Для чего нужна должностная инструкция? | «Дебет-Кредит»

Винницкий апелляционный админсуд разъяснил, что представляют собой должностные инструкции по Трудовому кодексу Украины, их значение, – пишет «Судебно-юридическая газета».

На сегодняшнем нестабильном рынке труда люди ищут нетрудную, но высокооплачиваемую работу, а работодатели — квалифицированных работников, которые за небольшую заработную плату согласятся работать преданно и выполнять все задачи руководителя. При этом важным остается вопрос соблюдения норм трудового законодательства.

Но какие же на самом деле должны быть отношения между работником и работодателем?

Непосредственные права и обязанности, на которые соглашается работник, определены в его должностной инструкции.

Должностная инструкция — это сформированный документ, в котором четко перечислены требования к работнику: знание, задачи, обязанности, а также определен перечень прав и ответственность работника.

Ответственность является ключевой составляющей должностной инструкции, ведь работник отвечает за надлежащее или ненадлежащее исполнение обязанностей и задач. Четкое понимание должностных обязанностей, прежде всего, дает возможность вновь принятым работникам быстро влиться в коллектив и качественно выполнять поставленные задачи.

Главное при разработке должностных инструкций, чтобы они соответствовали действительности. Недостаточно подписать должностную инструкцию на основе типовой, нужно над ней поработать и учесть все особенности работы, которую в дальнейшем должен выполнять работник.

Правильно составленная должностная инструкция позволяет предупредить произвольную трактовку работниками своих функций и полномочий, помогает руководителям избежать необходимости постоянно разъяснять работникам их обязанности, а также сэкономить время каждого нового работника во время ознакомления его с должностными (профессиональными) обязанностями.

Собственник или уполномоченный им орган обязан иметь разработанные в соответствии с законодательством должностные инструкции работников, указанных в штатном расписании.

Требования должностных инструкций учитываются при подборе кандидатов на свободные должности, перевод на другую работу, ежегодное оценивание работников и привлечения их к дисциплинарной ответственности в случае невыполнения или ненадлежащего выполнения обязанностей, нарушение правил внутреннего трудового распорядка и тому подобное.

Как правило, разрабатывать должностные инструкции может руководитель структурного подразделения, в котором работает лицо, непосредственный руководитель или представитель кадровой службы. Порядок разработки должностных инструкций может быть определен в специальном локальном нормативном акте. Все должностные инструкции, которые разрабатываются на предприятии, должны быть взаимосвязанными, чтобы не допускать дублирования функций работников без надобности. Они должны отражать полный перечень задач и обязанностей работника, его полномочий, ответственности.

Должностные инструкции утверждаются приказом (распоряжением) руководителя или уполномоченного им органом и доводятся до сведения работника под подпись. Ознакомление работника с должностной инструкцией под роспись позволяет избежать спора о содержании трудовых функций работника, а также в связи с нарушением работником трудовых обязанностей. Этот документ составляется в двух экземплярах, один из которых хранится в отделе кадров, а второй – у руководителей соответствующих структурных подразделений. Работнику выдается под подпись копия должностной инструкции.

Разработка и утверждения собственником или уполномоченным им органом должностной инструкции работника позволяет:

• четко зафиксировать трудовую функцию работника, определить его обязанности;
• влиять на работников, которые отказываются выполнять конкретные задачи;
• привлекать работников к ответственности за правонарушения, связанные с неисполнением или ненадлежащим исполнением должностных обязанностей;
• запрещать требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором;
• при необходимости подтвердить превышение работником полномочий при привлечении его к ответственности.

Должностная инструкция играет основную роль в урегулировании отношений между руководителем предприятия и начальником отдела, руководителем подразделения и работником. Такой документ позволяет разумно распределить ответственность между сотрудниками, закрепив каждого по отдельной частью работы. Имея должностную инструкцию, начальник всегда может истребовать у работника отчет о выполняемой работе, проконтролировать выполнение обязанностей. В свою очередь специалист может защитить себя от выполнения лишних обязанностей, которые за ним не закреплены. Наличие инструкции повышает ответственность каждого специалиста.

Должностные инструкции 2021. Подробное руководство

Требования и качество

Зачем нужны должностные инструкции

Квалификация и проверка соответствия квалификации

Почему-то в основном считают главным назначением ДИ возможность обоснованно отказать кандидату в трудоустройстве, в связи с чем наиболее подробно разбирают раздел о требованиях к квалификации работника.
В нашей практике (а мы работаем с 2008 года, и у нас было более 170 клиентов) такой необходимости ни у одного из клиентов не возникало. Может, у Газпрома возникает такая необходимость 🙂

Тем не менее, раздел “квалификация” продолжает расти год от года: в инструкциях 2021 года, особенно сделанных в соответствии с профстандартами, там бывает и 30 и больше позиций.

Управление сотрудниками

На самом деле правильная должностная инструкция — хороший управленческий инструмент.

1

На первое место я бы поставил формирование единых ожиданий у работника и работодателя. Инструкция закрепляeт, что именно должен делать, например, хороший руководитель отдела продаж. Многие бизнесмены, владельцы полагают, что профессионал (маркетолог, РОП, финансовый директор, главный бухгалтер) сам знает, что он должен делать. И потом удивляются, почему то, что делает сотрудник, вовсе не соответствует их ожиданиям. А на самом деле каждый такой сотрудник приносит систему работы со своего предыдущего рабочего места. А если таких специалистов нанято несколько и они должны взаимодействовать друг с другом?

Примеры разных ожиданий:

Работа такая	Или такая?
Создавать систему	Поддерживать чужое
Руководить	Исполнять техническую работу
Обучать и развивать	Каждый сам за себя
С конкретными задачами, результатами	Копать от забора и до обеда
С полномочиями	Без полномочий и средств влияния
Искать и внедрять новое	Выполнять традиционные функции традиционным способом
Прозрачность, измерение и цифры	Формальные отчёты и сокрытие информации

В должостной инструкции ясно прописываются ожидания компании и руковдителя, владельца бизнеса, и конфликтов становится меньше.

Этот момент важен при трудоустройстве

руководителей и квалифицрованных специалистов: в самом деле, маркетолог-стратег или креативщик не будет рад, если вся его деятельность сведётся к размещению одной и той же рекламы у одних и тех же подрядячиков из месяца в месяц, да к заполнению отчётов, которые никто не читает. И наоборот, сотрудник, привыкший к подобному стилю работы, не обрадуется, когда от него потребуют тестирования ниш и анализа сегментов.

2

На второе место стоит поставить контроль исполнения правил и вообще создание и внедрение системы правил. Это как раз больше касается рядового персонала. Есть многие бизнесы, которые, в сущности, не отличаются от конкурентов ничем, кроме внутренних процессов, то есть правил (но это отличие и является ключевым).

И как раз от исполнения сотрудниками этих правил и зависит, будет ли клиентам удобно, приятно пользоваться услугами этого бизнеса, или они уйдут к конкурентам.

Это вся сфера услуг (и b2b и b2c), все бизнесы с отдельными точками — например, сети магазинов непродовольственных товаров, и многие другие бизнесы.

И для многих из них все правила и требования к сотруднику можно поместить в одну должностную инструкцию. А вместе инструкции сотрудников представляют собой ту систему, которая и создаёт качество, атмосферу и конкурентное преимущество данной компании. И здесь важен контроль, что работники именно так и работают, как указано в инструкциях.

Плюсы должностных инструкций. Что дают работающие должностные инструкции?

•   Всем понятно, кто за что отвечает
•   Сразу при приеме сотрудников на работу они видят “правила игры” и что от них нужно
•   Можно более объективно оценить работу каждого сотрудника
•   Сокращается срок вхождения в должность
•   Улучшается взаимодействие сотрудников (меньше конфликтов со “сваливанием” ответственности друг на друга)
•   Повышается дисциплина. Кстати, само написание и согласование инструкций — это дисциплинирующий фактор.

•   Адекватно ответственности можно распределить полномочия

Зачем нужны должностные инструкции работнику?

Казалось бы, должностная инструкция защищает интересы работодателя. Но на самом деле и для работников она полезна.

•   Понятно, чего хочет работодатель
•   Объективные критерии оценки. Видно, кто работает хорошо, а кто — плохо.
•   Понятно, за что платят деньги и за что могут уменьшить вознаграждение. Наказание становится более справедливым.

Что такое должностная инструкция и для чего она нужна

Содержание статьи

В процессе трудовой деятельности человек может менять рабочее место. К одинаковым должностям на разных предприятиях часто предъявляются несхожие требования. Четко прописанная должностная инструкция позволит конкретизировать любые должностные нюансы и снизит количество конфликтных ситуаций между работником и нанимателем.

Что такое должностная инструкция

Должностная инструкция – организационный акт, отражающий все обязанности сотрудника на занимаемой должности. Документ нельзя считать полноценным, если одновременно с требованиями, выдвигаемыми к работнику, в нем не будут отражены его права, обязанности и ответственность, за неисполнение прописанных функций.

Может возникнуть логичный вопрос: «Зачем прописывать должностную инструкцию, если она практически полностью повторяет все пункты трудового договора?» Замечание имеет смысл, тем более что заключение трудового контракта является обязательным пунктом при приеме на работу, а подписание инструкции нет.

Дело в том, что трудовой договор – это шаблонный документ, который составляется для конкретной должности.

Должностная инструкция имеет более расширенный список задач, может содержать пошаговые рекомендации действий в определенной ситуации. Она прописывается под человека, а не должность.

Квалифицированно составленный документ позволяет четко определить взаимоотношение между сотрудником, отделами предприятия и его руководством. В организациях применяются инструкции двух типов:

1. Универсальный. Обычно это точная копия трудового договора. Типовой акт содержит общий набор функциональных обязанностей, характерных для определенной должности.
2. Оригинальный. Оформляется с учетом особенностей конкретного рабочего места. В нем четко указываются не только обязанности работника, но и способы коммуникации, взаимоотношения с коллегами, уровень подчиненности, другая конкретная информация.

Практика показывает, что лучше использовать второй тип акта. Он позволяет быстрее разрешать конфликтные ситуации, повышает эффективность работы трудящихся.

На основании чего и кто ее разрабатывает

Должностные инструкции применяются практически на всех предприятиях, но обязательны к использованию только в государственных учреждениях. Если внимательно изучить Трудовой Кодекс РФ, в нем не найдешь ни одной ссылки на данную методичку. Тем не менее – это основной источник информации, от которого должен отталкиваться кадровый работник при составлении этого организационного акта.

Среди нормативных распоряжений следует выделить Письмо Роструда №4412-6 от 31.10.2007 года. Письмо дает понимание важности составление должностной инструкции, как документа, в котором можно предъявить четкие квалификационные требования к сотруднику.

При этом работодатель самостоятельно определяет структуру акта и технология внесения в него изменений. Рекомендуется два вида оформления инструкции:

• приложение к коллективному договору;
• самостоятельный правовой акт.

Основным правовым документом, используемым для составления руководства, является Единый Квалификационный справочник.  Это утверждение основано на постановлении Министерства Труда Российской федерации № 9 от 09.02.2004.

При оформлении должностной инструкции ответственный сотрудник должен опираться на следующие внутренние документы:

1. Положение о разработке или инструкция по ее составлению.
2. Штатное расписание.
3. Организационно-правовая структура предприятия.
4. Прочие внутренние локальные акты.

При составлении документа необходимо пользоваться следующими правилами:

• структура должна быть одинаковой для всех рабочих мест;
• при наличии одинаковых должностей в штате предприятия, возможно составление одного общего документа. Если для аналогичных должностей предполагаются различные функциональные обязанности, рекомендации составляется отдельно для каждого сотрудника;
• чем конкретней прописаны задачи и обязанности работника, тем проще требовать их четкого исполнения;
• пункты документа не должны противоречить действующему трудовому законодательству.

Руководитель организации самостоятельно выделяет сотрудника несущего ответственность за составление данного организационно-правового акта. Обычно – это работник кадровой службы. В больших организациях, имеющих огромную структуру и списочный состав, такая обязанность может быть возложена на начальника отдела или непосредственного руководителя.

Для утверждения документа понадобиться согласовать его со следующими службами:

1. Профсоюзной организацией предприятия, если таковая существует.
2. Юридическим отделом, для проверки на соответствии Российскому Трудовому законодательству.

Все изданные акты утверждаются у руководителя предприятия и закрепляются соответствующим приказом. Приказ можно оформить отдельно на каждый документ, либо в общем виде, указав дату и номер инструкции и должность, под которую она прописана.

Структура документа

Очень часто работодатели не уделяют составлению должностных инструкций должного внимания, ограничившись переписыванием основных положений из Единого квалификационного справочника. Это совершенно неверный подход.

Документ должен быть уникален для любого предприятия, учитывать особенности его деятельности.

В нем должны быть конкретно расписаны права, обязанности и ответственность сотрудника в соответствии с утвержденной структурой. Документ должен включать в себя следующие разделы:

1. Общие положения. Очень важная часть документа, в которой кроме общих сведений о должности указываются квалификационные требования к ней.
2. Основные задачи и функции. Именно этот пункт формулирует основные задачи работника, определяет круг его обязанностей. Чем конкретней и подробней будут расписаны должностные обязанности, тем лучше. В данном разделе описываются сроки, способы выполнения работы и другая важная информация.
3. Обязанности. Данный пункт обычно носит общий характер, связанный с соблюдением трудовой дисциплины, исполнением действующих на предприятии внутренних инструкций и распоряжений. В этом разделе могут быть предъявлены требования к внешнему виду, если на предприятии существует дресс-код.
4. Права. При закреплении обязанностей за работником его необходимо наделить определенными правами для их выполнения. Прописать, кто и в какой степени может оказать помощь для выполнения конкретного задания, какие подразделения должны предоставлять нужную информацию и тому подобное.
5. Ответственность. Раздел содержит информацию о формах ответственности за несоответствующие результаты труда – дисциплинарную или материальную. Здесь нельзя употреблять конкретных цифр штрафных санкций за то или иное нарушение.
6. Связи по должности. Этот пункт употребляется для конкретных должностных инструкций. Например, бухгалтера, финансового директора, менеджера по продажам и тому подобное. То есть для тех работников, деятельность которых во многом зависит от общих коммуникаций на предприятии. Здесь идет перечисление отделов и структур, от которых работник должен получать информацию, сроки ее предоставления. Определяются отделы, в которые сотрудник обязан передавать данные. Указываются сроки и форма передачи: устная или письменная.

Без подписи сотрудника документ не является действительным. Он визируется руководством и печатью организации. Прошнурованный оригинал храниться в отделе кадров. Работнику выдается копия документа.

Примеры должностных инструкций.

[docs]

Зачем нужно должностная инструкция

Должностная инструкция – это важный нормативный акт, от которого не следует отказываться.

Профессионально составленный документ способен решить следующие организационные задачи:

• определить квалификационные требования. То есть при приеме на работу человек должен соответствовать занимаемой должности, а именно иметь определенное образование, опыт работы на конкретном месте. Возможно предъявление требований по конкретным навыкам и умениям, наличие свидетельства о прохождении дополнительных курсов и тому подобное;
• установление конкретного круга обязанностей. Только в инструкции можно прописать алгоритм четких действий, определить задачи и выделить конкретные участки работы, за которые будет отвечать сотрудник;
• обозначение рамок ответственности. Четкая конкретизация функций позволяет предъявлять реальные требования к их выполнению.

Следовательно, основной смысл документа – это установление основного круга функциональных задач, определение уровня ответственности за их ненадлежащее исполнение и определение прав сотрудника.

Работодатель может не использовать это локальный нормативный акт в работе предприятия.

При отсутствии разработанной и правильно утвержденной инструкции будут труднодоказуемы следующие моменты:

1. Правомочность отказа в приеме на работу . Если нет инструкции квалификационные требования должны быть утверждены в каком-либо другом нормативном документе, но это лишено смысла.
2. Основания наличия испытательного срока и параметров оценки его прохождения.
3. Законность увольнения сотрудника за невыполнение трудовых обязанностей или несоответствие занимаемой должности.
4. Легитимность применения взысканий за ненадлежащее выполнение рабочих обязанностей.
5. Обоснованность разделения задач между сотрудниками, занимающими равноценные должности.

Должностная инструкция имеет большое значение не только для работодателя, но и для работника. Она позволяет:

• определить четкий круг обязанностей и полномочий;
• оперативно разобраться со всеми спорными моментами;
• обозначить наиболее важные критерии оценки продуктивности собственной деятельности;
• быстро выявить коммуникации, необходимые для выполнения обязанностей. А именно какие сотрудник и отделы должны предоставлять необходимую для работы информацию, в каком виде и в какие сроки;
• четко определится с подчиненностью. То есть кому, как, в каком виде и в какие сроки отчитываться за проделанную работу.

Правильно составленный документ позволит новому сотруднику быстрее освоиться на предприятии и сократить количество допускаемых ошибок из-за банального незнания. Наиболее идеальный вариант инструкции должен не только по пунктам содержать функциональные задачи, выполняемые на конкретном рабочем месте, а то, как это нужно делать. Например, последовательность действий, при помощи каких средств и тому подобное.  Такая конкретика позволяет добиться высокой эффективности труда с первых дней работы новичка.

Должностная инструкция – это важный документ, позволяющий как работнику, так и работодателю защищать свои права и четко определять обязанности. Правильно составленный акт дает возможность рационально использовать труд сотрудников без дублирования обязанностей, справедливо предъявлять требования и быстро разрешать спорные моменты, возникающие в процессе работы или увольнения.

В данном видео содержится информация о том, что такое должностная инструкция и как ее правильно составлять.

Об авторе

Григорий Знайко

Журналист, предприниматель. Веду свое дело и не понаслышке знаю проблемы и сложности, с которыми стакиваются ИП и ООО.

Свежие публикации

Зачем нужна должностная инструкция программиста

Вопрос оформления кадровой документации в небольших ИТ-компаниях, как правило, на последнем месте. Понятно, когда все силы направлены на окупаемость продукта, руки до этого не доходят.

Помимо этого у ИТ-специалистов просто нет необходимого опыта в составлении подобных бумаг и, соответственно, понимания какие риски и преимущества возникают при их отсутствии или наличии.

Несмотря на эти очевидные факты, по результатам нашего опроса с корпоративном блоге не Хабре только 36% ИТ-специалистов ответили, что ознакомлены с должностной инструкцией. В остальных случаях опрошенные либо ответили отрицательно, либо отшутились.

Таким образом, в большинстве случаев сотрудники формально-юридически разрабатывают ПО для себя и им за это еще платят зарплату. Поэтому ниже мы рассмотрим два главных аргумента за оформление должностной инструкции программиста и прочих ИТ-специалистов, участвующих в разработке программных продуктов.

Права на служебные произведения

Обратите внимание! По закону права на служебные произведения, включая программное обеспечение, а также сопутствующие материалы и разработки (архитектура, дизайн, документация), принадлежат компании только в том случае, кода такие произведения созданы ее работниками в пределах установленных трудовых обязанностей (п.1 ст.1295 ГК РФ).

Поэтому в настоящий момент не достаточно, что произведение или его часть создана:

а) сотрудником, с которым заключен трудовой договор;

б) в рабочее время;

в) на основании конкретного служебного задания.

Обязательно необходимо включение в должностные обязанности такого сотрудника требования по созданию подобных продуктов. В противном случае права на результат работ сохраняются у их автора в полном объеме.

Например, если работник (автор) принят в организацию на должность менеджера проектов и участвует, в том числе, в создании программного продукта, используя имеющиеся навыки программиста, по умолчанию права на кусок кода, написанный таким сотрудником, работодателю не перейдут.

Причина в том, что в законодательстве отсутствует описание должностных обязанностей менеджера проектов. В Едином тарифно-квалификационном справочнике специалистов (ЕТКС) нет такой должности, в трудовом договоре с работником, как правило, указываются общие трудовые обязанности.

Поэтому единственный выход – это указание в должностной инструкции менеджера проектов наряду с основными обязанностями по должности дополнительных обязанностей по программированию, разработке архитектуры, дизайна (в зависимости от его навыков).

Аналогичным образом обстоят дела с подавляющим большинством должностей, занимаемых сотрудниками ИТ-компаний, разрабатывающих программное обеспечение. Попробуйте найти описание круга трудовых обязанностей продюсера, гейм-дизайнера, архитектора, тим-лидера, продакт-менеджера и прочих уже устоявшихся названий должностей, если в организации нет на них должностных инструкций.

Как ни странно, аналогичные проблемы возникают и в случае работы программистов и дизайнеров. Несмотря на то, что такие должности описаны в ЕТКС, должностная инструкция программиста и должностная инструкция дизайнера всегда должна конкретизировать круг их трудовых обязанностей применительно к конкретным предметам разработок.

Готовое решение для вашего бизнеса

Для оформления прав на служебное ПО, разработанное штатным программистом.

Существует множество языков программирования и используемых технологий, а также прикладных объектов разработок. Они существенно отличаются. Поэтому программисту Java нельзя вменить в обязанность разработку программного приложения на Delphi.

Управление персоналом

Здесь мы отметим возможность закрепления в должностных инструкциях конкретных параметров и ожидаемых результатов работ сотрудника, требований к его знаниям и навыкам работы.

При нарушении установленных требований и параметров возможно привлечение работника к дисциплинарной ответственности за нарушение трудовых обязанностей вплоть до увольнения.

Помимо этого, круг должностных обязанностей, а также требований к знаниям и навыкам сотрудника по определенной должности позволяют объективно проводить его аттестацию. Это хороший мотивационный инструмент для молодых специалистов.

Должностная инструкция – Территория закона

Должностная инструкция: зачем она нужна    http://www.mega-law.ru/dolzhinstruction/

При приеме на работу помимо заключения трудового договора новому сотруднику нередко работодатели предлагают ознакомиться еще и с должностной инструкцией. Некоторые работники подписываются под текстом инструкции, не читая ее, другие же удивляются: все ведь прописано в договоре, так зачем же еще одна бумажка?

Работодатели зачастую относятся к должностным инструкциям пренебрежительно:  во-первых, это документ необязателен для коммерческих организаций, во-вторых, как и работники искренне не понимаю, зачем «дублировать» трудовой договор.

Основные права и обязанности работника действительно закрепляются в трудовом договоре, но прописать абсолютно все служебные обязанности в его тексте тяжело, а потому они обычно формулируются очень размыто. Очень часто в коммерческих организациях вообще существует лишь один типовой трудовой договор для всех сотрудников, поэтому в случае конфликта очень тяжело доказывать, что работник действительно не выполнил свои трудовые обязанности. Результатом такого пренебрежительного отношения к должностным инструкциям становятся конфликты между работником и администрацией, доходящие порой и до судебного разбирательства. Так зачем же нужна должностная инструкция?

Должностная инструкция – это тот документ, который способен предотвратить все или почти все разногласия сторон по поводу служебных обязанностей и максимально конкретизировать трудовую функцию работника.

Предположим, что работодатель увольняет сотрудника за неоднократное неисполнение должностных обязанностей, которое выразилось в том, что сотрудник отчитывался о проделанной работе не в письменной, а в устной форме. В трудовом договоре записано просто: «должен отчитываться», в какой именно форме, не указано. Такое увольнение вполне может быть признанным незаконным, поскольку доказать, что работник отчитался (не отчитался) в устной форме, весьма проблематично. Вот такая конкретика и должна содержаться в должностной инструкции.

Уточнение прав сотрудника напрямую способствует качественному выполнению им своих обязанностей. Например, для выполнения задания начальника работнику нужно получить какую-то информацию из другого отдела или службы. Если сотрудник не имеет права на получение таких сведений, а коллеги их не предоставят, то наказать работника за невыполнение задания будет нельзя. Другой вопрос, если такое право закреплено в его должностной инструкции, но он им не воспользовался… Вот тут уже речь может идти и о применении дисциплинарного взыскания.

Главное же отличие должностной инструкции от трудового договора состоит в том, что она является «обезличенным» документом, то есть утверждается не для данного конкретного сотрудника, а для должности.

При переводах сотрудников на другие должности серьезные изменения в трудовой договор вносятся редко, что приводит к коллизии: должность у работника новая, а обязанности у него старые. Так что очень удобно один раз разработать должностные инструкции для всех должностей, и тогда при переводе сотрудника достаточно составить допсоглашение к договору из двух-трех пунктов и ознакомить его с должностной инструкцией, а не составлять фактически новый договор.

Обычно должностная инструкция состоит из нескольких разделов: «Общие положения», «Права», «Должностные обязанности» и «Ответственность».

В разделе «Общие положения» указываются: наименование должности; квалификационные требования, предъявляемые к образованию и стажу работы сотрудника, замещающего данную должность; кому непосредственно подчиняется работник; порядок назначения, замещения и освобождения от должности; наличие и состав подчиненных; перечень документов, которыми работник обязан руководствоваться в своей деятельности (законодательные акты РФ, локальные документы и т. д.). В данный раздел могут быть включены и другие пункты, уточняющие статус сотрудника и условия его деятельности.

Раздел «Права» содержит перечень прав, которыми обладает работник при исполнении возложенных на него должностных обязанностей. Здесь, исходя из возложенных на него должностных обязанностей и полномочий, уточняются права работника, например, отражаются взаимоотношения работника с другими должностными лицами и структурными подразделениями организации.

В разделе «Должностные обязанности» более подробно по сравнению с трудовым договором расписываются обязанности работника, которые возлагаются на него в соответствии с исполнением трудовой функции.

С разделом «Ответственность» все понятно – в нем указывается мера ответственности работника за несоблюдение требований, установленных должностной инструкцией, другими локальными нормативными актами и трудовым законодательством РФ. Разумеется, ничего выходящего за рамки действующего законодательства ни в одном разделе содержаться не должно, а если и будет внесено, то не будет иметь юридической силы.

К должностной инструкции прилагается лист ознакомления, который служит доказательством того, что работник с ней ознакомился под роспись, ведь ее требования являются обязательными для сотрудника, занимающего данную должность, именно с этого момента.

Должностная инструкция разрабатывается лицом, уполномоченным на то руководителем организации, согласовывается с соответствующим правовым подразделением (юрисконсультом) организации (если таковые имеются), а при необходимости и с другими подразделениями организации и вышестоящим начальником, курирующим соответствующее направление деятельности работника.

Согласованная и утвержденная должностная инструкция нумеруется, шнуруется, заверяется печатью отдела кадров и хранится в отделе кадров или в структурном подразделении в соответствии с установленным порядком. Для текущей работы с подлинника должностной инструкции снимаются заверенные копии, одна из которых выдается работнику, вторая – начальнику соответствующего структурного подразделения.

Главные преимущества наличия должностных инструкций в организации таковы. Невыполнение сотрудником положений должностной инструкции позволяет работодателю применить дисциплинарное взыскание и в результате уволить работника, а потом доказать в суде, что дисциплинарное взыскание за неисполнение обязанностей было наложено правомерно. Работнику, в свою очередь, будет проще отказаться выполнять не предусмотренную инструкцией работу.

Наличие должностных инструкций может сыграть важную роль и при приеме соискателя на работу: правомерность отказа в приеме можно подтвердить или опровергнуть с помощью должностной инструкции, сравнив ее требования с квалификацией соискателя. Кроме того, инструкции позволяют равномерно распределять обязанности между работниками с похожими должностями (например, между главным бухгалтером, его заместителем и простым бухгалтером), избегать дублирования обязанностей.

Да и как показывает практика, если на предприятии должностные инструкции разработаны, большинство трудовых конфликтов решается без вмешательства суда и прочих государственных органов.

Зачем нужна должностная инструкция в компании

Должностная инструкция – это необязательный документ, который определяет обязанности, полномочия и ответственность сотрудников. Составляется она руководителями. Ведение подобной документации позволит компании более эффективно разграничивать должности своих подчиненных и грамотно оптимизировать рабочие отношения.

Зачем нужна должностная инструкция

По своей сути – это некий гарант между руководителем и работником, который четко регламентирует все заявленные к сотруднику требования, касающиеся рабочего процесса. 

Существует несколько веских поводов для подписания должностной инструкции:

1. Если она имеется, то работодатель имеет право законно отказать в работе соискателю.
2. Установка испытательных сроков для оценки деятельности наемника.
3. Перевод сотрудника на другое место.
4. Четкое разграничение прав и обязанностей между разными должностями.
5. Установка определенных ограничений в отношениях между работником и руководителем.  

При возникновении проблемных ситуаций должностная инструкция помогает компаниям отстаивать свою правоту в суде, если возникла такая необходимость. 

Как составляются должностные инструкции

Законодательство никак не регулирует составление данной документации. Все должностные инструкции составляются с учетом требований и возможностей предприятия, для которого она будет предусмотрена. Руководитель берет на себя ответственность составления инструкции для своих подчиненных, чтобы урегулировать все рабочие отношения и процессы.

Должности, указанные в инструкции, утверждает непосредственно руководитель. Далее осуществляется утверждение заместителей. Подписывается должностная инструкция в трех экземплярах, один из которых отдается работнику, один в отдел кадров и последний – руководителю подразделения. 

Грамотно составленная должностная инструкция позволяет равномерно распределить рабочие процессы между сотрудниками, имеющими необходимую квалификацию для выполнения поставленных задач. Чтобы исключить возникновение недопонимания и проблем с избыточной нагрузкой, необходимо как можно подробнее расписать, чем та или иная должность отличается от другой. Так как законодательство не имеет отношения к составлению единого примера должностной инструкции, более индивидуальные моменты определяет непосредственно организация, решившая создать данный регламент.

Что обязательно записывается в должностной инструкции:

• задачи для работников;
• требования;
• выполняемые функции;
• права и обязанности;
• ответственность.

Рекомендуется составлять документ совместно с отделом кадров, чтобы не допустить грубых нарушений трудового кодекса. Руководящие должности (например, директор организации) не нуждаются в должностной инструкции, так как все их права и обязанности указываются на законодательном уровне в других важных документах.

Если необходимо изменить некоторые положения инструкции, которые связаны с переменами в трудовом договоре, то необходимо уведомить работника заранее. Изменения вступают в силу только после утверждения сотрудником, который готов продолжать работу на новых правилах.

Таким образом, должностная инструкция убережет организацию от множества проблем, позволит систематизировать рабочий процесс и при возникновении необходимости доказать свою правоту в суде.

Для чего нужна должностная инструкция?

В процессе урегулирования отношений между работником и работодателем не малую роль занимает такой сформированный документ как должностная инструкция. Ведь согласно действующему законодательству о труде на территории Донецкой Народной Республики работник обязан выполнять лишь ту работу, которая обозначена в его трудовом договоре, должностной инструкции, а работодатель в свою очередь не имеет права требовать от работника выполнения иной работы.

Должностная инструкция разрабатывается и утверждается для каждой должности указанной в штатном расписании предприятия, организации, учреждения и.т.д. Для рабочих специальностей — рабочие инструкции. В инструкциях четко должны быть перечислены требования к работнику его знания, задачи, обязанности, перечень прав и ответственность, с которыми работодатель, согласно требованиям ст.29 КЗоТУ обязан ознакомить работника до начала работы по заключенному трудовому договору под расписку.

Как правило, один экземпляр инструкции остается на предприятии, организации, учреждении, а второй выдается работнику. За основу при разработке должностных, рабочих инструкций берется справочник квалификационных характеристик профессий работников, который состоит из отдельных выпусков.

Однако при необходимости задачи и обязанности могут быть распределены между отдельными исполнителями или же расширены.

При этом важно отметить!!! Должностные (рабочие) инструкции не должны включать условия, которые ограничивают права и социальные гарантии работников, предоставленные им трудовым законодательством.

Инструкции позволяют работодателю иметь четкое понимание, каким квалификационным требованиям должен соответствовать работник при приеме на работу, повысить эффективность в управлении персоналом, укрепить трудовую дисциплину, обеспечить объективность и обоснованность при аттестации работника, его поощрении и при наложении на него дисциплинарного взыскания.

Для работников должностные (рабочие) инструкции позволяют четко понимать должностные права и обязанности, выполнять лишь ту работу, которая обусловлена трудовым договором, создают определенность сферы компетентности в отношении своих должностных обязанностей и возможной ответственности в случае их неисполнения по вине работника.

Также, в случае ненадлежащего исполнения обязанностей и задач, которые содержатся в должностной (рабочей) инструкции работодатель имеет право применять к работнику различные взыскания: выговор, увольнение, другие меры, предусмотренные коллективным или трудовым договором (ст. 147 КЗоТУ). Поэтому должностная (рабочая) инструкция работника является одним из важных элементов при оценке правомерности действий работодателя, увольняющего работника на основании п. 3 ст. 40 КЗоТУ, за систематическое невыполнение обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией.

Комментарий предоставлен специалистом отдела контроля за соблюдением законодательства о труде, общеобязательном социальном страховании, занятости населения, прав и гарантий работающих инвалидов ГОСТРУДа ДНР Юлией Швец

Важность должностных инструкций: краткие вопросы и ответы

Должностная инструкция – это письменное заявление компании, в котором описываются обязанности, ответственность, требуемая квалификация и отчетные отношения конкретной должности.

Хотя ответственность за написание и анализ должностных инструкций может показаться обыденной или, возможно, даже бессмысленной, без эффективного процесса вы подвергаете свою организацию многим рискам.

Для специалистов по персоналу должностные инструкции служат основой для каждого предпринимаемого нами действия.Независимо от того, используются ли они для приема на работу, проведения анализа эффективности или выполнения любого количества мероприятий, связанных с персоналом, должностные инструкции постоянно встречаются у вас как на рабочем месте в качестве специалиста по персоналу.

В этом выпуске Astronology® мы исследуем, насколько важны должностные инструкции для успеха вашей организации, а также ответим на другие насущные вопросы:

От факторов, которые влияют на то, как вы будете платить людям, до возможностей роста Ваша компания предлагает, ваша должностная инструкция должна все рассказать.Готовы узнать больше? Давайте углубимся.

Чем полезны описания вакансий?

Мы все, наверное, можем представить плохо написанное описание должности. Это всего лишь пара предложений, не перечисляет, что влечет за собой роль, и нечетко говорится о компенсации. Как отражение миссии и целей компании, этой должностной инструкции достаточно, чтобы отвергнуть даже самых страстных потенциальных клиентов.

Помимо привлечения лучших кандидатов в вашу организацию, должностные инструкции могут принести пользу вашей команде и во многих отношениях облегчить вашу жизнь в HR.В частности, описания должностей полезны, потому что они:

• Обеспечивают четкое понимание обязанностей и ответственности на конкретной должности. Это полезно не только для кандидатов, заинтересованных в должности, но и для руководства, чтобы лучше определить действия, необходимые для достижения целей организации.
• Защитите организацию юридически, как должностная инструкция может защитить, почему кандидат был выбран – или нет – на должность. Должностные инструкции также могут служить аргументом в пользу того, почему должность классифицируется как освобожденная или не освобождаемая в соответствии с Законом о справедливых трудовых стандартах (FLSA).
• Обеспечьте постоянное понимание всеми отделами того, как различные должности и роли помогают организации расти. Это будет способствовать общему взаимодействию команды и напоминать сотрудникам о ценности других игроков в бизнесе.
• Заложите основу для облегчения постоянного управления производительностью. Когда ролевые обязанности и ответственность четко определены, гораздо проще измерить успехи новых сотрудников и обеспечить достижение определенных целей.
• Помогите сотрудникам поставить личные цели для продвижения в их нынешней должности. Описание ваших должностей не только знакомит потенциальных клиентов с выполняемой ролью, но и позволяет им задуматься о том, как они могут продвинуть свои обязанности дальше и повысить ценность организации.
• Установить границы ответственности сотрудников . Это гарантирует, что новые члены команды (и существующие) не будут делать больше, чем им платят.
• Обоснование заработной платы работника. Перечисляя все обязанности и требования, вы предоставляете некоторый контекст того, почему роль оплачивается определенным образом.
• Поддержка мероприятий по обучению и развитию путем предоставления письменной документации о том, что влечет за собой конкретная роль, а также о необходимом обучении и мероприятиях, которые для этого требуются.

Как видите, описания вакансий – это больше, чем короткие абзацы, добавленные на общий сайт со списком вакансий. Они знакомят с перспективами вашей организации, устанавливают ожидания в отношении должностной роли и предоставляют конкретные показатели и цели, на которые руководство может рассчитывать.

Каковы основные компоненты описания работы?

Теперь вы знаете, что должностные инструкции имеют решающее значение. Это означает, что необходимо проявлять большую осторожность при их создании и поддержании в актуальном состоянии.

Хотя информация в описании должности будет сильно различаться в зависимости от должности и типа отрасли, есть пара важных моментов, о которых вы определенно не можете забыть. Пол Слезак, автор Recruitloop.com, перечисляет пять областей, которые всегда следует включать при написании должностных инструкций:

[Это основные компоненты описания должности.]

1. Должность: Это должно точно отражать характер работы, в том числе порядок ее ранжирования с другими ролями в вашем бизнесе. Он также должен быть достаточно общим для целей найма и согласовываться с аналогичными должностями в той же отрасли.
2. Обязанности : В идеале список обязанностей и обязанностей, связанных с должностью, также должен включать процентное соотношение, отражающее важность этой задачи. Это дает более полное представление о том, сколько человек, как ожидается, будет обрабатывать в течение года. Также важно, чтобы этот раздел был кратким. Также достаточно маркированного списка.
3. Навыки и компетенции: Они требуют аналогичной информации, но должны быть указаны отдельно.
   • Навыки описывают действия, которым человек научился на основе предыдущего опыта, а также полученные конкретные квалификации. Примером этого является
     «знание Microsoft Word и Excel».
   • Компетенции описывают качества, которые мы ожидаем от человека на этой должности.Примером этого является «хороший командный игрок».
4. Взаимоотношения: Помимо основной информации о должности, ваше описание также должно указывать, где эта роль находится в иерархии вашей организации. Включение этого помогает как сотрудникам, так и кандидатам лучше понять, где они подходят, и с кем они будут взаимодействовать и которым будут подчиняться.
5. Заработная плата: Вместо того, чтобы указывать конкретную заработную плату, предоставление диапазона окладов, конкурентоспособного на рынке, является идеальным, более гибким выбором и может потребоваться в соответствии с местным законодательством. Рассмотрите возможность проведения опроса о компенсации!

Теперь, когда у вас есть все части пазла, пора собрать их вместе. Для вдохновения и получения дополнительных рекомендаций мы составили шаблон, в котором представлены все основные сведения о должностных обязанностях.

Шаблон описания вакансии

[Это шаблон описания вакансии, созданный Astron Solutions.]

Как вы можете убедиться, что ваши должностные инструкции являются наилучшими из возможных?

Теперь, когда вы знаете, почему описания должностей важны и какие необходимые детали нужно включить, вы можете подумать, что готовы приступить к набору персонала.Однако есть несколько других соображений и рекомендаций, которые следует учитывать:

Часто обновляйте описания должностей

Из-за множества ролей, которые должностные инструкции играют в организации, важно поддерживать их в актуальном состоянии. Если вы забудете регулярно обновлять свои описания, это может привести к путанице соискателя или даже отвратить потенциальных клиентов, которые могут искать определенные преимущества, которые вы только что предоставили.

Идеальным подходом является анализ содержания описания должности в трех контекстах: во время периода служебной аттестации, до того, как вы начнете активно нанимать сотрудников, и в чередующемся двух-трехлетнем цикле.

Другие возможности для проверки описания должности:

• При повышении должностного лица
• Во время выходного собеседования

При большом количестве точек соприкосновения на пути поддержание описания в актуальном состоянии не должно отнимать много времени.

Пишите инклюзивные описания вакансий

Поскольку новое рабочее поколение, как правило, больше заботится о качестве работы и счастье, чем предыдущие поколения, способ составления должностных инструкций и формулировка, которую вы выбираете , могут иметь прямое влияние на .

В частности, при написании должностных инструкций необходимо уделять особое внимание инклюзивности, особенно для целей набора .

В августе 2020 года в блоге SHRM Осасумвен Аргибе, PHR написал:

Я узнал, что от выбора слов зависит разнообразие кадрового резерва компании. Итак, если цель компании – создать разнообразную и инклюзивную рабочую силу, важно привлекать разных кандидатов, используя инклюзивный язык в объявлениях о вакансиях.”

Monster.com предлагает следующие предложения по написанию инклюзивных описаний должностей:

• Удалите слова с гендерной кодировкой: Избегайте распространенной ошибки использования кодированных слов для мужской или женской аудитории. Например:
  • Женские закодированные слова включают варианты согласен, эмпат, чувствительный, ласковый, чувствующий, поддерживающий, сотрудничать, честный, доверяющий, преданный, межличностный, понимать, сострадать, воспитывать и делиться.
  • Мужские закодированные слова включают варианты агрессивных, уверенных, бесстрашных, амбициозных, решительных, упорных, напористых, защищающих, независимых, боевых, доминирующих, откровенных, вызывающих, ведомых и превосходящих.
• Избегайте гендерных предубеждений: Во внутреннем отчете Hewlett Packard упоминается, что женщины часто подают заявления только на те рабочие места, которые соответствуют 100% квалификации. Чтобы уменьшить эту проблему, рассмотрите возможность устранения несущественных требований. Например, не спрашивайте об опыте работы с конкретными программными пакетами, если можно легко организовать обучение для этой должности. Обобщите передаваемые навыки и четко обозначьте, какие квалификации требуются, а какие предпочтительны.
• Устранение расовых предубеждений: Расовые предубеждения могут быть неявными. Чтобы избежать этого в описании должности, помните следующие советы:
  • Никогда не упоминайте расу или национальное происхождение.
  • Избегайте таких фраз, как «сильный английский язык» или «чисто выбритый», поскольку они могут отпугнуть квалифицированных носителей английского языка, не являющихся носителями английского языка, или кандидатов, чья вера требует растительности на лице.
  • Не используйте вместо этого такие фразы, как «Культурное соответствие», используйте «Выравнивание ценностей».
• Учитывайте опыт: К 2022 году 35% рабочей силы будут составлять работники в возрасте 50 лет и старше.Рабочая сила смешанного поколения уже здесь, поэтому крайне важно, чтобы описания должностных обязанностей оставались свободными от возрастных предубеждений. Избегайте таких фраз, как:
  • «Молодой и энергичный»
  • «Цифровой родной»
  • «Спортивный» или «Спортивный»
  • «Не более X лет опыта»
  • «Пополните свой пенсионный доход!»
• Помните о работниках с ограниченными возможностями: Сообщите, что ваша организация приветствует и ценит всех людей, используя такие фразы, как «Способность выполнять задачи с разумными приспособлениями или без них.”

Бессознательные предубеждения влияют на многие наши повседневные взаимодействия и решения. При отсутствии контроля это может привести к тому, что специалисты по персоналу и руководители организаций создадут непредвиденные экологические проблемы на рабочем месте. Чтобы противодействовать этим предубеждениям, лидеры должны с самого начала продумать, как составляются описания должностей.

Выполнение анализа должностных обязанностей и обследования вознаграждения

Иногда вы можете застрять в завершении того, что вы можете считать наиболее простой частью описания должности: обязанности и компенсация.Как вы могли бы преодолеть этот горб? С анализом работы и опросом о компенсации!

Анализ работы – это процесс сбора, изучения и интерпретации данных о конкретной роли. Результаты должны предоставлять точную информацию о работе, чтобы организация могла эффективно управлять и регулировать ее. Он также должен раскрывать конкретные обязанности и ответственность роли.

Выполнение анализа работы включает следующие шаги:

• Опрос сотрудников, чтобы точно узнать, какие задачи выполняются.
• Наблюдение за выполнением задач.
• Задание сотрудникам заполнить анкеты или рабочие листы.
• Сбор данных о вакансиях из других источников, таких как обзоры заработной платы и Справочник по перспективам занятости.

[Это данные, которые вы будете анализировать при проведении опроса о вознаграждении.]

Обследование вознаграждения – популярный метод определения стратегии справедливого вознаграждения сотрудников . Результаты могут дать ключевое представление о роли и ее оплате, помогая руководству и персоналу оценить лучший способ вознаграждения этого сотрудника.

Обследования вознаграждений обычно включают анализ следующих форм данных о вознаграждениях:

1. Базовые оклады
2. Повышение в процентах / суммах
3. Повышение заслуг
4. Диапазоны окладов
5. Начальные оклады
6. Поощрения / бонусы
7. Надбавки и льготы
8. Рабочее время

Вы можете приобрести существующие результаты опроса о компенсации для вашего сектора или сотрудничать с консультантом по персоналу для проведения опроса, который отвечает уникальным потребностям вашей организации и должностным обязанностям.

Создание (и обновление) должностных инструкций в программном обеспечении для управления производительностью

Создание конкретных описаний должностей для каждой должности в вашем бизнесе и последующее их обновление по мере необходимости является основой всех ваших более широких процессов управления персоналом.

Сегодня у нас есть современное программное обеспечение для управления производительностью, которое не только может систематизировать все ваши должностные инструкции, но также позволяет вам легко обновлять их и просматривать роли в общей схеме вашей иерархии.

Некоторые решения могут даже помочь вам оставаться в соответствии с законодательством, упрощая изучение последствий Закона о справедливых трудовых стандартах (FLSA) и прикрепляя к каждому описанию документацию, относящуюся к конкретной роли.

Заключение

Если ваша организация довольно большая, описания ваших должностей устарели или у вас возникли проблемы с началом анализа вакансий, обратитесь к специалистам по персоналу в Astron Solutions!

Мы не только можем помочь в создании убедительных и увлекательных описаний должностей для привлечения лучших специалистов, но также можем помочь с проведением любого необходимого анализа вакансий или опросов по оплате труда. У нас даже есть специальная веб-система управления талантами со специальным модулем описания должностей.

Несмотря ни на что, крайне важно тщательно продумывать и учитывать любые описания должностных обязанностей, которые вы создаете и обновляете. Следите за успехом описания вакансии – если вы обнаружите, что соискатели задают много дополнительных вопросов или ваше объявление не получает ожидаемого трафика, скорее всего, пора обновить!

Важность должностных инструкций

Хорошо составленная должностная инструкция не только описывает то, что ожидается от сотрудника, но также помогает работодателю определить необходимые навыки для работы.Составление должностных инструкций является основополагающим элементом надлежащей практики найма.

Обратная связь Пожалуйста!

Всем сотрудникам нравится знать, чего от них ждут и как их будут оценивать. Должностные инструкции также могут иметь большое значение для работодателей. Создание описания должности часто приводит к мыслительному процессу, который помогает определить, насколько важна работа, как эта конкретная работа соотносится с другими, и определяет характеристики, необходимые новому сотруднику, выполняющему эту роль.

В описании должности обычно указываются необходимые навыки, подготовка и образование, необходимые потенциальному сотруднику. В нем будут изложены обязанности и ответственность за работу. После того, как описание должности подготовлено, оно может служить основой для собеседования с кандидатами, ориентации нового сотрудника и оценки эффективности работы. Использование должностных инструкций – часть хорошего управления.

Компоненты должностной инструкции

1.Сводное заявление. Эти одно или два предложения включают общее изложение обязанностей и упоминают, перед кем будет подчиняться сотрудник.

2. Функции должности. Обычно этот раздел самый длинный. Он подробно описывает, что на самом деле влечет за собой работа, и может быть довольно конкретным. В нем должны быть подробно описаны все надзорные функции, а также должны быть как можно более конкретны задачи, с которыми сотрудник будет сталкиваться каждый день. Это также лучшее место, чтобы указать, будет ли человек иметь дело с клиентами, общественностью или только внутренними сотрудниками.Вы также можете использовать этот раздел, чтобы расставить приоритеты для действий.

3. Атрибуты, необходимые для должности. Если должность предполагает использование оборудования (или компьютеров), укажите, какой тип машин или программного обеспечения будет использовать сотрудник. Также подробно опишите любые технические или образовательные требования, которые могут быть важными или желательными. Это место, где можно получить представление о типе рабочей среды, которую вы пытаетесь поддерживать. Это чистый бизнес, или человек должен быть в состоянии внести свой вклад в общий дух организации?

4.Составление отчетов. Предоставьте подробную информацию об отчетности и организационной структуре. Это поможет сотруднику лучше понять, как его деятельность вписывается в общую организацию.

5. Критерии оценки. Чем конкретнее вы можете стать, тем лучше. Написание этого раздела, вероятно, позволит вам определить, что является наиболее важным для организации, а также для сотрудника. Постарайтесь убедиться, что критерии оценки должности будут продвигать вид деятельности, способствующий успеху бизнеса.Также предоставьте подробную информацию о том, когда будут проводиться оценки.

6. Компенсация. Включение диапазона вместо конкретной цифры даст вам больше гибкости, но большинство людей будет чувствовать, что они должны быть в верхней части диапазона. Обычно лучше иметь определенную сумму в долларах, особенно если вы даете описание должности сотруднику. Если в вашей организации используются классы заработной платы, используйте их.

7. Физическое местонахождение и окружение.

Сводка

Использование должностных инструкций поможет организации лучше понять опыт и навыки, необходимые для повышения успеха компании.Они помогают в приеме на работу, оценке и, возможно, увольнении сотрудников. Слишком часто возникает недопонимание того, что влечет за собой должность, и хорошо подготовленное описание должности может помочь обеим сторонам прийти к общему пониманию.

ВАЖНОСТЬ ОПИСАНИЯ РАБОТЫ – NAE

Как мы привлекаем и удерживаем хороших сотрудников – это одна из самых важных вещей, которые нужно знать и понимать в бизнесе, особенно прямо сейчас. Также важно четко определить, кого (и что) вы хотите в своем штате.Лучший способ определить эти вещи – это описание работы.

Что такое должностная инструкция? Описание должности – это формальный отчет об обязанностях сотрудника. В нем излагаются задачи, обязанности и требования к работе. Это помогает нам понять, какая квалификация необходима (и желательна) для каждой должности в нашей компании. Описание должности также может помочь создать объявление о вакансии, которое привлечет на эту должность подходящего кандидата. Это отличный инструмент для определения ожиданий наших сотрудников, который, в свою очередь, помогает нам управлять производительностью и ставить цели.

Тщательная инструкция по работе также помогает нам соблюдать требования. Благодаря четко определенным обязанностям мы можем легко определить, освобождена ли должность от налога или нет, и соответствовать требованиям FLSA. Мы также можем лучше ориентироваться в условиях проживания в соответствии с Законом об американцах с ограниченными возможностями, потому что в описании должности четко перечислены психические и физические требования, предъявляемые к работе. Когда сотрудник запрашивает жилье, мы сначала обращаемся к описанию должности.

Если вы давно не пересматривали свои должностные инструкции, то сейчас самое время! Вы должны проверять свои должностные инструкции каждые полгода, чтобы убедиться, что они отражают выполняемую работу.Язык постоянно развивается, поэтому формулировка описания в 2010 году может отличаться от формулировки в 2021 году. Когда сотрудник берет на себя дополнительные обязанности, это также время для обновления описания должности.

Должностная инструкция должна содержать следующую информацию:

• Должность
• Статус FLSA
• Отдел
• Руководитель («подчиняется»)
• Диапазон заработной платы
• Дата последней проверки
• Общее резюме
• Основные обязанности и ответственность
• Дополнительные обязанности и ответственность
• Знания / навыки / Необходимые способности

Здесь, в Ассоциации работодателей Невады, у нас есть множество инструментов, которые помогут вам сформулировать и пересмотреть свои должностные инструкции, от базы данных шаблонов до квалифицированной команды, которая всегда готова рассмотреть и ответить на вопросы.Позвольте нам помочь вам соблюдать правила, привлекать талантливых специалистов и согласовывать ожидания с целями вашей компании, используя должностные инструкции.

Почему должностные инструкции так важны?

У вас есть актуальные описания должностей? Их наличие может быть жизненно важным для вашей компании. Точные и актуальные описания должностей не только помогут вам найти лучших кандидатов на вакантные должности, но также помогут оценить нынешних сотрудников. В учебном лагере BLR под названием «Учебный курс Comp 101: как эффективно разработать конкурентоспособные планы оплаты труда для вашей организации» Кэти Миллер Буш рассказала, почему должностные инструкции так важны.

Цель должностных инструкций

«Должностные инструкции закладывают основу для многих других программ, связанных с кадрами. Ключ в том, чтобы выяснить, как эти программы пересекаются, и создать некоторую последовательность в описаниях должностей ». Буш сказал нам во время буткемпа.

Должностные инструкции могут быть очень полезны работодателям, сотрудникам и соискателям вакансий, если они хорошо написаны и недавно написаны. «Это что-то вроде меню того, что сотрудник делает на этой работе», – сказал нам Буш. Если все это правильно собрать, то все – соискатели, сотрудники и работодатель – будут на одной странице.

Почему должностные инструкции так важны?

Двумя основными причинами являются соблюдение нормативных требований и поддержка внутренних программ (таких как управление производительностью, набор персонала и компенсация).

Соответствие нормативным требованиям. Должностные инструкции играют роль в соблюдении нормативных требований как Закона об американцах с ограниченными возможностями (ADA), так и Закона о справедливых трудовых стандартах (FLSA):

• ADA: В соответствии с ADA человек с ограниченными возможностями должен иметь возможность выполнять «основные функции» работы – с разумными приспособлениями или без них – чтобы быть защищенным.«Часто проблема в деле ADA заключается в том, чтобы определить, какие должностные обязанности являются важными. Работодатели, использующие должностные инструкции, имеют возможность изложить эти важные должностные обязанности в письменной форме – до того, как когда-либо возникнет спор. Но для того, чтобы описание должности представляло ценность, оно должно точно описывать или перечислять эти основные должностные функции ». Буш объяснил.
• FLSA: Согласно FLSA, должностные инструкции играют ключевую роль в статусе «освобожденный» от «не освобожденного». Буш сказал нам: «Должностные инструкции помогают компаниям определить, освобождены или не освобождены рабочие места от Закона о справедливых трудовых стандартах [положения о сверхурочной работе].Если ваша компания будет полагаться исключительно на описание должностных обязанностей при принятии решения, очень важно, чтобы основные должностные обязанности точно описывали выполняемую работу. Если вы столкнулись с проблемой относительно статуса исключения, описание должности может в конечном итоге не иметь значения, если сотрудник покажет, что его или ее основные должностные обязанности не указаны точно в описании должности и что он или она на самом деле выполняет – что они фактически делать на ежедневной основе – не позволяет работодателю на законных основаниях классифицировать должность как освобожденную.”

Внутренняя поддержка программы. Помимо соответствия нормативным требованиям, должностные инструкции также очень удобны для внутренней поддержки программ:

• Они позволяют сотрудникам и соискателям знать общий характер работы, обязанности и обязанности.
• Они позволяют как сотрудникам, так и руководителям связывать обязанности с результатами и ответственностью во время оценки эффективности.
• Они позволяют рекрутерам определять характеристики сотрудников и другие квалификации, необходимые для работы.
• Они позволяют аналитикам компенсаций внутренне заказывать или классифицировать вакансии и сопоставлять их с рыночной информацией, что помогает установить уровни оплаты.
• Они могут быть инструментом для понимания развития карьеры и продвижения, что также поддерживает процессы управления талантами и планирования преемственности.

Обладая всеми этими преимуществами, вы понимаете, почему так важно обновлять должностные инструкции сегодня!

Для получения дополнительной информации о должностных инструкциях закажите запись учебного лагеря.Чтобы зарегистрироваться на будущий веб-семинар или учебный курс, посетите http://catalog.blr.com/audio.

Кэти Миллер Буш является владельцем HR Compensation Consultants, LLC и предлагает более 15 лет опыта работы в различных отраслях, включая высокие технологии, маркетинг лояльности, биофармацевтические препараты, розничную торговлю, производство и логистические решения.

5 причин, почему вам нужно создавать описания вакансий – EBS Consulting

К счастью, во многих компаниях прием на работу поручается отделу кадров, который может отвечать за разработку и создание должностных инструкций.Эти специалисты имеют подготовку и опыт для разработки должностных инструкций, которые необходимы для процесса найма и часто используются для защиты компании, когда дело доходит до юридических вопросов. Если у вас нет роскоши отдела кадров, узнайте больше о том, зачем вам нужны описания должностей и насколько они бесценны для вашей небольшой компании.

Важность должностных инструкций

Когда вы рассматриваете различные описания должностей, которые вы читали в прошлом, вы, вероятно, помните, что читали название, краткое изложение должности, обязанностей или более подробную информацию.По сути, должностные инструкции в первую очередь предназначены для рекламы вакансий среди соискателей. Однако они также выполняют множество других важных функций.

Хорошо написанные описания побуждают самых квалифицированных людей подавать заявления о приеме на работу. Они часто используются в качестве инструментов управления при работе с сотрудниками и могут помочь защитить компании от юридических проблем при найме сотрудников.

Описание должностей, безусловно, не является юридическим требованием при ведении бизнеса, но как только вы поймете, почему вы должны создавать описания должностей, вы поймете важность их использования.

Наем наиболее квалифицированных специалистов на работу

Мы все в тот или иной момент читали расплывчатые описания должностей, и они часто написаны так плохо, что мы уходим, недоумевая, что на самом деле влечет за собой эта работа. Следовательно, многие квалифицированные кандидаты даже не подают заявку. Тогда, конечно, хорошо составленная должностная инструкция, определяющая квалификацию, может дать совершенно разные результаты.

Нет ничего необычного в том, чтобы иметь очень конкретную квалификацию в объявлениях о вакансиях для разных отраслей или компаний с одинаковым названием должности.Чтобы получить наиболее квалифицированных кандидатов, вы можете перечислить квалификационные требования, касающиеся количества лет работы в данной области, степени колледжа в определенной области или какой-либо сертификации. Эти типы квалификаций помогают отсеивать тех кандидатов, которые не соответствуют вашим критериям и не могут удовлетворительно выполнять работу.

Потратив время на анализ ответственности и обязанностей на работе, вы сможете составить впечатляющие описания должностных обязанностей, которые привлекут квалифицированных людей с нужными вам полномочиями и станут надежными сотрудниками, повышающими ценность вашей компании.

Полезные инструменты управления

Как менеджер, отвечающий за сотрудников, вы можете подумать, что вам нужен арсенал инструментов для повышения производительности, решения проблем сотрудников и разъяснения должностных обязанностей. Тем не менее, простое и эффективное описание должности может быть всем, что вам нужно.

Детали, содержащиеся в должностных инструкциях производственной компании, например, могут указывать каждую рабочую обязанность, которую необходимо выполнить, определять, сколько продуктов должно быть произведено за смену, и могут содержать ответы на общие вопросы об эффективности работы и методах найма.

Излагая требования в описании должности, и сотрудник, и руководитель четко понимают, чего ожидают от сотрудника. Это может устранить ряд вопросов и устранить путаницу.

При управлении сотрудниками менеджеры могут использовать термины, перечисленные в описании должности, чтобы определить, соответствуют ли сотрудники требованиям должности или превышают их при составлении служебных аттестаций. Это также пригодится, если вам нужно обоснование для принятия корректирующих действий в отношении сотрудника, который работает плохо.

Юридические вопросы

Некоторые менеджеры, которые не знакомы со многими вопросами человеческих ресурсов, могут не осознавать важность того, как простой документ, такой как должностная инструкция, может быть использован при возникновении юридических вопросов, касающихся судебных исков ADA, исков о дискриминации или классификации сотрудников, освобожденных от уплаты налогов и освобожденных от уплаты налогов.

Основные функции

Указание основных обязанностей или функций в описании может помочь компаниям, столкнувшимся с судебными исками ADA. В некоторых случаях заявители ADA надеются доказать, что они могут выполнять важные функции в отношении титула, даже если они отключены.Если перечислить функции в части описания, заявитель может не иметь юридической силы для предъявления иска. В некоторых ситуациях судебная система может интерпретировать ситуацию, когда функции не указаны.

Дискриминация

Дискриминация со стороны работодателей в отношении кандидатов на работу по признаку возраста, психических и физических недостатков, национального происхождения, религии, пола или расы является незаконной. Тем не менее, подобные иски по-прежнему часто возникают.

Однако, указав квалификацию в должностных инструкциях, вы, возможно, не столкнетесь с проблемами дискриминации. Если вы сможете доказать, что у соискателя не было одной или нескольких квалификаций, дискриминация может оказаться неприемлемой для судебного разбирательства.

Классификация сотрудников

Закон о справедливых трудовых стандартах действует и сегодня. Часть этого закона определяет, классифицируются ли сотрудники как не освобожденные от оплаты сверхурочных. Обязанности и краткое описание должностных обязанностей в описании должности можно использовать для определения того, применяются ли законы о сверхурочной работе к определенным сотрудникам.

Основы хорошей должностной инструкции

Должностные инструкции могут несколько отличаться в зависимости от компании и должности, но эти советы могут дать вам некоторые основы, необходимые для начала работы.

• Должность
• Сводка вакансий. В резюме описывается цель работы, а также то, как, когда и где она проводилась.
• Обязанности и рабочие задачи. Этот список включает в себя все обязанности, необходимые при выполнении работы в компании, и то, что влечет за собой ваши обязанности.
• Должностная квалификация. Квалификация может включать необходимые лицензии, специальные знания, подготовку, физические способности, предыдущий опыт или общие навыки.
• Рабочая среда. Рабочая среда может указывать на работу на дому или конкретное место или город, в котором вы будете приходить на работу. Это также может указывать на то, кому вы будете подчиняться.
• Пособия и заработная плата. Некоторые описания могут включать такие льготы, как медицинское обслуживание, страхование жизни, отпуск и так далее. Многие организации предпочитают обсуждать зарплату во время собеседования.

Распространенные ошибки при составлении должностных инструкций

Если у вас нет навыков работы с персоналом или вы новичок в разработке описаний должностей, неплохо было бы попросить коллег или сотрудника, который в настоящее время выполняет эту функцию, прочитать ваше описание вакансии. Вы можете быть несколько удивлены тем, что упускаете из виду или упускаете из виду.

Навыки письма

Должностные инструкции должны быть краткими и точными. Они должны выделить работу, требования, навыки и квалификацию.Не вдавайтесь в длинные подробные описания, которые часто сбивают с толку соискателей. Используйте простые слова, понятные каждому, и делайте предложения короткими.

Описание работы

Придерживайтесь основных требований и навыков работы. Не пишите описание, основанное на том, как предыдущий сотрудник мог выполнять работу.

Расплывчатые описания

Предоставьте достаточно подробностей о вакансии, чтобы соискатели могли легко понять, что от них требуется.Расплывчатые или плохо написанные должностные инструкции часто приводят к тому, что неквалифицированные кандидаты подают заявки на вакансию, что удлиняет процесс найма и тратит время.

Преимущества написания должностных инструкций

• Должностные инструкции могут быть полезны при определении вопросов на собеседовании и создании объявлений о вакансиях.
• Они могут предоставить юридическую документацию, необходимую для судебных исков.
• Определив должностные обязанности в описании должности, вы лучше поймете требования к обучению новых сотрудников.
• Подробные описания должностных обязанностей могут использоваться для принятия решения о том, как сотрудники должны получать компенсацию за работу и будут ли учитываться потенциальные бонусы.
• Полезный ресурс для управления производительностью сотрудников.

Помните, малые предприятия только выиграют от написания должностных инструкций. Написав должностные инструкции перед приемом на работу, вы можете избежать путаницы, неквалифицированных соискателей и потенциальных судебных исков.

юридических требований к должностным инструкциям | Работа

Стив Милано Обновлено 13 апреля 2021 г.

В соответствии с различными законами штатов и федеральными законами важно знать, что вы можете и что не можете по закону включать в описание должности, будь то для рекламируемой должности или для новый сотрудник, которого наняла ваша компания.

Законы и агентства, которые влияют на то, являются ли пункты в описании должности законными, включают Закон о справедливых трудовых стандартах, Закон о национальных трудовых отношениях, Комиссию по равным возможностям при трудоустройстве, Закон об американцах с ограниченными возможностями и Администрацию по охране труда.

Хотя лучше работать с квалифицированным юристом по трудоустройству, чтобы удостовериться, что ваши должностные инструкции соответствуют закону, есть несколько общих правил, которые вы должны и не должны соблюдать при создании описания должности.

Описание вакансии Основы

Должностные инструкции используются по разным практическим и юридическим причинам. «Они помогают компаниям гарантировать, что все необходимые задачи, которые они должны выполнять, возложены на конкретных сотрудников», – поясняет USLegal.com. Должностные инструкции помогают компаниям создавать организационные диаграммы и улучшать рабочий процесс внутри и между отделами.

Должностные инструкции также помогают компаниям правильно рекламировать вакансии, чтобы привлекать наиболее квалифицированных кандидатов.Должностные инструкции для сотрудников также помогают им понять, чем они должны заниматься в течение года, и помогают сделать ежегодные обзоры более справедливыми.

Насколько подробными они должны быть?

Чем более детально вы можете составить описание должности, тем больше вы можете быть уверены, что сотрудник знает свои цели и за что отвечает. С другой стороны, чем более подробное описание должности, тем больше сотрудник может сказать, что что-то не его работа. Подробные должностные инструкции также могут помочь сотруднику в судебном процессе против компании, например, в иске о неправомерном увольнении.

Некоторые специалисты по трудоустройству рекомендуют оставлять описания вакансий менее подробными, но добавлять такие фразы, как «. . . И другие обязанности по мере необходимости или назначению », чтобы снизить юридический риск и одновременно расширить возможности распределения работы между конкретными сотрудниками. Многие компании добавляют заявление об отказе от ответственности, в котором говорится, что перечисленные элементы не являются единственными требованиями к работе.

В некоторых случаях законы штата ограничивают то, что вы можете сказать в объявлении о вакансии. Например, штат Массачусетс запрещает запрашивать у соискателей информацию об их зарплатах.

Должностные инструкции в правительстве

Если вы составляете описание должности для государственного учреждения, вам может быть предоставлен список требований, которые должны быть включены в описание должности. Пункты могут включать в себя отработанные часы, диапазон оплаты и физические требования, такие как способность стоять X часов в день, поднять X фунтов или уметь управлять транспортным средством.

Государственные органы часто задают вопросы о гражданстве, расе, военной службе, судимости и способности работать в США.S. От вас также могут потребовать указать, что работодатель соблюдает стандарты Комиссии США по равным возможностям при трудоустройстве.

Должностные инструкции в крупных компаниях

Должностные инструкции для крупных компаний часто содержат требования, аналогичные требованиям государственных органов при создании должностных инструкций. Эти правила устанавливаются юристами для защиты компании от судебных исков о дискриминации. Они также могут помочь предотвратить представление о предвзятости среди сотрудников, потому что все сотрудники должны следовать одним и тем же правилам.

Описание работы в малых компаниях

В небольших компаниях сотрудников часто просят выполнять несколько задач и выполнять работу, которую владелец, возможно, не ожидал. Это приводит к отсутствию письменных описаний должностных обязанностей для сотрудников или очень расплывчатых описаний. Небольшие компании должны проявлять такую ​​же осторожность, как и любой другой работодатель, при создании официальных описаний должностей, тем более, что у этих компаний может не быть достаточно денег, чтобы заплатить государственные и федеральные штрафы или отразить судебные иски.

Например, Закон о справедливых трудовых стандартах устанавливает правила классификации сотрудников, помогая выявлять тех, кому следует оплачивать сверхурочные, – объясняет адвокат Марк Диана из юридической фирмы Ogletree Deakins.

Другие потенциальные ловушки

Помимо должностных инструкций, вопросы собеседования могут доставить работодателю или интервьюеру проблемы. Убедитесь, что вы понимаете, какие вопросы нельзя задавать во время собеседования, или какие предпочтения нельзя указывать в объявлении о вакансии. Сюда могут входить вопросы о возрасте, поле, сексуальной ориентации, гендерной идентичности, религиозных или политических убеждениях, инвалидности или расе.

Важность должностных инструкций

Важность должностных инструкций часто подрывается большой рабочей нагрузкой владельцев бизнеса.Когда вы ежедневно манипулируете широким кругом приоритетов, включая тушение случайных пожаров, разработка должностных инструкций обычно оказывается в конце списка.

А зачем писать должностные инструкции для ваших нынешних сотрудников? Должностные инструкции предназначены только для набора персонала, верно?

Неправильно. Должностные инструкции важны по многим причинам, и они затрагивают несколько заинтересованных сторон, включая работодателей и сотрудников, а также рекрутеров.

Вот почему стоит потратить время на разработку полных описаний должностных обязанностей для каждого из ваших сотрудников, как существующих, так и будущих.

12 причин важности должностных инструкций

Работодателю:

1. Компенсационная структура

Если все сделано правильно, должностные инструкции помогают человеческим ресурсам определить рыночную стоимость должности, чтобы избежать проблем с неравенством оплаты труда в будущем.

2. Покрытие

Документированные описания обеспечивают понимание руководства, чтобы гарантировать, что необходимые действия, обязанности и ответственность выполняются на всех должностях.

3.Ясность

Должностные инструкции предотвращают произвольную интерпретацию роли.

4. Обучение и развитие

Описания служат ориентиром для обучения и развития.

5. Стратегическое планирование

Планирование будущего бизнеса – одна из важнейших обязанностей руководства компании. Точные описания должностных обязанностей позволяют менеджерам управлять подсчетом сотрудников и, среди прочего, предоставлять необходимую информацию для планирования преемственности.

6. Законность

Несмотря на то, что ведение точных описаний должностей не является законом, это может помочь организациям соблюдать другие существующие правила и положения о найме.

Для текущего или потенциального сотрудника:

7. Прозрачность

Сотрудники должны знать, если не заслуживают, что они должны делать и как это делать. Разработанные должностные инструкции помогают устранить неуверенность и вселяют уверенность в сотрудников.

8. Оценка эффективности

Должностные инструкции также служат нейтральными и объективными ориентирами для измерения производительности труда сотрудника.

9. Разрешение конфликтов

В неудачном случае спора между работником и работодателем для решения проблемы важны должностные инструкции.

10. Структура

Должностные инструкции позволяют руководителям компании управлять ролями единообразно.

Рекрутерам:

11. Процесс найма

Четкое разграничение ролей помогает рекрутеру и потенциальным кандидатам понять роль и требования, гарантируя, что выбранный человек сможет должным образом выполнить свою работу.

12. Связь

Хорошо составленные должностные инструкции являются важными инструментами коммуникации, которые позволяют сотрудникам и кандидатам четко понимать основные обязанности, требуемые компетенции, образовательные данные и опыт для своей должности. Это улучшит внутренние и внешние процессы найма, обеспечив соответствие ожиданий сотрудников ожиданиям бизнеса в отношении того, что влечет за собой роль.

---

Выделение времени на написание / переписывание / обновление должностных инструкций может показаться пустой тратой времени, но это просто неправда.Приложенные усилия к разработке качественных описаний должностей приносят пользу многим заинтересованным сторонам: людям, которые ежедневно работают, чтобы сделать вашу компанию успешной.