы.
    • Сосредоточьтесь на критических действиях.
    • Используйте логическую последовательность при описании обязанностей и ответственности (сначала ключевая ответственность, а затем соответствующие обязанности)
    • Обратитесь к своему аналитику по вопросам вознаграждения за советом.

    НЕ НУЖНО:

    • Используйте повествовательную форму при написании описания должности.
    • Составьте описание должности на основе способностей, навыков и интересов действующего сотрудника.
    • Напишите описание должности на основе желаемой классификации должностей.
    • Напишите описание работы в качестве пошагового руководства по ее выполнению.
    • Включите второстепенные или случайные задачи, которые не являются уникальными для конкретной работы.

    Описание работы Глаголы действия

    907 возраст 907 Стратегия Начать 24 907 907
    Приспособить Связь Черновик Интерфейс Рекрут
    Добиться Скомпилировать Интерпретировать 907 Исключить Интервью Регулировать
    Адрес Составить Принудить Расследовать Отчет
    Настроить 907 907 907 907 907 907 907 907 907 907 907 907 907 907 907 907 907 907 907 907 907 907 Поведение Оценить Поднять Разрешить
    Посоветовать Переговорить Выполнить Поддержать Обзор
    Развернуть Развернуть График
    Анализировать Construct Изучить Монитор Поиск
    Подать заявку Проконсультироваться Облегчить 907 Согласовать Решить
    Утвердить Координата Обставить Наблюдать Указать
    Организовать Корректировать Сгенерировать 9019 907 907 9019 Сформировать 907 907 9019 Сформировать 907 Организовать Оптимизировать
    Назначить Создать Ручка Участвовать Усилить
    Ассистент Настроить Выполнить Выполнить
    Аудит Делегат Идентификация План Поддержка
    Расширение Доставить Проиллюстрировать Предсказать Обучить 907 Поезд
    Бюджет Дизайн Улучшить Настоящее Перевести
    Рассчитать Разработать Улучшить Процесс Устранить неполадки 907 Обновление
    Уточнение Прямое Увеличение Обеспечение Подтверждение
    Очистить Распространение Информационное сообщение Количественное определение Количественное определение Количественное определение борат Различить Инициировать Распознать
    Собрать Распределить Поручить Рекомендовать
    Объединить 907 907 Описание работы | Отдел кадров

    Описание должности служит официальным документом, в котором резюмируются важные функции конкретной должности, на которых университет основывает объявления о вакансиях, собеседования и аттестацию.Описание должностей должно точно отражать фактические обязанности и ответственность, процент времени, затрачиваемого на эти обязанности, и спецификации должностей. Всякий раз, когда вам нужно написать или изменить описание должности, начните с шаблона описания должности в формате Word.

    Аналитик по вопросам вознаграждения может помочь в составлении описания должности. После того, как описание должности будет завершено, будет подписана памятка о сертификации и приложена к описанию должности. Заполненное описание должности должно быть отправлено аналитику по вопросам вознаграждения для оценки и присвоения кодового номера должности.

    Название

    • Используйте заголовок, описывающий характер и уровень выполняемой работы.
    • Рассмотрите внутренние и внешние проблемы статуса.
    • Избегайте раздувания заголовков.

    Позиция Цель

    Предоставьте краткое описание объема, цели или роли, а также основных обязанностей (обычно от трех до четырех) должности. Опишите, как позиция поддерживает, способствует или связана с миссией организации или программы.Если позиция поддерживает исследование, кратко опишите цель проекта. Может быть полезно написать краткое изложение должности после определения основных обязанностей (функций) должности.

    Примеры
    • Эта должность обеспечивает общекорпоративные кадровые консультации для руководителей и менеджеров по вопросам классификации, найма и компенсации, способствует принятию решений и достижению результатов, которые поддерживают усилия организации по обеспечению высокого качества государственных услуг.В обязанности этой должности входит подготовка, сборка, редактирование, форматирование и написание отдельных публикаций, включая статьи, рукописи, книги, журналы и / или материалы для веб-сайтов. Убедитесь, что все материалы соответствуют установленным стандартам внешнего вида и содержания.
    • Предоставлять университетскому сообществу спонсируемые до присуждения гранты исследовательские услуги, включая разработку новых возможностей финансирования, укрепление существующих финансовых отношений, координацию междисциплинарных предложений и представление Университета в различных исследовательских комитетах и ​​профессиональных организациях.
    • Работая под общим руководством, планируйте и выполняйте исследовательский проект (ы) в соответствии с генеральными планами. Проведите серию экспериментов по предоставлению научной информации в рамках более крупного проекта.
    • Эта должность обеспечивает административную и секретарскую поддержку директора централизованного обслуживания. В обязанности входит ведение документации, подготовка отчетов и координация разработки бюджета и закупок оборудования.

    Основные функции

    В этом разделе (обязанности и ответственность) следует использовать описания основных рабочих действий для достижения цели должности.Ограничьте этот раздел текущими основными обязанностями и обязанностями, на каждую из которых приходится или более 5 процентов должности.

    • Перечислите их в порядке убывания важности и укажите процент времени, затраченного на выполнение обязанностей.
    • Используйте ясный и лаконичный язык; тесно связанные обязанности должны быть сгруппированы в одно заявление об ответственности.
    • Избегайте языка на гендерной основе.
    • По возможности используйте глаголы действия с подразумеваемым субъектом (кто) и явными рабочими объектами и / или результатами (что).
    Примеры
    1. Консультации по подбору персонала - анализ кадровых потребностей; проводить анализ работы; формулировать, рекомендовать и реализовывать планы найма; экранные приложения; и рекомендовать и применять инструменты оценки. (20%)
    2. Предоставляет подробный анализ исходных данных в письменной и графической форме отчета для представления в центр управления. (20%)

    Несущественные функции

    • Перечислите незначительные или нечастые обязанности (5 процентов или меньше) и укажите процент времени, затраченного на выполнение этих обязанностей.
    • Обычно надзорные органы включают в этот раздел формулировку «Выполнять другие порученные обязанности» ».
    Пример

    Посещайте тренинги и предоставляйте конечным пользователям рекомендации по работе с новой информационной системой для учащихся. (2%)

    Контакты

    Этот раздел важен для оценки позиции, поэтому, пожалуйста, уделите ему внимание при разработке описания позиции.

    Укажите, с кем будет контактировать действующий президент (т.д., сотрудники кафедры, студенты, потенциальные доноры), частота (то есть нечастые, случайные, умеренные, регулярные, частые и непрерывные) и с какой целью (то есть, предоставление информации, разрешение жалоб, сбор пожертвований). При рассмотрении цели контакта подумайте о тех действиях, которые необходимы для соотнесения и координации функций, присущих должности, сфере ответственности контакта, возникших трудностях и / или разногласиях, а также о наличии или отсутствии руководящих практических процедур, политика или цели.

    Пример

    Студенты: Умеренный контакт со студентами для объяснения применения политик.

    Ответственность надзора

    Прямая надзорная ответственность включает полномочия нанимать, переводить, приостанавливать, увольнять, отзывать, продвигать, увольнять, назначать, вознаграждать или дисциплинировать подчиненных сотрудников или эффективно рекомендовать такие действия. Перечислите должности непосредственного подчиненного, отвечающего за надзорную деятельность (см. Организационную схему).

    Квалификация

    опыта

    Перечислите базовый (минимальный) опыт, необходимый для успешной работы на должности.

    Образование

    Перечислите базовое (минимальное) образование, сертификацию и / или лицензию, необходимые для успешной работы на должности.

    Требуемые навыки

    Перечислите те измеримые или наблюдаемые знания, навыки, способности и / или поведение, которые необходимы для успешного выполнения основных функций.

    Примеры
    • Способность расставлять приоритеты, работать независимо и добиваться поставленных целей без присмотра.
    • Возможность обеспечить постоянную посещаемость.
    • Должен иметь отличные письменные и устные коммуникативные навыки.
    • Возможность общаться с коллегами, руководителями и клиентами лицом к лицу.
    • Умение пользоваться персональным компьютером и различными программными пакетами.
    • Знание базы данных Oracle, работающей в среде Sun.

    Условия работы

    Укажите условия работы и физические требования, которые связаны с основными функциями рабочего места, такими как работа в помещении / на открытом воздухе, работа с опасностями и т. Д.Включите особые соображения для должности, например, время от времени поездки или необходимость сверхурочной работы. Используйте этот список, чтобы помочь вам определить рабочие условия, которые нужно включить.

    Пример

    Физическая среда требует, чтобы сотрудник работал как внутри, так и снаружи в жарких / холодных, влажных / влажных и сухих / засушливых условиях. Часто требуется использовать средства индивидуальной защиты для предотвращения контакта с опасными материалами. Может быть предложено работать сверхурочно и в выходные дни для мероприятий по специальной программе.

    Как написать описание работы: UT Arlington

    Содержание

    Что такое должностная инструкция?
    Почему должностные инструкции так важны?
    Когда требуется описание должности?
    Должность и объем работы
    Основные обязанности
    Отношения и обязанности руководителя
    Образование и опыт
    Разумное приспособление
    Образец описания вакансии (Shell)

    Что такое описание работы?

    Что такое должностная инструкция? Это просто! Мы все знакомы с этим термином, и у нас есть базовые практические знания о том, что содержится в описании должности.Но важно, чтобы мы определили не только описание должности, но и то, что она должна быть.

    Должностная инструкция - это формализованное изложение обязанностей, квалификации и ответственности, основанное на информации, полученной в результате анализа должности. Его цель - описать работу, определить ее в определенных установленных пределах, а также определить ее объем и содержание. Он может включать информацию об условиях труда, используемых инструментах и ​​оборудовании и / или отношениях с другими должностями. Функция и объем должностной инструкции должны быть точными, краткими и полными.

    Почему должностные инструкции так важны?

    Преимущества тщательной подготовки и правильного использования должностных инструкций должны быть очевидны для руководителей и контролирующего персонала. Но поскольку многие из нас не подготовили и не использовали должным образом должностные инструкции, многие из этих преимуществ были потеряны или упущены из виду. Рассмотрим следующее:

    • Должностные инструкции разъясняют, кто за что отвечает в компании. Они также помогают определить отношения между людьми, между отделами и т. Д.При использовании с пользой они могут улаживать обиды, «пресекать конфликты в зародыше» и улучшать общение.
    • Должностные инструкции помогают сотруднику понять обязанности на должности. Это не только позволяет сотруднику оценить относительную важность всего, за что он или она несет ответственность, но также дает представление о том, где работа вписывается в общую картину.
    • Должностные инструкции полезны соискателям вакансий, сотрудникам, руководителям и персоналу на всех этапах трудовых отношений.Они предоставляют информацию о знаниях, обучении, образовании и навыках, необходимых для каждой работы. Они предотвращают ненужное недопонимание рабочих ролей и обязанностей. Лучше всего то, что они предоставляют эту информацию совершенно объективно и безлично.
    • Должностные инструкции помогают руководству анализировать и улучшать структуру компании. Они показывают, все ли обязанности организации покрыты должным образом и где эти обязанности должны быть перераспределены для достижения лучшего баланса.
    • Точные описания должностных обязанностей обеспечивают основу для оценки работы, заработной платы и обследований, а также справедливой структуры заработной платы и окладов. Должностные инструкции могут использоваться для поддержки или дискредитации сопоставимой ценности, и по этой причине они должны отражать только правду о данной должности.

    Когда требуется описание должности?

    Должностная инструкция необходима, когда:

    • Создание новой позиции.
    • Изменение основных обязанностей или стандартов деятельности действующего оператора.
    • Внесены изменения в статус заработной платы, должность или код должности.
    • Вы ориентируетесь на нового сотрудника.
    • Вы ориентируете получателя в свой отдел.
    • Состояние контроля изменилось.

    При определении того, когда должно быть пересмотрено описание должностных обязанностей, хорошим практическим правилом является повторное изучение должностных инструкций при любых существенных изменениях и внесение соответствующих изменений.

    Функции и объем работы

    Функции и объем работы представляют собой краткие описательные изображения работы, которые подчеркивают ее общие характеристики.Они должны предоставлять достаточно информации, чтобы отличать основные функции и виды деятельности на работе от других должностей.

    Ниже приведены несколько примеров:

    • Для обеспечения передовых профессиональных навыков и умений в работе институциональных кадровых служб и функций. Отвечает за оказание помощи на основных этапах работы персонала, специализирующегося в таких областях, как трудоустройство, льготы, компенсация и обучение.
    • Эта должность будет руководить как программой Летнего института повышения квалификации (APSI), так и программой Академии с отличием.Эта должность будет нести ответственность за все аспекты реализации и выполнения этих программ.
    • Предоставлять услуги административной поддержки профессионального уровня, чтобы избавить администратора от принятия ряда организационных решений и координировать деятельность подразделения. Отвечает за повседневное офисное управление, финансовое управление, подготовку бюджета, переписку, кадровые вопросы, комплексные решения уровня, проявление инициативы и независимое суждение, а также надзор за вспомогательным персоналом отдела.

    Вы видите закономерность? Приведенные выше примеры кратко описывают, почему эти должности важны и необходимы компании.

    Основные обязанности

    Преобладающее мнение, довольно часто встречающееся в сфере высшего образования, заключается в том, что не всегда можно измерить работу сотрудников.

    Некоторые рабочие задачи измерить труднее, чем другие, но ни одна из них не является невыполнимой. Измерение рабочих задач можно легко выполнить, разбив работу на составные части или обязанности.Каждая ответственность и / или обязанность должны быть детализированы. Лучше всего задать следующие вопросы: «Каковы обязанности, за которые отвечает данная должность?» И «Каковы основные составные части или обязанности работы?»

    Ответственность и обязанности можно разделить на основные и второстепенные задачи.

    Основные задачи / функции - это те, которые человек должен уметь выполнять без посторонней помощи или с разумными приспособлениями. Работодатели могут потребовать от всех соискателей и сотрудников выполнения основных задач, о которых идет речь.(Закон об американцах с ограниченными возможностями (ADA) не освобождает инвалида от обязанности выполнять основные рабочие задачи).

    Маржинальные задачи / функции - это все остальные рабочие задачи; те, которые несущественны для позиции. Маржинальные задачи должны быть поручены кому-то другому или должны быть разработаны другие приспособления, если инвалид не может их выполнять. (Помните, что дисквалификация человека с определенной должности является дискриминационным, потому что он / она не может выполнять задачу, которая имеет лишь маргинальное отношение к конкретной работе.)

    Определение того, какие задачи являются важными, может иметь решающее значение для определения того, имеет ли человек с ограниченными возможностями квалификацию для выполнения работы.

    При определении важности задачи следует учитывать следующие факторы:

    • Действительно ли работодатель требовал от сотрудников (на той же должности) для выполнения задач, которые работодатель считает важными?
    • Какое количество других сотрудников доступно для выполнения этой рабочей задачи?
    • Какой уровень знаний или навыков требуется для выполнения задачи? (Другими словами, требует ли конкретная задача определенных навыков или опыта, которые может выполнить только человек, занимающий эту должность, или это может быть поручено кому-то другому?)
    • Каковы последствия отказа от выполнения задания?
    • Какое количество рабочего времени затрачивается на выполнение задания?

    Из основных и второстепенных функций вы будете в основном строить основные обязанности.

    Например: вы определили «проведение еженедельных собраний» как важную функцию; затем вы бы подробно остановились на этой концепции, чтобы сформировать «Существенную ответственность».

    * Эта должность проводит еженедельные встречи с непосредственным руководителем и предоставляет письменную оценку выполнения обязанностей не реже одного раза в год или в соответствии с политикой и процедурами университета.

    Отношения / обязанности надзорных органов

    Этот раздел содержит два разных типа информации:

    1. Статус надзорных отношений действующего оператора и
    2. Психосоциальные условия, в которых должен работать сотрудник.

    Пример:

    Поступило Общий обзор выполнения работы клиническим руководителем
    Дано Регулярная проверка работы соц.работницы (2)

    * Могут быть указаны особые инструкции, например, «сотрудник должен работать без надзора» или «эта должность требует обширных независимых действий».

    Образование и опыт

    Должностная квалификация помогает в ходе анализа работы и делает возможным значимое сравнение должностей для целей оценки.Должностная квалификация должна описывать требования к работе, а не человеческие характеристики или квалификацию.

    Минимальная квалификация обычно обусловлена ​​образованием, подготовкой и опытом, необходимыми для успешного выполнения работы.

    ОБРАЗОВАНИЕ:

    Минимальные образовательные требования устанавливаются процессом аудита должности и отделом кадров. К некоторым должностям могут предъявляться строгие требования, которые устанавливаются лицензирующими агентствами или источниками финансирования, и это следует учитывать.Имейте в виду, что необходимо соответствовать только минимальным требованиям.

    Вас может заинтересовать более высокий уровень образования; однако это должно быть включено в «предпочтительный» раздел квалификаций.

    ПОДГОТОВКА:

    Требует ли эта должность специальной подготовки? Пример: эта должность требует обучения системам отопления и кондиционирования воздуха.

    ОПЫТ:

    Какой опыт (в годах и / или месяцах) требуется для успешной работы на этой должности и какой опыт вы готовы принять?

    Пример: эта должность требует трехлетнего опыта работы с детьми с эмоциональными нарушениями.

    Пример: эта должность требует двухлетнего опыта работы в офисе и делопроизводстве.

    Разумное приспособление

    Отказ работодателя в разумном приспособлении к известным физическим или психологическим ограничениям квалифицированного соискателя или работника является дискриминационным, за исключением случаев, когда такие приспособления создают неоправданные трудности для ведения бизнеса работодателя.

    Разумное приспособление определяется как адаптация к программе, учреждению или рабочему месту, которая позволяет человеку с ограниченными возможностями участвовать в программе, обслуживании или выполнении работы.

    Если квалифицированный человек с ограниченными возможностями запросил предоставление разумного приспособления, работодатель должен приложить разумные усилия для определения подходящего приспособления.

    Обязательство по разумному приспособлению не требует от работодателей внесения корректировок или модификаций, которые в первую очередь предназначены для личного использования инвалидом. Если корректировка или модификация помогает человеку в его повседневной деятельности, на работе и вне ее, это будет считаться личным предметом, который работодатель не обязан предоставлять.От работодателей может потребоваться предоставление предметов, которые обычно являются предметами личного пользования, которые специально разработаны или необходимы для удовлетворения рабочих потребностей.

    Работодатели могут потребовать от лиц с ограниченными возможностями предоставить документацию о необходимости разумного приспособления, когда потребность в запрошенном разумном приспособлении неочевидна.

    Работодатель должен рассмотреть возможность разрешить лицу с ограниченными возможностями предоставить свое собственное жилье, если оно того желает.Работодатель может не требовать от физического лица предоставления жилья.

    Работодатели не обязаны делать определенное жилье только по просьбе работника / заявителя с ограниченными возможностями. Пока потребность удовлетворяется, работодатель может выбирать средства для этого. (Работодатель может выбрать менее дорогое жилье.)

    Любое приспособление, которое может представлять значительный риск для здоровья или безопасности сотрудника или кого-либо еще, не считается разумным.

    Ознакомьтесь с Фискальными правилами и положениями 3-49 , чтобы узнать о политике Университета в отношении запроса на размещение.

    Пример описания работы (оболочка)

    ТЕХАСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ В АРЛИНГТОНЕ
    ОПИСАНИЕ ЗАДАНИЯ


    Код вакансии

    Название

    СВОДКА:
    Функция:
    Объем:

    ОБЯЗАННОСТИ:
    Основной:
    Стандартный:
    Периодический:

    НАДЗОР:
    Поступила:
    Дано:

    ОБРАЗОВАНИЕ:

    ОПЫТ:
    .

    Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *