Должностная инструкция инспектора по кадрам в 2019 году

Должностная инструкция инспектора по кадрам описывает квалификационные требования и функционал специалиста, занимающего эту должность. Рассмотрим образец документа.

Из статьи вы узнаете:

Должностная инструкция инспектора по кадрам 2019: нужна ли она специалисту

Трудовым кодексом обязательное наличие должностной инструкции инспектора по кадрам не установлено. Трудовая функция, права и обязанности по данной должности могут быть описаны в трудовом договоре.

Подробнее о должностной инструкции читайте в статьях:

Однако практика показывает, что должностная инструкция инспектора отдела кадров является важным и необходимым документом. В этом регламенте представлена вся информация о том:

Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда

Полный справочник должностных инструкций по всем отраслям деятельности.

Скачать все инструкции

• какие квалификационные требования предъявляются к данной должности;
• что входит в круг должностных обязанностей;
• какими документами инспектор должен руководствоваться в своей деятельности и кому он непосредственно подчиняется;
• какие права он имеет;
• какая ответственность устанавливается за несоблюдение требований должностной инструкции инспектора по кадрам.

Скачайте документы по теме:

Должностная инструкция инспектора по кадрам по профстандарту – это регламент, которым устанавливаются четкие и понятные критерии соответствия сотрудника требованиям должности. Этими требованиями работодатель может руководствоваться не только при подборе соискателей, но и при проведении аттестации.

Обратите внимание! При возникновении трудового спора, должностная инструкция инспектора отдела кадров, подписанная сотрудником, станет подтверждением справедливости предъявляемых работодателем претензий к работе специалиста.

Структура и содержание должностной инструкции инспектора по кадрам

Поскольку унифицированной формы этого документа нет, работодатель вправе разработать ее самостоятельно и включить те разделы, которые считает необходимыми. Как правило, в документ такого типа включают следующие разделы:

1. Общие положения;
2. Должностные обязанности инспектора по кадрам;
3. Права по должности;
4. Ответственность;
5. Порядок внесения изменений в должностную инструкцию.

В отдельный раздел могут быть выделены квалификационные требования к должности. Эти вопросы также могут быть отражены и в разделе «Общие положения».

Читайте советы о том, как правильно составить должностную инструкцию, от экспертов «Системы Кадры»

Самой важной частью

должностной инструкции инспектора по кадрам являются квалификационные требования и должностные обязанности специалиста, работающего в отделе кадров. Существенно облегчает написание этих разделов профстандарт инспектора по кадрам.

Читайте по теме в электронном журнале

Должностная инструкция специалиста по кадрам по профстандарту

Справка

Отдельного профстандарта для инспектора по кадрам нет. Для этих специалистов используется профстандарт «Специалист по управлению персоналом».

Профстандарт «Специалист по управлению персоналом» утвержден приказом Минтруда России от 6 октября 2015 г. № 691н. Для коммерческих предприятий этот документ имеет рекомендательный характер. 

При разработке  должностной инструкции инспектора по кадрам по профстандарту можно воспользоваться:

• описанием трудовых функций, в котором перечислены все обобщенные трудовые функции, которые в дальнейшем могут конкретизироваться в зависимости от конкретных обязанностей инспектора;
• характеристиками трудовых функций, в которых приводятся требования к квалификации.

Вопрос из практики

Как оформить Инструкцию по кадровому делопроизводству?

Ответ подготовлен совместно с редакцией «Системы Кадры»

Отвечает Иван Шкловец,
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

Законодательством не установлена обязанность работодателя составлять Инструкцию по кадровому делопроизводству. Однако на практике многие организации и ведомства используют этот документ в своей деятельности. Например:

Инструкция по кадровому делопроизводству регламентирует деятельность сотрудников кадровой службы. Наличие такой инструкции позволяет:

• соблюдать единый порядок оформления кадровых документов организации;
• учитывать специфику организации при ведении кадрового делопроизводства;
• быстрее адаптироваться новым сотрудникам отдела кадров к условиям работы в кадровой службе организации и т. д.

 Читайте ответ эксперта полностью

В таблице представлены обобщенные трудовые функции и квалификационные требования, которым должен соответствовать специалист, чтобы эффективно выполнять должностные обязанности инспектора отдела кадров.

Трудовая функция	Квалификационные требования
Ведение документов по учету и перемещению кадров	5-й уровень квалификации – среднее профессиональное образование
Подбор персонала	6-й уровень квалификации – бакалавриат, высшее образование, дополнительное профессиональное образование
Оценка и профессиональная аттестация кадров	6-й уровень квалификации
Обучение и развитие персонала, организация повышения квалификации, стажировок	6-й уровень квалификации
Организация и оплата труда персонала	6-й уровень квалификации
Формирование корпоративной социальной политики, ее внедрение на предприятии	6-й уровень квалификации
Оперативное управление кадрами, формулирование и постановка тактических задач	7-й уровень квалификации – высшее образование (магистратура и выше), опыт работы по специальности не менее 5 лет
Стратегическое управление кадрами, постановка и реализация долгосрочных стратегических задач	7-й уровень квалификации

Определенная специализация профстандартом инспектора по кадрам не устанавливается. Этот сотрудник может не иметь специального профессионального образования в области управления персоналом. Такое образование он может получить факультативно.

Практическая ситуация

Какие формулировки нужны в должностной инструкции, а что лучше исключить

Ответ подготовлен совместно с редакцией журнала «Кадровое дело»

Отвечает Аида ИБРАГИМОВА,
руководитель кадровой службы КСК групп (Москва)

Когда составляете должностную инструкцию, обращайте внимание не только на раздел «Должностные обязанности», но и на другие пункты. Нередко в них оставляют шаблонные формулировки из других инструкций, которые не помогают, а наоборот, могут усложнить жизнь работодателю. Поэтому важно понимать, что значат конкретные фразы и когда их уместно использовать. Ответьте на вопросы теста и выясните, правильно ли вы разрабатываете инструкцию…

Пройдите тест полностью

Полная версия ответа доступна после бесплатной регистрации

Обратите внимание! Включение в должностную инструкцию инспектора по кадрам требований к квалификации не обязательно. Однако их наличие в этом регламенте является основанием для законного отказа в трудоустройстве кандидату, не соответствующему им.

Должностная инструкция инспектора по кадрам образец представлена на рисунке.

Скачать чистый бланк
Скачать в .doc

Скачать заполненный образец
Скачать в .doc

Самые актуальные статьи по теме из практического журнала «

Кадровое дело»

Должностные обязанности инспектора по кадрам

В этом разделе должностной инструкции инспектора по кадрам необходимо описать конкретный функционал, который вменяется в обязанность данному специалисту. Так, например он может:

• вести учет сотрудников предприятия и его структурных подразделений;
• вести кадровые документы, касающиеся приема, перевода и увольнения работников;
• готовить документацию, необходимую для проведения оценочных мероприятий, аттестаций, поощрения сотрудников и представления их к награждениям;
• осуществлять учет и хранение трудовых книжек; документов, содержащих персональные данные работников;
• осуществлять подсчет страхового стажа сотрудников, выдает по их запросу сведения о страховом стаже;
• собирать сведения и готовить отчетность о численности, персональном составе работников и их движении;
• формировать и вести личные дела сотрудников;
• вести учет и контролировать очередность предоставления отпусков работникам;
• заниматься оформлением карточек обязательного пенсионного страхования, иных документов, на основании которых производится назначение пенсий, предоставление льгот и компенсаций;
• контролировать сроки хранения кадровых документов, готовит их к передаче в архив или на утилизацию;
• контролировать соблюдение дисциплины труда и правил трудового распорядка сотрудниками;
• вести отчетность по личному составу и кадрам.

www.kdelo.ru

Должностные инструкции сотрудников | Статьи

Должностная инструкция относится к организационно-распорядительным документам внутреннего порядка. Основная задача этого документа – регламентировать полномочия, ответственность и обязанности сотрудника, занимающего определенную должность в организации.

Из этой статьи вы узнаете:

• какой нормативной базой регламентируются должностные инструкции в России,
• кем и как разрабатываются должностные инструкции на предприятии,
• что содержат и как структурированы должностные инструкции на производстве,
• как внести изменения и согласовать должностные инструкции сотрудников.

Правовые документы

Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ к обширной базе правовых документов

Шаблон должностной инструкции

Образцы должностных инструкций

База должностных инструкций: более 2500 готовых решений

Для чего предназначены должностные инструкции сотрудников

Письмо Роструда от 09.08.2007 № 3042‑6‑0, характеризует должностную инструкцию как документ, который определяет задачи, квалификационные требования, функции, права, обязанности, ответственность работника. Она предназначена, прежде всего, для регулирования трудовых отношений. Должностные инструкции на предприятии разрабатываются для определенной должности, безотносительно конкретного работника, занимающего эту должность.

Согласно действующему трудовому законодательству (ТК РФ), должностная инструкция не является обязательным для работодателя документом. Обязанности сотрудника регламентируются трудовым договором. Тем не менее, работодателю выгодно заранее определиться с трудовой функцией того или иного работника и квалификационными требованиями, предъявляемыми к нему.

Стоит отметить, что содержание должностной инструкции может стать причиной отказа в заключении трудового договора с кандидатом, ввиду несоответствия квалификационным требованиям, зафиксированным в инструкции. Кроме того, используя должностную инструкцию, руководитель может оценить поведение сотрудника в случае, когда он привлекается к дисциплинарной ответственности. Кроме того, должностные инструкции сотрудников помогают проводить разделение труда, решать организационные и координирующие задания.

Для работника должностная инструкция – это, в первую очередь, документ, четко определяющий характер его работы и требования к нему.

Таким образом, назначение должностной инструкции заключается в следующем:

• определение квалификационных требований, предъявляемых к работнику в определенной должности,
• закрепление видов работ и специализации сотрудника,
• регламентирование обязанностей и прав,
• определение взаимосвязей должностей и устранения дублирования обязанностей,
• установление меры ответственности сотрудника.

Должностные инструкции в России: действующая нормативная база

Должностные инструкции на производстве разрабатываются таким образом, чтобы документ в итоге не противоречил действующему трудовому законодательству. В список нормативных документов, обращаться к которым необходимо входят:

• Трудовой кодекс РФ
• Ст. 21 ТК РФ содержит перечисление прав и обязанностей работника
• Ст. 22 ТК РФ определяет права и обязанности работодателя в процессе трудовых отношений
• Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 № 37
• Порядок применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный Постановлением Минтруда РФ от 09.02.2004 № 9
• Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих, утвержденный Приказом Минздравсоцразвития РФ от 23.07.2010 № 541н
  Назначение квалификационных справочников – решение вопросов регулирования трудовых отношений и управления персоналом. Требования к сотруднику и характеристика должности перечислены в основных разделах: «Должностные обязанности», «Должен знать», «Требования к квалификации». В зависимости от содержания справочники делятся на общеотраслевые, общепромышленные и отраслевые. Квалификационный справочник регламентирует трудовую деятельность сотрудников и разграничивает функции, полномочия и ответственность.
• Рекомендации, утвержденные Приказом Госкомэкологии РФ от 10.12.1997 № 552
• ГОСТ Р 6.30‑2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

Этими нормативными документами можно пользоваться для образца непосредственно при разработке, оформлении и структурировании инструкций.

---

О должностных инструкциях менеджера по продажам читайте далее

---

Кроме того, к нормативной документации можно отнести положения о структурных подразделениях, разработанные и утвержденные работодателем. Они используются для того, чтобы обеспечивать рациональное разделение труда и регулировать взаимосвязь подразделений.

Как разрабатываются должностные инструкции на предприятии

Должностные инструкции нуждаются в тщательной проработке, так как разрабатываются для каждой должности, включенной в штатное расписание. Новые должностные инструкции создаются в отношении вакантной должности до принятия на работу подходящего соискателя.

Как правило, должностные инструкции сотрудников разрабатываются представителями юридических или кадровых служб, несмотря на то, что эти работники не знают досконально всю специфику работы производства. Инструкция должна пройти согласование со специалистами в вопросах юриспруденции и работы с персоналом, но целесообразнее, чтобы она была разработана сотрудником, который лучше знаком с организационными вопросами в структурных подразделениях. Это может быть, например, руководитель отдела или подразделения.

На первом этапе составляется проект инструкции. Он не должен противоречить трудовому законодательству, а, наоборот, учитывать требования действующей нормативной документации.

Затем инструкция направляется в представительный орган работников для согласования (в случае, когда это предусмотрено коллективным договором). Порядок учета мнения выборного органа первичной профсоюзной организации при принятии локальных нормативных актов регламентируется статьей 372 ТК РФ. Если представительный орган не создан, то работодатель должен самостоятельно разработать и принять должностную инструкцию (письмо Роструда № 2742-6-1).

Должностная инструкция организации должна быть подписана и завизирована ее составителем, заинтересованными работниками (в соответствие с порядком принятия должностных инструкций) и руководителем компании.

Должностные инструкции сотрудников утверждаются и вводятся в действие с определенной даты. Утверждение инструкции происходит путем выпуска отдельного приказа или оформления грифа утверждения на самой инструкции.

Процедура разработки инструкции завершается ознакомлением с ней сотрудника. Новые должностные инструкции должны быть подготовлены в двух экземплярах для передачи одного на руки сотруднику под роспись. Факт ознакомления отмечается в листе ознакомления, который подшивается к инструкции, в журнале ознакомления с локальными актами, на экземпляре работодателя или на экземпляре договора, предназначенном работодателю.

Структура должностной инструкции

Структура должностной инструкции содержит разделы, соответствующие квалификационным требованиям, отраженным в ЕКС. Тем не менее, специфика компании может определять форму, структуру и содержание инструкции.

Как правило, должностные инструкции сотрудников структурированы следующим образом:

1.Общие положения

Раздел содержит положения общего характера, а именно:

• описание основной трудовой функции данной должности

Должно быть указано название должности в штатном расписании, уровень подчиненности, назначение должности и предназначенный участок работы.

• квалификационные требования к сотруднику

Указывается необходимый уровень образования и стаж

• перечень организационных и правовых документов, регламентирующих должностные обязанности
  Включаются локальные акты, организационные и распорядительные документы, техника безопасности, инструкции по эксплуатации технических средств и даже нормы этикета.

2. Функции

Описание функционала часто включают в общие положения, тем не менее, его вполне можно выделить в отдельный пункт.

Данный раздел во всей доступной полноте описывает виды работ, закрепленные за конкретной должностью. Перечень функций определяется общей для данной должности задачей, а также разделением труда между сотрудниками. Функциональные обязанности сотрудника определяют его действия в ходе исполнения должностных обязанностей для достижения конечного или промежуточного результата.

Иногда на практике можно столкнуться с таким термином как функционально-должностная инструкция, т.е. инструкция, содержащая полное описание как должностных обязанностей, так и функций для конкретной должности. Несмотря на то, что эти понятия крепко связаны, вопрос «чем отличается должностная инструкция от функциональных обязанностей» встречается довольно часто. Функционал формулируется в соответствии с основной задачей сотрудника в данной должности и состоит из конкретных видов работ, в то время как должностные обязанности устанавливают порядок исполнения функций.

3. Должностные обязанности

Этот раздел содержит перечень обязанностей, регламентированных для данной должности трудовым законодательством: Трудовым Кодексом, федеральными законами и нормативными актами. Как правило, в этот перечень входят:

• обязанность соблюдения трудового распорядка
• соблюдение конфиденциальности
• правила субординации
• соблюдение техники безопасности и правил эксплуатации

Специфика работы может потребовать от сотрудника выполнения дополнительных обязанностей, как, например, повышение профессионального уровня и регулярное обучение.

4. Права работника

Данный раздел закрепляет за сотрудником ряд полномочий, необходимых для выполнения должностных обязанностей. К ним могут относиться, например:

• право на принятие решений в соответствии с должностными обязанностями
• внесение предложений по совершенствованию рабочего процесса
• повышение квалификации
• получение информации
• подпись или согласование определенных документов

5.Связи по должности

В разделе содержится перечень лиц, взаимодействие с которыми необходимо для выполнения должностных обязанностей, оговаривается функциональное и линейное подчинение, взаимозаменяемость, порядок предоставления информации и согласования документов. Кроме того оговариваются постоянные контакты за пределами организации: с партнерами, клиентами, органами власти и прочими сторонними организациями.

6. Ответственность

В разделе устанавливается содержание и форма ответственности за несоблюдение требований должностной инструкции, за результаты деятельности. Могут быть перечислены конкретные виды ответственности в соответствии с законодательством. В таком случае обязательно указание на действующий нормативно-правовой акт ТК РФ, ГК РФ, КоАП или УК РФ.

7. Оценка работы

Раздел содержит критерии оценки квалификации, компетентности, интенсивности труда. Кроме того, могут быть приведены критерии оценки выполненной работы: результаты, качество, своевременность. Это могут быть как объективные показатели, так и мотивированное мнение руководителя.

8. Заключительные положения

Раздел регулирует порядок вступления в силу должностной инструкции и внесения в нее изменений.

Внесение изменений в должностные инструкции сотрудников

Внесение изменений в должностные инструкции на предприятии может быть инициировано как работодателем, так и руководителем структурного подразделения. Кроме того, сам работник имеет право вносить предложения о внесении изменений в свою должностную инструкцию. Такое предложение должно быть оформлено как заявление, предложение или служебная записка.

В случае если руководство согласно на внесение правок в документ, остается проверить, не будут ли внесенные правки причиной изменения должностных обязанностей, которые повлияют на трудовую функцию, определенную договором. Согласно ст. 72.1 ТК РФ изменение трудовой функции влечет за собой перевод на другую работу, который может быть произведен только с письменного согласия сотрудника.

Следовательно, работодатель не может в одностороннем порядке вносить изменения в должностные обязанности сотрудника. Исключением являются причины, отраженные в ст. 72.2 ТК РФ.

Более подробная информация о порядке внесения изменений в должностные инструкции сотрудников представлена в Письме Роструда от 31.10.2007 № 4412‑6. Если инструкция выпущена как приложение к трудовому договору, то все изменения вносятся после подготовки дополнительного соглашения. Если же инструкция представляет собой отдельный документ, и изменения не создадут необходимости вносить правки в трудовой договор, то допустимо утвердить новую редакцию документа.

Должностная инструкция не является обязательным документом для большинства профессий, но ее важность сложно переоценить. Как и прочие организационные документы, должностная инструкция полезна как для работодателя, так и для сотрудника. Первому она помогает регулировать рабочий процесс, второму – ясно представлять свои обязанности.

Более подробную информацию о том, какими правовыми основами регламентируются должностные инструкции в России, кем и как разрабатываются должностные инструкции на предприятии, как структурированы должностные инструкции сотрудников, вы сможете, ознакомившись с другими статьями и правовой документацией по теме:

Приходится изменить график работы или уменьшить премию? Расскажем, как узаконить непопулярные решения

12 кадровых документов, которые помогут пройти любую проверку

Должностная инструкция

Корректировка должностных инструкций

Содержание должностной инструкции

Анализ должностных инструкций

Каждый месяц – несколько десятков статей, исследований, комментариев экспертов на актуальные темы. Подпишитесь и получите доступ к кадровым сервисам и бонусам, среди которых есть такие востребованные, как персональные консультации по телефону и бесплатное обучение. Подписаться >>

www.kdelo.ru

Должностная инструкция делопроизводителя-2019: регламент, нужный и работодателю, и работнику

должностные инструкции необходимо будет включить в учетную политику предприятия.

Те положения и разделы, которые, как правило, содержатся в должностной инструкции делопроизводителя, могут быть также включены в такой документ, как трудовой договор. Какую-то часть этих положений можно найти в локальных нормативных актах, действующих в организации.

Структура должностной инструкции делопроизводителя на предприятии состоит из нескольких разделов. Как правило, это:

Содержание разделов 1, 3, 4 и 5 может быть одинаковым для всех должностей, которые связаны с делопроизводством. В разделе 2 должны быть подробно описаны конкретные функциональные обязанности делопроизводителя с учетом специфики именно этой должности. Перечень этих обязанностей во многом определяется производственной и организационной спецификой предприятия.

Существенно облегчает составление должностной инструкции делопроизводителя профессиональный стандарт. Он называется «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» и утвержден приказом Минтруда России от 6 мая 2015 года № 276н.

На рисунке ниже представлена должностная инструкция делопроизводителя, образец заполнения раздела «Общие положения».

делопроизводителя и освобождения от нее. Кроме этого, здесь же можно закрепить подчиненность по должности и оговорить порядок замещения работника на время его отсутствия или болезни.

Среди сведений, которые включают в этот раздел, также нужно перечислить документы, которыми делопроизводитель будет руководствоваться в своей работе.

Справка

К ним относятся:

1. правовые и нормативные документы, которыми регламентируется трудовая деятельность делопроизводителя, в том числе государственные и отраслевые стандарты, локальные нормативные акты работодателя,
2. правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор, устав организации и т.п.;
3. трудовой договор и настоящая должностная инструкция делопроизводителя.

Поскольку квалификационные требования к этой должности невысоки, нет смысла выделять их в отдельный раздел. Поэтому в «Общем разделе» можно указать лишь требуемый уровень квалификации, установленный профстандартом, и то, что кроме среднего профессионального образования кандидат должен пройти программы специализированные подготовки квалифицированных рабочих, служащих.

В этом разделе должностной инструкции делопроизводителя также можно указать, что для должности не устанавливаются ни требования к опыту практической работы, ни особые условия допуска к ней.

Скачать чистый бланк
Скачать в .doc

Скачать заполненный образец
Скачать в .doc

Что включить в раздел «Должностные обязанности делопроизводителя»

К числу общих обязанностей, которые должен выполнять любой специалист по делопроизводству, должностная инструкция отнесет:

• прием и обработку входящих документов;
• обработка и отправка исходящих документов;
• просмотр, сортировку и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции;
• подготовку документов для рассмотрения руководством в соответствии с полномочиями должностных лиц, закрепленными приказом руководителя;
• доставка документов исполнителям;
• ведение базы данных документов предприятия;
• организация текущего хранения документов;
• ведение консультационной и организационно-справочной деятельности;
• организация работы по учету, хранению и передаче в структурные подразделения текущей документации делопроизводства;
• контроль движения и своевременного исполнения документов.

Обратите внимание! При составлении документа следует учесть специфику работы организации. Например, должностная инструкция делопроизводителя в школе 2019 может содержать такую функциональную обязанность, как выполнение технических функций по обеспечению и обслуживанию работы директора школы и его заместителей.

Чтобы качественно выполнять обязанности делопроизводителя, специалисту потребуются определенные навыки.

Справка

Укажите в инструкции, что он должен:

1. иметь представление о структурах баз данных и уметь пользоваться системами управления базами данных, используемыми на предприятии;
2. уметь использовать в своей работе справочно-правовые и информационно-справочные системы;
3. уметь пользоваться специальным программным обеспечением, автоматизированными системами учета, регистрации и контроля.

Чем подробнее и полнее в должностной инструкции делопроизводителя будут описаны обязанности и необходимые специалисту навыки и умения, тем проще будет работодателю контролировать и оценивать его работу. Да и самому делопроизводителю будет легче работать, четко понимая круг своих должностных обязанностей.

Поэтому в должностной инструкции делопроизводителя можно оговорить требование знать структуру предприятия, руководство подразделений и его иерархию. Это позволит специалисту понимать, кто из руководителей вправе решать те или иные вопросы. Это, в свою очередь, поможет существенно ускорить и упростить контроль исполнения документов.

Как заполнить другие разделы должностной инструкции делопроизводителя

В разделе «Права по должности» укажите права, которые позволят делопроизводителю эффективно исполнять свои обязанности и взаимодействовать как с рядовыми исполнителями, так и с руководителями подразделений. Здесь можно указать, что сотрудник имеет право:

• своевременно и в полном объеме знакомиться с решениями руководства, касающимися его работы;
• выдвигать предложения по улучшению работы в рамках своих трудовых функций;
• информировать непосредственного руководителя о недостатках, выявленных в процессе исполнения работы по должности и вносить предложения по их исправлению;
• обращаться к руководству с требованием о содействии при исполнении своих должностных обязанностей и прав;
• запрашивать информацию и документы, необходимые для работы.

В раздел «Ответственность» должностной инструкции делопроизводителя включите пункты:

об ответственности за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей;

В разделе «Порядок пересмотра должностной инструкции» пропишите периодичность пересмотра документа. Как правило, он составляет пять лет. В этом разделе также установите обязанность ознакомления работника со всеми корректировками, которые, при необходимости, будут вноситься в действующую должностную инструкцию делопроизводителя.

www.kdelo.ru

Учет должностных инструкций | Статьи

Журнал регистрации должностных инструкций зачастую считается необязательным документом, не требующим особого внимания. Разработка и учет должностных инструкций – вопросы, которым придается слишком мало значения, несмотря на то, что должностная инструкция является частью локальной нормативной базы предприятия.

Из этой статьи вы узнаете:

• как проходит разработка и учет должностных инструкций;
• как оформить журнал ознакомления с должностными инструкциями;
• для чего нужен журнал учета выдачи должностных инструкций.

Образцы документов

Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ к обширной базе правовых документов

Журнал регистрации должностных инструкций

Журнал учета ознакомления с локальными нормативными актами организации

Лист ознакомления сотрудников с локальным документом организации

Журнал учета справок и копий документов, выданных работникам

Разработка и учет должностных инструкций на предприятии

Должностная инструкция относится к документам нормативной базы любой организации. Несмотря на то, что законодательство не обязывает работодателя издавать должностные инструкции, этот документ важен в равной степени как для работодателя, так и для сотрудника. Должностная инструкция определяет задачи, квалификационные требования, функции, права, обязанности, ответственность работника. Это документ, предназначенный для регулирования трудовых отношений в компании.

За разработку должностных инструкций отвечает, как правило, юридическая или кадровая служба. Тем не менее, более эффективно поручить это руководителю подразделения, которому знакома специфика работы и организационные тонкости структурного подразделения. Проект инструкции согласуется со специалистами по юридическим вопросам, кадровыми специалистами, представительным органом работников компании, после чего визируется всеми заинтересованными сотрудниками и руководителем. Затем должностную инструкцию остается утвердить, ввести в действие и ознакомить с ней сотрудника.

Оптимально, когда все должностные инструкции подготавливаются в двух экземплярах. Первый передается на руки сотруднику под расписку. Для фиксации этого факта в организации должен быть заведен журнал ознакомления с должностными инструкциями. Возможен вариант, когда отметка ставится в листе ознакомления, который подшивается к инструкции или в общем журнале ознакомления с локальными актами.

Казалось бы, на этом процесс работы с документом заканчивается. Регистрация должностных инструкций, их учет и хранение почему-то отодвигается на второй план. Теме не менее, согласно Приказу Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, «распорядительная и эксплуатационно-техническая документация», которой относится должностная инструкция, должна храниться «по месту разработки и/или утверждения» на протяжении 75 лет. Даже в случае замены новой прежняя должностная инструкция должна храниться в организации три года.

Таким образом, этой частью работы с нормативной документацией не стоит пренебрегать. Если в организации налажено регулирование трудовых отношений с помощью такого удобного инструмента как должностные инструкции, то и хранение этих документов должно быть организовано на соответствующем уровне.

Журнал регистрации должностных инструкций

Действующее законодательство не подразумевает обязательной регистрации должностных инструкций. Несмотря на это, если в организации существует налаженный документооборот, то выпуск новых нормативных актов должен быть где-то зарегистрирован. Для этих целей работодатель вправе разработать Журнал регистрации должностных инструкций. Если в дальнейшем возникнет необходимость найти тот или иной документ, наличие такого журнала в разы упростит задачу. Кроме того, данный журнал поможет в разрешении индивидуальных или коллективных трудовых споров в случае конфликта работодателя и сотрудника.

Журнал учета должностных инструкций разрабатывается работодателем в произвольной форме. Унифицированной формы данного журнала не существует, реквизиты журнала компания вправе разработать и утвердить самостоятельно.

Образец журнала регистрации должностных инструкций

Под регистрацией понимается запись данных о документе по установленной форме. Согласно ГОСТу Р51141-98, она должна фиксировать факт его создания, отправления или получения. Схожие рекомендации содержатся и в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. Запись о регистрации внутреннего документа делается в день его подписи или утверждения.

Образец регистрации должностных инструкций представляет собой запись, содержащую все необходимые реквизиты, со всей полнотой описывающую факт издания новой должностной инструкции. Как правило, корректной записью, отражающей факт выхода новой должностной инструкции на предприятии, считается запись, содержащая следующие реквизиты:

1. Номер и дата должностной инструкции (ДИ)

Регистрационный номер инструкции состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов или индекса и года выпуска инструкции. Например: №18-ДИ/2014

2. Наименование должности (категории) в должностной инструкции

3. Структурное подразделение, в котором будет применяться должностная инструкция

4. Дата утверждения ДИ

5. Дата ознакомления ДИ

6. ФИО работника

7. Места нахождения копий документа

8. Примечания

Данная графа может включать необходимую информацию, не относящуюся к предыдущим пунктам. Например: дата сокращения должности в организации и передачи должностной инструкции в архив; отметка о количестве копий, выданных работнику на основании ст. 62 ТК РФ

Образец журнала учета должностных инструкций

Данный образец журнала должностных инструкций не является унифицированной формой регистрации нормативных документов. Работодатель разрабатывает форму журнала самостоятельно, исходя из специфики организации.

Журнал ознакомления с должностными инструкциями

В соответствии с действующим законодательством, работодатель обязан ознакомить сотрудника с локальными нормативными актами, связанными с трудовой деятельностью работника, до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ)

Процедура ознакомления сотрудника с должностной инструкцией “под подпись” осуществляется с помощью «Визы ознакомления». Это реквизит состоит из наименования должности, личной подписи работника, расшифровки подписи и даты. Если факт ознакомления регистрируется непосредственно в должностной инструкции, то виза сотрудника ставится на последнем листе документа, после всех прочих. Если одну и ту же должность занимают несколько сотрудников, то в документе может быть и не одна виза.

Ознакомление с должностной инструкцией может, кроме того, быть отмечено в листе ознакомления с локальными актами или непосредственно на экземпляре трудового договора. Для систематизации документооборота работодатель может использовать журнал ознакомления с должностными инструкциями, который содержит все необходимые реквизиты.

Сотрудник кадровой службы должен передать работнику заверенную копию должностной инструкции после процедуры ознакомления. Это обезопасит от необоснованных требований в случае конфликта, как самого работника, так и его работодателя. Факт передачи экземпляра можно внести отдельной графой в журнал должностных инструкций или же просто дополнить визу ознакомления сотрудника на экземпляре работодателя отметкой о получении заверенной копии.

Образец журнала ознакомления с должностными инструкциями

Журнал учета выдачи должностных инструкций

В некоторых случая для регистрации процессов документооборота в организации дополнительно создается журнал учета выдачи должностных инструкций. Как отмечено выше, любая новая должностная инструкция издается в нескольких экземплярах. Одна заверенная копия выдается сотруднику под расписку. Учет должностных инструкций требует наличия отметки об ознакомления сотрудника с инструкцией. Кроме того, можно фиксировать выдачу сотруднику заверенной копии. Для этого в некоторых компаниях и существует соответствующий журнал.

Чтобы избежать недоразумений и возникновения разногласий между работодателем и сотрудником, в журнале выдачи должностных инструкций ставится отметка о получении на руки инструкции. Для работника важно иметь копию инструкции на случай возникновения претензий работодателя к выполнению им должностных обязанностей. Для работодателя же важна возможность регулировать трудовые отношения, опираясь на нормативные документы.

Согласно законодательству, должностные инструкции являются нормативными документами продолжительного срока действия. Их хранение происходит централизовано в кадровой службе. Несмотря на все очевидные преимущества такого хранения, некоторые компании хранят оригиналы должностных инструкций в структурных подразделениях или в канцелярии.

Согласно рекомендациям, изложенным в Основных правилах работы архивов организаций, должностные инструкции должны быть сформированы в отдельное дело, имеющее постоянный срок хранения. Данное дело может быть сдано в архив после замены действующих должностных инструкций новыми.

Журнал учета выдачи должностных инструкций. Образец

Должностная инструкция не является обязательным нормативным документом, но она крайне важна, так как помогает в регулировании рабочего процесса. Хранение и учет должностных инструкций – чрезвычайно важный элемент документооборота компании.

Подробную информацию о том, как правильно заполнить журнал регистрации должностных инструкций, что принимается за образец регистрации должностных инструкций, как вести журнал ознакомления с должностными инструкциями, вы сможете в правовой документации и статьях журнала:

12 кадровых документов, которые помогут пройти любую проверку

Должностная инструкция

Корректировка должностных инструкций

Содержание должностной инструкции

Анализ должностных инструкций

Должностные инструкции сотрудников

www.kdelo.ru

Положение о должностных инструкциях | Статьи

В трудовом законодательстве не содержится такого понятия, как «должностная инструкция», но практика показала, что это документ, разработка и внедрение которого порой необходима на предприятии. Пакет должностных инструкций на все штатные должности компании представляет собой единую совокупность регламентов, позволяющих обеспечить единый подход при решении задачи рационального распределения трудовых обязанностей и между сотрудниками, и между подразделениями.

Из этой статьи вы узнаете:

• Каковы основные положения должностной инструкции;
• Что содержит положение о должностных инструкциях;
• Как оформляется должностная инструкция в 2015 году;
• Как правильно оформить подписание должностной инструкции.

Значение должностной инструкции трудно переоценить, но для того, чтобы этот документ имел юридическую силу, необходимо соблюсти все формальности при его разработке согласовании, утверждении и введении в действие.

Образцы документов

Зарегистрируйтесь, чтобы скачать файлы и получить доступ к более чем 3000 кадровых документов

Приказ об утверждении должностной инструкции

Приказ об утверждении изменений к должностной инструкции

Об утверждении Положения о порядке разработки и утверждения должностной инструкции сотрудника таможенного органа Российской Федерации и должностного регламента государственного гражданского служащего таможенного органа Российской Федерации (с изменениями на 18 ноября 2013 года)

Об утверждении Типового положения об Управлении Федеральной антимонопольной службы и типовой должностной инструкции сотрудника Федеральной антимонопольной службы

Об утверждении положения о порядке разработки и утверждения должностных инструкций муниципальных служащих и работников, занимающих должности, не отнесенные к должностям муниципальной службы (с изменениями на 11 мая 2012 года)

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих

Шаблон должностной инструкции

Основные положения должностной инструкции

Трудовое законодательство не обязывает работодателя иметь должностные инструкции. Между тем, ответ на практический вопрос, должна ли быть должностная инструкция на предприятии, как доказала практика решения трудовых споров, однозначен – конечно, да. Именно этот документ с момента его введения в действие позволяет решить множество задач и не только повысить эффективность использования кадрового профессионально-квалификационного потенциала, но и четко обозначить права и обязанности каждой штатной должности, позволяя объективно оценивать соответствие ей работника.

Основанная на тех требованиях, которые устанавливает Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих, утвержденный 21.07.1998 Постановлением Минтруда № 37, должностная инструкция содержит подробный перечень обязанностей, устанавливает права и меру ответственности работника, занимающего ту или иную должность. Должностная инструкция является документом, регламентирующим трудовую функцию и устанавливающим квалификационные требования к данной должности, поэтому ее положения являются аргументом в трудовых спорах, а невыполнение чревато юридической ответственностью. И поскольку должностная инструкция является локальным нормативным актом, следует оговорить четкий порядок ее разработки, согласования, утверждения, введения в действие и хранения. Этот порядок может быть прописан в таком документе, как Положение о должностных инструкциях, позволяющем систематизировать работу с должностными инструкциями, установить требования к их оформлению, унифицировать их и описать процедуру придания им юридической значимости. Отметим, что Положение о должностных инструкциях не относится к обязательным локальным актам, которые должна разработать организация, между тем наличие такого положения облегчит и регламентирует работу по разработке должностных инструкций.

Читайте по теме в электронном журнале

Что должно содержать Положение о должностных инструкциях

Кроме общих и заключительных положений, этот документ должен оговаривать требования, предъявляемые к содержанию и оформлению должностных инструкций, а также устанавливать порядок их разработки, согласования, утверждения и введения в действие.

В раздел «Общие положения» можно включить определение, что должностная инструкция – это документ, устанавливающий квалификационные требования к данной должности, определяющий трудовую функцию работника: стоящие перед ним задачи, обязанности, права и ответственность. В этом же разделе следует перечислить те цели, которые преследует разработка должностной инструкции, например:

• рациональное разделение трудовых обязанностей;
• закрепление правового статуса и места работника в системе управления предприятием;
• получение обоснованной и объективной оценки результатов деятельности работника;
• определение меры ответственности работника за нарушение должностной инструкции;
• – укрепление трудовой дисциплины и повышение производительности труда.

Раздел должен содержать информацию о том, кому поручается разработка должностных инструкций, с указанием документов, на основании которых они разрабатываются. В этом же разделе следует оговорить порядок пересмотра должностных инструкций, условия и сроки хранения оригиналов действующих инструкций, а также сроки хранения старых должностных инструкций. Поскольку актуальность должностной инструкции – необходимое условие, в Положении нужно перечислить те причины и события, которые могут повлечь за собой необходимость внесения изменений и дополнений в этот документ.

Инструкции по кадровой работе

В разделе «Требования к содержанию должностных инструкций» должны быть перечислены наименования разделов и то, что в них должно быть отражено. Как правило, должностная инструкция состоит из четырех разделов:

• Общие положения;
• Должностные обязанности;
• Права;
• Ответственность.

Но, поскольку законом не оговариваются конкретные требования к содержанию этого документа, его текст может быть дополнен, например, такими разделами:

• Взаимоотношения и связи по должности;
• Критерии оценки работы.

В Положении следует указать, что обязанность по соблюдению требований должностной инструкции возникает у работника только после оформления письменного согласия или в виде подписания дополнительного соглашения к трудовому договору.

Отдельным разделом, который также может содержать Положение о должностных инструкциях, оговаривается порядок разработки, согласования, утверждения и введения в действие должностной инструкции. В этом разделе следует установить требования к оформлению должностных инструкций, дать перечень документов, на основании которых они разрабатываются, назначить должностных лиц, ответственных за их разработку и дать перечень тех, кто должен их согласовывать и утверждать. В этом же разделе необходимо прописать четкий порядок ознакомления с должностными инструкциями, как в случае заключения трудового договора, так и в тех случаях, когда с новыми или скорректированными должностными инструкциями должны быть ознакомлены уже работающие на предприятии сотрудники.

В разделе «Заключительные положения» следует установить порядок и сроки вступления в силу должностных инструкций, определить порядок хранения оригиналов.

Должностная инструкция: реквизиты и приказ о введение в действие

Поскольку должностная инструкция является локальным нормативным актом, она должна иметь все формальные признаки официального документа. Поэтому особое внимание при разработке такого документа, как Положение о должностных инструкциях, следует уделить тому, как правильно оформить и какие реквизиты, делающие их нормативным актом, они должны содержать.

Все необходимые сведения должны быть размещены на титульном листе, которым открывается должностная инструкция. Реквизиты, которые на нем указываются, включают: полное наименование организации, поля утверждения и согласования с соответствующими датами, сведения о разработчиках, поле для подписи лица или лиц, ознакомившихся с должностной инструкцией. Если таких лиц много, следует оформить отдельный лист, на котором будет размещаться перечень ознакомившихся с указанием их фамилий, инициалов, подписями и датами ознакомления.

Отметим, что порядок ознакомления с должностной инструкцией можно оформить и иным образом. Например, завести специальный журнал ознакомления с должностными инструкциями, в котором работники будут проставлять свои подписи.

Утверждение и введение в действие должностной инструкции производится приказом руководителя. Заполненная должностная инструкция хранится в соответствии с порядком, который устанавливает Положение о должностных инструкциях.

Вам могут быть интересны другие статьи по этой теме:

Содержание должностной инструкции

Образец должностной инструкции

12 кадровых документов, которые помогут пройти любую проверку

Должностная инструкция

Корректировка должностных инструкций

www.kdelo.ru

Образец должностной инструкции | Статьи

Эффективная экономическая деятельность предприятия во многом зависит от качества нормативных документов, регламентирующих трудовую функцию работников, обеспечивающих их рациональный подбор, расстановку и использование. К числу таких локальных нормативных актов, разработанных не только с учетом специфики деятельности предприятия, но и индивидуальных способностей работника, относится должностная инструкция.

Из этой статьи вы узнаете:

• Какой документ взять за основу, разрабатывая образец должностной инструкции;
• Как адаптировать образец должностной инструкции для реальной трудовой функции работника;
• Из каких разделов состоит примерная должностная инструкция в 2015 году;
• Где найти справочник должностных инструкций для предприятия.

Образцы документов

Зарегистрируйтесь, чтобы скачать файлы и получить доступ к более чем 3000 кадровых документов

Приказ об утверждении должностной инструкции

Приказ об утверждении изменений к должностной инструкции

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих

Об изменении сроков хранения должностных инструкций (положений, инструкций о правах и обязанностях должностных лиц)

О типовой должностной инструкции заместителя руководителя организации, осуществляющей образовательную деятельность, по безопасности

Шаблон должностной инструкции

На основании какого документа следует разрабатывать образец должностной инструкции в 2015 году

Основным документом, которым следует руководствоваться, разрабатывая образец должностной инструкции на любую штатную должность, является Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих, утвержденный 21.07.1998 Постановлением Минтруда № 37. Для каждой из должностей, упоминаемой в этом справочнике, представлена информация по трем разделам:

• Должностные обязанности, которые предусматривает данная позиция;
• Перечь знаний и навыков, необходимых для эффективного выполнения трудовой функции по данной позиции;
• Квалификационные требования.

Почти все сведения, которые будут необходимы при разработке той или иной должностной инструкции содержит единый квалификационный справочник. Должностных инструкций на одну штатную должность, при необходимости, можно разработать несколько – с учетом тех знаний и навыков, которыми должны обладать работники.

Если предприятие достаточно крупное, службе по персоналу совместно с руководителями подразделений имеет смысл разработать локальный справочник должностных инструкций на все должности, упоминаемые в штатном расписании. В тех случаях, когда нужно будет назначать различные оклады для одной и той же должности, можно использовать единый обезличенный образец должностной инструкции, корректируя его с учетом деловых качеств сотрудников или реально выполняемых ими объемов работы. Такой дифференцированный подход при написании должностных инструкций позволит объективно и обоснованно аргументировать разницу в заработке и повысить материальную мотивацию работников. Отметим, что суды приходят к выводу, что в том случае, если работникам, занимающим одинаковые должности, установлены разные оклады, это не будет дискриминацией при условии, что оклад в большем размере установлен сотруднику с более широким кругом обязанностей и большей ответственностью (апелляционное определение Московского городского суда от 08.10.2012 по делу № 11-6827).

Какие разделы войдут в образец должностной инструкции

Как уже было сказано, основные сведения о критериях соответствия, которые носят рекомендательный характер, содержит утвержденный единый или, в некоторых случаях, отраслевой квалификационный справочник. Должностных инструкций на его основе вы можете разработать множество, в том числе и на те должности, которые сочетают в себе несколько функций. В этом случае в наименовании инструкции должна быть упомянута та должность, функции присущие которой, имеют больший удельный вес в исполняемых работником трудовых обязанностях.

Любой типовой образец должностной инструкции в 2015 году должен содержать следующие основные разделы:

1. Общие положения. В нем закреплены основные квалификационные требования к сотруднику, занимающему данную должность: уровень образования, опыт работы по специальности, наличие каких-то специальных знаний и навыков, необходимых для эффективного выполнения данной трудовой функции. В этом разделе также нужно перечислить законы и другие нормативные документы, в том числе и внутренние, которые сотрудник должен знать и руководствоваться которыми он должен в своей трудовой деятельности. Текст этого раздела может содержать условия замещения работника на период его временного отсутствия, в нем может устанавливаться его подчиненность и в том случае, когда должность относится к руководящим оговариваться подчиненность ему других сотрудников.
2. Должностные обязанности. В данном разделе следует с максимальной степенью подробности расписать трудовую функцию для должности, учитывая данные Единого квалификационного справочника и специфику работы конкретного предприятия. Здесь же следует оговорить общие для всех работников требования, предусмотренные законодательством: соблюдение законов в области трудового права, норм делового и служебного общения, субординации и, при необходимости, соблюдение коммерческой или государственной тайны.
3. Права. В этом разделе закрепляются права, необходимые сотруднику для эффективного исполнения его трудовой функции, а также те, которые установлены трудовым законодательством для всех категорий работников. Этот раздел следует составлять с учетом того, что работник самостоятельно решает, в какой мере он будет пользоваться предоставленными правами. Закон не предусматривает наказания за то, что работник в полной мере не пользуется своими правами, поэтому никакой ответственности в этом случае сотрудник не несет.
4. Ответственность. В разделе определяется сфера ответственности работника и устанавливается, за что он несет ответственность. Здесь же оговариваются те меры юридической ответственности, которые могут последовать в случае невыполнения или ненадлежащего исполнения работником своих должностных обязанностей, предусматриваемых данной инструкцией.

Чтобы образец должностной инструкции стал нормативным документом, он должен быть утвержден и введен в действие приказом руководителя предприятия или другого должностного лица, у которого имеются такие полномочия. Примерная должностная инструкция, разработанная впервые, впоследствии может быть скорректирована и дополнена с соблюдением определенных юридических норм, гарантирующих ее действительность.

Справочник должностных инструкций

Значительно облегчат разработку и составление должностных инструкций, фигурирующих в штатном расписании того или иного предприятия, готовые образцы этих документов. После регистрации на нашем сайте вы сможете скачать должностные инструкции для большинства позиций, упомянутых в Едином квалификационном справочнике. Для применения в практической работе сформируйте собственный сборник и скорректируйте готовые образцы с учетом специфики деятельности вашего предприятия. Образцы должностных инструкций вы сможете посмотреть здесь.

Вам будут полезны другие материалы по теме:

12 кадровых документов, которые помогут пройти любую проверку

Оформляем временное исполнение дополнительных обязанностей

Как установить разные оклады по одной должности: вводим квалификационные категории

Оформляем временное исполнение дополнительных обязанностей

Содержание должностной инструкции

www.kdelo.ru

Должностная инструкция генерального директора | Статьи

Что указать в должностной инструкции генерального директора? Узнайте, каковы его трудовые функции, должностные обязанности и зона ответственности. Скачайте готовый образец должностной инструкции.

➤ Должностные инструкции (алфавитный указатель)

---

Скачайте документ по теме:

---

Когда понадобится: подойдет также для заместителя генерального директора по производству, главного инженера.

«Компания» УТВЕРЖДАЮ Директор _________ А.В. Львов 14.03.2019   Должностная инструкция № 344 генерального директора (заместителя генерального директора по производству, главного инженера) г. Москва 14.03.2019   1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ   1.1. Настоящая должностная инструкция определяет обязанности, права и ответственность генерального директора. 1.2. Решение о назначении на должность и об освобождении от должности принимает директор по представлению непосредственного руководителя. 1.3. Требования к образованию и обучению работника: Высшее образование – программы магистратуры, специалитета; Дополнительные профессиональные программы – программы повышения квалификации, профессиональной переподготовки. 1.4. Требования к опыту практической работы: Не менее пяти лет на должностях седьмого квалификационного уровня. 1.5. Особые условия допуска к работе: Отсутствие медицинских противопоказаний, алкогольной и наркотической зависимости. 1.6. Другие характеристики для занятия должности: Не предусмотрено

* Разработана на основе профессионального стандарта «Специалист по химической переработке нефти и газа», утвержденного приказом Минтруда России от 21 ноября 2014 года № 926н.

Cкачать полную версию должностной инструкции генерального директора

www.kdelo.ru